Một số phương hướng và biện pháp cơ bản nhằm tăng cường công tác quản lý nguyên vật liệu ở Công ty Gốm Xây dựng hữu Hưng

thành sản phẩm mang lại lợi nhuận cao. Đối với công ty Gốm xây dựng Hữu Hưng cũng không nằm ngoài trường hợp này. Trong quá trình sản xuất, nguyên vật liệu đóng vai trò quan trọng. Nó góp phần quyết định chất lượng sản phẩm cũng như giá trị cá biệt của sư. Vì vậy trong nền kinh tế thị trường, doanh nghiệp cũng vừa quan tâm tới chất lượng sản phẩm, vừa quan tâm đến vấn đề sử dụng hợp lý, tiết kiệm nguyên vật liệu. Hơn nữa nền kinh tế nước ta đang còn nhiều khó khăn, nguông cung cấp nguyên vật liệu còn hạn chế, đòi hỏi các doanh nghiệp phải biết cách tiêu dùng một cách hợp lý và tiết kiệm tối đa nguyên vật liệu, tạo ra nhiều sản phẩm cho xã hội. Đứng trước những yêu cầu đó Công ty Gốm xây dựng Hữu Hưng cũng như các doanh nghiệp khác phải có sự quan tâm, tìm tòi áp dụng những biện pháp quản lý nguyên vật liệu thích hợp, nhằm không ngừng giảm tiêu hao nguyên vật liệu, hạ giá thành sản phẩm. Tuy nhiên, do còn nhiều hạn chế chưa đáp ứng đúng vị trí của nó trong quá trình sản xuất kinh doanh. Việc hoàn thiện hơn nữa công tác quản lý nguyên vật liệu là nhiệm vụ cần thiết trong quá trình sản xuất kinh doanh hiện nay. Nhận thức được điều đó, trong thời gian thực tập tại Công ty Gốm Xây dựng Hữu Hưng tôi đã chọn đề tài "Một số phương hướng và biện pháp cơ bản nhằm tăng cường công tác quản lý nguyên vật liệu ở Công ty Gốm Xây dựng hữu Hưng". Nội dung chuyên đề gồm: Lời mở đầu Phần 1: Nguyên vật liệu và những phương hướng biện pháp cơ bản nhằm bảo đảm, quản lý nguyên vật liệu tại Công ty Gốm xây dựng Hữu Hưng Phần 2: Phân tích thực trạng công tác bảo đảm và quản lý nguyên vật liệu tại Công ty Gốm xây dựng Hữu Hưng. Phần 3: Một số ý kiến nhằm tăng cường công tác bảo đảm quản lý nguyên vật liệu tại Công ty Gốm xây dựng Hữu Hưng. Kết luận Để hoàn thiện tốt chuyên đề tốt nghiệp này tôi xin chân thành cảm ơn tới tất cả thầy cô giáo trong khoa Quản trị kinh doanh. Thầy giáo TS Nguyễn Hữu Chí - người đã trực tiếp hướng dẫn và giúp đỡ tôi trong suốt quá trình nghiên cứu và hoàn thiện chuyên đề tốt nghiệp. Tôi xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ động viên tạo điều kiện thuận lợi về nhiều mặt của tập thể cán bộ công nhân viên xí nghiệp đặc biệt các cô chú trong phòng tổ chức lao động và phòng kinh doanh. Hà Nội ngày 5 tháng 5 năm 2001 Phần I Nguyên vật liệu và những phương hướng biện pháp cơ bản nhằm bảo đảm, quản lý nguyên vật liệu tại Công ty Gốm xây dựng Hữu Hưng I. Nguyên vật liệu - vai trò của nguyên vật liệu trong doanh nghiệp 1. Khái niệm Nguyên vật liệu là một trong những yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh, giá trị của nguyên vật liệu bị tiêu hao trong quá trình sản xuất kinh doanh, nên giá trị sản phẩm dịch vụ vật liệu thuộc tài sản lưu động, giá trị vật liệu thuộc vốn lưu động dự trữ của doanh nghiệp sản xuất. Chính vì vậy mà việc quản lý vật liệu nói chung cũng như vật liệu xuất dùng cho sản xuất kinh doanh, có tác động trực tiếp đến những chỉ tiêu quan trọng của doanh nghiệp như chỉ tiêu sản lượng, chất lượng sản phẩm, chỉ tiêu giá thành, chỉ tiêu lợi nhuận, doanh lợi. Như chúng ta đã biết, nội dung cơ bản nhất của quá trình sản xuất là quá trình lao động. Quá trình lao động là quá trình con người sử dụng tư liệu lao động làm thay đổi hình dáng, kích thước, tính chất hoá, lý của đối tượng lao động để tạo ra những sản phẩm công nghiệp với chất lượng ngày càng cao, thoả mãn ngày càng đầy đủ nhu cầu đa dạng của thị trường. Như vậy, nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố của quá trình sản xuất, trực tiếp cấu tạo nên thực thể của sản phẩm. Các Mác đã viết "Đối tượng đã qua một lần lao động như trước kia rồi... thì gọi là nguyên vật liệu". Như vậy, tất cả nguyên vật liệu đều là đối tượng lao động nhưng không phải là đối tượng lao động đã trải qua sự tác động của con người. Tiêu chuẩn để phân biệt sự khác nhau giữa nguyên vật liệu và đối tượng lao động là sự kết hợp tính lao động của con người trong đối tượng lao động đó. Những nguyên liệu qua công nghiệp chế biến thì được gọi là vật liệu. Nguyên liệu, vật liệu được gọi chung là NVL. 2. Vai trò NVL không ngừng giữ vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất mà nó còn giữ vai trò quan trọng trong lĩnh vực quản lý giá thành và tài chính trong các doanh nghiệp. Vấn đề đặt ra với các yếu tố này trong công tác quản lý là cung ứng đúng tiền tệ, số lượng chủng loại và qui cách cho sản xuất. Chỉ trên cơ sở đó mới nâng cao được các chỉ tiêu kinh tế, kỹ thuật, sản xuất và kinh doanh có hiệu quả, chu kỳ sống của sản phẩm mới được kéo dài, doanh nghiệp mới có thể tồn tại và thắng lợi trong cạnh tranh trên thị trường. Như xét về mặt vật chất, NVL là yếu tố cấu thành nên thực thể của sản phẩm, chất lượng của NVL chính ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng NVL, cho sản xuất còn là biện pháp quan trọng để nâng cao chất lượng sản phẩm. Thiếu NVL thì quá trình sản xuất bị gián đoạn hoặc dừng hẳn. Xét về mặt tài chính cho thấy, vốn bỏ ra mua nguyên vật liệu thường chiếm tỷ lệ rất lớn trong vốn lưu động (khoảng 40% đến 60%) trong tổng số vốn lưu động. Xét về mặt kinh doanh, trong cơ cấu giá thành yếu tố NVL cũng chiếm một tỷ lệ cao (thường 60%-80%). 3. Phân loại NVL dùng trong sản xuất công nghiệp có nhiều loại. Tuỳ theo mục đích nghiên cứu và những căn cứ khác nhau để phân loại NVL cụ thể như sau: - Căn cứ vào tính chất, mức độ tác động của lao động vào đối tượng lao động, NVL được phân chia thành: NVL nguyên thuỷ và NVL dưới dạng bán thành phẩm. - Căn cứ vào vai trò tham gia cấu thành nên thực thể của sản phẩm, NVL được chia thành: NVL chính tạo thành thực thể sản phẩm và các loại vật liệu phụ. - Căn cứ vào nguồn tạo thành, NVL được phân ra: Nguyên liệu do các ngành công nghiệp tạo ra, nguyên liệu do các ngành nông, lâm, ngư nghiệp tạo ra. Nguyên liệu do mỗi ngành tạo ra có những đặc điểm khác nhau, căn cứ vào đó người ta có biện pháp và phương hướng quản lý và sử dụng hợp lý. II. Nội dung công tác bảo đảm - quản lý nguyên vật liệu trong doanh nghiệp 1. Bảo đảm nguyên vật liệu cho sản xuất a) Chỉ tiêu đánh giá Tuỳ từng doanh nghiệp thuộc các ngành khác nhau sử dụng chỉ tiêu đánh giá khác nhau. Các doanh nghiệp thuộc ngành chế biến như luyện kim, đường, ép dầu, đồ hộp... thường sử dụng các chỉ tiêu sau: Trọng lượng chất có ích trong NVL Hệ số chất có ích (H1) trong nguyên liệu = ________________________________________ Trọng lượng nguyên liệu VD: Tỷ lệ đường trong mía cây, tỷ lệ dầu trong hạt có dầu, tỷ lệ thịt trong súc vật sống, tỷ lệ bông sơ trong bông hạt v.v... Trọng lượng chất có ích thu được Hệ số sử dụng (H2) chất có ích = ___________________________________________ Trọng lượng chất có ích trong NVL Hệ số thành phẩm (H3) = H1 x H2 Còn đối với các doanh nghiệp chế biến khác như cơ khí, may mặc, gỗ, da ... người ta sử dụng chỉ tiêu sau: Hệ số sử dụng nguyên liệu (Hsd) Trọng lượng tịnh của sản phẩm Hsd = _____________________________________ Trọng lượng NVL bỏ vào Hệ số này càng gần tới 1 càng tốt Ngoài hệ thống chỉ tiêu trên còn sử dụng một số chỉ tiêu khác như: - Chỉ tiêu mức tiêu hao NVL so với định mức (Hth) Tiêu hao thực tế Hth = _______________________________________ Tiêu hao định mức - Chỉ tiêu mức tiêu hao hệ số phế phẩm Tổng trọng lượng (số lượng) phế phẩm Hpp = _____________________________________________ Tổng trọng lượng (số lượng) sản phẩm - Chỉ tiêu hệ số phế liệu dùng lại Phế liệu thu hồi dùng lại HPLDL = ___________________________ Tổng phế liệu b) Vai trò của công tác bảo đảm NVL cho sản xuất Đảm bảo NVL cho sản xuất là một nội dung quan trọng trong công tác quản lý doanh nghiệp. Thước đo để đánh giá trình độ đảm bảo NVL cho sản xuất chính là mức độ đáp ứng của ba yêu cầu: Cung cấp kịp thời, đảm bảo đủ số lượng, quy cách, chủng loại và cung cấp đồng bộ. Nếu đảm bảo NVL cho sản xuất sẽ mang lại những hiệu quả to lớn. Cụ thể: - Đảm bảo quá trình sản xuất được tiến hành một cách liên tục đó chính là cơ sở để tăng năng suất lao động, tăng sản lượng, đáp ứng ngày càng đầy đủ yêu cầu của thị trường về số lượng. - Đảm bảo sử dụng hợp lý và tiết kiệm, góp phần quan trọng vào việc nâng cao chất lượng sản phẩm, hạ giá thành, tạo điều kiện cho các doanh nghiệp duy trì và mở rộng được thị trường tiêu thụ sản phẩm, nhờ đó mà tăng doanh thu, tăng quỹ lương và đời sống cán bộ công nhân viên không ngừng được cải thiện. - Đảm bảo NVL cho sản xuất là vấn đề quan trọng để đưa các mặt quản lý đi vào nề nếp và đạt hiệu quả cao như quản lý lao động, định mức, quỹ lương, thiết bị, vốn... đảm bảo sản xuất kinh doanh có lợi, tăng khả năng sinh lời của vốn, đồng thời còn là điều kiện để các doanh nghiệp bảo tồn và phát triển vốn, thực hiện tốt các yêu cầu của quy luật tái sản xuất mở rộng bằng con đường tích tụ vốn. 2. Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch thu mua NVL. Kế hoạch cung ứng NVL là 1 bộ phận quan trọng và không thể tách rời trong hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp. Nó được phản ánh bằng các chỉ tiêu kế hoạch của các biện pháp giải quyết NVL nhằm bảo đảm có đủ tất cả các tư liệu sản xuất cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ kế hoạch. Khi lập kế hoạch cung ứng NVL cần chú ý xác định các bạn hàng ổn định, có uy tín, cần có dự tính trước đối với sự biến động của giá cả, khả năng về vốn của doanh nghiệp. Những chỉ tiêu chủ yếu trong kế hoạch cung ứng NVL bao gồm: a) Lương vật liệu cần dùng: Đó là lượng NVL được sử dụng một cách hợp lý, tiết kiệm trong kỳ kế hoạch. Lượng NVL đó phải đảm bảo hoàn thành kế hoạch sản xuất sản phẩm cả về mặt hiện vật và giá trị đảm bảo đủ cho việc thiết kế thử sản phẩm mới. b) Lương nguyên vật liệu dự trữ: Là lượng NVL tồn kho cần thiết được quy định trong kỳ kế hoạch để đảm bảo cho quá trình sản xuất tiến hành liên tục và bình thường. c) Lượng nguyên vật liệu tồn kho: Khi lập kế hoạch cung ứng NVL cho năm kế hoạch, năm báo cáo chưa kết thúc, trên thực tế thường có lượng NVL gối đầu cho năm kế hoạch. Việc xác định đúng, chính xác NVL tồn kho có ý nghĩa quan trọng vì nó quyết định lượng NVL cần mua nhiều hay ít. d) Kế hoạch tiến độ mua NVL được phản ánh rõ 3 vấn đề - Nêu rõ chủng loại quy cách các loại NVL cần dùng trong từng thời điểm. - Xác định chính xác số lượng từng loại NVL cần mua trong từng thời gian ngắn (10 ngày hoặc 20 ngày). - Xác định rõ thời gian đi mua, thời gian giao hàng và thời gian sử dụng loại nguyên vật liệu đó. Sau khi kế hoạch cung ứng NVL được thành lập, các doanh nghiệp tiến hành ký kết hợp đồng mua bán vật tư. 3) Tổ chức tiếp nhận NVL Tiếp nhận là bước chuyển giao trách nhiệm giữa bộ phận mua, vận chuyển với bộ phận quản lý NVL trong nội bộ, là cơ sở để hạch toán chính xác phí lưu thông và giá cả NVL. Tổ chức tiếp nhận tốt tạo điều kiện cho thủ kho nắm chắc số lượng, chất lượng và chủng loại NVL, phát hiện kịp thời tình trạng thiếu hụt NVL, giải phóng nhanh chóng, phương tiện vận chuyển, tránh lưu kho, lưu bãi, hạn chế hiện tượng nhầm lẫn, tham ô, thiếu trách nhiệm có thể xảy ra. Xuất phát từ đó, tổ chức tiếp nhận có nhiệm vụ tiếp nhận chính xác số lượng chất lượng chủng loại theo đúng quy định (thể hiện trong hợp đồng kinh tế, hoá đơn, phiếu giao hàng, phiếu vận chuyển) và chuyển nhanh NVL vào kho để tránh hư hỏng mất mát. Mặt khác, công tác tiếp nhận phải tuân theo các yêu cầu sau: - Mọi NVL tiếp nhận phải có đủ giấy tờ hợp lệ. - Mọi NVL tiếp nhận phải qua thủ tục kiểm nhận và kiểm nghiệm, xác định chính xác số lượng, chất lượng, chủng loại phải có biên bản xác nhận để kiểm tra. - Khi tiếp nhận, thủ kho ghi số thực nhận, cùng với người giao hàng ký vào phiếu nhập kho và cột nhập của thẻ kho, chuyển phiếu nhập kho cho bộ phận kế toán ký nhận vào sổ giao nhận chứng từ. 4. Tổ chức quản lý kho Kho là một nơi tập trung, dự trữ nguyên nhiên liệu, thiết bị máy móc, dụng cụ trước khi đưa vào sản xuất, đồng thời cũng là nơi tập trung thành phẩm của doanh nghiệp trước tiêu thụ. Xét về mặt tổ chức sản xuất, kho là điểm xuất phát và điểm cuối cùng của sản xuất. Do đó, việc tổ chức và bảo quản các loại kho trước hết là các loại kho NVL phải thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: - Bảo quản toàn vẹn về số lượng chất lượng NVL, ngăn ngừa và hạn chế hư hỏng mất mát. - Nắm vững lực lượng NVL trong kho ở bất cứ thời điểm nào về số lượng, chất lượng, chủng loại và địa điểm sẵn sàng cấp phát kịp thời theo yêu cầu của sản xuất. - Bảo đảm thuận tiện việc nhập khẩu, kiểm kê (dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy) NVL nhập trước xuất trước, nhập sau xuất sau chấp hành nghiêm chỉnh chế độ và thủ tục đã quy định. - Bảo quản hạ thấp chi phí, bảo quản bằng tổ chức lao động khoa học trong kho, sử dụng hợp lý diện tích và dung tích kho. Nội dung chủ yếu của công tác quản lý kho Một là, cán bộ quản lý kho phải có hệ thống sổ sách theo dõi rõ ràng, luôn nắm vững chất lượng và lượng tồn kho đối với từng loại nguyên vật liệu để làm cơ sở cho việc lập kế hoạch tiến độ mua. Kho phải có hồ sơ sắp xếp phân loại theo quy cách, phẩm chất, không để tình trạng NVL bị vất bừa bãi, không kê kích, che đậy, tận dụng triệt để năng lực của kho, bảo đảm an toàn lao động trong kho. Hai là, bảo quản NVL theo đúng quy trình, quy phạm của nhà nước ban hành. Ví dụ: phụ tùng, bằng thép phải được bôi mỡ và bao gói bằng giấy tráng nến, vải len phải gói bằng ni lông hoặc giấy chống ẩm, gỗ ở kho phải để cách mặt đất 40 cm. Ba là, xây dựng và thực hiện hệ thống nội quy và quy chế về quản lý kho tàng như nội quy ra vào, nội quy bảo quản, nội quy nhập xuất NVL, nội quy phòng hoả hoạn, nội quy kiểm tra định kỳ, quy chế khen thưởng, kỷ luật, quy chế xử lý NVL thừa, thiếu, mất mát, hư hỏng... nhằm đưa công tác bảo quản đi vào nề nếp chặt chẽ. 5. Tổ chức cấp phát NVL Cấp phát NVL là hình thức chuyển NVL từ kho xuống các bộ phận sản xuất Cấp phát NVL một cách chính xác, kịp thời cho các bộ phận sản xuất sẽ tạo điều kiện thuận lợi để tận dụng triệt để và có hiệu quả công suất thiết bị và thời gian lao động của công nhân. Trên cơ sở đó đảm bảo nâng cao năng suất lao động, chất lượng sản phẩm, tiết kiệm NVL và hạ giá thành. Tổ chức tốt việc cấp phát NVL còn là điều kiện tốt cho việc thực hiện chế độ trả lương theo và chế độ hạch toán kinh tế trong nội bộ doanh nghiệp. Có 3 hình thức cấp phát NVL như sau: a) Cấp phát theo yêu cầu của các bộ phận sản xuất: Hình thức này dựa vào yêu cầu của các phân xưởng và bộ phận sản xuất gửi lên phòng vật tư. Đối chiếu yêu cầu đó với lượng vật tư có trong kho, căn cứ vào hệ thống định mức và nhiệm vụ được giao, phòng vật tư lập phiếu cấp phát cho các bộ phận sản xuất lên lĩnh NVL. Ưu điểm của hình thức này là gắn chặt việc cấp phát với nhu cầu sản xuất, tạo điều kiện thuận lợi cho các đơn vị sản xuất. Tuy nhiên, hình thức cấp phát nào không khuyến khích các đơn vị sử dụng hợp lý và tiết kiệm, khó kiểm tra, theo dõi tình hình sử dụng dễ nảy sinh tư tưởng dự trữ quá mức, đặc biệt là những loại NVL khó mua. Phòng vật tư không làm được chức năng quản lý và điều hoà chung toàn xí nghiệp. Hình thức này thích hợp với các doanh nghiệp có nhiệm vụ sản xuất không ổn định và các doanh nghiệp thuộc loại hình sản xuất đơn chiếc, hàng loạt nhỏ. b) Cấp phát theo tiến độ kế hoạch (theo hạn mức) Căn cứ vào hệ thống định mức tiêu dùng NVL, căn cứ vào số lượng và chủng loại sản phẩm đã được xác định trong kế hoạch tiến độ sản xuất (kế hoạch tháng) phòng vật tư lập phiếu cấp phát hạn mức giao cho các bộ phận sản xuất và kho. Căn cứ vào phiếu đó, kho chuẩn bị và định kỳ cấp phát số lượng ghi trong phiếu. Trường hợp đã hết nguyên liệu mà chưa hoàn thành nhiệm vụ sản xuất thì phải có lệnh của giám đốc kho mới cấp bổ sung để hoàn thành nhiệm vụ. Trường hợp còn thừa NVL coi như thành tích tiết kiệm và được kế hoạch khấu trừ vào phiếu hạn mức tháng sau. Kinh nghiệm của nhiều doanh nghiệp cho thấy hình thức cấp phát theo hạn mức có nhiều ưu điểm: Quản lý chặt chẽ NVL, hạch toán việc tiêu dùng NVL chặt chẽ, chính xác bộ phận cấp phát chủ động trong việc chuẩn bị cho cấp phát, giảm bớt giấy tờ, chi phí vận chuyển. Hình thức cấp phát này được áp dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp có mặt hàng sản xuất ổn định, có hệ thống định mức tiên tiến, hiện thực và có kế hoạch tiến độ sản xuất nội bộ. c) Cấp phát theo hình thức bán nguyên vật liệu, mua thành phẩm Phòng cung tiêu đóng vai trò kinh doanh nội bộ doanh nghiệp. Phòng cung tiêu bán NVL tại kho và mua sản phẩm đối với các bộ phận sản xuất. Hình thức này có ưu điểm lớn là một bước phát triển cao của công tác quản lý NVL nhằm phát huy đầy đủ, quyền chủ động sáng tạo trong các bộ phận sử dụng hợp lý và tiết kiệm đảm bảo hạch toán chính xác, hạn chế hư hỏng, mất mát vật tư trong khâu sử dụng. Tuy nhiên, hình thức này đòi hỏi cán bộ quản lý vật tư, các nhân viên kinh tế phân xưởng phải có năng lực và trình độ quản lý. 6. Thanh quyết toán NVL Thanh quyết toán là bước chuyển giao trách nhiệm giữa các bộ phận sử dụng và bộ phận quản lý NVL. Thực chất của việc thanh quyết toán NVL là thực hiện việc hạch toán và đánh giá tình hình sử dụng NVL. Nhờ có công tác thanh quyết toán mới đảm bảo được việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm NVL, đảm bảo việc hạch toán đầy đủ, chính xác NVL và giá thành. Khi tiến hành thanh quyết toán phải tính riêng cho từng loại NVL, thời gian tiến hành thanh quyết toán là tuỳ thuộc vào độ dài của chu kỳ sản xuất - Lượng NVL nhận trong tháng hoặc quý - Lượng NVL sản xuất ra sản phẩm - Lượng NVL làm ra sản phẩm hỏng hoặc kém phẩm chất - Lượng NVL còn tồn đọng. - Lượng NVL mất mát, hao hụt - Đánh giá chung tình hình sử dụng NVL. Sau khi thanh quyết toán cần có chế độ kích thích vật chất thoả đáng. Nếu sử dụng vật tư tiết kiệm thì đơn vị và cá nhân được hưởng từ 30% giá trị tiết kiệm trở lên, nếu thiếu hụt phải bồi thường, vật tư còn tồn đọng mà không sử dụng phải thu hồi về cho doanh nghiệp. 7. Hệ thống định mức tiêu dùng NVL a) Định mức tiêu dùng NVL. Định mức tiêu dùng NVL là lượng tiêu dùng lớn nhất cho phép để sản xuất một đơn vị sản phẩm hoặc để hoàn thành một số công việc nào đó trong những điều kiện tổ chức và kỹ thuật nhất định của thời kỳ kế hoạch. Lượng NVL tiêu hao lớn nhất có nghĩa là giới hạn tối đa cho phép trong điều kiện tổ chức và kỹ thuật hiện đại của doanh nghiệp đạt được mức đó là thể hiện được tính trung bình tiên tiến của mức. Xây dựng hệ thống định mức cơ bản đầu tiên có ý nghĩa hết sức quan trọng đối với quá trình quản lý và sử dụng NVL. Đây là cơ sở để các doanh nghiệp công nghiệp dựa vào đó quản lý, trao đổi quá trình công nghệ, các phân xưởng sản xuất cũng như bộ phận cung ứng bảo quản. Quản lý bằng định mức là một phương pháp khoa học và cũng là đòi hỏi tất yếu trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Nó cho phép xác định chính xác, đúng địa chỉ của những lãng phí trong quá trình sử dụng NVL ở mỗi doanh nghiệp, từ đó có những biện pháp xử lý kịp thời đảm bảo khống chế chi phí sản xuất theo đúng lượng tiêu hao cho phép cần thiết. Trong bất kỳ một xã hội nào, muốn sản xuất ra 1 sản phẩm đều cần phải có lượng hao phí về NVL, máy móc, thiết bị và về lao động... Các lượng hao phí đó có quan hệ với nhau theo một tỷ lệ nhất định và là một tất yếu của sản phẩm xã hội ngày càng phát triển, trình độ khoa học kỹ thuật ngày càng được nâng cao. Trong doanh nghiệp, công tác định mức nói chung và định mức tiêu dùng nguyên vật liệu nói riêng là một nội dung quan trọng của công tác quản lý. Có thể nói rằng muốn nâng cao chất lượng quản lý trong các doanh nghiệp, không thể không coi trọng việc nâng cao chất lượng của công tác định mức. Cũng có thể nói rằng, định mức là cơ sở của các mặt quản lý trong các doanh nghiệp. Xét riêng về định mức tiêu dùng NVL nó có tác dụng như sau: - Định mức tiêu dùng NVL là cơ sở để xây dựng kế hoạch mua NVL, điều hoà, cân đối lượng NVL cần mua trong doanh nghiệp. Từ đó xác định đúng đắn các mối quan hệ mua bán và ký kết hợp đồng giữa các doanh nghiệp với nhau và giữa ác doanh nghiệp với các đơn vị kinh doanh vật tư. - Định mức tiêu dùng NVL là căn cứ trực tiếp để tổ chức cấp phát NVL hợp lý, kịp thời cho các phân xưởng, bộ phận sản xuất và nơi làm việc, đảm bảo cho quá trình được tiến hành cân đối nhịp nhàng và liên tục. - Định mức tiêu dùng NVL là cơ sở để tiến hành hạch toán kinh tế nội bộ, là cơ sở để tính toán về nhu cầu về vốn lưu động và huy động các nguồn vốn 1 cách hợp lý. - Định mức tiêu dùng NVL là mục tiêu cụ thể thúc đẩy cán bộ công nhân viên sử dụng hợp lý và tiết kiệm NVL, ngăn ngừa mọi lãng phí có thể xảy ra. - Định mức tiêu dùng NVL là thước đo đánh giá trình độ tiến bộ khoa học kỹ thuật và ứng dụng kỹ thuật mới vào sản xuất. Ngoài ra, định mức tiêu dùng NVL còn là cơ sở để xác định các mục tiêu cho các phong trào thi đua hợp lý hoá sản xuất và cải tiến kỹ thuật trong các doanh nghiệp. Mỗi một loại sản phẩm sản xuất ra với một lượng NVL hao phí nhất định. Trong cùng một loại sản phẩm nhưng do trình độ tổ chức kinh tế kỹ thuật khác nhau ở mỗi doanh nghiệp, mỗi thời kỳ nên mức tiêu dùng NVL cho một đơn vị sản phẩm cũng khác nhau. Sự chênh lệch định mức tiêu dùng giữa hai doanh nghiệp cùng ngành hay giữa những thời kỳ khác nhau với mỗi doanh nghiệp nói lên điều kiện sản xuất và trình độ quản lý không giống nhau. Hạ thấp lượng NVL tiêu dùng cho sản xuất ra sản phẩm tất nhiên có giới hạn khi mức độ đạt được lượng chi phí thấp nhất. Mỗi lần tiếp tục hạ thấp sẽ dẫn đến cách mạng mới trong chất lượng sản phẩm, cho nên việc áp dụng các phương pháp mới là những nhóm tổ cơ bản để các doanh nghiệp hạ thấp mức tiêu dùng NVL, tiết kiệm vật tư cho doanh nghiệp mình. Quá trình thực hiện mức tiêu dùng đề ra là quá trình doanh nghiệp phải liên tục cải tiến phương pháp sản xuất và quản lý sản xuất. Định mức thực sự đã trở thành một động lực thúc đẩy khoa học kỹ thuật phát triển, góp phần hạ giá thành sản phẩm tăng năng suất lao động. b) Cơ cấu của định mức tiêu dùng NVL Cơ cấu định mức tiêu dùng NVL phản ánh số lượng và quan hệ tỷ lệ của các bộ phận hợp thành mức Cơ cấu định mức tiêu dùng NVL gồm có: - Phần tiêu dùng thuần tuý: là phần tiêu dùng có ích, nó là phần NVL trực tiếp tạo thành thực thể của sản phẩm và là nội dung chủ yếu của định mức tiêu dùng NVL. Phần tiêu dùng thuần tuý biểu hiện ở trọng lượng ròng của sản phẩm, theo các công thức lý thuyết hoặc trực tiếp cân đo sản phẩm, không tính đến các phế liệu và các hao phí bỏ đi. - Phần tổn thất có tính chất công nghệ: là phần hao phí cần thiết trong việc sản xuất sản phẩm, phần tổn thất này biểu hiện dưới dạng phế liệu, phế phẩm cho phép đo những điều kiện cụ thể của kỹ thuật sản xuất, quy trình công nghệ ở từng thời kỳ nhất định. Như vậy phần tổn thất này phụ thuộc vào yêu cầu kỹ thuật, quy trình công nghệ, đặc điểm máy móc, thiết bị, trình độ công nhân và chất lượng NVL... Trong các doanh nghiệp công nghiệp thuộc các ngành khác nhau, các dạng tổn thất biểu hiện dưới dạng phoi, mạch của cắt, đậu rót, đậu ngót, ba via... Đối với các doanh nghiệp cung cấp nhiệt, các tổn thất có lò nung truyền nhiệt cho môi trường xung quanh, nhiên liệu cháy không hết... Phân tích quá trình tiêu hao NVL trong quá trình sản xuất, C.Mác viết "Như vậy rõ ràng là trong quá trình sản xuất những hao phí ấy không tham gia vào việc tạo ra giá trị sử dụng của sản phẩm, nhưng lại tham gia vào cấu thành giá trị mới của sản phẩm". Điều quan trọng là cần phân biệt những tổn thất nói trên thành tổn thất có tính khách quan. Các tổn thất có tính chất chủ quan không được đưa vào cơ cấu của định mức ví dụ như tổn thất do không tuân theo quy trình công nghệ đã hướng dẫn... Xét về lĩnh vực kinh tế, các tổn thất này được chia thành: + Phế liệu còn sử dụng được gồm 2 loại: Thứ nhất là phế liệu dùng để sản xuất ra các loại sản phẩm chính. Thứ hai là để sản xuất sản phẩm phụ hoặc bán cho các doanh nghiệp khác. + Phế liệu không thể sử dụng được như phôi trên máy cắt gọt, kim loại hao cháy trong đúc, rèn, bụi bóng trong kéo sợi... Ta có thể dùng sơ đồ để minh hoạ cơ cấu định mức tiêu dùng NVL. Định mức tiêu dùng nguyên vật liệu Tổn thất(phế liệu) Tiêu dùng thuần tuýcó ích Phế liệu không dùng lại Phế liệudùng lại Dùng cho sản xuất phụ Dùng cho sản xuất chính * ý nghĩa của việc nghiên cứu cơ cấu định mức Qua nghiên cứu cơ cấu định mức tiêu dùng NVL, tức là nghiên cứu các bộ phận cấu thành tỷ trọng của mỗi bộ phận so với toàn bộ mức tiêu hao ta thấy có ý nghĩa cả về kỹ thuật và quản lý. Về mặt kỹ thuật, thông qua cơ cấu của định mức phản ánh trình độ phát triển kỹ thuật, khả năng ứng dụng kỹ thuật mới và công nghệ mới vào sản xuất, phản ánh trình độ và khả năng thiết kế sản phẩm trình độ sử dụng hợp lý và tiết kiệm NVL. Về mặt quản lý, trước hết nó phản ánh trình độ tổ chức sản xuất và tổ chức quản lý trong các doanh nghiệp. Đi sâu vào từng lĩnh vực cụ thể ta thấy. - Cơ cấu định mức nó là cơ sở cho việc xây dựng cũng như quản lý định mức tiêu dùng NVL. - Là cơ sở cho việc tính toán yếu tố chi phí vào giá thành sản phẩm và giá thành thực tế một cách chính xác và khoa học. - Là cơ sở cho việc thực hiện hạch toán kinh tế nội bộ doanh nghiệp. Ngoài ra nó còn là mục tiêu cho các phong trào thi đua về hợp lý hoá sản xuất, cải tiến kỹ thuật, ứng dụng kỹ thuật mới và công nghệ mới vào sản xuất. * Phương pháp xây dựng mức tiêu dùng NVL. Trong thực tiễn có 3 phương pháp xây dựng định mức + Phương pháp thống kê kinh nghiệm: Thực chất của phương pháp này là căn cứ vào số liệu thống kê, ghi chép được và những kinh nghiệm của công nhân tiên tiến để xây dựng định mức. Phương pháp này tuy chưa thật chính xác và khoa học, nhưng đơn giản, nhanh chóng, phục vụ kịp thời sản xuất. Trong thực tiễn vẫn áp dụng phương pháp này cho những doanh nghiệp mới bắt đầu sản xuất, cho những loại vật liệu phụ rẻ tiền, cho những nguyên vật liệu khó tiến hành xây dựng định mức bằng phương pháp khác hay những doanh nghiệp mặt hàng sản xuất không ổn định. + Phương pháp thực nghiệm Tức là xây dựng định mức chuẩn trong các phòng thí nghiệm phương pháp này bảo đảm chính xác, khoa học hơn nhưng lại đòi hỏi doanh nghiệp phải có một cơ sở vật chất lớn, cho phí xây dựng định mức tổn, chưa tiến hành phân tích toàn diện các nhân tố ảnh hưởng đến mức, trong chừng mực nhất định phương pháp thực nghiệm còn phụ thuộc vào điều kiện thí nghiệm chưa thật phù hợp với điều kiện sản xuất và cấn thời gian tương đối dài. Phương pháp này thường áp dụng ở những doanh nghiệp thuộc ngành hoá chất, luyện kim, thực phẩm, dệt.... + Phương pháp phân tích Đây là phương pháp khoa học, có đầy đủ căn cứ khoa học kỹ thuật và được coi là phương pháp chủ yếu để xây dựng định mức. Thực chất của phương pháp này là kết hợp việc tính toán về kinh tế kỹ thuật với việc phân tích toàn diện các yếu tố ảnh hưởng đến lượng tiêu hao NVL trong quá trình sản xuất để xác định mức tiêu dùng NVL trong kế hoạch. Khi cần thiết có thể làm thí điểm hoặc tổ chức thao diễn kỹ thuật để kiểm tra lại. Về nội dung, phương pháp phân tích được tiến hành qua 3 bước: + Thu nhập và nghiên cứu các tài liệu liên quan đến mức, trong đó đặc biệt là các tài liệu về thiết kế sản phẩm, quy trình công nghệ, đặc tính kinh tế kỹ thuật công nhân và các số liệu thống kê về tình hình thực hiện mức kỳ báo cáo. + Phân tích từng thành phần trong cơ cấu định mức và các nhân tố ảnh hưởng tới những thành phần đó. Mục đích là để tìm giải pháp xoá bỏ mọi lãng phí, khắc phục khuyết tật. + Tổng hợp các thành phần trong cơ cấu định mức, tính hệ số sử dụng và đề ra biện pháp phấn đấu giảm mức trong kỳ kế hoạch. * Đưa mức vào sản xuất và theo dõi tình hình thực hiện mức: Sau khi đã được xây dựng phải nhanh chóng đưa vào áp dụng trong sản xuất. Việc giao mức cho công nhân viên tiến hành tay ba giữa thủ trưởng đơn vị giao mức, cán bộ định mức và công nhân thực hiện mức để cho công nhân vui và tự giác nhận thức. Trong quá trình thực hiện mức, phải tạo điều kiện thuận lợi cho công nhân thực hiện mức, phải tiến hành theo dõi tình hình thực hiện mức đối với từng công nhân, đối với từng loại NVL. Trong công tác quản lý mức, nếu không theo dõi được tình hình thực hiện mức thì coi như không có cơ sở để sửa định mức. Nhiều năm trong cơ chế bao cấp công tác quản lý mức bị buông lỏng, nghĩa là tổ chức giao mức không chu đáo, mức đưa vào sản xuất không được theo dõi tình hình thực hiện, do đó chúng ta phải chấp nhận, phải duy trì mức lạc hậu trong nhiều năm mà không sửa đổi được, công nhân có tư tưởng ghìm mức, giấu năng suất, sản xuất và kinh doanh không đạt hiệu quả cao. Đó là một trong những khó khăn đối với chúng ta khi chuyển sang cơ chế thị trường. * Tổ chức sửa đổi định mức Dựa trên 3 căn cứ - Điều kiện sản xuất thay đổi: như đổi mới kỹ thuật công nghệ, đổi mới thiết kế... - Căn cứ vào số liệu thống kê và kết quả phân tích tình hình thực hiện mức của kỳ báo cáo. - Thời gian đưa mức vào sản xuất phải được 3 tháng (trường hợp đặc biệt phải có lệnh của giám đốc) Vậy làm thế nào có thể sửa đổi được mức mà vẫn thu hút được quần chúng ủng hộ. Theo kinh nghiệm của các doanh nghiệp làm ăn có hiệu quả thì họ rất coi trọng công tác định mức, coi định mức là một trong những công cụ quản lý quan trọng, nội dung quản lý mức phải được đưa vào trong hệ thống nội quy, quy chế của doanh nghiệp để cho mọi cán bộ, công nhân viên chức nhận thức rõ điều này. Đồng thời công tác quản lý mức phải được coi là những nhiệm vụ quan trọng của cán bộ định mức, quy định rõ chế độ trách nhiệm, chế độ khuyến khích lợi ích vật chất thoả đáng "quyền lợi và trách nhiệm gắn chặt với nhau" đó chính là những điều kiện cơ bản để bảo đảm thành công trong việc sửa đổi định mức. 8. Sử dụng NVL và thu hồi phế liệu, phế phẩm tại doanh nghiệp. Việc theo dõi tình hình sử dụng NVL không phải những đề ra các biện pháp nhằm sử dụng hợp lý và tiết kiệm NVL mà chỉ ra những sai sót trong công tác cung ứng. Mặt khác, nó còn xác định được loại NVL thích hợp, cần dùng. Theo dõi sử dụng NVL nhằm giúp cho việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm khi NVL đã xuất khỏi kho và do đơn vị sử dụng quản lý, nó đảm bảo "sử dụng vật tư, khuyến khích tiết kiệm, vật tư, đồng thời có kỷ luật nghiêm khắc đối với những hành động sử dụng vật tư không đúng kế hoạch, tiêu hao vật tư bừa bãi làm mất mát..." và phải bố trí theo dõi một cách hợp lý. Ngoài ra, những cán bộ quản lý ở phân xư._.ởng có trách nhiệm thường xuyên theo dõi. Những người làm công tác theo dõi phải là những người có trách nhiệm đối với các hiện tượng lấy cắp hoặc sử dụng lãng phí NVL. Song song với việc theo dõi, phải kiểm tra định kỳ một cách thường xuyên. Bên cạnh đó phải có những đợt kiểm tra đột xuất làm cho công nhân sản xuất nâng cao ý thức sử dụng NVL, đồng thời dễ thấy được kết quả của mỗi thời kỳ sản xuất, tiết kiệm hay lãng phí để có kế hoạch chuẩn bị cho sản xuất tốt hơn. Thu hồi phế liệu phế phẩm Đẩy mạnh việc sử dụng phế phẩm nhất là việc thay thế các vật tư mua ở nước ngoài có ý nghĩa hết sức quan trọng. Việc này gặp phải trở ngại về tư tưởng do một số cán bộ còn tư tưởng ỷ lại, chuộng hàng ngoại, tự ti cho rằng ta đây không thể tìm được phế phẩm. Do đó biện pháp giáo dục tư tưởng này đi đôi với khuyến khích vật chất đã chỉ rõ khả năng cơ bản về phế phẩm. Biện pháp này có mối quan hệ biện chứng với biện pháp thứ nhất. Việc cải tiến kỹ thuật, áp dụng quy trình công nghệ mới vào sản xuất, tạo điều kiện đẩy mạnh việc tận dụng phế phẩm, ngược lại yêu cầu cao về thứ phẩm trong sản xuất, thúc đẩy việc cải tiến kỹ thuật và quy trình công nghệ. Các doanh nghiệp khai thác và chế biến NVL cần phải nâng cao chất lượng sản phẩm đảm bảo yêu cầu phân cấp kỹ thuật ở mức tiên tiến nhất cơ thể trong khả năng của mình, tạo điều kiện cho các doanh nghiệp công nghiệp có điều kiện thay thế các NVL nhập ngoại bằng các NVL có sẵn trong nước giá rẻ. Phần II Phân tích thực trạng công tác bảo đảm và quản lý nguyên vật liệu tại công ty gốm xây dựng Hữu Hưng A - Giới chung về công ty gốm xây dựng Hữu Hưng Tên gọi: Công ty gốm xây dựng Hữu Hưng Trụ sở: Đại Mỗ - Từ Liêm - Hà Nội Tên giao dịch: Hữu Hưng Construction Ceramic Company ĐT: 04.8390063 - 04.8370871 Fax: 04.8390064 Email: huuhung wfpt.vn. I. Quá trình hình thành và phát triển của công ty gốm xây dựng Hữu Hưng Công ty Gốm xây dựng Hữu Hưng là đơn vị sản xuất kinh doanh độc lập thuộc Tổng Công ty Thuỷ Tinh và Gốm xây dựng. Từ 01/06/1998 nhà máy gạch Hữu Hưng và phân xưởng Ngãi Cầu thuộc Công ty Gạch ốp lát Hà Nội sát nhập với Công ty Gốm xây dựng Từ Liêm, được đổi tên thành Công ty Gốm xây dựng Hữu Hưng. Sau khi sát nhập tổng mức vốn đầu tư lên tới 31 tỷ VND. Công ty được thành lập năm 1959. Thời gian này do tổ chức quản lý chưa ổn định, máy móc thiết bị thiếu thốn lạc hậu, dây chuyền công nghệ sản xuất là hệ máy sản xuất gạch Việt Nam nung trong lò vòng nên sản lượng sản phẩm sản xuất ra còn thấp, mẫu mã và chất lượng chưa cao, chủng loại chưa phong phú (8-10 triệu viên/năm). Năm 1992, cùng với sự chuyển biến của cơ chế thị trường nắm bắt được nhu cầu của khách hàng công ty đã mạnh dạn đầu tư chiều sâu, đổi mới dây chuyền công nghệ thay thế máy sản xuất gạch cũ bằng máy sản xuất công nghệ mới của Italia và lò nung Tuynen với giá trị 12 tỷ VND, được đầu tư bằng nguồn vốn vay ngân hàng và nguồn vốn tự có của công ty. Đây là dây chuyền công nghệ sản xuất gạch tiên tiến nhất tại Việt Nam. Việc đầu tư đã đưa công suất của nhà máy tăng lên 31 triệu viên năm 1997, 66 triệu viên năm 1998 và dự kiến năm 2002 tăng khoảng 100 triệu viên gạch xây các loại. Đến nay trên 40 năm tồn tại và hoạt động, công ty Gốm xây dựng Hữu Hưng đang trên đà phát triển mạnh. Sản phẩm của công ty chất lượng cao được khách hàng tín nhiệm có mặt ở các địa phương trong cả nước và đã xuất khẩu sang thị trường quốc tế như: Singapo, Đài Loan, Nhật Bản... Công ty đã được nhà nước tặng thưởng nhiều bằng khen, đạt Huy chương vàng Hội chợ triển lãm Việt Nam về loại gạch 6 và 10 lỗ. Là một trong những công ty lớn thuộc Tổng Công ty Thuỷ tinh và Gốm xây dựng với số cán bộ công nhân viên là 729 người, một vấn đề được ban lãnh đạo công ty đặc biệt quan tâm là đảm bảo đời sống ổn định cho cán bộ công nhân viên. Với những cố gắng và nỗ lực trong những năm qua thu nhập bình quân đầu người của công ty luôn đạt mức tương đối cao so với đơn vị cùng ngành. Cụ thể thu nhập bình quân đầu người năm 2000 toàn công ty là 770.500 đồng/người. Dự kiến năm 2002 là 800.000 đồng/người. Bên cạnh đó công ty luôn quan tâm đến việc đào tạo nâng cao tay nghề cho đội ngũ công nhân kỹ thuật, tạo điều kiện cho cán bộ công nhân viên của công ty tiếp cận với những kiến thức mới (đào tạo ngoại ngữ, tin học...) đáp ứng được những yêu cầu ngày càng cao trong công việc. Đây cũng chính là một trong những yếu tố quan trọng giúp công ty có được một đội ngũ công nhân viên giỏi chuyên môn, hăng hái, nhiệt tình hết lòng làm việc vì sự phát triển và vững mạnh của công ty. Tuy vậy, trong điều kiện nền kinh tế thị trường với sự cạnh tranh gay gắt, cũng như phần lớn các doanh nghiệp khác, công ty Gốm xây dựng Hữu Hưng cũng gặp phải khó khăn nhất định đặc biệt là nguồn vốn trong sản xuất kinh doanh, nhưng với sự nỗ lực cùng với những thuận lợi vốn có, công ty sẽ vượt qua được những khó khăn tạm thời để trở thành một đơn vị sản xuất kinh doanh có hiệu quả đứng vững trên thị trường trong và ngoài nước. II. Một số đặc điểm kinh tế - kỹ thuật ảnh hưởng đến việc bảo đảm và quản lý nguyên vật liệu tại công ty Gốm xây dựng Hữu Hưng 1. Tính chất - nhiệm vụ sản xuất Công ty Gốm xây dựng Hữu Hưng (thành viên của Tổng Công ty Thuỷ tinh và Gốm xây dựng) là một trong những công ty đầu tiên đưa công nghệ lò sấy Tuynen liên hợp hiện đại vào sản xuất vật liệu xây dựng. Tính chất sản xuất của các loại hàng trong công ty là sản phẩm phức tạp, sản xuất phải trải qua nhiều giai đoạn kế tiếp nhau. Các mặt hàng của công ty sản xuất ra có nhiều kiểu cách chủng loại, chu kỳ sản xuất ngắn. Công ty hiện có 2 nhà máy và 1 phân xưởng sản xuất đóng tại 3 địa bàn khác nhau: Nhà máy gạch Từ Liêm, Nhà máy gạch Hữu Hưng và phân xưởng gạch Ngãi Cầu. Trong từng phân xưởng lại được chia thành các tổ nhỏ phù hợp với từng công đoạn của quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm. Các tổ sản xuất này thực hiện công việc liên hoàn với nhau, đảm bảo cho quá trình sản xuất được liên tục không gián đoạn. Nhiệm vụ cụ thể của các tổ sản xuất ở nhà máy gạch Hữu Hưng như sau: * Tổ bể ủ: Có nhiệm vụ chuẩn bị đất, đưa đất từ các bãi chứa nguyên liệu lên các xe ủi đẩy vào máy cấp liệu thùng chuẩn bị cho quá trình sản xuất. * Tổ than: Có nhiệm vụ cung cấp than đầy đủ, liên tục cho quá trình sản xuất. Tổ thực hiện nghiền mịn than sau đó thông qua máy cấp than để đưa vào máy cấp liệu thùng. * Tổ tạo hình: Sau khi nguyên liệu (đất và than) đưa vào máy cấp liệu thùng, tổ tạo hình có nhiệm vụ sản xuất gạch mộc. * Tổ phơi: Có nhiệm vụ phơi đảo gạch, đảm bảo cho gạch phơi khô đáp ứng đủ tiêu chuẩn. * Tổ vận chuyển: Có nhiệm vụ vận chuyển bán thành phẩm vào lò nung. * Tổ xếp goòng: Có nhiệm vụ xếp gạch lên các xe goòng. * Tổ đốt: Có nhiệm vụ đảm bảo cho hầm sấy và lò nung Tuynen hoạt động liên tục. * Tổ ra lò: Có nhiệm vụ phân loại gạch theo từng thứ hạng phẩm cấp A1, A2,, B1 khi gạch đã chín. * Tổ XDCB: Sửa chữa nhà xưởng, sân phơi, bảo dưỡng xe goòng nung gạch. * Tổ vận hành: Làm nhiệm vụ vận hành máy, sửa chữa bảo dưỡng máy. * Tổ bốc xếp: Làm nhiệm vụ bốc sản phẩm lên xe ôtô cho khách mua hàng. Hiện nay nhiệm vụ sản xuất của công ty ngày càng được mở rộng, những năm trước đây công ty chỉ chủ yếu sản xuất gạch R60, Gạch R90, gạch rồng 3 lỗ, gạch rồng 3 lỗ, gạch R150 6 lỗ, gạch NR50. Nhưng giờ đây công ty đã mở rộng quan hệ ngoại giao, ký kết hợp đồng sản xuất trong và ngoài nước, đa dạng hoá sản phẩm sản xuất như: gạch R220 - 10 lỗ, gạch chẻ 200 x 200 x 20, gạch chẻ 300 x 300 x 20, gạch lá dừa kép, ngói lợp... sản phẩm của công ty đã có mặt ở cá địa phương trong cả nước và đã xuất khẩu sang thị trường quốc tế như: Singapo, Đài Loan, Nhật Bản... 2. Máy móc thiết bị - quy trình công nghệ 2.1. Máy móc thiết bị Ngày nay trong nền kinh tế thị trường, sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp ngày càng diễn ra hết sức gay gắt. Để có chỗ đứng trên thị trường các doanh nghiệp luôn luôn phải suy nghĩ tìm tòi, đổi mới máy móc thiết bị. Thế nhưng theo đánh giá chung của Nhà nước thì trình độ kỹ thuật của máy móc thiết bị và công nghệ của các doanh nghiệp nước ta còn quá thấp so với trình độ chung của thế giới. Giá trị sử dụng phần lớn chỉ còn rất thấp so với giá trị sử dụng ban đầu, năng suất và hệ số sử dụng thấp, mức tiêu hao nguyên vật liệu lớn, đây cũng là nguyên nhân cơ bản dẫn đến hiệu quả kinh tế trong sản xuất kinh doanh thấp. Vậy nhân tố máy móc thiết bị đối với doanh nghiệp hiện nay là một yêu cầu cấp thiết, nó ảnh hưởng đến hiệu quả kinh tế của doanh nghiệp và khả năng tồn tại, phát triển của doanh nghiệp trong cơ chế thị trường. Công ty Gốm xây dựng Hữu Hưng là một trong những công ty biết quan tâm đến vấn đề đổi mới máy móc thiết bị và hiện đại hoá công nghệ sản xuất. Thực tế cho thấy tình hình máy móc thiết bị của công ty Gốm xây dựng Hữu Hưng như sau: Bảng thống kê máy móc thiết bị Tên máy Nước sản xuất Số lượng % còn lại Công suất động cơ 1. Máy cấp liệu thùng Bungari 2 1 80 12 11 KW 2. Máy cán thô Tiệp Khắc 2 1 12 90 75 KW 3. Máy cán mịn Tiệp Khắc 2 80 115 KW 4. Máy nhào có lưới lọc Bungari 1 1 90 80 55 KW 5. Tổ hợp máy nhào ép MVA-400 Italia 4 80 174 KW 6. Máy cấp liệu than Italia 2 2 80 12 7,5 KW 7. Máy cắt tự động Do hãng Môrando Italia (chế tạo) 2 1 80 12 3 KW 8. Máy xúc nhiều gầu 2 80 40 KW 9. Máy nén khí Liên Xô 1 80 3 KW 1 12 Dự kiến trong những năm tới công ty sẽ thay đổi một số loại máy móc thiết bị cũ bằng những loại máy móc mới hiện đại, có công suất lớn nhằm đưa ra thị trường những sản phẩm có chất lượng cao hơn nữa. Điều đó thể hiện sự cố gắng đi lên khẳng định mình trên thị trường của Công ty Gốm xây dựng Hữu Hưng. 2.2. Quy trình công nghệ Trong những năm qua, nhất là từ năm 1992-1995 công nghệ sản xuất gạch xây dựng đất sét nung ở Việt Nam đã được phát triển mạnh mẽ, từ chỗ chỉ sản xuất thủ công, bán cơ giới với các loại thiết bị chế biến tạo hình cũ (như các hệ EG2, EG5, EG10 Việt Nam, một vài dây chuyền nhập ngoại). Lò nung chủ yếu là lò đứng, lò vòng đến nay đã có hàng chục cơ sở sản xuất gạch được đầu tư xây dựng theo công nghệ mới; dây chuyền chế biến tạo hình hiện đại, phơi tự nhiên trong cáng kính, sấy nung trong lò Tuynen liên hợp với công suất thiết kế 25-30 triệu viên gạch (QTC)/năm, chất lượng sản phẩm đã nâng cao hơn hẳn với công nghệ cũ. Với dây chuyền công nghệ sản xuất gạch của Italia tổ chức sản xuất của công ty theo kiểu hàng loạt, chu kỳ ngắn và xen kẽ, mỗi ngày công ty có thể sản xuất khoảng 230.000 viên gạch các loại. Đặc điểm nổi bật về quy trình công nghệ sản xuất gạch là công nghệ sản xuất hàng loạt, tương đối khép kín. Nhìn chung quy trình sản xuất gạch của công ty chia làm 2 khâu chế biến tạo hình và khâu nung. - Khâu chế biến tạo hình: Đất mua về được xe đưa vào máy cấp liệu cùng với than đã được nghiền mịn. Hỗn hợp này theo quy trình công nghệ "gồm các máy cán, máy xúc, máy nhào và bàn cắt tự động" tạo thành gạch mộc. Công nhân vận chuyển gạch mộc ra phơi trong nhà cáng kính sau đó phơi ra ngoài trời. Thời gian phơi phụ thuộc vào thời tiết "thường mùa hè là 3 ngày, mùa đông từ 5-6 ngày". Gạch được phơi khô theo đúng tiêu chuẩn quy định đạt độ ẩm từ 10-15% rồi được xếp nên các xe goòng. Trong khâu này gạch không đúng tiêu chuẩn bị loại và được đưa trở lại bãi nguyên liệu ban đầu. - Khâu nung: Công nhân vận chuyển các xe goòng chứa gạch đã phơi đủ tiêu chuẩn vào hầm sấy Tuynen rồi qua lò nung. Quá trình này được diễn ra liên tục, cứ một xe thành phẩm ra khỏi lò nung thì xe goòng chứa gạch mộc khác lại tiếp tục đưa vào hầm sấy. Khi gạch chín ra lò, công nhân vẫn chuyển gạch ra bãi thành phẩm, phân thành các thứ hạng phẩm cấp như: loại A1, A2, B1... xếp thành các kiêu gạch, mỗi kiêu cách nhau theo cự ly bình quân là 70mm. Cuối cùng thủ kho căn cứ vào kết quả kiểm nghiệm làm thủ tục nhập kho thành phẩm. Sơ đồ quy hoạch công nghệ sản xuất gạch của công ty gốm xây dựng Hữu Hưng. Nước SX Kho chứa đất xét Kho than Nghiền búa Máy cấp liệu thùng Băng tải cao su 1 Máy nén khí Bơm C. không Bãi thành phẩm Lò sấy nung - tuy nen Nhà phơi cáng kính Băng tải cao su 4 Máy cắt tự động Tổ máy MVA - 400 Máy cán thô Băng tải cao su 2 Máy nhào lọc Băng tải cao su 3 Máy cán mịn Nhìn chung quy trình công nghệ sản xuất gạch xây dựng là một quá trình sản xuất mà nó được hình thành như một bộ máy liên quan đến nhiều khâu nhiều bộ phận, trong đó mỗi khâu mỗi bộ phận có chức năng riêng và có liên quan chặt chẽ với nhau. 3. Công tác cung ứng nguyên vật liệu Hầu hết các loại nguyên vật liệu đều phụ thuộc vào thị trường, nên việc nắm bắt sự biến đổi nhanh chóng của thị trường, đặc điểm tiêu dùng của công ty để tính toán số lượng cần thiết, sao cho quá trình sản xuất được liên tục mà không bị ứ đọng nguyên vật liệu nghĩa là luôn luôn có một lượng dự trữ nhất định đảm bảo sản xuất được tiến hành liên tục và phòng khi có sự cố xẩy ra từ phía nguồn cung. Song cũng không để sứ đọng làm tăng chi phí. Hiện nay, công ty đã nghiên cứu sử dụng nguyên vật liệu thay thế đặc biệt là các loại nguyên vật liệu phải nhập ngoại đắt tiền. Việc sử dụng nguyên vật liệu thay thế nhằm giảm bớt chi phí mà chất lượng vẫn đảm bảo. Sự năng động, sáng tạo của đội ngũ cán bộ kinh doanh đã đảm bảo vật tư đúng, đủ, kịp thời cho sản xuất, đây là một trong các yếu tố làm cho sản phẩm của công ty luôn có mặt trên thị trường với đủ chủng loại chất lượng cao, giá hợp lý. Kinh tế thị trường đã tạo cho người cung ứng có thể tính toán để chọn mua loại hàng gì, ở đâu, vào lúc nào cho thuận tiện và phù hợp. Tóm lại, công ty Gốm xây dựng Hữu Hưng luôn luôn được khách hàng cung cấp kịp thời, không khi nào sai hẹn (kể cả nhập sớm hay muộn). Chính vì thế công ty chưa khi nào bị thiếu nguyên vật liệu, chưa phải dùng nguyên vật liệu tồn kho, không có tình trạng ngừng sản xuất do thiếu nguyên vật liệu. Do đó công ty luôn hoàn thành kế hoạch khối lượng sản phẩm phát huy năng lực sản xuất. 4. Đặc điểm về lao động. Lao động là tài sản quý giá nhất của doanh nghiệp, số lượng, chất lượng lao động có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp hay nói cách khác nó quyết định sự thành bại của doanh nghiệp. Để phù hợp tình hình sản xuất với dây chuyền máy móc thiết bị ngày càng hiện đại phù hợp với sự tiến bộ khoa học kỹ thuật thì lực lượng lao động của công ty không ngừng được củng cố cả về số lượng và chất lượng. Việc phát triển và mở rộng sản xuất, số lượng lao động của công ty liên tục tăng lên từ một công ty chỉ có 100 lao động đến nay số lao động của công ty là 730 người, trong đó có 30 người có trình độ đại học, 12 người có trình độ trung cấp bậc thợ trung bình là 4/7. Nhằm nâng cao tay nghề, kiến thức chuyên môn cho công nhân. Công ty thường xuyên mở các lớp đào tạo tại doanh nghiệp, đồng thời gửi cán bộ đi học bên ngoài về quản lý kinh tế, an toàn lao động, nâng cấp nâng bậc cho công nhân... Số lượng lao động của công ty được bố trí như sau: Bảng: Lao động toàn công ty tính đến cuối năm 2000 Loại lao động Hành chính Công nhân sản xuất gạch Công nhân sản xuất ngói Lao động không xác định thời vụ 45 270 95 Lao động hợp đồng 1-3 năm 18 169 100 Lao động thời vụ 2 20 11 Tổng cộng 65 459 205 Bảng: Cơ cấu lao động theo các phòng ban STT Phòng ban Tổng số lao động Lao động nữ 1 Văn phòng 12 6 2 Tài vụ 5 3 3 3 Nhà ăn 9 9 4 Kỹ thuật 4 0 5 KCS 3 2 5 Kinh doanh 24 10 7 Bảo vệ 9 0 Tổng 65 26 5. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty Gốm xây dựng Hữu Hưng. Công ty Gốm xây dựng Hữu Hưng tổ chức bộ máy quản lý theo kiểu tham mưu trực tuyến chức năng nghĩa là các phòng ban tham mưu trực tuyến cho Giám đốc theo từng chức năng nhiệm vụ của mình, giúp Giám đốc đề ra các quyết định quản lý phù hợp với tình hình thực tế và có lợi cho công ty. * Ban Giám đốc gồm 4 người. - Giám đốc: Là người đứng đầu của công ty, chịu trách nhiệm quản lý giám sát tất cả các hoạt động sản xuất kinh doanh đại diện cho công ty ký kết các hợp đồng kinh tế, là chủ tài khoản. - Một Phó Giám đốc phụ trách kỹ thuật: Tham mưu cho Giám đốc về kỹ thuật của công nghệ sản xuất sản phẩm, phụ trách xưởng Ngãi Câu. - Hai Phó Giám đốc trực tiếp phụ trách nhà máy Hữu Hưng và Từ Liêm về quá trình sản xuất kinh doanh. * Các phòng ban chức năng. - Phòng tài chính kế toán: Tham mưu cho Giám đốc về mặt tài chính thực hiện các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, thanh quyết toán với Nhà nước, Tổng Công ty và các bên liên quan. - Phòng kỹ thuật đầu tư phát triển có chức năng nghiên cứu kỹ thuật cơ điện, công nghệ, nghiên cứu để chế tạo sản phẩm mới theo dõi việc thực hiện các quy trình công nghệ đảm bảo chất lượng sản phẩm, xây dựng định mức nguyên vật liệu cho từng loại sản phẩm. - Phòng KCS, có chức năng kiểm tra chất lượng sản phẩm và kiểm định các nguyên vật liệu đầu vào có đủ tiêu chuẩn hay không. - Phòng kinh doanh: Có chức năng ký kết các hợp đồng tiêu thụ sản phẩm, xây dựng kế hoạch tiêu thụ sản phẩm, thực hiện các hoạt động Marketing, tìm kiếm thị trường tiêu thụ sản phẩm. - Phòng tổ chức - hành chính: Giúp Giám đốc thực hiện đúng chính sách của Nhà nước đối với người lao động, bảo vệ quyền lợi cho người lao động. Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ chuyên môn của từng phòng, các phòng kỹ thuật và nghiệp vụ phải thực hiện đúng các chế độ chính sách của nhà nước, phương hướng chủ trương của Giám đốc công ty, thường xuyên sâu sát sản xuất, đề xuất với lãnh đạo các biện pháp tháo gỡ những khó khăn nảy sinh trong sản xuất kinh doanh, các phòng ban chịu trách nhiệm trước giám đốc về nhiệm vụ chuyên môn của đơn vị. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý ở công ty gốm xây dựng Hữu Hưng (trang bên) B. Phân tích thực trạng công tác bảo đảm và quản lý nguyên vật liệu tại Công ty Gốm xây dựng Hữu Hưng I. Một số kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Mặc dù hoạt động trong điều kiện có nhiều khó khăn thị trường diễn biến phức tạp hơn nữa lại chịu ảnh hưởng của khủng hoảng tài chính tiền tệ và do cơn lốc ngày 16/05/1998 kèm theo mưa đá làm thiệt hại tài sản và sản phẩm của công ty 2,338 tỷ đồng nhưng Công ty Gốm xây dựng Hữu Hưng vững đứng vững trên thị trường với kết quả sản xuất kinh doanh đáng khích lệ. Điều đó được thể hiện rõ qua số liệu trong bảng sau: Số TT Chỉ tiêu Đơn vị tính Thực hiện Kế hoạch năm 2001 So sánh 2000/1999 1999 2000 1 Giá trị sản xuất CN triệu đồng 19.353.478 23.537.000 26.653.000 121,6% 2 Doanh thu triệu đồng 22.234.138 26.050.000 29.478.560 117,1% 3 Nộp ngân sách triệu đồng 1.503 1.915 2.245 127,4% 4 Sản lượng sản phẩm sản xuất 72.918.682 76.025.035 79.565.000 104,2% Trong đó - Gạch xây QTC 1000v 55.260 59.000 80.000 106,8% - Gạch NR, chống nóng 1000v 12.560 13.100 17.000 104,2% - Gạch chẻ các loại 1000m2 838 0.898 1.587 102,3% - Gạch lá dừa kép 1000v 33 34,5 36 104,5% - Ngói 22 v/m2 1000v 417 425 576 101,9% - Ngói bò 36 1000v 35 35,5 38 101,4% 5 Lao động Người 670 730 750 109% 6 Thu nhập bình quân đồng/người/tháng đồng 705 770,5 800.000 109,2% Qua bảng trên ta thấy công ty hiện đang làm ăn rất có hiệu quả. Về giá trị sản xuất năm 1999 là 19.353.478 và năm 2000 là 23.537.000. Như vậy ta thấy giá trị sản xuất công nghiệp năm 2000 so với năm 1999 tăng 21,6% tức là tăng 4.183.522 triệu đồng. Do khối lượng sản phẩm sản xuất, tiêu thụ năm sau cao hơn năm trước nên doanh thu cũng được tăng. Doanh thu năm 2000 so với năm 1999 tăng 117,1% tương ứng với 3.815.862 triệu đồng. Về sản lượng sản phẩm sản xuất cũng tăng lên một cách đáng kể. Năm 2000 so với 1999 tăng 104,2%. Do nhu cầu của thị trường về sản phẩm của công ty nên lao động tăng lên 1 cách rõ rệt. Năm 2000 tăng 109% so với năm 1999 tức là tăng 60 người. Vì lợi nhuận tạo ra ngày càng tăng cho nên thu nhập của cán bộ công nhân viên cũng tăng lên đáng kể. Thu nhập bình quân 1 lao động/tháng năm 2000 tăng 109,2% so với năm 1999 tức là tăng 65.500 đồng. Nghĩa vụ nộp thuế với nhà nước được công ty thực hiện một cách đầy đủ. Năm 1999 nộp 1.503 triệu đồng. Năm 2000 nộp 1915 triệu đồng. Năm 2000 so với năm 1999 tăng 127,4% tức tăng 412 triệu đồng. Tóm lại: Mặc dù ảnh hưởng của cuộc khủng hoảng tài chính tiền tệ ở các nước châu á và khu vực nhưng Công ty Gốm xây dựng Hữu Hưng vẫn đạt hiệu quả kinh tế cao mà nhiều công ty khác trong nước chưa đạt. Điểm đó đã thể hiện sự cố gắng rất lớn của toàn thể cán bộ công nhân viên trong công ty. Chắc chắn trong những năm tới công ty sẽ đạt được tốc độ phát triển cao hơn nữa vì công ty luôn tăng cường đầu tư chiều sâu với mục đích không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm tăng năng suất lao động, đa dạng hoá chủng loại sản phẩm, mở rộng thị trường và đáp ứng nhu cầu của từng vùng thị trường từ nông thôn đến thành thị, từ trong nước ra nước ngoài, đủ sức cạnh tranh với các đối thủ trên thương trường, phát triển thêm các mặt hàng có chất lượng cao. Công ty luôn đi sâu nghiên cứu thị trường, ổn định và nâng cao hiệu quả thị trường cũ, mở rộng thị trường mới nhất là thị trường phía nam và xuất khẩu. Ngoài việc sản xuất sản phẩm gạch là chính công ty còn sản xuất nhiều loại sản phẩm như: xứ vệ sinh, gạch men, gạch lát nền... để không ngừng nâng cao đời sống vật chất của người lao động và thúc đẩy ngày càng lớn mạnh của công ty. II .Phân tích tình hình bảo đảm và quản lý nguyên vật liệu tại công ty trong thời gian gần đây. 1 - Công tác xây dựng và thực hiện định mức tiêu dùng nguyên vật liệu. Công tác xây dựng và thực hiện định mức tiêu dùng nguyên vật liệu tại Công ty Gốm xây dựng Hữu Hưng là một công tác rất quan trọng. Vì muốn nâng cao chất lượng quản lý, muốn sử dụng hợp lý nguyên vật liệu không thể không coi trọng việc nâng cao chất lượng của công tác định mức. Định mức tiêu dùng nguyên vật liệu của công ty được sử dụng như một công cụ quan trọng. Nó là cơ sở để xây dựng kế hoạch mua nguyên vật liệu, điều hoà, cân đối lượng nguyên vật liệu cần dùng trong kỳ kế hoạch, là căn cứ trực tiếp để tổ chức cấp phát nguyên vật liệu cho các phân xưởng được hợp lý, kịp thời, đảm bảo cho quá trình sản xuất được tiến hành cân đối, nhịp nhàng, liên tục, là cơ sở để tính toán giá thành một cách chính xác, là cơ sở để xác định nhu cầu về vốn lưu động, huy động các nguồn vốn một cách hợp lý. Cuối cùng định mức được sử dụng như một công cụ kích thích ý thức của người lao động, phấn đấu sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu, ngăn ngừa mọi lãng phí có thể xảy ra. Góp phần hạ định mức hạ giá thành. Hệ thống định mức tiêu dùng nguyên vật liệu tuy đã được công ty quan tâm và ngày càng hoàn thiện trong điều kiện một công ty sử dụng nhiều loại vật tư, công nghệ còn chưa thật hoàn thiện thì việc điều chỉnh định mức tiêu hao nguyên vật liệu là cần thiết và cần được tiến hành thường xuyên. Như vậy việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống định mức tiêu dùng nguyên vật liệu ở Công ty Gốm xây dựng Hữu Hưng một cách kịp thời sâu sát thực tế là điều rất cần thiết, là biện pháp nhằm tiết kiệm nguyên vật liệu tránh lãng phí nguyên vật liệu trong sản xuất kinh doanh và là căn cứ đáng tin cậy để cấp phát nguyên vật liệu cho từng đơn vị sản xuất. Định mức tiêu hao vật tư năm 2000-2001 Sản phẩm Tiêu hao vật tư 2000-2001 Đất sét m3/1000v Than cám kg/1000v Điện Kwh/1000v KH 2000 TH 2000 KH 2001 KH2000 TH 2000 KH 2001 KH 2000 TH 2000 KH 2001 1. Gạch R60 1,25 1,34 1,25 140 120 120 140 39 39 2. Gạch đặc 60 1,93 2,07 1,93 201 170 170 58 57 57 3. Gạch R 6 lỗ 2,7 2,9 2,7 252 214 214 77 76 76 4. Gạch NR 50 1,94 2,08 1,94 193 164 164 61 60 60 5. Gạch R 3 lỗ 2,7 2,9 2,7 280 238 238 95 93 93 6. Gạch chẻ 200 1,298 1,38 1,29 142 120 120 47 47 47 7. Gạch chẻ 250 2,16 2,3 2,16 258 219 219 98 98 98 8. Gạch chẻ 300 3,12 3,35 3,12 393 334 334 149 146 146 9. Gạch chẻ 400 5,37 5,7 5,37 983 835 835 447 440 440 10. Ngói 22 v/m2 1,7 1,8 1,7 211 180 180 68 66 66 11. Ngói bò 36 1,62 1,62 285 242 242 100 98 98 12. Gạch lá dừa 1,25 1,3 1,25 160 136 136 49 40 40 2. Tổ chức tìm nguồn hàng - thu mua nguyên vật liệu. Với một chủng loại đa dạng và khối lượng lớn nguyên vật liệu sử dụng hàng năm nên vấn đề đảm bảo nguyên vật liệu, tìm nguồn cung cấp nguyên vật liệu là một vấn đề quan trọng đối với công ty. Hiện nay phần lớn nguyên vật liệu cho sản xuất được công ty mua trong nước như: vôi cục, đất sản xuất gạch, than, củi đốt, cát vàng, cát đen... Một số nguyên vật liệu phải nhập ngoại đó là nguyên vật liệu như: mỡ chịu nhiệt, dây Amiăng thừng, que hàn, các loại màu... mặt hàng này chủ yếu được nhập từ Nhật Bản, Đài Loan, Anh, Italia, Tây Ban Nha... Trong cơ chế hiện nay khi mà sự bao cấp nguyên vật liệu không còn nữa công ty luôn phát huy tính tự chủ trong kinh doanh. ở đâu giá rẻ thì công ty mua và mua bán theo thoả thuận tránh tình trạng tranh mua, tranh bán gây biến động giá cả. Để tránh bị ép giá, cán bộ cung ứng của công ty luôn bám sát thị trường. Chính sách thưởng của công ty đối với những cá nhân tổ chức nào tìm được nguồn cung tốt, ổn định, giá rẻ đã khuyến khích họ năng động hơn trong việc tìm nguồn cung ứng. Bên cạnh các bạn hàng truyền thống nhằm tạo nguồn nguyên vật liệu thường xuyên ổn định, công ty còn tìm mua nguyên vật liệu của các bạn hàng khác. Nhìn chung việc tổ chức mua nguyên vật liệu của Công ty Gốm xây dựng Hữu Hưng trong cơ chế thị trường hiện nay là thuận lợi. Công ty thường xuyên duy trì được nguyên vật liệu đầy đủ đảm bảo cho sản xuất kịp thời ít khi phải ngừng sản xuất vì thiếu nguyên vật liệu. Đó là kết quả của sự năng động, sáng tạo của công ty trong tình hình mới. 3.Tổ chức tiếp nhận nguyên vật liệu Tiếp nhận nguyên vật liệu tại công ty là bước chuyển giao trách nhiệm giữa bộ phận mua, vận chuyển với bộ phận quản lý nguyên vật liệu trong nội bộ. Khi nguyên vật liệu về đến công ty, thủ kho có trách nhiệm tiếp nhận chính xác số lượng, chất lượng, chủng loại nguyên vật liệu theo đúng quy định được ghi trong hợp đồng hoá đơn, phiếu giao hàng... Mọi nguyên vật liệu tiếp nhận đều được thủ kho kiểm tra, kiểm nghiệm xác định chính xác số lượng, khối lượng bằng cân hoặc đo đếm. Sau kiểm tra về số lượng thủ kho tiến hành kiểm tra về chất lượng và chủng loại. Hiện nay kiểm tra về chất lượng nguyên vật liệu là một vấn đề khó khăn đối với công ty vì công cụ kiểm tra còn thiếu và trình độ cán bộ kiểm tra cũng còn hạn chế. Vì vậy, nguyên vật liệu nhập vào vẫn chưa đảm bảo thật chắc chắn. Tuy nhiên các bạn hàng của công ty chủ yếu là các bạn hàng truyền thống nên nguyên vật liệu đảm bảo về mặt chất lượng. Sau khi tiếp nhận nguyên vật liệu thủ kho ghi sổ thực nhận cùng với người giao hàng ký vào phiếu nhập kho và vào cột nhập của thẻ kho, đối chiếu nhập kho vào bộ phận kế toán sẽ ký nhận vào sổ giao nhận chứng từ. Nguyên vật liệu sau khi làm các thủ tục tiếp nhận được chuyển nhanh từ địa điểm tiếp nhận vào kho của công ty. Bộ phận quản lý nguyên vật liệu có trách nhiệm bảo quản nguyên vật liệu không hư hỏng, mất mát. Công tác tài chính tiếp nhận nguyên vật liệu ở công ty hiện nay vẫn còn một số khiếm khuyết là việc tiếp nhận nhiều khi chưa đảm bảo về số lượng, chất lượng, quy cách chủng loại, tình trạng thiếu trách nhiệm và hạn chế về trình độ của một số cán bộ thuộc bộ phận quản lý nguyên vật liệu. Bên cạnh đó việc thiếu các công cụ để kiểm tra cũng là nguyên nhân của hạn chế trên công ty cần có biện pháp khắc phục. 4. Tổ chức quản lý kho. Hệ thống kho nguyên vật liệu của công ty hiện nay bao gồm 3 kho chính trong đó có hai kho nguyên vật liệu chính, một kho trực tiếp quản lý. Hệ thống thiết bị trong kho tương đối đầy đủ bao gồm các loại cân, xe đẩy để vận chuyển, các thiết bị phòng chống cháy nổ nhằm đảm bảo an toàn một cách tối đa trong kho ngoài ra còn một số dụng cụ chuyên dùng khác. Do đặc điểm của nguyên vật liệu sử dụng nên hệ thống kho nguyên vật liệu của công ty là hệ thống kín. Xét về mặt tổ chức sản xuất, kho nguyên vật liệu là điểm xuất phát của quá trình sản xuất. Do đó hiện nay bộ phận quản lý kho của công ty đã có nhiều cố gắng trong công tác tổ chức và bảo quản các loại kho nguyên vật liệu. Cụ thể: - Bảo quản về số lượng và chất lượng nguyên vật liệu ngăn ngừa và hạn chế hư hỏng, mất mát nguyên vật liệu. Cán bộ quản lý kho có hệ thống sổ sách theo dõi rõ ràng luôn luôn nắm vững chất lượng và số lượng tồn kho đối với từng loại nguyên vật liệu đó là cơ sở cho việc lập kế hoạch tiến độ mua. Hiện nay, kho nguyên vật liệu của công ty đã có hệ thống sơ đồ sắp xếp, phân loại theo quy cách phẩm chất của nguyên vật liệu, không để xẩy ra tình trạng nguyên vật liệu vứt bừa bãi, không kê kích, che đậy. Nguyên vật liệu được bố trí hợp lý. Luôn đảm bảo thuận tiện việc nhập xuất và kiểm kê. Nguyên vật liệu nhập trước xuất trước, nhập sau xuất sau, chấp hành nghiêm chỉnh chế độ và thủ tục quy định. Công ty đã có hệ thống nội quy, quy chế về quản lý kho nói chung và kho nguyên vật liệu nói riêng bao gồm: nội quy ra vào, nội quy bảo quản, nội quy về xuất nhập nguyên vật liệu, nội quy phòng hoả cháy nổ, nội quy kiểm tra định kỳ và các quy chế như: Quy chế khen thưởng, kỷ luật, quy chế xử lý nguyên vật liệu thừa, thiếu, mất mát hư hỏng... Tuy nhiên hệ thống nội quy, quy chế này cần phải được hoàn thiện hơn nữa để công tác quản lý kho có hiệu quả hơn. Công ty thường xuyên tiến hành kiểm kê đánh giá tình hình nguyên vật liệu, kiểm tra việc quản lý bảo quản nguyên vật liệu tại kho. Từ biên bản kiểm kê các phòng chức năng sẽ có quyết định xử lý đối với những vật tư thừa, thiếu hoặc vật tư hư hỏng, hết hạn sử dụng. Bảng báo cáo xuất nhập khẩu 6 tháng năm 2000 Bảng 5. Tổ chức cấp phát nguyên vật liệu Cấp phát nguyên vật liệu là hình thức chuyển nguyên vật liệu từ kho xuống các bộ phận sản xuất. Công tác tổ chức cấp phát nguyên vật liệu ở Công ty Gốm xây dựng Hữu Hưng được cấp phát theo hạn mức. Theo hình thức này hàng tháng phòng kinh doanh căn cứ vào hệ thống định mức tiêu dùng nguyên vật liệu, căn cứ vào số lượng và chủng loại sản phẩm đã được xác định trong kế hoạch và tiến độ sản xuất để tiến hành lập phiếu cấp hạn mức giao cho các xí nghiệp sản xuất và kho. Đây là căn cứ để kho chuẩn bị nguyên vật liệu v._.