Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác Kế toán vật liệu tại Công ty công trình giao thông 1 - Hà Nội

t kinh doanh, thực hiện hạch toán kinh doanh độc lập cho các doanh nghiệp. Đây là điều kiện thuận lợi để các doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả. Để xác định một cách chính xác hiệu quả kinh tế xã hội của các hoạt động sản xuất kinh doanh đòi hỏi doanh nghiệp phải thực hiện đầy đủ các khoản chi phí đã bỏ ra và doanh thu từ việc tiêu thụ sản phẩm. Trong chi phí sản xuất sản phẩm thì chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn. Khi tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh, vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất, bị tiêu hao toàn bộ và chuyển toàn bộ giá trị một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Vì vậy cần phải tính đúng, tính đủ chi phí vật liệu đã chi vào giá thành sản phẩm. Đây là yêu cầu mang tính nguyên tắc đối với các doanh nghiệp hạch toán kinh tế. Đảm bảo một mặt tiết kiệm tới mức tối đa về chi phí vật liệu, mặt khác vẫn đâm bảo được chất lượng sản phẩm. Có như vậy mới tạo nên sức mạnh cạnh tranh trong nền kinh tế thi trường. Nhận thức được vai trò của hạch toán, đặc biệt là hạch toán vật liệu tại Công ty Công trình Giao thông I Hà nội, em đã mạnh dạn tìm hiểu nghiên cứu đề tài về hạch toán vật liệu. Qua thời gian thực tập và tìm hiểu về công tác hạch toán vật liệu tại Công ty Công trình Giao thông I Hà Nội. Em nhận thấy việc hạch toán vật liệu ở công ty là tương đối phức tạp(do đặc điểm của công ty) song tương đối hoàn chỉnh. Đó là sự cố gắng rất lớn của cán bộ kế toán công ty. Tuy nhiên bên cạnh đó vẫn còn có mặt chưa hoàn thiện cần phải bổ xung và củng cố thêm. Để hoàn thành được đề tài này em đã được sự giúp đỡ nhiệt tình của các cán bộ kế toán Công ty, sự hướng dẫn tận tình của các thầy giáo, cô giáo, đặc biệt là cô giáo Đặng Thị Loan. Em xin chân thành cám ơn. Chương I Những vấn đề lý luận cơ bản về công tác hạch toán nguyên vật liệu trong các đơn vị sản xuất. I- Vai trò, đặc điểm và nhiệm vụ của vật liệu trong sản xuất kinh doanh 1.Vai trò và đặc điểm của vật liệu trong hoạt động sản xuất kinh doanh Trong doanh nghiệp sản xuất thì vật liệu chiếm một vị chí rất quan trọng, là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất(tư liệu lao động, sức lao động và đối tượng lao động), là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm. Chi phí về các loại vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm của các doanh nghiệp sản xuất. Trong quá trình sản xuất vật liệu không ngừng biến đổi cả về mặt hiện vật cũng như mặt giá trị: Về mặt hiện vật, vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất và khi tham gia vào quá trình sản xuất nó thay đổi hình thái vật chất ban đầu. Còn về mặt giá trị vật liệu được chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị sản phẩm mới được tạo ra. Ngoài ra về mặt kỹ thuật vật liệu là những tài sản vật chất tồn tại dưới nhiều dạng khác nhau, phức tạp về đặc tính lý hoá nên dễ bị tác động bởi môi trường tự nhiên như: thời tiết, khí hậu...và môi trường xung quanh. Từ đặc điểm của vật liệu cho chúng ta thấy nó có vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp 2. Nhiệm vụ của kế toán vật liệu trong doanh nghiệp. Nhà nước đã xác định nhiệm vụ của kế toán vật liệu đối với các doanh nghiệp như sau: Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản tình hình nhập xuất tồn kho vật liệu. Tính giá thực tế của vật liệu đã mua và nhập kho, kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch thu mua vật tư về các mặt: số lượng, chất lượng, chủng loại và thời hạn nhằm đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời, đúng chủng loại cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. áp dụng đúng đắn các phương pháp về kỹ thuật hach toán vật liệu, hướng dẫn kểm tra các bộ phận, đơn vị trong doanh nghiệp thực hiện đầy đủ chế độ hạch toán ban đầu về vật liệu (lập chứng từ, luân chuyển chứng từ) mở các sổ, thẻ kế toán trong phạm vi ngành kinh tế và toàn bộ nền kinh tế quốc dân. Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sử dụng vật tư, phát hiện, ngăn ngừa đề xuất những biện pháp xử lý vật tư thừa, thiếu ứ đọng và kém phẩm chất hoặc mất phẩm chất. Tính toán chính xác số lượng và giá trị vật liệu thực tế đưa vào sử dụng và tiêu hao trong quá trình sản xuất. Phân bổ chính xác giá trị vật liệu, đã tiêu hao vào các đối tượng sử dụng. II- Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu 1.Phân loại vật liệu: Trong các doanh nghiệp sản xuất, vật liệu bao gồm rất nhiều loại, nhiều thứ có vai trò công dụng và tính chất lý hoá khác nhau, thường xuyên biến động trong quá trình sản xuất. Để quản lý một cách chặt chẽ và tổ chức hạch toán chi tiết tới từng loại, từng thứ vật liệu phục vụ cho yêu cầu quản trị, doanh nghiệp cần thiết phải phân loại vật liệu theo tiêu thức phù hợp. Tuỳ theo nội dung kinh tế, chức năng của vật liệu trong hoạt động sản xuất kinh doanh mà vật liệu trong doanh nghiệp được phân chia thành các loại sau: Nguyên vật liệu chính: Nguyên vật liệu chính là đối tượng chủ yếu trong doanh nghiệp, là cơ sở vật chất chủ yếu cấu thành nên thực thể của sản phẩm mới như sắt, thép, trong các doanh nghiệp chế tạo cơ khí, bông trong các doanh nghiệp dệt kéo sợi, vải, trong các doanh nghiệp may, đất trong các doanh nghiệp sản xuất gạch... đối với bán thành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục quá trình sản xuất cũng được phản ánh vào nguyên vật liệu chính như sợi mua ngoài trong các doanh nghiệp dệt. Vật liệu phụ: cũng là đối tượng lao động, nhưng vật liệu phụ không phải là cơ sở vật chất hìng thành nên sản phẩm mới. Vật liệu phụ chỉ có tác dụng phụ trong các quá trình sản xuất sản phẩm như làm tăng chất lượng sản phẩm, làm tăng chất lượng của nguyên vật liệu chính, hoặc phục vụ cho công tác quản lý, cho việc bao sản phẩm , đóng gói sản phẩm như các loại thuốc nhuộm, sơn , dầu nhờn, dẻ lau...vv. Nhiên liệu: là loại vật liệu cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất kinh doanh. Nó từng tồn tại ở thể lỏng, thể khí, thể rắn như xăng, dầu, than, hơi đốt... Phụ tùng thay thế, sửa chữa: là những chi tiết, phụ tùng máy móc, thiết bị mà doanh nghiệp mua sắm và dự trữ nhằm mục đích cho việc sửa chữa máy móc thiết bị. Thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các loại thiết bị, phương tiện được sử dụng cho công việc xây dựng cơ bản như: thiết lập cần lắp, không cần lắp công cụ khí cụ và vật kết cấu dùng để lắp đặt các công trình xây dựng cơ bản. Phế liệu: là những vật liệu bị loại ra trong quá trình sản xuất kinh doanh của đơn vị mà nó mất toàn bộ giá trị sử dụng ban đầu như: sắt, thép vụn, gỗ vụn, gạch ngói vỡ... hoặc phế liệu thu hồi trong quá trình thanh lý tài sản cố định. Trong thực tế tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và kế toán chi tiết của từng doanh nghiệp mà trong từng loại vât liệu nêu trên lại được chia thành từng nhóm, từng thứ, từng quy cách một cách chi tiết hơn bằng cách lập và xây dựng(sổ doanh nghiệp vật tư). Sổ này được xây dựng trên cơ sở số liệu của từng loại vật tư, nhóm vật tư, thứ vật tư và quy cách vật tư. Tuỳ theo số lượng nhóm, thứ vật tư để xây dựng một, hai hoặc nhiều chữ số. Sổ danh điển vật liệu Loại nguyên vật liệu chính Ký hiệu Tên, nhãn hiệu, qui cách vật liệu Đơn vị tính Đơn giá hạch toán Ghi chú Nhóm Danh điểm vật liệu 152101 15210101 15210102 … … 152102 15210201 15210202 …. 2. Đánh giá vật liệu: Đánh giá vật liệu là việc dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị theo những nguyên tắc nhất định: 2.1. Nguyên tắc đánh giá vật liệu: Theo quy định hiện hành, kế toán nhập, xuất, tồn kho vật liệu phải phản ánh theo giá trị thực tế. Điều đó có nghĩa là khi nhập kho vật liệu phải tính toán và phản ánh theo giá trị thực tế, khi xuất kho vật liệu phải xác định giá thực tế xuất kho theo đúng phương pháp quy định. Tuy nhiên trong thực tế để đơn giản và giảm bớt khối lượng ghi chép, tính toán hàng ngày cho phép doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán để phản ánh tình hình nhập, xuất vật liệu trên các tài khoản, sổ kế toán tổng hợp theo giá thực tế. 2.2. Tác dụng của việc đánh giá: Đánh giá vật liệu theo giá thực tế: Giá thực tế nhập kho. Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp phải nhập nguyên vật liệu từ các nguồn nhập khác nhau. Do vậy giá thực tế nhập của từng trường hợp là khác nhau. Chúng ta xem xét từng trường hợp một: Đối với vật liệu mua ngoài thì trị giá vốn thực tế là giá mua thực tế(giá ghi trên hoá đơn -đối với doanh nghiệp áp dụng tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế hoặc giá mua có cả thuế nếu doanh nghiệp áp dụng phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc đối với doanh nghiệp không thuộc đối tượng tính thuế GTGT)... Giá thực tế nhập kho vật liệu tự chế biến bao gồm giá thực tế vật liệu, xuất chế biến và chi phí chế biến. Giá thực tế nhập kho của vật liệu thuê ngoài gia công chế biến là trị giá vốn thực tế xuất thuê ngoài gia công chế biến cộng các chi phí vận chuyển, bốc dỡ đến nơi thuê gia công chế biến và từ nơi đó về doanh nghiệp cộng với số tiền phải trả cho người nhận gia công chế biến. Trường hợp doanh nghiệp nhận vốn góp liên doanh của đơn vị khác bằng vật liệu,thì giá vốn thực tế nhập kho là giá do hội đồng liên doanh đánh giá. Giá thực tế của phế liệu thu hồi nhập kho có thể sử dụng là giá có thể tiêu thụ được hoặc giá ước tính. Giá thực tế xuất kho: Trong quá trình sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp phải thu mua nhập kho thường xuyên vật liệu từ nhiều nguồn khác nhau. Do vậy giá thực tế của từng lần nhập, từng đợt nhập là hoàn toàn không giống nhau. Vì thế khi xuất kho vật liệu cho các đối tượng sử dụng, kế toán cần tính chính xác giá thực tế xuất kho cho các nhu cầu, đối tượng sử dụng khác nhau theo phương pháp tính giá thực tế xuất kho đã đăng ký áp dụng trong niên độ kế toán. Để tính trị giá thực tế vật liệu xuất kho, tuỳ theo sự phù hợp của từng phương pháp đối với doanh nghiệp mà lựa chọn một trong những phương pháp sau: Tính theo giá thực tế tồn đầu kỳ: Theo phương pháp này, thì giá thực tế vật liệu xuất kho được tính trên cơ sở số lượng và đơn giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ. Giá thực tế xuất kho= số lượng xuất kho x đơn giá thực tế tồn đầu kỳ. Trong đó: Đơn giá thực tế tồn đầu kỳ = Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ Số lượng vật liệu tồn đầu kỳ Tính theo giá bình quân gia quyền: Theo phương pháp này, giá thực tế vật liệu xuất kho được xác định trên cơ sở số lượng xuất kho và đơn giá thực tế bình quân cả kỳ dự trữ. Giá thực tế xuất kho= số lượng xuất kho x đơn giá thực tế bình quân. Trong đó: Đơn giá thực tế bình quân = Giá thực tế đầu kỳ+giá thực tế nhập trong kỳ Số lượng tồn đầu kỳ+ Số lượng nhập trong kỳ Tính theo giá nhập trước – xuất trước: Theo phương pháp này trước hết ta phải xác định được đơn giá thực tế nhập kho của từng lần nhập. Sau đó giả thiết rằng hàng nào nhập kho trước thì được xuất trước. Sau đó căn cứ vào số lượng xuât kho để tính giá thực tế theo nguyên tắc sau: Số lượng xuất kho thuộc lần nhập trước được tính theo đơn giá thực tế của lần nhập trước, số xuất kho còn lại (tổng số xuất kho- số đã xuất kho thuộc lần nhập trước) được tính theo đơn giá của lần nhập tiếp theo, cứ như vậy chúng ta tính được gía trị thực tế xuất kho cần tính. Đồng thời cũng xác định được giá thực tế của vật liệu tồn cuối kỳ chính là giá thực tế của số vật liệu đã nhập kho thuộc các lần nhập sau cùng. Tính theo giá nhập sau – xuất trước: Theo phương pháp này chúng ta cũng phải xác định được giá thực tế vật liệu nhập kho từng lần nhập. Sau đó giả thiết rằng hàng nào nhập kho sau thì được nhập xuất trước. Sau đó căn cứ vào số lượng xuất kho và đơn giá thực tế xuất kho để tính giá thực tế xuất kho theo nguyên tắc sau:Tính theo đơn giá của lần nhập sau cùng đối với số lượng xuất kho của lần nhập sau cùng, số còn lại được tính theo giá thực tế của lần nhập trước đó. Từ đó xác định được giá thực tế của vật liệu tồn kho cuối kỳ lại là giá thực tế của vật liệu thuộc các lần nhập đầu kỳ. Tính theo phương pháp thực tế đích danh: Phương pháp này yêu cầu doanh nghiệp phải quản lý theo dõi vật liệu theo từng lô hàng một cách chặt chẽ. Bởi không sẽ tính giá thực tế xuất kho một cách không chính xác. Khi xuất kho vật liệu thuộc lô hàng nào thì căn cứ vào số lượng xuất kho và đơn giá thực tế nhập của lô hàng đó để tính giá thực tế xuất kho. Tuy năm phương pháp này đang được sử dụng nhưng không một phương pháp nào được coi là tốt nhất cho mọi doanh nghiệp. Bởi mỗi phương pháp có ưu điểm và nhược điểm riêng vì vậy tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh trinh độ kế toán của từng doanh nghiệp mà lựa chọn phương pháp nào cho phù hợp. Đánh giá vật liệu theo giá hạch toán: Đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn, khối lượng, chủng loại vật liệu nhiều, tình hình nhập xuất diễn ra thường xuyên hàng ngày, giá cả biến động nhiều thì việc hạch toán theo giá thực tế trở nên rất phức tạp, tốn nhiều công sức và có khi không thực hiện được. Ngay cả trong trường hợp có thể thực hiện được nhưng chi phí quá tốn kém, không hiệu quả cho công tác kế toán. Do đó cho phép sử dụng giá hạch toán để hạch toán chi tiết tình hình nhập xuất vật liệu hàng ngày. Giá hạch toán vật liệu là giá quy định thống nhất trong toàn doanh nghiệp và được sử dụng trong thời gian dài. Như vậy hàng ngày kế toán sử dụng giá hạch toán để ghi sổ chi tiết giá tri vật liệu nhập xuất. Nhưng cuối kỳ điều chỉnh giá hạch toán theo giá thực tế thông qua hệ số giá. Hệ số giá vật liệu là hệ số chênh lệch giữa giá thực tế so với giá hạch toán. Hệ số giá ký hiệu là H và được xác định như sau: H = Giá thực tế tồn đầu kỳ +giá thực tế nhập trong kỳ Giá hạch toán tồn đầu kỳ + giá hạch toán nhập trong kỳ Trên cơ sở xác định được hệ số giá chúng ta xác định giá thực tế xuất kho căn cứ vào giá hạch toán xuất kho và hệ số giá: Giá thực tế xuất kho = giá hạch toán xuất kho x hệ số giá. Ký hiệu như sau: Zttxk = GHTxk x H Việc sử dụng giá hạch toán để hạch toán vật liệu đảm bảo tính kịp thời cho công tác kế toán, giảm bớt khối lượng tính toán, tạo điều kiện để tăng cường công tác quản lý vật liệu. Việc điều chuyển giá hạch toán theo giá thực tế được thực hiện trên bảng kê số ba. Nhưng tuỳ theo yêu cầu và trình độ quản lý mà hệ số giá vật liệu có thể tính cho từng loại, từng thứ, từng nhóm vật liệu. III.Tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu: Hạch toán chi tiết vật liệu là việc ghi chép hàng ngày tình hình biến động về số lượng, giá trị, chất lượng của từng thứ, từng loại vật liệu theo từng kho của các doanh nghiệp. Hạch toán chi tiết vật liệu được tiến hành ở kho và ở phòng kế toán. Trong thực tế hiện nay, tuỳ theo điều kiện kinh doanh cụ thể, tuỳ theo yêu cầu và trình độ quản lý mà doanh nghiệp có thể áp dụng một trong ba phương pháp sau để hạch toán chi tiết vật liệu: 1.Phương pháp ghi thẻ song song: Theo phương pháp này, thì ở kho ghi chép về mặt số lượngcòn ở phòng kế toán ghi chép cả về mặt số lượng và của từng thứ vật liệu. Trình tự ghi chép được tiến hành như sau: ở kho: hàng ngày khi nhận chứng từ nhập xuất vật liệu, thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của các chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhập, thực xuất vào chứng từ và thẻ kho. Cuối ngày tính ra số tồn kho ghi vào thẻ kho. Định kỳ thủ kho gửi lên hoặc kế toán xuống kho nhận các chứng từ nhập, xuất đã được phân loại theo từng thứ. ở phòng kế toán: Kế toán mở sổ (thẻ) hạch toán chi tiết vật liệu, để ghi chép tình hình nhập, xuất tồn kho theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị. Khi nhận được các chứng từ nhập, xuất kho từ thủ kho, kế toán phải kiểm tra chứng từ ghi đơn giá và thành tiền trên chứng từ. Sau đó mới ghi vào sổ(thẻ) chi tiết vật liệu có liên quan. Cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết vật liệu và tiến hành kiểm tra đối chiếu với thẻ kho. Ngoài ra để có số lượng đối chiếu với kế toán tổng hợp cần phải tổng hợp số liệu kế toán chi tiết từ các sổ chi tiết vào bảng tổng hợp nhập –xuất- tồn theo từng loại nhóm vật liệu. Phương pháp này có ưu điểm là ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu. Nhưng lại có nhược điểm là việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán trùng lặp về chỉ tiêu số lượng, đồng thời việc kiểm tra đối chiếu không được tiến hành một cách kịp thời của kế toán. Phương pháp này được áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp có ít chủng loại vật liệu, khối lượng các nghiệp vụ(chứng từ) nhập xuất ít không thường xuyên và trình độ nghiệp vụ chuyên môn của cán bộ kế toán còn hạn chế. Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song Bảng tổng hợp nhập -xuất- tồn Số (thẻ) chi tiết vật tư Thẻ kho Phiếu xuất kho Phiếu nhập kho Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra 2.Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển: Về mặt nguyên tắc, phương pháp này cũng giống phương pháp thẻ song song. ở kho cũng theo dõi ghi chép về mặt số lượng, ở phòng kế toán ghi chép cả mặt số lượng và giá tri theo từng kho, từng loại, từng thứ vật liệu nhưng chỉ ghi một lần vào cuối tháng. Trình tự ghi chép được tiến hành như sau: ở kho: hàng ngày ghi nhận chứng từ nhập, xuất vật liệu, thủ kho kiểm tra tính hợp lý hợp lệ chứng từ rồi tiến hành ghi chép sổ thực nhập, thực xuất vào các phiếu nhập, phiếu xuất và thẻ kho. Cuối ngày tính ra số tồn kho ghi vào thẻ kho. Định kỳ thủ kho gửi lên hoặc kế toán xuống kho nhận các phiếu nhập, xuất kho đã được phân loại theo từng thứ vật liệu cho phòng kế toán. ở phòng kế toán: kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn của từng thứ vật liệu theo từng kho dùng cho cẳ năm. Sổ đối chiếu chỉ ghi mỗi tháng mỗi lần vào cuối tháng. Để có số liệu ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển kế toán phải lập trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất kho do thủ kho định kỳ gửi lên. Sổ đối chiếu luân chuyển được theo dõi cả về chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng tiến hành kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và số liệu kế toán tổng hợp. Phương pháp có ưu điểm là khối lượng ghi chép của kế toán được giảm bớt, do chỉ ghi một lần vào cuối tháng. Nhưng nhược điểm vẫn là ghi sổ trùng lặp giữa kho và kế toán về chỉ tiêu số lượng, việc kiểm tra đối chiếu của phòng kế toán được tiến hành kịp thời. Phương pháp này được áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp không có nhiều nghiệp vụ nhập, xuất, không phân công riêng hạch toán chi tiết vật liệu. Sơ đồ hạch toán chi tiết liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Bảng luỹ kế nhập Phiếu nhập kho Bảng kê nhập Bảng kê tổng hợp nhập, xuất, tồn Sổ số dư Thẻ kho Phiếu xuất kho Bảng luỹ kế xuất Bảng kê xuất Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra 3.Phương pháp sổ số dư: Theo phương pháp này, ở kho theo dõi và ghi chép về số lượng, ở phòng kế toán theo dõi và ghi chép về mặt giá trị của từng nhóm, từng thứ vật liệu. Trình tự ghi chép được thực hiện như sau: ở kho: thủ kho vẫn dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập xuất, tồn vật liệu về mặt số lượng. Cuối tháng ghi số tồn kho đã tính được trên thẻ kho( về mặt số lượng) sang sổ số dư vào cột số lượng. ở phòng kế toán: Kế toán mở sổ số dư theo từng kho dùng cho cẳ năm để ghi số tồn kho của từng nhóm, từng loại vào cuối tháng theo chỉ tiêu giá trị. Khi nhận được phiếu nhập kho, phiếu xuất kho kế toán tiến hành kiểm tra và căn cứ vào đó lập bảng kê nhập, bảng kê xuất để ghi chép tình hình nhập, xuất vật liệu hàng ngày hoặc định kỳ. Từ bảng kê nhập, bảng kê xuất kế toán lập bảng luỹ kế nhập, luỹ kế xuất, rồi từ bảng kê này kế toán lập bảng tổng hợp nhập – xuất –tồn kho theo từng nhóm, loại vật liệu theo chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng khi nhận sổ số dư do thủ kho gửi lên, kế toán căn cứ vào số nộp cuôí tháng do thủ kho tính ghi ở sổ số dư và đơn gía hạch toán để tính ra số tồn kho của từng loại, từng nhóm, từng thứ vật liệu theo chỉ tiêu giá trị để ghi vào cột số tiền ở sổ số dư. Căn cứ vào cột số tiền tồn kho cuối tháng trên sổ số dư, kế toán tiến hành kiểm tra vào cuối tháng với cột số tiền tồn kho trên bảng tổng hợp nhập - xuất tồn và số liệu của kế toán tổng hợp. Phương pháp này có ưu điểm là tránh được việc ghi chép trùng lặp giữa ở kho và ở phòng kế toán, giảm bớt khối lượng ghi sổ kế toán, công việc được tiến hành đều trong tháng. Tuy nhiên vẫn còn có những mặt hạn chế là do kế toán chỉ ghi theo chỉ tiêu giá trị nên qua số liệu kế toán không biết được có tình hình tăng, giảm của từng thứ vật liệu mà muốn biết được kế toán phải xem số liệu trên thẻ kho. Ngoài ra việc kiểm tra phát hiện sai sót nhầm lẫn giữa phòng kế toán và kho là rất khó khăn. Phương pháp này chỉ áp dụng thích hợp cho các doanh nghiệp sản xuất có khối lượng các nghiệp vụ xuất, nhập nhiều, thường xuyên, nhiều chủng loại vật liệu và đã xây dựng được hệ thống danh điểm vật tư, dùng gía hạch toán để hạch toán hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho, trình độ chuyên môn của cán bộ kế toán doanh nghiệp phải tương đối cao. Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ số dư Bảng luỹ kế nhập Bảng kê nhập Phiếu nhập kho Bảng luỹ kế xuất Bảng kê xuất Phiếu nhập kho Bảng tổng hợp nhập , xuất, tồn Sổ số dư Thẻ kho Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra IV.Tổ chức hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu Hạch toán tổng hợp vật liệu theo phương phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp kê khai thường xuyên hàng tồn kho là phương pháp ghi chép, phản ánh thường xuyên liên tục và có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho các loại vật liệu, thành phẩm, hàng hoá trên các tài khoản và sổ kế toán tổng hợp trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất. Phương pháp này đảm bảo tính chính xác tình hình luân chuyển vật tư, hàng hoá và được sử dụng trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh hàng hoá. 1.1. Tài khoản sử dụng: Tài khoản kế toán sử dụng TK 152 Nguyên liệu, vật liệu để phản ánh sự biến động của vật liệu trong các doanh nghiệp. TK152 "Nguyên liệu, vật liệu”, tài khoản này được dùng để ghi chép số hiện có, tình hình tăng giảm các loại nguyên liệu, vật liệu theo giá thực tế. Ngoài ra tài khoản 152 có thể mở thành tài khoản cấp hai, cấp ba... để kế toán theo dõi chi tiết từng loại, từng nhóm vật liệu tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Kết cấu, nội dung phản ánh của TK 152 Nguyên liệu, vật liệu Bên nợ - Trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuê ngoài gia công, nhận góp vốn liên doanh - Giá trị nguyên liệu, vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê - Giá trị phế liệu thu hồi - Kết chuyển giá trị nguyên liệu, vật liệu tồn kho cuối kỳ (theo phương pháp kiểm kê định kỳ) Bên Có - Trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu xuất kho để sản xuất, để bán, thuê ngoài gia công, chế biến hoặc góp vốn liên doanh, cổ phần. - Giá trị nguyên liệu, vật liệu trả lại, giảm giá - Giá trị nguyên liệu, vật liệu thiếu hụt khi kiểm kê - Kết chuyển giá trị nguyên liệu, vật liệu tồn kho đầu kỳ (theo phương pháp KKĐK). TK151 "Hàng mua đang đi đường”, tài khoản này được dùng để phản ánh giá trị các loại vật tư hàng hoá mà doanh nghiệp đã mua, đã chấp nhận thanh toán với người bán, nhưng chưa về nhập kho doanh nghiệp, còn đang đi trên đường và tình hình hàng đang đi đường đã về nhập kho doanh nghiệp. TK133- Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ. Tài khoản này được dùng để phản ánh số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, đã khấu trừ, còn được khấu trừ. Tài khoản này bao gồm hai tài khoản cấp 2: TK1331-Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá dịch vụ. TK1332- Thuế GTGT được khấu trừ của tài sản cố định. TK33312- Thuế GTGT hàng nhập khẩu, dùng để phản ánh thuế GTGT phải nộp, đã nộp, còn phải nộp của hàng nhập khẩu. Đối với các doanh nghiệp áp dụng tính thuế theo phương pháp trực tiếp thì không sử dụng tài khoản 133 để ghi thuế GTGT, mà số thuế này là một bộ phận cấu thành của giá vốn hàng nhập kho hoặc chi phí sản xuất kinh doanh( nếu mua hàng về giao cho đối tượng sử dụng ngay). TK331 "phải trả cho người bán”, tài khoản này được sử dụng để phản ánh quan hệ thanh toán giữa doang nghiệp với người bán, người nhận thầu về các khoản vật tư hàng hoá, lao vụ dịch vụ theo hợp đồng đã ký kết. TK331 được mở sổ chi tiết để theo dõi đến từng đối tượng cụ thể(từng người bán, người nhận thầu). TK159 "dự phòng giảm giá hàng tồn kho”, tài khoản này sử dụng để phản ánh bộ phận giá trị dự tính bị giám sút so với giá gốc của hàng tồn kho. Nhằm ghi nhận các khoản lỗ hay phí tổn có thể phát sinh nhưng chưa chắc chắn và phản ánh giá trị thực tế thuần tuý của hàng tồn kho trên các báo cáo tài chính. Tài khoản này là tài khoản điều chỉnh cho nhóm hàng tồn kho. Ngoài ra hạch toán vật liệu còn sử dụng các tài khoản liên quan khác như: TK111 "Tiền mặt” TK621 "Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp” TK112 "Tiền gửi ngân hàng” TK627 "Chi phí sản xuất chung” TK641 "Chi phí bán hàng” TK642 "Chi phí quản lý doanh nghiệp” 1.2 Phương pháp hạch toán: 1.2.1. Tăng vật liệu do mua ngoài Trường hợp mua ngoài, hàng và hoá đơn cùng về. Căn cứ vào hoá đơn mua hàng, biên bản kiểm nhận và phiếu nhập kho, kế toán ghi: Nợ TK 152 Nợ TK 133 (1331) Có TK 331, 111, 112, 141 - Trường hợp doanh nghiệp được hưởng giảm giá hàng mua (do mua nhiều do hàng kém phẩm chất, sai qui cách,do giao hàng chậm….) Nợ TK 331 Nợ TK 111, 112 Nợ TK 1388 Có TK 152 Có TK 1331 Trường hợp doanh nghiệp được hưởng chiết khấu khi mua hàng do thanh toán tiền hàng trước hạn, kế toán ghi: Nợ TK 331 Nợ TK 111, 112 Nợ TK 1388 Có TK 711 - Tăng do mua ngoài hàng về nhưng hoá đơn chưa về: nếu trong tháng vật liệu đã về nhập kho nhưng cuối tháng vẫn chưa nhận được hoá đơn kế toán sẽ ghi giá trị giá vật liệu theo giá tạm tính: Nợ TK 152 Có TK 331 Nếu cuối tháng hàng về thì ghi số tương tự như trên. Còn cuối tháng hàng chưa về thì ghi số bằng bút toán: Nợ TK 151 Nợ TK 133 (1331) Có TK 331 Tăng do mua ngoài hàng thừa so với hoá đơn Khia phát hiện thừa so với hoá đơn cần làm văn bản báo cho các bên liên quan để cùng xử lý. Nếu nhập toàn bộ Nợ TK 152 Nợ TK 1331 Có TK 331 Có TK 3381 Căn cứ vào quyết định xử lý ghi: Nếu mua lại số thừa Nợ TK 3381 Nợ TK 133 (1331) Có TK 331 Nếu trả lại cho người bán Nợ TK 338 (3381) Có TK 152 Có TK 133 (1331) Nếu thừa không rõ nguyên nhân ghi tăng thu nhập bất thường Nợ TK 338 (3381) Có TK 721 Trường hợp hàng thiếu so với hoá đơn Khi phát hiện thiếu phải làm văn bản báo cáo cho bên liên quan để cùng xử lý. Về mặt kế toán ghi: Nợ TK 152 Nợ TK 133 (1331) Nợ TK 138 (1381) Có TK 331 Khi xử lý số thiếu. Nếu người bán giao tiếp số hàng còn thiếu Nợ TK 152 Nợ TK 133 (1331) Có TK 138 (1381) Trừ vào số tiền phải trả người bán và được người bán trả lại tiền Nợ TK 331, 111, 112 Có TK 138 (1381) Nếu cá nhân làm mất phải bồi thường Nợ TK 138 (1388) Nợ TK 334 Có TK 138 (1381) Nếu thiếu không rõ nguyên nhân Nợ TK 821 Có TK 138 (1381) Trường hợp nguyên vật liệu tự chế nhập kho hoặc thuê ngoài gia công chế biến Nợ TK 152 Có TK 154 Tăng do nhận tặng thưởng, nhận vốn góp liên doanh, vốn cổ phần Nợ TK 152 Có TK 411 Tăng do vay mượn tạm thời Nợ TK 152 Có TK 336 Có TK 338 Tăng do xuất dùng không hết nhập lại kho Nợ TK 152 Có TK 621 Có TK 627 Có TK 641 Có TK 642 Tăng do đánh giá lại vật liệu Nợ TK 152 Có TK 412 Tăng do thu hồi vốn góp liên doanh Nợ TK 152 Có TK 222 Có TK 128 Tăng do phát hiện thừa qua kiểm kê Nợ TK 152 Có TK 642 Thừa không rõ nguyên nhân chờ xử lý Nợ TK 152 Có TK 338 (3381) 1.2.2. Hạch toán các nghiệp vụ giảm vật liệu Xuất dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh Nợ TK 621 Nợ TK 627 (6272) Nợ TK 642 (6412) Nợ TK 241 Có TK 152 Xuất vốn góp liên doanh Nợ TK 222 Nợ TK 128 Nợ TK 412 Có TK 152 Xuất thuê ngoài gia công chế biến Nợ TK 154 Có TK 152 Giảm do vay tạm thời Nợ TK 138 (1388) Nợ TK 136 (1368) Có TK 152 Giảm do xuất bán Nợ TK 632 Có TK 152 Đồng thời phản ánh giá bán vật liệu Nợ TK 111, 112 Nợ TK 131 Có TK 511 Có TK 3331 Giảm do phát hiện thiếu qua kiểm kê Nợ TK 642 Nợ TK 1381 Có TK 152 Sơ đồ hạch toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên (Tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ) TK 331, 111, 112 TK 331, 111, 112 TK 331, 111, 112 Tăng do mua ngoài TK 331 TK 627, 641, 642 Xuất cho chi phí SX chung, bán hàng, quản lý, XDCB Thuế VAT được khấu trừ TK 128, 222 Hàng đi đường kỳ trước TK 151 Xuất vốn góp liên doanh TK 154 TK 411 Nhận cấp phát tặng thưởng vốn góp liên doanh Xuất thuê ngoài gia công chế biến TK 1381, 642 TK 642, 3381 Thừa phát hiện khi kiểm kê Thừa phát hiện khi kiểm kê TK 412 TK 128, 222 Đánh giá tăng Đánh giá giảm Nhận lại vốn góp liên doanh Sơ đồ hạch toán vật liệu theo phương pháp kiểm kê thường xuyên (tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp) TK 621 TK 152 TK 331, 111, 112, 141, 311 Xuất để chế tạo sản phẩm Tăng do mua ngoài (Tổng giá thanh toán) TK 627, 641, 642 TK 151, 411, 222… Xuất cho nhu cầu khác ở PX, xuất phục vụ bán hàng, quản lý XDCB Vật liệu tăng do Các nguyên nhân khác 2. Hạch toán tổng vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ. Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp không theo dõi, phản ánh thường xuyên liên tục tình hình nhập xuất vật liệu, thành phẩm, hàng hoá mà chỉ phản ánh giá tri tồn đầu kỳ và tồn cuối kỳ. Cuối tháng kế toán tiến hành kiểm kê để xác định số thực tế của vật liệu, thành phẩm, hàng hoá... để ghi vào các tài khoản hàng tồn kho. Phương pháp này áp dụng thích hợp ở những doanh nghiệp có qui mô nhỏ, nhưng chủng loại vật tư nhiều, giá trị mỗi thứ thấp hoặc các doanh nghiệp bán lẻ. 2.1.Tài khoản sử dụng: Hạch toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ sử dụng, TK 611 để phản ánh giá trị thực tế của vật tư, hàng hoá mua vào và xuất dùng trong kỳ. Tài khoản này không có số dư mà được mở thành 2 tài khoản cấp hai sau: TK 611: Mua nguyên vật liệu TK 6112: Mua hàng hoá Các tài khoản 152, 151 cũng được sử dụng để phản ánh và kết chuyển giá trị thực tế vật liệu và hàng mua đang đi đường lúc đầu kỳ và cuối kỳ vào TK 611 chứ không được dùng để theo dõi tình hình nhập, xuất vật liệu. Ngoài ra theo phương pháp kiểm kê định kỳ còn sử dụng các tài khoản liên quan khác như ở phương pháp kê khai thường xuyên. 2.2. Phương pháp hạch toán tổng hợp vật liệu: Theo phương pháp kiểm kê định kỳ, hạch toán tổng hợp vật liệu không căn cứ vào phiếu xuất kho để xác định giá vật liệu xuất dùng mà căn cứ vào giá trị thự._.