Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác Kế toán nguyên vật liệu - Công cụ dụng cụ tại Công ty Xây dựng số 34

ường như quy định giá trị, quy luật cạnh tranh cùng với chính sách mở cửa của Nhà nước đòi hỏi các doanh nghiệp phải quản lý một cách hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của mình, phải tổ chức hạch toán làm sao phải tự lấy thu bù chi và có lợi nhuận. Để thực hiện yêu cầu này doanh nghiệp phải quan tâm đến tất cả các khâu trong qua trình sản xuất làm như thế nào để giảm chi phí của quá trình sản xuất xuống mức nhỏ nhất và hạ giá thành sản phẩm, một trong các yếu tố cơ bản của quá trình là chi phí vật liệu, công cụ dụng cụ, chi phí này chiếm một tỉ trọng lớn trong chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. Kế toán với chức năng công cụ quản lý phải tính toán và tổ chức quản lý như thế nào để đáp ứng được nhu cầu trên, muốn quản lý được tốt thì khâu đầu tiên phải đòi hỏi quản lý được chi phí đầu vào( chi phí nguyên vật liệu- công cụ dụng cụ ) từ đó có thể biết được tăng, giảm. Sự thiếu hụt mát mát của nguyên vật liệu- công cụ dụng cụ để điều chỉnh chi phí nguyên vật liệu- công cụ dụng cụ ở mức nhỏ nhất để không làm ảnh hưởng đến khâu đầu ra từ đó doanh nghiệp sẽ thu được lợi nhuận ở mức cao nhất. Vậy kế toán là một công cụ quản lý tính toán phản ánh chính xác kịp thời, tiết kiệm, hiệu quả vật liệu- công cụ dụng cụ về mặt số lượng chất lượng và về mặt giá trị giúp cho việc tính toán giá thành chính xác tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp ổn định sản xuất vững trog nền kinh tế thị trường hiện nay.  Trong chuyên đề này gồm 3 chương: Chương I: Cơ sở lý luận về công tác kế toán nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ trong các doanh nghiệp sản xuất Chương II: Thực trạng về công tác kế toán vật liệu - công cụ dụng cụ tại Công ty xây dựng số 34 - Thanh xuân Bắc - Hà Nội. Chương III: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật liệu - công cụ dụng cụ tại Công ty xây dựng số 34. Chương I: Cơ sở lý luận về công tác kế toán nguyên vật liệu- công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp sản xuất. I. Những vấn đề cơ bản về vật liệu- công cụ dụng cụ và sự cần thiết phải tổ chức hạch toán vật liệu- công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp. I.1. Khái niệm vật liệu và công cụ dụng cụ. * Vật liệu là những đối tượng lao động thể hiện dưới hình thái vật hóa trong quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm mới vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nghĩa là khi đưa vào sản xuất nó không còn giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu và giá trị của vật liệu được chuyển toàn bộ một lần vào giá trị sản phẩm mới tạo ra. * Khác với vật liệu, công cụ dụng cụ là những tư liệu lao động không đủ điều kiện, tiêu chuẩn quá trình về giá trị và thời giá sử dụng của tài sản cố định. Công cụ dụng cụ thường tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất nhưng vẫn giữ hình thái ban đầu, giá trị của nó hoan mòn dần và được chuyển dần vào chi phí sản xuất kinh doanh. I.2.Vai trò và đặc điểm của vật liệu, công cụ dụng cụ trong hoạt động sản xuất kinh doanh. - Vai trò của công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp sản xuất là không thể thiếu được khi tiến hành sản xuất sản phẩm, muốn tạo ra sản phẩm hoàn thiện thì phải đòi hỏi phải có công cụ dụng cụ trợ giúp thêm cho người lao động, tạo cho họ có một năng suất lao động cao. VD: Thợ làm mộc phải có cưa, có đục thì mới tạo ra được sản phẩm. Thợ xây dựng thì phải có dao, bay, xô, xẻng, dàn giáo…thì mới có thể xây dựng được. - Do vậy có công cụ dụng cụ tốt là tạo một phương tiện tốt nhất cho người lao động nhờ có công cụ dụng cụ mà người lao động có thể thể hiện tài hoa, khéo léo tạo cho sản phẩm chất lượng đẹp, hơn nữa tạo được công cụ dụng cụ tố còn dẫn tới tiết kiệm vật tư, chống lãng phí vật tư như xây trát công trình không phải phá đi làm lại hoặc rơi rớt quá nhiều nữa hoặc bê tông… - Còn vật liệu trong sản xuất kinh doanh , vật liệu được xác định ngay từ khâu chuẩn bị sản xuất, nó được xác định ngay từ các nguồn hàng cung cấp , độ dài vận chuyển, bảo quản bốc xếp và sử dụng trong sản xuất theo kế hoạch tiến độ và nhu cầu của sản xuất từ đó lập ra các kế hoạch cung cấp vật liệu cho phù hợp về quy cách phẩm chất và số lượng. - Vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất là một yếu tố không thể thiếu được vậy để quản lý sử dụng vật liệu tạo ra sản phẩm mới còn chú trong đến khâu tiết kiệm chống lãng phí như vật liệu mua về phải có bến bãi, nhà kho bảo quản vật liệu tránh trường hợp để thất thoát vật liệu sẽ làm ảnh hưởng đến lợi nhận của doanh nghiệp. - Vật liệu- công cụ dụng cụ đóng một vai trò quan trong không thể thiếu được trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, việc quản lý sử dụng vật liệu - công cụ dụng cụ phải bao gồm tổng thể các mặt từ số lượng cung cấp theo kế hoạch tiến độ về chất lượng phải được kiểm tra chặt chẽ không cho phép sự chiếu cố về chất lượng, về giá trị của vật liệu phải phù hợp với giá cả mặt bằng từng khu vực, chủng loại phải đồng bộ tránh tập kết vật liệu nhiều chủng loại. Để quản lý có hiệu quả vật liệu-công cụ dụng cụ thì có nhiều biện pháp và các hình thức phương pháp khác nhau như từ khâu thu mua thì phải tìm nguồn gần nhất để có thể giảm chi phí vận chuyển, về bảo quản vật liệu- công cụ dụng cụ phải có bãi nhà kho tránh không để thất thoát vật liệu, sắp xếp gọn gàng để xuất dùng cho sản xuất cũng như khâu hết sức quan trọng, tập kết vật liệu đến đâu thì sử dụng đến đó tránh ứ đọng vật tư tiền vốn, khi xuất dùng phải căn cứ vào định mức quy định theo thiết kế tránh nhầm lẫn chủng loại…thường xuyên theo dõi đối chiếu kế toán với thủ kho nhằm xác định thừa thiếu, phẩm chất của vật liệu, tăng cường giám sát bảo vệ không thát thoátrực tiếp mối mọt hoặc ẩm ướt vật liệu…Nhằm đảm bảo vật liệu được đáp ứng kịp thời quá trình sản xuất, tránh được sự hư hỏng lãng phí cho quá trình sản xuất. - Đặc điểm của vật liệu là chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh, toàn bộ giá trị của vật liệu được chuyển vào chi phí kinh doanh trong kỳ. Còn đặc điểm của công cụ dụng cụ là tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh, giá trị của nó hao mòn dần trong quá trình sản xuất kinh doanh nhưng do thời gian sử dụng ngắn hoặc giá trị thấp nên chưa đủ điều kiện quy định là tài sản cố định (giá trị dưới 5.000.000 đồng, thời gian sử dụng dưới một năm). I.3. Sự cần thiết phải tổ chức hạch toán vật liệu- công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp sản xuất. - Hạch toán kế toán là tất yếu trong mọi hình thái kế toán xã hội. Hạch toán gắn liền với quá trình lao động sản xuất, gắn liền với quá trình tái sản xuất xã hội, nó ra đời và phát triển cùng với sự ra đời và phát triển của xã hội loài người. - Hạch toán kế toán khoa học thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin toàn bộ hệ thống thông tin về tài sản và sự vận động của tài sản trong các đơn vị nhằm kiểm tra giám sát toàn bộ hoạt động tài chính của đơn vị đó. - Hạch toán nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp sản xuất là khâu nhỏ trong hạch toán kế toán nhưng nếu khâu đó quan trọng này thì sẽ làm ảnh hưởng đến chi phí nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ từ đó sẽ làm ảnh hưởng đến lợi nhuận của doanh nghiệp. - Nguyên vật liệu- công cụ dụng cụ là một trong 3 yếu tố chủ yếu của quá trình sản xuất sản phẩm, là cơ sở vật chất hình thành nên sản phẩm mới, nếu thiếu vật tư thì không thể tiến hành được các hoạt động sản xuất vật chất nói chung và sản xuất xây dựng nói riêng. Trong quá trình tham gia vào kinh doanh sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp vật liệu bị tiêu hao toàn bộ và chuyển giá trị một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ còn công cụ dụng cụ thì bị tiêu hao dần trong quá trình sản xuất của doanh nghiệp dẫn tới sản xuất sẽ bị ngừng trệ vì thiếu nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ. - Trong một doanh nghiệp sản xuất thì chi phí nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ chiếm một tỉ trọng rất lớn trong tổng thể chi phí sản xuất ra sản phẩm cũng như trong sản phẩm đó. Vì vậy yêu cầu đặt ra là phải quản lý thật sát sáo, chặt chẽ chi phí nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ ở mỗi khâu nhằm hạ thấp chi phí sản xuất để mang lại lợi nhuận cao cho doanh nghiệp. Vậy việc tổ chức hạch toán vật liệu - công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp sản xuất là khâu không thể thiếu được hạch toán vật liệu - công cụ dụng cụ giúp các nhà quản lý biết được tình hình tăng, giảm(nhập, xuất) và sự thiếu hụt của vật liệu - công cụ dụng cụ để có thể điều chỉnh và tìm ra nguyên nhân gây thiếu hụt nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ trong kỳ kinh doanh. I.4. Phân loai và đánh giá nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ. I.4.1. Phân loại vật liệu - công cụ dụng cụ. * Phân loại vật liệu theo vai trò và tác dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh gồm: - Nguyên vật liệu chính: Là những vật liệu mà sau quá trình gia công chế biến sẽ thành thực thể chủ yếu của sản phẩm( kể cả bán thành phẩm mua vào). - Nguyên vật liệu phụ: :Là những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất, được sử dụng kết hợp với vật liệu chính để nâng cao chất lượng, hoàn thiện sản phẩm hoặc phục vụ quản lý sản xuất, bao gói sản phẩm như( các loại dầu máy trong ngành cơ khí, chỉ khâu, thuốc nhuộm. khung áo trong ngành dệt may…). - Nhiên liệu: Là những vật liệu dùng để cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất kinh doanh ( như xăng dầu, than củi, khí đốt…). - Phụ tùng thay thế: là các chi tiết phụ tùng dùng để thay thế, sửa chữa cho máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, thiết bị quản lý… - Phế liệu: là vật liệu thu được trong quá trình sản xuất hoặc thanh lý tài sản, có thể sử dụng hoặc để bán ( phôi bào, vải vụn, sắt vụn, gạch vỡ…). - Vật liệu khác: Bao gồm các vật liệu còn lại ngoài những vật liệu kể trên( bao bì, vật đóng gói, các loại vật tư đặc chủng…). * Phân loại công cụ dụng cụ: - Theo yêu cầu quản lý ghi chép kế toán công cụ dụng cụ chia thành: + Công cụ, dụng cụ + Bao vì luân chuyển + Đồ dùng cho thuê - Theo cách thức phân bổ giá trị công cụ dụng cụ và chi phí: + Công cụ cụng cụ loại phân bổ 100%: là những công cụ dụng cụ có giá trị thấp và thời gian sử dụng ngắn. + Công cụ dụng cụ loại phân bổ nhiều lần: là những công cụ có thời gian sử dụng dài tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh và có giá trị hơn loại phân bổ 100%. Loại này được chia thành công cụ dụng cụ phân bổ 2 lần và loại trừ dần. I.4.2. Đánh giá vật liệu - công cụ dụng cụ. * Đánh giá vật liệu - công cụ dụng cụ theo: - Nguyên tắc chi phí: Theo nguyên tắc thì mọi vật liệu - công cụ dụng cụ mua vào phải được đánh giá theo giá gốc, giá gốc của vật liệu - công cụ dụng cụ là toàn bộ chi phí mua sắm, gia công chế biến, bao gồm 2 bộ phận là: giá bản thân vật liệu - công cụ dụng cụ và chi phí thu mua, chi phí gia công hoặc chi phí chế biến. - Nguyên tắc nhất quán: Theo nguyên tắc này công ty đòi hỏi phải sử dụng phương pháp kế toán thống nhất từ kỳ này sang kỳ khác, có như vậy các báo cáo tài chính của các kỳ liên tiếp mới có thể so sánh được với nhau được. Đối với nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ thì nguyên tắc nhất quán đòi hỏi các doanh nghiệp sử dụng tính giá nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ liên tục kỳ này sang kỳ khác, có như vậy người đọc báo cáo tài chính của công ty mới so sánh, mới có ý nghĩa, dựa trên số liệu trên các báo cáo tài chính của doanh nghiệp từ nam này sang năm khác. * Đánh giá vật liệu - công cụ dụng cụ theo quy định hiện hành: - Đánh giá nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ là dùng thước đo tiền tệ để xác định trị giá của chúng theo những nguyên tắc nhất định. Về nguyên tắc kế toán nhập, xuất, tồn kho vật liệu - công cụ dụng cụ phải phản ánh theo giá thực tế. + Đánh giá vật liệu - công cụ dụng cụ theo giá thực tế: Trong hạch toán kế toán vật liệu - công cụ dụng cụ ( được gọi chung là vật tư) được đánh theo giá thực tế. Đối với vật tư mua ngoài giá thực tế được xác định theo công thức. Giá mua theo Chi phí Các khoản giảm Giá thực tế vật tư = hoá đơn của + thu mua - giá hàng mua người bán thực tế được hưởng Đối với vật tư sản xuất: giá thực tế là giá thành sản xuất. Đối với vật tư thuê ngoài gia công chế biến: giá thực tế là giá vật tư sản xuất, cho gia công chế biến và các chi phí liên quan( thuê ngoài gia công, bốc dỡ, vận chuyển, hao hụt định mức… ). Đối với vật tư nhận góp vốn liên doanh: giá thực tế là giá trị thoả thuận giữa các bên liên doanh và chi phí tiếp nhận ( nếu có). Đối với phế liệu: giá thực tế là giá ước tính có thể sử dụng được hoặc gía trị thu hồi tối thiểu. Đối với vật tư được tặng, biếu…giá thực tế là giá của vật tư tương đương trên thị trường và các chi phí tiếp nhận(nếu có). + Phương pháp tính giá thực tế vật tư xuất dùng: Phương pháp tính theo đơn giá thực tế vật tư tồn đầu kỳ: x Công thức: Trị giá vật Số lương vật Đơn giá mua thực tế tư xuất kho tư xuất kho vật tư tồn đầu kỳ Phương pháp cân đối: theo phương pháp này giá thực tế hàng tồn cuối kỳ được xác định theo giá mua lần cuối. x Công thức: Trị giá mua thực tế Số lượng vật Đơn giá mua vật tư tồn đầu kỳ tư xuất kho lần cuối Dùng quan hệ cân đối tình trị giá mua vật tư xuất dùng: Trị giá thực tế Trị giá mua Trị giá thực tế Giá thực mua vật tư = thực tế vật tư + vật tư nhập - tế vật tư xuất dùng tồn đầu kỳ trong kỳ cuối kỳ Sau khi tính giá mua thực thực tế vật tư xuất dùng sẽ xác định chi phí thu mua phân bổ cho vật tư xuất dùnh để tính trị giá thực tế vật tư xuất dùng. Chi phí thu mua phân Chi phí thu mua Trị giá x Chi phí thu mua bổ cho vật tư đầu kỳ phát sinh trong kỳ mua của phân bổ cho vật = vật tư + tư xuất dùng Trị giá mua vật Trị giá mua vật tư xuất dùng tư tồn đầu kỳ nhập trong kỳ + Trị giá vốn vật Trị giá mua vật Chi phí thu mua phân bổ tư xuất dùng tư xuất dùng cho vật tư xuất dùng Phương pháp nhập trước xuất trước: Phương pháp này giả định số vật tư nào nhập kho trước, vật tư xuất dùng thuộc lô nào thì lấy giá của lô đó để tính trị giá vật tư xuất dùng. Phương pháp tính giá đích danh: theo phương pháp này căn cứ vào số lượng xuất kho và đơn giá nhập kho của lô hàng xuất để tính trị giá vật tư xuất dùng. Tính theo đơn giá bình quân của vật tư luân chuyển trong kỳ. + Trị giá thực tế vật Trị giá thực tế vật = Đơn giá tư tồn đầu kỳ tư nhập trong kỳ bình quân Số lượng vật tư tồn đầu kỳ + Số lượng vật tư nhập trong kỳ x Trị giá vật tư Số lượng vật tư Đơn giá xuất dùng xuất dùng bình quân + Phương pháp đánh giá vật tư theo giá hạch toán: Theo phương pháp này, toàn bộ vật tư biến động trong kỳ được tính theo giá hạch toán ( giá kế hoạch hoặc một loại giá ổn định bất kỳ trong kỳ kế toán ). Cuối kỳ kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế theo hệ số giá vật tư. + Trị giá thực tế vật Trị gía thực tế vật Hệ số giá tư tồn đầu kỳ tư nhập trong kỳ + vật tư Trị giá hạch toán vật Trị giá hạch toán vật tư tồn đầu kỳ tư nhập trong kỳ Sau đó tính giá thực tế vật tư xuất dùng trong kỳ theo công thức: x Giá trị thực tế Trị giá hạch toán Hệ số giá vật tư xuất dùng vật tư xuất dùng vật tư I.5. Tổ chức công tác hạch toán kế toán vật liệu - công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp. * Tổ chức công tác kế toán vật liệu - công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp. - Quản lý vật liệu -công cụ dụng cụ là một yếu tố khách quan của nền sản xuất xã hội. Tuy nhiên do trình độ sản xuất khác nhau nên phạm vi mức độ phương pháp quản lý cũng khác nhau. Công tác quản lý vật liệu - công cụ dụng cụ nhiệm vụ của tất cả mọi người nhằm vời sự tiêu hao ít nhất nhưng thu được hiệu quả cao nhất. Do vậy công tác quản lý vật liệu - công cụ dụng cụ và sử dụng chúng một cách hợp lý và tiết kiệm là kế hoạch đang được ngày càng coi trọng. - Xuất phát từ vai trò đặc điểm của vật liệu - công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh đòi hỏi doanh nghiệp phải có sự quản lý chặt chẽ từ khâu mua - bảo quản - sử dụng - dự trữ. - Vật liệu - công cụ dụng cụ là tài sản dự trữ cho quá trình sản xuất kinh doanh , vật liệu thường xuyên biến động về giá cả vì vậy để đáp ứng kịp thời cho quá trình sản xuất chế tạo sản phẩm và nhu cầu khác trong doanh nghiệp, đòi hỏi khâu thu mua phải có sự nhạy bén từ đó để quản lý tốt về khối lượng, chất lượng, quy cách chủng loại, giá mua, chi phí thu mua cũng như kế hoạch thu mua phải theo đúng tiến độ, thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. - Việc tổ chức tốt kho tàng, bến bãi để quản lý vật liệu - công cụ dụng cụ cũng là một khâu rất quan trọng vì nếu tổ chức tốt sẽ tránh được mất mát thiết hụt vật liệu - công cụ dụng cụ không rõ nguyên nhân. - Tóm lại việc tổ chức quản lý vật liệu - công cụ dụng cụ từ khâu thu mua - bảo quản - dự trữ và sử dụng vật liệu - công cụ dụng cụ là một trong những nội dung rất quan trọng trong công tác quản lý doanh nghiệp, luôn là vấn đề các nhà quản lý quan tâm. Do vậy để đáp ứng được yêu cầu quản lý xuất phát tư đặc điểm, yêu cầu của việc quản lý vật tư thì kế toán vật liệu - công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp cần phải: phân loại và đáng giá vật liệu - công cụ dụng cụ. * Nhiệm vụ của công tác hạch toán vật liệu - công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp: - Tổ chức đánh giá, phân loại vật liệu - công cụ dụng cụ phải phù hợp với nguyên tắc yêu cầu quản lý thống nhất của Nhà nước và yêu cầu quản trị kinh doanh trong doanh nghiệp. - Tổ chức chứng từ , sổ kế toán phải phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho của doanh nghiệp để ghi chép, phân loại, tổng hợp số liệu về tình hình thực hiện có sự biến động tăng, giảm của vật liệu - công cụ dụng cụ trong quá trình sản xuất kinh doanh, cung cấp kịp thời số liệu để tổng hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. - Thực hiện phân tích, đánh giá tình hình thực kế hoạch thu mua, tình hình sử dụng vật liệu - công cụ dụng cụ trong quá trình sản xuất kinh doanh. II. Tổ chức hạch toán kế toán tổng hợp vật liệu - công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp sản xuất. II.1.Kế toán tổng hợp vật liệu công cụ dụng cụ theo phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp ghi chép phản ánh thường xuyên liên tục tình hình nhập, xuất, tồn kho của các loại vật liệu - công cụ dụng cụ trên các tài khoản và sổ kế toán tổng hợp khi có chứng từ nhập, xuất, của vật liệu - công cụ dụng cụ. Phương pháp kê khai thường xuyên hàng tồn kho được áp dụng rông rãi cho mọi loại hình doanh nghiệp có quy mô lớn, nhỏ khác nhau Tài khoản sử dụng: - Sử dụng tài khoản 152 “ Nguyên liệu - vật liệu” . Tài khoản này phản ánh số liệu hiện có và tình hình tăng, giảm nguyên vật liệu trong kỳ theo giá thực tế. Kết cấu: 152 Phát sinh: phản ánh số phát sinh tăng giá phản ánh số phát sinh giảm trị giá thực tế cuả nguyên vật liệu giá thực tế của nguyên vật liệu ( mua, tự sản xuất, đánh giá tăng (xuất dùng, thiếu hụt) phát hiện thừa) Dư nợ: phản ánh giá trị thực tế của vật liệu hiện có ( tồn kho) Tài khoản 152 có thể mở thành các tài khoản cấp 2, cấp 3 để kế toán chi tiết theo từng loại, nhóm vật liệu tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. - Sử dụng tài khoản 153 “ Công cụ, dụng cụ”. Tài khoản này dùng để phản ánh nhập, xuất, tồn kho của các loại công cụ dụng cụ. Kết cấu: TK:153 Phát sinh: phản ánh số phát sinh phản ánh số phát sinh giảm trị tăng trị giá thực tế của công cụ giá thực tế của công cụ dung cụ dụng cụ(mua, tự sản xuất , đánh giá ( xuất dùng, đánh giá, thiếu hụt tăng, phát hiện thừa…) …) Dư nơ: phản ánh trị giá thực tế của công cụ dụng cụ hiện có(tồn kho) - Sử dụng tài khoản 331 “ Phải trả người bán”. Tài khoản này dùng để theo dõi tình hình thanh toán các khoản nợ phải trả cho người cung cấp về lao vụ, dịch vụ, vật tư hàng hoá, tài sản cố định, người nhận thầu xây dựng cơ bản. Kết cấu: TK:331 Phát sinh: - phản ánh số tiền trả Tổng số tiền phải thanh toán trả trước cho người bán. người bán về mua vật tư , hàng - Các khoản chiết khấu, giảm giá, hoá, dịch vụ …. hàng mua trả lại được người bán - Số tiền trả thừa người bán trả lại chấp nhận trừ vào nợ phải trả. - Các nghiệp vụ phát sinh tăng - các nghiệp vụ phát sinh giảm nợ phải trả khác. nợ phải trả khác. Dư nợ: Tiền ứng trước, trả thừa cho Dư có: Số còn phải trả cho người khách cung cấp Ngoài những tài khoản trên kế toán còn sử dụng các tài khoản khác có liên quan như: TK: 111, 112, 141, 128, 222, 241, 411, 627, 641, 642 -Sử dụng tài khoản 151: ”Hàng mua đang đi đường” Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị các loại vật tư hàng hoá mà doanh nghiệp đã mua, đã chấp nhận thanh toán với người bán, nhưng chưa về nhập kho và tình hình hàng đang đi đường đã về nhập kho. - Sử dụng TK: 133 “ Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ”. TK:133 Phát sinh: - Thuế giá trị gia tăng - Thuế giá trị gia tăng đầu vào đầu vào trong tháng. được khấu trừ. - Các nghiệp vụ làm giảm thuế giá trị gia tăng được khấu trừ. Dư nợ: Thuế giá trị gia tăng còn được khấu trừ, được hoàn lại nhưng chưa nhận. II.2. Phương pháp kế toán vật tư. Căn cứ để kế toán sự biến động của vật tư là các hoá đơn bán hàng, hoá đơn giá trị gia tăng, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu vật tư hạn mức… * Kế toán tăng vật tư: - Trường hợp mua vật tư , hàng hoá và hoá đơn cùng về căn cứ phiếu nhập kho, kế toán ghi: Nợ 152: - Giá trị thực tế nhập kho. Nợ 133: - Thuế giá trị gia tăng đầu vào. Có 111, 112, 331… - Tổng số tiền thanh toán -Trường hợp mua vật tư, hàng hoá về nhập kho nhưng cuối tháng vẫn chưa nhận được hoá đơn kế toán ghi giá trị vật liệu –công cụ dụng cụ nhập kho theo giá tạm tính ,kế toán ghi : Nợ 152 ,153 Có 331 : - Theo giá tạm tính Khi nhận được hoá đơn kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh giá tạm tính theo giá thực tế ghi trên hoá đơn theo số chênh lệch giữa giá ghi trên hoá đơn với giá tạm tính : Nếu giá ghi trên hoá đơn > giá tạm tính , kế toán ghi : Nợ 152 ,153 Có 331 : - Phần chênh lệch Nếu giá ghi trên hoá đơn < giá tạm tính , kế toán ghi : Nợ 331 Có 152, 153: - Phần chênh lệch . -Trường hợp hàng đang đi đường : Nếu trong tháng nhận được hoá đơn mà cuối tháng hàng vẫn chưa về nhập kho , kế toán ghi : Nợ 151: - Giá trị thực tế của hàng đang đi đường Nợ 133 : - Thuế GTGT đầu vào Có 111 ,112,141,331: - Tổng số tiền thanh toán Khi hàng về nhập kho hoặc chuyển thẳng cho các bộ phận sản xuất hay chuyển cho khách hàng , kế toán ghi Nợ 157, 152,153, 621,627,641,642,632 Có 151: -Giá trị thực tế của hàng đang đi đường . Các chi phí có liên quan đến mua nguyên vật liệu – công cụ dụng cụ như :vận chuyển ,bốc rỡ ,kế toán ghi : Nợ 152,153: -Giá trị thực tế . Nợ 133 : - Thúê GTGT đầu vào Có 111,112,331: -Tổng giá trị thanh toán -Trường hợp kiểm kê phát hiện thừa : +Nếu xác định số vật liệu - công cụ dụng cụ thừa là của doanh nghiệp nhưng còn chờ giảI quyết , kế toán ghi : Nợ 152,153 Có 338: -Giá trị tài sản thừa chờ giải quyết Khi có quyết định xử lý phảI tuỳ thuộc vào từng trường hợp kế toán ghi giảm chi phí hay tính vào thu nhập bất thường Nợ 338: -Giá trị tài sản thừa chờ giải quyết Có 621,627,641,721 + Nếu quyết định xử lý ngay thì không cần phải phản ánh qua TK338 mà ghi thẳng như sau : Nợ 152,153 Có 621,627,641: -Giá trị tài sản thừa + Nếu vật liệu – công cụ dụng cụ thừa không phải của doanh ngiệp thì kế toán phản ánh giá trị vật liệu –công cụ dụng cụ thừa vào tài khoản 002 “ Vật tư ,hàng hoá nhận giữ hộ “ - Trường hợp doanh nghiệp được hưởng chiết khấu hàng mua, kế toán ghi: Nợ: 331(111, 112, 138…) Có: 711 - Số chiết khấu được hưởng. - Nhập vật liệu thuê ngoài gia công, tự chế, kế toán ghi: Nợ 152,153: Có 154: - Giá thành thực tế vật tư nhập kho. - Nhập vật tư nhận góp vốn liên doanh, kế toán ghi: Nợ: 152, 153 Có 411 - Giá trị thoả thuận giữa các bên liên doanh - Nhập lại vật tư xuất kho, bán hàng, quản lý doanh nghiệp … không dùng hết, kế toán ghi: Nợ: 153,153 Có:621, 627, 641, 642 - Giá trị thực tế nhập kho. - Trường hợp doanh nghiệp được giảm giá hàng mua, kế toán ghi: Nợ 111, 112,138, 331 - Tổng số thu hồi từ giảm giá hàng Có 152, 153 - Trị giá vật tư giảm giá. Có 133 - Thuế GTGT tương ứng với giá trị giảm giá. - Trường hợp trả lại hàng cho người bán, kế toán ghi: Nợ 111, 112, 138, 311… - Số tiền thu hồi do trả lại hàng mua. Có 152, 153 - Giá trị vật tư trả lại người bán. Có 133 - Thuế GTGT tương ứng với hàng trả lại. * Kế toán giảm nguyên vật liệu: - Xuất nguyên vật liệu cho sản xuất sản phẩm, kế toán ghi: Nợ 621 Có 152 - Giá trị thực tế xuất dùng. - Xuất nguyên vật liệu cho quản lý phân xưởng, kế toán ghi: Nợ 627 Có 152 - Giá trị thực tế xuất dùng. - Xuất nguyên vật liệu cho bộ phận bán hàng, quản lý doanh nghiệp, kế toán ghi: Nợ 641, 642 Có 152 -Giá trị thực tế xuất dùng. - Xuất nguyên vật liệu cho xây dựng cơ bản, kế toán ghi: Nợ 241 Có 152 - Giá trị thực tế xuất dùng. - Xuất nguyên vật liệu góp vốn liên doanh căn cứ vào giá trị vật liệu do các bên tham gia liên doanh đánh giá, kế toán ghi: Nợ 128, 222 - Giá trị thoả thuận giữa các bên liên doanh. Nợ( Có ) 412 - Chênh lệch giữa giá trị thực tế xuất kho và giá trị đánh giá. Có 152 - Giá trị thực tế xuất kho. - Xuất nguyên vật liệu thuê ngoài gia công, chế biến, kế toán ghi: Nợ 154 Có 152 - Giá trị thực tế xuất dùng. - Xuất nguyên vật liệu tiêu thụ, phản ánh giá vốn hàng tiêu thụ, kế toán ghi: Nơ 632 Có 152 - Giá trị thực tế xuất dùng. - Xuất nguyên vật liệu gửi bán, kế toán ghi: Nợ 157 Có 152 - Giá trị thực tế xuất kho. - Nguyên vật liệu thiếu hụt chưa rõ nguyên nhân, đánh giá giảm, hao hụt trong định mức, kế toán ghi: Nợ 138, 412, 642 Có 152 - Giá trị thực tế giảm, chênh lệch đánh giá giảm. - Nguyên vật liệu thiếu hụt trong định mức đã rõ nguyên nhân thì tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp: Nợ 642: Có 152: -Giá trị thực tế giảm - Nguyên vật liệu thiếu hụt ngoài định mức đã rõ nguyên nhân, do người chịu trách nhiệm gây lên: Nợ 111,138,334,642 Có 152: -Giá trị thực tế giảm * Sơ đồ kế toán nguyên vật liệu TK: 152 TK:111, 112, 141, 331 TK: 621 NVL tăng do mua ngoài Xuất chế tạo sản phẩm VAT đầu vào P2 trực tiếp TK:133 TK:627, 641, 642 P2 khấu trừ Xuất cho QLPX, BPBH, BPQL TK:154 TK:222 NVL nhập từ GC, tự chế… Xuất góp vốn LD TK:241 TK:411 Xuất cho XDCB Nhận cấp phát, tặng thưởng Nhận góp vốn liên doanh TK: 632, 157 Xuất bán, xuất gửi bán * Kế toán xuất dùng công cụ, dụng cụ: - Đối với công cụ dụng cụ phân bổ 1 lần khi xuất hàng tính toàn bộ giá trị công cụ dụng cụ vào chi phí, kế toán ghi: + Nếu xuất cho phân xưởng sản xuất: Nợ 627 Có 153 - Giá trị thực tế xuất dùng + Nếu xuất cho bộ phân bán hàng, quản lý doanh nghiệp: Nợ 641, 642 Có 153 - Giá trị thực tế xuất dùng. - Đối với công cụ dụng cụ phân bổ nhiền lần: Khi đưa vào sử dụng phải tình giá trị phân bổ vào chi phí sản xuất kinh doanh của các kỳ, khi báo hỏng công cụ dụng cụ thì phân bổ hết số còn lại vào chi phí sản xuất kinh doanh của kỳ báo hỏng. Công thức: Trị giá một lần phân Giá trị thực tế công cụ dụng cụ xuất dùng bổ lần đầu vào chi phí Số lần phân bổ + Khi xuất dùng công cụ dụng cụ cho phân xưởng sản xuất, bộ phận bán hàng, quản lý doanh nghiệp, kế toán phản ánh giá trị phân bổ lần đầu vào chi phí sản xuất, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp Nợ 627, 641, 642 Có 153 - Giá trị phân bổ 1 lần. Đồng thời phản ánh giá trị chưa phân bổ của công cụ dụng cụ vào chi phí chờ kết chuyển để phân bổ vào chi phí các kỳ sau, kế toán ghi: Nợ 142 Có 153 - Giá trị chưa phân bổ. + Khi phân bổ vào chi phí các kỳ tiếp theo, kế toán ghi: Nợ 627, 641, 642 Có 142 - Giá trị phân bổ 1 lần. * Sơ đồ kế toán công cụ dụng cụ: TK: 153 TK: 111, 112, 331 TK: 627, 641, 642 Mua công cụ dụng cụ Xuất kho SX, BH, QLDN CCDC dùng 1 lần Thuế GTGT đầu vào Xuất dùng phân bổ lần đầu P2 trực tiếp ( PB nhiều lần) TK:142 TK:133 Chưa phân bổ PB dần P2khấu trừ vào CP III. Tổ chức hệ thống sổ kế toán để hạch toán tổng hợp vật liệu - công cụ dụng cụ. Quá trình hạch toán nghiệp vụ bao giờ cũng xuất phát từ chứng từ gốc và kết thúc bằng báo cáo kế toán thông qua việc ghi chép, theo dõi , định khoản, tính toán và sử lý số liệu trên các sổ sách kế toán từ các bảng kê, các báo biểu liên quan người ta lập trên các sổ kế toán tổng hợp vật liệu - công cụ dụng cụ tuỳ thuộc vào hình thức kế toán mà doanh nghiệp đang áp dụng. Hiện nay có 4 hình thức sổ kế toán tổng hợp mà các doanh nghiệp có thể lưa chọn. - Hình thức nhật ký sổ cái. - Hình thức chứng từ ghi sổ. - Hình thức nhật ký chứng từ . - Hình thức nhật ký chung. III.1. Hình thức sổ kế toán nhật ký chứng từ. - Kế toán tổng hợp nhập , xuất vật liệu được thực hiện trên nhiều sổ sách kế toán gồm: Nhật ký chứng từ , Bảng kê, Sổ cái, Sổ kế toán chi tiết. - Nhật ký chứng từ số 6 phản ánh hàng mua đang đi đường đầu tháng đã về nhập kho của doanh nghiệp trong tháng, những nghiệp vụ kiểm kê phát sinh liên quan đến bên có tài khoản 151 được phản ánh trên Nhật ký chứng từ số 6. Cuối tháng cộng sổ ghi vào bảng kê số 3: ” Bảng tính giá trị thực tế nguyên vật liệu- công cụ dụng cụ”. Những nghiệp vụ kiểm kê phát sinh liên quan đến bên tài khoản 331 và bên nợ tài khoản 331 được phản ánh vào sổ chi tiết tài khoản 331 “ sổ chi tiết thanh toán với người bán”. Cuối tháng ghi chuyển số liệu từ tài khoản 331 vào Nhật ký chứng từ số 5. Khi xuất dùng vật liệu thì giá trị của vật liệu được phản ánh vào bảng phân bổ nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ ( Bảng số 2), giá trị của vật liệu xuất kho được phản ánh theo từng đối tượng sử dụng, số liệu ở Bảng kê số 2 được dùng làm cơ sở để ghi vào Bảng kê số 4: “ Tập hợp chi phí sản xuất theo phân xưởng ( 154, 631, 621, 622, 627)”, Bảng kê số 5 “ tập hợp chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí đầu tư xây dựng cơ bản( 641, 642, 241)” ngoài ra còn dùng để ghi vào bảng kê số 7 và là cơ sở để ghi vào bảng kê, số chứng từ và nhật ký chứng từ có ghi số phát sinh. III.2. Hình thức sổ kế toán nhật ký chung. Hàng ngày khi có các nghiệp vụ kiểm kê phát sinh ( chứng từ nhập xuất).Kế toán ghi sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian. Bên cạnh đó thực hiện phản ánh theo quan hệ đơn vị tài khoản để phục vụ việc ghi sổ các. III.3. Hình thức sổ kế toán nhật ký sổ cái. Từ chứng từ gốc kế toán lậ._.