Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức tại Công ty phát hành báo chí Trung ương

.3. Mô hình tổ chức bộ phận theo địa dư…………………9 2.2.4. Mô hình tổ chức bộ phận theo đối tượng khách hàng..10 2.2.5. Mô hình tổ chức bộ phận theo đơn vị chiến lược…….11 2.2.6. Mô hình tổ chức ma trận ……………………...……..20 2.2.7 Mô hình tổ chức bộ phận theo các dịch vụ hỗ trợ……22 2.2.8. Mô hình tổ chức bộ phận theo quá trình ………….…23 2.3. Mối quan hệ quyền hạn trong tổ chức…………………….. 24 2.4. Cấp quản lý và tầm quản lý...........…………………………..26 2.5. Phân bổ quyền hạn giữa các cấp quản lý……..........…….…27 2.6. Sự phối hợp các bộ phận ………………………..…………...27 II. Các yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức………………………..28 1. Chiến lược………………………………………………………...28 2. Quy mô của tổ chức và mức độ phức tạp trong hoạt động.............28 3. Công nghệ………………………………………………………...28 4. Thái độ của người lãnh đạo và năng lực của đội ngũ nhân lực…28 5. Môi trường………………………………………………………..29 Chương II: Thực trạng cơ cấu tổ chức tại Công ty Phát hành báo chí Trung ương…………………………………………………...30 I. Giới thiệu tổng quan về Công ty…………………………………...30 1. Tên Công ty………………………………………………………30 2. Lĩnh vực hoạt động kinh doanh…………………………………..30 3. Tiềm năng về vốn, lao động…………………………………........31 4. Quá trình hình thành và phát triển……………………………......34 5. Chức năng, nhiệm vụ của Công ty……………………………......35 6. Cơ cấu tổ chức……………………………………………………39 II. Thực trạng cơ cấu tổ chức của Công ty Phát hành báo chí Trung ương……………………………………………..…………….…………...45 1. Đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức của Công ty…………………45 2. Ưu điểm và nhược điểm của mô hình tổ chức, nguyên nhân….....55 2.1. Ưu điểm………………………...………………………………55 2.2. Nhược điểm và nguyên nhân…………………..……………...58 Chương III: Những kiến nghị nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức tại Công ty Phát hành Báo chí trung ương……………………....61 1. Sự cần thiết và phương hướng hoàn thiện mô hình cơ cấu tổ chức của Công ty trong thời gian tới……........................……………………….......61 2. Kiến nghị nhằm hoàn thiện mô hình tổ chức của Công ty Phát hành Báo chí Trung ương…………………………………………………….….62 3. Một số điều kiện cần thiết đảm bảo sự thành công trong việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty PHBCTW.................................................69 Kết luận…………………………………………………….….……72 Tài liệu tham khảo……….………………. ……………….….….73 LỜI MỞ ĐẦU Năm 2006 là năm đầu tiên thực hiện nghị quyết đại hội Đảng lần thứ X, năm đầu thực hiện kế hoạch 5 năm giai đoạn 2006-2010; là năm Hiệp định Thương mại Việt Mỹ sẽ đi vào thực hiện và Việt Nam phấn đấu ra nhập Tổ chức Thương mại thế giới WTO. Năm 2006 cũng là năm Tổng Công ty Bưu chính-Viễn thông Việt Nam chuyển sang hoạt động theo mô hình Tập đoàn Bưu chính-Viễn thông Việt Nam. Như vậy, môi trường kinh doanh, môi trường pháp lý sẽ có nhiều nhân tố mới: sức ép giảm giá quốc tế, xu hướng giảm cước các dịch vụ Bưu chính, Viễn thông. Việc mở rộng thị trường và thu hút khách hàng của các doanh nghiệp Bưu chính, Viễn thông sẽ diễn ra nhanh hơn, mạnh hơn trong sự cạnh tranh gay gắt, quyết liệt, tác động đến tình hình sản xuất, kinh doanh của Tổng Công ty Bưu chính-Viễn thông nói chung cũng như của Công ty Phát hành báo chí Trung ương nói riêng. Là một đơn vị trung tâm đầu mối của ngành Bưu chính trong công tác phát hành báo chí, Công ty Phát hành báo chí Trung ương luôn nhận thức rõ vai trò và trách nhiệm to lớn của mình. Do đó, những người làm công tác phát hành báo chí luôn nêu cao tinh thần trách nhiệm và không ngừng trau dồi kiến thức để đáp ứng những yêu cầu trong tình hình mới. Trong bối cảnh Tập đoàn Bưu chính-Viễn thông Việt Nam đi vào hoạt động, Công ty Phát hành Báo chí Trung ương sẽ có vai trò là chủ dịch vụ phát hành báo chí. Với nhiều cơ hội và thách thức trong quá trình phát triển, Công ty Phát hành báo chí Trung ương cần kiện toàn lại cơ cấu bộ máy tổ chức. Muốn phát triển ngày càng lớn mạnh, Công ty phải có bộ máy tổ chức có trình độ, cơ cấu gọn nhẹ, mềm dẻo, linh hoạt để phù hợp với điều kiện hội nhập. Sau một thời gian thực tập tại Công ty Phát hành Báo chí Trung ương, qua nghiên cứu thực tế hoạt động sản xuất và bộ máy tổ chức của Công ty, em xin mạnh dạn chọn đề tài luận văn tốt nghiệp của mình là “Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức tại Công ty Phát hành Báo chí Trung ương” . Bố cục bài viết gồm 3 phần, mỗi phần là một chương và được trình bày như sau: Chương I: Lý luận chung về cơ cấu tổ chức. Chương II: Thực trạng cơ cấu tổ chức tại Công ty Phát hành Báo chí Trung ương. Chương III: Những kiến nghị nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức tại Công ty Phát hành Báo chí Trung ương. Trong thời gian thực tập tại Công ty, em đã nhận được sự giúp đỡ của cô giáo Th.S Nguyễn Thị Lệ Thuý, Ban Giám Đốc Công ty, phòng Tổ chức-Nhân sự-Hành chính và các cô chú, anh chị trong Công ty. Em xin chân thành cảm ơn! CHƯƠNG I: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC. I. Cơ cấu tổ chức. 1. Khái niệm. Cơ cấu tổ chức chính thức là tổng hợp các bộ phận ( đơn vị và cá nhân) có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hoá, có những nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm nhất định, được bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau nhằm thực hiện các hoạt động của tổ chức và tiến tới các mục tiêu đã xác định. TS Đoàn Thị Thu Hà - TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền – Giáo trình Khoa học Quản lý tập 2 – NXB Khoa học và Kỹ thuật Hà Nội – 2002 – Trang 7. Cơ cấu tổ chức thể hiện cách thức phân công hoạt động của tổ chức giữa các phân hệ, bộ phận và cá nhân. Cơ cấu tổ chức còn thể hiện mối tương quan giữa các hoạt động cụ thể; những nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm gắn liền với các cá nhân, bộ phận, phân hệ của tổ chức và tương quan giữa các mối quan hệ quyền lực bên trong tổ chức. 2. Các thuộc tính cơ bản của cơ cấu tổ chức. Theo tác giả Đoàn Thị Thu Hà và Nguyễn Thị Ngọc Huyền (2002), khi xem xét một tổ chức thì các yếu tố cơ bản thường được quan tâm và đề cấp đến bao gồm: (1) chuyên môn hoá công việc, (2) phân chia tổ chức theo phương thức hình thành các bộ phận, (3) thuộc tính về mối quan hệ quyền hạn, (4) thuộc tính về cấp quản lý và tầm quản lý, (5) tập trung và phân quyền trong quản lý, và (6) sự phối hợp giữa các bộ phận, phân hệ của cơ cấu. Sau đây chúng ta sẽ đi vào xem xét cụ thể từng yếu tố thuộc tính cơ bản của tổ chức. 2.1. Chuyên môn hoá công việc. Chuyên môn hoá sẽ phân chia công việc ra thành nhiều việc nhỏ, đơn giản, độc lập, nhờ vậy mà mỗi người sẽ dễ dàng chọn cho mình một công việc phù hợp để thực hiện và nhờ đó năng suất lao động được tăng lên rõ rệt. Bên cạnh đó, chuyên môn hoá cũng có những nhược điểm, đó là sự nhàm chán của người lao động đối với những công việc nhỏ lẻ, tách rời nhau, sự đối địch giữa người lao động. 2.2. Các phương thức hình thành bộ phận. Các bộ phận trong tổ chức thường mang tính độc lập tương đối, mỗi bộ phận thực hiện những hoạt động nhất định. Cơ cấu của tổ chức thể hiện cách thức hợp nhóm tạo nên các bộ phận, phản ánh quá trình chuyên môn hoá và quản lý tổ chức theo chiều ngang. Việc hợp nhóm các hoạt động tạo điều kiện cho việc mở rộng số thuộc cấp có thể quản lý và mở rộng hoạt động tổ chức. Trên thực tế, các bộ phận trong tổ chức được hình thành dựa trên những tiêu chí khác nhau, tạo ra các mô hình tổ chức bộ phận khác nhau, cụ thể là: (1) mô hình tổ chức theo chức năng, (2) mô hình tổ chức theo sản phẩm, (3) mô hình tổ chức theo khách hàng, (4) mô hình tổ chức theo địa dư, (5) mô hình tổ chức theo đơn vị chiến lược, (6) mô hình tổ chức ma trận, (7) mô hình tổ chức theo các dịch vụ hỗ trợ, và (8) mô hình tổ chức theo quá trình. 2.2.1. Mô hình tổ chức bộ phận theo chức năng. Cơ sở của mô hình là các hoạt động trong cùng một lĩnh vực chức năng (như marketing, R&D, sản xuất, tài chính, quản lý nguồn nhân lực…) được hợp nhóm trong cùng một đơn vị cơ cấu. Mô hình tổ chức bộ phận theo chức năng được sử dụng khá phổ biến và rộng rãi trong một giai đoạn phát triển nào đó, khi tổ chức có quy mô vừa và nhỏ, hoạt động trong một lĩnh vực, đơn sản phẩm, đơn thị trường. Trưởng phòng Marketing Trưởng phòng kỹ thuật Trưởng phòng sản xuất Nghiên cứu thị trường Lập kế hoạch Mar Quảng cáo Quản lý bán hàng LKH sản xuất Dụng cụ Phân xưởng 1 Phân xưởng 2 Giám đốc Trưởng phòng kế toán Bán hàng Phân xưởng 3 Hình 1: Mô hình tổ chức bộ phận theo chức năng Ưu điểm của mô hình này là: (1) Đối với các công việc có tính lặp đi lặp lại hàng ngày thì mô hình này có hiệu quả rất cao, (2) đơn giản hoá việc đào tạo, (3) việc kiểm tra của cấp cao rất thuận lợi. Nhược điểm của mô hình là: (1) thiếu sự phối hợp hành động giữa các phòng ban chức năng, (2) đổ trách nhiệm về vấn đề thực hiện mục tiêu chung của tổ chức cho cấp lãnh đạo cao nhất, (3) chuyên môn hoá quá mức và tạo ra cách nhìn quá hạn hẹp ở các cán bộ quản lý. TS Đoàn Thị Thu Hà - TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền – Giáo trình Khoa học Quản lý tập 2 – NXB Khoa học và Kỹ thuật Hà Nội – 2002 – Trang 11. 2.2.2. Mô hình tổ chức bộ phận theo sản phẩm. Cơ sở của mô hình là các hoạt động gắn liền với một nhóm sản phẩm và tuyến sản phẩm thì được hợp nhóm vào một bộ phận để thực hiện. Mô hình tổ chức loại này có vai trò quan trọng và ngày càng gia tăng trong các tổ chức quy mô lớn với nhiều dây chuyền công nghệ. Giám đốc Phó GĐ Mar Phó GĐ nhân sự Phó GĐ sản xuất Phó GĐ Tài chính Trưởng phòng phụ trách Mỹ phẩm Trưởng phòng phụ trách dược phẩm Trưởng phòng phụ trách hoá chất Hình 2: Mô hình hợp nhóm bộ phận theo sản phẩm ở một Cty hoá mỹ phẩm Ưu điểm của mô hình này là: (1) lợi ích của khách hàng được chú ý nhiều hơn, (2) các phòng ban có sự phối hợp tốt hơn để đạt được mục tiêu chung, (3) các cán bộ quản lý có điều kiện phát triển. Nhược điểm của mô hình này là: (1) yêu cầu về chất lượng cán bộ quản lý chung tăng lên, (2) dễ dẫn đến sự tranh giành nguồn lực giữa các tuyến, (3) việc kiểm tra của cán bộ cấp trên gặp nhiều khó khăn. TS Đoàn Thị Thu Hà - TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền – Giáo trình Khoa học Quản lý tập 2 – NXB Khoa học và Kỹ thuật Hà Nội – 2002 – Trang 12. 2.2.3. Mô hình tổ chức bộ phận theo địa dư. Cơ sở của mô hình tổ chức bộ phận theo địa dư là việc hành thành bộ phận dựa vào lãnh thổ, các hoạt động trong một khu vực hay địa dư nhất định được hợp nhóm và giao cho một người quản lý, phương thức này khá phổ biến ở các tổ chức hoạt động trên phạm vi địa lý rộng. Tổng Giám đốc Phó TGĐ Mar Phó TGĐ nhân sự Phó TGĐ Tài chính Giám đốc khu vực châu Á Giám đốc khu vực Châu Âu Giám đốc khu vực Châu Mỹ Kỹ thuật Sản xuất Nhân sự Kế toán Bán hàng Hình 3: Mô hình tổ chức bộ phận theo địa dư. Ưu điểm của mô hình tổ chức bộ phận theo địa dư là: (1) hướng hoạt động vào các thị trường cụ thể, (2) chú ý các vấn đề địa phương, (3) tận dụng được các nguồn lực của địa phương. TS Đoàn Thị Thu Hà - TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền – Giáo trình Khoa học Quản lý tập 2 – NXB Khoa học và Kỹ thuật Hà Nội – 2002 – Trang 14. Nhược điểm của mô hình là: (1) các hoạt động giống nhau trên diện rộng khó được duy trì, (2) đòi hỏi phải có nhiều cán bộ quản lý, (3) công việc dễ bị trùng lắp, (4) việc ra quyết định trên diện rộng và kiểm tra khó thực hiện. TS Đoàn Thị Thu Hà - TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền – Giáo trình Khoa học Quản lý tập 2 – NXB Khoa học và Kỹ thuật Hà Nội – 2002 – Trang 14. 2.2.4. Mô hình tổ chức bộ phận theo đối tượng khách hàng. Cơ sở của mô hình tổ chức bộ phận theo đối tượng khách hàng dựa vào những nhu cầu mang đặc trưng riêng của khách hàng đối với các sản phẩm và dịch vụ. Tổng Giám đốc Phó TGĐ sản xuất Phó TGĐ kinh doanh Phó TGĐ nhân sự Phụ trách khu vực quần áo trẻ em. Phụ trách khu vực quần áo xuất khẩu. Hình 4: Mô hình tổ chức bộ phận theo khách hàng ở một Cty thương mại. Mô hình tổ chức bộ phận theo khách hàng được sử dụng như một mô hình hỗ trợ bổ sung và kết hợp với các mô hình khác. Ưu điểm của mô hình tổ chức theo khách hàng: (1) tăng khả năng hiểu biết về khách hàng, (2) chú ý hơn tới lợi ích của khách hàng, (3) tạo niềm tin đối với khách hàng. TS Đoàn Thị Thu Hà - TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền – Giáo trình Khoa học Quản lý tập 2 – NXB Khoa học và Kỹ thuật Hà Nội – 2002 – Trang 15. Nhược điểm của mô hình là: (1) gặp phải khó khăn khi đối tượng khách hàng chưa được xác định từ trước, (2) thiếu sự chuyên môn hoá, (3) dễ xảy ra hiện tượng tranh giành quyền lực. TS Đoàn Thị Thu Hà - TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền – Giáo trình Khoa học Quản lý tập 2 – NXB Khoa học và Kỹ thuật Hà Nội – 2002 – Trang 15. Các nhược điểm của mô hình này sẽ không bị bộc lộ hết nếu mô hình được dùng để bổ trợ cho các mô hình khác mà không dùng như một mô hình tổ chức chính. 2.2.5. Mô hình tổ chức bộ phận theo đơn vị chiến lược. Cơ sở của mô hình tổ chức bộ phận theo đơn vị chiến lược là tạo nên các đơn vị chiến lược mang tính độc lập cao, có thể tự tiến hành các hoạt động thiết kế, sản xuất và phân phối sản phẩm của mình. Mô hình này được hình thành khi mối quan hệ giữa các bộ phận trong tổ chức đã trở nên quá phức tạp, ngăn cản sự phối hợp. Hiệu trưởng Trung tâm đào tạo và tư vấn kế toán Trung tâm tư vấn về đấu thầu Trung tâm tiếng Anh Trung tâm đào tạo sau đại học Hình 5: Mô hình tổ chức bộ phận theo đơn vị chiến lược ở một trường học. Về thực chất, mô hình tổ chức bộ phận theo đơn vị chiến lược là biến thể của các mô hình tổ chức bộ phận theo sản phẩm, địa dư hoặc khách hàng. Các đơn vị chiến lược là những phân hệ độc lập, đảm nhận một hay một số ngành nghề hoạt động khác nhau. Mô hình tổ chức bộ phận theo đơn vị chiến lược có một đặc trưng cơ bản để phân biệt đơn vị chiến lược với các tổ chức độc lập, đó là người lãnh đạo đơn vị chiến lược phải báo cáo với cấp lãnh đạo cao nhất của tổ chức. Ưu điểm của mô hình là: (1) đánh giá được vị trí của tổ chức trên thị trường, nhận định đối thủ cạnh tranh và diễn biến của môi trường, (2) kiểm soát trên cơ sở chung thống nhất hoạt động của các trung tâm chiến lược, (3) có những đơn vị đủ độc lập với mục tiêu rõ ràng, cho phép tăng cường phối hợp bằng phương thức giảm thiểu nhu cầu phối hợp. TS Đoàn Thị Thu Hà - TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền – Giáo trình Khoa học Quản lý tập 2 – NXB Khoa học và Kỹ thuật Hà Nội – 2002 – Trang 16. Nhược điểm của mô hình là: (1) dễ xảy ra tình trạng lợi ích của đơn vị chiến lược lấn át lợi ích của toàn tổ chức, (2) cơ cấu dễ phình to nên chi phí tăng, (3) dễ bị phân tán các chuyên gia trong các đơn vị chiến lược, (4) công tác kiểm soát gặp nhiều khó khăn. TS Đoàn Thị Thu Hà - TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền – Giáo trình Khoa học Quản lý tập 2 – NXB Khoa học và Kỹ thuật Hà Nội – 2002 – Trang 17. * Cơ cấu tập đoàn là một dạng của mô hình tổ chức theo đơn vị chiến lược. a) Khái niệm và đặc điểm của tập đoàn kinh tế. - Khái niệm ThS Lê Minh Toàn – LG Lê Minh Thắng – ThS Dương Hải Hà - Đổi mới doanh nghiệp Nhà nước và Tập đoàn Bưu chính – Viễn thông Việt Nam. Trang 284. : Là một hình thức tổ chức tiên tiến, đại diện cho trình độ phát triển cao của lực lượng sản xuất. Tập đoàn kinh tế đã trở thành hình thức phổ biến, chi phối trực tiếp và mạnh mẽ đến toàn bộ nền kinh tế ở nhiều quốc gia trong giai đoạn hiện nay. Mặc dù vậy nhưng cho đến nay vẫn chưa có một định nghĩa thống nhất về tập đoàn kinh tế. Nguyên nhân cơ bản là do có sự khác nhau về phương thức hình thành, nguyên tắc tổ chức, hoạt động và địa vị pháp lý của tập đoàn. Có tập đoàn được hình thành trên cơ sở như một hình thức tổ chức kinh tế lỏng lẻo, ở đó các công ty thành viên ký kết các thoả thuận liên kết kinh tế với nhau để lập lên một tổ chức trong đó có một Công ty mẹ đóng vai trò chi phối chiến lược chung của tập đoàn, nhưng các công ty thành viên vẫn giữ nguyên tính độc lập kinh doanh của mình. Có những tập đoàn kinh doanh được thành lập trên cơ sở sáp nhập hoặc thôn tính theo kiểu cá lớn nuốt cá bé hình thành một tổ chức thống nhất, hoạt động theo nguyên tắc “cứng” như một pháp nhân kinh tế. Cũng có những tập đoàn hình thành trên cơ sở các công ty thành viên thoả thuận thành lập một công ty tài chính riêng và công ty này đóng vai trò như một công ty mẹ (Holding Company) chỉ đạo và chi phối hoạt động của các công ty thành viên… Ngoài ra, chúng còn có sự khác nhau trong tư cách pháp nhân của mỗi tập đoàn. Mặc dù có sự khác biệt trong quá trình hình thành, nhưng về cơ bản khi nói tới tập đoàn kinh tế thì phải khẳng định rằng nó là một loại hình tổ chức kinh tế, có cơ cấu tổ chức chặt chẽ và gồm nhiều doanh nghiệp khác nhau, hoạt động trong một hoặc nhiều ngành khác nhau vì mục tiêu tối đa hoá lợi nhuận, có thể trên một hoặc nhiều nước tuỳ thuộc vào quy mô của tập đoàn. Theo một số nhà nghiên cứu thì: “Tập đoàn kinh tế (Group of Company) là một tổ hợp các công ty độc lập về mặt pháp lý nhưng tạo thành một tập đoàn gồm một Công ty mẹ (Holding Company) và một hay nhiều công ty hoặc chi nhánh góp vốn cổ phần, chịu sự kiểm soát của Công ty mẹ”. từ điển Business English của Longman, trang 256. Mặc dù còn nhiều ý kiến chưa thống nhất nhưng có thể đưa ra một khái niệm chung về tập đoàn kinh tế như sau: “ Tập đoàn kinh tế là một tổ hợp các Công ty hoạt động trong một ngành hay những ngành khác nhau, trong phạm vi một nước hay nhiều nước. Trong đó có một Công ty mẹ nắm quyền lãnh đạo, chi phối hoạt động của các công ty con về mặt tài chính và chiến lược phát triển. Tập đoàn kinh tế là một cơ cấu tổ chức vừa có chức năng kinh doanh, vừa có chức năng liên kết kinh tế nhằm tăng cường tích tụ, tập trung, tăng khả năng cạnh tranh và tối đa hoá lợi nhuận” PGS, PTS. Nguyễn Đình Phan “ Thành lập và quản lý các tập đoàn kinh doanh ở Việt Nam”- Nhà xuất bản Chính trị Quốc gia, Hà Nội 1996, trang 8. Nghiên cứu một số tập đoàn kinh tế trên thế giới ta thấy chúng có các đặc điểm chung cơ bản như sau: ThS Lê Minh Toàn – LG Lê Minh Thắng – ThS Dương Hải Hà - Đổi mới doanh nghiệp Nhà nước và Tập đoàn Bưu chính – Viễn thông Việt Nam, trang 286. - Về quy mô: Tập đoàn kinh tế có quy mô rất lớn về vốn, lao động, doanh thu và thị trường. Nhiều tập đoàn kinh tế có phạm vi hoạt động, có các chi nhánh không chỉ nằm trên phạm vi lãnh thổ rộng lớn của một quốc gia mà còn ở nhiều quốc gia hoặc trên phạm vi toàn cầu. - Về cấu trúc và tổ chức: Tập đoàn là một tổ hợp các công ty bao gồm Công ty mẹ và các công ty con, cháu (phần lớn mang họ của Công ty mẹ). Công ty mẹ sở hữu phần lớn số lượng vốn cổ phần trong các công ty con, cháu và chi phối chúng về mặt tài chính, chiến lược phát triển; tạo thành một khối cấu trúc như các vệ tinh xoay quanh hạt nhân. Đồng thời do trình độ phát triển cao của thị trường tài chính, các công ty con cũng nắm giữ cổ phiếu của nhau và chi phối nhau tạo nên sự phụ thuộc chặt chẽ lẫn nhau. Như vậy, sở hữu vốn của tập đoàn kinh tế là sở hữu hỗn hợp nhưng sẽ có một chủ là Công ty mẹ đóng vai trò khống chế, chi phối về tài chính của tập đoàn. Dạng phổ biến của tập đoàn kinh tế là công ty cổ phần, công ty trách nhiệm hữu hạn và nhìn chung các công ty con, cháu vẫn có tư cách pháp nhân. - Tập đoàn kinh tế chuyên ngành hoặc đa ngành, đa lĩnh vực: Mỗi tập đoàn kinh doanh đều có định hướng ngành chủ đạo, lĩnh vực kinh doanh đặc trưng mũi nhọn. Bên cạnh các đơn vị sản xuất thường có các tổ chức tài chính, ngân hàng, bảo hiểm, thương mại, dịch vụ, nghiên cứu khoa học và đào tạo… Ngày càng được chú trọng đầu tư và coi là đòn bẩy cho sự phát triển của toàn tập đoàn. b) Tính tất yếu của việc thành lập tập đoàn kinh tế và vai trò của tập đoàn kinh tế. * Tính tất yếu khách quan: Sở dĩ tập đoàn kinh tế ra đời và phát triển không ngừng vì nó phù hợp với các quy luật khách quan và những xu thế phát triển của thời đại: Thứ nhất, quy luật quan hệ sản xuất phù hợp với tính chất và trình độ phát triển của lực lượng sản xuất. Sự phát triển mạnh mẽ của lực lượng sản xuất dưới tác động của tiến bộ khoa học kỹ thuật và liên kết kinh tế quốc tế đã dẫn đến sự phát triển sâu rộng của phân công lao động xã hội, đến quy mô sản xuất và tiêu thụ. Sản xuất kinh doanh không còn mang tính chất manh mún, rời rạc nữa mà quy mô sản xuất, tiêu thụ sản phẩm đã trở nên rất lớn. Sở hữu trong doanh nghiệp không chỉ là sở hữu cá thể nữa mà đã trở thành sở hữu hỗn hợp. Tập đoàn kinh tế với tư cách là một loại hình tổ chức kinh tế đáp ứng được các yêu cầu về sản xuất lớn, đa ngành nghề, đa quan hệ sở hữu, kinh doanh đa lãnh thổ… Nó là hình thức biểu hiện của một quan hệ sản xuất cần phải được tạo ra cho phù hợp với lực lượng sản xuất đã phát triển. Thứ hai, quy luật tích tụ và tập trung vốn, sản phẩm. Trong cơ chế thị trường, mỗi doanh nghiệp phải tồn tại, phát triển trong cạnh tranh, do đó phải tái sản xuất mở rộng không ngừng. Quá trình đó cũng là quá trình tích tụ, tập trung vốn vào sản xuất. Trong quá trình này hoặc doanh nghiệp tích luỹ vốn từ lợi nhuận, đi vay, liên doanh liên kết, kinh doanh cổ phần hoặc doanh nghiệp mạnh, lớn thôn tính, sáp nhập các doanh nghiệp nhỏ. Trong quá trình vận động khách quan đó, tập đoàn kinh tế được ra đời và phát triển. Ba là, quy luật cạnh tranh, liên kết và tối đa hoá lợi nhuận. Cạnh tranh là một quy luật cơ bản của kinh tế thị trường. Trong quá trình vận động các doanh nghiệp luôn luôn cạnh tranh với nhau, dẫn đến hai xu hướng chính: Các doanh nghiệp chiến thắng trong cạnh tranh sẽ thôn tính luôn các doanh nghiệp thất bại, dẫn đến việc tập trung hoá sản xuất và vốn lại càng cao hơn. Nếu cạnh tranh quá lâu mà không thắng nổi nhau thì các doanh nghiệp thường tìm cách liên kết với nhau để tăng khả năng cạnh tranh hơn nữa. Tất cả những cách trên đều dẫn đến thành lập tập đoàn kinh tế. Bốn là, tiến bộ khoa học kỹ thuật. Muốn cạnh tranh thắng lợi cần phải có sức mạnh về khoa học kỹ thuật và công nghệ. Những doanh nghiệp nhỏ lẻ, manh mún thường không đủ khả năng về con người để nghiên cứu, ứng dụng khoa học kỹ thuật và cũng không đủ khả năng về vốn để mua công nghệ, áp dụng vào sản xuất. Vậy chỉ có con đường duy nhất là phải thành lập tập đoàn kinh tế đủ nhân lực, vật lực để có thể nắm được khoa học công nghệ và ứng dụng nó vào sản xuất, đảm bảo sự thành công cho doanh nghiệp trong thương trường. * Vai trò và ý nghĩa của tập đoàn kinh tế: ThS Lê Minh Toàn – LG Lê Minh Thắng – ThS Dương Hải Hà - Đổi mới doanh nghiệp Nhà nước và Tập đoàn Bưu chính – Viễn thông Việt Nam. Trang 290. Sự hình thành và phát triển của các tập đoàn kinh tế có ý nghĩa lớn trong lịch sử phát triển kinh tế của nhân loại. Nó không những đánh dấu bước phát triển mới của lực lượng sản xuất và quan hệ sản xuất trong thời đại ngày nay, mà còn là động lực tăng cường sức mạnh kinh tế và khả năng cạnh tranh của tập đoàn cũng như các công ty thành viên một khi đã tham gia vào tổ hợp kinh tế này. Bên cạnh đó, tập đoàn còn cho phép các nhà kinh doanh huy động được mọi nguồn lực vật chất vào chu trình sản xuất để tối đa hoá lợi nhuận, hạn chế tối đa sự cạnh tranh giữa các công ty thành viên với nhau; đồng thời ngăn cản được sự thâm nhập của các tập đoàn kinh tế lớn khác. Ở các nước đang phát triển tập đoàn kinh tế được coi là giải pháp chiến lược nhằm bảo vệ sản xuất trong nước và mở rộng thị trường ra thế giới; khắc phục tình trạng thiếu vốn hay đầu tư không tập trung, kém hiệu quả bởi vốn thường bị phân tán mỏng trong các công ty nhỏ. Bên cạnh đó việc thành lập tập đoàn sẽ là giải pháp hữu hiệu, tích cực trong việc đẩy mạnh nghiên cứu, triển khai, ứng dụng những tiến bộ khoa học kỹ thuật trong quá trình sản xuất kinh doanh, sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực và thực hiện chuyển giao công nghệ một cách nhanh chóng, tránh sự trùng lặp trong những công ty thành viên. Như vậy, sự phối hợp thống nhất giữa các công ty thành viên trong một chiến lược chung thông qua sự điều khiển thống nhất của một trung tâm sẽ là bước đột phá lớn để thực hiện mục tiêu chung của tập đoàn là điều hoàn toàn phù hợp với xu thế phát triển tất yếu hiện nay. c) Các loại hình tập đoàn kinh tế ThS Lê Minh Toàn – LG Lê Minh Thắng – ThS Dương Hải Hà - Đổi mới doanh nghiệp Nhà nước và Tập đoàn Bưu chính – Viễn thông Việt Nam. Trang 287. . * Theo trình độ liên kết và hình thức thể hiện Một là Cartel. Đây là loại hình tập đoàn kinh tế giữa các công ty trong cùng một ngành hoặc một lĩnh vực kinh doanh. Các công ty này đã từng cạnh tranh với nhau trong một thời gian đủ dài những tất cả đều không thắng nổi nhau nên chúng đã tìm cách liên kết với nhau nhằm mục đích hạn chế sự cạnh tranh khốc liệt. Trong Cartel các thành viên vẫn giữ độc lập về pháp lý nhưng về kinh tế thì chúng được điều tiết bởi một hợp đồng ràng buộc giữa các thành viên, chẳng hạn như: Ràng buộc nhau về thống nhất giá cả, về phân chia thị trường, tiêu thụ sản phẩm, chuyên môn hoá sản phẩm, về thống nhất các tiêu chuẩn kỹ thuật và kích cỡ… Hai là Syndicate. Thực chất đây là một dạng đặc biệt của Cartel. Điểm khác biệt căn bản so với Cartel là trong Syndicate có một văn phòng thương mại chung do một ban quản trị điều hành và tất cả các công ty phải tiêu thụ hàng hoá của họ thông qua kênh của văn phòng này. Như vậy các doanh nghiệp thành viên vẫn giữ độc lập về sản xuất nhưng hoàn toàn mất tính độc lập về thương mại. Tính liên kết của dạng tập đoàn này chỉ được thực hiện ở khâu tiêu thụ sản phẩm. Ba là Trust. Đây là một hình thức tập đoàn kinh tế không chỉ liên kết ở khâu tiêu thụ như Syndicate, mà còn liên kết cả ở khâu sản xuất. Trust bao gồm nhiều doanh nghiệp công nghiệp do một ban quản trị thống nhất điều khiển. Các doanh nghiệp thành viên khi gia nhập Trust đều bị mất quyền độc lập cả về sản xuất và thương mại. Họ trở thành cổ đông của tập đoàn. Bốn là Consortium. Đây là hình thức tổ chức thành tập đoàn độc quyền của các doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực ngân hàng, nhằm mục đích chia nhau trái khoán trong và ngoài nước hoặc tiến hành công việc mua bán nào đó. Consortium thường do một ngân hàng lớn đứng đầu điều hành toàn bộ hoạt động của tổ chức này. Đây là hình thức liên kết khởi đầu của các tổ chức ngân hàng, tài chính với các doanh nghiệp sản xuất, dịch vụ gắn bó chặt chẽ với Concern. Năm là Concern. Đây là một tổ chức tập đoàn kinh tế được áp dụng phổ biến hiện nay ở nhiều nước dưới hình thức Công ty mẹ đầu tư vào các công ty khác thành các công ty con. Công ty mẹ điều hành hoạt động của Concern. Mục tiêu thành lập Concern là tạo thế lực tài chính mạnh để phát triển kinh doanh nhằm hạn chế rủi ro, đồng thời hỗ trợ mạnh mẽ trong nghiên cứu khoa học, ứng dụng công nghệ mới, phương pháp quản lý hiện đại. Sáu là Conglomerate. Là một tập đoàn đa ngành đa lĩnh vực. Các công ty thành viên ít có mối quan hệ hoặc không có mối quan hệ về công nghệ sản xuất nhưng có mối quan hệ chặt chẽ với nhau về mặt tài chính. Đây là một tập đoàn hoạt động tài chính thông qua mua bán chứng khoán trên thị trường để đầu tư, thu hút những công ty có lợi nhuận cao nhất và các ngành có hiệu quả cao. * Theo nguyên tắc tổ chức và phương thức hình thành + Loại thứ nhất: Bao gồm những tập đoàn kinh tế được thành lập trên nguyên tắc kết hợp chặt chẽ trong một tổ chức kinh tế “liên kết cứng”; các công ty thành viên kết hợp trong một tổ chức thống nhất và mất đi tính độc lập tài chính, sản xuất và thương mại. Những tập đoàn kinh tế này được cấu tạo dưới dạng đa sở hữu theo kiểu công ty cổ phần với sự góp vốn của nhiều chủ sở hữu khác nhau. Các công ty thành viên hoạt động trong cùng một ngành hoặc có liên quan với nhau về chu kỳ sản xuất, công nghệ; bổ sung cho nhau trong các quá trình gia công chế biến sản phẩm mang tính liên tục và thống nhất của toàn tập đoàn. + Loại thứ hai: Hình thành theo nguyên tắc liên kết kinh tế thông qua những hiệp ước hoặc hợp đồng kinh tế “liên kết mềm”. Các công ty thành viên ký kết hợp đồng thoả thuận với nhau về những nguyên tắc chung trong hoạt động sản xuất kinh doanh như: xác định quy mô sản xuất, hợp tác nghiên cứu và trao đổi bằng phát minh sáng chế kỹ thuật; quy định giá cả và thị trường tiêu thụ. + Loại thứ ba: Hình thành trên cơ sở xác lập sự thống nhất về tài chính và sự kiểm soát tài chính. Các công ty thành viên ký kết các hiệp định về tài chính để hình thành một công ty gọi là Holding Company. Công ty này trở thành Công ty mẹ của tập đoàn và được coi là hình thức phát triển cao của tập đoàn kinh tế. Trong tập đoàn, các công ty không chỉ thống nhất các hoạt động, các lĩnh vực mà còn mở rộng sang các lĩnh vực khác từ tài chính tới các hoạt động sản xuất, thương mại, dịch vụ khác nhau. d) Nguyên tắc hoạt động của tập đoàn kinh tế ThS Lê Minh Toàn – LG Lê Minh Thắng – ThS Dương Hải Hà - Đổi mới doanh nghiệp Nhà nước và Tập đoàn Bưu chính – Viễn thông Việt Nam. Trang 291. . Tối đa hóa lợi nhuận luôn là nguyên tắc cơ bản được khẳng định. Vì vậy trong một tập đoàn kinh tế, để hạn chế cạnh tranh giữa các đơn vị thành viên thường thì phải có sự thoả thuận về phân chia thị trường và phân công phát triển chuyên môn hoá cao. Trong một tập đoàn các thành viên được chủ động hoàn toàn sử dụng số vốn tự có của mình trong sản xuất kinh doanh. Tập đoàn không có quyền can thiệp vào lợi nhuận thu được từ nguồn vốn đó. Nguồn vốn vay từ tập đoàn phải thông qua tập đoàn về mục tiêu vay vốn, phương án đầu tư và phải trả lãi suất theo quy định của tập đoàn. Những dự án đầu tư có phương án phát triển phù hợp với phương hướng phát triển của tập đoàn thì sẽ được ưu tiên hàng đầu. Quan hệ tài chính giữa Công ty mẹ và các công ty thành viên chủ yếu dựa trên quan hệ sở hữu và hỗ trợ tạo điều kiện thuận lợi cho các công ty thành viên vay vốn từ nguồn cổ phần chung của tập đoàn. Các thành viên được hưởng ưu đãi từ việc vay vốn này theo tỷ lệ cổ phần đóng góp, thông qua công ty tài chính. Trong nhiều trường hợp ngoài vốn cổ phần đóng góp, các công ty tài chính còn có thể vay từ các công ty thành viên theo lãi suất thoả thuận hoặc nhờ vào uy tín của tập đoàn để có thể vay vốn từ các ngân hàng hay phát hành tín phiếu, trái phiếu để đầu tư vào các lĩnh vực hứa hẹn có hiệu quả kinh tế cao, đồng thời thực hiện đầu tư ra nước ngoài để tăng thêm thế lực và mở rộng phạm vi ảnh hưởng của tập đoàn. 2.2.6. Mô hình tổ chức ma trận. Cơ sở của mô hình tổ chức ma trận là sự kết hợp của hai hay nhiều mô hình tổ chức bộ phận khác nhau. Đặc trưng của mô hình là được thành lập để thực hiện mục tiêu nhất định, sau khi thực hiên xong các mục tiêu cụ thể thì các dự án sẽ tự giải thể. Các nhân viên trong chương trình: một mặt họ chịu sự chỉ đạo của thủ trưởng chức năng, mặt khác họ chịu sự chỉ đạo củ._.a Giám đốc dự án. Giám đốc Phó GĐ nhân sự Phó GĐ sản xuất Phó GĐ Mar Phó GĐ tài chính Trưởng phòng tạo mẫu Trưởng phòng chế bản Trưởng phòng in Trưởng phòng gia công Chủ nhiệm dự án Chương trình mục tiêu Hình 6: Mô hình tổ chức theo ma trận trong một Công ty in. Ưu điểm của mô hình là: (1) cơ cấu này tỏ ra năng động, linh hoạt, hiệu quả, đặc biệt trong lĩnh vực đòi hỏi trình độ cao, (2) không phải tăng thêm biên chế, sau khi thực hiện xong dự án thì mọi người có thể trở về vị trí cũ, (3) phản ứng nhanh với những thay đổi của môi trường, (4) sử dụng được các chuyên gia giỏi ở các lĩnh vực hoạt động trong các dự án cụ thể. TS Đoàn Thị Thu Hà - TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền – Giáo trình Khoa học Quản lý tập 2 – NXB Khoa học và Kỹ thuật Hà Nội – 2002 – Trang 20. Nhược điểm của mô hình: (1) cơ cấu rất phức tạp, không bền vững, (2) vi phạm chế độ một thủ trưởng, không thống nhất mệnh lệnh, trùng lặp đôi khi mâu thuẫn nhau, (3) có mâu thuẫn, xung đột giữa dự án, chương trình với các bộ phận, đơn vị trong cơ cấu, (4) các mối quan hệ phức tạp. TS Đoàn Thị Thu Hà - TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền – Giáo trình Khoa học Quản lý tập 2 – NXB Khoa học và Kỹ thuật Hà Nội – 2002 – Trang 20. Mặc dù có nhiều ưu điểm, nhưng mô hình này cũng có không ít nhược điểm, để phát huy được hiệu quả của mô hình và tránh nhược điểm thì khi thực hiện nên chú ý: - không nên có quá nhiều mục tiêu ưu tiên trong một thời điểm. - không nên thực hiện mục tiêu dài hạn mà chỉ là ngắn hạn hoặc trung hạn vì tính kỷ luật của tổ chức bị phá vỡ. - phải có những quy định trong điều lệ, thủ tục, quy tắc và quy chế một cách rõ ràng, chặt chẽ. 2.2.7. Mô hình tổ chức bộ phận theo các dịch vụ hỗ trợ. Các dịch vụ hỗ trợ có thể bao gồm dịch vụ thông tin, pháp luật, quan hệ giao dịch, hỗ trợ sản xuất …nhằm thực hiện các hoạt động cơ bản của tổ chức như marketing, nghiên cứu và phát triển (R&D), tài chính, sản xuất. Các dịch vụ hậu cần này có thể được thực hiện một cách phi tập trung tại các bộ phận chính, nhưng cũng có thể được tập hợp lại trong một bộ phận chuyên môn hoá nhằm mục đích tận dụng lợi thế quy mô hay nâng cao khả năng kiểm soát. Giám đốc PGĐ Kỹ thuật PGĐ R&D PGĐ dịch vụ hỗ trợ PGĐ Tài chính Hoạt động sản xuất cơ sở hạ tầng Hoạt động kế toán Hoạt động giao dịch Hoạt động R&D Hình 7: Mô hình tổ chức bộ phận theo dịch vụ hỗ trợ. Ưu điểm của mô hình này là: tận dụng được lợi thế quy mô của các hoạt động nên tiết kiệm chi phí và sử dụng được các tham mưu giỏi. TS Đoàn Thị Thu Hà - TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền – Giáo trình Khoa học Quản lý tập 2 – NXB Khoa học và Kỹ thuật Hà Nội – 2002 – Trang 19. Nhược điểm của mô hình là: khi những người ở bộ phận dịch vụ không hiểu được nhiệm vụ của họ là hỗ trợ các bộ phận khác của tổ chức thì sẽ rất dễ gây ra tốn kém khi thực hiện mục tiêu chung tạo nên tính phi hiệu quả của hiệu quả. TS Đoàn Thị Thu Hà - TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền – Giáo trình Khoa học Quản lý tập 2 – NXB Khoa học và Kỹ thuật Hà Nội – 2002 – Trang 19. 2.2.8. Mô hình tổ chức bộ phận theo quá trình. Cơ sở của mô hình tổ chức theo quá trình là các hoạt động được hợp nhóm trên cơ sở các giai đoạn của dây chuyền công nghệ, phù hợp với các tổ chức có dây chuyền hoạt động chặt chẽ, có thể phân chia thành những cung đoạn mang tính độc lập tương đối Tổng Giám đốc Giám đốc kinh doanh Giám đốc sản xuất Giám đốc tài chính Phân xưởng chế bản Phân xưởng in Phân xưởng hoàn chỉnh sản phẩm Hình 8: Mô hình tổ chức bộ phận theo quá trình. 2.3. Mối quan hệ quyền hạn trong tổ chức. a) Quyền hạn trực tuyến. Quyền hạn trực tuyến là quyền hạn cho phép người quản lý ra quyết định và giám sát trực tiếp đối với cấp dưới TS Đoàn Thị Thu Hà - TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền – Giáo trình Khoa học Quản lý tập 2 – NXB Khoa học và Kỹ thuật Hà Nội – 2002 – Trang 23. . Đó là mối quan hệ quyền hạn giữa cấp trên và các cấp dưới trải dài từ cấp cao nhất xuống cấp thấp nhất trong tổ chức, tương ứng với dây chuyền chỉ huy theo nguyên lý thứ bậc. Mỗi nhà quản lý là một mắt xích trong dây chuyền chỉ huy, với quyền hạn trực tuyến, họ có quyền ra quyết định cho cấp dưới trực tiếp và nhận sự báo cáo từ họ. Lãnh đạo chung Lãnh đạo tuyến 1 Lãnh đạo tuyến 2 Phân xưởng 1 Phân xưởng 2 Phân xưởng 1 Phân xưởng 2 Tham mưu Tham mưu Tham mưu Hình 9: Mô hình mối quan hệ quyền hạn trực tuyến và tham mưu. b) Quyền hạn tham mưu. Quyền hạn tham mưu là quyền tham gia góp ý kiến tư vấn, hỗ trợ mà không ra quyết định. Sản phẩm của bộ phận này là những lời khuyên, tư vấn, phản biện, kiến nghị. Họ phải điều tra, nghiên cứu, khảo sát, phân tích để đưa ra các ý kiến tư vấn cho các nhà quản lý trực tuyến. TS Đoàn Thị Thu Hà - TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền – Giáo trình Khoa học Quản lý tập 2 – NXB Khoa học và Kỹ thuật Hà Nội – 2002 – Trang 25. Yêu cầu đối với việc sử dụng tham mưu có hiệu quả: - Cần nhận thức đúng mối quan hệ giữa trực tuyến và tham mưu. - Làm cho trực tuyến lắng nghe tham mưu. - Đảm bảo đủ thông tin cho tham mưu. - Cần có tham mưu toàn diện. c) Quyền hạn chức năng. Quyền hạn chức năng là quyền trao cho một cá nhân hay một bộ phận được ra quyết định và kiểm soát những hoạt động nhất định của các bộ phận khác. Về nguyên tắc: quyền ra quyết định và kiểm soát hoạt động của cấp dưới chỉ thuộc về những người phụ trách trực tuyến còn tham mưu chỉ tham gia góp ý kiến tư vấn, nhưng khi người quản lý tổ chức giao cho một bộ phận hay người cán bộ tham mưu quyền ra quyết định đối với bộ phận khác thì đó gọi là quyền hạn chức năng. TS Đoàn Thị Thu Hà - TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền – Giáo trình Khoa học Quản lý tập 2 – NXB Khoa học và Kỹ thuật Hà Nội – 2002 – Trang 29. 2.4. Cấp quản lý và tầm quản lý. Tầm quản lý là số lượng thuộc cấp mà một người quản lý có thể kiểm soát một cách trực tiếp có hiệu quả. Từ sự hạn chế về tầm quản lý của các nhà quản lý dẫn đến hình thành nên các cấp quản lý. Cấp quản lý phụ thuộc vào tầm quản lý, tầm quản lý rộng sẽ cần ít cấp quản lý, ngược lại, tầm quản lý hẹp sẽ cần nhiều cấp quản lý. Tuỳ thuộc vào trình độ của mỗi nhà quản lý mà số cấp quản lý có thể khác nhau trong từng tổ chức. Số cấp quản lý còn phụ thuộc vào các biến số và ảnh hưởng của chúng đến thời gian cần thiết cho việc quản lý hiệu quả như trình độ cán bộ quản lý và tính phức tạp trong cơ cấu của tổ chức. Có ba mô hình cơ cấu tổ chức căn cứ vào số cấp bậc quản lý. Đó là cơ cấu nằm ngang, cơ cấu hình tháp nhọn và cơ cấu mạng lưới. a) Cơ cấu tổ chức nằm ngang: Đặc điểm: chỉ có một vài cấp quản lý, linh hoạt, tăng khả năng phối hợp và hướng tới một nền quản lý phi tập trung, mọi người được khuyến khích tham gia vào quá trình quyết định. - Cơ cấu nằm ngang hoạt động có hiệu quả trong môi trường thay đổi nhanh chóng. b) Cơ cấu tổ chức hình tháp. Đặc điểm: có nhiều bậc quản lý, quản lý theo phương thức hành chính, công cụ quản lý là những bảng mô tả công việc chi tiết. - Cơ cấu tổ chức hình tháp hoạt động có hiệu quả trong môi trường ổn định và có thể dự báo được, không hiệu quả trong môi trường năng động. c) Cơ cấu tổ chức mạng lưới. Đặc điểm: mối quan hệ giữa các thành viên được thực hiện trên cơ sở bình đẳng, xoá bỏ ranh giới giữa những con người, bộ phận trong tổ chức và ranh giới giữa tổ chức với những nhà cung cấp, khách hàng hay đối thủ cạnh tranh. 2.5. Phân bổ quyền hạn giữa các cấp quản lý. Tập trung là phương thức tổ chức trong đó mọi quyền ra quyết định được tập trung vào cấp quản lý cao nhất của tổ chức. Phân quyền là xu hướng phân tán quyền ra quyết định cho những cấp quản lý thấp hơn trong hệ thống thứ bậc TS Đoàn Thị Thu Hà - TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền – Giáo trình Khoa học Quản lý tập 2 – NXB Khoa học và Kỹ thuật Hà Nội – 2002 – Trang 40. . Khi tổ chức đạt đến quy mô và trình độ phát triển cao thì một người không thể đảm đương được mọi công việc quản lý, dẫn đến hiện tượng phân quyền. Uỷ quyền trong quản lý tổ chức là hành vi của cấp trên trao cho cấp dưới một số quyền hạn để họ nhân danh mình thực hiện những công việc nhất định. 2.6. Sự phối hợp giữa các bộ phận. Để thực hiện có kết quả các mục tiêu của tổ chức thì đòi hỏi phải có sự liên kết hoạt động của các bộ phận. Phối hợp nhằm đạt được sự thống nhất trong hoạt động của các bộ phận bên trong và bên ngoài của tổ chức. * Các công cụ phối hợp bao gồm: - Chiến lược, chính sách, chương trình, dự án, ngân sách… - Hệ thống tiêu chuẩn kinh tế – kỹ thuật. - Các công cụ cơ cấu. - Giám sát trực tiếp. - Các công cụ của hệ thống thông tin, truyền thông. - Văn hoá tổ chức. II. Các yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức. 1. Chiến lược. Chiến lược và cơ cấu tổ chức là hai mặt không thể tách rời trong việc thực hiện các mục tiêu chiến lược của tổ chức. Cơ cấu tổ chức là công cụ để thực hiện các mục tiêu chiến lược, khi chiến lược có sự thay đổi thì cơ cấu tổ chức sẽ có sự thay đổi cho phù hợp với chiến lược mới. TS Đoàn Thị Thu Hà - TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền – Giáo trình Khoa học Quản lý tập 2 – NXB Khoa học và Kỹ thuật Hà Nội – 2002 – Trang 54. 2. Quy mô của tổ chức và mức độ phức tạp trong hoạt động. Quy mô của tổ chức và mức độ phức tạp trong hoạt động của tổ chức có ảnh hưởng rất lớn tới cơ cấu của một tổ chức. Các tổ chức có quy mô lớn và thực hiện những hoạt động phức tạp thường có mức độ chuyên môn hoá, hình thức hoá, tiêu chuẩn hoá cao hơn nhưng lại ít tập trung hơn các tổ chức nhỏ và thực hiện những hoạt động không quá phức tạp. TS Đoàn Thị Thu Hà - TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền – Giáo trình Khoa học Quản lý tập 2 – NXB Khoa học và Kỹ thuật Hà Nội – 2002 – Trang 57. 3. Công nghệ. Công nghệ được hiểu là hạ tầng máy móc và khoa học kỹ thuật mà tổ chức sử dụng. tính chất và mức dộ phức tạp của công nghệ mà tổ chức sử dụng có ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức. Các tổ chức chú trọng đến công nghệ cao thường có tầm quản lý thấp. Trong thời đại công nghệ luôn có sự thay đổi một cách nhanh chóng thì cơ cấu cần phải được bố trí sao cho tăng cường được khả năng thích nghi của tổ chức trước sự thay đổi đó. TS Đoàn Thị Thu Hà - TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền – Giáo trình Khoa học Quản lý tập 2 – NXB Khoa học và Kỹ thuật Hà Nội – 2002 – Trang 57. 4. Thái độ của người lãnh đạo và năng lực của đội ngũ nhân lực. Thái độ của người lãnh đạo có ảnh hưởng trực tiếp tới cơ cấu tổ chức. Những nhà lãnh đạo theo phương thức truyền thống thích sử dụng những mô hình tổ chức điển hình, tổ chức theo chức năng với hệ thống thứ bậc, ít khi vận dụng các hình thức theo ma trận hay mạng lưới. Đội ngũ nhân lực là một nhân tố quan trọng khi chọn mô hình tổ chức. Nhân lực có trình độ, kỹ năng cao thường hướng tới các mô hình quản lý mở. Các nhân viên cấp thấp và công nhân kỹ thuật có tay nghề cao thường thích mô hình tổ chức có nhiều tổ đội. TS Đoàn Thị Thu Hà - TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền – Giáo trình Khoa học Quản lý tập 2 – NXB Khoa học và Kỹ thuật Hà Nội – 2002 – Trang 58. 5. Môi trường. Cơ cấu tổ chức bị ảnh hưởng lớn bởi các tính chất của môi trường như tính tích cực, tính phức tạp và mức độ thay đổi của môi trường. Tổ chức thường có cơ cấu cơ học trong điều kiện môi trường phong phú về nguồn lực, đồng nhất, tập trung và ổn định. Những tổ chức có nguồn lực khan hiếm, đa dạng, phân tán và thay đổi nhanh chóng thường xây dựng cơ cấu tổ chức với các mối liên hệ hữu cơ, việc ra quyết định mang tính chất phi tập trung, các bộ phận liên kết chặt chẽ với nhau. TS Đoàn Thị Thu Hà - TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền – Giáo trình Khoa học Quản lý tập 2 – NXB Khoa học và Kỹ thuật Hà Nội – 2002 – Trang 58. CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC TẠI CÔNG TY PHÁT HÀNH BÁO CHÍ TRUNG ƯƠNG. I. Giới thiệu tổng quan về Công ty. 1. Tên Công ty Công ty Phát hành Báo chí Trung ương có tên giao dịch quốc tế là NATIONAL NEWSPAPERS DISTRIBUTION COMPANY ( viết tắt là NNDC). Công ty phát hành Báo chí Trung ương có trụ sở chính đặt tại số 17 phố Đinh Lễ quận Hoàn Kiếm - Hà Nội. 2. Lĩnh vực hoạt động kinh doanh. Công ty Phát hành báo chí Trung ương là tổ chức kinh tế - đơn vị thành viên, hạch toán phụ thuộc Tổng công ty Bưu chính – Viễn thông Việt nam theo điều lệ tổ chức và hoạt động của Tổng công ty Bưu chính - Viễn thông Việt nam được phê chuẩn tại nghị định 51/CP ngày 01/08/1995 của Chính phủ, là một bộ phận cấu thành của hệ thống tổ chức và hoạt động của Tổng công ty, hoạt động kinh doanh và hoạt động công ích trong lĩnh vực phát hành báo chí cùng các đơn vị thành viên khác trong một dây chuyền công nghệ bưu chính – viễn thông liên hoàn, thống nhất cả nước, có mối liên hệ mật thiết với nhau về tổ chức mạng lưới, lợi ích kinh tế, tài chính, phát triển dịch vụ bưu chính – viễn thông để thực hiện những mục tiêu, kế hoạch Nhà nước do Tổng công ty giao; Được thành lập theo Quyết định số 218/ QĐ-TCCB ngày 23/8/1996 của Tổng cục trưởng Tổng cục Bưu điện. Công ty có quan hệ với các toà soạn báo trong nước, các bưu điện tỉnh, các tổ chức Đảng, chính quyền ở địa phương, các toà soạn địa phương để thúc đẩy công tác phát hành báo chí. Công ty quản lý 8 điểm in trong cả nước ( chủ yếu là báo nhân dân ) tại Hà Nội, Đà nẵng, Thành phố Hồ Chí Minh ( công ty đang trực tiếp khai thác), Nghệ An, Bình Định, Cần Thơ, Đắc Lắc, Điện Biên. Trong đó có Hà Nội, Đà Nẵng, Thành phố Hồ Chí Minh do công ty trực tiếp quản lý. Thành phố Hồ Chí Minh có chi nhánh 2, Đà nẵng có chi nhánh 3. * Các điểm in báo còn lại trên cả nước: (tại Nghệ An, Bình Định, Đắc Lắc, Cần Thơ, Điện Biên) có nhiệm vụ khai thác các loại báo chí Trung ương được in tại địa phương và phục vụ nhu cầu báo chí của khách hàng trong nội tỉnh và các tỉnh thành khác trong khu vực.Các điểm in này công ty ký hợp đồng uỷ thác với Bưu điện tỉnh để khai thác giúp, các chi phí đếu do công ty trả cho Bưu điện tỉnh. * Một điểm in của công ty ở Khánh Hoà mới được hình thành nhưng công ty chưa ký hợp đồng phát hành. 3. Tiềm năng về vốn, lao động. * Về vốn: Công ty phát hành Báo chí Trung ương là đơn vị kinh doanh hạch toán phụ thuộc Tổng công ty Bưu chính viễn thông, với chức năng phục vụ nhân dân là chính, mục đích kinh doanh không phải là mục tiêu hàng đầu của Công ty. Mặc dù vậy, Công ty kinh doanh vẫn hiệu quả và lợi nhuận từ việc kinh doanh của Công ty ngày càng tăng lên. Bảng1: Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty PHBCTW (giai đoạn 2001-2005) TT Chỉ tiêu Năm 2001 Năm 2002 Năm 2003 Năm 2004 Năm 2005 1 Tổng sản lượng (triệu tờ/cuốn) 212 239 254 265 290 2 Doanh thu (tỷ đồng) 20.3 23.2 29.9 33.5 37.8 3 Số loại báo chí PH 459 482 516 552 594 4 Số bưu cục đóng thẳng 748 752 768 796 816 (Nguồn: Báo cáo tổng kết hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty PHBCTW qua các năm). * Về lao động Nguồn: Số liệu của phòng tổ chức – nhân sự – hành chính, Công ty Phát hành Báo chí Trung ương tính đến hết năm 2005. : - Tổng số lao động tại Công ty PHBCTW là 447 người, trong đó lao động Nữ: 196 người, chiếm 43.85%; lao động Nam: 251 người, chiếm 56.15%. - Về kết cấu lao động: + Lao động quản lý: 57 người (chiếm 12.75%). Bảng 2: Cơ cấu lao động quản lý của Công ty PHBCTW. Tên đơn vị Số lao động (Người) Trình độ ĐH,CĐ TC SC Chưa ĐT Lãnh đạo Công ty 2 2 Phòng TCNSHC 19 10 4 1 4 Phòng KTTKTC 13 10 1 1 1 Phòng Nghiệp vụ 9 9 Phòng Kế hoạch 5 5 Phòng Tin học 9 9 Tổng cộng 57 45 5 2 5 (Nguồn: Số liệu của phòng tổ chức – nhân sự – hành chính, Công ty Phát hành Báo chí Trung ương tính đến hết năm 2005) + Lao động trực tiếp sản xuất: 390 người ( chiếm 87.25%). Bảng 3: Cơ cấu lao động trực tiếp sản xuất của Công ty PHBCTW Tên đơn vị Số lao động (Người) Trình độ ĐH,CĐ TC SC Chưa ĐT Phòng Điều hành 25 13 7 6 Phòng Kinh doanh 62 22 10 26 3 Đội Bảo vệ 11 0 2 2 7 Đội Kiểm soát 14 4 5 5 Đội xe 18 1 2 15 TTKTBC Ngoại văn 9 4 4 1 TTKTBC Quốc văn 123 12 19 77 15 Chi nhánh 2 98 9 15 61 13 Chi nhánh 3 15 5 2 7 1 Điểm in Điện Biên 2 1 1 Điểm in Bình Định 3 1 2 Điểm in Đắc Lắc 2 1 1 Điểm in Cần Thơ 3 1 2 Điểm in Nghệ An 5 1 4 Tổng cộng 390 70 66 205 49 (Nguồn: Số liệu của phòng tổ chức – nhân sự – hành chính, Công ty Phát hành Báo chí Trung ương tính đến hết năm 2005) + Về trình độ lao động: Đại học, cao đẳng: 115 người chiếm 25.73% Trung cấp: 71 người 15.88% Sơ cấp, CNKT: 207 người 46.31% Chưa qua đào tạo: 54 người 12.08% + Tuổi đời bình quân: 37.5 tuổi. + Tuổi nghề bình quân chung: 15 năm. + Thâm niên công tác bình quân : 10 năm. 4. Quá trình hình thành và phát triển. Từ tháng 10 năm 1955 khi Đảng và Nhà nước giao toàn bộ nhiệm vụ PHBC từ Nhà in Quốc gia sang ngành Bưu điện, các bộ phận, đơn vị tiền thân của Công ty PHBCTW được mang nhiều tên gọi khác nhau, trực thuộc nhiều cấp quản lý khác nhau (lúc thì thuộc Tổng cục Bưu điện, lúc thuộc Sở Bưu điện Hà Nội, lúc thuộc Cục Bưu chính). Để đáp ứng với sự phát triển và yêu cầu thực tế, năm 1977 các bộ phận thuộc Cục Bưu chính đã được tách ra với các nhiệm vụ, chức năng riêng về khai thác báo chí, vận chuyển Bưu chính và báo chí, sản xuất-kinh doanh Tem Bưu chính...Từ đó hình thành lên các đơn vị hoạt động độc lập trực thuộc Tổng cục Bưu điện đó là Trung tâm vận chuyển, Công ty Tem và Trung tâm PHBCTW. Công ty chính thức được thành lập năm 1977 theo quyết định thành lập số 1799/ QĐ/ TCBĐ ngày 22/8/1977, dưới tên gọi là Trung tâm Phát hành Báo chí Trung ương, đến ngày 16/1/1989 được đổi tên thành Công ty Phát hành Báo chí trung ương theo Quyết định 64/QĐ/ TCBĐ. Năm 1996, sau khi Tổng Công ty Bưu chính-Viễn thông Việt nam quyết định thành lập lại doanh nghiệp Nhà nước, Công ty PHBCTW được thành lập lại, Công ty được ban hành điều lệ tổ chức và hoạt động theo Quyết định số 218/QĐ-TCCB-HĐQT ngày 23/8/1996 của Hội đồng quản trị Tổng công ty Bưu chính – Viễn thông Việt nam, ban hành chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Công ty. Từ đó đến nay Công ty hoạt động theo Quyết định số 218. 5. Chức năng nhiệm vụ của công ty. Công ty Phát hành Báo chí Trung ương là trung tâm đầu mối chính khai thác về phát hành Báo chí trong nước ( quốc văn) và báo chí nước ngoài nhập khẩu, phát hành trong phạm vi cả nước. Công ty có mối quan hệ trực tiếp với gần 400 nhà in-xuất bản, các toà soạn báo, tạp chí, với 64 Bưu điện tỉnh thành, các cơ quan đoàn thể, các đơn vị trong và ngoài Ngành từ cấp Trung ương đến cấp địa phương. Theo Điều lệ tổ chức và hoạt động được Tổng công ty Bưu chính-Viễn thông Việt Nam phê chuẩn tại Quyết định 218/TCCB-LĐ ngày 23/8/1996, Công ty PHBCTW có chức năng và nhiệm vụ sau: - Tổ chức, xây dựng, quản lý mạng lưới phát hành báo chí để kinh doanh và phục vụ theo quy hoạch, kế hoạch và phương hướng phát triển do Tổng công ty giao. - Khai thác các nguồn báo chí trong nước và ngoài nước, cung cấp cho các Bưu điện tỉnh, thành phố để phát hành tới người đọc, đảm bảo phục vụ sự chỉ đạo của các cấp uỷ Đảng và Chính quyền các cấp, đáp ứng nhu cầu về báo chí trong đời sống kinh tế, văn hoá, xã hội của các ngành và nhân dân. - Xuất khẩu, nhập khẩu báo chí theo quy định của pháp luật. - Kinh doanh vật tư thiết bị chuyên ngành Bưu chính-Viễn thông và các ngành nghề khác trong phạm vi pháp luật cho phép. Trong Qui định nghiệp vụ PHBC được ban hành theo Quyết định số 202/QĐ-BC ngày 30/1/2004 của Tổng Giám đốc Tổng công ty Bưu chính-Viễn thông Việt Nam cũng đề cập rất cụ thể về chức năng, nhiệm vụ của Công ty PHBCTW trong dịch vụ PHBC với các nội dung sau: - Tổ chức quản lý, điều hành và phát triển mạng lưới PHBC theo qui định của VNPT. - Được Tổng Công ty Bưu chính – Viễn thông Việt Nam uỷ quyền là đầu mối quan hệ ký hợp đồng với cơ quan báo chí Trung ương, cơ quan được phép xuất nhập khẩu báo chí và báo địa phương phát hành trên cả nước hoặc trong khu vực. - Biên soạn và xuất bản Mục lục báo chí trong nước do VNPT phát hành, bổ xung khi có thay đổi thể thức xuất bản. Mục lục báo chí phải có đủ tên, mã số, thời hạn xuất bản, giá bán lẻ, giá bán dài hạn. - Thông báo thời gian đặt nhu cầu và thời gian điều chỉnh số lượng sau khi đã đặt nhu cầu của các loại báo chí trong nước và báo chí nước ngoài nhập khẩu. - Đặt nhu cầu báo chí, điều chỉnh số lượng sau khi đã đặt nhu cầu với cơ quan báo chí, cơ quan được phép xuất nhập khẩu báo chí. - Tổ chức khai thác, phân phối, đóng túi gói cho các Bưu cục theo qui định và thanh toán tiền báo chí. - Căn cứ khung giá, cước phí phát hành các loại báo chí lưu ký, khung cước những trang báo tăng thêm của VNPT để qui định cước chuyển trả báo lưu ký, cước những trang báo tăng thêm so với qui định trong giấy phép xuất bản. - Qui định giá bán lẻ đối với các loại báo chí không phát hành qua VNPT và báo chí nhập khẩu không có tỷ lệ cước phát hành hoặc tỷ lệ quá thấp. - Qui định mức chi hoa hồng, chi khuyến mại cho đại lý, phát hành viên và khách hàng theo qui định của VNPT. - Tổ chức đại lý bán lẻ báo chí sau khi thoả thuận với Bưu điện địa phương. - Được mở cửa hàng giao dịch bán lẻ báo chí tại các địa phương có điểm in báo. - Được quyền thanh lý báo chí không tiêu thụ hết. Với chức năng, nhiệm vụ được giao, Công ty PHBCTW hiện đang trực tiếp quản lý và tổ chức hoạt động tại các trung tâm khai thác báo chí đầu mối. Cụ thể: * Tại Hà nội Là thủ đô của cả nước nên hầu hết các loại báo, tạp chí Trung ương đều được in và phát hành tại Thành phố Hà Nội. Để thu gom các loại báo chí từ hệ thống gồm hàng chục nhà in, nhà xuất bản nằm rải rác trong toàn thành phố, Công ty PHBCTW đã tổ chức 4 điểm khai thác báo chí tập trung tại Hà Nội, bao gồm: - Tại Trụ sở Công ty: Tập trung khai thác các loại báo, tạp chí, một số loại báo địa phương, các tờ tin nhanh từ các Toà soạn, nhà in chuyển đến. Đây là nơi tập trung túi gói báo chí chuyển đi các Bưu điện tỉnh thành Miền Trung và Miền Nam bằng phương tiện tàu hoả (tầu thống nhất Bắc Nam). - Tại Nhà in Nhân Dân 1: Tập trung khai thác báo Nhân Dân và các loại báo ngày, báo tuần được in tại chỗ và tại các nhà in lân cận. Đây là nơi khai thác nhiều nhất về số lượng, số loại báo chí và đồng thời cũng là nơi khởi hành xuất phát của các tuyến đường thư cấp 1 đi các tỉnh phía Bắc. - Tại Nhà in báo Quân Đội 1: Tập trung khai thác báo Quân Đội và một số loại báo ngày, báo tuần được in tại chỗ và tại các điểm in lân cận. - Tại nhà in báo Lao Động: Tập trung khai thác báo lao động và một số loại báo tuần, tạp chí được in tại chỗ. Có thể nói Hà Nội là nơi tập trung xuất bản, phát hành nhiều loại báo, tạp chí Trung ương nhất, hằng năm tại đây sản lượng báo chí phát hành chiếm gần 80% tổng sản lượng báo chí phát hành qua Công ty PHBCTW. * Tại Thành phố Hồ Chí Minh- nơi Công ty có trụ sở Chi nhánh 2 Thành phố Hồ Chí Minh là trung tâm kinh tế phát triển nhanh và mạnh nhất cả nước, thị trường PHBC ở đây luôn sôi động, đa dạng và phức tạp. Nhiều tờ báo, tạp chí Trung ương đã đặt văn phòng đại diện để tổ chức hoạt động và in ấn phát hành. Bên cạnh đó, hệ thống các loại báo chí địa phương rất phong phú, phát triển mạnh với số lượng mỗi kỳ xuất bản rất lớn và địa bàn phát hành rộng khắp cả nước. Cũng như ở Thành phố Hà Nội, tại Chi nhánh PHBCTW 2 hiện có 3 địa điểm tổ chức khai thác và đóng chuyển báo chí được in từ Thành phố Hồ Chí Minh đến các Bưu điện tỉnh thành theo tuyến đường thư cấp 1. Hiện nay, Thành phố Hồ Chí Minh là nơi tập trung xuất bản, phát hành nhiều loại báo chí địa phương nhất. Bên cạnh hàng chục tờ báo của Thành phố Hồ Chí Minh còn có rất nhiều các tờ báo của tỉnh thành lân cận được in và phát hành từ Thành phố Hồ Chí Minh như một số tờ báo của tỉnh Bình Dương, Long An, Đồng Nai, Cà Mau...Hàng năm, tại đây sản lượng báo chí phát hành chiếm trên 10% tổng sản lượng báo chí phát hành qua Công ty. * Tại Thành phố Đà Nẵng- Nơi Công ty có trụ sở Chi nhánh 3 Là thành phố cấp 1 trực thuộc Trung ương, những năm gần đây, Đà Nẵng đang trên đà phát triển mạnh về đầu tư kinh tế và cơ sở hạ tầng, trở thành thủ phủ của Miền Trung. Đà Nẵng đang thu hút các nhà đầu tư trong nước và ngoài nước tìm đến. Cùng với nhiều cơ quan Trung ương, doanh nghiệp nhà nước, các toà soạn báo Trung ương ngày càng thành lập nhiều văn phòng đại diện tại Đà Nẵng, thị trường phát hành báo chí ngày một phát triển tăng nhanh, đáp ứng nhu của độc giả. Hiện nay đã có trên 20 loại báo chí Trung ương được in và phát hành tại TP Đà Nẵng, trong đó có rất nhiều loại báo có số lượng lớn phát hành như Nhân Dân, Quân Đội, Tiền Phong, Lao Động, Thanh Niên, Tuổi Trẻ...Tại trụ sở Chi nhánh 3 và tại Nhà in báo Nhân Dân 3 Đà Nẵng, các loại báo chí được khai thác, đóng chuyển đi các tỉnh Miền Trung và Tây Nguyên. Sản lượng báo chí phát hành hàng năm đạt gần 5% tổng sản lượng báo chí phát hành qua Công ty. * Tại các điểm in báo Nhân Dân còn lại trên cả nước như tại Cần Thơ, Đắc Lắc, Bình Định, Nghệ An, Điện Biên. Hiện nay Công ty Phát hành Báo chí Trung ương đang uỷ quyền cho các Bưu điện địa phương thực hiện việc khai thác, đóng chuyển báo chí đến các Bưu điện tỉnh thành lân cận trong cùng khu vực. Sản lượng báo chí phát hành từ 5 điểm in này đạt gần 5% sản lượng báo chí phát hành qua Công ty. Như vậy, cùng với các Bưu điện tỉnh thành, các điểm in-khai thác báo của Công ty PHBCTW đã tạo thành một mạng lưới các Bưu cục, điểm thông tin rộng khắp cả nước phục vụ cho hoạt động sản xuất-kinh doanh dịch vụ PHBC của VNPT 6. Cơ cấu tổ chức. Bộ máy tổ chức sản xuất-kinh doanh và phục vụ của Công ty Phát hành báo chí Trung ương gồm có ban lãnh đạo, các đơn vị trực thuộc khối quản lý và khối sản xuất. Ban Lãnh đạo Công ty: Gồm các thành viên: đứng đầu là Giám đốc - người có quyền hạn cao nhất, quyết định và chỉ đạo mọi hoạt động của Công ty, một Phó Giám đốc giúp Giám đốc quản lý hoạt động sản xuất - kinh doanh theo sự uỷ quyền của Giám đốc. Hệ thống tổ chức quản lý của công ty được chia thành 2 khối: Khối quản lý: bao gồm các phòng ban chức năng. 1. Phòng Tổ chức - Nhân sự - Hành chính . 2. Phòng Nghiệp vụ. 3. Phòng Kế toán - Thống kê - Tài chính. 4. Phòng kế hoạch - Đầu tư - Tiếp thị 5. Phòng Tin học. Khối sản xuất - phụ trợ gồm: 1. Phòng Điều hành sản xuất. 2. Trung tâm khai thác Báo chí Quốc văn 3. Trung tâm khai thác Báo chí ngoại văn 4. Phòng kinh doanh báo chí 5. Chi nhánh 2 tại Thành phố Hồ Chí Minh 6. Chi nhánh 3 tại Đà nẵng 7. Đội xe. 8. Đội kiểm soát. 9. Đội bảo vệ. Khối quản lý: * Phòng Tổ chức - Nhân sự - Hành chính - Làm công tác tổ chức cán bộ - Lập kế hoạch tiền lương và chi phí cho người lao động. - Tổ chức việc đào tạo, bồi dưỡng kiến thức, nghiệp vụ và nâng bậc lương hàng năm cho người lao động... * Phòng Tài chính - Kế toán - Thống kê - Thực hiện việc lập kế hoạch tài chính, đôn đốc việc thu và nộp doanh thu của các đơn vị trực thuộc công ty, trích nộp khấu hao tài sản cố định. - Lập các báo cáo tài chính theo qui định. - Tổ chức quản lý tiền mặt, đảm bảo thu chi chính xác, không xảy ra thất thoát, lãng phí... * Phòng Nghiệp vụ Phát hành báo chí - Thống kê, theo dõi sản lượng và chất lượng báo chí phát hành. - Quan hệ với các Bưu điện tỉnh thành, các toà soạn báo chí, lên kế hoạch xuất bản báo chí, thông báo cho độc giả đặt mua báo chí. - Nghiên cứu, đề xuất các biện pháp nâng cao chất lượng khai thác, chất lượng phục vụ báo chí. * Phòng Kế hoạch - Đầu tư - Tiếp thị: - Xây dựng, tổ chức, triển khai thực hiện nhiệm vụ về công tác kế hoạch sản xuất - kinh doanh của Công ty. - Tổ chức xây dựng kế hoạch, đầu tư trang thiết bị, phương tiện vận chuyển, xây dựng cơ bản, sửa chữa tài sản của Công ty. - Tổ chức xây dựng và triển khai thực hiện các nhiệm vụ về công tác tiếp thị, chăm sóc khách hàng. * Phòng Tin học - Nghiên cứu, xây dựng và triển khai các chương trình phần mềm tin học trong công tác tổ chức, quản lý sản xuất - kinh doanh - phục vụ của Công ty và quản lý nghiệp vụ phát hành báo chí của toàn mạng lưới, các quy định về bảo mật, lưu trữ, đảm bảo an toàn cho hệ thống mạng tin học của Công ty. Khối sản xuất * Phòng điều hành: - Nhận tổng hợp nhu cầu, điều chỉnh tăng giảm báo chí hàng ngày, hàng tháng của các Bưu điện tỉnh, thành phố gửi về. - Lập kế hoạch đặt số lượng in với nhà in, các cơ quan báo chí theo lịch xuất bản từng loại báo. - Lập toàn bộ các băng phiếu, lá nhãn, phiếu gửi của các loại báo chí khai thác và đóng đi ngày hôm sau. - Phối hợp với các tổ của Trung tâm Quốc văn bố trí khai thác các loại báo chí theo đúng kế hoạch phân phối và lịch xuất bản của các loại báo chí. * Trung tâm khai thác báo chí Quốc văn - Tiếp nhận các loại báo ngày, báo tuần, tạp chí…do các nhà in, nhà xuất bản giao theo hợp đồng đã ký kết. - Tổ chức khai thác, chia chọn, đóng túi gói báo, tạp chí tại các điểm in đã được quy định. - Giao-nhận túi gói với Hộ tống viên của công ty VPS trên mạng đường thư cấp 1. * Trung tâm khai thác báo chí ngoại văn: - Nhận và tổng hợp nhu cầu mua báo chí nước ngoài nhập khẩu của các Bưu điện tỉnh, thành phố trong cả nước để đặt mua với cơ quan xuất khẩu sách báo (XUNHASABA). - Phân phối, đóng gói, chuyển gửi các loại báo, tạp chí trong nước gửi ra nước ngoài theo đơn đặt hàng của khách. - Nhận các báo chí nước ngoài của XUNHASABA khai thác, chia chọn, đóng túi gửi đi các Bưu điện tỉnh, thành trong cả nước. * Phòng kinh doanh báo chí: - Nhận và tổng hợp nhu cầu các loại báo chí bán lẻ của các đại lý bán lẻ Bưu điện tỉnh, thành, phân phối, đóng túi gửi đi cho các tỉnh, thành phố bằng phương tiện xã hội nhanh nhất. - Nghiên cứu tìm các nguồn báo ngoài ngành để tăng chủng loại, tăng thêm số lượng, đa dạng các mặt hàng báo chí. - Tổ chức phát báo chuyển độc giả cho toà soạn trong phạm vi nội thành và một số quận, huyện ngoại thành Hà Nội. - Quản lý cửa hàng bán lẻ báo chí của Công ty. * Chi nhánh 2 tại thành phố Hồ Chí Minh, chi nhánh 3 tại Đà nẵng. - Thay mặt Công ty quan hệ với các Bưu điện tỉnh, thành phố, các đối tượng khách hàng và văn phòng, ban đại diện của các báo Trung ương, địa phương tại khu vực miền Nam và miền Trung. - Trực tiếp quản lý, khai thác và cung cấp các nguồn báo chí cho các Bưu điện tỉnh, thành phố, các tổ chức và cá nhân tại khu vực Thành phố Hồ Chí Minh, Đà Nẵng và các tỉnh miền Nam, miền Trung. - Tiếp nhận nhu cầu, điều chỉnh tăng, giảm báo chí của các Bưu điện tỉnh, thành phố, các đối tượng khách hàng và đặt in với ._.