Một số giải pháp tăng cường công tác quản lý văn phòng cho thuê ở Công ty Sao Bắc

h tranh của mình trên thị trường. Muốn vậy thì ngoài các giải pháp về tài chính, nhân sự, marketing… thì quản lý là vấn đề mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng cần phải quan tâm. Đây là quá trình không ngừng, đòi hỏi phải có thời gian, chi phí và công sức của rất nhiều cán bộ quản lý và phải có sự quan tâm đặc biệt của giám đốc cũng như sự cần sự phối hợp hoạt động của các bộ phận khác trong công ty. Với công ty Sao Bắc cũng vậy, với lợi thế cơ sở vật chất và trình độ kỹ thuật công ty Sao Bắc đã bước đầu tạo được chỗ đứng cho mình trên thị trường nhưng qua khảo sát thực tế khi thực tập tại công ty em thấy hoạt động quản lý ở công ty chưa thực sự đã hoàn thiện. Vì thế em đã chọn đề tài: “Một số giải pháp tăng cường công tác quản lý văn phòng cho thuê ở công ty Sao Bắc” cho chuyên đề thực tập tốt nghiệp của mình nhằm góp phần nhỏ bé vào sự hoàn thiện công tác quản lý và sự phát triển của công ty. Kết cấu của chuyên đề gồm 3 chương: Chương I: Cơ sở khoa học của quản lý văn phòng cho thuê Chương II: Thực trạng quản lý văn phòng cho thuê ở công ty Sao Bắc Chương III: Một số giải pháp tăng cường công tác quản lý văn phòng cho thuê ở công ty Sao Bắc. Qua quá trình thực tập tại công ty và quá trình làm chuyên đề em đã phần nào hiểu thêm về công tác quản lý văn phòng ở công ty và những khó khăn trong quá trình quản lý. Em xin chân thành cảm ơn giám đốc, ban lãnh đạo và toàn thể các cán bộ công nhân viên trong công ty đã giúp đỡ em trong thời gian thực tập. Đặc biệt em chân thành cô giáo hướng dẫn, Th.S Phạm Lan Hương đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em trong quá trình làm chuyên đề. Em cũng xin cảm ơn các thầy cô giáo trong Trung tâm đào tạo Địa chính và KDBĐS đã tạo điều kiện thuận lợi cho em hoàn thành chuyên đề. Trong chuyên đề sẽ không tránh khỏi những thiếu sót em rất mong được cô giáo hướng dẫn, các thầy cô giáo trong trung tâm và các bạn góp ý, bổ sung để chuyên đề được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn ! CHƯƠNG I : CƠ SỞ KHOA HỌC CỦA QUẢN LÝ VĂN PHÒNG CHO THUÊ I. KHÁI NIỆM VÀ SỰ CẦN THIẾT PHẢI QUẢN LÝ VĂN PHÒNG CHO THUÊ: 1. Khái niệm văn phòng cho thuê: Ở nhiều nước trên thế giới, văn phòng cho thuê đã xuất hiện từ lâu nhưng ở Việt Nam khái niệm văn phòng cho thuê còn rất mới mẻ nhưng cũng rất phát triển nhất là trong những năm gần đây. Văn phòng cho thuê cũng là một loại bất động sản tạo thu nhập cùng lúc đạt được các mục tiêu của chủ sở hữu, mà vẫn luôn luôn giữ được giá trị của bất động sản. Văn phòng cho thuê là một phòng hoặc nhiều phòng trong một toà nhà dùng để cho thuê trong đó có cung cấp các dịch vụ nhất định, người thuê có quyền sử dụng phần diện tích, khoảng không gian và các trang thiết bị dùng chung như hành lang, thang máy, vòi nước chung, lối đi chung… Mọi người thuê trong toà nhà đều có quyền và nghĩa vụ ngang nhau trong việc sử dụng và quản lý phần diện tích và các thiết bị dùng chung đó. Theo hiệp hội quốc tế về quản lý và sở hữu các toà nhà cao tầng (BOMA) thường có 4 phân lớp đối với văn phòng cho thuê là A, B, C, D và BOMA cũng sử dụng các phân lớp này để thực hiện kiểm kê thị trường văn phòng 1 năm 2 lần. Mặc dù các cách phân loại toà nhà ở các thành phố khác nhau là khác nhau, nhưng thường có 3 nhân tố chính để xác định: tuổi, địa điểm và vị trí trên thị trường (mức phí thuê): Nhóm A: gồm những văn phòng tương đối mới, có địa điểm hàng đầu, tỷ lệ cho thuê cao và mức phí thuê cao nhưng sự cạnh tranh lớn Nhóm B: gồm những văn phòng cũ hơn, đã được cải thiện theo tiêu chuẩn hiện đại, có địa điểm hàng đầu, tỷ lệ cho thuê cao, tính cạnh tranh tương đối. Một toà nhà văn phòng mới, không nằm trên địa điểm hàng đầu cũng có thể liệt kê vào nhóm B. Nhóm C: gồm những tòa nhà cũ hơn, chưa được cải thiện, nhưng có tình trạng tương đối tốt, tỷ lệ cho thuê tốt, có khả năng thấp hơn một chút so với mức trung bình của thành phố, có phí thuê ở mức từ trung bình đến thấp. Nhóm D: gồm những toà nhà đã bước vào giai đoạn cuối của chu kỳ sống, điều kiện tồi tàn, phí thuê thấp và tỷ lệ cho thuê thấp. Có nhiều loại văn phòng nhưng thường là những toà nhà nhiều tầng. Có rất nhiều doanh nghiệp đặt trụ sở tại những ngôi nhà từ 1-3 tầng, nằm trên những dãy phố buôn bán lớn hoặc trong những khu công nghiệp. Xu hướng hiện nay của các công ty là di chuyển ra các vùng ngoại ô, nơi đang phát triển rất nhanh chóng, hình thành các khu vực văn phòng nhỏ hơn, xa xôi hơn. Nhưng việc tăng lên của chi phí xây dựng, các thiết bị, dịch vụ và lao động đã làm cho các cá nhân và các tổ chức nhỏ không thể có đủ khả năng tài chính để xây dựng và duy trì một toà nhà văn phòng cỡ trung bình ở khu vực đô thị. Và cuối cùng những toà nhà văn phòng cao tầng được sở hữu bởi nghiệp đoàn đầu tư: những hiệp hội nhà đầu tư lớn như công ty bảo hiểm Sears và Prudential, Equitable và John Hancock. Những chủ sở hữu khác là những hiệp hội lớn có khả năng tài chính để phát triển và duy trì toà nhà vượt qua giai đoạn đầu khi thu nhập từ vốn đầu tư còn ở mức tối thiểu. Ngoài ra, có những công ty kinh doanh bất động sản nhỏ, không có khả năng cạnh tranh với các tổ chức lớn như trên đã xây dựng các văn phòng ở khu vực ngoại ô. 2. Sự cần thiết phải quản lý văn phòng cho thuê: Hoạt động quản lý bất động sản nói chung và quản lý bất động sản văn phòng nói riêng đang ngày càng trở thành hoạt động quan trọng và là nhu cầu cấp bách đối với mỗi doanh nghiệp kinh doanh bất động sản. Trên thực tế hiện nay đang có rất nhiều khu nhà cao tầng đang được mọc lên và rất nhiều doanh nghiệp kinh doanh bất động sản đang hình thành và ngày càng phát triển. Đối với mỗi doanh nghiệp hàng ngày diễn ra rất nhiều các hoạt động giao dịch, mua bán với các đối tác và khách hàng, đối với doanh nghiệp kinh doanh bất động sản văn phòng cho thuê cũng vậy. Sự cần thiết phải quản lý văn phòng cho thuê được thể hiện ở một số điểm chủ yếu sau đây: Ngày nay các thành phố được chuyển đổi nhanh chóng bằng việc xây dựng sử dụng khung thép và những phát minh về thang máy, điều này đã làm cho khả năng xây dựng nhiều tòa nhà cao hơn ở khu vực thành phố. Các khu ngoại ô đã phát triển ra ngoài giới hạn của thành phố. Việc xây dựng các loại văn phòng cho thuê tăng lên nhanh chóng không chỉ ở trong nội thành mà còn phát triển và mở rộng ra vùng ngoại ô. Xu hướng phát triển đó càng khuấy động tăng nhu cầu các nhà quản lý được đào tạo và có kỹ năng. Với bất động sản thương mại văn phòng cho thuê, rất cần người quản lý có kỹ năng và kinh nghiệm. Sự gia tăng nhanh chóng về chi phí đất đai và xây dựng đã tạo nên nhu cầu thuê văn phòng cho các doanh nghiệp và các nhu cầu tương tự về người quản lý có chất lượng Các bất động sản văn phòng của các tổ chức có thể hoặc không thể được quản lý bởi chủ công ty. Tuy nhiên phần lớn văn phòng được cho thuê cho một hoặc nhiều công ty kinh doanh . Các toà nhà văn phòng cho nhiều công ty thuê như thế rất cần được các nhà chuyên môn quản lý. Sự phát triển của các toà văn phòng ở các vùng ngoại ô lớn đã tạo nên nhu cầu và sự cần thiết phải quản lý sự hoạt động các toà nhà văn phòng đó và cung cấp cho các nhà quản lý bất động sản một số cơ hội lớn và các thách thức không nhỏ. Hiện nay, các dự án xây dựng văn phòng cao cấp chủ yếu do các công ty nước ngoài đầu tư thực hiện vì vốn đầu tư trong lĩnh vực này rất lớn, xây dựng một toà nhà diện tích khiêm tốn cũng mất ít nhất 10 triệu USD. Các công ty trong nước muốn làm phải liên kết với nhau, khi đó lại nảy sinh những khó khăn về phân chia quyền lợi hay mỗi khi ra quyết định. Hoạt động quản lý trong những trường hợp này đóng vai trò hết sức quan trọng góp phần tăng thêm mối quan hệ tốt đẹp với các đối tác kinh doanh. Thực tế thì ngay bản thân một số doanh nghiệp trong nước có tiềm lực về tài chính cũng muốn chuyển vào kinh doanh các toà nhà văn phòng cao cấp để được hưởng dịch vụ tốt hơn trong các dự án do các công ty nước ngoài đầu tư và cũng là để nâng cao vị thế của mình. Sự cần thiết phải quản lý các văn phòng không chỉ là trong nội bộ công ty mà còn có trách nhiệm đối với các hợp đồng thoả thuận với các đối tác giúp cho công ty có thêm mối quan hệ với các đối tác và mối quan hệ đó ngày càng phát triển tốt đẹp. Ngoài ra, hiện nay người chủ sở hữu bất động sản văn phòng cho thuê hàng ngày có rất nhiều công việc phải làm từ việc lập kế hoạch đến tổ chức thực thi kế hoạch để điều hành sự hoạt động của bất động sản. Việc có một nhà quản lý bất động sản là hết sức cần thiết để giúp cho chủ sở hữu trong rất nhiều công việc như: quảng cáo và buốn bán địa điểm, sàng lọc người thuê, thoả thuận hợp đồng thuê, tư vấn an toàn, nhận bảo hiểm, trả thuế bất động sản, ghi chép chính xác và thực hiện các báo cáo định kỳ cho chủ sở hữu bất động sản…v.v.. Đó là những công việc hết sức quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp kinh doanh bất động sản và điều đó khẳng định một lần nữa vai trò của nhà quản lý bất động sản văn phòng cho thuê là rất quan trọng và hết sức cần thiết. Trong quá trình hoạt động của bất động sản văn phòng cho thuê có rất nhiều người tham gia trong quá trình sử dụng. Do đó trải qua thời gian hoạt động của bất động sản không tránh khỏi việc phải cải tạo, sửa chữa hoặc thay thế, xây dựng mới … các bộ phận của bất động sản. Vì vậy đòi hỏi cần có nhà quản lý để quản lý các hoạt động trên. Những công việc nhà hàng ngày chính là kiểu bảo dưỡng thường xuyên dễ thấy nhất đối với những toà nhà văn phòng. Các hoạt động kiểm soát của nhà quản lý sẽ góp phần thúc đẩy các hoạt động bảo dưỡng, sửa chữa hàng ngày…của công ty diễn ra thuận tiện, nhanh chóng đảm bảo việc đáp ứng kịp thời các yêu cầu của khách hàng. Việc xây dựng mới đôi khi là rất cần thiết nhằm tăng lợi nhuận cho tòa nhà, tăng khả năng quảng bá và đáp ứng được các yêu cầu của khách hàng. Những thay đổi trong thiết kế, lắp đặt nội thất và những thay đổi theo yêu cầu khách hàng là một phần trong các chi phí bảo trì thông thường. Khi toà nhà được thuê thì những điều chỉnh theo tiêu chuẩn mới được thực hiện và nâng cấp theo đúng tiêu chuẩn xây dựng. Các chi phí thay đổi hoặc sửa chữa theo yêu cầu do người thuê trả. Nhà quản lý sẽ sắp xếp và xử lý để các công việc đó diễn ra thuận tiện hơn. Ngoài ra, trước khi khách hàng đến thăm quan văn phòng để thuê, nhà quản lý sẽ có các biện pháp thích hợp thúc đẩy các hoạt động tu tạo lại văn phòng để toàn bộ các thay đổi điều chỉnh được hoàn thiện sao cho khách hàng khó mà nhìn ra được sự biến đổi của văn phòng sau khi tu tạo. Thậm chí có toà nhà không được bảo trì và bị bỏ phí, một nhà quản lý chuyên nghiệp chuyên chịu trách nhiệm về loại hình bất động sản này hoàn toàn có khả năng biến chúng thành nơi hữu ích. - Toà nhà văn phòng là một công trình lớn, đặc biệt và có rất nhiều vấn đề bởi vì mật độ người sử dụng cao trên một đơn vị diện tích. Vì thế ban quản lý phải chuẩn bị cho các tình huống khẩn cấp như động đất, cháy, bão, mất điện, vỡ đường nước, nổ, bom … và những chấn thương khác có thể xảy ra với người ở trong toà nhà. Hoạt động kiểm kê của nhà quản lý sẽ phát hiện ra những lỗ hổng, hỏng hóc trong hệ thống điện, nước cũng như các hệ thống khác trang bị cho toà nhà. Vai trò của nhà quản lý trong các hoạt động đó hết sức quan trọng vì nó không chỉ ảnh hưởng đến toà nhà mà còn ảnh hưởng đến sự hoạt động và tính mạng của mọi người trong toà nhà. Điều đó khẳng định thêm sự cần thiết phải quản lý toà nhà văn phòng. Ngoài ra, toà nhà văn phòng cúng rất cần quản lý và bảo vệ chống trộm cướp và các tệ nạn xã hội ảnh hưởng đến uy tín của công ty như nạn nghiện hút, rồi có những kẻ giả làm khách hàng trà trộn vào công ty gây rối loạn, mất trật tự trong công ty. Trong trường hợp đó các biện pháp kịp thời của nhà quản lý là rất quan trọng, giải quyết nhanh chóng và đưa các hoạt động của toà nhà văn phòng ổn định trở lại, giúp khách hàng có cảm giác yên tâm khi hoạt động trong công ty và giữ uy tín của công ty, thu hút thêm các khách hàng mới. Do đó rất cần thiết phải quản lý văn phòng. - Với bất kỳ loại bất động sản nào thì quá trình thoả thuận được bắt đầu khi khách hàng quan tâm đến bất động sản đó trên thị trường. Với bất động sản văn phòng cho thuê cũng vậy, việc thoả thuận bao gồm việc thương thuyết với khách hàng về các điều khoản trong hợp đồng mà có thể có lợi cho chủ sở hữu. Mục tiêu là kí kết được hợp đồng có lợi cho cả hai bên. Bởi vì việc thương lượng hợp đồng thường phải thông qua một vài bước để thống nhất các điều khoản trong hợp đồng. Bởi vậy rất cần nhà quản lý để quản lý quá trình này một cách đều đặn và liên tục. Nếu không có người quản lý, việc kiểm soát bị lơi lỏng thì giao dịch có thể không được diễn ra. Do đó vai trò của người quản lý trong đó rất quan trọng, sự tác động của nhà quản lý có thể tránh các xung đột có thể xảy ra hoặc làm gia hạn hoặc phá vỡ hợp đồng. Trong nhiều trường hợp, chủ sở hữu và khách hàng tiềm năng nên tách hẳn nhau ra, ít nhất là đến lúc các thoả thuận được đưa ra và hợp đồng được ký kết. Người quản lý sẽ là người trung gian làm việc với cả hai bên để thống nhất các thoả thuận trong hợp đồng. Mặt khác, khi hợp đồng cho thuê đã được kí kết và các thoả thuận trong hợp đã được hai bên nhất trí vẫn rất cần nhà quản lý trong việc quản lý các khách hàng xem có thực hiện theo đúng các điều khoản trong hợp đồng hay không. Điều đó cũng rất quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp kinh doanh bất động sản vì trên thực tế có những khách hàng vẫn kí kết hợp đồng và nhất trí thoả thuận trong hợp đồng nhưng khi thực hiện hợp đồng thì khách hàng đó có những hành vi khác ngấm ngầm hoạt động ảnh hưởng đến toà nhà, ảnh hưởng đến các khách hàng khác và danh tiếng của công ty. Sự kiểm soát thường xuyên và liên tục của nhà quản lý là yếu tố có tác động mạnh mẽ ngăn chặn những hành vi bất thường của khách hàng, đảm bảo cho mọi người hoạt động trong toà nhà luôn luôn yên tâm và thoải mái trong khi làm việc. Điều đó góp phần không nhỏ vào sự phát triển lành mạnh của công ty. Trên đây là một số yếu tố chủ yếu nói lên sự cần thiết phải quản lý văn phòng cho thuê cũng như vai trò to lớn và quan trọng của nhà quản lý đối với doanh nghiệp kinh doanh bất động sản văn phòng cho thuê. Các hoạt động quản lý không chỉ diễn ra trong một thời gian hay một chu kỳ hoạt động của toà nhà văn phòng mà cần phải diễn ra liên tục, thường xuyên. Dưới sự kiểm soát của nhà quản lý về mọi mặt công ty sẽ đi vào quĩ đạo phát triển. II. YÊU CẦU VÀ NỘI DUNG QUẢN LÝ VĂN PHÒNG CHO THUÊ: 1. Yêu cầu quản lý văn phòng cho thuê: Với các công ty kinh doanh nói chung và công ty cho thuê văn phòng nói riêng có rất nhiều công việc đòi hỏi nhà quản lý phải hoàn thành. Hầu như các công ty đều mong muốn có được nhà quản lý có thể thực hiện tốt tất cả các công việc. Do đó có những yêu cầu nhất định đối với nhà quản lý : - Hợp đồng thuê văn phòng phải bao gồm các yếu tố cần thiết và các khoản dự phòng thông thường phát sinh. Người quản lý văn phòng thường phải chịu trách nhiệm về việc thuê các văn phòng dù vai trò của họ có thể thay đổi thông qua các điều khoản của hợp đồng. Nhà quản lý có thể là một đại lý thuê độc quyền văn phòng, nhưng cũng có thể chia sẻ trách nhiệm với các môi giới cho thuê độc quyền. Yêu cầu của nhà quản lý về các hoạt động và cách bảo quản văn phòng sẽ có tác động trực tiếp lên các điều khoản của hợp đồng thuê. Mặc dù những người của mỗi bên trong hợp đồng cho thuê có trách nhiệm về mặt pháp lý và kĩ thuật nhưng các nhà quản lý văn phòng cũng phải nắm rõ các hạng mục thuê cơ bản để đưa ra hợp đồng thuê văn phòng phù hợp nhất đối với từng trường hợp cụ thể. Ngoài ra, người quản lý cần phải duy trì sự kiểm soát trong suốt quá trình ký kết hợp đồng, phải thiết lập mối quan hệ trực tiếp với tất cả các khách hàng tiềm năng (thậm chí cả trong trường hợp có liên quan đến người môi giới). Việc các nhà quản lý liên kết và hợp tác với các luật sư (người được uỷ quyền) và các trung gian sẽ giúp ích rất nhiều cho hoạt động cho thuê. Trước đây, hợp đồng thuê văn phòng thường có lợi cho bên cho thuê do vị thế của họ tuỳ vào thương lượng của chủ sở hữu bất động sản và thực tế là các luật sư đại diện cho những người chủ sở hữu và người quản lý thường được ghi trong hợp đồng. Điều này có thể thay đổi mặc dù nhờ vào các điều lệ được sửa đổi và giám định có lợi cho người thuê. Một số thành phố có rất nhiều luật lệ quản lý hoạt động thuê mua và mối quan hệ giữa chủ sở hữu bất động sản với người thuê bất động sản. Các nhà quản lý bất động sản văn phòng cần phải hiểu một cách kỹ lưỡng các luật lệ này trong phạm vi mà họ hoạt động. Đối với các hợp đồng cho thuê theo năm đều có thời điểm kết thúc, nếu chủ sở hữu muốn người thuê chuyển sang giai đoạn kết thúc, thì cần phải ghi giai đoạn đó trong hợp đồng. Có một vài giai đoạn có thể có hiệu lực riêng trong thời hạn dưới một năm, nhà quản lý phải thận trọng ghi hết tất cả những thoả thuận này bằng văn bản. Việc thuê văn phòng không theo giai đoạn không xác định được thời gian thuê. Hợp đồng này chỉ có giá trị khi nào cả hai bên đều muốn văn phòng còn tiếp tục được thuê. Trước đây một hợp đồng cho thuê tuỳ ý có thể kết thúc mà không cần thông báo, nhưng ngày nay phần lớn các công ty đều yêu cầu bên muốn kết thúc hợp đồng thuê tuỳ ý phải đưa ra thoả thuận bằng văn bản trước. Các nhà quản lý cần phải đưa ra các quy định về quyền và nghĩa vụ liên quan đến hợp đồng thuê tuỳ ý. - Trong quá trình giao dịch, người quản lý văn phòng cần phải xác định kỹ lưỡng và chính xác các mẫu đơn hợp đồng thuê, không chỉ là các đặc điểm và thông tin cá nhân mà còn về tình trạng tài chính của khách hàng. Một người thuê mà không có khả năng thanh toán, hoặc lạm dụng lòng tốt của người khác thì tất nhiên không thể chấp nhận. Hiện nay, việc xác định chính xác các đặc tính của người thuê văn phòng là rất quan trọng, nhất là về khả năng tương thích của họ. Do đó, đặc điểm tự nhiên trong kinh doanh của khách hàng tiềm năng sẽ tác động trực tiếp tới các khách hàng khác. Việc đi thuê ổn định của người thuê trước đây sẽ ảnh hưởng đến quyết định cuối cùng của người quản lý hoặc chủ sở hữu xem có chấp nhận ký hợp đồng hay không. Trừ những lý do có giá trị, thì một công ty thay đổi vị trí thuê thường xuyên được coi là có độ rủi ro cao. Sẽ rất tốn kém nhiều chi phí khi công ty ký hợp đồng với khách hàng thuê ngắn hạn. Đặc biệt là cần phải xem xét các đặc điểm của người thuê trước khi ký kết hợp đồng. Việc ghi lại đều đặn các thông tin cho thuê trước đây rất quan trọng. Một trong những lý do để tìm kiếm các mục tiêu kinh doanh trong dài hạn là xác định các kế hoạch cho tương lai. Các kế hoạch này có thể ảnh hưởng đến sự lựa chọn giữa một vài khách hàng thuê được đánh giá tốt, thì người quản lý bất động sản sẽ lựa chọn các công ty có mức tăng trưởng kinh doanh cao vì các công ty này có khả năng tài chính lớn. Tất nhiên, nếu người quản lý có thể đặt kế hoạch hoặc tạo lập từng bước để đối phó với các tình huống bất ngờ xảy ra. Người quản lý cần phải đánh giá các tình huống như vậy một cách cẩn thận và xem xét các khả năng có thể xảy ra. - Trong thời gian hợp đồng được thực hiện, sự giảm giá sẽ đem lại lợi ích cho người thuê bởi vì chủ sở hữu đồng ý một mức tiền thuê thấp hơn trong các điều khoản của hợp đồng. Việc giảm giá sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ giá trị của hợp đồng của chủ sở hữu nhưng sẽ có tác dụng thu hút khách hàng tiềm năng. Đồng thời việc giảm giá làm giảm bớt sức nặng về tài chính cho khách hàng tiềm năng. Mặt khác, nhiều khi một sự ưu đãi hay giảm gía có giá trị đôí với khách hàng nhưng cũng không tốn kém nhiều chi phí cho chủ sở hữu. Do đó tầm quan trọng của việc đánh giá khách hàng và biết được nhu cầu của họ là rất cần thiết. Người quản lý cần phải ghi nhớ và không nên thoả thuận nhiều hơn những gì mà chủ sở hữu có khả năng trang trải. Sự ưu đãi hay giảm giá có thể được đưa ra một cách bất đắc dĩ cho tất cả các trường hợp nhưng sẽ làm tăng giá trị của chủ sở hữu trong con mắt của khách hàng thuê. Một trong những vấn đề phức tạp được đề cập đến khi thương lượng các điều khoản hợp đồng là tỷ lệ tiền thuê. Điều đó rất quan trọng đối với chủ sở hữu và người quản lý vì nó rất quan trọng trên thị trường cạnh tranh. Tuy nhiên, trong tất cả các trường hợp thì người quản lý cần phải phân tích các lợi thế và bất lợi của việc đưa ra các ưu đãi hay giảm giá tiền thuê. Các chi phí sửa chữa mà người thuê thực hiện là các điểm lớn trong thỏa thuận hợp đồng đối với người thuê bất động sản văn phòng thương mại. Khi đề cập đến vấn đề này, người quản lý cần phải xem xét không chỉ loại hình sửa chữa mà có các chi phí phát sinh cho chủ sở hữu. Các thỏa thuận thường liên quan đến việc đánh đổi cho một khoản nhất định nào đó. Người quản lý phải đưa ra một mức phí trần cho việc sửa chữa này và cho phép người thuê có thể tiến hành các sửa chữa cần thiết. Phần lớn các văn phòng cho thuê thường có một chuẩn mực xây dựng được đưa ra như chỗ thoát nước, hệ thống đèn điện, cửa sổ… và được đưa vào chi phí cho thuê. Người thuê sẽ được yêu cầu thanh toán cho bất kỳ trang thiết bị hoặc phương tiện nào nằm ngoài chuẩn mực xây dựng như cầu thang, vách ngăn,cửa ra vào, cửa kéo… Nếu người thuê muốn một văn phòng sang trọng và đắt hơn văn phòng mà chủ sở hữu cung cấp thì người thuê có thể phải thanh toán thêm một khoản tiền lớn. Người quản lý bất động sản văn phòng cần xác định chính xác những gì mà người thuê định làm và đảm bảo rằng người thuê có thể hoàn thành văn phòng đó. Với các hợp đồng được ký kết trên 1 năm, người quản lý cần phải chắc chắn rằng thời gian hiệu quả còn lại của hợp đồng hiện tại sẽ là điều kiện để cho thuê lại tài sản. Người quản lý cần phải xem xét lại số lượng văn phòng người thuê muốn thuê, tỷ lệ tiền thuê và tổng giá trị của hợp đồng mới. Nếu các yếu tố này không lớn hơn khỏan bù đắp cho những mất mát xảy ra trong việc giả định hợp đồng thì cũng không nhất thiết phải đưa ra sự ưu đãi hay giảm giá. - Mặc dù trách nhiệm đầu tiên của người quản lý là phục vụ cho lợi ích của chủ sở hữu nhưng người quản lý bất động sản thành công phải biết phối hợp công việc giữa các bên vì mối quan tâm của người thuê và chủ sở hữu bất động sản không loại trừ nhau, chủ sở hữu luôn mong muốn thu được lợi nhuận trên khoản đầu tư của mình vào bất động sản dựa trên các điều kiện của thị trường hiện tại. Mặt khác, người thuê lại quan tâm đến giá thuê và tất cả các dịch vụ đi kèm trong quá trình thực hiện hợp đồng. Để thu hút khách hàng, trước khi đưa sản phẩm ra thị trường, người quản lý cần phải xem xét kỹ để đảm bảo rằng mọi thứ đều sạch sẽ và trong điều kiện họat động tốt. Lau chùi, quét sơn và các sửa chữa cần phải được hoàn tất trước khi giao sản phẩm cho khách hàng. Trong khi kiểm tra sản phẩm, người quản lý sẽ có cơ hội để quan sát các đặc điểm của khu vực sử dụng chung, bất động sản phải được kiểm tra trong suốt quá trình trưng bày giới thiệu trên thị trường hoặc theo định kỳ . Trước khi đưa khách hàng tiềm năng đi xem văn phòng, người quản lý nên mô tả qua về đặc điểm tòa nhà và phân tích qua về lĩnh vực quản lý và khu vực lân cận. Nếu có thuận tiện về giao thông, giao thông và bãi đỗ xe là mối quan tâm lớn, nên nhấn mạnh vào lợi ích của khu vực này. Người quản lý nên giúp khách hàng tiềm năng hình dung hãng của họ trong không gian và lắng nghe một cách cẩn thận phản ứng của từng khách hàng tiềm năng về các đặc điểm và lợi ích mà bất động sản mang lại cho họ. Người quản lý nên cung cấp càng nhiều thông tin cho khách hàng tiềm năng và theo sát khách hàng bằng điện thoại hoặc liên hệ cá nhân. - Nếu tòa nhà văn phòng mới được xây dựng được đưa vào thị trường đúng vào giai đoạn nền kinh tế suy thoái thì sẽ mất một thời gian dài để đạt được lượng chiếm hữu hòa vốn. Một người quản lý tốt phải nhận biết được xu hướng kinh tế khi bắt đầu đưa bất động sản tham gia vào thị trường. Người quản lý phải cố gắng đàm phán hợp đồng dựa hoặc có những điều khoản nhằm giữ khách hàng ở lại với tòa nhà ngoài thời gian đã đàm phán. Đồng thời người quản lý phải xác định nhu cầu về không gian của khách hàng tiềm năng và phân tích đặc điểm của hoạt động kinh doanh của người thuê tiềm năng để đánh giá khả năng tài chính của họ vì điều đó ảnh hưởng trực tiếp đến thu nhập của công ty. - Về việc sửa chữa và bảo dưỡng tòa nhà văn phòng, người quản lý phải thường xuyên định kỳ kiểm tra để thu thập các thông tin duy tu bảo dưỡng cần thiết. Trước khi ký kết bất cứ hợp đồng nào, người quản lý nên tổ chức đấu thầu cạnh tranh. Người quản lý có thể so sánh chi phí của việc thuê ngoài với chi phí sử dụng nhân công sẵn có. Trong một số trường hợp, các việc như lau cửa sổ, dọn dẹp rác thải, bảo vệ an ninh và kiểm soát các họat động gây rối nhân viên trong công ty sẽ thực hiện một cách hiệu quả hơn so với việc thuê ngoài. Trong hợp đồng sơ bộ, nhiệm vụ đầu tiên của nhà quản lý là quyết định chọn một nhà thầu chuyên nghiệp, những người này sẽ tự thuê đội ngũ công nhân có tay nghề thuộc các lĩnh vực khác nhau và giám sát dự án. Nếu ký hợp đồng với nhà thầu tốt nhất thì nhà quản lý chỉ cần đưa ra một số kế hoạch và chi tiết kỹ thuật nhất định. Còn lại, chính nhà thầu sẽ giám sát công việc xây dựng hoặc thay đổi cấu trúc tòa nhà. Nhà quản lý cần xem xét cẩn thận các hợp đồng về chỉnh sửa, thiết kế lại… Thỏa thuận giữa hai bên cần nói rõ thời gian thanh toán cho phía nhà thầu. Thông thường, khi nhà thầu hoàn thành nửa công việc họ sẽ được thanh toán 40% tổng giá trị, song ít nhất 10% cần giữ lại trong vòng 1 tháng sau khi hoàn tất công việc trong trường hợp cần sửa sang thêm. Các khoản đã trả cho các nhà thầu phụ cần phải được xác nhận trên giấy tờ. Hợp đồng cũng cần đề cập đến hình thức phạt nếu không hoàn tất đúng hạn và chế độ thưởng nếu hoàn thiện trước thời hạn. Hầu hết các tòa nhà 16 tầng trở lên đều có ban quản lý tòa nhà để phối hợp thực hiện tất cả các họat động bảo dưỡng tòa nhà. Những người quản lý tòa nhà chịu trách nhiệm báo cáo cho người quản lý tài sản, người thay mặt cho chủ sở hữu để thực hiện trách nhiệm quản lý cuối cùng. Người quản lý tài sản phải thông thạo các chi tiết của việc bảo dưỡng và cần có những nhân viên có kinh nghiệm để xử lý những công việc này. Xây dựng và chỉ đạo một chương trình bảo dưỡng có tính bảo vệ tốt là một trách nhiệm quan trọng của một nhà quản lý tài sản. Các hoạt động bảo dưỡng đều đặn dựa trên những mẫu điều tra được chuẩn bị trước, liệt kê tất cả những yếu tố quan trọng của tòa nhà. Lợi ích chính của công tác bảo dưỡng là giảm thiểu chi phí sửa chữa và thay thế và cải thiện dịch vụ cho người sử dụng tòa nhà. Người quản lý tài sản phải xem xét kỹ các báo cáo về việc bảo dưỡng phòng chống và quản lý chương trình này. Để đảm bảo chương trình bảo trì họat động tốt và tiết kiệm chi phí, người quản lý cần có một hệ thống để khởi động các công việc, quản lý thời gian, vật liệu, kế hoạch làm việc và báo cáo. Những nhiệm vụ này là trách nhiệm của người quản lý tài sản hoặc bộ phận quản lý bảo trì trong một tổ chức lớn. Và một yêu cầu quan trọng đối với bất cứ nhà quản lý nào đó là sự trung thực, ngay thẳng như thể kỹ năng, sự hiểu biết và kinh nghiệm. Nhà quản lý phải đối xử với khách hàng và người làm của họ một cách đạo đức, và họ cũng phải bảo đảm rằng những người làm thuê của họ cư xử một cách đạo đức. Trên đây là một số yêu cầu cơ bản đối với nhà quản lý văn phòng cho thuê. Ngoài ra các hoạt động quản lý có diễn ra thuận lợi hay không còn phụ thuộc một phần vào sự linh hoạt, vận dụng sáng tạo trong quản lý và kinh nghiệm chuyên môn của các nhà quản lý. 2. Các nội dung quản lý: 2.1. Quản lý hợp đồng thuê: Các yêu cầu chung của một hợp đồng có giá trị cũng tương tự như những hợp đồng có hiệu lực pháp lý. Cả hai bên trong hợp đồng thuê cần phải có năng lực pháp lý để đi đến thỏa thuận và đạt được sự nhất trí của cả hai bên. Đối với bất kỳ một hợp đồng nào thì mục tiêu đều phải hợp pháp. Các chứng từ phải có ngày tháng rõ ràng và đưa ra các khoản mục cần thiết bao gồm: Tên đầy đủ và chữ ký của cả hai bên Đặc điểm của văn phòng Các điều khoản của hợp đồng Tiền thuê Thời gian và phương thức thanh toán Mục đích sử dụng Quyền và nghĩa vụ mỗi bên Vấn đề sở hữu văn phòng Hợp đồng thuê văn phòng quy định các cam kết có hiệu lực và trách nhiệm của cả hai bên cung cấp quyền sở hữu tạm thời cho người cho thuê nhưng không cung cấp quyền sở hữu. Trong hợp đồng thuê văn phòng, các quyền hợp đồng được coi như là quyền về bất động sản cá nhân cả chủ sở hữu và người thuê đều có thể chuyển nhượng quyền của mình nếu không có thỏa thuận được ghi trong hợp đồng là cấm các chuyển nhượng đó. Tuy nhiên, khi các quyền có thể chuyển nhượng, trách nhiệm vẫn thuộc về bên cho chuyển nhượng. Đây là lý do tại sao phần lớn các hợp đồng thuê quy định rằng người thuê không thể bán, chuyển nhượng hay cầm cố lãi suất thuê mà không được sự đồng ý bằng văn bản của chủ sở hữu. Người quản lý văn phòng sẽ có trách nhiệm phải lưu ý tất cả các điều khoản của hợp đồng và đảm bảo rằng người thuê sẽ không có quyền sở hữu văn phòng cho đến khi hợp đồng đã được ký kết. 2.2. Quản lý việc bảo dưỡng, sửa chữa và xây dựng (quản lý chất lượng): Bảo dưỡng là một công tác quan trọng nhằm làm hài lòng người thuê văn phòng, duy trì tình trạng vật lý tốt cho tòa nhà, đồng thời giảm tối đa chi phí vận hành cũng như nâng cao tỷ lệ lợi nhuận. Bảo dưỡng tài sản hiệu quả đòi hỏi một sự đánh giá chính xác và những yêu cầu của tòa nhà và số lượng cũng như nhóm nhân viên có thể đáp ứng những yêu cầu đó. Những yêu cầu đó là về nhân sự và việc lập kế hoạch sẽ thay đổi linh hoạt tùy theo kiểu loại, kích thước và vị trí địa lý của tòa nhà. Do đó chủ sở hữu và người quản lý phải có sự thống nhất trước về các mục tiêu bảo dưỡng tài sản. Trong một số trường hợp, kế hoạch khả thi nhất là thực hiện với số tiền thuê thấp và mức chi phí tiết kiệm tối đa dành cho dịch vụ và hoạt động bảo dưỡng. Một tòa nhà sẽ có khả năng sinh lời cao hơn nếu được bảo dưỡng trong tình trạng tốt nhất và được sử dụng các dịch vụ thuê hoàn hảo nhất. 2.3. Quản lý marketing: Nhiệm vụ cơ bản của người quản lý văn phòng là phải đảm bảo thu được lợi nhuận từ bất động sản văn phòng đó. Để tìm kiếm được người thuê có khả năng nhất, người quản lý phải thực hiện chiến dịch quảng cáo nhằm thu hút một số lượng lớn các khách hàng tiềm năng trong khi các chi phí khác không đổi. Hiểu các thỏa._. thuận trong hợp đồng và tối ưu hóa các kỹ năng quản lý người thuê một cách có hiệu quả nhất là một công việc đòi hỏi tính thực tế khi người thuê tiềm năng bị lôi cuốn bởi bất động sản. Nếu không, không dễ gì mà người thuê lại sẵn sàng ký hợp đồng và thanh toán tiền thuê. Các nguyên tắc cơ bản của marketing là “hiểu biết sản phẩm” và nguồn lực kinh doanh chính là khách hàng hiện tại của bạn. 2.4. Quản lý rủi ro: Bất kỳ ngành kinh doanh nào đều có thể có những rủi ro nhưng ở những dạng khác nhau. Có thể là rủi ro tài chính hay rủi ro pháp lý, rủi ro do thanh khoản…Đặc biệt đối với kinh doanh văn phòng cho thuê, đó là tài sản có giá trị lớn, đồng thời cũng tỷ lệ thuận với mức độ rủi ro. Rủi ro có thể bắt nguồn từ nhiều tình huống như sự suy giảm các hoạt động kinh tế kinh tế làm giảm cầu về bất động sản, sự gia tăng các công ty khác trên thị trường làm tăng tính cạnh tranh và cũng là tăng khả năng rủi ro… Người chủ sở hữu bất động sản luôn muốn đạt được một sự bảo hiểm tốt nhất để chống lại càng nhiều rủi ro càng tốt. Mục tiêu cơ bản của việc bảo hiểm là giảm mất mát gây ra do các tình huống thiệt hại không dự đoán trước được. Cả chủ sở hữu và người quản lý cần phải được cho biết về hậu quả cuả những mất mát hoặc tai nạn và sự cần thiết phải thực hiện việc bảo vệ bằng các loại bảo hiểm khác nhau. Do địa điểm khác nhau và nhu cầu được bảo hiểm khác nhau, người chủ sở hữu thường dựa trên kinh nghiệm và óc phán đoán của người quản lý để thực hiện việc bảo vệ phù hợp cho bất động sản. Trên thực tế, nhiều người quản lý bất động sản cũng chính là người môi giới bảo hiểm. 2.5. Quản lý nguồn nhân lực: Vấn đề nhân sự là vấn đề quan trọng với bất kỳ công ty nào. Đặc biệt đối với các nhân viên trong công ty nếu không có sự giám sát, quản lý của nhà quản lý sẽ có những cách xử lý thích hợp không gây tổn thương đến lòng tự trọng của nhân viên. Đồng thời phải quản lý số lượng nhân viên và điều chỉnh số lượng nhân viên thích hợp trong từng giai đọan hoạt động của công ty. 2.6. Quản lý tài chính: Nhà quản lý có trách nhiệm kiểm soát tình hình thu chi từng tháng của công ty để báo cáo với chủ sở hữu. Tất cả các hoạt động thu chi đều phải ghi chép cẩn thận. Hệ thống kế toán có thể giúp người quản lý tiết kiệm thời gian trong việc làm công tác kế toán. Trên đây là những nội dung quản lý cơ bản của công ty cho thuê văn phòng. Để có thể thực hiện được tốt tất cả các nội dung đó công ty cần có nhà quản lý năng động, có kinh nghiệm trong mọi hoạt động. III. KINH NGHIỆM CỦA SINGAPORE TRONG QUẢN LÝ VĂN PHÒNG CHO THUÊ: Tại Singapore có một số phương pháp về công tác quản lý bảo trì thường được áp dụng: - Bảo trì theo phương pháp “ngăn ngừa”, theo quan điểm này, việc bảo trì và tạo môi trường sạch đẹp các khu văn phòng sẽ tác động đến ý thức của mọi người. Theo đó, những khu vực công cộng sẽ được chăm sóc bảo trì thường xuyên tạo ra một cảnh quan sạch đẹp. - Bảo trì theo pháp lý: theo quan điểm này luật pháp sẽ ban hành các quy định cụ thể về công tác bảo trì các văn phòng, về thời gian bảo trì cho từng hạng mục cụ thể, qua đó các đơn vị chức năng sẽ theo dõi và đôn đốc cũng như kiểm tra giám sát việc thực hiện công tác bảo trì theo định kỳ. - Quy định về thời gian bảo trì: cứ 3-5 năm các văn phòng sẽ được bảo trì (chủ yếu là trang trí, quét sơn), 10 năm sửa chữa lại mái nhà, 15-20 năm sửa chữa bảo trì các mạng dây điện, đường ống nước. Kiểm tra hệ thống thang máy định kỳ 2 tuần 1 lần, sửa chữa lớn cứ 5 năm 1 lần …v.v. Nhân viên phụ trách từng công việc sẽ đi kiểm tra và tổ chức việc bảo trì theo đúng thời hạn đã quy định. Các công ty dịch vụ sẽ đấu thầu tham gia công tác bảo trì, sửa chữa. CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VĂN PHÒNG CHO THUÊ Ở CÔNG TY SAO BẮC I. GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY 1. Quá trình hình thành: Công ty Sao Bắc hiện nay ở số 4-phố Dã Tượng-Quận Hoàn Kiếm-Hà Nội.Công ty Sao Bắc được thành lập vào tháng 12 năm 1994 theo mô hình liên doanh. Trước đây khu đất này là của công ty du lịch Cao Bằng với đối tác là phòng Thương mại Công nghiệp Việt Nam. Phòng Thương mại Công nghiệp Việt Nam đã bỏ vốn đầu tư xây dựng tòa nhà Sao Bắc làm văn phòng cho thuê lấy tên là công ty Sao Bắc, với diện tích xây dựng là 600 m2, cho thuê 3000 m2, xây thành 10 tầng trong đó có 1 tầng trệt, 1 tầng làm văn phòng và 8 tầng để cho thuê. Công ty được cấp phép xây dựng năm 1995, đầu năm 1996 bắt đầu xây dựng và đầu năm 1997 hoàn thành và bắt đầu cho thuê. 2. Hệ thống tổ chức: 2.1. Hội đồng quản trị: Hội đồng quản trị của công ty Sao Bắc có quyền nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của công ty giữa hai nhiệm kỳ đại hội. - Hội đồng quản trị là cơ quan có đầy đủ quyền hạn để thực hiện các quyền nhân danh công ty. Chủ tịch hoặc thành viên hội đồng quản trị có thể kiêm nhiệm các chức danh quản lý của công ty. - Hội đồng quản trị của công ty Sao Bắc có những quyền và nhiệm vụ sau: + Quyết định chiến lược của công ty phát triển của công ty. + Quyết định phương án đầu tư. + Quyết định giải pháp phát triển thị trường, tiếp thị và công nghệ thông qua hợp đồng mua bán, vay và hợp đồng khác có giá trị bằng hoặc lớn hơn 50% tổng giá trị tài sản ghi trong sổ kế toán của công ty. + Quyết định cơ cấu tổ chức, quy chế nội bộ của công ty. + Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức giám đốc, phó giám đốc, kế toán trưởng, trưởng các bộ phận của công ty, quyết định mức lương, tiền thưởng và lợi ích khác của cán bộ quản lý do hội đồng quản trị bổ nhiệm. + Xử lý các khoản thua lỗ phát sinh trong quá trình kinh doanh. + Kiến nghị việc tổ chức lại hoặc giải thể công ty. + Các quyền và nhiệm vụ khác theo quy định tại luật doanh nghiệp. 2.2. Giám đốc công ty: Ông Trần Quốc Hùng là đại diện pháp nhân của công ty, là người phụ trách chung, trực tiếp chỉ đạo mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, chịu trách nhiệm trước công ty, UBND thành phố Hà Nội và Nhà nước về các mặt: - Quản lý vốn và sử dụng vốn: quản lý đất đai, tài nguyên và các nguồn lực khác theo qui định của pháp luật để thực hiện sử dụng và các mục tiêu, nhiệm vụ của công ty cùng với các chương trình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. - Quyết định đầu tư, liên doanh, liên kết, mua các tài sản của doanh nghiệp khác theo quy định của pháp luật và công ty. - Quyết định nhượng, thanh lý, thay thế, cho thuê, thế chấp, cầm cố tài sản theo quy chế tài chính của công ty trên nguyên tắc bảo toàn và phát triển vốn. Đối với đất đai, tài nguyên thuộc quyền quản lý và sử dụng của công ty thì thực hiện theo pháp luật hiện hành. 2.3. Phó giám đốc: Ông Hoàng Đức Sơn là người giúp giám đốc công ty điều hành một số lĩnh vực hoạt động của công ty theo phân công của giám đốc và chịu trách nhiệm trước giám đốc, cùng giám đốc công ty chịu trách nhiệm trước Nhà nước, UBND thành phố, công ty về thực hiện các nhiệm vụ được giao. Sau đây là sơ đồ hệ thống tổ chức của công ty Sao Bắc:Quản lý Nhân sự Hành chính Thủ quỹ Kế toán Bộ phận Văn phòng Bộ phận Kỹ thuật Bộ phận Marketing Bộ phận Bảo vệ Bộ phận Làm sạch Phó giám đốc Công ty Giám đốc điều hành của công ty Hội đồng quản trị của công ty II. THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VĂN PHÒNG CHO THUÊ 1. Thực trạng quản lý văn phòng cho thuê ở thành phố Hà Nội: 1.1. Xu hướng mới của thị trường văn phòng cho thuê ở Hà Nội: Hiện nay xu hướng của đại đa số doanh nghiệp kinh doanh bất động sản văn phòng đã có chiều hướng thay đổi. Nếu như trước kia các doanh nghiệp chỉ bằng lòng với một văn phòng nhỏ nhưng ở mặt phố với diện tích khoảng 50 m2x4 tầng với tiền thuê khoảng 1.000 USD/tháng thì nay các doanh nghiệp này sẵn sàng chi từ 2.000-3.000 USD cho khu văn phòng rộng 100 m2 trong cao ốc văn phòng hạng B. Đây có thể khẳng định là một xu hướng hoàn toàn mới, đã tác động trực tiếp đến thị trường văn phòng cho thuê trong vài năm gần đây. Phải thực sự nhìn nhận rằng, ngày càng nhiều doanh nghiệp nhận ra được lợi ích rõ ràng của việc đặt văn phòng cao cấp vì điều này giúpcho sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được thuận lợi và tạo hình ảnh tốt hơn trong mắt đối tác. Một khảo sát mới đây cũng cho thấy hiện tại thị trường Hà Nội có hơn 100 doanh nghiệp trong nước thuê văn phòng tại các cao ốc cao cấp, nơi trước đây vốn chỉ dành cho các doanh nghiệp nước ngoài và bù lại các doanh nghiệp được cung ứng dịch vụ đầy đủ hơn như sự thuận tiện khi giao dịch, điện nước an ninh đều được đảm bảo. Đã có cầu ắt phải có cung, do vậy, việc xây các cao ốc cho thuê đang thực sự là cuộc đua tranh. Và các nhà đầu tư trong nước đã đóng vai trò quan trọng trong cuộc chơi mới này, đặc biệt đối với các dự án quy mô nhỏ, từ khoảng 3 - 6 triệu USD. Lợi thế của các doanh nghiệp trong nước là sẵn có mặt bằng để triển khai dự án, họ chỉ cần vốn để xây dựng cao ốc mà trong điều kiện hiện tại thì việc huy động vốn không khó. Theo dự kiến của CBRE thì từ giờ đến cuối năm văn phòng cho thuê ở Hà Nội sẽ dao động ở khoảng 20 USD/m2/tháng, song chỉ giới hạn ở các toà nhà hạng B không nằm trong khu vực trung tâm. Cho đến quý 4/2005 sẽ không có toà nhà hạng A nào đi vào hoạt động và hoàn thành. Một số toà nhà hiện đang trong quá trình xây dựng và hoàn thànhvào năm 2006 và 2007. Những toà nhà mới này sẽ cung ứng cho thị trường khoảng 110.000 m2 diện tích văn phòng cho thuê. Tại thời điểm trước khi các toà nhà mới này hoàn thành và đi vào hoạt động, giá thuê văn phòng ở Hà Nội dự kiến sẽ tăng lên 10-15%. Trong khi mức giá thuê của các toà nhà văn phòng tại khu vực trung tâm dự kiến sẽ tăng 15-20% trong vòng 2 đến 3 năm tới. Một lần nữa thị trường văn phòng cho thuê ở Hà Nội lại có thể chứng kiến áp lực về giá thuê khi một lượng cung lớn về văn phòng hạng B, loại văn phòng mà trong vài tháng qua đã nhanh chóng cho thuê hết diện tích ngay sau khi khai trương và đi vào hoạt động. 1.2. Thực trạng cung cầu văn phòng cho thuê ở Hà Nội: Hiện nay cầu về văn phòng cho thuê ở Hà Nội ngày càng tăng trong khi nguồn cung văn phòng cho thuê tăng rất chậm, thậm chí sẽ không tăng trong một thời gian dài. Ông Marc Towsend-Tổng Giám đốc Cty CB Richard Ellis (CBRE) trong lĩnh vực quản lý bất động sản cho biết trong quý 2/2005 hầu hết các toà nhà văn phòng hạng A và B ở Hà Nội đều đạt hiệu suất cho thuê 100%. Ông Towsend nhận xét, đây là kết quả tất yếu của việc lượng cung hạn chế trong khi nhu cầu lại liên tục gia tăng. Điều đáng chú ý mặc dù trong năm 2004, hơn 80.000 m2 diện tích văn phòng cho thuê được đưa vào thị trường và gần như 100% lượng cung mới này hầu như "cháy chỗ". Lý giải vì sao văn phòng cho thuê lại đạt hiệu suất cao như vậy, ông Lê Minh Dũng - Trưởng phòng Cty CBRE cho biết, chính vì sự gia tăng mạnh mẽ của đầu tư trực tiếp nước ngoài vào Việt Nam và sự mở rộng hoạt động kinh doanh của các tập đoàn đa quốc gia, các tổ chức phi chính phủ và các cơ quan ngoại giao tại Hà Nội . Đây chính là yếu tố thúc đẩy nhu cầu sử dụng và điều tiết của thị trường văn phòng cho thuê Hà Nội . Hai toà cao ốc văn phòng mới được đưa vào sử dụng tại Hà Nội là Ocean Park và Vincom City Towers đã được thuê gần hết chỉ sau vài tháng khai trương. Ocean Park đã cho thuê toàn bộ diện tích trong khi Vincom City Towers cũng chỉ còn trống một diện tích nhỏ và đáng chú ý là các khu văn phòng này đều đã được thuê với giá rất cao. Thực tế theo khảo sát của CBRE thì trong quý 2/2005 giá thuê văn phòng hạng A tại trung tâm Hà Nội trung bình đạt mức 26 USD/m2/tháng bao gồm phí dịch vụ, phí này dao động trong khoảng 5 USD/m2/tháng đến 8 USD/m2/tháng. Còn giá thuê văn phòng hạng B tại trung tâm Hà Nội trung bình đạt 19 USD/m2/tháng bao gồm cả phí dịch vụ, phí nàycũng dao động trong khoảng 5 USD/m2/tháng. Nhận định về tình hình này, ông Marc Towsend cho rằng, hệ số sử dụng cao ốc văn phòng hiện nay đều đạt trên 90%. Theo ông, đây là một chuyện mà suốt 20 nămkinh doanh trong lĩnh vực bất động sản ông mới gặp... Giá thuê trung bình như CBRE đã khảo sát là 26 USD/m2/tháng, tuy nhiên giá thuê văn phòng ở Hà Nội có nơi lên trên 30 USD/m2/tháng, thậm chí có nơi là 40 USD/m2/tháng... Hiện nay ở Hà Nội có ít nhất hai toà nhà hạng A và 32 toà nhà hạng B và C với tổng diện tích khoảng 130 ngàn m2 đang trong quá trình xây dựng. Những toà nhà này dự kiến sẽ được đưa vào sử dụng trong quý 4/2005 và trong năm 2006 bao gồm một số dự án tiêu biểu như Pacific Place, VIT Tower, Opera Business Centre, Hacico Tower và Devyt Tower, Hoà Bình Twin Tower, Láng Hạ Building, Viglacera Building, Habeco Building, Kinh Do Building, Toserco Building... Nhưng theo dự báo thì dù đưa các dự án này vào hoạt động thì lượng cung vẫn khôngđáp ứng đủ lượng cầu. 1.3. Thực trạng giá cả cho thuê văn phòng ở thành phố Hà Nội: Giá thuê văn phòng ở thành phố Hà Nội sẽ tăng. Ðó là nhận xét của ông Marc Townsend, Tổng giám đốc công ty CB Richard Ellis- chủ quản lý toà nhà Vincom City Towers tại cuộc hội thảo về thị trường nhà cho thuê vừa được tổ chức. Theo ông Marc Townsend, thời gian tới, Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh không có thêm toà nhà cho thuê văn phòng cao cấp nào đi vào hoạt động. Dài hơn, 2 đến 3 năm tới, các nhà đầu tư chỉ tung ra thị trường khoảng 300.000 m2 sàn, không đáp ứng đủ nhu cầu. Hiện Hà Nội có 24 dự án xây dựng văn phòng cho thuê, nhưng vẫn không đủ cầu trong 2 năm tới. Qua khảo sát, hiện giá thuê tại VET Building là 16 USD/m2/tháng, Vincom City Towers là 19 USD/m2/tháng, đạt 75% lượng khách thuê; Artexport (đường Ngô Quyền) 23 USD/m2/tháng, đạt 100% lượng khách thuê. Diện tích sàn loại B và C với những tòa nhà như Tháp đôi Hòa Bình (đường Hoàng Quốc Việt), Vinaconex (đường Phạm Hùng), có giá cả thấp hơn, trung bình khoảng 10 USD/m2/tháng. Giới kinh doanh bất động sản đều cho rằng, công suất cho thuê của những văn phòng loại này đều đạt khoảng 90%. Còn toà nhà Ocean Park, nằm trên ngã tư Ðại Cồ Việt, diện tích sàn mỗi tầng khoảng 1.000 m2, giá thuê 18 USD/m2/tháng. Ðến thời điểm này, tòa nhà đã được thuê phủ kín 100% với 70% là đối tác nước ngoài; chỉ còn hai đơn vị thuê là Tổng công ty Bưu chính viễn thông và một tập đoàn của Mỹ đang hoàn thiện nốt nội thất. Ông Marc Townsend cho rằng, thị trường thuê văn phòng loại A sẽ "nóng lên" trong tương lai gần. Ðó là kết quả của dòng vốn FDI đổ vào Việt Nam tăng, kéo theo sự có mặt nhiều hơn của các công ty nước ngoài và người nước ngoài sinh sống tại Việt Nam. Hơn nữa, nhiều công ty trong nước cũng đang có xu hướng chuyển vào các toà nhà có đầy đủ thiết bị. Một số doanh nghiệp cho biết, thuê văn phòng loại "sang" chi phí đắt đỏ hơn, nhưng việc kinh doanh được thuận lợi hơn. Ðây là xu thế tất yếu của thị trường, trong tương lai, không những các công ty, doanh nghiệp lớn, mà cả trung bình cũng sẽ thuê văn phòng ở các toà nhà này. Bằng chứng là hiện nay, có nhiều công ty hoặc doanh nghiệp Việt Nam đang làm thủ tục để thuê tại Vincom City. Theo dự báo của giới đầu tư, thị trường văn phòng cho thuê còn rất nhiều tiềm năng. Bởi hiện nay, có nhiều công ty đang có ý định chuyển vào các toà nhà này, nhưng vì họ ký hợp đồng thuê chục năm, nên chưa hết thời hạn. Tương lai lượng khách này không nhỏ. Các văn phòng loại A đều có vị trí đẹp, chỗ để xe thuận lợi (1-2 tầng hầm), tiền thuê đã bao gồm cả thuế là một sự thu hút lớn với khách hàng. 1.4. Thực trạng quản lý văn phòng cho thuê ở thành phố Hà Nội: Văn phòng cho thuê ở H à Nội nói riêng và ở Việt Nam nói chung thực sự chưa hình thành là một loại thị trường mà mới manh mún để đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng cao. Do đó cần phải có hoạt động quản lý để điều tiết và bình ổn sự hoạt động của các doanh nghiệp kinh doanh bất động sản văn phòng cho thuê. Hoạt động quản lý sẽ góp phần giúp cho các hoạt động khác của doanh nghiệp diễn ra thuận lợi và dễ dàng hơn, giúp cho chủ doanh nghiệp nhanh chóng thực hiện được các kế hoạch và mục tiêu đặt ra. Nhà quản lý sẽ gánh vác thay cho chủ doanh nghiệp những công việc cần thiết mà nhà quản lý có thể làm, giúp cho chủ doanh nghiệp tiết kiệm được lượng lớn thời gian để dành cho các công việc khác cần thiết hơn. Từ đó nhà quản lý sẽ cùng đi với chủ sở hữu trên con đường kinh doanh để làm thế nào tạo ra lợi nhuận lớn nhất và sẽ đạt được các mục tiêu đặt ra của doanh nghiệp. Tuy nhiên hoạt động quản lý hiện nay ở các công ty kinh doanh văn phòng cho thuê ở Hà Nội chưa thực sự phát triển và chưa được coi là một nghề, đó chỉ là các dịch vụ mang tính chất quản lý. Trong tương lai hoạt động kinh doanh văn phòng cho thuê sẽ phát triển vì hiện nay có rất nhiều công ty cần có văn phòng làm việc riêng. Vì thế cũng có nghĩa là cần đẩy mạnh hoạt động quản lý ở các công ty kinh doanh bất động sản nói chung và ở các công ty kinh doanh văn phòng cho thuê nói riêng. 2. Thực trạng quản lý văn phòng cho thuê ở công ty Sao Bắc: 2.1. Quản lý các hợp đồng thuê: 2.1.1. Quản lý việc thanh toán: Việc thanh toán tiền thuê hay các khoản khác mà khách hàng phải trả cần phải có người quản lý. Cụ thể những khoản đó bao gồm: - Tiền đặt cọc: Tại thời điểm ký hợp đồng, bên thuê đặt cọc một khoản tiền tương đương với 3 tháng tiền thuê. Công ty có thể sử dụng số tiền đặt cọc này để bù đắp cho việc khách thuê không thực hiện các nghĩa vụ của mình, bù đắp các chi phí, thiệt hại phát sinh, kể cả các thiệt hại về pháp lý. Vào thời điểm kết thúc hợp đồng thuê hoặc trong vòng 30 ngày kể từ ngày bên thuê giao lại văn phòng trống, công ty thanh toán lại cho khách thuê số tiền đặt cọc này, không có lãi suất, sau khi trừ đi phần trang trải cho các khoản phát sinh do lỗi của khách thuê như trên. - Tiền thuê: Khách thuê sẽ thanh toán tiền thuê theo quý vào trong vòng 10 ngày đầu tiên của mỗi quý. Bên thuê có thể thanh toán các khoản phải trả bằng đô la Mỹ hoặc trị giá tương đương tính ra đồng Việt Nam áp dụng tỷ giá hối đoái do Sở Giao dịch – Ngân hàng Đầu tư & Phát triển Việt Nam công bố vào ngày thanh toán. Nếu vào các thời điểm thanh toán, tỷ gía trong ngày không được công bố, tỷ giá hối đoái do Sở Giao dịch – Ngân hàng Đầu tư & Phát triển Việt Nam công bố vào ngày gần nhất trước đó của ngày thực hiện phải thanh toán sẽ được áp dụng. - Lãi suất: Đối với khoản thanh toán chậm, trong thời hạn cho phép, bên thuê phải thanh toán lãi suất, tính từ ngày phải trả tới ngày thực trả. Lãi suất này bằng lãi suất trần tiền vay do Sở Giao dịch – Ngân hàng Đầu tư & Phát triển Việt Nam công bố. - Tiền điện và điện thoại: Bên thuê có trách nhiệm thanh toán tiền điện (không bao gồm tiền điện cho điều hòa) và điện thoại cho văn phòng theo tháng thông qua công ty hoặc trực tiếp thanh toán với các công ty dịch vụ có liên quan. 2.1.2. Quản lý việc thực hiện quyền hạn và trách nhiệm của bên cho thuê: Khi ký hợp đồng với khách hàng, công ty Sao Bắc sẽ có những quyền hạn và trách nhiệm nhất định đối với khách hàng. Những quyền hạn và trách nhiệm đó bao gồm: - Khi bên thuê tuân thủ và thực hiện các nghĩa vụ của mình nêu trong hợp đồng thuê, công ty có nghĩa vụ đảm bảo rằng bên thuê sẽ toàn quyền sử dụng văn phòng. Đại diện của công ty sẽ không được vào văn phòng bất cứ lúc nào trong thời gian thuê nếu không có hẹn trước với khách thuê. - Nếu khách thuê yêu cầu bất cứ một dịch vụ gì ngoài giờ phục vụ, và đã thông báo cho công ty, công ty nếu thấy có thể đáp ứng được phải cố gắng cung cấp các dịch vụ mà khách thuê yêu cầu ngoài giờ thông thường với chất lượng cao nhất. - Công ty có thể thay đổi lại phía trong hoặc bên ngoài tòa nhà, thay đổi lại kiến trúc của tòa nhà và thậm chí có thể thay đổi lại tên của tòa nhà nhưng phải thông báo bằng văn bản trước 6 tháng cho khách thuê. - Trong trường hợp văn phòng hoặc bộ phận văn phòng không sử dụng được, hư hỏng hay bị phá hủy do rủi ro vì vậy không thể sử dụng được theo những điều khoản của hợp đồng thuê, công ty sẽ có trách nhiệm sửa chữa và chịu mọi phí tổn sửa chữa. Trong thời gian sửa chữa, khách thuê sẽ không phải trả tiền thuê cho phần văn phòng không thể sử dụng được cho tới khi phần văn phòng này được sửa chữa. - Trong trường hợp toàn bộ văn phòng bị ảnh hưởng nghiêm trọng do rủi ro và văn phòng không được sửa đổi lại đúng lúc để có thể phù hợp với việc sử dụng, tại bất cứ thời điểm nào sau 6 tháng xảy ra rủi ro, công ty hoặc khách thuê có thể chấm dứt hợp đồng thuê bằng cách thông báo cho phía còn lại. - Công ty sẽ trả mọi khoản thuế thuộc trách nhiệm của khách thuê và thay mặt cho khách thuê về các vấn đề liên quan đến tòa nhà. Nhưng công ty cũng có thể dừng bất cứ dịch vụ nào nếu bất cứ một khoản phải thanh toán đã nêu trong hợp đồng không được thanh toán trong vòng một tuần. - Công ty sẽ không chịu trách nhiệm về bất cứ thất thoát, tai nạn hay hư hỏng nào tồn tại hay phát sinh từ tòa nhà do các cuộc đình công, mất điện, thay đổi điện áp, cung cấp bất cứ một dịch vụ gì phát sinh ngoài sự kiểm soát của công ty. Công ty không chịu trách nhiệm về việc sửa chữa những hỏng hóc trong tòa nhà thuộc về nghĩa vụ của khách thuê, nếu không nhận được thông báo về sự cần thiết phải sửa chữa hoặc không có đủ thời gian cho phép để tiến hành sửa chữa. Nếu công ty phá hủy, tái xây dựng, tái trang trí lại tòa nhà hoặc bất cứ một phần nào của tòa nhà ảnh hưởng đến văn phòng, công ty sẽ thông báo cho khách thuê trước ít nhất 9 tháng để chấm dứt hợp đồng thuê mà không phải chịu bất cứ trách nhiệm gì. 2.1.3. Quản lý việc thực hiện quyền hạn và trách nhiệm của khách thuê: Khách thuê văn phòng ở công ty đều có quyền hạn và trách nhiệm nhất định được thỏa thuận trong hợp đồng thuê. Nhà quản lý của công ty có nghĩa vụ quản lý quyền hạn và trách nhiệm đó xem các khách hàng của công ty thực hiện như thế nào, những mặt tích cực và hạn chế khi thực hiện hợp đồng để có những biện pháp điều chỉnh thích hợp trong quản lý cũng như trong hoạt động kinh doanh của công ty. Cụ thể những quyền hạn và trách nhiệm đó bao gồm: - Khách thuê phải giữ văn phòng cho sạch sẽ, gọn gàng, không bị hỏng hóc, luôn đổ rác và làm vệ sinh văn phòng thuộc phạm vi sử dụng của khách thuê. Khách thuê chỉ sử dụng người thu dọn vệ sinh theo sự giới thiệu của công ty. Khách thuê có nghĩa vụ thay thế tất cả các kính cửa sổ vỡ hoặc hỏng hóc trong văn phòng ( trừ những hỏng hóc, vỡ do rủi ro, do kết cấu hoặc ho những khiếm khuyết từ trước), và có những biện pháp hợp lý để bảo vệ văn phòng khỏi những hư hại có thể do thiên tai gây nên. - Khách thuê phải tuân thủ mọi yêu cầu và quy định của công ty cũng như bất cứ một tổ chức có thẩm quyền nào, việc lắp đặt đường dây và thiết bị trong tòa nhà không được quá mức cho phép. - Khách thuê không mang vào hoặc chứa trong tòa nhà các vật thể gây hoặc trở nên nguy hiểm, không tiến hành các hoạt động hoặc bất cứ hành vi nào có thể khiến cho việc bảo hiểm tòa nhà trở nên mất hiệu lực hoặc nộp tiền bảo hiểm tăng lên. - Khách thuê không được gây quá tải cho tòa nhà, cho thang máy của tòa nhà, không được gây quá tải, gây hại cho các phương tiện dịch vụ chung, cho phần sử dụng chung, không chứa hàng hóa quá số lượng phù hợp với mức sử dụng thông thường, không đặt két hoặc thiết bị, hàng hóa quá nặng ngoại trừ tại những địa điểm, và sử dụng những phương tiện lắp đặt đã được công ty cho phép từ trước. - Khi khách thuê sử dụng văn phòng không được gây bất kỳ tiếng ồn, không được tiến hành bất cứ hành động nguy hiểm, bí mật nào, hoặc tiến hành tại văn phòng bất kỳ việc gì mà theo công ty có thể gây phiền hà, bất tiện hoặc gây thiệt hại cho công ty hoặc những người thuê khác, những người làm việc trong tòa nhà hoặc các văn phòng kế cận hoặc chính phủ Việt Nam. - Về vấn đề bảo hiểm trách nhiệm của khách thuê: Khách thuê phải chịu trách nhiệm và bồi thường toàn bộ cho những thiệt hại do khách thuê, nhân viên hoặc khách của khách thuê gây ra đối với tòa nhà và những người thuê khác. - Khách thuê không được sử dụng văn phòng vào bất kỳ mục đích nào khác ngoài mục đích đã đăng ký. - Khách thuê phải tuân thủ các quy định của người bảo hiểm cho công ty và bất kỳ một tổ chức có thẩm quyền nào khác, liên quan đến các văn phòng và các phần sử dụng chung được nêu trong hợp đồng thuê. - Khách thuê không được thay đổi hoặc bổ xung bất kỳ vật gì trong tòa nhà hoặc các phương tiện chung mà không được sự nhất trí của công ty. - Khách thuê được thuê các nhà thầu (bên ngòai) và phải thông qua công ty trong tất cả các công việc tiến hành đối với tòa nhà hoặc các phương tiện dịch vụ chung. - Khách thuê không được trưng bày trên tường, cửa bên ngoài văn phòng bất cứ biển hiệu nào có thể nhìn thấy từ bên ngoài tòa nhà, nếu không được sự đồng ý bằng văn bản của công ty. - Khách thuê không được lắp đặt bất kỳ ổ khóa nào, đinh hoặc các thiết bị an toàn trên cửa trong thời gian thuê văn phòng khi chưa được sự nhất trí của công ty. Khách thuê phải cung cấp cho công ty chìa khóa của tất cả các cửa trong văn phòng và phải chỉ rõ tất cả các cách vào văn phòng. - Khách thuê không được cầm cố, thế chấp, cho vay, nhắc tới văn phòng trong mục tài sản của mình, cho thuê lại văn phòng đã thuê, hoặc cho ai cùng thuê hoặc cùng sử dụng văn phòng đã thuê. - Các chi nhánh, công ty con, các công ty trực thuộc của các công ty thuê văn phòng có thể cùng sử dụng văn phòng khi chưa có một sự thay đổi, chuyển nhượng hay tạo mới diễn ra trong cơ cấu tổ chức của các công ty đó và công ty Sao Bắc sẽ là người đầu tiên được thông báo về tình trạng của các người thuê này. Quyền được sử dụng chung văn phòng nói trên sẽ chấm dứt kể từ ngày công ty trực thuộc, hoặc công ty con chấm dứt quan hệ với công ty Sao Bắc. - Khách thuê có thể sửa chữa và khắc phục nhược điểm tồn tại của văn phòng sau khi thông báo cho công ty trong vòng một tháng. Việc trang trí lại bề mặt bên trong của văn phòng không được làm ảnh hưởng đến kết cấu của tòa nhà hoặc các phương tiện dịch vụ chung. - Khách thuê phải tuân thủ mọi quy định, quy tắc liên quan đến tòa nhà do công ty Sao Bắc công bố trong mọi thời điểm. Nếu những quy định, quy tắc này mâu thuẫn với các điều khoản của hợp đồng thuê thì các điều khoản của hợp đồng thuê sẽ là chuẩn mực. - Khi khách hàng nộp đơn xin chuẩn y một vấn đề gì đó liên quan đến tòa nhà, khách hàng phải công khai các thông tin liên quan mà công ty có thể yêu cầu. - Khách thuê cần thông báo cho công ty toàn bộ các chi tiết của các thiệt hại, khiếm khuyết xảy ra trong tòa nhà để có biện pháp giảm tối thiểu các thiệt hại, ảnh hưởng không lợi đối với quyền lợi của cả khách thuê và công ty Sao Bắc. Ngoài ra, còn có một số quy định và điều khoản khác mà nhà quản lý cần phải quan tâm: - Khách hàng phải giữ trong suốt thời hạn hợp đồng thuê giấy phép của các cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cho phép bên thuê mở văn phòng thường trú tại Hà Nội, Việt Nam. - Tất cả mọi sự ủy quyền, chấp nhận, nhất trí, giấy phép, và các vấn đề khác liên quan đến việc tham gia, thực hiện, các điều khoản của hợp đồng thuê có giá trị trong thời hạn hợp đồng có hiệu lực. - Việc khách hàng tham gia, thực hiện các quyền hạn và nghĩa vụ của mình trong hợp đồng này không được mâu thuẫn với: + Bất cứ luật pháp nào mà hợp đồng thuê tuân thủ + Tổ chức của khách hàng + Bất cứ một thỏa thuận nào mà khách hàng đang tham gia - Khách hàng thuê văn phòng phải công khai với công ty bằng văn bản mọi vấn đề mà khách hàng biết có thể ảnh hưởng đến công ty trong việc quyết định ký hợp đồng thuê. - Việc chấp thuận, cấp phép hoặc ủy quyền của công ty Sao Bắc phải ở dạng văn bản do công ty ký hoặc do người được công ty ủy nhiệm ký. - Các thông báo của công ty tới khách hàng và của khách hàng tới công ty phải ở dạng văn bản. Thông báo tới bên thuê sẽ được gửi tới văn phòng thuê của công ty hoặc tới một địa chỉ khác theo đăng ký trước của khách hàng. Thông báo gửi tới công ty sẽ được gửi tới văn phòng đã đăng ký của công ty hoặc theo địa chỉ khác mà công ty đã thông báo trước. - Ngay trước ngày kết thúc hợp đồng thuê: + Khách hàng thuê văn phòng phải chuyển khỏi văn phòng đã thuê toàn bộ tài sản cố định và các thiết bị phụ trợ của khách thuê. + Khách hàng phải chuyển toàn bộ các thay đổi hoặc bổ sung đối với các phần của tòa nhà và của các phương tiện dịch vụ để trả lại nguyên trạng ban đầu ngoại trừ các hư hại, hao mòn thông thường và phải đạt được sự nhất trí của công ty. Khi thời hạn thuê kết thúc, khách thuê phải trả lại văn phòng thuê cho công ty và chuyển lại cho công ty toàn bộ chìa khóa của văn phòng. - Trong trường hợp khách thuê muốn gia hạn hợp đồng, khách thuê phải thông báo bằng văn bản tới công ty ít nhất 3 tháng trước khi thời hạn hợp đồng kết thúc. - Sau khi hợp đồng thuê này đã được thực hiện 6 tháng, trong trường hợp khách hàng muốn kết thúc hợp đồng thuê trước thời hạn, khách hàng phải thông báo bằng văn bản tới công ty ít nhất trước 3 tháng. Trong trường hợp khách hàng vi phạm hợp điều khoản thông báo này thì khách hàng sẽ phải trả số tiền phạt tương đương với 3 tháng tiền thuê. 2.1.4. Quản lý việc tranh chấp và giải quyết tranh chấp: Nhà quản lý của công ty phải nắm bắt được tình hình hoạt động của các khách hàng và ý kiến của họ về những điều khoản trong hợp đồng, nếu như có thắc mắc của khách hàng hoặc những điều khách hàng cho là không thỏa đáng, công ty còn có sự điều chỉnh kịp thời nếu như có thể. Các tranh chấp phát sinh từ việc thực hiện hợp đồng sẽ được giải quyết theo luật pháp của Việt Nam. Hai bên sẽ cố gắng giải quyết tranh chấp bằng biện pháp thương lượng, hòa giải. Nếu trong vòng 4 tuần kể từ khi phát sinh, tranh chấp không giải quyết được, hai bên nhất trí chuyển sang Trung tâm trọng tài Quốc tế Việt Nam, là tổ chức họat động bên cạnh Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam, ở số 9 Đào Duy Anh, Hà Nội, Việt Nam. Các bên sẽ cố gắng chọn một trọng tài chung. Nếu không thành công, mỗi bên sẽ tự chọn cho mình một trọng tài viên. Hai trọng tài này sẽ chọn tiếp một trong hai trọng tài thứ ba. Các trọng tài này phải có kinh nghiệm trong việc giải quyết các tranh chấp phát sinh từ các hợp đồng thuê bất động sản. Quyết định của trọng tài là quyết định cuối cùng quyết định việc giải quyết tranh chấp. Hợp đồng này lập thành hai bản tiếng Việt và hai bản tiếng Anh có hiệu lực như nhau, mỗi bên giữ một bản tiếng Việt và một bản tiếng Anh. Bản tiếng Việt sẽ là bản có hiệu lực để dựa vào đó giải quyết các vấn đề nếu có sự mâu thuẫn giữa bản tiếng Anh và bản tiếng Việt. 2.2. Quản lý việc sửa chữa và bảo dưỡng (quản lý chất lượng): ._.