Một số giải pháp phát triển hoạt động gia công may mặc xuất khẩu tại công ty TNHH DOOSOL Việt Nam

động kinh tế đối ngoại đem lại hiệu quả cao như xuất nhập khẩu hang hóa thì các hoạt động gia công quốc tế cũng là một phương pháp hữu hiệu, nó vừa phù hợp với đường lối chính sách của Đảng về phát triển công nghiệp hóa. Trong gia công quốc tế thì lĩnh vực gia công may mặc đóng một vai trò khá quan trọng trong tổng sản phẩm quốc nội của nước ta. Những năm gần đây tuy có trải qua những thăng trầm do sự biến động của tình hình kinh tế, tình hình lạm phát tăng cao, sự suy thoái của kinh tế và những thay đổi trong tình hình chính trị thế giới, nhưng ngành may mặc xuất khẩu ở Việt Nam đã nhanh chóng tìm được bạn hang ổn định và ngày càng khẳng định được chính mình trên thị trường thế giới. Để tìm hiểu kỹ hơn về vấn đề gia công quốc tế nói chung và gia công hàng may mặc nói riêng em đã chọn đề tài: “Một số giải pháp phát triển hoạt động gia công may mặc xuất khẩu ở công ty TNHH Doosol Việt Nam” để viết thu hoạch thực tập tốt nghiệp. 2.Mục tiêu đề tài. Mục đích nghiên cứu của đề tài này là nhằm phân tích và đánh giá thực trạng gia công ở công ty TNHH Doosol Việt Nam. Đồng thời đưa ra một số giải pháp chủ yếu nhằm thúc đẩy hoạt động gia công may mặc xuất khẩu ở công ty TNHH Doosol Việt Nam. 3.Phương pháp nghiên cứu. Trong đề tài này phương pháp nghiên cứu chủ yếu là dung phương pháp duy vật biện chứng dựa vào số liệu thực tế của công ty để phân tích. 4.Phạm vi nghiên cứu. Phạm vi nghiên cứu: nội bộ trong công ty, được giới hạn trong các thông số, tài liệu của công ty và các bộ phận, phòng ban liên quan. 5.Giới thiệu kết cấu chuyên đề. Bài báo cáo thực tập gồm 3 chương: Chương I: Cơ sở lý luận. Đưa ra những vấn đề chung nhất về cơ sở lý thuyết của hoạt động gia công xuất khẩu, những đặc điểm và những yếu tố ảnh hưởng đến nó. Chương II: Thực trạng hoạt động gia công xuất khẩu hàng may mặc tại công ty TNHH Doosol Việt Nam. Tóm tắt quá trình hình thành và phát triển của công ty, những kết quả đạt được của công ty trong thời gian qua. Phân tích thực trạng hoạt động gia công xuất khẩu của công ty trong thời gian gần đây. Chương 3: Một số giải pháp chính nhằm thúc đẩy hoạt động gia công xuất khẩu hàng may mặc tại công ty TNHH Doosol Việt Nam. Đưa ra những ý kiến đóng góp nhằm thúc đẩy hơn nữa hoạt động gia công xuất khẩu tại công ty TNHH Doosol Việt Nam. Vì trình độ có hạn và thời gian thực tế tại công ty không nhiều nên những giải pháp đưa ra không thể bao quát hết được những vấn đề đang còn tồn tại trong hoạt động gia công xuất khẩu hàng may mặc của công ty. Xin chân thành cảm ơn. CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ GIA CÔNG XUẤT KHẨU 1.1 Khái niệm, đặc điểm, vai trò của gia công xuất khẩu. 1.1.1 Khái niệm. Gia công quốc tế là một phương thức khá phổ biến trong buôn bán ngoại thương của nhiều nước trên thế giới. Gia công quốc tế có thể được quan niệm theo nhiều cách khác nhau nhưng theo cách hiểu chung nhất thì gia công quốc tế là hoạt động kinh doanh thương mại trong đó một bên (gọi là bên nhận gia công) nhập khẩu nguyên liệu hoặc bán thành phẩm của một bên khác (gọi là bên đặt gia công) để chế biến thành ra thành phẩm, giao lại cho bên đặt gia công và nhận thù lao (gọi là phí gia công). Như vậy, trong hoạt động gia công quốc tế, hoạt động xuất nhập khẩu gắn liền với hoạt động sản xuất. Khi hoạt động gia công vượt ra khỏi biên giới quốc gia thì gọi là gia công quốc tế. Các yếu tố sản xuất có thể đưa ra không phải để tiêu dùng trong nước mà để xuất khẩu thu ngoại tệ chênh lệch giá phụ liệu cung cấp tiền công và chi phí khác đem lại. Thực chất gia công xuất khẩu là hình thức xuất khẩu lao động nhưng là lao động dưới dạng sử dụng thể hiện trong hàng hóa chứ không phải xuất khẩu công nhân ra nước ngoài. 1.1.2 Đặc điểm Trong gia công quốc tế hoạt động xuất nhập khẩu gắn liền với hoạt động sản xuất. Mối quan hệ giữa bên đặt gia công với bên nhận gia công được xác định trong hợp đồng gia công. Trong quan hệ hợp đồng gia công, bên nhận gia công chịu mọi chi phí và rủi ro của quá trình sản xuất gia công. Trong quan hệ gia công bên nhận gia công sẽ thu được một khoản tiền gọi là phí gia công còn bên đặt gia công sẽ mua lại toàn bộ thành phẩm được sản xuất trong quá trình gia công. Trong hợp đồng gia công người ta quy định cụ thể các điều kiện thương mại như về thành phẩm, về nguyên liệu, về giá cả gia công, về nghiệm thu, về thanh toán, về việc giao hàng. Về thực chất, gia công quốc tế là một hình thức xuất khẩu lao động nhưng là lao động dưới dạng sử dụng thể hiện trong hàng hóa chứ không phải xuất khẩu lao động trực tiếp. 1.1.3 Vai trò. 1.1.3.1 Đối với nước đặt gia công. - Khai thác được nguồn tài nguyên và lao động từ các nước nhận gia công. - Có cơ hội chuyển giao công nghệ để kiếm lời. 1.1.3.2 Đối với nước nhận gia công. - Góp phần từng bước tham gia vào quá trình phân công lao động quốc tế, khai thác có hiệu quả lợi thế so sánh. Đặt gia công quốc tế không những cho phép chuyên môn hóa với từng sản phẩm nhất định mà chuyên môn hóa trong từng công đoạn, chi tiết sản phẩm. - Tạo điều kiện để từng bước thiết lập nền công nghiệp hiện đại hóa và quốc tế hóa. 1.2 Các hình thức gia công xuất khẩu. 1.2.1 Xét về quyền sở hữu nguyên liệu. 1.2.1.1 Phương pháp nhận nguyên vật liệu, giao thành phẩm. Trong phương thức này, bên đặt gia công giao cho bên nhận gia công nguyên vật liệu, có khi cả các thiết bị máy móc kỹ thuật phục vụ cho quá trình gia công. Bên nhận gia công tiến hành sản xuất gia công theo yêu cầu và giao thành phẩm, nhận phí gia công. 1.2.1.2 Phương thức mua đứt, bán đoạn. Ở phương thức này, bên đặt gia công dựa trên hợp đồng mua bán, bán đứt nguyên vật liệu cho bên nhận gia công với điều kiện sau khi sản xuất bên nhận gia công phải bán lại toàn bộ sản phẩm cho bên đặt gia công. 1.2.1.3 Phương thức kết hợp. Đây là phương thức phát triển cao nhất của hoạt động gia công xuất khẩu được áp dụng khi trình độ kỹ thuật, thiết kế mẫu mã của ta đã phát triển cao. Trong phương thức này, bên nhận gia công hầu như chủ động hoàn toàn trong quá trình gia công sản phẩm, phát huy được lợi thế về nhân công cũng như công nghệ sản xuất nguyên phụ liệu trong nước. Phương thức này là tiền đề cho công nghiệp sản xuất hàng xuất khẩu phát triển. 1.2.2 Xét về mặt giá cả gia công. 1.2.2.1 Hợp đồng thực thi nhanh. Trong phương thức này người ta quy định bên nhận gia công thanh toán với bên đặt gia công toàn bộ những chi phí thực tế của mình cộng với tiền thù lao gia công. Đây là phương thức gia công mà người nhận gia công được quyền chủ động trong việc tìm các nhà cung cấp nguyên phụ liệu cho mình. 1.2.2.2 Hợp đồng khoán. Trong phương thức này, người ta xác định một giá định mức cho mỗi sản phẩm, bao gồm chi phí định mức và thù lao định mức. 1.2.3 Xét về số bên tham gia quan hệ gia công. 1.2.3.1 Gia công hai bên. Trong phương thức này, hoạt động gia công chỉ bao gồm bên đặt gia công và bên nhận gia công. Mọi việc liên quan đến hoạt động sản xuất đều do một bên nhận gia công làm còn bên đặt gia công có nghĩa vụ thanh toán toàn bộ chi phí gia công cho bên nhận gia công. 1.2.3.2 Gia công nhiều bên. Phương thức này còn gọi là gia công chuyển tiếp, trong đó bên nhận gia công là một số doanh nghiệp mà sản phẩm gia công của đơn vị trước là đối tượng gia công của đơn vị sau, còn bên đặt gia công vẫn chỉ là một. 1.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động gia công xuất khẩu. 1.3.1 Các nhân tố khách quan. 1.3.1.1 Xu hướng toàn cầu hóa và tự do hóa thương mại. Xu hướng này tạo ra sư thâm nhập thị trường thuận lợi hơn cho các nước đang phát triển. Sự nhạy bén của các chính phủ và sức mạnh của các quy tắc song phương có tác dụng chế ngự khả năng quay trở lại của các biện pháp buôn bán nghiêm ngặt. 1.3.1.2 Nhân tố Pháp luật. Hệ thống pháp luật điều chỉnh quan hệ gia công quốc tế bao gồm hệ thống pháp luật thương mại quốc gia, luật quốc tế và các tập quán thương mại quốc tế. 1.3.1.3 Nhân tố công nghệ. Hiện nay khoa học công nghệ trong các lĩnh vực của ngành kinh tế rất được chú trọng bởi các lợi ích mà nó đem lại. Yếu tố công nghệ có tác động làm tăng hiệu quả của công tác xuất khẩu. Bên cạnh đó, yếu tố công nghệ còn tác động đến quá trình sản xuất, gia công chế biến hàng xuất khẩu, khoa học công nghệ còn tác động đến các lĩnh vực như vận tải, dịch vụ ngân hàng… đó cũng là yếu tố tác động đến công tác xuất khẩu. 1.3.1.4 Nhân tố khác. - Giá cả: vấn đề về giá cả hàng hóa trong cơ chế thị trường rất phức tạp vì mỗi thị trường có một mức giá khác nhau với cùng một loại hàng hóa. - Dịch vụ: thương mại rất cần thiết đối với sự phát triển của sản xuất hàng hóa ngày càng đa dạng và phong phú. Dịch vụ xuất hiện ở mọi giai đoạn của hoạt động bán hàng. Nó hỗ trợ trước, trong và sau khi bán hàng. 1.3.2 Những nhân tố chủ quan. 1.3.2.1 Chủ trương, chính sách của Việt Nam. Để phát triển nền kinh tế cần thay thế chính sách thay thế nhập khẩu bằng việc hướng vào xuất khẩu, nội dung của chính sách này bao gồm: - Hội nhập nhằm mở rộng thị trường xuất khẩu. - Tăng cường khả năng cạnh tranh hàng hóa Việt Nam tại thị trường nước ngoài. - Cải tiến các thủ tục hải quan và hiện đại hóa ngành hải quan nhằm nâng cao trình độ của các cán bộ hải quan đồng đều tại các nơi. 1.3.2.2 Nhân tố về con người. Vấn đề về con người trong hoạt động kinh doanh là rất quan trọng. Về phương pháp tổ chức con người thì lãnh đạo quản lý cần có những biện pháp kỷ luật khen thưởng rõ rang để giữ vững kỷ cương, ngăn chặn kịp thời những khuynh hướng xấu, phải luôn luôn bồi dưỡng đào tại để nâng cao trình độ quản lý, nâng cao trình độ tay nghề cho từng cán bộ công nhân viên của mình, tuyển dụng, bố trí sử dụng và đào thải người lao động có hiệu quả. Đào tạo chuyên môn và năng lực công tác là vấn đề quan trọng trong hoạt động kinh doanh. Đây là yếu tố quan trọng nhất để đảm bảo sự thành công của kinh doanh, để tạo ra hiệu quả cao nhất. 1.3.2.3 Năng lực sản xuất kinh doanh của công ty. Năng lực sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp quyết định quy mô sản xuất gia công và khả năng đáp ứng nhu cầu thị trường. Năng lực sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thể hiện ở quy mô vốn, máy móc thiết bị, chất lượng đội ngũ công nhân và trình độ quản lý của doanh nghiệp. 1.3.2.4 Nhân tố Marketing. Nhân tố Marketing ảnh hưởng rất lớn đến triển vọng phát triển và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp làm hàng gia công. Các nhân tố Marketing bao gồm khả năng nắm bắt thông tin thị trường, mạng lưới bán hàng và các hoạt động quảng cáo khuếch trương của doanh nghiệp. 1.4 Tổ chức gia công hàng xuất khẩu. 1.4.1 Nghiên cứu thị trường và tìm kiếm khách hàng. Đối với gia công xuất khẩu hàng may mặc thì công ty cần nghiên cứu đó là thị trường hạn ngạch hay phi hạn ngạch. Nếu là thị trường hạn ngạch thì phải đệ đơn lên bộ thương mại xin hạn ngạch hay tìm đơn vị trong nước được bộ cấp hạn ngạch để tiến hành ủy thác gia công. Sau khi nghiên cứu chính sách buôn bán và hệ thống pháp luật thì công ty thường nghiên cứu dự đoán phí gia công, điều kiện tiền tệ tín dụng ở thị trường đó ra sao. Thường thì các công ty thanh toán với nhau bằng một đồng tiền mạnh có giá trị trao đổi quốc tế. Tìm kiếm bạn hàng: Mục đích là tìm được bạn hàng trong nước và nước ngoài ổn định và đáng tin cậy để lựa chọn được đối tác, công ty không những tin vào những lời quảng cáo, giới thiệu mà còn tìm hiểu khách hàng và thái độ chính trị, khả năng tài chính, lĩnh vực và uy tín của họ trong kinh doanh. Có hai loại khách hàng: trong nước và nước ngoài. 1.4.2 Đàm phán và ký kết hợp đồng. Trong giao dịch ngoại thương các bên thường có sự khác biệt nhau về chính kiến, về pháp luật, về tập quán ngôn ngữ tư duy truyền thống và quyền lợi. Những sự khác biệt đó dẫn đến sự xung đột. Muốn giải quyết xung đột đó, người ta phải trao đổi ý kiến với nhau. Trong hoạt động gia công quốc tế những vấn đề thường trở thành nội dung của các cuộc đàm phán là: phẩm chất, số lượng, bao bì đóng gói, giao hàng, giá cả gia công, thanh toán… Ba giai đoạn của đàm phán là: Giai đoạn chuẩn bị, giai đoạn đàm phán và giai đoạn sau đàm phán. 1.4.3 Nội dung của hợp đồng gia công quốc tế. Hợp đồng gia công quốc tế là sự thỏa thuận giữa hai bên có quốc tịch khác nhau: Bên nhận gia công và bên đặt gia công nhằm sản xuất gia công hay chế biến sản phẩm mới hoặc bán thành phẩm mẫu mã và tiêu chuẩn kỹ thuật do bên đặt gia công quy định trên cơ sở nguyên vật liệu do bên đặt gia công giao trước. Sau đó bên nhận gia công sẽ được trả một khoản thù lao nhất định. - Chủ thể của hợp đồng : Cá nhân, pháp nhân hay tổ chức muốn làm chủ thể trong hợp đồng kinh doanh quốc tế, yêu cầu trước tiên phải có năng lực pháp lý. - Khách thể của hợp đồng : Trong hợp đồng gia công, đối tượng chính là nguyên vật liệu và sản phẩm gia công được dịch chuyển qua biên giới. 1.4.3.1 Các điều kiện của hợp đồng. Phần mở đầu: Gồm số hợp đồng, tên gọi của hợp đồng, tên và địa chỉ giao dịch, quốc tịch, số điện thoại, tên tài khoản mở tại ngân hang… của cả bên nhận và bên đặt gia công. Điều khoản tên và số lượng thành phẩm: Tên và số lượng thành phẩm phải được ghi cụ thể, chính xác để tránh nhầm lẫn, đảm bảo tính chính xác của hàng hóa. Các điều khoản về phẩm chất, quy cách: Thường thì phẩm chất quy cách được quy định chi tiết tỉ mỉ trong hợp đồng gia công hoặc quy định tương tự như là mẫu mà hai bên đã thỏa thuận có xác định bằng văn bản của cơ quan kiểm nghiệm chất lượng sản phẩm. Điều khoản về nguyên liệu: Điều khoản về nguyên vật liệu phải được quy định cụ thể về loại nguyên vật liệu, tên nguyên vật liệu, số lượng phẩm chất… và tỷ lệ tiêu hao nguyên vật liệu. Điều khoản về giá cả: Trong hợp đồng gia công cho nước ngoài, việc quy định giá cả hết sức chi tiết, cụ thể đối với từng loại sản phẩm, từng công đoạn. Điều khoản về phương thức thanh toán: Thông thường trong hợp đồng gia công cho nước ngoài áp dụng phương thức thanh toán bằng ngoại tệ mạnh và theo thủ tục L/C. Điều khoản về thời hạn giao hàng và hình thức giao hàng: Điều khoản này quy định chính xác thời hạn giao nguyên vật liệu chính và phụ, thời hạn giao sản phẩm. Điều khoản về kiểm tra hàng hóa: Đây là điều khoản quan trọng quy định việc kiểm tra nguyên vật liệu, thành phẩm thuộc cơ quan nào. Điều khoản về phạt hợp đồng: Đây là điều khoản mang tính chế tài đảm bảo cho hợp đồng được thực hiện. Điều khoản về trọng tài: Đây là điều khoản rất quan trọng, là cơ sở cho việc xác định cơ quan có thẩm quyền giải quyết tranh chấp. Điều khoản về hiệu lực của hợp đồng: Quy định các điều kiện và thời hạn để hợp đồng bắt đầu có hiệu lực và hết hiệu lực. 1.4.3.2 Tổ chức gia công hàng xuất khẩu. Các công việc cụ thể mà doanh nghiệp làm hàng gia công xuất khẩu phải tiến hành tùy thuộc vào từng hợp đồng cụ thể. Thông thường sau khi ký kết hợp đồng doanh nghiệp làm gia công phải tiến hành các công việc sau: - Xin giấy phép nhập khẩu - Mở và kiểm tra L/C: Đối với trường hợp thanh toán qua thư tín dụng. - Tổ chức gia công chuẩn bị để giao hàng - Thuê tàu chở hàng (hoặc ủy thác thuê tàu) theo các điều kiện ghi trong hợp đồng. - Làm thủ tục hải quan: Bên nhận gia công phải khai báo hàng hóa lên tờ khai để cơ quan hải quan kiểm tra. - Giao hàng hóa lên tàu hoặc đại lý vận tải. - Làm thủ tục thanh toán. - Khiếu nại và giải quyết khiếu nại. 1.4.4 Sơ lược về thị trường gia công xuất khẩu hàng may mặc của Việt Nam hiện nay 1.4.4.1 Thị trường trong nước. Thị trường nội địa quả là không nhỏ đối với các nhà sản xuất trong nước. Sẽ là phiến diện nếu chỉ chú trọng thị trường nước ngoài trong khi thị trường trong nước lại bỏ ngõ cho sản phẩm nước ngoài tràn vào. 1.4.4.2 Thị trường nước ngoài. Thị trường EU: là một thị trường lớn của Việt Nam, hàng năm EU nhập khoảng trên 80 tỷ USD quần áo. Các doanh nghiệp Việt Nam cần tuân thủ các quy định để không làm tổn hại đến quan hệ giữa nước ta và cộng đồng kinh tế Châu Âu. Thị trường Châu á: Trong các nước Châu á, Việt Nam có quan hệ làm ăn với các đối tác ở nước ngoài như: Hồng kong, Trung quốc, Đài loan, Hàn quốc, Singapore… Các công ty ở các nước này vừa là người đặt hàng gia công vừa là người môi giới trung gian giữa Việt Nam và khách hàng Châu âu, họ thường mua hàng may mặc của Việt Nam để thực hiện tái xuất khẩu. 1.5 Sự cần thiết phải thúc đẩy hoạt động gia công xuất khẩu hàng may mặc của Việt Nam. Đối với các nước có nền kinh tế đang phát triển như Việt Nam hiện nay thì chiến lược phát triển kinh tế đất nước dựa vào các nguồn lực sẵn có của đất nước là rất cần thiết. Nền công nghiệp dệt may sử dụng số vốn không lớn nhưng lại sử dụng nhiều lao động và lực lượng lao động này không đòi hỏi có trình độ học vấn cao, đây là điều rất phù hợp với điều kiện của Việt Nam hiện nay. Gia công xuất khẩu may mặc sẽ tận dụng được mọi lợi thế so sánh của đất nước, giúp cho việc nâng cao được trình độ quản lý và tiếp cận với các phương thức kinh doanh hiện đại tạo điều kiện cho các doanh nghiệp thâm nhập dễ hơn vào thị trường thế giới. Vì lý do đó và với điều kiện của nền kinh tế hiện nay với vấn đề thiếu vốn, thiếu công nghệ thì việc gia công xuất khẩu hàng may mặc là điều cần thiết. Trên đây là lý do cơ bản cho thấy rằng việc phát triển gia công xuất khẩu hàng may mặc ở Việt Nam trong giai đoạn hiện nay là rất cần thiết và tất yếu. CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG GIA CÔNG XUẤT KHẨU HÀNG MAY MẶC TẠI CÔNG TY TNHH DOSOOL VIỆT NAM 2.1 Tổng quan về công ty TNHH Doosol Việt Nam. 2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển. Công ty được thành lập theo quyết định của hội đồng quản trị của Công ty Doosol VN phê duyệt kèm theo điều lệ tổ chức và hoạt động cùa công ty. Quyết định có hiệu lực thi hành từ ngày 15-8-2000. Loại hình doanh nghiệp: Công ty TNHH Doosol Việt Nam là doanh nghiệp tư nhân, hạch toán độc lập, hoạt động theo luật doanh nghiệp nhà nước, các quy định và điều lệ tổ chức hoạt động của công ty. Tên công ty: Tên giao dịch Việt Nam là: CÔNG TY TNHH DOOSOL VIỆT NAM Tên giao dịch quốc tế là: DOOSOL VIET NAM COMPANY,. LTD Trụ sở chính: 160 Đại lộ 3, Phường Phước Bình, Quận 9, TP.Hồ Chí Minh, Việt Nam. ĐT: 848-7281541-2-3 Fax: 848-7281544 Quá trình phát triển của công ty: Công ty TNHH Doosol Việt Nam được thành lập từ năm 2000 với 100% vốn Hàn Quốc. Tiền thân của công ty Doosol Việt Nam là công ty TNHH may mặc Liên Phương , sau khi đầu tư mua lại nhà xưởng, máy móc thiết bị và giữ lại các công nhân có tay nghề thì công ty Doosol VN bắt đầu tiến hành sản xuất gia công hàng may mặc để đáp ứng nhu cầu cho các công ty may mặc nước ngoài và cho công ty mẹ. Trong giai đoạn 2000-2005, lực lượng sản xuất của công ty được thay đổi về cơ bản. Công ty đã đầu tư 12,95 tỷ đồng cho việc đào tạo nhân viên, công nhân và 23,98 tỷ đồng cho mua sắm thiết bị. Do đó tổng sản lượng của năm 2005 đạt 43,798 tỷ đồng gấp hơn 6 lần so với năm 2004. Doanh thu đạt 46,353 tỷ đồng tăng 11,8% so với năm 2004. Năm 2007, công trình đầu tư của công ty để nâng cấp nhà máy hoàn thành, mở rộng thêm 2 phân xưởng sản xuất từ 1 phân xưởng đã có ban đầu. Điều này góp phần tăng năng suất và tạo thêm công ăn việc làm cho người lao động. 2.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty. Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý của công ty TNHH Doosol Việt Nam được thể hiện ở bảng 2.1 sau đây: Bảng 2.1: Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý của công ty TNHH Doosol Việt Nam. Nguồn: Phòng hành chánh-nhân sự công ty TNHH Doosol Việt Nam. TỔNG GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC TC-HC KH-KD TC-KT KT-KCS Phân xưởng III Phân xưởng II Phân xưởng I Chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban: *Giám đốc Giám đốc là người lãnh đạo, chịu trách nhiệm cao nhất trong việc điều hành hoạt động sản xuất-kinh doanh tại công ty. Đồng thời Giám đốc là người trực tiếp phụ trách công tác tổ chức cán bộ và công tác tài chính của công ty. *Phó giám đốc sản xuất Phó giám đốc sản xuất là người tham mưu giúp việc cho Giám đốc về lĩnh vực hoạt động sản xuất-kinh doanh của công ty, chịu trách nhiệm trong việc đảm bảo tiến độ sản xuất, kế hoạch cung ứng các yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất. *Phòng tổ chức hành chính Phòng tổ chức hành chính có chức năng tham mưu cho Giám đốc công ty trong các mặt công tác tổ chức cán bộ, lao động tiền lương, thanh tra bảo vệ, thi đua khen thưởng và kỷ luật. Phòng còn tham gia tổ chức các hoạt động hành chính quản trị để phục vụ cho sản xuất, kinh doanh và đời sống của cán bộ công nhân viên. Phòng gồm 14 người trong đó có 1 Trưởng phòng phụ trách, giúp việc cho trưởng phòng có 1 Phó phòng. Phòng có các nhiệm vụ cụ thể sau: Nghiên cứu, đề xuất cơ cấu tổ chức bộ máy, sắp xếp cán bộ theo yêu cầu nhiệm vụ của công ty, đảm bảo các hoạt động đồng bộ, thông suốt, tinh gọn. Xây dựng kế hoạch tuyển dụng, đào tạo sử dụng lao động, kế hoạch; kế hoạch lao động tiền lương hàng tháng, quý, năm và tổ chức theo kế hoạch đã duyệt. Xây dựng quy chế tiền lương, tiền thưởng và tổ chức thực hiện theo chế độ của Nhà nước. Chịu trách nhiệm giải quyết các chế độ quyền lợi đối với người lao động như: BHXH, hưu trí, mất sức lao động… Lập kế hoạch trang bị bảo hộ lao động cho công nhân phù hợp với điều kiện lao động thiết bị nhà xưởng của công ty. Phục vự các Hội nghị, nơi làm việc của Ban Giám đốc, các phòng khác *Phòng tài chính-kế toán. Phòng tài chính-kế toán là bộ phận nghiệp vụ có chức năng tham mưu cho Giám đốc về các mặt: tổ chức hạch toán, quản lý tài sản hàng hóa, vật tư tiền vốn theo các nguyên tắc quản lý kinh tế của Nhà nước và chì đạo của Công ty. Phòng gồm 6 người trong đó có 1 Trưởng phòng phụ trách, giúp việc cho trưởng phòng có 1 phó phòng. Các nhiệm vụ chính: Xây dựng kế hoạch tài chính hàng năm, hàng quý và hàng tháng theo kế hoạch sản xuất-kinh doanh. Tổ chức ghi chép, tính toán phản ánh trung thực tình hình hoạt động sản xuất-kinh doanh của công ty về tài sản, vật tư, hàng hóa, tiền vốn. Tổng hợp số liệu để phân tích kết quả hoạt động sản xuất-kinh doanh của công ty hàng quý và cả năm. Trích nộp các khoản phải nộp vào Ngân sách Nhà nước và các quỹ công ty theo đúng yêu cầu, kịp thời đầy đủ, xử lý các khoản công nợ. Lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Nhà nước. Thực hiện kiểm kê định kỳ và đột xuất, đảm bảo yêu cầu chất lượng và thời gian. *Phòng kế hoạch-kinh doanh Phòng kế hoạch-kinh doanh có chức năng tham mưu cho Giám đốc trong việc xác định phương hướng sản xuất, kinh doanh trong từng thời kỳ và điều hành hoạt động sản xuất-kinh doanh trong công ty. Phòng gồm 18 người trong đó có một trưởng phòng, 1 phó phòng, những người còn lại phụ trách các mãng công việc cụ thể. Với chức năng trên, phòng có các nhiệm vụ sau: Điều tra, nghiên cứu, thu thập thông tin về nhu cầu thị trường, giá cả, chủng loại hàng hóa, thị hiếu người tiêu dung trong và ngoài nước. Xây dựng kế hoạch sản xuất-kinh doanh, tổng hợp hệ thống kế hoạch sản xuất-kinh doanh. Tổ chức khai thác nguồn hàng sản xuất gia công, xây dựng các hợp đồng kinh tế, tính toán các phương án sản xuất-kinh doanh đảm bảo đúng hợp đồng đã ký. Làm các thủ tục xuất nhập khẩu cho công ty và các đơn vị công ty nhận ủy thác. Chuẩn bị các điều kiện theo yêu cầu sản xuất, nắm vững năng lực sản xuất, phương tiện, thiết bị nhà xưởng, lao động vật tư, số lượng sản phẩm, địa chỉ và thời gian giao hàng trong từng thời kỳ sản xuất. Tổ chức các cơ sở gia công theo sự chỉ đạo của Giám đốc. Xây dựng kế hoạch tác nghiệp, theo dõi tiến độ thực hiện kế hoạch và tiêu thụ sản phẩm của từng hợp đồng. Xây dựng kế hoạch giá thành sản phẩm, giá bán, giá gia công và các hàng hóa nguyên phụ liệu. Quản lý các kho nguyên phụ liệu, máy móc phụ tùng, nhiên liệu phụ vụ sản xuất và phương tiện vận tải. Quản lý và tổ chức vận chuyển hàng hóa theo kế hoạch. *Phòng kỹ thuật-KCS Phòng kỹ thuật có chức năng tham mưu giúp Giám đốc về khâu kỹ thuật, làm mẫu để tiến hành khai thác các hợp đồng. Phòng này gồm 7 người trong đó có 1 trưởng phòng phụ trách, giúp việc cho trưởng phòng có 1 phó phòng. Tham gia với phòng kế hoạch đàm phán các hợp đồng gia công, sản xuất. Nghiên cứu nhu cầu thị trường về mẫu thời trang từ đó đề xuất may mẫu chào hàng, mẫu đối theo các đơn hàng cần thiết. Tổ chức gia công và chịu trách nhiệm chất lượng theo dõi tiến độ giao hàng, đảm bảo các yêu cầu kỹ thuật hợp đồng đã ký. Kiểm tra định mức nguyên phụ liệu các phân xưởng, quan hệ với các cơ quan chức năng về các định mức nguyên phụ liệu và các giao dịch khác về kỹ thuật. Phúc tra thành phẩm theo quy định của công ty. Xây dựng các tiêu chuẩn cấp bậc kỹ thuật của công nhân: cắt, may, là, ép… Phối hợp với Phòng tổ chức-hành chính để tổ chức thi tuyển lao động, thi giữ bậc, nâng bậc cho công nhân. *Các phân xưởng may Các phân xưởng may có chức năng tổ chức sản xuất sản phẩm may mặc theo kế hoạch và đảm bảo đúng tiêu chuẩn kỹ thuật, chất lượng sản phẩm và tiến độ giao hàng theo quy định. Công ty TNHH Doosol Việt Nam có 3 phân xưởng: Phân xưởng I gồm 187 người, Phân xưởng II gồm 260 người, Phân xưởng III gồm 120 người. Mỗi phân xưởng có 1 Quản đốc phụ trách, giúp việc cho quản đốc có 1 đến 2 phó quản đốc, các phân xưởng có nhiệm vụ cụ thể như sau: Xây dựng và thực hiện kế hoạch điều độ sản xuất từng tuần, tháng trên cơ sở kế hoạch sản xuất của công ty giao. Căn cứ vào hợp đồng công ty đã ký giao cho từng phân xưởng, các phân xưởng chủ động quan hệ với chuyên gia các hãng để thiết kế, may mẫu đối và xây dựng các định mức lao động, nguyên phụ liệu, nhiên liệu, vật tư. Phối hợp với phòng kế hoạch cân đối nguyên phụ liệu của khách hàng giao, bảo đảm vật tư theo các mã hàng. Chuẩn bị các mẫu động, mẫu cứng, sơ đồ cắt theo đúng yêu cầu kỹ thuật để tổ chức sản xuất. Xây dựng quy trình công nghệ, tiêu chuẩn kỹ thuật, thiết kế bố trí các dây chuyền sản xuất phù hợp với từng mã hàng. Xây dựng đơn giá tiền lương, thanh toán lương cho từng phân xưởng. Đề xuất các phương án cải tiến quy trình công nghệ, hợp lý hóa sản xuất để tổ chức lao động khoa học trong từng phân xưởng. Hướng dẫn, kiểm tra kỹ thuật ở các tổ sản xuất của từng phân xưởng, kiểm hóa sản phẩm nhập kho, chịu trách nhiệm chất lượng hàng hóa đối với khách hàng. Tổ chức đóng gói ở từng phân xưởng theo sự phân công của công ty. Quản lý máy móc thiết bị và tài sản hàng hóa do công ty giao, chấp hành đầy đủ việc bảo toàn, sửa chữa điều chỉnh thiết bị trong phân xưởng. Xây dựng kế hoạch bảo dưỡng định kỳ, sửa chữa lớn thiết bị để công ty duyệt. Thực hiện nghiêm túc các quy trình công nghệ, định mức tiêu hao nguyên, nhiên phụ liệu, phụ tùng máy, định mức lao động và yêu cầu lỹ thuật của công ty. Nghiêm chỉnh chấp hành các quy định về an toàn lao động, máy móc thiết bị, công tác phòng cháy chữa cháy, bảo hộ lao động, vệ sinh công nghiệp. Rèn luyện tay nghề cho công nhân, phối hợp với các Phòng tổ chức-hành chính, Phòng kỹ thuật tổ chức thi tuyển lao động giữ bận, nâng bậc cho công nhân. 2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ của công ty. Công ty có nhiệm vụ kinh doanh hàng may mặc theo kế hoạch, qui hoạch của công ty và theo yêu cầu thị trường. Từ đầu tư sản xuất đến cung ứng, tiêu thụ sản phẩm, xuất nhập khẩu nguyên liệu phụ liệu thiết bị phụ tùng, sản phẩm may mặc và các hàng hóa khác lien quan đến hàng may mặc. Liên doanh, liên kết với các tổ chức trong nước và trên thế giới, nghiên cứu ứng dụng công nghệ và kỹ thuật tiên tiến, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ quản lý, công nhân kỹ thuật tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh ngành nghề khác theo quy định của pháp luật và các nhiệm vụ khác do công ty giao. Trong hoạt động kinh doanh công ty có nhiệm vụ cụ thể sau: - Xây dựng kế hoạch phát triển, kế hoạch 5 năm và hàng năm phù hợp với công ty giao và nhu cầu thị trường, ký kết và tổ chức thực hiện các hợp đồng đã ký với đối tác. - Đổi mới hiện đại hóa công nghệ và phương thức quản lý, tiền thu từ chuyển nhương phải được tái đầu tư đổi mới thiết bị công nghệ của công ty. - Thực hiện các nghĩa vụ đối với người lao động theo quy định của bộ luật lao động và công đoàn. Thực hiện các quy định của nhà nước về bảo vệ tài nguyên môi trường quốc phòng và an ninh quốc gia. - Thực hiện chế độ báo cáo thống kê, kế toán theo định kỳ thoa quy định của công ty và nhà nước, chịu trách nhiệm về tính xác thực của nó. - Chịu sự kiểm tra của công ty, tuân thủ các quy định về thanh tra và của cơ quan tài chính và nhà nước có thẩm quyền theo quy định của pháp luật. 2.1.4 Những đặc điểm chủ yếu của công ty. 2.1.4.1 Các chỉ tiêu báo cáo trong những năm gần đây. Một cách tổng quát tình hình hoạt động của công ty trong những năm qua tăng trưởng không ổn định và phụ thuộc rất nhiều vào tình hình trên thị trường thế giới. Theo như bảng 2.2 được liệt kê sau đây thì chúng ta có thể thấy một điều rất rõ ràng kim ngạch xuất khẩu tăng trong hai năm 2005 và 2006 nhưng lại giảm trong ba năm gần đây và kim ngạch nhập khẩu đã giảm xuống. Tuy nhiên mức độ tăng giảm này vẫn còn rất chậm và không ổn định. Trong năm 2009 kim ngạch xuất khẩu trực tiếp giảm trong khi đó kim ngạch nhập khẩu thì lại tăng lên, tuy nhiên điều này cũng một phần do ảnh hưởng của tình hình thế giới trong năm có nhiều biến động. Bảng 2.2: Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Các chỉ tiêu ĐVT 2005 2006 2007 2008 2009 1.Doanh thu Triệu VNĐ 43.188 59.002 65.466 58.149 62.146 2.Kim ngạch 1000 USD 17.477 20.968 18.742 17.252 15.589 3.Kim ngạch nhập khẩu trực tiếp 1000 USD 14.310 16.969 13.858 10.814 13.643 4.Tổng số nộp ngân sách Triệu VNĐ 616 722 1712 720 440 5.VAT Triệu VNĐ 165 162 1045 106 120 6.Thu trên vốn Triệu VNĐ 258 280 194 200 160 7.Thuế lợi tức Triệu VNĐ 193 280 473 414 160 8.Tổng thu nhập Triệu VNĐ 21.137 23.870 25.725 24.651 25.270 9.Thu nhập bình quân 1000đ 728 790 836 913 930 Nguồn: Bảng tổng kết doanh thu của công ty từ phòng xuất nhập khẩu. 2.1.4.2 Mặt hàng sản xuất kinh doanh. Công ty TNHH Doosol Việt Nam là công ty nhà nước được phép sản xuất kinh doanh xau16t nhập khẩu trực tiếp các mặt hàng may mặc. Hoạt động chủ yếu của doanh nghiệp là gia công hàng may mặc cho nước ngoài. Gia công hàng may mặc chiếm tỷ trọng xuất khẩu lớn nhất sau đó là hàng da và thảm len. Ngoài ra công ty còn tự sản xuất để bán cho thị trường nội địa. * Đặc điểm của ._.các sản phẩm chủ yếu: 3 loại mặt hàng. - Hàng may mặc, hàng da: là những loại sản phẩm đòi hỏi tính chính xác về quy cách, mẫu ,mã, đảm bảo về chất lượng, mà chi phí gia công ít hơn so với sản phẩm nước ngoài. - Hàng thảm len: chủ yếu là những sản phẩm truyền thống độc đáo của nước ta, ngoài ra còn có một số mặt hàng được gia công theo yêu cầu của khách hàng có tính chất tương tự với các sản phẩm mà các nước khác có thể sản xuất. Hiện nay công ty đang tìm cho mình hướng đi mới, tập trung vào mặt hàng chủ lực. Từng bước tự đáp ứng nhu cầu về nguyên phụ liệu đầu vào bằng cách thu mua ở thị trường trong nước, đem lại lợi nhuận cao hơn gia công thuần túy, tiến tới công tác kinh doanh mua nguyên liệu bán thành phẩm. Vấn đề hiện nay của công ty là nghiên cứu thị trường đầu ra và đầu vào hợp lý. Đảm bảo sản phẩm của công ty được thị trường chấp nhận và tiếp nhận ngày càng nhiều, có khả năng cạnh tranh với các nước xuất khẩu hàng dệt may. 2.1.4.3 Địa bàn kinh doanh. Công ty TNHH Doosol Việt Nam hoạt động trên phạm vi cả nước và ở nước ngoài. Trong nước các bạn hàng của công ty là các đơn vị sản xuất kinh doanh cung cấp nguyên liệu đầu vào cho công ty ( các nhà cung ứng nội địa ). Ở nước ngoài công ty có quan hệ làm ăn với bạn hàng các nước Đông Âu, các nước Châu Á như: Hàn quốc, Đài loan, Hồng kong… 2.1.4.4 Phương thức sản xuất kinh doanh. Hiện nay, công ty chủ yếu xuất khẩu sản phẩm theo hình thức xuất khẩu trực tiếp, dưới hai dạng: - Dạng thứ nhất: xuất khẩu sau khi gia công xong ( đây là phương thức kinh doanh chủ yếu của công ty ). Công ty ký hợp đồng với khách nước ngoài sau đó nhận nguyên liệu phụ, tổ chức gia công và xuất hàng theo hợp đồng gia công. Tuy hình thức này mang lại lợi nhuận thấp (chỉ thu được phí gia công và chi phí bao bì, phụ liệu khác) nhưng nó giúp cho công ty làm quen với từng bước thâm nhập vào thị trường nước ngoài, làm quen với công nghệ máy móc thiết bị mới, hiện đại. - Dạng thứ hai: xuất khẩu trực tiếp dưới dạng bán FOB (mua nguyên liệu bán thành phẩm). Theo phương thức này khách hàng nước ngoài đặt hàng tại công ty. Dựa trên quy cách mẫu mã mà khách hàng đã đặt hàng, công ty tự mua nguyên phụ liệu và sản xuất, sau đó bán thành phẩm cho khách hàng nước ngoài. Xuất khẩu theo dạng này đem lại hiệu quả kinh tế cao nhất. Song, do khâu tiếp thị còn hạn chế và không thường xuyên, chiếm tỷ trọng nhỏ trong tổng kim ngạch của công ty. Phương hướng phát triển trong những năm tới: Công ty sẽ từng bước cố gắng để nâng cao tỷ trọng kim ngạch xuất khẩu theo hình thức bán với giá FOB trong tổng kim ngạch xuất khẩu của mình. - Ngoài phương thức kinh doanh nói trên, công ty còn có một số hoạt động kinh doanh khác như bán thành phẩm cho thị trường trong nước, sản xuất theo hiệp định của nhà nước, ủy thác, bán thành phẩm trực tiếp cho bạn hàng… Tuy nhiên các hoạt động này chiếm tỷ trọng nhỏ. Các hình thức sản xuất kinh doanh được thể hiện ở bảng 2.3 sau: Bảng 2.3: Mô hình gia công của công ty . Người mua Khách hàng gia công ở nước ngoài Thị trường nội địa Công ty TNHH Doosol Việt Nam Các nhà cung ứng vật tư nội địa Nguồn: Bộ phận xuất nhập khẩu của công ty. 2.2 Thực trạng hoạt động gia công xuất khẩu hàng may mặc tại công ty TNHH Doosol Việt Nam. 2.2.1 Giá trị gia công xuất khẩu hàng may mặc tại công ty Doosol Việt Nam. Được thể hiện qua các bảng 2.4 sau: Bảng 2.4: Giá trị gia công của công ty TNHH Doosol Việt Nam trong thời gian qua. Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009 Giá trị gia công(USD) 3.495.156 4.094.200 4.532.304 3.822.923 4.077.976 Nguồn: Báo cáo từ phòng xuất nhập khẩu của công ty. Qua phân tích ta thấy giá trị gia công xuất khẩu hàng may mặc của công ty luôn ổn định và đạt kim ngạch xuất khẩu trên dưới 4 triệu USD một năm. Trong năm 2005 giá trị gia công xuất khẩu hàng may mặc của công ty đạt giá trị thấp nhất do cuộc khủng hoảng kinh tế trên thế giới. Chính điều này đã ảnh hưởng nặng nề đến nền kinh tế trong khu vực, nền kinh tế phát triển chậm lại thậm chí tốc độ phát triển kinh tế ở một số nước giảm, điều này kéo theo thu nhập của người dân thấp xuống và làm giảm đáng kể nhu cầu mua sắm hàng tiêu dùng và nhu cầu may mặc nói riêng. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động gia công xuất khẩu may mặc của công ty vì các khách hàng chính và có nhu cầu đặt hàng gia công thường xuyên của công ty lại đến từ các nước trong khu vực như Hàn quốc, Đài loan… Sau đó, nền kinh tế dần ổn định hơn đã làm cho giá trị gia công xuất khẩu hàng may mặc của công ty liên tục tăng lên và đến năm 2007 giá trị lớn nhất với kim ngạch đạt 4.532.340 USD. Đến năm 2008, giá trị gia công giảm xuống chỉ đạt kim ngạch 3.822.923 USD do nền kinh tế bị khủng hoảng. Đến năm 2009, giá trị kim ngạch của công ty về xuất khẩu may mặc lại tăng lên và đạt 4.077.976 USD, đây thực sự là điều đáng mừng đối với công ty. Với sự phát triển này, dự đoán rằng năm 2010 giá trị gia công xuất khẩu hàng may mặc của công ty sẽ đạt kim ngạch trên 4,3 triệu USD, do tình hình kinh tế có dấu hiệu phát triển trở lại và yếu tố rất quan trọng là một số nước có ngành công nghiệp dệt may phát triển như: Indonexia, Philipin, Ấn độ, Pakistan… có tình hình chính trị không ổn định nên khách hàng đặt gia công sẽ chuyển dần các đơn vị đặt hàng sang các thị trường khác trong đó có Việt Nam. Giá trị gia công của công ty luôn luôn lớn hơn rất nhiều so với giá trị xuất khẩu trực tiếp. Do khâu tiếp thị còn kém mặt khác công ty chưa có một phòng Marketing với trang bị hiện đại nên việc quảng bá sản phẩm chưa được hiệu quả dẫn đến việc xuất khẩu trực tiếp còn kém và giá trị không đáng kể. 2.2.2 Mặt hàng gia công. Qua số liệu về mặt hàng gia công của công ty ta thấy mặt hàng áo Jacket luôn đạt số lượng lớn và giá trị gia công cao, đây là sản phẩm may gia công chính của công ty. Trong năm 2005, số lượng sản phẩm áo Jacket may gia công đạt giá trị lớn nhất với 805.632 chiếc nhưng giá trị kim ngạch chỉ đạt được 632.979 USD, đạt giá trị thấp nhất trong những năm gần đây. Trong những năm tiếp theo, số lượng áo Jacket may gia công của công ty có giảm xuống nhưng giá trị kim ngạch tăng lên, trong ba năm 2006, 2007, 2008 đạt giá trị kim ngạch cao nhất, đến năm 2009 cả số lượng lẫn kim ngạch giảm xuống do tình hình kinh tế của nước bạn hàng có dấu hiệu phát triển chậm lại, thất nghiệp gia tăng dẫn đến làm giảm nhu cầu mua sắm của người dân. Bảng 2.5: Một số sản phẩm chính may gia công của công ty. ĐVT: cái Tên sản phẩm 2005 2006 2007 2008 2009 Áo Jacket 805.635 576.228 531.634 532.632 491.266 Áo sơ mi 17.479 1.411.781 122.270 49.813 Quần 23.537 13.945 30.228 QA thể thao 8.804 47.660 49.543 2.900 Áo váy 186.175 196.325 187.232 88.678 Nguồn: Báo cáo từ phòng xuất khẩu của công ty TNHH Doosol Việt Nam Sản phẩm may gia công có giá trị lớn thứ hai là áo váy với giá trị gia công luôn ổn định đạt kim ngạch trên dưới 300 ngàn USD một năm, đây là mặt hàng mà thị trường gia công chủ yếu là Đài Loan. Trong năm 2009, do tình hình kinh tế biến động cũng đã ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Trong năm 2009, công ty không ký được một hợp đồng nào về gia công hai mặt hàng áo váy và áo sơ mi. Mặt hàng gia công khách có giá trị gia công không lớn và không ổn định trong các năm qua. 2.2.3 Thị trường và khách hàng gia công. Trong những năm qua, thị trường may gia công của công ty chủ yếu là thị trường Mỹ, đây là thị trường rất quan trọng và chiếm tỷ trọng rất lớn. Mỹ là thị trướng may gia công chủ yếu mặt hàng áo Jacket, áo sơ mi, đây là hai mặt hàng có giá trị gia công cao. Thị trường Đông á là thị trường lớn thứ hai của công ty, đây là thị trường truyền thống và có các khách hàng trung gian chỉ định họ giao sản phẩm tới các khách hàng ở thị trường Mỹ. Sau đây là bảng tổng hợp số liệu về thị trường may gia công của công ty. Bảng 2.6: Thị trường may gia công của công ty TNHH Doosol Việt Nam. ĐVT: USD Thị trường 2005 2006 2007 2008 2009 Mỹ 1.365.183 1.171.127 1.358.617 1.227.493 1.123.068 Nhật 233.853 127.348 423.293 449.335 317.458 Hàn quốc 166.846 231.310 162.204 74.856 352.519 Đông âu 7.560 140.184 867.445 71.137 Đức 15.167 Nguồn: Báo cáo từ phòng xuất nhập khẩu của công ty. Qua bảng trên khi phân tích ta thấy Mỹ là thị trường may gia công chủ yếu của công ty, hàng năm thị trường này chiếm tới hơn một phần tư trị giá gia công của công ty. Đây là thị trường chủ lực chiếm vị trí rất quan trọng đối với hoạt động gia công xuất khẩu của công ty. Thị trường lớn thứ hai của công ty là thị trường Nhật, cũng như thị trường Mỹ, Nhật là thị trường có giá trị gia công lớn và luôn ổn định qua các năm. Còn các thị trường còn lại cũng đóng vai trò quan trọng vì nó là bạn hàng lớn và cung cấp nguồn hàng gia công cho công ty. Trong những năm gần đây, công ty đã thiết lập được mối quan hệ làm ăn lâu dài với nhiều khách hàng có tiềm năng lớn. Một số khách hàng chính và có nhu cầu đặt hàng thường xuyên với công ty là: Bảng 2.7: Các khách hàng chính của công ty TNHH Doosol Việt Nam Khách hàng chính Mặt hàng gia công TKNY Áo jacket, quần jeans Woosung Áo jacket JEANE’S Áo váy AHRIM Áo Jacket, quần WOOBO Áo jacket Nguồn: Báo cáo từ phòng xuất nhập khẩu của công ty TNHH Doosol Việt Nam. 2.2.4 Hình thức gia công. Hiện nay hình thức gia công chủ yếu của công ty là gia công đơn thuần “nhận nguyên vật liệu và giao lại thành phẩm”. Khi thực hiện gia công, bên đặt gia công giao đầy đủ nguyên vật liệu như vải, cúc, khóa, túi PE… cho công ty, cũng có khi công ty phải lo nguyên vật liệu phụ và bên đặt gia công lo nguyên vật liệu chính nhưng trường hợp này là không đáng kể. Trong những năm gần đây công ty vẫn chủ trương thực hiện cả hai hình thức: gia công đơn thuần và gia công theo phương thức mua đứt bán đoạn (FOB). Mặc dù gia công đơn thuần là hoạt động gia công còn mang lại nhiều điểm hạn chế nhưng nó vẫn rất cần thiết đối với công ty trong giai đoạn hiện nay. Điều này thể hiện rõ qua bảng dưới đây. Bảng 2.8: Hình thức gia công hàng may mặc ở công ty TNHH Doosol Việt Nam. ĐVT: USD Hình thức gia công 2005 2006 2007 2008 2009 Gia công đơn thuần 3.487.596 3.808.541 4.532.304 3.315.989 3.597.323 FOB 7.560 285.659 506.934 480.653 Tổng 3.495.156 4.094.200 4.532.304 3.822.923 4.077.976 Tỷ trọng 99.78 93.02 86.74 88.21 Nguồn: Báo cáo từ phòng xuất nhập khẩu công ty TNHH Doosol Việt Nam. Qua bảng trên ta có thể khẳng định được vai trò và vị trí của gia công đơn thuần tại công ty. Năm 2005, kim ngạch đạt được từ gia công đơn thuần chiếm tới 99.78% trị giá gia công nhưng đến năm 2009 tỷ trọng giảm xuống còn 88.21%. Tuy tỷ trọng của phương thức gia công đơn thuần có giảm nhưng nó vẫn chiếm tỷ lệ rất lớn trong trị giá gia công của công ty. Điều này giúp chúng ta có thể khẳng định rằng trong tương lai gần thì gia công đơn thuần vẫn là hoạt động chủ yếu của công ty. 2.2.5 Các hoạt động khác như tìm kiếm hợp đồng và thực hiện hợp đồng. 2.2.5.1 Hoạt động tìm kiếm hợp đồng. - Phòng thương mại và Công nghiệp Việt Nam Phòng thương mại và công nghiệp Việt Nam là một tổ chức phi chính phủ, đại diện cho các doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế và các hiệp hội kinh doanh ở Việt Nam nhằm mục đích bảo vệ và hỗ trợ các doanh nghiệp, thúc đẩy các quan hệ hợp tác kinh tế, thương mại và khoa học công nghệ giữa Việt Nam và các nước trên thế giới. Các hoạt động bao gồm: chắp mối và giới thiệu bạn hàng, cung cấp thông tin, hướng dẫn và tư vấn cho doanh nghiệp, tổ chức nghiên cứu và khảo sát thị trường, hội chợ, hội thảo, quảng cáo và các hoạt động xúc tiến khác. Công ty TNHH Doosol Việt Nam thông qua phòng thương mại và công nghệ Việt Nam giới thiệu cho các bạn hàng nước ngoài, và giúp bắt các mối giao dịch với họ để xem xét và ký kết hợp đồng. - Bộ thương mại. Bộ thương mại là một cơ quan của Nhà nước có chức năng điều phối các hoạt động thương mại giữa trong và ngoài nước. Bộ thương mại thông qua các tham tán thương mại ở nước ngoài nghiên cứu tìm hiểu thị trường, tạo các mối giao dịch, kết hợp giữa khách hàng và công ty. - Các khách hàng quen biết. Hiện nay công ty đã tạo dựng được một số khách hàng có nhu cầu đặt gia công thường xuyên với khối lượng lớn như: TKNY (Mỹ), Woosung (Hàn Quốc)… Thông qua các khách hàng này họ vừa có nhu cầu đặt gia công thường xuyên, họ vừa giới thiệu các khách hàng mới cho công ty. - Thông qua thăm quan hội chợ triển lãm. Công ty có thể giới thiệu sản phẩm của công ty cho khách hàng, nếu khách hàng cảm thấy có nhu cầu và cảm thấy chất lượng sản phẩm đảm bảo thì họ có thể ký hợp đồng gia công với công ty. Đây là một hình thức thâm nhập thị trường rất có hiệu quả, nó giúp cho việc xúc tiến thương mại và quảng bá thương hiệu sản phẩm một cách nhanh chóng. 2.2.5.2 Quy trình thực hiện hợp đồng gia công. 2.2.5.2.1 Nghiên cứu thị trường và xin hạn ngạch. Khi tiến hành một thương vụ làm ăn nào đó, đầu tiên phải nghiên cứu thị trường và xin hạn ngạch cho thị trường đó. Nghiên cứu thị trường giúp cho công ty nắm vững được các thông tin cần thiết về thị trường đó. Việc nghiên cứu thị trường sẽ cho thấy thị trường đó là phi hạn ngạch hay có hạn ngạch. Nếu là thị trường có hạn ngạch thì công ty phải xin bộ Thương mại cấp hạn ngạch. Nếu hạn ngạch không đủ thì công ty có thể thực hiện xuất khẩu ủy thác qua một công ty khác. Khi nghiên cứu thị trường phải nắm được dung lượng thị trường, điều kiện cạnh tranh, thị hiếu, kiểu dáng sản phẩm. Công ty cũng phải nghiên cứu từng loại sản phẩm mà công ty sản xuất, nguyên phụ liệu sản xuất và chi phí định mức cho một sản phẩm để tránh bị đối tác ép giá khi ký hợp đồng. 2.2.5.2.2 Nghiên cứu và lựa chọn đối tác. Nghiên cứu đối tác là nhằm tìm kiếm bạn hàng ổn định đáng tin cậy và hợp pháp. Nghiên cứu đối tác cũng là nghiên cứu bạn hàng trên các mặt: thái độ kinh doanh, lịch sử phát triển, khả năng tài chính, lĩnh vực hoạt động và uy tín của họ trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Nghiên cứu và lựa chọn đối tác cũng sẽ giúp cho công ty có những phương thức kinh doanh thích hợp nhằm tránh rủi ro. Ví dụ như đối với các khách hàng mới chưa có uy tín thì công ty phải áp dụng phương thức thanh toán an toàn bằng thư tín dụng không hủy ngang. * Các phương thức giao dịch. Công ty sử dụng cả hai phương thức giao dịch là phương thức gián tiếp (thông qua các phương tiện thông tin liên lạc như: thư, telephone, fax. Email…) và các phương thức giao dịch trực tiếp qua gặp gỡ trao đổi (tổ chức các cuộc đàm phán, ký kết hợp đồng). * Đơn đặt hàng: Đây là đề nghị của phía nước ngoài với công ty về thuê gia công với các điều kiện ghi trong đó. Đối với hàng gia công may mặc, đơn đặt hàng thường gồm hai phần. Các điều khoản chủ yếu: bao gồm các điều khoản về tên hàng, khối lượng, phí gia công, thời hạn giao hàng, bao bì, đóng gói… Mẫu vẽ phát thảo và các chỉ số: đây là bản phác thảo về mẫu hàng kèm với các số đo chi tiết để sản xuất ra sản phẩm. Ví dụ các số đo của áo như: ngang vạt, ngang ngực, độ rộng… * Đàm phán và ký kết hợp đồng. Sau khi nhận được đơn hàng từ phía đối tác nước ngoài, công ty sẽ nghiên cứu xem có thể chấp nhận được không, những điều kiện nào chấp nhận được và những điều kiện nào cần thương lượng để điều chỉnh lại. Hai bên xác nhận những điều kiện đã thỏa thuận bằng việc ký kết vào bản hợp đồng. Hợp đồng gia công bao gồm các điều khoản chủ yếu của các điều khoản mà hai bên đã thỏa thuận. Sau đây là các điều khoản chủ yếu của hợp đồng gia công may mặc: - Số lượng và ngày giao hàng. - Tên và giá gia công từng sản phẩm. - Trách nhiệm cung cấp nguyên liệu, phụ liệu. - Điều khoản về giao hàng. - Điều khoản thanh toán: hai bên sẽ thanh toán theo điều kiện chuyển tiền hoặc có thể bằng thư tín dụng (L/C). 2.2.5.2.3 Xem xét và ký kết hợp đồng. a. Mục đích, phạm vi áp dụng. * Mục đích, phạm vi áp dụng. Xem xét hợp đồng nhằm đảm bảo mọi yêu cầu của khách hàng được xác định rõ ràng, đầy đủ, xác nhận khả năng đáp ứng của công ty thỏa mãn yêu cầu khách hàng và mang lại hiệu quả cao nhất cho công ty. * Phạm vi áp dụng. Xem xét hợp đồng áp dụng cho các hợp đồng gia công xuất khẩu, hợp đồng gia công lẻ và hợp đồng FOB, việc xem xét hợp đồng được tiến hành tại phòng xuất nhập khẩu (đối với hợp đồng gia công), phòng kinh doanh tiếp thị (đối với hợp đồng FOB) và các đơn vị liên quan (nếu cần). b. Nội dung. Phòng xuất nhập khẩu chịu trách nhiệm chính từ khâu tiếp xúc với khách hàng đến khi hợp đồng kết thúc. * Tiếp nhận yêu cầu của khách hàng. Trưởng phòng hoặc cán bộ mặt hàng chịu trách nhiệm ghi nhận yêu cầu của khách hàng ở dạng phi văn bản (trao đổi qua điện thoại hay trao đổi trực tiếp) và dùng phiếu tiếp nhận yêu cầu của khách hàng (biểu mẫu 03/1), phiếu này được đánh số để theo dõi. Còn trong trường hợp khách hàng gửi yêu cầu bằng văn bản (qua fax, email, telex) thì dùng chính văn bản đó như một phiếu ghi nhận yêu cầu khách hàng bằng cách đánh số thứ tự trên văn bản và lưu vào file. Mọi thông tin do lãnh đạo công ty hay lãnh đạo phòng thu nhận liên quan đến yêu cầu của khách hàng đều được thông tin lại cho cán bộ mặt hàng để ghi vào phiếu, hoặc chuyển yêu cầu khách hàng (dạng văn bản) cho cán bộ mặt hàng tiếp nhận và lưu vào file. Trong những trường hợp cần thiết trưởng phòng hoặc cán bộ mặt hàng chuyển bản sao của phiếu ghi nhận tới các đơn vị liên quan để tham gia xem xét. Cán bộ mặt hàng sẽ ký tên vào phiếu ghi nhận được lập và phụ trách phòng xuất nhập khẩu tiến hành xem xét khả năng đáp ứng yêu cầu của khách hàng. * Xem xét, tính toán khả năng đáp ứng của công ty. Phụ trách phòng xuất nhập khẩu tiến hành xem xét các nội dung của hợp đồng hoặc phụ lục của hợp đồng theo các vấn đề khi xem xét như sau: - Xác định tên hàng, số lượng và chủng loại sản phẩm. - Đơn giá và trị giá sản phẩm. - Thị trường cung ứng, tiêu thụ. - Thời hạn giao nguyên phụ liệu, điều kiện giao nhận, bản quyền nhãn mác hàng hóa (của bên đặt gia công) và thời hạn giao hàng. - Chứng từ giao nhận nguyên phụ liệu và hàng hóa gồm: B/L, P/L, INV, C/O (nếu có). - Sản xuất mẫu đối: + Khách giao tài liệu kỹ thuật và/hoặc mẫu sản xuất. + Khả năng đáp ứng của nhà cung ứng. Căn cứ vào yêu cầu của khách hàng và khả năng đáp ứng của nhà cung ứng (nếu có) và các điều kiện về kỹ thuật, phòng xuất nhập khẩu, phòng kỹ thuật xác định và sản xuất mẫu đối. - Điều kiện và thời hạn thanh toán. - Vấn đề giải quyết tranh chấp: điều kiện phát sinh hướng giải quyết tranh chấp theo luật và hội đồng trọng tài cụ thể. - Hợp đồng được lập thành 04 bản, mỗi bên giữ 02 bản có giá trị như nhau và nêu rõ thời gian hiệu lực của hợp đồng. Sau khi phụ trách phòng xem xét xong các mục cần xem xét của hợp đồng hoặc phụ lục của hợp đồng phải hoàn thành biểu mẫu: “xem xét hợp đồng”, hoặc biểu mẫu “xem xét phụ lục của hợp đồng” (biểu mẫu 03/3), trưởng phòng xuất nhập khẩu ký vào các loại phiếu này và trình lãnh đạo công ty phê duyệt. Với những khách hàng có yêu cầu báo giá thì phòng xuất nhập khẩu phải chuyển tiếp sang bước chào hàng- báo giá, ngược lại, công ty có thể thẳng đến bước soạn thảo và ký kết hợp đồng. * Bảng chào hàng, báo giá. Để chào hàng, báo giá cho khách hàng, cán bộ mặt hàng dùng phiếu chào hàng báo giá (biểu 03/7). Cơ sở để lập phiếu chào hàng báo giá là căn cứ vào yêu cầu của khách hàng, khả năng đáp ứng của công ty, mức giá chung theo qui định hiện hành của công ty, mẫu hiện vật… sau đó phiếu được phụ trách phòng ký và chuyển tổng giám đốc phê duyệt. Sau khi nhận được phiếu chào hàng báo giá, khách hàng có thể có hai loại quyết định: Chấp nhận báo giá: lúc này cán bộ mặt hàng chuyển sang bước soạn thảo hợp đồng. Chấp nhận có điều kiện hoặc không chấp nhận: lúc này cán bộ mặt hàng và phụ trách phòng xuất nhập khẩu xem xét khả năng đáp ứng của công ty, lập lại phiếu chào hàng, báo giá hoặc báo cáo lãnh đạo công ty xem xét phê duyệt hủy bỏ yêu cầu đặt hàng. * Soạn thảo hợp đồng và ký kết hợp đồng. Việc soạn thảo hợp đồng hay phụ lục của hợp đồng được cán bộ mặt hàng soạn thảo trên cơ sở các chi tiết đã được hai bên thống nhất. Nếu khách hàng soạn thảo hợp đồng thì cán bộ mặt hàng phải kiểm tra lại nội dung những điều khoản mà hai bên đã thống nhất nếu không chấp nhận thì phải thỏa thuận lại với khách hàng và xem xét lại. Hợp đồng, phụ lục của hợp đồng sau khi đã được soạn thảo phải được phụ trách phòng xuất nhập khẩu kiểm tra lại ký tên và trình lên tổng giám đốc. Tổng giám đốc hoặc người được ủy quyền ký kết hợp đồng, trường hợp tổng giám đốc hoặc người được ủy quyền ký kết hợp đồng không nhất trí với nội dung hợp đồng thì cán bộ mặt hàng xem lại khả năng đáp ứng của công ty và soạn thảo nội dung cho phù hợp cho đến khi tổng giám đốc hoặc người được ủy quyền ký kết hợp đồng ra quyết định cuối cùng (ký kết hoặc hủy bỏ hợp đồng). * Theo dõi. Sau khi hợp đồng hoặc phụ lục hợp đồng được ký kết, cán bộ mặt hàng phải mở sổ theo dõi hợp đồng. Cán bộ mặt hàng lưu một bản gốc, một bản gốc khác gửi cho cán bộ làm thủ tục hải quan đồng thời sao gửi cho lãnh đạo công ty và các đơn vị có liên quan: phòng kế toán-tài vụ, phòng kỹ thuật, phòng phục vụ sản xuất. * Sửa đổi, bổ sung. Sau thời điểm hai bên ký kết hợp đồng hoặc phụ lục hợp đồng, nếu bất kỳ từ phía nào có những yêu cầu phát sinh không phù hợp hoặc trái ngược với các nội dung đã ký thì xuất hiện nhu cầu sửa đổi, bổ sung hợp đồng hoặc phụ lục hợp đồng, có hai trường hợp xảy ra: - Trường hợp chấp nhận: công ty có những yêu cầu sửa đổi bổ sung mà được bên đối tác chấp nhận thì người cán bộ mặt hàng phải thu thập ghi chép các yêu cầu đó (của công ty hoặc của khách hàng) vào phiếu yêu cầu sửa đổi, bổ sung hợp đồng và phụ lục hợp đồng có chữ ký của phụ trách phòng xuất nhập khẩu trình lãnh đạo công ty duyệt. Sau khi hai bên thỏa thuận các yêu cầu đó thì cán bộ mặt hàng soạn thảo nội dung văn bản sửa đổi bổ sung trình hai bên ký kết. Sau đó vào sổ theo dõi sửa đổi bổ sung hợp đồng và sao chụp gửi các bộ phận có liên quan như lãnh đạo công ty và các đơn vị có liên quan gồm: phòng kế toán-tài vụ, phòng kỹ thuật, phòng phục vụ sản xuất. - Trường hợp chấp nhận có điều kiện hoặc không chấp nhận: cán bộ mặt hàng phải chuẩn bị lại nội dung phiếu yêu cầu sửa đổi, bổ sung hợp đồng và phụ lục, trình lãnh đạo công ty ký và soạn thảo văn bản cho đến khi có quyết định cuối cùng (ký kết hay hủy bỏ). Nếu văn bản được ký kết thì cán bộ mặt hàng phải vào sổ theo dõi sửa đổi bổ sung hợp đồng và sao chụp gửi các bộ phận có liên quan như lãnh đạo công ty và các đơn vị có liên quan gồm: phòng kế toán-tài vụ, phòng kỹ thuật, phòng phục vụ sản xuất. Trường hợp cán bộ mặt hàng sẽ không phải lập phiếu yêu cầu sửa đổi, bổ sung hợp đồng và phụ lục nếu như yêu cầu của khách hàng ở dạng văn bản và nội dung văn bản không liên quan đến giá, tên hàng, đơn hàng, chủng loại hàng, cán bộ mặt hàng có thể sử dụng văn bản này thay thế cho phiếu. 2.2.5.2.4 Quá trình triển khai thực hiện hợp đồng gia công. a. lập kế hoạch sản xuất. * Kế hoạch sản xuất gồm 3 loại: kế hoạch năm, kế hoạch quý, kế hoạch tháng, các loại kế hoạch sản xuất này do phòng xuất nhập khẩu lập và có ý nghĩa như sau: - Kế hoạch sản xuất năm là kế hoạch sản xuất có tính định hướng chung theo mục tiêu phát triển sản xuất kinh doanh của công ty trong vòng một năm. - Kế hoạch sản xuất quý, tháng là kế hoạch sản xuất có tính tác nghiệp trực tiếp, ngay lập tức trong thời gian ngắn và cụ thể. * Căn cứ chung để lập kế hoạch. - Phương hướng phát triển sản xuất kinh doanh của công ty, công ty. - Khả năng ký kết hợp đồng với khách hàng và các hợp đồng đã được ký kết. - Khả năng hạn ngạch có thể trúng thầu (nếu sản phẩm vào thị trường có hạn ngạch). - Mức giá chung cho mỗi loại sản phẩm có khả năng được ký kết. - Xu hướng phát triển của thị trường, thị hiếu và sản phẩm. - Năng lực sản xuất của công ty và các nguyên liệu sản xuất khác có thể huy động. * Bộ phận lập kế hoạch. - Kế hoạch sản xuất năm, quý là do cán bộ thống kê tổng hợp lập dưới sự chỉ đạo trực tiếp của tổng giám đốc và do tổng giám đốc phê duyệt. - Kế hoạch sản xuất tháng (Kế hoạch tác nghiệp) do trưởng phòng xuất nhập khẩu lập dưới sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc điều hành và do giám đốc điều hành phê duyệt. * Tác dụng. - Kế hoạch sản xuất năm được hoạch định, là căn cứ mục tiêu sản xuất của công ty trong năm, được báo cáo trực tiếp cho cơ quan chủ quản (công ty dệt may Việt Nam, bộ công nghiệp) và các ban ngành có liên quan (tổng cục thống kê, cục thống kê Hà Nội…). - Kế hoạch sản xuất quý chủ yếu được lập để báo cáo công ty (để nắm hướng phát triển sản xuất trong thời gian trước mắt) và báo cáo ngân hàng (để làm căn cứ vay các khoản tiền tại ngân hàng phục vụ cho sản xuất kinh doanh). - Kế hoạch sản xuất tháng được coi là kế hoạch tác nghiệp, là căn cứ cho các đơn vị sản xuất tổ chức triển khai sản xuất thực hiện hợp đồng đã ký với khách hàng, kế hoạch được chuyển tới tất cả các phòng ban để cùng hợp tác, phối hợp thực hiện. * Điều chỉnh kế hoạch. - Điều chỉnh kế hoạch thường được sử dụng cho hai loại kế hoạch: Kế hoạch sản xuất năm và Kế hoạch sản xuất tháng. - Đối với kế hoạch sản xuất năm: do những nguyên nhân thuộc phần căn cứ chung để lập kế hoạch có sự thay đổi lớn làm đảo lộn toàn bộ các dự kiến ban đầu buộc công ty phải thay đổi chủ trương sản xuất, mặt hàng sản xuất, cơ cấu sản xuất, cơ cấu chủng loại sản phẩm… Trong trường hợp này, sau khi xem xét khắc phục mà khả năng không khắc phục được, công ty sẽ căn cứ vào tình hình thực tế làm lại kế hoạch sản xuất và báo cáo cho giám đốc để đưa ra quyết định điều chỉnh. - Đối với kế hoạch sản xuất tháng: do những nguyên nhân, tình huống cụ thể (ví dụ như: Khách hàng thay đổi thời gian giao nhận hàng hóa, nguyên vật liệu, mẫu mã… hoặc có sự cố trong sản xuất như mất điện, ảnh hưởng của thời tiết của đơn vị cung ứng hải quan…) chủ quan hoặc khách quan công ty phải thay đổi kế hoạch sản xuất, tiến độ sản xuất và giao hàng thì phòng xuất nhập khẩu phải thông báo và bàn bạc thỏa thuận với khách hàng về những vấn đề có liên quan làm căn cứ để điều chỉnh kế hoạch sản xuất tháng cho phù hợp, những vấn đề này phải được lãnh đạo công ty phê chuẩn. b. Chuẩn bị sản xuất. Chuẩn bị sản xuất là khâu quan trọng có tính quyết định của quá trình sản xuất, nó bảo đảm cho quá trình sản xuất được tiến hành đồng bộ, nhịp nhàng và liên tục, đảm bảo hiệu quả của quá trình sản xuất. Tài liệu kỹ thuật: là bao gồm một hệ thống những yêu cầu của khách hàng trong đó nêu rõ tên hàng, mã hàng, số lượng sản phẩm, tỉ lệ cỡ, tỉ lệ màu, các thông số kích thước và tiêu chuẩn kỹ thuật, định mức nguyên phụ liệu, bảng phối màu, sơ đồ giá, hướng dẫn gắn mác, mẫu giấy, mẫu hiện vật… Hệ thống tài liệu kỹ thuật đòi hỏi công ty phải tuân thủ nghiêm túc những yêu cầu chỉ dẫn của khách hàng, có như vậy mới đảm bảo thỏa mãn những thỏa thuận của hai bên trong hợp đồng (hoặc phụ lục hợp đồng). Tài liệu kỹ thuật sẽ được khách hàng giao cho phòng xuất nhập khẩu và được phòng này chuyển đến từng phòng có liên quan đến các bộ phận có liên quan chủ yếu và trước tiên là phòng kỹ thuật- phòng chức năng và kỹ thuật sản xuất. * Lệnh sản xuất. Là văn bản cụ thể hóa của kế hoạch sản xuất tháng trong đó yêu cầu bộ phận sản xuất thực hiện nội dung sản xuất như sản xuất hàng gì (tên hàng), số lượng sản phẩm, định mức nguyên phụ liệu, ngày vào chuyền, thời gian giao hàng… Lệnh sản xuất được trưởng phòng xuất nhập khẩu ký trước khi gửi cho các bộ phận khác. Trong quá trình triển khai lệnh sản xuất, nếu không có gì thay đổi thì đó là biểu mẫu chính thức. Trong trường hợp có sự thay đổi một trong các yếu tố (đã nêu trên) trong lệnh thì phải phát lệnh mới, lệnh cũ được hủy bỏ và thu hồi, cán bộ mặt hàng sẽ lưu file lỗi. Thứ tự của lệnh ban đầu được đánh theo số tự nhiên: 1,2,3… và kèm chữ (A), thứ tự của lệnh mới thay thế lệnh cũ được giữ nguyên số tự nhiên và kèm theo lần lượt các chữ (B), (C),(D),… Trong trường hợp lệnh sản xuất chỉ thay đổi rất ít thì phòng xuất nhập khẩu có thể không thay đổi lệnh mà chỉ ra một thông báo kèm theo cho các đơn vị nhận lệnh. * Xem xét một số vấn đề thuộc tài liệu kỹ thuật. Sau khi có lệnh sản xuất được ban hành (đối với hàng gia công), thì cán bộ mặt hàng chuyển mẫu gốc cho phòng kỹ thuật xác định mức phụ liệu, khi vải về kho phòng kỹ thuật lập bảng màu và báo lại định mức nguyên phụ liệu để cán bộ mặt hàng tiến hành cân đối xác định số nguyên phụ liệu đưa vào sản xuất (trường hợp thiếu và được sự thỏa thuận của khách, cán bộ mặt hàng sẽ xác định số lượng nguyên phụ liệu cần mua). Đối với hàng FOB, phòng kỹ thuật và phòng kinh doanh tiếp thị phải xác định được mẫu giấy, thông số kỹ thuật, định mức nguyên phụ liệu và phòng kinh doanh tiếp thị phải lập phương án mua nguyên phụ liệu trước khi ký hợp đồng FOB. Sau khi hợp đồng FOB được ký kết, cán bộ phòng kinh doanh tiếp thị phải hoàn thành phương án mua nguyên phụ liệu theo nhu cầu, tuân thủ quy trình mua hàng. Khi vải về phòng kinh doanh tiếp thị, phòng kỹ thuật xác định được màu chỉ (nếu màu chỉ chưa được xác định ở phương án mua nguyên phụ liệu) và từ đó lên bảng phối màu. Xem xét một số vấn đề về định mức hợp đồng FOB, bảng phối màu, màu chỉ,… là trách nhiệm của phòng kỹ thuật (chính) và phòng xuất nhập khẩu (phối hợp) nếu là hợp đồng gia công, là trách nhiệm của phòng kỹ thuật (chính) và phòng kinh doanh tiếp thị (phối hợp) nếu là hợp đồng FOB. * Theo dõi tiến độ nhận nguyên phụ liệu. Trước cán bộ mặt hàng phài hoàn thành các thủ tục nhập khẩu phải sao các chứng từ cần thiết có liên quan đến hàng nhập như: P/L, INV (nếu có), bảng phối màu (nếu có) cho phòng phục vụ sản xuất (hoặc thủ kho), thông báo thời gian giao hàng về để phục vụ sản xuất bố trí phương tiện và tiếp nhận. Khi hàng nhập về, thủ kho tiến hành nhận hàng đối chiếu với P/L, bảng phối màu với số lượng chất lượng thực nhập. Thủ kho làm các thủ tục nhập cần thiết như lập biên bản nhận hàng và có thể yêu cầu giám định (của VINACONTROL) nếu có ghi hàng nhập thiếu nhiều, đồng thời thủ kho báo cáo với cán bộ mặt hàng theo dõi lô hàng để thông báo kịp thời với khách hàng hoặc đại diện của khách hàng bằng điện thoại._.