Một số giải pháp nhằm phát triển hoạt động giao nhận vận tải hàng hoá quốc tế của Công ty Cổ phần Thương mại và vận tải Quôc tế Châu Giang

, cân đối, mở rộng các mối quan hệ về nhiều mặt (chính trị, luật pháp văn hoá – xã hội… ) với các quốc gia khác nhau. Có thể nói giao nhận vận tải hàng hóa quốc tế là nhịp cầu nối giữa người xuất khẩu và người nhập khẩu, giao nhận vận tải quốc tế là một khâu quan trọng không thể thiếu trong suốt quá trình kinh doanh xuất nhập khẩu và nhất là trong thời đại như hiện nay nhu cầu xuất nhập khẩu là rất lỡn. Cùng với sự phát triển của giao nhận hàng hóa Thương mại quốc tế, giao nhận vận tải quốc tế ngày càng phát triển, các công ty cạnh tranh gay gắt với nhau. Hiện nay trên toàn lãnh thổ Việt Nam đã có gân 400 doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực giao nhận vận tải thuộc đủ các thành phần kinh tế hoạt động rộng khắp trong cả nước, tiêu biểu là Vietrans, Vietfract, Vinalines… và nhiều doanh nghiệp cổ phần hay doanh nghiệp tư nhân khác. Nhưng lĩnh vực hoạt động giao nhận quốc tế là lĩnh vực còn rất mới mẻ đối với nước ta, hơn nữa hoạt động giao nhận quốc tế lại là một công việc hết sức phức tạp, liên quan đến yếu tố nước ngoài như luật pháp- văn hóa của các nước bạn hàng, ngôn ngữ, tập tục, tập quán, các thông lệ quốc tế… Do đó có nhiều vấn đề cần phải làm để không ngừng nâng cao trình độ nghiệp vụ lên ngang tầm quốc tế để phục vụ tốt cho công tác xuất nhập khẩu và các hoạt động kinh tế đối ngoại khác. Công ty Cổ phần Thương mại và vận tải Quôc tế Châu Giang là một trong những doanh nghiệp Việt Nam hoạt động trong lĩnh vực giao nhận vận tải hàng hoá quốc tế. Bên cạnh những kết quả đạt được, hoạt động của công ty còn có nhiều mặt hạn chế ảnh hưởng tới hiệu quả kinh doanh. Vì vậy trong thời gian thực tập tại công ty, tôi đã chọn đề tài “Một số giải pháp nhằm phát triển hoạt động giao nhận vận tải hàng hoá quốc tế của Công ty Cổ phần Thương mại và vận tải Quôc tế Châu Giang” để nghiên cứu trong chuyên đề tốt nghiệp của mình. Bố cục của đề tài Ngoài mục lục, lời nói đầu, kết luận và tài liệu tham khảo, nội dung chuyên đề bao gồm 3 chương như sau: Chương I: Khái quát vè công ty cổ phần thương mại và vận tải quốc tế Châu Giang. Chương II: Thực trạng hoạt động giao nhận vận tải hàng hoá quốc tế của Công ty Cổ phần Thương mại và vận tải Quôc tế Châu Giang Chương III: Giải pháp phát triển hoạt động giao nhận vận tải hàng hoá quốc tế của công ty trong thời gian tới. CHƯƠNG I KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI QUỐC TẾ CHÂU GIANG I. Khái quát về công ty. 1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty -Tên công ty: Công ty cổ phần Thương mại và vân t ải Quốc tế Châu Giang -Tên giao dịch quốc tế: CHÂU GIANG FREIGHT INTERNATIONAL AND TRADING JOINT STOCK COMPANY -Tên viết tắt: C&G .JSC -Web site : www.chaugiangjsc.com.vn. -Trụ sở chính Hà Nội: - Phòng 602, Tầng 6, Tòa nhà 34T, Khu đô thị Trung Hoà, Nhân Chính, Thanh Xuân, Hà Nội, Việt Nam. -Chi nhánh TP HCM: - Phòng 504. Tầng 5, Toà nhà Nam Việt, Phường 9, Quân 4, TP HCM. -Chi nhánh Hải Phòng: - Số 1 Ngô Quyền ( Trong bãi Viconship) Công ty cô phần thương mại và vận tải quôc tế Châu Giang được thành lập từ năm 1996 tại Hà Nội chưc năng chính là giao nhân vận chuyển hàng hóa quốc tế bằng đường không và đường biển, lúc đầu công ty mới đi vào hoạt động chỉ la Công ty TNHH qua qúa trình hình thành và phát triên không ngừng qua các năm Công ty đã đững vững được trên thị trường, từ những bước phát triển qua từng năm cho đến ngày 04 tháng 06 năm 2002 Công ty đã chuyển sang một giai đoan mới đó la chuyển từ một công ty TNHH sang thành Công ty cổ phần hóa và được mang tên Công ty cô phân Thương mại và vân tải quốc tế Châu Giang, theo giấy phép số 0103001102 của sở kế hoạch đầu tư Hà Nội với số vốn điều lệ la: 2000.000.000 (Hai tỷ đồng VN). Ta có thể xét cụ thể tổng lượng vốn thể hiện qua các chỉ tiêu và so sánh giữa năm 2006-2007 như sau. Bảng 1:Tổng lượng vốn thể hiện qua các chi tiêu. Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 Số tiền Tỷ lệ % Số tiền Tỷ lệ % Tổng số vốn 2,934,061,855 100% 2,936,354,648 100% Vốn chủ sơ hứu 2000,000,000 68,16% 2000,000,000 68,89% Vốn lưu động 934,061,855 31,84% 936,354,648 31,16% Nguồn: (Phòng tài chính kế toán của công ty cổ phần thương mại và vận tải quốc tế Chuâu Giang) Dựa trên nhưng kết quả đã đạt được ta có thể thấy kết quả hai năm 2006-2007 của Công ty Cổ phân Thương mại và vận tải Châu Giang có tỷ lệ vốn chủ sỏ hữu cao hơn vốn lưu động. Từ đó cho đến nay công ty vẫn đang hoạt động qua từng năm và đã phát triển thêm được hai chi nhánh là Hải Phòng và Thànng phố Hồ Chí Minh công ty đang phát triển thêm môt chi nhấnh nữa là chi nhánh Lạng Sơn nhưng chưa đưa vào hoạt động. Với hệ thống đại lý trên toàn thế giới, với hơn 40 trong đó tại chụ sỏ chính chiếm đến 36 cán bộ công nhân viện chuyên nghiệp, Châu Giang là một trong những công ty hàng đầu trong lĩnh vực giao nhận và vận tải quốc tế, chúng tôi có thể cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp và nhanh gọn cho các đối tác cũng như các khách hàng trên toàn thế giới , Châu Giang hận hạnh cung cấp và đáp ứngcác lĩnh vực hoàn hảo của dịch vụ tiếp vận, dịch vụ đường biển, dịch vụ đường hàng không, dịch vụ kho bái như khai thuế hải quan, vận chuyển chuyên dụng, kinh doanh và phân phối kho bái, vận tải đa phương thức và các lĩnh vực tiếp vận liên quan cho qúy khách hàng trong nước và quốc tế. Sau nhiều năm hoạt động Châu Giang rất giàu kinh nghiệm trong việc đàm phán với các háng tàu lớn để có được giá cạnh tranh, đảm bảo an toàn chỗ cũng như các dịch vụ khác sau bán hàng. Là một công ty giao nhận vận tải quốc tế hàng đầu cùng đội ngũ nhận viên nhiệt tình năng động, mô hình quản lý phù hợp, công việc hiệu quả, có quan hệ tốt với các háng tàu và hãng bay lớn là công việc thuận tiện của chúng tôi. Huy vọng trong tương lai gần đây chúng tôi có thể tạo dụng được mối quan hệ tôt đẹp có cơ hội hợp tác và phục vụ qúy khách hàng đươc tôt hơn nữa. 2. Chức năng, nhiệm vụ giao nhận vận tải hang hóa của công ty. Công ty có các chức năng nhiệm vụ sau đây: - Nhận hàng hoá từ người gửi, tổ chức vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm các thủ tục giấy tờ và các dịch vụ khác có liên quan để giao nhận theo sự uỷ thác của chủ hàng, của người vận tải hoặc của người làm dịch vụ giao nhận khác (gọi chung là của khách hàng). - Mục tiêu của công ty là thoả mãn tối đa yêu cầu của khách hàng và thu được hiệu quả cao nhất, lâu dài và vững bền. Nhất là giai đoạn công ty mới thành lập. - Công ty có các dịch vụ sau: + Đóng gói: lựa chọn loại nguyên liệu để sử dụng. + Tuyến đường: chọn hành trình và phương tiện vận tải. + Bảo hiểm: lựa chọn loại bảo hiểm cần cho hàng hoá. + Thủ tục hải quan: khai báo hàng xuất nhập khẩu. + Chứng từ vận tải: những chứng từ đi kèm (người chuyên chở). +Những quy định L/C: yêu cầu của ngân hàng. II. Các loại hình và hình thức giao nhận vận tải hang hóa của công ty. 1. Các loại hình giao nhận vận tải hang hoá của Công ty -Giao nhận và vận tải quốc tế bằng đường biển, đường sắt đường hàng không. - Dịch vụ gom hàng và khai thác hàng lẻ (LCL) hàng tuần đế từ các cảng, địa danh trên thế giới. + Đại lý háng tàu. + Môi giới và thuê tàu. + Vận tải nội đại bằng đường bộ, đường biển, đường sắt, đường hàng không. + Khai thuế hải quan. + Kinh doanh kho bãi và tiếp vận. + Đóng gói hàng hóa. + Kinh doanh xuất nhập khẩu. Trong đó dịch vụ giao nhận hàng hoá là hoạt động chính của công ty ngay từ ngày đầu thành lập. Các loại dịch vụ giao nhận hàng hoá của công ty là: Sơ đồ 1: Các loại hình giao nhận vận tải hàng hoá của Công ty. Dịch vụ giao nhận hàng hoá Những dịch vụ khác Thay mặt người gửi hàng (người xuất khẩu) Thay mặt người nhận hàng (người nhập khẩu) Dịch vụ hàng hoá đặc biệt + Dịch vụ thay mặt người gửi hàng (người xuất khẩu): Với dịch vụ theo kiểu này công ty có các chức năng, nhiệm vụ như là người xuất khẩu, tức là công ty sẽ thay mặt người xuất khẩu làm các công việc theo sự chỉ dẫn của người gửi hàng như: Chọn tuyến đường, phương thức vận tải và người chuyên chở đảm bảo nhanh chóng, an toàn và kinh tế một cách thích hợp nhất. Lưu cước với người chuyên chở đã chọn. Nhận hàng và cấp những chứng từ liên quan thích hợp như: giấy chứng nhận hàng của người giao nhận, giấy chứng nhận chuyên chở của người giao nhận… Nghiên cứu kỹ luật pháp của nước xuất khẩu, nước nhập khẩu hay bất kỳ nước thứ ba nào liên quan đến việc giao hàng đó. Và chuẩn bị tất cả những chứng từ cần thiết đối với việc giao hàng. Đóng gói hàng hoá( công việc này có thể do người gửi hàng đã làm trước khi giao hàng cho công ty). Và cân đo hàng hoá. Mua bảo hiểm cho hàng hoá nếu có yêu cầu của người gửi hàng. Vận chuyển hàng hoá đến cảng đồng thời thực hiện việc khai báo hải quan, các thủ tục chứng từ liên quan và giao hàng cho người chuyên chở. Giao dịch ngoại hối và thanh toán các khoản chi phí. Nhận vận đơn đã ký của người chuyên chở và giao cho người gửi hàng. Giữ mối liên hệ với người chuyên chở để thực hiện giám sát việc vận chuyển hàng hoá. Kiểm tra xem hàng hoá có tổn thất không, nếu có sẽ phải giúp người gửi hàng trong việc khiếu nại với người chuyên chở. + Loại dịch vụ thay mặt người nhận hàng( người nhập khẩu): Ngược lại với loại dịch vụ thay mặt người xuất khẩu thì công ty sẽ phải làm các công việc sau theo những chỉ dẫn của khách hàng: Nếu khâu vận chuyển hàng hoá thuộc về người nhận hàng thì công ty phải có trách nhiệm giám sát việc vận chuyển hàng hoá đó. Nhận và kiểm tra các chứng từ có liên quan đến quá trình giao nhận hàng. Nhận hàng từ người chuyên chở, nếu người khách hàng yêu cầu công ty thanh toán cước phí cho người chuyên chở thì công ty sẽ phải thanh toán. Giao hàng đã hoàn thành các thủ tục hợp lệ cho người nhận hàng. Kiểm tra và ghi nhận những tổn thất của hàng hoá, đồng thời giúp đỡ người nhận hàng khiếu nại đối với người chuyên chở. + Dịch vụ giao nhận hàng hoá đặc biệt: Công ty có thể giao nhận những loại hàng hoá như: các máy móc nặng, vật liệu, thiết bị, để xây dựng những công trình lớn như sân bay, nhà máy hoá chất, nhà máy thuỷ điện… + Dịch vụ khác: Đây là dịch vụ mà đáp ứng tuỳ theo các yêu cầu khác của khách hàng, những yêu cầu này có thể nảy sinh trong trong quá trình chuyên chở hàng hoá. Một số dịch vụ quan trọng trong loại dịch vụ này của công ty là dịch vụ gom hàng, dịch vụ môi giới hải quan, dịch vụ tư vấn cho khách hang. 2. Các hình thưc giao nhận vận tải hang hóa mà công ty đã áp dụng. - Gửi hàng qua các công ty quốc doanh hay gửi hàng thẳng cho các hãng chuyên chở Vì công ty Cổ phần thương mại và vận tải quồc tế Châu Giang là một doanh nghiệp tư nhân nên chủ yếu khai thác dịch vụ nội địa như vận tải bộ, cung cấp cho khách dịch vụ đóng gói bao bì, kiểm dịch, kiểm văn hoá, thủ tục hải quan. Sự yếu kém về tài chính, trình độ nghiệp vụ nhân viên của công ty khó được các hãng giao nhận quốc tế có tầm cỡ ở nước ngoài chọn làm đại lý giao nhận cho mình, và do không tìm được đại lý ở nước ngoài thì thường phải gửi hàng qua các công ty quốc doanh hoặc gửi hàng thẳng cho các hãng chuyên chở để hưởng hoa hồng. - Thực hiện giao nhận tới tay người nhận, đảm bảo đúng thời điểm Việc áp dụng này nó có thể đảm bảo được hai yêu cầu: Giảm thiểu thời gian hoạt động kém hiệu quả. Giảm thiểu thời gian “chết” trong quá trình hoạt động kinh doanh hay sản xuất. Các chi phí mà công ty có thể tận dụng được là các chi phí về lưu kho, vận chuyển xếp dỡ ra vào kho, thời gian tồn trữ hàng tại kho, thời gian chờ trong vận chuyển, thời gian thực hiện việc xử lý lô hàng trong các khâu: phân loại, đóng gói, ký mã hiệu, thời gian làm thủ tục hải quan… Để giao hàng đúng thời điểm, công ty đã thực hiện các biện pháp: Thiết lập mối quan hệ chặt chẽ giữa các nhà sản xuất, kinh doanh và công ty bằng một hợp đồng giữa ba bên (bên giao nhận, bên nhận hàng và công ty) để có thể yêu cầu việc cung cấp hàng đến tận kho hàng được đảm bảo đúng thời gian. Công việc cần được cải tiến liên tục, tiêu chuẩn hoá các thao tác, đưa ra các chỉ tiêu cụ thể về mức thời gian khi thực hiện từng công việc cụ thể như: khoảng thời gian chậm cho phép khi giao nhận hàng hoá là bao nhiêu, khoảng thời gian tối đa cho phép kể từ khi hợp đồng được ký kết đến khi hợp đồng được thực hiện là bao nhiêu…? Phương thức này áp dụng thích hợp với các mặt hàng giá trị, các chi tiết bộ phận cần vận chuyển giữa nhà cung cấp và nhà máy lắp ráp, các sản phẩm cần vận chuyển từ nhà sản xuất tới thị trường tiêu thụ… - Công ty phối hợp với người bán để thực hiện việc giao nhận hàng tới người mua được đảm bảo nhất Sau khi người bán và người mua thoả thuận xong các điều khoản thì người bán sẽ liên hệ với công ty để trao đổi về các điều khoản này một lần nữa nhằm mục đích là công ty sẽ thay mặt người bán đảm nhận công việc vận chuyển hàng hoá tới tay người mua. Phương pháp này được áp dụng đối với các mặt hàng giao nhận với khối lượng lớn, các mặt hàng nông lâm sản, các nguyên phụ liệu đầu vào cho sản xuất… - Công ty tham gia thực hiện trọn gói quá trình: Đàm phán, mua bán, giao nhận Để thực hiện tốt phương pháp này là một vấn đề rất khó khăn bởi công ty có nhiệm vụ ngay từ khi đàm phán cho tới việc ký hợp đồng và thực hiện hợp đồng. Như vậy, công ty sẽ phải thực hiện toàn bộ các công việc có liên quan để giao hàng tận nơi yêu cầu: Tư vấn cho khách hàng (người mua) về hàng hoá và thị trường, công việc này là khó khăn nhất. Nếu khách hàng đồng ý thì công ty phải thực hiện việc mua bán này, vận chuyển và giao hàng tới tận nơi cho người mua. Tư vấn các dịch vụ hậu cần Phương pháp này thích hợp đối với việc chuyên chở máy móc thiết bị, hàng công trình xây dựng nhà máy…nhưng biện pháp này vẫn chưa được công ty khai thác để thực hiện một cách phổ biến, vì công ty mới được thành lập nên chưa đủ kinh nghiệm trong quá trình áp dụng biện pháp này. - Mở rộng và phát triển các dịch vụ hậu cần Hoạt động giao nhận hàng hoá quốc tế không thể tồn tại và phát triển một cách toàn diện nếu không có các dịch vụ hậu cần phục vụ đắc lực cho hoạt động giao nhận này. Các dịch vụ hậu cần mà công ty cần quan tâm là: Tư vấn, chăm sóc khách hàng: Giúp khách hàng hiểu rõ hơn về các vấn đề liên quan đến việc giao nhận hàng hoá của mình. Phân loại hàng hoá, đóng gói bao bì: Phân loại theo từng loại hàng hoá để thuận tiên trong việc đóng gói. Đóng gói phải phù hợp với trọng lượng, kích cỡ, giá trị hàng hoá và ngoài bao bì phải có đầy đủ các thông tin về nhãn hiệu hàng hoá, số đăng lý mã hiệu… Tất cả các công việc này sẽ tạo thuận lợi trong việc xếp dỡ và giao nhận hàng hoá. Hệ thống kho bãi: Hiện nay, công ty vẫn chưa có một kho bãi nào, Công ty vẫn phải đi thuê kho bãi của các doanh nghiệp khác… CHƯƠNG II THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ VẬN TẢI QUỐC TẾ CHÂU GIANG I. Tổ chức hoạt động giao nhận. 1. Bộ máy quản lý và chức năng của các phòng ban. 1.1. Cơ cấu bộ máy quản lý. Cơ cấu bộ máy quản lý của công ty được lập từ trên xuống trong đó Giám Đốc là người điều hàng chính của các bộ phân phòng ban của công ty chỉ đạo và đề ra các nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ phận cụ thể. Bao gồm Giám Đốc, Phó Giám Đốc, Phòng hàng chính, Phòng kinh doanh, Phòng hàng chính kế toán, Bộ phận kỹ thuật, Bộ phận làm nhiệm vụ ở kho, báie và cảng. Chi nhánh. Trong đó phòng kinh doanh có các bô phận như: Bộ phận nghiệp vụ, Bộ phận Marketing, Bộ phận xuất nhập khẩu. Chi nhánh có: Chi nhấnh Hải Phòng, TP Hồ Chí Minh, Lạng Sơn. Để biết và hiều ró hơn về các bộ phận phòng ban trức năng của công ty ta có thể xem xét theo sơ đồ minh họa dưới đấy. Sơ đồ 2 : Bộ máy quản lý và chức năng nhiệm vụ của các phòng ban Giám Đốc Phòng hành chính Phòng kinh doanh Bộ phận XNK Phòng tài chính kế toán Phó Giám Đốc Bộ phận Marketing Bô phân nghiêp vụ Bộ phận kỹ thuận Chi nhánh Chi nhánh Hải Phòng Chi nhánh Lạng Sơn Chi nhánh TP Hồ Chí Minh Bộ phận kho, bãi và cảng Với cơ cấu bộ máy quản lý như trên, mỗi phòng ban có chức năng riêng phục vụ tốt cho nhu cầu kinh doanh của công ty, giữa các phòng ban đều có mối quan hệ mật thiết với nhau đảm bảo quá trình kinh doanh tiến hành nhịp nhàng, cân đối có hiệu quả và liện tục. 1.2. Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban: - Giám đốc Giám đốc do chủ tịch hội đồng thành viên cử ra và được sự nhất trí của các thành viên, nhiệm kỳ là 2 năm. Trưòng hợp vi phạm pháp luật, điều lệ, kinh doanh thua lỗ hoặc hội đồng thành viên thấy giám đốc không có đủ năng lực điều hành công ty, giám đốc có thể bị bãi chức trước thời hạn theo quyết định của hội đồng thành viên công ty. Công việc chính của giám đốc là điều hành hoạt động của công ty theo định hướng của chủ tịch hội đồng thành viên. Ngoài ra giám đốc phải thực hiện các nhiệm vụ sau: + Tổ chức, điều hành các hoạt động của công ty; chịu trách nhiệm về kết quả kinh doanh của công ty; chịu trách nhiệm trước chủ tịch hội đồng thành viên và trước pháp luật về kết quả kinh doanh của công ty, về những dịch vụ do công ty thực hiện. + Đề nghị chủ tịch hội đồng thành viên quyết định điều động, bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật phó giám đốc, các trưởng phòng trong công ty. + Xây dựng và trình chủ tịch hội đồng thành viên phê duyệt phương án các bổ sung. + Giám đốc công ty được tuyển chọn, bố trí, sử dụng lao động, cho thôi việc đối với các bộ công nhân viên trong công ty theo phân cấp quản lý của giám đốc. + Thực hiện nghĩa vụ nộp thuế và các khoản nộp ngân sách nhà nước theo qui định của pháp luật. + Chịu sự chỉ đạo của chủ tịch hội đồng thành viên và chịu sự kiểm tra, giám sát của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền đối với việc thực hiện nhiệm vụ điều hành của mình. + Uỷ quyền cho phó giám đốc công ty thay thế khi vắng mặt trên 05 ngày. + Theo dõi tình hình thực hiện hoạt động kinh doanh của công ty. + Báo cáo hoạt động kinh doanh của công ty với hội đồng thành viên. + Báo cáo quyết toán từng năm, từng thời kỳ của công ty với hội đồng thành viên. + Thay mặt hội đồng thành viên ký các hợp đồng kinh doanh, hợp đồng lao động với người lao động… + Đại diện cho công ty để giao dịch với các cơ quan Nhà nước, chi cục hải quan và các cơ quan, doanh nghiệp khác. + Chịu trách nhiệm trước chủ tịch hội đồng thành viên về hoạt động nhiệm vụ của mình. - Phó giám đốc Phó giám đốc do giám đốc công ty đề cử và được sự nhất trí của các thành viên. Phó giám đốc công ty là người giúp giám đốc công ty điều hành hoạt động kinh doanh theo sự phân công của giám đốc, chịu trách nhiệm trước giám đốc và pháp luật về nhiệm vụ được giao. Trong trường hợp vi phạm pháp luật, Điều lệ hoặc kinh doanh thua lỗ, phó giám đốc có thể bị hội đồng thành viên bãi chức trước thời hạn. Phó giám đốc có các nhiệm vụ sau: + Là người giúp giám đốc thực hiện mọi các công việc. + Thay mặt giám đốc giải quyết các công việc khi được uỷ quyền + Phải chịu hoàn toàn trách nhiệm trước giám đốc về việc thực hiện công việc của mình. Phòng hành chính Phòng hành chính có các chức năng, nhiệm vụ sau: + Chức năng: Tham mưu của lãnh đạo công ty thực hiện quản lý các lĩnh vực công tác: tổ chức, hành chính, lao động, tiền lương, đào tạo, bảo vệ, an ninh và thực hiện các chế độ chính sách đối với người lao động của công ty. + Nhiệm vụ: Thực hiện công tác tổ chức lao động. Công tác quản lý định mức lao động, tiền lương. Thực hiện các chế độ chính sách của Nhà nước đối với cán bộ công nhân viên. Công tác quản trị hành chính. Công tác bảo vệ trật tự trị an, chăm lo sức khoẻ ban đầu cho cán bộ công nhân viên. Quản lý con dấu theo quy định của Nhà nước. Quản lý và điều hành phương tiện làm việc cho cán bộ công nhân viên công ty. Chuẩn bị các cuộc hội nghị, hội thảo của công ty, hướng dẫn và sắp xếp lịch làm việc đối với khách đến liên hệ công tác tại công ty và làm hợp đồng với công ty. Công tác thông tin, báo chí, tuyên truyền. Phòng hành chính có mối quan hệ phối hợp với phòng kế toán trong công tác tổ chức hành chính và thanh quyết toán các chi phí văn phòng. Phòng hành chính phối hợp với phòng kinh doanh trong công tác tổ chức hành chính và xây dựng phương án kinh doanh hằng năm, và với từng bộ phận của phòng kinh doanh trong công tác tổ chức hành chính và công tác luân chuyển chứng từ xuất nhập khẩu, giao nhận hàng hoá. - Phòng tài chính kế toán Công việc của phòng kế toán là phân loại chứng từ, kiểm tra chứng từ, lập các bảng kê, định khoản kế toán và ghi sổ. Từ khi thành lập đến nay công ty đã đào tạo được một đội ngũ cán bộ làm công tác kế toán có đủ kiến thức và kinh nghiệm để thực hiện các chế độ kế toán của Nhà nước ban hành. Phòng kế toán có các chức năng và nhiệm vụ sau: + Chức năng: Thực hiện pháp lệnh kế toán thống kê và điều lệ tổ chức kế toán của Nhà nước tại công ty, tổ chức quản lý chặt chẽ và sử dụng có hiệu quả các nguồn vốn và tài sản của công ty. + Nhiệm vụ: Ghi chép, tính toán, phản ánh số hiện có, tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn, quá trình và kết quả hoạt động kinh doanh và sử dụng kinh phí của công ty. Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch kinh doanh, kế hoạch thu chi tài chính, các khoản thu nộp, thanh toán, kiểm tra việc giữ gìn và sử dụng các loại tài sản, vật tư, kinh phí, tiền vốn. Phát hiện và ngăn chặn kịp thời những hành động tham ô, lãng phí, vi phạm chính sách, chế độ kỷ luật, kinh tế, tài chính của Nhà nước. Cung cấp các số liệu, tài liệu cho việc điều hành hoạt động kinh doanh, kiểm tra và phân tích hoạt động kinh tế, tài chính, phục vụ công tác lập kế hoạch và theo dõi thực hiện phục vụ cho công tác thống kê và thông tin kinh tế. Kiểm tra, kiểm soát toàn bộ mọi hoạt động tài chính của công ty. Có quyền yêu cầu các phòng trong công ty cung cấp các số liệu liên quan đến việc thực hiện kế hoạch kinh doanh công ty. Có quyền không ký chi tiêu hoặc xác nhận các chi phí hoặc các việc trái với pháp lệnh thống kê, kế toán. Có quyền báo cáo cấp trên hoặc các cơ quan pháp luật về những sai phạm trong quản lý kinh tế tài chính của công ty. Phòng kế toán có mối quan hệ phối hợp với phòng tổ chức hành chính trong công tác tổ chức lao động, công tác hành chính quản trị. Phòng kế toán phối hợp với phòng kinh doanh trong công tác luân chuyển, lưu trữ chứng từ kinh doanh, chứng từ liên quan đến xuất nhập khẩu, chứng từ liên quan đến giao nhận hàng hoá, thanh quyết toán các hợp đồng kinh tế, hợp đồng ngoại thương, đối chiếu công nợ với các đơn vị khác. - Phòng kinh doanh Phòng kinh doanh có các chức năng và nhiệm vụ sau: + Chức năng: Tham mưu cho giám đốc công ty về công tác kinh doanh, tổ chức quản lý thị trường và hệ thống các phương án kinh doanh nhằm gia tăng khách hàng trong và ngoài nước, đáp ứng yêu cầu của khách hàng và đạt hiệu quả cao nhất. + Nhiệm vụ: Xây dựng phương án và triển khai công tác kinh doanh của công ty trước mắt và lâu dài. Tổ chức điều hành phòng kinh doanh nhằm đảm bảo và thực hiện tốt kế hoạch doanh thu hàng tháng, hàng quý của công ty. Tìm hiểu, khai thác, thu thập thông tin và xử lý thông tin về thị trường, giá cả tại từng thời điểm để có những quyết định đúng đắn và phù hợp kịp thời trong công tác kinh doanh dịch vụ của công ty. Lập ra các phương án, quản lý và thu hồi công nợ. Có phương án triển khai và mở rộng thị trườngmột cách nghiêm túc nhằm mục đích giữ uy tín của công ty cũng như tăng thêm thị phần của công ty. Đề xuất với lãnh đạo cấp trên các biện pháp nhằm đẩy mạnh công tác kinh doanh, cụ thể là gia tăng khách hàng. Tổ chức, thực hiện, triển khai công tác marketing, xây dựng chiến lược và mục tiêu kinh doanh. Công việc chính của phòng kinh doanh là tìm kiếm nguồn khách hàng (goi là bộ phận Marketing) và thực hiện hoạt động giao nhận vận tải khi có hợp đồng (gọi là bộ phận nghiệp vụ thực hiện giao nhận vận tải). + Bộ phận Marketing: Bộ phận này bao gồm các nhân viên với nhiệm vụ như là của một nhân viên marketing, mỗi nhân viên sẽ phải tìm kiếm xem các khách hàng tiềm năng của mình ở đâu và tìm kiếm các thông tin về nhu cầu của họ để có thể đưa ra các biện pháp đáp ứng các yêu cầu đó một cách hiệu quả nhất, nhằm tạo mối quan hệ lâu dài và thu hút các khách hàng tiềm năng khác. Các nhân viên làm trong bộ phân Marketing sẽ luôn phải đi tìm hiểu thị trường, tạo sự liên kết với khách hàng, không được ngồi làm cố định trong phòng ban. + Bộ phận thực hiện nghiệp vụ giao nhận vận tải hàng hoá: Sau khi bộ phận Marketing thực hiện nhiệm vụ của mình là tạo ra được các khách hàng cho công ty và thực hiện ký kết hợp đồng với nhau thì bộ phận thực hiện giao nhận vận tải sẽ phải tiến hành các nghiệp vụ giao nhận vận tải hàng hoá. Nhân viên trong bộ phận thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng hoá được phân công rõ ràng thành hai nhóm là: nhóm nhân viên phụ trách về nghiệp vụ giao nhận hàng xuất khẩu và nhóm nhân viên phụ trách về nghiệp vụ giao nhận hàng nhập khẩu. + Bộ phận xuất nhập khẩu: Có nhiệm vụ thoả thuận giá cả, ký kết hơp đồng, nhận Booking từ khách hàng, Fax lệng cấp Container cho khách hàng, theo giói các yêu cầu của khách hàng, làm thủ tục khai báo hải quan, đưa hàng đến tận nơi khách hàng yều cầu… 2. Các hoạt dộng giao nhận vận tải chủ yếu của công ty. 2.1. Nghiệp vụ giao nhận vận tải hàng hoá xuất nhập khẩu Hoạt động giao nhận là hoạt động thương mại, theo đó thương nhân tổ chức thực hiện một hoặc nhiều công việc bao gồm nhận hàng, vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm thủ tục hải quan, các thủ tục giấy tờ khác, tư vấn khách hàng, đóng gói bao bì, ghi ký mã hiệu, giao hàng hoặc các hoạt động dịch vụ khác có liên quan đến hàng hoá theo thoả thuận với khách hàng để hưởng thù lao.” Người làm hoạt động giao nhận có thể thay mặt người xuất khẩu hoặc người nhập khẩu hoặc cả hai để thực hiện các nghiệp vụ sau: - Nhận uỷ thác giao nhận vận tải trong và ngoài nước bằng các phương tiện vận tải khác nhau với các loại hàng hoá xuất nhập khẩu, hàng hội chợ, hàng triển lãm, ngoại giao, quá cảnh, công trình, hàng tư nhân đóng trong container, hàng bao kiện rời… - Là đầu mối vận tải đa phương thức. Kết hợp sử dụng nhiều phương tịên vận tải để đưa hàng đi bất cứ nơi nào theo yêu cầu của chủ hàng. - Thực hiện mọi hoạt động có liên quan đến hoạt động giao nhận, vận tải như lưu cước tàu chợ, thuê tàu chuyến, thuê các phương tiện vận tải khác, mua bảo hiểm cho hàng hoá xuất nhập khẩu, bảo quản hàng, đóng gói, thu gom hoặc chia lẻ hàng, giao hàng đến tận nơi theo yêu cầu của khách hàng. - Làm tư vấn cho các nhà xuất nhập khẩu về mọi vấn đề liên quan đến hoạt động giao nhận như phương tiện vận chuyển, hãng vận chuyển, bảo hiểm cho hàng hoá và thậm chí là các thông tin về đối thủ cạnh tranh… nhận uỷ thác xuất nhập khẩu và thu gom hàng xuất nhập khẩu. Nghiệp vụ giao nhận vận tải hàng hoá xuất khẩu - Chuẩn bị hàng để giao cho người vận tải Cần dựa vào hợp đồng hoặc L/C để chuẩn bị hàng về: + Khối lượng hàng cụ thể: Tên hàng: phải phù hợp với hợp đồng hoặc L/C. Số lượng : phải kiểm tra số dung sai, trọng lượng,đơn vị tính, hàng thay thế… Chất lượng: cần dựa theo quy cách tiêu chuẩn hoặc theo mẫu để kiểm tra và phải được cấp các loại giấy chứng nhận về chất lượng, giấy kiểm dịch thực vật, động vật… Bao bì: yêu cầu phải đảm bảo đúng quy cách, dù mới hay cũ đều phải đạt được ba điều kiện là bảo vệ, bảo quản được hàng, trình bày đẹp. Ký mã hiệu: phải đảm bảo đúng yêu cầu của hợp đồng, rõ ràng, chính xác, không phai… thuận tiện cho việc vận chuyển, xếp dỡ và giao nhận an toàn cho hàng hoá. + Chuẩn bị các chứng từ hàng hoá Tuỳ theo từng loại hợp đồng hay L/C để lập các chứng từ hàng hoá sao cho phù hợp. Thông thường một bộ chứng từ hàng xuất khẩu bao gồm: Giấy phép xuất khẩu Chứng từ thương mại Bảng kê khai hàng hoá Tờ khai xuất khẩu Hợp đồng mua bán và/ hoặc L/C Chứng nhận nguồn gốc (C/ O) Chứng nhận số lượng Chứng nhận chất lượng Chứng nhận đơn vị đo lường... - Giao hàng cho người vận tải + Làm thủ tục cho hàng hoá được thông quan + Giao hàng cho người vận tải Đối với hàng xuất khẩu phải lưu kho bãi cảng, gồm hai bước: Bước 1: Giao hàng xuất khẩu cho cảng Bước 2: Cảng giao hàng xuất khẩu cho tàu. Đối với hàng không phải lưu kho bãi tại cảng: Hàng hoá do chủ hàng vận chuyển từ các nơi trong nước để xuất khẩu, có thể để tại các kho riêng của mình giao trực tiếp cho tàu. - Lập bộ chứng từ để thanh toán + Sau khi giao hàng xong mỗi một lô hàng cho tàu, người giao nhận phải lấy “Mate’s Receipt” do thuyền phó cấp. + Mua bảo hiểm cho hàng hoá nếu bán CIF hoặc CIP. + Căn cứ vào hợp đồng hoặc L/C, trên cơ sở của Mate’s Receipt để lập bộ vận đơn và yêu cầu thuyền trưởng hoặc đại lý của tàu ký. Cùng các chứng từ khác lập thành một bộ chứng từ phù hợp với hợp đồng hoặc L/C để giao nhanh tới ngân hàng trong thời hạn hiệu lực của L/C nhằm nhanh chóng thu hồi tiền hàng. + Chậm nhất trong vòng 3 ngày kể từ ngày giao hàng xong cho người vận tải, bằng phương tiện nhanh nhất phải thông báo kết quả giao hàng cho người mua kịp bảo hiểm cho hàng hoá, nếu bán hàng theo các điều kiện FOB, FCA, CFR… - Quyết toán + Thanh toán các chi phí liên quan đến quá trình giao nhận như: chi phí bảo quản, lưu kho, bốc xếp, vận chuyển… + Thanh toán tiền thưởng phạt xếp dỡ (nếu có). + Theo dõi kết quả nhận hàng của người mua, giải quyết khiếu nại về hàng hoá (nếu có). Nghiệp vụ giao nhận vận tải hàng nhập khẩu - Chuẩn bị để nhận hàng + Khai thác chứng từ + Mua bảo hiểm cho hàng hoá ngay sau khi nhận được thông báo giao hàng của người bán (nếu mua FOB, CFR, FCA…), + Lập phương án giao nhận hàng, + Chuẩn bị kho bãi, phương tiện, công nhân bốc xếp…, + Thông báo bằng lệnh giao hàng để các chủ hàng nội địa kịp làm thủ tục giao nhận ngay tại cảng. - Tổ chức dỡ và nhận hàng từ người vận tải + Làm thủ tục hàng nhập khẩu (gần giống tủ tục hàng xuất khẩu) Xin giấy phép nhập khẩu Làm tủ tục hải quan cho hàng nhập khẩu Nộp thuế nhập khẩu (nếu có). + Theo dõi quá trình dỡ hàng và nhận hàng với người vận tải. Hàng không lưu kho bãi cảng Chủ hàng nhận trực tiếp từ tàu và lập các giấy tờ cần thiết trong quá trình nhận hàng, chủ hàng có thể đưa hàng về kho riêng và mời hải quan kiểm hoá. Nếu hàng không còn niêm phong, kẹp chì phải mời hải quan áp tải. Hàng phải lưu kho bãi cảng thì cảng có nhiệm vụ sau: Bước 1: Cảng nhận hàng từ tàu. Bước 2: Cảng giao hàng cho chủ hàng. - Lập các chứng từ pháp lý ban đầu để bảo vệ quyền lợi của chủ hàng + Biên b._.