Một số giải pháp nhằm nâng cao khả năng thắng thầu của Công ty Phát triển Công nghệ máy ADC

LỜI NÓI ĐẦU Trong những năm gần đây, hoà nhập vào những biến đổi lớn lao của nền kinh tế, ngành công nghiệp xây dựng nước ta đã cónhững bước phát triển đáng kể. Hàng năm vốn đầu tư vào lĩnh vực xây dựng chiếm tỷ trọng lớn trong GDP và trong ngân sách nhà nước. Ngành công nghiệp xây dựng cũng vươn lên về mọi mặt để đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng về xây dựng của các ngành, các doanh nghiệp, các địa phương cũng như các hộ dân cư trong cả nước. Nhiều công ty xây dựng nước ta đã và đang tham gia đấu thầu và thi công xây dựng một số công trình quốc tế. Có thể nói thị trường xây dựng nước ta ngày nay là khá sôi động và ngày càng mở rộng. Hoạt động xây dựng cần có sự phối hợp của của nhiều bên (chủ đầu tư, cơ quan thiết kế, tổ chức thi công, cơ quan nhà nước…) bởi vậy việc quản lý có hiệu quả hoạt động kinh doanh này là hết sức phức tạp. Điều đó đòi hỏi cần đào tạo và trang bị kinh tế và kinh doanh cho cán bộ quản lý, điều hành các loại hình doanh nghiệp này… và trong quá trình thực tập tại công ty Phát triển Công nghệ máy ADC, em thấy để thực hiện các dự án đầu tư xây dựng một cách hiệu quả cần thiết phải tạo ra một môi trường cạnh tranh tốt cho các doanh nghiệp. Trên thực tế đấu thầu là hình thức cạnh tranh phổ biến. Hiện nay sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp xây dựng ngày càng trở nên gay gắt thông qua hình thức đấu thầu. Chính từ thực tế đó và qua quá trình thực tập ở công ty Phát triển Công nghệ máy ADC em thấy đấu thầu là hoạt động rất quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của bất cứ công ty xây dựng nào. Do đó, em quyết định chọn đề tài “ Một số giải pháp nhằm nâng cao khả năng thắng thầu của công ty Phát triển Công nghệ máy ADC” Kết cấu đề tài gồm 2 chương chính sau: Chương I: Thực trạng hoạt động dự thầu của công ty Phát triển Công nghệ máy ADC Chương II: Một số giải pháp nhằm nâng cao khả năng thắng thầu của công ty Phát triển Công nghệ máy ADC Do thời gian nghiên cứu và tìm hiểu cả về lý luận và thực tiễn, cùng với trình độ hiểu biết còn nhiều hạn chế nên bài viết của em không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô và các bạn. Em xin chân thành cám ơn cô giáo Đinh Đào Ánh Thủy đã tận tình giúp đỡ em trong quá trình lựa chọn và hoàn thiện đề tại này. Đồng thời em cũng xin gửi lời cảm ơn tới toàn thể cán bộ trong công ty Phát triển Công nghệ máy ADC nói chung và các cô chú, anh chị trong phòng dự án phòng kinh doanh nói riêng, đã giúp đỡ em trong quá trình thực tập tại đơn vị. Em xin chân thành cám ơn! CHƯƠNG I THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG DỰ THẦU CỦA CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ MÁY ADC I. Giới thiệu về Công ty Phát triển công nghệ máy ADC 1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Phát triển Công nghệ máy ADC Công ty Phát triển Công nghệ máy ADC - tiền thân là Trung tâm Công nghệ máy, được thành lập và hoạt động từ năm 1992 có trụ sở chính tại số 37 Ngô Quyền, Hà Nội. Do chính sách mở cửa kinh tế và thúc đẩy hoà nhập kinh tế thế giới, kinh tế Việt Nam đã có bước chuyển mình, thị trường điều hoà không khí, cơ điện và thang máy cũng có nhiều biến đổi mạnh mẽ. Qua tìm hiểu thực tiễn và nghiên cứu thị trường cùng với đội ngũ kỹ sư giàu nhiệt huyết, khao khát tìm tòi sáng tạo trong lĩnh vực kỹ thuật, ngày 29/03/1999, toàn bộ ban lãnh đạo trung tâm đã nhất trí thành lập Công ty Công nghệ máy ADC. - Vốn điều lệ:125.000.000.000 đồng (Một trăm hai mươi lăm tỷ đồng VN) Trụ sở giao dịch: Số 97 – Ngõ 12 - Phố Đào Tấn – Ba Đình – Hà Nội Chủ tịch hội đồng quản trị: Ông Phan Đào An Giám đốc công ty: Ông Hồ Thành Tâm. Ngành, nghề kinh doanh của công ty Phát triển Công nghệ Buôn bán tư liệu sản xuất, tư liệu tiêu dùng; Đại lý mua, đại lý bán, ký gửi hàng hoá; Dịch vụ chuyển giao công nghệ; Tư vấn, cung cấp, lắp đặt, bảo hành, bảo trì các hệ thống cơ điện, điện tử, điện lạnh, điện tự động hoá, nội thất văn phòng và các thiết bị xử lý môi trường; Tư vấn, cung cấp, lắp đặt, bảo trì các hệ thống dùng Gas hoá lỏng và khí công nghiệp, các hệ thống áp lực và lò hơi; Sản xuất, lắp ráp các sản phẩm phục vụ cho các lĩnh vực: điều hoà không khí, hệ thống đường ống áp lực, lò hơi, điện, điện tử, tin học, điện tự động hoá, thang máy, chống sét, thiết bị y tế, thiết bị trường học; Trang trí nội ngoại thất công trình; Xây dựng các công trình giao thông, thuỷ lợi, công nghiệp, dân dụng; Thiết kế các hệ máy lạnh, máy điện – các sản phẩm phục vụ cho lĩnh vực điều hoà không khí, thang máy, chống sét và các ngành công nghiệp khác; Dịch vụ tư vấn, cung cấp, lắp đặt và sản xuất các hệ thống trang thiết bị thể thao, âm thanh, ánh sáng, ghế ngồi sân vận động, bảng điện tử, trang thiết bị hội nghị, trang thiết bị chiếu chụp soi in ấn; Vận tải hàng hoá, vận chuyển hành khách và du lịch lữ hành nội địa; Cung cấp và lắp đặt các thiết bị phục vụ ngành hàng không; Uỷ thác xuất nhập khẩu; Cung cấp và lắp đặt thiết bị phòng cháy chữa cháy; Lập dự án đầu tư (không bao gồm dịch vụ thiết kế công trình); Kinh doanh, cung cấp và lắp đặt cá thiết bị nội ngoại thất. Qua hơn 10 năm hoạt động, Công ty ngày càng lớn mạnh và có uy tín trên thị trường. Hiện công ty ADC được biết đến là một nhà thầu cơ điện mạnh của Việt Nam. Từ chỗ chỉ tham gia đấu thầu trong nước, Công ty đã tham gia và thực hiện các gói thầu Quốc tế trong và ngoài lãnh thổ Việt Nam. Đội ngũ nhân viên của Công ty tăng không ngừng cả về số lượng và chất lượng. Công ty không những có khả năng chi trả tiền lương, các chi phí cho hoạt động kinh doanh mà còn tích luỹ, đầu tư phát triển mở rộng sản xuất. Đời sống của cán bộ công nhân viên trong công ty ngày càng được nâng cao. Với đội ngũ kỹ sư đầy nhiệt huyết, đội ngũ công nhân lành nghề nhiều năm kinh nghiệm được đào tạo chính quy qua các khoá huấn luyện trong và ngoài nước, cùng với các trang thiết bị máy móc hiện đại, có đủ vật tư phụ tùng thay thế, lắp đặt, công ty đã, đang và sẽ thực hiện nhiều dự án cho khách hàng với chất lượng cao nhất. 2. Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty 2.1.Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty Ban giám đốc Hội đồng quản trị Phòng kinh doanh Phòng kỹ thuật Phòng dự án Phòng tài vụ Phòng tổ chức hành chính Phòng thiết kế Chi nhánh, cửa hàng & Đại lý Kho & Xưởng sản xuất Xí nghiệp thi công các công trình Xưởng sản xuất Vật liệu mới Trung tâm bảo hành Đội thi công số 1 Đội thi công số 2 Đội thi công số 3 Đội thi công số 4,… Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty Ngoài ra công ty còn có: Xưởng sản xuất 1 : 97/12 Đào Tấn Nhà máy chế tạo vật liệu mới (Xưởng 2): Đào Viên, Quế Võ, Hà Bắc. Xưởng sản xuất ống gió Chi nhánh tại Thái Nguyên : 264 – Hoàng Văn Thụ 2.2.Chức năng nhiệm vụ các phòng ban: Các giám đốc do hội đồng quản trị bầu ra, chịu trách nhiệm chung trước pháp luật và trách nhiệm với hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, với khách hàng, với cán bộ công nhiên viên trong công ty. Phó Tổng giám đốc chịu trách nhiệm giúp đỡ Tổng giám đốc, phối hợp điều hành kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty, hướng dẫn và kiểm tra các đơn vị sản xuất. Các phòng ban công ty có trách nhiệm thực hiện các công việc được giao theo chức năng nhiệm vụ từng phòng: Phòng kinh doanh: Có chức năng tham mưu, giúp việc cho giám đốc trong lĩnh vực kinh tế hợp đồng, kế hoạch sản xuất, cung ứng vật tư; Là đầu mối giao dịch và thực hiện các thủ tục thương thảo, soạn thảo hợp đồng. Là đầu mối trong công tác tiếp thị, tìm kiếm công việc; Tham gia xây dựng đơn giá tiền lương với công nhân tại các công trình, xây dựng định mức và đơn giá đối với các công tác đặc biệt phát sinh trong quá trình thi công. Phòng kỹ thuật: Là phòng chức năng giúp cho việc hội đồng quản trị và Tổng giám đốc công ty về các lĩnh vực quản lý kỹ thuật, chất lượng, quản lý tiến độ các công trình. Là đầu mối tiếp nhận các thông tin thay đổi công nghệ, áp dụng tiến bộ khoa học vào sản xuất kinh doanh. Phối hợp với phòng tổ chức hành chính về đào tạo thi nâng bậc cho công nhân. Phối hợp cùng phòng dự án và phòng kỹ thuật tham gia lập hồ sơ dự thầu và đấu thầu, thực hiện việc kiểm tra khối lượng dự toán, quyết toán của đơn vị trực thuộc. Phòng dự án: Có chức năng nhiệm vụ chính là giúp việc cho Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc Công ty trong các lĩnh vực: Theo dõi giám sát trong công tác quản lý các dự án đầu tư, công tác tiếp thị, đấu thầu, lập báo cáo nghiên cứu tiền khả thi, nghiên cứu khả thi, lập hồ sơ mời thầu, lập báo cáo chuyên đề đánh giá tác động môi trường, lập và quản lý các dự án đầu tư của công ty, lập dự toán thiết kế và tham gia tính toán kinh tế các dự án. Phòng tài vụ: Là phòng giúp việc cho Hội đồng quản trị và ban giám đốc công ty về việc tổ chức chỉ đạo công tác Tài chính tín dụng của toàn công ty theo đúng quy chế tài chính và điều lệ của công ty, giúp Hội đồng quản trị và ban giám đốc công ty trong công tác thanh toán, đảm bảo hiệu quả sản suất kinh doanh và chấp nhận quy định về tài chính – tín dụng của Nhà nước cũng như của Tổng công ty. Định kỳ tổng hợp phản ánh cung cấp các thông tin cho lãnh đạo Tổng công ty về tình hình biến động của các nguồn vốn, vốn, hiệu quả sử dụng tài sản vật tư, tiền vốn của các đơn vị cũng như của toàn công ty. Phòng tổ chức hành chính: Là phòng chức năng giúp cho Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc công ty trong các lĩnh vực: Công tác tổ chức, công tác cán bộ, công tác quản lý hành chính, công tác đào tạo và sử dụng nguồn nhân lực, giải quyết các chế độ chính sách cho cán bộ công nhân viên trong toàn công ty, thực hiện công tác lưu trữ và cung cấp các tài liệu cho các phòng ban, các đơn vị có liên quan và các công việc về hành chính khác. Phòng thiết kế: thiết kế kỹ thuật, thiết kế bản vẽ thi công các công trình, phối hợp cùng phòng dự án và phòng kỹ thuật để lập hồ sơ dự thầu. Các đơn vị trực thuộc khác: Xí nghiệp, xưởng sản xuất, đội thi công là các đơn vị hạch toán nội bộ, có quy chế hoạt động ban hành riêng. Các xí nghiệp, xưởng sản xuất có trách nhiệm liên hệ với phòng Kỹ thuật để triển khai lập tiến độ, biện pháp thi công, dự toán thi công, tổ chức thi công theo đúng thiết kế, tổ chức tốt kỷ luật lao động, bảo vệ trật tự trị an và tài sản trong phạm vi công trường. Cách tổ chức lao động, tổ chức quản lý sản xuất như trên tạo điều kiện thuận lợi cho công ty trong việc giám sát, theo dõi, quản lý tốt hơn tới từng đội công trình, từng đội sản xuất, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi để công ty có thể ký kết hợp đồng làm khoán tới từng đội công trình, từng đội sản xuất. II. Thực trạng Hoạt động dự thầu của công ty Phát triển Công nghệ máy ADC trong thời gian qua Là một nhà thầu cơ điện mạnh của Việt Nam, công ty Phát triển Công nghệ máy ADC không chỉ tham gia những gói thầu xây lắp hạng mục liên quan trực tiếp đến công trình xây dựng là hệ thống điện nước, điều hoà không khí mà còn thiết kế và cung cấp hàng hoá thiết bị cho hạng mục đó. Như chúng ta đã biết kết quả của công tác dự thầu chịu ảnh hưởng không nhỏ của quá trình thực hiện. Nắm bắt được vị trí trọng yếu của công tác này đối với hoạt động tham gia đấu thầu, ban lãnh đạo công ty đã lựa chọn những cán bộ có năng lực nhất về các lĩnh vực có liên quan để giao nắm trọng trách chủ yếu trong việc thực hiện công tác dự thầu. 1.Quy trình đấu thầu Để nuôi sống và phát triển công ty, hoạt động đấu thầu là một phương thức tìm kiếm đối tác làm ăn có hiệu quả và nhanh chóng nhất. Nhà thầu khi tham gia vào thị trường xây dựng thông qua đấu thầu với cương vị là người bán. Vì vậy khi muốn tham gia vào thị trường xây dựng, các nhà thầu cần phải tìm kiếm cập nhật thông tin về các dự án đầu tư để tham gia những công trình mà công ty có đủ năng lực phù hợp với yêu cầu của chủ đầu tư. Thường thì từ lúc tiếp nhận hồ sơ sơ dự thầu cho đến khi hoàn tất hồ sơ dự thầu mất khoảng trên dưới 3 tuần. Các cán bộ công nhân viên của công ty nói chung, đặc biệt là phòng dự án, thiết kế nói chung luôn luôn cố gắng hết sức mình để có thể hoàn thiện hồ sơ dự thầu một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất. Để ký kết được hợp đồng với chủ đầu tư nhà thầu cần phải tiến hành các công việc khác nhau và phải theo quy trình như sau: Tìm thông tin về gói thầu Đây là bước đi đầu tiên trong toàn bộ quy trình hoạt động của đấu thầu. Tìm kiếm thông tin, tranh thủ cơ hội, chớp đúng thời cơ và theo sát mục tiêu để có thể tiếp cận một cách nhanh nhất với thông tin mà mình quan tâm. Trong đấu thầu xây dựng, nhà thầu không chỉ chú ý tới phương tiện đại chúng mà mỗi nhân viên trong doanh nghiệp còn có vai trò như là một “thiết bị” thăm dò tin tức, hỗ trợ đắc lực cho mục tiêu và hướng đi chung của toàn thể công ty. Bởi lẽ vậy mà dù bước đi trong cơ chế thị trường công ty không chỉ đứng vững mà còn vươn lên không ngừng do biết nắm bắt thông tin nhanh và giành được những hợp đồng có giá trị. Tuy nhiên trong quá trình tìm kiếm thông tin lại đòi hỏi công ty Phát triển Công nghệ máy ADC phải có khả năng để sàng lọc thông tin, sao cho thông tin tìm được trở nên thực sự hữu ích đối với hoạt động và mục tiêu của công ty. Điều này rất cần thiết cho một đội ngũ cán bộ có kiến thức sâu sát về ưu nhược điểm của công ty và kiến thức về đấu thầu. Có như thế chúng ta mới có thể tìm kiếm được đối tác làm ăn có hiệu quả. Để có được các thông tin về gói thầu, Công ty chủ yếu tìm kiếm trên các phương tiện thông tin đại chúng như: tivi, đài, báo, các tạp chí xây dựng… (đối với các dự án đấu thầu hạn chế thì qua thư mời thầu của chủ đầu tư). Ngoài ra Công ty cũng tích cực tìm kiếm các dự án thông qua bạn hàng và thông qua cán bộ công nhân viên trong Công ty. Sau khi thu thập được các thông tin công ty có bộ phận xem xét, đánh giá lại độ chính xác của thông tin, thông tin đó còn hiệu lực hay không. Khi đó có đánh giá cụ thể về thông tin. Khi tìm được gói thầu thích hợp, trưởng phòng kế hoạch kinh doanh chỉ định cán bộ lập công văn xin tham gia dự thầu kèm theo nhu cầu tài chính ước lượng, nhân lực, thiết bị thi công để thực hiện gói thầu, xem xét lại lần nữa để trình giám đốc quyết định mua hồ sơ dự thầu hay từ chối thầu, tham gia thầu do giám đốc công ty quyết định, chủ yếu dựa vào các thông tin về: +Tiềm năng của đối thủ cạnh tranh. + Lịch sử của chủ đầu tư. + Tình hình hiện tại của công ty. Mua và tiến hành nghiên cứu hồ sơ mời thầu Đây là công việc rất quan trọng vì đây là xuất phát điểm để nhà thầu xem xét khả năng của mình có thể đáp ứng được yêu cầu của chủ đầu tư không để từ đó lập hồ sơ tham gia dự thầu. Khi đã có hồ sơ mời thầu các phòng chức năng tiến hành các công tác xem xét, nghiên cứu tỷ mỷ hồ sơ mời thầu để hiểu rõ mọi yêu cầu của hồ sơ và chắc chắn công ty có đủ năng lực để thoả mãn các yêu cầu. Kết quả việc xem xét phải được lập thành văn bản trình lãnh đạo xem xét phê duyệt. Từ đó công ty phải nắm bắt các thông tin cần thiết về công trình dự thầu, phân tích cụ thể để đưa ra quyết định có hoặc không tham gia dự thầu. Hoặc sau khi phân tích hồ sơ mời thầu mà khả năng của công ty không đáp ứng được yêu cầu thì có thể đề ra chiến lược là tham gia đấu thầu bằng liên danh, liên kết, liên doanh (tuy nhiên nếu nhà thầu muốn liên doanh trong đấu thầu và muốn giao thầu lại phải được sự đồng ý của chủ đầu tư). Sau khi tìm được các dự án Công ty giao cho phòng Dự án phối hợp với các phòng ban có liên quan để lập hồ sơ dự thầu. Trong hồ sơ dự thầu bao gồm nhiều tài liệu khác nhau như: Đơn dự thầu; Bảo lãnh dự thầu; Bảng kê khối lượng có ghi giá; Thông tin về tư cách pháp nhân, năng lực, kinh nghiệm; Tổ chức công trường và các giải pháp kỹ thuật thi công; Các phương án thay thế khi được phép; Và mọi tài liệu khác mà Người dự thầu được yêu cầu phải hoàn thành và nộp. Đối với các tài liệu như tài liệu pháp lý, năng lực tài chính, lao động, năng lực về máy móc thiết bị, hồ sơ kinh nghiệm… của Công ty thì phòng Dự án sẽ căn cứ vào đặc điểm cụ thể của công trình để có sự lựa chọn, bố trí cho phù hợp nhằm đáp ứng các yêu cầu của chủ đầu tư. Để chuẩn bị và đưa ra các đề xuất kỹ thuật, biện pháp lắp đặt, Công ty sẽ cử các cán bộ chuyên gia có trình độ và kinh nghiệm xuống địa điểm công trình để khảo sát thực tế và tiến hành kiểm tra kỹ thiết kế được lập bởi bên mời thầu (chủ đầu tư). Nếu phát hiện những sai sót hoặc bất hợp lý của thiết kế thì đưa ra giải pháp kỹ thuật để điều chỉnh. Đây là cơ sở nâng cao uy tín của Công ty với chủ đầu tư. Tham gia sơ tuyển (nếu có) Để tham gia sơ tuyển nhà thầu phải nộp một ngân phiếu bảo đảm cho việc tham gia dự thầu. Nếu nhà thầu không trúng thì khoản tiền này được chủ đầu tư trả lại. Lập hồ sơ dự thầu Sau khi tiến hành khảo sát mặt bằng, địa điểm thi công, nguồn vật tư khai thác được tại địa phương, phòng kỹ thuật lập báo cáo, tổ chức xây dựng biện pháp thi công, lắp đặt gồm: + Bản tiền lương. + Vật tư hiện có. + Công nghệ và thiết bị sử dụng. + Biện pháp thi công. Trưởng phòng kỹ thuật thi công phải soát xem biện pháp thi công trước khi trình giám đốc xem xét và phê duyệt. Với vai trò là nhà thầu, công ty Phát triển Công nghệ máy ADC thường xuyên phải chuẩn bị hai bộ hai bộ hồ sơ dự thầu trở lên gồm một số bộ gốc và các bản sao. Ngoài bìa ghi “bản gốc” hoặc “bản sao”, tên gói thầu, tên nhà thầu. Các tài liệu trong hồ sơ dự thầu phải theo yêu cầu của bên mời thầu nhưng thường phải có các tài liệu sau: Đơn dự thầu. Các tài liệu xác nhận về tư cách pháp nhân của nhà thầu: + Thông tin chung. + Quyết định thành lập doanh nghiệp. + Giấy phép hành nghề. + Đăng ký kinh doanh. Các tài liệu giới thiệu năng lực nhà thầu. Thiết kế tổ chức lắp đặt, giám sát, thi công tổng thể và chi tiết cho từng hạng mục công trình. Bảng dự toán giá dự thầu. Trong đó đơn dự thầu là phần việc quan trọng nhất và nó quyết định khả năng thắng thầu của doanh nghiệp. Đơn dự thầu thực chất là điền vào mẫu của chủ đầu tư cung cấp có trong hồ sơ dự thầu: Thời gian xây dựng công trình theo yêu cầu của chủ đầu tư hoặc thời gian nhà thầu đề xuất được chủ đầu tư chấp thuận. Mức phạt do công trình chậm trễ theo quy định. Thời gian bảo hành công trình. Thời hạn phải thanh toán cho nhà thầu sau khi nhận được phiếu thanh toán của kỹ sư tư vấn giám sát. Lãi suất đối với phần chậm trả khối lượng hoàn thành để bảo vệ quyền lợi cho nhà thầu. Khoản tiền, hoặc phần trăm trên giá trị hợp đồng chủ đầu tư sẽ tạm ứng cho nhà thầu sau khi khởi công công trình để nhà thầu triển khai máy móc, vật tư, thiết bị… Các loại tiền dùng thanh toán. Thời hạn có hiệu lực của đơn thầu. Giấy bảo lãnh dự thầu. Quy cách của đơn thầu và chữ ký. - Một số yêu cầu giải thích thêm: các nhà thầu sau khi nghiên cứu kỹ hồ sơ mời thầu có thể yêu cầu chủ đầu tư giải thích thêm về: vật tư thiết bị, giá cả, chỉ dẫn kỹ thuật, tiến độ thi công… -Thư uỷ quyền: đây là văn bản pháp lý được cấp có thẩm quyền lập uỷ quyền cho người có thẩm quyền chịu trách nhiệm giải quyết trong quyền hạn cho phép. -Lập chương trình thiết bị ngày công theo quá trình tiến hành công việc. - Lập vật tư thiết bị chủ yếu cho thi công: nhà thầu phải lập biểu vật tư chủ yếu có sự phân loại và hạch toán cụ thể để xem xét, xuất kho cho thi công. - Lập biểu đồ tổ chức lao động: nhà thầu phải lập biểu liệt kê số lượng lao động sử dụng cho thi công công trình và có sự phân công trong tổ chức thực hiện công việc. - Bản vẽ kỹ thuật và bản vẽ thi công: nhà thầu phải nghiên cứu kỹ thiết kế kỹ thuật để đưa ra biện pháp thi công hợp lý. - Lập biểu tiến độ thi công: biểu này phải chỉ rõ được chương trình, kế hoạch thực hiện của nhà thầu trong từng giai đoạn và cả quá trình. -Những giải thích thêm của nhà thầu: do yêu cầu của chủ đầu tư nhà thầu có thể giải trình thêm một số vấn đề kỹ thuật, tiến độ thi công… Công tác xác định giá bỏ thầu Giá của sản phẩm xây dựng có một vị trí đặc biệt quan trọng trong quá trình tái sản xuất vì nó là khâu cuối thể hiện kết quả của các khâu khác. Trong xây dựng giá cả được thể hiện bằng giá dự toán xây lắp. Giá dự thầu là một yếu tố quan trọng quyết định doanh nghiệp có trúng thầu hay không, vì mục đích của chủ đầu tư chủ yếu là tìm được sản phẩm đạt yêu cầu kỹ thuật mà lại tối thiêủ hoá giá thành sản phẩm. Đây là phương thức cạnh tranh phổ biến và chủ yếu mà bất kỳ doanh nghiệp xây dựng nào cũng áp dụng và công ty cũng không phải một ngoại lệ. Chính vì là phương thức cạnh tranh phổ biến nên sự cạnh tranh về giá dự thầu ngày càng diễn ra gay gắt hơn bao giờ hết, khiến cho sự cạnh tranh trong đấu thầu ngày càng thêm sôi động. Vì vậy trong việc lập giá để vừa đảm bảo sản xuất có lãi, vừa thắng thầu là điều rất thiết thực đối với một tổ chức xây lắp hay một hãng thầu. Vì vậy mà công tác khảo sát và đưa ra giá dự thầu được công ty chú trọng đặc biệt, hạn chế sai sót đến mức tối đa để có thể nắm chắc thắng lợi trong tay. Trong thực tế có rất nhiều công trình do thiếu sót về mặt khảo sát thị trường mà đến khi bắt tay vào làm công ty đã gặp không ít khó khăn và thậm chí có thể phải chấp nhận thua lỗ để giữ vững uy tín trên thị trường. Bên mời thầu với mục tiêu hiệu quả lên hàng đầu, do đó giá dự thầu và tiến độ thi công được quan tâm nhiều nhất. Để đảm bảo độ chính xác, công ty luôn cử người đi khảo sát hiện trường, xác minh các loại chi phí và những phát sinh có thể đối với công trình, để có thể tính sát giá nhất và đưa ra được mức giá bỏ thầu phù hợp. Khi tham gia đấu thầu, phòng kinh doanh có nhiệm vụ lập giá dự thầu, dựa vào các định mức dự toán xây lắp, đơn giá nguyên vật liệu tại thời điểm lập hồ sơ của địa phương hay xuất đầu tư của uỷ ban vật giá nhà nước…nhằm đưa ra các mức giá có sức cạnh tranh cao. Mặt khác do sản phẩm xây dựng có tính chất cá biệt, phụ thuộc nhiều vào khả năng của nhà thầu, địa điểm công trình luôn thay đổi theo từng dự án, vì vậy công ty đã không thống nhất cách tính giá bỏ thầu mà chỉ có cách tính chung cho từng loại công việc, công tác xây lắp sau đó tổng hợp lại thành giá thành xây lắp. *Căn cứ lập giá dự thầu: Công ty phải xác định theo điều kiện cụ thể của mình với khả năng tối ưu nhất. Giá đó phải đảm bảo mức chính xác cao vì nó quyết định vấn đề lỗ hay lãi cho công ty khi triển khai thi công. Cách xác định giá chủ yếu dựa trên cơ sở dự toán công trình nhưng có những thay đổi nhất định về cơ sở tính toán và các thành phần chi phí trong dự toán. Phòng kinh doanh tiến hành lập giá dự thầu căn cứ vào: Các điều kiện của hồ sơ thầu. Biện pháp lắp đặt, thiết kế kỹ thuật. Nguồn vật tư lựa chọn. Đơn giá xây dựng cơ bản. Thông báo giá của địa phương tại thời điểm làm thầu. Các thể chế hiện hành của nhà nước. Các thiết bị, vật tư luân chuyển sẵn có của công ty. Nguồn vốn, điều kiện thanh toán. Để giá dự thầu có sức cạnh tranh cao thì nó phải phù hợp với giá xét thầu của chủ đầu tư. Mà giá xét thầu của chủ đầu tư được lập dựa vào giá dự toán xây lắp công trình trên cơ sở khối lượng công tác xây lắp và định mức đơn giá của Nhà nước. Mặt khác do sản phẩm ngành xây dựng có tính chất cá biệt phụ thuộc nhiều vào khả năng của nhà thầu, địa điểm xây dựng luôn thay đổi theo từng dự án, mỗi công trình lại có kiến trúc riêng vì vậy mà thiết kế cũng như lắp đặt hệ thống điều hoà, điện nước… sao cho phù hợp vừa thẩm mỹ, chất lượng và chi phí tối ưu là khác nhau và linh hoạt theo từng công trình. Vì vậy công ty không thống nhất tính giá dự thầu cho các dự án mà phải tính cho từng loại công việc, công tác xây lắp sau đó tổng hợp lại thành giá thành xây lắp. Trên cơ sở khối lượng mà chủ đầu tư cung cấp và mức giá cả, các nhà thầu sẽ tính được giá dự thầu của mình, giá dự thầu được xác được xác định: Gdth = Qj*Dj Trong đó Qj là khối lượng công tác xây lắp thứ j do bên mời thầu cung cấp trên cơ sở tiền lương được bóc ra từ bản vẽ thiết kế kỹ thuật hoặc bản vẽ thi công. Dj : là đơn giá dự thầu công tác xây lắp thứ j do nhà thầu lập ra theo hướng dẫn chung về lập giá xây dựng trên cơ sở điều kiện cụ thể của mình và giá cả thị trường theo mặt bằng giá được ấn định trong hồ sơ mời thầu. m: Số lượng công tác xây lắp do chủ đầu xác định lúc mời thầu. Giá trị thầu được tổng hợp trong bảng: Bảng 1.1: Các thành phần tính giá trị dự thầu STT Hạng mục công việc Đơn vị Khối lượng Đơn giá dự thầu Thành tiền Ghi chú Cách tính các thành phần chi phí trong đơn giá dự thầu: Bảng 1.2: Các khoản mục chi phí trong đơn giá dự thầu STT Khoản mục chi phí Cách tính Kết quả I Chi phí trực tiếp Qj. + CLVL VL 1 Chi phí vật liệu 2. Chi phí nhân công QJ . .(1+F1/h1n+F/h2n) NC 3. Chi phí máy thi công QJ . M Cộng chi phí trực tiếp VL + NC +M T II Chi phí chung P.NC C III Thuế, lãi (T+ C) Tỉ lệ quy định Th,L IV Dự toán xây lắp GXL = VL + M + NC + C + Th,L Trong đó: QJ: Khối lượng công tác xây lắp thứ j. DJVL, DJnc, DJm: Chi phí vật liệu, nhân công, máy thi công trong đơn giá xây dựng cơ bản của công tác xây lắp thứ j. F1:Các khoản phụ cấp lương (nếu có) tính theo tiền lương tối thiểu mà chưa đuựơc tính hoặc tính chưa đủ trong đơn giá xây dựng cơ bản. F2: Các khoản phụ cấp lương (nếu có) tính theo tiền lương cấp bậc mà chưa được tính hoặc tính chưa đủ trong đơn giá xây dựng cơ bản. h1n: Hệ số biểu thị giữa chi phí nhân công trong đơn giá so với tiên lương tối thiểu của nhóm lương thứ n. p: Định mức chi phí chung. TL: Thuế và lãi. CLVL: Chênh lệch vật liệu nếu có. Mặc dù vậy như bất kỳ một cuộc cạnh tranh nào khác, bên cạnh phương thức cạnh tranh cơ bản bao giờ cũng có một “mẹo” nhỏ và trong đấu thầu xây dựng mẹo đó chính là “thư giảm giá”. Đây là một hình thức mà cả chủ đầu tư và nhà thầu đều cảm thấy vô cùng dễ chịu vì bên mời thầu thì có thể mua hàng với giá thấp hơn còn nhà thầu nâng cao khả năng thắng thầu hơn do chào hàng với giá thấp hơn trước đây. Vai trò quan trọng nhất của thư giảm giá là để đảm bảo bí mật nội bộ. Vì trong quá trình chuẩn bị hồ sơ có rất nhiều người tham gia, chính vì thế mà giá dự thầu có rất nhiều người biết. Đối thủ cạnh tranh có thể lấy được thông tin này và đưa ra gía thấp hơn. Nắm vững được điều này nên lãnh đạo công ty bao giờ cũng trước khi niêm phong hồ sơ dự thầu mới viết thư giảm giá để đảm bảo bí mật trước các đối thủ cạnh tranh khác cũng như tăng thêm khả năng thắng thầu cho doanh nghiệp của mình. Chính vì thế bên cạnh giá dự thầu, thư giảm giá cũng góp một phần không nhỏ làm nên thắng lợi của nhà thầu trước các đối thủ cạnh tranh khác. Ngoài ra, có thể trước khi nộp hồ sơ dự thầu nhà thầu thấy giá mình đưa ra vẫn còn hơi cao do tính toán sai lệch ở khâu nào đấy, lúc đó hồ sơ đã hoàn thành xong rồi, không cần chỉnh sửa nhà thầu có thể viết một thư giảm giá trong đó nói rõ giá cần giảm là bao nhiêu phần trăm. Đây là hình thức mà các doanh nghiệp hiện nay đều áp dụng triệt để, do các ưu điểm nổi bật của nó. Giá dự thầu hợp lý luôn luôn là vấn đề nhức nhối đối với bản thân công ty, vì đó cũng như là miếng cơm manh áo của công ty, là điều kiện trước tiên để đảm bảo cuộc sống cho cán bộ công nhân viên trong công ty. Ngày nay cùng với sự phát triển của nền kinh tế đất nước, các doanh nghiệp có năng lực thực sự trong xây dựng ngày một nhiều hơn, do vậy mà bản thân công ty càng phải hoàn thiện hơn nữa công tác tính giá dự thầu của mình. 1.6. Nộp hồ sơ dự thầu và tham gia mở thầu Khi hoàn thành xong hồ sơ dự thầu thì công ty nộp hồ sơ dự thầu và tiếp tục tham gia mở thầu. Công ty sẽ nộp hồ sơ dự thầu cho bên mời thầu trong thời hạn quy định. Bên mời thầu có trách nhiệm bảo quản các hồ sơ dự thầu trong điều kiện bảo mật. Đến thời điểm mở thầu đã được quy định trước, việc mở thầu sẽ diễn ra công khai với sự có mặt của bên mời thầu, đại diện của cơ quan quản lý cấp trên của các nhà thầu hoặc đại diện được uỷ quyền của các nhà thầu và các hãng thông tấn báo chí địa phương. Công tác mở thầu sẽ tiến hành mở từng hồ sơ dự thầu, chủ đầu tư sẽ ghi tên các ứng thầu hợp lệ và ứng thầu không hợp lệ. Sau khi mở thầu, chủ đầu tư đánh giá xếp hạng các nhà thầu theo những tiêu chuẩn về năng lực, kinh nghiệm, giá bỏ thầu… để chọn ra nhà thầu phù hợp nhất. Kết quả đấu thầu sẽ được công bố chính thức sau khi cấp có thẩm quyền phê duyệt. Những nhà thầu không trúng thầu cũng được thông báo và trả lại bảo lãnh dự thầu. 1.7. Đàm phán và ký kết hợp đồng Khi nhận được thông báo trúng thầu, giám đốc công ty chỉ định cán bộ chịu trách nhiệm lập hồ sơ trúng thầu, bao gồm: Thoả thuận hợp đồng. Các tiêu chuẩn kỹ thuật. Các tiêu chuẩn chung. Hồ sơ về giá. Các bản vẽ. Các phụ lục bổ sung. Danh mục các văn kiện tạo thành hợp đồng. Giá trúng thầu. Bảo lãnh thực hiện hợp đồng. Bản thiết kế thi công. Trưởng phòng kinh doanh phối hợp với trưởng phòng kỹ thuật thi công xem xét kiểm kê các tài liệu trên, đặc biệt, chú ý bản vẽ, các tiêu chuẩn để đảm bảo mọi yêu cầu đều được thể hiện rõ ràng đầy đủ để đi đến thống nhất để trình bày giám đốc ký hợp đồng. Trường hợp không trúng thầu, trưởng phòng kế hoạch kinh doanh phải xem xét và báo cáo với giám đốc bằng văn bản kèm theo văn bản giải đáp của hội đồng thầu (nếu có). Sau khi ký kết hợp đồng nhà thầu sẽ lập một ban điều hành dự án theo những tiêu chuẩn đã ký kết trong hợp đồng. Giải trình lên chủ đầu tư tiến độ thi công công trình: Tiến độ cung cấp dịch vụ tư vấn. Tiến độ thi công chi tiết. Tiến độ cung cấp nhân lực. Tiến độ cung cấp xe, máy, thiết bị. Tiến độ cung cấp vật liệu. Tiến độ giải ngân. Có thể thể hiện quy trình dự thầu của công ty bởi sơ đồ sau: Bảng 1.3: Quy trình dự thầu của công ty Tìm thông tin gói thầu Mua và tiến hành nghiên cứu hồ sơ mời thầu Tham gia sơ tuyển nếu có Lập hồ sơ dự thầu Công tác xác định giá bỏ thầu Nộp hồ sơ dự thầu và tham gia mở thầu Đàm phán và ký kết hợp đồng 2. Tổ chức quản lý và phối hợp giữa các bộ phận thực hiện công tác dự thầu tại công ty Từ cuối năm 1999, khi bắt đầu tham gia đấu thầu để giành quyền xây lắp các công trình, công tác đấu thầu được giao cho phòng kinh doanh phối hợp với phòng kỹ thuật để thực hiện và đặt dưới sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc công ty. Qua một thời gian hoạt động, trên cơ sở nhận thức rõ vị trí quan trọng của công tác đấu thầu và sức ép về việc làm ngày càng tăng, ban lãnh đạo công ty thấy cần thiết phải có một bộ phận trợ giúp giám đốc công ty trong việc tìm kiếm thông tin về công trình cần đấu thầu, quản lý và phối hợp thực hiện. Từ đó phòng dự án đã đảm nhiệm chức năng này, một số cán bộ được cử đi học các lớp ngắn hạn về marketing, về đấu thầu. Trong các khía cạnh tác động đến việc thực hiện công tác dự thầu, khía cạnh mang lại hiệu quả nhất đó là theo dõi và phối hợp giữa các bộ phận có liên quan trong việc lập hồ sơ dự thầu, nó giảm được ách tắc trong các bộ phận, thực hiện đảm bảo cho quá trình lập hồ sơ dự thầu diễn ra nhanh hơn. Về mặt chất lượng của hồ sơ thì hình thức trình bày được cải thiện, các lỗi sẽ được kiểm tra và phát hiện kịp thời, điều này là khá quan trọng vì nhiều khi chỉ cần một lỗi nhỏ trong hồ sơ._.