Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty cổ phần đầu tư Nam Đình Vũ

g không phải là ngoại lệ. Để duy trì sự phát triển lâu dài, bền vững thì bắt buộc các doanh nghiệp phải thường xuyên, tích cực tạo dựng, vun đắp các mối quan hệ và cũng như vậy bộ phận văn phòng công ty cổ phần đầu tư Nam Đình Vũ luôn góp phần giúp công ty thực hiện công tác này vì văn phòng luôn được coi như bộ mặt của toàn công ty. Hoạt động văn phòng có vai trò đặc biệt quan trọng góp phần đem lại hiệu quả kinh doanh cho các doanh nghiệp, tổ chức xã hội nói chung cũng như công ty Nam Đình Vũ nói riêng. Chỉ cần lấy một mảng nhỏ của công tác văn phòng đó là thu thập và xử lý thông tin để làm bằng chứng chúng ta thấy được tầm quan trọng của văn phòng. Hàng ngày tại công ty thường xuyên có các văn bản đi, văn bản đến. Nếu không có văn phòng mà cụ thể là phòng văn thư là nơi tiếp nhận xử lý và giải quyết số văn bản đó thì mọi hoạt động của công ty sẽ gặp khó khăn và thậm chí là gây hậu quả nghiêm trọng. Sau quá trình thực tập tại công ty Nam Đình Vũ em nhận thấy công tác văn phòng ở công ty thực sự là một hoạt động hết sức cần thiết. Mặc dù công ty đã có nhiều cố gắng để hoàn thiện công tác này nhưng bên cạnh đó vẫn có nhiều vấn đề cần được bổ sung và đổi mới. Là một sinh viên thực tập tại cơ sở em mong muốn bằng sự am hiểu ít ỏi và chưa có kinh nghiệm của mình cố gắng đưa ra một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng của công ty. Đó là lí do em chọn và nghiên cứu đề tài: " Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty cổ phần đầu tư Nam Đình Vũ". 2. Mục đích nghiên cứu. Qua việc nghiên cứu, tìm hiểu cơ sở lý luận về văn phòng và công tác văn phòng, từ đó phân tích, so sánh, đánh giá thực trạng công tác văn phòng của công ty cổ phần đầu tư Nam Đình Vũ để có thể rút ra điểm mạnh, điểm yếu của công tác văn phòng tại công ty nhằm chỉ ra những vấn đề cần nghiên cứu, xem xét và cần giải quyết đối với công tác văn phòng công ty. Bên cạnh đó em cũng xin phép được đóng góp một số ý kiến nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu. Cơ sở lý luận về văn phòng và nghiên cứu thực tiễn các hoạt động của văn phòng tại công ty cổ phần đầu tư Nam Đình Vũ. Nghiên cứu lịch sử hình thành và phát triển của công ty. Cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ ngành nghề kinh doanh của công ty và đặc biệt là bộ phận văn phòng của công ty. Nghiên cứu thực trạng công tác văn phòng của công ty như: công tác văn thư lưu trữ, công tác tham mưu tổng hợp, công tác hậu cần,..... Đánh giá hiệu quả các hoạt động văn phòng công ty như: Ưu điểm, mặt hạn chế và nguyên nhân của những hạn chế đó. Trên cơ sở đó đưa ra một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả và góp phần hoàn thiện công tác văn phòng tại công ty. 4. Phương pháp nghiên cứu. Luận văn sử dụng một số phương pháp nghiên cứu sau đây. Phương pháp duy vật biện chứng. Phương pháp phân tích tổng hợp. Phương pháp thống kê. Phương pháp điều tra khảo sát. Phương pháp so sánh. Phương pháp mô tả. 5. Kết cấu đề tài. Ngoài phần mở đầu, kết luận, giới thiệu tài liệu tham khảo, kết cấu luận văn gồm 3 chương. Chương I: Những vấn đề cơ bản về văn phòng. Chương II: Thực trạng công tác văn phòng tại công ty cổ phần đầu tư Nam Đình Vũ. Chương III: Một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty CPĐT Nam Đình Vũ. CHƯƠNG I NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ VĂN PHÒNG I. NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG ĐỐI VỚI DOANH NGHIỆP. 1. Một số khái niệm. 1.1. Khái niệm văn phòng. Cùng với sự phát triển chung của nền kinh tế khu vực và thế giới, các cơ quan doanh nghiệp nước ta luôn tự đổi mới, tự khẳng định mình để hoà nhập với sự phát triển đó. Để đáp ứng yêu cầu này nhiều cơ quan, doanh nghiệp ra đời kéo theo sự hình thành hệ thống văn phòng trong cơ quan doanh nghiệp đó với mục đích đảm bảo cho sự tồn tại phát triển của mình. Văn phòng là bộ phận phụ trách công việc giấy tờ, hành chính trong một cơ quan, văn phòng được hiểu như một bộ máy điều hành, tổng hợp giúp thủ trưởng điều hành hoạt động của cơ quan đơn vị đó. Ngoài ra văn phòng còn được hiểu là một loại hoạt động trong cơ quan nhà nước và các tổ chức kinh tế xã hội. Như vậy thuật ngữ văn phòng có thể hiểu theo hai nghĩa: Theo nghĩa rộng: Văn phòng là bộ máy giúp việc cho cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đảm bảo cho các pháp nhân thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình một cách có hiệu lực và hiệu quả. Theo nghĩa hẹp: Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, là nơi giao tiếp các hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Do đó, có thể định nghĩa khái quát văn phòng như sau: " Văn phòng là thực thể tồn tại khách quan trong mỗi tổ chức; là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là nơi thu nhận, xử lý thông tin nhằm hỗ trợ cho các hoạt động quản lý của các nhà lãnh đạo; là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ, hậu cần và đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan, đơn vị được thông suốt, hiệu quả". Trong công cuộc đổi mới công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước như hiện nay thì có thể nhận thấy rằng bất kỳ một tổ chức nào cũng cần hoạt động quản trị. Doanh nghiệp - là trọng tâm của nền kinh tế thì càng cần đến hoạt động quản trị. Một doanh nghiệp muốn hoạt động tốt thì cần có sự đóng góp không nhỏ của văn phòng. Mà văn phòng muốn hoạt động có hiệu quả thì cần phải quản lý tốt. Vậy quản trị văn phòng là gì? 1.2. Khái niệm quản trị văn phòng. Quản trị văn phòng ở đây có thể hiểu đó là sự tác động của chủ thể quản trị ( con người) lên đối tượng quản trị ( lao động, các yếu tố vật chất, phi vật chất...) trong văn phòng nhằm góp phần đạt được mục tiêu đã đề ra của doanh nghiệp. Đó là toàn bộ các hoạt động tổ chức, quản lý và sử dụng thông tin dữ liệu để duy trì hoạt động của doanh nghiệp nhằm đạt được mục tiêu mong muốn. Ngày nay trên thực tế hoạt động quản trị diễn ra rất sôi nổi. Sôi nổi vì các doanh nghiệp đang đứng trước nhiều cơ hội mới, đồng thời cũng phải đáp ứng nhiều đòi hỏi cao của xã hội, phải đương đầu với nhiều thách thức ngày càng gay gắt hơn. Trong thời đại ngày nay để giành được chỗ đứng và sự phát triển các nhà quản trị doanh nghiệp phải nhanh chóng và mạnh dạn vận dụng nhiều lý thuyết mới về quản trị doanh nghiệp. 2. Vai trò cũng như tầm quan trọng của công tác văn phòng. Chúng ta có thể khẳng định văn phòng là một bộ phận không thể thiếu trong mỗi doanh nghiệp cho dù là doanh nghiệp nhà nước hay doanh nghiệp tư nhân, doanh nghiệp quy mô lớn hay nhỏ. Văn phòng và phòng hành chính là " bộ nhớ " của thủ trưởng, là tai, là mắt của doanh nghiệp. Nếu văn phòng làm việc có lề nếp, kỷ cương và khoa học thì công việc của doanh nghiệp sẽ chạy đều, quản lý hành chính sẽ thông suốt và có hiệu quả Trong thời đại " bùng nổ thông tin" các doanh nghiệp đều rất quan tâm đến việc thu thập, sử dụng thông tin để có được các quyết định đúng đắn, kịp thời và hiệu quả cao cho đơn vị, cho xã hội. Yếu tố quyết định đến sự thành bại của một doanh nghiệp là do họ có lợi thế về thông tin và coi thông tin là nguồn tài nguyên đặc biệt quan trọng của doanh nghiệp. Mà hoạt động thông tin gắn liền với công tác văn phòng cho nên hoạt động văn phòng có vị trí vô cùng quan trọng không ngoại trừ doanh nghiệp nào. Văn phòng là bộ máy giúp việc tham mưu cho lãnh đạo để giải quyết mọi công việc của cơ quan. Văn phòng tham mưu cho lãnh đạo về các chiến lược sản xuất kinh doanh, chiến lược cạnh tranh trên thị trường, tham mưu về các vấn đề thưởng phạt đối với các CBCNV trong doanh nghiệp. Văn phòng là bộ mặt của doanh nghiệp, văn phòng thay mặt cho doanh nghiệp tham gia công tác đối nội, đối ngoại. Ví dụ như Giám đốc ra quyết định về việc khen thưởng đối với những CBCNV hoàn thành suất sắc nhiệm vụ được giao thì quyết định đó sẽ được chuyển đến bộ phận văn phòng, sau đó bộ phận văn phòng có nhiệm vụ thông báo cụ thể xuống từng cá nhân được khen thưởng. Văn phòng có trách nhiệm nghiên cứu, xem xét và đề xuất các vấn đề có liên quan đến doanh nghiệp, trách nhiệm giải quyết công việc của thủ trưởng giúp lãnh đạo cơ quan chỉ đạo, điều hành công việc một cách nhanh chóng kịp thời và đạt hiệu quả cao. Với những công việc mang tính chất không quan trọng như: giải quyết nghỉ phép cho CBCNV, giải quyết những thắc mắc của khách hàng...thì văn phòng có thể giúp lãnh đạo giải quyết nhằm giảm bớt gánh nặng công việc cho lãnh đạo. Văn phòng cung ứng các điều kiện vật chất như: nhà cửa, vật tư, phương tiện, máy móc, công cụ tài chính... đó là hoạt động hậu cần của văn phòng. Tuỳ vào từng trường hợp cụ thể và khả năng cho phép mà văn phòng phải cung ứng đủ đúng và kịp thời trang thiết bị cho các đơn vị, cá nhân. II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ NỘI DUNG CỦA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG. 1. Chức năng của văn phòng. Tuỳ theo quy mô tổ chức và tính chất hoạt động của mỗi doanh nghiệp mà văn phòng được hình thành lớn, nhỏ khác nhau, nhưng dù được tổ chức theo cách nào thì văn phòng cũng có ba chức năng cơ bản sau đây. Chức năng tham mưu. Hoạt động của bất kỳ cơ quan, doanh nghiệp nào cũng phụ thuộc vào nhiều yếu tố trong đó yếu tố chủ quan thuộc về người quản lý. Do vậy muốn có những quyết định đúng đắn, khoa học người thủ trưởng cần căn cứ vào những yếu tố khách quan, những ý kiến tham gia góp ý của các cấp quản lý, những người trợ giúp tham mưu. Những ý kiến đó được văn phòng tập hợp, chọn lọc để đưa ra những quyết định chung nhất nhằm cung cấp cho nhà lãnh đạo những thông tin, phương án kịp thời và hợp lý. Hoạt động này luôn tỏ ra cần thiết và hữu hiệu vì người lãnh đạo có thể tập hợp được ý kiến của các nhân viên cấp dưới, do đó sẽ đưa ra được các quyết định đúng đắn, phù hợp với mong muốn nguyện vọng của đông đảo CBCNV. Bên cạnh đó hoạt động tham mưu của văn phòng cũng giúp cho các nhà quản lý giải quyết được các vấn đề phát sinh trong thực tế một cách linh hoạt chính xác. Chức năng tổng hợp. Kết quả của việc tham mưu phải xuất phát từ những thông tin đầu vào và cả những thông tin đầu ra, thông tin phản hồi trên mọi lĩnh vực của mọi đối tượng mà văn phòng thu thập được. Những thông tin ấy cần phải được văn phòng sàng lọc, phân tích tổng hợp, quản lý và sử dụng theo yêu cầu của nhà lãnh đạo trong từng lĩnh vực cụ thể. Ví dụ thông tin về thị trường thì được nhà quản lý áp dụng trong việc ra các quyết định về sản xuất sản phẩm nào, giá cả ra sao... Trong quá trình thu thập, xử lý và sử dụng thông tin thì văn phòng phải tuân thủ theo những nguyên tắc và trình tự nhất định: thu thập đầy đủ, phân loại và chọn lựa nhanh chóng, kịp thời và có chất lượng thì mới mang lại hiệu quả thiết thực cho doanh nghiệp. Chức năng hậu cần. Hoạt động của doanh nghiệp không thể thiếu các điều kiện vật chất như: nhà cửa, phương tiện, thiết bị, công cụ tài chính...Các điều kiện ấy được quản lý sắp xếp, phân phối và không ngừng được bổ sung để cung cấp đầy đủ, kịp thời cho nhu cầu hoạt động của doanh nghiệp. Nội dung của công việc này thuộc về chức năng hậu cần của văn phòng. Đây là hoạt động mang tính chất đặc thù của văn phòng, có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Doanh nghiệp muốn hoạt động cần có nguyên liệu, vật liệu, phương tiện, nguồn tài chính song hiệu quả hoạt động lại phụ thuộc vào phương thức quản lý sử dụng các yếu tố đó như thế nào của mỗi văn phòng. Chi phí thấp nhất để đạt hiệu quả cao nhất là phương châm hoạt động của công tác văn phòng. Trụ sở cũng như phòng làm việc của cơ quan văn phòng phải có cách sắp xếp phù hợp với mỗi loại công việc, với mỗi vị trí làm việc, trong từng điều kiện môi trường cụ thể cho dù các thiết bị, các phương tiện đơn sơ hay hiện đại cũng cần được bố trí hợp lý, tiện lợi và hiệu quả. Có như vậy mới có thể đem lại một môi trường làm việc tốt cho nhân viên kích thích họ làm việc hăng say, có hiệu quả và đem lại năng suất lao động cao hơn cho doanh nghiệp. Ví dụ phòng Tổ chức - Hành chính phải giao tiếp với khách, đối tác, các CBCNV trong công ty nhiều đòi hỏi phải được bố trí ở vị trí lối ra vào thuận tiện và rộng rãi có chỗ đỗ xe.. Những vật dụng thường xuyên và nguồn tài chính cung cấp cho các hoạt động của doanh nghiệp do văn phòng cung cấp phải trên cơ sở định mức tiêu dùng hoặc kỳ hạn sử dụng. Ví dụ như máy đếm tiền của phòng kế toán được sử dụng trong 5 năm thì sau 5 năm văn phòng phải cung cấp máy đếm tiền cho phòng kế toán. Tóm lại, Văn phòng là đầu mối giúp lãnh đạo thực hiện các chức năng tham mưu, tổng hợp, hậu cần. Các chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ, bổ sung cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết, khách quan tồn tại, duy trì và phát triển công tác văn phòng. 2. Nhiệm vụ của văn phòng. Từ chức năng chung của mỗi tổ chức, người ta phân thành các chức năng cụ thể, chi tiết. Những chức năng cụ thể ấy lại tồn tại trong từng điều kiện không gian, thời gian, lĩnh vực, tích chất, hình thức cũng như nội dung cụ thể nên còn gọi là nhiệm vụ. Theo các chức năng trên của văn phòng ta có thể xác định nhiệm vụ chủ yếu của văn phòng như sau: 2.1. Văn phòng thực hiện nhiệm vụ xây dựng chương trình và tổ chức thực hiện chương trình. Văn phòng có nhiệm vụ quan trọng hàng đầu là xây dựng chương trình công tác hàng năm, 6 tháng, hàng quý, hàng tháng và lịch làm việc hàng tuần của cơ quan, doanh nghiệp. Xây dựng chương trình làm việc của doanh nghiệp là sự hình thành công việc của doanh nghiệp, là mục tiêu định hướng của hoạt động quản lý theo thời gian nhất định. Chương trình làm việc là kế hoạch tác chiến giúp cho sự chỉ đạo điều hành của lãnh đạo doanh nghiệp được toàn diện, vừa đảm bảo thực thi các nhiệm vụ trước mắt cũng như nắm bắt được các công việc trong thời gian dài. Khi xây dựng chương trình làm việc văn phòng phải nêu ra các mục tiêu, nhiệm vụ, biện pháp và tiến độ cụ thể đối với từng công việc mà công ty, các phòng ban cần thực hiện. Xây dựng chương trình sát, đúng là việc khó song việc tổ chức thực hiện tốt chương trình đã vạch ra lại còn khó hơn.Vì vậy ngoài việc xây dựng tốt nội dung chương trình kế hoạch hoạt động của doanh nghiệp, văn phòng còn phải thường xuyên đôn đốc theo dõi việc thực hiện chương trình, đồng thời xây dựng và thực hiện tốt quy chế hoạt động trong doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển cần phải tuân thủ theo những quy định chặt chẽ về tổ chức, về cơ chế hoạt động và các điều kiện duy trì hoạt động. Vì vậy phải có nội quy, quy chế cụ thể để xác định mọi mối quan hệ công tác trong doanh nghiệp cùng phục vụ mục tiêu chung. Văn phòng phải là đầu mối của việc xây dựng chương trình kế hoạch và xây dựng quy chế hoạt động để đảm bảo hoàn thành kế hoạch của toàn doanh nghiệp. 2.2. Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin. Thông tin là nguồn, là căn cứ để người lãnh đạo đưa ra những quyết định sáng suốt, kịp thời và hiệu quả. Người lãnh đạo không thể có thời gian để thu thập cũng như xử lý mọi thông tin từ mọi nguồn tin khác nhau mà cần phải có sự trợ giúp của văn phòng. Văn phòng được coi như " cổng gác thông tin" của doanh nghiệp vì mọi nguồn thông tin đến hay đi đều được thu nhận, xử lý và chuyển phát từ văn phòng. Từ những nguồn tin được tiếp nhận, văn phòng phân loại thông tin theo kênh thích hợp để chuyển phát hay lưu trữ. Đây là hoạt động quan trọng trong doanh nghiệp, nó quyết định đến sự thành công hay thất bại trong hoạt động của doanh nghiệp. Vì vậy văn phòng phải tuân thủ theo những quy định nghiêm ngặt về văn thư lưu trữ khi thu nhận xử lý, bảo quản và chuyển phát thông tin. Nếu thông tin được thu thập một cách đầy đủ, kịp thời được xử lý một cách nghiêm túc, khoa học đáp ứng yêu cầu của người quản lý thì người lãnh đạo sẽ só được những quyết định sáng suốt và ngược lại thì quyết định của người lãnh đạo sẽ không hiệu quả, đôi khi còn gây hậu quả xấu đến mục tiêu của doanh nghiệp. 2.3. Thực hiện nhiệm vụ biên tập, phát hành và quản lý chịu trách nhiệm về tính pháp lý của văn bản. Văn bản là phương tiện ghi tin hữu hiệu và chính xác. Thông tin trong văn bản bao gồm: Các thông tin kinh tế, chính trị, xã hội, pháp lý và quản lý....Mọi doanh nghiệp sử dụng văn bản như một phương tiện hữu hiệu để thực hiện và truyền đạt các quyết định quản lý. Tuy nhiên việc biên soạn, ban hành, xử lý và lưu trữ văn bản trong nhiều doanh nghiệp còn bộc lộ nhiều hạn chế cả về nội dung và hình thức. Hiện nay đã có luật ban hành văn bản và các văn bản hướng dẫn thống nhất trong việc ban hành văn bản quản lý nhà nước. Do đó nhân viên văn phòng cần phải nhanh chóng cập nhật để có thể sửa đổi, bổ sung những sai sót trong văn bản của doanh nghiệp mình phù hợp với quy định chung của nhà nước. Ví dụ trước đây dưới tiêu ngữ có thể gạch chân bằng nét đứt đoạn nhưng trong quy định của văn bản mới thì dưới tiêu ngữ là một nét liền, nhân viên văn phòng phải cập nhật từ những cái nhỏ nhất đó. 2.4. Xây dựng, củng cố tổ chức bộ máy văn phòng. Muốn hoàn thành tốt các chức năng, nhiệm vụ của văn phòng, tự bản thân văn phòng phải xây dựng được cơ cấu tổ chức, hợp lý, năng động và hiệu quả. Việc tổ chức bộ máy văn phòng cũng cần tuân thủ những nguyên tắc tổ chức chung của doanh nghiệp để đảm bảo tính thống nhất trong hệ thống. Tuy nhiên hoạt động văn phòng mang tính chất đa dạng, phức tạp nên cần phải tổ chức bộ máy sao cho phù hợp, đáp ứng được các yêu cầu nhiệm vụ của doanh nghiệp một cách cao nhất. Trong thời đại bùng nổ thông tin, khoa học công nghệ phát triển, việc xây dựng và củng cố tổ chức bộ máy văn phòng phải hướng tới các mục tiêu hiện đại hoá công tác văn phòng. Do vậy để phù hợp với xu thế phát triển của thời đại thì doanh nghiệp cần phải trang bị thêm các trang thiết bị, máy móc hiện đại cho doanh nghiệp mình, đồng thời cũng phải tổ chức cho CBCNV đi học thêm các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ, các khoá học ngắn hạn để nâng cao năng lực, trình độ chuyên môn nhằm đem lại hiệu quả làm việc cao hơn. 2.5. Duy trì hoạt động thường xuyên liên tục của doanh nghiệp. Khác với các hoạt động chuyên môn trong doanh nghiệp, văn phòng phải hoạt động thường xuyên liên tục trong các lĩnh vực đối nội, đối ngoại, an ninh trật tự và bảo quản tài sản của doanh nghiệp. Đặc điểm hoạt động này của văn phòng là xuất phát từ chức năng của văn phòng phải đảm bảo tiếp nhận được mọi nguồn thông tin của mọi đối tượng liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp. Văn phòng phải có một bộ phận nhân sự làm việc liên tục không kể ngày đêm ngay cả lúc doanh nghiệp ngừng hoạt động hoặc trong những ngày nghỉ lễ tết, thứ bẩy chủ nhật để đảm bảo trật tự, an ninh và thông tin thông suốt. Công việc của văn phòng luôn gắn kết với hoạt động của lãnh đạo, vừa gắn liền với tất cả các bộ phận khác trong doanh nghiệp trong việc kiểm tra, đôn đốc thực hiện mục tiêu. Vì vậy để duy trì hoạt động của văn phòng, cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận, các cấp quản lý trong doanh nghiệp. 2.6. Bảo đảm nhu cầu hậu cần, kinh phí chi tiêu, quản lý vật tư và tài sản của doanh nghiệp. Đây là nhiệm vụ mang tính chất đặc thù của công tác văn phòng. Các nhu cầu về hậu cần trong các doanh nghiệp hết sức đa dạng và phong phú. Đó là nhu cầu về vật tư, tài chính, trang thiết bị, dụng cụ cũng như các máy móc. Văn phòng phải luôn cung ứng đầy đủ và kịp thời để đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp diễn ra trôi chảy. Ví dụ phòng kĩ thuật của doanh nghiệp có 3 máy vi tính nhưng do yêu cầu của công việc cần thêm một máy tính nữa để thuận tiện hơn trong công việc. Do vậy, phòng kĩ thuật phải viết phiếu đề nghị với văn phòng cung cấp thêm một máy tính nữa, văn phòng xem xét và bố trí thêm máy tính cho phòng kĩ thuật trong một thời gian nhất định nhanh nhất. 3. Nội dung của công tác văn phòng trong các doanh nghiệp. 3.1. Thu thập và xử lý thông tin trong doanh nghiệp. Thông tin được coi là yếu tố vật chất quan trọng trong quản trị nói chung và trong hoạt động văn phòng nói riêng. Thông tin là những tin tức mới được thu nhận, được cảm thụ và được đánh giá là có ích cho việc ra quyết định hoặc giải quyết một nhiệm vụ nào đó. Mục tiêu phục vụ thông tin cho hoạt động của các cơ quan, đơn vị là đảm bảo cho hoạt động của từng doanh nghiệp được cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết, từ đó tạo điều kiện cho hoạt động của doanh nghiệp có hiệu quả cao nhất. Mục tiêu đó được thực hiện dựa vào các hệ thống văn bản quản lý, mệnh lệnh được truyền đạt từ cấp trên xuống cấp dưới. Việc thu thập và xử lý thông tin trong hoạt động văn phòng nhằm thực hiện các mục đích sau: Để thực hiện sự thay đổi gây ảnh hưởng lên hoạt động của doanh nghiệp. Thông tin cần thiết cho việc thực hiện các chức năng quản lý của doanh nghiệp, đặc biệt là những thông tin cần thiết để: Xây dựng và phổ biến các mục tiêu của doanh nghiệp. Lập kế hoạch, chỉ tiêu để đạt được kết quả đó. Tổ chức các nguồn nhân lực và các nguồn khác theo cách có hiệu quả cao nhất. Lựa chọn, đánh giá và phát triển CBCNV trong doanh nghiệp. Nhà quản lý hướng dẫn, thúc đẩy và tạo môi trường mà mọi người mong muốn đóng góp. Kiểm tra việc thực hiện công việc. 3.2. Xây dựng quy chế làm việc của doanh nghiệp. Bất kỳ một doanh nghiệp nào khi bước vào hoạt động sản xuất kinh doanh để đảm bảo được tính thống nhất thì doanh nghiệp cũng cần phải xây dựng hệ thống quy chế chung. Các quy chế làm việc của doanh nghiệp được xây dựng thông qua hệ thống văn phòng nhằm quy định cụ thể quyền và nghĩa vụ của CBCNV, quy định mối quan hệ giữa các bộ phận trong doanh nghiệp, quy định cách thức phối hợp để hoạt động có hiệu quả. Khi xây dựng quy chế làm việc của doanh nghiệp văn phòng cần chú ý có hai loại quy chế mà văn phòng trực tiếp phải thực hiện: Một là: Quy chế chung cho toàn doanh nghiệp. Hai là: Quy chế tổ chức và hoạt động riêng cho văn phòng. 3.3. Công tác tham mưu, tổng hợp. 3.3.1. Công tác tham mưu. Tham mưu là hoạt động xuất hiện rất sớm trong đời sống xã hội, nhất là khi xuất hiện các hoạt động quản lý. Quản lý cần cho các hoạt động hợp tác và phân công lao động. Chủ thể quản lý phải điều hành một số lượng khách thể có quy mô lớn hơn mình nhiều lần và hoạt động phân tán theo các lĩnh vực, không gian, thời gian khác nhau. Để đạt hiệu quả cao người quản lý phải quán xuyến mọi đối tượng trong đơn vị và khâu nối được các hoạt động của họ lại với nhau một cách nhịp nhàng và khoa học. Muốn vậy, bản thân nhà quản lý phải tinh thông trong nhiều lĩnh vực, phải có mặt ở mọi lúc mọi nơi, phải quyết định chính xác, kịp thời mọi vấn đề,... điều đó đã vượt qua khả năng thực hiện của nhà quản lý. Thực tế khách quan đó đã đòi hỏi phải có một lực lượng trợ giúp các nhà quản lý trên nhiều phương diện, trong đó có công tác tham mưu. Như vậy công tác tham mưu có thể được hiểu như sau: " Công tác tham mưu là hoạt động trợ giúp các nhà lãnh đạo, nhà quản lý nhằm đưa ra những quyết định tối ưu, mang tính khách quan, kịp thời và có hiệu lực hiệu quả" . Nhiệm vụ chính của công tác tham mưu là: Giúp lãnh đạo cơ quan lập chương trình công tác theo chức năng nhiệm vụ được giao. Đề xuất các chủ trương, chính sách và cơ chế quản lý của cơ quan trong từng thời kỳ. Tham mưu cho lãnh đạo, xử lý có hiệu quả nhất các tình huống cụ thể. Tham mưu giúp các nhà lãnh đạo ra quyết định, đề án, phương án quản lý hữu hiệu nhất. Giúp lãnh đạo tìm được các biện pháp tổ chức thực hiện những đề án, chương trình. 3.3.2. Công tác tổng hợp Trong các chức năng của văn phòng thì công tác tổng hợp là chức năng quan trọng nhất. Kết quả của tổng hợp sẽ là căn cứ để xây dựng các phương án hoạt động của một tổ chức, phục vụ các nhà lãnh đạo ra quyết định quản lý, tổ chức điều hành việc thực hiện mục tiêu... Để thực hiện được chức năng này, văn phòng phải tổ chức hàng loạt các hoạt động cụ thể để tổng hợp được các nguồn tin như: thống kê thông tin, phân tích thông tin, sàng lọc thông tin, xem xét đánh giá thông tin thu thập được. 3.4. Công tác hậu cần. Công tác hậu cần được hiểu là các yếu tố có liên quan đến doanh nghiệp, nơi làm việc của doanh nghiệp cải thiện điều kiện làm việc cho người lao động, các điều kiện vật chất như nhà cửa, vật tư, thiết bị, tài chính mà văn phòng phải cung ứng. Tổ chức phục vụ hậu cần trong công sở bao gồm phục vụ kỹ thuật như cung cấp thông tin, tài liệu, tư liệu và trang thiết bị phục vụ cho hoạt động của cán bộ công nhân viên trong doanh nghiệp. Trong từng trường hợp và theo yêu cầu cụ thể mà văn phòng phải cung ứng đầy đủ, kịp thời các trang thiết bị, vật dụng cần thiết cho cơ quan vào từng thời điểm. 3.5. Tổ chức các cuộc họp, hội nghị. Cuộc họp, hội nghị của doanh ngiệp là sự gặp mặt của các nhà quản lý trong doanh nghiệp nhằm đưa ra các chiến lược sản xuất kinh doanh. Các cuộc họp hội nghị là hình thức phát huy dân chủ, phát huy trí tuệ của tập thể. Đó là hình thức tập thể lao động ra quyết định hoặc bàn bạc công việc liên quan đến doanh nghiệp, sử dụng để học tập, trao đổi kinh nghiệm, thông tin...Chính vì nhiều mục đích như vậy nên lãnh đạo phải xem xét tính công việc để đưa ra nội dung cuộc họp, thành phần cũng như thời gian của cuộc họp. Để các cuộc họp, hội nghị tổ chức tốt đòi hỏi văn phòng phải xác định rõ ràng mục đích, thành phần, thời gian, chương trình nghị sự, tài liệu cho cuộc họp và cả những yếu tố vật chất phục vụ cuộc họp. 3.6. Công tác văn thư lưu trữ. Công tác văn thư lưu trữ giữ vị trí quan trọng trong công tác văn phòng của mỗi cơ quan, đơn vị. Làm tốt công tác này cũng chính là việc thực hiện các hoạt động văn phòng thông suốt hiệu quả. 3.6.1. Công tác văn thư. " Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ công tác quản lý bao gồm toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động của doanh nghiệp". Công tác văn thư bao gồm những nội dung chính sau đây. Thứ nhất, xây dựng và ban hành văn bản. Nội dung này bao gồm các công việc sau đây: Soạn thảo văn bản. Duyệt văn bản. Đánh máy và nhân văn bản. Trình ký và ban hành văn bản. Thứ hai, Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản. Nội dung này bao gồm các công việc sau đây: Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến. Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi. Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản nội bộ và văn bản mật. Tổ chức công tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ. Thứ ba, Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu. Trong doanh nghiệp thường có hai loại con dấu sau: dấu doanh nghiệp và dấu văn phòng. Ngoài hai loại dấu trên doanh nghiệp còn có thể sử dụng các con dấu như: dấu chỉ mức độ mật, dấu chỉ mức độ khẩn, dấu đến, dấu tên cơ quan, dấu họ tên của những người có thẩm quyền ký văn bản trong doanh nghiệp. Dấu của doanh nghiệp là thành phần đảm bảo tính chân thực và hợp pháp của văn bản. Vì vậy việc quản lý và sử dụng con dấu phải tuân theo những quy định nghiêm ngặt của nhà nước và của doanh nghiệp: Mỗi doanh nghiệp chỉ được sử dụng một con dấu loại giống nhau. Con dấu doanh nghiệp phải do thủ trưởng doanh nghiệp hoặc chánh văn phòng giao cho người có trách nhiệm, có trình độ chuyên môn lưu giữ. Người giữ và bảo quản con dấu phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc giữ và đóng dấu, cho nên con dấu không được cho người khác mượn. Khi đi vắng phải bàn giao cho người được trưởng phòng chỉ định. Người giữ con dấu không đem con dấu doanh nghiệp về nhà hoặc đi công tác. Con dấu phải được bảo quản cẩn thận, khi mất phải báo ngay cho lãnh đạo. Việc khắc con dấu phải do Bộ nội vụ ( nay là bộ công an) quản lý. Mực dấu phải sử dụng đúng loại mực quy định có màu đỏ tươi. 3.6.2. Công tác lưu trữ. " Lưu trữ là sự lựa chọn tài liệu, giữ lại và tổ chức khao học những văn bản, tài liệu có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp để làm bằng chứng và để tra cứu khi cần thiết". Công tác lưu trữ bao gồm các nội dung sau: Phân loại tài liệu: là quá trình tổ chức khoa học nhằm làm cho tài liệu thuộc phông trữ quốc gia, tài liệu trong từng kho lưu trữ và các phông lưu trữ phản ánh đúng hoạt động của doanh nghiệp. Xác định giá trị tài liệu: là quy định thời gian cần thiết cho việc bảo quản tài liệu, loại ra những tài liệu hết giá trị để huỷ bỏ. Xác định giá trị tài liệu đúng đắn sẽ góp phần giữ gìn được những tài liệu có giá trị, đồng thời loại bỏ những tài liệu hết giá trị giảm bớt chi phí bảo quản, tạo điều kiện sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ. Bảo quản tài liệu lưu trữ: là toàn bộ những công việc được thực hiện nhằm bảo đảm giữ gìn nguyên vẹn, lâu bền và an toàn tài liệu lưu trữ. Công việc này có ý nghĩa rất quan trọng, đồng thời nó cũng là một công việc khó khăn, đặc biệt trong điều kiện lịch sử, địa lý, khí hậu nước ta. Tiêu huỷ tài liệu khi hết hạn: Tài liệu khi hết hạn sử dụng phải được đánh giá lại và tiêu huỷ để giảm bớt chi phí bảo quản. CHƯƠNG II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ NAM ĐÌNH VŨ I. KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CPĐT NAM ĐÌNH VŨ 1. Quá trình hình thành và phát triển. Tên công ty: Tên giao dịch: CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ NAM ĐÌNH VŨ Tên quốc tế bằng tiếng anh: NAM DINH VU INVESTMENT JOINT STOCK COMPANY Tên viết tắt: NDV Trụ sở chính: Số 5 Hồ Xuân Hương, phường Minh Khai, quận Hồng Bàng, thành phố Hải Phòng Số điện thoại: 0313569301 Số fax: 0313569300 Số vốn điều lệ: 600.000.000.000 đồng Tài khoản số 34784539 tại ngân hàng Á Châu – chi nhánh tại Hải Phòng Mã số thuế 0200756782. Công ty cổ phần đầu tư Nam Đình Vũ thành lập theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0203003559 ngày 16/10/2007 và chính thức đi vào hoạt động ngày 18/2/2008. Công ty được thành lập bởi 2 pháp nhân và 3 thể nhân để đầu tư, phát triển và kinh doanh hạ tầng khu công nghiệp và cảng biển Nam Đình Vũ. Đây là sự kế thừa và phát huy năng lực, kinh nghiệm của những đơn vị, cá nhân trong lĩnh vực đầu tư, kinh doanh hạ tầng khu công nghiệp và cảng biển. Một là, Tổng công ty tài chính dầu khí Việt Nam (www.pvfc.com.vn): ngoài khả năng huy động vốn đầu tư và cho vay tín dụng, hiện nay đang đầu tư và quản lý khai thác nhiều dự án về đô thị, cảng biển và các nhà máy công nghiệp trên toàn quốc. Ngoài ra Công ty còn có hệ thống các công ty thành viên có nhiều kinh nghiệm trong các lĩnh vực đầu tư, kinh doanh bất động sản, huy động vốn và quản lý dự án. Hai là, Tổng công ty cổ phần đầu tư Sao Đỏ (www.saodo-hp.com): Hiện đang là chủ đầu tư 2 dự án Khu đô thị Anh Dũng 2 và Sao Đỏ 1 trên địa bàn thành phố với tổn._.g diện tích 17ha. Các dự án do Sao Đỏ làm chủ đầu tư đều được đánh giá có chất lượng và tiến độ tốt nhất trong các dự án phát triển trên địa bàn thành phố, ngoài ra Sao Đỏ còn có các Công ty thành viên trong lĩnh vực xây lắp, Công ty kinh doanh và khai thác vật liệu xây dựng đang hoạt động rất có uy tín và hiệu quả. Một trong 3 thể nhân đó là Ông Bùi Quang Khả: hiện đang là chủ tịch hội đồng quản trị Công ty cổ phần du lịch quốc tế Hòn Dấu – là chủ đầu tư khu du lịch quốc tế Hòn Dấu tại thị xã Đồ Sơn, Hải Phòng. Dự án có quy mô 96ha với tính chất thi công lấn biển quy mô lớn , phức tạp và được đánh giá là dự án đầu tư nhanh và hiệu quả cao tại Hải Phòng. Công ty cổ phần đầu tư Nam Đình Vũ hiện đang là chủ đầu tư dự án khu công nghiệp phía nam bán đảo Đình Vũ - Hải Phòng, quy mô dự án khoảng 915ha. Hiện nay dự án đang trong giai đoạn lập quy hoạch chi tiết, thiết kế kỹ thuật thi công và chuẩn bị đầu tư thi công hạ tầng. Đến nay công tác chuẩn bị đầu tư đã tương đối hoàn thành, dự kiến đến tháng 9/2009 sẽ đi vào khởi công. Đây là dự án lớn với tổng mức đầu tư hạ tầng gần 5000 tỷ. Như vậy trên cơ sở vận dụng kinh nghiệm, năng lực của các cổ đông, đối tác; Công ty cổ phần đầu tư Nam Đình Vũ đã hội tụ đầy đủ các yếu tố cần thiết như tài chính, kinh nghiệm, năng lực quản lý và thu hút đầu tư. Bên cạnh đó Công ty đang đàm phán với 6 đối tác từ Việt Nam, Singapo, Đức, Nhật, Mỹ và Hàn Quốc trong lĩnh vực dịch vụ tư vấn thu hút đầu tư và chăm sóc khách hàng tại dự án. 2. Chức năng, nhiệm vụ của công ty. Công ty cổ phần đầu tư Nam Đình Vũ là Công ty kinh doanh hạ tầng khu công nghiệp chuyên kinh doanh các ngành nghề sau: Xây dựng nhà các loại. Xây dựng công trình kỹ thuật dân dụng. Hoạt động xây dựng chuyên dụng khác như: Xây dựng hạ tầng kỹ thuật khu công nghiệp, khu đô thị mới, văn phòng, khách sạn, nhà hàng, khu du lịch, khu vui chơi giải trí, khu thương mại; Xây dựng công trình công nghiệp, giao thông , thuỷ lợi. Khai thác đá, cát, sỏi, đất sét. Bán buôn các vật liệu và thiết bị lắp đặt trong xây dựng. Bán buôn nhiên liệu rắn, lỏng, khí và các loại sản phẩm liên quan. Vận tải hàng hoá ven biển và viễn dương; Vận tải hành khách ven biển và viễn dương; Vận tải hàng hoá đường thuỷ nội địa; Vân tải hành khách đường thuỷ nội địa; Vận tải hàng hoá bằng đường bộ; Vân tải hành khách bằng xe khách nội tỉnh, liên tỉnh. 3. Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty CPĐT Nam Đình Vũ. Công ty cổ phần đầu tư Nam Đình Vũ hoạt động dưới hình thức Công ty cổ phần, cơ quan cao nhất là Đại hội đồng cổ đông, cơ quan giám sát giúp việc cho đại hội đồng cổ đông là Ban kiểm soát, dưới Đại hội đồng cổ đông là Hội đồng quản trị, Ban tổng giám đốc và các bộ phận chức năng. Bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng. Sơ đồ 1: Cơ cấu tổ chức HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ TỔNG GIÁM ĐỐC ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG BAN KIỂM SOÁT BỘ PHẬN TÀI CHÍNH KẾ TOÁN BỘ PHẬN KỸ THUẬT BỘ PHẬN KINH DOANH BỘ PHẬN TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH ( Nguồn: Phòng Tổ chức - Hành chính) 4. Nhiệm vụ của từng phòng ban. 4.1. Đại hội đồng cổ đông. Thông qua định hướng phát triển Công ty. Quyết định các loại cổ phần và tổng số cổ phần từng loại được quyền bán và quyết định mức cổ tức hàng năm. Bầu hoặc mãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị, thành viên ban kiển soát. Quyết định đầu tư hoặc bán số tài sản có giá trị hoặc lớn hơn 50% tổng giá trị tài sản ghi trong báo cáo tài chính gần nhất. Quyết định bổ sung hoặc sửa đổi điều lệ Công ty. Thông qua báo cáo tài chính hàng năm. Xem xét về những vi phạm của Hội đồng quản trị và ban kiểm soát. Quyết định tổ chức lại hoặc giải thể Công ty. 4.2. Hội đồng quản trị. Quyết định chiến lược Công ty. Quyết định phương án đầu tư và dự án đầu tư trong thẩm quyền và giới hạn. Quyết định cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ Công ty. Duyệt chương trình, nội dung tài liệu phục vụ đại hội đồng cổ đông. Kiến nghị, bổ sung, sửa đổi, cải tiến cơ cấu tổ chức quản lý điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. 4.3. Tổng giám đốc. Là người đại diện theo pháp luật, có quyền điều hành cao nhất của Công ty, chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị và trước pháp luật về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình được giao. Tổng giám đốc do Hội đồng quản trị bầu hoặc thuê người khác làm. 4.4. Bộ phận kỹ thuật. Phòng kỹ thuật là đơn vị tham mưu: quản lý, hoạch định chiến lược trước mắt và lâu dài về công tác kỹ thuật, xây dựng, duy trì và phát triển hệ thống chất lượng của công ty. Phòng kỹ thuật có các nhiệm vụ sau: Hoạch định chiến lược về chất lượng sản phẩm của công ty: đầu tư phương tiện, thiết bị và trang thiết bị công nghệ cho sản xuất, phương pháp quản lý kỹ thuật. Dừng thi công công trình nếu công việc không đảm bảo chất lượng và đảm bảo an toàn. Nghiên cứu, đề xuất các đơn vị cung cấp dịch vụ trong lĩnh vực thi công có hiệu quả đối với từng hạng mục công trình thuộc từng dự án. Đảm bảo tiến độ và chất lượng các hạng mục công trình của dự án. Nghiên cứu đề xuất các giải pháp thi công giảm giá thành và đẩy nhanh tiến độ. Cung cấp các giải pháp dịch vụ hạ tầng cho các nhà đầu tư trong khu công nghiệp Nam Đình Vũ. Phối hợp với các cơ quan chức năng, đơn vị liên quan để kết nối hạ tầng cho dự án. 4.5. Bộ phận kinh doanh. Bộ phận kinh doanh là đơn vị tham mưu giúp việc cho Tổng giám đốc công ty, có các nhiệm vụ như sau: Thiết lập kế hoạch kinh doanh. Nghiên cứu thị trường phục vụ việc xây dựng các kế hoạch sản xuất, kinh doanh của Công ty. Quảng bá, tiếp thị hình ảnh và thương hiệu của Công ty cũng như dự án đến với khách hàng. Thu hút đầu tư và tổ chức các cuộc xúc tiến đầu tư. Thực hiện các thủ tục đầu tư và các hoạt động hỗ trợ nhà đầu tư. Thực hiện các dịch vụ hỗ trợ trước, trong và sau đầu tư của các nhà đầu tư. Theo dõi các hợp đồng khách hàng. 4.6. Bộ phận tài chính - kế toán. Phòng tài chính - kế toán là đơn vị tham mưu giúp việc cho Tổng giám đốc công ty về mặt quản lý tài chính, đảm bảo khả năng thanh toán và đáp ứng đầy đủ, kịp thời nguồn tài chính cho các hoạt động sản xuất kinh doanh. Trong đó kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước Tổng giám đốc công ty về việc thực hiện pháp lệnh kế toán thống kê, về tổ chức mọi hoạt động kế toán của công ty. Phòng kế toán có nhiệm vụ như sau: Bộ phận kế toán – tài chính phải lập kế hoạch báo cáo dự trù kinh phí hàng tháng trình Tổng giám đốc phê duyệt. Bám sát các kế hoạch tuần, tháng, quý để chủ động thanh quyết toán các hợp đồng theo đúng với nội dung, không được trái với chế độ kế toán thống kê và nguyên tắc thanh quyết toán của nhà nước và điều lệ của Công ty. Phải phối hợp kịp thời và thường xuyên với các phòng ban để đánh giá hiệu quả kinh doanh, giá thành, tìm ra khâu thất thoát yếu kém trong quản lý kinh doanh. Từ đó đề nghị với Tổng giám đốc Công ty có biện pháp điều chỉnh kịp thời. Nếu Tổng giám đốc không điều chỉnh thì có quyền kiến nghị với Hội đồng quản trị. Làm công tác hạch toán kế toán, báo cáo thống kê thực tế tại Công ty và báo cáo từ ngày 23 – 30 hàng tháng về Công ty, cùng với bản kế hoạch cho tháng sau. Phải thiết lập hệ thống phương pháp quản lý và thống nhất các bản báo cáo trình Tổng giám đốc phê duyệt, là cơ sở để quản lý. Trong quá trình thực hiện để phù hợp với tính năng động của Công ty mà vẫn đảm bảo được chế độ quản lý chặt chẽ, đề nghị liên tục cải tiến, đổi mới phương pháp, thay đổi phương pháp quản lý đều phải được Tổng giám đốc phê duyệt. 4.7. Bộ phận Tổ chức – Hành chính. Phòng Tổ chức - hành chính là đơn vị tham mưu giúp việc cho tổng giám đốc công ty, về các công tác tổ chức, công tác cán bộ, thực hiện các chế độ chính sách của nhà nước đối với CBCNV, quản lý hồ sơ lí lịch của CBCNV, công tác hành chính, công tác văn thư lưu trữ, phục vụ xe con của công ty. Nhiệm vụ của phòng Tổ chức - hành chính: Tổ chức , đào tạo, tuyển dụng nhân sự. Xây dựng, cập nhật, duy trì và cải tiến các chính sách về nhân sự các quá trình liên quan đến hoạt động của Công ty, chịu trách nhiệm hoàn tất các thủ tục liên quan đến giải quyết các chế độ cho cán bộ nhân viên theo quy định của luật Lao động và quy chế của Công ty. Phụ trách công tác phát ngôn, tuyên truyền, tham gia các hoạt động xã hội và từ thiện. Quản lý có hiệu quả các thiết bị, văn phòng phẩm. Quản lý và sử dụng các con dấu đúng quy định. Xây dựng các tổ chức xã hội và phong trào xã hội như: tổ chức công đoàn, hội thanh niên, hội phụ nữ, các phong trào thể thao… Soạn thảo các văn bản theo quy định của pháp luật, theo yêu cầu công việc của phòng Tổ chức – Hành chính. Quản lý công văn đến, công văn đi và các tài liệu có liên quan trong Công ty; sắp xếp và quản lý, kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý văn bản tài liệu lưu hồ sơ công ty. Tiếp đón khách đến làm việc, trực điện thoai, tiếp nhận công văn đến. II. HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY CPĐT NAM ĐÌNH VŨ 1. Tình hình lao động của công ty. BẢNG CƠ CẤU LAO ĐỘNG STT Tiêu chí Năm 2008 Quý 1 năm 2009 Số lượng ( người) Tỷ lệ ( %) Số lượng Tỷ lệ ( người) Tỷ lệ ( %) Tổng số lao động 11 100 14 100 1 Giới tính Nam Nữ 6 5 54,5 45,5 8 6 57,1 42,9 2 Độ tuổi 18 - 35t 35 - 45t 8 3 72,7 27,3 11 3 78,6 21,4 3 Trình độ Đại học Cao đẳng Trung cấp 7 1 3 63,6 9,1 27,3 9 2 3 64,3 14,3 21,4 ( Nguồn: Phòng Tổ chức - Hành chính) Qua bảng cơ cấu lao động trên ta thấy số lượng lao động của công ty là tương đối ít nhưng so với thực trạng công việc là phù hợp. Quy mô về nguồn nhân lực của công ty có xu hướng tăng lên 3 nhân viên tương ứng với 27,3% so với năm 2008. Sự thay đổi về nhân lực là do các nguyên nhân sau: - Do nhu cầu công việc của công ty ngày càng nhiều và tương lai đến cuối năm 2009 còn tuyển thêm nhiều nhân viên nữa, dần dần sẽ đầy đủ những vị trí như sơ đồ 1. Trong công ty có sự sắp xếp, bố trí lại đội ngũ. Ngoài ra bảng số liệu về lao động trên còn thể hiện một số khía cạnh của công ty: Về giới tính: Lao động nam có xu hướng tăng lên và luôn duy trì với số lượng lớn hơn lao động nữ. Nguyên nhân của tình trạng này là do đặc thù riêng của công ty, công ty cần nhiều nhân viên phụ trách về kỹ thuật, thiết kế các bản vẽ, cần sức khoẻ để đi khảo sát, công tác xa nhà. Lao động nam thường giữ những vị trí quan trọng như: Tổng giám đốc, trưởng phòng. Lao động nữ thường phụ trách các công việc văn phòng, kế toán. Về trình độ: Là một doanh nghiệp trẻ kinh doanh trên thị trường, cạnh tranh là yếu tố không thể thiếu, công ty đã dần khẳng định vị trí của mình trên thương trường trở thành chủ đầu tư một dự án lớn với tổng mức đầu tư khá lớn. Có được điều đó là nhờ vào công tác tuyển dụng lao động có trình độ để đáp ứng được yêu cầu ngày càng cao mà công việc đặt ra. Do vậy số lượng CBCNV có trình độ đại học luôn giữ vị trí cao nhất và ngày càng có xu hướng tăng. Cụ thể năm 2008 là 7/11 người tương ứng với 63,6% và sang quý 1 của năm 2009 là 9/14 tương ứng với 64,3% tức là tăng 0,7%. Số CBCNV còn lại là trình độ cao đẳng và trung cấp. Về độ tuổi lao động: Có thể nhận thấy ngay rằng đội ngũ CBCNV của công ty còn khá trẻ, không có ai quá 36 tuổi. Điều đó cũng đem lại nhiều lợi thế cho doanh nghiệp. Đội ngũ nhân viên trẻ thường năng động, sáng tạo, dám nghĩ dám làm, nhiệt tình, thông minh dễ dàng tiếp thu khoa học công nghệ hiện đại. Bên cạnh đó họ lại thiếu kinh nghiệm, đôi khi lại bồng bột và nôn nóng dễ làm việc theo cảm tính và có xu hướng thích chuyển chỗ làm. Về thời gian làm việc: Công ty quy định thời gian làm việc của cán bộ nhân viên là 8 tiếng/ngày. Sáng từ 7h30 - 11h30, chiều từ 13h30 - 17h, nghỉ thứ 7, chủ nhật. Cán bộ nhân viên không rời vị trí làm việc và đảm bảo giờ công, ngày công theo quy định. Về thu nhập bình quân của cán bộ nhân viên Năm 2008: 3.200.000đ/người/tháng Đến quý 1 năm 2009: 3.500.000đ/người/tháng Như vậy mức bình quân của cán bộ công nhân viên cũng dần được cải thiện. Tuy nhiên mức tăng không đáng kể nhưng điều đó cũng có ý nghĩa rất lớn: đời sống của cán bộ nhân viên trong công ty đã dần ổn định và tăng lên, cũng có nghĩa hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp theo chiều hướng tốt. Khi dự án triển khai dự kiến mức thu nhập bình quân khoảng 4.000.000đ/người/tháng. 2. Hoạt động kinh doanh Mục tiêu của mọi doanh nghiệp là kinh doanh phải có lợi nhuận và công ty cổ phần đầu tư Nam Đình Vũ cũng không loại trừ. Khác với các doanh nghiệp kinh doanh sản xuất đơn thuần chỉ cần có sản phẩm làm ra, tiêu thụ trên thị trường hoặc kinh doanh một mặt hàng hay dịch vụ có thời gian tương đối ngắn là có thể có doanh thu dù lỗ hay lãi. Nhưng công ty cổ phần đầu tư Nam Đình Vũ như đã trình bày ở trên là công ty kinh doanh hạ tầng khu công nghiệp phía nam bán đảo Đình Vũ. Có thể hiểu đơn giản như sau: công ty thuê đất của nhà nước trong vòng từ 50 - 70 năm kể từ ngày cấp giấy phép xây dựng, rồi tiến hành xây dựng các nhà máy, nhà xưởng,... và cho các chủ đầu tư vào khu công nghiệp thuê lại để sản xuất kinh doanh tương tự như khu các khu công nghiệp khác như khu công nghiệp Nomura - Hải phòng. Chính vì điều đó ngay từ khi mới đi vào hoạt động năm 2008 ban lãnh đạo công ty đã xác định công ty sẽ bị lỗ trong vòng 3 năm. Dự án đang trong giai đoạn chuẩn bị khởi công dự kiến tháng 9/2009 chính thức khởi công, do đó rất nhiều chi phí mà công ty cần chi trong khi đó công ty lại chưa có một nguồn thu nào khác, do đó lỗ là một vấn đề đương nhiên. Cụ thể là năm 2008 vừa qua công ty đã đạt lợi nhuận là ( - )1.811.037.198 đồng. Một số tiền khá lớn nhưng phù hợp đặc thù kinh doanh các ngành nghề của doanh nghiệp. Trong khi đó công ty đề ra kế hoạch là lợi nhuận có thể âm từ 1 tỷ hai - 1 tỷ rưỡi . Như vậy kết quả kinh doanh mà công ty đạt được vượt chỉ tiêu cho phép nhưng điều đó cũng dễ hiểu vì công ty mới đi vào hoạt động chưa dự toán một cách chính xác các khoản chi phí, do ý thức của mỗi người lao động và do thị trường cũng như các nhà cung cấp biến đổi không ngừng. Năm 2009 dự án càng tiến gần tới ngày khởi công nhu cầu chi tiêu càng lớn, khả năng lợi nhuận kinh doanh lại âm là điều không tránh khỏi. Nhưng trên thực tế đó công ty cũng đã phần nào rút ra kinh nghiệm trong việc lựa chọn các dịch vụ cũng như chi trả các chi phí thực sự cần thiết tránh lãnh phí, công ty tuyên truyền vận động toàn thể nhân viên ra sức tiết kiệm mọi chi phí có thể như: tắt máy tính, điều hòa, bóng đèn,..khi không sử dụng cũng góp phần không nhỏ vào việc tiết kiệm chi phí và giảm bớt lợi nhuận âm của doanh nghiệp. Nhìn chung công ty cổ phần đầu tư Nam Đình Vũ là một doanh nghiệp trẻ nhưng đang đi đúng hướng đúng chiến lược đề ra. Mặc dù kết quả kinh doanh đang âm ở những năm đầu nhưng điều đó không có nghĩa là doanh nghiệp làm ăn không hiệu quả mà là yêu cầu thực tế của công ty để công ty tiến bước trên con đường sắp tới. 3. Những thuận lợi và khó khăn của công ty. 3.1. Thuận lợi Là doanh nghiệp trẻ nhưng với nhiều lợi thế kinh nghiệm, tài chính, và năng lực quản lý từ 2 pháp nhân lớn, công ty hiện đang là chủ đầu tư dự án xây dựng và kinh doanh hạ tầng khu công nghiệp Nam Đình Vũ. Một dự án lớn với tổng mức đầu tư dự kiến 5000 tỷ VND, thời gian thực hiện dự án từ 50 – 70 năm kể từ ngày cấp giấy phép đầu tư. Là chủ dự án nằm trong quy hoạch phát triển khu kinh tế Đình Vũ – Cát Hải, phù hợp với quy hoạch tổng thể phát triển kinh tế - xã hội thành phố. Do đó dự án rất được các cấp chính quyền xem xét và chú ý. Công ty đã hội tụ đầy đủ đội ngũ lãnh đạo có năng lực và kinh nghiệm quản lý. Đội ngũ CBCNV trẻ có năng lực, nhiều nhiệt huyết và thiết tha cống hiến, thể hiện mình. Công ty có một cơ chế quản lý vững mạnh, công nhân viên công ty luôn được tạo điều kiện để phát huy năng lực, mọi người đều yên tâm làm việc trong không khí dân chủ lành mạnh. Dự án Công ty đang triển khai gặp rất nhiều thuận lợi và triển vọng đem lại hiệu quả kinh tế cao. Cụ thể như sau: Nơi tiến hành dự án giáp với hệ thống cảng biển ( Chùa vẽ, Đình vũ và tương lai có thêm cửa ngõ quốc tế Lạch Huyện ) gần cảng hàng không Cát Bi và gắn kết với trục đường cao tốc Hà Nội - Hải phòng….Do vậy, lợi thế về vị trí của dự án sẽ là yếu tố thu hút hàng đầu các nhà đầu tư. Hiện nay khu vực đầu tư của Công ty chủ yếu là mặt nước và đầm nuôi trồng thuỷ sản nên có nhiều thuận lợi trong công tác đền bù giải phóng mặt bằng, đẩy nhanh tiến độ và tiết kiệm chi phí. Được hưởng nhiều chính sách ưu đãi của khu kinh tế trong quá trình đầu tư và thu hút đầu tư, đặc biệt là đơn vị thành viên của tập đoàn dầu khí trong lĩnh vực khai thác các sản phẩm hoá lỏng, chế tạo và lắp đặt các thiết bị cơ khí siêu trường, siêu trọng. Công ty được ban quản lý dự án hỗ trợ tích cực từ việc chuẩn bị hồ sơ thành lập khu công nghiệp đến việc triển khai dự án, giải quyết các thủ tục đền bù giải phóng mặt bằng, làm đê biển, khai thác cát……. Các tổ chức kinh tế hoạt động trong khu phi thuế quan được xuất khẩu ra nước ngoài và nhập khẩu từ nước ngoài vào tất cả các hàng hoá, dịch vụ không thuộc diện cấm không phải nộp thuế nhập khẩu, xuất khẩu. Đồng thời không hạn chế thời gian lưu trữ hàng hoá trong Khu phi thuế quan, tàu nước ngoài được trực tiếp vào khu cảng phi thuế quan nhận và giao hàng. Trong xu thế hội nhập các thành phố lớn đã và đang là điểm dừng chân có hiệu quả của các nhà đầu tư trong và ngoài nước. Trong đó Hải Phòng cũng không ngoại trừ. Do đó Công ty càng dễ dàng trong việc mời gọi đầu tư và mời gọi khách hàng đến thuê cơ sở. 3.2. Khó khăn Bên cạnh những thuận lợi Công ty cũng gặp không ít khó khăn. Một khó khăn mà hầu như doanh nghiệp nào cũng gặp phải là cuộc cạnh tranh trên thị trường ngày càng gay gắt, yêu cầu của khách hàng cũng ngày càng khắt khe. Đội ngũ công nhân viên của công ty còn rất trẻ, bên cạnh những ưu điểm năng động sáng tạo trong công việc thì họ lại thiếu kinh nghiệm thực tiễn. Suất đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng kỹ thuật cao. Địa hình, địa chất nơi Công ty làm chủ đầu tư khá phức tạp, là khu vực thường xuyên bị bão lũ và sóng gió nên cần phải ưu tiên thi công hệ thống đê bao trong thời gian ngắn, điều đó có thể làm tăng chi phí đầu tư. Toàn bộ hệ thống đầu mối giao thông ngoài hàng rào Khu phụ thuộc rất lớn vào tiến độ của đường cao tốc Hà Nội - Hải phòng. III. Thực trạng về hoạt động văn phòng tại công ty CPĐT Nam Đình Vũ. Hệ thống văn phòng công ty CPĐT Nam Đình Vũ được hình thành cùng với sự ra đời của công ty. Văn phòng công ty làm việc theo chế độ thủ trưởng do giám đốc phụ trách và chịu trách nhiệm trước công ty. Tuy nhiên mọi hoạt động về tham mưu, tổng hợp về nhiệm vụ hành chính hầu như tập trung tại phòng Tổ chức - Hành chính. Do vậy phần thực trạng luận văn chỉ đi sâu nghiên cứu hoạt động của phòng Tổ chức - Hành chính của công ty. Có thể nói phòng Tổ chức - Hành chính là đại diện cho hoạt động văn phòng của công ty. 1. Cơ cấu tổ chức phòng Tổ chức hành chính của công ty CPĐT Nam Đình Vũ Để phù hợp với các điều kiện làm việc văn phòng của công ty được tổ chức một cách gọn nhẹ khoa học. Điều đó được thể hiện qua sơ đồ cơ cấu tổ chức sau: Sơ đồ 2: Cơ cấu tổ chức TRƯỞNG PHÒNG BỘ PHẬN VĂN THƯ BỘ PHẬN BẢO VỆ BỘ PHẬN TẠP VỤ ( Nguồn: Phòng Tổ chức – Hành chính) Trong cơ cấu tổ chức của công ty văn phòng có vị trí như một nhân tố trung tâm của các luồng thông tin và phục vụ hậu cần. Có thể xem xét văn phòng như một trạm trung chuyển giao lưu giữa nhiều đầu mối khác nhau cả bên trong và bên ngoài công ty. Văn phòng công ty CPĐT Nam Đình vũ bao gồm: Trưởng phòng, bộ phận văn thư lưu trữ, bộ phận bảo vệ và bộ phận tạp vụ. Chức năng cụ thể của từng bộ phận trên như sau: Trưởng phòng Tổ chức – Hành chính. Trưởng phòng là người đứng đầu bộ phận văn phòng có nhiệm vụ quản lý, điều hành toàn bộ hoạt động của văn phòng. Ngoài ra trưởng phòng còn có quyền tổ chức và điều hành toàn bộ các yếu tố có trong văn phòng cho phù hợp với yêu cầu, nhiệm vụ trong từng thời kỳ. Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước thủ trưởng cơ quan về toàn bộ kết quả hoạt động của văn phòng. Bộ phận văn thư lưu trữ. Nhân viên văn thư lưu trữ thực hiện các nhiệm vụ sau: xử lý bưu tín, biên tập các văn bản, chuẩn bị thư từ, các bản ghi nhớ, các văn bản, các báo cáo, thu thập các dữ liệu trong và ngoài doanh nghiệp, đánh máy, sao in tài liệu chuẩn bị phát hành, lập hồ sơ lưu trữ và tra cứu hồ sơ, chuẩn bị các cuộc họp, hội nghị,... Bộ phận bảo vệ. Nhân viên bảo vệ chịu trách nhiệm đảm bảo an ninh trật tự về cả con người và tài sản của công ty. Nhân viên tạp vụ. Nhân viên tạp vụ chịu trách nhiệm về vấn đề đảm bảo vệ sinh môi trường trong công ty, từ phòng tổng giám đốc, đến nơi làm việc của các phòng ban và tất cả các khu vệ sinh. 2. Thực trạng công tác văn phòng tại công ty CPĐT Nam Đình Vũ. 2.1. Công tác tham mưu, tổng hợp. Công tác tham mưu tại công ty CPĐT Nam Đình Vũ do phòng Tổ chức - Hành chính đảm nhiệm. Phòng Tổ chức hành chính đã thực hiện các công việc cụ thể trong công tác này như sau: Giúp lãnh đạo lập chương trình công tác theo chức năng nhiệm vụ được giao. Tham mưu cho lãnh đạo để lãnh đạo ra những quyết định đúng đắn nhất, chính xác nhất. Chương trình công tác đối với công ty là kế hoạch tác chiến giúp cho việc chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo được toàn diện, giúp công ty vừa đảm bảo nhiệm vụ trước mắt vừa giúp lãnh đạo nắm bắt được mọi công việc trong thời gian dài. Tại công ty CPĐT Nam Đình Vũ việc xây dựng chương trình công tác được thực hiện như sau: Đối với chương trình công tác năm: Dựa trên báo cáo chi tiết của từng cán bộ chuyên trách về những kết quả đã đạt được của năm trước và kế hoạch hành động năm tới, cán bộ văn phòng trình lãnh đạo bản dự thảo chương trình làm việc của công ty. Sau khi có sự tham gia, đóng góp bổ sung ý kiến của lãnh đạo công ty, cán bộ văn phòng lập bản kế hoạch hoạt động cho công ty rồi gửi lên Tổng giám đốc. Bản kế hoạch đó được giám đốc chính thức xét duyệt, được nhân bản và gửi tới các phòng ban để mọi người nắm được hướng hoạt động phát triển của công ty trong năm tới. Đối với chương trình công tác quý: Trong tháng cuối của quý, cán bộ công nhân viên tự đánh giá tình hình thực hiện chương trình hoạt động của mình trong quý đó. Nêu kết quả đã đạt được, những mặt còn hạn chế, khó khăn cũng như những thuận lợi đồng thời nghiên cứu, xem xét chương trình làm việc của quý tiếp theo. Dựa trên cơ sở những vấn đề được nêu trong chương trình công tác năm và những vấn đề mới phát sinh, các cán bộ đề nghị lãnh đạo điều chỉnh chương trình làm việc cho quý sau. Cán bộ văn phòng thu thập ý kiến của các cán bộ và lãnh đạo rồi tổng hợp, biên soạn chương trình công tác quý của toàn công ty rồi sau đó phân công thực hiện. Đối với chương trình công tác tháng: Vào ngày đầu tiên của tháng, Tồng giám đốc công ty tổ chức cuộc họp giao ban để xây dựng chương trình công tác cho tháng tiếp theo. Cán bộ phòng Tổ chức hành chính soạn thảo chương tình công tác trình lãnh đạo phê duyệt rồi phân phối cho các bộ phận thực hiện. Đối với chương trình công tác tuần: Văn phòng trực tiếp lập lịch công tác tuần trình lên giám đốc. Sau đó giám đốc xem xét văn bản, ký duyệt rồi chuyển xuống văn phòng. Tiếp đó văn phòng in ấn, phát hành cho các phòng ban để các phòng ban thực hiện. Ví dụ chương trình công tác cho công ty tuần 1 tháng 5 năm 2009 ( 02/5 - 07/5/2009) Trước tiên phòng tổ chức hành chính soạn thảo chương trình công tác có nội dung như sau: STT Nội dung Đơn vị chuẩn bị Thời gian thực hiện 1 Họp hội đồng quản trị Phòng tổ chức hành chính 2/5 2 Trình lãnh đạo kế hoạch thu hút đầu tư Phòng kinh doanh 4/5 3 Trình lãnh đạo bản quy hoạch khu công nghiệp Phòng kỹ thuật 5/7 4 Tống giám đốc đi công tác Bắc Ninh Phòng tổ chức hành chính 7/5 Sau khi soạn thảo xong bản dự thảo chương trình được gửi đến phòng kinh doanh, phòng kỹ thuât, phòng tổ chức hành chính, ban lãnh đạo để tham gia góp ý. Khi có ý kiến tham gia hoặc nhận xét của lãnh đạo, văn phòng điều chỉnh, bổ sung và hoàn thiện bản dự thảo. Tiếp đó văn phòng trình thủ trưởng ra quyết định ban hành. Cuối cùng văn phòng giám sát, theo dõi và kiểm tra việc thực hiện chương trình của các phòng ban, đơn vị, cá nhân được giao nhiệm vụ. Có thể thấy cán bộ phòng Tổ chức hành chính công ty cổ phần đầu tư Nam Đình Vũ ngoài việc tham mưu cho lãnh đạo về những vấn đề có liên quan đến công tác văn phòng mà còn có nhiệm vụ tổng hợp chương trình công tác chung cho toàn công ty trong từng năm, từng quý, từng tháng dựa trên cơ sở những kế hoạch mà cán bộ chuyên trách đã đề ra. Những kết quả đã đạt được. Công tác tham mưu tổng hợp tại công ty trong thời gian qua đã đạt được các kết quả như sau: Xây dựng chương trình công tác không trùng lặp chồng chéo lên nhau. Tham mưu cho lãnh đạo những ý kiến những đề xuất có ích. Thực hiện nghiêm túc việc kiểm tra đôn đốc các đơn vị thực hiện chương trình đã đề ra. Những mặt còn hạn chế. Các cán bộ văn phòng vẫn chưa chủ động tham gia đề xuất ý kiến, nhiều khi có cũng không tự giác. Không phân công cụ thể nhiệm vụ giữa cán bộ văn thư và cán bộ văn phòng, nhiều khi công việc không rõ ràng. Nguyên nhân của những hạn chế. Do ý thức tự giác của nhân viên còn kém. Công ty chưa có những biện pháp nhằm kích thích khả năng sáng tạo và đề xuất ý kiến của cán bộ công nhân viên. 2.2. Công tác thông tin, báo cáo. Công tác thông tin. Trong hoạt động của các công ty, doanh nghiệp nhu cầu về thông tin là rất quan trọng. Nhu cầu này lại rất đa dạng và luôn luôn biến đổi, thông tin lúc này là có ích nhưng lúc khác lại là thừa. Nó được xác định tuỳ thuộc vào từng loại công việc, phạm vi hoạt động và các yếu tố khác. Mục tiêu phục vụ cung cấp thông tin cho doanh nghiệp là nhằm đảm bảo cho doanh nghiệp được cung cấp thông tin một cách đầy đủ, cần thiết tạo điều kiện cho doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả. Mục tiêu này có thể thực hiện thông qua việc quản lý văn bản, vào các công nghệ hiện đại như: điện thoại, internet, máy fax... Cụ thể đối với công ty CPĐT Nam Đình Vũ công tác thông tin báo cáo được thực hiện theo các bước sau: Xây dựng và tổ chức nguồn tin. Thu thập thông tin từ các nguồn. Phân tích và xử lý thông tin. Cung cấp và phổ biến thông tin. Bảo quản và lưu trữ thông tin. Phòng Tổ chức hành chính xác định thông tin mà công ty cần để xây dựng và tổ chức các nguồn tin khác nhau. Là một công ty cổ phần trẻ trong xu thế tự do cạnh tranh, và nhà nước có nhiều chính sách cải cách mở cửa kêu gọi đầu tư nước ngoài thì ngày càng nhiều doanh nghiệp tham gia vào lĩnh vực xây dựng kinh doanh hạ tầng khu công nghiệp. Do đó công ty có rất nhiều đối thủ cạnh tranh để trở thành chủ đầu tư chính thức của dự án lớn phía nam bán đảo Đình Vũ. Vấn đề đặt ra là công ty cần rất nhiều thông tin về các đối thủ cạnh tranh, về khách hàng có xu thế đầu tư tại khu công nghiệp và thông tin về các nhà cung cấp. Có nhiều cách để thu thập thông tin từ các nguồn khác nhau... Nhưng thông tin mà văn phòng công ty thu được rất nhiều, văn phòng đã phân tích, xử lý. Đây là cơ hội cho cán bộ văn phòng vận dụng sự sáng tạo để phân tích đánh giá nguồn tin để tài liệu số liệu thu thập được thực sự có ích và xác định các sự việc một cách cụ thể. Văn phòng đã báo cáo những thông tin có giá trị đã thu thập được. Từ đó là căn cứ để ban lãnh đạo công ty đưa ra các giải pháp, phương án thích hợp nhất cho chiến lược cạnh tranh cũng như chiến lược thu hút khách hàng của doanh nghiệp. Sau khi đã cung cấp đầy đủ những thông tin cho ban lãnh đạo thì văn phòng đã bảo quản và lưu trữ thông tin đã sử dụng đó. Mục đích nhằm kéo dài thời gian sử dụng các nguồn tin không những để phục vụ cho ban lãnh đạo ra quyết định mà còn để kiểm chứng thông tin, bổ sung cho các thông tin khác không phải chỉ một lần mà nhiều lần. Do vậy thông tin luôn được văn phòng bảo quản và lưu trữ cẩn thận theo các phương pháp khoa học như: lưu giữ các dữ liệu vào máy tính điện tử, phim ảnh hoặc có thể sắp xếp ngăn lắp vào hồ sơ, giá, tủ khi cần có thể tra cứu được ngay. Đối với công ty những thông tin đó rất quan trọng và cần thiết để hoạt động có hiệu quả. Nếu hệ thống văn bản được tổ chức khoa học tạo khả năng đánh giá một cách khách quan công tác thực tiễn của công ty, giúp công ty có được những thông tin cần thiết để tiến hành vững chắc các hoạt động của mình, đưa ra các quyết định có căn cứ khoa học. Tuy nhiên hiện nay tại công ty hệ thống văn bản tổ chức chưa được khoa học nên đã không thể tạo môi trường thông tin tốt cho hoạt động quản lý của công ty. Ngoài việc thu thập thông tin qua hệ thống văn bản của công ty thì thông tin cũng được văn phòng thu nhận qua hệ thống các công nghệ hiện đại như: điện thoại, internet, máy fax,... Về việc trao đổi thông tin giữa lãnh đạo cơ quan và nhân viên các phòng ban tại công ty CPĐT Nam Đình Vũ rất được lãnh đạo công ty quan tâm. Giám đốc thường xuyên trực tiếp đến các phòng ban xem xét và trao đổi về tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Người ta cho rằng trong thế giới thương mại công nghiệp và hiện đại này thì thông tin được coi là nguồn tài nguyên quan trọng nhất hiện có. Với sự gia tăng các yêu cầu thông tin và những phát triển kỹ thuật xử lý làm hoạt động văn phòng càng có vị trí quan trọng. Đánh giá được tầm quan trọng đó của thông tin, ban lãnh đạo công ty luôn coi trọng đến việc thu nhận và xử lý thông tin. Tuy nhiên do điều kiện mới đi vào hoạt động cần chi tiêu nhiều mà kinh phí lại có hạn nên công ty gặp không ít khó khăn và có nhiều bất cập cần thay đổi trong công tác thông tin của công ty. Công tác báo cáo. Như chúng ta đã biết công tác báo cáo là công tác bắt buộc trong quản lý nói chung và trong quản lý doanh nghiệp nói riêng. Tại công ty CPĐT Nam Đình Vũ điều này được quy định cụ thể trong toàn bộ hệ thống công ty. Một bản báo cáo của một bộ phận trong công ty là những thông tin cần thiết để xây dựng báo cáo tổng hợp gửi lên giám đốc. Tại công ty công tác thông tin báo cáo được thực hiện như sau: Báo cáo tháng gửi cho giám đốc công ty với nội dung thực hiện nhiệm vụ kế hoạch của các phòng ban trong công ty, tình hình thực hiện và kết quả thực hiện các quy chế , quy định trong công ty. Báo cáo quý đánh giá thực hiện nhiệm vụ, kế hoạch tài chính của công ty, dự kiến nhiệm vụ công ty trong quý tiếp theo. Báo cáo năm có nội._.