Một số giải pháp nhằm hoàn thiện việc sử dụng phần mềm kế toán tại công ty TNHH TMDV Điện- Điện tử và Tin học Nguyễn Trần Vũ

LÔØI MÔÛ ÑAÀU ----------Ä{Ã----------- Trong quaù trình Coâng nghieäp hoùa – Hieän ñaïi hoùa ñaát nöôùc hieän nay, ñaát nöôùc ta ñaõ coù nhöõng böôùc tieán noåi baät trong neàn kinh teá. Cuøng vôùi vieäc phaùt trieån cuûa khoa hoïc coâng ngheä ngaøy caøng tieân tieán. Vì vaäy, vieäc aùp duïng tin hoïc vaøo coâng taùc keá toaùn trôû thaønh moät nhu caàu caáp thieát, khoâng coøn laøm theo caùch thuû coâng nöõa maø nay thay baèng nhöõng phaàn meàm keá toaùn ñeå coâng vieäc keá toaùn trôû neân nhanh choùng, thuaän tieän hôn. Lyù do choïn ñeà taøi: Trong nhöõng naêm qua, coâng cuoäc ñoåi môùi ñaát nöôùc ñaõ ñaït ñöôïc nhieàu thaønh töïu quan troïng. Quaù trình toaøn caàu hoùa vaø toác ñoä phaùt trieån vuõ baõo cuûa coâng ngheä thoâng tin ñaõ laøm thay ñoåi caên baûn nhöõng moái quan heä truyeàn thoáng. Tröôùc nhöõng taùc ñoäng töø yeâu caàu hieän ñaïi hoùa, vieäc aùp duïng tin hoïc trong coâng taùc quaûn lyù taøi chính keá toaùn laø moät trong nhöõng nhieäm vuï quan troïng ñöôïc caùc doanh nghieäp ñaët leân haøng ñaàu ñeå vöøa ñaùp öùng ñöôïc nhu caàu hoäi nhaäp khu vöïc vaø quoác teá vöøa giuùp doanh nghieäp tuaân thuû heä thoáng caùc chuaån möïc vaø phuø hôïp vôùi caùc quy luaät cuûa kinh teá thò tröôøng. Tin hoïc hoùa hoaït ñoäng kinh doanh laø xu theá baét buoäc ngaøy nay ñoái vôùi caùc doanh nghieäp vöøa vaø nhoû ñeå naâng cao naêng löïc caïnh tranh. Vì vaäy, ngaøy caøng nhieàu doanh nghieäp söû duïng phaàn meàm keá toaùn vaøo trong coâng taùc keá toaùn ñeå giuùp cho coâng taùc keá toaùn trôû neân ñôn giaûn, nhanh choùng, thuaän tieän laïi vöøa phuø hôïp vôùi caùc chuaån möïc keá toaùn cuûa Boä Taøi chính. Töø nhaän thöùc treân cuøng vôùi nhöõng kieán thöùc lónh hoäi ñöôïc töø tröôøng ñaïi hoïc cuõng nhö nhöõng kieán thöùc tích tuï ñöôïc trong suoát quaù trình thöïc taäp taïi Coâng ty TNHH TMDV Ñieän – Ñieän Töû vaø Tin Hoïc Nguyeãn Traàn Vuõ, em ñaõ maïnh daïn ñi saâu tìm hieåu nghieân cöùu ñeà taøi : “Moät soá giaûi phaùp nhaèm hoaøn thieän việc sử dụng phaàn meàm keá toaùn taïi Coâng ty TNHH TMDV Ñieän – Ñieän töû vaø Tin hoïc Nguyeãn Traàn Vuõ ”. Muïc tieâu nghieân cöùu: Ñeà taøi ñi saâu nghieân cöùu nhaèm laøm roõ lyù luaän veà vieäc aùp duïng phaàn meàm keá toaùn vaøo trong coâng taùc toå chöùc keá toaùn, tìm hieåu thöïc teá vieäc aùp duïng phaàn meàm ñoù vaøo coâng ty ñeå phaân tính phaàn meàm treân cô sôû so saùnh vôùi moät soá phaàn meàm khaùc vaø caùc tieâu chuaån, ñieàu kieän cuûa phaàn meàm keá toaùn theo Thoâng tö soá 103/2005/TT-BTC. Töø ñoù ñaùnh giaù vieäc aùp duïng phaàn meàm ñeå ñöa ra moät soá nhaän xeùt, kieán nghò vaø giaûi phaùp goùp phaàn laøm cho coâng taùc keá toaùn ôû ñôn vò thöïc taäp ngaøy caøng trôû neân hoaøn thieän hôn. Ñoái töôïng nghieân cöùu vaø phaïm vi nghieân cöùu: Ñoái töôïng nghieân cöùu: soá lieäu ñöôïc laáy töø phaàn meàm vaø caùc baùo caùo cuûa coâng ty. Töø ñoù ta phaân tích caùc soá lieäu ñoù. Phaïm vi nghieân cöùu: phaân tích vaø ñaùnh giaù vieäc söû duïng phaàn meàm keá toaùn cuûa coâng ty. Phöông phaùp nghieân cöùu: Phöông phaùp ñöôïc söû duïng laø phöông phaùp thoáng keâ moâ taû. Nhaèm giuùp chuùng ta thaáy ñöôïc phaàn meàm chaïy nhö theá naøo, hoaït ñoäng ra sao. Keát caáu cuûa ñeà taøi: Ngoaøi phaàn lôøi môû ñaàu, lôøi caûm ôn, nhaän xeùt cuûa Giaûng vieân höôùng daãn, nhaän xeùt cuûa cô quan thöïc taäp, muïc luïc, phuï luïc, taøi lieäu tham khaûo, keát luaän thì khoaù luaän bao goàm 3 chương : Chöông 1: Cô sôû lyù luaän veà heä thoáng thoâng tin keá toaùn Chöông 2: Tình hình thöïc teá vieäc söû duïng phaàn meàm keá toaùn Tiha taïi Coâng ty TNHH TMDV Ñieän – Ñieän töû vaø Tin hoïc Nguyeãn Traàn Vũ Chöông 3: Nhaän xeùt vaø kieán nghò Trong quaù trình tìm hieåu vaø nghieân cöùu ñeà taøi, do kieán thöùc coøn haïn cheá vaø cuõng nhö kinh nghieäm thöïc teá neân khoùa luaän khoâng traùnh khoûi söï sai soùt. Vì vaäy, em raát mong ñöôïc söï goùp yù, giuùp ñôõ cuûa quyù Thaày Coâ cuøng caùc Anh Chò phoøng Keá toaùn ñeå khoùa luaän cuûa em ñöôïc hoaøn thieän hôn. CHÖÔNG I: CÔ SÔÛ LYÙ LUAÄN VEÀ HEÄ THOÁNG THOÂNG TIN KEÁ TOAÙN 1.1. Heä Thoáng Thoâng Tin Keá Toaùn 1.1.1. Khaùi nieäm heä thoáng thoâng tin keá toaùn Ñeå coù nhöõng hieåu bieát veà heä thoáng thoâng tin keá toaùn, tröôùc tieân ta phaûi tìm hieåu xem heä thoáng laø gì. Treân thöïc teá, chuùng ta coù nhieàu ñònh nghóa khaùc nhau veà heä thoáng tuøy thuoäc vaøo muïc tieâu vaø caùch nhìn cuûa ngöôøi phaùt bieåu. Ñònh nghóa sau ñaây ñöôïc aùp duïng cho haàu heát caùc heä thoáng: 1.1.1.1. Heä thoáng thoâng tin laø gì? Heä thoáng thoâng tin trong doanh nghieäp laø moät loaït caùc thuû tuïc maø khi thöïc hieän seõ cung caáp thoâng tin cho vieäc ra quyeát ñònh vaø kieåm soaùt. Moät doanh nghieäp caàn raát nhieàu thoâng tin thuoäc caùc loaïi khaùc nhau. ª Caáu truùc kieåm soaùt quaûn lyù: Laø caáu truùc kieåm soaùt ñöôïc theå hieän cuï theå qua sô ñoà cô caáu toå chöùc vaø baûn moâ taû coâng vieäc cho caùc nhaân vieân theo moãi loaïi coâng vieäc. Caáu truùc kieåm soaùt quaûn lyù cung caáp moâi tröôøng cho caùc luoàng thoâng tin. Caáu truùc kieåm soaùt quaûn lyù coù daïng hình thaùp vaø bao goàm ba caáp coù vai troø vaø nhieäm vuï nhö sau: Sô ñoà caáu truùc kieåm soaùt Kieåm soaùt chieán löôïc Kieåm soaùt quaûn trò Kieåm soaùt hoaït ñoäng Top Down Bottom Up Kieåm soaùt chieán löôïc bao goàm caùc nhaø quaûn lyù caáp cao nhö toång giaùm ñoác, giaùm ñoác, hoäi ñoàng quaûn trò. Caáp quaûn lyù naøy thöôøng chòu traùch nhieäm veà muïc tieâu cuûa doanh nghieäp, caùc chính saùch hoaït ñoäng, chieán löôïc kinh doanh… Caáp kieåm soaùt chieán löôïc seõ thöôøng giaûi quyeát caùc vaán ñeà phi caáu truùc nhö quyeát ñònh moät doøng saûn phaåm môùi, löïa choïn caùc thò tröôøng môùi… Kieåm soaùt quaûn trò thöôøng laø caùc tröôûng phoøng, ban nhö tröôûng phoøng taøi vuï, tröôûng phoøng nhaân söï, tröôûng ban nghieân cöùu vaø phaùt trieån… ÔÛ caáp naøy, caùc nhaø quaûn lyù thöôøng quaûn trò caùc vaán ñeà baùn caáu truùc trong moät phaïm vi ñöôïc ñònh tröôùc bôûi caáp treân. Kieåm soaùt hoaït ñoäng bao goàm caùc nhaø quaûn lyù caùc hoaït ñoäng nghieäp vuï trong doanh nghieäp nhö quaûn ñoác phaân xöôûng, tröôûng boä phaän baùn haøng… Hoï kieåm soaùt hoaït ñoäng cuûa nhaân vieân, coâng nhaân ñeå hoaøn thaønh caùc muïc tieâu ñaõ ñöôïc giao bôûi caáp kieåm soaùt quaûn trò. Vaán ñeà hoï caàn giaûi quyeát laø nhöõng vaán ñeà coù caáu truùc. ª Luoàng thoâng tin: Thoâng tin laø döõ lieäu ñöôïc saép xeáp laïi cho coù yù nghóa phuø hôïp vôùi ngöôøi söû duïng. Luaân chuyeån thoâng tin laø quaù trình luaân chuyeån döõ lieäu giöõa caùc boä phaän ñeå tieán haønh xöû lyù toång hôïp taïo baùo caùo vaø chuyeån giao baùo caùo cung caáp thoâng tin tôùi ngöôøi söû duïng. Quaù trình luaân chuyeån thoâng tin naøy taïo neân luoàng thoâng tin. Noùi tôùi luoàng thoâng tin laø noùi tôùi thoâng tin ñöôïc luaân chuyeån töø ñaâu ñeán ñaâu. Caáu truùc quaûn lyù doanh nghieäp noùi treân hình thaønh hai luoàng thoâng tin: Luoàng thoâng tin töø treân xuoáng (Top – Down): laø töø caáp cao xuoáng cho caùc caáp quaûn lyù beân döôùi, theå hieän döôùi caùc hình thöùc nhö leänh, chæ thò, keá hoaïch… Luoàng thoâng tin töø döôùi leân (Bottom – Up): thöôøng laø caùc baùo caùo möùc ñoä hoaøn thaønh, baùo caùo toång keát doanh thu, baùo caùo tieán ñoä thi coâng… giuùp cho vieäc ñaùnh giaù hieäu quaû thöïc hieän vaø möùc ñoä tuaân thuû cuûa caùc caáp döôùi ñoái vôùi luoàng thoâng tin töø treân xuoáng trong doanh nghieäp. 1.1.1.2. Heä thoáng thoâng tin keá toaùn ª Baûn chaát: Töø hoaït ñoäng, saûn xuaát, kinh doanh cuûa doang nghieäp, haøng ngaøy coù caùc nghieäp vuï kinh teá phaùt sinh. Caùc nghieäp vuï naøy ñöôïc heä thoáng thoâng tin keá toaùn phaân tích, ghi cheùp vaø löu tröõ caùc ghi cheùp naøy (chöùng töø, soå, theû, baûng…). Khi ngöôøi söû duïng coù yeâu caàu, heä thoáng thoâng tin keá toaùn seõ töø caùc ghi cheùp ñaõ löu tröõ maø phaân tích, toång hôïp vaø laäp caùc baùo caùo thích hôïp cung caáp cho ngöôøi söû duïng thoâng tin. Sô ñoà 1.1: heä thoáng thoâng tin keá toaùn Quyeát ñònh kinh teá Hoaït ñoäng SXKD Ngöôøi söû duïng Phaân tích Ghi cheùp Löu tröõ Phaân tích Toång hôïp Laäp baùo caùo Nghieäp vuï kinh teá Keá toaùn laø moät boä phaän caáu thaønh quan troïng cuûa heä coâng cuï quaûn lyù kinh teá taøi chính, coù vai troø quan troïng trong quaûn lyù ñieàu haønh vaø kieåm soaùt caùc hoaït ñoäng kinh teá taøi chính trong doanh nghieäp, coù vai troø cung caáp thoâng tin ñeå thöïc hieän muïc tieâu quaûn trò doanh nghieäp nhaèm ñaït ñöôïc hieäu quaû cao nhaát. Keá toaùn coù vai troø cung caáp thoâng tin phuïc vuï cho yeâu caàu quaûn trò doanh nghieäp vaø yeâu caàu quaûn lyù kinh teá cuûa nhaø nöôùc. Muïc tieâu cuûa keá toaùn laø laäp ra caùc baùo caùo taøi chính_ phöông tieän truyeàn ñaït thoâng tin keá toaùn taøi chính, trình baøy keát quaû kinh doanh vaø tình hình taøi chính cuûa doanh nghieäp cho nhöõng ngöôøi quan taâm ñeán noù, ñöôïc laäp theo ñònh kyø vaø theo qui ñònh baét buoäc, goàm caùc baùo caùo sau: Baûng caân ñoái keá toaùn: Laø moät trong nhöõng baùo caùo taøi chính quan troïng nhaát cuûa doanh nghieäp. Noù laø baùo caùo taøi chính toång hôïp, phaûn aùnh toång quaùt toaøn boä giaù trò taøi saûn hieän coù vaø nguoàn hình thaønh taøi saûn ñoù cuûa doanh nghieäp taïi moät thôøi ñieåm nhaát ñònh (cuoái thaùng, cuoái quyù, hoaëc cuoái naêm). Soá lieäu treân baûng caân ñoái keá toaùn cho bieát toaøn boä giaù trò taøi saûn hieän coù cuûa doanh nghieäp theo cô caáu cuûa taøi saûn, nguoàn voán vaø cô caáu nguoàn voán hình thaønh caùc taøi saûn ñoù. Caên cöù vaøo Baûng caân ñoái keá toaùn coù theå nhaän xeùt, ñaùnh giaù khaùi quaùt tình hình taøi chính cuûa doanh nghieäp. Baùo caùo keát quaû hoaït ñoäng kinh doanh: Phaûn aùnh tình hình vaø keát quaû hoaït ñoäng kinh doanh cuûa doanh nghieäp, bao goàm keát quaû kinh doanh vaø keát quaû khaùc. Baùo caùo löu chuyeån tieàn teä : Laø baùo caùo taøi chính toång hôïp phaûn aùnh vieäc hình thaønh vaø söû duïng löôïng tieàn phaùt sinh trong kyø baùo caùo cuûa doanh nghieäp. Baûng baùo caùo löu chuyeån tieàn teä naøy seõ ñöôïc coâng boá chung vôùi nhöõng baûng khaùc cuûa baùo caùo taøi chính. Thuyeát minh baùo caùo taøi chính: Laø moät boä phaän hôïp thaønh khoâng theå taùch rôøi cuûa baùo caùo taøi chính doanh nghieäp duøng ñeå moâ taû mang tính töôøng thuaät hoaëc phaân tích chi tieát caùc thoâng tin soá lieäu ñaõ ñöôïc trình baøy trong Baûng caân ñoái keá toùan, Baùo caùo keát quaû hoaït ñoäng kinh doanh, Baùo caùo löu chuyeån tieàn teä cuõng nhö caùc thoâng tin caàn thieát khaùc theo yeâu caàu cuûa caùc chuaån möïc keá toaùn cuï theå. Baûn thuyeát minh baùo caùo taøi chính cuõng coù theå trình baøy nhöõng thoâng tin khaùc neáu doanh nghieäp xeùt thaáy caàn thieát cho vieäc trình baøy trung thöïc, hôïp lyù baùo caùo taøi chính… Caùc thoâng tin do keá toaùn cung caáp caàn thieát vôùi nhu caàu cuûa nhieàu ñoái töôïng söû duïng trong vieäc ra quyeát ñònh. Nhöõng ngöôøi ra quyeát ñònh, duø trong noäi boä hay ôû beân ngoaøi doanh nghieäp, ñeàu muoán ra caùc quyeát ñònh coù nhieàu khaû naêng nhaát ñeå hoaøn thaønh caùc muïc tieâu cuûa hoï baèng caùch söû duïng thoâng tin keá toaùn. 1.1.2. Phaân loaïi heä thoáng thoâng tin keá toaùn: 1.1.2.1. Theo muïc tieâu vaø phöông phaùp: Coù hai loaïi heä thoáng thoâng tin. ª Heä thoáng thoâng tin keá toaùn taøi chính: Cung caáp caùc thoâng tin taøi chính chuû yeáu cho caùc ñoái töôïng beân ngoaøi. Nhöõng thoâng tin naøy phaûi tuaân thuû caùc quy ñònh, cheá ñoä, caùc nguyeân taéc, chuaån möïc keá toaùn hieän haønh. ª Heä thoáng thoâng tin keá toaùn quaûn trò: Cung caáp caùc thoâng tin nhaèm muïc ñích quaûn trò trong noäi boä doanh nghieäp ñeå döï baùo caùc söï kieän seõ xaûy ra vaø döï ñoaùn caùc aûnh höôûng veà taøi chính kinh teá cuûa chuùng ñoái vôùi doanh nghieäp. 1.1.2.2. Theo söï löu tröõ vaø xöû lyù soá lieäu: ª Heä thoáng thoâng tin keá toaùn thuû coâng: Trong nhöõng heä thoáng naøy, nguoàn löïc chuû yeáu laø con ngöôøi, cuøng vôùi caùc coâng cuï tính toaùn, con ngöôøi thöïc hieän toaøn boä caùc coâng vieäc keá toaùn. Döõ lieäu trong caùc heä thoáng naøy ñöôïc ghi cheùp thuû coâng vaø löu tröõ döôùi hình thöùc chöùng töø, soå, theû, baûng… Ñaây laø nhöõng heä thoáng phoå bieán töø nhöõng naêm 1980 trôû veà tröôùc. ª Heä thoáng thoâng tin keá toaùn maùy tính: Nguoàn löïc chuû yeáu laø maùy tính, toaøn boä caùc coâng vieäc keá toaùn töø phaân tích nghieäp vuï, ghi cheùp, löu tröõ toång hôïp, laäp baùo caùo ñeàu do maùy tính thöïc hieän. Döõ lieäu trong caùc heä thoáng naøy ñöôïc ghi cheùp vaø löu tröõ döôùi hình thöùc caùc taäp tin. Heä thoáng giao dòch töï ñoäng (ATM), heä thoáng ghi vaø tính cöôùc ñieän thoaïi, heä thoáng chaám coâng, heä thoáng thu phí giao thoâng töï ñoäng, heä thoáng tính vaø laäp baûng giaù thaønh saûn phaåm trong caùc daây chuyeàn saûn xuaát… laø nhöõng ví duï cho kieåu heä thoáng naøy. ª Heä thoáng thoâng tin keá toaùn treân neàn maùy tính: Nguoàn löïc bao goàm con ngöôøi vaø maùy tính. Trong ñoù, maùy tính thöïc hieän toaøn boä caùc coâng vieäc keá toaùn döôùi söï ñieàu khieån, kieåm soaùt cuûa con ngöôøi. Nhö vaäy, neáu khoâng coù con ngöôøi thì heä thoáng naøy khoâng theå hoaït ñoäng ñöôïc, vaø ngöôïc laïi, neáu khoâng maùy tính thì heä thoáng naøy cuõng khoâng theå vaän haønh hoaøn haûo. Ngoaøi vai troø chuû ñaïo laø ñieàu khieån, kieåm soaùt maùy tính, con ngöôøi coøn coù nhieäm vuï nhaäp caùc döõ lieäu maø heä thoáng maùy tính khoâng töï thu thaäp ñöôïc, cuõng nhö thöïc hieän caùc coâng vieäc baûo maät, baûo veä, baûo trì… heä thoáng. Heä thoáng thoâng tin keá toaùn treân neàn maùy tính laøñoái töôïng nghieân cöùu chính cuûa chuùng ta. 1.1.3. Vai troø cuûa heä thoáng thoâng tin keá toaùn ñoái vôùi hoaït ñoäng saûn xuaát cuûa doanh nghieäp: Heä thoáng thoâng tin keá toaùn ñöôïc coi laø moät thaønh phaàn quan troïng trong vieäc cung caáp caùc thoâng tin cho caùc caáp ñoä ra quyeát ñònh, laø moät coâng cuï caàn thieát cho baát cöù doanh nghieäp naøo muoán öùng duïng hieäu quaû Coâng ngheä thoâng tin vaøo trong caùc coâng taùc ñieàu haønh saûn xuaát, kinh doanh. Cung caáp moät phöông thöùc quaûn lyù caùc taøi lieäu hieäu quaû laøm giaûm ñaùng keå chi phí cuõng nhö thôøi gian cho moãi nhaân vieân vaø cho caû coâng ty. Heä thoáng coøn hoã trôï caùc laõnh ñaïo ñöa ra caùc quyeát ñònh nhanh choùng vaø ñuùng ñaén, caùc nhaân vieân chuû ñoäng veà maët thôøi gian hoaøn thaønh coâng vieäc theo ñuùng yeâu caàu, cho pheùp chuyeån giao taøi lieäu, coâng vieäc vaø trao ñoåi thoâng tin giöõa caùc nhaân vieân vaø caùc caáp laõnh ñaïo ñoái vôùi töøng nhaân vieân moät caùch nhanh choùng. 1.2. Moät Soá Vaán Ñeà Cô Baûn Veà Phaàn Meàm Keá Toaùn: 1.2.1. Khaùi nieäm: Phaàn meàm keá toaùn laø boä chöông trình duøng ñeå töï ñoäng xöû lyù caùc thoâng tin keá toaùn treân maùy vi tính, baét ñaàu töø khaâu nhaäp chöùng töø goác, phaân loaïi chöùng töø, xöû lyù thoâng tin treân caùc chöùng töø theo quy ñònh cuûa cheá ñoä keá toaùn ñeán khaâu in ra soå keá toaùn vaø baùo caùo taøi chính, baùo caùo keá toaùn quaûn trò. 1.2.2. Ñaëc ñieåm: Ngöôøi söû duïng chæ caàn caäp nhaät caùc soá lieäu ñaàu vaøo coøn chöông trình seõ töï ñoäng tính toaùn vaø leân caùc soå saùch, baùo caùo theo yeâu caàu. Cho pheùp truy caäp töø baùo caùo Toång hôïp (Baûng caân ñoái taøi khoaûn) --> Chi tieát (Soå chi tieát) --> Chöùng töø nghieäp vuï phaùt sinh. Töø hoaù ñôn truy ngöôïc laïi caùc chöùng töø thanh toaùn. Soá lieäu ñöôïc löu tröõ treân nhieàu taäp tin giuùp chöông trình coù khaû naêng truy xuaát nhanh hôn khi leân baùo caùo. Keá toaùn khoâng caàn thöïc hieän caùc thao taùc toång hôïp soá lieäu moãi khi heát thaùng. Traùnh ñöôïc tình traïng sai leäch soá lieäu trong baùo caùo neáu sô suaát khoâng toång hôïp laïi soá lieäu sau khi söûa chöùng töø. Cho pheùp chuyeån ñoåi moät caùch linh hoaït caùc maøn hình nhaäp lieäu khi ñang nhaäp chöùng töø, cho pheùp xem baùo caùo khi ñang nhaäp lieäu. Laäp caùc baùo caùo taøi chính theo caùc quyeát ñònh vaø Thoâng tö môùi nhaát cuûa Boä Taøi chính. Laäp baùo caùo thueá giaù trò gia taêng (GTGT) theo Thoâng tö môùi nhaát cuûa Boä Taøi chính. Khi coù caùc Quyeát ñònh hoaëc Thoâng tö môùi do Boä Taøi chính ban haønh, phaàn meàm seõ caäp nhaät caùc phieân baûn chöông trình vaø tö vaán mieãn phí. Baûo maät: Quaûn lyù ngöôøi duøng phaân quyeàn söû duïng, thay ñoåi maät khaåu. An toaøn döõ lieäu: Töï ñoäng sao löu cô sôû döõ lieäu, coù khaû naêng phuïc hoài döõ lieäu ñaõ sao löu. Noái maïng: Nhieàu ngöôøi cuøng laøm vieäc chung moät cô sôû döõ lieäu treân caùc maùy tính noái maïng. 1.2.3. Phaân loaïi: Coù nhieàu tieâu thöùc phaân loaïi phaàn meàm keá toaùn nhö sau: Theo tính chaát chöông trình: Coù phaàn meàm tónh vaø phaàn meàm ñoäng: Phaàn meàm tónh laø caùc phaàn meàm trong ñoù heä thoáng taøi khoaûn keá toaùn ñöôïc ñònh saün theo cheá ñoä hieän haønh taïi thôøi ñieåm saûn xuaát vaø caùc phöông thöùc haïch toaùn, caùc maãu nhaäp lieäu, caùc baùo caùo keát xuaát khoâng theå thay ñoåi ñöôïc. Phaàn meàm ñoäng laø caùc phaàn meàm cho pheùp ngöôøi duøng khai baùo heä thoáng taøi khoaûn, thieát keá tieâu thöùc xöû lyù, thay ñoåi, boå sung maãu nhaäp lieäu, caùc baùo caùo keát xuaát… Theo tính naêng: Coù phaàn meàm keá toaùn taøi chính vaø phaàn meàm keá toaùn quaûn trò: Phaàn meàm keá toaùn taøi chính chæ ñôn thuaàn cho ra caùc thoâng tin baét buoäc cuûa keá toaùn taøi chính. Phaàn meàm keá toaùn quaûn trò xöû lyù döõ lieäu vaø giuùp ngöôøi laõnh ñaïo ñöa ra caùc thoâng tin quaûn trò. Theo giaù caû thò tröôøng: Coù phaàn meàm reû tieàn vaø phaàn meàm ñaét tieàn: Phaàn meàm reû tieàn theo ñònh nghóa laø chi phí ban ñaàu ñeå mua phaàn meàm thaáp, khoâng thoûa maõn quy ñònh veà giaù trò taøi saûn coá ñònh cuûa Boä Taøi chính veà taøi saûn coá ñònh voâ hình. Phaàn meàm ñaét tieàn thì ngöôïc laïi, chi phí ban ñaàu ñeå mua phaàn meàm cao, thoûa maõn quy ñònh veà giaù trò taøi saûn coá ñònh cuûa Boä Taøi chính veà taøi saûn coá ñònh voâ hình. Theo nôi saûn xuaát: Coù phaàn meàm saûn xuaát trong nöôùc vaø phaàn meàm saûn xuaát ôû nöôùc ngoaøi. Theo tính chaát cuûa nhaø saûn xuaát: Coù phaàn meàm do caùc nhaø saûn xuaát chuyeân nghieäp saûn xuaát vaø phaàn meàm do caùc nhaø saûn xuaát baùn chuyeân nghieäp saûn xuaát. Ví duï coù nhöõng doanh nghieäp chuyeân saûn xuaát phaàn meàm keá toaùn vaø trieån khai caùc giaûi phaùp keá toaùn. Trong khi caùc doanh nghieäp baùn chuyeân nghieäp laø caùc doanh nghieäp khoâng chuyeân veà phaàn meàm keá toaùn maø nhaän vieát theo yeâu caàu thieát keá cuûa ngöôøi duøng. 1.2.4. Thaønh phaàn chuû yeáu cuûa moät phaàn meàm keá toaùn: Döõ lieäu ñaàu vaøo Taøi khoaûn: duøng ñeå phaân loaïi vaø heä thoáng hoaù caùc nghieäp vuï kinh teá, taøi chính theo noäi dung kinh teá. Heä thoáng taøi khoaûn keá toaùn doanh nghieäp bao goàm caùc Taøi khoaûn caáp 1, Taøi khoaûn caáp 2, taøi khoaûn trong Baûng caân ñoái keá toaùn vaø taøi khoaûn ngoaøi Baûng caân ñoái keá toaùn theo quy ñònh trong cheá ñoä naøy. Caùc ñoái töôïng theo doõi chi tieát: Taøi saûn coá ñònh, khaùch haøng, nhaø cung caáp,… Nhaäp chöùng töø: phieáu thu, phieáu chi, phieáu nhaäp kho, phieáu xuaát kho, hoaù ñôn baùn haøng,… Xöû lyù: Goàm caùc phaân heä xöû lyù nhö voán baèng tieàn, mua haøng – phaûi traû, baùn haøng – phaûi thu, haøng toàn kho, quaûn lyù taøi saûn, chi phí giaù thaønh, keá toaùn toång hôïp, heä thoáng. Voán baèng tieàn: Theo doõi thu chi tieàn maët töùc thôøi taïi quyõ tieàn maët vaø tieàn göûi taïi caùc ngaân haøng theo töøng loaïi tieàn VND, USD,… Laäp vaø in phieáu thu, phieáu chi, uûy nhieäm chi baèng maùy vi tính. Thanh toaùn cho caùc hoaù ñôn mua haøng, thu tieàn baùn haøng, caán tröø coâng nôï. Deã daøng theo doõi, quaûn lyù thoâng qua nhieàu hình thöùc soå saùch keá toaùn tuøy choïn. In soå nhaät kyù thu, nhaät kyù chi, soå quyõ, löu chuyeån tieàn teä,… Mua haøng vaø phaûi traû cho ngöôøi baùn: Quaûn lyù haøng nhaäp mua theo töøng maët haøng vaø nhaø cung caáp, ñoàng thôøi theo doõi coâng nôï vôùi ngöôøi baùn, ngöôøi vaän chuyeån cuõng nhö ñoái chieáu vôùi vieäc thanh toaùn coâng nôï theo töøng hoaù ñôn, loâ haøng, hôïp ñoàng, haïn thanh toaùn. Tính vaø phaân boå chi phí mua haøng theo töøng laàn mua ñeå coù ñöôïc giaù voán chính xaùc phuïc vuï phaân heä quaûn lyù haøng toàn kho. Theo doõi thueá nhaäp khaåu vaø thueá GTGT ñaàu vaøo treân hoùa ñôn mua haøng… Baùn haøng vaø phaûi thu cuûa ngöôøi mua: Quaûn lyù haøng baùn baét ñaàu töø vieäc laäp vaø in hoaù ñôn treân maùy tính. Khai baùo töï ñoäng tính vaø ñònh khoaûn thueá GTGT ñaàu ra cuõng nhö chieát khaáu baùn haøng, giaûm giaù, khuyeán maïi theo nhieàu caùch khaùc nhau. Cho pheùp quaûn lyù vaø haïch toaùn thuaän lôïi haøng baùn traû laïi. Choïn hoùa ñôn ñeå töï ñoäng laáy giaù voán khi nhaäp haøng baùn bò traû laïi. Quaûn lyù coâng nôï phaûi thu cuûa khaùch haøng theo haïn thanh toaùn. Baùo caùo baùn haøng, Phaân tích baùn haøng ña daïng vaø coù theå tuyø choïn theo nhieàu tieâu thöùc khaùc nhau nhö theo ngaøy, caùch thöùc baùn haøng, keát quaû baùn haøng theo töøng boä phaän, nhaân vieân baùn haøng… Baùo caùo coâng nôï phaûi thu theo haïn thanh toaùn cuûa töøng ñoái töôïng, Hoaù ñôn baùn haøng, Toång hôïp phaùt sinh cuûa ñoái töôïng theo taøi khoaûn… Quaûn lyù haøng toàn kho: Quaûn lyù nhaäp xuaát toàn kho cuûa vaät tö haøng hoùa, baét ñaàu töø khaâu laäp vaø in phieáu nhaäp, phieáu xuaát baèng maùy vi tính, ñoàng thôøi nhaän soá lieäu töø phaân heä mua haøng vaø baùn haøng nhaèm coù ñöôïc thoâng tin chính xaùc ñeå kieåm soaùt löôïng haøng hoaù toàn kho, heát toàn, toàn toái thieåu hay toàn toái ña. Nhieàu tính naêng trôï giuùp quaûn lyù vaät tö soá löôïng lôùn nhö: Cho pheùp laäp caùc chöùng töø xuaát laép raùp, xuaát chuyeån theû, cho pheùp nhaäp xuaát nhieàu vaät tö cuûa nhieàu kho treân cuøng moät chöùng töø, ñieàu chuyeån kho noäi boä deã daøng. Nhaäp xuaát theo ñôn vò tính thöïc teá, sau ñoù quy ñoåi vôùi ñôn vò tính toàn kho (Taán -><- Hoäp, chai… ), coù giaûi phaùp cho kieåm keâ ñònh kyø. Tính giaù xuaát vaät tö theo nhieàu phöông phaùp: Bình quaân thaùng, Bình quaân di ñoäng, Ñích danh vaø nhaäp tröôùc xuaát tröôùc. Baùo caùo: Baûng toång hôïp Nhaäp Xuaát Toàn vaät tö haøng hoùa, Soå chi tieát vaät tö, Theû kho, Baùo caùo kieåm keâ vaät tö haøng hoùa (vaät tö, haøng hoùa keùm phaåm chaát), Baùo caùo vaät tö chaäm luaân chuyeån, Soå chi tieát baùn haøng, Toång hôïp nhaäp xuaát kho theo taøi khoaûn ñoái öùng, Baùo caùo toàn kho chi tieát, Baûng chi tieát vaät tö nhaäp xuaát toàn theo thaùng… Chi phí & giaù thaønh: Taäp hôïp, theo doõi chi phí xuaát duøng tröïc tieáp cho töøng saûn phaåm, coâng trình hoaëc nhoùm saûn phaåm, nhoùm coâng trình… theo töøng giai ñoaïn. Khai baùo giaù thaønh keá hoaïch, so saùnh giaù thaønh thöïc teá vôùi giaù thaønh keá hoaïch ñeå töø ñoù coù ñöôïc nhöõng phaân tích saéc beùn laøm cô sôû ñeà ra caùc quyeát ñònh ñieàu haønh doanh nghieäp coù hieäu quaû. Tính vaø xaùc ñònh giaù trò dôû dang treân daây chuyeàn saûn xuaát theo baùn thaønh phaåm cuõng nhö hoaøn nguyeân veà caùc yeáu toá caáu thaønh. Töï ñoäng phaân boå, keát chuyeån chi phí. Cho pheùp phaân boå chi phí chung theo nhieàu tieâu thöùc. Tính giaù thaønh theo caùc phöông phaùp: Phöông phaùp tröïc tieáp, loaïi tröø, phaân böôùc, heä soá, ñònh möùc… Baûng tính giaù thaønh vaø caùc yeáu toá caáu thaønh saûn phaåm. Baûng toång hôïp vaø chi tieát chi phí theo khoaûn muïc, Baûng keâ chi phí theo khoaûn muïc. Keá toaùn toång hôïp: Keát noái höõu cô vôùi caùc phaân heä voán baèng tieàn, mua haøng, haøng toàn kho, baùn haøng, taøi saûn, giaù thaønh. Laø nôi taäp hôïp caùc döõ lieäu ñeå leân baùo caùo taøi chính cuõng nhö baùo caùo thueá. Ngoaøi caùc döõ lieäu töø caùc phaân heä khaùc thì keá toaùn toång hôïp coøn taïo ra caùc buùt toaùn khoaù soå, keát chuyeån, ñieàu chænh töï ñoäng ñeå leân caùc baùo caùo, soå saùch theo cheá ñoä keá toaùn. Soå keá toaùn: Soå caùi, soå chi tieát, baûng caân ñoái taøi khoaûn, caùc soå nhaät kyù… Caùc baùo caùo taøi chính: Baûng caân ñoái keá toaùn, baùo caùo keát quaû saûn xuaát kinh doanh: Laõi loã, Tình hình thöïc hieän nghóa vuï vôùi nhaø nöôùc. Baùo caùo löu chuyeån tieàn teä. Thuyeát minh baùo caùo taøi chính: Chi phí SXKD theo yeáu toá, tình hình taêng giaûm nguoàn voán chuû sôû höõu… Baùo caùo toång hôïp thueá vaø caùc khoaûn phaûi noäp Nhaø nöôùc: Tôø khai thueá GTGT, Baûng keâ chöùng töø haøng hoaù dòch vuï, mua vaøo, baùn ra, Baûng keâ chöùng töø haøng hoùa mua vaøo coù hoaù ñôn baùn haøng, Baùo caùo quyeát toaùn thueá GTGT, Tôø khai chi tieát doanh thu, chi phí, thu nhaäp, Baûng keâ tình hình noäp thueá. Heä thoáng caùc baùo caùo veà tình hình thu chi caùc quyõ taïi ñôn vò… Quaûn trò heä thoáng: Laø phaân heä laøm neàn taûng cho caùc phaân heä khaùc. Cho pheùp ngöôøi söû duïng deã daøng khai baùo, thieát laäp caùc tham soá heä thoáng cuûa phaàn meàm cho phuø hôïp vôùi yeâu caàu. Tính naêng baûo maät cho pheùp phaân quyeàn truy caäp, baûo maät chi tieát ñeán töøng chöùc naêng söû duïng, danh muïc, chöùng töø vôùi töøng ngöôøi söû duïng. Coâng cuï trôï giuùp theo ngöõ caûnh. ÔÛ töøng maøn hình khi nhaäp chöùng töø hay khi leân baùo caùo, ta chæ caàn baám F1 ñeå nhaän ñöôïc trôï giuùp caàn thieát. Chöùc naêng tìm kieám vaø töï söûa loãi döõ lieäu. Tìm söï khaùc bieät giöõa soá lieäu ban ñaàu cuûa vaät tö, keá toaùn, giaù thaønh. Kieåm tra caùc chöùng töø chöa chuyeån vaøo soå caùi. Lieät keâ caùc chöùng töø xuaát khi kho ñaõ heát haøng. Kieåm tra tính toaøn veïn cuûa danh muïc vôùi caùc nghieäp vuï phaùt sinh. Cho pheùp lieân keát döõ lieäu, soá lieäu phaân taùn treân moâi tröôøng maïng ña ngöôøi duøng, toång hôïp soá lieäu caùc chi nhaùnh, ñôn vò thaønh vieân vôùi soá lieäu Vaên phoøng Coâng ty ñeå leân baùo caùo quyeát toaùn thoâng qua chöùc naêng truyeàn nhaän döõ lieäu. Vieäc toång hôïp döõ lieäu töø nhieàu hình thöùc khaùc nhau: baùo caùo, chöùng töø chi tieát. Caùc tieän ích khaùc: Töï ñoäng sao löu soá lieäu theo lòch ñaõ laäp. Coâng cuï keát xuaát döõ lieäu ra Excel, Word vaø file DBF… Ñaàu ra: Caùc soå saùch nhö: Nhaät kyù thu, nhaät kyù chi, soå quyõ, löu chuyeån tieàn teä, soå chi tieát vaät tö, soå caùi, soå chi tieát, baûng caân ñoái taøi khoaûn,… Caùc baùo caùo: Baùo caùo coâng nôï phaûi thu theo haïn thanh toaùn cuûa töøng ñoái töôïng, hoaù ñôn baùn haøng, toång hôïp phaùt sinh cuûa ñoái töôïng theo taøi khoaûn, baûng toång hôïp Nhaäp Xuaát Toàn vaät tö haøng hoùa, baûng keâ chi phí theo khoaûn muïc, baûng caân ñoái keá toaùn, baùo caùo keát quaû saûn xuaát kinh doanh, baùo caùo löu chuyeån tieàn teä, baûng thuyeát minh baùo caùo taøi chính,... Kieåm soaùt: Bao goàm caùc chính saùch vaø caùc thuû tuïc thöïc hieän chính saùch ñöôïc thieát laäp bôûi caáp laõnh ñaïo vaø ñöôïc toaøn theå doanh nghieäp tuaân thuû nhaèm cung caáp moät söï ñaûm baûo hôïp lyù ñeå ñaït ñöôïc ba muïc tieâu: + Baùo caùo taøi chính ñaùng tin caäy. + Caùc luaät leä vaø qui ñònh hieän coù ñöôïc tuaân thuû. + Caùc hoaït ñoäng kieåm soaùt laø höõu hieäu vaø hieäu quaû. Nhaèm ngaên chaën caùc ruûi ro gaây maát an toaøn döõ lieäu ta coù moät soá hoaït ñoäng kieåm soaùt nhö sau: + Heä thoáng ña quaûn gia (Multi server systems): Heä thoáng naøy duøng toáu thieåu hai maùy phuïc vuï maïng. Hai maùy naøy ñöôïc laép ñaët ôû hai khoâng gian khaùc bieät nhöng coù khaû naêng thay theá cho nhau töùc thôøi nhaèm laøm cho heä thoáng vaãn hoaït ñoäng bình thöôøng neáu ruûi ro moät maùy bò hoûng. + Heä thoáng maät khaåu, nhaän daïng: Caùc heä thoáng nhaän daïng ngöôøi duøng hôïp leä phoå bieán laø heä thoáng maät khaåu (password). Trong caùc heä thoáng baûo maät cao, ngöôøi ta duøng heä thoáng nhaän daïng ngöôøi duøng qua vaân tay hoaëc qua hình aûnh cuûa ñoàng töû trong maét ngöôøiduøng. + Heä thoáng maõ hoùa: Caùc döõ lieäu thoâng tin ñöôïc truyeàn ñi ñeàu coù nguy cô bò laáy troäm, söûa ñoåi roài truyeàn traû laïi. Vì theá tröôùc khi truyeàn ñi treân ñöôøng truyeàn (höõu tuyeán hoaëc voâ tuyeán), thuû tuïc maõ hoùa döõ lieäu thöôøng ñöôïc aùp duïng. Coù nhieàu tieâu chuaån maõ hoùa vaø coù nhieàu giaûi thuaät maõ hoùa döõ lieäu raát hieäu quaû. + Heä thoáng töï ñoäng phaùt hieän xaâm nhaäp baát hôïp leä: Trong caùc heä thoáng nhaän daïng ngöôøi duøng hôïp leä baèng maät khaåu (password), khi coù söï xaâm nhaäp baát hôïp leä baèng caùch thöû password (thuû coâng hay baèng phaàn meàm beû khoùa), heä thoáng seõ baùo ñoäng vaø coù theå töï taét (shutdown) nhaèm ñaûm baûo an toaøn cho heä thoáng. + Heä thoáng löu tröõ vaø theo veát moïi thaâm nhaäp heä thoáng vaø thay ñoåi heä thoáng: Töông töï nhö caùc camera quan saùt, moät heä thoáng chöông trình giaùm saùt thöôøng xuyeân thöôøng truù trong heä thoáng ñeå ghi laïi moïi hoaït ñoäng cuûa heä thoáng (consol log). Heä thoáng naøy löu tröõ vaø theo veát moïi thaâm nhaäp heä thoáng vaø thay ñoåi heä thoáng giuùp phaùt hieän caùc sai phaïm xaûy ñeán cho heä thoáng. + Quyeàn truy caäp ñeå vaän haønh heä thoáng chæ ñöôïc giao cho caùc nhaân vieân coù traùch nhieäm. + Phaân quyeàn truy caäp heä thoáng ñeán töøng ñoái töôïng söû duïng theo chöùc naêng cuûa moãi ngöôøi. 1.3. Tieâu Chuaån Vaø Ñieàu Kieän Cuûa Moät Phaàn Meàm Keá Toaùn Theo Thoâng Tö Soá 103/ 2005/ TT-BTC Ñeå hieåu roõ veà nhöõng tieâu chuaån vaø ñieàu kieän aùp duïng cuûa moät phaàn meàm keá toaùn, tröôùc tieân chuùng ta neân tìm hieåu khaùi nieäm tieâu chuaån vaø ñieàu kieän cuûa moät phaàn meàm laø nhö theá naøo? Tieâu chuaån phaàn meàm keá toaùn laø nhöõng tieâu thöùc mang tính baét buoäc hoaëc höôùng daãn veà chaát löôïng, tính naêng kyõ thuaät cuûa phaàn meàm keá toaùn laøm cô sôû cho caùc ñôn vò keá toaùn löïa choïn phaàn meàm keá toaùn phuø hôïp vaø ñôn vò saûn xuaát phaàn meàm keá toaùn tham khaûo khi saûn xuaát phaàn meàm keá toaùn. Ñieàu kieän aùp duïng laø nhöõng yeâu caàu veà cô sôû vaät chaát, quy cheá kieåm soaùt, boä maùy toå chöùc, con ngöôøi ñeå thöïc hieän coâng vieäc keá toaùn baèng phaàn meàm keá toaùn taïi ñôn vò. 1.3.1. Tieâu chuaån cuûa phaàn meàm keá toaùn: 1.3.1.1. Phaàn meàm keá toaùn phaûi hoã trôï cho ngöôøi söû duïng tuaân thuû caùc quy ñònh cuûa Nhaø nöôùc veà keá toaùn; khi söû duïng phaàn meàm keá toaùn khoâng laøm thay ñoåi baûn chaát, nguyeân taéc vaø phöông phaùp keá toaùn ñöôïc quy ñònh taïi caùc vaên baûn phaùp luaät hieän haønh veà keá toaùn. Phaàn meàm keá toaùn aùp duïng taïi caùc ñôn vò keá toaùn phaûi ñaûm baûo caùc yeâu caàu cuûa phaùp luaät hieän haønh veà keá toaùn theo caùc noäi dung sau: Ñoái vôùi chöùng töø keá toaùn: Chöùng töø keá toa._.ùn neáu ñöôïc laäp vaø in ra treân maùy theo phaàn meàm keá toaùn phaûi ñaûm baûo noäi dung cuûa chöùng töø keá toaùn quy ñònh taïi ñieàu 17 cuûa Luaät Keá toaùn vaø qui ñònh cuï theå ñoái vôùi moãi loaïi chöùng töø keá toaùn trong caùc cheá ñoä keá toaùn hieän haønh. Ñôn vò keá toaùn coù theå boå sung theâm caùc noäi dung khaùc vaøo chöùng töø keá toaùn ñöôïc laäp treân maùy vi tính theo yeâu caàu quaûn lyù cuûa ñôn vò keá toaùn, tröø caùc chöùng töø keá toaùn baét buoäc phaûi aùp duïng ñuùng maãu quy ñònh. Chöùng töø keá toaùn ñieän töû ñöôïc söû duïng ñeå ghi soå keá toaùn theo phaàn meàm keá toaùn phaûi tuaân thuû caùc quy ñònh veà chöùng töø keá toaùn vaø caùc quy ñònh rieâng veà chöùng töø ñieän töû. Ñoái vôùi taøi khoaûn keá toaùn vaø phöông phaùp keá toaùn: Heä thoáng taøi khoaûn keá toaùn söû duïng vaø phöông phaùp keá toaùn ñöôïc xaây döïng trong phaàn meàm keá toaùn phaûi tuaân thuû theo quy ñònh cuûa cheá ñoä keá toaùn hieän haønh phuø hôïp vôùi tính chaát hoaït ñoäng vaø yeâu caàu quaûn lyù cuûa ñôn vò. Vieäc maõ hoaù caùc taøi khoaûn trong heä thoáng taøi khoaûn vaø caùc ñoái töôïng keá toaùn phaûi ñaûm baûo tính thoáng nhaát, coù heä thoáng vaø ñaûm baûo thuaän lôïi cho vieäc toång hôïp vaø phaân tích thoâng tin cuûa ngaønh vaø ñôn vò. Ñoái vôùi heä thoáng soå keá toaùn: Soå keá toaùn ñöôïc xaây döïng trong phaàn meàm keá toaùn khi in ra phaûi ñaûm baûo caùc yeâu caàu: Ñaûm baûo ñaày ñuû soå keá toaùn; ñaûm baûo moái quan heä giöõa caùc soå keá toaùn vôùi nhau; Ñaûm baûo coù theå kieåm tra, ñoái chieáu soá lieäu giöõa caùc soå; phaûi coù ñuû noäi dung chuû yeáu theo quy ñònh veà soå keá toaùn trong caùc cheá ñoä keá toaùn hieän haønh; soá lieäu ñöôïc phaûn aùnh treân caùc soå keá toaùn phaûi ñöôïc laáy töø soá lieäu treân chöùng töø ñaõ ñöôïc truy caäp; ñaûm baûo tính chính xaùc khi chuyeån soá dö töø soå naøy sang soå khaùc. Ñôn vò keá toaùn coù theå boå sung theâm caùc chæ tieâu khaùc vaøo soå keá toaùn theo yeâu caàu quaûn lyù cuûa ñôn vò. Ñoái vôùi baùo caùo taøi chính: Baùo caùo taøi chính ñöôïc xaây döïng trong phaàn meàm keá toaùn khi in ra phaûi ñuùng maãu bieåu, noäi dung vaø phöông phaùp tính toaùn caùc chæ tieâu theo quy ñònh cuûa cheá ñoä keá toaùn hieän haønh phuø hôïp vôùi töøng lónh vöïc. Vieäc maõ hoaù caùc chæ tieâu baùo caùo phaûi ñaûm baûo tính thoáng nhaát, thuaän tieän cho vieäc toång hôïp soá lieäu keá toaùn giöõa caùc ñôn vò tröïc thuoäc vaø caùc ñôn vò khaùc coù lieân quan. Chöõ soá vaø chöõ vieát trong keá toaùn: Chöõ soá vaø chöõ vieát trong keá toaùn treân giao dieän cuûa phaàn meàm vaø khi in ra phaûi tuaân thuû theo quy ñònh cuûa Luaät keá toaùn. Tröôøng hôïp ñôn vò keá toaùn caàn söû duïng tieáng nöôùc ngoaøi treân soå keá toaùn thì coù theå thieát keá, trình baøy song ngöõ hoaëc phieân baûn song song baèng tieáng nöôùc ngoaøi nhöng phaûi thoáng nhaát vôùi phieân baûn tieáng Vieät. Giao dieän moãi maøn hình phaûi deã hieåu, deã truy caäp vaø deã tìm kieám. In vaø löu tröõ taøi lieäu keá toaùn: Taøi lieäu keá toaùn ñöôïc in ra töø phaàn meàm keá toaùn phaûi coù ñaày ñuû yeáu toá phaùp lyù theo quy ñònh; ñaûm baûo söï thoáng nhaát giöõa soá lieäu keá toaùn löu giöõ treân maùy vaø soá lieäu keá toaùn treân soå keá toaùn, baùo caùo taøi chính ñöôïc in ra töø maùy ñeå löu tröõ. Thôøi haïn löu tröõ taøi lieäu keá toaùn treân maùy ñöôïc thöïc hieän theo quy ñònh veà thôøi haïn löu tröõ taøi lieäu keá toaùn hieän haønh. Trong quaù trình löu tröõ, Ñôn vò keá toaùn phaûi ñaûm baûo caùc ñieàu kieïân kyõ thuaät ñeå coù theå ñoïc ñöôïc caùc taøi lieäu löu tröõ. 1.3.1.2. Phaàn meàm keá toaùn phaûi coù khaû naêng naâng caáp, coù theå söûa ñoåi, boå sung phuø hôïp vôùi nhöõng thay ñoåi nhaát ñònh cuûa cheá ñoä keá toaùn vaø chính saùch taøi chính maø khoâng aûnh höôûng ñeán cô sôû döõ lieäu ñaõ coù. Coù khaû naêng ñaûm baûo khaâu khai baùo döõ lieäu ban ñaàu keå caû tröôøng hôïp boå sung caùc chöùng töø keá toaùn môùi, söûa ñoåi laïi maãu bieåu, noäi dung caùch ghi cheùp moät soá chöùng töø keá toaùn ñaõ ñöôïc söû duïng trong heä thoáng. Coù theå loaïi boû bôùt caùc chöùng töø keá toaùn khoâng söû duïng maø khoâng aûnh höôûng ñeán heä thoáng. Coù theå boå sung taøi khoaûn môùi hoaëc thay ñoåi noäi dung, phöông phaùp haïch toaùn ñoái vôùi caùc taøi khoaûn ñaõ ñöôïc söû duïng trong heä thoáng. Coù theå boû bôùt caùc taøi khoaûn khoâng söû duïng maø khoâng aûnh höôûng ñeán heä thoáng. Coù theå boå sung maãu soå keá toaùn môùi hoaëc söûa ñoåi laïi maãu bieåu, noäi dung, caùch ghi cheùp caùc soå keá toaùn ñaõ ñöôïc söû duïng trong heä thoáng nhung phaûi ñaûm baûo tính lieân keát coù heä thoáng vôùi caùc soå keá toaùn khaùc. Coù theå loaïi boû bôùt soå keá toaùn khoâng söû duïng maø khoâng aûnh höôûng ñeán heä thoáng. Coù theå boå sung hoaëc söûa ñoåi laïi maãu bieåu, noäi dung, caùch laäp vaø trình baøy baùo caùo taøi chính ñaõ ñöôïc söû duïng trong heä thoáng. Coù theå loaïi boû bôùt baùo caùo taøi chính khoâng söû duïng maø khoâng aûnh höôûng ñeán heä thoáng. 1.3.1.3. Phaàn meàm keá toaùn phaûi töï ñoäng xöû lyù vaø ñaûm baûo söï chính xaùc veà soá lieäu keá toaùn: Töï ñoäng xöû lyù, löu giöõ soá lieäu treân nguyeân taéc tuaân thuû caùc quy trình keá toaùn cuõng nhö phöông phaùp tính toaùn caùc chæ tieâu baùo caùo taøi chính theo quy ñònh hieän haønh. Ñaûm baûo söï phuø hôïp, khoâng truøng laép giöõa caùc soá lieäu keá toaùn. Coù khaû naêng töï ñoäng döï baùo, phaùt hieän vaø ngaên chaën caùc sai soùt khi nhaäp döõ lieäu vaø quaù trình xöû lyù thoâng tin keá toaùn. 1.3.1.4. Phaàn meàm keá toaùn phaûi ñaûm baûo tính baûo maät thoâng tin vaø an toaøn döõ lieäu: Coù khaû naêng phaân quyeàn ñeán töøng ngöôøi söû duïng theo chöùc naêng, goàm: Keá toaùn tröôûng (hoaëc phuï traùch keá toaùn) vaø ngöôøi laøm keá toaùn. Moãi vò trí ñöôïc phaân coâng coù nhieäm vuï vaø quyeàn haïn ñöôïc phaân ñònh roõ raøng, ñaûm baûo ngöôøi khoâng coù traùch nhieäm khoâng theå truy caäp vaøo coâng vieäc cuûa ngöôøi khaùc trong phaàn meàm keá toaùn cuûa ñôn vò, neáu khoâng ñöôïc ngöôøi coù traùch nhieäm ñoàng yù. Coù khaû naêng toå chöùc theo doõi ñöôïc ngöôøi duøng theo caùc tieâu thöùc, nhö: Thôøi gian truy caäp thoâng tin keá toaùn vaøo heä thoáng, caùc thao taùc cuûa ngöôøi truy caäp vaøo heä thoáng, caùc ñoái töôïng bò taùc ñoäng cuûa thao taùc ñoù…… Coù khaû naêng löu laïi caùc daáu veát treân soå keá toaùn veà vieäc söûa chöõa caùc soá lieäu keá toaùn ñaõ ñöôïc truy caäp chính thöùc vaøo heä thoáng phuø hôïp vôùi töøng phöông phaùp söûa chöõa soå keá toaùn theo quy ñònh; ñaûm baûo chæ coù ngöôøi coù traùch nhieäm môùi ñöôïc quyeàn söûa chöõa sai soùt ñoái vôùi caùc nghieäp vuï ñaõ ñöôïc truy caäp chính thöùc vaøo heä thoáng. Coù khaû naêng phuïc hoài ñöôïc caùc döõ lieäu, thoâng tin keá toaùn trong caùc tröôøng hôïp phaùt sinh söï coá kyõ thuaät ñôn giaûn trong quaù trình söû duïng. 1.3.2. Ñieàu kieän cuûa phaàn meàm keá toaùn: Phaàn meàm keá toaùn tröôùc khi ñöa vaøo söû duïng phaûi ñöôïc ñaët teân, thuyeát minh roõ xuaát söù, tính naêng kyõ thuaät, möùc ñoä ñaït caùc tieâu chuaån höôùng daãn taïi Thoâng tö naøy vaø caùc quy ñònh hieän haønh veà keá toaùn. Phaàn meàm keá toaùn khi ñöa vaøo söû duïng phaûi coù taøi lieäu höôùng daãn cuï theå keøm theo ñeå giuùp ngöôøi söû duïng vaän haønh an toaøn, coù khaû naêng xöû lyù caùc söï coá ñôn giaûn. Phaàn meàm keá toaùn do toå chöùc, caù nhaân ngoaøi ñôn vò keá toaùn cung caáp phaûi ñöôïc baûo haønh trong thôøi haïn do hai beân thoûa thuaän, ít nhaát phaûi hoaøn thaønh coâng vieäc keá toaùn cuûa moät naêm taøi chính. 1.3.3. Ñieàu kieän aùp duïng phaàn meàm keá toaùn: 1.3.3.1. Ñaûm baûo ñieàu kieän kyõ thuaät: Ñôn vò keá toaùn phaûi caên cöù vaøo toå chöùc hoaït ñoäng saûn xuaát, kinh doanh vaø yeâu caàu quaûn lyù chung, töøng phaàn haønh, töøng boä phaän cuï theå cuûa ñôn vò mình ñeå löïa choïn phaàn meàm keá toaùn phuø hôïp. Phaàn meàm keá toaùn ñöôïc löïa choïn phaûi ñaûm baûo tieâu chuaån, ñieàu kieän phuø hôïp vôùi toå chöùc hoaït ñoäng vaø yeâu caàu quaûn lyù cuûa ñôn vò. Ñôn vò keá toaùn phaûi trang bò heä thoáng thieát bò veà tin hoïc phuø hôïp vôùi yeâu caàu, trình ñoä quaûn lyù, trình ñoä tin hoïc cuûa caùn boä quaûn lyù, ñoäi nguõ nhaân vieân keá toaùn. Ñôn vò keá toaùn ñöôïc vaän haønh thöû nghieäm tröôùc khi aùp duïng chính thöùc phaàn meàm keá toaùn nhöng vieäc thöû nghòeâm phaûi ñöôïc tieán haønh song song vôùi vieäc ghi soå baèng tay (tröôøng hôïp ñôn vò chöa aùp duïng phaàn meàm keá toaùn) hoaëc thöïc hieän song song vôùi phaàn meàm keá toaùn maø ñôn vò ñang aùp duïng (tröôøng hôïp ñôn vò ñaõ aùp duïng phaàn meàm keá toaùn). Sau quaù trình thöû nghieäm, neáu phaàn meàm keá toaùn ñaùp öùng ñöôïc tieâu chuaån cuûa phaàn meàm keá toaùn vaø yeâu caàu keá toaùn cuûa ñôn vò thì ñôn vò môùi trieån khai aùp duïng chính thöùc. Ñôn vò keá toaùn phaûi xaây döïng quy cheá söû duïng phaàn meàm keá toaùn treân maùy vi tính theo caùc yeâu caàu: Quaûn lyù maùy chuû (neáu coù); quaûn lyù döõ lieäu; kieåm tra, kieåm soaùt vieäc ñöa thoâng tin töø ngoaøi vaøo heä thoáng; thöïc hieän coâng vieäc sao, löu döõ lieäu ñònh kyø; phaân quyeàn ñoái vôùi caùc maùy nhaäp vaø xöû lyù soá lieäu; phaân ñònh chöùc naêng cuûa töøng ngöôøi trong boä maùy keá toaùn. Ñôn vò keá toaùn phaûi toå chöùc trang bò vaø söû duïng caùc thieát bò löu tröõ an toaøn cho heä thoáng, ñöôïc boá trí vaø vaän haønh theo ñuùng yeâu caàu kyõ thuaät. 1.3.3.2. Ñaûm baûo ñieàu kieän veà con ngöôøi vaø toå chöùc boä maùy keá toaùn: Ñôn vò keá toaùn phaûi löïa choïn hoaëc toå chöùc ñaøo taïo caùn boä keá toaùn coù ñuû trình ñoä chuyeân moân, nghieäp vuï keá toaùn, trình ñoä söû duïng maùy vi tính ñaùp öùng yeâu caàu söû duïng phaàn meàm keá toaùn treân maùy vi tính. Ñôn vò keá toaùn phaûi laäp keá hoaïch vaø toå chöùc thöïc hieän caùc khaâu coâng vieäc: Laäp chöùng töø vaøo maùy ; kieåm tra vieäc nhaäp soá lieäu vaøo maùy ; thöïc hieän caùc thao taùc treân maùy theo yeâu caàu cuûa phaàn meàm keá toaùn ; phaân tích caùc soá lieäu treân soå keá toaùn vaø baùo caùo taøi chính, quaûn trò maïng vaø quaûn trò thoâng tin keá toaùn. Ñôn vò keá toaùn phaûi quy ñònh roõ traùch nhieäm, yeâu caàu baûo maät döõ lieäu treân maùy tính ; chöùc naêng, nhieäm vuï cuûa töøng ngöôøi söû duïng trong heä thoáng ; ban haønh quy cheá quaûn lyù döõ lieäu, quy ñònh chöùc naêng, quyeàn haïn cuûa töøng nhaân vieân ; quy ñònh danh muïc thoâng tin khoâng ñöôïc pheùp löu chuyeån. CHÖÔNG II: TÌNH HÌNH THÖÏC TEÁ VIEÄC SÖÛ DUÏNG PHAÀN MEÀM KEÁ TOAÙN TIHA TAÏI COÂNG TY TNHH TMDV ÑIEÄN – ÑIEÄN TÖÛ VAØ TIN HOÏC NGUYEÃN TRAÀN VŨ 2.1. Giôùi Thieäu Khaùi Quaùt Veà Tình Hình Chung Cuûa Coâng Ty TNHH TMDV Ñieän - Ñieän Töû Vaø Tin Hoïc Nguyeãn Traàn Vuõ 2.1.1. Giôùi Thieäu Coâng Ty TNHH TMDV Ñieän – Ñieän Töû Vaø Tin Hoïc Nguyeãn Traàn Vuõ Teân coâng ty vieát baèng tieáng vieät: COÂNG TY TNHH THÖÔNG MAÏI DÒCH VUÏ ÑIEÄN – ÑIEÄN TÖÛ VAØ TIN HOÏC NGUYEÃN TRAÀN VUÕ Teân coâng ty vieát baèng tieáng nöôùc ngoaøi: NGUYEN TRAN VU TRADING - SERVICE ELECTRIC – ELECTRONIC EQUIPMENTS AND INFORMATION COMPANY LIMITED Teân coâng ty vieát taét: NGUYEN TRAN VU CO., LTD Logo cuûa coâng ty: Ñòa chæ: 92/20 Phaïm Ngoïc Thaïch, Phöôøng 6, Quaän 3, TP HCM Ñieän thoaïi: (08) 8202035 – (08) 8202036 – (08) 8800709 Fax: 8201909 Website: www.nguyentranvu.com Email: nguyentranvuco@vnn.vn Maõ soá thueá: 0303401130 2.1.1.1. Quaù trình hình thaønh vaø phaùt trieån - Ngaøy 12/06/2005, Coâng ty TNHH Nguyeãn Traàn Vuõ ñaõ ñöôïc Sôû Keá Hoïach vaø Ñaàu Tö Tp. HCM caáp giaáy chöùng nhaän ñaêng kyù kinh doanh soá 4102040032. - Coâng ty Nguyeãn Traàn Vuõ laø moät coâng ty TNHH coù tö caùch phaùp nhaân vaø con daáu rieâng theo phaùp luaät Vieät Nam. - Vôùi toång soá voán ñieàu leä : 700.000.000 ñoàng (baûy traêm trieäu ñoàng) Trong ñoù: Hieän kim 700.000.000 ñoàng - Giai ñoaïn môùi thaønh laäp: Coâng ty gaëp nhieàu khoù khaên nhaát ñònh nhö : veà voán, cô sôû haï taàng, trang thieát bò, lao ñoäng, vaø söï caïnh tranh cuûa caùc ñôn vò cuøng ngaønh nhöng khoù khaên lôùn nhaát cuûa coâng ty laø laøm sao coâng ty coù ñöôïc choå ñöùng treân thò tröôøng. Tuy nhieân sau moät thôøi gian khaéc phuïc khoù khaên vaø vôùi söï laõnh ñaïo cuûa ban giaùm ñoác, vò trí cuûa coâng ty treân thöông tröôøng ngaøy caøng vöõng maïnh vaø ngaøy caøng coù nhieàu hôïp ñoàng - Giai ñoaïn sau naøy: So vôùi thôøi gian môùi thaønh laäp thì giai ñoaïn naøy coâng ty ñaõ coù nhöõng böôùc tieán ñaùng keå hôn nhö vieäc oån ñònh kinh doanh, veà trình ñoä quaûn lyù vaø trình ñoä tay ngheà cuûa nhaân vieân. Coâng ty vôùi qui moâ saûn xuaát ngaøy caøng môû roäng, ngaøy caøng ñöôïc naâng cao, quaûn lyù vaø ñieàu haønh coâng ty hôïp lyù ñaõ taïo cho coâng ty coù choã ñöùng treân thò tröôøng. 2.1.1.2. Ngaønh ngheà kinh doanh: - Mua baùn thieát bò ñieän - ñieän töû, thieát bò vaên phoøng, maùy vi tính vaø linh kieän. - Saûn xuaát phaàn meàm tin hoïc (tröø cung caáp vaø öùng duïng coâng ngheä thoâng tin veà keá toaùn). - Thieát keá trang web. - Laép ñaët, söûa chöõa vaø baûo trì maùy vi tính vaø linh kieän, he thoáng maïng maùy vi tính vaø ñieän thoaïi, maùy vaên phoøng. - Ñaïi lyù kí göûi haøng. 2.1.1.3. Chöùc naêng, nhieäm vuï vaø quyeàn haïn: 2.1.1.3.1. Chöùc naêng: Mua vaø phaân phoái sæ vaø leû caùc maët haøng ñieän – ñieän töû , linh kieän maùy vi tính. 2.1.1.3.2. Nhieäm vuï: - Kinh doanh ñuùng ngaønh ngheà ñaõ ñaêng kí theo giaáy pheùp kinh doanh -Xaây döïng vaø toå chöùc thöïc hieän keá hoaïch kinh doanh ñaõ ñeà ra, ñaõ ñaêng kí vôùi khaùch haøng. -Thöïc hieän phaân coâng, phaân phoái lao ñoäng hôïp lí, ñuùng boä luaät lao ñoäng cuûa Nhaø nöùôc - Huy ñoäng voán kinh doanh treân cô sôû nguoàn voán töï do, vay voán, huy ñoäng caùc nguoàn khaùc nhaèm naâng cao hieäu quaû kinh doanh ñaùp öùng nhu caàu trong nöôùc. - Coâng ty hoaït ñoäng theo cô cheá thò tröôøng, chòu söï quaûn lyù cuûa Nhaø nöôùc, ñaûm baûo vieäc haïch toaùn, töï chòu traùch nhieäm, töï hoaøn voán, laøm troøn nghóa vuï vôùi Nhaø nöôùc. - Thöïc hieän caùc chính saùch Nhaø nöôùc veà lao ñoäng, naâng cao möùc soáng cuûa caùc caùn boä nhaân vieân. 2.1.1.3.3. Quyeàn haïn: Coâng ty töï chuû kinh doanh, hình thöùc kinh doanh, ñaàu tö, chuû ñoäng môû roäng quy moâ vaø ngaønh ngheà kinh doanh. Ñöôïc töï do löïa choïn hình thöùc, phöông thöùc huy ñoäng, phaân boå vaø söû duïng voán. Chuû ñoäng tìm kieám thò tröôøng, khaùch haøng vaø kyù keát hôïp ñoàng. Coâng ty coù quyeàn chuû ñoäng öùng duïng khoa hoïc coâng ngheä hieän ñaïi ñeå naâng cao hieäu quaû kinh doanh vaø khaû naêng caïnh tranh, töï chuû quyeát ñònh caùc coâng vieäc kinh doanh vaø quan heä noäi boä, coù quyeàn tuyeån duïng, thueâ vaø söû duïng lao ñoäng theo yeâu caàu kinh doanh. Beân caïnh ño.ù Coâng ty coøn coù quyeàn chieám höõu, söû duïng, ñònh ñoaït taøi saûn cuûa doanh nghieäp. 2.1.2. Cô Caáu Toå Chöùc Vaø Boä Maùy Quaûn Lyù Cuûa Coâng Ty BAN GIAÙM ÑOÁC Phoøng kinh doanh Phoøng keá toaùn Phoøng toå chöùc haønh chính Phoøng kyõ thuaät Sơ ñồ 2.1: Cô Caáu Toå Chöùc Vaø Boä Maùy Quaûn Lyù Cuûa Coâng Ty 2.1.2.1 Chöùc naêng cuûa caùc phoøng ban: Ban giaùm ñoác: Coù traùch nhieäm ñieàu haønh moïi hoïat ñoäng saûn xuaát kinh doanh cuûa coâng ty. Bao goàm: - Giaùm ñoác: laø ngöôøi ñöùng ñaàu boä maùy quaûn lyù, ñaïi dieän cho caùn boä coâng nhaân vieân toaøn coâng ty coù quyeàn quyeát ñònh vaø ñieàu haønh moïi hoïat ñoäng cuûa coâng ty, cuõng nhö chòu traùch nhieäm tröôùc coâng ty vaø toaøn theå caùn boä coâng nhaân vieân veà keát quaû hoïat ñoäng kinh doanh cuûa ñôn vò. - Phoù giaùm ñoác: laø ngöôøi trôï giuùp vaø hoã trôï cho giaùm ñoác trong vieäc laõnh ñaïo moïi hoïat ñoäng cuûa coâng ty. Phoøng kinh doanh : - Tìm hieåu thò tröôøng, ñaøm phaùn giao dòch vôùi khaùch haøng. - Toå chöùc chæ ñaïo thöïc hieân caùc hôïp ñoàng kinh teá ñaõ ñöôïc kyù keát vôùi khaùch haøng trong vaø ngoaøi nöôùc. - Laäp keá hoaïch kinh doanh trong töøng thaùng, quyù, naêm. - Laäp ra keá hoaïch phaân phoái saûn phaåm coù hieäu quaû cho caùc nôi coù nhu caàu, giôùi thieäu saûn phaåm vôùi khaùch haøng ñeå vieäc tieâu thuï saûn phaåm ñaït keát quaû toát nhaát. - Tham möu cho ban giaùm ñoác veà coâng taùc keá hoaïch thò tröôøng, tieâu thuï saûn phaåm. Phoøng kyõ thuaät: Tieán haønh söûa chöõa, baûo trì, baûo haønh linh kieän maùy vi tính … cho khaùch haøng theo nhöõng thoâng tin treân phieáu söûa chöõa maø khaùch haøng yeâu caàu. Phoøng keá toaùn: Giaùm saùt caùc hoaït ñoäng kinh doanh, tieán haønh vieäc haïch toaùn thoâng qua ghi cheùp, phaûn aùnh caùc nghieäp vuï kinh teá phaùt sinh, quaûn lyù taøi chính cuûa coâng ty. Phoøng toå chöùc haønh chính : - Saép xeáp cô caáu toå chöùc coù hieäu quaû. - Thöïc hieän vieäc khen thöôûng, ñeà baït, naâng löông cho coâng nhaân vieân. - Löu tröõ thö töø, coâng vaên, nhaän vaø göûi Fax cuûa coâng ty. - Chòu traùch nhieäm veà caùc nhieäm vuï haønh chính cuûa coâng ty, toå chöùc quaûn lyù nhaân söï. 2.1.2.2. Giôùi thieäu veà boä maùy keá toaùn: Keá toaùn kho Keá toaùn coâng nôï Thuû quyõ Keá toaùn tröôûng Keá toaùn toång hôïp Sơ ñồ 2.2: boä maùy keá toaùn của coâng ty 2.1.2.2.1. Chöùc naêng cuûa boä maùy keá toaùn: Keá toaùn tröôûng: laø ngöôøi tröïc tieáp toå chöùc vaø ñieàu haønh coâng taùc keá toaùn toaøn Coâng ty, phaân coâng vaø theo doõi coâng vieäc cuûa töøng keá toaùn vieân. Toå chöùc ghi cheùp tính toaùn, phaûn aûnh tình hình hoaït ñoäng saûn xuaát kinh doanh vaø phaân tích keát quaû kinh doanh. Laäp vaø göûi leân caáp treân ñaày ñuû, ñuùng haïn caùc baùo caùo keá toaùn, toå chöùc baùo caùo kieåm tra, xeùt duyeät baùo caùo quyeát toaùn cuûa coâng ty, toå chöùc höôùng daãn, phoå bieán vieäc thöïc hieän caùc cheá ñoä, theå leä taøi chính cuûa nhaø nöôùc cho caùc boä phaän trong coâng ty. Ñoàng thôøi phoái hôïp caùc phoøng ban ñeå laäp baùo caùo taøi chính. Keá toaùn toång hôïp: toång hôïp soá lieäu töø boä phaän keá toaùn chi tieát, tieán haønh haïch toaùn toång hôïp ñeå laäp Baùo caùo taøi chính haøng thaùng, haøng quyù, haøng naêm cho keá toaùn tröôûng duyeät. Nghieân cöùu caùc chính saùch taøi chính, höôùng daãn nghieäp vuï keá toaùn cho caùc keá toaùn vieân. Giuùp keá toaùn tröôûng naém baét ñöôïc caùc soá lieäu keá toaùn cuûa coâng ty kòp thôøi. Keá toaùn kho: - Laäp phieáu nhaäp - xuaát kho saûn phaåm, theo doõi haøng toàn kho ñònh kyø. - Hoaïch toaùn tình hình bieán ñoäng cuûa haøng hoùa, ghi cheùp vaøo soå saùch caùc loaïi haøng hoùa. - Laäp baùo caùo ñònh kyø veà caùc loaïi haøng hoùa. Keá toaùn coâng nôï: Theo doõi tình hình thanh toaùn trong coâng ty vôùi khaùch haøng vaø caùc khoaûn phaûi thu. Thuû quyõ: Quaûn lyù vaø chòu traùch nhieäm toaøn boä tieàn maët cuûa coâng ty. Tuaân thuû theo quy ñònh veà thu, chi tieàn do Ban Giaùm ñoác vaø boä phaän keá toaùn ban haønh. Haøng thaùng phaûi kieåm keâ soá tieàn toàn quyõ vaø ñoái chieáu vôùi soå saùch caùc boä phaän coù lieân quan. 2.1.2.2.2. Toå chöùc coâng vieäc: Naêm taøi chính: Naêm taøi chính cuûa coâng ty baét ñaàu töø ngaøy 01 thaùng 01 vaø keát thuùc vaøo ngaøy 31 thaùng 12 haøng naêm. Ñôn vò tieàn teä söû duïng trong keá toaùn: Ñôn vò tieàn teä söû duïng trong keá toaùn laø Ñoàng Vieät Nam (VND), ñoâ la Myõ (USD). Cheá ñoä keá toaùn aùp duïng: Coâng ty aùp duïng Cheá ñoä keá toaùn doanh nghieäp Vieät Nam. Hình thöùc keá toaùn aùp duïng: Coâng ty söû duïng hình thöùc Nhaät kyù - Chöùng töø : Trình töï ghi soå: - Haèng ngaøy, caên cöù vaøo chöùng töø keá toaùn, sau khi ñaõ kieåm tra tính hôïp phaùp, nhaân vieân keá toaùn tieán haønh ñònh khoaûn treân chöùng töø keá toaùn laøm cô sôû ñeå ghi tröïc tieáp vaøo Nhaät kyù Chöùng töø hoaëc baûng keâ, soå chi tieát coù lieân quan. - Ñoáivôùi caùc loaïi chi phí kinh doanh phaùt sinh nhieàu laàn hoaëc mang tính phaân boå, caùc chöùng töø goác seõ ñöôïc taäp hôïp vaø phaân loaïi trong caùc baûng phaân boå, sau ñoù toång coäng ghi vaøo Baûng keâ vaø Nhaät kyù Chöùng töø coù lieân quan. - Cuoái thaùng soá lieäu treân baûng keâ, soå chi tieát seõ ñöôïc toång coäng laø cô sôû ghi vaøo Nhaät kyù Chöùng töø. Cuoái thaùng khoùa soå, coäng soá lieäu treân Nhaät kyù Chöùng töø, kieåm tra ñoái chieáu soá lieäu giöõa Nhaät kyù Chöùng töø vôùi caùc soå, theû keá toaùn chi tieát roài laáy soá lieäu toång coäng cuûa caùc Nhaät kyù Chöùng töø ghi vaøo soå caùi. Sơ ñồ 2.3: Trình töï ghi soå keá toaùn theo hình thöùc Nhaät kyù Chöùng töø Chöùng töø keá toaùn vaø caùc baûng phaân boå Baûng keâ NHAÄT KYÙ CHÖÙNG TÖØ Soå, theû keá toaùn chi tieát Soå Caùi BAÙO CAÙO TAØI CHÍNH Baûng toång hôïp chi tieát : ghi haøng ngaøy : ghi cuoái thaùng : ñoái chieáu, kieåm tra Toå chöùc vaän duïng cheá ñoä chöùng töø keá toaùn: Nhìn chung, caùc chöùng töø keá toaùn taïi Coâng ty TNHH TMDV ñieän – ñieän töû vaø tin hoïc Nguyeãn Traàn Vuõ ñeàu thöïc hieän ñuùng theo bieãu maãu, noäi dung, phöông phaùp laäp do Boä Taøi Chính ban haønh. Ngoaøi ra coâng ty coøn söû duïng moät soá chöùng töø khaùc phuïc vuï cho nhu caàu quaûn lyù noäi boä cuûa mình nhö theû chaám coâng, phieáu ra coång, baûng caân ñoái coâng ñoaïn,…. Toå chöùc cung caáp thoâng tin qua heä thoáng baùo caùo keá toaùn: Baùo caùo keá toaùn laø keát quaû cuaû coâng taùc keá toaùn trong doanh nghieäp, laø nguoàn thoâng tin quan troïng cho caùc nhaø quaûn trò cuaû doanh nghieäp cuõng nhö cho caùc ñoái töôïng beân ngoaøi doanh nghieäp. Baùo caùo keá toaùn taïi Coâng ty TNHH TMDV ñieän – ñieän töû vaø tin hoïc Nguyeãn Traàn Vuõ bao goàm : - Baûng caân ñoái keá toaùn. - Baùo caùo keát quaû hoaït ñoäng kinh doanh. - Baûng thuyeát minh baùo caùo taøi chính. Toå chöùc trang bò, öùng duïng kyõ thuaät tính toaùn vaø thoâng tin hieän ñaïi trong coâng taùc keá toaùn: Hieän nay vieäc öùng duïng tin hoïc vaøo coâng taùc keá toaùn ñang trôû thaønh xu theá chung cuûa thôøi ñaïi vaø keát quaû do vieäc öùng duïng naøy mang laïi heát söùc to lôùn. Vì lyù do ñoù maø vieäc taän duïng phaàn meàm Microsoft Excel vaø phaàn meàm keá toaùn TiHa ñeå xöû lyù caùc soá lieäu keá toaùn taïi Coâng ty TNHH TMDV ñieän – ñieän töû vaø tin hoïc Nguyeãn Traàn Vuõ laø ñieàu khaùch quan. Nhôø coù söï hoã trôï cuûa maùy tính maø coâng vieäc cuûa boä phaän keá toaùn ñôõ vaát vaû hôn trong vieäc xöû lyù, choïn loïc, toång hôïp vaø phaân tích soá lieäu keá toaùn. 2.1.3. Khoù Khaên, Thuaän Lôïi Vaø Phöông Höôùng Phaùt Trieån 2.1.3.1. Khoù khaên: - Khi môùi thaønh laäp, nguoàn voán cuûa coâng ty coøn haïn cheá,khaùch haøng ít. - Boä maùy quaûn lyù coâng ty chöa ñuû maïnh, caùn boä coâng nhaân vieân nghieäp vuï coøn yeáu veà naêng löïc, chöa naêng ñoäng, trình ñoä tay ngheà chöa cao, naêng suaát lao ñoäng thaáp. - Hieän nay, nhieàu doanh nghieäp trong nöôùc vaø caùc coâng ty khaùc kinh doanh haøng hoùa cuøng loaïi caïnh tranh gay gaét. 2.1.3.2. Thuaän lôïi: - Qua quaù trình hoaït ñoäng, ban laõnh ñaïo coâng ty hoïc hoûi theâm nhieàu kieán thöùc vaø kinh nghieäm trong lónh vöïc kinh doanh cuûa mình. Nhôø yeáu toá naøy, cuøng vôùi söï phaân tích thò hieáu cuûa khaùch haøng neân ban laõnh ñaïo ñaõ khoâng ngöøng naâng cao coâng taùc dòch vuï cuûa coâng ty cuõng nhö töøng böôùc khaúng ñònh thöông hieäu cuûa coâng ty treân thò tröôøng. - Quy moâ kinh doanh cuûa coâng ty ngaøy caøng môû roäng vôùi nhöõng thieát bò ngaøy caøng hieän ñaïi hoùa. 2.1.3.3. Phöông höôùng phaùt trieån: thể hiện qua caùc mục đñích sau: - Chaát löôïng toát, giaù caû caïnh tranh. - Hôïp taùc toát, chaát löôïng bền vöõng. - Luoân nghó vaø haønh ñoäng vì khaùch haøng. - Laáy phuïc vuï taän taâm laøm con ñöôøng phaùt trieån. - Laáy chaát löôïng laø loøng töï troïng cuûa Nguyeãn Traàn Vuõ. - Laáy söï haøi loøng laøm muïc tieâu. - Vôùi dòch vuï söûa chöõa – Baûo trì nhanh nhaát, toát nhaát. 2.2. Heä Thoáng Thoâng Tin Keá Toaùn Cuûa Coâng Ty TNHH TMDV Ñieän – Ñieän Töû Vaø Tin Hoïc Nguyeãn Traàn Vuõ 2.2.1. Khaùi nieäm phaàn meàm TiHa TiHa laø moät chöông trình chuyeân phuïc vuï cho caùc coâng vieäc kinh doanh, saûn xuaát. Chöông trình naøy quaûn lyù chaët cheõ : -Caùc maët haøng, duïng cuï, saûn phaåm, haøng hoùa . -Coâng nôï khaùch haøng. -Cung caáp töùc thôøi soá löôïng haøng toàn kho, dö nôï khaùch haøng. -Coù theå xem nhanh soá löôïng haøng hoùa nhaäp xuaát baát kyø khoaûng thôøi gian naøo. -Theo doõi dieãn bieán coâng nôï toång quaùt , theo ñòa chæ , theo nhoùm, …vaø chi tieát töøng khaùch haøng ôû moät khoaûng thôøi gian baát kyø. -Taïi thôøi ñieåm hieän taïi coù theå xem toång soá tieàn phaûi thu, phaûi traû vaø chi tieát -Doanh thu töøng thaùng. TiHa chaïy treân neàn MS Windows9x, MS Windows XP giao dieän ñeïp vaø deã söû duïng, coù theå chaïy treân maùy ñôn hoaëc treân maïng cuïc boä (nhieàu ngöôøi söû duïng), maïng dieän roäng (WAN phuø hôïp cho caùc doanh nghieäp coù caùc ñaïi lyù naèm khaép nôi treân Traùi ñaát), lieân keát deã daøng vôùi caùc öùng duïng khaùc chaïy treân neàn MS Windows nhö MS Word, Excel, Winfax, … ñaëc bieät coù theå duøng chung döõ lieäu vôùi chöông trình Nhaân söï. TiHa coù raát nhieàu maãu baùo caùo veà Haøng hoùa, Tieàn teä, Khaùch haøng,.v.v…, nhöng vaãn cho pheùp ngöôøi söû duïng töï thieát keá theâm maãu baùo caùo môùi vaø chænh laïi maãu ñaõ coù neáu caàn. 2.2.2. Vai troø, taùc duïng cuûa vieäc aùp duïng phaàn meàm: Giuùp cho caùc keá toaùn vieân khoâng coøn phaûi laøm vieäc moät caùch thuû coâng nhö tröôùc nöõa maø nay laïi laøm treân maùy, giuùp coâng vieäc keá toaùn trôû neân ñôn giaûn hôn, deã daøng hôn, hieän ñaïi hôn phuø hôïp vôùi söï phaùt trieån cuûa thôøi ñaïi. Khi söû duïng phaàn meàm keá toaùn khoâng coøn phaûi maát nhieàu thôøi gian ñeå ghi soå keá toaùn nöõa vì phaàn meàm seõ töï ñoäng caäp nhaät, xöû lyù vaø chuyeån soá lieäu vaøo caùc soå, caùc baùo caùo moät caùch nhanh choùng, kòp thôøi maø laïi coøn phuø hôïp vôùi chuaån möïc keá toaùn. Ñoàng thôøi vieäc löu tröõ taøi lieäu, soå saùch cuõng ñôn giaûn hôn, ít hôn do döõ lieäu phaàn nhieàu ñaõ löu tröõ treân maùy. 2.2.3. Heä thoáng chöùng töø söû duïng trong phaàn meàm TiHa: 2.2.3.1. Danh muïc haøng hoùa: goàm coù vaät tö, saûn phaåm, haøng hoùa. Ta phaûi nhaäp vaøo caùc phaàn: Maõ soá loaïi vaät tö: chuoãi kyù töï, caùc maõ soá khoâng ñöôïc truøng nhau. Teân loaïi vaät tö. Maõ soá haøng hoùa: maõ soá haøng hoùa khoâng ñöôïc truøng nhau. Teân haøng: teân haøng hoùa, vaät lieäu … chuoãi kyù töï. Giaù mua: nhaäp nhaäp haøng( giaù voán) Giaù baùn: Moät maët haøng coù theå coù nhieàu giaù, moãi loaïi ñoái töôïng coù moät bieåu giaù rieâng. Action (löïa choïn): Choïn moät trong 3 giaù trò : coøn, heát, khoâng baùn. Neáu moät maët haøng ñöôïc choïn laø heát hoaëc khoâng baùn thì trong phieáu xuaát seõ khoâng xuaát hieän maët haøng naøy trong danh saùch löïa choïn. Ñôn vò tính Danh muïc khaùch haøng (Nhaäp ngöôøi mua – ngöôøi baùn): Laø danh saùch cô quan, ñôn vò, caù nhaân coù mua baùn thöôøng xuyeân vôùi coâng ty. Maõ soá (daïng soá): maùy töï taïo ra nhöng ta coù theå hieäu ñính laïi. Teân coâng ty vaén taét: teân cuûa doanh nghieäp ñoù hoaëc teân cuûa moät ngöôøi naøo ñoù ñaïi dieän cho doanh nghieäp( Ñeå löu treân maùy, ta nhaäp sao cho deã tìm). Teân Cty ñaày ñuû: teân naøy theå hieän treân hoùa ñôn, treân caùc baùo caùo thueá. Lieân laïc vôùi: nhaäp hoï teân ngöôøi naøo khi caàn coù theå lieân laïc ñöôïc. Ñòa chæ: ghi soá nhaø, ñöôøng, quaän, thaønh phoá / tænh:Teân naøo gioáng nhau thì neân ghi theo moät kieåu nhö nhau. Höôûng coät giaù: Trong maët haøng coù 3 coät giaù (ÑLTP, ÑLTænh, Baùn leû), khaùch haøng naøy ñöôïc höôûng coät giaù naøo thì choïn coät ñoù (sau naøy khi ñaùnh phieáu xuaát cho khaùch haøng naøo thì maùy laáy ñôn giaù taïi coät maø khaùch haøng ñoù ñöôïc höôûng ). Giôùi haïn nôï: Soá tieàn toái ña maø khaùch haøng ñöôïc pheùp nôï (Khi khaùch haøng vöôït quaù soá tieàn cho pheùp maø chuùng ta vaãn tieáp tuïc xuaát cho khaùch haøng ñoù thì maùy seõ baùo cho bieát, khi ñoù ta xuaát hay khoâng do ta quyeát ñònh). 2.2.3.3. Danh muïc taøi khoaûn: Ta nhaäp vaøo caùc phaàn: TK Cha: taøi khoaûn cha. SHTK : Soá hieäu taøi khoaûn theo quy ñònh cuûa Boä taøi chính. Caùc ñôn vò coù theå môû taøi khoaûn theo ñaëc ñieåm rieâng cuûa mình. Teân taøi khoaûn: Chuoåi kyù töï dieãn giaûi cho soá hieäu taøi khoaûn. Loaïi soá dö : Soá dö taøi khoaûn naèm beân Nôï hay beân Coù hay caû hai (Löôõng tính). Moät taøi khoaûn chæ coù moät trong ba tröôøng hôïp treân, chuùng ta chæ choïn trong danh saùch coù saün. Loaïi soá dö : Neáu taøi khoûan coù soá dö luoân luoân naèm beân nôï ta choïn “Beân nôï”, Neáu taøi khoûan coù soá dö luoân luoân naèm beân coù ta choïn “Beân coù”, ngöôïc laïi choïn “Löôõng tính”. Ta neân choïn loaïi soá dö ñeå maùy ñöa leân Baûng caân ñoái ñuùng vò trí soá dö. Soá dö ñaàu haøng hoùa : Kho: Kho chöùa thieát bò, vaät tö, sản phẩm, haøng hoaù Vaät tö: Thieát bò, vaät tö, sản phẩm, haøng hoùa. Soá löôïng: Soá dö ñaàu khi aùp duïng vaøo maùy. Ñôn giaù: Ñôn giaù voán cuûa thieát bò, vaät tö, sản phẩm, hàng hóa. Ngaøy: Laø ngaøy kieåm kho cuûa soá dö ñaàu. Thoâng thöôøng noù phaûi nhoû hôn ngaøy baét ñaàu phaùt sinh chöùng töø. 2.2.3.4. Caùc chöùng töø phaùt sinh: Nôï : Taøi khoaûn nôï cuûa chöùng töø Coù: Taøi khoaûn coù cuûa chöùng töø Ngaøy : Ngaøy cuûa chöùng töø Phieáu nhaäp kho: Phieáu xuaát kho: Phieáu thu: Phieáu chi: Phieáu kyù göûi: 2.3.Tình Hình Söû Duïng Phaàn Meàm Keá Toaùn Tiha Taïi Coâng Ty TNHH TMDV Ñieän – Ñieän Töû Vaø Tin Hoïc Nguyeãn Traàn Vuõ 2.3.1. Moâ taû TiHa Giôùi thieäu caùc chöông trình chính cuûa phaàn meàm: Quaûn lyù heä thoáng: Phaân heä naøy nhaèm ñieàu phoái caùc hoaït ñoäng trong chöông trình, quaûn trò ngöôøi söû duïng, khoùa soå kyø keá toaùn, baûo ñaûm söï an toaøn baûo maät cuûa keá toaùn. Nhaäp döõ lieäu cô sôû: quaûn lyù thoâng tin cuûa khaùch haøng, kho haøng hoùa, hình thöùc thanh toaùn, danh muïc taøi khoaûn. danh saùch nhaân vieân vaø soá dö cuûa töøng maët haøng. Heä thoáng caùc danh muïc: Duøng ñeå quaûn trò caùc ñoái töôïng ñöôïc ñaêng kyù trong caùc danh muïc quy ñònh nhö danh muïc taøi khoaûn, danh muïc caùc ñoái töôïng, hôïp ñoàng. Coâng ty coù theå löïa choïn caùc ñoái töôïng naøy deã daøng khi caàn duøng. Keá toaùn vaät tö, haøng hoaù: Qua._.