Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình thực hiện hợp đồng Nhập khẩu vật tư & thiết bị toàn bộ tại Công ty MATEXIM

ng nghiệp, hải sản, may mặc... đó là một mặt hàng tiềm năng của đất nước nhưng phải biết kết hợp những kỹ năng quản lý tiên tiến từ nước ngoài, để tiếp thu những tinh hoa văn hoá nhân loại.. Nói đến TMQT không chỉ có nhập mà phải có xuất tiến tới xuất khẩu nhiều mang lại ngoại tệ để xây dựng đất nước phồn vinh.Nhưng tiềm lực của nước ta còn hạn hẹp như vốn, trình độ công nghệ, cơ sở hạ tầng còn lạc hậu ....dẫn đến hiệu quả của hoạt động xuất nhập khẩu còn thấp. Song chúng ta phải phát huy những điểm mạnh mà nước ta có được như xuất khẩu hàng nông nghiệp thực phẩm : gạo , hải sản... và nhập khẩu những mặt hàng công nghệ kỹ thuật máy móc thiết bị để phục vụ cho CNH- HĐH đất nước. Đó là mục tiêu mà Đại hội Đảng IX đã chỉ ra.Hạn chế nhập khẩu những mặt hàng tiêu dùng xa xỉ phẩm để bảo hộ hàng sản xuất trong nước. Tuy nhiên HĐNK của ta còn nhiều hạn chế. Nhận thức được điều đó trong thời gian thực tập tại công ty Matexim, Em đã đi sâu tìm hiểu về quy trình xuất nhập khẩu và Em chọn đề tài “ Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình thực hiện HĐNK vật tư và thiết bị toàn bộ tại công ty Matexim “. Thông qua thực trạng về quá trình nhập khẩu của công ty em mạnh dạn đưa ra một số giải pháp hy vọng phần nào đóng góp những kiến thức nhỏ bé của mình nhằm đưa ra HĐNK của công ty vào HĐ có nề nếp vầ đạt hiệu quả cao hơn . Để hoàn thành được chuyên đề này, Em xin trân trọng cảm ơn sự giúp đỡ quý báu của cô giáo Vũ Phương Nga. Qua đây, Em cũng xin chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo và các cán bộ trong công ty Vật tư và Thiết bị toàn bộ Matexim đã tạo mọi điều kiện thuận lợi, tận tình chỉ bảo để em thực hiện chuyên đề một cách tốt nhất . CHƯƠNG i CƠ Sở Lý LUậN Về HợP Đồng nhập khẩu và qui trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu I. Khái niệm về hợp đồng, vai trò của hợp đồng nhập khẩu trong thương mại quốc tế . Khái niệm về hợp đồng Hợp đồng TMQT là sự thoả thuận giữa các đương sự có trụ sở kinh doanh ở các quốc gia khác nhau, theo đó gọi là bên bán (bên xuất khẩu ) có nghĩa vụ chuyển quyền sở hữu cho một bên khác gọi là bên mua (bên xuất khẩu) một tài sản nhất định gọi là hàng hoá. Bên mua có nghĩa vụ nhận hàng và trả tiền hàng . Khái niệm và đặc điểm của hợp đồng thương mại quốc tế : Hợp đồng là sự thoả thuận của các bên ký kết hợp đồng. Điều kiện cơ bản là hợp đồng phải thể hiện ý chí thực sự thoả thuận không cưỡng bức, lừa dối lẫn nhau và có những nhầm lẫn không thể chấp nhận được. Hợp đồng TMQT giữ một vai trò quan trọng trong kinh doanh TMQT, nó xác nhận những nội dung giao dịch mà các bên đã thoả thuận và cam kết thực hiện các nội dung đó . Như vậy, hợp đồng là cơ sở để các bên thực hiện các nghĩa vụ của mình và đồng thời yêu cầu các bên đối tác thực hiện nghĩa vụ của họ. Hợp đồng còn là cơ sở đánh giá mức độ thực hiện nghĩa vụ của các bên và là cơ sở pháp lý quan trọng để khiếu nại khi các bên đối tác không thực hiện toàn bộ hay từng phần nghĩa vụ của mình đã thoả thuận trong hợp đồng. Hợp đồng càng qui định chi tiết, rõ ràng, dễ hiểu càng dễ thực hiện và ít xảy ra tranh chấp. Việc ký kết hợp đồng cần xác định nội dung đầy đủ, chuẩn bị thận trọng và chu đáo . Điều kiện hiệu lực của hợp đồng thương mại quốc tế : Theo luật thương mại Việt Nam thì hợp đồng TMQT có hiệu lực khi có đủ các điều kiện sau : Chủ thể của hợp đồng là bên mua và bên bán phải có đủ tư cách pháp lý . Chủ thể bên nước ngoài là thương nhân và tư cách pháp lý được xác định căn cứ theo pháp luật của họ . Chủ thể bên Việt Nam phải là thương nhân được phép hoạt động thương mại trực tiếp với nước ngoài . Hàng hoá theo hợp đồng là hàng hoá được phép mua bán theo qui định của pháp luật của nước bên mua và nước bên bán . Hợp đồng TMQT phải có nội dung chủ yếu của hợp đồng mua bán hàng hoá . Các nội dung chủ yếu đó là: Tên hàng, số lượng, qui cách phẩm chất, giá cả, phương thức thanh toán và thời gian giao nhận hàng . Hợp đồng TMQT phải được lập thành văn bản . Nội dung chủ yếu của hợp đồng TMQT : Một hợp đồng TMQT gồm có hai phần chính : Những điều trình bày chung và các điều khoản của hợp đồng Số liệu của hợp đồng (constract No …) .Đây không phải là nội dung pháp lý bắt buộc của hợp đồng nhưng nó tạo điều kiện thuận lợi trong quá trình kiểm tra, giám sát, điều hành và thực hiện hợp đồng của các bên . Địa điểm và ngày tháng ký kết hợp đồng. Nội dung có thể để ở đầu của hợp đồng nhưng cũng có thể để ở cuối cuả hợp đồng. Nếu như trong hợp đồng không có những thoả thuận gì thêm thì hợp đồng sẽ có hiệu lực pháp lý kể từ ngày ký kết. Tên và địa chỉ của các bên tham gia ký kết hợp đồng. Đây là phần chỉ rõ các chủ thể của hợp đồng cho nên phải nêu rõ ràng, đầy đủ, chính xác : Tên (theo giấy phép thành lập ) địa chỉ, người đại diện, chức vụ của các bên tham gia ký kết hợp đồng . Các định nghĩa dùng trong hợp đồng (general defi- nition ). Trong hợp đồng có thể sử dụng các thuật ngữ, mà các thuật ngữ này có thể ở các quốc gia khác nhau sẽ hiểu theo nghĩa khác nhau. Để tránh những hiểu lầm, những thuật ngữ hay những vấn đề quan trọng cần phải được định nghĩa . Cơ sở pháp lý để ký kết hợp đồng. Đây có thể là các hiệp định chính phủ đã ký kết, hoặc các nghị định thư ký kết giữa các bộ ở các quốc gia, hoặc nêu ra sự tự nguyện thực sự của hai bên ký kết hợp đồng . Trong phần các điều khoản của hợp đồng người ta phải ghi rõ nội dung của từng điều khoản . Theo mức độ quan trọng của các điều khoản có thể chia thành: Các điều khoản chủ yếu là các điều khoản bắt buộc phải có đối với một hợp đồng mua bán, thiếu các điều khoản đó hợp đồng không có giá trị pháp lý. Theo luật thương mại Việt Nam, những nội dung đó là : Tên hàng, số lượng, qui cách, chất lượng, giá cả, phương thức thanh toán, địa điểm và thời hạn giao nhận hàng hộ và thoả thuận giữa các bên thì mới đưa ra cuộc đàm phán đến thành công . Những sự nhượng bộ này có thể được thực hiện từng phần nhỏ kế tiếp nhau hoặc nhượng bộ toàn bộ. Sự nhượng bộ này là kết quả của những cái được và cái thua trong thương lượng cho nên người đàm phán phải biết kết hợp chặt chẽ giữa sự nhượng bộ của mình và của đối phương làm sao để đàm phán được thành công mà các bên đều có lợi, đặc biệt là đạt được mục tiêu đàm phán của mình . 1.3 . Phân loại hợp đồng thương mại quốc tế : Hợp đồng TMQT có thể được phân loại như sau : - Xét theo thời gian thực hiện hợp đồng có hai loại hợp đồng : Hợp đồng ngắn hạn và hợp đồng dài hạn. Hợp đồng ngắn hạn thường được ký kết trong một thời gian tương đối ngắn và sau khi hai bên đã hoàn thành nghĩa vụ của mình thì quan hệ pháp lý giữa hai bên về hợp đồng đó cũng kết thúc. Hợp đồng dài hạn có thời gian thực hiện tương đối dài mà trong thời gian đó việc giao hàng được thực hiện làm nhiều lần . - Theo nội dung quan hệ kinh doanh có : Hợp đồng xuất khẩu , hợp đồng nhập khẩu . Hợp đồng xuất khẩu là hợp đồng bán hàng cho thương nhân nước ngoài thực hiện quá trình chuyển giao sở hữu hàng hoá sang cho thương nhân nước ngoài và nhận tiền hàng . Hợp đồng nhập khẩu là hợp đồng mua hàng của thương nhân nước ngoài, thực hiện quá trình nhận quyền sở hữu hàng hoá và thanh toán tiền hàng . - Xét theo hình thức của hợp đồng có hai loại : Hình thức văn bản và hình thức miệng. Công ước viên 1980 (CiSG) cho phép các thành viên sử dụng tất cả các hình thức trên. ở Việt Nam, hình thức văn bản hợp đồng là bắt buộc đối với hợp đồng thương mại quốc tế cũng phải làm bằng văn bản . Thư từ, điện thoại và telex cũng được coi là hình thức văn bản. - Theo cách thức thành lập hợp đồng :Bao gồm hợp đồng một văn bản là trong đó ghi rõ nội dung mua bán , các điều kiện giao dịch đã thoả thuận và có chữ ký của hai bên . Hợp đồng gồm nhiều văn bản như: Đơn chào hàng cố định của người bán và chấp nhận của người mua , đơn đặt hàng của người mua và chấp nhận của người bán , đơn chào hàng tự do của người bán , hỏi giá của người mua , chào hàng cố định của người bán và chấp nhận của người mua. 1.4. Một số hợp đồng thương mại quốc tế : 1.4.1. Hợp đồng gia công quốc tế : Mối quan hệ giữa bên đặt gia công và bên nhận gia công được xác định trong hợp đồng gia công. Hợp đồng gia công được trình bày chung như: Số liệu hợp đồng, ngày và địa điểm ký kết hợp đồng, tên và địa chỉ của các bên ký kết hợp đồng gia công bao gồm : Mặt hàng gia công: Điều khoản này qui định cụ thể về tên hàng, số lượng, phẩm chất đóng gói, ký mã hiệu . Giá gia công: qui định cụ thể giá gia công và các yếu tố hình thành nên giá đó , chi phí nguyên vật liệu phụ và các chi phí khác. Phương thức thanh toán : Qui định phương thức trả tiền, địa điểm, và thời điểm trả tiền . Về nguyên vật liệu: Xác định nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ, chất lượng, số lượng nguyên vật liệu định mức tiêu hao nguyên vật liệu, nguồn cung cấp nguyên vật liệu chính, nguồn cung cấp nguyên vật liệu phụ … Doanh mục máy móc thiết bị cho thuê hay mượn để tiến hành gia công Về nghiệm thu: Thoả thuận về địa điểm, thời điểm, phương pháp nghiệm thu, nguồn nghiệm thu và chi phí nghiệm thu nguyên vật liệu, sản phẩm và thiết bị máy móc. - Điều khoản về nhãn hiệu hàng hoá và tên gọi xuất xứ hàng hóa, thành phần. Thời hạn hiệu lực của hợp đồng ngoài các điều khoản trên đây hợp đồng gia công quốc tế còn có các điều khoản khác như: Khiếu nại, miễn trách, phạt và bồi dưỡng trọng tài … 1.4.2. Hợp đồng đại lý : Quan hệ giữa người uỷ thác và đại lý là hợp đồng đại lý . Hợp đồng đại lý gồm có các nội dung cơ bản sau: Phần trình bày chung bao gồm: Số liệu hợp đồng, ngày và địa điểm ký kết hợp đồng, tên và địa chỉ của bên ký kết hợp đồng, các định nghĩa (nếu cần). Hợp đồng đại lý bao gồm các điều khoản sau: +Xác định hình thức đại lý: Qui định quyền hạn và cách thức hoạt động của đại lý . +Xác định khu vực địa lý mà đại lý hoạt động +Mặt hàng đại lý : Bao gồm tên hàng,chất lượng, số lượng bao bì . +Xác định giá hàng . +Tiền thù lao và chi phí : Qui định cụ thể tiền thù lao, hoặc cách thức xác định tiền thù lao đại lý . +Thời hạn , hiệu lực hợp đồng : - Thể thức huỷ bỏ hoặc kéo dài thời gian hiệu lực của hợp đồng . - Nghĩa vụ của đại lý : Trong đó qui định doanh số tối thiểu của hợp đồng và các nghĩa vụ khác . - Nghĩa vụ của người uỷ thác : Về việc cung cấp hàng hoặc tiền để mua hàng, cung cấp thông tin, và thanh toán tiền thù lao … - Ngoài ra hợp đồng đại lý còn có các điều khoản khác như : Cách thức cung cấp hoặc nhận hàng, phương thức thanh toán tiền hàng và tiền thù lao, cách thức giải quyết các tranh chấp… 1.4.3. Hợp đồng môi giới : Hợp đồng môi giới phải được lập thành văn bản và gồm các nội dung cơ bản sau : Tên và địa chỉ của các bên ký kết hợp đồng . Nội dung cụ thể của việc môi giới, như môi giới để mua bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ … Mức thù lao của môi giới : Qui định cụ thể tiền thù lao của môi giới . Nghĩa vụ của bên được mội giới, nghĩa vụ cung cấp thông tin, tài liệu và phương tiện cần thiết, trả tiền thù lao môi giới, ký kết và thực hiện hợp đồng … Quyền của các bên môi giới: quyền chọn môi giới và yêu cầu thường xuyên cung cấp các thông tin cần thiết trong quá trình môi giới, khiếu nại đòi bồi thường thiệt hại do môi giới gây ra … Thời hạn hiệu lực của hợp đồng và các điều kiện để chấm dứt hợp đồng . 1.4.4. Hợp đồng uỷ thác mua bán hàng hoá dịch vụ : Việc uỷ thác mua bán hàng hoá và dịch vụ phải được lập thành văn bản với các nội dung chủ yếu sau: - Tên địa chỉ các bên ký kết. - Nội dung công việc uỷ thác: Là uỷ thác mua hay bán hàng hoá dịch vụ … - Mặt hàng được uỷ thác mua bán, số lượng, chất lượng, qui cách, đặc điểm, giá cả và các điều kiện cụ thể khác - Chi phí uỷ thác : Qui định cụ thể phí uỷ thác hoặc các thành phần cấu thành nên phí uỷ thác . - Phương thức thanh toán :Phương thức thanh toán phí uỷ thác, phương thức thanh toán tiền hàng hoá được uỷ thác. - Uỷ thác lại cho bên thứ ba : Qui định bên được uỷ thác được(hoặc không được) uỷ thác là cho bên thứ ba thực hiện hợp đồng uỷ thác đã ký kết . - Nghĩa vụ của bên được uỷ thác: Như thực hiện mua, bán hàng hoá, dịch vụ theo hợp đồng uỷ thác. Thông báo cho bên uỷ thác về các vấn đề có liên quan đến việc thực hiện hợp đồng. Bảo quản, gìn giữ tài liệu được giao để thực hiện hợp đồng. Giữ bí mật về những thông tin có liên quan đến việc thực hiện hợp đồng uỷ thác . Giao tiền, giao hàng theo đúng thoả thuận trong hợp đồng uỷ thác. - Quyền của bên được uỷ thác : Như yêu cầu bên uỷ thác cung cấp thông tin, tài liệu cần thiết cho việc thực hiện hợp đồng uỷ thác. Nhận phí uỷ thác và yêu cầu đòi bồi thường thiệt hại do bên uỷ thác gây ra . - Nghĩa vụ của bên uỷ thác: Như cung cấp thông tin, trả phí uỷ thác, giao tiền, giao hàng theo đúng thoả thuận và thời gian qui định . - Quyền của bên uỷ thác: Yêu cầu bên được uỷ thác thông báo thông tin, khiếu nại đòi bồi thường thiệt hại do bên được uỷ thác gây ra. - Thời hạn hiệu lực của hợp đồng. 1.5. Các điều khoản trong hợp đồng thương mại quốc tế : + Điều khoản về tên hàng (com modity) Điều kiện này chỉ rõ đối tượng cần giao dịch, cần phải dùng các phương pháp qui định chính xác tên hàng. Nếu gồm nhiều mặt hàng chia thành nhiều loại với các đặc điểm khác nhau thì phải lập bảng liệt kê (bản phu lục) và phải ghi rõ trong hợp đồng để phụ lục thành một bộ phận của các điều khoản tên hàng . + Điều khoản về chất lượng (quanlity) Trong điều khoản này qui định chất lượng của hàng hoá. Đặc biệt khi có tranh chấp về chất lượng thì điều khoản chất lượng là cơ sở để kiểm tra, đánh giá, so sánh, và giải quyết tranh chấp chất lượng. Cho nên tuỳ thuộc vào từng hàng hoá mà có phương pháp qui định chất lượng cho chính xác phù hợp và tối ưu. Nếu dùng tiêu chuẩn hoá, tài liệu kỹ thuật, mẫu hàng … Để qui định chất lượng thì phải được xác nhận và trở thành một bộ phận không thể tách rời trong hợp đồng . + Điều khoản số lượng (Quantity) Qui định số lượng hàng hoá giao nhận, đơn vị tính, phương pháp xác định trọng lượng. Nếu số lượng hàng hoá giao nhận qui định phỏng chứng thì phải qui định người được phép lựa chọn dung sai về số lượng và giá cả tính cho số lượng hàng hoá đó . + Điều khoản về bao bì, ký mã, ký hiệu (packing and marking) Trong điều khoản này phải qui định loại bao bì, hình dáng, kích thước, số lớp bao bì, chất lượng bao bì, phương thức cung cấp bao bì, giá cả bao bì. Qui định về nội dung và chất lượng của ký mã hiệu . + Điều khoản về giá cả (price) Qui định mức giá cụ thể cùng đồng tiền tính giá, phương pháp qui định giá và qui tắc giảm giá (nếu có). + Điều khoản về thanh toán(payment) Điều khoản này qui định các đồng tiền thanh toán, thời hạn thanh toán, địa điểm thanh toán, bộ chứng từ dùng cho thanh toán. Đây là điều khoản rất quan trọng được các bên rất quan tâm nếu lựa chọn được các điều kiện thanh toán thích hợp sẽ được giảm chi phí và rủi ro cho mỗi bên . + Điều khoản giao hàng(Shipment / Delivery) Trong điều khoản giao hàng qui định số lần giao hàng, thời gian giao hàng, địa điểm giao hàng (ga, cảng) đi (ga, cảng) đến (ga, cảng) thông qua phương thức giao nhận, thông báo giao hàng, số lần thông báo, thời điểm thông báo, nội dung thông báo và một số các qui định khác về việc giao hàng . + Điều khoản về trường hợp miễn trách(Force majeure acts of god) Trong điều kiện này qui định những trường hợp được miễn hoặc hoãn thực hiện các nghĩa vụ của hợp đồng cho nên thường qui định: Nguyên tắc xác định các trường hợp miễn trách, liệt kê các sự kiện được coi là miễn trách và những trường hợp không được coi là trường hợp miễn trách. Qui định trách nhiệm và quyền lợi của mỗi bên khi xảy ra trường hợp miễn trách. + Điều khoản khiếu nại( Claim) Qui định thời hạn khiếu nại, thể thức khiếu nại, và nghĩa vụ của các bên khiếu nại . + Điều khoản bảo hành(Warranty) Qui định thời hạn bảo hành , địa điểm bảo hành , nội dung bảo hành và trách nhiệm của mỗi bên trong nội dung bảo hành . + Điều khoản bồi thường thiệt hại ( Penalty) Trong điều khoản này qui định các trường hợp phạt và bồi thường, cách thức phạt và bồi thường, trị giá phạt và bồi thường tuỳ theo từng hợp đồng có thể có riêng điều khoản phạt và bồi thường hoặc kết hợp với các điều khoản giao hàng,thanh toán . + Điều khoản trọng tài ( Arbitrantion) Qui định các nội dung ai là người đứng ra phân xử, luật áp dụng vào việc xét xử, địa điểm tiến hành trọng tài, cam kết chấp chấp hành tài quyết và phân định chi phí trọng tài . Trên đây là các điều khoản chủ yếu cơ bản nhất của một hợp đồng. Tuy nhiên trong thực tế tuỳ vào từng hợp đồng cụ thể mà có thể thêm vào một số điều khoản khác như: Điều khoản bảo hiểm, điều khoản vận tải, điều khoản cấm chuyển bán và các điều khoản khác nữa… II.Qui trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu . Sau khi ký HĐNK đã được ký kết đơn vị kinh doanh NK với tư cách là một bên ký kết phải có tổ chức thực hiện HĐNK đó. Đây là một công việc phức tạp, nó đòi hỏi tuân thủ lợi ích quốc gia và đảm bảo được uy tín kinh doanh của đơn vị. Về mặt kinh tế, trong quá trình thực hiện HĐNK phải cố gắng tiết kiệm chi phí nâng cao tính doanh lợi và hiệu quả của toàn bộ nghiệp vụ giao dịch . Để thực hiện HĐ nhập khẩu, đơn vị kinh doanh phải tiến hành các công việc sau đây: 2.1.Xin giấy phép nhập khẩu : Giấy phép NK là một biện pháp quan trọng để nhà nước quản lý nhập khẩu .Vì thế, sau khi ký HĐNK, doanh nghiệp phải xin giấp phép nhập khẩu chuyến để thực hiện hợp đồng đó. Tuy nhiên, ở nước ta, theo nghị định 89/CP ngày 15/12/1995, kể từ ngày 1/2/1996, chỉ còn 9 trường hợp sau đây phải xin giấy phép NK chuyến : Hàng nhập khẩu mà nước ta quản lý bằng hạn nghạch Máy móc thiết bị nhập khẩu bằng nguồn vốn ngân sách Hàng của doanh nghiệp được thành lập theo luật đầu tư nước ngoài tại Việt Nam. Hàng phục vụ thăm dò khai thác dầu khí –Hàng dự hội chợ triển lãm Hàng gia công Hàng tạm nhập tái xuất Hàng NK thuộc diện cần điều hành để đảm bảo cung cầu trong nước . Khi đối tượng HĐ thuộc đơn vị phải xin giấy phép NK, doanh nghiệp phải xuất trình hồ sơ xin phép gồm : HĐ, phiếu hạn nghạch (Nếu hàng quản lý bằng hạn nghạch ) , HĐNK uỷ thác (Nếu đó là trường hợp nhập khẩu uỷ thác ) giấy báo trúng thầu của bộ tài chính * Việc cấp giấy phép nhập khẩu được phân công như sau : Bộ thương Mại cấp giấy phép NK hàng phi mậu dịch , nếu hàng đó thuộc một trong 9 mặt hàng kể trên.Tổng Cục hải quan qui định cấp giấy phép NK hàng phi mậu dịch . Từ tháng 9/1999, việc cấp giấy phép kinh doanh NK được giao cho Tổng cục hải quan phụ trách . Mỗi giấy phép chỉ có một chủ hàng kinh doanh để nhập khẩu với một số mặt hàng với một số nước nhất định, chuyên chở bằng một phương thức vận tải và giao tại một cửa khẩu nhất đinh . 2.2.Kiểm tra chất lượng hàng nhập khẩu : Theo tinh thần của nghị định 200/ Cp ngày 31/12/1973 và thông tư liên bộ Giao thông vận tải – Ngoại thương số 52/TTLB ngày 25.1.1975, hàng nhập khẩu khi về qua của khẩu cần được kiểm tra kỹ càng, mỗi cơ quan tuỳ theo chức năng của mình phải kiểm tra công việc đó . Cơ quan giao thông (ga, cảng ) phải kiểm tra, niêm phong, kẹp trì trước khi gỡ hàng ra khỏi phương tiện vận tải . Nếu hàng có thể tổn thất hoặc xếp đặt không theo lô, theo vận đơn thì cơ quan giao thông mời công ty giám định lập biên bản giám định dưới tàu. Nếu hàng không chuyên chở bằng đường biển mà bị thiếu hụt, mất mát, phải có “Biên bản kết toán, nhập hàng với tàu”, “ Còn nếu bị đổ vỡ phải có ”. Biên bản đổ vỡ hư hỏng. Nếu tàu chở hàng đã nhổ neo rồi việc thiếu hụt mới bị phát hiện, chủ hàng phải yêu cầu VOSA cấp “ Giấy chứng nhận hàng thiếu”. Doanh nghiệp NK, với tư cách là một bên đứng tên trên vận đơn, phải lập thư dự kháng, nếu nghi ngờ hoặc thực sự thấy hàng có tổn thất, sau đó phải yêu cầu công ty bảo hiểm. Trong những trường hợp khác phải yêu cầu công ty giám định tiến hành kiểm tra hàng hoá và lập chứng từ giám định . 2.3 .Thuê tàu lưu cước : Doanh nghiệp kinh doanh NK, trong quá trình thực hiện HĐ mua bán ngoại thương, việc thuê tàu chở hàng ( hoặc phương tiện chở hàng),được dựa vào ba căn cứ sau đây: Những điều khoản của hợp đồng mua bán ngoại thương, đặc điểm của hàng mua bán và điều kiện vận tải . Đối với các điều giao hàng C&F , CPT, CIF, CIP, DES DEQ, DDU, DDP, DAF, thì người nhập khẩu không phải thuê tàu mà việc thuê tàu là nghĩa vụ của người xuất khẩu. Đối với các điều kiện giao hàng EXWORK, FOB, FAS, FCA, thì người nhập khẩu được quyền thuê tàu. Hàng hoá, nếu được chuyên chở bằng container, hàng được giao cho người vận tải theo một trong hai phương thức. Nếu hàng đủ một container đóng hàng vào container, rồi giao hàng cho người vận tải (điều kiện giao hàng EXWORK). Nếu hàng không đủ một container , chủ hàng phải giao hàng cho người vận tải tại ga container . Việc tàu lưu cước đòi hỏi phải có kinh nghiệm nghiệp vụ, có thông tin về tình hình thị trường thuê tàu. Thông thường, doanh nghiệp liên doanh nhập khẩu thường uỷ thác việc thuê tàu, lưu cước cho một công ty hàng hải như : Công ty thuê tàu và môi giới hàng hải (Viet Fracht); Công ty đại lý tàu biển (VOSA). Cơ sở pháp lý điều tiết mối quan hệ giữa bên uỷ thác thuê tàu là hợp đồng uỷ thác. Có hai loại hợp đồng uỷ thác thuê tàu là : Hợp đồng uỷ thác thuê tàu cả năm . Hợp đồng uỷ thác chuyến . Chủ hàng nhập khẩu, căn cứ vào điều kiện vận tải của hàng hoá để lựa chọn loại hợp đồng cho thích hợp. 2.4.Mua bảo hiểm cho hàng hoá : Nếu hàng hoá chuyên chở bằng đường biển , thường gặp nhiều rủi ro , tổn thất vì thế bảo hiểm hàng hoá đường biển là loại bảo hiểm phổ biến nhất trong ngoại thương . Chủ hàng kinh doanh nhập khẩu , khi cần mua bảo hiểm (Đối với các điều kiện giao hàng EXWORK, FOB, FCA, FAS , C& F) đều mua bảo hiểm tại các công ty bảo hiểm của Việt Nam. Hợp đồng bảo hiểm có thể là hợp đồng bao( open policy) hoặc hợp đồng bảo hiểm chuyến ( Voyage policy), khi mua bảo hiểm bao , chủ hàng( đơn vị kinh doanh nhập khẩu ) ký hợp đồng từ đầu năm, cho đến khi giao hàng xuống tàu xong, chủ hàng chỉ gửi đến công ty bảo hiểm một thông báo bằng văn bản gọi là “Giấy báo bắt đầu vận chuyển”. Khi mua bảo hiểm chủ hàng , chủ hàng phải gửi đến công ty bảo hiểm một văn bản gọi là “ Giấy yêu cầu bảo hiểm ”. Trên cơ sở “ Giấy yêu cầu bảo hiểm ” này chủ hàng và công ty bảo hiểm đàm phán ký kết hợp đồng bảo hiểm . Có ba điều kiện bảo hiểm chính: Bảo hiểm rủi ro (Điều kiện A), bảo hiểm có tổn thất riêng ( Điều kiện B) và bảo hiểm miễn tổn thất ( Điều kiện C). Cũng có một số điều kiện bảo hiểm phụ như: Vỡ, rò rỉ, mất trộm, mất cắp, không giao hàng … Ngoài ra còn có một số điều kiện bảo hiểm đặc biệt như : Bảo hiểm chiến tranh , bảo hiểm đình công bạo động và dân biến . Việc lựa chọn điều kiện bảo hiểm phải dựa trên bốn căn cứ sau : + Điều khoản hợp đồng + Tính chất hàng hoá + Tính chất bao bì và phương thức xếp hàng + Loại tàu chuyên chở 2.5.Làm thủ tục hải quan : Hàng hoá khi đi ngang qua biên giới quốc gia để xuất khẩu đều phải làm thủ tục hải quan. Việc làm thủ tục hải quan gồm 3 bước sau: 2.5.1.Khai báo hải quan : Chủ hàng báo cáo chi tiết về hàng hoá lên tờ khai để cơ quan hải quan kiểm tra các thủ tục giấy tờ .Yêu cầu của việc khai này là trung thực và chính xác . Nội dung của tờ khai này bao gồm những mục như :Loại hàng (hàng mậu dịch, hàng trao đổi tiểu nghạch biên giới, hàng tạm nhập, tái xuất … ) tên hàng, số lượng, khối lượng, giá trị hàng hoá, tên công cụ vận tải, nhập khẩu với nước nào …Tờ khai hải quan phải được xuất trình kèm theo một số chứng từ khác như: Giấy phép nhập khẩu, hoá đơn, phiếu đóng gói hoáđơn, phiếu đóng gói chi tiết, bảng kê chi tiết . 2.5.2Xuất trình hàng hóa: Hàng hoá nhập khẩu phải được sắp xếp trật tự, thuận tiện cho việc kiểm soát . Chủ hàng chịu chi phí và nhân công về việc mở, đóng gói các kiện hàng yêu cầu việc xuất trình hàng hoá cũng là trung thực của chủ hàng. 2.5.3.Thực hiện quyết định của hải quan : Sau khi kiểm soát giấy tờ và hàng hoá, hải quan sẽ ra các quyết định như: Cho hàng được phép đi qua biên giới (thông quan ) cho hàng đi qua một cách có điều kiện, cho hàng đi qua sau khi chủ hàng đã nộp thuế, lưu kho ngoại quan…Nghĩa vụ của chủ hàng là phải nghiêm túc thực hiện các quyết định đó. Việc vi phạm các quyết định đó thuộc tội hình sự . 2.6.Giao nhận hàng nhập khẩu Theo nghị định 200/CP ngày 31/12/1973 “ Các cơ quan vận tải có trách nhiệm tiếp nhận hàng hoá nhập khẩu trên các phương tiện vận tải từ nước ngoài vào, bảo quản hàng hoá đó trong quá trình xếp rỡ, lưu kho, lưu bãi và giao cho các đơn vị đặt hàng theo lệnh giao hàng của tổng công ty đã nhập hàng đó ”. Do đó, đơn vị kinh doanh nhập khẩu phải hoặc trực tiếp thông qua một đơn vị nhận uỷ thác giao nhận tiến hành : ký kết hợp đồng uỷ thác cho cơ quan vận tải (ga, cảng) về việc giao nhận hàng từ tàu ở nước ngoài về. Xác nhận cơ quan vận tải kế hoạch tiếp nhận hàng nhập khẩu từng năm , từng quí, lịch tàu, cơ cấu mặt hàng, điều khiển kỹ thuật khi bốc dỡ, vận chuyển giao nhân. Cung cấp các tài liệu cần thiết cho việc giao nhận hàng hoá ( Nếu hàng nhập khẩu cho một đơn vị trong nước ) về dự kiến hàng về, ngày thực tế tàu chở hàng về đến cảng hoặc ngày toa xe chở hàng về sân ga giao nhận . Thanh toán cho các cơ quan vận tải các khoản phí tổn về giao nhận, bốc xếp và vận chuyển hàng nhập khẩu. Theo dõi việc giao nhận, đôn đốc các cơ quan vận tải lập những biên bản (nếu cần ) về hàng hoá và giải quyết trong phạm vi của mình những vấn đề xảy ra trong việc giao nhận . 2.7..Làm thủ tục thanh toán : 2.7.1.Thanh toán bằng tín dụng : Khi hợp đồng nhập khẩu qui định thanh toán bằng quĩ tín dụng ( letter of credit-L/C); một trong các việc đầu tiên mà đơn vị kinh doanh nhập khẩu phải làm để thực hiện HĐNK đó là việc mở L/C. Thời gian mở L/C nếu hợp đồng không qui định gì, phụ thuộc vào thời gian giao hàng. Thông thường nếu L/C được mở khoảng 20-25 ngày trước khi đến thời gian giao hàng ( Nếu khách hàng ở Châu Âu ) căn cứ để mở L/C là các điều khoản của HĐNK . Khi mở L/C , tổng công ty hoặc công ty xuất nhập khẩu dựa vào căn cứ này để điền vào một mẫu “Giấy xin mở thư tín dụng nhập khẩu” Giấy xin mở tín dụng nhập khẩu kèm theo bản khai hợp đồng và giấy phép được chuyển đến ngân hàng ngoại thương cùng với hai uỷ nhiệm chi nữa để trả thủ tục chi phí cho ngân hàng. Có như vậy , đơn vị kinh doanh nhập khẩu mới nhận được chứng từ đi nhận hàng . 2.7.2.Thanh toán bằng phương thức nhớ thu : Nếu hợp đồng nhập khẩu qui định thanh toán bằng phương thức nhớ thu thì sau khi nhận được chứng từ ở ngân hàng ngoại thương, đơn vị kinh doanh nhập khẩu được kiểm tra chứng từ trong một thời gian nhất định, nếu trong thời gian này, đơn vị kinh doanh nhập khẩu không có lý do chính đáng từ chối thanh toán thì ngân hàng xem như yêu cầu đòi tiền là hợp lệ. Quá thời hạn qui định cho việc kiểm tra chứng từ , mọi tranh chấp giữa bên bán và bên mua về thanh toán tiền hàng sẽ được trực tiếp giải quyết giữa các bên có liên quan hoặc qua trọng tài. 2.8.Khiếu nại và giải quyết khiếu nại : Khi thực hiện việc HĐNK, nếu chủ hàng xuất nhập khẩu phát hiện thấy hàng nhập khẩu bị tổn thất, đổ vỡ, thiếu hụt, mất mát thì cần lập hồ sơ khiếu nại. Đối tượng khiếu nại là người bán , nếu hàng có chất lượng hoặc số lượng không phù hợp với hợp đồng, có bao bì không thích đáng, thời hạn giao hàng bị vi phạm, hàng giao không đồng bộ, thanh toán nhầm lẫn … Đối tượng khiếu nại là người vận tải, nếu hàng bị tổn thất trong quá trình vận chuyển, chuyên chở hoặc nếu sự tổn thất đó do lỗi của người vận tải gây nên . Đối tượng khiếu nại là công ty bảo hiểm hàng hóa, đối tượng của bảo hiểm bị tổn thất do thiên tai, tai nạn bất ngờ hoặc do lỗi của người thứ ba gây nên, khi những rủi ro này đã được mua bảo hiểm . Đơn khiếu nại kèm theo những bằng chứng về việc tổn thất (như biên bản giám định , COR, ROROC hay CSC…) hóa đơn , vận đơn đường biển , đơn bảo hiểm hàng hoá (Nếu khiếu nại công ty bảo hiểm ) Nếu khiếu nại không được giải quyết thoả đáng hai bên có thể kiện nhau tại hội đồng trọng tài (nếu có thoả thuận trọng tài ) hoặc tại toà án. III.Những yếu tố ảnh hưởng qui trình thực hiện hợp đồng nhập 3.1.Những yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến qui trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu 3.1.1.Công tác nghiên cứu thị trường : Hoạt động kinh doanh đối ngoại thường phức tạp hơn các hoạt động kinh doanh đối nội vì rất nhiều lẽ, chẳng hạn như: Bạn hàng ở cách xa nhau, hoạt động chịu điều tiết của nhiều hệ thống luật pháp, hệ thống tiền tệ, tài chính khác nhau …do đó công tác nghiên cứu tiếp cận thị trường thị trường có một ý nghĩa cực kỳ quan trọng. Trong việc nghiên cứu đó những nội dung cần nằm về một thị trường nước ngoài là: Những điều kiện chính trị thương mại chung, luật pháp và chính sách buôn bán,điều kiện về tiền tệ và tín dụng,điều kiện về vận tải và tình hình giá cước... Bên cạnh những điểm trên doanh nghiệp kinh doanh XNK cần nắm vững những điều có liên quan đến mặt hàng kinh doanh của đơn vị mình trên thị trường nước ngoài như: Dung lượng thị trường, tập quán và thị hiếu tiêu dùng, những kênh tiêu thụ, sự biến động của giá cả...Các phương pháp nghiên cứu chủ yếu là: +Điều tra qua tài liệu sách báo, phương pháp này còn gọi là phương pháp nghiên cứu tại phòng làm việc. Đây là phương pháp phổ biến và ít tốn kém, tài liệu để nghiên cứu là các bản tin giá cả thị trường của thông tấn xă Việt Nam và của trung tâm thông tin kinh tế đối ngoại của Việt Nam, các báo của cơ quan thường vụ Việt Nam ở nước ngoài, các báo cáo và tạp chí trong và ngoài nước, qua mạng thông tin toàn cầu. +Điều tra tại chỗ :Theo phương pháp này người ta cử người dến tận thị trường để tìm hiểu tình hình,phương pháp này tuy tốn kém nhưng giúp đơn vị kinh doanh mau chóng nắm được những thông tin chắc chắn và toàn diện. 3.1.2.Công tác đàm phán giao dịch dể ký kết hợp đồng NK: Trong giao dịnh ngoại thương các bên thường có sự khác biệt nhau về chính kiến, về pháp luật tập quán ,ngôn ngữ tư duy truyền thống và về quền lợi. Những sự khác biệt đó dẫn đến sự xung đột, muốn giải quết xung đột đó, người ta phải trao đổi ý kiến như thế trong quan hệ mua bán quốc tế gọi là đàm phán thương mại. Trong thương mại ,những vấn đề trở thành nội dung của các cuộc đàm phán là: Tên h._.àng, phẩm chất, số lượng,bao bì đóng gói, giao hàng, giá cả, thanh toán bảo hiểm, bảo hành khiếu nại, phạt và bồi thường, khiếu lại, trọng tài, trường hợp bất khả kháng. Công tác đàm phán bao gồm 3 giai đoạn: +Giai đoạn chuẩn bị đàm phán +Giai đoạn đàm phán + Giai đoạn sau đàm phán 3.1.3.Các điều kiện trong trường hợp đồng nhập khẩu. Những điều kiện giao dịch phần nhiều có tính chất kỹ thuật nghiệp vụ thuần tuý,song việc vận dụng chúng lại có tính chất giai cấp rõ rệt, bởi vì việc vận dụng các điều kiện giao dịch vào một hợp đồng cụ thể nào đó thường phải trải qua một quá trình đấu tranh phức tạp giữa hai bên liên quan, các điều kiện giao dịch trong buôn bán quốc tế đó là: điều kiện tên hàng, điều kiện phẩm chất, điều kiện số lượng, điều kiện bao bì, điều kiện giá cả, điều kiện giao hàng, điều kiện thanh toán, điều kiện bảo hiểm, điều kiện bảo hành, điều kiện khiếu nại, trường hợp bất khả kháng. Trong quá trình buôn bán với nước ngòai việc vận dụng chính các điều kiện giao dịnh có một ý nghĩa quan trọng với chúng ta. Đó là do: - Một là có vận dụng khéo léo và sáng suốt các điều kiện giao dịch, chúng ta mới thực hiện đúng đắn được các đường lối,chủ trương của Đảng và chính phủ về công tác ngoại thương. - Hai là, những điều kiện giao dịch một khi đã được vận dụng và trở thành nội dung của hợp đồng, sẽ là cơ sở có ý nghĩa bắt buộc trong việc xác định quền lợi và nghĩa vụ của các bên ký kết. Vì vậy có vận dụng chính xác những điều kiện đó mới ngăn ngừa được những hiểu lầm, tranh chấp và những hậu quả tai hại trong khi ký kết và thực hiện hợp đồng . - Ba là, những điều kiện giao dịch công bằng và hợp lí, sau khi đã được các bên thoả thuận, thì không những có tác dụng xác định quền và nghĩa vụ của họ trong lần giao dịch đó, mà có thể trở thành cơ sở và tiền lệ để thoả thận những giao dịch mới sau đó. 3.2.Các yếu tố ảnh hưởng gián tiếp đến quy trình thực hiện nhập khẩu: 3.2.1.Thuế nhập khẩu: Thuế nhập khẩu là một trong những công cụ quan trọng của nhà nước nhằm điều tiết lượng hàng hoá được phép nhập khẩu, nó có tác dụng làm tăng giá đối với hàng hoá được phép nhập khẩu, nó còn tác động đến tổng cung tổng cầu của nhiều hàng hoá khác nhau.Thuế nhập khẩu có tác dụng bảo hộ sản xuất trong nước do việc đánh thuế nhập khẩu làm giảm sự cạnh tranh của hàng hoá ngoại nhập, qua thuế hướng dẫn nhà nước tiêu dùng và thực hiện chính sách mặt hàng, chính sách thị trường và thực hiện những cam kết của chính phủ ta với chính phủ nước ngoài. 3.2.2. Hạn ngạch nhập khẩu - kế hoạch định hướng : Hạn ngạch nhập khẩu là quy định của nhà nước về số lượng hoặc trị giá mặt hàng nào được phép nhập khẩu trong một thời hạn nhất định (thường là một năm).Cũng có khi hạn ngạch qui định cả thị trường thì có nghĩa là doanh nghiệp được cấp hạn ngạch chỉ được phép nhập khẩu số mặt từ thị trường qui định với một số lượng hàng quy định. Hoặc để thực hiện cam kết giữa các chính phủ với nhau .Tại Việt Nam ,Bộ thương mại cơ quan quản lí nhà nước có thẩm quyền phân bố kế hoạch hạn ngạch trực tiếp cho các doanh nghiệp, đồng thời là cơ quan kiểm tra việc thực hiện hạn ngạch. Việc quy định hạn ngạch nhập khẩu nhằm mục đích : + Bảo vệ nền sản xuất trong nước. + Tiết kiệm ngoại tệ ,cải thiện cán cân thanh toán + Sử dụng có hiệu quả quỹ ngoại tệ. +Hướng dẫn tiêu dùng trong nhân dân. Việc sử dụng hạn ngạch trong công tác quản lý, điều hành hoạt động ngập khẩu giúp cho nhà nước nắm được số lượng phép nhập khẩu nào được cấp hạn ngạch thì không được phép nhập khẩu và thu lợi nhuận lớn, còn doanh nghiệp nào không được cấp hạn ngạch thì không được phép nhập khẩu mặt hàng đó, từ đó dễ gây ra tình trạng độc quyền trong kinh doanh, có khi độc quyền cả về giá cả, đồng thời nhà nước thất thu một khoản thu thuế do hạn chế nhập khẩu. 3.2.3. Giấy phép nhập khẩu Giấy phép nhập khẩu cũng là một công cụ phi thuế quan và được nhiều nước đang phát triển áp dụng.Tuy nhiên thực tế cho thấy tác dụng của công cụ bảo hộ này rất thấp và đồng thời lại tạo ra sự khó khăn đáng kể cho các đơn vị thực sự cần nhập khẩu nhanh và đúng giá để phục vụ cho sản xuất hàng hoá ở trong nước, nó cũng kích thích buôn lậu qua biên giới. Bởi vậy xu thế chung trên thế giới là tiến tới xóa bỏ hoặc giảm tối thiểu việc cấp giấy phép nhập khẩu. Tuy nhiên do đặc thù của nền kinh tế thị Việt Nam, căn cứ vào chỉ tiêu của nhà nước về nhập khẩu, Bộ thương mại cấp giấy phép nhập khẩu đối với những nhóm mặt hàng, nhóm hàng sau đây : + Hàn nhập khẩu quản lý bằng hạn ngạch. + Hàng tiêu dùng nhập khẩu theo kế hoạch hàng năm bằng hiện vật hay giá trị kim ngạch được thủ tướng chính phủ phê duyệt. + Máy móc thiết bị (bao gồm thiết bị lẻ và thiết bị toàn bộ) nhập khẩu bằng nguồn vốn ngân sách. + Hàng hóa các doanh nghiệp được thành lập theo luật đầu tư nước ngoài tại Việt Nam. + Hàng để phục vụ thăm dò khai thác dầu khí theo giấy phép đầu tư,liên doanh. + Hàng dự hội chợ triển lãm. + Hàng gia công. + Hàng tạm nhập để tái xuất, hàng quá cảnh, hàng nhập khẩu theo quy chế bán hàng cho nước ngoài, hàng nhập khẩu cho các cửa hàng miễn thuế. + Hàng nhập khẩu thuộc diện cần điều hành để đảm bảo cân đối cung cầu trong nước thực hiện theo danh mục của Bộ Thương Mại công bố sau khi có ý kiến của thủ tướng chính phủ. 3.3.Các yếu tố ảnh hưởng khác : 3.3.1. ảnh hưởng của tỷ giá hối đoái và tỷ suất tệ đến nhập khẩu: Tỷ giá hối đoái là một công cụ có ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động nhập khẩu,việc lên giá hay mất giá đồng tiền trong nước so với ngoại tệ sẽ tác động tức thời đến hoạt động nhập khẩu.Thông thường thì một tỷ giá khuyến khích xuất nhập khẩu sẽ gây ra hạn chế nhập khẩu và ngược lại. Không giống như thuế quan và hạn ngạch là nhưng công cụ của chính phủ có điều hành trực tiếp và tương đối dễ dàng, tỷ giá hối đoái lại hình chủ yếu thành từ thị trường, nhà nước chỉ tác động có tính chất điều chỉnh. Khi nền kinh tế Việt Nam hoạt động theo cơ chế thị trường thì phải coi tiền tệ là một loại hàng hóa đặc biệt cho nên giá cả của chúng lên xuống phụ thuộc vào cung cầu ngoại tệ. Tỷ giá hối đoái quyết định xác định mặt hàng bạn hàng và phương án kinh doanh của xuất nhập khẩu nói riêng. Sự thay đổi của tỷ giá hối đoái có thể gây sự biến đổi lớn trong tỷ trọng xuất nhập khẩu. 3.3.2 ảnh hưởng của nền sản xuất trong nước cũng như của các doanh nghiệp kinh doanh thương mại trong và ngoài nước: Sự phát triển của sản xuất, của những doanh nghiệp sản xuất trong và ngoài nước tạo ra sự cạnh tranh mạnh mẽ với sản phẩm nhập khẩu, tạo ra sản phẩm thay thế hàng nhập khẩu, do vậy làm giảm nhu cầu trong hàng nhập khẩu. Ngược lại nếu sản xuất trong nước kém phát triển không thể sản xuất những mặt hàng đòi hỏi kỹ thuật công nghệ cao thì nhu cầu về nhập khẩu cũng tăng lên, do đó ảnh hưởng đến hoạt động nhập khẩu, sự phát triển của nền sản xuất ở nước ngoài làm tăng khả năng của sản phẩm vì nó tạo ra sản phẩm mới, hiện đại, hấp dẫn, phù hợp với nhu cầu trong nước từ đó thúc đẩy hoạt động nhập khẩu. Tuy nhiên không phải lúc nào sản cuất trong nước phát triển thì hoạt động nhập khẩu cũng bị thu hẹp mà nhiều khi để tránh sự độc quyền, tạo sự cạnh tranh trong môi trường trong nước thì hoạt động nhập khẩu lại được khuyến khích phát triển trả lại để bảo vệ nền sản xuất trong nước, bảo vệ những thành công còn non trẻ thì hoạt động nhập khẩu có thể bị thu hẹp và bị kiểm soát chặt chẽ . 3.3.3. ảnh hưởng của sự biến động thị trường trong và ngoài nước . Có thể hình dung hoạt động nhập khẩu như là một cầu nối thông thường thị trường của hai nước, tại ra sự phù hợp, sự gắn bó cũng như phản ánh tác dụng qua lại giữa chúng và phản ánh sự biến động của môi trường. Chẳng hạn như sự tồn động của hàng giảm giá giảm nhu cầu về một mặt hàng ở thị trường trong nước sẽ làm giảm lượng hàng hoá nhập khẩu. Cũng như vậy thị tường ngoài nước qui định tới sự thỏa mãn nhu cầu trên thị trường trong nước. Sự biến động của nó về khả năng cung cấp, về sản phẩm mới, về sự đa dạng của hàng hoá dịch vụ cũng được phản ánh qua chiếc cầu nhập khẩu để tác động vào thị trường nội địa 3.3.4. ảnh hưởng của hệ thống tài chính ngân hàng : Hiện nay hệ thống tài chính ngân hàng đã phát triển hết sức lớn mạnh, hiện đại và liên quan đến các hoạt động của các doanh nhiệp dù lớn hay nhỏ và các thành phần kinh tế bởi vai trò quan trọng của nó trong việc quả lý cung cấp vốn, thanh toán một cách thuận tiện ,nhanh chóng chính xác. Chính sách quản lí ngoại tệ của các quốc gia làm cho hoạt động nhập khẩu ngày nay sẽ không còn được thực hiện nếu không có hệ thông ngân hàng. Dựa trên các quan hệ truyền thống, uy tín và nghiệp vụ của mình, các ngân hàng đảm bảo được lợi ích của các doanh nghiệp tham gia vào hoạt động nhập khẩu. Đồng thời với uy tín của mình các ngân hàng cũng có thể đứng ra bảo lãnh hay cho vay khối lượng lớn, kịp thời tạo điều kiện cho việc tận dụng thời cơ cơ hội trong kinh doanh . 3.3.5.ảnh hưởng của hệ thống tài giao thông vận tải liên lạc : Việc thực hiện hoạt động nhập khẩu không thể tách rời trong công việc vận chuyển thông tin liên lạc vì nhờ có hệ thống thông tin liên lạc hiện đại mà các chủ thể kinh doanh ở các quốc gia khác nhau có thể thông tin liên lạc được với nhau thoả thuận tiến hành hoạt động một cách kịp thời. Do đó việc nghiên cứu ,áp dụng công nghệ tiên tiến vào lĩnh vực thông tin liên lạc và giao thông vạn tải là một phần nhân tố quan trọng để thúc đẩy hoạt động nhập khẩu. Chương II Thực trạng công tác tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu hàng hoá vật tư và thiết bị toàn bộ tại công ty MATEXIM. I. Quá trình hình thành và phát triển công ty Matexim: 1.1. Quá trình hình thành và phát triển công ty Matexim: Tiền thân của công ty vật tư và thiết bị toàn bộ là công ty vật tư trực thuộc bộ cơ khí và luyện kim cũ được thành lập theo quyết định số 14 CKLK/TC2 ngày 17/9/1969 của bộ trưởng Bộ cơ khí và luyện kim. Năm 1978, xí nghiệp thiết bị toàn bộ thuộc công ty vật tư được nhà nước quyết định tách ra để tổ chức thành công ty thiết bị toàn bộ trực thuộc bộ cơ khí và luyện kim cũ . Ngày 12/1/1979, Hội đồng Chính phủ đã quyết định số 14/CP hợp nhất công ty vật tư và công ty thiết bị toàn bộ, trực bộ cơ khí và luyện kim cũ. Công ty có nhiệm vụ: Tổ chức thu mua, tiếp nhận, gia công khai thác chế biến cung cấp và vận tải cho các đơnvị của bộ thiết bị toàn bộ, các loại vật tư chuyên dùng, chuyên ngành và thông dụng, tổ chức tiêu thụ các sản phẩm, kể cả thiết bị toàn bộ do các đơn vị của bộ sản xuất, các thiết bị tồn kho và các loại vật tư chậm luân chuyển. Đến năm 1991, Công ty được bộ công nghiệp nặng giao thêm nhiệm vụ xuất nhập khẩu trực tiếp với các hãng nước ngoài. Hiện nay công ty vật tư và thiét bị toàn bộ có 9 đơn vị trực thuộc sau đây: + Tổng kho I (Cầu diễn -Từliêm- Hà Nội) + Tổng kho III (xã Trung thànhphổ yên- bắc thái) + Tổng kho IV (thị trấn Phú xuyên-Hà tây) + Xí nghiệp giao nhận vật tư vận tải (số 1-Lêlai -Hải phòng) + Xí nghiệp vận tải (số 69-Yên viên-Gia lâm Hà Nội ) + Xí nghiệp vật tư Hà Nội (Nghĩa Đô-HN) + Chi nhánh vật tư miền trung(số57 Phan chu Trinh-TP.Đà Nắng ) + Chi nhánh vật tư Miền Nam(số127 - Lý Chính Thắng - Quận 3 TPHCM) + Trung tâm dịch vụ vật tư kỹ thuật cơ khí (5Ama trang long Buôn ma Thuột - Đắc lắc ) *Năng lực kinh doanh: - Ngày 27/8/1991 Công ty đã nhận vốn tổng số: 17.874 triệu đồng Trong đó: Vốn cố định: 3.025 triệu đồng Vốn lưu động: 13.418 triệu đồng Vốn khác: 1.431 triệu đồng - Giá trị tài sản tính đến ngày 31/12/1991 là: 10.637.690.588 đồng Trong đó : Ngân sách nhà nước cấp: 7.742.911.760 đồng. Vốn huy động khác: 2.894.778.828 đồng. TSCĐ tính bằng hiện vật gồm: 206.000 m2 đất hàng rào là: 10.500m dài. + Gần 100.000 m2( Kho có mái che 12.283m2) + Gần 2.215 m2 nhà xưởng sản xuất - kinh doanh +Gần 4.250 m2 trụ sở làm việc -Giá trị tài sản và vốn tính đến ngày 31/12/2000 Vốn cố định : 13.499 triệu đồng Vốn lưu động: 18.588 triệu đồng Vốn khác : 2.853 triệu đồng 1.2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của công ty MATEXIM: MATEXIM xuất nhập khẩu trực tiếp và kinh doanh các loại vật tư, phụ tùng thiết bị, phục vụ cho sản xuất của ngành công nghiệp và các ngành KTQD trong cả nước, làm các nhiệm vụ liên quan đến mọi lĩnh vực xuất nhập khẩu, kinh doanh và sản xuất... 1.2.1. Mặt hàng kinh doanh và xuất nhập khẩu chủ yếu : + Các loại động cơ Diezen, động cơ xăng và động cơ thuỷ. + Các loại máy nông nghiệp và chế biến lương thực + Các loại máy nông ngư cơ... + Thiếc và các loại khoáng sản. + Các sản phảm thủ công mỹ nghệ và mây tre đan 1.2.2. Mặt hàng kinh doanh và nhập khẩu chính. + Thép Bilét để sản xuất thép + gang thỏi + Các loại thép hợp kim cao cấp, thép dụng cụ, thép chế tạo, thép tấm, thép cuộn và các loại thép chuyên dùng khác. + Các loại kim loại mầu như nhôm, đồng, chì, kẽm... + Fero các loại : Fe - si , Fe - Mn , Fe - Cr... + Các than điện cực và gạch chịu lửa ... + Các loại máy móc thiết bị và phụ tùng dùng trong công công nghiệp, xây dựng giao thông vận tải, khai thác mỏ và các thiết bị chuyên dùng cho các ngành kinh tế khác . + Các vòng bi , dây cu roa . + Các thiết bị vật tư phụ tùng chiếu sáng . + Cấc thiết bị trang trí nội thất . 1.2.3 Về đại lí bán hàng + Đại lí độc quyền cho tập đoàn SUDMO của CHLB Đức về thiết bị phụ tùng và dây truyền công nghệ sản suất bia, nước giải khát sữa chế biến hoa quả ... +Đại lí bán các loại xe nâng của hãng Logitrans - Đan Mạch . + Đại lý và vận chuyển xe máy cho công ty . 1.2.4 Các dịch vụ khác . + Cho các đối tượng trong và ngoài nước thuê kho tàng bến bãi và làm dịch vụ vận chuyển , bốc xếp hàng hoá nhanh chóng an toàn thuận lợi . Gia công chế biến các sản phẩm từ nhựa , mây tre đan để xuất khẩu ... Trải qua 30 năm phấn đấu MATEXIM đã không ngừng củng cố và phát triển có trên 10 thành viên trực thuộc công ty ở thủ đô Hà Nội và hầu hết các thành phố lớn của 3 miền : Bắc - Trung - Nam và Tây nguyên MATEXIM mong muốn tăng cường hợp tác với tất cả các đối tác trong và ngoài nước để mở rộng mặt hàng kinh doanh xuất nhập khẩu và đặc biệt đẩy mạnh xuất khẩu các sản phẩm của VEAM sang Châu Âu và Châu á thái bình dương ... * Quy định chức năng nhiệm vụ các phòng ban công ty: - Phòng kinh doanh XNK và phòng kinh doanh thiết bị: Là cơ quan nghiệp vụ giúp Giám đốc công ty tổ chức, quản lý và chỉ đạo, kinh doanh khai thác thu mua cung cấp vật tư, thiết bị, hàng hoá, tiêu thụ các sản phẩm của nghành công nghiệp, kinh doanh XNK theo cơ chế quản lý của nhà nước. 1. Căn cứ chỉ tiêu kế hoạch của công ty 2. Tổng hợp chỉ tiêu vật tư - kỹ thuật, hàng hoá XNK 3. Tổ chức quản lý 4. Thực hiện kế hoạch XNK trực tiếp đáp ứng nhiệm vụ kinh doanh của công ty với nước ngoài 5. Khảo sát thị trường, tham gia hội chợ triển lãm giới thiệu các sản phẩm của ngành công nghiệp 6. Tổng hợp phân tích thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch SXKD của công ty, giúp giám đốc công ty chỉ đạo kịp thời 7. Thường xuyên bồi dưỡng, đào tạo nghiệp vụ - Phòng tài chính kế toán: Là cơ quan nghiệp vụ giúp giám đốc công ty thống nhất quản lý công tác tài chính, giá cả, kế toán, thống kê của công ty. 1. Lập kế hoạch tài chính đi đôi với kế hoạch kinh doanh SX của công ty 2. Theo dõi và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch tài chính, nghĩa vụ thu nộp của các đơn vị 3. Tổng hợp về mọi hoạt động tài chính của công ty và phân tích hiệu quả kinh tế trong KDXNK 4. Hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho đội ngũ làm công tác tài chính từ công ty đến cơ sở để nâng cao nhiệm vụ. -Phòng tổ chức lao động: Là cơ quan nghiệp vụ giúp giám đốc công ty quản lý cán bộ công nhân viên chức theo chính sách chế độ, xây dựng đội ngũ cán bộ đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ phát triển của công ty. 1. Nghiên cứu xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công 2. Quản lý thống nhất đội ngũ cán bộ lãnh đạo, cán bộ quản lý trong toàn công ty theo quy định về phân cấp quản lý 3. Làm nhiệm vụ bảo vệ chính trị nội bộ theo quy định của cấp trên 4. Căn cứ nhiệm vụ kế hoạch KD dịch vụ sản xuất xây dựng kế hoạch lao động tiền lương cho từng công việc 5. Tổ chức kiểm tra, hướng dẫn và bồi dưỡng nghiệp vụ - Phòng kỹ thuật - kho và vận tải: Là cơ quan nghiệp vụ giúp giám đốc công ty quản lý các mặt công tác: 1. Nắm chắc số, chất lượng thông số kỹ thuật của các loại xe máy, phương tiện vận chuyển bốc xếp trong công ty để có kế hoạch sửa chữa, sử dụng, hướng dẫn... 2. Nghiên cứu quy hoạch xắp xếp kho tàng hàng hoá để đáp ứng nhu cầu kỹ thuật và phục vụ công tác quản lý được tốt 3. Quản lý chặt chẽ chỉ tiêu đúng mức kinh tế kỹ thuật về tiêu hao nhiên liệu, vật liệu... 4. Căn cứ kế hoạch sản xuất kinh doanh sắp xếp việc sử dụng kho bãi và ngoài ra tận dụng nhà xưởng, kho bãi dư thừa cho thuê 5. Lập kế hoạch xây dựng cơ bản 6.Trực tiếp chỉ đạo một số phương tiện vận tải làm dịch vụ vận chuyển xe máy cho công ty Honda Việt Nam. -Văn phòng công ty: Là cơ quan nghiệp vụ giáp giám đốc công ty : 1. Theo sự chỉ đạo của giám đốc công ty dự kiến chương trình, bố trí lịch công tác, thông báo đôn đốc các phòng ban 2. Quản lý công tác pháp chế, văn thư lưu trữ, thông tin liên lạc, chế độ công tác cơ quan 3. Quản lý thực hiện các chế độ, nội quy làm việc.... 4. Phục vụ công tác lễ tân - Ban kiểm toán nội bộ: Là cơ quan nghiệp vụ giúp giám đốc công ty kiểm tra các mặt công tác phát hiện những mặt còn yếu kém, sai chế độ có ý kiến đề xuất với giám đốc công ty để chấn chỉnh xử lý kịp thời. - Tổng kho Hà Nội: Là đơn vị trực thuộc thông qua cơ quan công ty: 1. Tổ chức tiếp nhận bảo quản, bốc xếp và giao nhận vật tư hàng hoá của công ty giao 2. Quản lý tốt kho hàng hoá, đảm bảo an toàn và không bị xuống cấp 3. Tận dụng thời gian nhàn rỗi tổ chức cho cán bộ công nhân viên bốc xếp hàng hoá cho khách hàng( mua, bán, thuê kho bãi)* Để đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ phù hợp của công ty MATEXIM đã xây dựng 10 xí nghiệp riêng lẻ trong cả nước để phối hợp kịp thời những mạng lưới của các thành viên như sau: - Chi nhánh vật tư Miền Nam( Tp HCM) - Chi nhánh vật tư Tây Nguyên( Thành phố Buôn Ma Thuột) - Trạm kinh doanh vật tư thiết bị Đà Nẵng( Thành Phố Hà Nội) - Chi nhánh vật tư Nam( Hà Nội) - Chi nhánh vật tư Hải Phòng(T.p Hải Phòng) - Chi nhánh vật tư Thái Nguyên (Thái Nguyên) - Xí nghiệp vật tư vận tải (Hà Nội) - Xí nghiệp thương Mại dịch vụ (Hà Nội) -Xí nghiệp sản xuất và kinh doanh dịch vụ (Hà Nội) II.Khảo sát tình hình nhập khẩu vật tư và thiết bị toàn bộ tại công ty MATEXIM: 2.1.Tình hình nhập khẩu hàng hoá vật tư và thiết bị toàn bộ tại công ty MATEXIM: Hoạt động kinh doanh năm 2000 của công ty đạt mức tăng trưởng đáng kể so với năm 1999. Đạt được kết quả trên là do công ty đã khai thác và sử dụng tốt các nguồn thông tin về giá cả, thị trường hàng hoá trong nước và nước ngoài liên quan điến các nghành kinh doanh để có quyết định kịp thời chính xác . Về nhập khẩu vật tư và thiết bị năm 2000, công ty vẫn duy trì nhập khẩu các ngành hàng công ty có ưu thế mạnh là kim khí và thiết bị. năm qua công ty đẵ nhập khẩu 2.680 tấn kim khí giá trị kim nghạch 1.402.000 USD, trong đó 1.585 tấn thép chế tạo và thép hợp kim,535 tấn thép tấm và thép lá ....Lượng kim khí nhập khẩu năm 2000 có giảm so với năm 1999 chủ yếu là do mặt hàng phôi thép nhà nướcchỉ cho phép các doanh nghiệp có nhà máy cán thép nhập khẩu năm 2000 đặt giá trị 3.160.000 USD, tương đương 50% kim ngạch nhập khẩu. Các thiết bị nhập khẩu chính bao gồm: - Thiết bị sản xuất xe đạp và máy gia công cơ khí: 1.285.00 USD - Lò điện trung tần: 51 bộ - Ôto tải và xe máy thi công : 754.000 USD - Thiết bị sản xuất quạt điện: 368.000 USD Ngoài ra công ty đã nhập khẩu nhiều loại thiết bị khác như xe nâng hàng, thiết bị mạ điện, máy đúc áp lực... Năm 2000, giá trị kim nghạch nhập khẩu đạt 126% so với kế hoạch được giao là nhờ công ty đã tạo được uy tín đối với khách hàng trong và ngoài nước, đảm bảo cung cấp kịp thời và ổn định về chất lượng, số lượng hàng hoá đồng thời trong việc giao nhận và thanh toán tạo được lòng tin với bạn hàng. 2.2. Kết quả hoạt động vật tư thiết bị tại công ty MATEXIM: 2.2.1. Thị trường nhập khẩu hàng hoá của công ty: Việc tìm kiếm thị trường của công ty là vấn đề rất quan trọng trong kinh doanh nhập khẩu đảm bảo cho hoạt động kinh doanh được diễn ra liên tục và đạt hiệu quả cao. Kinh doanh vượt ra khỏi phạm vi biên giới một quốc gia nên việc nghiên cứu thị trường càng trở nên phức tạp. Tuy vậy, công ty đã có nhiều cố gắng trong việc nghiên cứu thị trường trong thời gian trước đây khi các khối nước XHCN còn tồn tại thì buôn bán ngoại thương của VN với các nước này chiếm đa phần trong tôngr kim nghạch NK, từ khi chuyển sang nền kinh tế thị trường kinh doanh của tổng công ty nói chung và công ty nói riêng không chỉ bó hẹp trong khối các nước XHCN như trước mà đã mở rộng ra nhiều nước, nhiều khu vực trên thế giới. Hiện nay, MATEXIM đã tiếp lập và duy trì được mối quan hệ thường xuyên, liên tục với nhiều tập đoàn, hãng và các công ty lớn trên thế giớo thuộc các thị trường chính như: Nhật Bản , Trung quốc, Hồng kông, CHLB Đức, Singapore, Thailan, Hàn quốc, Đan mạch, Malaixia, Nga.... Trong những năm gần đây kể từ khi chính thức bắt đầu, công ty đã kí kết được nhiều hợp đồng nhập khẩu có giá trị lớn: Bảng 2.1: Kim nghạch nhập khẩu qua những hợp đồng nhập khẩu lớn Hợp đồng USD Thép hợp kim cán nóng tiêu chuẩn nhập từ nước Trung quốc ngày 14/5/1999 32.240.000 USD Phụ tùng TBCB Thực phẩm, nhập khẩu từ nước CHLB Đức ngày 20/10/2000 15.320.000 USD Thiết bị sản xuất quạt điện nhập khẩu từ Đài Loan ngày 17/2/2001 22.150.000 USD Thép là cán nguội, nhập khẩu từ Singapore ngày 12/3/2001 17.215.000 USD Thép tấm nhập khẩu từ Hàn Quốc ngày 5/4/2000 13.627.000 USD Thép chế tạo nhập từ Nhật Bản ngày 6/4/2001 27.613.000 USD Kaolighner, nhập khẩu từ Thailand ngày 7/3/2001 10.120.000 USD Xe vận tải nhập từ Nga và Hàn Quốc 5/8/2000 17.327.000 USD ...................... ............... 2.2.2. Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty: Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, hiệu quả hoạt động kinh doanh không chỉ là thước đo trình độ quản lý mà còn là mục tiêu hàng đầu trong chiến lược phát triển của doanh nghiệp. Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty được thể hiện ở một số chỉ tiêu chủ yếu như: doanh thu thực hiện, lãi thực hiện, các khoản thuế phải nộp theo luật pháp hiện hành, thu nhập của người lao động và được biểu hiện qua biểu đồ : Bảng 2.2.Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty MATEXIM ( 1997 - Quí I – 2000) Năm Chỉ tiêu 1997 1998 1999 Quí I – 2000 1. Doanh thu 28.572.530 30.826.000 35.894.700 86.000 2. Tổng nộp NSNN 480.750 802.341 1.038.852 3. Thuế doanh thu 300.510 336.567 558.218 16.574(VAT) 4. Thuế nhập khẩu 130.782 142.520 200.817 12.982 5. Thuế lợi tức 68.120 66.780 84.137 18.580 6. Lãi trước thuế 128.307 141.656 158.633 40.128 7. Lãi sau thuế 81.128 88.966 108.600 30.658 8. Tổng quỹ lương 710.152 772.344 1.098.900 9. Thu nhập bình quân 560 640 1.200 590 *Thuế thu nhập danh nghiệp : Qua biểu ta thấy hoạt động kinh doanh của công ty từ năm 1997 - Quý I - 2000 được phản ánh trong những năm đầu, mức lãi suất kinh doanh chưa nhiều nhưng công ty vẫn đảm bảo trang trải mọi khoản thuế và thu nộp ngân sách theo quy định. Thu nhập bình quân của nhân viên trong công ty đạt 560.400 đồng/tháng. Ngoài ra công ty Matexim còn nhập khẩu hàng năm nhiều mặt hàng vật tư và thiết bị cho một số công ty khác như nhập khẩu uỷ thác... Trong số 10 thị trường trên ta thấy các thị trường nhập khẩu chủ yếu của công ty là nhật Bản, Hàn Quốc, Singapore và Trung quốc. Nhưng thị trường Nhật Bản và Hàn Quốc là thị trường chính của công ty và chiếm tỷ trọng lớn, sở dĩ như vậy là một phần do yếu tố công nghệ, thiết bị phụ tùng phù hợp với điều kiện Việt Nam và quan trọng hơn là chính phủ của các nước này dành cho phía Việt Nam những khoản tín dụng ưu đãi. với thị trường trung quốc. Đây không phải là thị trường có những máy móc thiết bị kỹ thuật cao, nhưng do giá cả hàng hoá của thị trường thấp, họ lấy giá là yếu tố “cạnh tranh” quyết liệt nên thị trường này luôn luôn chiếm kim ngạch lớn trong hoạt động của công ty, ngoài ra ở các thị trường khác như Hàn quốc, Singapore tuy kim ngạch nhập khẩu không lớn song cũng là các thị trường nhập khẩu thường xuyên của công ty trong các năm với nhiều hợp đồng song giá trị hợp đồng không lớn. ở một số thị trường khác, tỷ trọng nhập khẩu còn nhỏ nhưng nó đã phản ánh sự tiến bộ của công ty trong việc mở rộng thị trường, nhà cung cấp giúp công ty có thể lựa chọn đối tượng tối ưu với chất lượng và giá cả phải chăng. Bởi vậy tỷ trọng của các thị trường tăng giảm không ổn định. Do đặc điểm kinh doanh của công ty, mặt hàng kinh doanh rất đa dạng, không hoàn toàn cố định vì thế việc nghiên cứu thị trường thường được thực hiện trên những cơ sở yêu cầu của khách hàng tức là nhu cầu là cái có trước và việc nghiên cứu thị trường ( Marketing) chỉ nhằm phục vụ những yêu cầu trên dẫn đến hoạt động của công ty bắt đầu khởi sắc, thị trường được mở rộng, cơ cấu mặt hàng hầu như không bị giảm sút và đặc biệt là thị trường tiêu thụ được mở rộng. Doanh số ngày càng tăng làm cho uy tín của công ty ngày càng được nâng cao, mức lương bình quân đã nâng lên 1,2trđ/tháng; doanh thu có chiều hướng tăng lên so với năm trước là 125,6%. Công ty làm ăn có lãi, tổng số trích nộp ngân sách ngày càng cao, đời sống của người lao động được quan tâm và được cải thiện rất nhiều, công ty đã không ngừng tích luỹ kinh nghiệm, khẳng định vị trí của mình trên thị trường, tạo niềm tin tưởng cho bạn hàng trong nước và ngoài nước. Vì vậy về nguồn tài chính của công ty có chiều hướng tăng, đến nay giá trị tài sản của công tylà: Vốn cố định : 13.499trđ Vốn lưu động: 18.588trđ Tuy nhiên đến quý I năm 2000, hoạt động kinh doanh của công ty có chiều hướng giảm sút ảnh hưởng đến đời sống của người lao động, một trong những nguyên nhân chủ yếu là ảnh hưởng của thuế VAT. III. Thực trạng, quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty Matexim: 3.1. Nghiên cứu thị trường: Hiện nay hoạt động trong cơ chế thị trường với sự cạnh tranh quyết liệt giữa các đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu buộc công ty phải luôn theo sát, định hướng nắm bắt thị trường. Ngoài một số khách hàng quen thuộc, công ty phải năng động tìm kiếm và lôi kéo những khách hàng có nhu cầu nhập khẩu hàng hoá về phía mình. Bên cạnh đó công ty huy động khuyến khích sự năng động và mọi mối quan hệ xã hội của cán bộ công nhân viên nhằm tìm kiếm đem lại những khách hàng đầu ra cho công ty. Mục đích đạt được của công ty ở đây đó là họ đã tạo ra được uy tín trên thị trường. những khách hàng nhập khẩu máy móc thiết bị toàn bộ biết rằng đây là hoạt động phức tạp. Vì vậy họ phải lựa chọn những công ty có uy tín trên thị trường, có nhiều kinh nghiệm trong việc kinh doanh xuất nhập khẩu để làm đối tác nhằm loại bỏ những rủi ro không cần thiết và những khách hàng đó đã tự tìm đến công ty khi họ có nhu cầu về bất kỳ một loại máy móc, thiết bị nào đó mà không cần cho việc chào hàng của công ty. Đa số những khách hàng đó là khách hàng cũ, đã nhiều lần làm việc với công ty và họ tin tưởng hoàn toàn vào khả năng uy tín, chẳng hạn như máy động lực và máy nông nghiệp sản xuất. Tuy nhiên trong nghiên cứu thị trường, đôi khi công ty còn có những cán bộ xuất nhập khẩu làm việc một cách cẩu thả, nghiên cứu thị trường một cách chung chung. Họ thường sử dụng phương pháp nghiên cứu tài liệu tuy ít tốn kém nhưng lại mang nhiều nhược điểm, thông tin không cập nhật và độ tin cậy không cao dẫn đến công ty đang ứ đọng một số mặt hàng đã nhập khẩu về tồn kho chưa tiêu thụ đượcbởi vì hàng hoá không phù hợp với thị trường trong nước do đó công ty bị ứ đọng vốn làm cho vốn kinh doanh không kịp quay vòng, đó là một yếu tố ảnh hưởng đến lợi nhuận của công ty, do vậy công ty cần tập trung vào việc nghiên cứu thị trường quan sát một cách thực tế tuy tốn kém nhưng nó mang lại hiệu quả cao hơn trong kinh doanh xuất nhập khẩu. 3.2. Lựa chọn đối tác để nhập khẩu: Hiện nay việc lựa chọn đối tác nhập khẩu của công ty được lựa chọn theo cách sau: * Gọi thầu cung cấp: a. Hồ sơ mời thầu: + Thông báo mời thầu nhập khẩu hàng hoá + Chỉ dẫn đối với nhà thầu. + Các yêu cầu về hàng hoá, công nghệ, vật tư thiết bị, tính năng kỹ thuật. + Biểu giá + Điều kiện chung và điều kiện cụ thể của hợp đồng. + Bảo lãnh dự thầu + Mẫu thoả thuận hợp đồng + Bảo lãnh thực hiện hợp đồng. b. Thông báo mời thầu: Chỉ áp dụng trong đấu thầu rộng rãi. Bên mời thầu phải tiến hành thông báo trên các phương tiện thông tin đại chúng (Báo chí, phương tiện nghe nhìn nhưng tối thiểu phải đảm bảo 3 kỳ kiên tục. Trường hợp đấu thầu quốc tế, bên mời thầu phải thông báo ít nhất trên một tờ báo tiếng Anh được phát hành rông rãi ở Việt Nam. c. Gửi mời thầu: Đối với hình thức đấu thầu hạn chế, bên mời thầu cần gửi thư mời thầu trực tiếp đến nhà thầu trong danh sách mời thầu mà công ty xem xét và lựa chọn. d. Sửa đổi nội dung mời thầu: Bên mời thầu có thể thay đổi nội dung hồ sơ mời thầu với điều kiện phải thông báo trước 10 ngày tới các nhà thầu bằng văn bản về nội dung thay đổi trong nội dung mời thầu. 3.3. Nghiên cứu các bản chào hàng để đi đến quyết định lựa chọn: Xác định được nhu cầu thì mới nhập khẩu hoặc nhập khẩu bằng tiền đặt cọc của khách hàng. Họ đã đặt khách hàng vào vị trí trung tâm cho mọi hoạt động của công ty. Việc tìm kiếm nhu cầu hay nhận dược nhu cầu từ phía khách hàng thường theo một số phương thức sau: 3.3.1. Nhu cầu phát sinh trong quá trình hoạt động của khách hàng trong nước: Trong quá trình hoạt động, các công sẽ phát sinh những nhu cầu về máy móc thiết bị, vật tư... Vì vậy các công ty này sẽ uỷ thác cho Matexim mua những thiết bị trên. 3.3.2. Nhu cầu phát hiện ra do việc nghiên cứu định hướng kế hoạch phát triển: của công ty bạn để có kế hoạch cho việc chào hàng của công ty mình đối với công ty đó. 3.3.3. Nhu cầu do công ty phát hiện ra bằng hệ thống thông tin và đội ngũ công nhân viên: Qua mối quan hệ làm ăn, bạn bè.... công ty sẽ phát hiện ra các bạn hàng của mình đang cần có nhu cầu ._.