Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình nhập khẩu tại Công ty TNHH Thanh Phong

mở rộng khả năng tiêu dùng trong nước bằng việc cung cấp các hàng hoá mà trong thời điểm nhất định các doanh nghiệp trong nước chưa sản xuất được, sản xuất không đủ đáp ứng nhu cầu, hoặc sản xuất với chi phí cao; góp phần vào sự nghiệp Công nghiệp hoá- Hiện đại hoá đất nước. Lý do chọn đề tài Là một sinh viên Chuyên ngành Thương mại Quốc tế, được thực tập tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Thanh Phong- một công ty kinh doanh đa ngành trong đó hoạt động nhập khẩu giữ vai trò chính, tuy nhiên hoạt động nhập khẩu của Công ty còn có nhiều hạn chế. Chính vì vậy em đã mạnh dạn chọn đề tài “Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình nhập khẩu tại Công ty TNHH Thanh Phong ” làm luận văn của mình. Em hi vọng rằng đề tài này sẽ góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh cho Công ty, nhất là trong hoạt động nhập khẩu. Mục đích nghiên cứu Tổng hợp, đánh giá những cơ sở luận về quy trình nhập khẩu để áp dụng cho các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu hiện nay. Phân tích thực trạng hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Thanh phong, quy trình nhập khẩu tại Công ty. Từ đó, đề ra những giải pháp để hoàn thiện quy trình nhập khẩu cho Công ty. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu Nghiên cứu quy trình hoạt động nhập khẩu của các doanh nghiệp nói chung và thực trạng hoạt động nhập khẩu tại Công ty TNHH Thanh phong nói riêng. Cụ thể là các công việc: nghiên cứu thị trường; giao dịch, đàm phán, kí kết hợp đồng nhập khẩu; tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu trong giai đoạn từ năm 2001 đến nay. Phương pháp nghiên cứu Để nghiên cứu đề tài này, trong quá trình thu thập thông tin để phân tích làm rõ vấn đề, em đã sử dụng một số phương pháp sau: Phương pháp điều tra phỏng vấn, phương pháp phân tích tổng hợp, phương pháp so sánh… Kết cấu của luận văn Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, luận văn được chia làm 3 chương: Chương I: Lý luận chung về quy trình nhập khẩu Chương này đưa ra các cơ sở lý luận chung nhất về hoạt động nhập khẩu và quy trình của hoạt động nhập khẩu. Chương II: Thực trạng quy trình nhập khẩu tại Công ty TNHH Thanh Phong Chương này khái quát về Công ty TNHH Thanh Phong; phân tích thực trạng hoạt nhập khẩu của Công ty thông qua việc vận dụng cơ sở lý luận đã trình bày ở Chương I; đưa nhận xét về quy trình nhập khẩu của Công ty, nguyên nhân của những tồn tại. Chương III: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình nhập khẩu tại Công ty TNHH Thanh Phong Chương này đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình nhập khẩu tại Công ty. Các giải pháp được đưa ra dựa trên cơ sở phân tích thực trạng hoạt động nhập khẩu của Công ty ở Chương II, đồng thời dựa trên định hướng phát triển của Công ty trong thời gian tới. Em xin chân thành cảm ơn cô giáo, Tiến sỹ Nguyễn Thị Mão đã tận tình hướng dẫn em thực hiện luận văn này. Đồng thời, em cũng xin cảm ơn Ban Giám đốc, các anh chị nhân viên trong Công ty TNHH Thanh Phong đã giúp em rất nhiều trong quá trình thực tập tại Công ty và trong việc thu thập số liệu cho bài luận văn này. Chương I Lý luận chung về quy trình nhập khẩu Vai trò của nhập khẩu với nền kinh tế quốc dân Khái niệm Nhập khẩu là hoạt động mua hàng hoá và dịch vụ từ nước ngoài để phục vụ cho nhu cầu trong nước hoặc tái xuất khẩu nhằm mục đích thu lợi. Hoạt động nhập khẩu có các đặc điểm sau: Một là, thị trường nhập khẩu rất đa dạng. Mỗi quốc gia có lợi thế về sản xuất một số loại hàng hoá nhất định, do đó nhà nhập khẩu có thể lựa chọn nhập khẩu hàng hoá từ những quốc gia đem lại lợi ích cao nhất cho hoạt động nhập khẩu của mình. Hai là, khách hàng đầu vào (nguồn cung ứng), đầu ra (khách hàng) của doanh nghiệp rất đa dạng nó được thay đổi theo nhu cầu tiêu dùng trong nước. Nguồn cung ứng hoặc khách hàng đầu ra có thể ổn định hoặc biến đổi, tập trung hoặc đa dạng phụ thuộc vào điều kiện kinh doanh của doanh nghiệp, khả năng thích nghi và đáp ứng nhu cầu thị trường cũng như những biến động của nguồn cung ứng. Với đặc điểm này doanh nghiệp có thể có cơ hội lựa chọn các đối tác kinh doanh phù hợp để đem lại lợi nhuận cao nhất cho doanh nghiệp của mình. Ba là, có nhiều phương thức thanh toán. Có nhiều phương thức thanh toán trong kinh doanh nhập khẩu giữa các bên như : phương thức nhờ thu ( Collection), phương thức chuyển tiền ( Remitance), phương thức tín dụng chứng từ( Documentary credit),… Việc sử dụng phương thức thanh toán nào là do hai bên tự thoả thuận và được quy định trong điều khoản của hợp đồng. Do vậy, nhà nhập khẩu cần chú ý để lựa chọn phương thức thanh toán phù hợp nhất với điều kiện của mình. Bốn là, hoạt động nhập khẩu chịu sự chi phối của nhiều hệ thống luật pháp, tập quán. Nhập khẩu là hoạt động có sự tham gia của các đối tác có quốc tịch khác nhau nên chịu sự chi phối của các hệ thống luật pháp như luật quốc tế, tập quán buôn bán quốc tế, luật quốc gia. Năm là, có nhiều phương thức vận chuyển. Hoạt động nhập khẩu liên quan trực tiếp đến yếu tố nước ngoài, hàng hóa được vận chuyển qua biên giới các quốc gia, hàng hoá thường có khối lượng lớn và được vận chuyển qua đường biển, đường hàng không, đường sắt, hay đa phương thức. 2. Vai trò của hoạt động nhập khẩu Đối với doanh nghiệp: Hoạt động nhập khẩu làm đa dạng hoá đầu vào cho các doanh nghiệp, góp phần giúp doanh nghiệp kinh doanh có hiệu quả hơn. Đầu vào ở đây có thể là máy móc thiết bị hiện đại, nguyên phụ liệu, linh kiện cần thiết đối với các doanh nghiệp sản xuất, lắp ráp; là hàng hoá, dịch vụ đối với các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu. Tham gia vào hoạt động kinh doanh nhập khẩu sẽ tạo điều kiện cho đội ngũ cán bộ, nhân viên của doanh nghiệp được nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn của mình, đặc biệt là trong việc giao dịch, đàm phán, kí kết và thực hiện hợp đồng thương mại quốc tế. Nhập khẩu có hiệu quả sẽ mang lại lợi nhuận cho doanh, giúp doanh nghiệp có thể đầu tư kinh doanh vào những lĩnh vực khác, mở rộng phạm vi kinh doanh của mình. Đối với nền kinh tế quốc dân: Thứ nhất, nhập khẩu giúp tận dụng năng lực sản xuất của quốc gia khác, làm cho thị trường hàng hoá dịch vụ trong nước thêm phong phú. Trong nền kinh tế hàng hoá hiện nay, đặc biệt là trong xu thế hội nhập và phân công lao động quốc tế thì nhu cầu về hàng hoá, dịch vụ phục vụ cho sản xuất và sinh hoạt của người dân là rất lớn và thường xuyên biến đổi, sản xuất trong nước tất nhiên không thể đáp ứng đầy đủ cho tất cả các nhu cầu của nền kinh tế, chính vì vậy nhập khẩu có vai trò rất quan trọng trong việc bổ xung những hàng hoá mà trong nước chưa sản xuất được, sản xuất được nhưng chưa đủ đáp ứng nhu cầu, hoặc sản xuất với chi phí quá cao. Nhập khẩu giúp cho cung cầu trở lên trùng khớp hơn, nâng cao sự lựa chọn cho người dân. Mặt khác, việc nhập khẩu sẽ làm cho tính cạnh tranh trong việc cung ứng hàng hoá dich vụ tăng lên, thúc đẩy các doanh nghiệp trong nước phải nâng cao hiệu quả sản xuất, nâng cao chất lượng và hạ giá thành sản phẩm để nâng cao khả năng cạnh tranh, điều này làm tăng lợi ích cho người tiêu dùng. Thứ hai, nhập khẩu giúp chúng ta có thể chuyên môn hoá sản xuất, nâng cao hiệu quả sản xuất, thay thế các máy móc thiết bị lạc hậu bằng các máy móc thiết bị hiện đại, góp phần vào quá trình công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước. Trong điều kiện của nước ta hiện nay, việc nhập khẩu máy móc thiết bị hiện đại, nhập khẩu công nghệ là rất cần thiết. Bởi lẽ, nước ta là một nước chậm phát triển, đang trong giai đoạn đầu của quá trình công nghiệp hoá, hiện đại hoá và tham gia vào quá trình phân công lao động quốc tế, chúng ta rất cần các máy móc hiện đại, nguyên vật liệu, linh kiện để phục vụ cho quá trình sản xuất. Cùng với việc nhập khẩu các sản phẩm hàng hóa, dịch vụ đơn thuần là việc nhập khẩu công nghệ, chuyển giao công nghệ và kinh nghiệm sản xuất. Thứ ba, nhập khẩu giúp làm lạnh mạnh hoá thị trường trong nước, nâng cao tính cạnh tranh, giảm độc quyền. Việt nam hiện nay vẫn đang trong quá trình đổi mới, do đó vẫn còn khá nhiều tàn dư mà thời bao cấp để lại như là tình trạng độc quyền của một số tổng công ty, doanh nghiệp nhà nước, tác phong quản lý mệnh lệnh tập trung và quan liêu, hiệu quả sản xuất thấp. Hoạt động nhập khẩu sẽ giúp cho hàng hoá dịch vụ ở thị trường trong nước trở lên phong phú hơn, làm cho các doanh nghiệp muốn tồn tại thì phải nâng cao khả năng cạnh tranh của mình về chất lượng, giá cả, thái độ phục vụ khách hàng. Cuối cùng, nhập khẩu giúp cân bằng cán cân thanh toán quốc tế, một quốc gia không thể chỉ có xuất khẩu mà không nhập khẩu. Nhập khẩu là một trong hai hoạt động chính của hoạt động ngoại thương, nó một mặt làm cân bằng cán cân thanh toán quốc tế, một mặt thúc đẩy xuất khẩu phát triển, đây là hai hoạt động không thể tách rời nhau của một nền kinh tế. Các phương thức nhập khẩu Có nhiều phương thức nhập khẩu khác nhau. Mỗi doanh nghiệp thực hiện kinh doanh nhập khẩu theo một hay một số phương thức xác định phù hợp với điều kiện và mục tiêu cụ thể của mình. Dưới đây, là các phương thức nhập khẩu chủ yếu: Nhập khẩu trực tiếp Hàng hoá được mua trực tiếp của nước ngoài không thông qua trung gian. Bên xuất khẩu giao hàng trực tiếp cho bên nhập khẩu. Trong phương thức này, doanh nghiệp kinh doanh nhập khẩu phải trực tiếp thực hiện các hoạt động tìm kiếm đối tác, đàm phán ký kết hợp đồng ... và phải tự bỏ vốn để tổ chức kinh doanh hàng nhập khẩu, phải chịu mọi chi phí giao dịch, nghiên cứu thị trường, giao nhận, lưu kho bãi, nộp thuế, tiêu thụ hàng hoá. Trên cơ sở nghiên cứu kĩ thị trường trong nước và quốc tế, tính toán chính xác chi phí, đảm bảo hiệu quả kinh doanh nhập khẩu, tuân thủ đúng chính sách, luật pháp quốc gia và pháp luật quốc tế. Các doanh nghiệp kinh doanh nhập khẩu phải hoàn toàn chịu trách nhiệm đối với các hoạt động của mình. Mức độ rủi ro của hoạt động nhập khẩu trực tiếp cao hơn so với nhập khẩu uỷ thác nhưng nó đem đến sự chủ động hơn cho nhà nhập khẩu, giảm thiểu những hiểu lầm không đáng có, giảm được chi phí trung gian. Nhập khẩu uỷ thác Là hình thức nhập khẩu gián tiếp thông qua trung gian thương mại, bên nhờ uỷ thác sẽ phải trả một khoản tiền cho bên nhận uỷ thác dưới hình thức là phí uỷ thác, còn bên nhận uỷ thác có trách nhiệm thực hiện đúng như nội dung của hợp đồng uỷ thác đã được ký kết giữa các bên. Doanh nghiệp kinh doanh nhập khẩu nhận uỷ thác sẽ không phải bỏ vốn, không phải xin hạn ngạch, không cần quan tâm nhiều đến thị trường tiêu thụ cho hàng hoá mà chỉ nhận đại diện cho bên uỷ thác tiến hành giao dịch, đàm phán, ký kết hợp đồng, làm thủ tục nhập hàng cũng như thay mặt bên uỷ thác khiếu nại, đòi bồi thường với đối tác nước ngoài khi có tổn thất. Khi tiến hành nhập khẩu uỷ thác, doanh nghiệp kinh doanh nhập khẩu nhận uỷ thác sẽ phải lập hai hợp đồng là hợp đồng nhập khẩu ký với đối tác nước ngoài và một hợp đồng nhận uỷ thác nhập khẩu với bên uỷ thác. Nhập khẩu liên doanh Nhập khẩu liên doanh là hoạt động kinh doanh nhập khẩu hàng hoá trên cơ sở liên kết kinh tế một cách tự nguyện giữa các doanh nghiệp trong đó có ít nhất một bên là doanh nghiệp kinh doanh nhập khẩu trực tiếp nhằm phối hợp các kĩ năng để cùng giao dịch và đề ra các chủ trương, biện pháp có liên quan đến hoạt động kinh doanh nhập khẩu, hướng hoạt động này sao cho có lợi nhất cho tất cả các bên tham gia, cùng chia lợi nhuận và cùng chịu lỗ theo tỷ lệ vốn góp trong liên doanh. So với hình thức nhập khẩu trực tiếp thì doanh nghiệp sẽ bớt rủi ro vì mỗi doanh nghiệp tham gia liên doanh nhập khẩu sẽ phải góp một phần vốn nhất định. Quyền hạn và trách nhiệm của mỗi bên tỷ lệ theo vốn đóng góp. Việc phân chia chi phí, nộp thuế hay chia lỗ lãi đều dự trên tỷ lệ vốn đóng góp đã được thoả thuận. Doanh nghiệp kinh doanh nhập khẩu trực tiếp trong liên doanh phải ký hai loại hợp đồng, một hợp đồng với đối tác bán hàng nước ngoài và hợp đồng liên doanh với các doanh nghiệp khác. Nhập khẩu hàng đổi hàng Nhập khẩu hàng đổi hàng cùng với trao đổi bù trừ là hai loại nghiệp vụ chủ yếu của buôn bán đối lưu, nó là hình thức nhập khẩu đi đôi với xuất khẩu, thanh toán cho hoạt động này không dùng tiền mà chính là hàng hoá. Mục đích của nhập khẩu đổi hàng là vừa thu lãi từ hoạt động kinh doanh nhập khẩu và vừa xuất khẩu được hàng hoá trong nước ra nước ngoài. Hình thức này rất có lợi vì cùng một lúc vừa nhập khẩu lại có thể xuất khẩu hàng hoá. Hàng hoá nhập khẩu và xuất khẩu có giá trị tương đương nhau, cân bằng về mặt hàng, giá cả, điều kiện giao hàng cũng như tổng giá trị trao đổi hàng hoá. Trong hình thức này thì người mua cũng đồng thời là người bán . Nhập khẩu tái xuất Đây là phương thức mà theo Nghị định 57/1998/NĐ-CP và Quyết định 1311/1998/QĐ-BTM quy định: “ tạm nhập tái xuất là việc thương nhân Việt nam mua hàng của một số nước rồi bán cho một nước khác, có làm thủ tục nhập khẩu hàng hoá vào Việt nam và làm thủ tục xuất khẩu chính hàng hoá đó ra khỏi Việt nam”. Giao dịch này là nhằm thu về một lượng ngoại tệ lớn hơn so với số vón bỏ ra ban đầu. Quy trình nhập khẩu tại các doanh nghiệp Hoạt động nhập khẩu nói riêng và hoạt động thương mại quốc tế nói chung là những hoạt động rất phức tạp, hàm chứa nhiều rủi ro đòi hỏi người thực hiện phải có trình độ nghiệp vụ, năng lực chuyên môn cao. Do đó, hoạt động nhập khẩu hàng hoá muốn có hiệu quả thì phải tuân thủ một quy trình khoa học, nội dung từng nghiệp vụ trong quy trình phải được thực hiện thật tốt. Tuy nhiên, số lượng và nội dung các nghiệp vụ trong quy trình mà các nhà nhập khẩu áp dụng không nhất thiết phải giống nhau. Bởi lẽ, số lượng và nội dung công việc mà nhà nhập khẩu phải làm chịu ảnh hưởng và phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau như: Phụ thuộc vào sự quản lý của nhà nước đối với mặt hàng mà doanh nghiệp nhập khẩu; theo đó, có những mặt hàng phải xin giấy phép xuất nhập khẩu, có những mặt hàng không cần xin giấy phép. Điều này được thể hiện rõ trong quyết định 46/2001/QĐ-TTg ngày 04 tháng 4 năm 2001 của Thủ tướng Chính phủ, quy định rõ những mặt hàng nào thuộc diện: Cấm nhập, cấm xuất; nhập, xuất có điều kiện. Phụ thuộc vào phương thức và điều kiện thanh toán quốc tế : Mỗi phương thức thanh toán quốc tế đòi hỏi nhà nhập khẩu phải thực hiện các công việc khác nhau vào các giai đoạn khác nhau để đảm bảo việc thanh toán được diễn ra trôi chảy. 1. Nghiên cứu thị trường Nghiên cứu thị trường là một khâu rất quan trọng trong quy trình nhập khẩu. Nghiên cứu thị trường sẽ là nền tảng, cơ sở để từ đó công ty có kế hoạch, chiến lược nhập khẩu hàng hóa. Khi nghiên cứu thị trường, nhà nhập khẩu phải trả lời được các câu hỏi sau: Nhập khẩu mặt hàng gì? Nhập vào thời điểm nào thì tốt nhất? Dung lượng của thị trường , thị phần của Công ty là bao nhiêu? Việc nghiên cứu thị trường trong hoạt động nhập khẩu không những đòi hòi phải nghiên cứu thị trường trong nước để xác định nhu cầu mà còn phải nghiên cứu thị trường ngoài nước để từ đó lựa chọn nguồn cung ứng tốt nhất. Nghiên cứu thị trường trong nước Nghiên cứu thị trường trong nước là bước đầu tiên mà doanh nghiệp cần phải làm trước tiến hành hoạt động khẩu hàng hóa. Việc nghiên cứu thị trường trong nước giúp cho doanh nghiệp xác định nhu cầu thị trường, mặt hàng cần nhập khẩu và giá cả, mức độ cạnh tranh trong việc cung ứng hàng hoá mà doanh nghiệp muốn nhập khẩu. Khi nghiên cứu thị trường trong nước, nhà nhập khẩu cần căn cứ vào: tình hình tiêu thụ mặt hàng đó ở trong nước; tình hình giá cả mặt hàng đó trong nước; tình hình sản xuất mặt hàng đó ở trong nước; khả năng của doanh nghiệp trong việc đáp ứng nhu cầu. 1.2 Nghiên cứu thị trường nước ngoài Nghiên cứu thị trường nước ngoài là công việc giúp nhà nhập khẩu xác định được nguồn hàng, giá cả và chất lượng nguồn hàng, lựa chọn được nhà cung ứng…Nghiên cứu thị trường nước ngoài là công việc rất khó khăn và phức tạp do sự khác biệt lớn giữa các nước về kinh tế, chính trị, xã hội, địa lý. Nghiên cứu thị trường nước ngoài bao gồm những nội dung sau: Nghiên cứu đối tác kinh doanh nước ngoài: Đây là một khâu quan trọng đòi hỏi nhà nhập khẩu phải tiến hành nghiên cứu thận trọng và chính xác. Cần tiến hành nghiên cứu xác định xem tình hình sản xuất, cung ứng mặt hàng này trên thị trường quốc tế như thế nào. Có bao nhiêu đối tác có thể cung ứng mặt hàng này. Cần phải nghiên cứu kỹ các đối tác về: tình hình sản xuất kinh doanh, khả năng cung ứng hàng hóa, uy tín trong kinh doanh, chất lượng và giá cả hàng hóa. Từ đó, nhà nhập khẩu sẽ lựa chọn một đối tác thích hợp nhất cho mình. Nghiên cứu về giá cả hàng hóa: Việc xác định đúng giá hàng hóa nhập khẩu có ý nghĩa rất lớn đối với việc nâng cao hiệu quả kinh doanh của nhà nhập khẩu. Giá cả trong hoạt động nhập khẩu là giá cả quốc tế, giá quốc tế có tính chất đại diện đối với một loại hàng hóa trên thị trường thế giới. Giá đó phải là giá giao dịch thương mại thông thường, không kèm theo một điều kiện đặc biệt nào và thanh toán bằng ngoại tệ tự do chuyển đổi được. Giá cả của hàng hoá phụ thuộc vào các nhân tố : nhân tố chu kỳ; nhân tố cạnh tranh; quan hệ cung cầu; sự biến động của tỉ giá hối đoái. Trên cơ sở phân tích đúng đắn các nhân tố làm ảnh hưởng tới giá cả, nhà nhập khẩu nắm được xu hướng biến động của chúng. Từ đó, nhà nhập khẩu tiến hành việc xác định mức giá cho loại hàng mà họ có chủ trương nhập khẩu. 2. Giao dịch, đàm phán, ký kết hợp đồng Việc giao dịch, đàm phán, kí kết hợp đồng là hết sức quan trọng đối với nhà nhập khẩu, nó ảnh hưởng lớn đến hiệu quả của hoạt động nhập khẩu và các nghiệp vụ tiếp theo trong quy trình. Do vậy, nhà nhập khẩu cần nghiên cứu kỹ càng trước khi thực hiện các nghiệp vụ này, nó bao gồm các công việc chính sau: 2.1 Giao dịch Giao dịch trong thương mại quốc tế được hiểu là việc trao đổi thông tin về các điều kiện thương mại giữa các bên tham gia. 2.1.1 Các bước giao dịch Hỏi giá ( Inquiry ) Hỏi giá là việc người mua đề nghị người bán cho biết giá cả và các điều kiện thương mại cần thiết khác để mua hàng; việc hỏi giá không ràng buộc trách nhiệm pháp lý nên người mua có thể gửi hỏi giá đến nhiều nơi khác nhau. Trên cơ sở thông tin thu được, người mua sẽ quyết định lựa chọn người cung cấp. Chào hàng, báo giá ( Offer ) Chào hàng là một đề nghị kí kết hợp đồng mua bán hàng hoá với nội dung quy định về: Tên hàng, số lượng, chất lượng, giá cả, phương thức thanh toán…Chào hàng có thể do người bán hoặc người mua đưa ra, khi người bán đưa ra thì gọi là chào bán hàng, khi người mua đua ra thì gọi là chào mua hàng. Có hai loại chào hàng là: chào hàng cố định ( Firm offer ), và chào hàng tự do ( Free offer ). Trong thư chào hàng cần giới thiệu về hoạt động của công ty mình, khả năng buôn bán kinh doanh mặt hàng gì và uy tín của công ty để bên bán, bên mua có sự hiểu biết nhất định về đối tác kinh doanh. Từ đó tạo được lòng tin và mở ra khả năng giao dịch buôn bán cao hơn. Thư chào hàng cần xác định giá giao dịch hợp lý, bao gồm tất cả chi phí phát sinh cùng các điều kiện khác trong giao dịch buôn bán. Đặt hàng ( Order ) Đặt hàng là lời đề nghị kí kết hợp đồng thương mại của người mua, về nguyên tắc nó phải đảm bảo đầy đủ nội dung cần thiết cho việc kí kết hợp đồng. Trên thực tế, người ta chỉ đặt hàng với các khách hàng có quan hệ thường xuyên. Do vậy, đặt hàng chỉ nêu: tên hàng, quy cách, phẩm chất, số lượng, thời gian giao hàng. Những điều kiện khác, hai bên áp dụng điều kiện chung đã thỏa thuận hoặc theo hợp đồng đã ký trong giao dịch trước. Hoàn giá ( Counter- offer ) Khi người nhận chào hàng không chấp thuận hoàn toàn chào hàng đó, đưa ra đề nghị mới, thì đề nghị này được gọi là hoàn giá. Khi có hoàn giá, chào hàng trước đó coi như hủy bỏ. Chấp nhận ( Acceptance ) Chấp nhận là sự đồng ý tất cả các điều kiện của chào hàng. Lúc đó, một hợp đồng được thành lập. Xác nhận ( Confirmation ) Sau khi thống nhất với nhau các điều kiện giao dịch, hai bên ghi lại các kết quả đã đạt được và trao đổi cho nhau, đó là xác nhận. Xác nhận thường được lập thành hai bản, được hai bên kí kết và mỗi bên giữ một bản. 2.1.2 Các phương thức giao dịch chủ yếu Dưới đây là một số phương thức giao dịch thường sử dụng: Giao dịch trực tiếp: Là giao dịch mà người bán và người mua trực tiếp quan hệ với nhau bằng cách gặp mặt thông qua thư từ điện tín, để bàn bạc và thỏa thuận với nhau về các điều kiện giao dịch. Khi sử dụng giao dịch trực tiếp cần chuẩn bị tốt một số công việc: nghiên cứu tìm hiểu kỹ về bạn hàng, hàng hóa định mua bán, các điều kiện giao dịch đưa ra trao đổi, xác định rõ mục đích và yêu cầu của công việc. Giao dịch qua trung gian: trong hình thức này, mọi quan hệ giữa người bán với người mua và việc quy định các điều kiện mua bán phải thông qua một người thứ ba. Người thứ ba này gọi là người trung gian, thường là đại lý và môi giới. Giao dịch tại sở giao dịch hàng hóa: Thông qua người môi giới do sở giao dịch chỉ định, người ta mua bán các loại hàng hóa có chất lượng lớn, có tính chất đồng loại, có phẩm chất có thể thay thế được với nhau. Giao dịch tại hội chợ triển lãm: tại hội chợ triển lãm, người bán đem trưng bày hàng hóa của mình và tiếp xúc với người mua để ký kết hợp đồng mua bán. Gia công quốc tế: là phương thức giao dịch mà trong đó bên đặt gia công ở nước ngoài cung cấp máy móc, thiết bị, nguyên phụ liệu hoặc bán thành phẩm để bên nhận gia công trong nước tổ chức quá trình sản xuất thành sản phẩm theo yêu cầu của bên đặt gia công. Toàn bộ sản phẩm làm ra bên nhận gia công sẽ giao lại cho bên đặt gia công để nhận về một khoản thù lao ( gọi là phí gia công ) theo thoả thuận. 2.2 Đàm phán 2.2.1 Khái niệm, đặc điểm, phân loại, nguyên tắc cơ bản trong đàm phán. Khái niệm: Đàm phán là quá trình đối thoại giữa người mua và người bán nhằm thống nhất những mối quan tâm chung và giải quyết bất đồng dựa trên các yếu tố thiết yếu của một hợp đồng thương mại. Đặc điểm: Một là, đàm phán ngoại thương là quá trình không ngừng tự điều chỉnh các nhu cầu, lợi ích của các bên đàm phán nhằm mục đích cuối cùng là đi đến kí kết hợp đồng với những điều khoản có lợi cho cả đôi bên. Hai là, đàm phán hợp đồng ngoại thương là quá trình thống nhất các lợi ích trong khi vẫn giữ được mối quan hệ tốt đẹp giữa đôi bên trong hợp đồng. Ba là, đàm phán hợp đồng ngoại thương là một môn khoa học, đồng thời cũng là một nghệ thuật. Phân loại: Dựa vào hình thức đàm phán, ta có thể chia đàm phán thành các loại: đàm phán qua thư tín, đàm phán qua điện thoại, gặp mặt trực tiếp để đàm phán. Nguyên tắc cơ bản: Thứ nhất, lợi ích chung của các bên trong hợp đồng ngoại thương phải được quan tâm hàng đầu. Thứ hai, đàm phán hợp đồng ngoại thương phải mang tính công khai và bình đẳng. Thứ ba, người đàm phán hợp đồng ngoại thương phải là người biết thoả hiệp, biết lập phương án và xác định đúng mục tiêu đàm phán. 2.3 Ký kết hợp đồng Việc giao dịch đàm phán nếu có kết quả sẽ dẫn tới việc ký kết hợp đồng ngoại thương. Hợp đồng ngoại thương là sự thoả thuận giữa các đương sự có trụ sở kinh doanh tại các quốc gia khác nhau, theo đó một bên gọi là bên bán ( xuất khẩu ) có nghĩa vụ chuyển quyền sở hữu cho một bên khác gọi là bên mua ( nhập khẩu ) một tài sản nhất định gọi là hàng hoá. Bên mua có nghĩa vụ trả cho bên bán một khoản tiền ngang giá trị hàng bằng các phương thức thanh toán quốc tế. Khi ký kết hợp đồng ngoại thương, các bên cần lưu ý các vấn đề sau: Hợp đồng phải được xây dựng trên cở sở pháp lý vững chắc, các cơ sở đó là: luật quốc tế, luật quốc gia, các quy tắc hoặc thông lệ quốc tế. Về hình thức thì Điều 48 Luật Thương mại của Việt nam quy định: hợp đồng ngoại thương phải được lập thành văn bản, các giao dịch mua bán bằng miệng với nước ngoài ở Việt nam đều không có giá trị pháp lý. Cần có sự thỏa thuận thống nhất về mọi điều khoản trong hợp đồng dựa trên sự tự nguyện của hai bên trước khi ký kết. Chủ thể của hợp đồng phải có đủ tư cách pháp lý. Hàng hoá theo hợp đồng phải là hàng hoá được phép mua bán theo quy định của luật Việt nam và luật của nước xuất khẩu. Hợp đồng phải đảm bảo nội dung chủ yếu của hợp đồng mua bán hàng hoá. Đó là: tên hàng, số lượng, quy cách, phẩm chất, giá cả, phương thức thanh toán, thời hạn giao nhận hàng. 3. Xin giấy phép nhập khẩu Doanh nghiệp kinh doanh nhập khẩu cần chú ý theo dõi và cập nhật thông tin của nhà nước về danh mục hàng hoá cấm nhập, nhập khẩu có điều kiện…để từ đó xem xét xem hàng hoá mình định nhập khẩu có thuộc diện phải xin giấy phép nhập khẩu hay không. Doanh nghiệp có thể tham khảo danh mục hàng hoá cấm nhập, nhập có điều kiện tại Quyết định số 46/2001/QĐ-TTg của Thủ tướng chính phủ về về xuất nhập khẩu hàng hoá. Nếu hàng nhập khẩu thuộc danh mục hàng hoá phải xin phép nhập khẩu thì Công ty phải xin giấy phép nhập khẩu từ cơ quan nhà nước có thẩm quyền. 4. Thuê phương tiện vận tải Có nhiều phương thức vận tải quốc tế khác nhau như: Vận tải đa phương thức, vận tải bằng đường không, vận tải bằng đường biển. ứng với các phương thức vận tải khác nhau là các phương tiện vận tải khác nhau. Việc thuê phương tiện vận tải nào là tuỳ vào điều kiện cơ sở giao hàng và sự tính toán của bên có nghĩa vụ thuê phương tiện vận tải. Nghiệp vụ thuê tàu: Doanh nghiệp nhập khẩu đa phần là người có hàng nhưng lại không có phương tiện vận tải để chuyên chở. Vì vậy, khi có nghĩa vụ chuyên trở trong việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu, người nhập khẩu phải đi thuê tàu của các tổ chức vận tải biển để chuyên chở hàng hóa. Thuê tàu là nghiệp vụ mà chủ hàng tự mình đứng ra hoặc thông qua người thứ ba, người môi giới, liên hệ với chủ tàu hoặc người chuyên chở đường biển thuê một phần hay cả chiếc tàu để chuyên chở hàng hóa từ một hay nhiều cảng này đến một hay nhiều cảng khác. Thông thường, đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu sẽ ủy thác việc thuê tàu cho một công ty giao nhận chuyên nghiệp. Các công ty giao nhận lớn ở Việt nam hiện nay là: Hiệp hội kho vận giao nhận Việt nam ( VIFAS), Tổng công ty giao nhận và kho vận ngoại thương ( Vietrans). 4.1 Thuê tàu chợ Thuê tàu chợ còn gọi là lưu cước tàu chợ ( Bookings Shipping Space ) là phương thức thuê tàu trong đó người chủ hàng trực tiếp hoặc thông qua môi giới yêu cầu chủ tàu hoặc người chuyên trở giành cho mình thuê một phần chiếc tàu chợ ( Liner ) để chở hàng từ cảng này đến một hay nhiều cảng khác và trả giá cước theo biểu phí định sẵn. Trong vai trò là người thuê phương tiện vận tải, dựa vào các đặc điểm của tàu chợ như: khối lượng hàng hoá chuyên trở thường không lớn, thường là hàng khô, hàng có bao bì; tuyến đường, thời gian, cước phí biết trước…thì ta sẽ lựa chọn sao cho việc thuê tàu có hiệu quả nhất. Quy trình nghiệp vụ thuê tàu chợ như sau: Nghiên cứu lịch trình tàu chạy rồi chọn ra tàu phù hợp nhất. Kí đơn xin lưu khoang ( Booking note ) với chủ tàu hoặc hãng đại lý, đóng tiền cước. Yêu cầu bên bán tập kết hàng tại cảng theo hợp đồng để ta giao cho tàu. Lấy vận đơn ( Bill of Lading- B/L ). Chuẩn bị để nhận hàng tại cảng đích. 4.2 Thuê tàu chuyến Thuê tàu chuyến ( Voyage Charter ) là việc người thuê chở đề nghị chủ tàu cho thuê toàn bộ con tàu để chở hàng từ cảng này đến một hay nhiều cảng khác và phải trả một khoản cước thuê do hai bên thoả thuận. Khi nhà nhập khẩu thuê tàu chuyến thì họ tận dụng được một số ưu điểm của phương thức này như: giá cước tàu chuyến rẻ hơn giá cước tàu chợ; người thuê không bị ràng buộc về những điều kiện ràng buộc sẵn trong B/L mà được tự do thoả thuận trong hợp đồng thuê tàu; việc vận chuyển hàng nhanh chóng về thời gian và thuận tiện về lịch trình do người thuê tàu yêu cầu…Tuy nhiên, việc thuê tàu chuyến cũng có một số nhược điểm như: nghiệp vụ thuê tàu chuyến khá phức tạp; giá cước thuê tàu chuyến biến động theo mùa vụ, hãng tàu, vùng biển kinh doanh. Do vậy, nhà nhập khẩu cần cân nhắc kĩ trước khi quyết định lựa chọn phương thức thuê tàu. Quy trình thuê tàu chuyến: Xác định loại hình tàu để thuê: thuê một chuyến ( Single voyage ), thuê khứ hồi ( Round voyage ), thuê nhiều chuyến liên tục ( Consecutive voyage ), hay thuê bao cả tàu trong một thời gian ( Lumpsun ). Người thuê tàu ( Charterer ) trực tiếp hoặc uỷ thác cho công ty giao nhận đàm phán kí kết hợp đồng thuê tàu ( Voyage charter party ) với hãng tàu ( Charter ). Yêu cầu bên bán tập kết hàng tại cảng để ta giao lên tàu. Nhận hàng tại tại đích và thanh toán tiền cho chủ tàu. 5. Mua bảo hiểm Bảo hiểm chuyên chở hàng hoá xuất nhập khẩu là sự cam kết bồi thường về mặt kinh tế của công ty bảo hiểm cho người được bảo hiểm khi có rủi ro, tổn thất, tai nạn xảy ra đối với hàng hoá trong quá trình chuyên chở. Người được bảo hiểm phải đóng một khoản gọi là phí bảo hiểm cho công ty bảo hiểm. Hoạt động thương mại quốc tế nói chung và hoạt động nhập khẩu nói riêng là những hoạt động mà hàng hoá được vận chuyển trên một quãng đường dài, đi qua biên giới một hay nhiều quốc gia. Do vậy, rủi ro tổn thất trong quá trình vận chuyển là khá cao. Chính vì thế, việc mua bảo hiểm cho hàng hoá là hết sức cần thiết. Tác dụng chính của việc mua bảo hiểm là: giảm bớt rủi ro cho hàng hoá do có sự phối hợp kiểm tra và đề phòng tổn thất từ phía công ty bảo hiểm; được bồi thường khi có tổn thất, rủi ro. Khi mua bảo hiểm, người nhập khẩu phải căn cứ vào các đặc điểm sau: tính chất của hàng hóa, điều khoản của hợp đồng, vị trí xếp hàng, tình trạng của bao bì, loại tàu chuyên chở, tình hình kinh tế xã hội. Hiện nay, ở Việt nam có các công ty bảo hiểm lớn như: Bảo Việt, Bảo Minh. Thủ tục mua bảo hiểm: Đến công ty bảo hiểm làm giấy yêu cầu được bảo hiểm cho hàng hoá và kí kết hợp đồng bảo hiểm. Thanh toán phí bảo hiểm cho công ty bảo hiểm và nhận đơn bảo hiểm hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm. Điều kiện bảo hiểm: Bảo hiểm hàng hoá của Việt nam ( QTBH- 98 ) có ba điều kiện bảo hiểm gốc là: điều kiện bảo hiểm A, điều kiện bảo hiểm B, điều kiện bảo hiểm C. Ngoài ra còn có các điều kiện bảo hiểm khác như: bảo hiểm chiến tranh, bảo hiểm đình công. Các điều kiện bảo hiểm quy định những rủi ro, tổn thất được bảo hiểm và những rủi ro tổn thất ngoại trừ cho người bảo hiểm. Giá trị bảo hiểm: Giá trị bảo hiểm được tính theo công thức: V= C + I + F Trong đó: + V là giá trị bảo hiểm + C là giá hàng được bảo hiểm ( tính theo giá FOB ) + I là phí bảo hiểm + F là cước phí vận tải Nội dung hợp đồng bảo hiểm chuyên trở hàng hoá: Hợp đồng bảo hiểm được in sẵn thành mẫu, thường bao gồm 02 mặt. Mặt sau in sẵn các quy định v._.ề bảo hiểm. Mặt trước bao gồm các nội dung để trống, bao gồm: tên, địa chỉ, số hiệu tài khoản ở ngân hàng của người bảo hiểm và người được bảo hiểm; tên hàng hóa được bảo hiểm, số lượng, trọng lượng, loại bao bì, cách đóng gói; loại tàu chuyên chở, tên tàu hay phương tiện vận chuyển; cách xếp hàng trên tàu; nơi đi, nơi đến, nơi chuyển tải; ngày gửi hàng; ngày phương tiện vận tải bắt đầu hành trình; điều kiện bảo hiểm; giá trị bảo hiểm, số tiền bảo hiểm; tỷ lệ phí bảo hiểm, phí bảo hiểm; nơi thanh toán bồi thường; địa điểm, ngày tháng kí hợp đồng; tên công ty bảo hiểm và chữ ký của người phụ trách, đóng dấu. 6. Đôn đốc bên bán giao hàng Trong quá trình thực hiện hợp đồng, nhà nhập khẩu phải luôn theo dõi, thông tin về tình hình sản xuất, chế biến, chuẩn bị và tiến hành giao hàng của bên xuất khẩu. Bên nhập khẩu phải luôn đôn đốc bên xuất khẩu giao hàng cho đúng thời hạn thỏa thuận. Việc chậm trễ của bên bán trong giao hàng sẽ ảnh hưởng đến tình hình kinh doanh của doanh nghiệp nhập khẩu. Bên bán thực hiện việc giao hàng càng sớm càng tốt vì nó có lợi cho cả hai bên. Bên mua thường xuyên khuyến khích bên bán giao hàng sớm bằng hình thức thưởng do hoàn thành hợp đồng sớm, nếu chậm thì sẽ bị phạt. Bên mua phải thường xuyên đôn đốc nhắc nhở bên bán qua các hình thức như gửi thư, điện thoại, fax. 7. Làm thủ tục Hải quan nhập khẩu Hàng hóa đi ngang qua biên giới quốc gia để xuất khẩu hoặc nhập khẩu đều phải làm thủ tục Hải quan. Thủ tục Hải quan cho hàng nhập khẩu được quy định tại Điều 16 Chương 3 Luật Hải quan ngày 29 tháng 06 năm 2001 bao gồm: Khai và nộp tờ khai Hải quan; nộp, xuất trình chứng từ thuộc hồ sơ Hải quan. Đưa hàng hóa, phương tiện vận tải đến địa điểm được quy định cho việc kiểm tra thực tế hàng hoá, phương tiện vận tải. Nộp thuế và thực hiện các nghĩa vụ tài chính khác theo quy định của pháp luật. Cụ thể nội dung của từng khâu trong thủ tục Hải quan mà nhà nhập khẩu phải thực hiện là: Khai báo Hải quan, nộp hồ sơ Hải quan: Theo Điều 18 Luật Hải quan thì nhà nhập khẩu phải khai báo và nộp tờ khai Hải quan trong vòng 30 ngày kể từ ngày hàng hoá về đến cửa khẩu. Tờ khai Hải quan là chứng từ có tính chất pháp lý. Nó là cơ sở để xác định trách nhiệm của người khai trước pháp luật về tên hàng, phẩm chất số lượng, trọng lượng hàng, phương tiện vận tải, đồng tiền và phương thức thanh toán ... từ đó xác định mức thuế Nhập khẩu, thuế Giá trị gia tăng hàng nhập khẩu đồng thời nó là cơ sở để Hải quan giám sát khi hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu qua biên giới. Khai báo, nộp hồ sơ Hải quan được Hải quan xác định là khâu thủ tục quan trọng nhất trong ba khâu thủ tục Hải quan mà chủ hàng phải thực hiện. Vì vậy trong khâu này người nhập khẩu phải thật cẩn thận để tránh sai sót ảnh hưởng đến tiến độ hoàn thành thủ tục Hải quan. Khi khai báo phải khai đầy đủ, rõ ràng, chính xác các cột, mục trong tờ khai Hải quan như:tên hàng, số hiệu của hàng hóa theo biểu thuế nhập khẩu, đơn giá và giá trị thanh toán, số lượng, trọng lượng hàng xuất xứ hàng hóa… Theo Quyết định số 56/2003/QĐ-BTC ngày 16/4/2003 của Bộ Tài chính, khi khai báo Hải quan, người nhập khẩu phải nộp các chứng từ thuộc hồ sơ Hải quan, bao gồm: Tờ khai Hải quan hàng hoá nhập khẩu: 02 bản chính. Hợp đồng mua bán hoặc các giấy tờ có giá trị tương đương hợp đồng: 01 bản sao. Hoá đơn thương mại ( Invoice ): 01 bản chính. Vận tải đơn ( Bill of Lading ): 01 bản copy. Ngoài ra tuỳ theo từng trường hợp cụ thể mà các chứng từ phải nộp thêm là: Bản kê chi tiết hàng hóa ( đối với hàng đóng gói không đồng nhất ): 01 bản chính và 01 bản sao. Tờ khai trị giá hàng nhập khẩu ( đối với hàng hoá phải khai ở tờ khai trị giá ): 02 bản chính. Giấy phép nhập khẩu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền ( đối với hàng hoá thuộc diện cấm nhập khẩu hoặc nhập khẩu có điều kiện ): 01 bản chính ( nếu nhập một lần ). Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá ( Certificate of Origin ): 01 bản chính. Hợp đồng uỷ thác nhập khẩu ( khi nhập khẩu uỷ thác ): 01 bản sao. Thêm vào đó, khi khai báo Hải quan thì người khai báo phải xuất trình một số giấy tờ cần thiết như: Giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh: 01 bản chính hoặc 01 bản sao. Giấy chứng nhận đăng kí mã số kinh doanh xuất nhập khẩu: 01 bản chính hoặc 01 bản sao. Xuất trình hàng hóa: Hàng hóa xuất nhập khẩu phải được sắp xếp trật tự, thuận tiện cho việc kiểm soát. Nhà nhập khẩu phải chịu chi phí và nhân công về việc mở, đóng các kiện hàng. Yêu cầu của việc xuất trình hàng hóa là sự trung thực của chủ hàng. Thực hiện nghĩa vụ nộp thuế , lệ phí Hải quan và các nghĩa vụ khác: Nhà nhập khẩu nộp thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng… như trong tờ khai Hải quan dưới sự kiểm tra của Hải quan. Đồng thời nhà nhập khẩu tiến hành nộp lệ phí Hải quan. Sau khi kiểm soát giấy tờ và hàng hóa, Hải quan sẽ ra những quyết định như: cho hàng được phép ngang qua biên giới, cho hàng đi qua một cách có điều kiện (như phải sửa chữa, phải bao bì lại...) nghĩa vụ của chủ hàng là phải nghiêm chỉnh thực hiện các quyết định đó. 8. Nhận hàng từ phương tiện vận tải Theo Nghị định 2073/QĐ-GT và theo Nghị định 200/CP thì: Việc nhận hàng hoá nhập khẩu tại cảng là do cảng tiến hành trên cơ sở hợp đồng uỷ thác mà chủ hàng hoặc người được uỷ thác đã kí với cảng ( Nếu hàng không lưu kho tại cảng thì chủ hàng hoặc người nhận uỷ thác có thể giao nhận trực tiếp với tàu ). Do đó, khi tàu cập cảng, hãng tàu sẽ trực tiếp đứng ra giao nhận hàng với cảng rồi đưa hàng về vị trí an toàn: kho hoặc bãi. Đơn vị kinh doanh nhập khẩu phải ký hợp đồng ủy thác cho cảng làm việc này đồng thời thanh toán mọi chi phí liên quan đến việc nhận hàng cho cảng. Nhà nhập khẩu xác nhận với cơ quan vận tải kế hoạch tiếp nhập hàng nhập khẩu từng năm, từng quý, lịch tàu, cơ cấu mặt hàng, điều kiện kỹ thuật khi bốc dỡ, vận chuyển, giao nhận. Cung cấp các tài liệu cần thiết cho việc giao nhận hàng hóa như vận đơn, lệnh giao hàng nếu tàu biển không giao những tài liệu đó cho cơ quan vận tải. Theo dõi việc giao nhận, đôn đốc cơ quan vận tải, cung cấp những biên bản (nếu cần) về hàng hóa và giải quyết trong phạm vi của mình. Trong quá trình nhận hàng, nhân viên giao nhận phải thường xuyên bám sát hiện trường, cập nhật số liệu từng giờ, từng ca, từng ngày. Kịp thời phát hiện sai sót để có biện pháp xử lý thích hợp. Cơ quan giám định hàng hóa lấy mẫu, phân tích, kết luận số lượng, chất lượng hàng có phù hợp với hợp đồng không. Lập “Giấy chứng nhận hàng hư hỏng” ( Cargo outturn Report ) trong trường hợp phát hiện tổn thất rõ rệt. Cuối cùng, khi giao hàng xong, cần ký “Biên bản kết toán nhận hàng với tàu” ( Report on Receipt of Cargo-ROROC). ROROC chính là căn cứ quan trọng để khiếu nại hãng tàu hay người bán. Do vậy, khi nhận hàng và lập ROROC cần có đại diện của Hải quan, đại lý tàu biển và người nhận hàng. Thủ tục nhận hàng của nhà nhập khẩu hoặc người nhận uỷ thác: + Với hàng phải lưu kho, lưu bãi tại cảng: Nhận “Giấy báo tàu đến” ( Arrival Notice ), mang B/L gốc đến hãng tàu để đổi lấy “Lệnh giao hàng” ( Delivery Order - D/O ) ( 03 bản ). Xuất trình biên lai nộp lệ phí, D/O, Invoice, Packing List tại Văn phòng quản lý tàu tại cảng để kí xác nhận D/O và tìm vị trí hàng; nộp 01 bản D/O tại đây. Xuất tình tiếp 02 bản D/O tại bộ phận kho vận để làm phiếu xuất kho. Hoàn thành các thủ tục Hải quan và đem hàng ra khỏi cảng. + Trường hợp hàng không phải lưu kho, bãi: Hoàn tất các thủ tục Hải quan trước khi dỡ hàng ra khỏi tàu. Trao B/L, D/O cho cảng. Nhận hàng tại tàu sau khi đã nhận được hoá đơn thanh toán cước phí bốc xếp, “Lệnh giao thẳng” do cảng cấp. Cùng với cảng kí vào bảng tổng kết giao nhận và xác nhận số lượng hàng hoá thực giao nhận. Khi có thừa thiếu, tổn thất thì lập COR… + Trường hợp hàng được chuyên trở bằng Container: Mang B/L đến hãng tàu để đổi lấy 03 bản D/O. Đến phòng điều độ của cảng nộp phí lưu kho, phí xếp dỡ Container; nộp biên lai thanh toán các phí này cùng với D/O để đổi lấy phiếu xuất kho cho phép hàng ra khỏi cảng. Nộp hồ sơ xin đăng kí kiểm hoá Hải quan. Hoàn tất việc nhận hàng. + Trường hợp sử dụng dịch vụ “ Door-to-door Service”: Mọi công việc sẽ được bên giao nhận đảm nhiệm, nhà nhập khẩu chỉ cần khai báo Hải quan và mời Hải quan về kho của công ty để kiểm hoá. 9. Kiểm tra, giám định hàng hoá Khi nhận hàng, đơn vị nhập khẩu phải tiến hành kiểm tra, giám định nếu phát hiện thiếu thụt, mất mát, tổn thất thì kịp thời có biện pháp xử lý. Đối với hàng giao lẻ, nếu số lượng, trọng lượng hàng bị thừa thiếu thì cảng (ga) phải lập “Biên bản thừa thiếu” với đơn vị nhập khẩu. Nếu hàng bị đổ vỡ, phải lập “Biên bản đổ vỡ hư hỏng”. Hàng chở bằng đường biển mà bị thiếu hụt, mất mát, phải có “Biên bản kết toán nhận hàng với tàu”. Doanh nghiệp nhập khẩu, với tư cách là một bên đứng tên trên vận đơn, phải lập “Thư dự kháng” ( Letter of revervation, Notice of Claim ) nếu nghi ngờ hoặc thực sự thấy hàng có tổn thất, sau đó phải yêu cầu công ty Bảo hiểm lập biên bản giám định nếu tổn thất xảy ra bởi những rủi ro đã được mua bảo hiểm. Trong những trường hợp khác phải yêu cầu công ty giám định tiến hành kiểm tra hàng hóa và lập chứng thư giám định. Tại Việt nam, các doanh nghiệp thường nhờ Vinacontrol tiến hành giám định. Trong trường hợp này, nhà nhập khẩu cần gửi cho Vinacontrol các giấy tờ sau: Hợp đồng bảo hiểm. Hợp đồng vận tải hoặc vận đơn đường biển. Biên bản kết toán nhận hàng với tàu ( nếu có ). Tờ khai chi tiết hàng hoá, các giấy tờ khác có liên quan. 10. Làm thủ tục thanh toán Có nhiều phương thức thanh toán quốc tế khác nhau như: Phương thức thanh toán nhờ thu ( Collection ), Phương thức thanh toán chuyển tiền ( Remittance ), Phương thức đổi chứng từ trả tiền ( Cash Against Documents – CAD ), Phương thức thanh toán tín dụng chứng từ ( Documentary Credit ), Phương thức thanh toán ghi sổ ( Open Account )…Mỗi phương thức đều có những ưu nhược điểm riêng và quy trình áp dụng riêng của nó. Sau đây, em xin trình bày quy trình áp dụng phương thức thanh toán tín dụng chứng từ đối với nhà nhập khẩu: 10.1 Mở thư tín dụng (Opening Letter of Credit- L/C ) Trong hợp đồng thương mại quốc tế nếu quy định thanh toán thực hiện bằng phương thức tín dụng chứng từ, thì nhà nhập khẩu phải viết “Đơn yêu cầu mở thư tín dụng” ( Request for opening Letter of Credit ) gửi đến “Ngân hàng mở L/C” ( Opening bank, Issuing bank). Cách thức mở L/C tại các ngân hàng Việt nam như sau: Điều kiện mở L/C: Để được mở L/C, nhà nhập phải nộp cho ngân hàng: Giấy đăng kí kinh doanh. Tài khoản ngoại tệ tại ngân hàng. Cách thức mở L/C: Tuỳ vào việc xin mở L/C trả ngay hay trả chậm mà các giấy tờ doanh nghiệp cần nộp cũng khác nhau. Tuy nhiên, các giấy tờ chủ yếu là: Giấy phép nhập khẩu ( nếu là hàng hoá nhập khâủ cần giấy phép ). Quota ( nếu là hàng hoá nhập khẩu theo hạn ngạch ). Hợp đồng nhập khẩu ( bản sao ). Đơn xin mở L/C ( theo mẫu in sẵn của ngân hàng ). Phương án bán hàng để thanh toán nhập khẩu ( với L/C trả chậm ). Đơn xin bảo lãnh và cam kết trả nợ ( với L/C trả chậm) ( theo mẫu của ngân hàng ). Khi mở L/C, nhà nhập khẩu cần lưu ý các điểm sau: Cơ sở viết đơn xin mở L/C là hợp đồng mua bán đã được kí kết. Để tránh việc L/C phải tu chỉnh nhiều lần thì nhà nhập khẩu có thể fax đơn xin mở L/C cho nhà xuất khẩu xem trước để họ cho ý kiến. Nhà nhập khẩu nên xem xét kĩ lưỡng L/C bản gốc và đề nghị tu chỉnh trong trường hợp cần thiết để bảo vệ quyền lợi cho mình. Đơn mở L/C phải được Giám đốc và Kế toán trưởng của đơn vị nhập khẩu kí. Nếu là nhập khẩu uỷ thác thì phải có đủ 04 chữ kí của: Giám đốc, Kế toán trưởng của đơn vị uỷ thác và đơn vị nhận uỷ thác. Kí quỹ mở L/C: Hiện nay, các ngân hàng quy định tỷ lệ kí quỹ ( 100%, dưới 100%, hoặc không cần kí quỹ ), tỷ lệ trên phụ thuộc vào: Uy tín trong thanh toán của doanh nghiệp. Mối quan hệ của doanh nghiệp với ngân hàng. Số dư ngoại tệ trên tài khoản của doanh nghiệp tại ngân hàng. Tính khả thi trong phương án kinh doanh của nhà nhập khẩu. Cách thức kí quỹ mở L/C: Nếu số dư tài khoản tiền gửi của doanh nghiệp lớn hơn số tiền kí quỹ, doanh nghiệp yêu cầu ngân hàng trích tiền từ tài khoản tiền gửi để kí quỹ. Nếu số dư tài khoản tiền gửi của doanh nghiệp nhỏ hơn số tiền kí quỹ, doanh nghiệp có thể yêu cầu ngân hàng bán ngoại tệ cho doanh nghiệp để kí quỹ, hoặc cho doanh nghiệp vay ngoại tệ để kí quỹ. 10.2 Phối hợp với ngân hàng kiểm tra bộ chứng từ, thanh toán và nhận bộ chứng từ Khi thanh toán bằng L/C, trước khi chấp nhận thanh toán cho “Ngân hàng mở L/C” hay “Ngân hàng phát hành” ( Issuing Bank) , nhà nhập khẩu cần cử người phối hợp với ngân hàng để kiểm tra tính hợp lệ của bộ chứng từ, thông thường ta áp dụng các điều khoản trong “Quy tắc chung về thống nhất tín dụng chứng từ” ( UCP-500). Thường ta kiểm tra các chứng từ sau: Hối phiếu ( Draft- Bill of Exchange ), Vận đơn ( Bill of Lading ), Hoá đơn thương mại ( Commercial Invoice ), Chứng từ bảo hiểm ( Insurance Policy, Insurance Certificate ), Phiếu đóng gói ( Packing List ). Sau khi đã kiểm tra kĩ bộ chứng từ, nếu thấy có sai sót, không phù hợp với quy định của L/C thì nhà nhập khẩu có thể từ chối thanh toán. Nếu chứng từ đã hoàn toàn phù hợp với quy định của L/C thì nhà nhập khẩu đến ngân hàng thanh toán. Nhà nhập khẩu phải thanh toán cho ngân hàng giá trị của L/C và các khoản phí liên quan đến việc thanh toán bằng L/C ( như phí mở L/C, phí tu chỉnh L/C, phí kí hậu vận đơn.). Các khoản phí này có thể khác nhau tuỳ theo ngân hàng mở L/C, tỉ lệ kí quỹ. Sau khi thanh toán, nhà nhập khẩu cần yêu cầu ngân hàng kí hậu bộ chứng từ cho đi nhận hàng. 11. Khiếu nại, giải quyết khiếu nại ( nếu có ) Khi thực hiện hợp đồng nhập khẩu, nếu nhà nhập khẩu phát hiện thấy hàng không được giao, giao chậm, bị tổn thất, đổ vỡ,… thì cần lập hồ sơ khiếu nại ngay để khỏi bỏ lỡ thời gian khiếu nại. Đối tượng khiếu nại là người bán nếu: người bán không giao hàng; giao hàng chậm hoặc thiếu; giao hàng không đúng theo quy định của hợp đồng. Đối tượng khiếu nại là người vận tải nếu: họ không mang hàng đến giao; mang hàng đến chậm so với quy định của hợp đồng thuê tàu; hàng hoá không phù hợp với B/L. Đối tượng khiếu nại là công ty bảo hiểm nếu hàng hóa đối tượng của bảo hiểm bị tổn thất do thiên tai, tai nạn bất ngờ hoặc do lỗi của người thứ ba gây nên, khi những rủi ro này đã được mua bảo hiểm. Nếu việc khiếu nại không được giải quyết thỏa đáng hai bên có thể khiếu kiện tại hội đồng trọng tài theo điều kiện hợp đồng đã kí. Trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu có nhiều loại chứng từ kèm theo các bước thực hiện như: chứng từ hàng hóa, chứng từ vận tải, chứng từ giao nhận, chứng từ bảo hiểm, chứng từ Hải quan, ROROC, COR… Các loại chứng từ này thường là kết quả xác nhận các bước thực hiện của hợp đồng nên rất có ý nghĩa trong việc thanh quyết toán, giải quyết tranh chấp khiếu nại... Nhà nhập khẩu phải thận trọng đối với từng loại chứng từ trong quá trình lập chứng từ, trong ghi chép, yêu cầu phải rõ ràng không tẩy xóa, nhất là các hóa đơn thanh toán bà bảng kê chi tiết, vận tải đơn. Chương II Thực trạng quy trình nhập khẩu tại Công ty trách nhiệm hữu hạn Thanh Phong Những vấn đề chung về Công ty Trách nhiệm hữu hạn Thanh Phong 1. Quá trình hình thành và phát triển Công ty Tên Công ty: Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Thanh Phong. Tên giao dịch: Thanh Phong Company Limited (viết tắt là: T.P Co., Ltd). Trụ sở chính: Số 941 đường Giải Phóng, phường Giáp Bát, quận Hoàng Mai, thành phố Hà Nội. Tổng số vốn Điều lệ: 4.100.000.000 đồng( Bốn tỷ một trăm triệu Việt Nam đồng ). Giấy phép thành lập: 4557GP/TLDN do UBND Thành phố Hà Nội cấp ngày 20 tháng 08 năm 1999. Mã số thuế: 0100942741. Điện thoại: (04).864.2469, Fax: (04).861.6998 Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Thanh Phong( Công ty TNHH Thanh Phong) được thành lập vào ngày 26 tháng 08 năm 1999 theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 072399, được Phòng Đăng kí kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà nội cấp, với các ngành nghề kinh doanh như sau: Buôn bán tư liệu sản xuất. Kinh doanh, sản xuất, lắp ráp sản phẩm cơ khí phục vụ sản xuất công, nông, lâm, ngư nghiệp. Kinh doanh, sản xuất, lắp ráp các loại máy móc, thiết bị, linh kiện(điện, điện tử, tin học, điện lạnh) phục vụ dân dụng và công nghiệp. Đầu tư xây dựng, kinh doanh kết cấu hạ tầng các khu công nghiệp; đầu tư kinh doanh phát triển nhà và hạ tầng đô thị; đầu tư phát triển du lịch, kinh doanh khách sạn, nhà hàng; trồng rừng, nuôi trồng thuỷ sản. Kinh doanh dịch vụ (thương mại, du lịch, vận tải). Kinh doanh, sản xuất, lắp ráp hàng kim khí, điện máy. Kinh doanh đồ gốm, sứ. Buôn bán các mặt hàng tiêu dùng. Buôn bán, sản xuất các sản phẩm từ cao su. Buôn bán các loại hoá chất (trừ các loại hoá chất Nhà nước cấm). Thi công xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông, cầu đường, thuỷ lợi và các công trình điện. Tuy có danh mục kinh doanh đa ngành như trên nhưng lĩnh vực kinh doanh chủ yếu của Công ty TNHH Thanh Phong hiện nay vẫn là Kinh doanh (nhập khẩu, sản xuất, lắp ráp) các sản phẩm cơ khí phục vụ sản xuất công, nông, lâm, ngư nghiệp. Cơ cấu tổ chức bộ máy, chức năng và nhiệm vụ hiện tại của Công ty Cơ cấu tổ chức: Công ty TNHH Thanh Phong là loại hình Công ty TNHH hai thành viên trở lên. Hiện nay, Công ty chỉ có 105 người cho nên về mặt tổ chức thì các phòng ban của Công ty không nhiều, cơ cấu cũng khá đơn giản. Công ty có cơ cấu tổ chức theo chức năng gồm Ban Giám đốc, Giám đốc, các Phó Giám đốc và các Phòng được mô tả theo sơ đồ sau ( Sơ đồ II.1, trang 30 ). Sơ đồ II.1: Cơ cấu tổ chức Công ty TNHH Thanh Phong Ban Giám đốc Giám đốc Phó giám đốc Phòng Kinh doanh Phòng Tài chính Phòng Sản xuất Phòng Nhân sự Phó giám đốc Công ty TNHH Thanh Phong hiện có đội ngũ lao động khá phù hợp, với 50 lao động phổ thông, 45 thợ kĩ thuật, 10 cử nhân kinh tế. Lao động trong Công ty hầu hết là nam (94/105), cơ cấu lao động theo giới như trên là rất phù hợp với đặc thù kinh doanh của Công ty. Chức năng và nhiệm vụ hiện tại của Công ty: Như đã trình bày ở trên, Công ty TNHH Thanh Phong đăng ký kinh doanh đa ngành nhưng hiện tại Công ty chủ yếu hoạt động với chức năng nhập khẩu, sản xuất, lắp ráp các loại máy phục vụ công, nông, lâm, ngư nghiệp. Như vậy, ngoài nhiệm vụ đảm bảo kinh doanh có lãi thì Công ty còn có nhiệm vụ cung cấp hàng hoá thuộc lĩnh vực kinh doanh của mình cho thị trường, đảm bảo công ăn việc làm cho người lao động, nộp thuế và thực hiện các nghĩa vụ khác đối với Nhà nước. Môi trường kinh doanh của Công ty 3.1 Về nguồn lực Vốn : Bảng II.1: Tình hình sử dụng vốn của Công ty (Đơn vị tính: USD) STT Các chỉ tiêu Năm So sánh 2002 2003 2004 2003-2002 2004-2003 1 Nợ phải trả 798.500 885.200 1.196.500 86.700 311.300 2 Nguồn vốn chủ sở hữu 1.124.350 1.214.300 1.326.350 89.950 112.050 3 Tổng nguồn vốn kinh doanh(1+2) 1.922.850 2.099.500 2.522.850 176.650 423.350 4 Hệ số nợ (1/3) (%) 41,53 42,16 47,43 0,63 5,27 5 Hệ số tự trả nợ ( 2/3 ) (%) 58,47 57,84 52,57 - 0,63 - 5,27 ( Nguồn: Báo cáo tài chính Công ty TNHH Thanh Phong, các năm 2002,2003,2004) Dựa vào bảng phân tích trên ta thấy: Tổng nguồn vốn kinh doanh của Công ty tăng liên tục từ năm 2002 đến năm 2004. Cụ thể là: tổng nguồn vốn kinh doanh năm 2003 tăng $ 176.650 so với năm 2002, năm 2004 tăng $ 423.350 so với năm 2003. Tổng nguồn vốn tăng qua các năm là do sự tăng lên của nguồn vốn chủ sở hữu và nợ phải trả. Việc tăng nhanh về tổng nguồn vốn kinh doanh chứng tỏ hoạt động kinh doanh của Công ty đang diễn ra khá tốt. Hệ số nợ ( được tính bằng nợ phải trả / tổng nguồn vốn kinh doanh) trong các năm từ 2002 đến 2004 lần lượt là: 41,53%; 42,16%; 47,43% đều thấp hơn 50%. Hệ số tự trả nợ ( được tính bằng nguồn vốn chủ sở hữu / tổng nguồn vốn kinh doanh ) tuy có giảm dần trong các năm từ năm 2002 đến năm 2004 nhưng vẫn lớn hơn 50%. Điều này chứng tỏ doanh nghiệp rất chủ động trong nguồn vốn kinh doanh của mình. Cơ sở vật chất, kĩ thuật và công nghệ sản xuất kinh doanh: Về cơ bản, Công ty hiện chưa có được cơ sở vật chất, kĩ thuật tốt phục vụ cho kinh doanh. Cụ thể là: nhà xưởng sản xuất hiện Công ty phải đi thuê của Công ty sản xuất bao bì và hàng xuất khẩu (Packexport), đội xe tải chỉ có 6 chiếc, dây chuyền lắp ráp đã lạc hậu, hệ thống máy tính đã cũ và cần được thay thế. Tuy nhiên, sẽ có những thay đổi lớn thay vào khoảng cuối năm nay khi mà Công ty khởi công xây dựng nhà máy mới tại cụm Công nghiệp Ngọc Hồi, huyện Thanh Trì, thành phố Hà Nội. 3.2 Về đặc điểm thị trường Nước ta hiện vẫn là một nước có nền kinh tế phụ thuộc chủ yếu vào nông nghiệp cụ thể là việc canh tác nông, lâm, ngư nghiệp . Việc canh tác hiện nay chủ yếu dựa vào thiên nhiên, máy móc, công nghệ ứng dụng vào hoạt động sản xuất nông nghiệp vẫn còn thiếu và lạc hậu cho nên đời sống của nông dân rất cực khổ, khoảng cách giàu nghèo giữa dân sống ở thành thị và ở nông thôn ngày một lớn. Vì vậy, Chính phủ coi phát triển nông nghiệp nông thôn là một vấn đề cấp thiết. Ngoài ra, trên thực tế thì tình hình khí hậu ngày một khắc nghiệt, canh tác hiện nay không thể chỉ dựa vào chuyện nắng mưa của trời đất nữa mà phải dựa vào sức người, dựa vào máy móc và tiến bộ khoa học kĩ thuật. Do đó, thị trường máy nông, lâm, ngư là rất tiềm năng. Đặc biệt là ở khu vực Tây nguyên- nơi mà có diện tích cây công nghiệp lớn, lại hay bị hạn hán- thì nhu cầu về các mặt hàng máy nông nghiệp là rất lớn và không có dấu hiệu suy giảm. Tóm lại, thị trường kinh doanh của Công ty là khá rất hấp dẫn. 3.3 Về khách hàng Do đặc điểm của mặt hàng kinh doanh chủ yếu là máy móc phục vụ sản xuất công, nông, lâm, ngư nghiệp (đã trình bày ở trên) nên tập khách hàng chính của Công ty TNHH Thanh Phong là các công ty kinh doanh thương mại, các hộ kinh doanh...nhóm khách hàng tiêu dùng cuối cùng (tức là người mua máy móc về làm công cụ sản xuất cho chính mình) chiếm tỷ lệ thấp. Hiện nay, Công ty có khoảng 500 bạn hàng thường xuyên đều là những người mua hàng với số lượng lớn về để bán. Tập khách hàng này nằm ở hầu khắp các tỉnh, thành phố trên cả nước (như Thành phố Hồ Chí Minh, Kiên giang, Sóc trăng, Đồng tháp, Cần thơ, các tỉnh Tây nguyên, Quy nhơn, Quảng bình, Hà tĩnh, Nghệ an...và tất cả các tỉnh phía bắc). Chính vì vậy, sản phẩm của Công ty đã được đưa đến tay người tiêu dùng cuối cùng trên cả nước theo một kênh phân phối khá ngắn (chỉ qua một trung gian thương mại). Điều này làm tăng khả năng cạnh tranh về giá cho sản phẩm của Công ty. 3.4 Về đối thủ cạnh tranh Hiện nay, cũng như tất cả các công ty kinh doanh khác, Công ty TNHH Thanh Phong phải chịu sự cạnh tranh gay gắt, đây là áp lực buộc Thanh Phong hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý, kinh doanh để có thể đứng vững. Các đối thủ cạnh tranh của Công ty TNHH Thanh Phong là các doanh nghiệp Nhà nước, doanh nghiệp tư nhân kinh doanh cùng một ngành hàng, ví dụ như Công ty TNHH Nam Tiến, Công ty TNHH Nam Cường, Công ty lắp ráp máy nông nghiệp Miền Bắc, Công ty lắp ráp máy nông nghiệp Miền Nam. 3.5 Về nhà cung cấp Hiện nay, Công ty chủ yếu nhập khẩu máy, linh kiện từ các nhà sản xuất, các công ty kinh doanh xuất nhập khẩu của Trung quốc. Các nhà cung cấp chính của Công ty đó là : công ty TNHH Changfa, công ty cổ phần Diesel Nga mi Tứ xuyên, tập đoàn Giang động, nhà máy Diesel tỉnh An huy, nhà máy Diesel thành phố Rucao, tập đoàn Changchai...Ngoài ra, Công ty còn sử dụng linh kiện của một số cơ sở sản xuất trong nước ( để tăng tỉ lệ nội địa hoá, góp phần thúc đẩy sản xuất trong nước). II. Thực trạng hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Thanh Phong Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty Kết quả chung Bảng II.2: Kết quả hoạt động kinh doanh chung của Công ty ( Đơn vị tính: USD) Chỉ tiêu Năm 2001 2002 2003 2004 Doanh thu 1.256.866 1.498.684 1.894.061 2.479.578 Chi phí 1.206.591 1.435.739 1.806.934 2.365.517 Lợi nhuận 50.275 62.945 87.127 114.061 Nộp ngân sách 276.510 326.713 409.117 530.630 ( Nguồn: Phòng tài chính Công ty TNHH Thanh Phong ) Qua bảng phân tích trên ta thấy hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Thanh Phong trong các năm từ năm 2001 đến năm 2004 là khá tốt. Cụ thể là: Doanh thu liên tục tăng qua các năm từ năm 2001 đến năm 2004. Năm 2001 doanh thu của Công ty mới đạt $ 1.256.866 thì đến năm 2004 doanh thu của Công ty đã đạt $ 2.479.578, tăng gần gấp đôi so với năm 2001. Doanh thu tăng liên tục qua các năm chính tỏ Công ty đã đạt được kết quả cao trong hoạt động kinh doanh của mình. Lợi nhuận của Công ty cũng khá cao và liên tục tăng qua các năm: năm 2001 lợi nhuận của Công ty là $ 50.275, năm 2002 là $ 62.945 đến năm 2004 đã là $ 114.061. Lợi nhuận tăng liên tục qua các năm chính tỏ Công ty làm ăn khá hiệu quả. Số tiền nộp ngân sách hàng năm của Công ty ( Bao gồm: thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp…và các khoản lệ phí khác mà Công ty nộp cho nhà nước ) cũng tăng nhanh qua các năm. Năm 2001 Công ty nộp $ 276.510 vào ngân sách nhà nước, đến năm 2004 thì con số này đã là $ 530.630. Số tiền mà Công ty nộp vào ngân sách Nhà nước hằng năm tăng nhanh chính tỏ hoạt động kinh doanh của Công ty ngày càng phát triển và Công ty thực hiện nghiêm chỉnh nghĩa vụ đối với Nhà nước. 1.2 Kết quả của hoạt động nhập khẩu Hoạt động nhập khẩu là hoạt động chính của Công ty TNHH Thanh Phong, nó cung cấp hầu hết nguồn linh kiện đầu vào cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Trong đó, mặt hàng được Công ty nhập khẩu nhiều nhất là linh kiện động cơ Diesel các loại. Cơ cấu mặt hàng nhập khẩu của Công ty qua các năm được thể hiện qua bảng sau: ( Bảng II.3, trang 36 ) Bảng II. 3: Cơ cấu mặt hàng nhập khẩu ( Đơn vị tính:USD) Số TT Tên hàng Năm 2001 2002 2003 2004 1 Phụ tùng máy xới các loại 88.238 109.348 135.048 172.352 2 Phụ tùng máy cày các loại 56.351 67.249 82.465 103.568 3 Phụ tùng máy bơm nước các loại 16.738 19.886 22.346 33.195 4 Dynamo máy phát điện các loại 34.651 43.285 48.238 67.152 5 Linh kiện động cơ Diesel các loại 664.889 779.745 983.085 1.276.785 Tổng 860.867 1.019.513 1.271.182 1.653.052 ( Nguồn: báo cáo tổng hợp hàng nhập khẩu Công ty TNHH Thanh Phong ) Qua bảng phân tích trên, có thể thấy: Thứ nhất, các mặt hàng mà Công ty TNHH Thanh Phong nhập là các linh kiện, phụ tùng máy nông nghiệp và linh kiện động cơ Diesel. Trong đó, mặt hàng chiếm tỷ trọng lớn trong suốt các năm vẫn là linh kiện động cơ Diesel. Cụ thể là, trong năm 2001 tổng kim ngạch nhập khẩu của Công ty là $ 860.867 thì đã có tới $ 664.889 là linh kiện động cơ Diesel các loại; năm 2004 Công ty nhập $ 1.276.785 linh kiện động cơ Diesel trong tổng kim ngạch nhập khẩu là $ 1.653.052. Lý do mà linh kiện động cơ Diesel luôn chiếm tỉ trọng lớn trong kim ngạch nhập khẩu của Công ty là: số linh kiện này sau khi nhập về sẽ được Công ty lắp ráp thành động cơ Diesel theo tỷ lệ nội địa hoá ( Quy định tại công văn số 3002/CV-KHCN của Bộ Công nghiệp về việc xác nhận điều kiện kĩ thuật, năng lực công nghệ sản xuất và tỷ lệ nội địa hoá tại Công ty Thanh Phong ). Sau đó, một phần động cơ sẽ được Công ty sử dụng làm động cơ cho các loại máy nông, lâm, ngư nghiệp mà Công ty sản xuất và phần còn lại Công ty cung cấp cho thị trường trong nước. Thứ hai, kết quả hoạt động nhập khẩu của Công ty khá tốt, kim ngạch nhập khẩu của Công ty năm sau luôn cao hơn năm trước ( Biểu đồ II.1). Điều này chứng tỏ Công ty đã tạo được uy tín trong kinh doanh nên doanh số bán ngày càng cao, kéo theo lượng linh kiện máy móc nhập về để lắp ráp, bán tăng nhanh theo từng năm. Ngoài bảng phân tích trên ta cũng còn có thể đánh giá kết quả hoạt động nhập khẩu của Công ty thông qua bảng tổng hợp số lượng và giá trị hợp đồng nhập khẩu đã được kí kết và thực hiện trong các năm từ 2001 đến 2004 qua bảng phân tích sau: ( Bảng II.4, trang 38). Bảng II.4: Bảng phân tích tổng hợp số lượng và giá trị hợp đồng nhập khẩu Chỉ tiêu Năm So sánh 01 02 03 04 02- 01 03- 02 04- 03 Lượng Tỉ lệ (%) Lượng Tỉ lệ (%) Lượng Tỉ lệ (%) Tổng số hợp đồng 84 90 98 106 6 7,1 8 8,9 8 8,2 Tổng giá trị (USD) 860.867 1.019.513 1.271.182 1.653.052 158.646 18,4 251.669 24,7 381.870 23,1 ( Nguồn: Tổng hợp nhập khẩu Công ty TNHH Thanh Phong các năm 2001 đến 2004 ) Từ bảng phân tích trên ta có thể thấy, trong suốt các năm từ năm 2001 đến năm 2004 việc kí kết và thực hiện hợp đồng của Công ty Thanh Phong tăng cả về số lượng hợp đồng và tổng giá trị các hợp đồng. Cụ thể là: Về mặt số lượng: số lượng hợp đồng nhập khẩu được Công ty kí kết và thực hiện năm 2002 tăng lên 6 hợp đồng so với năm 2001, đạt tỉ lệ tăng 7,1%; năm 2003 tăng 8 hợp đồng so với năm 2002, tỉ lệ tăng 8,9%; năm 2004 tăng 8 hợp đồng so với năm 2003, tỉ lệ tăng 8,2%. Điều này phần nào thể hiện sự tiến bộ của Công ty trong sản xuất kinh doanh và việc thực hiện quy trình nhập khẩu hàng hoá. Về mặt giá trị: Tổng giá trị các hợp đồng nhập khẩu mà Công ty đã thực hiện trong các năm từ năm 2001 đến năm 2004 luôn tăng. Năm 2002, tổng giá trị các hợp đồng nhập khẩu mà Công ty thực hiện đạt $ 1.019.513, tăng $ 158.646 so với năm 2001, đạt tỉ lệ tăng 18,4% ; năm 2003 tăng $ 251.669 so với năm 2002, đạt tỉ lệ tăng 24,7%; năm 2004 tăng $ 381.870 so với năm 2003, đạt tỉ lệ tăng 23,1%. Năm 2001, tổng giá trị các hợp đồng nhập khẩu được Công ty thực hiện mới chỉ đạt $ 860.687 đến năm 2004 con số này đã là $ 1.653.052, tức là tăng gần gấp đôi chỉ trong vòng 3 năm. Các số liệu kể trên chứng tỏ định hướng kinh doanh của Công ty là đúng đắn; hiệu quả kinh doanh của Công ty là khá cao; thị trường máy nông, lâm, ngư nghiệp thực sự rất hấp dẫn và Công ty có nhiều cơ hội để phát triển. Quy trình nhập khẩu tại Công ty TNHH Thanh Phong Như đã trình bày ở trên, Công ty TNHH Thanh Phong là doanh nghiệp hoạt động chủ yếu trên lĩnh vực sản xuất, lắp ráp máy nông, lâm, ngư nghiệp với linh kiện chủ yếu được nhập khẩu từ Trung quốc. Tuy đã thành lập và tham gia hoạt động nhập khẩu được 6 năm ( từ năm 1999 ) nhưng kinh nghiệm và trình độ nghiệp vụ của nhân viên trong Công ty về hoạt động nhập khẩu vẫn còn hạn chế. Do đó, trong khi kí kết các hợp đồng nhập khẩu thì Công ty thường chủ động áp dụng các điều kiện cơ sở giao hàng sao cho số ngh._. tăng mạnh trong các năm sắp tới, đặc biệt là giai đoạn cuối năm 2005 và đầu năm 2006. Ngoài ra, với việc hoàn thành dự án khả thi xây dựng Nhà máy cơ khí Thanh Phong thì lực lượng lao động trong Công ty sẽ tăng lên khoảng 250 người. Sau đây là một số chỉ tiêu cụ thể mà Công ty phấn đấu thực hiện trong giai đoạn 2005 đến 2010: Bảng III.1: Một số chỉ tiêu trong giai đoạn 2005 đến 2010 ( Đơn vị tính:nghìn USD) STT Chỉ tiêu Năm 2005 2006 2007 2008 2009 2010 1 Tổng doanh thu 3.037 3.416 3.868 4.480 4.989 5.978 2 Tổng kim ngạch nhập khẩu 2.816 3.292 3.099 3.449 3.758 4.440 ( Nguồn: Dự án khả thi xây dựng Nhà máy cơ khí Thanh Phong ) Từ bảng số liệu trên càng cho thấy sự cần thiết phải hoàn thiện quy trình nhập khẩu của Công ty TNHH Thanh phong. Trong giai đoạn cuối năm 2005 và đầu năm 2006 thì kim ngạch nhập khẩu của Công ty sẽ tăng mạnh do phải nhập máy móc thiết bị dây truyền sản xuất cho việc xây dựng nhà máy mới. Như vậy, số lượng công việc mà nhân viên phụ trách hoạt động nhập khẩu của Công ty phải thực hiện sẽ tăng mạnh, tính chất phức tạp của hoạt động này cũng tăng do nhập khẩu dây truyền thiết bị không phải là lĩnh vực kinh doanh chính của Công ty. Dự tính về kim ngạch nhập khẩu của Công ty như trên cũng sẽ là cơ sở quan trọng để đưa ra giải pháp về nhân lực, và các giải pháp cho việc hoàn thiện quy trình nhập khẩu của Công ty. Về cơ cấu mặt hàng nhập khẩu của Công ty trong giai đoạn 2005 đến 2010 sẽ không có thay đổi lớn so với hiện nay ( ngoại trừ việc nhập khẩu dây truyền sản xuất ). Cụ thể là: Bộ linh kiện động cơ Diesel vẫn chiếm tỷ trọng lớn vì đây là mặt hàng mà Công ty chưa đủ năng lực sản xuất, mặt khác động cơ Diesel lại là bộ phận cấu thành lên hầu hết các sản phẩm của Công ty. Tuy nhiên, Công ty cũng có kế hoạch sản xuất hoặc phối hợp với các đơn vị trong nước sản xuất các bộ phận nhất định cho sản phẩm để nâng cao tỷ lệ nội địa hoá cho sản phẩm. Bảng III. 2: Chỉ tiêu về cơ cấu mặt hàng nhập khẩu giai đoạn 2005 đến 2010 ( Đơn vị tính: nghìn USD) Số TT Tên hàng Năm 2005 2006 2007 2008 2009 2010 1 Phụ tùng máy xới các loại 245 289 324 359 392 430 2 Phụ tùng máy cày các loại 156 181 195 225 246 290 3 Phụ tùng máy bơm nước các loại 45 52 58 68 75 90 4 Dynamo máy phát điện các loại 95 110 125 139 150 175 5 Linh kiện động cơ Diesel các loại 1.845 2.140 2.397 2.658 2.895 3.455 6 Dây truyền máy móc các loại 430 520 0  0  0  0  7 Tổng 2.816 3.292 3.099 3.449 3.758 4.440 ( Nguồn: Dự án khả thi xây dựng Nhà máy cơ khí Thanh Phong ) Chính vì có sự thay đổi mạnh mẽ về năng lực sản xuất, kinh doanh của Công ty trong thời gian sắp tới mà Ban giám đốc Công ty đã có phương án cho việc cơ cấu, tổ chức lại bộ máy của Công ty theo sơ đồ sau: Sơ đồ III.1: Dự kiến bộ máy Công ty Thanh Phong giai đoạn 2006- 2010 Ban Giám đốc Giám đốc Xưởng sản xuất Phó Giám đốc Phó Giám đốc Phòng kế hoạch, tài chính Phòng vật tư, kho tàng Phòng Marketing, xuất nhập khẩu Phòng nhân sự, hành chính Với cơ cấu bộ máy như trên thì chắc chắn việc áp dụng giải pháp về nhân sự cho hoạt động nhập khẩu nói riêng và các hoạt động kinh doanh của Công ty nói chung sẽ có tính khả thi cao hơn. III. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình nhập khẩu của Công ty 1.Giải pháp từ phía Công ty 1.1 Nâng cao trình độ nghiệp vụ cho nhân viên trong Công ty Trong điều kiện hiện nay, khi mà nước ta đang hội nhập mạnh mẽ với nền kinh tế khu vực và thế giới thì bất cứ doanh nghiệp nào muốn có được kết quả kinh doanh tốt cũng đều cần có nguồn nhân lực có trình độ cao, đủ khả năng đáp ứng sự thay đổi trong yêu cầu của công việc. Điều đó càng đặc biệt quan trọng đối với các công ty có hoạt động kinh doanh quốc tế nói chung và đối với Công ty TNHH Thanh Phong nói riêng. Căn cứ vào thực trạng của Công ty và định hướng phát triển Công ty thời gian sắp tới, em thấy Công ty rất cần có kế hoạch và giải pháp để tuyển chọn, đào tạo và bố chí nguồn nhân lực cho hoạt động kinh doanh của mình. Do giới hạn về phạm vi nghiên cứu của đề tài nên em chỉ xin đưa ra một số giải pháp về tuyển chọn, đào tạo và bố chí lao động cho Công ty trong lĩnh vực nhập khẩu. Một là, Công ty cần có một phòng riêng phụ trách về hoạt động nhập khẩu; các công việc liên quan đến hoạt động nhập khẩu phải được thực hiện một cách chuyên trách, tránh tình trạng một nhân viên phải làm các công việc có tính chất nghiệp vụ quá khác nhau. Với định hướng phát triển của Công ty như đã trình bày ở trên thì việc thực hiện chuyên trách đối với nhân viên thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến hoạt động nhập khẩu là hoàn toàn khả thi cả về mặt nguồn nhân lực và nguồn tài chính để chi trả cho hoạt động của họ. Hai là, việc tuyển chọn và đào tạo nhân viên cho phòng nhập khẩu của Công ty phải được thực hiện một cách khoa học và có bài bản, phải đề ra các tiêu chí và yêu cầu cụ thể đối với người được tuyển dụng. Cụ thể, Công ty cần lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự cho phòng nhập khẩu, thông báo tuyển dụng ( trong thông báo tuyển dụng nêu rõ yêu cầu mà các ứng viên cần có như: trình độ chuyên môn về hoạt động Thương mại quốc tế, khả năng giao tiếp…) , tiếp nhận hồ sơ, tiến hành phỏng vấn và chọn ra những người đáp ứng tốt nhất yêu cầu của phòng nhập khẩu. Những người đạt yêu cầu sẽ được kí hợp đồng thử việc trong thời hạn 02 tháng. Trong thời gian này, Công ty sẽ phối hợp giao cho họ thực hiện các công việc nhất định liên quan đến hoạt động nhập khẩu như: giao dịch qua máy fax, làm thủ tục nhận hàng, làm thủ tục Hải quan. Sau thời gian thử việc, những ai đáp ứng được yêu cầu của Công ty thì Công ty thoả thuận và kí kết hợp đồng lao động chính thức với họ. Việc quản lý nhân viên phải được thực hiện thường xuyên, có hình thức khen thưởng và kỉ luật công khai để một mặt khuyến khích nhân viên phát huy năng lực, cống hiến hết mình cho hoạt động kinh doanh của Công ty mặt khác hạn chế những điểm yếu của họ. 1.2 Mở rộng công tác công tác nghiên cứu thị trường Dựa vào thực trạng kinh doanh của Công ty và định hướng của Công ty trong thời gian sắp tới có thể thấy đối với nguồn linh kiện đầu vào phải nhập khẩu thì Công ty vẫn sẽ chỉ nhập khẩu từ các nhà cung cấp Trung quốc. Do vậy, Công ty cần tận dụng lợi thế khi mà Trung quốc là thành viên của khối ASEAN+3 ( ASEAN, Nhật bản, Trung quốc, Hàn quốc ) để khai thác các thông tin về thị trường Trung quốc từ các nguồn khác nhau như: báo chí, thống kê thương mại, thông tin từ Bộ Thương mại ( Ministry of Commerce ), thông tin từ Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt nam ( Vietnam Chamber of Commerce and Industry- VCCI). Đối với thị trường trong nước thì thông tin thị trường Công ty có thể thu thập được từ các nguồn như: bạn hàng của Công ty, thông tin từ báo chí, các thống tài liệu thống kê của Tổng cục thống kê. Từ các thông tin thu thập được, Công ty sẽ cử những người có trình độ và kinh nghiệm phân tích, và đưa ra những quyết định cho hoạt động nhập khẩu và hoạt động kinh doanh nói chung của Công ty. 1.3 Nâng cao hiệu quả của hoạt động giao dịch, đàm phán và kí kết hợp đồng 1.3.1 Giao dịch, đàm phán Để đạt được kết quả tốt nhất trong giao dịch, ngoài việc áp dụng phương thức giao dịnh trực tiếp như Công ty vẫn làm thì Công ty cần xem xét và mở rộng việc áp dụng các phương thức giao dịch khác như: Giao dịch qua trung gian, mua bán đối lưu, giao dịch tại các hội trợ triển lãm. Trên thực tế thì hàng năm, các nhà cung ứng Trung quốc vẫn tham gia các Hội chợ hàng Công nghiệp được tổ chức tại Việt nam, hoặc các hội chợ được tổ chức tại Trung quốc. Công ty Thanh Phong cũng nên tham gia các hội chợ này để một mặt tìm kiếm nguồn cung cấp mới, kí kết được các hợp đồng mới mặt khác khẳng định tên tuổi, uy tín của mình. Làm tốt được việc này thì nguồn cung ứng của Công ty sẽ ngày càng được mở rộng, làm tăng khả năng lựa chọn nguồn hàng nhập khẩu của Công ty. Trong hoạt động nhập khẩu thì giao dịch, đàm phán là khâu nhất định phải có trước khi đi đến ký hợp đồng. Bởi lẽ, có thể ký kết được hợp đồng, hai bên cần phải đạt được sự thỏa thuận thống nhất trên cơ sở mục tiêu đề ra. Công ty cần nghiên cứu kĩ và áp dụng các nguyên tắc cơ bản trong đàm phán hợp đồng ngoại thương như: lợi ích chung của cả hai bên phải được quan tâm hàng đầu; đàm phán phải mang tính công khai và bình đẳng; người đàm phán hợp đồng phải là người biết thoả hiệp, biết xác lập phương án và xác định đúng mục tiêu đàm phán. Ngoài ra, Công ty phải biết dựa vào các tiêu chuẩn để đánh giá mức độ thành công của các giao dịch đàm phán mà mình đã thực hiện, các tiêu chuẩn chung nhất là: mục tiêu của đàm phán ( câu trả lời là đạt được hay không), giảm thiểu đến mức tối thiểu chi phí cho đàm phán, lợi ích vô hình của đàm phán có đạt được hay không. Một cuộc đàm phán muốn đi đến thắng lợi đảm bảo đáp ứng được các yêu cầu sau: Yêu cầu trong quá trình đàm phán: Người tiến hành đàm phán nên biết ngôn ngữ dùng để đàm phán vì như vậy sẽ chủ động linh hoạt, nâng cao được tốc độ đàm phán. Hiện nay, các cuộc đàm phán giữa Công ty và các nhà cung cấp Trung quốc vẫn được thực hiên bằng tiếng Việt nam, đây cũng là một thuận lợi với Công ty. Khi cần người phiên dịch, người phiên dịch này cũng phải nắm được nội dung đàm phán để hiểu và dịch được nội và yêu cầu của phía đối tác. Mỗi buổi đám phàn đều cần được tổng kết bằng một bản ghi nhớ. Công việc này có lợi cho việc tìm hiểu khách hàng một cách chu đáo hơn và cho cả việc rút kinh nghiệm ngay cả sau quá trình đàm phán. Trước mỗi quá trình đàm phán, Công ty cần lập phương án đàm phán trong đó nêu rõ mục đích của đàm phán, dự kiến những vấn đề mà đối tác nêu ra và cách giải quyết vẫn đề đó. Việc ký kết hợp đồng đàm phán cần được tiến hành kịp thời, đúng lúc. Khi điều kiện ký kết hợp đồng chưa được chặt chẽ thì không nên nôn nóng ký kết dù thấy thời gian đàm phán đã sắp xếp, vì nó sẽ gây bất lợi cho Công ty. Trong đàm phán, sách lược chung là giấu kín bối cảnh của mình, thăm dò bối cảnh đối phương, thời gian đàm phán cũng phải được cân nhắc tùy theo cuộc đàm phán. Yêu cầu đối với người đàm phán: Công ty cần cử người đàm phán đáp ứng được các yêu cầu sau: Nắm được cơ sở thông tin để xây dựng hợp đồng như: thông tin về hàng hoá; thông tin về thị trường giá cả; thông tin về đối tác; thông tin về cơ chế quản lý xuất nhập khẩu trong nước đặc biệt là vào thời điểm giao dịch đàm phán; thông tin về điều kiện vận tải; các thông tin khác có liên quan . Giỏi về ngoại ngữ được sử dụng trong đàm phán ( có thể là tiếng Trung quốc ), hiện nay thì yêu cầu này không đặt ra qúa cao vì hầu hết các giao dịch đàm phán giữa Công ty và nhà cung cấp Trung quốc đều được sử dụng tiếng Việt nam. Tuy nhiên, việc có một nhân viên giỏi về Tiếng Trung quốc cũng là hết sức cần thiết để tạo ra sự chủ động của Công ty khi làm ăn với các đối tác Trung quốc. Hiểu biết về pháp luật, chính sách của Nhà nước, pháp luật và tập quán Thương mại của Trung quốc cũng như luật pháp, tập quán thương mại quốc tế. Hiểu biết biết kỹ thuật liên quan đến hàng hóa mua bán. Cụ thể là các linh kiện máy công, nông, lâm, ngư nghiệp có xuất xứ Trung quốc. Nắm được tình hình sản phẩm, tài chính của Công ty. Có khả năng thuyết phục đối phương. Người đi thương lượng phải bình tĩnh, tự chủ, có thẩm quyền để quyết định những những điều bất ngờ xảy ra trong đàm phán. Công ty không nên có những sức ép không cần thiết với những người tham gia đàm phán trước khi bước vào các cuộc đàm phán. Như vậy, quá trình giao dịch đàm phán trước khi ký kết hợp đồng là khó khăn, phức tạp và đòi hỏi phải chuẩn bị chu đáo cả về mặt thông tin, nhân sự, trình độ kiến thức và nghệ thuật đàm phán. Theo em, đối với Công ty Thanh Phong thì việc đào tạo hay tuyển mộ nhân viên có đủ trình độ, hiểu biết về giao dịch, kí kết hợp đồng ngoại thương là rất quan trọng. 1.3.2 Cơ sở xác định giá để đi đến kí kết hợp đồng Trong quá trình ký kết hợp đồng nhập khẩu. Công ty thường nhập khẩu hàng theo giá CIF Hải phòng hoặc DAF Hữu nghị. Nhập hàng theo giá này tránh cho Công ty những rủi ro về hàng hóa do thiên tai, tai nạn... trong quá trình vận chuyên nhưng lại có hạn chế là hàng hóa theo các giá này lại khá cao, Công ty không chủ động được làm ảnh hưởng đến khả năng cạnh tranh của Công ty. Đối với Công ty, trước mắt vẫn nên áp dụng hai hình thức tính giá kể trên. Nhưng trong thời gian tới, Công ty nên nghiên cứu để tiến hành nhập khẩu hàng hóa theo giá FOB. Với giá này Công ty có thể mua được hàng hóa với giá cả rẻ hơn vì Công ty tự tìm hiểu thuê tàu hoặc ủy thác vận chuyển cho ai có lợi nhất nhằm tiết kiệm được chi phí cho Công ty. Ngoài ra, việc thực hiện thuê tàu, mua bảo hiểm sẽ làm cho Công ty chủ động hơn trong thời gian nhận hàng, trong các điều kiện chuyên trở và bảo hiểm. Tuy nhiên, áp dụng hình thức tính giá theo giá FOB sẽ làm tăng rủi ro cho Công ty về hàng hóa trong khi vận chuyển đòi hỏi vốn kinh doanh phải lớn, đội ngũ cán bộ kinh doanh phải giỏi. Việc hoàn thiện công xác định và tính giá là một khâu rất quan trọng trong việc chuẩn bị, tạo cơ sở cho hoạt động giao dịch, đàm phán và kí kết hợp đồng. 1.3.3 Công tác ký kết hợp đồng Ký kết hợp đồng là hành vi xác nhận bằng văn bản chính thức những thỏa thuận đạt được trong quá trình đàn phán. Hợp đồng ký kết sẽ xác định trách nhiệm và quyền lợi của mỗi bên khi thực hiện hợp đồng. Vì vậy, trong hợp đồng quyền và nghĩa vụ phải được xác định rõ ràng. Tuy nhiên, để việc kí kết hợp đồng của Công ty Thanh Phong diễn ra trôi chảy và đem lại lợi ích cao cho Công ty thì việc đầu tiên Công ty cần làm đó là từng bước nâng cao trình độ của nhân sự về đàm phán và kí kết hợp đồng ngoại thương. Trước khi đi đến kí kết bất kì một hợp đồng ngoại thương nào, Công ty cũng cần có những hiểu biết cơ bản về hợp đồng ngoại thương như: khái niệm, đặc điểm, yêu cầu, bố cục của một hợp đồng ngoại thương. Điều quan trọng là, Công ty phải nắm chắc và áp dụng linh hoạt kĩ thuật xây dựng nội dung của hợp đồng, các điều khoản của hợp đồng như: Điều khoản tên hàng, điều khoản về phẩm chất, điều khoản về só lượng, điều khoản về giao hàng, điều khoản về gia cả, điều khoản về thanh toán, điều khoản về trọng tài, điều khoản về khiếu nại…Hợp đồng phải đủ các điều khoản cần thiết nhằm tạo thuận lợi cho việc thực hiện hợp đồng. Khi ký kết hợp đồng nên chú ý một số điểm sau: Cần có sự thỏa thuận thống nhất với nhau tất cả các điều khoản cần thiết trước khi ký kết. Văn bản hợp đồng thường do một bên dự thảo rồi đưa cho bên kia ký kết. Bên ký phải xem xét, tránh để đối phương thêm vào những phần không thỏa thuận và bỏ qua phần đã thỏa thuận từ trước. Hợp đồng phải thể hiện rõ ràng, dễ hiểu, tránh những câu văn tối nghĩa hoặc mập mờ có thể hiểu theo nhiều cách khác nhau. Những điều kiện của hợp đồng phải xuất phát từ đặc điểm cụ thể của hàng hóa nhập khẩu. Không thể có những điều khoản trái với thể chế, luật lệ hiện hành của Nhà nước hai bên. Ngôn ngữ xây dựng hợp đồng là ngôn ngữ mà cả hai bên đều thông thạo hoặc nhất trí lựa chọn. Ký kết hợp đồng là một khâu quan trọng. Một hợp đồng được ký kết là kết quả của quá trình chuẩn bị kỹ càng mọi mặt. Đồng thời cũng là cơ sở để hai bên cùng thực hiện mọi nghĩa vụ và quyền lợi với nhau có hiệu quả nhất. 1.4 Nhanh chóng hoàn thiện thủ tục Hải quan nhập khẩu Công ty phải cố gắng tạo mọi điều kiện để Hải quan làm thủ tục nhanh chóng. Cụ thể là Công ty phải chuẩn bị đầy đủ và chính xác bộ hồ sơ Hải quan khi đi khai báo Hải quan; chuẩn bị đủ mọi chi phí cần thiết liên quan đến việc thực hiện thủ tục Hải quan; cố gắng trong vòng 1 ngày là giải phóng được hàng. Công ty phải nhân viên chuyên trách của Phòng nhập khẩu trực tiếp đi làm thủ tục Hải quan chứ không làm theo kiểu kiêm nhiệm như hiện nay nữa. Nhân viên này phải được uỷ nhiệm quyền giải quyết những vướng mắc phát sinh trong quá trình thực hiện thủ tục Hải quan, tránh tình trạng kéo dài thời gian làm chậm tiến độ giải phóng hàng. Trong kê khai Hải quan, nhân viên phòng nhập khẩu của Công ty phải tiến hành khai báo trung thực chính xác, đầy đủ các khoản mục để tránh những sai sót. Việc áp mã thuế, tính thuế phải thận trọng, tiến hành nộp thuế đầy đủ, đúng thời hạn quy định. Ngoài ra, Công ty cần theo dõi, cập nhật các thông tin mới nhất về những thay đổi trong khâu quản lý của Tổng cục Hải quan như: sự đổi mới trong khai báo, kiểm tra Hải quan ( chẳng hạn việc khai báo điện tử trong khâu mở tờ khai đang bắt đầu được áp dụng) . Tránh tình trạng bị động, lúng túng, gây khó kkăn cho việc thông quan hàng hoá. 1.5 áp dụng linh hoạt các phương thức thanh toán Như ta đã biết phương thức thanh toán chủ yếu của Công ty hiện nay là thư tín dụng trả ngay, không huỷ ngang. Công ty nên nghiên cứu áp dụng các phương thức thanh toán khác như: phương thức chuyển tiền, phương thức đổi chứng từ trả tiền, thư tín dụng trả chậm. Việc áp dụng linh hoạt các phương thức thanh toán quốc tế giúp Công ty chủ động hơn trong việc thanh toán tiền hàng nhập khẩu. Từ đó tạo được sự tin tưởng đối với nhà cung cấp, nâng cao hiệu quả kinh doanh. Sau đây là quy trình nghiệp vụ thanh toán chuyển tiền trả ngay hoặc trả chậm, Công ty có thể tham khảo: Sơ đồ III.2 : Quy trình nghiệp vụ thanh toán bằng phương thức chuyển tiền trả ngay hoặc trả chậm Ngân hàng đại lý Ngân hàng chuyển tiền Người bán Người mua 4 5 1 2 3 Giải thích quy trình : (1) : Người mua nhận hàng hoá và chứng từ. (2) : Người mua viết lệnh chuyển tiền gửi đến Ngân hàng chuyển tiền, yêu cầu chuyển tiền cho Người bán hưởng lợi. (3) : Sau khi kiểm tra thấy yêu cầu của Người mua là hợp lệ, ngân hàng sẽ trích tài khoản của Người mua để chuyển tiền, đồng thời gửi giấy báo nợ và giấy báo đã thanh toán cho Người mua. (4) : Ngân hàng chuyển tiền sẽ chuyển tiền ( bằng thư hoặc điện báo) cho Ngân hàng đại lý để chuyển trả tiền cho Người bán. (5) : Ngân hàng đại lý chuyển tiền cho Người bán và gửi giấy báo cho Người bán. 2. Đề xuất với Nhà nước 2.1 Có chính sách hỗ trợ hoạt động nhập khẩu Để góp phần hoàn thiện quy trình hoạt động kinh doanh nhập khẩu hàng hoá nói riêng và hoạt động kinh doanh nhập khẩu nói chung, Nhà nước cần có một số chính sách hỗ trợ như sau: Theo đánh giá chung hiện nay, hệ thống thuế xuất nhập khẩu của nước ta vẫn còn là một hạn chế đối với hoạt động nhập khẩu. Tuy Nhà nước đã giảm mức thuế đối với một số mặt hàng song mức thuế nói chung vẫn cao. Điều này, không phù hợp với xu hướng chung về cắt giảm thuế quan đang được thực hiện trên thế giới để khuyến khích việc trao đổi buôn bán giữa các nước. Mặt khác, đây cũng là yêu cầu bắt buộc để tham gia Tổ chức Thương mại thế giới WTO, Khu vực mậu dịch tự do Đông nam á AFTA… Do vậy, Nhà nước càng cần cắt giảm thuế để mở rộng quan hệ buôn bán giữa các nước trong khu vực và trên thế giới. Đối với hàng là linh kiện máy móc phục vụ sản xuất nông, lâm, ngư nghiệp thì hiện nay năng lực sản xuất trong nước còn rất thấp, nhu cầu thị trường lại cao. Hơn thế nữa, việc nhập khẩu linh kiện máy Diesel về sản xuất và lắp ráp máy móc phục phụ sản xuất công, công, lâm, ngư nghiệp trong nước là rất cần được đẩy mạnh. Bởi lẽ, một mặt nó tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp kinh doanh nhập khẩu làm ăn có lãi, tạo việc làm cho không ít người lao động mặt khác nó sẽ giúp áp dụng máy móc, kĩ thuật vào trong sản xuất nông nghiệp, góp phần thực hiện chủ trương công nghiệp hoá-hiện đại hoá nông nghiệp nông thôn, rút ngắn khoảng cách giữa thành thị và nông thôn. Nhà nước cần ban hành hệ thống pháp luật đồng bộ tạo ra hành lang pháp lý an toàn, với một cơ chế quản lý khoa học để giúp cho công ty hoạt động có hiệu quả. 2.2 Cải cách thủ tục hành chính Thực tế hiện nay, bộ máy hành chính nước ta còn cồng kềnh, các thủ tục còn rườm rà. Muốn giúp doanh nghiệp đạt hiệu quả cao hơn nữa trong hoạt động nhập khẩu, Nhà nước cần cải cách bộ máy hành chính, đơn giản hoá các thủ tục hành chính. Nhà nước cần chỉ đạo các cơ quan chức năng có sự phối hợp chặt chẽ trong việc quản lý xuất nhập khẩu. Bộ thương mại có trách nhiệm phê duyệt các dự án theo thẩm quyền, Tổng cục Hải quan có trách nhiệm giám sát và kiểm tra hàng hoá nhập khẩu, thu thuế nhập khẩu. Đặc biệt Hải quan phải đổi mới mạnh mẽ phương thức hoạt động của mình vì đây vẫn là nơi gây nhiều phiền hà nhất cho doanh nghiệp. Hơn nữa trình độ của cán bộ Hải quan chưa cao nên hoạt động chưa có hiệu quả. Hải quan và doanh nghiệp cần phải phối hợp cùng nhau để việc giải phóng hàng diễn ra nhanh chóng mà vẫn đảm bảo được sự quản lý giám sát. Muốn vậy, Hải quan cần phải rà soát lại các bước quy trình thủ tục Hải quan, giảm các đầu mối, các loại giấy tờ, tiêu chí bắt buộc phải kê khai, phối hợp giữa các khâu trong thủ tục Hải quan để vừa đảm bảo sự chặt chẽ trong quản lý hoạt động nhập khẩu của Nhà nước vừa tạo điều kiện thông quan hàng hoá nhanh cho doanh nghiệp. Để tránh tình trạng cưỡng chế, giám định tràn lan gây thiệt hại cho doanh nghiệp, Hải quan cần phải kiểm tra kĩ thông tin, cưỡng chế phải chính xác và trước khi ra quyết định cưỡng chế, Hải quan phải thông báo trước cho công ty 1đến 2 ngày để công ty có đủ thời gian kiểm tra, giải trình. Trước khi cưỡng chế, hai bên nên lập bản cam kết để khi cưỡng chế sai, Hải quan phải chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại gây ra cho doanh nghiệp. Ngoài ra, hiện nay còn có rất nhiều doanh nghiệp làm ăn không trung thực, có hành vi buôn lậu và gian lận thương mại trong hoạt động nhập khẩu hàng hoá. Các biểu hiện chính của hành vi gian lận thương mại là: khai báo sai về số lượng hàng nhập để giảm thuế nhập khẩu, khai báo sai về đơn giá và tổng giá trị lô hàng để giảm thuế; khai báo sai về chủng loại hàng nhập để giảm thuế suất thuế nhập khẩu và giảm tổng giá trị thuế phải nộp. Việc gian lận trên sẽ đẩy các doanh nghiệp làm ăn chân chính vào một “cuộc chơi” không bình đẳng thậm chí đẩy họ tới tình trạng không còn đủ sức cạnh tranh với các doanh nghiệp có hành vi gian lận thương mại nữa. Sở dĩ các doanh nghiệp không chân chính thực hiện được hành vi gian lận thương mại là do có sự tiếp tay của các cán bộ công chức Nhà nước có thẩm quyền. Vì vậy, Nhà nước mà đặc biệt là các lực lượng: Hải quan, thuế, quản lý thị trường, công an kinh tế, toà án…cần có những biện pháp nâng cao tính trung thực, tinh thần trách nhiệm của đội ngũ cán bộ công chức trong ngành; cứng rắn xử phạt những cán bộ tiếp tay cho các hành vi buôn lậu và gian lận thương mại; xử phạt thật nghiêm các tổ chức, cá nhân có hành vi buôn lậu và gian lận thương mại. Quản lý ngoại tệ Bất cứ một doanh nghiệp nào khi tham gia hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu cũng cần phải mua bán ngoại tệ. Song nếu bán ngoại tệ cho ngân hàng thì doanh nghiệp sẽ bị thua thiệt do tỷ giá mua vào của ngân hàng quy định lại thấp hơn tỷ giá ở thị trường tự do ( khoảng 5% ) nhưng bán ra lại cao hơn. Do đó các đơn vị xử lí bằng cách bán trực tiếp cho các đơn vị nào có nhu cầu mà không qua ngân hàng. Nhưng đến khi cần mua ngoại tệ để thanh toán cho hoạt động nhập khẩu thì doanh nghiệp không thể đi mua lẻ từ thị trường bên ngoài ( do không đáp ứng được lượng ngoại tệ lớn trong thời gian ngắn ), các doanh nghiệp buộc phải mua của ngân hàng với một tỷ giá thường là có lợi cho ngân hàng. Doanh nghiệp cần ngoại tệ để thanh toán trong khi đó Nhà nước quản lý chặt chẽ ngoại tệ. Do đó, Nhà nước cần xem xét điều chỉnh nguyên tắc và cơ chế phân bổ ngoại tệ cho nhập khẩu. Ngoài ra, đối với những mặt hàng khuyến khích nhập khẩu thì Nhà nước nên quy định những tỷ giá riêng theo hướng có lợi cho doanh nghiệp để tạo điều kiện cho doanh nghiệp làm ăn có lãi. Tăng cường hoạt động xúc tiến thương mại, hỗ trợ cho các doanh nghiệp Hầu hết các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay gặp nhiều khó khăn trong việc tìm kiếm lựa chọn thông tin về thị trường, về bạn hàng do nhiều nguyên nhân khác nhau, mà phần lớn là do hạn chế về khả năng tài chính và nguồn nhân lực. Một trong các nguồn thông tin được các doanh nghiệp Việt Nam đánh giá cao là nguồn thông tin có được từ Bộ Thương mại, Phòng thương mại và Công nghiệp Việt nam, đại sứ quán và lãnh sự quán Việt Nam tại nước ngoài. Tuy nhiên, các thông tin được cung cấp thường không kịp thời và ít công khai, các doanh nghiệp muốn biết thông tin thì đều phải tự động tìm kiếm, đến liên hệ với các tổ chức kể trên. Ngày nay, dịch vụ Internet phát triển mạnh mẽ, đem đến cho doanh nghiệp một kênh thông tin mới rất hiệu quả. Tuy nhiên, do trình độ còn hạn chế nên hầu hết các doanh nghiệp đều chưa khai thác có hiệu quả công này. Nhà nước cần có các biện pháp giúp các doanh nghiệp tiếp cận khai thác hiệu quả phương tiện hiện đại này. Nhà nước cần tích cực hơn nữa trong việc tổ chức hội chợ, triển lãm để các doanh nghiệp tham gia tìm kiếm thông tin bạn hàng và ký kết hợp đồng. Ngoài ra, việc nước ta tham gia các tổ chức thương mại quốc tế và khu vực, việc kí kết các hiệp định song phương, đa phương cũng là hết sức cần thiết để hỗ trợ các doanh nghiệp trong hoạt động kinh doanh quốc tế nói chung và trong hoạt động nhập khẩu hàng hoá nói riêng. Kết luận Hoạt động kinh doanh nhập khẩu hàng hoá đóng vai trò quan trọng đối với nền kinh tế quốc dân, đặc biệt đối với nước ta là một nước đang phát triển. Nhập khẩu nguyên vật liệu, linh kiện để phục vụ cho việc sản xuất, lắp ráp các máy công, nông, lâm, ngư nghiệp phục vụ nền sản xuất trong nước lại càng cần thiết và cần được khuyến khích. Động lực và cũng là lý do tồn tại cho các doanh nghiệp kinh doanh nhập khẩu nói chung và Công ty TNHH Thanh Phong nói riêng là hiệu quả kinh doanh hay chính là lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh, đối với Công ty Than phong thì chủ yếu là hiệu quả của hoạt động nhập khẩu. Để có được kết quả tốt trong hoạt động nhập khẩu thì việc hoàn thiện quy trình nhập khẩu là hết sức cần thiết. Công ty TNHH Thanh Phong được thành lập từ năm 1999, chủ yếu kinh doanh trên lĩnh vực kinh doanh, sản xuất và lắp ráp linh kiện máy Diesel phục vụ sản xuất công, nông, lâm, ngư nghiệp với nguồn linh kiện chủ yếu nhập khẩu từ Trung quốc. Hiện nay, Công ty đang trong thời gian lớn mạnh và việc hoàn thiện quy trình nhập khẩu là hết sức cần thiết. Với đề tài “Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình nhập khẩu tại Công ty TNHH Thanh Phong” em mong muốn và tin tưởng rằng những nghiên cứu, suy nghĩ, tìm tòi của mình trong đề tài này sẽ có ý nghĩa thiết thực, hữu ích đối với bản thân em và đối với hoạt động kinh doanh nói chung của Công ty. Một lần nữa, em xin cảm ơn Cô giáo Tiến Sĩ Nguyễn Thị Mão đã tận tình hướng dẫn em thực hiện luận văn tốt nghiệp này. Em cũng xin cảm ơn Ban giám đốc, nhân viên Công ty TNHH Thanh Phong đã tạo điều kiện giúp đỡ em trong thời gian thực tập tại Công ty. Sinh viên: Vũ Đắc Nghĩa Mục lục Trang Mục lục Mở đầu Chương I: Lý luận chung về quy trình nhập khẩu……………………………………………………………… 1 I. Vai trò của nhập khẩu với nền kinh tế quốc dân……………... 1 1. Khái niệm……………………………………………………….. 1 2. Vai trò của hoạt động nhập khẩu…………………………….… 2 II. Các phương thức nhập khẩu………………………………….. 4 1. Nhập khẩu trực tiếp…………………………………………….. 4 2. Nhập khẩu uỷ thác…………………………………………….... 5 3. Nhập khẩu liên doanh …………………………………………. 5 4. Nhập khẩu đổi hàng…………………………………………….. 6 5. Nhập khẩu tái xuất…………………………………………….... 6 III. Quy trình nhập khẩu tại doanh nghiệp……………………... 6 1. Nghiên cứu thị trường…………………………………………... 7 1.1 Nghiên cứu thị trường trong nước……………………………… 8 1.2 Nghiên cứu thị trường nước ngoài……………………………… 8 2. Giao dịch, đàm phán, kí kết hợp đồng……………………….…. 9 2.1 Giao dịch……………………………………………………….. 9 2.2 Đàm phán…………………………………….. .....……………. 12 2.3 Kí kết hợp đồng………………………………………………… 13 3. Xin giấy phép nhập khẩu……………………………………….. 14 4. Thuê phương tiện vận tải……………………………………….. 14 4.1 Thuê tàu chợ……………………………………………………. 15 4.2 Thuê tàu chuyến………………………………………………... 15 5. Mua bảo hiểm…………………………………………………… 16 6. Đôn đốc bên bán giao hàng…………………………………….. 18 7. Làm thủ tục Hải quan nhập khẩu……………………………… 18 8. Nhận hàng từ phương tiện vận tải……………………………... 20 9. Kiểm tra, giám định hàng hoá…………………………………. 23 10. Làm thủ tục thanh toán……………………………………….. 23 10.1 Mở thư tín dụng (L/C)………………………………………… 24 10.2 Phối hợp với ngân hàng kiểm tra bộ chứng từ, thanh toán và nhận bộ chứng từ…………………………………………………… 25 11. Khiếu nại, giải quyết khiếu nại ( nếu có )…………………….. 26 Chương II: Thực trạng quy trình nhập khẩu tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Thanh Phong…… 28 I. Những vấn đề chung về Công ty trách nhiện hữu hạn Thanh Phong………………………………………………………………. 28 1. Quá trình hình thành và phát triển Công ty…………………… 28 2. Cơ cấu tổ chức bộ máy, chức năng và nhiệm vụ hiện tại của Công ty……………………………………………………………... 29 3. Môi trường kinh doanh của Công ty…………………………… 31 II. Thực trạng hoạt động kinh doanh của Công ty Trách nhiệm hữu hạn Thanh Phong …………………………………………… 34 1. Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty…………………… 34 1.1 Kết quả chung………………………………………………….. 34 1.2 Kết quả của hoạt động nhập khẩu……………………………… 35 2. Quy trình hoạt động nhập khẩu tại Công ty…………………… 39 2.1 Nghiên cứu thị trường………………………………………….. 40 2.2 Giao dịch, đàm phán, kí kết hợp đồng………………………….. 41 2.3 Đôn đốc bên bán giao hàng……………………………………. 45 2.4 Làm thủ tục Hải quan nhập khẩu………………………………. 45 2.5 Nhận hàng……………………………………………………… 49 2.6 Kiểm tra, giám định hàng hoá………………………………….. 51 2.7 Làm thủ tục thanh toán………………………………………… 53 2.8 Khiếu nại và giải quyết khiếu nại………………………………. 55 III. Nhận xét về quy trình nhập khẩu tại Công ty TNHH Thanh Phong……………………………………………………… 56 1. Ưu điểm…………………………………………………………. 56 2. Tồn tại…………………………………………………………... 57 3. Nguyên nhân của những tồn tại………………………………. 59 Chương III: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình nhập khẩu tại Công ty trách nhiệm hữu hạn thanh phong……………………………………. 61 I. Sự cần thiết phải hoàn thiện quy trình nhập khẩu…………… 61 II. Định hướng của Công ty trong thời gian sắp tới ……………. 63 III. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình nhập khẩu tại Công ty TNHH Thanh Phong……………………………………. 66 1. Giải pháp từ phía Công ty………………………………………. 66 2. Đề xuất với nhà nước ……………………………….…………. 75 Kết luận 80 Phụ lục 81 Danh mục tài liệu tham khảo 85 ._.