Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu uỷ thác tại Tổng Công ty giấy Việt Nam

iệp nào cũng có khả năng nhập khẩu các mặt hàng mà họ có nhu cầu, do vậy họ đã uỷ thác cho doanh nghiệp khác thực hiện. Để đảm bảo cho hoạt động kinh doanh diễn ra thuận lợi và an toàn một nghiệp vụ quan trọng đối với các doanh nghiệp là xay dựng các hợp đồng. Tuy nhiên trên thực tế do nhiều nguyên nhân mà quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu vẫn gặp phải một số vướng mắc, ảnh hưởng đến hiệu quả việc thực hiện hợp đồng. Vấn đề đặt ra là phải hoàn thiện hơn nữa quá trình thực hiện hợp đòng nhập khẩu nói chung và hợp đồng nhập khẩu uỷ thác nói riêng nhằm giảm thiểu rủi ro cho các doanh nghiệp. Trong thời gian vừa qua hoạt động nhập khẩu của Tổng công ty giấy Việt Nam chủ yếu là hoạt động nhập khẩu uỷ thác và đạt được kết quả khả quan. Tuy nhiên trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu uỷ thác không tránh khỏi vướng mắc. Do vậy qua quá trình thực tập tại Tổng công ty giấy Việt Nam và được sự hướng dẫn của thầy giáo Nguyễn Đức Khiên, em đã chọn đề tài luận văn tốt nghiệp là" Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu uỷ thác tại Tổng công ty giấy Việt Nam" Qua đây em xin chân thành cảm ơn giáo viên hướng dẫn thầy giáo Nguyễn Đức Khiên cùng các cán bộ phòng xuất nhập khẩu của Tổng công ty đã tận tình chỉ bảo tạo điều kiện thuận lợi cho em hoàn thành luận văn này Hà Nội ngày 19 tháng 5 năm 2003 Sinh viên Đỗ Thị Thu Hương * Mục đích nghiên cứu: Đề tài này được nghiên cứu nhằm hoàn thiện hơn quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu uỷ thác tại Tổng công ty giấy Việt Nam Đưa ra một số giải pháp cụ thể mà Tổng công ty có thể áp dụng Nhằm giúp cho các cán bộ nghiệp vụ xuất nhập khẩu có cách nhìn toàn diện về thực hiện hợp đồng nhập khẩu sao cho có hiệu quả nhất Rút ra kinh nghiệm cho bản thân trong việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu * Giới hạn nội dung và phạm vi nghiên cứu Mức độ tiếp cận nghiên cứu hoạt động nhập khẩu, quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu uỷ thác Hoàn thiện quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu uỷ thác tại Tổng công ty dựa trên cơ sở lý luận và hiểu biết về thực tế và kiến thức đã học *Phương pháp nghiên cứu Em đã áp dụng kiến thức học ở trên lớp và hướng dẫn của thầy giáo cũng như thực tế khi tham gia thực tập tại Tổng công ty Giấy Việt Nam. Luận văn này được nghiên cứu theo hướng lý luận để phân tích, có nêu lên những tồn tại của thực trạng dựa trên những suy luận và đánh giá thực tế Toàn bộ nội dung của luận văn được chia thành 3 phần: Chương I: Cơ sở lý luận chung về quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu uỷ thác Chương II: Thực trạng và quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu uỷ thác tại Tổng công ty Giấy Việt Nam Chương III: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu uỷ thác tại Tổng Công ty Giấy Việt Nam Qua đây em xin chân thành cảm ơn giáo viên hướng dẫn thầy giáo Nguyễn Đức Khiên cùng các cán bộ phòng xuất nhập khẩu của Tổng công ty đã tận tình chỉ bảo tạo điều kiện thuận lợi cho em hoàn thành luận văn này Hà Nội ngày 19 tháng 5 năm 2003 Sinh viên Chương I cơ sở lý luận chung về quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu uỷ thác Khái niệm về nhập khẩu và nhập khẩu uỷ thác đối với một quốc gia 1. Khái niệm nhập khẩu Nhập khẩu là hoạt động mua hàng hoá dịch vụ từ nước ngoài về phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng trong nước hoặc tái sản xuất nhằm mục đích thu lợi nhuận. Theo quyết định của Bộ trưởng Bộ Thương mại số 1172-TM/XNK thì hoạt động nhập khẩu uỷ thác được định nghĩa như sau : “ Nhập khẩu uỷ thác là hoạt động dịch vụ thương mại dưới hình thức thuê và nhận làm dịch vụ nhập khẩu. Hoạt động này được thực hiện trên cơ sở hợp đồng uỷ thác nhập khẩu giữa các doanh nghiệp phù hợp với những quy định của Pháp lệnh hợp đồng kinh tế.” 2. Các hình thức nhập khẩu 2.1. Nhập khẩu trực tiếp Đây là hình thức nhập khẩu khó khăn và tự chủ nhất trong các hình thức nhập khẩu được tiến hành hiện nay. Đây là hoạt động nhập khẩu độc lập của một doanh nghiệp trực tiếp nghiên cứu thị trường, tính toán chi phí, ký kết và thực hiện hợp đồng, chịu trách nhiệm về lỗ lãi, đảm bảo đúng phương hướng chính xác luật pháp quốc gia cũng như quốc tế. Hoạt động nhập khẩu trực tiếp có những đặc điểm chủ yếu sau: + Doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm pháp lý về mọi hoạt động, phải tự nghiên cứu thị trường, chịu mọi chi phí về giao dịch giao nhận lưu kho, chi phí quảng cáo, chi phí tiêu thụ hnàg hoá. + Doanh nghiệp xuất nhập khẩu trực tiếp được tính kim ngạch nhập khẩu và khi tiêu thụ hàng hoá nhập khẩu n ày sẽ được tính doanh số và doanh số đó phải chịu thuế giá trị gia tăng. + Trong loại hình nhập khẩu này thông thường các doanh nghiệp chỉ cần lập một hợp đồng ngoại được hai bên ký kết còn hợp đồng bán trong nước khi hàng về sẽ lập sau hoặc bán với các hình thức khác nhau. 2.2. Nhập khẩu uỷ thác ( nhập khẩu gián tiếp) Hình thức nhập khẩu uỷ thác hay còn gọi là trung gian nhập khẩu là hình thức nhập khẩu được thực hiện trong trường hợp : Một doanh nghiệp trong nước có nhu cầu nhập khẩu một loại mặt hàng nào đó nhưng lại không đủ khả năng hay khong có quyền trực tiếp nhập khẩu, tiến hành uỷ thác cho một doanh nghiệp khác có chức năng nhập khẩu trực tiếp và có năng lực thực hiện hợp đồng nhập khẩu để nhập khẩu hàng hoá đó cho doanh nghiệp. Theo hình thức nhập khẩu uỷ thác này sau khi ký kết hợp đồng uỷ thác với bên giao uỷ thác thì doanh nghiệp nhận uỷ thác sẽ tién hành đàm phán với phía nước ngoài để làm thủ tục nhập hàng theo yêu cầu của bên uỷ thác và nhận phí uỷ thác nhập khẩu Theo nghị định số 57/1998/NĐ-CP ra ngày 31 tháng 7 năm 1998 của Chính phủ thì hoạt động kinh doanh nhập khẩu uỷ thác được quy định như sau: + Bên uỷ thác : Thương nhân có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh đã đăng ký kinh doanh hoặc đã đăng ký mã số doanh nghiệp kinh doanh nhập khẩu được uỷ thác nhập khẩu hầng hoá phù hợp với nọi dung của giấy chứng nhận đã đăng ký kinh doanh + Bên nhận uỷ thác : thương nhân đã đăng ký mã số doanh nghiệp kinh doanh nhập khẩu, được nhận uỷ thác nhập khẩu hàng hoá phù hợp với giấy chứng nhận kinh doanh. + Nghĩa vụ và trách nhiệm bên uỷ thác nhập khẩu và bên nhận uỷ thác nhập khẩu được quy định cụ thể trong hợp đồng uỷ thác nhập khẩu do các bên tham gia ký kết thoả thuận. Đặc điểm hoạt động kinh doanh nhập khẩu uỷ thác + Doanh nghiệp nhận uỷ thác không phải bỏ vốn, không phải nghiên cứu thị trường tiêu thụ hàng hoá mà chỉ cần đảm nhiệm vai trò là người đại diện cho bên giao uỷ thác để tìm và giao dịch với phía nước ngoài, ký kết và thực hiện hợp đồng uỷ thác cũng như thay cho bên giao uỷ thác tiến hành khiếu nại, đòi bồi thường (nếu có). Sau khi hoàn thành hợp đồng nhập khẩu uỷ thác, doanh nghiệp nhận uỷ thác sẽ nhận được một khoản thù lao gọi là phí uỷ thác. Phí uỷ thác thường được tính theo % tổng giá trị hợp đồng trên cơ sở thoả thuận giữa hai bên. + Khi tiến hành nhập khẩu uỷ thác các doanh nghiệp nhận uỷ thác chỉ được tính phí uỷ thác vào doanh thu chứ không được tính giá trị hợp đồng nhập khẩu uỷ thác vào doanh thu và chỉ chịu thuế giá trị gia tăng trên phần phí uỷ thác nhận được. + Khi nhận uỷ thác các doanh nghiệp nhận uỷ thác phải lập ra hai hợp đồng Hợp đồng uỷ thác ( ký kết giữa bên nhận uỷ thác nhập khẩu và bên giao uỷ thác nhập khẩu) thường gọi là hợp đồng nội Hợp đồng nhập khẩu ( ký kết với nước ngoài) thường gọi là hợp đồng ngoại). 3. Vai trò của nhập khẩu và nhập khẩu uỷ thác 3.1. Vai trò của nhập khẩu Nhập khẩu là một trong hai hoạt động tạo nên nghiệp vụ xuất nhập khẩu trong thương mại quốc tế. Có thể hiểu đó là mua hàng hoá dịch vụ từ nước ngoài về phục vụ nhu cầu tiêu dùng trong nước hoặc tái sản xuất nhằm mục đích thu lợi nhuận. Trước xu hướng khu vực hoá toàn cầu ngày càng được mở rộng hoạt động nhập khẩu có điều kiện phát triển và thể hiện được vai trò to lớn không thể thiếu được trong nền kinh tế quốc dân. Cụ thể là: Nhập khẩu giúp mở rộng khả năng tiêu dùng của một nước, cho phép thoả mãn nhu cầu trong nước bằng việc tiêu dùng một lượng hàng hoá nhiều hơn khả năng sản xuất trong nước. Trên thực tế chúng ta thấy mỗi quốc gia có nhu càu tiêu dùng rất đa dạng phong phú và luôn luôn biến đổi trong khi đó kả năng sản xuất lại bị hạn chế bởi nhiều yếu tố như : điều kiện tự nhiên, khả năng về vốn và công nghệ, chính sách kinh tế và xã hội của từng thời kỳ nên nhiều khi đã làm cho sản xuất không đáp ứng được nhu cầu. Nhờ có hoạt động nhập khẩu mà nhu cầu của nhân dân trong nước được thoả mán ở mức độ cao hơn. Bên cạnh đó nhập khẩu làm đa dang hoá về chủng loại quy cách các mặt hàng, góp phần xoá bỏ tình trạng độc quyền trên thị trường, phá vỡ triệt để nền kinh tế chế độ tự cung tự cấp. - Nhập khẩu cho phép thực hiện chuyển giao công nghệ, tạo điều kiện cho công cuộc công nghiệp hoá, hiện đại hoá của đất nước, tạo ra sự phát triển vượt bậc của sản xuất, tiết kiệm chi phí và thời gian, tạo ra sự đồng đều về trình độ phát triển toàn xã hội. - Nhập khẩu tạo ra sự cạnh tranh giữa hàng hoá nhập khẩu và hàng hoá sản xuất trong nước, điều đó sẽ tạo động lực bắt buộc các nhà sản xuất trong nước phải không ngừng vươn lên loại bỏ các đơn vị sản xuất kinh doanh làm ăn kém hiệu quả, góp phấn thúc đẩy nền kinh tế phát triển. - Nhập khẩu giả quyết các nhu cầu đặc biệt về các hàng hoá khan hiếm hoặc hàng hoá kỹ thuật hiện đại mà sản xuất trong nươcs chưa thể đáp ứng được. Mặt khác nhập khẩu cũng góp phần cải thiện điều kiện làm việc của người lao động thông qua việc nhập khẩu các phương tiện , công cụ lao động mới tiên tiến và an toàn hơn - Nhập khẩu là cầu nối thông suốt giữa các nền kinh tế, thị trường trong nước và ngoài nước với nhau, tạo điều kiện cho phépphân công lao động xã hội và hợp tác quốc tế, phát huy được lợi thế so sánh của đất nước trên cơ sở chuyên môn hoá. Để phát huy vai trò của hoạt động nhập khẩu còn phụ thuộc vào đường lối chính sách phát triển của mỗi quốc gia. Việt Nam từ khi bước vào nền kinh tề thị trường có sự quản lý của Nhà nước, hoạt động nhập khẩu đã có nhiều đổi mới và phát huy vai trò của nó. Nó tạo nên một thị trường cạnh tranh sôi động, lành mạnh. Hnàg hoá phong phú đa dạng hơn. Thực tế này đã chứng minh được một cách rõ ràng nhất của sự ưu việt hơn của nền kinh tế thị trường cũng như khằng định vai trò không thể thiếu được của hoạt động nhập khẩu trong cơ chế mới 3.2. Vai trò nhập khẩu uỷ thác Hoạt động nhập khẩu có ảnh hưởng rất lớn đến các doanh nghiệp cho dùu doanh nghiệp đó có hay không tham gia vào các hoạt động kinh doanh quốc tế. Cùng với các hình thức nhập khẩu khác, hình thức nhập khẩu uỷ thác có vai trò không nhỏ trong việc thúc đẩy sự hiệu quả của toàn bộ nền kinh tế, cải thiện hoạt động sản xuất trong nước và nâưng cao đời sống của nhân dân. * Đối với doanh nghiệp giao uỷ thác: - Các doanh nghiệp trong nước chưa được phép tiến hành hoạt động nhập khẩu trực tiếp nhưng thông qua việc giao uỷ thác vẫn có được hàng nhập khẩu để kinh doanh phục vụ nhu cầu tiêu dùng trong nước - Đối với các doanh nghiệp giao uỷ thác nhập khẩu có khả năng nhập khẩu trực tiếp nhưng không có đủ điều kiện để nhập khẩu vẫn có thể thu được lợi ích nhờ giao uỷ thác nhập khẩu trong các trường hợp sau: + Không có đủ điều kiện để tiếp cận các nhà cung cấp nước ngoài + Hạn chế về mặt thông tin liên lạc cũng như tình hình thị trường xuất nhập khẩu. Thiếu hiểu biết về luật pháp tập quán quốc tế, chưa có quan hệ làm ăn với bạn hàng, chưa có uy tín do đó doanh nghiệp uỷ thác tiến hành nhập khẩu cho đơn vị kinh doanh khác có sự hiểu biết thông thạo hơn về thị trường nhập khẩu đã có mối quan hệ với bạn hàng nước ngoài. Nói cách khác tức là doanh nghiệp giao cho đơn vị có tư cách pháp nhân đối với cơ chế xuất nhập khẩu của Nhà nước. + Về mặt chuyên môn cán bộ nghiệp vụ chưa có hoặc có nhưng chưa đảm đương được. + Các doanh nghiệp có lĩnh vực kinh doanh rộn, nhập khẩu không phải là khâu chính trong toàn bộ hoạt động kinh doanh của họ, đồng thời với phí giao uỷ thác là nhỏ trong tổng lợi nhuận thu được. + Ngoài ra có những điều kiện khác mà doanh nghiệp chưa đáp ứng được như phải tổ chức được hệ thống nhập khẩu hoàn chỉnh, có cán bộ năng lực thực hiện hoạt động ngoại thương, có một bộ phận đủ sức về tài chính để kiểm tra, kiểm soát, có một bộ phận chúng từ để giao nhận hàng, có hệ thống luật pháp am hiểu thông lệ quốc tế, có một bộ phận làm bảo hiểm * Đối với doanh nghiệp nhận uỷ thác: - Đây là một hoạt động của doanh nghiệp, mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp. - Các doanh nghiệp không có đủ điều kiện về vốn để có thể nhập khẩu tự doanh vẫn có thể tién hành nhập khẩu cho các đơn vị trong nước nhằm th được lợi nhuận và tạo mối quan hệ với bên nước ngoại tạo điều kiện cho việc mở rộng hoạt động nhập khẩu sau này - Đối với một số doanh nghiệp không có các mặt hàng sản xuất chủ yếu mà chỉ kinh doanh xuất nhập khẩu đơn thuần thì nhập khẩu uỷ thác là một hướng kinh doanh an toàn, đòi hỏi chi phí không lớn, không phải nghiên cứu tìm đầu ra cho hàng nhập khẩu mà vẫn thu được lợi nhuận II. Bản chất và nội dung hợp đồng nhập khẩu uỷ thác 1. Bản chất của hợp đổng nhập khẩu uỷ thác Hợp đồng nhập khẩu uỷ thác là hợp đồng thương mại quốc tế được hình thành giữa một doanh nghiệp trong nước có vốn và ngoại tệ riêng, có nhu cầu nhập khẩu một số loại hàng hoá dịch vụ đã uỷ thác cho doanh nghiệp có kinh nghiệm chức năng trực tiếp giao dịch ngoại thương, tiến hành đàm phán, ký kết hợp đồng với nước ngoài, làm thủ tục nhập hàng hoá theo yêu cầu của bên uỷ thác và được hưởng một khoản thù lao gọi là phí uỷ thác. Đó là sự thoả thuận giữa bên nhập khẩu uỷ thác và khách hàng nước ngoài. Điều cơ bản là hợp đồng nhập khẩu uỷ thác phải thể hiện ý chí thực sự thoả thuận không được cưỡng bức lừa dối lẫn nhau và có những nhầm lẫn không thể chấp nhận được. Như vậy hợp đồng nhập khẩu uỷ thác là cơ sở để các bên thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình. Bên xuất khẩu có trách nhiệm giao hàng và nhận tiền hàng, bên nhập khẩu uỷ thác nhận hàng bàn giao cho người uỷ thác và nhận phí uỷ thác 2. Nội dung hợp đồng nhập khẩu uỷ thác 2.1. Cấu trúc một hợp đồng nhập khẩu uỷ thác Nội dung một hợp đồng nhập khẩu uỷ thác thường được căn cứ vào hợp đồng nhập khẩu uỷ thác và nhận uỷ thác đã ký kết giữa người giao uỷ thác và người nhận uỷ thác. Một hợp đồng nhập khẩu uỷ thác thường gồm hai phần chính. Phần trình bày chung và điều khoản hợp đồng * Phần trình bày chung bao gồm: - Số hiệu hợp đồng : Đây không phải là nội dung pháp lý bắt buộc nhưng nó tạo điều kiện thuận lợi trong quá trình kiểm tra, giám sát, điều hành và thực hiện hợp đồng của các bên. - Địa điểm và ngày tháng ký kết hợp đồng : Nội dung này có thể để ở đầu của hợp đồng nhưng cũng có thể để cuối hợp đồng. Nếu như trong hợp đồng không có những thoả thuận gì thêm hợp đồng sẽ có hiệu lực pháp lý kể từ ngày ký kết - Tên và địa chỉ các bên tham gia ký kết hợp đồng: Đây là phần chỉ rõ các chủ thể của hợp đồng nên phải nêu rõ ràng, đầy đủ chính xác tên ( theo giấy phép thành lập) , địa chỉ người đại diện, chức vụ các bên tham gia ký kết hợp đồng. - Các định nghĩa dùng trong hợp đồng : Trong hợp đồng có thể sử dụng các thuật ngữ mà các thuật ngữ này có thể ở các quốc gia khác nhau sẽ hiẻu theo nghĩa khác nhau để tránh sự hiểu nhầm. - Cơ sở pháp lý để ký kết hợp đồng : là Các hiệp định chính thức như đã ký kết hoặc các nghị định thư ký kết giữa các Bộ ở quốc gia hoặc nêu ra sự tự nguyện thực sự của hai bên ký kết hợp đồng * Trong phần Điều khoản của hợp đồng người ta phải ghi rõ nội dung của từng điều khoản: Theo mức độ quan trọng của các điều khoản có thể chia thành: + Các điều khoản chủ yếu là các điều khoản bắt buộc phải có đối với hợp đồng mua bán, thiếu các điều khoản này hợp đồng không có giá trị pháp lý. Theo luật Thương mại Việt Nam , những nội dung cơ bản đó là : Tiền hàng, số lượng, quy cách chất lượng, giá cả, phương thức thanh toán, địa điểm và thời gian giao nhận hàng. + Các điều khoản khác : là các điều khoản rất cần thiết cho một hợp đồng nhưng nếu không có nó hợp đồng vẫn có giá trị pháp lý Theo tính chất các điều khoản chia ra: + Các điều khoản về hàng hoá như : Tên hàng, số lượng, chất lượng, bao bì, mã hiệu. + Các điều khoản về tài chính: giá, cơ sở tính giá, về thanh toán + Các điều khoản về vận tải: điều kiện thuê tàu, giao hàng… + Các điều khoản pháp lý như: luật áp dụng vào hợp đồng khiếu nại, bất khả kháng, phạt và bồi thường thiệt hại, trọng tài , thời gian, hiệu lụ của hợp đồng. + Các điều khoản khác 2.2. Các điều khoản trong hợp đồng nhập khẩu uỷ thác: Hợp đồng nhập khẩu uỷ thác bao gồm các điều khoản như trong một hợp đồng nhập khẩu. Ngoài ra nó còn thêm các điều khoản do bên giao và nhận uỷ thác thoả thuận với nhau. 2.2.1. Các điều khoản về tên hàng Nhằm giúp các bên xác định sơ bộ loại hàng cần mua bán, do đó phíc định thật chính xác. Để làm được việc đó người ta dùng các biện pháp: ghi tên hàng bao gồm tên thông thường, tên khoa học ( Nếu có), tên thương mại. Ghi tên hàng kèm theo tên địa phương sản xuất ra nó, kèm theo công dụng của hàng hoá, nhãn hiệu 2.2.2. Điều khoản phẩm chất Phẩm chất là điều khoản nói lên mặt chất của hàng hoá mua bán. nghĩa là các tính năng như lý tính hoá tính, quy cách kích thước, tác dụng, công suất, hiệu suất của hàng hoá đó. Xác định cụ thể phẩm chất của sản phẩm là cơ sở để xác định giá cả. Trong điều khoản này cần nêu rõphương pháp xác định phẩm chất, những tiêu chuẩn hàng hoá đạt được. Có một số phương pháp để xác định phẩm chất của hàng hoá như mẫu hàng, tiêu chuẩn, nhãn hiệu hàng hoá, tào liệu kỹ thuật, hàm lượng của một chất chính, trọng lượng tự nhiên , hiện trạng của hnàg hoá, phương pháp mô tả 2.2.3. Điều khoản số lượng Đây là điều khoản quan trọng góp phần xác định rõ đối tượng mua bán và liên quan đến trách nhiệm của bên mua và bán. Điều khoản về số lượng quy định số lượng hàng hoá giao nhận, đơn vị tính, phương pháp xác định trọng lượng, số lượng hàng phải ghi chính xác rõ ràng theo thoả thuận của các bên chủ thể và tính theo đơn vị đo lường hợp pháp của nhà nước với từng loại hàng hoá kg, tạ tấn, MT. Nếu tính trọng lượng phải ghi cả trọng lượng tịnh và trọng lượng cả bì. Ngoài ra có thêm trọng lượng thương mại (trọng lượng hàng có độ ẩm tiêu chuẩn) và trọng lượng lý thuyết (trọng lượng quy định tính theo thiết kế). Nếu số lượng hàng hoá giao nhận quy định phỏng chừng thì phải quy định người được phép quy định đúng sai về số lượng và giá cả tính cho số lượng hàng hoá đó 2.2.4. Điều khoản giao hàng Thời hạn giao hàng là thời hạn mà người bán hoàn thành nghĩa vụ giao hàng. Trong mua bán quốc tế có 3 kiểu quy định thời hạn giao hàng: thời hạn giao hàng có định kỳ, giao hàng ngay và giao hàng có định kỳ. Đặc điểm giao hàng: việc lựa chọn giao hàng có liên quan chặt chẽ đến phương thức chuyên chở hàng và điều kiên cơ sở giao hàng. Phương thức giao hàng gồm các bước sau: + Giao nhận sơ bộ là bước đầu xem xét xác định ngay tại địa điểm sản xuất hoặc nơi gửi hàng sự phù hợp về số lượng chất lượng hàng hoá so với hợp đồng. + Giao nhận số lượng: là xác định số lượng thực tế của hàng được giao + Giao nhận về chất lượng là việc kiểm tra hàng hoá về các tính năng công dụng kích thước.. + Giao nhận cuối cùng là sự xác nhận người bán hoàn thành nghĩa vụ giao hàng 2.2.5. Điều khoản giá cả Trong điều khoản này xác định đồng tiền tính giá, mức giá, phương pháp quy định giá, giảm giá, điều kiện cơ sở giao hàng tương ứng 2.2.6. Điều khoản thanh toán Đồng tiền thanh toán được thoả thuận giữa bên uỷ thác và đối tác nước ngoại thông thường là ngoại tệ mạnh Thời hạn thanh toán là thời hạn thoả thuận để trả tiền trước, trả tiền ngay hoặc trả tiền sau. Thông thường người ta thường hay sử dụng kết hợp cả 3 loại trên Phương thức thanh toán gồm : nhờ thu, tín dụng chứng từ, chuyển tiền, chuyển tài khoản. trong đó phương thức nhờ thu và tín dụng chứng từ là phổ biến nhất 2.2.7. Điều khoản về bao bì, ký mã hiệu Điều khoản về bao bì gồm: chất lượng, phương pháp cung cấp bao bì và giá cả nhằm đảm bảo cho lộ trình vận chuyển và bảo quản hàng đồng thời nâng cao tính hấp dẫn cho sản phẩm Quy định về ký mã hiệu: phải được viết bằng sơn hoặc mực không phai không nhoè, phải dễ đọc dễ thấy... nhằm tạo thuận tiện cho việc giao nhận bốc dỡ và bảo quản hàng hoá 2.2.8. Điều khoản về bảo hành Thời gian bảo hành : cần phải quy định rõ ràng Nội dung bảo hành: quy định nghĩa vụ và trách nhiệm người bán trong thời gian bảo hành 2.2.9. Điều khoản về khiếu nại Các bên chỉ được quyền khiếu nại khi có tranh chấp xảy ra. Điều khoản này quy định về thời hạn khiếu nại thể thức khiếu nại và nghĩa vụ các bên khiếu nại.. 2.2.10. Điều khoản trọng tài Quy định các nội dung: ai là người đứng ra xét xử, luật áp dụng vào việc xét xử, địa điểm tiến hành trọng tài, cam kết chấp hành tài quyết, phân định chi phí trọng tài 2.2.11. Điều khoản về trường hợp miễn trách (bất khả kháng) Bất khả khang là những rủi ro ngẫu nhiê không thể lường trước được xảy ra làm hư hại phá huỷ hay mất mát hàng hoá. Để được miễn trách nhiệm người gây ra thiệt hại chứng minh được là bất khả kháng và mình làm hết trách nhiệm có thể mà thiệt hại vẫn xảy ra 2.2.12.. Điều khoản về phạt và bồi thường Quy định các trường hợp bồi thường, cách thức phạt, giá trị phạt. Tuỳ theo từng hợp đồng có thể có riêng điều khoản phạt và bồi thường hoăcj kết hợp với các điều khoản giao hàng thanh toán 3. Điều kiện hiệu lực của hợp đồng nhập khẩu uỷ thác Theo Luật Thương mại Việt Nam thì hợp đồng Thương Mại Quốc Tế có hiệu lực khi có đủ các điều kiện sau: - Chủ thể hợp đồng là bên Mua và bên Bán phải có đủ tư cách pháp lý. Chủ thể nước ngoài là thương nhân và tư cách pháp lý của họ xác định căn cứ theo pháp luật của họ. Chủ thể bên Việt Nam phải là thương nhân được phép hoạt động thương mại trực tiếp với nước ngoài. - Hàng hoá theo hợp đồng là hàng hoá được phép mua bán theo quy định của pháp luật nước bên mua và nước bên bán - Hợp đồng nhập khẩu uỷ thác phải có nội dung chủ yếu của hợp đồng mua bán hàng hoá. Các nội dung chủ yếu đó là: Tên hàng, số lượng, quy cách phẩm chất, giá cả, phương thức thanh toán và thời hạn giao hàng - Hợp đồng nhập khẩu uỷ thác phải được lập thành văn bản - Nội dung của hợp đồng nhập khẩu uỷ thác phải phù hợp với nội dung của hợp đồng giao uỷ thác 4. Luật điều chỉnh hợp đồng nhập khẩu uỷ thác Hợp đồng nhập khẩu uỷ thác phải tuân theo luật quốc tế (các công ước , hiệp định quốc tế), luật quốc gia, các tập quán quốc tế nếu được dẫn chiếu vào trong hợp đồng III. Thực hiện hợp đồng nhập khẩu uỷ thác Việc thực hiện hợp đồng là công việc phức tạp đòi hổi phải tuân thủ pháp luật quốc gia và giữ chữ tín cho đơn vị mình, đồng thời phải cố gắng tiết kiệm các chi phí lưu thông, nâng cao các doanh số và hiệu quả công việc. Việc thực hiện hợp đồng thông qua các bước sau: 1. Mở L/C ( nếu hợp đồng quy định thanh toán bằng L/C) Khi một hợp đồng nhập khẩu quy định tiền hàng được thanh toán bằng thư tín dụng L/C thì một trong các công việc đầu tiên mà bên mua phải làm để thực hiện hợp đồng đó là việc mở L/C. Thời gian mở L/C nếu hợp đồng quy định thì sẽ phụ thuộc vào khoảng thời gian chào hàng. Thông thường L/C được mở khoảng 20 – 30 ngày trước khi bên bán giao hàng. Thủ tục mở L/C sẽ do đơn vị nhận uỷ thác thực hiện và bên giao uỷ thác phải giao tiền hoặc mở tài khoản để bên nhận uỷ thác tiến hành mở L/C. Trong số các giấy tờ gửi ngân hàng thì đơn xin mở L/C là quan trọng nhất vì nó là căn cứ pháp lý để giải quyết tranh chấp giữa người mở L/C và ngân hnàg mở L/C. Căn cứ mở L/C là các điều khoản trong hợp đồng và trách nhiệm của người mua là để kiểm tra bộ chứng từ xem cả nội dung và hình thức đã hợp với L/C chưa. Khi đã đầy đủ thì chấp nhận trả tiền cho ngân hàng và ngân hành sẽ giao bộ chứng từ để người mua nhận hàng. * Những giấy tờ cần thiết để đến ngân hàng xin mở L/C Đơn xin mở L/C - Hợp đồng ngoại thương - Hợp đồng uỷ thác ( nếu là nhập khẩu uỷ thác) - Quota ( nếu là hàng hoá quản lý bằng hạn ngạch) - Phương án kinh doanh hàng trả chậm ( nếu L/C trả chậm) Ngân hàng mở L.C có nghĩa vụ căn cứ vào đơn yêu cầu mở L/C của người nhập khẩu để mở L/C cho người xuất khẩu hưởng và thông báo việc mở L/C này cho người xuất khẩu biết. 2. Thuê tàu lưu cước ( nếu có trong hợp đồng) Thực tế đối với các đơn vị kinh tế tham gia vào hoạt động ngoại thương đủ điều kiện về tàu vận chuyển và nghiệp vụ thuê tàu biển quốc tế còn hạn chế nên các doanh nghiệp Việt Nam thường hay nhập khẩu theo điều kiện CIF tức là việc thuê tàu do bên nhập khẩu chịu trách nhiệm. Cơ sở pháp lý chính là các hợp đồng thuê tàu hay là hợp đồng uỷ thác thuê tàu trong đó ghi thoả thuận giữa các bên về việc vận chuyển. Trong trường hợp phải thuê tàu chúng ta cần dựa vào căn cứ sau: - Những điều khoản trong hợp đồng - Đặc điểm của hàng hoá - Điều kiện vận tải: Tuỳ thuộc và khối lượng và đặc điểm của hàng hoá cần chuyên chở mà lựa chọn thuê tàu cho phù hợp, đảm bảo thuận lợi nhanh chóng. Nếu hàng hoá có khối lượng lớn, phức tạp thì nên thuê tàu chuyến. 3. Mua bảo hiểm ( nếu có trong hợp đồng) Do chuyên chở hàng hoá hay gặp rủi ro và tổn thất, bởi vậy trong thương mại quốc tế các doanh nghiệp thường phải mua bảo hiểm cho hàng hoá. Các đơn vị kinh daonh khi mua bảo hiểm phải xác lập lên một hợp đồng bảo hiểm. Tuỳ từng hoàn cảnh và đặ điểm tính chất của hàng hoá, điều kiện vận chuyển mà người ta quyết định mua bảo hiểm bao hay bảo hiểm chuyến. Các dơn vị kinh doanh khi mua bảo hiểm phải làm hợp đồng với công ty bảo hiểm. Trong hợp đồng phỉa ghi đầy đủ các nội dung sau: - Tên người mua bảo hiểm - Tên hàng hoá cần bảo hiểm - Loại bao bì quy cách đóng gói, ký mã hiệu của hàng hoá cần bảo hiểm - Tên loại phương tiện vận chuyển - Bến đi bến đến của hàng hoá - Ngày tháng phương tiện vận chuyển hàng hoá rời bến - Số vận đơn - Giá trị hàng hoá được bảo hiểm và số tiến bảo hiểm - Điều kiện bảo hiểm - Nơi thanh toán bồi thường - Địa điểm ngày tháng ký kết hợp đồng - Tên công ty bảo hiểm và chữ ký của hai bên 4. Làm thủ tục Hải quan: Thủ tục Hải quan là một công cụ để quản lý hoạt động buôn bán theo pháp luật của Nhà nước để ngăn chặn buôn lậu. Theo pháp luật Việt Nam hiện hành hàng hoá khi qua cửa khẩu Việt Nam đều phải làm thủ tục Hải quan. Thủ tục hải quan gồm ba bước sau: + Khai báo Hải quan : nhằm mục đích để cơ quan Hải quan kiểm tra tính hợp pháp của hoạt động nhập khẩu, hàng hoá nhập khẩu là cơ sở để tính thuế hoặc miễn giảm thuế. Do đó chủ hàng phải khai chi tiết về hàng hoá vào tờ khai Hải quan để cơ quan Hải quan kiểm tra thủ tục giấy tờ. + Xuât trình hnàg hoá: Doanh nghiệp nhập khẩu phải xuất trình hàng hoá để Hải quan đối chiếu hàng hoá được khia trong tờ khi với bên ngoài thực tế để quyết định cho nhập hay không. + Thực hiện các quyết định của Hải quan: sau khi kiểm tra xong giấy tờ, hải quan sẽ có quyết định. Mọi quyết định của hải quan là hình thức cưỡng chế doanh nghiệp phải thực hiện, nếu có hành vi vi phạm sẽ truy cứu trách nhiệm hình sự. 5. Nhận hàng nhập khẩu Theo nghị định 200 CP ngày 31/12/1993 của Chính phủ về mọi việc giao nhận đều phải uỷ thác qua cảng, khi hàng về thì đơn vị này có trách nhiệm bảo quản hàng hoá đó trong quá trình xếp dỡ, lưu kho, lưu bãi và báo cho chủ hàng biết để làm thủ tục nhận hàng. Do vậy đơn vị kinh doanh phải trực tiếp hoặc gián tiếp thông qua một đơn vị nhận uỷ thác giao nhận tiến hành các công việc sau: + Ký kết hợp đồng uỷ thác với cơ quan vận tải ( ga, cảng) và việc gia nhận hàng từ tàu + Thông báo cho cơ quan vận tải kế hoách kế tiếp nhận hàng nhập khẩu hàng năm, từng quý, lịch tàu, cơ cấu mặt hàng, điều kiện kỹ thuật khi bốc dỡ, vận chuyển, tiếp nhận + Cung cấp tài liệu cần thiết cho việc giao nhận hàng như vận đơn, lệnh giao hàng + Thông báo cho đơn vị trong nước đặt mua hàng ( nếu hàng nhập khẩu cho một đơn vị trong nước) và dự kiến ngạch hàng về, ngày thực tế tàu chở hàng về đến cảng, hoặc toa xe chở hnàg về đến cảng sân giao nhận + Thanh toán cho cơ quan vận tải các phí tổn về giao nhận bốc xếp, bảo quản và vận chuyển hàng hoá + Theo dõi việc giao nhận hàng, đôn đốc cơ quan vận tải lập các biên bản về hàng hoá và giải quyết trong phạm vi quyền hạn của mình vấn đề xẩy ra trong giao nhận. 6. Kiểm tra giao hàng cho người uỷ thác Sau khi nhận hàng nhập khẩu , bên nhận uỷ thác sẽ cùng với bên giao uỷ thác, công ty giám định hàng hoá, cơ quan ga, cảng, cơ quan kiểm dịch động thực vật kiểm tra. Nếu trong quá trình kiểm tra phát hiện thấy có tổn thất hư hỏng thì bên nhận uỷ thác phải lập thư dự kháng và lập ngay một biên bản giám định yêu cầu cơ quan kho cảng, công ty giám định.. do hai bên chọn ký nhận. Biên bản đó là bằng chứng để bên nhận uỷ thác khiếu nại bên xuất khẩu. Nếu làm tốt việc kiểm tra hàng hoá, phát hiện kịp thời những sai sót và đòi bên xuất khẩu bồi thường ngay thì sẽ đẩy nhanh tốc độ thực hiện hợp đồng, tránh rủi ro cho người uỷ thác đồng thời bên nhận uỷ thác giữ được chữ tín cho người uỷ thác. Tuỳ theo sự thoả thuận của đơn vị giao uỷ thác và bên nhận uỷ thác mà việc giao hàng có thể diễn ra tại cảng hoặc tại đơn vị chủ đầu tư 7. Làm thủ tục thanh toán Sau khi bên chủ đầu tư và bên nhập khẩu uỷ thác kiểm tra hàng hoá, nếu không có gì sai sót thì bên nhập khẩu uỷ thác sẽ thanh toán phần còn lại giá trị của hợp đồng. Đồng thời bên nhập khẩu uỷ thác cũng thanh toán tiền hpí uỷ thác với bên giao uỷ thác. Căn cứ vào hợp đồng uỷ thác được ký kết bên nhận uỷ thác có quyền được nhận phí uỷ thác, khoản phí uỷ thác là tỷ lệ % trên tổng giá trị hợp đồng. Tỷ lệ này lớn hay nhỏ tuỳ thuốc vào tài ngoại giao, mối quan hệ giữa hai bên và cả tính chất công việc được uỷ thác. ngoài chi phí uỷ thác, nếu hai bên có thoả thuận khác về các chi phí liên quan do bên nào chịu thì bên đó phải có trách nhiệm với thoả thuận đó. Tuỳ theo thoả thuận có thể chi phí uỷ thác do bên uỷ thác có quyền thanh toán trực tiếp teo hoá đơn. Đồng tiền thanh toán ở đây được quy định trong hợp đồng và người uỷ thác thanh toán trực tiếp cho người nhận uỷ thác hoặc chuyển vào tài khoản tiền gửi của người nhận uỷ thác ở ngân hàng. Kết quả kinh doanh của bên nhận uỷ thác là khoản phí thu được từ hợp đồng uỷ thác nhập khẩu. Đơn vị nhận uỷ thác chỉ được phép ghi giá trị nhập khẩu và kinm ngạch nhập khẩu mà không được ghi vào d._.oanh thu. Bên nhận uỷ thác phải nộp thuế doanh thu trên khoản phí uỷ thác thu được thông thường là 15 % trên tổng phí uỷ thác. Ngoài ra công ty còn phải nộp các khoản thuế khác như thuế xuất nhập khẩu trực tiếp, thuế lợi tức… 8. Giải quyết tranh chấp phát sinh ( nếu có) Hợp đồng nhập khẩu là hợp đồng mang tính chất quốc tế nên thủ tục giải quyết phụ thuộc vào sự thoả thuận của hai bên nhưng phải mang tính chất quốc tế như giả quyết tranh chấp theo thủ tục trọng tài quốc tế hoặc toà án quốc tế… đại diện cho phía nhập khẩu là bên nhận uỷ thác. Thủ tục giải quyết tranh chấp bao gồm các giải quyết theo thủ tục trọng tài hoặc theo toà án quốc tế. Trước hết, các bên phải có sự thương lượng hoà giải lẫn nhau, nếu không tự hoà giải được với nhau thì phải đưa ra cơ quan trọng tài hoặc toà án giải quyết. Tại cơ quan này, cũng có bước hoà giải và nếu hoà giải không thành thì sẽ giải quyết bằng trọng tài hay toà án. phán quyết của cơ quan này có giá trị pháp lý buộc các bên phải chấp hành. Đối với hợp đồng giao uỷ thác và nhận uỷ thác, do tính chất hợp đồng trong phạm vi quốc gia nên khi có tranh chấp xảy ra nếu hai bên không hoà giải đưọc thì sẽ đưa rav toà án ở Việt Nam do hai bên thoả thuận. 9. Thanh lý hợp đồng Khi hoàn tất việc giao hàng cho bên giao uỷ thác mà không phát sinh khiếu kiện, tranh chấp thì coi như hợp đồng uỷ thác nl đã được hoàn tất. Khi đó hai bên giao và nhận uỷ thác sẽ thoả thuận ngày giờ và địa điểm để cùnh nhau ký vào biên bản thanh lý hợp đồng. Việc ký biên bản thanh lý là sự xác nhận việc hoàn thành hợp đồng của bên nhận đối với bên giao đã được thanh toán đầy đủ tiền hnàg, các chi phí và nhận được uỷ thác. Trong trường hợp đến lúc ký biên bản thanh lý mà một trong hai bên vẫn chưa thực hiện xong hoàn thành nghĩa vụ của mình thì hợp đồng coi là thanh toán xong, khi nghĩa vụ hoàn tất. Nội dung của biên bản thanh lý gồm: + Tên và địa chỉ của bên giao và bên nhận uỷ thác + Hàng hoá (như trong hợp đồng đã ký) + Thanh toán ( ghi rõ các khoản tiền mà bên giao đã chuyển) + Các khoản mục khác Trên đây là quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu uỷ thác khi tiến hành hoạt động kinh doanh của mình các bên phải nghiêm túc chấp hành và tuân thủ pháp luật một cách triệt để. Đó chính là toàn bộ cơ sở cho các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xuât nhập khẩu có thể vận dụng vào hoạt động kinh doanh của mình.  Chương II thực trạng quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu uỷ thác thực hiện tại tổng công ty giấy Việt Nam (Vinapimex) I. Tổng quan về Tổng công ty Giấy Việt Nam 1. Quá trình hình thành và phát triển của VINAPIMEX Tổng công ty Giấy Việt Nam là doanh nghiệp Nhà nước được thành lập theo quyết định của Thủ tướng chính phủ , Tổng công ty có quy mô lớn, bao gồm nhiều đơn vị thành viên trong đó có cả các doanh nghiệp hạch toán độc lập, doanh nghiệp hạch toán phụ thuộc và đơn vị sự nghiệp. Các doanh nghiệp thành viên có quan hệ gắn bó chặt chẽ phụ thuộc lẫn nhau về lợi ích kinh tế, tài chính, công nghệ thông tin, đào tạo, nghiên cứu, tiếp thị hoạt động trong lĩnh vực công nghiệp giấy và trồng rừng nguyên liệu giấy. Tiền thân của Tổng công ty Giấy Việt Nam ngày nay là công ty Giấy- Gỗ- Diêm toàn quốc thành lập năm 1975. Năm 1976, công ty Giấy- Gỗ- Diêm được tách thành công ty Giấy – Gỗ – Diêm phía Bắc và công ty Giấy –Gỗ – Diêm phía Nam.. Từ những năm1989 đến năm1993 nó được chuyển thành các xí nghiệp sản xuất và xuất khẩu Giấy – Gỗ – Diêm Việt Nam. Ngày 23/3/1993, Tổng công ty Giấy – Gỗ – Diêm được thành lập theo quyết định số204/CNn-TCLĐ của bộ công nghiệp nhẹ, có tên giao dịch đối ngoại là VIET NAM WOOD MATCH PAPER COPPORATION gọi tắt là VINAPIMEX có trụ sở tại 25A Lý Thường Kiệt, Quận Hoàn Kiếm, Hà Nội. Sau 2 năm hoạt động, để phù hợp với điều kiện mới, nhằm thực hiện với quyết định số 91/TTG ngày 07 tháng 3 năm 1994 của Thủ Tướng Chính Phủ về việc thành lập các tập đoàn kinh doanh, Bộ trưởng Bộ Công Nghiệp nhẹ đã đề nghị với chính phủ thành lập Tổng công ty Giấy Việt Nam trên cơ sở Tổng công ty Giấy – Gỗ – Diêm Việt Nam. Ngày 29 tháng 4 năm 1995 Thủ Tướng Chính phủ ra quyết định số 256/TTG thành lập Tổng công ty Giấy Việt Nam với tên giao dịch quốc tế là VIET NAM PAPER CORPORATION( gọi tắt là VINAPIMEX) trụ sở chính tại 25 A Lý Thường Kiệt quận Hoàn Kiếm Hà Nội. Tổng công ty có tài khoản tiền Việt Nam 710A.00332 tại Ngân hàng Công Thương khu vực Hai Bà Trưng Hà Nội, tài khoản ngoại tệ 362111370509 tại Ngân hàng Công Thương Việt Nam. Tổng công ty Giấy Việt Nam là Tổng công ty Nhà nước hoạt động kinh doanh với mục tiêu chủ yếu là lợi nhuận, có tư cách pháp nhân, có quyền và nghĩa vụ dân sự, tự chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động kinh doanh trong phạm vi số vốn do Tổng công ty quản lý. Tổng công ty có con dấu riêng, có tài sản và các quỹ tập trung được mở tài khoản tại ngân hàng trong nước và nước ngoài theo quy định của công ty. Ngoài ra các hoạt động phải tuân theo điều lệ công ty. 2. Cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ của Tổng công ty Giấy Việt Nam 2.1. Cơ cấu tổ chức Tổng công ty Giấy Việt Nam được thành lập và hoạt động theo quyết định số 91/TTG ngày 7 thnág 3 năm 1994 của Thủ Tướng Chính Phủ với cơ cấu tổ chức bộ máy gồm có như sau: Hội đồng quản trị và Ban kiển soát Tổng giám đốc và bộ máy giúp việc Các đơn vị thành viên trong Tổng công ty Cơ quan Tổng giám đốc có hai phó Tổng giám đốc, phụ trách các lĩnh vực tài chính nguyên liệu và các dự án đầu tư. Bên dưới là các phòng nghiệp vụ, gồm: Phòng xuất nhập khẩu Phòng tài chính kế toán Phòng quản lý kỹ thuật Phòng nguyên vật liệu Phòng tổ chức lao động và đào tạo Phòng quản lý dự án Phòng nghiên cứu phát triển Ngoài ra, ở miền Bắc có các cửa hàng tiêu thụ sản phẩm, ở miền Nam có chi nhành của Tổng công ty tại Thành phố Hồ Chí Minh. Phòng xuất nhập khẩu có đại diện tại Bãi Bằng, Hải Phòng, Thành phó Hồ Chí Minh, Stokhoml ( Thuỵ Điển) Dưới đây là sơ đồ cơ cấu tổ chức của Tổng công ty Hội đồng quản trị Ban kiểm soát Tổng giám đốc Phó tổng giám đốc nguyên liệu Phó tổng giám đốc tài chính Chi nhánh phía Nam Công ty tài chính Các đơn vị thnàh viên Trường đào tạo CB-CNV Viện CNgiấy&Xenlulô P. Tổ chức lao động và đào tạo P. Xuất nhập khẩu P. nguyên vật liệu P. kế hoạch kinh doanh P.Tài chính kế toán Văn phòng P. quản lý dự án P. quản lý kỹ thuật Trong số các phòng ban trực thuộc Tổng công ty thì phòng xuất nhập khẩu ngoài văn phòng chính thuộc Tổng công ty , còn có các chi nhánh ở Hà Nội, Hải Phòng, Bãi Bằng, Thành phố Hồ Chí Minh. 2.2. Chức năng và nhiệm vụ của VINAPIMEX Lĩnh vực hoạt đông chủ yếu của Tổng công ty là chuẩn bị các yếu tố đàu vào, nhập khẩu máy móc thiết bị vật tư, phụ tùng nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất trong nước, tiến hành các hoạt đỗng kinh doanh trong nước và xuất khẩu uỷ thác. Hoạt động của Tổng công ty có liên quan đến hoạt động của nhiều ngành công nghiệp khai thác trong nền kinh tế quốc dân như ngành than, ngành điện, ngành hoá chất, ngành lâm nghiệp, điện tử, hàng tiêu dùng và quan hệ trực tiếp với các cơ quan quản lý Nhà nước nhe Bộ Kế hoạch Đầu tư, Bộ Thương Mại, Bộ Tài chính, Tổng Cục thuế và Hải Quan… Vì vậy nó chịu ảnh hưởng nhiều của môi trường vĩ mô và các chính sách kinh tế xã hội. Tổng công ty có các chức năng và nhiệm vụ chủ yếu sau: Tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh giấy theo quy định và kế hoạch phát triển ngành giấy của nhà nước, bao gồm: xây dựng kế hoạch phất triển đầu tư tạo nguồn vốn đầu tư, tổ chức vùng nguyên liệu giấy, sản xuất tiêu thụ sản phẩm, cung ứng vật tư trang thiết bị ngàh giấy. Đầu tư liên doanh với các tổ chức kinh tế trong nước và ngoài nước theo quy định của pháp luật Quản lý, sử dụng có hiệu quả vốn đất đai tài nguyên và các nguồn lực khác do nhà nước giao theo quy định của pháp luật để thực hiện mục tiêu nhiệm vụ kinh doanh. Trong đó phải chú ý vấn đề bảo toàn phát triển vốn nhà nước giao bao gồm cả vốn đầu tư vào các doanh nghiệp khác. Tổ chức quản lý công tác nghiên cứu ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật công nghệ trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Tổ chức bồi dưỡng đào tạo cán bộ nhân viên phù hợp với tình hình mới đáp ứng nhu cầu phát triển của Tổng công ty. Trong đó chức năng nhiệm vụ chủ yếu của Tổng công ty là sản xuất và kinh doanh các sản phẩm giấy, gỗ diêm tiến hành nhập khẩu các vật tư phụ tùng nguyên vật liệu phục vụ sản xuất trong nước và tiến hành các hoạt động nhập khẩu uỷ thác. 3. Khái quát hoạt động kinh doanh của Tổng công ty Giấy Việt Nam 3.1 Lĩnh vực kinh doanh Tổng công ty Giấy Việt Nam kinh doanh ở các lĩnh vực sau: Sản xuất và kinh doanh các sản phẩm giấy gỗ diêm .Ngoài ra có thể xuất khẩu các sản phẩm này ( năm 2002 công ty cổ phần Diêm Thống Nhất xuất khẩu các sản phẩm que diêm + hộp diêm trị giá 33. 045 USD). Nhập khẩu các thiết bị vật tư phụ tùng nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất trong nước. Ngành nghề kinh doanh chính của Tổng công ty là nhập khẩu uỷ thác và nhập khẩu tự kinh doanh nhưng chủ yếu là nhập khẩu uỷ thác. 3.2. Kết quả hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của Tổng công ty Giấy Việt Nam trong những năm gần đây. Bảng 1: Kết quả hoạt động kinh doanh qua các năm 2000- 2002 Chỉ tiêu 2000 2001 2002 So sánh 00/01 So sánh 02/01 Số tiền (triệu đồng) Tỷ lệ (%) Số tiền (triệu đồng) Tỷ lệ (%) 1. giá trị tổng sản lượng 2. doanh thu 3. Tổng chi phí 4. Tổng nộp ngân sách 5. Lợi nhuận 1544847 2341716 2210179 83877 47660 1740541 2394285 2272142 82143 40000 932000 2095000 1985216 92000 17784 195694 132569 49762 -1734 -7660 11,2 5,5 2,25 -2,11 -19,15 191459 -299285 -274725 9857 -22216 9,9 14,28 -13,8 10,7 -12,49 Đơn vị :triệu đồng Giá trị tổng sản lượng năm 2000 là 1 544 847 triệu đồng, năm 2001 là 1 740 541 triệu đồng, bằng 112, 6% so với năm 2000, năm 2002 là 1 932 000 triệu đồng, bằng 110,99% so với năm 2001 Về doanh thu Năm 2000 đạt 2 341 716 triệu đồng Năm 2001 đạt 2 394 285 triệu đồng, bằng 102, 24% so với năm 2000 Năm 2002 đạt 2 0905 000 triệu đồng, bằng 87,5% so với năm 2001 Sở dĩ có sự giảm sút này do việc sản xuất kinh doanh của Tổng công ty gặp rất nhiều khó khăn: +Số lượng giấy nhập khẩu vào Việt Nam trong năm 2002 rất lớn và phức tạp, gây ảnh hưởng nhiều đến thị trường tiêu thụ sản phẩm trong nước. + Việc giải ngân các dự án đầu tư gặp rất nhiều khó khăn gây ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện dự án, đặc biệt đến với dự án đàu tư nhà máy và dự án trồng rừng nguyên liệu giấy Kon Tum. + Tỷ giá ngoại tệ ngày càng tăng đã làm tăng một số chi phí sản xuất và tăng vốn đầu tư vủa một số công trình Tổng chi phí: Năm 2000: 2 210 179 triệu đồng Năm 2001: 2 272 142 triệu đồng, bằng 108,1 % so với năm 2000 Năm 2002: 1985 216 triệu đồng , bằng 87,3 % so với năm 2001 Từ 1/10/2002, giá điện tăng khoảng từ 10 – 15 % ( tùy theo mức điện áp sử dụng) do đó trong quý IV/ 2002, chi phí giá thành của toàn Tổng công ty sẽ tăng 3,55 tỷ đồng. Nhưng xét về cả năm thì chi phí giảm do Tổng công ty đã ứng dụng một số tiến bộ kỹ thuật tại các đơn vị như: + “Xử lý nước tái sử dụng cho dây chuyền DIP” tại công ty giấy Tân Mai: dùng phèn thay Polyme hữu cơ xử lý nước thải phân xưởng DIP, hiệu quả: nước có hàm lượng SS = 330 ppm, tái sử dụng 1/3 lượng nước thải, giảm 1/10 chi phí xử lý. + Công ty giấy Bình An: cải tạo dây chuyền máy xeo số 2 để sản xuất giấy in, viết, nânng tốc độ máy xeo từ 40 m/phút lên 70 m/phút, tăng sản lượng giấy , giảm tiêu hao điện năng (10%) - Nộp ngân sách Năm 2000, Tổng công ty nộp ngân sách cho nhà nước 83 877 triệu đồng Năm 2001, Tổng công ty nộp ngân sách cho nhà nước 82 143 triệu đồng, bằng 97,9 % so với năm 2000 Năm 2002, Tổng công ty nộp ngân sách cho nhà nước 92 000 triệu đồng, bằng 119,1 % so với năm 2001 Năm 2002 là một năm đầy khó khăn nhưng Tổng công ty vẫn hoàn thành nghiã vụ nộp ngân sách cho nhà nước và vượt mức so với năm 2001 Lợi nhuận: Năm 2000, Tổng công ty thu được lợi nhuận là 47 660 triệu đồng. Trong năm 2000 nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản tăng lên đáng kể so với năm 1999 đạt 30 728 triệu đồng tăng 50, 76%. Nhờ đó nhiều công trình mới được xây dựng, cải tạo, đầu tư nâng cấp, phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh. Trang thiết bị máy móc của Tổng công ty cũng được cải tiến, phù hợp với sự phát triển chung của xã hội, tuy vẫn còn nhiều yếu kém, lạc hậu. Nhờ vậy mà chất lượng sản phẩm được nâng cao, công suất đạt cao hơn , chi phí giảm so với năm 1999 Năm 2001 Tổng công ty hầu như vẫn duy trì hoạt động kinh doanh của mình với mức lợi nhuận thu được là 40 000 triệu đồng. Trong năm 2001 đã có nhiều đơn vị đạt và vượt mức kế hoạch như công ty Giấy Bãi Bằng tiếp tục đạt và vượt công suất thiết kế. Tổng sản lượng đạt tới 67 000 tấn/ ngày, bằng 106,5 % sản lượng năm 2000. Tổng doanh thu đạt 703,5 tỷ đồng, tăng 5,9% so với năm trước. Nhà máy giấy Hoàng Văn Thụ đạt 6 100 tấn, công ty giấy Tân Mai sản lượng đạt trên 55 000 tấn tăng 113,2 % so với năm trước. Công ty giấy Đồng Nai cũng đạt mức hoà vốn do chi phí cho đầu tư quá lớn. Đây cũng là một thành công lớn của Tổng công ty Giấy Việt Nam cũng như của toàn ngành giấy. Năm 2002 Tổng công ty thu lãi 17 784 triệu đồng trong đó công ty giấy Bãi Bằng lãi 50 tỷ đồng, công ty nguyên liệu giấy Vĩnh Phú lãi hơn 1 tỷ đồng, các đơn vị khác hoà vốn hoặc lãi chút ít, riêng công ty giấy Việt trì lỗ 33,9 tỷ đồng, nguyên nhân chính là đơn vị này đang vận hành thử dây chuyền mới, sản xuất chưa ổn định, giá thành cao, sản phẩm mới đang xâm nhập dần vào thị trường nên tiêu thụ chậm 3.2.1. Kim ngạch xuất nhập khẩu qua các năm 2000 -:- 2002 Bảng 2: Kim ngạch xuất nhập khẩu qua các năm 2000- 2002 Đơn vị : USD Thực hiện Năm Tổng kim ngạch XNK (USD) Kim ngạch XK Kim ngạch NK Số tiền (USD) Tỷ trọng (%) Số tiền (USD) Tỷ trọng (%) 2000 43 111 793 _____ ____ 43 111 793 100 2001 52 585 000 _____ ____ 52 585 000 100 2002 16 446 071 33045 0,2 16 413 026 99,8 Nguồn : Báo cáo tổng kết hoạt động phòng xuất nhập khẩu Tổng công ty Giấy Việt Nam Năm 2000, phòng xuất nhập khẩu nhận được số đơn đặt hàng là 375. Tổng kim ngạch nhập khẩu là 43 111 793 USD, đạt 112% so với kế hoạch năm đề ra. Phí uỷ thác thu được trên 6 tỷ đồng. Do sự biến động về tỷ giá ngoại tệ so với VNĐ quá mạnh (có lúc lên đến 14 800 VNĐ/1 USD). Tổng công ty yêu cầu các đơn vị có nhu cầu nhạp uỷ thác phải thanh toán trước 100% giá trị hợp đồng làm cho số lượng nhận hợp đồng uỷ thác bị giảm đi. Cũng do sự biến động này năm 2000, Tổng công ty đã mất đi một khoản tiền lớn chủ yếu ở khu vực đầu tư. Đây là một thiệt hại không nhỏ đối với Tổng công ty nhất là trong giai đoạn khó khăn hiện nay Năm 2001, Tổng công ty đạt kim ngạch nhập khẩu là 52 585 000 USD chủ yếu là nhập phụ tùng trang thiết bị máy móc đầu tư nâng cấp cơ sở vật chất cho các đơn vị thành viên như công ty giấy Bãi Bằng, giấy Việt trì, Tân Mai, Đồng Nai. Nhà máy giấy Vạn Điển, Hoàng Văn Thụ, Bình An. Năm 2002, Tổng công ty xuất khẩu 33 045 USD gồm các sản phẩm que diêm và hộp diêm của công ty cổ phần Diêm Thống Nhất thực hiện. Tuy nhiên kim ngạch xuất khẩu là rất nhỏ (chiếm 0,2%) so với kim ngạch nhập khẩu là 16 446 071 USD. Trong đó nhập nguyên liệu phụ tùng là 10 759 347 USD, nhập thiết bị dự án là 5 706 724 USD. Năm 2002, tctchỉ thực hiện nhập khẩu qua các hợp đồng uỷ thác do dó giá trị nhập khẩu thấp. Lượng hàng hoá nhập khẩu qua Tổng công ty giảm nhiều so với năm 2001, nguyên nhân là do vật tư phụ tùng trước đây phải nhập khẩu , nay có thể mua trong nước bằng đồng tiền Việt Nam qua các đơn vị sản xuất và các đại lý tại Việt Nam. 3.2.2 Kim ngạch nhập khẩu theo cơ cấu mặt hàng Hiện nay Tổng công ty được phép nhập khẩu trực tiếp các trang thiết bị vật tư phục vụ cho việc khai thác chế biến và sản xuất giấy. Trong điều kiện nền kinh tế thị trường hiện nay có sự cạnh tranh quyết liệt trong kinh doanh các thiết bị vật tư phục vụ nói trên, do đó công tác nhập khẩu tại Tổng công ty diễn ra sẽ phải đối mặt với vấn đề là hnàg nhập phải phù hợp với nhu cầu thị trường về chất lượng, mẫu mã… Vì vậy, Tổng công ty luôn phải linh động trong việc lựa chọn mặt hàng, với mỗi loại hàng ở từng thời điểm nhất định phải tìm được những mặt hàng có giá thành thấp song hiệu quả kinh tế cao phù hợp với tình hình sản xuất Việt Nam Bảng 3: Kim ngạch nhập khẩu theo cơ cấu mặt hàng qua các năm 2000-2002 Đơn vị : USD Năm Mặt hàng 2000 2001 2002 Số tiền (USD) Tỷ trọng (%) Số tiền (USD) Tỷ trọng (%) Số tiền (USD) Tỷ trọng (%) 1. Thiết bị phụ tùng 5 032 500 11 7 300 250 13,88 3 434 926 20,89 2. Nguyên liệu hoá chất 22 981 793 53,3 27 384 000 52,07 7 304 421 44,41 3. Thiết bị đầu tư 15 097 500 35,7 17 900 750 34,05 5 706 724 34,7 Tổng kim ngạch nhập khẩu 43 111 793 100 52 585 000 100 16 446 071 100 Nguồn: Báo cáo tổng kết hoạt động phòng xuất nhập khẩu Tổng công ty Giấy Việt Nam Qua bảng số liệu trên ta thấy xu hướng nhập khẩu các thiết bị phụ tùng ngày càng tăng. Năm 2000 mặt hàng này chiếm tỷ trọng là 11%, 2001 là 13,88% và đến năm 2002 là 20,89%. Điều này chgứng tỏ nhu cầu hiện đại hoá trang thiết bị cơ sở vật chất ở Tổng công ty ngày càng trở thành một yêú tố cần thiết. Nhóm mặt hàng nguyên liệu hoá chất chiếm tỷ trọng cao nhất. Năm 2000 là 53,3%; 2001 là 52,07%; 2002 là 44,41%. Những con số này phản ánh đúng thực trạng ngành giấy của Việt Nam hiện nay. Chúng ta vẫn còn lệ thuộc vào nước ngoài. Năm 2001 Tổng công ty đã phải nhập tới 40 000 tấn bột giấy, 35 000 tấn giấy cao cấp và 10 100 tấn hoá chất. Mặt hàng thiết bị đầu tư luôn chiếm tỷ trọng lớn thứ hai trong cơ cấu hàng nhập khẩu. Năm 2000 chiếm 35,7%; năm 2001 là 34,05%; năm 2002 là 34,7%. Tổng kim ngạch nhập khẩu năm 2000 là 43 111 793 USD, đến năm 2001 là 52 585 000 USD và 2002 giảm xuống chỉ còn 16 446 071 USD, nguyên nhân do vật tư phụ tùng trước đây phải nhập khẩu nay có thể mua trong nước bằng đồng VNĐ qua các đơn vị sản xuất trong nước và các đại lý tại Việt Nam. 3.2.3 Kim ngạch nhập khẩu theo hình thức nhập khẩu Bảng 4: Kim ngạch nhập khẩu theo hình thức nhập khẩu Đơn vị : USD Năm Hình thức Nhập khẩu 2000 2001 2002 Số tiền (USD) Tỷ trọng(%) Số tiền (USD) Tỷ trọng (%) Số tiền (USD) Tỷ trọng (%) 1. Nhập khẩu kinh doanh 10 777 948.25 25 11 305 775 21,5 ____ ____ 2. Nhập khẩu uỷ thác cho các đơn vị thành viên 32 333 844, 75 75 41 279 225 78,5 16 446 071 100 Tổng kim ngạch nhập khẩu 43 111 793 100 52 585 000 100 16 446 071 100 Nguồn: Báo cáo tổng kết của Tổng công ty Giấy Việt Nam Bảng trên cho thấy hoạt động kinh doanh nhập khẩu của Tổng công ty chủ yếu là nhập khẩu uỷ thác cho các đơn vị thành viên. Hình thác này thường chiếm 70 – 80 % kim ngạch nhập khẩu của Tổng công ty Năm 2000 tỷ trọng nhập khẩu cho kinh doanh là 25 %, nhập uỷ thác là 75% với tổng kim ngạch nhập khẩu là 43 111 793 USD. Năm 2001 tỷ trọng nhập khẩu cho kinh doanh giảm xuống còn 21,5% và tỷ trọng nhập khẩu uỷ thác tăng lên 78,5% với tổng kim ngạch nhập khẩu cũng tăng là 52 585 000 USD. Năm 2002 Tổng công ty chỉ thực hiện nhập khẩu qua các hoạt động uỷ thác do đó trị giá nhập khẩu chỉ có 16 441071 USD. 4. Thực trạng quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu uỷ thác 1. Mở L/C Tổng công ty chỉ mở L/C khi trong hợp đồng có quy định. Thông thường là đối với những hợp đồng hàng hoá có giá trị lớn, bạn hàng mới thì Tổng công ty sẽ sử dụng phương thức thanh toán tín dụng chứng từ. Trên thực tế Tổng công ty thường mở L/C tại ngân hàng công thương Việt Nam.Có thể các doanh nghiệp phải ký quỹ mở L/C là 100% nhưng do uy tín của mình nên Tổng công ty thường chỉ phải ký quỹ 10 % giá trị hợp đồng. Song song với việc ký quỹ mở L/C (nếu có) Tổng công ty Giấy Việt Nam phải tiến hành ứng trước một phần giá trị hợp đồng thanh toán một phần giá trị hợp đồng. Khoản thanh toán này do hai bên thoả thuận thường chiếm khoảng 15- 20% giá trị hợp đồng và sẽ được chuyển vào tài khoản của người bàn thông qua ngân hàng của nước xuất khẩu. Khoản thanh toán này có ý nghĩa như một khoản tiền đặt cọc để người bán triển khai thực hiện hợp đồng và cũng là khoản tín dụng mà người mua cung cấp cho người bán. Khi đó Tổng công ty yêu cầu bên bán phát hành bảo lãnh ngân hàng. Nó đảm bảo cho Tổng công ty là nếu bên bán huỷ hợp đồng thì ngân hàng bên bán sẽ phải trả tiền đặt cọc và tiền lãi chia cho Tổng công ty kể từ ngày Tổng công ty chuyển tiền đặt cọc vào tài khoản của người bán. Đối với khoản tiền này, Tổng công ty Giấy Việt Nam thường yêu cầu người giao uỷ thác chuyển vào tài khoản của Tổng công ty Để tiến hành mở L/C, Tổng công ty căn cứ vào các điều khoản của hợp đồng nhập khẩu tới ngân hàng mở L/C. Thông thường, Tổng công ty thường tiến hành mở L/C không huỷ ngang. Tuy nhiên việc mở L/C là hoàn toàn phụ thuộc vào sự thoả thuận nhất trí giữa Tổng công ty và bên đối tác khi đàm phán ký kết hợp đồng Hồ sơ mởL/C gồm có: Đơn xin mở L/C nhập khẩu Hợp đồng ngoại Hợp đồng uỷ thác nhập khẩu Các văn bản giấy tờ xác nhận khả năng thanh toán của chủ đầu tư Trong đó yêu cầu mở thư tín dụng phải làm theo mẫu của ngân hàng và phải ghi hết sức chi tiết cụ thể và chuẩn xác vì tính nghiêm ngặt của hình thức thanh toán này. Nội dung đơn xin mở L/C thường gồm: Loại tín dụng chứng từ: L/C huỷ ngang hay không huỷ ngang Ngày hết hạn Tên người mở Tên người hưởng lợi Tổng giá trị tiền Địa điểm nơi hàng xuất phát Địa điểm nhận hàng Hạn cuối việc chuyển hàng xuống tàu Mô tả hàng hoá + Tên +Trọng lượng cơ bản + Số lượng + Chất lượng + Nguồn gốc + Giá đơn vị + Tổng đơn giá + Đóng gói Các chứng từ xuất trình khi thanh toán + Hoá đơn thương mại + Chứng nhận bảo hiểm + Chứng nhận số lượng + Chứng nhận chất lượng + Chứng nhận xuất xứ + Danh sách đóng gói chi tiết Trên thực tế có những trường hợp Tổng công ty Giấy Việt Nam phải làm đơn xin yêu cầu điều chỉnh thư tín dụng. Nguyên nhân là do bên giao uỷ thác muốn nhập thêm hàng hoặc bên xuất khẩu điều chỉnh thời gian giao hàng do vậy thời gian giao hàng phải thay đổi và thời gian thanh toán thay đổi. Sự thay đổi này do hai bên nhất trí thoả thuận với nhau. Tất cả những chi phí liên quan đến việc sửa chữa này được tính vào tài khoản của người nhập khẩu (nếu người nhập khẩu thay đổi) hay tính vào tài khoản của người hưởng lợi (nếu nhà xuất khẩu thay đổi) Ví dụ: Theo hợp đồng No. 28/VI- 03 ký ngày 10.4.2003 về việc nhập khẩu giấy loại. VINAPIMEX đã mở một L/C số 142 LCD 200300103, phát hành ngày 18/4/2003 tại ngân hàng Công Thương Việt Nam. Người hưởng lợi là : GIANT INTERNATIONAL PAPER TRADING INC; 1217 WALLER STREET, SANFRACISCO, CA 94117, USA Nội dung là: Ngày muộn nhất của việc xếp hàng xuống tàu (latest date of shipment) là 5/5/2003 Ngày và nơi L/C hết hiệu lực là 26/5/2003 tại Mỹ Nhưng do nhà xuất khẩu vì lý do nào đó yêu cầu thay đổi thời gian giao hàng. Do vậy VINAPIMEX đã gửi một yêu cầu điều chỉnh thư tín dụng tới ngân hàng Công thương Việt Nam khu vực II – Hai Bà Trưng để đề nghị ngân hàng điều chỉnh bằng điện: L/C No 142 LCD 2003 00103; Date: 18/4/2003 với nội dung: ngày muộn nhất của việc xếp hàng xuống tàu là 22/5/2003. Ngày và nơi L/C hết hiệu lực là 12/6/2003 tại Mỹ. Còn lại các điều khoản khác không thay đổi. Tất cả mọi chi phí liên quan đến việc sửa chữa này sẽ được tính cho GIANT INTERNATIONAL PAPER TRADING INC Trong trường hợp nhập khẩu bằng vốn ngân sách nhà nước hoặc vốn vay thì phải có thêm văn bản quyết định của Bộ Tài chính về việc cấp ngân sách hoặc cho vay vốn. Nếu là vốn vay thì phải kèm theo cả hợp đồng tín dụng được ký kết giữa chủ đầu tư với ngân hàng được chỉ định vay vốn và hợp đồng tín dung phải được ngân hàng nhà nước Việt Nam hoặc bộ Tài chính đứng ra bảo lãnh. Ngân hàng mở L/C thường là một ngân hàng có uy tín do VINAPIMEX tự lựa chọn và thoả thuận với người bán trong hợp đồng. Trên thực tế VINAPIMEX thường chọn VIETCOMBANK hoặc Ngân hnàg nhà nước Việt Nam. Tuy nhiên trong trường hợp nhập khẩu bằng vốn ngân sách nhà nước hoặc vốn vay thì ngân hàng cung cấp vốn hoặc cho vay vốn sẽ là ngân hàng mở L/C. việc thanh toán tiền hàng cũng như các chi phí liên quan đến việc mở L/C dù là nhập khẩu bằng vốn vay, vốn tự có hay vốn ngân sách đều do chủ đầu tư chuyển tiền cho VINAPIMEX hoặc ngân hnàg mở L/C. người bán phải xuất trình qua ngân hàng của mình chứng từ thanh toán, vân đơn, hoá đơn, bản kê đóng gói, giấy chứng nhận xuất xứ, giấy chứng nhận chất lượng, số lượng, bảo hiểm, đơn để gửi đến ngân hàng mở L/C yêu cầu thanh toán. Ngân hàng mở L/C sẽ kiểm tra bộ chứng từ. Nếu thấy hợp lệ ngân hàng sẽ chuyển tiền cho người bán còn ngược lại sẽ từ chối thanh toán. Sau đó ngân hàng sẽ yêu cầu Tổng công ty trả tiền rồi mới giao toàn bộ chứng từ để nhận hàng. Trong trường hợp thanh toán bằng hình thức chuyển tiền việc thực hiện đơn giản hơn nhiều do Tổng công ty không phải lo đến việc ký quỹ và hoàn tất thủ tục phức tạp mà chỉ cần phát lệnh chuyển tiền đến ngân hàng khi đã nhận được giấy báo nhận hàng. 2. Thuê tàu lưu cước VINAPIMEX thường tiến hành nghiệp vụ nhập khẩu theo điều kiện CIF. Có nghĩa là việc thuê phương tiện vận tải do bên đối tác nước ngoài đảm nhiệm. Tổng công ty có nghĩa vụ nhận hàng khi hoá đơn hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm và vận đơn được giao cho mình. Ngoài ra tổng công ty phải trả chi phí dỡ hàng nếu chi phí này chưa nằm trong tiền cước và chịu mọi rủi ro và tồn thất về hàng hoá kể từ khi hàng đã qua khỏi lan can tàu ở cảng bốc hàng.Cũng có trường hợp VINAPIMEX nhập khẩu theo điều kiện CFR 3. Mua bảo hiểm Đối với hàng nguyên liệu giấy và các thiết bị phục vụ ngành giấy của Tổng công ty hầu hết đều được chở bằng đường biển do đó việc mua bảo hiểm là yếu tố bắt buộc vì mặt hàng giấy rất khó bảo quản trong quá trình vận chuyển do tính dễ hút ẩm, làm đen và ẩm giấy. Nếu trong trường hợp Tổng công ty nhập khẩu theo điều kiện CFR, Tổng công ty thường mua bảo hiểm của công ty bảo hiểm Bảo Việt cho 110% tổng giá trị hợp đồng với suất phí bảo hiểm 0,45%. Khi đó Tổng công ty gửi giấy yêu cầu bảo hiểm cho mặt hàng nhập khẩu trong chuyến hàng đó. Sau đó công ty bảo hiểm sẽ cấp cho Tổng công ty một đơn bảo hiểm dựa theo giấy yêu cầu bảo hiểm mà Tổng công ty gửi cho. Nếu trong trường hợp hàng hoá hư hỏng, các bên sẽ kiểm tra chất lượng, số lượng các thiết bị và cơ quan giám định sẽ lập một biên bản giám định về kết quả kiểm tra. Sau đó dựa trên tài liệu này Tổng công ty sẽ mang hồ sơ khiếu nại tới đại diện bảo hiểm địa phương của nhà xuất khẩu tại Việt Nam. 4. Làm thủ tục hải quan Sau khi nhận được thông báo hàng đến, Tổng công ty phải tới hãng đại lý tàu biển (trong trường hợp vận tải bằng đường biển) để nhận lệnh giao hàng. Trên thực tế ở Tổng công ty chưa xảy ra trường hợp chứng từ gửi qua ngân hàng đến chậm tức là hàng về rồi mà chứng từ chưa đến. Thủ tục khai báo hải quan sẽ được Tổng công ty tiến hành như sau: Bước 1: Tại phòng làm thủ tục hải quan, người nhập khẩu đăng ký làm thủ tục hảiquan với nhân viên hải quan và mở tờ khai theo mẫu quy định HQ 2002 - NK của Tổng cục hải quan. Tờ khai hải quan gồm hai phần + Phần dành cho người khai hải quan kê khai và tính thuế ( đây là phần Tổng công ty phải điền vào) + Phần dành cho kiểm tra của Hải quan Phần kiểm tra hàng hoá Phần kiểm tra thuế Tổng công ty tự kê khai áp mã tính thuế nhập khẩu và phải hoàn toàn chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc kê khai đó. Dựa vào căn cứ tính thuế đã kê khai và xác định mã só hàng hoá, thuế suất giá tính thuế theo quy định để tự tính toán số thuế phải nộp của từng loại thuế và từng loại hàng hoá Việc khai báo hải quan có vai trò quan trọng vì đây là căn cứ để hải quan áp mã tính thuế lô hàng nhập khẩu. Tuy nhiên ở khâu này người nhập khẩu thường hay phạm phải những sai sót do thiếu kinh nghiệm như khai báo sai mã ký hiệu lô hàng, sai só lượng, trọng lượng như trên vận đơn đồng thời gặp phải khó khăn trong việc xác định thuế VAT, thuế nhập khẩu tạm tính. Ví dụ trong hợp đồng ngoại No 15/IV-02, Date 26/12/2002 được ký giữa Tổng công ty và EKA CHEMICALS ( THAILAND) LIMITED về việc nhập khẩu hoá chất sản xuất giấy cho công ty giấy Việt Trì, trọng lượng lô hàng ghi trên vận đơn phía nước ngoài gửi cho Tổng công ty là trọng lượng tịnh trong khi ở trên vận đơn gửi kèm lô hàng lại ghi trọng lượng cả bì. Do đó Tổng công ty lại phải chỉnh sửa tờ khai hải quan cho phù hợp với nội dung vận đơn mới Cùng tờ khai hải quan cán bộ xuất nhập khẩu của VINAPIMEX thường phải xuất trình các chứng từ kèm theo như: + Hợp đồng ngoại + Hợp đồng uỷ thác + Phụ lục hải quan ( nếu có từ hai mặt hàng trở lên) + Phiếu đóng gói + Hoá đơn thương mại (INVOICE – I/V) + Vân đơn (B/L) + Chứng chỉ xuất xứ (C/O) + Giâý phép đăng ký kinh doanh + Đăng ký mã số doanh nghiệp XNK + Giấy uỷ quyền của giám đốc cho phó giám đốc (nếu phó giám đốc thay quyền giám đốc) + Giấy giới thiệu Trong trường hợp thiếu chứng từ hoặc có những thay đổi trên thực tế so với bộ chứng từ thì Tổng công ty phải làm công văn kèm theo bộ tờ khai hải quan. Ví dụ như nếu thiếu chứng chỉ xuất xứ, hoá đơn hay phiếu đóng gói thì Tổng công ty phải làm công văn xin nợ C/O,I/V,P/L với hải quan Bước 2: nhân viên hải quan sẽ tiếp nhận hố sơ từ người làm thủ tục. Nhân viên hải quan sẽ kiểm tra tờ khai và bộ hồ sơ nếu đầy đủ và hợp lệ thì cho đăng ký tờ khai. Sau khi kiểm tra tờ khai , hải quan tiến hành kiểm tra việc áp mã và tính thuế lô hàng của Tổng công ty. ở khâu này người nhập khẩu phải tuân thủ tuyệt đối quyết định của hải quan về mức thuế đánh vào lô hàng của mình. Sau khi áp mã cán bộ XNK có nghĩa vụ nộp đủ tiền thuế tại bàn tính thuế thì mới nhận được hàng còn tron g trường hợp chưa có đủ tiền nộp thuế thì cán bộ XNK phải làm đơn xin nợ thuế và khoản nợ thuế này sau đó phải nhanh chóng chuyển vào tài khoản của hải quan ở ngân hàng. Nếu sau khi tính thuế, hải quan phát hiện có sai sót thì Tổng công ty sẽ nhận được giấy báo. Tuy nhiên trường hợp này chỉ xảy ra khi có các khoản phát sinh phụ thu và chênh lệch phải nộp Bước 3: sau khi nộp thuế người nhập khẩu xuống kho hàng và trình phiếu xuất kho. Kho hàng tiếp nhận phiếu xuất kho vào sổ và giao hàng cho chủ hàng. Tại đây người nhập khẩu kiểm tra lại hàng của mình về ký mã hiệu xem hàng còn nguyên đai nguyên kiện không. Trong một số trường hợp do hàng hoá phức tạ._.