Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kênh phân phối sản phẩm tại Công ty TNHH Sản Xuất và Kinh Doanh vật liệu xây dựng Hùng Phát

i thế ngắn hạn, các doanh nghiệp khác cũng nhanh chóng làm theo khiến cho các chiến lược này sớm bị mất tác dụng. Vì vậy, các doanh nghiệp hiện nay đang tập trung phát triển hệ thống phân phối để có thể đạt được lợi thế dài hạn trong cạnh tranh. Một hệ thống phân phối hoàn chỉnh với chính sách phân phối đúng đắn sẽ giúp cho các doanh nghiệp thành công trong kinh doanh. Chính vì lẽ đó mà vấn đề phân phối sản phẩm là một đáp án hay cho sự tồn tại và phát triển của một doanh nghiệp. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác này nên kể từ khi đi vào hoạt động công ty TNHH sản xuất và kinh doanh VLXD Hùng Phát không ngừng từng bước hoàn thiện hệ thống kênh phân phối của mình nhưng do trình độ cũng như nguồn lực của công ty còn hạn chế nên hệ thống trên vẫn còn tồn tại nhiều bất cập đòi hỏi cần phải giải quyết. Xuất phát từ đó sau một thời gian thực tập tại công ty em đã chọn đề tài: " Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kênh phân phối sản phẩm tại công ty TNHH Sản Xuất & Kinh Doanh VLXD Hùng Phát ". Làm chuyên đề thực tập cuối khóa với mong muốn từng bước khắc phục và hoàn thiện hơn hệ thống kênh phân phối của công ty. Nội dung của đề tài Ngoài phần mở đầu và kết luận, nội dung của đề tài gồm 3 chương: CHƯƠNG 1: Tổng Quan về công ty TNHH Sản Xuất & Kinh Doanh VLXD Hùng Phát CHƯƠNG 2: Thực trạng hệ thống kênh phân phối tại công ty TNHH Sản Xuất & Kinh Doanh VLXD Hùng Phát. CHƯƠNG 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kênh phân phối sản phẩm tại công ty TNHH Sản Xuất & Kinh Doanh VLXD Hùng Phát. Qua quá trình tìm hiểu và tiếp cận với thực tế để hoàn thiện đề tài này em đã nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của cô Th.s Nguyễn Thị Hồng Thắm, các anh, chị trong phòng Kinh doanh của công ty TNHH Sản Xuất & Kinh Doanh VLXD Hùng Phát cùng với kiến thức bản thân em đã hoàn thành bài viết tuy nhiên trong bài vẫn không tránh khỏi những thiếu xót em rất mong được sự quan tâm góp ý của các thầy cô cũng như các bạn để bài viết của em được hoàn thiện và hữu ích hơn. Chương 1 Tổng quan về công ty TNHH sản xuất và kinh doanh VLXD Hùng Phát I. Tổng quan về công ty TNHH sản xuất và kinh doanh VLXD Hùng Phát 1. Lịch sử hình thành và phát triển - Tên công ty: Công ty TNHH sản xuất và kinh doanh Vật liệu xây dựng Hùng phát. - Giám đốc: Hoàng Văn Thắng - Địa chỉ văn phòng công ty: 729 Giải phóng – Hoàng Mai – Hà Nội - Điện thoại: 0436647655 - Fax: 0436649092 - Email: hungphat729gp@yahoo.com - Loại hình doanh nghiệp: công ty trách nhiệm hữu hạn Công ty TNHH sản xuất và kinh doanh Vật liệu xây dựng Hùng phát được thành lập ngày 05 tháng 12 năm 2005, số đăng kí kinh doanh 0102023384 với ngành nghề kinh doanh chủ yếu là kinh doanh vật liệu xây dựng và thiết bị vệ sinh. Công ty TNHH sản xuất và kinh doanh VLXD Hùng phát là một đơn vị kinh doanh thương mại, hạch toán độc lập, có con dấu riêng và hoạt động theo hình thức công ty TNHH. Chỉ mới bước vào kinh doanh được 4 năm, với tuổi đời non trẻ so với các doanh nghiệp trong cùng lĩnh vực, thế nhưng công ty đã gặt hái được nhiều thành công. Từ chỗ doanh thu ban đầu là 3.493.055.415( năm 2006) đã tăng lên 20.789.139.961( năm 2009), tăng 5.96 lần,từ con số 10 nhân viên nay đã tăng lên 26 nhân viên trong đó 16 nhân viên làm việc tại văn phòng và kho hàng, số còn lại là nhân viên thị trường và vận chuyển hàng hoá đến khách hàng. Thương trường cũng như chiến trường, môi trường kinh doanh thời mở cửa với sự cạnh tranh gay gắt, công ty đã gặp không ít khó khăn trong những ngày đầu mới thành lập. Tuy nhiên, với sự lãnh đạo sáng suốt và sự tận tâm của tập thể nhân viên, công ty đã từng bước đi lên và dần khẳng định mình trên thương trường. Thị trường tiêu thụ của công ty cũng đã được mở rộng ra toàn Miền Bắc. Trong tương lai, công ty TNHH sản xuất và kinh doanh VLXD Hùng phát hướng tới mở rộng thị trường tiêu thụ và quyết tâm trở thành nhà phân phối vật liệu xây dựng, thiết bị vệ sinh có tên tuổi trong tâm trí khách hàng. 2. Chức năng, nhiệm vụ và mục tiêu 2.1. Chức năng Công ty có chức năng phân phối các sản phẩm thiết bị vệ sinh và vật liệu xây dựng cho các đại lý, các cửa hàng và các hộ gia đình trên khu vực Hà nội và toàn Miền Bắc. 2.2 Nhiệm vụ - Nghiên cứu thị trường và căn cứ vào nguồn lực của mình để lập kế hoạch kinh doanh. - Trực tiếp mua hàng hoá và thực hiện việc tiêu thụ hàng hoá thông qua các đại lí, cửa hàng hoặc trực tiếp đến người tiêu dùng trong toàn Miền Bắc. - Duy trì thị trường đang có và phát triển thị trường mới. - Sử dụng nguồn vốn có hiệu quả và đầu tư đúng mục đích. - Tuân thủ luật pháp và thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước. 2.3. Mục tiêu - Tăng trưởng doanh thu và lợi nhuận: 120% - Mở rộng thị trường, khai thác hiệu quả thị trường hiện tại. - Trở thành nhà phân phối hàng đầu trong lĩnh vực vật liệu xây dựng và thiết bị vệ sinh trên thị trường Miền Bắc và hướng tới cả thị trường cả nước II. Cơ cấu tổ chức và quản lý hoạt động trong công ty Bộ máy quản lí của công ty được thực hiện theo mô hình quản lí trực tuyến, đứng đầu điều hành là giám đốc, bên dưới là các phòng, ban chức năng. Sơ đồ bộ máy tổ chức Giám đốc: Là thành viên sáng lập công ty, chỉ đạo điều hành toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty, ban hành các quy định, quyết định và chịu trách nhiệm trước pháp luật. Phòng tổ chức: Tham mưu cho giám đốc công ty về tổ chức bộ máy kinh doanh và bố trí nhân sự phù hợp với yêu cầu phát triển của công ty. Quản lý hồ sơ lý lịch của cán bộ nhân viên toàn công ty. Giải quyết về chế độ tuyển dụng, thôi việc, bổ nhiệm, bãi miễn, kỷ luật, khen thưởng, … Duy trì thực hiện nội quy, nội vụ cơ quan, giờ giấc làm việc, giữ gìn an toàn và vệ sinh sạch sẽ nơi làm việc. Quản lý tài sản: Đất đai, thiết bị, dụng cụ làm việc, sinh hoạt tai trụ sở của công ty và các dụng cụ do công ty cấp cho các phòng ban. Phòng kinh doanh: Chức năng: Phòng kinh doanh vật liệu xây dựng và thiết bị vệ sinh của công ty là một bộ phận trong cơ cấu bộ máy của công ty có các chức năng sau: - Tham mưu cho lãnh đạo công ty trong công tác lập kế hoạch và tổ chức thực hiện các hoạt động kinh doanh các sản phẩm vật liệu xây dựng và thiết bị vệ sinh của công ty. - Đảm bảo cho quá trình kinh doanh có hiệu quả, bảo toàn vốn, tiết liệm chi phí kinh doanh và đem lại lợi ích kinh tế cho công ty. Nhiệm vụ: - Lập và triển khai thực hiện kế hoạch cung ứng và tiêu thụ sản phẩm vật liệu xây dựng và thiết bị vệ sinh của công ty. - Tư vấn cho giám đốc và chịu trách nhiệm trước giám đốc về việc tiêu thụ sản phẩm. - Nghiên cứu thị trường, tích cực tìm kiếm khách hàng; tìm kiếm và mở rộng thị trường hiện tại của công ty. - Lập kế hoạch mua bán và lưu chuyển sản phẩm. - Tổ chức mua và bán sản phẩm. - Đảm bảo thu hồi vốn theo tiến độ đã cam kết. Phòng kế toán: Chức năng: - Tham mưu giám đốc về việc thực hiện công tác tài chính kế toán của công ty. - Thực hiện pháp lệnh kế toán thống kê, các quy định điều lệ, quy chế quản lý tài chính, hạch toán kinh doanh và các quy định hiện hành khác. - Kiểm tra tính pháp lý của các hợp đồng kinh tế, phối hợp với phòng kinh doanh và các phòng ban trực thuộc quyết toán các hợp đồng kinh tế. - Tuân thủ theo quy chế tài chính của công ty và các chế độ tài chính nhà nước ban hành. Nhiệm vụ: - Tổ chức hạch toán kinh tế và hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. - Tổng hợp các kết quả kinh doanh, lập các báo cáo tài chính kế toán, phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh. - Thực hiện quá trình quản lý tài chính tại công ty, đảm bảo theo dõi đầy đủ mọi quá trình sử dụng vốn và tài sản của công ty. - Tham mưu cùng ban giám đốc xét duyệt các kế hoạch chi phi cho các phòng ban, thực hiện các báo cáo định kỳ, các báo cáo tài chính của công ty. - Thực hiện các nghĩa vụ đối với nhà nước. Bộ phận kho hàng: - Thực hiện nhiệm vụ xuất, nhập hàng hoá và bảo quản các sản phẩm kinh doanh. - Chịu trách nhiệm ghi chép đầy đủ và thực hiện chế độ sổ sách, chế độ kế toán. Nhìn chung, đây là một mô hình tổ chức gọn, nhẹ phù hợp với quy mô của công ty là một công ty nhỏ. III. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty TNHH sản xuất và kinh doanh VLXD Hùng Phát trong những năm gần đây Bảng 1:Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh Cho năm tài chính kết thúc ngày 31/12/2009 ĐVT: VNĐ Chỉ tiêu Mã số Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 01 3.493.055.415 3.109.316.515 14.186.768.031 20.789.139.961 Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ (10=01-03) 10 3.360.292.376 3.005.170.195 13.620.616.795 19.986.079.366 Giá vốn hàng bán 11 2.786.848.346 2.492.914.237 11.776.955.944 17.056.718.527 Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ (20=10-11) 20 573.444.030 512.255.958 1.843.660.581 2.929.360.839 Doanh thu hoạt động tài chính 21 1.412.266 3.252.877 5.342.727 10.007.870 Chi phí quản lí doanh nghiệp 25 187.189.216 188.266.233 1.147.816.740 1.523.272.179 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 30 373.658.385 303.800.066 610.915.863 984.667.433 Thu nhập khác 31 116.630.400 408.925.695 459.111.338 984.667.433 Chi phí khác 32 3.064.413 3.064.413 Lợi nhuận khác (40=31-32) 40 116.630.400 408.925.695 456.046.925 981.603.020 Tổng lợi nhuận trước thuế (50=30+40) 50 490.288.785 712.725.761 1.066.962.788 2.269.977.334 Thuế thu nhập doanh nghiệp 51 122.572.196 178.181.440 266.740.697 567.494.333 Lợi nhuận sau thuế (60=50-51) 60 367.716.589 534.544.321 800.222.091 1.702.483.001 (Nguồn: Phòng Kế toán tổng hợp) 1. Doanh thu: Doanh thu tăng giảm không ổn định: Năm 2007 giảm 383.738.900 VNĐ so với năm 2006. Các năm về sau doanh thu tăng khá mạnh. Năm 2008 tăng gấp 4,56 lần so với năm 2007 ; năm 2009 tăng 1,47 lần so với năm 2008 đưa doanh thu từ hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ của công ty từ 3.493.055.415 VNĐ năm 2006 lên tới 20.789.139.961 VNĐ năm 2009. 2. Chi phí: Chi phí kinh doanh tăng theo việc mở rộng kinh doanh. Giá vốn hàng bán năm 2009 tăng 6.1 lần so với năm 2006, theo đó chi phí bán hàng và quản lí doanh nghiệp cũng tăng nhưng không tăng nhiều 3. Lợi nhuận Lợi nhuận liên tục tăng: Năm 2007 tuy doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ có giảm so với năm 2006 nhưng do thu nhập khác tăng nên lợi nhuận năm 2007 vẫn cao hơn năm 2006 tới 1,45 lần. 4. Phương hướng hoạt động trong thời gian tới. . Phương hướng hoạt động trong thời gian tới Trong những năm tiếp theo, tập thể nhân viên và lãnh đạo công ty hướng tới mục tiêu mở rộng thị trường, tăng lợi nhuận. Để làm được điều đó, hướng hoạt động của công ty như sau: Về thị trường: Tiếp tục khai thác tốt thị trường hiện tại, tìm kiếm mở rộng thị trường. Về sản phẩm: Tiếp tục nghiên cứư hợp tác với các nhà sản xuất để có nguồn hàng chất lượng đến tay người tiêu dùng. Về khách hàng: Xây dựng mối quan hệ chặt chẽ với khách hàng và các nhà cung ứng. Tạo niềm tin sâu sắc hơn nữa trong tâm trí khách hàng. Với người lao động: Đảm bảo thu nhập cho người lao động, thực hiện các chế độ khuyến khích vật chất và trách nhiệm vật chất tích cực hơn nữa nhằm tạo động lực cho người lao động. Tuyển dụng thêm lao động, đầu tư hơn nữa vào yếu tố con người. Về cơ cấu tổ chức: Công ty định hướng thay đổi và hoàn thiện cơ cấu tổ chức, thêm phòng Marketing nhằm chú trọng hơn nữa đến khâu nghiên cứu thị trường, quảng bá hình ảnh doanh nghiệp. Một số đặc điểm ảnh hưởng đến hệ thống kênh phân phối sản phẩm tại công ty. Đặc điểm về thị trường . Thị trường là nhân tố có ảnh hưởng rất lớn đến hệ thống kênh phân phối của công ty, nó quyết định đến sản lượng, doanh số tiêu thụ qua đó gián tiếp quy định cách thức phân phối sản phẩm cho nên chúng ta cần nghiên cứu rõ đặc điểm của từng khu vực thị trường để bố trí kênh phân phối sao cho hiệu quả nhất đảm bảo được dòng chảy thị trường. Hiện nay có thể phân chia thị trường tiêu thụ sản phẩm của công ty thành các nhóm sau: Bảng 2. THỊ TRƯỜNG TIÊU THỤ SẢN PHẨM CỦA CÔNG TY ( Đơn vị tính: triệu đồng) Năm 2006 2007 2008 2009 Khu vực Giá trị Giá trị % sovới nămtrước Giá trị % sovới nămtrước Giá trị % sovới nămtrước 1. Hà Nội 2.486 2.043 0.82 8.308 4.06 10.792 1.3 2. Các tỉnh gần Hà Nội 873 961 1.1 5.312 5.5 9.193 1.7 Tổng cộng 3.359 3.004 0.89 13.620 4.5 19.985 1.46 (Nguồn: Phòng kinh doanh). NHÓM 1: Do nhiều yếu tố khách quan tác động như là thủ đô của Việt Nam, kinh tế phát triển đời sống xã hội cao … nên khu vực Hà Nội là khu vực có tiềm năng cũng như nhiều thách thức nhất đối với công ty. Tại thị trường Hà Nội công ty không nhất thiết phải thiết lập một kênh phân phối dài thay vào đó là kênh phân phối ngắn nhằm phân phối sãn phẩm đến người tiêu dùng nhanh nhất có thể. NHÓM 2: là khu vực các tỉnh phía bắc gần Hà Nội đang từng ngày phát triển về kinh tế như: Hải Dương, Hải Phòng, Quảng Ninh …. Đây là khu vực có tiềm năng phát triển, ít đối thủ cạnh tranh. Với thị trường này thì yêu cầu dòng chảy sản phẩm liên tục nên công ty cần thiết lập kênh phân phối dài nhằm bao chum thị trường. Đặc điểm về sản phẩm. Đặc điểm của sản phẩm có ảnh hưởng không nhỏ đến hệ thống kênh phân phối. Công ty TNHH sản xuất và kinh doanh VLXD Hùng phát chuyên kinh doanh vật liệu xây dựng và thiết bị vệ sinh, thực hiện chức năng như một doanh nghiệp thương mại: mua hàng trực tiếp từ các công ty, nhà máy rồi thực hiện khâu tiêu thụ trên thị trường và hưởng lợi nhuận từ phần chênh lệch giá và chiết khấu của công ty phía sản xuất. Do những đặc điểm về sản phẩm của công ty đòi hỏi phải có kho chứa, điều kiện bảo quản tác động đến việc lựa chọn kênh phân phối dài hay ngắn, có nhiều trung gian hay ít …. ảnh hưởng đến cách bố trí hệ thống kênh phân phối. Các sản phẩm của công ty hiện nay đều là những sản phẩm thiết yếu trong quá trình tạo dựng những ngôi nhà, khu chung cư, các văn phòng… Với nhu cầu xây dựng đang ngày càng mạnh mẽ, nhu cầu thẩm mỹ thay đổi hằng ngày, người dân từng bước quan tâm hơn nữa đến việc làm đẹp căn nhà của mình là triển vọng cho sự phát triển của công ty. Các sản phẩm được phân phối bởi Hùng Phát đa dạng, phong phú về mẫu mã, chủng loại, sản phâm cao cấp đến từ nhiều quốc gia khác nhau đem lại nhiều sự lựa chọn cho khách hàng. Dưới đây là một số sản phẩm kinh doanh chính: Gạch men lát nền và ốp tường mang nhãn hiệu Kis của Công ty Cổ phần gạch men CHANG YIH Các thiết bị vệ sinh và phụ kiện rời: Các thiết bị vệ sinh và phụ kiện mà công ty kinh doanh chủ yếu là sản phẩm mang nhãn hiệu của các công ty nổi tiếng như sản phẩm của ARISTON, LINAX, FUNIKI…. Đặc điểm về tài chính. Tuỳ thuộc vào khả năng tài chính của mình mà công ty thiết lập hệ thống phân phối cho phù hợp. Tuy nhiên, thời gian đầu điều kiện tài chính của công ty còn eo hẹp, công ty không thể thiết lập được hệ thống phân phối như ý mà hệ thống phân phối của công ty được dần hoàn thiện. Điều kiện tài chính liên quan trực tiếp đến hoạt động quản lý công ty dành cho các thành viên kênh. Ngoài ra quy mô của doanh nghiệp sẽ quyết định quy mô của thị trường và khả năng doanh nghiệp tìm các trung gian thích hợp, nguồn lực của công ty sẽ quyết định nó có thể các chức năng phân phối nào và phải nhường cho các thành viên kênh những chức năng nào. 5.4 Đặc điểm về nguồn nhân lực. Đây là nhân tố có tính quyết định đến hệ thống kênh phân phối của công ty, tùy thuộc vào chất lượng nguồn nhân lực mà công ty lựa chọn kênh phân phối phù hợp nngắn hay dài, đơn giản hay phức tạp. Công ty có một đội lao động tương đối đồng đều và có khả năng sáng tạo. Đây là nguồn lực lớn giúp cho công ty có đủ khả năng duy trì và phát triển hoạt động sản xuất - kinh doanh của mình. Đặc điểm về đối thủ cạnh tranh Hệ thống kênh phân phối của đối thủ cạnh tranh có ảnh hưởng không nhỏ đến hệ thống kênh phân phối của công ty. Chúng ta có thể nghiên cứu hệ thống kênh phân phối của đối thủ cạnh tranh qua đó tích hợp những điểm mạnh và hạn chế vấp phải những nhược điểm của họ tronh quá trình xây dựng hệ thống kênh phân phối của công ty. Những đặc điểm khác Đặc điểm của môi trường Marketing, yêu cầu về mức độ điều khiển kênh, quy mô của tổng chi phí phân phối và mức độ linh hoạt của kênh……có ảnh hưởng không nhỏ đến hệ thống kênh phân phối.Hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp phải tuân theo pháp luật của nhà nước do đó hệ thống phân phối của công ty phải tuân thủ theo đúng pháp luật quy định. Chương 2 Thực trạng về hoạt động tổ chức, quản lý hệ thống kênh phân phối tại công ty TNHH Sản Xuất & Kinh Doanh VLXD Hùng Phát. I . Thực trạng về hoạt động quản lý kênh phân phối tại công ty TNHH sản xuất và kinh doanh VLXD Hùng Phát 1.Thực trạng hoạt động của các kênh phân phối sản phẩm tại công ty. Là một công ty tương đối trẻ trong lĩnh vực sản xuất và kinh doanh VLXD tuy nhiên ngay từ khi mới bước chân ngành công ty đã xác định hướng phát triển của mình trong nền kinh tế thị trường do đó công ty đã từng bước xây dựng một hệ thống kênh phân phối tương đối hoàn chỉnh. 1.1. Mô hình cấu trúc kênh. Công ty TNHH sản xuất & kinh doanh VLXD Hùng Phát sử dụng các cấu trúc kênh khác nhau cho từng khu vực. Bảng 3 : Doanh số theo kiểu kênh Đơn vị : triệu đồng Kiểu kênh Năm 2005 2006 2007 2008 2009 Kênh 1 55 660 505 2500 4000 Kênh 2 100 1000 950 4500 6900 Kênh 3 195 1700 1450 6620 9086 Công ty sử dụng 2 dạng kênh phân phối kênh trực tiếp và kênh gián tiếp: 1.1.1 Kênh phân phối trực tiếp( kênh 1) Từ các cửa hàng giới thiệu sản phẩm của công ty đến khách hàng là người tiêu dùng cuối cùng. Công ty TNHH SX & KD VLXD Hùng Phát Người tiêu dùng Ưu, nhược điểm của mô hình cấu trúc kênh trực tiếp của công ty. ƯU ĐIỂM: hạn chế tối đa sự cạnh tranh của đối thủ cạnh tranh, trực tiếp tiếp xúc với khách hàng, giảm được chi phí trung gian, thu nhận thông tin phản hồi nhanh chóng và chính xác từ đó nắm bắt được thông tin thị trường một cách nhanh nhất. NHƯỢC ĐIỂM: Ở kênh này thì lượng hàng bán ra không nhiều,tuy tăng đều theo các năm nhưng không đều và kém hơn với 2 kênh sau rất nhiều tuy nhiên đến hêt năm 2009 đã đạt gần 80 lần so với năm 2005, phạm vi thông tin hẹp, và chỉ có tác dụng với lượng nhỏ khách hàng có điều kiện, ở khu vực lân cận hoặc những khách hàng có nhu cầu mua lớn. Đặc biệt, trong kênh phân phối này, công ty và các đơn vị thành viên đều có các cửa hàng bán và giới thiệu sản phẩm, do vậy việc quản lý rất phức tạp. 1.1.2. Kênh phân phối gián tiếp ( kênh 2+ kênh 3 ) Hiện nay công ty sử dụng 2 kênh phân phối gián tiếp: Kênh phân phối gián tiếp ngắn. Kênh phân phối gián tiếp dài. Kênh phân phối gián tiếp ngắn ( kênh2 ) Công ty TNHH SX & KD VLXD Hùng Phát Các cửa hàng bán lẻ Người tiêu dùng Theo kênh phân phối ngắn quá trình tiêu thụ sản phẩm của công ty được gói gọn bằng cách chỉ thông qua các cửa hàng bán lẻ là đến tay người tiêu dùng. Đối với các đại lý của công ty có chính sách ưu đãi và tạo điều kiện thuận lợi như trong việc trợ giá vận chuyển, thanh toán tiền hàng chậm từ 15-20 ngày, thưởng % trên doanh số bán hàng. Các cửa hàng bán lẻ: là những tổ chức cá nhân nhận hàng của công ty hay qua các đại lý sau đó bán trực tiếp cho người tiêu dùng. Họ được hưởng mức chênh lệch bán buôn- bán lẻ. Lực lượng bán hàng lẻ này phát triển rất mạnh trong những năm gần đây, hiện nay công ty có số lươngj cửa hàng bán lẻ tương đối lớn. Người tiêu dùng: khách hàng của công ty hiện nay là các cá nhân, hộ gia đình và các công ty xây dựng. Tuy nhiên, các công ty xây dựng là lượng khách hàng lớn của công ty. Do vậy nhiệm vụ của công ty là phải không ngừng giữ vững và tăng cường loại khách hàng này vì đó là lượng khách hàng lớn của công ty. Ưu, nhược điểm của mô hình cấu trúc kênh gián tiếp ngắn của công ty. ƯU ĐIỂM: tận dụng tối đa các nguồn lực và liên tục mở rộng thị trường tiêu thụ, hạn chế được những chi phí lưu kho tăng hiệu quả tiêu thụ và luôn nắm bắt được các thông tin mới về khách hàng. NHƯỢC ĐIỂM: phân bổ không đồng đều, các cửa hàng tập trung chủ yếu tại Hà Nội và các thành phố lớn dẫn đến hạn chế việc mở rộng thì trường tiêu thụ do đó doanh số không phải là lớn và tăng không đều theo các năm tính hết 2009 đạt gấp gần 70 lần so với năm 2005, tuy nhiên theo kênh này các cửa hàng bán lẻ tập trung chủ yếu tại thị trường Hà Nội nên tại các thị trường khác cửa hàng bán lẻ còn ít chưa phản ảnh cũng như thỏa mãn hết nhu cầu thị trường. Kênh phân phối gián tiếp dài ( kênh 3 ) Công ty TNHH SX & KD VLXD Hùng Phát Các đại lý trung gian Các cửa hàng bán lẻ Người tiêu dùng Các đại lý trung gian: là đại diện vùng của công ty, thay mặt công ty phân phối và quản lý các đại lý tại vùng mà mình phụ trách. Các đại lý có nhiệm vụ nghiên cứu để phát triển thêm các đại lý tại vùng mình phụ trách, đồng thời phải nắm bắt đầy đủ các thông tin thị trường như: nhu cầu, thị hiếu của người tiêu dùng, tình hình giá cả, xúc tiến bán hàng... để thông báo cho công ty. Về mặt tài chính các chi nhánh hạch toán độc lập với công ty. Theo kênh phân phối này thì quá trình tiêu thụ từ công ty thông qua các đại lý trung gian đến các cửa hàng bán lẻ và cuối cùng mới đến người tiêu dùng. Đây là kênh được công ty sử dụng nhiều nhất và có hiệu quả nhất. Đại lý trung gian ở đây là các doanh nghiệp thương mại hoặc các hộ gia đình có nguồn tài chính mạnh, liên hệ trực tiếp với công ty để làm đại lý, đại diện bán hàng, phân phối hàng đến những cửa hàng bán lẻ để từ đây sản phẩm được đưa đến tay người tiêu dùng. Ưu, nhược điểm của mô hình cấu trúc kênh gián tiếp dài tại công ty. ƯU ĐIỂM: sản phẩm được bán khắp mọi nơi, từ các đại lý trung gian đến các cửa hàng bán lẻ, lượng sản phẩm tiêu thụ rất lớn. Thông qua kênh này công ty có thể nắm bắt thông tin phản hồi về nhu cầu, chất lượng, mẫu mã, giá cả,....từ những vùng khác nhau để có chính sách phù hợp. NHƯỢC ĐIỂM: việc quản lý còn gặp khó khăn, do thị trường rộng, nhiều khâu trung gian và khó nắm bắt tình hình kinh doanh của các đại lý trung gian và các cửa hàng bán lẻ. Bên cạnh đó, thông tin phản hồi do quá rộng và phản hồi qua nhiều cấp, do vậy chất lượng thông tin không cao. Và kênh này có quá nhiều khâu trung gian, các mối quan hệ trong kênh khá phức tạp gây khó khăn cho hoạt động quản lý của công ty. Lợi nhuận mang lại của kiểu kênh này không cao mặc dù doanh thu khá cao nhưng chi phí lại cao hơn so với các kiểu kênh khác do đó thời gian lưu thông sản phẩm kéo dài, chi phí lớn, chiếm dụng nhiều vốn của công ty. 2.2. Quản lý hệ thống kênh phân phối ở công ty. 2.2.1. Đánh giá các thành viên của kênh phân phối . Việc nhận biết hệ thống kênh phân phối của công ty hoạt động có hiệu quả hay không phải thông qua việc đánh giá thành viên của hệ thống. Nhận biết đuợc tầm quan trọng của khâu đánh giá các thành viên của hệ thống kênh phân phối sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết những nhược điểm của hệ thống và phát huy những ưu điểm nhưng do nhiều lý do mà đơn cử nhất là trình độ của nguồn nhân lực, khả năng tài chính của doanh nghiệp… nên việc đánh giá các thành viên của công ty mới chỉ dừng lại ở một số chỉ tiêu: số lượng cơ cấu tiêu thụ từng mặt hàng, tổng doanh số bán. Một số chỉ tiêu quan trọng khác như mức độ tồn kho, khả năng và chất lượng phục vụ khách hàng, thái độ hợp tác của các thành viên, khả năng triển vọng của các thành viên kênh vẫn chưa được xem xét đến. Chính vì vậy, trong công tác đánh giá các thành viên kênh của công ty còn thiếu chính xác bởi vì doanh số tiêu thụ chưa phản ánh đầy đủ mức độ tích cực của mỗi thành viên. Vì vậy, trong thời gian tới để cho hệ thống kênh phát triển và vận hành tốt thì công ty cần có biện pháp điều chỉnh công tác này. 2.2.2. Động viên các thành viên của kênh phân phối . Công ty luôn quan niệm rằng để đảm bảo cho hoạt động sản xuất - kinh doanh đựơc liên tục và có hiệu quả, việc hoàn thành tốt hoạt động phân phối sản phẩm là rất quan trọng. Mặt khác, để hoàn thành tốt hoạt động đó cần phải thường xuyên động viên các thành viên trong kênh kịp thời. Bởi vì sự hoạt động tích cực và sáng tạo của các thành viên sẽ làm tăng nhanh doanh số bán, đẩy mạnh khả năng tiêu thụ sản phẩm cho công ty. Do đó với tư cách là người quản lý kênh cần phải duy trì mối quan hệ chặt chẽ với các thành viên đồng thời có các biện pháp động viên để cho họ làm tốt công việc được giao. Hoạt động khuyến khích của công ty: THỨ NHẤT: là hình thức trợ cấp cho các cửa hàng bán lẻ vật liệu xây dựng,tổng đại lý về các phương tiện bán hàng như: giá kê hàng, mẫu sản phẩm, biển quảng cáo... Đây là hình thức hỗ trợ chi phí không lớn nhưng rất có ý nghĩa vì đó là một hình thức quảng cáo về công ty và sản phẩm của công ty trên thị trường THỨ HAI: là hình thức chiết khấu( hoa hồng). Chính sách này là xác định số tiền mà các trung gian được hưởng khi bán sản phẩm. THỨ BA: là hình thức thưởng theo doanh thu. Công ty coi đây là biện pháp mạnh nhất để khuyến khích các thành viên tích cực tìm kiếm khách hàng tăng doanh số, thúc đẩy việc tiêu thụ sản phẩm của công ty. THỨ TƯ: hình thức thực hiện trợ cấp chi phí vận tải cho các đại lý và các cửa hàng bán lẻ vật liệu xây dựng. Đối với các thành viên có phương tiện vận tải chuyên chở hàng thì công ty thực hiện trợ cấp chi phí vận tải cho thành viên đó tuỳ thuộc vào khu vực thị trường. Như vậy với những hình thức động viên hỗ trợ như trên doanh nghiệp tạo dựng được những khích lệ không nhỏ cho các thành viên của hệ thống kênh phân phối thúc đẩy hoạt động tiêu thụ diễn ra mạnh mẽ doanh số tăng mạnh. 2.2.3. Xử lý mâu thuẫn trong hệ thống kênh phân phối. Trong quá trình phân phối hàng hoá thì một vấn đề mà các doanh nghiệp thường xuyên gặp phải là mâu thuẫn giữa các thành viên của kênh phân phối các thành viên thường theo đuổi lợi ích riêng của mình do đó gây ảnh hưởng xấu đến lợi ích của các thành viên khác và làm giảm hiệu quả của toàn hệ thống kênh phân phối của doanh nghiệp. Công ty cũng không nằm ngoài quy luật đó trong thời gian qua công ty đã phải đối phó với các mâu thuẫn phát sinh giữa các thành viên trong kênh đó là mâu thuẫn giữa các đại lý, các cửa hàng bán lẻ với nhau, mâu thuẫn giữa chi nhánh với đại lý, mâu thuẫn giữa đại lý với cửa hàng bán lẻ. Để xử lý các mâu thuẫn này, hiện tại công ty thực hiện theo các bước như sau: BƯỚC 1: Tìm hiểu và phát hiện mâu thuẫn. Khi công ty phát hiện ra các dấu hiệu bất thường được phản ánh từ các đại lý, chi nhánh, cửa hàng bán lẻ hoặc người tiêu dùng. Nếu mâu thuẫn đó ở mức nhẹ thì có thể trực tiếp chỉ đạo khắc phục từ công ty xuống thành viên kênh đó (có thể điện thoại cho thành viên của kênh ). Nếu mâu thuẫn lớn thì công ty cử một tổ công tác xuống các cơ sở để tìm hiểu, thu thập tình hình có liên quan. BƯỚC 2: Phân tích nguyên nhân: qua các thông tin, tài liệu thu thập được, đồng thời tiếp xúc trực tiếp với các thành viên, công ty sẽ tiến hành phân tích xem nguyên nhân từ đâu mà phát sinh ra mâu thuẫn này ? Từ đó tìm hiểu người mắc lỗi là ai ? . BƯỚC 3: Xử lý mâu thuẫn: đây là bước rất quan trọng của quá trình xử lý mâu thuẫn vì nếu công ty giải quyết không công bằng, không triệt để thì sẽ không có tác dụng răn đe, thuyết phục đối với bên có lỗi và từ đó mâu thuẫn càng phát sinh lớn hơn. Trong thời gian vừa qua, công ty đã sử dụng một số biện pháp sau để xử lý mâu thuẫn giữa các thành viên của kênh: THỨ NHẤT, công ty áp dụng mức giá như nhau đối với các đại lý,các cửa hàng bán lẻ. Thực hiện biện pháp này nhằm tránh hiện tượng hạ giá để tranh giành khách của các thành viên kênh THỨ HAI, công ty phạt tiền tùy theo mức độ vi phạm đối với các đại lý nếu vi phạm quy ước khi ký kết hợp đồng đại lý đó là không xâm phạm địa bàn của đại lý khác mà công ty quy định. THỨ BA, kiểm soát quá trình lưu thông hàng hoá. Công ty khuyến khích các đại lý lấy hàng theo phương thức công ty chuyển hàng đến tại kho hàng của đại lý. Biện pháp này nhằm tránh tình trạng một tổng đại lý đến công ty mua hàng nhưng lại đổ hàng dọc đường nhằm hưởng mức chênh lệch trợ cấp vận tải và tiền thưởng do đạt doanh thu bán hàng cao., 2.3.Các hoạt động hỗ trợ việc tổ chức quản lý hệ thống kênh phân phối. 2.3.1. Hoạt động nghiên cứu thị trường. Phương pháp nghiên cứu thị trường của công ty chủ yếu là phương pháp nghiên cứu gián tiếp thông qua báo cáo của bộ phận bán hàng và hệ thống tiêu thụ sản phẩm. Từ đó công ty có thể lập kế hoạch phân phối sản phẩm theo từng quý, năm. Toàn bộ nội dung của hoạt động nghiên cứu thị trường, công ty đều dựa váo các báo cáo của cán bộ kinh doanh ở từng khu vực về nhu cầu thị trường, các đối thủ cạnh tranh. Công ty đã triển khai công tác nghiên cứu thị trường trong nước về giá bán, phương thức bán hàng của đối thủ cạnh tranh để từ đó đưa ra các chính sách giá bán linh hoạt phù hợp với từng điều kiện của thị trường trong từng thời điểm. Quá trình nghiên cứu thị trường được công ty tiến hành thông qua một số hình thức sau: Bên cạnh phòng kinh doanh làm nhiệm vụ nghiên cứu thị trường thì các cấp lãnh đạo của công ty như: Giám đốc, Trưởng phòng kinh doanh xuống tận các tổng đại lý của công ty để thu thập thông tin khảo sát thị trường tiêu thụ tại đó. Chính nhờ những hoạt động này mà công ty luôn có những thông tin cần thiết và đúng với thực tế về tình hình tiêu thụ sản phẩm của công ty so với các doanh nghiệp khác cùng lĩnh vực sản xuất kinh doanh vật liệu xây dựng. Công ty đã gắn kết hợp đồng tiêu thụ sản phẩm ở các chi nhánh,đại lý với việc điều tra nghiên cứu thị trường. Chi nhánh hàng quý đều gửi báo cáo kinh doanh và tình hình tiêu thụ sản phẩm ở những nơi mình phụ trách về công ty. Cách này sẽ tiết kiệm được chi phí khi tiến hành nghiên cứu thị trường và thông tin khá chính xác. Thay đổi giá bán của các mặt hàng của các hãng. Một yếu tố cơ bản tác động đến quá trình tiêu thụ sản phẩm là vấn đề giá cả, trong những nguyên nhân tác động làm tăng giá cả của sản phẩm có một nguyên nhân quan trọng do quá trình sản xuất gây nên đó là sự hao phí trong sản xuất sẽ dẫn đến giá thành sản phẩm tăng và như vậy sẽ làm giảm khả năng cạnh tranh trên thị trường, làm quá trình tiêu thụ sản phẩm của công ty gặp khó khăn. Đánh giá về chất lượng sản phẩm. Công ty thực hiện nhiều biện pháp nhằm xiết chặt kỷ luật, kiểm soát tỷ lệ chất lượng của sản phẩm, Thông qua các báo cáo khu vực thị trư._.