Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác thực hiện hợp đồng Xuất khẩu tại Công ty sản xuất & Xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội (Haprosimex Group)

hàng xuất khẩu 13 Kiểm tra chất lượng hàng xuất khẩu 15 Thuê tàu hoặc lưu cước 16 Mua bảo hiểm 17 Làm thủ tục hải quan 19 Giao hàng xuất khẩu 21 Thực hiện các thủ tục thanh toán 22 Khiếu nại và giải quyết khiếu nại 22 Các nhân tố chủ yếu tác động tới công tác thực hiện hợp đồng xuất khẩu 23 Các nhân tố chủ quan 23 Các nhân tố khách quan 24 Chương II: Thực trạng công tác thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại công ty Haprosimex Group 26 I. Giới thiệu chung về công ty Haprosimex Group 26 Quá trình hình thành và phát triển 26 Đặc điểm cơ cấu tổ chức 29 Thực trạng công tác thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại công ty trong thời gian qua 33 Tổng quan về hoạt động xuất khẩu tại công ty 33 Thực trạng công tác thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại công ty trong thời gian qua 36 Đánh giá công tác thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại công ty trong thời gian qua 43 Những mặt đạt được 43 Nhũng mặt còn hạn chế 43 Chương III: Phương hướng phát triển và một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác thực hiện hợp đồng tại công ty Haprosimex Group trong thời gian tới 46 Cơ hội và thách thức đối với công tác thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại công ty trong thời gian tới 46 Cơ hội đối với công tác thực hiện hợp đông xuất khẩu 46 Thách thức đối với công tác thực hiện hợp đồng xuất khẩu 47 Phương hướng phát triển công ty trong thời gian tới 48 Tiếp tục mở rộng thị trường thế giới và nội địa 48 Định hướng cho công tác thực hiện hợp đồng xuất khẩu 48 Phương hướng hoạt động của công ty trong năm 2007 48 Một số giải pháp chủ yếu nhằm hoàn thiện công tác thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại công ty trong thời gian tới 49 Thường xuyên nâng cao trình độ chuyên môn cho đội ngũ cán bộ làm công tác thực hiện hợp đồng xuất khẩu 49 Thiết lập quan hệ làm ăn lâu dài với các công ty cung ứng dịch vụ vân tải trong nước và quốc tế 50 Chuẩn bị giấy tờ và các chứng từ xuất khẩu tốt 50 Tổ chức tốt khâu sản xuất, thu gom hàng hoá chuẩn bị cho xuất khẩu 51 Cơ cấu tổ chức hoạt động kinh doanh chặt chẽ 51 Thanh toán tiền hàng 52 Một số kiến nghị với Nhà Nước nhằm hoàn thiện công tác thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại công ty Haprosimex Group nói riêng và các doanh nghiệp Việt Nam nói chung 52 Hoàn thiện và minh bạch hóa thông tin về các chính sách xuất nhập khẩu 52 Cải cách thủ tục hành chính 53 Hoàn thiện thủ tục hải quan điện tử, đồng thời tăng cường áp dụng thủ tục hải quan điện tử đối với các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu 53 Có chính sách hợp lý để phát triển các ngành hỗ trợ như giao nhận ngoại thương, bảo hiểm hàng hóa mua bán quốc tế, ngân hàng… 54 Kết luận 55 Danh mục tài liệu tham khảo 56 LỜI MỞ ĐẦU Ngày nay, với xu hướng quốc tế hoá nền kinh tế các quốc gia đang tích cực tham gia vào sự phân công và hợp tác quốc tế. Mỗi một quốc gia đang trở thành một mắt xích của nền kinh tế thế giới, không một quốc gia nào dù mạnh đến đâu đi ngược với xu thế trên lại có thể phát triển. Trong điều kiện này thương mại quốc tế mở rộng cánh cửa để nền kinh tế các nước hướng ra thị trường bên ngoài. Để đạt được hiệu quả kinh tế cao nhất mỗi nước đều dựa vào những tiềm năng như tài nguyên, vị trí địa lý, lao động. Nước ta đã chuyển sang nền kinh tế thị trường có sự điều tiết của Nhà nước. Các doanh nghiệp ngày càng chủ động sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu, kể cả danh nghiệp Nhà nước và doanh nghiệp tư nhân, ngày càng nhiều các công ty tham gia vào giao dịch thương mại quốc tế. Trong trong quá trình buôn bán quốc tế nhiều công ty, tổ chức... đã đạt được nhiều kết quả tốt. Tuy nhiên vẫn không tránh khỏi những thiếu xót và hạn chế. Cụ thể là do trình độ nghiệp vụ ngoại thương còn non kém, cán bộ sản xuất nhập khẩu chưa được đào tạo một cách có hệ thống, chưa am hiểu về tập quán thương mại, luật buôn bán quốc tế v.v... Đặc biệt là trong công tác thực hiện hợp đồng xuất khẩu. Công ty sản xuất và xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội (Haprosimex Group) là một trong những con chim đầu đàn của ngành thương mại thủ đô. Hoạt động xuất khẩu là lĩnh vực kinh doanh chính của công ty. Công ty luôn luôn phấn đấu vượt mọi khó khăn hoàn thành tốt mục tiêu nhiệm vụ của mình. Song bên cạnh đó do khi chúng ta mở cửa nền kinh tế, khả năng, trình độ, kinh nghiệm còn hạn chế dẫn đến hiệu quả kinh tế của công ty vẫn chưa đạt mức cao nhất. Qua thời gian thực tập ở công ty sản xuất và xuất nhập khẩu Hà Nội, em thấy công ty Haprosimex Group vẫn còn tồn tại những hạn chế trong công tác nghiệp vụ, đặc biệt là trong công tác thực hiện hợp đồng xuất khẩu. Trong khi xuất khẩu lại là lĩnh vực hoạt động chính của công ty. Chính vì vậy mà em mạnh dạn nghiên cứu đề tài: "Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại công ty sản xuất và xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội (Haprosimex Group)" với mong muốn góp phần nhỏ bé của mình vào việc hoàn thiện việc thực hiện hợp đồng xuất khẩu nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh ở công ty. Đối tượng và nhiệm vụ nghiên cứu: Chuyên đề đi vào phân tích thực trạng công tác thực hiện hợp đồng xuất khẩu của công ty Haprosimex Group. Từ đó đề xuất một số giải pháp đối với công ty cũng như kiến nghị đối với Nhà nước nhằm giúp công tác thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại công ty ngày càng hoàn thiện hơn. Phương pháp nghiên cứu: Chuyên đề sẽ sử dụng phương pháp duy vật lịch sử, duy vật biện chứng kết hợp với các phương pháp khác để so sánh, phân tích trên cơ sở các số liệu về tình hình công tác thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại công ty trong giai đoạn 2004 – 2006. Nội dung gồm các phần sau: Chương I: MỘT SỐ VÂN ĐỀ CHUNG VỀ HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU VÀ CÔNG TÁC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU Chương II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY HAPROSIMEX GROUP CHƯƠNG III: PHƯƠNG HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HỢP ĐỒNG TẠI CÔNG TY HAPROSIMEX GROUP TRONG THỜI GIAN TỚI Mặc dù đã có nhiều cố gắng song thời gian nghiên cứu và khả năng lý luận của em còn nhiều hạn chế nên chuyên đề của em không tránh khỏi những thiếu xót. Em rất mong nhận được sự giúp đõ và chỉ bảo của các thầy cô để bổ sung và hoàn thiện chuyên đề này. Em xin chân thành cảm ơn! Chương I: MỘT SỐ VÂN ĐỀ CHUNG VỀ HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU VÀ CÔNG TÁC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU I. Xuất khẩu và hợp đồng xuất khẩu 1. Khái niệm và nội dung chủ yếu của hoạt động xuất khẩu 1.1. Khái niệm Thương mại quốc tế từ lâu đã đóng góp một vai trò vô cùng quan trọng đối với sự phát triển kinh tế của các quốc gia. Đó là các hoạt động thương mại vượt qua biên giới của một quốc gia, tạo thành một hệ thống thương mại mang tính toàn cầu. Xuất khẩu và nhập khẩu là hai hoạt động cơ bản của thương mại quốc tế và mỗi hoạt động đó lại đóng góp một vai trò khác nhau đối với sự phát triển kinh tế của mỗi quốc gia. Trong đó, hoạt động xuất khẩu có thể mang lại nguồn ngoại tệ lớn cho các quốc gia làm tiền đề cho hoạt động nhập khẩu. Xuất khẩu là lĩnh vực quan trọng nhằm tạo điều kiện cho các nước tham gia vào phân công lao động và tận dụng nguồn lực bên ngoài làm giàu cho đất nước. Do đó, các chính sách thương mại của các quốc gia thường hướng vào xuất khẩu, đẩy mạnh xuất khẩu. Thúc đẩy sản xuất hàng xuất khẩu là một trong ba mục tiêu mà Đảng và Nhà nước ta đã đề ra nhằm thúc đẩy nền kinh tế phát triển. Theo nghĩa thông dụng nhất thì xuất khẩu là hoạt động trao đổi hàng hóa giữa các nước thông qua mua bán nhằm mục đích tối đa hóa lợi nhuận. Trong luật thương mại Việt Nam định nghĩa: “Xuất khẩu hàng hóa là việc hàng hóa được đưa ra ngoài lãnh thổ Việt Nam hoặc đưa vào khu vực đặc biệt nằm trên lãnh thổ Việt Nam được coi là khu vực hải quan riêng theo quy định của pháp luật”. Các hình thức xuất khẩu gồm có: trực tiếp; gián tiếp; nghị định thư; xuất khẩu tại chỗ; gia công chế biến; buôn bán đối lưu; tạm xuất, tái nhập; tạm nhập, tái xuất. 1.2. Nội dung chủ yếu của hoạt động xuất khẩu Tổ chức sản xuất, thu mua tạo nguồn hàng Hoạt động xuất khẩu phải trải qua nhiều giai đoạn phức tạp, bắt đầu từ khi xác định hàng hóa xuất khẩu cho đến khi kết thúc hoạt động xuất khẩu nhằm đem lại hiệu quả kinh tế. Tùy thuộc vào mặt hàng và thị trường xuất khẩu thì doanh nghiệp phải thực hiện theo các bước khác nhau, thông thường nội dung của hoạt động xuất khẩu gồm các khâu cơ bản sau: Nghiên cứu thị trường Lập phương án kinh doanh Giao dịch đàm phán, ký kết hợp đồng Tổ chức thực hiện hợp đồng Đánh giá kết quả hoạt động xuất khẩu 1.2.1. Nghiên cứu thị trường xuất khẩu Ở giai đoạn này doanh nghiệp phải thường xuyên cập nhật thông tin về thị trường, về mặt hàng cung cấp, xác định đối tác, bạn hàng… Qua đó tiến hành xác định phương thức kinh doanh như thế nào, xây dựng phương án kinh doanh ra sao… Các thông tin phải thu thập bao gồm: * Thông tin sơ cấp và thứ cấp về hàng hóa, bao gồm: - Thương phẩm của hàng hóa : thông tin này giúp doanh nghiệp thấy được giá trị, công dụng và tính chất của hàng hóa. - Yêu cầu của thị trường đối với hàng hóa như: quy cách, chủng loại,chất lượng, bao bì. - Phạm vi lưu thông của hàng hóa. - Tình hình sản xuất mặt hàng như: yếu tố thời vụ, năng lực sản xuất của doanh nghiệp. - Chu kỳ sống của sản phẩm. - Một số chỉ tiêu cơ bản về hiệu quả kinh doanh mặt hàng như: tỷ suất ngoại tệ xuất khẩu, được tính bằng tổng số nội tệ chi ra là bao nhiêu để khi xuất khẩu sẽ thu được một đơn vị ngoại tệ, sau đó so sánh với tỷ giá hối đoái để biết được hiệu quả xuất khẩu. * Thông tin về thị trường: - Thông tin về đất nước, con người, tình hình kinh tế, chính trị, xã hội… - Thông tin kinh tế cơ bản của thị trường như GDP, GNP, tỷ giá hối đoái… - Thông tin về chính sách thương mại. - Thông tin về cơ sở hạ tầng. - Thông tin về hệ thống ngân hàng. - Thông tin về khách hàng, bạn hàng như: năng lực tài chính, khả năng thực hiện hợp đồng. - Thông tin về giá quốc tế của mặt hàng xuất khẩu. 1.2.2. Lập phương án kinh doanh Lập phương án kinh doanh nhằm mục đích giúp cho doanh nghiệp tính được hiệu quả kinh tế, tiết kiệm chi phí. Doanh nghiệp phải xác định mục tiêu của hoạt động xuất khẩu như vì lợi nhuận, vì quan hệ, vì khai thông thị trường; phải ước tính được các chỉ tiêu về kết quả hoạt động kinh doanh như doanh thu, chi phí, lợi nhuận,…để đưa ra các phương án kinh doanh có tính khả thi nhất. Doanh nghiệp phải đưa ra nhiều phương án kinh doanh khác nhau để lựa chọn sao cho phù hợp với điều kiện, khả năng của mình nhất. Tất cả các phương án đưa ra đều phải đảm bảo tính cụ thể, tính khả thi, tính linh hoạt, tính nhất quán, tính hợp lý. 1.2.3. Tổ chức thu mua, sản xuất tạo nguồn hàng Trước khi xuất khẩu doanh nghiệp phải xác định cho được nguồn hàng. Với các mặt hàng khác nhau thì có những đòi hỏi khác nhau về chất lượng, kiểu dáng, mẫu mã,…nên doanh nghiệp cần sản xuất thu mua cho phù hợp nếu không sẽ bỏ lỡ thời cơ, làm mất thị trường xuất khẩu. 1.2.4. Giao dịch đàm phán ký kết hợp đồng Trên cơ sở đã xác định những thông tin về thị trường, lựa chọn được bạn hàng, thu mua và sản xuất hàng hóa doanh nghiệp tiến hành xác định thời gian, địa điểm tiến hành đàm phán để đi đến ký kết hợp đồng xuất khẩu. Nội dung giao dịch đàm phán bao gồm: - Tên và chủng loại hàng hóa giao dịch mua bán. - Giao dịch về chất lượng hàng hóa. - Giao dịch về số lượng. - Giao dịch về kiểu dáng bao bì. - Giao dịch về giá cả. - Giao dịch về địa điểm và thời gian giao hàng. - Thanh toán và kết thúc hợp đồng. Theo quy định của hầu hết các quốc gia trên thế giới thì hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế có thể được ký kết dưới nhiều hình thức khác nhau, kể cả bằng lời nói. Riêng Luật thương mại Việt Nam (năm 2005) quy định hình thức của hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế phải là văn bản hoặc các hình thức khác có giá trị pháp lý tương đương. 1.2.5. Tổ chức thực hiện hợp đồng Khi hợp đồng đã được ký kết, doanh nghiệp sẽ tiến hành thực hiện hợp đồng. Để thực hiện hợp đồng, thông thường doanh nghiệp xuất khẩu phải thực hiện các công việc sau: - Xin giấy phép xuất khẩu - Chuẩn bị hàng xuất khẩu - Kiểm tra chất lượng hàng xuất khẩu - Thuê tàu hoặc lưu cước - Mua bảo hiểm - Làm thủ tục hải quan - Giao hàng xuất khẩu - Thực hiện các thủ tục thanh toán - Khiếu nại và giải quyết khiếu nại 1.2.6. Đánh giá kết quả hoạt động xuất khẩu Sau khi kết thúc quá trình thực hiện hợp đồng thì doanh nghiệp tiến hành đánh giá kết quả hoạt động xuất khẩu dựa trên một số chỉ tiêu như: tỷ suất ngoại tệ xuất khẩu, lợi nhuận, doanh lợi, hiệu qua kinh doanh tương đối, hiệu quả sử dụng vốn, chi phí thực hiện hợp đồng, mức độ rủi do. Từ đó hạch toán lãi lỗ để lập phương án kinh doanh cho kỳ tới một cách kịp thời nhất. 2. Khái niệm và sự cần thiết của hợp đồng xuất khẩu 2.1 Khái niệm hợp đồng xuất khẩu Hợp đồng ngoại thương hay còn gọi là hợp đồng xuất nhập khẩu là sự thỏa thuận của bên mua và bên bán giữa hai nước khác nhau, trong đó quy định bên bán phải cung cấp hàng hóa và chuyển giao các chứng từ có liên quan đến hàng hóa và quyền sở hữu hàng hóa cho bên mua và bên mua phải thanh toán tiền hàng. Ở Việt Nam, điều 80 Luật Thương mại được Quốc hội khóa IX, kỳ họp thứ 11 thông qua ngày 10/5/1997, quy định về hợp đồng ngoại thương như sau: “Hợp đồng mua bán hàng hóa với thương nhân nước ngoài là hợp đồng mua bán hàng hóa được ký kết giữa một bên là thương nhân Việt Nam và một bên là thương nhân nước ngoài”. Trong các văn bản quy chế khác của Bộ Thương mại Việt Nam thì hợp đồng ngoại thương thường có đặc điểm sau: - Đặc điểm 1: Hàng hóa Hàng hóa là đối tượng mua bán của hợp đồng, được chuyển ra khỏi đất nước người bán trong quá trình thực hiện hợp đồng. - Đặc điểm 2: Đồng tiền thanh toán Đồng tiền thanh toán có thể là ngoại tệ đối với một trong hai bên hoặc đối với cả hai bên. - Đặc điểm 3: Chủ thể của hợp đồng Đây là đặc điểm quan trọng nhất của hợp đồng: Chủ thể của hợp đồng ngoại thương là người mua và người bán phải có cơ sở kinh doanh đăng ký tại hai quốc gia khác nhau. 2.2 Sự cần thiết của hợp đồng xuất khẩu Ngày nay sự phát triển kinh tế của một quốc gia không thể tách rời với các quốc gia khác trên thế giới. Thực tế đã chứng minh rằng các quốc gia không thể tồn tại tách biệt với thế giới bên ngoài mà có thể đảm bảo đầy đủ điều kiện vật chất và có thể phát triển. Vì thế cần phải phát triển thương mại quốc tế để phát triển đất nước. Tuy nhiên, trong kinh doanh nói chung và trong kinh doanh thương mại quốc tế nói riêng cũng rất nhiều phức tạp. Mặc dù, đã được bàn bạc, thoả thuận kỹ nhưng nếu không có hợp đồng thì nhiều khi vẫn có thể bị huỷ bỏ. Điều này dễ xảy ra nếu thực tế sẽ không có lợi cho một bên nào đó. Trên thực tế giao dịch bằng miệng nhiều khi vẫn có hiệu lực và bị ràng buộc. Nhưng nếu có tranh chấp sẽ không có chứng cứ cụ thể để giải quyết. Trường hợp giao kết bằng điện thoại, telex thông thường phải lưu giữ những nội dung chào hàng xác định và các thông báo gửi tin ưng thuận, nếu có tranh chấp thì đó là chứng cứ. Tuy nhiên nếu có tranh chấp xảy ra không có hợp đồng là rất khó xử. Vì thế trong kinh doanh thương mại quốc tế hợp đồng là rất cần thiết vì: - Trong kinh doanh thương mại quốc tế giữa các nước với nhau, nếu có sự khác nhau về chủ thể ngôn ngữ, chính trị, luật pháp, tôn giáo, tập quán. Đồng thời có sự hiểu nhầm về thuật ngữ thống nhất đã dùng trong bản hợp đồng. Vì thế khi có hợp đồng và các điều khoản qui định trong hợp đồng thì các bên có thể hiểu một cách thống nhất với nhau. - Hợp đồng là văn bản bằng chứng ghi rõ những điều khoản trên giấy trắng mực đen và chữ ký của 2 bên tham gia hợp đồng. Vì thế sẽ là căn cứ pháp lý ràng buộc các bên thực hiện đúng và đầy đủ các điều khoản đã thoả thuận. Đồng thời nó là cơ sở để thực hiện và kiểm tra việc thực hiện hợp đồng của doanh nghiệp đã ký kết. - Hợp đồng sẽ là cơ sở pháp lý để giải quyết tranh chấp xảy ra nếu như các bên không thực hiện đúng và đầy đủ trong hợp đồng. Nhằm đảm bảo quyền và nghĩa vụ của các bên. II. Nội dung của công tác thực hiện hợp đồng xuất khẩu Tùy thuộc vào các yếu tố có liên quan mà nội dung công tác thực hiện mỗi hợp đồng xuất khẩu sẽ khác nhau, tuy nhiên đa số các hợp đồng xuất khẩu đều có nội dung thực hiện như sau: 1. Xin giấy phép xuất khẩu Giấy phép xuất khẩu là một biện pháp quan trọng để nhà nước quản lý công tác xuất khẩu của các doanh nghiệp trong nước. Vì vậy ngay sau khi ký kết hợp đồng xuất khẩu, doanh nghiệp phải ngay lập tức chuẩn bị các giấy tờ cần thiết để xin giấy phép xuất khẩu (nếu hàng hóa đó thuộc diện phải xin giấy phép) để thực hiện hợp đồng đó. Giấy phép xuất khẩu ở đây được hiểu là tất cả các giấy phép mà doanh nghiệp cần phải có để có thể xuất khẩu loại hàng hóa mà doanh nghiệp đã ký kết trong hợp đồng xuất khẩu. Thông thường, để xin giấy phép các doanh nghiệp cần phải chuẩn bị hồ sơ xin giấy phép xuất khẩu bao gồm các loại giấy tờ sau: + Đơn xin giấy phép xuất khẩu + Hợp đồng xuất khẩu. + Giấy phép đăng ký kinh doanh, mã số thuế, mã số xuất nhập khẩu. + Hồ sơ xin giấy phép xuất khẩu và chứng minh năng lực xuất khẩu, các bản thanh quyết toán của giấy phép cũ, bộ chứng từ chứng minh chất lượng hàng hóa xuất khẩu. 2. Chuẩn bị hàng xuất khẩu Thực hiện cam kết trong hợp đồng xuất khẩu, công ty xuất khẩu phải tiến hành chuẩn bị hàng xuất khẩu. Căn cứ để chuẩn bị hàng xuất khẩu là hợp đồng đã ký với nước ngoài và/hoặc L/C (nếu hợp đồng quy định thanh toán bằng L/C). Công việc chuẩn bị hàng xuất khẩu bao gồm 3 khâu chủ yếu: thu gom tập trung làm thành lô hàng xuất khẩu, đóng gói bao bì và kẻ ký mã hiệu hàng xuất khẩu. 2.1. Thu gom tập trung làm thành lô hàng xuất khẩu Việc mua bán ngoại thương thường tiến hành trên cơ sở số lượng lớn. Trong khi đó sản xuất hàng xuất khẩu ở nước ta, về cơ bản, là một nền sản xuất manh mún, phân tán, vì vậy, trong rất nhiều trường hợp muốn làm thành lô hàng xuất khẩu, công ty xuất khẩu phải tiến hành thu gom từ rất nhiều cơ sở sản xuất. Cơ sở pháp lý để làm việc đó ký kết hợp đồng kinh tế giữa công ty xuất khẩu với các cơ sở sản xuất. Hợp đồng kinh tế về việc huy động hàng xuất khẩu có thể là hợp đồng mua bán hàng xuất khẩu, hợp đồng gia công, hợp đồng đổi hàng…. 2.2. Đóng gói bao bì hàng xuất khẩu Trong buôn bán quốc tế, tuy không ít mặt hàng để trần hoặc để rời, nhưng đại bộ phận hàng hóa đòi hỏi phải được đóng gói bao bì trong quá trình vận chuyển và bảo quản. Muốn làm tốt được công việc đóng gói bao bì, một mặt cần phải nắm vững loại bao bì đóng gói mà hợp đồng quy định, mặt khác cần nắm được những yêu cầu cụ thể của việc bao gói để lựa chọn bao gói thích hợp. 2.2.1. Loại bao bì Trong buôn bán quốc tế, người ta dùng rất nhiều loại bao bì. Các loại thông thường là: - Hòm (case, box): Dùng cho những hàng có giá trị tương đối cao hoặc dễ hỏng, dễ vỡ. - Bao (bag): Dùng cho các sản phẩm nông nghiệp và nguyên liệu hóa chất. - Kiện hay bì (bale): Tất cả các loại hàng hóa có thể ép gọn mà phẩm chất không bị hỏng thì đều có thể đóng thành kiện. - Thùng (barrel, drum): Các loại hàng lỏng,chất bột và nhiều loại hàng khác nữa phải đóng vào thùng. Ngoài mấy loại bao bì thường dùng trên đây, còn có một số loại khác như: sọt, chai lọ, chum… Các loại bao bì trên đây là bao bì bên ngoài (outer packing). Ngoài ra còn có bao bì bên trong (inner packing), bao bì trực tiếp (immediate packing). 2.2.2. Những nhân tố cần được xét đến khi đóng gói Yêu cầu chung về đóng gói bao bì ngoại thương là an toàn, rẻ tiền và thẩm mỹ. Điều đó có nghĩa là: Bao bì phải đảm bảo sự nguyên vẹn về chất lượng, về chất lượng hàng hóa từ nơi sản xuất đến tay người tiêu dùng, phải đảm bảo hạ giá thành sản phẩm nhưng đồng thời phải đảm bảo thu hút sự chú ý của người tiêu thụ. Khi lựa chọn loại bao bì, công ty xuất khẩu phải xét đến những điều đã thảo thuận trong hợp đồng, thứ đến phải xét đến tính chất của hàng hóa. Ngoài ra cần xét đến những nhân tố dưới đây: + Điều kiện vận tải: khi lựa chọn bao bì người ta phải xét đến đoạn đường dài hay ngắn, phương pháp và thời gian của việc vận chuyển, sự chung đụng với hàng hóa khác. + Điều kiện khí hậu: Đối với những hàng hóa giao cho các nước có độ ẩm không khí cao (tới 90%) và nhiệt độ trung bình tới 30 – 40 độ C, hoặc hàng hóa đi qua những nước có khí hậu như vậy thì bao bì phải là những loại đặc biệt bền vững. Thường thường đó là những hòm gỗ hoặc kim khí được hàn hoặc gắn kín. + Điều kiện về luật pháp hoặc thuế quan: ở một số nước, luật pháp cấm nhập khẩu những hàng hóa có bao bì làm từ những loại nguyên liệu nhất định, một số nước khác lại cho phép nếu có giấy tờ chứng nhận rằng nguyên liệu sản xuất bao bì đã được khử trùng. Bên cạnh đó, ở một số nước thuộc khối liên hiệp Anh, hải quan đòi hỏi phải xuất trình những chứng từ về xuất xứ của bao bì để áp dụng các mức thuế suất khác nhau. + Điều kiện chi phí vận chuyển: Cước phí thường được tính theo trọng lượng cả bao bì hoặc thể tích của hàng hóa. Vì vậy rút bớt trọng lượng bao bì hoặc thu hẹp thể tích của hàng hóa sẽ tiết kiêm được chi phí vận chuyển. 2.3. Việc kẻ ký mã hiệu hàng xuất khẩu Ký mã hiệu là những ký hiệu bằng chữ, bằng số hoặc bằng hình vẽ được ghi bên ngoài các bao bì nhằm thông báo những chi tiết cần thiết cho việc giao nhận, bốc dỡ hoặc bảo quản hàng hóa. Việc ký mã hiệu cần phải đạt được yêu cầu sau: sáng sủa, dễ đọc, không phai màu, không thấm nước, không làm ảnh hưởng đến phẩm chất hàng hóa. 3. Kiểm tra chất lượng hàng xuất khẩu Trước khi giao hàng, công ty xuất khẩu phải có nghĩa vụ kiểm tra hàng về phẩm chất, số lượng, trọng lượng, bao bì (tức kiểm nghiệm) hoặc nếu hàng hóa xuất khẩu là động vật hoặc thực vật phải kiểm tra về khả năng lây lan bệnh (tức kiểm dịch động thực vật). Việc kiểm nghiệm và kiểm dịch được tiến hành ở hai cấp: ở cơ sở và ở cửa khẩu. Trong đó việc kiểm tra ở cơ sở có vai trò quyết định nhất. Còn việc kiểm tra hàng hóa ở cửa khẩu có tác dụng thẩm tra lại kết quả kiểm tra ở cơ sở và thực hiện thủ tục quốc tế. Việc kiểm nghiệm ở cơ sở là do tổ chức “kiểm tra chất lượng sản phẩm” (KCS) tiến hành. Tuy nhiên thủ trưởng đơn vị vẫn là người chịu trách nhiệm chính về phẩm chất hàng hóa. Việc kiểm dịch thực vật ở cơ sở là do phòng bảo vệ thực vật (của huyện, quận hoặc ở nông trường) tiến hành. Việc kiểm dịch động vật ở cơ sở là phòng (trạm) thú y (của huyện, quận hoặc ở nông trường) tiến hành. 4.Thuê tàu hoặc lưu cước Trong quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu, việc thuê tàu chở hàng được tiến hành dựa vào 3 căn cứ sau: Những điều khoản của hợp đồng mua bán ngoại thương; đặc điểm của hàng hóa được mua bán; và điều kiện vận tải. Khi doanh nghiệp ký kết hợp đồng xuất khẩu theo điều kiện CIF hoặc C and F (cảng đến) thì doanh nghiệp phải tiến hành việc thuê phương tiện vận tải. Tùy vào đặc điểm hàng hóa, tính chất kinh doanh…mà doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong các hình thức vận tải sau đây: Vận tải đường biển, vận tải đường không, vận tải đường sắt, vận tải đường bộ, vận tải đa phương thức hoặc một số hình thức đặc thù khác. Hiện nay trên thế giới phương tiện vận tải được sử dụng phổ biến nhất là vận tải đường biển, nó thường chiếm khoảng 60 – 70% lưu lượng hàng hóa được mua bán trên thế giới. Tiếp đó là vận tải đường không và vận tải đa phương thức. Đối với phương thức vận tải đường biển, doanh nghiệp có thể lựa chọn các hình thức : thuê tàu chuyến, thuê tàu chợ, thuê bao tàu, hoặc vận chuyển bằng container. Việc lựa chọn hình thức nào là tùy thuộc vào điều kiện giao hàng, khối lượng hàng xuất khẩu. Việc thuê tàu lưu cước đòi hỏi có kinh nghiệm nghiệp vụ, có thông tin về tình hình thị trường thuê tàu và tinh thông các điều kiện thuê tàu. Vì vậy trong nhiều trường hợp, công ty xuất khẩu thường ủy thác việc thuê tàu, lưu cước cho một công ty hàng hải : công ty thuê tàu và môi giới hàng hải, công ty đại lý tàu biển… Cơ sở pháp lý điều tiết mối quan hệ giữa hai bên ủy thác thuê tàu với bên nhận ủy thác thuê tàu là hợp đồng ủy thác. Có hai loại hợp đồng ủy thác thuê tàu: + Hợp đồng ủy thác thuê tàu cả năm + Hợp đồng ủy thác thuê tàu chuyến Công ty xuất khẩu căn cứ vào đặc điểm vận chuyển của hàng hóa để lựa chọn loại hình hợp đồng thích hợp. 5. Mua bảo hiểm Hàng hóa chuyên chở trên biển thường gặp nhiều rủi ro, tổn thất. Vì thế bảo hiểm hàng hóa đường biển là loại bảo hiểm phổ biến nhất trong ngoại thương. Doanh nghiệp xuất khẩu chỉ phải mua bảo hiểm cho hàng hóa khi họ ký kết hợp đồng mua bán hàng hóa theo điều kiện CIF hoặc CIP và điều kiện của nhóm D. Để mua bảo hiểm cho hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển, doanh nghiệp xuất khẩu cần thực hiện một số công việc sau: + Liên hệ với các công ty bảo hiểm để lấy hồ sơ quảng cáo các sản phẩm bảo hiểm. + Lựa chọn công ty bảo hiểm,sản phẩm bảo hiểm và loại hình bảo hiểm. + Nghiên cứu điều kiện bảo hiểm cần mua (A,B,C). Việc lựa chọn điều kiện bảo hiểm phải dựa vào 4 căn cứ sau: - Các điều khoản của hợp đồng mua bán ngoại thương - Tính chất của hàng hóa - Tính chất bao bì và phương thức xếp hàng - Loại tàu chuyên chở + Đến công ty bảo hiểm làm giấy yêu cầu được bảo hiểm cho hàng hóa chuyên chở và ký kết hợp đồng bảo hiểm bằng văn bản. + Thanh toán phí bảo hiểm cho công ty bảo hiểm và nhận đơn bảo hiểm hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm. Khi mua bảo hiểm cho hàng hóa xuất khẩu, doanh nghiệp cần chú ý tới một số vấn đề cơ bản sau: Trị giá bảo hiểm: Trị giá bảo hiểm của hàng hóa xuất khẩu được tính theo công thức sau: (C+F) V= 110%CIF = --------- x (a +1) (1-R) Trong đó: V là giá trị bảo hiểm; F là cước phí vận tải; C là giá FOB của hàng hóa; R là tỷ lệ phí bảo hiểm; a là tỷ lệ lời dự tính ( theo thông lệ của quốc tế: a= 10%). Tỷ lệ phí bảo hiểm: Đây là chỉ số % dùng để tính phí bảo hiểm cho hàng hóa xuất khẩu, tỷ lệ này thường dao động từ 2/1000 (hai phần ngàn) đến 2/100 (hai phần trăm) tùy thuộc vào các yếu tố sau: (1) Đặc điểm tính chất của hàng hóa chuyên chở; (2) Tuổi của tàu, cấp tàu,quốc tịch tàu, chủ tàu…; (3) Điều kiện bốc và dỡ hàng ở cảng đi và đến, hành trình của tàu…; (4) Loại bao bì của hàng được bảo hiểm: hàng rời, bao kiện hay container…; (5) Sự lựa chọn điều kiện bảo hiểm: A; B; hay C. Hiện nay, tỷ lệ phí bảo hiểm bình quân theo thông lệ quốc tế là 8/1000 (tám phần ngàn). Phí bảo hiểm: Là khoản tiền mà nhà xuất khẩu phải trả cho công ty bảo hiểm khi mua bảo hiểm cho hàng hóa xuất khẩu để được bồi thường khi có rủi ro xảy ra đối với hàng hóa trong quá trình vận chuyển. Phí bảo hiểm sẽ được tính theo công thức sau: (C + F) I = CIF x R = ------------ x (a + 1) x R (1 – R) Trong trường hợp tàu già ( trên 15 năm ) thì: I = CIF x R` (với R` = R + R1 + R2) Trong đó : I là phí bảo hiểm; C là giá FOR của hàng hóa; F là cước phí vận tải; R là tỷ lệ phí bảo hiểm; R1 là tỷ lệ phụ phí; R2 là tỷ lệ phí tàu già; a là tỷ lệ lời dự tính. 6. Làm thủ tục hải quan Theo khoản 9 Điều 1 của Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật hải quan được Quốc hội thông qua ngày 14 tháng 6 năm 2005 thì thủ tục hai quan khi thực hiện việc xuất khẩu hàng hóa bao gồm 3 bước sau: (1) Khai và nộp tờ khai hải quan; nộp, xuất trình chứng từ thuộc hồ sơ hải quan; trong trường hợp thực hiện thủ tục hải quan điện tử, người khai hải quan được khai và gửi hồ sơ hải quan thông qua hệ thống sử lý dữ liệu điện tử của hải quan. (2) Đưa hàng hóa, phương tiện vận tải đến địa điểm được quy định cho việc kiểm tra thực tế hàng hóa, phương tiện vận tải. (3) Nộp thuế và thực hiện các nghĩa vụ tài chính khác theo quy định của pháp luật. Địa điểm làm thủ tục hải quan: Khoản 10 Điều 1 Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật hải quan nêu rõ: Ðịa điểm làm thủ tục hải quan là trụ sở Hải quan cửa khẩu, trụ sở Hải quan ngoài cửa khẩu. Trong trường hợp thực hiện thủ tục hải quan điện tử thì nơi tiếp nhận, xử lý hồ sơ hải quan có thể là trụ sở Hải quan tỉnh, liên tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương. Trong trường hợp cần thiết, việc kiểm tra thực tế hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu có thể được thực hiện tại địa điểm khác do Tổng cục Hải quan quy định. Hồ sơ hải quan: Khi làm thủ tục hải quan cho lô hàng xuất khẩu, doanh nghiệp xuất khẩu phải lập bộ hồ sơ hải quan cho hàng hóa xuất khẩu trước khi thông quan. Hồ sơ hải quan gồm có: a) Tờ khai hải quan; b) Hóa đơn thương mại; c) Hợp đồng mua bán hàng hóa; d) Giấy phép của cơ quan nhà nước có thẩm quyền đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu, quá cảnh, phương tiện vận tải xuất cảnh, nhập cảnh, quá cảnh mà theo quy định của pháp luật phải có giấy phép; đ) Các chứng từ khác theo quy định của pháp luật đối với từng mặt hàng mà người khai hải quan phải nộp hoặc xuất trình cho cơ quan hải quan. Hồ sơ hải quan là hồ sơ giấy hoặc hồ sơ điện tử. Hồ sơ hải quan điện tử phải bảo đảm tính toàn vẹn và khuôn dạng theo quy định của pháp luật. Hồ sơ hải quan được nộp, xuất trình cho cơ quan hải quan tại trụ sở Hải quan. Trong trường hợp có lý do chính đáng, được thủ trưởng cơ quan hải quan nơi tiếp nhận hồ sơ hải quan đồng ý, người khai hải quan được gia hạn thời gian phải nộp, xuất trình một số chứng từ thuộc hồ sơ hải quan; bổ sung, sửa chữa thay thế tờ khai hải quan đã đăng ký đến trước thời điểm kiểm tra thực tế hàng hóa, phương tiện vận tải hoặc trước thời điểm miễn kiểm tra thực tế hàng hóa; nộp tờ khai hải quan và hoàn chỉnh tờ khai trong thời hạn quy định; khai một lần để xuất khẩu, nhập khẩu nhiều lần trong một thời gian nhất định. Thời hạn khai báo và nộp tờ khai hải quan: Khoản 11 Điều 1 Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật hải quan nêu rõ:”Hàng hóa xuất khẩu được thực hiện chậm nhất là 08 giờ trước khi phương tiện vận tải xuất cảnh; tờ khai hải quan có giá trị làm thủ tục hải quan trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày đăng ký”. Địa điểm kiểm tra hàng hóa xuất khẩu: theo quy định thì hàng hóa xuất khẩu có thể được kiểm tra hải quan tại một trong ba địa điểm sau đây: Tại cửa khẩu, tại địa điểm làm thủ tục hải quan ngoài cửa khẩu, tại địa điểm khác do Tổng cục hải quan quy định trong trường hợp cần thiết. Tiến hành việc kiểm tra hàng hóa xuất khẩu có thể được tiến hành theo một trong ba phương thức sau: Miễn kiểm tra thực tế, Kiểm tra xác suất thực tê, Kiểm tra thực tế toàn bộ. Nghĩa vụ kê khai và nộp thuế: Doanh nghiệp xuất khẩu tự kê khai thuế trong tờ khai hải quan và phải tự chịu trách nhiệm về việc kê khai của mình. Trong thời hạn 6 tháng, kể từ n._.