Một số giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức hoạt động Hội chợ triển lãm tại trung tâm Hội chợ triển lãm

át huy hiệu quả nhất cho mục tiêu này. Để thực thi thắng lợi tư duy kinh tế mới, khẳng định ưu thế của doanh nghiệp trên thị trường, đạt được lợi nhuận mục tiêu bằng chất lượng sản phẩm, hiệu quả kinh tế, uy tín và trách nhiệm, sản phẩm sản xuất ra phải nhanh chóng tiếp cận người tiêu dùng với đầy đủ thông tin về chúng. Cùng với sự phát triển chung của nền kinh tế, hoạt động hội chợ triển lãm trong những năm gần đây phát triển khá rầm rộ về cả phạm vi, quy mô và chất lượng và có xu hướng hình thành ở Việt Nam một nghành công nghiệp mới với những nội dung công nghệ đầy đủ trong những năm đầu thế kỷ 21. Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam - Doanh nghiệp Nhà nước có bề dày kinh nghiệm trong việc tổ chức các cuộc hội chợ triển lãm trong nước và quốc tế, trong những năm gần đây là một trong những đơn vị quốc doanh hoạt động có hiệu quả và đang trên đà phát triển. Bên cạnh những thành công mang tính khởi sắc, để nâng cao hiệu quả kinh doanh, củng cố uy tín trên thị trường và bước vào một giai đoạn phát triển mới, Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam còn có nhiều vấn đề khách quan và chủ quan cần phải giải quyết, tất nhiên, đây là những công việc phức tạp cần có sự giúp đỡ của Nhà nước bằng các chính sách phù hợp, có kiến thức khoa học và cả thời gian kiểm nghiệm. Với phạm vi báo cáo này và khả năng nhận thức của một sinh viên thực tập, tôi xin trình bày "Một số giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức hoạt động hội chợ triển lãm tại Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam". Trong đó giới thiệu những thành phần cơ bản của công nghệ tổ chức hội chợ triển lãm, thực tế kinh nghiệm tổ chức các cuộc hội chợ triển lãm trong nước và quốc tế tại Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam trong những năm qua và mạnh dạn đưa ra một số ý kiến đề xuất nhằm phát huy hơn nữa của hoạt động này tại Trung tâm. Nội dung báo cáo gồm: Phần thứ nhất: Cơ sở lý luận chung về hội chợ triển lãm. Phần thứ hai: Thực trạng tổ chức hoạt động của Trung tâm Hội  chợ Triển lãm Việt Nam. Phần thứ ba: Kiến nghị một số giải pháp đẩy mạnh hoạt động của  Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam. Phần thứ nhất Cơ sở lý luận chung về Hội chợ Triển lãm I. Khái niệm - Vai trò của Hội chợ Triển lãm trong nền kinh tế quốc dân 1. Khái niệm về Hội chợ Triển lãm 1.1. Hội chợ triển lãm - Khái niệm hội chợ triển lãm đã hình thành từ rất lâu. Khi nền sản xuất đã phát triển đến một trình độ nhất định, trong xã hội xuất hiện nhu cầu trao đổi mua bán hàng hoá. Để thuận tiện cho việc diễn ra các hoạt động trao đổi mua bán người ta quy định một số địa điểm cố định, tại đây người mua và người bán thực hiện trao đổi hàng hoá với nhau. Đó chính là các chợ. Tại đây các thương nhân, người sản xuất, người tiêu dùng tụ họp và mua bán. Có hai dạng chợ chính: + Chợ ngày: Nơi việc tụ họp mua bán (gọi là họp chợ) diễn ra hàng ngày. + Chợ phiên: Chỉ họp chợ vào các thời điểm và địa điểm nhất định. Chợ phiên chính là hình thái ban đầu của các hội chợ triển lãm ngày nay. - Cùng với sự phát triển của sản xuất và trao đổi hàng hoá, có một số phiên chợ có quy mô ngày càng lớn. Những người tham gia không chỉ để mua bán hàng hoá mà đôi khi còn vì những mục đích khác như để gặp gỡ các thương nhân khác, tìm kiếm bạn hàng...Cho đến khi thời kỳ Chủ nghĩa Tư Bản ra đời thì khái niệm về hội chợ cơ bản đã hình thành. Có thể hiểu hội chợ là một hoạt động mang tính định kỳ được tổ chức tại một địa điểm, thời gian nhất định và là nơi người bán, người mua trực tiếp giao dịch mua bán. - Khái niệm triển lãm xuất hiện muộn hơn hội chợ. Triển lãm có hình thái khá gần với hội chợ nhưng tại triển lãm mục đích của người tham dự không phải là bán hàng tại chỗ mà chủ yếu là giới thiệu, quảng cáo. Các triển lãm thường không có tính định kỳ như hội chợ. - Có thể tham khảo định nghĩa sau về các khái niệm hội chợ triển lãm thương mại do luật thương mại đưa ra: + Hội chợ thương mại là một hoạt động xúc tiến thương mại tập trung trong một thời gian và địa điểm nhất định, trong đó tổ chức, cá nhân sản xuất kinh doanh trưng bày hàng hoá của mình nhằm mục đích tiếp thị ký kết hợp đồng mua bán hàng. + Triển lãm thương mại là hoạt động xúc tiến thương mại thông qua việc trưng bày hàng hoá, tài liệu về hàng hoá để giới thiệu, quảng cáo nhằm mở rộng và thúc đẩy việc tiêu thụ hàng hoá. - Như vậy, hội chợ triển lãm là một trong những loại hình xúc tiến thương mại, được diễn ra dưới hình thức một thị trường hoạt động tập trung tại một địa điểm nhất định trong một khoảng thời gian nhất định, mà tại đó các nhà sản xuất kinh doanh trưng bày, quảng cáo và bán sản phẩm hàng hoá của mình nhằm giới thiệu trực tiếp với người tiêu dùng, tìm kiếm đối tác làm ăn, ký kết hợp đồng và kêu gọi đầu tư. - Xét về bản chất, hội chợ và triển lãm đều có mục đích là quảng cáo, giới thiệu các sản phẩm hàng hoá trực tiếp ra thị trường. Nhưng trong hội chợ thì các nhà tham gia được phép bán sản phẩm hàng hoá trực tiếp cho người tiêu dùng, còn triển lãm thì hoạt động này chỉ có thể diễn ra sau khi triển lãm kết thúc. Chính vì vậy đối tượng chính tham gia triển lãm chủ yếu là các nhà sản xuất, cung ứng hoặc đại lý của họ, còn tham gia hội chợ thì cả nhà sản xuất và thương mại, thời gian diễn ra hội chợ thường bao giờ cũng dài hơn thời gian tổ chức triển lãm. Vì mục tiêu chính của nhà tham gia triển lãm là chỉ tập trung quảng cáo giới thiệu sản phẩm trong một vài ngày đầu theo kế hoạch, còn các nhà thương mại thì cần nhiều thời gian để có thể đạt được một trong những mục tiêu chính là doanh thu và lợi nhuận bán hàng. 1.2 Những đặc trưng cơ bản của hội chợ triển lãm. - Địa điểm và thời gian của hội chợ, triển lãm không quy định rõ ràng mà phụ thuộc chủ yếu vào tính chất của từng cuộc hội chợ, triển lãm: + Địa điểm phải là ở các khu đô thị lớn, có mặt bằng rộng, thuận tiện giao thông vận tải, đảm bảo các điều kiện thông tin, cơ sở hạ tầng, an ninh. + Thời gian tổ chức hội chợ thường kéo dài từ 7 đến 15 ngày, trong khi thời gian cho một cuộc triển lãm thường không quá 7 ngày. Ngaòi ra các cuộc hội chợ triển lãm tổng hợp có thời gian dài hơn các cuộc hội chợ triển lãm chuyên nghành. - Hoạt động hội chợ triển lãm là hình thức xúc tiến thương mại trực tiếp, tiếp nhận nhiều nguồn thông tin các đối thủ cạnh tranh, những đánh giá về sản phẩm từ người tiêu dùng và thông tin từ những bạn hàng hiện tại cũng như tiềm năng, có thể xác định một cách tương đối vị thế của các doanh nghiệp trên thị trường và tìm kiếm cơ hội dẫn đến ký kết các hợp đồng mua bán, liên doanh, liên kết và đầu tư. - Về phía nhà tổ chức, hội chợ triển lãm là loại hình kinh doanh dịch vụ trên cơ sở tổ chức và cho thuê các sản phẩm của mình như: Thuê địa điểm, gian hàng trưng bày, thiết bị giàn dựng, tư vấn, vận tải hàng hoá đến và ra khỏi hội chợ triển lãm. Ngoài ra còn tổ chức các cuộc hội thảo, hội nghị và các dịch vụ kèm theo. 1.3 Chức năng của hội chợ triển lãm Hội chợ triển lãm là loại hình hoạt động với nhiều chức năng quan trọng và tổng hợp bao gồm các chức năng sau đây: - Chức năng thông tin: + Thông tin về giá cả: Tại hội chợ triển lãm các nhà sản xuất kinh doanh bao giờ cũng đưa ra giá cả chính xác về sản phẩm hàng hoá của mình. Thông qua đó các nhà doanh nghiệp nắm bắt được giá cả trên thị trường một cách nhanh nhạy, so sánh giá sản phẩm của mình với giá của các sản phẩm khác cùng loại trên thị trường, từ đó nghiên cứu và đề ra chiến lược cạnh tranh về giá. + Thông tin về chất lượng sản phẩm: Để quảng cáo về sản phẩm các nhà doanh nghiệp phải bằng cách này hay cách khác thông tin cho khách hàng biéet tính năng, tác dụng của sản phẩm, công nghệ chế tạo sản phẩm và các chỉ tiêu kỹ thuật, chỉ tiêu chất luợng và các giấy tờ có liên quan đến sự kiểm nghiệm của các cơ quan chức năng đối với các chỉ tiêu này (ví dụ giấy chứng chỉ chất lượng ISOO 9000, các huân huy chương...) + Thông tin về cung - cầu: Tham gia hội chợ triển lãm có nhiều sản phẩm cùng loại hoặc các sản phẩm thay thế, qua đó các nhà doanh nghiệp cũng như nhà quản lý vĩ mô có thể dánh giá lượng cung của sản phẩm trên thị trường. Hội chợ triển lãm là thị trường thu nhỏ phản ánh khả năng tiêu thụ trên thị trường lớn, giúp các nhà doanh nghiệp tính toán đánh giá mức độ chênh lệch cung-cầu để điều chỉnh chiến lược sản xuất kinh doanh hiện tại và tương lai của mình. + Thông tin về kiểu dáng sản phẩm: Cùng một loại sản phẩm có thể có rất nhiều kiểu dáng, mẫu mã khác nhau. Hội chợ triển lãm là nơi các nhà doanh nghiệp đưa đến trình diễn các loại kiểu dáng mẫu mã sản phẩm mới nhất của mình, người tiêu dùng dựa vào thị hiếu, sở thích để lựa chọn các sản phẩm qua đó các nhà doanh nghiệp ra quyết định sản xuất loại kiểu dáng nào, mẫu mã nào là phù hợp. + Thông tin về đối thủ cạnh tranh: Tham gia hội chợ cùng với sản phẩm của doanh nghiệp là các sản phẩm cùng loại của các đối thủ cạnh tranh. Đây là điều kiện tốt nhất giúp các nhà doanh nghiệp đánh giá được khả năng của các đối thủ trong nghành trên nhiều phương diện: giá cả, sản phẩm, khách hàng, xúc tiến... + Thông tin về đầu tư, nghiên cứu và quản lý vĩ mô: Trong các hội chợ triển lãm thường tổ chức các hội thảo, hội nghị do ban tổ chức hoặc khách hàng chủ trì, các nhà đầu tư, nhà sản xuất và nhà quản lý chính sách nhận được nhiều thông tin liên quan đến khả năng đầu tư, khuyến khích sản xuất, tư vấn và chính sách quản lý vĩ mô. - Chức năng thương mại: Hoạt động hội chợ triển lãm tạo điều kiện không chỉ để các nhà sản xuất và người tiêu dùng gặp gỡ, trao đổi thông tin thông qua hoạt động mua bán mà quan trọng hơn là tạo môi trường xúc tiến thương mại trong nước và quốc tế. Hội chợ là nơi góp mặt của các doanh nghiệp lớn với nhiều chủng loại sản phẩm hàng hoá, phản ánh mức độ cung-cầu của nền kinh tế về các sản phẩm một cách đáng tin cậygiúp các nhà sản xuất chú trọng đến việc sản xuất ra những sản phẩm mà xã hội cần chứ không phải mang quảng cáo và bán những sản phẩm truyền thống mình có. Quan trọng hơn là trong điều kiện xu hướng toàn cầu hoá ngày càng gia tăng cùng với tốc độ phát triển chóng mặt của khoa học công nghệ thì chu kỳ sống của sản phẩm ngày càng ngắn lại, quan hệ kinh tế, quốc tế mở rộng, hoạt động hội chợ triển lãm tạo môi trường thuận lợi cho việc hợp tác làm ăn không chỉ giữa các nhà sản xuất mà còn ở cấp chính phủ giữa các quốc gia. - Chức năng quảng cáo: Hội chợ triển lãm đóng vai trò rất quan trọng trong quảng cáo. Quảng cáo có nhiều hình thức, phương thức thể hiện. Thông qua quảng cáo, các nhà sản xuất thông tin cho đối tác, người tiêu dùng về tiềm lực của mình, định hướng, nhu cầu và các sản phẩm, xác định được vị thế của doanh nghiệp mình trên thị trường trong nước và quốc tế. Tiến bộ khoa học kỹ thuật ngày một phát triển, công nghệ thông tin đã và đang trở thành một thứ vũ khí không thể thiếu được trong sản xuất kinh doanh làm cho chu kì sản phẩm sản xuất ra phải nhanh chóngtiếp cận đến người tiêu dùng với lượng thông tin đầy đủ, cụ thể, chính xác về sản phẩm, các nhà sản xuất phải quảng cáo và hội trợ triển lãm là hình thức quảng cáo hữu hiệu nhất nhờ tính trực tiếp và tập trung của nó. Trong hội chợ triển lãm, cùng một lưu lượng khách hàng đông, họ có thể trực tiếp nghe, nhìn, cầm, nắm hoặc dùng thử nhờ đó những nhận xét, đánh giá của họ về sản phẩm thường chính xác. Quảng cáo trong hội chợ triển lãm cũng thể hiện trình độ văn minh tiếp thị của doanh nghiệp thông qua cách trang trí gian hàng và trưng bày sản phẩm cũng như trình độ giao tiếp, phương thức bán hàng của nhân viên. - Chức năng sản xuất: Hội chợ triển lãm có tác động kích thích và tăng khả năng sản xuất của doanh nghiệp nhờ có thêm bạn hàng vì: + Ký kết hợp đồng cung cấp hàng hoá dịch vụ với khối lượng lớn (kích thích sản xuất) + Đàm phán ký kết hợp đồng chuyển giao công nghệ, mua sắm thiết bị máy móc (tăng khả năng sản xuất) + Hợp tác đầu tư, nghiên cứu thiết kế và tư vấn (tăng khả năng sản xuất) 2. Phân loại Hội chợ triển lãm rất đa dạng về thể loại do tính phong phú của hoạt động kinh tế, trên thực tế người ta chưa có một tiêu chuẩn chính thức nào để định nghĩa và phân loại các cuộc hội chợ triển lãm ngoài cái tên gọi của chúng. Để giúp chúng ta nhận biết và phân biệt một cách tương đối, hội chợ triển lãm thường phân thành các loại như sau: 2.1. Phân loại theo chu kỳ: - Hội chợ triển lãm định kỳ: Thường tổ chức hàng năm hoặc vài năm một lần vào một thời gian và địa điểm nhất định. Hội chợ triển lãm loại này thường có quy mô lớn, có uy tín, khách tham gia đông và quen thuộc, giới thiệu những sản phẩm có thị trường lớn. - Hội chợ triển lãm không định kỳ: Được tổ chức nhằm đáp ứng những nhu cầu của các doanh nghiệp có sản phẩm ở các thị trường hẹp hơn như các địa phương, các nghành kinh tế. Các hội chợ triển lãm này thường có sự phối hợp chặt chẽ và có sự hỗ trợ của địa phương hoặc nghành có liên quan, thường quy mô không lớn. 2.2. Phân loại theo nghành hàng: - Hội chợ triển lãm tổng hợp: Với sự tham gia của nhiều doanh nghiệp trong nước và quốc tế thuộc nhiều lĩnh vực kinh tế khác nhau nhằm giới thiệu và bán sản phẩm như: Hội chợ Thương mại, Hội chợ Xuân, Hội chợ triển lãm Humburg... - Hội chợ triển lãm chuyên ngành: Mục tiêu của loại hội chợ triển lãm này là giới thiệu sản phẩm của một lĩnh vực kinh tế nào đó trong nền kinh tế như: Hội chợ Công nghiệp, Triển lãm Môi trường, Hội chợ triển lãm ngành Hoá chất... 2.3. Phân loại theo phạm vi tổ chức: - Hội chợ triển lãm quốc tế: Được tổ chức trong nước hoặc ở nước ngoài với sự tham gia của khách hàng từ nhiều quốc gia khác nhau. Theo nội dung thì có thể là hội chợ tổng hợp hay hội chợ chuyên nghành, định kỳ hay bất thường như: Triển lãm Hàng không Pháp, Hội chợ Thương mại Humburg (Đức), Hội chợ quốc tế hàng Công nghiệp Việt Nam tháng 10, Triển lãm quốc tế "TECOM" về viễn thông tháng 11, Hội chợ thương mại quốc tế EXPO tháng tư hàng năm ở Việt Nam. - Hội chợ triển lãm trong nước: Khách tham gia chỉ gồm các doanh nghiệp trong nước nhằm xúc tiến bán hàng, hay phát huy nội lực của các doanh nghiệp nội địa như Hội chợ Xuân, Hội chợ Thời trang, Hội chợ Hàng tiêu dùng... - Hội chợ triển lãm địa phương: Được tổ chức trong phạm vi của tỉnh, thành phố hoặc một địa phương nào đó với sự tham gia của các doanh nghiệp trong địa phương đó nhằm khuyến khích phát triển kinh tế địa phương, mở rộng quan hệ với các địa phương khác và hợp tác liên doanh. 3. Vai trò của hoạt động Hội chợ Triển lãm: 3.1. Đối với nền kinh tế quốc dân - Tạo mối liên kết: Giữa các doanh nghiệp, giữa các nghành, các vùng nhằm phát huy thế mạnh tiềm năng của từng doanh nghiệp, từng nghành và vùng kinh tế. Trong liên kết kinh tế mỗi doanh nghiệp đều cố gắng biến tiềm lực của doanh nghiệp mình thành lợi thế so sánh. Hội chợ triển lãm là cầu nối cho các doanh nghiệp gặp gỡ tìm hiểu để liên kết với nhau tạo ra sức mạnh cạnh tranh cho mình và nền kinh tế nói chung. - Tạo mặt bằng giá: Thông qua hội chợ triển lãm người ta xác định được mặt bằng giá của các sản phẩm, nhu cầu thị hiếu của người tiêu dùng, phán đoán được lượng khách hàng tiềm năng và sức mua của thị trường. - Tạo môi trường đầu tư: Nhờ chức năng kích thích sản xuất, nhu cầu phát triển sản xuất tăng, vốn và công nghệ tăng và đây là cơ hội cho các nhà đầu tư khai thác. - Hội nhập quốc tế: Thông qua hội chợ triển lãm quốc tế, bạn bè quốc tế không chỉ biết được các sản phẩm truyền thống của dân tộc mà quan trọng hơn là họ hiểu thêm về văn hoá, lối sống cũng như tiềm năng kinh tế, con người của đất nước mình. Mặt khác, các nhà doanh nghiệp, nhà quản lý trong nước còn tiếp xúc với những công nghệ tiên tiến, học hỏi được kinh nghiệm quản lý...từ các nước phát triển. Góp phần tăng cường mối quan hệ quốc tế, thúc đẩy quá trình hội nhập nền kinh tế thế giới và khu vực. 3.2. Đối với các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh Hội chợ triển lãm là một trong những bộ phận quan trọng trong chính sách xúc tiến của doanh nghiệp. Chính vì vậy, tham gia hội chợ triển lãm là một trong các phương pháp hiệu quả đối với việc đẩy mạnh công tác này: - Hỗ chợ cho chiến lược Marketing của doanh nghiệp: Tham gia hội chợ triển lãm giúp doanh nghiệp hoàn thiện hơn nữa kế hoạch Marketing của mình, đánh giá tính hiệu quả của hoạt động Marketing đã thực hiện. Từ đó doanh nghiệp có thể xây dựng cho mình một chính sách xúc tiến phù hợp, kết hợp với hình ảnh về sản phẩm như một sản phẩm chất lượng cao. - Tiếp cận các khách hàng: Một cuộc hội chợ triển lãm được tổ chức tốt sẽ quy tụ được một lưu lượng lớn các khách hàng, cho phép doanh nghiệp trực tiếp giới thiệu hàng hoá, tiếp xúc với khách hàng, hướng dẫn cách sử dụng, giúp họ yên tâm khi quyết định mua hàng, đồng thời nhận được những thông tin phản hồi tại chỗ. - Mở rộng thị trường, xâm nhập thị trường mới: Tham gia các cuộc hội chợ triển lãm ở thị trường này giúp các doanh nghiệp rút ngắn được thời gian tìm hiểu nhu cầu, thị hiếu, phong tục, lối sống của khách hàng thông qua các cuộc tiếp xúc trực tiếp ngay tại hội chợ triển lãm. - Củng cố danh tiếng, hình ảnh của doanh nghiệp: Thông qua hoạt động hội chợ triển lãm các doanh nghiệp khuyếch trương hình ảnh về doanh nghiệp mình, giới thiệu với khách hàng về lịch sử phát triển, năng lực, uy tín, triển vọng lĩnh vực kinh doanh. Nhờ đó, doanh nghiệp để lại một "ấn tượng tốt" đối với khách hàng và có ảnh hưởng nhất định đến quyết định mua hàng trong tương lai của các khách hàng. - Quan sát, tìm hiểu về sự cạnh tranh trong nghành: Một lợi ích quan trọng mà các cuộc hội chợ triển lãm mang lại cho các doanh nghiệp tham gia là họ có cơ hội đánh giá về các đối thủ cạnh tranh. Phân tích được cường độ cạnh tranh trong nghành thông qua số lượng và kết cấu các đối tượng cạnh tranh, đồng thời nhận biết được đối tượng cạnh tranh trực tiếp. Phân tích lợi thế cạnh tranh và khả năng cạnh tranh của họ để xây dựng chiến lược phù hợp cho hướng đi của mình. - Xúc tiến hợp tác, đầu tư: Tham gia hội chợ triển lãm, doanh nghiệp có rất nhiều cơ hội để ký kết hợp đồng, đàm phán, kêu gọi đầu tư và liên kết kinh tế với các nhà sản xuất khác. Tổ chức hoặc tham gia các cuộc hội thảo, hội nghị trong hội chợ triển lãm, doanh nghiệp sẽ có cơ hội nắm bắt các nguồn thông tin quý giá từ các cuộc bàn luận, đối thoại về các chủ đề liên quan đến lĩnh vực của mình. II. Quy trình tổ chức hoạt động hội chợ triển lãm. Đối với đơn vị tổ chức quy trình tổ chức hội chợ triển lãm bao gồm: 1. Các hoạt động trước hội chợ: 1.1. Nghiên cứu thị trường và xây dựng đề án Giống như đối với bất kỳ một sản phẩm nào khác, trước khi sản xuất kinh doanh các nhà doanh nghiệp phải nghiên cứu kỹ thị trường. Trong việc tổ chức các cuộc hội chợ triển lãm, nhà tổ chức phải nghiên cứu kỹ lưỡng môi truờng kinh tế-xã hội, các mối quan tâm của thị trường, các vấn đề nổi trội trong nền kinh tế. Sự thành công của một cuộc hội chợ triển lãm được đánh giá theo nhiều tiêu thức khác nhau: lợi nhuận, chất lượng phục vụ, số lượng khách tham quan và khách tham gia...Điều đó phụ thuộc vào kết quả khảo sát thị trường. - Ngiên cứu thị trường: Nội dung nghiên cứu là nhu cầu và khả năng tham gia của các doanh nghiệp, có nghĩa là sức mua của khách hàng về dịch vụ mà hội chợ cung cấp trên cơ sở đó đưa ra giá cả phù hợp cho từng loại. Nguồn thông tin chủ yếu để nghiên cứu lấy từ các Bộ, Nghành quản lý các doanh nghiệp thuộc lĩnh vực mà hội chợ đề cập đến: + Căn cứ các nguồn thông tin trong thị trường, lập đề án xác định tiêu đề của hội chợ và nhóm đối tượng khách mời tham gia. + Tìm các đối tác cùng tổ chức với bản thảo sơ bộ đề án. Sau khi đã có các thông tin phản hồi từ các đối tác về tính khả thi của hội chợ, bắt đầu lên đề án chi tiết. - Xây dựng đề án: Bao gồm các mục chính sau. + Xác định địa điểm, thời gian tổ chức. + Tìm đơn vị bảo trợ. + Xác định các đơn vị đồng tổ chức. + Quy mô, nội dung, các hoạt động chính của hội chợ. + Xác định đơn vị hoạch toán chính, xác định giá cả gian hàng và các dịch vụ kèm theo. + Ký kết hợp đồng hợp tác cần thiết với các đối tác. Khảo sát thị trường và hoàn thành đề án thường phải diễn ra trước khi tổ chức ít nhất 6 tháng (đôí với hội chợ trong nước) và một năm (đối với hội chợ quốc tế). 1.2. Xin giấy phép và thành lập ban tổ chức Tại Việt Nam Bộ Thương mại là người cấp giấy phép cho các cuộc hội chợ triển lãm thương mại, Bộ Văn hoá-Thông tin cấp cho hội chợ triển lãm văn hoá nghệ thuật. Các cuộc hội chợ triển lãm chuyên nghành có thể do Bộ chủ quản cấp, còn ở các địa phương có thể do UBND Tỉnh, Thành phố cho phép. Sau khi được phép tổ chức, các bên có liên quan họp bàn thành lập ban tổ chức hội chợ để lên kế hoạch chi tiết thực hiện, điều hành và chịu trách nhiệm kết quả của hội chợ. 1.3. Xây dựng thư mời, lên sơ đồ gian hàng - Người tổ chức soạn thảo thư mời giửi tới các khách tham gia thường bao gồm: Thư mời, bản đăng ký tham gia, đăng ký xét thưởng ( nếu có) và các giấy tờ khác nếu có yêu cầu của khách. Nội dung thư mời phải đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin chính xác liên quan đến hội chợ cho khách hàng như: Quy mô, nội dung, thời gian và địa điểm tổ chức, giá cả, đối tượng khách tham gia...và được hoàn tất để gửi đi ít nhất trước 6 tháng cho khách quốc tế và 3 tháng cho khách nội địa. - Để khuyến khích các doanh nghiệp đăng ký tham gia sớm, Ban tổ chức lên sơ đồ gian hàng cho khu trưng bày để khách hàng lựa chọn vị trí. Việc bố trí gian hàng trong một hội chợ triển lãm, Thường Ban tổ chức phân thành các khu theo nghành hàng, trong khu của mình khách được quyền lựa chọn vị trí phù hợp theo nguyên tắc đăng ký trước chọn trước. 1.4. Quảng cáo và mời khách tham gia - Một cuộc hội chợ triển lãm thu hút được đông đảo khách tham gia và khách tham quan thì coi như đạt được một nửa thành công. Chính vì vậy nhà tổ chức phải mở chiến dịch quảng cáo trên các phương tiện thông tin đại chúng như: Đài truyền hình, truyền thanh, báo, tạp chí, trên Internet...Chiến dịch quảng cáo này bao gồm hai giai đoạn: + Giai đoạn 1: Tiến hành ngay sau khi nhà tổ chức đăng ký tổ chức với mục đích thu hút các doanh nghiệp có quan tâm tham gia. + Giai đoạn 2: Thực hiện một thời gian truớc cuộc hội chợ triển lãm nhằm quảng cáo cho khách tham quan về ý nghĩa chủ đề hội chợ triển lãm. - Một khâu quan trọng và khó khăn nhất trong tổ chức hội chợ triển lãm là mời khách tham gia, cũng tương tự như các nhà sản xuất tìm kiếm thị trường tiêu thụ sản phẩm. Công việc này được thực hiện thông qua một công nghệ tiếp thị tổng hợp bằng nhiều con đường, thường bao gồm: + Đi mời trực tiếp tại doanh nghiệp. + Sử dụng hệ thống cộng tác viên, văn phòng đại diện. + Mời qua các phương tiện thông tin như điện thoại, Fax, thư tín... + Mời trong các cuộc hội chợ triển lãm khác. - Cùng với quá trình mời khách tham gia hội chợ, có kêu gọi các nhà tài trợ. Các nhà tài trợ thường là các doanh nghiệp lớn cần một chiến dịch quảng cáo cho sản phẩm của mình thông qua hội chợ. Hình thức tài trợ có thể bằng tiền, quà tặng và tuỳ theo mức độ tài trợ, nhà tài chợ được hưởng một số quyền lợi nhất định trong hội chợ như: Được miễn giảm phí thuê gian hàng, được quảng cáo miễn phí trong khuân viên hội chợ, được tổ chức các hoạt động khác phục vụ chiến dịch quảng cáo. 1.5. Tiếp nhận đăng ký, bố trí gian hàng - Một bộ phận chuyên trách làm việc trực tiếp với khách hàng thông qua các công việc: Tiếp nhận đăng ký, ký kết hợp đồng thuê gian hàng và dịch vụ, bố trí gian hàng, nắm bắt và giải quyết yêu cầu của khách hàng và thường xuyên báo cáo với Ban tổ chức tiến độ của công việc, đề xuất các biện pháp nhằm đảm bảo kế hoạch thực hiện. Tiếp nhận đăng ký của khách, phân loại khách hàng theo tiêu thức nghành hàng hoặc theo loại hình doanh nghiệp để có kế hoạch phân khu trưng bày cho phù hợp. + Giá cả, diện tích: Thông thường diện tích của một gian hàng trưng bày trong nhà là 9 m2, ngoài trời là 50 m2. Khi đăng ký tham dự khách hàng phải đặt 30% tổng số tiền thuê gian hàng. Số tiền này sẽ không hoàn trả nếu khách hàng huỷ bỏ việc tham dự. Hàng hoá tham dự: Người tham dự phải gửi danh mục hàng hoá trưng bày tới nhà tổ chức trước thời điểm khai mạc khoảng 30 ngày. Danh mục cần phải phân hàng hoá theo các loại sau: Hàng trưng bày rồi đem về ( tạm nhập-tái xuất) Hàng trưng bày bán trong và sau hội chợ Hàng quà biếu, quà tặng Đồ dùng cho công ty trong thời gian hội chợ diễn ra 1.6. Dàn dựng gian hàng và chuẩn bị các dịch vụ kèm theo Sau khi đã xác định số lượng khách chính thức tham gia và bố trí cơ bản xong gian hàng trên sơ đồ bộ phận chuyên môn phụ trách về khách hàng phối hợp với bộ phận thiết kế mỹ thuật giàn dựng gian hàng chuẩn hoặc theo yêu cầu của khách hàng và bàn giao cho khách trước ngày khai mạc một khoảng thời gian ít nhất đủ để khách trưng bày, trang trí sản phẩm của mình. 1.7. Chuẩn bị các dịch vụ cho thuê theo yêu cầu của khách Các dịch vụ cung cấp cho khách hàng gồm: Vận chuyển hàng hoá, kho bãi, phòng hội nghị, hội thảo, thủ tục xuất nhập cảnh cho khách nước ngoài đến tham gia cùng thủ tục xuất nhập khẩu cho hàng tham gia hội chợ, thông tin kinh tế, nhân viên tiếp thị quảng cáo, phiên dịch... 1.8. Chuẩn bị cho lễ khai mạc Mục tiêu của các doanh nghiệp tham gia hội chợ triển lãm là được tiếp xúc với nhiều đối tác, khách hàng và đó cũng là tiêu chuẩn một cuộc hội chợ triển lãm cần đạt tới. Do vậy, nhà tổ chức và các doanh nghiệp cần phải kết hợp tốt để chuẩn bị cho lễ khai mạc diễn ra theo đúng dự kiến nhằm tạo thành công cho các hoạt động diễn ra trong hội chợ. 2. Các hoạt động trong hội chợ Hội chợ triển lãm tạo môi trường, là cầu nối giữa các nhà sản xuất và giữa nhà sản xuất và người tiêu dùng, các hoạt động diễn ra trong hội chợ triển lãm đều nhằm mục đích và thực hiện vai trò nêu trên. 2.1. Lễ khai mạc Tham dự lễ khai mạc là các quan chức Đảng, Nhà nước, Chính phủ, các Bộ, Nghành, Trung ương, các Đại sứ quán, cơ quan ngoại giao, văn phòng đại diện ở nước ngoài, các nhà doanh nghiệp lớn. Trong lễ khai mạc thường tổ chức biểu diễn các hoạt động văn hoá nghệ thuật. 2.2. Tổ chức các hoạt động trong thời gian hội chợ - Các cuộc hội thảo, hội nghị do Ban tổ chức, các cơ quan quản lý Nhà nước, các doanh nghiệp, hoặc cùng phối hợp tổ chức nhằm bàn luận giải quyết những vấn đề nổi cộm liên quan đến sản xuất, tiêu dùng và các chính sách quản lý. Hội thảo, hội nghị là các hoạt động không thể thiếu được trong hội chợ triển lãm, nó tạo cơ hội cho các doanh nghiệp những người trực tiếp tham gia trong hội chợ triển lãm gặp gỡ trao đổi thông tin, phản ánh những vấn đề kinh tế xã hội cần giải quyết để đạt được hiệu quả hơn trong sản xuất cũng như trong xúc tiến thương mại, đồng thời giúp những nhà hoạch định chính sách có thông tin bổ ích để diều chỉnh. - Việc ký kết hợp đồng mua bán hàng hoá thường diễn ra trong suốt thời gian hội chợ, các nhà doanh nghiệp ký kết với nhau hợp đồng liên doanh liên kết, cung cấp trang thiết bị, chuyển giao công nghệ, hợp tác đầu tư, mua bán hàng hoá...Các nhà sản xuất ký kết với các nhà phân phối hợp đồng đại lý, cung cấp dịch vụ, giới thiệu và mua bán sản phẩm với người tiêu dùng. - Ban tổ chức thường phát hành Catalogue hội chợ cung cấp cho các doanh nghiệp tham gia và khách mời, nội dung của Catalogue giới thiệu về nội dung, quy mô hội chợ, tóm tắt về các đơn vị tham gia, kế hoạch các hội chợ triển lãm trong thời gian tới. Ban tổ chức còn tham khảo ý kiến khách hàng về các vấn đề liên quan đến hội chợ bằng việc phát hành phiếu lấy ý kiến nhằm thu htập thông tin về kết quả thu được trong hội chợ của các doanh nghiệp, ý kiến đóng góp về công tác tổ chức là cơ sở lập báo cáo tổng kết. - Các hoạt động xét thưởng nhằm khuyến khích sản xuất, đánh giá chất lượng, khả năng sản xuất của doanh nghiệp, tạo điều kiện cho các sản phẩm đạt tiêu chuẩn về chất lượng, có khả năng nhanh chóng tiếp cận người tiêu dùng. Các cuộc xét thưởng thường dựa theo nhiều tiêu thức khác nhau (theo tiêu chuẩn chất lượng, theo mẫu mã, theo bình chọn của người tiêu dùng...). Giải thưởng có thể là Huy chương các loại, bằng khen hoặc giấy chứng nhận danh hiệu nào đó do Ban tổ chức cấp. - Các hoạt động văn hoá nghệ thuật diễn ra trong hội chợ nhằm khuyếch trương các hoạt động, thu hút khách tham quan, tăng cường giao lưu văn hoá, tạo không khí vui nhộn trong hội chợ. Hoạt động này bao gồm biểu diễn nghệ thuật, trình diễn thời trang, thi đấu thể thao. 2.3. Công tác an toàn, vệ sinh trong hội chợ Hội chợ là nơi tập trung lưu lượng người lớn với khối lượng hàng hoá nhiều, đa dạng, giá trị cao do vậy công tác bảo đảm an ninh trật tự là nhiệm vụ quan trọng, đồng thời thể hiện trình độ văn minh công nghiệp, bản sắc văn hoá của dân tộc. Hoạt động này bao gồm bảo đảm an toàn về người và tài sản cho các gian hàng, theo dõi các hoạt động của hội chợ kịp thời phát hiện những hoạt động không lành mạnh, trái quy định của Ban tổ chức phản ảnh với các bộ phận chức năng kịp thời chấn chỉnh, thường xuyên thu dọn vệ sinh đảm bảo môi trường sạch, thoáng, văn minh. Công tác phòng ngừa cháy nổ, trông giữ xe đảm bảo giúp khách tham quan yên tâm khi tham dự hội chợ. 3. Các hoạt động sau hội chợ 3.1. Cung cấp các dịch vụ theo yêu cầu của khách Thu dọn, vận chuyển hàng hoá, làm thủ tục hải quan cho hàng tái xuất nhập, tổ chức tham quan du lịch (nếu có yêu cầu), đảm bảo an ninh trật tự... 3.2. Tháo gỡ gian hàng và vệ sinh Tháo gỡ gian hàng và thu dọn sạch sẽ chuẩn bị cho các hoạt động khác. 3.3. Đánh giá, tổng kết Dựa trên các phản ứng của khách ( dưới hình thức thăm dò ý kiến, phát biểu cảm tưởng) cùng với các kết quả định lượng đạt được trong hội chợ triển lãm như số lượng khách tham gia và khách tham quan, tổng số hợp đồng ký kết được, cùng một số chỉ tiêu tài chính khác...Từ đó nghiên cứu đề xuất kiến nghị để các hội chợ triển lãm sau thành công hơn. III. Nguyên lý tổ chức hoạt động của doanh nghiệp kinh doanh hội chợ triển lãm 1. Điều kiện cần thiết của doanh nghiệp hoạt động hội chợ triển lãm Theo Quyết định 380/TTG của thủ tướng Chính phủ, các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh hợp pháp đều được phép tham gia hội chợ triển lãm trong và ngoài nước để giới thiệu sản phẩm và xúc tiến thương mại cho doanh nghiệp mình. Các doanh nghiệp có đủ điều kiện sau đây được phép tổ chức các cuộc hội chợ triển lãm: - Được thành lập theo đúng quy định của pháp luật Việt Nam. - Có cơ sở vậ._.t chất kỹ thuật đảm bảo cho tổ chức các cuộc hội chợ triển lãm. - Có bộ máy tổ chức và đội ngũ cán bộ chuyên môn đáp ứng đuợc yêu cầu của việc kinh doanh dịch vụ hội chợ triển lãm. Doanh nghiệp có đủ điều kiện trên phải được cơ quan có thẩm quyền chấp nhận đăng ký hoạt động trong lĩnh vực hội chợ triển lãm. Hiện tại ở Việt Nam có một số doanh nghiệp lớn hoạt động trong lĩnh vực này đó là: - Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam (VEFAC) - Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam. - Công ty Quảng cáo và Hội chợ thương mại (VINEXAD). - Trung tâm Hội chợ Thương mại TP Hồ Chí Minh. - Trung tâm Triển lãm Văn hoá-Nghệ thuật Việt Nam (Vân hồ). Ngoài ra ở một số tỉnh thành phố đã có trung tâm hội chợ thương mại trực thuộc tỉnh. 2. Đặc điểm hoạt động: - Hội chợ triển lãm cũng là một loại hình hàng hoá trên thị trường được phát sinh do nhu cầu sản xuất của các nhà sản xuất muốn giới thiệu và quảng cáo các sản phẩm của mình với người tiêu dùng. Khác với các hàng hoá thông thường, hoạt động hội chợ triển lãm là loại hàng hoá dịch vụ và nó bao gồm rất nhiều các dịch vụ khác cộng lại. Có thể phân ra một số loại dịch vụ như sau: + Dịch vụ cơ bản nhằm thoả mãn nhu cầu chính của khách hàng và cũng là lý do chính để khách hàng đến với doanh nghiệp. + Dịch vụ ngoại vi có vai trò kém hơn dịch vụ cơ bản, thường hỗ trợ cho dịch vụ cơ bản và có số lượng nhiều trong khi dịch vụ cơ bản là đơn nhất. + Dịch vụ tổng thể là sự liên kết chặt chẽ giữa dịch vụ cơ bản và dịch vụ ngoại vi tạo ra một sản phẩm hoàn chỉnh, có chất lượng nhất định nhằm thoả mãn một nhóm khách hàng nào đó. - Chất lượng dịch vụ là khái niệm khó đo lường, nhưng người ta đều nhất trí rằng chất lượng dịch vụ được cấu thành bởi các yếu tố sau: + Những yếu tố hữu hình: Địa điểm, cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ hội chợ. ảnh hưởng trực tiếp tạo ra chất lượng dịch vụ. + Độ tin cậy là yếu tố vô hình phản ánh thông qua sự phục vụ cung cấp thông tin chính xác, kịp thời và đúng yêu cầu. + Yếu tố trách nhiệm và khả năng ứng phó với nững sai sót xảy ra. + Tính đảm bảo cho dịch vụ thể hiện: Trình độ nghiệp vụ tổ chức hội chợ triển lãm cao, xắp xếp các hoạt động một cách hợp lý khoa học. + Yếu tố thông cảm chia xẻ khách hàng. Dịch vụ được khách hàng tiêu dùng đồng thời với quá trình sản xuất ra nó, người sản xuất khó có thể kiểm soát được chất lượng trừ khi nó được khách hàng đánh giá chất lượng dịch vụ vào kết quả mà nó đem lại. 2.1. Quyền và nghĩa vụ của chủ thể kinh doanh dịch vụ hội chợ triển lãm. Cũng như mọi loại hình doanh nghiệp sản xuất kinh doanh khác, doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ hội chợ triển lãm cũng có quyền lợi và nghĩa vụ đối với nhà nước, cơ quan quản lý trực tiếp theo quy định của luật doanh nghiệp. Tại điều 218 Luật Thương mại Việt Nam có nói: - Doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực hội chợ triển lãm có những quyền và nghĩa vụ sau đây: + Yêu cầu bên thuê dịch vụ cung cấp hàng hoá, cung cấp thông tin và các phương tiện cần thiết khác để tham gia hội chợ triển lãm theo thoả thuận. + Nhận phí dịch vụ và các chi phí khác theo hợp đồng ký kết. + Thực hiện việc tổ chức hội chợ triển lãm theo hợp đồng, không được chuyển giao hoặc thêu người khác thực hiện dịch vụ nếu không được sự đồng ý của bên thuê dịch vụ, trong trường hợp chuyển giao nghĩa vụ thực hiện hợp đồng cho ngưòi khác thì vẫn phải chịu trách nhiệm với bên thuê dịch vụ. + Bảo quản hàng hoá tham gia hội chợ triển lãm, các phương tiện, tài liệu liên quan trong thời gian thực hiện hợp đồng. 2.2. Thị trường của doanh nghiệp kinh doanh hội chợ triển lãm Thị trường của doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực hội chợ triển lãm bao gồm: - Các nhà sản xuất, thương mại trong nước và quốc tế có nhu cầu giới thiệu và quảng cáo sản phẩm, xúc tiến bán hàng. - Các nhà đầu tư, văn phòng thương mại nước ngoài có nhu cầu tìm kiếm và mở rộng thị trường, tìm cơ hội đầu tư và đối tác làm ăn. - Các Bộ, Nghành, địa phương có nhu cầu triển lãm trưng bày thành tựu của cơ quan mình. - Các cơ quan nghiên cứu trưng bày quảng cáo công trình nghiên cứu, kêu gọi hợp tác. Trong điều kiện nền kinh tế thị truờng, tiến bộ khoa học kỹ thuật ngày càng cao và xu hướng toàn cầu hoá nền kinh tế làm cho tính chất cạnh tranh ngày càng gay gắt hơn, các doanh nghiệp tìm mọi cách để sản phẩm của mình nhanh chóng tiếp cận được người tiêu dùng, hội chợ triển lãm là một trong những con đường ngắn nhất, thu được hiệu quả nhất. Vì vậy, thị trường của loại hình doanh nghiệp này có tiềm năng rất lớn. 3. Quản lý tài chính Sự lớn mạnh về tài chính là mục tiêu lớn nhất của doanh nghiệp và nó phụ thuộc về cơ bản ở hiệu quả hoạt động kinh doanh, tuy nhiên, việc sử dụng và quản lý tài sản hiện có cũng như chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp trong tương lai lại phụ thuộc rất nhiều vào cơ quan quản lý tài chính. 4. Hiệu quả của hoạt động hội chợ triển lãm thể hiện qua những chỉ tiêu đánh giá hiệu quả kinh doanh. 4.1. Nhóm chỉ số về khả năng sinh lời của doanh nghiệp. * Tỷ số lợi nhuận biên tế. Người ta coi tỷ số lợi nhuận biên tế gắn liền với hoạt động của doanh nghiệp. - Tỷ số này dùng để đo lường khả năng sinh lời của hoạt động kinh doanh. Từ đó giúp ta đánh giá được chiến lược thương mại của doanh nghiệp. * Tỷ số lợi nhuận gộp kinh doanh. - Tỷ số này gắn liền với vốn đã sử dụng. - Tỷ số này cho ta thấy sự hoàn thiện của doanh nghiệp về mặt sản xuất và lưu thông cũng như năng lực tạo nguồn vốn bằng tiền. Đối với doanh nghiệp hoạt động hội chợ triển lãm sự hoàn thiện về mặt sản xuất chính là sự hoàn thiện về cung cấp các dịch vụ hội chợ (dịch vụ tổng thể và dịch vụ ngoại vi), đồng thời với quá trình sản xuất các dịch vụ là quá trình tiêu thụ của khách hàng. - Tỷ số lợi nhuận gộp kinh doanh giảm thể hiện khả năng sinh lời của doanh nghiệp kém. * Tỷ số lợi nhuận ròng biên tế. - Tỷ số này là thước đo chỉ rõ năng lực của doanh nghiệp trong việc sáng tạo ra lợi nhuận và năng lực cạnh tranh thu hút khách hàng. * Khả năng sinh lời của vốn đầu tư. - Tỷ số này cho ta thấy hiệu quả của quản lý trong việc sử dụng tổng nguồn vốn. * Tỷ lệ sinh lời của vốn chủ sở hữu. - Tỷ lệ về khả năng sinh lời của vốn chủ sở hữu cao, giúp doanh nghiệp có thể tìm thấy nguồn vốn mới trên thị trường tài chính để tài trợ cho tăng trưởng. Ngược lại doanh nghiệp sẽ gặp nhiều khó khăn trong thu hút vốn chủ sở hữu. 4.2. Nhóm chỉ tiêu về hiệu quả sử dụng TSLĐ, TSCĐ và tổng tài sản. * Sức sản xuất của vốn lưu động. Nó cho biết một đồng vốn lưu động làm ra được mấy đồng doanh thu. * Sức sinh lời của vốn lưu động. Phản ánh một đồng vốn lưu động mà doanh nghiệp bỏ ra để kinh doanh sẽ đem lại bao nhiêu đồng lãi. Sức sinh lời của TSLĐ = * Số vòng quay của vốn lưu động. Cho biết TSLĐ quay được mấy vòng trong kỳ. Nếu vòng quay tăng chứng tỏ hiệu quả sử dụng vốn tăng và ngược lại. Số vòng quay TSLĐ = Thời gian vòng luân chuyển = Thể hiện số ngày cần thiết để vốn lưu động quay được một vòng. Thời gian vòng luân chuyển càng nhỏ thì tốc độ càng lớn. * Sức sản xuất của vốn cố định. Cho biết 1 đồng nguyên giá bình quân TSCĐ đem lại mấy đồng doanh thu thuần. Sức sản xuất của TSCĐ = * Sức sinh lời của TSCĐ. Cho biết 1 đồng TSCĐ làm ra mấy đồng lợi nhuận thuần. Sức sinh lời của TSCĐ = * Hệ số vòng quay tài sản. Đánh giá hiệu quả của tài sản đầu tư, thể hiện qua doanh thu thuần sinh ra từ tài sản đầu tư đó. Hệ số vòng quay TS = 4.3. Nhóm chỉ tiêu đánh giá hiệu quả sử dụng lao động. - Chỉ tiêu này cho thấy bình quân mỗi lao động trong kỳ sẽ có khả năng đóng góp sức mình vào sản xuất để đem lại được bao nhiêu doanh thu cho doanh nghiệp. - Chỉ tiêu này cho thấy mỗi một lao động sản xuất trong kỳ sẽ đem lại bao nhiêu lợi nhuận cho doanh nghiệp. 4.4. Nhóm chỉ số đánh giá về mức tăng trưởng. - Cho thấy khả năng duy trì vị trí kinh tế của doanh nghiệp trong mức tăng trưởng của nền kinh tế ngành. + Doanh số tiêu thụ: % tăng trưởng hàng năm của doanh thu. + Thu nhập: % tăng trưởng của lợi nhuận ròng. Phần thứ hai Thực trạng tổ chức hoạt động của Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam I. Quá trình hình thành và phát triển của Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt nam (VEFAC) 1. Quá trình hình thành và phát triển VEFAC là Trung tâm Hội chợ Triển lãm quốc gia Việt nam, được thành lập theo quyết định 06/HĐBT ngày 18/1/1989 của Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ) là một đơn vị trực thuộc Bộ Văn hoá-Thông tin. Hoạt động theo phương thức lấy thu bù chi, có con dấu và tài khoản tiền Việt nam và ngoại tệ tại Ngân hàng. Trụ sở đặt tại khu Triển lãm Giảng Võ - đường Giảng Võ, Quận Ba Đình, Hà nội. Tên giao dịch quốc tế: VIETNAM EXHIBITION - FAIR CENTRE Viết tắt: VEFAC 1.1. Từ năm 1975 đến 1981. Khu Triển lãm Giảng Võ được Nhà nước khởi công xây dựng từ năm 1962, nhưng do chiến tranh nên cho đến sau ngày giải phóng miền Nam, Tổng cục Thông tin mới đước nhận bàn giao và giao cho khu Triển lãm Trung Ương (thuộc Tổng Cục Thông tin) quản lý và tổ chức hoạt động. Trong giai đoạn này hoạt động chủ yếu là tổ chức các cuộc triển lãm về chính trị nhằm tuyên truyền biểu dương thắng lợi của dân tộc, động viên tài năng sáng tạo trong lao động, sản xuất và chiến đấu, khuyến khích động viên nhân dân thực hiện hai nhiệm vụ chiến lược là xây dựng Chủ Nghĩa Xã Hội và bảo vệ tổ quốc. Về kinh phí hoàn toàn do Nhà nước cấp. Cuộc triển lãm lớn đầu tiên tại Giảng Võ được khai mạc nhân dịch ngày quốc khánh 2-9-1975 với chủ đề "30 năm thành lập nước Việt Nam dân chủ cộng hoà", tiếp theo là triển lãm "Nước Việt Nam là một" tổ chức năm 1976, chào mừng sự kiện bầu cử Quốc hội chung của đất nước Việt Nam thống nhất, triển lãm "Chiến thắng Trung Quốc xâm lược" tổ chức tháng 4/1979 phản ánh âm mưu bành trướng bá quyền của ngoại xâm và cuộc chiến đấu anh dũng của quân dân ta chống trả cuộc xâm lược biên giới phía Bắc vào tháng 2/1979. Một số triển lãm lớn của nước ngoài theo hiệp ước trao đổi và hợp tác văn hoá như: "Nghề cá Liên Xô", "Địa chất Liên Xô" cũng được tổ chức tại đây. 1.2. Từ năm 1982 - 1989 Đây là giai đoạn của các Hội chợ - Triển lãm về thành tựu kinh tế, kỹ thuật toàn quốc. Theo quyết định số 33/HĐBT ngày 13/11/1981 và Chỉ thị bổ sung số 125/HĐBT ngày 2/6/1983 của Hội Đồng Bộ Trưởng (nay là Chính Phủ) về việc tổ chức triển lãm thành tựu kinh tế kỹ thuật Việt Nam.Nhà nước chủ trương "Xây dựng Trung tâm Triển lãm Giảng Võ thành một Trung tâm hoạt động kinh tế kỹ thuật thường xuyên, tổ chức định kỳ hàng năm các cuộc hội chợ triển lãm tổng hợp của cả nước, nhằm tạo điều kiện cho các nghành, các địa phương trong cả nước và khách quốc tế đến trưng bày, giao dịch, ký kết hợp đồng kinh tế (Trích chỉ thị 153/HĐBT). Chính vì vậy, Trung tâm Triển lãm Giảng Võ được đổi tên thành Trung tâm Triển lãm thành tựu kinh tế kỹ thuật Việt nam (1982). Tuy nhiên, vì nhiều lý do khác nhau các cuộc hội chợ triển lãm quốc gia không được tổ chức định kỳ hàng năm mà phải 2 năm một lần, đó là: + Triển lãm thành tự kinh tế kỹ thuật Việt nam lần thứ nhất (22/3/1982 - 1/6/1982) chào mừng Đại hội V. + Triển lãm thành tựu kinh tế kỹ thuật Việt nam lần thứ hai (1/11/1982 - 15/2/1983). + Hội chợ Triển lãm kinh tế kỹ thuật Việt nam lần thứ nhất (30/12/1983 - 29/2/1984). + Hội chợ Triển lãm kinh tế kỹ thuật Việt nam lần thứ hai (2/9/1985 - 29/2/1984) chào mừng 40 năm thành lập nước. + Hội chợ Triển lãm kinh tế kỹ thuật Việt nam lần thứ ba (5/12/1986 - 31/1/1987) chào mừng Đại hội VI. + Hội chợ Triển lãm kinh tế kỹ thuật Việt nam lần thứ tư (1/10/1988 - 15/11/1988). Các cuộc hội chợ triển lãm trên đều nhằm mục đích biểu dương thành tích của các ngành, các địa phương, thúc đẩy phong trào thi đua cải tiến kỹ thuật, chất lượng, khuyến khích phát triển các ngành nghề truyền thống, đẩy mạnh sản xuất hàng xuất khẩu. Trong bối cảnh khi đất nước vừa thống nhất sau nhiều năm chia cắt, nền kinh tế hai miền phát triển không đồng đều, những cuộc hội chợ triển lãm nói trên là nơi giao lưu thông tin, mở ra khả năng hợp tác, ký kết hợp đồng mua bán, trao đổi nguyên liệu, sản phẩm và công nghệ, liên kết liên doanh trong nước. Bạn bè nước ngoài cũng có dịp được biết về bức tranh toàn cảnh của nền kinh tế Việt Nam, bước đầu tạo điều kiện để tìm hiểu, thăm dò và đi đến những bước phát triển làm ăn cho những năm sau. Ngoài những Hội chợ-Triển lãm nói trên, trong giai đoạn này còn có một số cuộc triển lãm chuyên đề được tổ chức tại Giảng Võ như "40 năm bảo vệ chính quyền cách mạng" do Bộ Nội vụ phối hợp tổ chức, "Hội chợ triển lãm Hà Nội" chào mừng 30 năm giải phóng thủ đô (10/1984) do Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội tổ chức "Hội thi triển lãm tuổi trẻ sáng tạo" do Trung ương đoàn thanh niên phối hợp tổ chức, Hội thi triển lãm thủ công mỹ nghệ toàn quốc (1986)...,Triển lãm quốc gia Liên Xô (10/1987) tổ chức vào dịp kỷ niệm 70 năm cách mạng tháng 10. Về chi phí hoạt động của Trung tâm triển lãm thành tựu kinh tế kỹ thuật Việt Nam trong thời kỳ này vẫn hoàn toàn được Nhà nước bao cấp, mỗi cuộc HCTL toàn quốc, Ngân sách Nhà nước phải chi rất lớn, nếu cả ngân sách Nhà nước ở các tỉnh, thành phố và các bộ nghành cấp để tổ chức các gian hàng tham gia hội chợ thì chi phí thật khổng lồ. Để phục vụ nhiệm vụ chính trị không bao giờ có hoạch toán mà sẵn sàng chi bằng mọi giá. 1.3. Giai đoạn 1990 đến nay Theo Quyết định 06/HĐBT ngày 18/1/1989 của Hội đồng Bộ trưởng, Trung tâm được mang tên "Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt nam", là một đơn vị kinh doanh độc lập trực thuộc Bộ Văn hoá-Thông tin, hoạt động theo phương thức hoạch toán kinh doanh lấy thu bù chi và có trách nhiệm nộp các khoản thuế cho ngân sách Nhà nước. 2.Chức năng Trung tâm Hội chợ Triển lãm là một Trung tâm quốc gia của Nhà nước, có chức năng là một công cụ của Nhà nước, thông qua việc tổ chức hoạt động Hội chợ Triển lãm để thông tin về kinh tế, kỹ thuật, tuyên truyền cổ động giáo dục về chính trị tư tưởng, kích thích phát triển sản xuất, mở rộng quan hệ kinh tế, thương mại trong nước và quốc tế, giới thiệu, xúc tiến hoạt động đầu tư và đáp ứng nhu cầu về văn hoá xã hội cho nhân dân. Trung tâm Hội chợ Triển lãm là một doanh nghiệp Nhà nước hoạch toán kinh tế độc lập. 3. Nhiệm vụ của Trung tâm Hội chợ Triển lãm - Chuyển sang một cơ chế hoạt động mới, cơ chế thị trường. Trung tâm Hội chợ Triển lãm xác định cho mình tính chất mới, quy mô và hình thức hoạt động mới, phát triển các cuộc hội chợ triển lãm cả về số lượng và chất lượng. - Lấy các doanh nghiệp Nhà nước và các thành phần kinh tế khác làm đối tượng phục vụ chủ yếu, từng bước có chính sách khuyến khích các doanh nghiệp sử dụng hội chợ triển lãm như một công cụ không thể thiếu trong quá trình sản xuất kinh doanh. - Lấy việc thúc đẩy sản xuất trong nước, xúc tiến giao lưu kinh tế và tăng cường các hoạt động hợp tác đầu tư trong nước và quốc tế làm mục tiêu hoạt động. Mặt khác, tổ chức các cuộc hội chợ triển lãm mang tính thương mại, đồng thời Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt nam cung không quên tổ chức các cuộc triển lãm chính trị, văn hoá xã hội, văn hoá nghệ thuật góp phần vào sự nghiệp chung của cả nước. - Mở rộng các mối quan hệ quốc tế, phát triển thị trường, đảm bảo cân bằng thu chi và hoàn thành nghĩa vụ đối với Nhà nước và có lãi, nâng cao đời sống người lao động. - Tăng cường xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật, từng bước hiện đại hoá Trung tâm, xây dựng đội ngũ nhân viên có trình độ chuyên môn cao để đáp ứng yêu cầu phát triển và hội nhập của doanh nghiệp trong điều kiện mới. 4. Bộ máy quản lý Bộ máy quản lý của Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt nam như sau: -Tổng giám đốc - Các Phó Tổng giám đốc - Văn phòng - Phòng Tài chính-Kế toán - Phòng Hội chợ Triển lãm - Phòng dịch vụ Hội chợ Triển lãm - Phòng dịch vụ tổng hợp - Phòng Quản lý cơ sở hạ tầng - Phòng Điện nước - Phòng Bảo vệ - Chi nhánh Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt nam tại TP. Hồ Chí Minh. Ngoài ra Trung tâm còn có một số đại lý và đại diện của mình ở nước ngoài như: Pháp, Đức, Nhật, Hồng kông, Thailan, Singapo, Hàn quốc, Trung quốc, Ba lan... Phương thức tổ chức bộ máy quản lý: - Giám đốc quản lý các phòng ban theo chức năng của phòng ban đó. Nhận xét: Hiện nay, phương thức quản lý này là phù hợp với đặc điểm của đơn vị: - Quyết định được truyền trực tiếp đến từng phòng ban và các phòng ban thể hiện được tinh thần tự chủ, phát huy được nội lực của mình. - Tạo được mối quan hệ toàn diện giữa các phòng ban với nhau. - Các Phó tổng giám đốc giữ vai trò tham mưu cho Tổng giám đốc, từ đó chia xẻ bớt gánh nặng công việc cho Tổng giám đốc. 5. Sơ đồ quản lý Tổng giám đốc Phòng Hội chợ Triển lãm Phó tổng giám đốc Phó tổng giám đốc Hãng Quảng cáo-In ấn Phòng dịch vụ Hội chợ Triển lãm Phòng dịch vụ Tổng hợp Hãng Thiết kế-dàn dựng Phòng Quản lý hạ tầng Văn phòng Phòng Điện nước Phòng Tài chính-Kế toán Phòng Bảo vệ Chi nhánh tại Thành phố Hồ Chí Minh 6. Nhân sự Biểu 1: Kết cấu nhân sự của TTHCTL VN Số nhân sự (người) Tỷ trọng (%) 1. Ban giám đốc 3 1.78 2. Văn phòng 24 14.2 3. Phòng Tài chính-Kế toán 8 4.73 4. Phòng Hội chợ Triển lãm 13 7.69 5. Phòng dịch vụ Hội chợ Triển lãm 5 2.96 6. Hãng Thiết kế-Dàn dựng-Trang trí 25 14.79 7. Phòng dịch vụ Tổng hợp 7 4.14 8. Hãng Quảng cáo-In ấn 30 17.75 9. Phòng Điện nước 9 5.33 10. Phòng Bảo vệ 30 17.75 11. Phòng Quản lý cơ sở hạ tầng 15 8.88 Tổng cộng 169 100 Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt nam là đơn vị có một cơ sở hạ tầng hoàn chỉnh, một dây chuyền công nghệ đủ để tổ chức và các công đoạn của dây chuyền đều có các bộ phận chức năng hoạt động cố định. Hầu như các cuộc hội chợ triển lãm lớn nhỏ, Trung tâm đều có thể tự mình đảm đương không cần thuê thêm lực lượng từ bên ngoài. Trong số cán bộ công nhân viên ở Trung tâm có trình độ Đại học và sau Đại học chiếm khoảng 40%. Ngoài ra là tốt nghiệp Cao đẳng, Trung cấp...Điều đó được thể hiện ở biểu đồ dưới đây: Để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao, Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt nam đã có chủ trương chính sách khuyến khích, tạo điều kiện cho nhân viên của mình nâng cao trình độ như: mời giáo viên Ngoại ngữ, trang bị thêm kiến thức sử dụng máy vi tính. Vừa qua Trung tâm đã có danh sách 6 người sang bồi dưỡng tại Đức về "Quy hoạch và Tổ chức Hội chợ chuyên đề" vào tháng 12/2000. 7. Chức năng nhiệm vụ các phòng ban trong Trung tâm Hội chợ Triển lãm 7.1. Văn phòng: -Giúp giám đốc quản lý nhân sự, tổ chức cán bộ, đào tạo, công tác quản lý hành chính quản trị. - Quản lý hệ thống xe ô tô của cơ quan, thiết bị văn phòng. - Quản lý khu nhà khách. 7.2. Phòng Tài chính-Kế toán: - Giúp giám đốc quản lý về tài chính, tiền tệ và thanh toán. 7.3. Phòng Hội chợ Triển lãm: Tổ chức tiếp thị mời khách vào tham gia Hội chợ Triển lãm do Trung tâm Hội chợ Triển lãm tổ chức. Đồng thời tổ chức các cuộc hội chợ triển lãm tại Giảng Võ và phối hợp với các đơn vị khác để tổ chức cho các cơ quan Việt nam tham gia hội chợ nước ngoài. 7.4. Phòng dịch vụ Hội chợ Triển lãm: - Làm các dịch vụ khách hàng tham gia hội chợ triển lãm (vận tải hàng hoá, làm thủ tục hải quan, đặt chỗ ở cho khách...) - Cho thuê các thiết bị: Vô tuyến, đầu Video, Điện thoại, Fax... 7.5. Phòng Thiết kế-Dàn dựng-Trang trí: - Chịu trách nhiệm dàn dựng các gian hàng triển lãm do Trung tâm tổ chức và làm các dịch vụ dàn dựng trang trí nội thất cho khách hàng. - Cho thuê thiết bị phục vụ hội chợ như: bục bệ, tủ kính, quạt... 7.6. Phòng dịch vụ Tổng hợp: - Cung cấp các dịch vụ tổng hợp: cho thuê phòng họp, hội thảo, hội nghị, đám cưới... - Cho thuê văn phòng, ki ốt, cửa hàng. - Tổ chức, ký kết các hợp đồng biểu diễn văn hoá, văn nghệ. 7.7. Phòng Quản lý cơ sở hạ tầng: - Chịu trách nhiệm quản lý cơ sở hạ tầng ở Trung tâm. 7.8. Phòng Quảng cáo-In ấn: Chịu trách nhiệm nhận quảng cáo, in ấn cho khách hàng trong và ngoài triển lãm, in ấn các văn bản, giấy tờ, catalogue của cơ quan, quản lý và khai thác mạng thông tin Internet Phương Nam và phát hành tạp chí "Tiếp thị và Quảng cáo". 7.9. Phòng Bảo vệ: Đảm bảo an ninh trật tự, bảo vệ an toàn tài sản của Trung tâm trước, trong và sau hội chợ triển lãm. Đảm bảo an toàn hang hoá cho khách tham dự hội chợ. 8. Các hoạt động của Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam Cũng như hầu hết các doanh nghiệp tồn tại trong thời kỳ bao cấp, việc tổ chức hội chợ - triển lãm trong điều kiện kinh tế thị trường là một thử thách rất lớn và Trung tâm Hội chợ Triển lãm đã gặp không ít khó khăn. Dưói sự quản lý của Bộ Văn hoá Thông tin, Trung tâm Hội chợ Triển lãm đã kịp thời đề ra những chủ trương hoạt động: - Tổ chức kinh doanh trong hoạt động hội chợ, triển lãm trong nước và quốc tế. - Cùng với các đơn vị tổ chức các hội thảo, hội nghị trong nước và quốc tế. - Tổ chức các hoạt động văn hoá nghệ thuật, thể thao vui chơi giải trí cho nhân dân trong khu vực hội chợ triển lãm Việt nam. - Tổ chức thực hiện các loại hình quảng cáo, quản lý và khai thác kinh doanh thông tin trên mạng Internet. - Duy trì và phát triển cơ sở hạ tầng, dần từng bước hiện đại hoá Trung tâm đạt tiêu chuẩn quốc tế. II. tình hình hoạt động tổ chức hội chợ triển lãm tại Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam. 1. Tác động của môi trường nền kinh tế. Tối đa hoá lợi nhuận là một trong những mục tiêu hàng đầu của các doanh nghiệp kinh doanh. Trong nền kinh tế thị trường, mọi doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển thì phải dựa vào tiềm lực và sự khôn ngoan của chính mình. Nhưng cái đích của mọi doanh nghiệp đều là những khách hàng, mọi bộ phận, mọi chức năng của doanh nghiệp hoạt động đều hướng tới đích ưu tiên này: Đó là thoả mãn khách hàng. Thoả mãn được khách hàng cũng có nghĩa là doanh nghiệp tiêu thụ được sản phẩm. Môi trường nền kinh tế bao gồm những nhân tố mà doanh nghiệp không làm chủ được nhưng phải biết phân tích, nghiên cứu, dự báo để hướng hoạt động kinh doanh của mình theo chiều hướng có lợi nhất. Mọi nhân tố trong môi trường nền kinh tế đều có những ảnh hưởng đến thị trường của doanh nghiệp tuỳ theo tính chất từng lĩnh vực hoạt động. 1.1. Môi trường văn hoá-xã hội. Tổ chức kinh doanh hoạt động trong môi trường xã hội nhất định. Xã hội là nguồn cung cấp các nguồn nhân lực mà doanh nghiệp cần và tiêu thụ những hàng hoá dịch vụ do nó sản xuất. Các yếu tố của môi trường xã hội gồm có dân số, thu nhập, lứa tuổi, giới tính, mức sống và các điều kiện giáo dục đào tạo. Nắm bắt được những đặc điểm ảnh hưởng của môi trường xã hội tới hoạt động của doanh nghiệp sẽ giúp xác định được những khách hàng tiềm năng, sức mua và cách thức quyết định của họ. Chẳng hạn như nắm vững mật độ dân cư, mức thu nhập bình quân, nhà doanh nghiệp có thể quyết định phát triển chi nhánh tại những khu dân cư, bán sản phẩm dịch vụ ngay tại nơi đặt chi nhánh. Trong những năm gần đây, thu nhập của người dân được nâng cao, sức mua tăng lên rõ rệt, làm gia tăng nhu cầu đối với các loại hàng hoá, dịch vụ do các doanh nghiệp cung cấp. Trình độ dân trí, hiểu biết của người dân tăng lên làm ảnh hưởng đến cách thức mua sắm của người tiêu dùng và làm chuyển dịch nhu cầu tiêu dùng đối với nhiều loại hàng hoá và dịch vụ. Nhu cầu tìm hiểu về các đặc tính sản phẩm, tận tay tận mắt đánh giá so sánh các sản phẩm để lựa chọn tiêu dùng cũng tăng lên theo trình độ hiểu biết. 1.2. Môi trường công nghệ. Ngày nay, có lẽ công nghệ là nguồn thay đổi năng động nhất trong kinh doanh. Sự thay đổi này mang lại những thách thức cũng như những đe doạ đối với nhà doanh nghiệp. Những sản phẩm mới thay thế những sản phẩm cũ diễn ra rất nhanh và thường xuyên. Tự động hoá và điện toán hoá đã làm thay đổi phương pháp làm việc của con người trong các văn phòng và xưởng máy. Trong thời gian qua khoa học và công nghệ của nước ta đã có những bước phát triển mới. Chúng ta đã tập trung nghiên cứu những vấn đề lý luận và thực tiễn trong sự nghiệp đổi mới và phát triển của nước ta, về khoa học tự nhiên và công nghệ đã chú trọng hơn việc nghiên cứu ứng dụng tập trung vào các lĩnh vực công nghệ ưu tiên như vật liệu mới, công nghệ sinh học, công nghệ thông tin...Việc ứng dụng các kết quả nghiên cứu và chuyển giao công nghệ tiến bộ vào sản xuất kinh doanh được đẩy mạnh hơn trước. 1.3. Môi trường kinh tế. Chiến lược phát triển kinh tế xã hội do Đại hội Đảng lần thứ VIII thông qua tiếp tục khẳng định tiến trình đổi mới, phát triển kinh tế, xây dựng CNXH ở nước ta: "tăng trưởng nhanh, hiệu quả cao và bền vững đi đôi với giải quyết những vấn đề bức xúc trong xã hội, bảo đảm an ninh, quốc phòng, cải thiện đời sống của nhân dân, nâng cao tích luỹ từ nội bộ nền kinh tế, tạo tiền đề vững chắc cho bước phát triển cao hơn vào đầu thế kỷ sau" (Văn kiện đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ VIII). Đến nay, chúng ta đã đạt được nhiều thành công về kinh tế và ngoại giao, nước ta giữ được mức tăng trưởng cao về kinh tế, là thành viên năng động trong khối ASEAN, tham gia ASEM và APEC, đặc biệt Việt Nam đang tích cực xúc tiến việc gia nhập chính thức vào WTO. Mặc khác Việt Nam còn nhận được những khoản tài trợ chính cho những dự án phát triển cơ sở hạ tầng từ các định chế tài chính quốc tế như WB, IMF, ADB...Mặc dù còn nhiều khó khăn trên con đường đi tới thịnh vượng nhưng giờ đây thế và lực của nền kinh tế nước ta rất vững chắc. 1.4. Môi trường chính trị. Sự ổn định chính trị tạo ra môi trường thuận lợi đối với hoạt động kinh doanh. Một chính phủ mạnh và sẵn sàng đáp ứng những đòi hỏi chính đáng của xã hội sẽ đem lại lòng tin và thu hút các nhà đầu tư trong và ngoài nước. Trong một xã hội ổn định về chính trị, các nhà kinh doanh được đảm bảo an toàn về đầu tư, quyền sở hữu và các tài sản khác của họ và họ sẵn sàng đầu tư những lớn hơn vào các dự án dài hạn. 1.5. Môi trường cạnh tranh Trong một vài năm gần đây, sự gia tăng về số lượng các doanh nghiệp tham gia kinh doanh trong lĩnh vực hội chợ triển lãm đã làm cho tính chất cạnh tranh trong nghành trở nên căng thẳng và phức tạp. Do cường độ cạnh tranh lớn đã làm cho thị phần lĩnh vực hội chợ triển lãm bị xé nhỏ. Để đối phó với tình hình này doanh nghiệp cần phải nắm bắt được những thông tin về đối thủ, phân tích được lợi thế cũng như điểm yếu của họ để từ đó đề ra những chến lược phù hợp. Đồng thời cũng cần có những kiến nghị đối với cơ quan có chức năng chấn chỉnh lại tình trạng hoạt động của các doanh nghiệp trong lĩnh vực này tạo ra hành lang pháp lý hoạt động. 2. Kết quả hoạt động tổ chức hội chợ triển lãm trong vài năm gần đây. 1.1. Hoạt động hội chợ triển lãm. Cùng với quá trình chuyển đổi nền kinh tế, tốc độ tăng trưởng kinh tế kéo theo sự gia tăng của hoạt động hội chợ triển lãm, trong đó hội chợ triển lãm thương mại chiếm tỷ trọng lớn trong hoạt động kinh doanh của Trung tâm. Các hoạt động này đã và đang phát triển và có xu hướng phản ánh ngày càng nhiều hơn tới lĩnh vực kinh tế kỹ thuật. Trong 10 năm qua Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam đã tổ chức và tham gia nhiều hội chợ triển lãm thương mại cần thiết cho sự phát triển kinh tế. Biểu 2: Kết quả tổ chức các cuộc hội chợ triển lãm Đơn vị tính: lần Năm Số lượng Triển lãm Hội chợ Tốc dộ phát triển(%) 1990 2 1 1 1991 3 1 2 150 1992 6 3 3 200 1993 8 4 4 133.33 1994 14 8 6 175 1995 12 8 4 85.71 1996 14 9 5 116.67 1997 14 9 5 100 1998 15 9 5 107.14 1999 15 9 6 100 Việc tăng lên không chỉ về số lượng các cuộc hội chợ triển lãm nói chung mà còn ở số lượng các cuộc hội chợ triển lãm có quốc tế tham gia và chuyên đề quốc tế tại Việt Nam là dấu hiệu đáng mừng cho những thành công trong công tác tổ chức của Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam. Về hội chợ trong nước và trong nước có sự tham gia của quốc tế. Trung tâm đã chú trọng phát triển và tổ chức được nhiều cuộc hội chợ triển lãm mang tính định kỳ hàng năm góp phần vào việc xúc tiến thương mại, thu hút được một lượng lớn khách tham quan và khách trưng bày, phát triển mạnh mẽ về quy mô của các cuộc hội chợ này thực sự trở thành môi trường cho nhu cầu giao lưu hợp tác thương mại trong nước và quốc tế. Cụ thể hàng năm Trung tâm vẫn thường tổ chức hội chợ hàng công nghiệp, một trong những cuộc hội chợ có quy mô lớn nhất được tổ chức thường xuyên ở Việt Nam trong những năm gần đây. Tại hội chợ này thu hút nhiều khách tham dự trong nước và quốc tế, cùng khách tham quan. Mỗi năm số đó lại tăng lên đánh dấu những thành công quan trọng và hiệu quả tổ chức năm sau cao hơn năm trước của Trung tâm. Khách tham gia vào hội chợ này đã thực sự tìm được cho mình một môi trường thuận lợi để giao lưu thương mại, theo đó gá trị hợp đồng được ký kết trong hội chợ có khi lên tới vài trăm triệu. Doanh thu mà Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam thu được từ cuộc hội chợ triển lãm hàng công nghiệp cũng rất lớn thông thường chiếm tới 1/4 doanh thu cả năm. Ta có thể thấy được sự tăng trưởng trong công tác tổ chức hội chợ hàng công nghiệp qua biểu sau: Biểu 3: Số lượng khách tham gia và khách tham quan trong Hội chợ hàng công nghiệp. Stt Tên hội chợ Số đv trong nước tham gia Số đv nước ngoài tham gia Khách tham quan (người) 1 Hàng công nghiệp 95 230 70 50000 2 Hàng công nghiệp 96 250 50 55000 3 Hàng công nghiệp 97 363 80 150000 4 Hàng công nghiệp 98 402 90 180000 5 Hàng công nghiệp 99 459 60 200000 Hội chợ Xuân cũng được Trung tâm tổ chức thường xuyên vào dịp tết truyền thống của dân tộc với mục đích tạo ra những hoạt động mang tính tổng hợp về kinh tế và xã hội. Tại cuộc hội chợ này thường xuyên quy tụ rất đông các nhà sản xuất kinh doanh trong nước đem hàng tới trưng bày, giới thiệu và bán hàng tiêu dùng phục vụ công chúng đón tết cổ truyền. Đối với khách tham quan, đây không những là một tụ điểm thăm thú, vui chơi, giải trí mà còn là nơi mua sắm nhiều vật dụng, thực phẩm cần thiết dùng cho tết. Hang năm, hội chợ Xuân đã trở thành một nhu cầu thiết yếu cho công chúng, điều đó cho thấy hiệu quả của công tác tổ chức hội chợ triển lãm của Trung tâm rất cao, tạo được lòng tin với khách tham gia và công chúng tham quan hội chợ triển lãm. Hội chợ Xuân ngày nay không những thu hút và phục vụ cho đông đảo công chúng thủ đô mà còn thu hút những đối tượng ở nơi khác khi có dịp đều muốn ghé thăm, điều đó phần nào thể hiện từ sự tăng trưởng vượt bậc về số lượng khách thăm quan như trong biểu sau: Biểu 4: Số lượng khách tham gi._. đang có đầu tư vào Việt Nam và một số nước có quan hệ xuất nhập khẩu như: Các nước trong Liên minh Châu Âu, các nước trong khối ASEAN, Mỹ, Nhật bản, Trung quốc, Hàn quốc, Đài loan, Australia v.v...Hiện tại, Trung tâm đã có một số khách hàng quen thuộc trong số này, nhưng còn quá ít so với tiềm năng có thể đạt tới. Trong thời gian tới các khu vực này vẫn là thị trường mục tiêu, cần thắt chặt hơn nữa mối quan hệ vốn có đồng thời phát triển và mở rộng các mối quan hệ mới với các tổ chức hoạt động xúc tiến. Ngoài ra, Trung tâm còn có thể mở rộng thị trường sang khu vực Bắc Mỹ như Brazil, Canada, Argentina, Châu phi và vùng Nam á. Phần thứ ba Kiến nghị một số giải pháp đẩy mạnh hoạt động của Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam. I. Phương hướng và quan điểm phat triển của Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam trong thời gian tới Trong điều kiện nền kinh tế thị trường ở Việt Nam, hoạt động hội chợ triển lãm ngày càng chứng tỏ vai trò không thể thiếu được của mình đối với một doanh nghiệp và nền kinh tế nói chung, hoạt động này ngày càng phát triển và trong tương lai gần cùng với quá trình CNH-HĐH, phải trở thành một nghành công nghiệp dịch vụ có công nghệ và trình độ chuyên môn hoá cao như các nước tiên tiến trên thế giới. Trước mắt và trong những năm tiếp theo Trung tâm phấn đấu xây dựng và phát triển thành một Trung tâm quốc gia và quốc tế ngang tầm với các Trung tâm Hội chợ Triển lãm khu vực châu á và thế giới. Hoạt động của Trung tâm có tính chất tổng hợp về kinh tế, khoa học kỹ thuật, giao lưu thương mại và văn hoá xã hội nhằm thông tin kinh tế và thương mại đối nội và đối ngoại, giới thiệu đầu tư và đáp ứng các nhu cầu về văn hoá xã hội cho nhân dân thủ đô và cả nước. Trung tâm là đơn vị tổ chức và thực hiện các cuộc hội chợ triển lãm có chất lượng cao, hiệu quả lớn với nội dung kinh tế, kỹ thuật và thương mại, quốc gia và quốc tế, tổng hợp, chuyên nghành và đa nghành ở Việt Nam và của Việt Nam ra nước ngoài. Đi liền với các cuộc hội chợ triển lãm là các cuộc hội thảo, hội nghị trao đổi về kinh tế, kỹ thuật thương mại và đầu tư nhằm khuyến khích phát triển kinh tế, khoa học kỹ thuật và thu hút đầu tư. Trung tâm là đầu mối quốc gia và quốc tế, về thông tin kinh tế, khoa học kỹ thuật, văn hoá xã hội và quảng cáo trong nước và quốc tế, đồng thời là Trung tâm các hội nghị quốc gia và quốc tế tại Hà Nội. Ngoài ra Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam còn phải trở thành một Trung tâm hoạt động văn hoá nghệ thuật, tuyên truyền các vấn đề về chính trị xã hội, an ninh quốc phòng của Đảng và Nhà nước, là nơi hội tụ liên kết các hoạt động kinh tế-văn hoá-xã hội của các tổ chức phi chính phủ ở cấp trung ương. Trung tâm cần phấn đấu để xứng đáng là Trung tâm thương mại quốc tế, đầu mối giao dịch và phát triển thương mại thu hút đầu tư và các hoạt động dịch vụ khác đi liền với chức năng này. Trong thời gian tới, Trung tâm phải tổ chức và thực hiện tốt các hội chợ định kỳ hàng năm, khai thác thị trường để tổ chức và thực hiện xen kẽ các hội chợ chuyên nghành, chuyên đề quốc gia và quốc tế khác. Trung tâm cần mở rộng quan hệ hợp tác kinh tế trong nước nhằm nâng cao hiệu quả của việc khai thác hạ tầng cơ sở vật chất kỹ thuật của khu hội chợ triển lãm, nâng cấp các cơ sở này nhanh chóng tạo động lực của Trung tâm để có thể xâm nhập mạnh hơn vào thị trường quốc tế, tạo điều kiện để thực hiện hợp tác và cạnh tranh trên thương trường quốc tế của hoạt động hội chợ triển lãm Việt Nam và của Trung tâm nói riêng, tăng cường quy mô và khả năng thực hiện các hội chợ triển lãm quốc tế nhằm tạo điều kiện tốt hơn đáp ứng yêu cầu của các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh Việt Nam muốn xúc tiến với thị trường quốc tế, thúc đẩy sản xuất và xúc tiến thương mại của họ và của quốc gia, khai thác có hiệu quả hơn các nhà trưng bày, tạo thế ổn định và phát triển của Trung tâm bảo đảm hiệu quả hoạt động hội chợ triển lãm trong nước và cạnh tranh quốc tế. Trung tâm còn phải mở rộng quan hệ kinh tế đối ngoại, xúc tiến quá trình liên doanh với các tổ chức nước ngoài có vốn đầu tư vào Trung tâm nhằm: Khẩn trương hoàn thành đề án và trình Chính Phủ phê duyệt hợp tác kinh doanh đầu tư nước ngoài để xây dựng lại Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam thành một Trung tâm quốc gia, quốc tế về hội chợ triển lãm, về thương mại, về thông tin tổng hợp, hhội thảo và hội nghị với những công trình như các nhà trưng bày triển lãm hiện đại, khu cho thuê các văn phòng đại diện trong nước và nước ngoài, Trung tâm thương mại và dịch vụ về hội thảo hội nghị quốc gia, quốc tế, thông tin và quảng cáo, văn hoá nghệ thuật và giải trí cùng khu làm việc của Trung tâm. Tổ chức và phối hợp tổ chức với các tổ chức khác để tổ chức thêm nhiều hội chợ triển lãm ở nước ngoài. Trung tâm cần nhanh chóng xúc tiến xây dựng Hiệp hội hội chợ-triển lãm Việt Nam và trong đó Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam là một cấu thành quan trọng có ý nghĩa quốc gia và quốc tế của hiệp hội. II. kiến nghị một số giải pháp nhằm đẩy mạnh hoạt động của Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam 1. Xúc tiến việc nghiên cứu thị trường và quảng cáo 1.1. Hoàn thiện công tác nghiên cứu thị trường của Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam. Nghiên cứu thị trường là một khâu quan trọng trong quá trình kinh doanh của bất kỳ một doanh nghiệp kinh doanh nào, nó cung cấp những thông tin đầy đủ chuẩn xác giúp nhà quản trị đưa ra những quyết định đúng đắn. Đối với Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam,việc nghiên cứu thị trường là để phục vụ cho việc xây dựng kế hoạch tổ chức các cuộc hội chợ triển lãm quốc gia và quốc tế đạt hiệu quả cao và phát triển mạnh mẽ vững vàng. * Nghiên cứu sơ bộ: Đây là bước đầu tiên của quá trình nghiên cứu thị trường, có đánh giá những vấn đề ban đầu của nhu cầu thị trường. + Đối với thị trường trong nước: Nghiên cứu nhu cầu, số lượng cơ cấu các loại hình doanh nghiệp có nhu cầu quảng cáo trưng bày sản phẩm, giới thiệu công nghệ, hợp tác đầu tư...Xem xét khả năng xu thế và giá cả dịch vụ hội chợ triển lãm trong nước. Hiện nay tại Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh nhu cầu về hội chợ triển lãm có phần giảm, Trung tâm nên hướng hoạt động tổ chức của mình về các địa phương, tỉnh, thành phố nơi có tiềm năng phát triển kinh tế như: Lạng Sơn nơi diễn ra các hoạt động kinh tế rất sôi nổi giữa Trung Quốc và Việt Nam; Thành phố Nam Định, Quảng Ninh, Vinh, Hải phòng, Hải Dương, tốc độ phát triển kinh tế khá ổn định, nhu cầu giao lưu hợp tác sẽ cao. Khi tổ chức hội chợ triển lãm tại các địa phương này sẽ thu hút được các doanh nghiệp vừa và nhỏ không có điều kiện tham gia hội chợ triển lãm tại các thành phố lớn. + Đối với thị trường nước ngoài: Trung tâm cần tập trung nghiên cứu vào các thị trường xuất nhập khẩu quan trọng đối với Việt Nam hiện nay như Nhật Bản, Singapore, Hàn Quốc, Đài Loan, Hồng Kông, Trung Quốc, Nga, Pháp, Thái Lan, Đức. Thông qua các nguồn tin từ các tổ chức quốc tế như: Trung tâm thương mại quốc tế (ITC), Thời báo tài chính, Bản tin Reuter về các loại mặt hàng...từ đó thống kê, phân tích đánh giá giúp cho Trung tâm có cái nhìn bao quát về dung lượng thị trường, khách hàng... * Nghiên cứu thăm dò thị trường: Sau khi có những nguồn dữ kiện, đánh giá ban đầu về thị trường, Trung tâm cần tiến hành nghiên cứu thăm dò thị trường. Như việc lấy những ý tưởng khả thi, tên gọi hội chợ, nội dung, mục đích tổ chức...Trung tâm có thể phát phiếu thăm dò các doanh nghiệp, lấy ý kiến khách hàng về những vấn đề nêu trên, từ đó đưa ra được những nhận định ban đầu về nhu cầu thị trường. * Nghiên cứu phân định: Mục tiêu của nghiên cứu là nhằm phân định một cách đầy đủ, rõ ràng về mọi khía cạnh như: Thời gian và địa điểm tổ chức như thế nào cho hợp lý, Thu thập các thông tin về thị trường hàng hoá và các thông tin khác có liên quan như: tốc độ phát triển kinh tế, sở thích thị hiếu tiêu dùng, lối sống, văn hoá...để xử lý và đây là nguồn cung cấp thông tin cho khách hàng sau này khi mời họ tham gia. Công tác này đòi hỏi Trung tâm phải nghiên cứu kỹ lưỡng, có thể thành lập cho mình một bộ phận thông tin có tính chất thường xuyên và chủ động, đồng thời dựa trên các mối quan hệ với các cục, vụ, viện nghiên cứu kinh tế kỹ thuật để đảm bảo cho việc thu thập và xử lý thông tin một cách chính xác. * Nghiên cứu mô tả: Nội dung của nghiên cứu mô tả có quan hệ mật thiết đến các nghiên cứu trước vì cần phải lượng hoá các công việc cụ thể về cuộc hội chợ triển lãm sẽ được tổ chức như quy mô tổ chức, số lượng các doanh nghiệp và lên danh sách các doanh nghiệp có khả năng tham dự để tiến hành mời khách cho phù hợp voứi tên gọi, nội dung và mục đích của cuộc hội chợ triển lãm dự định sẽ tổ chức. * Nghiên cứu phân đoạn thị trường: Mục tiêu của quá trình này là xác định và định vị được nhóm khách hàng trên thị trường dựa trên các tiêu thức phân đoạn thị trường. Có thể dựa trên nhiều tiêu thức khác nhau như: Theo tiêu thức địa lý phân đoạn thị trường trong nước và nước ngoài; Theo tiêu thức thứ hạng ưu tiên phân chia ra thị trường trọng điểm và không trọng điểm...Để từ đó có những chính sách thị trường hợp lý. Ví dụ như việc phân đoạn thị trường theo tiêu thức thứ hạng ưu tiên, Trung tâm cần có chính sách đặc biệt trong việc đối xử với thị trường trọng điểm. Đây là khu vực thị trường mà tại đó Trung tâm có thể phát huy tối đa thế mạnh và khả năng của mình. Do vậy lợi nhuận đem lại từ phần thị trường này là khoản không thể bị suy giảm. Đối với thị trường trọng điểm Trung tâm cần phải giữ và xâm nhập sâu hơn, có chính sách ưu tiên về giá cả lẫn thời gian và chất lượng phục vụ. Trong thị trường trọng điểm chia ra thành các loại khách hàng sau: + Khách hàng truyền thống: Có mối quan hệ kinh doanh sâu sắc, họ thường xuyên tham gia những hội chợ triển lãm do Trung tâm tổ chức, họ là đội ngũ nòng cốt tạo nên sự thành công của cuộc hội chợ triển lãm và cũng góp phần lôi kéo bạn hàng cùng tham gia. Cần có những chính sách ưu đãi làm họ vừa lòng như giảm giá cho thuê gian hàng, ưu tiên sắp xếp gian hàng ở vị trí thuận lợi... + Khách hàng không truyền thống: Là những khách hàng đã tham gia một số cuộc hội chợ triển lãm do Trung tâm tổ chức nhưng không thường xuyên. Họ dễ bị lôi kéo bởi đối thủ cạnh tranh vì vậy cần có những biện pháp gây uy tín ngày càng lớn đoói với họ từ những khâu làm thủ tục đăng ký đưa đón khách, tư vấn vận chuyển hàng hoá...chính sự nhiệt tình này có thể lôi kéo họ tham dự trong những lần hội chợ tiếp theo. Đối với thị trường không trọng điểm, là nơi Trung tâm khó phát huy được thế mạnh của mình ngay lúc này (Thị trường các tỉnh miền Nam, thị trường một số nước Châu Âu, Châu mỹ...). Khu vực thị trường không trọng điểm này cần được quan tâm đúng mức theo khả năng của Trung tâm. 1.2. Hoàn thiện và nâng cao hiệu quả hoạt động quảng cáo. Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam cần tích cực tiến hành quảng bá cho vị thế của mình nhằm giới thiệu về tổ chức kinh doanh của Trung tâm, đề cao uy tín, chất lượng tổ chức các cuộc hội chợ triển lãm nhằm thu hút ngày càng nhiều khách trong nước và nước ngoài tham gia. Trung tâm nên kết hợp một cách khoa học hợp lý giữa quảng cáo cứng và quảng cáo "mềm" tạo ra những biện pháp hữu hiệu. - Các biện pháp đối với thị trường trong nước: + Tăng cường quảng cáo về Trung tâm trên các phương tiện thông tin đại chúng, xuất bản các ấn phẩm, Catalogue về Trung tâm và các hoạt động của mình. + Nâng cao chất lượng tổ chức hội chợ triển lãm. + Tổ chức tốt và khai thác có hiệu quả hơn các văn phòng đại diện và hệ thống cộng tác viên bằng chế độ cụ thể. + Củng cố và phát triển mối quan hệ với khách hàng truyền thống. - Đối với thị trường quốc tế: + Duy trì và phát huy mối quan hệ đối với khách quen. + Mở rộng các mối quan hệ với Tham tán, Đại sứ quán của ta ở nước ngoài, từ đó Trung tâm sẽ có được những đầu mối truyền tải thông tin về Trung tâm, khuyếch trương được mình tại thị trường quốc tế, từ đó có thể tìm được các đối tác cùng phối hợp tổ chức các cuộc hội chợ triển lãm của nước ngoài tại Việt Nam và ta có thể phối hợp với bạn để tổ chức các cuộc triển lãm của Việt Nam tại nước ngoài. + Quan hệ và tăng cường sự hợp tác với Hiệp hội hội chợ triển lãm quốc tế và các nhà tổ chức lớn trên toàn thế giới. + Nâng cao chất lượng tổ chức, hiện đại hoá cơ sở hạ tầng tiến tới tiêu chuẩn hoá quốc tế về các điều kiện tổ chức của Trung tâm. Ngoài ra, Trung tâm cần chú trọng hơn trong việc thông tin quảng cáo về hội chợ triển lãm cho khách tham quan, vì sự thành công của các cuộc hội chợ triển lãm phụ thuộc vào lượng lớn khách tham quan. Nếu lượng khách tham quan đông thì đó là thành công lớn của hội chợ. Ngược lại, cho dù hội chợ được tổ chức đẹp, hấp dẫn đến đâu mà lượng khách tham quan ít thì đó cũng là thất bại thảm hại không những đối với đơn vị tổ chức mà đặc biệt là đối với các doanh nghiệp tham dự. Chính vì vậy, để hội chợ triển lãm có thể gặt hái được nhiều thành công thì Trung tâm cần tổ chức một bộ phận riêng chịu trách nhiệm về thông tin quảng cáo cho hội chợ triển lãm. Trước khi khai mạc, Trung tâm cần bố trí các băng dezon, bảng biển, nêu rõ chủ đề hội chợ, địa điểm, thời gian ở các trục đường chính, đông người qua lại trước thời gian khai mạc 10 ngày như ở đường Bà Triệu, đường Giảng Võ, bờ Hồ, cầu chu Gia lâm...; đăng tin trên các báo Hà nội mới, thương mại, kinh tế...trước thời gian triển lãm khoảng 10-15 ngày; quảng cáo trên đài truyền hình Việt Nam khoảng 5-10 giây, trước khi khai mạc khoảng 7-10 ngày. Làm tốt công tác này là Trung tâm đã góp phần không nhỏ trong việc nâng cao chất lượng của hội chợ triển lãm, thu hút thêm các doanh nghiệp tham gia, quảng bá không nhỏ cho uy tín tổ chức của mình. 2. Hoàn thiện quy trình tổ chức hội chợ triển lãm và phát triển các loại hình hội chợ triển lãm 2.1. Hoàn thiện về quy trình tổ chức hội chợ triển lãm. Một trong những mục tiêu quan trọng bậc nhất của Trung tâm là nâng cao chất lượng tổ chức các cuộc hội chợ triển lãm, trong đó việc hoàn thiện quy trình tổ chức tiến tới trình độ chuyên môn hoá các khâu trong quy trình, cụ thể là: - Hoàn thiện các khâu chuẩn bị: + Để có một đề án tốt đảm bảo hội chợ triển lãm thành công tốt đẹp, trước hết phải có lượng thông tin đầy đủ, thực tế và chính xác về thị trường do đó cần phải hoàn thiện khâu thu thập thông tin bằng cách sủ dụng các biện pháp khai thác và các phương tiện thông tin liên lạc hiện đại hiệu quả, đặc biệt là việc sử dụng công nghệ thông tin và khai thác lợi thế của mạng Internet. + Khi in phát thư mời cho khách Trung tâm cần lưu ý, cung cấp các thông tin về các loại hàng hoá cấm trưng bày, cấm bán tại hội chợ, các loại hàng hoá cấm quảng cáo và các vấn đề thuế quan (được quy định cụ thể ở điều 192, 200 Luật Thương mại Việt Nam). + Cần chú ý trong công tác mời khách tham gia bởi đây là giai đoạn then chốt trong quá trình tổ chức. Trung tâm phải lựa chọn các doanh nghiệp có lĩnh vực kinh doanh phù hợp với chủ đề hội chợ. Cần phải có kế hoạch mời khách sớm cho mỗi hội chợ triển lãm và thường xuyên kiểm tra kết quả vận động, xử lý kịp thời các yêu cầu của khách. + Khi tham dự hội chợ triển lãm không chỉ đơn thuần là đặt một gian hàng là những người quan tâm sẽ đến thăm gian hàng. Trong mỗi cuộc hội chợ triển lãm có hàng trăm gian hàng trưng bày nhiều loại hàng hoá khác nhau, mặt khác khách vào hội chợ thường bị chi phối bởi cách bày biện bố trí gian hàng, bày biện bố trí độc đáo thì số lượng khách tham quan tìm hiểu càng nhiều. Vì thế, Trung tâm nên lập ra một tiểu ban chuyên chịu trách nhiệm hỗ trợ cố vấn cho vấn đề trang trí gian hàng của các đơn vị tham dự - Hoàn thiện các khâu trong hội chợ bao gồm: + Trong các cuộc hội chợ triển lãm thường diễn ra các hoạt động khen thưởng các doanh nghiệp hay mặt hàng tham gia. Đây là một loại hình khuyến khích người tham dự. Khi xét thưởng các sản phẩm cần phải có sự tham gia đánh giá của các chuyên gia đánh giá trong lĩnh vực đó. Việc này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng hội chợ triển lãm, làm tăng số lượng doanh nghiệp tham gia, bởi lẽ khi họ tham gia cùng với sự cố gắng dành huy chương cũng chính là họ tiến hành việc khẳng định vị trí của sản phẩm cũng như uy tín của doanh nghiệp trên thị trường. + Tổ chức các dịch vụ: Cần tăng cường hoàn thiện các dịch vụ như giải quyết tốt chỗ ăn ở, phiên dịch, thuê thêm trang thiết bị...cho khách hàng tham gia. + Tổ chức các hoạt động thương mại, quảng cáo, tiếp thị, biểu diễn văn hoá nghệ thuật, hội nghị, hội thảo. + Tuỳ theo tính chất cuộc hội chợ triển lãm được tổ chức, Trung tâm có thể giới hạn hay không việc tham quan của công chúng. Điều này giúp các doanh nghiệp trưng bày hàng hoá phân loại các đối tượng tham quan để có biện pháp đón tiếp tốt hơn. + Trung tâm cần bố trí một bộ phận trực tiếp giải quyết các yêu cầu thắc mắc của các nhà trưng bày trong thời gian diễn ra hội chợ triển lãm. Tăng cường hơn nữa việc giữ gìn vệ sinh, an ninh trong khu vực triển lãm. + Để phục vụ tốt hơn khách tham quan, cần có sơ đồ chi tiết về các gian hàng trong hội chợ để phát cho khách tham quan. Các hoạt động của các doanh nghiệp cần được phản ánh qua các bản tin hàng ngày phát cho khách tham quan. Các bản tin này sẽ cung cấp cho khách những thông tin về các hoạt động mà các doanh nghiệp sẽ tiến hành trong thời gian hội chợ triển lãm. - Hoàn thiện các khâu sau hội chợ: + Trung tâm cần xúc tiến giải quyết các thủ tục hải quan, thuế quan...để đưa hàng ra khỏi khu vực triển lãm. Tổ chức buổi chiêu đãi chính thức các doanh nghiệp tham gia, thăm dò phản ứng, nhận xét của các doanh nghiệp về công tác tổ chức của Trung tâm, các thuận lợi và khó khăn của các doanh nghiệp trong tiến trình tham gia, các kiến nghị của các doanh nghiệp...Tập hợp các thông tin này để xây dựng báo cáo kết quả hội chợ triển lãm. + Ngay trước khi kết thúc hội chợ triển lãm Trung tâm cần gửi Catalogue hay các ấn phẩm để mời các doanh nghiệp tham gia các hội chợ triển lãm mà Trung tâm sẽ tổ chức sau này. 2.2. Phát triển các loại hình hội chợ triển lãm. Cùng với việc hoàn thiện các khâu tổ chức, Trung tâm cần tăng cường mở rộng thị trường bằng cách phát triển các loại hình hội chợ triển lãm khác. Trong điều kiện kinh tế thị trường với nhiều loại hình doanh nghiệp, từ kinh tế quốc doanh, liên doanh, công ty TNHH, hợp tác xã, kinh tế tư nhân, công ty cổ phần với nhiều hình thức hợp tác trong nhiều lĩnh vực kinh tế khác nhau, tạo điều kiện cho Trung tâm có thể mở rộng thị trường đó là: + Đối với trong nước: Tổ chức các cuộc hội chợ triển lãm tại các địa phương, các hội chợ triển lãm về các lĩnh vực kinh tế mới hình thành hoặc bắt đầu phát triển ở Việt Nam như các ngành nghề nông nghiệp, thuỷ sản; các mặt hàng chú trọng vào xuất khẩu như may mặc, thêu ren, thủ công mỹ nghệ... + Đối với quốc tế: Kết hợp với hoạt động tư vấn cho các nhà đầu tư vào Việt Nam, hợp tác chặt chẽ với các nhà tổ chức có uy tín trong khu vực và thế giới để tổ chức các hội chợ triển lãm tại Việt Nam và ở nước ngoài như: triển lãm hàng Việt Nam tại Misk (CH Bêlaus); Hội chợ triển lãm hàng Việt Nam chất lượng và hội nhập tại Đức, Australia... 3. Tăng cường, nâng cao hiệu quả sử dụng và từng bước hiện đại hoá cơ sở vật chất kỹ thuật của Trung tâm. Cơ sở vật chất kỹ thuật là điều kiện quan trọng để đảm bảo cho hoạt động kinh doanh được phát triển thuận lợi. Đối với Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam, cơ sở vật chất kỹ thuật bao gồm: nhà xưởng, phương tiện thiết bị chuyên dùng cho các hoạt động nghiệp vụ tổ chức và phục vụ hội chợ triển lãm. Hiện nay, Trung tâm đã có một cơ sở vật chất kỹ thuật phương tiện tương đối khá: Có diện tích trưng bày triển lãm rộng, hệ thống giàn dựng được trang bị tốt, ban đầu có thể thực hiện được việc tổ chức những cuộc hội chợ triển lãm lớn của quốc gia và quốc tế. Tuy nhiên nhịp độ phát triển kinh tế của đất nước ngày càng mạnh mẽ nên việc xây dựng một Trung tâm Hội chợ Triển lãm có tầm cỡ quốc tế là một điều cần thiết, cần có một chiến lược quy hoạch Trung tâm để xây dựng một Trung tâm Hội chợ Triển lãm mới trên mặt bằng diện tích hiện có. Công việc trước mắt của Trung tâm hiện nay là mở rộng hơn các khu trưng bày, có những trang bị hiện đại mới đáp ứng yêu cầu của tình hình phát triển, tổ chức các cuộc hội chợ triển lãm lớn hơn có tầm cỡ quốc tế: - Nâng cao trình độ công nghệ và thiết bị kỹ thuật trong công tác vệ sinh môi trường theo hướng văn minh, hiện đại hoá. Trong các cuộc hội chợ triển lãm có kế hoạch và biện pháp đặc biệt làm vệ sinh thường xuyên trong các nhà trưng bày, khu dịch vụ bán hàng trên toàn bộ địa bàn Trung tâm, đảm bảo điều kiện người đông vẫn giữ sạch sẽ, văn minh lịch sự. Kiến trúc phong cảnh mỹ thuật hài hoà trên toàn bộ địa bàn, tổ chức trồng cây cảnh, trồng hoa, cắt tỉa, tạo bộ mặt đẹp lịch sự trong hội chợ. - Tiếp tục trang bị, đổi mới và hiện đại hoá các thiết bị, phương tiện, dụng cụ: Những thiết bị thông tin văn phòng, hệ thống máy điều hoà nhiệt độ trong các gian trưng bày, phương tiện bốc dỡ vận chuyển hàng hoá. - Thu hồi các khu vực cho thuê bán hàng dài hạn xung quanh Trung tâm để quy hoạch thành khu để xe kho hàng. Trong tương lai, Trung tâm cần có kế hoạch gọi vốn đầu tư trong và ngoài nước vào việc xây dựng lại Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam trên toàn diện tích khu vực như: - Xây dựng đần các khu trưng bày sao cho tổng thể là một khu liên hoàn các nhà trưng bày nối tiếp nhau, chia theo khu vực, nghành hàng... - Xây dựng được một khu khách sạn nhà hàng với khoảng 100 phòng với trang thiết bị hiện đại, tầng hầm để xe, thuận tiện cho các doanh nghiệp trong và ngoài nước đến tham dự. - Xây dựng khu hoạt động dịch vụ vui chơi giải trí, hội thảo, hội nghị, hoạt động văn hoá nghệ thuật, văn phòng làm việc... Tạo điều kiện để Trung tâm trở thành một doanh nghiệp của Nhà nước hoạt động trong lĩnh vực hội chợ triển lãm có tầm cỡ quốc tế. 4. Công tác đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao chất lượng người lao động. Trong những năm qua, từ chỗ chưa có kinh nghiệm chuyên môn tổ chức các cuộc hội chợ triển lãm trong nền kinh tế thị trường, đặc biệt là tổ chức các cuộc triển lãm lớn có khách quốc tế tham gia và các cuộc hội chợ chuyên đề quốc tế, Trung tâm đã có một đội ngũ cán bộ công nhân viên có chuyên môn tương đối hoàn chỉnh, có kinh nghiệm nghiệp vụ tổ chức nhưng chất lượng chưa đồng đều, chưa đủ để đáp ứng yêu cầu phát triển của Trung tâm trong tương lai. Vì vậy việc bồi dưỡng, nâng cao chất lượng của người lao động là vấn đề Trung tâm cần quan tâm trong thời gian tới. Nói đến chất lượng của người lao động ta thấy cần phải quan tâm đến tinh thần, ý trí quyết tâm, kiến thức năng lực nghiệp vụ và sức khoẻ của cán bộ công nhân viên. Do đó Trung tâm cần chú ý làm tốt hai việc: Tạo động lực trong lao động, bồi dưỡng kiến thức năng lực nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ công nhân viên trong Trung tâm. - Về tạo động lực trong lao động: Để tạo động lực mạnh mẽ trong lao động, Trung tâm cần dùng nhiều phương pháp khác nhau trong đó đặc biệt là phương pháp kích thích lợi ích vật chất và lợi ích tinh thần của người lao động: + Nâng cao thu nhập mỗi thành viên trong Trung tâm, thiết lập các chức danh cho từng cán bộ, giảm biên chế những người không đủ trình độ và năng lực công tác trong tình hình mới. + Có biện pháp phân chi thu nhập rõ ràng, phù hợp trên nguyên tắc làm nhiều hưởng nhiều, có chính sách thưởng xứng đáng cho những người có sáng kiến, làm việc có hiệu quả cao, mang lại nhiều lợi nhuận cho Trung tâm và phạt những cá nhân làm việc thiếu trách nhiệm không hoàn thành nhiệm vụ được giao. + Trung tâm cố gắng thực hiện nhiều hơn nữa những phúc lợi xã hội đối với người lao động như: Dịch vụ giải trí, tham quan, nghỉ mát, hỗ trợ về nhà ở, đi lại, chăm sóc y tế, hỗ trợ ốm đau tai nạn... + Tạo môi trường tâm sinh lý thuận lợi cho quá trình loa động để làm giảm mức độ căng thẳng, mệt mỏi tạo bầu không khí đoàn kết tương trợ lẫn nhau trong công việc. - Về đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ: Trung tâm cần có sự đầu tư và kế hoạch đào tạo bồi dưỡng và phát triển nhân sự về kiến thức, năng lực chuyên môn, đáp ứng nhu cầu trước mắt và lâu dài: + Đối với cán bộ lãnh đạo, ngoài tính năng động, nhạy bén trong kinh doanh cần phải có trình độ quản lý vững chắc, biết phân tích và phán đoán tình hình dựa trên lượng thông tin thu thập được trên thị trường để dưa ra những biện pháp và chính sách thích hợp trong việc lãnh đạo và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, có kiến thức về kinh doanh thương mại quốc tế và trình độ ngoại ngữ. + Đối với cán bộ cấp phòng, là những người trực tiếp quản lý điều hành hoạt động của các bộ phận chức năng, xây dựng các phương án kinh doanh, đề xuất các giải pháp lên ban giám đốc phải là những người có trình độ quản lý, kiến thức trong lĩnh vực đảm trách, nhạy bén năng động và nhiệt tình. Vì vậy phải trẻ hoá đội ngũ, tuyển dụng những người đã có đào tạo cơ bản, gửi đi học tập và đào tạo ở nước ngoài, nâng cao trình độ ngoại ngữ... + Đối với công nhân viên, những người trực tiếp thự thi các nhiệm vụ cụ thể trong hoạt động kinh doanh của Trung tâm phải là đội ngũ trẻ, có ngoại ngữ và nghiệp vụ hội chợ triển lãm, đào tạo và nâng cao trình độ hiểu biết về kinh doanh thương mại, thương mại quốc tế. - Về phương pháp đào tạo: Trung tâm có thể sử dụng nhiều biện pháp đào tạo, bồi dưỡng khác nhau: + Phát động phong trào tự bồi dưỡng kiến thức bản thân trong cán bộ, công nhân viên của Trung tâm. + Mở các lớp ngắn hạn tại Trung tâm về quy trình công nghệ, các kinh nghiệm đã được tổng kết. + Đào tạo, bổ túc nghiệp vụ chuyên môn trong từng tổ, nhóm, bộ phận công tác. + Cử cán bộ nhân viên đi học các lớp tại chức, chính quy ở các trường đại học. + Tuyển chọn những cán bộ trẻ có năng lực gửi đi đào tạo chuyên môn tổ chức tại nước ngoài. + Cử các đoàn đi học hỏi kinh nghiệm, tham quan ngắn hạn các Tổ chức Hội chợ triển lãm lớn trên thế giới. III. Kiến nghị đối với các cơ quan chủ quản lĩnh vực hội chợ triển lãm Hiện nay do có quá nhiều cơ quan có chức năng tổ chức hội chợ triển lãm có tính chất tự phát, độc lập với nhau không theo một kế hoạch thống nhất chung nên trong một số trường hợp nảy sinh sụ chồng chéo, cạnh tranh, giành giật khách hàng tham gia hội chợ triển lãm. Nói một cách khác là có quá nhiều cơ quan tổ chức và quản lý nhưng lại không có được một đầu mối tổ chức, giúp đỡ tổ chức hoặc lập nên một kế hoặch thống nhất cho các nhà tổ chức hội chợ triển lãm nhằm đem lại hiệu quả trong công tác tổ chức hội chợ triển lãm nói chung. Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam nằm dưới sự quản lý của Bộ văn hoá thông tin nhưng trong các cuộc hội chợ triển lãm thương mại thì vẫn phải chịu thêm sự quản lý của Bộ thương mại đôi khi gây ra những điểm không thống nhất gây ra khó khăn cho các nhà tổ chức hội chợ triển lãm. Điều này đòi hỏi các cơ quan chủ quản phải có sự quy định thống nhất trong quản lý phù hơp với từng lĩnh vực hoạt động của Trung tâm. Mặt khác mọi sự quản lý của các cơ quan chủ quản chỉ nên mang tính quản lý nhà nước và là đơn vị bảo trợ cho các cuộc hội chợ triển lãm, để cho các cơ quan chuyên môn chủ động trong công tác tổ chức nhằm đạt hiệu quả kinh tế cao trong cơ chế thị trường. Hiện nay hoạt động hội chợ triển lãm thương mại của Việt Nam đã vươn rộng ra các thị trường nước ngoài chính vì vậy mà nhiều công ty, tổ chức kinh tế của nước ngoài muốn tham gia hội chợ triển lãm ở Việt Nam và các doanh nghiệp Việt Nam muốn tham gia hội chợ triển lãm ở nước ngoài nhưng vấn đề còn tồn tại gây khó khăn cho nhà tổ chức là chính sách xuất nhập khẩu đối với hàng đem tới và hàng đem đi tham dự hội chợ triển lãm chưa được nhất quán và thuận tiện. Nhà nước cũng nên khuyến khích cho lĩnh vực hoạt động này phát triển thông qua một hệ thống thuế xuất nhập khẩu áp dụng riêng cho hàng hoá tham dự hội chợ triển lãm. Chẳng hạn như Nhà nước có thể miễn thuế doanh thu đối với hàng hoá bán trong hội chợ triển lãm thương mại. Xoá bỏ thuế nhập khẩu đối với các tài liệu quảng cáo. Giảm được phần nào về thuế nghĩa là giảm chi phí cho khách hàng tham dự hội chợ triển lãm và là một trong những yếu tố thu hút khách. Nhà nước cũng cần có các biện pháp hỗ trợ trực tiếp cho các đơn vị tổ chức hội chợ triển lãm trong việc tổ chức các cuộc hội chợ triển lãm có tính tuyên truyền như y tế, giáo dục...và các cuộc hội chợ triển lãm có chủ đề phù hợp với định hướng phát triển kinh tế xã hội của Nhà nước. Kết luận Trong đề tài này tôi đã nêu lên một số vấn đề lý luận và thực tiễn đối với công nghệ tổ chức hội chợ triển lãm tại Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam. Dựa trên cơ sở lý luận trong kinh doanh, quan điểm về đổi mới kinh tế trong các doanh nghiệp Nhà nước hiện nay và những thành công tồn tại của Trung tâm, tôi mạnh dạn có một số ý kiến đề xuất để nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Để hoàn thiện hơn nữa đáp ứng yêu cầu phát triển trong giai đoạn mới còn nhiều vấn đề cần phải nghiên cứu, nhận thức sâu sắc và có thực thi nhằm tiến tới công nghiệp hoá nghành hội chợ triển lãm góp phần thúc đẩy nền kinh tế Việt Nam phát triển. Đây là những vấn đề phức tạp, yêu cầu phải có kiến thức khoa học đầy đủ, những kinh nghiệm thực tiễn và không thể thực hiện một sớm một chiều. Tôi hy vọng rằng với những lợi thế về địa điểm, kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực này và một đội ngũ những người lao động đang trẻ hoá có trình độ, sức khoẻ và nhiệt tình, Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam sẽ tìm cho mình một con đường phát triển phù hợp nhất để trở thành một Trung tâm Hội chợ Triển lãm tầm cỡ quốc tế trong những năm đầu thế kỷ 21. Tôi chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình và chu đáo của thầy giáo cùng sự giúp đỡ của các thầy cô trong Khoa và các cô chú trong phòng Hội chợ Triển lãm thuộc Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam đã tạo điều kiện để tôi hoàn thành luận văn này. Tài liệu tham khảo 1. Kinh tế thương mại - Giáo trình Đại học Kinh tế Quốc dân. 2. Luật thương mại - Nhà xuất bản Chính trị Quốc gia 3. Một số báo Thương mại. 4. Thương mại dịch vụ trong sự nghiệp CNH-HĐH Đại học KTQD. 5. Marketing Thương mại - Đại học Thương mại 6. Quanr trị doanh nghiệp - Nguyễn Hải Sản 7. Phân tích tài chính doanh nghiệp 8. Chiến lược và kế hoạch phát triển doanh nghiệp 9. Báo cáo tổng kết của Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam. 10. Một số tài liệu, sách báo khác... mục lục ._.