Một số giải pháp nâng cao hiệu quả kinh doanh của Nam Trung Việt LOGISTICS corporation

guyên vật liệu qua các khâu lưu kho, sản xuất ra sản phẩm cho tới tay người tiêu dùng theo yêu cầu của khách hàng. Ủy ban Quản lý logistics của Hoa Kỳ: Logistics là quá trình lập kế hoạch, chọn phương án tối ưu để thực hiện việc quản lý, kiểm soát việc di chuyển và bảo quản có hiệu quả về chi phí và ngắn nhất về thời gian đối với nguyên vật liệu, bán thành phẩm và thành phẩm, cũng như các thông tin tương ứng từ giai đoạn tiền sản xuất cho đến khi hàng hóa đến tay người tiêu dùng cuối cùng để đáp ứng yêu cầu của khách hàng. Hội đồng quản trị logistics Hoa Kỳ-1988: Logistics là quá trình lên kế hoạch, thực hiện và kiểm soát hiệu quả, tiết kiệm chi phí của dòng lưu chuyển và lưu trữ nguyên vật liệu, hàng tồn, thành phẩm và các thông tin liên quan từ điểm xuất xứ đến điểm tiêu thụ, nhằm mục đích thỏa mãn những yêu cầu của khách hàng. Trong lĩnh vực quân sự, logistics được định nghĩa là khoa học của việc lập kế hoạch và tiến hành di chuyển và tập trung các lực lượng, … các mặt trong chiến dịch quân sự liên quan tới việc thiết kế và phát triển, mua lại, lưu kho, di chuyển, phân phối, tập trung, sắp đặt và di chuyển khí tài, trang thiết bị. Luật Thương mại Việt Nam năm 2005 (Điều 233): Trong Luật Thương mại 2005, lần đầu tiên khái niệm về dịch vụ logistics được pháp điển hóa. Luật quy định “Dịch vụ logistics là hoạt động thương mại, theo đó thương nhân tổ chức thực hiện một hoặc nhiều công đoạn bao gồm nhận hàng, vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm thủ tục hải quan, các thủ tục giấy tờ khác, tư vấn khách hàng, đóng gói bao bì, ghi ký mã hiệu, giao hàng hoặc các dịch vụ khác có liên quan tới hàng hóa theo thỏa thuận với khách hàng để hưởng thù lao”. Mặc dù có nhiều quan điểm khác nhau nhưng các khái niệm về dịch vụ logistics có thể chia thành hai nhóm: Nhóm định nghĩa hẹp mà tiêu biểu là định nghĩa theo Luật Thương Mại 2005, xem logistics gần như tương tự với hoạt động giao nhận hàng hóa. Tuy nhiên trong định nghĩa của Luật Thương Mại cũng có tính mở thể hiện trong cụm từ “ hoặc các dịch vụ khác có liên quan đến hàng hóa”. Khái niệm logistics trong trong một số lĩnh vực chuyên ngành cũng chỉ bó hẹp trong phạm vi, đối tượng của ngành đó. Theo trường phái này, bản chất của dịch vụ logistics là việc tập hợp tấc cả các yếu tố hỗ trợ cho quá trình vận chuyển sản phẩm từ nơi sản xuất đến nơi tiêu thụ. Theo đó, dịch vụ logistics mang nhiếu yếu tố vận tải, người cung cấp dịch vụ logistics theo khái niệm này không có nhiều khác biệt so với người cung cấp dịch vụ vận tải đa phương thức. Nhóm định nghĩa thứ hai về dịch vụ logistics có phạm vi rộng hơn, có tác động từ giai đoạn tiền sản xuất cho đến khi hàng hóa tới tay người tiêu dùng cuối cùng. Theo nhóm định nghĩa này, dịch vụ logistics gắn liền cả quá trình nhập nguyên, nhiên vật liệu làm đầu vào cho quá trình sản xuất, sản xuất ra hàng hóa và đưa vào các kênh lưu thông, phân phối và đến tay người tiêu dùng cuối cùng. Nhóm định nghĩa này của dịch vụ logistics góp phần phân định rõ ràng giữa các nhà cung cấp từng dịch vụ đơn lẽ như dịch vụ vận tải, giao nhận, khai hải quan, phân phối… với một nhà cung cấp dịch vụ logistics chuyên nghiệp, người sẽ đảm nhận toàn bộ các khâu trong quá trình hình thành và đưa hàng hóa đến tay người tiêu dùng cuối cùng. Như vậy, nhà cung cấp dịch vụ logistics chuyên nghiệp đòi hỏi phải có chuyên môn, nghiệp vụ vững vàng để cung cấp dịch vụ mang tính “trọn gói” cho các nhà sản xuất. Quá trình hình thành và phát triển dịch vụ logistics Trên thế giới thuật ngữ logistics đã xuất hiện từ rất lâu nhưng cho đến nay nó vẫn còn khá xa lạ, mới mẻ đối với phần lớn người Việt Nam. “Logistics” theo nghĩa đang sử dụng trên thế giới có nguồn gốc từ từ “Logistique” trong tiếng Pháp. “Logistique”lại có nguồn gốc từ từ “Loger” nghĩa là nơi đóng quân. Logistics được dùng ở Anh bắt đầu từ thế kỷ 19. Một điều thú vị là từ này không hề có mối liên quan gì với từ “logistic” trong toán học, có nguồn gốc từ tiếng Hy Lạp “logistikos” và được dùng ở Anh từ thế kỷ 17. Từ điển Websters định nghĩa : “Logistics là quá trình thu mua, bảo quản, phân phối và thay thế con người và trang thiết bị”. Còn theo American Heritage Dictionary, Logistics có 2 nghĩa: -“Logistics là một lĩnh vực hoạt động của quân đội, liên quan đến việc thu mua, phân phối, bảo quản và thay thế các thiết bị máy móc cũng như con người”. hoặc: -“Logiostics là việc quản lý các chi tiết của quá trình hoạt động”. Cho đến nay vẫn chưa tìm được thuật ngữ thống nhất, phù hợp để dịch từ Logistics sang tiếng Việt. có người dịch là hậu cần, có người dịch là tiếp vận hoặc tổ chức dịch vụ cung ứng, thậm chí là vận trù… Xét trong lĩnh vực kinh tế - xã hội, có thể tóm lược quá trình phát triển của logistics như sau: Ban đầu logistics được sử dụng như một từ chuyên môn trong quân đội, được hiểu với nghĩa là công tác hậu cần. Napoleon từng định nghĩa: Logistics là hoạt động để duy trì lực lượng quân đội. Sau này thuật ngữ logistics dần được áp dụng trong lĩnh vực kinh tế, được lan truyền từ châu lục này sang châu lục kia, từ nước này sang nước khác, hình thành nên từ logistics toàn cầu. Logistics đã phát triển rất nhanh chóng, nếu giữa thế kỷ thứ 20 rất hiếm doanh nhân hiểu được logistics là gì, thì đến cuối thế kỷ, logistics được ghi nhận như một chức năng kinh tế chủ yếu, một công cụ hữu hiệu mang lại thành công cho các doanh nghiệp cả trong khu vực sản xuất lẫn trong khu vực dịch vụ. Theo ESCAP (Economic and Commission for Asia and pacific - Ủy ban Kinh tế và Xã hội châu Á – Thái Bình Dương) Logistics được phát triển qua 3 giai đoạn: Giai đoạn 1: Phân phối vật chất. Vào những năm 60, 70 của thế kỷ 20, người ta bắt đầu quan tâm đến vấn đề quản lý một cách có hệ thống những hoạt động có liên quan với nhau để đảm bảo phân phối sản phẩm, hàng hóa cho khách hàng một cách có hiệu quả. Những hoạt động đó gồm vận tải, phân phối, bảo quản hàng hóa, quản lý tồn kho, bao bì đóng gói, phân loại, dán nhãn… những hoạt động nêu trên được gọi là phân phối /cung ứng sản phẩm vật chất hay còn có tên gọi là loistics đầu ra. Giai đọan 2: Hệ thống logistics. Đến những năm 80, 90 của thế kỷ trước, các công ty tiến hành kết hợp quản lý 2 mặt: đầu vào (gọi là cung ứng vật tư) với đầu ra (phân phối sản phẩm), để tiết kiệm chi phí, tăng thêm hiệu quả của quá trình này. Sự kết hợp đó được gọi là hệ thống logistics. Giai đọan 3: Quản trị dây chuyền cung ứng. Đây là khái niệm mang tính chiến lược về quản trị chuỗi nối tiếp các hoạt động từ người cung cấp – đến người sản xuất – khách hàng tiêu dùng sản phẩm, cùng với việc lập các chứng từ có liên quan, hệ thống theo dõi, kiểm tra làm tăng thêm giá trị sản phẩm. Khái niệm này coi trọng việc phát triển các quan hệ với đối tác, kết hợp chặt chẽ giữa người sản xuất với người cung cấp, với người tiêu dùng và các bên có liên quan, như: các công ty vận tải, kho bãi, giao nhận và người cung cấp công nghệ thông tin. Logistics phát triển rất nhanh chóng, trong nhiều ngành, nhiều lĩnh vực, ở nhiều nước, nên có rất nhiểu tổ chức, tác giả tham gia nghiên cứu, đưa ra nhiều định nghĩa khác nhau, cho đến nay vẫn chưa có khái niệm thống nhất về logistics. Phân loại dịch vụ logistics Phân loại theo các hình thức logistics. Cho đến nay trên thế giới có các hình thức sau: Logistics bên thứ nhất (1 PL - First Party Logistics) – người chủ sở hữu hàng hóa tự mình tổ chức và thực hiện các hoạt động logistics để đáp ứng nhu cầu của bản thân. Theo hình thức này, chủ hàng phải đầu tư vào phương tiện vận tải, kho chứa hàng, hệ thống thông tin, nhân công để quản lý và vận hành hoạt động logistics. First Party Logistics làm phình to quy mô của doanh nghiệp và thường làm giảm hiệu quả kinh doanh, vì doanh nghiệp không có đủ quy mô cần thiết, kinh nghiệm và kỹ năng chuyên môn để quản lý và vận hành hoạt động logistics. Logistics bên thứ hai (2 PL - Second party logistics) – người cung cấp dịch vụ logistics bên thứ hai là người cung cấp dịch vụ cho một hoạt động đơn lẻ trong chuỗi các hoạt động logistics ( vận tải, kho bãi, thủ tục hải quan, thanh toán,…) để đáp ứng nhu cầu của chủ hàng, chưa tích hợp hoạt động logistics. Loại hình này bao gồm: các hãng vận tải đường biển, đường bộ, đường hàng không, các công ty kinh doanh kho bãi, khai thuê hải quan, trung gian thanh toán,… Logistics bên thứ ba (3 PL - Third Party Logistics) – là người thay mặt cho chủ hàng quản lý và thực hiện các dịch vụ logistics cho từng bộ phận chức năng, ví dụ như thay mặt cho người gửi hàng thực hiện thủ tục xuất khẩu và vận chuyển nội địa hoặc thay mặt cho người nhập khẩu làm thủ tục thông quan và vận chuyển hàng tới địa điểm đến quy định… Do đó 3 PL bao gồm nhiều dịch vụ khác nhau, kết hợp chặt chẽ việc luân chuyển, tồn trữ hàng hóa, xử lý thông tin,… và có tính tích hợp vào dây chuyền cung ứng của khách hàng. Logistics bên thứ tư ( 4 PL – Fourth Party logistics) - là người tích hợp, người hợp nhất, gắn kết các nguồn lực, tiềm năng và cơ sở vật chất khoa học kỹ thuật của mình với các tổ chức khác để thiết kế, xây dựng và vận hành các chuỗi logistics. 4 PL chịu trách nhiệm quản lý dòng lưu chuyển logistics, cung cấp giải pháp dây chuyền cung ứng, hoạch định, tư vấn logistics, quản trị vận tải,… 4 PL hướng đến quản trị của cả quá trình logistics như nhận hàng từ nơi sản xuất, làm thủ tục xuất, nhập khẩu, đưa hàng đến nơi tiêu thụ cuối cùng. Gần đây cùng với sự phát triển của thương mại điện tử, người ta đã nói đến khái niệm Logistics bên thứ năm (5 PL – Fifth Party logistics). 5 PL phát triển nhằm phục vụ cho thương mại điện tử, các nhà cung cấp dịch vụ 5 PL là các 3 PL và 4 PL, đứng ra quản lý toàn chuỗi phân phối trên nền tảng thương mại điện tử. Phân loại theo quá trình Logistics đầu vào (Inbound Logistics) là các hoạt động đảm bảo cung ứng tài nguyên đầu vào (nguyên liệu, thông tin, vốn,..) một cách tối ưu cả về vị trí, thời gian và chi phí cho quá trình sản xuất. Logistics đầu ra (Outbound Logistics) là các hoạt động đảm bảo cung cấp thành phẩm đến tay người tiêu dùng một cách tối ưu cả về vị trí, thời gian và chi phí nhằm đem lại lợi nhuận tối đa cho doanh nghiệp. Logistics ngược (Reverse Logistics) là quá trình thu hồi các phụ phẩm, phế liệu, phế phẩm, các yếu tố ảnh hưởng đến môi trường phát sinh từ quá trình sản xuất và tiêu dùng trở về để tái chế hoặc xử lý. Điều kiện kinh doanh dịch vụ logistics Thương nhân kinh doanh dịch vụ logistics là doanh nghiệp có đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ logistics theo quy định của pháp luật. Chính phủ quy định chi tiết điều kiện kinh doanh dịch vụ logistics (nghị định 140 NĐ-CP ngày 5/9/2007) Quyền và nghĩa vụ của thương nhân kinh doanh dịch vụ logistics Trừ trường hợp có thỏa thuận khác, thương nhân kinh doanh dịch vụ logistics có các quyền và nghĩa vụ sau đây: a) Được hưởng thù lao dịch vụ và các chi phí hợp lý khác. b) Trong quá trình thực hiện hợp đồng, nếu có lý do chính đáng vì lợi ích của khách hàng thì thương nhân kinh doanh dịch vụ logistics có thể thực hiện khác với chỉ dẫn của khách hàng, nhưng phải thông báo ngay cho khách hàng. c) Khi xảy ra trường hợp có thể dẫn đến việc không thực hiện được một phần hoặc toàn bộ những chỉ dẫn của khách hàng thì phải thông báo ngay cho khách hàng để xin chỉ dẫn. d) Trường hợp không có thoả thuận về thời hạn cụ thể thực hiện nghĩa vụ với khách hàng thì phải thực hiện các nghĩa vụ của mình trong thời hạn hợp lý. Khi thực hiện việc vận chuyển hàng hóa, thương nhân kinh doanh dịch vụ logistics phải tuân thủ các quy định của pháp luật và tập quán vận tải. Các bước cơ bản trong ký kết và thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ logistics Bước 1: Các bên tiếp xúc, trao đổi đi đến thống nhất quyền lợi và nghĩa vụ của mỗi bên. Đối với bên cung cấp dịch vụ thì nghĩa vụ là những công việc mà họ phải làm theo quy định của hợp đồng, và quyền lợi mà họ được hưởng là tiền thù lao. Đối với bên thuê dịch vụ/ bên ủy thác thì nghĩa vụ cơ bản của họ là trả thù lao và thực hiện hướng dẫn kiểm tra giám sát việc thực hiện hợp đồng, cung cấp kịp thời các thông tin, chứng từ cần thiết cho người cung cấp dịch vụ. Bước 2: Ký kết hợp đồng dịch vụ. Bước 3: Các bên thực hiện nghĩa vụ của mình như quy định của hợp đồng và luật thương mại. Bước 4: Giải quyết tranh chấp (nếu có), kết thúc hợp đồng. Nghiệp vụ giao nhận hàng hóa bằng container Khái quát chung về giao nhận Dịch vụ giao nhận Theo quy tắc mẫu của FIATA (International Federation of Freight Forwarders Association) -Hiệp hội vận tải giao nhận quốc tế - về dịch vụ giao nhận, dịch vụ giao nhận được định nghĩa như bất kỳ loại dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng như các dịch vụ tư vấn hay có liên quan đến các dịch vụ trên, kể cả các vấn đề hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán, thu thập chứng từ liên quan đến hàng hóa. Theo luật thương mại Việt Nam 1997 thì “Giao nhận hàng hóa là hành vi thương mại, theo đó người làm dịch vụ giao nhận hàng hoá nhận hàng từ người gửi, tổ chức vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm các thủ tục giấy tờ và các dịch vụ khác có liên quan để giao hàng cho người nhận theo sự ủy thác của chủ hàng, của người vận tải hoặc của người giao nhận khác.” Dịch vụ giao nhận hàng hóa là hành vi thương mại, theo đó người làm dịch vụ giao nhận hàng hóa nhận hàng từ người gửi, tổ chức việc vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm các thủ tục giấy tờ và các dịch vụ khác có liên quan để giao hàng cho người nhận theo sự ủy thác của chủ hàng, của người vận tải hoặc của người làm dịch vụ giao nhận khác ( gọi chung là khách hàng). Người giao nhận Người kinh doanh dịch vụ giao nhận được gọi là người giao nhận. người giao nhận có thể là chủ hàng, chủ tàu, công ty xếp dỡ hay kho hàng, người giao nhận chuyên nghiệp hay bất kỳ người nào khác. Phạm vi các dịch vụ giao nhận: Trừ phi bản thân người gửi hàng/ người nhận hàng muốn tự mình tham gia bất cứ khâu thủ tục và chứng từ nào đó, thông thường người giao nhận thay mặt họ lo liệu quá trình vận chuyển hàng hóa qua các công đoạn. Người giao nhận có thể làm những dịch vụ trực tiếp hay thông qua những người ký hợp đồng phụ hay những đại lý mà họ thuê. Người giao nhận cũng sử dụng những đại lý của họ ở nước ngoài. Những dịch vụ này gói gọn là: Thay mặt người gửi hàng (người xuất khẩu): Theo những chỉ dẫn của người gửi hàng, người giao nhận sẽ: Chọn tuyến đường, phương thức vận tải và người chuyên chở thích hợp. Lưu cước đối với người chuyên chở đã chọn lọc. Nhận hàng và cấp những chứng từ thích hợp như: giấy chứng nhận nhận hàng của người giao nhận, giấy chứng nhận chuyên chở của người giao nhận…… Nghiên cứu những điều khoản trong tín dụng thư và tất cả những luật lệ của chính phủ áp dụng cho việc giao hàng ở nước xuất khẩu, nước nhập khẩu cũng như ở bất cứ nước quá cảnh nào, chuẩn bị tất cả các chứng từ cần thiết. Đóng gói hàng hoá (trừ khi việc này do người gửi hàng làm trước khi giao hàng cho người giao nhận ) có tính đến tuyến đường, phương thức vận tải, bản chất của hàng hóa và những luật lệ áp dụng (nếu có ) ở nước xuất khẩu, nước quá cảnh cũng như nước gửi hàng đến. Lo liệu việc lưu kho hàng hóa (nếu cần ). Cân đo hàng hóa. Lưu ý người gửi hàng cần phải mua bảo hiểm, nếu người gửi hàng yêu cầu thì mua bảo hiểm cho hàng. Vận chuyển hàng hóa đến cảng, lo liệu việc khai báo Hải Quan, lo các thủ tục chứng từ liên quan và giao hàng cho người chuyên chở. Lo việc giao dịch ngoại hối (nếu có). Thanh toán phí và những chi phí khác bao gồm cước. Nhận vận đơn đã ký của người chuyên chở giao cho người gửi hàng. Thu xếp việc chuyển tải trên đường (nếu cần). Giám sát việc vận chuyển hàng hóa trên đường đưa tới người nhận hàng thông qua những mối liên hệ với người chuyên chở và đại lý của nguời giao nhận ở nước ngoài. Ghi nhận những tổn thất của hàng hóa (nếu có ). Giúp cho người gửi hàng tiến hành khiếu nại với người chuyên chở về tổn thất của hàng hóa (nếu có ). Thay mặt người nhận hàng (người nhập khẩu): Theo những chỉ dẫn của người nhận hàng, người giao nhận sẽ: Thay mặt người nhận hàng quan sát việc vận chuyển hàng hóa khi người nhận hàng lo liệu vận tải hàng. Nhận và kiểm tra tất cả các chứng từ liên quan đến việc vận chuyển hàng hóa. Nhận hàng của người chuyên chở, nếu cần thì thanh toán cước. Thu xếp việc khai báo Hải Quan, trả lệ phí, thuế và những phí khác cho Hải Quan và những nhà đương cục khác. Thu xếp việc lưu kho quá cảnh nếu cần. Giao hàng đã làm thủ tục Hải Quan cho người nhận hàng. Nếu cần, giúp đỡ người nhận hàng tiến hành khiếu nại đối với người chuyên chở về tổn thất hàng hóa (nếu có ). Giúp người nhận hàng trong việc lưu kho và phân phối hàng hóa (nếu cần) Những dịch vụ khác: Ngoài những dịch vụ trên, tuỳ thuộc vào yêu cầu của khách hàng, người giao nhận cũng có thể làm các dịch vụ khác nảy sinh trong quá trình chuyên chở và cả những dịch vụ đặc biệt như gom hàng, có liên quan đến hàng công trình, công trình chìa khóa trao tay, cung cấp các thiết bị nhà xưởng… Người giao nhận cũng có thể thông báo cho khách hàng của mình về nhu cầu tiêu dùng, những thị trường mới, tình hình cạnh tranh, chiến lược xuất khẩu, những khoản thích hợp cần đưa vào hợp đồng mua bán ngoại thương và tất cả các vấn đề có liên quan đến công việc kinh doanh của khách hàng. Hàng hóa đặc biệt: Người giao nhận thường làm hàng bách hóa bao gồm nhiều loại thành phẩm hay hàng sơ chế và những hàng hóa khác giao lưu trong buôn bán quốc tế. Nhưng tùy theo yêu cầu của khách hàng, người giao nhận cũng có thể làm những dịch vụ khác có liên quan đến hàng đặc biệt, thậm chí một vài người giao nhận có thể chuyên làm dịch vụ này. Những dịch vụ đó là: Vận chuyển hàng công trình. Việc này chủ yếu là vận chuyển máy móc nặng, thiết bị… để xây dựng những công trình lớn như sân bay, nhà máy hoá chất, nhà máy thủy điện, cơ sở lọc dầu… từ nơi sản xuất đến công trình xây dựng. Việc di chuyển những hàng hóa này cần phải có những kế hoạch cẩn thận để đảm bảo có thể giao hàng đúng thời hạn và có thể cần phải sử dụng cần cẩu loại nặng, xe vận tải ngoại cỡ, tàu chở hàng loại đặc biệt…… đây là một lĩnh vực chuyên môn hóa của người giao nhận.. Dịch vụ về vận chuyển quần áo treo trên móc: Những quần áo may mặc được chuyên chở bằng những chiếc móc áo treo trên giá trong những container đặc biệt ở nơi đến được chuyển trực tiếp từ container vào cửa hàng để bày bán. Cách này loại bỏ được việc chế biến lại quần áo nếu đóng nhồi trong container và đồng thời tránh được sự ẩm ướt, bụi bặm…… Triển lãm ở nước ngoài: Người giao nhận thường được tổ chức triển lãm giao cho việc chuyên chở hàng đến nơi triển lãm ở nước ngoài. Người giao nhận phải tuân thủ những chỉ dẫn đặc biệt của họ về phương thức chuyên chở được sử dụng, về hình thức vận chuyển, về nơi cụ thể làm thủ tục Hải Quan ở nước đến khi giao hàng triển lãm, về những chứng từ cần lập…… Quyền hạn, nghĩa vụ và trách nhiệm của người giao nhận Địa vị pháp lý của người giao nhận: Các nước dùng luật tập tục: Do thiếu luật lệ quốc tế về lĩnh vực giao nhận, địa vị pháp lý của người giao nhận ở mỗi nước cũng khác nhau tùy thuộc vào chế độ pháp lý hiện hành ở từng nước. Nói chung những nước có luật tập tục, địa vị đó dựa trên khái niệm về đại lý. Người giao nhận là đại lý của người ủy thác (là người gửi hàng hoặc nhận hàng) trong việc thu xếp việc chuyển hàng hóa cho họ phụ thuộc vào những quy tắc truyền thống về đại lý, như việc phải chăm sóc chu đáo khi thực hiện nhiệm vụ của mình, phải trung thực với người ủy thác, phải tuân theo những chỉ dẫn hợp lý và phải có khả năng tính toán cho toàn bộ quá trình giao dịch. Khi hoạt động với tư cách đại lý, người giao nhận được dùng những quyền bảo vệ và giới hạn trách nhiệm phù hợp với vai trò của một người đại lý. Nhưng nếu như người giao nhận đảm nhiệm vai trò của một người ủy thác (người ủy thác là người cho phép và chỉ đạo một người khác -người đại lý- hành động cho lợi ích của mình, chịu sự chỉ đạo và kiểm tra của mình ) và ký một hợp đồng đảm nhiệm trách nhiệm về mình thì không được hưởng quyền đó. Trong trường hợp này, người giao nhận chịu trách nhiệm thực hiện thõa đáng toàn bộ quá trình vận tải kể cả khi hàng hóa nằm trong tay người chuyên chở và các đại lý khác mà họ sử dụng. Tuy vậy, trong thực tế, vị trí thường khác biệt tuỳ theo loại dịch vụ mà người giao nhận đảm nhiệm. Chẳng hạn như khi người giao nhận chịu trách nhiệm lo liệu vận tải bộ tự mình vận chuyển hàng hóa, người giao nhận đảm nhiệm vai trò của người ủy thác nhưng nếu người giao nhận có một đại lý phụ mà khách hàng của họ biết và đồng ý chỉ định thì người giao nhận giữ nguyên địa vị đại lý của mình. Nhưng lại đến khi người giao nhận làm dịch vụ gom hàng và cấp vận đơn riêng của mình thì anh ta trở thành người ủy thác. Các nước có luật dân sự: Ở các nước có luật dân sự (là nơi luật định quyền hạn và việc bồi thường của tư nhân) địa vị pháp lý, quyền lợi và nghĩa vụ phát sinh từ địa vị đó của những người giao nhận giữa các nước có khác nhau. Thông thường, những người giao nhận ở nước đó lấy danh nghĩa của mình giao dịch cho công việc của người ủy thác. Họ được coi là đại lý của người ủy thác (người gửi hàng hay người nhận hàng) và đối với người chuyên chở thì họ lại là người ủy thác. Tuy nhiên, sự khác nhau nảy sinh ở những nước có luật dân sự là loại trách nhiệm của người giao nhận về vận chuyển. Trong một số nước có luật dân sự như Pháp chẳng hạn, ngoài trách nhiệm của người giao nhận về các hoạt động giao nhận của mình, anh ta còn phải chịu trách nhiệm về việc thực hiện đúng đắn hợp đồng vận tải đã ký và về phương diện này, người giao nhận thường thật sự được coi như người chuyên chở về trách nhiệm nãy sinh trong việc thực hiện vận tải thực sự, luật của Pháp cho phép chủ hàng kiện người giao nhận hay người chuyên chở. Ở một số nước có luật dân sự như CHLB Đức thì địa vị pháp lý này hoàn toàn khác ở chỗ người giao nhận không chịu trách nhiệm về việc thực hiện đúng đắn hợp đồng vận tải trừ khi anh ta thực hiện hợp đồng đó. Điều kiện kinh doanh tiêu chuẩn: Một số nước đã thông qua điều kiện kinh doanh tiêu chuẩn nói chung giải thích rõ ràng các nghĩa vụ theo hợp đồng của người giao nhận đối với khách hàng của họ và nói riêng là quyền hạn và trách nhiệm cũng như quyền bảo vệ của người giao nhận. Những điều kiện này thường được hình thành phù hợp với tập quán thương mại hay thể chế pháp lý hiện hành ở từng nước. Ở một số nước những điều kiện này được dựa theo mẫu của FIATA (International Federation of Freight Forwarders Associations) soạn thảo. Việc đề ra những điều kiện kinh doanh tiêu chuẩn là một trong những phương tiện chủ yếu nhằm nâng cao và duy trì những tiêu chuẩn nghề nghiệp của công nghiệp giao nhận, các hiệp hội quốc gia cần dành sự quan tâm đặc biệt cho việc đó. Ở những nước chưa có điều kiện kinh doanh tiêu chuẩn thì hợp đồng giữa người giao nhận và khách hàng quy định những điều kiện, nhiệm vụ và trách nhiệm của mỗi bên. Mặc dù điều kiện kinh doanh tiêu chuẩn giữa các nước có khác nhau nhưng người giao nhận phải: Tiến hành chăm sóc chu đáo hàng hóa được ủy thác. Thực hiện đúng những chỉ dẫn của khách hàng có liên quan đến vận tải hàng hóa đó. Người giao nhận không tự mình cam kết giao hàng tại một ngày nhất định tại điểm đến và có quyền giữ hàng khi khách hàng của mình chưa thanh toán các khoản phí. Quyền hạn, nghĩa vụ và trách nhiệm của người giao nhận khi làm đại lý: Người giao nhận hoạt động dưới danh nghĩa đại lý thường chấp nhận trách nhiệm do lỗi của bản thân mình hay do lỗi của người làm thuê cho mình. Những lỗi lầm, sơ suất đó là: Giao hàng trái với chỉ dẫn. Quên mua bảo hiểm mặc dù đã có chỉ thị. Lỗi lầm khi làm thủ tục Hải Quan. Gửi hàng sai địa chỉ. Tái xuất không làm đủ thủ tục để xin hoàn thuế. Giao hàng mà không thu tiền của người nhận hàng. Người giao nhận cũng bị bên thứ ba khiếu nại về bất cứ hư hỏng, mất mát hàng hóa hay tổn hại cá nhân mà anh ta gây ra cho họ trong quá trình thực hiện dịch vụ. Người giao nhận thường không chấp nhận trách nhiệm về những hành vi hay sơ suất của bên thứ ba (như người chuyên chở, người nhận lại dịch vụ giao nhận… ) miễn là người giao nhận đã thể hiện đầy đủ sự quan tâm chu đáo khi lựa chọn bên thứ ba đó. Điều kiện được thể hiện theo điều kiện kinh doanh tiêu chuẩn khi người giao nhận hoạt động với tư cách là đại lý trong việc thực hiện chức năng truyền thống của mình như lưu cước, lo vận chuyển, khai báo Hải Quan…… Quyền hạn, nghĩa vụ và trách nhiệm của người giao nhận khi là người ủy thác: Là người ủy thác, người giao nhận là một bên ký hợp đồng độc lập đảm nhận trách nhiệm với danh nghĩa của mình thực hiện những dịch vụ do khách hàng yêu cầu. Người giao nhận chịu trách nhiệm về những hành vi sơ suất của người chuyên chở, người nhận lại dịch vụ giao nhận… mà anh ta đã sử dụng để thực hiện hợp đồng. Nói chung, người giao nhận thương lượng giá dịch vụ với khách hàng chứ không phải là nhận hoa hồng. Ví dụ như khi người giao nhận gom hàng, làm dịch vụ vận tải đa phương thức hay đảm nhận vận tải bộ và tự vận chuyển hàng hóa thì đó là người giao nhận đảm nhận vai trò người ủy thác. Là người ủy thác, trách nhiệm đối với bên thứ ba, quyền hạn về giới hạn trách nhiệm và quyền thực hiện việc giữ hàng cũng giống như khi anh ta đóng vai trò đại lý. Khi người giao nhận đảm nhiệm vai trò của người ủy thác để làm dịch vụ vận tải đa phương thức thì điều kiện kinh doanh tiêu chuẩn nói chung không áp dụng. Nghiệp vụ giao nhận hàng hóa bằng container. Khái niệm về container Là một loại thùng chứa hàng hóa đặc biệt, là một loại dụng cụ vận tải được tổ chức quốc tế về tiêu chuẩn hoá định nghĩa như sau: Có tính bền chắc, đáp ứng được yêu cầu sử dụng nhiều lần. Có cấu tạo riêng biệt thuận lợi cho việc chuyên chở hàng hóa bằng một hoặc nhiều phương thức vận tải mà không cần phải dỡ hàng ra và đóng gói lại ở dọc đường. Được thiết kế thuận lợi, dễ dàng cho việc đóng hàng vào và rút hàng ra khỏi container. Có thể tích chứa hàng bên trong bằng 1m3 hoặc lớn hơn. Có thông số kỹ thuật được tiêu chuẩn hoá thống nhất do tổ chức tiêu chẩn đo lường quốc tế ISO (International Standard Organization) nên thuận tiện cho việc chuyển đổi, sử dụng rộng rãi: container 10', 20', 30', 40'. Trong đó container 20' được chọn làm đơn vị tiêu chuẩn (TEU). Loại và đặc điểm của container Tùy yêu cầu chuyên chở của mỗi loại hàng mà cấu trúc container gồm nhiều loại: Container bách hóa hay container hàng khô đa dụng (General cargo container or dry cargo container) chở bách hoá hoặc hàng khác tương tự, trong điều kiện bình thường. Container bảo ôn (Thermal container): Có thiết kế máy phát lạnh hoặc máy thông gió, dùng để chở loại hàng cần vận chuyển trong điều kiện nhiệt độ thích hợp. Gồm có: Container lạnh (Refrigerated or reefer container) dùng để chở hàng tươi sống như thịt, cá..., Container cách nhiệt (Insulated container dùng để chở rau quả, thực phẩm chỉ cần được bảo quản ở môi trường không khí thoáng đãng, trên khoảng cách vận chuyển ngắn. Container chuyên dùng (Special container): Dùng chở hàng khô rời (Drry bulk container), hàng lỏng (Tank container), ô tô (Car container), súc vật sống (pen or livestock container), hàng siêu trọng hình dáng phức tạp (Plastform container)... Thực tế container được phân thành nhiều loại dựa trên các tiêu chuẩn khác nhau, cụ thể: Phân loại theo kích thước. Container loại nhỏ: Trọng lượng dưới 5 tấn và dung tích dưới 3m3 Container loại trung bình: Trọng lượng 5 - 8 tấn và dung tích nhỏ hơn 10m3 . Container loại lớn: Trọng lượng hơn 10 tấn và dung tích hơn 10m3. Phân loại theo vật liệu đóng container Container được đóng bằng loại vật liệu nào thì gọi tên vật liệu đó cho container: container thép, container nhôm, container gỗ dán, container nhựa tổng hợp ..... Phân loại theo cấu trúc container. Container kín (Closed Container) Container mở (Open Container) Container khung (France Container) Container gấp (Tilt Container) Container phẳng (Flat Container) Container có bánh lăn (Rolling Container) Phân loại theo công dụng của container Theo CODE R688 - 21968 của ISO, phân loại theo mục đích sử dụng, container được chia thành  5 nhóm chủ yếu sau: Nhóm 1: Container chở hàng bách hóa. Nhóm này bao gồm các container kín có cửa ở một đầu, container kín có cửa ở một đầu và các bên, có cửa ở trên nóc, mở cạnh, mở trên nóc - mở bên cạnh, mở trên nóc - mở bên cạnh - mở ở đầu; những container có hai nửa (half-heigh container), những container có lỗ thông hơi..... Nhóm 2: Container chở hàng rời (Dry Bulk/Bulker freight container) Là loại container dùng để chở hàng rời (ví dụ như thóc hạt, xà phòng bột, các loại hạt nhỏ....). Đôi khi loại container này có thể được sử dụng để chuyên chở hàng hóa có miệng trên mái để xếp hàng và có cửa container để dỡ hàng ra. Tiện lợi của kiểu container này là tiết kiệm sức lao động khi xếp hàng vào và dỡ hàng ra, nhưng nó cũng có điểm bất lợi là trọng lượng vỏ nặng, số cửa và nắp có thể gây khó khăn trong việc giữ an toàn và kín nước cho container vì nếu nắp nhồi hàng vào nhỏ quá thì sẽ gây khó khăn trong việc xếp hàng có thứ tự. Nhóm 3: Container bảo ôn /nóng /lạnh (Thermal insulated/ Heated / Refrigerated / Reefer container) Loại container này có sườn, sàn mái và cửa ốp chất cách nhiệt để hạn chế sự di chuyển nhiệt độ giữa bên trong và bên ngoài container, nhiều container loại này có thiết bị làm lạnh hoặc làm nóng được đặt ở một đầu hay bên thành của container hay việc làm lạnh dựa vào những chiếc máy kẹp được gắn phía trước container hoặc bởi hệ thống làm lạnh trực tiếp của tàu hay bãi container. Nhiều container lại dựa vào sự làm lạnh hỗn hợp (khống chế nhiệt độ). Đây là loại container dùng để chứa hàng mau hỏng (hàng rau quả ....)  và các loại container hàng hóa bị ảnh hưởng do sự thay đổi nhiệt độ. Tuy nhiên, vì chỉ có lớp cách điện và nếu có thể tăng thêm đồng thời lớp cách điện và máy làm lạnh này cũng giảm dung tích chứa hàng của container, sự bảo quản máy móc cũng yêu cầu đòi hỏi cao hơn nếu các thiết bị máy được đặt ở trong container. Nhóm 4: Container thùng chứa (Tank container) Dùng để chở hàng hóa nguy hiểm và hàng đóng rời (thực phẩm lỏng như dầu ăn, hóa ch._.ất, chở hoá chất.....) Những thùng chứa bằng thép được chế tạo phù hợp với kích thước của ISO dung tích là 20ft hình dáng như một khung sắt hình chữ nhật chứa khoảng 400 galon (15410 lít) tuỳ theo yêu cầu loại container này có thể được lắp thêm thiết bị làm lạnh hay nóng, đây là loại container được chế tạo cho những hàng hóa đặc biệt, nó có ưu điểm là sức lao động yêu cầu để đổ đầy và hút hết (rỗng) là nhỏ nhất và có thể được sử dụng như là kho chứa tạm thời. Tuy nhiên, nó cũng có những khuyết điểm, chẳng hạn: Giá thành ban đầu cao. Giá thành bảo dưỡng cao. Các hàng hóa khi cho vào đòi hỏi phải làm sạch thùng chứa (mỗi lần cho hàng vào là một lần làm sạch thùng chứa) Khó khăn cho vận chuyển nên hàng bị rơi nhiều (hao phí do bay hơi, rò rỉ....) Trọng lượng vỏ cao. Nhóm 5: Các container đặc biệt ( Special container), container chở súc vật sống (Cattle Container). Những container của ISO được lắp đặt cố định những ngăn chuồng cho súc vật sống và có thể hoặc không thể chuyển đổi thành container phù hợp cho mục đích chuyên chở hàng hóa bách hóa. Loại container này dùng để chuyên chở súc vật sống do vậy nhược điểm chính của nó là vấn đề làm sạch giữa các loại hàng hóa. Trong nhiều quốc gia đó chính là vấn đề kiểm dịch khi các container rỗng dùng để chở súc vật sống quay trở lại dùng để tiếp tục bốc hàng. Những thuận lợi của việc container hóa. Đối với người sử dụng tàu: Bảo vệ tốt hơn cho hàng hóa khỏi bị nhiễm bẩn, mất cắp, hư hỏng. Tiết kiệm chi phí bao bì. Hàng tồn đọng ở mức tối thiểu dẫn đến chi phí thấp hơn vì thời gian vận chuyển ngắn và do đó hàng tồn đọng được quản lý tốt hơn. Giảm chi phí vận tải nội địa và chi phí bốc xếp làm hàng. Thuận lợi cho dịch vụ “ Door to door” do vận chuyển hàng hóa nhanh hơn. Đối với chủ tàu: Giảm thời gian chờ đợi ở cảng dẫn tới tàu quay vòng nhanh hơn. Tận dụng được dung tích tàu do việc sắp xếp container không tốn nhiều khoảng trống như đóng những loại hàng khác. Giảm trách nhiệm về khiếu nại hàng hoá. Thuận lợi cho việc chuyển tải. Đối với người giao nhận: Những thuận lợi của việc container hóa đối với người giao nhận là tạo điều kiện cho họ thực hiện chức năng như một người điều hành vận tải công cộng không kinh doanh tàu để tiến hành: Dịch vụ gom hàng. Dịch vụ “Door to door”. Dịch vụ chia lẻ hàng. Những biện pháp phòng ngừa cần có trong việc sử dụng container. Kiểm tra container trước khi sử dụng. Đóng hàng vào container hợp cách. Những biện pháp làm giảm hư hỏng do đọng hơi nước. Kiểm tra container: Kiểm tra hư hỏng bề ngoài như lổ thủng, vết rách (kiểm tra sơ bộ). Đảm bảo container sạch sẽ, không có mùi, hoàn toàn khô ráo, không có chuột bọ. Đảm bảo cửa đóng khít. Đảm bảo nóc không có vết rỉ. Đóng hàng vào container hợp cách: Kiểm tra trọng lượng cho phép tối đa của hàng hóa. Trọng lượng hàng hóa cần được san xếp đều trên sàn container. Cần tuân thủ thận trọng những quy tắc chung về xếp hàng đóng trong hòm carton, hàng cách ly. Những chỗ trống cần được chèn lót để cho hàng khỏi bị xê dịch. Sống đỡ hoặc góc cạnh của những kiện hàng cứng không được để ở chổ có thể chèn ép thành container. Cần ngăn ngừa khả năng hàng bị rơi ra khỏi cửa container Cần chú ý thích đáng những quy tắc đối với hàng đặc biệt. Những quy chế về vận chuyển hàng hóa nguy hiểm cần phải được tuân thủ nghiêm ngặt. Những biện pháp làm giảm hư hỏng do đọng nước: Có hai loại đọng hơi nước là sự đổ mồ hôi của container và đổ mồ hôi của hàng hóa. Sự ẩm ướt và thay đổi nhiệt độ là nguyên nhân gây ra đọng hơi nước. Có thể áp dụng những biện pháp sau trong đóng gói hàng hóa khi có thể xãy ra hư hỏng hàng do ẩm ướt: Dùng loại container có ống thông gió. Trước khi đóng hàng, container cần được sấy khô. Dùng chất hút ẩm như hạt Sillicagel. Dùng gỗ khô để chèn lót hàng ở chỗ trống. Kim loại để trần hoặc phụ tùng kim loại có thể được bảo vệ tốt bằng cách phủ một lớp hoá chất hoặc một lớp giấy PVC. Mối quan hệ giữa dịch vụ giao nhận vận tải và dịch vụ logistics. Logistics là sự phát triển cao, hoàn chỉnh của dịch vụ giao nhận vận tải biển quốc tế. Cùng với quá trình phát triển của mình, logistics đã làm đa dạng hóa khái niệm giao nhận vận tải truyền thống. Từ chổ chỉ thay mặt khách hàng thực hiện các khâu rời rạc như thuê tàu, lưu cước, làm thủ tục thông quan,… cho tới cung cấp dịch vụ trọn gói từ kho đến kho (door to door). Từ chổ đóng vai trò đại lý, người được ủy thác trở thành một chủ thể chính trong các hoạt động giao nhận vận tải với khách hàng, chịu trách nhiệm trước pháp luật đối với các hành vi của mình. Dịch vụ giao nhận vận tải biển quốc tế là yếu tố cấu thành trong dịch vụ logistics bằng đường biển. Trong tất cả các yếu tố cấu thành nên chuỗi logistics thì giao nhận vận tải biển quốc tế là một trong những khâu quan trọng nhất, có ảnh hưởng đến chất lương dịch vụ và chi phí logistics. Giao nhận vận tải tốt sẽ góp phần đảm bảo cung ứng hàng hóa một cách nhanh chóng, kịp thời, ổn định, rút ngắn thời gian giao hàng cho khách, nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng. Không những thế, giao nhận vận tải tốt còn giúp doanh nghiệp giảm mức thấp nhất chi phí, thiệt hại lưu kho và nhờ đó làm giảm chi phí logistics. Chứng từ liên quan đến nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu. 1.Hợp đồng (contract): là sự thỏa thuận giữa người mua và người bán. Theo đó, người bán có nghĩa vụ cung cấp hàng hóa cho người mua, còn người mua có nghĩa vụ thanh toán tiền cho người bán để nhận hàng hóa theo những điều khoản, điều kiện đã thỏa thuận trước được thể hiện trong hợp đồng. 2.Thư tín dụng (L/C): đựơc lập dựa trên hợp đồng, theo đó người nhập khẩu yêu cầu ngân hàng phát hành mở L/C cam kết trả tiền cho người thụ hưởng (người xuất khẩu) khi người này xuất trình 1 bộ chứng từ phù hợp với những quy định trong L/C. 3.Vận đơn (B/L): là chứng từ vận chuyển hàng hóa bằng đường biển do người vận tải cấp khi nhận hàng để xếp hoặc xếp hàng xong. Nó là chứng từ sở hữu hàng hóa và cũng là biên lai của người vận tải, xác nhận hàng đã được nhận để chuyên chở và chỉ giao hàng cho người có vận đơn gốc. 4.Hóa đơn (C/I): là chứng từ cơ bản của khâu thanh toán, là yêu cầu của người bán đòi người mua phải trả số tiền hàng ghi trong hóa đơn. Trong hóa đơn phải nêu được đặc điểm của hàng hóa, đơn giá, tổng giá trị hàng hóa, điều kiện cơ sở giao hàng, phương thức thanh toán, phương tiện vận tải… 5.Phiếu gửi hàng (Shipping Note): do chủ hàng cấp cho người chuyên chở đề nghị lưu khoang xếp hàng trên tàu. Về phần chủ hàng thì đây là một cam kết gửi hàng và là cơ sở để chuẩn bị lập vận đơn 6.Biên lai thuyền phó (Mate Receipt): Là giấy biên nhận do người chuyên chở cấp, xác nhận rằng hàng hóa đã được xếp lên tàu (hàng xuất) để sau đó có thể đổi lấy vận đơn . 7.Bản lược khai hàng hóa (Cargo Manifest): Là bản liệt kê các loại hàng hóa đã xếp lên tàu để vận chuyển đến các cảng do đại lý tàu và đại lý giao nhận tại cảng xếp hàng căn cứ vào vận đơn mỗi bên lập ra trình cho Hải Quan cửa khẩu ngay sau khi tàu rời hay cập cảng. Đây là chứng từ làm cơ sở đối chiếu khi dỡ hàng hay xếp hàng tại cảng với tàu có sự giám sát của Hải Quan. 8.Hợp đồng lưu khoang (Booking Note): Là hợp đồng lưu khoang tàu giữa người gửi hàng và người giao nhận hoặc hãng tàu, yêu cầu họ lưu khoang tàu. Mặt khác nó cũng là chứng từ thể hiện việc chủ tàu đồng ý cung cấp cho người gửi hàng diện tích hầm hàng hoặc số lượng container mà người gửi hàng đăng ký. 9.Lệnh cấp container rỗng (Empty Container’s Release Oder): Là loại chứng từ mà hãng tàu phân bổ số lượng container rỗng cho người gửi hàng căn cứ theo Booking Note mà hai bên đã thỏa thuận. 10.Phiếu đóng gói hàng (P/L): Là bản kê khai về số lượng, trọng lượng và chủng loại hàng hóa được đóng trong container. Packing List được dùng để tham chiếu khi lập Bill Of Lading, Manifest. 11.Lệnh giao hàng (D/O): Là chứng từ của hãng tàu hoặc của người giao nhận. Căn cứ vào nội dung của Delivery Order (D/O ) người phụ trách kho bãi sẽ giao hàng hóa cho người nhận hàng. 12.Giấy báo nhận hàng: là giấy báo cho chủ hàng đến nhận hàng. 13.Giấy ủy quyền (L/A): Nếu toàn bộ lô hàng là của một chủ hàng thì người giao nhận sẽ cấp cho chủ hàng Letter Of Authority (L/A ) để chủ hàng có thể thay mặt người giao nhận nhận hàng. 14.Bảng kê hàng hóa xuất khẩu (Cargo List): Là bản kê chi tiết hàng chuyên chở do chủ hàng cung cấp cho người giao nhận hoặc hãng tàu để căn cứ trên đó lập vận đơn hay Manifest. Cargo List cũng là cơ sở cho việc xếp hàng vào container. Trình tự giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng container. Giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu nguyên container (Full Container load) FCL. Quy trình Sơ đồ 1.1: Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container C/Y Người nhận hàng Người gửi hàng (9) C/Y (4) (5) Shipping (13) (1) (3) (7) Shipping (12) (10) Hãng Tàu Đại lý của Công ty cung cấp DV logistics Công ty cung cấp DV logistics Hãng Tàu (2) (11) (6) (8) CHÚ THÍCH: (1): Người gởi hàng đăng ký gởi hàng với Công ty cung cấp DV logistics. (2): Công ty cung cấp DV logistics liên hệ và đăng ký với hãng tàu để nhận lệnh cấp container rỗng. (3): Công ty cung cấp DV logistics gửi lệnh cấp container rỗng cho người gởi hàng. (4): Người gởi hàng chuyển container đã đóng hàng đến C/Y và làm thủ tục Hải Quan. (5): Hãng tàu xếp container lên tàu. (6): Hãng tàu cấp MB/L (Master B/L) cho Công ty cung cấp DV logistics. (7): Công ty cung cấp DV logistics cấp HB/L (House B/L) cho người gởi hàng. (8): Công ty cung cấp DV logistics gởi chứng từ vận tải cho đại lý của mình tại cảng dỡ. (9): Người gởi hàng gởi HB/L cho người nhận hàng. (10): Hãng tàu dỡ container lên C/Y của cảng dỡ hàng. (11): Đại lý của Công ty cung cấp DV logistics trình MB/L cho hãng tàu và nhận lệnh giao hàng. (12): Người nhận hàng trình HB/L cho đại lý của Công ty cung cấp DV logistics và nhận lệnh giao hàng. (13): Người nhận hàng trình lệnh giao hàng cho bộ phận quản lý container ở C/Y và làm thủ tục Hải Quan để nhận hàng. Phân tích quy trình Hàng xuất khẩu gửi nguyên container. Trước tiên, Công ty cung cấp DV logistics sẽ tiến hành thu thập thông tin về các khách hàng có nhu cầu xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển sử dụng container. Đa số nguồn thông tin này có được là từ các khách hàng sẵn có và số còn lại là do công tác marketing và tìm kiếm thông tin trên mạng. Với những thông tin đã thu thập được về những khách hàng này sẽ được giao cho các nhân viên Sales của phòng kinh doanh. Sau khi đã tìm kiếm được khách hàng có nhu cầu xuất khẩu hàng hóa bằng container ra nước ngoài bằng đường biển. Các nhân viên Sales của Công ty cung cấp DV logistics sẽ thuyết phục khách hàng để khách hàng thấy được giá cả, chất lượng dịch vụ của mình tốt hơn các công ty giao nhận khác. Theo xu hướng hiện nay giá cả vận chuyển hàng hóa theo từng tuyến đã bão hòa. Vì vậy chất lượng dịch vụ mà công ty cung cấp cho khách hàng là yếu tố hàng đầu để người xuất khẩu quyết định ủy thác hàng hóa của mình cho công ty giao nhận nào thực hiện việc vận chuyển. Trong quá trình thương lượng, chủ hàng thường xuyên yêu cầu Công ty cung cấp DV logistics cung cấp lịch tàu (Sailing Schedule ) để họ tiện theo dõi việc chọn tuyến đường, phương thức vận chuyển phù hợp. Các nhân viên Sales của công ty nắm rất rõ lịch tàu, chuyến tàu của các hãng tàu vì những thông tin này thường xuyên được đăng tải trên các tạp chí kinh tế cũng như cước phí vận chuyển. Do đó, một mặt Công ty cung cấp DV logistics yêu cầu các hãng tàu cung cấp lịch trình tàu và việc giảm giá cước, mặt khác cố gắng thuyết phục khách hàng chấp nhận giá cả mà mình đưa ra bao gồm cả giá cước thuê tàu và chi phí giao nhận. Công ty cung cấp DV logistics sẽ đảm nhận những công việc như: đóng gói hàng, làm những thủ tục kiểm dịch, hun trùng …giúp cho chủ hàng để việc vận chuyển hàng hóa được nhanh chóng hơn. Công ty cung cấp DV logistics và đại lý hãng tàu mà chủ hàng đã lựa chọn sẽ ký với nhau hợp đồng lưu khoang (Booking Note ) để ràng buộc trách nhiệm và bảo vệ quyền lợi cho mỗi bên. Nhưng thông thường, đại lý chỉ fax Booking Note cho Công ty cung cấp DV logistics. Hiện nay, Booking Note chỉ thường được ký cho những lô hàng mà cước trả trước (Freight Prepaid ). Thông thường trên Booking Note không biểu thị giá cước, vì trong thời buổi cạnh tranh này, việc không đồng bộ trong việc chuyên chở container khiến cho đại lý hãng tàu coi phương thức cạnh tranh nhất là giảm giá cước và giảm phí lưu container. Do đó, nếu để cho hãng tàu khác biết được giá cước của mình thì họ sẽ đưa ra một mức cước và phí lưu container thấp hơn để thu hút khách hàng. Công ty logistics và hãng tàu sẽ thỏa thuận ngày sẽ đóng hàng vào container. Vỏ container là của khách hàng hoặc mượn của hãng tàu. Nếu NTV Lgistics Corp mượn vỏ container của hãng tàu thì họ sẽ cấp cho Công ty cung cấp DV logistics lệnh giao container rỗng. Khách hàng sẽ cầm lệnh này xuống bãi chứa container của hãng tàu để nhận container rỗng về đóng hàng. Công ty cung cấp DV logistics sẽ đảm nhận việc khai thuê Hải Quan cho hàng xuất khẩu. Khi đóng hàng vào container, có hai trường hợp xảy ra: Việc đóng hàng container được thực hiện ngay tại bãi hay cảng chứa container nơi hãng tàu quy định. Công ty cung cấp DV logistics sẽ mang “lệnh giao container rỗng” của hãng tàu đến bãi và làm thủ tục nhận container, đóng tiền nâng- hạ container và tiền thuê công nhân xếp hàng vào container. Hàng hóa sẽ được mang tới để đóng vào container dưới sự giám sát của Hải Quan. Nếu chủ hàng muốn đóng hàng tại kho riêng của mình thì nhân viên giao nhận của Công ty cung cấp DV logistics sẽ phải mang “Lệnh Cấp Container Rỗng” đến điều độ bãi rỗng của hãng tàu làm thủ tục nhận container, đóng tiền nâng container rỗng. Sau đó điều phương tiện vận chuyển của mình đến chở container về. Sau khi việc đóng hàng vào container và việc kiểm tra của Hải Quan (kiểm hóa) hoàn tất, mỗi container sẽ được Hải Quan giám định kẹp chì niêm phong (Custom Seal) để xác nhận hàng hóa trong container đã được kiểm hóa. Đồng thời, Công ty cung cấp DV logistics sẽ dùng kẹp chì do hãng tàu cấp (Liner Seal ) để niêm phong toàn bộ container. Kiểm tra hàng hóa thực tế xong, Hải Quan cửa khẩu sẽ đóng dấu xác nhận lên tờ khai chứng nhận hàng hóa đã hoàn thành thủ tục Hải Quan cho chủ hàng. Công ty cung cấp DV logistics sẽ phát hành HB/L cho chủ hàng. Để được miễn trách, trong vận đơn này người công ty sẽ ghi “At shipper’s load, count and stowage” (chủ hàng tự đóng, kiểm đếm và sắp xếp hàng). Việc lập vận đơn gốc theo lời khai của chủ hàng được dựa vào Cargo List là đơn giản nhất vì các chi tiết cần phải ghi trong vận đơn đều được chủ hàng cung cấp đầy đủ và rõ ràng. Trường hợp lập vận đơn gốc theo L/C hay hợp đồng mua bán thì phức tạp và khó khăn hơn nhiều. Các nhân viên của bộ phận chứng từ hàng xuất phải xem xét thật kỹ lưỡng nội dung, chi tiết của từng điểm, từng mục trong L/C hay trong hợp đồng mua bán để viết đúng, đủ vào nội dung của vận đơn. Bộ phận hiện trường của hãng tàu sẽ cấp cho Công ty cung cấp DV logistics “danh mục hàng được đóng vào container” (Container Parking List) để điền các chi tiết của hàng hóa đã đóng. Đối với những hàng hóa nguy hiểm như chất dễ cháy, hóa chất … khi đóng vào container phải lập thêm “danh mục các mặt hàng nguy hiểm” (Export Dangerous Cargo List). Sau khi mọi thủ tục cho lô hàng xuất khẩu đã hoàn thành xong, các container sẽ được tập kết tại bãi container của cảng để xếp lên tàu khi tàu vào. Bộ phận chứng từ hàng xuất của đại lý hãng tàu sẽ lập MB/L gửi cho Công ty cung cấp DV logistics. Bộ phận chứng từ của Công ty cung cấp DV logistics phải kịp thời kiểm tra những chi tiết trong vận đơn gốc để báo cho đại lý hãng tàu chỉnh sửa và đóng dấu sửa (Correction) vào chổ sửa nếu có sai sót. Bất kỳ một sai sót nào cũng sẽ dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng. Ví dụ như sai tên của người gửi hàng, người nhận hàng hay bất kỳ một mục nào trong L/C thì ngân hàng sẽ không thanh toán nếu nhà xuất khẩu và nhập khẩu sử dụng phương thức thanh toán tín dụng chứng từ, nếu sai số container hoặc mã số kẹp chì của Hải Quan thì người nhận hàng sẽ không lấy được lệnh giao hàng hoặc là không rút hàng của mình ra khỏi cảng.. Khi nhận được MB/L từ hãng tàu thì Công ty cung cấp DV logistics sẽ gửi toàn bộ chứng từ cho đại lý của mình tại cảng dỡ hàng để theo dõi, nhận hàng và giao hàng cho người nhập khẩu khi tàu đến. Bộ chứng từ này bao gồm: thông báo giao hàng (Shipment Advice, MB/L hoặc HB/L do Công ty cung cấp DV logistics lập. Hàng nhập khẩu gửi nguyên container. Khi nhận được Thông Báo Nhận Hàng và Lệnh Giao Hàng từ hãng tàu Công ty cung cấp DV logistics cầm thêm các chứng từ như: MB/L, Manifest để đến nhận hàng. Quy trình này được tiến hành như sau: Nhân viên giao nhận của Công ty cung cấp DV logistics sẽ mang Lệnh Giao Hàng đến kho chứa hàng của hãng tàu làm các thủ tục nhận hàng, đóng tiền xếp dỡ hàng hóa lên phương tiện vận chuyển. Nhân viên kho hàng nhận của hãng tàu sẽ thu lại Lệnh Giao Hàng, đồng thời viết phiếu xuất hàng cho chủ hàng. Trường hợp chủ hàng làm thủ tục nhận hàng chậm trễ so với thời gian quy định của hãng tàu có ghi trong Thông Báo Tàu Đến thì chủ hàng phải nộp thêm một khoản phí lưu kho cho kho hàng, nếu không thì thủ kho sẽ không viết phiếu lưu kho cho kho hàng. Khi nhận hàng được đóng bằng container sẽ có hai trường hợp: Nếu chủ hàng muốn đưa nguyên container về rút hàng tại kho riêng của mình thì khi đến nhận hàng, chủ hàng phải làm giấy xin mượn container nộp cho đại diện hãng tàu tại cảng. Hãng tàu sẽ ghi ngày cấp container và phương thức nhận hàng nguyên container phía sau Lệnh Giao Hàng đồng thời đóng dấu xác nhận. Chủ hàng mang Lệnh Giao Hàng đến điều độ bãi nhập của hãng tàu làm thủ tục nhận hàng. Cảng sẽ thu lại Lệnh Giao Hàng đồng thời ghi phiếu xuất nguyên container cho chủ hàng để chủ hàng cho phương tiện vào lấy container. Nếu chủ hàng muốn rút hàng ngay tại cảng thì trong Lệnh Giao Hàng đại diện hãng tàu sẽ ghi ngày cấp và phương thức nhận hàng đồng thời đóng dấu xác nhận vào đó. Chủ hàng mang Lệnh Giao Hàng đến điều độ bãi nhập của hãng tàu và nộp tiền cước phí nâng- hạ container, cước phí trả bãi để rút hàng. Điều độ bãi nhập và bãi rút ruột sẽ tổ chức phương tiện cũng như công nhân đưa container của chủ hàng từ bãi nhập sang bãi rút ruột để lấy hàng ra cho chủ hàng. Khi thực hiện việc rút ruột, điều độ bãi của hãng tàu sẽ thu lại Lệnh Giao Hàng và cấp cho chủ hàng phiếu xuất hàng rút ruột. Chủ hàng đưa phương tiện vận chuyển đến chở hàng đã được lấy từ container ra về kho của mình. Chủ hàng phải làm thủ tục tại Hải Quan cửa khẩu xong thì mới chở hàng ra khỏi cảng được. Vì vậy, khi nhận được Lệnh Giao Hàng thì chủ hàng phải tiến hành đăng ký làm thủ tục Hải Quan. Bộ hồ sơ mà chủ hàng phải nộp cho Hải Quan cửa khẩu bao gồm: 02 Tờ Khai Hải Quan. 01 Hợp Đồng Nhập Khẩu 01 Hóa Đơn Thương Mại. 01 Packing List. 01 Bill Of Lading. 01 Delivery Order. 01 C/O (nếu có ).Các giấy tờ liên quan khác nếu cần, đồng thời phải đóng tiền lệ phí để được Hải Quan kiểm hoá theo quy định. Hồ sơ được nộp tại đội đăng ký tờ khai. Hàng nhập về cảng nào thì làm thủ tục tại cảng đó. Trường hợp hàng đầu tư, liên doanh thì khai Hải Quan tại Hải Quan thành phố. Sau khi đã nhận được bộ hồ sơ của chủ hàng, nếu xét thấy hợp lệ thì Hải Quan sẽ đóng dấu tiếp nhận hồ sơ, lên lịch và bố trí nhân viên kiểm tra hàng hóa. Trước khi kiểm hóa phải kiểm tra kỹ luỡng dấu niêm phong của Hải Quan nước xuất khẩu và dấu niêm phong của hãng tàu có còn nguyên vẹn hay không. Tuỳ theo mức độ phức tạp của hàng hóa mà Hải Quan kiểm tra toàn bộ hay chỉ một số lượng hàng hóa ngẫu nhiên. Nếu số lượng và chất lượng hàng hóa đúng như khai báo thì kiểm hóa viên sẽ ghi lại kết quả, nhân viên giao nhận ký nhận. Nếu hàng hóa thuộc diện kiểm dịch, giám định để xác định tính chất, công dụng … thì nhân viên giao nhận phải lấy mẫu đi giám định tại các trung tâm như Quatest, Vinacontrol, SGS… để được cấp chứng thư giám định. Chỉ khi hàng hóa được xác định chính xác chất lượng, đã đảm bảo an toàn, vệ sinh thì Hải Quan mới xác định lại mã hàng và áp dụng thuế suất phù hợp. Nếu nhân viên kiểm hóa phát hiện hàng nhập khẩu không đúng như tờ khai thì lập biên bản vi phạm. Chỉ khi người nhập khẩu thực hiện xong các quyết định xử phạt thì Hải Quan mới làm tiếp các khâu sau. Qua khâu tính thuế (nếu hàng thuộc diện đóng thuế ), căn cứ vào kết quả kiểm hóa Hải Quan mới tính lại mức thuế và giao cho nhân viên giao nhận thông báo thuế một tờ khai có dấu “chủ hàng”và “đã hoàn tất thủ tục Hải Quan”. Nhân viên giao nhận của Công ty cung cấp DV logistics sẽ tính lại mức thuế có đúng không để bảo vệ quyền lợi cho chủ hàng. Làm xong thủ tục Hải Quan, nhân viên giao nhận của Công ty cung cấp DV logistics sẽ tiến hành việc đi nhận hàng tại cảng và giao cho người nhận hàng. Giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu không nguyên container (Less Than Container Load) LCL Quy trình Sơ đồ 1.2: Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu không nguyên container. C/Y (8) Người gửi hàng Người nhận hàng C/Y (4) Shipping (1) (6) (3) Shipping (9) (11) (12) (13) Hãng Tàu Công ty cung cấp DV logistics Hãng Tàu Đại lý của Công ty cung cấp DV logistics (2) ) (6) (7) CHÚ THÍCH: (1): Người gởi hàng gửi hàng lẻ tại kho CFS của Công ty cung cấp DV logistics (2): Công ty cung cấp DV logistics liên hệ và đăng ký với hãng tàu để nhận container rỗng và đóng hàng vào container. (3): Công ty cung cấp DV logistics chuyển container tới C/Y. (4): Hãng tàu xếp container lên tàu. (5): Hãng tàu cấp MB/L cho Công ty cung cấp DV logistics (6): Công ty cung cấp DV logistics cấp HB/L cho người gởi hàng. (7): Công ty cung cấp DV logistics gởi chứng từ vận tải cho đại lý của mình tại cảng dỡ hàng. (8): Người gởi hàng gửi HB/L cho người nhận hàng. (9): Hãng tàu dỡ container lên C/Y. (10): Đại lý của Công ty cung cấp DV logistics trình MB/L cho hãng tàu và nhận lệnh giao hàng (nguyên container ). (11): Đại lý của Công ty cung cấp DV logistics dỡ hàng ra và đưa vào kho CFS. (12): Người gởi hàng trình HB/L cho đại lý của Công ty cung cấp DV logistics và nhận lệnh giao hàng. (13): Người nhận hàng làm thủ tục Hải Quan và nhận hàng tại kho CFS. Phân tích quy trình Hàng xuất khẩu của nhiều chủ hàng đóng trong cùng một container. Các chủ hàng lẻ thõa thuận về giá cước, thời gian vận chuyển hàng hóa, phương thức thanh toán… với công ty Công ty cung cấp DV logistics sau đó sẽ đem hàng hóa đã làm xong thủ tục Hải Quan của mình gửi vào kho CFS của công ty. Công ty cung cấp DV logistics sẽ làm nhiệm vụ gom hàng (Consolidation ) nghĩa là tập hợp thành một container từ những kiện hàng lẻ của nhiều người gửi hàng tại một địa điểm quy định tại trạm CFS để đưa đến cho nhiều người nhận tại một địa điểm khác tại cảng đến bằng cách gửi cho đại lý của mình tại cảng đến rút hàng ra giao hàng lẻ cho nhiều người nhận. Sau khi nhận hàng lẻ từ nhiều chủ hàng khác nhau, công ty sẽ tiến hành “book” container với hãng tàu và yêu cầu hãng tàu cấp cho mình “ Lệnh Cấp Container Rỗng”, Công ty cung cấp DV logistics sẽ đóng chung các lô hàng lẻ này vào một hay nhiều container. Các bước còn lại đều giống như quy trình hàng xuất nguyên container. Sau đó, Công ty cung cấp DV logistics sẽ phát hành HB/L và gửi cho các chủ hàng mỗi người một bộ. Cước vận chuyển hàng lẻ bao giờ cũng cao hơn cước vận chuyển nguyên container vì cước hàng lẻ bao gồm phí dịch vụ gom hàng và những rủi ro khi công ty không gom đủ hàng để đóng vào container. Nếu hàng không đủ để đóng vào container thì công ty Công ty cung cấp DV logistics sẽ có 2 cách giải quyết như sau: Liên hệ với các đại lý giao nhận khác để có thể ghép chung hàng hóa vào container. Tùy thuộc vào khối lượng mà người gởi hàng giao cho mình Công ty cung cấp DV logistics sẽ quyết định nên giao hàng của mình cho các đại lý giao nhận khác hay nhận hàng hóa của họ về để đóng chung vào container. Trong trường hợp Công ty cung cấp DV logistics nhận hàng của các đại lý giao nhận khác thì công ty sẽ thành người vận chuyển còn các đại lý giao nhận khác sẽ trở thành người gởi hàng. Công ty cung cấp DV logistics sẽ phát hành HB/L cho các đại lý giao nhận này. Còn trong trường hợp công ty giao hàng hóa của mình cho các đại lý giao nhận khác thì Công ty cung cấp DV logistics sẽ trở thành người gởi hàng và các đại lý giao nhận này sẽ trở thành người chuyên chở và cấp HB/L cho công ty. Trong trường hợp này thì HB/L sẽ là vận đơn xuất trình. Trong trường hợp Công ty cung cấp DV logistics không gom đủ hàng để đóng vào container và cũng không ghép chung hàng hóa với các đại lý giao nhận khác thì trong vòng một tuần công ty sẽ gửi các container chưa đóng đủ hàng hóa đi để đảm bảo thời gian giao hàng cho người nhận hàng. Công ty cần phải nắm rõ tuyến đường đi, tính toán các chi phí khác trong quá trình gom hàng và vận chuyển, ước chừng khả năng gom hàng của mình để có thể đưa ra giá cước phù hợp tránh bị lỗ. Hàng nhập khẩu của nhiều chủ hàng xếp trong cùng một container. Trước khi tàu đến, Công ty cung cấp DV logistics sẽ nhận được Giấy Thông Báo Hàng do đại lý của công ty ở nước ngoài gửi đến bằng Fax hay Telex để cho Công ty cung cấp DV logistics có thể theo dõi chuyến hàng. Nội dung của Shipment Advice bao gồm những thông tin chủ yếu nhất như: hàng gì, hàng được xếp lên tàu nào, có chuyển tải hay không, nếu có thì chuyển tải ở đâu, lên tàu nào, ngày xếp hàng lên tàu, ngày tàu rời cảng, ngày dự kiến tàu đến, số HB/L, số MB/L, số container, số Seal. Sau đó đại lý sẽ gửi cho Công ty cung cấp DV logistics bộ hồ sơ bao gồm HB/L, Manifest, MB/L bằng chuyển phát nhanh hay Fax để Công ty cung cấp DV logistics chuẩn bị nhận hàng khi tàu đến. Khi tàu đến, đại lý hãng tàu sẽ gửi giấy báo nhận hàng cho công ty, đồng thời công ty cũng sẽ phát hành giấy báo nhận hàng cho các chủ hàng. Tên của chủ hàng được ghi trên HB/L mà đại lý gửi cho mình. Công ty cung cấp DV logistics sẽ làm thủ tục với hãng tàu để nhận D/O và các chứng từ liên quan như Manifest, các vận đơn chuyển tải của hãng tàu, nếu hàng có chuyển tải để Hải Quan sau này có căn cứ theo dõi hành trình, xuất xứ của lô hàng để làm thủ tục. Để đơn giản hóa thủ tục giữa hãng tàu và người giao nhận, hai bên thường sử dụng vận đơn xuất trình (Surrender Bill Of Lading) để giao hàng mà không cần vận đơn gốc vì hãng tàu và Công ty cung cấp DV logistics không có quan hệ buôn bán. Nếu đại lý của Công ty cung cấp DV logistics ở nước xuất khẩu yêu cầu đại lý hãng tàu lập vận đơn xuất trình cho mình với nội dung chính là: vận đơn gốc đã được xuất trình (Original Bill Of Lading Has Been Surrendered) thì nhân viên giao nhận của công ty có thể mang giấy giới thiệu và chứng minh nhân dân để đến hãng tàu lấy Lệnh Giao Hàng. Công ty cung cấp DV logistics cũng có thể lấy được Lệnh Giao Hàng khi xuất trình được bản photocopy của Non-Negotiable Bill Of Lading hoặc xuất trình vận đơn của người gom hàng HB/L nếu đại lý của mình tại nước xuất khẩu đã xuất trình MB/L. Khi công ty đã lấy được lệnh giao hàng thì bộ phận giao nhận của công ty sẽ ra cảng, làm các thủ tục Hải Quan để có thể rút hàng từ container đưa vào kho. Các chứng từ liên quan gồm: Một công văn xin dỡ hàng vào kho nộp cho phòng Thương Vụ của cảng. Một lệnh Giao Hàng giao cho bộ phận kho bãi để lấy Lệnh Xuất Kho. Một Lệnh Giao Hàng cho Hải Quan để rút hàng vào kho. Thực ra thì Công ty cung cấp DV logistics đã nhận hàng từ chủ tàu nhưng hàng hóa vẫn nằm trong kho của cảng vì công ty không phải là chủ thực sự của lô hàng đó mà chỉ là người gom hàng để chia lẻ lô hàng đó ra và giao cho chủ hàng thực sự. D/O của công ty giao cho các chủ hàng lẻ kèm theo bản photocopy của hãng tàu, Manifest có đóng dấu của Hải Quan. Để nhận được Lệnh Giao Hàng từ Công ty cung cấp DV logistics thì chủ hàng cần phải xuất trình: HB/L gốc. Giấy giới thiệu của công ty. Chứng minh nhân dân. Trả cước phí vận chuyển (nếu là cước trả sau Chương 2: HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU TẠI NAM TRUNG VIET LOGISTICS CORPORATION. Sơ lược về Nam Trung Viet Logistics Corporation. Quá trình hình thành và phát triển. Công ty cổ phần giao nhận vận tải Nam Trung Viet (Nam Trung Viet Logistics Corporation) được thành lập ngày 15/08/2002 theo quyết định số 2539/GP-UB thành phố Hồ Chí Minh. Công ty thành lập với mục đích phục vụ cho hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu ở thành phố HCM và các tỉnh lân cận. Lúc đầu mới thành lập công ty chỉ có vốn điều lệ là 1.000.000 đồng, thị trường chủ yếu là trong khu vực châu Á và một số nước châu Mỹ. Sau khi đi vào hoạt động một thời gian, công ty dần dần phát triển và mở rộng thị trường sang những châu lục khác. Nhằm mục đích phát triển công ty, năm 2004 công ty đã phát hành thêm 87.500 cổ phần, tăng vốn điều lệ của công ty lên 1.700.000 đồng. Tên công ty và trụ sở Tên giao dịch: Nam Trung Viet Logistics Corporation. Tên viết tắt: NTV Logistics Corp. Trụ sở: 107 Bến Vân Đồn, Phường 9, Quận 4, Thành Phố Hồ Chí Minh. Từ 06/07/2004 công ty chuyển về trụ sở mới: 273Bis Tôn Đản, Phường 15, Quận 4, Thành Phố Hồ Chí Minh. ĐT: 84.8.9414262. FAX: 84.8.9414263. Email: tony@ntvlogistics.com ntv@ntvlogistics.com Website: Phạm vi hoạt động Vận chuyển và giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không và đường biển (hàng lẻ và hàng nguyên container ). Đại lý hàng hải. Kinh doanh vận tải đa phương thức. Khai thuê Hải Quan. Xếp dỡ, bảo quản, lưu kho và đóng gói hàng hóa. Không chỉ tập trung vào vận chuyển và giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu từ cảng đến cảng mà công ty còn khai thác vận chuyển hàng không, tổ chức việc gom hàng, lưu kho hàng hóa. Với mối quan hệ rộng, hệ thống mạng lưới đại lý của công ty luôn được lựa chọn để nâng cao chất lượng dịch vụ, để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng trong và ngoài nước. Cơ cấu tổ chức NTV Logistics Corp. có cơ cấu tổ chức quản lý theo mô hình quản lý trực tiếp, cấp trên lãnh đạo trực tiếp cấp dưới theo sơ đồ sau: Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức của NTV Logistics Corp. Đại Hội Đồng Cổ Đông Ban Kiểm Soát Hội Đồng Quản Trị Giám Đốc Phó Giám Đốc Phòng Giao Nhận Phòng Chứng T._.n viên. Hiệu quả mang lại: Trình độ nhân viên ngày càng được nâng cao, chất lượng phục vụ cũng sẽ được ngày càng hoàn thiện. Tạo quá trình làm việc ngày một chuyên môn hơn. Tạo thuận lợi cho nhân viên trong việc xử lý thông tin đến với khách hàng Tạo cảm giác thoải mái, tăng niềm tin cho khách hàng trong chất lượng phục vụ, tăng uy tín của công ty trong ngành hoạt động. Kích thích nhân viên nổ lực làm việc, tạo ra kết quả tốt nhất cho công ty. Cắt giảm chi phí. Căn cứ đề xuất. Với lợi thế là có trụ sở nằm gần các cảng lớn (S1) và có mạng lưới hoạt động khá rộng rãi (S5) đã tạo nhiều điều kiện thuận lợi cho công ty trong quá trình hoạt động. Chất lượng dịch vụ của công ty ngày càng được hoàn thiện, ngày càng tạo được uy tín trên thị trường (S7). Tuy nhiên những công ty hoạt động trong cùng lĩnh vực cũng đang ngày càng gia tăng (T2) tạo ra một môi trường cạnh tranh gay gắt. Bên cạnh chất lượng dịch vụ thì giá cả là một yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến lựa chọn của khách hàng, NTV Logistics Corp. phải chịu áp lực khá lớn về vấn đề này khi giá cả các yếu tố đầu vào ngày càng tăng cao (T4). Do đó muốn có đủ sức cạnh tranh, công ty cần thực hiện một số biện pháp nhằm cắt giảm bớt những khoản chi phí đầu vào. Mục tiêu giải pháp: Cắt giảm những chi phí không cần thiết Tăng khả năng cạnh tranh. Tăng lợi nhuận cho công ty. Nội dung giải pháp: Chi phí hoạt động của công ty bao gồm: chi phí thuê vận tải, chi phí phục vụ khách hàng, chi phí kho bãi, chi phí giải quyết đơn hàng và hệ thống thông tin, chi phí thuê văn phòng, chi phí khác như tiền điện, nước, điện thoại…. Chi phí là một trong những nhân tố tác động trực tiếp lên kết quả kinh doanh của công ty. Do đó cần có những biện pháp cắt giảm những chi phí không cần thiết nhằm tăng lợi nhuận cho công ty. Công ty làm trong lĩnh vực dịch vụ mà chi phí vận tải chiếm tỉ trọng cao nhất. Công ty không chủ động trong phương tiện vận chuyển mà phải đi thuê do đó phụ thuộc rất nhiều vào các hãng vận tải. Việc mua cước sau đó bán lại cho khách hàng làm giảm khả năng cạnh tranh của Nam Trung Viet. Giá cả luôn là sự lựa chọn hàng đầu của khách hàng khi tìm hà cung cấp dịch vụ. Để khắc phục những hạn chế này, công ty phải có được một giá cước cạnh tranh để tranh thủ sự lựa chọn của khách hàng bằng cách: Tiếp tục ký hợp đồng với các hãng vận tải, hãng tàu lớn mà công công ty vẫn mua cước: Maersk Sea Land, OOCL, APL, Huyndai Merchant Marine,….để mua được giá cước cạnh tranh nhất. Nghiên cứu, tìm kiếm thêm những hãng tàu lớn khác nhằm có cơ hội mua được giá cước rẽ hơn đồng thời tránh được rủi ro bị chèn ép giá của những hãng vận tải cũ. Cần xem xét rõ vì từng hãng tàu sẽ mạnh về những tuyến nhất định nên cước mỗi hãng tàu cũng khác nhau ở mỗi tuyến. Ví dụ: Các hãng tàu mạnh về tuyến châu Á như: Hajin, China Shipping; Mỹ: Evergreen, OOCL, CMA… Bảng 3.2: Một số hãng tàu – chủ hàng Container ở TP.HCM năm 2007. Tên Địa chỉ 1. Cty TNHH Maersk Việt Nam Ltd 2. Cty TNHH vận tải biển Phượng Hoàng 3. Cty Đại lí tàu biển và tiếp vận Thái Bình Dương 4. Cty TNHH NYK line Việt Nam 5. Cty China Shipping container Lines 6. Cty Mitsui O.S.K Lines Việt Nam 7. Cty liên doanh đại lí vận tải COSFI 8. Cty TNHH APL–NOL Việt Nam 9.Cty cổ phần dịch vụ hàng hải 10. Cty TNHH Hapag – Lloyd Việt Nam 11. Cty CP hàng hải Sài Gòn 12. Yang Ming Corporation (VN) 13. Cty TNHH Evergreen Việt Nam 14. Cty TNHH Hanjin Việt Nam 28 Phùng Khắc Khoan, Q1. Tầng 2 số 27 Nguyễn Trung Trực, Q1 16 Phó Đức Chính, Q1. Tầng 8 tòa nhà Lanmark, 5 Tôn Đức Thắng, Q1. Tầng 10- STC- 37 Tôn Đức Thắng, Q1 Tầng 10- Sun Wah Tower- 115 Nguyễn Huệ, Q1. 6A Hồ Xuân Hương , Q1. 22 Phạm Ngọc Thạch, Q3. 89 Pasteur, Q1. 145-147 Nguyển Tất Thành, Q4. 422 Nguyễn tất Thành, Q4. 200 Điện Biên Phủ, Q3. Tầng 13- STC- 37 Tôn Đức Thắng, Q1. Tầng 10- STC- 37 Tôn Đức Thắng, Q1 Nguồn: Cục đăng kiểm Việt Nam Tìm kiếm thêm nhiều nguồn hàng để tận dụng được mối quan hệ nghịch biến giữa chi phí vận tải một đơn vị hàng hóa với khối lượng vận tải, đồng thời cũng bảo đảm được số lượng hàng hóa đáp ứng với điều khoản hợp đồng với hãng tàu Vận tải còn có ảnh hưởng rất lớn đến dịch vụ khách hàng nhờ tính tin cậy, độ chính xác về thời gian, tính linh hoạt về vị trí, khả năng cung cấp dịch vụ, khả năng giả quyết và bồi thường những tổn thất, mất mát do vận tải gây ra. Do đó công ty phải ký kết hợp đồng với những hãng vận tải có uy tín để đảm bảo khả năng cung cấp dịch vụ cho khách hàng, không đánh mất lòng tin của khách bởi nó ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động của công ty. Tiếp tục nâng cấp hệ thống máy móc thiết bị theo hướng hiện đại hóa, qua đó tạo điều kiện cho nhân viên gải quyết nhanh chóng công việc, tránh bị trì trệ, lãng phí thời gian và ảnh hưởng đến các khâu khác. Hệ thống kho bãi công ty thuê theo dạng hợp đồng dài hạn. Tuy nhiên kết quả trong những năm qua cho thấy công ty chưa đạt được kết quả tốt trong kinh doanh dịch vụ kho bãi. Tuy lợi nhuận mỗi năm đều tăng nhưng tốc độ tăng không cao. Theo tình hình hiện tại, lượng kho bãi của công ty có xu hướng dư thừa, giảm lợi nhuận cho công ty. Công ty cần chú trọng trong lĩnh vực này bởi tuy không phải là lĩnh vực quan trọng nhưng nó vẫn ảnh hưởng đến kết quả chung cho tất cả các hoạt động khác. Như vậy chi phí kho bãi đã ảnh hưởng trực tiếp đến tổng chi phí của công ty. Trong khi có những kho chưa sử dụng được hết diên tích nhưng vẫn phải trả một khoản tiền khá lớn. Do đó, trong ngắn hạn khi hợp đồng thuê kho vẫn còn thời hạn, công ty phải nổ lực tìm kiếm nguồn hàng có nhu cầu thuê kho bãi hoặc có thể cho các công ty khác thuê lại để tận dụng được nguồn doanh thu. Tuy nhiên khi thực hiện biện pháp cho thuê lại cần chú trọng việc dự đoán nhu cầu, tránh trường hợp đến lúc cần diện tích để chứa hàng LCL thì không còn chổ. Những chi phí gián tiếp như chi phí điện nước, điện thoại… tuy không ảnh hưởng nhiều đến hiệu quả kinh doanh nhưng cũng nên tiết kiệm Đẩy mạnh hoạt động marketing. Căn cứ đề xuất: Dù là công ty sản xuất kinh doanh hay làm dịch vụ thì marketing là một phần không thể thiếu. Hiện nay công ty chưa chú trọng nhiều vào lĩnh vực marketing (W4) nhưng một thực tế là muốn tồn tại và phát triển trong nền kinh tế đang không ngừng phát triển (O1,O2,O3) thì phải được càng nhiều khách hàng biết đến càng tốt. Trong khi marketing lại là một công cụ hữu hiệu nhất để đưa công ty đến với khách hàng, do đó công ty cần phải nghiên cứu để đưa ra những chiến lược marketing cụ thể phù hợp với hiện thực của công ty. Mục tiêu giải pháp: Đưa dịch vụ của công ty đến với khách hàng. Khai thác hiệu quả nguồn cầu tiềm năng đang gia tăng. Đưa thương hiệu, hình ảnh công ty vượt phạm vi trong nước. Nội dung giải pháp: Nhận diện được tầm quan trọng của marketing, công ty xem xét lập ra một bộ phận chuyên nghiên cứu marketing, tách riêng với phòng kinh doanh như hiện tại để tập trung chuyên môn, hoạch định và triển khai thực hiện những chiến lược phù hợp với từng thời kỳ. Bộ phận này sẽ đảm nhiệm mọi hoạt động về quảng bá hình ảnh công ty, nghiên cứu thị trường, đưa ra những chiến lược marketing trong từng thời kỳ, đo lường mức độ hài lòng của khách hàng…Để thành lập bộ phận marketing, công ty nên tuyển những nhân viên có trình độ chuyên môn về marketing, sử dụng tố các phần mềm máy vi tính, có tính nhạy bén sáng tạo đồng thời cũng nên có kiến thức về dịch vụ logistics hoặc sẽ được đào tạo thêm về lĩnh vực này. Số lượng nhân viên trong bộ phận marketing chỉ cần 3 – 4 người, trong đó sẽ sử dụng 1 người từ phòng kinh doanh đang phụ trách trong mãng marketing để tiếp tục công việc, hổ trợ nhân viên mới làm việc hiệu quả hơn. Sơ đồ phòng Marketing: Trưởng phòng Sơ đồ 3.3: Sơ đồ phòng marketing Nhân viên 3 Nhân viên 2 Nhân viên 1 Tiêu chí tuyển chọn: Trưởng phòng: Trình độ: cử nhân trở lên chuyên ngành marketing, ngoại thương, kinh tế. Có kinh nghiệm trong lĩnh vực marketing ở chức vụ tương đương. Có khả năng phân tích, tổng hợp, đánh giá thị trường. Có khả năng hoạch định, xây dựng chiến lược. Có kiến thức quản trị viên cấp cao. Nhân viên: Trình độ: cử nhân, chuyên ngành marketing, quản trị kinh doanh, kinh tế. Có kinh nghiệm trong lĩnh vực marketing. Năng động, sáng tạo, am hiểu thị trường trong nước và thế giới. Ưu tiên ứng viên hiểu biết về lĩnh vực giao nhận vận tải, logistics. Có khả năng giao tiếp tốt. Sử dụnhg tốt vi tính văn phòng. Nhiệm vụ phòng marketing: Trưởng phòng đề xuất, lãnh đạo nhân viên trong phòng thực hiện các công việc: Lập và thực hiện các chiến lược marketing cho công ty. Nghiên cứu thị trường trong nước và thế giới. Hổ trợ phòng kinh doanh trong hoạt động chăm sóc khách hàng và phục vụ khách hàng. Bên cạnh đó cũng cần chú ý rằng dù marketing là một công cụ hiệu quả nhưng chi phí cho hoạt động marketing là không nhỏ. Vì vậy mà công ty cần phải có những chiến lược cụ thể, thực hiện có hiệu quả để giảm thiểu chi phí, tăng hiệu quả hoạt động. Công việc cụ thể: Sử dụng Internet là công cụ quảng bá chính: Ngày nay Internet là một công cụ tìm kiếm nhanh nhất, có hiệu quả nhất và cũng được ưa chuộng nhất. Nam Trung Viet nên sử dụng mạng Internet để quảng cáo trên mạng. Cách làm này vừa ít tốn kém vừa có tầm lan rộng khắp thế giới với tốc độ thông tin rất nhanh, tiếp cận khách hàng trong và ngoài nước một cách nhanh chóng. Phòng marketing chịu trách nhiệm trong việc nâng cấp trang web hiện tại của công ty.Để đạt hiệu quả cao, trang web phải được thiết kế hấp dẫn, rõ ràng, ngắn gọn nhưng phải đầy đủ những thông tin cần thiết và được cập nhật thường xuyên. Trên giao diện website nên có đường link vào hộp thư mail của công ty để tiện lợi cho khách hàng khi cần liên lạc. Cũng cần phải xây dựng 2 ngôn ngữ tiếng Việt và tiếng Anh để phục vụ nhiều đối tượng truy cập. Để thu hút nhiều khách hàng truy cập vào trang web, phải thực hiện những biện pháp như gởi thông báo đến cho khách hàng, thông qua báo chí… đặc biệt là đăng ký trang web trên những công cụ tìm kiếm thông tin về doanh nghiệp (những trang vàng, yahoo…) hoặc thuê chổ đặt quảng cáo trên những trang web nổi tiếng như vnexpress.net, vnn.vn…. Email là cách tiếp cận trực tiếp và nhanh nhất đến từng đối tượng khách hàng tiềm năng. Trưởng phòng sẽ cử ra 1 nhân viên chịu trách nhiệm gửi thông báo quảng cáo về công ty, dịch vụ… thông qua danh sách email khách hàng. Danh sách có được từ: nguồn khách hàng có sẵn, danh bạ doanh nghiệp của VCCI, tạp chí Viet Nam Shipper, Yellow pages,.. Việc soạn thảo nội dung cho một email giới thiệu về công ty là rất quan trọng, phải thu hút được sự quan tâm của khách hàng mới tạo được hiệu ứng cao. Sử dụng công cụ báo chí Công ty cũng có thể quảng cáo trên tạp chí chuyên ngành như Viet Nam Shipper. Trên các phương tiện thông tin đại chúng như báo Tuổi Trẻ, Sài Gòn Giải Phóng, Thời Báo Kinh Tế Sài Gòn,….Đây là các loại tạp chí, tập san mà các doanh nhân hay quan tâm do đó có thể thu hút thêm một lượng khách hàng mới cho công ty.. Công cụ ngoại giao Định kỳ tổ chức các buổi hội nghị khách hàng, các buổi tiệc chiêu đãi, tặng quà lưu niệm… để tạo mối quan hệ gắn kết với khách hàng. Trong các buổi hội nghị, ngoài những khách hàng hiện tại công ty nên mời thêm những khách hàng tiềm ăng . Thông qua buổi hội nghị, công ty có thể quảng bá được thương hiệu của mình, có thể gặp gỡ và trao đổi trực tiếp với hệ thống khách hàng nhằm tạo được mối quan hệ lâu dài. Tuy chi phí cho các buổi hội nghị, chiêu đãi là không nhỏ nhưng không thể phủ định tầm quan trọng và tính cần thiết của nó. Bới đó là sợi dây liên kết giữa công ty với khách hàng, thể hiện sự quan tâm của công ty với khách hàng của mình. Thu hút và được sự quan tâm của khách hàng là bước đầu thành công nhưng để đo lường tính hiệu quả của công cụ marketing đó chính là lượng khách hàng sử dụng dịch vụ của công ty. Khách hàng có tìm đến và trở lại với công ty hay không phụ thuộc rất nhiều vào công tác marketing. Do đó bộ phận marketing phải thường xuyên đo lường hình ảnh công ty và mức độ hài lòng của khách hàng, không ngừng thu thập những đánh giá về chất lượng dịch vụ cũng như nhu cầu mong muốn của khách hàng. Thông qua công tác này, công ty có thể định hướng được nhu cầu thị trường, nâng cao chất lượng dịch vụ đáp ứng sự mong đợi của khách hàng. Tính khả thi của giải pháp: Với hàng trăm triệu người sử dụng internet trên khắp thế giới, hiện nay Inertnet là một công cụ hữu hiệu nhất để đưa hình ảnh công ty đến với khách hàng. Internet với những tính năng vượt trội như có thể tra cứu thông tin ở bất kỳ quốc gia nào bởi tính toàn cầu hóa của nó, hoạt động 24/24 và 7 ngày/tuần. Ngày nay để tìm kiếm thông tin, con người không phải chạy đi chạy mà chỉ cần dùng một thao tác nhỏ trên Internet, qua đó họ còn có thể so sánh và chọn lựa cho mình sản phẩm, dịch vụ phù hợp nhất của một công ty vượt tầm quốc gia. Việc thành lập bộ phận marketing ở Nam Trung Viet sẽ tạo ra một đội ngũ chuyên nghiệp trong lĩnh vực tiếp thị từ đó tạo nên một hình ảnh mới về công ty, đưa hình ảnh công ty đến được với lượng khách hàng lớn hơn. Công tác marketing sẽ giúp công ty hiểu được nhu cầu của khách hàng từ đó đưa ra các chiến lược, giải pháp đáp ứng được nhu cầu của họ, giữ chân và thu hút được lượng khách hàng mới. Tất cả các hoạt động trong công ty đều nhằm múc đích tạo ra lợi nhuận cho công ty. Thành lập bộ phận marketing cũng không ngoài lí do đó. Tuy nhiên trong thời gian ngắn hạn có thể những gì đạt được thêm không bù đắp được khoản chi phí mà công ty bỏ ra. Thế nhưng đây là một giải pháp mang tính lâu dài, xuyên suốt quá trình hoạt động của công ty. Trong thời gian đầu tiên thực hiện do chi phí cho việc mua tên miền thiết kế web, tuyển nhân viên mới và đầu tư trang thiết bị máy móc hổ trợ cho công tác là khá cao nhưng lượng khách hàng biết đến công ty chưa nhiều nên không mang lại lợi nhuận nhiều cho công ty. Nhưng sau một thời gian chắc chắn rằng hình ảnh công ty sẽ được biết đến rộng rãi. Cùng với những hoạt động hổ trợ khác như thăm hỏi, hội nghị…thì lượng khách hàng của công ty sẽ tăng lên rât nhiều và khả năng sinh lời sẽ rất cao. Xây dựng chiến lược khách hàng, nâng cao chất lượng dịch vụ. Căn cứ đề xuất: Khách hàng là nhân tố ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả kinh doanh của công ty. Thế nhưng theo tâm lý tự nhiên, khách hàng mong muốn đặt niềm tin vào những công ty lớn, có kinh nghiệm hoạt động lâu năm (T1) để được sự phục vụ tốt nhất. Với quy mô còn hạn chế như Nam Trung Viet, làm sao để thu hút được khách hàng, để có được niềm tin của khách hàng là vấn đề phải được quan tâm xem xét. Với đội ngũ nhân viên có trình độ cao, bộ máy quản lí giàu kinh nghiệm và chất lượng dịch vụ vẫn đang tạo được uy tín trên thị trường (S2,S3,S$,S7), công ty phải chú trọng hơn nữa vào công tác dịch vụ khách hàng, có chiến lược phù hợp để không đánh mất lượng khách hàng vào tay đối thủ cạnh tranh. Chất lượng của dịch vụ khách hàng từ những giao dịch ban đầu đến việc giải quyết hợp lí các vấn đề phát sinh có ý nghĩa đặc biệt quan trọng để giữ chân khách hàng cũ và thu hút thêm khách hàng mới. Khi nhu cầu được đáp ứng thì khách hàng sẽ gắn bó với công ty hơn và không chỉ có thế, khách hàng còn tuyên truyền lôi kéo thêm khách hàng mới cho công ty (hiệu ứng truyền miệng của khách hàng). Chất lượng dịch vụ khách hàng sẽ góp phần nâng cao mức độ thỏa mãn của khách hàng, đồng thời nâng cao uy tín của công ty. Dịch vụ khách hàng là thước đo về mức độ hoạt động hiệu quả của cả hệ thống trong việc tạo ra sự hữu dụng về mặt thời gian và địa điểm đối với dịch vụ. Nó bao gồm hoạt động liên quan đến việc giải quyết đơn hàng (phân loại, kiểm tra, gom hàng, bao bì đóng gói, dán nhãn..), vận tải và các dịch vụ hậu mãi. Mục tiêu giải pháp: Xây dựng được chiến lược dịch vụ phù hợp nhu cầu khách hàng. Cũng cố lượng khách hàng hiện có, thu hút và tăng lượng khách hàng mới. Nâng cao uy tín của công ty. Tăng khả năng cạnh tranh của công ty trong ngành hoạt động. Nội dung giải pháp: Xây dựng chính sách giá cho từng đối tượng khách hàng. Đối với những khách hàng đã sử dụng dịch vụ của công ty trong thời gian dài sẽ được một mức giá ưu đãi nhất định. Đối với những lô hàng lớn, công ty cũng nên có những chính sách giảm giá cước theo một tỉ lệ phụ thuộc vào lượng hàng hóa, chủng loại hàng và tuyến đường. Với chính sách này, công ty có thể triển khai giới thiệu với khách hàng để tranh thủ sự lựa chọn của họ, có thể đưa trực tiếp lên website của công ty để khách hàng có thể tham khảo. Tuy nhiên khi thực hiện giải pháp này, công ty cũng phải chú ý tính toán sao cho hoạt động của công ty vẫn có khả năng sinh lời. Tránh những trường hợp vì tranh giành khách hàng đối với đối thủ cạnh tranh mà công ty không có được lợi nhuận hoặc quá nhiều ưu đãi cho khách hàng sẽ tạo cho họ một thói quen đòi giảm giá ảnh hưởng không tốt đến hoạt động của công ty. Công ty phải xác định được thời gian thực hiện một đơn hàng (có tính cả thời gian dự trữ) và cố gắng thực hiện đúng thời gian đã cam kết. Khách hàng bao giờ cũng muốn đơn hàng được thực hiện nhanh chóng, hàng hóa của mình đượcgiao nhận trong khoảng thời gian nhanh nhất, do đó độ dài của chu trình thực hiện một đơn hàng là một yếu tố cạnh tranh rất quan trọng. Để thực hiện tốt giải pháp này đòi hỏi phải có sự phối hợp đồng bộ giữa các phòng ban trong công ty. Do đó phải có sự hợp lý hóa trong từng khâu công việc, tiết kiệm thời gian, rút ngắn thời gian giao hàng, đảm bảo giao hàng cho khách chính xác, kịp thời. Đối với những chuyến hàng đòi hỏi phải giao theo điều kiện đặc biệt: phải giao khẩn cấp, bảo quản đặc biệt, giao ở những vị trí đặc biệt khó khăn…chi phí thực hiện thường lớn hơn giao hàng thông thường nhưng điều kiện thực hiện cũng khó khăn hơn. Công ty cần phải xem xét kỹ nguồn lực trước khi ký kết với khách hàng tránh trường hợp không thực hiện được phải trả lại đơn hàng hoặc không đáp ứng được các yêu cầu khách hàng sẽ làm mất đi uy tín của công ty. Thường xuyên thông báo cho khách hàng tình hình thực hiện đơn hàng và tình trạng của lô hàng để khách hàng có cảm giác yên tâm và có thể biết chính xác hàng hóa của mình đang ở trong giai đoạn nào. Nếu có vấn đề trong quá trình thực hiện sẽ thông báo kịp thời đến khách hàng, cùng với khách hàng tìm cách khắc phục. Bên cạnh cung cấp thông tin một cách nhanh chóng, công ty cũng cần chú ý đến tính chính xác của thông tin. Những thông tin không chính xác cần được thông báo và đính chính lại một cách sớm nhất. Thường xuyên liên lạc với khách hàng để thăm hỏi cũng như lắng nghe ý kiến khách hàng, kịp thời khắc phục những thiếu sót, nâng cao chất lượng phục vụ đáp ứng nhu cầu khách hàng. Công ty có thể gửi bảng câu hỏi điều tra ý kiến khách hàng về dịch vụ của công ty. Bảng câu hỏi phải có nội dung ngắn gọn, súc tích, tập trung vào chất lượng dịch vụ hiện tại của công ty và những mong muốn mà khách hàng muốn công ty mang lại cho họ trong tương lai. Thông qua đó công ty có thể ngày càng hoàn thiện hơn đồng thời cũng thể hiện được sự quan tâm của công ty đối với khách hàng, họ sẽ cảm thấy hài lòng và trở thành những khách hàng trung thành của công ty. Một yếu tố quan trọng trong dịch vụ khách hàng là giải quyết thắc mắc, than phiền, khiếu nại của khách hàng. Do đó cần có một hệ thống thông tin trực tuyến, chính xác nhằm thu nhận kịp thời những dữ liệu từ phía khách hàng, xử lí và phản hồi lại cho khách hàng. Đối với những thắc mắc, than phiền trong hộp thư mail phải được giải quyết càng sớm càng tốt. Những vấn đề cần giải đáp qua điện thoại cũng phải được nhân viên tra cứu, tìm hiểu và gọi lại cho khách hàng trong thời gian sớm nhất. Tổ chức các buổi hội nghị, gửi thiệp, tặng quà vào các dịp lễ tết… cũng là một trong những biện pháp thể hiện sự quan tâm của công ty với khách hàng, tạo nên mối quan khăng khít lâu dài giữa công ty và khách hàng. Như vậy chiến lược dịch vụ khách hàng phải được dựa trên yêu cầu của khách hàng và tiêu chuẩn cạnh tranh. Chiến lược khách hàng là một yếu tố cấu thành nên chiến lược marketing của công ty do đó nó góp một phần rất quan trọng trong việc quảng bá công ty đến với khách hàng. Nhận thấy được tầm quan trọng này, ban lãnh đạo cũng như toàn thể nhân viên trong công ty phải chú trọng vào công tác dịch vụ khách hàng từ các yếu tố trước khi giao dịch, trong khi giao dịch và cả sau khi giao dịch xong. Có thể tóm tắt theo bảng sau: Sơ đồ 3.4: Các yếu tố dịch vụ khách hàng Các yếu tố trước giao dịch. 1. Xây dựng chính sách dịch vụ khách hàng 2. Giới thiệu các dịch vụ cho khách hàng 3. Tổ chức bộ máy thực hiện Các yếu tố sau giao dịch 1. Giải quyết than phiến, khiếu nại 2. Liên lạc với khách hàng 3. Tiếp thu, tham khảo ý kiến đóng góp của khách hàng. Dịch vụ khách hàng Các yếu tốtrong giao dịch 1. Thông tin về hàng hóa 2. Tính chính xác của hệ thống 3. Thời gian thực hiện Phát triển thị trường Căn cứ đề xuất: Với sự phát triển ngày càng lớn mạnh của nền kinh tế nói chung (O2) và của lĩnh vực logistics nói riêng thì thị trường trong nước cũng như trên thế giới cũng ngày càng phát triển, tốc độ tăng trưởng kinh tế của Việt Nam có xu hướng tăng ổn định(O3). Do đó với những thế mạnh của mình về nguồn nhân lực (S2,S3), trụ sở và mạng lưới hoạt động (S1, S5) cũng như uy tín trên thị trường (S7), muốn không ngừng phát triển công ty công ty cần thực hiện những giải pháp nhằm giữ vững và phát triển thị trường. Tuy nhiên để có thể tận dụng được hết những cơ hội đó, công ty cần khắc phục được những điểm yếu về quy mô còn nhỏ (W1,W3) bằng cách thực hiện chiến lược mở rộng thị trường. Mục tiêu giải pháp: Cũng cố thị trường hiện tại. Phát triển thị trường tiềm năng. Mở rộng phạm vi hoạt động. Nội dung giải pháp: Thị trường trong nước. Tiếp tục khai thác những thị trường sẵn có ở thành phố Hồ Chí Minh và các tỉnh lân cận. Trong khu vực này, công ty đã tạo được uy tín với nhiều khách hàng do đó nên tận dụng khai thác các loại hình sản phẩm đối với những đối tượng này. Phạm vi hoạt động của công ty đến nay chỉ chủ yếu ở khu vực phía Nam, muốn phát triển công ty cần nghiên cứu để mở rộng thị trường ra các tỉnh thành miền Bắc và miền Trung. Trong những năm gần đây, kinh tế Việt Nam có những bước phát triển vượt bậc, khu vực Bắc và Trung ngày càng được sự quan tâm của chính phủ, các nhà đầu tư trong việc phát triển kinh tế. Các cảng lớn ở những khu vực này đang dần được quốc tế hóa, lượng tàu cập cảng ngày càng tăng. Do đó, đây có thể là những thị trường màu mỡ mà công ty phải chú ý đến. Thị trường quốc tế. Công ty thu được nhiều lợi nhuận từ các thị trường truyền thống như: Mỹ, Nhật Bản, Trung Quốc, Đức,… do đó tiếp tục khai thác ở những thị trường này đồng thời mở rộng hơn ở những nước có nhiều mối quan hệ buôn bán với Việt Nam sau khi gia nhập WTO. Đây là những thị trường tiềm năng để tăng cường lượng hàng vận tải cũg như các dịch vụ khác. Hổ trợ cho việc phát triển thị trường quốc tế là mở rộng hệ thống đại lí. Hệ thống đại lí càng rộng thì thường trường hoạt động của công ty càng được mở rộng thêm, sẽ có thêm được nhiều tuyến vận tải mới. Muốn trở thành đại lí cho những công ty khác trên thế giới đòi hỏi Nam Trung Viet phải chứng tỏ được khả năng của mình. Kết quả hoạt động không ngừng gia tăng từ khi thành lập đến nay cùng với thời gian hoạt động đã tạo nên được uy tín của công ty trong ngành. Nhưng bên cạnh đó, một yếu tố không kém phần quan trọng để một công ty nước ngoài chọn Nam Trung Viet làm đại lí cho họ đó là khả năng tài chính. Một công ty sẽ chỉ mong muốn hợp tác với những đối tác chứng minh được khả năng của mình. Công ty không có chi nhánh do đó hệ thống đại lí là một yêu cầu không thề thiếu trong quá trình hoạt động. Khi chứng minh được khả năng tài chính của mình, công ty sẽ có thêm nhiều cơ hội hợp tác với các đối tác trên thế giới. Qua đó còn hổ trợ cho công ty trong lĩnh vực giao nhận theo chiều xuất khẩu vì có thêm thị trường hoạt động. Để thực hiện giải pháp này,công ty phải tăng được nguồn tài chính bằng cách phát hành thêm cổ phiếu. Số tiền thu về thông qua việc bán cổ phiếu một mặt dùng đầu tư phát triển công ty, mặt khác gửi vào ngân hàng để làm một trong những bằng chứng chứng minh khả năng tài chính, tạo sự tin tưởng của khách hàng cũng như hệ thống đại lí của công ty. Tính khả thi của giải pháp: Khi Việt Nam chính thức trở thành thành viên thứ 150 của tổ chức WTO, nghĩa là hàng hóa Việt Nam có cơ hội dễ dang đi vào hơn 150 quốc gia trong cùng tổ chức. Do đó, đây là một cơ hội phát triển cho toàn ngành logistics nói chung và Nam Trung Viet nó riêng nếu công ty có ty có thể tận dụng được cơ hội này bằng cách mở được nhiều tyến đường đến với nhiều quốc gia và có hệ thống đại lí rộng khắp. Khối lượng hàng hóa vận chuyển bằng đường biển ngày càng gia tăng. Theo thống kê có đến khoảng 90% hàng hóa xuất nhập khẩu được vận chuyển bằng đường biển. Bảng 3.3: Khối lượng hàng hóa luân chuyển phân theo khu vực vận tải nước ngoài. Năm ĐVT 2004 2005 2006 2007 2008 Khối lượng Triệu tấn.km 47.017,8 61.123,1 77.911,8 91.720,4 132.654,8 Chỉ số phát triển % 117,1 130,0 127,5 117,7 144,6 Nguồn: Tổng cục thống kê Từ bảng trên cho thấy khối lượng hàng hóa luân chuyển ra nước ngoài không ngừng gia tăng với chỉ số phát triển tương cao và ổn dịnh. Như vậy, nếu có được một thị trường và hệ thống đại lí rộng khắp, công ty sẽ có nhiều cơ hội hơn đề khai thác thị trường tiềm năng cũng như phát triển hoạt động . KẾT LUẬN Qua phân tích chúng ta không thể phủ nhận tầm quan trọng của dịch vụ logistics trong một nền kinh tế thị trường trong thời kỳ hội nhập ở Việt Nam. Kinh tế càng phát triển, hoạt động thương mại càng mở rộng thì nhu cầu về logistics ngày càng cao. Logistics mang lại những lợi ích chủ yếu sau: Tạo điều kiện cho nhà xuất khẩu, nhập khẩu hoạt động có hiệu quả hơn do có hoạt động giao nhận. Giao nhận đóng một vai trò quan trọng trong buôn bán quốc tế, càng ngày càng có nhiều hàng hoá của các tổ chức ngoại thương được các tổ chức giao nhận đảm nhận để vận chuyển. Đại lý giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu có tác dụng thúc đẩy quá trình phát triển công tác ngoại thương, góp phần làm tăng doanh thu ngoại tệ, dịch vụ xuất khẩu và tăng kim ngạch xuất khẩu vì vậy có thể cải thiện được cán cân thanh toán quốc gia. Làm đầu mối tiếp xúc, giao dịch, thu nhập thông tin phục vụ công tác xuất khẩu. Công tác giao nhận làm giảm thời gian cho nhà xuất khẩu và nhà nhập khẩu. Giao nhận góp phần làm giảm chi phí vận tải, đơn giản hoá thủ tục, góp phần thúc đẩy tốc độ luân chuyển hàng hoá xuất nhập khẩu. Nam Trung Viet tuy là một công ty có quy mô nhỏ nhưng đã hoạt động có hiệu quả trong lĩnh vực logistics. Lượng khách hàng của công ty ngày càng gia tăng, lợi nhuận tăng với tốc độ khá cao đã chứng tỏ được uy tín của công ty ngày càng lớn. Để có được những kết quả đó không chỉ nhờ vào đường lối chính sách đúng đắn của ban lãnh đạo mà còn ở sự nổ lực của toàn thể nhân viên trong công ty đã làm vịêc hết mình để cùng phát triển với công ty. Cùng với sự thay đổi của nền kinh tế, Nam Trung Viet cũng đã không ngừng cải tiến về công nghệ, quy trình để đáp ứng những đòi hỏi khắc khe của thị trường cạnh tranh gay gắt. Tuy vậy, để có thể đứng vững và phát triển hơn nữa, công ty cần phải không ngừng đổi mới trong cung cách phục vụ cũng như chất lượng dịch vụ mới có thể cạnh tranh được với những công ty lớn. Nhất là trong thời kỳ hội nhập, ngày càng có thêm nhiều đối thủ cạnh tranh từ nước ngoài hoạt động trong cùng lĩnh vực. Nhịp điệu phát triển kinh tế tăng cao nhưng môi trường cạnh tranh cũng ngày càng gay gắt. Hoàn thiện và phát triển là một đòi hỏi tất yếu để nam Trung Viet có thể tồn tại và phát triển được. KIẾN NGHỊ Logistics hiện đang là một ngành phát triển nóng trên thế giới nhưng ở Việt Nam thì chưa được quan tâm nhiều. Hiện nay ở Việt Nam chỉ có Hiệp Hội Giao Nhận VIFFAS, chưa thể hiện được hết tính năng của ngành logistics nen cần xúc tiến đổi tên thành Hiệp Hội Logistics, để Hiệp Hội có thể phát huy được vai trò trong hoạt động. Hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa chịu ảnh hưởng rất nhiều từ các cơ quan nhà nước như: Hải Quan, Cảng Vụ, bộ Giao Thông Vận Tải và từ chính các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu trong cả nước. Khi bộ máy quản lý của nhà nước hoạt động tốt và các doanh nghiệp kinh doanh có hiệu quả thì sẽ kéo theo sự phát triển của dịch vụ hàng hóa xuất nhập khẩu. Cần có sự phối hợp nhịp nhàng, đồng bộ giữa các cơ quan chức năng để có thể giải quyết nhanh chóng về thủ tục xuất nhập khẩu cho hàng hóa. Để nền kinh tế của đất nước phát triển, nhà nước cần hỗ trợ cho các doanh nghiệp kinh doanh hàng hóa xuất nhập khẩu, qua đó gián tiếp giúp cho các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa phát triển theo. Chính phủ cũng cần có những chính sách đầu tư phát triển mạng viễn thông internet, đáp ứng yêu cầu trao đổi thông tin trực tuyến, truyền dữ liệu điện tử EID của các công ty giao nhận vận tải. Khuyến khích các công ty phần mềm Việt Nam xây dựng phát triển các công cụ thương mại điện tử, các phần mềm quản lí logistics chuyên biệt. Nhà nước cần cải tiến, đơn giản hóa cách quản lý các thủ tục về hàng hóa xuất nhập khẩu để hàng hóa có thể thông quan nhanh chóng hơn, để giảm sự lãng phí về thời gian và chi phí do hàng hoá lưu thông chậm. Xây dựng các khung hành lang pháp lí mở và chọn lọc, đảm bảo tính nhất quán, thông thoáng và hợp lý trong các văn bản, quy định liên quan đến lĩnh vực logistics với mục đích tạo cơ sở cho một thị trường logistics minh bạch. TÀI LIỆU THAM KHẢO PGS.TS Nguyễn Thị Liên Diệp, Quản Trị Học, nhà xuất bản Lao động - xã hội, 2008. PGS.TS Nguyễn Thị Liên Diệp, ThS Phạm Văn Nam, Chiến Lược Và Chính Sách Kinh Doanh, nhà xuất bản lao động – xã hội, 2006. TS Nguyễn Thanh Hội, TS Phan Thăng, Quản Trị Học, nhà xuất bản Thống Kê, 2001. TS Hà Thị Ngoc Oanh, Kỹ Thuật Kinh Doanh Thương Mại Quốc tế, nhà xuất bản Thống kê, 2004. Micheal E. Porter, Chiến Lược Cạnh Tranh, nhà xuất bản trẻ, 2009. Nguyễn Hải San, Quản Trị Doanh Nghiệp, nhà xuất bản tài chính, 2007. TS Nguyễn Văn Thuận, Quản Trị Tài Chính, nhà xuất bản Thống kê, 2006 PGS.TS Đoàn Thị Hồng Vân, Quản Trị Logistics, nhà xuất bản Thống kê, 2006. ._.