Một số giải pháp mareketing hoàn thiện quy trình dịch vụ tổ chức hội chợ triển lãm tại Việt Nam

ông cụ có hiệu quả và mang tính đặc trưng của hệ thống xúc tiến thương mại hiện đại. Đây là nơi hội tụ và cũng là cầu nối để các DN Việt Nam thực thi chiến lược hội nhập kinh tế, thương mại, tăng cường giao lưu kinh tế - xã hội trong nước và quốc tế. Tham dự hội chợ, triển lãm thương mại sẽ giúp cho DN có điều kiện thuận lợi để trực tiếp giới thiệu, tiếp xúc vói khách hàng, tạo ra cơ hội bán hàng, đẩy mạnh xuất khẩu. Thông qua hội chợ, triển lãm, các DN có thể nắm bắt được nhu cầu, thị hiếu, sở thích, phong tục tập quán cũng như những quy định cụ thể của từng thị trường khác nhau để có kế hoạch thâm nhập phù hợp. Hội chợ triển lãm thương mại cũng cho phép các DN đo lường phản ứng của quảng đại quần chúng khách hàng đối với sản phẩm của mình, có điều kiện xem xét, đánh giá đối thủ cạnh tranh, học hỏi kinh nghiệm... Với vai trò quan trọng như vậy của hội chợ triển lãm ở nước ta, tổ chức hội chợ triển lãm hiện là lĩnh vực kinh doanh thu hút sự tham gia của nhiều công ty, bao gồm cả các công ty trong nước và nước ngoài. Thực tiễn của hoạt động hội chợ triển lãm thương mại ở nước ta thời gian qua đã ghi nhận nhiều khởi sắc của hình thức xúc tiến thương mại này. Các DN và người tiêu dùng ngày càng quan tâm hơn, dịch vụ tổ chức ngày càng mang tính chuyên nghiệp hơn, lợi ích từ việc tham dự của các đơn vị ngày càng cao hơn... Tuy nhiên, những mặt hạn chế, tồn tại của hội chợ triển lãm thương mại và dịch vụ tổ chức nó cũng bộc lộ và được nhận dạng từ nhiều góc độ khác nhau. Trước thực tế trên, người viết đã lựa chọn đề tài cho công trình nghiên cứu khoa học của mình là: "Một số giải pháp marketing hoàn thiện quy trình dịch vụ tổ chức hội chợ triển lãm tại Việt Nam" Mục đích nghiên cứu của đề tài là từ tình hình hoạt động thực tế của các công ty cung cấp dịch vụ tổ chức hội chợ triển lãm tại Việt Nam, tiến hành nghiên cứu, phân tích để đưa ra các biện pháp nâng cao hiệu quả và chất lượng quy trình marketing dịch vụ, góp phần tăng khả năng cạnh tranh cho các công ty này đồng thời đưa Việt Nam tiến lên sánh ngang với các nước trong khu vực về trình độ xúc tiến thương mại. Phạm vi đề tài nghiên cứu bao gồm những hội chợ triển lãm thương mại do các công ty Việt Nam tổ chức trong nước và phối hợp tổ chức tại nước ngoài trong đó nhấn mạnh đến một số hội chợ lớn, có vị trí quan trọng trong hoạt động hội chợ của cả nước như hội chợ EXPO Việt Nam, hội chợ Hàng Việt Nam chất lượng cao (HCHVNCLC). Phương pháp luận của đề tài là phương pháp tiếp cận hệ thống với góc độ tiếp cận là những nguyên lý marketing hiện đại. Kết cấu của đề tài nghiên cứu khoa học bao gồm 3 phần chính (không kể lời nói đầu và kết luận) như sau: Chương I: Hội chợ triển lãm thương mại và tổ chức hội chợ triển lãm thương mại Chương II: Thực trạng kinh doanh dịch vụ tổ chức hội chợ triển lãm thương mại tại Việt Nam Chương III: Những kiến nghị và giải pháp hoàn thiện quy trình Marketing dịch vụ trong hoạt động tổ chức hội chợ triển lãm thương mại Chương I: Hội chợ triển lãm thương mại và tổ chức Hội chợ triển lãm thương mại I. Hội chợ triển lãm thương mại - một hình thức xúc tiến quan trọng trong kinh doanh hiện đại 1. Khái niệm và bản chất của Hội chợ, triển lãm thương mại Theo đà phát triển của nền kinh tế thị trường, hoạt động marketing ngày càng trở nên cần thiết trong kinh doanh. Để làm marketing hiệu quả, người ta không thể không quan tâm đến một công cụ quan trọng - công cụ xúc tiến khuếch trương. Hội chợ - triển lãm thương mại là những dạng cụ thể khác nhau của công cụ xúc tiến này. Tuy đều được dùng làm công việc xúc tiến giới thiệu, truyền thông về hàng hoá, dịch vụ phục vụ cho mục đích kinh doanh song hội chợ, triển lãm thương mại là những khái niệm phân biệt và cũng có những nội dung riêng biệt. Hội chợ thương mại là một hoạt động xúc tiến thương mại dưới hình thức một thị trường tập trung hoạt động trong một thời gian và tại một địa điểm nhất định, trong đó các nhà sản xuất kinh doanh trưng bày hàng hoá của mình nhằm mục đích giới thiệu sản phẩm, tìm kiếm đối tác, tổ chức hội thảo, ký kết các hợp đồng kinh tế và bán hàng. Triển lãm thương mại cũng là một loại hình xúc tiến thương mại thông qua việc trưng bày hàng hoá và tất cả các vấn đề có liên quan đến hàng hoá như: các nguyên vật liệu, kích cỡ, màu sắc, chủng loại, cách sử dụng bảo quản, các dịch vụ khác có liên quan, phụ tùng thay thế, chế độ bảo hành bảo dưỡng nhằm mục đích giới thiệu quảng cáo hàng hoá để mở rộng các kênh phân phối và tiêu thụ hàng hoá thông qua việc ký kết hợp đồng thương mại. Tuy nhiên, ngày nay hai khái niệm này đang có xu hướng xích lại gần nhau và được kết hợp với nhau làm một. Gần như trong hội chợ đã bao hàm triển lãm và trong các triển lãm thì cũng đều có hội chợ. Tại các hội chợ triển lãm thương mại, hầu hết người tham gia đều thực hiện bán hàng tại chỗ nếu có điều kiện. Điểm chung nhất có tính bản chất của hội chợ triển lãm thương mại là sự trưng bày giới thiệu hàng hoá, dịch vụ của các DN (DN) tham gia nhằm nỗ lực tạo ra động cơ và hành vi mua sắm chúng ở phía những khách hàng ngay tại thời điểm tổ chức hội chợ triển lãm hoặc là trong thời gian tiếp theo. Với bản chất như vậy, hội chợ triển lãm đã và đang trở thành một trong những hoạt động xức tiến đầy hiệu quả đối với các DN. 2. Phân loại hội chợ triển lãm thương mại Hoạt động và chiến lược marketing khác nhau vì nhiều lý do, trong đó có lý do tuỳ thuộc vào loại hàng hoá, dịch vụ. Điều đó nghĩa là muốn hoạch định được chiến lược marketing thích hợp và hoạt động marketing có hiệu quả, các nhà quản trị marketing cần phải biết được hàng hoá, dịch vụ mà DN kinh doanh thuộc loại nào. Với dịch vụ tổ chức hội chợ triển lãm thương mại, có thể phân loại theo các cách sau: 2.1. Phân loại theo phạm vi địa lý 2.1.1. Hội chợ triển lãm thương mại địa phương Hội chợ triển lãm thương mại địa phương thường nhằm phản ánh thế mạnh của địa phương trong một vài lĩnh vực nhất định. Việc tổ chức các hội chợ triển lãm này do một cơ quan địa phương đứng ra thực hiện theo yêu cầu của các DN trong vùng, qua đó để thu hút đầu tư hay tìm bạn hàng liên doanh, liên kết. Thông thường các hội chợ triển lãm loại này sẽ do Bộ Thương mại uỷ quyền cho Sở Thương mại Tỉnh, Thành phố trực thuộc TW cấp phép tổ chức. Các DN tham gia hội chợ triển lãm cũng chủ yếu là các DN thuộc địa phương đó. 2.1.2. Hội chợ triển lãm thương mại ở phạm vi một Quốc gia Với phạm vi rộng hơn, hội chợ triển lãm thương mại Quốc gia thu hút sự tham gia của các DN trên toàn quốc và phản ánh khá chân thực tiềm lực của nền kinh tế đất nước. Các DN tham gia hội chợ triển lãm loại này thường là DN lớn, có uy tín trên thị trường. Việc tham gia hội chợ triển lãm sẽ giúp các DN có cơ hội quảng bá thương hiệu, củng cố uy tín và vị trí trên thị trường của DN mình. 2.1.3. Hội chợ triển lãm thương mại Quốc tế Hội chợ triển lãm thương mại Quốc tế có thể phân chia thành các loại: Hội chợ triển lãm thương mại quốc tế tổ chức trong nước: là những hội chợ triển lãm tổ chức trong phạm vi một nước có sự tham gia của các DN nước ngoài. Hội chợ triển lãm thương mại quốc tế tổ chức tại nước ngoài: là những hội chợ triển lãm thương mại mà một nước tham dự hay tổ chức tại một nước khác. Khi tham dự các hội chợ triển lãm tại một nước nào đó đều phải chú ý tuân thủ các quy định về hội chợ triển lãm thương mại của quốc tế và của nước chủ nhà. Liên kết kinh tế hiện nay là một xu thế tất yếu và là chiến lược phát triển kinh tế của hầu hết các quốc gia trên thế giới trong thế kỷ 21 này do đó, việc tổ chức và tham gia các hội chợ triển lãm thương mại quốc tế của các DN ngày càng trở nên phổ biến. Tại nơi này, các DN có được môi trường hết sức lý tưởng trong việc giao lưu, tìm kiếm đối tác, các mối quan hệ song phương và đa phương được phát triển mạnh mẽ không ngừng. 2.2. Phân loại theo nội dung của hội chợ triển lãm thương mại 2.2.1. Hội chợ triển lãm thương mại tổng hợp Đây là loại hình hội chợ triển lãm thương mại trong đó tất cả các loại hàng hoá công nghiệp, tiêu dùng khác nhau đều có thể được trưng bày, đối tượng khách tham quan là các DN và cả người tiêu dùng cá nhân. Tuy nhiên, loại hình này phù hợp với hàng tiêu dùng nhiều hơn vì trong thời gian tham dự các DN có thể bán hàng hoá của mình để bù đắp được một phần chi phí, số lượng khách tham quan thực sự quan tâm tới loại hàng hoá công nghiệp thường không nhiều và cũng ít khi mua sắm. 2.2.2. Hội chợ triển lãm thương mại chuyên đề Loại hình hội chợ triển lãm thương mại chuyên đề có chủ đề chuyên sâu vào một lĩnh vực hay một thị trường nào đó của nền kinh tế. Các loại DN và hàng hoá trưng bày trong hội chợ, triển lãm thương mại chuyên đề có tính đồng nhất cao. Nó thường là của một ngành hay của một nhóm ngành nhất định, ví dụ: hàng điện tử, xây dựng, hàng tiêu dùng, dược, ô tô, trang sức... So với hội chợ triển lãm thương mại tổng hợp thì quy mô của hội chợ triển lãm chuyên đề nhỏ hơn, số người tham quan ít hơn nhưng thường là những người có quan tâm và thực sự cần những thông tin về lĩnh vực đó. Ngày nay loại hình hội chợ triển lãm này có xu hướng phổ biến hơn vì tính chuyên môn, khả năng ký kết được các hợp đồng đại lý, liên doanh có giá trị lớn là rất cao. 2.3. Phân loại theo chu kỳ tổ chức hội chợ triển lãm 2.3.1. Hội chợ triển lãm định kỳ Đó là thường là những hội chợ triển lãm lớn được tổ chức hàng năm nhằm giới thiệu các thành tựu và các sản phẩm mới trong năm của các DN. Tuy việc tổ chức các hội chợ triển lãm định kỳ được lặp lại nhưng trình độ tổ chức, quy mô, chất lượng dịch vụ ngày càng được hoàn thiện và nâng cao. 2.3.2. Hội chợ triển lãm không định kỳ Đây là các hội chợ triển lãm được tổ chức nhằm đáp ứng nhu cầu hạn chế trong thị trường một địa phương hay khu vực để giới thiệu các mặt hàng mới hoặc quảng bá cho các DN mới. 3. Các chủ thể của quy trình dịch vụ và lợi ích của từng chủ thể Bất kì cuộc hội chợ triển lãm thương mại nào dù là địa phương, quốc gia, quốc tế đều có ba thành phần chính tham gia là đơn vị tổ chức hay người cung ứng dịch vụ, đơn vị tham gia và khách tham quan - người tiêu dùng dịch vụ. Ngoài ra, tuỳ từng hội chợ triển lãm mà có thể có thêm thành phần phụ là đơn vị tài trợ. 3.1. Đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức hội chợ triển lãm thương mại Đơn vị tổ chức phải có giấy phép kinh doanh hợp pháp và hợp lệ do Bộ Thương mại cấp. Đơn vị đứng ra tổ chức, chịu trách nhiệm trước các cơ quan quản lý, cơ quan pháp luật, chính phủ, các đối tác... về nội dung, hình thức, chất lượng, hiệu quả của hội chợ triển lãm mà mình tổ chức. Một nhà tổ chức lớn và có tiếng tăm phải đảm bảo tốt các điều kiện trên, biết kết hợp các sức mạnh của các bên đối tác và có một mạng lưới dịch vụ phục vụ hoàn hảo. Nhà tổ chức thường tìm các đơn vị cùng phối hợp tổ chức, tổ chức chung, các nguồn ủng hộ, các nhà tài trợ... Nguồn thu từ hội chợ triển lãm của các đơn vị tổ chức bao gồm: Tiền tham dự hội chợ của các DN (thuê đất, dàn dựng gian hàng) Tiền thu từ việc quảng cáo cho các DN trong Catalogue hội chợ Tiền bán vé tham quan hội chợ Tiền cho thuê các loại dụng cụ, thiết bị trong gian hàng (tủ kính, giá bày...) Tiền thu từ các dịch vụ visa, vé máy bay, phiên dịch... Tiền hoa hồng 3.2. Đơn vị tham dự - khách hàng của dịch vụ Các đơn vị tham dự là chủ thể không thể thiếu, quyết định đến quy mô, tính chất và hiệu quả hội chợ triển lãm thương mại. Đó thường là những DN thuộc mọi thành phần kinh tế trong và ngoài nước. Tuỳ thuộc vào từng hội chợ mà thành phần này cũng có thể là các hộ kinh doanh cá thể hay các cá nhân kinh doanh. Các đơn vị tham dự trưng bày giới thiệu sản phẩm, dịch vụ dưới nhiều hình thức như: hình ảnh, hiện vật... giúp cho hội chợ triển lãm thêm sôi động và phong phú. Chính họ và một phần những công tác vận động tiếp thị của người tổ chức sẽ ảnh hưởng đến việc thu hút khách đến tham quan đông hay vắng. Cũng chính họ tạo nên môi trường cho các hoạt động trao đổi, gặp gỡ, ký kết hợp đồng, mở rộng các hoạt động trao đổi thương mại, xuất nhập khẩu giữa người sản xuất, người kinh doanh và tiêu dùng, giữa các DN, các vùng, các nước và các khu vực khác nhau. Những tác dụng mang lại của việc tham gia hội chợ triển lãm thương mại đối với đơn vị tham dự không chỉ tính bằng tiền trong ngắn hạn. Trước hết, nó có thể giúp cho DN có được những chỗ dựa cần thiết để lập kế hoạch marketing cho tương lai hay đánh giá hiệu quả các hoạt động marketing đã thực hiện. Chẳng hạn, kết thúc quá trình tham gia hội chợ triển lãm DN dược cấp bằng chứng nhận về sản phẩm chất lượng cao, khi đó sẽ có thể xây họ dựng các chiến lược xúc tiến khuếch trương kết hợp với hình ảnh của sản phẩm mà biểu hiện là tấm bằng đó. Mặc dù hoạt động bán hàng ngay tại chỗ có thể xảy ra như là kết quả trực tiếp của hội chợ triển lãm thương mại nhưng tác dụng cơ bản của việc tham gia hoạt động này là nhằm cung cấp cho thị trường những thông tin có chọn lọc về sản phẩm và về DN, từ đó mà thiết lập được quan hệ với các khách hàng triển vọng. Hai là, tại hội chợ triển lãm một số lượng lớn khách hàng tham quan đến từ rất nhiều nơi khác nhau được quy tụ vào một địa điểm tập trung trong một thời hạn nhất định nhờ thế mà DN có cơ hội tiếp xúc với nhiều loại khách hàng, cho phép họ trực tiếp giới thiệu hoặc giải đáp các vấn đề có liên quan đến sản phẩm dịch vụ của mình một cách có trọng điểm và hiệu quả. Ba là, thông qua việc trưng bày và giới thiệu hàng hoá tại hội chợ triển lãm DN có thể đánh giá một cách nhanh chóng và chính xác những phản ứng của khách hàng hay của những chuyên gia về chất lượng, giá cả, dịch vụ kèm theo v.v..của sản phẩm. Lợi ích này đặc biệt hữu ích trong việc giới thiệu các sản phẩm mới ra thị trường vì có thể thu nhận các phản ứng ban đầu của khách hàng, các nhà phân phối, các đối thủ cạnh tranh, các đại lý tiềm tàng và các nhóm lợi ích khác. Từ đó họ có thể tiếp tục sản xuất hay cải tiến sản phẩm cho phù hợp. Cuối cùng, một tác dụng hết sức quan trọng nữa là khi tham gia hội chợ triển lãm, DN có cơ hội đánh giá được các đối thủ cạnh tranh, xem xét những ưu thế và bất lợi về sản phẩm của mình, học hỏi những kinh nghiệm, thấy được điểm mạnh điểm yếu của đối thủ để đề ra các chính sách cạnh tranh phù hợp. 3.3. Khách tham quan Khách tham quan hội chợ triển lãm gồm nhiều thành phần. Đó có thể là đại diện các DN, tổ chức hay cá nhân người tiêu dùng trong và ngoài nước có quan tâm, đến tham quan hội chợ triển lãm với những mục đích riêng khác nhau. Đối với khách là các DN, tổ chức Các DN khi tham quan sẽ có điều kiện quan sát, so sánh để đi tới việc ký kết hợp đồng kinh tế làm đại lý tiêu thụ, đại diện phân phối, bán hàng, đại diện uỷ quyền cho các hãng hay mua hàng trực tiếp từ nhà sản xuất. Các tổ chức thương mại, tổ chức chính phủ tham quan hội chợ triển lãm có thể nắm bắt những thông tin quan trọng về ngành, về tương quan của các DN trong ngành, những vấn đề tồn tại... Những thông tin này sẽ đóng vai trò quan trọng trong việc hoạch định các chính sách, các biện pháp cần thiết đối với ngành nói riêng và nền kinh tế nói chung. Đối với người tiêu dùng Được trực tiếp tiếp xúc với nhà sản xuất là cơ hội để người tiêu dùng có đầy đủ các thông tin về giá cả, chất lượng, mẫu mã, tính năng ưu việt của sản phẩm, các dịch vụ có liên quan, các chỉ dẫn, tư vấn sử dụng, cách bảo quản sản phẩm đã mua của DN. Nhờ vậy người tiêu dùng sẽ dễ dàng so sánh, lựa chọn các loại sản phẩm phù hợp, bảo đảm những quyền lợi tất yếu của mình. Khách tham quan cũng có thể phân làm hai loại là người tham quan chuyên môn và người tham quan công chúng. Tuỳ tính chất và nội dung của từng loại hình hội chợ triển lãm thương mại mà người tổ chức và các DN tham dự có kế hoạch tuyên truyền, quảng cáo, vận động đối tượng nào tham quan, quy định thời gian mở cửa và ước lượng số khách tham quan là bao nhiêu để đạt được mục đích của hội chợ triển lãm đó. 3.4. Đơn vị tài trợ Các đơn vị tài trợ đóng góp một phần kinh phí tổ chức hội chợ triển lãm để được hưởng những quyền lợi nhất định. Tuỳ thuộc phần kinh phí đóng góp mà đơn vị tài trợ được phân chia thành nhà tài trợ chính, phụ hoặc nhà tài trợ bạch kim, vàng, bạc, đồng... Phần kinh phí này được quy định bởi đơn vị tổ chức hội chợ triển lãm thương mại. Đơn vị tài trợ có thể là các cơ quan chính phủ, các bộ, ngành, các tập đoàn, hãng đang cần khuếch trương về các hoạt động và uy tín của mình tại một khu vực và thời điểm nhất định, ủng hộ trực tiếp về vật chất và tài chính, kinh tế nhằm tăng cường chất lượng và hiệu quả của hội chợ triển lãm thương mại. Những quyền lợi mà nhà tài trợ có thể được hưởng bao gồm: Được một số gian tiêu chuẩn hoặc khu đất trống miễn phí. Địa điểm được ưu tiên chọn trên mặt bằng đã định. Được in biểu tượng (logo) của đơn vị trên các ấn phẩm và Pano, apphích, băng rôn của hội chợ, giới thiệu công ty trên Đài truyền hình địa phương, trung ương trong chương trình giới thiệu hội chợ, trên web site của hội chợ. Được phép treo băng rôn quảng cáo đơn vị trong khuôn viên hội chợ (số lượng và kích thước theo quy định của đơn vị tổ chức). Băng rôn phải được treo ở vị trí hợp lý do Ban tổ chức hội chợ quy định. Được phép treo cờ đuôi nheo (kích thước theo quy định VD: không quá 20cm x 30 cm) trong hội chợ nhưng không che khuất các đơn vị khác hay ảnh hưởng đến các gian hàng khác. Được giới thiệu, phát biểu trong chương trình khai mạc hội chợ. Được cấp một số lượng nhất định giấy mời khai mạc và nếu có các tài liệu tuyên truyền hay quà khuyến mại sẽ được Ban tổ chức giúp đỡ gặp gỡ trao cho các thành phần quan trọng. 3.5. Các đơn vị có liên quan khác Đơn vị đồng tổ chức hay phối hợp tổ chức Đơn vị thiết kế và dàn dựng gian hàng: là đơn vị chuyên lắp đặt, trang trí các gian hàng, thiết kế và trang trí không gian trong và ngoài khu nhà diễn ra hội chợ triển lãm thương mại nhằm hấp dẫn, gây ấn tượng và thu hút sự tò mò của khách tham quan. Đơn vị vận chuyển hàng hoá trong và ngoài nước: là các đơn vị cung cấp dịchvụ vận chuyển hàng không, đường biển, đường bộ, hỗ trợ đắc lực cho việc vận chuẩn bị hàng và người tham dự hội chợ triển lãm thương mại. Cơ quan hải quan: là đơn vị quản lý nhà nước giám sát hàng hoá trưng bày, thu thuế, thu phí đối với các sản phẩm tạm nhập, tạm xuất để tham dự hội chợ triển lãm thương mại theo quy định cụ thể của quốc gia sở tại. Đơn vị cho thuê địa điểm tổ chức hội chợ triển lãm thương mại: là các đơn vị có địa điểm cùng cơ sở hạ tầng, thiết bị, các yếu tố vật chất... cho các đơn vị tổ chức hội chợ triển lãm thuê để tổ chức hội chợ triển lãm. Đơn vị cho thuê các trang thiết bị phục vụ gian hàng hoặc trang trí thêm. Các khách sạn, nhà nghỉ, công ty du lịch, của hàng ăn uống... Các bộ, ban, ngành có liên quan II. Trình tự và nội dung quy trình dịch vụ tổ chức hội chợ triển lãm thương mại 1. Quy trình dịch vụ tổ chức hội chợ triển lãm thương mại Thông thường, quy trình tổ chức một hội chợ triển lãm tính từ thời điểm thết kế mới, chuẩn bị và tiến hành gồm có 9 bước theo thứ tự như sau: 1. Nghiên cứu thị trường 2. Lập kế hoạch tổ chức hội chợ triển lãm 3. Đánh giá tính khả thi của kế hoạch 8. Tiến hành hội chợ triển lãm 5. Soạn thư mời 6. Lựa chọn khách mời 7. Chuẩn bị gian hàng 4. Xin phép tổ chức 9. Kết thúc và đánh giá kết quả 2. Nội dung cụ thể các bước trong quy trình dịch vụ tổ chức hội chợ triển lãm thương mại 2.1. Nghiên cứu thị trường Nghiên cứu thị trường là một hoạt động marketing vô cùng quan trọng. Kinh doanh hội chợ triển lãm thương mại là kinh doanh một loại hàng hoá dịch vụ, cũng giống như bất kỳ hàng hoá hữu hình nào khác, muốn dịch vụ tiêu thụ được trên thị trường, nhà cung cấp phải tiến hành nghiên cứu thị trường một cách cẩn thận, chi tiết. Thông qua việc nghiên cứu, nắm bắt nhu cầu thị trường kết hợp với phân tích nguồn lực bên trong và các yếu tố thuộc môi trường bên ngoài sẽ giúp cho nhà tổ chức hoạch định được chiến lược kinh doanh hiệu quả. Qua việc nghiên cứu thị trường, nhà tổ chức sẽ nhận thấy sự phát triển của nền kinh tế, nhu cầu của các DN, của xã hội, năng lực cung cầu hàng hoá trên thị trường... để từ đó xây dựng chủ đề cho cuộc hội chợ triển lãm thương mại. Nếu có một chủ đề hay, đáp ứng được nhu cầu và tình hình thực tế sẽ thu hút được người tham dự và khách tham quan vì những đối tượng này khi tham gia hội chợ triển lãm đều quan tâm tới chủ đề đó để có kế hoạch, mục tiêu marketing riêng cho mình. Họ sẽ dựa vào chủ đề để lựa chọn hội chợ triển lãm nhằm tìm kiếm đối tác hay tìm kiếm những hàng hoá phù hợp. Mục tiêu của nghiên cứu thị trường là hiểu rõ nhu cầu nguyện vọng của các đơn vị tham dự và khách tham quan. Đánh giá đúng tầm quan trọng và tiến hành một cách quy củ hoạt động này là việc cần thiết để nâng cao hiệu quả cũng như uy tín của cả hội chợ triển lãm và nhà tổ chức 2.2. Lập kế hoạch tổ chức hội chợ triển lãm Sau khi nghiên cứu thị trường và phát hiện ra nhu cầu của khách hàng mục tiêu, việc tiếp theo mà nhà tổ chức phải làm trong quy trình dịch vụ là lập kế hoạch tổ chức hội chợ triển lãm. Kế hoạch này phải nêu được chủ đề của hội chợ triển lãm, các nội dung công việc phải thực hiện, dự kiến chi tiết về các khoản thu chi... Các công việc không chỉ được liệt kê đơn thuần mà phải nêu rõ thời gian thực hiện, đối tượng được phân công thực hiện, ngân sách... một cách hợp lý. 2.3. Đánh giá tính khả thi của kế hoạch Dựa trên bản kế hoạch đề xuất, nhà tổ chức hội chợ triển lãm phải đánh giá, cân nhắc kỹ lưỡng và phải được sự thông qua của các cấp, bộ ngành có liên quan để đi đến quyết định có tổ chức hội chợ triển lãm đó hay không. Các tiêu chí đánh giá kế hoạch tổ chức một hội chợ triển lãm có thể là: lợi ích mang lại cho các đơn vị tham dự, lợi ích cho nhà tổ chức, lợi ích của nền kinh tế xã hội. 2.4. Xin phép tổ chức Hằng năm vào quý III, các bộ ngành, địa phương, DN có nhu cầu tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại gửi kế hoạch tổ chức theo mẫu quy định về cơ quan nhà nước có thẩm quyền để xét duyệt. Bộ Thương mại thống nhất quản lý hoạt động tổ chức hội chợ triển lãm trên toàn lãnh thổ Việt Nam. Đối với các hội chợ triển lãm mới tổ chức lần đầu cũng tiến hành tương tự, nghĩa là cũng phải xin giấy phép tổ chức cùng với các hội chợ triển lãm khác trong năm. Các DN nước ngoài muốn tổ chức hội chợ triển lãm thương mại ở Việt Nam trước tiên phải liên kết với DN Việt Nam có chức năng và gửi kế hoạch kèm theo bản kế hoạch của DN Việt Nam đồng tổ chức. 2.5. Soạn thư mời Nhà tổ chức tiến hành soạn thảo thư mời tham gia hội chợ triển lãm với các thông tin liên quan đến hội chợ triển lãm đó và thị trường nơi tổ chức để gửi tới các đơn vị có thể tham dự. Các nội dung của thư mời gồm: - Thông tin về hội chợ triển lãm thương mại Chủ đề của hội chợ triển lãm Địa điểm, thời gian tổ chức Thông tin về giá cả, diện tích một gian hàng cho thuê. Sơ đồ bố trí các gian hàng. Các dịch vụ phục vụ hội chợ triển lãm thương mại cung cấp cho người tham dự. Quy định về hàng tham dự hội chợ triển lãm thương mại, hàng thương mại tạm nhập, tái xuất, hàng bán trong hội chợ triển lãm thương mại, hàng dùng làm quà biếu... Các quy định về an toàn, chữa cháy, bảo hiểm, trách nhiệm các bên Nội dung của thư mời cũng có thể đề cập đến các khía cạnh sau: - Các chính sách pháp luật có liên quan. DN tham dự phải thông hiểu những quy định trong chính sách, luật pháp của Chính phủ bởi nếu có những trở ngại về hàng hoá thì mặt hàng đó dù tham gia hội chợ hay triển lãm thương mại cũng không mang lại lợi ích gì. Chẳng hạn như hàng hoá bị cấm nhập khẩu, các vấn đề về thuế, điều kiện an toàn của hàng hoá, chất lượng hàng hoá, các điều lệ về an toàn sức khoẻ... - Sự cạnh tranh. Trước khi thâm nhập vào một thị trường, các DN luôn muốn có những thông tin về đối thủ cạnh tranh, giá cả, điểm mạnh, yếu của họ. Một thị trường có tiềm năng lớn, sự cạnh tranh còn chưa mạnh mẽ sẽ có sức hút lớn đối với các DN tham dự. - Những mạng lưới thương mại và phân phối hàng. Người tham gia phải có được tin tức về mạng lưới bán hàng và phân phối hàng của các DN tham dự để xác định những khách hàng mục tiêu của mình trong và sau thời gian diễn ra hội chợ và triển lãm. - Vận tải và thủ tục hải quan. Cung cấp các thông tin về vấn đề này sẽ tạo điều kiện cho người tham gia có thể vận chuyển hàng hoá một cách tốt nhất, bằng những phương tiện phù hợp với giá cả tương ứng. Đồng thời cũng giúp họ tính toán được các chi phí và thời gian đề hoàn thành mọi thủ tục. - Những triển vọng của thị trường. Để thuyết phục các công ty tham gia hội chợ và triển lãm cần cung cấp cho họ những chỉ dẫn về quy mô, tốc độ tăng trưởng của thị trường cho mỗi loại sản phẩm. Vấn đề đặt ra là công ty cần phải nghiên cứu kỹ để có sự hiểu biết tường tận về những lĩnh vực của thị trường, những ngành công nghiệp khác nhau cũng như các nhu cầu đa dạng của công chúng. 2.6. Lựa chọn khách mời Đơn vị tổ chức sẽ tiến hành lên danh sách khách mời dựa trên các niên giám thống kê, niên giám công thương, danh mục DN của Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam... Giấy mời được gửi trực tiếp hay qua bưu điện, fax... hoặc có thể kết hợp mời khách tham dự các hội chợ triển lãm tiếp theo ngay trong thời gian diễn ra hội chợ triển lãm trước đó. Việc xác định đúng và mời được các khách hàng mục tiêu tham gia có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với uy tín nhà tổ chức và khả năng thành công của hội chợ triển lãm thương mại. 2.7. Chuẩn bị gian hàng Xây dựng một không gian hợp lý trong hội chợ triển lãm gồm: việc sắp xếp, quy hoạch, xác định vị trí các gian hàng của các nhà trưng bày khác nhau. Việc chuẩn bị các gian hàng diễn ra trước khi khai mạc hội chợ từ 2 đến 3 ngày. Đơn vị tổ chức chỉ giàn dựng gian hàng và cung cấp một số thiết bị cần thiết theo đúng tiêu chuẩn. Đối với các yêu cầu trang trí đặc biệt khác, DN sẽ tự tiến hành hay thuê ngoài. Các tiêu chuẩn mà gian hàng phải đáp ứng được là: - Thu hút sự chú ý của khách hàng. - Bố trí sản phẩm một cách thẩm mỹ nhất. - Tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng tham quan các gian hàng. 2.8. Tiến hành hội chợ triển lãm thương mại Sau khi các công việc chuẩn bị gian hàng đã hoàn tất thì hội chợ triển lãm thương mại sẽ chính thức được tổ chức theo đúng lịch trình của kế hoạch. Trong thời gian này đơn vị tổ chức sẽ phải chuẩn bị nguồn lực về tài chính và nhân sự để kịp thời giải quyết những vấn đề nảy sinh. Đối với khách tham quan, cần tạo điều kiện thuận lợi nhất để họ tham quan, tiếp xúc với các DN tham gia, trao đổi, thảo luận nhằm xúc tiến thương mại đồng thời cũng tiến hành các cuộc hội thảo chuyên đề nhằm cung cấp những thông tin mới nhất về các vấn đề có liên quan đến nền kinh tế, các chính sách của nhà nước... Nhà tổ chức cũng cần đảm bảo an ninh trật tự, đảm bảo vệ sinh an toàn cháy nổ... tạo sự yên tâm cho DN tham dự và khách tham quan. 2.9. Kết thúc và đánh giá kết quả Là bước công việc cuối cùng trong việc tổ chức hội chợ thương mại để từ đó rút ra kinh nghiệm để tổ chức các cuộc hội chợ triển lãm sau này càng ngày càng tốt hơn, hoàn thiện hơn. Bản tổng kết gồm các chỉ tiêu đánh giá kết quả đạt được, doanh thu, chi phí, số lượng khách tham quan, người tham dự, số lượng hợp đồng được ký kết, giá trị hợp đồng, các cuộc hội thảo, hội nghị nhằm mục đích xúc tiến thương mại và các mặt yếu kém còn tồn tại trong khâu tổ chức. 3. Đánh giá hiệu quả của hội chợ triển lãm thương mại từ góc độ từng chủ thể 3.1. Đứng trên góc độ người tham dự Khi tham gia hội chợ triển lãm thương mại, mỗi DN tham dự đều có những mục đích khác nhau nhưng nhìn chung mục đích cao nhất của họ đều là tìm cơ hội xúc tiến thương mại cho DN mình. Đối với các DN đã có uy tín trên thị trường thì hiệu quả mà họ đạt được qua việc tham gia hội chợ triển lãm thương mại gồm: Tăng thêm uy tín, hình ảnh của DN và sản phẩm của DN trong tâm trí người tiêu dùng thông qua tiếp xúc trực tiếp tại hội chợ triển lãm thương mại. Tìm kiếm, ký kết những hợp đồng kinh tế có giá trị lớn, mở rộng thị trường. Thu hút được các nguồn đầu tư, tìm kiếm đối tác để mở rộng sản xuất kinh doanh. Hiểu biết sâu hơn về đối thủ cạnh tranh trên thị trường, về công nghệ sản xuất hàng hoá tương tự, uy tín của đối thủ để từ đó có kế hoạch cho DN mình. Đối với các DN mới xuất hiện trên thị trường thì hiệu quả của việc tham gia hội chợ triển lãm thương mại có thể gồm: Hiệu quả của công tác quảng cáo, quảng bá tại hội chợ triển lãm nhằm trực tiếp giới thiệu về DN tới các đối tác và người tiêu dùng. Tìm kiếm thị trường. Số lượng các giao dịch, đàm phán và hợp đồng kinh tế ký kết được trong và sau khi tham gia hội chợ triển lãm thương mại. Đánh giá vị trí tương quan so với các DN sản xuất hàng hoá tương tự trên thị trường. Thông tin phản hồi trực tiếp của khách tham quan. Các DN nước ngoài tham dự hội chợ triển lãm thương mại sẽ tìm kiếm các lợi ích: Hiểu biết về thị trường, tình hình cung cầu của hàng hoá tương tự trên thị trường, tập quán văn hoá, tiêu dùng... Thông tin về đối thủ cạnh tranh, công nghệ họ đang sử dụng. Ký kết được các hợp đồng tiêu thụ sản phẩm, tìm kiếm đại lý phân phối, mua bán trực tiếp tại hội chợ triển lãm thương mại. Thông tin phản hồi trực tiếp của khách tham quan. Ngoài ra ở một số hội chợ triển lãm đặc biệt thì tiêu thức đánh giá kết quả cũng có những khác biệt. Ví dụ như hiệu quả của hội chợ triển lãm về hàng giả sẽ được xem xét, đánh giá thông qua sự nhận biết hay cách thức phân biệt giữa hàng giả và hàng thật mà khách hàng thu được trong thời gian tham quan. 3.2. Đứng trên góc độ khách tham quan Tuỳ từng mục đích của khách tham quan mà tiêu thức đánh giá kết quả hội chợ triển lãm của họ là khác nhau. Với khách tham quan vì sự hiểu biết cá nhân thì hiệu quả của hội chợ triển lãm thương mại được đánh giá thông qua các thông tin về sự đa dạng, chất lượng, mẫu mã, giá cả, chủng loại của sản phẩm... làm thoả mãn nhu cầu hiểu biết của họ. Với khách tham quan vì mục đích mua sắm thì hiệu quả sẽ được thể hiện bằng số lượng hàng hoá mà họ mua được từ hội chợ triển lãm. Đối tượng khách tham quan này thường có suy nghĩ rằng các sản phẩm bán trong hội chợ triển lãm đều có chất lượng tốt, của các hãng uy tín và họ có thể mua được nhiều loại hàng cùng một lúc. Đối với khách tham quan vì mụ._.c đích tìm kiếm đối tác kinh doanh thì hiệu quả của hội chợ triển lãm thương mại thể hiện qua việc tìm kiếm được đối tác, đại lý, các hợp đồng kinh tế được ký kết, số lượng hàng hoá mua được... Đối với khách tham quan vì mục đích tìm hiểu đối thủ cạnh tranh thì hiệu quả của hội chợ triển lãm thương mại sẽ được đánh giá dựa trên những thông tin mà họ thu được về các mặt hàng nhất định mà họ quan tâm gồm cả các thông tin liên quan tới công nghệ sản xuất, chiến lược xúc tiến, giá cả, dịch vụ của đối thủ... 3.3. Đứng trên góc độ nhà tổ chức Tiêu thức đánh giá của đối tượng này lại khác so với hai đối tượng trên. Chỉ tiêu đầu tiên để Ban tổ chức đánh giá hiệu quả của hội chợ triển lãm thương mại là doanh thu hoặc lợi nhuận mà công ty thu được do hoạt động tổ chức hội chợ triển lãm thương mại dem lại. Doanh thu có được phải đủ để bù đắp chi phí và tạo ra một lợi nhuận xứng đáng cho công ty. Tiêu thức thứ hai là số lượng các DN tham dự hội chợ triển lãm thương mại do công ty tổ chức. Số lượng này ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu của công ty đồng thời thể hiện được chủ đề của hội chợ, triển lãm đó có phù hợp hay không. Ngoài ra, hiệu quả của hội chợ triển lãm thương mại còn được thể hiện ở số lượng các DN sẵn sàng tham dự hội chợ triển lãm thương mại tiếp theo do công ty tổ chức (thể hiện bằng số đơn đăng ký ngay trong và sau thời gian diễn ra hội chợ triển lãm thương mại hiện tại). 3.4. Đứng trên góc độ nền kinh tế xã hội Một cuộc hội chợ triển lãm sẽ được đánh giá cao khi nó đáp ứng tốt nhu cầu, mục tiêu chung của nền kinh tế xã hội. Trong những năm gần đây, nhiều cuộc hội chợ triển lãm thương mại về công nghệ thông tin, giao thông, vận tải, y dược đã được tổ chức tại Việt Nam thu hút được một số lượng lớn các DN nước ngoài tham dự. Qua việc học hỏi, giao lưu với các DN này chúng ta có cơ hội tiếp xúc trực tiếp với khoa học kỹ thuật hiện đại, với những kỹ năng quản lý, tổ chức tiên tiến nhằm góp phần đẩy nhanh công cuộc công nghiệp hoá, hiện đại hoá, hội nhập vào nền kinh tế khu vực và thế giới theo đúng chủ trương, đường lối của Đảng và nhà nước đề ra trong giai đoạn hiện nay. 4. Các nhân tố ảnh hưởng tới dịch vụ tổ chức hội chợ triển lãm thương mại 4.1. Nhân tố quản lý vĩ mô của nhà nước Nhân tố này là chủ trương chính sách của Nhà nước tác động vào hoạt động hội chợ triển lãm thương mại, thể hiện sự quản lý của Nhà nước đối với hoạt động này. Tuỳ theo điều kiện cụ thể của từng nước, từng thị trường, từng thời kỳ mà chủ trương, chính sách tác động sẽ khác nhau. Các chủ trương, chính sách của Nhà nước sẽ tạo hành lang pháp lý cho hoạt động tổ chức hội chợ triển lãm thương mại của DN. Một nền kinh tế mở cửa sẽ làm cho giao lưu thương mại tăng nhanh, số lượng cũng như kim ngạch tăng lên không ngừng. Quan hệ quốc tế càng phát triển sẽ càng tạo điều kiện cho hoạt động hội chợ thương mại quốc tế phát triển. 4.2. Môi trường chính trị Môi trường chính trị ổn định là nền tảng thúc đẩy sự phát triển kinh tế của một quốc gia. Thông qua hội chợ triển lãm thương mại, các nhà đầu tư nước ngoài có cơ hội thâm nhập vào thị trường mới và sự ổn định về chính trị là một yếu tố hết sức quan trọng cho việc phát triển thị trường tiềm năng trong tương lai. 4.3. Môi trường kinh tế Môi trường kinh tế ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh hội chợ triển lãm thương mại bao gồm các yếu tố: tốc độ tăng trưởng của nền kinh tế, cơ cấu ngành, cơ cấu vùng... 4.4. Nhà tổ chức Tiềm lực về tài chính lớn sẽ cho phép nhà tổ chức có điều kiện nghiên cứu thị trường một cách kỹ càng để từ đó có thể đưa ra các chủ đề của hội chợ một cách phù hợp nhất. Cơ sở vật chất, kỹ thuật phục vụ cho hội chợ cùng với đội ngũ cán bộ ngày càng được chuyên môn hoá cao của nhà tổ chức là những điều kiện quan trọng dẫn tới sự thành công của hội chợ. 4.5. Đơn vị tham dự Nếu hội chợ triển lãm thương mại có số lượng DN tham dự lớn và hầu hết là các DN có uy tín, kinh doanh hiệu quả thì sẽ góp phần khẳng định và nâng cao uy tín và hiệu quả của hội chợ triển lãm. Khả năng tài chính của DN tham dự cũng đảm bảo việc thanh toán cho nhà tổ chức và đầu tư tham gia hội chợ của chính DN. 5. Các hoạt động tại hội chợ triển lãm thương mại Hoạt động tại hội chợ triển lãm thương mại có thể được chia thành 2 phần - phần “hội” và phần “chợ”. Phần “chợ” chính là các hoạt động mua bán, kinh doanh trực tiếp của các DN tham dự hội chợ triển lãm, phần “hội” là các hoạt động xúc tiến, khuếch trương cùng nhiều hoạt động đa dạng khác. Một số hoạt động phần “hội” tiêu biểu có thể kể ra ở đây là: Chương trình ca nhạc, văn nghệ, thời trang, giao lưu với khách tham quan. Các hội thảo, toạ đàm giới thiệu sản phẩm, DN, trao đổi kinh nghiệm, huấn luyện cho các DN, cho khách hàng... Du lịch, khảo sát thị trường. Xuất bản sách, tài liệu quảng bá cho hội chợ triển lãm và cho các DN tham dự. Xổ số hàng ngày, các cuộc thi... Hoạt động tuyên truyền, quảng cáo, khuếch trương trên các phương tiện thông tin đại chúng, bản tin hàng ngày tại hội chợ. Hội thảo chuyên đề và các hoạt động khác của ban, ngành, sở trong thành phố nhằm trao đổi, giải đáp, cung cấp những thông tin mới nhất về những vấn đề có liên quan đến nền kinh tế, các chính sách kinh tế, pháp luật của nhà nước, thông tin về thị trường và nghiên cứu thị trường... Những hoạt động phần “hội” này góp phần nâng cao hiệu quả của công tác xúc tiến thương mại trong hội chợ triển lãm thương mại. Mặc dù là hoạt động bề nổi song chúng có tác dụng to lớn trong việc giúp các DN và khách tham quan cùng các cơ quan hữu quan... giao lưu, hiểu biết và giải đáp được các khúc mắc để tiếp tục phát triển kinh doanh, đóng góp ngày càng nhiều cho xã hội. Trên đây là toàn bộ nội dung khái quát về dịch vụ tổ chức hội chợ triển lãm thương mại và các vấn đề liên quan. Phần tiếp theo sẽ là cụ thể hoá tình hình kinh doanh dịch vụ này trên thị trường Việt Nam hiện nay. Chương II: Thực trạng kinh doanh dịch vụ tổ chức hội chợ triển lãm thương mại tại Việt Nam I. Khái quát Các giai đoạn phát triển của thị trường kinh doanh dịch vụ tổ chức hội chợ triển lãm thương mại tại Việt Nam Hội chợ, triển lãm thương mại là các hình thức của kích thích tiêu thụ hay xúc tiến bán hàng lâu đời nhất trên thế giới. Với Việt Nam, hoạt động này được khởi sắc từ những năm đầu thập kỷ 90 của thế kỷ XX và ngày càng được quan tâm phát triển. Có thể phân chia quá trình phát triển của thị trường kinh doanh dịch vụ tổ chức hội chợ triển lãm thương mại ở nước ta thành các giai đoạn như sau: * Giai đoạn trước năm 1990 Do ảnh hưởng của cơ chế quan liêu bao cấp, hoạt động kinh doanh dịch vụ hội chợ triển lãm thương mại mang đậm nét là phục vụ mục đích chính trị, tuyên truyền giáo dục, cổ động động viên. Số lần tổ chức hội chợ trong mỗi năm không nhiều, tự phát, nội dung còn đơn giản, không mang tính quốc tế, công nghệ lạc hậu. Hoạt động kinh doanh trong từng năm của các công ty có chức năng tổ chức hội chợ triển lãm do Bộ chủ quản tự phân bổ. Nhìn chung hiệu quả hoạt động của các công ty này là chưa cao, còn trì trệ trong việc tiếp cận các hình thức tổ chức, hoạt động hiện đại. * Giai đoạn 1991- 1999 Đây là giai đoạn kinh tế đất nước đang có những bước chuyển đổi mạnh mẽ sang nền kinh tế thị trường vì thế hoạt động kinh doanh cuả các công ty tổ chức hội chợ triển lãm cũng có nhiều đổi mới. Các công ty này đều phấn đấu ổn định trong hoạt động kinh doanh của mình, thực hiện chính sách kinh tế mở, tăng cường hợp tác kinh tế với nước ngoài. * Giai đoạn từ năm 2000 đến nay Đây là giai đoạn nền kinh tế thế giới nói chung và nền kinh tế trong nước nói riêng có những bước phát triển và những thành tựu to lớn nhưng đồng thời cũng có không ít các biến cố tác động mạnh mẽ tới môi trường kinh doanh cũng như tốc độ tăng trưởng kinh tế trên phạm vi quốc tế. Xu hướng hội nhập, quốc tế hoá phát triển mạnh mẽ, các nước tăng cường các hoạt động giao lưu không chỉ trong lĩnh vực chính trị, văn hoá mà cả về kinh tế tạo ra một môi trường hàng hoá đa dạng, phong phú trong mỗi nước nhưng cũng làm gia tăng áp lực cạnh tranh cho mỗi DN. Trong bối cảnh đó, tham gia hội chợ triển lãm là một công cụ hữu hiệu để các DN quảng bá, xúc tiến giới thiệu, giao tiếp đàm phán và tìm kiến bạn hàng. Có thể thấy mặt thành công của hoạt động tổ chức hội chợ triển lãm thương mại trên một số nét chính sau: Một là, các cuộc hội chợ triển lãm thương mại ngày càng được gia tăng về số lượng và chủng loại. Bên cạnh các hội chợ triển lãm tổng hợp, hội chợ triển lãm EXPO (hội chợ triển lãm quốc tế) còn có hàng loạt các hội chợ triển lãm chuyên đề khác như: hội chợ triển lãm hàng công nghiệp tiêu dùng, hội chợ triển lãm thiết bị xây dựng, Telecom, tin học, hàng nông nghiệp, hàng dệt may v.v... Hai là, số lượng các DN, đặc biệt là các DN trong nước tham gia hội chợ triển lãm ngày càng đông. Số lượng các quốc gia tham gia hội chợ triển lãm cũng ngày một tăng lên. Theo số liệucủa trung tâm hội chợ triển lãm thuộc công ty VINEXAD, tại hội chợ EXPO 95, số DN Việt Nam tham gia là 180 (trong tổng số 305 DN) thì tại hội chợ EXPO 2002 con số này lên tới 330 (trong tổng số 630 DN). Cũng tại hội chợ EXPO 2002, các quốc gia có gian hàng tham dự bao gồm: Trung Quốc, CHDCND Triều Tiên, Malaysia, Indonesia, Thái Lan, Iraq, Pakistan, Nga... , tổng cộng là 20 quốc gia. Ba là, số lượng khách được thu hút đến hội chợ triển lãm để tham quan, mua hàng, thăm dò, tìm hiểu về sản phẩm và thị trường cũng đã đạt được mức tăng đáng kể và vẫn đang tăng lên nhanh chóng. Đã có tới 31.000 khách tham quan thương mại và 25.000 khách tham quan công chúng tới hội chợ EXPO 2002. Bốn là, kết thúc mỗi hội chợ triển lãm thương mại lớn một số lượng lớn các hàng hoá đã được mua bán tại chỗ và số lượng đáng kể các hợp đồng được ký kết trị giá hàng triệu USD. Tổng giá trị hợp đồng mua bán trao đổi được thựchiện trong hội chợ EXPO 2002 là 211 triệu USD, tăng 31% so với năm 2001. Tuy nhiên bên cạnh những thành tựu đạt được, việc kinh doanh hội chợ triển lãm thương mại ở nước ta cũng còn nhiều bất cập. Năm 2002, cả nước diễn ra trên 180 cuộc hội chợ triển lãm và các DN Việt Nam tham gia gần 80 hội chợ triển lãm ở nước ngoài trong đó, 2 trung tâm lớn nhất là Hà Nội và TP.HCM. Tính trung bình cứ hai ngày trên địa bàn cả nước lại diễn ra 1 hội chợ triển lãm và cứ 4 ngày thì các DN của ta lại “cơm áo gạo tiền” để theo một hội chợ triển lãm ở nước ngoài. Con số này còn có thể gia tăng trong năm 2003 và các năm tiếp theo. Theo một số phương tiện thông tin đại chúng, năm 2002, trên địa bàn TP. Hồ Chí Minh đã có tới 120 cuộc hội chợ triển lãm lớn, nhỏ. Và thống kê của Sở thương mại Hà Nội cũng cho thấy trong năm này trên địa bàn thủ đô có tới 126 hội chợ triển lãm được đăng ký, nhưng thực tế chỉ diễn ra có 55 cuộc. Ngay Bà Rịa-Vũng Tàu cũng tổ chức tới 8 cuộc, còn trung bình tỉnh nào cũng cố cho được 1-2 hội chợ triển lãm trong năm. Như vậy, mỗi năm cả nước diễn ra gần 300 cuộc hội chợ triển lãm. Báo Lao động số /2003 Theo các chuyên gia xúc tiến thương mại, so với một số nước láng giềng (có nền kinh tế phát triển hơn ta) thì “mật độ” hội chợ triển lãm được tổ chức như vậy là quá lớn. Cũng vì có quá nhiều hội chợ diễn ra cùng một địa chỉ, cùng một thời gian nên chuyện trùng lặp về nội dung, chủ đề là khó tránh. Thậm chí các hội chợ diễn ra tại các địa điểm khác nhau cũng có hiện tượng đặt tên tương tự nhau theo phong trào. Sự “thái quá” thứ hai của thị trường kinh doanh dịch vụ hội chợ triển lãm nước ta là việc “bùng nổ” về số lượng các nhà tổ chức hội chợ triển lãm. Nghị định 32 đã tạo ra một hành lang hết sức thông thoáng cho hoạt động này, song với con số hơn 100 đơn vị kinh doanh dịch vụ hội chợ triển lãm như hiện nay đã dẫn đến tình trạng “nặng về lượng - nhẹ về chất”. Có những DN chỉ có một vài nhân viên, ra đời chưa được một năm nhưng lại vạch ra kế hoạch tổ chức tới 20 cuộc hội chợ triển lãm, hậu quả là số cuộc thành công chỉ đếm trên đầu ngón tay. Cũng không ít hội chợ triển lãm, các nhà tổ chức chỉ lo công việc tổ chức còn hiệu quả thế nào thì không quan tâm hoặc chỉ lo tới lợi nhuận của mình mà bỏ qua lợi ích của các DN tham gia. Một số sở thương mại địa phương còn coi nhẹ chức năng quản lý nhà nước, liên doanh, liên kết với đơn vị đăng cai để được “chia chác”, gây ảnh hưởng xấu trong dư luận. Theo giới chuyên môn thì hiện chỉ có 4-5 “đại gia”có bề dày kinh nghiệm cũng như đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp chuyên tổ chức hội chợ triển lãm như VINEXAD (Bộ Thương mại), Trung tâm hội chợ triển lãm Việt Nam (Bộ Văn hoá Thông tin ), công ty Hội chợ triển lãm Cần Thơ, Báo Sài Gòn tiếp thị (SGTT). Tên tuổi của họ gắn với các hội chợ triển lãm thường niên có uy tín như Expo (tháng 4), hội chợ triển lãm Quốc tế hàng công nghiệp (tháng 10), hội chợ triển lãm Quốc tế nông nghiệp Cần Thơ, hội chợ hàng Việt Nam chất lượng cao (HCHVNCLC)... Các hội chợ này không những đông về số lượng DN tham gia (trung bình từ 400-500 DN, thậm chí có hội chợ lên tới 700-800 DN) mà chất lượng hàng hóa cũng rất uy tín. Đáng nói hơn, hàng ngàn các giao dịch mua bán được thiết lập qua mỗi hội chợ đã đưa các giá trị hợp đồng đạt được lên tới hàng chục, thậm chí hàng trăm triệu USD (như EXPO 2002 đạt tới 212 triệu USD). Đây quả là hoạt động mang nặng mục tiêu xúc tiến thương mại, hướng tới các tiêu đích lâu dài, chứ không chỉ trong ngắn hạn. Tuy nhiên bên cạnh đó, tại khá nhiều hội chợ triển lãm, các DN thường xem đây là nơi để bán lẻ hàng tạp hoá. Bởi thế, hầu hết các hội chợ triển lãm ở ta kéo dài tới 9-10 ngày, thậm chí cả nửa tháng. Khi rơi vào lúc thời tiết không thuận lợi chỉ có khoảng 3-4 chục gian hàng, DN không chịu trả tiền thuê gian hàng cho ban tổ chức vì không bán được hàng. Có những hội chợ, các DN không tập trung vào giao dịch, ký kết mà thay vào đó là hàng chục gian hàng tối ngày ồn ã “vui chơi có thưởng”, sát phạt cay cú. Với hội chợ triển lãm ở nước ngoài, vẫn còn phổ biến tình trạng các DN đi bán hàng nhiều hơn là đi tìm kiếm đối tác. Đơn vị tổ chức chỉ chú ý “tư vấn” cho họ mang hàng gì, số lượng bao nhiêu, bán được hàng có đủ trang trải chi phí chuyến đi không... mà không hề tư vấn về việc họ nên sang gặp ai, thủ tục ký kết, đàm phán thế nào...? Bởi vậy có trường hợp những DN thủ công mỹ nghệ mang theo một số lượng lớn hàng hoá và chỉ chú tâm vào bán lẻ nên đã bỏ qua nhiều cơ hội đàm phán. thương thuyết. Do hiện tại các Trung tâm xúc tiến Thương mại của Việt Nam ở nước ngoài chưa được chú trọng xây dựng và phát triển nên những thông tin hỗ trợ cho công ty tổ chức cũng như các DN tham gia hội chợ tổ chức ở nước ngoài còn hạn chế, chưa có hiệu quả, kịp thời. Những vấn đề trên đây sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới các DN hoạt động kinh doanh trong thị trường theo chiều hướng tích cực hoặc tiêu cực buộc các DN phải có những điều chỉnh để thích ứng, tồn tại và phát triển. II. Môi trường kinh doanh dịch vụ tổ chức hội chợ triển lãm tại Việt Nam hiện nay Nói đến môi trường marketing của các công ty tổ chức hội chợ triển lãm thương mại cần phải đề cập tới cả môi trường marketing vi mô và môi trường marketing vĩ mô. Ngoài các đặc tính chung như các dịch vụ khác, môi trường marketing của dịch vụ này còn có một số điểm riêng biệt. Đặc điểm cụ thể sẽ được trình bày chi tiết trong nội dung dưới đây: 1. Môi trường marketing vi mô 1.1. Các liên kết kinh doanh 1.1.1. Nhà cung ứng Do tính chất đặc thù của hoạt động tổ chức hội chợ nên các nhà cung ứng của một công ty trong lĩnh vực này bao gồm: Các cá nhân hay tổ chức cung cấp các dịch vụ như: quay phim, chụp ảnh, sơn vẽ, in ấn và các hoạt động hậu kỳ như biên tập, lồng tiếng. Các nhà cung ứng loại này sẽ đáp ứng các nhu cầu về các dịch vụ bổ sung ngoài khả năng của công ty phục vụ cho hoạt động quảng cáo và quảng cáo trong hội chợ. Các nhà tài trợ kinh phí hoặc một phần kinh phí tổ chức hội chợ. Các cá nhân, tổ chức cung cấp (bán, cho thuê) các vật liệu sử dụng trong quảng cáo, thiết kế xây dựng các gian hàng, trang trí hội chợ. VD: khung, giàn kim loại, thảm, vải làm băng rôn, biển tôn, nhà lắp ghép... Các đơn vị cung cấp (cho thuê) địa điểm tổ chức hội chợ. 1.1.2. Khách hàng Trong lĩnh vực tổ chức hội chợ triển lãm, khách hàng của các đơn vị, công ty tổ chức là các cá nhân, DN thuộc đủ mọi thành phần kinh tế, trên khắp các miền của đất nước, các DN nước ngoài sản xuất, kinh doanh trên tất cả các lĩnh vực, có nhu cầu tham gia hội chợ để xúc tiến giới thiệu, tuyên truyền quảng bá, giao tiếp, đàm phán, ký kết hợp đồng. Các cá nhân, DN phải có đăng ký kinh doanh và các giấy chứng nhận hợp lệ cần thiết khác, phải có lĩnh vực sản xuất, kinh doanh phù hợp với chủ đề, tiêu chí của hội chợ dự định tham gia và có đủ khả năng chi trả các chi phí do tham gia hội chợ. Ngoài ra, đối với các hội chợ quốc tế được tổ chức ở nước ngoài, các cá nhân, các thành viên DN tham gia phải có đủ các điều kiện, giấy tờ để được xuất cảnh cũng như nhập cảnh vào nước sở tại nơi diễn ra hội chợ. 1.1.3. Môi trường cạnh tranh Trong lĩnh vực tổ chức hội chợ tại Việt Nam hiện nay có rất nhiều các cơ quan, tổ chức cạnh tranh với nhau như: Trung tâm Hội chợ triển lãm Việt Nam (VEFAC), công ty Quảng cáo và Hội chợ thương mại Việt Nam (VINEXAD), công ty Hội chợ Thành phố Hồ Chí minh (TRAFAC Sài Gòn), công ty Hội chợ Triển lãm Cần Thơ, Trung tâm triển lãm của Bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn, Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI)... Ngoài ra, các bộ, ngành, các địa phương đều có thể phối hợp hoặc đứng ra tổ chức các cuộc hội chợ, triển lãm thương mại để kinh doanh... bên cạnh đó còn có các công ty tổ chức hội chợ nước ngoài đang hoạt động tại Việt Nam như: công ty hội chợ triển lãm ADSALE - Hong Kong, công ty triển lãm HANNOVER - Đức, công ty triển lãm CP - Hong Kong...Với nhiều kinh nghiệm và uy tín trên thị trường thế giới nên các hội chợ do những công ty nước ngoài này tổ chức đều thu hút được nhiều khách hàng tham dự và khách tham quan. Như đã đề cập trong phần “Khái quát các giai đoạn phát triển của thị trường kinh doanh dịch vụ tổ chức hội chợ triển lãm thương mại tại Việt Nam”, hiện nước ta chỉ có 4-5 “đại gia”có bề dày kinh nghiệm cũng như đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp chuyên tổ chức hội chợ triển lãm. Dưới đây là cụ thể tình hình hoạt động kinh doanh của ba đơn vị tổ chức lớn và có uy tín là Trung tâm hội chợ triển lãm Việt Nam, Công ty Quảng cáo và Hội chợ thương mại Việt Nam và Báo SGTT. a. Trung tâm Hội chợ triển lãm Việt Nam (VEFAC) Trung tâm Hội chợ triển lãm Việt Nam (VEFAC) được thành lập ngày 2/9/1975, tiền thân là Nhà triển lãm Giảng Võ, năm 1975 chuyển sang thành DN trực thuộc Bộ Văn hoá - Thông tin. Đây là một trung tâm quốc gia hoạt động có tính chất tổng hợp về chính trị – kinh tế - kỹ thuật - văn hoá. VEFAC có chức năng tổ chức và thực hiện các cuộc hội chợ triển lãm thương mại, tổng hợp, chuyên ngành ở Việt Nam và Việt Nam ra nước ngoài, tổ chức các cuộc hội thảo, gặp gỡ trao đổi nhằm khuyến khích phát triển kinh tế, chuyển giao công nghệ và thu hút đầu tư. Mỗi năm VEFAC tổ chức thành công 20 đến 22 cuộc hội chợ, cuộc hội thảo lớn, ngoài ra còn phối hợp với các đơn vị khác tổ chức hàng chục buổi biểu diễn văn hoá nghệ thuật, thể thao. Cả năm 2001 trung tâm tổ chức 18 cuộc hội chợ tại Hà Nội và Tp Hồ Chí Minh. Kết quả doanh thu ước đạt 111%, nộp ngân sách 104%, thu nhập bình quân người lao động bằng 106% so với năm 2000. So với các công ty cùng kinh doanh dịchvụtổ chức hội chợ triển lãm thương mại trên thị trường Việt Nam hiện nay, VEFAC có những điểm mạnh và điểm yếu sau: Điểm mạnh Điểm mạnh lớn nhất của VEFAC so với các đối thủ cạnh tranh là có địa điểm tổ chức hội chợ. Chính ưu thế này giúp cho trung tâm hội chợ triển lãm Việt Nam có thể chủ động cả về thời gian cũng như tiết kiệm được một phần lớn chi phí và nâng cao hiệu quả tổ chức hội chợ do thu hút được nhiều DN tham gia với mức giá thuê gian hàng thấp hơn , khả năng cạnh tranh về giá cả là cao hơn. VEFAC còn có thế mạnh khác đó là sự chuyên môn hoá, đầu tư có trọng điểm vào chỉ một lĩnh vực kinh doanh duy nhất là tổ chức hội chợ triển lãm trong khi nhiều công ty khác có kinh doanh dịch vụ này thì hoạt động tổ chức hội chợ chỉ chiếm một tỷ lệ nhất định trong doanh số, điển hình là công ty Quảng cáo và Hội chợ thương mại Việt Nam (VINEXAD). VEFAC là công ty tổ chức hội chợ chuyên nghiệp, có kinh nghiệm lâu năm. Có thể thấy xét trong lĩnh vực tổ chức hội chợ triển lãm, VEFAC có tiềm lực về cơ sở vật chất và tài chính lớn hơn nhiều công ty khác Điểm yếu Các hội chợ triển lãm mà VEFAC tổ chức chưa phong phú và chất lượng chưa cao. Nhắc đến trung tâm Hội chợ triển lãm Việt Nam, người ta chỉ mới nghĩ đến một địa điểm để tổ chức hội chợ triển lãm chứ chưa chú ý tới chính các hội chợ triển lãm do Trung tâm thực hiện. b. Công ty Quảng cáo và Hội chợ thương mại Việt Nam (VINEXAD) Công ty Quảng cáo và Hội chợ Thương mại Việt Nam (VINEXAD) được thành lập từ năm 1991 trên cơ sở hợp nhất công ty Triển lãm Quảng cáo ngoại thương (thành lập 4/1975 thuộc Bộ Ngoại thương) và công ty Quảng cáo và Dịch vụ thương mại (thành lập 9/1989 thuộc Bộ Nội thương).Công ty kinh doanh trên các lĩnh vực rất đa dạng trong dó hoạt động quảng cáo và hội chợ đóng vai trò chủ đạo. Là nhà tổ chức Hội chợ hàng đầu ở Việt Nam, trong những năm gần đây, VINEXAD đã gặt hái được nhiều thành công và khẳng định được uy tín của mình thông qua việc tổ chức các sự kiện trong nước và quốc tế đạt hiệu quả cao. Về giá trị tuyệt đối, doanh thu từ dịch vụ tổ chức hội chợ triển lãm qua các năm không ngừng tăng, năm 2000 đạt 15.100 triệu đồng, chiếm 17,7% trong tổng doanh thu của cả công ty, năm 2001 là 16.000 triệu đồng, tương ứng 17,9%, năm 2002 là 16.500 triệu đồng, tương ứng 17,9%. VINEXAD đã tài trợ và tổ chức hơn 80 sự kiện hằng năm cả trong nước và nước ngoài, đóng vai trò là chiếc cầu nối quan trọng cho các DN Việt Nam và nước ngoài, tạo ra các cơ hội hợp tác kinh doanh, trao đổi thương mại, liên doanh và đầu tư. So với các đối thủ cạnh tranh, VINEXAD có những điểm mạnh và yếu sau: Điểm mạnh Bộ chủ quản của VINEXAD là Bộ Thương mại. Đây là một cơ hội lớn cho công ty dễ dàng tiếp xúc và nắm bắt các thông tin về các DN, các cơ hội kinh doanh. VINEXAD là công ty tổ chức hội chợ chuyên nghiệp, có kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực tổ chức hội chợ. Sự đa dạng trong lĩnh vực hoạt động kinh doanh của VINEXAD tạo nên một thể thống nhất, nâng cao sức mạnh tổng hợp của công ty. Các hoạt động bổ trợ lẫn nhau cho phép VINEXAD có thể cung cấp cho khách hàng những dịch vụ trọn gói đa dạng và trợ giúp cho việc kinh doanh hội chợ và triển lãm thuận tiện hơn. Ví dụ: công ty có thể giảm tối đa các chi phí về in ấn, quảng cáo, trang trí gian hàng nhờ tự thực hiện thay vì phải thuê ngoài. Điểm yếu Chính sự đa dạng trong lĩnh vực kinh doanh đồng thời cũng là điểm yếu của VINEXAD. Nguồn vốn hạn chế nhưng phải đầu tư cho nhiều lĩnh vực dẫn đến không tập trung vào phát triển riêng lĩnh vực thế mạnh là tổ chức hội chợ triển lãm. Công ty chưa có địa điểm riêng để tổ chức hội chợ và triển lãm, do vậy vẫn phải đi thuê địa điểm. Điều này làm tăng chi phí và tăng giá của dịch vụ mà công ty cung cấp đồng thời giảm khả năng cạnh tranh về giá cả dịchvụ của công ty. Báo Sài Gòn tiếp thị (SGTT) Ra đời 15/04/1995, đến tháng 10/1996, theo nhiều thư yêu cầu của bạn đọc, Báo SGTT đã phát động một chương trình dài 6 tháng với chủ đề: “Nâng cao chất lượng hàng Việt Nam”. Từ một cuộc vận động bằng các loại hình báo chí như cuộc thi trên báo, giao lưu bàn tròn, toạ đàm..., SGTT đã tiến đến một hoạt động không hề dự định ban đầu là tổ chức thăm dò người tiêu dùng về hàng Việt Nam chất lượng cao và tổ chức HCHVNCLC do người tiêu dùng bình chọn kể từ 1997. Sau đó, TP.HCM đã chọn chương trình xúc tiến Hàng Việt Nam chất lượng cao là một chương trình xúc tiến thương mại của thành phố qua chỉ thị 31/199/CT-UB-KT ngày 13/10/1999 để nâng cao sức cạnh tranh cho hàng Việt Nam. Qua 7 năm thực hiện, HCHVNCLC ngày càng phát triển về quy mô và chất lượng, không ngừng đổi mới về nội dung, đã và đang trở thành một trong số ít các hội chợ lớn, có uy tín được tổ chức thường niên tại Việt Nam. Một số điểm mạnh và điểm yếu của nhà tổ chức này: Điểm mạnh Tiềm lực tài chính, uy tín và khả năng kêu gọi tài trợ để thực hiện cuộc bình chọn này vào mỗi năm đồng thời tổ chức công bố thông qua các hội chợ HVNCLC là ưu thế vô cùng mạnh mẽ của Tạp chí Sài Gòn tiếp thị Có sự hỗ trợ to lớn của UBND TP.HCM, Sài Gòn Tiếp thị được các Sở, ngành, đoàn thể, các Hội và các quận huyện TP.HCM phối hợp để giúp đỡ các DN về kinh nghiệm quản lý, tiếp thị, bán hàng, thiết lập cầu nối bền vững với người tiêu dùng trong và ngoài nước. Điểm yếu Kinh nghiệm chuyên môn trong lĩnh vực tổ chức hội chợ triển lãm chưa nhiều. Sài Gòn Tiếp thị mới được thành lập từ năm 1995 và HCHVNCLC tổ chức lần đầu là năm 1997. So với hai công ty trên thâm niên của Sài Gòn Tiếp thị trong lĩnh vực này còn hạn chế. Chức năng chính của nhà tổ chức này là một cơ quan ngôn luận, một toà báo do vậy trong hoạt động tổ chức hội chợ triển lãm, Sài Gòn Tiếp thị sẽ không có những lợi thế của một đơn vị tổ chức chuyên nghiệp. 3.4. Quan hệ công chúng Những công ty tổ chức hội chợ triển lãm có uy tín tại Việt Nam hiện nay hầu hết đều có mối quan hệ rất tốt với các cơ quan thông tin, báo chí,phát thanh, truyển hình. Mối quan hệ này là một yếu tố vô cùng quan trọng trong việc tạo dựng uy tín và công tác truyền thông cho công ty cũng như cho các hội chợ triển lãm do công ty tổ chức. Trước mỗi kỳ hội chợ triển lãm, đại diện có uy tín của các báo, đài đều được nhà tổ chức gửi giấy mời tham dự . Thông qua các phương tiện thông tin đại chúng, đơn vị tổ chức thực hiện việc tuyên truyền, quảng bá rộng rãi về dịch vụ của mình rất có hiệu quả. 4. Môi trường marketingvĩ mô 4.1. Môi trường Kinh tế Trong báo cáo của Ngân hàng Phát triển châu á (ADB) và ngân hàng Thế giới (WB) ngày 11/11/2002 đã đánh giá, năm 2002 kinh tế Việt Nam rất khả quan. GDP tăng 7%, thu ngân sách tăng 12% so với năm 2001 vượt dự toán 8%. Đầu tư cũng là một nguồn tăng trưởng quan trọng. Trung bình mỗi tháng trong năm qua có tới 1.600 DN ra đời. Đến tháng 7 năm 2002, riêng đầu tư của những DN vừa và nhỏ mới trong khu vực kinh tế chính thức đã là khoảng 40.000 tỷ đồng (2,7tỷ USD) tức là gần 9% GDP. Tổng đầu tư của khu vực nhà nước, kể cả nguồn ngân sách và vốn DN dự kiến sẽ ở mức 18% GDP năm nay. Luồng vốn từ nước ngoài đưa vào ổn định, thậm chí có chiều hướng gia tăng. Năm 2002, số vốn mới cấp kể cả các dự án tăng vốn ước đạt trên 2 tỷ USD. Thu nhập của người dân tăng lên, nhất là ở khu vực thành thị. Khu vực nông thôn cũng có mức tăng thu nhập cao: 10%. Lạm phát được kiềm chế, giảm phát bị đẩy lùi. Với tình hình kinh tế khả quan như trên đồng thời với xu hướng giao lưu, hội nhập mạnh mẽ, cơ hội cho các công ty tổ chức hội chợ triển lãm thương mại là vô cùng to lớn. Số lượng các DN tăng lên và mức đầu tư của mỗi DN cũng tăng thúc đẩy các DN tìm kiếm bạn hàng mới, liên doanh, liên kết đầu tư, mở rộng thị trường... Đó chính là mục đích mà họ tham gia vào các kỳ hội chợ. Môi trường kinh tế tăng trưởng cũng thu hút các công ty nước ngoài tham gia kinh doanh ở thị trường trong nước. Hội chợ chính là con đường ngắn nhất và rất hiệu qủa giúp họ tiếp cận được các đối tác, đại lý trong thời gian ngắn, đặc biệt là các hội chợ, triển lãm chuyên đề. Việc mở rộng thị trường sang các nước trong khu vực và quốc tế của các DN ngày càng phổ biến, kể cả các DN vừa và nhỏ đã làm nảy sinh nhu cầu đi tham quan, khảo sát, bán hàng thử nghiệm tại thị trường nước ngoài. Thông qua các hội chợ Việt Nam tại nước ngoài hoặc hội chợ của nước ngoài, nhu cầu này có thể được thoả mãn một cách hiệu quả nhất. Mức sống của nhân dân tăng lên làm các nhu cầu mua sắm, giải trí tăng theo và đi tham quan hội chợ triển lãm cũng được coi như một hình thức giải trí. Việc có nhiều khách đến tham quan góp phần nâng cao hiệu quả của hội chợ triển lãm được tổ chức. Cơ hội là rất lớn song do còn hạn chế về tiềm lực và phải đối mặt với sự cạnh tranh gay gắt nên các công ty tổ chức hội chợ triển lãm thương mại Việt Nam phải không ngừng đổi mới theo hướng hiện đại và từng bước hoàn thiện, nâng cao khả năng đáp ứng nhu cầu của các DN trong và ngoài nước. 4.2. Môi trường chính trị - luật pháp Những quyết định kinh doanh nói chung và những quyết định marketing nói riêng chịu tác động mạnh mẽ của những diễn biến trong môi trường chính trị. Môi trường này gồm có luật pháp, các cơ quan nhà nước, các nhóm xã hội gây ảnh hưởng... Về vấn đề luật pháp, do tác động tích cực của Luật DN, nét mới của năm 2002 là cả 3 khu vực kinh tế đều tăng trưởng khá trong đó cao nhất là công nghiệp ngoài quốc doanh tăng 19,1%, công nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài tăng 13,9%, công nghiệp khu vực nhà nước tăng 11,7%. Đó là một phần trong sự tăng trưởng kinh tế đã tạo nên những cơ hội cũng như thách thức cho các công ty tổ chức hội chợ triển lãm thương mại Việt Nam như đã phân tích ở nội dung môi trường kinh tế. Bên cạnh những tác động tích cực, luật pháp còn nhiều tồn tại khác như vẫn còn thiếu các văn bản hướng dẫn cụ thể, chi tiết và có hiệu quả về các vấn đề bức xúc như: thương hiệu và bảo vệ thương hiệu, hàng giả, hàng nhái chưa được khống chế một cách hữu hiệu, thủ tục xuất nhập cảnh còn phức tạp... Trước ngưỡng cửa của hội nhập khu vực và toàn cầu sắp tới, mỗi DN phải có đối sách và tầm nhìn chiến lược để tự bảo vệ mình trước những thách thức của cạnh tranh. Mặc dù có nhiều cố gắng trong việc đầu tư cho thương hiệu nhưng ngân sách dành cho hoạt động này còn quá khiêm tốn. Nguyên nhân một phần là do các quy định về quản lý tà chính của nhà nước còn quá chặt chẽ (chỉ cho phép chi cho quảng cáo, khuyến mại từ 5 –7% chi phí hợp lý). Các công ty tổ chức hội chợ triển lãm thương mại không nằm ngoại lệ với các DN này. Trong tương lai, khi có nhiều đối thủ cạnh tranh nước ngoài tham gia vào thị trường cung cấp dịch vụ tổ chức hội chợ thì việc có một thương hiệu mạnh, uy tín là một điều kiện cần thiết mang tính sống còn đối với các công ty này. Nhìn chung, môi trường chính trị xã hội ổn định, quốc phòng an ninh được giữ vững, vị thế của Việt Nam trên trường quốc tế được củng cố và nâng cao là ._. ban đầu tốt đẹp với khách tham quan. Xung quan việc tổ chức xây dựng gian hàng cần chú ý: + Thiết kế hình ảnh bên ngoài sao cho nổi bật và tạo nên những nét khác biệt với hàng loạt các yếu tố như: tên hiệu, biểu tượng của công ty, các yếu tố màu sắc, ánh sáng... + Thiết kế hình ảnh bên trong cũng phải gây được ấn tượng, hấp dẫn khách tham quan, trong đó đặc biệt tập trung đến việc trưng bày sản phẩm và thiết kế không gian giao dịch. Việc trưng bày sản phẩm phải tạo sự chú ý vào sản phẩm và làm nổi bật những sản phẩm quan trọng nhất nhờ sự trợ giúp của hệ thống chiếu sáng đặc biệt hoặc các yếu tố khác. Không gian giao dịch phải được thiết kế tạo điều kiện thuận lợi cho các cuộc mua bán, ký kết hợp đồng. Thứ hai, cần chuẩn bị kỹ lưỡng và chọn lọc cẩn thận nhân sự tham gia hội chợ triển lãm. Nhìn chung một gian hàng nên có các nhân viên lễ tân, phiên dịch, người giới thiệu hàng, các kỹ sư (với hàng hoá có đặc tính kỹ thuật phức tạp). Các nhân viên này phải có đủ năng lực, trình độ, khả năng giao tiếp, thuyết phục, năng động và nhiệt tình. Thứ ba, cần tổ chức chu đáo các hoạt động diễn ra trong thời gian tiến hành hội chợ triển lãm. Cụ thể là: Hoạt động giới thiệu hàng hoá: các nhân viên của công ty có thể giới thiệu trực tiếp bằng cách cho khách hàng dùng thử ngay tại gian hàng (hàng tiêu dùng). Nhân viên kỹ thuật có thể trình bày các tính năng, tác dụng của sản phẩm. Để việc giới thiệu có hiệu quả có thể dùng video, tranh ảnh, tờ rơi và các món quà tặng cho khách tham quan. Hoạt động giao dịch và bán hàng. Cần chú ý: + Đảm bảo việc đón tiếp khách hàng đến tham quan và ghi nhận các yêu cầu của họ. + Có bộ phận riêng để thu xếp các cuộc tiếp xúc đàm phán với khách hàng. + Với khách hàng mua những hàng hoá công nghiệp cần lắp đặt, chạy thử, hướng dẫn sử dụng và bảo quản cho khách hàng. + Với khách hàng mua số lượng lớn, có thể thương lượng trực tiếp về các khoản ưu đãi. Hoạt động điều tra nghiên cứu nhu cầu, thị hiếu tiêu dùng: đây là hoạt động cần thiết nhưng không phải DN nào cũng biết quan tâm đến và biết làm tốt. Để hoạt động này đạt kết quả cao phải có sự chuẩn bị kỹ lưỡng: có bảng câu hỏi tốt và có cách khuyến khích khách tham quan hưởng ứng. 4. Hàng mẫu sử dụng trong hội chợ triển lãm thương mại Các hàng mẫu được phân phát trước, trong và sau một triển lãm có thể có tác dụng rất lớn trong việc khẳng định, bảo đảm rằng các khách hàng tiềm năng thực sự được sử dụng thử hàng được quảng cáo. Điều này thực sự hữu ích đối với các mặt hàng mà các đặc tính, tác dụng và lợi ích không thể mô tả hết nếu sử dụng các quảng cáo trên các phương tiện truyền thông phổ biến thông thường. Các lợi ích khác trong hoạt động phân phát hàng mẫu đó là: Khuyến khích mở rộng, gia tăng số lượng khách hàng tiềm năng quan tâm và muốn dùng thử sản phẩm. Tạo ra ảnh hưởng tới các khách hàng đã chán ngấy, mệt mỏi vì liên tục bị tiếp cận bởi các nhà cung cấp ở số lượng lớn các gian hàng hội chợ cạnh tranh. Có thể hoạt động như một dạng riêng biệt của hoạt động xúc tiến bán hàng. Đạt được sự chú ý nhanh và hiệu quả. Các khó khăn nảy sinh trong hoạt động gửi các hàng mẫu bao gồm chi phí cao, một số người nhận hàng mẫu dùng thử có thể không hề quan tâm đến sản phẩm và có một thực tế là nếu một nhà cung cấp bắt đầu việc gửi hàng mẫu tới các khách hàng tiềm năng thì các hãng cạnh tranh cũng tự cảm thấy phải làm như vậy. Điều này dẫn đến “các cuộc chiến tranh về hàng mẫu dùng thử” với việc gia tăng quà tặng cho khách hàng đến mức độ vô lý và xét về dài hạn thì không hãng nào thu được lợi ích cả. Đối với việc sử dụng các hàng mẫu gửi tặng cần theo quy tắc sau: + Các hàng mẫu gửi tặng cần thể hiện rõ ràng và hiển nhiên về những ưu việt của sản phẩm. + Các hàng mẫu phải khiến cho người tiêu dùng muốn dùng thử sản phẩm. + Không nên phân phát bừa bãi hàng mẫu tới những người có thể chẳng quan tâm, chú ý đến sản phẩm. Việc thực hiện một chiến dịch gửi hàng mẫu dùng thử cần có sự phối hợp cẩn thận, chặt chẽ với việc quảng cáo trên các phương tiện khác để xúc tiến sản phẩm. Khách hàng tiềm năng cần phải được xem và giải thích rõ ràng về các lợi ích của sản phẩm và ngay sau đó hàng mẫu phải được phát cho họ dùng thử. II. Những biện pháp hoàn thiện quy trình tổ chức Hội chợ triển lãm của đơn vị tổ chức Chất lượng dịch vụ sẽ được quyết định nhiều nhất là từ khâu tạo ra và cung ứng hay chuyển giao sản phẩm dịch vụ. Sự mong đợi của khách hàng chịu tác động mạnh từ hoạt động marketing của DN. Các hoạt động truyền thông như quảng cáo, hoạt động kích thích tiêu thụ, giá cả hấp dẫn, kinh nghiệm dịch vụ, truyền thống văn hoá, hệ tư tưởng, thông tin truyền miệng... hình thành sự mong đợi trong từng người tiêu dùng. Các yếu tố cơ bản thuộc công cụ marketing dịch vụ nếu được cải tiến và hoàn thiện không ngừng sẽ đảm bảo thoả mãn tối đa sự mong đợi của khách hàng. Đó chính là nền tảng của marketing chất lượng. Dưới đây là một số đề xuất cụ thể về các yếu tố này: 1. Sản phẩm Sự định hướng kinh doanh theo quan điểm marketing có nghĩa là một DN hoạch định chiến lược và lập kế hoạch hoạt động phù hợp với yêu cầu của thị trường. Mục tiêu của DN phải thoả mãn nhu cầu của khách hàng bằng việc huy động mọinguồn vốn có thể có của mình. Với tình trạng hiện nay của thị trường tổ chức hội chợ triển lãm, việc có một danh mục hội chợ triển lãm với số lượng hợp lý và đảm bảo được chất lượng cũng như mức độ hấp dẫn các DN tham gia là mối quan tâm hàng đầu của các đơn vị tổ chức. Để thực hiện được mục tiêu này, các công việc mà những công ty này cần thực hiện một cách nghiêm túc gồm: Thứ nhất, cần tổ chức tốt công tác nghiên cứu thị trường để chọn chủ đề cho hội chợ triển lãm được thích hợp, tránh việc tổ chức trùng lắp với các hội chợ triển lãm vừa diễn ra hoặc đang và sẽ diễn ra. Một ví dụ điển hình là trường hợp “Hội chợ triển lãm quốc tế hàng hoá có nhãn hiệu được bảo hộ lần thứ I-2003” do công ty Cổ phần hội chợ triển lãm quốc tế (VINEXPO) phối hợp với báo Lao động tổ chức vào thời gian từ 30/4 đến 4/5/2003. Chủ đề của hội chợ này liên quan đến một vấn đề hiện được rất nhiều DN Việt Nam quan tâm nhưng trước đó một tháng đã có HCHVNCLC do Báo SGTT tổ chức rất thành công cũng với chủ đề tương tự. Điều này sẽ ảnh hưởng không nhỏ tới hiệu quả và thành công của hội chợ tổ chức sau. Cũng nhờ nghiên cứu thị trường kỹ lưỡng, các chủ đề hội chợ triển lãm đưa ra đều có khả năng hấp dẫn nhiều DN tham gia và thu hút sự chú ý, tham quan của đông đảo công chúng. Thứ hai, đối với các hội chợ triển lãm thương mại phạm vi địa phương, đơn vị tổ chức cần thực hiện tốt công tác tuyên truyền về mục tiêu chủ yếu của việc tham gia hội chợ triển lãm, từng bước thay đổi nhận thức hạn chế trong phần “chợ” cho các DN tham dự. Cũng cần lên kế hoạch cụ thể và chi tiết để xin hỗ trợ của Bộ thương mại, nhà nước, tài trợ của các đơn vị lớn, có uy tín nhằm mở rộng quy mô và nâng cao chất lượng của các hội chợ triển lãm địa phương lên đúng với vai trò quan trọng của nó. Thứ ba, dù việc tổ chức các đoàn tham dự hội chợ và triển lãm thương mại ở nước ngoài hiệu quả chưa cao nhưng vẫn phải duy trì để giữ các bạn hàng truyền thống của mình. Các công ty tổ chức phải lưu ý tới những vấn đề sau: Khi nhận được lời mời hợp tác từ phía nước ngoài, cần tiến hành thẩm định kỹ càng khả năng thu hút các DN Việt Nam tham dự, khả năng mang lại lợi nhuận cho công ty, dự đoán các vướng mắc có thể gặp phải. Chỉ khi các vấn đề trên có thể giải quyết được thì công ty mới quyết định có tổ chức hay không. Khi đã quyết định tham gia, công ty phải nghiên cứu kỹ chủ đề của cuộc hội chợ và triển lãm đó, đề nghị nhà tổ chức cung cấp hoặc tự thu thập mọi thông tin cần thiết liên quan đến cuộc hội chợ hay triển lãm, đến thị trường nơi tổ chức. Từ đó mới xác định được các DN có tiềm năng và tiến hành mời. Cách mời không khác gì đối với các hội chợ và triển lãm được tổ chức trong nước, chỉ có điều lượng thông tin cung cấp phải đầy đủ và chính xác hơn. Cũng giống như các DN nước ngoài tham dự các hội chợ và triển lãm thương mại do mình tổ chức, các công ty Việt Nam còn bỡ ngỡ khi tiếp cận với thị trường nước ngoài. Do đó khi tổ chức đoàn, công ty nên cung cấp dịch vụ chọn gói từ việc lo liệu thủ tục, lo chỗ ăn ở, phiên dịch,...tới việc thu thập các thông tin về môi trường, thị trường...cho những người tham gia. Trên cơ sở các DN tham gia, công ty phải yêu cầu nhà tổ chức cung cấp thông tin về những nhà DN thuộc các lĩnh vực có liên quan. Dựa trên các dữ liệu này, khi sang trưng bày công ty có thể tạo điều kiện cho các DN của mình tiếp xúc với các đối tác nước ngoài, ký kết các hợp đồng mua bán, liên doanh liên kết. Trước khi mang hàng đi trưng bày, công ty cần có những hướng dẫn chi tiết về cách trình bày gian hàng, cách tổ chức tiếp đón khách tham quan...cho các DN tham gia, tạo nên một cách riêng cho khu vực trưng bày của đoàn Việt Nam. Công ty cũng phải luôn đặt sự thành công của các DN tham gia là thành công của chính mình, có như vậy mới lôi kéo được các DN sẵn sàng tham dự các cuộc hội chợ, triển lãm ở khắp nơi trên thế giới. Quan hệ tốt với các đơn vị chủ quản, chuyên môn, chính quyền địa phương và thông thạo luật lệ, quy định về việc tổ chức hội chợ và triển lãm tại nước định tiến hành. Đây là đơn vị ủng hộ, hỗ trợ cho việc tổ chức. Họ sẽ giúp quảng cáo, tuyên truyền, xin phép và mời các quan khách tham dự. Quan hệ và nắm chắc địa điểm hội chợ và triển lãm. Nắm chắc giá cả và các yêu cầu về cơ sở hạ tầng, thủ tục, tập quán, các nhà thầu phụ về dàn dựng, cho thuê các thiết bị, vật dụng trong khu vực hội chợ và triển lãm. Hiểu biết về hải quan, thuế nhập khẩu các quy định về hàng hoá tham dự hội chợ và triển lãm . Cần có một đội ngũ cán bộ đồng đều về mọi mặt, giàu kinh nghiệm về chuyên môn, giỏi ngoại ngữ, số lượng hạn chế để tiết kiệm chi phí. Các phương tiện làm việc hiện đại và linh hoạt, việc sử dụng các phương tiện này phải nhuần nhuyễn. Việc xây dựng trang trí các gian hàng phải thể hiện rõ phong cách Việt Nam. Mục đích hội chợ không chỉ nhằm giới thiệu sản phẩm của các DN tham gia trưng bày mà còn nhằm giới thiệu nền kinh tế, văn hoá xã hội của Việt Nam do vậy, công ty có thể kêu gọi sự ủng hộ của Chính phủ, các ban ngành có liên quan như Bộ văn hoá, phòng thương mại và công nghiệp Việt Nam... Xen kẽ trong những ngày diễn ra hội chợ nên tổ chức các buổi trình diễn giới thiệu nền văn hoá cuả dân tộc Việt Nam. Khi tổ chức đoàn, bản thân công ty cũng nên tham gia trưng bày các tài liệu, catalogue... về các hội chợ, triển lãm mình sẽ tổ chức tại Việt Nam. Bằng cách này, công ty có thể giới thiệu cho các DN có mặt tại hội chợ sự hiện diện của mình, từ đó thuyết phục họ tham gia các hội chợ và triển lãm thương mại. 2. Chính sách giá Đối với các hội chợ triển lãm quy mô quốc gia và quốc tế, giá cả thường không phải là vấn đề quan tâm hàng đầu của các DN tham dự. Với những hội chợ triển lãm này, việc áp dụng các mức giá phân biệt nên duy trì như các công ty đang thực hiện. Có thể giảm bớt hoặc miễn các khoản thuê trang thiết bị để hỗ trợ và khuyến khích DN tham dự. Với các hội chợ triển lãm thương mại địa phương, nhà tổ chức nên phối kết hợp và kêu gọi sự hỗ trợ từ các Bộ, ban, ngành có liên quan để xây dựng một quy chế chặt chẽ về các trường hợp được miễn giảm lệ phí tham dự nhằm một mặt khuyến khích các DN địa phương, mặt khác cũng kiểm soát được sự lạm dụng cơ chế của các DN này. 3. Xúc tiến khuếch trương 3.1. Quảng cáo Các DN tham dự một hội chợ, triển lãm thương mại cần hiểu rằng không chỉ đơn giản là đặt một gian hàng mà những người quan tâm ngay tức khắc sẽ đến thăm mình. Trong mỗi cuộc triển lãm có hàng trăm gian hàng trưng bày nhiều loại hàng hoá khác nhau, người tham quan không thể xem hết các gian hàng mà chỉ có thể đến thăm những gian hàng nào mà họ biết có sản phẩm cần quan tâm. Do vậy, đơn vị tổ chức cần hướng dẫn các đơn vị tham dự cách quảng cáo trên các phương tiện thông tin đại chúng, hỗ trợ họ thực hiện những quảng cáo nhờ mối quan hệ thiết lập lâu năm trên thị trường quảng cáo thương mại của mình. Nhiều hội chợ và triển lãm thương mại được tổ chức với quy mô lớn, nhưng do không làm tốt công tác thông tin về hội chợ và triển lãm nên số lượng khách tham quan rất ít. Để khắc phục thực tế này, đơn vị tổ chức cần lập ra một bộ phận riêng chịu trách nhiệm việc thông tin quảng cáo cho hội chợ và triển lãm. Để có thể lựa chọn và quyết định tham gia các hội chợ và triển lãm, các DN thường cần có nhiều thời gian xem xét từng hội chợ. Vì thế đơn vị tổ chức nên gửi trực tiếp tới khách hàng tiềm năng bản danh sách hội chợ và triển lãm mà mình tổ chức, trong bản danh sách này có ghi rõ thời gian, địa điểm, chủ đề của hội chợ và nên gửi ngay khi có được sự phê duyệt của Bộ. Làm như thế sẽ tạo điều kiện cho DN xem xét kỹ lưỡng hơn và lựa chọn được hội chợ và triển lãm thích hợp với mục tiêu Marketing của họ. 3.2. Quan hệ công chúng Mục tiêu hoàn thiện dịch vụ tổ chức hội chợ triển lãm thương mại của các công ty tổ chức đòi hỏi trước tiên cần xây dựng hình ảnh về dịch vụ thật rõ ràng và dễ nhớ. Hình ảnh dịch vụ phải thúc đẩy quan hệ giao tiếp (truyền thông) các tổ chức dịch vụ với khách hàng tiềm năng. Tuy nhiên việc xây dựng hình ảnh này đòi hỏi phải có thời gian. Các hình thức quan hệ công chúng mà đơn vị tổ chức nên chú trọng và thực hiện là các hoạt động mang tính xã hội như: tài trợ các hoạt động thể thao, văn hoá, văn nghệ, cấp học bổng cho các đối tượng sinh viên học giỏi hoặc có hoàn cảnh khó khăn, đóng góp ủng hộ... Những hoạt động trên đây nếu được thực hiện một cách nghiêm túc, có kế hoạch cụ thể và chi tiết sẽ gây dựng được hình ảnh và thái độ thiện cảm về công ty trong tâm trí công chúng. 4. Cung ứng dịch vụ Hiện nay, do chi nhánh của các công ty tổ chức hội chợ triển lãm ở Việt Nam hầu hết chỉ tập chung tại các thành phố lớn nên còn nhiều DN ở các vùng khác có nhu cầu tham gia hội chợ triển lãm nhưng không có thông tin hoặc gặp nhiều khó khăn trong việc tìm hiểu và đăng ký tham gia. Các công ty cần xây dựng hệ thống truyền tin, xác định rõ nhu cầu của các DN để từ đó cung cấp cho họ những thông tin kịp thời về kế hoạch tổ chức hội chợ và triển lãm của mình. Trong chiến lược phát triển lâu dài, vấn đề mở rộng mạng lưới đại diện, chi nhánh đối với các đơn vị tổ chức là vô cùng cần thiết giúp tăng khả năng cung ứng dịch vụ một cách hiệu quả đồng thời nâng cao uy tín của công ty. 5. Yếu tố con người Trong quá trình dịch vụ, nhân tố con người đóng một vai trò vô cùng quan trọng có thể quyết định đến sự thành công của dịch vụ đó. Các công ty kinh doanh dịch vụ tổ chức hội chợ triển lãm cần tiến hành đào tạo đội ngũ cán bộ nhằm nâng cao trình độ nghiệp vụ, nâng cao hiểu biết về hoạt động marketing và chất lượng dịch vụ cung cấp, thoả mãn ngày càng tốt hơn nhu cầu của khách hàng. Bên cạnh đó, các đơn vị này cũng nên có kế hoạch xây dựng bộ phận chức năng Marketing chuyên biệt gồm các nhân viên thực hiện hoạt động nghiên cứu thị trường, lập các dự án kinh doanh và phân bổ công việc cụ thể cho từng cá nhân, đơn vị trực thuộc... Để hoạch định chiến lược, xây dựng các chính sách marketing cũng như tổ chức thực hiện marketing trong DN dịch vụ, việc hình thành bộ phận chức năng marketing và thiết lập cơ chế định hướng kinh doanh theo marketing là vô cùng quan trọng quyết định tới sự thành công của dịch vụ. 6. Quá trình dịch vụ 6.1. Nghiên cứu môi trường marketing và thị trường. Cần tổ chức tốt công tác nghiên cứu thị trường để chọn chủ đề cho hội chợ triển lãm được thích hợp, tránh việc tổ chức trùng lắp với các hội chợ triển lãm vừa diễn ra hoặc đang và sẽ diễn ra, loại bỏ những hội chợ, triển lãm thương mại không hiệu quả, tập trung khách hàng vào một số hội chợ và triển lãm thương mại mục tiêu, chọn được thời điểm cũng như địa điểm tổ chức thích hợp. Các cuộc nghiên cứu này sẽ do Bộ phận Marketing đảm nhận triển khai thực hiện. Công ty tổ chức có thể đầu tư trang bị phần mềm chuyên dụng để tăng hiệu quả và độ chính xác của các kết quả thu được từ những cuộc nghiên cứu này. Việc cử cán bộ, nhân viên tham gia các khoá học nhằm nâng cao khả năng chuyên môn và cập nhật các kỹ thuật, các mô hình nghiên cứu mới, hiện đại cũng cần thực hiện thường xuyên. Đây có thể xem như một khoản đầu tư dài hạn cho việc phát triển nguồn nhân lực của Bộ phận marketing, góp phần tạo ra một bộ phận chức năng có đủ khả năng thực hiện các cuộc nghiên cứu thị trường phục vụ cho việc tổ chức thành công các hội chợ triển lãm thương mại Ngoài ra, việc nghiên cứu thị trường cũng có thể nhằm mục đích nêu ra được những yêu cầu của thị trường. Các DN tham gia luôn có nhu cầu rất lớn về các tài liệu hướng dẫn liên quan tới sản phẩm như chất lượng, quy cách bao bì, đóng gói, cách thức trình bày. Trên thực tế đôi khi họ phải đổi mới sản phẩm nhằm đáp ứng đúng yêu cầu của thị trường. Ngay cả khi chưa đổi mới kịp sản phẩm của mình trong thời gian diễn ra hội chợ, triển lãm thì họ cũng biết được những đặc điểm, kiểu cách được ưa chuộng và bảo đảm với khách hàng tiềm năng rằng mình có thể đáp ứng được yêu cầu của khách hàng. 6.2. Soạn thư mời Xây dựng thư mời một cách khoa học nhưng phải đảm bảo tính hấp dẫn, thu hút sự chú ý, quan tâm của đối tượng được mời. Bên cạnh các thông tin như: thời gian, địa điểm tổ chức, tên nhà tổ chức, giá thuê diện tích gian hang và bố trí sắp xếp sơ đồ gian hàng... có thể bổ sung thêm một số nội dung khác liên quan đến các quy định về thủ tục hải quan, bảo hiểm, phòng cháy, các quy định về hàng hoá tham dự và những thông tin cần thiết khác. 6.3. Lựa chọn và mời khách Để quá trình mời khách có hiệu quả, đơn vị tổ chức cần xem xét nhiều vấn đề khác nhau: Nếu khách mời là những DN đã tham gia hội chợ và triển lãm do công ty tổ chức thì cần phải có chính sách ưu đãi về giá cả và chỗ trưng bày nhằm thu hút họ tham gia các hội chợ tiếp theo. Với những khách hàng tham gia lần đầu, công ty cần cung cấp cho họ các chi tiết cụ thể nhất về hội chợ, triển lãm và luôn có các nhân viên trực tiếp đến gặp khách hàng giải thích cặn kẽ mọi thắc mắc, phân tích cho họ thấy được lợi ích do việc tham dự đem lại. Cần thiết phải tìm hiểu xem ai là người ra quyết định tham gia hội chợ và triển lãm ở các DN, từ đó có những biện pháp tác động để họ đưa ra quyết định. Ngoài các biện pháp trên, đối với các công ty sản xuất, nhà tổ chức cần nghiên cứu xem mục tiêu kinh doanh của họ là gì, qua đó có những kết luận đúng đắn về nhu cầu tham gia hội chợ và triển lãm của họ. Với các DN nước ngoài, công ty chưa thể có đủ điều kiện để tiếp xúc và tiến hành thuyết phục như đối với các DN trong nước, do vậy nhà tổ chức vẫn phải mời thông qua các Tham tán thương mại của nước ta ở nước ngoài hay thông qua các đơn vị kinh doanh tổ chức hội chợ và triển lãm của nước sở tại mà công ty có mối liên hệ làm ăn. Nội dung thư mời phải tỏ rõ sự sẵn sàng giải đáp mọi vấn đề liên quan đến hội chợ và triển lãm thương mại, về môi trường và thị trường kinh doanh. Ngay trước khi hội chợ, triển lãm thương mại kết thúc, có thể gửi Catalogue hay các ấn phẩm khác và lịch hội chợ và triển lãm trong năm để mời các DN tham dự những cuộc hội chợ và triển lãm thương mại tiếp theo. 6.4. Tổ chức xây dựng gian hàng Xây dựng một không gian hợp lý trong hội chợ triển lãm gồm: việc sắp xếp, quy hoạch, xác định vị trí các gian hàng của các nhà trưng bày khác nhau... phụ thuộc rất nhiều vào trình độ của đơn vị tổ chức. Khi có kế hoạch tổ chức hội chợ và triển lãm hàng năm, các đơn vị tổ chức cần phải có những kế hoạch cụ thể về việc thuê địa điểm tổ chức, tránh tình trạng đến gần thời gian diễn ra mới đi tìm địa điểm . Việc xây dựng gian hàng phải chú ý đến sự tiêu chuẩn hoá. Tổng thể toàn khu vực hội chợ và triển lãm thương mại phải toát lên sự hài hoà, có tính thẩm mỹ cao, tạo môi trường văn minh cho các mối quan hệ giao tiếp giữa các DN và người tham quan. Cụ thể là: Các gian hàng phải được bố trí thật khoa học sao cho khách tham quan có thể xem xét, bao quát hết hội chợ và đến thăm tất cả các gian hàng, hướng vào các gian hàng cũng phải thuận lợi. Như vậy, những DN đăng ký muộn vẫn có thể chọn được gian vừa ý mà không sợ nhận phải những gian nằm trong chỗ khuất vắng. Một vấn đề khác cần lưu ý là nên xếp các gian hàng theo nhóm ngành, tránh tình trạng gian hàng thực phẩm cạnh gian hàng hoá chất, hay gian hàng các đồ giá trị dễ hỏng, dễ vỡ cạnh các gian hàng có thiết bị nặng, cồng kềnh... Việc sắp xếp như vậy cũng tiện cho khách tham quan quan sát và so sánh. Tư vấn cho các đơn vị có gian trưng bày ở vị trí thuận lợi như của ra vào, chỗ rẽ có hai mặt tiền... cách bài trí trong gian hàng sao cho hợp lý, đẹp mắt nhằm hấp dẫn, thu hút khách tham quan ngay từ cửa vào và tạo ấn tượng tốt đẹp cho họ khi tham quan. Ngoài ra trong quá trình xây dựng gian hàng, nhà tổ chức cũng cần chú ý tới các yếu tố sau: Nền nhà: trải thảm với những mầu sắc thích hợp tạo điều kiện cho khách đi lại dễ dàng, giảm bớt tiếng động khi đi lại và giảm bớt khả năng bốc bụi trong nhà. Tường: ngoài những yêu cầu về độ bền vững, tính kinh tế, tính vệ sinh, độ cách âm, độ cách nhiệt...còn phải chú ý đến mầu sắc của tường cho hoà hợp với màu nền, màu trần. Trần nhà: lắp đặt thêm các hệ thống thiết bị chiếu sáng, tăng cường tính sinh động của hội chợ và triển lãm thương mại. Tạo điều kiện thuận lợi cho những DN muốn tự xây dựng gian hàng theo yêu cầu riêng của họ. 6.5. Tiến hành hội chợ và triển lãm thương mại Nhà tổ chức cần nghiên cứu kỹ về các mặt hàng mà người tham dự sẽ trưng bày trong hội chợ thương mại, từ đó đưa ra danh sách các DN có liên quan cho người tham dự có kế hoạch gặp gỡ tiếp xúc trong và sau thời gian hội chợ diễn ra. Nếu họ không thể thực hiện được điều đó, nhất là các công ty nước ngoài lần đầu tiên thâm nhập thị trường, nhà tổ chức có thể đứng ra làm trung gian giới thiệu để họ gặp gỡ trao đổi thông tin. Trong mỗi cuộc triển lãm có rất nhiều gian hàng trưng bày nhiều loại hàng hoá khác nhau mà không phải lúc nào người tham quan cũng có thể xem hết mà chỉ có thể đến thăm những gian hàng nào mà họ biết có sản phẩm đang quan tâm. Do đó, công ty tổ chức cần hướng dẫn các đơn vị tham dự cách quảng cáo trên các phương tiện thông tin đại chúng hay hỗ trợ thực hiện quảng cáo đồng thời lập ra một tiểu ban chuyên chịu trách nhiệm cố vấn cho vấn đề trang trí gian hàng của người tham dự. Hiện nay, trong các cuộc hội chợ, triển lãm thương mại lớn thường diễn ra hoạt động khen thưởng các DN hay mặt hàng tham gia. Đây là một loại hình khuyến khích người tham dự tuy nhiên để nâng cao uy tín, thúc đẩy nâng cao cải tiến chất lượng sản phẩm của các DN cũng như là góp phần thúc đẩy sự phát triển chung cuả nền kinh tế, công ty nên chú trọng hơn đến công tác này. Khi xét thưởng các sản phẩm cần phải có sự tham gia đánh giá của các chuyên gia trong lĩnh vực đó và số lượng huy chương nên hạn chế chứ không như tình trạng gian hàng nào cũng có huy chương như trong các triển lãm trong thời gian gần đây. Việc này sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng hội chợ và triển lãm, làm tăng số lượng các đơn vị tham gia, bởi lẽ khi họ tham gia cùng với sự cố gắng đạt được huy chương cũng chính là họ tiến hành việc khẳng định vị trí của sản phẩm cũng như uy tín của DN trên thị trường. Cần kết hợp với các ban ngành chức năng tổ chức các cuộc hội thảo chuyên đề cung cấp cơ hội cho các khách hàng tham dự để hiểu biết sâu sắc hơn về công nghệ thuộc lĩnh vực chuyên môn, hay là nắm bắt được những chính sách, điều luật mới được ban hành. Việc này thực sự có ý nghĩa lớn đối với các DN nước ngoài đang hoạt động hay muốn thâm nhập vào thị trường Việt Nam. Phải đảm bảo cho các DN nhập hàng vào hội chợ và triển lãm đúng thời hạn, tránh tình trạng sau khi khai mạc vẫn có những gian hàng trống. Công ty cần bố trí những khoảng thời gian chỉ dành cho các DN tham quan theo giấy mời, những thời gian còn lại cho phép dân chúng vào xem đại trà. Điều này giúp cho những người tham gia biết ai là khách hàng đích thực để có những biện pháp tiếp đón tốt hơn. Ngoài ra khi tổ chức hội chợ và triển lãm ở nước ngoài, công ty cần đảm nhận tốt các khâu: mua vé máy bay, làm thủ tục xuất nhập cảnh, thuê khách sạn... để từ đó tạo sự an tâm cho người tham dự. 6.6. Kết thúc hội chợ và triển lãm thương mại Trong bước này, các đơn vị tổ chức cần thực hiện một cách nghiêm túc và kỹ lưỡng việc thu thập thông tin phản hồi của những người tham dự, thái độ của họ với từng khâu trong quy trình dịch vụ, các kiến nghị, đề xuất, góp ý cũng như thống kê thu thập những số liêụ cần thiết, quan trọng làm tư liệu tham khảo trong kỳ hội chợ, triển lãm sau. Có thực hiện tốt các công việc như vậy mới rút ra được kinh nghiệm để hoàn thiện quy trình dịch vụ tổ chức hội chợ triển lãm thương mại cho những lần sau. 7. Yếu tố vật chất Công ty tổ chức hội chợ triển lãm nên chú trọng đầu tư thêm các trang thiết bị đáp ứng nhu cầu của khách hàng, tránh tình trạng khi khách hàng có nhu cầu thuê dịch vụ công ty phải đi thuê ở nơi khác và cho thuê lại với giá bất hợp lý. Việc trang bị này tuy tốn kém nhưng mang lại hiệu quả cao. Nó giúp khách hàng thấy được sự tận tình giúp đỡ của công ty trong việc giải quyết những khó khăn mà họ gặp phải. Cụ thể là các dịch vụ như thuê video, catset, các thiết bị cho việc bố trí bày biện hàng hoá, dịch vụ, đi lại,... 8. Dịch vụ sau bán Cung cấp các thông tin sau khi kết thức hội chợ triển lãm thương mại cho các DN tham dự là một công việc rất có ý nghĩa nhưng hiện chưa được các công ty tổ chức hội chợ triển lãm ở Việt Nam chú trọng đúng mức. Trong thời gian tới, những công ty này cần thực hiện nghiêm túc và thường xuyên việc thông báo các kết quả thống kê của mỗi kỳ hội chợ triển lãm, so sánh với các kỳ trước đó và một số đánh giá của nhà tổ chức kèm theo lời mời DN tham dự kỳ tiếp theo. Kết quả này sẽ giúp các DN phần nào đánh giá được hiệu quả tham gia hội chợ triển lãm của mình so với chi phí bỏ ra và thúc đẩy nhu cầu tiếp tục tham gia của họ. III. Một số kiến nghị về các chính sách của Bộ thương mại và chính phủ có liên quan tới hoạt động tổ chức Hội chợ triển lãm Bên cạnh các hoạt động của DN tham dự và nhà tổ chức hội chợ triển lãm thương mại, sự quản lý vĩ mô của Nhà nước cũng có ảnh hưởng không nhỏ đến chất lượng của các hội chợ. Dưới đây là một số kiến nghị về sự quản lý vĩ mô của nhà nước để hội chợ triển lãm đạt hiệu quả cao hơn. Thứ nhất, cần định rõ những tiêu chuẩn hay điều kiện cần thiết để một cơ quan được phép đứng ra tổ chức hội chợ triển lãm thương mại. Cần kiểm duyệt chặt chẽ để tránh có quá nhiều đơn vị có chức năng này nhưng lại không có kinh nghiệm, thiếu hiểu biết và có động cơ không đúng trong việc tổ chức hội chợ triển lãm. Thứ hai, cần có những biện pháp cụ thể như: kiểm định kỹ lưỡng các kế hoạch tổ chức, quy mô, tính khả thi và lợi ích đóng góp cho xã hội của các hội chợ triển lãm để đưa ra quyết định hợp lý, tránh “hội chứng” hội chợ triển lãm - có quá nhiều hội chợ triển lãm diễn ra trong một năm, trên cùng một địa điểm. Thứ ba, cần có những chính sách thích hợp để khuyến khích và tạo điều kiện thuận lợi cho các DN tham dự đạt được các mục tiêu mong muốn của mình như: Có chính sách thuế doanh thu thích hợp đối với các hàng hoá tham dự hội chợ triển lãm. Với Tổng cục hải quan và Bộ tài chính: phải có các văn bản quy định cụ thể về các thủ tục kê khai hải quan, thuế tạm xuất, tạm nhập khẩu, phí hải quan và các phí khác đối với hoạt động hội chợ triển lãm thương mại quốc tế. Các phí này nên được ưu đãi vì việc mang hàng hoá đi tham dự hội chợ triển lãm của các DN Việt Nam tại nước ngoài và các DN nước ngoài tại Việt Nam đều là vì mục đích xúc tiến thương mại, góp phần thúc đẩy và làm tăng kim ngạch xuất nhập khẩu, phát triển sản xuất kinh doanh và nâng cao đời sống nhân dân. Cần xây dựng một quy chế riêng về thủ tục nhập, xuất hàng của các DN tham gia hội chợ triển lãm, tránh sự phiền hà bởi phải qua quá nhiều khâu mói đưa được hàng vào khu triển lãm. Tăng cường các hoạt động xúc tiến hỗ trợ cho các DN tham dự hội chợ triển lãm, nhất là trong trường hợp hội chợ triển lãm được tổ chức ở nước ngoài. Cụ thể là Bộ thương mại cần tổ chức các trung tâm xúc tiến thương mại ở những thị trường trọng điểm, cung cấp những thông tin toàn diện, kịp thời về thị trường xuất khẩu cho các DN trong nước. Thành lập Hiệp hội Hội chợ triển lãm Thương mại Việt Nam nhằm phối hợp hoạt động và hỗ trợ về kỹ thuật nghiệp vụ, tài chính cho các đơn vị tổ chức hội chợ. Kết luận Kinh doanh dịch vụ hiện đang ngày càng phát triển và trở thành bộ phận vô cùng quan trọng trong cơ cấu kinh tế của nhiều quốc gia. Tại Văn kiện đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ IX, Đảng đã chỉ rõ: chúng ta cần “đa dạng hóa các ngành dịch vụ, mở rộng thị trường tiêu dùng các sản phẩm dịch vụ, đáp ứng tốt nhu cầu phát triển kinh tế và đời sống xã hội”. Với đường lối đúng đắn như vậy chắc chắn trong những năm tới ngành dịch vụ Việt Nam sẽ phát triển mạnh với quy mô to lớn. Dịch vụ tổ chức hội chợ triển lãm thương mại không nằm ngoài xu hướng đó. Tuy nhiên, do những đặc điểm riêng của dịch vụ cùng với sự biến động lớn về nhu cầu và mức độ cạnh tranh gay gắt trên thị trường, việc kinh doanh dịch vụ tổ chức hội chợ triển lãm thương mại ở nước ta gặp rất nhiều khó khăn, phức tạp và rủi ro. Marketing trong kinh doanh dịch vụ trở thành một công cụ đắc lực và hữu hiệu giúp các nhà quản trị có thể nhạy bén đón bắt cơ hội kinh doanh, tránh được các nguy cơ từ phía môi trường cả bên trong và bên ngoài. Do vậy, việc các công ty tổ chức hội chợ triển lãm lập kế hoạch áp dụng các hoạt động, biện pháp marketing là vấn đề vô cùng bức bách cần làm và phải làm ngay để duy trì, phát triển hơn nữa. Do có sự giúp đỡ quan tâm của các ban ngành, cơ quan chức năng cũng như sự hợp tác của các bạn hàng trong nước và quốc tế, sự đóng góp của các khách hàng và người tiêu dùng quan tâm đến ngành tổ chức hội chợ thương mại, chúng ta có quyền hy vọng vào một viễn cảnh tươi sáng của hoạt động kinh doanh dịch vụ này ở Việt Nam trong tương lai gần. Đây là một ngành kinh doanh đầy tiềm năng có thể thu hút vốn đầu tư nước ngoài nhằm góp phần đưa đất nước Việt Nam nhanh chóng hội nhập với khu vực và thế giới. Mục lục Trang ._.