Một số giải pháp hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý Công ty Vật tư Kỹ thuật Xi măng

Kỹ thuật Xi măng đã và đang nỗ lực phấn đấu đạt được nhiều thành tích trong công tác tiêu thụ xi măng, sản lượng xi măng năm sau bán cao hơn năm trước, ổn định giá xi măng thị trường, kinh doanh có hiệu quả. Đạt được kết quả này là do Công ty có một bộ máy quản lý, đội ngũ cán bộ tương đối phù hợp với nhiệm vụ được giao. Tuy nhiên, trong bối cảnh thị trường xi măng diễn biến theo hướng cạnh tranh quyết liệt, cung lớn hơn cầu, Công ty luôn gặp phải khó khăn, đòi hỏi phải có một giải pháp hoàn thiện bộ máy quản lý Công ty, ngang tầm với nhiệm vụ, thách thức đặt ra. Xuất phát từ thực tế trên, qua nghiên cứu và tìm hiểu tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty Vật tư Kỹ thuật Xi măng, tôi đã chọn đề tài: “Một số giải pháp hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý Công ty Vật tư Kỹ thuật Xi măng” để thực hiện Luận văn tốt nghiệp. Kết cấu Luận văn gồm 3 chương: Chương I : Một số vấn đề chung về tổ chức bộ máy quản lý. Chương II : Thực trạng tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Vật tư Kỹ thuật Xi măng Chương III : Một số giải pháp hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý trong Công ty Vật tư Kỹ thuật Xi măng. CHương I một số vấn đề chung về tổ chức bộ máy quản lý Doanh nghiệp I- khái niệm và những nguyên tắc cơ bản về tổ chức bộ máy quản lý: 1. Khái niệm chung về tổ chức: Theo Chester Barnard thì Tổ chức là một hệ thống những hoạt động hay nỗ lực của hai hay nhiều người được kết hợp với nhau một cách có ý thức. Nói cách khác, khi người ta cùng nhau hợp tác và thoả thuận một cách chính thức để phối hợp những nỗ lực của họ, nhằm hoàn thành những mục tiêu chung thì một tổ chức sẽ được hình thành. Theo từ điển Tiếng Việt (phổ thông), Tổ chức có các nghĩa: Tạo thành một chính thể có cấu tạo và chức năng nhất định, hoạt động có trật tự, nề nếp, làm những việc cần thiết để tiến hành một hoạt động có hiệu quả, tập hợp một số người hoạt động vì quyền lợi chung, mục đích chung. ở đây, chúng ta chú ý một định nghĩa về tổ chức sát hơn, với khái niệm tổ chức quản lý: Tổ chức là một cơ cấu (bộ máy hoặc hệ thống bộ máy) được xây dựng có chủ định về vai trò và chức năng được thể chế hoá, trong đó các thành viên của nó thực hiện từng phần việc được phân công với sự liên kết hữu cơ nhằm đạt tới mục tiêu chung. 2. Những nguyên tắc cơ bản của tổ chức: (8 nguyên tắc). Khi thiết lập và vận hành bất kỳ một tổ chức nào cũng phải tuân thủ, vận dụng các nguyên tắc về tổ chức, những nguyên tắc này xuất phát từ thực tiễn quản lý và phù hợp với quy luật khách quan. Nguyên tắc tập trung dân chủ được coi là nguyên tắc cơ bản bao trùm các loại tổ chức. Tuy nhiên, có cần được vận dụng sát hợp với tính chất từng loại tổ chức có phương thức hoạt động khác nhau (tổ chức chính trị, tổ chức kinh doanh…). Với tổ chức quản lý kinh doanh (Doanh nghiệp), đó là nguyên tắc: Tự chủ, tự chịu trách nhiệm (trong khuôn khổ thể chế, bao gồm luật pháp và quy chế), có hiệu lực để đạt hiệu quả kinh tế cao nhất. Từ nguyên tắc chung đó, nhiều nhà khoa học quản lý đã xác lập 8 nguyên tắc cụ thể như sau: * Nguyên tắc 1: Từ mục tiêu hoạt động mà định ra chức năng của tổ chức, từ chức năng mà thiết lập bộ máy phù hợp, và từ bộ máy mà bố trí con người đáp ứng yêu cầu. Đây là trình tự logíc của tổ chức, không được làm ngược lại tuỳ tiện. * Nguyên tắc 2: Nội dung chức năng của mỗi tổ chức cần được phân chia thành các phần việc rõ ràng và phân công hợp lý, rành mạch cho mỗi bộ phận, mỗi cá nhân chịu trách nhiệm thực hiện. * Nguyên tắc 3: Nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn phải tương xứng. * Nguyên tắc 4: Cần xác lập và xử lý đúng các mối quan hệ chức năng, chế độ công tác và lề lối làm việc. * Nguyên tắc 5: Bảo đảm sự cung cấp thông tin qua lại đầy đủ và kịp thời, trung thực, có độ tin cậy cao. * Nguyên tắc 6: Có sự kiểm tra kịp thời để kiểm chứng việc thực hiện mọi nhiệm vụ, qua đó xử lý các vấn đề phát sinh, thúc đẩy tiến độ và đúc kết kinh nghiệm. * Nguyên tắc 7: Tạo sự hợp tác gắn bó giữa các thành viên trong tổ chức, giữa người điều hành với tập thể lao động, hướng vào mục tiêu chung. * Nguyên tắc 8: Tuyển chọn chặt chẽ và bố trí sử dụng đúng cán bộ, nhân viên, tạo điều kiện cho mọi người phát huy cao khả năng và không ngừng phát triển về năng lực và phẩm chất. II- những yêu cầu khi xây dựng, hoàn thiện một bộ máy tổ chức Doanh nghiệp: Để quản lý, điều hành mọi hoạt động trong Doanh nghiệp, cần có một bộ máy gồm các cấp, các khâu liên kết với nhau theo quan hệ dọc và ngang; có những chức năng, quyền hạn và trách nhiệm xác định. Tính hợp lý của cơ cấu tổ chức thể hiện qua các yêu cầu sau: + Tính tối ưu: Số lượng các cấp, các khâu được xác định vừa đủ, phù hợp với các chức năng quản lý và các công đoạn trong chu trình kinh doanh. Nhiều cấp quá sẽ gây sự cách biệt, kém nhanh nhạy trong điều hành và cồng kềnh, lãng phí. Quá ít cấp sẽ khiến việc điều hành kém cụ thể, sâu sát, dễ sơ hở sai sót. Nhiều khâu (bộ phận chức năng) quá sẽ dễ trùng chéo chức năng, gây vướng mắc trong quan hệ và trách nhiệm thiếu rõ ràng; tạo ra nhiều điều mới chỉ đạo và tăng biên chế gián tiếp khiến chi phí quản lý lớn. Ngược lại, quá ít khâu sẽ không quán xuyến được hết các chức năng cần thiết hoặc thiếu chuyên sâu từng chức năng. Tính tối ưu thể hiện tổng quá ở nguyên tắc: Bảo đảm quán xuyến hết khối lượng công việc và có thể quản lý, kiểm tra được. + Tính linh hoạt: Hoạt động kinh doanh phụ thuộc rất nhiều vào các diễn biến của thị trường, mà thị trường luôn thay đổi cùng với các yếu tố chính trị, xã hội phức tạp, đòi hỏi tính năng động cao trong quản lý. Mỗi Doanh nghiệp luôn đứng trước cơ may cần kịp thời nắm bắt cũng như những nguy cơ cần kịp thời ứng phó. + Tính ổn định tương đối: Yêu cầu này dường như mâu thuẫn với tính linh hoạt, song không thể xem nhẹ, bởi lẽ sự bền vững của cơ cấu tổ chức đảm bảo cho hiệu lực quản lý - điều hành trong tình huống bình thường. Sự thay đổi tuỳ tiện và diễn ra nhiều lần (tách ra nhập vào) sẽ gây hậu quả tiêu cực, cả về nề nếp hoạt động cũng như về tâm lý những người trong bộ máy, làm giảm hiệu lực kỷ cương của bộ máy. Mỗi lần thay đổi cơ cấu tổ chức là một lần xáo trộn, không dễ lấy lại sự ổn định trong thời gian ngắn. + Độ tin cậy cao: Sự điều hành, phối hợp và kiểm ta mọi hoạt động trong Doanh nghiệp đòi hỏi thông tin phải được cung cấp chính xác và kịp thời. Cơ cấu tổ chức quản lý phải đảm bảo được tính tin cậy cao của các thông tin đó. + Tính kinh tế: Có bộ máy quản lý là phải có chi phí để “nuôi” nó. Chi phí cao sẽ đội giá thành lên khiến hiệu quả kinh tế bị giảm sút. Tính kinh tế của cơ cấu tổ chức quản lý thể hiện ở sự tinh gọn của bộ máy và hiệu suất làm việc của nó. III- những mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy chủ yếu: Thông thường các Doanh nghiệp tư nhân quy mô nhỏ có cơ cấu tổ chức quản lý đơn giản, gọn nhẹ. Mọi việc nói chung phụ thuộc người chủ Doanh nghiệp (thống nhất quyền sở hữu và quyền quản lý). Thường chỉ cần một văn phòng, không có hoặc rất ít phòng, ban. Mỗi nhân viên có thể kiêm nhiệm vài chức năng quản lý, trực tiếp thừa hành quyết định của chủ Doanh nghiệp. Các Doanh nghiệp thương mại thường có cơ cấu linh hoạt này, công việc nhanh nhạy và chi phí quản lý rất thấp. Đối với các Doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn, cơ cấu tổ chức quản lý thường có 3 loại hình: Trực tuyến, chức năng và kết hợp trực tuyến chức năng. Cần phân biệt 2 khái niệm: Khâu và cấp quản lý. Khâu quản lý là bộ phận cơ cấu độc lập, thực hiện một chức năng cá biệt, hoặc một phần chức năng đó, điều khiển và phối hợp hoạt động của một số bộ phận cơ cấu. Cấp quản lý là sự thống nhất các khâu trong một cấp thuộc hệ thống thứ bậc quản lý, thực hiện mọi quyết định quản lý của cấp trên và chỉ đạo cấp dưới thi hành. 1. Cơ cấu chức năng: người lãnh đạo Doanh nghiệp lãnh đạo chức năng A lãnh đạo chức năng B C B A Sơ đồ 1: Cơ cấu tổ chức theo chức năng Theo kiểu cơ cấu này, bên dưới người lãnh đạo, có các bộ phận và cán bộ được phân công theo chức năng chuyên trách, tạo nên những người lãnh đạo đảm nhận thực hiện một chức năng nhất định. Các tổ chức và cán bộ được phân công chức năng chuyên trách có quyền ra lệnh và chỉ đạo các đơn vị cấp dưới và của các bộ phận cấp dưới trong phạm vi nghiệp vụ và quyền hạn được giao. Người thực hiện nhiệm vụ vừa nhận lệnh và phục tùng chỉ huy lãnh đạo của cấp trên, vừa phục tùng sự chỉ huy của bộ phận hoặc cán bộ nghiệp vụ vhức năng cấp trên. Đây là kiểu lãnh đạo chỉ huy nhiều cửa, dễ gây tình trạng mâu thuẫn giữa các mệnh lệnh, trách nhiệm không rõ ràng và hiệu quả kém. Song nó có ưu điểm là khai thác tốt nhất đội ngũ cán bộ chuyên trách về lĩnh vực chuyên môn giúp cho người lãnh đạo chung chỉ đạo tốt các lĩnh vực chuyên môn trong Doanh nghiệp. 2. Cơ cấu trực tuyến: người lãnh đạo Doanh nghiệp (Giám đốc – tổng giám đốc) người lãnh đạo tuyến 1 người lãnh đạo tuyến 2 Bn B2 B1 An A2 A1 1 Sơ đồ 2: Cơ cấu tổ chức theo trực tuyến Với cơ cấu tổ chức này, sự quản lý được thực hiện thẳng từ cấp quản lý cao nhất tới cấp quản lý thấp nhất của Doanh nghiệp. Người lãnh đạo toàn quyền chỉ huy, điều hành và ra các quyết định. Các chức năng, các bộ phận cấp dưới chỉ tiếp nhận mệnh lệnh của một người lãnh đạo cấp trên. Người lãnh đạo Doanh nghiệp không lập ra các tổ chức chức năng chuyên trách. Mối quan hệ giữa người lãnh đạo cấp trên và cấp dưới thực hiện trực tiếp chứ không phải thông qua bất kỳ một khâu trung gian nào. Mọi chức năng đều tập trung vào một người và do một người chịu trách nhiệm hoàn toàn. Kiểu cơ cấu tổ chức này là cơ cấu gọn nhẹ, trách nhiệm và quyền hạn rõ ràng, quyết sách nhanh, kịp thời và hiệu quả cao. Song nó đòi hỏi người lãnh đạo quản lý có tài năng, kiến thức toàn diện và chỉ thích hợp với những Doanh nghiệp có quy mô nhỏ, ít mặt hàng hoặc sản phẩm không phức tạp. 3- Cơ cấu kết hợp trực tuyến và chức năng: tham mưu người lãnh đạo Doanh nghiệp 1 lãnh đạo trực tuyến B lãnh đạo trực tuyến 2 lãnh đạo trực tuyến A lãnh đạo trực tuyến 1 B1 A1 2 Sơ đồ 3: Cơ cấu trực tuyến chức năng Cơ cấu kết hợp chung cả trực tuyến và chức năng được áp dụng phổ biến trong các Doanh nghiệp vừa và lớn. Đó là sự kết hợp quan hệ điều khiển, phục tùng giữa các cấp và quan hệ tham mưu hướng dẫn ở mỗi cấp. Một mặt, người thừa hành nhiệm vụ ở cấp dưới chỉ phụ thuộc cấp trên trực tiếp (công nhân, tổ trưởng, đốc công, quản đốc, giám đốc) về toàn bộ công việc phải làm để hoàn thành trách nhiệm. Mặt khác người phụ trách ở mỗi cấp lại nhận được sự hướng dẫn và kiểm tra về từng lĩnh vực của các bộ phận chức năng tương ứng của cấp trên. Các bộ phận chức năng ở mỗi cấp lại chính là cơ quan tham mưu cho người thủ trưởng của cấp mình, cung cấp thông tin để được xử lý tổng hợp và các kiến nghị giải pháp để thủ trưởng ra quyết định. Cơ cấu trực tuyến, chức năng tạo cho tổ chức một cái khung hành chính vững chắc để quản lý, điều hành có hiệu lực và hiệu quả, vừa giải phóng các việc cụ thể chuyên sâu cho thủ trưởng, vừa tạo điều kiện để thủ trưởng nắm chắc tình hình mọi mặt và chuẩn bị tốt các quyết định. 4- Cơ chế hoạt động của bộ máy quản lý Doanh nghiệp: 4.1- Khái niệm cơ chế hoạt động của bộ máy quản lý Doanh nghiệp: Là phương thức tác động có chủ đích của thủ thể điều khiển bao gồm một hệ thống các quy tắc và các ràng buộc về hành vi đối với mọi đối tượng ở mọi cấp trong hệ thống nhằm duy trì tính hợp lý của hệ thống và đưa hệ thống đến mục tiêu. Giữa mục tiêu, cơ cấu và cơ chế có mối liên hệ chặt chẽ với nhau. Đối với hệ thống là một Doanh nghiệp thì cơ chế hoạt động của bộ máy quản lý gồm 2 nội dung cơ bản: - Nguyên tắc hoạt động của bộ máy quản lý. - Các mối liên hệ cơ bản để phối hợp hoạt động. 4.2- Nguyên tắc hoạt động của bộ máy quản lý: - Nguyên tắc là các quy tắc chỉ đạo, các tiêu chuẩn hành vi mà các cán bộ quản lý cần tuân thủ trong quá trình quản lý. - Đối với các Doanh nghiệp Nhà nước ta, cơ chế “Đảng lãnh đạo, Nhà nước quản lý, nhân dân làm chủ” đã được áp dụng trong quản lý và có các nguyên tắc: + Doanh nghiệp Nhà nước hoạt động dưới sự lãnh đạo của Đảng cộng sản Việt Nam, sự quản lý thống nhất của Nhà nước, thực hiện chế độ tự chủ sản xuất kinh doanh trong phạm vi pháp luật quy định. + Doanh nghiệp Nhà nước được quản lý theo chế độ một thủ trưởng nên cơ sở thực hiện quyền làm chủ tập thể những người lao động. + Doanh nghiệp hoạt động theo phương thức hạch toán kinh doanh XHCN, giải quyết đúng đắn mối quan hệ giữa lợi ích toàn xã hội, lợi ích tập thể và lợi ích lao động, trong đó lợi ích của người lao động là động lực trực tiếp. 4.3- Các mối liên hệ để đảm bảo phối hợp hoạt động: Để các bộ phận của bộ máy hoạt động ăn khớp, đạt hiệu quả thì cần phải có các mối liên hệ. Vậy một đặc trưng cơ bản của cơ cấu tổ chức là tổng thể các mối quan hệ. - Theo tính chất mối quan hệ giữa con người với con người, mối quan hệ thông tin, mối quan hệ kinh tế. - Theo chiều mối quan hệ: + Mối quan hệ theo chiều dọc: Là mối quan hệ giữa các cấp quản lý trong Doanh nghiệp, ở đó cấp trên ra quyết định, cấp dưới thi hành quyết định đó và báo cáo. + Mối quan hệ theo chiều ngang: Giữa các khâu quản lý, các phòng ban cùng cấp trong Doanh nghiệp. Đây là mối quan hệ bình đẳng, mối quan hệ này xảy ra khi sử dụng những người mà tạo cho ta lời khuyên. Trong đổi mới cơ cấu, người ta thường phấn đấu mở rộng mối quan hệ chiều ngang. IV- hoàn thiện bộ máy quản lý Doanh nghiệp: 1. Tính tất yếu của việc hoàn thiện bộ máy quản lý Doanh nghiệp: - Doanh nghiệp dù là Doanh nghiệp sản xuất hay Doanh nghiệp kinh doanh thuần tuý đều hoạt động trong một môi trường kinh doanh nhất định. Môi trường kinh doanh này bao hàm các yếu tố như: luật pháp, chính trị, văn hoá, môi trường kinh doanh quốc tế, khách hàng, đối thủ cạnh tranh, nhà cung cấp. Các yếu tố thuộc môi trường này luôn luôn biến động hàng năm, hàng quý, hàng tháng, thậm chí hàng giờ. Vì vậy các hoạt động ngắn hạn hoặc dài hạn của Doanh nghiệp cũng phải biến đổi theo, các kế hoạch chiến lược và tác nghiệp thay đổi. Mà bộ máy quản lý được tạo lập để thực hiện các kế hoạch chiến lược và tác nghiệp. Vì vậy, nó phải biến đổi và hoàn thiện để phù hợp với tình hình mới. - Điều kiện kinh doanh thay đổi trong Doanh nghiệp cũng như thay đổi của môi trường thường tạo ra các cơ hội và đe doạ đối với các hoạt động sản xuất, kinh doanh của Doanh nghiệp. Vì vậy, cần phải thay đổi hoàn thiện bộ máy quản lý để tận dụng thời cơ, tránh được các mối đe doạ, nhằm đưa Doanh nghiệp đạt được mục tiêu sớm hơn dự kiến. - Càng ngày trình độ khoa học kỹ thuật càng phát triển, tạo ra các máy móc thiết bị hiện đại, dây chuyền công nghệ tiên tiến… đòi hỏi các nhà quản lý phải nắm bắt kịp thời. Do vậy cần phải hoàn thiện bộ máy quản lý. - Khi quy mô Doanh nghiệp thay đổi, tất yếu dẫn đến bộ máy quản lý phải thay đổi cho phù hợp. Nhìn chung việc hoàn thiện bộ máy quản lý Doanh nghiệp là một tất yếu khách quan đối với mọi nền kinh tế ở mọi giai đoạn phát triển, đặc biệt là đối với các Doanh nghiệp ở Việt Nam hiện nay. 2- Quá trình hoàn thiện bộ máy quản lý: Để hoàn thiện bộ máy quản lý thì phải nghiên cứu một cách kỹ lưỡng bộ máy hiện có và tiến hành đánh giá bộ máy đó theo những chỉ tiêu nhất định. Cần biểu diễn bộ máy dưới dạng sơ đồ, từ sơ đồ đó ta có thể chỉ rõ quan hệ phụ thuộc của từng bộ phận và các chức năng mà nó phải thi hành. Tiếp theo phân tích tình hình thực hiện các chức năng đã quy định cho từng bộ phận, phát hiện những khâu yếu kém. Phân tích bộ máy cần trả lời các câu hỏi sau: - Bộ máy hiện tại đã đáp ứng được các yêu cầu của chiến lược chưa ? - Điểm hợp lý của cơ cấu là gì ? Nguyên nhân ? - Cần phải hoàn thiện theo hướng nào ? Trên cơ sở đó đưa ra những giải pháp, phương án để hoàn thiện bộ máy. Việc hoàn thiện bộ máy cần được quản lý, tức là phải lập kế hoạch, tổ chức hoàn thiện, điều hành việc hoàn thiện và kiểm tra việc hoàn thiện. CHương II thực trạng tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Vật tư Kỹ thuật Xi măng I- khái quát về Công ty Vật tư Kỹ thuật Xi măng: 1- Lịch sử hình thành và phát triển Công ty: Công ty Vật tư Kỹ thuật Xi măng là Doanh nghiệp Nhà nước, thành viên của Tổng Công ty Xi măng Việt Nam, có tư cách pháp nhân, hạch toán kinh tế độc lập, có trụ sở chính tại: Km6 đường Giải Phóng - Quận Thanh Xuân – Thành phố Hà Nội. Công ty được thành lập theo quyết định số: 023/BXD-TVLĐ ngày 12/02/1993 của Bộ xây dựng, với nhiệm vụ chức năng ban đầu là cung cấp vật tư kỹ thuật cho Ngành xi măng, tham gia bán lẻ xi măng tại Hà Nội và Thành phố Hồ Chí Minh. Ngày 30/9/1993 Bộ xây dựng có quyết định số 445/XD-TCLĐ bổ sung thêm nhiệm vụ chức năng cho Công ty được tham gia vào các liên doanh nghiên cứu và sản xuất xi măng. Ngày 10/7/1995, theo quyết định số 833/TCT-HĐQT của Chủ tịch Hội đồng quản trị Tổng Công ty Xi măng Việt Nam giao bổ sung nhiệm vụ từ ngày 01/8/1995 cho Công ty Vật tư Kỹ thuật Xi măng trên cơ sở hợp nhất tổ chức của 3 đơn vị: Công ty Vật tư Kỹ thuật Xi măng, Chi nhánh Công ty Xi măng Hoàng Thạch tại Hà Nội và Chi nhánh Công ty Xi măng Bỉm Sơn tại Hà Nội. Nhiệm vụ của Công ty được giao bổ sung lúc này là: Tổ chức lưu thông kinh doanh xi măng trên địa bàn thành phố Hà Nội theo phương thức Tổng đại lý tiêu thụ xi măng cho các Công ty Xi măng Hoàng Thạch, Công ty Xi măng Bỉm Sơn, bình ổn giá xi măng thị trường. Từ ngày 01/6/1998, theo quyết định số 606/XMVN-HĐQT ký ngày 23/5/1998 của Chủ tịch Hội đồng quản trị Tổng Công ty Xi măng Việt Nam, Công ty Vật tư Kỹ thuật Xi măng tiếp nhận thêm Chi nhánh Công ty Xi măng Bỉm Sơn tại Hà Tây, Hoà Bình (hoạt động kinh doanh xi măng trên địa bàn các tỉnh Hà Tây, Hoà Bình, Sơn La, Lai Châu), đồng thời phương thức kinh doanh từ Tổng đại lý chuyển sang mua dứt bán đoạn xi măng với các Công ty sản xuất xi măng. Do yêu cầu của Công ty cải tiến hệ thống kinh doanh tiêu thụ xi măng, ngày 21/3/2000 Chủ tịch Hội đồng quản trị Tổng Công ty Vật tư Kỹ thuật Xi măng có quyết định số 97/XMVN-HĐQT chuyển giao nhiệm vụ từ Công ty Vận tải Xi măng sang Công ty Vật tư Kỹ thuật Xi măng. Theo quyết định này, kể từ ngày 01/4/2000, toàn bộ các Chi nhánh của Công ty Vật tư Vận tải Xi măng tại Phú Thọ, Vĩnh Phúc, Lào Cai, Thái Nguyên được bàn giao cho Công ty Vật tư Kỹ thuật Xi măng quản lý. Do đó, từ ngày 01/4/2000 Công ty Vật tư Kỹ thuật Xi măng làm nhiệm vụ kinh doanh tiêu thụ xi măng và bình ổn giá xi măng trên thị trường tại địa bàn 14 tỉnh, thành phố khu vực phía Bắc, đó là: Hà Nội, Hà Tây, Hoà Bình, Sơn La, Lai Châu, Vĩnh Phúc, Phú Thọ, Hà Giang, Lào Cai, Thái Nguyên, Cao Bằng, Bắc Kạn và Yên Bái. Ngày 27/3/2002, theo quyết định số 85XMVN-HĐQT của Hội đồng quản trị Tổng Công ty xi măng Việt Nam về việc chuyển gia nhiệm vụ từ Công ty Vật tư Kỹ thuật Xi măng sang Công ty xi mămg Bỉm Sơn. Công ty Vật tư Kỹ thuật Xi măng chuyển giao tổ chức, chức năng nhiệm vụ, tài sản và lực lượng cán bộ công nhân của 2 Chi nhánh tại Hoà Bình và Hà Tây cho Công ty xi măng Bỉm Sơn quản lý kề từ ngày 01/4/2002. Như vậy, kể từ ngày thành lập đến nay, Công ty luôn được bổ sung giao thêm nhiệm vụ với địa bàn kinh doanh ngày được mở rộng. 2. Chức năng nhiệm vụ của Công ty: Là một Công ty hoạt động trong lĩnh vực thương mại, kinh doanh tiêu thụ xi măng, Công ty có các nhiệm vụ chính sau: - Tổ chức kinh doanh, tiêu thụ xi măng trên địa bàn thành phố Hà Nội và các tỉnh được phân công. - Công ty thực hiện việc mua xi măng của các Công ty xi măng Hoàng Thạch, Bỉm Sơn, Bút Sơn, Hải Phòng, Hoàng Mai, tổ chức vận chuyển xi măng từ các Công ty đó đến các địa bàn tiêu thụ sau: Hà Nội, Sơn La, Lai Châu, Thái Nguyên, Bắc Cạn, Cao Bằng, Phú Thọ, Yên Bái, Hà Giang, Tuyên Quang, Vĩnh Phúc. - Xây dựng chiến lược phát triển, kế hoạch hàng năm phù hợp với nhiệm vụ được Tổng Công ty giao và nhu cầu của thị trường. - Ký kết và tổ chức thực hiện các hợp đồng kinh tế với các đối tác mua và bán hàng hoá. - Thực hiện chỉ đạo điều hành nhằm đảm bảo cân đối bình ổn giá cả thị trường xi măng tại các địa bàn được giao và thực hiện dự trữ khi cần thiết. - Thực hiện nghĩa vụ đối với người lao động theo quy định của Bộ lao động. - Quản lý các hoạt động về đổi mới, hiện đại hoá công nghệ trong thiết bị và phương thức quản lý để mở rộng sản xuất phù hợp với tình hình kinh doanh của Công ty. - Thực hiệ các quy định của Nhà nước về bảo vệ tài nguyên môi trường, quốc phòng và an ninh quốc gia. - Thực hiện chế độ báo cáo thống kê, các báo cáo khác theo định kỳ, theo quy định của Nhà nước và Tổng Công ty xi măng Việt Nam, đồng thời chịu trách nhiệm về tính xác thực của bản báo cáo. - Chịu sự kiểm tra của Tổng Công ty: Tuân thủ các quy định về thanh tra của cơ quan tài chính và của các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền theo quy định của pháp luật. - Thực hiện chung các chế độ và quy định về quản lý vốn, tài sản, các quỹ về kế toán, hạch toán chế độ kiểm toán và các chế độ khác của Nhà nước và quy chế tài chính của Tổng Công ty. - Tận dụng cơ sở vật chất kỹ thuật, lao động của đơn vị để tổ chức các dịch vụ kinh doanh, cung cấp cho các nhà máy xi măng, đại lý tiêu thụ một số mặt hàng, vật tư, vật liệu xây dựng. 3- Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty: Là đơn vị trực thuộc Tổng Công ty Xi măng Việt Nam, mọi hoạt động của Công ty phải theo sự chỉ đạo và phải được phép của Tổng Công ty xi măng Việt Nam. Ngoài chức năng kinh doanh, Công ty vừa phải làm nhiệm vụ bình ổn giá trên thị trường và cung ứng hay dự trữ, thu mua xi măng khi có biến động bất thường xảy ra. Mặc dù phương thức kinh doanh của Công ty hiện nay là “Mua dứt, bán đoạn” nhưng không độc lập tự chủ hoàn toàn, giá bán xi măng là do Tổng Công ty xi măng Việt Nam quy định. 3.1- Đặc điểm về mặt hàng kinh doanh: Mặt hàng kinh doanh chính của Công ty là xi măng, với chủng loại đa dạng và chất lượng cao như: xi măng Hoàng Thạch, xi măng Bỉm Sơn, xi măng Bút Sơn, xi măng Hải Phòng. Trong các loại xi măng Công ty đang kinh doanh, xi măng Hoàng Thạch chiếm tỷ trọng lớn nhất, gần 50% sản lượng tiêu thụ; sau đó là xi măng Bút Sơn chiếm 25%; xi măng Bỉm Sơn chiếm 20% và xi măng Hải Phòng 5%. Tuy nhiên, cơ cấu sản phẩm kinh doanh lại do yêu cầu của thị trường và nhiệm vụ của Công ty quyết định. Tóm lại: Công ty có một nguồn hàng phong phú, ổn định, chất lượng cao, đã có uy tín và chỗ đứng trên thị trường. Đây là lợi thế kinh doanh của Công ty. 3.2- Đặc điểm về thị trường: Thị trường của Công ty trải rộng hầu hết các tỉnh phía Bắc nước ta như: Hà Nội, Hà Tây, Hà Bắc, Lai Châu, Vĩnh Phúc, Cao bằng, Bắc Cạn, Yên Bái, Hà Giang, Lào Cai, Phú Thọ… trong đó địa bàn hoạt động chính là Hà Nội. 3.2- Cơ cấu tổ chức của Công ty: Xuất phát từ chức năng, nhiệm vụ sản xuất kinh doanh và các điều kiện hoạt động, qua một số lần sát nhập, điều chỉnh, cơ cấu tổ chức của Công ty hiện nay đang vận hành theo sơ đồ sau: Cơ cấu tổ chức của Công ty Giám đốc phó giám đốc ĐTXDCB phó giám đốc kinh doanh Phòng kinh tế kế hoạch Phòng tài chính kế toán Phòng tổ chức lao động Phòng tiêu thụ Văn phòng Công ty Phòng điều độ QL kho Xí nghiệp vận tải Phòng QLTT Phòng QLDA và KTĐT - Các phòng ban, Xí nghiệp, Chi nhánh hoạt động theo chức năng được Giám đốc phân công. Đây là bộ máy tham mưu giúp Ban giám đốc thực hiện mục tiêu kế hoạch đề ra. - Giám đốc, Phó giám đốc, Trưởng Phòng kế toán do Tổng Công ty xi măng Việt Nam bổ nhiệm và chịu trách nhiệm trước Tổng Công ty về sự hoạt động của Công ty mình. * Ban giám đốc: - Giám đốc Công ty, là người đứng đầu Công ty, có quyền điều hành cao nhất, do Hội đồng quản trị Tổng Công ty bổ nhiệm. Giám đốc là đại diện pháp nhân của Công ty chịu trách nhiệm trước Tổng Công ty bà trước pháp luật về toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. - Phó giám đốc kinh doanh: Chịu trách nhiệm trực tiếp việc kinh doanh, tiêu thụ của các Chi nhánh, Xí nghiệp vận tải và Phòng tiêu thụ xi măng. - Công tác điều độ, hợp đồng vận chuyển, định mức kinh tế kỹ thuật trong khâu vận tải, công tác quản lý kho. - Phó Giám đốc phụ trách đầu tư xây dựng cơ bản: chỉ đạo công tác đầu tư xây dựng cơ bản và quản lý kỹ thuật dự án. * Phòng kinh tế kinh doanh: - Có nhiệm vụ xây dựng các kế hoạch hàng tháng, hàng quý, hàng năm của Công ty. Đôn đốc kiểm tra việc thực hành kế hoạch của các đơn vị. Ngoài ra, Phòng kinh tế kế hoạch còn nắm bắt diễn biến của thị trường để xây dựng, điều chỉnh các cơ chế tiêu thụ xi măng, xây dựng các mức cước phí… - Thực hiện các hợp đồng mua xi măng từ các Công ty sản xuất và giao kế hoạch cho các Chi nhánh. - Ký các hợp đồng cho thuê các kho chứa hàng của Công ty hiện chưa sử dụng. * Phòng Tổ chức lao động: - Tổ chức lao động hợp lý. - Lập kế hoạch, tổ chức, theo dõi thực hiện kế hoạch về lao động và thời gian. - Thực hiện các chính sách đối với cán bộ công nhân viên (bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, ốm đau, thai sản). - Tổ chức thực hiện công tác an ninh trật tự, an toàn xã hội, phòng cháy, chữa cháy, dân quân tự vệ. * Phòng kế toán tài chính: Có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch chi phí lưu thông, kế hoạch tài chính chỉ đạo lập chứng từ, lập sổ sách kế toán, quản lý vốn, tiền hàng, sử dụng vốn có hiệu quả, giám sát chỉ tiêu sản xuất kinh doanh, quyết toán tài chính, lập chế độ báo cáo tài chính. * Phòng tiêu thụ: Phụ trách việc tổ chức và quản lý mọi hoạt động của các cửa hàng đại lý của Công ty, đẩy mạnh hoạt động tiêu thụ, mở rộng mạng lưới bán hàng. * Phồng điều độ quản lý kho: Phụ trách mạng lưới kho, đảm bảo xuất nhập xi măng thực hiện liên tục điều phối hàng hoá, đảm bảo dự trữ theo quy định. * Xí nghiệp vận tải: Thực hiện vận chuyển xi măng từ các nhà máy sản xuất và tại các ga, cảng về các kho, các cửa hàng hoặc các đại lý, hoặc về chân công trình khi có yêu cầu. Có thể nhận vận chuyển các hàng hoá khác khi không vận chuyển xi măng. * Văn phòng Công ty: Phụ trách các hoạt động như văn thư, lưu trữ hồ sơ, quản lý con dấu công tác quản trị, mua sắm văn phòng phẩm, công tác giao dịch đối ngoại và công tác tạp vụ. * Phòng quản lý dự án và kỹ thuật đầu tư: Phụ trách công tác đầu tư xây dựng cơ bản, công tác quản lý chất lượng sản phẩm, thúc đẩy quá trình luân chuyển hàng hoá trong kho, xử lý các khiếu kiện vầ chất lượng sản phẩm, phụ trách về việc mua sắm, sửa chữa thiết bị. * Phòng quản lý thị trường: Điều tra giám sát tình hình thị trường trên các địa bàn. Kiểm tra giám sát việc thực hiện các quy chế quản lý của Công ty tại các đơn vị trực thuộc. II- Tình hình và hiệu quả kinh doanh của Công ty: 1- Tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty: Công ty ra đời trong nền kinh tế thị trường với sự cạnh tranh mạnh mẽ, việc tiêu thụ xi măng gặp nhiều khó khăn, tổ chức thì có sự thay đổi. Thấy được tình hình đó Công ty đã nhanh chóng ổn định lại tổ chức, chủ động bám sát thị trường để kịp thời đề ra các biện pháp thích hợp về cơ chế kinh doanh. Do vậy cho cán bộ công nhân viên, cạnh tranh giữ vững và tăng thêm thị phần , bình ổn giá cả xi măng trên thị trường, kinh doanh có hiệu quả. 2- Công tác mua – bán của Công ty: 2.1- Mua hàng. 2.1.1- Nguồn hàng: Công ty vật tư kỹ thuật xi măng là đơn vị thành viên của Tổng Công ty xi măng, trực thuộc Tổng Công ty quản lý nên vấn đề lựa chọn nguồn hàng cho hoạt động kinh doanh là không có. Nguồn hàng của Công ty đang kinh doanh chịu sự chỉ đạo của Tổng Công ty. 2.1.2 Hình thức mua xi măng: Công ty mua xi măng theo hình thức hợp đồng kinh tế ký với các Công ty sản xuất hàng năm, sau khi được Tổng Công ty giao chỉ tiêu và Công ty dự đoán nhu cầu xi măng trên các địa bàn được phân công. 2.13.- Hình thức thanh toán: Sau khi chuyển sang hình thức mua đứt, bán đoạn với Công ty sản xuất thì Công ty phải thanh toán ngay số tiền ứng với số hàng mà mình đã mua, điều kiện rất thuận lợi để Công ty tăng khả năng quay vòng vốn trong hoạt động kinh doanh của mình. 2.1.4- Hình thức vận chuyển: Căn cứ vào kế hoạch hợp đồng đã ký với các Công ty sản xuất, Công ty cử người cùng với phương tiện vận tải xuống tận nơi nhận hàng. Với các Công ty sản xuất khác nhau, Công ty có thể sử dụng các phương tiện vận tải khác nhau, như đến với nguồn xi măng Hoàng Thạch, Công ty có thể tiếp nhận được cả ba tuyến đường: Đường bộ, đường sắt, đường thuỷ, đối với loại xi măng Bỉm Sơn Công ty vận chuyển theo hai hình thức là đường bộ và đường sắt, còn đối với loại xi măng Bút Sơn thì Công ty vận chuyển bằng ba hình thức là đường bộ, đường thuỷ, đường sắt. Công ty phải thuê phương tiện của Nhà nước và tư nhân, việc sử dụng hai loại phương tiện này vận chuyển với khối lượng lớn và chi phí vận chuyển thấp nên Công ty phải bố trí kế hoạch từ khi mua về đến khi nhập phải chặt chẽ. Về đường bộ Công ty sử dụng một phần phương tiện hiện có và sử dụng cả phương tiện bên ngoài để tham gia vận chuyển. Xi măng nhập từ đầu nguồn có thể nhập vào các kho của các đầu mối hoặc các cửa hàng, hoặc chuyển nhượng thẳng đến chân công trình hay giao cho khách hàng tại các địa điểm đó, tuỳ theo yêu cầu của Công ty và khách hàng. 2.2- Bán hàng: Các hình thức bán hàng được Công ty áp dụng là: - Bán tại Cảng. - Bán tại đầu mối (những điểm giao nhận. - Bán tại các kho. - Bán tại cửa hàng. - Bán tại chân công trình. Do các hình thức bán hàng của Công ty là khác nhau, do vậy giá bán của các hình thức đó cũng khác nhau, thương giá bán tại các đầu mối (Các ga, các cảng) là giá bán thấp nhất, sau đó là giá bán tại các kho, cửa hàng, chân công trình. Công việc bán xi măng là công việc cuối cùng quan trọng nhất đối với sự khâu tiếp nhận xi măng đến khi giao xi măng và thanh toán. Cách thức quản lý có thể hình dùng theo sơ đồ sau: Phòng tiêu thụ xi măng Công ty vật tư kỹ thuật xi măng Các trung tâm Các cửa hàng của Công ty Các cửa hàng của Công ty người tiêu dùng Việc hình thành các trung tâm nhằm giúp cho các cửa hàng, khách hàng có điều kiện thuận lợi hơn trong việc thanh toán, tạ điều kiện cho việc kinh doanh được trôi chảy hơn. 3- Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty trong thời gian qua. 3.1- Tình hình tiêu thụ xi măng qua một số năm: Đơn vị tính Năm 2000 Năm 2001 Năm 2002 Bán ra (tiêu thụ) Tấn 1.007.172 1.065.419 1.662.083 Doanh thu Triệu đồng 695.114 734.739 1.147.732 Nộp ngân sách Triệu đồng 9.393 11.200 14.255 Lợi nhuận Triệu đồng 7.595 3.200 11.259 Nguồn: Phòng kinh tế kế hoạch 3.2- Sản lượng xi măng mua vào bán r._.