Một số giải pháp hoàn thiện quản trị hoạt động mua vật tư tại Công ty liên doanh cơ khí xây dựng Hà Nội

hoá và tăng năng lực sản xuất, đảm bảo hàng hoá sản xuất ra nhanh và đạt chất lượng cao. Trong bối cảnh đó, công ty liên doanh cơ khí xây dựng Hà Nội - một công ty hoạt động trong lĩnh vực kết cấu thép và chuyên sản xuất các thiết bị nâng hạ có nhiều điều kiện thuận lợi để phát triển. Tuy nhiên công ty cũng gặp phải những sức ép không nhỏ trong việc phát triển và cung cấp sản phẩm cho khách hàng. Đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty thì việc đảm bảo vật tư là một khâu rất quan trọng. Quá trình sản xuất không thể tiến hành được nếu không có vật tư. Để đảm bảo vật tư cho sản xuất, công ty phải tổ chức quản trị hoạt động mua vật tư có hiệu quả về số lượng, chủng loại, chất lượng cũng như giá cả....Nhận thức được vấn đề này, em đi sâu nghiên cứu đề tài: “ Một số giải pháp hoàn thiện quản trị hoạt động mua vật tư tại công ty liên doanh cơ khí xây dựng Hà Nội ”. Đề tài được thực hiện trên cơ sở vận dụng tổng hợp lý luận, kết hợp với phân tích điều kiện thực tại của công ty, đánh giá điểm mạnh, điểm yếu và nguyên nhân gây ra để đề xuất các giải pháp hoàn thiện quản trị hoạt động mua vật tư, nhằm đảm bảo cho quá trình sản xuất của công ty ngày càng có hiệu quả. Đề tài của em gồm hai chương: + Chương 1: Thực trạng quản trị hoạt động mua vật tư tại công ty Liên doanh cơ khí xây dựng Hà Nội (CEC Hà Nội) + Chương 2 : Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quản trị hoạt động mua vật tư tại Công ty liên doanh cơ khí xây dựng Hà Nội (CEC Hà Nội) Do hạn chế về mặt thời gian, kiến thức, cũng như kinh nghiệm thực tế nên chuyên đề của em không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong sự đóng góp ý kiến của các thầy cô, các cô chú anh chị, các bạn để chuyên đề được đầy đủ và hoàn thiện hơn. Chương 1: Thực trạng quản trị hoạt động mua vật tư của công ty liên doanh cơ khí xây dựng Hà Nội( CEC Hà Nội ) 1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty CEC 1.1 Quá trình hình thành - Công ty liên doanh cơ khí xây dựng Hà Nội (CEC HN Ltd) được thành lập năm 1996 theo giấy phép đầu tư số 1368/GP trên cơ sở liên doanh giữa tập đoàn WGE (Australia) và công ty cơ khí số 5. Tỷ lệ vốn pháp định của công ty là 60% của Australia và 40% của Việt Nam. - Công ty được thành lập với mục đích trở thành Công ty hàng đầu về chất lượng trong lĩnh vực kết cấu thép và thiết bị nâng hạ, và với chức năng cung cấp sản phẩm kết cấu thép và thiết bị nâng hạ chất lượng quốc tế phục vụ cho ngành xây dựng và các ngành công nghiệp khác tại Việt Nam và nước ngoài. Công ty CEC là một công ty liên doanh, có tư cách pháp nhân, có địa chỉ, có tài khoản giao dịch riêng Thông tin chung Tên công ty: Công ty liên doanh cơ khí xây dựng Hà Nội Tên giao dịch: Ha Noi Construction Engineering Company (CEC Ha Noi Ltd) Loại hình doanh nghiệp: Liên doanh Việt Nam(40%) - Australia(60%) Giấy phếp đầu tư : 1368/GP - Cấp ngày 13/5/1996 Văn phòng: Số 14, Ngõ Kim Đồng,Hà Nội Việt Nam Điện thoại: 84 4 6644011/6644012/6644014 Fax : 84 4 6644013 Email : cechn@fpt.vn Website : htpt:\www.cechn.com Nhà máy: Tây Mỗ Từ Liêm Hà Nội Điện thoại : 84 4 8390395/8391130 Fax : 84 4 8390585 Emai : factory@cechn.com 1.2 Tiến trình phát triển của công ty 1.2.1 Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh Công ty bắt đầu triển khai hoạt động của mình tại Việt Nam vào năm 1997. Sản phẩm của công ty đã có mặt trên nhiều công trình lớn của Việt Nam như dự án Nhà máy nhiệt điện Phả Lại 2, dự án nhà máy đường Lam Sơn, dây chuyền toàn bộ cho sản xuất ống cống bêtông ly tâm cho công ty WASECO (Nha Trang), dự án cấp nước Hà Nội do liên doanh VICONA thực hiện, dự án nâng cấp Bệnh viện Bạch Mai của tập đoàn TODA (Nhật Bản), dự án khách sạn Fotuna và gần đây là các dự án cung cấp, chế tạo kết cấu thép cho nhà máy cán thép phú Mỹ( Bà Rịa Vũng Tàu), cung cấp, chế tạo & lắp đặt 5 cầu trục và 1 cẩu trục cho nhà máy cán thép công suất 300.000 Tấn/năm của công ty Gang thép Thái Nguyên, cung cấp kết cấu ống dẫn nước cho dự án nhà máy nước Đông Anh của công ty EBARA Việt Nam, dự án cải tạo nhà máy thép Hoà Phát....Các sản phẩm của Công ty được đánh giá cao. - Trong những năm đầu hoạt động do các điều kiện trang thiết bị và công nghệ còn hạn chế công ty chỉ mới tham gia chủ yếu vào phần kết cấu nhà xưởng và máy móc. Tuy nhiên trong quá trình hoạt động, công ty dần dần đầu tư thêm những thiết bị hiện đại cho chế tạo kết cấu, áp dụng các công nghệ mới nhất trong ngành thiết bị nâng hạ vào sản phẩm của mình. Hiện nay công ty đã cung cấp được đồng bộ hệ thống nhà xưởng, dây chuyền máy móc thiết bị, đáp ứng tối đa các yêu cầu của khách hàng. Tạo được sự thuận tiện cho khách hàng trong việc lựa chọn nhà thầu cũng như các thủ tục khác về thanh quyết toán, bảo hành, bảo dưỡng sản phẩm chế tạo. Sự thay đổi nhiệm vụ sản xuất kinh doanh được thể hiện qua bảng mô tả các mặt hàng chủ yếu sau: (Biểu 1) Các mặt hàng chủ yếu Năm 1999 Năm 2000 Năm 2001 Năm 2002 Năm 2003 - Kết cấu thép - Nhà thép tiền chế -Kết cấu thép -Nhà thép tiền chế -Các loại cầu trục - Kết cấu thép - Nhà thép tiền chế - Cầu trục - Cổng trục - Kết cấu thép - Nhà thép tiền chế - Cầu trục - Cổng trục - Cẩu quay - Cẩu tự hành - Kết cấu thép - Cần trục - Cổng trục - Cẩu quay - Cẩu tháp - Thiết bị nâng đặc biệt 1.2.2 Nguồn vốn sản xuất kinh doanh Tình hình vốn kinh doanh của công ty được thể hiện qua bảng sau: (Biểu 2) Nguồn vốn kinh doanh Chỉ tiêu Năm 1999 Năm 2000 Năm 2001 Năm 2002 Năm 2003 Tổng vốn 23823 14008 16381 19379 21552 - Vốn cố định - Vốn lưu động 12140 1719 12115 1819 12689 3629 14273 5106 16782 5770 - Vốn CSH - Vốn vay 5205 8618 6590 7418 9818 6500 13744 5635 15869 5683 Doanh thu 12105 12114 12688 14274 16058 Vốn luân chuyển 62% 81% 94% 94,61% 96,24% Nguồn: Phòng TC-KT Tình hình tài chính của công ty được cải thiện qua các năm. Vốn chủ sở hữu dần chiếm tỷ lệ cao trong cơ cấu tổng vốn, khả năng tự tài trợ vốn tốt. Vốn luân chuyển nhanh, sử dụng vốn có hiệu quả. 1.2.3 Thị trường tiêu thụ sản phẩm Do đặc thù là một công ty liên doanh và do việc áp dụng chất lượng đảm bảo theo các tiêu chuẩn quốc tế nên giá cả hàng hoá của công ty cao hơn so với các công ty Việt Nam. Chính vì những lý do này nên trong giai đoạn đầu công ty tập trung chủ yếu vào các khách hàng là các nhà đầu tư nước ngoài và các công trình, các dự án có vốn đầu tư nước ngoài nơi mà các yếu tố kỹ thuật và chất lượng được đặt lên hàng đầu. Tuy nhiên, trong thời gian gần đây các doanh nghiệp Việt Nam đã có những chuyển biến mạnh trong nhận thức và đánh giá về sản phẩm. Các sản phẩm giá rẻ kém về chất lượng lẫn kỹ thuật, nghèo nàn về chủng loại cũng như hình thức không còn được ưa chuộng nữa. Nhu cầu sử dụng các loại hàng hoá có chất lượng cao không chỉ xuất hiện trong lĩnh vực hàng tiêu dùng mà đã hình thành cả trong lĩnh vực hàng công nghiệp. Chính điều này đã góp phần tạo cơ hội cho các hàng hoá chất lượng cao ra nhập thị trường trong nước. Vì thế công ty đã mở rộng phạm vi cung cấp cho cả các khách hàng trong nước và không chỉ trong các ngành công nghiệp nặng mà đã hình thành định hướng phát triển sang các khu vực khác đặc biệt là các khu vực phục vụ gia công chế biến hàng xuất khẩu, nơi đang có nhu cầu phát triển mạnh về trang thiết bị máy móc để nâng cao các dây chuyền sản xuất chế biến và gia công hiện có. Thị phần của công ty thay đổi qua các năm như sau: (Biểu 3) Thị phần của công ty Năm 1999 Năm 2001 Năm 2003 12% 15% 20% Nguồn: Phòng Marketing Biểu đồ thị phần của công ty qua các năm 1.2.4 Nguồn nhân lực Do đặc điểm là một công ty liên doanh nên số lượng lao động của công ty không nhiều. Tuy nhiên qua các năm hoạt động, số lượng lao động của công ty đã tăng dần. Sự tăng lên của số lượng lao động trong công ty được thể hiện qua bảng sau: Chỉ tiêu Năm 1999 Năm 2000 Năm 2001 Năm 2002 Năm 2003 Tháng 1/2004 Số lượng lao động bình quân (Người) 50 55 62 70 75 75 Số nhân viên tính đến tháng 1/2004 là 75 người. Trong đó: Nhân viên văn phòng: 20 người Nhân viên sản xuất: 55 người Trình độ cán bộ: 100% đại học và trên đại học Gồm: 1 tiến sĩ máy xây dựng, 1 tiến sĩ kết cấu, 1 thạc sĩ điện và điều khiển, 3 kỹ sư xây dựng và máy xây dựng, 4 kỹ sư cơ khí, 2 kỹ sư công nghệ hàn, 2 kỹ sư động lực và 6 cử nhân các ngành kinh tế, tài chính ngân hàng. Trình độ công nhân: 100% kỹ thuật viên và giám sát viên có trình độ trung cấp trở lên, 45 % công nhân bậc cao có tay nghề từ 4/7 trở lên, 35% đã được đào tạo tại nước ngoài hoặc đã tham gia các khoá đào tạo tại Việt Nam do chuyên gia nước ngoài giảng dạy. Cùng với sự tăng lên của số lượng lao động, thu nhập bình quân của công nhân viên trong công ty cũng không ngừng được cải thiện. Sự tăng lên của thu nhập bình quân người lao động trong công ty được thể hiện qua biểu đồ sau: Biểu đồ Thu nhập bình quân cán bộ công nhân viên công ty Nguồn: Phòng nhân sự 1.2.5 Các khoản nộp ngân sách Công ty liên doanh cơ khí xây dựng Hà Nội hoạt động trong cơ chế thị trường dưới sự điều tiết của nhà nước, hạch toán kinh tế độc lập. Hàng năm công ty thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ đối với nhà nước và nộp cho ngân sách nhà nước hàng trăm triệu đồng, đây cũng là một khoản thu lớn của nhà nước. (Biểu 4) Các khoản nộp ngân sách Nhà nước của công ty CEC Hà Nội Chỉ tiêu (Triệu đồng) Năm 1999 Năm 2000 Năm 2001 Năm 2002 Năm 2003 VAT 432.15 495.25 539.24 679.15 749.48 Thuế thu nhập doanh nghiệp 22.88 26.17 28.55 35.955 38.68 Các loại thuế khác 53.38 61.65 66.61 83.895 92.58 Tổng cộng 508.41 581.47 634.4 799 881.74 Nguồn: Phòng TC-KT 2. Một số đặc điểm kinh tế - công nghệ ảnh hưởng đến quản trị hoạt động mua vật tư của công ty 2.1 Đặc điểm sản phẩm Sản phẩm công ty gồm các phần chính sau: +Phần kết cấu thép: Độ khó cũng như tính chuyên nghiệp tương đối cao, tuy nhiên có thể thiết kế và chế tạo trong nước. + Động cơ, palăng, phần điện và điều khiển:Hoàn toàn do nuớc ngoài chế tạo.Trước đây phần lớn thiết bị dạng này được nhập từ SNG và các nước Đông Âu, hiện nay tham gia cung cấp các thiết bị này trên thị trường có rất nhiều các hãng nước ngoài song chủ yếu là Nhật Bản, Châu Âu, Đài Loan. Sản phẩm của công ty là sản phẩm công nghiệp. Sản phẩm có một đặc điểm nổi bật đó là luôn làm theo đơn đặt hàng của khách hàng. Chính điều này đã ảnh hưởng rất lớn đến quá trình mua vật tư phục vụ sản xuất sản phẩm. Từ đơn đặt hàng của khách hàng phòng kĩ thuật sẽ tính toán và dự trù định mức vật tư. Cán bộ vật tư sẽ tiến hành mua vật tư trên cơ sở định mức vật tư được dự trù đó. Ngoài ra công ty còn phải sử dụng một một số loại vật tư nhất định theo yêu cầu của khách hàng. Như vậy nhu cầu mua vật tư thường phát sinh sau khi có đơn hàng và phụ thuộc nhiều vào yêu cầu khách hàng.Trong một số trường hợp, vì đặc điểm này của sản phẩm mà công ty trở lên rất bị động trong hoạt động mua vật tư. Sản phẩm của công ty ngoài các loại kết cấu thép, nhà thép tiền chế là các thiết bị nâng hạ như cầu trục, cần trục, cổng trục, cẩu trục, cẩu quay, cẩu tự hành...Mỗi sản phẩm lại có rất nhiều chi tiết, bộ phận được lắp ráp lại với nhau...Ví dụ để sản xuất 1 cầu trục công ty cần tới 29 chi tiết bộ phận khác nhau (biểu 5). Do đó chủng loại vật tư sử dụng cho sản xuất và lắp ráp sản phẩm là rất đa dạng và phức tạp. Điều này ảnh hưởng không nhỏ tới công tác quản trị mua nguyên vật liệu, phụ tùng chi tiết cho sản xuất sản phẩm (Biểu 5) Bộ phận chi tiết cấu thành 1 cầu trục STT Tên chi tiết Quy cách Đơn vị Số lượng 1 Tấm đỉnh 20x30x600 bộ 1 2 Tấm đáy 14x30x600 bộ 1 3 Thành đứng 6x30x1.3 bộ 2 4 Vách ngăn 5x1.2x500 bộ 40 5 Gân dọc bộ 4 6 Giá treo máng điện dọc dầm cái 22 7 Bích đầu dầm 20x950x600 mắt 2 8 Thanh định vị dọc tấm đáy cái 2 9 Thanh định vị dọc tấm đỉnh cái 2 10 Ray dầm chính 30x30x50 cái 1 11 Cữ chặn xe con 14x200x100 mắt 2 12 Gân bích đầu dầm 10x400x79 mắt 2 13 Sơn trống rỉ màu vàng HN 2 lớp hộp 1 14 Tụ điện điều khiển 350x450x200 cái 1 15 Tụ điện aptomat tổng 200x252x150 cái 1 16 Khởi động từ GMC – 22 3P cuộn hút 220 VAC cái 2 17 Khởi động từ GMC – 32 3P cuộn hút 220 VAC cái 1 18 Aptomat tổng 3P 50A cái 1 19 Cầu đấu đơn 10A mắt 1 20 Cầu đấu đơn 25A mắt 6 21 Cầu đấu 30A cái 2 22 Cáp nguồn 3x6+1x4 m 25 23 Cáp nguồn 3x2.5+1x1 m 25 24 Cáp nguồn 3x2.5+1x1 m 20 25 Dây điện 2x1.5 m 10 26 ốc xiết cáp PG16 cái 5 27 Công tắc hành trình cái 4 28 Rơle thời gian ( cả đế ) bộ 1 29 Điện trở công xuất cái 9 Nguồn: Phòng KT Sản phẩm của công ty chủ yếu là các thiết bị nâng hạ vì vậy yêu cầu kĩ thuật rất cao. Sản phẩm phải thoả mãn các đặc tính sau: Đảm bảo an toàn khi sử dụng: Tính chính xác: Tính ổn định và lâu bền: Tính tiện dụng: Ví dụ: Khi lắp đặt đường ray của thiết bị nâng, dung sai chi tiết và sai lệch lớn nhất cho phép khi sử dụng được quy định rất chặt chẽ. Cụ thể được biểu hiện qua biểu dưới đây: (Biểu 6) Dung sai chi tiết lắp đặt đường ray của thiết bị nâng và sai lệch lớn nhất cho phép khi sử dụng Dung sai lớn nhất Cầu trục chân đế Cầu chuyền tải Cầu trục Cần trục tháp Cổng trục Khi lắp đặt Khi sử dụng Khi lắp đặt Khi sử dụng Khi lắp đặt Khi sử dụng Khi lắp đặt Khi sử dụng Khi lắp đặt Khi sử dụng Sai lệch độ cao của các đầu ray cần trục ở mặt cắt ngang(mm) 15 30 20 30 15 20 20 25 10 15 Sai lệch độ cao của các đường ray trên các cột kế tiếp nhau(mm) - - - - 10 15 - - - - Sai lệch khoảng cách giữa các tâm ray(mm) 5 10 30 40 10 15 5 10 8 12 Sai lệch các đầu ray ở chỗ nối theo chiều ngang và chiều cao(mm) 1 3 1 2 2 2 3 3 1 2 Sai lệch của đường ray so với đường thẳng đứng(mm) 15 20 20 15 20 20 - - 15 20 Khe hở ở chỗ nối ray( khi nhiệt độ 0 độ và chiều dài ray 1.5m)( mm) 6 6 6 6 4 4 6 6 6 6 Sai lệch độ cao của các đầu ray trên độ dài 10m (mm) 15 20 20 30 - - 40 100 20 30 Nguồn: Phòng KT Đáp ứng được các đặc tính kỹ thuật trên, công tác mua vật tư phải đảm bảo chất lượng cũng như tính đồng bộ. 2.2. Quy trình công nghệ Tất cả các sản phẩm chính đều trải qua các bước công nghệ theo sơ đồ sau: Đơn đặt hàng Chuẩn bị vật tư Thiết bị Thầu phụ Sản xuất, chế tạo tại xưởng + Tạo phôi + Gá hàn tạo hình sản phẩm + Kiểm tra trung trung gian + Hàn hoàn thiện + Sơn hoàn thiện Lắp thử, kiểm tra lần cuối và hiệu chỉnh Lắp đặt tại công trường Kiểm tra, kiểm định và cấp giấy phép Loại hình sản suất của công ty là sản xuất đơn chiếc. Để đảm bảo chất lượng sản phẩm công ty phải thực hiện nghiêm ngặt các bước giám sát, kể từ khâu nhập nguyên liệu đến khi cho ra sản phẩm cuối cùng. Với quy trình công nghệ trên, ta thấy các chi tiết của sản phẩm được sản xuất đồng loạt ở rất nhiều bộ phận khác nhau. Công tác cung ứng nguyên vật liệu một lúc phải đáp ứng cho nhiều nơi, phải kịp thời, tránh gián đoạn trong quá trình sản xuất. Vì vậy đòi hỏi công tác quản trị hoạt động mua vật tư cũng cần phải được tiến hành một cách linh hoạt, kịp thời, tránh trường hợp sản xuất phải dừng chờ do thiếu vật tư. Hầu hết các quy trình công nghệ đều được thực hiện bằng sự kết hợp giữa máy móc và thủ công, việc đưa nguyên vật liệu vào thực hiện lần lượt theo chỉ dẫn của quy trình. 2.3. Thị trường vật tư Công ty đã tìm được một số đối tác nước ngoài trong việc cung cấp các loại động cơ, palăng, phần điện và điều khiển cho các thiết bị kết hợp với phần kết cấu do công ty chế tạo trong nước để tạo ra một sản phẩm đáp ứng các yêu cầu về tính công nghệ cũng như giá cả cạnh tranh để thay thế các sản phẩm ngoại nhập. Qua quá trình tìm hiểu, qua thực tế sử dụng cũng như qua tham khảo đánh giá của các chuyên gia nước ngoài, Công ty đã quyết định các nhà cung cấp cho mình như sau: (Biểu 7) Danh sách các nhà cung ứng vật tư cho công ty Thành phần Nguồn cung cấp Chú ý Thép thường Tổng công ty thép Việt Nam ( VSC ) Các công ty thương mại về thép Thường chỉ cung cấp các loại thép thông dụng cỡ nhỏ trong xây dựng. Thép hợp kim (thép không gỉ, kim loại cứng) Công ty Đông á Công ty Thái Bình Nguồn hàng hẹp cả số luợng lẫn chủng loại Thiết bị, máy móc Do phải nhập khẩu nên thời gian giao hàng lâu và cơ chế thanh toán chặt chẽ hơn. Palăng cáp điện Palăng xích điện Thiết bị nâng hạ đặc biệt KONECCANES Hệ thống ray treo cáp, hệ thống cáp điện an toàn dạng hộp IGA Palăng cáp điện tiêu chuẩn và đặc biệt MEIDEN Mâm từ, Nam châm điện SGM Thiết bị kẹp, nâng cuộn thuỷ lực, điện WINOH Hebetechnik Cẩu thép, cẩu tự hành bánh xích, cẩu tự hành bánh hơi Nguyên liệu khác Các công ty thương mại (Weldtec, YMC...) Hàng hầu như không có sẵn, chất luợng đảm bảo nhưng giá cao Nguồn: Phòng Vật tư Cùng mua những loại vật tư trên với công ty còn có rất nhiều các công ty khác. Ví dụ cùng mua thép tấm có các công ty: + Công ty cơ khí lâm nghiệp Formach + Công ty TNHH Cơ khí và cầu trục NMC + Công ty Hồng Nam + Tổng công ty cơ khí xây dựng (COMA) + Công ty cơ khí Đông Anh + Công ty cơ khí Hà Nội..... Tuy nhiên, thị trường hiện nay có rất nhiều người bán, có cầu ắt có cung. Chính vì vậy ảnh hưởng của lực lượng mua đến hoạt động mua vật tư của công ty là không lớn trừ trường hợp vật tư đó đang trong tình trạng khan hiếm. Ví dụ: Vừa qua giá phôi thép trên thị trường tăng, các nhà sản xuất thép tấm gặp nhiều khó khăn trong việc cung cấp sản phẩm. Các công ty mua thép tấm phục vụ cho sản xuất (trong đó có CEC Hà Nội) phải cạnh tranh nhau để có thể tìm được nhà cung ứng đáp được nhu cầu mua vật tư của mình. Điều này gây khó khăn không nhỏ tới hoạt động đảm bảo vật tư cũng như quản trị hoạt động mua vật tư trong công ty. 2.4. Nguồn vốn sử dụng mua vật tư Các nguồn vốn sử dụng mua vật tư bao gồm: + Vốn bằng tiền ( tiền mặt, tiền gửi ngân hàng...) của công ty. + Tiền đặt cọc của khách hàng. + Chiếm dụng vốn của người bán. + Vốn vay của ngân hàng, tổ chức tài chính. Sử dụng vốn bằng tiền của doanh nghiệp để thanh toán, giao dịch trong quá trình mua vật tư thì nhanh chóng và thuận tiện tuy nhiên do đặc điểm quy trình sản xuất sản phẩm của công ty diễn ra dài nên nếu sử dụng nguồn vốn này sẽ dẫn đến tình trạng ứ đọng vốn, sử dụng vốn kém hiệu quả. Đồng thời một đặc điểm nổi bật của công ty là sản xuất theo đơn đặt hàng nên thường nguồn vốn này không nhiều, chỉ chiếm 30% trong tổng số các nguồn vốn sử dụng mua vật tư. Chính sự hạn hẹp này đã gây khó khăn không nhỏ tới hoạt động mua vật tư. Tỷ lệ thanh toán của khách hàng theo đơn hàng là 3 : 4 : 3. Khách hàng đặt cọc 30% khi ký kết hợp đồng, thanh toán 40% trong quá trình thực hiện và thanh toán nốt 30% khi bàn giao. Công ty có thể sử dụng tiền dặt cọc của khách hàng để mua vật tư - đây là một điều thuận lợi.Tuy nhiên sử dụng nguồn vốn này có một bất tiện là bị động. Vì có nhiều lí do mà công ty không thể chắc chắn trước được là khi nào thì khách hàng thanh toán cho mình. Công ty cũng có thể dùng nguồn vốn chiếm dụng của người bán hoặc vốn vay để mua vật tư. Công ty có thể thực hiện được việc vay vốn hoặc mua chịu của người bán nhờ uy tín sẵn có của mình. Tuy nhiên nếu sử dụng nguồn vốn vay để mua vật tư thì ít nhiều cũng làm tăng giá thành sản phẩm, làm giảm lợi nhuận Cơ cấu nguồn vốn sử dụng mua vật tư thể hiện qua biểu đồ sau: 3. Thực trạng quản trị hoạt động mua của công ty 3.1 Nghiên cứu thị trường vật tư Do uy tín của công ty trên thị trường nên công ty đã thiết lập được mối quan hệ cung ứng khá chặt chẽ với một số nhà cung ứng trong và ngoài nước. Đây là những công ty có thể đáp ứng vật tư phù hợp với những yêu cầu về chất lượng, giá cả và các điều kiện khác của công ty.Tuy nhiên, hiện nay, thị trường có rất nhiều người bán. Vì vậy để hoạt động mua vật tư được tiến hành hiệu quả hơn, công ty thường xuyên tiến hành nghiên cứu thị trường, tìm hiểu lực lượng mua vật tư và các nhà cung cấp trên thị trường để tìm ra được những nhà cung ứng phù hợp nhất với yêu cầu của công ty. 3.1.1 Nội dung nghiên cứu Công tác nghiên thị trường cứu thuộc nhiệm vụ của phòng Marketing. Phòng Marketing tiến hành nghiên cứu tập trung vào các nội dung sau: + Khối lượng các nhà cung ứng hiện có trên thị trường + Lực lượng mua trên thị trường + Giá cả vật tư của các nhà cung ứng có gì khác nhau + Chất lượng vật tư của nhà cung ứng + Khả năng cung ứng của các nhà cung cấp Ví dụ: Đối với loại vật tư là bulong thì: + Khối lượng nhà cung ứng trên thị trường: - Công ty Tân Cơ (51-Lạc Trung) - Nhà máy quy chế Từ Sơn (Từ Sơn - Bắc Ninh) - Công ty quy chế Cầu Diễn (Cầu Diễn - Từ Liêm - Hà Nội) - Công ty TNHH Thiên Hà (Đường Giải Phóng - Hà Nội) - Công ty LIDOVIT (230 - quận Bình Tránh - TP Hồ Chí Minh).... + Lực lượng mua trên thị trường: - Công ty Cơ khí và Xây dựng số 5 - Công ty Cơ khí và Xây dựng số 6 - Công ty Cơ khí và Xây dựng số 6 - Công ty Cơ khí Hồng Nam - Công ty Kết cấu thép Đông Anh - Tổng Công ty lắp máy Hà Nội (LILAMA Hà Nội) - Công ty Formach....... + Giá cả của các nhà cung ứng: Công ty quy chế Cầu Diễn giá thấp hơn cả, lại gần công ty nhất nên giảm bớt được chi phí vận chuyển. Công ty TNHH Tân Cơ và TNHH Thiên Hà giá tương đối cao, còn bulong của Công ty quy chế Từ Sơn giá cả vừa phải. + Chất lượng vật tư của nhà cung cấp: Vật tư của Công ty quy chế Cầu Diễn có chất lượng không được tốt. Công ty quy chế Từ sơn chất lượng đảm bảo. Công ty TNHH Tân Cơ và Công ty TNHH Thiên Hà chất lượng tốt. + Khả năng cung ứng: Quy chế Từ Sơn có khả năng cung ứng tốt nhất. Sau đó đến Tân Cơ, quy chế Cầu Diễn, Thiên Hà. 3.1.2 Phương pháp nghiên cứu Hiện nay do kinh phí hạn hẹp công ty chủ yếu áp dụng phương pháp nghiên cứu tại chỗ: + Nghiên cứu thông tin liên quan đến nhà cung ứng qua các phương tiện thông tin đại chúng như qua đài, báo chí, truyền hình, điện thoại...đặc biệt là qua mạng Internet. Mạng Internet là nguồn quan trọng cung cấp thông tin về các nhà cung ứng ở nước ngoài. Tờ báo quan trọng cung cấp thông tin về giá cả vật tư cho công ty là : Thị trường giá cả. + Nghiên cứu thông tin do chính khách hàng cung cấp. +Nghiên cứu thông tin qua chính lời chào hàng của nhà cung ứng có mong muốn thiết đặt mối quan hệ thương mại với công ty. Từ việc nghiên cứu thị trường công ty sẽ thu thập được các thông tin có liên quan đến các nhà cung ứng, phục vụ cho việc lựa chọn nhà cung ứng. Tất cả những thông tin về nhà cung cấp sẽ được ghi chép, lưu trữ và theo dõi, đánh giá trong sổ nghiệp vụ của phòng Marketing. 3.2 Lựa chọn nhà cung ứng Căn cứ vào các thông tin có được từ công tác nghiên cứu thi trường, đồng thời căn cứ yêu cầu mua vật tư của các bộ phận trong công ty, công ty sẽ tiến hành gửi yêu cầu báo giá cho một số nhà cung ứng. Sau khi tổng hợp các báo giá phù hợp, phòng Marketing sẽ tiến hành phân tích, đánh giá và lựa chọn nhà cung ứng có khả năng nhất trên các tiêu chuẩn sau: + Khả năng đảm bảo về số lượng và chủng loại vật tư cho công ty: nhà cung cấp phải có đủ nguồn hàng (số lượng, chủng loại vật tư) để cung ứng cho công ty, đáp ứng đúng tiến độ sản xuất, tránh tình trạng đình trệ sản xuất do thiếu nguyên vật liệu. Chỉ có các nhà cung ứng có đủ năng lực đáp ứng nhu cầu của công ty thì công ty mới thiết lập mối quan hệ thương mại với nhà cung ứng đó. + Khả năng cung cấp vật tư đúng tiêu chuẩn chất lượng mà công ty yêu cầu: do tính chất đặc điểm kỹ thuật công nghệ sản phẩm của công ty nên các loại nguyên vật liệu, phụ tùng, chi tiết cho lắp giáp và sản xuất sản phẩm phải đảm bảo về chất lượng cũng như các thông số kỹ thuật. Nhà cung ứng nào có nguồn vật tư cung cấp cho công ty đạt tiêu chuẩn chất lượng thì công ty sẽ chọn nhà cung cấp đó, còn không công ty sẽ lựa chọn nhà cung cấp khác thay thế. + Công ty lựa chọn nhà cung ứng còn căn cứ vào điều kiện thanh toán mà bên cung ứng đưa ra. Công ty sẽ lựa chọn nhà cung ứng nào có điều kiện thanh toán phù hợp nhất, thuận tiện nhất, tối thiểu hoá chi phí giao dịch. Tuỳ vào từng đối tượng vật tư mà thứ tự ưu tiên của các tiêu chuẩn có khác nhau. Đối với các loại vật tư đòi hỏi yêu cầu kỹ thuật cao thì tiêu chuẩn chất lượng được ưu tiên hàng đầu. Các loại vật tư đó như: Palăng, con chạy, tay bấm điều khiển, động cơ lièn hộp số. Đối với một số vật tư khác thì tiêu chuẩn đảm bảo về số lượng và chất lượng lại được ưu tiên hơn. Đó là các loại vật tư như: thép tấm, thép L đều cạnh, thép tròn, máng điện nhựa, kẹp cáp cố định..... Nói tóm lại công ty đã lựa chọn những nhà cung ứng thoả mãn yêu cầu đảm bảo an toàn trong sản xuất kinh doanh và tối thiểu hoá chi phí sản xuất cho công ty, đảm bảo cho sản xuất được liên tục, không bị gián đoạn do những trục trặc từ phía nhà cung ứng. Một căn cứ quan trọng để lựa chọn nhà cung ứng là căn cứ vào yêu cầu mua hàng của các bộ phận trong công ty. Mẫu yêu cầu mua hàng của các bộ phận trong công ty gửi đến phòng vật tư như sau: Mẫu: yêu cầu mua hàng Người yêu cầu Tên: Bộ phận: Ngày yêu cầu: Ngày yêu cầu giao hàng: STT Hạng mục Đơn vị Số lượng Giá trị dự tính Hợp dồng Người yêu cầu Phụ trách Tổng giám đốc 3.3. Xác định nhu cầu vật tư cần mua 3.3.1. Xác định nhu cầu vật tư cần dùng Vật tư cần dùng cho sản xuất Sản phẩm của CEC được sản xuất theo đơn đặt hàng. Số lượng, chủng loại, mẫu mã, chất liệu từng loại vật tư phải đúng theo yêu cầu của khách hàng, theo quy định chuẩn chung của yêu cầu kĩ thuật, nên việc xác định lượng vật tư cần dùng là không có. Căn cứ vào đơn hàng, cán bộ phòng kĩ thuật sẽ lập nên bản danh mục định mức và dự trù vật tư. Bảng này nêu rõ quy cách, chủng loại, số lượng mỗi loại vật tư cần dùng cho sản xuất một sản phẩm nhất định theo đơn hàng. Cơ cấu định mức vật tư gồm có: + Phần tiêu dùng thuần tuý: Là phần tiêu dùng có ích, là phần vật tư trực tiếp tạo thành thực thể sản phẩm và là nội dung chủ yếu của định mức tiêu dùng vật tư. Phần tiêu dùng thuần tuý biểu hiện ở trọng lượng ròng của sản phẩm sau khi sản xuất. Được xác định theo mẫu thiết kế sản phẩm theo các công thức lý thuyết hoặc trực tiếp cân đo sản phẩm, không tính đến các phế liệu và các hao phí bỏ đi. + Phần tổn thất có tính chất công nghệ: Là phần hao phí cần thiết trong việc sản xuất sản phẩm. Tổn thất này biểu hiện dưới dạng phế liệu, phế phẩm cho phép do những điều kiện cụ thể của kĩ thuật sản xuất, quy trình công nghệ. Phần tổn thất này phụ thuộc vào yêu cầu kĩ thuật, đặc điểm máy móc thiết bị, trình độ công nghệ và chất lượng của nguyên vật liệu. Trong công ty, cán bộ kĩ thuật xác định lượng tổn thất này theo các phương pháp: Thực nghiệm, thống kê kinh nghiệm. Định mức vật tư được xây dựng cho một sản phẩm. Lượng vật tư cần dùng cho một đơn hàng. Do vậy cách tính như sau: Nđh =S QxMi Mi: Định mức sử dụng vật tư i cho một sản phẩm Q: Số lượng sản phẩm trong 1 đơn đặt hàng. Nđh: Lượng vật tư cần dùng cho một đơn hàng. (Biểu 7) Bảng định mức và dự trù vật tư tổng hợp Khách hàng DANIELI Sản phẩm Cẩu quay 5T x 5.5M STT Quy cách Chủng loại Số lượng Trọng lượng 1 Thép tấm PL5x60x60 PL5 4 bộ 0.57 kg 2 Thép tấm PL6x170x4500 PL6 1 bộ 36.03 kg 3 Thép tấm PL10x150x6050 PL10 2 bộ 1424.78 kg 4 Thép tấm PL12x1500x5600 PL12 1 bộ 791.28 kg 5 Thép tấm PL16x500x3300 PL16 1 bộ 207.24 kg 6 Thép tấm PL20x1300x4300 PL20 1 bộ 877.63 kg 7 Thép tấm PL25x1300x3000 PL25 1 bộ 765.38 kg 8 Thép tấm PL30x600x1360 PL30 1 bộ 192.17 kg 9 Thép tròn Φ60x110 Φ60 1 thanh 2.44 kg 10 Thép tròn Φ130x570 Φ130 1 thanh 59.36 kg 11 Thép tròn Φ140x25 PL25 1 thanh 3.02 kg 12 Thép tròn Φ250x25 PL25 1 thanh 9.63 kg 13 Thép tròn Φ280 Φ280 1 thanh 96.62 kg 14 30x120x160 Cao su 4 thanh 15 Bulong M12x50 5.6 8 bộ 16 Bulong Hilti M24x290 10.9 20 bộ 17 Bulong M20x60+1 đệm+1 êcu 10.9 8 bộ 18 Bulong M20x70+1 đệm+1 êcu 10.9 6 bộ 19 Bulong M12x40+1 đệm 10.9 4 bộ 20 Vòng bi Nachi 51316 1 chiếc 21 Vòng bi Nachi 22222X 1 chiếc 22 Vòng bi Nachi 6310ZZE 4 chiếc Vật tư cần dự trữ: Vật tư dự trữ là lượng vật tư cần thiết được quy định để đảm bảo sản xuất được tiến hành liên tục và bình thường. Lượng vật tư dự trữ của công ty không nhiều. Công ty thường dự trữ nguyên vật liệu phụ, chi tiết phụ tùng nhỏ nhưng lại thường xuyên phải sử dụng, mất nhiều thời gian mua. Xác định lượng vật tư cần dự trữ căn cứ vào: + Triển vọng các hợp đồng sắp kí + Dự đoán sự thay đổi của thị trường + Mức độ khan hiếm vật tư đó trên thị trường. 3.3.2. Xác định lượng vật tư cần mua Lượng vật tư cần mua được xác định căn cứ vào khối lượng vật tư cần dùng, lượng vật tư cần dự trữ. Cụ thể được xác định theo công thức sau: Ncm = Nđh + N2 - N1 Ncm: Lượng vật tư cần mua trong một kỳ (tháng, quý, năm...) Nđh: Lượng vật tư cần dùng được tổng hợp theo các đơn đặt hàng trong kỳ N1 : Lượng dự trữ đầu kỳ N2 : Lượng dự trữ cuối kỳ 3.4. Chính sách mua vật tư mà công ty đang áp dụng 3.4.1. Mua trực tiếp và mua qua trung gian Các nhà cung ứng trong nước của công ty đều được đánh giá một cách kỹ lưỡng trước khi có quan hệ thương mại cho nên công ty chủ yếu tiến hành chính sách mua trực tiếp (mua thẳng).Tuy nhiên, khi trên thị trường, một số loại vật tư có những biến động về giá cả hoặc chính sách của nhà nước có sự thay đổi thì công ty tiến hành mua trực tiếp có điều chỉnh. Ví dụ như vừa qua giá thép trên thị trường có nhiều thay đổi vì vậy quan hệ mua của công ty với các công ty cung ứng thép cũng có điều chỉnh về giá. Trong một số trường hợp công ty thực hiện chính sách mua với khối lượng lớn và thanh toán ngay để được giảm giá. Còn đối với những vật tư phải nhập khẩu công ty thực hiện chính sách mua qua trung gian. Trung gian ở đây thực chất là một công ty vận tải được CEC uỷ quyền vận chuyển, làm các thủ tục hải quan và các công việc cần thiết khác để đưa được vật tư về đến kho của công ty một cách kịp thời, đúng tiến độ, đảm bảo đúng chất lượng, số lượng, chủng loại...Các điều khoản trong hợp đồng thì CEC Hà Nội trực tiếp thương lượng với nhà cung ứng nước ngoài. Làm theo cách này có một số thuận lợi đó là: giảm được thuế nhập khẩu, tăng cường tính chất chuyên môn hoá, tránh được các rủi ro và các vụ kiện tụng không đáng có... Những loại vật tư mua trực tiếp và mua qua trung gian được thể hiện trong bảng dưới đây: Vật tư mua trực tiếp Vật tư mua qua ._.