Một số giải pháp hoàn thiện hoạt động Xuất khẩu tại Công ty Giao nhận vận tải ngoại thương Vinatrans Hà Nội

ệt - Mỹ và năm 2007 là thành viên của Tổ chức thương mại thế giới (WTO)… Từng bước hội nhập vào nền kinh tế thế giới, nền kinh tế Việt Nam ngày càng phát triển và chứng tỏ được vị trí của mình trong nền kinh tế thế giới. Hiện nay Việt Nam còn là một nước nông nghiệp nghèo nàn, lạc hậu với tỷ trọng nông nghiệp chiếm trên 50%, cho nên để tiến tới là một nước công nghiệp vào năm 2020 như Đại hội Đảng lần thứ IX đã đề ra thì từ cấp Trung Ương cho tới cấp địa phương cần phải có những cố gắng rất nhiều. Khi mà nền kinh tế thế giới ngày càng phát triển nhanh chóng thì để hội nhập vào đó Việt Nam cần phải thay đổi các chính sách quản lý kinh tế của mình và tăng cường các hoạt động xuất nhập khẩu. Trong quá trình thực tập tại công ty Cổ phần giao nhận vận tải ngoại thương Vinatrans Hà Nội, cùng với sự giúp đỡ của thầy giáo Thạc Sỹ Trần Việt Hưng và các cô chú trong phòng giao nhận của công ty Vinatrans Hà Nội, em đã chọn đề tài “Một số giải pháp hoàn thiện hoạt động xuất khẩu tại công ty giao nhận vận tải ngoại thương Vinatrans Hà nội” làm đề tài nghiên cứu. - Mục đích nghiên cứu của đề tài Đề tài của em chỉ chú trọng đến hoạt động xuất khẩu của công ty, nhằm hoàn thiện thêm hoạt động xuất khẩu của công ty từ đó có thể nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh cho công ty. - Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu của đề tài là hoạt động xuất khẩu của công ty Vinatrans Hà Nội, với phạm vi nghiên cứu là giai đoạn từ năm 2005 đến năm 2007. Trên cơ sở đó có những giải pháp để phát triển hoạt động kinh doanh của công ty trong thời gian tới. - Phương pháp nghiên cứu Đề tài sử dụng phương pháp đối chiếu so sánh, phương pháp logic, phương pháp phân tích tổng hợp và phương pháp duy vật biện chứng. Ngoài ra còn dùng phương pháp phân tích số liệu để đánh giá hoạt động xuất khẩu của công ty. - Kết cấu của đề tài Đề tài gồm có các phần: Chương 1. Lý luận chung về hoạt động xuất khẩu hàng hoá của doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường Chương 2. Thực trạng hoạt động kinh doanh xuất khẩu tại Công ty cổ phần giao nhận vận tải ngoại thương Vinatrans Hà Nội Chương 3. Một số giải pháp hoàn thiện hoạt động xuất khẩu tại công ty Vinatrans Hà Nội Chương 1. Lý luận chung về hoạt động xuất khẩu hàng hóa của doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường 1.1. Khái quát về hoạt động xuất khẩu hàng hóa của doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường 1.1.1. Khái niệm về xuất khẩu trong nền kinh tế thị trường Như chúng ta đã biết hoạt động trao đổi buôn bán quốc tế đã diễn ra từ rất lâu và ngày càng trở lên quan trọng đối với sự phát triển kinh tế của các quốc gia. Ngày nay, hoạt động thương mại quốc tế đã diễn ra phổ biến và len lỏi trong tất cả các quốc gia, nó đã làm hoạt động buôn bán quốc tế thay đổi nhiều và ngày càng trở lên phức tạp. Ngoài những đặc trưng của hoạt động mua bán thông thường, hoạt động mua bán quốc tế đòi hỏi phải có sự tham gia của các chủ thể có quốc tịch khác nhau; hàng hoá có sự di chuyển từ biên giới quốc gia này sang biên giới quốc gia khác; đặc biệt là có sự tham gia của đồng tiền quốc tế, đồng tiền tham gia mua bán sẽ là ngoại tệ đối với một bên hoặc cả hai bên tham gia. Như chúng ta đã biết hoạt động mua bán hàng hoá quốc tế thường có hai hoạt động cơ bản là hoạt động xuất khẩu và hoạt động nhập khẩu. Hai hoạt động này đều có vai trò rất quan trọng trong sự phát triển và ổn định kinh tế của mỗi quốc gia. Tuy nhiên thì hoạt động xuất khẩu luôn được các quốc gia chú trọng hơn hết, bởi nó đem lại nguồn thu ngoại tệ cho các quốc gia, làm phát triển nền sản xuất trong nước và tạo công ăn việc làm cho người lao động. Vậy phải hiểu hoạt động xuất khẩu là như thế nào? Xuất khẩu có thể được hiểu là việc bán hàng hoá hoặc cung ứng dịch vụ từ một quốc gia này sang các quốc gia khác. Theo Luật Thương mại Việt Nam (2005) thì “Xuất khẩu hàng hoá là việc bán hàng hoá được đưa ra ngoài lãnh thổ Việt Nam hoặc đưa vào khu vực đặc biệt nằm trên lãnh thổ Việt Nam được coi là khu vực riêng theo quy định của pháp luật”. 1.1.2. Vai trò của hoạt động xuất khẩu Như chúng ta đã biết hoạt động xuất khẩu đóng vai trò quan trọng đối với mỗi quốc gia và đối với mỗi doanh nghiệp. Nó không chỉ giúp cho quốc gia và doanh nghiệp có được nguồn thu ngoại tệ mà nó còn thúc đẩy sự phát triển kinh tế. Vai trò của hoạt động xuất khẩu có thể được liệt kê dưới đây: - Xuất khẩu đem lại nguồn thu ngoại tệ cho đất nước - Hoạt động xuất khẩu góp phần tăng doanh thu và lợi nhuận cho doanh nghiệp; đồng thời mở rộng thị trường tiêu thụ và giúp tiêu thụ nhanh sản phẩm. Nếu như doanh nghiệp chỉ giới hạn phạm vi tiêu thụ hàng hoá của mình ở trong nước thì khả năng sản xuất sẽ bị giới hạn, lợi nhuận và doanh thu của doanh nghiệp cũng chỉ đạt ở mức giới hạn. - Hoạt động xuất khẩu tạo nguồn thu ngoại tệ để doanh nghiệp có thể cải tiến công nghệ sản xuất, mua mới máy móc thiết bị; từ đó có thể nâng cao được khả năng sản xuất, điều này lại quay trở lại thúc đẩy hoạt động xuất khẩu của doanh nghiệp. - Hoạt động xuất khẩu tạo công ăn việc làm cho người lao động nên sẽ giảm thất nghiệp. Hoạt động xuất khẩu càng thu được nhiều lợi nhuận thì thu nhập của người lao động cũng tăng theo, qua đó nâng cao được mức sống cho người dân. - Hoạt động xuất khẩu thúc đẩy quá trình chuyển dịch cơ cấu kinh tế. Ở nước ta hiện nay kinh tế nông nghiệp nông thôn vẫn chiếm vị trí chủ đạo, vì vậy các mặt hàng xuất khẩu chủ yếu của nước ta vẫn là các mặt hàng nông lâm sản và các mặt hàng chế biến. Hoạt động xuất khẩu tăng nhanh sẽ mang lại nguồn thu ngoại tệ và đây sẽ là nguồn vốn quan trọng để đầu tư vào ngành công nghiệp và ngành dịch vụ - là hai ngành có giá trị gia tăng cao. Nếu được thực hiện tốt sẽ góp phần giảm tỷ lệ lao động ở ngành nông nghiệp và tăng tỷ lệ lao động ở ngành công nghiệp và dịch vụ. Chính điều này sẽ tác động đến việc chuyển dịch cơ cấu kinh tế. - Hoạt động xuất khẩu thúc đẩy quá trình hội nhập kinh tế quốc tế. - Hoạt động xuất khẩu tác động đến khả năng sản xuất ở một nước. Hoạt động xuất khẩu sẽ giúp tiêu thụ được nhiều sản phẩm hơn. Nó làm cho nhu cầu về sản phẩm tăng cao, từ đó kích thích hoạt động sản xuất trong nước. Hoạt động sản xuất trong nước mà tăng sẽ tạo điều kiện cho người dân được tiêu dùng nhiều sản phẩm hơn, với giá cạnh tranh hơn. - Hoạt động xuất khẩu giúp các quốc gia phát huy có hiệu quả các lợi thế so sánh. Các quốc gia sẽ dựa vào các lợi thế của quốc gia mình như nguồn lao động rẻ và dồi dào, trình độ nhân công có tay nghề cao hay công nghệ máy móc sử dụng hiện đại,… Từ đó xuất khẩu các sản phẩm có tính cạnh tranh hơn so với các quốc gia khác. - Hoạt động xuất khẩu còn tác động đến sự tăng trưởng kinh tế. Hoạt động xuất khẩu một mặt đem lại nguồn thu ngoại tệ cho quốc gia; mặt khác lại mở rộng khả năng sản và tiêu dung của một quốc gia. Ngoài ra, hoạt động xuất khẩu còn đem lại công ăn việc làm cho người lao động. Chính điều này đã góp phần vào sự tăng trưởng kinh tế. Thực tế cho thấy các quốc gia mà có hoạt động xuất nhập khẩu phát triển mạnh thì đều có nền kinh tế tăng trưởng ổn định và bền vững. Tóm lại, vai trò của hoạt động xuất khẩu là vô cùng to lớn. Và một quốc gia muốn phát triển kinh tế, muốn hội nhập vào nền kinh tế thế giới thì không thể không xuất khẩu hàng hoá ra nước ngoài. 1.1.3. Các hình thức xuất khẩu hàng hóa Hiện nay có rất nhiều loại hình xuất khẩu. Có thể kể đến một số loại hình xuất khẩu phổ biến hiện nay như: xuất khẩu theo hình thức trực tiếp, xuất khẩu theo hình thức uỷ thác, xuất khẩu hàng gia công, xuất khẩu theo hình thức đối lưu và tái xuất. 1.1.3.1. Xuất khẩu theo hình thức trực tiếp Xuất khẩu theo hình thức này nhà xuất khẩu và nhà nhập khẩu trực tiếp giao dịch, ký kết hợp đồng với nhau, việc mua và bán là không rang buộc. Với hình thức này nhà xuất khẩu và nhà nhập khẩu thu được thong tin chính xác hơn và nắm bắt nhu cầu của nhau tốt hơn. Ngoài ra xuất khẩu theo hình thức này nhà xuất khẩu sẽ tận dụng được nguồn lực của mình một cách tối đa và không bị chia sẻ lợi nhuận, vì nếu xuất khẩu qua người thứ ba thì nhà xuất khẩu phải mất một khoảng chi phí cho họ. Tuy nhiên xuất khẩu theo hình thức này nhà xuất khẩu phải có đội ngũ nhân viên có trình độ nghiệp vụ và đôi khi gặp phải rủi ro lớn nếu có sự cố xảy ra. 1.1.3.2. Xuất khẩu theo hình thức ủy thác Xuất khẩu uỷ thác là hình thức nhà xuất khẩu trong nước xuất khẩu hàng hoá cho nhà nhập khẩu thông qua người thứ ba. Người thứ ba này thường là một doanh nghiệp trong nước, họ thực hiện xuất khẩu hàng hoá khi có một bên yêu cầu và hưởng phí hoa hồng từ nghiệp vụ của mình. Hình thức này thường được sử dụng khi nhà xuất khẩu không tìm được bạn hang hoặc gặp khó khăn trong việc đó hoặc là họ không được phép xuất khẩu trực tiếp ra nước ngoài. Theo hình thức này thì nhà uỷ thác sẽ thay mặt nhà xuất khẩu ký kết hợp đồng với nhà nhập khẩu. Do không phải bỏ chi phí ra để mua hàng hoá nên nhà uỷ thác không cần có nguồn vốn lớn để thực hiện hoạt động kinh doanh của mình. Tuy nhiên cơ sở hạ tầng phải tốt và đội ngũ nhân viên phải là những người giỏi nghiệp vụ. 1.1.3.3. Gia công quốc tế Theo hình thức này thì doanh nghiệp sẽ nhập khẩu nguyên liệu hoặc là bán thành phẩm từ bên đặt gia công, sau đó đem đi sản xuất rồi giao lại cho bên đặt gia công và hưởng phí gia công. Có các hình thức gia công như bên đặt gia công giao nguyên vật liệu cho bên nhận gia công rồi nhận lại hàng, hoặc là bán đứt nguyên vật liệu cho bên nhận gia công rồi mua lại thành phẩm, hay là chỉ cung cấp những nguyên vật liệu chính còn nguyên vật liệu phụ thì bên nhận gia công sẽ tự cung cấp thêm. Gia công quốc tế đem lại giá trị gia tăng thấp. Tuy nhiên, ở nước ta hình thức này là khá phổ biến. Do nguồn lao động nước ta còn rẻ và dồi dào, trình độ lao động có tay nghề cao chưa nhiều, đặc biệt lao động phổ thông và lao động ở nông thôn còn nhiều nên hoạt động gia công là vô cùng cần thiết để giảm thất nghiệp và tăng thu nhập cho người lao động. 1.1.3.4. Xuất khẩu theo hình thức đối lưu Buôn bán đối lưu là hình thức trao đổi những hàng hoá có trị giá tương đương với nhau. Xuất khẩu theo hình thức này thì có sự kết hợp chặt chẽ giữa xuất khẩu và nhập khẩu, tức là nhà xuất khẩu đồng thời là nhà nhập khẩu. Việc giao hàng xuất khẩu và nhận hàng nhập khẩu diễn ra hầu như đồng thời và không có sự tham gia của tiền tệ. Tuy nhiên trong một vài trường hợp có thể dùng tiền tệ để thanh toán phần giá trị hàng chênh lệch. Các mặt hàng đem ra trao đổi phải có giá trị tương đương, tức là hàng chất lượng tốt đổi lầy hàng chất lượng tốt, hàng giá rẻ đổi lấy hàng giá rẻ,… 1.1.3.5. Tái xuất Tái xuất là xuất khẩu ra nước ngoài những hàng hoá đã nhập khẩu vào trong nước. Tuy nhiên những hàng hoá này chưa qua sử dụng và chế biến ở thị trường trong nước. Theo hình thức này thì hàng hoá không phải nộp thuế xuất nhập khẩu ở nước tái xuất, còn người kinh doanh tái xuấtphải ký hai hợp đồng riêng biệt là hợp đồng nhập khẩu và hợp đồng tái xuất. Với giao dịch này người kinh doanh tái xuất sẽ thu được phần lợi nhuận chênh lệch từ việc nhập khẩu với giá thấp và xuất khẩu với giá cao. Một số hình thức tái xuất được thực hiện ở Việt Nam là tạm nhập tái xuất và chuyển khẩu. Cả hai hình thức này đều là mua hàng từ nước này và bán cho nước khác. Tuy nhiên nếu là tạm nhập tái xuất thì người kinh doanh phải làm thủ tục nhập khẩu vào Việt Nam và thủ tục xuất khẩu ra khỏi Việt Nam, còn chuyển khẩu thì không. 1.2. Nội dung của hoạt động xuất khẩu hàng hóa của doanh nghiệp 1.2.1. Nghiên cứu tìm hiểu thị trường Ø Nghiên cứu thị trường là bước đầu tiên và quan trọng nhất. Nó có vai trò giúp cho doanh nghiệp tìm kiếm bạn hàng. Quá trình nghiên cứu tìm hiểu thị trường mà tốt sẽ là cơ sở để các quyết định được đưa ra là đúng đắn và tạo điều kiện cho các bước sau đạt được kết quả tốt hơn. Ngược lại nếu quá trình nghiên cứu thị trường mà đưa ra những thông tin sai có thể sẽ gây thiệt hại cho doanh nghiệp. Ø Trong nghiên cứu thị trường người ta sử dụng các công cụ, các kỹ thuật nhằm mục đích thu thập thông tin và xử lý các thông tin đã thu thập được. Việc nghiên cứu thị trường nhằm những mục đích sau: - Đánh giá khả năng thâm nhập thị trường của hàng hóa - Lựa chọn thị trường xuất khẩu - Trên cơ sở nghiên cứu thị trường doanh nghiệp đưa ra phương án kinh doanh - Lựa chọn phương thức giao dịch phù hợp với từng loại thị trường Ø Có các phương pháp nghiên cứu thị trường sau: Một là, nghiên cứu tại bàn. Phương pháp này không mất nhiều chi phí do có thể tìm được các thông tin từ sách báo, tạp chí, internet, các số liệu thống kê của doanh nghiệp từ các năm trước hoặc số liệu thống kê của các tổ chức, ngành liên quan… Các nguồn thông tin này khá là phổ biến, tuy nhiên mức độ chính xác thấp và đòi hỏi người nghiên cứu phải có chuyên môn, biết thu thập tài liệu và biết đánh giá, sử dụng tài liệu một cách chính xác và đáng tin cậy. Phương pháp nghiên cứu thứ hai là nghiên cứu tại hiện trường. Với phương pháp này doanh nghiệp sẽ cử cán bộ trực tiếp đến tận nơi để nghiên cứu. Việc nghiên cứu được thông qua quá trình quan sát, quá trình điều tra (có thể là điều tra chọn mẫu hay điều tra điển hình , điều tra toàn bộ) hay thông qua các phiếu điều tra, cuộc phỏng vấn trực tiếp với khách hàng, hoặc có thể thông qua hội chợ, triển lãm,… Nghiên cứu tại hiện trường đem lại các thông tin thực tế, chính xác nhưng lại rất tốn kém và cán bộ đi điều tra phải vững về chuyên môn và có kinh nghiệm đi điều tra thực tế. Trong thực tế người ta thường sử dụng kết hợp cả hai phương pháp này để bổ sung những thiếu sót cho nhau, đồng thời phát huy ưu thế của mỗi phương pháp. 1.2.2. Lập phương án kinh doanh Sau khi đã nghiên cứu tìm hiểu thị trường, doanh nghiệp sẽ đưa ra các chiến lược và kế hoạch kinh doanh xuất khẩu. Các thông tin rất quan trọng cần được doanh nghiệp đưa ra bao gồm: - Loại hàng mà doanh nghiệp đã xuất khẩu - Khối lượng hàng xuất khẩu - Thị trường xuất khẩu Ba yếu tố trên là rất quan trọng để doanh nghiệp có thể thực hiện hoạt động xuất khẩu hàng hóa. Tức là doanh nghiệp phải trả lời được ba câu hỏi: Xuất khẩu cái gì? Xuất khẩu cho ai? Và xuất khẩu với khối lượng bao nhiêu? Trả lời được ba câu hỏi này coi như doanh nghiệp đã thành công một nửa trên con đường kinh doanh của mình. - Tiếp theo, doanh nghiệp phải tìm được phương hướng thâm nhập thị trường. Sau khi đã phân tích tình hình kinh doanh tại doanh nghiệp cũng như phân tích môi trường kinh doanh thương mại quốc tế, doanh nghiệp phải đưa ra được phương thức thâm nhập thị trường phù hợp nhất với điều kiện của doanh nghiệp, phù hơp nhất với loại hàng hóa xuất khẩu và phù hợp nhất với thị trường xuất khẩu - Muốn thực hiện tốt hoạt động xuất khẩu, doanh nghiệp cần đưa ra chiến lược marketing về sản phẩm, giá cả và phân phối… - Để lựa chọn phương án xuất khẩu ta sử dụng công thức sau: Tỷ suất ngoại tệ xuất khẩu = (Tổng chi phí xuất khẩu 1 đơn vị hàng hóa (VND))/(Doanh thu xuất khẩu 1 đơn vị hàng hóa (ngoại tệ)) + Nếu tỷ suất ngoại tệ xuất khẩu < tỷ giá hối đoái của ngân hàng thì doanh nghiệp nên xuất khẩu + Nếu tỷ suất ngoại tệ xuất khẩu > tỷ giá hối đoái của ngân hàng thì doanh nghiệp không nên xuất khẩu 1.2.3. Ký kết hợp đồng mua bán Quá trình mua bán hàng hóa của người mua và người bán được hợp thức hóa bằng hợp đồng mua bán. “Hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế hay còn gọi là hợp đồng xuất nhập khẩu hoặc hợp đồng ngoại thương, đó là sự thỏa thuận giữa các bên mua và bán có trụ sở đăng ký kinh doanh ở các nước khác nhau. Trong đó quy định bên bán phải giao hàng, chuyển giao các chứng từ liên quan đến hàng hóa và quyền sở hữu hàng hóa cho bên mua, còn bên mua phải thanh toán và nhận hàng”. Hợp đồng mua bán bao gồm ba phần: - Phần thứ nhất là phần xác định chủ thể của hợp đồng. Đó là người được quyền xuất khẩu hàng hóa trực tiếp với nước ngoài. Còn người thay mặt ký hợp đồng phải là người đại diện hợp pháp như giám đốc, người đứng tên đăng ký kinh doanh hoặc người được ủy quyền. - Phần thứ hai là nội dung của hợp đồng. Nó bao gồm các điều khoản bắt buộc theo luật định và các điều khoản bổ sung. Theo Luật Thương mại Việt Nam 2005 (Điều 50) thì có 6 điều khoản bắt buộc là: Tên hàng, số lượng, chất lượng, giá cả, thanh toán. Một điều cần lưu ý là hàng hóa tham gia mua bán phải hợp pháp và các thỏa thuận trong hợp đồng không được trái quy định hiện hành của cả hai nước. - Phần thứ ba bao gồm các nội dung như số bản của hợp đồng, ngôn ngữ của hợp đồng, thời hạn hiệu lực, các sửa đổi và bổ sung của hợp đồng, cuối hợp đồng là chữ ký của các bên. 1.2.4. Tổ chức thực hiện hợp đồng Việc thực hiện hợp đồng xuất khẩu được thông qua các bước sau: Ø Bước 1: Xin giấy phép xuất khẩu (nếu có) Nghị định 57 của Chính phủ quy định quyền xuất khẩu, nhập khẩu được mở rộng cho mọi doanh nghiệp. Đây là một thuận lợi rất lớn tạo điều kiện cho các doanh nghiệp tham gia hoạt động xuất nhập khẩu. Để thuận lợi cho quá trình mua bán thì bên bán phải sẽ xin giấy phép xuất khẩu. Các nội dung khác rất cần được quan tâm đó là doanh nghiệp phải xác định xem mặt hàng mình kinh doanh thuộc loại nào: tự do xuất khẩu hay xuất khẩu có điều kiện hay cấm xuất khẩu để trên cơ sở đó xin giấy phép. Đối với những mặt hàng phải xin giấy phép xuất khẩu thì hàng mậu dịch sẽ do Bộ Thương mại cấp, còn hàng phi mậu dịch sẽ do Tổng Cục Hải quan cấp. Mục đích của việc xin giấy phép là để làm thủ tục hải quan và thanh toán tiền hàng xuất khẩu. Ø Bước 2: Bước đầu thực hiện các yêu cầu của khâu thanh toán Trên cơ sở hợp đồng đã ký kết, nhà xuất khẩu sẽ làm một số công việc trước khi thanh toán. Thông thường nhà xuất khẩu và nhà nhập khẩu ký kết phương thức thanh toán tín dụng chứng từ (L/C) vì nó có lợi cho cả hai bên. Do đó em xin giới thiệu qua các bước mà nhà xuất khẩu phải làm khi thanh toán bằng L/C: - Sau khi nhận được thư tín dụng từ ngân hàng thông báo của nhà xuất khẩu, nhà xuất khẩu sẽ kiểm tra giá trị pháp lý của thư tín dụng. - Tiếp theo là kiểm tra nội dung của thư tín dụng. Đối chiếu thư tín dụng với hợp đồng mua bán để đảm bảo sự chính xác và thống nhất giữa thư tín dụng và hợp đồng . - Các lưu ý khi nhà nhập khẩu kiểm tra thư tín dụng là: Ngày mở L/C phải trước ngày giao hàng một khoảng thời gian hợp lý, thông thường là từ 15 - 20 trước khi hàng đến Loại L/C phải đúng như trong hợp đồng Số tiền trong thư tín dụng phải chính xác như trong quy định của hợp đồng Thời hạn hiệu lực của L/C được tính từ ngày mở L/C đến ngày hết hiệu lực thanh toán Thời hạn thanh toán phải đúng với hợp đồng. Nếu hợp đồng quy định trả ngay thì thời hạn này nằm trong thời hạn hiệu của L/C. Còn nếu hợp đồng quy định trả chậm thì thời hạn thanh toán nằm ngoài thời hạn hiệu lực của L/C Những mô tả về hàng hóa như tên hàng, số lượng, quy cách, bao gói và ký mã hiệu cần phải đúng như trong hợp đồng Bộ chứng từ thanh toán cần phải cụ thể như loại, số lượng, ký phác và thời hạn xuất trình Kiểm tra cảng bốc, cảng dỡ, giao hàng một lần hay giao nhiều lần… Phải có lời cam kết trả tiền của ngân hàng mở L/C Nhà xuất khẩu chỉ tiến hành các công việc tiếp theo nếu chấp nhận thư tín dụng Ø Bước 3: Chuẩn bị hàng xuất khẩu Việc chuẩn hàng xuất khẩu bao gồm các công việc sau: Thu gom hàng tập trung vào một nơi Tiến hành đóng gói bao bì, kẻ ký mã hiệu cho hàng hóa Kiểm tra hàng để có giấy chứng nhận số lượng, chất lượng hàng hóa Ø Bước 4: Thuê phương tiện vận tải Tùy theo điều kiện incoterm đã ký kết trong hợp đồng mà nghĩa vụ thuê tàu sẽ thuộc về bên bán hoặc bên mua. Loại phương tiện vận chuyển sẽ phụ thuộc vào đặc điểm của hàng hóa và hành trình chuyên chở hàng hóa từ nơi nhập khẩu đến nơi xuất khẩu. Thực tế ở Việt Nam bán theo giá FOB, nhập khẩu theo giá CIF cảng Việt Nam. Nguyên nhân dẫn đến tình trạng này là do: Hàng hóa ở nước ta được giao nhận nhiều bằng đường biển Uy tín của các công ty, hãng vận chuyển ở Việt Nsm chưa cao Vẫn còn cách hiểu chưa đúng của các doanh nghiệp, họ cho rằng xuất khẩu theo giá FOB sẽ nhanh chuyển rủi ro hơn khi xuất khẩu theo giá CIF. Còn nhập khẩu theo giá CIF sẽ chậm chuyển rủi ro hơn so với giá FOB Các doanh nghiệp xuất nhập khẩu của Việt Nam không có sức mạnh tài chính, đa phần các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ Ø Bước 5: Mua bảo hiểm cho hàng hóa Người bán sẽ mua bảo hiểm nếu trong hợp đồng sử dụng điều kiện incoterm là CIF hoặc CIP hoặc các điều kiện thuộc nhóm D. Có 3 điều kiện bảo hiểm là A, B, C. Người xuất khẩu phải biết được phạm vi rủi ro và tổn thất được bảo hiểm trong mỗi điều kiện để ký kết điều kiện bảo hiểm. Các điều cần lưu ý đối với người xuất khẩu là: - Biết được đặc điểm, tính chất của mặt hàng xuất khẩu và phương tiện vận chuyển để thấy trước các rủi ro có thể xảy ra, từ đó ký kết điều kiện bảo hiểm phù hợp. - Người xuất khẩu phải nghiên cứu hợp đồng, thư tín dụng để biết điều kiện bảo hiểm và số tiền bảo hiểm, nơi khiếu nại để mua bảo hiểm đúng như quy định trong hợp đồng - Nhận các chứng từ bảo hiểm - Ký hậu chứng từ bảo hiểm và gửi cho người nhập khẩu Ø Bước 6: Làm thủ tục hải quan Khai báo hải quan và tính thuế: Doanh nghiệp phải làm bộ hồ sơ hải quan gửi cho cơ quan hải quan trong thời gian như sau (trước khi phương tiện rời đi): - Đường biển, không muộn hơn 8 giờ - Đường sông, không muộn hơn 4 giờ - Đường hàng không, không muộn hơn 2 giờ Nơi nộp hồ sơ là hải quan cửa khẩu hoặc hải quan ngoài cửa khẩu (nếu được phép). Bộ hồ sơ hàng xuất khẩu bao gồm: Tờ khai hàng xuất khẩu, Hợp đồng xuất khẩu, Hóa đơn thương mại. - Ngoài ra tùy từng trường hợp còn có: bản kê khai hàng hóa, giấy phép xuất khẩu, hợp đồng ủy thác xuất khẩu… Công việc tiếp theo doanh nghiệp phải làm là áp mã tính thuế cho hàng hóa, sau đó ghi lên trên tờ khai hải quan. Việc tính thuế bao gồm 3 khâu: - Thứ nhất, xác định giá tính thuế. Đây là giá trong hợp đồng mua bán, nếu không đủ điều kiện thì xác định giá này theo quy định của WTO. Theo quy định của WTO thì nếu phương pháp trước không xác định được giá tính thuế thì áp dụng phương pháp ngay sau đó: + Phương pháp 1: Phương pháp trị giá giao dịch của hàng nhập khẩu + Phương pháp 2: Trị giá giao dịch của hàng hóa giống hệt + Phương pháp 3: Trị giá giao dịch của hàng hóa tương tự + Phương pháp 4: Trị giá khấu trừ + Phương pháp 5: Trị giá tính toán + Phương pháp 6: Suy luận - Thứ hai là xác định thuế suất. Doanh nghiệp phải xem mã số của hàng hóa sau đó tra ra tên hàng và mặt hàng cụ thể, đối chiếu với biểu thuế suất hàng hóa xuất nhập khẩu để tìm thuế suất - Thứ ba là xác định tỷ giá. Thông thường là tỷ giá liên ngân hàng được tính vào ngày đăng ký tờ khai hải quan. Xuất trình hàng hóa Dựa vào hồ sơ hải quan doanh nghiệp đăng ký, cơ quan hải quan sẽ phân luồng hố sơ. Nếu hàng hóa thuộc luồng xanh thì không phải kiểm tra. Nếu là luồng vàng thì kiểm tra hồ sơ. Còn nếu hàng thuộc luồng đỏ thì kiểm tra thực tế hàng hóa (có hai cách kiểm tra là kiểm tra xác suất không quá 10% và kiểm tra toàn bộ). Ø Bước 7: Giao hàng cho người vận tải Hàng hóa giao nhận bằng đường biển - Doanh nghiệp phải thu gom hàng, đóng gói, kẻ ký mã hiệu cho hàng hóa để giao cho người vận tải - Giao hàng tại địa điểm quy định cho người vận tải + Nếu hàng hóa phải lưu kho, lưu bãi thì doanh nghiệp ủy thác cho cơ quan cảng biển để thực hiện + Nếu hàng hóa không phải lưu kho, lưu bãi thì doanh nghiệp giao nhận trực tiếp với người vận tải Hàng được giao nhận bằng container - Nếu là gửi hàng nguyên (FCL) thì người gửi hàng phải đóng hàng vào container, kiểm hóa, niêm phong, kẹp chì và container đến bãi container tại cảng đi. Người vận chuyển sẽ nhận container tại đó rồi đưa xuống tàu và vận chuyển đến cảng đến. - Nếu là gửi hàng lẻ (LCL), người bán chỉ cần vận chuyển hàng hóa đến trạm gom hàng container ở cảng đi rồi giao cho người vậnc chuyển và cung cấp các chứng từ để hoàn tất việc xuất khẩu cho lô hàng. Tại đây người vận chuyển sẽ phân loại hàng hóa, đóng gói hàng vào container, niêm phong, kẹp chì và đưa ra cảng đi. Ø Bước 8: Làm thủ tục thanh toán Vì thông thường nhà xuất khẩu và nhà nhập khẩu thanh toán tiền hàng bằng L/C nên em xin trình bày quy trình thanh toán bằng L/C. Sơ đồ quy trình thanh toán bằng L/C 2 Nhà xuất khẩu Nhà nhập khẩu Ngân hàng thông báo Ngân hàng mở L/C 5 6 1 8 5 3 6 7 4 Các bước thực hiện như sau: 1. Nhà nhập khẩu làm thủ tục mở L/C tại ngân hàng 2. Sau khi có yêu cầu của nhà nhập khẩu, ngân hàng mở L/C sẽ phát hành một thư tín dụng rồi chuyển đến ngân hàng thông báo 3. Ngân hàng thông báo nhận được thư tín dụng này sẽ thông báo và chuyển đến cho xuất khẩu 4. Nhà xuất khẩu sẽ kiểm tra thư tín dụng nhận được, nếu chấp nhận thì bắt đầu giao hàng 5. Nhà xuất khẩu lập bộ chứng từ thanh toán thông qua ngân hàng thông báo chuyển đến ngân hàng mở L/C để đòi tiền 6. Ngân hàng này sẽ kiểm tra bộ chứng từ, nếu phù hợp thì trả tiền cho nhà xuất khẩu 7. Ngân hàng mở L/C sẽ yêu cầu nhà nhập khẩu trả tiền và đưa cho họ bộ chứng từ 8. Nhà nhập khẩu kiểm tra bộ chứng từ, nếu phù hợp thì trả tiền cho ngân hàng và nhận bộ chứng từ 1.2.5. Giải quyết tranh chấp (nếu có) Thông thường tranh chấp xảy ra khi có sự vi phạm hợp đồng, nó có thể là vi phạm của người bán đối với người mua hay của người mua đối với người bán hoặc có thể là sự vi phạm hợp đồng của cả hai. Khi có tranh chấp xảy ra sẽ xảy ra rất nhiều mất mát về thời gian, tiền bạc, uy tín… của cả người người bán và người mua. Do đó các doanh nghiệp cần đưa vào hợp đồng những điều khoản rất là chặt chẽ để tránh các tranh chấp có thể xảy ra và nếu có xảy ra tranh chap thì sẽ có cơ sở để giải quyết. Để giải quyết tranh chấp thì trong hồ sơ khiếu nại phải có đầy đủ các chứng từ cần thiết như hợp đồng mua bán; vận đơn; giấy chứng nhận số lượng, chất lượng hàng hóa; hợp đồng bảo hiểm; biên bản xác nhận hàng bị tổn thất… Cần chú ý là bộ hồ sơ khiếu nại phải được gửi cho cơ quan có thẩm quyền trong thời hạn quy định, nếu quá thời gian quy định thì sẽ không được giải quyết. Căn cứ vào mức độ thiệt hại mà các bên có thể tự giải quyết với nhau. Trong trường hợp nếu không thỏa thuận được thì phải dựa vào hợp đồng và các điều khoản ghi trong hợp đồng để lựa chọn trọng tài hoặc tòa án để giải quyết. 1.3. Các nhân tố tác động đến hoạt động xuất khẩu hàng hóa của doanh nghiệp Xác định các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh là vô cùng cần thiết đối với mỗi doanh nghiệp, bởi qua đó doanh nghiệp sẽ có các chính sách điều chỉnh thích hợp nhằm đạt được hiệu quả kinh doanh cao hơn. Sau đây là một vài nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động xuất khẩu cũng như hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. 1.3.1. Cơ sở hạ tầng của hoạt động giao nhận Muốn hoạt động giao nhận phát triển thì đòi hỏi phải có cở sở hạ tầng hiện đại và đồng bộ. Cở sở hạ tầng bao gồm hệ thống thông tin, hệ thống giao thông vận tải, kho bảo quản hàng hoá, bến bãi, sân bay,… Trong quá trình giao nhận hàng hoá, cơ sở hạ tầng sẽ là yếu tố quyết định tính nhanh chậm của quá trình giao hàng. Bên cạnh đó nếu cơ sở hạ tầng tốt sẽ làm giảm chi phí đi lại trong quá trình giao hàng. Trong mua bán hàng hoá quốc tế, trong khi chờ xuất khẩu hàng hoá phải được gửi trong kho ngoại quan để bảo quản. Vì vậy điều kiện bảo quản trong kho là rất quan trọng để giữ được chất lượng của hàng hoá. Ngoài ra trong quá trình giao hàng, hàng hoá phải trải qua rất nhiều lần vận chuyển và với các phương tiện vận chuyển khác nhau. Mỗi phương tiện vận chuyển lại đem lại giá trị kinh tế khác nhau. Do đó để giảm chi phí trong quá trình vận chuyển cũng như chọn được loại phương tiện vận chuyển phù hợp với loại hàng hoá thì rất cần có sự đồng bộ của các phương tiện vận chuyển. Ở các nước phát triển, hệ thống cơ sở hạ tầng đều rất hiện đại, nên hoạt động giao nhận rất phát triển. Còn ở nước ta cơ sở hạ tầng còn yếu kém nên hoạt động giao nhận còn chưa thực sự đạt được hiệu quả cao. 1.3.2. Nhu cầu của thị trường Các doanh nghiệp sản xuất cái gì? với số lượng bao nhiêu? chất lượng ra sao? đều phải dựa trên nhu cầu của thị trường. Do đó để hoạt động xuất khẩu đạt được hiệu quả cao doanh nghiệp cần phải tìm hiểu nhu cầu của thị trường. Đây sẽ là cơ sở để doanh nghiệp thu mua hàng trong nước với số lượng đủ lớn để đáp ứng nhu cầu thị trường. Như vậy mặt hàng xuất khẩu, thị trường xuất khẩu, khối lượng hàng xuất khẩu đều chịu ảnh hưởng bởi nhu cầu của người tiêu dung. 1.3.3. Nguồn hàng cung cấp Một yếu tố khác cũng ảnh hưởng đến hoạt động xuất khẩu của doanh nghiệp đó là nguồn hàng cung cấp. Các doanh nghiệp giao nhận sẽ thu mua đầu vào từ các doanh nghiệp sản xuất hoặc nhận uỷ thác từ người uỷ thác, do đó nếu doanh nghiệp sản xuất không có hàng hoá để xuất khẩu hoặc có nhưng lại không đáp ứng đúng yêu cầu của người tiêu dùng thì các doanh nghiệp giao nhận sẽ không có hàng để xuất khẩu hoặc có thể hàng hoá sẽ bị đem trả lại. 1.3.4. Các lợi thế khác của doanh nghiệp Ngoài những ảnh hưởng trên thì những lợi thế riêng của doanh nghiệp cũng ảnh hưởng đến hoạt động xuất khẩu. Đó là các lợi thế về bề dày hoạt động, uy tín, kinh nghiệm và mối quan hệ lâu năm với khách hàng. Đây là những tài sản vô hình mà không phải bất cứ doanh nghiệp nào cũng có được. Với bề dày hoạt động của mình công ty sẽ có được những kinh nghiệm nhất định trong hoạt động xuất khẩu. Với kinh nghiệm này công ty ngày càng nâng cao được chất lượng dịch vụ cung ứng và đem lại sự tin cây cho khách hàng. 1.3.5. Chính sách của Nhà nước Các chính sách của Nhà nước về hoạt động xuất nhập khẩu, hoạt động giao nhậnm các chính sách về mở cửa thị trường, các chính sách về thuế quan sẽ tác động một cách mạnh mẽ đến hoạt động xuất khẩu của doanh nghiệp. Hiện nay nước ta đã mở cửa thị trường với hầu hết các quốc gia trên thế giới, và cũng đã ký kết hiệp định thương mại tự do với nhiều nước. Từ đó cho đến nay khối lượng hàng hoá mua bán quốc tế ngày càng tăng, góp phần làm phát triển hoạt động giao nhận hàng hoá quốc tế của nước ta. Việt Nam đã là thành viên của WTO nên trong thời gian tới phải thực hiện các cam kết của mình, bên cạnh đó cũng được hưởng những ưu đãi mà WTO dành cho các nước đang phát triển và hưởng các quyền lợi khi là thành viên của WTO. Như vậy hàng hoá của Việt Nam sẽ được xuất sang các nước thành viên của WT._.