Một số giải pháp hoàn thiện hoạt động dự thầu cung cấp vật tư thiết bị tại Công ty mẹ - Tổng Công ty Thiết bị điện VN

ất yếu của nền kinh tế thị trường. Cạnh tranh trong đấu thầu không những đem lại lợi ích cho người mua, cho các nhà thầu mà còn đem lại lợi ích cho toàn xã hội. Nhờ sự cạnh tranh giữa các nhà thầu, bên mua luôn có cơ hội tìm được hàng hoá, dịch vụ đáp ứng tối đa các yêu cầu của mình với chi phí hợp lý nhất. Mặt khác, nhờ có cạnh tranh mà các nhà thầu phải luôn tự hoàn thiện bản thân để có thể tồn tại và phát triển, nâng cao vị thế và uy tín trên thị trường. Trong quá trình thực tập tại Tổng công ty Thiết bị điện Việt Nam, được hướng dẫn, tìm hiểu và học hỏi, tôi nhận thấy rằng đấu thầu là một hoạt động kinh doanh chủ lực, đem lại doanh thu chủ yếu cho công ty. Thông qua việc tham dự các cuộc đấu thầu, công ty đã ký được nhiều hợp đồng sản xuất kinh doanh có giá trị lớn. Nhờ đó mà công ty đã nắm được thị phần rộng lớn, tạo dựng được danh tiếng vững chắc trên thị trường. Vì vậy, trên cơ sở thực tiễn hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp Việt Nam nói chung và Tổng công ty Thiết bị điện nói riêng, nhận thấy tầm quan trọng của công tác đấu thầu và dự thầu, tôi chọn viết đề tài: “Một số giải pháp hoàn thiện hoạt động dự thầu cung cấp vật tư thiết bị tại công ty mẹ - Tổng công ty Thiết bị điện Việt Nam” làm chuyên đề thực tập tốt nghiệp. Kết cấu của chuyên đề gồm 3 phần: Chương1. Những vấn đề cơ bản về hoạt động dự thầu cung cấp vật tư thiết bị. Chương 2. Thực trạng hoạt động dự thầu cung cấp vật tư thiết bị tại công ty mẹ - Tổng công ty Thiết bị điện Việt Nam. Chương 3. Một số giải pháp hoàn thiện hoạt động dự thầu cung cấp vật tư thiết bị tại công ty mẹ - Tổng công ty Thiết bị điện Việt Nam. Chương 1. NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ HOẠT ĐỘNG DỰ THẦU CUNG CẤP VẬT TƯ THIẾT BỊ. 1.1. Khái quát về hoạt động dự thầu cung cấp vật tư thiết bị. 1.1.1. Các khái niệm cơ bản về đấu thầu và dự thầu. Trong nền kinh tế thị trường, hầu như không tồn tại sự độc quyền cung cấp hàng hoá, dịch vụ nào (trừ một số loại hàng hoá, dịch vụ phục vụ cho các dịch vụ công; hàng hoá, dịch vụ do Nhà nước kiểm soát). Càng ngày càng xuất hiện nhiều nhà sản xuất, nhà cung cấp cho cùng một loại hàng hoá, dịch vụ. Trong khi đó, người tiêu dùng luôn mong muốn có được hàng hoá, dịch vụ với chất lượng tốt nhất và chi phí nhỏ nhất. Vì vậy, trong điều kiện cung lớn hơn cầu, người tiêu dùng có quyền được lựa chọn, họ thường tổ chức các cuộc đấu thầu để các nhà thầu (bao gồm các nhà cung ứng hàng hoá, dịch vụ) cạnh tranh nhau về chất lượng, giá cả, công nghệ và kỹ thuật. Trong các cuộc đấu như vậy, nhà thầu nào đưa ra được mẫu hàng hoá, dịch vụ phù hợp nhất theo yêu cầu của người mua với giá cả thấp nhất sẽ được người mua chấp nhận ký hợp đồng. Tuỳ theo nhu cầu sử dụng, người mua sẽ đưa ra các thông tin cơ bản về yêu cầu chất lượng hàng hoá dịch vụ, điều kiện thanh toán, giao nhận và các yêu cầu khác của hợp đồng. Nhà thầu căn cứ vào nội dung yêu cầu trong hồ sơ mời thầu để gửi hồ sơ dự thầu đến cho người mua xét duyệt. Trong trường hợp có hai hoặc nhiều đơn dự thầu đều có chất lượng chào hàng đáp ứng được các yêu cầu của người mua, thì nhà thầu nào có giá dự thầu thấp nhất sẽ được chọn trao hợp đồng. Như vậy, đấu thầu là một cuộc chơi do người mua tổ chức, và người chơi là những nhà thầu tham dự. Mục tiêu của người mua là có được nhừng hàng hoá và dịch vụ thoả mãn các yêu cầu của mình về kỹ thuật, chất lượng với chi phí thấp nhất; còn mục tiêu của nhà thầu là giành được quyền cung cấp hàng hoá và dịch vụ với giá cả đủ bù đắp các chi phí bỏ ra và đem lại mức lợi nhuận cao nhất có thể. Luật Đấu thầu của nước ta đã được Quốc Hội nước CHXHCN Việt Nam khoá XI, kỳ họp thứ 8, thông qua ngày 29/11/2005 và có hiệu lực thi hành từ ngày 01/04/2006. Đây là văn bản có giá trị pháp lý cao hơn và hoàn chỉnh hơn so với Nghị định số 88/1999/NĐ-CP, Nghị định số 14/2000/NĐ-CP và Nghị định số 66/2003/NĐ-CP về đấu thầu trước đây. Theo quy định của luật, đấu thầu được hiểu là quá trình lựa chọn nhà thầu đáp ứng được các yêu cầu của bên mời thầu để thực hiện gói thầu, trên cơ sở đảm bảo tính cạnh tranh, công bằng, minh bạch và hiệu quả kinh tế. Điều 4 Luật Đấu thầu giải thích các từ ngữ: - “Hoạt động đấu thầu bao gồm các hoạt động của các bên liên quan trong quá trình lựa chọn nhà thầu”. - “Bên mời thầu là chủ đầu tư hoặc tổ chức chuyên môn có đủ năng lực và kinh nghiệm được chủ đầu tư sử dụng để tổ chức đấu thầu theo các quy định của pháp luật về đấu thầu”. - “Nhà thầu là những tổ chức, cá nhân có đủ tư cách hợp lệ theo quy định”. Đối với nhà thầu là tổ chức phải có đủ các điều kiện: giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, giấy chứng nhận đầu tư được cấp theo quy định của pháp luật hoặc có quyết định thành lập đối với các tổ chức không có đăng ký kinh doanh trong trường hợp là nhà thầu trong nước, có đăng ký hoạt động do cơ quan có thẩm quyền của nước mà nhà thầu mang quốc tịch cấp trong trường hợp là nhà thầu nước ngoài; hạch toán kinh tế độc lập và không bị cơ quan có thẩm quyền kết luận về tình trạng tài chính không lành mạnh, đang lâm vào tình trạng phá sản hoặc nợ đọng không có khả năng chi trả, hoặc đang trong quá trình giải thể. Đối với nhà thầu là cá nhân có tư cách hợp lệ khi có năng lực hành vi dân sự đầy đủ theo quy định của pháp luật của nước mà cá nhân đó là công dân; đăng ký hoạt động hợp pháp hoặc có chứng chỉ chuyên môn phù hợp do cơ quan có thẩm quyền cấp. - “Gói thầu là một phần của dự án, trong một số trường hợp đặc biệt, gói thầu là toàn bộ dự án; gói thầu có thể gồm những nội dung mua sắm giống nhau thuộc nhiều dự án hoặc là khối lượng mua sắm một lần đối với mua sắm thường xuyên”. - “Hồ sơ mời thầu là toàn bộ tài liệu sử dụng cho đấu thầu rộng rãi hoặc đấu thầu hạn chế, bao gồm các yêu cầu cho một gói thầu làm căn cứ pháp lý để nhà thầu chuẩn bị hồ sơ dự thầu và để bên mời thầu đánh giá hồ sơ dự thầu nhằm lựa chọn nhà thầu trúng thầu; là căn cứ cho việc thương thảo, hoàn thiện và ký kết hợp đồng” - “Hồ sơ dự thầu là toàn bộ tài liệu do nhà thầu lập theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu và được nộp cho bên mời thầu theo quy định nêu trong hồ sơ mời thầu”. - “Giá gói thầu là giá trị gói thầu được xác định trong kế hoạch đấu thầu trên cơ sở tổng mức đầu tư hoặc tổng dự toán, dự toán được duyệt và các quy định hiện hành”. - “Giá dự thầu là giá do nhà thầu nêu trong đơn dự thầu thuộc hồ sơ dự thầu. Trường hợp nhà thầu có thư giảm giá thì giá dự thầu là giá sau giảm”. Như vậy, dưới con mắt của bên mời thầu và nhà thầu, đấu thầu được hiểu theo các ý nghĩa khác nhau. Đối với bên mời thầu, đấu thầu là phương thức lựa chọn nhà thầu đáp ứng được cơ bản các yêu cầu về kỹ thuật và tài chính của dự án. Còn đối với nhà thầu thì đấu thầu là hình thức kinh doanh mà qua đó, nhà thầu với khả năng của mình có cơ hội dành được hợp đồng để thực hiện các công việc của gói thầu. Trong một cuộc đấu thầu, luôn tồn tại quan hệ giữa nhà thầu với bên mời thầu và quan hệ cạnh tranh giữa các nhà thầu. Căn cứ trên các tiêu thức khác nhau, đấu thầu được phân chia thành các hình thức khác nhau. Thứ nhất, theo tính chất và nội dung của gói thầu. - Đấu thầu tuyển chọn tư vấn. Trong quá trình đầu tư, nhà tài trợ thường yêu cầu chủ đầu tư tổ chức đấu thầu tuyển chọn tư vấn để thực hiện các dịch vụ khảo sát, thiết kế, lập hồ sơ mời thầu, tiêu chuẩn đánh giá hồ sơ dự thầu, đánh giá hồ sơ dự thầu, giám sát quá trình xây dựng đáp ứng các yêu cầu của dự án. Đấu thầu tuyển chọn tư vấn là hình thức trong đó các nhà thầu (nhà tư vấn) cạnh tranh nhau thông qua việc cung cấp các chuyên gia có nhiều kiến thức và kinh nghiệm chuyên môn với cùng một mục tiêu là để thực hiện tốt nhất và chất lượng nhất các yêu cầu của bên mua. - Đấu thầu xây lắp: Đây là hình thức đấu thầu được sử dụng trong ngành xây dựng cơ bản. Nội dung của gói thầu bao gồm việc tổ chức xây dựng các công trình và lắp đặt các thiết bị công trình, hạng mục công trình. Các nhà thầu xây dựng thường cạnh tranh với nhau về giải pháp để thực hiện thiết kế nêu trong hồ sơ mời thầu sao cho đáp ứng tốt nhất yêu cầu về chất lượng, kỹ thuật, tiến độ thi công với chi phí thấp nhất. - Đấu thầu mua sắm hàng hoá: Hàng hoá theo quy định bao gồm các máy móc, thiết bị, nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, hàng tiêu dùng và các dịch vụ không phải là dịch vụ tư vấn. Trong đấu thầu mua sắm hàng hóa, các nhà thầu cạnh tranh nhau thông qua việc đảm bảo cung cấp hàng hoá đủ số lượng, chất lượng theo yêu cầu của cơ quan mua sắm với chi phí hợp lý nhất cùng với các dịch vụ bảo hành, bảo dưỡng, dịch vụ sau bán hàng thuận lợi nhất đối với người mua. - Đấu thầu lựa chọn đối tác thực hiện dự án: Đây là hình thức đấu thầu trong đó bên mời thầu lựa chọn đối tác để thực hiện dự án có tên trong danh mục đầu tư hàng năm do Chính phủ công bố hoặc do nhà đầu tư đề xuất. Nếu có từ 7 đối tác trở lên quan tâm tới việc thực hiện dự án thì phải tiến hành sơ tuyển. Thứ hai, theo phạm vi, hình thức lựa chọn nhà thầu: - Đấu thầu rộng rãi: Đây là hình thức đấu thầu rộng, không hạn chế số lượng nhà thầu tham dự. Theo quy định của Luật Đấu thầu, trước khi phát hành hồ sơ mời thầu, bên mời thầu phải công bố trên các phương tiện thông tin đại chúng, trên tờ báo về đấu thầu và trang thông tin điện tử về đấu thầu của cơ quan quản lý nhà nước về đấu thầu về các thông tin: kế hoạch đấu thầu; thông báo mời sơ tuyển, kết quả sơ tuyển; thông báo mời thầu đối với đấu thầu rộng rãi; danh sách nhà thầu được mời tham gia đấu thầu; kết quả lựa chọn nhà thầu; thông tin xử lý vi phạm pháp luật về đấu thầu; văn bản quy phạm pháp luật về đấu thầu hiện hành và các thông tin có liên quan khác. Bên mời thầu phải cung cấp hồ sơ mời thầu cho các nhà thầu có nhu cầu tham gia đấu thầu. Trong hồ sơ mời thầu không được nêu bất cứ điều kiện nào nhằm hạn chế sự tham gia của các nhà thầu hoặc nhằm tạo lợi thế cho một hoặc một số nhà thầu gây ra sự cạnh tranh không bình đẳng. Đấu thầu rộng rãi là hình thức được áp dụng chủ yếu trong hoạt động đấu thầu. - Đấu thầu hạn chế: Đây là hình thức được áp dụng trong các trường hợp sau: theo yêu cầu của nhà tài trợ nước ngoài đối với nguồn vốn sử dụng cho gói thầu; gói thầu có yêu cầu cao về kỹ thuật hoặc kỹ thuật có tính đặc thù; gói thầu có tính chất nghiên cứu, thử nghiệm mà chỉ có một số nhà thầu có khả năng đáp ứng yêu cầu của gói thầu. Khi thực hiện đấu thầu hạn chế, phải mời tối thiểu 5 nhà thầu được xác định là có đủ năng lực và kinh nghiệm tham gia đấu thầu; trường hợp thực tế có ít hơn 5 nhà thầu, chủ đầu tư phải trình người có thẩm quyền xem xét, quyết định cho phép tiếp tục tổ chức đấu thầu hạn chế hoặc áp dụng hình thức lựa chọn khác. Theo Luật Xây dựng mới ban hành, khi đấu thầu hạn chế, hai doanh nghiệp trở lên thuộc cùng một Tổng công ty, hoặc Tổng công ty với công ty thành viên, công ty mẹ và công ty con, doanh nghiệp liên doanh với một bên góp vốn trong liên doanh không được phép cùng tham gia đấu thầu trong một gói thầu. - Chỉ định thầu: Đây là hình thức trực tiếp chọn nhà thầu có đủ năng lực và kinh nghiệm, đáp ứng đủ các yêu cầu của gói thầu để thương thảo và ký kết hợp đồng. Hình thức này được áp dụng trong các trường hợp: +Trường hợp xảy ra sự cố bất khả kháng do thiên tai, địch hoạ, sự cố cần khắc phục ngay thì chủ đầu tư hoặc cơ quan chịu trách nhiệm quản lý công trình, tài sản đó được chỉ định ngay nhà thầu dể thực hiện. Trong trường hợp này, chủ đầu tư hoặc cơ quan chịu trách nhiệm quản lý công trình, tài sản đó phải cùng với nhà thầu được chỉ định tiến hành thủ tục chỉ định thầu theo quy định trong thời hạn không vượt quá 15 ngày kể từ ngày chỉ định thầu. + Gói thầu do yêu cầu của nhà tài trợ nước ngoài. + Gói thầu thuộc dự án bí mật quốc gia, dự án cấp bách vì lợi ích quốc gia, an ninh an toàn năng lượng do Thủ tướng chính phủ quyết định khi thấy cần thiết. + Gói thầu mua sắm các loại vật tư thiết bị để phục hồi, duy tu, mở rộng công suất của thiết bị, dây chuyền công nghệ sản xuất mà trước đó đã được mua từ một nhà thầu cung cấp và không thể mua từ các nhà thầu cung cấp khác do phải đảm bảo tính tương thích của thiết bị, công nghệ. + Gói thầu dịch vụ tư vấn có giá gói thầu dưới 500 triệu đồng, gói thầu mua sắm hàng hóa, xây lắp có giá gói thầu dưới 1 tỷ đồng thuộc dự án đầu tư phát triển; gói thầu mua sắm hàng hoá có giá gói thầu dưới 100 triệu đồng thuộc dự án hoặc dự toán mua sắm thường xuyên, trường hợp thấy cần thiết thì có thể tổ chức đấu thầu. - Mua sắm trực tiếp: được áp dụng khi hợp đồng đối với gói thầu có nội dung tương tự được ký trước đó không quá 6 tháng. Khi thực hiện mua sắm trực tiếp, chủ đầu tư được mời nhà thầu trước đó đã được lựa chọn thông qua đấu thầu để thực hiện gói thầu có nội dung tương tự, nhưng đơn giá đối với các nội dung thuộc gói thầu áp dụng mua sâm trực tiếp không được vượt quá đơn giá của các nội dung tương ứng thuộc gói thầu tương tự đã ký hợp đồng trước đó. - Chào hàng cạnh tranh trong mua sắm hàng hóa: được áp dụng trong điều kiện gói thầu có giá gói thầu dưới 2 tỷ đồng và nội dung mua sắm là những hàng hóa thông dụng, sẵn có trên thị trường với đặc tính kỹ thuật được tiêu chuẩn hóa và tương đương nhau về chất lượng. Khi thực hiện chào hàng cạnh tranh, bên mời thầu phải gửi yêu cầu chào hàng cho các nhà thầu, nhà thầu gửi báo giá đến bên mời thầu một cách trực tiếp, bằng fax hoặc qua đường bưu điện. Đối với mỗi gói thầu phải có tối thiểu 3 báo giá từ 3 nhà thầu khác nhau. - Tự thực hiện: được áp dụng trong trường hợp chủ đầu tư là nhà thầu có đủ năng lực và kinh nghiệm để thực hiện gói thầu thuộc dự án do mình quản lý và sử dụng. Khi áp dụng hình thức tự thực hiện, dự toán cho gói thầu phải được phê duyệt theo quy định. Đơn vị giám sát việc thực hiện gói thầu phải độc lập với chủ dầu tư về tổ chức và tài chính. - Lựa chọn nhà thầu trong trường hợp đặc biệt. Trường hợp gói thầu có đặc thù riêng biệt mà không thể áp dụng các hình thức lựa chọn trên thì chủ đầu tư phải lập phương án lựa chọn nhà thầu, bảo đảm mục tiêu cạnh tranh và hiệu quả kinh tế trình Thủ tướng chính phủ xem xét, quyết định. Thứ ba, theo phương thức đấu thầu. Phương thức đấu thầu là cách thức mà bên mời thầu áp dụng để thực hiện các cuộc đấu thầu. Tuỳ vào quy mô, vốn, yêu cầu kỹ thuật của gói thầu mà bên mời thầu lựa chọn các phương thức đấu thầu khác nhau. - Đấu thầu một túi hồ sơ: được áp dụng đối với hình thức đấu thầu rộng rãi và đấu thầu hạn chế cho gói thầu mua sắm hàng hóa, xây lắp và gói thầu EPC (gói thầu bao gồm toàn bộ các công việc thiết kế, cung cấp thiết bị, vật tư và xây lắp). Nhà thầu nộp hồ sơ dự thầu gồm đề xuất về kỹ thuật và đề xuất về tài chính theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu trong cùng một túi hồ sơ. Việc mở thầu được tiến hành một lần. - Đấu thầu hai túi hồ sơ: phương thức này chỉ được áp dụng đối với đấu thầu rộng rãi và đấu thầu hạn chế trong đấu thầu cung cấp dịch vụ tư vấn. Nhà thầu nộp đề xuất về kỹ thuật và đề xuất về tài chính riêng biệt trong 2 túi hồ sơ theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu. Việc mở thầu được tiến hành 2 lần. Đề xuất về kỹ thuật sẽ được mở trước để đánh giá, đề xuất về tài chính của các nhà thầu có đề xuất về kỹ thuật được đánh giá là đáp ứng yêu cầu sẽ dược mở sau để đánh giá tổng hợp. Trong trường hợp gói thầu có yêu cầu kỹ thuật cao thì đề xuất về tài chính của nhà thầu đạt số điểm kỹ thuật cao nhất sẽ được mở để xem xét và thương thảo. - Phương thức đấu thầu hai giai đoạn: được áp dụng đối với hình thức đấu thầu rộng rãi và đấu thầu hạn chế cho gói thầu mua sắm hàng hóa, xây lắp có kỹ thuật, công nghệ mới, đa dạng, phức tạp và dự án thực hiện theo hợp đồng chìa khoá trao tay. Trong giai đoạn một, theo hồ sơ mời thầu giai đoạn một, các nhà thầu nộp đề xuất về kỹ thuật và phương án tài chính nhưng chưa bao gồm giá dự thầu, sau khi trao đổi với từng nhà thầu tham gia giai đoạn này sẽ xác định hồ sơ mời thầu giai đoạn hai. Trong giai đoạn hai, theo hồ sơ mời thầu giai đoạn hai, các nhà thầu đã tham gia giai đoạn một được mời nộp hồ sơ dự thầu giai đoạn hai bao gồm đề xuất về kỹ thuật, đề xuất về tài chính, trong đó có giá dự thầu và biện pháp bảo đảm dự thầu. Thứ tư, theo sự thẩm định của nhà đầu tư. - Đấu thầu qua sơ tuyển: đây là hình thức đấu thầu có sự thẩm định trước để loại bỏ các nhà thầu không đủ năng lực đáp ứng các yêu cầu của chủ đầu tư, chỉ những nhà thầu đáp ứng được đủ các yêu cầu của chủ đầu tư mới được gửi hồ sơ dự thầu và tiếp tục tham gia dự thầu. Đấu thầu sơ tuyển áp dụng với các gói thầu mua sắm hàng hoá, gói thầu EPC có giá từ 300 tỷ đồng trở lên và gói thầu xây lắp có giá từ 200 tỷ trở lên. - Đấu thầu không qua sơ tuyển: là hình thức đấu thầu mà chủ đầu tư không cần tiến hành thẩm định nhà thầu trước mà chỉ tham khảo ý kiến của người tư vấn và khách hàng, sau đó tự lập ra danh sách các nhà thầu để mời tham dự. 1.1.2. Vai trò của hoạt động dự thầu. * Vai trò của dự thầu đối với nhà thầu. Hoạt động dự thầu đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, là một hình thức tiêu thụ sản phẩm hữu hiệu, giúp các nhà thầu có được môi trường cạnh tranh lành mạnh, phát huy được tối đa tính chủ động, tích cực trong việc tìm kiếm cơ hội kinh doanh. Qua việc tham gia đấu thầu, doanh nghiệp có cơ hội để giới thiệu thương hiệu, khẳng định bản thân và ký được các hợp đồng phù hợp với năng lực. Tuy nhiên, để được trao các gói thầu, các doanh nghiệp buộc phải tích cực tìm kiếm thông tin về các cuộc đấu thầu, phải gây dựng được mối quan hệ tốt với các đối tác kinh doanh, phải tạo dựng được uy tín trên thị trường để nhanh chóng nắm bắt được cơ hội. Trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt như hiện nay thì tham gia đấu thầu là một phương thức hữu ích giúp các doanh nghiệp tồn tại và phát triển. Hoạt động đấu thầu hiện nay đã phổ biến trong mọi lĩnh vực của nền kinh tế. Trong một loạt các cuộc đấu thầu, doanh nghiệp phải cân nhắc, tính toàn kỹ lưỡng các nguồn lực của mình để quyết định tham gia cuộc đấu thầu nào có cơ hội trúng thầu cao nhất. Khi tham gia đấu thầu một gói thầu cụ thể, doanh nghiệp phải nghiên cứu, đầu tư đổi mới công nghệ, kỹ thuật, cơ sở vật chất để có được ưu thế vượt trội so với các nhà thầu khác, nâng cao năng lực cạnh tranh, đáp ứng tốt yêu cầu của bên mời thầu không chỉ trong hiện tại mà còn nâng cao khả năng trúng thầu trong những lần dự thầu sau. Như vậy, việc tham gia dự thầu giúp các nhà thầu tự hoàn thiện mình, không ngừng nâng cao và đổi mới trình độ quản lý, công tác tổ chức, trình độ chuyên môn của các cán bộ. * Vai trò của dự thầu đối với bên mời thầu. Việc các nhà thầu tham gia dự thầu giúp cho bên mời thầu hoặc chủ đầu tư có thể lựa chọn được nhà thầu có năng lực, đáp ứng tốt nhất các yêu cầu đã đặt ra. Nếu có càng nhiều nhà thầu có năng lực, trình độ và kinh nghiệm tham dự đấu thầu, cạnh tranh càng gay gắt thì chủ đầu tư càng có nhiều cơ hội để chọn được hàng hoá và dịch vụ đảm bảo chất lượng mong muốn với giá cả hợp lý nhất có thể. Đấu thầu còn giúp chủ đầu tư nắm được quyền chủ động trong công việc. Trong bản kế hoạch đấu thầu, bên mời thầu chủ động lên kế hoạch công việc như thòi điểm tiến hành, thời điểm bàn giao, thanh toán, nội dung công việc, chất lượng hàng hoá, giá dự kiến của gói thầu,… Các nhà thầu sẽ phải nghiêm chỉnh thực hiện các yêu cầu của bên mời thầu, thậm chí do phải cạnh tranh nhau nên họ phải thực hiện tốt hơn. Không những vậy, đấu thầu còn giúp bên mời thầu chủ động trong việc lựa chọn đối tác, tránh bị ép giá hay lệ thuộc vào một nhà thầu duy nhất. Trong toàn bộ quá trình đấu thầu, từ khâu chuẩn bị tổ chức, xét thầu cho đến thương thảo, ký kết và thực hiện hợp đồng, đều đòi hỏi cán bộ của bên mời thầu phải có trình độ chuyên môn, quản lý cao. Nếu không có trình độ cao, bên mời thầu sẽ không lựa chọn được nhà thầu tốt nhất, không quản lý, giám sát được nhà thầu trong quá trình thực hiện hợp đồng sẽ dẫn đến chất lượng và hiệu quả không được đảm bảo. Vì vậy cán bộ của bên mời thầu buộc phải tự nâng cao trình độ bản thân để đáp ứng yêu cầu công việc. Do đó, nhờ có đấu thầu mà trình độ và năng lực của đội ngũ cán bộ bên mời thầu cũng được nâng cao. * Vai trò của dự thầu với Nhà nước và xã hội. Việc các nhà thầu tham gia dự thầu giúp Nhà nước nâng cao hiệu quả công tác quản lý trong hoạt động mua sắm, tư vấn, đầu tư và xây dựng cơ bản, quản lý và sử dụng nguồn vốn tập trung, có hiệu quả, hạn chế tình trạng thất thoát, lãng phí vốn, tăng cường các ích lợi cho xã hội. Đấu thầu là cuộc cạnh tranh giữa các nhà thầu trên mọi mặt của dự án về kỹ thuật, tài chính, công nghệ,… nên các nhà thầu phải tìm kiếm biện pháp giảm giá thành nhưng nâng cao chất lượng để có thể trúng thầu. Nhà nước sẽ chỉ phải bỏ ra một khoản tiền ít hơn dự kiến so với việc chỉ định một doanh nghiệp cụ thể cung cấp hàng hoá hoặc dịch vụ xây lắp. Đấu thầu giúp Nhà nước tạo dựng được môi trường cạnh tranh lành mạnh, đồng thời đánh giá đúng năng lực của các doanh nghiệp tham gia. Trong nền kinh tế thị trường, doanh nghiệp nào có tỷ lệ trúng thầu cao trên tổng số các cuộc đấu thầu tham dự sẽ là doanh nghiệp mạnh, hoạt động có hiệu quả và tạo dựng được uy tín vững vàng. Đấu thầu còn góp phần đổi mới công tác quản lý hành chính của Nhà nước. Trước đây, trong hoạt động đầu tư, xây dựng cũng như trong các lĩnh vực kinh tế khác, Nhà nước phải đảm nhận toàn bộ công tác quản lý như quyết định xây dựng công trình nào, vốn bao nhiêu, giải pháp kỹ thuật ra sao, đơn vị và thời gian thị công thế nào, … Còn bây giờ Nhà nước chỉ quản lý chất lượng công trình cuối cùng, còn các công việc cụ thể như trên được giao cho các doanh nghiệp thắng thầu trong các cuộc đấu thầu. Nhờ vây, Nhà nước sẽ đơn giản hoá công tác quản lý hành chính để tập trung soạn thảo, ban hành các văn bản quy pham pháp luật điều tiết hoạt động của các doanh nghiệp, tổ chức hướng dẫn thực hiện, thẩm định, phê duyệt, tổng kết, đánh giá công tác đấu thầu và kiểm tra, thanh tra, giải quyết các khiếu nại, tố cáo và xử lý các vi phạm trong đấu thầu. 1.1.3. Các nguyên tắc khi tham gia dự thầu cung cấp vật tư thiết bị. * Điều kiện tham gia đấu thầu đối với một gói thầu. Điều 10 Luật Đấu thầu quy định rõ nhà thầu muốn tham gia đấu thầu đối với một gói thầu phải có đủ các điều kiện sau: - Có tư cách hợp lệ như đã nói ở trên. - Chỉ được tham gia trong một hồ sơ dự thầu đối với một gói thầu với tư cách là nhà thầu độc lập hoặc nhà thầu liên danh. Trường hợp liên danh phải có văn bản thoả thuận giữa các thành viên, trong đó quy định rõ người đứng đầu của liên danh, trách nhiệm chung và trách nhiệm riêng của từng thành viên đối với công việc thuộc gói thầu. - Đáp ứng yêu cầu nêu trong thông báo mời thầu hoặc thư mời thầu của bên mời thầu. - Đảm bảo cạnh tranh trong đấu thầu theo quy định của Luật Đấu thầu. * Nguyên tắc cạnh tranh, công bằng, minh bạch. Mỗi cuộc đấu thầu đều phải được thực hiện với sự tham gia của một số nhà thầu đủ năng lực, trong đó điều kiện đặt ra và thông tin cung cấp cho các nhà thầu phải ngang nhau, không có sự phân biệt đối xử. Để đảm bảo cạnh tranh thực sự, trong hồ sơ mời thầu không được đưa các yêu cầu mang tính định hướng như yêu cầu về nguồn gốc, xuất xứ của hàng hoá hoặc về thương hiệu cụ thể. Hồ sơ mời thầu phải đảm bảo cho phép và khuyến khích sự cạnh tranh quốc tế. Về nội dung phải nêu đủ chi tiết, rõ ràng, ví dụ như địa điểm xây dựng công trình, cung cấp hàng hoá, lịch thực hiện hoặc thời gian hoàn thành các công việc, yêu cầu về tính năng kỹ thuật tối thiểu, yêu cầu bảo hành, bảo dưỡng, yêu cầu thử nghiệm, phương pháp, tiêu chuẩn kiểm tra chất lượng. Bên cạnh các mô tả chi tiết về kỹ thuật còn phải nói rõ yêu cầu về giá theo những điều kiện cụ thể. Phải nói rõ cách đánh giá hồ sơ dự thầu, cho phép chào theo phương án phụ hoặc phương án thay thế về tất cả các nội dung liên quan như thiết kế, nguyên vật liệu, thời hạn hoàn thành, điều kiện thanh toán, kể cả phương pháp đánh giá để xếp hạng nhà thầu. Những quy định chi tiết này nhằm tạo ra sân chơi đầy đủ, cạnh tranh công khai đối với mọi nhà thầu. Đồng thời sự đầy đủ, chi tiết trong yêu cầu của hồ sơ mời thầu là cơ sở thuận lợi và công bằng để đánh giá và xếp hạng các hồ sơ dự thầu. Ngoài ra, theo quy định của Điều 11 - Luật Đấu thầu, nhà thầu khi tham gia đấu thầu phải đảm bảo các yêu cầu về tính cạnh tranh sau: - “Nhà thầu tư vấn lập báo cáo nghiên cứu khả thi không được tham gia đấu thầu cung cấp dịch vụ tư vấn lập thiết kế kỹ thuật của dự án; nhà thàu tư vấn đã tham gia thiết kế kỹ thuật của dự án không được tham gia đấu thầu các bước tiếp theo, trừ trường hợp đối với gói thầu EPC; - Nhà thầu tham gia đấu thầu phải độc lập về tổ chức, không cùng phụ thuộc vào một cơ quan quản lý và độc lập về tài chính với nhà thầu tư vấn lập hồ sơ mời thầu, đánh giá hồ sơ dự thầu; - Nhà thầu tư vấn giám sát thực hiện hợp đồng phải độc lập về tổ chức, không cùng phụ thuộc vào một cơ quan quản lý và độc lập về tài chính với nhà thầu thực hiện hợp đồng; - Nhà thầu tham gia đấu thầu các gói thầu thuộc dự án phải độc lập về tổ chức, không cùng phụ thuộc vào một cơ quan quản lý và độc lập về tài chính với chủ đầu tư của dự án.” * Nguyên tắc đảm bảo công khai. Việc thông báo mời thầu đối với các gói thầu lớn và quan trọng phải được đăng tải công khai trên các phương tiện thông tin đại chúng, trên các tờ báo về đấu thầu. Trong thông báo mời thầu phải nói rõ thời điểm hết hạn nhận hồ sơ dự thầu, địa điểm nhận hồ sơ dự thầu và mở thầu được thực hiện ngay sau khi đóng thầu (thời điểm hết hạn nhận hồ sơ dự thầu). Tất cả hồ sơ dự thầu được đánh giá một cách công bằng, không thiện vị, theo cùng một tiêu chuẩn và thang điểm được lập trước. Công việc này được thực hiện bởi Hội đồng xét thầu có đủ năng lực tư cách theo pháp luật. * Nguyên tắc bảo đảm dự thầu. Khi tham gia đấu thầu gói thầu cung cấp hàng hóa, xây lắp, gói thầu EPC, nhà thầu phải đóng một khoản tiền để thực hiện biện pháp bảo đảm dự thầu trước thời điểm đóng thầu. Trường hợp áp dụng phương thức đấu thầu hai giai đoạn, nhà thầu thực hiện biện pháp bảo đảm dự thầu trong giai đoạn hai. Giá trị bảo đảm dự thầu được quy định trong hồ sơ mời thầu theo một mức xác định căn cứ theo tính chất của từng gói thầu cụ thể nhưng không vượt quá 3% giá gói thầu được duyệt. Thời gian có hiệu lực của bảo đảm dự thầu quá 30 ngày so với thời gian hiệu lực của hồ sơ dự thầu. 1.1.4. Các hành vi bị cấm trong hoạt động đấu thầu. Điều 12 Luật Đấu thầu đã quy định rõ các hành vi bị cấm trong đấu thầu, bao gồm: - “Đưa, nhận hoặc đòi hỏi bất cứ thứ gì có giá trị của cá nhân và tổ chức có liên quan đến quá trình lựa chọn nhà thầu, thực hiện hợp đồng, dẫn đến những hành động thiếu trung thực, không khách quan trong việc quyết định lựa chọn nhà thầu và ký kết, thực hiện hợp đồng. - Dùng ảnh hưởng cá nhân để tác động, can thiệp hoặc cố ý báo cáo sai hoặc không trung thực về các thông tin, làm sai lệch kết quả lựa chọn nhà thầu, ký kết và thực hiện hợp đồng. - Có sự cấu kết giữa bên mời thầu và nhà thầu, giữa cơ quan quản lý nhà nước với bên mời thầu và với nhà thầu để thay đổi hồ sơ dự thầu, thông đồng với cơ quan thẩm định, thanh tra làm ảnh hưởng đến lợi ích của tập thể hoặc lợi ích của quốc gia. - Tổ chức hoặc cá nhân vừa tham gia đánh giá hồ sơ dự thầu vừa thẩm định kết quả lựa chọn nhà thầu đối với cùng một gói thầu. - Nêu yêu cầu về nhãn hiệu, xuất xứ hàng hoá cụ thể trong hồ sơ mời thầu đối với đấu thầu mua sắm hàng hoá, xây lắp hoặc gói thầu EPC. - Tham gia đấu thầu với tư cách là nhà thầu đối với gói thầu do mình làm bên mời thầu. - Chia dự án thành các gói thầu trái với quy định tại khoản 4 Điều 6 của Luật này. - Nhà thầu tham gia đấu thầu cung cấp hàng hoá, xây lắp cho gói thầu do mình cung cấp dịch vụ tư vấn, trừ trường hợp đối với gói thầu EPC. - Tiết lộ những tài liệu, thông tin về đấu thầu sau đây: nội dung hồ sơ mời thầu trước thời điểm phát hành theo quy định; nội dung các hồ sơ dự thầu, các sổ tay ghi chép, các biên bản cuộc họp xét thầu, các ý kiến nhận xét, đánh giá của chuyên gia hoặc nhà thầu tư vấn đối với từng hồ sơ dự thầu trước khi công bố kết quả lựa chọn nhà thầu; các yêu cầu làm rõ hồ sơ dự thầu của bên mời thầu và trả lời của nhà thầu trong quá trình đánh giá hồ sơ dự thầu trước khi công bố kết quả lựa chọn nhà thầu; báo cáo của bên mời thầu, báo cáo của tổ chuyên gia, báo cáo của nhà thầu tư vấn, báo cáo của cơ quan chuyên môn có liên quan trong quá trình đấu thầu, xét thầu và thẩm định trước khi công bố kết quả lựa chọn nhà thầu; kết quả lựa chọn nhà thầu trước khi được phép công bố theo quy định; các tài liệu đấu thầu có liên quan khác được đóng dấu bảo mật theo quy định của pháp luật về bảo mật. - Sắp đặt để cha mẹ đẻ, cha mẹ vợ hoặc cha mẹ chồng, vợ hoặc chồng, con đẻ, con nuôi, con dâu, con rể, anh chị em ruột tham gia các gói thầu mà mình làm bên mời thầu hoặc là thành viên tổ chuyên gia đấu thầu, tổ chuyên gia thẩm định kết quả lựa chọn nhà thầu hoặc là người phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu. - Làm trái quy định quản lý vốn, gây khó khăn trong thủ tục cấp phát, thanh quyết toán theo hợp đồng đã ký giữa chủ đầu tư và nhà thầu. - Dàn xếp, thông đồng giữa hai hay nhiều nhà thầu để một nhà thầu trúng thầu trong cùng một gói thầu, giữa nhà thầu thực hiện gói thầu và nhà thầu tư vấn giám sát thực hiện, giữa nhà thầu thực hiện gói thầu và cơ quan, tổ chức được giao nhiệm vụ nghiệm thu kết quả thực hiện. - Đứng tên tham gia đấu thầu các gói thầu thuộc các dự án do cơ quan, tổ chức mà mình công tác trong thời hạn một năm kể từ khi thôi việc tại cơ quan, tổ chức đó. - Cho nhà thầu khác sử dụng tư cách của mình để tham gia đấu thầu hoặc chuyển nhượng cho nhà thầu khác thực hiện hợp đồng sau khi trúng thầu. - Lợi dụng việc kiến nghị trong đấu thầu để cản trở quá trình đấu thầu và ký kết hợp đồng, cản trở các nhà thầu khác tham gia đấu thầu. - Áp dụng các hình thức lựa chọn nhà thầu không phải là hình thức đấu thầu rộng rãi khi không đủ điều kiện theo quy định tại các điều từ Điều 19 đến Điều 24 của Luật này. - Tổ chức đấu thầu khi nguồn vốn cho gói thầu chưa được xác định dẫn tới tình trạng nợ đọng vốn của nhà thầu” 1.2. Nội dung của hoạt động dự thầu cung cấp vật tư thiết bị. Khi một cá nhân hoặc tổ chức muốn tham gia dự._. thầu một gói thầu cung cấp vật tư thiết bị nào đó thì thường phải tuân theo các bước sau: 1.2.1. Thu thập và tìm kiếm thông tin. Đây là công việc đầu tiên của các nhà thầu khi muốn tham gia dự thầu. Các nhà thầu phải tìm hiểu các thông tin của bên mời thầu về kế hoạch đấu thầu, các điều kiện dự thầu và so sánh, đánh giá khả năng của mình có đủ đáp ứng hay không. Theo quy định của Nhà nước, trước khi tiến hành đấu thầu, bên mời thầu phải lập kế hoạch đấu thầu của dự án. Nếu nhà thầu có nguồn thu thập thông tin nhanh nhạy, tiếp cận sớm được với các kế hoạch này thì sẽ rất thuận lợi và nhanh chóng cho giai đoạn sau. Với những gói thầu đấu thầu rộng rãi, bên mời thầu sẽ thông báo mời thầu trên các phương tiện thông tin đại chúng. Các nhà thầu phải thường xuyên theo dõi, nắm được các thông tin về các gói thầu, giá gói thầu và nguồn tài chính, hình thức lựa chọn nhà thầu, phương thức đấu thầu, thời gian tổ chức đấu thầu, loại hợp đồng cho từng gói thầu, thời gian thực hiện hợp đồng,… Nhà thầu cần tìm hiểu rõ về các điều kiện, yêu cầu do bên mời thầu đưa ra để quyết định có tham gia hay không. 1.2.2. Tham dự sơ tuyển. Đối với gói thầu mua sắm hàng hoá, gói thầu EPC có giá từ 300 tỷ đồng trở lên và gói thầu xây lắp có giá từ 200 tỷ trở lên, bên mời thầu sẽ tiến hành sơ tuyển để lựa chọn những nhà thầu có đủ năng lực và kinh nghiệm, đáp ứng được các yêu cầu đặt ra. Nhà thầu cần lập hồ sơ dự tuyển đáp ứng được đầy đủ các yêu cầu trong hồ sơ sơ tuyển của bên mời thầu, nộp hồ sơ dự tuyển đúng thời hạn và chờ thông báo kết quả sơ tuyển. Thời gian sơ tuyển tối đa là 30 ngày đối với đấu thầu trong nước và 45 ngày đối với đấu thầu quốc tế kể từ ngày phát hành hồ sơ mời sơ tuyển đến khi có kết quả sơ tuyển được duyệt. 1.2.3. Nghiên cứu hồ sơ mời thầu và lập hồ sơ dự thầu. Đây là bước quan trọng nhất của nhà thầu, quyết định sự thành công hay thất bại của nhà thầu khi tham gia vào cuộc đấu thầu. Nghiên cứu hồ sơ để xác định rõ hồ sơ yêu cầu những vấn đề gì. Sau khi nghiên cứu kỹ lưỡng hồ sơ mời thầu, căn cứ vào năng lực chuyên môn, trình độ và kinh nghiệm thực tế của mình, các nhà thầu tiến hành lập hồ sơ dự thầu nhằm đáp ứng yêu cầu đặt ra của bên mời thầu. Hồ sơ dự thầu phải đảm bảo tính trung thực, khả thi và hiệu quả kinh tế. Đây là cơ sở để bên mời thầu và hội đồng chuyên gia xét thầu đánh giá theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu. Thời gian chuẩn bị hồ sơ dự thầu tối thiểu là 15 ngày đối với đấu thầu trong nước, 30 ngày đối với đấu thầu quốc tế kể từ ngày phát hành hồ sơ mời thầu đến thời điểm đóng thầu. Hồ sơ dự thầu có hiệu lực không quá 180 ngày kể từ thời điểm đóng thầu. Nếu bên mời thầu muốn gia hạn hiệu lực của hồ sơ dự thầu thì phải thông báo cho các nhà thầu sau khi được phép của các cấp có thẩm quyền và không được quá 30 ngày. Hồ sơ dự thầu gồm các nội dung chủ yếu sau: - Nội dung về hành chính, pháp lý: bản sao giấy đăng ký kinh doanh, đơn dự thầu hợp lệ có chữ ký của người có thẩm quyền, văn bản thoả thuận liên danh trong trường hợp liên danh dự thầu, tài liệu giới thiệu năng lực và kinh nghiệm của nhà thầu, kể cả nhà thầu phụ nếu có (nhà thầu phụ là nhà thầu thực hiện một phần công việc của gói thầu trên cơ sở thoả thuận hoặc hợp đồng được ký với nhà thầu chính), bảo lãnh dự thầu,… - Nội dung về kỹ thuật: đặc tính kỹ thuật hàng hóa, chất lượng, công suất thiết kế, biện pháp thi công, tiến độ thực hiện hợp đồng,… - Nội dung về tài chính, thương mại: giá dự thầu kèm theo biểu giá chi tiết và thuyết minh, điều kiện tài chính, điều kiện thanh toán,… 1.2.4. Nộp hồ sơ dự thầu và tham dự mở thầu. Hồ sơ dự thầu phải được gửi trong đúng thời gian và địa điểm quy định. Sau thời điểm đóng thầu, bên mời thầu sẽ không nhận thêm bất cứ hồ sơ dự thầu nào nữa. Các hồ sơ dự thầu phải được bên mời thầu tiếp nhận và quản lý theo chế độ quản lý hồ sơ “mật”. Sau đó, bên mời thầu mời đại diện các nhà thầu và đại diện cơ quan có liên quan đến tham dự mở thầu. Việc mở thầu phải được tiến hành công khai trong buổi mở thầu, được ghi lại trong biên bản mở thầu có chữ ký xác nhận của các bên. Việc đánh giá hồ sơ dự thầu được thực hiện theo trình tự từ đánh giá sơ bộ để loại bỏ các hồ sơ dự thầu không hợp lệ hoặc không đáp ứng được các yêu cầu quan trọng, đến đánh giá chi tiết về mặt kỹ thuật, chi phí trên cùng một mặt bằng để so sánh, xếp hạng các hồ sơ dự thầu. Thời gian đánh giá hồ sơ dự thầu tối đa là 45 ngày đối với đấu thầu trong nước, 60 ngày đối với đấu thầu quốc tế kể từ ngày mở thầu đến khi chủ đầu tư có báo cáo về kết quả đấu thầu trình người có thẩm quyền xem xét, quyết định. 1.2.5. Thương thảo, hoàn thiện và ký kết hợp đồng. Sau khi nhận được giấy báo thông báo trúng thầu của bên mời thầu, bên mời thầu và nhà thầu trúng thầu sẽ gặp nhau để thương thảo về tất cả các nội dung của hợp đồng. Kết quả thương thảo, hoàn thiện hợp đồng là cơ sở để chủ đầu tư và nhà thầu tiến hành ký kết hợp đồng. Nhà thầu phải nộp khoản tiền bảo lãnh thực hiện hợp đồng để đảm bảo trách nhiệm thực hiện hợp đồng đã ký. 1.3. Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động dự thầu cung cấp vật tư thiết bị. 1.3.1. Các nhân tố bên ngoài công ty. * Chính sách và cơ chế quản lý của Nhà nước. Nền kinh tế Việt Nam vận hành theo cơ chế thị trường có sự địều tiết của Nhà nước nên chính sách và cơ chế quản lý của Nhà nước là nhân tố quan trọng tác động đến hoạt động đấu thầu và dự thầu. Đấu thầu được áp dụng đầu tiên trong lĩnh vực xây dựng. Khi đất nước mới chuyển sang nền kinh tế thị trường, nhận thức được tầm quan trọng của hoạt động đấu thầu, tạo điều kiện cho các doanh nghiệp cạnh tranh lành mạnh, Bộ Xây dựng đã ban hành “Quy chế đấu thầu trong xây dựng” kèm theo quyết định số 24/BXD-VKT, ngày 12/2/1990. Ngày 16/4/1994, Thủ tướng Chính phủ ra quyết định số 183/TTg ban hành “Quy chế đấu thầu” bao quát cả lĩnh vực mua sắm và xây lắp. Tiếp sau đó là sự ra đời của một loạt các văn bản pháp quy sửa đổi, bổ sung quy chế đấu thầu như nghị định 43CP ngày 16/7/1996 và Nghị định số 93CP ngày 23/8/1997. Tuy nhiên sau một thời gian thực hiện, quy chế này đã nảy sinh một số vướng mắc. Để kịp thời có những quy định phù hợp hơn với tình hình thực tế, Nghị định 88/1999/NĐ-CP ngày 1/9/1999 kèm theo quy chế đấu thầu mới đã ra đời, và sau đó được bổ sung bằng Nghị định số 14/2000/NĐ-CP và Nghị định số 66/2003/NĐ-CP. Nhưng phải đến kỳ họp thứ 8 Quốc hội khoá XI năm 2005, Luật Đấu thầu mới chính thức được ra đời và áp dụng từ ngày 1/4/2006. Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật này quy định các đối tượng phải áp dụng, quy định về quy trình, thủ tục thực hiện quá trình lựa chọn nhà thầu. Đồng thời, đây cũng là cơ sở để xử lý các sai phạm trong quá trình thực hiện đấu thầu từ phía các người mua đến các nhà thầu cũng như các cá nhân và tổ chức có liên quan. Thông qua việc thực hiện các quy định pháp luật về đấu thầu, các mục tiêu cơ bản của hoạt động đấu thầu là cạnh tranh công bằng, công khai, minh bạch và hiệu quả kinh tế có cơ hội cao nhất để đạt được. * Thị trường và các yếu tố của thị trường. Khi tham gia dự thầu tức là các nhà thầu phải tham gia vào cuộc cạnh tranh công khai trên thị trường. Vì vậy, thị trường cùng các yếu tố của thị trường như cung, cầu, giá cả, cạnh tranh và các yếu tố khác đều có ảnh hưởng đến hoạt động đấu thầu. Cung, cầu có thể hiểu là số lượng bên mời thầu và số lượng các nhà thầu. Nếu số lượng các nhà thầu tham gia dự thầu nhiều mà bên mời thầu ít thì bên mời thầu có nhiều cơ hội lựa chọn được nhà thầu tốt nhất và chất lượng đấu thầu được nâng lên. Ngược lại, nếu có nhiều chủ đầu tư mà có ít nhà thầu thì cạnh tranh không cao, ưu thế sẽ thuộc về phía nhà thầu. Giá thị trường biến động có tác động lớn đến khả năng trúng thầu của các nhà thầu. Sự biến động thất thường của giá cả nguyên vật liệu, vật tư, nhiên liệu, sự thay đổi của tỷ giá hối đoái,…đều ảnh hưởng đến giá dự thầu, giá gói thầu, thậm chí làm ảnh hưởng đến việc thực hiện hợp đồng của nhà thầu sau khi đã trúng thầu. Cạnh tranh là quy luật tất yếu của kinh tế thị trường, là động lực kích thích sự phát triển của thị trường. Nhờ có cạnh tranh giữa các nhà thầu mà bên mời thầu lựa chọn được nhà thầu đáp ứng tốt nhất yêu cầu của mình, cũng qua đó mà các nhà thầu tự hoàn thiện, nâng cao năng lực chuyên môn. Tuy nhiên, cạnh tranh cũng có mặt trái, tác động xấu đến hoạt động đấu thầu, có thể khiến các nhà thầu vì mục tiêu lợi nhuận tối đa mà sử dụng các biện pháp tiêu cực, hồ sơ dự thầu không trung thực hay không đảm bảo chất lượng hợp đồng như cam kết khi tham dự. * Quyền lực của bên mời thầu. Bên mời thầu là người trực tiếp lựa chọn và quyết định hồ sơ dự thầu nên có tác động rất lớn đến hoạt động dự thầu. Theo Luật Đấu thầu, bên mời thầu có quyền lựa chọn nhà thầu trúng thầu hoặc huỷ bỏ kết quả lựa chọn nhà thầu theo quy định của luật. Việc bên mời thầu tự thực hiện hay lựa chọn tư vấn lập hồ sơ mời thầu, đánh giá hồ sơ dự thầu có ảnh hưởng lớn đến khả năng thắng thầu của nhà thầu tham dự. Bên mời thầu có thể đưa ra những yêu cầu mà chỉ một vài nhà thầu định trước mới đáp ứng được. Nếu nguồn vốn đầu tư từ ngân hàng nước ngoài hay từ các nhà đầu tư nước ngoài thì bên mời thầu có thể áp dụng các quy định riêng không ưu đãi cho các nhà thầu Việt Nam. Ngược lại, nếu vốn đầu tư từ trong nước, bên mời thầu có thể yêu cầu các nhà thầu phải liên danh để tận dụng thế mạnh của các bên trong liên danh. Trong quá trình đấu thầu, bên mời thầu có quyền yêu cầu các bên dự thầu cung cấp thông tin cần thiết phục vụ cho việc lựa chọn nhà thầu. Ngoài ra, nếu bên mời thầu có quyền lực, họ còn có khả năng tham gia chỉ đạo quá trình thực hiện gói thầu. * Tiêu chuẩn đánh giá hồ sơ. Việc đánh giá hồ sơ dự thầu phải căn cứ vào tiêu chuẩn đánh giá hồ sơ dự thầu và các yêu cầu khác trong hồ sơ mời thầu để đảm bảo lựa chọn được nhà thầu có đủ năng lực, trình độ, kinh nghiệm và có giải pháp khả thi để thực hiện gói thầu. Tiêu chuẩn đánh giá hồ sơ dự thầu bao gồm tiêu chuẩn đánh giá về năng lực, kinh nghiệm trong trường hợp không áp dụng sơ tuyển, tiêu chuẩn đánh giá về mặt kỹ thuật, tiêu chuẩn đánh giá tổng hợp đối với gói thầu dịch vụ tư vấn, hoặc các nội dung để xác định chi phí trên cùng một mặt bằng về kỹ thuật, tài chính, thương mại để so sánh, xếp hạng các hồ sơ dự thầu đối với gói thầu mua sắm hàng hoá, xây lắp, gói thầu EPC. - Tiêu chuẩn đánh giá năng lực và kinh nghiệm nhà thầu: năng lực sản xuất kinh doanh, năng lực tài chính, cơ sở vật chất kỹ thuật, trình độ cán bộ chuyên môn, kinh nghiệm thực hiện các hợp đồng tại Việt Nam và nước ngoài. Các nội dung quy định này được đánh giá theo tiêu chí “đạt” hay “không đạt”. - Tiêu chuẩn về mặt kỹ thuật: đặc tính kinh tế kỹ thuật của hàng hóa, tiêu chuẩn sản xuất và các nội dung khác (không được yêu cầu về thương hiệu hay nguồn gốc cụ thể của hàng hoá); khả năng đáp ứng yêu cầu về số lượng, chất lượng và tính năng kỹ thuật hàng hoá nêu trong hồ sơ mời thầu; khả năng lắp đặt thiết bị, năng lực cán bộ kỹ thuật; tính hợp lý và hiệu quả kinh tế của các giải pháp kỹ thuật, biện pháp tổ chức cung ứng hàng hoá; khả năng thích ứng về mặt địa lý; tác động với môi trường và các biện pháp giải quyết;…Có thể sử dụng phương pháp chấm điểm hoặc phương pháp đánh giá theo tiêu chí “đạt”, “không đạt” để đánh giá về mặt kỹ thuật. - Tiêu chuẩn đánh giá để xác định chi phí trên cùng một mặt bằng kỹ thuật, tài chính, thương mại: tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm; công suất thiết kế; thời gian sử dụng; chi phí vận hành, duy tu, bảo dưỡng; tiến độ cung cấp, lắp đặt;… Ngoài các tiêu chuẩn đánh giá đã được quy định trong hồ sơ mời thầu thì bên mời thầu không được thêm bớt, bổ sung hay thay đổi bất cứ nội dung nào của tiêu chuẩn đánh giá trong quá trình xét thầu. * Cộng đồng xã hội. Áp lực của cộng đồng xã hội có tác dụng làm cho các đối tượng tham gia trong các hoạt động đấu thầu phải thực hiện theo đúng những điều đã quy định. Hệ thống các phương tiện thông tin đại chúng như: các chương trình phát thanh, truyền hình, các tạp chí chuyên ngành, báo chí,… luôn phản ánh đầy đủ các thắc mắc, khiếu nại của công dân trong hoạt động đấu thầu. Điều đó có tác dụng rất lớn trong việc hướng các công việc diễn ra trong quá trình đấu thầu được thể hiện một cách rõ ràng, minh bạch và theo đúng quy định. 1.3.2. Các nhân tố bên trong công ty. * Hệ thống thông tin. Trong cơ chế thị trường, thông tin là một trong những nhân tố quan trọng, quyết định khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Ai nắm được thông tin nhanh và chính xác nhất thì người đó có khả năng giành chiến thắng lớn nhất. Trong hoạt động đấu thầu, muốn dự thầu, nhà thầu cần phải nắm bắt, xử lý tốt các thông tin liên quan đến gói thầu như: chủ đầu tư, yêu cầu của chủ đầu tư, tìm hiểu các đối thủ cạnh tranh, đối tác liên doanh,…Qua đó nhà thầu có thể tự đánh giá năng lực của mình xem có phù hợp với gói thầu hay không, nếu phù hợp thì nên chuẩn bị hồ sơ dự thầu như thế nào để đật được sự tin tưởng và tín nhiệm của bên mời thầu. * Khả năng tài chính. Đây là một trong các tiêu chuẩn để bên mời thầu đánh giá các hồ sơ dự thầu. Khả năng tài chính là một chỉ tiêu phản ánh sự vững mạnh cũng như khả năng phát triển trong tương lai của mỗi nhà thầu. Một số dự án còn quy định các nhà thầu muốn tham gia đấu thầu phải có tối thiểu một khoản vốn nhất định, phải đảm bảo được một số yêu cầu về vốn trong hồ sơ mời thầu. Vì vậy khả năng tài chính mạnh là rất quan trọng. Hơn nữa, nếu có nguồn tài chính lớn, các nhà thầu có thể cùng lúc tham gia nhiều cuộc đấu thầu, nâng cao xác suất trúng thầu. * Năng lực kỹ thuật, khoa học công nghệ. Khi đánh giá hồ sơ dự thầu, bên mời thầu sẽ xem xét đề xuất về kỹ thuật trước, chỉ những nhà thầu đáp ứng đủ yêu cầu về kỹ thuật mới được xem xét đánh giá đề xuất về tài chính, cho nên năng lực kỹ thuật của nhà thầu là vô cùng quan trọng. Năng lực kỹ thuật còn thể hiện thông qua việc ứng dụng các tiến bộ khoa học công nghệ. Ngày nay, các tiến bộ khoa học công nghệ ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, giá cả các hàng hoá, dịch vụ mà doanh nghiệp cung ứng trên thị trường, do đó, nó ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng thắng thầu của doanh nghiệp. Doanh nghiệp nào có tiềm lực khoa học, kỹ thuật, công nghệ hiện đại thì doanh nghiệp đó sẽ có lợi thế lớn khi tham gia dự thầu. * Trình độ cán bộ quản lý và nguồn nhân lực. Nhân tố con người luôn được coi là nhân tố trung tâm trong mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, là tài sản vô hình của mọi doanh nghiệp. Nó giữ vai trò đặc biệt quan trọng trong các hoạt động nói chung và hoạt động đấu thầu nói riêng. Các chủ đầu tư thường căn cứ vào trình độ đội ngũ lao động để đánh giá một phần về năng lực kỹ thuật của nhà thầu, góp phần quyết định vào khả năng thắng thầu của doanh nghiệp. Kết quả thắng thua khi tham gia dự thầu của các doanh nghiệp còn phụ thuộc vào trình độ, năng lực, kỹ năng và kinh nghiệm của đội ngũ cán bộ tham gia vào hoạt đông dự thầu, từ thu thập thông tin đến chuẩn bị hoàn thiện xuất sắc hồ sơ dự thầu và tham gia thương thảo, hoàn thiện để ký kết hợp đồng thành công. Nhà thầu nào có đội ngũ cán bộ quản lý giỏi, nhanh nhẹn, sáng suốt, có khả năng nắm bắt và xử lý thông tin tốt, am hiểu về đấu thầu và các quy định của luật pháp, nhà thầu đó có được lợi thế cạnh tranh so với các đối thủ khác. Chương 2. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG DỰ THẦU CUNG CẤP VẬT TƯ THIẾT BỊ TẠI CÔNG TY MẸ - TỔNG CÔNG TY THIẾT BỊ ĐIỆN VIỆT NAM 2.1.Giới thiệu về công ty - Tổng công ty Thiết bị điện Việt Nam. Tên giao dịch quốc tế: Vietnam Electrical Equipment Corporation. Tên viết tắt: VEC. Tên thương hiệu sản phẩm: EMIC. Trụ sở chính: 41 Hai Bà Trưng - Phường Trần Hưng Đạo - Quận Hoàn Kiếm – Thành phố Hà Nội. Trụ sở sản xuất kinh doanh: Số 10 Trần Nguyên Hãn - Phường Lý Thái Tổ - Quận Hoàn Kiếm – Hà Nội. Website: Công ty mẹ - Tổng công ty Thiết bị điện Việt Nam là một đơn vị sản xuất kinh doanh độc lập với Tổng công ty. Chức năng, nhiệm vụ chính của công ty là sản xuất và kinh doanh các loại thiết bị đo điện theo nhu cầu của thị trường. Ngoài ra công ty mẹ còn có chức năng quản lý phần vốn Nhà nước cấp đối với các công ty con. Mục tiêu sản xuất kinh doanh của công ty là đáp ứng tốt nhất nhu cầu tiêu dùng của thị trường trong và ngoài nước với sản lượng và chất lượng ngày càng gia tăng, nâng cao uy tín, tăng khả năng cạnh tranh, đạt lợi nhuận tối đa nhằm nâng cao đời sống cán bộ công nhân viên và trở thành công ty hàng đầu trong nước về cung cấp thiết bị đo lường điện. Công ty thực hiện đầy đủ trách nhiệm xã hội, tuân thủ nghiêm chỉnh pháp luật Nhà nước, cạnh tranh với các hãng trong nước và quốc tế nhằm nắm vững thị trường đã chiếm lĩnh và phục vụ cho việc tìm kiếm, mở rộng thị trường mới trong tương lai. 2.1.1.Lịch sử hình thành và phát triển công ty mẹ - Tổng công ty Thiết bị điện Việt Nam. * Công ty mẹ - Tổng công ty Thiết bị điện Việt Nam, trước đây là Công ty Thiết bị đo điện có tiền thân là Phân xưởng đồng hồ và khí tài - một phân xưởng của Nhà máy chế tạo biến thế chuyên sản xuất thiết bị đo lường điện. * Ngày 1/4/1983, Bộ cơ khí và luyện kim quyết định thành lập Nhà máy chế tạo Thiết bị đo điện trên cơ sở phân xưởng đồng hồ tách từ Nhà máy chế tạo biến thế. * Ngày 27/4/1994, Nhà máy chế tạo Thiết bị đo điện được đổi tên thành Công ty Thiết bị đo điện, theo quyết định số 173/QĐ/TCCBTĐ của Bộ cơ khí và luyện kim. Công ty Thiết bị đo điện trực thuộc Tổng công ty Thiết bị kỹ thuật điện và có tên giao dịch tiếng Anh là EMIC (Electric Measuring Instrument Company). Năm 1995, công ty thực hiện chuyển giao công nghệ với hãng LANDIS&GYR - Thuỵ Sĩ. Từ đó, sản phẩm công tơ của công ty được công nhận đạt tiêu chuẩn chất lượng Châu Âu IEC và trên mặt công tơ được ghi: “Sản phẩm bằng sự hợp tác công nghệ của hãng LANDIS&GYR - Thuỵ Sĩ”. Năm 1996, công ty hợp tác với hãng APAVE của Pháp để tư vấn xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001. Ngày 11/03/1999, công ty được tập đoàn AFAQ - ASCERT của Cộng hoà Pháp cấp chứng chỉ ISO 9001. Công ty Thiết bị đo điện là công ty đầu tiên hoàn toàn của Việt Nam được cấp chứng chỉ này. Duy trì và phát huy hiệu quả, vào tháng 2/2002 Công ty tiếp tục được hãng AFAQ – ASCERT - Cộng hoà Pháp và QUACERT - Việt Nam cấp chứng chỉ ISO 9001 phiên bản 2000. * Ngày 02/01/2004, Bộ Công nghiệp đã cho phép Công ty chuyển từ Doanh nghiệp Nhà nước Công ty thiết bị đo điện thành Công ty TNHH Nhà nước một thành viên Thiết bị đo điện theo quyết định số 119/2004/QĐ-BCN. Ngày 1/1/2007, thực hiện theo quyết định số 27/2006/QĐ-BCN ngày 02/08/2006 của Bộ Công nghiệp về việc thành lập Tổng công ty Thiết bi điện theo mô hình công ty mẹ - công ty con, Tổng công ty Thiết bị kỹ thuật điện và Công ty TNHH Nhà nước một thành viên Thiết bị đo điện được hợp nhất thành Tổng công ty Thiết bị điện Việt Nam. 2.1.2. Cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban. Công ty mẹ - Tổng công ty Thiết bị điện Việt Nam, trực thuộc Bộ Công thương, do Hội đồng quản trị của Tổng công ty trực tiếp lãnh đạo và chỉ đạo xuống từng đơn vị, phòng ban. Công ty có bộ máy quản lý được chuyên môn hoá cao, đảm bảo sản xuất kinh doanh có hiệu quả và quản lý tốt. Bộ máy quản lý của công ty bao gồm : - Hội đồng quản trị: bao gồm 5 thành viên, làm việc theo chế độ tập thể, họp thường kỳ mỗi quý ít nhất một lần và cũng có thể họp bất thường để giải quyết các vấn đề cấp bách. Chủ tịch Hội đồng quản trị là ông Nguyễn Kiến Thiết. - Tổng giám đốc: là người lãnh đạo trực tiếp trong mọi hoạt động sản xuất kinh doanh. Hiện nay Tổng giám đốc của VEC là ông Lưu Văn Ảnh. - Giám đốc sản xuất - kỹ thuật: chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc, phụ trách chính về các hoạt động sản xuất, điều hành các phân xưởng. - Giám đốc kinh doanh: chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc, điều hành các hoạt động kinh doanh, phụ trách các vấn đề về hành chính và tiêu thụ sản phẩm. - Công ty có 10 phòng ban và 8 phân xưởng sản xuất thực hiện các nhiệm vụ, chức năng khác nhau, trong đó mỗi phòng ban lại được chia thành các phòng chức năng riêng, thực hiện các nghiệp vụ chuyên môn cụ thể, thể hiện sự chuyên môn hoá cao. Ngoài ra công ty còn kinh doanh dịch vụ khách sạn với khách sạn Bình Minh Hà Nội. Công ty mẹ - Tổng công ty Thiết bị điện Việt Nam được tổ chức hoạt động theo mô hình trực tuyến - chức năng. Tổng giám đốc trực tiếp quản lý hoạt động của tất cả các phòng ban và được giúp đỡ bởi các Giám đốc để chuẩn bị các quyết định, hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện các quyết định. Cơ cấu bộ máy quản lý được mô tả qua sơ đồ 1. * Phòng Tổ chức - Lao động (hiện nay gồm 6 cán bộ) có nhiệm vụ: - Sắp xếp, bố trí lực lượng cán bộ khoa học kỹ thuật nghiệp vụ các cấp trong công ty. - Tuyển dụng, tiếp nhận, bố trí, thuyên chuyển, thôi việc cán bộ công nhân viên theo đúng luật hiện hành; tổ chức việc bổ túc đào tạo, thi nâng bậc tay nghề cho cán bộ công nhân viên. - Lập và quản lý hồ sơ cán bộ công nhân viên; thống kê nhân sự, phụ trách khen thưởng, kỷ luật cán bộ công nhân viên toàn công ty. - Tiến hành hợp đồng lao động và thực hiện hợp đồng lao động. - Xây dựng kế hoạch quỹ lương, kế hoạch lao động hàng năm. - Xây dựng và hoàn thiện các định mức lao động hàng năm, đơn giá trả lương, các phương pháp trả lương, quản lý; tổ chức thực hiện và phân tích hiệu quả kinh tế của các định mức đó. - Xây dựng kế hoạch lao động hàng năm; duy trì và kiểm tra việc chấp hành nội quy, quy chế và kỷ luật lao động. - Tổ chức thực hiện các chính sách, chế độ lao động tiền lương, các hình thức trả lương, thưởng, kiểm tra việc chấp hành nội quy, quy chế bảo hộ lao động và vệ sinh công nghiệp. * Phòng Hành chính - Tổng hợp (19 cán bộ) có nhiệm vụ: - Tổ chức thực hiện công tác quản trị các công trình công cộng và tài sản ngoài sản xuất của công ty như: đất đai, nhà cửa, các phương tiện sản xuất khác,… - Tổ chức thực hiện trong công ty các chính sách của Nhà nước. - Thực hiện các công tác hành chính tổng hợp trong công ty, mua và cấp phát văn phòng phẩm. - Phụ trách quản lý xây dựng cơ bản. - Hàng năm cung cấp cho phòng Tài chính - Kế toán dự toán hành chính phí và sửa chữa nhà xưởng, những tài liệu về kiểm kê, đồ dùng và văn phòng của công ty. - Tổ chức khám sức khoẻ định kỳ cho cán bộ công nhân viên và làm tốt công tác vệ sinh công nghiệp, môi trường trong toàn công ty. * Phòng Tài chính - Kế toán (gồm 12 cán bộ nhân viên) có nhiệm vụ: - Trực tiếp quản lý công ty về mặt tài chính kế toán. - Thực hiện hạch toán sản xuất kinh doanh; giao dịch, thanh quyết toán với khách hàng và Nhà nước. - Xây dựng kế hoạch tài chính, giá cả cho các yêu cầu sản xuất kinh doanh, xây dựng cơ bản, sự nghiệp hành chính; tổ chức triển khai và thực hiện các kế hoạch đó. - Tổ chức quản lý và sử dụng vốn có hiệu quả . - Quản lý tài sản cố định và tài sản lưu động. - Tổ chức thanh toán và hạch toán kịp thời, đầy đủ và đúng hạn mọi khoản thu, chi tài chính, xuất nhập khẩu vật tư. - Lập các báo cáo tài chính của công ty theo quý, năm. - Thực hiện thanh toán, chi trả lương cho cán bộ công nhân viên. * Phòng Quản lý dự án (3 cán bộ) có nhiệm vụ xây dựng các dự án đầu tư sản xuất, dự án mới trình lên cấp trên và phối hợp với các phòng ban khác triển khai thực hiện và kiểm tra các dự án đã được phê duyệt. * Phòng Kế hoạch - Thị trường (gồm 38 cán bộ và nhân viên) có các nhiệm vụ chính: - Tham mưu, giúp việc cho Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc công ty về các mặt công tác kế hoạch, công tác thị trường và thực hiện chức năng quản lý các đơn vị thành viên liên quan đến công tác kế hoạch theo quy định của điều lệ tổ chức và hoạt động của Tổng công ty thiết bị điện Việt Nam. - Xây dựng các kế hoạch năm của Tổng công ty, xây dựng các kế hoạch năm, quý, tháng và phương án sản xuất sản phẩm của công ty mẹ. - Tiếp cận thị trường trong nước và quốc tế, nắm bắt thông tin thị trường để kịp thời đưa ra các phương án sản xuất và bán hàng. - Lập kế hoạch tiêu thụ hàng tháng, ký hợp đồng và thực hiện hợp đồng với khách hàng. - Điều độ sản xuất, phối hợp với các phòng ban phân tích tình hình sản xuất kinh doanh của công ty, điều chỉnh kế hoạch kịp thời nhằm đáp ứng nhu cầu thay đổi của khách hàng và phù hợp điều kiện sản xuất thực tế của các đơn vị. - Quản lý kho bán thành phẩm và thành phẩm của công ty; thay mặt giám đốc viết các lệnh sản xuất. * Phòng Vật tư - Xuất nhập khẩu (30 cán bộ, công nhân viên) có nhiệm vụ: - Căn cứ vào lượng vật tư tồn kho và định mức tiêu hao nguyên vật liệu để lập kế hoạch vật tư hàng năm và hàng quý. - Ký và triển khai các hợp đồng vật tư trong và ngoài nước. - Thực hiện hợp đồng với các cơ sở gia công, đảm bảo tiêu chuẩn kỹ thuật, chất lượng, giá cả hợp lý. - Quản lý vật tư không để ảnh hưởng xấu đến chất lượng sản phẩm. - Thống kê các kho vật tư, sử dụng vật tư và thanh quyết toán vật tư. - Quản lý toàn bộ các phương tiện vận tải. * Phòng Quản lý chất lượng (62 cán bộ, công nhân viên): - Kiểm tra chất lượng các bán thành phẩm từ khâu đầu đến khâu cuối của quy trình sản xuất. - Nghiên cứu các chế độ và các phương pháp kiểm tra các công đoạn sản xuất và kiểm tra trước khi xuất xưởng. - Quản lý hệ thống mẫu chuẩn, quản lý kỹ thuật các dụng cụ đo kiểm, đảm bảo thống nhất các đơn vị đo lường trong toàn công ty, nghiên cứu tìm hiểu các phương pháp kiểm tra mới. - Kiểm tra việc thực hiện các quy định về bảo quản, đóng gói và vận chuyển sản phẩm. - Cùng với phòng Thiết kế - Nghiên cứu và phát triển tổ chức khảo nghiệm các sản phẩm trong công ty về các tính năng kỹ thuật để phát hiện những thiếu sót và những vấn đề cần cải tiến. - Giải quyết những khiếu nại của khách hàng về chất lượng sản phẩm và tổ chức kiểm định nhà nước. - Áp dụng các tiêu chuẩn IEC vào trong công ty, theo dõi thường trực về ISO 9001. * Phòng Thiết kế - Nghiên cứu và phát triển (9 cán bộ, công nhân viên) có nhiệm vụ thiết kế, nghiên cứu và phát triển các sản phẩm mới và cải tiến các sản phẩm hiện tại cho phù hợp nhu cầu thị trường và kế hoạch sản xuất kinh doanh. * Phòng Công nghệ (11 cán bộ, công nhân viên kỹ thuật): Thực hiện quản lý các dây chuyền công nghệ trong các phân xưởng sản xuất, kiểm tra, bảo dưỡng, sửa chữa kịp thời các máy móc thiết bị; nghiên cứu, áp dụng các công nghệ mới vào sản xuất. * Phòng Bảo vệ (33 nhân viên): Bảo vệ trật tự trị an và tài sản công ty, giám sát việc chấp hành quy chế ra vào công ty; tiến hành tuần tra canh gác, phụ trách tự vệ, phòng chữa cháy, bão lụt,… * Khách sạn Bình Minh (64 nhân viên). Khách sạn Bình Minh, 27 Lý Thái Tổ - Hà Nội, nằm tại trung tâm thành phố, có vị trí rất thuận lợi. Khách sạn kinh doanh các dịch vụ: - 36 văn phòng đại diện nước ngoài. - 39 phòng ngủ với tiện nghi hiện đại. - Mini bar, nhà hàng. - Dịch vụ đặt vé máy bay, xe du lịch, thu đổi ngoại tệ. Hiện nay khách sạn vẫn chưa hạch toán độc lập. Khách sạn có nhóm kế toán hàng ngày hạch toán theo kiểu báo sổ và cuối tháng báo về phòng Tài chính - Kế toán để hạch toán chung với công ty. * Các phân xưởng sản xuất: có nhiệm vụ sản xuất theo kế hoạch đã được tổng công ty giao, được chuyên môn hoá theo chức năng và công nghệ, bao gồm : - Phân xưởng kỹ thuật số (gồm 31 lao động): chuyên sản xuất chế tạo các loại thiết bị và chi tiết điện tử. - Phân xưởng cơ dụng (gồm 29 lao động): chịu trách nhiệm sản xuất các loại khuôn mẫu, gá lắp cung cấp cho phân xưởng sản xuất chính; bảo dưỡng, theo dõi bảo quản máy móc thiết bị và tài sản cố định của công ty. - Phân xưởng đột dập (114 lao động): nhiệm vụ chủ yếu là cắt, đột dập, gò, hàn, chuyên sản xuất phôi thiết bị để chuyển sang phân xưởng cơ khí, thiết kế gia công trọn bộ khung công tơ sắt, khung bộ số, đĩa roto,… - Phân xưởng cơ khí (95 lao động): chuyên thực hiện các công nghệ phay, bào , tiện, nguội ,… - Phân xưởng ép nhựa (51 lao động): chuyên sản xuất các chi tiết bằng nhựa, nhận các chi tiết từ phân xưởng cơ khí chuyển sang để sơn mạ rồi chuyển tới phân xưởng lắp ráp. - Phân xưởng lắp ráp 1 (170 lao động): chuyên lắp ráp thành phẩm cho các loại công tơ 1 pha. - Phân xưởng lắp ráp 2 (108 lao động): chuyên lắp ráp thành phẩm cho các loại công tơ 3 pha, máy biến dòng hạ thế, đồng hồ vôn ampe. - Phân xưởng lắp ráp 3 (Xí nghiệp sản xuất thiết bị điện Hà Nội – 99 lao động) : chuyên lắp ráp các loại máy biến dòng trung thế, máy biến áp trung thế, cao thế. 2.1.3. Quy mô sản xuất kinh doanh của công ty. Công ty mẹ - Tổng công ty Thiết bị điện Việt Nam có nguồn doanh thu từ 4 hoạt động chính là sản xuẩt các thiết bị đo lường điện, kinh doanh vật tư, kinh doanh dịch vụ khách sạn và các hoạt động đầu tư tài chính. Trong 6 năm gần đây, tình hình sản xuất kinh doanh của công ty được thể hiện tóm tắt qua bảng 1-Bảng chỉ tiêu tổng hợp giai đoạn 2002-2007. Bảng 1. Bảng chỉ tiêu tổng hợp giai đoạn 2002 - 2007 Chỉ tiêu Đơn vị Năm 2002 2003 2004 2005 2006 2007 Tổng vốn KD tỷ VNĐ 60,096 61,276 68,014 70,040 74,842 528,021 - vốn cố định tỷ VNĐ 41,086 41,253 44,807 45,370 46,723 408,920 - vốn lưu động tỷ VNĐ 19,010 20,023 23,207 24,670 28,119 119,101 Tổng lao động người 820 876 911 911 916 997 Doanh thu SX tỷ VNĐ 229,455 307,431 333,164 367,608 434,656 568,880 Doanh thu XK USD 382.000 607.057 415.950 324.621 723.512 1.180.000 Lợi nhuận trước thuế tỷ VNĐ 13,00 13,149 13,765 14,00 15,689 17,867 Lợi nhuận sau thuế tỷ VNĐ 9,36 9,4672 9,9108 10,08 11,296 12,864 (Nguồn: Phòng Hành chính - Kế toán) * Vốn kinh doanh Công ty mẹ - Tổng công ty Thiết bị điện Việt Nam có 4 nguồn thu chính: từ hoạt động sản xuất thiết bị, kinh doanh vật tư, kinh doanh dịch vụ khách sạn và đầu tư tài chính. Do đó công ty có quy mô vốn lớn, trong đó cơ cấu vốn cố định chiếm tỉ trọng lớn hơn. Trước đây, nguồn vốn chủ yếu của công ty là do ngân sách cấp. Từ ngày mới thành lập, số vốn ban đầu của công ty là rất nhỏ. Số liệu về tài chính năm 1983 là: Tổng số vốn: 10.385.000 đồng. Trong đó: + vốn cố định: 5.460.000 đồng. + vốn lưu động: 4.925.000 đồng. Sau 23 năm hoạt động và phát triển, đến năm 2006, tổng vốn của công ty đã lên đến 74.842.000.000 đồng, bao gồm vốn cố định là 46.723.000.000 đồng (chiếm 62,43 %), vốn lưu ._. tiêu và chiến lược phải phù hợp với tất cả các bên tham gia trong qúa trình dự thầu. Tuy nhiên, dù đưa ra chiến lược nào thì công ty cũng cần phải tính toán, so sánh giữa lợi ích đem lại với những chi phí đã bỏ ra. Chiến lược nào có hiệu quả nhất, đem lại lợi ích lớn nhất, phù hợp nhất với tình hình của công ty thì sẽ được lựa chọn. - Việc xác định giá bỏ thầu hợp lý là công việc vô cùng quan trọng trong công tác lập Hồ sơ dự thầu. Công ty cần xem xét, tính toán kỹ, phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban để có thể xác định chính xác được chi phí phải bỏ ra và dự đoán các chi phí có thể phát sinh, từ đó đưa ra giá bỏ thầu hợp lý, có khả năng cạnh tranh với các nhà thầu khác. Giá dự thầu cần phải được xác định một cách linh hoạt và có tính đến sự biến động thất thường của thị trường, không thể đưa ra một mức giá quá cao so với mức giá của chủ đầu tư và đối thủ cạnh tranh, cũng như không thể đưa ra mức giá quá thấp vì sẽ ảnh hưởng đến lợi ích của công ty. Hồ sơ dự thầu còn cần phải thể hiện rõ năng lực của nhà thầu, nêu bật lên những ưu điểm của công ty so với các nhà thầu khác. Năng lực của nhà thầu thể hiện thông qua khả năng về tài chính, kỹ thuật, công nghệ và kinh nghiệm. Để nâng cao năng lực nhà thầu cần phải phối hợp với các biện pháp được đề xuất trong phần tiếp theo. Tóm lại, việc có các biện pháp để hoàn thiện công tác lập Hồ sơ dự thầu và nâng cao chất lượng Hồ sơ dự thầu sẽ là một trong các giải pháp làm tăng tính cạnh tranh, nâng cao khả năng trúng thầu của công ty. Từ đó công ty sẽ tạo được niềm tin, chố đứng vững chắc trên thị trường, tạo điều kiện thuận lợi cho việc ký kết được các hợp đồng lần sau. Lập Hồ sơ dự thầu tốt sẽ là yếu tố đảm bảo cho sự thành công và phát triển của công ty, nó là cơ sở để tạo ra việc làm cho người lao động và đem lại lợi nhuận, nâng cao hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Để thực hiện tốt các biện pháp này cần phải có một khoảng thời gian tương đối dài và cần có sự nỗ lực của mọi thành viên trong công ty. 3.2.1.3. Nâng cao hiệu quả hoạt động Marketing nhằm mở rộng thị trường, tăng uy tín cho công ty. Ngày nay marketing và xúc tiến thương mại là một công cụ hữu hiệu và hiệu quả nhất trong hoạt động quảng bá hình ảnh, làm tăng uy tín của doanh nghiệp trên thị trường. Thông qua hoạt động marketing, công ty không chỉ xây dựng và nâng cao uy tín của mình trên thị trường cung ứng thiết bị, tạo được lòng tin với khách hàng, mà qua đó, công ty còn nắm được những thông tin quý giá về khách hàng với các nhu cầu của họ, về thị trường, về đối thủ cạnh tranh, sự thay đổi của luật pháp, giá cả,… Những thông tin này hết sức cần thiết trong quá trình công ty tham gia dự thầu, giúp công ty xây dựng được chiến lược kinh doanh đúng đắn, lựa chọn phương án kinh doanh hiệu quả, từ đó nâng cao khả năng thắng thầu của công ty. Hiện tại công ty đã có Phòng Marketing trực thuộc Phòng Kế hoạch-Thị trường. Tuy nhiên, do số lượng nhân viên marketing còn quá ít (mới chỉ có 3 nhân viên), lại phải kiêm nhiệm nhiều chức năng như nghiên cứu thị trường, xây dựng các chiến lược sản phẩm, giá cả, phân phối, quảng cáo, đồng thời còn tham gia vào hoạt động dự thầu nên hiệu quả công việc chưa cao. Tình hình thực tế cho thấy cần phải bổ sung thêm nhân viên cho bộ phận marketing và tiến hành phân công lại công việc cho từng người để tránh tình trạng quá tải như hiện nay. * Hoạt động marketing trước hết cần tập trung tăng cường công tác nghiên cứu thị trường và tìm kiếm thông tin. - Để phục vụ tốt cho công tác dự thầu, bước đầu tiên là phải nghiên cứu kĩ quy chế đấu thầu và các thông tư, nghị định, các văn bản mới, sửa đổi, bổ sung liên quan đến đấu thầu, bởi hoạt động đấu thầu đều được thực hiện theo quy chế chặt chẽ do bên mời thầu cũng như các tổ chức tài trợ vốn đưa ra, gọi là quy chế đấu thầu. Mỗi chủ đầu tư, nhà tài trợ vốn cho dự án, bên cạnh những quy định đấu thầu nói chung, thường đưa ra quy chế đấu thầu nói riêng. Ví dụ: hợp đồng cung cấp hàng hoá sử dụng vốn của Nhà nước phải tuân thủ theo quy chế đấu thầu quốc gia, còn hợp đồng cung cấp hàng hoá sử dụng vốn vay từ các tổ chức tài chính quốc tế như WB, ADB,… thì phải tuân theo quy chế đấu thầu của các tổ chức này. Do đó, công ty cần tìm hiểu kỹ về thông tin để tránh mắc phải những sai lầm đáng tiếc, ảnh hưởng đến kết quả dự thầu. Bên cạnh đó, cần quan tâm đến môi trường kinh tế vĩ mô, tìm hiểu chiến lược phát triển kinh tế của Đảng và Nhà nước định hướng cho sự phát triển của các ngành, các thành phần kinh tế. - Nghiên cứu thị trường còn liên quan đến việc tìm hiểu thông tin về khách hàng, nắm bắt, thu thập thông tin từ các chủ đầu tư, các thông báo mời thầu, các dự án, gói thầu sắp tiến hành đảm bảo không bỏ lỡ bất cứ cơ hội kinh doanh nào; nghiên cứu tâm lý, sở thích, thói quen mua sắm của chủ đầu tư, các điều kiện về kỹ thuật cũng như chất lượng của các loại thiết bị mà bên mời thầu yêu cầu để có thể đưa ra các điều kiện phù hợp, đáp ứng tốt nhất yêu cầu nhằm tăng xác suất trúng thầu. - Nghiên cứu thị trường cũng bao gồm việc nghiên cứu về các đối thủ cạnh tranh, phân tích những điểm mạnh, điểm yếu của đối thủ, thu thập các thông tin về năng lực tài chính, công nghệ, kỹ thuật, giá bỏ thầu,… của đối thủ, từ đó xây dựng được chiến lược cạnh tranh hợp lý, đối phó kịp thời với mọi tình huống, góp phần nâng cao hiệu quả dự thầu. - Ngoài ra còn phải tìm hiểu xu thế biến động giá cả của thị trường, tìm hiểu các thông tin liên quan đến ngân hàng, sự thay đổi lãi suất, các hình thức vay vốn để lựa chọn phương án vay hiệu quả với lãi suất thấp, thời gian trả nợ phù hợp với chu kỳ kinh doanh và nhu cầu về vốn của công ty. Trên cơ sở thu thập những thông tin này, công ty có thể xây dựng và phát triển các chính sách, chiến lược tranh thầu một cách phù hợp, góp phần nâng cao hiệu quả công tác dự thầu, tăng khả năng thắng thầu khi tham gia. * Các chính sách trong chiến lược Marketing của công ty. - Chính sách giới thiệu, tăng cường quảng bá hình ảnh công ty: So với các doanh nghiệp kinh doanh cùng loại mặt hàng trong nước, công ty có nhiều ưu thế hơn về thị trường và khách hàng, do đó công ty chưa thật chú trọng đến các hoạt động như tiếp thị và quảng cáo. Tuy sản phẩm của công ty không phải là mặt hàng thích hợp với việc quảng cáo thường xuyên, đối tượng khách hàng chủ yếu là khách hàng công nghiệp nhưng cũng không thể xem nhẹ vai trò của quảng cáo, bởi quảng cáo là công cụ tuyên truyền hữu ích cho doanh nghiệp trên phạm vi rộng và giúp cho doanh nghiệp có nhiều cơ hội hơn trong việc tìm kiếm bạn hàng và tăng sản lượng tiêu thụ. Hiện công ty đã có website chuyên giới thiệu về sản phẩm cà công ty nhưng còn sơ sài, không được cập nhật thường xuyên, mật độ quảng cáo trên các tạp chí chuyên ngành chưa nhiều. Ngoài việc in catalogue gửi đến khách hàng, tham gia các hội chợ, triển lãm hàng công nghiệp như hiện nay, công ty có thể tổ chức các buổi giao lưu, hội nghị khách hàng để quảng cáo, củng cố uy tín, đồng thời nhân cơ hội này cũng có thể thu thập thêm được những thông tin phản hồi từ phía khách hàng một cách chính xác, qua đó thiết lập và phát triển các mối quan hệ tốt đẹp với các chủ đầu tư, với các đối tác và chính quyền Nhà nước. Công ty cần đầu tư kinh phí nhiều hơn vào quảng cáo, nhất là tại các thị trường nước ngoài. Hàng năm, công ty nên trích một tỷ lệ nhất định từ doanh thu để đầu tư cho hoạt động quảng cáo, tuyên truyền, quảng bá hình ảnh. Số tiền này có thể rất lớn nhưng lợi nhuận do quảng cáo mang lại thì không phải nhỏ. - Chính sách giá: Công ty cần phải phân tích và xem xét một cách kỹ lưỡng các gói thầu trước đây cũng như hiện nay và những biến đổi của giá chào thầu trên thị trường để có thể đưa ra chính sách giá phù hợp trước khi tranh thầu; tìm hiểu quy mô gói thầu, thời hạn thực hiện hợp đồng, đặc điểm kỹ thuật, điều kiện về vốn và nguồn vốn để có thể đưa ra giá chào thầu chính xác. Giá tranh thầu phải đủ lớn để vừa đủ bù đắp chi phí vừa đảm bảo lợi nhuận mục tiêu, nhưng cũng phải hợp lý để đảm bảo khả năng cạnh tranh về giá so với các nhà thầu khác. - Chính sách thiết lập và củng cố mối quan hệ với các chủ đầu tư, các nhà cung ứng nguyên vật liệu đầu vào và các tổ chức tài chính, tín dụng: Trong hoạt động kinh doanh, các mối quan hệ đóng vai trò quan trọng, ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của công ty. Đặc biệt trong hoạt động đấu thầu, việc lựa chọn đối tác phù hợp, củng cố, mở rộng được các mối quan hệ đồng nghĩa với việc tăng cơ hội dự thầu và khả năng thắng thầu cho công ty. Công ty cần đẩy mạnh hơn nữa quan hệ giao tiếp với các chủ đầu tư. Khi nắm bắt thông tin về các gói thầu, công ty cần cử cán bộ có trình độ chuyên môn và nghiệp vụ sâu đến gặp và giao tiếp với các chủ đầu tư. Thông qua giao tiếp, công ty có thể giới thiệu hình ảnh, uy tín và kinh nghiệm của mình. Điều này có ý nghĩa rất quan trọng, tạo lợi thế cho công ty khi tham gia dự thầu. Bên cạnh đó, luôn giữ mối quan hệ bền vững với các nhà đầu tư, bạn hàng truyền thống, quen thuộc làm cỏ sở, nền tảng cho những lần giao dịch sau. Muốn thực hiện tốt hợp đồng trúng thầu thì công ty cũng phải đảm bảo có nguồn cung cấp nguyên vật liệu kịp thời, đúng chất lượng. Vì vậy, công ty cũng phải tạo dựng mối quan hệ ổn định làm ăn lâu dài với các nhà cung cấp nguyên vật liệu, phụ liệu cho công ty, đảm bảo quá trình sản xuất và thực hiện hợp đồng diễn ra thông suốt, theo đúng tiến độ. Công ty cũng nên tìm kiếm các nguồn cung cấp nguyên vật liệu chất lượng trong nước để thay thế cho các nguyên liệu nhập khẩu nhằm giảm chi phí sản xuất. Bên cạnh đó, để có thể huy động đủ vốn khi cần thiết cho bất kì gói thầu tham dự nào hay để tạo ra năng lực tài chính mạnh hơn, công ty phải có mối liên hệ chặt chẽ, sâu hơn với các tổ chức tài chính, tín dụng như ngân hàng, bảo hiểm và các trung gian tài chính khác, tạo thuận lợi cho việc tham gia dự thầu cũng như thực hiện hợp đồng. Tóm lại, việc thực hiên tốt các giải pháp về marketing sẽ giúp công ty nâng cao được vị thế và uy tín của mình, mở rộng được các mối quan hệ với các chủ đầu tư, nhà cung cấp, tìm kiếm được nhiều hợp đồng cung cấp hàng hoá hơn. Việc xây dựng chiến lược marketing phù hợp sẽ giúp công ty có những định hướng, kế hoạch sử dụng và phân phối nguồn lực một cách hợp lý nhất, đem lại hiệu quả cao không chỉ trong hoạt động dự thầu nói riêng mà còn trong cả hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung. 3.2.1.4. Đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao năng lực và trình độ cán bộ nhân viên, đặc biệt là cán bộ trực tiếp tham gia hoạt động đấu thầu. Trong bất kỳ hoạt động sản xuất kinh doanh nào thì con người luôn là yếu tố không thể thiếu, là nhân tố quan trọng nhất trong sự thành công và phát triển của công ty. Có thể nói, năng lực của cácn bộ tham gia vào công tác dự thầu ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng lập hồ sơ dự thầu, từ đó ảnh hưởng đến khả năng thắng thầu của công ty. Ngày nay, yêu cầu của các gói thầu ngày càng cao cùng với sự cạnh tranh ngày càng khốc liệt giữa các nhà thầu buộc công ty phải có các chiến lược thích hợp để phát triển chất lượng nhân tố con người, xây dựng được một đội ngũ cán bộ giỏi về chuyên môn, nghiệp vụ và nhạy bén với thị trường giữ các vị trí quan trọng trong công tác dự thầu vì đầu tư vào con người luôn mang lại hiệu quả nhất định và có tính chiến lược lâu dài. Để tăng cường khả năng cạnh tranh trong dự thầu, đảm bảo chất lượng hợp đồng, đòi hỏi công ty cần tăng cường công tác quản lý, bồi dưỡng, đào tạo và đào tạo lại một cách có hiệu quả, sử dụng cán bộ một cách hợp lý, phù hợp với năng lực và trình độ chuyên môn. Muốn làm được điều đó cần có sự đầu tư thích đáng vào đội ngũ nhân lực nói chung và đội ngũ chuyên về hoạt động dự thầu nói riêng về cả mặt vật chất lẫn tinh thần, có các chính sách khuyến khích, động viên, khen thưởng đối với những người hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ, ngược lại sẽ có chế độ kỷ luật. * Chính sách tuyển dụng, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực. Tuyển dụng những cán bộ được đào tạo chính quy và đào tạo lại một số cán bộ, nhân viên kinh doanh đang hoạt động trong công tác đấu thầu cho phù hợp với thực tiễn. Đối với các cán bộ, nhân viên trẻ mới được tuyển dụng, mặc dù có kiến thức bài bản nhưng vẫn thiếu nhiều kinh nghiệm thực tế, đòi hỏi công ty cho họ tiếp xúc thường xuyên với các hợp đồng dự thầu để tìm hiểu, trau dồi kiến thức thực tế, nâng cao kinh nghiệm. Đối với những cán bộ khác thì không ngừng bồi dưỡng, đào tạo lại, nâng cao trình độ hiểu biết, kiến thức mới về hoạt động đấu thầu nhằm bắt kịp với xu thế của thị trường. Công ty có thể cử một số cán bộ đi tham gia các lớp học bồi dưỡng về kinh tế, tài chính, luật pháp, các lớp học tại chức, các khoá học về nghiệp vụ chuyên môn trong và ngoài nước và phải tạo điều kiện cho họ về thời gian và học phí. Cán bộ phải coi đó là nghĩa vụ và cũng là quyền lợi của họ khi tham gia vào các lớp huấn luyện. Công ty cũng có thể tự tổ chức các chương trình đào tạo lại cho các cán bộ tham gia công tác đấu thầu về kỹ năng, nghiệp vụ đấu thầu, giúp họ hiểu thêm về luật và quy chế đấu thầu của Việt Nam và quốc tế, về luật thương mại, luật đầu tư,…Ngoài ra, công ty có thể mời các chuyên gia, những người có nhiều kinh nghiệm, đã đạt được những thành công nhất định đến tham gia vào các buổi thảo luận, trao đổi kinh nghiệm, hoặc thuê các chuyên gia nước ngoài tư vấn, giảng dạy về các lĩnh vực đấu thầu như lập giá dự thầu, quản lý, phân tích, nhận định, phán đoán tình hình tốt để có thể thực hiện các hợp đồng một cách tốt nhất và có hiệu quả nhất. Trình độ ngoại ngữ và vi tính là hai kỹ năng không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh của công ty, đặc biệt trong hoạt động dự thầu lại càng cần thiết và quan trọng. Công ty nên cử cán bộ đi học hoặc tổ chức các lớp bồi dưỡng kỹ năng vi tính, ngoại ngữ cũng như kỹ năng giao tiếp vì họ phải làm việc với các đối tác đến từ nhiều nước khác nhau. Điều này sẽ góp phần nâng cao khả năng cạnh tranh trong dự thầu của công ty, đặc biệt khi công ty muốn mở rộng thị trường. Bên cạnh đó, sau mỗi lần dự thầu, các cán bộ trong công ty cần có những buổi họp tổng kết rút kinh nghiệm. Đối với những gói thầu mà công ty trượt thầu thì cần phải phân tích kỹ nguyên nhân dẫn đến trượt thầu để có biện pháp khắc phục kịp thời cho những lần sau. Học hỏi kinh nghiệm thông qua các buổi giao lưu giữa các cán bộ làm công tác đấu thầu tại các đơn vị thành viên thuộc Tổng công ty hoặc các đối tác khác trong và ngoài nước cũng là một hình thức để công ty nâng cao năng lực, trình độ. Tuy nhiên, để việc đào tạo, phát triển nguồn nhân lực diễn ra hiệu quả thì công ty cũng cần phải xác định rõ mục tiêu của từng khoá đào tạo là đào tạo về kỹ năng, nghiệp vụ dự thầu, đào tạo ngoại ngữ, vi tính, đào tạo trình độ quản lý hay là đào tạo nhằm nâng cao sự hiểu biết về quy chế đấu thầu, luật thương mại, thanh toán quốc tế,….để phân công, sắp xếp cán bộ một cách hợp lý. Đào tạo phải được diễn ra thường xuyên và liên tục, phải thực hiện công tác kiểm tra định kỳ sau mỗi khoá đào tạo để đánh giá chất lượng, hiệu quả và có khen thưởng đối với những cá nhân có sự cố gắng, có nghiệp vụ giỏi,…Các hình thức đào tạo, phát triển nguồn nhân lực không nên cứng nhắc, phải được vận dụng đan xen phù hợp với điều kiện, hoàn cảnh nhất định mới có khả năng đem lại kết quả tốt nhất, đào tạo chất lượng, hiệu quả với chi phí hợp lý. * Chính sách quản lý nguồn nhân lực. Để có nguồn nhân lực dồi dào và chất lượng, bên cạnh chính sách đào tạo và phát triển nguồn nhân lực thì công ty cần phải có chính sách quản lý hữu hiệu. Với chính sách quản lý phù hợp, công ty có thể thu hút lao động có trình độ, phát huy tối đa năng lực của các bộ nhân viên nói chung và cán bộ làm công tác dự thầu nói riêng. Từ đó góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh trong hoạt động dự thầu, tăng hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Nguyên tắc quản lý người lao động là phải tạo ra động lực để kích thích người lao dộng thông qua dồn bẩy về kinh tế và đòn bẩy phi kinh tế vì hai loại kích thích này gắn liền với lợi ích về vật chất và lợi ích về tinh thần của người lao động. Đòn bẩy kinh tế: không chỉ bố trí, sắp xếp người lao động vào các vị trí phù hợp năng lực của họ, các cán bộ quản lý còn cần xây dựng chế độ lương bổng, trợ cấp, thưởng phạt phân minh. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến thu nhập và cuộc sống của người lao động. Người lao động có thu nhập ổn định, có động lực phấn đấu sẽ yên tâm làm việc, hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao, nâng cao tinh thần trách nhiệm, năng động, sáng tạo, gắn bó, cống hiến hết mình cho công ty. Đòn bẩy phi kinh tế: song song với việc sử dụng các đòn bẩy kinh tế, công ty còn nên áp dụng các đòn bẩy phi kinh tế. Đó là những khuyến khích, lợi ích về mặt tinh thần. Công ty phải luôn luôn tạo được bầu không khí làm việc vui vẻ, thân thiện, đầy đủ trang thiết bị vật chất, giúp cho người lao động thấy phấn khởi khi làm việc; tổ chức các cuộc thi đua khen thưởng để người lao động tham gia và cố gắng, tạo các cơ hội cho các cán bộ nâng cao trình độ, có cơ hội thăng tiến trong công việc nhằm thoả mãn nhu cầu vươn lên và tự khẳng định bản thân, phát huy tính năng động sáng tạo trong mỗi cá nhân, đóng góp vào thành công chung của công ty. Việc thực hiện đan xen, đồng bộ hai chính sách trên sẽ giúp cho công ty có được đội ngũ cán bộ nhân viên chuyên nghiệp, am hiểu chuyên môn, có chất lượng, có kỹ năng nghiệp vụ giỏi. Đây sẽ là nguồn tài sản vô giá của công ty. Với đội ngũ lao động như vậy công ty chắc chắn sẽ hoạt động hiệu quả hơn. Đặc biệt, năng lực, trình độ của cán bộ làm công tác dự thầu được nâng cao sẽ giúp cho công tác chuẩn bị dự thầu, lập hồ sơ dự thầu có chất lượng tốt hơn, góp phần nâng cao hiệu quả trong đấu thầu, nâng cao năng lực cạnh tranh, đem lại nhiều lợi nhuận to lớn cho công ty. 3.2.1.5. Nâng cao năng lực về công nghệ, kỹ thuật, chất lượng sản phẩm. Thực tế cho thấy, đa phần các gói thầu trượt thầu của công ty đều là do công ty không đủ đáp ứng năng lực nhà thầu về công nghệ, kỹ thuật và kinh nghiệm. Do đó, chiến lược phát triển lâu dài của công ty là phải tập trung đầu tư vào dây chuyền sản xuất, các máy móc thiết bị nhằm hiện đại hoá, tăng năng suất, cải tiến mẫu mã và chất lượng sản phẩm cho phù hợp nhu cầu thị trường trong nước và quốc tế. Việc đầu tư phát triển công nghệ, dây chuyền sản xuất không thể thực hiện trong một sớm một chiều mà nó phụ thuộc vào nguồn vốn lớn cũng như dựa trên sự phân tích, đánh giá kỹ lưỡng và dự đoán chính xác nhu cầu. Tuy nhiên, trước hết công ty vẫn luôn cần duy trì và phát triển chất lượng của sản phẩm. Do đặc trưng sản phẩm của công ty là thiết bị đo lường đòi hỏi sự chính xác cao nên chất lượng sản phẩm là yếu tố vô cùng quan trọng. Hiện nay các sản phẩm của công ty đều đạt tiêu chuẩn chất lượng cao, được khách hàng trong nước tin dùng, nhưng cùng với sự phát triển nhanh của công nghệ và sự cạnh tranh của các đối thủ nước ngoài, công ty phải không ngừng củng cố và nâng cao chất lượng, áp dụng các kỹ thuật mới nhất, thường xuyên kiểm tra quy trình sản xuất, áp dụng quản lý theo ISO, nâng cao tay nghề công nhân… Có thể nói vai trò của Phòng Quản lý chất lượng là rất quan trọng trong việc đảm bảo chất lượng của sản phẩm - điều tạo nên uy tín hơn 20 năm nay của công ty và cũng là thế mạnh tạo nên ưu thế cạnh tranh của công ty so với các nhà thầu khác trong quá trình xét thầu. Bên cạnh việc nâng cao chất lượng các sản phẩm hiện tại, công ty cần chú trọng cả chiến lược đa dạng hoá sản phẩm. Nhu cầu thị trường rất đa dạng và phong phú, đa dạng hoá sản phẩm là một biện pháp để khai thác tối đa nhu cầu thị trường, tăng doanh thu và lợi nhuận cho công ty. Công ty cần đa dạng hoá sản phẩm trên cả chiều rộng và chiều sâu: nghiên cứu chế tạo các sản phẩm mới đáp ứng yêu cầu đặt ra ngày càng cao của thị trường và nghiên cứu, sửa chữa, hoàn thiện những sản phẩm hiện có nhằm nâng cao chất lượng. Có như vậy, công ty mới có thể tham dự được nhiều gói thầu cung cấp thiết bị hơn, đáp ứng được cả yêu cầu của các thị trường quốc tế khó tính luôn yêu cầu độ hiện đại và chất lượng rất cao, phục vụ cho mục tiêu mở rộng thị trường kinh doanh của Tổng công ty. 3.2.1.6. Nâng cao chất lượng các dịch vụ sau bán. Khi kinh tế ngày càng phát triển thì nhu cầu của xã hội ngày càng được nâng cao. Việc mua bán không chỉ đơn thuần là mua bán sản phẩm mà nó còn được gắn với dịch vụ nhằm thoả mãn tốt nhất nhu cầu của khách hàng. Khi cạnh tranh ngày càng khốc liệt, sự phát triển về công nghệ làm cho hàng hoá có chất lượng tương đương nhau thì dịch vụ được coi là thế mạnh, là ưu thế cạnh tranh của nhiều doanh nghiệp. Trong lĩnh vực đấu thầu cung cấp thiết bị thì các dịch vụ sau bán cũng là yếu tố quan trọng giúp các chủ đầu tư lựa chọn nhà thầu. Các điều khoản về dịch vụ tuy là các điều khoản nhỏ, bổ sung, không có ý nghĩa quyết định như các yếu tố về giá cả, kỹ thuật hay chất lượng, nhưng trên cùng một mặt bằng so sánh, các điều kiện giá cả, kỹ thuật, chất lượng như nhau mà điều kiện về dịch vụ sau bán hàng nhỉnh hơn chút ít cũng ảnh hưởng quyết định đến khả năng thắng thầu của công ty. Do đó, để nâng cao năng lực cạnh tranh, tăng khả năng thắng thầu, ngoài các giải pháp về nghiệp vụ kỹ thuật như ở trên thì công ty cũng cần hoàn thiện các biện pháp nâng cao chất lượng dịch vụ sau bán hàng để tạo ra sự thoả mãn tốt nhất yêu cầu của chủ đầu tư. Công ty cần cung cấp một hệ thống các dịch vụ với chất lượng ngày càng hoàn chỉnh như: - Dịch vụ trợ cấp tín dụng cho khách hàng: Công ty nên áp dụng dịch vụ này vào thanh toán vì không phải khách hàng nào cũng thanh toán được ngay cho công ty. Việc trợ cấp tín dụng sẽ tạo điều kiện thuận lợi, linh động hơn cho khách hàng. Yếu tố này sẽ góp phần quan trọng trong quyết định lựa chọn nhà thầu của chủ đầu tư. - Công ty hiện đã có dịch vụ vận chuyển hàng hoá, thiết bị tới tận trụ sở của khách hàng khi thực hiện hợp đồng nhưng cần tiếp tục hoàn thiện chất lượng, giảm bớt thời gian giao hàng, kết hợp các hợp đồng để giảm quãng đường vận chuyển, tiết kiệm chi phí. - Tiếp tục phát triển và nâng cao chất lượng các dịch vụ hỗ trợ, bổ sung như: thay thế phụ tùng khi hỏng hóc, kiểm tra, bảo hành, lắp đặt, cung cấp các dịch vụ kiểm định thiết bị. Các nhân viên cần hướng dẫn lắp đặt, vận hành, sử dụng thiết bị cho khách hàng một cách nhiệt tình, tỉ mỉ cho khách hàng trong và sau khi thực hiện hợp đồng. Các bộ phận, phòng ban cần phối hợp chặt chẽ, trách nhiệm hơn trong việc giải đáp các thắc mắc và khiếu nại của khách hàng. Công ty có thể cử cán bộ có kinh nghiệm, có trình độ để tư vấn cho khách hàng việc lựa chọn, sử dụng các thiết bị tốt nhất theo nhu cầu và mục đích sử dụng của khách hàng. - Ngoài ra, công ty nên thường xuyên tổ chức và mời khách hàng tham gia các hội thảo về thiết bị mà công ty cung ứng để tạo niềm tin nơi khách hàng. Công ty nên tích cực tìm hiểu và nắm bắt tâm lý, nhu cầu của khách hàng trên từng khu vực thị trường để ngày càng đưa ra các dịch vụ tốt hơn, hoàn chỉnh hơn. Đây là những hoạt động dịch vụ nhằm thoả mãn tốt hơn nhu cầu của khách hàng, tạo ra sự tin cậy về sản phẩm thiết bị điện, từ đó nâng cao uy tín của công ty, giúp khách hàng ngày càng gắn bó và tin tưởng lựa chọn công ty là nhà thầu chuyên cung cấp thiết bị đo lường điện cho họ. Đôi khi đây được coi là yếu tố quyết định đến sự thành bại của công ty khi tham gia dự thầu. Dịch vụ sau bán sẽ cung cấp giá trị thặng dư cho khách hàng, khiến họ yên tâm khi sử dụng sản phẩm, tạo cho các chủ đầu tư cảm giác được tôn trọng, được phục vụ tốt nhất. Nếu công ty thực hiên tốt các dịch vụ này sẽ góp phần nâng cao khả năng thắng thầu và vị thế của công ty trên thị trường. 3.2.2. Một số kiến nghị với Nhà nước. Luật Đấu thầu của nước ta được thông qua ngày 29/11/2005 và có hiệu lực thi hành từ ngày 1/4/2006 được xem là văn bản có giá trị pháp lý cao hơn và hoàn chỉnh hơn so với Nghị định số 88/1999/NĐ-CP ban hành quy chế đấu thầu và Nghị định số 14/2000/NĐ-CP, Nghị định số 66/2003/NĐ-CP về đấu thầu trước đây. Tuy nhiên, theo đánh giá và tình hình thực tiễn, nhận thấy vẫn có một số điểm hạn chế gây khó khăn trong hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp, công ty xin nêu một số kiến nghị với Nhà nước nhằm hoàn thiện hơn nữa hệ thống văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến hoạt động đấu thầu, nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho công ty nói riêng và các công ty kinh doanh trong lĩnh vực cung ứng thiết bị nói chung có thể tham gia đấu thầu hiệu quả hơn, cạnh tranh lành mạnh hơn, tạo đà thúc đẩy sự phát triển của các công ty trong nước. Thứ nhất, nâng cao yêu cầu về mặt chất lượng hàng hoá: Theo quy định hiện nay, đối với hoạt động đấu thầu cung cấp, mua sắm hàng hoá, nếu chỉ đánh giá đạt hay không đạt (từ 70% điểm trở lên là đạt, dưới 70% điểm là không đạt, trường hợp yêu cầu kỹ thuật cao thì mức yêu cầu tối thiểu không được quy định thấp hơn 80%), thì đương nhiên chất lượng của một số loại hàng hoá không được đồng đều, đảm bảo theo đúng quy định. Điều này rất nguy hiểm, nhất là với những loại hàng hoá yêu cầu chất lượng và độ chính xác cao như thiết bị đo điện. Vì vậy nhà nước nên nâng mức sàn yêu cầu đạt lên mức trên 80% hoặc cao hơn, tuỳ theo yêu cầu về chất lượng từng gói thầu, điều này không chỉ nâng cao chất lượng hàng hoá được lựa chọn thông qua đấu thầu mà còn góp phần vào việc làm giảm những tiêu cực trong hoạt động đấu thầu. Thứ hai, tạo điều kiện thuận lợi cho các nhà thầu trong nước trong quá trình tham gia dự thầu quốc tế: Nhằm khuyến khích tạo điều kiện thuận lợi cho các nhà thầu trong nước khi tham dự các cuộc đấu thầu quốc tế, Nhà nước nên có các chính sách ưu đãi đối với những nhà thầu này. Một số chính sách cụ thể nên áp dụng như: - Chính sách ưu đãi về thuế: đối với các gói thầu quốc tế, nhà thầu trong nước nếu phải nhập khẩu sẽ được áp dụng mức thuế ưu đãi hơn, thủ tục dễ dàng hơn. - Chính sách ưu đãi về tín dụng: các doanh nghiệp sẽ được cấp các loại bảo lãnh mà không mất phí ngân hàng, sẽ được xét cho vay vốn với lãi suất ưu đãi, thủ tục nhanh gọn,… - Chính sách hỗ trợ các doanh nghiệp về mặt pháp lý, thủ tục hành chính. Ngoài ra, Nhà nước cần tạo điều kiện thuận lợi cho các nhà thầu trong nước bằng cách thường xuyên tổ chức các hội chợ thương mại, triển lãm quốc tế nhằm tăng cường quảng bá hình ảnh về các doanh nghiệp Việt Nam; thành lập và khuyến khích các doanh nghiệp tham gia vào các hiệp hội ngành nghề để nâng cao năng lực cạnh tranh của các doanh nghiệp Việt Nam. Thứ ba, kiểm tra, thanh tra, giải quyết các khiếu nại, tố cáo và xử lý các vi phạm trong đấu thầu. Đây là một trong các chức năng quan trọng của Nhà nước trong nền kinh tế thị trường. Đặc biệt trong các nghiệp vụ chi tiêu công cộng, việc kiểm tra, thanh tra để kịp thời uốn nắn những sai phạm, ngăn chặn những biểu hiện tiêu cực, tham nhũng trong đấu thầu mua sắm công là việc làm không thể thiếu của tất cả các nước. Nhà nước cần tổ chức cơ quan chuyên trách, có đủ năng lực để đảm đương công việc thanh tra, kiểm tra xử lý các vi phạm trong đấu thầu, đồng thời giải quyết các tranh chấp, khiếu nại phát sinh trong hoạt động đấu thầu. Thứ tư, cải cách bộ máy hành chính Nhà nước tham gia quản lý công tác đấu thầu. Theo Nghị định số 61/2003/NĐ-CP và số 66/2003/NĐ-CP, Chính phủ thống nhất quản lý công tác đấu thầu trên phạm vi cả nước, Bộ Kế hoạch và Đầu tư là cơ quan đầu mối giúp Chính phủ thực hiện việc quản lý công tác đấu thầu. Với những dự án sử dụng vốn Nhà nước thì nhiều cấp, nhiều cá nhân tham gia vào quá trình lựa chọn nhà thầu, cũng như việc điều chỉnh bổ sung giá trị hợp đồng nên trách nhiệm không được xác định rành mạch và tốn nhiều thời gian cho các thủ tục có tính chất hành chính. Các cơ quan quản lý nhà nước về đấu thầu vừa ban hành chính sách, các quy định về đấu thầu, vừa tham gia trực tiếp vào quá trình lựa chọn nhà thầu, vừa là người kiểm tra, giám sát quá trình lựa chọn đó, đồng thời cũng là người thanh tra, xử lý khiếu nại, tố cáo, vì vậy dẫn đến việc quản lý khó có hiệu quả, xuất hiện nhiều hành vi tiêu cực, tham nhũng. Vì vậy vấn đề đặt ra là cần cải cách một cách cơ bản bộ máy quản lý hành chính nhà nước về đấu thầu, đồng thời tiếp thu một cách có chọn lọc khoa học quản lý kinh tế trong cơ chế thị trường ở các nước và các tổ chức tiên tiến trên thế giới, nhằm hoàn thiên, nâng cao năng lực và hiệu quả quản lý kinh tế nói chung, trong hoạt động đầu tư, xây dựng và đấu thầu nói riêng. Ngoài ra, với tư cách một doanh nghiệp trực thuộc Bộ Công thương, Tổng công ty Thiết bị điện còn có các kiến nghị với Bộ Công thương để được giúp đỡ, phát triển hơn nữa hoạt động sản xuất kinh doanh như: thường xuyên mở các cuộc triển lãm, trưng bày giới thiệu sản phẩm hàng công nghiệp, tổ chức các buổi giao lưu giữa các doanh nghiệp trong và ngoài nước; ban hành các văn băn pháp quy, các quy định, quyết định liên quan đến hoạt động sản xuất và hoạt động thương mại một cách rõ ràng, thông thoáng, chính xác, xây dựng cơ chế quản lý hợp lý, giảm bớt các khâu trung gian chồng chéo không cần thiết làm cản trở sự phát triển, tạo điều kiện cao nhất cho Tổng công ty và các công ty, doanh nghiệp khác có thể kinh doanh một cách hiệu quả nhất; thường xuyên giúp đỡ công ty tìm kiếm đối tác, hợp tác liên doanh liên kết với các nước, các doanh nghiệp, các tổ chức kinh tế nước ngoài nhằm tạo môi trường kinh doanh đa dạng, làm tăng thị phần, tăng uy tín và tăng lợi nhuận. KẾT LUẬN Đấu thầu ngày nay đã trở thành hoạt động phổ biến, được áp dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực kinh doanh như xây lắp, tư vấn và mua sắm hàng hoá. Nó đem lại hiệu quả cho tất cả các bên có liên quan. Vì vậy, đối với các nhà thầu thường xuyên tham gia dự thầu cung cấp vật tư thiết bị như công ty mẹ - Tổng công ty Thiết bị điện Việt Nam thì việc xây dựng các giải pháp nhằm hoàn thiện, nâng cao hơn nữa hiệu quả công tác dự thầu là vô cùng cần thiết. Tôi tin rằng trong tương lai, nếu tiếp tục phát huy những điểm mạnh và khắc phục được những điểm còn hạn chế, tìm kiếm và tận dụng các cơ hội từ thị trường, công ty sẽ ngày càng vững mạnh, giữ vững thị phần trong nước và mở rộng được thị phần cũng như danh tiếng trên thị trường quốc tế, nhất là trong giai đoạn Việt Nam đã chính thức trở thành thành viên của WTO. ._.