Một số giải pháp hoàn thiện công tác tổ chức giáo dục đào tạo và phát triển nguồn nhân lực tại Công ty in và sản xuất bao bì Hà Nội

toàn cầu hoá thì sự cạnh tranh gay gắt nhất, mang tính chiến lược giữa các tổ chức, giữa các quốc gia là cạnh tranh về yếu tố con người. Nguồn nhân lực đã thực sự trở thành thứ tài sản quý giá nhất, là chiếc chìa khoá dẫn đến thành công của mỗi tổ chức, mỗi doanh nghiệp. Để có thể sử dụng hợp lý nguồn nhân lực trong doanh nghiệp của mình, các nhà quản lý phải giải quyết tốt được các vấn để đặt ra trong công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực hiện có trong các tổ chức. Vì vậy, công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực đã có vai trò quan trọng đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. Chính vì vậy em quyết định chọn đề tài: “Một số giải pháp hoàn thiện công tác tổ chức giáo dục đào tạo và phát triển nguồn nhân lực tại công ty In và Sản xuất bao bì Hà Nội” làm luận văn tốt nghiệp của mình, nhằm từ đó tìm ra những mặt được và mặt hạn chế và hiểu rõ hơn công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực tại doanh nghiệp. Chuyên đề gồm 2 chương chính: Chương 1: Thực trạng công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực trong công ty In và Sản xuất bao bì Hà Nội. Chương 2: Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực trong công ty In và Sản xuất bao bì Hà Nội. Chương I thực trạng công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực tại Công ty In và sản xuất bao bì Hà Nội I. Khái quát về công ty In và Sản xuất bao bì Hà Nội 1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty In và Sản xuất bao bì Hà Nội. Công ty In và Sản xuất bao bì Hà Nội là công ty TNHH có hai thanh viên sáng lập, trụ sở tại 149D Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội. Giấy phếp thành lập số 0120100829 do sở kế hoạch và đầu tư Thành phố Hà Nội cấp với số vốn điều lệ là 2.200.000.000đ. Nghành công nghiệp in là một trong những nghành phát triển rất nhanh chóng. Hầu hết các cơ sở sản xuất kinh doanh in từ nhỏ đến lớn đều chuyển từ công nghệ in TYPO sang công nghệ OFFSET và đầu tư mua máy in OFFSET hiện đại cùng nhiều máy móc, thiết bị phục vụ công nghệ in OFFSET để in các loại sản phẩm nhiều màu với chất lượng cao. Sản phẩm in ngày càng đa dạng như: sách báo, tranh ảnh, tạp chí, bao bì, nhãn mác…với nhiều màu sắc sặc sỡ. Chất lượng in ngày càng được nâng cao và khối lượng in ngày càng được gia tăng phù hợp với sự phát triển của nền kinh tế xã hội nói chung. Công ty In và Sản xuất bao bì Hà Nội được thành lập ngày 11/07/2000. Bước đầu hoạt động, công ty tạo dựng đội ngũ các cán bộ công nhân viên kỹ thuật lành nghề, có nhiều kinh nghiệm, sản xuất được nhiều mặt hàng: Bao bì nhãn mác tờ rơi, tờ gấp, tờ quảng cáo, hộp đựng áp quy, hộp đựng bút sơn, các loại hộp đựng bánh và nhiều sản phẩm nhiều màu có độ phức tạp cao. Trải qua hơn bảy năm hoạt động, tài sản quý báu nhất mà công ty đã tạo lập được là sự khẳng định vai trò của mình trên địa bàn kinh doanh, sự tin cậy của cấp uỷ chính quyền và nhân dân địa phương cùng sự mến mộ của khách hàng gần xa. Công ty có chức năng ngành nghề sau : - Sản xuất các mặt hàng bằng giấy. - In bao bì nhãn mác. - Buôn bán thiết bị vật tư nghành in. - Đại lý buôn bán ký gửi hàng hoá. - Giấy phép nhập khẩu số 2818. - Sau khi thành lập, công ty đã triển khai bộ máy nhân sự, xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh cũng như mua sắm trang thiết bị, chuẩn bị nhà xưởng đi vào sản xuất. Sau gần 6 năm đi vào sản xuất (tính từ tháng 9/2001 đến tháng 12/2006), công ty đã đạt chỉ tiêu: - Doanh thu : 3.154,5 triệu đồng - Lợi nhuận :525,2 triệu đồng - Các khoản nộp nhà nước : 147,1 triệu đồng Trong quá trình sản xuất kinh doanh, do có những đối sách hợp lý và quan điểm đúng đắn về thị trường, luôn coi trọng chất lượng sản phẩm và giá cả hợp lý cùng đội ngũ công nhân lành nghề, công ty đã giành được sự tín nhiệm của khách hàng, mà cụ thể là thị phần của công ty đạt được ngày một tăng cao. Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty được thể hiện trên bảng sau: Kết quả hoạt sản xuất kinh doanh Từ 01/01/2004 đến 31/12/2006 STT Chỉ tiêu ĐVT Năm 2004 Năm 2005 Năm 2006 So sánh 2005/2004 2006/2005 Số tuyệt đối Số tương đối (%) Số tuyệt đối Số tương đối (%) 1 Doanh thu Tr. đồng 2.245,9 2.876,1 3.154,5 630,2 128,1 278,4 109,7 2 Lợi nhuận Tr. đồng 391,2 589,6 525,2 198,4 150,7 -64,4 89,1 3 Thuế thu nhập DN phải nộp Tr. đồng 109,5 165,0 147,1 55,5 150,7 -17,9 89,2 4 Lợi nhuận sau thuế Tr. đồng 281,7 424,6 378,1 142,9 150,7 -46,5 89,0 5 Lao động bình quân Tr. đồng 50 60 60 5 120 0 100 6 Thu nhập bình quân Tr. đồng 1.100,0 1.500,0 1.750,0 400,0 136,4 250,0 116,7 7 Tổng vốn kinh doanh Tr. đồng 1.802,8 1.950,5 2.155,2 147,7 108,2 204,7 110,5 8 Vốn lưu động bình quân Tr. đồng 1.195,3 1.250,9 1.400,5 55,6 104,7 149,6 112,0 9 Số vòng quay VLĐ BQ (1/8) Vòng 1.9 2,3 2,3 0,4 122,4 0,0 98,0 10 Sức sinh lợi VLĐ bình quân (2/8) 32,7 47,1 37,5 14,4 144,0 -9,6 79,6 11 Năng suất lao động bình quân W (1/5) Tr. đồng 89,8 95,9 105,2 6,0 106,7 9,3 109,7 12 Tỷ suất lợi nhuận vốn kinh doanh (2/7) Chỉ số 0,22 0,3 0,24 0,08 136,36 -0,06 80,0 13 Tỷ suất lợi nhuận doanh thu (2/1) Chỉ số 0,17 0,21 0,17 0,04 123,52 -0,04 80,95 14 Số vòng quay vốn (1/7) Vòng 1,2 1,5 1,5 0,2 118,4 0,0 99,3 Nguồn: Bỏo cỏo kết quả kinh doanh 2004 - 2006 Xem xét kết quả hoạt động kinh doanh ta thấy: Nhìn vào bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh trong 3 năm qua(2004-2006) của công ty, ta thấy doanh thu của công ty các năm sau đều tăng cao hơn năm trước.Doanh thu năm 2005 đạt 2.876,1 triệu đồng, tăng 28.05% so với năm 2004.Đến cuối năm 2006, doanh thu đạt 3.154,5 triệu đồng, tăng 9.7% so với năm 2005.Trong đó lợi nhuận sau thuế năm 2005 đạt 424,6 triệu đồng, tăng 50,7% so với năm 2004.Tuy nhiên, chỉ tiêu Lợi nhuận sau thuế/doanh thu năm 2006 lại giảm so với năm 2005 (-18,83%) là điều đáng lo ngại vì đây là một trong những chỉ tiêu quan trọng thể hiện hiệu quả kinh doanh của công ty.Nguyên nhân là trong năm 2006, tỉ lệ chi phí quản lý kinh doanh tăng quá cao, giá vốn hàng bán cũng tăng cao và một lí do nữa là sự tăng giá của một số mặt hàng thiết yếu như xăng, dầu, điện, nước.Vì thế để kết quả kinh doanh cao hơn, công ty cần kiểm soát chi phí chặt chẽ và sử dụng thật tiết kiệm. Đời sống của cán bộ công nhân viên trong công ty ngày càng được quan tâm và cải thiện, thu nhập đầu người trong công ty đều tăng qua các năm, cụ thể từ 1.100.000 đồng/người/tháng năm 2004 lên 1.500.000 đồng/người/năm năm 2005, đạt 1.750.000 đồng/người/năm năm 2006 và sẽ còn tiếp tục tăng nữa.Bên cạnh đó công ty đều có các khoản thưởng và chăn sóc y tế cho nhân viên trong công ty. Như vậy, qua 7 năm hoạt động, công ty đã đạt được những thành công đáng kể, đã vượt qua những khó khăn ban đầu và ngày càng đứng vững trên thị trường ngày một đòi hỏi đa dạng về mẫu mã, cao về chất lượng sản phẩm. Bên cạnh mục tiêu kinh doanh vì lợi nhuận mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng theo đuổi thì uy tín và chất lượng là tiêu chí mà công ty đặt lên hàng đầu. Những năm qua sản phẩm của công ty ngày càng được nâng cao chất lượng, được bạn hàng tín nhiệm.Điều đó được thể hiện qua việc doanh thu năm nay cao hơn năm trước, số lượng trang in khổ chuẩn (13 x 19) cũng tăng hơn. Để đạt được điều đó Ban Lãnh đạo Công ty và CBCVN cùng thống nhất quan điểm: “Tất cả vì chất lượng ". Công ty đã mở rộng quy mô sản xuất bằng việc mua thêm các thiết bị để tăng năng xuất, mở rộng kinh doanh với các đối tác trong và ngoài tỉnh. TT Tên thiềt bị Nuớc sản xuất Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Máy in OFFSET Nhật 02 520.000 1.400.000 2 Máy dập hộp Trung Quốc 03 110.000 330.000 3 Máy cán láng Việt Nam 02 25.000 50.000 4 Tổng 1.780.000 Đơn vị tính:Triệu đồng Biểu mẫu khối lượng in sản phẩm STT Sản phẩm Kích thước Số màu Năm trước Dự kiến năm nay 1 Hộp chổi sơn Hộp mộc Hộp đen 6sp Hộp 1750 x 75 Hộp 82 x 22 Các mã hộp khác 38,5 x 58 65 x 75 30 x 70 31 x 72 3 100.000sp 20.000sp 40.000sp 40.000sp 60.000sp 300.000sp 50.000 sp 100.000 sp 100.000 sp 150.000 sp 2 Hộp rưọu các loại - 4 70.000sp 350.000sp 3 Hộp bánh các loại - 5 100.000sp 500.000sp 4 Hộp ắc quy - 3 50.000sp 250.000sp 5 Các loại nhãn mác - Nhãn rượu - Nhãn NG - Nhãn nước mắm - 5 250.000sp 1.500.000sp 1.000.000sp 500.000sp 6 Vé xem biểu diễn - 4/4 60.000sp 200.000sp 7 Biểu mẫu y tế A4 2 200.000sp 5.000.000sp 8 Hộp áo mưa 9,5 x 54,5 4 70.000sp 150.000sp 2. Chức năng nhiệm vụ và đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh: Xuất phát từ thực tế sản phẩm công ty hiện có và qua nghiên cứu thị trường sản phẩm trên thì công ty có khối lượng công việc tương đối lớn, đủ để thực hiện. * Hình thức đầu tư và thành lập xưởng in OFFSET: Về nhân sự: Công ty sắp xếp người có kinh nghiệm cao sẽ phụ trách kế hoạch kỹ thuật . Tuyển dụng thêm một số công nhân kỹ thuật có kinh nghiệm,có tay nghề cao để vận hành máy in OFFSET. Việc tuyển người vào công ty làm việc sẽ căn cứ vào nhu cầu của từng giai đoạn. - Số lượng công nhân phục vụ cho phân xưởng in OFFSET: + Phụ trách chung: 01 cán bộ phụ trách kỹ thuật tiến bộ. +Phũng tổ chức lao động - tiền lương : 3 người +Phũng kế toỏn tài vụ : 2 người +Phũng kế hoạch vật tư : 5 người +Phũng chế bản : 4 người +Phõn xưởng in : 12 ngưũi +Phõn xưởng bế và cỏn lỏng : 6 người +Cụng nhõn gia cụng :25 người * Nhiệm vụ và đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh: Sản phẩm in ngày càng đa dạng với nhiều màu in sặc sỡ, chất lượng in ngày càng được nâng cao và khối lượng sản phẩm in ngày càng được gia tăng. Hàng năm, công ty có rất nhiều sản phẩm phải làm, nhiều loại tranh chụp, tranh vẽ, sách báo nhãn mác… phục vụ đời sống và các ngành kinh tế quốc dân. * Tổ chức quản lý và tổ chức sản xuất: Phó giám đốc kinh doanh Giám đốc Phó giám đốc kĩ thuật Phòng tổ chức lao động tiền lương P. Kế toán tài vụ P. Kế hoạch vật tư PX. In PX. Bế và cán láng P. Chế bản Phũng hành chớnh Chức năng của các phòng ban. Hội đồng thành viên gồm tất cả các thành viên là cơ quan quyết định cao nhất của công ty. Hội đồng thành viên mỗi năm họp một lần và bầu một thành viên làm chủ tịch. Chủ tịch hội đồng thành viên có thể kiêm giám đốc công ty. Giám đốc công ty là người điều hành mọi hoạt động kinh doanh hàng ngày của công ty, chịu trách nhiệm trước Hội đồng thành viên về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình. Thành viên có quyền yêu cầu công ty mua lại phần vốn góp của mình nếu thành viên đó bỏ phiếu trống hoặc phản đối bằng văn bản đối với quyết định của hội đồng thành viên. Giúp việc cho giám đốc có một phó giám đốc và một trợ lý giám đốc. Phó giám đốc và trợ lý giám đốc là cộng sự đắc lực của giám đốc, chịu trách nhiệm trước giám đốc, trước Hội đồng thành viên về việc mà mình được phân công. Chức năng chung của các phòng ban là giúp giám đốc nắm vững tình hình, kiểm tra, kiểm soát, nghiên cứu xây dựng kế hoạch chuẩn bị sản xuất và chịu sự quản lý trực tiếp của ban giám đốc công ty. Chức năng và nhiệm vụ đó như sau: - Phòng tổ chức lao động tiền lương: Quản lý nhân sự về mặt điều hoà, bố trí, tuyển dụng, đào tạo giải quyết những vấn đề về tiền lương chính. - Phòng kế toán tài vụ: Phụ trách công tác tài chính của công ty theo dõi mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty dưới hình thái tiền tệ hạch toán kế toán các nhiệm vụ phát sinh, hàng ngày thông qua hạch toán các khoản thu mua, nhập xuất nguyên vật liệu, hàng hoá chi phí, doanh thu xác định kết quả sản xuất kinh doanh thanh toán với khách hàng, ngân hàng, cơ quan thuế vụ đồng thời theo dõi cơ cấu nguồn vốn hình thành nên tài sản của công ty và lập chiến lược đầu tư và phát triển kế hoạch dài hạn hàng năm, đầu tư thay thế bổ sung các dây chuyền công nghệ theo yêu cầu chiến lược mở rộng của công ty. . * Tổ chức công tác kế toán: - Phòng tài vụ đặt dưới sự lãnh đạo trực tiếp của giám đốc. Bộ máy kế toán của công ty có nhiệm vụ tổ chức thực hiện toàn bộ công tác kế toán, công tác thống kê, giúp giám đốc tổ chức thông tin kinh tế và phân tích hoạt động kinh doanh, hướng dẫn chỉ đạo và kiểm tra các bộ phận trong công ty thực hiện đầy đủ chế độ ghi chếp ban đầu, chế độ hạch toán và chế độ quản lý kinh tế tài chính. - Phòng kế hoạch vật tư: có nhiệm vụ phản ánh chính xác, kịp thời số hiện có, tình hình biến động của vật liệu và tài sản cố định, ghi vào bảng kê và sổ nhật ký chứng từ có liên quan, tham gia kiểm kê vật tư, kiểm tra chế độ bảo quản và nhập xuất vật tư. - Phòng hành chính: Quản lý con dấu của công ty, phụ trách công tác văn thư tiếp khách, tổ chức các cuộc họp, tiếp nhận công văn, thư, báo. - Phòng chế bản: chịu trách nhiêm tính toán các thông số kỹ thuật của sản phẩm, bản vẽ về mặt thiết kế kỹ thuật mẫu mã sản phẩm, chế bản phim, giám sát kỹ thuật phân xưởng sản xuất, kiểm tra chất lượng sản phẩm . * Hình thức sổ và hệ thống áp dụng: Xuất phát từ điều kiện thực tế trong hoạt động sản xuất kinh doanh, kết hợp với việc tìm hiểu và nghiên cứu những ưu điểm và nhược điểm của các hình thức sổ kế toán, công ty đã lựa chọn hình thức sổ nhật ký chung. Theo hình thức này, mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được ghi vào sổ nhật ký chung theo trình tụ thời gian phát sinh. Sau đó từ sổ nhật ký chung ghi vào các sổ có liên quan và cuối tháng ghi vào sổ cái. Công ty đã áp dụng hệ thống tài khoản trong chế độ kế toán mới. Theo thuyết minh báo cáo tài chính quý IV năm 2004, các chế độ kế toán áp dụng tại công ty như sau: - Đơn vị tiền tệ sử dụng VNĐ. - Hình thức sổ kế toán áp dụng: Nhật ký chung. - Phương pháp kế toán tài sản cố định : + Nguyên tắc đánh giá tài sản cố định: Theo nguyên giá, giá trị hao mòn, cộng giá trị còn lại của tài sản cố định. + Phương pháp khấu hao: Đường thẳng (Phương pháp tuyến tính cố định). + Kế toán hàng tồn kho: Theo phương pháp kê khai thường xuyên. - Các Phân xưởng: + Phân xưởng in: Gồm 3 máy in tuỳ thuộc vào nhãn mác bao bì mà khách hàng đặt in. + Phân xưởng xén: Gồm 2 máy xén để cắt giấy theo khổ nhất định hoặc sản phẩm đã in thành những sản phẩm riêng biệt để chuẩn bị cho các khâu khác. + Phân xưởng cán láng: Là công đoạn cho sản phẩm sau khi xén vào máy để láng bóng hay phun nhũ để chống thấm và nâng cao tuổi thọ sản phẩm. + Phân xưởng bế: Sản phẩm sau khi đã được xén hay cán láng sẽ được cho vào máy dập thành khuân hay sản phẩm có hình uốn lượn mà máy xén không thể xén được. + Phân xưởng gia công : Đây là giai đoạn mà các công nhân phải dùng thủ công để hoàn thiện những sản phẩm mà không thích hợp với máy móc hiện đại. + Phân xưởng đóng gói sản phẩm: Đóng gói sản phẩm vào bao bì với chất lượng sản phẩm đã được kiểm tra qua máy vi tính về chất lượng, kích thước để đóng gói vào bao bì sản phẩm, phân loại sản phẩm và đây là công đoạn cuối cùng . 3. Một số đặc điểm kinh tế - kỹ thuật chủ yếu ảnh hưởng đến công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực. * Đặc trưng sản phẩm và quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm: - Các sản phẩm nhiều màu như: tranh ảnh có kích thước giấy 39x54 cm, 54x78 cm…sách có kích thước 14,5x20,5 cm còn nhãn mác và bao bì nhỏ kích thước nhỏ hơn. Vậy sản phẩm có kích thước trên là tương đối phổ biến. Công ty cần tập trung vào khổ máy in OFFSET có kích thước 31x42 cm tương đương với máy 10 trang. Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm : Thiết kế tạo mẫu Chế bản Ra phim Bình phim Phơi kẽm In Phân cấp Gia công sau in Thành phẩm Hầu hết máy móc thiết bị của nhà máy được nhập của Nhật. Công nghệ máy móc làm theo kiểu bán tự động, nên nhà máy có thể tiết kiệm được thời gian NVL, nhanh chóng trở thành bán thành phẩm ở cấp phân xưởng từ đó giảm được chi phí sản xuất ra sản phẩm, rất thuận lợi trong việc nâng cao chất lượng sản phẩm thực hiện chuyên môn hoá, đa dạng hoá sản phẩm, tuy nhiên bên cạnh đó công nghệ máy móc hiện đại đòi hỏi trình độ chuyên môn của công nhân phải cao, phải qua đào tạo. Do máy móc thiết bị hiện đại 100% nhập ngoại đòi hỏi trình độ kỹ thuật của công nhân cao nên nhà máy đã tổ chức tuyển dụng thêm một số kỹ thuật và công nhân có tay nghề cao để phù hợp với thiết bị máy móc, đồng thời nhà máy tổ chức bồi dưỡng nâng cao tay nghề cho công nhân nắm vững kỹ thuật sản xuất cán bộ kỹ thuật để sản lượng của nhà máy đạt đúng với công suất của thiết bị máy móc. II. Thực trạng công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực ở công ty In và sản xuất bao bì Hà Nội 1. Nhu cầu đào tạo và phát triển nguồn nhân lực. Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực là một việc làm cần thiết đối với mỗi doanh nghiệp. Vai trò của con người ngày càng trở nên quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của công ty cho dù công ty có sở hữu trang thiết bị máy móc hiện đại nhưng không có người sử dụng thì cũng chẳng có ý nghĩa gì. Không chỉ những công ty có nguồn lao động yếu kém thì mới cần đào tạo mà cả những doanh nghiệp có những nhân viên, cán bộ đầy kinh nghiệm và năng lực cũng cần phải thường xuyên đào tạo để củng cố và cung cấp kiến thức cập nhật cho họ. Đối với công ty In và Sản xuất bao bì Hà Nội thì đào tạo và phát triển nguồn nhân lực càng cần thiết hơn bao giờ hết đó là do sự thay đổi phương hướng kinh doanh sản xuất và mặt khác những người lao động đã được đào tạo quá lâu. Công ty nhận thức đào tạo và phát triển nguồn nhân lực là một sự đầu tư đem lại lợi ích đáng kể từ nguồn nhân lực là một trong những phương tiện hữu hiệu để đạt được sự phát triển của toàn công ty. Chính vì vậy, đào tạo và phát triển nền nhân lực là một vấn đề công ty đặc biệt quan tâm. Công ty đã cố gắng xây dựng và thực hiện các khoá đào tạo, phát triển một cách khoa học để đem lại hiệu quả cao nhất. Từ những nhận thức đúng đắn công ty đã xem xét và đánh giá lại khả năng chuyên môn, nghiệp vụ, trình độ tay nghề của công nhân. Đây cũng là một cách làm cần thiết để phát hiện sự yếu kém của công nhân để từ đó xác đinh được nhu cầu về đào tạo và phát triển. Để thực hiện công việc này, công ty sử dụng một số công việc cơ bản nhằm đánh giá năng lực làm việc của công nhân và nhu cầu đào tạo của họ. + Thiếu bằng cấp về chuyên môn mà công việc của họ đòi hỏi từ đó dẫn đến thiếu kỹ năng để thực hiện công việc mà họ cần đảm nhiệm. + Thiếu kỹ năng thao tác thực hiện công việc. + Nhu cầu của công ty cho những bằng cấp bổ sung thêm đối với công nhân để họ có khả năng thao tác và bằng cấp mà công việc yêu cầu. + Phân tích những vấn đề tổ chức, đó là những phân công lao động trong những thiếu xót về khâu tổ chức ta tìm ra nhu cầu đào tạo. Ngoài ra còn phải dựa vào từng cá nhân để xác định yêu cầu. Đó là công ty dựa vào hồ sơ nhân viên và quá trình công tác của cán bộ công nhân viên từ đó phân tích tìm ra người phù hợp nhất và số lượng là bao nhiêu sẽ đem lại hiệu quả cao nhất. 2. Đặc điểm chung về nguồn nhân lực của công ty Bảng: Tình hình nhân sự của Công ty Đơn vị tính: Người Chỉ tiêu Năm 2004 Năm 2005 Năm 2006 So sánh 2005/2004 So sánh 2006/2005 Số lượng Tỷ trọng Số lượng Tỷ trọng Số lượng Tỷ trọng Số tuyệt đối Số tương đối (%) Số tuyệt đối Số tương đối (%) Tổng lao động 50 100 60 100 60 100 10 120 0 100 Phân theo giới tính 1. Nam 38 76,0 40 66,7 42 70,0 2 105,3 2 105 2. Nữ 12 24,0 20 33,3 18 30,0 8 166,7 -2 90 Phân theo tính chất lao động 1. LĐ gián tiếp 18 36,0 18 30,0 18 30,0 0 100,0 0 100 2. LĐ trực tiếp 32 64,0 42 70,0 42 70,0 10 131,3 0 100 IV. Phân theo trình độ 1.ĐH & trên ĐH 10 20,0 12 20,0 18 30 2 120,0 6 150 2. CĐ & trung cấp 18 36,0 20 33,3 20 33,3 2 111,1 0 100,0 3.PTTH & THCS 22 44,0 28 46,7 22 36,6 6 127,3 -6 78,6 Nguồn: Phòng Tổ chức lao động tiền lương Ban lãnh đạo công ty In và Sản xuất bao bì Hà Nội xác định nhu cầu về lực lượng lao động dựa trên mục tiêu phát triển và cân đối nguồn lực lao động hiện có. Phòng tổ chức lao động tiền lương tiến hành tuyển dụng theo tiêu chí đã đề ra.Tuy nhiên, công tác tuyển mộ của công ty chưa chuyên nghiệp, đa số đều dựa vào mối quan hệ quen biết.Chính vì thế mà chất lượng lao động không cao, chưa đáp ứng được đòi hỏi của công việc. Sau khi được tuyển chọn, người lao động sẽ được bố trí vào từng công việc cụ thể. Các phòng ban, phân xưởng sẽ nhận người lao động mới và họ được thử việc một tháng, nếu hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao sẽ tiến hành ký hợp đồng lao động.Nhưng trước khi thử việc, người lao động đều được giải thích rõ về nội dung, tính chất, khối lượng công việc, nghĩa vụ và quyền lợi của họ… Qua bảng trên, tình hình lao động của công ty, ta thấy tổng số lao động bình quân hàng năm của công ty qua 3 năm không thay đổi là bao nhiêu về số lượng nhưng về chất lượng cũng như cơ cấu bên trong thay đổi khá rõ rệt điều này có ảnh hưởng rất lớn đến doanh thu cũng như kết quả sản xuất của Công ty. Năm 2005 lao động tăng 20% so với năm 2004 là do công ty đi vào hoạt động thêm 2 xưởng sản xuất mới.Về cơ cấu lao động theo giới, tỷ lệ chênh lệch giữa nam và nữ không đáng kể, cơ cấu này phù hợp với công ty. Nhân viên nam phụ trách kỹ thuật, cơ khí,…số còn lại là nữ giới phù hợp với nhưng công việc như kế toán, thủ kho, công nhân,… Việc tăng giảm số lao động là nam giới hay nữ giới qua các thời kỳ phụ thuộc vào yêu cầu công việc của từng mùa vụ.Nếu phân chia lao động theo chức năng, ta thấy cơ cấu tổ chức khá hợp lý, với phần lớn là lao động trực tiếp.Số lao động gián tiếp không tăng trong những năm gần đây. Bằng việc phân chia lao động theo trình độ, ta thấy số lao động có trình độ trung cấp trở lên đạt 63,3% trong khi số lao động phổ thông chiếm không quá 40% nhưng với trình độ nghiệp vụ khác nhau, ví trí đảm nhiệm khác nhau, cơ cấu lao động vẫn được tổ chức hợp lý và lôgic thành một hệ thống.Tuy nhiên công ty cần luôn chú trọng tuyển dụng người thực sự có năng lực, đào tạo cán bộ công nhân viên qua những lớp học nghiệp vụ, huấn luyện kỹ năng làm việc. Những năm trước một phần do mới được thành lập, một phần là do công ty chưa có uy tín nhiều trên thị trường nên công việc có hạn chế và dư thừa một số lao động trực tiếp sản xuất. Tuy vậy công ty vẫn tiếp tục có nhu cầu tuyển dụng những lao động có trình độ đại học vào làm công tác quản lý. 3. Hoạch định nguồn nhân lực : Công ty luôn nhận thức được ngay từ khi mới thành lập rằng đối với một công ty TNHH trong cơ chế thị trường cạnh tranh khốc liệt, việc lập kế hoạch trung và dài hạn là rất khó, nên việc hoạch định nguồn nhân lực trong công ty là một lĩnh vực khá mới mẻ.Cho đến nay công ty chỉ xây dựng kế hoạch từng năm căn cứ vào kết quả năm trước và dự kiến cho năm sau, qua phân tích tình hình thực tế.Về lao động, thiếu vị trí nào công ty sẽ tuyển thêm hoặc điều độ bổ sung vị trí đó.Ban lãnh đạo công ty cố gắng với mục tiêu tạo đủ công ăn việc làm cho người lao động. Thông thường, số lượng nhân viên ở các phòng ban ít thay đổi, nên công ty ít chú ý đến việc xác định nhu cầu lao động cho bộ phận này, và chỉ thay đổi khi có sự thay đổi về tổ chức. Số lượng lao động trực tiếp và phục vụ thường xuyên thay đổi, số lượng lao động thực tế phụ thuộc vào hợp đồng của công ty.Việc xác định số lượng lao động cho bộ phận này căn cứ vào kết quả hoạt động của công ty trong năm, của từng hợp đồng và trên cơ sở định mức lao động, thời gian hoàn thành. Như vậy có thể nói công tác hoạch định nguồn nhân lực của công ty còn nhiều hạn chế, đặc biệt là hoạch định nguồn nhân lực trung hạn và dài hạn.Vấn đề này đặt ra yêu cầu với các nhà quản trị cấp cao là phải xây dựng được một chiến lược hoạt động trung và dài hạn trong đó có chiến lược về con người theo hướng chủ động thì mới đảm bảo được mọi hoạt động của công ty có hiệu quả cao. 4.Tuyển dụng nguồn nhân lực: Vấn đề tuyển dụng người lao động được công ty quan tâm, đặc biệt là chất lượng tuyển dụng bởi nếu chất lượng người lao động không tốt sẽ ảnh hưởng tới hiệu quả kinh doanh, chất lượng làm việc không cao, chi phí kinh doanh tăng cao. Công ty tuyển dụng theo nhiều nguồn, từ các công ty khác, rồi từ nội bộ nhân viên đang làm việc, con em cán bộ công nhân viên trong công ty.Những người này hầu hết tốt nghiệp các trường dạy nghề (đối với ứng viên vào vị trí công nhân), tốt nghiệp các trường quân sự , bách khoa, kinh tế (đối với ứng viên vào các vị trí nhân viên kỹ thuật, kinh tế, thiết kế).Với nguồn tuyển dụng này nhìn thoáng qua có vẻ chưa chuyên nghiệp nhưng thực tế đã đem lại cho công ty nhiều lợi thế : Khuyến khích cán bộ công nhân viên trong công ty hăng say làm việc, trung thành với công việc đào tạo sau khi tuyển dụng.Khi đưa ra chính sách tuyển dụng theo nguồn này đã động viên con em cán bộ công nhân viên tích cực học tập nghiên cứu trong quá trình đào tạo.Vì vậy chất lượng người lao động sau khi tuyển dụng đạt chất lượng cao. Để được tuyển dụng vào công ty, các ứng viên phải trải qua 5 giai đoạn : phân tích đơn xin việc, phỏng vấn xin việc, kiểm tra đánh giá dữ liệu thu thập được, trắc nghiệm người xin việc và kiểm tra sức khoẻ.Các giai đoạn trên, giai đoạn nào cũng cần thiết để tuyển dụng được người có trình độ. Giai đoạn 1 : Phòng tổ chức lao động sẽ nhận kế hoạch tuyển dụng từ giám đốc, sau đó công bố cho cán bộ công nhân viên trong công ty.Sau khi thu thập đơn xin việc, phòng sẽ phân tích từng đơn xin việc, những dơn xin việc không phù hợp với yêu cầu sẽ bị loại.Qua đơn xin việc, phòng sẽ đánh giá nguồn gốc đào tạo, trình độ học vấn, công việc đã từng làm qua .....Những đơn xin việc được chọn, công ty sẽ mời người xin việc đến phỏng vấn. Giai đoạn 2 : Phòng Tổ chức lao động tiền lương sẽ tổ chức phỏng vấn người xin việc, đây là khâu quan trọng vì người xin việc sẽ có cơ hội trình bày về năng lực, sự thông minh, cá tính của mình.Phòng sẽ chuẩn bị một bảng câu hỏi hoặc để cho người xin việc tự nói về bản thân mình, qua đó phòng sẽ có nhận xét, đánh giá về người xin việc. Giai đoạn 3 : Sau khi phỏngvấn xong, công ty sẽ kiểm tra các dữ liệu đã có để tìm hiểu về mức độ thành thật của các ứng viên( về nơi đào tạo hoặc các nơi công tác cũ).Nếu dữ liệu nào không đúng sự thật thì sẽ bị loại bỏ. Giai đoạn 4 : Người xin việc sẽ được giao một công việc cụ thể, đây là cơ hội cho các ứng viên áp dụng kiến thức đã học vào thực tế, nếu hoàn thành khoảng 70% công việc được giao thì những người xin việc sẽ được công ty đưa đi khám sức khoẻ. Giai đoạn 5 : Khám sức khoẻ tuy không phải là giai đoạn quan trọng nhất nhưng điều này là rất cần thiết trong công việc.Khám sức khoẻ để kiểm tra xem người xin viên có đủ sức khoẻ để đảm nhiệm công việc hay không, đặc biệt là đối với những vị trí đòi hỏi nhiều sức khoẻ như : công nhân đứng máy, lao động trực tiếp... 5.Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực : a. Phương pháp đào tạo: Đào tạo đội ngũ cán bộ nhân viên là hoạt động đầu tư đem lại lợi ích to lớn và lâu dài nhất. ý thức được điều này nên công ty từ lâu đã chú trọng tới công tác đào tạo lao động. Khi mới thành lập, công nhân trong công ty chưa được tuyển chọn kỹ càng, chưa có nghiệp vụ chuyên môn cao. Vấn đề đặt ra đối với công ty là phải làm sao để có được một đội ngũ lao động phù hợp với tình hình mới mà vẫn đảm bảo công ăn việc làm cho người lao động. Giải pháp duy nhất mà công ty đã chọn là đào tạo lại là chính và tuyển chọn bổ sung nếu thấy cần thiết. Sau khi xác định được nhu cầu đào tạo, các nhà quản trị công tác đào tạo và phát triển lại phải trả lời câu hỏi là nên lựa chọn phương pháp đào tạo nào đối với người lao động của mình để đáp ứng được về mặt chất lượng, thời gian và ít tốn kém nhất. ở công ty hiện nay thường sử dụng một số biện pháp sau: - Đào tạo tại chỗ (thường được áp dụng cho những công nhân thay đổi vị trí làm việc trong nội bộ công ty hoặc công nhân thời vụ, công nhân mới): Đây là hình thức đào tạo khá phổ biến và được áp dụng trong các đơn vị trực tiếp sản xuất. Người công nhân vừa học vừa làm ngay tại xưởng sản xuất, sách vở là máy móc, giáo viên là những công nhân có tay nghề cao, có kinh nghiệm trong sản xuất. + ưu điểm của hình thức đào tạo này là: Không mất nhiều thời gian cho việc đào tạo, công nhân vừa học vừa làm nên đảm bảo số lượng công nhân trong ca sản xuất, chi phí dành cho đào tạo và giáo viên thấp, ít tốn kém công nhân nắm bắt được cả lý thuyết lẫn thực hành ngay tại xưởng sản xuất. + Nhược điểm của hình thức này là: Hình thức đào tạo này sẽ giảm năng suất lao động vì sẽ có nhiều phế phẩm và dễ xảy ra rủi ro trong sản xuất vì công nhân chưa thạo việc. Trong năm 2006, công ty đã tổ chức lớp học tại chỗ cho một số công nhân mới vào làm việc tại công ty. Do được các công nhân có kinh nghiệm truyền đạt lại tay nghề, hầu hết là những công việc đơn giản, không mất nhiều thời gian nên những công nhân mới này nắm bắt được khá nhanh và có hiệu quả trong sản xuất. - Cử đi đào tạo nơi khác: Đây là hình thức đào tạo mà công nhân được cử đi đào tạo bên ngoài doanh nghiệp. + Ưu điểm của hình thức đào tạo này là: công nhân sẽ nắm bắt được nhiều kiến thức hơn do việc tiếp xúc với nhiều nguồn kiến thức khác nhau trong lý thuyết lẫn thực tế, vốn hiểu biết sẽ cao hơn, rộng hơn và lâu hơn. + Nhược điểm của hình thức đào tạo này là: Đây là hình thức đào tạo chịu nhiều tốn kém về chi phí, thậm chí phải có đội ngũ cán bộ công nhân tăng cường cho số được cử đi học nếu số lượng đi học là nhiều. Đôi khi, sau khi đi học công nhân sẽ lại phải mất một khoảng thời gian để làm quen với công việc, thêm vào đó hình thức đào tạo chưa mang tính thực tế cao. Trong năm 2006, do nhập thêm 2 máy in hiện đại của Nhật, việc đào tạo tại chỗ không đem lại kết quả cao, nên công ty đã tổ chức cho 10 công nhân đi học ở doanh nghiệp bạn với thời gian là 3 tháng. Do đòi hỏi phải có kiến thức nên khi đi đào tạo về vẫn chưa thể làm việc được luôn, phải mất một thời gian mới có thể quen được với máy. Nhưng bù lại khi đi vào sản xuất thì lại rất có hiệu quả. - Tự học: Đây cũng có thể coi là một hình thức đào tạo vì công ty In và sản xuất bao bì Hà Nội luôn khuyến khích công nhân của mình tự trau dồi kiến thức, nâng cao trình độ hiểu biết cho bản thân. Phòng chế bản là một trong những phòng ban mà nhân viên được cử đi học nhiều nhất. Phòng có tất cả 4 người và ai cũng được cử đi học tiếng Anh chuyên ngành và đặc biệt là tin học. Nhân viên trong phòng ai cũng phải biết sử dụng các phần mềm chuyên dụn._.