Một số giải pháp hoàn thiện công tác kế toán trách nhiệm tại tổng Công ty xây dựng Thăng Long

1 LỜI MỞ ĐẦU 1. Sự cần thiết của đề tài nghiên cứu: Xây dựng cơ bản là một ngành tạo ra xương sống của nền kinh tế, cơ thể kinh tế muốn không ngừng tăng trưởng cả về quy mô và tốc độ cơ sở chính là kết quả xây dựng cơ bản. Trên thế giới nói chung việc phát triển xây dựng cơ bản, cũng như phát triển giao thông, cơ sở hạ tầng là mục tiêu then chốt và ưu tiên nhất so với các ngành, lĩnh vực kinh tế khác, sản phẩm xây lắp là sản phẩm công đáp ứng mọi nhu cầu của xã hội được xây dựng từ tiền thuế của dân. Cũng giống như các doanh nghiệp khác trong nền kinh tế, các doanh nghiệp xây lắp cũng là một đơn vị sản xuất kinh doanh và mục tiêu cuối cùng cũng là lợi nhuận. Để tối đa hoá lợi nhuận, các đơn vị xây lắp phải hạ được giá thành xây lắp hoặc trúng thầu thi công được nhiều công trình thuận lợi có giá trúng thầu cao. Nhưng trong môi trường cạnh tranh, tìm cách giải bài toán để trúng thầu với giá cao không phải lúc nào cũng thực hiện được nhất là trong dài hạn. Vì vậy, đáp án cho những đơn vị trong ngành xây dựng là làm sao phải quản lý, tổ chức, điều hành hoạt động kinh doanh của mình một cách hiệu quả và nâng cao năng lực cạnh tranh: Một trong những biện pháp nâng cao năng lực cạnh tranh là tăng năng suất lao động, giảm thời gian thi công, để đạt được điều này các doanh nghiệp xây lắp phải ứng dụng được công nghệ thi công hiện đại, tiên tiến, đổi mới biện pháp thi công, đầu tư máy móc, thiết bị phù hợp. Nếu do cạnh tranh, doanh nghiệp quyết định giá bỏ thầu thấp sẽ có lợi cho ngân sách nhà nước về ngắn hạn, nhưng đổi lại doanh nghiệp có thể sẽ thiếu vốn đầu tư, về dài hạn cả nhà nước và doanh nghiệp, xã hội đều gặp bất lợi khi thời gian thi công kéo dài. Do đó, ngoài việc làm sao quản lý và tổ chức tốt hoạt động thi công xây lắp để giảm giá thành, đòi hỏi nhà quản trị doanh nghiệp cũng phải đưa ra quyết định lựa chọn giá trúng thầu phù hợp. Thứ hai, để nâng cao năng lực cạnh tranh, các doanh nghiệp phải mở rộng quy mô sản xuất, hình thành nhiều bộ phận trực thuộc và nhiều cấp quản lý với cấp độ khác nhau. Làm sao để tổ chức này khi mở rộng hoạt động hiệu quả? điều này 2 phụ thuộc rất lớn vào tổ chức bộ máy của doanh nghiệp và năng lực của các nhà quản lý. Kế toán nói chung và kế toán quản trị nói riêng là một trong những công cụ quan trọng nhất đối với nhà quản trị doanh nghiệp trong việc ra quyết định, quản lý, kiểm soát, đánh giá hoạt động của mình: Trong điều kiện nền kinh tế thị trường để đưa ra được các quyết định kinh doanh, các nhà quản trị không chỉ dựa vào thông tin quá khứ mà dựa vào các thông tin liên quan đến tương lai để phân tích các tình huống, các phương án kinh doanh và lựa chọn phương án kinh doanh có hiệu quả nhất. Kế toán quản trị sẽ giúp các nhà quản trị thu thập, phân tích, đánh giá các thông tin liên quan thông qua các công cụ như tài chính, toán, thống kê trong quá trình lựa chọn ra quyết định. Nhưng có được quyết định phù hợp rồi chưa đủ, nhà quản trị phải tổ chức điều hành thực thi quyết định của mình một cách có hiệu quả thông qua việc: quản lý, kiểm soát, đánh giá kết quả. Khi doanh nghiệp thực hiện phân cấp quản lý, quyền hạn và trách nhiệm được chia cho các cấp quản lý khác nhau thì kế toán trách nhiệm, một bộ phận kế toán quản trị sẽ cung cấp thông tin một cách đầy đủ, thích hợp cho việc đánh giá năng lực của các nhà quản lý trong việc lựa chọn quyết định và đánh giá kết quả thực hiện quyết định đó tới từng cấp lãnh đạo thông qua việc uỷ quyền hay phân cấp quản lý. Ngoài ra thông tin này sẽ rất hữu ích cho các nhà quản lý cấp cao hơn hoặc cho chủ sở hữu, nhà đầu tư, cơ quan nhà nước trong việc xây dựng định mức kinh tế - kỹ thuật phù hợp. 2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu: Đối tượng nghiên cứu là hệ thống kế toán trách nhiệm tại Tổng công ty Xây dựng Thăng Long. Nó bao gồm các trung tâm trách nhiệm, các chỉ tiêu đánh giá, các công cụ cung cấp thông tin lựa chọn cho việc ra quyết định đấu thầu, giao khoán và đánh giá thành quả quản lý của trong các doanh nghiệp xây lắp. Phạm vi nghiên cứu của đề tài là nghiên cứu thực tế việc sử dụng các công cụ của kế toán trách nhiệm trong việc ra quyết định đấu thầu, giao khoán và đánh giá thành quả quản lý tại Tổng công ty Xây dựng Thăng Long. 3 3. Mục đích nghiên cứu của đề tài: - Hệ thống hoá và làm rõ những vấn đề liên quan đến kế toán trách nhiệm trong một đơn vị tổ chức.. - Vận dụng lý luận để nghiên cứu thực trạng tổ chức kế toán trách nhiệm, và cơ sở vận dụng cho việc ra quyết định đấu thầu, giao khoán và quản lý tại Tổng công ty XD Thăng Long. - Trên cơ sở nghiên cứu rút ra những ưu, nhược điểm và các đề xuất giải pháp góp phần hoàn thiện cơ sở thu thập thông tin cho việc xây dựng các báo cáo kế toán trách nhiệm để đánh giá thành quả quản lý và cung cấp thông tin hữu ích trong việc lựa chọn quyết định đấu thầu, giao khoán. - Điểm mới của đề tài, khác với các đề tài đi trước, đề tài này sẽ ứng dụng chỉ tiêu giá trị kinh tế tăng thêm (EVA) để đánh giá hiệu quả tại trung tâm đầu tư 4. Phương pháp nghiên cứu: Trong quá trình nghiên cứu luận văn, tác giả sử dụng tổng hợp nhiều phương pháp nghiên cứu: Phương pháp duy vật biện chứng; phương pháp duy vật lịch sử; phương pháp điều tra điển hình; phương pháp phân tích tổng hợp; phương pháp thực chứng để đối chiếu các vấn đề… trên cơ sở đó đưa ra những nội dung cần hoàn thiện phù hợp với khả năng thực hiện được. 5. Kết cấu của luận văn: Ngoài phần mở đầu và kết luận, phụ lục danh mục tài liệu tham khảo thì luận văn được chia làm 3 chương: Chương một: TỔNG QUAN KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM Chương hai : THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM TẠI TỔNG CÔNG TY XÂY DỰNG THĂNG LONG Chương ba : MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM TẠI TỔNG CÔNG TY XÂY DỰNG THĂNG LONG. 4 CHƯƠNG 1. TỔNG QUAN VỀ KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM 1.1. Ý NGHĨA CỦA KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM 1.1.1. Khái niệm Chúng ta biết rằng, hầu hết các tổ chức nói chung và các tổ chức kinh doanh nói riêng đều được phân chia thành các bộ phận nhỏ hơn, mỗi bộ phận đảm nhiệm một chức năng cụ thể, chịu trách nhiệm về những công việc cụ thể. Trong mỗi bộ phận như vậy sẽ có những cá nhân chịu trách nhiệm về một công việc hoặc chức năng nào đó. Như vậy, để đạt được mục tiêu chung của tổ chức mỗi cá nhân, mỗi bộ phận trong tổ chức phải nổ lực thực hiện các nhiệm vụ, các mục tiêu riêng lẻ do quản lý cấp cao đã vạch ra cho bộ phận mình. Để kiểm soát hoạt động của cấp dưới, các nhà quản lý cấp cao đã dựa vào hệ thống kế toán trách nhiệm (Responsibility Accounting). Kế toán trách nhiệm liên quan đến các khái niệm và công cụ mà các kế toán viên sử dụng để đo lường sự thực hiện của các cá nhân và các bộ phận nhằm thúc đẩy những nổ lực hướng về mục tiêu chung của tổ chức (Hilton, 1991) [1]. 1.1.2. Sự cần thiết của kế toán trách nhiệm. Nền kinh tế càng phát triển, cạnh tranh càng khốc liệt các doanh nghiệp phải không ngừng mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh cả chiều rộng, lẫn chiều sâu đi cùng với nó là hình thành nên các đơn vị, bộ phận. Có thể ví doanh nghiệp là một cỗ máy khổng lồ, trong đó mỗi bộ phận là một chi tiết máy của nó chỉ cần một bộ phận không hoàn hảo sẽ ảnh hưởng đến kết quả chung toàn doanh nghiệp. Nền kinh tế Việt nam đang trong giai đoạn chuyển đổi, các doanh nghiệp Nhà nước đang chuyển đổi dần sang loại hình “ công ty”, các hình thức đầu tư ngày càng đa dạng, người chủ sở hữu tách dần khỏi vai trò quản lý kinh doanh và vì vậy họ luôn muốn biết tình hình kinh doanh của đơn vị, theo dõi quyền và trách nhiệm của người quản lý. Muốn vậy, doanh nghiệp cần tổ chức hệ thống đo lường, báo cáo đánh giá trách nhiệm các cấp quản lý. 5 - Ra quyết định, thực hiện quyết định, kiểm soát là một trong số những chức năng cơ bản của nhà quản trị. Thông tin cung cấp cho việc ra quyết định là sự kết hợp giữa thông tin quá khứ và thông tin tương lai dựa trên cơ sở những dự báo, chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp. Nhưng để bảo đảm được các quyết định này được thực thi phù hợp với mục tiêu chung của tổ chức thì phải có thông tin cung cấp cho việc đánh giá, cơ sở đánh giá. Kế toán trách nhiệm ra đời nhằm thực hiện các mục tiêu đánh giá này. 1.1.3. Cơ sở hình thành kế toán trách nhiệm. Kế toán quản trị là một trong số những công cụ hữu ích cung cấp thông tin cho nhà quản trị trong việc ra quyết định và thông qua đó đánh giá kết quả khi thực hiện quyết định. Việc đánh giá thực sự có hiệu quả hay không phụ thuộc vào cách thức tổ chức kinh doanh mức độ phân quyền của tổ chức. Một nhà quản trị tự mình đưa ra toàn bộ các quyết định họ vẫn có thể đánh giá được kết quả sau khi thực hiện quyết định đó. Nhưng câu trả lời cho câu hỏi quyết định đó đã tối ưu hay chưa? việc lựa chọn giải pháp này thay vì giải pháp khác đã khả thi chưa?. Vấn đề là khi quyết định đã được thực thi, kết quả đã xảy ra thì thông tin do kế toán quản trị cung cấp không thể thay đổi được. Nếu thuận lợi thì cấp ra quyết định đã hoàn thành mục tiêu nhưng việc đề ra mục tiêu đã thực sự phù hợp. Trường hợp bất lợi, trách nhiệm khó có thể được xác định cụ thể và thông tin có thể được thay đổi hay nguỵ tạo, nguyên nhân do nhân tố chủ quan gây ra sẽ bị lu mờ do các bằng chứng làm cơ sở đánh giá sẽ được xây dựng phục vụ cho mục đích giải trình trách nhiệm này. Nếu một tổ chức cứ duy trì cách đánh giá này, hậu quả là các thông tin cung cấp ngày càng thiếu chính xác và kịp thời, những bất cập, yếu kém, tồn tại không được sữa chữa, khắc phục, giải quyết. Quyết định kinh doanh ngày càng ra rời thực tế. Khi việc phân cấp quản lý trong tổ chức được chú trọng hơn, các bộ phận trong tổ chức được phân quyền thông qua việc uỷ quyền, trách nhiệm giải quyết công việc được chuyển giao thông qua nhưng quy định, quy chế và kế hoạch, mục tiêu thực hiện đi liền với nó là lợi ích do trách nhiệm tạo ra. Lúc này thay vì hoàn thành nhiệm vụ được giao: Như hoàn thành các mục tiêu về doanh thu, lợi nhuận.. của bộ phận được giao các 6 cấp quản lý phải chú trọng nhiều hơn hiệu quả kinh doanh của nó và phù hợp với mục tiêu chung của tổ chức. Nghĩa là phải được sự liên kết giữa các bộ phận trong tổ chức vừa đảm bảo được việc hoàn thành mục tiêu của bộ phận được giao, vừa đảm bảo được mục tiêu chung của tổ chức. Muốn vậy, cần phải có một công cụ đánh giá trách nhiệm một cách hết sức khách quan và đáng tin cậy, kế toán trách nhiệm là một bộ phận của kế toán quản trị có chức năng và nhiệm vụ cung cấp thông tin một cách hữu ích cho việc đánh giá thành quả quản lý. Như vậy, để hình thành hệ thống kế toán trách nhiệm phải xuất phát trước hết từ yêu cầu quản lý của mỗi tổ chức, mỗi doanh nghiệp. Một số nghiên cứu thực nghiệm đã chỉ ra rằng hầu hết các doanh nghiệp cho rằng cần thiết một hệ thống kế toán trách nhiệm trong các trường hợp sau: - Doanh nghiệp lớn, tổ chức có sự phân cấp quản lý. - Kinh doanh nhiều ngàng nghề, lĩnh vực, sản phẩm. - Ứng dụng các phương pháp quản trị hiện đại vào trong việc tổ chức sản xuất như các phương pháp TQE, JIT… Nghiên cứu này cũng chỉ ra rằng việc phân cấp quản lý thành các trung tâm trách nhiệm theo các tiêu thức chuẩn dùng để đánh giá kết quả kinh doanh được hình thành từ khi các doanh nghiệp ứng dụng các phương pháp kế toán quản trị hiện đại. Kế toán trách nhiệm ra đời trên thế giới từ những năm 1970 của thế kỷ hai mươi xuất phát từ đòi hỏi nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp để thích nghi với sự thay đổi không ngừng của môi trường kinh doanh, cạnh tranh giữa các doanh nghiệp ngày càng khốc liệt và gay gắt mà đóng góp không nhỏ vào tiến trình chung này chính là những thành tựu to lớn khoa học quản lý, khoa học công nghệ phát triển đặc biệt là công nghệ thông tin – đây là công cụ hỗ trợ và không thể thiếu cho công tác quản lý điều hành, sản xuất của một tổ chức. 7 1.2.NỘI DUNG CỦA KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM 1.2.1. Sự phân cấp quản lý. Các nhà quản lý nhận thấy rằng hệ thống kế toán trách nhiệm chỉ phát huy tác dụng và hoạt động có hiệu quả nhất trong những tổ chức thực hiện sự phân cấp trong quản lý. Hầu hết các tổ chức có qui mô lớn đều thực hiện phân cấp quản lý. Sự phân cấp quản lý xảy ra khi các nhà quản lý của các đơn vị và các bộ phận trong tổ chức được trao quyền tự do trong việc ra quyết định. Vậy, tại sao phân cấp quản lý lại thích hợp cho một số công ty này nhưng không thích hợp cho một số công ty khác.? Một tổ chức tập quyền ( không phân cấp quản lý) người đứng đầu tổ chức có toàn bộ quyền, trách nhiệm trong việc điều hành hoạt động của tổ chức mình. Một tổ chức phân quyền ( phân cấp quản lý) không chia các bộ phận thành một đơn vị kinh tế độc lập do những quy đinh về pháp lý. Nhưng mỗi bộ phận của tổ chức được coi như một trung tâm trách nhiệm độc lập mặc dù trong thực tế không có tiêu thức nào chỉ rõ được sự phân chia giữa một tổ chức tập quyền và phân quyền. Nhưng có những công cụ, chỉ tiêu sử dụng phù hợp với mỗi tổ chức nhất định. Để hiểu được các mục đích của hệ thống kế toán trách nhiệm, cần thiết phải xem xét các lợi ích và chi phí của việc phân cấp quản lý. Lợi ích của việc phân cấp quản lý: 1. Ra quyết định tốt nhất là ở ngay cấp phát sinh vấn đề. Nhà quản lý các bộ phận và các bộ phận trong tổ chức là những chuyên gia trong lĩnh vực họ quản lý. Do vậy, họ sẽ quản lý bộ phận của họ hiệu quả hơn. 2. Việc cho phép các nhà quản lý các bộ phận được ra các quyết định giúp họ được tập luyện khi họ được nâng cấp trong tổ chức. Do vậy, họ sẽ có sự chuẩn bị về khả năng ra quyết định khi họ được giao trách nhiệm lớn. 3. Bằng việc trao một số quyền ra quyết định cho nhiều cấp quản lý, các nhà quản lý cấp cao bớt phải giải quyết rất nhiều vần đề xảy ra hàng ngày và do đó có thời gian tập trung lập các kế hoạch chiến lược. 8 4. Giao trách nhiệm và quyền được ra quyết định thường làm tăng sự hài lòng với công việc và khuyến khích người quản lý nổ lực hết mình với công việc được giao. 5. Sự phân cấp quản lý cung cấp một căn cứ tốt hơn để đánh giá sự thực hiện của người quản lý. Chi phí của việc phân cấp quản lý: 1.Các nhà quản thường có xu hướng tập trung vào hoàn thành công việc của bộ phận mình quản lý, hơn là hướng đến mục tiêu chung của tổ chức. 2.Các nhà quản lý có thể không chú ý đến hậu quả công việc của bộ phận mình lên các bộ phận khác trong tổ chức. 3.Lãng phí nguồn lực hoặc trùng lắp công việc: Hệ thống kế toán trách nhiệm ảnh hưởng rất lớn đến hành vi và thái độ của các nhà quản lý. Ảnh hưởng có thể là tích cực hoặc tiêu cực tuỳ thuộc vào cách sử dụng hệ thống kế toán trách nhiệm. Hệ thống kế toán trách nhiệm có hai mặt đó là thông tin và trách nhiệm. Ảnh hưởng đến hành vi của nhà quản lý của hệ thống kế toán trách nhiệm tuỳ thuộc vào khía cạnh nào được nhấn mạnh (Huỳnh Lợi, Nguyễn Khắc Tâm, 2001)[1]. Khi hệ thống kế toán trách nhiệm nhấn mạnh đến khía cạnh thông tin, thì sẽ ảnh hưởng tích cực lên hành vi của nhà quản lý. Việc nhấn mạnh đến việc cung cấp thông tin cho các nhà quản lý để giúp họ nắm bắt được tình hình hoạt động của tổ chức, cũng như hiểu được nguyên nhân của việc hoạt động kém hiệu quả sẽ tạo điều kiện nâng cao hiệu quả hoạt động trong tương lai. Khi sử dụng đúng, hệ thống kế toán trách nhiệm ít chú trọng đến trách nhiệm. Nếu các nhà quản lý cảm thấy rằng họ bị phê bình và khiển trách vì hiệu quả thực hiện công việc của họ không tốt, họ thường có xu hướng đối phó theo cách không tích cực và có khi hoài nghi về hệ thống (Hilton, 1991)[2] Nói chung, khi vận dụng hệ thống kế toán trách nhiệm, cần tập trung vào vai trò thông tin của hệ thống. Điều này sẽ ảnh hưởng tích cực đến hành vi và thái độ của nhà quản lý, khuyến khích họ cố gắng cải thiện hiệu quả hoạt động. 9 Các trung tâm trách nhiệm. Hệ thống kế toán trách nhiệm được xây dựng trên cơ sở xác định trách nhiệm của mỗi đơn vị, bộ phận trong tổ chức. Mỗi đơn vị hoặc bộ phận của tổ chức có một nhà quản lý chịu trách nhiệm về những kết quả tài chính cụ thể của đơn vị hoặc bộ phận. Một đơn vị hoặc bộ phận như vậy gọi là một trung tâm trách nhiệm. Các đơn vị hoặc bộ phận trong một tổ chức có thể phân loại thành một trong bốn loại trung tâm trách nhiệm: Trung tâm chi phí: là một đơn vị/bộ phận của tổ chức trong đó nhà quản lý chỉ có quyền điều khiển, kiểm soát sự phát sinh của chi phí. (ví dụ: một phân xưởng sản xuất trong một công ty là một trung tâm chi phí, một đội xây lắp là một trung tâm chi phí) Trung tâm doanh thu: là một đơn vị/bộ phận của tổ chức trong đó nhà quản lý chỉ có chịu trách nhiệm về doanh thu phát sinh (ví dụ: bộ phận bán hàng của một công ty là một trung tâm doanh thu) Trung tâm lợi nhuận: (trung tâm kinh doanh) là một đơn vị/bộ phận của tổ chức trong đó nhà quản lý chịu trách nhiệm về cả doanh thu và chi phí. (ví dụ: một nhà hàng của một khách sạn là một trung tâm lợi nhuận, một chi nhánh của công ty, một công ty được Tổng công ty giao thầu xây lắp một dự án) Trung tâm đầu tư: là một đơn vị/bộ phận của tổ chức trong đó nhà quản lý chỉ có chịu trách nhiệm về lợi nhuận và vốn đầu tư sử dụng bởi đơn vị/bộ phận đó. (ví dụ: Khu vực kinh doanh của một tổng công ty/tập đoàn, dự án lựa chọn đầu tư, hay công trình tham gia đấu thầu..). 10 Sơ đồ 1.1. Sơ đồ tổ chức Tổng Công ty XD G Cấp tổng công ty: Tổng giám đốc (hoặc chủ tịch) của tổng công ty là người chịu trách nhiệm về lợi nhuận được tạo ra trong tổng công ty, đồng thời cũng chịu trách nhiệm về vốn đầu tư của tổng công ty. Tổng giám đốc có quyền trong việc ra các quyết định quan trọng ảnh hưởng đến lợi nhuận và vốn đầu tư trong tổng công ty.Toàn bộ Tổng công ty xây dựng G được xem là một trung tâm đầu tư. Cấp đơn vị độc lập: Giám đốc các công ty độc lập (ví dụ Công ty X) trong Tổng công ty xây dựng G là người chịu trách nhiệm và có quyền ra các quyết định ảnh hưởng đến lợi nhuận và vốn đầu tư của công ty do mình phụ trách. Mỗi Công ty độc lập của Tổng công ty xây dựng G cũng được xem là một trung tâm đầu tư. TỔNG CÔNG TY XD G CÔNG TY ĐỘC LẬP CÔNG TY PHỤ THUỘC CÔNG TY X CÔNG TY Z CÔNG TY A CÔNG TY B CÔNG TY Y PHÒNG KỸ THUẬT PHÒNG NHÂN SỰ PHÒNG KẾ TOÁN PHÒNG VẬT TƯ PHÒNG KẾ HOẠCH ĐỘI XÂY LẮP CHI NHÁNH XÍ NGHIỆP ĐỘI XÂY LẮP ĐỘI XÂY LẮP 11 Cấp đơn vị phụ thuộc: Giám đốc các công ty (ví dụ công ty X, công ty Y, công ty Z…) trong từng Tổng công ty là người chịu trách nhiệm về lợi nhuận tạo ra trong công ty theo uỷ quyền của Tổng giám đốc Tổng công ty XD G. Tuy nhiên, giám đốc công ty không có thẩm quyền ra các quyết định về vốn đầu tư của công ty mình quản lý. Mỗi công ty trong sơ đồ 1.1 trên được xem là một trung tâm lợi nhuận. Cấp bộ phận/phòng ban: Công ty Z có 5 bộ phận trực thuộc, đó là các Phòng kế hoạch, Phòng kỹ thuật, Phòng vật tư, Phòng nhân sự, và Phòng kế toán. Nhà quản lý bộ phận/phòng bán hàng là người chịu trách nhiệm về việc giao khoán, quản lý, kiểm soát và phân phối các nguồn lực cho các đội xây lắp của công ty Z theo uỷ quyền của Giám đốc công ty được xem là một trung tâm lợi nhuận Cấp xí nghiệp, chi nhánh: Là những đơn vị phụ thuộc các công ty độc lập chịu trách nhiệm những phần việc do Cấp công ty uỷ quyền là các đơn vị phụ thuộc. Trong các xí nghiệp, chi nhánh cũng có các bộ phận , phòng ban giống cấp công ty. Đây cũng được coi như trung tâm lợi nhuận. Cấp phân xưởng, đội xây lắp: Các phân xưởng sản xuất, đội xây lắp, đội xe máy là những bộ phận trực thuộc trong Công ty Z. Quản đốc là người quản lý hoạt động của phân xưởng sản xuất, đội trưởng là người đứng đầu các đội xây lắp sẽ chịu trách nhiệm về chi phí phát sinh trong hoạt động sản xuất của phân xưởng, đội. Vì vậy, mỗi phân xưởng sản xuất, đội xây lắp được xem là một trung tâm chi phí. 12 CẤP QUẢN LÝ NGƯỜI QUẢN LÝ TRUNG TÂM TRÁCH NHIỆM TỔNG CÔNG TY TỔNG GIÁM ĐỐC TT ĐẦU TƯ ĐƠN VỊ ĐỘC LẬP GĐ CTY ĐỘC LẬP TT ĐẦU TƯ/LỢI NHUẬN ĐƠN VỊ PHỤ THUỘC GĐ C.TY PHỤ THUỘC TT LỢI NHUẬN PHÒNG BAN TRƯỞNG PHÒNG TT LỢI NHUẬN PHÂN XƯỞNG,ĐÔI XL QUẢN ĐỐC,ĐỘI TRƯỞNG TT CHI PHÍ DÂY CHUYỀN TỔ TRƯỞNG TT CHI PHÍ Sơ đồ 1.2. Các trung tâm trách nhiệm Tổng công ty Xây dựng G 1.2.2. Các công cụ đánh giá thành quả quản lý. 1.2.2.1. Lập dự toán. a/.Khái quát về dự toán Dự toán là tổng thể các dự tính được thể hiện qua một cơ cấu nhất định thông qua việc cụ thể hoá bằng con số nội dung của các kế hoạch, dự án. Lập dự toán sản xuất kinh doanh là việc lập dự kiến chi tiết những chỉ tiêu trong hệ thống quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong từng kỳ. Các doanh nghiệp muốn kinh doanh lâu dài, hoạt động ổn định và vững chắc cần phải có chiến lược kinh doanh tổng thể và dự toán cho từng kỳ sao cho các chỉ tiêu sản xuất kinh doanh trong dự toán phải có sự liên kết phù hợp với nhau. Điều đó phụ thuộc rất nhiều vào khâu lập dự toán sản xuất kinh doanh. Dự toán phải được lập dựa trên nguồn thông tin từ nhiều phía, sử dụng một cách đồng bộ như: thông tin kinh tế trong nước và thế giới, quan hệ cung cầu hàng hoá, quan hệ tài chính với các bên liên quan, sự đồng bộ trong điều hành các hoạt 13 động của doanh nghiệp, tổ chức và chất lượng thông tin kế toán của niên độ kế toán đã qua, cùng với khả năng phân tích, dự đoán của người quản lý. Trong doanh nghiệp xây dựng dự toán là công cụ quản trị cơ bản của nhà quản trị trong việc hạch toán, kiểm soát và ra các quyết định quản trị doanh nghiệp. Một số loại dự toán trong sản xuất xây lắp: - Giá trị dự toán: được xác định thông qua hợp đồng giữa một bên là giao thầu và một bên là nhận thầu trên cơ sở thiết kế kỹ thuật thi công, định mức và đơn giá do nhà nước quy định. Đối với bên giao thầu là cơ sở để thanh toán, đối với bên nhận thầu là giá trị sẽ thu được khi hoàn thành khối lượng công việc, hạng mục công việc. - Giá thành công trình xây lắp ( Dự toán chi phí): là một phần của giá trị dự toán, là chỉ tiêu tổng hợp các chi phí trực tiếp và các chi phí gián tiếp theo các khối lượng công tác hoàn thành. Trong quản lý và hạch toán giá thành xây lắp được chia thành: + Giá thành dự toán = giá trị dự toán - lợi nhuận định mức. + Giá thành kế hoạch: là giá thành được xác định từ những điều kiện, đặc điểm cụ thể của một doanh nghiệp xây lắp trong một kỳ kế hoạch nhất định. + Giá thành thực tế: là toàn bộ chi phí trực tiếp và gián tiếp thực tế phát sinh để hoàn thành công trình xây lắp. Bất cứ một công trình nào trước khi thi công cũng phải lập dự toán chi phí. Dự toán chi phí xây lắp được lập căn cứ vào hồ sơ thiết kế, hệ thống định mức, kinh nghiệm thi công của các công trình trước và khảo sát thực tế mặt bằng thi công để đưa ra các dự tính cụ thể. Chúng phải được lập cụ thể, chi tiết cho từng công việc của công trình để tổng hợp lại thành giá thành toàn công trình. Mặc dù không đạt được mức chính xác tuyệt đối khi đưa vào thi công thực tế nhưng dự toán luôn được các nhà quản lý kỳ vọng về mức độ chính xác và là công cụ chính để các nhà quản trị ra quyết định và đánh giá kết quả thực hiện. Lập dự toán chi phí trong các doanh nghiệp xây lắp có ý nghĩa hết sức quan trọng : 14 - Thông qua dự toán, nhà quản trị cũng dự tính được trong tương lai cần phải làm gì, kết quả đạt được của những hoạt động đó, từ đó có những phương án cụ thể, hợp lý để điều hành quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Thông tin dự toán chi phí có thể cung cấp thông tin cho nhà quản trị doanh nghiệp ra quyết định thực hiện hợp đồng xây lắp này với mức giá bao nhiêu là phù hợp.? - Trên cơ sở lập dự toán chi phí sản xuất kinh doanh cụ thể, tạo điều kiện cho nhà quản trị quản lý được chặt chẽ từng khoản mục chi phí, lường được trước những khó khăn và những nhân tố ảnh hưởng đến quá trình quản lý các chỉ tiêu, đồng thời có sự điều chỉnh hợp lý các phương án đã lựa chọn nhằm đạt được hiệu quả cao nhất. - Dự toán làm cơ sở cho việc phân tích tình hình biến động của chi phí, xác định rõ nguyên nhân khách quan và chủ quan trong quá trình thực hiện dự toán từ đó đảm bảo cho nhà quản trị biết được thực chất về quá trình sản xuất của doanh nghiệp để từ đó có các điều chỉnh cho phù hợp - Dự toán sản xuất kinh doanh kết hợp toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp dựa trên căn cứ từ nhiều hoạt động của các bộ phận khác nhau, nhờ vậy dự toán đảm bảo cho kế hoạch của từng bộ phận phù hợp với mục tiêu chung của doanh nghiệp b/.Dự toán dài hạn và dự toán ngắn hạn: Sự khác nhau cơ bản giữa dự toán ngắn hạn và dự toán dài hạn là thời gian và vấn đề kỹ thuật phân tích và các xử lý đối với nhân tố thời gian ( hiện giá của đồng tiền, ảnh hưởng của rủi ro, tính không chắc chắn..) Dự toán dài hạn: Dự toán mang tính chất kế hoạch dài hạn thường liên quan nhiều đến việc thay đổi khả năng sản xuất của doanh nghiệp, như việc đầu tư tạo ra các nguồn lực mới cho doanh nghiệp. Trong các doanh nghiệp xây lắp dự toán dài hạn chính là việc lập chiến lược sản xuất kinh doanh gồm: Đầu tư các dự án xây dựng dưới các hình thức BOT,BT,BTO, mở rộng, chiếm lĩnh thị trường để tham gia xây dựng các công trình xây dựng và giao thông, đầu tư mua mới hoặc thay thế máy móc thiết bị phục vụ cho sản xuất. Các dự án đầu tư dài hạn đòi hỏi khoản đầu tư 15 lớn thực hiện trong một thời gian dài tạo tiền đề cho sự thành công của doanh nghiệp trong tương lai. Đặc điểm của vốn đầu tư: Đầu tư chính là việc bỏ vốn vào một dự án nhằm mục đích thu lợi nhuận trong tương lai với thời gian thu hồi vốn đầu tư vượt quá một kỳ kế toán. Nội dung lập dự toán đầu tư: Do những đặc điểm trên việc lập dự toán được đặt ra cho nhà quản trị cấp trên với nội dung sau: - Dự toán vốn. - Thời gian thu hồi vốn. - Xác định giá trị tương lai của một đồng vốn hiện tại và giá trị hiện tại của một đồng tương lai. Với đặc điểm là doanh nghiệp xây lắp, xây dựng một công trình, dự án có thời gian hoàn thành trên một năm cũng cần được coi là các dự án đầu tư. Bởi vì, kết quả của nó không chỉ liên quan đến một kỳ sản xuất kinh doanh, mà còn liên quan đến nhiều kỳ. Các sản phẩm xây lắp khác nhau, nguồn lực đầu tư phục vụ cho sản xuất kinh doanh cũng khác nhau đi liền với việc quyết định nhận thầu các công trình thì nhà quản trị cũng phải xem xét các quyết định liên quan đến việc đầu tư máy móc thiết bị phục vụ cho việc thi công. - Trong các quyết định kinh doanh của các doanh nghiệp xây lắp thì quyết định lựa chọn công trình dự án, quyết định mức giá bỏ thầu là một trong những quyết định quan trọng nhất có ảnh hưởng lớn đến sự thành bại của doanh nghiệp. Trước khi đưa ra các quyết định này, nhà quản trị phải lập được dự toán chi phí xây dựng ( giá trị dự toán ) cho công trình dự án đó. Trên cơ sở dự toán được lập sẽ cung cấp thông tin một cách có hệ thống về chi phí hoạt động xây dựng, về mức giá tối đa, tối thiểu của công trình mà nhà quản trị có thể bỏ thầu. + Dự toán chi phí xây dựng một công trình, dự án được lập phục vụ cho việc đấu thầu, căn cứ lập là khối lượng hồ sơ mời thầu, thiết kế kỹ thuật, thiết kế thi công, định mức xây dựng do Nhà nước ban hành, đơn giá dự toán được lấy theo 16 thông báo giá tại địa phương nơi có công trình, dự án được xây dựng. Dự toán được lập theo quy định như vậy, cung cấp thông tin về mức giá trần là mức giá tối đa mà các nhà thầu có thể bỏ thầu. + Dự toán chi phí xây dựng được lập trên cơ sở thiết kế biện pháp tổ chức thi công riêng của doanh nghiệp, năng lực hiện có của doanh nghiệp, kinh nghiệm thi công của các dự án trước đó sẽ cung cấp cho nhà quản trị thông tin về mức giá tối thiểu có thể bỏ thầu. Là ngưỡng cận dưới mà doanh nghiệp không nên vượt qua, đây chính là “giá thành dự toán xây lắp”, là toàn bộ chi phí doanh nghiệp sẽ phải tiêu tốn khi thực hiện cộng việc này ( các yếu tố đầu ra). Tuỳ vào mục tiêu, chiến lược của doanh nghiệp trong từng khu vực, giai đoạn, thời kỳ khi đấu thầu các doanh nghiệp sẽ xác định mức giảm giá theo tỷ lệ trên giá dự toán. Nếu trúng thầu, đơn giá này được gọi là “ giá thanh toán” để chủ đầu tư thanh toán cho nhà thầu và chính là đầu vào ( doanh thu) của doanh nghiệp xây lắp. Chênh lệch giữa giá trị dự toán và giá thành dự toán xây lắp càng lớn, tỷ suất sinh lời sẽ càng cao và ngược lại. Bởi vì, cả hai dự toán đều được lập trên cơ sở khối lượng thiết kế nhân với đơn giá tổng hợp. Khối lượng thi công trên thực tế rất ít khi thay đổi trừ trường hợp thay đổi thiết kế. Nhân tố hay thay đổi và phụ thuộc nhiều chính là đơn giá mua nguyên vật liệu. Theo quy định, hợp đồng xây lắp có thời gian thực hiện trên 12 tháng thường áp dụng các đơn giá điều chỉnh. Vì vậy, khi giá trị dự toán xây dựng tăng lên thì giá thành dự toán cũng tăng lên một mức tương ứng và ngược lại. Dự toán ngắn hạn: Dự toán sản xuất kinh doanh ngắn hạn thường được lập cho một năm phù hợp cho một năm tài chính của doanh nghiệp dùng để đánh giá các chỉ tiêu thực hiện so với kế hoạch đặt ra. Hệ thống dự toán sản xuất kinh doanh ở doanh nghiệp xây lắp: Giống như các doanh nghiệp sản xuất khác thì doanh nghiệp xây lắp cũng xây dựng cho mình hệ thống dự toán phục vụ cho việc kinh doanh. - Dự toán về sản lượng sản xuất 17 - Dự toán về khối lượng nghiệm thu – thanh toán. - Dự toán vật tư - tiền vốn cần cung cấp. - Dự toán vốn bằng tiền. - Dự toán chi phí sản xuất. - Dự toán chi phí bán hàng- chi phí quản lý doanh nghiệp. - Dự toán kết quả kinh doanh. Mối liên hệ của các dự toán ở doanh nghiệp được thể hiện qua sơ đồ sau: Quá trình tự lập dự toán, phương pháp lập dự toán, mối quan hệ biện chứng giữa các dự toán sẽ cung cấp thông tin hữu ích cho nhà quản trị trong việc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Nếu việc lập dự toán khả thi phù hợp với thực tiễn thì các báo cáo dự toán chính là căn cứ để đánh giá trách nhiệm của Nhà quản trị doanh nghiệp. Vì vậy, ngoài việc đánh giá trách nhiệm quản lý dựa vào dự toán, còn phải xem xét phương pháp lập dự toán có khách quan và đáng tin cậy không. 1.2.2.2. Phân loại chi phí. Chi phí sản xuất kinh doanh là toàn bộ các chi phí mà doanh nghiệp phải chi ra trong quá trình sản xuất kinh doanh. Thông tin về chi phí là một trong những thông tin quan trọng nhất đối với các nhà quản trị trong doanh nghiệp vì nó ảnh hưởng trực tiếp tới lợi nhuận của doanh nghiệp. Do đó vi._.ệc kiểm soát chặt chẽ chi phí của doanh nghiệp là vấn đề hết sức quan trọng đối với sự tồn tại của doanh nghiệp, bên cạnh đó việc phân loại chi phí một cách linh hoạt có ý nghĩa rất lớn đối với công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, đối với nhà quản trị nhận diện được bản chất, đầy đủ, kịp thời sự biến động của chi phí sẽ là nguồn thông tin thích hợp cho quá trình ra quyết định ảnh hưởng lớn tới việc phát triển của doanh nghiệp trong tương lai. Chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp bao gồm nhiều loại khác nhau đặc biệt là trong doanh nghiệp xây dựng tuỳ thuộc vào nhu cầu thông tin phục vụ của nhà quản trị. 18 Ngoài một số cách phân loại chi phí theo các tiêu thức: phân loại chi phí theo nội dung kinh tế, phân loại chi phí theo nội dung khoản mục, phân loại chi phí theo chức năng phục cho chủ yếu cho việc lập và trình bày thông tin cung cấp cho báo cáo tài chính thì một số cách phân loại chi phí sau phục vụ chủ yếu cho kế toán quản trị. a/. Phân loại chi phí theo cách ứng xử của chi phí: Mục đích cơ bản của cách phân loại chi phí này trong kế toán quản trị là cung cấp thông tin phục vụ cho mục đích lập kế hoạch, kiểm tra và chủ động điều tiết chi phí cho phù hợp. Các nhà quản trị căn cứ vào các thông tin được cung cấp sẽ thấy được sự biến động của chi phí có phù hợp với sự biến động của mức độ hoạt động, từ đó đề ra các biện pháp hữu hiệu nhằm quản lý tốt chi phí. Theo cách phân loại này chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh được chia thành 3 loại: Biến phí ( chi phí biến đổi ): là những khoản mục chi phí có quan hệ tỷ lệ thuận với mức biến động về mức độ hoạt động trong khoảng thích ứng. Nó có đặc điểm là biến phí đơn vị không đổi khi mức độ hoạt động thay đổi. Định phí ( Chi phí cố định ): là những khoản chi phí không thay đổi khi mức hoạt động thay đổi trong khoảng thích ứng. Nó có đặc điểm là tổng mức định phí không thay đổi khi sản lượng thay đổi trong một phạm vi phù hợp. Đó là phạm vi giữa khối lượng sản phẩm sản xuất tối thiểu và khối lượng sản phẩm sản xuất tối đa mà doanh nghiệp dự định sản xuất. Định phí đơn vị thay đổi tỷ lệ nghịch với sản lượng thay đổi. Chi phí hỗn hợp: là loại chi phí bao gồm cả yếu tố biến phí và định phí ( ví dụ: chi phí điện thoại trong khoảng thuê bao là chi phí cố định, vượt qua khoảng đó là chi phí biến đổi..). Phần định phí của chi phí hỗn hợp phản ảnh phần chi phí căn bản tối thiểu để duy trì và giữ cho dịch vụ đó luôn trong tình trạng sẵn sàng phục vụ hoặc phần sử dụng quá định mức. Do đó, yếu tố biến phí biến thiên tỷ lệ thuận với mức dịch vụ hoặc mức sử dụng quá định mức. 19 Phân tích chi phí hỗn hợp: Để đạt được mục đích phân loại chi phí cho phù hợp với mục đích đề ra cần phải phân tích nhằm lượng hoá để tách riêng định phí và biến phí trong chi phí hỗn hợp. Có bốn phương pháp được ứng dụng vào việc phân chia định phí và biến phí trong chi phí hỗn hợp, trong đó có hai phương pháp thường được sử dụng nhiều nhất là phương pháp: - Phương pháp cực đại - cực tiểu: Phương pháp này dựa trên việc xác định mức độ hoạt động cao nhất và thấp nhất. Chênh lệch chi phí giữa hai cực được chia cho mức độ hoạt động của hai cực nhằm xác định yếu tố biến phí. Căn cứ vào kết quả tính được, mức độ hoạt động và tổng chi phí ở mức độ hoạt động đó sẽ xác định được các yếu tố định phí. Phương trình dự đoán chi phí có dạng sau: Y = a + bx. - Phương pháp bình phương bé nhất: Phương pháp này cho độ chính xác cao hơn phương pháp cực đại - cực tiểu, nhưng tinh vi và khó thực hiện hơn. Phương pháp này nhằm xác định phương trình biến thiên của chi phí dựa trên tính toán hệ phương trình trong phân tích thống kê, sử dụng số liệu chi phí phát sinh tương ứng với các mức độ hoạt động từ kỳ trước. Phương trình dự đoán chi phí cũng có dạng tổng quát như phương pháp cực đại - cực tiểu. Tuy nhiên phương pháp này phức tạp do nó quan tâm đến tất cả các quan sát thực nghiệm. Bên cạnh đó, cách phân loại này còn giúp nhà quản trị xây dựng mô hình chi phí trong mối quan hệ giữa chi phí - khối lượng - lợi nhuận. Thông qua việc xác định số dư đảm phí để để phân tích điểm hoà vốn, xác định được chi phí bỏ ra để đạt được lợi nhuận dự kiến. Qua đó, nhà quản trị xác định phương hướng sử dụng và nâng cao hiệu quả chi phí. Trong ngắn hạn, khi bị giới hạn về nguồn lực, việc xác định số dự đảm phí dựa trên nguồn lực bị giới hạn ( số dư đảm phí tính trên công suất máy móc thiết bị, giờ công lao động: ca máy; giờ công) sẽ giúp nhà quản trị đưa ra được các quyết định ngắn hạn một cách hiệu quả. Các doanh nghiệp xây lắp ngoài việc lập kế hoạch, kiểm soát chi phí, điều tiết chi phí khi tổ chức thi công xây lắp các công trình nhằm mục đích hạ giá thành, nâng cao năng lực cạnh tranh còn phải đưa ra các quyết định lựa chọn công trình, dự 20 án, hạng mục công việc nào hiệu quả nhất ( đấu thầu công trình ). Việc lựa chọn cách thức phân loại chi phí này sẽ giúp nhà quản trị có cơ sở đưa ra quyết định tham gia xây dựng công trình dự án đó hay không và định giá bỏ thầu phù hợp với mục tiêu, chiến lược, năng lực của doanh nghiệp trong từng thời kỳ. b/. Phân loại chi phí theo mối quan hệ với đối tượng chi phí. Theo cách thức phân loại này, chi phí sản xuất kinh doanh được chia thành: - Chi phí trực tiếp: là chi phí có thể tách biệt, phát sinh một cách riêng biệt cho một hoạt động cụ thể của một doanh nghiệp. Trên góc độ của quản trị, chi phí này có thể tránh được, nói cách khác, sự phát sinh và mất đi của chi phí này gắn liền với sự phát sinh và mất đi của một hoạt động cụ thể. Trong khi đó, chi phí gián tiếp lại khó tránh được, bởi chúng không liên quan đến hoạt động cụ thể nào mà cùng một lúc liên quan đến nhiều hoạt động khác trong doanh nghiệp. - Chi phí gián tiếp: Theo quy định hiện hành, thì chi phí gián tiếp là các chi phí phục vụ cho việc quản lý điều hành của doanh nghiệp, tỷ trọng của chi phí này trong tổng chi phí toàn doanh nghiệp phụ thuộc vào cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp và sản lượng tạo ra của doanh nghiệp trong một thời kỳ. Chi phí gián tiếp tăng theo thời gian sản xuất. c/. Một số cách phân loại chi phí khác phục vụ việc ra quyết định quản lý: Phân loại chi phí theo thẩm quyền ra quyết định là những khoản chi phí được xác đinh theo phạm vi quyền hạn của các nhà quản trị các cấp với các chi phí đó. Việc phân chia theo quyền hạn này có ý nghĩa quan trọng trong việc kiểm soát chi phí, lập báo cáo bộ phận, đánh giá kết quả thực hiện. - Chi phí chênh lệch: Là những chi phí chỉ có ở phương án này nhưng không có hoặc chỉ có một phần ở phương án khác. Xác định chi phí chênh lệch giữa các phương án là căn cứ quan trọng để các doanh nghiệp ra quyết định lựa chọn phương án đầu tư. - Chi phí cơ hội: Chi phí cơ hội là nguồn thu nhập tiềm tàng mất đi khi lựa chọn phương án này để thay thế một phương án khác. Chi phí này không được phản 21 ánh trên sổ sách, vì một phương án bị loại bỏ trở thành cơ hội của phương án được lựa chọn. Các nhà quản trị phải quan tâm đến chi phí này khi đề ra quyết định. - Chi phí thích hợp và chi phí không thích hợp: Chi phí thích hợp cho việc ra quyết định là chi phí có thể tránh được. Tất cả mọi chi phí được xem là có thể tránh được trừ chi phí chìm và chi phí tương lai ( không chênh lệch giữa các phương án). Chi phí chìm là chi phí đã xảy ra và không thể tránh được cho dù người quản lý quyết định theo tiến trình hành động nào. Chi phí chìm không thích hợp với tương lai và phải loại bỏ trong việc ra quyết định, mọi chi phí tương lai mà không chênh lệch giữa các phương án trong một tình huống quyết định không phải là chi phí thích hợp. Như vậy, chi phí chìm và chi phí tương lai không chênh lệch nhau giữa các phương án là chi phí không thích hợp. - Chi phí kiểm soát được và chi phí không kiểm soát được: Đây là những khoản mục chi phí phản ánh phạm vi, quyền hạn của nhà quản trị các cấp đối với loại chi phí đó. Chi phí được xem là kiểm soát được ở cấp có thẩm quyền quyết định chi phí đó. Như vậy, nhà quản trị cấp cao có quyền quyết định và kiểm soát chi phí nhiều hơn. Thông thường các cấp quản lý thấp mới có những chi phí không kiểm soát được. Việc phân loại chi phí này thích hợp trong việc đánh giá trách nhiệm của nhà quản lý trong phạm vi, quyền hạn được giao. Công cụ đánh giá dựa trên các trung tâm chi phí trong một doanh nghiệp hay tổ chức. Tóm lại, có rất nhiều cách phân loại chi phí khác nhau, tuỳ theo mục đích, yêu cầu của nhà quản trị mà chi phí được phân loại một cách phù hợp. Nếu như cách phân loại chi phí theo các yếu tố chi phí, theo khoản mục phục vụ cho mục đích tính giá thành sản phẩm, lập báo cáo tài chính thì các cách phân loại khác thường được sử dụng đối với công việc của kế toán quản trị: lập dự toán, kế hoạch, kiểm soát, ra quyết định, đánh giá thành quả quản lý…Đối với các doanh nghiệp xây lắp công việc kinh doanh chủ yếu là thi công xây lắp các sản phẩm theo hợp đồng thông qua đấu thầu hoặc chỉ định thầu phương pháp xác định chi phí theo công việc là vấn đề hết sức quan trọng. Nó vừa giúp cho doanh nghiệp phản ánh chính 22 xác, phù hợp chi phí cho từng công trình hạng mục công trình, vừa cung cấp thông tin cho việc định giá bỏ thầu, nhận thầu và trong quá trình tổ chức thi công phân loại chi phí giúp cho doanh nghiệp tổ chức biện pháp thi công hợp lý để hạ giá thành xây lắp nâng cao năng lực cạnh tranh, trên cơ sở đó làm căn cứ xây dựng các báo cáo đánh giá thành quả quản lý của các cấp, bộ phận trong doanh nghiệp. Phân loại chi phí phù hợp, sẽ cung cấp thông tin một cách hệ thống, kịp thời, đầy đủ cho các nhà quản trị trong doanh nghiệp. Hơn nữa, khi xây dựng được một hệ thống phân loại chi phí thống nhất trong toàn doanh nghiệp, tổ chức sẽ có ảnh hưởng lớn đến công việc giám sát và đánh giá qua kết quả thực hiện được của từng bộ phận, tổ chức trong doanh nghiệp thông qua các báo cáo bộ phận. 1.2.2.3. Báo cáo bộ phận Là báo cáo của một đơn vị hoặc một hoạt động của một tổ chức doanh nghiệp, mà nhà quản lý cần quan tâm xem xét để họ có thể kiểm soát và quản lý đối với chi phí và doanh thu của những bộ phận đó, ví dụ: Các báo cáo ở phân xưởng sản xuất, đội xây lắp, các báo cáo ở từng quầy hàng, báo cáo của khu vực kinh doanh trong một tập đoàn… Để cấp quản lý cao nhất trong một tổ chức có thể nắm được toàn bộ tình hình hoạt động của tổ chức, định kỳ các trung tâm trách nhiệm từ cấp thấp nhất phải báo cáo dần lên các cấp cao hơn trong hệ thống về những chỉ tiêu tài chính chủ yếu của trung tâm trong một báo cáo gọi là báo cáo thực hiện (performance report). Một báo cáo thực hiện trình bày các số liệu dự toán, số liệu thực tế và số chênh lệch những chỉ tiêu tài chính chủ yếu phù hợp theo từng loại trung tâm trách nhiệm. Thông qua các báo cáo thực hiện, nhà quản lý (bằng cách sử dụng phương pháp quản lý theo ngoại lệ) sẽ kiểm soát được các hoạt động của tổ chức một cách hiệu quả (Hilton, 1991)[3]. Các loại báo cáo thực hiện: - Đối với trung tâm chi phí : Báo cáo tình hình thực hiện chi phí - Đối với trung tâm doanh thu : Báo cáo tình hình thực hiện doanh thu - Đối với trung tâm lợi nhuận : Báo cáo thu nhập theo số dư đảm phí 23 - Đối với trung tâm đầu tư : Báo cáo thu nhập theo vốn đầu tư Sự vận động thông tin trong hệ thống kế toán trách nhiệm: Trình tự báo cáo thông tin trong hệ thống kế toán trách nhiệm bắt đầu từ cấp quản lý thấp nhất trong tổ chức cho đến cấp quản lý cao nhất. Mức độ chi tiết của báo cáo giảm dần theo sự gia tăng của các cấp quản lý trong tổ chức. Ví dụ, Tổng giám đốc tổng công ty xây dựng G có lẽ không cần biết một cách chi tiết chi phí sản xuất phát sinh tại một đội xây lắp đang thi công một công trình của một công ty thành viên. Báo cáo thực hiện được lập cho một Dự án xây dựng chỉ tổng hợp các kết quả hoạt động của các công ty (công ty X, công ty Y, và công ty Z) cùng tham gia thi công dự án đó. Sơ đồ 1.3 dưới đây mô tả một cách khái quát trình tự báo cáo trong hệ thống kế toán trách nhiệm của Tổng công ty . Sơ đồ 1.3 Trình tự báo cáo trong hệ thống kế toán trách nhiệm Tổng công ty XD G Tóm lại, cấu trúc của hệ thống báo cáo thực hiện bắt đầu từ cấp quản lý thấp nhất và xây dựng ngược lên cấp quản lý cao nhất. Mỗi nhà quản lý trong tổ chức nhận được báo cáo thực hiện của chính bộ phận của mình quản lý và các báo cáo TỔNG CÔNG TY XD G CÔNG TY THÀNH VIÊN CHI NHÁNH, XÍ NGHIỆP PHÒNG BAN ĐỘI XÂY LẮP, PHÂN XƯỞNG ĐỘI XÂY LẮP 24 thực hiện của các bộ phận dưới quyền. Bằng cách này, nhà quản lý có thể đánh giá được hiệu quả công việc của bộ phận mình và các bộ phận trực thuộc. Nói chung, khi vận dụng hệ thống kế toán trách nhiệm, cần tập trung vào vai trò thông tin của hệ thống. Điều này sẽ ảnh hưởng tích cực đến hành vi và thái độ của nhà quản lý, khuyến khích họ cố gắng cải thiện hiệu quả hoạt động. Do đáp ứng yêu cầu của nhà quản lý, nên báo cáo bộ phận thường được lập theo cách ứng xử của chi phí, trình bày dưới hình thức số dư đảm phí phân loại chi phí theo tiêu thức biến phí - định phí và chi phí kiểm soát được - chi phí không kiểm soát được, chi phi phân bổ - chi phí không phân bổ. Các báo cáo bộ phận càng tiến lên cấp quản lý cao hơn càng giảm dần chi tiết. Trong một tổ chức, doanh nghiệp nếu hệ thống báo cáo bộ phận được thiết lập, và sử dụng phù hợp sẽ ảnh hưởng đến thái độ các nhà quản lý. Khi các nhà quản lý biết được kết quả của họ sẽ được đánh giá họ sẽ có xu hướng hành động sao cho phù hợp. Mặc dù, báo cáo bộ phận không làm thay đổi một sự kiện đã xảy ra, nhưng một sự phân tích kết quả của một người trong quá khứ, có thể cho thấy những cách để đạt được kết quả tốt hơn trong tương lai. Báo cáo bộ phận thường được xây dựng thành hai loại; Báo cáo dự toán và Báo cáo thực hiện. Để đánh giá được kết quả thực hiện thì hình thức hai báo cáo này phải thống nhất, thông qua báo cáo dự toán, nhà quản trị có thể đánh giá được kết quả hoạt động của mình qua các báo cáo thực hiện. Từ đó, giúp nhà quản trị xác định được nguyên nhân tồn tại hay những thành quả đạt được trong bộ phận mình. Bên cạnh đó, các báo cáo được lập cho từng bộ phận sẽ cung cấp thông tin cần thiết cho nhà quản trị đánh giá kết quả hoạt động của từng bộ phận, từng hoạt động, hay từng khu vực kinh doanh làm cơ sở để phân phối nguồn lực một cách hiệu quả cho doanh nghiệp. Tổng hợp các báo cáo bộ phận từng cấp quản lý từ thấp đến cao sẽ hướng toàn bộ các bộ phận, các hoạt động về mục tiêu chung của tổ chức, doanh nghiệp thông qua việc lập báo cáo dự toán và thực hiện theo các báo cáo dự toán. Lập báo cáo bộ phận phải đảm bảo tính hiệu quả: Lợi ích thu được và chi phí bỏ ra, tạo động lực thúc đẩy hoạt động hay kìm hãm của tổ chức, doanh nghiệp. 25 Trong nhiều trường hợp việc lập kế hoạch thực hiện quá thấp không tương xứng với năng lực của công ty, bộ phận sẽ là giải pháp tốt cho các nhà quản lý. Phân bổ chi phí cho các bộ phận: Mỗi bộ phận đều được gắn với trách nhiệm của nhà quản lý, báo cáo bộ phận được lập sẽ cung cấp thông tin về kết quả của bộ phận đó, và khả năng của cấp quản lý. Phân bổ chi phí phải đảm bảo việc không chuyển giao trách nhiệm từ trung tâm trách nhiệm này, sang trung tâm trách nhiệm khác. Do đó, tiêu thức phân bổ phải được xây dựng dựa trên bản chất và mỗi quan hệ của chi phí đối với mỗi bộ phận. Định phí bộ phận: là những khoản định phí gắn bó riêng biệt với từng bộ phận, phát sinh và tồn tại với cùng bộ phận đó như: lương công nhân quản lý, khấu hao thiết bị của bộ phận. Định phí chung: Là những khoản định phí không gắn bó riêng biệt với từng bộ phận, hoặc trực thuộc bất kỳ bộ phận riêng rẽ nào mà phát sinh vì sự tồn tại hoặc vì hoạt động của nhiều bộ phận. Định phí chung được phân bổ theo nguyên tắc gián tiếp còn định phí bộ phận thuộc bộ phận nào được phân bổ ngay cho bộ phận đó theo nguyên tắc trực tiếp. Bảng 1.1: Ví dụ một số tiêu thức phân bổ chi phí. BỘ PHẬN PHỤC VỤ TIÊU THỨC PHÂN BỔ Căn tin Số lượng nhân viên Bảo vệ Diện tích chịu trách nhiệm Kế toán Số giờ lao động Động lực Năng lực phục vụ ( ca máy, kwh) Quản đốc số nhân viên Giao nhận – kho vận Số lượng vận đơn Quản lý doanh nghiệp Số giờ lao động Bảo trì Số giờ máy ……… Nguồn: Nguyễn Văn Dược, 2006, Kế toán quản trị. 26 Hình thức báo cáo bộ phận cho các trung tâm đầu tư và trung tâm lợi nhuận chủ yếu lập dựa trên cách thức phân loại chi phí theo cách thức ứng xử của chi phí. Nhưng để thực hiện yêu cầu đánh giá khác nhau thì nội dung của báo cáo cũng phải thay đổi cho phù hợp. - Báo cáo lập dùng để đánh giá tình hình điều hành sản xuất kinh doanh của các Phó Tổng giám đốc bộ phận ( bảng 1.2 phụ lục số 1) - Nếu Tổng công ty quan tâm về tình hình sản xuất kinh doanh theo khu vực báo cáo được lập minh hoạ ( bảng 1.3, phụ lục số 1) - Nếu Tổng công ty quan tâm đến kết quả kinh doanh của từng công trình do các đơn vị thi công mẫu báo cáo minh hoạ ( bảng 1.4, phụ lục số 1). 1.2.2.3. Các chỉ tiêu đánh giá. Việc lựa chọn, xây dựng các chỉ tiêu để đánh giá thành quả quản lý phải xuất phát từ việc thiết kế các trung tâm trách nhiệm trong toàn bộ tổ chức, trong đó trung tâm đầu tư phải được coi là toàn bộ tổ chức. Các chỉ tiêu xây dựng dùng đánh giá hiệu quả và hiệu năng của các trung tâm: Trung tâm đầu tư thiết lập các chỉ tiêu đo lường hiệu quả đầu tư, trung tâm lợi nhuận thiết lập các chỉ tiêu đo lường liên quan đến lợi nhuận, các trung tâm doanh thu, trung tâm chi phí sử dụng các công cụ phân tích đánh giá mức độ hoàn thành các bộ phận. a/. Các chỉ tiêu đánh giá trung tâm chi phí: Trung tâm chi phí được chia thành hai loại là trung tâm chi phí tiêu chuẩn và trung tâm chi phí tuỳ ý ( dự toán). Nhà quản trị các trung tâm chi phí này đều có trách nhiệm điều hành hoạt động sản xuất tại trung tâm của mình sao cho đạt được kế hoạch sản xuất đồng thời đảm bảo chi phí thực tế phát sinh không vượt quá chi phí tiêu chuẩn hoặc chi phí dự toán. Phương pháp đánh giá trung tâm này là phương pháp phân tích nhân tố: Biến động về lượng = Giá định mức x ( lượng thực tế - lượng định mức). Biến động về giá = Lượng thực tế x ( Giá thực tế - giá định mức ). Kết quả phân tích sẽ cung cấp thông tin cho nhà quản trị biết được nguyên nhân của các biến động trên là khách quan hay chủ quan từ đó có các biện pháp 27 đúng đắn, kịp thời để chấn chỉnh hoặc phát huy các biến động theo chiều hướng có lợi cho tổ chức. b/. Các chỉ tiêu đánh giá trung tâm doanh thu Đối với trung tâm doanh thu chịu trách nhiệm về mức tiêu thụ của mình, phương pháp đánh giá trung tâm này cũng sử dụng phương pháp phân tích tình hình thực hiện doanh thu giữa thực tế và dự toán, giữa kỳ này và kỳ trước ( hiệu quả), so sánh các chi phí đầu vào tại trung tâm để đánh giá hiệu năng hoạt động của trung tâm liên quan đến việc bán hàng và tiêu thụ sản phẩm. c/. Các chỉ tiêu đánh giá trung tâm lợi nhuận: Nếu như trung tâm chi phí có trách nhiệm đảm bảo chi phí phát sinh phù hợp với kế hoạch sản xuất, trung tâm lợi nhuận phải tổ chức hoạt động sao cho đạt được lợi nhuận cao nhất, nghĩa là sử dụng các nguồn lực được giao một cách hiệu quả nhất, trong đó có trách nhiệm kiểm soát chi phí phát sinh, doanh thu thực hiện được từ hai trung tâm là chi phí và doanh thu. Vậy, để đánh giá kết quả thực hiện được của trung tâm lợi nhuận, kế toán quản trị đánh giá việc thực hiện chỉ tiêu lợi nhuận qua mối quan hệ với giá bán và lượng bán: - Có đạt được mức tiêu thụ dự toán hay không?. - Cơ cấu hàng bán có đúng như dự toán hay không?. - Giá bán có đúng như dự toán hay không?. Phương pháp đánh giá vẫn là phương pháp phân tích nhân tố cụ thể là phương pháp loại trừ để đánh giá mức độ ảnh hưởng của sản lượng tiêu thụ, cơ cấu sản lượng tiêu thụ, giá bán tới lợi nhuận trong kỳ. d/. Trung tâm đầu tư: Mục tiêu quan trọng của bất kỳ doanh nghiệp kinh doanh nào là tối đa hoá lợi nhuận và sử dụng vốn đầu tư có hiệu quả. Các nhân viên kế toán quản trị thường sử dụng hai phương pháp khác nhau để đánh giá hiệu quả của các trung tâm đầu tư: Tỷ suất lợi nhuận trên vốn đầu tư (return on investment - ROI) và thu nhập thặng dư (residual income – RI) -Tỷ suất sinh lời của vốn đầu tư-ROI 28 Công thức tính tỷ suất sinh lời của vốn đầu tư: Công thức xác định ROI còn được viết theo cách khác: Khi viết công thức ROI theo cách này sẽ làm rõ các nhân tố ảnh hưởng đến sức sinh lời của vốn đầu tư của một trung tâm đầu tư. Tỷ số giữa lợi nhuận và doanh thu được gọi là lãi trên doanh thu (sales margin). Chỉ tiêu này cho biết khi thực hiện được 1 đồng doanh thu thì doanh nghiệp đạt được mức lợi nhuận bằng bao nhiêu phần trăm của một đồng doanh thu. Tỷ số giữa doanh thu và vốn đầu tư được gọi là hệ số quay vòng của vốn (capital turnover). Chỉ tiêu này cho biết bao nhiêu đồng doanh thu có thể tạo ra từ một đồng vốn đầu tư. Bảng 1.5 dưới đây minh hoạ cho việc tính toán ROI của Khu vực Miền Bắc và Khu vực Miền nam, là hai trung tâm đầu tư trong Tổng công ty XD G (thể hiện trong sơ đồ 1.1 ở trên). Lợi nhuận Doanh thu ROI = x Doanh thu Vốn đầu tư Tỷ suất Lợi nhuận Số vòng quay ROI = x Trên doanh thu của vốn đầu tư Lợi nhuận ROI = Vốn đầu tư 29 Bảng 1.5 Tính toán ROI của trung tâm đầu tư: Tổng công ty XD G Chỉ tiêu Khu vực Miền Bắc Khu vực Miền Nam 1. Lợi nhuận 300.000 720.000 2. Doanh thu 6.000.000 1.800.000 3. Vốn đầu tư 2.000.000 3.600.000 4. Lãi trên doanh thu (1)/(2) 5% 40% 5. Hệ số quay vòng tài sản (2)/(3) 3 0.5 6. ROI (4)x(5) 15% 20% Khu vực Miền Bắc có mức lãi trên doanh thu là 5% (300.000:6.000.000). Nghĩa là mỗi đồng doanh thu thực hiện được sẽ đem lại 5% lợi nhuận cho khu vực. Hệ số quay vòng của khu vực Miền Bắc là 3 (6.000.000:2.000.000). Nghĩa là một đồng vốn đầu tư vào khu vực này có thể tạo ra 3 đồng doanh thu. Do vậy, sức sinh lời trên vốn đầu tư (ROI) của khu vực này là 15% (lãi trên doanh thu là 5% x hệ số quay vòng của vốn là 3). Đo lường lợi nhuận và vốn đầu tư Công thức tính toán ROI có 2 thành phần là lợi nhuận và vốn đầu tư. Muốn tính toán được ROI, chúng ta phải xác định được lợi nhuận và vốn của một trung tâm đầu tư. Lợi nhuận: Chỉ tiêu lợi nhuận được sử dụng trong công thức ROI là lợi nhuận trước trả lãi vay và thuế thu nhập. Lý do của việc sử dụng lợi nhuận trước trả lãi vay và thuế thu nhập trong công thức tính ROI là để phù hợp doanh thu và vốn kinh doanh đã tạo ra nó. Vốn đầu tư: Vốn đầu tư có thể được hiểu là tổng giá trị tài sản trên bảng cân đối kế toán, bao gồm vốn bằng tiền, các khoản phải thu, trị giá hàng tồn kho, nhà xưởng, máy móc thiết bị và các khoản vốn khác được sử dụng trong hoạt động của một trung tâm đầu tư.Vì ROI được tính toán cho một thời đoạn, chẳng hạn như một tháng hoặc một năm, do vậy vốn đầu tư được sử dụng trong công thức tính ROI là 30 số bình quân giữa vốn đầu kỳ và vốn cuối kỳ nằm trên bảng cân đối kế toán (thông thường là vốn đầu năm và cuối năm). Một vấn đề đặt ra khi tính ROI là giá trị của tài sản cố định trong vốn có thể được tính theo hai cách. Cách thứ nhất là sử dụng giá trị còn lại của tài sản cố định và cách thứ hai là tính theo nguyên giá ban đầu. Trong thực tế, cả hai cách này đều được sử dụng để xác định ROI. Sử dụng giá trị còn lại hay nguyên giá tài sản đều có những điểm thuận lợi và bất lợi. Lợi ích của việc sử dụng giá trị còn lại của tài sản: 1.Việc sử dụng giá trị còn lại phù hợp với giá trị của tài sản cố định được báo cáo trên bảng cân đối kế toán. 2. Điều này phù hợp với việc tính toán lợi nhuận thuần hoạt động và sự tính toán này bao gồm cả khấu hao và các phí tổn hoạt động. Bất lợi của việc sử dụng giá trị còn lại của tài sản: 1. Điều này làm cho kết quả ROI tăng dần theo thời gian vì tài sản cố định bị hao mòn dần và do vậy giá trị còn lại sẽ càng ngày càng bé. 2. Điều này không khuyến khích việc thay thế các máy móc thiết bị cũ kỹ, lỗi thời vì sự trang bị lại máy móc thiết bị sẽ có ảnh hưởng bất lợi đối với kết quả ROI. Tuy vậy, đa số các nhà quản lý thường xem tính phù hợp là quan trọng nhất và do vậy cách sử dụng giá trị còn lại của tài sản được sử dụng phổ biến hơn trong việc tính toán ROI. Biện pháp cải thiện ROI. Làm thế nào nhà quản lý Khu vực Miền Bắc có thể cải thiện/tăng tỷ suất sinh lời trên vốn đầu tư của khu vực. ROI là tích số của 2 thành phần: lãi trên doanh thu và hệ số quay vòng của vốn. Do vậy ROI có thể cải thiện bằng cách tăng mức lãi trên doanh thu hoặc tăng hệ số quay vòng của vốn. -Tăng mức lãi trên doanh thu: Giả sử rằng nhà quản lý của Khu vực Miền Bắc có thể tăng mức lãi trên doanh thu lên thành 6% và giữ nguyên hệ số quay vòng của vốn là 3 thì ROI của khu vực sẽ tăng lên thành 18% (6% x 3). 31 Để tăng mức lãi trên doanh thu lên thành 6%, nhà quản lý khu vực cần phải tăng lợi nhuận của khu vực lên thành $360.000 trên doanh thu $6.000.000 (360.000:6.000.000). Để tăng lợi nhuận trong khi doanh thu vẫn giữ nguyên, nhà quản lý có thể sử dụng hai cách: tăng giá bán sản phẩm (sản lượng tiệu thụ sẽ giảm) hoặc giảm chi phí. Một điều cần lưu ý là nhà quản lý phải xem xét cẩn thận liệu rằng việc tăng giá bán có làm cho sản lượng bán ra giảm quá nhiều dẫn đến doanh thu bị giảm hay không? Tương tự, việc cắt giảm chi phí không được làm giảm chất lượng sản phẩm, dịch vụ khác hàng,…Những thay đổi này có thể làm giảm doanh thu bán hàng. -Tăng hệ số quay vòng của vốn: Một cách khác để cải thiện ROI là tăng hệ số quay vòng của vốn. Giả sử rằng nhà quản lý khu vực Miền Bắc có thể tăng hệ số quay vòng của vốn lên thành 4 trong khi vẫn giữ nguyên mức lãi trên doanh thu ở mức 5%. ROI của khu vực sẽ tăng từ 15% lên thành 20% (5% x 4). Để làm được điều này nhà quản lý có thể tăng doanh thu (đồng thời kiểm soát tốt chi phí để lợi nhuận không bị ảnh hưởng) hoặc giảm vốn hoạt động. Giả sử, để tăng hệ số quay vòng của vốn từ 3 lên thành 4, nhà quản lý có thể tìm cách cắt giảm mức vốn đầu tư từ $2.000.000 xuống còn $1.500.000. Chẳng hạn như nhà quản lý có thể cắt giảm mức dự trữ hàng tồn kho hoặc đẩy nhanh việc thu hồi các khoản nợ phải thu, do đó cắt giảm bớt khoản đầu tư cần thiết cho các khoản này và vốn nhàn rỗi được sử dụng để trả bớt nợ ngắn hạn. Tóm lại, nhà quản lý có thể sử dụng các biện pháp sau nhằm tăng sức sinh lời của vốn đầu tư ROI: - Tăng doanh số - Cắt giảm chi phí - Giảm vốn đầu tư Một điều cần lưu ý rằng, việc cải thiện sức sinh lời của vốn đầu tư ROI là một nghệ thuật quản lý, đói hỏi nhiều kỹ năng và kinh nghiệm của các nhà quản lý. Các biện pháp được thảo luận ở trên nêu ra một cách suy nghĩ chứ không phải là những công thức tính toán cứng nhắc. 32 Một số điểm hạn chế của ROI. ROI được xem là một trong những cách đánh giá tốt nhất việc thực hiện của người quản lý khi điều hành một trung tâm đầu tư. Công thức ROI kết hợp rất nhiều lĩnh vực trách nhiệm của nhà quản lý thành một con số duy nhất mà có thể đem so sánh quá trình sinh lời của vốn giữa các trung tâm đầu tư khác nhau trong tổ chức. Mặc dù tỷ suất hoàn vốn ROI được sử dụng một cách rộng rãi để đánh giá việc thực hiện của các trung tâm đầu tư, nó cũng không phải là một công cụ hoàn hảo, nó vẫn có một số điểm hạn chế sau: + ROI có khuynh hướng chú trọng đến sự thực hiện ngắn hạn hơn là quá trình sinh lợi dài hạn. Nhằm mục đích bảo vệ kết quả thực hiện được, nhà quản lý có thể bị sức ép từ chối nhiều cơ hội đầu tư có lợi khác về dài hạn. + ROI không phù hợp với các mô hình vận động của dòng tiền sử dụng trong phân tích vốn đầu tư. + ROI có thể không hoàn toàn chịu sự kiểm soát của trung tâm đầu tư vì sự hiện diện của trung tâm đầu tư cấp cao hơn có quyền điều tiết ROI (do sự phân bổ chi phí chung và vốn từ cấp quản lý cao hơn). Để giải quyết các vấn đề này, một số công ty sử dụng nhiều tiêu chuẩn để đánh giá thực hiện thay vì chỉ sử dụng tỷ suất hoàn vốn ROI. Các tiêu chuẩn khác được sử dụng gồm có: - Sự tăng giá thị trường của cổ phiếu. - Mức tăng trưởng của sản xuất. - Lợi nhuận đạt được. - Số lần quay vòng các khoản phải thu. - Số lần quay vòng hàng tồn kho. - Khả năng mở rộng đến những lĩnh vực kinh doanh sinh lợi mới. Thu nhập thặng dư (RI) Công thức tính toán thu nhập thặng dư Một phương pháp khác để đánh giá hiệu quả của một trung tâm đầu tư là sử dụng chỉ tiêu thu nhập thặng dư (residual income – RI). 33 Thu nhập thặng dư được định nghĩa là chênh lệch giữa lợi nhuận của một trung tâm đầu tư và mức lợi nhuận để đạt được tỷ lệ sinh lời tối thiểu tính trên vốn đầu tư (giá sử dụng vốn của trung tâm đầu tư). Thu nhập thặng dư (RI) là một chỉ tiêu tuyệt đối, không giống như ROI là một chỉ tiêu tương đối. RI thực chất là lợi nhuận còn lại của một trung tâm đầu tư sau khi loại trừ chi phí sử dụng vốn đầu tư. Giả sử rằng, hiệu quả thực hiện công việc của nhà quản lý khu vực Miền Nam trong Tổng công ty được đánh giá bằng chỉ tiêu thu nhập thặng dư RI. Với vốn đầu tư $3.600.000, lợi nhuận đạt được là $720.000, và chi phí sử dụng vốn của khu vực là 12%. Thu nhập thặng dư của trung tâm đầu tư này được tính toán như sau: Lợi nhuận $720.000 Trừ: Giá sử dụng vốn: Vốn đầu tư $3.600.000 Chi phí sử dụng vốn 12% 432.000 Thu nhập thặng dư (RI) $288.000 Ưu và nhược điểm của RI Ưu điểm: Khi thu nhập thặng dư được sử dụng để đánh giá việc thực hiện, thì mục tiêu mà các nhà quản lý của trung tâm đầu tư nhắm đến là tối đa hóa thu nhập thặng dư RI. Chừng nào mà RI của một phương án/dự án còn lớn hơn không (0), dự án sẽ được chấp nhận vì nó làm tăng tổng RI của trung tâm đầu tư. Rất nhiều nhà quản lý cho rằng thu nhập thặng dư - RI là một cách đánh giá thực hiện công việc của trung tâm đầu tư tốt hơn chỉ tiêu sức sinh lời của vốn ROI. Họ nhấn mạnh rằng thu nhập th._.VA nhỏ hơn vốn đầu tư khi tính RI. Vì vậy, EVA thích hợp cho việc đánh giá dự án đầu tư hơn. + Số liệu cột “ Toàn chi nhánh” có một số chỉ tiêu không cho kết quả là tổng cộng của toàn bộ các cột số liệu của công trình thực hiện được trong kỳ. Nguyên nhân là do vốn đầu tư, nợ ngắn hạn, không chỉ gắn liền với các công trình thực hiện mà còn được sử dụng cho công tác quản lý tại trung tâm đầu tư, trung tâm lợi nhuận. Vì vậy, nếu việc chi cho công tác quản lý quá lớn báo cáo tổng thể các dự án đầu tư sẽ cho kết quả khác xa với tổng cộng các báo cáo bộ phận. Nếu phân bổ chi tiêu phục vụ cho công tác quản lý theo mức độ hoạt động ( ABC ) cho từng trung lợi nhuận ta sẽ thu được kết quả phù hợp hơn. Theo bảng tính trên EVA tính cho toàn chi nhánh là 680.002 nghìn đồng, tổng cộng EVA tính cho bốn công trình là 660.413 nghìn đồng. 112 Bảng 3.10 - Bảng tính vốn đầu tư bình quân và nợ ngắn hạn bình quân của Chi nhánh Công ty CP cầu 3 TL năm 2008 Vèn ho¹t ®éng b×nh qu©n Vèn cè ®Þnh b×nh qu©n TT Tªn ®¬n vÞ TiÒn tån quü b×nh qu©n C¸c kho¶n ph¶I thu b×nh qu©n Hµng tån kho b×nh qu©n Tµi s¶n ng¾n h¹n kh¸c b×nh qu©n Céng Tµi s¶n cè ®Þnh Tæng céng tµi s¶n Nî ng¾n h¹n b×nh qu©n kh«ng tr¶ l·i 1 2 3 4 5 6 7=3+4+5+6 8 9=7+8 10 1 C¬ quan Chi nh¸nh 134.919 43.606 178.525 1.075.196 1.253.721 1.090.481 2 CÇu L¸ng Chim 3.245.536 3.100.137 1.739.861 8.085.534 2.305.352 10.390.885 3.249.139 3 CÇu R¹ch C«n 4.409.786 4.602.818 1.309.104 10.321.707 2.955.875 13.277.583 2.988.673 4 CÇu Trµ ¤n 2.975.164 17.110.400 1.499.210 21.584.774 4.780.694 26.365.468 10.101.915 5 CÇu §á 1.230.403 842.700 648.275 2.721.377 1.295.057 4.016.434 1.176.476 Tæng céng 134.919 11.860.889 25.656.055 5.240.055 42.891.918 12.412.174 55.304.092 18.606.684 113 Báo cáo thực hiện của trung tâm chi phí: Chỉ tiêu đánh giá hiệu quả của trung tâm chi phí là chênh lệch giữa các khoản mục chi phí thực tế so với chi phí dự toán đã được lập theo định mức thiết kế. Định kỳ (hàng tháng), trưởng ban chỉ huy trực thuộc đội thi công báo cáo khối lượng đã thực hiện và đối chiếu với kế hoạch tiến độ thi công, định mức thiết kế. Việc theo dõi sâu sát, thường xuyên như vậy giúp trưởng ban chỉ huy công trình bên cạnh việc quản lý các chi phí phát sinh thuộc phạm vi trách nhiệm của mình còn kịp thời phát hiện, hạn chế những sai sót phát sinh ngoài dự toán; phòng ngừa được việc thi công không đúng thiết kế phải phá dỡ làm lại, chậm trễ tiến độ thi công. Khi hạng mục thi công đã hoàn thành, trưởng ban chỉ huy công trình kết hợp với các bộ phận có liên quan (bộ phận cung ứng vật tư, kế toán..) tổng hợp toàn bộ các chi phí thực tế phát sinh và gửi báo cáo về cho Trung tâm chi phí (đội thi công). Trung tâm chi phí sẽ sử dụng các báo cáo này để lập báo cáo tình hình thực hiện chi phí. Báo cáo này là căn cứ quan trọng để đánh giá thành quả của trung tâm chi phí. Quy trình lập báo cáo tình hình thực hiện chi phí qua các bước sau: -Bước 1: Tập hợp các chi phí phát sinh tại công trình -Bước 2: Tổng hợp chi phí và tính đơn giá thực tế (giá thành đơn vị) của hạng mục công trình. -Bước 3: Lập báo cáo tình hình thực hiện chi phí của trung tâm. Từ bảng tính đơn giá thực tế (giá thành đơn vị) trên, đối chiếu với đơn giá dự toán chi phí đã được lập trước đây, đội thi công (trung tâm chi phí) lập báo cáo tình hình thực hiện chi phí để đánh giá thành quả của trung tâm. Mẫu báo cáo được lập giống như mẫu báo cáo dự toán chi phí “ kế hoạch chi phí toàn bộ” 114 Bảng 3.11. Báo cáo thực hiện trung tâm chi phí. K.LƯỢNG ĐƠN GIÁ THÀNH TIỀN TT CHỈ TIÊU ĐVT T.Tế D.T C.lệch T.Tế D.T C.lệch T.Tế D.T C.lệch 1 Vật liệu 2 Nhân công 3 Máy thi công 4 Cộng chi phí trực tiếp 5 Chi phí chung 6 Lợi nhuận dự kiến 7 Thuế GTGT 8 Tổng chi phí Tổng hợp các báo cáo tình hình thực hiện chi phí của các hạng mục công trình, đội thi công lập báo cáo tổng hợp tình hình thực hiện chi phí cho toàn công trình. Như vậy, qua phân tích các biến động trong từng hạng mục công trình, người quản lý trung tâm chi phí cũng như các cấp cao hơn dễ dàng đánh giá trách nhiệm của các bộ phận, cá nhân có liên quan trong quá trình thi công, thực hiện nhiệm vụ được giao. Báo cáo thực hiện của trung tâm lợi nhuận (các công ty): Từ các báo cáo của các trung tâm chi phí trong công ty gửi về, kết hợp với báo cáo kết quả kinh doanh tại trung tâm lợi nhuận ( bảng 3.12) các công ty xây lắp tiến hành lập các báo cáo thực hiện với tư cách là trung tâm lợi nhuận để đánh giá hoạt động của mình và gửi báo cáo về Tổng công ty. Báo cáo thực hiện của trung tâm lợi nhuận được thiết kế cho từng công trình, hạng mục công trình. Báo cáo thể hiện sự chênh lệch giữa lợi nhuận (lỗ) thực tế với lợi nhuận (lỗ) theo dự toán của trung tâm. 115 Bảng 3.12- Báo cáo kết quả kinh doanh năm 2008 của chi nhánh Miền nam Công ty CP cầu 3 TL . Chi phÝ ph¸t sinh trong kú STT Tªn c«ng tr×nh Doanh thu Khèi lưîng dë dang ®Çu kú NVL trùc tiÕp Nh©n c«ng trùc tiÕp Chi phÝ m¸y thi c«ng Chi phÝ chung Tæng céng Khèi lưîng dë dang cuèi kú Gi¸ vèn hµng b¸n Lợi nhuận gộp 1 2 3 4 5 6 7 8 9=5+6+7+8 10 11=4+9-10 12=3-11 1 cÇu L¸ng chim 18.364.910 1.564.189 7.993.237 1.418.375 3.214.280 1.291.057 13.916.949 228.480 15.252.658 3.112.252 2 cÇu r¹ch c«n 17.356.592 2.972.898 9.233.451 1.294.945 3.364.715 1.356.706 15.249.818 4.485.289 13.737.426 3.619.165 3 cÇu Trµ ¤n 35.866.258 9.376.063 26.500.373 2.996.088 5.309.665 1.814.553 36.620.678 13.062.317 32.934.424 2.931.835 4 cÇu ®á 15.301.202 7.438.220 1.499.230 1.590.235 1.021.220 11.548.905 0 11.548.905 3.752.297 Tæng céng 86.888.962 13.913.150 51.165.280 7.208.638 13.478.895 5.483.536 77.336.350 17.776.086 73.473.413 13.415.549 Chi phÝ kh¸c - thu nhËp kh¸c Chi phÝ kiểm kª cuèi n¨m cßn ph¶I h¹ch to¸n STT Tªn c«ng tr×nh Chi phÝ qu¶n lý Chi phÝ l·I vay Thu nhËp l·I tiÒn göi Céng lîi nhuËn trưíc thuÕ CPQL4% thuéc KLDD C«ng nî cha ®ñ §KTT Tæng céng L·I - Lç thùc tÕ ThuÕ TNDN 28% Lîi nhuËn sau thuÕ 1 2 13 14 15 16 17=12-16 18 19 20=18+19 21=17-20 22=21*28% 23 1 cÇu L¸ng chim 1.897.955 1.047.196 3.598 2.941.553 170.699 9.139 79.091 88.230 82.469 23.091 59.378 2 cÇu r¹ch c«n 1.994.465 989.700 3.401 2.980.764 638.402 179.412 562.827 742.239 -103.837 -29.074 -74.763 3 cÇu Trµ ¤n 2.667.535 2.045.150 7.027 4.705.657 -1.773.822 522.493 614.736 1.137.229 -2.911.051 -520.843 -2.390.208 4 cÇu ®á 1.501.273 372.498 2.998 1.870.774 1.881.523 0 1.881.523 526.827 1.354.697 Tæng céng 8.061.228 4.454.543 17.024 12.498.747 916.802 711.043 1.256.654 1.967.698 -1.050.896 0 -1.050.896 Báo cáo này đã điều chỉnh lại việc phân bổ chi phí quản lý, chuyển từ lựa chọn tiêu thức phân bổ là doanh thu sang tiêu thức chi phí chung 116 Bảng 3.13 – Báo cáo kết quả kinh doanh tại trung tâm lợi nhuận đv: 1000 đ C«ng tr×nh- h¹ng môc c«ng tr×nh Toµn chi nh¸nh CÇu l¸ng chim … CÇu Trµ «n CÇu §á TT ChØ tiªu D. to¸n T. tÕ Chªnh lÖch D. to¸n T. tÕ Chªnh lÖch … D. to¸n T. tÕ Chªnh lÖch D. to¸n T. tÕ Chªnh lÖch 1 Doanh thu thuÇn 90.969.681 90.751.898 -217.783 21.167.039 17.029.201 -4.137.838 36.004.371 39.552.512 3.548.141 16.066.262 15.301.202 -765.060 2 BiÕn phÝ s¶n xuÊt 74.576.463 73.971.004 -605.458 17.335.868 12.994.040 -4.341.828 32.455.308 35.275.414 2.820.106 10.551.766 10.538.905 -12.861 Chi phÝ NVL trùc tiÕp 49.690.153 51.244.371 1.554.218 10.693.898 8.072.328 -2.621.571 23.041.982 26.500.373 3.458.390 7.139.468 7.438.220 298.752 Chi phÝ nh©n c«ng trùc tiÕp 8.074.426 7.771.465 -302.961 2.135.000 1.418.375 -716.625 3.042.263 2.996.088 -46.175 1.050.163 1.499.230 449.067 Chi phÝ m¸y thi c«ng 11.435.649 10.556.895 -878.754 3.101.270 2.612.280 -488.990 4.178.028 4.109.665 -68.363 1.493.135 870.235 -622.900 Chi phÝ chung 5.376.235 4.398.273 -977.962 1.405.700 891.057 -514.643 2.193.035 1.669.289 -523.745 869.000 731.220 -137.780 3 Sè d− ®¶m phÝ s¶n xuÊt (1)- (2) 16.393.219 16.780.894 387.675 3.831.171 4.035.161 203.990 3.549.063 4.277.098 728.035 5.514.496 4.762.297 -752.199 4 BiÕn phÝ qu¶n lý 4% nép cÊp trªn 3.638.787 4.341.119 702.332 846.682 690.307 -156.374 1.440.175 2.104.593 664.418 642.650 612.048 -30.602 5 Sè d− ®¶m phÝ bé phËn (4)- (3) 12.754.432 12.439.775 -314.657 2.984.489 3.344.853 360.364 2.108.888 2.172.505 63.617 4.871.845 4.150.249 -721.596 6 §Þnh phÝ bé phËn 4.834.076 4.622.000 -212.076 1.038.023 1.002.000 -36.023 2.090.654 1.960.000 -130.654 1.100.000 1.010.000 -90.000 7 Sè d− bé phËn 7.920.355 7.817.775 -102.580 1.946.466 2.342.853 396.388 18.234 212.505 194.271 3.771.845 3.140.249 -631.596 8 Chi phÝ qu¶n lý ( ®Þnh phÝ chung ph©n bæ) 3.903.450 4.431.152 527.702 924.288 1.216.787 292.500 1.572.180 1.085.434 -486.746 632.689 889.225 256.536 9 Lîi nhuËn tr−íc l·I vay vµ thuÕ 4.016.905 3.386.623 -630.283 1.022.178 1.126.066 103.888 -1.553.946 -872.929 681.017 3.139.156 2.251.024 -888.132 10 Chi phÝ l·i vay 2.969.696 4.437.519 1.467.823 698.131 1.043.597 345.467 1.363.433 2.038.122 674.689 248.332 369.500 121.168 11 Lîi nhuËn trưíc thuÕ 1.047.209 -1.050.896 -2.098.105 324.047 82.469 -241.579 -2.917.379 -2.911.051 6.328 2.890.824 1.881.523 -1.009.301 Báo cáo thực hiện tại trung tâm lợi nhuân, được lập dựa trên báo cáo kết quả kinh doanh đã được kế toán lập ( bảng 3.12). Nhưng khi lập báo cáo theo phương pháp số dư đảm phí, doanh thu thực hiện cần phải xác định lại theo công thức: Để phản ánh đúng kết quả kinh doanh của từng công trình thì chi phí quản lý trong kỳ nên được phân bổ theo tiêu thức “chi phí chung” hơn là tiêu thức “doanh thu” trong kỳ mà công ty đang sử dụng. Sau khi điều chỉnh, số lỗ trước thuế của công trình cầu Trà ôn giảm xuống từ 3.571.052 nghìn đồng ( xem phụ lục 2 - bảng 2.8 ) xuống còn 2.911.051 nghìn đồng ( xem bảng 3.12) Xây dựng báo cáo thực hiện của trung tâm đầu tư: Báo cáo thực hiện của trung tâm đầu tư (báo cáo hiệu quả đầu tư) được lập tại Tổng công ty (và tại các công ty xây lắp) để theo dõi, phân tích, đánh giá hiệu quả, chất lượng đầu tư. Đây là báo cáo tổng quát nhất trong các loại báo cáo của các trung tâm trách nhiệm. Báo cáo này giúp cho Hội đồng quản trị và Ban Tổng giám đốc có cái nhìn tổng thể về tình hình đầu tư của Tổng công ty (hay công ty); xem xét và đánh giá được hiệu quả của việc đầu tư vào từng công ty thành viên (hay việc đầu tư của công ty). Báo cáo còn giúp cho Hội đồng quản trị và Ban Tổng giám đốc có những thông tin cần thiết cho việc ra các quyết định. Mẫu báo cáo được minh hoạ như sau: Doan thu Doanh thu Giá trị khối lượng dở Giá trị khối lượng dở = - + thực hiện trong kỳ dang trước thuế đầu kỳ dang trước thuế cuối kỳ Bảng 3.14- Báo cáo thực hiện trung tâm đầu tư đv: 1000 đồng CÔNG TRÌNH TOÀN CHI NHÁNH Cầu láng chim Cầu Rạch côn Cầu Trà ôn Cầu Đỏ TT CHỈ TIÊU D.toán T.Tế CLệch T.Tế T.Tế T.Tế T.Tế 1 Tài sản hoạt động bình quân 55.304.092 55.304.092 10.390.885 13.277.583 26.365.468 4.016.434 2 Nợ ngắn hạn bình quân không trả lãi 18.606.684 18.606.684 3.249.139 2.988.673 10.101.915 1.176.476 3 Lãi vay 2.969.696 4.437.519 1.467.823 1.043.597 986.299 2.038.122 369.500 4 Doanh thu thuần 90.969.681 90.751.898 -217.783 17.029.201 18.868.983 39.552.512 15.301.202 5 Lợi nhuận trước lãi vay và thuế 4.016.905 3.386.623 -630.283 1.126.066 882.462 -872.929 2.251.024 6 Thuế 28% 293.219 -293.219 23.091 -29.074 -815.094 526.827 7 Lợi nhuận sau thuế 3.723.687 3.386.623 -337.064 1.102.975 911.537 -57.835 1.724.197 8 Vốn đầu tư bình quân 55.304.092 55.304.092 0 10.390.885 13.277.583 26.365.468 4.016.434 9 Tỷ lệ hoàn vốn đầu tư (ROI) 7,3% 6,1% 0 10,8% 6,6% -3,3% 56,0% 10 Tỷ lệ hoàn vốn mong muốn 12,0% 14,0% 0 14,0% 14,0% 14,0% 14,0% 11 Thu nhập giữ lại (RI) -2.619.586 -4.355.950 -1.736.365 -328.658 -976.399 -4.564.095 1.688.723 12 Giá trị tăng thêm (EVA ) -680.002 -1.751.014 -337.064 103.130 -528.911 -2.334.732 1.326.603 Do trong năm 2008 lãi suất ngân hàng tăng cao nên chi phí sử dụng vốn bình quân ( WACC ) tăng lên là 14%. Công trình cầu Rạch côn mặc dù có lợi nhuận trước thuế và lãi vay là 882.462 nghìn đồng, tỷ lệ hoàn vốn đầu tư ROI là 6,6% nhưng giá trị tăng thêm (EVA) là -528.911 nghìn đồng. Như vậy, chỉ tiêu EVA cung cấp thông tin thích hợp hơn về lợi nhuận thực của doanh nghiệp so với chỉ tiêu ROI. 3.4. VẬN DỤNG CÔNG CỤ KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM ĐÁNH GIÁ CÔNG TÁC GIAO THẦU VÀ GIAO KHOÁN Do đặc điểm sản phẩm xây lắp không giống nhau và phụ thuộc rất nhiều vào giá trúng thầu, cũng như giá trị giao khoán. Nên việc so sách thành quản lý giữa các công trình ( sản phẩm ) sẽ không thích hợp cho việc đánh giá. Thông tin được sử dụng thích hợp hơn chính là thông tin dự toán. Vì vậy, công việc đánh giá đảm bảo được chính xác thì phương pháp sử dụng phải đảm bảo khách quan và đáng tin cậy. Kiểm định các phương pháp đánh giá khác nhau cho cùng một việc là xác định giá thành dự toán hay giá trị giao khoán sẽ nâng cao độ tin cậy của công cụ dự toán giúp ích cho nhà quản lý so sánh thực tế với dự toán. Giá thành dự toán được xây dựng theo phương pháp chi phí công việc thích hợp trong trường hợp đơn vị không bị giới hạn về năng lực sản xuất, trên thực tế không phải như vậy. Xác định số dư đảm phí dựa trên từng nguồn lực bị hạn chế sẽ cung cấp cho nhà quản trị thông tin ra quyết định phục vụ cho việc định giá trúng thầu. Vẫn với ví dụ cho công trình cầu Đỏ, giả sử Công ty chưa ký hợp đồng nghĩa là đang trong quá trình xem xét để đưa ra mức giá bỏ thầu sao cho có lợi nhất. Theo bảng 3.8 biến phí sản xuất công trình cầu Đỏ là 10,551 tỷ đồng, định phí là 1,1 tỷ đồng. Giả sử doanh nghiệp bị giới hạn về ca máy và vật tư luân chuyển đưa vào sử dụng, trong trường hợp này giá bỏ thầu thấp nhất có thể từ 11,651 tỷ đồng ( 10,551+1,1) doanh nghiệp có thể hoà vốn nếu chi phí quản lý và chi phí vốn đã được bù đắp. Bên cạnh đó, để đưa ra mức giá bỏ thầu phù hợp, Giám đốc có thể xác định mức sinh lợi theo công thức ROI = L/V = 3,139 /4,016 = 78% > 16% ( lãi suất bình quân năm 2008 ). Trong đó L là lợi nhuận dự kiến, V số vốn trung bình bỏ ra phục vụ thi công. KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 Với thực trạng của hệ thống kế toán trách nhiệm của Tổng công ty xây dựng Thăng Long, đề tài đã đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện và khắc phục các hạn chế của hệ thống này. Trước tiên, Tổng công ty cần phải xây dựng hệ thống kế toán trách nhiệm cho đơn vị dựa trên một số quan điểm cơ bản. Đó là kế toán trách nhiệm cùng lúc phải dựa trên các quan điểm phù hợp với mô hình tổ chức, mục tiêu, chiến lược phát triển của công ty, yêu cầu và trình độ quản lý, cơ chế quản lý tài chính của nhà nước và chi phí hợp lý. Cụ thể kế toán trách nhiệm tại Tổng công ty xây dựng Thăng Long cần phải thực hiện một số điều chỉnh cơ cấu trung tâm trách nhiệm, phân cấp lại trách nhiệm trung tâm đầu tư trong việc đấu thầu và giao thầu, lựa chọn tiêu thức phân loại chi phí, bổ xung hệ thống định mức phù hợp làm cơ sở xây dựng giá thành dự toán và giá trị giao khoán. Tiếp đến, cần hoàn chỉnh hệ thống cung cấp thông tin phục vụ cho việc xây dựng các chỉ tiêu, báo cáo bộ phận để đánh giá trách nhiệm của các trung tâm thống nhất trong toàn Tổng công ty, đó là chỉ tiêu giá trị tăng thêm (EVA) Sau cùng, đề tài kiến nghị ứng dụng công cụ là vận dụng phương pháp tập hợp chi phí theo cách ứng xử của chi phí để xây dựng giá thành dự toán phục vụ cho việc ra quyết định đấu thầu. Theo đó, không những có thể đánh giá thành quả từ kết quả kinh doanh mang lại mà có thể còn kiểm định được các phương pháp cung cấp thông tin lựa chọn cho việc ra quyết định đấu thầu và giao khoán có khách quan và đáng tin cậy. Xây dựng hệ thống kế toán trách nhiệm là cần thiết bởi tính quan trọng của nó, nhưng làm sao để phát huy hiệu quả còn phụ thuộc chính vào thái độ các cấp quản lý. Vì vậy, đòi hỏi xây dựng, vận dụng phải đi đôi với việc ngày càng hoàn thiện hơn phù hợp với các quan điểm quản lý mới. KẾT LUẬN CHUNG Trong xu thế toàn cầu hoá, cạnh tranh ngày càng mạnh mẽ, các doanh nghiệp Việt nam đứng trước yêu cầu phải nâng cao năng lực hiệu quả quản lý, tiết kiệm chi phí để tồn tại và phát triển. Kế toán trách nhiệm là công cụ đánh giá hiệu quả và hiệu năng của các đơn vị bộ phận trong doanh nghiệp. Tổng công ty xây dựng Thăng Long đã sớm nhận thấy vai trò quan trọng của các công cụ quản lý, đặc biệt là các công cụ kế toán cung cấp thông tin phục vụ cho việc ra quyết định. Vì vậy, Tổng công ty đã xây dựng cho mình các trung tâm trách nhiệm trên cơ sơ phân cấp quản lý, vận dụng cơ chế khoán trong việc tổ chức điều hành sản xuất và quy chế khoán - quản để thực hiện kiểm soát chi phí. Tuy nhiên công tác kế toán trách nhiệm vẫn còn một số hạn chế là sự phân cấp chưa phù hợp, rõ ràng, phương pháp đánh giá còn nhiều chủ quan – kinh nghiệm, hệ thống thông tin kế toán trách nhiệm còn chưa đồng bộ thống nhất và chưa theo kịp với công việc tổ chức sản xuất – kinh doanh. Đề tài nghiên cứu một số giải pháp hoàn thiện công tác kế toán trách nhiệm của Tổng công ty xoay quanh công tác đấu thầu và tổ chức thực hiện (giao khoán) làm rõ và đề xuất phương pháp đánh giá thích hợp khách quan để thực hiện công việc trên. Công cụ kế toán trách nhiệm khá đa dạng và được xây dựng trên nhiều chỉ tiêu khác nhau phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của từng loại hình doanh nghiệp. Nhưng ngoài việc lựa chọn chỉ tiêu nào thì phương pháp, cơ sở khoa học để tiến hành lựa chọn phương pháp đánh giá cũng quan trọng không kém. TÀI LIỆU THAM KHẢO Tiếng Việt 1. PGS. TS. Phạm Văn Dược ( 2006 ), Kế toán quản trị, Nhà xuất bản Thống kê. 2. PGS. TS. Vương Đình Huệ, TS. Đoàn Xuân Tiên (2004), Kế toán quản trị, Nhà xuất bản tài chính Hà nội. 3. PGS. TS. Đào Văn Tài, TS. Võ Văn Nhị, TS. Trần Anh Hoa ( 2003), Kế toán quản trị áp dụng cho các doanh nghiệp Việt Nam, Nhà xuất bản tài chính. 4. PGS. TS. Võ Văn Nhị ( 2008 ), Kế toán doanh nghiệp xây lắp, Nhà xuất bản GTVT. 5. Huỳnh Lợi & Nguyễn Khắc Tâm (2001), Kế toán quản trị, NXB Thống Kê, Hà nội. 6.Trường Đại học Kinh tế Tp. Hồ Chí Minh (1993), Kế toán quản trị, NXB Tài chính. (bản dich từ cuốn Managerial Accounting của Gray H. Garrisson) 7.Vũ Công Tuấn (1999), Quản trị dự án xây dựng, Nhà xuất bản TP. HCM 8. Bộ xây dựng ( 2007), Thông tư hướng dẫn lập và quản lý chi phí đầu tư xây dựng công trình, Nhà xuất bản Xây dựng, Hà nội 9. TS. Đoàn Ngọc Quế, Bài giảng kế toán quản trị, (dùng cho học viên cao học) 10. Hồ Phan Minh Đức, Bài giảng kế toán quản trị, dùng cho học viên cao học 11. Số liệu đấu thầu và kết quả kinh doanh của Tổng công ty xây dựng Thăng Long. Tiếng Anh 1. Anthony A. Atkinson, Rajiv D. Banker, Robert S. Kaplan & S. Mark young (2001), Management Accouting, 3rd Edition, Prentice Hall International Inc. 2. Anthony A. Atkinson & Robert S. Kaplan (2005), Advance Management Accouting, 4rd Edition, Prentice Hall International Inc. 3. Hilton, R.H. (1991), Managerial Accounting, McCraw-Hill, Inc. NewYork, USA 4.McNair, C. J. and L. P. Carr (1994). Responsibility redefined: Changing concepts of accounting-based control. Advances in Management Accounting (3):pp 85-117, web: LỜI MỞ ĐẦU ........................................................................................................................... 1 CHƯƠNG 1. ............................................................................................................................. 4 1.1. Ý NGHĨA CỦA KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM .............................................................. 4 1.1.1. Khái niệm.................................................................................................................... 4 1.1.2. Sự cần thiết của kế toán trách nhiệm. ......................................................................... 4 1.1.3. Cơ sở hình thành kế toán trách nhiệm......................................................................... 5 1.2.NỘI DUNG CỦA KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM............................................................. 7 1.2.1. Sự phân cấp quản lý. ............................................................................................... 7 1.2.2. Các công cụ đánh giá thành quả quản lý............................................................... 12 1.2.2.1. Lập dự toán. ................................................................................................... 12 1.2.2.2. Phân loại chi phí............................................................................................. 17 1.2.2.4. Các chỉ tiêu đánh giá. ..................................................................................... 26 KẾT LUẬN CHƯƠNG I ........................................................................................................ 38 CHƯƠNG 2 ............................................................................................................................ 39 2.1 GIỚI THIỆU VỀ TỔNG CÔNG TY XD THĂNG LONG .......................................... 39 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển: ....................................................................... 39 2.1.2. Tổ chức hoạt động của Tổng Công ty. .................................................................. 40 2.1.2.1. Cơ cấu tổ chức của Tổng Công ty.................................................................. 40 2.1.2.2. Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất. ........................................................ 43 2.1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại Tổng công ty XD Thăng Long ................... 46 2.2 Thực trạng hệ thống kế toán trách nhiệm tại Tổng công ty .......................................... 48 2.2.1. Phân cấp quản lý tại Tổng công ty XDThăng Long.............................................. 48 2.2.1.1. Chức năng nhiệm vụ của phòng ban tham mưu............................................. 48 2.2.1.2.Mối quan hệ giữa Tổng công ty và các Công ty thành viên. .......................... 50 2.2.1.3. Công tác đấu thầu........................................................................................... 53 2.2.1.4. Công tác giao khoán....................................................................................... 57 2.2.2. Các công cụ đánh giá thành quả quản lý Tại Tổng công ty. ................................. 60 2.2.2.1.Báo cáo kế hoạch - dự toán ............................................................................. 60 2.2.2.2. Quy chế giao khoán........................................................................................ 63 2.2.2.3. Báo cáo kết quả kinh doanh ........................................................................... 68 2.2.3. Đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán trách nhiệm tại Tổng công ty........ 69 2.2.3.1. Ưu điểm của hệ thống kế toán trách nhiệm.................................................... 69 2.2.3.2. Nhược điểm của hệ thống kế toán trách nhiệm.............................................. 70 KẾT LUẬN CHƯƠNG 2........................................................................................................ 81 CHƯƠNG 3 ............................................................................................................................ 82 3.1. PHƯƠNG HƯỚNG PHÁT TRIỂN............................................................................. 82 3.1.1.Mục tiêu phát triển: ................................................................................................ 82 3.1.2. Chiến lược phát triển kinh doanh:......................................................................... 82 3.2. CÁC QUAN ĐIỂM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM............... 83 3.3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM TẠI TỔNG CÔNG TY XD THĂNG LONG ............................................................................. 84 3.3.1.Xây dựng các trung tâm trách nhiệm ..................................................................... 85 3.3.1.1. Tổ chức các trung tâm trách nhiệm:............................................................... 85 3.3.1.2 Xây dựng bộ máy kế toán để hoàn thiện việc xử lý thông tin trong các trung tâm trách nhiệm........................................................................................................... 88 3.3.2. Hoàn thiện các công cụ cung cấp thông tin cho việc công tác dự toán và giao khoán. .............................................................................................................................. 90 3.3.2.1. Phân loại chi phí phục vụ cho viêc thu thập thông tin ................................... 90 3.3.2.2. Xây dựng bổ xung định mức chi phí.............................................................. 93 3.3.2.3. Phân tích số liệu và dự báo tình hình phục vụ xây dựng dự toán .................. 97 3.3.3. Hoàn thiện các báo cáo đánh giá thành quản quản lý. .......................................... 98 3.3.3.1. Báo cáo dự toán.............................................................................................. 98 3.4. VẬN DỤNG CÔNG CỤ KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM ĐÁNH GIÁ CÔNG TÁC GIAO THẦU VÀ GIAO KHOÁN ................................................................................... 118 KẾT LUẬN CHƯƠNG 3...................................................................................................... 120 KẾT LUẬN CHUNG............................................................................................................ 121 TÀI LIỆU THAM KHẢO..................................................................................................... 122 MỤC LỤC Sơ đồ, hình vẽ, bảng biểu Sơ đồ 1.1. Sơ đồ tổ chức Tổng Công ty XD G ....................................................................... 10 Sơ đồ 1.2. Các trung tâm trách nhiệm Tổng công ty Xây dựng G......................................... 12 Sơ đồ 1.3 Trình tự báo cáo trong hệ thống kế toán trách nhiệm Tổng công ty XD G............ 23 Bảng 1.1: Ví dụ một số tiêu thức phân bổ chi phí................................................................... 25 Bảng 1.5 Tính toán ROI của trung tâm đầu tư: Tổng công ty XD G...................................... 29 Sơ đồ 2.1. Tổ chức bộ máy hoạt động của Tổng công ty....................................................... 41 Sơ đồ 2.2: Tổ chức bộ máy các công ty thành viên hạch toán độc lập ................................... 42 Sơ đồ 2.3 -Quy trình chung các bước làm đường bộ .............................................................. 44 Sơ đồ 2.4- Quy trình chung các bước làm cầu:....................................................................... 45 Sơ đồ 2.5 -Tổ chức bộ máy kế toán tại cơ quan Tổng công ty ............................................... 46 Sơ đồ 2.6-Tổ chức bộ máy kế toán tại các công ty thành viên ............................................... 47 Sơ đồ 2.7- Các trung tâm trách nhiệm trong Tổng công ty..................................................... 51 Sơ đồ 2.8. Phân công chức năng - nhiệm vụ phục vụ công tác đấu thầu................................ 54 Sơ đồ 2.9-Phân cấp công tác đấu thầu và giao thầu................................................................ 55 Sơ đồ 2.10-Quy trình tổ chức thực hiện công tác giao khoán................................................. 59 Bảng 2.1: Một số loại báo cáo kế hoạch ................................................................................. 62 Sơ đồ 2.11. Các loại báo cáo phục vụ cho công tác giao khoán ............................................. 64 Bảng 2.10. Khảo sát tỷ lệ giảm giá thầu và kết quả kinh doanh các dự án Tổng công ty thực hiện đấu thầu và giao thầu lại cho các công ty thành viên. ..................................................... 71 Sơ đồ 3.1. Tổ chức trung tâm trách nhiệm của Tổng công ty xây dưng Thăng Long ............ 85 Bảng 3.2 Khoản mục chi phí và các tiêu thức phân loại. ........................................................ 92 Bảng 3.3. Bảng định mức hao hụt nguyên vật liệu dùng trong xây lắp cầu............................ 94 Bảng 3.4 b - Kết quả thống kê định mức chi phí chung và chi phí quản lý. ........................... 97 Bảng 3.6 a Trích kế hoạch chi phí công trình cầu Đỏ - phần trong khoán ........................... 103 Bảng 3.5- Trích báo cáo khối lượng nghiệm thu – thanh toán công trình cầu Đỏ ................ 105 Bảng 3.6 b Trích kế hoạch chi phí công trình cầu Đỏ - phần ngoài khoán........................... 106 Bảng 3.7 - Trích dự toán cân đối dòng tiền phục vụ thi công công trình cầu Đỏ ................. 107 Bảng 3.8 – Dự toán báo cáo kết quả kinh doanh tại Chi nhánh Miền Nam Công ty CP cầu 3 Thăng Long ........................................................................................................................... 108 Bảng 3.9 Báo cáo dự toán trung tâm đầu tư cho từng công trình ......................................... 109 Bảng 3.10 - Bảng tính vốn đầu tư bình quân và nợ ngắn hạn bình quân của Chi nhánh Công ty CP cầu 3 TL năm 2008 ..................................................................................................... 112 Bảng 3.11. Báo cáo thực hiện trung tâm chi phí. .................................................................. 114 Bảng 3.12- Báo cáo kết quả kinh doanh năm 2008 của chi nhánh Miền nam Công ty CP cầu 3 TL . ..................................................................................................................................... 115 Bảng 3.13 – Báo cáo kết quả kinh doanh tại trung tâm lợi nhuận ........................................ 116 Bảng 3.14- Báo cáo thực hiện trung tâm đầu tư.................................................................... 118 ._.