Một số giải pháp hoàn thiện công tác kế toán nhập khẩu hàng hoà và tiêu thụ hàng hoá nhập khẩu tại Công ty cổ phần XNK kỹ thuật Technimex

kế toán của Công ty Sơ đồ 4: Quá trình luân chuyển chứng từ (NKTT) LỜI MỞ ĐẦU Ngày nay, xu hướng quốc tế hoá toàn cầu nền kinh tế thê giới ngày càng trở nên phổ biến. Việc tham gia vào quá trình hội nhập kinh tế thế giới rất quan trọng cho sự phát triển nền kinh tế của mỗi quốc gia trong dó có Việt Nam. Để thiết lập được mối quan hệ hợp tác kinh tế với các nước trên thế giói có hiệu quả thì hoạt động thương mại quốc tế hay hoạt động xuất nhập khẩu đóng vai trò hết sức quan trọng. Thông qua hoạt động xuất nhập khẩu chúng ta có thể tạo dựng được mối quan hệ kinh tế, chính trị, khoa học kỹ thuật với các nước tiên tiến trên thế giới Đặc biệt, vào ngày 07/11/2006 đã đánh dấu một bước ngoặt lịch sử của nền kinh tế Việt Nam. Việt Nam đã trở thành thành viên chính thức của tổ chức thương mại thế giới (WTO). Đồng nghĩa với việc chúng ta phải tăng cường vịêc mở rộng chính sách mở cửa các mối quan hệ hợp tác kinh tế, chính trị, khoa học kỹ thuật với các nước trên thế giới. Do đó, hoạt động xuất nhập khẩu ngày càng giữ vai trò quan trọng trong vịêc phát triển nền kinh tế xã hôi của nước ta. Như chúng ta đã biết, hạch toán kế toán là một công cụ không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu, nó cung cấp đầy đủ, kịp thời, chính xác các thông tin về tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Nó là cơ sở để thực hiện nhiệm vụ kiểm toán và quản lý các doanh nghiệp của Nhà nước. Còn đối với các nhà quản lý doanh nghiệp thì nó là cơ sỏ để đưa ra quyết định và các chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp mình. Thông qua công tác kế toán xuất nhập khẩu doanh nghiệp có thể xác định được thị trường cũng như mặt hàng kinh doanh nào sẽ đem lại hiệu quả cao. Do đó, vịêc nghiên cứu, phân tích hiệu quả công tác kế toán xuất nhập khẩu đôí với các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu là rất quan trọng. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác kế toán trong các doanh nghiệp xuất nhập khẩu hàng hoá nói chung và tầm quan trọng của công tác kế toán nhập khẩu hàng hoá nói riêng. Sau một thời gian nghiên cứu, em đã chon đề tài nghiên cứu cho chuyên đề thực tập của mình: “Một số giải pháp hoàn thiện công tác kế toán nhập khẩu hàng hoà và tiêu thụ hàng hoá nhập khẩu tại Công ty cổ phần XNK kỹ thuật Technimex”. Mục đích nghiên cứu của chuyên đề là nhằm đưa ra một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả công tác kế toán nhập khẩu hàng hoá tại Công ty. Thông qua việc phân tích lý luận cơ bản trong công tác kế toán nhập khẩu hàng hoá và nghiên cứu thực trạng tổ chức công tác kế toán nhập khẩu hàng hoá tại Công ty. Thực trang công tác kế toán nhập khẩu hàng hoá tại Công ty thể hiện qua việc phân tích tổng hợp các số liệu cụ thể được cung cấp từ phòng tài chính- kế toán và phòng hành chính - tổng hợp tại Công ty Em hi vọng bài viết này sẽ đưa ra cái nhìn tổng quát nhất về tổ chức công tác kế toán nhập khẩu hàng hoá tại Công ty và đưa ra một số giải pháp có tính chất đóng góp, tham khảo nhằm nâng cao hiệu quả qua công tác kế toán nhập khẩu tại công ty. PHẦN I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU KỸ THUẬT TECHNIMEX 1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty cổ phần XNK kỹ thuật TECHNIMEX * Khái quát chung Tên gọi: Công ty cổ phần xuất nhập khẩu kỹ thuật- Technimex Tên giao dich quốc tế: technique import export joint stock company Tên viết tắt: technimex jsc Trụ sở chính: 70 Trần Hưng Đạo Hà Nội Điện thoại: 048223509/048224953 Fax: 048220377 Tài khoản số VNĐ: 002.1.00.0000408 - Tại Ngân hàng Ngoại thương Hà nội Ngoại tệ: 002.1.37.0020269 -Tại Ngân hàng Ngoại thương Hà nội Mã số thuế: 0101192851 Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số: 0103000693 – Do phòng Đăng ký kinh doanh - Sở Kế hoạch và Đầu tư TP Hà nội cấp ngày 19/12/2001 Giấy chứng nhận đăng ký mã số doanh nghiệp XNK trực tiếp số 4429- do cục Hải Quan TP Hà Nội cấp ngày 02/01/2002 * Quá trình hình thành và phát triển của công ty CP Xuất nhập khẩu kỹ thuật Technimex Công ty cổ phầp xuất nhập khẩu kỹ thuật được thành lập từ năm 1982 và đã đi vào hoạt động được hơn 20 năm. Quá trình hoạt động của công ty có thể chia làm 3 giai đoạn. - Giai đoạn 1982-1992: Do nhu cầu hợp tác phát triển khoa học kỹ thuật với nước ngoài cũng như được sự uỷ quyền của hội đồng bộ trưởng, ngày 06/10/1982 Giáo sư Đặng Hữu Chủ nhiệm Uỷ ban Khoa học Kỹ thuật Nhà nước đã ký quyết định 112/QĐ về việc thành lập công ty xuất nhập khẩu kỹ thuật. Trụ sở chính của công ty được đặt ở 70 Trần Hưng Đạo Hà Nội. Chức năng chính của công ty giai đoạn này là trực tiếp quan hệ, giao dịch, ký kết các hợp đồng về hợp tác khoa học kỹ thuật đã được thoả thuận trong các hiệp định, nghị định thư của chính phủ Việt Nam với chính phủ các nước khác. - Giai đoạn 1993- 2001: Trong giai đoạn này thực hiện chủ trương sắp xếp lại doanh nghiệp nhà nước theo nghị định 388/HĐBT, Bộ Trưởng Bộ Khoa học Công nghệ và Môi trường đã ra quyết định sáp nhập Công ty ứng dụng và phát triển Năng lượng Hạt nhân vào Công ty Xuất nhập khẩu kỹ thuật, cùng với nó là việc phê duyệt lại điều lệ tổ chức của công ty. Công ty đã có các phòng ban nghiệp vụ và hai trung là Trung tâm ứng dụng và phát triển năng lượng hạt nhân và trung tâm triển khai công nghệ mới và chi nhánh của công ty tại Thành phố Hồ Chí Minh. Các hoạt động của công ty trong giai đoạn này là: + Chuyển giao công nghệ: Đầu tư từ quỹ phát triển sản xuất cùng với các cơ sở nghiên cứu, cán bộ khoa học thực hiện nghiên cứu ứng dụng, chuyền giao công nghệ tiên tiến vào thực tế. + Đầu tư phát triển các hoạt động về triển khai dịch vụ khoa học và sản xuất + Kinh doanh xuất nhập khẩu - Giai đoạn 2001 đến nay Ngày 20/11/2001 Bộ trưởng Bộ Khoa học Công nghệ và Môi Trường đã ký quyết định số 2625/QĐ-BKHCNMT chuyển đổi pháp nhân kinh doanh của công ty từ loại hình doanh nghiệp nhà nước sang công ty cổ phần. Đây thực sự là một cột mốc quan trọng trong quá trình phát triển của công ty. Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu kỹ thuật- Technimex là pháp nhân thừa kế toàn bộ quá trình hình thành và phát triển của công ty Xuất nhập khẩu kỹ thuật. 1.2 Đặc điểm kinh doanh của Công ty cổ phần XNK kỹ thuật TECHNIMEX * Ngành nghề kinh doanh - Kinh doanh XNK vật tư, máy móc thiết bị trong các lĩnh vực: + Kinh doanh xuất nhập khẩu vật tư máy móc thiết bị phục vụ cho nghiên cứu và sản xuất gồm: Thiết bị công nghệ sinh học, thiết bị y tế, thiết bị tin học, viễn thông; thiết bị hạt nhân; thiết bị lạnh, điều hoà không khí; thiết bị điện thí nghiêm; thiết bị công nghệ hàn cao cấp; phương tiện vận tải, phụ tùng thay thế; thiết bị vật tư máy móc phục vụ công nghiệp, nông lâm ngư nghiệp. + Kinh doanh xuất nhập khẩu hoá chất tinh khiết, chất thử thí nghiệm, xét nghiệm và phục vụ sản xuất. + Kinh doanh sách, tạp chí khoa học kỹ thuật trên giấy và trên đĩa CD-ROM + Kinh doanh xuất nhập khẩu vật tư, vật liêu, thiết bị văn phòng, hàng thủ công mỹ nghệ, may mặc + Kinh doanh xuất nhập khẩu hàng tư liệu tiêu dùng, hàng tư liệu sản xuất. - Dịch vụ khoa học kỹ thuật và chuyển giao công nghệ + Tư vấn chuyển giao công nghệ và đầu tư trong lĩnh vực công nghệ- môi trường + Xuất nhập khẩu lao động kỹ thuật; lao động có hàm lượng chất xám cao. + Thực hiện các dịch vụ khoa học, công nghệ trong lĩnh vực môi trường; viễn thông; điện công nghiệp, điện dân dụng + Thi công xây lắp các công trình khoa học, kỹ thuật, dân dụng, điều hoà không khí, kỹ thuật lạnh. + Các hoạt động kinh doanh và dịch vụ khoa học, công nghệ phù hợp với chức năng của Công ty và pháp luật hiện hành Hiện nay Công ty tập trung đầu tư kinh doanh nhập khẩu các thiết bị phục vụ nghiên cứu khoa học, máy vi tính, máy in, thiết bị bảo vệ môi trường, đo lường kiểm nghiệm. Khách hàng của Công ty là các Tổng Công ty các viện nghiên cứu, các trường đại học, các Công ty TNHH…. Bạn hàng của Công ty là những Công ty lớn tại các nước phát triển có trình độ kỹ thuậ công nghệ tiên tiến, điển hình là Nhật, Mỹ, Hàn Quốc, Đức…Hơn nữa Công ty có thời gian hoạt động lâu năm tạo dựng được uy tín với khách hàng nên có nhiều lợi thế so với các đối thủ cạnh tranh trong ngành. Tuy nhiên, thị trưòng ngày càng có nhiều Công ty ở trong và ngoài nước tham gia kinh doanh trong lĩnh vực kỹ thuật nên cạnh tranh ngày càng gay gắt. Do đó, để tồn tại và phát triển thì Công ty phải không ngừng mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh đa dạng hoá sản phẩm của mình, tạo dựng uy tín với khách hàng để từ đó nâng cao vị thế trên thương trường. *Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty Bảng 1: Bảng kết quả hoạt động kinh doanh 2 năm 2006-2007 Chỉ tiêu ĐVT Năm 2006 Năm 2007 chênh lệch Số tiền(±) Tỷ lệ(±%) 1.VKD bình quân đồng 100 071 982 908 103 029 500 609 2 957 517 702 2,96 2.VCSH bình quân đồng 8 509 368 852 12 501 441 468 3 992 072 616 46,91 3.Doanh thu thuần đồng 117 114 070 892 140 862 112 538 23 748 041 646 20,28 4.Lợi nhuận sau thuế đồng 3 659 227 473 7 845 062 961 4 185 835 488 114,39 5.Nộp NSNN đồng 7 997 310 230 5 170 179 700 - 2 827 130 530 - 35,35 6.Tổng số lao động người 7.Thu nhập bình quân đồng/người/ tháng 8.Vòng quay tổng vốn vòng 1,17 1,37 0,20 9.Tỷ suất LN/DT % 3,12 5,57 2,44 10.Tỷ suất LN/VKD % 3,66 7,61 3,96 11.Tỷ suất LN/VCSH % 43,00 62,75 19,75 (Nguồn: Bảng cân đối kế toán của công ty năm 2007) Qua các số liệu được tính từ bảng 01, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và tính toán một số chỉ tiêu đánh giá khái quát tình hình tài chính của công ty năm 2007 ta có thể rút ra một số nhận xét cơ bản như sau: Tổng vốn kinh doanh bình quân của công ty năm 2007 tăng lên 2.957.517.702 đồng so với năm 2006, tương ứng tỷ lệ tăng là 2,96%. Sự tăng lên của tổng vốn kinh doanh bình quân là do trong năm công ty đã tăng được số lượng hợp đồng. Tổng tài sản cuối năm 2007 so với đầu năm 2007 lại giảm xuống. Tổng tài sản giảm chủ yếu do giảm các khoản phải thu và hàng tồn kho giảm, chứng tỏ trong năm công ty đã có cố gắng trong việc thúc đẩy thu hồi nợ đọng trong thanh toán và tiêu thụ sản phẩm, giải phóng hàng tồn kho. Vì vậy tổng tài sản giảm nhưng là dấu hiệu không đáng lo ngại lắm. Mặc dù tổng tài sản giảm nhưng lợi nhuận của công ty tăng lên đáng kể, điều này cho thấy sự cố gắng nỗ lực nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty. Về cơ cấu tài sản: Tỷ lệ tài sản ngắn hạn cuối năm 2007 chiếm trong tổng tài sản của công ty là 99.18%, lớn hơn rất nhiều so với tỷ lệ tài sản dài hạn là 0.82%; điều này là hợp lý với một doanh nghiệp thương mại mà hoạt động chủ yếu là xuất và nhập khẩu máy móc thiết bị kỹ thuật công nghệ. Doanh thu thuần năm 2007 tăng lên 23.748.041.646 đồng so với năm 2006, tỷ lệ tăng là 20.28%. Có được kết quả này là do: Năm 2007 công ty đã có nhiều cố gắng trong quá trình tìm kiếm đối tác, mở rộng quan hệ làm ăn, làm cho số lượng các hợp đồng được ký kết nhiều hơn, số lượng khách hàng tăng lên. Tổng lợi nhuận sau thuế năm 2007 tăng 4.185.835.488 đồng so với năm 2006, tỷ lệ tăng là 114.39%. Đây là con số rất đáng khích lệ của toàn thể công ty trong quá trình phấn đấu tăng lợi nhuận. Như vậy có thể đánh giá tổng quan về tình hình kinh doanh của công ty là tiến triển tốt, tốc độ tăng lợi nhuận lớn hơn rất nhiều so với tốc độ tăng doanh thu. Điều này là kết quả của việc trong năm vừa qua công ty đã không ngừng áp dụng các biện pháp thúc đẩy tiêu thụ hàng hoá. Doanh thu và lợi nhuận năm 2007 tăng lên so với năm 2006 và hiệu quả sử dụng vốn kinh doanh của công ty tăng lên đáng kể, 1 đồng vốn đưa vào hoạt động chỉ thu được 0,0366 đồng lợi nhuận sau thuế ở năm 2006 thì con số này đã là 0,0761 đồng ở năm 2007. Ta cũng nhận thấy tỷ suất lợi nhuận sau thuế trên vốn chủ sở hữu lớn hơn rất nhiều so với tỷ suất lợi nhuận sau thuế trên vốn kinh doanh điều đó cho thấy việc sử dụng vốn vay của công ty trong kỳ rất có hiệu quả. Kết quả này sẽ khuyến khích công ty tích cực huy động các nguồn vốn từ bên ngoài để đáp ứng nhu cầu mở rộng hoạt động kinh doanh. Vốn chủ sở hữu bình quân cũng tăng với tỷ lệ khá lớn là 46,91%. Cho thấy công ty đang dần giảm bớt tỷ lệ nợ phải trả, tăng dần tỷ lệ vốn chủ sở hữu nhằm giảm dần sự phụ thuộc vào vốn vay mà điều này là nguy cơ tiềm ẩn dẫn đủngủi ro tài chính tăng cao. Ta thấy tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu, tỷ suất lợi nhuận trên vốn kinh doanh và tỷ suất lợi nhuận trên vốn chủ sở hữu năm 2007 đều tăng lên tương đối cao so với năm 2006. Đây là một điểm mạnh mà công ty cần tiếp tục cố gắng hơn nữa trong năm tiếp theo. Tuy nhiên công ty vẫn còn có nhiều bất cập trong công tác quản lý vốn cũng như hiệu quả hoạt động kinh doanh còn ở mức khiêm tốn, cụ thể là: Về tổng tài sản cuối năm 2007 giảm 30.845.449.932 đồng với tỷ lệ 26,04%. Hiện nay khi Việt Nam đang trong quá trình tham gia hội nhập quốc tế thì việc tăng khả năng cạnh tranh là vô cùng quan trọng. Để có thể tăng khả năng cạnh tranh thì việc mở rộng quy mô là tất yếu. Do vậy bên cạnh việc tăng doanh thu và lợi nhuận thì công ty cần quan tâm để cố gắng không ngừng mở rộng quy mô hoạt động kinh doanh trước cơn lốc thời kỳ hội nhập. Về cơ cấu nguồn vốn: tổng nguồn vốn của công ty cuối năm 2007 là hơn 87 tỷ đồng trong đó có tới gần 72 tỷ đồng là nợ phải trả, như vậy nợ phải trả chiếm tỷ trọng 82,09% trong tổng nguồn vốn của công ty, đây là con số khá cao; nó cũng đồng nghĩa với rủi ro tài chính của công ty đang ở mức độ cao. Mặt khác, dù hệ số khả năng thanh toán nợ ngắn hạn của công ty là 1,21% nhưng hệ số khả năng thanh toán nhanh chỉ là 0,40; điều này khá bất lợi cho công ty khi có những biến động bất thường xảy ra, và khi đó công ty rất có thể rơi vào tình trạng bị động về vốn, mất khả năng thanh toán các khoản nợ khi đến hạn. Về cơ cấu tài sản: tuy tỷ lệ tài sản ngắn hạn và tài sản dài hạn trên tổng tài sản là hợp lý nhưng nếu đi vào chi tiết ta thấy trong phần tài sản ngắn hạn thì các khoản phải thu cuối năm chiếm tới 51,44% trong khi các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn không có. Điều này cho thấy công ty đang bị chiếm dụng và ứ đọng vốn khá nhiều, do đó chưa phát huy được hết năng lực kinh doanh của mình. Do tổng tài sản năm 2007 giảm nên mặc dù vốn kinh doanh bình quân tăng nhưng việc thực hiện nghĩa vụ với ngân sách Nhà nước của công ty năm 2007 thấp hơn năm 2006 là 2.827.130.530 đồng. Qua những đánh giá sơ bộ đó ta có thể thấy được trong thời gian tới công ty nên chú trọng đến việc mở rộng quy mô hoạt động kinh doanh, cần hợp lý hoá hơn nữa cơ cấu vốn của mình, giảm mức độ rủi ro tài chính nhằm đề phòng những biến động gây bất lợi cho công ty có thể xảy ra, bên cạnh đó cần xây dựng chính sách bán chịu, trả chậm một cách hợp lý sao cho số vốn không bị ứ đọng và bị chiếm dụng quá nhiều nhưng vẫn đảm bảo hiệu quả trong công tác bán hàng. 1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty cổ phần XNK kỹ thuật TECHNIMEX Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty cổ phần XNK kỹ thuật TECHNIMEX tương đối gọn nhẹ và đảm bảo hiệu quả cao về quản lý. Công ty có 5 phòng ban, 2 trung tâm và 1 chi nhánh tại TP HCM. Mô hình tổ chức bộ máy của Công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến ( một cấp). Toàn bộ mọi hoạt động của Công ty đều chịu sự quản lý thống nhất của ban giám đốc Công ty. Kiểu cơ cấu này có ưu điểm tăng cường trách nhiệm cá nhân, tránh được tình trạng người thừa phải thi hành nhữn chỉ thị khác nhau thậm chí mâu thuân nhau của người phụ trách. ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN KIỂM SOÁT BAN ĐIỀU HÀNH PHÒNG HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ TOÁN PHÒNG DỰ ÁN KHOA HỌC PHÒNG KINH DOANH VÀ XNK TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ SINH HỌC V.P ĐẠI DIỆN TẠI TPHCM TRUNG TÂM LẮP ĐẶT VÀ BẢO HÀNH THIẾT BỊ Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty ¯ Đại hội đồng cổ đông Đại hội đồng cổ đông là cơ quan cao nhất hoạch định chiến lược kinh doanh phát triển của toàn thể Công ty. Đại hội đồng cổ đông họp 12 tháng một lần để bầu ra các cơ quan chức năng các chức vụ chủ chốt của Công ty như: Hội đồng quản trị, ban kiểm soát. Xem xét và đánh giá các hoạt động của Hội đồng quản trị và ban kiểm soát, quyết định tổ chức quản lý Công ty. ¯ Hội đồng quản trị Hội đồng quản trị do Đại hội đồng tín nhiệm bầu ra. Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý cao nhất mọi hoạt động của Công ty. Là cơ quan đưa ra các chiến lược, kế hoạch sản xuất kinh doanh trong nhiệm kỳ hoạt động của mình. Hội đồng quản trị có quyền bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức giám đốc và các cán bộ quan trọng khác của Công ty, quyết định cơ cấu tổ chức. ¯ Ban kiểm soát Ban kiểm soát được thành lập ra với mục đích theo dõi các công tác hoạt động của Hội đồng quản trị và Ban điều hành trong nhiệm kỳ hoạt động. Cụ thể, Ban kiểm soát có nhiệm vụ kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý trong quản lý điều hành Công ty trong ghi chép sổ sách kế toán cũng như trong báo cáo tài chính và các báo cáo khác của Công ty. ¯ Ban điều hành Đây là cơ quan giữ vai trò trọng trách cao nhất và trực tiếp nhất đối với mọi hoạt động của Công ty, là đại diện pháp lý của Công ty trước pháp luật. Ban điều hành có quỳên quyết định đến mọi hoạt động hàng ngày của Công ty, tổ chức thực hiện các quyết định của Hội đồng quản trị, tổ chức thực hiện kinh doanh và phương án đầu tư, kiến nghị phương án tổ chức và quy chế quản lý nội bộ của Công ty. Ban điều hành do Hội đồng quản trị bổ nhiệm gồm: Giám đốc, Phó giám đốc, Kế Toán trưởng. ¯ Các phòng chức năng - Các trưởng phòng: trực tiếp điều hành hoạt động của phòng mình và chịu trách nhiệm trứoc Ban giám đốc về nhiệm vụ được giao, đồng thời có nhiệm vụ cung cấp thông tin thuộc phạm vi chức năng phục vụ cho việc ra quyết định quản lý và chỉ đạo kinh doanh kịp thời của Giám đốc - Các trung tâm: Là các đơn vị hạch toán phụ thuộc, chịu sự giám sát và điều hành của Giám đốc Công ty. - Phòng hành chính tổng hợp: Bao gồm trưởng phòng, một phó phòng và các nhân viên. Phòng hành chính tổng hợp giữ nhiệm vụ quản lý chung về mặt nhân sự đối với toàn Công ty. - Phòng tài chính kế toán: Bao gồm kế toán trưởng và các kế toán viên, là nơi tiến hành mọi hoạt động về kế toán, tài chính, giám đốc về các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. - Phòng dự án khoa học kỹ thuật: Bao gồm trưởng phòng, một phó phòng và các nhân viên, là nơi chuyên cung cấp các thiết bị nghiên cứu khoa học kỹ thuật, các thiết bị thí nghiệm chuyên sâu trong các lĩnh vực như: Công nghệ sinh học, vật liệu, đo lường… - Phòng kinh doanh và XNK: Bao gồm một trưởng phòng, phó phòng và các nhân viên, là phòng được thành lập từ khởi đầu. Ngoài chức năng thực hiện nhiệm vụ kinh doanh và XNK còn giữ vai trò khai thác các mảng sản phẩm và dịch vụ mới trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty - Trung tâm công nghệ sinh học: Nhằm hỗ trợ các dự án về thiết bị công nghệ sinh học, trung tâm được thành lập với nhiệm vụ cung cấp các sản phảm mới, các phương pháp nghiên cứu mới trong lĩnh vực này. - Trung tâm lắp đặt và bảo hành thiết bị: Trung tâm được thành lập với nhiệm vụ theo dõi, bảo dưỡng duy trì và thực hiện các dịch vụ sau bán hàng với các thiết bị do Công ty cung cấp. - Văn phòng đại diện tại TPHCM Trụ sở: 120- Sương Nguyệt Ánh- TPHCM Là đại điện pháp lý của Công ty đối với các hợp đồng cung cấp thiết bị. Ngoài chức năng này, văn phòng còn là cơ sở liên lạc của Công ty, là cơ quan thực hiện các hoạt động triển khai thực hiện hợp đồng, theo dõi, cung ứng sản phẩm hàng hoá kịp thời, hướng dẫn sử dụng và thực hiện các dịch vụ sau bán hàng. 1.4. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công ty 1.4.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty tương đối gọn nhẹ và đạt hiệu quả. Các bộ phận có các chức năng nhiệm vụ khác nhau nhưng có mối liên hệ mật thiết với nhau và đảm bảo hoạt động được nhịp nhàng thông suốt. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty cổ phần XNK kỹ thuật TECHNIMEX là mô hình tập trung, chịu trách nhiệm theo dõi, phản ánh, cung cấp thông tin kịp thời phục vụ cho việc quản lý, ghi sổ hạch toán mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh; tổng hợp và lập báo cáo chung của toàn Công ty. Bộ máy kế toán của Công ty được thể hiện qua sơ đồ sau: KẾ TOÁN TRƯỞNG Phó trưởng phòng TC-KT Kế toán tiền mặt Kế toán TGNH, thanh toán Kế toán công nợ, TSCĐ Kế toán kho, giá vốn Kế toán thuế và NSNN Thủ quỹ Thủ kho Sơ đồ 2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty * Kế toán trưởng: Là người lãnh đạo cao nhất trong phòng Tài chính - kế toán + Có quyền tổ chức cơ cấu nhân sự, phân công, đôn đốc công việc của các cán bộ nhân viên trong phòng + Có quyền kiểm tra tính đúng đắn của tất cả các chứng từ kế toán trước khi trình Giám đốc duyệt + Là người hoàn toàn chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị Công ty, Ban giam đốc Công ty về tất cả các nghiệp vụ tài chính kế toán phát sinh trong Công ty. + Có trách nhiệm lập báo cáo quyết toán tài chính 6 tháng 1 lần và các báo cáo quyết toán quản trị ( theo yêu cầu của Hội đồng quản trị ) trình lên Ban Giám đốc Công ty. + Có trách nhiệm tư vấn cho Ban Giám đốc Công ty về tất cả các nghiệp vụ kế toán tài chính. + Có trách nhiệm giải trình các số liệu kế toán với Hôi đồng quản trị, Ban kiểm soát sau mỗi 6 tháng và với tất cả các cổ đông tại các Đại hội đại biểu cổ đông thường niên. * Phó trưởng phòng tài chính - kế toán: Là người thay mặt kế toán trưởng điều hành các công việc của phòng kế toán khi Kế toán trưởng vắng mặt. Do đặc thù của Công ty, Phó trưởng phòng Tài chính- kế toán là người trực tiếp thực hiện công vịêc của một kế toán của một phần hành theo sự phân công của kế toán trưởng * Kế toán tiền mặt: Là người trực tiếp lập các phiếu thu, chi; tính ra tiền lương, tiền thưởng trong tháng trên cơ sở bảng chấm công của phòng Tổng hợp; tính trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo đúng tỷ lệ quy định + Có quyền kiểm tra tính đúng đắn của các chứng từ gốc trước khi lập phiếu + Có trách nhiệm giải trình các phiếu thu, chi đã lập với Kế toán trưởng. + Hàng tháng phải đối chiếu số phát sinh với Thủ quỹ * Kế toán tiền gửi ngân hàng, thanh toán: Là người có trách nhiệm cập nhật toàn bộ các chứng từ phát sinh tại ngân hàng vào phần mềm kế toán. + Có trách nhiệm lập và chuyển các lệnh chuyển tiền, L/C, hợp đồng tín dụng, thư bảo lãnh…ra ngân hàng. + Có trách nhiệm lập các sổ cái tiền gửi ngân hàng, đối chiếu các số dư giữa sổ phụ và sổ cái. * Kế toán công nợ, tài sản cố định: Là người trực tiếp theo dõi cũng như lên kế hoạch trả tất cả các khoản nợ của Công ty với khách hàng ( trừ nợ vay ngân hàng), các khoản nợ của khách hàng đối với Công ty. + Có trách nhiệm cập nhật toàn bộ các hoá đơn đã xuất trong ngày. + Đầu hàng tuần phải báo cáo lên Kế toán trưởng tình hình công nợ của toàn Công ty đến cuối tuần trước. + Theo dõi tình hình biến động TSCĐ của Công ty. * Kế toán kho, giá vốn hàng bán: Là người có trách nhiệm nhận, kiểm tra toàn bộ các chứng từ liên quan đến hàng hoá Công ty mua về, copy lưu giữ bộ chứng từ đầu vào (hoá đơn), chuyển bản gốc các hoá đơn cho bộ phân kế toán thuế lưu giữ. + Có trách nhiệm lập toàn bộ các hoá đơn hàng xuất, tính giá vốn hàng bán kịp thời phục vụ cho công tác lập Báo cáo quyết toán. + Hàng tháng phải tiến hành kiểm kê, đối chiếu hàng tồn kho trên sổ sách với hàng tồn kho thực tế với Thủ kho. * Kế toán thuế và ngân sách Nhà nước: Là người hàng tháng phải có trách nhiệm lập và gửỉ các Báo cáo thuế hàng tháng tới cơ quan thuế đúngthời hạn quy định của Nhà nước. + Theo dõi, yêu cầu các bộ phận kế toán tiền mặt, tiền gưỉ ngân hàng nộp toàn bộ các khoản nợ ngân sách đúng kỳ hạn. * Thủ quỹ: Là người bảo quản, giữ gìn tiền mặt trong Công ty. + Thu, chi tiền, kiểm tra các chứng từ hợp lệ, ghi sỗ quỹ hàng ngày, thường xuyên đối chiếu số dư với kế toán tiền mặt. + Kiểm kê quỹ vào cuối tháng theo quy định. + Giúp đỡ và tạo điều kiện cho kế toán tiền mặt trong việc sắp xếp và bảo quản chứng từ hàng tháng. * Thủ kho: Là người bảo quản, giữ gìn vật tư hàng hoá của Công ty. + Có trách nhiệm trong việc nhập hàng vào kho hoặc xuất hàng cho khách hàng phải theo đúng phiếu nhập kho, phiếu xuất kho mà kế toán kho đã lập. + Ghi sổ vật tư hàng hóa theo thực tế nhập - xuất hàng ngày để cuối mỗi tháng đối chiếu sổ sách với kế toán kho, tránh trường hợp thiếu hụt, nhầm lẫn vì mặt hàng của Công ty rất đa dang và phong phú. Từ đó, kiểm tra vật tư hàng hoá trong kho để đảm bảo đủ, đúng số lượng. 1.4.2. Đặc điểm vận dụng chế độ, chính sách kế toán trong Công ty cổ phần XNK kỹ thuật TECHNIMEX. Công ty áp dụng chế độ kế toán Việt Nam đã được đăng ký với Nhà nước, đó là hệ thống các chuẩn mực, chính sách theo quy định của Nhà nước Việt Nam. Công ty áp dụng các loại chứng từ, sổ kế toán, hệ thống tài khoản, hệ thống báo cáo được ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC của Bộ trưởng Bộ Tài Chính ngày 20/3/2006. * Vận dụng hệ thống tài khoản kế toán: Để hạch toán các nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá, Công ty cổ phần XNK kỹ thuật TECHNIMEX sử dụng hệ thống tài khoản theo quy định của Bộ Tài Chính, trong đó chi tiết một số tài khoản cho phù hợp với đặc điểm kinh doanh của đơn vị. Bao gồm: - TK 111: Tiền mặt Chi tiết: + TK 1111: Tiền mặt Việt Nam + TK 1112: Tiền mặt ngoại tệ - TK112: Tiền gửi ngân hàng ( chi tiết từng ngân hàng) + TK 1121: TGNH Việt Nam + TK 1122: TGNH ngoại tệ ( chi tiết từng ngoại tệ) - TK 133: Thuế GTGT đuợc khấu trừ + TK1331: Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá, dịch vụ - TK 138 (1388): Phải thu khác (chi tiết từng đối tượng) - TK 144- Ký quỹ, ký cược ngắn hạn - TK 151: Hàng mua đang đi đường - TK 156: Hàng hoá + TK1561: Trị giá hàng mua - TK 311: Vay ngắn hạn - TK 331: Phải trả người bán ( chi tiết từng nhà cung cấp) + TK 3311: Phải trả người bán + TK3312: Ứng trước cho người bán - TK 333: Thuế và các khoản phải nộp ngân sách + TK 3331: Thuế GTGT đầu ra phải nộp TK 33311: THuế GTGT đầu ra phải nộp TK 33312: Thuế GTGT hàng nhập khẩu +TK 3333: Thuế XNK TK 33332: Thuế nhập khẩu - TK 338 (3388): Phải trả khác ( chi tiết từng đối tựơng) - TK 635: Chi phí tài chính - Tk 641: Chi phí bán hàng - TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp * Vận dụng chế độ chứng từ kế toán Các chứng từ của công ty lập theo đúng quy định trong chế độ và được cập nhật kịp thời, chính xác nhằm phản ánh trung thực nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Các chứng từ được đánh thứ tự liên tục đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ làm căn cứ ghi sổ kế toán. Hiện nay công ty đang áp dụng hệ thống chứng từ kế toán được ban hành theo QĐ15 ngày 30/06/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính. Công ty sử dụng các chứng từ bắt buộc và lựa chọn một số chứng từ mang tính hướng dẫn để phục vụ cho việc hạch toán ban đầu. Chứng từ sau khi cập nhật vào máy được luân chuyển theo quy định hiện hành. Quy trình luân chuyển được thực hiện chặt chẽ và đầy đủ. Các chứng từ chủ yếu công ty đang sử dụng gồm: * Lao động và tiền lương gồm: Bảng chấm công; Bảng thanh toán tiền lương; Bảng thanh toán tiền thưởng; Bảng thanh toán tiền thuê ngoài; Bảng kê trích nộp các khoản theo lương; Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội… * Hàng tồn kho gồm: Phiếu nhập kho; Phiếu xuất kho; Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá; Bảng kê mua hàng… * Bán hàng gồm: Hoá đơn bán hàng; bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi… * Tiền tệ gồm: Phiếu thu; phiếu chi; giấy đề nghị tạm ứng; giấy thanh toán tạm ứng; giấy đề nghị thanh toán; biên lai thu tiền; bảng kiểm kê quỹ… * Tài sản cố định gồm: Biên bản ghi nhận TSCĐ; Biên bản thanh lý TSCĐ; Biên bản bàn giao TSCĐ sữa chữa lớn hoàn thành; Biên bản đánh giá lại TSCĐ; Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ… Ngoài ra, công ty còn sử dụng các chứng từ ban hành theo các văn bản pháp luật khác, như: hoá đơn GTGT; phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý… * Vận dụng chế độ sổ kế toán Tổ chức kế toán trong một doanh nghiệp cũng như công tác nhập khẩu phải gắn liền với việc nghiên cứu, vận dụng hình thức kế toán phù hợp với quy mô hoạt động kinh doanh của Công ty. Xuất phát từ yêu cầu đó Công ty cổ phần XNK kỹ thuật TECHNIMEX đã vận dụng hình thức sổ nhật ký chung. Đây là hình thức sổ thích hợp với mọi loại hình, quy mô kinh doanh, thuận tiện cho việc vi tính hoá công tác kế toán. Hiện nay Công ty đang sử dụng phần mềm của Bộ Tài Chính. Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc kế toán sẽ tiến hành tổng hợp phân loại. Chứng từ thuộc bộ phận nào thì bộ phận ấy phản ánh vào sổ sách liên quan và nhập số liệu vào chứng từ tương ứng có trong máy vi tính, máy sẽ tự xử lý số liệu và đưa ra thông tin theo yêu cầu được khai báo. Quy trình được thể hiện qua sơ đồ sau: Chứng từ gốc Nhập máy tính Các sổ sách kế toán cần thiết ( Sổ chi tiết, sổ tổng hợp, sổ nhật ký chung) Báo cáo quyết toán quý, năm Sơ đồ 3: Quy trình ghi sổ kế toán của Công ty * Vận dụng hệ thống báo cáo tài chính Hệ thống báo cáo tài chính Công ty áp dụng theo quyết định số 167/2000- QĐ-BTC ngày 25/10/2000 của Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành. Bao gồm: - Bảng cân đối kế toán Mẫu số B01- DN - Báo cáo kết quả kinh doanh Mẫu số B 02- DN - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Mẫu số B03- DN - Bản thuyết minh báo cáo tài chính Mẫu số B09- DN PHẦN II: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NHẬP KHẨU HÀNG HOÁ VÀ TIÊU THỤ HÀNG HOÁ NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU KỸ THUẬT TECHNIMEX 2.1. Đặc điểm chung ảnh hưởng đến công tác kế toán nhập khẩu hàng hoá Nhập khẩu là một hoạt động kinh doanh ngoại thương, hoạt động kinh tế này rất phức tạp. Các doanh nghiệp được Nhà nước cho phép nhập khẩu hàng hoá của nước ngoài dựa trên các điều kiện thanh toán quốc tế, các thoả thuận trong hợp đồng kinh tế hoặc nghị định thư. Yêu cầu thức nhất là trước khi đi vào ký kết các hợp đồng kinh tế, kế toán nhập khẩu phải trả lời các câu hỏi: Dung lượng của hàng hoá đó trên thị trường như thế nào? Bạn hàng để ký kết giao dịch là đối tượng nào để khi ký kết các hợp đồng tránh được các thua thiệt về giá cả, chi phí… Yêu cầu thứ hai là phải nắm vững luật và hợp đồng kinh tế cũng như những thông lệ, luật quốc tế. Kế toán nhập khẩu phải tổ chức kế toán tổng hợp và chi tiết nghiệp vụ hàng hoá tiêu thụ ngoại thương một cách hợp lý, phù hợp với đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp Phải nắm vững phạm vi và thời điểm xác định là hàng nhập khẩu. Có như vậy kế toán mới có thể đảm bảo ghi chép, phản ánh một cách chính xác, kịp thời nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Nhiệm vụ của kế toán nghiệp vụ nhập._.