Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng Công ty Sông Đà- Bộ xây dựng

ỡ em rất nhiều trong thời gian thực tập tại công ty và đã cung cấp rất nhiều tài liệu để em có thể hoàn thành khóa luận này. Đặc biệt, em xin đƣợc gửi lời cảm ơn tới cô giáo - Tiến sỹ Trần Thị Thanh Thủy là ngƣời trực tiếp hƣớng dẫn em hoàn thành khóa luận này. Sinh viên Trần Thị Thanh Thúy Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P HỆ THỐNG CÁC TỪ VIẾT TẮT - TCT : Tổng công ty - BP : Bộ phận - CBCNV : Cán bộ công nhân viên - KHCN : Khoa học công nghệ - KHKT : Khoa học kỹ thuật - PL : pháp luật - VT – LT: Phòng văn thƣ – lƣu trữ - SXKD : Sản xuất kinh doanh - KHKT : Khoa học kỹ thuật - CNTT : Công nghệ thông tin - QĐ : Quy định - VP : Văn phòng - TT: Thông tin Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P HỆ THỐNG CÁC BẢNG BIỂU Tên bảng biểu Trang Hình 1.1 : Các yếu tố môi trƣờng bên ngoài ảnh hƣởng tới hiệu quả hoạt động VP 21 Hình 2.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của TCT Sông Đà 37 Hình 2.3 : Bảng thống kê số lƣợng công nhân viên TCT Sông Đà 40 Hình 2.4 : Bảng lƣơng TB của nhân viên TCT Sông Đà 41 Hình 2.5 : Bảng tổng hợp tình hình sản xuất kinh doanh 2007- 2009 42 Hình 2.6 : Sơ đồ cơ cấu tổ chức văn phòng TCT Sông Đà 45 Hình 2.7 : Quy trình thu thập và xử lý thông tin ở TCT Sông Đà 48 Hình 2.8 : Quy trình soạn thảo văn bản 55 Hình 2.9 : Tổng hợp văn bản TCT phát hành 2007 – 2009 56 Hình 2.10: Mẫu sổ công văn đi của TCT 58 Hình 2.11: Mẫu sổ công văn đến của TCT 59 Hình 2.12 : Tổng hợp văn bản đến và đi năm 2007 – 2009 60 Hình 2.13: Biểu đồ công văn đến và đi 2007 – 2009 60 Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lí do chọn đề tài Trong bối cạnh tranh ngày càng gay gắt nhƣ hiện nay, dù là kinh doanh trong lĩnh vực, nghành nghề nào thì mỗi doanh nghiệp đều phải tự vƣơn lên để khẳng định vị thế của mình: xây dựng uy tín thƣơng hiệu, củng cố và hiện đại hóa cơ cấu bên trong cũng nhƣ tăng cƣờng hiệu quả đầu tƣ, sản xuất kinh doanh bên ngoài… Để làm đƣợc điều đó, chúng ta không thể bỏ qua sự hỗ trợ đắc lực và hết sức quan trọng của công tác văn phòng. Hiện nay, công tác văn phòng đang là nhiệm vụ then chốt của nhiều cơ quan, đơn vị để bảo quản, cung cấp đầy đủ, kịp thời thông tin có chất lƣợng cho quá trình quản lý. Thắng lợi trong cạnh tranh phát triển của các tổ chức tuỳ thuộc vào nguồn lực thông tin về chính trị, kinh tế, văn hoá – xã hội, công nghệ - kỹ thuật tiên tiến…. Để tăng cƣờng nguồn lực thông tin phải khoa học - hợp lý, phải thu đƣợc chuyên môn hoá thành một bộ phận chức năng trong tổ chức. Vì thế việc củng cố, hoàn thiện tổ chức và hoạt động văn phòng để trợ giúp đắc lực về công tác thông tin cho quản lý đang trở thành nhu cầu bức thiết của xã hội. Trƣớc yêu cầu chung đó, việc nghiên cứu hoạt động văn phòng cần phải đạt đƣợc sự hiểu biết ở mức độ sâu sắc. Tổng công ty Sông Đà là một trong những doang nghiệp đứng đầu về xây dựng các công trình giao thông, dân dụng, công nghiệp của nƣớc ta và chịu sự quản lý trực tiếp của Bộ xây dựng. Với nhiều năm hoạt động, Tổng công ty đã tích lũy đƣợc nhiều kinh nghiệm trong sản xuất, và xây dựng đƣợc một thƣơng hiệu vững mạnh trên thị trƣờng. Hiện nay, Tổng công ty đã trang bị cho mình một hệ thống cơ sở vật chất, trang thiết bị hiện đại cùng với một đội ngũ kỹ thuật, công nhân viên đông đảo có tay nghề và trình độ chuyên môn cao sẵn sàng đón nhận những thách thức, cơ hội mới. Do vậy, công tác quản lý, điều hành cũng nhƣ công tác văn phòng của Tổng công ty Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P đều phải hoạt động thống nhất và thông suốt đảm bảo cho Tổng công ty phát huy hết nội lực mang lại hiệu quả kinh doanh cao. Việc xây dựng văn phòng vững mạnh là một trong những yếu tố rất quan trọng để giúp doanh nghiệp đổi mới phƣơng thức lãnh đạo và đạt hiệu quả làm việc tốt nhất đồng thời nâng cao chất lƣợng và hiệu quả của công tác lãnh đạo. Đặc biệt trong thời gian thực tập tại Văn phòng Tổng công ty Sông Đà, đƣợc tiếp xúc với công việc thực tế, kết hợp với việc khảo cứu các lý luận làm nền tảng về công tác văn phòng, em càng nhận thức sâu sắc hơn về vị trí, vai trò quan trọng của văn phòng. Hiện nay, tuy có rất nhiều công trình nghiên cứu về văn phòng nói chung, nhƣng tài liệu nghiên cứu về văn phòng một cách chyên sâu và hệ thống về Tổng công ty Sông Đà và đặc biệt là về hoạt động văn phòng của Tổng công ty này thì hầu nhƣ chƣa có. Vì vậy, em chọn đề tài “Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà” để mạnh dạn đƣa ra một vài giải pháp hy vọng có thể giúp ích cho công tác văn phòng của Tổng công ty đạt hiệu quả cao hơn. 2. Mục đích nghiên cứu đề tài Đề tài của khóa luận nhằm đạt đƣợc những mục đích sau: - Khảo cứu lý luận về văn phòng và quản trị văn phòng - Đánh giá thực tiễn hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà - Đề xuất một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà 3. Phạm vi, đối tượng nghiên cứu Phạm vi, đối tƣợng nghiên cứu của khóa luận là thực tiễn hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà. Công tác quản trị văn phòng đƣợc đƣa ra ở đây chỉ nhằm mục đích để tham khảo, so sánh. Cụ thể nhƣ sau: - Cơ sở lý luận về văn phòng và nghiên cứu thực tiễn các hoạt động của văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P - Nghiên cứu lịch sử hình thành và phát triển của công ty. - Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, ngành nghề kinh doanh và đặc biệt là bộ phận văn phòng của công ty. - Nghiên cứu thực trạng công tác văn phòng của công ty nhƣ: công tác văn thƣ lƣu trữ, công tác tham mƣu tổng hợp, công tác hậu cần, ..... - Đánh giá hiệu quả các hoạt động văn phòng công ty nhƣ: Ƣu điểm, mặt hạn chế và nguyên nhân của những hạn chế đó. Trên cơ sở đó đƣa ra một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả và góp phần hoàn thiện công tác văn phòng tại công ty. 4.Giả thuyết nghiên cứu Giả thuyết nghiên cứu của khóa luận này là: Một là: Hoạt động văn phòng là một trong những nhân tố quyết định đến sự thành công của doanh nghiệp. Hai là: Vì quy mô tổ chức quá lớn cho nên trong công tác văn phòng của công ty vẫn còn những thiếu sót nhất định Ba là: Những giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng phải nhanh chóng, đồng bộ. 5. Phương pháp nghiên cứu Trong khóa luận sử dụng những phƣơng pháp luận duy vật biện chứng một số phƣơng pháp nghiên cứu cụ thể bao gồm phƣơng pháp phân tích, so sánh đối chiểu, tổng hợp và thống kê. 6. Bố cục của luận văn Ngoài phần Mở đầu và phần Kết luận, khóa luận đƣợc chia thành 3 chƣơng: Chƣơng I : Lý luận chung về văn phòng và hoạt động văn phòng Chƣơng II : Thực tiễn hoạt động Văn phòng tại TCT Sông Đà Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P Chƣơng III : Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại TCT Sông Đà Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P Chương I: Lý luận chung về văn phòng và hoạt động văn phòng Chƣơng này tập trung vào nghiên cứu lý luận về văn phòng và hoạt động văn phòng. Khái niệm, chức năng của văn phòng sẽ đƣợc trình bày để làm rõ vai trò của văn phòng trong cơ quan tổ chức. Tiếp theo đó, những nội dung chính của văn phòng và các yếu tố ảnh hƣởng sẽ đƣợc phân tích nhằm cung cấp cơ sở lý luận soi sáng cho việc đánh giá thực tiễn ở các chƣơng sau. 1.1 Lý luận chung về văn phòng 1.1.1 Khái niệm văn phòng Khi Việt Nam gia nhập vào WTO, bên cạnh việc đón nhận những thuận lợi, những cơ hội phát triển lớn, Việt Nam còn phải đƣơng đầu với không ít khó khăn, thử thách để tồn tại và phát triển. Vì thế muốn đứng vững đƣợc, đòi hỏi mỗi tổ chức, doanh nghiệp cần phải xây dựng cho mình một hệ thống văn phòng vững chắc, linh hoạt và hiện đại. Văn phòng là bộ phận phụ trách công việc giấy tờ, hành chính trong một cơ quan, văn phòng đƣợc hiểu nhƣ một bộ máy điều hành, tổng hợp giúp thủ trƣởng điều hành hoạt động của cơ quan đơn vị đó. Nhƣ vậy, văn phòng có thể đƣợc xem xét nhƣ là một hệ thống bao gồm các tác nghiệp có tính đặc thù nhất định nhƣ trợ giúp lãnh đạo tổ chức, quản lý, sử dụng toàn bộ thông tin về kinh tế, xã hội, hành chính… đồng thời phân phối, chuyển tải, thu thập, xử lý các thông tin phản hồi trong nội bộ và từ bên ngoài cơ quan, tổ chức theo yêu cầu của lãnh đạo. Toàn bộ những hoạt động đó góp phần và trợ giúp công tác điều hành thông tin trong cơ quan nhằm nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng thông tin trong quá trình quản lý, điều hành hoạt động cơ quan, tổ chức. Tùy theo quy mô của doanh nghiệp khác nhau mà hoạt động của văn phòng có cấp độ khác nhau với tên gọi khác nhau. Những doanh nghiệp có Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P thẩm quyền hoặc có quy mô lớn thì thành lập văn phòng, những doanh nghiệp nhỏ thì có phòng hành chính. Hiện nay, văn phòng đƣợc nhìn nhận ở nhiều góc độ khác nhau (Trần Thị Ngà, 2008): Theo phương diện tổ chức: văn phòng là một đơn vị cấu thành tổ chức. Theo tiêu chí chức năng: văn phòng là một thực thể tồn tại để thực hiện các hoạt động tham mƣu tổng hợp hậu cần theo yêu cầu của các nhà quản lý. Theo tính chất hoạt động: văn phòng là một thực thể tồn tại để thực hiện việc quản lý thông tin phục vụ cho công tác điều hành của nhà quản trị. Khi thực hiện hoạt động hậu cần với cơ sở vật chất và tài chính, văn phòng còn đƣợc hiểu nhƣ một “thủ kho” thu nhỏ về tài chính, tài sản. Ngoài ra văn phòng còn đƣợc hiểu: văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan, là địa điểm giao tiếp đối nội đối ngoại của cơ quan. Văn phòng cũng đƣợc dùng để gọi các tổ chức đƣợc pháp luật thừa nhận với tên gọi nhƣ : văn phòng luật sƣ, văn phòng tƣ vấn, văn phòng nghị sĩ, văn phòng kiến trúc sƣ… Trong thực tế, Văn phòng còn đƣợc xem nhƣ nhƣ là một cơ quan hoàn chỉnh, là hình bóng thu nhỏ của cơ quan chính nhƣ các văn phòng đại diện của các tổ chức, doanh nghiệp tại các vùng, khu vực hay ở nƣớc ngoài. Tóm lại: Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan trong mỗi đơn vị, là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, là nơi thu thập và xử lý thông tin nhằm hỗ trợ cho hoạt động quản lý của các nhà lãnh đạo, là nơi chăm lo mọi vấn đề về hậu cần và đảm bảo các điều kiện về vật chất cho hoạt động của cơ quan đƣợc thông suốt và hiệu quả (Trần Thị Ngà, 2008) 1.1.2 Chức năng của văn phòng Mỗi doanh nghiệp, tổ chức dù lớn hay nhỏ, đều xem văn phòng là bộ máy trung tâm đầu não, là “cửa ngõ thông tin” liên kết mọi mối quan hệ trong công ty hay với bên ngoài. Văn phòng có hai nhóm chức năng chính sau: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P a. Chức năng tham mưu – tổng hợp Để đƣa ra đƣợc những quyết định đúng đắn, nếu chỉ dựa vào cá nhân mình là điều vƣợt quá khả năng của ngƣời quản lý. Khi đó chính là lúc văn phòng thực hiện chức năng của mình đó là tham mƣu – tổng hợp giúp nhà quản lý giảm bớt gánh nặng công việc và đƣa ra những quyết định kịp thời, nhanh chóng và chính xác. Tham mƣu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những hoạt động tối ƣu cho quá trình quản lý để đạt hiệu quả cao nhất. Chủ thể là công tác tham mƣu trong doanh nghiệp có thể là cá nhân hay tập thể tồn tại độc lập tƣơng đối với chủ thể quản lý. Thực tế các doanh nghiệp thƣờng đặt bộ phận tham mƣu tại văn phòng. Để có ý kiến tham mƣu văn phòng phải tổng hợp các thông tin bên trong và bên ngoài doanh nghiệp từ đó phân tích, quản lý, sử dụng thông tin theo quy tắc trình tự nhất định. Ngoài bộ phận tham mƣu tại văn phòng còn có các bộ phận nghiệp vụ cụ thể làm tham mƣu cho lãnh đạo từng vấn đề mang tính chuyên sâu nhƣ: Công nghệ, tiếp thị, tài chính, kế toán… Để có đƣợc những thông tin chuyên sâu này thì bộ phận tham mƣu là đầu mối tiếp nhận các phƣơng án tham mƣu từ phòng ban chuyên môn nghiệp vụ tập hợp thành hệ thống thống nhất đề xuất với lãnh đạo những phƣơng án hành động tổng hợp. Nhƣ vậy, văn phòng vừa là nơi thực hiện công tác tham mƣu vừa là nơi thu nhận, tiếp nhận, tổng hợp thông tin, ý kiến của các phòng ban khác cung cấp cho lãnh đạo doanh nghiệp. Văn phòng còn là bộ phận trực tiếp giúp cho bộ phận điều hành quản lý của lãnh đạo doanh nghiệp thông qua các nghiệp vụ nhƣ: Xây dựng chƣơng trình, kế hoạch công tác năm, tháng, quý, tuần, ngày cho lãnh đạo doanh nghiệp. Đồng thời văn phòng cũng thực hiện các hoạt động lễ tân, tổ chức Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P hội nghị, tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo, tƣ vấn cho lãnh đạo về công tác soạn thảo văn bản… b. Chức năng hậu cần. Chức năng hậu cần là đảm bảo mọi điều kiện để hoạt động của doanh nghiệp diễn ra bình thƣờng, tạo cơ sở vật chất cho các phòng ban đơn vị và cá nhân trong công ty, để thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ, chƣơng trình, kế hoạch đề ra, hỗ trợ trang thiết bị, phƣơng tiện điều kiện cần thiết cho lao động để nâng cao hiệu quả năng suất làm việc của công nhân viên. Đây là hoạt động mang tính chất đặc thù của văn phòng, có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Không chỉ thế, chức năng này của văn phòng còn bảo đảm môi trƣờng sinh thái của công ty lành mạnh, tạo lên diện mạo đoàng hoàng, khang trang, góp phần xây dựng cơ quan theo hƣớng hiện đại. Nội dung của công tác hậu cần bao gồm: Quản lý chi tiêu kinh phí, lƣơng chính, phụ cấp lƣơng, bảo hiểm xã hội, tiền thƣởng, công tác phí, sửa chữa lớn, xây dựng các công trình phụ, phúc lợi tập thể. Công tác hậu cần nhằm thực hiện nhiệm vụ cụ thể sau đây: - Cung cấp các điều kiện, phƣơng tiện, cơ sở vật chất cho cán bộ, nhân viên thực hiện nhiệm vụ. - Mua sắm, quản lý, bảo vệ, bảo dƣỡng các trang thiết bị trong cơ quan, đảm bảo cho hoạt động của cơ quan đƣợc tiến hành liên tục. - Quản lý chi tiêu tài chính theo đúng chế độ, chính sách do nhà nƣớc quy định. - Đảm bảo an ninh trật tự an toàn lao động trong cơ quan. - Tổ chức công tác lễ tân, giao tiếp, giữ vai trò là chiếc cầu nối của đơn Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P vị với các cơ quan cấp trên, cấp dƣới, ngang cấp và với nhân dân. Tóm lại, Văn phòng là đầu mối giúp lãnh đạo thực hiện các chức năng tham mƣu, tổng hợp, hậu cần. Các chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ, bổ sung cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết, khách quan tồn tại, duy trì và phát triển công tác văn phòng. 1.1.3 Nhiệm vụ của văn phòng Để thực hiện tốt các chức năng trên của mình, văn phòng có những nhiệm vụ chủ yếu nhƣ sau: - Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan, đơn vị - Thu thập, xử lý, sử dụng, quản lý thông tin - Soạn thảo và ban hành văn bản - Bảo đảm các yếu tố vật chất, tài chính cho hoạt động cơ quan - Củng cố tổ chức bộ máy văn phòng: Đây là việc làm thiết thực mang tính khá ổn định của bộ máy văn phòng nhằm thực hiện tốt những nhiệm vụ nêu ra trên đây. Việc tổ chức bộ máy văn phòng cũng cần tuân thủ những nguyên tắc chung của đơn vị để đảm bảo tính thống nhất trong hệ thống. Tuy nhiên cũng phải thấy đƣợc tính thống nhất đa dạng, phong phú trong công tác văn phòng để tổ chức bộ máy sao cho đáp ứng đƣợc cao nhất yêu cầu, nhiệm vụ đặt ra với công tác văn phòng. Không những thế trong thời đại bùng nổ thông tin này đòi hỏi các cơ quan, đơn vị phải hết sức cố gắng theo kịp với tốc độ phát triển chung, trong đó sự nỗ lực lớn nhất nằm ở khối văn phòng. Yêu cầu đó đặt ra với văn phòng rất cao về mặt tổ chức và quản lý, điều hành công việc. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P - Duy trì hoạt động thƣờng nhật của văn phòng: Khác với các hoạt động khác trong cơ quan, đơn vị, văn phòng phải hoạt động thƣờng xuyên, liên tục trong cả lĩnh vực đối nội, đối ngoại, vừa lập quy, vừa thực thi, vừa kiểm tra, giám sát. Đặc tính này xuất phát từ chức năng của văn phòng để đảm bảo tiếp nhận mọi nguồn tin của mọi đối tƣợng với hoạt động của cơ quan, đơn vị. Theo cách đó, văn phòng bao gồm một bộ phận làm việc trong giờ hoạt động chung của đơn vị còn một bộ phận không lớn làm việc liên tục ngày đêm ngay cả lúc đơn vị ngừng hoạt động để đảm bảo trật tự, an ninh và thông tin thông suốt. Hoạt động của văn phòng vừa gắn liền với hoạt động của lãnh đạo và đơn vị thông qua các nhiệm vụ trợ giúp, tham mƣu, vừa gắn với các bộ phận khác bằng các nhiệm vụ kiểm tra, đôn đốc, lại vừa tổ chức, quản lý lấy các hoạt động của chính mình cho phù hợp với các hoạt động trên. Vì thế duy trì đƣợc hoạt động của văn phòng cần có sự phối hợp chặt chẽ, đồng bộ của các bộ phận, các cấp quản lý trong cơ quan, đơn vị. - Đảm bảo công tác an ninh trật tự và thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khỏe cán bộ nhân viên trong doanh nghiệp: Văn phòng thực hiện nhiệm vụ tổ chức của công tác bảo vệ trật tự, an toàn vệ sinh môi trƣờng trong và ngoài cơ quan. An ninh trật tự là điều kiện để doanh nghiệp có thể hoạt động diễn ra suôn sẻ, bền vững. Điều này có ảnh hƣởng trực tiếp tới năng suất lao động, tinh thần làm việc của cán bộ nhân viên trong doanh nghiệp. Đảm bảo an toàn doanh nghiệp nhƣ: Đảm bảo an toàn cho ngƣời lao động; Đảm bảo tiêu chuẩn vệ sinh, môi trƣờng làm việc, đảm bảo điều kiện y tế cho nhân viên; Đảm bảo an toàn về tài sản, cháy nổ trong cơ quan; Đảm bảo an ninh trật tự: triển khai hệ thống bảo vệ, thƣờng trực, bảo vệ, tuần tra canh gác trong cơ quan; Phối hợp, liên kết với địa phƣơng và các cơ quan để giữ gìn an ninh trật tự 1.1.4 Vai trò của văn phòng Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P Văn phòng là cửa ngõ, đầu vào của mọi cơ quan, có vai trò rất quan trọng trong hoạt động điều hành, quản lý của cơ quan. Vai trò của văn phòng đƣợc thể hiện nhƣ sau: - Hoạt động của văn phòng là khâu nối quan trọng trong dây chuyền của cả hệ thống cơ quan nhằm thực hiện các chủ trƣơng chính sách của đảng và nhà nƣớc trong cuộc sống. Với nhiệm vụ là đầu mối thu thập và xử lý thông tin phục vụ lãnh đạo văn phòng, cung cấp những căn cứ khoa học cho việc ban hành quyết định quản lý nhà nƣớc bảo đảm cho hoạt động thống nhất liên tục kịp thời của cơ quan, đơn vị, theo đúng chức năng quyền hạn, nhiệm vụ nhà nƣớc giao. Thông tin xét về mặt hiệu quả sử dụng, luôn gắn liền với hiệu quả quản lý. Mặt khác thông tin cũng bổ sung và nâng cao chất lƣợng của kiểm tra trong quản lý nhà nƣớc. Thông tin là đối tƣợng lao động của cán bộ, công chức, là công cụ đắc lực của ngƣời quản lý, là nhu cầu thƣờng xuyên trong đời sống nhà nƣớc, cũng nhƣ từng con ngƣời. Bằng việc thu thập và xử lý thông tin của các phòng, các cấp quản lý ban hành quyết định quản lý theo đúng trình tự thủ tục, thẩm quyền đến các đối tƣợng quản lý đó là điều kiện tiên quyết để các chủ trƣơng chính sách của đảng, pháp luật nhà nƣớc đi vào suộc sống. Đồng thời văn phòng cũng là nơi tiếp nhận, trực tiếp triển khai hoặc đôn đốc việc thực hiện các quyết định quản lý mà cơ quan mình có nghĩa vụ thực hiện. - Hoạt động của văn phòng góp phần quan trọng trong việc duy trì các hoạt động thƣờng xuyên, liên tục, bền vững theo quy định của pháp luật của hệ thống cơ quan hành chính nói chung và hoạt động của mỗi cơ quan nói riêng. Góp phần duy trì sự ổn định và phát triển toàn diện của xã hội. Hoạt động của văn phòng là một chuỗi các hoạt động thƣờng xuyên liên tục trƣớc Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P hết đƣợc đảm bảo thông qua việc lập và đôn đốc việc thực hiện chƣơng vụ trọng tâm hàng đầu của công sở. Làm việc theo kế hoạch tạo khả năng tiết kiệm trong hoạt động của công sở. Tạo điều kiện cho công tác kiểm tra, thực hiện chức năng kiểm tra trong điều hành hoạt động của công sở. - Văn phòng là đầu mối tạo nên sự phối hợp, hợp tác giữa các đơn vị, bộ phận trong cơ quan nhằm phát huy sức mạnh tổng hợp của hệ thống. Hoạt động của văn phòng có tác dụng nâng cao năng suất lao động, hiệu quả công tác trong cơ quan. Ngoài việc tham mƣu giúp lãnh đạo cơ quan ban hành các quyết định quản lý, văn phòng luôn luôn có trách nhiệm kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các quyết định của đơn vị có liên quan, chỉ ra các lệch chuẩn nếu có các khó khăn vƣớng mắc của cơ sở để kịp thời trình lãnh đạo phƣơng án giải quyết. - Văn phòng đảm bảo phục vụ các điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật, phục vụ các hoạt động, đảm bảo trật tự an toàn của cơ quan. Hậu cần là một trong hai chức năng chủ yếu của văn phòng cơ quan đơn vị. Làm tốt công tác hậu cần văn phòng sẽ góp phần quan trọng vào việc nâng cao hiệu lực, hiệu quả làm việc của cơ quan tổ chức. 1.2 Lý luận chung về hoạt động văn phòng 1.2.1 Nội dung hoạt động văn phòng a. Thu thập và xử lý thông tin trong doanh nghiệp. Hoạt động của bất kỳ đơn vị, cơ quan nào cũng cần phải có những yếu tố tối thiểu về thông tin. Thông tin bao gồm thông tin về kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội, hành chính, dự báo… Thông tin là nguồn, là căn cứ để ngƣời lãnh đạo, quản lý đƣa ra những quyết định sáng suốt, kịp thời, hiệu quả. Ngƣời lãnh đạo không thể tự thu thập, xử lý thông tin đƣợc mà phải có Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P ngƣời trợ giúp trong lĩnh vực này là văn phòng. Văn phòng đƣợc coi nhƣ “cổng gác thông tin” của một cơ quan vì tất cả các thông tin đến hay đi đều đƣợc thu thập, xử lý, chuyển phát tại văn phòng. Từ những thông tin tiếp nhận (bên ngoài và nội bộ), văn phòng phân loại theo các kênh thích hợp để chuyển tải hay lƣu trữ. Đây là một hoạt động quan trọng trong cơ quan, nó liên quan đến sự thành bại trong hoạt động của tổ chức nên văn phòng phải tuân theo những quy định nghiêm ngặt về văn thƣ – lƣu trữ khi thu thập, xử lý, bảo quản, chuyển phát thông tin. Nếu thông tin đƣợc thu thập đầy đủ, kịp thời, đƣợc xử lý khoa học đáp ứng đƣợc yêu cầu quản lý thì lãnh đạo sẽ có đƣợc quyết định hữu hiệu, nếu không quyết định của họ sẽ không hiệu quả ảnh hƣởng xấu đến mục tiêu của đơn vị. Môt số khái niệm về thông tin - Thông tin là cơ sở để tham chiếu đƣợc thực hiện bằng hệ thống máy vi tính để lƣu trữ hoặc truyền đi một chủ đề. - Thông tin là nội dung các sự kiện đƣợc đƣa đến giúp con ngƣời nhận biết đƣợc nội dung của sự kiện đó - Thông tin là những dữ liệu có ý nghĩa đƣợc sử dụng để biểu thị những vấn đề cụ thể, giúp đối tƣợng tiếp nhận thông tin ra đƣợc những quyết định đúng đắn nhằm đạt mục tiêu mong muốn Vai trò của Thông tin Thông tin là một nhu cầu thƣờng xuyên không thể thiếu trong đời sống xã hội của con ngƣời. Trong doanh nghiệp, thông tin đƣợc coi là mạch máu của tổ chức, liên kết các bộ phận tổ chức lại với nhau. Trong hoạt động quản lý, thông tin có ảnh hƣởng quan trọng đến chất lƣợng của quản lý. Vì vậy thông tin có vai trò rất quan trọng trong hoạt động quản lý. Thông tin là cơ sở để các nhà quản lý đƣa ra những quyết định quản lý, các nhà quản lý phải trao đổi thông tin với cấp trên, cấp dƣới để kịp thời nắm bắt tình hình của tổ chức từ đó đƣa ra những quyết định đúng đắn kịp thời. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P Thông tin còn giúp nhà lãnh đạo duy trì đƣợc sự điều hành, quản lý của mình, kiểm tra, giám sát quá trình thực hiện của nhân viên thông qua hệ thống mạng thông tin nội bộ. Đối với hoạt động của văn phòng thì thông tin có thể đƣợc coi là nguồn duy trì hoạt động của văn phòng, thiếu nhân tố này thì hoạt động văn phòng sẽ bị đình trệ. Văn phòng là cửa ngõ thông tin của mỗi công ty, thu thập, tổng hợp thông tin từ các nguồn để trình lãnh đạo, xây dựng các kế hoạch, chƣơng trình công tác của lãnh đạo, cơ quan, tổ chức. Tóm lại, thông tin có vai trò quan trọng trong mọi hoạt động quản lý hành chính Nhà nƣớc. Thông tin đúng đắn, chính xác, kịp thời giúp nhà quản lý đƣa ra những quyết định đúng đắn, làm cho chất lƣợng quản lý ngày càng đƣợc nâng cao. Ngƣợc lại, nếu thông tin bị sai lệch, thiếu chính xác, chậm trễ có thể gây ra những thiệt hại, ảnh hƣởng tới hoạt động của toàn cơ quan. Vì vậy, việc thu thập thông tin kip thời, chính xác là điều rất quan trọng Việc thu thập và xử lý thông tin trong hoạt động văn phòng nhằm thực hiện các mục đích sau: - Để thực hiện sự thay đổi gây ảnh hƣởng hoạt động của doanh nghiệp. - Thông tin cần thiết cho việc thực hiện các chức năng quản lý của doanh nghiệp, đặc biệt là những thông tin cần thiết để: Xây dựng và phổ biến các mục tiêu của doanh nghiệp; Lập kế hoạch, chỉ tiêu để đạt đƣợc kết quả đó; Tổ chức các nguồn nhân lực và các nguồn khác theo cách có hiệu quả cao nhất; Lựa chọn, đánh giá và phát triển CBCNV trong doanh nghiệp; Nhà quản lý hƣớng dẫn, thúc đẩy và tạo môi trƣờng mà mọi ngƣời mong muốn đóng góp; Kiểm tra việc thực hiện công việc. b. Xây dựng quy chế làm việc của doanh nghiệp. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P Mọi tổ chức muốn đƣợc sinh ra và vận hành đi vào cuộc sống đều phải tuân theo những quy định về tổ chức, về cơ chế hoạt động và các điều kiện để duy trì hoạt động. Nhƣng các điều kiện đó không giống nhau giữa các cơ quan, đơn vị do tính chất hoạt động, vai trò và chức năng khác nhau nên mỗi tổ chức đều cần phải có nội quy, quy chế hoạt động riêng. Trình tự xây dựng dự thảo, lấy ý kiến tham gia hoàn chỉnh thông qua lãnh đạo, ban bố, thi hành, giám sát, bổ sung hoàn thiện nội quy, quy chế hoạt động của cơ quan là thuộc về công tác văn phòng. Đây là nhiệm vụ quan trọng đầu tiên mà văn phòng phải thực hiện khi cơ quan đƣợc tổ chức và đi vào hoạt động. Các quy chế làm việc của doanh nghiệp đƣợc xây dựng thông qua hệ thống văn phòng nhằm quy định cụ thể quyền và nghĩa vụ của CBCNV, quy định mối quan hệ giữa các bộ phận trong doanh nghiệp, quy định cách thức phối hợp để hoạt động có hiệu quả. Khi xây dựng quy chế làm việc của doanh nghiệp văn phòng cần chú ý có hai loại quy chế mà văn phòng trực tiếp phải thực hiện: - Quy chế chung cho toàn doanh nghiệp. - Quy chế tổ chức và hoạt động riêng cho văn phòng. c. Tổ chức các cuộc họp, hội nghị. Cuộc họp, hội nghị của doanh ngiệp là sự gặp mặt của các nhà quản lý trong doanh nghiệp nhằm đƣa ra các chiến lƣợc sản xuất kinh doanh. Các cuộc họp hội nghị là hình thức phát huy dân chủ, phát huy trí tuệ của tập thể. Đó là hình thức tập thể lao động ra quyết định hoặc bàn bạc công việc liên quan đến doanh nghiệp, sử dụng để học tập, trao đổi kinh nghiệm, thông tin...Chính vì nhiều mục đích nhƣ vậy nên lãnh đạo phải xem xét tính công việc để đƣa ra nội dung cuộc họp, thành phần cũng nhƣ thời gian của cuộc họp. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P Để các cuộc họp, hội nghị tổ chức tốt đòi hỏi văn phòng phải xác định rõ ràng mục đích, thành phần, thời gian, chƣơng trình nghị sự, tài liệu cho cuộc họp và cả những yếu tố vật chất phục vụ cuộc họp. d. Công tác văn thư - lưu trữ. Công tác văn thƣ lƣu trữ giữ vị trí quan trọng trong hoạt động văn phòng của mỗi cơ quan, đơn vị. Làm tốt công tác này cũng chính là việc thực hiện các hoạt động văn phòng thông suốt hiệu quả. Công tác văn thư. Công tác văn thƣ là toàn bộ công việc liên quan đến việc liên quan đến soạn thảo văn bản, tổ chức quản lý văn bản, sử dụng quản lý con dấu và tổ chức khoa học văn bản trong cơ quan. Mục đích chính của công tác văn thƣ là đảm bảo thông tin cho quản lý. Những tài liệu, văn kiện đƣợc soạn thảo, quản lý và sử dụng theo nguyên tắc văn thƣ là phƣơng tiện thiết yếu đảm bảo công việc của cơ quan hoạt động có hiệu quả. Công tác văn thƣ bao gồm những nội dung chính sau đây: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P Xây dựng và ban hành văn bản: Văn bản là một phƣơng tiện lƣu trữ và truyền đạt thông tin khá hữu hiệu. Hiện nay, nhiều cơ quan, đơn vị sử dụng phƣơng tiện này trong quản lý, điều hành hoạt động. Do tính năng, tác dụng của nó rất lớn nên khi sử dụng các văn bản để điều chỉnh các mối quan hệ giữa chủ thể với các đối tƣợng bị quản lý về kinh tế, chính trị, xã hội… phải tuân thủ các quy định một cách chặt chẽ về việc lƣu trữ và lƣu hành văn bản. Hiện nay ở nƣớc ta đã có luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật để điều chỉnh các phát sinh liên quan đến văn bản của các cơ quan nhà nƣớc có thẩm quyền. Căn cứ vào luật, chính phủ, các bộ, ngành đã ban hành một số văn b._.ản quan trọng liên quan đến các hoạt động kinh tế, xã hội của các đơn vị, tổ chức. Văn bản luật và pháp quy trên sẽ là căn cứ để các cơ quan, đơn vị ban hành những văn bản nội bộ nhƣ điều lệ, nội quy, quy chế, các quyết định hành chính và quản lý thƣờng nhật. Để ban hành đƣợc những văn bản có nội dung đầy đủ, hợp tình, hợp lý, đúng thẩm quyền và có tác động đích thực đến đối tƣợng điều chỉnh, cần phải có những bộ phận, nhân viên chuyên trách giúp cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị. Bộ phận đó phải nắm bắt đƣợc thông tin đầu vào, phân loại và xử lý thông tin, biết sử dụng và chuyển phát thông tin, đó chính là văn phòng. Nội dung này bao gồm các công việc : Soạn thảo văn bản, duyệt văn bản, đánh máy và nhân văn bản, trình ký và ban hành văn bản. - Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản: Nội dung này bao gồm : Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến; Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi; Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản nội bộ và văn bản mật; Tổ chức công tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ. - Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P Trong doanh nghiệp thƣờng có hai loại con dấu sau: dấu doanh nghiệp và dấu văn phòng. Ngoài hai loại dấu trên doanh nghiệp còn có thể sử dụng các con dấu nhƣ: dấu chỉ mức độ mật, dấu chỉ mức độ khẩn, dấu đến, dấu tên cơ quan, dấu họ tên của những ngƣời có thẩm quyền ký văn bản trong doanh nghiệp. Dấu của doanh nghiệp là thành phần đảm bảo tính chân thực và hợp pháp của văn bản. Vì vậy việc quản lý và sử dụng con dấu phải tuân theo những quy định nghiêm ngặt của nhà nƣớc và của doanh nghiệp. Đó là: Mỗi doanh nghiệp chỉ đƣợc sử dụng một con dấu loại giống nhau. Con dấu doanh nghiệp phải do thủ trƣởng doanh nghiệp hoặc chánh văn phòng giao cho ngƣời có trách nhiệm, có trình độ chuyên môn lƣu giữ. Ngƣời giữ và bảo quản con dấu phải chịu trách nhiệm trƣớc pháp luật về việc giữ và đóng dấu, cho nên con dấu không đƣợc cho ngƣời khác mƣợn. Khi đi vắng phải bàn giao cho ngƣời đƣợc trƣởng phòng chỉ định. Ngƣời giữ con dấu không đem con dấu doanh nghiệp về nhà hoặc đi công tác. Con dấu phải đƣợc bảo quản cẩn thận, khi mất phải báo ngay cho lãnh đạo. Việc khắc con dấu phải do Bộ nội vụ ( nay là bộ công an) quản lý. Mực dấu phải sử dụng đúng loại mực quy định có màu đỏ tƣơi. Công tác lưu trữ. Lƣu trữ là sự lựa chọn tài liệu, giữ lại và tổ chức khao học những văn bản, tài liệu có giá trị đƣợc hình thành trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp để làm bằng chứng và để tra cứu khi cần thiết Công tác lƣu trữ bao gồm các nội dung sau: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P - Phân loại tài liệu: là quá trình tổ chức khoa học nhằm làm cho tài liệu thuộc phông trữ quốc gia, tài liệu trong từng kho lƣu trữ và các phông lƣu trữ phản ánh đúng hoạt động của doanh nghiệp. - Xác định giá trị tài liệu: là quy định thời gian cần thiết cho việc bảo quản tài liệu, loại ra những tài liệu hết giá trị để huỷ bỏ. Xác định giá trị tài liệu đúng đắn sẽ góp phần giữ gìn đƣợc những tài liệu có giá trị, đồng thời loại bỏ những tài liệu hết giá trị giảm bớt chi phí bảo quản, tạo điều kiện sử dụng có hiệu quả tài liệu lƣu trữ. - Bảo quản tài liệu lưu trữ: là toàn bộ những công việc đƣợc thực hiện nhằm bảo đảm giữ gìn nguyên vẹn, lâu bền và an toàn tài liệu lƣu trữ. Công việc này có ý nghĩa rất quan trọng, đồng thời nó cũng là một công việc khó khăn, đặc biệt trong điều kiện lịch sử, địa lý, khí hậu nƣớc ta. - Tiêu huỷ tài liệu khi hết hạn: Tài liệu khi hết hạn sử dụng phải đƣợc đánh giá lại và tiêu huỷ để giảm bớt chi phí bảo quản. e. Công tác hậu cần Mỗi cơ quan, đơn vị muốn tồn tại và hoạt động đều phải có các yếu tố kĩ thuật và vật chất cần thiết. Các yếu tố này vừa là nguyên liệu duy trì tổ chức tồn tại, vừa là vật trung gian gắn kết tổ chức với môi trƣờng. Đồng thời còn là phƣơng tiện truyền dẫn các quá trình hoạt động của tổ chức đến mục tiêu kinh tế, xã hội. Các yếu tố kĩ thuật, vật chất, tài chính mà cơ quan cần cho hoạt động gồm có: nhà cửa, xe cộ, bàn ghế, các phƣơng tiện nhận và truyền tin, các công cụ lao động, các chi phí cần thiết mang tính thƣờng xuyên liên tục vì vậy văn phòng phải căn cứ vào tiến độ thực hiện kế hoạch, chƣơng trình hoạt động của đơn vị mà cung cấp kịp thời, đầy đủ. Nếu việc cung cấp các yếu tố đó không đủ về số lƣợng, sai lệch về chủng loại, phẩm chất kém, thời hạn không đúng, giá thành cao… đều ảnh hƣởng trực tiếp đến hoạt động của đơn vị. Để làm tốt nhiệm vụ cung ứng này, các cơ quan, đơn vị thƣờng ƣu tiên tạo điều kiện thuận lợi nhất cho văn phòng thực thi nhiệm vụ. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P Nhƣ vậy, công tác hậu cần đƣợc hiểu là các yếu tố có liên quan đến tổ chức nơi làm việc của cơ quan, cải thiện điều kiện làm việc cho ngƣời lao động, các điều kiện vật chất nhƣ nhà cửa, vật tƣ, thiết bị tài chính mà văn phòng phải cung ứng. Tổ chức phục vụ hậu cần trong công sở bao gồm phục vụ kỹ thuật nhƣ cung cấp thông tin, tài liệu, tƣ liệu và trang thiết bị phục vụ cho hoạt động hoạt động hậu cần của cán bộ, công nhân viên trong cơ quan. Trong từng trƣờng hợp và theo yêu cầu cụ thể mà văn phòng phải cung ứng đầy đủ, kịp thời các trang thiết bị, vật dụng cần thiết cho cơ quan vào từng thời điểm. f. Công tác quản lý nguồn nhân lực Tính hữu hiệu của bất kỳ cơ quan tổ chức, đơn vị nào cũng tùy thuộc vào việc sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên của mình trong đó có nguồn tài nguyên vô cùng quý giá đó là nguồn nhân lực. Yếu tố nhân lực đóng một vai trò chính trong toàn bộ thành công của tổ chức. Sự quan tâm đến nguồn lực của nhà quản lý sẽ giúp cải thiện hiệu quả hoạt động của tổ chức nói chung và của từng thành viên trong tổ chức nói riêng. Công tác quản lý nhân lực bao gồm các nội dung sau: Quản lý về giờ giấc, thời gian làm việc của đội ngũ cán bộ công nhân viên trong cơ quan, đơn vị; Theo dõi, đôn đốc việc thực hiện các quy chế, quy định, quyết định ban hành trong cơ quan; Quản lý về số lƣợng, chất lƣợng lao động; Công tác tổ chức tiền lƣơng của cán bộ, công nhân viên; Công tác đào tạo, bồi dƣỡng và phát triển nguồn nhân lực; Chế độ chính sách cho ngƣời lao động; Khen thƣởng, kỷ luật, thuyên chuyển, tuyển dụng… 1.2.2 Các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động văn phòng Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan, vì thế tất yếu sẽ bị tác động bởi môi trƣờng bên ngoài, và những yếu tố này đã tác động trực tiếp đến hiệu quả hoạt động của văn phòng. Chúng ta đi vào nghiên cứu một số yếu tổ ảnh hƣởng sau: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P Hình 1.1 : Các yếu tố ảnh hƣởng tới hiệu quả hoạt động VP a. Yếu tố tổ chức Hoạt động văn phòng trƣớc hết phụ thuộc vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan cấp trên trực tiếp của văn phòng, phạm vi ảnh hƣởng, đối tƣợng điều chỉnh, các mối quan hệ, các nghĩa vụ quyền lợi của cơ quan đó tham gia. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng cũng có thể đƣợc quy định bởi cơ quan cấp trên một cấp hoặc do cấp trên trực tiếp quy định. Đồng thời, văn phòng cũng chịu ảnh hƣởng trong mối quan hệ tƣơng tác với các đơn vị khác trong cơ quan. Do vậy, mọi hoạt động giữa các phòng ban, đơn vị với văn phòng phải kết hợp mật thiết, đồng bộ với nhau trong công việc. b. Nguồn nhân lực VĂN PHÒNG YẾU TỐ TỔ CHỨC NGUỒN NHÂN LỰC CƠ CHẾ HOẠT ĐỘNG CỦA VP CƠ SỞ VẬT CHẤT BẦU KHÔNG KHÍ LÀM VIỆC HỆ THỐNG QĐ, CHÍNH SÁCH… Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P Trong quá trình chuyển đổi cơ chế quản lý nhƣ hiện nay, yếu tố con ngƣới có ý nghĩa to lớn đối với hoạt động văn phòng. Yếu tố này càng quan trọng vì trong thời gian qua việc đào tạo nguồn nhân lực cho công tác văn phòng chƣa đƣợc coi trọng. Mặt khác, cơ cấu lao động văn phòng hiện nay đang thay đổi mạnh mẽ do các quy định mới của Nhà nƣớc về việc cơ quan Nhà nƣớc không thực hiện một số loại công việc mà văn phòng trƣớc đây vẫn thực hiện. Nguồn nhân lực trong văn phòng liên quan mật thiết đến ý thức tổ chức quản lý, khả năng lãnh đạo, ý thức làm việc của bộ máy văn phòng. Nếu nhà lãnh đạo biết khai thác yếu tố này dƣới nghệ thuật quản lý có khoa học sẽ thuận lợi cho việc vận hành bộ máy văn phòng thƣờng xuyên linh hoạt. Yếu tố con ngƣời trong văn phòng bao gồm : nhà lãnh đạo, nhân viên, khách hàng, đối tác… ảnh hƣởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp nói chung và kết quả làm việc của văn phòng nói riêng. Nhà lãnh đạo: Là ngƣời quản lý, điều hành mọi hoạt động trong văn phòng. Doanh nghiệp có đạt đƣợc mục tiêu đề ra hay không là phụ thuộc vào hoạt động văn phòng có khoa học hay không, phụ thuộc vào khả năng quản lý, thông minh, quyết đoán nhạy bén của ngƣời lãnh đạo. Để quản lý tốt bộ máy văn phòng, ngƣời lãnh đạo phải có một số phẩm chất cơ bản sau: Một là : Có tầm nhìn chiến lƣợc Hai là : Có tham vọng Ba là : Có kỹ năng quản lý cần thiết: lập kế hoạch, kiểm tra, phân công công việc, động viên nhân viên làm việc có hiệu quả, bố trí công việc đúng ngƣời, đúng việc để phát huy khả năng cao nhất của nhân viên. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P Nhân viên: Đây là nhân tố tác động trực tiếp đến quá trình hoàn thành công việc của văn phòng. Nếu nhƣ nhân viên hiểu rõ đƣợc chức năng, vai trò, nhiệm vụ của mình, của văn phòng thì sẽ hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình hơn. Ngƣợc lại, hoạt động văn phòng sẽ gặp rất nhiều khó khăn nếu nhƣ nhân viên văn phòng không hiểu rõ chức năng của mình, không có thái độ đúng mực với công việc. Để hoàn thành tốt công việc, nhân viên văn phòng cần các yếu tố năng lực, bao gồm : kiến thức, khả năng và hành vi phù hợp với nhiệm vụ. Cụ thể, nhân viên văn phòng cần có: Kiến thức, hiểu biết về chuyên môn nghiệp vụ ; Các kỹ năng cần thiết để hoàn thành tốt công việc; Cách ứng xử, thái độ cần thiết trong công việc: cần cù, cẩn thận, linh hoạt, sáng tạo, giúp đỡ lãnh đạo, thân thiện, hòa đồng với các nhân viên khác. Tóm lại: các nhân viên văn phòng cần có đƣợc sự quan tâm, hỗ trợ, chỉ đạo từ nhà quản lý để hoàn thành tốt nhiệm vụ đƣợc giao phó. Để đạt hiệu quả công việc cao nhất, cần có sự phối hợp nhịp nhàng, hài hòa giữa nghệ thuật quản lý của nhà lãnh đạo cùng sự đoàn kết, giúp đỡ lẫn nhau giữa các nhân viên trong văn phòng. Khách hàng, đối tác: Đây là kim chỉ nam cho hoạt động văn phòng. Nhân tố này vô cùng quan trọng với sứ mệnh duy trì và phát triển của doanh nghiệp, có liên quan tới kế hoạch phát triển hình ảnh của doanh nghiệp trong tƣơng lai. Hoạt động văn phòng đúng hƣớng là phải có sự kết hợp khéo léo giữa lợi ích của ngƣời tiêu dùng và lợi ích của doanh nghiệp. Có nhƣ thế doanh nghiệp mới tạo đƣợc sự tin tƣởng với khách hàng cũng nhƣ uy tín với đối tác làm ăn lâu dài. c. Cơ chế hoạt động của văn phòng Cơ chế hoạt động của cơ quan hành chính nhà nƣớc nói chung và hoạt động của tổ chức văn phòng nói riêng đang có nhiều cải tiến. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P Vai trò của văn phòng càng ngày càng đƣợc đánh giá đầy đủ và rõ ràng. Sự ràng buộc trách nhiệm giữa văn phòng và các đơn vị chuyên môn ngày càng đƣợc củng cố. Văn phòng đã có trách nhiệm hơn trong nhiệm vụ liên kết phối hợp giữa các đơn vị trong cơ quan, vai trò càng quan trọng trong thực hiện các quy chế công khai, chống lãng phí và nạn tham nhũng. d. Bầu không khí làm việc Khoa học đã chứng minh bầu không khí làm việc có ảnh hƣởng rất nhiều đến năng suất lao động của CBCNV, làm ảnh hƣởng đến hiệu quả của mọi hoạt động trong văn phòng. Bên cạnh việc sắp xếp nơi làm việc, muốn tăng năng suất và hiệu quả công việc thì các nhà lãnh đạo phải quan tâm đến những yếu tố tác động đến con ngƣời nhằm tạo bầu không khí làm việc dễ chịu, để nhân viên có ý thức làm chủ cao. Con ngƣời thƣờng bị ảnh hƣởng bởi hai yếu tố: tâm lý và sinh lý. Về tâm lý: nếu làm việc trong môi trƣờng tốt, đầy đủ ánh sáng, nhiệt độ thích hợp, thì nhân viên sẽ cảm thấy thoải mái và làm việc hăng say. Về sinh lý: nếu nhân viên làm việc trong môi trƣờng thoáng đãng, thoải mái, yên tĩnh thì họ sẽ cảm thấy khỏe khuắn hơn, có hƣng phấn để thực hiện công việc tốt nhất. Ngƣợc lại,bầu không khí làm việc mà nặng nề và căng thẳng thì sẽ dẫn đến tình trạng chán chƣờng, không thiết tha với công việc ảnh hƣởng tới kết quả làm việc của nhân viên văn phòng. Do vậy, bầu không khí làm việc cho nhân viên văn phòng cần dƣợc nhà lãnh đạo quan tâm, chú ý nhiều hơn nữa. e. Điều kiện cơ sở vật chất Ngày nay, khoa học công nghệ đang phát triển mạnh mẽ trong hầu hết các lĩnh vực. Cơ chế vận hành và điều kiện làm việc của văn phòng cổ điển không còn thích hợp nữa. Vì vậy các nhà lãnh đạo cần quan tâm nhiều đến công tác đầu tƣ, đổi mới các trang thiết bị trong văn phòng. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P Yếu tố vật chất, trang thiết bị Yếu tố trang thiết bị văn phòng có ảnh hƣởng rất lớn đối với hiệu quả làm việc, công tác quản lý điều hành của cán bộ trong văn phòng. Trang thiết bị lạc hậu sẽ không đáp ứng đƣợc khối lƣợng công việc lớn và đòi hỏi tốc độ giải quyết nhanh nhƣ hiên nay. Ngƣợc lại, nếu trang thiết bị đầy đủ nhƣng sắp xếp, bố trí không khoa học, thuận tiện, hợp lý thì sẽ gây cản trở đến việc truyền đạt quyết định của nhà quản lý, đồng thời công việc của nhân viên sẽ không đạt hiệu quả cao. Nhƣ vậy, yếu tố này đòi hỏi không chỉ ở số lƣợng, chất lƣợng của trang thiết bị, mà còn đòi hỏi tính hiện đại hóa, sắp xếp khoa học và thẩm mỹ, tránh lãng phí. Yếu tố khoa học công nghệ Ngày nay, nhờ sự phát triển vƣợt bậc của KHCN đã giúp công việc quản lý của các nhà lãnh đạo trở nên dễ dàng hơn. Khi văn phòng đƣợc áp dụng KHCN hiện đại sẽ giúp hoạt động văn phòng trở nên chuyên nghiệp, chính xác, nhanh chóng, và tối ƣu hóa nghiệp vụ văn phòng. Đầu tƣ trang thiết bị văn phòng trở thành xu thế tất yếu của bất cứ doanh nghiệp nào muốn nâng cao hiệu quả quản lý, nâng sức cạnh tranh của doanh nghiệp mình trên thị trƣờng. f. Hệ thống quy định, chính sách - Yếu tố quy định, chính sách tác động rất lớn đến hoạt động của doanh nghiệp nói chung và của văn phòng nói riêng. Nếu kinh tế phát triển, các chính sách xã hội thuận lợi thì sẽ tạo cơ hội cho các doanh nghiệp phát triển lớn mạnh, điều đó đồng nghĩa với việc mỗi doanh nghiêp phải không ngừng nâng cao, tự đổi mới mình do đó hoạt động quản lý cũng nhƣ hoạt động văn phòng phải đƣợc cải tiến cho phù hợp với sự phát triển chung đó. - Yếu tố pháp luật: mỗi một doanh nghiệp hoạt động đều phải dựa trên sự quản lý của Nhà nƣớc bằng quy định, pháp luật do Nhà nƣớc ban hành. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P Những chính sách pháp luật của nhà nƣớc tạo nên hành lang pháp lý bắt buộc các doanh nghiệp phải tuân theo, lấy đó làm căn cứ để văn phòng xây dựng nội quy, quy chế hoạt động, chính sách của mình. Những chính sách này phải đầy đủ, phù hợp với pháp luật nói chung và với đƣơng lối hoạt động của doanh nghiệp mình nói riêng. Điều này cũng đòi hỏi hệ thống chính sách của mỗi doanh nghiệp, tổ chức phải luôn phù hợp với tình hình phát triển trong mỗi thời kỳ và mang tính khả thi cao, tránh nhƣng quy định độc đoán gây rối loạn trong tổ chức,làm mất niềm tin và không có tính khả thi. Vì vậy, lãnh đạo doanh nghiệp phải lựa chọn phƣơng thức, đề ra quy chế cho phù hợp. Có thể nói, bất kỳ bộ phận văn phòng nào cũng chịu ảnh hƣởng trực tiếp bởi những yếu tố trên. Chính vì thế các nhà lãnh đạo doanh nghiệp mình phải luôn nhìn nhân rõ những yếu tố đó, tìm những phƣơng pháp khắc phục những thiếu sót nhằm củng cố bộ phận văn phòng ngày càng vững chắc và hoạt động đạt hiệu quả cao nhất. 1.3 Lý luận chung về Quản trị văn phòng 1.3.1 Quản niệm về Quản trị văn phòng Hiệu quả hoạt động của văn phòng thuộc rất lớn vào sự điều hành, quản lý của lãnh đạo đối với nhân viên trong phòng, sử dụng tối đa các nguồn lực trong văn phòng. Điều này có ý nghĩa rất quan trọng quyết định tới sự thành công, phát triển của doanh nghiệp. Chính vì vậy mà các nhà lãnh đạo luôn đặt ra mục tiêu rõ ràng để công tác quản trị văn phòng đạt đƣợc kết quả tốt nhất: Quản trị văn phòng trƣớc hết là công cụ và cũng là mục tiêu quan trọng trong điều hành quản lý công ty liên quan đến yếu tố con ngƣời. Sự thành công hay thất bại của một doanh nghiệp đều do con ngƣời. Vì vậy mục tiêu hàng đầu của quản trị văn phòng nhằm tăng cƣờng sự gắn kết giữa các thành Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P viên trong doanh nghiệp. Thông qua đó phát huy đƣợc khả năng, năng lực làm việc của từng nhân viên trong văn phòng. Quản trị văn phòng nhằm hƣớng tới khẳng định và nâng cao uy tín của ngƣời lãnh đạo trong doanh nghiệp. Một ngƣời lãnh đạo có uy tín là ngƣời có khả năng tuyên truyền, giáo dục cho mọi nhân viên trong văn phòng đồng thời trong cơ quan về quan điểm, đƣờng lối, chính sách, pháp luật của Đảng và Nhà nƣớc làm cho nhân viên hiểu và thực hiện đúng nội quy, quy chế của cơ quan, đƣa nhân viên vào trật tự, kỉ cƣơng, đồng thời tạo ra không khí làm việc thoải mái, không cứng nhắc, đoàn kết giúp đỡ nhau trong công việc. Xây dựng nét văn hóa riêng cho doanh nghiệp, hiện đại, lịch sự phát huy tinh thần làm việc tập thể, đề cao tinh thần làm việc tự giác của mỗi cá nhân đem lại kết quả cao nhất cho hoạt động văn phòng. Tổ chức, quản lý hệ thống thông tin, văn bản trong doanh nghiệp một cách khoa học để sử dụng tối đa lợi thế mà nguồn thông tin, văn bản đem lại. Xây dựng nội quy, quy chế hoạt động cho văn phòng mang tính khoa học, chuyên nghiệp. Đầu tƣ trang thiết bị hiện đại nhằm nâng cao công tác quản lý, điều hành văn phong nói riêng và doanh nghiệp nói chung phù hợp với mục tiêu chính sách phát triển của doanh nghiệp. 1.3.2 Các nội dung của quản trị văn phòng Một là : Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác Chƣơng trình công tác là kế hoạch hành động, là cơ sở để ban lãnh đạo công ty chỉ đạo, điều hành, theo dõi tiến độ công việc theo từng thời gian đƣợc chủ động, vừa quán xuyến toàn diện các mặt công tác vừa nắm chắc công việc trọng tâm nhằm đạt đƣợc yêu cầu, mục tiêu cụ thể trong thời gian nhất định. Khối lƣợng công việc hàng ngày là ngoài sự kiểm soát của ngƣời quản trị văn phòng. Tuy nhiên có thể nhìn vào ghi chép công việc trong quá khứ và ngoại suy từ đó để cho một số chỉ dẫn về khối lƣợng công việc có thể có trong tƣơng lai. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P Hai là : Xây dựng và vận hành cơ cấu tổ chức hợp lý Phƣơng hƣớng chung của chƣơng trình cải cách nhà nƣớc về hành chính của chính phủ trong giai đoạn hội nhập kinh tế phát triển thì xây dựng mô hình văn phòng gọn nhẹ với chức năng, nhiệm vụ rõ ràng cụ thể mang tính chuyên nghiệp trong quản lý của lãnh đạo và chuyên môn sâu của các nghiệp vụ. Các mô hình về bộ phận văn phòng trong doanh nghiệp đƣợc xây dựng sao cho phù hợp với xu thế, phù hợp với tình hình phát triển, lĩnh vực kinh doanh của mỗi doanh nghiệp để có thể khai thác tối đa các nguồn lực sắn có trong doanh nghiệp mình. Ba là : Quản lý nguồn nhân sự Nhân sự là một yếu tố quan trọng, không thể thiếu đối với sự tồn tại và phát triển của một cơ quan, tổ chức. Vì vậy công tác quản lý nguồn nhân sự sao cho tốt, sao cho hiệu quả là vấn đề mà các nhà quản trị doanh nghiệp rất quan tâm. Duy trì đội ngũ nhân sự có trình độ chuyên môn cao và thâm niên công tác lâu năm là vấn đề hết sức quan trọng vì khi đó doanh nghiệp sẽ không phải chi trả khoản chi cho tuyển dụng và đào tạo ngƣời mới. Nhƣng hiện nay rất nhiều doanh nghiệp đang đứng trƣớc trƣớc thực trạng đó là nguồn nhân sự luôn luôn biến động vì sự ra đi của nhân viên cũ và sự gia nhập của nhân viên mới do đó doanh nghiệp không có đội ngũ nhân sự làm việc chuyên nghiệp. Điều này đặt ra yêu cầu cho nhà lãnh đạo phải làm sao để quản lý, thu hút nguồn nhân lực giỏi đồng thời vẫn giữ nguồn nhân lực ổn định Bốn là : Xây dựng quy chế làm việc và phân công công việc hiệu quả Ngƣời lãnh đạo muốn quản lý đƣợc nhân viên của mình thì phải đƣa ra một quy chế làm viêc hợp lý, khoa học để tất cả nhân viên tuân theo. Có nhƣ vậy mới công việc mới tạo đƣợc hệ thống, lấy đó làm quy chuẩn để dễ dàng đánh giá đƣợc thái độ làm việc của nhân viên trong văn phòng. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P Bên cạnh việc xây dựng quy chế làm việc rõ ràng, cụ thể, nhà lãnh đạo còn phải biết phân công công viêc một cách hợp lý, khoa hoc, đúng ngƣời đúng việc. Làm đƣợc điều đó, không chỉ giúp cho nhân viên cảm thấy thoải mái, tin tƣởng vào khả năng lãnh đạo của cấp trên, mà còn giúp họ phát huy đƣợc tối đa khả năng của mình, đạt đƣợc hiệu quả cao nhất trong công việc. Năm là : Kiểm tra, đánh giá kết quả làm việc của nhân viên Thƣờng xuyên kiểm tra, đánh giá kết quả làm việc của nhân viên không chỉ giúp nhà quản lý năm rõ đƣợc năng lực của mỗi nhân viên, mà còn dựa vào kết quả đánh giá đó để khen, thƣởng khích lệ cho những nhân viên đạt kết quả cao trong công việc để họ cố gắng hơn nữa, đồng thời thúc đẩy tinh thần phấn đấu của các nhân viên khác Sáu là : Xây dựng văn hóa công sở Xây dựng văn hóa công sở cũng là yếu tố cần thiết để nhà quản trị đƣa doanh nghiệp của mình hội nhập với nền văn minh nhân loại. Xây dựng văn hóa công sở đó là : không hút thuốc, đánh bài, ăn nói thiếu văn hóa nơi công sở, trang phục lịch sự… Đó chính là những nét văn hóa đẹp làm nên bộ mặt của doanh nghiêp Bảy là : Cung cấp đầy dủ điều kiện cơ sở vật chất Điều kiện cơ sở vật chất là một trong những yếu tố quyết định đến hiệu quả làm việc của nhân viên văn phòng khi cơ sở vật chất đƣợc trang bị đầy đủ và hiện đại là điều kiện thúc đẩy nhân viên làm việc hăng say, nhiệt tình đạt hiệu quả công việc cao. Đồng thời cơ sở vật chất đƣợc trang bị đầy đủ hiện đại là một trong những yếu tố đánh giá khả năng tổ chức và điều kiện làm việc của mỗi cơ quan. Chính vì vậy mà nhà quản trị, phải tạo mọi điều kiện, cung cấp đầy đủ cơ sở vật chất, trang thiết bị cho văn phòng để đảm bảo công việc đƣợc tiến hành thuận lợi, nhanh chóng. Tiểu kết chương Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P Hệ thống lý luận về văn phòng và công tác văn phòng trên đây đã phần nào giúp hiểu rõ về vị trí, vai trò, chức năng, nhiệm vụ và các nghiệp vụ cơ bản của hoạt động văn phòng. Mục đích của khóa luận là nghiên cứu về hoạt động văn phòng, do đó, lý luận về quản trị văn phòng chỉ đƣợc đƣa vào với tính chất tham khảo. Qua đó, có thể thấy rõ đƣợc văn phòng là một bộ phận không thể thiếu của doanh nghiệp, có vị trí quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của một tổ chức, doanh nghiệp. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P Chƣơng II: Thực tiễn hoạt động Văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà Chƣơng này tập trung vào phân tích, đánh giá thực tiễn hoạt động văn phòng ở Văn phòng Tổng công ty Sông Đà – Bộ xây dựng trên cơ sở lý luận đã đƣợc trình bày ở chƣơng I. Chƣơng này đƣợc bắt đầu bằng việc giới thiệu khái quát về Tổng công ty Sông Đà, nhằm mô tả bối cảnh trong đó hoạt động văn phòng đƣợc thực hiện và đánh giá cụ thể. 2.1 Giới thiệu khái quát về Tổng công ty Sông Đà Tổng công ty Sông Đà có tên giao dịch Quốc tế là Sông Đà Contruction Corporation viết tắt là SDC đƣợc thành lập vào ngày 01/06/1961 theo Quyết định số 90-TTg ngày 07/03/1994 của Thủ tƣớng Chính phủ và ủy quyền của Thủ tƣớng Chính phủ tại Thông báo số 5825/ĐMDN ngày 13/05/1995, theo Quyết định số 966/BXD-TCLĐ ngày 15/11/1995 của Bộ Xây dựng. Tổng công ty lấy tên ban đầu là “ Công ty xây dựng Thủy điện Thác Bà”. Tổng công ty là chủ đầu tƣ các nhà máy xi măng Hòa Bình, Yaly, xi măng Hạ Long, nhà máy thép Việt Ý, khu đô thị Mỹ Đình – Mễ Trì, khu công nghiệp Phố Nối A, Đình Trám cùng nhiều cơ sở sản xuất công nghiệp khác. Ngoài ra Tổng công ty đã tham gia xây dựng hầu hết các công trình thủy điện lớn của đất nƣớc nhƣ thủy điện Thác Bà, Hòa Bình, Trị An, Vĩnh Sơn, Yaly… cung cấp đến 60% sản lƣợng điện cho cả nƣớc góp phần công nghiệp hóa hiện đại hóa đất nƣớc. Trên 40 năm phát triển và trƣởng thành, Tổng công ty đã tích lũy đƣợc nhiều kinh nghiệm trong thiết kế, thi công và điều hành sản xuất. Ngày nay Tổng công ty đã có một đội ngũ kỹ thuật và nhân viên lành nghề. Chú trọng Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P đầu tƣ đổi mới trang thiết bị, Tổng công ty là đơn vị duy nhất ở Việt Nam có lực lƣợng thiết bị thi công chuyên nghành tiên tiến hiện đại. Với những thành tích và đóng góp to lớn cho sự nghiệp xây dựng đất nƣớc, Tổng công ty đã hai lần đƣợc tặng thƣởng huân chƣơng Hồ Chí Minh cùng nhiều Huân chƣơng cao quý khác đặc biệt đầu năm 2004 Tổng công ty vinh dự đƣợc Đảng và Nhà nƣớc phong tặng danh hiệu Anh hùng lao động thời kỳ đổi mới. Định hƣớng phát triển của tổng công ty trong giai đoạn 2005 – 2010 là: Xây dựng và phát triển thành tập đoàn kinh tế lớn mạnh, đa dạng hóa ngành nghề, đa dạng hóa sản phẩm trên cơ sở duy trì và phát triển nghành nghề xây dựng truyền thống để đảm bảo Tổng công ty là một nhà thầu mạnh có khả năng làm tổng thầu các công trình lớn ở trong nƣớc và Quốc tế, nâng cao năng lực cạnh tranh, góp phần quan trọng vào sự nghiệp công nghiệp hóa và hiện đại hóa đất nƣớc. 2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của TCT Sông Đà Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Tổng công ty Sông Đà căn cứ theo đề nghị của của Hội đồng quản trị Tổng công ty xây dựng Sông Đà tại Tờ trình số 64TCT/HĐQT ngày 09/04/2000 và đề nghị của Vụ trƣởng vụ tổ chức lao động đƣợc đề ra rõ nhƣ sau: Về chức năng: - Tổng công ty Sông Đà là một doanh nghiệp Nhà nƣớc thuộc Bộ xây dựng có chức năng tham gia xây dựng các công trình, các công trình giao thông, thủy điện… - Ngoài ra Tổng công ty còn có chức năng thực hiện sản xuất kinh doanh, phối hợp với các cơ quan, doanh nghiệp trong quản lý lao động. Về nhiệm vụ: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P Nhiệm vụ chính của TCT thuộc các công việc về xây dựng bao gồm: - Nạo vét và bồi đắp mặt bằng, đào đắp nền, đào đắp công trình. - Thi công các loại móng công trình - Khoan phun sử lý chống thấm, thi công bằng phƣơng pháp nổ mìn. - Xây lắp kết cấu công trình, lắp đặt thiết bị cơ, điện, nƣớc công trình, gia công lắp đặt kết cấu, lắp đặt thiết bị công nghệ, đƣờng dây và trạm biến áp, đƣờng ống các loại. - Hoàn thiện xây dựng, trang trí nội thất và tạo kiến trúc cảnh quan công trình. - Xây dựng các công trình thủy điện, kênh mƣơng, đê đập, đƣờng hầm, hồ chứa nƣớc… - Xây dựng các công trình dân dụng và công nghiệp nhóm A. - Xây các công trình giao thông, đƣờng bộ, sân bay, bến cảng… Ngoài ra, TCT còn có những nhiệm vụ sau: đầu tƣ xây dựng nhà, cơ sở hạ tầng, tƣ vấn xây dựng, sản xuất vật liệu xây dựng, xuất nhập khẩu vật tƣ, thiết bị, công nghệ xây dựng, đầu tƣ sản xuất kinh doanh điện thƣơng phẩm, nƣớc sạch. Đƣa ngƣời Việt Nam đi làm có thời hạn ở nƣớc ngoài, liên doanh, liên kết với các tổ chức kinh doanh trong nƣớc và nƣớc ngoài phù hợp với luật pháp và chính sách của Nhà nƣớc; Tổ chức, quản lý công tác nghiên cứu, ứng dụng tiến bộ KHCN và công tác đào tạo và bồi dƣỡng cán bộ, công nhân trong Tổng công ty. Về quyền hạn: - TCT có quyền quản lý, sử dụng vốn, đất đai, tài nguyên và các nguồn lực khác của nhà nƣớc giao và các nguồn lực huy động khác theo quy định của pháp luật để thực hiện mục tiêu, nhiệm vụ đƣợc nhà nƣớc giao và phát triển kinh doanh. - TCT có quyền giao lại cho các doanh nghiệp thành viên quản lý, sử dụng các nguồn lực mà TCT đã nhận từ nhà nƣớc. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P - TCT có quyền đầu tƣ, góp cổ phần, phát hành, mua bán cổ phiếu, trái phiếu, mua một phần hoặc toàn bộ tái sản của doanh nghiệp khác theo quy định của pháp luật. - TCT có quyền chuyển nhƣợng, thay thế, cho thuê, thế chấp, cầm đồ tài sản thuộc quyền quản lý của Tổng công ty. - TCT có quyền quản lý, tổ chức kinh doanh nhƣ sau: Tổ chức bộ máy, tổ chức kinh doanh phù hợp với mục tiêu, nhiệm vụ Nhà nƣớc giao và yêu cầu phát triển của TCT. Đổi mới công nghệ, thiết bị hiện đại. Đặt chi nhánh, đại diện của Tổng công ty trong nƣớc và nƣớc ngoài theo quy định pháp luật. Lựa chọn, phân chia thị trƣờng giữa các doanh nghiệp thàn._. Công tác đón tiếp, hƣớng dẫn khách đòi hỏi nhân viên trong văn phòng phải có những kỹ năng nhất định. Công việc đón khách thƣờng đƣợc tiến hành nhƣ sau: Đối với hội nghị nhỏ công ty thƣờng tổ chức chào đón từng ngƣời một. Đối với hội nghị lớn thì công ty tổ chức chào mừng đại biểu ngay tại hội nghị. Phân công ngƣời đứng đón đại biểu để phát tài liệu, giải đáp những công việc cần thiết của đại biểu. Tiến hành điểm danh trong hội nghị: có nhiều phƣơng pháp để điểm danh: phát hành thẻ đại biểu, yêu cầu đại biểu nộp lại giấy mời, nếu đại biểu đông khi phát tài liệu yêu cầu đại biểu ký. Duy trì thời gian hội nghị: Đại hội bắt đầu đúng giờ, nghỉ giải lao đúng giờ và kết thúc đúng giờ và không xê dịch thời gian giữa các phần trong hội nghị. Ghi biên bản của hội nghị: Căn cứ vào tầm quan trọng và tính chất của hội nghị theo sự chỉ đạo của chủ tịch đoàn công ty áp dụng phƣơng tiện ghi biên bản nhƣ: đánh máy, băng ghi âm, băng video....Dù ghi bằng cách nào cũng luôn đảm bảo tính trung thực, đầy đủ và lôgic của hội nghị. Biên bản đƣợc đọc lại và có xác nhận của chủ toạ. Chủ toạ hội nghị: Là ngƣời điều khiển hội nghị. Nếu là hội nghị lớn thì có đoàn chủ tịch. Tiến hành hội nghị thƣờng đƣợc trƣởng phó phòng điều hành Công việc sau hội nghị. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P Triển khai các mệnh lệnh thông báo của hội nghị sau đó sắp xếp lại các văn bản, giấy tờ để lập hồ sơ hội nghị bao gồm: Giấy mời, danh sách đại biểu, báo cáo chính thức, báo cáo tham luận, chƣơng trình làm việc, lời khai mạc, lời phát biểu cấp trên, quyết định khen thƣởng, lời bế mạc, lời cám ơn cấp trên đã về dự, cám ơn những ngƣời chuẩn bị và giúp hội nghị thành công. Rút kinh nghiệm giữa các bộ phận, cá nhân liên quan đến hội nghị. Đánh giá chung Kết quả thu đƣợc trong công tác hội nghị của TCT: Thông qua việc tổ chức các cuộc họp, ban lãnh đạo công ty có thể đánh giá đƣợc tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trong năm, quý hay tháng đó rút ra kinh nghiệm trong việc chỉ đạo thực hiện. Ngoài ra thông qua các cuộc họp ban lãnh đạo công ty có thể biết đƣợc tâm tƣ, nguyện vọng của đội ngũ cán bộ công nhân viên, đảm bảo luồng thông tin hai chiều giữa giám đốc và cán bộ công nhân viên. Nguồn kinh phí tổ chức hội nghị luôn đƣợc kiểm tra, theo dõi kiểm tra nên không xảy ra tình trạng lãng phí, lạm dụng của công. Bên cạnh những kết quả thu đƣợc thì vẫn còn một vài hạn chế nhƣ sau: Một số CBCNV vẫn còn thờ ơ với việc tham gia hội nghị, xem đó là một nghĩa vụ mà chƣa hiểu hết đƣợc tầm quan trọng của hội nghị; Việc tổ chức hội nghị lớn đôi khi còn gặp vài sơ sót nhỏ trong việc điểm danh, nhận quà, tổ chức bữa ăn Nguyên nhân: Khả năng tổ chức cuộc họp, hội nghị của văn phòng còn chƣa cao, vẫn còn lúng túng trong khâu tổ chức cuộc họp, hội nghị. Công tác tuyên truyền đến CBCNV trong văn phòng chƣa đƣợc tốt. 2.3.4 Công tác hậu cần Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P Hậu cần là một chức năng quan trọng của văn phòng. Chức năng này đảm bảo cung cấp mọi trang thiết bị, vật dụng, nguồn tài chính cho toàn công ty để mọi hoạt động trong công ty đều thông suốt và tiến hành nhanh chóng. Ở Tổng công ty Sông Đà công tác hậu cần cũng đƣợc hết sức chú trọng. Mọi trang thiết bị bị hỏng hóc chỉ cần báo với văn phòng thì văn phòng sẽ gọi ngƣời đến sửa chữa, khắc phục sự cố. Việc cung cấp các vật dụng văn phòng phẩm đƣợc tiến hành thƣờng xuyên. Những thiết bị có giá trị cao cần đƣợc thay mới đều đƣợc văn phòng thống kê, trình lên lãnh đạo để xin ký duyệt. Hàng năm, Tổng công ty Sông Đà đều trích một phần trong ngân sách của công ty để sửa chữa, thay mới các trang thiết bị văn phòng. Nhờ đó công tác văn phòng luôn đạt đƣợc hiêu quả cao. Đánh giá chung Kết quả đạt đƣợc trong công tác hậu cần: Đảm bảo đầy đủ mọi trang thiết bị cần thiết cho các phòng ban: bàn, nghế, giá tài liệu… Hầu hết các phòng đều đƣợc trang bị máy tình kết nối Internet; Cung cấp đầy đủ văn phòng phẩm cho các phòng ban. Những mặt hạn chế: Hệ thống trang thiết bị vẫn chƣa đồng bộ, vẫn còn một số máy tính cũ chƣa đƣợc thay mới, CBCNV vẫn còn lãng phí trong việc sử dụng văn phòng phẩm. Nguyên nhân của những hạn chế này: Nhân viên chƣa thực hiện quy chế tiết kiệm, nguồn kinh phí để mua trang thiết bị vẫn còn hạn chế. 2.3.4 Nghiệp vụ tiếp khách Tiếp khách là một trong những nghi lễ công cụ quan trọng để giao lƣu, tiếp xúc với các cá nhân, tổ chức trong và ngoài cơ quan nhằm đảm bảo sự hoạt động thông suốt của quả trình quản lý, giúp lãnh đạo có điều kiện xem xét, đánh giá hiệu quả công việc từ bên ngoài. Nhiệm vụ trực tiếp của văn phòng trong công tác đón khách là: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P - Lên kế hoạch mời khách, gọi điện thoại hoặc gửi thiệp mời khách, tổ chức sắp xếp lịch gặp khách cho lãnh đạo. - Chuẩn bị chu đáo mọi điều kiện để tiếp khách nhƣ trang trí phòng hẹn gặp, hoa quả, đồ uống… - Chuẩn bị những tài liệu cần thiết cho lãnh đạo bàn bạc với khách. - Tiếp khách thay lãnh đạo khi có chỉ thị trực tiếp của lãnh đạo Những kết quả đã đạt đƣợc trong công tác tiếp khách của TCT Sông Đà: Lên lịch hẹn chu đáo, không bị trùng lặp; Đội ngũ lễ tân tiếp khách lịch sự, hữu nghị; Thay mặt lãnh đạo tiếp khách không quan trọng. 2.4 Đánh giá chung 2.4.1 Những điểm mạnh trong hoạt đông văn phòng tại TCT Sông Đà Về các nghiệp vụ văn phòng: bộ phận văn phòng đã thực hiện các nghiệp vụ văn phòng theo đúng nội quy, quy chế của công ty, góp phần nâng cao hiệu quả công việc của toàn công ty. Trong công tác văn phòng, Tổng công ty đã nhận thức rõ đƣợc tầm quan trọng của hoạt động văn phòng, các nghiệp vụ văn phòng không còn bị phân tán nhƣ trƣớc nữa mà đã tập trung và đồng bộ hơn. Các nghiệp vụ văn phòng luôn thực hiện đúng theo trình tự quy định. Việc thực hiện các văn bản bắt buộc đều có văn bản hƣớng dẫn cụ thể rất thuận tiện, chính xác, phù hợp với quy của công ty. Có thể nói, công tác văn phòng của Tổng công ty Sông Đà đã phát huy hầu hết chức năng, nhiệm vụ của mình, là bộ phận tham mƣu giúp cho lãnh đạo giải quyết tốt nhƣng công việc điều hành trong cơ quan cũng nhƣ công tác đối nội và đối ngoại góp phần cho sự phát triển và vững mạnh của công ty. Văn phòng tạo điều kiện cho các phòng ban và cơ quan đoàn thể hoàn thành công tác của lãnh đạo giao. Đặc biệt, ở các bộ phận của văn phòng đều hoạt động với tinh thần và ý thức trách nhiệm cao dƣới sự lãnh đạo, điều Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P hành của chánh văn phòng. Hoạt động văn phòng TCT đạt đƣợc những ƣu điểm nhƣ trên phần lớn là nhờ những nguyên nhân sau: Về cơ cấu tổ chức : TCT Sông Đà có cơ cấu tổ chức bộ máy một cách thống nhất và chặt chẽ rất phù hợp với chức năng của Tổng công ty. Về nhân sự: Tổng công ty vừa có đội ngũ nhân viên có trình độ chuyên môn cao, giàu kinh nghiệm đồng thời lại có những nhân viên trẻ đầy nhiệt huyết, năng động và sáng tạo. Lãnh đạo là ngƣời có kinh nghiệm, năng lực quản lý, điều hành. Đội ngũ lãnh đạo văn phòng có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ nhạy bén, tinh tế phân tích tƣơng đối chính xác sự ảnh hƣởng của thị trƣờng tới hoạt động của công ty. Về công tác Quản trị văn phòng: nhìn chung, cơ quan đã có những quy định về mô hình tổ chức văn phòng cũng nhƣ tổ chức lao động và trang thiết bị văn phòng. Cách bố trí phòng làm việc tƣơng đối hợp lý, các trang thiết bị đƣợc trang bị hiện đại, sắp xếp khoa học, môi trƣờng làm việc thuận lợi. Các trang thiết bị phục vụ cho hoạt động văn phòng cũng đƣợc đổi mới hiện đại hơn… Không những thế, CBCNV trong văn phòng đã tự nâng cao ý thức làm việc của mình, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ nhờ thế mà hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà ngày càng đƣợc hoàn thiện, đạt hiệu quả cao. 2.4.2 Những vấn đề cần khắc phục Mô hình văn phòng vẫn là mô hình cổ điển nên vẫn còn những mặt hạn chế. Các trang thiết bị đa số là đồng đều và xắp xếp hợp lý nhƣng bên cạnh đó có một số trang thiết bị đã hỏng, lỗi thời cần đƣợc đổi mới cho phù hợp hơn. Đặc biệt trong công tác văn thƣ, việc soạn thảo văn bản của cơ quan đã đƣợc chú ý song vẫn mắc phải những lỗi nhỏ trong thể thức nhƣng không Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P làm ảnh hƣởng đến giá trị nội dung của văn bản. Việc quản lý công văn đi – đến khá chặt chẽ. Ngoài quản lý bằng sổ thì các loại công văn còn đƣợc quản lý trên máy tính nối mạng Internet. Vì vậy việc quản lý công văn tƣơng đối tốt. Tuy nhiên, công tác lập hồ sơ hiện hành chƣa đƣợc thực hiện mà chỉ có sự sắp xếp các văn bản theo tên loại văn bản sau đó nộp lƣu hồ sơ. Các nghiệp vụ văn phòng tuy thực hiện rất tốt những vẫn còn nhiều thủ tục cứng nhắc, rắc rối không cần thiết làm ảnh hƣởng đến công việc. Nguyên nhân của những hạn chế trên là: Số lƣợng nhân viên vẫn còn ít so với khối lƣợng công việc lớn nhƣ hiện nay, đặc biệt là cán bộ lƣu trữ. Đội ngũ nhân viên vẫn chƣa đƣợc trẻ hóa nhiều. Nhìn chung, bộ phận văn phòng tại TCT đã hoàn thành suất sắc nhiệm vụ của mình, thực hiện theo đầy đủ quy chế, quy định của Tổng công ty về công tác văn phòng. Với khối lƣợng công việc ngày càng lớn nhƣ hiện nay, công tác văn phòng mắc phải một vài thiếu sót là điều không tránh khỏi, tuy nhiên cán bộ và nhân viên văn phòng đã và đang cố gắng khắc phục những tồn tại đó để hỗ trợ tốt nhất cho ban lãnh đạo cũng nhƣ toàn thể Tổng công ty. Tiểu kết chương Qua việc tìm hiểu thực thực tiễn hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà, chƣơng này đã đi sâu phân tích, đánh giá tình hình hoạt động của văn phòng của tổng công ty. Nhìn chung, trong những năm qua, văn phòng Tổng công ty luôn đảm bảo thực hiện tốt chức năng của mình, hỗ trợ đắc lực cho các nhà quản lý. Tuy nhiên, bên cạnh đó văn phòng Tổng công ty vẫn còn tồn tại những hạn chế và thiếu sót cần khắc phục để bộ phận văn phòng luôn đạt hiệu quả công việc cao nhất. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P Chƣơng III : Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại TCT Sông Đà 3.1 Định hướng chung Hiện nay, nƣớc ta ngày càng hội nhập sâu với nền kinh tế thế giới, điều này đặt ra yêu cầu cấp thiết trong việc đổi mới hoạt động quản lý đặc biệt là hoạt động văn phòng. Xu hƣớng chung hiện nay đó là hiện đại hóa công tác quản lý trong doanh ngiệp đồng thời nâng cấp cơ sở vật chất, ứng dụng khoa học công nghệp vào quản lý, điều hành, đề cao vị trí văn phòng trong mọi hoạt động của doanh nghiệp. Đồng thời phải luôn quan tâm phát triển con ngƣời trong tổ chức, đào tạo họ thành những ngƣời có kiến thức chuyên môn nghiệp vụ cao, năng động, cung cấp cho họ những trang thiết bị cần thiết, tạo cho họ môi trƣờng làm việc tiện nghi và hiên đại để thực thi công việc đồng thời nâng cao tinh thần học hỏi, sáng tạo, có thái độ nghiêm túc, có trách nhiệm với những nhiệm vụ đƣợc giao. Theo xu hƣớng đó, định hƣớng chung để phát triển, nâng cao hiệu quả văn phòng đƣợc cụ thể nhƣ sau: Một là: đầu tƣ nâng cao chất lƣợng nguồn nhân sự. Đây là cốt lõi trong sự tồn tại và phát triển của mọi công ty vì thế nâng cao chất lƣợng nguồn nhân sự là nhiệm vụ hàng đầu và rất quan trọng, đòi hỏi mỗi công ty phải thƣờng xuyên nâng cao trình độ chuyên môn cho nhân viên và trình độ quản lý cho cán bộ của mình. Hai là: tạo môi trƣờng làm việc tốt cho nhân viên, bố trí phòng làm việc hợp lý. Không thể phủ nhận rằng, công việc của nhân viên sẽ tiến hành tốt hơn trong môi trƣờng làm việc tốt. Cán bộ trong công ty phải luôn quan tâm tạo cho nhân viên một môi trƣờng làm việc thoải mái đồng thời xắp xếp, bố trí phòng làm viêc, máy móc trang thiết bị làm việc trong văn phòng một Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P cách khoa học, hợp lý sẽ tiết kiệm đƣợc thời gian cho nhân viên, hiệu quả công việc của nhân viên cũng đƣợc nâng cao hơn. Ba là: hoàn thiện các nghiệp vụ văn phòng. Các nghiệp vụ văn phòng bao gồm : nghiệp vụ thu thập xử lý thông tin; nghiệp vụ văn thƣ lƣu trữ; nghiệp vụ lập chƣơng trình, tổ chức chuyến đi cho lãnh đạo; nghiệp vụ tổ chức cuộc họp, hội nghị; nghiệp vụ tiếp khách; công tác hậu cần. Đây chính là phƣơng thức để nhân viên văn phòng thực thi nhiệm vụ của mình. Vì vậy phải không nghừng hoàn thiện, đổi mới các nghiệp vụ văn phòng để công việc của văn phòng tiết kiệm đƣợc thời gian, chi phí nhƣng vẫn đạt hiệu quả cao nhất. Bốn là: Đơn giản hóa thủ tục làm việc. Hiện nay, nhà nƣớc ta đã cải tiến, đổi mới những thủ tục hành chính. Yếu tố này vẫn đảm bảo thực hiện đúng quy chế, dân chủ nhƣng lại tiết kiệm thời gian, không gây phiền hà, quan liêu, trì trệ. Chính vì thế, hiện nay nhiều doanh nghiệp cũng đang từng bƣớc thay đổi, đơn giản hóa mọi thủ tục hành chính nhƣng vẫn đảm bảo tuân theo đúng pháp luật của nhà nƣớc và quy chế của công ty. Năm là: hiện đại hóa trang thiết bị làm việc và ứng dụng CNTT trong quản lý. Khi đất nƣớc đang ngày càng hiện đại hóa trên tất cả mọi lĩnh vực của cuộc sống thì tự bản thân mỗi doanh nghiệp cũng phải tự hiện đại hóa hoạt động quản lý, điều hành sản xuất, cơ sở vật chất của mình để theo kịp với đà phát triển chung. Đặc biệt là ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý để việc quản lý trở nên chuyên nghiệp, thuận tiện và nhanh chóng hơn. 3.2 Giải pháp cụ thể Từ định hƣớng chung ở trên, chúng ta đi vào những giải pháp cụ thể nhƣ sau: 3.2.1 Đầu tư nâng cao chất lượng nguồn nhân lực cho văn phòng Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P Để nâng cao hiệu quả công tác văn phòng thì việc nâng cao chất lƣợng nhân sự là việc rất cần thiết. Hiện nay, nhân viên trong văn phòng Tổng công ty Sông Đà phần lớn là những CBCNV làm việc lâu năm tuy có nhiều kinh nghiệm trong công việc nhƣng cũng còn một vài hạn chế đó là không theo kịp đƣợc với những công nghệ mới đòi hỏi họ phải thƣơng xuyên cập nhật, đổi mới. Chính vì vậy mà phải quan tâm nhiều hơn nữa đối với công tác đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn cho nhân viên. Không chỉ với nhân viên, mà ngay cả với những ngƣời quản lý, nhà lãnh đạo cũng phải thƣờng xuyên nâng cao trình độ hiểu biết của mình để lãnh đạo đội ngũ nhân viên cấp dƣới hiệu quả. Thƣờng xuyên liên kết với các trung tâm, các trƣờng có mở lớp đào tạo về hoạt động quản lý để tổ chức bồi dƣỡng nâng cao, cập nhật kiến thức mới về công tác quản lý, công tác chuyên môn cho cán bộ quản lý, cán bộ kỹ thuật nhƣ lớp “Cao cấp lý luận chính trị”, các lớp về “Quản lý doanh nghiệp” cho cán bộ quản lý, các lớp về chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ chuyên nghành… Khi hoàn thành khóa học, cán bộ nhân viên phải thi tuyển để đánh giá chất lƣợng, đƣợc cấp bằng chứng nhận. Không chỉ thế, để theo kịp với sự hiện đại hóa không ngừng của hiện nay đòi hỏi CBCNV trong văn phòng phải sử dụng thành thạo máy tính, ứng dụng đƣợc các chƣơng trình đánh máy, quản lý thông tin mới nhƣ Office 2007… đồng thời phải biết sử dụng ngoại ngữ đặc biệt là tiếng Anh để tiếp khách nƣớc ngoài hay soạn các hợp đồng kinh tế với đối tác nƣớc ngoài. Chính vì vậy nhân viên văn phòng còn phải theo học các lớp tin học, ngoại ngữ để nâng cao trình độ của mình. Thƣờng xuyên tổ chức cho nhân viên văn phòng đi tham quan, du lịch, tổ chức giao lƣu giữa các phòng ban trong công ty… vừa có thể nâng cao sự hiểu biết cho nhân viên về kiến thức xã hội, vừa để tạo mối quan hệ thân Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P thiết, đoàn kết giữa nhân viên trong công ty, tạo cho họ tinh thần làm việc sảng khoái. Bên cạnh đó, cũng phải quan tâm đến công tác tuyển dụng nhân sự, bổ sung nhân viên vào phòng còn thiếu để đảm bảo công việc tiến hành nhanh chóng, thuận lợi. Trong công tác tuyển dụng, không đƣợc chỉ chú ý đến lƣợng còn thiếu, mà phải đồng thời quan tâm đến chất lƣợng của nguồn nhân sự tuyển mới. Phải xây dựng kế hoạch tuyển dụng hợp lý, quy hoạch đào tạo cán bộ nguồn, tuyển dụng cán bộ, nhân viên theo đúng tiêu chuẩn phù hợp với cơ chế quản lý tiên tiến và tốc độ phát triển của Tổng công ty. 3.2.2 Tạo môi trường làm việc tốt cho nhân viên, bố trí phòng làm việc hợp lý. Môi trƣờng làm việc bao gồm cả môi trƣờng về vật chất lẫn môi trƣờng về tinh thần. Môi trƣờng có ảnh hƣởng rất lớn đến tâm lý ngƣời lao động. Nó khiến ngƣời lao động hăng say cống hiến hơn ngƣợc lại có thể họ chán nản và làm việc theo thái độ nghĩa vụ không tâm huyết với công việc. Chính vì vậy, phải tạo cho nhân viên một không gian làm việc thoải mái,đầy đủ điệu kiện vật chất trang thiết bị nhƣ điều hòa, đèn chiếu sáng, bàn, nghế…và bố trí vị trí phù hợp với vị trí và chuyên môn của mình để họ phát huy đƣợc tối đa sự sáng tạo, chuyên môn, nghiệp vụ của mình. Ở Tổng công ty Sông Đà, phòng làm việc vẫn đƣợc bố trí theo phong cách cổ điển (tách thành từng phòng riêng biệt). Do các phòng bi tách riêng biệt khép kín nên tạo khoảng cách phân biệt thủ trƣởng và nhân viên vì vậy việc quản lý nhân viên không đƣợc chặt chẽ, bố trí chỗ ngồi cho nhân viên không đƣợc thuận tiện. Hơn nữa, văn phòng cổ điển không áp dụng đƣợc việc tổ chức lao động khoa học, việc bố trí trang thiết bị văn phòng hợp lý. Công ty cần thay đổi bố trí văn phòng theo kiểu sơ đồ mở, có vách ngăn Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P thấp, kiểu bố trí này sẽ tận dụng tốt hơn mặt bằng sẵn có của công ty, dễ kiểm soát hoạt động của nhân viên 3.2.3 Hoàn thiện các nghiệp vụ văn phòng Công tác thu thập và xử lý thông tin Chúng ta đang sống trong thời đại bùng nổ thông tin trên phạm vi toàn cầu. Chính vì thế việc nâng cao chất lƣợng thông tin trong công ty là điều rất cần thiết. Việc thu thập và xử lý thông tin kịp thời, chính xác sẽ đảm bảo cho lãnh đạo cơ quan đƣa ra đƣợc những quyết định đúng đắn, đảm bảo cho các phòng ban hoạt động hiệu quả. Bộ phận văn phòng muốn làm tốt công tác thu thập và xử lý thông tin trƣớc hết phải xác định nhu cầu thông tin của công ty mình, đồng thời phải xác định rõ các loại thông tin nào cần thu thập và đảm bảo nguồn thông tin đó phải đáng tin cậy. Tổng công ty Sông Đà muốn làm tốt công tác thông tin phải chú ý đến những yêu cầu sau: Sau khi thu thập thông tin phải tóm tắt lại những chú ý quan trọng, điều đó giúp ban lãnh đạo có thể đễ dàng giải quyết công việc. Thông tin có nhiều loại vì vậy phải phân chia ra thành các vấn đề, để dễ dàng tìm kiếm, lƣu trữ. Hiện nay ở Tổng công ty Sông Đà, mỗi phòng đều đƣợc trang bị máy vị tính nối mạng Internet nhƣng vẫn còn thiếu. Vì vậy, nên cấp cho mỗi nhân viên trong văn phòng một máy tính riêng để dễ dàng truy cập thông tin trên mạng đồng thời thông tin quan trọng sẽ đƣợc bảo mật tốt hơn. Cần đặt thêm nhiều loại báo chí để CBCNV trong cơ quan có thể cập nhật tin tức mới. Khi cán bộ giao cho nhân viên văn phòng thu thập thông tin gì hoặc nộp báo cáo cần đƣa ra mức thời hạn cụ thể để thông tin không bị chậm trễ. Cán bộ nên quản lý tài liệu trên máy tính, để việc tìm kiếm nhanh chóng và hiệu quả. Đồng thời có thể gửi tài liệu từ phòng này sang phòng kia mà không làm mất thời gian và công sức tới tận nơi để lấy. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P Nghiệp vụ văn thư – lưu trữ: Để nghiệp vụ văn thƣ lƣu trữ đƣợc tốt hơn cần phải thực hiện một số chú ý sau: Cán bộ văn thƣ lƣu trữ nên làm một hệ thống các biểu mẫu thể thức văn bản gửi đến các phòng để các phòng khi làm văn bản không phải xuống phòng văn thƣ kiểm tra lại thể thức. Cán bộ văn thƣ – lƣu trữ phải sử dụng một quyển sổ riêng để ghi chép việc mƣợn hồ sơ tài liệu, đồng thời để thuận lợi cho việc quản lý hồ sơ tài liệu, tránh để cho hồ sơ tài liệu bị thất thoát. Nên quản lý hệ thống văn bản đến văn bản đi trên máy vi tính. Hàng năm cán bộ văn thƣ nên tập hợp lại hệ thống giấy tờ, văn bản trong năm, lập thành bảng biểu sau đó mới chuyển tài liệu đến phòng lƣu trữ. Những tài liệu quan trọng hoặc tài liệu mật thì cho vào tủ có khóa rồi khóa lại. Quản lý chặt chẽ các loại văn bản văn phòng do các phòng khác ban hành, gửi đi các đơn vị, yêu cầu phải nộp lại bản gốc để lƣu tại phòng văn thƣ. Bổ sung nhân viên có chuyên môn cho phòng lƣu trữ. Hàng năm nên cho nhân viên trong phòng lƣu trữ đi học nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, bồi dƣỡng kỹ năng sử dụng máy vi tính. Riêng với công tác lƣu trữ, phải có một vài lƣu ý sau: - Tài liệu lƣu trữ bằng giấy tờ cho nên rất đễ bị hƣ hại, mối mọt vì thế phải đảm bảo kỹ lƣỡng điều kiện nhiệt độ, không khí, ánh sánh cho phòng lƣu trữ tài liệu. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P - Trong phòng phải có thiết bị chữa cháy, để đề phòng khi có trƣờng hợp xấu xảy ra. Đồng thời, phải bố trí các giá tài liệu hợp lý, phân chia theo từng năm, từng tháng và có đề mục rõ ràng, để dễ dàng tìm kiếm. - Nên tổ chức phòng đọc riêng cho nhân viên để thuận tiện trong việc tìm kiếm và tra cứu tài liệu đồng thời phải có sổ sách ghi rõ thời gian đối tƣợng mƣợn tài liệu để tránh việc mất mát tài liệu. Công tác lập chương trình kế hoạch, tổ chức chuyến đi cho lãnh đạo Văn phòng phải xác định đƣợc khối lƣợng công việc trong từng thời kỳ, công việc nào là trọng tâm, mục tiêu phấn đấu của công ty. Khi đƣa ra chƣơng trình phải đƣa ra thời hạn hoàn thành. Đến thời gian quy định, phải tiến hành họp tổng kết, đánh giá kết quả công việc có đạt so với yêu cầu hay chƣa. Tiến thành khen thƣởng động viên với những phòng, cá nhân thực hiện tốt. Trong công tác tổ chức chuyến đi cho lãnh đạo phải chuẩn bị thật chu đáo, đầy đủ tài liệu giấy tờ cần thiết cho lãnh đạo. Phải gọi điện thoại kiểm tra, xác nhận tại địa điểm đến của lãnh đạo. Công tác tổ chức cuộc họp, hội nghi: Cần đảm bảo yêu cầu sau: Mua sắm những trang thiết bị cần thiết phục vụ cho công tác hội nghị nhƣ máy chiếu, máy quay… để đảm bảo hội nghị tiến hành thuận lợi, hấp dẫn. Quy định cụ thể mức kinh phí cho mỗi lần tổ chức hội nghị, hội thảo. Trong trƣờng hợp có phát sinh, cần báo cáo lên trên để xin phê duyệt sẽ tránh việc lãng phí tiền công. Sau mỗi kỳ hội nghị cần họp để đúc rút kinh nghiệm, tìm ra những mặt hạn chế, đánh giá thành công cho lần tổ chức sau. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P 3.2.4 Đơn giản hóa thủ tục làm việc Hiện nay, Nhà nƣớc đã không ngừng cải tiến các thủ tục hành chính, những thủ tục hành chính đã bớt rƣờm rà hơn. Đây cũng là điều kiện thuận lợi để công ty đổi mới cách quản lý các thủ tục hành chính của mình. Khi tiến hành các thủ tục hành chính, nếu bớt đi một và bƣớc sẽ tiết kiệm đƣợc rất nhiều thời gian và chi phí. Tổng công ty Sông Đà nên rút gọn các thủ tục của mình sao cho vẫn đảm bảo tuân theo đúng quy định của pháp luật và quy chế công ty mà vẫn tiết kiệm đƣợc thời gian. Ví dụ nhƣ: Văn phòng chuyển các biểu mẫu văn bản đến các phòng để các phòng tự soạn thảo văn bản theo mẫu mà không cần phải qua văn phòng kiểm tra thể thức văn bản. Văn phòng chỉ cần đóng dấu khi văn bản đã có chữ ký của lãnh đạo. Làm nhƣ vậy, sẽ tiết kiệm đƣợc rất nhiều thời gian. 3.2.5 Hiện đại hóa trang thiết bị làm việc và ứng dụng CNTT trong quản lý Trang thiết bị văn phòng là điều kiện đảm bảm để tiến hành các công việc văn phòng. Trang thiết bị càng hiện đại thì công việc tiến hành càng nhanh chóng. Tổng công ty nên đầu tƣ những trang thiết bị hiện đại, tốc độ xử lý nhanh để không làm trì trệ công việc văn phòng nhƣ thay lại hệ thống máy tính, máy in mới... Công ty nên lập danh sách những thiết bị cần thay đổi, sau đó xét duyệt kỹ rồi mới tiến hành mua để không bị lãng phí. Đầu tƣ trang thiết bị hiện đại không những làm công việc tiến hành hiệu quả hơn mà còn tạo ra một môi trƣờng làm việc chuyên nghiệp và hiện đại. Việc đƣa CNTT vào trong quản lý cũng hết sức cần thiết. Nó đã trở thành xu thế chung trong các công ty hiện nay. Văn phòng nên áp dụng Công nghệ thông tin trong việc chuyển giao văn bản, trình duyệt văn bản, quản lý văn bản trên máy vi tính, xây dựng các công cụ tra cứu tài liệu trên máy tính… Việc làm này rất đơn giản, gọn nhẹ, dễ tìm kiếm và tra cứu. 3.3 Điều kiện để thực hiện giải pháp Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P Để những giải pháp nêu trên có thể thực hiện đƣợc và đạt hiệu quả cao thì bộ phận văn phòng cũng nhƣ Tổng công ty phải tạo điều kiên để thực hiện các giải pháp đó nhƣ: Các giải pháp trƣớc tiên là phải phù hợp với hoạt động văn phòng của công ty, phải có kế hoạch cụ thể vì không thể tiến hành các giải pháp cùng một lúc đƣợc mà phải xắp xếp ƣu tiên giải pháp nào phải tiến hành ƣu tiên trƣớc để làm cơ sở tiền đề cho việc thực hiện các giải pháp kế tiếp. Các giải pháp muốn tiến hành tốt thì phải có đủ điều kiện tài chính để nâng cấp, đầu tƣ cả vào con ngƣời lẫn cơ sở vật chất, trang thiết bị. Đồng thời phải đề ra điều kiện thời gian để thực thi, tùy vào các giải pháp mà đƣa ra điều kiện thời gian hợp lý. Các nhà lãnh đạo công ty phải luôn ủng hộ cũng nhƣ đƣợc sự đồng thuận của toàn thể nhân viên trong công ty khi triển khai các giải pháp. Nhƣ vậy các giải pháp sẽ đƣợc tiến hành nhanh chóng, suôn sẻ, tiết kiệm thời gian mà vẫn đạt hiệu quả cao. Đồng thời, các giải pháp phải đƣợc áp dụng đồng bộ ở tất cả các bộ phận, các đơn vị trong toàn thể Tổng công ty Những giải pháp này phải đƣợc áp dụng một cách linh hoạt, theo thứ tự, có điều chỉnh nếu cần thiết, đúng ngƣời đúng việc, không áp dụng một cách cứng nhắc phù hợp với chính sách của Nhà nƣớc và đƣờng lối phát triển của công ty. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P KẾT LUẬN Có thể nói, văn phòng chính là bộ não của một cơ quan, tổ chức. Hoạt động văn phòng đóng vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp - là một trong những yếu tố để nâng cao uy tín, vị thế, năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp. Chính vì thế, ngày nay, công tác văn phòng ở các tổ chức doanh nghiệp đã đƣợc ít nhiều quan tâm. Nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng đã trở thành nhiệm vụ cấp thiết đối với các cơ quan, tổ chức nhằm khẳng định vị trế của mình trên thị trƣờng. Tổng công ty Sông Đà là một trong những công ty công nghiệp – xây dựng lớn nhất nƣớc ta. Công ty đã có nhiều đóng góp to lớn váo sự phát triển của nền kinh tế. Tuy nhiên, khi Việt Nam thâm nhập ngày càng sâu vào nền kinh tế của thế giới, Tổng công ty cũng gặp không ít khó khăn, thách thức của các công ty nƣớc ngoài. Điều này đồi hỏi Tổng công ty Sông Đà phải luôn luôn đổi mới phƣơng pháp hoạt động của mình trong đó có công tác văn phòng. Khóa luận đã tập trung vào những mục tiêu chính đó là khảo cứu lý luận về văn phòng và quản trị văn phòng, đánh giá thực tiễn hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà và đề xuất một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà. Trên cơ sở sử dụng kết hợp các phƣơng pháp nghiên cứu, khóa luận này đã kiểm chứng đƣợc các giả thuyết nghiên cứu ban đầu là đúng. Văn phòng Tổng công ty đóng một vai trò rất quan trọng trong công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo Tổng công ty. Kết quả nghiên cứu khẳng định rằng: Văn phòng là một bộ phận không thể thiếu trong mỗi cơ quan, tổ chức. Hoạt động văn phòng thực hiện có hiệu quả là tiền đề cho sự thành công của cơ quan, tổ chức. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P Vì trọng tâm nghiên cứu của bài khóa luận này là hoạt động văn phòng, nên khóa luận không đề cập đến biện pháp nâng cao hiệu quả quản trị văn phòng. Đây có thể là một gợi mở cho những nghiên cứu tiếp theo về văn phòng tại Tổng công ty, nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả công tác văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Mike Harvey( 2001), Quản trị Hành chính Văn phòng, Nxb. Thống kê, Hà nội 2. Đồng Thị Thanh Phƣơng; ThS. Nguyễn Thị Ngọc An (2008), Giáo trình Quản trị Hành chính Văn phòng, Nxb. Thống kê, Hà Nội. 3. Tổng công ty Sông Đà (2009), Gới thiệu Tổng công ty Sông Đà, Báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ năm 2010 và quy chế làm việc VP TCT 4. Bùi Thanh Nhàn (2009), Bài giảng Tổ chức quản trị văn phòng, dành cho chƣơng trình đào tạo cử nhân, Đại học dân lập Hải Phòng 5. Trần Thị Ngà (2008), Bài giảng Tổ chức quản trị văn phòng, dành cho chƣơng trình đào tạo cử nhân, Đại học dân lập Hải Phòng. ._.