Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Công ty cổ phần than Vàng Danh-KTV

đồng thời có thể làm chủ trong quá trình sản xuất kinh doanh của mình. Để làm được điều đó doanh nghiệp phải xác định rõ mình muốn đi đâu? phải đi như thế nào? những khó khăn, thách thức nào phải vượt qua? Và quan trọng hơn cả là làm thế nào để mọi thành viên trong doanh nghiệp cùng đồng tâm, nhất trí, nỗ lực hết mình vì thành công chung của doanh nghiệp. Điều này trước hết phụ thuộc vào công tác quản lý mà hoạt động quản lý gắn liền với công tác văn phòng. Văn phòng là bộ phận rất quan trọng và không thể thiếu được trong các cơ quan nhà nước cũng như các tổ chức sản xuất kinh doanh, nó là trung tâm quản lý, điều hành của cơ quan, là tai, là mắt, là cánh tay nối dài của lãnh đạo, là nơi tiếp nhận tất cả các mối quan hệ đối nội, đối ngoại thông qua hệ thông văn bản đến, văn bản đi. Đồng thời văn phòng còn thực hiện các công tác tham mưu, tổng hợp, hậu cần giúp cho hoạt động của toàn cơ quan được thông suốt, đạt hiệu quả cao. Tổ chức tốt công tác văn phòng sẽ giúp cho lãnh đạo quản lý điều hành có hiệu quả hoạt động của cơ quan. Công tác văn phòng còn là cơ sở đảm bảo cho việc giải quyết mọi công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, nâng cao năng suất chất lượng, thực hiện đúng đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước, đảm bảo giữ gìn bí mật nhà nước và cơ quan, giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu cần thiết có giá trị phục vụ cho việc tra cứu, giải quyết công việc trước mắt cũng như lâu dài. Công ty cổ phần than Vàng Danh- TKV là một trong những doanh nghiệp đứng đầu về khai thác và tiêu thụ than của cả nước, một thành viên trực thuộc Tập đoàn Công nghiệp than- khoáng sản Việt Nam. Một doanh nghiệp hạch toán độc lập, có bề dày hình thành và phát triển, có uy tín trên thị trường trong và ngoài nước. Do vậy, công tác quản lý, điều hành cũng như công tác văn phòng của Công ty đều phải hoạt động thống nhất và thông suốt đảm bảo cho Công ty phát huy hết nội lực mang lại hiệu quả kinh doanh cao. Qua quá trình thực tập, đối chiếu lý luận với thực tiễn hoạt động văn phòng tại Công ty tôi đã nhận thức được vai trò quan trọng của hoạt động văn phòng trong toàn bộ hoạt động của Công ty, hoạt động văn phòng ở đây mặc dù đã có những cố gắng nhưng chưa được quan tâm đúng mức, dẫn đến việc giải quyết các công việc nhiều khi còn chậm trễ, cho nên vấn đề nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng là rất cần thiết. Vì vậy tôi đã chọn đề tài cho khoá luận tốt nghiệp của mình là: “ Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Công ty cổ phần than Vàng Danh- TKV”. Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu đề tài: Đề tài khoá luận nhằm đạt được các mục đích sau: Khảo cứu lý luận về văn phòng và quản trị văn phòng. Đánh giá thực tiễn các hoạt động văn phòng tại Công ty cổ phần than Vàng Danh- TKV. Đề xuất một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Công ty Cổ phần than Vàng Danh- TKV. Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài : Khảo cứu lý luận về văn phòng, khái niệm, chức năng, nhiệm vụ, vai trò và các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động văn phòng, khái niệm quản trị văn phòng, các nguyên tắc quản trị và tiêu chí để đánh giá hiệu quả hoạt động văn phòng. Đánh giá hoạt động văn phòng, bao gồm : + Phản ánh lịch sử hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần than Vàng Danh- TKV. + Phân tích cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của Công ty đặc biệt là của văn phòng Công ty. + Mô tả, đánh giá thực tiễn các hoạt động văn phòng tại Công ty thấy được những ưu điểm, những hạn chế và nhuyên nhân dẫn đến hạn chế đó. - Đề xuất các giải pháp về nhân sự, các điều kiện vật chất của văn phòng, các nghiệp vụ kỹ thuật đối với hoạt động văn phòng và các điều kiện để thực thi các giải pháp đó. Phạm vi, đối tượng nghiên cứu: Đối tượng nghiên cứu của khoá luận là : - Lý luận về văn phòng và quản trị văn phòng. - Thực tiễn các hoạt động văn phòng tại Công ty Cổ phần than Vàng Danh- TKV, như : các nghiệp vụ văn thư - lưu trữ, công tác lập chương trình kế hoạch công tác, chương trình hội nghị, cung cấp các điều kiện vật chất, tài chính cho hoạt động... - Đánh giá hiệu quả hoạt động của văn phòng Công ty về ưu điểm và hạn chế và nguyên nhân của hạn chế. Trên cơ sở đó đưa ra một số kiến nghị nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng tại Công ty cổ phần than Vàng Danh- TKV. Phạm vi nghiên cứu khoá luận tại Công ty Cổ phần than Vàng Danh- TKV _ Số 185 Nguyễn Văn Cừ- Vàng Danh- Uông Bí- Quảng Ninh. Thời gian từ ngày 08/04/09 đến ngày10/06/ 09. Phương pháp nghiên cứu: Bài khoá luận sử dụng một số phương pháp luận sau: Phương pháp duy vật biện chứng. Phương pháp phân tích, tổng hợp. Phương pháp so sánh. Phương pháp thống kê. Bố cục của khoá luận: Khoá luận ngoài lời mở đầu và kết luận gồm có 3 chương: Chương I: Lý luận cơ bản về văn phòng và quản trị văn phòng. Chương II: Thực tiễn hoạt động văn phòng tại Công ty Cổ phần than Vàng Danh- TKV. Chương III: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Công ty Cổ phần than Vàng Danh- TKV. Chương I: lý luận cơ bản về văn phòng và quản trị văn phòng . Lý luận chung về văn phòng và hoạt động văn phòng Khái niệm văn phòng Mỗi cơ quan, tổ chức dù lớn hay nhỏ đều cần có sự hoạt động của văn phòng. Đó là bộ máy thực hiện chức năng tham mưu, giúp việc, phục vụ cho cơ quan, cho thủ trưởng cơ quan, đảm bảo mọi công tác quản lý, điều hành được tập trung, thống nhất, hoạt động được thường xuyên, liên tục và có hiệu quả. Hoạt động của cơ quan, tổ chức phụ thuộc vào nhiều yếu tố trong đó yếu tố chủ quan thuộc về quản lý, thuộc về thủ trưởng. Hơn bao giờ hết các nhà quản lý phải là người biết đón nhận thời cơ, linh hoạt, nhạy bén và sáng tạo, nắm bắt được nhiều thông tin một cách chính xác, nhanh chóng, cho nên muốn có những quyết định đúng đắn, khoa học, khách quan phải căn cứ vào những ý kiến tham gia trợ giúp, những ý kiến đó được phân tích, chọn lọc, tổng hợp nhằm cung cấp cho lãnh đạo. Công việc này phần lớn dựa hết vào bộ phận văn phòng. Tuỳ theo quy mô, tính chất công việc của cơ quan, tổ chức mà hoạt động văn phòng có các cấp độ khác nhau với những tên gọi khác nhau. Có rất nhiều cách hiểu khác nhau về văn phòng như: Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan, là địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan. Văn phòng là bộ máy tham mưu, tổng hợp quan trọng, một cánh tay đắc lực phục vụ điều hành của lãnh đạo. Văn phòng còn được hiểu là đầu mối của cơ quan cấp trên với các phòng, ban, ngành, nơi thu nhận, phân tích, quản lý sử dụng thông tin theo yêu cầu của nhà lãnh đạo. Văn phòng đảm bảo các điều kiện vật chất cho cơ quan, cho hoạt động của lãnh đạo cơ quan được thường xuyên, liên tục và đạt được mục tiêu đề ra. Trong các doanh nghiệp văn phòng được hiểu là bộ phận phân tích xử lý thông tin, yểm trợ hành chính góp phần vào việc điều hành và ra quyết định của các nhà quản lý sao cho kịp thời, có hiệu quả. Văn phòng cũng được dùng để gọi các tổ chức độc lập được pháp luật thừa nhận với tên gọi như: Văn phòng luật sư, Văn phòng nghị sĩ, Văn phòng kiến trúc sư... Theo nghĩa chung nhất, văn phòng được hiểu là một tổ chức thuộc cơ cấu của một cơ quan, tổ chức có chức năng tham mưu, tổng hợp cho lãnh đạo và đảm bảo hậu cần nhằm thực hiện nhiệm vụ chính trị của cơ quan, tổ chức đó.( Giáo trình Thư ký lãnh đạo trong cơ quan, tổ chức- Học viện Hành chính Quốc gia- 2008). Chức năng của văn phòng Văn phòng có 2 nhóm chức năng chính sau : a. Chức năng tham mưu tổng hợp : Nội dung của công tác tham mưu chỉ rõ hoạt động tham vấn của công tác văn phòng. Nội dung tổng hợp nghiêng nhiều về vấn đề thống kê, vấn đề xử lý thông tin dữ liệu nhằm phục vụ thiết thực cho hoạt động quản lý. Tham mưu là một hoạt động cần thiết cho công tác quản lý, là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những hoạt động tối ưu cho quá trình quản lý để đạt hiệu quả cao nhất. Nhà quản lý phải quán xuyến mọi đối tượng trong đơn vị kết nối được các hoạt động của họ một cách nhịp nhàng, khoa học. Để làm được điều đó người quản lý phải có kiến thức sâu rộng về mọi lĩnh vực, phải có mặt ở mọi lúc, mọi nơi, phải quyết định chính xác mọi vấn đề. Điều đó vượt quá khả năng thực hiện của người quản lý, do đó đòi hỏi phải có một lực lượng trợ giúp các nhà quản lý trước hết là công tác tham mưu tổng hợp. Công tác này thuộc về bộ phận văn phòng. Để có ý kiến tham mưu văn phòng phải tổng hợp các thông tin bên trong và bên ngoài doanh nghiệp từ đó phân tích, quản lý, sử dụng thông tin theo quy tắc, trình tự nhất định. Ngoài bộ phận tham mưu tại văn phòng còn có các bộ phận nghiệp vụ cụ thể tham mưu cho lãnh đạo từng vấn đề mang tính chuyên sâu như công nghệ, tiếp thị, tài chính, kế toán... Để có được những thông tin chuyên sâu thì bộ phận tham mưu là đầu mối tiếp nhận các phương án tham mưu từ các phòng ban chuyên môn nghiệp vụ, tập hợp thành hệ thống thống nhất đề xuất với lãnh đạo những phương án hành động tổng hợp. Như vậy văn phòng vừa là nơi thực hiện công tác tham mưu, vừa là nơi thu nhận, tiếp nhận, tổng hợp thông tin, ý kiến của các phòng ban khác cung cấp cho lãnh đạo. Văn phòng còn là bộ phận trực tiếp giúp cho việc điều hành, quản lý của lãnh đạo thông qua các nghiệp vụ như: xây dựng chương trình, kế hoạch công tác năm, quý, tháng, tuần cho lãnh đạo cơ quan; tổ chức triển khai việc thực hiện các kế hoạch đó. Đồng thời văn phòng cũng thực hiện các hoạt động lễ tân, tổ chức hội nghị, tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo, tư vấn cho lãnh đạo về công tác soạn thảo văn bản... b. Chức năng hậu cần : Hoạt động của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào cũng không thể thiếu các điều kiện vật chất : Nhà cửa, phương tiện, thiết bị, công cụ tài chính... Các điều kiện, phương tiện đó phải được quản lý, sắp xếp, phân phối và không ngừng được bổ sung để cung cấp kịp thời và đầy đủ cho mọi nhu cầu hoạt động của cơ quan đơn vị. Nội dung của công việc đó thuộc về chức năng hậu cần của văn phòng. Đó là hoạt động mang tính đặc thù của hoạt động văn phòng. Muốn hoạt động phải có những nguyên liệu, vật liệu, nguồn tài chính, phương tiện xong hiệu quả hoạt động lại tuỳ thuộc vào phương thức quản lý, tùy thuộc vào việc sử dụng các yếu tố đó như thế nào của mỗi văn phòng. Cho nên phương châm chung của hoạt động văn phòng là chi phí thấp mhất để đạt hiệu quả cao nhất. Tóm lại văn phòng là đầu mối giúp lãnh đạo thực các chức năng tham mưu, tổng hợp, hậu cần, các chức năng này vừa độc lập, vừa bổ sung, hỗ trợ cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan và sự tồn tại của bộ phận văn phòng trong mỗi cơ quan, tổ chức. 1.1.3. Nội dung hoạt động văn phòng  Với mỗi chức năng riêng thì văn phòng có những mục tiêu cụ thể tương ứng, do vậy để thực hiện tốt được các chức năng nói trên văn phòng cần thực hiện các nội dung (nhiệm vụ) cơ bản sau : ( Theo Giáo trình Thư ký lãnh đạo trong cơ quan, tổ chức- Học viện Hành chính Quốc gia- 2008). 1. Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế của cơ quan, đơn vị Mọi tổ chức được sinh ra và vận hành đi vào hoạt động đều phải tuân theo những quy định về tổ chức, có quy chế hoạt động và các điều kiện để duy trì hoạt động đó. Mỗi doanh nghiệp, tổ chức đều lập ra cho mình những quy chế, nội quy hoạt động cho phù hợp với điều kiện hoạt động của doanh nghiệp đó. Trìmh tự xây dựng nội dung dự thảo lấy ý kiến tham gia, hoàn chỉnh, thông qua lãnh đạo, ban hành theo dõi, đôn đốc nhắc nhở việc thực hiện các nội quy, quy chế thuộc về bộ phận văn phòng đảm nhiệm. Đây là nhiệm vụ quan trọng hàng đầu mà văn phòng phải thực hiện khi cơ quan, tổ chức được thành lập và đi vào hoạt động. 2. Xây dựng và tổ chức chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan. Bất kỳ doanh nghiệp nào cũng đều có mục tiêu, định hướng thông qua hoạt động chiến lược. Muốn thực hiện được đều này cần phải có kế hoạch, chương trình cụ thể cho từng bộ phận phòng ban. Mỗi loại kế hoạch được giao cho những bộ phận chuyên trách xây dựng và chỉ đạo thực hiện. Song muốn đạt được mục tiêu chung của doanh nghiệp thì các kế hoạch này phải được kết nối thành một hệ thống các kế hoạch hoàn chỉnh để các bộ phận khớp nối với nhau, hỗ trợ nhau cùng hoạt động. Kế hoạch tổng thể đó sẽ do văn phòng xây dựng, tổng hợp, theo dõi đôn đốc các phòng ban, bộ phận cùng triển khai thực hiện theo mục tiêu của doanh nghiệp. Qua đó các phòng ban sẽ được kết nối mật thiết, đồng bộ hơn trong công việc. Ngoài ra, căn cứ vào chiến lược phát triển văn phòng trực tiếp xây dựng các chương trình kế hoạch công tác cụ thể cho từng tuần, tháng, quý, năm cho toàn cơ quan và lãnh đạo, giúp cho việc triển khai thực hiện được khoa học, đạt hiệu quả cao. 3. Thu thập tổng hợp, xử lý và sử dụng thông tin phục vụ hoạt động điều hành, quản lý doanh nghiệp. Sự thành công hay thất bại của một tổ chức phụ thuộc rất lớn vào yếu tố thông tin mà hoạt động thông tin gắn liền với công tác văn phòng. Có rất nhiều loại thông tin khác nhau như :Thông tin kinh tế, chính trị, văn hoá, xã hội, thông tin thuận, thông tin phản hồi, thông tin dự báo... đây là nguồn, là căn cứ để nhà quản lý đưa ra các quyết định một cách kịp thời sáng suốt và có hiệu quả. Văn phòng được coi là cửa ngõ thông tin của cơ quan vì mọi thông tin đầu vào và đầu ra đều được thu thập xử lý chuyển phát tại văn phòng. Từ các thông tin tiếp nhận được( thông tin bên ngoài, thông tin nội bộ) văn phòng sẽ phân loại theo kênh thích hợp để chuyển tải, lưu giữ. Đây là hoạt động quan trọng trong doanh nghiệp, nó liên quan đến sự thành bại trong hoạt động của tổ chức, của văn phòng nên văn phòng cần phải tuân thủ theo những quy định nghiêm ngặt khi thu nhận, xử lý, chuyển phát, bảo quản thông tin. Nếu thông tin được thu thập kịp thời, đầy đủ, chính xác và được xử lý khoa học đáp ứng yêu cầu của quản lý thì sẽ giúp lãnh đạo có những quyết định hữu hiệu, nếu không quyết định của họ sẽ không thiết thực, kém hiệu quả ảnh hưởng đến mục tiêu của doanh nghiệp. Văn phòng luôn cập nhật luồng thông tin nội bộ, thông tin bên ngoài từ đó báo cáo kịp thời tình hình thực tế của doanh nghiệp và những khó khăn thách thức bên ngoài để có thể đề xuất, kiến nghị các biện pháp giải quyết, thực hiện dưới sự điều hành của thủ trưởng cơ quan. 4. Biên tập, phát hành và quản lý văn bản Văn phòng là nơi tiếp nhận các loại văn bản ra vào cơ quan vì thế đây là hoạt động diễn ra thường xuyên và là công việc chính của văn phòng. Văn phòng là bộ phận chính tham mưu, trợ giúp cho lãnh đạo về văn bản do đó việc biên tập, phát hành và quản lý văn bản là nhiệm vụ trọng tâm. Văn bản là một phương tiện lưu trữ, truyền đạt thông tin khá hiệu quả. Hiện nay nhiều doanh nghiệp sử dụng phương tiện này trong quản lý, điều hành hoạt động, điều chỉnh các mối quan hệ giữa chủ thể với các đối tượng bị quản lý về kinh tế, chính trị, xã hội...Để ban hành được những văn bản có nội dung đầy đủ, hợp lý, đúng thẩm quyền và có tác động tích cực đến đối tượng điều chỉnh cần phải có những bộ phận, nhân viên chuyên trách trợ giúp cho lãnh đạo ban hành những văn bản có giá trị. Bộ phận đó phải nắm vững thồng tin đầu vào, xử lý và sử dụng thông tin, thực hiện soạn thảo văn bản, đó là nhiệm vụ quan trọng của công tác văn thư trong văn phòng. 5. Tổ chức phục vụ các cuộc họp, hội nghị, tiếp khách của cơ quan Hoạt động tiếp khách là hoạt động rất quan trọng đối với các cơ quan, tổ chức, làm tốt công tác này sẽ tạo ấn tượng tốt đẹp về doanh nghiệp mình đối với đối tác. Văn phòng chính là cầu nối giữa doanh nghiệp mình với các doanh nghiệp khác. Do vậy hoạt động tiếp khách là một hoạt động chủ yếu của văn phòng. Các cuộc họp, hội nghị, hội thảo là những hoạt động diễn ra thường xuyên trong bất kỳ một doanh nghiệp nào nhằm tổng kết đánh giá, thảo luận về những vấn đề có liên quan đến doanh nghiệp và tăng cường mối quan hệ đoàn kết, tạo ra sự gắn kết chặt chẽ, bền vững là yếu tố quan trọng để doanh nghiệp phát triển đi lên, đảm bảo các hoạt động này diễn ra có hiệu quả là nhiệm vụ của công tác văn phòng dưới sự quản lý, điều hành của lãnh đạo. 6. Duy trì hoạt động thường nhật và củng cố bộ máy văn phòng Khác với các hoạt động khác trong doanh nghiệp, văn phòng phải hoạt động thường xuyên, liên tục trong mọi lĩnh vực đối nội, đối ngoại, vừa lập quy, kiểm tra, giám sát nhằm đảm bảo tiếp nhận mọi nguồn thông tin của mọi đối tượng đối với mọi hoạt động của doanh nghiệp ngay cả khi đơn vị ngừng hoạt động vào những ngày nghỉ cuối tuần hay nghỉ lễ tết thì bộ phận văn phòng vẫn phải làm việc liên tục 24/24 giờ để đảm bảo công tác an ninh trật tự và thông tin được thông suốt. Mặt khác cần phải củng cố bộ máy văn phòng bởi hoạt động của văn phòng gắn liền với hoạt động của lãnh đạo và các đơn vị thông qua nhiệm vụ tham mưu, hậu cần, vừa gắn với các phòng ban bộ phận khác thông qua nhiệm vụ kiểm tra, đôn đốc, tự quản lý hoạt động của chính mình cho phù hợp với các hoạt động của doanh nghiệp. Vì thế để duy trì được hoạt động của văn phòng cần có sự phối hợp chặt chẽ, đồng bộ của các phòg ban, bộ phận, các cấp quản lý trong doanh nghiêp. Củng cố bộ máy trên mọi mặt cả về phương diện quản lý và đảm bảo tính hoạt động của văn phòng đặc biệt là trong giai đoạn bùng nổ thông tin đòi hỏi các doanh nghiệp ra sức cố gắng theo kịp với tốc độ phát triển chung nhưng phải phù hợp với sự phát triển chung của toàn công ty. Yêu cầu đó đặt ra rất cao với văn phòng về mặt tổ chức và quản lý điều hành công việc. 7. Bảo đảm các yếu tố vật chất, tài chính cho hoạt động của doanh nghiệp Bất kỳ cơ quan, tổ chức nào muốn hoạt động đều phải có các yếu tố vật chất, kỹ thuật cần thiết. Các yếu tố này vừa là nguyên liệu để duy trì sự tồn tại vừa là vật trung gian gắn kết tổ chức với môi trường bên ngoài, đồng thời là phương tiện truyền dẫn các quá trình hoạt động của tổ chức. Các yếu tố kỹ thuật, vật chất, tài chính mà cơ quan cần cho hoạt động như : Nhà cửa, xe cộ, bàn ghế, các phương tiện nhận và truyền tin, công cụ lao động, văn phòng phẩm... Vì vậy văn phòng cần theo dõi, kiểm tra thường xuyên mức độ sử dụng các yếu tố đó, căn cứ vào tiến độ thực hiện kế hoạch, chương trình hoạt động của đơn vị mà cung cấp đầy đủ, kịp thời. Mặt khác về yếu tố tài chính thì văn phòng phải thường xuyên theo dõi tình hình sử dụng tài chính của công ty, lập báo cáo và căn cứ vào kế hoạch dự toán kinh phí để kịp thời điều chỉnh cho phù hợp và lập kế hoạch tài chính mới theo quy định của thủ trưởng cơ quan. Vật chất và tài chính là yếu tố đảm bảo diễn ra các hoạt động trong doanh nghiệp, sử dụng một cách hiệu quả, tiết kiệm, tránh lãng phí có ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của doanh nghiệp nên cần có sự quản lý khoa học, chặt chẽ, chính xác. Điều đó cần các doanh nghiệp tạo điều kiện thuận lợi cho văn phòng hoàn thành nhiệm vụ một cách tốt nhất. 8. Đảm bảo công tác an ninh, trật tự và thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khoẻ của cán bộ nhân viên trong doanh nghiệp Văn phòng thực hiện nhiệm vụ tổ chức công tác bảo vệ trật tự, an toàn vệ sinh môi trường trong và ngoài cơ quan. An ninh trật tự là điều kiện để hoạt động của doanh nghiệp có thể diễn ra một cách suôn sẻ, bền vững. điều này có ảnh hưởng trực tiếp tới năng suất lao động, tinh thần làm việc của các cán bộ nhân viên trong doanh nghiệp. Đảm bảo an toàn trong doanh nghiệp như : - Đảm bảo an toàn cho người lao động theo quy định với từng chức danh nghề nghiệp. - Đảm bảo tiêu chuẩn vệ sinh, an toàn, điều kiện môi trường nơi làm việc, thực hiện công tác cấp phát thuốc cho công nhân viên. - Đảm bảo an toàn về tài sản, phòng chống cháy nổ, đảm bảo an toàn trang thiết bị làm việc. - Đảm bảo an ninh, trật tự : +Thường trực, bảo vệ, tuần tra canh gác trong doanh nghiệp. + Kiểm tra và vận hành hệ thống bảo vệ. - Đảm bảo độ an toàn của các phương tiện giao thông vận tải. - Phối hợp, liên kết với địa phương và các cơ quan trong bảo vệ trật tự an toàn. Trên đây là những nội dung chủ yếu của hoạt động văn phòng mà doanh nghiệp nào cũng phải thực hiện để phục vụ yêu cầu chung nhằm đạt được mục tiêu của mình một cách có hiệu quả cao nhất. Tuy vậy còn tuỳ theo những tính chất, đặc trưng của từng doanh nghiệp mà văn phòng còn có những nội dung khác cho phù hợp. Vai trò của văn phòng Văn phòng là cửa ngõ của cơ quan, tổ chức, nó có vai trò rất quan trọng trong hoạt động quản lý, điều hành của mỗi cơ quan, tổ chức. Theo ThS. Trần Thị Ngà-( 2007) thì vai trò của văn phòng được thể hiện như sau : Văn phòng là trung tâm thực hiện quá trình quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức. Bởi vì các quyết định, chỉ thị của lãnh đạo cơ quan đều thông qua Văn phòng để chuyển giao đến các phòng ban, bộ phận khác. Đồng thời văn phòng là bộ phận theo dõi, kiểm tra, đôn đốc, nhắc nhở việc thực hiện các quyết định và sự chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan nhằm đạt được mục tiêu chung của cơ quan, tổ chức. Văn phòng là nơi tiếp nhận tất cả các mối quan hệ, nhất là quan hệ đối ngoại giữa các tổ chức khác với cơ quan mình. Văn phòng được coi như cửa ngõ thông tin của cơ quan, tổ chức, bởi vì các thông tin đến và đi đều qua bộ phận văn phòng. Từ những nguồn thông tin tiếp nhận được, văn phòng sẽ phân loại thông tin theo những kênh thích hợp để chuyển phát hoặc lưu giữ. Đây là hoạt động vô cùng quan trọng, nó quyết định đến sự thành bại của mỗi cơ quan, tổ chức. Văn phòng là bộ máy giúp việc cho các nhà lãnh đạo. Văn phòng là trung tâm khâu nối các hoạt động tổ chức, điều hành. Văn phòng là cầu nối giữa các chủ thể quản lý với các đối tượng trong và ngoài cơ quan. Văn phòng là người dịch vụ tổng hợp cho các hoạt động của các đơn vị nói chung và cho các nhà lãnh đạo nói riêng. 1.1.5. Các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động văn phòng Bất kỳ một bộ phận, tổ chức nào khi đi vào hoạt động cũng chịu ảnh hưởng, tác động của nhiều yếu tố, văn phòng cũng không nằm ngoài sự tác động đó. Vậy công tác quản trị văn phòng chịu ảnh hưởng của những yếu tố gì? Luận văn sẽ đưa ra một vài yếu tố cơ bản sau: ( Theo PGS- TS. Đồng Thị Thanh Phương, ThS. Nguyễn Thị Ngọc An – 2008) 1. Yếu tố con người : Nguồn nhân lực trong văn phòng giúp cho công tác điều hành, thực hiện các công việc trong văn phòng một cách có hiệu quả và duy trì các hoạt động của văn phòng, doanh nghiệp. Yếu tố con người là yếu tố quan trọng hàng đầu bởi nó liên quan đến ý thức tổ chức quản lý, điều hành, khả năng lãnh đạo, ý thức làm việc của bộ máy văn phòng. Nếu không có yếu tố này hoặc yếu tố này chưa tốt thì văn phòng ngừng hoặc kết quả làm việc sẽ kém, biết khai thác yếu tố này dưới năng lực, nghệ thuật quản lý, điều hành sẽ giúp cho việc vận hành bộ máy văn phòng được thường xuyên và có hiệu quả, tiết kiệm chi phí, tăng tính sáng tạo, tạo ra sản phẩm có chất lượng đủ khả năng cạnh tranh với thị trường. Ngược lại thừa hay thiếu nguồn nhân lực, bố trí sai vị trí chức năng chuyên môn... sẽ kìm hãm, bế tắc trong công việc văn phòng. Yếu tố con người trong văn phòng gồm : Người lãnh đạo, nhân viên, khách hàng, đối tác liên quan khác...đều ảnh hưởng, tác động trực tiếp đến kết quả hoạt động của văn phòng nói riêng và toàn doanh nghiệp nói chung. * Các nhà lãnh đạo, quản lý: Là người tổ chức quản lý, điều hành mọi hoạt động trong văn phòng. Hoạt động văn phòng có đạt hiệu quả hay không, có phù hợp với chủ trương chính sách, đường lối của Đảng và Nhà nước hay không, có đạt được mục tiêu của doang nghiệp hay không phụ thuộc vào năng lực, kỹ năng quản lý, sự nhạy bén, tính quyết đoán... của người lãnh đạo. Để có thể điều hành, tổ chức, quản lý tốt bộ máy văn phòng, đảm bảo hoạt động liên tục, có hiệu quả, đòi hỏi người lãnh đạo, quản lý phải có sự hiểu biết sâu sắc, khả năng chuyên môn cao, có kinh nghiệm quản lý... để nhận biết chính xác năng lực của mỗi nhân viên, để bố trí sắp xếp cho phù hợp với năng lực, khả năng làm việc của mỗi người nhằm chỉ đạo thực hiện đúng hướng để đạt được mục tiêu chung của doanh nghiệp. * Nhân viên: Nhân viên làm việc trong văn phòng đòi hỏi là những người có kỹ năng chuyên môn, tay nghề, nắm bắt được đường lối, chính sách phát triển của cơ quan cũng như của đất nước, làm việc hăng say, có ý thức trách nhiệm cao, có chuyên môn nghiệp vụ trong công việc... thì mới có khả năng hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Đây là nhân tố tác động trực tiếp đến quá trình hoàn thành công việc vì thế họ cần nhận được sự chỉ đạo, động viên đúng mức từ phía nhà quản lý để có thể tận tâm với công việc. Sự ảnh hưởng của hai nhân tố trên có tác động rất lớn tới hiệu quả công việc. Chính vì thế cần có sự kết hợp hài hoà, nghệ thuật quản lý của nhà lãnh đạo, sự hiểu biết, đoàn kết giúp đỡ nhau cùng hoàn thành nhiệm vụ chug. * Khách hàng, đối tác: Đây là nhân tố quan trọng nhất trong 3 yếu tố, bởi chính họ mới là người duy trì và phát triển doanh nghiệp. Đây là kim chỉ nam cho mọi hoạt động, kế hoạch phát triển trong tương lai của doanh nghiệp. Quản trị văn phòng phải đúng hướng, kết hợp hài hoà giữa mục đích của doanh nghiệp và lợi ích người tiêu dùng; doanh nghiệp tạo ra cho mình uy tín để phối hợp làm ăn với các đối tác lâu dài, bền vững, tạo ra sự tin tưởng của khách hàng. 2. Yếu tố tổ chức: Hoạt động của văn phòng trước hết phụ thuộc vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của lãnh đạo cấp trên trực tiếp của văn phòng, phạm vi ảnh hưởng, đối tượng điều chỉnh, các mối quan hệ, các nghĩa vụ và quyền hạn mà cơ quan tham gia. Các điều kiện đó quy định quy mô, tính chất hoạt động cảu mỗi văn phòng. Các quy định trên cùng với các chế độ, chính sách khác của nhà nước cũng tạo ra khung pháp lý cần thiết cho hoạt động của văn phòng. Cùng trong yếu tố tổ chức này văn phòng chịu ảnh hưởng trong mối quan hệ tương tác với các bộ phận, đơn vị khác trong tổ chức. 3. Yếu tố kinh tế- xã hội: Các quy luật kinh tế, xã hội có tác động đến sự tồn tại và phát triển của mỗi doanh nghiệp, tổ chức, vì vậy nó có ảnh hưởng rất lớn đến hoạt đọng của doanh nghiệp nói chung và của văn phòng nói riêng. Nếu chính sách kinh tế thuận lợi sẽ khuyến khích doanh nghiệp tăng cường đầu tư, hiện đại hoá trang thiét bị trong doanh nghiệp trong đó có văn phòng. Nền kinh tế thị trường ổn định,phát triển còn góp phần cải tạo tự nhiên, xã hội, tạo ra môi trường kinh tế vững chắc, lành mạnh. Mặt khác sự tăng trưởng, phát triển kinh tế đất nước trong khu vực và trên thế giới có ảnh hưởng rất lớn đến sự phát triển của doanh nghiệp. Nó vừa là cơ hội, vừa là thách thức đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải không ngừng nâng cao, tự đổi mới và có bước đi đúng hướng trong tương lai, do đó hoạt động quản lý cũng như hạot động của vănphòng phải được cải tiến, phát triển cho phù hợp với sự phát triển chung đó. 4. Yếu tố chính sách, pháp luật Chính sách pháp luật có ảnh hưởng trực tiếp đến sự tồn tại,phát triển của mỗi doanh nghiệp, tổ chức. Mọi doanh nghiệp hoạt động đều dựa trên sự quản lý của Nhà nước thông qua hệ thống quản lý bằng quy định, bằng pháp luật do Nhà nước ban hành. Những chính sách quy định của nhà nước về văn phòng tạo ra hành lang pháp lý chung cho quá trình định hướng phát triển của mỗi doanh nghiệp, là căn cứ để văn phòng xây dựng nội quy, quy chế hoạt động, chính sách cho mình. Những chính sách này phải đầy đủ, phù hợp, có hiệu lực thi hành, nó sẽ tạo thuận lợi cho quá trình tổ chức, hoạt động của doanh nghiệp nói chung và quá trình quản lý của văn phòng nói riêng. Điều này cũng đòi hỏi hệ thống chính sách của mỗi doanh nghiệp, tổ chức phải luôn được hoàn chỉnh cho phù hợp với tình hình phát triển trong mỗi thời kỳ và mang tính khả thi cao, đây cũng là điều kiện để công tác văn phòng được thực hiện và hoạt động có hiệu quả. Những chính sách hoặc quy định bất hợp lý mang tính hình thức hoặc được hình thành một cách độc đoán sẽ dẫn đến sự rối loạn trong tổ chức, làm mất niềm tin, tạo ra sự chống đối và khả năng thực thi thấp. Vì vậy lãnh đạo văn phòng cần phải lựa chọn phương thức, đề ra những quy chế cho phù hợp. 5. Yếu tố môi trường làm việc: Môi trường làm việc là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến người lao động, đến việc thực hiện các chức năng nhiệm vụ của văn phòng, cũng như mọi hoạt động chung của doanh nghiệp tổ chức. Yếu tố vật chất của văn phòng góp phần tạo nên môi trường làm việc của nhân viên, có tác động rất lớn đến hoạt động công vụ của văn phòng. Văn phòng có điều kiện vật chất tốt làm cho nhân viên vui vẻ, hài lòng, giúo tạo dựng động cơ thúc đẩy công việc, nhiệt tình trong công việc, các điều kiện này cũng giúp giảm bớt sự mệt mỏi, căng thẳng về cả tinh thần lẫn thể chất, giúp cải thiện năng suất chất lượng công việc, hạn chế sự mệt mỏi, sai sót trong quá trình thực hiện công việc. 6. Yếu tố khoa học công nghệ: Ngày nay, do sự phát triển không ngừng của khoa học kỹ thuật ngày càng nhiều các cơ quan, đơn vị ứng dụng khoa học công nghệ vào hoạt động văn phòng mà chủ yếu là lĩnh vực công nghệ thông tin. Nếu như các công việc văn phòng chỉ được thực hiện theo phương pháp thủ công, đơn giản thì hiệu quả hoạt động văn phòng sẽ không cao, tiến độ thực hiện công việc sẽ chậm, kém chính xác. Chính vì vậy mà yếu tố công nghệ thông tin cho hoạt động văn phòng có ý nghĩa rất lớn ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động văn phòng, điều này cần được các cơ quan, đơn vị xem xét và áp dụng kịp thời. Tóm lại: Dưới sự tác động của các yếu tố trên đều có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng. Vì vậy công tác điều hành, tổ chức, quản lý, đưa ra các quyết định, chính sách phù hợp có khả năng thực thi cao sẽ là nhân tố tích cực nâng cao hiệu quả hoạt động của vănphòng nói riêng và của toàn cơ quan nói chung. 1.2. Hiệu quả hoạt động của văn phòng 1.2.1. Khái niệm quản trị văn phòng Để hiểu được khái niệm quản trị văn phòng trước nhất ta làm rõ khái niệm quản trị. Có một số khái niệm về quản trị như sau: - Quản trị là quá trình hoàn thành công việc thông qua người khác. - Quản trị là quá trình hoạch định, tổ chức, bố trí nhân sự, kiểm soát công việc để đạt được mục tiêu đã đề ra của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. - Quản trị là sự phối hợp tất cả các tài nguyên của một tổ chức thông qua tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra nhằm đạt được mục tiêu của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đề ra. - Quản trị là một nghệ thuật hoàn thành mục tiêu đã đặt ra thông qua con người. Tóm lại, quản trị là quá trình điều hành, phối hợp các yếu tố có trong tổ chức để thực hiện chức năng, nhiệm vụ ._.cụ thể được giao nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức. Để thực hiện tốt vai trò của mình văn phòng không chỉ được thừa nhận tồn tại chính thức trong mỗi cơ quan tổ chức mà cần được quản trị một cách khoa học để duy trì và phát triển văn phòng theo yêu cầu của nhà quản trị. Theo ThS. Trần Thị Ngà- 2007: Quản trị văn phòng là quá trình tác động có tổ chức, có định hướng của chủ thể đến các đối tượng trong văn phòng nhằm đạt mục tiêu đã đặt ra. 1.2.2. Tiêu chí để đánh giá hiệu quả văn phòng Văn phòng là bộ phận rất quan trọng trong mỗi cơ quan, tổ chức. Văn phòng được tổ chức một cách khoa học có ý nghĩa rất lớn đối với hoạt động của cơ quan, có tác dụng thúc đẩy hoạt động văn phòng đem lại hiệu quả cao hơn. Để đánh giá được hiệu quả hoạt động văn phòng ta có thể dựa vào một vài tiêu chí sau: Tính thời hạn: Tính thời hạn đảm bảo cho mọi công việc trong văn phòng được thực hiện kịp thời, đúng tiến độ, mọi hoạt động tham mưu, giúp việc cũng như đôn đốc, kiểm tra được thực hiện đồng đều, phối hợp chặt chẽ với các phòng ban, đơn vị, giúp cho các quyết định, chỉ thị của lãnh đạo ban hành đúng thời điểm, bởi hoạt động của văn phòng là hoạt động tham mưu, trợ giúp cho lãnh đạo, cho mọi hoạt động chung của công ty nên văn phòng chậm trễ thì các phòng ban, đơn vị khác cũng chậm trễ theo. Như vậy đảm bảo được các điều kiện đó thì hoạt động văn phòng sẽ diễn ra suôn sẻ, thuận lợi, không chồng chéo. Tính hiệu quả: Bất kỳ một hoạt động, công việc nào khi đi vào thực hiện đều cần phải đạt được hiệu quả. Đối với văn phòng đây là tiêu chuẩn rất cần thiết. Để đảm bảo được tính hiệu quả cho công việc, đáp ứng được mục tiêu đề ra văn phòng cần phải làm tốt công tác lập chương trình kế hoạch cho khoa học, thường xuyên theo dõi kiểm tra, giám sát quá trình thực hiện các công ciệc để có những điều chỉnh cho hợp lý. Tính hiệu lực: Tính hiệu lực thể hiện ở chỗ các cơ quan, tổ chức đó có ban hành được các quy định, quy chế đối với hoạt động chung của toàn cơ quan cũng như đối với bộ phận văn phòng hay không và những quy chế, quy định ban hành ra có nhận được sự đồng thuận của nhân viên và chấp hành, nghiêm chỉnh hay không, nét văn hoá nơi công sở và lối sống của nhân viên có lành mạnh, tạo được diện mạo tốt đẹp về cơ quan mình hay không. Tất cả làm nên tính hiệu lực trong hoạt động văn phòng cũng như của công ty. 1.2.3. Nguyên tắc quản trị văn phòng Thuật ngữ nguyên tắc được hiểu đó là những tiêu chuẩn, hành vi mà mọi tổ chức và cá nhân phải tuân theo. Các nguyên tắc được xây dựng trên cơ sở từ thực tiễn hoạt động do vậy các nguyên tắc không phải là bất biến. Khi điều kiện khách quan thay đổi các nguyên tắc cũng thay đổi theo. Để hoạt động văn phòng đạt được hiệu quả thì các nhà quản trị văn phòng đòi hỏi phải có trình độ chuyên môn nghiệp vụ hành chính cao vì người quản trị văn phòng giữ vai trò quan trọng trong cơ quan, tổ chức, tạo động lực thúc đẩy lĩnh vực mình phụ trách nên đòi hỏi nhà quản trị văn phòng phải có trình độ chuyên môn nghiệp vụ hành chính cao. Trình độ của người quản lý tỷ lệ thuận với phạm vi quản lý và trình độ tiên tiến của các biện pháp quản lý, có nghĩa là người quản lý giỏi, nghiệp vụ hành chính cao càng rộng thì phạm vi và cấp bậc cho phép sẽ càng lớn. Do vậy người quản lý phải là người đầu tiên thực hiện nghiêm chỉnh các nguyên tắc quản trị của văn phòng. Hoạt động văn phòng cần phải đảm bảo theo đúng các nguyên tắc sau: ( Theo PGS- TS. Đồng Thị Thanh Phương, ThS. Nguyễn Thị Ngọc An – 2008) 1.Nguyên tắc pháp chế : Pháp chế được hiểu là việc thực hiện các quy định, quy chế, nội quy văn phòng ban hành buộc mọi người trong cơ quan phải thực hiện theo đúng, đầy đủ, nghiêm chỉnh và chính xác. Khi các quyết định, quy chế, nội quy về hoạt động văn phòng được xây dựng và ban hành thì buộc các nhà quản trị văn phòng phải tiếp nhận, tuân theo các quy định, quy chế đó, đồng thời giáo dục, tuyên truyền cho mọi thành viên trong văn phòng phải thực hiện các quy định, quy chế đó một cách nghiêm chỉnh. Trong quá trình thực hiện các quy định, quy chế ai vi phạm sẽ chịu hình thức xử lý tuỳ thuộc theo mức độ vi phạm và quy định chung của cơ quan. 2. Nguyên tắc tập trung dân chủ : Nguyên tắc này đảm bảo cho việc thu hút CBCNV trong cơ quan cùng tham gia vào việc quản lý của cơ quan. Đối với hoạt động văn phòng nguyên tắc này nhằm phát huy năng lực, tinh thần trách nhiệm của toàn thể thành viên trong văn phòng tham gia vào mọi hoạt động văn phòng. Đây được xem là yếu tố rất quan trọng liên quan đến hiệu lực, hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng. 3. Nguyên tắc liên tục: Văn phòng cơ quan là nơi thực hiện các hành vi quản lý và đảm bảo phục vụ các dịch vụ hành chính, đáp ứng các nhu cầu của cơ quan. Do vậy dòng thông tin quản lý phải liên tục, thông suốt. Nguyên tắc này yêu cầu thể hiện trong thực tế qua việc văn phòng phải đảm bảo quy định về giờ làm việc hành chính, thực hiện chế độ thường trực giao tiếp, giải quyết công việc hàng ngày, chế độ phân công uỷ quyền trách nhiệm, các chế độ về báo cáo, thống kê, văn thư...không để xảy ra tình trạng gián đoạn hay ngừng trệ công việc ở văn phòng, ở giữa các bộ phận, đơn vị văn phòng với nhau. 4. Nguyên tắc quyền hạn gắn với trách nhiệm: Tổ chức, cơ quan nói chung và hoạt động văn phòng nói riêng là một tập hợp những người có mối quan hệ với nhau thông qua một hệ thống quyền hạn và trách nhiệm chung để đạt đến một mục tiêu chung. Bởi vậy quyền hạn và trách nhiệm là hai yếu tố phải được kết hợp với nhau mới tạo ra hiệu quả của một tổ chức, có nghĩa là có quyền hạn thì phải có trách nhiệm tương ứng với thẩm quyền được trao cho để xử lý công việc, phải làm hết quyền hạn được giao và phải chịu hậu quả pháp lý về những hành vi công việc của mình. Nguyên tắc này là con đường dẫn đến thành công của một cơ quan, tổ chức, do đó cần phải coi trọng thực hiện nguyên tắc này. Để đảm bảo cho các nguyên tắc trên thực tế được thực hiện nghiêm chỉnh, vai trò chỉ huy của người đứng đầu cơ quan, tổ chức là rất quan trọng. Người lãnh đạo phải kịp thời phát hiện những sai sót, trục trặc trong quá trình vận hành để điều chỉnh cho công việc của cơ quan luôn ổn định và phát triển đúng hướng. Tóm lại: Từ những cơ sở lý luận về văn phòng và quản trị văn phòng cho thấy vị trí đạc biệt quan trọng của văn phòng trong mỗi cơ quan, tổ chức. Vì thế việc không ngừng nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng trong mỗi tổ chức là việc làm hết sức cần thiết và quan trọng. Chương II: Thực tiễn hoạt động văn phòng tại Công ty Cổ phần than Vàng Danh- TKV 2.1. Giới thiệu khái quát về Công ty Cổ phần than Vàng Danh- TKV 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty - Tên công ty : Công ty cổ phần than vàng danh- TKV - Tên giao dịch quốc tế : Vinacomin -Vangdanh Coal Joint Stock Company - Tên vết tắt bằng tiếng Việt : TVD - Địa chỉ : 185 Nguyễn Văn Cừ, Vàng Danh, Uông Bí, Quảng Ninh - Điện thoại : 0333 853 104 - Fax : 0333 853 102 - Email : vangdanhcoal@vnn.vn - Số vốn điều lệ : 123.340.000.000 VND - Số cổ phần : 12.334.000 cổ phần Công ty Cổ phần than Vàng Danh- TKV tiền thân là Mỏ than Vàng Danh là một doanh nghiệp nhà nước có bề dày lịch sử từ những năm đầu thế kỷ XX. Ngày 6 tháng 6 năm 1964 Bộ công nghiệp nặng ra quyết định số 262/BCNNg-KB2 chính thức thành lập Mỏ than Vàng Danh. Từ đó đến nay Mỏ than Vàng Danh là một đơn vị thành viên của Tổng công ty than Việt Nam, có tư cách pháp nhân, hạch toán kinh tế độc lập trong Tổng công ty, có con dấu riêng, được mở tài khoản và quan hệ tín dụng với ngân hàng (Quyết định số 881/TVN-HĐQT ngày 27 tháng 5 năm 1996 của Tổng công ty than Việt Nam ). Ngày 17 tháng 9 năm 1996 Bộ công nghiệp ra quyết định số 2604/QĐ - TCCB thành lập doanh nghiệp Mỏ than Vàng danh - thành viên của Tổng công ty than Việt Nam - nay là Tập đoàn Công nghiệp Than - Khoáng sản Việt Nam. Ngày 16 tháng 10 năm 2001, Mỏ được đổi tên thành Công ty than Vàng Danh theo quyết định số 405/QĐ-HĐQT của Hội đồng Quản trị Tổng công ty than Việt Nam. Đến ngày 8 tháng 11 năm 2006 Chủ tịch Hội đồng quản trị Tập đoàn Công nghiệp Than -Khoáng sản Việt Nam đã ký ban hành quyết định số 2456/QĐ-HĐQT đổi tên Công ty than Vàng Danh thành Công ty than Vàng Danh-TKV, doanh nghiệp hạch toán độc lập của tập đoàn TKV. Nhằm thực hiện chính sách cổ phần hoá các doanh nghiệp nhà nước của Đảng, Nhà nước và tập đoàn TKV, ngay từ những tháng đầu năm 2007, Công ty đã tiến hành nhiều hoạt động chuẩn bị cho việc cổ phần hoá công ty.Ngày 03 tháng 04 năm 2007 Công ty Than Vàng Danh được cổ phần hoá theo Quyết định số 1119/QĐ-BCN của Bộ Công nghiệp, thời điểm xác định giá trị doanh nghiệp là ngày 01 tháng 07 năm 2007. Công ty Cổ phần Than Vàng Danh-TKV từ khi thành lập (06/06/1964) đến nay đã khai thác được gần 20 triệu tấn than, tăng trưởng kinh tế bình quân là 9,9%/năm, riêng từ năm 1990 đến nay đạt 11%/năm. Công ty đã được Nhà nước tặng thưởng nhiều Huân chương lao động cho tập thể và các cá nhân. Đặc biệt, năm 1996 Công ty nhận giải thưởng Sao vàng ( GOLD STAR) về chất lượng sản phẩm của Tổ chức thương mại quốc tế -BID tại Madrit-Tây Ban Nha. Năm 1999 Công ty được Nhà nước tặng thưởng Huân chương lao động hạng Ba cho tập thể CBCNV Công ty cổ phần than Vàng Danh trong lúc bối cảnh ngành than Việt Nam đang gặp rất nhiều khó khăn về tiêu thụ. Năm 2003, ghi nhận nỗ lực phấn đấu và thành tích mà cán bộ, công nhân viên công ty đã đạt được, Chủ tịch nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam ra quyết định phong tặng danh hiệu Anh hùng Lao động thời kỳ đổi mới cho Công ty than Vàng Danh. Trong quá trình sản xuất kinh doanh, Công ty luôn chú trọng việc bảo toàn và phát triển nguồn vốn kinh doanh, hoàn thành và hoàn thành vượt mức chỉ tiêu kế hoạch mà tập đoàn đề ra, đóng góp đầy đủ những khoản nộp ngân sách Nhà nước, thường xuyên đảm bảo đủ việc làm và nâng cao đời sống cho CBCNV. Công ty cổ phần than Vàng Danh -TKV không ngừng phát triển cả về số lượng và chất lượng sản phẩm. Quy mô sản xuất được mở rộng, công nghệ khai thác được áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật trong nước và của nước ngoài, trình độ đội ngũ cán bộ quản lý, trình độ tay nghề công nhân ngày càng được nâng cao. Nhiều năm gần đây, các chỉ tiêu kinh tế - xã hội đều đạt khá với xu hướng năm sau cao hơn năm trước. Được sự quan tâm chỉ đạo trực tiếp của Công ty than Uông Bí và Tập đoàn CN than-khoáng sản Việt Nam, cùng với sự giúp đỡ, tạo điều kiện của địa phương, các cấp, các ngành, các cơ quan, doanh nghịêp, CBCNVC Công ty cổ phần than Vàng Danh-TKV đã phát huy truyền thống “Kỷ luật-Đồng tâm” của thợ mỏ, luôn luôn tin tưởng vào sự nghgiệp đổi mới, phát huy truyền thống lao động cần cù và sáng tạo, phát huy nội lực, từng bước tháo gỡ khó khăn, không ngừng đổi mới cách nghĩ, cách làm, đổi mới cách tổ chức thực hiện, đặc biệt là đổi mới công tác quản lý, đưa Công ty hoà nhập vào sự phát triển chung của ngành than, của đất nước. Trải qua 45 năm hoạt động, Công ty đã đứng vững và từng bước khẳng định mình, chiếm một chỗ đứng quan trọng trên thị trường và ngày càng phát triển mạnh mẽ. 2.1.2. Đặc điểm sản xuất kinh doanh và quy trình công nghệ sản xuất kinh doanh than của Công ty a. Đặc điểm sản xuất kinh doanh: Công ty than Vàng Danh-TKV là một doanh nghiệp khai khoáng, sản phẩm chính là than, trong đó bao gồm các loại: Than cục, than cám và than bùn. - Than cục cỡ hạt từ 15mm á 150mm, được tiêu thụ trong nước dùng cho các ngành sản xuất như: đúc, luyện kim, cơ khí, sản xuất phân bón. Ngoài ra còn dùng để xuất khẩu cho các thị trường nước ngoài: Nhật Bản, Đài Loan, Hàn Quốc và một số nước Nam Phi. - Than cám 3 cỡ hạt từ 0mm á 15mm, cám 4, 5, 6 tiêu thụ cho nhà máy nhiệt điện Uông Bí, Phả Lại, Ninh Bình, các nhà máy xi măng và xuất khẩu sang các nước Pháp, Đức, ấn Độ. - Than bùn tiêu thụ phục vụ cho công tác dân sinh, sản xuất vật liệu xây dựng: Gốm, sứ ... Các loại than tiêu thụ nội địa và xuất khẩu đều được sản xuất theo tiêu chuẩn Việt nam (TCVN) và tiêu chuẩn ngành (TCN). Ngoài khai thác, chế biến và tiêu thụ than, Công ty còn kinh doanh các nghành nghề: Vận tải đường sắt, đường bộ, đường thuỷ; Xây lắp các công trình Mỏ, công nghiệp,dân dụng và giao thông; Sản xuất vật liệu xây dựng, quản lý và khai thác cảng Điền Công; Kinh doanh xuất nhập khẩu vật tư, thiết bị và hàng hoá; Kinh doanh dịch vụ ăn uống và khách sạn; Kinh doanh các ngành nghề khác phù hợp với quy định của pháp luật. Trong bài khoá luận này do thời gian và kiến thức có hạn nên em chỉ đi sâu nghiên cứu vào quy trình sản xuất - chế biến - tiêu thụ than. b. Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất than của Công ty: Công ty Cổ phần than Vàng Danh- TKV là một công ty khai thác than hầm lò lớn nhất Tập đoàn CN than-khoáng sản Việt Nam, với dây chuyền khép kín, đồng bộ kéo dài trên 20km. Công nghệ khai thác cơ bản theo thiết kế của Liên xô (cũ) và Ba lan. Hiện nay các thiết bị khai thác của Công ty chủ yếu của Ba lan và Trung quốc. Công ty luôn chấp hành nghiêm chỉnh quy trình quy phạm kỹ thuật về an toàn trong khai thác và không ngừng cải tiến và đổi mới công nghệ sản xuất. Năm 2007, Công ty đã tiến hành thay đổi kỹ thuật chống lò từ cột thuỷ lực đơn sang giá thuỷ lực ở những chỗ có thể chống bằng giá thuỷ lực. Đưa vào sử dụng một số thiết bị mới như: máy Combai đào lò, xe khoan Tamrok, giàn chống tự hành, máy khấu đồng bộ, giàn chống thuỷ lực KDT, hệ thống tuyển cấp 2. Công nghệ khai thác và sản xuất than của Công ty cổ phần than Vàng Danh- TKV bao gồm các công đoạn được thể hiện qua sơ đồ sau: Biểu 01: Sơ đồ quy trình công nghệ khai thác và sản xuất than của Công ty Cổ phần Than Vàng Danh-TKV Đào lò kiến thiết cơ bản và đào lò chuẩn bị sản xuất Sản phẩm nhập kho và mang đi tiêu thụ Sàng, tuyển, chế biến than Tổ chức khai thác than nguyên khai Vận tải than trong hầm lò Nội dung cơ bản của các công đoạn trong quy trình công nghệ sản xuất than được mô tả như sau: * Công nghệ đào lò cơ bản và đào lò chuẩn bị sản xuất Sau khi đã thăm dò địa chất, xác định được vị trí của tầng than, các phân xưởng K bắt đầu nổ mìn bóc lớp đất đá bên ngoài chân vỉa, dùng vỉ chống bằng thép Propin 27 và các tấm bê tông để chèn hông lò và đào đường lò chính chuẩn bị cho các phân xưởng khai thác thực hiện quá trình khai thác than. * Công nghệ khai thác than nguyên khai. Khi đã có đường lò chuẩn bị, các phân xưởng khai thác sử dụng công nghệ thủ công bán cơ giới, chủ yếu bằng phương pháp khoan, nổ mìn để tách than ra khỏi lớp khoáng sàng. Than sau công nghệ này được gọi là than nguyên khai. Dòng than này được thông qua hệ thống máng trượt nằm trong lò chợ (lò đang khai thác) tự trượt xuống hệ thống máng cào vận tải tại chân lò và đổ vào bun ke chứa. * Công nghệ vận tải than trong hầm lò. Từ bun ke chứa, than được thông qua hệ thống máng rót đổ vào các va gông và được tàu điện kéo trên tuyến đường sắt đổ vào quang lật của nhà máy tuyển. * Công nghệ sàng tuyển, chế biến than. Tại nhà máy tuyển, than được chạy trên dây chuyền công nghệ sàng tuyển. Tuỳ theo yêu cầu phẩm cấp, chủng loại than theo nhu cầu của thị trường mà tại đây than được sàng tuyển ra làm nhiều loại. Than thành phẩm được đưa vào bun ke chứa của nhà máy và được rót xuống va gông, được đầu tầu kéo trên hệ thống đường sắt đưa ra cảng Điền Công để tiêu thụ, một số sản phẩm được tập trung vào kho chứa qua hệ thống vận tải bằng ô tô, máy xúc. 2.1.3. Cơ cấu tổ chức của Công ty Với mô hình trực tuyến - chức năng, cơ cấu tổ chức của công ty năm 2008 được thể hiện ở sơ đồ sau: Biểu 02: Đại hội đồng cổ đông Hội đồng quản trị Giám đốc Ban kiểm soát PGĐ Sản xuất PGĐ Đầu tư PGĐ Cơ điện -vận tải PGĐ Đời sống Phòng kỹ thuật khai thác Phòng trắc địa- địa chất Phòng cơ điện- vận tải Phòng vận tải Phòng ĐT-XD-MT Phòng an toàn Phòng điều độ sản xuất Phòng tiêu thụ- KCS Phòng cơ tuyển Phòng thông gió Mỏ Phòng tổ chức lao động Văn phòng thi đua Phòng kế hoạch Phòng TK-KT-TC Phòng thanh tra pháp chế và kiểm toán nội bộ Phòng bảo vệ-quân sự Phòng quản trị Phòng vật tư Kế toán trưởng PGĐ Kỹ thuật Phòng y tế Ngành phục vụ - Các phân xưởng sản xuất (24): khối khai thác và đào lò - Các phân xưởng sản xuất (12): các đơn vị dây chuyền, mặt bằng Sơ đồ tổ chức của Công ty cổ phần Than Vàng Danh-TKV năm 2008 Nguồn: Phòng tổ chức- lao động Ghi chú: Chỉ đạo trực tuyến : - Chỉ đạo trực tiếp : Chỉ đạo gián tiếp : Năm 2008, bộ máy tổ chức quản lý của Công ty bao gồm: 1. Giám đốc: 2. Phó giám đốc: 5 người - Phó giám đốc kỹ thuật - Phó giám đốc sản xuất - Phó giấm đốc đầu tư - Phó giám đốc cơ điện vận tải - Phó giám đốc đời sống 3. Kế toán trưởng: 4. Các phòng ban phân xưởng của Công ty gồm: - 17 phòng kỹ thuật, nghiệp vụ - 3 đơn vị phục vụ - 36 phân xưởng sản xuất Mỗi phòng ban, phân xưởng của Công ty Cổ phần than Vàng Danh - TKV đều có chức năng, nhiệm vụ cụ thể được Giám đốc Công ty giao để thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Công ty. Chức năng, nhiệm vụ cơ bản của các bộ phận : * Đại hội đồng Cổ đông: Là cơ quan có thẩm quyền cao nhất của Công ty, có quyền quyết định những vấn đề thuộc nhiệm vụ và quyền hạn được Luật pháp và điều lệ Công ty quy định. - Thông qua định hướng phát triển của Công ty. - Quyết định các loại cổ phần và tổng số cổ phần từng loại được quyền chào bán và quyết định mức cổ tức hàng năm. - Bầu hoặc bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị, thành viên ban kiểm soát. - Quyết định đầu tư hoặc bán số tài sản có giá trị hoặc lớn hơn 50% tổng giá trị tài sản ghi trong báo cáo tài chính gần nhất. - Thông qua báo cáo tài chính hàng năm. - Xem xét và xử lý những vi phạm của Hội đồng quản trị và ban kiểm soát. - Quyết định tổ chức lại hoặc giải thể Công ty. * Hội đồng quản trị: Là cơ quan quản trị của Công ty, có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định các vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi Công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng Cổ đông. Hội đồng quản trị thường xuyên giám sát hoạt động sản xuất kinh doanh, hoạt động kiểm soát nội bộ và hoạt động quản lý rủi ro của Công ty. Có quyền quyết định chiến lược phát triển của Công ty, kiến nghị việc tổ chức lại hoặc giải thể Công ty. * Ban kiểm soát: Là cơ quan kiểm tra hoạt động tài chính của Công ty, giám sát việc chấp hành chế độ hạch toán, hoạt động của hệ thống kiểm tra và kiểm toán nội bộ của Công ty. Ban kiểm soát kiểm định báo cáo tài chính hàng năm, kiểm tra từng vấn đề cụ thể liên quan đến hoạt động tài chính khi xét thấy cần thiết hoặc theo quyết định của đại hội đồng Cổ đông hoặc theo yêu cầu của Cổ đông lớn. Ban kiểm soát báo cáo Đại hội đồng Cổ đông về tính chính xác, trung thực và hợp pháp của chứng từ, sổ sách kế toán, báo cáo tài chính và hoạt động của hệ thống kiểm tra kiểm soát nội bộ. * Giám đốc:. Giám đốc do hội đồng quản trị Tập đoàn CN than-khoáng sản Việt Nam bổ nhiệm, là người quản lý điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh hàng ngày của Công ty,chịu trách nhiệm trước Nhà nước, pháp luật, trước Tập đoàn CN than-khoáng sản Việt nam và cán bộ công nhân viên của công ty về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. * 5 Phó giám đốc: Do Hội đồng quản trị Tập đoàn CN than-khoáng sản Việt Nam bổ nhiệm, các Phó Giám đốc được Giám đốc phân công hoặc ủy quyền phụ trách các lĩnh vực như: Đầu tư phát triển, điều độ sản xuất, kinh tế đời sống ... Phó Giám đốc sản xuất: - Chỉ đạo, xây dựng và tổ chức thực hiện tốt kế hoạch tháng, quý, năm cả về số lượng và chất lượng an toàn. - Điều động lao động ở các phân xưởng để thực hiện các mục tiêu kế hoạch. Phó giám đốc kỹ thuật : - Chỉ đạo các phương án kỹ thuật, xây dựng kế hoạch dài hạn, kế hoạch hàng năm trình tập thể lãnh đạo Công ty. - Chỉ đạo việc xây dựng, sửa đổi theo dõi kết quả thực hiện định mức kinh tế kỹ thuật, công tác kỹ thuật, bảo hộ lao động. - Là chủ tịch hội đồng khoa học kỹ thuật và phụ trách các phòng kỹ thuật, khai thác, KCS, trắc địa, địa chất, an toàn, và đầu tư xây dựng, có quyền thay Giám đốc hay Phó Giám đốc sản xuất khi các đồng chí này đi vắng. Phó Giám đốc cơ điện vận tải: + Có nhiệm vụ tham mưu cho Giám đốc trong công tác cơ điện và vận tải. + Trực tiếp chỉ đạo phòng cơ điện và phòng vận tải Phó giám đốc phụ trách đầu tư: - Chỉ đạo phòng Vật tư, Kế hoạch, phòng tiêu thụ, ban kiểm toán Phó Giám đốc phụ trách đời sống: - Phụ trách các vấn đề về văn hoá, đời sống công nhân viên, giúp giám đốc trực tiếp kiểm tra việc phân phối tiền lương, tiền thưởng, cùng với kế toán trưởng quản lý quỹ lương, tổ chức việc trả lương đến người lao động, chỉ đạo phòng quản trị, ngành phục vụ ăn uống. * 1 kế toán trưởng: Do Hội đồng quản trị Tập đoàn CN than-khoáng sản Việt Nam bổ nhiệm, quyền hạn và trách nhiệm của kế toán trưởng là giúp giám đốc quản lý, chỉ đạo và thực hiện công tác kiểm toán, thống kê tài chính của công ty. * Phòng điều độ sản xuất: Tham mưu giúp Giám đốc Công ty điều hành trực tiếp các phân xưởng đào lò, khai thác, vận tải, sàng tuyển, chế biến than đảm bảo cho sản xuất được nhịp nhàng, đúng tiến độ. * Phòng kỹ thuật khai thác: Tham mưu giúp Giám đốc Công ty về việc thiết kế các đường lò xây dựng (kỹ thuật) cơ bản, lò chợ, lập hộ chiếu khai thác, lập biện pháp thi công, giám sát thi công và nghiệm thu. * Phòng an toàn: Tham mưu giúp Giám đốc Công ty hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện các quy trình quy phạm về công tác an toàn lao động trong công ty. * Phòng cơ điện- vận tải: Tham mưu giúp Giám đốc Công ty, có nhiệm vụ thiết kế quản lý kỹ thuật điện hầm lò, điện mặt bằng, các loại thiết bị động lực. * Phòng vận tải: Tham mưu giúp Giám đốc Công ty và có nhiệm vụ thiết kế chỉ đạo, giám sát việc sửa chữa máy móc thiết bị, phương tiện vận tải đường bộ, đường sắt, đường thuỷ. * Phòng vật tư: Tham mưu giúp Giám đốc Công ty thực hiện việc cung ứng nguyên vật liệu, quản lý kho thiết bị, xăng dầu ... lập kế hoạch dự trữ nguyên vật liệu cho sản xuất. * Phòng Trắc địa - địa chất: Tham mưu giúp Giám đốc và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về toàn bộ công tác trắc địa, địa chất, ranh giới Mỏ của Công ty. * Phòng Đầu tư - Xây dựng - Môi trường: Tham mưu giúp giám đốc về công tác xây dựng cơ bản cho toàn doanh nghiệp như đầu tư, xây dựng mới, nâng cấp công trình, dự toán công trình, tổ chức nghiệm thu công trình, trợ giúp cho giám đốc về công tác cơ điện, vận tải, kiểm tra việc thực hiện quy trình, quy phạm kỹ thuật với các đơn vị sản xuất, xây dựng mức năng suất thiết bị. * Phòng tiêu thụ- KCS: Tham mưu giúp Giám đốc Công ty,chịu trách nhiệm theo dõi, quản lý chất lượng sản phẩm than, có nhiệm vụ nhận chỉ tiêu tiêu thụ từ Tổng công ty giao từ đó thực hiện công tác tiêu thụ than theo chỉ tiêu và giám sát quá trình xuất than cho mọi khách hàng. * Phòng cơ tuyển: Tham mưu giúp Giám đốc trong lĩnh vực quản lý công tác công nghệ tuyển than. * Phòng Thông gió Mỏ: Tham mưu, giúp việc cho Giám đốc trong lĩnh vực quản lý kiểm soát công tác thông gió, khí Mỏ. * Phòng tổ chức lao động: Tham mưu giúp Giám đốc Công ty về quản lý nhân lực, có nhiệm vụ tuyển dụng, bố trí sử dụng lao động hợp lý. Tổ chức đào tạo, thăng tiến kỷ luật, định mức lao động tiền lương, nghiệm thu sản phẩm và thanh toán lương cho cán bộ công nhân viên của công ty. * Phòng kế hoạch: Tham mưu giúp Giám đốc Công ty và có nhiệm vụ lập kế hoạch sản xuất và sản phẩm cho tháng, quý, năm và kế hoạch tác nghiệp cung ứng đầu vào, đầu ra ... * Phòng thống kê, kế toán, tài chính: Tham mưu giúp Giám đốc Công ty tập hợp xử lý các số liệu thống kê phản ánh kết quả quá trình sản xuất kinh doanh theo từng thời kỳ. Giúp giám đốc quản lý tài chính - tổ chức công tác hạch toán kế toán, hạch toán thống kê theo quy định hiện hành. * Phòng thanh tra pháp chế và kiểm toán nội bộ: Tham mưu, giúp việc cho Giám đốc trong lĩnh vực quản lý, thanh tra kiểm toán báo cáo, kiểm soát các thủ tục, chứng từ kế toán, tài chính. * Phòng bảo vệ quân sự: Tham mưu giúp Giám đốc Công ty tổ chức lực lượng bảo vệ tuần tra canh gác trên các vị trí sản xuất của công ty. Tổ chức thanh kiểm tra các vụ việc xảy ra trong nội bộ công ty. Tổ chức huấn luyện dân quân tự vệ sẵn sàng chiến đấu và sẵn sàng đáp ứng về con người cho mặt trận. * Văn phòng thi đua: Tham mưu giúp Giám đốc Công ty phục vụ công tác văn phòng,công tác quản lý hành chính nhà nước, quản lý văn thư,điều động xe, tổ chức các hội nghị, tiếp khách đến công ty làm việc, tổng kết các phong trào thi đua khen thưởng trong toàn công ty.. * Ngành phục vụ: Chăm lo phục vụ đời sống cho cán bộ công nhân viên của công ty, tổ chức phục vụ ăn cơm công nghiệp cho cán bộ công nhân viên có nhu cầu. Ngoài ra còn tổ chức các dịch vụ kinh doanh đúng pháp luật, phục vụ cho khách tới làm việc tại Công ty và các cuộc họp đại hội công nhân viên chức. * Phòng quản trị: Quản lý thiết bị văn phòng, hệ thống điện nước dân dụng phục vụ điện nước nội bộ Công ty, quản lý vệ sinh các khu tập thể và khu làm việc, phục vụ tắm, giặt, sấy quần áo cho CBCNV. * Phòng y tế: Lập kế hoạch khám sức khoẻ định kỳ cho CBCNV hàng năm, mở sổ sách theo dõi cấp phát thuốc, quản lý hồ sơ theo dõi sức khoẻ CBCNV, khám cấp cứu sơ bộ bệnh nhân và giới thiệu bệnh nhân tới bệnh viện theo tuyến. * Các bộ phận sản xuất (các phân xưởng). Tổ chức sản xuất ở Công ty cổ phần than Vàng Danh- TKV được áp dụng theo hình thức tổ chức sản xuất liên tục theo quy trình công nghệ. Với hình thức này, Công ty tổ chức hình thành dây chuyền sản xuất khép kín từ khâu đào lò xây dựng cơ bản cho đến khâu vận chuyển đi tiêu thụ. Các bộ phận sản xuất (các phân xưởng) tham gia vào quá trình sản xuất - tiêu thụ than đảm nhận một công nghệ riêng. Hiện nay, công ty có 4 khối sản xuất, đó là: + Khối phân xưởng đào lò: Gồm các phân xưởng Đ1, K1, K2, K3, K4, K5, K6, K7, K8, K9, K10, K11 đóng vai trò là bộ phận sản xuất chính có nhiệm vụ đào lò kỹ thuật cơ bản, lò chuẩn bị (còn gọi là lò cái) theo đúng thiết kế và biện pháp thi công để bàn giao lại cho các phân xưởng khai thác. + Khối phân xưởng khai thác: Gồm các phân xưởng: KT1, KT2, KT3, KT4, KT5, KT6, KT7, KT8, KT9, KT10, KT11, KT12, Lộ thiên là bộ phận sản xuất chính, các phân xưởng này trực tiếp nhận lò chuẩn bị từ các phân xưởng K để thực hiện tiến độ sản xuất khai thác than ( khấu than) theo đúng quy trình công nghệ. + Khối các phân xưởng phụ vụ sản xuất. Là các phân xưởng: Điện, Cơ điện lò, Thông gió, Gia công vật liệu- xây dựng các phân xưởng này có nhiệm vụ sản xuất ra các vật liệu phục vụ cho khối sản xuất chính như: gỗ tà vẹt, tấm bê tông chèn hông lò, các ốc vít gông lò ... và phục vụ cho quá trình sản xuất chính. + Khối các phân xưởng vận tải, sàng tuyển, tiêu thụ. Gồm các phân xưởng: phân xưởng Vận tải lò, Vận tải giếng, Tuyển than, Vận chuyển, Đầu máy cầu đường, Cảng, Ôtô, Chế biến than. Các phân xưởng này thực hiện những công việc phục vụ cho quá trình vận chuyển, chế biến và tiêu thụ than. 2.1.4. Một số nét về nhân sự của Công ty cổ phần than Vàng Danh- TKV Tính đến tháng 01 năm 2009, lực lượng lao động của Công ty có 5.706 người, trong đó có 721 nữ. Kết cấu lao động của Công ty như sau: - Đại học : 389 người chiếm 6,28% - Cao đẳng : 561 người chiếm 9,83% - Trung cấp : 249 người chiếm 4,36% - Công nhân kỹ thuật : 4.358 người chiếm 76,38% - Lao động phổ thông : 149 người chiếm 2,61% Để thực hiện có hiệu quả lực lượng lao động, Công ty đã thường xuyên rà soát, sắp xếp lại lao động một cách khoa học nhằm tăng cường lao động cho khu vực sản xuất chính, giảm lao động ở khâu phục vụ và phụ trợ. Công tác đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ tay nghề cho CBCNV luôn đươc quan tâm. Từ năm 2003 đến năm 2008 Công ty đã gửi đi đào tạo trung cấp 36 người, cao đẳng và đại học 69 người, sau đại học 3 người. Các lớp bổ túc chuyên đề, bổ túc nâng bậc được tổ chức hàng năm cho hơn 7.237 lượt người. Công tác tuyển dụng lao động cũng được quan tâm hơn về chất lượng nhằm từng bước xây dựng đội ngũ công nhân ngày càng vững mạnh, đáp ứng với nhu cầu sản xuất của Công ty và sự nghiệp công nghiệp hoá - hiện đại hoá đất nước. 2.1.5. Kết quả hoạt động của Công ty các năm 2007-2008 Công ty Cổ phần than Vàng Danh- TKV là một trong số những đơn vị đứng đầu Tập đoàn Công nghiệp than- khoáng sản Việt Nam về sản lượng khai thác than hầm lò, về đổi mới công nghệ và tốc độ tăng trưởng. Sản phẩm đặc trưng của công ty là than hầm lò, khai thác tại mỏ than Vàng Danh. Trong những năm qua sản lượng khai thác than và doanh thu về than của công ty tăng đáng kể, cụ thể như sau: Biểu 03 : Bảng thống kê sản lượng than và doanh thu của Công ty các năm 2007-2008 Chỉ tiêu Đơn vị Năm 2007 Năm 2008 Than nguyên khai Tấn 3.042.532 2.919.487 Than sạch Tấn 2.561.421 2.466.407 Mét đào lò mới m 41.041,6 38.185,5 Bốc đất lộ vỉa m 2.704.197 3.668.420 Tiêu thụ than Tấn 2.629.302 2.467.000 Tổng doanh thu Tr.đồng 1.295.748 1.635.379 Lương bình quân Đồng/người/tháng 5.210.000 5.800.000 Lợi nhuận Tr.đồng 36.398,33 76.973,9 Nộp ngân sách NN Tr.đồng 59.117,70 80.286,0 Nguồn: Phòng TK- TK-TC Trong 2 năm gần đây Công ty luôn đổi mới công nghệ sản xuất, không ngừng phấn đấu, nêu cao tinh thần lao đông hăng say nhằm đạt mục tiêu sản lượng năm sau cao hơn năm trước và làm ăn có lãi. Công ty đã đạt được thành tích đáng kể, cụ thể: + Năm 2007 Than nguyên khai thực hiện: 3.042.532 tấn/ 2.750.000 tấn KH = 110 %. Doanh thu đạt: 1.295.748 Trđ. Lợi nhuận: 36.398 Trđ. Nộp ngân sách Nhà nước: 59.117,7Trđ. + Năm 2008 Than nguyên khai thực hiện: 2.919.487 tấn/ 2.900.000 tấn KH = 101%. Doanh thu đạt: 1.635.379 Trđ. Lợi nhuận: 76.973,9 Trđ. Nộp ngân sách Nhà nước: 80.286 Trđ. Từ những thành tựu trên ta thấy Công ty vẫn đang hoạt động có hiệu quả, công ty cần phát huy các mặt tích cực, phát huy các nhân tố làm tăng doanh thu, lợi nhuận, và hạn chế các mặt tiêu cực, giảm chi phí. 2.1.6. Những thuận lợi và khó khăn chủ yếu của Công ty 2.1.6.1. Thuận lợi Bước vào thực hiện kế hoạch, mục tiêu cho năm 2009 Công ty Cổ phần than Vàng Danh-TKV đang có nhiều thuận lợi, tạo điều kiện cho tập thể cán bộ, công nhân viên của công ty hoàn thành nhiệm vụ mà Tập đoàn giao phó cũng như thực hiện tốt những mục tiêu mà ban Giám đốc Công ty đã đề ra. Đó là: - Đà thắng lợi trong sản xuất k._.p lãnh đạo nắm bắt được tình hình thực tế của công ty, đồng thời khiến cho công nhân viên nhận xét được thái độ, phương thức làm việc của mình ảnh hưởng đến hiệu quả lao động và chất lượng sản phẩm của Công ty để họ ý thức hơn nữa vai trò của mình với sự hoạt động, phát triển của công ty nói chung và hoạt động của văn phòng nói riêng. - Về mặt kinh tế, nếu các cuộc họp được tổ chức tốt sẽ thu được nhiều thông tin bổ ích, tạo được sự phối kết hợp giữa các tổ chức, cá nhân trong và ngoài cơ quan, thu được chất lượng và hiệu quả cao trong công việc trong khi đó việc tốn kém chi phí lại không nhiều. Trong công ty, hàng tháng, quý, năm thường tổ chức các hội nghị sơ kết, tổng kết nhằm đánh giá những kết quả thực hiện và những khó khăn tồn tại để cùng họp bàn đưa ra những giải pháp khắc phục. * Quy trình tổ chức hội nghị: a. Lập kế hoạch hội nghị Căn cứ vào chương trình kế hoạch công tác năm, quý, tháng của công ty mà văn phòng xây dựng kế hoạch hội nghị cho từng tháng, quý, năm. Khi lập kế hoach hội ngị phải làm rõ các vấn đề sau: Tên hội nghị, mục đích, yêu cầu, nội dung hội nghị. Phạm vi hội nghị, địa điểm tổ chức, thời gian tiến hành, các công việc cần chuẩn bị cho hội nghị. Kinh phí, phân công các bộ phận chuyên trách chịu trách nhiệm từng phần. b.Chuẩn bị hội nghị Đây là khâu đầu tiên nhưng có vai trò quan trọng tạo tiền đề cho sự thành công của hội nghị. Nếu công tác chuẩn bị được chi tiết, chu đáo thì công việc tổ chức hội nghị được diễn ra suôn sẻ, hiệu quả. Vì vậy, người chuẩn bị hội nghị phải có tầm nhìn, phải nắm chắc được vấn đề,phải có đầu óc tổ chức, biết phối hợp các lực lượng, phải có vốn sống thực tế phong phú để sao cho các nội dung hoạt động trong hội nghị được nhịp nhàng hấp dẫn, đảm bảo cho hội nghị đạt hiệu quả. Mặt khác phải có sự phân công người chịu trách nhiệm cho từng phần việc, chuẩn bị các tài liệu, giấy tờ cần thiết, các báo cáo, bài phát biểu của lãnh đạo..., chuẩn bị các loại máy móc thiết bị hỗ trợ, phục vụ cho công tác tổ chức hội nghị, dự toán kinh phí cho hội nghị sao cho phù hợp, tiết kiệm, kiểm tra xem xét toàn bộ công tác chuẩn bị cho thật hoàn chỉnh. c. Tổ chức điều hành hội nghị Khi tổ chức hội nghị, bộ phận văn phòng sẽ chịu trách nhiệm tổ chức đón tiếp khách, sẵp xếp chỗ ngồi, dẫn khách vào chỗ ngồi tại hội nghị, phân phối tài liệu...công việc này đòi hỏi nhân viên văn phòng phải có kỹ năng nhất định. Tiến hành hội nghị thường do Chánh hoặc Phó văn phòng đảm nhiệm. Trong thời gian diễn ra hội nghị văn phòng sẽ phân công người chuyên lo các mặt như điện, nước, giảo lao, phục vụ những yêu cầu đột xuất..., phân công người kiểm tra tránh để xảy ra sai sót. Khi hội nghị kết thúc, các mệnh lệnh, thông báo, kết luận, nghị quyết của hội nghị sẽ được văn phòng triển khai dưới dạng văn bản đến các phòng ban, đơn vị liên quan. Khi lãnh đạo có yêu cầu sẽ thảo thư trao đổi, công văn hành chính và các giấy tờ cần thiết khác. Bên cạnh đó văn thư sẽ tiến hành lập hồ sơ hội nghị, ngoài ra khi hội nghị kết thúc, văn phòng sẽ tiến hành thanh toán các khoản chi phí cho hội nghị như khách sạn, nhà hàng, các trang thiết bị thuê để phục vụ hội nghị. Các cuộc họp, hội nghị của công ty được diễn ra định kỳ hàng tháng thì Giám đốc gửi thông báo đến văn phòng và yêu cầu văn phòng lập kế hoạch chi tiết để trình Giám đốc duyệt nội dung. Kinh phí tổ chức các cuộc họp, hội nghị được quy định trong quy chế tổ chức các sự kiện công ty để tránh lãng phí, lạm dụng quỹ công. Kết quả đạt được: trong công tác tổ chức cuộc họp, hội nghị văn phòng công ty đã thực hiện đúng và đủ chức năng, quyền hạn mình phụ trách, đảm bảo công tác tổ chức được diễn ra một cách suôn sẻ, đạt hiệu quả. - Công tác tổ chức luôn chu đáo, gây ấn tượng tốt cho các đại biểu tham dự hội nghị. Công ty đã tổ chức được phòng họp riêng với đầy đủ các trang thiết bị. - Bản kế hoach hội nghị được lập rất khoa học, bao gồm đầy đủ các thông tin cần thiết tạo thuận lợi cho lãnh đạo công ty và các phòng ban làm căn cớ thực hiện. - CBCNV trong công ty hiểu rõ tầm quan trọng và ý nghĩa của mỗi cuộc họp nên đã tham gia rất nhiệt tình, đây cúng là yếu tố dẫn đến thành công cho mỗi cuộc họp. Song bên cạnh đó công tác tổ chức hội nghị của công ty vấn tồn tại thiếu sót. Khả năng tổ chức hội họp của văn phòng nhiều khi còn lúng túng trong khâu chỉ đạo, lên kế hoạch cho cuội họp, cung cấp các điều kiện đôi khi còn lãng phí. Chương III : Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Công ty Cổ phần than Vàng Danh - TKV 3.1. Định hướng chung Trong giai đoạn hiện nay khi các mô hình quản lý doanh nghiệp mới đang thay thế dần các mô hình quản lý doanh nghiệp cũ, xoá bỏ bao cấp, cổ phần hoá các doanh nghiệp để có thể tự mình lựa chọn hướng phát triển cũng như phương thức quản lý mới cho riêng doanh nghiệp mình. Khi tham gia ngày càng sâu vào quá trình hội nhập kinh tế thế giới, chúng ta mới thấy rõ hơn tính cấp bách của việc đổi mới hoạt động quản lý đặc biệt là hoạt động văn phòng. Xu hướng chung hiện nay đó là hiện đại hoá công tác quản lý trong doanh nghiệp đồng thời với việc nâng cao hiệu quả quản lý trong văn phòng, cải tiến, nâng cấp cơ sở vật chất cho hoạt động của văn phòng, đề cao vị trí của văn phòng trong mọi hoạt động của doanh nghiệp; phát triển con người trong tổ chức, đào tạo họ thành những người có kiến thức chuyên môn nghiệp vụ, cung cấp cho họ những điều kiện vật chất tốt nhất, tạo một môi trường làm việc lành mạnh để thực thi công việc, đồng thời nâng cao tinh thần học hỏi, sáng tạo, khả năng cạnh tranh và trách nhiệm với công việc được giao. Theo xu hướng đó, định hướng chung để phát triển văn phòng hiện nay được cụ thể như sau: 1. Hoàn thiện mô hình tổ chức văn phòng: Theo định hướng chung của chương trình cải cách hành chính nhà nước cuat Chính phủ trong những năm tới là xây dựng mô hình tổ chức bộ máy văn phòng theo hướng gọn nhẹ, chức năng, nhiệm vụ được xác định một cách cụ thể, rõ ràng. - Cán bộ công chức văn phòng được đào tạo thông thạo về chuyên môn nghiệp vụ, có kiến thức và kinh nghiệm quản lý hành chính nhà nước. Tăng cường số lượng cán bộ công chức làm tốt công tác nghiên cứu tổng hợp, tăng cường nhân viên kỹ thuật hành chính, giảm thiểu nhân viên phục vụ đơn giản. - Mô hình văn phòng được xây dựng sao cho phù hợp với xu thế, với tình hình phát triển, lĩnh vực kinh doanh của mỗi doanh nghiệp để có thể khai thác tối đa các nguồn lực sẵn có trong doanh nghiệp mình. - Hoàn thiện mô hình tổ chức văn phòng đồng thời xây dựng một nét văn hoá nơi công sở trang trọng, lịch sự, nâng cao tinh thần tập thể, đoàn kết giúp đỡ nhau trong công việc để đạt được mục tiêu chung của công ty mình. 2. Đổi mới phương thức điều hành và tổ chức công việc trong cơ quan: Để công việc trong công ty được giải quyết nhanh chóng, chính xác, hiệu quả thì các công việc cần được chuyên môn hoá trong phạm vi chức năng, quyền hạn của mình. Xây dựng các chương trình làm việc một cách cụ thể hơn, khao học hơn, tổ chức theo dõi việc thực hiện các công việc một cách sát sao hơn. Đây chính là vấn đề cốt lõi mà văn phòng phải nắm vững, bám chắc nội dung từ khi bắt đầu thực hiện đến khi khắc phục để giúp cho lãnh đạo cơ quan bám chắc trọng tâm, trọng điểm. Để tránh bị động trong hoạt động thì lãnh đạo văn phòng phối hợp với các nhân viên thường xuyên kiểm tra, rà soát, điều chỉnh để kịp thời báo cáo lãnh đạo, giúp lãnh đạo chủ động nắm rõ tình hình thực tế, có những phân tích, đánh giá, quyết định kịp thời. Tổ chức hội họp một cách khoa học, có hiệu quả bởi thành công của một cuộc họp phụ thuộc rất nhiều vào khâu chuẩn bị mà khâu chuẩn bị này là do bộ phận văn phòng đảm nhiệm. Xây dựng quy chế, quy trình chuẩn cho công tác quản lý cơ quan công sở. Một cơ quan, một công sở hoạt động tốt, công việc được vận hành đều đặn, năng suất được tăng cao thì các hoạt động của cơ quan phải tuân theo những quy chế, quy trình nhất định, tiến tới mọi hoạt động của cơ quan đều được quy chế hoá. 3. Đơn giản hoá thủ tục hành chính: Hiện nay nhà nước đã không ngừng cải tiến, đổi mới công tác, thủ tục hành chính trên mọi lĩnh vực. Yếu tố này vừa đảm bảo quy chế chặt chẽ, vừa đảm bảo dân chủ dân quyền và quyền lợi của mọi cán bộ công chức, không gây phiền hà, quan liêu, cửa quyền, trì trệ. Chính vì thế hiện nay nhiều doanh nghiệp đã và đang cải cách, đổi mới, đơn giản hoá mọi thủ tục hành chính nhưnh vẫn đảm bảo thực hiện theo đúng pháp luật nhà nước và nội quy, quy chế của công ty. 4. Phát triển năng lực nội bộ: Nguồn năng lực nội bộ của các doanh nghiệp là nguồn lực sẵn có vô cùng quý giá, tận dụng được tốt nguồn lực này doanh nghiệp sẽ có nhiều thuận lợi để phát triển. Do vậy cần biết khai thác, sử dụng và không ngừng phát triển năng lực nội bộ. 5. Tăng cường trang thiết bị làm việc : Trang thiết bị hiện đại. điều kiện làm việc tốt sẽ tạo ra môi trường làm việc văn minh, khoa học, giảm lao động thủ công, tăng năng suất và chất lượng công việc, đồng thời nâng cao được sức khoẻ của cán bộ công chức làm việc ổn định, lâu dài, yêu nghề. 6. ứng dụng công nghệ thông tin: ứng dụng công nghệ thông tin đặc biệt là các phầm mềm quản lý vào công tác văn phòng đang trở thành xu thế chung của thời đại, được ứng dụng triệt để nhằm đem lại những lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp mình. Trong các hoạt động của cơ quan nên ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại để cung cấp, xử lý thông tin một cách nhanh chóng, chính xác giúp cho công tác chỉ đạo, điều hành một cách thống nhất, kịp thời, có hiệu quả và giảm bớt giấy tờ hành chính. 3.2. Các giải pháp cụ thể 3.2.1. Giải pháp về nhân sự Con người là yếu tố quan trọng hàng đầu trong mỗi doanh nghiệp, tổ chức. Vì thế hoàn thiện bộ máy quản lý cũng đồng thời với việc hoàn thiện người quản lý, người lãnh đạo và các cán bộ nhân viên văn phòng. Với vai trò quan trọng như vậy mỗi doanh nghiệp, tổ chức cần phải có những giải pháp thiết thực nhằm hoàn thiện và nâng cao vai trò, trình độ của đội ngũ nhân sự cũng như nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng nói chung. Đối với người quản lý, lãnh đạo: Nhìn chung trong quá trình điều hành bộ máy văn phòng trong công ty, Chánh và phó văn phòng luôn tỏ ra là nhà lãnh đạo gương mẫu trong mọi công việc, có năng lực quản lý, điều hành, vì vậy luôn được giám đốc và các phòng ban tin tưởng, tín nhiệm, trở thành cánh tay phải đắc lực cho giám đốc trong mọi hoạt động. Tuy nhiên để bắt kịp với xu thế hiện nay, sự phát triển nhanh và mạnh của khoa học kỹ thuật, đồng thời cùng với việc áp dụng những thành tựu đó vào công tác quản lý điều hành bộ phận văn phòng đòi hỏi lãnh đạo cần phải được cung cấp, bổ sung những kiến thức chuyên môn cao hơn để có thể giúp giám đốc giải quyết các công việc chuyên môn một cách nhanh chóng, hiệu quả. Cần tổ chức các buổi thảo luận về tâm lý trong quản lý, điều hành cho lãnh đạo văn phòng bổ sung thêm kiến thức tâm lý, nâng cao kỹ năng, nghệ thuật quản lý, từ đó nhận thấy được yếu tố tâm lý ảnh hưởng như thế nào đến hiệu quả điều hành và kết quả công việc. Cần tổ chức các buổi giao lưu, trao đổi kinh nghiệm giữa lãnh đạo và nhân viên để tăng thêm tinh thần đoàn kết, học hỏi, giúp đỡ nhau trong công việc. Đối với nhân viên: Thường xuyên tổ chức các lớp tập huấn ngắn hạn, dài hạn, huấn luyện chuyên sâu cho CBCNV về công tác văn phòng, tổ chức, tạo điều kiện cho CBCNV tham gia học hỏi, trao đổi kinh nghiệm, giao lưu với các đơn vị bạn nhằm hoàn thiện văn phòng cả về vật chất và con người. Tổ chức chương trình phổ biến kiến thức, nâng cao khả năng tin học cho mọi người, khuyến khích nhân viên học hỏi, nâng cao trình độ ngoại ngữ để kịp thời hoà nhập với xu thế hiện nay là mở cửa hội nhập, mở rộng quan hệ hợp tác với các đối tác nước ngoài. Thường xuyên tổ chức các chuyến đi thăm quan, du lịch cho CBCNV cả trong nước và nước ngoài, giúp nhân viên giảm căng thẳng trong công việc, tăng tình đoàn kết, hiểu thêm về đồng nghiệp và tạo cơ hội cho họ học hỏi kinh nghiệm của nhau. Hiện nay số lượng nhân viên trong văn phòng còn ít mà khối lượng công việc thì nhiều, một người phải kiêm nhiệm nhiều việc nên việc giải quyết các công việc chưa được kịp thời gây ảnh hưởng đến hoạt động chung của toàn công ty. Do vậy công ty cần có các chương trình tuyển dụng nhân sự cho hợp lý, kịp thời, lấp được các chỗ hổng tại các vị trí làm việc tạo ra một dây truyền công việc khép kín, đồng bộ, nâng cao được hiệu quả hoạt động của văn phòng cũng như của toàn công ty. 3.2.2. Giải pháp về điều kiện vật chất của văn phòng Các điều kiện vật chất là nhân tố quyết định đến sự thành công trong công việc văn phòng, các điều kiện vật chất được đảm bảo đầy đủ, hiện đại sẽ tạo một môi trường làm việc hăng say, nhiệt tình đối với nhân viên. Văn phòng cần đảm bảo các điều kiện vật chất như: Cách bố trí sắp xếp văn phòng: Văn phòng là bộ mặt của công ty, là hình mẫu trong việc sắp xếp bố trí phòng làm việc để mọi phòng ban đơn vị trong công ty cũng như các đơn vị bạn nhìn vào học tập. Do vậy hoàn thiện công tác bố trí phòng làm việc là một việc làm cần thiết. - Hiện nay việc bố trí phòng làm việc văn phòng công ty còn nhiều bất cập và nó có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả công việc của nhân viên. Phòng của Chánh văn phòng được tách bạch riêng trên tầng 2 như vậy gây khó khăn cho việc kiểm tra, giám sát quá trình thực hiện công việc của nhân viên, do vậy cần bố trí lại cho đồng bộ. Mặt khác cần mở rộng thêm không gian, diện tích của các phòng, phòng chật hẹp, thiết bị chuyên dụng nhiều thiếu đi sự gọn nhẹ, thoáng mát gây mệt mỏi dẫn đến khả năng và công suất làm việc giảm sút. - Hiện nay, xu hướng của các doanh nghiệp, tổ chức là bố trí văn phòng theo kiểu sơ đồ mở, có vách ngăn thấp, kiểu bố trí này sẽ tận dụng được tốt hơn mặt bằng sẵn có của công ty, dễ kiểm soát đối với hoạt động của nhân viên. Văn phòng công ty cũng nên đổi mới theo phương thức này. - Màu sắc và ánh sáng trong phòng cúng ảnh hưởng đến tâm lý làm việc của nhân viên. Văn phòng công ty đã chưa chú ý đến vấn đề này, ánh sáng trong phòng còn tối, sơn màu vàng sẽ làm ấm căn phòng nhưng dễ gây sự mệt mỏi.Vì vậy cần phải có sự kết hợp giữa ánh sáng tự nhiên và ánh sáng nhân tạo để tạo ra môi trường làm việc mới năng động. Trang thiết bị làm việc: Trang thiết bị làm việc có ảnh hưởng lớn đến hiệu quả công việc do vậy cần phải có các giải pháp cải tiến theo hướng hiện đại, nâng cấp các trang thiết bị làm việc trong văn phòng. Các thiết bị ngày một hiện đại, đa chức năng hơn là những trợ thủ đắc lực cho việc tối ưu hoá những hoạt động của con người trên mọi lĩnh vực. - Hiện nay các thiết bị làm việc trong văn phòng đã được trang bị đầy đủ, các bộ phận đều được trang bị máy vi tính, máy in, điện thoại, tủ đựng hồ sơ tài liệu và các thiết bị chuyên dùng khác song một số thiết bị đã cũ kỹ chưa được thay thế dẫn đến hỏng hóc thường xuyên gây ảnh hưởng đến quá trình thực hiện công việc của văn phòng, ảnh hưởng đến hoạt động chung của toàn công ty. Vì vậy văn phòng cần phải thay thế, nâng cấp các trang thiết bị, bổ sung, bố trí vào các vị trí hợp lý, thuận lợi cho các tác nghiệp hành chính. - Đầu tư thêm các thiết bị bảo quản tài liệu cho kho lưu trữ được tốt hơn, trang bị mua mới các thiết bị lưu trữ hồ sơ bằng các giá, tủ inox tránh tình trạng tủ sắt ảnh hưởng đến chất lượng bảo quản, giá bằng gỗ dễ bị mối mọt. Đảm bảo các điều kiện vật chất khác: Đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động một cách đầy đủ, dần từng bước hiện đại hoá các trang thiết bị, phương tiện hoạt động nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng, thuận lợi cho công tác chỉ huy, điều hành và giảm nhẹ sức lao động của con người. 3.2.3. Giải pháp về kỹ thuật đối với một số nghiệp vụ văn phòng cơ bản 3.2.3.1. Nghiệp vụ văn thư- lưu trữ * Nghiệp vụ văn thư Nhân viên văn thư cần không ngừng nâng cao kiến thức chuyên môn nghiệp vụ, nâng cao kiến thức về tin học văn phòng và ngoại ngữ, đồng thời phải không ngừng học hỏi, tích luỹ kinh nghiệm làm việc, tạo dựng được mối quan hệ tốt với đồng nghiệp. Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư là việc làm hết sức cần thiết, việc đăng ký, quản lý các văn bản đến và đi được thực hiện trên máy vi tính sẽ đảm bảo được thuận tiện, nhanh chóng và khoa học, hệ thông máy vi tính được nối mạng nội bộ thì sẽ giúp nhân viên văn thư tốn ít thời gian, công sức trong việc chuyển các văn bản đến các phòng ban, đơn vị. Công ty cần cập nhật kịp thời và ban hành các quy chế, quy định về nghiệp vụ văn thư- lưu trữ, soạn thảo văn bản mới nhất để mọi người thực hiện theo đúng quy định, đúng pháp luật. * Nghiệp vụ lưu trữ Đây là một nghiệp vụ chủ yếu của văn phòng, nó đóng vai trò quan trọng trong mỗi cơ quan, tổ chức. Với thực tế hiện nay, văn phòng công ty cần có những giải pháp thiết thực để hoàn thiện, nâng cao chất lượng, hiệu quả cho công tác này, cụ thể: - Hiện nay công ty đã có kho lưu trữ riêng song vẫn còn nghèo nàn về chủng loại tài liệu lưu trữ, tài liệu chưa tập trung do có hiện tượng một số tài liệu của phòng ban nào thì phòng ban đó lưu trữ, chưa được tập trung lưu trữ trong kho, điều này tạo ra sự chật chội, bừa bãi trong phòng làm việc. Hơn nữa, các tài liệu lưu trữ phân tán như vậy sẽ không được bảo quản theo đúng tiêu chuẩn kỹ thuật, dễ gây hư hại, mối mọt hoặc rách nát tài lệu. Mặt khác, khi ai đó có nhu cầu cần tra cứu tài liệu thì nhân viên lưu trữ lại mất thời gian tìm kiếm tài liệu đó ở các phòng ban, gây ảnh hưởng đến hiệu quả công việc. - Công ty chưa có phòng đọc riêng vì vậy nên tổ chức một phòng đọc ở ngay cạnh phòng lưu trữ để phục vụ những người có nhu cầu đọc tại chỗ, điều này sẽ giúp cho việc tra tìm tài liệu được nhanh chóng, đầy đủ và mất ít thời gian. Phòng đọc nên trang bị thêm các loại sách, báo, tạp chí, và các tài liệu tham khảo thêm. - Bên cạnh đó cần phải thực hiện nghiêm túc việc quản lý và bảo quản tài liệu. Ban hành các quy định mang tính bắt buộc đối với tất cả các phòng ban trong việc tự giác nộp tài liệu vào kho lưu trữ chung theo yêu cầu của văn phòng. Ngoài ra nhân viên lưu trữ cần phải thực hiện nghiêm túc quy chế về quản lý và bảo quản văn bản, đồng thời tăng cường kiểm tra chặt chẽ việc bảo quản tài liệu trong kho lưu trữ. 3.2.3.2. Nghiệp vụ tổ chức hội họp Khâu chuẩn bị tổ chức cuộc họp, hội nghị là khâu đặc biệt quan trọng, có ý nghĩa quyết định đến thành công của hội nghị. Thực tế cho thấy công tác tổ chức cuộc họp, hội nghị tại Công ty được bộ phận văn phòng chuẩn bị tương đối chu đáo, văn phòng nên chú trọng ở một só khâu như: - Cần mua sắm thêm một số trang thiết bị cho hội trường phòng họp như máy chiếu, máy ghi âm... đây là những thiết bị phục vụ đắc lực cho mỗi hội nghị tạo điều kiện cho mọi công việc diễn ra nhanh và tốt hơn, hiện nay văn phòng vẫn phải đi thuê các thiết bị này. - Sau mỗi cuộc họp, hội nghị cần tổ chức rút kinh nghiệm, những người có liên quan sẽ kiểm điểm từng khâu, từng việc, tìm ra những mặt thành công, những mặt còn hạn chế, sai sót để tìm ra nguyên nhân, rút kinh nghiệm cho các lần tổ chức sau. 3.2.3.3. Lập chương trình kế hoạch, chuyến đi công tác cho lãnh đạo Văn phòng cần nắm bắt được chính xác khối lượng công việc cụ thể mà công ty phải thực hiện trong từng thời kỳ, những công việc có thể phát sinh, trọng tâm công việc, mục tiên phấn đấu của công ty ...Các chương trình công tác cần phải được cụ thể, chi tiết đến từng phòng ban, cá nhân và phải được thực hiện đồng bộ. Bên cạnh đó văn phòng cần thường xuyên theo dõi, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện chương trình kế hoạch công tác đã được lập ra. Sau những khoảng thời gian nhất định ( hàng tháng, hàng quý) có công tác sơ kết, tổng kết đánh giá việc thực hiện để kịp thời điều chỉnh, bổ sung cho phù hợp với thực tế, từ đó các phòng ban, cá nhân sẽ nhận thấy những việc chưa làm được và có những phương hướng khắc phục kịp thời. Đối với các chuyến đi công tác của lãnh đạo văn phòng cần phải quan tâm hơn đến việc lập chương trình làm việc cho đoàn công tác tại nơi đến, trong chương trình cần liệt kê cụ thể, chi tiết những việc cần làm, ghi rõ thời gian, địa điểm, người thực hiện, những tài liệu, số liệu cần thu thập, xác định những nhiệm vụ chính. 3.3. Điều kiện để thực hiện giải pháp Các giải pháp trên đây thực hiện khả thi thì văn phòng cũng như Công ty đã tạo được một số điều kiện để thực hiện các giải pháp đó. Cụ thể như: Các giải pháp trước hết cần phù hợp với hoạt động của văn phòng, của Công ty, cần có lộ trình, có ưu tiên cụ thể, rõ ràng trong việc thực hiện các giải pháp, ví dụ như các giải pháp đầu tư vào con người trong tổ chức, giải pháp về các điều kiện vật chất giúp văn phòng thực thi tốt nhiệm vụ... cần được ưu tiên trước từ đó làm tiền đề cho các giải pháp về nghiệp vụ sau. Các giải pháp chỉ có thể khả thi nếu như được lãnh đạo Công ty, lãnh đạo Tập đoàn ủng hộ cũng như được sự đồng thuận của toàn công ty. Sự ủng hộ này có ý nghĩa rất lớn không những về vật chất mà còn về tinh thần. Nhận được sự ủng hộ khen ngợi của lãnh đạo cán bộ nhân viên văn phòng sẽ ra sức phấn đấu, áp dụng các giải pháp đó vào thực tiễn công việc làm cho các công việc được giải quyết nhanh chóng hơn, hơn nữa các giải pháp tốt, hay sẽ được ghi nhận, được phổ biến rộng khắp để các phòng ban, đơn vị khác học hỏi và được tài trợ, giúp đỡ về kinh phí và các điều kiện vật chất khác cho thực thi. Có sự đồng thuận cao trong nội bộ văn phòng cũng như toàn công ty, có được sự nhất trí, đồng lòng thì mọi việc sẽ được thực hiện nhanh chóng, suôn sẻ, tiết kiệm được thời gian mà hiệu quả lại cao. Cần áp dụng đồng bộ các giải pháp ở tất cả các bộ phận, các đơn vị các khâu nghiệp vụ để phối hợp cùng thực hiện một cách thống nhất áp dụng linh hoạt, có điều chỉnh các giải pháp, không chồng chéo, không cứng nhắc cũng như không lỏng lẻo, áp dụng đúng chỗ, đúng việc, phân tích được tình hình thực tế hoạt động của văn phòng và của từng đơn vị, đảm bảo quán triệt đúng đường lối của Đảng và Nhà nước, phù hợp với mục tiêu của tổ chức và theo kịp xu hướng chung của thời đại. Kết luận Một doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển bền vững, ngoài việc nâng cao chất lượng sản phẩm, hàng hoá, hạ giá thành sản phẩm, ổn định về kinh tế thì sợ ổn định, thống nhất trong quản lý cũng là một điều kiện không thể thiếu. Muốn vậy doanh nghiệp phải làm tốt công tác quản lý, trước tiên là công tác văn phòng. Văn phòng chính là bộ nhớ của các nhà lãnh đạo, là tai, là mắt của cơ quan, đơn vị bởi vậy văn phòng là bộ phận không thể thiếu được trong mỗi cơ quan, tổ chức. Trên cơ sở tìm hiểu, phân tích thực tiễn công tác văn phòng tại Công ty cổ phần than Vàng Danh- TKV, khoá luận đã đưa ra những đánh giá, nhận xét, những điểm mạnh, điểm yếu trong công tác văn phòng của công ty, từ đó đưa ra những đề xuất, giải pháp nhằm hoàn thiện hơn nữa hiệu quả hoạt động của văn phòng, nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty. Khóa luận đã chỉ ra rằng : - Công ty cổ phần than Vàng Danh- TKV đã đạt được nhiều thành tựu, trong đó có sự đóng góp lớn của Văn phòng. - Văn phòng Công ty đã thực hiện các hoạt động theo đúng chức năng, nhiệm vụ của mình như lý luận về văn phòng đã mô tả. - Các hoạt động văn phòng của Công ty hoạt động thực sự có hiệu quả, các nghiệp vụ đều tuân theo đúng quy định chung đã ban hành, trong đó tốt nhất là các nghiệp vụ văn thư- lưu trữ, hội họp, cung cấp điều kiện vật chất cho thực thi. - Đạt được các kết quả đó là nhờ sự đóng góp không nhỏ của tập thể CBCBN công ty đặc biệt là của nhân viên văn phòng nhiệt tình, có năng lực, tâm huyết với nghề, có cam kết trung thành với Công ty. Lãnh đạo văn phòng sát sao, gương mẫu, có trình độ, luôn tạo được bầu không khí làm việc thân thiện. Lãnh đạo Công ty cũng như Tập đoàn luôn quan tâm, hỗ trợ, tạo mọi điều kiện về vật chất cho thực thi. Tuy nhiên hoạt động văn phòng còn gặp phải một vài yếu điểm như khả năng cập nhật với công nghệ thông tin còn hạn chế, chưa được quan tâm kịp thời, chưa tổ chức được các buổi tham gia giao lưu, trao đổi kinh nghiệm giữa các nhân viên với nhau... Để khắc phục được những yếu điểm đó văn phòng cần phải có các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng một cách tốt hơn. Tài liệu tham khảo 1.Giáo trình Quản trị văn phòng- Mike Harvey. Nhà xuất bản thống kê Hà Nội ( 2001) 2. Giáo trình Thư ký lãnh đạo trong cơ quan, tổ chức – Học viện Hành chính Quốc Gia 3. Giáo trình Quản trị Hành chính Văn phòng- PGS- TS Đồng Thị Thanh Phương; ThS Nguyễn Thị Ngọc An- Nhà xuất bản Thống Kê (2008). 4. Bài giảng Tổ chức quản trị văn phòng cho lớp QT901P (2007) – Thạc sỹ Trần Thị Ngà- Giảng Viên học viện Hành chính Quốc Gia 5. Các bài khoá luận tốt nghiệp ngành Quản trị Du lịch- Văn phòng. Thư viện trường Đại học Dân lập Hải phòng. - Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác tổ chức quản trị văn phòng ở Công ty cổ phần thi công cơ giới và dịch vụ - Vũ Thị Thu Hiền QT 701P - Công ty cổ phần Lilama - 693 - Lê Thị Nhung QT 801P - Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Xí nghiệp dịch vụ và xây dựng Thủy sản Đồ Sơn - Nguyễn Thị Tú Nhi - QT 801P 6. Các tài liệu sổ sách của Công ty cổ phần than Vàng Danh- TKV - 45 năm truyền thống Công ty - Báo cáo tài chính của Công ty năm 2007- 2008 - Báo cáo thành tích tháng 01/2009 - Quy chế hoạt động của văn phòng Công ty - Quy định về quyền hạn và trách nhiệm của các nhân sự văn phòng 7. Các tài liệu tham khảo khác. Mục Lục Trang Lời mở đầu 1 1. Tính cấp thiết của đề tài 1 2. Mục đích,nhiệm vụ nghiên cứu đề tài 2 3. Phạm vi, đối tượng nghiên cứu 3 4. Phương pháp nghiên cứu 3 5. Bố cục của khoá luận 3 Chương I : Lý luận cơ bản về văn phòng và quản trị văn phòng 4 1.1. Lý luận chung về văn phòng và hoạt động văn phòng 4 1.1.1. Khái niệm văn phòng 4 1.1.2. Chức năng của văn phòng 5 1.1.3. Nội dung hoạt động văn phòng 6 1.1.4. Vai trò của văn phòng 11 1.1.5. Các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động văn phòng 12 1.2. Hiệu quả hoạt động của văn phòng và quản trị văn phòng 15 1.2.1. Khái niệm quản trị văn phòng 15 1.2.2. Tiêu chí để đánh giá hiệu quả văn phòng 16 1.2.3. Nguyên tắc quản trị văn phòng 17 Chương II : Thực tiễn hoạt động văn phòng tại Công ty Cổ phần than Vàng Danh- TKV 20 2.1. Giới thiệu khái quát về Công ty cổ phần than Vàng Danh- TKV 20 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty 20 2.1.2. Đặc điểm sản xuất kinh doanh và quy trình công nghệ sản xuất kinh doanh than của Công ty 22 2.1.3. Cơ cấu tổ chức của Công ty 25 2.1.4. Một số nét về nhân sự của Công ty 32 2.1.5. Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty( năm 2007-2008) 33 2.1.6. Những thuận lợi và khó khăn chủ yếu của Công ty 34 2.1.6.1. Thuận lợi 34 2.1.6.2. Khó khăn 35 2.2. Thực tiễn hoạt động văn phòng tại Công ty Cổ phần than Vàng Danh- TKV 36 2.2.1. Tổ chức bộ máy văn phòng Công ty 36 2.2.2. Điều kiện làm việc trong văn phòng 39 2.3. Các nghiệp vụ văn phòng chủ yếu tại Công ty 42 2.3.1. Nghiệp vụ thu thập, xử lý thông tin 42 2.3.2. Nghiệp vụ văn thư- lưu trữ 46 2.3.3. Nghiệp vụ lập chương trình kế hoạch, tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo Công ty 57 2.3.4. Nghiệp vụ lễ tân, tiếp khách 60 2.3.5. Cung cấp các điều kiện vật chất cho thực thi 61 2.3.6. Nghiệp vụ tổ chức hội họp 62 Chương III : Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Công ty Cổ phần than Vàng Danh- TKV 66 3.1. Định hướng chung 66 3.2. Các giải pháp cụ thể 68 3.2.1. Giải pháp về nhân sự 68 3.2.2. Giải pháp về điều kiện vật chất của văn phòng 70 3.2.3. Giải pháp về kỹ thuật đối với một số nghiệp vụ văn phòng cơ bản.. 71 3.2.3.1. Nghiệp vụ văn thư- lưu trữ 71 3.2.3.2. Nghiệp vụ tổ chức hội họp 72 3.2.3.3. Nghiệp vụ lập chương trình kế hoạch, chuyến đi công tác cho lãnh đạo 73 3.3. Điều kiện để thực hiện giải pháp 73 Kết luận 75 Tài liệu tham khảo Sơ đồ bảng biểu Biểu Biểu 01 Biểu 02 Biểu 03 Biểu 04 Biểu 05 Biểu 06 Biểu 07 Biểu 08 Biểu 09 Biểu 10 Nội dung Sơ đồ quy trình công nghệ khai thác và sản xuất than của Công ty Sơ đồ tổ chức của Công ty cổ phần than Vàng Danh- TKV Bảng thống kê sản lượng than và doanh thu của công ty các năm 2007- 2008 Sơ đồ bộ máy văn phòng tại Công ty cổ phần than Vàng Danh- TKV Bảng thông kê các thiết bị tài liệu trong văn phòng Sơ đồ quy trình cung cấp thông tin Mẫu sổ đăng ký văn bản đến Mẫu sổ đăng ký văn bản đến- mật Mẫu sổ chuyển giao văn bản Mẫu sổ đăng ký văn bản đi Trang 24 25 33 36 41 43 50 50 51 52 Lời cảm ơn Quá trình thực tập trước khi tốt nghiệp là một quá trình rất quan trọng đối với mỗi sinh viên. Trong thời gian này, sinh viên được trực tiếp đến các cơ sở sản xuất kinh doanh, tìm hiểu thực tế các công việc đã được nghiên cứu trên lý thuyết tại ghế nhà trường, từ đó đối chiếu giữa lý luận và thực tiễn, giúp sinh viên tích luỹ được kinh nghiệm cho công việc sau này. Trong 4 năm học tập tại ngôi trường Đại học Dân lập Hải Phòng em đã nhận được sự tận tình giảng dạy, chỉ bảo của các thầy cô giáo giúp em nắm bắt được những kiến thức chuyên môn cơ bản; sự quan tâm, tạo mọi điều kiện cơ sở vật chất của lãnh đạo nhà trường cho chúng em có một môi trường học tập tốt nhất, hiệu quả nhất. Trong thời gian thực tập và làm luận văn em đã được ban giám đốc cùng các cô chú trong văn phòng Công ty cổ phần than Vàng Danh- TKV tạo mọi điều kiện giúp đỡ, chỉ bảo giúp em học hỏi được nhiều điều bổ ích. Mặc dù bản thân đã nỗ lực cố gắng để hoàn thành bài khoá luận một cách tốt nhất song do khả năng và thời gian có hạn nên em không tránh khỏi những sai sót. Em mong nhận được những nhận xét, đánh giá, góp ý của các cô chú trong văn phòng công ty, các thầy cô giáo để em có điều kiện bổ sung, hoàn thiện khoá luận và nâng cao kiến thức của mình phục vụ tốt cho quá trình công tác thực tế sau này. Em xin chân thành cảm ơn ban giám đốc, các cô chú trong văn phòng Công ty cổ phần than Vàng Danh- TKV, cảm ơn ban lãnh đạo nhà trường cùng các thầy cô giáo trong bộ môn đã dìu dắt em trong suốt 4 năm qua và đặc biệt em xin cảm ơn cô giáo hướng dẫn- TS Trần Thị Thanh Thuỷ đã chỉ bảo, giúp đỡ và tạo điều kiện cho em hoàn thành bài luận văn này. Em xin chân thành cảm ơn! Hải Phòng, ngày 10 tháng 06 năm 2009 Sinh viên Lê Thịnh ._.