Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn thành phố Hải Phòng

ình một hướng đi đúng phù hợp với yêu cầu thực tế và thích nghi được với sự biến đổi của thị trường. Yêu cầu đó đặt ra cho mỗi doanh nghiệp phải tự hoàn thiện mình để đạt hiệu quả cao nhất đồng thời có thể làm chủ trong quá trình sản xuất kinh doanh của mình. Để làm được điều đó doanh nghiệp phải định hướng rõ mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp và phương hướng hành động của mình. Bên cạnh đó thì doanh nghiệp cũng phải xác định được những khó khăn, thách thức phải vượt qua trong quá trình thực hiện mục tiêu đã đề ra của mình. Nhưng quan trọng hơn cả là làm thế nào để mọi thành viên trong doanh nghiệp cùng đồng tâm, nhất trí, nỗ lực hết mình vì thành công chung của doanh nghiệp. Điều này trước hết phụ thuộc vào công tác quản lý mà hoạt động quản lý gắn liền với công tác văn phòng. Văn phòng là bộ phận rất quan trọng và không thể thiếu được trong các cơ quan nhà nước cũng như các tổ chức sản xuất kinh doanh. Văn phòng là trung tâm quản lý, điều hành của cơ quan thực hiện các công tác tham mưu, tổng hợp, hậu cần giúp cho hoạt động của toàn cơ quan được thông suốt đạt hiệu quả cao, là “tai”, là “mắt”, là “cánh tay nối dài” của lãnh đạo, là nơi tiếp nhận tất cả các mối quan hệ đối nội, đối ngoại thông qua hệ thống văn bản đến, văn bản đi. Tổ chức tốt công tác văn phòng sẽ giúp cho lãnh đạo quản lý điều hành có hiệu quả hoạt động của cơ quan. Công tác văn phòng còn là cơ sở đảm bảo cho việc giải quyết mọi công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, nâng cao năng suất, hiệu quả, thực hiện đúng đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước, đảm bảo giữ gìn bí mật nhà nước và cơ quan, giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu cần thiết có giá trị phục vụ cho việc tra cứu, giải quyết công việc trước mắt cũng như lâu dài. Trên thực tế có rất nhiều nghiên cứu, lý luận về văn phòng và các hoạt động Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 2 của văn phòng nhưng lại có rất ít những nghiên cứu về văn phòng của Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn. Đặc biệt là không có nghiên cứu nào nói về văn phòng của chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Thành phố Hải Phòng. Qua quá trình thực tập, đối chiếu lý luận với thực tiễn hoạt động văn phòng tại Ngân hàng em đã nhận thức được vai trò quan trọng của hoạt động văn phòng trong toàn bộ hoạt động của Ngân hàng, hoạt động văn phòng ở đây mặc dù đã có những cố gắng nhưng chưa được quan tâm đúng mức, dẫn đến việc giải quyết các công việc nhiều khi còn chậm trễ, cho nên vấn đề nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng là rất cần thiết. Vì vậy đã chọn đề tài cho khoá luận tốt nghiệp của mình là: “ Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh NHNo&PTNT Hải Phòng ”. 2. Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu đề tài : Đề tài khoá luận nhằm đạt được các mục đích sau: Khảo cứu lý luận về văn phòng, hoạt động văn phòng và quản trị văn phòng. Đánh giá thực tiễn các hoạt động văn phòng tại chi nhánh NHNo&PTNT Hải Phòng Đề xuất một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh NHNo&PTNT Hải Phòng. Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài : Khảo cứu lý luận về văn phòng, khái niệm, chức năng, nhiệm vụ, vai trò và các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động văn phòng, khái niệm quản trị văn phòng, các nguyên tắc quản trị và tiêu chí để đánh giá hiệu quả hoạt động văn phòng. Đánh giá hoạt động văn phòng, bao gồm : Phản ánh lịch sử hình thành và phát triển của chi nhánh NHNo&PTNT Hải Phòng Phân tích cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của Ngân hàng đặc biệt là của văn phòng Ngân hàng. Mô tả, đánh giá thực tiễn các hoạt động văn phòng tại Ngân hàng thấy được những ưu điểm, những hạn chế và nguyên nhân dẫn đến hạn chế đó. Đề xuất các giải pháp về nhân sự, các điều kiện vật chất của văn phòng, các Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 3 nghiệp vụ kỹ thuật đối với hoạt động văn phòng và các điều kiện để thực thi các giải pháp đó. 3. Phạm vi, đối tƣợng nghiên cứu : Đối tượng nghiên cứu của khoá luận là : Hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Thành phố Hải Phòng như : nghiệp vụ thu thập xử lý thông tin, nghiệp vụ văn thư, nghiệp vụ lập chương trình, kế hoạch… Mặc dù một số vấn đề khác liên quan như quản trị văn phòng cũng được đề cập đến để đối chiếu, nhưng khóa luận chủ yếu tập trung nghiên cứu sâu về hoạt động văn phòng ở Ngân hàng. Phạm vi thời gian nghiên cứu của khóa luận là : khoảng thời gian mà thông tin được sử dụng trong khóa luận là từ năm 2007- 2009. 4. Phƣơng pháp nghiên cứu : Khoá luận vận dụng phương pháp duy vật biện chứng và một số phương pháp nghiên cứu cụ thể như: - Phương pháp phân tích. - Phương pháp so sánh. - Phương pháp thống kê. - Phương pháp tổng hợp. 5. Kết cấu của khóa luận Ngoài phần Mở đầu, Kết luận và danh mục tài liệu, khóa luận được bố cục thành ba chương: Chương I: Cơ sở lý luận về văn phòng và hoạt động văn phòng Chương II: Thực tiễn hoạt động văn phòng tại Chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Thành phố Hải Phòng Chương III: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Thành phố Hải Phòng Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 4 CHƢƠNG I : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÕNG VÀ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG 1.1. Lý luận chung về văn phòng 1.1.1. Khái niệm văn phòng Nền kinh tế nước ta hiện nay đã và đang đứng trước muôn vàn cơ hội để hội nhập, phát triển cũng như phải đối mặt với rất nhiều khó khăn, thử thách để có thể tồn tại, phát triển đúng hướng trong nền kinh tế thị trường ngày càng đa dạng hoá, hiện đại hoá.Vì vậy, mỗi doanh nghiệp, tổ chức phải tìm cho mình một vị trí, một lợi thế vững vàng trên thương trường để có đủ sức cạnh tranh và có khả năng phát triển. Muốn làm được điều đó thì buộc các nhà quản lý phải thông minh, năng động, sáng tạo và nhạy bén nắm bắt các thông tin một cách nhanh chóng và chính xác. Hơn bao giờ hết, văn phòng cần khẳng định được vị trí quan trọng của mình trong việc hỗ trợ quá trình điều hành, ra quyết định của các nhà quản lý. Bất cứ một cơ quan, tổ chức hoặc doanh nghiệp nào, muốn duy trì hoạt động của mình đều phải thành lập văn phòng hoặc một bộ phận để thực hiện chức năng của văn phòng. Văn phòng được hiểu là bộ phận phụ trách công việc hành chính, giấy tờ của một cơ quan, bao gồm rất nhiều các công việc cụ thể như: tổ chức văn thư, đảm bảo thông tin liên lạc, đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện làm việc cho bộ máy lãnh đạo và quản lý… Đối với một cơ quan nhỏ, hoạt động văn phòng mang tính thuần nhất, đơn giản bộ phận văn phòng được tổ chức rất gọn nhẹ và ở đó cán bộ văn phòng phải kiêm nhiệm nhiều công việc. Ở cơ quan lớn thì thành lập văn phòng, cơ quan nhỏ có phòng hành chính hoặc ghép phòng hành chính với phòng tổ chức hoặc phòng tổ chức sản xuất kinh doanh. Ở đó chỉ cần một đến hai người đảm đương tất cả các công việc của văn phòng. Từ những điều trên đã cho thấy văn phòng được thành lập là xuất phát từ nhu cầu khách quan do công việc của tổ chức quy định. Nhưng tùy theo tính chất, Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 5 quy mô, trình độ, cơ chế hoạt động của tổ chức mà văn phòng được thành lập theo các hình thức khác nhau cho phù hợp. Do đó, trong chương này chúng ta sẽ tập trung tìm hiểu những cơ sở lý luận về văn phòng và hoạt động văn phòng. Trên thực tế có rất nhiều khái niệm về văn phòng, ở các góc độ tiếp cận khác nhau thì khái niệm về văn phòng cũng khác nhau. Nếu tiếp cận văn phòng theo phương diện tổ chức thì văn phòng là một đơn vị cấu thành tổ chức để thực hiện một phần chức năng nhiệm vụ của tổ chức. Khi tiếp cận văn phòng theo tiêu chi chức năng thì văn phòng là một thực thể tồn tại để thực hiện các chức năng tham mưu, tổng hợp, hậu cần cho cơ quan, tổ chức. Còn tiếp cận văn phòng theo tính chất hoạt động thì văn phòng là một thực thể tồn tại để thực hiện việc quản lý thông tin phục vụ cho công tác điều hành của nhà quản trị. Ngoài ra, nghiên cứu theo góc độ thực tế, văn phòng còn có thể hiểu là phòng làm việc của nhà lãnh đạo.Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan, của tổ chức, là địa điểm của mọi cán bộ, công chức hàng ngày đến đó để thực thi công việc.Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, của tổ chức. Hiểu theo nghĩa chung nhất: ( Hồ Ngọc Cẩn (2003 : tr.10) “Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, doanh nghiệp; là nơi thu thập và xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức”. 1.1.2. Chức năng của văn phòng Văn phòng có 2 nhóm chức năng chính sau : - Chức năng tham mưu tổng hợp : Nội dung của công tác tham mưu chỉ rõ hoạt động tham vấn của công tác văn phòng. Nội dung tổng hợp nghiêng nhiều về vấn đề thống kê, vấn đề xử lý thông tin dữ liệu nhằm phục vụ thiết thực cho hoạt động quản lý. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 6 Tham mưu là một hoạt động cần thiết cho công tác quản lý, là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những hoạt động tối ưu cho quá trình quản lý để đạt hiệu quả cao nhất. Nhà quản lý phải quán xuyến mọi đối tượng trong đơn vị kết nối được các hoạt động của họ một cách nhịp nhàng, khoa học. Để làm được điều đó người quản lý phải có kiến thức sâu rộng về mọi lĩnh vực, phải có mặt ở mọi lúc, mọi nơi, phải quyết định chính xác mọi vấn đề. Điều đó vượt quá khả năng thực hiện của người quản lý, do đó đòi hỏi phải có một lực lượng trợ giúp các nhà quản lý trước hết là công tác tham mưu tổng hợp. Công tác này thuộc về bộ phận văn phòng. Để có ý kiến tham mưu văn phòng phải tổng hợp các thông tin bên trong và bên ngoài doanh nghiệp từ đó phân tích, quản lý, sử dụng thông tin theo quy tắc, trình tự nhất định. Ngoài bộ phận tham mưu tại văn phòng còn có các bộ phận nghiệp vụ cụ thể tham mưu cho lãnh đạo từng vấn đề mang tính chuyên sâu như: công nghệ, tiếp thị, tài chính, kế toán... Để có được những thông tin chuyên sâu thì bộ phận tham mưu là đầu mối tiếp nhận các phương án tham mưu từ các phòng ban chuyên môn nghiệp vụ, tập hợp thành hệ thống thống nhất đề xuất với lãnh đạo những phương án hành động tổng hợp. Như vậy, văn phòng vừa là nơi thực hiện công tác tham mưu, vừa là nơi thu nhận, tiếp nhận, tổng hợp thông tin, ý kiến của các phòng ban khác cung cấp cho lãnh đạo. Văn phòng còn là bộ phận trực tiếp giúp cho việc điều hành, quản lý của lãnh đạo thông qua các nghiệp vụ như: xây dựng chương trình, kế hoạch công tác năm, quý, tháng, tuần cho lãnh đạo cơ quan; tổ chức triển khai việc thực hiện các kế hoạch đó. Đồng thời văn phòng cũng thực hiện các hoạt động lễ tân, tổ chức hội nghị, tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo, tư vấn cho lãnh đạo về công tác soạn thảo văn bản... - Chức năng hậu cần : Hoạt động của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào cũng không thể thiếu các điều kiện vật chất : Nhà cửa, phương tiện, thiết bị, công cụ tài chính... Các điều kiện, phương tiện đó phải được quản lý, sắp xếp, phân phối và không ngừng được bổ Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 7 sung để cung cấp kịp thời và đầy đủ cho mọi nhu cầu hoạt động của cơ quan đơn vị. Nội dung của công việc đó thuộc về chức năng hậu cần của văn phòng. Đó là hoạt động mang tính đặc thù của hoạt động văn phòng. Muốn hoạt động phải có những nguyên liệu, vật liệu, nguồn tài chính, phương tiện xong hiệu quả hoạt động lại tuỳ thuộc vào phương thức quản lý, tùy thuộc vào việc sử dụng các yếu tố đó như thế nào của mỗi văn phòng. Tóm lại, văn phòng là đầu mối giúp lãnh đạo thực các chức năng tham mưu, tổng hợp, hậu cần. Các chức năng này vừa độc lập, vừa bổ sung, hỗ trợ cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan và sự tồn tại của bộ phận văn phòng trong mỗi cơ quan, tổ chức. 1.1.3.Vai trò của văn phòng Văn phòng là cửa ngõ của cơ quan, tổ chức.Văn phòng có vai trò rất quan trọng trong hoạt động quản lý, điều hành của mỗi cơ quan, tổ chức. Theo ThS. Bùi Thị Thanh Nhàn( 2009) thì vai trò của văn phòng được thể hiện như sau : Văn phòng là trung tâm thực hiện quá trình quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức. Bởi vì các quyết định, chỉ thị của lãnh đạo cơ quan đều thông qua Văn phòng để chuyển giao đến các phòng ban, bộ phận khác. Đồng thời, văn phòng là bộ phận theo dõi, kiểm tra, đôn đốc, nhắc nhở việc thực hiện các quyết định và sự chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan nhằm đạt được mục tiêu chung của cơ quan, tổ chức. Văn phòng là nơi tiếp nhận tất cả các mối quan hệ, nhất là quan hệ đối ngoại giữa các tổ chức khác với cơ quan mình. Văn phòng được coi như cửa ngõ thông tin của cơ quan, tổ chức, bởi vì các thông tin đến và đi đều qua bộ phận văn phòng. Từ những nguồn thông tin tiếp nhận được, văn phòng sẽ phân loại thông tin theo những kênh thích hợp để chuyển phát hoặc lưu giữ. Đây là hoạt động vô cùng quan trọng, nó quyết định đến sự thành bại của mỗi cơ quan, tổ chức. Văn phòng là đầu mối giúp lãnh đạo thực các chức năng tham mưu, tổng hợp, hậu cần, các chức năng này vừa độc lập, vừa bổ sung, hỗ trợ cho nhau. Tất cả công việc của văn phòng phải làm là để đạt mục tiêu của nhà quản lý. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 8 Văn phòng là trung tâm khâu nối các hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan. Văn phòng là nơi cung cấp các dịch vụ tổng hợp cho các hoạt động cho tất cả các phòng ban, các đơn vị nói chung và các nhà lãnh đạo nói riêng. 1.2. Lý luận chung về hoạt động văn phòng 1.2.1. Nội dung hoạt động văn phòng Với mỗi chức năng riêng thì văn phòng có những mục tiêu cụ thể tương ứng, do vậy để thực hiện tốt được các chức năng nói trên văn phòng cần thực hiện các nội dung cơ bản sau : 1.2.1.1. Xây dựng và tổ chức chƣơng trình, kế hoạch công tác của cơ quan Khái niệm: Chương trình kế hoạch công tác là sự định hình, dự báo mục tiêu, định hướng và phương thức thực hiện các mục tiêu, định hướng đó của cơ quan, tổ chức trong một khoảng thời gian nào đó. Kế hoạch là sự sắp xếp, bố trí các công việc, các hoạt động, các giải pháp để sử dụng và phối hợp các nguồn lực theo thứ tự thời gian, nhằm thực hiện các chức năng, nhiệm vụ và đạt tới các mục tiêu nhất định của tổ chức. Chương trình là các định hướng, biện pháp lớn nhằm thực hiện một mục đích đã đề ra; là lịch trình làm việc thể hiện nội dung các công việc đặt ra trong một thời gian nhất định. Chương trình, kế hoạch công tác được thể hiện bằng những văn bản có tên loại tương ứng với tính chất của một văn bản, dự kiến các công việc doanh nghiệp phải làm trong một khoảng thời gian nhất định. Vai trò: Chương trình, kế hoạch công tác có vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động quản lý. Là phương tiện hoạt động quan trọng của cơ quan, tổ chức để đảm bảo cho những hoạt động được thực hiện liên tục, thống nhất đúng mục đích và yêu cầu đặt ra. Là cơ sở để chỉ đạo, điều hành công việc trong từng thời gian, vừa đảm bảo chủ động, quán xuyến toàn diện các mặt công tác, vừa thực hiện được công việc Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 9 trọng tâm, đúng tiến độ. Giúp cho hoạt động của từng cá nhân, của toàn cơ quan có mục tiêu, nhiệm vụ cụ thể, rõ ràng, luôn chủ động, không bị lôi cuốn vào công việc sự vụ, có thể ứng phó trước những sự kiện bất ngờ, những tình huống đột xuất. Bất kỳ doanh nghiệp nào cũng đều có mục tiêu, định hướng thông qua hoạt động chiến lược. Muốn thực hiện được điều này cần phải có chương trình, kế hoạch cụ thể cho từng bộ phận, phòng ban. Mỗi loại kế hoạch được giao cho bộ phận chuyên trách xây dựng và chỉ đạo thực hiện. Song muốn đạt được mục tiêu chung của doanh nghiệp thì các kế hoạch này phải được kết nối thành một hệ thống các kế hoạch hoàn chỉnh để các bộ phận khớp nối với nhau, hỗ trợ nhau cùng hoạt động. Kế hoạch tổng thể đó sẽ do văn phòng xây dựng, tổng hợp, theo dõi, đôn đốc các phòng ban, bộ phận cùng triển khai thực hiện theo mục tiêu của doanh nghiệp. Qua đó, các phòng ban sẽ được kết nối mật thiết, đồng bộ hơn trong công việc. Ngoài ra, căn cứ vào chiến lược phát triển, văn phòng trực tiếp xây dựng các chương trình, kế hoạch công tác cụ thể cho từng tuần, tháng, quý, năm cho cơ quan và lãnh đạo, giúp cho việc triển khai được khoa học, đạt hiệu quả cao. 1.2.1.2. Xây dựng quy chế Các quy chế làm việc trong cơ quan được xây dựng thông qua hệ thống văn phòng nhằm quy định cụ thể quyền và nghĩa vụ của cán bộ, công chức, quy định của mỗi bộ phận trong cơ quan, quy định các cách thức phối hợp để hoạt động có hiệu quả. Khi xây dựng quy chế làm việc cần chú ý có hai loại quy chế: Loại 1: Quy chế mang tính chất quy phạm chung được áp dụng trong toàn bộ cơ quan trong bộ máy nhà nước. Đó là những quy định nhằm giải quyết các nhiệm vụ như tuyển dụng, xếp ngạch lương, vấn đề đào tạo, xét tuyển. Loại 2: Quy chế nhằm đề ra những áp dụng đối với các đơn vị, phòng ban mang tính chất đặc thù. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 10 Ngoài ra, có quy chế làm việc cho toàn cơ quan, tổ chức và quy chế của từng đơn vị. Bên cạnh đó, các tổ chức còn ban hành các quy chế quy định về các lĩnh vực công tác quan trọng của cả cơ quan hoặc đơn vị. 1.2.1.3. Tổ chức hội họp. Khái niệm về hội họp: Hội họp là hoạt động phổ biến cả trong đời sống hàng ngày lẫn trong hoạt động quản lý. Nó phản ánh và đáp ứng những nhu cầu quan trọng trong đời sống cộng đồng: nhu cầu tập hợp, giao tiếp và quản lý. Nhìn chung, hội họp thường được hiểu là một hình thức tập hợp một số đông người ở một nơi để làm công việc chung, nhằm chia sẻ truyền đạt thông tin hoặc cùng bàn bạc đề ra giải pháp cho một số vấn đề nào đó. Mục tiêu của hội họp Việc tổ chức hội họp dù có khác nhau về mục đích cụ thể, quy mô cũng như tính phức tạp nhưng đều hướng tới mục tiêu chung như sau: Là một kênh giao tiếp chính thức trong cơ quan, đơn vị. Là một cơ hội để đánh giá nhân viên và phát hiện nhân tài. Để trao đổi thông tin, quan điểm nhằm đạt được sự nhất trí về quan điểm, nhận thức, làm cơ sở cho sự thống nhất trong hành động và tăng cường sự ủng hộ cũng như phối hợp. Để phát huy dân chủ nói chung và cụ thể là thực hiện các quy chế dân chủ và để phát huy trí tuệ tập thể. Ý nghĩa của hội họp Hội họp là một yếu tố quan trọng trong hoạt động của mỗi cơ quan, doanh nghiệp. Đây là phương pháp tốt nhất để lấy được ý kiến của nhiều người cùng một lúc, là cơ hội cho các thành viên thảo luận các vấn đề chung và cùng tham gia tiến trình ra quyết định. Các cuộc họp, hội nghị là hình thức phát huy nền dân chủ xã hội chủ nghĩa, để phát huy tính trí tuệ của tập thể. Đó là hình thức để tập thể lao động ra quyết định hoặc để bàn bạc công việc có liên quan đến đơn vị, để học tập, trao đổi thông tin… Chính vì nhiều mục đích như vậy nên người thủ trưởng phải Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 11 xem xét tính chất công việc để đưa ra nội dung của cuộc họp, thành phần cũng như thời gian của cuộc họp. Để các cuộc họp, hội nghị được tổ chức tốt đòi hỏi văn phòng phải xác định rõ ràng mục đích, thành phần, thời gian, chương trình nghị sự, tài liệu cho cuộc họp, chuẩn bị cơ sở vật chất cho cuộc họp. 1.2.1.4. Nghiệp vụ văn thƣ – lƣu trữ Đối với hoạt động văn phòng thì công tác văn thư – lưu trữ giữ vị trí rất quan trọng. Làm tốt nhiệm vụ này cũng chính là việc thực hiện các hoạt động văn phòng thông suốt và hiệu quả. a. Nghiệp vụ văn thư: Công tác văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ công tác quản lý bao gồm toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị. Công tác văn thư bao gồm những nội dung chính sau đây: Xây dựng và ban hành văn bản như: soạn thảo văn bản, đánh máy, ban hành văn bản. Khái niệm văn bản: Văn bản là phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ hay bằng mội loại ký hiệu nhất định nào đó. Trong hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức, văn bản là phương tiện thông tin cơ bản, là phương tiện quan trọng để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý, thể hiện ý chí, mệnh lệnh cuả chủ thể quản lý, là phương tiện để điều chỉnh các mối quan hệ quản lý. Vai trò của văn bản: Văn bản là phương tiện phổ biến truyền đạt thông tin và các quyết định quản lý, giúp cho việc giải quyết các công việc của công ty được nhanh chóng, chính xác, có chất lượng, đúng đường lối, chính sách. Là cơ sở pháp lý cho hoạt động của cơ quan, tổ chức. Lưu trữ những hồ sơ, tài liệu một cách đầy đủ, chính xác phục vụ cho công việc tra cứu, giải quyết các công việc trước mắt và lâu dài. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 12 - Quản lý và giải quyết văn bản bao gồm quản lý và giải quyết văn bản đến. Khái niệm: Mọi văn bản được gửi tới cơ quan mình đều được gọi chung là văn bản đến. Văn bản đến là phương tiện chứa thông tin từ nguồn bên ngoài, nội bộ Ngân hàng được chuyển đến bộ phận văn phòng với mục đích khác nhau. Văn bản đến cơ quan có thể là: công văn, quyết định, thông báo, thư, sách báo, tạp chí... Vì vậy, quá trình tổ chức quản lý văn bản đến được nhân viên văn thư đảm nhiệm và thực hiện theo những quy tắc chung nhất định. Vai trò: Đây là nguồn cung cấp thông tin chủ yếu của Ngân hàng, giúp các nhà lãnh đạo nắm được tình hình bên trong và bên ngoài doanh nghiệp, đồng thời nhận được các quyết định quản lý của cấp trên gửi xuống, những thông tin thị trường... có ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động kinh doanh của Ngân hàng. Từ đó, Ngân hàng có biện pháp, kế hoạch kinh doanh, xác định mục tiêu cụ thể và các bước tiến hành thực hiện một cách cụ thể nhất. Thiếu nguồn văn bản đến hoạt động của Ngân hàng có thể bị đình trệ, không nắm rõ được tình hình, lãnh đạo khó quản lý, theo sát được kế hoạch, mục tiêu của mình. - Quản lý và giải quyết văn bản bao gồm quản lý và giải quyết văn bản đi Khái niệm: Tất cả các loại văn bản, giấy tờ được gửi ra ngoài cơ quan đều được gọi là văn bản đi. Văn bản đi là thông điệp của Ngân hàng với các tổ chức, đơn vị, cá nhân khác nên trong quá trình soạn thảo thì nội dung văn bản phải là những tư tưởng, thông điệp chung của toàn Ngân hàng. Vì vậy, nhân viên văn thư phải nắm rõ được mục tiêu, chiến lược của Ngân hàng thật chính xác. Vai trò: Văn bản đi truyền đạt thông tin, quyết định, tư tưởng của Ngân hàng đối với các cấp quản lý. Mặt khác, văn bản phản ánh vị thế, vai trò, quyền lực của Ngân hàng đối với các đối tượng nhận văn bản. Văn bản đi thể hiện tình hình, phạm vi hoạt động, sự giao tiếp của Ngân hàng với các đối tượng bên ngoài. Chính vì thế, văn bản đi phải thể hiện được tình hình phát Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 13 triển, quy mô, vị thế và còn giới thiệu cho các đối tượng biết về Ngân hàng. - Quản lý và sử dụng con dấu. b. Nghiệp vụ lưu trữ : Khái niệm: Công tác lưu trữ là hoạt động giữ lại và tổ chức khoa học văn bản, giấy tờ có giá trị, hình thành trong hoạt động của cơ quan, cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu khi cần thiết. Chức năng của công tác lưu trữ: Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của xã hội bao gồm những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới quá trình hoạt động quản lý và nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ. Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan của nhu cầu xã hội là sử dụng tài liệu lưu trữ, thông tin quá khứ để phục vụ các hoạt động thực tiễn của con người hiện tại. Công tác lưu trữ là hoạt động quan trọng trong mỗi cơ quan, doanh nghiệp. Bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ có hiệu quả để phục vụ nhu cầu hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp. Nội dung của công tác lưu trữ bao gồm: - Thu thập bổ sung tài liệu vào các phòng lưu trữ. - Xác định giá trị tài liệu, phân loại, đăng ký, thống kê. - Tiêu hủy tài liệu khi đến hạn. 1.2.1.5. Thu nhận và xử lý thông tin trong cơ quan, đơn vị Khái niệm: Theo Th. Bùi thị Thanh Nhàn( 2009 ): Thông tin là cơ sở để tham chiến được thực hiện bằng hệ thống máy vi tính để lưu trữ hoặc truyền đi về một chủ đề. Thông tin là nội dung các sự kiện được đưa đến giúp con người nhận biết được nội dung của sự kiện đó. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 14 Thông tin là những dữ liệu có ý nghĩa được sử dụng để biểu thị những vấn đề cụ thể, giúp đối tượng tiếp nhận thông tin ra được những quyết định đúng đắn nhằm đạt được mục tiêu mong muốn. Thông tin trong lĩnh vực quản trị là sự phản ánh nội dung và hình thức vận động liên lạc giữa các đối tượng yếu tố của hệ thống đó và giữa hệ thống đó với môi trường. Vai trò của thông tin: Thông tin là một nhu cầu thường xuyên không thể thiếu trong đời sống xã hội của con người. Trong doanh nghiệp thông tin được coi là mạch máu của tổ chức, liên kết các bộ phận của tổ chức lại với nhau. Trong hoạt động quản lý, thông tin có ảnh hưởng quan trọng đến chất lượng của quản lý vì kết quả lao động của người lãnh đạo là các quyết định quản lý. Vì vậy, thông tin có vai trò rất quan trọng trong hoạt động quản lý. Thông tin là cơ sở để các nhà quản lý đưa ra những quyết định quản lý, nhà quản lý phải trao đổi thông tin với cấp trên cấp dưới để kịp thời nắm bắt tình hình của tổ chức từ đó đưa ra những quyết định đúng đắn kịp thời. Thông tin còn giúp nhà lãnh đạo duy trì được sự điều hành, điều chỉnh, quản lý của mình, kiểm tra, giám sát quá trình thực hiện của nhân viên thông qua hệ thống mạng thông tin nội bộ. Thông tin là yếu tố vật chất quan trọng trong quản trị nói chung và hoạt động văn phòng nói riêng. Thông tin là những tin tức mới được thu nhận, cảm thụ và được đánh giá là có ích cho việc ra quyết định hoặc giải quyết một nhiệm vụ nào đó. Mục tiêu phục vụ thông tin cho hoạt động của các cơ quan, đơn vị là bảo đảm cho hoạt động của từng cơ quan, đơn vị, từng bộ phận trong cơ quan được cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết từ đó tạo điều kiện cho hoạt động của cơ quan có hiệu quả cao nhất. Mục tiêu đó được thực hiện có thể dựa vào các hệ thống văn bản quản lý, mệnh lệnh được truyền đạt từ cấp trên xuống cấp dưới. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 15 Việc thu nhận và xử lý thông tin trong hoạt động văn phòng là nhằm thực hiện các mục đích sau: - Là để thực hiện sự thay đổi gây ảnh hưởng lên hoạt động của cơ quan, đơn vị. - Thông tin cần thiết cho việc thực hiện các chức năng quản lý của cơ quan. Đặc biệt thông tin cần thiết để: Xây dựng và phổ biến các mục tiêu của cơ quan. Lập kế hoạch, chỉ tiêu để đạt được những mục tiêu đó. Tổ chức các nguồn nhân lực và các nguồn khác theo cách có kết quả và hiệu quả cao nhất. Lựa chọn, đánh giá và phát triển cán bộ, công nhân viên trong cơ quan. Nhà quản lý hướng dẫn, thúc đẩy và tạo môi trường mà mọi người mong muốn đóng góp. Kiểm tra việc thực hiện công việc. 1.2.1.6. Công tác hậu cần Công tác hậu cần được hiểu là các yếu tố có liên quan đến tổ chức nơi làm việc của cơ quan, cải thiện điều kiện làm việc cho người lao động, các điều kiện vật chất như nhà cửa, vật tư, thiết bị tài chính mà văn phòng phải cung ứng. Tổ chức phục vụ hậu cần trong công sở bao gồm phục vụ kỹ thuật như cung cấp thông tin, tài liệu, tư liệu và trang thiết bị phục vụ cho hoạt động hoạt động hậu cần của cán bộ, công nhân viên trong cơ quan. Trong từng trường hợp và theo yêu cầu cụ thể mà văn phòng phải cung ứng đầy đủ, kịp thời các trang thiết bị, vật dụng cần thiết cho cơ quan vào từng thời điểm. 1.3. Các yêu tố ảnh hƣởng tới hiệu quả hoạt động văn phòng Bất kỳ một bộ phận, tổ chức nào khi đi vào hoạt động cũng chịu ảnh hưởng, tác động của nhiều yếu tố, văn phòng cũng không nằm ngoài sự tác động đó. Trong hoạt động văn phòng cũng chịu một vài yếu tố như : Yếu tố thứ nhất đó là việc sắp xếp nhân sự: Đây là yếu tố có ._.ý nghĩa rất lớn đến hoạt động văn phòng của cơ quan. Nếu như việc sắp xếp nhân sự văn phòng Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 16 không khoa học, các mối quan hệ không được xác định rõ ràng, rành mạch thì trong công việc sẽ không đem lại hiệu quả. Tùy theo tính chất của mỗi loại công việc mà cơ quan có thể lựa chọn, sắp xếp nguồn lực khác nhau cho phù hợp với mục tiêu của mình dựa trên cơ sở về cơ cấu và chất lượng nguồn nhân lực. Yếu tố thứ hai là tổ chức lao động: tổ chức lao động là việc áp dụng những biện pháp tổng hợp kỹ thuật, tổ chức, kinh tế, tâm sinh lý và xã hội vào việc thực hiện công việc văn phòng nhằm sử dụng cao nhất các nguồn vật chất và lao động, đảm bảo sử dụng tiết kiệm lao động và giữ gìn sức khỏe cho cán bộ công nhân viên.Do người lao động là yếu tố trung tâm và cũng là mục đích của nền sản xuất nên trong quá trình tổ chức lao động mọi biện pháp nhằm tạo điều kiện cho người lao động làm việc hiệu có quả cao và làm cho bản thân người lao động ngày càng hoàn thiện và phát triển. Yếu tố thứ ba là công tác công nghệ thông tin: do sự phát triển không ngừng của khoa học kỹ thuật ngày càng nhiều, các cơ quan, đơn vị áp dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng của mình. Nếu như các công việc văn phòng chỉ được thực hiện theo phương pháp thủ công, đơn giản thì hiệu quả hoạt động văn phòng sẽ không cao, tiến độ thực hiện công việc chậm, kém chính xác. Chính vì vậy mà yếu tố công nghệ thông tin cho hoạt động văn phòng có ý nghĩa lớn ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động văn phòng, cần được các cơ quan, đơn vị xem xét, áp dụng kịp thời. Yếu tố thứ tư là công tác văn thư – lưu trữ: nằm trong nghiệp vụ hành chính. Đây chính là nghiệp vụ cơ bản trong hoạt động văn phòng của cơ quan, đơn vị. Làm tốt công tác này sẽ làm cho hoạt động văn phòng đem lại hiệu quả cao. Yếu tố thứ năm là môi trường làm việc: môi trường làm việc là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến người lao động, đến việc thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của văn phòng. Yếu tố vật chất của văn phòng góp phần tạo nên môi trường làm việc của nhân viên tác động rất lớn đến hoạt động công vụ của văn phòng. Văn phòng có điều kiện vật chất tốt làm cho nhân viên vui vẻ, hài lòng có thể giúp tạo Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 17 dựng động cơ thúc đẩy công việc, nhiệt tình trong công việc. Các điều kiện này cũng giảm bớt sự mệt mỏi và căng thẳng về cả tinh thần lẫn vật chất mà điều kiện này sẽ cải thiện năng suất và chất lượng công việc, hạn chế sự mệt mỏi và những sai sót trong quá trình thực hiện công việc. Các yếu tố môi trường làm việc gồm: y tế và phúc lợi, sự sạch sẽ trong văn phòng, an toàn, yếu tố văn hóa tổ chức… 1.4. Lý luận chung về quản trị văn phòng Hiệu quả hoạt động văn phòng , như trên đã nói, chịu tác động của nhiều yếu tố trong nội bộ tổ chức hoặc từ môi trường bên ngoài. Trong đó, quản trị văn phòng hay yếu tố quản lý, điều hành văn phòng đóng vai trò quyết định. 1.4.1. Khái niệm quản trị văn phòng Để hiểu được khái niệm quản trị văn phòng trước hết cần hiểu rõ khái niệm quản trị. Có một số khái niệm về quản trị như sau (PGS. TS. Đồng Thị Thanh Phương( 2008, tr. 18) : Quản trị là sự phối hợp tất cả các tài nguyên của một tổ chức thông qua tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra nhằm đạt được mục tiêu của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đề ra. Tóm lại, quản trị là quá trình điều hành, phối hợp các yếu tố có trong tổ chức để thực hiện chức năng, nhiệm vụ cụ thể được giao nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức. Để thực hiện tốt vai trò của mình văn phòng không chỉ được thừa nhận tồn tại chính thức trong mỗi cơ quan tổ chức mà cần được quản trị một cách khoa học để duy trì và phát triển văn phòng theo yêu cầu của nhà quản trị. Từ đó có thể quan niệm : Quản trị văn phòng là quá trình tác động có tổ chức, có định hướng của chủ thể đến các đối tượng trong văn phòng nhằm đạt mục tiêu đã đặt ra. 1.4.2. Mục tiêu của quản trị văn phòng Quản trị văn phòng hướng tới mục tiêu là khẳng định và nâng cao uy tín người lãnh đạo trong cơ quan, doanh nghiệp. Đồng thời, tạo ra không khí làm việc Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 18 thoải mái, đoàn kết, giúp đỡ nhau trong công việc. Tổ chức quản lý hệ thống thông tin trong cơ quan, doanh nghiệp một cách khoa học để sử dụng tối đa lợi thế mà các nguồn thông tin mang lại. Xây dựng nội quy, quy chế hoạt động mang tính khoa học và chuyên nghiệp Đầu tư trang thiết bị và từng bước hiện đại hoá công tác văn phòng nhằm khẳng định vai trò của văn phòng đối với hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Cách thức bố trí và tổ chức làm việc trong văn phòng hợp lý, khoa học sẽ giúp lãnh đạo dễ dàng quản lý, theo dõi, kiểm tra công việc và để kịp thời khắc phục những tình huống không lường trước xảy ra ngoài dự kiến. Hiệu quả cách quản lý điều hành của lãnh đạo có phù hợp, khoa học không chính là việc thông qua các bản kế hoạch, báo cáo, phiếu nhận xét, trắc nghiệm, các thông tin phản hồi với sự trợ giúp của bộ phận văn phòng. Ngoài ra, công tác văn phòng cũng làm gắn kết mối quan hệ giữa lãnh đạo với nhân viên để làm tăng tính đoàn kết trong văn phòng. Làm giảm thời gian lãng phí và những ách tắc trong việc tiếp nhận, xử lý, truyền tải thông tin phục vụ cho hoạt động của toàn cơ quan, doanh nghiệp. Và lợi thế về thông tin gúp phần quyết định đến sự thành công trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Từ việc tiếp nhận, quản lý thông tin một cách khoa học, phân tích thông tin, truyền tải thông tin chính xác, kịp thời đều là lợi thế cho việc tồn tại và phàt triển của doanh nghiệp. Để làm được điều này điều này, phần lớn phụ thuộc vào việc quản lý điều hành, tổ chức thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của văn phòng. Đảm bảo việc sử dụng các nguồn lực khoa học, hợp lý sẽ phát huy được tiềm năng thế mạnh của mỗi cá nhân, nâng cao năng suất lao động và tiết kiệm chi phí cho công tác văn phòng. Việc sắp xếp, bố trí hợp lý cùng với cách lãnh đạo hài hoà sẽ tạo tâm lý làm việc thoải mái, chủ động nâng cao ý thức tự giác, kích thích tính sáng tạo trong công việc, tinh thần làm việc hăng say và phát huy tinh thần làm việc tập thể của mọi người. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 19 Tiết kiệm chi phí và quản lý chi tiêu, tận dụng tối đa mọi nguồn lực cả con người và các trang thiết bị trong cơ quan, doanh nghiệp thông qua các nội quy, quy chế hoạt động. Xây dựng môi trường văn hóa công sở có tính tích cực, cho phép tạo được dấu ấn, diện mạo tốt đẹp với mọi người bên ngoài và có ảnh hưởng tích cực đến tâm lý thói quen, hành vi của mỗi cá nhân trong nội bộ cơ quan, doanh nghiệp. Tạo dựng thói quen học tập , mọi người được học hỏi từ những thành công và từ những sai sót, thất bại của mình cũng như của người khác. Tiểu kết chƣơng Trên đây là một số cơ sở lý luận về văn phòng và hoạt động văn phòng trong cơ quan tổ chức. Qua đó chúng ta hiểu được vị trí, vai trò, chức năng, nhiệm vụ và nội dung hoạt động của văn phòng. Chính vì văn phòng là bộ phận giữ vị trí rất quan trọng trong cơ quan, tổ chức cho nên việc nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng nhằm đáp ứng ngày càng tốt hơn yêu cầu công việc là vấn đề hết sức cần thiết. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 20 Chƣơng II: THỰC TIỄN HOẠT ĐỘNG VĂN PHÕNG TẠI CHI NHÁNH NGÂN HÀNG NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN THÀNH PHỐ HẢI PHÕNG Đặt vấn đề Để thấy được tầm quan trọng của công tác văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Thành phố Hải Phòng, trong chương này sẽ tập trung nghiên cứu về các nghiệp vụ văn phòng chủ yếu tại văn phòng Chi nhánh như: nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, nghiệp vụ thu thập, xử lý thông tin, nghiệp vụ lễ tân, tiếp khách… Từ đó, có thể rút ra được những ưu, nhược điểm và nguyên nhân của những hạn chế đó để có những giải pháp kịp thời, hiệu quả để nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh. Chương này là căn cứ để đề ra các biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng ở chương 3. 2.1. Giới thiệu khái quát về chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Thành phố Hải Phòng 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của chi nhánh NHNo&PTNT Hải Phòng - Tên công ty: Chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Thành phố Hải Phòng - Tên quốc tế: Viet Nam Bank for Agriculture and Rural Development- Hai Phong Branch - Địa chỉ: 283- Lạch Tray- Ngô Quyền- Hải Phòng - Điện thoại: 0313.728.901 - Fax: 0313.728.313 Nền kinh tế Việt Nam đang vững bước trong quá trình hội nhập và toàn cầu hóa. Cùng với sự phát triển của nền kinh tế, hệ thống Ngân hàng NNo&PTNT nước ta cũng đang hoàn thiện và phát triển không ngừng. Thực thi Nghị định số 53/HĐQT, Tổng giám đốc Ngân hàng nhà nước Việt Nam có quyết định số 32/NH-QĐ về tổ chức và hoạt động của Ngân hàng thương Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 21 mại quốc doanh. Chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Thành phố Hải Phòng được thành lập theo quyết định số 54N/NH-QĐ ngày 12/04/1988 của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam. Trong hơn 20 năm qua, chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Thành phố Hải Phòng đã phải trải qua nhiều gia đoạn phát triển khác nhau với tên gọi và nhiệm vụ khác nhau theo từng thời kì phát triển của đất nước: Chi nhánh Ngân hàng Phát triển Nông thôn Thành phố Hải Phòng(1988-1990). Chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp Thành phố Hải Phòng( 1991-1996), Chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Thành Phố Hải Phòng (1996 đến nay). Đối mặt với những khó khăn thách thức, ngay từ những ngày đầu mới thành lập chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Thành phố Hải Phòng đã triển khai một số giải pháp nhằm chuyển hướng hoạt động, kiên quyết thực thi các biện pháp một cách quyết liệt của từng thời kì theo chức năng, nhiệm vụ phục vụ sự phát triển của đất nước nói chung và của Hải Phòng nói riêng. Cụ thể là: *Thời kỳ 1988-1990: Chi nhánh được thành lập theo Quyết định số 54N/NH-QĐ ngày 12/04/1988 của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam với tên gọi là: Chi nhánh Ngân hàng Phát triển Nông thôn Thành phố Hải Phòng. Về mạng lưới hoạt động, gồm có 1 chi nhánh Ngân hàng phát triển thành phố và 9 chi nhánh Ngân hàng cơ sở( gồm chi nhánh Ngân hàng cấp huyện, khu vực Cát Hải thị xã Kiến An, Đồ Sơn). Về nhân sự, tổng số CBCNV có 816 người, trong đó 572 cán bộ nữ, 85 cán bộ lãnh đạo, trình độ đại học và cao đẳng có 57 người (chiếm tỉ lệ 10,7%), trung cấp 444 người (chiếm tỷ lệ 54,4%), sơ cấp và chưa qua đào tạo 285 người (chiếm tỷ lệ 34,9%). Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 22 Khi mới thành lập, chi nhánh Ngân hàng Phát triển Nông thôn Thành phố Hải Phòng có nhiệm vụ chủ yếu là phục vụ phát triển nông nghiệp, nông thôn. Tuy nhiên, trong thời kỳ này Chi nhánh cũng gặp nhiều khó khăn như địa bàn hoạt động rộng lớn dàn trải ở tất cả các quận, huyện, thị xã và hải đảo, cơ sở vật chất kĩ thuật lạc hậu, xuống cấp. Đứng trước những khó khăn đó, chi nhánh đã triển khai thực hiện một số biện pháp quyết liệt đó là: mở rộng mạng lưới, tinh giảm biên chế, nâng cao trình độ nghiệp vụ, thể chế hoá hoạt động cho vay Hộ nông dân, tăng cường liên kết với các tổ chức đoàn thể đặc biệt là Hội nông dân, Hội phụ nữ trong việc chuyển tải vốn đến hội nông dân, mở rộng cho vay đa năng và kinh doanh đối ngoại, phát triển quan hệ quốc tế. Kết quả hoạt động thời kì này về mạng lưới mở rộng thêm 9 điểm giao dịch đưa số điểm giao dịch toàn hệ thống lên 19 điểm. *Thời kỳ 1990-1996: Theo quyết định số 78/NH- QĐ ngày 16/10/1990 của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam về việc đổi tên của chi nhánh với tên gọi: Chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp Thành phố Hải Phòng. Trong thời kỳ này cùng với sự phát triển của đất nước Chi nhánh cũng đạt được một số thành tựu to lớn như: Về mạng lưới, đến năm 1996 có 59 điểm giao dịch, tăng 49 điểm so với khi thành lập tại nhiều vùng dân cư gồm 1 chi nhánh Ngân hàng thành phố, 9 ngân hàng cấp huyện, 6 ngân hàng cấp 3, 4 phòng giao dịch và 39 bàn tiết kiệm. Công tác huy động vốn: đến cuối năm 1996 có tổng nguồn vốn huy động đạt 348 tỷ đồng, tăng 300 tỷ, gấp 7,25 lần so với năm 1990, tốc độ tăng trưởng bình quân giai đoạn 1990-1996 đạt 104% năm, nguồn vốn chủ yếu sau: TG kho bạc nhà nước 11 tỷ đồng, tỷ trọng 3% TG các TCKT 15 tỷ đồng, tỷ trọng 4% TG tiết kiệm 144 tỷ đồng, tỷ trọng 41% TG kỳ phiếu, trái phiếu 178 tỷ đồng, tỷ trọng 51% Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 23 Nguồn vốn ngoại tệ 672 ngàn USD, chưa cao song đó đáp ứng kịp thời nhu cầu ngoại tệ đầu tư cho các doanh nghiệp hoạt động SXKD xuất nhập khẩu. Tổng dư nợ đến cuối năm 1996 là 412 tỷ tăng 360 tỷ tăng gấp 8 lần so với năm 1990, tốc độ tăng trưởng bình quân giai đoạn 1990-1996 đạt 117%/năm, trong đó dư nợ cho vay + Ngắn hạn: 271 tỷ đồng, chiếm tỷ trọng 66% + Trung và ngắn hạn: 50 tỷ, chiếm tỷ trọng 12% + Dư nợ cho vay ngoại tệ quy đổi 25 tỷ, chiếm tỷ trọng 6% + Dư nợ cho vay ECIP 44 tỷ, chiếm tỷ trọng 11% + Dư nợ cho vay hộ nghèo 22 tỷ, chiếm tỷ lệ 5% Giai đoạn 1990-1996 chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp Hải Phòng bước đầu đã tạo ra những bước đột phá trong hoạt động kinh doanh theo cơ chế thị trường, đã mở ra được nhiều các sản phẩm dịch vụ và thu được kết quả tương đối khả quan song trong giai đoạn này vẫn còn một số khó khăn như: nguồn vốn chưa đáp ứng đủ nhu cầu vốn cho đầu tư, các hình thức huy động vốn còn đơn điệu…. *Giai đoạn 1996 đến nay: Chi nhánh được đổi tên thành Chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp Thành phố Hải Phòng theo quyết định số 34/NH- QĐ của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam. Thời kỳ này, Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Thành phố Hải Phòng xác định đây là thời kì cực kì khó khăn cần phải khắc phục, năm 1997- 1998 tốc độ phát triển kinh tế chậm lại do ảnh hưởng của khủng hoảng kinh tế tài chính Châu Á- Thái Bình Dương, thành phố Hải Phòng có nhiều doanh nghiệp SXKD kém hiệu quả nợ ngân hàng không trả được. Để khắc phục những khó khăn khách quan và chủ quan, từng bước lập lại sự ổn định trong hoạt động kinh doanh đòi hỏi phải kiên quyết đổi mới mọi mặt hoạt động Ngân hàng, tăng cường chỉ đạo điều hành trong toàn hệ thống. Bằng những giải pháp mang tính đột phá và cách làm mới của Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Thành phố Hải Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 24 Phòng như tinh giảm biên chế, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ…đã giúp phần giảm thiểu những khó khăn của ngân hàng trong giai đoạn này. Về mạng lưới, cho đến cuối năm 2009 Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Thành phố Hải Phòng có 45 điểm giao dịch. Hiện nay, cùng với sự phát triển mạnh mẽ của toàn hệ thống Ngân hàng, chi nhánh NHNo&PTNT Hải Phòng cũng không ngừng hoàn thiện mình, ngày càng đa dạng hoá các nghiệp vụ và thực hiện nhiều dịch vụ ngân hàng mới để phục vụ khách hàng tốt nhất. Kết quả đạt được của NHNo&PTNT Hải Phòng đạt đựơc trong những năm vừa qua với hiệu quả năm sau cao hơn năm trước. Điều này thể hiện tiềm năng phát triển, sự cố gắng không ngừng của NHNo&PTNT Hải Phòng. 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của chi nhánh NHNo&PTNT Hải Phòng Trải qua hơn 20 năm tồn tại và phát triển, Ngân hàng luôn đổi mới để hòa mình vào cùng với sự phát triển của đất nước. Bằng việc sử dụng những hệ thống điện tử hiện đại, an toàn và tin cậy, đạt hiệu quả cao kết hợp với đội ngũ nhân viên năng động, nhiệt tình, tận tụy, NHNo&PTNT Hải Phòng luôn cố gắng để trở thành một trong những chi nhánh hoạt động hiệu quả nhất trong hệ thống NHNo&PTNT cả nước. Cụ thể, Ngân hàng đă thực hiện những nhiệm vụ sau : - Huy động vốn : + Khai thác và nhận tiền gửi của các tổ chức cá nhân và tổ chức tín dụng khác trong nước và nước ngoài dưới các hình thức tiền gửi không kỳ hạn, tiền gửi có kỳ hạn và các loại khác bằng đồng Việt Nam và ngoại tệ. + Phát hành chứng chỉ tiền gửi, trái phiếu, kì phiếu và giấy tờ có giá khác để huy động vốn của các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước theo quy định của Ngân hàng Nông nghiệp. + Tiếp nhận nguồn vốn tài trợ, vốn uỷ thác của Chính phủ . - Cho vay : Cho vay ngắn hạn, trung, dài hạn và các loại cho vay khác theo quy định của NHNo Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 25 - Kinh doanh ngoại hối: Huy động và cho vay, mua, bán ngoại tệ, thanh toán quốc tế, bảo lãnh, tái bảo lãnh, chiết khấu, tái chiết khấu bộ chứng từ và dịch vụ khác về ngoại hối theo chính sách quản lý ngoại hối của chính phủ, NHNN và NHNo - Cung cấp dịch vụ thanh toán ngân qũy gồm: + Cung ứng các phương tiện thanh toán + Thực hiện các dịch vụ thanh toán trong nước cho khách hàng + Thực hiện các dịch vụ thu và phát tiền mặt cho khách hàng - Kinh doanh các dịch vụ ngân hàng khác: + Kinh doanh các dịch vụ ngân hàng bao gồm: Thu phát tiền mặt, mua bán vàng, bạc ngoại tệ, máy rút tiền tự động, dịch vụ thẻ, két sắt, nhận bảo quản, cất giữ, chiết khấu thương phiếu và các giấy tờ có giá khác, thẻ thanh toán, nhận uỷ thác cho vay của các tổ chức tín dụng, tài chính, tổ chức cá nhân trong và ngoài nước…và các dịch vụ được NHNN&NHNo cho phép. + Cầm cố chiết khấu thương phiếu và các giấy tờ có giá ngắn hạn khác theo quy định của NHNo. + Thực hiện dịch vụ cầm đồ theo quy định của pháp luật và quy định của NHNo + Thực hiện đồng tài trợ, đầu mối tài trợ cấp tín dụng theo quy định và thực hiện các nghiệp vụ tài trợ thương mại khác theo quy định của NHNo. + Bảo lãnh vay, bảo lãnh thanh toán, bảo lãnh thực hiện hợp đồng, bảo lãnh dự thầu, bảo lãnh đảm bảo chất lượng sản phẩm… + Quản lý nhà khách, nhà nghỉ và cơ sở đào tạo trên địa bàn do NHNo giao. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 26 2.1.3. Cơ cấu tổ chức của chi nhánh NHNo&PTNT Hải Phòng Hình 2.1: Cơ cấu tổ chức của chi nhánh NHNNo& PTNT Hải Phòng Chức năng, nhiệm vụ các phòng ban được quy định định cụ thể như sau: Ban giám đốc : Giám đốc điều hành hoạt động chung của chi nhánh . Ba phó giám đốc hoạt động theo sự phân công, uỷ quyền của giám đốc theo như sơ đồ tổ chức ở trên. Phòng kế toán ngân quỹ : Trực tiếp hạch toán kế toán, hạch toán thống kê theo quy định của NHNN, NHNo&PTNT Việt Nam. Xây dựng chỉ tiêu kế hoạch tài chính, quyết toán kế hoạch thu, chi tài chính, quỹ tiền lương đối với các chi nhánh trên địa bàn. Quản lý và sử dụng các quỹ chuyên dụng theo quy định của NHNo& PTNT trên địa bàn. GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC Phòng hành chính nhân sự Phòng dịch vụ và marke ting Phòng kiểm soát nội bộ Phòng kế toán và ngân quỹ Phòng kế hoạch tổng hợp Phòng kinh doanh ngoại hối Phòng điện toán Phòng tín dụng Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 27 Phòng hành chính nhân sự : Xây dựng chương trình công tác hàng tháng, quý của chi nhánh và có trách nhiệm thường xuyên đôn đốc việc thực hiện chương trình đó được giám đốc phê duyệt. Xây dựng và triển khai chương trình giao ban nội bộ chi nhánh và các chi nhánh NHNo trực thuộc trên địa bàn. Tư vấn pháp chế trong việc thực thi các nhiệm vụ cụ thể về giao kết hợp đồng, hoạt động tố tụng, tranh chấp dân sự, hình sự, kinh tế, lao động, hành chính liên quan đến cán bộ, nhân viên của chi nhánh. Phòng Kế hoạch tổng hợp : Trực tiếp quản lý cân đối nguồn vốn đảm bảo cơ cấu về kỳ hạn, loại tiền tệ, loại tiền gửi và quản lý các hệ số an toàn theo quy định của NHNN và NHNo. Phòng kinh doanh ngoại hối: Các nghiệp vụ kinh doanh ngoại tệ, thanh toán quốc tế trực tiếp theo quy định. Thực hiện công tác thanh toán quốc tế quy định. Tham mưu cho giám đốc chi nhánh điều hành nguồn vốn và chịu trách nhiệm đề xuất chiến lược khách hàng, chiến lược huy động vốn tại địa phương và giải pháp phát triển nguồn vốn. Đầu mối quản lý thông tin về kế hoạch phát triển, tình hình thực hiện kế hoạch, thông tin kinh tế và thông tin phòng ngừa rủi ro tín dụng. Phòng dịch vụ và marketing: Trực tiếp thực hiện nhiệm vụ giao dịch với khách hàng( từ khâu tiếp xúc, tiếp nhận yêu cầu sử dụng dịch vụ ngân hàng của khách hàng, hướng dẫn thủ tục giao dịch, mở tài khoản, gửi tiền rút tiền, thanh toán chuyển tiền…) tiếp thị giới thiệu sản phẩm dịch vụ ngân hàng, tiếp nhận các ý kiến phản hồi từ khách hàng về dịch vụ, tiếp thu, đề xuất hướng dẫn cải tiến để không ngừng đáp ứng sự hài lòng của khách hàng. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 28 Thông qua mạng SWIFT Ngân hàng Nông nghiệp thực hiện các nghiệp vụ tín dụng, bảo lãnh ngoại tệ có liên quan đến thanh toán quốc tế. Thực hiện các dịch vụ kiều hối và chuyển tiền, mở tài khoản khách hàng nước ngoài. Phòng điện toán: Tổng hợp, thống kê và lưu trữ số liệu, thông tin liên quan đến hoạt động của chi nhánh. Xử lý các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến hạch toán kế toán, kế toán thống kê, hạch toán nghiệp vụ và tín dụng và các hoạt động khác phục vụ cho kinh doanh. Chấp hành báo cáo, thống kê và cung cấp số liệu, thông tin quy định. Quản lý, bảo dưỡng và sửa chữa máy móc, thiết bị tin học. Phòng kiểm tra kiểm soát nội bộ: Xây dựng chương trình công tác năm, quý phù hợp với chương trình công tác kiểm tra, kiểm soát của Ngân hàng Nông nghiệp và đặc điểm của đơn vị mình. Tuân thủ tuyệt đối sự chỉ đạo nghiệp vụ kiểm tra, kiểm toán. Tổ chức thực hiện kiểm tra, kiểm soát theo đề cương, chương trình công tác kiểm tra, kiểm soát của Ngân hàng Nông nghiệp và kế hoạch của đơn vị, kiểm soát nhằm đảm bảo an toàn trong hoạt động kinh doanh ngay tại hội sở và các chi nhánh phụ thuộc. Tổ chức kiểm tra, xác minh tham mưu cho giám đốc giải quyết đơn thư thuộc thẩm quyền. Phòng tín dụng: Đầu mối tham mưu cho giám đốc chi nhánh, xây dựng chiến lược khách hàng tín dụng, phân loại khách hàng và đề xuất chính sách ưu đãi đối với từng loại khách hàng nhằm mở rộng theo hướng đầu tư tín dụng khép kín, sản xuất, chế biến, tiêu thụ, xuất khẩu và gắn tín dụng với lưu thông và tiêu dùng. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 29 2.2. Kết quả hoạt động kinh doanh của chi nhánh NHNo&PTNT Hải Phòng từ năm 2007-2009 2.2.1. Tình hình huy động vốn Hình 2.2 :Tình hình huy động vốn Đơn vị: Tỷ đồng Chỉ tiêu Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009 So sánh 2008/07 So sánh 2009/08 Số tiền % Số tiền % Tổng nguồn vốn 3268 3945 3610 677 20,71 -335 -8,49 Phân theo kỳ hạn Không kỳ hạn 1711 1166 891 -545 -31,85 -275 -23,58 Có kỳ hạn<12t 759 2152 2083 1393 183,53 -69 -3,2 Có kỳ hạn≥12t 798 627 636 -171 -21,42 9 1,43 Phân theo TPKT Tiền gửi dân cư 1938 2464 2588 526 27,14 124 5,03 Tiền gửi TCKT 1329 1368 1019 39 2,93 -349 -25,51 Phân theo loại tiền Nội tệ 2930 3549 3214 619 21,12 -335 -9,43 Ngoại tệ(quy đổi sang VND) 338 396 396 58 17,15 0 0 ( Nguồn: Báo cáo kết quả Hoạt động Kinh doanh các năm 2007-2009) Huy động vốn được coi là nhiệm vụ trọng tâm bên cạnh các hình thức huy động vốn truyền thống, Chi nhánh đã áp dụng những hình thức huy động vốn phong phú, đa dạng, tăng cường công tác kiểm soát nội bộ, đối với hoạt dộng kế toán huy động vốn, thực hiện tốt chính sách khách hàng và chiến lược Marketing. Kết quả tổng nguồn vốn huy động năm 2008 đạt 3945 tỷ tăng 677 tỷ so với năm 2007 tương ứng tăng 20,71%. Năm 2009 đạt 3.610 tỷ đồng, giảm 335 tỷ đồng Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 30 so với năm 2008 tương ứng giảm 8,49%. Năm 2009 tổng nguồn vốn huy động giảm so với năm 2008 nguyên nhân do sự cạnh tranh gay gắt giữa các ngân hàng, bên cạnh đó là sự xuất hiện của nhiều ngân hàng ngoài quốc doanh. Tuy vậy, nguồn vốn của Chi nhánh vẫn tương đối ổn định và đạt chỉ tiêu đề ra. 2.2.2. Dƣ nợ cho vay Hình 2.3: Dư nợ cho vay Đơn vị: Tỷ đồng Chỉ tiêu Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009 Số tiền Tỷ trọng Số tiền Tỷ trọng % so với 2007 Số tiền Tỷ trọng %so với 2008 Tổng dư nợ 2748 100 3239 100 17,86 3788 100 14,51 Dư nợ theo TPKT DNNN 349 12,7 321 9,9 -8,02 309 8,15 -3,73 DN ngoài QD 912 33,18 1097 33,86 20,28 1376 36,32 25,43 Hộ kinh doanh 1468 53,42 1808 55,81 23,16 2084 55,01 15,26 HTX 19 0,69 13 0,4 -31,5 19 0,5 46,1 Dư nợ theo thời gian Ngắn hạn 1545 56,22 2042 63,04 32,16 2186 57,70 7,05 Trung-Dài hạn 1203 43,78 1197 36,96 -0,49 1115 29,43 -6,85 Dư nợ theo loại tiền Dư nợ nội tệ 2291 83,37 2790 86,13 21,78 3301 87,14 18,31 Dư nợ ngoại tệ 457 16,63 449 13,87 -1,75 487 12,86 8,46 ( Nguồn: Báo cáo Kết quả Hoạt động Kinh doanh các năm 2007-2009) Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 31 Bên cạnh hoạt động huy động vốn phải kể đến hoạt động cho vay và đầu tư của ngân hàng . Vào năm 2008 tổng dư nợ là 3308 tỷ tăng 491 tỷ so với năm 2007, tốc độ tăng đạt 17,86% đạt 99% kế hoạch năm 2008 Nhà nước giao. Đến năm 2009 thì tổng dư nợ tiếp tục tăng 549 tỷ, tốc độ tăng 14,51% đạt 97,4% kế hoạch năm 2009, chiếm 8,8% thị phần dư nợ trên địa bàn. Nhận xét về cơ cấu tổng dư nợ cho vay: Dư nợ theo thành phần kinh tế: dư nợ các doanh nghiệp nhà nước đã giảm một cách đáng kể năm 2007 : 349 tỷ chiếm tỷ trọng 12,7% thì sang năm 2008 chỉ còn 321 tỷ chiếm tỷ trọng 9,9% và giảm 8,02% so với năm 2007, năm 2009 còn 309 tỷ chiếm tỷ trọng 8,15% giảm 3,73% so với năm 2008. Dư nợ Doanh nghiệp ngoài Quốc doanh năm 2007 là 912 tỷ, năm 2008 là 1097 tỷ tăng 20,28% so với năm 2007,năm 2009 là 1376 tỷ tăng 25,43% so với năm 2008. Với vai trò là 1 NHNo nên cho vay hộ kinh doanh chiếm 1 tỷ trọng lớn trong dư nợ theo thành phần kinh tế cụ thể: năm 2007 là 1468 tỷ, chiếm tỷ trọng 53,42% năm 2008 là 1808 tỷ chiếm tỷ trọng 55,81% tăng 23,16% so với năm 2007, năm 2009 là 2084 chiếm 55,01% tăng 25,26% so với năm 2008. Dư nợ Hợp tác xã chiếm 1 phần rất nhỏ. Dư nợ theo thời gian: Nhìn vào hình 2.3 ta thấy rằng dư nợ ngắn hạn chiếm tỷ trọng lớn hơn so với dư nợ trung và dài hạn. Cụ thể năm 2007 cho vay ngắn hạn 1545 tỷ, cho vay dài hạn 1203 tỷ. Năm 2008 cho vay ngắn hạn 2042 tỷ, cho vay trung và dài hạn 1197 tỷ. Năm 2009 cho vay ngắn hạn 2186, cho vay trung và dài hạn 1115 tỷ. Dư nợ theo loại tiền: Nhu cầu vay vốn bằng ngoại tệ được NHNo&PTNT Hải Phòng đáp ứng chủ yếu để thanh toán tiền nhập khẩu hàng hóa dịch vụ phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh hoặc để thực hiện các dự án đầu tư, phương án sản xuất, kinh doanh hàng hóa xuất khẩu. Do vậy hoạt động xuất nhập khẩu có thể lý giải cho tình hình dư nợ cho vay bằng ngoại tệ năm 2008 giảm 1,75% so với năm 2007 nhưng vào năm 2009 lại tăng 8,46% so với năm 2008. Ngoài ra tỷ trọng dư nợ nội tệ hay ngoại tệ của NH phụ thuộc rất nhiều vào dự báo của NH cũng như Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 32 của khách hàng về rủi ro lãi suất và rủi ro tỷ giá trong thời gian tới, cụ thể là trong thời gian vay. 2.2.3. Dƣ nợ quá hạn Hình 2.4:Dư nợ quá hạn Đơn vị : Tỷ đồng Chỉ tiêu Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009 Số tiền Tỷ trọng Số tiền Tỷ trọng %so với 2007 Số tiền Tỷ trọng %so với 2008 Tổng dư nợ 2748 100 3239 100 17,86 3788 100 16,94 Nợ quá hạn 35 1,27 29 0,89 -17,14 23 0,6 -20,68 ( Nguồn Báo cáo Kết quả Hoạt động Kinh doanh các năm 2007-2009) Từ 2007 đến nay, cùng với sự phát triển hoạt động cho vay tiêu dùng trong và ngoài nước, chi nhánh NHNo&PTNT Hải Phòng đã đạt được một số kết quả khá tốt. Điều này thể hiện qua tình hình dư nợ quá hạn. Năm 2008 đã giảm 17,14% so với năm 2007 và năm 2009 lại giảm 20,68 so với năm 2008. 2.2.4. Do._.Do vậy, nội dung chủ yếu của các cuộc họp này là: tổng kết hoạt động của Ngân hàng trong tháng trước, 6 tháng trước, trong năm, tiến độ thực hiện kế hoạch đã đề ra, kết quả đạt được, những vấn đề hạn chế, tồn tại và đưa ra kế hoạch mới, giải pháp cho những khó khăn, hạn chế, tổ chức rút kinh nghiệm… Thành phần tham gia các cuộc họp này gồm có: Giám đốc, Phó Giám đốc, các Trưởng phòng, Phó phòng, nhân viên hành chính, nhân viên nghiệp vụ tổng hợp và những người khác tham dự theo yêu cầu của cuộc họp. Phòng HC-NS có trách nhiệm chính trong việc tổ chức hội họp và có trách Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 60 nhiệm hỗ trợ thực hiện để các cuộc họp diễn ra đạt hiệu quả. Những công việc mà phòng HC-NS thực hiện: Lập kế hoạch và nội dung cuộc họp trình Giám đốc duyệt, sau đó chuẩn bị tiến hành và thông báo thời gian, địa điểm họp. Chuẩn bị các báo cáo, tài liệu, chuẩn bị kinh phí, điều kiện vật chất: bố trí, trang trí phòng họp, chuẩn bị các dụng cụ nghe, nhìn (máy chiếu, micro), chuẩn bị hoa, nước uống, kê bàn ghế… Phòng HC-NS chuẩn bị rõ ràng và chi tiết cho các cuộc họp nên khi tổ chức các cuộc họp đã được diễn ra suôn sẻ, đạt hiệu quả cao. Việc Trưởng phòng HC-NS thường xuyên xem xét, kiểm tra sổ quỹ công và quy định tổ chức hội họp để tránh lãng phí hay lạm dụng quỹ công, tránh quan liêu, bao cấp. Với việc làm như vậy mà các cuộc họp ở Chi nhánh NHNNo& PTNT Hải Phòng luôn diễn ra hiệu quả, đảm bảo các nội dung của cuộc họp mà tiết kiệm cả về mặt thời gian và kinh phí. 2.5. Đánh giá tổng thể Trong công tác văn phòng, Ngân hàng đã bước đầu nhận thức rõ được tầm quan trọng của hoạt động văn phòng, các nghiệp vụ hành chính không còn bị phân tán như trước mà đã tập trung, các trang thiết bị phục vụ cho nghiệp vụ hành chính cũng được đổi mới hơn. Công tác văn phòng của NHNo&PTNT Hải Phòng đã phát huy hầu hết chức năng, nhiệm vụ của mình, là bộ phận tham mưu giúp cho lãnh đạo giải quyết tốt nhưng công việc điều hành trong cơ quan cũng như công tác đối nội và đối ngoại góp phần cho sự phát triển và vững mạnh của Ngân hàng. Văn phòng tạo điều kiện cho các phòng ban và cơ quan đoàn thể hoàn thành công tác của lãnh đạo giao. Đặc biệt, ở các bộ phận của văn phòng đều hoạt động với tinh thần và ý thức trách nhiệm cao dưới sự lãnh đạo, điều hành của trưởng phòng hành chính nhân sự. Ngoài ra, trong công tác chuyên môn văn phòng đã đạt được hiệu quả tốt, công tác chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ đối với các đơn vị cơ sở luôn được phòng quan tâm. Bên cạnh đó, hoạt động văn phòng ở NHNo&PTNT Hải Phòng không phải Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 61 là không còn những hạn chế, thiếu sót cần phải khắc phục. Vì vậy, việc đổi mới công tác văn phòng của Ngân hàng đã trở thành một đòi hỏi cấp thiết và có tác dụng trực tiếp tới việc giúp nâng cao hiệu quả công việc. Tiểu kết chƣơng Chương này đã giới thiệu khái quát về lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Thành phố Hải Phòng. Bên cạnh đó, chương này cũng đã mô tả và đánh giá về kết quả hoạt động văn phòng của Ngân hàng. Từ đó có thể chỉ ra ưu, nhược điểm của hoạt động văn phòng tại Ngân hàng, làm cơ sở cho việc đề xuất các giải pháp ở chương tiếp theo. Chƣơng III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 62 HOẠT ĐỘNG VĂN PHÕNG Ở CHI NHÁNH NHNO&PTNT HẢI PHÒNG 3.1. Định hƣớng chung Với tình hình phát triển kinh tế như hiện nay thì văn phòng là bộ phận không thể thiếu trong mỗi cơ quan, doanh nghiệp. Việc hiện đại hoá công tác văn phòng ở mỗi cơ quan, doanh nghiệp sẽ vừa góp phần nâng cao hiệu quả của công tác văn phòng vừa góp phần nâng cao vị trí của văn phòng trong các hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp. Đây cũng là mục tiêu mà các doanh nghiệp hiện nay luôn đặt ra để theo kịp xu thế phát triển chung của thời đại ngày nay. Hiện nay, Nhà nước đang khuyến khích cổ phần hoá doanh nghiệp để các doanh nghiệp tự xác định đường đi phát triển cũng như phương thức quản lý đạt hiệu quả mà tiết kiệm và các doanh nghiệp có thể đổi mới, hoàn thiện công tác văn phòng trong doanh nghiệp mình. Với xu hướng chung này, có thể đưa ra các định hướng chung cho việc đưa ra giải pháp cho phòng HCNS ở Chi nhánh NHNNo& PTNT Hải Phòng: ví dụ: Giải pháp phải có tính đồng bộ. Giải pháp phải có tính thực tiễn. Trong các giải pháp thì chú trọng đầu tư vào con người là giải pháp then chốt + Đào tạo nâng cao chuyên môn về nghiệp vụ văn phòng cho nhân viên của phòng. 3.2. Các giải pháp cụ thể 3.2.1. Giải pháp về nhân sự Hiện tại phòng Hành chính- Nhân sự của Chi nhánh NHNNo& PTNT Hải Phòng vẫn chưa có nhân viên lưu trữ, việc lưu trữ của cơ quan vẫn do cán bộ văn thư kiêm nhiệm. Khối lượng công việc của cán bộ văn thư là rất lớn nên công tác lưu trữ còn nhiều hạn chế. Công tác lưu trữ là một trong những khâu trọng yếu, là mắt xích Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 63 quan trọng trong việc xử lý thông tin. Bởi vậy làm tốt công việc này sẽ tạo điều kiện cho việc sử dụng những thông tin, tài liệu được hình thành trong quá khứ. Để nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác văn phòng nói chung và nghiệp vụ lưu trữ nói riêng tại Chi nhánh NHNNo& PTNT Hải Phòng thì phòng Hành chính- Nhân sự cần xin ý kiến ban lãnh đạo của Ngân hàng tuyển thêm một cán bộ chuyên phụ trách về công tác lưu trữ cho Ngân hàng. Cán bộ được tuyển dụng phải có năng lực, trình độ chuyên môn về lưu trữ được đào tạo tại các trường đại học, có khả năng sử dụng thành thạo các thiết bị văn phòng hiện đại như máy vi tính, máy photocopy, máy fax… và có trình độ ngoại ngữ, tin học để có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Việc tuyển dụng bố trí nhân viên vào công tác tại bộ phận lưu trữ là rất cần thiết. 3.2.2. Giải pháp về điều kiện vật chất của văn phòng Trang thiết bị làm việc có ảnh hưởng lớn đến hiệu quả công việc do vậy cần phải có các giải pháp cải tiến theo hướng hiện đại, nâng cấp các trang thiết bị làm việc trong văn phòng. Các thiết bị ngày một hiện đại, đa chức năng hơn là những trợ thủ đắc lực cho việc tối ưu hoá những hoạt động của con người trên mọi lĩnh vực. Hiện nay, các thiết bị làm việc trong văn phòng đã được trang bị đầy đủ, các bộ phận đều được trang bị máy vi tính, máy in, điện thoại, tủ đựng hồ sơ tài liệu và các thiết bị chuyên dùng khác song một số thiết bị đã cũ kỹ chưa được thay thế dẫn đến hỏng hóc thường xuyên gây ảnh hưởng đến quá trình thực hiện công việc của văn phòng, ảnh hưởng đến hoạt động chung của toàn Ngân hàng. Vì vậy văn phòng cần phải thay thế, nâng cấp các trang thiết bị, bổ sung, bố trí vào các vị trí hợp lý, thuận lợi cho các tác nghiệp hành chính. Đầu tư thêm các thiết bị bảo quản tài liệu cho kho lưu trữ được tốt hơn, trang bị mua mới các thiết bị lưu trữ hồ sơ bằng các giá, tủ inox tránh tình trạng tủ sắt ảnh hưởng đến chất lượng bảo quản, giá bằng gỗ dễ bị mối mọt. Đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động một cách đầy đủ, dần từng Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 64 bước hiện đại hoá các trang thiết bị, phương tiện hoạt động nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng, thuận lợi cho công tác chỉ huy, điều hành và giảm nhẹ sức lao động của con người. 3.2.3. Hoàn thiện mô hình, công tác quản lý, thủ tục làm việc Hoàn thiện mô hình tổ chức phòng HC-NS + Mặc dù mô hình của phòng HC-NS được trình bày ở trên đã gọi là đơn giản, gọn nhẹ song chức năng, nhiệm vụ cần phải được phân công một cách rõ ràng, cụ thể hơn để tạo tính chuyên nghiệp trong quản lý của Trưởng phòng và chuyên môn sâu các nghiệp vụ mà nhân viên của phòng thực hiện. + Ngân hàng cần sắp xếp nguồn nhân sự cho phòng HC-NS hợp lý hơn, lựa chọn người có đủ năng lực, phẩm chất vào từng vị trí công việc của phòng sao cho phù hợp và đạt hiệu quả nhất. Đổi mới, hoàn thiện công tác quản lý, điều hành trong Ngân hàng Định hướng này nhằm giải quyết nhanh chóng, chính xác, hiệu quả các công việc của Ngân hàng. Do đó hoạt động của phòng HC-NS phải dựa vào quy chế hoạt động chung của Ngân hàng để có thể xây dựng được các chương trình, kế hoạch làm việc cụ thể giúp cho công việc thực hiện một cách khoa học, chính xác, kịp thời. Cải tiến thủ tục làm việc Hiện nay, Nhà nước ta đã và đang không ngừng cải tiến đổi mới các thủ tục hành chính trên tất cả các lĩnh vực sao cho đảm bảo lợi ích của người dân, tránh bệnh quan liêu, cửa quyền về thủ tục. Vì vậy mỗi cơ quan, doanh nghiệp không chỉ riêng NHNNo& PTNT Hải Phòng cũng đã và đang cải cách, đổi mới, đơn giản các thủ tục hành chính nhưng vẫn phải đảm bảo pháp luật chung của Nhà nước, nội quy, quy chế hoạt động của NHNNo& PTNT Việt Nam và của Chi nhánh ngân hàng Hải Phòng. Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 65 Trang thiết bị của Ngân hàng nói chung và phòng HC-NS nói riêng tương đối đầy đủ, hiện đại, song cần phải xây dựng phần mềm tin học để quản lý, lưu trữ văn bản, hồ sơ. Điều này vừa góp phần nâng cao hiệu quả nghiệp vụ lưu trữ, tiết kiệm diện tích mặt bằng phòng vừa đảm bảo tính khoa học trong quản lý hồ sơ, công văn. 3.2.3. Giải pháp về kỹ thuật đối với một số nghiệp vụ văn phòng cơ bản 3.2.3.1. Nghiệp vụ văn thƣ- lƣu trữ Để công tác văn thư – lưu trữ hoàn thiện hơn, bộ phận văn phòng nên áp dụng một số biện pháp sau: Một là: Cần xây dựng ngay quy chế về công tác văn thư – lưu trữ. Trong văn phòng Ngân hàng nên dán một tờ giấy ghi rõ quy định về thể thức trình bày văn bản để các cán bộ trong cơ quan nắm rõ và thực hiện. Biện pháp này sẽ giúp cán bộ văn thư – lưu trữ không phải mất nhiều thời gian để kiểm tra văn bản đã đúng thể thức hay chưa trước khi trình lãnh đạo ký. Hai là: Phòng văn thư – lưu trữ phải được trang bị thêm tủ đựng hồ sơ, giá để hồ sơ và hồ sơ được sắp xếp theo thứ tự dễ tìm thấy. Trưởng phòng HC- NS nên trình ý kiến ban lãnh đạo xin được bố trí một phòng đọc riêng để các cán bộ, nhân viên trong Ngân hàng đến mượn tài liệu, tra cứu thông tin một cách thuận lợi nhất. Ba là: Cán bộ văn thư – lưu trữ phải sử dụng một quyển sổ riêng để ghi chép việc mượn hồ sơ tài liệu, đồng thời để thuận lợi cho việc quản lý hồ sơ tài liệu, tránh để cho hồ sơ tài liệu bị thất thoát. Bốn là: Mỗi năm, cán bộ văn thư – lưu trữ phải lập danh mục hồ sơ để các bộ phận trong Ngân hàng thuận tiện cho việc sắp xếp và quản lý hồ sơ, có thể theo dõi và xác định vị trí hồ sơ trên giá. Những hồ sơ của năm trước, những văn bản mật sẽ được cất trong tủ đựng hồ sơ có khóa. Trên giá chỉ đựng hồ sơ của năm hiện tại. Đối với công tác lưu trữ, Ngân hàng thường có nhiều văn bản giầy tờ đã giải quyết xong nhưng chúng vẫn có giá trị cho việc nghiên cứu và theo dõi sau này. Nếu không có chế độ bảo quản tốt thì sẽ làm hư hại tài liệu. Do vậy, việc bảo quản hồ sơ phải tuân theo những quy định sau: Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 66 Đối với tủ đựng hồ sơ: do các văn bản giấy tờ rất dễ bị hư hại, mối mọt và mục nát do tác động của môi trường cùng với tính chất lý hóa của tài liệu. Cán bộ văn thư – lưu trữ nên sử dụng tủ đựng hồ sơ có chân cao, thường xuyên dọn dẹp, hút bụi, sử dụng các chất hút ẩm, sử dụng thuốc chống mối mọt và chống mốc. Đối với giá đựng hồ sơ: vị trí lắp đặt giá đựng hồ sơ là nơi không bị ánh nắng mặt trời trực tiếp chiếu vào, phải thường xuyên dọn dẹp và lau bụi bẩn. Có thiết bị phòng cháy chữa cháy trong phòng làm việc để ứng phó kịp thời với tình huống xấu xảy ra. 3.2.3.2. Nghiệp vụ tổ chức hội họp - Khâu chuẩn bị tổ chức cuộc họp, hội nghị là khâu đặc biệt quan trọng, có ý nghĩa quyết định đến thành công của hội nghị. Thực tế cho thấy công tác tổ chức cuộc họp, hội nghị tại Ngân hàng được bộ phận văn phòng chuẩn bị tương đối chu đáo, văn phòng nên chú trọng ở một só khâu như: - Cần mua sắm thêm một số trang thiết bị cho hội trường phòng họp như máy chiếu, máy ghi âm... đây là những thiết bị phục vụ đắc lực cho mỗi hội nghị tạo điều kiện cho mọi công việc diễn ra nhanh và tốt hơn, hiện nay văn phòng vẫn phải đi thuê các thiết bị này. - Sau mỗi cuộc họp, hội nghị cần tổ chức rút kinh nghiệm, những người có liên quan sẽ kiểm điểm từng khâu, từng việc, tìm ra những mặt thành công, những mặt còn hạn chế, sai sót để tìm ra nguyên nhân, rút kinh nghiệm cho các lần tổ chức sau. 3.2.3.3. Nghiệp vụ lập chƣơng trình kế hoạch, chuyến đi công tác cho lãnh đạo Văn phòng cần nắm bắt được chính xác khối lượng công việc cụ thể mà Ngân hàng phải thực hiện trong từng thời kỳ, những công việc có thể phát sinh, trọng tâm công việc, mục tiên phấn đấu của Ngân hàng ...Các chương trình công tác cần phải được cụ thể, chi tiết đến từng phòng ban, cá nhân và phải được thực hiện đồng bộ. Bên cạnh đó, văn phòng cần thường xuyên theo dõi, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện chương trình kế hoạch công tác đã được lập ra. Sau những khoảng thời Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 67 gian nhất định ( hàng tháng, hàng quý) có công tác sơ kết, tổng kết đánh giá việc thực hiện để kịp thời điều chỉnh, bổ sung cho phù hợp với thực tế, từ đó các phòng ban, cá nhân sẽ nhận thấy những việc chưa làm được và có những phương hướng khắc phục kịp thời. Đối với các chuyến đi công tác của lãnh đạo văn phòng cần phải quan tâm hơn đến việc lập chương trình làm việc cho đoàn công tác tại nơi đến, trong chương trình cần liệt kê cụ thể, chi tiết những việc cần làm, ghi rõ thời gian, địa điểm, người thực hiện, những tài liệu, số liệu cần thu thập, xác định những nhiệm vụ chính. 3.3. Điều kiện để thực hiện giải pháp Các giải pháp trên đây thực hiện khả thi thì văn phòng cũng như Ngân hàng đã tạo được một số điều kiện để thực hiện các giải pháp đó. Cụ thể như: Các giải pháp trước hết cần phù hợp với hoạt động của văn phòng, của Ngân hàng, cần có lộ trình, có ưu tiên cụ thể, rõ ràng trong việc thực hiện các giải pháp, ví dụ như các giải pháp đầu tư vào con người trong tổ chức, giải pháp về các điều kiện vật chất giúp văn phòng thực thi tốt nhiệm vụ... cần được ưu tiên trước từ đó làm tiền đề cho các giải pháp về nghiệp vụ sau. Các giải pháp chỉ có thể khả thi nếu như được lãnh đạo Ngân hàng cũng như sự ủng hộ đồng thuận của toàn Chi nhánh NHNNo& PTNT Hải phòng. Sự ủng hộ này có ý nghĩa rất lớn không những về vật chất mà còn về tinh thần. Nhận được sự ủng hộ khen ngợi của lãnh đạo cán bộ nhân viên văn phòng sẽ ra sức phấn đấu, áp dụng các giải pháp đó vào thực tiễn công việc làm cho các công việc được giải quyết nhanh chóng hơn, hơn nữa các giải pháp tốt, hay sẽ được ghi nhận, được phổ biến rộng khắp để các phòng ban, đơn vị khác học hỏi và được tài trợ, giúp đỡ về kinh phí và các điều kiện vật chất khác cho thực thi. Có sự đồng thuận cao trong nội bộ văn phòng cũng như toàn công Ngân hàng, có được sự nhất trí, đồng lòng thì mọi việc sẽ được thực hiện nhanh chóng, suôn sẻ, tiết kiệm được thời gian mà hiệu quả lại cao. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 68 Cần áp dụng đồng bộ các giải pháp ở tất cả các bộ phận, các đơn vị các khâu nghiệp vụ để phối hợp cùng thực hiện một cách thống nhất. Áp dụng linh hoạt, có điều chỉnh các giải pháp, không chồng chéo, không cứng nhắc cũng như không lỏng lẻo, áp dụng đúng chỗ, đúng việc, phân tích được tình hình thực tế hoạt động của văn phòng và của từng đơn vị, đảm bảo quán triệt đúng đường lối của Đảng và Nhà nước, phù hợp với mục tiêu của tổ chức và theo kịp xu hướng chung của thời đại. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 69 KẾT LUẬN Văn phòng đang ngày càng khẳng định rõ vai trò của nó đối với hoạt động của các cơ quan, doanh nghiệp và là trợ thủ đắc lực cho các nhà lãnh đạo. Vì vậy, việc xây dựng văn phòng hiện đại, đầy đủ về vật chất và đội ngũ cán bộ nhân viên có năng lực, chuyên môn nghiệp vụ, nhiệt tình và hăng say làm việc là nhiệm vụ của toàn cơ quan, doanh nghiệp nói chung và của các nhà lãnh đạo nói riêng. Trong những năm qua hoạt động văn phòng tại Ngân hàng đã đạt được những kết quả tốt như : thực hiện tốt công tác tham mưu cho lãnh đạo để ra quyết định quản lý, thực hiện tốt công tác văn thư lưu trữ… Tuy nhiên, trước sự phát triển nhanh chóng, không ngừng của kinh tế - xã hội và khoa học kỹ thuật như hiện nay, đặt ra cho Văn phòng những thách thức không nhỏ. Điều đó đòi hỏi Văn phòng trong thời gian tới phải không ngừng đổi mới phương thức hoạt động sao cho phù hợp với yêu cầu đổi mới, hiện đại công tác văn phòng. Khóa luận đã tập trung vào một số nội dung chính: Khảo cứu lý luận về văn phòng và hoạt động văn phòng, đánh giá thực tiễn hoạt động văn phòng ở chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Thành phố Hải Phòng. Qua đó, đề xuất một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Ngân hàng. Trên cơ sở sử dụng kết hợp các phương pháp nghiên cứu, khóa luận này đã kiểm chứng được các giả thuyết nghiên cứu ban đầu là đúng. Văn phòng Ngân hàng đóng một vai trò rất quan trọng trong công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo Ngân hàng. Kết quả nghiên cứu khẳng định rằng: Văn phòng là một bộ phận không thể thiếu trong mỗi cơ quan, tổ chức. Hoạt động văn phòng thực hiện có hiệu quả là tiền đề cho sự thành công của cơ quan, tổ chức. Do hạn chế về thời gian nên khóa luận không thể mở rộng, đi sâu nghiên cứu, trình bày đầy đủ và sâu sắc toàn bộ nghiệp vụ trong hoạt động văn phòng. Tuy Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 70 nhiên với những nội dung đã trình bày và những giải pháp được đưa ra trong khóa luận, hi vọng góp phần nào nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Hải Phòng. Vì trọng tâm nghiên cứu của bài khóa luận này là hoạt động văn phòng, nên khóa luận không đề cập đến biện pháp nâng cao hiệu quả quản trị văn phòng. Đây có thể là một gợi mở cho những nghiên cứu tiếp theo về văn phòng tại chi nhánh, nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác về văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Nông thôn Thành phố Hải Phòng. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 71 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng (2010), Tài liệu trong Ngân hàng: - 22 năm truyền thống Ngân hàng - Báo cáo tài chính của Ngân hàng từ năm 2007-2009 -Quy chế hoạt động của văn phòng Ngân hàng - Quy định về quyền hạn và trách nhiệm của các nhân sự văn phòng 2. Đồng Thị Thanh Phương; ThS. Nguyễn Thị Ngọc An( 2008), Giáo trình Quản trị Hành chính Văn phòng, Nxb. Thống kê, Hà Nội. 3. Hồ Ngọc Cẩn( 2003), Cẩm nang Tổ chức và Quản trị Hành chính Văn phòng, Nxb. Tài chính, Hà Nội. 4. Mike Harvey( 2001), Quản trị Hành chính Văn phòng, Nxb. Thống kê. 5. Th.s Bùi Thị Thanh Nhàn( 2009), Bài giảng về Văn phòng cho lớp QT1001P, Trường Đại học Dân lập Hải Phòng. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 72 MỤC LỤC TRANG LỜI CẢM ƠN CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT SƠ ĐỒ BẢNG, BIỂU LỜI MỞ ĐẦU .......................................................................................................... 1 CHƢƠNG I : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÕNG VÀ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG .................................................................................................................... 4 1.1. Lý luận chung về văn phòng .............................................................................. 4 1.1.1. Khái niệm văn phòng ...................................................................................... 4 1.1.2. Chức năng của văn phòng ............................................................................... 5 1.1.3.Vai trò của văn phòng ...................................................................................... 7 1.2. Lý luận chung về hoạt động văn phòng ............................................................. 8 1.2.1. Nội dung hoạt động văn phòng ....................................................................... 8 1.2.1.1. Xây dựng và tổ chức chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan ........... 8 1.2.1.2. Xây dựng quy chế ........................................................................................ 9 1.2.1.3. Tổ chức hội họp. ......................................................................................... 10 1.2.1.4. Nghiệp vụ văn thư – lưu trữ ....................................................................... 11 1.2.1.5. Thu nhận và xử lý thông tin trong cơ quan, đơn vị .................................... 13 1.2.1.6. Công tác hậu cần ........................................................................................ 15 1.3. Các yêu tố ảnh hưởng tới hiệu quả hoạt động văn phòng ................................ 15 1.4. Lý luận chung về quản trị văn phòng ............................................................... 17 1.4.1. Khái niệm quản trị văn phòng ....................................................................... 17 1.4.2. Mục tiêu của quản trị văn phòng ................................................................... 17 Tiểu kết chương ....................................................................................................... 19 Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 73 Chƣơng II: THỰC TIỄN HOẠT ĐỘNG VĂN PHÕNG TẠI CHI NHÁNH NGÂN HÀNG NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG ................................................................................................ 20 2.1. Giới thiệu khái quát về chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển ... 20 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của chi nhánh NHNo&PTNT Hải Phòng ....... 20 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của chi nhánh ........................................................... 24 2.1.3. Cơ cấu tổ chức của chi nhánh ...................................................................... 26 2.2. Kết quả hoạt động kinh doanh của chi nhánh NHNo&PTNT Hải Phòng từ năm 2007-2009 ................................................................................................................ 29 2.2.1. Tình hình huy động vốn ................................................................................ 29 2.2.2. Dư nợ cho vay ............................................................................................... 30 2.2.3. Dư nợ quá hạn ............................................................................................... 32 2.3. Đơn vị văn phòng ở chi nhánh NHNo&PTNT Hải Phòng .............................. 33 2.3.1. Tổ chức bộ máy văn phòng ở chi nhánh Ngân hàng..................................... 33 2.3. 2. Điều kiện làm việc, trang thiết bị của văn phòng ........................................ 38 2.4. Các nghiệp vụ văn phòng chủ yếu ở văn phòng chi nhánh NHNo&PTNT ..... 40 Hải Phòng ................................................................................................................ 40 2.4.1. Nghiệp vụ thu thập, xử lý thông tin .............................................................. 40 2.4.2. Nghiệp vụ văn thư, lưu trữ ............................................................................ 45 2.4.2.1. Nghiệp vụ văn thư ...................................................................................... 45 2.4.2.2. Nghiệp vụ lưu trữ ....................................................................................... 54 2.4.3. Lập chương trình kế hoạch, tổ chức chuyến đi, công tác cho lãnh đạo ........ 56 2.4.4. Nghiệp vụ lễ tân, tiếp khách .......................................................................... 57 2.4.5 Cung cấp các điều kiện vật chất cho thực thi ................................................. 58 2.4.6. Nghiệp vụ tổ chức hội họp ............................................................................ 59 2.5. Đánh giá tổng thể ............................................................................................. 60 Tiểu kết chương ....................................................................................................... 61 Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 74 Chƣơng III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÕNG Ở CHI NHÁNH NHNO&PTNT HẢI PHÒNG ........................ 62 3.1. Định hướng chung ............................................................................................ 62 3.2. Các giải pháp cụ thể ......................................................................................... 62 3.2.1. Giải pháp về nhân sự .................................................................................... 62 3.2.2. Giải pháp về điều kiện vật chất của văn phòng ............................................ 63 3.2.3. Hoàn thiện mô hình, công tác quản lý, thủ tục làm việc ............................... 64 3.2.3. Giải pháp về kỹ thuật đối với một số nghiệp vụ văn phòng cơ bản.............. 65 3.2.3.1. Nghiệp vụ văn thư- lưu trữ ......................................................................... 65 3.2.3.2. Nghiệp vụ tổ chức hội họp ........................................................................ 66 3.2.3.3. Nghiệp vụ lập chương trình kế hoạch, chuyến đi công tác cho lãnh đạo .. 66 3.3. Điều kiện để thực hiện giải pháp ...................................................................... 67 KẾT LUẬN ............................................................................................................ 69 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................. 71 Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 75 CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT NHNNo& PTNT : Ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn HCNS : Phòng Hành chính- Nhân sự KT- XH : Kinh tế- Xã hội NHTM : Ngân hàng thương mại TG : Tiền gửi Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 76 SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU Hình Nội dung Trang 2.1 Cơ cấu tổ chức của NHNNo& PTNT Hải Phòng 26 2.2 Tình hình huy động vốn 29 2.3 Dư nợ cho vay 30 2.4 Dư nợ quá hạn 32 2.5 Doanh số kinh doanh ngoại tệ 32 2.6 Kết quả hoạt động kinh doanh 2007-2009 33 2.7 Tổ chức bộ máy ở chi nhánh ngân hàng 33 2.8 Bảng thống kê trình độ cán bộ, nhân viên của phòng HC- NS 38 2.9 Bảng thống kê các thiết bị, dụng cụ trong phòng HC- NS 40 2.10 Sơ đồ quy trình cung cấp thông tin 41 2.11 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản 45 2.12 Quy trình xử lý văn bản đến 46 2.13 Mẫu dẫu đến của chi nhánh NHNNo& PTNT Hải Phòng 48 2.14 Mẫu sổ đăng ký văn bản đến 49 2.15 Mẫu sổ đăng ký văn bản đến- Mật 49 2.16 Mẫu sổ chuyển giao văn bản 50 2.17 Quy trình quản lý văn bản đi 51 2.18 Mẫu sổ văn bản đi 52 Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 77 LỜI CẢM ƠN Em xin gửi lời cảm ơn tới nhà trường và các thầy cô bộ môn quản trị kinh doanh đã giảng dạy những kiến thức lý luận, nghiệp vụ trong suốt 4 năm qua để em có cơ sở lý luận viết bài. Em xin chân thành cảm ơn sự chỉ bảo, giúp đỡ nhiệt tình của các cô chú, anh chị phòng HCNS. Mọi người luôn sẵn sàng giải đáp những thắc mắc về hoạt động văn phòng ở đây để em hoàn thành bài khoá luận này. Đặc biệt, em xin cảm ơn những nhận xét, góp ý, sự chỉ bảo tận tình của cô giáo hướng dẫn TS.Trần Thị Thanh Thuỷ để bài khoá luận của em hoàn thiện tốt nhất. Em xin chân thành cảm ơn! Hải Phòng, ngày 30 tháng 06 năm 2010 Sinh viên Phạm Anh Dũng ._.