Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng Hội đồng nhân dân và ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà

nh chính nhà nƣớc là một yêu cầu mang tính khách quan, thƣờng xuyên và cần đƣợc thực hiện cả về chiều rộng và chiều sâu. Cùng với sự nghiệp đổi mới tổ chức và hoạt động của nhà nƣớc thì vấn đề nâng cao năng lực quản lý nhà nƣớc ở UBND cấp huyện – cơ quan hành chính nhà nƣớc ở địa phƣơng là một tất yếu khách quan. Văn phòng là bộ phận rất quan trọng và không thể thiếu trong mỗi tổ chức, cơ quan. Văn phòng là trung tâm quản lý, điều hành của cơ quan, là cánh tay phải đắc lực của lãnh đạo. Trong tổ chức bộ máy nhà Nƣớc, văn phòng - dù ở cấp nào và lĩnh vực nào cũng đóng một vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu lực quản lý của nhà Nƣớc, góp phần thúc đẩy sự đổi mới, hoàn thiện của đất nƣớc phù hợp với xu hƣớng chung của thời đại. Huyện Đầm Hà là một huyện miền núi, nằm ở phía đông bắc của tỉnh Quảng Ninh, đƣợc tái lập theo Nghị định số 59/2001/NĐ – CP về việc chia huyện Quảng Hà – tỉnh Quảng Ninh thành hai huyện Đầm Hà và Hải Hà. Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà có chức năng tham mƣu, tổng hợp, giúp việc cho Thƣờng trực HĐND và UBND huyện. Hoạt động văn phòng của Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà với các nghiệp vụ: thông tin, văn thƣ, lƣu trữ, xây dựng chƣơng trình kế hoạch và tổ chức giao tiếp... đã thực sự là cánh tay phải đắc lực góp phần nâng cao hiệu quả chỉ đạo, điều hành và năng lực quản lý của cơ quan nhà nƣớc cấp huyện, là cầu nối thông tin, cánh cửa giao tiếp giữa nhân dân và Nhà nƣớc. Qua thời gian thực tập tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà, nhận thức đƣợc vai trò quan trọng của Văn phòng và nhận thấy trên thực tế đã có nhiều nghiên cứu lý luận về văn phòng, song chƣa có nghiên cứu nào về Văn Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P - 2 - phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà, do đó em mạnh dạn chọn đề tài : “ Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân huyện Đầm Hà”, với mong muốn đóng góp những giải pháp có tính khả thi nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng, thực hiện tốt chức năng của mình góp phần nâng cao hiệu lực quản lý nhà nƣớc trên địa bàn huyện. 2. Mục đích nghiên cứu Các mục đích cơ bản của khóa luận này là: 1- Khảo cứu lý luận về văn phòng và hoạt động văn phòng. 2- Đánh giá thực tiễn hoạt động văn phòng ở Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà để thấy đƣợc những thành tựu và hạn chế. 3- Đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà. 3. Phạm vi và đối tượng nghiên cứu Do thời gian có hạn nên khoá luận chỉ tập trung nghiên cứu hoạt động văn phòng ở Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà trong khoảng thời gian từ năm 2008 đến năm 2010. Đối tƣợng nghiên cứu của khóa luận là : Hoạt động văn phòng, mặc dù một số vấn đề nhƣ Văn phòng và Quản trị văn phòng cũng đƣợc đƣa vào để phục vụ đối chiếu. 4. Giả thuyết nghiên cứu Một là, Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà đóng một vai trò quan trọng đối với việc đạt đƣợc hiệu quả quản lý, điều hành của UBND huyện Đầm Hà. Hai là, hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà cần đƣợc tiếp tục đổi mới để góp phần thiết thực và hiệu quả hơn vào hoạt động quản lý hành chính nhà nƣớc của UBND huyện. Ba là, để hoạt động có hiệu quả thì có rất nhiều biện pháp, song các biện pháp này phải phù hợp với thực tiễn của văn phòng và đồng bộ với nhau. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P - 3 - 5. Phương pháp nghiên cứu Nghiên cứu này vận dụng phƣơng pháp duy vật biện chứng và một số phƣơng pháp cụ thể nhƣ: khảo sát, phân tích, đối chiếu, so sánh, thống kê, tổng hợp… 6. Bố cục của khoá luận *Kết cấu của khoá luận gồm 3 phần: Phần mở đầu. Phần nội dung: Gồm 3 chƣơng Chương 1: Cơ sở lý luận về văn phòng và hoạt động văn phòng Chương 2: Thực tiễn hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà. Chương 3: Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà. Kết luận. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P - 4 - Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÒNG VÀ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG Đặt vấn đề Chƣơng này nhằm hai mục tiêu chính sau đây: Một là, khảo cứu lý luận chung về văn phòng với chức năng, nhiệm vụ, vai trò của văn phòng trong cơ quan, tổ chức. Hai là, khảo cứu lý luận chung về hoạt động văn phòng với các nghiệp vụ chủ yếu của văn phòng và các yếu tố ảnh hƣởng tới hoạt động văn phòng. Do vậy, chƣơng này sẽ cung cấp lý luận cho đánh giá thực tiễn ở chƣơng 2. 1.1. Lý luận chung về văn phòng. 1.1.1. Khái niệm văn phòng. Trong thực tiễn cuộc sống, bất cứ cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nào cũng có hoạt động văn phòng và lập ra đơn vị làm công tác văn phòng. Cùng với sự phát triển của nền kinh tế - xã hội và sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật mà văn phòng có nhiều cách hiểu và có nhiều tên gọi khác nhau. Có bốn cách hiểu sau đây về văn phòng: Một là, văn phòng đƣợc hiểu là nơi thực hiện các công việc hành chính hàng ngày của cơ quan, đơn vị liên quan đến công văn, giấy tờ, con dấu hoặc là nơi thực hiện các công việc phục vụ, hậu cần, bảo vệ... Hai là, văn phòng đƣợc hiểu là trụ sở làm việc, là địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị do văn phòng thƣờng gắn với một địa điểm cụ thể. Ba là, văn phòng đƣợc hiểu nhƣ một bộ máy tham mƣu, tổng hợp quan trọng của cơ quan, đơn vị, là cánh tay đắc lực phục vụ điều hành của lãnh đạo. Bốn là, văn phòng là một phòng làm việc cụ thể của lãnh đạo nhƣ “Văn phòng giám đốc”, “văn phòng nghị sĩ”... Hoặc đƣợc dùng để gọi các tổ chức độc lập đƣợc pháp luật thừa nhận nhƣ : “Văn phòng luật sƣ” , “Văn phòng tƣ vấn”, “Văn phòng kiến trúc sƣ”... Cả bốn cách hiểu trên đều đúng nhƣng chỉ phản ánh đƣợc một khía cạnh Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P - 5 - nào đó của văn phòng. Để đƣa ra đƣợc một định nghĩa chính xác về văn phòng cần xem xét đầy đủ, toàn diện các hoạt động diễn ra ở bộ phận này trong các cơ quan, tổ chức, đơn vị. Nếu xem xét công tác văn phòng theo quan điểm hệ thống bao gồm các tác nghiệp đầu vào và đầu ra có những tính chất đặc thù nhất định. Ở đầu vào là các hoạt động trợ giúp lãnh đạo tổ chức, quản lý, sử dụng thông tin theo các phƣơng án khác nhau nhằm thu đƣợc kết quả tối ƣu trong từng hoạt động của đơn vị. Đây là nội dung hoạt động đặc thù của công tác văn phòng. Ở đầu ra là hoạt động phân phối, chuyển tải, thu thập, xử lý các thông tin phản hồi trong nội bộ và bên ngoài cơ quan, đơn vị theo yêu cầu của lãnh đạo. Toàn bộ hoạt động này sẽ góp phần hoàn thiện từng bƣớc công tác tổ chức điều hành thông tin trong đơn vị nhằm nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng thông tin trong quá trình tổ chức điều hành của cơ quan đạt mục tiêu mong muốn. Hiểu theo nghĩa chung nhất: “Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, doanh nghiệp; là nơi thu thập và xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức”.[2;10] 1.1.2. Chức năng của văn phòng Từ lý luận và thực tiễn cho thấy văn phòng là một thực thể tồn tại để thực hiện việc quản lý thông tin, phục vụ công tác điều hành của lãnh đạo. Do đó, văn phòng có 2 nhóm chức năng cơ bản đó là: - Nhóm chức năng tham mƣu, tổng hợp. - Nhóm chức năng hậu cần . a. Chức năng tham mưu, tổng hợp Cùng với quá trình cải cách hành chính, đổi mới hoạt động của các cơ quan, tổ chức, chức năng tham mƣu, tổng hợp của văn phòng đƣợc coi là chức năng cơ bản nhất của văn phòng, đây là hoạt động cần thiết cho công tác quản lý. Nội dung của công tác tham mƣu chỉ rõ hoạt động tham vấn của công tác văn phòng; còn nội dung tổng hợp nghiêng nhiều về khía cạnh thống kê, xử lý Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P - 6 - thông tin dữ liệu phục vụ thiết thực cho hoạt động quản lý. Muốn có đƣợc những quyết định đúng đắn, khoa học, ngƣời thủ trƣởng không thể chỉ dựa vào ý chỉ chủ quan của mình mà còn phải xét đến những yếu tố khách quan nhƣ ý kiến tham gia của các cấp quản lý, của những ngƣời trợ giúp. Việc thu thập, phân tích và tổng hợp những ý kiến đó thông thƣờng và phần lớn đƣợc thực hiện bởi bộ phận văn phòng. Hoạt động này rất cần thiết và luôn tỏ ra hữu hiệu vì nó vừa mang tính tham vấn, vừa mang tính chuyên sâu. Mặt khác, kết quả tham vấn ở trên phải xuất phát từ những thông tin cả ở đầu vào, đầu ra và những thông tin ngƣợc trên mọi lĩnh vực của nhiều đối tƣợng mà văn phòng thu thập đƣợc. Nhƣ vậy, tham mƣu cần có tổng hợp và tổng hợp là để tham mƣu. Hai nội dung này cùng nhằm một mục đích chung nhất là trợ giúp cho thủ trƣởng, lãnh đạo cơ quan có cơ sở khoa học để lựa chọn quyết định tối ƣu nhất phục vụ cho mục tiêu hoạt động của cơ quan. b. Chức năng hậu cần Hoạt động của cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất nhƣ nhà cửa, phƣơng tiện, thiết bị, công cụ, tài chính... Các phƣơng tiện ấy phải đƣợc quản lý, sắp xếp, phân phối và không ngừng bổ sung để cung cấp kịp thời, đầy đủ cho mọi nhu cầu hoạt động của cơ quan. Nội dung công việc này thuộc về chức năng hậu cần của cơ quan và đƣợc thực hiện với mục tiêu đảm bảo đầy đủ nhƣng tiết kiệm và sử dụng có hiệu quả nhất. Tóm lại, văn phòng là đầu mối giúp việc cho lãnh đạo thông qua 2 chức năng quan trọng trên. Hai chức năng này vừa tồn tại độc lập vừa hỗ trợ, bổ sung cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan phải tồn tại văn phòng trong mỗi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. 1.1.3. Nhiệm vụ của văn phòng Từ các chức năng trên văn phòng có những nhiệm vụ chủ yếu sau đây: 1 - Xây dựng chƣơng trình, kế hoạch công tác của cơ quan, doanh nghiệp. 2 - Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin. 3 - Soạn thảo, phát hành và quản lý văn bản 4 - Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P - 7 - 5 - Bảo đảm nhu cầu hậu cần, kinh phí chi tiêu, quản lý vật tƣ, tài sản của cơ quan, doanh nghiệp. 6 - Đảm bảo an toàn cho cơ quan, doanh nghiệp và công tác y tế, bảo vệ sức khoẻ cán bộ, nhân viên trong cơ quan, doanh nghiệp. 1.1.4. Vai trò của văn phòng trong cơ quan, tổ chức Vai trò của văn phòng đƣợc thể hiện qua việc thực hiện đầy đủ các chức năng, nhiệm vụ cụ thể của nó. Trƣớc hết, hoạt động văn phòng là một khâu quan trọng trong dây chuyền hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp, là trung tâm thực hiện quá trình quản lý diều hành của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Nếu văn phòng không làm việc thì cả hệ thống đó cũng ngừng hoạt động. Văn phòng làm trung gian giữa lãnh đạo với các bộ phận, phòng ban trong cơ quan, doanh nghiệp và là nơi chuyển giao tất cả các công việc của một cá nhân trong cơ quan, doanh nghiệp mang đến cho lãnh đạo. Văn phòng đƣợc ví là cửa ngõ của mỗi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, bởi vì trong mỗi tổ chức này luôn có các mối quan hệ đối nội, đối ngoại thông qua hệ thống văn bản đi, đến và văn bản nội bộ. Mặt khác, văn phòng cũng đƣợc ví nhƣ là nơi cung cấp các dịch vụ tổng hợp cho các hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp nói chung, các nhà lãnh đạo nói riêng. Mọi vấn đề về hậu cần chỉ có văn phòng thực hiện từ sửa chữa bàn ghế, thay bóng điện, …. đến mua sắm các máy móc, trang thiết bị … cũng đều do văn phòng làm cả. Với nhiệm vụ là đầu mối thu nhận và xử lý thông tin phục vụ lãnh đạo, văn phòng cung cấp những căn cứ khoa học cho việc ban hành quyết định quản lý, bảo đảm cho hoạt động thống nhất, liên tục, kịp thời của cơ quan, doanh nghiệp theo đúng các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn đƣợc giao. Bên cạnh đó, văn phòng còn là nơi tiếp nhận tất cả các mối quan hệ nhất là mối quan hệ đối ngoại của cơ quan, doanh nghiệp. Ví dụ về hoạt động này đó là văn phòng lo vé máy bay cho cán bộ cơ quan đi công tác; chuẩn bị xe đƣa đón khách; chuẩn bị chỗ nghỉ cho khách… Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P - 8 - 1.2. Lý luận chung về hoạt động văn phòng. 1.2.1. Nội dung hoạt động văn phòng Trong hoạt động văn phòng thực hiện một số nghiệp vụ cơ bản sau: 1 - Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan, doanh nghiệp. Khái niệm: Chƣơng trình, kế hoạch làm việc là hình ảnh tƣơng lai của một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp sau một khoảng thời gian hoạt động nhất định. Chƣơng trình, kế hoạch là phƣơng tiện hoạt động quan trọng của ngƣời lãnh đạo hoặc của mỗi cá nhân, cơ quan, doanh nghiệp để đảm bảo cho những hoạt động đƣợc thực hiện theo đúng mục tiêu và yêu cầu đặt ra. Kế hoạch là sự sắp xếp, bố trí các công việc, các hoạt động, các giải pháp để sử dụng và phối hợp các nguồn lực theo trình tự thời gian nhằm thực hiện các chức năng, nhiệm vụ và đạt tới các mục tiêu của mỗi tổ chức hoặc mỗi cá nhân. Mỗi cơ quan, doanh nghiệp đều có nhiều kế hoạch do các bộ phận, phòng ban khách nhau xây dựng nhằm thực hiện mục tiêu, định hƣớng phát triển cơ quan, doanh nghiệp. Văn phòng chính là một bộ phận tổng hợp thành kế hoạch tổng thể cho cơ quan, doanh nghiệp và đôn đốc các bộ phận, phòng ban thực hiện theo chƣơng trình, kế hoạch đó, ví dụ nhƣ: kế hoạch sản xuất, kế hoạch đào tạo, kế hoạch đầu tƣ, kế hoạch tài chính… Qua kế hoạch tổng thể mà văn phòng tổng hợp đôn đốc thực hiện thì các bộ phận, phòng ban chức năng của cơ quan, doanh nghiệp sẽ đƣợc kết nối mật thiết và hoạt động đồng bộ hơn, phối hợp tốt trong công việc. Mặt khác, văn phòng phải trực tiếp xây dựng chƣơng trình, kế hoạch công tác hàng tháng, hàng quý, hàng tuần cho chính văn phòng và cho lãnh đạo, giúp lãnh đạo triển khai thực hiện kế hoạch đó. Việc lập kế hoạch này hết sức quan trọng vì sẽ tránh đƣợc tình trạng bị lôi kéo của công việc hàng ngày mà làm ảnh hƣởng đến những chƣơng trình cần thiết hơn. Trong quá trình lập kế hoạch quý, 6 tháng, tháng thì văn phòng phải thƣờng xuyên tổng kết đƣa ra những việc đã làm, chƣa làm để có biện pháp bổ sung kịp thời. Do đó kế hoạch luôn phải đƣợc lập đầu tiên. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P - 9 - 2 - Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin. Khái niệm: Thông tin hiểu theo một cách khái quát nhất là quá trình trao đổi giữa ngƣời gửi và ngƣời nhận, là sự truyền tín hiệu, truyền tin tức về những sự kiện, hoạt động đã, đang và sẽ xảy ra cho nhiều ngƣời cùng biết. Trong hoạt động quản lý, thông tin là sự phản ánh nội dung và hình thức vận động liên lạc giữa các đối tƣợng, yếu tố của một hệ thống và giữa hệ thống đó với môi trƣờng xung quanh. Trong cơ quan hành chính Nhà Nƣớc thì thông tin là phƣơng tiện để ra các quyết định,xác định phƣơng hƣớng chỉ đạo sát thực với thực tế,nâng cao hiệu quả hoạt động. Thông tin có nhiều loại nhƣ: thông tin kinh tế, chính trị, văn hoá, xã hội, thông tin nội bộ, thông tin bên ngoài, thông tin phản hồi…nhƣng mỗi cơ quan, doanh nghiệp cũng cần phải có những yêu cầu cơ bản về thông tin. Bởi vì thông tin là nguồn, là căn cứ để lãnh đạo đƣa ra những quyết định kịp thời, chính xác. Mà thông tin lại có nhiều loại, trong khi lãnh đạo không thể tự thu thập, xử lý tất cả mọi thông tin nên cần có bộ phận trợ giúp, đó chính là văn phòng. Văn phòng là cửa sổ, là bộ lọc thông tin vì tất cả các thông tin đến, đi đều đƣợc thu thập, xử lý, chuyển phát tại văn phòng. Văn phòng sẽ phân loại thông tin theo các kênh thích hợp để chuyển tải và lƣu trữ. Hoạt động này có ý nghĩa quan trọng đối với doanh nghiệp, bởi vì có liên quan đến sự thành bại, liên quan đến hoạt động không những của văn phòng mà còn cả cơ quan, doanh nghiệp nên văn phòng cần phải tuân thủ nghiêm ngặt những quy định về văn thƣ, lƣu trữ trong quản lý thông tin. Công tác thông tin của văn phòng phải đƣợc cập nhật và tổng hợp đƣợc tình hình hoạt động hàng ngày, hàng tuần trên tất cả các lĩnh vực của cơ quan, doanh nghiệp, của ngành, lĩnh vực hoạt động kinh doanh để kịp thời báo cáo cho lãnh đạo, giúp lãnh đạo quyết định các chủ trƣơng, biện pháp lớn nhằm thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, doanh nghiệp mình và tổng hợp báo cáo định kỳ lên cơ quan cấp trên hoặc công khai trong cơ quan, doanh nghiệp mình. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P - 10 - Khi thông tin đƣợc thu thập kịp thời, đầy đủ, chính xác, đƣợc xử lý khoa học, đáp ứng yêu cầu quản lý sẽ giúp cho lãnh đạo cơ quan, doanh nghiệp giải quyết công việc hàng ngày, điều hoà, phối hợp với các cơ quan hữu quan giải quyết kịp thời có hiệu quả những công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, doanh nghiệp mình 3 - Soạn thảo, phát hành và quản lý văn bản Khái niệm Theo nghĩa hẹp, văn bản là các tài liệu, giấy tờ… đƣợc hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp. Bao gồm các chỉ thị, thông tƣ, nghị quyết, nghị định, quyết định, đề án, kế hoạch, báo cáo, đơn từ… Ngày nay khái niệm này đƣợc dùng một cách rộng rãi trong hoạt động quản lý, điều hành ở các cơ quan, doanh nghiệp. Theo nghĩa rộng văn bản là vật mang tin đƣợc ghi bằng ký hiệu hay ghi bằng ngôn ngữ. Ví dụ nhƣ bia đá, câu đối ở đình chùa, tác phẩm văn học nghệ thuật, khẩu hiệu, băng ghi âm… Các hình thức văn bản hình thành trong hoạt động của UBND huyện và cơ quan thuộc UBND huyện bao gồm: Văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính. Văn bản quy phạm pháp luật theo quy định của luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật số 17/2008/QH12 của Quốc hội khóa XII ban hành ngày 03 tháng 06 năm 2008: “ Văn bản quy phạm pháp luật là những văn bản do cơ quan nhà nƣớc có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định, trong đó có quy tắc xử sự chung, đƣợc Nhà nƣớc đảm bảo thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội theo định hƣớng xã hội chủ nghĩa”. Văn bản hành chính bao gồm: 1. Các văn bản thể hiện quyết định quản lý mang tính áp dụng pháp luật do các cơ quan, tổ chức ban hành để thực hiện các hoạt động quản lý, điều hành trong nội bộ cơ quan và giải quyết những công việc cụ thể đối với các đối tƣợng nhất định nhƣ: Quyết định (cá biệt), Chỉ thị (cá biệt). 2. Các văn bản mang tính thông tin điều hành dùng để giao dịch, trao đổi, Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P - 11 - phản ánh tình hình, ghi chép công việc trong cơ quan, tổ chức nhƣ: Thông báo, thông cáo, báo cáo, đề án, chƣơng trình, kế hoạch, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, giấy nghỉ phép, giấy đi đƣờng… Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản đƣợc thực hiện theo quy định tại Thông tƣ liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 05 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hƣớng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Nguyên tắc soạn thảo văn bản: Một là, nội dung văn bản phải hợp hiến, hợp pháp: Văn bản quy phạm pháp luật đƣợc ban hành phải có nội dung phù hợp với Hiến pháp và Luật pháp hiện hành. Văn bản của cơ quan nhà nƣớc cấp dƣới ban hành phải phù hợp và không trái với quy định trong văn bản của cơ quan nhà nƣớc cấp trên. Các văn bản quy phạm pháp luật trái với Hiến pháp, trái với các văn bản Luật và các văn bản của cơ quan nhà nƣớc cấp trên phải đƣợc cơ quan nhà nƣớc có thẩm quyền bãi bỏ, đình chỉ việc thi hành. Hai là, văn bản phải đƣợc soạn thảo đúng thể thức: Văn bản phải đảm bảo đúng thể thức nhà nƣớc quy định, nếu văn bản không đúng thể thức thì văn bản sẽ không có giá trị pháp lý. Cũng phải lƣu ý đến thể thức trình bày của từng loại văn bản nhất định vì mỗi loại văn bản cụ thể có hình thức mẫu quy định. Ba là, văn bản phải đƣợc soạn thảo đúng thẩm quyền quy định: Đối với văn bản quy phạm pháp luật, thẩm quyền soạn thảo và ban hành của các cơ quan quản lý nhà nƣớc đã đƣợc phân định rõ nhằm tránh việc chồng chéo hay bỏ sót lĩnh vực cần quản lý và chức năng của từng cơ quan. Đối với văn bản hành chính thông thƣờng, các cơ quan, doanh nghiệp đều có thể ban hành để phục vụ cho công việc quản lý, điều hành, giao dịch… Cần lƣu ý là một cơ quan, doanh nghiệp không thể soạn thảo và ban hành một văn bản vƣợt quá thẩm quyền hoặc không đúng chức năng của cơ quan đã đƣợc pháp luật quy định. Bốn là, văn bản phải đảm bảo tính khả thi: Nếu là văn bản pháp luật thì phải phù hợp với nội dung và vấn đề mà văn bản đó điều chỉnh. Một văn bản chỉ Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P - 12 - đề cập đến những vấn đề có liên quan với nhau, còn những vấn đề khác phải đƣợc soạn thảo và trình bày ở một văn bản khác. Năm là, văn bản phải đƣợc trình bày bằng phong cách hành chính công vụ: Đây là phong cách ngôn ngữ dung trong lĩnh vực luật pháp và quản lý nhà nƣớc. Khi soạn thảo văn bản hành chính nói chung cần đảm bảo các yêu cầu của phong cách này mới tạo ra các văn bản hành chính hoàn chỉnh. Tất cả các văn bản từ cơ quan ngoài gửi đến UBND huyện bằng con đƣờng trực tiếp hay những tài liệu quan trọng do cá nhân mang từ hội nghị hoặc qua đƣờng bƣu điện … đƣợc gọi chung là văn bản đến. Tất cả các loại văn bản do cơ quan ban hành để quản lý diều hành công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan đƣợc gửi đến các đối tƣợng có liên quan gọi là văn bản đi. * Nguyên tắc quản lý văn bản đi: - Tất cả văn bản đi phải đƣợc đăng ký vào sổ quản lý văn bản đi ở văn thƣ - Tất cả văn bản đi phải đƣợc kiểm tra về nội dung và thể thức trƣớc khi gửi đi. Văn bản là phƣơng tiện ghi tin, chuyển tin hữu hiệu và chính xác. Thông tin trong văn bản gồm có các thông tin về chính trị, kinh tế, xã hội, pháp luật, chuyên môn… Các cơ quan, doanh nghiệp sử dụng văn bản nhƣ một phƣơng tiện hữu hiệu để thực hiện và truyền đạt các quyết định quản lý. Tuy vậy công việc soạn thảo, ban hành, xử lý và lƣu trữ văn bản trong nhiều cơ quan, doanh nghiệp còn bộc lộ nhiều sai sót cả về nội dung và hình thức. Hiện nay đã có Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 1996, đƣợc bổ sung, sửa đổi năm 2002 và các văn bản dƣới luật hƣớng dẫn thống nhất việc soạn thảo và ban hành văn bản nhƣ Thông tƣ liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ. Văn phòng là bộ phận chịu trách nhiệm chính trong công việc trợ giúp lãnh đạo về công tác tổ chức giải quyết và quản lý văn bản; soạn thảo và ban hành văn bản đúng thẩm quyền, đúng trình tự thủ tục, thực hiện các yêu cầu về nội dung, thể thức văn bản. Do đó văn phòng phải nắm vững thông tin đầu vào, Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P - 13 - xử lý và sử dụng thông tin, thực hiện soạn thảo văn bản, đây là nhiệm vụ quan trọng của văn phòng. Việc tổ chức lƣu trữ thông tin, văn bản là biện pháp trợ giúp đắc lực cho hoạt động của ngƣời làm công tác quản lý. Công việc này gồm có phân loại, chọn lọc, đánh giá, sắp xếp thông tin một cách có hệ thống theo những phƣơng pháp khoa học để bảo quản an toàn và phục vụ việc tra cứu, khai thác sử dụng phục vụ các nhu cầu khác nhau. Công tác lƣu trữ thông tin, văn bản đƣợc tổ chức tốt còn là việc đảm bảo an toàn, bí mật thông tin theo quy định. 4- Nghiệp vụ lưu trữ Nội dung nghiệp vụ lƣu trữ: Một là, phân loại tài liệu lưu trữ: Phân loại tài liệu lƣu trữ là sự phân chia tài liệu thành các nhóm dựa vào những đặc trƣng chung của chúng nhằm tổ chức một cách khoa học và sử dụng có hiệu quả những tài liệu lƣu trữ. Hai là, xác định giá trị tài liệu Xác định giá trị tài liệu lƣu trữ: là việc xem xét, đánh giá các mức độ giá trị của tài liệu để xác định thời hạn bảo quản tài liệu (Bảo quản có thời hạn và bảo quản vĩnh viễn) và tài liệu hết giá trị cần loại ra để tiêu hủy đối với lƣu trữ lịch sử. Việc xác định giá trị tài liệu để bảo quản và tài liệu hết giá trị để tiêu hủy do Hội đồng xác định tài liệu xem xét và tƣ vấn cho Lãnh đạo. Việc xét tài liệu hết giá trị đƣợc thực hiện theo công văn số 879/VTLTNN_NVĐP ngày 19/12/2006 của Bộ Nội vụ, Cục văn thƣ và lƣu trữ Nhà nƣớc “V/v hƣớng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị”. Ba là, thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ Thu thập tài liệu lƣu trữ là quá trình giao nộp và tiếp nhận tài liệu đã giải quyết xong ở văn thƣ, ở các đơn vị vào kho lƣu trữ huyện. Bốn là, thống kê tài liệu lưu trữ Thống kê tài liệu lƣu trữ: là việc sử dụng phƣơng tiện chuyên môn, nghiệp Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P - 14 - vụ để nắm đƣợc chính xác số lƣợng, chất lƣợng, thành phần, nội dung, tình hình tài liệu, tình hình cán bộ, hệ thống bảo quản lƣu trữ. Nguyên tắc của thống kê tài liệu lƣu trữ: + Bảo đảm toàn vẹn tài liệu lƣu trữ. + Bảo đảm chính xác,thống nhất giữa thống kê và bảo quản. + Bảo đảm thống nhất quan điểm quản lý tập trung tài liệu lƣu trữ quốc gia. Các loại sổ sách thống kê tài liệu lƣu trữ: + Sổ nhập tài liệu lƣu trữ. + Mục lục hồ sơ. + Sổ đăng ký mục lục hồ sơ. + Báo cáo tổng hợp. + Sổ xuất tài liệu lƣu trữ. Năm là, chỉnh lý tài liệu Chỉnh lý tài liệu là tổ chức lại tài liệu theo một phƣơng án phân loại, trong đó sửa chữa hoặc phục hồi, lập mới những hồ sơ, đơn vị bảo quản, xác định giá trị tài liệu làm các công cụ tra cứu nhằm tạo điều kiện tối ƣu cho công tác bảo quản và phục vụ khai thác tài liệu. Một số nhiệm vụ trong chỉnh lý: - Phân loại tài liệu - Lập hồ sơ - Biên mục hồ sơ - Hệ thống hóa hồ sơ - Lập công cụ tra cứu - Lập bản kê tài liệu tiêu hủy - Sắp xếp hồ sơ Sáu là, bảo quản tài liệu lưu trữ Bảo quản tài liệu lƣu trữ là áp dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật nhằm đảm bảo an toàn và kéo dài tuổi thọ tài liệu. Tài liệu phải đƣợc sắp xếp khoa học, có chế độ bảo quản chặt chẽ, tài liệu Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P - 15 - phải đƣợc làm vệ sinh thƣờng xuyên, có các phƣơng tiện và trang thiết bị bảo quản cần thiết nhƣ cặp, tủ... Chánh văn phòng thực hiện chỉ đạo việc bảo quản tài liệu lƣu trữ. Cán bộ văn thƣ có trách nhiệm về sự hƣ hỏng, mất mát tài liệu lƣu trữ do lỗi chủ quan của mình gây ra. Trƣờng hợp phát hiện tài liệu bị mối mọt, hƣ hỏng, ngƣời quản lý, bảo quản phải báo ngay với lãnh đạo Văn phòng để có biện pháp xử lý, khắc phục. Bảy là, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ là quá trình phục vụ khai thác thông tin tài liệu lƣu trữ để đáp ứng các yêu cầu nghiên cứu, yêu cầu giải quyết công việc của các cơ quan, cá nhân. Cán bộ lƣu trữ có trách nhiệm: Thực hiện đầy đủ thủ tục quy định, nội quy làm việc, hƣớng dẫn và tạo mọi điều kiện thuận lợi cho ngƣời khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ. Kiểm tra số lƣợng và tình trạng hố sơ, tài liệu khi giao cho ngƣời khai thác, sử dụng tài liệu cũng nhƣ khi nhận lại tài liệu do ngƣời khai thác hồ sơ tài liệu trả. Kịp thời phát hiện và đề xuất xử lý các hành vi vi phạm trong quá trình khai thác sử dụng hồ sơ tài liệu. Tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ là một trong những công tác quan trọng nhất và là mục đích cuối cùng của công tác lƣu trữ. 5- Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại. Văn phòng là bộ mặt của cơ quan, doanh nghiệp, vì vậy việc tổ chức các phòng làm việc, tiếp khách và sắp xếp từng ngƣời phù hợp với từng loại công việc là rất quan trọng. Mức độ giao tiếp rộng hay hẹp, nhiều hay ít tuỳ thuộc vào mức độ hoạt động quản lý của mỗi cơ quan nhƣng chủ yếu diễn ra tại văn phòng và do văn phòng tổ chức. Đây là công việc đầu tiên của cơ quan, doanh nghiệp khi giao lƣu, giao tiếp, hợp tác kinh doanh, vì vậy nếu tổ chức tốt hoạt động này thi cơ quan, doanh nghiệp đó sẽ tạo đƣợc ấn tƣợng ban đầu tốt đẹp và có thiện Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P - 16 - cảm với khách hàng, đối tác. Thấy đƣợc tầm quan trọng của hoạt động này thì mỗi cơ quan, doanh nghiệp cần chú ý, quan tâm hơn để luôn tạo dựng đƣợc ấn tƣợng tốt với các đối tác, khách hàng. Để có đƣợc thành công này thì công việc lễ tân, tiếp khách vừa phải đảm bảo trang trọng, văn minh lịch sự vừa phải đảm bảo tiết kiệm, thực thi đúng chế độ. 6- Bảo đảm nhu cầu hậu cần, kinh phí chi tiêu, quản lý vật tư, tài sản của cơ quan, doanh nghiệp. Đây là nhiệm vụ mang tính đặc thù của văn phòng. Làm tốt công tác hậu cần, văn phòng sẽ góp phần quan trọng vào việc nâng cao hiệu quả của cơ quan, doanh nghiệp. Việc lập kế hoạch nhu cầu, dự trù kinh phí, tổ chức mua săm trang thiết bị hiện đại, cấp phát, theo dõi sử dụng nhằm quản lý chặt chẽ các chi phí văn phòng để kịp thời điều chỉnh cho phù hợp và lập kế hoạch tài chính mới theo yêu cầu của lãnh đạo cơ quan, doanh nghiệp. ._. Đảm bảo cả về vật chất và kinh phí chính là đảm bảo việc diễn ra các hoạt động trong cơ quan, doanh nghiệp. Sử dụng một cách có hiệu quả và tiết kiệm có ảnh hƣởng trực tiếp đến chính hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp đó nên cần có sự quản lý chặt chẽ, khoa học. Do đó các cơ quan, doanh nghiệp cần tạo điều kiện thuận lợi cho văn phòng hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình. 7- Đảm bảo an toàn cho cơ quan, doanh nghiệp và công tác y tế, bảo vệ sức khoẻ cán bộ, nhân viên trong cơ quan, doanh nghiệp. Đảm bảo an ninh, trật tự an toàn trong cơ quan, doanh nghiệp là nhiệm vụ quan trọng của văn phòng. Công tác đảm bảo an toàn gồm các nội dung sau: - Bảo vệ sức khoẻ, đảm bảo an toàn lao động cho ngƣời lao động theo quy định đối với từng chức danh nghề nghiệp. - Đảm bảo tiêu chuẩn vệ sinh, an toàn điều kiện môi trƣờng nơi làm việc. - Đảm bảo an toàn về tài sản: phòng chống cháy, nổ, đảm bảo an toàn cho các trang thiết bị. - Đảm bảo an ninh trật tự: thƣờng trực, bảo vệ, tuần tra, canh gác cơ quan trong và ngoài giờ làm việc; kiểm tra và vận hành hệ thống bảo vệ. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P - 17 - - Đảm bảo độ an toàn của các phƣơng tiện giao thông vận tải. - Phối hợp, liên kết với địa phƣơng và liên cơ quan, doanh nghiệp trong bảo vệ trật tự an toàn xã hội. Trên đây là những nhiệm vụ chủ yếu của công tác văn phòng để phục vụ yêu cầu chung nhằm đạt đƣợc mục tiêu của cơ quan, doanh nghiệp một cách có hiệu quả nhất. Tuy nhiên, do đặc trƣng, tính chất hoạt động của các cơ quan, doanh nghiệp khác nhau mà văn phòng có những nhiệm vụ khác phù hợp với hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp đó. 8- Tổ chức hội họp Khái niệm Họp là một hình thức của hoạt động quản lý nhà nƣớc, một cách thức giải quyết công việc, thông qua đó thủ trƣởng cơ quan hành chính nhà nƣớc trực tiếp thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động trong việc giải quyết các công việc thuộc chức năng, thẩm quyền của cơ quan mình theo quy định của pháp luật. Hội họp là hoạt động phổ biến cả trong đời sống hàng ngày lẫn trong hoạt động quản lý. Nó phản ánh và đáp ứng những nhu cầu quan trọng trong đời sống cộng đồng: nhu cầu tập hợp, giao tiếp và quản lý. Nhìn chung, hội họp thƣờng đƣợc hiểu là một hình thức tập hợp một số đông ngƣời ở một nơi để làm công việc chung, nhằm chia sẻ truyền đạt thông tin hoặc cùng bàn bạc đề ra giải pháp cho một số vấn đề nào đó. Mục tiêu của hội họp Việc tổ chức hội họp dù có khác nhau về mục đích cụ thể, quy mô cũng nhƣ tính phức tạp nhƣng đều hƣớng tới mục tiêu chung nhƣ sau: - Là một kênh giao tiếp chính thức trong cơ quan, đơn vị. - Để trao đổi thông tin, quan điểm nhằm đạt đƣợc sự nhất trí về quan điểm, nhận thức, làm cơ sở cho sự thống nhất trong hành động và tăng cƣờng sự ủng hộ cũng nhƣ phối hợp. - Để phát huy dân chủ nói chung và cụ thể là thực hiện các quy chế dân chủ. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P - 18 - - Để phát huy trí tuệ tập thể. - Là một cơ hội để đánh giá nhân viên và phát hiện nhân tài Ý nghĩa của hội họp Hội họp là một yếu tố quan trọng trong hoạt động của mỗi cơ quan, doanh nghiệp. Đây là phƣơng pháp tốt nhất để lấy đƣợc ý kiến của nhiều ngƣời cùng một lúc, là cơ hội cho các thành viên thảo luận các vấn đề chung và cùng tham gia tiến trình ra quyết định. 1.2.2. Các yếu tố ảnh hưởng tới hiệu quả hoạt động văn phòng a. Môi trường bên trong tổ chức Các yếu tố thuộc môi trƣờng bên trong tổ chức gồm có: tổ chức, nguồn nhân lực, cơ chế hoạt động văn phòng, điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật. Một là, cơ cấu tổ chức: Hoạt động của văn phòng trƣớc hết phụ thuộc và chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, doanh nghiệp, phạm vi ảnh hƣởng, đối tƣợng điều chỉnh, các mối quan hệ, nghĩa vụ và quyền lợi mà cơ quan, doanh nghiệp đó tham gia. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng cũng có thể đƣợc quy định bởi cơ quan cấp trên một cấp hoặc do cấp trên trực tiếp quy định. Các điều kiện trên quy định quy mô và tính chất hoạt động của mỗi văn phòng. Các quy định đó cùng với các chế độ, chính sách khác của Nhà nƣớc cũng tạo ra khung pháp lý cần thiết cho hoạt động của văn phòng. Cùng trong yếu tố tổ chức này, hoạt động văn phòng chịu ảnh hƣởng trong mối quan hệ tƣơng tác với các phòng ban, bộ phận khác trong cơ quan, doanh nghiệp. Hai là, đội ngũ nhân sự: Trong quá trình chuyển đổi cơ chế quản lý hiện nay, con ngƣời có ý nghĩa rất to lớn đối với hoạt động của công tác văn phòng. Yếu tố này ngày càng có vai trò quan trọng hơn vì trong thời gian qua việc đào tạo nguồn nhân lực cho công tác văn phòng không đƣợc coi trọng, thậm chí văn phòng là nơi dồn dịch những ngƣời dôi dƣ, khó sắp xếp ở các bộ phận khác trong cơ quan. Mặt khác, cơ cấu lao động văn phòng hiện đang thay đổi mạnh mẽ do những quy đinh mới của Nhà nƣớc. Việc áp dụng những biện pháp quản lý mới nhƣ khoán chi, giao quyền tự chủ cho cơ sở, thực hiện cơ chế khoán… Tóm lại, yếu tố con ngƣời rất quan trọng, bởi liên quan đến việc tổ chức quản lý, Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P - 19 - điều hành, khả năng lãnh đạo, ý thức làm việc của bộ máy văn phòng. Nếu không có yếu tố này hoặc yếu tố này hoạt động không tốt thì văn phòng ngừng hoặc làm việc kém hiệu quả. Khai thác tốt yếu tố này với năng lực, nghệ thuật quản lý điều hành sẽ giúp cho hoạt động của văn phòng diễn ra thƣờng xuyên, có hiệu quả, tăng tính sáng tạo, tiết kiệm chi phí…Ngƣợc lại, sẽ kìm hãm, bế tắc trong các hoạt động của văn phòng. Do đó, đòi hỏi ngƣời lãnh đạo phải biết điều hành tổ chức, quản lý tốt bộ máy văn phòng và đòi hỏi nhân viên là những ngƣời có kỹ năng chuyên môn, ý thức trách nhiệm cao…thì sẽ hoàn thành tốt nhiệm vụ đƣợc giao. Ba là, cơ chế hoạt động của văn phòng: Cơ chế hoạt động văn phòng của các cơ quan, doanh nghiệp hiện nay đang có nhiều cải tiến. Vai trò của văn phòng ngày càng đƣợc đánh giá đầy đủ và rõ ràng hơn. Sự ràng buộc trách nhiệm giữa văn phòng với các phòng ban chuyên môn ngày càng đƣợc củng cố. Văn phòng ngày càng có trách nhiệm hơn trong việc liên kết phối hợp giữa các phòng ban, bộ phận trong cơ quan, doanh nghiệp, có vai trò ngày càng quan trọng trong thực hiện các quy chế công khai, dân chủ, chống lãng phí và chống tham nhũng. Bốn là, cơ sở vật chất kỹ thuật: Cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng đƣợc đảm bảo giúp truyền tải và thực hiện các quyết định quản lý của lãnh đạo, có ảnh hƣởng trực tiếp tới năng xuất lao động, chất lƣợng công việc, tác động dến quá trình quản lý điều hành của các nhà lãnh đạo. Yêu cầu đặt ra đối với yếu tố này là luôn đầy đủ về số lƣợng, phù hợp với nhu cầu quản lý, sản xuất kinh doanh, phải đảm bảo tính hiện đại hoá trang thiết bị và ngƣời lãnh đạo phải kết hợp bố trí, sắp xếp khoa học, hợp lý tạo tính thẩm mỹ, tránh thất thoát, lãng phí. b. Môi trường bên ngoài Các yếu tố ảnh hƣởng từ môi trƣờng bên ngoài gồm: yếu tố chính sách, pháp luật, kinh tế - xã hội. Một là, chính sách - pháp luật: Chính sách, pháp luật trực tiếp ảnh hƣởng đến sự tồn tại, phát triển của cơ quan, doanh nghiệp vì mỗi cơ quan, doanh nghiệp đều hoạt động dựa trên sự quản lý của Nhà nƣớc bằng các quy định, pháp Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P - 20 - luật do Nhà nƣớc ban hành. Những chính sách, quy định của Nhà nƣớc về văn phòng là hành lang pháp ly chung, là căn cứ để văn phòng xây dựng nội quy, quy chế hoạt động. Những chính sách này đầy đủ, phù hợp và có hiệu lực thi hành cao sẽ tạo thuận lợi cho quá trình tổ chức hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp nói chung và hoạt động văn phòng nói riêng. Bên cạnh đó, hệ thống chính sách của mỗi doanh nghiệp phải luôn hoàn chỉnh cho phù hợp với tình hình phát triển mỗi thời kỳ và có tính khả thi cao là điều kiện để công tác văn phòng thực hiện có hiệu quả hơn. Hai là, trình độ phát triển kinh tế - xã hội: Mọi doanh nghiệp đều phải vận hành hoạt động theo các quy luật kinh tế, xã hội vì các quy luật đó có tác động rất lớn đến hoạt động của doanh nghiệp và cả hoạt động của văn phòng. Nếu thị trƣờng và chính sách kinh tế thuận lợi sẽ khuyến khích các doanh nghiệp tăng cƣờng đầu tƣ, hiện đại hoá trang thiết bị trong doanh nghiệp. Ngoài ra, môi trƣờng kinh tế, xã hội ổn định, phát triển còn góp phần cải tạo tự nhiên, xã hội tạo môi trƣờng kinh tế lành mạnh. Hơn nữa, sự tăng trƣởng, phát triển kinh tế đất nƣớc, khu vực và cả thế giới đều có ảnh hƣởng rất lớn tới sự phát triển của doanh nghiệp. Đây vừa là cơ hội vừa là thách thức đòi hỏi các doanh nghiệp không ngừng nâng cao, tự đổi mới và có bƣớc đi đúng hƣớng trong đó hoạt động văn phòng cũng đƣợc quan tâm, cải tiến cho phù hợp với xu thế phát triển hiện nay. Nhƣ vậy, với sự tác động của các yếu tố trên đều ảnh hƣởng đến hoạt động văn phòng trong mỗi cơ quan, doanh nghiệp. Vì vậy, cần vận dụng những điều kiện thuận lợi, tác động tích cực, hạn chế những ảnh hƣởng tiêu cực để hoạt động của doanh nghiệp cũng nhƣ hoạt động văn phòng đạt đƣợc hiệu quả tốt nhất mà vẫn tiết kiệm chi phí hoạt động. 1.3. Quản trị văn phòng Hoạt động văn phòng chịu nhiều yếu tố khác nhau, trong đó, quản trị văn phòng đóng vai trò quyết định. “ Quản trị ” có thể đƣợc hiểu là quá trình điều hành, phối hợp các yếu tố có trong tổ chức để thực hiện chức năng, nhiệm vụ cụ thể đƣợc giao nhằm đạt đƣợc Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P - 21 - mục tiêu của tổ chức. Chính vì vậy, Quản trị văn phòng là quá trình tác động có tổ chức, có định hƣớng của chủ thể đến các đối tƣợng trong văn phòng nhằm đạt mục tiêu đã xác định. 1.3.1. Mục tiêu của Quản trị Văn phòng Quản trị văn phòng hƣớng tới một loạt các mục tiêu sau: 1- Khẳng định và nâng cao uy tín ngƣời lãnh đạo trong cơ quan, doanh nghiệp, làm cho nhân viên hiểu và thực hiện đúng nội quy, quy chế của cơ quan, doanh nghiệp. Đồng thời tạo ra không khí làm việc thoải mái, đoàn kết, giúp đỡ nhau trong công việc. 2- Tổ chức quản lý hệ thống thông tin trong cơ quan, doanh nghiệp một cách khoa học để sử dụng tối đa lợi thế mà các nguồn thông tin mang lại 3- Xây dựng nét văn hoá công sở hiện đại, lịch sự phát huy tinh thần làm việc tập thể, đề cao tinh thần tự giác của mỗi cá nhân để mang lại hiệu quả cao nhất cho hoạt động văn phòng. 4- Xây dựng nội quy, quy chế hoạt động mang tính khoa học và chuyên nghiệp 5- Đầu tƣ trang thiết bị và từng bƣớc hiện đại hoá công tác văn phòng nhằm khẳng định vai trò của văn phòng đối với hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. 1.3.2. Các nội dung của Quản trị văn phòng Nội dung cơ bản của công tác Quản trị văn phòng bao gồm các công việc sau: - Lập kế hoạch quản trị văn phòng - Xây dựng quy chế văn phòng. - Xây dựng và vận hành cơ cấu tổ chức văn phòng hợp lý. - Phân công công việc việc và tổ chức phối hợp - Xây dựng và đổi mới quy trình thực hiện các nghiệp vụ văn phòng - Kiểm tra, giám sát và đánh giá kết quả hoạt động văn phòng. - Xây dựng hệ thống thông tin và hệ thống thông tin quản lý của văn phòng. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P - 22 - - Xây dựng văn hoá tổ chức tích cực, hỗ trợ tốt cho thực thi. - Cung cấp và đảm bảo các điều kiện làm việc cho văn phòng. Tiểu kết chương Chƣơng này đã trình bày lý luận chung về văn phòng và hoạt động văn phòng. Mục đích của khóa luận này là nghiên cứu về hoạt động văn phòng, do đó, lý luận về quản trị văn phòng chỉ đƣợc đƣa vào với tính chất tham khảo. Trên cơ sở lý luận này thì chƣơng 2 sẽ làm sáng tỏ vấn đề này ở phần nội dung hoạt động văn phòng ở Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P - 23 - Chương 2: THỰC TIỄN HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND HUYỆN ĐẦM HÀ Đặt vấn đề Chƣơng này tập trung vào phân tích, đánh giá thực tiễn hoạt động văn phòng ở Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà trên cơ sở lý luận đã đƣợc trình bày ở chƣơng 1. Chƣơng này đƣợc bắt đầu bằng việc giới thiệu khái quát về UBND huyện Đầm Hà, nhằm mô tả bối cảnh trong đó hoạt động văn phòng đƣợc thực hiện và đánh giá. 2.1. Giới thiệu khái quát về UBND huyện Đầm Hà Tên cơ quan: Uỷ ban nhân dân huyện Đầm Hà Điạ chỉ: Phố Lê Lƣơng - Thị trấn Đầm Hà - Huyện Đầm Hà – Quảng Ninh Điện thoại: 033.3880031 Fax: 033.3880081 Email: ubnddh@quangninh.gov.vn Đầm Hà xƣa là một tổng thuộc châu Hà Cối phủ Hải Đông. Sau cách mạng tháng tám năm 1945, tổng Đầm Hà đƣợc tách ra thành huyện Đầm Hà bao gồm tổng Đầm Hà cũ và ở phía tây có thêm xã Dực Yên từ huyện Tiên Yên cắt sang. Ngày 04 tháng 06 năm 1969, hai huyện là huyện Đầm Hà và huyện Hà Cối hợp nhất lại thành huyện Quảng Hà. Ngày 29 tháng 08 năm 2001, huyện Đầm Hà đƣợc tái lập theo nghị định số 59/2001/NĐ – CP về việc chia huyện Quảng Hà – tỉnh Quảng Ninh thành hai huyện Hải Hà và huyện Đầm Hà. Huyện Đầm Hà đƣợc tái lập với 10 đơn vị hành chính cơ sở gồm thị trấn Đầm Hà và 9 xã: Đầm Hà, Đại Bình, Dực Yên, Tân Bình, Quảng An, Quảng Lâm, Quảng Tân, Quảng Lợi và Tân Lập. Cùng với sự tái lập của huyện Đầm Hà , UBND huyện Đầm Hà ra đời, đã từng bƣớc khắc phục những khó khăn, hạn chế về trình độ chuyên môn, chính trị, nhân lực và cơ sở vật chất, đem lại những thay đổi tích cực cho huyện. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P - 24 - 2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ của UBND huyện Đầm Hà Chức năng, hiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện đƣợc thực hiện theo Luật tổ chức HĐND và UBND số 11/2003/QH11 của Quốc hội khóa XI ban hành ngày ngày 26 tháng 11 năm 2003. Chức năng: UBND huyện do HĐND bầu là cơ quan chấp hành của HĐND, cơ quan hành chính nhà nƣớc ở địa phƣơng, chịu trách nhiệm trƣớc HĐND cùng cấp và cơ quan nhà nƣớc cấp trên. UBND chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản của cơ quan nhà nƣớc cấp trên và nghị quyết của HĐND cùng cấp nhằm bảo đảm thực hiện chủ trƣơng, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn. UBND thực hiện chức năng quản lý nhà nƣớc ở địa phƣơng, góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nƣớc từ trung ƣơng tới cơ sở. Nhiệm vụ Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế xã hội hàng năm báo cáo HĐND cùng cấp để thông qua và trình HĐND cấp tỉnh phê duyệt. Lập dự toán ngân sách Nhà nƣớc trên địa bàn huyện; Dự toán thu chi ngân sách địa phƣơng; Phƣơng án phân bổ dự toán ngân sách cấp huyện; Tổ chức thực hiện ngân sách địa phƣơng, hƣớng dẫn các UBND xã, thị trấn xây dựng, thực hiện ngân sách và kiểm tra nghị quyết của HĐND xã, thị trấn, phê chuẩn kế hoạch kinh tế xã hội của xã, thị trấn. Xây dựng và trình HĐND cấp huyện thông qua chƣơng trình khuyến khích phát triển nông nghiệp, chỉ đạo UBND xã, thị trấn thực hiện chuyển dịch cơ cấu kinh tế phát triển nông nghiệp, xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất, xây dựng quy hoạch thủy lợi. Quản lý khai thác các công trình giao thông kết cấu hạ tầng, cấp phép xây dựng; tổ chức thực hiện các chính sách về nhà ở, quản lý đất ở và quỹ nhà thuộc Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P - 25 - sở hữu nhà nƣớc trên địa bàn huyện. Xây dựng các chƣơng trình,đề án phát triển văn hóa, giáo dục, thông tin, thể dục thể thao; Quản lý phát triển mạng lƣới y tế, phòng chống dịch bệnh, tổ chức công tác chăm sóc sức khỏe nhân dân; Giải quyết việc làm cho ngƣời lao động, xóa đói giảm nghèo. Quản lý thị trƣờng, chống hàng giả hàng kém chất lƣợng. Tổ chức thực hiện bầu cử đại biểu quốc hội, HĐND; Quyết định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ quyền hạn của cơ quan chuyên môn thuộc UBND, quản lý hồ sơ mốc địa giới 2.1.2. Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Đầm Hà Hình 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND huyện Đầm Hà (Nguồn: UBND huyện Đầm Hà, 2010) Phòng Nội vụ Phòng Lao động Thƣơng binh và Xã hội Phòng Tài chính Kế hoạch Phòng Giáo dục và Đào tạo Phòng Y tế Phòng Văn hóa và Thông tin Phòng Tài nguyên và Môi trƣờng Phòng Tƣ pháp Phòng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Phòng Công thƣơng Thanh tra Văn phòng HĐND và UBND BAN LÃNH ĐẠO UBND HUYỆN Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P - 26 - 2.2. Giới thiệu khái quát về Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà 2.2.1. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà Về cơ bản, Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà thực hiện đầy đủ chức năng, nhiệm vụ nhƣ lý luận đã trình bày, cụ thể: a. Vị trí, chức năng của Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà là cơ quan chuyên môn của HĐND, UBND huyện Đầm Hà , giúp việc cho Thƣờng trực HĐND, UBND huyện và Chủ tịch, các phó chủ tịch HĐND, UBND huyện Đầm Hà. Văn phòng HĐND và UBND là cơ quan trực thuộc UBND huyện, chịu sự quản lý trực tiếp, toàn diện của UBND huyện. Văn phòng HĐND và UBND huyện là cơ quan có tƣ cách pháp nhân, có con dấu riêng và đƣợc mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nƣớc theo quy định của pháp luật. Có chức năng trực tiếp tham mƣu tổng hợp cho UBND về hoạt động của UBND huyện; Tham mƣu,giúp UBND huyện về công tác dân tộc; Tham mƣu cho chủ tịch UBND huyện về chỉ đạo, điều hành của chủ tịch UBND; Cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của thƣờng trực HĐND, UBND huyện và các cơ quan nhà nƣớc ở địa phƣơng; Đảm bảo cơ sở vật chất kỹ thuật cho hoạt động của HĐND và UBND huyện. b. Nhiệm vụ chung của Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà Nhiệm vụ của Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà căn cứ vào Nghị định số 14/2008/NĐ- CP của Chính phủ về “Quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh”. 1. Trình HĐND và UBND huyện ban hành các quyết định, chỉ thị, các văn bản hƣớng dẫn thực hiện về các lĩnh vực quản lý. 2. Trình HĐND và UBND huyện quy hoạch, kế hoạch dài hạn, 5 năm và hàng năm của HĐND và UBND huyện; hƣớng dẫn, kiểm tra việc thực hiện sau khi đƣợc phê duyệt. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P - 27 - 3. Trình HĐND và UBND huyện chƣơng trình, biện pháp tổ chức thực hiện các nhiệm vụ cải cách hành chính thuộc lĩnh vực quản lý nhà nƣớc đƣợc giao. 4. Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch sau khi đƣợc phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến giáo dục pháp luật về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý đƣợc giao. 5. Giúp UBND huyện thực hiện và chịu trách nhiệm tổng hợp các hoạt động của UBND; có trách nhiệm cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của UBND và các cơ quan quản lý nhà nƣớc thuộc huyện; tổng hợp báo cáo tình hình kinh tế – xã hội của toàn huyện theo quy định; đảm bảo việc lƣu trữ văn bản của huyện. 6. Tham mƣu, giúp UBND huyện về công tác dân tộc, đảm bảo các hoạt động công tác dân tộc trên phạm vi toàn huyện theo sự phân công, hƣớng dẫn của UBND huyện và Ban Dân tộc tỉnh; đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của UBND và các hoạt động theo phân công của UBND huyện. Bảo đảm các hoạt động tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả cho tổ chức, công dân theo quy định. 7. Hƣớng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ cho cán bộ, công chức thuộc phạm vi quản lý. 8. Tổ chức ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ; xây dựng hệ thống thông tin, lƣu trữ phục vụ công tác quản lý nhà nƣớc, chuyên môn nghiệp vụ của Văn phòng. 9. Thực hiện công tác thông tin, báo cáo định kỳ và đột xuất về tình hình thực hiện nhiệm vụ đƣợc giao theo quy định của UBND huyện và Uỷ ban nhân dân tỉnh. 10. Kiểm tra, thanh tra theo ngành, lĩnh vực đƣợc phân công phụ trách đối với tổ chức, cá nhân trong lĩnh vực thực hiện các quy định của pháp luật; giải quyết khiếu nại, tố cáo, phòng, chống tham nhũng theo quy định của pháp luật, theo phân công của UBND huyện. 11. Quản lý tài chính, tài sản của cơ quan theo quy định của pháp luật và phân công của UBND huyện. 12. Thực hiện một số nhiệm vụ khác do UBND huyện giao. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P - 28 - 2.2.2. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà. Hình 2.2: Cơ cấu tổ chức của văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà (Nguồn:Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà, 2010) Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà làm việc theo chế độ thủ trƣởng. Chánh văn phòng chịu trách nhiệm trƣớc Thƣờng trực HĐND và UBND huyện về toàn bộ hoạt động của Văn phòng.Phó chánh văn phòng giúp việc cho Chánh văn phòng và chịu trách nhiệm trƣớc Chánh văn phòng và trƣớc pháp luật về nhiệm vụ đƣợc giao. Trong trƣờng hợp lãnh đạo thƣờng trực HĐND và lãnh đạo UBND huyện giao nhiệm vụ trực tiếp cho các Phó chánh văn phòng hoặc các chuyên viên, nhân viên thừa hành trong văn phòng, thì các Phó chánh văn phòng hoặc các chuyên viên nghiên cứu, nhân viên thừa hành đó có trách nhiệm thi hành và báo cáo với Chánh văn phòng. CHÁNH VĂN PHÒNG PHÓ CHÁNH VP PHỤ TRÁCH HÀNH CHÍNH-QUẢN TRỊ PHÓ CHÁNH VP PHỤ TRÁCH TỔNG HỢP KẾ TOÁN LƢU TRỮ THỦ QUỸ TẠP VỤ BẢO VỆ LÁI XE BỘ PHẬN HÀNH CHÍNH MỘT CỬA CÔNG TÁC DÂN TỘC QT MẠNG -LIÊN LẠC ĐÁNH MÁY TRỰC VP- VĂN THƢ Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P - 29 - 2.2.3. Nhân sự Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà Lãnh đạo Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà gồm 03 ngƣời là 01 chánh văn phòng và 02 phó chánh văn phòng. Giúp việc cho chánh văn phòng, ngoài các phó chánh văn phòng còn có 01 chuyên viên và 12 nhân viên thừa hành. Hình 2.3: Trình độ đội ngũ nhân viên Chức danh,chức vụ Số lƣợng Trình độ chuyên môn Trình độ chính trị Qua đào tạo nghề Chƣa qua đào tạo nghề Trung cấp Cao đẳng Đại học Sơ cấp Trung cấp Cao cấp Lãnh đạo 03 03 03 Bộ phận hành chính quản trị 11 02 03 04 02 Bộ phận tổng hợp 02 01 01 Tổng 16 03 03 04 03 04 02 (Nguồn: Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà, 2010) Qua bảng kê trên cho thấy trình độ của đội ngũ lãnh đạo Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà tƣơng đối cao và đồng đều với 100% lãnh đạo có trình độ đại học về chuyên môn và 100% lãnh đạo có trình độ cao cấp về chính trị. Tuy nhiên trình độ đội ngũ nhân viên chƣa cao : 7,7 % trình độ đại học (chỉ có 01 nhân viên trong tổng số 13 nhân viên thừa hành nhiệm vụ của văn phòng) ; trình độ trung cấp là 23% ; trình độ cao đẳng là 23%; số nhân viên qua trung tâm đào tạo nghề đạt 30,8% ; và nhân viên chƣa qua đào tạo là 15,5% . Văn phòng là nơi đảm nhiệm những chức năng quan trọng nhƣ tham mƣu, tổng hợp thông tin, phục vụ, giúp đỡ lãnh đạo UBND huyện trong công tác chỉ đạo, quản lý. Điều đó đặt ra yêu cầu cao về trình độ cán bộ, nhân viên văn phòng. Trình độ chuyên môn của nhân viên văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà còn nhiều hạn chế, số lƣợng nhân viên đạt trình độ đại học ít, công tác bồi dƣỡng nâng cao trình độ nhân viên cần đƣợc đẩy mạnh, nhƣng vấn đề này Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P - 30 - cũng có ảnh hƣởng không nhỏ tới sự ổn định về số lƣợng nhân viên và hoạt động của văn phòng. Nhƣ vậy Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà cần có kế hoạch nâng cao trình độ chuyên môn cho nhân viên thừa hành nhiêm vụ thuộc văn phòng nhằm nâng cao hiệu quả làm việc của văn phòng cũng nhƣ hiệu lực quản lý của UBND huyện. Cán bộ, công chức văn phòng đƣợc quan tâm nâng cao trình độ. Kết quả đào tạo, bồi dƣỡng từ năm 2006 đến năm 2009 là: - Kết quả đạt đƣợc: Tổng số cán bộ, công chức đã đƣợc bồ đào tạo, bồi dƣỡng từ năm 2006 đến năm 2008 là: + Lớp cao cấp chính trị: 02 đ/c + Chuyên viên : 01 đ/c + Chuyên viên chính: 03 đ/c + Lớp Đại học tài chính – kế toán tại chức: đang học 01 đ/c + Lớp Đại học luật kinh tế : đang học 01 đ/c + Lớp bồi dƣỡng tin học: 03 đ/c + Lớp bồi dƣỡng ngoại ngữ: 01 đ/c - Kế hoạch: Trong năm 2010 - 2011 dự kiến đào tạo + Chuyên viên : 02 đ/c + Bồi dƣỡng ngoại ngữ : 04 đ/c Do số lƣợng nhân viên biên chế của Văn phòng ít mà khối lƣợng công việc lại nhiều, do đó việc đƣa nhân viên đi học nâng cao, bồi dƣỡng chuyên môn, nghiệp vụ của Văn phòng gặp nhiều khó khăn. 2.2.4. Điều kiện làm việc Phƣơng tiện và các điều kiện làm việc phục vụ công tác là các yếu tố không thể thiếu để cán bộ, nhân viên hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ đƣợc giao. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P - 31 - Nhân sự tốt và điều kiện làm việc tốt là hai yếu tố quyết định đến sự thành công trong công việc. Cùng với sự phát triển của kinh tế, khoa học kỹ thuật công nghệ ngày càng phát triển kéo theo điều kiện làm việc của con ngƣời ngày càng hiện đại, đầy đủ và phong phú cả về số lƣợng lẫn chất lƣợng. Càng ngày các nhà lãnh đạo càng quan tâm, chú trọng đến việc áp dụng các phƣơng tiện làm việc tiên tiến vào công việc, phục vụ hữu dụng cho con ngƣời trong công việc, giúp giảm thời gian làm việc, giảm sức ngƣời và nâng cao năng suất và chất lƣợng công việc. Đối với Văn phòng HĐND và UBND huyện, việc mua sắm bao gồm định mức và kinh phí mua trang thiết bị và phƣơng tiện làm việc đƣợc thực hiện theo quyết định số 170/2006/QĐ - TTg ngày 18/07/2006 của Thủ tƣớng Chính phủ về việc ban hành quy định, tiêu chuẩn, định mức trang thiết bị và phƣơng tiện làm việc của cơ quan và cán bộ, công chức, viên chức nhà nƣớc. Lãnh đạo văn phòng và nhân viên thừa hành nhiệm vụ của văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà sử dụng những trang thiết bị tài sản của văn phòng theo đúng phạm vi, giới hạn quyền sử dụng của mình, sử dụng có mục đích, đem lại hiệu quả hoạt động tối ƣu nhất cho văn phòng và có trách nhiệm bảo vệ trang thiết bị văn phòng. Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà có trách nhiệm báo cáo về tình hình sử dụng, quản lý trang thiết bị văn phòng theo yêu cầu của các cấp, các ngành có thẩm quyền. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P - 32 - Hình 2.4: Trang thiết bị làm việc STT TRANG THIẾT BỊ SỐ LƢỢNG ĐƠN VỊ 1 Máy tính để bàn 09 Bộ 2 Máy tính xách tay 03 Chiếc 3 Máy photocopy 03 Cái 4 Máy in 09 Cái 5 Máy điều hòa 08 cái 6 Máy chiếu 01 Cái 7 Máy fax 01 Cái 8 Máy hủy tài liệu 06 Cái 9 Máy phát điện 01 Cái 10 Điện thoại bàn 10 Cái 11 Bàn làm việc 10 Bộ 12 Bàn tiếp khách 04 Bộ 13 Bán ghế phòng họp 50 Bộ 14 Tủ hồ sơ,tài liệu 10 Cái 15 Quạt 10 Cái 16 Ô tô 04 Chiếc 17 Loa đài 02 Bộ 18 Máy scan 03 Cái (Nguồn: Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà, 2010) Qua bảng kê trên cho thấy trang thiết bị văn phòng của Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà đã đáp ứng đủ nhu cầu sử dụng của lãnh đạo và nhân viên trong văn phòng. Điều này làm tăng hiệu quả công việc của văn phòng, góp phần vào việc nâng cao năng lực quản lý, chỉ đạo của Thƣờng trực HĐND và UBND huyện. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P - 33 - 2.3. Nội dung hoạt động văn phòng ở Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà. 2.3.1. Nghiệp vụ thu thập và xử lý thông tin Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà là nơi tiếp nhận thông tin chủ yếu của Thƣờng trực HĐND và UBND huyện, là nơi tiếp xúc giữa nhân dân với UBND huyện. Bởi vậy hoạt động thu thập và xử lý thông tin của Văn phòng rất quan trọng. Quy trình tiếp nhận và xử lý thông tin: Hình 2.5:Quy trình tiếp nhận và xử lý thông tin Bước 1: Thu thập thông tin Khi thu thập thông tin, đầu tiên phòng xác định nhu cầu về thông tin của UBND huyện. Bởi vì số lƣợng các loại thông tin rất phong phú và đa dạng nhƣng không phải tất cả các thông tin đó đều có giá trị nhƣ nhau, đây là vấn đề cốt lõi trong quản lý thông tin của văn phòng. Đây là cơ sở trong việc hình thành thông tin nội bộ, giúp giảm nhẹ tình trạng thiếu thông tin hoặc thông tin không thích hợp cho việc ra quyết định của Thƣờng trực HĐND và UBND huyện. Nguồn thông tin đến văn phòng bao gồm: - Thông tin từ Trung ƣơng, từ UBND tỉnh (thông qua các công văn) Thu thập thông tin Phân tích và xử lý thông tin Bảo quản,lƣu trữ thông tin Truyền đạt, phổ biến thông tin Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P - 34 -._.i với ngƣời đƣợc triệu tập hoặc đƣợc mời tham dự. Giấy mời họp phải đƣợc gửi trƣớc ngày dự họp ít nhất 3 ngày làm việc, kèm theo là tài liệu, văn bản, nội dung, yêu cầu và những gợi ý liên quan đến nội dung cuộc họp, trừ trƣờng hợp các cuộc họp đột xuất. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P - 53 - Hình2.15: Ví dụ về mẫu giấy mời họp ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN ĐẦM HÀ .......................... Số: /GM-UBND CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ........................................ Đầm Hà,ngày 18 tháng 08 năm 2009 GIẤY MỜI Họp thành viên UBND huyện phiên thường kỳ tháng 08 năm 2009 Kính gửi:......................................... Căn cứ chƣơng trình công tác năm 2009,UBND huyện Đầm Hà kính mời các đ/c dự họp thành viên UBND huyện phiên thƣờng kỳ tháng 8 năm 2009. *Thành phần: - Thƣờng trực HĐND huyện - Lãnh đạo UBND huyện, Thành viên UBND huyện. - Lãnh đạo các phòng ban chuyên môn trực thuộc UBND huyện. - Lãnh đạo các cơ quan: Phòng thống kê, Ban đền bù GPMB, Ban quản lý rừng phòng hộ, Ban QLDACT, Đài PT-TH. *Nội dung: Thông qua tình hình KT-XH tháng 8/2009; Thông qua nhiệm vụ KT-XH tháng 9/2009 (Văn phòng HĐND-UBND chuẩn bị). Thông qua báo cáo về việc thực hiện công tác xã hội hóa các lĩnh vực giáo dục, văn hóa-TDTD và y tế từ năm 2001 đến năm 2009 (Văn phòng HĐND và UBND tổng hợp). *Thời gian: từ 8h00 ngày 21 tháng 08 năm 2009 *Địa điểm: Phòng họp HĐND-UBND huyện (tầng 3). *Chủ trì: đ/c………………..– Chủ tịch UBND huyện. Trân trọng kính mời các đồng chí về dự họp./. Nơi nhận: -Nhƣ thành phần mời -Chánh,phó văn phòng -Lƣu văn phòng. GM.28 bản TL.UBND HUYỆN ĐẦM HÀ CHÁNH VĂN PHÒNG Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P - 54 - Bước 4: Tiến hành cuộc họp Văn phòng có trách nhiệm tổ chức tiếp khách, sắp xếp chỗ ngồi, dẫn khách vào chỗ ngồi tại hội nghị, phân phối tài liệu... Văn phòng phải bố trí nhân viên để đảm bảo hệ thống ánh sáng, loa đài, điện… Trách nhiệm người chủ trì: - Quán triệt mục đích, yêu cầu, nội dung chƣơng trình, thời gian và lịch trình của cuộc họp. - Xác định thời gian tối đa cho mỗi ngƣời tham dự họp đƣợc trình bày ý kiến của mình một cách hợp lý. - Điều khiển cuộc họp theo đúng mục đích.yêu cầu đặt ra. - Có ý kiến kết luận cuộc họp, trƣớc khi kết thúc cuộc họp. Trách nhiệm người tham dự cuộc họp - Nghiên cứu tài liệu, văn bản cuộc họp trƣớc khi đến dự. - Chuẩn bị ý kiến phát biểu tại cuộc họp. - Đến họp đúng giờ, tham dự hết thời gian cuộc họp. - Khi dự họp phải nghiêm túc, không làm việc riêng hoặc xử lý việc không liên quan đến cuộc họp. Nội dung, diễn biến cuộc họp phải đƣợc ghi thành biên bản. Trong trƣờng hợp cần thiết thì tổ chức ghi âm, ghi hình cuộc họp. Biên bản cuộc họp bao gồm những nội dung sau: Ngƣời chủ trì và danh sách ngƣời có mặt tại cuộc họp. Những vấn đề đƣợc trình bày,thảo luận tại cuộc họp. Ý kiến phát biểu của những ngƣời tham dự. Kết luận của ngƣời chủ trì và các quyết định đƣợc đƣa ra tại cuộc họp. Bước 5: Kết thúc cuộc họp Khi kết thúc cuộc họp, ngƣời chủ trì phải có ý kiến tổng kết kết quả cuộc họp. Chậm nhất là 5 ngày làm việc sau ngày kết thúc cuộc họp, phải có thông báo bằng văn bản kết quả cuộc họp gửi các cá nhân, cơ quan, đơn vị có liên quan biết và thực hiện. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P - 55 - Nội dung chính của biên bản báo cáo kết quả cuộc họp: - Ý kiến kết luận của ngƣời chủ trì cuộc họp về các vấn đề đƣợc đƣa ra tại cuộc họp. - Quyết định của ngƣời có thẩm quyền đƣa ra tại cuộc họp về việc giải quyết các vấn đề có liên quan và phân công trách nhiệm tổ chức thực hiện. Vai trò Tổ chức cuộc họp đƣợc thực hiện tốt là điều kiện để cuộc họp đƣợc thành công, đạt đƣợc mục tiêu đặt ra. Tổ chức cuộc họp một cách khoa học, hợp lý giúp văn phòng đảm bảo thời gian tiến hành cuộc họp; Thực hiện tiết kiệm, chống lãng phí các chi phí tiến hành cuộc họp… Kết quả thực hiện Văn phòng đã thực hiện thành công các cuộc họp của thƣờng trực HĐND và UBND huyện nhờ thực hiện tốt khâu chuẩn bị một cách đầy đủ và chu đáo từ nội dung đến các điều kiện tiến hành cuộc họp. Ngoài ra, đội ngũ nhân viên của văn phòng đa số là thanh niên, do đó có sự năng động, nhiệt tình trong công việc cao. Các công việc khi tiến hành cuộc họp đƣợc sắp xếp, phân công cụ thể cho các cán bộ nhân viên, mỗi ngƣời đều hiểu rõ đƣợc trách nhiệm công việc của mình, không có hiện tƣợng chồng chéo công việc, hoặc một ngƣời phải đảm nhiệm nhiều công việc nên các cuộc họp, hội nghị đƣợc tiến hành thuận lợi. 2.4. Đánh giá tổng thể Kết quả đạt được: Các nghiệp vụ của văn phòng đều có văn bản hƣớng dẫn cụ thể nên đƣợc thực hiện chính xác, đúng quy trình và đảm bảo theo yêu cầu về nghiệp vụ: Nghiệp vụ thu thập và xử lý thông tin: Văn phòng thực hiện tốt, đảm bảo nguồn thông tin đến lãnh đạo là thông tin mới, chính xác. Nghiệp vụ soạn thảo văn bản: Đảm bảo đúng thể thức, kỹ thuật trình bày theo Thông tƣ liên tịch số 55/2005/TTLT – BNV – VPCP, thực hiện tốt việc rà soát văn bản trƣớc khi ban hành. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P - 56 - Nghiệp vụ quản lý văn bản đến: 100% văn bản đến đƣợc văn phòng tiếp nhận đầy đủ và sao gửi đúng đối tƣợng. Nghiệp vụ quản lý văn bản đi: Quản lý thống nhất và thực hiện tốt việc ban hành văn bản. Nghiệp vụ quản lý và sử dụng con dấu: Văn phòng thực hiện quản lý và sử dụng con dấu theo đúng quyền hạn và trách nhiệm. Nghiệp vụ lƣu trữ: Thực hiện tốt công tác lƣu trữ cho kho lƣu trữ của UBND huyện. Không để xảy ra mất mát, hƣ hỏng tài liệu trong quá trình bảo quản, có ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lƣu trữ. Nghiệp vụ xây dựng chƣơng trình, kế hoạch cho cơ quan, lãnh đạo: Chƣơng trình, kế hoạch xây dựng đảm bảo đúng thời gian quy định, tiến độ thực hiện nhiệm vụ của các phòng ban. Nghiệp vụ tổ chức hội họp: Đƣợc văn phòng chuẩn bị đầy đủ, chu đáo, đảm bảo hạn mức chi phí tổ chức cuộc họp. Hạn chế: Nghiệp vụ soạn thảo văn bản: Việc rà soát, kiểm tra văn bản phải do lãnh đạo văn phòng thực hiện, nhân viên soạn thảo còn thụ động trong việc soạn thảo văn bản. Nghiệp vụ quản lý văn bản đi: Việc gửi văn bản đi đôi lúc còn chậm. Nguyên nhân: Trình độ chuyên môn nghiệp vụ của nhân viên chƣa cao, thụ động trong công việc. Phần lớn nhân viên mới chỉ đạt trình độ trung cấp, cao đẳng hoặc đại học tại chức. Một hạn chế rất lớn ở Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà là thiếu biên chế. Khối lƣợng công việc của văn phòng tƣơng đối lớn, nhƣng số lƣợng nhân viên ít, dẫn đến tình trạng một nhân viên có thể kiêm luôn hai hoặc ba công việc. Chính vì thế mà Văn phòng chƣa có sự chuyên môn hóa trong công việc. Lãnh đạo và nhân viên Văn phòng luôn phải cố gắng để hoàn thành đƣợc nhiệm vụ. Nhìn chung, trong thời gian qua, Văn phòng đã thực hiện tốt công tác Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P - 57 - tham mƣu, giúp việc cho HĐND và lãnh đạo UBND huyện; Thực hiện có hiệu quả công tác tổng hợp, báo cáo các hoạt động của HĐND - UBND huyện, tổ đại biểu HĐND tỉnh tại huyện; Tổ chức phục vụ tốt các hoạt động của HĐND, Thƣờng trực HĐND huyện, lãnh đạo UBND huyện và tổ đại biểu HĐND tỉnh tại huyện. Có đƣợc kết quả nhƣ trên là sự cố gắng của ban lãnh đạo và nhân viên văn phòng, đã khắc phục khó khăn, tận dụng những thuận lợi để hoàn thành tốt nhiệm vụ Tiểu kết chương Chƣơng này đã phân tích, đánh giá và cho thấy thực trạng hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà. Trong những năm qua, Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà luôn thực hiện tốt chức năng của minh.Tuy nhiên, bên cạnh đó vẫn còn những hạn chế và thiếu sót cần khắc phục để góp phần tốt hơn nữa vào công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo HĐND và UBND huyện. Từ những kết quả thu đƣợc ở chƣơng này sẽ là căn cứ đƣa ra những giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng ở Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà trong chƣơng 3. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P - 58 - Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP GÓP PHẦN NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND HUYỆN ĐẦM HÀ 3.1. Định hướng chung Nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND huyện, chính là nâng cao năng lực quản lý Nhà nƣớc, chỉ đạo điều hành của UBND huyện. Hiệu quả quản lý Nhà nƣớc của UBND cấp huyện không thể tách rời hiệu quả hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND huyện. Do đó, đề xuất những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng là việc làm thiết thực và phù hợp với xu hƣớng phát triển chung. Trƣớc khi đi vào trình bày những biện pháp cụ thể, khóa luận xin trình bày định hƣớng chung để đề xuất biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng: Một là, nâng cao chất lượng nhân sự cần được xem là một định hướng mang tính chiến lược Nhân sự hay con ngƣời là yếu tố quan trọng trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Nâng cao chất lƣợng nhân sự là một vấn đề cấp bách, nhất là yêu cầu của sự phát triển kinh tế - xã hội của đất nƣớc và trong thời kỳ hội nhập kinh tế quốc tế. Thực tiễn cho thấy chất lƣợng nguồn nhân lực còn nhiều vấn đề cần bàn, chỉ tính trong cơ quan hành chính sự nghiệp hiện nay, tình trạng vừa thừa, vừa thiếu diễn ra thƣờng xuyên nhƣng chƣa khắc phục đƣợc, thiếu cán bộ chuyên gia, chuyên nghiệp và cũng không ít ngƣời thiếu tâm huyết với nghề. Nâng cao chất lƣợng nhân sự phải đƣợc thực hiện đồng bộ trong cơ quan từ lãnh đạo tới nhân viên. Bồi dƣỡng, đào tạo nâng cao trình độ nhân viên. Nhân viên văn phòng nắm vững các nghiệp vụ văn phòng sẽ có khả năng áp dụng có hiệu quả các tác nghiệp của nghiệp vụ hành chính văn phòng, giúp cơ quan, tổ chức đảm bảo tính liên tục, hiện đại hóa trong hoạt động công vụ của mình. Hai là, hoàn thiện mô hình tổ chức văn phòng Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P - 59 - Theo hƣớng chung của chƣơng trình cải cách nhà nƣớc về hành chính của chính phủ trong giai đoạn hội nhập kinh tế phát triển thì xây dựng mô hình văn phòng gọn nhẹ với chức năng nhiệm vụ rõ ràng, cụ thể mang tính chuyên nghiệp trong quản lý của lãnh đạo và chuyên môn sâu của các nghiệp vụ Các mô hình về bộ phận văn phòng trong cơ quan đƣợc xây dựng sao cho phù hợp với xu thế, phù hợp với tình hình phát triển, lĩnh vực hoạt động của mỗi cơ quan để có thể khai thác tối đa các nguồn lực sẵn có trong cơ quan, tổ chức. Ba là, định hướng hiện đại hóa văn phòng Có thể nói nguyên nhân làm cho hoạt động của nhiều cơ quan trong lĩnh vực văn phòng không hiệu quả chính là thiếu các điều kiện làm việc hoặc hệ thống trang thiết bị phục vụ cho các nghiệp vụ hành chính đã quá cũ kỹ, lạc hậu. Tình trạng trang bị điều kiện làm việc cho công việc văn phòng không chỉ làm cho các thao tác nghiệp vụ thuận lợi, nhanh chóng mà còn tạo đƣợc tâm lý phấn khởi, thoải mái, yêu thích công việc của mỗi nhân viên, giúp hiệu quả hoạt động của văn phòng đƣợc nâng cao. Khoa học kỹ thuật phát triển tạo ra nhiều thuận lợi cho văn phòng. Việc ứng dụng các thành tựu khoa học kỹ thuật vào công tác văn phòng nhằm hiện đại hóa công tác văn phòng không những nâng cao năng suất lao động, giảm bớt khối lƣợng công việc cho nhân viên mà còn làm tăng khả năng hội nhập của văn phòng với xu hƣớng chung của thời đại. Bốn là, định hướng đổi mới hoạt động quản lý, điều hành văn phòng Định hƣớng này nhằm giải quyết nhanh chóng, chính xác, hiệu quả các công việc của văn phòng. Thực hiện tốt công tác quản lý, điều hành giúp lãnh đạo văn phòng kịp thời nắm bắt đƣợc thực trạng hoạt động của văn phòng , chủ động trong việc ra các quyết định nhằm củng cố và nâng cao hiệu quả làm việc của văn phòng. Năm là, định hướng đồng bộ về giải pháp Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng cần phải đồng bộ với nhau, phù hợp với thực tiễn của Văn phòng, có nhƣ vậy mới mang tính khả thi. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P - 60 - 3.2. Một số giải pháp cụ thể 3.3.1. Giải pháp nâng cao chất lượng nhân sự. a. Bổ sung biên chế: Trƣớc tiên, một vấn đề mà Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà cần giải quyết đó là tình trạng thiếu biên chế. Khối lƣợng công việc văn phòng lớn mà số lƣợng nhân viên văn phòng không đủ để đáp ứng nhu cầu của công việc. Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà cần đề nghị UBND huyện xét tuyển thêm 02 biên chế vào Văn phòng, gồm 01 chuyên viên phụ trách công tác dân tộc và 01 chuyên viên tổng hợp. b. Tổ chức đào tạo, bồi dƣỡng trình độ nhân viên: Văn phòng cần xây dựng kế hoạch đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn cho nhân viên. Phần lớn nhân viên văn phòng mới chỉ có trình độ trung cấp, cao đẳng, do đó việc đào tào bồi dƣỡng nâng cao năng lực cho nhân viên là điều văn phòng nên thực hiện. Cần có kế hoạch đào tạo ngắn hạn bổ sung kiến thức nghiệp vụ cho nhân viên, tạo điều kiện cho nhân viên tiếp cận với những đổi mới trong công tác văn phòng và tăng tính chuyên nghiệp trong hoạt động văn phòng. Kế hoạch đào tạo, cử nhân viên đi học nâng cao cần đảm bảo không ảnh hƣởng đến hoạt động của văn phòng. Văn phòng cần chú trọng mục tiêu: Quan tâm tới năng lực thực tiễn của nhân viên chứ không phải bằng cấp. c. Quản lý đầu vào Công tác tuyển dụng có ảnh hƣởng tới chất lƣợng nhân viên, do đó văn phòng cần quan tâm đúng mức. Vì công tác tuyển dụng của văn phòng thông qua hình thức thi viên chức, công chức, văn phòng không trực tiếp tuyển dụng, nên để đảm bảo chất lƣợng nhân viên thì lãnh đạo văn phòng cần lập bản yêu cầu đối với ứng viên về vị trí cần tuyển, và chuyển cho Phòng Nội vụ. Việc này sẽ hạn chế đƣợc tình trạng nhân viên không đáp ứng đƣợc nhu cầu công việc. Tuy nhiên phải thực hiện tổ chức thi cán bộ công chức một cách nghiêm Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P - 61 - túc, đảm bảo tính dân chủ, công khai, chọn đúng ngƣời đủ tiêu chuẩn vào bộ máy Nhà nƣớc. Ngoài ra, lãnh đạo văn phòng cần phải nắm vững tình hình nhân viên trong văn phòng nhƣ kết quả làm việc, tình hình thực hiện nội quy quy chế của văn phòng, tác phong làm việc của từng nhân viên. Thực hiện chính sách khuyến khích nghỉ hƣu trƣớc tuổi đối với những ngƣời sức khỏe yếu, hạn chế về năng lực nhằm tạo ra sự đồng bộ về chất lƣợng nguồn nhân sự. Nâng cao nhận thức trong cán bộ, công chức, viên chức về vị trí và vai trò của Văn phòng: sẽ tác động tới ý thức làm việc của mỗi ngƣời, cố gắng hoàn thành tốt nhiệm vụ, góp phần vào công tác quản lý, chỉ đạo điều hành của UBND huyện, xây dựng quê hƣơng ngày càng giàu đẹp Muốn đạt đƣợc chất lƣợng nguồn nhân sự nhƣ mong muốn, ngoài các giải pháp trên cần phải có sự đổi mới trong chính sách sử dụng, quản lý nguồn nhân sự của lãnh đạo văn phòng. 3.2.2. Hoàn thiện mô hình tổ chức văn phòng Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà là cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, là cơ quan Nhà nƣớc nên mô hình tổ chức của văn phòng đƣợc bố trí theo quy định của Chính Phủ. Văn phòng cần phân công nhiệm vụ, quyền hạn đối với từng nhân viên một cách rõ ràng, cụ thể để nhân viên hiểu rõ đƣợc trách nhiệm của mình, tạo điều kiện thuận lợi cho lãnh đạo trong công tác quản lý và tạo tính chuyên nghiệp trong hoạt động của văn phòng. 3.2.3. Giải pháp tăng cường đầu tư vào các trang thiết bị làm việc văn phòng, ứng dụng thành tựu khoa học kỹ thuật. 1. Văn phòng cần thay thế một số thiết bị đã cũ nhƣ: Bộ máy tính để bàn đã lâu nên hình thức, chất lƣợng không còn tốt, ảnh hƣởng tới hiệu quả làm việc của nhân viên và mỹ quan văn phòng. 2. Ứng dụng thành tựu khoa học kỹ thuật vào nghiệp vụ văn phòng: Đối với nghiệp vụ thu thập và xử lý thông tin: Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P - 62 - Sử dụng hệ thống mạng nội bộ (mạng LAN) để truyền tải thông tin trong nội bộ văn phòng nói riêng và UBND huyện nói chung. Tận dụng tối đa CNTT vào việc khai thác, thu thập thông tin. Đối với nghiệp vụ văn thƣ, lƣu trữ: Thực hiện quản lý văn bản đến và văn bản đi bằng hệ thống trên máy vi tính. Triển khai việc khai thác và sử dụng tài liệu lƣu trữ trên hệ thống mạng, tạo thuận tiện cho ngƣời khai thác, tránh rƣờm rà thủ tục, tránh hƣ hại thất thoát (Đối với một số loại tài liệu). Sử dụng biện pháp khoa học kỹ thuật cho công tác bảo quản tài liệu lƣu trữ: Sử dụng thiết bị bảo vệ tài liệu hiện đại ; Sử dụng thiết bị an ninh cho kho lƣu trữ… 3.2.4. Giải pháp đổi mới, hoàn thiện công tác quản lý, điều hành trong văn phòng 1. Áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng ISO 9001 : 2000 vào hoạt động của văn phòng. Đây là sự khởi động hết sức cần thiết để tối ƣu hoá và nâng cao chất lƣợng phục vụ của văn phòng nhằm đóng góp tích cực và thiết thực vào thực hiện những nhiệm vụ chính trị và chuyên môn của cơ quan, tổ chức; tạo sự chuyển biến đột phá vào chất lƣợng phục vụ và phong cách làm việc khoa học, hiệu quả hơn. 2. Lãnh đạo văn phòng phải là ngƣời biết dung hòa các mối quan hệ của nhân viên và tạo một mối quan hệ tốt đẹp với nhân viên, phối hợp với nhân viên trong công tác của văn phòng. 3. Lãnh đạo văn phòng cần trang bị cho mình những kỹ năng sau: Thành thạo các nghiệp vụ văn phòng Kỹ năng quản lý nhân sự Kỹ năng tổ chức: Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà có quy mô không lớn, do đó lãnh đạo văn phòng đôi khi kiêm luôn vai trò của cán bộ công đoàn, tổ chức các chuyến tham quan, du lịch, tiệc đãi khách… Kỹ năng điều hành cuộc họp 4. Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý: Sử dụng phần mềm quản lý văn phòng IT-SOFT office. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P - 63 - KẾT LUẬN Cùng với sự phát triển của kinh tế - xã hội và khoa học kỹ thuật, công tác văn phòng có nhiều thay đổi, càng khẳng định vai trò quan trọng của mình đối với mỗi cơ quan, tổ chức. Văn phòng là trung tâm quản lý, điều hành của cơ quan, là cánh tay phải đắc lực của lãnh đạo. Có thể nói Văn phòng có vai trò nhƣ một “Quản gia” của cơ quan, tổ chức. Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà trong những năm qua đã đạt đƣợc những thành tựu đáng kể: Văn phòng đã thực hiện tốt công tác tham mƣu, giúp việc cho Thƣờng trực HĐND và lãnh đạo UBND huyện, thực hiện có hiệu quả công tác tổng hợp, báo cáo các hoạt động của HĐND – UBND huyện, tổ đại biểu HĐND tỉnh tại huyện… Tuy nhiên trƣớc sự phát triển nhanh chóng, không ngừng của kinh tế - xã hội và khoa học kỹ thuật nhƣ hiện nay, đặt ra cho Văn phòng những thách thức không nhỏ. Điều đó đòi hỏi Văn phòng trong thời gian tới phải không ngừng đổi mới phƣơng thức hoạt động sao cho phù hợp với yêu cầu đổi mới, hiện đại công tác văn phòng. Khóa luận đã tập trung vào một số nội dung chính: Khảo cứu lý luận về văn phòng và hoạt động văn phòng, đánh giá thực tiễn hoạt động văn phòng ở Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà, qua đó đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng ở Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà. Trên cơ sở sử dụng kết hợp các phƣơng pháp nghiên cứu, khóa luận này đã kiểm chứng đƣợc các giả thuyết nghiên cứu ban đầu. Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà đóng một vai trò rất quan trọng trong công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo UBND huyện và văn phòng còn tồn tại một số hạn chế về trình độ nhân viên. Kết quả nghiên cứu khẳng định rằng: Văn phòng là một bộ phận không thể thiếu trong mỗi cơ quan, tổ chức. Hoạt động văn phòng thực hiện có hiệu quả là tiền đề cho sự thành công của cơ quan, tổ chức. Do hạn chế về thời gian nên khóa luận không thể mở rộng, đi sâu nghiên cứu, trình bày đầy đủ và sâu sắc toàn bộ nghiệp vụ trong hoạt động văn phòng. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P - 64 - Tuy nhiên với những nội dung đã trình bày và những giải pháp đƣợc đƣa ra trong khóa luận, hi vọng góp phần nào nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà. Vì trọng tâm nghiên cứu của bài khóa luận này là hoạt động văn phòng, nên khóa luận không đề cập đến biện pháp nâng cao hiệu quả quản trị văn phòng. Đây có thể là một gợi mở cho những nghiên cứu tiếp theo về Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà, nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác về văn phòng ở Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P - 65 - TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Học viện Hành chính (2008), Giáo trình Thư ký lãnh đạo trong cơ quan tổ chức, Nxb. Khoa học và Kỹ thuật, Hà Nội. 2. Hồ Ngọc Cẩn (2003), Cẩm nang Tổ chức và quản trị hành chính văn phòng, Nxb. Tài Chính, Hà Nội. 3. Mike Harvey ( 2001), Quản trị hành chính văn phòng, Nxb. Thống kê, Hà Nội. 4. UBND huyện Đầm Hà (2009), Quyết định số 762/2009/QĐ-UBND về “Ban hành quy chế công tác văn thư và lưu trữ của UBND huyện” 5. Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà (2009), Quy chế làm việc của Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P - 66 - LỜI CẢM ƠN Em xin gửi lời cảm ơn tới ban giám hiệu trƣờng Đại học dân lập Hải Phòng và các thầy cô bộ môn trong khoa quản trị kinh doanh đã giảng dạy cho em kiến thức về lý luận, nghiệp vụ văn phòng để em có cơ sở lý luận viết bài. Em xin chân thành cảm ơn sự chỉ bảo, giúp đỡ nhiệt tình của các cô, chú, anh chị trong Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà, đã giải đáp những thắc mắc của em về hoạt động văn phòng giúp em hoàn thành bài khóa luận này. Đặc biệt, em xin cảm ơn những lời nhận xét, sự chỉ bảo tận tình của cô giáo hƣớng dẫn TS. Trần Thị Thanh Thủy để bài khóa luận của em đƣợc hoàn thiện tốt nhất. Hải Phòng, ngày 15 tháng 6 năm 2010 Sinh viên Lê Thị Nga Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P - 67 - MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU .................................................................................................. 1 1. Lý do chọn đề tài ............................................................................................... 1 2. Mục đích nghiên cứu ......................................................................................... 2 3. Phạm vi và đối tƣợng nghiên cứu ..................................................................... 2 4. Giả thuyết nghiên cứu ....................................................................................... 2 5. Phƣơng pháp nghiên cứu ................................................................................... 3 6. Bố cục của khoá luận ........................................................................................ 3 Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÒNG VÀ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG ................................................................................................................ 4 1.1. Lý luận chung về văn phòng. ......................................................................... 4 1.1.1. Khái niệm văn phòng. ................................................................................. 4 1.1.2. Chức năng của văn phòng ........................................................................... 5 1.1.3. Nhiệm vụ của văn phòng ............................................................................. 6 1.1.4. Vai trò của văn phòng trong cơ quan, tổ chức ............................................ 7 1.2. Lý luận chung về hoạt động văn phòng. ........................................................ 8 1.2.1. Nội dung hoạt động văn phòng ................................................................... 8 1.2.2. Các yếu tố ảnh hƣởng tới hiệu quả hoạt động văn phòng ......................... 18 1.3. Quản trị văn phòng ....................................................................................... 20 1.3.1. Mục tiêu của Quản trị Văn phòng ............................................................. 21 1.3.2. Các nội dung của Quản trị văn phòng ....................................................... 21 Tiểu kết chƣơng ................................................................................................... 22 Chương 2: THỰC TIỄN HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND HUYỆN ĐẦM HÀ ................................................................................ 23 2.1. Giới thiệu khái quát về UBND huyện Đầm Hà ........................................... 23 2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ của UBND huyện Đầm Hà .................................... 24 2.1.2. Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Đầm Hà .............................................. 25 2.2. Giới thiệu khái quát về Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà ....... 26 2.2.1. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà ............................................................................................................... 26 Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P - 68 - 2.2.2. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà. ......... 28 2.2.3. Nhân sự Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà ............................ 29 2.2.4. Điều kiện làm việc..................................................................................... 30 2.3. Nội dung hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà. ............ 33 2.3.1. Nghiệp vụ thu thập và xử lý thông tin....................................................... 33 2.3.3. Nghiệp vụ tiếp nhận và quản lý văn bản ................................................... 39 2.3.3.1. Tiếp nhận văn bản đến ........................................................................... 39 2.3.3.2. Quản lý văn bản đi ................................................................................. 43 2.3.4. Nghiệp vụ quản lý và sử dụng con dấu ..................................................... 46 2.3.5. Nghiệp vụ lƣu trữ ...................................................................................... 47 2.3.6. Nghiệp vụ xây dựng chƣơng trình, kế hoạch cho cơ quan và lãnh đạo .... 48 2.3.7. Nghiệp vụ tổ chức hội họp ........................................................................ 50 2.4. Đánh giá tổng thể ......................................................................................... 55 Tiểu kết chương ................................................................................................... 57 Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP GÓP PHẦN NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND HUYỆN ĐẦM HÀ 58 3.1. Định hƣớng chung ........................................................................................ 58 3.2. Một số giải pháp cụ thể ................................................................................ 60 3.3.1. Giải pháp nâng cao chất lƣợng nhân sự. ................................................... 60 3.2.2. Hoàn thiện mô hình tổ chức văn phòng .................................................... 61 3.2.3. Giải pháp tăng cƣờng đầu tƣ vào các trang thiết bị làm việc văn phòng, ứng dụng thành tựu khoa học kỹ thuật. ............................................................... 61 3.2.4. Giải pháp đổi mới, hoàn thiện công tac quản lý, điều hành trong văn phòng...................................................................................................................62 KẾT LUẬN ........................................................................................................ 63 TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................................................ 65 Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P - 69 - Danh mục từ viết tắt: VP Văn phòng HĐND Hội đồng nhân dân UBND Ủy ban nhân dân Hệ thống bảng, biểu Hình Nội dung Trang 2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND huyện Đầm Hà 25 2.2 Cơ cấu tổ chức của văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà 28 2.3 Trình độ đội ngũ nhân viên 29 2.4 Trang thiết bị làm việc 32 2.5 Quy trình tiếp nhận và xử lý thông tin 33 2.6 Quy trình soạn thảo văn bản 36 2.7 Quy trình quản lý văn bản đến 39 2.8 Mẫu dấu đến 40 2.9 Mẫu nội dung sổ công văn đến 41 2.10 Mẫu sổ chuyển giao văn bản đến 41 2.11 Mẫu sổ theo dõi giải quyết công văn đến 42 2.12 Quy trình quản lý văn bản đi 43 2.13 Mẫu sổ đăng ký văn bản đi 44 2.14 Quy trình tổ chức hội họp 50 2.15 Ví dụ về mẫu giấy mời họp 53 ._.