Một số giải pháp cơ bản nhằm thực hiện kế hoạch kinh doanh ở Công ty Vận tải & Đại lý vận tải

h kinh doanh đúng đắn, phù hợp trong kỳ kinh doanh, phải thiết lập được một hệ thống các mục tiêu và tiến hành thực hiện, kiểm tra, giám sát việc thực hiện các mục tiêu đã đề ra. Đó chính là nhiệm vụ của việc thực hiện kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp. Tiến hành thực hiện kế hoạch giúp cho doanh nghiệp đối phó được với những bất định, biến đổi trong nội bộ doanh nghiệp cũng như ngoài doanh nghiệp. Thực hiện kế hoạch là chức năng quan trọng nhất mà doanh nghiệp phải tiến hành trong hoạt động kinh doanh.Thực hiện kế hoạch là một giai đoạn hết sức quan trọng để biến các mục tiêu kế hoạch trở thành hiện thực. Thực hiện kế hoach kinh doanh là hoạt động bao trùm, có vị trí nền tảng và ý nghĩa hết sức quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề thực hiện kế hoạch, để hiểu sâu hơn các vấn đề về thực hiện kế hoạch kinh doanh trong lý thuyết cũng như trong thực tế, được sự giúp đỡ của cô giáo Nguyễn Thị Kim Dung em đã chọn đề tài thực tập tốt nghiệp tốt nghiệp: “Một số giải pháp cơ bản nhằm thực hiện kế hoạch kinh doanh ở Công ty Vận tải và Đại lý vận tải” Chuyên đề gồm 3 chương chính: Chương I: Vai trò của hoạt động kinh doanh ở các doanh nghiệp. Chương II:Tình hình thực hiện kế hoạch kinh doanh của công ty vận tải và đại lý vận tải thời kỳ 1997-2000. Chương III: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện thực hiện kế hoạch kinh doanh ở công ty vận tải và đại lý vận tải trong thời kỳ 2001-2005. Với trình độ còn nhiều hạn chế, thời gian hạn hẹp nên chuyên đề tốt nghiệp của em không tránh khỏi thiếu sót. Rất mong được sự quan tâm, góp ý của các thày cô giảng dạy trong khoa Kinh tế phát triển – Trường đại học Kinh tế Quốc dân và các đọc giả quan tâm đến vấn đề này. Em xin chân thành cám ơn cô giáo Nguyễn Thị Kim Dung vì sự tận tình giúp đỡ, hướng dẫn, gợi ý, sửa chữa bản thảo chuyên đề thực tập tốt nghiệp cho em. Tôi cũng xin cám ơn ban lãnh đạo công ty, các phòng ban chức năng Công ty Vận tải và Đại lý vận tải đã tạo điều kiện thuận lợi, hướng dẫn và cung cấp các tài liệu cho tôi trong thời gian thực tập tại công ty, để tôi có thể hoàn thành tốt chuyên đề thực tập tốt nghiệp. Chương I vai trò của kế hoạch kinh doanh trong hoạt động ở các doanh nghiệp I. Kế hoạch kinh doanh và ý nghĩa của nó đối với hoạt động của doanh nghiệp 1.Sự cần thiết của kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp. Kế hoạch là một công cụ quản lý đã xuất hiện từ rất lâu trong lịch sử phát triển xã hội, nhưng thực sự được nổi bật và là công cụ quản lý chủ yếu trong nền kinh tế chỉ huy tập trung. Kế hoạch hoá là hoạt động có hướng đích của chính phủ, của các doanh nghiệp hay hộ gia đình nhằm đạt được những mục tiêu đã định. Trong nền kinh tế chỉ huy tập trung trước đây ở các nước xã hội chủ nghĩa do áp dụng thái quá kế hoạch hoá đã làm kìm hãm tính tự chủ của doanh nghiệp trong hoạt động sản xuất kinh doanh, kế hoạch không phát huy được hết các nguồn lực của doanh nghiệp, tạo phong cách làm việc thụ động, mọi người đều làm chủ, nhưng thực chất không có ai làm chủ ... Tuy nhiên nhiều thành tựu to lớn của các nước xã hội chủ nghĩa trong các lĩnh vực kinh tế, xã hội, giáo dục . . . và đặc biệt trong việc tập trung nguồn lực trong chiến tranh giải phóng dân tộc hay vào những lĩnh vực cần thiết trong công cuộc tái thiết đất nước sau chiến tranh đã làm nổi bật vai trò của kế hoạch hoá. Trong nền kinh tế thị trường vai trò của kế hoạch hoá không giảm đi mà lại được tăng cường như một công cụ, một yếu tố để tổ chức và quản trị các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp có hiệu quả. Chuyển sang cơ chế quản lý mới, quyền tự chủ của các doanh nghiệp được mở rộng. Về nguyên tắc doanh nghiệp hoạt động theo các tín hiệu của thị trường. Doanh nghiệp không chỉ chịu trách nhiệm với sự tồn tại và phát triển của mình, mà còn phải có trách nhiệm đóng góp vào sự phát triển của toàn xã hội. Trong quá trình đó nhiều doanh nghiệp đã tỏ rõ khả năng thích ứng với cơ chế mới, nhưng cũng không ít doanh nghiệp còn gặp khó khăn, lúng túng trong sản xuất kinh doanh. Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, tuỳ theo ngành nghề, chức năng nhiệm vụ, đặc điểm sản xuất kinh doanh, các mục tiêu đặt ra và khả năng nguồn lực của mình mà doanh nghiệp phải hình thành, phải hoạch định ra những công đoạn, cách thức tổ chức, tiến hành công việc ở những công đoạn khác nhau để mục đích cuối cùng là đạt được các mục tiêu đã định. Đó là cơ sở cho các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Mặt khác doanh nghiệp là một tổ chức bao gồm các thành viên khác nhau từ người quản lý đến đội ngũ cán bộ, nhân viên. Các thành viên phải có sự liên hệ chặt chẽ thông qua công việc làm của họ. Muốn vậy họ phải hiểu rõ mục tiêu công việc của họ là gì? Các cách thức tiến hành? Trình tự tiến hành? ... Tất cả những vấn đề đặt ra như trên chính là nhiệm vụ và nội dung của kế hoạch sản xuất kinh doanh ở doanh nghiệp. 2. Thực chất của kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp trong cơ chế thị trường Trong nền kinh tế quốc dân có thể phân biệt hai loại kế hoạch, đó là: Kế hoạch kinh tế - xã hội của chính phủ và kế hoạch sản xuất - kinh doanh của doanh nghiệp. Kế hoạch sản xuất kinh doanh là dự định về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp sản xuất kinh doanh hoặc doanh nghiệp dịch vụ. Kế hoạch này do các doanh nghiệp vạch ra trên định hướng của kế hoạch kinh tế - xã hội của chính phủ, dựa trên nguồn lực của doanh nghiệp và thị trường của doanh nghiệp. Kế hoạch sản xuất - kinh doanh phải đạt được mục tiêu vừa bảo đảm nhu cầu về hàng hoá và dịch vụ xã hội vừa bảo đảm cho doanh nghiệp đạt được lợi nhuận để tái sản xuất kinh doanh. Kế hoạch sản xuất kinh doanh gắn chặt với thị trường, coi thị trường là điểm xuất phát, là mệnh lệnh, là đối tượng và nhu cầu của kế hoạch. Kế hoạch kinh doanh là kế hoạch cơ bản của doanh nghiệp trong một thời kỳ kinh doanh. Để hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả thì doanh nghiệp phải có được một kế hoạch kinh doanh phù hợp với khả năng, nguồn lực của mình. Đối với các doanh nghiệp đã xây dựng được chiến lược kinh doanh thì kế hoạch kinh doanh nhằm cụ thể hoá các mục tiêu chiến lược cho một kỳ kinh doanh ( thường là 01 năm ). Thông qua kế hoạch kinh doanh doanh nghiệp sẽ có thể điều chỉnh và thực hiện được chiến lược kinh doanh đã đề ra. 3. ý nghĩa của kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp. Kế hoạch kinh doanh giúp doanh nghiệp đối phó được với những bất định, những biến động và thay đổi trong nội bộ doanh nghiệp cũng như ngoài môi trường kinh doanh. Việc ứng phó với những biến động này nhằm mục đích giảm thiểu những mối đe doạ, những rủi ro, đồng thời phát hiện và tận dụng cơ hội để tăng khả năng thành công trong kinh doanh. Cơ hội và những mối đe doạ đều được xác định qua việc phân tích các dữ liệu, hiện trạng và các số liệu dự báo. Vì môi trường có thể biến động theo một cách mà người ta có khả năng dự báo được, nên một phần quan trọng trong công tác kế hoạch hoá của ban quản lý cấp cao doanh nghiệp là phát hiện những cơ hội, những chiều hướng biến động thích hợp của môi trường và đánh giá những tác động tiềm năng của chúng tới doanh nghiệp. Kế hoạch kinh doanh sẽ tạo ra khả năng cho việc điều hành tác nghiệp của doanh nghiệp. Nó thay sự hoạt động manh mún, không được phối hợp của các cá nhân, của mỗi bộ phận trong doanh nghiệp bằng sự nỗ lực theo định hướng những quyết định được cân nhắc kỹ lưỡng. Kế hoạch kinh doanh giúp giảm bớt sự chồng chéo, sự lãng phí và tạo khả năng để điều hành tác nghiệp có hiệu quả. Kế hoạch kinh doanh làm cho việc kiểm tra được dễ dàng bởi vì các nhà lãnh đạo doanh nghiệp sẽ không thể kiểm tra công việc của các cấp dưới nếu không có các mục tiêu đã được xác định để đo lường. Kiểm tra giúp phát hiện những sai sót và điều chỉnh kịp thời những sai sót này. II. Các loại kế hoạch kinh doanh và mối quan hệ giữa kế hoạch kinh doanh với các kế hoạch khác của doanh nghiệp. 1. Các loại kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp. Trong các hoạt động thực tế, hệ thống kế hoạch kinh doanh trong nền kinh tế thị trường rất đa dạng và có thể phân loại theo nhiều tiêu thức khác nhau. Căn cứ vào tiêu thức thời gian, kế hoạch kinh doanh bao gồm: Kế hoạch chiến lược ( thường gọi là chiến lược ) nhằm xác định các lĩnh vực mà công ty sẽ tham gia, đa dạng hoá hoặc cải thiện hoạt động trên các lĩnh vực hiện tại, xác định các mục tiêu và giải pháp dài hạn cho các vấn đề: tài chính, đầu tư, nghiên cứu phát triển, con người... Kế hoạch trung hạn: thường là 2,3 năm nhằm phác thảo chương trình chung hạn để hiện thực hoá kế hoạch dài hạn, tức là để bảo đảm tính khả thi ở các lĩnh vực, mục tiêu, chính sách hoặc giải pháp được hoạch định trong chiến lược được lựa chọn. Chương trình kế hoạch hàng năm: tuỳ theo cách tiếp cận của kế hoạch chiến lược và kế hoạch trung hạn; cách cụ thể hoá các nhiệm vụ sản xuất kinh doanh hàng năm có thể được xác định theo chương trình hoặc phương án kế hoạch năm. Cho dù kế hoạch năm được xác định như thế nào thì bản chất của nó vẫn là sự cụ thể hoá nhiệm vụ sản xuất - kinh doanh căn cứ vào định hướng mục tiêu chiến lược và kế hoạch trung hạn, căn cứ vào kết quả nghiên cứu điều chỉnh các căn cứ để có được kế hoạch phù hợp với điều kiện của kế hoạch năm. Kế hoạch tác nghiệp và dự án: để triển khai các mục tiêu và hoạt động sản xuât - kinh doanh, các công ty cần hoạch định kế hoạch tác nghiệp và các dự án. Các kế hoạch tác nghiệp ( có thể theo sản phẩm, theo lĩnh vực, theo bộ phận sản xuất và theo tiến độ thời gian...) gắn liền với việc triển khai các phương án kế hoạch, còn các dự án về cải tạo hiện đại hoá về dây truyền công nghệ, đào tạo, nghiên cứu phát triển...lại gắn liền với việc thực thi các chương trình hoặc chương trình đồng bộ có mục tiêu. Căn cứ vào mối quan hệ gắn bó giữa các loại hoạt động kế hoạch hoá trong phạm vi doanh nghiệp có: Bộ phận kế hoạch mục tiêu: đây là bộ phận kế hoạch quan trọng nhất của doanh nghiệp, có nhiệm vụ hoạch định các mục tiêu về sản xuất, thị trường, quy mô và cơ cấu các hoạt động sản xuất kinh doanh. Bên cạnh đó, bộ phận kế hoạch mục tiêu cũng xác định các chỉ tiêu tài chính cơ bản nhằm xác định hiệu quả của sản xuất kinh doanh gắn liền với từng phương án được hoạch định. Các kế hoạch điều kiện, hỗ trợ về vốn, vật tư, nhân lực, tiền lương... nhằm xác định chính sách , giải pháp, phương hướng huy động, khai thác các khả năng và nguồn lực nhằm thực hiện có hiệu quả các phương án kế hoạch mục tiêu. Kế hoạch điều kiện được xác định căn cứ vào kế hoạch mục tiêu và gắn liền với kế hoạch mục tiêu. Việc xác định các kế hoạch này nhằm đảm bảo tính đồng bộ trong mục tiêu, giải pháp và điều kiện các kế hoạch quản lý. Độ dài về thời gian và các yêu cầu của kế hoạch mục tiêu sẽ quyết định các vấn đề tương ứng của kế hoạch điều kiện. Cuối cùng việc thực hiện các kế hoạch điều kiện là nhằm đảm bảo và nâng cao tính khả thi của các phương án và chương trình kế hoạch của các doanh nghiệp. 2. Mối quan hệ giữa kế hoạch kinh doanh và các kế hoạch khác của doanh nghiệp. Về mặt logic kế hoạch kinh doanh là kế hoạch mở đầu của cả một quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh. Kế hoạch kinh doanh có một vai trò hết sức quan trọng vì nó lập ra mục tiêu, vạch ra phương hướng để doanh nghiệp đi đến mục tiêu. Để tiền hành các hoạt động sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp phải tiến hành thực hiện đồng bộ kế hoạch tổng hợp kinh doanh - kỹ thuật - tài chính - xã hội. Giữa các kế hoạch bộ phận của kế hoạch tổng hợp trong doanh nghiệp có một mối quan hệ khăng khít với nhau, trong đó kế hoạch kinh doanh đóng vai trò quan trọng, là kế hoạch trung tâm của các kế hoạch khác. Kế hoạch kinh doanh là cơ sở để tính toán xây dựng các chỉ tiêu của các kế hoạch khác như kế hoạch tài chính, kế hoạch chi phí, kế hoạch dự trữ, kế hoạch sử dụng lao động, kế hoạch tiền lương, kế hoạch khách hàng ... Kế hoạch kinh doanh là căn cứ để tính toán các chỉ tiêu về hiệu quả kinh doanh như doanh thu, lợi nhuận, năng suất lao động ... III. Kế hoạch kinh doanh trong ngành vận tải. 1. Đặc điểm của ngành vận tải. Trong hoạt động sản xuất kinh doanh để có thể thực hiện tốt các mục tiêu đã đề ra theo kế hoạch, có cơ sở phân tích so sánh, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch, một trong những vấn đề quan trọng là doanh nghiệp phải nắm rõ được các đặc điểm của ngành nghề mà doanh nghiệp đang hoạt động, từ đó doanh nghiệp sẽ có đầy đủ các cơ sở để phân tích các nhân tố ảnh hưởng tới quá trình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của mình. Trong thời kỳ hiện nay lĩnh vực kinh doanh vận tải có một số đặc điểm cơ bản như sau: - Hoạt động vận tải diễn ra trên một phạm vi rộng, phân tán. - Phương tiện vận tải hiện nay nhìn chung đã rất cũ kỹ, lạc hậu. - Tốc độ vận chuyển phụ thuộc vào hạ tầng cơ sở và thời tiết. - Các nguồn hàng và khối lượng vận chuyển ngày càng thu hẹp trong khi số các đơn vị kinh doanh vận tải và phương tiện vận tải ngày càng tăng thêm. - Đầu tư ban đầu của các phương tiện vận tải lớn, các chi phí giá thành cho vận tải như chi phí nhiên liệu, giá phụ tùng thay thế, các loại phí, lệ phí đưòng, cầu ... tăng cao, trong khi giá cước vận chuyển hạ dẫn đến tình trạng tại nhiều đơn vị vận tải thu không đủ bù chi. 2. Nội dung của kế hoạch kinh doanh trong ngành vận tải. Trong nền kinh tế thị trường kinh doanh có hiệu quả đồng thời đảm bảo được các mục tiêu của xã hội về hàng hoá, dịch vụ có một ý nghĩa quan trọng đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Muốn vậy thì doanh nghiệp phải xây dựng được một kế hoạch sản xuất kinh doanh phù hợp với các mục tiêu rõ ràng, cụ thể và có các phương thức thực hiện kế hoạch hữu hiệu nhằm đạt được các mục tiêu đã định cũng như có các biện pháp sử lý, điều chỉnh kế hoạch kinh doanh phù hợp với những biến đổi không ngừng của môi trường kinh doanh, phù hợp với khả năng nguồn lực vốn hạn chế của mình. Doanh nghiệp vận tải là đơn vị kinh doanh trong lĩnh vực dịch vụ lưu thông, thực hiện một khâu trong quá trình lưu thông các loại hàng hoá cho mọi đối tượng từ chính phủ, doanh nghiệp sản xuất, thương mại đến các hộ tiêu dùng. Tổ chức tốt việc vận chuyển hàng hoá của các doanh nghiệp vận tải có một ý nghĩa lớn đối vớí quá trình lưu thông hàng hoá, thúc đẩy sản xuất, đáp ứng nhu cầu tiêu dùng. Cũng như các doanh nghiệp khác, để thực hiện tốt các nhiệm vụ, mục tiêu của mình, doanh nghiệp vận tải phải có được một kế hoạch kinh doanh phù hợp, kiểm tra giám sát và điều chỉnh kịp thời kế hoạch đó. Kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp vận tải có một số nội dung cơ bản sau: 2.1 Kế hoạch khách hàng ( kế hoạch nguồn hàng) Trong cơ chế thị trường khách hàng là đối tượng luôn được các doanh nghiệp đưa lên vị trí hàng đầu. Thoả mãn nhu cầu của khách hàng là câu trả lời cho kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Khách hàng của doanh nghiệp rất đa dạng, đối với doanh nghiệp vận tải khách hàng bao gồm tất cả các doanh nghiệp cũng như các hộ gia đình... có các nhu cầu vận chuyển hàng hoá. Do đó khi xây dựng kế hoạch khách hàng doanh nghiệp phải nghiên cứu để hiểu rõ tâm lý, nhu cầu của khách hàng. Xác định đúng tiêu chí phân loại khách hàng để định hướng nhóm khách hàng chủ yếu, thứ yếu, nhóm khách hàng hiện hữu và nhóm khách hàng tiềm năng. Kế hoạch khách hàng là tập trung vào các nhóm khách hàng chủ yếu của doanh nghiệp. Kế hoạch cần chỉ ra nhu cầu của khách hàng trên các khu vực địa lý khác nhau, tập hợp các nhu cầu đó xem có phù hợp với khả năng và tiềm lực của doanh nghiệp không? Tức là doanh nghiệp phải chỉ ra được nhóm khách hàng mục tiêu, nhóm khách hàng tiềm năng. Trong trường hợp doanh nghiệp có thể đáp ứng được nhu cầu của khách hàng thì cần phải có biện pháp tiến hành để đáp ứng các nhu cầu đó. Ngoài ra doanh nghiệp cần dùng các biện pháp quảng cáo, khuếch trương, tiếp thị để thu hút các khách hàng tiềm năng. Với mục tiêu phục vụ tốt nhất nhu cầu của khách hàng kết hợp với tiềm năng của doanh nghiệp, kế hoạch khách hàng phải chỉ ra được nhóm khách hàng cần được đáp ứng trong thời gian tới và phương hướng thu hút các nhóm khách hàng mới trong tương lai. 2.2 Kế hoạch sử dụng năng lực sản xuất Để thực hiện kế hoạch phục vụ nhu cầu của khách hàng doanh nghiệp phải có kế hoạch cân đối sử dụng năng lực sản xuất trong thời kỳ kế hoạch. Năng lực sản xuất là kết quả sản xuất kinh doanh tối đa mà doanh nghiệp có thể đạt được trong thơì gian hoạt động sản xuất kinh doanh nhất định, phù hợp với những điều kiện và nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Kế hoạch sử dụng năng lực sản xuất phải chỉ ra được khả năng sử dụng năng lực sản xuất của doanh nghiệp, các biện pháp và kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng năng lực sản xuất, kế hoạch khai thác, liên kết sử dụng năng lực sản xuất khác nhằm tạo đủ năng lực đáp ứng nhu cầu của khách hàng theo kế hoạch khách hàng. Ngoài ra kế hoạch cũng phải xây dựng được phương án tốt, tối ưu trong việc đầu tư mới, tăng thêm cũng như khai thác tối đa năng lực sản xuất của doanh nghiệp. Khả năng sử dụng năng lực sản xuất của doanh nghiệp càng cao thì mức độ chủ động trong việc đáp ứng nhu cầu của khách hàng càng lớn, tăng tính cạnh tranh của doanh nghiệp và sẽ giúp doanh nghiệp giữ ổn định được nhóm khách hàng hiện hữu, tiếp cận được nhóm khách hàng tương lai. Năng lực sản xuất của doanh nghiệp là một phạm trù khách quan, bao gồm các yếu tố: - Yếu tố lao động sản xuất Trong quá trình lao động sản xuất, con người ngày càng tích luỹ được nhiều kinh nghiệm sản xuất, cải tiến công cụ và chế tạo ra công cụ sản xuất ngày càng tinh xảo, thúc đẩy lực lượng sản xuất phát triển. Đó là mặt chất lượng của lao động, thể hiện ở trình độ chuyên môn, trí thức, kinh nghiệm, sự hoàn hảo về tài năng, khéo léo trong việc lựa chọn phương pháp công nghệ và tư liệu sản xuất trong sản xuất kinh doanh. Đây chính là yếu tố hình thành nên năng lực sản xuất của doanh nghiệp. Doanh nghiệp bao gồm nhiều thành viên khác nhau, thực hiện các công việc khác nhau trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Để quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp đạt hiệu quả cao thì doanh nghiệp phải bố trí hợp lý đội ngũ cán bộ nhân viên của mình và có biện pháp khuyến khích, phát huy tối đa khả năng của mỗi một thành viên trong công việc của họ. Kế hoạch sử dụng năng lực sản xuất phải chỉ ra được cơ cấu bố trí nhân lực trong hoạt động kinh doanh của kỳ kế hoạch phù hợp với việc thực hiện các công việc đáp ứng nhu cầu của kỳ kế hoạch. - Yếu tố vật chất kỹ thuật của sản xuất Trong quá trình sản xuất kinh doanh ngoài sức lao động là cơ bản, còn có sự tham gia của tư liệu sản xuất, bao gồm tư liệu lao động và đối tượng lao động - cơ sở vật chất kỹ thuật của sản xuất. Việc sử dụng có hiệu quả các yếu tố vật chất kỹ thuật sẽ góp phần nâng cao năng lực sản xuất của doanh nghiệp. Đối với doanh nghiệp vận tải một trong các yếu tố vật chất kỹ thuật quan trọng chính là các phương tiện vận tải. Trong kế hoạch sử dụng năng lực sản xuất phải chỉ ra được các tính năng kỹ thuật của các phương tiện vận tải,biện pháp sử dụng và nâng cao hiệu quả sử dụng các yếu tố kỹ thuật của phưong tiện hoạt động, khả năng tận dụng phương tiện, số ngày vận doanh, kế hoạch đầu tư tăng thêm phương tiện vận tải .... 2.3 Kế hoạch kết quả hoạt động kinh doanh và hiệu quả kinh doanh Tất cả các kế hoạch trên đều hướng tới mục tiêu cuối cùng là kết quả kinh doanh. Một loạt các chỉ tiêu có thể đưa ra để đánh giá kết quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp như: tỷ lệ chiếm lĩnh thị trường của doanh nghiệp ( thị phần của doanh nghiệp), nhóm khách hàng mà doanh nghiệp có thể đáp ứng nhu cầu, tổng khối lượng hàng hoá, tổng doanh thu, tổng chi phí phải bỏ ra cho các hoạt động kinh doanh .... Với kết quả kinh doanh đã thực hiện được ở kỳ trước cộng với khả năng nguồn lực của công ty kỳ kế hoạch, doanh nghiệp hoàn toàn có thể xác định được một kế hoạch về kết quả sản xuất kinh doanh cho kỳ kế hoạch tới. Dựa vào các báo cáo về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, báo cáo về tài chính của kỳ thực hiện và các dự báo trong tương lai doanh nghiệp có thể đưa ra các chỉ tiêu cụ thể cần thực hiện trong kỳ kế hoạch tới như: Tổng khối lượng hàng hoá vận chuyển Tổng doanh thu vận tải Tổng số đầu phương tiện vận tải Tổng số ngày vận doanh Tổng khối lượng hàng hoá đại lý và dịch vụ vận tải Tổng chi phí vận tải Tổng lợi nhuận Nộp ngân sách Kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp phải được xác định theo thời gian nhất định : tháng, quý, năm. Chương II tình hình thực hiện kế hoạch kinh doanh của công ty vận tải và đại lý vận tải thời kỳ 1997-2000 I. Tổng quan về công ty vận tải và đại lý vận tải 1. Quá trình hình thành và phát triển. Công ty Vận tải và Đại lý vận tải là doanh nghiệp nhà nước thuộc Tổng công ty xuất nhập khẩu và chế biến nông sản – Bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn. Công ty có tiền thân là đội xe vận tải thuộc công ty thiết bị phụ tùng cơ khí nông nghiệp - bộ nông nghiệp trong thời gian từ năm 1967 – 1973, với nhiệm vụ chính là vận chuyển máy móc thiết bị theo điều chuyển nội bộ của công ty. Năm 1973 công ty thiết bị phụ tùng cơ khí nông nghiệp chuyển về tổng cục trang bị kỹ thuật - Bộ nông nghiệp, đội xe vận tải được phát triển thành xí nghiệp vận tải nông nghiệp thuộc tổng cục trang bị kỹ thuật - Bộ nông nghiệp với nhiệm vụ vận chuyển trang thiết bị kỹ thuật và các vật tư nông nghiệp theo lệnh điều chuyển của Tổng cục trang bị kỹ thuật và của Bộ nông nghiệp. Năm 1986 ban đại lý Bộ nông nghiệp sát nhập vào với xí nghiệp vận tải nông nghiệp, Công ty Vận tải và Đại lý vận tải được thành lập, công ty trực tiếp thuộc quản lý của bộ nông nghiệp, với nhiệm vụ chủ yếu vẫn là vận chuyển trang thiết bị, vật tư nông nghiệp theo các chỉ tiêu, điều động của Bộ nông nghiệp, ngoài ra còn tổ chức làm đại lý vận tải cho các đơn vị khác trong và ngoài bộ nông nghiệp. Cùng với công cuộc đổi mới, xoá bỏ chế độ bao cấp, thực hiện chế độ tự chủ hạch toán kinh doanh, các hoạt động vận tải theo chỉ tiêu, điều động từ cấp trên dần dần không còn, Công ty Vận tải và Đại lý vận tải đã nhanh chóng thích ứng với các điều kiện kinh doanh mới, dần tự khẳng định được vị trí của mình trong lĩnh vực cung ứng, tổ chức các dịch vụ vận tải và mở rộng các hoạt động sản xuất kinh doanh khác. Năm 1993 công ty được chính phủ cho phép thành lập lại theo nghị định 388/HĐBT. Năm 1996 theo chủ trương sắp xếp lại các doanh nghiệp nhà nước của chính phủ, công ty chuyển về trực thuộc Tổng công ty xuất nhập khẩu và chế biến nông sản. 2. Chức năng nhiệm vụ của công ty Công ty có các chức năng, nhiệm vụ chính sau đây: - Kinh doanh vận tải hàng hoá bằng ô tô. Đây là chức năng nhiệm vụ chính của công ty ngay từ ngày đầu thành lập. Công ty tổ chức hoạt động kinh doanh vận tải ô tô bằng các hình thức: + Vận chuyển từ kho tới kho giao nhận hàng. + Vận chuyển trung chuyển từ kho tới các địa điểm trung chuyển( ga, cảng ) hoặc từ các địa điểm trung chuyển tới kho giao hàng. - Đại lý vận tải hàng hoá bằng các phương tiện đường sắt, đường bộ, đường thuỷ. Đây là lĩnh vực hoạt động kinh doanh mà công ty đã có nhiều năm kinh nghiệm và là hoạt động mang lại uy tín cao của công ty trên thương trường trong nhiều năm qua. Công ty tổ chức công tác này dưới nhiều hình thức phong phú: + Đại lý vận tải giao nhận toàn phần từ kho tới kho với sự kết hợp nhiều hình thức vận chuyển khác nhau. + Đại lý vận tải và giao nhận từng phần. + Đại lý giao nhận tại các đầu trung chuyển. + Đại lý vận tải và giao nhận trung chuyển. + Đại lý vận tải bằng ô tô. - Đại lý phân phối và bảo hành ô tô SUZUKI. - Kinh doanh thương nghiệp và một số mặt hàng khác. 3. Lĩnh vực hoạt động kinh doanh và bộ máy tổ chức của công ty 3.1 Các lĩnh vực hoạt động kinh doanh Công ty hoạt động kinh doanh trong các lĩnh vực: Vận tải hàng hoá bằng ô tô Đại lý vận tải hàng hoá bằng các phương tiện đường bộ, đường sắt, đường thuỷ, container Đại lý bán hàng ô tô, bảo hành, sửa chữa ô tô các loại Kinh doanh thương nghiệp bán buôn, bán lẻ vật tư, sản phẩm nông nghiệp, công nghiệp thực phẩm. Với đặc thù kinh doanh công ty có địa bàn hoạt động rộng trên phạm vi cả nước. 3.2 Bộ máy tổ chức và chức năng của các bộ phận Công ty tổ chức sản xuất, kinh doanh theo hệ thống trực tuyến, chức năng. Bộ máy tổ chức của công ty bao gồm: + Ban giám đốc: Gồm Giám đốc - quản lý điều hành chung và 03 phó giám đốc: 01 phó giám đốc phụ trách tài chính và đại lý vận tải, 01 phó giám đốc phụ trách hành chính và kinh doanh tổng hợp, 01 phó giám đốc phụ trách kế hoạch và trung tâm vận tải. + Phòng tổ chức hành chính: Chịu trách nhiệm các thủ tục hành chính của Công ty như công văn, giấy tờ, sổ lao động, bảo hiểm y tế... Bảo quản và sử dụng con dấu đúng quy định do Giám đốc phân công. Mua sắm quản lý các thiết bị hành chính, văn phòng phẩm, thanh toán tiền điện nước, chi phí vặt. Bảo vệ tài sản, đảm bảo môi trường sạch đẹp trong toàn bộ Công ty. + Phòng kế hoạch: có chức năng tham mưu cho Giám đốc công ty về xây dựng và thực hiện kế hoạch sản xuất, tổng hợp các kế hoạch bộ phận để xây dựng kế hoạch chung của toàn công ty, theo dõi và thống kê báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch của công ty. Tham mưu cho ban Giám đốc về việc ký kết các hợp đồng và xây dựng các phương án thực hiện các hợp đồng đã ký kết. Tham gia vào công tác quản lý phương tiện vận tải, cùng các phòng chức năng xây dựng các phương án khoán vận tải ô tô. Theo dõi, giám sát toàn bộ hoạt động đại lý vận tải. Tổ chức thực hiện một phần việc về đại lý vận tải khu vực phía Bắc và khu vực Bắc trung bộ. Phòng trực tiếp quản lý 02 tổ giao nhận và trạm đại diện tại TP Vinh. Thực hiện một phần công việc đối chiếu, thanh quyết toán các hợp đồng đại lý vận tải. + Phòng kế toán: Công ty đã đào tạo và thu nạp đội ngũ cán bộ làm công tác kế toán có đủ kiến thức thực hiện tốt các chế độ kế toán mà nhà nước đã ban hành. Hạch toán kế toán với tư cách là một bộ phận cấu thành của hệ thống các công cụ quản lý kinh tế, tài chính giúp các nhà sản xuất kinh doanh, các tổ chức hành chính sự nghiệp thông qua công cụ kế toán nắm được hiệu quả sản xuất, kinh doanh tình hình tài chính của đơn vị mình để sử dụng có hiệu quả các nguồn lực, các nguồn tài chính. Nó là những công cụ quan trọng để chỉ đạo điều hành vĩ mô nền kinh tế. Trong thời kỳ nền kinh tế được quản lý theo cơ chế kế hoạch hoá tập trung, kế toán đã phát huy vai trò của mình một cách tích cực, thực sự là một trong các công cụ quan trọng trong quản lý kinh tế tài chính của các đơn vị cơ sở và cơ quan nhà nước. Để kế toán đi vào ổn định vấn đề bức bách đặt ra là phải triển khai một cách nhanh chóng, hệ thống kế toán doanh nghiệp và chế độ kế toán các hộ kinh doanh do bộ tài chính mới ban hành, để khắc phục khiếm khuyết của hệ thống chế độ kế toán doanh nghiệp và chế độ kinh doanh cũ, để kế toán doanh nghiệp mới phát huy được tính tích cực của nó trong nền kinh tế thị trường có sự quản lý của nhà nước, theo định hướng xã hội chủ nghĩa. Đào tạo lại đội ngũ cán bộ làm công tác kế toán để có đủ kiến thức thực hiện tốt các chế độ kế toán nhà nước ban hành và nghiên cứu để đề ra kế toán cho phù hợp với đặc điểm hoạt động của đơn vị. Tổ chức công tác kế toán hợp lý và khoa học, phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của đơn vị, nhằm phát huy vai trò của kế toán là một yêu cầu quan trọng đối với doanh nghiệp. Căn cứ vào quy mô đặc điểm sản xuất, kinh doanh yêu cầu của công tác quản lý tài chính, căn cứ vào khối lượng công việc kế toán và số lượng kế toán công ty đã tổ chức bộ máy kế toán thích hợp. Hiện nay trong công tác hạch toán kế toán của các doanh nghiệp kể cả thành phần kinh tế quốc doanh cũng như thành phần kinh tế ngoài quốc doanh thường có 3 hình thức tổ chức bộ máy kế toán là : Tập trung - phân tán - kết hợp vừa tập trung vừa phân tán. Công ty áp dụng hình thức kế toán tập trung Với hình thức này mọi công việc kế toán đều tập trung về phòng kế toán, như phân loại chứng từ , kiểm tra chứng từ ban đầu, lập bảng kê, định khoản kế toán, ghi sổ tổng hợp, sổ chi tiết hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, lập các báo biểu kế toán ... Hình thức này tiện lợi là giúp cho công tác quản lý kinh tế tài chính một cách kịp thời. + Phòng kinh doanh: Có chức năng chính là tổ chức các hoạt động về kinh doanh tổng hợp. Phòng trực tiếp quản lý cửa hàng bán và giới thiệu, trạm bảo hành và sửa chữa xe SUZUKI, bộ phận sản xuất đồ gia dụng và gia công các sản phẩm về gỗ. Phòng tham gia một phần trong hoạt động sản xuất đại lý vận tải. + Trung tâm vận tải và đại lý vận tải: Quản lý toàn bộ phương tiện vận tải của công ty, khai thác bến bãi và xưởng sửa chữa xe, tổ chức đại lý bán hàng và cung ứng các sản phẩm dầu nhờn Shell, tổ chức vận chuyển ô tô đường ngắn và đường trung, hỗ trợ đắc lực trong việc vận chuyển trung chuyển hàng của các hợp đồng đại lý vận tải. Phương tiện vận tải đựoc chia thành các đội xe theo tính chất quản lý: đội xe khoán và đội xe điều động. + Chi nhánh công ty tai TP Hồ Chí Minh: Gồm bộ phận nghiệp vụ, đội giao nhận hàng hoá, đội xe vận tải. Chi nhánh là đầu mối quan trọng trong việc giúp lãnh đạo công ty khai thác các nguồn hàng đại lý vận tải đường dài Nam – Bắc và tổ chức thực hiện các hợp đồng đại lý vận tải của công ty. + Trạm đại diện tại TP Đà nẵng: Bộ phận nghiệp vụ và giao nhận, đội xe vận tải. Có nhiệm vụ tổ chức thực hiện các hợp đồng đại lý tại khu vực miền Trung, giúp lãnh đạo công ty khai thác các nguồn hàng tại khu vực. + Trạm đại diện tại TP Vinh: bộ phận giao nhận, đội xe vận tải. Chủ yếu tổ chức giao nhận hàng hoá và vận chuyển hàng tại kế hoạchu vực TP Vinh. +Trạm đại diện tại cửa khẩu Tân thanh – Lạng Sơn: Khu kho đông lạnh, kiốt giới thiệu sản phẩm, bộ phận giao nhận hàng hoá và vận chuyển hàng hoá tại khu vực cửa khẩu với Trung Quốc. Sơ đồ tổ chức bộ máy hoạt động của công ty: (trang bên) Giám đốc công ty Phó giám đốc Phó giám đốc Phó giám đốc Phòng HCTC Phòng KD Phòng KTTV Phòng KH Trung tâm VT CN TP HCM Trạm ĐN CH bán xe Suzuki Trạm bảo hành xe Suzuki Đại diện tại Vinh Các tổ giao nhận Xưởng sửa chữa Các đội xe Tổ giao nhận Đại lý bán Shell Trạm LS 4. Đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty Vận tải và Đại lý vận tải . ._.