Một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Công ty THHH một thành viên Tổng Công ty công nghiệp tàu thủy Nam Triệu

LỜI MỞ ĐẦU Lý do chọn đề tài Sự nghiệp đổi mới của Đảng và Nhà nước ta đã và đang đạt được những thắng lợi to lớn. Trong đó thành tựu về chiến lược phát triển kinh tế xã hội được đánh giá là một thành tựu nổi bật khi mà nền kinh tế nước ta chuyển từ kế hoạch hoá tập trung sang nền kinh tế thị trường năng động. Việt Nam trên con đường đi lên CNXH, công cuộc công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước có nhiều bước phát triển mới, đặc biệt quá trình hội nhập vào nền kinh tế thế giới đã và đang tạo ra nhiều cơ hội cũng như thách thức cho các doanh nghiệp Việt Nam. Một thực tế có thể dễ dàng nhận thấy là để quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả các doanh nghiệp cần phải sử dụng hàng loạt các công cụ khác nhau. Một trong những công cụ quản lý vô cùng quan trọng, không thể thiếu ở bất kỳ doanh nghiệp nào đó là nghiệp vụ quản lý thông tin. Thông tin được xử lý đúng cách là tiền đề cho bộ máy của công ty hoạt động có hiệu quả. Bộ phận quản lý thông tin cho các cơ quan, tổ chức được gọi là văn phòng. Văn phòng được coi là “cửa ngõ” của cơ quan, tổ chức, là tai, là mắt, là “cánh tay nối dài” của lãnh đạo bởi văn phòng là trung tâm thực hiện quá trình quản lý, điều hành. Văn phòng còn là nơi tiếp nhận các mối quan hệ đối nội, đối ngoại thông qua hệ thống văn bản đi, văn bản đến. Đồng thời, các hoạt động tham mưu, tổng hợp, hậu cần cũng quan hệ trực tiếp tới các phòng ban trong tổ chức. Với vị trí hoạt động đa dạng đó văn phòng được coi là thứ vũ khí không thể thiếu được của các nhà quản trị. Công tác văn phòng vì thế cũng góp phần không nhỏ trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan, tổ chức. Với sự phát triển ngày càng mạnh mẽ của ngành đóng tàu, Tổng công ty Công nghiệp tàu thuỷ Nam Triệu (Nasico) với cơ sở vật chất, dây chuyền công nghệ đóng tàu tiên tiến, đội ngũ cán bộ kỹ thuật, cán bộ quản lý, công nhân kỹ thuật trẻ, lành nghề và có quy mô lớn trong Tập đoàn đang ngày càng phát triển toàn diện và bền vững, nâng cao năng lực cạnh tranh và hội nhập kinh tế quốc tế, thực hiện thành công mục tiêu: “Xây dựng Tổng công ty Công nghiệp tàu thuỷ (CNTT) Nam Triệu trở thành một trong những đơn vị chủ lực của Tập đoàn Công nghiệp tàu thuỷ Việt Nam”. Để thực hiện được mục tiêu đó thì một trong những giải pháp không thể thiếu đó là nâng cao hiệu quả của công tác văn phòng. Trong quá trình thực tập em nhận thấy công tác văn phòng tại Tổng công ty bên cạnh những kết quả đã đạt được vẫn còn bộc lộ những mặt hạn chế cần phải khắc phục. Chính vì vậy em đã lựa chọn đề tài “Một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Công ty THHH MTV Tổng Công ty CNTT Nam Triệu” với mong muốn đóng góp một phần nhỏ vào việc củng cố, hoàn thiện nhằm phát huy hơn nữa hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu - Tìm hiểu lý luận chung về văn phòng và công tác văn phòng. - Phân tích, đánh giá thực trạng công tác văn phòng tại Tổng công ty CNTT Nam Triệu để thấy được những điểm mạnh, điểm yếu; trên cơ sở đó đề xuất những kiến nghị nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả của công tác văn phòng tại Tổng công ty. Phạm vi, đối tượng nghiên cứu Phạm vi và đối tượng nghiên cứu của khoá luận là cơ sở lý luận về văn phòng và công tác văn phòng; thực tiễn các hoạt động văn phòng tại Tổng công ty CNTT Nam Triệu, cụ thể là: - Nghiên cứu lịch sử hình thành và phát triển của Tổng công ty. - Nghiên cứu cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của Tổng công ty, đặc biệt là của bộ máy văn phòng. - Nghiên cứu thực trạng về công tác văn phòng tại Tổng công ty như: công tác tham mưu, tổng hợp; công tác thông tin; công tác văn thư - lưu trữ; công tác tổ chức hội nghị, hội thảo; công tác hậu cần, phục vụ. - Phân tích, đánh giá kết quả hoạt động của văn phòng Tổng công ty; chỉ ra những điểm mạnh, những mặt còn hạn chế và nguyên nhân của hạn chế đó. - Đưa ra một số kiến nghị nhằm hoàn thiện và nâng cao hơn nữa hiệu quả của công tác văn phòng tại Tổng công ty. Phương pháp nghiên cứu Khoá luận sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau đây: - Phương pháp duy vật biện chứng. - Phương pháp điều tra, khảo sát. - Phương pháp đối thoại, phỏng vấn. - Phương pháp thống kê. - Phương pháp so sánh. - Phương pháp phân tích. - Phương pháp tổng hợp. Chương 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 1.1. Những vấn đề cơ bản về văn phòng 1.1.1. Khái niệm văn phòng Trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức người ta luôn nhấn mạnh vai trò quan trọng của bộ máy văn phòng. Văn phòng được coi là bộ máy thực hiện các chức năng giúp việc, phục vụ cho cơ quan, thủ trưởng cơ quan. Nó đảm bảo cho công tác lãnh đạo và quản lý được tập trung một cách thống nhất, hoạt động thường xuyên, liên tục và có hiệu quả. Vậy văn phòng là gì? Văn phòng được hiểu theo nhiều nghĩa dưới những góc độ tiếp cận khác nhau - Theo phương diện tổ chức thì văn phòng là một đơn vị cấu thành của tổ chức. - Theo tiêu chí chức năng thì văn phòng là một thực thể tồn tại để thực hiện các hoạt động tham mưu, tổng hợp, hậu cần theo yêu cầu của các nhà quản lý. - Theo tính chất hoạt động thì văn phòng là một thực thể tồn tại để thực hiện việc quản lý thông tin phục vụ cho công tác điều hành của nhà quản trị. - Ngoài ra, văn phòng còn có thể hiểu: + Văn phòng là trụ sở làm việc của doanh nghiệp, tổ chức xã hội, cơ quan Nhà nước. Ví dụ: văn phòng Trường Đại học Dân lập Hải Phòng… + Văn phòng là nơi làm việc của một cá nhân thường có chức danh. Ví dụ: văn phòng luật sư, văn phòng Thủ tướng, văn phòng Chính phủ… + Văn phòng là nơi diễn ra các hoạt động liên quan đến văn bản, giấy tờ, sổ sách… + Văn phòng là nơi đóng bộ máy điều hành của đơn vị. + Văn phòng là bộ mặt của các tổ chức. Tóm lại: Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan trong mỗi tổ chức; là nơi làm việc của các cấp quản trị doanh nghiệp, quản trị đơn vị; nơi đặt đầu não quản lý; là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan. Văn phòng thể hiện là nơi thu, phát các loại thông tin (thông tin cấp trên, thông tin cấp dưới, thông tin bên ngoài, thông tin nội bộ) nhằm hỗ trợ cho hoạt động quản lý của các nhà lãnh đạo. Văn phòng là nơi chăm lo mọi vấn đề hậu cần và đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan được thông suốt và hiệu quả. Vì vậy mọi tổ chức không thể thiếu được văn phòng. 1.1.2. Vị trí của văn phòng Văn phòng là cửa ngõ của mỗi cơ quan, tổ chức bởi vì các cơ quan, tổ chức luôn có mối quan hệ đối nội, đối ngoại thông qua hệ thống văn bản đi, văn bản đến và văn bản nội bộ. Đồng thời, các hoạt động tham mưu, tổng hợp, hậu cần cũng liên quan trực tiếp đến các bộ phận, phòng ban và đơn vị khác trong tổ chức. Chính vì vị trí hoạt động đa dạng đó mà văn phòng được gọi là “phòng văn”, “phòng vệ”, “phòng ở” cho lãnh đạo. Văn phòng là bộ phận gần gũi, luôn có mối quan hệ mật thiết với các nhà lãnh đạo, nhà quản lý trong mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức. Văn phòng có nhiệm vụ trợ giúp về công tác thông tin, điều hành, cung cấp các điều kiện kỹ thuật phục vụ cho quá trình ra quyết định của các nhà quản lý. Văn phòng là cơ thể trung gian thực hiện việc ghép nối các mối quan hệ trong quản lý, điều hành theo yêu cầu của người đứng đầu cơ quan, tổ chức. Văn phòng có trách nhiệm tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan; giữ vai trò là cầu nối giữa tổ chức với cơ quan cấp trên, ngang cấp, cơ quan cấp dưới và với nhân dân. Khác với các bộ phận khác trong cơ quan, văn phòng thực hiện nhiệm vụ mang tính thường xuyên, liên tục. Văn phòng phải có một bộ phận nhân sự làm việc cả ngày lẫn đêm; ngay cả những lúc cơ quan ngừng hoạt động; trong những ngày nghỉ lễ, tết, thứ bảy, chủ nhật nhằm đảm bảo trật tự an ninh và thông tin thông suốt cho cơ quan. 1.1.3. Vai trò của văn phòng Văn phòng của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào ra đời cũng là một tất yếu khách quan. Văn phòng giữ một vai trò then chốt có ảnh hưởng to lớn đến hiệu quả và chất lượng hoạt động của cơ quan. Nói cách khác, văn phòng vừa là bộ phận đầu não vừa là bộ mặt của cơ quan; là nơi thu nhận và phát ra những lượng thông tin kịp thời nhất cho lãnh đạo xử lý; đảm bảo tốt công việc phục vụ hoạt động của cơ quan, đơn vị được trôi chảy và đạt hiệu quả cao. Vai trò quan trọng đó của văn phòng được thể hiện trên các phương diện sau: Thứ nhất, văn phòng là trung tâm thực hiện quá trình quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức. Bởi vì các quyết định, chỉ đạo của thủ trưởng đều phải thông qua văn phòng để chuyển giao đến các phòng ban, đơn vị khác. Văn phòng có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc, nhắc nhở việc thực hiện các quyết định và sự chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan. Như vậy đây là chức năng vô cùng quan trọng. Các bộ phận, phòng ban khác thực hiện các chức năng riêng biệt. Nếu văn phòng không làm việc thì mọi hoạt động của cơ quan sẽ bị ngừng trệ. Thứ hai, văn phòng là nơi tiếp nhận tất cả các mối quan hệ, đặc biệt là quan hệ đối ngoại của cơ quan. Văn phòng được coi là “cổng gác thông tin” của cơ quan, tổ chức. Bởi vì mọi thông tin đến hay đi đều phải thông qua bộ phận văn phòng. Từ những nguồn thông tin tiếp nhận được văn phòng sẽ phân loại thông tin theo những kênh thích hợp để chuyển phát hoặc lưu trữ. Đây là hoạt động vô cùng quan trọng. Nó quyết định đến sự thành công hay thất bại của tổ chức. Văn phòng còn là nơi giải quyết mọi vấn đề của cơ quan. Ví dụ: khi trang thiết bị trong cơ quan bị hỏng thì phải thông qua bộ phận văn phòng để trình văn bản cho thủ trưởng ký để giải quyết. Thứ ba, văn phòng là bộ máy làm việc của các nhà lãnh đạo. Văn phòng là bộ máy làm việc giúp thủ trưởng. Mọi công việc của văn phòng đều nhằm thực hiện các mục tiêu của nhà quản lý như việc ra văn bản; tập hợp đưa ra các phương án… Thứ tư, văn phòng là trung tâm khâu nối các hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức. Văn phòng là nơi trung chuyển mọi công việc của cá nhân, phòng ban tới thủ trưởng để đạt được mọi mục tiêu của cơ quan, tổ chức. Thứ năm, văn phòng là cầu nối giữa chủ thể và các đối tượng quản lý trong và ngoài tổ chức. Ví dụ: các quyết định quản lý của thủ trưởng phải thông qua bộ phận văn phòng để ra các văn bản chuyển đến các phòng ban, cá nhân có liên quan. Các thông tin phản hồi cũng được thông qua văn phòng để chuyển đến thủ trưởng. Thứ sáu, văn phòng được ví là nơi cung cấp các dịch vụ tổng hợp cho hoạt động của các phòng ban, đơn vị nói chung và các nhà lãnh đạo nói riêng như: xây dựng mới, sửa chữa, mua sắm các trang thiết bị hoạt động… 1.1.4. Chức năng của văn phòng Văn phòng là bộ máy tham mưu, giúp việc, là bộ phận tổng hợp quản trị cho các doanh nghiệp, tổ chức, cơ quan để có được năng suất cao nhất, hiệu quả nhất. Do vậy văn phòng có chức năng sau: 1.1.4.1. Chức năng tham mưu, tổng hợp Mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị đều phải quan tâm đẩy mạnh công tác văn phòng vì văn phòng hỗ trợ rất nhiều cho lãnh đạo, cho tổ chức trong việc ra các quyết định quản lý. Nội dung của công tác tham mưu chỉ rõ hoạt động tham vấn của công tác văn phòng. Nội dung tổng hợp nghiêng về vấn đề thống kê, xử lý thông tin, dữ liệu nhằm phục vụ thiết thực cho hoạt động quản lý. Thực chất của hai nội dung này nhằm mục đích hỗ trợ tích cực cho hoạt động quản lý của thủ trưởng cơ quan. Nếu hai chức năng này tách rời nhau thì hoạt động quản lý sẽ rơi vào tình trạng thiếu căn cứ khoa học, phiến diện và chủ quan. Chức năng tham mưu Hoạt động của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào cũng phụ thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó yếu tố chủ quan thuộc về nhà quản lý. Vì vậy, để ra được những quyết định đúng đắn, khoa học và mang tính thực tiễn thì nhà quản lý cần căn cứ vào những yếu tố khách quan như: những ý kiến tham gia góp ý của các cấp quản lý, của nhân viên cấp dưới, của những người trợ giúp tham mưu. Tất cả những ý kiến đó được văn phòng chọn lọc, phân tích, tổng hợp nhằm cung cấp cho lãnh đạo những thông tin, những phương án tối ưu nhất phục vụ cho việc ra quyết định quản lý. Hoạt động này rất cần thiết và luôn tỏ ra hữu hiệu vì nó vừa mang tính tham vấn vừa mang tính chuyên sâu. Chức năng tổng hợp Đối với các cơ quan, tổ chức việc thu thập thông tin là rất cần thiết. Tất cả những thông tin và những vấn đề tham vấn cho các nhà quản lý đều xuất phát từ những thông tin đầu vào, thông tin đầu ra, thông tin ngược và thông tin phản hồi trên mọi lĩnh vực của mọi đối tượng mà văn phòng đóng vai trò là đầu mối thu thập và đưa ra những thông tin hữu ích theo yêu cầu của các nhà quản lý. Quá trình thu thập và xử lý thông tin phải tuân thủ theo những nguyên tắc và trình tự nhất định thì mới có thể đem lại hiệu quả thiết thực cho công tác quản lý. Đó cũng là hoạt động thuộc về chức năng tổng hợp của văn phòng. Chức năng này không chỉ có tác dụng thiết thực liên quan đến chức năng tham mưu mà còn có vai trò quan trọng đến sự thành công hay thất bại của tổ chức. 1.1.4.2. Chức năng hậu cần Đây là chức năng mà bất kỳ văn phòng nào cũng có. Hoạt động của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào cũng không thể thiếu được các điều kiện vật chất như nhà cửa, các công cụ, thiết bị, tài chính… Các điều kiện và phương tiện này phải được quản lý, sắp xếp, phân phối và không ngừng được bổ sung để cung cấp kịp thời, đầy đủ cho mọi hoạt động của cơ quan, đơn vị; cho các bộ phận và cá nhân trong tổ chức. Nội dung công việc này thuộc về chức năng hậu cần của văn phòng. Phương châm hoạt động chung của công tác văn phòng là: “chi phí thấp nhất để đạt hiệu quả cao nhất”. Trụ sở và văn phòng cần phải được xếp đặt phù hợp với mỗi loại công việc, với mọi cán bộ công chức trong từng điều kiện, từng môi trường cụ thể. Những vật dụng thường xuyên như các nguồn tài chính cung cấp cho hoạt động của cơ quan cũng do văn phòng cung ứng trên cơ sở định mức tiêu dùng hoặc kỳ hạn sử dụng. Để cơ quan, tổ chức có thể hoạt động thì cần phải có những nguyên liệu, vật liệu, phương tiện và tài chính. Song hiệu quả hoạt động lại tuỳ thuộc vào phương thức quản lý, tuỳ thuộc vào việc sử dụng các yếu tố đó như thế nào đối với mỗi cơ quan, tổ chức. Tóm lại: Văn phòng là đầu mối giúp lãnh đạo thực hiện công tác quản lý thông qua các chức năng tổng hợp, tham mưu, hậu cần. Các chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ, bổ sung cho nhau nhằm tạo ra sự cần thiết khách quan cho sự tồn tại, duy trì và phát triển công tác văn phòng trên cơ sở các hoạt động nghiệp vụ của nó. 1.1.5. Nhiệm vụ của văn phòng Từ chức năng chung, chức năng cơ bản của văn phòng người ta lại phân thành các chức năng cụ thể, chi tiết. Những chức năng cụ thể, chi tiết ấy lại gắn với mỗi không gian, thời gian, lĩnh vực, tính chất, hình thức và nội dung cụ thể nên còn gọi là những nhiệm vụ. Theo những chức năng nêu trên, văn phòng có thể xây dựng nhiều nhiệm vụ. Ví dụ: với chức năng tham mưu sẽ có nhiệm vụ trước mắt, nhiệm vụ lâu dài, nhiệm vụ trọng tâm, nhiệm vụ thường xuyên hay nhiệm vụ đột xuất. Trong tham mưu lại có tham mưu về chiến lược kinh doanh, tham mưu về công tác tuyển dụng, đãi ngộ nhân sự…Đó là những nhiệm vụ cụ thể mà văn phòng phải thực hiện chức năng tham mưu. Tương tự như vậy với chức năng hậu cần và tổng hợp. Với cách tiếp cận này, nhiệm vụ chính của văn phòng tập trung vào các công việc sau đây: 1.1.5.1. Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan, đơn vị Mọi tổ chức muốn được sinh ra và đi vào hoạt động đều phải tuân thủ theo những quy định về tổ chức, về cơ chế hoạt động và các điều kiện duy trì hoạt động. Các điều kiện đó không giống nhau giữa các cơ quan, đơn vị. Do tính chất hoạt động, vai trò, chức năng nhiệm vụ khác nhau nên mỗi cơ quan, tổ chức đều cần phải có nội quy, quy chế hoạt động riêng. Trình tự xây dựng dự thảo, lấy ý kiến tham gia, hoàn chỉnh thông qua lãnh đạo, ban bố thi hành, giám sát, bổ sung, hoàn thiện nội quy, quy chế hoạt động của cơ quan là thuộc về công tác văn phòng. Đây là nhiệm vụ quan trọng hàng đầu mà văn phòng phải thực hiện khi cơ quan được tổ chức và đi vào hoạt động. 1.1.5.2. Xây dựng và quản lý chương trình, kế hoạch hoạt động của cơ quan, đơn vị Các phòng ban, đơn vị đều có định hướng mục tiêu hoạt động thông qua các chiến lược phát triển chung của cơ quan, tổ chức. Bản chiến lược chỉ dự định cho thời gian dài 10-20 năm; còn mục tiêu, biện pháp cụ thể trong từng thời kỳ hoạt động 5 năm, 3 năm, 1 năm, quý, tháng, tuần…cần phải có kế hoạch, chương trình cụ thể. Ví dụ: kế hoạch hoạt động của đơn vị kinh doanh không chỉ có một loại mà có nhiều loại khác nhau như kế hoạch công nghệ, kế hoạch tiếp thị, kế hoạch tài chính… Mỗi loại kế hoạch trên được giao cho một bộ phận chuyên trách xây dựng và thực hiện. Đơn vị muốn đạt được mục tiêu hoạt động thì phải biết khâu nối các kế hoạch trên thành một hệ thống hoàn chỉnh để các bộ phận kết hợp với nhau, hỗ trợ nhau cùng hoạt động. Kế hoạch tổng thể ấy sẽ do văn phòng dự thảo và đôn đốc các bộ phận khác trong đơn vị cùng triển khai thực hiện. Căn cứ vào chiến lược phát triển văn phòng sẽ xây dựng kế hoạch ngành, sản phẩm, dịch vụ cụ thể cho từng năm, quý, tháng, tuần, ngày cho cả cơ quan và từng bộ phận. Trên cơ sở những kế hoạch, chương trình đó mà các bộ phận chỉ đạo hoàn thành nhiệm vụ đơn vị mình được giao để các sản phẩm, dịch vụ được làm ra với chất lượng tốt, giá thành giảm. Cũng qua việc chỉ đạo thực hiện chương trình, kế hoạch chung mà các bộ phận trong cơ quan, đơn vị có điều kiện liên hệ, phối hợp với nhau mật thiết và đồng bộ hơn. 1.1.5.3. Thu thập, xử lý, sử dụng, quản lý thông tin Bất kỳ một cơ quan, tổ chức nào cũng cần có sự trao đổi thông tin. Thông tin bao gồm: thông tin về kinh tế, chính trị, văn hoá, xã hội, hành chính…; những thông tin thuận, thông tin phản hồi; thông tin thực tế, thông tin dự báo. Thông tin là nguồn, là căn cứ để lãnh đạo đưa ra những quyết định sáng suốt, kịp thời và hiệu quả. Lãnh đạo không thể tự mình thu thập, xử lý thông tin mà phải có người trợ giúp trong lĩnh vực này. Người trợ giúp đó không ai khác chính là văn phòng. Văn phòng được coi như “cổng gác thông tin” vì tất cả thông tin đến hay đi đều được chuyển phát, thu thập và xử lý tại văn phòng. Tất cả những thông tin tiếp nhận được (cả bên ngoài và nội bộ) đều được văn phòng phân loại theo những kênh thích hợp để chuyển tải và lưu trữ. Đây là một hoạt động quan trọng trong văn phòng. Nó liên quan đến sự thành bại trong hoạt động của cơ quan, tổ chức. Vì vậy văn phòng cần tuân thủ nghiêm ngặt những quy định về công tác văn thư - lưu trữ khi thu nhận, xử lý, bảo quản và chuyển phát thông tin. Nếu thông tin được thu thập đầy đủ, kịp thời, được xử lý một cách khoa học và đáp ứng được yêu cầu quản lý thì lãnh đạo sẽ có được những quyết định nhanh chóng, kịp thời và chính xác. Nếu không, quyết định của họ sẽ không hiệu quả, gây ảnh hưởng xấu đến mục tiêu của đơn vị. 1.1.5.4. Trợ giúp về văn bản Văn bản là một phương tiện lưu trữ và truyền đạt thông tin khá hữu hiệu. Hiện nay có rất nhiều cơ quan, tổ chức sử dụng phương tiện này trong quản lý, điều hành hoạt động. Do tính năng, tác dụng của nó rất lớn nên khi sử dụng các văn bản để điều chỉnh các mối quan hệ giữa chủ thể với các đối tượng bị quản lý về kinh tế, chính trị, xã hội… phải tuân thủ một cách chặt chẽ các quy định về công tác lưu trữ và ban hành văn bản. Hiện nay ở nước ta đã có luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật để điều chỉnh các vấn đề phát sinh liên quan đến văn bản của các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền. Căn cứ vào Luật, Chính phủ, các Bộ, Ngành đã ban hành một số văn bản quan trọng liên quan đến các hoạt động kinh tế, xã hội của các đơn vị, tổ chức như hợp đồng kinh tế, hợp đồng dân sự…Văn bản luật và pháp quy sẽ là căn cứ để các cơ quan, đơn vị ban hành những văn bản nội bộ như: điều lệ, nội quy, quy chế, các quyết định hành chính. Để ban hành được những văn bản có nội dung đầy đủ, hợp lý, đúng thẩm quyền, có tác động đích thực đến đối tượng điều chỉnh cần phải có những bộ phận nhân viên chuyên trách trợ giúp cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị. Bộ phận đó phải nắm bắt được thông tin đầu vào, phân loại và xử lý thông tin, biết sử dụng và chuyển phát thông tin. Bộ phận đó chính là văn phòng. 1.1.5.5. Đảm bảo các yếu tố về vật chất, tài chính cho hoạt động của toàn bộ cơ quan, tổ chức Bất kỳ một cơ quan, tổ chức nào muốn tồn tại và phát triển đều phải có các yếu tố kỹ thuật, vật chất cần thiết. Các yếu tố này vừa là nguyên liệu để duy trì sự hoạt động của tổ chức, vừa là vật trung gian để gắn kết tổ chức với môi trường. Đồng thời nó còn là phương tiện truyền dẫn các quá trình hoạt động nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức. Các yếu tố kỹ thuật, vật chất, tài chính mà cơ quan cần cho hoạt động của mình gồm có: nhà cửa, xe cộ, bàn ghế, các phương tiện truyền và nhận thông tin, các công cụ lao động, các chi phí cần thiết mang tính thường xuyên, liên tục. Vì vậy văn phòng cần phải căn cứ vào tiến độ thực hiện kế hoạch, chương trình hoạt động của cơ quan mà cung cấp kịp thời, đầy đủ. Nếu các yếu tố đó không được cung cấp đầy đủ về chất lượng, sai lệch về chủng loại, phẩm chất kém, thời hạn không đúng, giá thành cao…đều ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của đơn vị. Để làm tốt nhiệm vụ cung ứng này các cơ quan, tổ chức thường ưu tiên tạo điều kiện thuận lợi nhất cho văn phòng thực thi nhiệm vụ. 1.1.5.6. Củng cố tổ chức bộ máy văn phòng Đây là việc làm thiết thực mang tính ổn định của bộ máy văn phòng nhằm thực hiện tốt những nhiệm vụ nêu trên. Việc tổ chức bộ máy văn phòng cũng cần tuân thủ những nguyên tắc chung của tổ chức để đảm bảo tính thống nhất của toàn bộ hệ thống. Tuy nhiên cũng cần phải thấy được tính thống nhất, đa dạng, phong phú của công tác văn phòng để tổ chức bộ máy sao cho đáp ứng được cao nhất yêu cầu nhiệm vụ đặt ra. Mặt khác, trong thời đại bùng nổ công nghệ thông tin đòi hỏi các cơ quan, tổ chức phải nỗ lực hết sức để theo kịp với sự phát triển chung. Trong đó sự nỗ lực lớn nhất nằm trong khối văn phòng. Nhiệm vụ đó đặt ra cho văn phòng yêu cầu rất cao trong công tác tổ chức quản lý và điều hành công việc. 1.1.5.7. Duy trì hoạt động thường nhật của cơ quan nói chung và văn phòng nói riêng Khác với hoạt động của các bộ phận, đơn vị khác trong cơ quan, tổ chức, văn phòng phải hoạt động thường xuyên, liên tục trong lĩnh vực đối nội, đối ngoại; vừa lập quy vừa thực thi; vừa kiểm tra, giám sát hoạt động của cả cơ quan, tổ chức. Đặc tính hoạt động này xuất phát từ những chức năng của văn phòng (tham mưu tổng hợp và hậu cần) để đảm bảo tiếp nhận mọi nguồn tin của mọi đối tượng đối với hoạt động của cơ quan, tổ chức. Vì lý do đó mà ngoài bộ phận nhân sự làm việc trong giờ hành chính văn phòng còn có một bộ phận phải làm việc vào ban đêm, làm việc cả trong những ngày nghỉ để đảm bảo trật tự an ninh và thông tin thông suốt cho cơ quan, tổ chức. Như vậy hoạt động của văn phòng vừa gắn liền với hoạt động của lãnh đạo và đơn vị thông qua các nghiệp vụ trợ giúp tham mưu, vừa gắn với các bộ phận khác bằng các nhiệm vụ kiểm tra, đôn đốc, lại vừa tổ chức theo dõi các hoạt động của mình cho phù hợp với các hoạt động trên. Vì thế để duy trì hoạt động của văn phòng cần có sự phối hợp chặt chẽ, đồng bộ của các bộ phận, các cấp quản lý trong toàn cơ quan, tổ chức. 1.1.6. Nội dung hoạt động văn phòng trong cơ quan, tổ chức 1.1.6.1. Tổ chức bộ máy và phân công công việc Tổ chức bộ máy Cơ cấu tổ chức hay nói cách khác bộ máy của cơ quan, đơn vị đòi hỏi phải được thiết kế sao cho gọn nhẹ, không cồng kềnh, không tầng nấc. Mọi hoạt động của bộ máy từ cấp trên xuống cấp dưới phải thông suốt, có hiệu quả, các mối quan hệ phải xác định rõ ràng. Nhà quản lý sẽ tham gia vào việc phân công công việc tức là chỉ định và kết hợp trong phạm vi trách nhiệm của mình. Những kế hoạch, nỗ lực của cấp thấp hơn trong tổ chức phải được xem xét vì phải có sự phối hợp của các phòng ban để tránh sự trùng lặp không cần thiết. Phân công công việc Trong một tổ chức, đặc biệt là trong công tác văn phòng, việc phân công công việc phải dựa vào những cơ sở sau: - Phân công theo vị trí pháp lý và thẩm quyền. Hai yếu tố này do luật (pháp luật) quy định. Mỗi cơ quan, tổ chức đều có vị trí pháp lý và thẩm quyền khác nhau. Vì vậy, đặc điểm hoạt động, nhiệm vụ được giao của từng cơ quan, tổ chức đó là hoàn toàn khác nhau. Từ đó việc phân công lao động trong các cơ quan, đơn vị đó cũng khác nhau. - Phân công theo khối lượng công việc. Việc phân công này phải dựa vào kế hoạch công tác được duyệt theo tính chất của mỗi loại công việc, theo yêu cầu của công việc trong thực tế. - Nguyên tắc quan trọng của phân công công việc trong cơ quan, tổ chức đó là biên chế cơ quan. - Không có chức năng, nhiệm vụ nào mà không có tổ chức hoặc con người đảm nhiệm. - Không có tổ chức, con người nào lại không được phân công nhiệm vụ. - Một chức năng, nhiệm vụ không được giao cho nhiều đơn vị hoặc nhiều người đảm nhiệm. 1.1.6.2. Điều hành công việc văn phòng Điều hành công việc văn phòng là yêu cầu quan trọng và cơ bản đối với hoạt động văn phòng. Điều hành công việc văn phòng là sự đảm bảo cho các cán bộ dưới quyền thực hiện tốt nhất công việc được giao; đảm bảo cho họ tiếp nhận một cách chính xác và kịp thời triển khai công việc được giao. Điều hành công việc trong văn phòng là sự tác động đúng đắn vào một khâu cần thiết nào đó nhằm khuyến khích cán bộ nhân viên làm việc để đem lại hiệu quả cao nhất. Để tránh hiện tượng trì trệ của công việc văn phòng thì công tác điều hành phải đảm bảo các nguyên tắc sau: - Mệnh lệnh điều hành phải đúng với năng lực thực tế của người thực thi. - Mục tiêu đặt ra cho việc điều hành phải hài hoà, có thể hỗ trợ nhau trong khuôn khổ mục tiêu chung của cơ quan. - Thủ tục áp dụng trong quá trình điều hành phải rõ ràng và dễ thực hiện. 1.1.6.3. Xây dựng quy chế làm việc Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức phải được cụ thể hoá bằng hệ thống văn bản. Quy chế được ban hành căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức để cụ thể hoá cách thức hoạt động công vụ thông qua quy định về trách nhiệm, quyền hạn của cá nhân, đơn vị để cụ thể hoá quan hệ công tác, cách thức phối hợp và quy định cụ thể về một số chế độ công tác quan trọng. Khi xây dựng quy chế làm việc cần chú ý có hai loại: Thứ nhất là quy chế mang tính quy phạm chung được áp dụng cho toàn bộ các cơ quan, tổ chức trong bộ máy nhà nước. Đó là những quy định nhằm giải quyết các nhiệm vụ như: tuyển dụng, xếp ngạch lương, vấn đề đào tạo… Thứ hai là quy chế nhằm đề ra những áp dụng đối với các cơ quan, đơn vị, phòng ban mang tính chất đặc thù. Quy chế làm việc tốt góp phần: - Đảm bảo sự thống nhất trong thực thi công vụ. - Có cơ sở để ngăn ngừa những việc làm sai trái, tuỳ tiện. - Là công cụ để phối hợp trong quá trình thực thi công vụ. - Chống lãng phí các nguồn lực của cơ quan, tổ chức. - Là công cụ để phát huy dân chủ trong cơ quan, tổ chức. - Là căn cứ để tạo lề lối làm việc khoa học, chuyên nghiệp. - Gián tiếp tạo năng suất lao động. - Là cơ sở của hoạt động kiểm tra, giám sát. 1.1.6.4. Tổ chức các cuộc họp, hội nghị Tổ chức hội nghị là một trong những nội dung hoạt động quan trọng của văn phòng. Hội nghị là một hình thức làm việc tập thể nhằm tạo ra sự phối hợp hành động trong công việc và tạo ra năng suất lao động cao. Hội nghị được tổ chức tốt sẽ phát huy được tính dân chủ, tạo mọi điều kiện cho mỗi cá nhân tham dự có cơ hội đóng góp ý kiến, trình bày quan điểm, nêu lên những hiểu biết của mình về “vấn đề” mà hội nghị đang bàn bạc, mọi người đang quan tâm. Qua hội nghị, những tư tưởng mới, quan điểm mới được phổ biến, truyền bá; những khó khăn, thách thức được bàn bạc, tháo gỡ; các công việc được triển khai nhanh và ít sai sót mang lại hiệu quả tốt hơn. Về mặt kinh tế, nếu hội nghị được tổ chức tốt sẽ thu được nhiều thông tin bổ ích, tạo được sự phối kết hợp giữa các tổ chức, các cá nhân trong và ngoài cơ quan, thu được chất lượng và hiệu quả cao trong công việc. 1.1.6.5. Nghiệp vụ văn thư - lưu trữ Đối với hoạt động văn phòng thì công tác văn thư - lưu trữ rất quan trọng. Làm tốt nhiệm vụ này chính là việc thực hiện các hoạt động văn phòng thông suốt và có hiệu quả. Công tác văn thư Công tác văn thư là toàn bộ những công việc đảm bảo cho việc thông tin quản lý bằng văn bản. Nó bao gồm quản lý văn bản đến, văn bản đi, soạn thảo văn bản, lưu trữ văn bản được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan nhà nước, doanh nghiệp và các tổ chức xã hội. Nội dung của công tác văn thư bao gồm: - Xây dựng văn bản: đó là việc soạn thảo văn bản, đánh máy văn bản, duyệt văn bản, trình ký, in ấn và ban hành văn bản. - Quản lý văn bản bao gồm: quản lý văn bản đi, lưu trữ văn bản, lập và nộp hồ sơ. - Quản lý con dấu. Công tác văn thư trong mỗi cơ quan, tổ chức phải đảm bảo yêu cầu về tính nhanh chóng, chính xác, tính bí mật và tính hiện đại. Công tác lưu trữ Lưu trữ là sự lựa chọn tài liệu, giữ lại và tổ chức một cách khoa học những văn bản, tài liệu có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị để làm bằng chứng và tra cứu thông tin khi cần thiết. Nội dung của công tác lưu trữ bao gồm: - Các khâu nghiệp vụ liên quan đến việc tổ chức khoa học và tổ chức tài liệu phông lưu trữ quốc gia như: phân loại; xác định giá trị; bổ sung tài liệu vào các phòng, kho lưu trữ; thống kê và kiểm tra tài liệu; tổ chức phòng đọc, giới thiệu, công bố tài liệu, xây dựng các công cụ tra cứu khoa học và bảo quản tài liệu. - Nghiệp vụ lưu trữ cần phải được tiến hành theo phương pháp khoa học lưu trữ. Từ đó phải giải quyết nhiệm vụ là xây dựng hệ thống lý luận khoa học về lưu trữ. - Xây dựng một hệ thống tổ chức thích hợp từ Trung ương đến cơ sở, có sự chỉ đạo và quản lý thống nhất, có những quy định chặt chẽ về lựa chọn, bổ sung, bảo quản và sử dụng tài liệu, áp dụng các biện pháp kỹ thuật tổ chức tài liệu. Các khâu nghiệp vụ chủ yếu của công tác lưu trữ bao gồm: - Phân loại tài liệu lưu trữ. - Xác định giá trị tài liệu lưu trữ. - Bổ sung tài liệu vào các phông, kho lưu trữ. - Thống kê tài liệu lưu trữ. - Chỉnh lý tài liệu lưu trữ. - Bảo quản tài liệu lưu trữ. - Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. - Tiêu huỷ tài liệu khi đến hạn. 1.1.6.6. Thu nhận và xử lý thông tin trong cơ quan, đơn vị Thông tin được coi là yếu tố vật chất quan trọng trong quản trị nói chung và trong hoạt động văn phòng nói riêng. Thông tin là những tin tức mới được thu nhận, cảm thụ và được đánh giá là có ích cho việc ra quyết định hoặc giải quyết một nhiệm vụ nào đó. Mục tiêu phục vụ thông tin cho hoạt động của các cơ quan, đơn vị là đảm bảo cho hoạt động của cả cơ quan và của từng đơn vị, bộ phận được cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết. Từ đó tạo điều kiện cho hoạt động của cơ quan có hiệu quả cao nhất. Mục tiêu đó được thực hiện có thể dựa vào hệ thống các văn bản quản lý, mệnh lệnh được truyền đạt từ cấp trên xuống cấp dưới. Việc thu nhận và xử lý thông tin trong hoạt động văn phòng l._.à nhằm thực hiện các mục đích sau: - Thực hiện sự thay đổi gây ảnh hưởng lên hoạt động của cơ quan, đơn vị. - Thông tin cần thiết cho việc thực hiện các chức năng quản lý của cơ quan nhằm: + Xây dựng và phổ biến các mục tiêu của cơ quan, tổ chức. + Lập kế hoạch, chỉ tiêu để đạt được những mục tiêu đó. + Tổ chức và sử dụng các nguồn lực sao cho có hiệu quả cao nhất. + Lựa chọn, đánh giá và phát triển cán bộ công nhân viên trong cơ quan, tổ chức. + Kiểm tra việc thực hiện công việc. 1.1.6.7. Công tác hậu cần Công tác hậu cần được hiểu là các yếu tố có liên quan đến tổ chức nơi làm việc của cơ quan; cải thiện điều kiện làm việc cho người lao động; các điều kiện vật chất như nhà cửa, vật tư, thiết bị, tài chính mà văn phòng phải cung ứng. Nội dung của công tác hậu cần bao gồm: - Quản lý chi tiêu, kinh phí (lương chính, phụ cấp lương, bảo hiểm xã hội, tiền thưởng, công tác phí, giao dịch, khánh tiết…). - Quản lý biên chế quỹ lương, tài sản cố định, vật tư. - Đảm bảo điều kiện làm việc cho cơ quan, tổ chức. - Các loại công vụ khác như: + Phục vụ phương tiện đi lại, phục vụ các chuyến công tác cho lãnh đạo cơ quan. + Phục vụ nước uống hàng ngày cho cán bộ nhân viên trong tổ chức. + Phục vụ việc tiếp khách của cơ quan, tổ chức. + Phục vụ các điều kiện vật chất, trang thiết bị cho các cuộc hội họp, lễ tân, khánh tiết của cơ quan. + Dịch vụ sửa chữa vừa và nhỏ cho cơ quan, tổ chức. + Bảo vệ trật tự an toàn cho cơ quan, tổ chức. Trong từng trường hợp và theo yêu cầu cụ thể mà văn phòng phải cung ứng đầy đủ, kịp thời các trang thiết bị, vật dụng cần thiết cho cơ quan vào từng thời điểm. 1.1.6.8. Công tác quản lý nguồn nhân lực Tính hữu hiệu của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào cũng tuỳ thuộc vào việc sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên của mình, trong đó có nguồn tài nguyên vô cùng quý giá đó là nguồn nhân lực. Yếu tố nhân lực đóng vai trò chính trong toàn bộ thành công của tổ chức. Sự quan tâm đến nguồn nhân lực của nhà quản lý sẽ giúp cải thiện hiệu quả lao động của tổ chức nói chung và của các thành viên trong tổ chức nói riêng. Công tác quản lý nguồn nhân lực bao gồm các nội dung sau: - Quản lý về giờ giấc, thời gian làm việc của đội ngũ cán bộ công nhân viên trong cơ quan, đơn vị. - Theo dõi, đôn đốc việc thực hiện các quy chế, quyết định ban hành trong cơ quan. - Quản lý về số lượng, chất lượng lao động. - Công tác tổ chức tiền lương của cán bộ công nhân viên. - Công tác đào tạo, bồi dưỡng, phát triển nguồn nhân lực. - Chế độ chính sách cho người lao động. - Khen thưởng, kỷ luật, thuyên chuyển, tuyển dụng. 1.1.7. Sự cần thiết phải tổ chức khoa học văn phòng Tổ chức khoa học văn phòng cơ quan tức là làm cho môi trường văn phòng phù hợp với yêu cầu và khả năng của nhân viên không chỉ trong việc thiết kế văn phòng mà còn trong quá trình tổ chức nguồn nhân lực và thực hiện các hoạt động văn phòng. Tổ chức khoa học văn phòng có ý nghĩa rất lớn đối với hoạt động của cơ quan, tổ chức, có tác dụng thúc đẩy hoạt động văn phòng cơ quan đem lại hiệu quả cao. Văn phòng là bộ máy tham mưu, giúp việc cho thủ trưởng cơ quan, tổ chức. Vì vậy văn phòng có được tổ chức khoa học mới đảm bảo cho các hoạt động của cơ quan diễn ra trôi chảy, thuận lợi, không chồng chéo và giảm bớt gánh nặng cho thủ trưởng cơ quan, đơn vị. Tổ chức khoa học văn phòng cơ quan, tổ chức phải được tiến hành thường xuyên, kịp thời nhằm đem lại hiệu quả cao nhất. Để tổ chức được khoa học văn phòng cần căn cứ vào các điều kiện sau: - Trình độ chuyên môn và sự hiểu biết của cán bộ công nhân viên trong văn phòng để có thể bố trí, sắp xếp đúng người, đúng việc. Đây là cơ sở cho công tác quản trị văn phòng đem lại hiệu quả cao. - Căn cứ vào các hoạt động tâm lý xã hội tác động đến cơ quan và văn phòng. - Căn cứ vào cơ sở vật chất và trang thiết bị mà văn phòng được cung ứng. 1.1.8. Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động văn phòng Văn phòng của cơ quan, đơn vị khi đi vào hoạt động sẽ chịu nhiều ảnh hưởng của các yếu tố. Thứ nhất là việc sắp xếp nhân sự. Đây là yếu tố có ý nghĩa rất lớn đến hoạt động văn phòng của cơ quan. Nếu việc sắp xếp nhân sự văn phòng không khoa học, các mối quan hệ không được xác định rõ ràng, rành mạch thì sẽ không đem lại hiệu quả trong công việc. Tuỳ theo tính chất của mỗi loại công việc mà cơ quan có thể lựa chọn, bố trí, sắp xếp nguồn nhân lực khác nhau cho phù hợp với mục tiêu của tổ chức dựa trên cơ sở cơ cấu và chất lượng nguồn nhân lực. Thứ hai là tổ chức lao động. Tổ chức lao động là việc áp dụng những biện pháp tổng hợp, kỹ thuật, tổ chức, kinh tế, tâm sinh lý và xã hội vào thực hiện công việc văn phòng nhằm khai thác một cách có hiệu quả nhất các nguồn vật chất và lao động; đảm bảo sử dụng tiết kiệm lao động và giữ gìn sức khoẻ cho cán bộ công nhân viên. Do người lao động là yếu tố trung tâm và cũng là mục đích của nền sản xuất nên trong quá trình tổ chức lao động mọi biện pháp đều nhằm làm cho người lao động làm việc có hiệu quả cao, làm cho bản thân người lao động ngày càng hoàn thiện và phát triển. Thứ ba là công tác công nghệ thông tin. Do sự phát triển không ngừng của khoa học kỹ thuật ngày càng nhiều các cơ quan, đơn vị áp dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng của mình. Nếu như các công việc văn phòng chỉ được thực hiện theo phương pháp thủ công, đơn giản thì hiệu quả của công tác văn phòng sẽ không cao, tiến độ thực hiện công việc chậm, kém chính xác. Chính vì vậy yếu tố công nghệ thông tin cho hoạt động văn phòng có ý nghĩa lớn, ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động văn phòng, cần được các cơ quan, đơn vị xem xét, áp dụng kịp thời. Thứ tư là công tác văn thư - lưu trữ. Công tác văn thư - lưu trữ nằm trong nghiệp vụ hành chính. Đây chính là nghiệp vụ cơ bản trong hoạt động văn phòng của cơ quan, tổ chức. Thực hiện tốt công tác này sẽ làm cho hoạt động văn phòng đem lại hiệu quả cao. Thứ năm là môi trường làm việc. Môi trường làm việc là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến người lao động, đến việc thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của văn phòng. Yếu tố vật chất của văn phòng góp phần tạo nên môi trường làm việc của nhân viên. Nó tác động rất lớn đến hoạt động công vụ của văn phòng. Văn phòng có điều kiện vật chất tốt làm cho nhân viên vui vẻ, hài lòng, giúp tạo dựng động cơ, thúc đẩy nhiệt tình trong công việc. Các điều kiện này cũng góp phần làm giảm bớt sự mệt mỏi, căng thẳng về cả tinh thần lẫn thể chất. Điều này sẽ làm cải thiện năng suất và chất lượng công việc, hạn chế những sai sót trong quá trình thực hiện. Các yếu tố của môi trường làm việc bao gồm: - Y tế và phúc lợi - Sự sạch sẽ trong văn phòng - Sự an toàn - Trang trí văn phòng - Nhiệt độ văn phòng - Âm thanh, tiếng ồn - Yếu tố văn hoá tổ chức 1.1.9. Một số nguyên tắc hoạt động của văn phòng Thuật ngữ nguyên tắc được hiểu là những tiêu chuẩn hành vi mà mọi tổ chức và cá nhân phải tuân theo. Các nguyên tắc được xây dựng trên cơ sở thực tiễn do vậy nó không phải là bất biến. Khi điều kiện khách quan thay đổi các nguyên tắc cũng thay đổi theo. Việc tổ chức hoạt động của văn phòng cơ quan phải đảm bảo theo đúng các nguyên tắc được ban hành, sau đây là một số nguyên tắc chính 1.1.9.1. Nguyên tắc pháp chế Pháp chế được hiểu là việc thực hiện quy định, quy chế, nội quy văn phòng ban hành buộc mọi cá nhân trong cơ quan, tổ chức phải thực hiện đúng, đầy đủ, nghiêm chỉnh và chính xác. Khi các quy định, quy chế về hoạt động văn phòng được xây dựng và ban hành thì buộc các nhà quản trị văn phòng phải tiếp nhận và tuân theo các quy chế, quy định đó. Đồng thời nhà quản trị phải giáo dục, tuyên truyền cho các thành viên trong văn phòng thực hiện nghiêm chỉnh. Trong quá trình thực hiện nếu ai vi phạm sẽ chịu hình thức xử lý tuỳ thuộc theo mức độ vi phạm và quy định chung của cơ quan, tổ chức. 1.1.9.2. Nguyên tắc tập trung dân chủ Nguyên tắc này nhằm đảm bảo thu hút cán bộ công nhân viên cùng tham gia vào công tác quản lý của cơ quan, tổ chức. Đối với hoạt động văn phòng nguyên tắc này nhằm phát huy tối đa năng lực, tinh thần trách nhiệm của các cá nhân trong tổ chức. Đây được xem là yếu tố rất quan trọng liên quan đến hiệu lực, hiệu quả của hoạt động văn phòng. 1.1.9.3. Nguyên tắc liên tục Văn phòng của cơ quan, tổ chức là nơi thực hiện các hành vi quản lý và đảm bảo thực hiện các dịch vụ hành chính đáp ứng các nhu cầu của tổ chức. Do vậy, dòng thông tin quản lý phải liên tục, thông suốt. Nguyên tắc này thể hiện trong thực tế qua việc văn phòng phải đảm bảo quy định về giờ làm việc hành chính, thực hiện chế độ thường trực, giải quyết công việc hàng ngày; chế độ phân công uỷ quyền trách nhiệm; các chế độ về báo cáo, thống kê, văn thư…không để xảy ra tình trạng gián đoạn hay ngừng trệ công việc ở văn phòng, ở giữa các bộ phận, đơn vị với nhau. 1.1.9.4. Nguyên tắc quyền hạn gắn với trách nhiệm Tổ chức cơ quan nói chung và hoạt động văn phòng nói riêng là tập hợp những người có mối quan hệ với nhau thông qua hệ thống quyền hạn và trách nhiệm chung để đạt tới mục tiêu chung của tổ chức. Bởi vậy quyền hạn và trách nhiệm là hai yếu tố phải được kết hợp mới tạo ra hiệu quả của một tổ chức. Có nghĩa là có quyền hạn thì phải có trách nhiệm tương ứng với thẩm quyền được giao. Nguyên tắc này là con đường dẫn tới thành công của tổ chức do đó cần phải được coi trọng thực hiện. 1.1.9.5. Nguyên tắc nhà quản trị văn phòng đòi hỏi phải có trình độ chuyên môn nghiệp vụ hành chính Vì nhà quản trị văn phòng giữ vai trò quan trọng trong cơ quan, tổ chức, tạo động lực thúc đẩy lĩnh vực phụ trách nên đòi hỏi phải có trình độ chuyên môn nghiệp vụ hành chính cao. Trình độ của người quản lý tỷ lệ thuận với phạm vi quản lý và trình độ tiên tiến của các biện pháp quản lý. Điều đó có nghĩa là người quản lý có trình độ chuyên môn nghiệp vụ càng cao thì phạm vi và cấp bậc quản lý cho phép sẽ càng lớn. Để đảm bảo cho các nguyên tắc trên thực tế được thực hiện nghiêm chỉnh, vai trò chỉ huy của người đứng đầu công sở là rất quan trọng. Người lãnh đạo phải kịp thời phát hiện những sai sót, trục trặc trong quá trình vận hành để điều chỉnh cho công việc của cơ quan luôn ổn định và phát triển đúng định hướng. 1.2. Công tác văn phòng 1.2.1. Khái niệm công tác văn phòng Nếu hiểu công tác văn phòng theo quan điểm hệ thống thì: - Ở đầu vào, công tác văn phòng bao gồm các hoạt động trợ giúp lãnh đạo, tổ chức, quản lý, sử dụng toàn bộ hoạt động thông tin về kinh tế, chính trị, xã hội, hành chính, môi trường theo các phương án sử dụng khác nhau nhằm thu được kết quả tối ưu trong từng hoạt động của cơ quan, tổ chức. - Ở đầu ra, công tác văn phòng là những hoạt động phân phối, truyền tải, thu và xử lý thông tin phản hồi trong nội bộ và bên ngoài cơ quan, tổ chức theo yêu cầu của lãnh đạo. Vậy công tác văn phòng là một chỉnh thể gồm việc tổ chức, quản lý và sử dụng thông tin, dữ liệu để duy trì hoạt động của một cơ quan, tổ chức nhằm đạt được kết quả mong muốn. 1.2.2. Vị trí và ý nghĩa của công tác văn phòng Từ việc phân tích các chức năng, nhiệm vụ cụ thể của văn phòng chúng ta có thể khẳng định rằng văn phòng là bộ phận không thể thiếu được trong cơ quan, tổ chức. Văn phòng hoặc phòng Hành chính là “bộ nhớ” của lãnh đạo, là tai, là mắt của cơ quan, tổ chức…Nếu văn phòng làm việc có nề nếp, có kỷ cương khoa học thì công việc của cơ quan sẽ ổn định, quản lý hành chính sẽ thông suốt và có hiệu quả. Trong thời đại bùng nổ thông tin, các cơ quan kinh tế xã hội hay hành chính sự nghiệp đều rất quan tâm đến việc thu thập và sử dụng thông tin để có thể ra được quyết định sáng suốt, kịp thời, mang lại hiệu quả cho tổ chức và cho xã hội. Yếu tố quyết định đến sự thành bại của tổ chức là do họ có lợi thế về thông tin và coi thông tin có quan hệ sống còn. Hoạt động thông tin lại gắn với công tác văn phòng cho nên hoạt động văn phòng có vị trí đặc biệt quan trọng trong bất kỳ cơ quan, tổ chức nào. Tuy nhiên, để tăng cường và phát huy được vai trò của công tác văn phòng đòi hỏi lãnh đạo cơ quan, đơn vị phải biết tổ chức, chỉ đạo công tác này một cách khoa học. Thủ trưởng cơ quan cần trực tiếp và thường xuyên chăm lo kiện toàn văn phòng, xây dựng đội ngũ cán bộ công chức văn phòng vững mạnh. Một văn phòng trì trệ, yếu kém là biểu hiện của sự thiếu quan tâm của lãnh đạo. Chánh văn phòng, Phó chánh văn phòng hoặc Trưởng phòng, Phó phòng Hành chính (cơ quan không có văn phòng) là người trợ thủ đắc lực của thủ trưởng về công tác văn phòng. Hàng ngày, Chánh văn phòng, Phó chánh văn phòng giúp thủ trưởng điều hành mọi công việc hành chính cơ quan, chịu trách nhiệm trước thủ trưởng cơ quan về công tác văn phòng. 1.2.3. Hiệu quả của công tác văn phòng Cơ quan, tổ chức muốn đi vào hoạt động cần phải có nguồn nhân lực, vật lực, tài lực và hệ thống thông tin. Song hiệu quả hoạt động phải tuỳ thuộc vào phương thức quản lý, tuỳ thuộc vào việc sử dụng các yếu tố đó như thế nào của văn phòng mỗi cơ quan, tổ chức. Phương châm hoạt động chung của công tác văn phòng đó là: “chi phí thấp nhất để đạt hiệu quả cao nhất”. Công thức: H = K/C Trong đó: H: hiệu quả K: kết quả C: chi phí Văn phòng tuy không phải là bộ phận trực tiếp tham gia sản xuất, không trực tiếp tạo ra doanh thu, lợi nhuận cho tổ chức nhưng những chi phí mà văn phòng bỏ ra để phục vụ cho hoạt động của mình và hoạt động của các phòng ban khác không phải là nhỏ. Đó là chi phí điện nước, điện thoại, văn phòng phẩm, tiền xăng xe ô tô, chi phí tổ chức các cuộc họp, hội nghị, các khoản chi phí phục vụ cho việc sửa chữa lớn nhỏ khu văn phòng…Nếu các khoản chi phí này được sử dụng một cách hợp lý, tiết kiệm sẽ giảm thiểu một khoản chi phí khá lớn trong tổng chi phí của toàn cơ quan, tổ chức. Để đạt hiệu quả cao nhất thì đòi hỏi văn phòng phải có những kế hoạch, chương trình hành động phù hợp mà không làm lãng phí nguồn kinh phí của cơ quan, tổ chức. Ngoài ra, hiệu quả của công tác văn phòng còn thể hiện ở khía cạnh định tính tức là thực hiện đúng quan điểm, chủ trương, đường lối của Đảng và Nhà nước. Kết luận: Từ những cơ sở lý luận về văn phòng và công tác văn phòng nêu trên, ta thấy văn phòng giữ vị trí đặc biệt quan trọng trong cơ quan, tổ chức. Văn phòng là mắt xích nối các bộ phận trong cơ quan, tổ chức lại với nhau; là tiền đề cho cơ quan, tổ chức phát triển. Bởi vậy trong hoạt động của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào cũng không thể thiếu được bộ phận văn phòng. Từ đó, nâng cao hiệu quả công tác văn phòng là việc làm hết sức cần thiết đặc biệt là trong nền kinh tế thị trường hiện nay với những đòi hỏi ngày càng khắt khe trên tất cả các lĩnh vực, trong đó có công tác văn phòng. Chương 2 THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY TNHH MTV TỔNG CÔNG TY CNTT NAM TRIỆU 2.1. Tổng quan về Tổng công ty CNTT Nam Triệu 2.1.1. Giới thiệu chung Tổng công ty CNTT Nam Triệu (Tổng công ty VINASHIN Nam Triệu) là doanh nghiệp Nhà nước do Tập đoàn CNTT Việt Nam (Tập đoàn kinh tế VINASHIN) đầu tư 100% vốn điều lệ. Tổng công ty được thành lập theo Quyết định số 1061/QĐ-CT ngày 18 tháng 04 năm 2007 của Chủ tịch HĐQT Tập đoàn CNTT Việt Nam trên cơ sở tổ chức lại, chuyển đổi từ Công ty CNTT Nam Triệu. - Tên tiếng Việt: Tổng công ty CNTT Nam Triệu. - Tên giao dịch quốc tế: Nam Trieu Shipbuilding Industry Corporation. - Tên viết tắt: Nasico. - Trụ sở chính: thôn Nghi, xã Tam Hưng, huyện Thuỷ Nguyên, TP Hải Phòng. - Số điện thoại: 031.3775533. - Fax: 031.3875135. - Email: namtrieu@nasico.com.vn - Website: http:// www.nasico.com.vn 2.1.2. Quá trình hình thành và phát triển Ngày 01/01/1966 Công trường đóng thuyền biển - tiền thân của Công ty CNTT Nam Triệu ra đời. Qua nhiều lần đổi tên; bổ sung thêm nhiều chức năng, nhiệm vụ mới, đến nay Công ty CNTT Nam Triệu đã trở thành một trong những đơn vị hàng đầu của ngành Công nghiệp tàu thuỷ Việt Nam. Lịch sử 43 năm phát triển của Công ty được chia làm 3 giai đoạn: Thời kỳ 1: 1966-1975 Trong bối cảnh cuộc chiến tranh phá hoại của Mỹ ngày càng mở rộng và ác liệt Công trường đóng thuyền biển - tiền thân của Công ty CNTT Nam Triệu ngày nay - ra đời với nhiệm vụ tiếp nhận tàu đánh cá của Bộ Thuỷ sản để sửa chữa và hoán cải thành tàu vận tải, lắp máy và sửa chữa các loại tàu nói trên. Đến tháng 11/1966 Công trường đóng thuyền biển được đổi tên thành Xưởng Z21. Xưởng đã cho ra đời những sản phẩm thuyền buồm lắp máy từ 10T đến 40T; sửa chữa các phương tiện cho ngành đường biển; đóng mới thành công Ponton nổi P9 40T, giúp cảng Hải Phòng tiếp nhận những lô hàng siêu trường, siêu trọng do Liên Xô viện trợ; tham gia chế tạo thiết bị phá thuỷ lôi đầu tiên của Việt Nam. Năm 1972 luận chứng kinh tế kỹ thuật về việc xây dựng nhà máy tại xã Tam Hưng, huyện Thuỷ Nguyên đã được triển khai. Trong những năm tháng khó khăn các phong trào thi đua lao động sản xuất luôn được khơi dậy rộng khắp. Đồng thời đơn vị luôn hoàn thành kế hoạch Nhà nước giao. Với những đóng góp vào công cuộc xây dựng miền Bắc và giải phóng miền Nam đơn vị đã được Chính phủ và Bộ GTVT trao tặng nhiều bằng khen. Thời kỳ 2: 1976-1995 Tháng 06/1977 Xưởng Z21 được Bộ GTVT quyết định nâng cấp thành Nhà máy Lê Chân với nhiệm vụ sửa chữa các phương tiện thuỷ loại nhỏ tại mặt bằng nhà máy và sửa chữa ngoài luồng đối với những tàu có trọng tải lớn hơn. Tháng 4/1983 Nhà máy tiếp nhận toàn bộ cơ sở sửa chữa tàu biển do Phần Lan viện trợ và Bộ GTVT quyết định thành lập Nhà máy sửa chữa tàu biển Phà Rừng tại thị trấn Minh Đức. Lúc này hầu hết CBCNV đều tập trung cho Nhà máy sửa chữa tàu biển Phà Rừng. Một bộ phận nhỏ còn lại quản lý cơ sở của Nhà máy Lê Chân và được đổi tên thành Xí nghiệp Lê Chân trực thuộc Nhà máy sửa chữa tàu biển Phà Rừng. Hơn năm năm hoạt động theo mô hình xí nghiệp, tháng 11/1988 đơn vị được Bộ GTVT quyết định trả lại tên Nhà máy Sửa chữa tàu biển Lê Chân độc lập với Nhà máy Sửa chữa tàu biển Phà Rừng. Ngày 23/11/1989 nhà máy được đổi tên thành Nhà máy Sửa chữa tàu biển Nam Triệu, hạch toán độc lập. Từ năm 1991 nhà máy đã từng bước nâng cao năng lực sản xuất và sức cạnh tranh trên thị trường sửa chữa tàu biển. Cũng vào thời gian này nhà máy đã thành lập văn phòng đại diện tại nhà số 7B Hoàng Văn Thụ, Hải Phòng; sửa sang hệ thống giao thông trong mặt bằng nhà máy. Đơn vị đã tiếp nhận thêm Xí nghiệp sửa chữa tàu biển trực thuộc Công ty Cung ứng và Dịch vụ hàng hải I - tiền thân của Công ty Sửa chữa tàu biển Nam Triệu.Và cũng từ đó nhà máy được bổ sung một số cán bộ chủ chốt có nhiều kinh nghiệm và năng lực điều hành. Thời kỳ 3: từ 1996 đến nay Ngày 01/10/1996 Công ty CNTT Nam Triệu chính thức trở thành thành viên của Tổng công ty Công nghiệp tàu thuỷ Việt Nam. Công ty CNTT Nam Triệu đã đầu tư đúng hướng cho cơ sở hạ tầng, trang thiết bị máy móc mới, đồng bộ để phục vụ tốt cho việc thi công đóng mới các tàu có trọng tải lớn. Đội ngũ cán bộ kỹ thuật và công nhân công ty đã từng bước trưởng thành vượt bậc. Vị thế và uy tín của Công ty ngày càng được khẳng định trên trường quốc tế. Công ty tiếp tục ký thêm nhiều hợp đồng đóng tàu mới cho Cộng hoà liên bang Đức, Hà Lan… và thực hiện các dự án đóng tàu xuất khẩu. Với hướng đi chiến lược bền vững từ đầu tư chiều sâu đổi mới thiết bị, công nghệ đến phát triển nguồn nhân lực, trình độ sản xuất của Công ty CNTT Nam Triệu đã thay đổi về chất, tạo ra nhiều dòng sản phẩm chất lượng cao. Không chỉ dừng lại ở đó Công ty CNTT Nam Triệu đã không ngừng đi lên trong việc tìm kiếm bạn hàng, xứng đáng là một trong những con chim đầu đàn của Vinashin. Đó là việc ký được hợp đồng đóng mới seri tàu 700 TEU cho Cộng hoà Liên bang Đức và seri tàu 56200 DWT cho Nhật. Trong những năm gần đây, để phục vụ cho việc mở rộng và phát triển sản xuất Công ty đã tuyển dụng mới hàng nghìn công nhân vào làm việc. Nguồn lực con người thường xuyên được bồi dưỡng và nâng cao đã giúp cho Công ty trong một thời gian ngắn thu hẹp khoảng cách tụt hậu và sẵn sàng cho những bước bứt phá mới trong hội nhập kinh tế khu vực và thế giới. 2.1.3. Ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh Tổng công ty có những chức năng chính sau: Đóng mới và sửa chữa phương tiện vận tải thuỷ có trọng tải đến 100.000 DWT. Sản xuất gia công các sản phẩm cơ khí công nghiệp. Sản xuất que hàn, dây hàn chất lượng cao cho máy hàn tự động và bán tự động. Vận tải sông, vận tải biển trên các tuyến trong nước và quốc tế. Nạo vét luồng lạch sông biển và san lấp mặt bằng. Kinh doanh vật tư, thiết bị, phụ tùng phục vụ ngành CNTT và dân dụng. Cung ứng và dịch vụ hàng hải. Đại lý vận tải. Phá dỡ tàu cũ. Các ngành nghề khác theo quy định của pháp luật. 2.1.4. Hình thức hoạt động quản lý Tổng công ty CNTT Nam Triệu hoạt động theo mô hình công ty mẹ - công ty con. Tổng công ty trực tiếp điều hành, quản lý, giữ quyền chi phối các công ty con qua vốn, công nghệ, thương hiệu và thị trường (Theo Quyết định số 1062QĐ-CT ngày18 tháng 04 năm 2007 của Chủ tịch HĐQT Tập đoàn CNTT Việt Nam). 2.1.5. Các sản phẩm chính Sản phẩm đóng mới Tàu hàng 53.000T, tàu hàng đến 4.000 DWT. Tàu chở sà lan Lash. Tàu chở container đến 3.000 TEU. Tàu chở ô tô có sức chứa đến 6.900 chiếc. Kho nổi chứa xuất dầu 150.000 tấn. Các loại vỏ tàu phi kim loại. Các sản phẩm cơ khí khác và vật liệu đóng tàu Sản xuất que hàn, vật liệu hàn, thép tấm đóng tàu thông dụng, lắp ráp và sản xuất động cơ diesel, chế tạo thiết bị nâng, máy công cụ… phục vụ cho ngành công nghiệp tàu thuỷ. Đào tạo và xuất khẩu lao động Sản phẩm sửa chữa Sửa chữa, hoán cải các loại tàu có trọng tải đến 150.000 tấn. Các loại tàu hàng đến 5.000 DWT. Các loại tàu kéo đẩy ven biển. Tàu khách chạy sông, ven biển. Tư vấn các công trình xây dựng Ụ tàu, triền tàu và đà tàu đến 50.000 tấn. Cầu tàu, cảng sông và cảng biển. Nhà xưởng và các nhà máy đóng tàu và các ngành công nghiệp khác. Nhà cao tầng, khách sạn. Sản phẩm vận tải sông và biển Hàng rời, hàng bách hóa, container. Các dịch vụ vận tải đa phương thức, dịch vụ hàng hải, dịch vụ thuyền biển. 2.2. Cơ cấu tổ chức của Tổng công ty CNTT Nam Triệu 2.2.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức Tæng Gi¸m ®èc Phã Tæng Gi¸m §èc kinh doanh Phã Tæng Gi¸m ®èc néi chÝnh Phã Tæng Gi¸m ®èc kü thuËt Phã Tæng Gi¸m ®èc s¶n xuÊt Phßng §iÒu §é S¶n XuÊt Phßng b¶o vÖ qu©n sù PX VáI VáII Vá III Phßng KÕ ho¹ch ThÞ tr­êng Phßng VËt T­ Phßng An Toµn Lao §éng Phßng Thi §ua V¨n ThÓ Phßng Tæ Chøc TiÒn L­¬ng Phßng Tµi ChÝnh KÕ To¸n Ban Qu¶n Lý Dù ¸n Phßng KCS Phßng ThiÕt KÕ C«ng NghÖ Phßng Qu¶n Lý ThiÕt BÞ Phßng dÞch vô ®êi sèng V¨n phßng gi¸m ®èc PX èng I èng II PX §iÖn I §iÖn II PX ô §µ PX Nguéi Gia c«ng c¬ KhÝ Cty VTB Nam TriÖu Cty SCTB Nam TriÖu Cty SX VLH Nam TriÖu Cty Cæ PhÇn ViÖt Hoµng Cty §Çu T­ vµ XD PX Vá IV Vá V Vá VI PX C¬ KhÝ PX M¸y I M¸y II PX Lµm S¹ch T«n I , II * Ghi chú: Quan hệ chức năng: Quan hệ ngang: Quan hệ trực tuyến: Sơ đồ 1.1. Cơ cấu tổ chức Tổng Công ty CNTT Nam Triệu (Nguồn: Hồ sơ hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2000) 2.2.2. Chức nămg, nhiệm vụ của các phòng ban 2.2.2.1. Tổng giám đốc - Chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước Tập đoàn, các cơ quan chức năng và khách hàng về mọi mặt của Tổng công ty. - Chỉ đạo, điều hành công tác sản xuất kinh doanh và đầu tư phát triển của Tổng công ty. - Xây dựng chính sách chất lượng, chỉ định Đại diện lãnh đạo về chất lượng và thực hiện các công việc cần thiết để Hệ thống quản lý chất lượng được thi hành có hiệu lực tại Tổng công ty. 2.2.2.2. Các phó tổng giám đốc * Phó Tổng giám đốc sản xuất - Chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc về chỉ đạo điều hành công tác sản xuất, an toàn lao động, phòng chống bão lụt và cung ứng vật tư phục vụ sản xuất của Tổng công ty, đảm bảo thi công đúng tiến độ, chất lượng và đạt hiệu quả cao nhất. - Kiểm soát hoạt động đánh giá nội bộ. - Theo dõi việc thực hiện các hoạt động khắc phục phòng ngừa cải tiến cho Tổng công ty. - Phê duyệt các biện pháp tổ chức thi công, biện pháp an toàn thuộc lĩnh vực được phân công. * Phó Tổng giám đốc kinh doanh - Chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc về chỉ đạo, điều hành công tác kế hoạch và thị trường; chỉ đạo điều hành lĩnh vực xuất nhập khẩu vật tư, thiết bị phục vụ sản xuất. - Chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc trong việc tìm đối tác liên doanh liên kết, theo dõi, chỉ đạo, kiểm tra hoạt động của liên doanh, liên kết này. * Phó Tổng giám đốc kỹ thuật - Chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc về chỉ đạo điều hành công tác quản lý kỹ thuật, quản lý chất lượng sản phẩm của công ty. - Phê duyệt các quy trình thiết kế công nghệ, thiết kế hoàn công và các biện pháp tổ chức thi công thuộc lĩnh vực được phân công. - Chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc về công tác quản lý và đầu tư mới trang thiết bị máy móc nội bộ, công tác nghiên cứu khoa học kỹ thuật, ứng dụng thiết bị, công nghệ hiện đại tiên tiến vào sản xuất. - Chịu trách nhiệm về việc giám sát công tác xây dựng cơ bản, công tác đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cho đội ngũ công nhân kỹ thuật. * Phó Tổng giám đốc nội chính - Chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc về chỉ đạo, điều hành công tác văn phòng, bảo vệ quân sự, phòng chống cháy nổ. - Chịu trách nhiệm về chỉ đạo công tác tuyển dụng cán bộ, công nhân cho Tổng công ty. * Phó Tổng giám đốc tài chính - Chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc về chỉ đạo, điều hành công tác tài chính của Tổng công ty. - Ký các phiếu thu, phiếu chi và các chứng từ ngân hàng trên cơ sở kế hoạch thu chi được Tổng giám đốc phê duyệt. - Thay mặt Tổng giám đốc giao dịch với các ngân hàng, tổ chức tài chính, tín dụng. - Phụ trách công tác kiểm kê tài sản. 2.2.2.3. Các phòng ban * Phòng Kế hoạch thị trường - Chức năng: Tham mưu cho Tổng giám đốc về công tác thị trường, công tác đầu tư, xây dựng và thực hiện kế hoạch hàng năm, trung hạn và dài hạn. - Nhiệm vụ + Xây dựng chiến lược phát triển sản xuất kinh doanh, sách lược và tổ chức tiếp thị, quảng bá sản phẩm. + Theo dõi, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch hàng tháng của Tổng công ty và các đơn vị thành viên. + Tổ chức triển khai, thiết lập hồ sơ tham gia đấu thầu các công trình. * Phòng Tài chính kế toán - Chức năng: Tham mưu cho Tổng giám đốc Tổng công ty về công tác tài chính kế toán. - Nhiệm vụ + Tham mưu chiến lược huy động vốn, cơ cấu nguồn vốn, biện pháp phát huy hiệu quả vốn; quản lý tài sản của Tổng công ty. + Hạch toán giá thành, thu chi, báo cáo tài chính. + Quản lý chứng từ gốc trong hoạt động sản xuất kinh doanh, thu hồi và chi trả công nợ theo đúng quy định. * Phòng Tổ chức - Tiền lương - Chức năng: Tham mưu cho Tổng giám đốc Tổng công ty trong lĩnh vực: tổ chức, tiền lương, nhân sự, đào tạo, bồi dưỡng và thực hiện chính sách đối với CBCNV. - Nhiệm vụ: Phòng Tổ chức - Tiền lương có các nhiệm vụ sau: Về công tác tổ chức: + Tham mưu cho lãnh đạo Tổng công ty xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy sản xuất kinh doanh, chức năng, nhiệm vụ, mối quan hệ làm việc của các đơn vị trong Tổng công ty và các đơn vị thành viên. + Tham mưu cho lãnh đạo Tổng công ty tiến hành phân cấp, phân công quản lý tổ chức, lao động và đào tạo CBCNV. + Xây dựng điều lệ, quy chế tổ chức hoạt động của Tổng công ty. Về công tác tiền lương: + Xây dựng kế hoạch lao động tiền lương hàng năm trình Tổng giám đốc Công ty phê duyệt và tổ chức thực hiện. + Tổ chức xây dựng định mức lao động tổng hợp trình Tổng công ty duyệt và công bố định mức lao động chi tiết. + Tham mưu về quy chế phân phối thu nhập, đảm bảo đúng chính sách tiền lương. Về công tác quản lý nhân sự và đào tạo: + Xây dựng, quy hoạch kế hoạch tiếp nhận, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công nhân trong toàn Tổng công ty. + Quản lý chặt chẽ về số lượng, chất lượng và cơ cấu đội ngũ cán bộ, công nhân trong toàn Tổng công ty. Xây dựng quy trình bổ nhiệm, nâng bậc, nâng lương, khen thưởng, kỷ luật, quản lý hồ sơ cán bộ. + Thực hiện thu nộp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm tai nạn; đề xuất giải quyết chế độ chính sách với CBCNV đủ tiêu chuẩn về hưu, chuyển công tác. * Phòng Thiết kế công nghệ - Chức năng: Tham mưu cho Tổng giám đốc về quản lý kỹ thuật các sản phẩm của Tổng công ty. - Nhiệm vụ + Lập các quy trình công nghệ phục vụ cho quá trình thi công, thử các tính năng kỹ thuật và các quy trình công nghệ cho việc xử lý các lỗi sai kỹ thuật. + Xây dựng các định mức kinh tế kỹ thuật. + Nghiên cứu, đề xuất và phổ biến tiến bộ khoa học kỹ thuật công nghệ, công nghệ thi công tiên tiến, các sáng kiến cải tiến kỹ thuật nhằm nâng cao năng suất lao động, chất lượng sản phẩm. + Nghiên cứu, đề xuất nội dung giáo trình đào tạo mới, đào tạo lại, bổ túc nâng cao trình độ tay nghề và thi nâng bậc cho công nhân. * Phòng KCS (Kiểm tra chất lượng sản phẩm) - Chức năng: Tham mưu cho Tổng giám đốc Tổng công ty về công tác quản lý chất lượng sản phẩm. - Nhiệm vụ + Tham mưu cho Tổng giám đốc Tổng công ty về chiến lược chất lượng sản phẩm, biện pháp chỉ đạo nâng cao chất lượng sản phẩm. + Kiểm tra, giám sát tất cả các khâu của quá trình sản xuất, thử nghiệm. Nghiệm thu chất lượng sản phẩm và hoàn thành các hồ sơ kỹ thuật để bàn giao sản phẩm. + Thực hiện việc kiểm tra quá trình hoạt động của sản phẩm trong thời gian bảo hành, đề ra các biện pháp khắc phục sự cố. * Phòng Điều độ sản xuất - Chức năng Tham mưu cho Tổng giám đốc Tổng công ty về công tác tổ chức sản xuất. - Nhiệm vụ: + Lập kế hoạch, phương án thi công và tiến độ thi công cho từng sản phẩm trên cơ sở hợp đồng kinh tế, hạng mục ban đầu và các quy trình công nghệ do Phòng Thiết kế công nghệ lập. + Trực tiếp tổ chức, điều hành hoạt động của tất cả các bộ phận trong quá trình thi công. Hướng dẫn và kiểm soát các quy trình kỹ thuật, quy trình công nghệ; đề xuất kịp thời các vướng mắc phát sinh để Tổng giám đốc giải quyết. + Trực tiếp điều động các phương tiện, máy móc, thiết bị phục vụ cho thi công sản phẩm. * Phòng Vật tư - Chức năng: Tham mưu cho Tổng giám đốc Tổng công ty về công tác quản lý, mua và bán vật tư, thiết bị máy móc. - Nhiệm vụ + Xây dựng, trình Tổng giám đốc duyệt kế hoạch cung ứng vật tư, chủng loại vật tư, nguồn cung cấp và giá mua. + Tổ chức nhập kho, bảo quản và cấp phát cho các đơn vị sử dụng. + Hướng dẫn, kiểm tra các đơn vị trong công tác quản lý, sử dụng, bảo quản vật tư…, đảm bảo việc sử dụng vật tư đúng mục ._.òng như máy in, máy phô tô còn chậm gây ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện công việc của CBCNV. Vẫn còn tình trạng sử dụng lãng phí văn phòng phẩm vào mục đích cá nhân. Nguyên nhân Hàng tháng các phòng ban gửi bản dự trù văn phòng phẩm xuống văn phòng Tổng công ty song có những khoảng thời gian công việc quá nhiều dẫn đến việc thời gian xét duyệt các bản dự trù kéo dài gây tình trạng thiếu dụng cụ, đồ dùng văn phòng phẩm của các phòng ban. Đây là yếu tố ảnh hưởng không nhỏ đến công việc của các phòng ban, bộ phận. 2.5.3.7. Công tác phục vụ Đây là một trong những hoạt động không kém phần quan trọng của văn phòng. Hoạt động này tuy không ảnh hưởng trực tiếp tới quá trình sản xuất kinh doanh của Tổng công ty nhưng vẫn đóng một vai trò quan trọng và cần thiết. Vì thế cần có cái nhìn nghiêm túc trong công tác này tránh những sai lầm tuy nhỏ nhưng lại có ảnh hưởng đến bộ mặt của Tổng công ty. Hiện nay công tác phục vụ tại Tổng công ty bao gồm các nội dung chủ yếu: - Bộ phận văn thư được bố trí làm việc ngay tại cửa ra vào của Văn phòng Tổng công ty. Nhân viên tổng đài có nhiệm vụ trực điện thoại, nối máy, nhận fax…Bộ phận này đã đảm bảo cho công tác thông tin tại Tổng công ty được tiến hành thông suốt và có hiệu quả. - Tổng công ty đã có Tổ quản lý vận hành dây chuyền sản xuất nước lọc tinh khiết hoạt động dưới sự chỉ đạo của Phó chánh văn phòng, đảm bảo cung cấp đầy đủ nước uống cho toàn bộ CBCNV trong toàn Tổng công ty. - Tại Tổng công ty đã có Phòng khám đa khoa hoạt động độc lập thực hiện nhiệm vụ tổ chức khám sức khoẻ định kỳ cho CBCNV Tổng công ty theo quy định của Nhà nước và các quy định của ngành. Trong những năm qua Phòng khám đa khoa đã làm tốt những công việc sau: + Tiếp nhận các bệnh nhân là CBCNV thuộc Tổng công ty chuyển đến để cấp cứu, khám chữa bệnh nội ngoại trú, phối hợp với các đơn vị khác trong Tổng công ty khi có yêu cầu trợ giúp về y tế và các công việc khác thuộc nhiệm vụ của mình. + Tổ chức khám chữa bệnh theo thẻ y tế. + Thực hiện công tác dân số kế hoạch hoá gia đình, phòng chống dịch bệnh, vệ sinh lao động trong Tổng công ty. + Tổ chức khám sức khoẻ tuyển dụng, khám sức khoẻ định kỳ và chứng nhận ốm đau theo quy định của Pháp luật. + Phối hợp với tổ chức giám định y khoa xác định mức độ thương tật, suy giảm sức khoẻ của người lao động của Tổng công ty khi bị tai nạn lao động hay bệnh nghề nghiệp. + Lập kế hoạch chỉ đạo y tế tuyến dưới thuộc các đơn vị thành viên của Tổng công ty; thực hiện công tác chăm sóc sức khoẻ ban đầu; các chương trình y tế ngành và địa phương. + Đảm bảo các tiêu chuẩn về chuyên môn kỹ thuật, trang thiết bị y tế theo quy định của Bộ trưởng Bộ y tế. - Tổng công ty đã có phòng Bảo vệ quân sự với nhiệm vụ đảm bảo an ninh trật tự 24/24 và đảm bảo an toàn phòng chống cháy nổ trên địa bàn Tổng công ty. Đồng thời phòng Bảo vệ quân sự còn tham gia huấn luyện quân dự bị địa phương và thực hiện sự điều động khi có yêu cầu của cơ quan quân sự huyện. - Tổ tạp vụ của Tổng công ty có 17 nhân viên làm nhiệm vụ giữ gìn vệ sinh chung khu nhà 4 tầng, 2 tầng, khu điều hành sản xuất số 1 và số 2; chăm sóc vườn hoa, cây cảnh; làm vệ sinh sa bàn, tượng đồng, tranh ảnh…đảm bảo duy trì môi trường làm việc sạch sẽ, thoáng mát cho toàn Tổng công ty. - Tổng công ty đã cho xây dựng và đưa vào sử dụng nhà ăn với trang thiết bị hiện đại, đảm bảo tiêu chuẩn vệ sinh, đài thọ tiến ăn ca 1 15.000đ/người/bữa, CNCNV làm ca 2 và ca 3 được bồi dưỡng thêm tiêu chuẩn suất ăn là 17.000-20.000đ/người/bữa. - Tổng công ty đã bố trí xe ca đưa đón CBCNV vừa tạo điều kiện thuận lợi trong việc đi lại cho những CBCNV ở xa vừa đảm bảo duy trì đúng giờ giấc làm việc của Tổng công ty. - Thư viện được đưa vào sử dụng với chủng loại sách báo đa dạng, phục vụ cho nhu cầu nghiên cứu và giải trí cho CBNV Tổng công ty. CBNV có yêu cầu về loại sách báo nào thì ghi rõ trong phiếu yêu cầu. Cán bộ thư viện tổng hợp lại trình Tổng giám đốc phê duyệt để mua bổ sung. Kết luận: Qua việc tìm hiểu cơ cấu tổ chức và hoạt động của bộ máy văn phòng Tổng công ty có thể đưa ra một thực tế là việc đổi mới về tổ chức hoạt động cũng như áp dụng một cách rộng rãi những thành tựu tiên tiến của khoa học công nghệ đã mang lại hiệu quả to lớn trong công tác văn phòng. Nó góp phần tăng cường hiệu quả, hiệu lực quản lý của Lãnh đạo Tổng công ty nói riêng và văn phòng nói chung. Việc tổ chức hoạt động như hiện nay đã đảm bảo thi hành đúng các quy định của Nhà nước; phản ánh các mối quan hệ ngang, dọc, trên, dưới làm cho bộ máy quản lý của Tổng công ty trở thành một chủ thể thống nhất. Tuy nhiên, trong quá trình hoạt động bên cạnh những kết quả đã đạt được công tác văn phòng tại Tổng công ty còn tồn tại một số nhược điểm cần phải khắc phục để nhằm phát huy và nâng cao hơn nữa hiệu quả hoạt động. Chương 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP CƠ BẢN NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY TNHH MTV TỔNG CÔNG TY CNTT NAM TRIỆU 3.1.Giải pháp về công tác tham mưu Công tác tham mưu ra đời là một tất yếu khách quan xuất phát từ nhu cầu của các nhà quản lý. Hoạt động tham mưu cung cấp cho lãnh đạo Tổng công ty những thông tin hữu ích làm căn cứ cho việc ra những quyết định quản lý. Như phần thực trạng chương 2 đã phân tích thì hiện nay văn phòng Tổng công ty chỉ làm công tác tham mưu trong lĩnh vực hành chính quản trị văn phòng. Các mặt hoạt động khác của Tổng công ty là do các phòng ban chuyên môn thực hiện việc tham mưu trực tiếp cho lãnh đạo Tổng công ty. Cách thức tham mưu này đã tiết kiệm được thời gian chuyển tải thông tin vì thông tin được chuyển thẳng từ các phòng ban chuyên môn tới lãnh đạo Tổng công ty mà không cần phải thông qua bộ phận văn phòng. Mặt khác, nội dung thông tin tham mưu cho từng lĩnh vực hoạt động của Tổng công ty vì thế cũng mang tính chuyên sâu, cụ thể hơn. Tuy nhiên cách thức tham mưu này có nhược điểm là làm tản mạn nội dung thông tin, gây khó khăn trong việc hình thành các phương án điều hành tổng hợp của lãnh đạo Tổng công ty. Để khắc phục được vấn đề trên Tổng công ty cần tổ chức lại hoạt động tham mưu tại văn phòng theo hai hướng: Thứ nhất, văn phòng nên có bộ phận làm công tác tham mưu để trợ giúp lãnh đạo Tổng công ty trong công tác quản lý, điều hành. Thứ hai, văn phòng là đầu mối tiếp nhận các phương án tham mưu từ các bộ phận chuyên môn để tập hợp thành hệ thống thống nhất trình lãnh đạo Tổng công ty hoặc đề xuất với lãnh đạo những phương án hành động tổng hợp trên cơ sở các phương án riêng biệt của các bộ phận chuyên môn. Như vậy văn phòng vừa thể hiện là trung tâm của công tác tham mưu vừa là nơi tiếp nhận, phối hợp với các phòng ban chuyên môn làm công tác tham mưu cho lãnh đạo Tổng công ty. Cách thức tổ chức hoạt động tham mưu tại văn phòng theo hai hướng trên sẽ giúp cho hoạt động của công tác này được thuận lợi hơn đồng thời tăng cường được hiệu quả của công tác thông tin và cùng với công tác hậu cần tạo thành một hệ thống trợ giúp đắc lực cho lãnh đạo Tổng công ty. 3.2. Giải pháp về công tác thông tin Qua nhiều năm tháng, tầm quan trọng của thông tin liên lạc đã được con người thừa nhận. Thông tin có vai trò to lớn trong tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội. Thông tin là một trong những nguồn lực quý báu của tổ chức, là yếu tố quyết định đến sự thành công hay thất bại của tổ chức đó. Một số người nhìn nhận thông tin liên lạc như là những phương tiện để họ liên lạc với nhau trong một tổ chức nhằm đạt được mục đích chung. Đó là chức năng cơ bản của thông tin liên lạc. Thực vậy, không thể hoạt động nhóm mà không có thông tin liên lạc vì sẽ không thực hiện được sự điều phối và trao đổi. Do vậy, việc tổ chức, nắm bắt thông tin cho việc ra quyết định trở thành mục tiêu hàng đầu cho các cấp quản lý. Để thực hiện tốt công tác thông tin Tổng công ty cần: - Thông tin được coi là hệ thống huyết mạch của Tổng công ty. Nếu thông tin không được cung cấp đầy đủ, kịp thời thì lãnh đạo Tổng công ty không thể có cơ sở để ra những quyết định kịp thời, chính xác, có tính hiệu lực và hiệu quả. Bởi vậy Tổng công ty cần ban hành văn bản một cách rõ ràng, chuẩn mực về chế độ thông tin. Trong văn bản này cần yêu cầu các phòng ban, đơn vị phải cung cấp thông tin kịp thời hoặc phải nộp những văn bản, tài liệu theo đúng quy định, đảm bảo về thời hạn. Nếu vẫn còn hiện tượng chậm trễ trong việc cung cấp và báo cáo thông tin thì cần phải có các biện pháp xử lý kịp thời. - Để nâng cao hiệu quả hoạt động của Tổng công ty không thể tách rời hoạt động của các phòng ban bộ phận. Sự phối hợp của các đơn vị, phòng ban có tốt thì mới đảm bảo cho mọi hoạt động của Tổng công ty được thực hiện một cách liên hoàn và có hiệu quả. Vì vậy Tổng công ty cần tạo ra sự phối hợp đồng bộ, chặt chẽ trong quá trình thực thi nhiệm vụ giữa các phòng ban, bộ phận. Tổng công ty nên ban hành văn bản quy định rõ ràng về thời gian giải quyết công việc của các phòng ban, đơn vị. Ví dụ: quy định về thời gian giải quyết yêu cầu cung cấp trang thiết bị văn phòng, làm thủ tục cho nhân viên đi công tác… - Lãnh đạo Tổng công ty không thể kiểm tra, giám sát việc thực hiện chế độ thông tin của các phòng ban, bộ phận, do đó trưởng các bộ phận phải thường xuyên đôn đốc, nhắc nhở đơn vị mình thực hiện nghiêm túc chế độ thông tin. - Văn phòng Tổng công ty cần đưa ra chế độ bảo dưỡng định kỳ máy móc, trang thiết bị văn phòng nhằm đảm bảo cho công tác thông tin được thông suốt và hiệu quả. - Các phòng ban, bộ phận cần tăng cường nghiên cứu Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 liên quan đến công việc do đơn vị mình phụ trách. 3.3. Giải pháp về công tác văn thư - lưu trữ Công tác văn thư Nhân viên văn thư phải không ngừng nâng cao kiến thức về trình độ chuyên môn nghiệp vụ bằng cách tham gia các khoá bồi dưỡng về nghiệp vụ văn phòng. Nâng cao trình độ nghiệp vụ văn phòng sẽ giúp nhân viên văn thư rút ngắn được thời gian giải quyết công việc mà vẫn đem lại hiệu quả cao. Bên cạnh đó, cán bộ văn phòng phải không ngừng học hỏi, tích luỹ kinh nghiệm làm việc, tạo dựng được mối quan hệ tốt, tìm được tiếng nói chung và là trợ thủ đắc lực của Chánh văn phòng. Có như vậy mới đạt được hiệu quả công việc ở mức cao nhất. Tổng công ty đã ban hành thông báo hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản song việc thực hiện vẫn còn bị xem nhẹ. Để giải quyết vấn đề này, trưởng các bộ phận khi nhận văn bản trình ký cần phải xem xét kỹ lưỡng không chỉ về nội dung mà còn về thể thức văn bản để hạn chế việc xảy ra sai sót. Trong công tác quản lý văn bản Tổng công ty cần bổ sung một số mẫu cụ thể như sau: Mẫu 3.3: Sổ chuyển giao văn bản 1 2 3 4 5 6 Ngày chuyển Số và ký hiệu văn bản Số lượng văn bản Người, đơn vị nhận Ký nhận Ghi chú … Mẫu 4.1: Sổ đăng ký văn bản đến 1. 2 3 4 5 6 7 8 9 Ngày đến Số đến Tên cơ quan Số và ký hiệu Ngày tháng của văn bản Tên loại và trích yếu Cá nhân hoặc đơn vị nhận Ký nhận Ghi chú … Mẫu 4.2: Sổ đăng ký văn bản đến mật 1. 2 3 4 5 6 7 8 9 5 5+1 Ngày đến Số đến Tên cơ quan Số và ký hiệu Ngày tháng của văn bản Mức độ mật Tên loại và trích yếu Cá nhân hoặc đơn vị nhận Ký nhận Ghi chú … Công tác lưu trữ Hiện nay công tác lưu trữ tại Tổng công ty thực hiện theo mô hình phân tán, không tập trung tức là các phòng ban, đơn vị, bộ phận tự lưu các hồ sơ, tài liệu liên quan đến hoạt động tác nghiệp tại đơn vị mình. Điều này đã gây không ít khó khăn cho nhân viên văn thư cũng như các phòng ban khác khi cần tra cứu để phục vụ cho công việc. Thêm vào đó, do không được lưu trữ tập trung nên các hồ sơ, tài liệu không được bảo quản theo các tiêu chuẩn kỹ thuật, dễ bị rách nát, mối mọt, hư hỏng. Như vậy, hiệu quả công việc của CBNV sẽ không cao, công tác lưư trữ không đảm bảo được yêu cầu về tính chính xác, kịp thời. Để giải quyết khó khăn đó Tổng công ty cần có phòng lưu trữ tập trung để đảm bảo cho việc bảo quản cũng như sử dụng tài liệu. Lãnh đạo các phòng ban cũng như bộ phận văn thư cần thực hiện nghiêm túc việc quản lý và bảo quản tài liệu. Trước hết là việc ban hành quy định mang tính chất bắt buộc đối với các phòng ban trong việc tự giác nộp tài liệu vào phòng lưu trữ chung theo quy định của Tổng công ty. Bên cạnh đó nhân viên làm công tác lưu trữ cần thực hiện nghiêm quy chế về quản lý và bảo quản văn bản đồng thời tăng cường kiểm tra chặt chẽ việc bảo quản tài liệu trong kho lưu trữ. Tại phòng lưu trữ chung các hồ sơ, tài liệu có thể phân chia thành các loại như: văn bản kỹ thuật, kế hoạch, văn bản kế toán tài chính, các văn bản thuộc phạm vi tổ chức hành chính, văn bản quy phạm pháp luật và tương đương…Mỗi loại phải có tủ riêng để lưu trữ. Với mỗi loại lại được chia ra thành các đơn vị nhỏ hơn và được đánh số, ký hiệu cụ thể để làm danh mục hồ sơ và thuận tiện cho việc tra cứu. Để đảm bảo tốt việc bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu kho lưu trữ cần duy trì nhiệt độ phòng tử 18-20, phòng được phun thuốc chống mối mọt và thường xuyên được vệ sinh sạch sẽ. 3.4. Giải pháp về công tác hậu cần Để làm tốt công tác hậu cần văn phòng Tổng công ty cần: - Có chế độ bảo dưỡng định kỳ máy móc, trang thiết bị văn phòng, hạn chế tối đa tình trạng hỏng hóc gây ảnh hưởng đên tiến độ thực hiện công việc của CBNV. - Đảm bảo việc cung ứng văn phòng phẩm kịp thời, nhanh chóng. - Rút ngắn thời gian giải quyết yêu cầu lắp đặt, sửa chữa trang thiết bị văn phòng. 3.5. Nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ và thái độ phục vụ của nhân viên văn phòng Trình độ chuyên môn nghiệp vụ là yếu tố quyết định đến năng suất lao động và hiệu quả làm việc của nhân viên văn phòng. Không có trình độ chuyên môn nghiệp vụ nhân viên văn phòng sẽ không thể hoàn thành tốt công việc của mình và hỗ trợ các đồng nghiệp khi cần thiết. Để nâng cao được trình độ chuyên môn nghiệp vụ của nhân viên văn phòng Tổng công ty nên thực hiện những biện pháp sau: Thứ nhất, vấn đề tuyển dụng đầu vào cần được thực hiện nghiêm túc. Hiện nay không chỉ riêng tại bộ phận văn phòng mà tại các phòng ban khác của Tổng công ty vẫn xảy ra tình trạng nhân viên được tuyển dụng không đáp ứng được yêu cầu của vị trí cần tuyển. Điều này gây khó khăn cho Tổng công ty vì phải bỏ ra một khoản chi phí để đào tạo lại, nhân viên phải mất thời gian để làm quen với công việc. Để hạn chế tình trạng này Tổng công ty chỉ nên tuyển những người được đào tạo theo đúng chuyên ngành, có đủ năng lực và kỹ năng cần thiết để đáp ứng yêu cầu của công việc. Bởi lẽ muốn có trình độ chuyên môn nghiệp vụ tốt người cán bộ văn phòng phải được đào tạo một cách bài bản và hệ thống. Đào tạo là con đường ngắn nhất đề họ có được nghiệp vụ chuyên môn và ít bị thất bại nhất. Nhờ có đào tạo, rèn luyện mà họ có được kỹ năng tốt, những phẩm chất, tư chất cần có. Ngoài việc tham mưu về công tác nhân sự của văn phòng Chánh văn phòng cần tham mưu cho lãnh đạo Tổng công ty về nhân sự của Tổng công ty nói chung. Thứ hai, Tổng công ty cần cử CBCNV tham gia các lớp tập huấn nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho từng bộ phận khi có các lớp học tương ứng nhằm nâng cao khả năng thích ứng của mọi CBCNV đối với công việc do mình phụ trách. Tổng công ty cũng có thể mời cán bộ giảng viên của những trường đại học uy tín về giảng dạy để bồi dưỡng kiến thức nghiệp vụ văn phòng cho CBNV như nghiệp vụ văn thư – lưu trữ; nghiệp vụ tổ chức các cuộc họp, hội nghị; lập chương trình, kế hoạch công tác cho lãnh đạo…; bổ sung, cập nhật những văn bản mới nhất của Nhà nước trong lĩnh vực hành chính văn phòng. Sau mỗi khoá đào tạo văn phòng Tổng công ty cần có kế hoạch kiểm tra, đánh giá hiệu quả làm việc của CBCNV trước và sau khi đào tạo để từ đó có căn cứ bố trí lại từng vị trí công tác cho phù hợp. Thứ ba, Tổng công ty cần nâng cao ý thức của CBCNV trong việc tự học tập, tự bồi dưỡng trình độ chuyên môn thông qua hoạt động thực tế, thông qua sách báo, tài liệu đặc biệt là những tài liệu chuyên ngành. Có thường xuyên cập nhật những kiến thức mới ngày càng sâu rộng thì người cán bộ văn phòng mới có thể đáp ứng được những nhiệm vụ trước mắt và đáp ứng được những công việc trong tương lai. Văn phòng là bộ mặt của Tổng công ty, là nơi tiếp nhận các mối quan hệ đối nội, đối ngoại của Tổng công ty vì vậy thái độ phục vụ của nhân viên văn phòng là rất quan trọng. Thái độ phục vụ của nhân viên văn phòng có nhiệt tình, ân cần, chu đáo mới khiến cho khách đến liên hệ, giao dịch công tác có ấn tượng ban đầu tốt đẹp không chỉ về Tổng công ty mà còn về đội ngũ CBNV làm việc tại đây. Để nâng cao thái độ phục vụ của nhân viên, văn phòng Tổng công ty cần thường xuyên cử CBNV tham gia các khoá học về kỹ năng giao tiếp. Đây là một việc làm cần thiết bởi văn phòng là một xã hội được thu nhỏ nên nó cũng phải được ứng xử theo các quy tắc của xã hội như hiệu ứng trước giao tiếp, các giá trị truyền thống…Có kỹ năng giao tiếp tốt, nắm được các quy luật tâm lý người cán bộ văn phòng mới có thể tận dụng được những mặt tích cực và tránh được những mặt tiêu cực để từ đó làm giảm bớt những mâu thuẫn vốn có trong văn phòng và loại trừ được những trở ngại có ảnh hưởng xấu đến công việc. Đồng thời kỹ năng giao tiếp cũng giúp người cán bộ văn phòng có thái độ ứng xử đúng đắn với lãnh đạo, đồng nghiệp và đối tác của Tổng công ty. Thứ tư, nâng cao năng lực kỹ thuật sử dụng các phương tiện hiện đại đặc biệt là các phương tiện tin học. Hiện nay Tổng công ty đã trang bị cho các phòng ban, bộ phận một số máy móc, thiết bị phục vụ công việc như máy phô tô, máy in, máy tính, máy fax…nhưng không phải nhân viên nào cũng sử dụng thành thạo. Thông thường họ chỉ được hướng dẫn một vài thao tác đơn giản mang tính phục vụ cho chuyên môn của mình mà chưa được học cách bảo quản, lau chùi, xử lý các sự cố kỹ thuật đơn giản trong quá trình vận hành máy móc. Do vậy CBCNV phải tự nghiên cứu, tìm hiểu và nâng cao hiểu biết về sự tiến bộ của công nghệ, cách bảo quản và sử dụng có hiệu quả các loại máy móc dùng trong văn phòng thông qua các loại sách báo và các hình thức khác; tránh trường hợp sự hư hỏng nhẹ của máy móc làm gián đoạn công việc. Văn phòng Tổng công ty cũng có thể cử chuyên viên của tổ tin học đến hướng dẫn cách sử dụng, bảo quản và xử lý các sự cố kỹ thuật thông thường cho nhân viên ở các phòng ban. Thứ năm, nâng cao trình độ ngoại ngữ của đội ngũ nhân viên văn phòng. Tổng công ty có lịch sử 43 năm xây dựng và trưởng thành. Trong quá trình phát triển Tổng công ty đã không ngừng nâng cao vị thế và uy tín của mình với thị trường trong nước và quốc tế. Tổng công ty nhận được ngày càng nhiều hợp đồng của các doanh nghiệp nước ngoài. Vì vậy trình độ ngoại ngữ của đội ngũ nhân viên văn phòng có vai trò không nhỏ trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty. Tuy nhiên trình độ ngoại ngữ của hầu hết cán bộ văn phòng Tổng công ty không đủ đáp ứng việc thu thập, xử lý và truyền gửi các thông tin bằng tiếng nước ngoài. Khi có công văn đến bằng tiếng nước ngoài cán bộ văn thư gặp khó khăn trong quá trình xử lý do không nhận định được công văn này gửi cho ai, không kiểm soát được mức độ cần thiết của thông tin nêu trong công văn để tiến hành gửi kịp thời cho người có trách nhiệm. Mỗi khi có công văn đến bằng tiếng nước ngoài nhân viên văn thư phải tìm người dịch hộ hoặc chuyển cho thư ký Tổng giám đốc dịch. Trong tổ thư ký chỉ có một nhân viên có bằng cử nhân tiếng anh vì vậy công việc nhiều khi không được giải quyết kịp thời. Để khắc phục vấn đề này Tổng công ty nên mở lớp học tiếng anh cho CBCNV vào thời gian hợp lý và tạo điều kiện cho họ đi học. Tổng công ty cũng cần có kế hoạch kiểm tra trình độ ngoại ngữ định kỳ đối với CBNV Tổng công ty, nhất là tại các phòng ban chuyên môn thường có mối quan hệ làm việc trực tiếp với các đối tác nước ngoài như phòng Xuất nhập khẩu, phòng KCS, các ban quản lý dự án, văn phòng Tổng công ty…Đây là yếu tố đóng góp vào thành công của Tổng công ty vì khi có ngoại ngữ đội ngũ CBNV có thể tiếp xúc được với những tri thức mới, kỹ thuật mới để ứng dụng vào sản xuất, vào công việc thường ngày. 3.6. Xây dựng kế hoạch hoạt động năm của văn phòng và cụ thể cho từng bộ phận công tác Xây dựng kế hoạch hoạt động năm của văn phòng Tổng công ty là một việc làm cần thiết. Thông qua kế hoạch hoạt động năm văn phòng có thể biết được những công việc nào cần phải hoàn thành, những mục tiêu nào cần phải hướng tới, ai là người chịu trách nhiệm thực hiện, thực hiện như thế nào và kết quả ra sao. Việc cụ thể kế hoạch công tác cho từng bộ phận làm nhân viên có thể chuyên sâu từng lĩnh vực, từng hoạt động công vụ của văn phòng từ đó loại bỏ được sự chồng chéo trong thực hiện công việc, góp phần nâng cao năng suất, chất lượng công việc văn phòng. Cuối mỗi năm văn phòng Tổng công ty cần tiến hành sơ kết, tổng kết tình hình các mảng hoạt động của văn phòng. Trong quá trình đó văn phòng phải tiến hành phân tích tình hình thực hiện chương trình kế hoạch năm về các nhiệm vụ, mục tiêu, biện pháp thực hiện và các nhân tố ảnh hưởng. Văn phòng Tổng công ty cũng cần dự kiến các mục tiêu phát triển của năm sau trên cơ sở thực trạng hoạt động và xu thế phát triển của thời đại; xác định thế mạnh và những nguồn tiềm năng mà văn phòng cần phải khai thác để thực hiện các mục tiêu phát triển của năm tới. Bên cạnh đó văn phòng Tổng công ty cần xây dựng những giải pháp mang tính khả thi để thực hiện có hiệu quả các mục tiêu dự kiến. Hiện nay chương trình, kế hoạch hoạt động năm của Tổng công ty chủ yếu nằm trong nghị quyết của đại hội CNVC và chỉ hướng vào những mục tiêu lớn như doanh thu; lợi nhuận; thu nhập doanh nghiệp; bàn giao, hạ thuỷ những con tàu nào… Chương trình, kế hoạch của Tổng công ty không hướng vào những công việc mang tính chất sự vụ. Trên thực tế chỉ có một số phòng ban của Tổng công ty có chương trình, kế hoạch làm việc cụ thể cho từng thời kỳ như: ban Tuyên giáo, ban Dân vận, Uỷ ban kiểm tra, phòng An toàn lao động (kế hoạch tập huấn công tác bảo hộ lao động định kỳ hàng năm), phòng Tổ chức - Tiền lương (kế hoạch dài hạn về công tác đào tạo, bồi dưỡng và phát triển nhân sự)… Đại đa số các phòng ban chưa xây dựng chương trình làm việc cụ thể mà bị động chờ sự phân công nhiệm vụ của cấp trên, sau khi thực hiện công việc không tổ chức đánh giá, rút kinh nghiệm. Điều này có ảnh hưởng tới chất lượng thực hiện công việc. Để khắc phục nhược điểm tồn tại này Chánh văn phòng cần tham mưu cho lãnh đạo Tổng công ty trong việc lập chương trình, kế hoạch công tác cho bộ phận văn phòng nói riêng mà còn phải xây dựng chương trình làm việc cụ thể tới từng phòng ban, bộ phận trong Tổng công ty. 3.7. Tăng cường nghiên cứu quy trình hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 trong hoạt động văn phòng Tổng công ty đã áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO từ năm 2003. Hệ thống quản lý chất lượng này đã được cụ thể hoá bằng văn bản và phổ biến tới các đơn vị, bộ phận trong toàn Tổng công ty trong đó có quy định rõ các quy trình trong thực thi công vụ của văn phòng nói riêng và các phòng ban chức năng nói chung như: quy trình tuyển dụng nhân sự; giải quyết khiếu nại của khách hàng; quy trình đóng tàu thuỷ; các hành động cải tiến, khắc phục và phòng ngừa…Mặc dù các quy trình này đã được tập hợp thành bộ hồ sơ gửi tới các phòng ban nhưng vẫn còn xảy ra tình trạng nhân viên làm việc theo kinh nghiệm, chưa hiểu và nắm rõ các quy trình trong hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000. Để giải quyết vấn đề trên văn phòng Tổng công ty nói riêng và các bộ phận, phòng ban chức năng nói chung cần nâng cao ý thức của CBNV trong việc nghiên cứu quy trình hệ thống quản lý chất lượng liên quan đến công việc do mình phụ trách. Có như vậy các hoạt động công vụ mới được thực hiện một cách nhất quán, đồng bộ, nâng cao được hiệu quả công việc. Trên đây là một số nhận xét, kiến nghị của em đối với công tác văn phòng dựa trên cơ sở tìm hiểu, phân tích và đánh giá thực trạng tình hình hoạt động của Tổng công ty. Với mục tiêu phấn đấu trở thành một trong những đơn vị hàng đầu của ngành CNTT Việt Nam thì việc hoàn thiện và không ngừng nâng cao hiệu quả công tác văn phòng lại càng cấp thiết và trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Vì vậy, em mong những giải pháp trên sẽ được quan tâm, xem xét và sớm đưa vào thực tiễn để phần nào khắc phục được những thiếu sót còn tồn tại và thúc đẩy hiệu quả hoạt động của bộ máy văn phòng tại Tổng công ty. KẾT LUẬN Tổng công ty Công nghiệp tàu thuỷ Nam Triệu có bề dày 43 năm xây dựng và trưởng thành, đang trên đà phát triển lớn mạnh hoà cùng với tình hình phát triển kinh tế đất nước. Qua quá trình thực tập tại công ty, được sự quan tâm giúp đỡ của các phòng ban đã giúp em nắm bắt, thâm nhập thực tế và củng cố, hoàn thiện kiến thức lý luận tiếp thu được trong nhà trường. Đây cũng là điều kiện thuận lợi cho em đi sâu nghiên cứu tình hình thực tế công tác văn phòng ở Tổng công ty. Từ việc nghiên cứu, phân tích thực trạng hoạt động văn phòng tại Tổng công ty trên các mặt như công tác thông tin, công tác văn thư - lưu trữ, công tác hậu cần…em đã rút ra được những nhận xét, đánh giá về kết quả đã đạt được, những mặt còn hạn chế và nguyên nhân của hạn chế đó. Trên cơ sở đó đề xuất những kiến nghị nhằm hoàn thiện tốt hơn nữa công tác văn phòng tại Tổng công ty. Do phạm vi đề tài rộng, nội dung mang tính tổng hợp cao, trình độ chuyên môn, nhận thức còn hạn chế nên bài khoá luận không tránh khỏi thiếu sót. Em rất mong nhận được sự góp ý, chỉ bảo của các thầy cô. Cuối cùng em xin gửi lời cảm ơn đến các phòng ban, đơn vị thuộc Tổng công ty CNTT Nam Triệu đã tạo mọi điều kiện thuận lợi, giúp đỡ em trong quá trình thực tập và làm tốt nghiệp. Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến Thạc sỹ Trần Thị Ngà - Giảng viên Trường Học viện Hành chính Quốc gia đã giúp em hoàn thành bài khoá luận này. Em xin chân thành cảm ơn Hải Phòng, ngày 10 tháng 6 năm 2009 Sinh viên Phạm Thị Thu Thảo TÀI LIỆU THAM KHẢO Quản trị hành chính văn phòng (Mike Harvay – Nhà xuất bản Thống kê). Tài liệu môn học “Quản trị văn phòng”, “Kỹ năng thư ký” (ThS Trần Thị Ngà - Học viện Hành chính Quốc Gia). Nghiệp vụ hành chính văn phòng (ThS Trần Thị Thu Hương – Nhà xuất bản Tổng hợp TP Hồ Chí Minh). Một số khóa luận khác cùng đề tài. MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 Chương 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 3 1.1. Những vấn đề cơ bản về văn phòng 3 1.1.1. Khái niệm văn phòng 3 1.1.2. Vị trí của văn phòng 4 1.1.3. Vai trò của văn phòng 4 1.1.4. Chức năng của văn phòng 5 1.1.4.1. Chức năng tham mưu, tổng hợp 5 1.1.4.2. Chức năng hậu cần 6 1.1.5. Nhiệm vụ của văn phòng 7 1.1.5.1. Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan, đơn vị 7 1.1.5.2. Xây dựng và quản lý chương trình, kế hoach hoạt động của cơ quan, đơn vị 8 1.1.5.3. Thu thập, xử lý, sử dụng, quản lý thông tin 8 1.1.5.4. Trợ giúp về văn bản 9 1.1.5.5. Đảm bảo các yếu tố về vật chất, tài chính cho hoạt động của toàn bộ cơ quan, tổ chức. 9 1.1.5.6. Củng cố tổ chức bộ máy văn phòng 10 1.1.5.7. Duy trì hoạt động thường nhật của cơ quan nói chung và văn phòng nói riêng 10 1.1.6. Nội dung hoạt động văn phòng trong cơ quan, tổ chức 11 1.1.6.1. Tổ chức bộ máy và phân công công việc 11 1.1.6.2. Điều hành công việc văn phòng 11 1.1.6.3. Xây dựng quy chế làm việc 12 1.1.6.4. Tổ chức các cuộc họp, hội nghị 12 1.1.6.5. Nghiệp vụ văn thư - lưu trữ 13 1.1.6.6. Thu nhận và xử lý thông tin trong cơ quan, đơn vị 14 1.1.6.7. Công tác hậu cần 15 1.1.6.8. Công tác quản lý nguồn nhân lực 15 1.1.7. Sự cần thiết phải tổ chức khoa học văn phòng 16 1.1.8. Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động văn phòng 16 1.1.9. Một số nguyên tắc hoạt động của văn phòng 17 1.1.9.1. Nguyên tắc pháp chế 18 1.1.9.2. Nguyên tắc tập trung dân chủ 18 1.1.9.3. Nguyên tắc liên tục 18 1.1.9.4. Nguyên tắc quyền hạn gắn với trách nhiệm 18 1.1.9.5. Nguyên tắc nhà quản trị văn phòng đòi hỏi phải có trình độ chuyên môn nghiệp vụ hành chính 19 1.2. Công tác văn phòng 19 1.2.1. Khái niệm công tác văn phòng 19 1.2.2. Vị trí và ý nghĩa của công tác văn phòng 19 1.2.3. Hiệu quả của công tác văn phòng 20 Chương 2 THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY TNHH MTV TỔNG CÔNG TY CNTT NAM TRIỆU 22 2.1. Tổng quan về Tổng công ty CNTT Nam Triệu 22 2.1.1. Giới thiệu chung 22 2.1.2. Quá trình hình thành và phát triển 22 2.1.3. Ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh 24 2.1.4. Hình thức hoạt động quản lý 24 2.1.5. Các sản phẩm chính 25 2.2. Cơ cấu tổ chức của Tổng công ty CNTT Nam Triệu 25 2.2.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức 26 2.2.2. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban 27 2.2.2.1. Tổng giám đốc 27 2.2.2.2. Các phó tổng giám đốc 27 2.2.2.3. Các phòng ban 28 2.3. Những thuận lợi và khó khăn của Tổng công ty CNTT Nam Triệu 34 2.3.1. Thuận lợi 34 2.3.2. Khó khăn 35 2.4. Hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty trong những năm gần đây 35 2.4.1. Công tác đầu tư xây dựng 35 2.4.2. Chiến lược phát triển 36 2.4.3. Tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế 36 2.5. Thực trạng công tác văn phòng tại Tổng công ty CNTT Nam Triệu 37 2.5.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng 37 2.5.2. Điều kiện làm việc của văn phòng 41 2.5.2.1. Công tác sắp xếp, bố trí văn phòng 41 2.5.2.2. Trang thiết bị của văn phòng 42 2.5.2.3. Môi trường làm việc 43 2.5.3. Thực trạng về công tác văn phòng của Tổng công ty 44 2.5.3.1. Công tác tham mưu……………………………………………………...44 2.5.3.2. Công tác tổng hợp……………………………………………………….46 2.5.3.3. Công tác thông tin 47 2.5.3.4. Công tác văn thư - lưu trữ 52 2.5.3.5. Công tác tổ chức hội nghị 68 2.5.3.6. Công tác hậu cần 72 2.5.3.5. Công tác phục vụ 81 Chương 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP CƠ BẢN NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY TNHH MTV TỔNG CÔNG TY CNTT NAM TRIỆU 82 3.1. Giải pháp về công tác tham mưu…………………………………………….82 3.2. Giải pháp về công tác thông tin 83 3.3. Giải pháp về công tác văn thư - lưu trữ 84 3.4. Giải pháp về công tác hậu cần 86 3.5. Nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ và thái độ phục vụ của nhân viên văn phòng………………………………………………………………………...86 3.6. Xây dựng kế hoạch hoạt động năm của văn phòng và cụ thể cho từng bộ phận công tác…………………………………………………………………………...88 3.7. Tăng cường nghiên cứu quy trình hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 trong hoạt động văn phòng……………………………………………………….89 KẾT LUẬN 91 TÀI LIỆU THAM KHẢO 91 ._.