Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức - Hành chính tại công ty cổ phần dược phẩm Trung ương 3

vầ công tác văn phòng tại Công ty, giúp em có những số liệu cần thiết để hoàn thành bài khóa luận này. Em cũng xin chân thành cảm ơn tới tất cả các thầy, cô giáo trong khoa đã tin tƣởng và giao cho em nhiệm vụ to lớn này. Cuối cùng cho phép em gửi lời cảm ơn tới gia đình và bạn bè, những ngƣời thân đã động viên khích lệ em trong suốt thời gian qua. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn! Hải Phòng, tháng 6 năm 2010. Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3 Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P LỜI MỞ ĐẦU I . Lý do chọn đề tài Trong quá trình phát triển kinh tế và yêu cầu toàn cầu hóa, đặc biệt là trong công cuộc cải cách hành chính và cải cách tƣ pháp hiện nay, một trong những vấn đề đặt ra là phải nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng trong các cơ quan, tổ chức. Thực hiện tốt công tác quản trị văn phòng có ý nghĩa quan trọng trong công việc nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức trong tình hình hiện nay. Văn phòng giống nhƣ một bộ não chỉ đạo sự hoạt động của toàn bộ cơ quan, tổ chức. Và nhân tố làm nên thành công của hoạt động văn phòng chính là làm tốt công tác đào tạo nguồn nhân lực văn phòng, đầu tƣ và nghiên cứu sắp xếp nhân lực văn phòng một cách hợp lý nhất. Hầu hết các doanh nghiệp thành công đều là các doanh nghiệp đặc biệt quan tâm và làm tốt công tác đào tạo nguồn nhân lực, đầu tƣ và nghiên cứu sắp xếp nhân lực văn phòng. Nguồn nhân lực văn phòng là nhân tố tác động tích cực nhất đến hoạt động thông tin, hoạt động quản lý của công ty. Do đó xây dựng nguồn nhân lực hợp lý có hiệu quả là mục tiêu của công tác văn phòng. Làm tốt công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực nghĩa là giải quyết tốt các yếu tố quyết định - con ngƣời, là cơ sở để phân công, chuyên môn hóa các hoạt động văn phòng, tổ chức triển khai nhân sự một cách có hiệu quả. Với những gì đã đƣợc học hỏi thời gian qua trong nhà trƣờng và những gì đƣợc thực tế trực tiếp hai tháng qua tại Công ty Cổ phần Dƣợc phẩm Trung ƣơng 3, lƣợng kiến thức em thu đƣợc đƣợc về công tác văn phòng, em nhận thấy vấn đề đặt ra cần thiết hiện nay tại văn phòng là phải có những giải pháp nhằm nâng cao chất lƣợng nhân sự văn phòng . Xuất phát từ thực tiễn đó em quyết định chọn đề tài: “Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3”. II . Mục đích: Trên cơ sở nghiên cứu công tác sắp xếp nhân sự và các hoạt động văn phòng tại phòng Tổ chức – Hành chính của Công ty Cổ phần Dƣợc phẩm Trung ƣơng 3, đánh giá chất lƣợng của công tác sắp xếp nhân sự và hiệu quả hoạt động văn phòng nhằm đƣa ra một số biện pháp phát triển nhân sự tại Phòng Tổ chức – Hành chính. III . Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu: Đối tƣợng nghiên cứu của đề tài là công tác nhân sự và hoạt động văn phòng của phòng Tổ chức – Hành chính tại Công ty Cổ phần Dƣợc phẩm Trung ƣơng 3. Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3 Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P IV . Phƣơng pháp nghiên cứu: Sử dụng phƣơng pháp phân tích, thống kê, quan sát để đề xuất ra các biện pháp nâng cao hiệu quả công tác nhân sự văn phòng. V . Kết cấu của khóa luận: Khóa luận gồm có: - Phần mở đầu. - Phần nội dung gồm 3 chƣơng: + Chƣơng một : Những vấn đề cơ bản về văn phòng và công tác tổ chức nhân sự văn phòng. + Chƣơng hai : Thực trạng công tác quản trị văn phòng tại phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Dƣợc phẩm Trung ƣơng 3. + Chƣơng ba : Đề cập đến một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dƣợc phẩm Trung ƣơng 3. Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3 Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P CHƢƠNG I NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ VĂN PHÒNG, CÔNG TÁC TỔ CHỨC NHÂN SỰ VĂN PHÒNG 1.1 Khái niệm, chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng. 1.1.1 . Khái niệm: Nền kinh tế nƣớc ta hiện nay đã và đang đứng trƣớc muôn vàn cơ hội để hội nhập phát triển cũng nhƣ phải đối mặt với rất nhiều khó khăn, thử thách để có thể tồn tại, phát triển đúng hƣớng trong nền kinh tế thị trƣờng ngày càng đa dạng hóa, hiện đại hóa. Vì vậy, mỗi doanh nghiệp tổ chức phải tìm cho mình một vị trí, một lợi thế vững vàng trên thƣơng trƣờng để có đủ sức cạnh tranh và có khả năng phát triển hòa nhịp cùng nền kinh tế thế giới. Muốn làm đƣợc điều đó thì buộc các nhà quản lý phải thông minh, năng động, sáng tạo và nhạy bén nắm bắt các thông tin một cách nhanh chóng và chính xác. Hơn bao giờ hết, văn phòng cần khẳng định đƣợc vị trí quan trọng của mình trong việc hỗ trợ quá trình điều hành, ra quyết định của các nhà quản lý. Có rất nhiều cách hiểu khác nhau về văn phòng nhƣ là : Theo tiêu chí tổ chức: Văn phòng là một đơn vị cấu thành của tổ chức. Theo tiêu chí chức năng: Văn phòng là một thực thể tồn tại để thực hiện các hoạt dộng tham mưu, tổng hợp, hậu cần theo yêu cầu của các nhà quản lý. Theo tiêu chí hoạt động: Văn phòng là một thực thể tồn tại để thực hiện việc quản lý thông tin phục vụ cho công tác điều hành của nhà quản trị. Ngoài ra, văn phòng còn được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, là địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan đơn vị. Văn phòng là một thuật ngữ có liên quan đến nhiều nội dung hoạt động của tổ chức. Nó là một chỉnh thể gồm có việc tổ chức quản lý và sử dụng thông tin dữ liệu để duy trì hoạt động của cơ quan, đơn vị nhằm đạt đƣợc những kết quả mong muốn. Từ sự phân tích ở trên ta thấy có rất nhiều cách tiếp cận, nhiều cách nghiên cứu để hiểu về khái niệm văn phòng. Từ đó có thể kết luận là: “Văn phòng là một thực thể khách quan tồn tại trong mỗi tổ chức, là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, là nơi thu thập và xử lý thông tin nhằm hỗ trợ hoạt động quản lý của các nhà lãnh đạo, là nơi chăm lo mọi vấn đề về hậu cần và đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan đƣợc thông suốt và hiệu quả.” 1.1.2. Vai trò, chức năng và nhiệm vụ của văn phòng : Qua cách tiếp cận về văn phòng nhƣ đã nêu ở trên phần nào chúng ta cũng thấy đƣợc vai trò, vị trí quan trọng của văn phòng. Thứ nhất, văn phòng là bộ máy giúp việc tham mƣu cho lãnh đạo, cơ quan, tổ chức để giải quyết mọi công việc của cơ quan. Tất cả mọi việc đều phải thông qua công tác văn phòng. Văn phòng là nơi nắm giữ mọi thông tin đi và đến, văn phòng chính là bộ phận nghiên cứu phát triển, đề xuất các vấn đề có liên quan đến Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3 Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P quyết định của lãnh đạo, giúp lãnh đạo điều hành công việc một cách nhanh chóng, kịp thời và có hiệu quả. Thứ hai, văn phòng đảm bảo các điều kiện vật chất cho cơ quan, cho hoạt động của lãnh đạo cơ quan đƣợc thƣờng xuyên, liên tục và đạt đƣợc mục tiêu đề ra. Ngoài ra, văn phòng là một cỗ máy tổng hợp, điều hành mọi hoạt động của cơ quan. Mặt khác, văn phòng còn là bộ mặt của cơ quan, nơi giao tiếp, liên hệ trao đổi công việc của cơ quan mình với cơ quan khác, với các công tác và các ban ngành có liên quan. 1.1.2.1. Vai trò: - Văn phòng là trung tâm thực hiện quá trình quản lý điều hành của cơ quan. - Văn phòng là nơi tiếp nhận các mối quan hệ đặc biệt, là quan hệ đối ngoại của cơ quan, là cầu nối giữa chủ thể với các đối tƣợng trong và ngoài tổ chức. - Văn phòng là bộ máy làm việc của các nhà lãnh đạo, tất cả các việc của văn phòng phải làm là để đạt mục tiêu của nhà quản lý. - Văn phòng là trung tâm, là khâu nối các hoạt động quản lý điều hành của cơ quan. - Văn phòng là nơi cung cấp các dịch vụ tổng hợp cho các hoạt động của tất cả các phòng ban, các đơn vị nói chung và của các nhà lãnh đạo nói riêng. 1.1.2.2. Chức năng: Tùy theo quy mô tổ chức và tính chất hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức mà văn phòng đƣợc tổ chức lớn, nhỏ khác nhau, nhƣng dù tổ chức ở mức độ nào, văn phòng cũng có ba chức năng cơ bản là : tham mƣu, tổng hợp và hậu cần. 1. Chức năng tham mưu: Hoạt động của cơ quan phụ thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó có yếu tố chủ quan ( thuộc về ngƣời quản lý ), bởi vậy muốn ra những quyết định mang tính khoa học, ngƣời quản lý cần căn cứ vào những yếu tố khách quan nhƣ những ý kiến tham gia của các cấp quản lý, của những ngƣời trợ giúp. Những ý kiến đó đƣợc văn phòng tập hợp, chọn lọc để đƣa ra những quyết định chung nhất nhằm cung cấp cho lãnh đạo những thông tin, những phƣơng án giải quyết kịp thời và đúng đắn. Hoạt động này rất cần thiết và luôn tỏ ra hữu hiệu vì nó vừa mang tính tham vấn ( ít bị sức ép, gò bó ) và mang tính chuyên sâu trong các trƣờng hợp giúp lãnh đạo (tiếp xúc với nhiều vấn đề nảy sinh trong thực tế). Chức năng này đƣợc gọi là chức năng tham mƣu cho các nhà lãnh đạo, quản lý đơn vị của công tác văn phòng. Tóm lại tham mƣu là một hoạt động trợ giúp cho lãnh đạo nhằm đề xuất ý kiến, quyết định đúng đắn kịp thời mang lại hiệu quả cao nhất. Muốn tham mƣu tốt dựa trên hoạt động tổng hợp thông tin tốt. Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3 Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P 2. Chức năng tổng hợp: Đối với doanh nghiệp việc thu thập thông tin rất cần thiết, tất cả những thông tin và những vấn đề tƣ vấn cho các nhà quản lý dều xuất phát từ những thông tin đầu vào và đầu ra, đồng thời tất cả những thông tin ngƣợc, thông tin phản hồi trên mọi lĩnh vực của mọ đối tƣợng. Văn phòng là đầu mối thu thập và đƣa ra những thông tin hữu ích vào việc sử dụng và quản lý theo yêu cầu của các nhà quản lý. Quá trình thu thập,quản lý sử dụng thông tin phải tuân theo những nguyên tắc và trình tự nhất định thì mới có thể đem lại hiệu quả thiết thực cho công tác quản lý, đó cũng chính là hoạt động thuộc về chức năng tổng hợp của văn phòng. Chức năng này không chỉ có tác dụng thiết thực liên quan đến chức năng tham mƣu mà còn có vai trò quan trọng đến sự thành công hay thất bại của cơ quan, tổ chức đặc biệt đối với mỗi doanh nghiệp. Từ hai chức năng trên ta thấy tham mƣu và tổng hợp là hai công việc riêng lẻ nhƣng lại nhằm vào mục đích thống nhất là trợ giúp cho lãnh đạo có đƣợc cơ sở khoa học để lựa chọn quyết định tối ƣu nhất phục vụ cho hoạt động của cơ quan, tổ chức. 3. Chức năng hậu cần: Văn phòng là trung tâm cung cấp các dịch vụ hỗ trợ cho các phòng ban chức năng khác nhau trong cơ quan để thực hiện các hoạt động hoặc các dự án chuyên biệt. Mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức, đơn vị không thể thiếu điều kiện vật chất nhƣ nhà cửa, thiết bị, công cụ, tài chính…Những vấn đề đó thuộc về hoạt động hậu cần mà văn phòng phải cung ứng đầy đủ kịp thời cho mọi quá trình, mọi lúc, mọi nơi. Trụ sở phòng làm việc của cơ quan, tổ chức văn phòng phải có cách sắp xếp phù hợp với mỗi loại việc, với mỗi vị trí làm việc trong từng điều kiện môi trƣờng làm việc cụ thể cho dù các thiết bị đơn sơ hay hiện đại cũng phải đƣợc bố trí hợp lý, tiện lợi, hiệu quả. Những vật dụng thƣờng xuyên, nguồn tài chính cung cấp cho hoạt động của cơ quan đơn vị do văn phòng cung cấp phải trên cơ sở định mức tiêu dùng hoặc kỳ hạn sử dụng. Muốn hoạt động phải có nguyên vật liệu và nguồn tài chính song hiệu quả hoạt động lại phụ thuộc vào phƣơng thức quản lý sử dụng các yếu tố đó nhƣ thế nào của các cơ quan, đơn vị. Tóm lại, văn phòng là đầu mối giúp lãnh đạo thực hiện các chức năng tham mƣu, tổng hợp, hậu cần…Các chức năng này vừa có tính độc lập nhƣng vừa hỗ trợ, bổ sung cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan tồn tại cơ quan văn phòng ở mỗi đơn vị, tổ chức. Trong đó chức năng tổng hợp là cực kỳ cần thiết, quyết định đến sự thành bại của cơ quan, doanh nghiệp. Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3 Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P 1.1.3. Nhiệm vụ của văn phòng: Để thực hiện các chức năng của văn phòng, văn phòng cần có những nhiệm vụ chủ yếu sau: + Phục vụ sự chỉ đạo và điều hành công việc của lãnh đạo cơ quan. Văn phòng phải chịu sự theo dõi, đôn đốc, tổng kết kết quả thực hiện các chƣơng trình, kế hoạch làm việc trong cơ quan. Thông báo ý kiến, kết luận và chỉ đạo của lãnh đạo đến các cá nhân và bộ phận liên quan. Định kỳ làm báo cáo tổng kết về tình hình hoạt động của cơ quan theo tuần, tháng, quý, năm. Xin ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan trong việc giải quyết những công việc mới hoặc đột xuất. + Tổ chức thực hiện công tác hành chính, quản trị của cơ quan. Thực hiện các thủ tục pháp lý liên quan đến việc thành lập và hoạt động của cơ quan. Xây dựng các quy chế, quy trình về quản lý hồ sơ, tài liệu, con dấu, soạn thảo văn bản, xử lý các văn bản đến đi, quản lý các sổ sách, biểu mẫu trong cơ quan. Xây dựng các chƣơng trình, các nội dung cho các sự kiện quan trọng cơ quan. Ví dụ nhƣ: sơ kết, tổng kết, các buổi gặp mặt, các ngày lễ lớn, các kỳ đại hội, hội nghị khách hàng…. + Tổ chức thực hiện việc cải cách hành chính, quản lý chất lƣợng theo ISO hoặc chuyển đổi tổ chức quản lý. + Tổ chức thực hiện công tác hành chính, quản trị, văn thƣ, lƣu trữ trong toàn thể cơ quan đồng thời hƣớng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các công tác này ở các bộ phận chức năng khác trực thuộc cơ quan. + Tổ chức tập huấn các nghiệp vụ: văn thƣ, lƣu trữ.., tổ chức các sự kiện trong cơ quan, xây dựng lịch trình công tác. + Tham mƣu, tổ chức thực hiện công tác xây dựng bộ máy của cơ quan và bố trí nhân sự. Tham mƣu cho lãnh đạo cơ quan thực hiện công tác tổ chức cán bộ đúng với quy định. Xây dựng bộ máy trong cơ quan, bố trí nhân sự cho các phòng ban sao cho đáp ứng đúng yêu cầu hoạt động phát triển của cơ quan. Xây dựng kế hoạch phát triển nhân sự, kế hoạch tuyển dụng nhân sự và các chính sách đãi ngộ trong cơ quan. Lập và quản lý hồ sơ cán bộ công nhân viên và giải quyết các thủ tục, các chính sách có liên quan đến vấn đề nhân sự. Ví dụ: Kí hợp đồng lao động, các thủ tục về nghỉ việc, bổ nhiệm, bãi nhiệm…. + Tổ chức thực hiện công tác tài chính, kế toán của cơ quan.  Quản lý nguồn kinh phí của cơ quan theo quy định của pháp luật. Thực hiện công tác tài chính kế toán ( trong trƣờng hợp cơ quan không có phòng Tổ chức , kế toán chuyên trách nghiệp vụ này). Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3 Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P  Quản lý vật tƣ, tài sản, bảo dƣỡng, mua sắm, sửa chữa, thanh lý theo quy định.  Xây dựng quỹ lƣơng và xét duyệt phân bổ quỹ lƣơng và các kinh phí hành chính khác đối với đơn vị trực thuộc.  Xây dựng định mức lao động và đánh giá tiền lƣơng để trình lên lãnh đạo ký duyệt. + Tổ chức thực hiện các thông tin trong cơ quan, đại diện cho cơ quan và lãnh đạo cơ quan cung cấp các thông tin cho các cơ quan truyền thông đại chúng và các tổ chức cá nhân khác có liên quan theo quy định của pháp luật.  Giúp lãnh đạo trong giao tiếp đối nội, đối ngoại.  Tổ chức lƣu trữ và bảo mật thông tin.  Triển khai xây dựng mạng thông tin nội bộ để cho quá trình truyền đạt thông tin trong nội bộ đƣợc thông suốt và nhanh chóng. 1.2. Công tác quản trị văn phòng: 1.2.1. Khái niệm: Quản trị văn phòng là quá trình tác động có tổ chức, có định hƣớng của chủ thể đến các đối tƣợng trong văn phòng nhằm đạt đƣợc mục tiêu nhất định. 1.2.2.Vị trí và ý nghĩa của công tác văn phòng: Từ việc phân tích chức năng, nhiệm vụ cụ thể của văn phòng chúng ta có thể khẳng định văn phòng là một bộ phận không thể thiếu trong mỗi cơ quan, tổ chức.Văn phòng hoặc phòng hành chính là “ bộ nhớ” của các nhà lãnh đạo, là tai, là mắt của cơ quan, đơn vị. Nếu văn phòng làm việc có nề nếp, có kỷ cƣơng, khoa học thì công việc của cơ quan sẽ ổn định, quản lý hành chính sẽ thông suốt và hiệu quả. Trong thời đại bùng nổ thông tin các cơ quan kinh tế, xã hội hay hành chính sự nghiệp đều quan tâm đến việc thu thập, sử dụng thông tin để có thể đƣa ra quyết định sáng suốt, kịp thời mang lại hiệu quả cao cho đơn vị, cho xã hội. Yếu tố quyết định đến thành bại của cơ quan tổ chức là do họ có lợi thế về thông tin và có thông tin có quan hệ sống còn của tổ chức, đơn vị. Hoạt động thông tin gắn liền với công tác văn phòng cho nên hoạt động văn phòng đặc biệt có vị trí quan trọng trong bất kỳ tổ chức nào. Tuy nhiên để tăng cƣờng và phát huy đƣợc vai trò của công tác vào văn phòng đòi hỏi lãnh đạo các cơ quan đơn vị phải biết tổ chức, chỉ đạo công tác này một cách khoa học.Thủ trƣởng cơ quan, đơn vịcần trực tiếp và thƣờng xuyên chăm lo kiện toàn văn phòng, xây dựng đội ngũ cán bộ công chức văn phòng vững mạnh.Ngoài ra, bộ máy văn phòng phải đƣợc tổ chức thích hợp, tùy theo quy mô và tính chất hoạt động của các cơ quan, tổ chức, bộ máy văn phòng có thể tổ chức đầy đủ các bộ phận và số lƣợng nhân viên hoặc tổ chức gọn nhẹ ở mức tối thiểu.Văn phòng phải có địa điểm hoạt động, trang thiết bị cần thiết và các điều kiện vật chất khác đảm bảo cho hoạt động của văn phòng. Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3 Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P 1.2.3. Nội dung công tác tổ chức quản trị văn phòng: - Phân tích, dự báo mục tiêu và nguồn lực cho tổ chức. Hƣớng hoạt động văn phòng theo hƣớng hiện đại hóa, phát triển bền vững đòi hỏi các nhà quản trị phải phân tích đƣợc thực trạng văn phòng. Đánh giá đƣợc các tiềm năng, nguồn lực của văn phòng. - Xây dựng kế hoạch và chƣơng trình hoạt động. Dựa trên mục tiêu tổ chức đã đạt đƣợc bộ phận văn phòng sẽ xây dựng kế hoạch hoạt động cho toàn bộ tổ chức bao gồm: kế hoạch mục tiêu ( kế hoạch tổng thể ), kế hoạch tổ chức ( phân bổ các quỹ về nhân sự, tài chính, tổ chức…). kế hoạch nguồn lực và kế hoạch tiến độ thực hiện. Những mục tiêu dài hạn cần đƣợc cụ thể hóa thành những mục tiêu cụ thể để chủ động tập trung nguồn lực nhằm đạt đƣợc mục tiêu một cách tốt nhất. - Lãnh đạo điều hành việc thực hiện các chƣơng trình kế hoạch. Văn phòng phải chuyển tải những nội dung trong kế hoạch hoạt động đến từng bộ phận và cá nhân trong tổ chức để họ thống nhất về mục tiêu, về biện pháp và cùng nhau tự giác thực hiện. Các nhà quản trị phải chỉ đạo, điều hành công việc một cách sát sao đúng với chƣơng trình kế hoạch đã xây dựng. - Phân công, phối hợp trong thực thi công việc. Khi triển khai thực hiện kế hoạch từng phòng ban, từng đơn vị, từng cá nhân phải đƣợc phân công nhiệm vụ theo nguyên tắc phải căn cứ theo chức năng của từng phòng ban, đơn vị, cá nhân. Căn cứ trên năng lực, trình độ và sở trƣờng của cá nhân. Trong khi phân công công việc nhà quản trị cần lƣu ý tạo điều kiện và xây dựng các cơ chế phối hợp hoạt động để tạo thành một khối thống nhất trong việc thực thi các nhiệm vụ đề ra. - Cung cấp nguồn lực. Để đạt đƣợc mục tiêu của tổ chức thì phải sử dụng và tiêu hao các nguồn lực trong tổ chức đó và văn phòng sẽ là bộ phận chịu trách nhiệm cung cấp kịp thời và đầy đủ các nguồn lực theo yêu cầu hoạt động. Ở mỗi một phòng ban và giai đoạn hoạt động nhu cầu nguồn lực không giống nhau. - Thu hút các thành viên tham gia vào hoạt động văn phòng. Mục tiêu của tổ chức chỉ có thể đạt đƣợc khi có sự tham gia của tất cả các thành viên. Vì vậy bộ phận văn phòng phải biết tác động để cho toàn bộ nhân viên thực hiện nhiệm vụ của mình với ý thức tự giác, tinh thần sáng tạo, chủ động cải tiến công việc, đề xuất sáng kiến góp phần nâng cao chất lƣợng công việc và hoàn thành tốt các nhiệm vụ và công tác văn phòng. - Điều chỉnh các hoạt động. Trong quá trình quản lý và điều hành việc thực thi các kế hoạch giữa các bộ phận, các cá nhân hoặc trong từng giai đoạn thƣờng là không đều nhau có thể xảy ra sai lệch so với định hƣớng ban đầu vì thế cần điều chỉnh. - Tổng kết rút kinh nghiệm. Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3 Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P Việc tổng kết rút kinh nghiệm để có đƣợc để có đƣợc những bài học mang tính lí luận và thực tiễn trong một tổ chức là rất cần thiết. Vì thế yêu cầu đặt ra cho bộ phận văn phòng khi làm công tác này là phải nghiêm túc, đánh giá tổng kết một cách toàn diện có hệ thống. - Huấn luyện chuyên môn, nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên văn phòng. Văn phòng phải có trách nhiệm trong việc lập kế hoạch và chỉ đạo, việc đào tạo, bồi dƣỡng, hƣớng dẫn chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên văn phòng đáp ứng đúng yêu cầu phát triển của tổ chức. 1.2.4. Các yếu tố ảnh hƣởng đến công tác tổ chức quản trị văn phòng: Hoạt động văn phòng chịu ảnh hƣởng của nhiều yếu tố, yếu tố bên trong và yếu tố bên ngoài. Các yếu tố bên ngoài ảnh hƣởng gián tiếp dến hoạt động của văn phòng bao gồm yếu tố tự nhiên và yếu tố xã hội gọi là môi trƣờng hoạt động của văn phòng. Các yếu tố bên trong thƣờng đa dạng, phong phú và rất quan trọng, quyết định hiệu quả hoạt động của văn phòng , cần quan tâm toàn diện nhất là những yếu tố cơ bản sau: * Quy mô và hình thức tổ chức của cơ quan: Các cơ quan càng lớn càng có nhiều đơn vị trực thuộc hoặc có nhiều hoạt động trên nhiều địa bàn khác nhau thì công tác quản trị càng khó khăn và phức tạp. Nếu nhƣ hình thức tổ chức trong một cơ quan không khoa học, việc phân công các chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban trong tổ chức không cụ thể thì công tác quản trị văn phòng cũng sẽ gặp những khó khăn nhất định. * Con ngƣời trong tổ chức: Tính hữu hiệu của bất kỳ tổ chức, cơ quan nào là tuy thuộc vào việc sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên mà nhất là tài nguyên về nhân lực. Yếu tố nhân lực đóng vai trò chính trong toàn bộ thành công của tổ chức. Sự quan tâm đến nguồn nhân lực của nhà quản lý sẽ giúp cải thiện hiệu quả lao động của tổ chức nói chung và của từng thành viên nói riêng. * Quy chế hoạt động của tổ chức nói chung và của bộ phận văn phòng nói riêng: Quy chế hoạt động của cơ quan và các quy định của văn phòng góp phần tạo lập ra sự ràng buộc các mối quan hệ công tác và các mối quan hệ này sẽ quyết định đến kết quả hoạt động tổ chức trong đó có công tác quản trị văn phòng * Trang thiết bị văn phòng: Văn phòng là một bộ phận quản lý, ở đó có các cán bộ công nhân viên đƣợc đào tạo về các nhiệm vụ văn phòng thực hiện các nhiệm vụ thu thập, xử lý, lƣu trữ và truyền đạt thông tin phục vụ cho công tác điều hành quản lý tổ chức hành chính. Vì vậy việc trang thiết bị văn phòng là một trong những yếu tố giúp cho việc giải quyết công việc thuận lợi hơn. Nếu trang thiết bị hiện đại sẽ giúp cho Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3 Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P công việc của phòng thuận lợi, kịp thời và nhanh hơn, ngƣợc lại nếu trang thiết bị cũ hoặc hay hỏng hóc, khó sử dụng sẽ khiến gây cản trở công việc, làm cho công việc trở nên chậm trễ. Nhƣ vậy để văn phòng đƣợc hoạt động thuận lợi, ngoài sự nỗ lực, cố gắng bên trong của văn phòng, các yếu tố bên ngoài cũng ảnh hƣởng lớn đến việc phát huy chức năng, nhiệm vụ của văn phòng. Ngƣời đứng đầu cơ quan tổ chức cần thƣờng xuyên quan tâm, xây dựng, hoàn thiện đội ngũ cán bộ, nhân viên văn phòng và tạo mọi điều kiện thuận lợi cho văn phòng hoạt động có hiệu quả. 1.2.5. Ý nghĩa khoa học của công tác quản trị văn phòng trong cơ quan nhà nƣớc: Trong nền kinh tế thị trƣờng, đặc biệt trong giai đoạn Việt Nam là thành viên của tổ chức WTO, công tác văn phòng ( quản trị văn phòng ) có vai trò quan trọng đặc biệt đối với một tổ chức nói chung, đơn vị kinh doanh nói riêng. Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, tổ chức. Công tác văn phòng bao gồm cả việc tổ chức các yếu tố vật chất và biến đổi theo hoạt động của văn phòng. Quản trị văn phòng hợp lý khoa học tức là nếu các yếu tố đó đƣợc tổ chức hợp lý, khoa học sẽ mang hiệu quả kinh tế và những giá trị thực tế to lớn nhƣ sau: 1.2.5.1. Tạo nên một tổ chức ổn định, hợp lý Chức năng đầu tiên của quản trị văn phòng là tổ chức cơ quan, đơn vị theo một nội dung, phƣơng thức nhất định trong khi mục tiêu của quản lý là năng suất, chất lƣợng và hiệu quả. Bởi vậy ngay từ khâu tổ chức đơn vị, các nhà quản trị đã phải quan tâm tạo dựng một tổ chức hợp lý, khoa học. 1.2.5.2. Cho phép tăng khả năng linh động của tổ chức Tính linh động của một tổ chức phụ thuộc cả vào công tác tổ chức, quản lý và điều hành. Nếu các yếu tố cầu thành tổ chức đƣợc xếp đặt đúng đắn, phù hợp về lƣợng và chất sẽ tạo nên khả năng vận động thông thoáng dễ dàng. Yếu tố điều hành sẽ tạo nên sức mạnh vận hành của các yếu tố đƣợc tổ chức thông qua việc xác định mối quan hệ giữa các yếu tố và sự phối kết hợp giữa chúng. Những hoạt động đó nếu đƣợc tổ chức khoa học và hợp lý sẽ làm tăng khả năng linh động của mỗi yếu tố và của cả tổ chức. 1.2.5.3. Hạn chế đƣợc những ách tắc trong thu nhận và chuyển phát thông tin Hoạt động văn phòng liên quan trực tiếp và toàn diện đến thu nhận, xử lý, quản lý, sử dụng và lƣu trữ thông tin. Bởi vậy thông tin trong tổ chức bị ách tắc sẽ làm cho hoạt động của cơ quan trì trệ và đứt đoạn hoặc vận động sai mục tiêu. Cả hai kết quả đó đều không phải mong muốn của các nhà quản trị nên họ luôn có ý thức tổ chức, điều hành hệ thống thông tin của đơn vị một cách tốt nhất. Điều đó phù hợp với yêu cầu tổ chức quản trị văn phòng khoa học. 1.2.5.4. Tạo lập ý thức tự giác của ngƣời lao động trong tổ chức Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3 Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P Tổ chức cơ quan bao gồm cả tổ chức nhân sự, một yếu tố đặc biệt quan trọng trong các yếu tố nên các nhà quản trị đã có ý thức tạo ra một cơ cấu nhân sự hợp lý. Bố trí nhân sự hợp lý đã tạo điều kiện nâng cao hiệu quả hoạt động của đơn vị, phát huy đƣợc lợi thế về chuyên môn hóa, về tâm lý lao động. Điều này chỉ có thể đạt đƣợc khi tổ chức quản trị đơn vị khoa học. 1.2.5.5. Tiết kiệm chi phí cho tổ chức Quản trị khoa học sẽ tạo ra sự hài hòa, hợp lý giữa các yếu tố có trong tổ chức, cho phép sử dụng triệt để về số lƣợng và có thể khai thác hết năng lực của chúng để phục vụ cho hoạt động có mục đích của tổ chức. Điều đó cũng chứng tỏ kết quả tiết kiệm do tổ chức quản trị khoa học, hợp lƣ. 1.2.5.6. Giúp cho việc kiểm tra, giám sát chặt chẽ, kịp thời các hoạt động diễn ra trong tổ chức Mỗi bộ phận, cá nhân đều có những nhiệm vụ cụ thể, không giống nhau về quá trình, về thời điểm hoạt động nên rất khó theo dõi, kiểm tra. Muốn giám sát có kết quả các hoạt động của đơn vị thì công tác tổ chức, quản trị văn phòng phải đảm bảo tính khoa học, hợp lý. Tính khoa học đƣợc thực hiện từ khi tổ chức cơ quan đơn vị đến khi điều khiển, điều chỉnh, giám sát hoạt động của các nhà quản trị. 1.2.6. Một số nguyên tắc trong công tác quản trị văn phòng: Thuật ngữ “ nguyên tắc” đƣợc hiểu đó là những tiêu chuẩn hành vi mà mọi tổ chức, cá nhân phải tuân theo. Các nguyên tắc đƣợc xây dựng trên cơ sở từ thực tiễn sau đó đƣợc kiểm tra bởi thực tiễn, do vậy các nguyên tắc không phải là bất biến. Khi điều kiện khách quan thay đổi, các nguyên tắc cũng thay đổi theo. Việc tổ chức hoạt động văn phòng công ty phải đảm bảo theo các nguyên tắc đã đƣợc ban hành . 1.2.6.1 Nguyên tắc pháp chế Pháp chế đƣợc hiểu là việc thực hiện quy định, quy chế, nội quy Văn phòng, buộc mọi ngƣời trong cơ quan phải thực hiện đúng, đầy đủ, nghiêm chỉnh và chính xác. Khi các quy định, quy chế về hoạt động văn phòng đƣợc xây dựng, ban hành thì buộc các nhà quản trị phải tiếp nhận, tuân theo các quy chế, quy tắc đó, đồng thời giáo dục, tuyên truyền cho mọi thành viên trong văn phòng phải thực hiện các quy chế, quy định đó. Ai vi phạm sẽ chịu hình thức xử lý tùy theo mức độ vi phạm và quy định chung của cơ quan. 1.2.6.2 Nguyên tắc tập trung dân chủ Nguyên tắc tập trung dân chủ là hai mặt của một vấn đề. Để mọi mặt của đơn vị cùng hƣớng về một mục tiêu chung nhà quản lý phải tạo lập sự thống nhất trong công tác điều hành, phải giải quyết những vấn đề đƣợc coi là có lợi cho tổ chức trên cơ sở quy tắc, quy chế thể chế chung. Nguyên tắc này đảm bảo cho việc thu hút cán bộ, công nhân viên trong cơ quan cùng tham gia vào công việc quản lý của cơ quan. Đối với hoạt động văn phòng, nguyên tắc này nhằm phát huy năng Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3 Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P lực, tính trách nhiệm của toàn thể thành viên trong văn phòng tham gia vào mọi hoạt động của văn phòng, đây đƣợc xem là yếu tố rất quan trọng liên quan đến hiệu lực, hiệu quả hoạt động văn phòng. 1.2.6.3 Nguyên tắc liên tục Văn phòng công ty là nơi thực hiện các hành vi quản lý và đảm bảo phục vụ các dịch vụ hành chính, đáp ứng các nhu cầu của cơ quan. Do vậy dòng thông tin quản lý phải liên tục, thông suốt. Yêu cầu thể hiện trong thực tế qua việc văn phòng phải đảm bảo quy định về giờ làm việc hành chính, thực hiện chế độ thƣờng trực, giao tiếp giải quyết công việc hàng ngày, chế đọ phân công ủy quyền trách nhiệm…không để xảy ra tình trạng gián đoạn, ngừng trệ công việc ở văn phòng, giữa các bộ phận văn phòng với nhau. 1.2.6.4 Nguyên tắc trách nhiệm gắn với quyền hạn, nghĩa vụ Hoạt động quản trị gắn liền, trực tiếp với kết quả hoạt động đơn vị nên phải gắn đƣợc trách nhiệm của các nhà quản trị với nghĩa vụ của họ. Đồng thời để thực thi công việc của họ còn cần phải có những quyền hạn nhất định theo phân cấp nên không chỉ gắn trách nhiệm với nghĩa vụ mà còn gắn trách nhiệm với quyền hạn. Quyền hạn càng cao thì trách nhiệm càng lớn. 1.2.6.5 Nguyên tắc sử dụng kỹ thuật chuyên môn nghiệp vụ, chuyên môn hành chính cao Vì ._.ngƣời quản trị văn phòng giữ vai trò quan trọng trong cơ quan, đơn vị, tạo động cơ thúc đẩy lĩnh vực phụ trách nên đòi hỏi nhà quản trị văn phòng phải có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ hành chính cao. Trình độ của ngƣời quản lý tỉ lệ thuận với phạm vi quản lý và trình độ tiên tiến cảu các biện pháp quản lý. Điều đó là ngƣời quản lý giỏi có nghiệp vụhành chính cao, phạm vi và cấp bậc cho phép càng lớn. 1.2.7. Hiện đại hóa công tác văn phòng: Hiện đại hóa công tác văn phòng là đòi hỏi bức xúc của xã hội trong giai đoạn phát triển hiện nay. Hiện đại hóa công tác văn phòng phải đƣợc tiến hành trên một số lĩnh vực chủ yếu sau: - Tổ chức bộ máy văn phòng gọn nhẹ, hiệu quả. - Trang thiết bị văn phòng phải hiện đại hóa. - Từng bƣớc công nghệ hóa công tác văn phòng, xây dựng văn phòng điện tử. - Không ngừng cải tiến nghiệp vụ hành chính văn phòng. 1.3. Công tác quản trị và phát triển nhân sự văn phòng hành chính: 1.3.1. Khái niệm: 1.3.1.1 Nhân sự: Nhân sự là thuật ngữ chỉ tất cả những ngƣời đang làm việc trong một tổ chức nào đó. Nhân lực là thuật ngữ chỉ con ngƣời đƣợc xem xét ở thể động. Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3 Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P Con ngƣời đƣợc coi là nguồn nhân lực quý giá nhất của tổ chức, nó cũng khan hiếm , cạn kiệt, biến động và biến mất. Điều này đặt ra thách thức đối với nhà quản lý. 1.3.2. Quản trị nhân sự: Quản trị nhân sự là tất cả các hoạt động nhằm xây dựng, phát triển, sử dụng đánh giá, bảo toàn và giữ gìn một lực lƣợng lao động phù hợp với yêu cầu công việc cả về chất và lƣợng. Quản trị nhân sự là sự phối hợp một cách tổng thể các hoạt động hoạch định, tuyển mộ, tuyển chọn, duy trì, phát triển, động viên và tạo mọi điều kiện thuận lợi cho ngƣời lao động trong tổ chức nhằm đạt đƣợc mục tiêu chiến lƣợc và định hƣớng viễn cảnh của tổ chức ( Nguyễn Hữu Thân – Quản trị nhân sự) Quản trị nguồn nhân lực là hệ thống các triết lý, chính sách và hoạt động chức năng về thu hút, đào tạo và phát triển, duy trì con ngƣời của một tổ chức nhằm đạt đƣợc hiệu quả tối ƣu cho cả tổ chức lẫn nhân viên ( Trần Kim Dung – Quản trị nguồn nhân lực). 1.3.3. Vai trò của nhà quản trị văn phòng trong công tác tổ chức nhân sự: - Phải luôn quan tâm đến con ngƣời trong tổ chức ngay từ đầu, phát triển và duy trì họ để có đƣợc năng suất làm việc tốt nhất. - Phải xây dựng hệ thống chính sách nhân sự đúng đắn và hợp lý. - Luôn tăng cƣờng về chất cho đội ngũ lao động. - Luôn tìm kiếm thông tin về nguồn nhân lực mới để bổ sung thay thế khi cần. - Quản trị nhân sự ngày càng mang tính cạnh tranh gay gắt nên nó đòi hỏi các tổ chức phải xây dựng các chƣơng trình kế hoạch nhân sự cụ thể (quy hoạch và dự báo) cũng nhƣ các giải pháp về nhân sự kịp thời, chính xác. 1.3.4. Chức năng công tác tổ chức nhân sự 1.3.4.1. Nhóm chức năng thu hút nguồn nhân sự. Nhằm đảm bảo có đủ số lƣợng nhân viên với các phẩm chất phù hợp cho công việc của doanh nghiệp Bao gồm các hoạt động: dự báo và hoạch định nhân sự, phân tích công việc, thu thập và lƣu giữ, xử lý các thông tin về nguồn nhân lực của doanh nghiệp và tuyển dụng. 1.3.4.2. Nhóm chức năng đào tạo và phát triển: Nhằm nâng cao nhân lực của nhân viên, đảm bảo họ có các kỹ năng, trình độ lành nghề cần thiết để hoàn thành tốt nhiệm vụ đƣợc giao và tạo điều kiện cho nhân viên đƣợc phát triển tối đa các năng lực cá nhân. Bao gồm các hoạt động : hƣớng nghiệp, huấn luyện, đào tạo các kỹ năng thực hành, bồi dƣỡng nâng cao trình độ lành nghề và cập nhật kiến thức công nghệ mới cho cán bộ quản lý và cán bộ chuyên môn nghiệp vụ. Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3 Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P Định hƣớng phát triển của tổ chức 1.3.4.3. Nhóm chức năng duy trì nguồn nhân sự: Nhằm duy trì và sử dụng có hiệu quả nguồn lao động của doanh nghiệp. Bao gồm các hoạt đông: kích thích, động viên nhân viên (lƣơng, thƣởng, phụ cấp và các đãi ngộ khác) và duy trì, phát triển các mối quan hệ lao động tốt đẹp trong doanh nghiệp (thỏa ƣớc lao động, giải quyết tranh chấp lao động, cải thiện môi trƣờng làm việc, bảo hiểm và an toàn lao động, y tế,…). 1.3.5. Nội dung công tác tổ chức nhân sự văn phòng: 1.3.5.1. Hoạch định nhân sự văn phòng: Hoạch định nguồn tài nguyên nhân sự là một tiến trình quản trị bao gồm việc phân tích các nhu cầu và khả năng cung ứng nhân sự cho một tổ chức dƣới những điều kiện thay đổi, sau đó triển khai các chính sách và biện pháp nhằm thỏa mãn nhu cầu đó. Kế hoạch,phƣơng án hoạt động cụ thể Nhu cầu nhân lực (cơ cấu nhân lực cần có) Định mức lao động Trình độ trang bị máy móc,thiết bị cho lao động Trình độ của nhân lực Nhu cầu thay thế cho số về hƣu, chuyển đi nơi khác và đi đào tạo Nhu cầu tuyển thêm Số hiện có phù hợp với yêu cầu của các vị trí mới kể cả chuyển đổi và đào tạo lại cấp tốc Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3 Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P Căn cứ xác định nhu cầu nhân sự trong tổ chức *Các nội dung hoạch định nhân sự: Phân tích khả năng cung ứng (sức cung lao động): a. Phân tích sức cung nội bộ: Phân tích sức cung nội bộ về công việc: *Hạn chế: - Số lƣợng công việc trong tƣơng lai có thể sẽ thay đổi: giữ nguyên, xóa bỏ hoặc sáp nhập. - Việc dịch chuyển công việc có thể không diễn ra theo dự kiến. - Số lao động sẽ dịch chuyển có đảm bảo đƣợc năng suất cao hơn hay bằng trƣớc hay không. *Phân tích sức cung nội bộ về nhân lực Làm thế nào để biết đƣợc năng lực của nhân viên? Một số phƣơng pháp thƣờng áp dụng:  Bản kê kỹ năng: là bản tóm tắt các kỹ năng chủ chốt của ngƣời lao động, bao gồm: các chƣơng trình đào tạo, các chứng chỉ, kinh nghiệm làm việc, những nhận xét của cấp trên về khả năng làm việc, sở thích, sức khỏe và tuổi đời.  Biểu đồ thay thế: liệt kê những cá nhân có đƣợc thuyên chuyển hoặc đề bạt sang những vị trí chủ chốt trong doanh nghiệp, với cách này tổ chức có thể dễ dàng nhận dạng những ứng viên sáng giá nhất cho các vị trí trống. b. Sức cung bên ngoài: Mức cung bên ngoài: đƣợc tạo ra nhờ các hoạt động của doanh nghiệp nhằm thu hút và tuyển chọn nhân lực gia nhập vào doanh nghiệp đó. Các yếu tố cần tính toán khi phân tích sức cung bên ngoài: + Điều kiện dân số xã hội. + Điều kiện kinh tế, quốc tế. + Khả năng cạnh tranh thu hút nhân sự của doanh nghiệp. Hạn chế: Độ chính xác không cao. Giá trị của chúng là ở chỗ tạo ra đƣợc một khuôn khổ để xem xét có thể tìm kiếm đƣợc lao động ở đâu và họ sẽ tham gia vào bộ phận nào của tổ chức. Phân tích quan hệ cung cầu và phƣơng pháp điều chỉnh Các khả năng có thể xảy ra là: + Cung cầu tƣơng xứng Hiện tại có bao nhiêu ngƣời trong 1 công việc Tƣơng lai cần có bao nhiêu ngƣời trong 1 công việc Bao nhiêu ngƣời sẽ ở lại vị trí cũ, ai chuyển vị trí, ai bị sa thải… Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3 Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P + Dƣ thừa + Thiếu hụt Nội dung Thiếu hụt lao động Dƣ thừa lao động Số lƣợng +Tuyển dụng thêm từ ngoài +Sử dụng lao động tạm thời + Giờ phụ trội: nâng năng suất lao động/ngƣời hoặc trên thời gian lao động nhƣng phải tính toán đến việc đào tạo, thiết kế lại công việc, trả thù lao và trợ cấp hợp lý. + Hợp đồng gia công : ký hợp đồng với các hãng sản xuất cho mình. + Tạm dừng việc tuyển dụng nếu có thể ( không thay thế nhân viên tại các vị trí trống) + Giảm bớt số giờ lao động. + Nghỉ tạm thời. + Khuyến khích nghỉ hƣu sớm. + Có thể phải tính toán đến việc sa thải. Chất lƣợng + Bố trí, sắp xếp lại hoặc thuyên chuyển lao động cho hợp lý. + Đào tạo, bồi dƣỡng nâng cao trình độ. Kiểm tra, đánh giá tình hình hoặc định nhân sự. 1.3.5.2. Tuyển dụng nhân sự 1. Chuẩn bị tuyển dụng Thành lập Hội đồng tuyển dụng, quy định rõ về số lƣợng, thành phần và quyền hạn của Hội đồng Nghiên cứu kỹ các văn bản, quy định của Nhà nƣớc và tổ chức liên quan đến việc tuyển dụng lao động Thăm dò nguồn tuyển Xác định tiêu chuẩn tuyển chọn: đối với tổ chức, đối với phòng ban hoặc bộ phận và đối với cá nhân thực hiện công việc. Phác thảo thông báo tuyển dụng, bộ hồ sơ xin việc, các mẫu trắc nghiệm và phỏng vấn. 2. Thông báo tuyển dụng Hình thức: Gửi thông báo đến cơ sở đào tạo; Thông qua các trung tâm dịch vụ lao động; Quảng cáo trên đài, báo, truyền hình; Yết thị trƣớc doanh nghiệp. Yêu cầu của thông báo tuyển dụng: + Quảng cáo về công ty và công việc để ngƣời xin việc hiểu hơn về uy tín, tính hấp dẫn của công việc. + Mô tả kỹ chức năng, nhiệm vụ của công việc cần tuyển. + Quyền lợi nếu ứng viên tuyển dụng (lƣơng, cơ hội đào tạo, thăng tiến, môi trƣờng làm việc,...) Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3 Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P + Hƣớng dẫn về thủ tục hành chính, hồ sơ, cách thức liên hệ với DN tuyển dụng. 3. Thu nhận và nghiên cứu hồ sơ Tất cả hồ sơ xin việc thu đƣợc phải ghi vào sổ xin việc, có phân loại chi tiết để tiện cho sử dụng sau này. Những thông tin chủ yếu về ứng viên cần ghi lại khi nghiên cứu hồ sơ là: + Học vấn, kinh nghiệm, quá trình công tác + Khả năng, tri thức + Sức khoẻ + Mức độ lành nghề + Đạo đức, nguyện vọng... Nên thiết kế các bộ mẫu hồ sơ riêng cho từng ứng viên theo công việc và chức danh để dễ dàng khám phá ra các ứng viên có trình độ thực sự. Qua việc nghiên cứu hồ sơ, sẽ loại bớt 1 số ứng viên hoàn toàn không đáp ứng đƣợc các tiêu chuẩn của công việc. Nhờ đó số ứng viên sẽ giảm dần và chi phí tuyển dụng cũng giảm 4. Phỏng vấn, kiểm tra và trắc nghiệm Phỏng vấn: Là hình thức tiếp xúc trực tiếp với ngƣời xin việc, với mục đích là đƣa ra các kết luận về chuyên môn, tay nghề, ngoại ngữ, ngoại hình, kinh nghiệm làm việc, khả năng hoà nhập và định hƣớng của các ứng viên, từ đó tìm ra các ứng viên xuất sắc nhất, thích hợp với vị trí cần tuyển. Thời gian cho một cuộc phỏng vấn có thể từ 15 đến 45 phút tuỳ theo yêu cầu và mục đích tuyển dụng. Việc tiến hành phỏng vấn ứng viên có thể diễn ra làm hai giai đoạn: - Phỏng vấn sơ bộ: - Phỏng vấn sâu: 5. Phỏng vấn, kiểm tra và trắc nghiệm Các hình thức phỏng vấn: Phỏng vấn không chỉ dẫn: - Là hình thức nói chuyện, không có bản câu hỏi trƣớc, thƣờng việc đặt câu hỏi là dựa trên câu trả lời trƣớc của ứng viên hoặc theo quan điểm của ngƣời phỏng vấn. - Hình thức này thƣờng mất nhiều thời gian, độ tin cậy thấp do tính chủ quan của ngƣời phỏng vấn. - Thƣờng áp dụng khi tuyển các chức vụ cao cho DN. Phỏng vấn theo mẫu: - Là hình thức phỏng vấn theo 1 hệ thống câu hỏi mẫu đƣợc chuẩn bị trƣớc. - Hình thức này tốn ít thời gian và có mức độ chính xác, tin cậy cao hơn. Phỏng vấn theo nhóm: Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3 Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P - Là hình thức 1 nhóm phỏng vấn viên hoặc 1 hội đồng cùng hỏi 1 ứng viên. - Hình thức này có nhiều ƣu điểm phỏng vấn viên đều đƣợc nghe câu trả lời nên sự đánh giá sẽ chính xác hơn nhƣng nó có thể gây ra tâm lý căng thẳng cho cac ứng viên. Phỏng vấn căng thẳng - Là hình thức phỏng vấn làm cho ứng viên bị căng thẳng về tâm lý bằng các câu hỏi mang tính nặng nề hoặc xoáy mạnh vào tâm lý của ứng viên nhằm phát hiện ra cách phản ứng và giải quyết vấn đề của ứng viên khi bị căng thẳng trong công việc. - Nên áp dụng hình thức này khi thật cần thiết theo yêu cầu công việc và phỏng vấn viên phải là những ngƣời có nhiều kinh nghiệm. Kiểm tra và trắc nghiệm: Là hình thức đánh giá sự hiểu biết, sự khéo léo, trí nhớ ... của các ứng viên. Hình thức này có ƣu điểm là dễ so sánh kết quả kiểm tra trắc nghiệm giữa nhiều ứng viên khác nhau. Trắc nghiệm có thể bằng cách bút vấn, khẩu vẫn hoặc bằng máy tính, hình vẽ,... Các hình thức kiểm tra, trắc nghiệm: Tìm hiểu về tri thức hiểu biết: gồm trắc nghiệm trí thông minh và khả năng đặc biệt của ứng viên. Tìm hiểu năng khiếu Tìm hiểu sự khéo léo và thể lực của ứng viên: bằng cách cho ứng viên tham gia làm một số thao tác sẽ phải thực hiện theo yêu cầu của công việc Tìm hiểu tính cách và sở thích. Đánh giá thành tích: nhằm phát hiện ra khả năng tiếp thu kiến thức và kinh nghiệm thực tế của ứng viên trong thực hiện công việc. Thực hiện công việc mẫu (kiểm tra tay nghề): nhằm đánh giá kinh nghiệm và khả năng thực hành của ứng viên 6. Tuyển dụng nhân sự + Xác minh, điều tra (sƣu tra lý lịch) + Kiểm tra sức khoẻ + Quyết định tuyển dụng 1.3.5.3. Bố trí và sử dụng nhân viên: Bố trí và sử dụng nhân viên hợp lý: Các nhà quản trị nhân sự phải biết cách sắp xếp, điều chỉnh và tạo ra sự hội nhập cho từng nhân viên vào guồng máy hoạt động chung nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng đội ngũ lao động. Nguyên tắc của việc bố trí và sử dụng nhân viên là phải đảm bảo “đúng ngƣời, đúng việc” nhằm nâng cao năng suất lao động, chất lƣợng phục vụ, phát huy năng lực sở trƣờng của ngƣời lao động và tạo động cơ cho họ lao động tốt. Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3 Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P 1. Định mức lao động: là lƣợng lao động sống hợp lý để tạo ra một đơn vị sản phẩm hay để hoàn thành một nhiệm vụ công tác nào đó trong những điều kiện nhất định. 2. Tổ chức lao động và công việc: Là việc sắp xếp đội ngũ lao động phù hợp với từng loại công việc nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng lao động và tạo động lực cho họ làm việc bao gồm: a.Phân công lao động cần kết hợp giữa phân công lao động và hợp tác lao động. b.Xác định quy chế làm việc: là sự quy định về thời gian làm việc và nghỉ ngơi hợp lý đối với ngƣời lao động và những nội quy làm việc khác mà ngƣời lao động phải tuân theo. Việc làm này cần phải đảm bảo phù hợp với đặc điểm của tổ chức, với pháp luật hiện hành và khả năng làm việc lâu dài của ngƣời lao động. c.Tổ chức chỗ làm việc : là bố trí một diện tích và không gian làm việc của mình một cách an toàn và hiệu quả. 3. Căn cứ và nguyên tắc bố trí nhân sự tại văn phòng: * Căn cứ 1.Chức năng và nhiệm vụ của VP 2.Tính chất công việc, chuyên môn nghiệp vụ 3. Chỉ tiêu biên chế 4. Trình độ, năng lực của nhân viên 5. Kết quả hoạt động công việc thực tế 6. Nhu cầu, nguyện vọng của cá nhân * Nguyên tắc 1. Nguyên tắc theo yêu cầu của công việc: đảm bảo đúng ngƣời đúng việc 2. Nguyên tắc chuyên môn hóa nhằm nâng cao trình độ, kỹ năng lành nghề, nâng cao năng suất 3. Nguyên tắc công khai: để tiện liên hệ, trao đổi khi cần và đảm bảo tính công bằng 4. Nguyên tắc liên hoàn: nhằm giúp cho quá trình hoạt động của VP cũng nhƣ tổ chức luôn nhịp nhàng, thông suốt. 5. Nguyên tắc chủ động thay thế: không nên cứng nhắc, dập khuôn và máy móc trong bố trí NS để có thể luân chuyển hay điều động nhân viên khi cần 1.3.5.4. Đánh giá nhân sự: 1. Khái niệm: Đánh giá thành tích công tác là hệ thống công thức xét duyệt và đánh giá sự hoàn thành công việc của một cá nhân theo định kỳ. 2. Mục đích: Đối với tổ chức: + Việc đánh giá nhân viên giúp nhân viên điều chỉnh, sửa chữa các sai lầm trong quá trình làm việc, giúp họ phát triển một cách toàn diện nhằm nâng cao năng suất lao động. Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3 Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P + Có căn cứ để hoạch định nguồn nhân sự một cách hợp lý. + Xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dƣỡng và phát triển nhân sự một cách hợp lý. + Điều chỉnh các hoạt động nhân sự cho phù hợp. Đối với nhân viên: + Giúp họ biết đƣợc khả năng hoàn thành công việc của mình + Nhìn nhận những sai lầm đã mắc phải trong quá trình làm việc để tự hoàn thiện bản thâm để có cơ hội phát triển và thăng tiến. 3. Định kỳ đánh giá : + Việc đánh giá thƣờng đƣợc tổ chức định lỳ theo tháng, quý, 6 tháng hoặc theo năm. + Ngoài ra có thể đánh giá đột xuất ( phi chính thức, trong những trƣờng hợp cần thiết). 4. Nội dung và trình tự đánh giá: + Xác định các yêu cầu cơ bản của đánh giá. + Lựa chọn phƣơng pháp đánh giá thích hợp. + Huấn luyện lãnh đạo và những ngƣời làm công tác đánh giá. + Thảo luận với những nhân viên về nội dung và phạm vi đánh giá. + Tiến hành đánh giá theo tiêu chuẩn mẫu trong việc thực hiện công việc. + Thảo luận với nhân viên về kết quả đánh giá. + Xác định mục tiêu và kết quả mới cho nhân viên để họ phấn đấu cho kỳ tiếp theo. + Xác định các yêu cầu cơ bản của đánh giá: + Lãnh đạo cần xác định rõ các tiêu chí đánh giá, bao gồm: tiêu chuẩn về hành vi và tiêu chuẩn về kết quả thực hiện công việc. + Xác định mức độ liên hệ của các tiêu chí đánh giá với việc thực hiện mục tiêu của tổ chức. A. Lựa chọn phƣơng pháp đánh giá thích hợp: + Phù hợp với quan điểm và tính cách của nhà quản trị. + Phù hợp với văn hóa của tổ chức. + Phù hợp với tính chất công việc và đặc điểm của nhân viên. + Khai thác đƣợc chính xác và đầy đủ thành tích công tác của đối tƣợng đánh giá. B. Huấn luyện lãnh đạo và những ngƣời làm công tác đánh giá: Cần phải đảm bảo rằng: tất cả những ngƣời làm công tác đánh giá đều phải đƣợc huấn luyện về kỹ năng đánh giá nhằm đảm bảo tính chính xác, công bằng và tiết kiệm cho quá trình đánh giá nhân viên. 5. Các phƣơng pháp đánh giá: + Phƣơng pháp thang điểm + Phƣơng pháp xếp hạng  Xếp hạng luân phiên  So sánh cặp Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3 Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P + Phƣơng pháp ghi chép các vụ việc quan trọng + Phƣơng pháp đánh giá bằng văn bản tƣờng thuật + Phƣơng pháp theo tiêu chuẩn công việc + Phƣơng pháp thang điểm đánh giá căn cứ vào hành vi + Phƣơng pháp quản trị bằng mục tiêu 1.3.5.5. Đào tạo và phát triển nhân sự: Đây là một yêu cầu tất yếu của công tác quản trị nhân sự những nguyên nhân sau: + Sự phát triển không ngừng của khoa học công nghệ, sự thay đổi của môi trƣờng hoạt động của tổ chức (kinh tế, xã hội, văn hóa…) + Đào tạo và phát triển nhân sự sẽ góp phần đắc lực vào việc thực hiện chƣơng trình, kế hoạch chiến lƣợc của tổ chức. *Mục đích: Nhằm trang bị những kỹ năng và kiến thức cho ngƣời lao động theo từng thời kỳ hoạt động để nâng cao chất lƣợng công việc và năng suất lao động. * Nội dung đào tạo và phát triển: + Đào tạo và bồi dƣỡng kỹ năng chuyên môn, giao tiếp ứng xử, ngôn ngữ, trình độ quản lý… *Hình thức đào tạo: + Hình thức đào tạo + Gửi đi đào tạo lại các trƣờng chuyên nghiệp + Mở các lớp chuyên đề ngắn hạn tại doanh nghiệp + Tổ chức thi tay nghề + Thảo luận theo chủ đề.. +Kèm cặp tại chỗ 1.3.5.6. Đãi ngộ nhân sự: Đãi ngộ nhân sự thể hiện sự quan tâm của lãnh đạo đối với ngƣời lao động thông qua hệ thống lƣơng, thƣởng (vật chất) và cách đối xử , quan tâm tới cá nhân ngƣời lao động cũng nhƣ gia đình họ (tinh thần) từ đó tạo nên bầu không khí hòa thuận, gắn bó và tôn trọng lẫn nhau vì mục tiêu chung của tổ chức. Các hình thức đãi ngộ: + Tiền lƣơng (lƣơng khoán hoặc lƣơng theo thời gian) việc xác định chính sách lƣơng phải căn cứ kết quả lao động đã đƣợc đánh giá chính xác và phân phối lƣơng phải công khai. + Tiền thƣởng: là công cụ bổ trợ và tăng cƣờng sức mạnh đòn bẩy của tiền lƣơng. + Khen thƣởng và kỷ luật: phải chính xác, nghiêm minh, kịp thời. + Các chính sách đối với nhân viên và gia đình họ: thăm hỏi, tặng quà nhân ngày lễ, tết, sinh nhật, đau ốm… + Tạo động lực thông qua việc thỏa mãn các nhu cầu về sự tôn trọng, công bằng và thăng tiến cho ngƣời lao động. Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3 Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P CHƢƠNG II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TỔ CHỨC- HÀNH CHÍNH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DƢỢC PHẨM TRUNG ƢƠNG 3 2.1. Tổng quan về Công ty Cổ phần Dƣợc phẩm Trung ƣơng 3: 2.1.1. Một số nét khái quát về Công ty Cổ phần Dƣợc phẩm Trung ƣơng 3  Tên doanh nghiệp: Công ty Cổ phần Dƣợc phẩm Trung ƣơng 3  Tên tiếng Anh: CENTRAL PHAMARCEUTICAL JOINT STOCK COPANY No3  Tên viết tắt: FORIPHARM  Trụ sở chính: Số 16 Lê Đại Hành, phƣờng Minh Khai, quận Hồng Bàng, Hải Phòng.  Điện thoại: (84-31)3842576  Fax : (84-31)3823125  Email : foriphram@hn.vnn.vn  Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh: Số 0203000632 do Sở Kế hoạch và Đầu tƣ thành phố Hải Phòng cấp; đăng ký lần đầu ngày 01 tháng 12 năm 2003, đăng ký thay đổi lần thứ 5 ngày 27 tháng 4 năm 2007  Biểu tƣợng của Công ty  Vốn điều lệ: 25.000.000.000 đồng (Hai lăm tỷ đồng). (Theo bản Xác nhận vốn Điều lệ số 57/CV-AASC ngày 24/05/2007 của Công ty Dịch vụ Tƣ vấn tài chính kế toán và kiểm toán-Chi nhánh Tp.Hồ Chí Minh) 2.1.2. Quá trình hình thành và phát triển của Doanh nghiệp Xí nghiệp dƣợc phẩm Trung ƣơng 3 trực thuộc Bộ Y Tế, đƣợc thành lập từ năm 1962 với chức năng chuyên sản xuất thuốc Đông dƣợc. Trải qua hơn 48 năm xây dựng và trƣởng thành cán bộ công nhân viên xí nghiệp đoàn kết quyết tâm vƣợt khó xây dựng xí nghiệp từng bƣớc đi lên. Từ 1 gara ô-tô cũ là nơi sản xuất tạm thời của 1 phân xƣởng thuốc nam-thuốc bắc, đến nay xí nghiệp đã xây dựng thành 1 cơ sở sản xuất hiện đại với đủ tiện nghi đảm bảo yêu cầu sản xuất thuốc tốt theo tiêu chuẩn quốc gia. Thực hiện chủ trƣơng cổ phần hóa doanh nghiệp Nhà nƣớc, tháng 11/2003, Xí nghiệp Dƣợc phẩm Trung ƣơng 3 chuyển thành Công ty Cổ phần Dƣợc phẩm Trung ƣơng Foriphram. Tháng 09/2006, Công ty đổi thành Công ty Cổ phần Dƣợc phẩm Trung ƣơng 3. Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3 Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P Với truyền thống hơn 48 năm sản xuất thuốc, đặc biệt là thuốc Đông dƣợc, Công ty Cổ phần Dƣợc phẩm Trung ƣơng 3 là một trong ngững đơn vị đầu ngành trong cả nƣớc với những sản phẩm thuốc đƣợc bào chế từ các nguyên liệu có nguồn gốc thiên nhiên, là sự kết hợp giữa nền y học cổ truyền dân tộc với công nghệ khoa học hiện đại. Với đội ngũ cán bộ đại học, sau đại học dày dạn kinh nghiệm, lực lƣợng công nhân Dƣợc lành nghề đã đƣợc đào tạo cơ bản về sản xuất thuốc Đông dƣợc tại Trung Quốc, Công ty Cổ phần Dƣợc phẩm Trung ƣơng 3 đã và đang sản xuất hơn 80 loại thuốc đáp ứng yêu cầu trong nƣớc và xuất khẩu nhƣ: thuốc viên nén, viên nang, viên bao, thuốc hoàn cứng, hoàn mềm, cao xoa, thuốc nƣớc,….. Toàn thể cán bộ công nhân viên của Công ty đã cam kết theo đuổi mục tiêu chất lƣợng. Vì vậy, trong những năm qua, nhiều sản phẩm của Công ty Cổ phần Dƣợc phẩm Trung ƣơng 3 đƣợc tặng thƣởng huy chƣơng vàng, huy chƣơng bạc tại nhiều hội chợ trong nƣớc và Quốc tế; nhiều năm đƣợc ngƣời tiêu dùng bình chọn là “Hàng Việt Nam chất lƣợng cao” do báo Sài Gòn tiếp thị tổ chức. Với những thành tích đã đạt đƣợc, Công ty Cổ phần Dƣợc phẩm Trung ƣơng 3 đã đƣợc nhà nƣớc tặng thƣởng Huân chƣơng lao động hạng 3, Huân chƣơng lao động hạng 2. Thƣơng hiệu Công ty Cổ phần Dƣợc phẩm Trung ƣơng 3 với hơn 48 năm hoạt động đã đi sâu vào tiềm thức và dành đƣợc niềm tin của ngƣời tiêu dùng với nhiều sản phẩm Đông dƣợc nổi tiếng trong và ngoài nƣớc nhƣ Cao Sao Vàng, hoàn Bổ Thận Âm, hoàn Bổ Thận Dƣơng, hoàn Sâm Nhung, hoàn Hà Xa Đại Tạo, hoàn Lục Vị, hoàn Quy Tỳ, hoàn Thập Toàn Đại Bổ, Hoạt Huyết Dƣỡng Não, Bidentin, Phong Tê Thấp, Kimraso… Để sản phẩm ngày càng phục vụ tốt hơn cho sức khỏe ngƣời dân và có sức cạnh tranh cao tiến tới hội nhập khu vực và quốc tế, năm 2007 Công ty Cổ phần Dƣợc phẩm Trung ƣơng 3 đã thực hiện dự án đầu tƣ giai đọan 1 với kinh phí hơn 30 tỷ đồng bao gồm xây dựng, lắp đặt thiết bị 2 dây chuyền sản xuất thuốc viên, thuốc nƣớc đạt tiêu chuẩn GMP-WHO, phòng Kiểm tra chất lƣợng đạt tiêu chuẩn GLP, kho bảo quản thuốc đạt tiêu chuẩn GSP cùng cảnh quan, môi trƣờng toàn bộ khu vực sản xuất ở địa điểm mới tại xã Nam Sơn,huyện An Dƣơng, thành phố Hải Phòng.Sau năm 2008,công ty thực hiện tiếp giai đoạn 2 của dự án với kinh phí hơn 50 tỷ đồng bao gồm xây dựng, lắp đặt thiết bị dây chuyền chiết xuất dƣợc liệu, sản xuất thuốc đông dƣợc, cao xoa, thuốc mỡ đạt tiêu chuẩn GMP. Sang đầu năm 2010 Công ty Cổ phần Dƣợc phẩm Trung ƣơng 3 đã bắt đầu tiến hành cho nhà máy tại xã Nam Sơn đi vào chính thức hoạt động. Công Ty Cổ phần Dƣợc phẩm Trung ƣơng 3 luôn nỗ lực phấn đấu đảm bảo sản phẩm luôn đạt chất lƣợng cao nhất để xứng đáng sự tin cậy của ngƣời tiêu dùng. Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3 Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P 2.1.3.Chức năng, nhiệm vụ của doanh nghiệp: 2.1.3.1. Chức năng của doanh nghiệp: Các ngành, nghề kinh doanh của Công ty theo Giấy chứng nhận ĐKKD:  Sản xuất kinh doanh, xuất nhập khẩu dƣợc phẩm, hóa chất, mỹ phẩm, thực phẩm, vật tƣ và máy móc thiết bị y tế.  Kinh doanh, gieo trồng, chế biến dƣợc liệu.  Pha chế thuốc theo đơn.  Tƣ vấn, dịch vụ khoa học kỹ thuật, chuyển giao công nghệ trong lĩnh vực y dƣợc.  Kinh doanh các ngành nghề khác mà pháp luật không cấm. Công ty có thể mở rộng, thu hẹp hoặc thay đổi phạm vi hoạt động do Đại hội đồng cổ đông quyết định. 2.1.3.2. Nhiệm vụ của doanh nghiệp: Công ty Cổ phần Dƣợc phẩm Trung ƣơng 3 là công ty cổ phần nên nhiệm vụ chủ yếu là đảm bảo đƣợc mức lợi nhuận đề ra, đảm bảo lợi ích cho các thành viên sáng lập trên cơ sở đảm bảo những yêu cầu về đạo đức kinh doanh. Tạo nguồn vốn để mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh, nộp thuế theo đúng nghĩa vụ cho nhà nƣớc. Thực hiện tốt các chính sách của Nhà nƣớc quy định: chính sách tiền lƣơng, chính sách kinh doanh theo đúng pháp luật, từ đó thu hút thêm nhân viên, tạo công ăn việc làm cho ngƣời lao động, mở rộng quy mô của doanh nghiệp 2.1.4. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty Hiện nay Công ty đƣợc tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng trong đó có 2 cấp quản lý cao nhất là cấp công ty và cấp phân xƣởng. Bên cạnh đó Công ty còn có các phòng ban chức năng, nhƣng các bộ phận này không trực tiếp ra quyết định xuống phân xƣởng mà chủ yếu làm nhiệm vụ tham mƣu cho cấp trên trong quá trình chuẩn bị ban hành và thực hiện các quyết định thuộc phạm vi chuyên môn của mình. Theo chủ trƣơng cổ phần hóa của Nhà nƣớc đến 11/2003 công ty đã chuyển sang hoạy động theo mô hình cổ phần, cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý của Công ty tuân thủ theo quy định của Luật doanh nghiệp và Điều lệ tổ chức của hoạt động của Công ty. Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3 Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P 2.1.4.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty (Nguồn : Phòng Tổ chức – hành chính) Đại hội đồng cổ đông Hội đồng Quản trị Giám Đốc Ban kiểm soát Phòng Kế hoạch vật tƣ Phó Giám Đốc chất lƣợng Phó Giám Đốc kinh doanh Phòng đảm bảo chất lƣợng Phòng Kiểm tra chất lƣợng Phòng Kinh Doanh và Marketing Phòng nghiên cứu và phát triển Phân xƣởng sản xuất Phó Giám Đốc sản xuất Phòng Tài chính Kế toán Phòng Tổ chức hành chính Chi nhánh Hồ Chí Minh Chi nhánh Hà Nội Cửa hàng Hải Phòng Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3 Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P 2.1.4.2. Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận 1. Đại hội đồng cổ đông Công ty: Đại hội đồng cổ đông gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết, là cơ quan quyết định cao nhất của Công ty. Đại hội đồng cổ đông họp ít nhất mỗi năm một lầnvà đƣợc triệu tập họp theo quyết định của Hội Đồng Quản Trị trong thời gian từ 45 – 60 ngày, kể từ ngày kết thúc năm tài chính hoặc theo yêu cầu của ít nhất 3/5 số thành viên Hội đồng quản trị hoặc theo yêu cầu của cổ đông hoặc nhóm cổ đông sở hữu trên 10% số cổ phần phổ thông trong thời hạn liên tục ít nhất 6 tháng hoặc của Ban kiểm soát trong trƣờng hợp Hội đồng quản trị vi phạm nghiêm trọng nghĩa vụ của ngƣời quản lý. Đại hội đồng cổ đông quyết định các vấn đề sau: - Quyết định loại cổ phần và tổng số cổ phần đƣợc quyền chào bán của từng loại, quyết định mức cổ tức hàng năm của từng loại cổ phần - Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị, thành viên Ban kiểm soát - Xem xét và xử lý các vi phạm của Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát gây thiệt hại cho Công ty và cổ đông Công ty - Quyết định tổ chức lại và giải thể Công ty - Quyết định sửa đổi bổ sung Điều lệ Công ty - Thông qua báo cáo tài chính hàng năm - Thông qua định hƣớng phát triển Công ty, quyết định bán số tài sản có giá trị bằng hoặc lớn hơn 50% tổng giá trị tài sản đƣợc ghi trong sổ kế toán của Công ty. - Quyết định mua lại hơn 10% tổng số cổ phần đã bán của mỗi loại - Các quyền và nghĩa vụ khác quy định tại Luật doanh nghiệp 2. Hội đồng quản trị: Hội đồng quản trị (HĐQT) là cơ quan quản lý của Công ty do Đại hội đồng cổ đông Công ty bầu ra, số thành viên HĐQT là 05 thành viên. Thành viên HĐQT bao gồm: Chủ tịch, Phó Chủ tịch và thành viên đƣợc trúng cử với đa số phiếu theo số cổ phần bằng thể thức trực tiếp bỏ phiếu. HĐQT có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan tới mục đích, quyền lợi của Công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông. HĐQT họp mỗi tháng 1 lần. Trƣờng hợp đặc biệt khoảng cách giữa 2 kỳ họp không quá 3 tháng.Trƣờng hợp cần thiết HĐQT có thể họp phiên bất thƣờng theo yêu cầu của: - Chủ tịch HĐQT - Ít nhất 3/5 số thành viên HĐQT - Kiểm soát viên trƣởng hoặc 2/3 số thành viên trong Ban kiểm soát - Giám đốc Hội đồng quản trị có các quyền và nhiệm vụ sau: - Quản lý Công ty theo Điều lệ, Ng._. ngoại ngữ ĐH +1995-2006: Công tác tại phòng Kế toán +2006-2010: Công tác phòng Tổ chức – Hành chính + Khả năng tính toán nhanh + Nắm bắt các nghiệp vụ tốt 38 7 Đoàn Minh Thu Cao đẳng Tin học, ngoại ngữ C +1997-2010: Công tác phòng Tổ chức Hành chính + Có ý chí tiến thủ + hoàn thành tốt công việc đƣợc giao + Có kinh nghiệm +Làm việc độc lập 35 Từ bảng kỹ năng trên chúng ta có thể biết đƣợc năng lực cũng nhƣ tuổi đời để có thể phân tích xen nguồn nhân lực trong phòng thông qua đó ta sẽ biết đƣợc: + Hiện tại có bao nhiêu ngƣời làm nghiệp vụ văn phòng + Khả năng làm việc của mỗi ngƣời đối với công việc đƣợc giao + Xem ai đến tuổi về hƣu không + Ai có khả năng thay thế cho các khác vị trí khác B, Biểu đồ thay thế: Sau đây em đƣa ra một ví dụ về biểu đồ thay thế nếu nhƣ Trƣởng phòng phòng Tổ chức – Hành chính về hƣu hoặc xin nghỉ việc. Theo em thì Phòng Tổ chức – Hành Chính nên thiết kế biểu đồ nhƣ thế này để có thể hoạch định nhân sự, đặc biệt là những chỗ trống nếu phòng định tuyển dụng nguồn nội bộ. Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3 Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P Đây là một biểu đồ ví dụ thay thế chức phó phòng Tổ chức nhân sự nếu nhƣ phòng dự định tuyển nguồn nhân sự nội bộ. Đầu tiên là ƣu tiên những nhân viên trong phòng, tiếp theo là những phòng tiếp theo theo thứ tự nhƣ trên biểu đồ, Nếu phòng định tuyển nhân sự bên ngoài thì cần phải nêu ra những yêu cầu cụ thể đặc biệt nên chú ý nghiệp vụ để quá trình đào tạo không nất thời gian. Ví dụ nhƣ phòng cần tuyển thêm nhân viên văn thƣ lƣu trữ thì đặt ra các yêu cầu nhƣ có trình độ vi tính, có khả năng ngoại ngữ, ƣu tiên những ngƣời có ngành học nhƣ quản trị văn phòng và có kinh nghiệm. Bên cạnh đó phải chú ý xem khả năng cạnh tranh thu hút nhân sự của doanh nghiệp với các doanh nghiệp các qua mức lƣơng 3.1.3. Phân tích sức cung bên ngoài: Đây là nguồn cung cấp một đội ngũ nhân lực có chất lƣợng cao cho Công ty và là nguồn nhân lực phong phú về chất lƣợng và số lƣợng, Công ty cũng dễ dàng thu hút nhân sự từ nguồn này nhất. Trong thời gian qua trƣởng phòng Tổ chức – Hành chính đã nhận thức ƣu điểm từ việc tuyển dụng nhân sự từ nguồn bên ngoài và đã cố gắng trong việc Phó phòng Tổ Chức – Hành Chính Bộ Phận Tổ Chức Hành Chính Nguyễn Minh Tuyết 43T ( Công tác 22 năm) Phan Thị Thiết 42T ( Công tác 9 Năm) Trịnh Thị Nhung 38T ( công tác 15 năm) Bộ Phận Kinh Doanh Nguyễn Minh Huyền 40T ( công tác 9 năm) Bùi Quốc Hùng 45T( Công tác 10 năm) Bộ Phận Kế Toán Phan Thị Thu 38 T(Công tác 15 năm) Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3 Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P tuyển chọn lao động từ nguồn này. Song trên thực tế,khi tuyển dụng từ nguồn bên ngoài chủ yếu là dựa vào sự giới thiệu của ngƣời quen, nhân viên trong công ty, trung tâm giới thiệu việc làm, các cơ quan đơn vị cung ứng lao động và một số ít ứng viên nộp đơn xin việc. Vì thế dẫn đến sự hạn chế nhất định về số lƣợng cũng nhƣ chất lƣợng các ứng viên tham gia dự tuyển. Vì vậy muốn có đƣợc nhân viên tốt từ nguồn tuyển này thì ngoài những nguồn tuyển sẵn có thì văn phòng nên đa dạng hóa các nguồn tuyển. Với nhiệm vụ công việc đƣợc giao của phòng cùng với việc ngày càng phát triển của công ty đòi hỏi nguồn nhân sự văn phòng với số lƣợng và chất lƣợng cao thì việc đa dạng hóa các nguồn tuyển dụng bên ngoài là cần thiết. Nó cũng tạo điều kiện cho việc tăng số lƣợng cũng nhƣ chất lƣợng các hồ sơ dự tuyển, tạo cơ hội cho những ngƣời có năng lực thực sự, có nhiệt huyết với công ty đƣợc tuyển dụng. Khi thực hiện việc đa dạng hóa các nguồn tuyển dụng, văn phòng nên chú ý đến một số nguồn sau: - Từ người thân, người quen của các cán bộ công nhân viên trong công ty: Văn phòng có thể vẫn lựa chọn nguồn tuyển dụng chủ yếu là con em của cán bộ công nhân viên trong công ty, nhƣng văn phòng nên phát huy tối đa những ƣu điểm của nguồn này bằng cách văn phòng nên đề nghị Công ty khuyến khích con em trong công ty theo học các trƣờng của ngành thì sẽ đƣợc hƣởng những lợi ích về vật chất lẫn tinh thần. Sau đó Công ty có thể thỏa thuận với các ứng viên trong tuwong lai của mình bằng bản hợp đồng ghi rõ công ty sẽ chấp nhận chi trả chi phí đào tạo trong thời gian ứng viên đi học nhƣng với điều kiện ứng viên phải đạt đến một trình độ nào đó, và sau khi kết thúc khóa học phải làm việc cho công ty theo đúng những yêu cầu mà công ty đƣa ra. Tuy nhiên theo cách làm này thì công ty phải bỏ ra một khoản tiền khá lớn và phải mất thời gian dài mới nhận đƣợc kết quả đầu tƣ, đây là hình thức mới và đã đƣợc một số công ty áp dụng để giành chiến thắng trong cạnh tranh nguồn nhân sự của mình. - Tuyển nhân viên từ các cơ sở đào tạo: Các trƣờng đại học, cao đẳng và trung học chuyên nghiệp ngày càng trở thành nơi cung cấp nhân lực quan trọng với hầu hết các công ty. Tuy nhiên trong thời gian qua văn phòng chƣa quan tâm và chú trọng tới nguồn này. Đây là nguồn tuyển dụng lớn và đang có xu hƣớng phát triển. Các sinh viên đƣợc đào tạo khá bài bản, khoa học và hệ thống. Mặc dù học chƣa có kinh nghiệm nhƣng họ lại có sức trẻ, sự nhiệt tình, năng động, sáng tạo, tinh thần ham học hỏi và cầu tiến, khả năng thích ứng với môi trƣờng. Trong trƣờng hợp văn phòng có chiến lƣợc lâu dài về nhân sự, để có thể thu hút những ngƣời có năng lực, có trình độ ngay khi ngồi trên ghế nhà trƣờng thì vƣn phòng Tổ chức – Hành chính nên tham mƣu cho công ty thiết lập mối quan hệ mật thiết với các cơ sở đào tạo. Công ty có thể cử các chuyên viên tới các trƣờng đƣa ra các yêu cầu cụ thể cho các sinh viên có khả năng đến công ty thực tập. Khi Công ty có nhu cầu thì cơ sở đào tạo sẽ chọn lọc và giới thiệu những ứng Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3 Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P viên có chất lƣợng cao nhất để công ty chọn lựa sau đó công ty tạo điều kiện cho họ đi quan sat, học hỏi thực tế và làm việc ngoài giờ tại công ty. Công ty có thể ra các điều kiện khuyến khích sinh viên học tập, trao học bổng cho sinh viên có thành tích cao trong học tập.Công việc này sẽ mang lại lợi ích cho cả sinh viên và cả với công ty. Các sinh viên có điều kiện tiếp xúc, cọ sát với thực tế ngay từ khi còn ngồi trên ghế nhà trƣờng. Mặt khác để chứng tỏ khả năng của mình họ sẽ nỗ lực cố gắng hết sức hoàn thành nhiệm vụ. Do vậy khi ra trýờng ðýợc tuyển vào công ty họ nhanh chóng hòa nhập với công việc và hết lòng làm để đáp ứng lại sự tin tƣởng của công ty. Đồng thời công ty có nguồn nhân lực bổ sung cần thiết mà không mất nhiều chi phí cho thời gian tuyển dụng. - Các sinh viên thực tập: Đây là phƣơng pháp tuyển dụng hiệu quả mà nhiều công ty đã làm. Trong thời gian tới công ty nên đến các trƣờng đại học , cao đẳng nhận các sinh viên năm cuối có nguyện vọng và kết quả khá trở lên vào thực tập. Văn phòng sẽ cho họ làm quen với các công việc có nghiệp vụ đơn giản nhƣ đóng dấu, sắp xếp chứng từ…Đây là bƣớc đào tạo và thử việc trong quá trình tuyển chọn nhân sự. Trong quá trình thực tập của sinh viên, văn phòng tiến hành xem xét, lựa chọn những ngƣời có khả năng để tiếp tục bồi dƣỡng, đào tạo và tuyển vào làm việc tại công ty. Nhƣ vậy văn phòng sẽ chọn đƣợc những nhân viên ƣu tú, có năng lực. Đây là cách tuyển dụng không mất chi phí và thời gian mà vẫn khiến nhân viên tận tâm tận lực với công việc. Tóm lại để có thêm nguồn nhân lực văn phòng phải đa dạng hóa các nguồn tuyển dụng, không bỏ qua bất cứ cơ hội nào để đƣợc nguồn nhân viên có năng lực cho văn phòng 3.2. Nâng cao chất lƣợng công tác tuyển dụng nhân lực: Một chính sách tuyển dụng nhân viên đúng đắn, đƣợc chuẩn bị chu đáo, tiến hành nghiêm túc có tiêu chuẩn xác đáng theo một quy trình khoa học sẽ đảm bảo cho doanh nghiệp chọn đƣợc những ngƣời có kiến thức, tài giỏi và chắc chắn sẽ góp phần mang lại những thành công cho công ty. Ngƣợc lại nếu tiến hành tùy tiện thiếu nghiêm túc, không có tiêu chuẩn, chẳng những không mang lại lợi ích gì mà đôi khi còn gây mất đoàn kết, chia rẽ nội bộ. điều này không những không mang lại thành công cho Công ty mà còn gây ra lãng phí. Hiện nay công tác tuyển dụng của phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dƣợc phẩm Trung ƣơng 3 tƣơng đối phù hợp với xu thế thời đại, những không có gì là hoàn hảo do đó theo em nên tiếp tục cải tiến nâng cao công tác tuyển dụng. Cần phải dựa theo một số tiêu chuẩn: + Cân đối nhu cầu lao động với nhiệm vụ của văn phòng, xem số nhân viên giữ ở mức ổn định nhƣ hiện nay đã hợp lý chƣa. + Mở rộng phạm vi nguồn tuyển dụng song song với việc áp dụng linh hoạt các phƣơng thức tuyển dụng khác. Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3 Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P + Tiêu chuẩn hóa, công khai các tiêu chuẩn tuyển dụng. + Chú ý tới trình độ nhân viên đƣợc tuyển dụng có phù hợp với công việc mà văn phòng sắp xếp không. Các cán bộ công nhân viên phải có nghiệp vụ cơ bản, có khả năng giao tiếp tốt, biết hòa nhập với mọi ngƣời, biết đoàn kết để tiến tới một tổ chức, đơn vị vững mạnh. Công tác tuyển dụng có ảnh hƣởng lớn đến chất lƣợng lao động do đó để có đƣợc một đội ngũ cán bộ công nhân viên có đủ năng lực thì tuyển dụng lao động ở văn phòng cần đƣợc quan tâm :  Phải đảm bảo việc thực hiện đúng nội quy, quy định của Công ty về công tác tổ chức thi tuyển, hợp đồng thử việc.  Phải xây dựng các tiêu chuẩn tuyển dụng nhƣ: có đủ trình độ chuyên môn, phẩm chất đạo đức tốt. 3.3. Nâng cao chất lƣợng đào tạo, bồi dƣỡng nhân sự: 3.3.1. Đối với cán bộ quản trị văn phòng: Hiện nay, công ty, doanh nghiệp, tổ chức nào cũng cần sở hữu một nhà quản trị văn phòng tài năng, nhiệt tình, năng động và biết cảm thông. Tuy không cần trang bị quá nhiều năng lực chuyên môn nhƣng một quản trị văn phòng cần biết nhiều kỹ năng. Không nhƣ nhân viên bộ phận khác “việc ai ngƣời ấy làm”, nhà quản trị văn phòng gần nhƣ phải thâu tóm, nắm bắt đƣợc hết những chuyện xảy ra trong công ty. Đôi khi chính nhà quản trị văn phòng phải là ngƣời đứng ra giải quyết, cả vấn đề cá nhân lẫn vấn đề chuyên môn nghiệp vụ. Ngoài việc quản lý giấy tờ, dữ liệu, sổ sách, vấn đề nhân sự, nhà quản trị văn phòng cũng cần phải biết cách dung hoà các mối quan hệ của nhân viên, và tất cả vì lợi nhuận của công ty. Ngoài ra, họ cần có những kỹ năng sau để làm việc hiệu quả: Thành thạo các nghiệp vụ văn phòng: Không còn nhƣ thời xƣa, các tài liệu giấy tờ cứ xếp đống nhƣ núi, suốt ngày cắm mặt vào ghi ghi chép chép. Giờ đây, sự hỗ trợ của các công nghệ hiện đại đã giúp ích cho nhà quản trị văn phòng rất nhiều. Chỉ cần nhà quản trị văn phòng trang bị cho mình những kiến thức về máy tính, sử dụng thành thạo các chƣơng trình phần mềm; mạng; các thiết bị văn phòng nhƣ điện thoại nội bộ, máy photo, fax... Kỹ năng quản lý nhân sự: Tuy ngƣời quản trị văn phòng không phải là một giám đốc nhân sự nhƣng họ là ngƣời thƣờng xuyên tiếp xúc với các nhân viên trong công ty, họ có trách nhiệm hòa giải mâu thuẫn, giải đáp những khúc mắc, hóa giải những bức xúc trong lòng những nhân viên trong công việc. Kỹ năng quản lý dự án: Đôi lúc nhà quản trị văn phòng sẽ đóng vai trò làm ngƣời giám sát, đánh giá công việc hoàn thành cũng nhƣ năng lực của nhân Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3 Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P viên. Vì thế phải trang bị những kiến thức chuyên môn vừa đủ để có thể biết đƣợc đội làm dự án đang làm gì, làm nhƣ thế nào, kết quả ra sao… Kỹ năng điều hành cuộc họp: Có thể giữ vai trò điều hành, hoặc chính nhà quản trị văn phòng là ngƣời sắp xếp bố trí thời gian họp, thông báo chính xác đầy đủ thông tin giờ họp cho tất cả mọi ngƣời. Và trong cuộc họp, nhà quản trị văn phòng có thể đóng vai trò chủ tọa. Kỹ năng tổ chức: Nếu công ty có quy mô không lớn, nhà quản trị văn phòng đôi khi còn “kiêm” luôn vai trò của cán bộ Công đoàn, chuyên tổ chức các hoạt động, tham quan du lịch, tiệc tùng cho cán bộ công nhân viên trong công ty. Tất nhiên, họ chỉ làm việc này khi công ty không có cán bộ công đoàn. 3.3.2. Đối với nhân viên văn phòng: Đối với nhân viên cấp dƣới thì cần có kỹ năng chuyên môn nghiệp vụ. Biết thành thạo tin học và ngoại ngữ để có thể bắt nhịp đƣợc với tiến độ công nghệ, có thể nắm bắt đƣợc công nghệ mới giúp cho công việc đƣợc giải quyết nhanh chóng. Ví dụ hiện nay đã có phần mềm dành cho “ cơ chế một cửa” , đây là một phần mềm hiện đại, khoa học giúp cho việc giải quyết công việc thông suốt hơn thì lãnh đạo và nhân viên nên nghiên cứu và học hỏi, muốn vậy thì toàn bộ nhân viên văn phòng Tổ chức – Hành chính phải có trình độ về tin học và ngoại ngữ Công tác đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ dựa trên cơ sở phân loại lao động theo trình độ, độ tuổi, đồng thời xem xét xem thời gian công tác ở đơn vị từ đó xây dựng kế hoạch đào tạo cán bộ cho phù hợp. Hiện nay ở các bộ phận văn phòng đều đƣợc trang bị đầy đủ điện thoại, máy in, máy fax, vi tính.. do đó đòi hỏi nhân viên trong văn phòng phải sử dung thành thạo, ngoài ra cập nhập thông tin mới giúp cho nhân viên năng động và sáng tạo hơn chính vì thế nên khuyến khích nhân viên học ngoại ngữ và tin học để có thể giải quyết những sự cố trên máy cũng nhƣ tự tin hơn. Ngoài ra trƣởng phòng, phó phòng thƣờng xuyên kiểm tra, giúp đỡ nhân viên. Tạo điều kiện cho nhân viên nâng cao các chuyên môn nghiệp vụ bằng cách mở các lớp chuyên đề ngắn hạn tại công ty, gửi đi học các trƣờng đại học, cao đẳng chuyên ngành. Nên kết hợp hình thức vừa học vừa làm, vừa luân chuyển công việc để nhân viên hiểu đƣợc các công việc liên quan đến nghiệp vụ của họ. Nên tổ chức các buổi giao lƣu chuyên môn cho các nhân viên, đƣa ra các tình huống trong công việc để cùng tháo gỡ. Ví dụ nhƣ nhân viên văn thƣ mặc dù hoàn thành các công việc đƣợc giao nhƣng theo lối làm việc cũ tức là hầu nhƣ là ghi chép sổ sách ít khi làm trên vi tính nên khiến công việc hoàn thành chậm không nhanh chóng do chƣa nắm bắt kịp các phần mềm văn phòng. Vì thế nên em mạnh dạn đề xuất nên gửi nhân viên văn thƣ theo học một lớp dạy các kỹ năng văn phòng ở các trung tâm hoặc là ở công ty. Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3 Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P 3.4. Sắp xếp sử dụng nhân lực năng động hợp lý Một số cán bộ công nhân viên của văn phòng vẫn còn bị ảnh hƣởng bởi lối làm việc cũ. Họ làm việc và thực hiện các chỉ thị một cách thụ động. Khi chuyển sang cơ chế đổi mới họ sẽ không tránh khỏi những lúng túng, làm việc kém hiệu quả trong khi công việc ngày càng đòi hỏi sự sáng tạo, năng động. Hầu nhƣ văn phòng của các cơ quan hiện nay đều áp dụng các phần mềm, do đó em nhận thấy văn phòng nên thiết kế một thƣ mục các văn bản soạn thạo theo kiểu thay thế trên , ví dụ soạn thảo một biên bản hợp đồng chế biến sẵn nhƣ “hợp đồng lao động” mỗi khi cần soạn thảo hợp đồng ta chỉ cần thay tên của công ty nhƣ thế giúp cho công việc nhanh chóng hơn. Cần sắp xếp vị trí phù hợp với năng lực và nhiệm vụ của từng ngƣời. Thƣờng xuyên tạo điều kiện cho những nhân viên có trình độ học vấn và chuyên môn cao, có tinh thần trách nhiệm với công việc nhằm thay thế những ngƣời không có đủ trình độ, năng lực để đảm nhận công việc đƣợc giao.Tạo môi trƣờng làm việc thuận tiện cho nhân viên. Chăm lo, động viên đời sống tinh thần cũng nhƣ vật chất của họ. Để tiến hành công việc này có hiệu quả cần phải:  Đánh giá các mặt nhƣ trình độ, chuyên môn nghiệp vụ, năng lực, tuổi đời…  Đánh giá và phân tích mức độ phức tạp, số lƣợng công việc của từng công việc giao cho nhân viên.  Xem xét thực tế công việc của bộ phận, cá nhân đó đảm trách đã phù hợp chƣa, nếu chƣa cần điều chỉnh, bố trí lại hoặc tổ chức cho họ học tập để đảm bảo tiến độ công việc. Từ đó tạo điều kiện cho cán bộ nhân viên trong văn phòng say mê với công việc của mình, tạo tâm lý thoải mái cho họ. Tạo điều kiện thuận lợi, tăng cƣờng cơ sở vật chất trang thiết bị hiện đại. Bố trí nhân sự linh hoạt, bố trí quá trình hoạt động của văn phòng phải có tính liên tục, giao việc rõ ràng cho từng nhân viên. Tránh trƣờng hợp ngƣời làm quá nhiều việc ngƣời lại chơi. Bố trí nhân sự phải dựa theo nhiệm vụ, chức năng của phòng ban và từng bộ phận để sắp xếp nhân viên sao cho hợp lý. Hiện nay nhân viên văn thƣ của phòng đảm nhận quá nhiều công việc nhƣng lại chỉ có một ngƣời dẫn đến công việc bị ùn tắc do đó cần phải tuyển thêm nhân viên để công việc có thể giải quyết nhanh chóng hơn. Ví dụ nhƣ mỗi khi Công ty chào bán cổ đông thì so chỉ có một mình nhân viên văn thƣ làm nhiệm vụ lễ tân dẫn đến việc giải quyết công văn chậm lại, gây tâm lý căng thẳng cho nhân viên do phải tiếp đón và trả lời các thắc mắc về việc mua bán cổ phiếu. Do đó em nghĩ Phòng Tổ chức – Hành chính nên bố trí thêm một nhân viên nữa để làm nhiệm vụ lễ tân giúp cho hoạt động văn phòng thuận lợi và nhanh chóng hơn. Ngoài ra có thể hƣớng dẫn các nghiệp vụ văn phòng để nhân viên có thể đảm trách ở nhiều chức năng. Ví dụ nhân viên nhân sự có thể sắp xếp giấy tờ giúp nhân viên viên văn thƣ, vào sổ các thƣ từ giấy tờ, công văn đến đi. Nhân viên văn Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3 Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P thƣ cũng có thể đảm trách việc tổng hợp chấm công của các bộ phận giúp bộ phận văn thƣ nếu nhƣ nhân viên nhân sự có việc bận hoặc nghỉ. Một văn phòng muốn hoạt động thông suốt thì cần phải sắp xếp nhân sự sao cho đúng ngƣời đúng việc. Ví dụ nhƣ ở vị trí văn thƣ nên sắp xếp các nhân viên đã học ở các ngành nhƣ văn thƣ lƣu trữ, quản trị văn phòng… sẽ phù hợp hơn vì họ đƣợc đào tạo bài bản nên nắm bắt công việc nhanh chóng và làm việc sẽ khoa học và năng động hơn. Còn nếu nhƣ ở vị trí cán bộ chính sách lƣơng thì ta nên ƣu tiên những ngƣời chuyên ngành kinh tế, kế toán…họ có khả năng tính toán nhanh chóng giúp cho việc tính lƣơng sẽ chính xác và thông suốt. + Quản lý nhân sự văn phòng: Hiện nay nhân viên mặc dù hoàn thành mọi công việc nhƣng cũng có một số nhân viên làm việc chống đối. Nếu không có sự giám sát, đôn đốc của Trƣởng phòng, phó phòng thì họ vẫn còn chơi điện tử trong giờ, làm việc riêng dẫn đến công việc hoàn thành lâu hơn khả năng có thể của họ. Do đó Phòng Tổ chức – Hành chính nên đặt ra các nội quy về giờ giấc cụ thể, thời gian hoàn thành nhiệm vụ đƣợc giao. Có chế độ thƣởng nếu hoàn thành công việc tốt. Theo em cán bộ lãnh đạo các bộ phận thực hiện nhiệm vụ quản lý nhân viên chặt chẽ. Thông qua việc kiểm tra đôn đốc nhân viên trong quá trình công tác, áp dụng nghiêm túc các hình thức khen thƣởng khi họ hoàn thành nhiệm vụ đƣợc giao nhằm khuyến khích họ phát huy năng lực của mình cho sự phát triển của đơn vị. Đồng thời cũng có các hình thức cảnh cáo, kỷ luật khi nhân viên vi phạm nội quy, quy chế, để đảm bảo tính nghiêm minh trong văn phòng. Những nhân viên văn phòng Tổ chức – Hành chính thƣờng làm việc nghiêm túc nấu có sự theo dõi của trƣởng phòng, nếu nhƣ không có sự theo dõi đôi lúc họ đến muôn hoặc không tập trung công việc. Các nhân viên chỉ đảm trách nhiệm vụ của mình đƣợc giao một cách máy móc do đó dẫn đến việc giải quyết công việc đôi lúc bị chậm lại do chƣa rự giác phối hợp, giúp đỡ nhau. Chƣa linh hoạt trong các công tác, nhiệm vụ. Ví dụ nhƣ khi nhân viên văn thƣ đi vắng theo nhiệm vụ trƣởng phòng thì những nhân viên cùng phòng có thể giúp nhân viên văn thƣ nhận các thƣ từ , công văn gửi đến nhƣ thế sẽ không gây mất thời gian. Do đó trƣởng phòng cần đƣa ra quy trình làm việc linh hoạt hơn, ví dụ nhƣ không nhất thiết cứ phải nhân viên văn thƣ mới nhận thƣ từ mà các nhân viên các có thể thay thế khi nhân viên văn thƣ đi vắng. Cập nhập các phần mềm mới giúp cho công việc văn phòng nhƣ các phần mềm vi tính văn phòng Microsoft Word 2008 để có thể đọc đƣợc các thƣ từ gửi qua mail của các doanh nghiệp khác và khách hàng gửi đến công ty tránh trƣờng hợp thƣ đƣợc soạn thảo bằng chƣơng trình mới mà phần mềm văn phòng là phần mềm cũ sẽ không đọc đƣợc. Tất cả văn bản, công văn, thông báo gửi bằng đƣờng bƣu điện đều phải kiểm tra lại bằng điện thoại. Cần bổ sung cán bộ trẻ có năng lực, sức khỏe, trình độ đảm bảo cho hoạt động văn phòng nói chung và tình hình sản xuất kinh doanh của công ty nói chung.Qua thực tế, phòng hành chính có một số vị trí còn thiếu mà công việc lại Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3 Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P quá nhiều khó khăn trong quá trình giải quyết.Một ngƣời làm quá nhiều việc trong khi đó lại có ngƣời nhàn rỗi. Do đó em xin phép đƣa ra mô hình mới: Chức danh Số lƣợng(ngƣời) Trƣởng phòng 1 Phó phòng 1 Cán bộ chế độ chính sách lƣơng 1 Nhân viên văn thƣ lƣu trữ 2 Nhân viên nhân sự 2 Bộ phận vệ sinh 2 Bộ phận y tế 1 Bộ phận lái xe 3 Bộ phận bảo vệ , tự vệ 8 Bộ phận lễ tân 1 Tổng 22 Trƣởng phòng Bộ phận lái xe Bộ phận nhân sự Bộ phận văn thƣ Phó phòng phụ trách hành chính Bộ phận vệ sinh Bộ phận y tế Bộ phận bảo vệ, tự vệ Thủ kho hành chính Bộ phận lễ tân, khánh tiết Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3 Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P Công ty Cổ phần Dƣợc phẩm trung ƣơng 3 do áp lực về doanh thu, tiền lãi cổ tức của cổ đông nên đã cắt giảm1phó phòng,nhân viên khá ít mà nhiệm vụ nhiều.Nhân viên văn thƣ làm khá nhiều nhiệm vụ mà lại có 1 ngƣời do đó em nghĩ cần phải thêm 1 ngƣời để công việc đạt đƣợc hiệu quả cao hơn, ngoài ra thêm bộ phận lễ tân để công tác văn thƣ không bị ảnh hƣởng . 3.5. Đổi mới công nghệ và trang thiết bị văn phòng: Ta thấy rằng công nghệ và trang thiết bị làm việc, không gian cũng ảnh hƣởng tới tâm lý nhân viên do đó muốn phát triển đội ngũ nhân viên vững mạnh ta cần phải chú ý tới các yếu tố này.  Tác nghiệp văn thƣ: sử dụng máy đánh số, máy đóng tem.  Hệ thống hóa các văn bản theo mẫu.  Sử dụng mạng Lan để truyền tin cho các bộ phận khác trong công ty  Thay thế các thiết bị cũ bằng các thiết bị cũ bằng các thiết bị mới hiện đại hơn. Ví dụ nhƣ thay vì lƣu trữ các hồ sơ bằng tủ sắt dễ mối mọt , han gỉ thì sẽ để hồ sơ bằng các giá, tủ Inox có thể chi phí cao những sử dụng lâu hơn.  Không gian làm việc hiện tại của phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dƣợc phẩm Trung ƣơng 3 hiện nay quá nhỏ mà trang thiết bị cồng kềnh làm ảnh hƣởng đến không gian làm việc của nhân viên nên công ty có thể xây dựng không gian mở cho văn phòng: bố trí phòng viên cho trƣởng phòng, xây dựng cho nhân viên phòng làm việc mở với các ô ngăn cách cho mỗi nhân viên.  Áp dụng công nghệ thông tin trong việc chuyển giao văn bản, quản lý văn bản, lƣu trữ tài liệu Cùng với sự phát triển của nền kinh tế xã hội là sự tiến bộ khoa học quản lý ở mỗi quốc gia và trên thế giới, hoạt động văn phòng đang ngày đƣợc quan tâm. Phát triển nhân sự văn phòng trở nên cấp thiết đối với mỗi cơ quan, tổ chức trong thời gian gần đây nhằm đạt đƣợc mục tiêu mong muốn. 3.6. Cải thiện mối quan hệ nhân sự: Hiện nay nhân viên trong phòng quan hệ chƣa tốt, chƣa có tinh thần tập thể, phối hợp trong công việc mặc dù làm việc cùng nhau trong một thời gian dài. Vẫn còn trƣờng hợp ai biết nhiệm vụ ngƣời nấy, không dám cùng phối hợp trong công việc sợ nếu có xảy ra sai sót bị liên quan. Môi trƣờng làm việc của văn phòng nói chung ngoài sự không phối hợp trong công tác thì hầu nhƣ quan hệ đồng nghiệp khá thân thiện. Nhƣng bên cạnh đó vẫn xảy ra trƣờng hợp bênh vực bao che cho nhau do là đồng nghiệp lâu năm với nhau. Để văn phòng hoạt động lành mạnh, gắn bó thì trƣớc hết phải xây dựng một hệ thống thông tin thông suốt, đảm bảo tính hai chiều của hệ thống thông tin để thấy đƣợc tình hình làm việc của nhân viên, tránh hiện tƣợng thiên vị hoặc sai lệch. Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3 Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P Muốn đạt đƣợc điều đó cần phải có mối quan hệ tốt giữa lãnh đạo với nhân viên. Trƣởng phòng Tổ chức – Hành chính thƣờng xuyên tiếp xúc, động viên nhân viên và tổ chức các cuộc họp lắng nghe ý kiến, nguyện vọng của từng cá nhân. Nếu nhƣ có sự bất đồng trong văn phòng, quan hệ với nhau không tốt thì không thể nào tạo ra đƣợc môi trƣờng làm việc hợp lý, dẫn đến việc hoạt động văn phòng kém hiệu quả. Do đó Trƣởng phòng thƣờng xuyên tạo điều kiện cho nhân viên trong phòng trao đổi kinh nghiệm, giúp đỡ lẫn nhau, cùng nâng cao trình độ chuyên môn mà mình đang đảm nhiệm. Nhƣ chúng ta thấy ngày nay các Công ty không chỉ thiết lập mối quan hệ giữa các nhân viên trong cùng phòng ban với nhau mà còn chú trọng tạo mối quan hệ của các nhân viên ở các bộ phận khác nhau của Công ty. Có thể nói rằng sự hợp tác hỗ trợ lẫn nhau thực hiện các công việc của các bộ phận đó nhƣ một dây chuyền lắp ráp, thiếu sự hoạt động của bộ phận nào thì sẽ dẫn đến sự thiệt hại việc thực hiện công việc đó, ảnh hƣởng lớn đến chiến lƣợc Công ty. Nếu nhƣ các bộ phận trong công ty có sự bất đồng, quan hệ với nhau không tốt thì không thể tạo ra đƣợc một môi trƣờng làm việc hợp lý, dẫn đến việc hoạt động của Công ty kém hiệu quả. Do vậy Công ty phải thƣờng xuyên tổ chức các cuộc giao lƣu thi đua giữa các bộ phận với nhau trong công ty, để từ đó mỗi nhân viên trong từng bộ phận hiểu đƣợc công việc của nhau, có điều kiện trao đổi giúp đỡ lẫn nhau, cùng nâng cao trình độ chuyên môn mà mình đảm nhiệm, từ đó mối quan hệ giữa các bộ phận ngày càng hoàn thiện hơn, lúc đó hiệu quả kinh doanh của Công ty đƣợc nâng cao. Hiện nay vấn đề vui chơi giải trí của cán bộ công nhân viên vẫn còn lẻ tẻ, diễn ra tự phát không do một tổ chức đoàn thể nào của Công ty đứng lên tổ chức. Nếu nhƣ bộ phận Công đoàn của Công ty tổ chức cho nhân viên bằng nguồn kinh phí công đoàn thì nhân viên sẽ gắn bó nhau hơn. Qua việc đi chơi sẽ tạo điều kiện, cơ hội cho mọi ngƣời tiếp xúc, gần gũi nhau hơn, có thể hiểu và thông cảm cho nhau, những điều còn vƣớng mắc chƣa đƣợc giải quyết sẽ đƣợc giải toả giữa nhân viên với nhân viên, và giữa nhân viên với lãnh đạo. Bầu không khí thân mật trong Công ty sẽ đƣợc củng cố và duy trì. Trên đây là toàn bộ những giải pháp em đã mạnh dạn đề xuất tuy còn nhiều thiếu sót nhƣng kính mong quý công ty xem xét, tham khảo để hoàn thiện bộ máy công tác văn phòng ngày càng phát triển Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3 Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P KẾT LUẬN Ngày nay vấn đề phát triển nhân sự trong văn phòng đã trở thành một trong những vấn đề đƣợc quan tâm hàng đầu đối với tất cả các doanh nghiệp. Bởi vì văn phòng là “cánh tay đắc lực” giúp cho lãnh đạo công ty có thể điều hành sản xuất kinh doanh tốt hơn. Công ty nào cũng cần có đội ngũ nhân viên giỏi, có trình độ chuyên môn cao, yêu nghề, có lòng nhiệt tình, có trách nhiệm đối với công việc. Đó chính là lực lƣợng nòng cốt tạo ra lợi nhuận cho công ty. Đổi mới xã hội, đổi mới kinh tế xét cho cùng là đổi mới con ngƣời. Một trong những khâu then chốt của công cuộc đổi mới hoạt động quản trị kinh doanh của doanh nghiệp là đổi mới và phát triển nhân sự văn phòng. Từ nhiều năm nay Công ty Cổ phần Dƣợc phẩm Trung ƣơng 3 luôn làm ăn có lãi, tạo đƣợc uy tín trên thị trƣờng. Có đƣợc kết quả nhƣ vậy là do công ty đã cố gắng trong hoạt động của mình, trong đó có vấn đề sử dụng nhân viên văn phòng. Đội ngũ nhân viên văn phòng của Công ty là trẻ, có tri thức chuyên môn, nghiệp vụ, tổ chức quản lý nhân sự hợp lý, đáp ứng yêu cầu hoạt động kinh doanh. Để phát triển nhân lực văn phòng thì giải pháp cấp bách đƣợc đặt ra là nâng cao chất lƣợng đào tạo, bồi dƣỡng nhân lực, đa dạng và tăng mức độ khuyến khích, cải thiện mối qua hệ giữa lãnh đạo và nhân viên. Mặc dù em đã có nhiều cố gắng trong quá trình thực tập tại công ty, tham khảo nhiều ý kiến khác nhau, tham khảo một số tài liệu, nhƣng do điều kiện hạn chế về nguồn tƣ liệu thông tin của Công ty, thời gian ngắn nên nhiều vấn đề chƣa đề cập đến, chƣa nghiên cứu sâu do đó không tránh khỏi sai sót. Em rất mong nhận đƣợc những ý kiến đóng góp của các thầy, các cô và tập thể ban lãnh đạo công ty để bài viết của em đƣợc hoàn thiện hơn.Cuối cùng , em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ của tập thể cán bộ công nhân viên trong công ty , các thầy cô trong bộ môn quản trị kinh doanh trƣờng Đại học Dân Lập Hải Phòng và đặc biệt là cô giáo Thạc sĩ Bùi Thị Thanh Nhàn đã giúp em hoàn thành bài báo cáo này. Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3 Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Trần Kim Dung – Quản trị nguồn nhân lực – NXB Giáo dục – 2002 2. Vũ Việt Hằng – Quản trị nhân sự - NXB Thống kê - 1994 3. Thạc sĩ Trần Thị Thu Hƣơng - Nghiệp vụ hành chính văn phòng – NXB Tổng hợp TP. Hồ Chí Minh – 2008 4. Thạc sĩ Bùi Thị Thanh Nhàn – Bài giảng môn Quản trị văn phòng – 2009 5. Nguyễn Tấn Phƣớc – Quản trị học – NXB Thống Kê – 1995 6. Vƣơng Thị Kim Thanh - Quản trị Hành chính văn phòng – NXB Thống kê – 2006 7. Nguyễn Hữu Thân – Quản trị nhân sự - NXB Thống kê - 2006 8. Nguyễn Hữu Thân - Quản trị nhân viên – Viện Đại học Mở 9. Hoạch định nguồn nhân lực PDF/hoachdinhnnl.html 10. Lƣơng bổng và đãi ngộ / store / Co – PDF / Luongbongdaingo.htm ._.