Một số biện pháp nhằm ứng dụng Công nghệ thông tin trong công tác quản trị tại TT Hội chợ triển lãm Việt Nam

thành phần cơ bản của CNTT……………………………….16 1.2.3: Chức năng của CNTT……………………………………………..16 1.3: Nội dung và các nhân tố ảnh hưởng đến ứng dụng CNT trong. quản trị…………………………………………………………………..19 1.3.1: ứng dụng CNTT và nội dung của ứng dụng CNTT trong quản trị……………………………………………………………………20 1.3.1.1:Thực chất ứng dụng CNTT……………………………………….20 1.3.12: Vai trò của CNTT trong quản trị …………………………………21 1.2.1.3: Nội dung của hoạt động ứng dụng CNTT trong quản trị…………21 1.3.2: Những nhân tố tác động đến việc ứng dụng CNTT trong quản trị …………………………………………………………………….22 Chương hai: Thực trạng ứng dụng CNTT tại TTHCTL Việt nam………………………………………………….24 2.1: Khái quát quá trìmh hình thành, phát triển, mô hình tổ chức và kết quả hoạt động của Trung tâm………………………………………...24 2.1.1: Quá trình hình thành,phát triển và phương hướng kinh doanh …..24 2.1.2: Một số đặc điểm, chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm có liên quan đến việc ứng dụng CNTT trong quản trị ……………………………………..24 2.1.2.1: Đặc điểm của trung tâm…………………………………………25 2.1.2.2: Chức năng, nhiệm vụ của trung tâm………………………..........26 2.1.2.3: Mô hình tổ chức quản lý…………………………………………28 2.1.2.4: Kết quả hoạt động kinh doanh của Trung tâm trong thời gian qua………………………………………………………………32 2.2: Thực trạng ứng dụng CNTT tại TTHCTLViệt Nam…………….36 2.2.1: Thực trạng trang thiết bị CNTT tại TTHCTLVN…………………..37 2.2.2: Tổ chức công tác CNTT tại TTHCTLVN…………………………..39 2.2.3: Thực trạng ứng dụng CNTT tại Trung tâm………………………….40 2.3: Phân tích, đánh giá kết quả ứng dụng CNTT tại TTHCTL Việt Nam và nhận xét ………………………………………………………………..44 2.3.1: Thành tựu……………………………………………………………47 2.3.2.: Tồn tại và nguyên nhân…………………………………………….48 2.3.3: Hiệu quả của việc ứng dụng ……………………………………………49 Chương ba: Một số biện pháp nhằm đẩy mạnh việc ứng dụng CNTT tại TTHCTL Việt Nam ………………51 3.1: Phương hướng……………………………………………………......54 3.1.1: áp dụng một số quy chế chặt chẽ về công tác thông tin tại Trung tâm……………………………………………………………….54 3.1.2: Sử dụng phần mềm ứng dụng phù hợp ………………………….55 3.1.3: Khai thác vốn từ các nguồn để đáp ứng nhu cầu về trang thiết bị…………………………………………………………………...55 3.1.4: Tạo ra đội ngũ cán bộ có khả năng thích ứng về ứng dụngCNTT.55 3.1.5:Tăng cường và sử dụng có hiệu quả trang thiết bị CNTT trong quản trị ………………………………………………………………….56 3.2: Một số biện pháp nhằm đẩy mạnh việc ứng dụng CNTT tại TTHCTLVN………………………………………………………56 3.2.1: Hoàn thiện công tác thông tin …………………………………57 3.2.2: Xây dựng phần mềm ứng dụng phù hợp với trung tâm………...58 3.2.3: Đầu tư trang thiết bị công nghệ vào các khâu quan trọng ……..61 3.2.4: Nâng cao chất lượng đội ngũ quản lý…………………………..64 3.2.5;Trang bị lại hệ thống trang thiết bị phù hợp với từng phòng ban.67 3.3: Một số kiến nghị đối với nhà nước …………………………….69 3.3.1: Hoàn thiện công tác quản lý xuất, nhập khẩu phần mềm ứng dụng……………………………………………………………….70 3.3.2: Đào tạo chuyên gia về CNTT………………………………….70 3. 3.3: Đầu tư trang thiết bị để xây dựng phần mềm ứng dụng ………71 3.3.4: Quản lý mạng LAN, WAN chặt chẽ….......................................71 Kết luận …………………………………………………….....................73 Tài liệu tham khảo…………………………………………………….74 Lời nói đầu Lịch sử loài người đã trải qua nhiều giai đoạn, mỗi giai đoạn gắn liền với sự xuất hiện và phát triển của một loại hình kỹ thuật đặc trưng quyết định sự phát triển của xã hội loài người ở giai đoạn đó. Thời kỳ đồ đá, đồ đồng phát triển cao hơn các thời kỳ trước đó là nhờ sự xuất hiện và phát triển của các công cụ bằng đá, đồng. Chính khả năng dễ chế tạo thành công các loại công cụ khác nhau và tính hiệu quả của nó đã làm cho chất lượng cuộc sống của con người được nâng cao hơn. Những thế kỷ sau đó, nhờ những cuộc cách mạng công nghiệp mà bộ mặt của thế giới đã thay đổi rất nhiều. Thế kỷ XX đã chứng kiến một sự “Bùng nổ thông tin” có thể được xem như một phần của cuộc cách mạng công nghệ liên tục. CNTT đã từng bước đi vào các ngành và chiếm một vị trí quan trọng. Chính nhờ CNTT mà con người đã đạt được những thành tựu lớn trong khoa học tự nhiên và xã hội. Cùng với sự phát triển về khoa học kĩ thuật chung của cả nước, các hoạt động quản lý đang dần từng bước được hoàn thiện và hiện đại hoá đáp ứng với yêu cầu ngày càng cao của xã hội. Chính điều đó khẳng định rằng xã hội luôn vận động và phát triển không ngừng theo xu hướng toàn cầu hoá về mọi lĩnh vực nhằm giải phóng sức lao động và làm phong phú thêm đời sống vật chất và tinh thần của con người. Điều đó đặt ra cho công tác quản lý một sự lựa chọn duy nhất là phải cải tiến công tác quản trị. Có thể nói đó là cả một gánh nặng cho hệ thống hành chính giúp việc cho các nhà quản trị. Chính vì lý do này mà có rất nhiều nhà quản trị đã nhìn nhận năng lực tiềm tàng của hệ thống máy vi tính trong quản trị nhân sự và điều hành sản xuất. Thật vậy, việc áp dụng CNTT vào quản trị không chỉ phục vụ cho nhu cầu trước mắt đơn thuần mà nó còn phải thực sự là nền móng khởi đầu cho sự phát triển của tương lai. TTHCTLViệt Nam có chức năng là thông qua việc tổ chức các hội chợ để thông tin về kinh tế kĩ thuật, tuyên truyền động viên giáo dục về chính trị, tư tưởng, kích thích phát triển sản xuất thông qua các hội chợ để giúp nhà sản xuất, các doanh nghiệp quảng cáo sản phẩm của mình. Để thông tin đến khách hàng được nhanh nhất đòi hỏi trung tâm phải được trang bị một hệ thống thiết bị hiện đại mà tiêu biểu là hệ thống máy vi tính. Nhưng để ứng dụng CNTT trong quản lý đạt được kết quả cao thì đòi hỏi sự nỗ lực học hỏi không ngừng của các cán bộ nhân viên trong Trung tâm cùng với việc đẩy mạnh hiện đại hoá trang thiết bị. Đó là xu thế tất yếu đòi hỏi mỗi doanh nghiệp, mỗi quốc gia và toàn thế giới phải đi theo. Xuất phát từ thực tiễn của Trung tâm, em đã mạnh dạn chọn đề tài “ Một số biện pháp nhằm ứng dụng CNTT trong công tác quản trị tại TT Hội chợ triển lãm Việt Nam” làm khóa luận tốt nghiệp. Trọng tâm nghiên cứu của khoá luận nhằm đề cập đến một số biện pháp đẩy mạnh việc ứng dụng CNTT vào quản lý để tạo ra hiệu quả công việc cao nhất. Chuyên đề gồm 3 phần chính: Chương một: Một số vấn đề lý luận về quản trị và ứng dụng CNTT trong quản trị Chương hai: Thực trạng ứng dụng CNTT tại TT HCTLVN Chương ba: Một số giải pháp nhằm đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong công tác quản trị tại Trung tâm hội chợ triển lãm Việt Nam Để hoàn thành được khoá luận này, ngoài những nỗ lực và cố gắng của bản thân, em còn nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của các cô, chú anh chị trong cơ quan cũng như của nhà trường và thầy cô. Song do lượng kiến thức còn hạn chế, khối lượng công việc lớn nên chuyên để không tránh khỏi thiếu sót. Em mong nhận được những ý kiến đóng góp của thầy cô và các bạn để nội dung khoá luận của em hoàn thiện hơn nữa.Em xin chân thành cảm ơn các cô chú, anh chị tại TTHCTL Việt Nam cũng như thầy PGS-TS Vũ Phán, cô ThS Vũ Thị Minh Hiền đã giúp đỡ em trong thời gian qua. Chương một Cơ sở lý luận về quản trị và ứng dụng CNTT trong quản trị 1.1- chức năng và vai trò của quản trị trong các tổ chức kinh doanh 1.1.1- Khái niệm quản trị Trong thời đại ngày nay để thành công trong kinh doanh bất kì một công ty, doanh nghiệp nào cũng phải chú trọng công tác quản trị . Nhưng để quản trị được tốt thì chúng ta phải hiểu quản trị là gì và tại sao phải quản trị. Hiện nay chúng ta thường dùng các từ quản lý và quản trị, thực chất ta có thể hiểu như sau: Quản lý là thuật ngữ được dùng trong kinh doanh. Quản trị là thuật ngữ được sử dụng trong nội bộ, đặt dưới sự điều khiển của chủ doanh nghiệp. *Có nhiều cách hiểu về thuật ngữ quản trị như sau: - Có người cho rằng quản trị là các hoạt động thực hiện nhằm đảm bảo sự hoàn thành công việc thông qua những nỗ lực của người khác. - Có người cho rằng quản trị là quá trình do một hay nhiều người thực hiện nhằm phối hợp các hoạt động của nhiều người để đạt được những kết quả mà một người hành động riêng rẽ thì không thể đạt được. - Có người cho rằng quản trị là công tác phối hợp có hiệu quả các hoạt động của những cộng sự khác nhau cùng chung một tổ chức. - Có tác giả đơn giản cho rằng quản trị là sự có trách nhiệm về cái gì đó. Tóm lại ta có thể hiểu định nghĩa quản trị như sau: Quản trị là quá trình làm việc với và thông qua những người khác để thực hiện các mục tiêu của tổ chức trong một môi trường luôn biến động. * Thông qua những định nghĩa và cách hiểu trên, chúng ta có thể thấy được tại sao phải nghiên cứu quản trị? - Vì xã hội của chúng ta dựa vào những định chế và tổ chức chuyên môn hoá để cung cấp hàng hoá và những dịch vụ mà chúng ta cần. Những tổ chức này được điều khiển và chỉ đạo bằng những quyết định của một hay nhiều cá nhân được chỉ định làm nhà quản trị. Trong xã hội TBCN thì chính những nhà quản trị là người phân bổ các nguồn tài nguyên của xã hội cho những mục tiêu khác nhau và thường hay cạnh tranh nhau. Những nhà quản trị có quyền và trách nhiệm tạo ra những sản phẩm an toàn và không an toàn, tìm kiếm hoà bình hay chiến tranh, xây dựng hay phá huỷ các thành phố, làm sạch hay ô nhiễm môi trường. Những nhà quản trị thiết lập ra những điều kiện để đảm bảo cho chúng ta có việc làm, có thu nhập, có lối sống, có các dịch vụ, được bảo vệ, được chăm sóc sức khoẻ và có tri thức.Thật có tìm ra được một người nào không phải là nhà quản trị và cũng không chịu tác động bởi những quyết định của một nhà quản trị. - Thêm vào đó, những cá nhân không được đào tạo làm nhà quản trị thường lại hay ở những cương vị quản trị. Bất cứ một cá nhân nào, sớm hay muộn cũng sẽ trở thành nhà quản trị , họ ít nhất cũng trở thành người quản lý một gia đình. - Cuối cùng, nhờ có quản trị mà những nước TBCN như Nhật, Pháp, Mỹ ..đã thành công trong mọi lĩnh vực, cả về kinh tế và văn hoá. Để đối phó với những biến đổi của môi trường và quản lý tốt lực lượng lao động thì bất kỳ nước nào, cả TBCN lẫn CNXH, đều phải lấy quản trị làm đầu. Chính những thách thức này đòi hỏi phải có những người được đào tạo tốt, có trình độ kiến thức và tích cực làm việc và quyết định lấy sự nghiệp quản trị làm giá trị của đời mình. * Quản trị bao gồm các yếu tố sau - Phải có một chủ thể quản trị là tác nhân tạo ra các tác động và một đối tượng bị quản trị phải tiếp nhận các tác động của chủ thể quản trị tạo ra. Tác động có thể là một lần hay liên tục. - Phải có một mục tiêu đặt ra cho cả chủ thể và đối tượng, mục tiêu là căn cứ để chủ thể ra quyết định. - Chủ thể có thể là một người, nhiều người, một thiết bị. Còn đối tượng có thể là con người, máy móc, đất đai, thiết bị, hầm mỏ. Chủ thể quản trị Đối tượng bị quản trị Mục tiêu Môi trường Sơ đồ1: Sơ đồ về mối quan hệ giữa các chủ thể của quản trị 1.1.2- Chức năng và nhiệm vụ của quản trị Có 5 chức năng quản trị căn bản là: hoạch định, tổ chức, chỉ huy, phối hợp, kiểm soát. Trải qua thời gian các chức năng này được phát triển thành các chức năng khác: * Hoạch định: là việc xác định các mục tiêu và mục đích mà tổ chức phải hoàn thành trong tương lai và quyết định về cách thức để đạt được những mục tiêu đó. Hoạch địch gồm những yếu tố sau: - Thiết lập các mục tiêu (phương hướng) cho tổ chức, như mức tăng lợi nhuận, chi phí, thị phần.. - Nhận diện các nguồn lực của tổ chức để thực hiện các mục tiêu đó. - Quyết định về hoạt động cần thiết để đạt được mục tiêu đã đề ra Thực chất của hoạch định là nhằm hoàn thành các mục đích, mục tiêu đặt ra, xuất phát từ bản chất của một hệ thống có tổ chức, để thực hiện mục đích chung của doanh nghiệp thông qua sự phối hợp chặt chẽ của mọi người trong doanh nghiệp. Chúng ta đều biết mọi doanh nghiệp có chung một động cơ dài hạn là sự tăng trưởng không ngừng cho doanh nghiệp, tránh được các rủi ro, kinh doanh có lãi và thoả mãn các lợi ích xã hội, doanh nghiệp và người lao động theo đúng luật định và thông lệ của thị trường. Bởi vậy, chức năng hoạch địch được các doanh nghiệp rất coi trọng. * Chức năng ra quyết định: là quá trình lựa chọn một phương án hành động hợp lý nhất trong số nhiều phương án đã dự kiến và đưa vào xem xét. Trong một thế giới rất phức tạp ngày nay, việc đề ra những quyết định đúng đắn là những thách thức rất quan trọng đối với các nhà quản trị. * Chức năng tổ chức và phối hợp: là quá trình tạo ra một cơ cấu các mối quan hệ giữc các thành viên trong tổ chức. Thông qua đó cho phép họ thực hiện các kế hoạch và hoàn thành các mục tiêu chung của tổ chức bằng cách thiết lập một tổ chức hoạt động hữu hiệu, các nhà quản trị có thể phối hợp tốt hơn các nguồn nguyên liệu và nhân lực. Tiến trình tổ chức bao gồm vừa thiết lập các bộ phận, phòng ban và xây dựng các bản mô tả công việc. Việc tuyển dụng và bổ nhiệm nhân sự cũng xuất phát trực tiếp từ các chức năng hoạch định và tổ chức. * Chức năng nhân sự : Bao gồm các nhiệm vụ tuyển mộ, tuyển chọn, huấn luyện và phát triển nguồn nhân lực. Nhờ đó mỗi người có thể đóng góp nỗ lực của mình vào thành công chung của tổ chức. Quản trị nhân sự gồm 2 nội dung: - Quản lý con người: đó là công việc quản lý hàng ngày đối với tập thể lao động, là công việc xây dựng các ê kíp điều động, phản ứng tạo cho doanh nghiệp có khả năng phát hiện những sai sót về mặt kinh tế kĩ thuật. - Tối ưu hoá các nguồn lực: là công việc sắp đặt của những người có trách nhiệm những kĩ thuật cụ thể và những công cụ để nắm được những thông số khác nhau trong chính sách nhân sự: việc làm, đào tạo, tiền lương, quan hệ xã hội. *Chức năng truyền thông: các nhà quản trị có trách nhiệm truyền đạt tới tất cả các thành viên trong tổ chức tri thức, kĩ thuật, chỉ thị, mệnh lệnh, và những thông tin cần thiết để thực hiện công việc. Mặt khác, họ cũng nhận những thông tin phản hồi từ những người nhận thông tin. Đó là hai mặt có tác động hỗ trợ nhau để các thành viên hiểu nhau hơn và giúp cho việc truyền tải thông tin được kịp thời . * Chức năng thúc đẩy và động viên: một trong những phương diện rất quan trong trong quản trị hiện đại là thúc đẩy và động viên theo đuổi những mục tiêu đã lựa chọn. Bằng cách thoả mãn các nhu cầu và đáp ứng những kỳ vọng của họ thông qua những giá trị vật chất và tinh thần. Chính điều này góp phần không nhỏ vào việc thúc đẩy các thành viên trong tổ chức đóng góp ý kiến hữu ích và tận dụng mọi tiềm năng của bản thân để hoần thành tốt công việc. *Chức năng chỉ huy, lãnh đạo: Sau khi đã hoạch định, tạo ra một tổ chức và tuyển chọn nhân sự phù hợp, các nhà quản trị phải lãnh đạo tổ chức. Chỉ huy bao hàm việc đưa ra các mệnh lệnh, truyền đạt thông tin đến mọi người và động viên thúc đẩy họ hoàn thành những nhiệm vụ cần thiết để thực hiện những mục tiêu của tổ chức. Chỉ huy có mối quan hệ chặt chẽ với tất cả các chức năng quản trị khác. * Chức năng kiểm soát: là quá trình giám sát một cách chủ động với một công việc hay một tổ chức thực hiện nhiệm vụ và tiến hành những hoạt động điều chỉnh cần thiết. Hiệu suất là sự kì vọng về công việc được hoàn thành với chi phí phù hợp. Nếu không đạt được hiệu suất mong muốn, nhà quản trị phải áp dụng các biện pháp điều chỉnh cần thiết. Bởi vậy trong quá trình kiểm soát mọi hành động đều là tiến trình tự điều chỉnh liên tục. Tóm lại các chức năng của quản trị đều rất quan trọng và có tác dụng hỗ trợ lẫn nhau nhằm giúp các nhà quản trị đưa ra được những quyết định kịp thời và chính xác nhất. 1.1.3- Vai trò của quản trị Nói đến vai trò của quản trị, chúng ta đều biết rằng đó chính là nói đến vai trò của các nhà quản trị bởi vì con người chính là đối tượng quản trị hay nói cách khác, đó chính là chủ thể của quản trị. Vậy vai trò của các nhà quản trị là gì? * Liên kết giữa các cá nhân Những vai trò này tập trung vào mối liên hệ giữa các cá nhân. Vai trò thủ trưởng danh dự, người lãnh đạo, người liên lạc đều bắt nguồn từ quyền lực chính thức. Do đảm nhiệm những vai trò này mà nhà quản trị có khả năng xâm nhập các vai trò thông tin rồi từ đó dẫn đến các vai trò ra quyết định. - Vai trò lãnh đạo của nhà quản trị đòi hỏi phải chỉ đạo và điều phối các hoạt động của người dưới quyền. Vai trò này có thể đòi hỏi phải bố trí nhân sự (tuyển dụng, huấn luyện, đề bạt, sa thải) và đôn đốc những người dưới quyền. Vai trò lãnh đạo cũng đòi hỏi phải kiểm tra, đảm bảo mọi việc đều diễn ra theo đúng dự kiến. - Vai trò mối liên lạc buộc nhà quản trị phải can dự vào những mối liên hệ giữa các cá nhân ở bên ngoài phạm vi chỉ huy của mình. Việc này đòi hỏi phải có nhiều cuộc tiếp xúc cả ở trong lẫn ở ngoài tổ chức. ở bên trong tổ chức những nhà quản trị phải giao tiếp với rất nhiều nhà quản trị và cá nhân khác. Họ phải duy trì mối quan hệ tốt với những nhà quản trị đã giao việc cho đơn vị cũng như những người nhận việc của đơn vị. Cuối cùng những nhà quản trị phải quan hệ tốt với những nhân vật quan trọng ở bên ngoài tổ chức. * Vai trò thông tin Chúng ta phải đặt nhà quản trị vào vị trí trung tâm tiếp nhận và phát đi những thông tin đặc biệt. Các mối quan hệ giao tiếp giữa các cá nhân hỗ trợ nhà quản trị thu thập và tiếp nhận thông tin trong vai trò người theo dõi và truyền đạt thông tin trong vai trò người phổ biến và người phát ngôn. * Vai trò người theo dõi Vai trò này đòi hỏi nhà quản trị phải quan sát môi trường để thu thập thông tin về những biến động, những thay đổi, những cơ hội, những vấn đề có thể tác động đến đơn vị mình. Những mối quan hệ chính thức và không chính thức có thể được xây dựng trong vai trò mối liên lạc thường là có ích trong trường hợp này. Thông tin đó có thể đề cập đến những nước đi của đối thủ cạnh tranh có thể ảnh hưởng đến toàn bộ tổ chức, hay cho biết là có thể cầu viện ai khi người cung ứng một bộ phận quan trọng thường ngày không thể thực hiện đơn hàng. * Vai trò người phổ biến Đòi hỏi nhà quản trị phải cung cấp thông tin quan trọng hay giành riêng cho những ngưòi dưới quyền mà thông thường họ không thể biết hay không thể giành được. * Vai trò ra quyết định Tuy việc phát triển các mối liên hệ giữa các cá nhân và việc thu thập thông tin đều có ý nghĩa hết sức quan trọng nhưng nó chỉ là đầu vào cơ bản của quá trình ra quyết định. Có một số người cho rằng những vai trò ra quyết định, người chủ trì, xử lý xáo trộn, người phân bổ các nguồn tài nguyên là những nhiệm vụ quan trọng nhất của nhà quản trị. Qua những vai trò trên của quản trị ta có thể thấy rằng nhà quản trị đóng vai trò quyết định sự thành, bại trong kinh doanh của bất cứ đơn vị, công ty nào. Nhưng không phải ai cũng có thể tham gia vào kinh doanh với tư cách nhà quản trị. Muốn kinh doanh thành công, người quản trị cần phải được đào tạo một cách có hệ thống và chu đáo. Khi đó mới nhận thức một cách chuẩn xác và đầy đủ các quy luật khách quan xuất hiện trong quá trình kinh doanh, đồng thời có phương pháp và nghệ thuật thích hợp nhằm tuân thủ các đòi hỏi của quy luật đó. 1.2- CNTT và chức năng của cntt Cuộc cách mạng CNTT diễn ra sôi động hiện nay đang tác động sâu sắc và trực tiếp đến mọi hoạt động kinh tế, xã hội của các quốc gia trên thế giới , mở ra một thời kỳ phát triển mới khi nhân loại bước vào thế kỷ XXI. Nội dung chủ đạo của bước chuyển biến lần này là sự phát triển của nền văn minh công nghiệp tiến lên nền văn minh thông tin và trí tuệ, mà cơ sở của nó là sự phát triển từ nền kinh tế công nghiệp truyền thống sang nền kinh tế tri thức. Về cơ bản, bước chuyển biến lần này được nảy sinh và thực hiện chủ yếu tại các nước đã có nền kinh tế phát triển. Tuy nhiên với xu thế toàn cầu hoá hiện nay, tác động của bước chuyển vĩ đại này đã lan toả nhanh chóng khắp các nước trên thế giới. Xu thế này đang tạo ra những cơ hội to lớn và đồng thời cũng tạo ra những thách thức gay gắt cho các nước đang phát triển đang tìm đường công nghiệp hoá- hiện đại hoá nền kinh tế và xã hội của mình. Tại nước ta, CNTT mới được phổ biến rộng rãi khoảng gần chục năm nay. Do đây là một khái niệm tương đối mới nên có nhiều định nghĩa khác nhau về nó. Mặt khác đây là một khái niệm khà rộng, mỗi định nghĩa đưa ra thường phụ thuộc vào góc độ nhìn khái niệm này thế nào. Do vậy hiện nay chưa có một khái niệm chung nhất về CNTT nhưng theo tôi hiện nay có một khái niệm có thể định nghĩa được về CNTT : CNTT là tập hợp các phương pháp khoa học, các phương tiện, công cụ kỹ thuật hiện đại-chủ yếu là máy tính điện tử và các mạng viễn thông nhằm cung cấp các giải pháp toàn thể để tổ chức, khai thác, sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin phong phú và tiềm tàng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội. Trong giai đoạn mới của sự phát triển kinh tế và xã hội dưới tác động của CNTT, tri thức và ý tưởng sáng tạo đóng vai trò trung tâm có ý nghĩa quyết định. Vì vậy hầu hết các quốc gia, các tổ chức và công ty đều hiểu rằng vị trí tương lai của họ trong thế giới và trên thị trường quốc tế phụ thuộc vào việc liệu họ có tận dụng được CNTT để phát triển một cách nhanh chóng mọi năng lực đổi mới nền sản xuất và kinh tế của họ không? Không những đối với các nước phát triển mà nhiều nước đang phát triền trong khu vực cũng có những chính sách mạnh mẽ phát triển CNTT trong những thập niên gần đây và đã đạt được nhiều thành tựu to lớn. Với các mục đích phát triển trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội, cùng với các nhu cầu như trên chúng ta thấy ngoài việc sắp xếp một hệ thống quản trị hợp lý thì việc ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ hiện đại vào công tác quản lý sẽ đem lại hiệu quả và những lợi ích. Các phòng ban trong tương lai là văn phòng mà trong đó những chức năng hỗ trợ thủ công cố hữu sẽ được thay thế bằng những công cụ trợ giúp hiện đại của CNTT. Có thể nói CNTT là công cụ đắc lực trợ giúp cho các hoạt động quản lý trở nên thuận tiện, góp phần củng cố cho sự vận hành trôi chảy cũng như tăng hiệu quả hoạt động của đơn vị. 1.2.1- Sự hình thành và phát triển của CNTT Ngay từ khi con người hình thành nên một xã hội thì nhu cầu về tính toán và tìm kiếm thông tin thì con người tìm cách sáng chế ra những cỗ máy có thể xử lý được các thông tin. Do vậy có thể nói CNTT được hình thành ngay từ khi con người sáng chế ra các loại máy tự động thực hiện một số chức năng xử lý thông tin mà trước hết là các máy tính điện tử. Từ ba nghìn năm trước công nguyên một dạng ban đầu của bàn tính được sử dụng ở Châu á phục vụ cho việc tính toán của các thương gia. Thế giới không ngừng phát triển cho đến năm 1642 Blaise Pascal thiết kế máy tính (calculator) có chức năng đầu tiên, có thể thực hiện công việc của 6 nhân viên kế toán và nó được sử dụng cho tới giữa thế kỷ XX. Có thể nói vào những năm 1937 cuả thế kỷ XX, năm đánh dấu cho sự ra đời của máy vi tính khi Jonh Atanasoff chế tạo máy tính điện tử số hoá đầu tiên. Năm 1946 các kỹ sư tại trường tổng hợp Pennsylvania trình diễn ENIAC-máy tính điện tử thông dụng đầu tiên. ENIAC (Electronic Numerical Integrator and Computer) là chiếc máy tính số hoá tốc độ đầu tiên báo hiệu sự khởi đầu của ngành công nghiệp máy tính. Chiếc máy tính này chứa hơn 17.000 ống chân không, 70.000 điện trở và 6.000 công tắc với khối lượng khoảng 3 tấn, nó có thể tính toán được 5.000 phép cộng trong một giây. Tiếp đó là việc sản xuất hàng loạt máy tính điện tử thế hệ thứ nhất và thứ hai dùng đèn điện tử trong thập kỷ 50, chủ yếu được sử dụng trong tính toán khoa học-kỹ thuật. Vào những năm giữa của thập kỷ 60 chúng ta đã sản xuất và cho ra đời các máy tính thế hệ thứ ba với kỹ thuật mạch tích hợp và các bộ nhớ bán dẫn, máy tính điện tử bắt đầu được ứng dụng ngày càng rộng rãi trong kinh doanh, quản lý kinh tế. Nhưng ở thời kỳ này máy tính điện tử vẫn còn khá công kềnh và đắt nên chỉ được trang bị cho các trung tâm tính toán và bắt đầu có các trung tâm tính toán nối mạng với nhau. Bước sang thập kỷ 70 với sự ra đời của các bộ vi xử lý đã làm cho các máy vi tính thay đổi cả về hình thức lẫn tính năng, các máy vi tính trở nên nhỏ hơn, tốc độ tính toán nhanh hơn. Điển hình là năm 1975 máy tính cá nhân Altair 8800 lần đầu tiên được tiếp thị rộng rãi và năm 1975 Data General công bố chíp máy tính tại cuộc hội thảo ở NewYork. Kỹ thuật vi xử lý khởi đầu cho cuộc cách mạng trong tin học, tạo điều kiện cho việc sản xuất hàng triệu máy vi tính phục vụ nhu cầu của tất cả mọi người với giá thành ngày càng rẻ. Khởi đầu cho việc ra đời và sản xuất của các bộ vi xử lý là các hãng Intel được thành lập năm 1986. Thập kỷ 80 là thời kỳ phát triển nhanh chóng của công nghệ tin học với sự ra đời của máy tính xách tay, ổ CD-Rom, máy in LaserJet và đặc biệt là sự ra đời của hãng phần mềm Microsoft với việc ra đời của phiên bản Windows sử dụng giao diện đồ hoạ làm cho việc phổ biến tin học trở nên dễ dàng. Thập kỷ 90 là thập kỷ đánh dấu tiến bộ vượt bậc của công nghệ vi xử lý. Các chíp điện tử được sản xuất nhỏ hơn nhưng lại có tốc độ tính toán rất lớn. Thế giới đã bước sang thế kỷ XXI – thế kỷ được coi là kỷ nguyên của CNTT và các nhà khoa học hiện nay không chỉ chế tạo máy tính có tốc độ tính toán nhanh mà còn đang đi vào chế tạo các máy tính thông minh có thể làm được một việc chứ không chỉ biết tính toán thông thường. Gắn liền với sự ra đời của máy tính thì việc ra đời của mạng Internet cũng là một thành tựu trong sự phát triển của CNTT . Khởi đầu cho việc ra đời mạng Internet là việc bộ quốc phòng Mỹ thuê một hãng máy tính ở Massachusetts là Bolt Beranek and Newman xậy dựng ARPAnet là mạng kết nối các máy tính nghiên cứu trong cả nước. Vào mùa thu năm 1969 hãng này đã kết nối được các máy tính của viện nghiên cứu Stanfort, UCLA, UC Santa Barbara và trường tổng hợp Utah. Năm 1973 các nhà thiết kế đã hợp nhất các mạng riêng biệt trong một dự án mang tên “Interetting Problem”( Vấn đề kết nối mạng ). Đến năm 1983 có khoảng 400 máy tính được kết nối và năm 1986 National Science Foundation thành lập NSFnet liên kết các mạng khu vực qua một mạng xương sống quốc gia tốc độ cao. Nhưng Internet thương mại mà chúng ta biết đến ngày nay mãi đến những năm 90 mới hình thành. Với sự phát triển của các chương trình duyệt Web và nội dung thông tin gần gũi với người dùng mà các chương trình duyệt này hỗ trợ. Các nhà cung cấp dịch vụ trực tuyến trên mạng Internet như Compuserve, AOL, Yahoo, Hotmail đã nhanh chóng kết nối vào Internet. Hiện nay có đến trên 200 triệu ngưòi trên khắp thế giới sử dụng Internet và con số dự đoán sẽ tăng lên 300 triệu người vào năm 2005. 1.2.2- Các thành phần cơ bản của CNTT Giáo sư Jim Senn là một giảng viên CNTT thuộc trường đại học Georgia. Ông là trưởng khoa Hệ thống Thông tin Máy tính, đồng thời là giám đốc nhóm quản trị CNTT, các chương trình đào tạo của ông được tạp chí Computer World đánh giá là một trong hai chương trình tốt nhất cùng với chương trình của Đại học Massachusetts. Trong cuốn sách nổi tiếng Information Technology in Business do ông chủ biên, ông đã trình bày các thành phần cơ bản của CNTT. Theo Jim Senn CNTT gồm 3 thành phần cơ bản sau: * Thành phần thứ nhất: Máy tính Theo cách hiểu đơn giản máy tính là thiết bị điện tử dùng để thu thập, xử lý, lưu cất và hiện thị gọn trên bàn làm việc, ngoài ra còn có các loại lớn về kích thước và tính năng, ví dụ: máy mini dùng để xử lý các công việc như để liên kết người dùng và dữ liệu trong phạm vi một doanh nghiệp, một bộ, một ngành, máy mainframe với các tính năng và giá cả lớn hơn máy mini dùng để xử lý nhiều công việc đồng thời và máy super rất mạnh dùng để giải các bài toán lớn và phức tạp. Máy tính cùng với các thiết bị đi kèm như màn hình, máy in, thiết bị ngoại vi được gọi là phần cứng. Nếu như phần cứng đứng riêng rẽ thì sẽ không làm được gì cả mà nó cần phải có các chương trình hay còn gọi là phần mềm đi kèm để điều khiển hoạt động của phần cứng( còn gọi là phần mềm hệ thống). Ngoài phần cứng và phần mềm ra, một yếu tố quan trọng nữa của CNTT là hệ thống( tổ chức, xã hội) mà qua đó dòng thông tin vận chuyển từ cá nhân hoặc cơ quan này sang cá nhân hoặc cơ quan khác. Như vậy, hiểu theo nghĩa rộng, máy tính gồm phần cứng, phần mềm và thông tin. * Thành phần thứ hai: mạng truyền thông Một tính năng nữa của CNTT đó là việc cho phép liên kết, gửi và nhận thông tin qua mạng. Qua mạng truyền thông, các máy tính (còn gọi là trạm làm việc) ở các vị trí khác nhau được nối lại với nhau bằng các đường truyền thông dụng nhất. Việc đưa các mạng truyền thông vào sử dụng mang tính chất cách mạng không chỉ cho cá nhân người dùng mà cho cả quản lý, sản xuất, dịch vụ của các cơ quan quản lý nhà nước.. . bản thân mạng truyền thông cũng bao gồm cả phần cứng, phần mềm để điều khiển các thông tin trong quá trình chuyển vận trên mạng. Hiện nay, mạng truyền thông phát triển rất nhanh, bao gồm mạng đơn giản, mạng nội bộ (LAN- Local area Network), mạng mở rộng ( WAN- Wide area Network). Mạng quốc gia(Intranet) và mạng quốc tế (Internet). * Thành phần thứ ba: bí quyết Thành phần thứ ba của CNTT có tầm quan trọng không kém hai phần trên là Know- how ( tức là biết làm một việc gì đó sao cho tốt). Bí quyết bao gồm; - Quen với các công cụ của CNTT - Có kỹ năng cần thiết để sử dụng được các công cụ này - Hiểu cách thức sử dụng CNTT để giải quyết vấn đề Lợi ích của CNTT được quyết định chủ yếu bởi thành phần thứ ba này, từ việc biết dùng CNTT có thể làm được gì, làm như thế nào? Bí quyết bao gồm: con người, các quy trình nghiệp vụ và các phần mềm ứng dụng . Tóm lại, ba thành phần của CNTT được liên kết chặt chẽ, không tách rời nhau tạo các cơ hội cho các cá nhân và tổ chức hoạt động có hiệu quả hơn, năng suất hơn. 1.2.3- Chức năng của CNTT CNTT có bốn chức năng cơ bản là thu thập, xử lý, lưu cất và truyền dữ liệu. Sử dụng các chức năng này như thế nào sẽ quyết định đến hiệu quả của việc dùng CNTT trong công việc của cá nhân hay tổ chức. Các chức năng này có thể được thực hiện tuần tự hoặc đồng thời xen kẽ lẫn nhau. - Thu thập: đây là quá trình lấy dữ liệu để dùng cho công việc sau này. Ví dụ: khi một cuốn sách trong thư viện được mượn, khi mua vé máy bay thì thông tin về người mua và chuyến bay được thu thập, hoặc khi một ca sĩ hát trong phòng thu thì được thu và ghi vào trong băng từ hoặc đĩa. Hay nội dung làm việc giữa phi công với sân bay và tình hình hoạt động của máy bay trong một chuyến bay được thu thập vào hộp đen . Thông thường việc thu thập được tính từ khi có dữ liệu đến khi dữ liệu được ghi vào các vật mang tin, có thể thực hiện thủ công( người nhập dữ liệu bằng máy vi tính), ._.bán tự động (người sử dụng các thiết bị ghi nhận như máy quết hình, máy đọc mã vạch), hoặc tự động (ghi trực tiếp) - Xử lý: hoạt động nàyliên quan trực tiếp đến máy vi tính, bao gồm các tác vụ như chuyển đổi, phân tích, tính toán, tổng hợp dữ liệu. Xử lý văn bản cho phép tạo lập văn bản, xử lý ảnh chuyển đổi các thông tin ở dạng nhìn thấy thành hình dạng số hoá sử dụng được trong máy vi tính, xử lý thông tin từ dạng này sang dạng khác (ví dụ từ dạng số sang dạng biểu đồ), tổng hợp thông tin cần thiết và tổ chức thông tin thành các dạng phù hợp. - Lưu cất: thông tin được lưu trữ trong các vật mang tin ( như đĩa từ, đĩa quang ở dạng máy tính ), có thể đọc được và chuyển đổi về trạng thái gốc. Quá trình ngược lại với lưu cất là tìm kiếm và lấy ra thông tin cần thiết từ các thông tin đang lưu cất. - Truyền: chức năng này có nhiệm vụ chuyển thông tin từ vị trí này sang vị trí khác. Ví dụ: máy điện thoại truyền tiếng nói, máy tính cũng có thể sử dụng đường điện thoại để truyền dữ liệu. Thông thường dữ liệu được truyền giữa các máy tính trong mạng, phạm vi của mạng có thể hẹp như mạng cục bộ hay mạng toàn cầu. Đây chính là những chức năng rất quan trọng của CNTT . Nhờ có những chức năng này mà chúng ta có thể hoàn thành các công việc một cách nhanh chóng, kịp thời trong việc đưa ra các quyết định góp phần không nhỏ làm nên những thành công trong công việc, đặc biệt là trong kinh doanh. 1.3- Nội dung và các nhân tố ảnh hưởng đến ứng dụng CNTT trong quản trị 1.3.1- ứng dụng CNTT và nội dung của ứng dụng CNTT trong quản trị 1.3.1.1- Thực chất ứng dụng CNTT CNTT ra đời với những thành tựu kỳ diệu của công nghệ tin học, máy tính, công nghệ truyền thông đã làm cho hoạt động quản lý thay đổi về cơ bản, đánh dấu một bước chuyển biến lớn trong mọi hoạt động. Từ việc thực hiện thủ công lấy sức người là chủ yếu sang việc chuyển giao hầu hết công việc cho máy móc thực hiện mà vẫn đảm bảo được vai trò đặc biệt quan trọng của con người. Có thể nói, đó chính là áp dụng công nghệ thông tin vào thực tiễn. 1.3.1.2- Vai trò của CNTT trong công tác quản trị Ngay từ xưa, thông tin đã đóng vai trò tổ chức và phát triển xã hội. Bất cứ cộng đồng nào cũng chỉ có thể tồn tại được bằng cách truyền tin, dù đó mới chỉ là tiếng nói, tín hiệu, hình ảnh hay cử chỉ. Trong thời đại ngày nay, thời đại mà khoa học và công nghệ ngự trị trong đời sống tất cả mọi người thì thông tin- yếu tố tiếp sinh khí cho nó giữ vai trò cực kỳ quan trọng. CNTT- một trong những trụ cột của nền kinh tế tri thức cùng với công nghệ sinh học, công nghệ vật liệu mới, công nghệ năng lượng và công nghệ vũ trụ...sẽ được coi là con tàu vĩ đại để trở nền văn minh công nghịêp tiến vào thế kỷ 21, trong đó CNTT được coi là người điều khiển. Sự phát triển của các xa lộ thông tin liên lạc đã thu hẹp khoảng cách giữa các quốc gia, giữa các vùng và các đơn vị tổ chức để cùng nhau tìm kiếm lợi ích cho mình và cho nhân loại. CNTT với sự phát triển nhanh chóng và kỳ diệu của mình đang tác động rộng khắp vào các lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội. Những tác động chủ yếu của nó đối với sự phát triển kinh tế xã hội được tóm tắt như sau: * Đối với công nghiệp: CNTT đã một mặt tạo ra một ngành công nghiệp mới là công nghiệp CNTT hiện đang phát triển rất mạnh mẽ, mặt khác được ứng dụng trong các quá trình sản xuất và trong tổ chức của các ngành công nghiệp vốn có để tăng năng suất và chất lượng sản phẩm, tạo ra sản phẩm mới có nhiều tính năng hiện đại, tự động hoá các hoạt động thiết kế và chế tạo sản phẩm, tin học hoá các hoạt động tiếp thị, kinh doanh. * Đối với dịch vụ: CNTT làm thay đổi một cách sâu sắc nội dung và cách thức hoạt động của nhiều loại hình dịch vụ vốn có như trong quảng cáo và tiếp thị, thương mại, bảo hiểm, giao thông vận tải, thông tin liên lạc...CNTT cũng tạo ra nhiều ngành dịch vụ mới như các dịch vụ thông tin và trí thức, văn hoá, tư vấn, đào tạo, giáo dục từ xa, y tế từ xa...CNTT tạo điều kiện cho các hoạt động dịch vụ biến đổi theo hướng tăng hàm lượng trí tuệ, vì vậy trong nhiều trường hợp làm chuyển đổi vai trò của các dịch vụ đó từ chỗ phục vụ tự động sang trợ giúp, quyết định đối với khách hàng. *Khu vực quản lý công cộng: vẫn là khu vực lớn nhất trong việc đầu tư ứng dụng CNTT, và một phần rất quan trọng là thuộc các cơ quan Nhà nước. Vì vậy, tin học hoá quản lý Nhà nước và quản lý công cộng bao gồm các lĩnh vực quản lý tài chính, ngân sách, kho bạc, thuế, hải quan, đầu tư...vẫn luôn luôn có ý nghĩa hết sức to lớn. 1.2.1.3- Những nội dung chủ yếu của hoạt động ứng dụng CNTT trong quản trị Nói như vậy không phải là CNTT làm thay công việc của con người, mà nó giúp con người phát huy năng lực của mình. CNTT tạo khả năng giúp người lãnh đạo có tầm nhìn đúng đắn, có căn cứ để dự đoán chiều hướng phát triển trong tương lai, có những dữ liệu cần thiết và kịp thời để hoạch địch các hành động, đánh giá tình hình và điều chỉnh kế hoạch...bằng cách cung cấp các phương tiện thuận lợi, truy cập đến mọi nguồn tri thức và thông tin cần thiết để thực hiện công việc tốt hơn. Nó còn tiết kiệm được thời gian, công sức, đồng thời giảm nhân viên mà vẫn có thể nâng cao năng suất chất lượng công việc, cho phép nhà quản trị làm việc với năng suất cao. Phương tiện tin học được sử dụng như một công cụ đa năng, thay thế được nhiều người, làm được nhiều công việc, từ việc đơn giản như soạn thảo văn bản đến các công việc phức tạp như lập kế hoạch, thống kê, phân tích và xử lý thông tin, dự báo kết quả...Có thể giúp nhà quản lý chỉ ở một nơi nhưng vẫn có thể tham dự được các hoạt động ở nhiều nơi khác. Tóm lại, ta có thể nói CNTT chính là chìa khoá mở ra sự thành công cho mọi quốc gia. Bởi vì khi CNTT ra đời đã làm thay đổi hoàn toàn thế giới và đưa con người vào kỷ nguyên mới- kỷ nguyên tri thức. Và CNTT được biểu hiện ở các đặc điểm sau: - CNTT khi ra đời và phát triển đã đưa con người thoát khỏi nền kinh tế công nghiệp và tiến tới nền kinh tế tri thức- nền kinh tế mà vai trò của con người được đề cao hơn bao giờ hết. - CNTT làm cho cuộc cách mạng khoa học- công nghệ phát triển như vũ bão đã tạo nên hệ quả là rút ngắn chu kỳ đổi mới công nghệ-nhân tố hàng đầu trong cạnh tranh kinh tế và phát triển xã hội. - Cuộc cách mạng CNTT phát triển đến chóng mặt làm cho thế giới thay đổi khái niệm về xử lý thông tin và làm cho người ta hiểu rằng trong kỷ nguyên công nghệ thông tin các yếu tố vô hình như thông tin và khả năng sáng tạo mới chính là những nhân tố quyết định sức mạnh cạnh tranh của mỗi quốc gia trong khi ở nền kinh tế công nghiệp các yếu tố như nguồn vốn, lao động, tài nguyên là những nhân tố quyết định sự canh tranh của mỗi quốc gia. - CNTT phát triển nhanh chóng thì đồng thời hình thành nhanh chóng quan hệ kinh tế thương mại toàn cầu đã buộc mỗi nước phải nhanh chóng mở cửa, gấp rút hội nhập thị trường thế giới nếu như không muốn bị tụt lại so với thế giới. - CNTT với những thành tựu kỳ diệu của nó đã giúp cho mọi người có thể làm được những việc mà mình mong muốn và làm cho cuộc sống của con người ngày càng đầy đủ tiện nghi hơn so với cuộc sống trước đây. 1.3.2- Những nhân tố ảnh hưởng đến ứng dụng CNTT trong quản trị * Chất lượng máy móc Để hoàn thành công việc một cách nhanh nhất cũng như đạt hiệu quả cao nhất thì phần quyết điịnh lớn nhất là chất lượng của máy móc, thiết bị .Nếu chất lượng máy móc đạt tiêu chuẩn thì nhất định công việc sẽ được hoàn thành tốt dưới sự năng động, nhiệt tình hăng say lao động của cán bộ nhân viên trong đơn vị . * Trình tự lắp ráp Bất cứ một thiết bị máy móc nào muốn vận hành tốt, bền với hiệu suất công việc lớn thì phải được lắp ráp đúng theo trình tự bởi vì nếu lắp sai trình tự thì sẽ gây ra hỏng hóc làm tốn kém thời gian sửa chữa cũng như chi phí. Cho nên để máy móc vận hành tốt với năng suất cao nhất thì chúng nhất thiết chúng ta phải có những thiết bị máy móc được lắp ráp theo đúng quy trình. * Trình độ của cán bộ nhân viên Một yếu tố chúng ta không thể không xét đến khi nói đến hiệu quả kinh tế. Đó chính là trình độ của cán bộ nhân viên sử dụng cũng như vận hành. Nếu một cán bộ được trang bị đầy đủ kiến thức về máy móc mình sử dụng thì nhất định năng suất công việc sẽ cao, tránh được nhiều hỏng hóc cũng như tiết kiệm chi phí và thời gian, công sức lao động và ngược lại. Do đó hiệu suất công việc cũng phụ thuộc khá nhiều vào trình độ của cán bộ nhân viên. * Chế độ bảo quản “Của bền tại người”. Đó chính là câu châm ngôn từ xa xưa đã được ông cha ta đúc kết qua nhiều thế hệ. Thông qua đó chúng ta có thể thấy rằng để máy móc, thiết bị ít bị hỏng hóc và luôn trong tình trạng tốt nhất thì chúng ta cũng phải có chế độ bảo quản tốt, luôn bảo dưỡng và sửa chữa kịp thời khi có hư hỏng nhỏ để vòng đời cũng như tuổi thọ của máy móc dài hơn. Ngoài những nhân tố trên chúng ta có thể kể ra một vài những nhân tố khác có ảnh hưởng đến hiệu quả ứng dụng CNTT như : nguồn vốn đầu tư, thời gian lao động của nhân viên.., nhưng những nhân tố đã nêu ra ở trên chính là những nhân tố có ảnh hưởng chính. Chương hai Thực trạng ứng dụng Công nghệ thông tin trong quản trị tại Trung tâm hội chợ triển lãm Việt Nam 2.1- Khái quát quá trình hình thành phát triển, mô hình tổ chức và kết quả hoạt động của TTHCTL việt nam 2.1.1- Khái quát quá trình hình thành, phát triển và phương hướng hoạt động của Trung tâm * Quá trình hình thành và phát triển Trung tâm hội chợ Triển lãm Việt Nam có tiền thân là Khu triển lãm Giảng Võ, được khởi công xây dựng từ năm 1962, nhưng do chiến tranh phá hoại nên đến sau ngày giải phóng Miền Nam 30/04/1975 mới đi vào hoạt động. Ngày 18/01/1989, theo quyết định số 06/HĐBT của Hội Đồng Bộ Trưởng thì Khu triển lãm Giảng Võ được đổi tên là Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam, một đơn vị sự nghiệp hoạt động theo phương thức hạch toán kinh doanh lấy thu bù chi, có con dấu, có tài khoản tiền Việt Nam và ngoại tệ tại Ngân hàng Công thương Việt Nam. Chức năng chủ yếu của trung tâm là tổ chức các cuộc triển lãm về chính trị nhằm tuyên truyền, biểu dương thắng lợi của dân tộc, giáo dục tinh thần cách mạng, động viên tài năng sáng tạo trong sản xuất và chiến đấu, giáo dục nhân dân thực hiện hai nhiệm vụ chiến lược là xây dựng Chủ nghĩa xã hội và bảo vệ Tổ quốc. Ngày 04/05/1995 Bộ trưởng Bộ Văn hoá Thông tin đã ban hành quyết định số 1929/QĐ-TC về việc thành lập doanh nghiệp Nhà nước-Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam. Đó là một doanh nghiệp kinh doanh độc lập, trực thuộc Bộ Văn hoá Thông tin, có tư cách pháp nhân, hạch toán kinh tế độc lập, được Nhà nước giao vốn, đất đai và các nguồn lực khác, có trách nhiệm nộp các khoản thuế cho ngân sách Nhà nước. Doanh nghiệp có nhiệm vụ sử dụng có hiệu quả, bảo toàn và phát triển vốn được giao, có quyền và nghĩa vụ dân sự, tự chịu trách nhiệm về hoạt động của mình trong phạm vi vốn do Nhà nước cấp. Trụ sở chính: 148 Giảng Võ-Ba Đình-Hà Nội Văn phòng đại diện tại Miền Nam: Đường Nguyễn Đình Chiểu- Quận 1- TP HCM Tên giao dịch đối ngoại: VEFAC (Viet Nam Exhibition Fair Centre) * Phương hướng hoạt động của đơn vị trong thời gian tới Về công tác tổ chức hội chợ: Ban tổ chức hội chợ đang xây dựng kế hoạch hội chợ triển lãm năm 2004, phấn đấu đạt từ 20-22 cuộc. - Công tác xây dựng cơ sở vật chất: triển khai dự án"Cải tạo, nâng cấp hệ thống cơ sở hạ tầng Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam”, lập dự án xây dựng mới khu làm việc của trung tâm. - Công tác tổ chức bộ máy- cán bộ: ban hành quy chế làm việc của trung tâm; xây dựng quy chế trả lương, thưởng để khuyến khích người lao động; nghiên cứu cho một số bộ phận thực hiện chế độ khoán để mọi người phát huy tính chủ động, sáng tạo nhằm mang lại hiệu quả cao cho doanh nghiệp. - Công tác Đảng- Đoàn thể: tiếp tục duy trì nề nếp sinh hoạt thường xuyên của chi bộ, công đoàn, đoàn thanh niên; phấn đấu kết nạp từ 3-5 đảng viên mới. - Phấn đấu năm 2004 trung tâm sẽ có một số lượng lớn cán bộ, nhân viên có trình độ cao trên đại học . - Năm 2004 này, trung tâm sẽ bổ sung đựơc một hệ thống máy móc thiết bị CNTT đồng bộ để nâng cao năng suất lao động của cán bộ công nhân viên cũng như đẩy lùi những tồn tại trong công tác quản lí. Tóm lại theo kế hoạch thì năm 2004 này Trung tâm sẽ tăng được nguồn thu nhờ vào việc mở thêm một số hội chợ và nhận tổ chức thảo các hội nghị, cho thuê mặt bằng, ngoài việc mở các hội chợ triển lãm như hội chợ thời trang hội chợ hàng tiêu dùng, hội chợ hàng kim khí chế tạo máy, hội chợ thời trang vào các tháng và các quý trong năm... Nhưng để thực hiện được mục tiêu trên thì đòi hỏi các cán bộ nhân viên trong trung tâm phải không ngừng nâng cao trình độ, năng động, sáng tạo để tìm hướng đi mới, ký kết được nhiều hợp đồng làm ăn với nhiều nước trên thế giới. Mục tiêu trong năm 2004 sẽ vượt xa năm 2003 về mọi mặt. 2.1.2- Một số đặc điểm, chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm có liên quan đến việc ứng dụng CNTT trong quản trị 2.1.2.1- Đặc điểm của Trung tâm Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam là một doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ tổng hợp, nên hoạt động của trung tâm mang tính đặc thù riêng vốn có là tổ chức các cuộc hội chợ triển lãm, hội nghị, hội thảo... Đồng thời nó còn phục vụ cho mục tiêu, tiêu chí của ngành hội chợ triển lãm, phục vụ cho hoạt động tuyên truyền chính trị, xã hội của Đảng, Nhà nước do Bộ Văn hoá Thông tin ấn định. Hội chợ triển lãm cũng là một loại hình hàng hoá trên thị trường nhưng khác với các hình thức hàng hoá thông thường, hoạt động của hội chợ triển lãm gồm các dịch vụ sau: dịch vụ ngoại vi, dịch vụ tổng hợp, dịch vụ cơ bản... - Lấy các doanh nghiệp Nhà nước và các thành phần kinh tế khác làm đối tượng phục vụ chủ yếu, từng bước có chính sách phù hợp, khuyến khích các doanh nghiệp sử dụng các dịch vụ hội chợ triển lãm như một công cụ không thể thiếu trong hoạt động tổ chức kinh doanh. - Lấy việc thúc đẩy trong nước và xúc tiến giao lưu kinh tế, tăng cường đầu tư trong nước và quốc tế làm mục tiêu hoạt động. Một mặt tổ chức các hội chợ triển lãm mang tính chất thương mại, mặt khác vẫn không quên tổ chức các cuộc triển lãm chính trị, văn hoá xã hội, văn nghệ góp phần vào sự nghiệp phát triển chung của đất nước. - Mở rộng các mối quan hệ quốc tế, phát triển thị trường, đảm bảo thu- chi và hoàn thành nghĩa vụ đối với Nhà nước, kinh doanh có lãi, nâng cao đời sống cho người lao động. - Tăng cường xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật, từng bước hiện đại hoá trung tâm, xây dựng đội ngũ cán bộ nhuần nhuyễn có trình độ chuyên môn cao, đáp ứng yêu cầu phát triển của doanh nghiệp trong điều kiện mới . 2.1.2.2- Chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm Là một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, vừa là đối tác, vừa là chủ cho thuê tài chính, VEFAC có những chức năng và nhiệm vụ cụ thể. Điều đó được ghi nhận trong quyết định thành lập doanh nghiệp Nhà nước-Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam số 1929/QĐ-TC của Bộ Văn hoá Thông tin. * Chức năng: Tổ chức các cuộc hội chợ triển lãm giới thiệu sản phẩm của các doanh nghiệp trong và ngoài nước, góp phần tăng thu cho ngân sách, tăng cường cơ sở vật chất cho trung tâm, giải quyết chính sách cho người lao động và nâng cao đời sống cho cán bộ nhân viên trung tâm. * Nhiệm vụ Xây dựng và tổ chức thực hiện các kế hoạch sản xuất kinh doanh của trung tâm theo pháp luật hiện hành để thực hiện mục đích, chức năng và nhiệm vụ của mình. Tự trang trải tài chính cho các hoạt động kinh doanh của mình, quản lý và sử dụng nguồn vốn theo đúng chế độ và hiệu quả kinh tế, nghiên cứu để cải tiến và ứng dụng những tiến bộ khoa học kỹ thuật nhằm nâng cao chất lượng công việc. Thực hiện nghiêm chỉnh các hợp đồng và các văn bản ràng buộc pháp lý mà trung tâm đã ký theo quy định của Nhà nước và Bộ văn hoá thông tin. 2.1.2.3- Mô hình tổ chức quản lý * Sơ đồ bộ máy quản lý Hiện nay, tổ chức bộ máy của Trung tâm bao gồm hai chi nhánh: chi nhánh tại Hà Nội và chi nhánh tại thành phố Hồ Chí Minh . Các phòng ban của trung tâm dược tổ chức theo mô hình cơ cấu chức năng cho nên chúng hoạt động khá độc lập. Mỗi phòng có một nhịêm vụ riêng và được đặt dưới sự quản lý của trưởng phòng. Ưu điểm của phương pháp tổ chức này là công việc được phân công ra cho từng bộ phận, mỗi bộ phận chịu trách nhiệm một phần công việc chung của trung tâm. Chính vì thế, mỗi phòng có khả năng vận dụng và sử dụng hết khả năng trong lĩnh vực của mình và đạt được kết quả cao. Tuy nhiên, nhược điểm của phương pháp này là việc liên hệ, kiểm tra đôn đốc của lãnh đạo gặp nhiều khó khăn. Nếu muốn trao đổi hoặc tìm hiểu tình hình hoạt động của các phòng, ban thì lãnh đạo phải trực tiếp gặp các trưởng phòng, phó phòng để trao đổi hoặc tổ chức các cuộc họp thường rất tốn kém thời gian. Đặc biệt, nếu muốn kiểm tra công việc đột xuất thì giám đốc phải đích thân đến kiểm tra. Đó chính là nhược điểm lớn của bất kỳ doanh nghiệp nào khi vận dụng phương pháp tổ chức này. Tóm lại, để thuận lợi cho công tác kiểm tra thì việc kết nối mạng nội bộ giữa văn phòng với các phòng ban là rất quan trọng. Nó sẽ làm thay đổi những hoạt động quản lý trong văn phòng cả về chất và về lượng và đem lại hiệu quả rất lớn Sơ đồ bộ máy quản lý của trung tâm Tổng giám đốc Phó tổng giám đốc Văn phòng Phó tổng giám đốc Phòng tài chính kế toán Chi nhánh Trung tâm tại TP HCM Phòng dịch vụ HCTL Hãng TK-DD-TT Phòng HC TL quốc tế Phòng HC TL trong nước Hãng quảng cáo in ấn Phòng dịch vụ tổng hợp Phòng bảo vệ Phòng KH- TT và thị trường Phòng quản lý CSHT * Chức năng và nhiệm vụ của từng phòng ban - Ban lãnh đạo: bao gồm 3 người, đứng đầu là tổng giám đốc và 2 phó tổng giám đốc do Bộ văn hoá thông tin bổ nhiệm hoặc miễn nhiệm. Tổng giám đốc là người điều hành các hoạt động chung của Trung tâm theo chế độ thủ trưởng, chịu trách nhiệm trước pháp luật, Nhà nước về quyền lợi và nghĩa vụ của trung tâm - Văn phòng: là phòng chức năng giúp giám đốc Trung tâm về các mặt công tác tổ chức cán bộ, đào tạo, hành chính tổng hợp và quản trị, quản lý hệ thống xe ô tô của cơ quan, thiết bị văn phòng, quản lý khu nhà khách. - Phòng tài chính- kế toán: là phòng chức năng có nhiệm vụ giúp giám đốc trung tâm quản lý các mặt về công tác tài chính, tiền tệ, tín dụngvà thanh toán bao gồm: tạo vốn, sử dụng, bảo quản, phát triển vốn, hạch toán kế toán và thống kê, thực hiện chế độ thu- chi, vay mượn, thanh toán, theo dõi định mức lao động, chế độ khoán, tiền lương, tiền thưởng. - Phòng kế hoạch thông tin và thị trường: có nhiệm vụ giúp giám đốc xây dựng các chiến lược, kế hoạch, chương trình và các giải pháp sản xuất kinh doanh trong toàn doanh nghiệp phù hợp với nhu cầu và tình hình thị trường, thu thập và xử lý, lưu trữ thông tin mọi chiều trong và ngoài nước để cung cấp cho lãnh đạo và phòng ban có nhu cầu. - Phòng quản lý cơ sở hạ tầng: là phòng nghiệp vụ có nhiệm vụ giúp giám đốc quản lý toàn bộ hệ thống cơ sở hạ tầng, vật liệu kiến trúc phục vụ hội trợ triển lãm bao gồm: nhà triển lãm, điện, cấp thoát nước, đường xá, sân vườn,... - Phòng bảo vệ: thực hiện nhiệm vụ bảo vệ doanh nghiệp, bảo vệ sản xuất kinh doanh, bảo vệ môi trường, giữ gìn an ninh trật tự, an toàn xã hội trong toàn trung tâm và môi trường xung quanh. - Phòng hội chợ triển lãm trong nước: là phòng giúp giám đốc thực hiện các công việc nghiệp vụ, tổ chức các cuộc hội trợ triển lãm do Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam tổ chức tại Việt Nam và phối hợp với phòng Dịch vụ hội trợ triển lãm tổ chức các cuộc triển lãm tại nước ngoài. - Phòng hội chợ triển lãm quốc tế: là phòng thực hiện các công tác nghiệp vụ để tổ chức các hội chợ triển lãm quốc tế do Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam tổ chức hoặc đồng tổ chức với các đơn vị của Việt Nam hoặc đơn vị nước ngoài tại Việt Nam. - Hãng thiết kế, dàn dựng, trang trí: là đơn vị của Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam thực hiện các nhiệm vụ thiết kế, dàn dựng, trang trí đối với tất cả các cuộc hội trợ triển lãm do Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam tổ chức trên địa bàn trung tâm và kinh doanh dịch vụ thiết kế, dàn dựng, trang trí, tại các địa bàn ngoài trung tâm. - Phòng dịch vụ hội chợ triển lãm: là đơn vị kinh doanh dịch vụ trực thuộc Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam nhằm phục vụ các yêu cầu của khách hàng nước ngoài tham gia hội trợ triển lãm tại trung tâm (về giấy phép tạm nhập, tái xuất hàng hoá, visa, vận chuyển, đi lại, dịch vụ, tham quan,...) - Phòng dịch vụ tổng hợp : có nhiệm vụ quản lý toàn bộ các hoạt động kinh doanh dịch vụ trên địa bàn Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam, bao gồm các lĩnh vực: cho thuê quầy bán hàng, văn phòng đại diện, kinh doanh ăn uống giải khát, vũ hội, hội nghị, hội thảo, nhà nghỉ, văn hoá -nghệ thuật- thể thao. - Hãng quảng cáo và in ấn: có nhiệm vụ thực hiện các dịch vụ quảng cáo dưới mọi hình thức cho khách hàng trong và ngoài nước trên các lĩnh vực kinh tế xã hội. - Chi nhánh Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam tại TPHCM (Sai Gon VEFAC) Chi nhánh tại TPHCM là đơn vị trực thuộc Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam, có con dấu và tài khoản riêng, hoạt động theo chế độ hạch toán phụ thuộc. Chi nhánh có các nhiệm vụ sau: đại diện cho giám đốc Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam giao dịch với các khách hàng trong và ngoài nước, với các cơ quan quản lý Nhà nước có liên quan tại TPHCM và các tỉnh phía Nam, theo dõi và thực hiện các hợp đồng kinh tế do Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam ký kết. Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam (VEFAC) là một doanh nghiệp chuyên kinh doanh, sản xuất các mặt hàng liên quan đến tuyên truyền, quảng cáo sản phẩm. Hiện nay, tổng số lao động của trung tâm khoảng 170 người, trong đó cán bộ 50 người, nhân viên 95 người, lao động khác 25 người. *Nhận xét chung: Sau hơn 40 năm hoạt động, trung tâm hội chợ Triển lãm Việt Nam đã đạt được những thành tích đáng kể, biểu hiện ở tất cả các mặt hoạt động, về trình độ tổ chức quản lý, trình độ nghiệp vụ kinh doanh, mở rộng quy mô và nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, góp phần thúc đẩy nền kinh tế ngày càng phát triển. Đội ngũ cán bộ, nhân viên có trình độ nghiệp vụ thành thạo, có ý thức trách nhiệm trong công việc. Thêm vào đó, do có cơ cấu tổ chức hợp lý giữa các phòng ban và được sự chỉ đạo tận tình của cán bộ lãnh đạo nên các phát sinh đều được xử lý kịp thời. Chính vì vậy, trung tâm hoạt động rất hiệu quả và nộp ngân sách đều đặn, đời sống của cán bộ nhân viên trong Trung tâm ngày được cải thiện. 2.1.3- Kết qủa hoạt động kinh doanh của Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam trong thời gian qua * Thành tích Do chủ động và quyết tâm cao, với sự đồng tâm nhất trí, tích cực của ban giám đốc, cấp uỷ và toàn thể cán bộ công nhân viên Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam, với sự quan tâm và chỉ đạo của lãnh đạo Bộ Văn hoá Thông tin và các vụ chức năng. Trong năm qua Trung tâm đã đạt được những thành tích đáng kể: tổ chức được 16 cuộc hội chợ triển lãm tại Giảng Võ, một cuộc tại địa phương và 03 cuộc tại TP HCM. Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam đã phối hợp tổ chức: Hội chợ xuân 2003 từ 10/01-22/01/2003, triển lãm cơ khí điện-điện tử từ 09-15/03/2003, hội chợ hàng tiêu dùng Việt Nam vì chất lượng cuộc sống... *Năm 2003 vừa qua tình hình kinh doanh của trung tâm đã đạt được kết quả khá cao thông qua bảng thành tích sau đây : Biểu số1: Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của TTHCTLVN 2003 Đơn vị tính: 1000đ TT Chỉ tiêu Thực hiện năm 2002 Thực hiện năm 2003 Tỷ lệ thực hiện so với năm 2002 +/- 1 Tổng doanh thu 18935379 20950000 111% +11% 2 KQ sản xuất kinh doanh 2850000 3790708 133% +33% 3 Tổng các khoản nộp NS 3384107 2650000 78% -22% 4 Thu nhập bình quân người/tháng 1150000 1220000 106% +6% 5 Tổng số vốn sxkd hiện có 15736290 25567190 176% +76% Trong đó: vốn NS cấp 13567190 22898090 168% +68% Vốn tự bổ sung 2169100 2669100 123% +23% 6 Tổng các khoản nợ phải trả. Trong đó : 6853590 5500000 80% -20% Nợ khách hàng 810289 802500 99% -1% Nợ khác 6043301 4697500 78% -22% 7 Tổng các khoản nợ phải thu 1870283 1920000 103% +3% 8 Trong đó nợ không có khả năng thu hồi 645300 645300 100% +0% Nguồn: Phòng Tài chính kế toán của Trung hội chợ Triển lãm VN Qua bảng kết quả hoạt động kinh doanh của trung tâm năm vừa qua ta có thể rút ra nhận xét sau: Tổng doanh thu của trung tâm tăng thêm hơn 2 tỷ đồng, tức là đạt 111% so với năm 2002. Đây cũng là một trong những yếu tố góp phần không nhỏ vào việc tăng tổng nguồn vốn kinh doanh của trung tâm. Hiện nay, tổng nguồn vốn kinh doanh của trung tâm là khoảng 25 tỷ đồng, so với năm 2002 là tăng gần 10 tỷ đồng, đạt 176% kế hoạch. Mặc dù, được Nhà nước cấp đầu tư thêm từ ngân sách của nhà nước nhưng ta cũng không thể phủ nhận được những cố gắng của tập thể cán bộ, nhân viên trong trung tâm. *Hoạt động đối ngoại - Tiếp tục duy trì mối quan hệ với các thương vụ Việt Nam tại các nước để làm công tác tuyên truyền, quảng cáo, mời khách tham gia hội chợ. - Cử đoàn cán bộ sang cộng hoà Liên bang Nga, Hàn Quốc để tìm hiểu thị trường và mời khách tham gia hội chợ. * Công tác xây dựng cơ sở vật chất: - Tiến hành lựa chọn trong số những đối tác tham gia đấu thầu có phương án tốt nhất để thi công hạng mục “cung cấp, lắp đặt hệ thống thiết bị điều hoà không khí và thông gió cho nhà triển lãm A1”. - Mua mới thêm được một số trang thiết bị hiện đại đầu tư cho các phòng, ban. Đồng thời những phương tiện vận chuyển cũng được mua mới để phục vụ cho nhu cầu đi lại của cán bộ, nhân viên . * Công tác tổ chức cán bộ: hoàn thiện bộ máy tổ chức cho phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của từng phòng, ban để từng cán bộ nhân viên phát huy năng lực, mang lại hiệu quả cao cho doanh nghiệp. Đồng thời tiếp tục hoàn thiện quy chế làm việc của trung tâm. * Công tác Đảng, Đoàn thể - Ban giám đốc và cấp uỷ luôn quan tâm tạo điều kiện cho các tổ chức công đoàn, đoàn thanh niên, nữ công hoạt động. - Chi bộ đã kết nạp thêm đảng viên mới đồng thời mở lớp học cảm tình Đảng cho một số cán bộ công nhân viên * Công tác khác - Năm 2001 trung tâm đã phối hợp với các đơn vị nghệ thuật tổ chức 12 buổi ca nhạc phục vụ cho nhân dân Thủ Đô - Phát hành hàng tuần tạp chí Tiếp thị-Gia đình, mạng Internet Phương Nam vẫn tiếp tục phục vụ khách hàng, cho thuê văn phòng đại diện, hội nghị và các dịch vụ khác. Cũng chính nhờ những nỗ lực không ngừng đó mà không những họ đã thu được kết quả kinh doanh xuất sắc mà còn góp phần nâng cao thu nhập cho chính bản thân mình. Đây chính là những những kết quả mà họ đã đạt được từ sự cố gắng của mình. Chúng ta hãy cùng chúc cho họ năm 2004 đạt được kết quả tốt hơn nữa. * Tồn tại Bên cạnh một số việc đã thực hiện được Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam còn phải giải quyết các vấn đề sau: - Doanh thu của đơn vị tuy cao song còn có sự chênh lệch giữa các phòng. Một số phòng vẫn thiếu việc làm, thu nhập thấp dẫn đến khó quản lý về lao động, như ở phòng quản lý cơ sở hạ tầng, phòng dịch vụ hội chợ triển lãm... - Tuy đã xây dựng các ban quản lý về lao động nhằm tiết kiệm chi phí song chưa có biện pháp hữu hiệu nên cán bộ công nhân viên còn làm việc tuỳ tiện, chưa tự giác chấp hành kỷ luật lao động. 2.2- Thực trạng ứng dụng CNTT tại Trung tâm hội chợ triển lãm Việt Nam ứng dụng CNTT trong công tác quản lý là vấn đề không còn là mới mẻ đối với các nước tiên tiến trên thế giới và khu vực. Tuy nhiên, đối với nước ta thì việc sử dụng và khai thác những khả năng và ứng dụng đó còn nhiều hạn chế . Đối với công tác quản lý nói chung, một công tác mà nhiệm vụ của nó bao gồm cả quản lý con người, quản lý cơ sở vật chất và thông tin thì CNTT ra đời với những thành tựu kỳ diệu của công nghệ tin học, máy tính và công nghệ truyền thông đã làm cho các hoạt động trong quản lý tại các phòng ban trở nên dễ dàng hơn rất nhiều, đánh dấu một bước chuyển biến lớn trong hoạt động qản lý, từ việc thực hiện thủ công lấy sức người là chủ yếu sang việc chuyển giao hầu hết công việc cho máy móc thực hiện mà vẫn đảm bảo được vai trò đặc biệt quan trọng của con người. Đó chính là lý do giải thích tại sao CNTT được sử dụng rộng rãi trong quản lý. Hiện nay ở nước ta máy vi tính được sử dụng rất nhiều, nó không chỉ bó hẹp trong các viện nghiên cứu, các trường học, các trung tâm máy tính mà nó đã mở rộng ra mọi ngành và đi vào tất cả các lĩnh vực. Song hiện nay nhiều cơ quan, đơn vị chỉ dùng máy vi tính như một công cụ để soạn thảo văn bản. Trong khi đó trên thế giới việc sử dụng máy vi tính để thay thế các hoạt động của con nguời và giúp con người nhanh chóng đạt được mục đích, yêu cầu đặt ra. Theo nghị quyết 49/CP chính phủ đã đề ra chương trình quốc gia về CNTT với mục tiêu: xây dựng nền móng bước đầu vững chắc cho một kết cấu hạ tầng về thông tin trong xã hội có khả năng đáp ứng các nhu cầu cơ bản về thông tin trong quản lý nhà nước và trong các hoạt động kinh tế xã hội , đồng thời xây dựng ngành công nghiệp CNTT thành một trong những ngành mũi nhọn của đất nước, góp phần chuẩn bị cho nước ta có vị trí xứng đáng trong khu vực khi bước vào thế kỷ XXI. Để thực hiện được điều này nước ta nói chung và các công ty, doanh nghiệp nói riêng phải cố gắng hết mình để điều này sẽ trở thành hiện thực trong tương lai không xa. 2.2.1- Thực trạng trang thiết bị thông tin tại Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam Hiện nay tại Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam máy tính được trang bị khá đầy đủ để các hoạt động kinh doanh của trung tâm diễn ra một cách thuận lợi và nhanh chóng. Tính đến nay hầu hết các phòng ban đều được trang bị máy tính với nhiều tính năng hiện đại cộng thêm các thiết bị ngoại vi với tính năng siêu việt: máy fax, máy in, máy scan... Ta có thể lấy ra một vài số liệu như sau: năm 1992 số máy tính là 25 chiếc, hiện nay số máy tính là 150 chiếc được trang bị tại các phòng như sau: Biểu số 2:Số lượng máy tính tại Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam Phòng Số máy Nguồn gốc Văn phòng 15 Nhật, TQ, Malaixia Phòng dịch vụ tổng hợp 20 Indonexia,TQ Phòng tài chính, kế toán 12 Nhật, TQ Phòng HCTL trong nước 15 TQ, Malaixia Phòng HCTL quốc tế 18 Indonexia,TQ Hãng thiết kế, dàn dựng 20 Nhật, TQ Hãng quảng cáo, in ấn 10 Nhật, TQ, Malaixia Nguồn: Phòng quản lý của Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam Từ kết quả trên ta có thể thấy rằng số lượng máy tính đã tăng lên một cách đá._.ệm vụ tổng thể của tổ chức và phục vụ cho các nhiệm vụ khác nhau của tổ chức. - Việc xây dựng hệ thống thông tin phải đạt mục đích là hỗ trợ cho việc ra các quyết định, bảo đảm cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời cho các cấp lãnh đạo quản lý để họ có thể ra các quyết định đúng đắn. - Hệ thống thông tin phải được xây dựng dựa trên các kỹ thuật tiên tiến về xử lý thông tin. Các kỹ thuật này bao gồm các phần mềm ứng dụng và các thiết bị của CNTT, đặc biệt là các hệ quản trị cơ sở dữ liệu. - Hệ thống thông tin phải có kết cấu mềm dẻo và có khả năng phát triển. Mọi hoạt động của bất kỳ tổ chức nào cũng luôn vận động và phát triển theo quy luật của xã hội. Vì vậy một hệ thống thông tin sẽ nhanh chóng trở nên lỗi thời nếu không có khả năng thay đổi và phát triển cho phù hợp với sự biến đổi và phát triển của thực tế. Như đã trình bày ở trên, nhiệm vụ cơ bản của hệ thống thông tin trong tổ chức là hỗ trợ cho việc ra các quyết định và giúp các nhà quản lý thực hiện các chức năng của quản lý. Chính vì vậy nếu Trung tâm hội chợ triển lãm Việt Nam xây dựng được một hệ thống thông tin hoàn chỉnh sẽ mang lại những lợi ích to lớn: hệ thống thông tin cung cấp các thông tin và dữ liệu cần thiết giúp cho lãnh đạo cơ quan lập kế hoạch, tổ chức bố trí nhân sự với nguồn lực con người đã có, đồng thời giúp họ thực hiện các chức năng chỉ đạo và kiểm tra các hoạt động của tổ chức. Bên cạnh đó, hệ thống thông tin còn trang bị cho các nhà lãnh đạo các phương pháp và kỹ thuật mới trong xử lý, phân tích, đánh giá thông tin trên những thiết bị hiện đại của CNTT. Ngoài ra, nhờ có hệ thống thông tin, lãnh đạo trung tâm còn dễ dàng tiếp nhận thông tin từ Chính phủ, từ Các cơ quan Trung ương xuống và thông tin từ các cơ sở, các địa phương đưa lên. Ngày nay, hệ thống thông tin đã trở thành một trong những yếu tố cấu thành lên một tổ chức và cũng trở thành một lĩnh vực nghiên cứu của khoa học Quản trị kinh doanh, nó đóng vai trò quyết định tới sự thành công của tổ chức trong giai đoạn bùng nổ thông tin hiện nay. Chính vì vậy hoàn thiện hệ thống thông tin là nhiệm vụ, là xu thế tất yếu phải được đáp ứng. 3.2.2- Xây dựng các phần mềm ứng dụng phù hợp với loại hình kinh doanh Trong thời đại thông tin hiện nay, việc đầu tư trang bị các loại máy kỹ thuật-thành quả của khoa học công nghệ là một nhu cầu thiết yếu, bắt buộc phải có nếu muốn hoạt động có hiệu quả đối với mỗi cơ quan, đơn vị. Các thiết bị này ra đời không nhằm ngoài mục đích tạo hiệu quả cao cho công việc của con người. Vì vậy, máy vi tính ra đời và dần chiếm được chỗ đứng trong công tác quản lý. Đây là loại thiết bị hiện đại cho phép thực hiện nhiều loại công việc khác nhau, kết nối được nhiều người, tránh được những trở ngại về mặt địa lý không gian. Không nằm ngoài xu thế nói trên Trung tâm hội chợ triển lãm Việt Nam trong những năm qua đã rất quan tâm, chú trọng tới việc đầu tư nâng cấp các thiết bị kỹ thuật như máy vi tính, máy in, máy quét, máy photocopy... nhằm đem lại hiệu quả cao nhất trong công việc. Tuy nhiên có một thực tế là mặc dù đã được trang bị khá đầy đủ các thiết bị hiện đại nhưng hiệu quả hoạt động mà các thiết bị này mang lại vẫn chưa cao. Điều này là do Trung tâm hội chợ triển lãm Việt Nam chưa có được những phần mềm ứng dụng đủ mạnh được thiết kế riêng cho phù hợp với từng loại công việc và mang tính đồng bộ từ trên xuống dưới. Hiện nay, phần mềm tin học được coi là linh hồn, là trái tim của ngành CNTT. Nó chính là trợ thủ đắc lực cho các nhà quản trị. Nó cung cấp những tính năng hoàn hảo có thể được sử dụng cho mọi đối tượng và nó cũng có thể được xây dựng với các chức năng khác nhau để dùng riêng cho một loại công việc hay các tổ chức có tính chất hoạt động khác nhau (ví dụ như phần mềm Windows có thể dùng chung cho mọi đối tượng sử dụng máy vi tính, còn phầm mềm Office chỉ phục vụ cho công tác văn phòng). Với việc ứng dụng các phần mềm tin học chúng ta có thể tự động hoá văn phòng chỉ trên đầu ngón tay, nó sẽ giúp ích rất nhiều cho người dùng trong quá trình xử lý và quản lý thông tin, tạo sự tiện lợi cho người sử dụng, tiết kiệm thời gian và tăng hiệu suất xử lý thông tin. Qua thời gian thực tập tại Trung tâm hội chợ triển lãm Việt Nam, em nhận thấy rằng phần lớn các máy vi tính trong các phòng ban chỉ được cài đặt các phần mềm Windows, Winword, Excel. Mặc dù đây là những phần mềm cơ bản mà mỗi máy tính đều cần phải có nhưng như thế mới chỉ đáp ứng được một phần nào đấy các công việc văn phòng như soạn thảo, in ấn các loại văn bản... mà chưa đáp ứng được nhu cầu quản lý, lưu trữ thông tin, nhu cầu tìm kiếm, thu thập, xử lý và truyền tải thông tin. Mặt khác, các phần mềm này đều do nước ngoài sản xuất nên muốn sử dụng chúng một cách triệt để, toàn diện đòi hỏi người dùng phải có một trình độ ngoại ngữ (tiếng anh) nhất định. Trong điều kiện của Trung tâm hội chợ triển lãm Việt Nam hiện nay, phần lớn các cán bộ đã ở độ tuổi trung niên nên viêc sử dụng máy vi tính còn gặp nhiều khó khăn và làm giảm đi tính phổ thông, tính hiệu quả của máy vi tính. Để khắc phục vấn đề trên, trong thời gian tới Trung tâm hội chợ triển lãm Việt Nam nên quan tâm tới việc đầu tư, xây dựng các phần mềm vi tính phù hợp với từng loại công việc.Và để có hiệu quả cao cũng như đảm bảo được tính phổ thông, dễ sử dụng, các phần mềm này nên được sử dụng bằng ngôn ngữ tiếng việt và đươc cài đặt đồng bộ vào tất cả các máy tính trong trung tâm. Việc xây dựng các phần mềm ứng dụng ngôn ngữ tiếng việt trong công tác quản lý tại Trung tâm hội chợ triển lãm Việt Nam là một tất yếu vì nó đem lại những lợi ích hết sức thiết thực trong quản lý hồ sơ tài liệu, lưu trữ thông tin, thu thập, tìm kiếm, truyền tải thông tin trong kế toán... có thể thấy được lợi ích đầu tiên của việc xây dựng các phần mềm ứng dụng là tạo ra sự dễ dàng trong sử dụng. Nếu tất cả các phòng ban trong trung tâm đều sử dụng cùng một loại phần mềm máy tính thì đương nhiên việc sử dụng dữ liệu thông tin sẽ rất thuận tiện, tránh được tình trạng không ăn nhập thông tin do dùng khác phần mềm khi truyền tải thông tin từ máy này sang máy khác. Các nhà quản trị và các nhân viên cũng có thể dễ dàng trao đổi, học tập kinh nghiệm của nhau trong việc sử dụng phần mềm máy tính. Điều này sẽ góp phần làm giảm chi phí đào tạo, bồi dưỡng kiến thức tin học hàng năm của trung tâm và góp phần tiết kiệm ngân sách nhà nước. Với những phần mềm máy tính mạnh, thông tin sẽ được phân tich, xử lý một cách nhanh chóng, khoa học, chính xác và như vậy sẽ góp phần làm tăng hiệu suất, hiệu quả xử lý thông tin. Xây dựng các phần mềm ứng dụng là một giải pháp tất yếu nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý nhưng việc thực hiện các giải pháp này không thể diễn ra một sớm một chiều mà phải tiến hành từng bước trong một thời gian dài. Giải pháp này chỉ có thể được thực hiện khi chúng ta hoàn thành tốt việc CNTT cho đội ngũ cán bộ trẻ sau này vì dù sao tất cả các phần mềm máy tính đều do con người tạo ra. 3.2.3- Có kế hoạch đầu tư trang thiết bị công nghệ vào các khâu quan trọng của công tác quản trị Trang thiết bị là công cụ hỗ trợ đắc lực giúp cho con người trong quá trình lao động sản xuất. Ngày nay, khi mà xu hướng hiện đại hoá ngày càng diễn ra mạnh mẽ thì các trang thiết bị hiện đại càng giữ vị trí quan trọng trong hoạt động quản lý. Hoạt động quản lý nói chung và công tác văn phòng nói riêng vốn được coi là rất phức tạp, khó khăn nhưng nó đòi hỏi phải luôn thực hiện đúng tiến độ, thậm chí nó còn phải đi trước một bước để hoạch định, phân tích các vấn đề, sự việc có liên quan đến các hoạt động của tổ chức để làm cho tổ chức hoạt động có hiệu quả. Công việc vốn đã phức tạp như vậy nhưng người làm công tác văn phòng phải làm như thế nào để thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình. Mặc dù con người có thông minh nhanh nhẹn đến đâu đi chăng nữa nhưng cùng một lúc họ không thể đồng thời thực hiện các công việc. Để làm việc có hiệu quả thì họ cần có sự hỗ trợ của các trang thiết bị làm việc hiện đại như: máy vi tính, máy in, máy fax, máy photo,... Điều này giải thích tại sao khi ứng dụng công nghệ thông tin thì việc đầu tư các trang thiết bị là một tất yếu. Để đưa hiệu quả thông tin đạt mức tối ưu Trung tâm hội chợ triển lãm Việt Nam cần có những biện pháp đẩy mạnh hoạt động của công tác này cả về chiều rộng lẫn chiều sâu. Bởi lẽ trong thời đại bùng nổ thông tin, ngoài những nguồn tài nguyên mà con người được biết, thông tin cũng là một nguốn lực quan trọng, nó hiện diện với vai trò chỉ đạo trong mọi sự phát triển. Đối với công tác quản trị, thông tin là căn cứ để tiến hành xây dựng mô hình quản lý, làm tiền đề cho việc hoạch định chính sách và ra các quyết định. Không những thế thông tin còn là công cụ mở rộng tiềm năng khai thác về các lĩnh vực chuyên sâu khác trong thời điểm hiện tại và tương lai. Thông tin là công cụ giảm nhẹ hoạt động của con người, thông tin tạo nên tri thức cho phép con người sáng tạo ra nhiều phương tiện phục vụ lợi ích của mình. Thêm vào đó, thông tin cũng giúp chúng ta nắm bắt được nhiều phương diện của cuộc sống . Nhưng để thông tin được truyền tải kịp thời thì đòi hỏi chúng ta phải có một công cụ đắc lực - đó chính là CNTT . Trong thời đại công nghệ phát triển như vũ bão hiện nay thì việc trang bị công cụ phục vụ cho công tác quản lý một cách tối tân, hiện đại nhất không phải là dễ dàng bởi vì nó đòi hỏi chúng ta phải có nguồn vốn dồi dào. Nhưng để quản lý được mọi mặt của một doanh nghịêp thì đòi hỏi doanh nghiệp đó phải được trang bị một số máy móc trang thiết bị công nghệ như sau: *Máy vi tính: Trong thời đại thông tin hiện nay việc trang bị các thiết bị- thành quả của khoa học công nghệ là một nhu cầu tất yếu. Các thiết bị này ra đời không nhằm mục đích tạo hiệu quả cho công việc của con người. Máy vi tính ra đời và dần chiếm được chỗ đứng trong công tác quản lý. Đây là loại thiết bị hiện đại cho phép làm nhiều loại công việc khác nhau, kết nối được nhiều người gián tiếp thông qua nó, không gặp phải những trở ngại về mặt địa lý, không gian... máy vi tính còn có tính năng tốc ký sẽ làm tăng hiệu quả trong công tác soạn thảo văn bản với những văn bản có nhiều từ ngữ dài và trùng lặp. Trong đó, những văn bản bằng tiếng anh, máy tính có thể tự động sửa chữa lỗi chính tả thay cho việc làm thủ công là kiểm tra bằng mắt thường, tốn rất nhiều thời gian và có những sai sót mà ta không để ý. Đối với công tác thông tin, máy vi tính là một trong những công cụ hữu hiệu nhất cho người làm công tác này. Để tăng hiệu quả hoạt động của công tác quản lý tại văn phòng, Trung tâm hội chợ triển lãm Việt Nam cần xem xét để đi đến quyết định trang bị toàn bộ cho văn phòng; trang bị thêm máy vi tính cho các đơn vị, phòng ban; đặc biệt là việc thiết lập quan hệ giữa các phòng ban trong cơ quan. Trước mắt là thông qua hệ thông mạng(mạng nội bộ) và tiến tới nối mạng với đơn vị trực thuộc Trung tâm hội chợ triển lãm Việt Nam . Đây là một việc làm hết sức cần thiết cho quá trình quản lý của đơn vị có thể thấy hiệu quả của việc ứng dụng các thiết bị này đem lại là vô cùng lớn. * Máy in văn bản: Các văn bản được tạo ra bằng máy vi tính sẽ chưa đem lại hiệu quả cao nhất nếu nó chỉ dừng lại ở mức độ hình ảnh điện tử được lưu trữ và hiển thị trên máy vi tính. Máy in văn bản là một phương tiện giúp cho việc biến những hình ảnh trong máy vi tính trở thành hình ảnh, số liệu được biểu diễn trên mặt giấy. Các văn bản được in thông qua máy in nối với máy vi tính sẽ có độ tương phản rõ nét, nét chữ được tạo ra đẹp hơn nhiều so với bản gốc mà máy đánh chữ tạo ra. Sử dụng máy in sẽ loại bỏ hoàn toàn các trang văn bản bị nhoè, bị lan màu như giấy cacbon (giấy than) làm cho văn bản thiếu tính hấp dẫn và thẩm mỹ. Máy in không chỉ phục vụ cho việc tạo ra văn bản qua máy vi tính, nó còn tạo ra khả năng in được những bảng biểu thống kê, sơ đồ mặt bằng, báo cáo tài chính... với tốc độ in như in văn bản thông thường. Điều này sẽ giúp cho văn phòng trong việc lập các báo cáo tổng kết định kỳ mà những báo cáo này có thể được trình bày với nội dung tổng hợp bao gồm bảng biểu, số liệu, chữ viết. * Máy sao chụp Máy photocopy đã được coi như một phần không thể thiếu trong công tác văn phòng, việc sử dụng chúng đã gia tăng nhanh chóng từ những thập niên 70 của thế kỷ này. loại máy này có xu hướng hoàn thiện cả về vật chất lẫn kích thước. Đối với hoạt động của Trung tâm hội chợ triển lãm Việt Nam, việc này tạo ra hàng loạt các văn bản khác là những việc thường phải làm. điều này có thể thực hiện thông qua máy vi tính và máy in, song điều trở ngại là chi phí để tạo ra nhiều bản sao cho chất lượng như bản mẫu sẽ rất tốn. So sánh giữa việc nhân bản tài liệu của máy photocopy là ít hơn, thời gian tạo ra văn bản lại nhanh hơn, gần như tức thời. Do vậy tạo ra hàng loạt bản sao với số lượng lớn, chất lượng không thua kém máy in là bao nhiêu, nó sẽ trở thành một công việc đơn giản và có tính chuyên nghiệp hơn. mặt khác sẽ hạn chế được rò rỉ thông tin nếu như phải đem ra ngoài sao chụp. * Máy truyền văn bản Với đường dây điện thoại sắn có, ngoài khả năng kết hợp cho việc nối mạng máy vi tính, văn phòng có thể đấu nối thêm máy truyền văn bản- một loại máy cho phép gửi theo đường điện thoại công cộng tới bất kỳ địa chỉ nào cũng sử dụng máy này tiện lợi cho việc ký kết, thoả thuận (ví dụ: một hợp đồng) bao gồm có thể chuyển chữ ký của chủ thể. Như vậy, mặc dù chi phí viễn thông còn khá cao nhưng lại thực sự tiết kiện cho việc trả thù lao công tác và những chi phí khi phải cử cán bộ đi công tác. Nhà nước cần có những chính sách, văn bản cụ thể để tạo thuận lợi cho các cơ quan có thể đầu tư vào lĩnh vực công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý của mình nhằm đạt hiệu quả cao.Nên chăng Trung tâm hội chợ triển lãm Việt Nam có sự hỗ trợ về mặt vốn cho đơn vị trong việc đầu tư các công nghệ thiết bị tiên tiến vào hoạt động quản lý. 3.2.4- Nâng cao chất lượng của đội ngũ cán bộ quản lý Máy móc phương tiện dù có hiện đại và đem lại hiệu quả nhiều đến đâu cũng không thể thay thế hoàn toàn được con người, nó chỉ có tác dụng hỗ trợ tích cực cho quá trình làm việc của con người, con người quyết định đến hiệu quả của công việc. Công nghệ thông tin khác với các công cụ khác là không phải cứ có máy là dùng được có hiệu quả mà công nghệ thông tin là hoạt động trí tuệ nên muốn sử dụng phải có trí óc của con người. Việc áp dụng các thiết bị máy móc vào công tác quản lý văn phòng của Trung tâm hội chợ triển lãm Việt Nam sẽ chỉ đạt hiệu quả cao khi nó được kết hợp với việc đào tạo cán bộ có chuyên môn nghiệp vụ vững vàng, có khả năng khai thác tốt các thiết bị được trang bị. Nếu vấn đề này không được xem xét và tính toán cho phù hợp với điều kiện thực tế sẽ gây ra sự lãng phí và lệch lạc trong quá trình sử dụng. Công nghệ văn phòng với sự hỗ trợ của công nghệ thông tin sẽ giúp cho người quản trị văn phòng thực hiện tốt các chức năng nhiệm vụ. Trong một văn phòng hiện đại thì người cán bộ đòi hỏi ngày càng phải có những tiêu chuẩn cao hơn nữa về trình độ nghiệp vụ cũng như kỹ năng tin học, do vậy việc đào tạo cán bộ văn phòng của Trung tâm hội chợ triển lãm Việt Nam hiện nay là hết sức cần thiết và kết quả của mục tiêu đào tạo phải dựa trên những yêu cầu sau: * Đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ. Cho cán bộ văn phòng của cơ quan đúng với khâu phân tích đánh giá và xử lý thông tin. Đây là khâu mở đầu quan trọng của công tác thông tin, nó là điều kiện quyết định dẫn tới kết quả của các báo cáo và văn bản khác nói chung trong việc trình bày nội dung, gía trị thông tin và mục đích của thông tin. Như vậy các khâu trên đòi hỏi công tác này phải có một trình tự công việc. Trình tự này bắt đầu từ khâu hình thành, nghĩa là việc nhận thức sơ bộ về vấn đề cần xây dựng. Đôi khi khâu này tỏ ra rất quan trọng, nó xuất hiện như một nhu cầu của con người, do vậy nó sẽ cần được đáp ứng sao cho thoả mãn, nghĩa là sẽ hướng việc tìm vào các thông tin theo lĩnh vực và yêu cầu của công việc xây dựng vấn đề đòi hỏi. Việc tìm kiếm thông tin phải diễn ra hoàn toàn theo hướng chủ động. Các nguồn khai thác phong phú sẽ tăng thêm giá trị của thông tin, giúp cho khâu đánh giá được khách quan, đồng thời kết quả cuối cùng được lập sẽ chặt chẽ rõ ràng thể hiện đuợc nhiệm vụ của người lập. Trong qúa trình hoạt động, các cán bộ làm công tác thông tin đã thực hiện tốt các trình tự tiến hành nhưng đôi khi vẫn còn tồn tại những sản phẩm chưa đạt kết quả cao cả về nội dung lẫn bố cục của thông tin. Lý do là tại đâu? Đó là do nghiệp vụ của một số cán bộ còn hạn chế, đặc biệt là các đơn vị trực thuộc. Thêm vào đó là việc chưa nhận thức được tầm quan trọng của công tác này, trên thực tế họ chỉ thực hiện cho đúng trách nhiệm được giao chứ chưa chú trọng lắm vào giá trị công việc. * Đào tạo trình độ soạn thảo văn bản Trong hoạt động quản lý,văn bản vừa là phương tiện vừa là sản phẩm của quá trình quản lý được sử dụng ghi chép và truyền đạt thông tin, nó đưa ra quyết định đến người bị quản lý và ngược lại. Do vậy công tác soạn thảo phải tuân theo những nguyên tắc và quy trình chặt chẽ. Cần phải nhận thức rõ ràng rằng văn bản được coi là một loại thông tin quan trọng của quá trình quản lý nên cần phải tổ chức và xử lý trong cơ quan mình. Thực hiện công tác văn bản một cách đầy đủ chính là việc tính tới hiệu quả kinh tế và ý nghĩa khoa học. Do vậy cơ quan nên có sự đầu tư một cách đúng mức cho công tác văn bản trên hai mặt: Chỉ đạo nghiệp vụ và xây dựng cơ sở vật chất kĩ thuật cần thiết nhằm tăng hiệu quả của công tác này. Trung tâm hội chợ triển lãm Việt Nam nên có chính sách đào tạo thường xuyên đối với cán bộ làm công tác văn bản giúp cho cán bộ quản lý cũng như nhân viên nhận thức một cách đầy đủ nhất về công việc này, đồng thời xây dựng được ý thức luôn chú trọng vào công tác này. Hình thức đào tạo là tổ chức những lớp học ngắn hạn cho phép cán bộ tiếp xúc hàng ngày với văn bản cũng như công tác soạn thảo. Các kiến thức thu được qua những lớp học này sẽ đem lại những tác động nhanh chóng đối với hoạt động của công tác văn bản bởi lẽ những cán bộ được đào tạo sẽ được trực tiếp so sánh những kiến thức mới và kinh nghiệm của mình giữa thực tiễn và lý luận. Do đó sẽ có sự chọn lọc về kiến thức giúp cho hoạt động của công tác văn phòng có hiệu quả hơn. * Kiến thức về tin học Cán bộ làm công tác văn phòng ngoài những yêu cầu cần thiết phải có là năng lực và trình độ chuyên môn thì cần được trang bị những kiến thức nhất định về tin học, có khả năng làm chủ các thiết bị tin học, đáp ứng yêu cầu công việc ngày càng cao. Ngoài ra cần có tinh thần trách nhiệm cao với công việc, có tinh thần hiệp đồng phối hợp chặt chẽ vì công việc chung của công việc. Với việc ứng dụng các chương trình soạn thảo văn bản ngày càng phát triển và phổ biến trên máy vi tính cũng đòi hỏi nhân viên văn phòng nói chung và thư kí văn phòng nói riêng phải có trình độ tối thiểu về máy tính. Các kiến thức về tin học được sử dụng sẽ tạo ra một môi trường làm việc rộng hơn. Ví dụ: một nhân viên văn phòng có thể đảm trách cả việc soạn thảo, sửa in và nhân bản các văn bản. Khi những kiến thức tin học được trải qua thực tế hoạt động có thể nâng lên một tầm cao mới, giúp ích cho việc vận hành các thiết bị văn phòng có hiệu quả, khai thác triệt để được các tiềm năng mà khoa học mang lại. Như vậy người quản trị văn phòng ngoài tri thức, kĩ năng, nghiệp vụ chuyên môn, cần trau dồi tri thức, kỹ năng, thói quen làm việc với máy tính. Người làm công tác quản trị hiện đại phụ thuộc nhiều vào nơi làm việc nơi đặt máy tính của họ. Họ phải dành nhiều thời gian để đánh đánh giá, phân tích từ nhiều nguồn. Nhờ CNTT, người làm công tác quản trị có thể khai thác các cơ sở dữ liệu trực tiếp từ các máy tính ở mạng nội bộ cũng như từ các cơ sở khác từ mạng bên ngoài với độ chính xác cao mà không phải thông qua các báo cáo trung gian. Bởi vậy cần trang bị cho người quản lý những kỹ năng, kỹ xảo về CNTT nhằm phân tích, đánh giá, xử lý thông tin một cách khoa học nhất. Thêm vào đó họ phải biết cách trao đổi chia sẻ thông tin, tổ chức các cuộc bàn bạc hội thảo qua mạng hoặc đưa thông tin qua mạng để công việc đạt kết quả tốt hơn. Muốn thực hiện công tác này một cách có hiệu quả, Trung tâm hội chợ triển lãm Việt Nam cần tạo điều kiện cả về vật chất lẫn tinh thần cho các cán bộ trong cơ quan để họ có cơ hội tiếp xúc với tri thức hiện đại. Đồng thời tiến hành các công tác đào tạo cơ bản cho từng cán bộ nhân viên để giúp họ sử dụng máy vi tính thành thạo hơn. Trước tiên cần đào tạo cơ bản về tính năng, tác dụng của máy vi tính, sau đó tạo cho họ thói quen làm việc bằng máy vi tính. Chúng ta đều biết rằng văn phòng dù được trang bị hiện đại đến đâu xong tính hữu hiệu của công việc lại phụ thuộc vào việc sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên về nhân lực. Sự quan tâm đúng mức đến vấn đề nhân sự là một phương thức cải thiện hiệu quả nhất của hoạt động quản lý. Yêu cầu đặt ra là phải có người khai thác và sử dụng máy móc thiết bị mới hiện đại, phải giải quyết những đòi hỏi ngày càng phức tạp của công việc, cân bằng được chi phí bỏ ra và hiệu quả thu được trong quá trình làm việc. Để cho nghiệp vụ và trình độ của mọi cán bộ nhân viên nói chung và cán bộ quản lý nói riêng có thể theo kịp xu hướng phát triển không ngừng của thời đại thì trung tâm cần có những hướng giải quyết kịp thời phù hợp với điều kiện của mình. Ví dụ tổ chức các lớp học ngắn hạn về ngoại ngữ, về các kĩ năng khai thác máy móc thiết bị…Điều này là hoàn toàn có thể thực hiện được bởi vì nó không những mang lại những lợi ích trước mắt mà còn cả về lâu dài. Công tác đào tạo nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ nhân viên rõ ràng sẽ đem lại cho trung tâm nhiều lợi ích. Điều dễ nhận thấy nhất là hiệu suất lao động của mỗi người sẽ được cải thiện rất nhiều. Nâng cao nghiệp vụ sẽ mang lại lợi ích cho cơ quan bởi vì đối tác sẽ rất tin tưởng vào một cơ quan có đội ngũ cán bộ có trình độ và chuyên môn vững vàng. Tóm lại, nếu như coi giải pháp hiện đại hoá văn phòng bằng trang thiết bị hiện đại là một giải pháp trước mắt thì công tác đào tạo cán bộ lại có mục tiêu lâu dài hơn. Đây là điều đã được thực tế kiểm nghiệm, yếu tố con người luôn là yếu tố quan trọng nhất- yếu tố trung tâm trong mọi hoạt động quản lý. Chú trọng công tác nhân sự sẽ tạo đà cho sự phát triển của cơ quan. Mặt khác nó còn là động cơ thúc đẩy mỗi cán bộ đối mặt với những thách thức trên con đường thăng tiến. 3.2.5-Trang bị lại hệ thống trang thiết bị phù hợp với từng phòng ban Hiện nay, hệ thống trang thiết bị máy móc tại Trung tâm được trang bị khá hiện đại, dặc biệt ở các phòng ban quan trọng như: phòng kinh doanh, phòng tài chính…Tuy nhiên, đối với một số phòng ban thì việc trang bị máy móc thiếu sự đồng bộ, một số phòng ban lại có máy móc quá thừa thaĩ với những chức năng hiện đại gây ra sự lãng phí. Đặc biệt, có một số phòng ban máy vi tính được bật suốt trong giờ làm mà lại không có nguời sử dụng nên gây ra tốn kém chi phí, hại máy móc…Đây chính là một trong những vấn đề hiện còn tồn tại trong Trung tâm. Để giải quyết vấn đề này thì trung tâm cần tổ chức, sắp xếp lại hệ thống trang thiết bị nhằm hạn chế chi phí mà vẫn mang lại hiệu quả cao trong kinh doanh. 3.3- Một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT tại Việt Nam 3.3.1-Hoàn thiện công tác quản lý xuất, nhập khẩu phần mềm ứng dụng Nước ta là một nước đang phát triển cho nên công nghệ thông tin mới chỉ được ứng dụng trong thời gian gần đây. Mặc dù vậy nó đã được ứng dụng trong nhiều lĩnh vực , đặc biệt là trong quản lý, ngân hàng, hàng không , bưu diện, giáo dục đào tạo,…Tuy nhiên không phải chúng ta đã xây dựng được những phần mềm ấy mà chúng ta phần lớn là do chúng ta nhập khẩu từ nước ngoài. Hiện nay chúng ta mới chỉ xây dựng được rất ít phần mềm ứng dụng , mà đa phần là những phần mềm đơn giản. Bởi vậy việc xuất khẩu phần mềm ra nước ngoài là chưa thể thực hiện được, chúng ta chủ yếu chỉ nhập khẩu là chủ yếu. Nhưng để công tác nhập khẩu không gặp khó khăn cũng như không nhập khẩu các phần mềm có nội dung xấu thì nhà nước cần phải có những chính sách đúng đắn để quản lý việc này. 3.3.2- Đầu tư đào tạo chuyên gia về CNTT Việc phát triển ngành công nghiệp máy tính và những ứng dụng của máy vi tính ở Việt Nam hiện nay đã bắt đầu có thành tựu. Về phần cứng và dịch vụ ở Việt Nam nói chung chưa có nền công nghiệp sản xuất phần cứng máy tính, trừ một số cơ sở lắp ráp gia công một số bộ phận máy như màn hình, vỏ máy, bộ nguồn với quy mô nhỏ nhưng chúng ta đã tự sản xuất được một số phần mềm ứng dụng như phần mềm Vietkey, …để phù hợp với chúng ta. Tuy nhiên để công nghệ thông tin có thể sớm trở thành một trong những nghành công nghiệp mũi nhọn trong tương lai thì chúng ta cần phải đào tạo nhân tài ngay từ bây giờ , để những mầm non vi tính có thể trở thành những chuyên gia về vi tính trong tương lai. Trong những năm vừa qua nước ta đã tổ chức rất nhiều cuộc thi nhằm tìm ra những tài năng vi tính như : trí tuệ Việt Nam, lựa chọn tài năng games, …để đưa tham gia thi ở quốc tế .Có thể nói đó chính là một trong những chính sách để tìm ra tài năng và đưa đi đào tạo. Chúng ta hãy cùng hy vọng vào thế hệ trẻ Việt nam với những cố gắng không ngừng của họ trong tương lai chúng ta sẽ có một đội ngũ tri thức trẻ đầy nhiệt huyết với những trí tuệ rất Việt Nam này. 3.3.3- Đầu tư trang thiết bị, xây dựng phần mềm phù hợp với điều kiện nước ta Hiện nay nước ta ngoài việc sử dụng các phần mềm ứng dụng của nước ngoài như MS- DOS, Windows for work group và Windows NT Server của hãng Microsoft và các hệ thống Unix thì hiện nay ở Việt nam có một số công ty được thành lập chuyên về công tác xây dựng phần mềm phục vụ việc ứng dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau như các công ty FPT, Lạc Việt ,… Các phần mềm ứng dụng ở nước ta hiện nay rất phong phú và đa dạng . Có thể kể ra đây một số phần mềm : Các phần mềm tự động hoá văn phòng: MS-Word, MS-Excel, Power Point… Các phần mềm chữ Việt: VNI.ABC,BKED… Các phần mềm đồ hoạ: Paint Brush, CorelDraw, Photoshop… Các phần mềm quản lý: Các chương trình quản lý nhân sự, kế toán… Các phần mềm phục vụ thiết kế, tự động hoá: Autocad, Designer… Các phần mềm phục vụ nghiên cứu, giáo dục đào tạo… Các phần mềm phục vụ truyền thông:SCOM, NIC… Các phần mềm phục vụ thống kê Các phần mềm riêng được xây dựng để phục vụ cho nhu cầu của từng đơn vị cụ thể.Các phần mềm về quản trị cơ sở dữ liệu hiện nay chúng ta sử dụng phổ biến nhất vẫn là họ FoxPro, Access và SQl-Server của hãng MicroSoft hay họ sản phẩm ORACLE của hãng ORACLE. Để có được các phần mềm trên các chuyên gia của chúng ta đẫ phải dày công cố gắng tìm tòi và nghiên cứu để có được. Nhưng để các chuyên gia tiếp tục các công trình của mình thì đòi hỏi nhà nước phải đầu tư kinh phí cũng như trang thiết bị cho họ để những phần mềm của chúng ta tiếp tục ra đời với tốc độ nhanh nhất và mang lại hiệu quả cao cho ngưòi sử dụng . 3.3.4- Quản lý mạng LAN, WAN chặt chẽ Hiện nay tình trạng bùng nổ các trung tâm Internet là một dấu hiệu vui nhưng cũng không phải là hoàn toàn bởi vì xen lẫn vào trong những niềm vui ấy là những dấu hiệu xấu do một số đối tượng load những chương trình có nội dung phản động, đồi truỵ từ trên mạng xuống gây ra những tha hoá cho một bộ phận thanh thiếu niên mới lớn ở nứơc ta.Nhưng không phải hầu hết các chương trình ở trên mạng là những chương trình có nội dung xấu mà chúng cũng mang lại rất nhiều lợi ích cho chúng ta. Đó là những kiến thức mới của các quốc gia cũng như những thông tin hay, bổ ích về cuộc sống mà sách vở không thể truyền tải kịp thời được. Do đó, để Internet là một phương tịên hữu hiệu cho chúng ta trong việc viết thư trao đổi tin tức truy cập thông tin,….thì nhà nước phải quản lý mạng LAN, WAN một cách chặt chẽ để tránh tình trạng “mất bò mới lo làm chuồng ” .Tóm lại, để công nghệ thông tin trở thành một phương tiện hữu hịêu cho chúng ta thì nhà nước phải xây dựng được một hệ thống bảo mật cho những chương trình bí mật và quản lý chặt chẽ hơn nữa hệ thống mạng nội bộ quốc gia để công nghệ thông tin luôn là một phương tiện không thể thiếu được đối với mọi người. Kết luận Sự ra đời và phát triển của CNTT đã trở thành bằng chứng cho sự tiến bộ của nhân loại trong thế kỷ qua. Nhờ có những phương tiện hiện đại của CNTT mà con người chúng ta đã được giải phóng khỏi những khó khăn trong nhiều mặt của cuộc sống, đặc biệt là công việc quản lý vốn được coi là hết sức phức tạp. Việc đưa ứng dụng của CNTT vào lĩnh vực hoạt động quản trị trong các doanh nghiệp nói chung và trong Trung tân hội chợ triển lãm nói riêng- một loại hình doanh nghiệp có những nét đặc thù là một đề tài có ý nghĩa cả về lý luận và thực tiễn hiện nay. Trong quá trình thực tập tại Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam em đã có thời gian để tìm hiểu về các mặt hoạt động của Trung tâm, đặc biệt là hoạt động quản trị nhờ ứng dụng CNTT và em đã hoàn thành khoá luận này. Song đâylà một vấn đề có nội dung nghiên cứu khá rộng và có tính nghiẹp vụ sâu. do hạn chế về năng lực nhận thức, hạn hẹp về thời gian, do đó nội dung khoá luận của em mới chỉ dừng lại ở một số nhận thức lý luận . từ những nhận thức lý luận đó, em đã vận dụng vào việc phân tích và phân tích thực trạng việc ứng dụng CNTT vào một số hoạt động của TTHCTLVN , từ đó mạnh dạn đề xuất một số biện pháp ứng dụng CNTT vào hoạt động quản trị tại Trung tâm. Những ngày qua được sự chỉ bảo và hứơng dẫn tận tình của các cô chú, anh chị tại Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam, cùng với sự hướng dẫn của thầy giáo PGS-TS Vũ Phán và cô giáo Thạc sỹ Vũ Thị Minh Hiền đã giúp em hoàn thành khoá luận này nhưng nội dung trình bày trong khoá luận chắc chắn còn nhiều thiếu sót em rất nhận được sự góp ý của các thầy cô để em có cơ hội nâng cao nhận thức về lĩnh vực này nhằm giúp ích khi em tốt nghiệp ra trường . Em xin chân thành cảm ơn. Danh mục tài liệu tham khảo - Báo cáo tổng kết hoạt động kinh doanh của Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam 2003 - Những vấn đề cốt yếu của quản lý- Mike Harvey - Quản trị học căn bản- James Donelly, James L. Gibson - Quản trị học – Nguyễn Hải Sản - Quản lý thông tin và công nghệ- Nguyễn Khắc Khoa Danh mục từ viết tắt - CNTT: Công nghệ thông tin - TTHCTLVN: Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam ._.