Một số biện pháp nhằm ổn định và nâng cao chất lượng sản phẩm ở Công ty in Tạp chí Cộng sản

n, hiện nay tình trạng máy móc thiết bị của các ngành công nghiệp của nước ta đã quá cũ kỹ, thiếu đồng bộ, công nghệ lạc hậu đi sau thế giới tới vài chục năm. Do đó, chất lượng sản phẩm của các ngành này rất khó đáp ứng một cách đầy đủ cho thị trường trong nước cũng như thị trường quốc tế. Bên cạnh đó, đến năm 2003 hiệp định AFTA sẽ bắt đầu có hiệu lực đối với tất cả các nước thành viên thuộc khối ASEAN. Khi đó sản phẩm của nước ta sẽ phải cạnh tranh với những sản phẩm của các nước thành viên ASEAN ngay tại thị trường việt nam. Thực tế trên cho thấy đây chính là cơ hội và thách thức lớn đối với ngành công nghiệp Việt Nam nói chung cũng như đối với công ty in Tạp Chí Cộng Sản (TCCS) nói riêng. Để thích ứng kịp thời với tình hình đó, công ty in Tạp Chí Cộng Sản đã và đang thực hiện chiến lược sản xuất kinh doanh năng động, đầu tư đổi mới công nghệ, nâng cao chất lượng sản phẩm và năng lực sản xuất của mình để dần chiếm lĩnh thị trường, phấn đấu trở thành một cơ sở sản xuất kinh doanh các loại tạp chí, sách, báo, các ấn phẩm in màu cao cấp… đứng đầu ở Việt Nam thế kỷ 21 Như vậy, vấn đề nâng cao chất lượng sản phẩm ở công ty là một vấn đề vô cùng quan trọng và có ý nghĩa thực tiễn. Xuất phát từ những phân tích trên, qua tìm hiểu trong thời gian thực tập tại công ty, em mạnh dạn chọn đề tài: “Những giải pháp chủ yếu nhằm ổn định và nâng cao chất lượng in sản phẩm ở công ty in Tạp Chí Cộng Sản” làm luận văn của mình. Luận văn gồm có 3 chương: Chương I: Nâng cao chất lượng sản phẩm là nhiệm vụ cơ bản và lâu dài đối với các doanh nghiệp trong cơ chế thị trường Chương II: Tình hình thực hiện các biện pháp để nâng cao chất lượng sản phẩm ở công ty in Tạp Chí Cộng Sản Chương III: Một số biện pháp nhằm ổn định và nâng cao chất lượng sản phẩm ở công ty in Tạp Chí Cộng Sản Chương I Nâng cao chất lượng sản phẩm là nhiệm vụ cơ bản và lâu dài đối với các doanh nghiệp trong cơ chế thị trường I. Những vấn đề chung về chất lượng: Trong điều kiện kinh tế thị trường khi mà các doanh nghiệp được tự do cạnh tranh với nhau trên mọi phương diện nhằm đạt được mục tiêu tối đa lợi nhuận thì vấn đề chất lượng sản phẩm ngày càng được các nhà sản xuất đặc biệt quan tâm và sử dụng như một vũ khí chủ chốt để đánh bại các đối thủ cạnh tranh trên thị trường. Ngày càng có nhiều trường Đại học, Cao đẳng, Trung cấp…đưa vào giảng dạy, nghiên cứu về môn học chất lượng sản phẩm. Có nhiều sách, báo viết về chất lượng sản phẩm đã cho thấy bước tiến quan trọng trong nhận thức của sinh viên cũng như của người tiêu dùng. 1. Khái niệm, vai trò của chất lượng sản phẩm 1.1. Khái niệm chất lượng: Hiện nay, theo tài liệu của các nước trên thế giới có rất nhiều định nghĩa khác nhau về chất lượng sản phẩm. Mỗi quan niệm đều có những căn cứ khoa học và thực tiễn khác nhau và có những đóng góp nhất định thúc đẩy khoa học quản trị không ngừng phát triển và hoàn thiện. Tuỳ thuộc vào góc độ xem xét, quan niệm của mỗi nước trong từng giai đoạn phát triển kinh tế - xã hội và nhằm những mục tiêu khác nhau mà người ta đưa ra nhiều khái niệm về chất lượng sản phẩm khác nhau. * Chất lượng sản phẩm là một phạm trù tương đối, phụ thuộc vào nhiều yếu tố. Trên thực tế chất lượng đã trở thành mối quan tâm của nhiều người, nhiều ngành nên đã có rất nhiều quan niệm khác nhau về chất lượng: Trước đây, các nước trong hệ thống XHCN nhận thức rằng: “Chất lượng sản phẩm là tổng hợp những đặc tính kinh tế - kỹ thuật nội tại phản ánh giá trị sử dụng và chức năng của sản phẩm đó đáp ứng những nhu cầu định trước cho nó trong những điều kiện xác định về kinh tế - kỹ thuật”. Về cơ bản quan điểm này phản ánh đúng bản chất của chất lượng. Ta có thể dễ dàng đánh giá được mức độ chất lượng sản phẩm đạt được. Nhờ đó xác định rõ ràng những đặc tính và chỉ tiêu nào cần phải hoàn thiện. Tuy nhiên, chất lượng sản phẩm mới chỉ xem xét một cách biệt lập, tách rời với thị trường, làm cho chất lượng sản phẩm không thực gắn liền với nhu cầu và sự biến động nhu cầu trên thị trường với hiệu quả kinh tế và điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp. - Xuất phát từ người sản xuất - công nghệ: “Chất lượng sản phẩm là mức độ sản phẩm ấy đạt được những yêu cầu, những chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật hay những quy định riêng cho sản phẩm ấy”. Bước sang cơ chế thị trường, nhu cầu được coi là xuất phát điểm của mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, khi mà các nhà kinh doanh đã xác định: sản xuất những gì mà người tiêu dùng cần chứ không sản xuất những gì mà ta có, thì định nghĩa trên không còn phù hợp nữa. Quan điểm về chất lượng phải được nhìn nhận một cách khác quan, năng động hơn. Tức là khi xem xét chất lượng sản phẩm phải gắn liền với nhu cầu của người tiêu dùng trên thị trường, với chiến dịch kinh doanh của doanh nghiệp. Những quan niệm đó được gọi là quan niệm chất lượng sản phẩm hướng theo khách hàng. Theo nhà kinh tế học phương Tây Feigenbaum: “Chất lượng sản phẩm là tập hợp các đặc tính kỹ thuật, công nghệ và vận hành của sản phẩm, nhờ chúng mà sản phẩm đáp ứng được các yêu cầu của người tiêu dùng khi sử dụng sản phẩm”. Juran: “Chất lượng sản phẩm là sự phù hợp với sử dụng, với công dụng”. - Xuất phát từ thị trường: “Chất lượng sản phẩm là mức độ sản phẩm ấy đáp ứng nhu cầu của người sử dụng”. Phần lớn các chuyên gia về chất lượng trong nền kinh tế thị trường coi chất lượng sản phẩm là sự phù hợp với nhu cầu hay mục đích sử dụng của người tiêu dùng. Các đặc điểm kinh tế - kỹ thuật phản ánh chất lượng sản phẩm khi chúng thoả mãn được những đòi hỏi của người tiêu dùng. Chỉ có những đặc tính đáp ứng được nhu cầu của hàng hóa mới là chất lượng sản phẩm. Mức độ đáp ứng nhu cầu là cơ sở để đánh giá trình độ chất lượng sản phẩm đạt được. - Theo quan niệm chất lượng sản phẩm ISO 9000: “Chất lượng sản phẩm là tổng thể những chỉ tiêu và đặc tính của sản phẩm thoả mãn nhu cầu của người tiêu dùng trong những điều kiện tiêu dùng nhất định, phù hợp với công dụng, tên gọi của sản phẩm mà người tiêu dùng mong muốn”. - Để phát huy mặt tích cực và khắc phục những hạn chế của các quan niệm trên, tổ chức tiêu chuẩn chất lượng quốc tế đã đưa ra khái niệm ISO 8420 -1994: “Chất lượng là tập hợp các đặc tính của một thực thể (đối tượng) tạo cho thực thể (đối tượng) đó có khả năng thoả mãn nhu cầu đã nêu ra hoặc tiềm ẩn”. - Dựa trên khái niệm này, Cục đo lường chất lượng Nhà nước Việt Nam đã đưa ra khái niệm TCVN 5814 - 1994: “Chất lượng sản phẩm của một sản phẩm nào đó là tổng hợp của tất cả các tính chất biểu thị giá trị sử dụng phù hợp với nhu cầu xã hội trong những điều kiện kinh tế - xã hội nhất định, đảm bảo các yêu cầu của người sử dụng nhưng cũng đảm bảo các tiêu chuẩn thiết kế và khả năng sản xuất của từng nước”. Đến đây chúng ta đều xác nhận rằng “chất lượng” không chỉ là việc thoả mãn một quy cách kỹ thuật hay một yêu cầu cụ thể nào mà còn có nghĩa rộng hơn rất nhiều - Đó là sự thoả mãn những mong muốn của khách hàng. Các khái niệm trên có sự kết hợp của những quan niệm trong nền kinh tế thị trường hiện đại. Bởi vậy, nó đã được chấp nhận và sử dụng khá phổ biến hiện nay. Tuy nhiên, quan niệm chất lượng sản phẩm tiếp tục được phát triển và bổ sung hơn nữa. Để đáp ứng nhu cầu của khách hàng, các doanh nghiệp phải không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm của mình nhưng không phải theo đuổi chất lượng cao với bất cứ giá nào mà luôn có giới hạn về kinh tế – xã hội và công nghệ. 1.2. Vai trò của chất lượng sản phẩm Hiện nay, xu thế quốc tế hoá nền kinh tế đang ngày càng trở nên mạnh mẽ. Quốc tế hoá nền kinh tế có tính hai mặt của nó: nếu nước nào có nền kinh tế vững mạnh sẽ phát triển hơn nữa và thu được nhiều lợi ích về cho quốc gia của mình khi hòa nhập vào nền kinh tế thế giới. Còn ngược lại, những nước nào yếu thế mà không tìm cách để vươn lên thì chẳng mấy chốc sẽ bị lệ thuộc vào các quốc gia lớn mạnh kia. Vì vậy, trong điều kiện nền công nghệ Việt Nam còn lạc hậu so với các quốc gia khác trên thế giới thì việc nâng cao chất lượng sản phẩm, sản xuất ra những sản phẩm có tính cạnh tranh là rất quan trọng, có ý nghĩa sống còn đối với nền sản xuất của Việt Nam. Bởi vì, một khi đã hoà nhập vào nền kinh tế thế giới thì sản phẩm của Việt Nam sẽ phải cạnh tranh với nhiều mặt hàng của nước ngoài về giá, về chất lượng… mà tất cả hầu hết đều phụ thuộc vào trình độ công nghệ. Do đó, Việt Nam cần lợi dụng công nghệ của các nước đi đầu để rút ngắn khoảng cách đáng kể về mặt thời gian, sớm đuổi kịp các nước đi trước. Mặt khác, do nhu cầu tiêu dùng ngày càng tăng nên các doanh nghiệp phải không ngừng đảm bảo và nâng cao chất lượng sản phẩm để thoả mãn nhu cầu xã hội. Đó là một yêu cầu khách quan, nó có ý nghĩa trước hết là đem lại năng suất cao, giảm chi phí, tăng khối lượng sản phẩm bán ra và tăng thu nhập. - Nâng cao chất lượng sản phẩm dẫn đến làm tăng tính năng tác dụng, tuổi thọ, độ tin cậy, độ an toàn của sản phẩm, giảm mức gây ô nhiễm môi trường, tiết kiệm được tài nguyên, tăng giá trị sử dụng trên một đơn vị sản phẩm đầu ra, nhờ đó tăng khả năng tích lũy cho tái sản xuất mở rộng, hiện đại hoá kỹ thuật công nghệ, tăng năng suất lao động. - Nâng cao chất lượng sản phẩm còn làm tăng khả năng cạnh tranh của sản phẩm, tạo uy tín cho doanh nghiệp thâm nhập và mở rộng thị trường do sản phẩm có chất lượng cao hơn, giá thành sản xuất thấp. Vì vậy, sẽ dẫn đến giá bán thấp, đáp ứng được các yêu cầu của người tiêu dùng. - Sản phẩm tiêu thụ được nhiều hơn sẽ làm tăng doanh thu lợi nhuận, thu hồi vốn nhanh, giúp doanh nghiệp ngày càng đứng vững trên thương trường. - Nâng cao chất lượng sản phẩm mang lại lợi ích cho tất cả mọi người, mọi đối tượng trong nền kinh tế và cho toàn xã hội: + Người lao động trong doanh nghiệp nhờ đó mà có thu nhập cao và ổn định, tạo ra tâm lý yên tâm lao động, có ý thức tự giác phấn đấu và gắn bó với doanh nghiệp hơn. + Nâng cao chất lượng sản phẩm sẽ làm tăng được sản phẩm có giá trị sử dụng cao hơn, phù hợp với nhu cầu của mình với cùng một chi phí tài chính. Vì vậy, đảm bảo và nâng cao chất lượng sản phẩm là yếu tố lâu dài và cơ bản nhất, nó đảm bảo cho doanh nghiệp tồn tại và phát triển. 2. Đặc điểm và hệ thống chỉ tiêu phản ánh chất lượng sản phẩm 2.1. Đặc điểm của chất lượng sản phẩm Chất lượng sản phẩm là một phạm trù KT – XH, công nghệ tổng hợp. Nó luôn gắn chặt chẽ với những mong đợi của khách hàng và những xu hướng vận động của những mong đợi đó trên thị trường. Bởi vậy, chất lượng là một phạm trù có ý nghĩa tương đối, không phải là bất biến mà thường xuyên thay đổi theo thời gian và không gian. Chất lượng có thể cao trong thời điểm này nhưng sẽ không còn cao nữa đối với giai đoạn sau hoặc chất lượng cao ở thị trường này nhưng không cao đối với thị trường khác. Khi nói đến chất lượng, cần phân biệt rõ đặc tính chất lượng chủ quan và khách quan của sản phẩm. - Đặc tính chủ quan được thể hiện trong chất lượng thiết kế hay còn gọi là chất lượng trong sự phù hợp nó phản ánh mức độ phù hợp của sản phẩm đối với nhu cầu khách hàng. Nếu sản phẩm càng thoả mãn những mong đợi của khách hàng thì chất lượng càng cao. Loại chất lượng này phụ thuộc vào sự đánh giá của người tiêu dùng. Vì vậy, nó tác động mạnh mẽ đến khả năng tiêu thụ sản phẩm. Trình độ thiết kế là nhân tố cơ bản quyết định đến loại chất lượng này. - Đặc tính khách quan thể hiện trong chất lượng tuân thủ thiết kế. Khi sản phẩm sản xuất ra có những đặc tính kinh tế - kỹ thuật càng gắn với tiêu chuẩn thiết kế thì chất lượng càng cao, được phản ánh thông qua tỷ lệ phế phẩm, sản phẩm hỏng, loại bỏ sản phẩm không đạt yêu cầu thiết kế. Loại chất lượng này phụ thuộc chặt chẽ vào tính chất, đặc điểm và trình độ công nghệ, trình độ tổ chức quản lý, sản xuất của các doanh nghiệp. Nó ảnh hưởng rất lớn đến khả năng cạnh tranh về giá cả của sản phẩm. 2.2. Hệ thống chỉ tiêu phản ánh chất lượng sản phẩm: * Chất lượng được hợp thành bởi một tập hợp các yếu tố phản ánh các thuộc tính của sản phẩm mà người tiêu dùng mong muốn. Những thuộc tính này được thể hiện thông qua những chỉ tiêu cụ thể sau: - Chức năng hoạt động của sản phẩm: được thể hiện thông qua tính năng tác dụng, công dụng của sản phẩm đó. Những tính năng này được cấu thành bởi các yếu tố cơ lý hoá nằm trong chỉ tiêu kỹ thuật. - Tuổi thọ của sản phẩm: phản ánh khả năng làm việc bình thường của sản phẩm trong một khoảng thời gian nhất định trên cơ sở đảm bảo đúng các yêu cầu về mục đích, điều kiện sử dụng và chế độ bảo dưỡng quy định. - Độ tin cậy của sản phẩm: là đặc tính đảm bảo cho sản phẩm giữ được khả năng làm việc không bị hỏng và hoạt động một cách chính xác trong một khoảng thời gian. - Tính thẩm mỹ của sản phẩm: đặc trưng cho sản phẩm về cái đẹp, về sự hợp lý trong kết cấu, kích thước, hình dáng, màu sắc, tính cân đối, cách trang trí, tính thời trang… - Tính tiện lợi của sản phẩm: dể sử dụng, dễ bảo quản, dễ thích nghi với mọi điều kiện. - Tính kinh tế của phẩm: phản ánh sự tiết kiệm tiêu hao nguyên vật liệu, năng lượng trong quá trình sử dụng sản phẩm. - Tính an toàn: đặc trưng cho tính an toàn khi sử dụng, đảm bảo sức khoẻ và tính mạng cho người tiêu dùng. - Chỉ tiêu thống nhất hoá: đăc trưng cho mức độ sử dụng sản phẩm, các bộ phận được tiêu chuẩn hoá, thống nhất và mức độ thống nhất với các sản phẩm khác. - Chỉ tiêu sinh thái: đặc trưng cho sự độc hại của sản phẩm khi tác động đến môi trường. - Chỉ tiêu chi phí, giá cả: đặc trưng cho hao phí xã hội cần thiết để tạo lên sản phẩm. - Chỉ tiêu bao bì, đóng gói, vận chuyển: đây là chỉ tiêu các hoạt động sau sản xuất nhằm tiếp tục duy trì chất lượng sản phẩm đã đạt được trong quá trình sản xuất với mục đích đảm bảo chất lượng sản phẩm tốt nhất đến tay người tiêu dùng. Đối với chỉ tiêu bao bì, đóng gói còn có tác dụng quảng cáo khẳng định độ tin cậy đối với người sử dụng. Các chỉ tiêu này không tồn tại độc lập, tách rời mà còn có mối quan hệ chật chẽ với nhau. Như vậy, khi nói tới chất lượng sản phẩm là nói tới các yếu tố có mối quan hệ đồng bộ với nhau. Vai trò, ý nghĩa của từng chỉ tiêu rất khác nhau đối với những sản phẩm khác nhau. Mỗi loại sản phẩm cụ thể sẽ có những chỉ tiêu mang tính trội và quan trọng hơn những chỉ tiêu khác. Mỗi doanh nghiệp phải lựa chọn và quyết định những chỉ tiêu quan trọng nhất, phù hợp với điều kiện sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp để làm ra những sản phẩm mang sắc thái riêng biệt, độc đáo khác với những sản phẩm đồng loại trên thị trường. Do vậy, doanh nghiệp sẽ lựa chọn một yếu tố quan trọng nhất làm lợi thế cạnh tranh cho sản phẩm. Ngoài ra, để đánh giá phân tích tình hình thực hiện chất lượng giữa các bộ phận, giữa các thời kỳ sản xuất ta còn có các chỉ tiêu so sánh như sau: - Tỉ lệ sai hỏng để phân tích tình hình sai hỏng trong sản xuất: SLSP sai hỏng SLSP sai hỏng + SLSP tốt = Tỷ lệ sai hỏng x 100 (%) + Dùng thước đo hiện vật để tính, ta có công thức: Trong đó, số sản phẩm hỏng bao gồm sản phẩm hỏng có thể sửa chữa được và sản phẩm hỏng không thể sửa chữa được. + Dùng thước đo giá trị để tính, ta có công thức: Chi phí về SP hỏng Giá thành công xưởng của sản phẩm hàng hoá = Tỷ lệ sai hỏng x 100 (%) Trong đó, chi phí sản phẩm hỏng bao gồm chi phí về sản phẩm hỏng có thể sửa chữa được và chi phí về sản phẩm hỏng không thể sửa chữa được. Trên cơ sở tính toán về tỷ lệ sai hỏng đó ta có thể so sánh giữa kỳ này với kỳ trước, hoặc giữa năm nay với năm trước. Nếu tỷ lệ sai hỏng kỳ này so với kỳ trước mà nhỏ hơn tức là chất lượng kỳ này tốt hơn và ngược lại. Để sản xuất kinh doanh một sản phẩm nào đó, doanh nghiệp phải xây dựng tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm, phải đăng ký và được các cơ quan quản lý chất lượng sản phẩm nhà nước ký duyệt. Tuỳ theo từng loại sản phẩm, từng điều kiện của doanh nghiệp mà xây dựng tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm sao cho đáp ứng được yêu cầu của nhà quản lý và người tiêu dùng. 3. Sự hình thành chất lượng sản phẩm và các loại chất lượng 3.1. Sự hình thành chất lượng sản phẩm: Chất lượng của bất kỳ một sản phẩm nào cũng được hình thành qua những quá trình theo một trật tự nhất định. Quá trình hình thành chất lượng sản phẩm xuất phát từ thị trường và trở về với thị trường trong một chu trình khép kín, vòng sau chất lượng của sản phẩm sẽ hoàn chỉnh hơn. Vòng tròn chất lượng (Quality Loop) mang tính định hướng, phản ánh các hoạt động có ảnh hưởng đến quá trình hình thành chất lượng sản phẩm và để đảm bảo chất lượng, hệ thống quản lý chất lượng cần phải bao trùm lên toàn bộ các hoạt động đó. Trước sản xuất (1) Nghiên cứu (2) Thiết kế (4) Sản xuất (3) Triển khai (5) Kiểm tra bao gói Vận chuyển dự trữ, bảo quản (6) (7) Bán hàng dịch vụ Trưng cầu ý kiến thanh lý (8) Sản xuất Tiêu dùng Hình 1. Chu trình hình thành chất lượng Để tiện cho việc quản lý chất lượng trong các giai đoạn, người ta có thể chia thành 3 phân hệ: nghiên cứu, thiết kế – sản xuất – tiêu dùng. * Phân hệ trước sản xuất (nghiên cứu, thiết kế): + Quá trình 1- nghiên cứu: do tính biến động của thị trường, nhu cầu xã hội thay đổi và ngày càng tăng lên do đó phải nghiên cứu về số lượng, yêu cầu về chất lượng, mục tiêu kinh tế cần đạt được. + Quá trình 2 - thiết kế: là giai đoạn thể hiện những yêu cầu của khách hàng theo một hình thức thích hợp. Thiết kế có thể bao gồm việc xây dựng, quy định chất lượng sản phẩm, xác định nguồn nguyên vật liệu, nơi tiêu thụ sản phẩm. * Phân hệ trong sản xuất: Chức năng cơ bản của quá trình gia công sản xuất là thể hiện các ý đồ và yêu cầu của thiết kế và tiêu chuẩn trên sản phẩm. + Quá trình 3 - triển khai: là thiết kế dây chuyền công nghệ, sản xuất thử, đầu tư xây dựng cơ bản, dự toán chi phí sản xuất, giá thành, giá bán… + Quá trình 4 - chế tạo sản phẩm hàng loạt dựa trên cơ sở khai thác một cách hiệu quả nhất các thiết bị và quy trình công nghệ đã được lựa chọn. + Quá trình 5 - Kiểm tra chất lượng sản phẩm, kiểm tra thường xuyên kỹ thuật công nghệ, chất lượng lao động, tìm biện pháp đảm bảo chất lượng quy định bao gói… chuẩn bị xuất xưởng. * Phân hệ sau sản xuất (tiêu dùng): Mục đích cơ bản của phân hệ này là khai thác tối đa giá trị sử dụng của sản phẩm để thoả mãn nhu cầu với những chi phí sử dụng thấp nhất. + Quá trình 6 – vận chuyển sang mạng lưới kinh doanh, tổ chức dự trữ, bảo quản. + Quá trình 7 – bán hàng, dịch vụ kỹ thuật, bảo hành, hướng dẫn sử dụng. + Quá trình 8 – trưng cầu ý kiến khách hàng về số lượng, chất lượng… của sản phẩm, lập dự án cho bước sau, thanh lý sử dụng. Sau quá trình 8, quá trình 9 được lặp lại như quá trình 1, quá trình 10 được lặp lại như quá trình 2… trong suốt quá trình không ngừng cải tiến, nâng cao chất lượng sản phẩm, nhằm đạt hiệu quả ngày càng cao. Cho nên ta có thể hình dung: quản lý chất lượng sản phẩm là một hệ thống khép kín, đi từ tiêu thụ rồi lại trở về tiêu thụ và được lặp lại lần sau hoàn hảo hơn lần trước. 3.2. Các loại chất lượng Dựa vào quá trình hình thành chất lượng sản phẩm, người ta thường chia ra các loại chất lượng sau để tiện theo dõi và quản lý: 3.2.1. Chất lượng thiết kế Là chất lượng dựa trên những nghiên cứu thị trường về các nhu cầu đối với các sản phẩm, bộ phận thiết kế tiến hành nghiên cứu phân tích các thông tin có được về nhu cầu tiêu dùng sản phẩm, cũng như các tiêu chuẩn và khả năng doanh nghiệp đáp ứng được những nhu cầu đó. Sau đó tiến hành thiết kế sản phẩm với những chỉ tiêu chất lượng đầu tiên tạo nên đặc tính nên trong của sản phẩm, khả năng đáp ứng được các yêu cầu, tạo nên giá trị sử dụng cho người tiêu dùng. Về vấn đề chất lượng, đặc trưng quan trọng nhất của thiết kế là quy cách. 3.2.2. Chất lượng tiêu chuẩn Là chất lượng được đánh giá thông qua các chỉ tiêu kỹ thuật của quốc gia, quốc tế, địa phương hoặc ngành. 3.2.3. Chất lượng tối ưu Là chất lượng sản phẩm theo thiết kế đạt được ở mức cao nhất trong điều kiện sản xuất, gia công ổn định. Tuy nhiên chất lượng thiết kế cũng có hai mặt của nó. Nếu yêu cầu chất lượng thiết kế quá cao, đòi hỏi phải tỉ mỉ chính xác sẽ mang lại lợi ích cho người sử dụng vì sản phẩm đạt chất lượng cao sẽ có giá trị sử dụng lớn. Nhưng để đạt được chất lượng thiết kế cao cũng sẽ gây khó khăn cho doanh nghiệp, vì sản phẩm yêu cầu cao sẽ dẫn đến tăng giá thành sản phẩm. Nó làm giảm doanh thu và lợi nhuận kinh doanh. Điều này hoàn toàn ngược lại đối với chất lượng thiết kế quá giản đơn. 3.2.4. Chất lượng thực Chất lượng thực tế của sản phẩm là giá trị các chỉ tiêu chất lượng sản phẩm thực tế đạt được do các yếu tố chi phối, nguyên vật liệu, máy móc thiết bị, phương pháp quản lý… 3.2.5. Chất lượng cho phép Là mức độ cho phép về độ lệch các chỉ tiêu chất lượng của sản phẩm giữa chất lượng thực với chất lượng chuẩn. Chất lượng cho phép của sản phẩm phụ thuộc vào điều kiện kinh tế – kỹ thuật, trình độ lành nghề của công nhân, phương pháp quản lý của doanh nghiệp… 4. Các yếu tố ảnh hưởng tới chất lượng sản phẩm Chất lượng sản phẩm chịu ảnh hưởng của nhiều nhân tố khác nhau sau : 4.1. Nhu cầu thị trường Nói đến chất lượng mà không nói đến nhu cầu thị trường thì sản phẩm sản xuất ra sẽ chẳng có ý nghĩa gì. Nhu cầu thị trường có thể nói là thước đo giá trị chất lượng. Các nhu cầu gồm nhiều điều kể cả sự dồi dào của hàng hoá dịch vụ, việc giao hàng, độ tin cậy, khả năng bảo dưỡng và hiệu quả về mặt chi phí. Nhu cầu cao thì đòi hỏi sản phẩm phải có chất lượng cao phù hợp thì mới có thể đáp ứng được yêu cầu của người sử dụng. 4.2. Nguyên liệu đầu vào Nguyên liệu là yếu tố tham gia trực tiếp vào việc cấu thành nên sản phẩm. Những đặc điểm và tính chất của nguyên vật liệu sẽ được đưa vào sản phẩm, do đó chất lượng nguyên vật liệu ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm sản xuất ra. Chất lượng sản phẩm cao hay thấp bắt đầu được xác định ngay từ khâu nhập nguyên vật liệu cho sản xuất. Do đó, doanh nghiệp phải thiết lập được hệ thống cung ứng nguyên vật liệu thích hợp. Trên cơ sở tạo dựng mối quan hệ lâu dài giữa người sản xuất và người cung ứng đảm bảo khả năng tổ chức cung ứng đầy đủ, kịp thời, chính xác, đúng nơi cần thiết. 4.3. Trình độ tiến bộ khoa học - công nghệ Trong thời đại ngày nay, sự tiến bộ khoa học - công nghệ có ảnh hưởng mạnh mẽ và quyết định đến việc nâng cao chất lượng sản phẩm. Đặc biệt là các doanh nghiệp công nghiệp có đặc trưng chủ yếu là sử dụng nhiều loại máy móc, thiết bị khác nhau để sản xuất ra sản phẩm. Công nghệ phù hợp và máy móc thiết bị tốt, hiện đại, hoạt động ổn định sẽ làm ra những sản phẩm có chất lượng cao, góp phần làm giảm chi phí… Do vậy, khoa học công nghệ có ảnh hưởng lớn đến năng suất lao động và là động lực thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp. 4.4. Yếu tố về lao động Cho dù trình độ công nghệ có hiện đại đến đâu thì con người vẫn là yếu tố quyết định đến chất lượng sản phẩm, chỉ có con người mới tạo ra sản phẩm có chất lượng cao, chi phí thấp. Do đó, chất lượng sản phẩm phụ thuộc vào chất lượng lao động. Chất lượng lao động được thể hiện qua trình độ chuyên môn, kinh nghiệm và tinh thần trách nhiệm. Vì vậy, doanh nghiệp cần phải các chính sách tuyển dụng đào tạo, huấn luyện đúng đắn, đồng thời phải chú ý đến quyền lợi của các thành viên trong doanh nghiệp. Có thể minh họa các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm theo sơ đồ sau: Nhu cầu thị trường Lao động Thiết bị công nghệ Chất lượng sản phẩm Nguyên vật liệu Hình 2. Các nhân tố ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm 4.5. Trình độ tổ chức quản lý và tổ chức sản xuất của doanh nghiệp Trình độ quản trị nói chung và trình độ quản trị chất lượng nói riêng là một nhân tố cơ bản góp phần thúc đẩy nhanh tốc độ cải tiến, hoàn thiện chất lượng sản phẩm của các doanh nghiệp. Một doanh nghiệp nếu nhận thức được rõ vai trò chất lượng trong cuộc chiến cạnh tranh thì doanh nghiệp đó sẽ có đường lối chiến lược kinh doanh quan tâm đến vấn đề chất lượng. Trên cơ sở đó, các cán bộ quản lý phối hợp tạo ra sự phối hợp đồng bộ nhịp nhàng giữa các khâu, các yếu tố của quá trình sản xuất nhằm mục đích cao nhất là hoàn thiện chất lượng sản phẩm. Trình độ của cán bộ quản trị sẽ ảnh hưởng đến khả năng xác định chính sách, mục tiêu chất lượng và cách thức chỉ đạo thực hiện chương trình, kế hoạch chất lượng. Cán bộ quản lý phải biết cách làm cho công nhân hiểu rằng việc đảm bảo và nâng cao chất lượng không phải là riêng của phận KCS hay của một tổ công nhân sản xuất mà nó phải là nhiệm vụ chung của toàn doanh nghiệp. Đồng thời, công tác quản lý chất lượng tác động mạnh mẽ đến công nhân sản xuất thông qua chế độ khen thưởng hay phạt hành chính để từ đó nâng cao ý thức lao động và tinh thần cố gắng hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. 5. Quan hệ chất lượng với chi phí và hiệu quả sản xuất kinh doanh Nâng cao chất lượng sản phẩm là một trong những nội dung cơ bản của hoạt động sản xuất kinh doanh, hoạt động này nhằm thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp: đa dạng hoá sản phẩm, tăng khả năng cạnh tranh, tăng lợi nhuận. Nhưng không phải sản phẩm chất lượng cao nào cũng đều có khả năng tiêu thụ nhanh vì nó còn phụ thuộc vào giá bán và nhu cầu thị trường. Vì vậy, nâng cao chất lượng có thể là con dao hai lưỡi. Nó có thể đưa nhà kinh doanh đến vinh quang nhưng cũng có thể làm họ lâm vào tình trạng phá sản. Do đó, sản phẩm mới hoàn hảo hơn phải thoả mãn một lượng nhu cầu lớn hơn hay trình độ chất lượng sản phẩm mới phải cao hơn trình độ chất lượng sản phẩm cũ so với một đồng chi phí bỏ ra. Muốn nâng cao chất lượng sản phẩm, các nhà quản lý doanh nghiệp phải nâng cao chất lượng quản lý ở mọi khâu: Nghiên cứu thị trường - thiết kế - sản xuất - tiêu dùng bằng các phương pháp quản lý chất lượng sản phẩm không lỗi để giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm và nâng cao năng suất lao động. Do đó, tốt nhất không nhất thiết đồng nghĩa với đắt nhất không phải lúc nào cũng “ tiền nào của nấy” như ta vẫn thường quan niệm. Chi phí cho chất lượng là những khoản đầu tư nhằm làm cho sản phẩm và dịch vụ phù hợp với mục đích của người tiêu dùng hoặc là cái giá phải trả để đạt được sự phù hợp của sản phẩm với yêu cầu của người tiêu dùng. Biểu hiện cụ thể của nó là những chi phí đi kèm với sự không hoàn thiện đó, chi phí tìm kiếm, phát hiện, sửa chữa, sử dụng tốt hơn nguyên vật liệu, máy móc thiết bị do đó sẽ nâng cao được năng xuất. Doanh nghiệp nhờ đó có thể thâm nhập vào thị trường dễ hơn nhờ chất lượng sản phẩm cao, giá cả thấp hơn và giảm được chi phí cho người tiêu dùng trong quá trình sử dụng. Từ đó doanh nghiệp có điều kiện mở rộng sản xuất, tạo công ăn việc làm cho người lao động. Có thể biểu diễn mối quan hệ giữa chi phí cho chất lượng và sự hài lòng của khách hàng. Tăng chi phí chất lượng Tăng sự hài lòng Hình 3. Mối quan hệ giữa chi phí chất lượng và sự hài lòng II. Nội dung của công tác quản lý chất lượng sản phẩm 1. Thực chất của công tác quản lý chất lượng sản phẩm * Khái niệm về quản lý chất lượng: Khoa học quản lý chất lượng được phát triển và hoàn thiện liên tục thể hiện ngày càng đầy đủ hơn bản chất tổng hợp, phức tạp của vấn đề chất lượng. Quan điểm phương Tây cho rằng: “quản lý chất lượng là một hệ thống hoạt động thống nhất có hiệu quả của những bộ phận khác nhau trong những tổ chức, trên một đơn vị kinh tế chịu trách nhiệm triển khai các thông số chất lượng thoả mãn hoàn toàn nhu cầu của người tiêu dùng”. Theo quan niệm của người Nhật: “quản lý chất lượng là hệ thống các biện pháp công nghệ sản xuất tạo điều kiện sản xuất kinh tế nhất những sản phẩm hoặc dịch vụ có chất lượng thoả mãn yêu cầu của người tiêu dùng với chi phí thấp nhất”. * Khái niệm về quản lý chất lượng đồng bộ (TQM): “Quản lý chất lượng đồng bộ là cách tổ chức quản lý của một tổ chức tập trung vào chất lượng thông qua việc động viên, thu hút toàn bộ mọi thành viên tham gia tích cực vào quản lý chất lượng ở mọi cấp, mọi khâu nhằm đạt được thành công lâu dài nhờ việc thoả mãn nhu cầu khách hàng và đem lại lợi ích cho mọi thành viên trong tổ chức đó và cho xã hội”. Từ khái niệm trên có thể thấy quản lý chất lượng không phải thuần túy là chuyển trách nhiệm về kiểm tra từ tay khách hàng sang người sản xuất mà là một cái gì đó cao hơn nhiều. Quản lý chất lượng đồng bộ là một cách đề cập nhằm cải tiến tính hiệu quả và linh hoạt của toàn bộ cơ sở sản xuất kinh doanh. Muốn một tổ chức thực sự có hiệu quả thì mọi thành viên của tổ chức đó phải kết hợp tốt với nhau trong công việc. Tuy nhiên, quan niệm chung nhất, khá toàn diện và được chấp nhận rộng rãi hiện nay do tổ chức tiêu chuẩn chất lượng quốc tế (ISO) đưa ra như sau: “Quản lý chất lượng là một tập hợp các hoạt động của chức năng quản lý chung nhằm xác định chính sách, mục tiêu, trách nhiệm về chất lượng và thực hiện chúng bằng những phương tiện như lập kế hoạch, triển khai chất lượng, đảm bảo chất lượng và cải tiến chất lượng trong khuôn khổ một hệ thống chất lượng”. Nói chung, nhiệm vụ lớn nhất của quản lý chất lượng là chuyển dịch hình thái kiểm tra từ kiểm nghiệm sau sản xuất sang việc thiết kế hoạch hóa và phân tích trước khi sản xuất để phát hiện kịp thời những bất hợp lý của mẫu thiết kế, của các nhiệm vụ cụ thể trong các công nghệ nhằm loại trừ những nguyên nhân tạo ra phế phẩm, khuyết tật có thể nảy sinh trong chu kỳ sống của sản phẩm. 2. Những nguyên tắc cơ bản trong quản lý chất lượng sản phẩm 2.1. Nguyên tắc coi trọng vai trò con người Con người luôn giữ vai trò chủ đạo trong mọi hoạt động, mọi khâu trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Cho dù kỹ thuật khoa học có phát triển như thế nào thì con người vẫn là yếu tố quan trọng nhất trong mọi quá trình phát triển của nền kinh tế xã hội. Thực tế là rất nhiều nước nghèo tài nguyên thiên nhiên nhưng vẫn có nền kinh tế phát triển vào loại bậc nhất đó là do họ đã biết cách làm giàu nguồn nhân lực của mình. Do đó, có thể nói: “ Con người tạo ra chất lượng chứ không phải máy móc tối tân”. 2.2. Nguyên tắc chất lượng là trên hết Chất lượng tốt là chìa khoá vàng dẫn đến thành công của các doanh nghiệp. Chất lượng là vũ khí cạnh tranh cho các doanh nghiệp, khi chất lượng được nâng lên thì giá thành sẽ hạ xuống do giảm được những lãng phí hoặc chi phí sai hỏng. Nhờ đó sản phẩm của các doanh nghiệp này có thể thoả mãn được nhu cầu của khách hàng về chất lượng và giá cả, điều này sẽ có lợi trong việc nâng cao thị phần của doanh nghiệp. 2.3. Nguyên tắc chất lượng toàn diện Chất lượng phải._. toàn diện ở tất cả các khâu của quá trình quản lý, đòi hỏi sự tham gia của tất cả mọi thành viên trong doanh nghiệp với mục tiêu cung cấp sản phẩm phù hợp với nhu cầu của người tiêu dùng nhờ tổ chức được quá trình sản xuất sản phẩm tốt hơn, rẻ hơn tiện lợi và an toàn hơn… 2.4. Nguyên tắc đồng bộ Chất lượng không tự nhiên sinh ra mà cần được quản lý. Rõ ràng chất lượng phải liên quan đến mọi người trong quy trình và phải được hiểu trong toàn bộ tổ chức. Nếu không đáp ứng được yêu cầu trong bất cứ bộ phận nào của một dây chuyền chất lượng thì điều đó sẽ nhân lên và sai sót ở một bộ phận nào của hệ thống sẽ gây ra khó khăn ở một chỗ khác, dẫn đến nhiếu sai sót và khó khăn khác. Do đó, để đạt được chất lượng trong toàn bộ tổ chức, mọi thành viên phải phối hợp với nhau để đạt được mục tiêu chung. 2.5. Nguyên tắc kiểm tra Xem xét, đánh giá những công việc đã làm theo mục tiêu kế hoạch đã đề ra và so sánh kết quả với yêu cầu quy định nhằm xác định sự phù hợp của mỗi đặc tính. Để từ đó đề ra các biện pháp mới nhằm hoàn thiện và nâng cao chất lượng sản phẩm. 2.6. Nguyên tắc quản lý theo văn bản Bằng việc công bố các tài liệu về yêu cầu qui định, các biện pháp thực hiện chất lượng bao gồm đầy đủ các hình vẽ, mẫu để có thể kiểm tra sự phù hợp với các tiêu chuẩn nêu ra. 3. Các biện pháp chủ yếu nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm Trong quản lý chất lượng, người ta thường áp dụng các biện pháp như: Giáo dục, đào tạo, khuyến khích, phòng ngừa, kiểm soát, kiểm tra, thanh tra và lập các nhóm tham gia quản lý chất lượng. Hiện nay, người ta đánh giá cao biện pháp giáo dục đào tạo, biện pháp phòng ngừa và biện pháp áp dụng thống kê vào kiểm soát và kiểm tra chất lượng. 3.1. ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật vào sản xuất Do yêu cầu cơ bản của việc nâng cao chất lượng sản phẩm nhằm thoả mãn nhu cầu người tiêu dùng về các chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật, thẩm mỹ… Vì thế, ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật vào sản xuất là rất cần thiết. Tiến bộ khoa học kỹ thuật là một động lực mạnh mẽ thúc đẩy nhiều mặt, nhiều lĩnh vực sản xuất, việc áp dụng những thành tựu này vào sản xuất sẽ đẩy lùi và triệt tiêu lối làm ăn cũ: tuỳ tiện, buông thả, tạo ra phong cách làm ăn mới có tư duy năng động đồng thời phát huy khả năng của mọi người vào sản xuất. Việc ứng dụng khoa học kỹ thuật vào sản xuất có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm nâng cao khả năng cạnh tranh, quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Sản phẩm hàng hoá là tác động của con người vào đối tượng lao động thông qua công cụ lao động. Việc ứng dụng khoa học kỹ thuật trong quản lý máy móc, thiết bị… tạo điều kiện cho quá trình sản xuất diễn ra được nhịp nhàng, đảm bảo chất lượng sản phẩm. Dưới ánh sáng của cách mạng khoa học kỹ thuật và trào lưu của cách mạng thông tin trên thế giới, xu hướng sản xuất kinh doanh tại các danh nghiệp là tập trung tạo nguồn nguyên liệu, tăng năng lực trang bị máy móc và khoa học kỹ thuật để tăng sức cạnh tranh cho hàng hoá, khuyến khích sản xuất những mặt hàng mới. Kết quả cuối cùng của quá trình sản xuất là sản phẩm làm ra phải có hàm lượng khoa học kỹ thuật cao, độc đáo về thẩm mỹ… Đó là những sản phẩm của khoa học, sáng tạo, của tư duy con người, là hàng hoá đặc biệt được trả giá xứng đáng. 3.2. Hoàn thiện bộ máy quản lý Để ngăn chặn quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì phương pháp quản lý và công cụ quản lý là rất quan trọng. Đội ngũ cán bộ quản lý là bộ phận cấp cao trong doanh nghiệp. Bộ máy quản lý tốt phải dựa vào những cán bộ có kinh nghiệm, có năng lực, có trách nhiệm với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Vì vậy, họ phải là những người đi đầu trong các hoạt động, các phong trào hướng dẫn người lao động hiểu rõ từng việc làm cụ thể. Ban giám đốc phải nhận rõ vai trò của mình trong việc cải tiến và nâng cao chất lượng sản phẩm, từ đó đề ra đường lối, chiến lược từng bước dìu dắt doanh nghiệp vươn lên. Bộ máy quản lý là yếu tố chủ yếu của quá trình kiểm tra, kiểm soát. Cán bộ quản lý phải phát hiện ra những sai sót trong quá trình tạo ra sản phẩm, kiểm tra chất lượng sản phẩm, bảo quản và vận chuyển hàng hoá, hạn chế thấp nhất hao phí nguyên vật liệu… Cán bộ quản lý giỏi phải biết lắng nghe người đối thoại với mình đang nói gì, phát hiện những thông tin xác đáng cho công tác quản lý chất lượng sản phẩm. Biết huy động khả năng của mọi người vào việc đảm bảo và nâng cao chất lượng sản phẩm, ứng dụng khoa học kỹ thuật vào sản xuất, hợp tác và đoàn kết mọi thành viên trong doanh nghiệp nhằm hạn chế sai sót trong quản lý chất lượng sản phẩm, nâng cao khả năng công nghệ, trình độ quản lý và trình độ sản xuất. Cán bộ quản lý chất lượng phải giúp đỡ người lao động trong doanh nghiệp đóng góp ý kiến và nêu quan điểm của mình về sản xuất sản phẩm có chất lượng. Khi chất lượng sản phẩm mà chưa được khách hàng chấp nhận thì người quản lý chất lượng sản phẩm phải đưa phương hướng thực hiện sửa đổi chất lượng, mạnh dạn đầu tư vốn vào việc nghiên cứu sản phẩm mới và nâng cao chất lượng sản phẩm. Cán bộ quản lý chất lượng sản phẩm phải biết sử dụng lao động một cách hợp lý, có hiệu quả, phân định trách nhiệm và quyền hạn cho mỗi cá nhân, mỗi phòng ban. Cán bộ quản lý phải đi sâu đi sát hiểu rõ nhu cầu, nguyện vọng của công nhân và cố gắng đáp ứng càng đầy đủ càng tốt. Tác động của cán bộ quản lý chất lượng tới chất lượng sản phẩm là rất lớn, nó quyết định khả năng cạnh tranh của sản phẩm hàng hoá trên thị trường và quyết định sự sống còn của doanh nghiệp. 3.3. Biện pháp phòng ngừa Phòng ngừa là ngăn ngừa nguyên nhân gây ra hư hỏng. Phòng ngừa phải tiến hành ở mọi giai đoạn của quá trình quản lý. Phòng ngừa là biện pháp mang lại hiệu quả cao vì phòng ngừa tốt sẽ mang lại chi phí thấp mà đạt được chất lượng mong muốn : “Một xu trong phòng ngừa bằng một đồng trong sửa chữa”. Khi tăng chi phí phòng ngừa hợp lý sẽ giảm tổng các chi phí đảm bảo chất lượng. Tổng chi phí đảm bảo chất lượng gồm: chi phí phòng ngừa, chi phí kiểm tra, chi phí khắc phục hư hỏng. Phòng ngừa là giải quyết vấn đề chất lượng từ gốc một cách chủ động. Theo Filip Crosby: “Quản lý chất lượng có nghĩa là phòng ngừa”. “ Phòng ngừa là hệ thống duy nhất có thể sử dụng để đạt tới sự hoàn hảo”. 3.4. Biện pháp kiểm tra Kiểm tra là xem xét chất lượng sản phẩm hàng hoá, dịch vụ có phù hợp với tiêu chuẩn, có phù hợp với yêu cầu đã đề ra cho đúng hay không và để tìm ra biện pháp khắc phục. Kiểm tra chất lượng sản phẩm nhằm mục đích ngăn chặn không để sản phẩm xấu ra thị trường: - Kiểm tra chất lượng sản phẩm bao gồm kiểm tra trong từng công đoạn sản xuất và kiểm tra ngiệm thu cuối cùng. Kiểm tra chất lượng sản phẩm còn bao gồm cả kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu mua vào, kiểm tra chất lượng sản phẩm bao gói, bao bì, kho tàng bảo quản: - Kiểm tra chất lượng sản phẩm nhằm ngăn chặn hàng kém phẩm chất đến tay người tiêu dùng. - Kiểm tra chất lượng hàng hoá bao gồm kiểm tra hồ sơ về hàng hoá (hoá đơn, phiếu đóng gói, vận đơn), kiểm tra điều kiện vận chuyển hàng hoá, tình trạng bao đóng gói… Kiểm tra chất lượng hàng hoá có thể tiến hành tại bến xếp hàng hoặc bốc dỡ hàng, có thể tại nơi sản xuất hoặc tại cửa hàng bán buôn. 3.5. Phát huy ý thức nâng cao tay nghề cho đội ngũ công nhân. Chất lượng sản phẩm làm ra chịu ảnh hưởng quyết định bởi trình độ tay nghề của công nhân. Trong điều kiện hiện nay, khi doanh nghiệp đã thay đổi công nghệ sản xuất, hiện đại hoá trang thiết bị thì vấn đề đặt ra là người công nhân phải có trình độ, hiểu biết để sử dụng tốt các trang thiết bị mới. Mặt khác, doanh nghiệp cũng cần nâng cao ý thức của người lao động, giúp họ hiểu được vai trò của họ đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Cụ thể, ban giám đốc cần đề ra các tiêu chuẩn cụ thể đối với việc tuyển chọn lực lượng công nhân đầu vào. Các công nhân phải thoả mãn yêu cầu của công việc sau một thời gian thử việc và phải đảm bảo sức khoẻ. Để không ngừng nâng cao tri thức và trình độ nghề nghiệp, doanh nghiệp nên tuyển chọn những cán bộ quản lý, công nhân trực tiếp sản xuất đi đào tạo nâng cao tại các trường đại học, cao đẳng, trung học dạy nghề… theo từng đợt hợp lý không ảnh hưởng đến công tác, sản xuất. Thường xuyên tổ chức các cuộc thi tay nghề để lựa chọn người làm gương sáng trong lao động và học tập để phát động phong trào thi đua, sản xuất trong toàn doanh nghiệp. Thực hiện tốt điều này còn tạo ra năng suất lao động cao hơn giúp doanh nghiệp hoạt động ổn định hơn và từng bước mở rộng thị trường. 3.6. Nghiên cứu thị trường để định hướng chất lượng sản phẩm Nhu cầu của con người là vô tận mà các doanh nghiệp dù cố gắng đến đâu cũng khó có thể chiều lòng được đòi hỏi của người tiêu dùng. Do vậy, ta nên đi sâu vào giải quyết một cách hài hoà nhất giữa những mong muốn của khách hàng với khả năng sản xuất có thể đáp ứng được của doanh nghiệp. Để làm tốt điều này, các doanh nghiệp phải nghiên cứu thị trường, từng loại khách hàng có những yêu cầu đòi hỏi khác nhau để có thể phục vụ tận tình chu đáo hơn. Các doanh nghiệp nên thành lập một phòng Marketing chuyên nghiên cứu về khách hàng, nhu cầu thị trường, đối thủ cạnh tranh …để tìm ra các thông tin về sản phẩm mới, mức độ cạnh tranh để đưa ra các chính sách về sản phẩm, giá cả. Đây là một trong những phòng ban tuy chỉ mới được coi trọng trong những năm gần đây nhưng nó đã cho thấy hiệu quả to lớn qua việc giải quyết tốt vấn đề phù hợp giữa giá cả, chất lượng và thị trường. Chương II Phân tích thực trạng chất lượng in sản phẩm ở công ty in Tạp Chí Cộng Sản I. Một số nét tổng quan về công ty 1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty Công ty in Tạp chí Cộng sản được quyết định thành lập vào ngày 20-1-1968, là một doanh nghiệp của Đảng chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Ban Biên tập Tạp chí Cộng sản, trụ sở nhà máy nằm tại số 38, phố Bà Triệu, Quận Hoàn Kiếm, Hà Nội. Thực hiện ý kiến của Ban Bí thư Trung ương Đảng, ngày 20-1-1968 Thủ tướng Chính phủ đã ra quyết định số 20/VG chuyển giao xí nghiệp in Bắc Hà (thuộc Bộ Văn Hoá) sang Bộ Biên tập Tạp chí Học tập quản lý. Sau khi tiếp nhận, công ty được đặt tên là Nhà in Tạp chí Học tập, có địa điểm tại 38 Bà Triệu - Hà Nội. Thời kỳ này, tuy hầu hết máy móc đã cũ kỹ, nhưng dây chuyền sản xuất khá đồng bộ, bao gồm cả bộ phận làm bản kẽm typô (cả Hà Nội chỉ có 3 - 4 nhà in có công nghệ này), đủ sức đảm nhiệm in Tạp chí Học tập và một số ấn phẩm khác từ khâu đầu đến khâu cuối, không phải nhờ vả các cơ sở in khác. Cuối năm 70, Công ty đã có 4 máy in typô 16 trang, 1 máy in typô 8 trang và một số máy in typô khổ nhỏ. Khâu gia công sau khi in được nhiều máy mới, bao gồm cả máy gấp và máy dao 3 mặt là những thiết bị rất ít nhà in có được. Ngày 5-1-1977 cùng với việc đổi tên Tạp chí học tập thành Tạp chí Cộng sản, Bộ Biên tập quyết định đổi tên công ty in thành Nhà in Tạp chí Cộng sản. Năm 1987 Công ty in được trang bị thêm một máy in offset 2 màu bước đầu làm quen với công nghệ mới và một số thiết bị khác. Năm 1988 năm mở đầu thời kỳ chuyển đổi cơ chế quản lý trong cả nước, xoá bỏ cơ chế bao cấp, số lượng in của mỗi đầu sách giảm sút rõ rệt. Năm 1988-1990 là thời kỳ ngành in có những thay đổi cơ bản về công nghệ và kỹ thuật: máy vi tính đưa vào ứng dụng trong ngành in ngày càng mạnh thay thế hoàn toàn việc xếp chữ bằng tay; phương pháp in offset tỏ rõ ưu thế trong việc đáp ứng yêu cầu in đẹp, in nhiều màu của các ấn phẩm. Thực hiện quyết định của Ban Bí thư, từ ngày 1-4-1990 Công ty in Tạp chí Cộng sản được bàn giao cho Ban Tài chính - Quản trị TW chịu sự quản lý trực tiếp của liên hiệp xí nghiệp in Nhân Dân và đổi tên là Nhà in Nhân Dân Hà Nội II. Tháng 9-1991, được sự quan tâm của cấp trên, công ty được trang bị thêm 2 máy in offset 16 trang của Nhật. Từ năm 1993 đến nay có thể coi là một thời kỳ chuyển mình mạnh mẽ, được sự quan tâm chỉ đạo sát của cấp trên, cùng với sự nỗ lực của bản thân, công ty in đã đứng vững và dần dần bổ sung trang thiết bị hiện đại chuyển đổi công nghệ, từng bước hoàn thiện toàn bộ dây chuyền sản xuất theo kịp với kỹ thuật tiên tiến của ngành in. Ngày 26-5-1995 Ban Bí thư TW đã quyết định giao Nhà in về Bộ Biên tập Tạp chí Cộng sản quản lý và ngày 14-11-1995 Bộ Biên tập đã quyết định đổi tên thành Nhà in Tạp chí Cộng sản. Với những thay đổi cơ bản như trên, công ty in luôn hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ in Tạp chí Cộng sản và một số tạp chí định kỳ quan trọng như: Nhân Dân hàng tháng, Hoa Học trò…và thu hút được nhiều khách hàng khác. Dự án “Trung tâm giao dịch, điều hành và chế bản sản phẩm in” đang được chuẩn bị và triển khai thực hiện sẽ đưa công ty in tới một bước phát triển mới vào năm tới. Theo Quyết định số 114/QĐ-UB ngày 12-1-2001 của Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội Nhà in Tạp chí Cộng sản đổi tên thành Công ty in Tạp chí Cộng sản. Vượt qua mọi khó khăn ban đầu, giờ đây công ty in Tạp chí Cộng sản đã đứng vững và ổn định trong nền kinh tế thị trường. Hiện nay, công ty thường xuyên in hơn 20 đầu báo và tạp chí đã được bạn đọc đánh giá là sản phẩm in đẹp. 2. Một số kết quả sản xuất kinh doanh của công ty trong thời gian qua. Do đặc điểm sản phẩm của công ty là các trang in phuc vụ cho việc nghiên cứu, thông tin… do khách hàng yêu cầu nên sản phẩm của công ty không thể do công ty tự thiết kế và sản xuất. Vì vậy, công ty áp dụng hai hình thức kế hoạch chính là kế hoạch mục tiêu và kế hoạch điều kiện hỗ trợ. Thường thì công ty xây dựng phương án kế hoạch sản xuất kinh doanh vào khoảng tháng 11, 12 hàng năm, sau khi phòng tổng hợp và phòng tài vụ đã thống kê và hạch toán sơ bộ. Khi đã cân đối điều kiện thực tế và dự đoán phòng tài vụ sẽ trình lên ban giám đốc xét duyệt. Cuối tháng 12, ban giám đốc và đội ngũ cán bộ quản lý sẽ họp bàn và ra quyết định. Trong quá trình thực hiện kế hoạch có sự phối hợp đồng bộ của tất cả các cấp và các phòng ban. Các phân xưởng phấn đấu vượt định mức và sản lượng đề ra trong thời gian ngắn nhất với chất lượng sản phẩm cao và đảm bảo an toàn lao động. Năm 1998, công ty đã đầu tư mua sắm máy móc thiết bị hiện đại, tự động đảm bảo cho công ty đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng, đúng thời gian với chất lượng sản phẩm cao. Với trang thiết bị máy móc tự động, số lượng in của công ty hàng năm đã tăng lên. Những năm 1998, năng suất lao dộng của công ty chỉ đạt 15.000.000 tờ đến 16.000.000 tờ/năm. Đến nay, năng suất lao động của công ty đã tăng dần và đến năm 2000 năng suất lao động của công ty đạt tới 19.500.000 tờ. Do đó, doanh thu, các khoản phải nộp cho ngân sách Nhà nước và thu nhập bình quân tăng, đảm bảo công ty ngày một ổn định và phát triển. Trong 3 năm qua (1998 – 2000), Công ty in Tạp chí Cộng sản đã đạt được một số kết quả như sau: Bảng 1: Một số kết quả kinh doanh của công ty (1998 – 2000) Đơn vị tính: 1000 đồng TT Chỉ tiêu 1998 1999 2000 1 Giá trị sản xuất 15.862.844 18.253.451 20.451.000 2 Tổng doanh thu 18.773.702 21.287.008 24.340.000 3 Nộp ngân sách 494.120 507.305 625.000 4 Lãi 917.651 1.078.023 1.329.000 5 Thu nhập bq (người/tháng) 1.460 1.500 1.500 (Nguồn: phòng tài chính - kế toán) Để minh họa cho bảng tổng kết trên ta có các biểu đồ sau: Biểu đồ 1: Sự phát triển của xí nghiệp qua chỉ tiêu tổng doanh thu Tổng doanh thu (Triệu đồng) Biểu đồ trên cho thấy doanh thu của công ty tăng dần qua các năm. Năm 1999 tăng 2.513.306.000 đồng so với năm 1998, với mức tăng tương ứng là 13,39%. Doanh thu của công ty năm 2000 so với năm 1999 là 3.052.992.000 đồng vượt 14,34%. Biểu đồ 2: Sự phát triển của công ty qua chỉ tiêu lợi nhuận Lợi nhuận (Triệu đồng) Biểu 2 cho thấy lợi nhuận của công ty tăng. Năm 1999 lợi nhuận tăng 160.372.000 đồng so với năm 1998 và năm 2000 tăng 250.977.000 đồng so với năm 1999. Đạt được thành tích như vậy là do công ty đã đầu tư mua sắm trang thiết bị hiện đại, điều khiển tự động làm cho chi phí sản xuất giảm, rút ngắn thời gian, đáp ứng kịp thời yêu cầu của khách hàng. Biểu đồ 3: Mức thu nhập bình quân của công ty Thu nhập (Nghìn đồng) Mức thu nhập của nhân viên trong công ty ngày một ổn định hơn. Năm 1998 là 1.460.000 đồng, năm 1999 là 1.500.000 đồng và năm 2000 là 1.500.000 đồng. Đây là yếu tố quan trọng giúp cho cán bộ công nhân viên có trách nhiệm hơn trong công việc và trong sản xuất, đảm bảo các sản phẩm đúng chất lượng, giảm số sản phẩm hỏng từ đó giúp cho nhân viên có được thu nhập cao hơn. 3. Chức năng, nhiệm vụ và tổ chức bộ máy của Công ty in Tạp chí Cộng sản 3.1. Chức năng, nhiệm vụ Công ty in Tạp chí Cộng sản là một đơn vị trực thuộc Ban Biên tập Tạp chí Cộng sản nên nhiệm vụ chính trị hàng đầu là in Tạp chí Cộng sản nhanh, chính xác, đẹp. Tập trung mọi nguồn lực tốt nhất để in Tạp chí Cộng sản, không ngừng nâng cao chất lượng, đúng thời gian, giảm giá thành. Ngoài ra, công ty chủ động khai thác mọi nguồn lực, mở rộng các hoạt động sản xuất kinh doanh đúng pháp luật, có hiệu quả, bảo tồn và phát triển vốn, thu lãi ngày càng cao, đổi mới máy móc thiết bị công nghệ, bồi dưỡng nâng cao tay nghề và chăm lo đời sống cho cán bộ công nhân, có đóng góp cho Bộ Biên tập. Ngoài sản phẩm chính là Tạp chí Cộng sản, công ty còn in các loại sách, báo, các ấn phẩm màu cao cấp. Kinh doanh thiết bị, vật tư ngành in và các loại sách, báo, tranh ảnh, hàng kim khí, đồ điện - điện tử, phương tiện vận tải, máy móc thiết bị, vật tư phục vụ sản xuất và tiêu dùng, hàng nông, lâm, thuỷ sản, may mặc tơ tằm, mỹ phẩm, thủ công, mỹ nghệ. Đại lý bán buôn bán lẻ, cho thuê nhà, ký gửi hàng hoá. Do vậy, có thể thấy rằng bên cạnh sản phẩm truyền thống là in Tạp chí Cộng sản, công ty in có xu hướng đa dạng hoá sản phẩm, ngành nghề kinh doanh, đáp ứng các nhu cầu ngày càng cao của khách hàng. 3.2. Đặc điểm cơ cấu tổ chức của công ty Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý có vai trò hết sức quan trọng trong việc tiến hành sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao. Nó ảnh hưởng trực tiếp đến phương thức làm việc, sự phát huy khả năng của các phòng ban cho cùng một mục đích chung. Công ty cũng đã nhiều lần cải tổ bộ máy quản trị qua quá trình chuyển đổi sản xuất kinh doanh cho phù hợp với từng giai đoạn, từng thời kỳ. Hiện nay, bộ máy Công ty in Tạp chí Cộng sản được tổ chức theo kiểu kết hợp hai cơ chế trực tuyến - chức năng cho phù hợp với tình hình mới và đặc điểm của công ty hiện nay. Trong đó: - Giám đốc trực tiếp chỉ huy các mặt sản xuất kinh doanh của xí nghiệp, có phó giám đốc và các phòng chức năng tham mưu giúp việc. - Phó giám đốc sản xuất, trưởng phòng tổ chức – hành chính tổng hợp, trưởng phòng tài vụ làm tham mưu cho giám đốc vừa trực tiếp quản lý các phân xưởng, phòng ban thuộc trách nhiệm của mình, vừa thu thập và cung cấp đầy đủ các thông tin về sản xuất kinh doanh để giúp cho giám đốc có quyết định sáng suốt nhằm lãnh đạo tốt công ty. - Phòng tổ chức, hành chính tổng hợp: chuẩn bị các văn bản trình giám đốc, tham mưu giúp việc cho giám đốc về các vấn đề quản lý hồ sơ của công ty, nghiên cứu các chính sách chế độ (chế độ khen thưởng, kỷ luật, các chế độ mà bộ lao động – Thương binh – Xã hội quy định) quản lý hành chính, y tế, lái xe, phục vụ, bảo vệ an ninh công ty… - Phòng tài vụ: làm tham mưu giúp việc cho giám đốc về các mặt tài chính kế toán, thống kê việc thực hiện sản xuất kinh doanh, thanh quyết toán với Nhà nước. - Phòng sản xuất - kinh doanh: có nhiệm vụ tiếp thị, chuẩn bị các văn bản, ký hợp đồng kinh tế, cung ứng vật tư cho sản xuất, tiêu thụ sản phẩm, theo dõi kiểm tra kỹ thuật in. - Các phân xưởng sản xuất: là các bộ phận có nhiệm vụ trực tiếp sản xuất theo lệnh của phòng sản xuất – kinh doanh trên cơ sở các hợp đồng đã ký kết với khách hàng. Cơ cấu tổ chức của công ty in được biểu hiện theo sơ đồ sau: PX sách PX chế bản PX máy in Giám đốc Phó giám đốc (P. Sản xuất kinh doanh) P.Tài chính KT P. Tổng hợp PX II Sơ đồ 1. Tổ chức bộ máy của công ty Tóm lại, mô hình tổ chức quản lý sản xuất của công ty đã được tổ chức một cách hợp lý và khoa học, có khả năng chỉ đạo, điều hành quá trình sản xuất một cách có hiệu quả. Tuy vậy, ta có thể thấy qua sơ đồ, hiện nay công ty không có phòng Marketing. Chính điều này đã hạn chế công ty xâm nhập vào thị trường trong nước do không nghiên cứu thoả mãn thị hiếu của người tiêu dùng cho phù hợp với thời hiện đại. Do đó, trong thời gian tới công ty cần thiết lập phòng Marketing để có thể hoàn thiện hơn bộ máy tổ chức sản xuất kinh doanh nhằm không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm hơn nữa để có thể chiếm lĩnh thị trường trong nước, khẳng định vị trí của mình trên thị trường cạnh tranh ngày càng phức tạp như hiện nay. 4. Một số đặc điểm kinh tế, kỹ thuật có ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm của công ty 4.1. Đặc điểm về sản phẩm sản xuất Tạp chí Cộng sản là một sản phẩm truyền thống của công ty (được sản xuất ngay từ năm 1968), nói chung sản phẩm được đánh giá là đáp ứng những tiêu chuẩn kỹ thuật đề ra, sản phẩm đưa ra đều được thị trường chấp nhận. Tùy theo từng loại sản phẩm mà kích thước, kết cấu của sản phẩm khác nhau, hình thức thực hiện khác nhau. Nhìn chung sản phẩm in rất đa dạng, phức tạp, phụ thuộc nhiều vào yêu cầu của khách hàng. Sản phẩm in là sản phẩm được sản xuất phần lớn theo nhu cầu và đơn đặt hàng của khách hàng. Vì thế nó không giống những sản phẩm khác ở chỗ tự thiết kế sản xuất và tiêu thụ mà phải bằng chính chất lượng của mình để thu hút khách hàng tới ký hợp đồng sản xuất và tiêu thụ. Xuất phát từ những yêu cầu chất lượng của sản phẩm này, công ty in Tạp chí Cộng sản đã nhận thức rõ trách nhiệm của mình là phải sản xuất sản phẩm chất lượng cao lấy việc hoàn thành tốt nhiệm vụ in Tạp chí Cộng sản, các tài liệu của đảng làm mục tiêu chính trị của mình. Vì vậy, chủ trương của công ty luôn đề cao chất lượng là trên hết nhằm đáp ứng nhu cầu của thị trường. 4.2. Đặc điểm máy móc thiết bị và công nghệ sản xuất 4.2.1. Đặc điểm thiết bị của công ty Một số máy móc thiết bị của nhà máy đều được Đức, Nhật thiết kế, chế tạo, lắp ráp từ những năm 1960 - 1970. Đặc điểm của các loại máy móc thiết bị này đều là máy gia công, năng suất thấp, độ chính xác không cao, thường xuyên bị hỏng hóc đột xuất và mỗi khi hỏng hóc xuất hiện nhà máy luôn gặp khó khăn trong việc đi tìm phụ tùng thay thế vì phụ tùng này hiện nay rất hiếm do đã quá lạc hậu. Bên cạnh đó, hệ thống thiết bị kiểm tra cũng đã cũ kỹ lạc hậu, kém chính xác do đó khó có thể xác định được các tiêu chuẩn kỹ thuật của sản phẩm sản xuất ra. Tuy nhiên, từ năm 1996 công ty cũng đã đầu tư thêm dây chuyền sản xuất như máy đóng xén liên hợp tự động, vừa lồng, đóng, vừa xén 3 mặt với công suất mỗi giờ 6.000 cuốn tạp chí, mức độ tự động và hiện đại của máy in là một trong những tiêu chí đánh giá khả năng kỹ thuật của công ty. Trong thời đại bùng nổ thông tin – máy vi tính tràn vào các lĩnh vực quản lý cũng như công nghệ, chỉ trong hai năm 1996 - 1997, công ty đã trang bị máy vi tính cho toàn bộ khâu quản lý, điều hành và một phân xưởng chế bản hiện đại. Bên cạnh đó, các máy móc thiết bị cũ được công ty tận dụng để làm ra sản phẩm, thêm việc làm và tăng thu nhập cho người lao dộng. Tuy vậy, có thể nói rằng máy móc thiết bị của công ty là chưa hiện đại, đồng bộ đã gây ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm, làm giảm năng suất và gây ra phế phẩm. Bảng 2: Danh mục thiết bị sản xuất chính Tên máy Số lượng Nước sản xuất Năm sản xuất Máy vi tính 11 Malaysia 1996 Máy quét ảnh trống 1 Đức 1998 Máy quét ảnh phẳng 1 Mỹ 1997 Máy in phim 1 Đức 1998 Máy tráng phim 1 Đức 1998 Máy in SP10 (2 màu) 1 Nhật 1987 Máy in PO4 (1 màu) 1 Đức 1970 Máy in S26 (2 màu) 1 Nhật 1996 Máy in L26 (2 màu) 1 Nhật 1996 Máy in H1(4 màu) 1 Đức 1998 Máy in H2(4 màu) 1 Đức 1998 Máy dao 1 mặt 2 Đức 1970 Máy dao 3 mặt 1 Đức 1970 Máy gấp 256 tự động 1 Đức 1970 Máy gấp tự động 1 Nhật 1998 Máy vào bìa keo 1 Đức 1998 Máy đóng ghim 5 Đức 1970 Máy đóng, xén liên hoàn 1 Trung Quốc 1990 (Nguồn: phòng sản xuất – kinh doanh) Trên đây là danh mục máy móc thiết bị hiện có dùng trong sản xuất tạp chí, sách, báo… Tuy chưa đồng bộ, hiện đại nhưng vẫn đảm bảo sản xuất với số lượng lớn đáp ứng được mong mỏi về mặt số lượng trong thời điểm cạnh tranh như hiện nay. 4.2.2. Đặc điểm quy trình công nghệ chế tạo sản phẩm Công ty in Tạp chí Cộng sản khi nhận hợp đồng ký kết để in báo và các tài liệu khác, trước tiên phải hoàn thành các thủ tục pháp lý. Khi ký hợp đồng, phòng sản xuất – kinh doanh có nhiệm vụ tính giá và thoả thuận với khách hàng. Sau khi đã có hợp đồng phòng sản xuất kinh doanh nhận bông bài của khách rồi viết phiếu giao việc cho quản đốc các phân xưởng có liên quan. Các sản phẩm in của công ty được sản xuất theo công nghệ in offset. Trước đây nhà máy áp dụng công nghệ in typô nên các chỉ tiêu chất lượng chưa thực sự ổn định, hình thức sau khi gia công chưa đẹp và năng suất còn thấp. Một trong những nguyên nhân dẫn đến kết quả trên là do máy móc thiết bị cũ và lạc hậu. Sau khi nghiên cứu công nghệ in offset thì kết quả có khả quan hơn, giúp cho sản phẩm của công ty có thể chinh phục được nhiều khách hàng khó tính nhất. Hiện nay, công ty in Tạp chí Cộng sản tổ chức sản xuất theo một dây chuyền khép kín, được chia làm 3 giai đoạn theo kiểu chế bản liên tục: Giai đoạn 1: Chế bản gồm: + Sắp chữ điện tử + Sửa bài + Mi phim + Phơi bản Giai đoạn 2: In Giai đoạn 3: Gia công + Gấp + Lồng + Đóng + Xén +Bao gói Sơ đồ 2: Quy trình công nghệ in offset Sửa bài Mi phim Phơi bản In Bao gói Sắp chữ Gấp, lồng Đóng Xén KCS PX CHế BảN PX SáCH PX Máy IN Tuy công ty sản xuất nhiều loại sản phẩm báo, tạp chí…khác nhau nhưng tất cả đều được sản xuất theo quy trình công nghệ trên. Các khâu trong quy trình có liên quan chặt chẽ với nhau, ảnh hưởng đến tiến độ và chất lượng của nhau. Nếu một khâu nào đó bị trục trặc thì sẽ ảnh hưởng đến cả quy trình, do đó không hoàn thành được sản phẩm, làm giảm tiến độ sản xuất, ảnh hưởng đến việc nâng cao chất lượng sản phẩm của cả công ty. 4.3. Đặc điểm nguyên vật liệu Nguyên vật liệu là một trong những yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm. Hầu hết các nguyên vật liệu chính của công ty đều nhập từ nước ngoài, chất lượng tốt. Vì phải mua ở nhiều nơi nên có nhiều kích cỡ chủng loại, việc thu mua tốn nhiều thời gian vận chuyển nhiều lần dễ gây hư hỏng và lãng phí. Chủ trương của công ty là giữ uy tín đối với khách hàng bằng chất lượng sản phẩm nên hầu hết các vật tư, nguyên liệu đều được nhập từ nước ngoài, trừ giấy in báo còn mực in, hoá chất, bản in đều mua loại tốt để phục vụ cho sản xuất. Sau đây là số lượng vật tư, nguyên vật liệu được sử dụng trong một năm tại công ty: Bảng 3: Số lượng nguyên vật liệu được sử dụng trung bình trong một năm Khoản mục Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền Đế phim TQ Phim Bản kẽm Giấy Couchés Giấy bãi bằng Giấy Tân Mai Mực Dầu hỏa Mỡ pha mực Dây thép Điện Kg Cuộn Cái Tấn Tấn Tấn Kg Lít Kg Kg KWh 48 120 23.994 236 362 476 11.376 3840 468 612 630864 250.000 3.182.540 30.000 15.000.000 11.427.900 9.950.000 88.000 3455 60000 5000 810 12.000.000 381.904.800 719.820.000 3.540.000.000 4.136.899.800 4.736.200.000 1.001.088.000 13.267.200 28.080.000 3.060.000 511.000.000 (Nguồn: phòng sản xuất – kinh doanh) Để phân phối và sử dụng vật liệu một cách hợp lý, công ty đã xây dựng một tỷ lệ sai hỏng cho phép đối với giấy in. Đối với các sản phẩm định kỳ công ty có tỷ lệ bù hao cho giấy in như sau: Bảng 4: Tỷ lệ bù hao giấy in cho phép STT Chỉ tiêu Tỷ lệ bù hao cho từng loại giấy(%) Bìa(%) Ruột(%) Phụ bản(%) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Tạp chí Cộng sản NS nhân dân Hoa học trò Sinh viên VN Thương Mại Truyền hình Kinh tế đô thị Tạp chí Y Tạp chí dược Tạp chí hội nhà văn 2,2 3 2,2 4 3 5 14 11 13 12 3 3 3 3 2 4 12,4 5 4 4 4 4 3 5 4 13 (Nguồn: phòng sản xuất - kinh doanh) Đối với những sản phẩm chất lượng cao, mức độ kỹ thuật phức tạp, phòng sản xuất sẽ xem xét tỷ lệ sai hỏng thích ứng với sản phẩm. 4.4. Đặc điểm về lao động Nhân tố con người có ảnh hưởng quyết định tới chất lượng sản phẩm. Dù trình độ công nghệ có hiện đại đến đâu nhưng nếu con người không có trình độ tay nghề thì không đem lại hiệu quả trong quá trình sản xuất. Từ những ngày đầu mới thành lập, quy mô sản xuất của công ty còn nhỏ hẹp, máy móc lạc hậu… nên lao động lúc đó chủ yếu là lao động thủ công. Qua quá trình phát triển và mở rộng sản xuất kinh doanh. Hiện nay, công ty có 131 lao động trong đó có: 36 lao động gián tiếp, 95 lao động trực tiếp, đội ngũ công nhân lao động lành nghề được đào tạo qua thực tế. Công ty liên tục thực hiện việc sắp xếp lại lao động kết hợp với đào tạo lại, đào tạo mới, tiếp nhận thêm công nhân, tổ chức biên chế vào các bộ phận sản xuất kịp thời phát huy ngay hiệu quả các chương trình đầu tư thiết bị hiện đại, mở rộng phát triển sản xuất. Bảng 5: Cơ cấu lao động TT Chỉ tiêu 1998 1999 2000 Số LĐ (người) % S LĐ Số LĐ (người) % S LĐ Số LĐ (người) % S LĐ S số lao động 121 100 125 100 131 100 I 1 2 II 1 2 3 III Lao động quản lý Trình độ đại học Trình độ trung cấp Công nhân trực tiếp sản xuất Công nhân bậc 6,7 Công nhân bậc 4,5 Công nhân bậc 2,3 Lao động khác 27 9 18 90 22 33 35 4 22,31 7,44 14,87 74,38 18,18 27,27 28,92 3,3 29 11 18 92 24 35 33 4 23,2 8,8 14,4 73,6 19,2 28 26,4 3,2 30 12 18 95 24 35 36 6 22,9 9,16 13,74 72,52 18,32 26,72 27,48 4,58 (Nguồn: phòng kế hoạch - tổng hợp) Bảng 5 cho thấy: Lao động của công ty tăng dần qua các năm. Cụ thể năm 1999 số lao động tăng so với năm 1998 là 3,3%. Năm 2000 so với 1999 tăng 4,8%. Điều này chứng tỏ quy mô sản xuất của công ty chưa được mở rộng. Lao động quản lý trong công ty chiếm 22,31% so với tổng số lao động trong năm 1998 và 23,2% năm 1999, đến năm 2000 số lao động quản lý chiếm 22,9% so với tổng số lao động. Điều này chứng tỏ bộ máy quản lý của công ty tương đối gọn nhẹ và hợp lý. Đối với những lao động này tuy không trực tiếp tạo ra sản phẩm song, họ là những người lãnh đạo, quản lý và điều hành sản xuất. Vì vậy, lao động quản lý cần có trình độ cao, có kinh nghiệm trong quản lý và điều hành. Nhưng tr._. hơn. Từ đó sẽ tạo tiền đề cho việc từng bước áp dụng ISO 9000. - Ban lãnh đạo cam kết trước toàn thể công nhân viên của công ty và khách hàng về việc công ty sẽ dần dần được áp dụng những quy định về tiêu chuẩn quản lý ISO 9000. Cam kết phải được thực hiện bằng văn bản. - Công ty nên truyền đạt mục tiêu, ý nghĩa của ISO 9000. Xác định rõ những thuận lợi và khó khăn trong việc áp dụng ISO 9000 đối với nhân viên khách hàng và đối với doanh nghiệp mình. - Ngoài ra, công ty phải quan tâm đến việc đào tạo những kiến thức chủ yếu như những khái niệm cơ bản về ISO 9000, cách viết sổ tay chất lượng, cách xây dựng các quy trình thủ tục và cách hướng dẫn các công việc… cho từng đối tượng cụ thể từ công nhân trực tiếp sản xuất đến cán bộ ở các phòng ban. 1.2. Xác định trách nhiệm của mỗi thành viên trong bộ máy quản lý chất lượng Trước đây trong thời kỳ bao cấp, nhiều người cho rằng công tác quản lý chất lượng sản phẩm là thuộc về một bộ phận hay phòng kiểm tra chất lượng. muốn đảm bảo và nâng cao chất lượng sản phẩm thì phải tăng cường kiểm tra vào giai đoạn cuối của quá trình sản xuất. Hoạt động này chỉ có tác dụng phát hiện và đánh giá những sản phẩm hỏng, những phế phẩm không còn khả năng sửa chữa, chứ không có khả năng khôi phục lại giá trị sử dụng của sản phẩm. Việc dành nhiều thời gian vào những hoạt động vô ích, chữa lại và làm lại, xin lỗi khách hàng về những sai lầm, chất lượng kém… là rất lãng phí. Ngày nay, người ta nhận thấy chất lượng là một vấn đề hết sức quan trọng do đó không thể phó mặc nó cho “các nhân viên kiểm tra chất lượng”. Vì vậy, muốn tổ chức thực sự có hiệu quả, mọi bộ phận của tổ chức đó cần phải có sự kết hợp tốt trong công việc. Phải nhận thức được rằng mọi người, mọi hoạt động đều ảnh hưởng và chịu sự tác động của cá nhân, hoạt động khác. Do đó, chất lượng sản phẩm in phải được đảm bảo rằng có sự tham gia có ý thức của mọi người. - Giám đốc phải nhận thức mình là người chịu trách nhiệm về mặt tiêu chuẩn chất lượng. Một khi quyết tâm đảm bảo chất lượng sản phẩm thì giám đốc có thể lôi kéo được các bộ phận chức năng và toàn thể công nhân cùng tham gia vào quá trình này. Giám đốc nên có thái độ dứt khoát dù là tốn kém đến mấy cũng không chấp nhận sản phẩm không đúng quy cách ở tất cả các dây chuyền sản xuất, sau đó cùng toàn thể công ty cam kết thực hiện. - Phó giám đốc kỹ thuật và các phòng ban chức năng phải thực hiện các kế hoạch chất lượng cũng như cam kết về chất lượng của giám đốc đề ra. Phòng sản xuất phải kiểm soát quá trình sản xuất để không có lỗi ngay từ khâu đầu đến khâu cuối của quá trình sản xuất. - Các quản đốc phân xưởng chính là người điều khiển và giám sát quá trình sản xuất. Họ sẽ là người trực tiếp giải quyết những vấn đề phát sinh trong nội bộ phân xưởng và báo cáo lên cấp trên. Vì vậy, họ phải có trách nhiệm phổ biến cho công nhân nắm được quy cách chất lượng sản phẩm, tuyệt đối không để tình trạng công nhân sản xuất ra phế phẩm. - Công nhân là người trực tiếp tham gia vào quá trình thực hiện chất lượng và quản lý chất lượng sản phẩm. Họ sẽ tự nhận thức được rằng hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty có thể trụ vững và phát triển hay không đều phụ thuộc vào bàn tay và khối óc của họ. Vì vậy, họ không chỉ được quan tâm đến việc làm sao đạt được và vượt chỉ tiêu sản lượng mà họ tự tìm cách ngăn không cho sản phẩm có sai hỏng xảy ra bằng cách kết hợp với các cán bộ KCS tìm ra nguyên nhân gây ra sai hỏng. Công ty cần tiến hành mở các cuộc họp nói về chất lượng sản phẩm với những nội dung ngắn gọn, súc tích, dễ nhớ để họ nhận thức được việc nâng cao chất lượng có quan hệ hữu cơ đối với cuộc sống của họ. Qua các cuộc họp, công ty có thể xây dựng nên các phương án khắc phục những điểm yếu ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm của từng tổ, từng ca sản xuất. Để thực hiện được biện pháp này, trên cơ sở tổ chức lại bộ máy quản lý đồng bộ, áp dụng mức thưởng phạt hợp lý đồng thời không ngừng duy trì đẩy mạnh hoạt động giáo dục - đào tạo cho mọi người thì việc xác định rõ trách nhiệm và làm cho mọi người hiểu được trách nhiệm của mình cũng là mọi vấn đề tất yếu. Bởi vì, một khi đã xác định rõ được trách nhiệm của bản thân cũng như lợi ích luôn đi kèm thì mọi người sẽ cố gắng hoàn thành tốt nhiệm vụ mà mình được giao. Từ đó tạo nên sự đồng bộ nhịp nhàng, đồng bộ trong cả công ty. 2. Nâng cao hiệu quả công tác quản lý kỹ thuật và nghiên cứu, ứng dụng sáng kiến cải tiến kỹ thuật Vai trò của nhân tố con người trong quản lý chất lượng được công nhận là quan trọng. Nhưng nếu chỉ dựa thuần tuý vào sức người, sự nhiệt tình thôi thì chưa đủ để nâng cao hiệu quả kinh doanh. Một công ty mà có máy móc công nghệ sản xuất lạc hậu thì không thể có năng suất lao động cao, chất lượng sản phẩm đảm bảo được. Từ đó không thể nào cạnh tranh được với những doanh nghiệp có trình độ áp dụng khoa học kỹ thuật cao, sử dụng máy móc thiết bị hiện đại. Cùng với đà phát triển của cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật các nhân tố máy móc thiết bị, công nghệ ngày càng trở nên quan trọng giữ vai trò quyết định trong việc đảm bảo và nâng cao chất lượng sản phẩm của công ty. Việc áp dụng những thành tựu khoa học kỹ thuật vào công việc sản xuất với những máy móc thiết bị hiện đại, phù hợp với điều kiện của công ty sẽ mang lại sức cạnh tranh to lớn cho công ty. Nhìn vào thực trạng của công ty, tình hình máy móc thiết bị tương đối đáp ứng được yêu cầu của công việc sản xuất. Tuy nhiên có một số máy cũ của Đức đã hỏng từng bộ phận nhưng vẫn được sử dụng do không có phụ tùng thay thế hoặc để đáp ứng tiến độ sản xuất cán bộ kỹ thuật của công ty chỉ sửa chữa mang tính tạm thời. Điều này đương nhiên ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm. Hoặc, nếu có phụ tùng thay thế thì máy móc lại trở nên không đồng bộ, cọc cạch hay gặp hỏng hóc. Thậm chí công ty còn có một số máy móc đã khấu hao hết nhưng vẫn duy trì sản xuất mà không có sự thay thế. Đối với công ty hiện nay, việc đầu tư cho hoạt động duy trì, phát huy năng lực thiết bị hiện đại để nâng cao năng lực sản xuất và chất lượng sản phẩm là cần thiết. Bởi vì, bên cạnh những máy móc thiết bị hiện đại, công ty vẫn đang sử dụng một số máy móc thiết bị cũ, lạc hậu. Mặt khác, nó cho phép tận dụng tối đa năng lực sản xuất các máy móc thiết bị hiện có. Do vậy, công ty chưa thể thay thế toàn bộ số máy móc cũ được, cũng như chưa thể đồng bộ hoá tất cả các thiết bị sản xuất. Đứng trước tình hình như vậy, theo em việc đầu tư vào máy móc thiết bị và công nghệ sản xuất hiện đại là một yêu cầu khách quan. Tuy nhiên, do điều kiện bị hạn chế về nguồn vốn đầu tư nên công ty cần giải quyết vấn đề này theo hai hướng sau: - Kịp thời xử lý những máy móc thiết bị đã quá cũ, hoạt động kém hiệu quả, không đảm bảo chất lượng nhưng vẫn tham gia sản xuất. - Không nên đầu tư quá tập trung vào một loại công nghệ sản xuất nào đó mà phải đầu tư có trọng điểm thay thế dần thiết bị cũ, lạc hậu tiến tới đồng bộ hóa và hiện đại hoá toàn bộ máy móc sản xuất trong công ty. Để làm được việc này công ty cần: - Kiểm tra, đánh giá lại toàn bộ những máy móc thiết bị hiện đang sử dụng sản xuất xem có còn đủ tiêu chuẩn sản xuất mà không làm giảm chất lượng sản phẩm hoặc gây ra phế phẩm, trục trặc kỹ thuật trong khi sử dụng hay không? Sau đó, tổng kết số máy cũ hỏng chờ thanh lý trong kho giao cho phòng kế hoạch có trách nhiệm thanh lý theo phương thức đấu giá bán lẻ cho các doanh nghiệp công nghiệp, tư nhân với giá cả hợp lý. Số tiền này có thể hỗ trợ nguồn vốn cho công ty. - Công việc tiếp theo, giám đốc công ty cần chỉ đạo cán bộ kỹ thuật xem xét, kiểm tra, đánh giá tình hình chung toàn công ty xem bộ phận nào, khu vực nào quan trọng cần đầu tư ngay, nơi nào có thể chậm lại. Do hạn chế về vốn nên công ty cần đầu tư lần lượt theo thứ tự: bắt đầu từ những khâu quan trọng và cần thiết nhất, tiếp theo đến những bộ phận còn lại. Quản lý kỹ thuật là một bộ phận quan trọng trong công tác quản lý chất lượng sản phẩm, nó tác động trực tiếp đến việc vận hành máy móc, thiết bị đảm bảo cho hoạt động bình thường góp phần ổn định và đảm bảo chất lượng sản phẩm. Nội dung của quản lý kỹ thuật bao gồm quy phạm, quy trình kỹ thuật, bảo dưỡng máy móc thiết bị, thúc đẩy cải tiến khoa học kỹ thuật áp dụng vào quá trình sản xuất của doanh nghiệp. Cùng với việc đầu tư các thiết bị hiện đại, công ty phải tổ chức bảo dưỡng, bảo quản và sửa chữa theo định kỳ. Để nâng cao hiệu quả quản lý kỹ thuật trong thời gian tới, công ty cần quan tâm đến những vấn đề sau: - Thường xuyên tiến hành kiểm tra máy móc, thiết bị của công nhân đứng máy qua từng công việc như: kế hoạch bảo dưỡng máy móc - thiết bị, kế hoạch kiểm tra định kỳ, kế hoạch sửa chữa máy móc, thiết bị. - Tăng cường công tác sửa chữa, cải tiến, nâng cấp máy móc, thiết bị đang dùng trong sản xuất. - Một vấn đề rất quan trọng là công ty phải có một đội ngũ cán bộ kỹ thuật có trình độ chuyên môn cao và đội ngũ công nhân sửa chữa, bảo toàn máy móc, hiểu biết về máy móc và thị trường máy móc công nghệ. Nâng cao trình độ chuyên môn cho đội ngũ này có đủ điều kiện làm chủ các thiết bị hiện đại, tránh tình trạng non kém về chuyên môn mà làm hỏng thiết bị, máy móc. Đội ngũ lao động có tay nghề cao, hiểu biết, có khả năng thích ứng với công nghệ mới và có kỷ luật chấp hành quy trình, thao tác công nghệ, tránh tình trạng công ty không tận dụng hết chức năng, công suất của máy móc công nghệ hay nhập công nghệ cũ, lỗi thời với giá cao. 3. Cung cấp nguyên vật liệu đồng bộ, đạt tiêu chuẩn chất lượng Chất lượng sản phẩm chịu ảnh hưởng trực tiếp bởi chất lượng nguyên vật liệu sử dụng. Nếu nguyên vật liệu không đạt chất lượng, không đúng chủng loại thì sản phẩm sản xuất ra khó đảm bảo chất lượng, gây ra nhiều phế phẩm, làm giảm hiệu quả sản xuất kinh doanh. Hiện nay, công ty sử dụng các nguyên vật liệu chính như: giấy in, mực in, bản kẽm… đều được nhập từ nhiều nước khác nhau như Trung Quốc, Nhật, Anh, Đức, Italia… Việc cung cấp và quản lý gặp nhiều khó khăn đã gây ảnh hưởng không nhỏ đến chất lượng sản phẩm. Để góp phần nâng cao chất lượng sản phẩm trong việc cung ứng và quản lý nguyên vật liệu, công ty cần chú ý đến những vấn đề sau: 3.1. Tìm nguồn cung ứng nguyên vật liệu thường xuyên ổn định: Hàng năm, công ty sử dụng khối lượng nguyên vật liệu tương đối lớn cho quá trình sản xuất, cho nên việc lựa chọn đơn vị cung ứng có uy tín trên thị trường là hết sức cần thiết. Ngày nay, thị trường sản xuất và kinh doanh các vật liệu ngành in dần dần phát triển và mở rộng. Có thể cung ứng khối lượng nguyên vật liệu lớn và phong phú về chủng loại. Vấn đề đặt ra là khi thu mua nguyên vật liệu cần xem xét các chỉ số kỹ thuật, so sánh chất lượng và tương quan giá cả để lựa chọn nguồn cung ứng hợp lý. Vật liệu chào bán không đủ tiêu chuẩn và chất lượng, không đúng chủng loại kích cỡ yêu cầu thì dù giá rẻ công ty cũng không nên mua. 3.2. Cấp phát nguyên vật liệu theo nhu cầu định mức: Trên cơ sở hợp đồng đã ký với khách hàng, phòng sản xuất sẽ tính tỷ lệ sai hỏng cho phép, từ đó tính ra số lượng nguyên vật liệu thực tế phải xuất, viết phiếu lĩnh vật tư và kiểm tra số lượng ghi trên phiếu đối chiếu với số lượng thực tế trong kho. Nếu đảm bảo số lượng và tiêu chuẩn chất lượng, phòng vật tư mới cho xuất kho. Nếu thiếu cần có biện pháp xử lý sao cho đủ yêu cầu như: + Thu mua thêm nguyên vật liệu + Sử dụng các vật liệu khác có thông số kỹ thuật tương tự mà không làm ảnh hưởng tới chất lượng sản phẩm. 3.3. Quyền hạn, trách nhiệm của các phòng ban, cá nhân với việc cung cấp và quản lý nguyên vật liệu: - Phòng sản xuất: + Lên kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu đúng với kế hoạch sản xuất. + Tùy theo từ yêu cầu của khách hàng lựa chọn loại giấy in, mực in thích hợp trên nguyên tắc tiết kiệm nhưng đảm bảo chất lượng sản phẩm. + Trên cơ sở thống kê có khoa học để xây dựng định mức sử dụng nguyên vật liệu cho phù hợp với điều kiện kỹ thuật công nghệ, đặc biệt là định mức sử dụng mực in, tránh trường hợp lãng phí. Ngoài việc lên kế hoạch, công ty còn thực hiện các công việc sau để đảm bảo chất lượng sản phẩm như: + Cử nhân viên có kinh nghiệm để thu mua nguyên vật liệu với các thông số kỹ thuật chuẩn và giá cả hợp lý. + Làm tốt các công tác kiểm tra nguyên vật liệu mua về và thực hiện công tác bảo quản tốt, đặc biệt là giấy in. + Thanh lý các vật liệu tồn kho kém phẩm chất để thu hồi vốn và tăng diện tích sử dụng kho. + Trong quá trình thu mua và vận chuyển vật liệu tránh bị hao hụt và giảm chất lượng. + Tạo nguồn vốn cần thiết để chủ động cho quá trình thu mua nguyên vật liệu. + Tính chính xác giá thành của các nguyên vật liệu đó và các chi phí liên quan đến quá trình thu mua để làm cơ sở cho việc tính giá thành sản phẩm. + Tiếp nhận cẩn thận, tránh lãng phí nguyên vật liệu. + Kiểm tra vật liệu trước khi đưa vào sử dụng. Sử dụng nguyên vật liệu theo định mức hợp lý, sẽ giảm chi phí, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Tóm lại, thực hiện được giải pháp này công ty có cơ sở để sản xuất, đưa ra sản phẩm đảm bảo chất lượng, đúng thời gian giao hàng, nâng cao hiệu quả kinh doanh và sức cạnh tranh trên thị trường. Để thực hiện được giải pháp này công ty cần có các điều kiện sau: - Cần có nguồn vốn để có thể đầu tư sửa kho tàng và lấy từ quỹ đầu tư xây dựng và tính vào chi phí giá thành. - Đội ngũ thủ kho, cán bộ quản lý kho phải được đào tạo và đào tạo lại về chuyên môn nghiệp vụ và có tinh thần trách nhiệm cao. Đối với cán bộ kỹ thuật cần cố gắng định mức nguyên vật liệu sản xuất sao cho hợp lý mà vẫn tiết kiệm. 4. Tập trung giáo dục, đào tạo cán bộ công nhân viên trong công ty thông qua các khoá học tập trung về chất lượng. Có một lý thuyết về tập tính của con người cho rằng tiềm thức của con người có xu hướng kìm hãm sự phát triển trí tuệ của mình. Con người đi đến những nhận định theo khuôn sáo và bằng lòng với những thói quen đã định hình. Khi con người đã yên tâm với cuộc sống và hoà thuận với thiên hạ, họ thôi không học hỏi và đầu óc họ nhàn rỗi đến cuối đời. Tuy nhiên bằng giáo dục và đào tạo, con người không muốn học một tí nào cũng phải thay đổi. Giáo dục đào tạo là biện pháp nhằm nâng cao năng lực của con người về mọi mặt mà con người là yếu tố then chốt ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm. Vì vậy, cần áp dụng các biện pháp dưới đây để làm cho chất lượng sản phẩm tốt hơn và hệ thống quản lý chất lượng đạt hiệu quả cao hơn. Tùy theo từng giai đoạn, yêu cầu của công việc trong công ty có thể tiến hành các hình thức đào tạo như: đào tạo lại, đào tạo bổ sung, đào tạo nâng cao. Công ty cần thường xuyên tiến hành đào tạo về quản lý chất lượng cho mọi người từ đội ngũ lãnh đạo cho đến những người lao động làm việc tại các phòng ban phân xưởng. Công ty cần xác định rõ nhu cầu và phương thức đào tạo cho từng loại đối tượng đảm bảo cho mọi người có liên quan đến chất lượng đều được đào tạo theo những mức độ khác nhau. Đối với cán bộ điều hành và quản lý: công ty cần đào tạo theo các lớp học dài hạn (2 - 4 năm) hoặc ngắn hạn (3 tháng – 6 tháng) để họ nắm vững được hiệu quả của TQM, từ đó điều hành hệ thống quản lý chất lượng của công ty được đồng bộ nhịp nhàng hơn. Đối với công nhân trực tiếp sản xuất thì nên đào tạo theo hình thức kết hợp lý thuyết với thực hành, từ hình thức công nhân kèm nhau học đến tự học có hướng dẫn của tổ trưởng, quản đốc phân xưởng, tổ chức các cuộc thi về chất lượng để nâng bậc, nâng cao tay nghề cho họ… Để thực hiện các biện pháp trên công ty cần: - Kiểm điểm lại hoạt động đào tạo sau mỗi kỳ học để xem có nên tiếp tục đào tạo nữa hay không. Những đối tượng nào cần đào tạo mới và đào tạo lại… - Đối với những người đi học, công ty cần duy trì mức thu nhập thoả đáng để họ vừa đi học, vừa đảm bảo cuộc sống của mình. - Công ty nên thiết lập mối quan hệ với các trường đại học và trung cấp dạy nghề để tạo mối quan hệ chặt chẽ, điều này rất có lợi cho công ty mỗi khi cần biết thông tin về các khoá học chuyên ngành, về tình hình học tập của học viên mà công ty cử đi… từ đó động viên, giúp đỡ học viên hoàn thành tốt nhiệm vụ học tập của mình. - Công ty cần cấp kinh phí đào tạo để kế hoạch giáo dục đào tạo được triển khai trong thực tiễn. 5. Tăng cường công tác kiểm tra chất lượng sản phẩm Chất lượng sản phẩm được hình thành từ khi thiết kế sản phẩm và khi sản phẩm hình thành, chất lượng sản phẩm được khẳng định qua tiêu dùng. Vì vậy, kiểm tra chất lượng sản phẩm và tìm ra nguyên nhân làm cho sản phẩm không đạt yêu cầu về chất lượng sản phẩm là vô cùng quan trọng. Do đó, việc phân tích trên để đề ra những biện pháp nhằm khắc phục và góp phần nâng cao chất lượng sản phẩm. Công tác kiểm tra chất lượng ở công ty in Tạp chí Cộng sản thực hiện chưa chặt chẽ, đặc biệt là ở các phân xưởng. Do vậy, tăng cường công tác kiểm tra là vấn đề thiết yếu phải được thực hiện. * Trước hết công ty cần xác định đối tượng kiểm tra chất lượng sản phẩm: - Kiểm tra chất lượng vật liệu trước khi đưa vào sản xuất. - Kiểm tra tình hình hoạt động máy móc thiết bị. - Kiểm tra chất lượng sản phẩm ở các khâu của quá trình sản xuất. - Kiểm tra việc chấp hành quy định, quy phạm, phương pháp sử dụng máy móc của nhân viên. - Kiểm tra chất lượng sản phẩm trước khi giao hàng cho khách. + Hình thức kiểm tra: Kiểm tra toàn bộ bước công việc và kiểm tra xác suất sản phẩm. + Phương pháp kiểm tra: Kiểm tra bằng phương pháp trực quan và phương pháp phân tích. * Chế độ trách nhiệm của các phòng ban và các cá nhân trong quá trình kiểm tra chất lượng sản phẩm: - Phòng sản xuất kiểm tra thường xuyên chất lượng sản phẩm trên dây chuyền sản xuất. - Ghi nhận kết quả báo cáo thống kê và nhân viên phụ trách sản xuất các phân xưởng về chất lượng sản phẩm. - Kết hợp với nhân viên KCS giải quyết khiếu nại và giải quyết khó khăn của người lao động để giúp đỡ. - Tìm ra nguyên nhân ảnh hưởng chất lượng sản phẩm và đề ra biện pháp xử lý kịp thời. - Quản đốc cần theo dõi thời gian và sản lượng công nhân làm ra trong một ca. - Giám sát công nhân chấp hành đúng quy trình, phương pháp thao tác. - Xem xét tình trạng máy móc thiết bị nếu có trục trặc phải báo ngay để phòng sản xuất điều người đến sửa chữa. - Công nhân đứng máy tự kiểm tra chất lượng sản phẩm của mình và trực tiếp bảo dưỡng máy. - Nhân viên KCS kiểm tra chất lượng sản phẩm và xử lý các sản phẩm không đạt chất lượng. 6. Thúc đẩy công tác nghiên cứu thị trường để định hướng chất lượng sản phẩm. Hiện nay, công ty không có phòng Marketing riêng mà bộ phận này nằm trong phòng sản xuất - kinh doanh, do đó việc nghiên cứu nhu cầu thị trường ký thêm nhiều hợp đồng cho công ty đạt hiệu quả chưa cao. Với điều kiện hiện nay của công ty, khi mà ngày càng có nhiều đối thủ cạnh tranh thì vai trò của công tác nghiên cứu thị trường ngày càng trở lên quan trọng. Bộ phận Marketing là bộ phận có quan hệ mật thiết với người tiêu dùng. Bộ phận này có khả năng xác định và làm rõ nhu cầu của thị trường để từ đó công ty có thể xác định được đúng tiêu chuẩn sản phẩm cần sản xuất phù hợp với thị hiếu người tiêu dùng, từ đó có chính sách cải tiến chất lượng thích hợp. Công ty cần phải định hướng các hoạt động của mình theo nhu cầu, đòi hỏi của thị trường và bằng mọi cách vươn lên đáp ứng cho được những nhu cầu, đòi hỏi đó. Xuất phát từ lý luận đó và tình hình thực tế sản xuất kinh doanh hiện nay, để đảm bảo và nâng cao chất lượng sản phẩm cũng như góp phần chiếm lĩnh thị trường trong nước. Công ty nên thành lập một phòng Marketing riêng biệt mới có thể tập trung tốt chức năng và nhiệm vụ của mình. Để làm được việc này, ban giám đốc công ty cần tiến hành chỉ đạo thực hiện một số nội dung cụ thể như sau: - Dựa trên cơ sở nòng cốt là cán bộ ở bộ phận phòng sản xuất – kinh doanh, công ty chỉ đạo hình thành một đội ngũ cán bộ, nhân viên Marketing. Có thể tuyển thêm nhân viên mới tốt nghiệp đại học chuyên ngành Marketing. Sau khi có đủ nguồn nhân lực, ban giám đốc đề ra mục tiêu chính sách và phương hướng hoạt động cụ thể. Mục tiêu chính là thực hiện chiến lược khai thác và mở rộng thị trường. - Đội ngũ nghiên cứu thị trường cần phải tổng hợp thông tin về chất lượng sản phẩm, yêu cầu, thị hiếu của khách hàng. Ngoài ra, cần nghiên cứu khái quát về thị trường như quy mô thị trường, cơ cấu, nhu cầu và sự vận động của thị trường. Nghiên cứu chi tiết thị trường của khách hàng cũng như thị trường của các đối thủ cạnh tranh, để xác định các đối thủ cạnh tranh và xác định kiểu cách, mức độ cạnh tranh của đối thủ tiềm ẩn và đối thủ trực tiếp… Trên cơ sở đó, công ty sẽ thấy được lợi thế và nhược điểm của sản phẩm mà công ty đang sản xuất, từ đó đề ra phương pháp thích hợp. - Phòng Marketing có thể tiến hành nghiên cứu thị trường bằng cách lựa chọn trên cơ sở tài liệu nghiên cứu như các bản tin kinh tế, thông tin kinh tế đối ngoại, tạp chí Thương Mại… đặc biệt quan trọng là bằng những thông tin thu thập được từ việc nghiên cứu thăm dò thực tế. - Thực hiện được giải pháp này, công ty có thể thấy hiệu quả đáng kể trong quá trình giải quyết vấn đề phù hợp giữa chất lượng, giá cả và nhu cầu thị trường. Từ đó đẩy mạnh việc tiêu thụ, tăng lợi nhuận. Đồng thời, công ty tạo được sức mạnh cho mình trong việc cạnh tranh với các đối thủ khác. Tạo ra sự hỗ trợ lớn trong việc đảm bảo và nâng cao chất lượng sản phẩm. Các công tác nghiên cứu thị trường lấy việc thoả mãn tối đa nhu cầu của người tiêu dùng, lấy hiệu quả kinh tế làm thước đo cho mọi hoạt động. Khối lượng sản phẩm mà công ty sản xuất và tiêu thụ sẽ đánh giá thành công sau này. Để thực hiện được giải pháp này công ty cần có một số điều kiện như sau: - Trước hết, ban lãnh đạo giám đốc công ty cần phải thấy được vai trò to lớn của công tác nghiên cứu thị trường đối với sự tồn tại và phát triển của công ty nói chung và công tác cải tiến chất lượng sản phẩm nói riêng trong cơ chế thị trường hiện nay. Có quy định cụ thể về mục tiêu, chính sách và phương hướng hoạt động cho các cán bộ nghiên cứu thị trường. Đồng thời ban giám đốc phải tạo điều kiện, hỗ trợ, cung cấp đầy đủ tài liệu cần thiết cho hoạt động của họ. Trang bị đầy đủ các phương tiện giúp cán bộ nghiên cứu thị trường có điều kiện tốt cho công tác thu nhập, xử lý, lựa chọn thông tin. - Đối với đội ngũ nghiên cứu thị trường: phải có kiến thức về Marketing, có khả năng thu thập thông tin, đã qua đào tạo các lớp về nghiệp vụ Marketing, có khả năng sáng tạo, năng động trong công việc, có kinh nghiệm và hiểu biết về ngành in. Biết xử lý các thông tin thu thập được để sáng tạo chất lượng sản phẩm mới. 7. áp dụng chế độ thưởng phạt vật chất nhằm tạo động lực cho người sản xuất và quản lý Đây là biện pháp tạo động lực cho người lao động nâng cao chất lượng sản phẩm trong quá trình sản xuất. Muốn nâng cao năng suất lao động và chất lượng sản phẩm thì ngoài trình độ tay nghề người công nhân phải có một tinh thần trách nhiệm và lòng hăng say đối với công việc. Hiện nay, công ty in Tạp chí Cộng sản đang sử dụng cơ chế tính lương cho người trực tiếp sản xuất. Như vậy, người công nhân muốn được hưởng lương cao thì họ phải làm ra nhiều sản phẩm. Vì vậy, họ quan tâm đến số lượng nhiều hơn là chất lượng. Do đó, công ty phải có quy định về cách tính lương theo sản phẩm vừa hợp lý, vừa đảm bảo chính xác. Đối với từng đối tượng cần áp dụng các hình thức thưởng phạt thích hợp. Việc khen thưởng cần linh hoạt, đúng lúc, đúng chỗ và thích đáng thì mới phát huy được hiệu quả. Để thực hiện việc này đòi hỏi các cấp lãnh đạo cần hiểu rõ tâm lý của từng người, tìm hiểu rõ nguyên nhân sai phạm để có các cấp thưởng phạt hợp lý, có như vậy đòn bẩy lợi ích mới tác động đến tất cả mọi người và phát huy được tác dụng. Công ty cần có chính sách thưởng phạt như sau: - Đối với chế độ thưởng : + Hoàn thành vượt mức số lượng sản phẩm và tất cả sản phẩm đều phải đạt chất lượng à thưởng tiền, tăng lương. + Có tinh thần, trách nhiệm làm việc tốt, chấp hành đúng nội quy làm việc à tuyên dương, khen thưởng… + Có sáng kiến cải tiến kỹ thuật, công nghệ à tặng bằng khen, thưởng vật chất, tuyên dương… - Đối với chế độ phạt vật chất: + Với sản phẩm in một màu: trong 1000 tờ sản phẩm chỉ được lẫn tối đa 5 tờ sản phẩm hỏng. Nếu vượt quá tỷ lệ cho phép, công ty quy định: Để lẫn 6 - 10 tờ hạ 1 bậc thưởng Để lẫn 11 - 15 tờ hạ 2 bậc thưởng Để lẫn 16 tờ trở lên cắt thưởng + Với sản phẩm in nhiều màu: trong 1000 tờ sản phẩm chỉ được lẫn tối đa 10 tờ sản phẩm hỏng, nếu: Để lẫn từ 11 - 15 tờ hạ 1 bậc thưởng Để lẫn từ 16 - 20 tờ hạ 2 bậc thưởng Để lẫn 20 tờ trở lên cắt thưởng - Đối với máy vào bìa: trong 1000 cuốn nếu: Để lẫn 6 - 8 cuốn hạ 1 bậc thưởng Để lẫn 9 - 10 cuốn hạ 2 bậc thưởng Để lẫn trên 11 cuốn thì cắt thưởng - Đối với máy dao: trong 1000 cuốn chỉ được phép để lẫn 5 cuốn hỏng, nếu quá tỷ lệ cho phép cắt thưởng. - Đối với phân xưởng: Nếu sản phẩm hỏng chiếm 1% thì phạt 5% quỹ thưởng, 2% thì phạt 10% quỹ thưởng của phân xưởng. Nếu giao hàng cho khách mà khách hàng còn phát hiện sản phẩm hỏng thì phân xưởng phải chịu trách nhiệm bồi thường. Tuy nhiên để tránh tình trạng sản phẩm hỏng, bên cạnh chế độ thưởng phạt, công ty cần có những điều kiện sau: + Người quản lý phải xem xét tình hình thực tế của máy móc, thiết bị và trình độ của công nhân đứng máy để định mức lao động hợp lý, thường xuyên bổ sung và điều chỉnh. + Tăng cường kiểm tra chất lượng sản phẩm ở các khâu để đảm bảo tính công bằng, hợp lý… Như vậy, thực chất của đòn bẩy lợi ích là vì lợi ích cá nhân rồi đến lợi ích của công ty và, cuối cùng lại trở về với lợi ích cá nhân ./. Kết luận Nước ta vẫn đang trong quá trình chuyển nền kinh tế tập trung quan liêu bao cấp sang cơ chế thị trường, sản xuất của các doanh nghiệp nói chung và công tác quản lý chất lượng sản phẩm nói riêng vẫn còn một số vấn đề cần tìm biện pháp giải quyết để thích ứng với cơ chế mới. Cũng trong bối cảnh đó, công ty in Tạp chí Cộng sản đã có nhiều cố gắng khắc phục khó khăn để có giải pháp nâng cao chất lượng sản phẩm, tăng khả năng thu hút khách hàng mới. Tuy nhiên, trong một thời gian ngắn công ty chưa thể khắc phục hết các tồn tại, khó khăn. Ban lãnh đạo công ty cũng đã nhận định: “Chất lượng sản phẩm là mối quan tâm hàng đầu, là nhân tố quan trọng để tồn tại và phát triển trong tình hình mới”. Vì vậy, nhiệm vụ này không chỉ ở ban lãnh đạo công ty mà đó còn là trách nhiệm của mọi cán bộ công nhân viên có đời sống gắn liền với sự phát triển của công ty. Với nỗ lực cao nhất của mình, em đã cố gắng thực hiện mong muốn: là một đóng góp nhỏ bé có ích cho hoạt động thực tiễn của công ty. Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn sự quan tâm, hướng dẫn nhiệt tình của thầy Hồ Phương cùng toàn thể các cô, chú cán bộ, CNV trong công ty in Tạp chí Cộng sản và các bộ phận có liên quan của công ty in Tạp chí Cộng sản, cũng như tất cả các bạn đã giúp đỡ em hoàn thành luận văn này ./. Hà nội, ngày 15 tháng 07 năm 2001 Danh mục tài liệu tham khảo 1. Quản lý chất lượng đồng bộ John S.Oakland - NXB Thống kê 1994. 2. Giáo trình quản trị chất lượng GS. Nguyễn Quang Toản - NXB Thống kê 1995. 3. Giáo trình quản lý chất lượng sản phẩm PGS-PTS. Nguyễn Quốc Cừ - NXB KH & KT 1998. 4. Đổi mới quản lý chất lượng sản phẩm trong thời kỳ mới GS. Hoàng Mạnh Tuấn - NXB KH& KT 1997. 5. Quản lý chất lượng trong doanh nghiệp theo TCVN ISO9000 PTS. Nguyễn Kim Định - 1998. 6. Thời báo kinh tế năm 2000 7. Các tài liệu báo cáo tình hình hoạt động SXKD của công ty in Tạp chí Cộng sản năm 1998 - 2000. Mục lục Trang Lời nói đầu Chương I: Nâng cao chất lượng sản phẩm là nhiệm vụ cơ bản và lâu dài đối với các doanh nghiệp trong cơ chế thị trường I. Những vấn đề chung về chất lượng 1 1. Khái niệm chất lượng và vai trò của chất lượng sản phẩm 1 2. Đặc điểm và hệ thống chỉ tiêu phản ánh chất lượng 5 3. Sự hình thành chất lượng sản phẩm và các loại chất lượng 8 4. Các yếu tố ảnh hưởng tới chất lượng sản phẩm 11 5. Quan hệ chất lượng với chi phí và hiệu quả sản xuất kinh doanh 13 II. Nội dung của công tác quản lý chất lượng sản phẩm 15 1. Thực chất của công tác quản lý chất lượng sản phẩm 15 2. Nguyên tắc cơ bản trong quản lý chất lượng sản phẩm 16 3. Các biện pháp chủ yếu nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm 17 Chương II. Phân Tích thực trạng chất lượng sản phẩm ở công ty in Tạp Chí Cộng Sản I. Một số nét tổng quan về công ty 22 1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty 22 2. Một số kết quả sản xuất kinh của công ty trong thời gian qua 24 3. Chức năng, nhiệm vụ và tổ chức bộ máy của công ty in Tạp Chí Cộng Sản 27 4. Một số đặc điểm kinh tế, kỹ thuật có ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm của công ty 29 II. Thực trạng về việc thực hiện các biện pháp nâng cao chất lượng sản phẩm của công ty 37 1. Một số nét về chất lượng sản phẩm của công ty 37 2. Tình hình thực hiện các biện pháp nâng cao chất lượng sản phẩm ở công ty 41 III. Đánh giá khái quát thực trạng chất lượng sản phẩm ở công ty 47 1. Ưu điểm 47 2. Tồn tại 48 3. Nguyên nhân của những tồn tại 49 Chương III. Một số biện pháp nhằm ổn định và nâng cao chất lượng sản phẩm ở công ty 52 I. Phương hướng – mục tiêu phát triển của công ty in Tạp chí Cộng sản 52 II. Một số biện pháp nhằm ổn định và nâng cao chất lượng sản phẩm ở công ty in Tạp Chí Cộng Sản 53 1. Các biện pháp về tổ chức quản lý 53 2. Nâng cao hiệu quả công tác quản lý kỹ thuật và nghiên cứu, ứng dụng sáng kiến cải tiến kỹ thuật 59 3. Cung cấp nguyên vật liệu đồng bộ, đạt tiêu chuẩn chất lượng 61 4. Tập trung giáo dục, đào tạo cán bộ công nhân viên trong công ty thông qua các khoá học tập trung về chất lượng 63 5. Tăng cường công tác kiểm tra chất lượng sản phẩm 65 6. Thúc đẩy công tác nghiên cứu thị trường để định hướng chất lượng sản phẩm 66 7. áp dụng chế độ thưởng phạt vật chất nhằm tạo động lực cho người sản xuất và quản lý 68 Kết luận Tài liệu tham khảo Viện đạI học mở hà nội Khoa quản trị kinh doanh Cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Nhận xét luận văn tốt nghiệp Đề tài: Một số biện pháp chủ yếu nhằm ổn định và nâng cao chất lượng in sản phẩm ở công ty in Tạp Chí Cộng Sản. Sinh viên: Đinh Thị Thu Hương. Lớp : K6QT1 ý kiến đánh giá: Điểm luận văn (bằng số và chữ) Hà nội, ngày tháng năm 2001 Giảng viên hướng dẫn ._.