Một số biện pháp nhằm nâng cao một bước hiệu quả hoạt động quản lý của Bộ máy tổ chức UBND huyện Con Cuông – tỉnh Nghệ An

iện cụ thể của tổ chức ,môi trường xung quanh tổ chức…có vậy mới có thể tạo ra được một cơ cấu tổ chức vận hành tốt và hiệu quả. Hoạt động quản lý là hoạt động then chốt trong mọi tổ chức để tổ chức hoạt động tốt và hoàn thành các nhiệm vụ chỉ tiêu đặt ra.nâng cao hoạt động quản lý góp phần không nhỏ giúp cho tổ chức hoạt động tốt và đạt hiệu quả. Chính vì những lý do ở trên đồng thời tích luỹ thêm kiến thức của mình nên em đã chọn đề tài : “Một số biện pháp nhằm nâng cao một bước hiệu quả hoạt động quản lý của Bộ máy tổ chức UBND huyện Con Cuông – tỉnh Nghệ An”. Làm đối tưọng nghiên cứu của mình góp một phần nhỏ vào qua trình vận hành và hoạt dộng của tổ chức giúp các tổ chức có thể vận dụng để nâng cao một buớc hiệu quả hoạt động quản lý của mình. Đề tài được chia làm 3 chương : Chương I: Cơ sở lí luận về hoạt động của cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trong tổ chức. Chương II: Thực trạng hoạt động của cơ cấu tổ chức quản lý UBND huyện Con Cuông. Chương III: Một số biện pháp nhằm nâng cao một bước hiệu quả hoạt động quản lý của Bộ máy quản lý UBND Huyện Con Cuông- Nghệ An. Mặc dù đã có nhiều cố gắng nhưng do sự hạn chế về sự hiểu biết của bản thân,nên đề tài của em khó tránh khỏ những sai sót rất mong được sự chỉ dạy của thầy cô để đề tài của em được tốt hơn. Em xin chân thành cảm ơn UBND Huyện Con Cuông nơi em thực tập và giáo viên hướng dẫn Nguyễn Văn Hiển đã giúp đỡ,chỉ bảo em hoàn thành chuyên đề này. CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TRONG TỔ CHỨC 1.1. Khái niệm về quản lý và chức năng hoạt động quản lý. 1.1.1. Khái niệm về hoạt động quản lý. Hoạt động quản lý có nhiều cách hiểu theo nhiều khía cạnh khác nhau. Có người hiểu quản lý là hoạt động được thực hiện nhằm đảm bảo sự hoàn thành công việc qua nỗ lực của người khác. Có quan điểm cho quản lý là sự phối hợp có hiệu quả các hoạt động của những người cộng sự khác cùng chung một tổ chức. Cũng có người hiểu quản lý là một hoạt động đảm bảo phối hợp những nỗ lực cá nhân nhằm đạt được các mục đích của nhóm… Tựu chung lại ta có thể hiểu: hoạt động quản lý là sự tác động có tổ chức, có hướng đích của chủ thể quản lý lên đối tượng và khách thể quản lý nhằm sử dụng hiệu quả nhất các tiềm năng ,các cơ hội của tổ chức đế đạt mục tiêu đề ra trong điều kiện biến đông của môi trường Hoạt động quản lý bao gồm các yếu tố sau: + Phải có ít nhất một chủ thể quản lý là tác nhân tạo ra các tác động và ít nhất là một đối tượng bị quản lý tiếp nhận trức tiếp các tác động của chủ thể quản lý tạo ra và các khách thể khác chịu các tác động gián tiếp từ chủ thể quản lý . + Phải có một mục tiêu và một quỹ đạo đặt ra cho cả đối tượng và chủ thể, mục tiêu này là căn cứ để chủ thể tạo ra các tác động. + Chủ thể phải thực hành việc tác động và phải biết tác động .Vì thế,đòi hỏi chủ thể phải hiểu đối tượng và điều khiển đối tượng một cách có hiểu quả + Chủ thể có thể là một người,một nhóm người,một thiết bị ,còn đối tuợngcó thể là con người, giới vô sinh hoặc loài sinh vật. 1.1.2. Bản chất của hoạt động quản lý . - Xét về mặt tổ chức- kỹ thuật của hoạt động quản lý : Quản lý chính là sự kết hợp tất cả mọi nỗ lực chung của con người trong tổ chức và việc sử dụng tốt các của cải vất chất thuộc phạm vi sở hữu của tổ chức để đạt tới mục tiêu chung của tổ chức và mục tiêu riêng của mỗi người một cách khôn khéo và có hiệu quả cao nhất.Quản lý phải trả lời các câu hỏi “phải đạt mục tiêu nào đề ra ?”,”phải đạt mục tiêu như thế nào và bằng cách nào?” “có rủi ro nào có thể xảy ra và cách xử lý?” Quản lý ra đời chính là để tạo ra hiệu quả hoạt động cao hơn hẳn so với việc làm của từng cá nhân riêng lẻ của một nhóm người khi họ tiến hành các công việc có mục tiêu chung gần giống nhau. - Xét về mặt kinh tế - xã hội của hoạt động quản lý : Quản lý là các hoạt động chủ quan của chủ thể quản lý vì mục tiêu vì lợi ích của tổ chức,đảm bảo cho tổ chức tồn tại và phát triển lâu dài.Mục tiêu của tổ chức do chủ thể quản lý đề ra,họ là những thủ lĩnh của tổ chức và là người nắm quyền lực của tổ chức. 1.1.3.Chức năng hoạt động quản lý . - Theo quan niệm của lý thuyết hệ thống : chức năng là khả năng chế biến đầu vào thành tập hợp đầu ra của hệ thống.do đó chức năng là năng lực vận động của hệ thống,là khả năng hoạt động có thể của một tổ chức,là lý do tồn tại của hệ thống. -Theo quan niệm sinh học: chức năng la hình thức ngôn ngữ biểu đạt những hoạt động tất yếu,duy trì sự tồn tại của hệ thống sinh học ở người trong quá trình trao đổi chất với môi trường bên ngoài. -Quan niệm trong quản lý : Chức năng của hoạt động quản lý là hình thức biểu đạt những hoạt động có tính năng của chủ thể quản lý tác động vào đối tượng quản lý .Là tập hợp những nhiệm vụ khác nhau mà chủ thể quản lý phải tiến hành theo mục tiêu qui định của quá trình quản lý . Có thể thấy chức năng hoạt động quản lý có nhiều vai trò rất quan trọng sau: + Thứ nhất: chức năng hoạt động quản lý thể hiện nội dung tác động của chủ thể quản lý đến đối tượng bị quản lý ,hay thể hiện nội dung hoạt động của quá trình quản lý . Là yếu tố cấu thành một chu trình quản lý ,từng chức năng quản lý biểu hiện từng nội dung hoạt động của quá trình quản lý .Không thể có nội dung quá trình quản lý nếu không có hệ thống chức năng của nó biểu đạt.Ngược lại,không nhận biết được chức năng thì không thấy được nội dung quá trình quản lý .Và nếu xác định không đúng , đủ và cụ thể các chức năng sẽ làm cho nội dung các chức năng bị sai lệch. Hoạt động quản lý có hiệu quả khi xác định đúng và đủ chức năng.Thiếu một chức năng là thiếu một nội dung quản lý .Thừa một chức năng là thừa một nội dung quản lý .Thiếu hoặc thừa chức năng đều gây rối loạn cho quá trình quản lý khi thực hiện chúng. Ý nghĩa thực tiễn của vấn đề là chủ thể quản lý ,muốn tiến hành các hoạt động thành công đối với đối tượng quản lý ,phái xác định và thực hiện đúng và đủ một hệ thống chức năng cho tổ chức của mình. + Thứ hai: Các chức năng hoạt động quản lý là căn cứ,là cơ sở để xây dựng kiểm tra và đánh giá cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý . Chức năng hoạt động quản lý là công việc mà chủ thể quản lý phải nhằm tổ chức phối hợp và điều khiển đối tượng quản lý ,hướng vào thực hiện mục tiêu chung của tổ chức một cách có hiệu quả. Mỗi mục tiêu chung của tổ chức phải được thực hiện bằng những công việc cụ thể, ở các cá nhân , bộ phận khác nhau trong đối tượng quản lý với một cơ cấu tổ chức chặt chẽ.Cơ cấu tổ chức công việc này trong đối tượng quản lý được thực hiện thông qua cơ cấu tổ chức điều khiển bằng các chức năng tương ứng từ phía chủ thể quản lý tới họ. Ý nghĩa thức tiễn của vấn đề là chỉ khi nào nắm vững hệ thống chức năng với đặc điểm,nội dung và mối quan hệ của từng chức năng trong đó mới có thể kiểm tra, đánh giá chính xác được hiệu quả hoạt động của bộ máy quản lý và phải xuất phát từ công việc để lựa chọn người đảm nhiệm ,chứ không thể ngược lại . Đây cũng là tồn tại không dễ khắc phục mà trong công tác hoàn thiện bộ máy ở các cấp các nghành sẽ còn phải giải quyết. Các chức năng hoạt động quản lý biểu hiện nội dung những tác động lên chính quá trình quản lý ,tức là mặt tổ chức của chủ thể quản lý . Hệ thống chức năng hoạt động quản lý bao gồm nhiều mặt ,nhiều lĩnh vực hoạt động khác nhau ,trong đó mỗi chức năng là một hoạt động chuyên môn hoá theo một lĩnh vực cụ thể mà chủ thể quản lý phải thực hiện.Trong mối liên hệ hợp tác ,các chức năng quản lý luôn luôn đòi hỏi lẫn nhau,phải hoàn thiện các nội dung công việc.Tính qui định lẫn nhau trong mối quan hệ hợp tác còn làm cho các hoạt động chức năng có xu hướng chuyên môn hoá ngày càng sâu,theo sự tác động và vận động từ phía đối tượng quản lý .Hệ thống chức năng luôn luôn vận động ,thậm chí hình thành những chức năng mới. Do đó, cơ cấu tổ chức hoạt động trong chủ thể quản lý luôn phải vận động hoàn thiện và biến đổi theo sự phát triển của quá trình phân công và hợp tác lao động trong chính chủ thể quản lý . Tóm lại,các chức năng hoạt động quản lý thể hiện sự tác động vào chính quá trình quản lý của mặt tổ chức của chủ thể quản lý .Hoàn thiện hệ thống chức năng là điều kiện để hoàn thiện và phát triển bộ máy quản lý .Trong quản lý ,mỗi cơ quan, đơn vị phải xây dựng và thực hiện một cơ chế hoạt động thống nhất trên cơ sở xác định cụ thể phân vị quyền hạn ,trách nhiệm nghĩa vụ và quyền lợi rõ ràng cho từng bộ phận , cá nhân của cơ quan. Như vậy ,chức năng hoạt động quản lý thê hiện tính khái quát của quản lý lên đối tượng bị quản lý .Việc thực hiện quản lý tốt phải thực hiện được một cơ cấu tổ chức hợp lý,bảo đảm các chức năng của quản lý .Do vậy ,trong quá trình xây dựng một bộ máy quản lý cần xây dựng một cơ cấu tổ chức bộ máy lấy chức năng quản lý làm hướng chủ đạo cho việc xây dựng cơ cấu tổ chức đó. Để xem xét rõ hơn các mô hình quản lý ta cần nghiên cứu các cơ cấu tổ chức bộ máy có thể đáp ứng chức năng quản lý của nó như thế nào. 1.2.Cơ cấu hoạt động quản lý của bộ máy tổ chức. 1.2.1. Khái niệm về cơ cấu tổ chức. - Khái niệm về tổ chức. Tổ chức là một thuật ngữ được định nghĩa dưới nhiều góc độ. Tổ chức là một danh từ thì tổ chức là một hệ thống có những thuộc tính cơ bản nào đấy ,có hai người trở lên có những mục đích , có mục tiêu nhất định trong những hình thái cơ cấu nhất định. Còn tổ chức là một động từ thì tổ chức là quá trình đưa ra quyết định ( hay kế hoạch ) vào thực tiễn. Tổ chức còn là một chức năng của quá trình quản lý là quá trình đảm bảo các hình thái cơ cấu cho việc triển khai kế hoạch.nghĩa là chức năng tổ chức là hoạt động thiết lập các vị trí cho mỗi cá nhân tương ứng với từng bộ phận đảm bảo cho các cá nhân và các bộ phận có thể phối hợp với nhau cùng nhau chung sức thực hiện mục tiêu chung của tổ chức. - Khái niệm về cơ cấu tổ chức. Cơ cấu tổ chức là tổng hợp các bộ phận ( đơn vị và cá nhân)có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau được chuyên môn hóa có các nhiệm vụ quyền hạn và trách nhiệm nhất định ,được bố trí theo những cấp những khâu khác nhau nhằm thực hiện các hoạt động của tổ chức và tiến tới những mục tiêu khác đã xác định . Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là tổng hợp những bộ phận khác nhau có mối liên hệ phụ thuộc lẫn nhau được chuyên môn hóa được giao những trách nhiệm và quyền hạn nhất định và được bố trí theo từng cấp bậc để thực hiện các chức năng quản trị doanh nghiệp. Cơ cấu tổ chức thể hiện sự phân chia chức năng nhiệm vụ giữa những cá nhân giữa các bộ phận trong tổ chức ,nó xác định rõ quyền hạn và trách nhiệm giữa các cấp các khâu với nhau ,nó thể hiện mối quan hệ quyền lực giữa những cá nhân bên trong tổ chức. Cơ cấu tổ chức có vai trò hết sức quan trọng trong tổ chức. nếu không có cơ cấu tổ chức thì mọi hoạt động của tổ chức không thể thực hiện đựoc hoặc sẽ chồng chéo rối loạn.cơ cấu tổ chức hướng đến sự chuyên môn hóa, vì một người hay một bộ phận không thể làm hết mọi việc được.sự phân chia trong cơ cấu tổ chức sẽ giúp mọi cá nhân phát huy hết khả năng chuyên môn của mình và tăng năng suất lao động. Ví dụ : một người thợ dệt ,cắt may quần áo thì mỗi ngày người đó chỉ hoàn thành xong một bộ quần áo nhưng nếu chia ra một người dệt ,một người cắt một người may thì một ngày sẽ có khoảng 10 bộ quần áo được hoàn thành. Cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ làm cho bộ máy tổ chức hoạt động có hiệu quả thông tin được lưu chuyển thông suốt ,nhanh chóng.từ đó tạo diều kiện thuận lợi cho các cá nhân hoạt động ở các bộ phận được thuận tiện dễ dàng.cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ làm cho bộ máy tổ chức luôn thích nghi với sự thay đổi của môi trường xung quanh , biết tạo ra và sử dụng các thời cơ phát triển cho lợi ích của tổ chức. 1.2.2.Các yêu cầu đối với việc hoạt động của một cơ cấu tổ chức quản lý . - Tính thống nhất : Cơ cấu tổ chức hợp lý góp phần hướng mọi cá nhân đóng góp vào mục tiêu chung của tổ chức. - Tính tối ưu . Cơ cấu tổ chức quản lý phải đảm bảo mối quan hệ tốt nhất giữa các khâu và các cấp quản lý (sự phản ánh cách phân chia chức năng quản lý theo chiều dọc),thiết lập được các mối quan hệ hợp lý với số lượng cấp quản lý ít nhất .nhờ đó hệ thống quản lý mang tính năng động cao, luôn bám sát các mục đích và mục tiêu của hệ thống đề ra. - Tính linh hoạt . Cơ cấu tổ chức quản lý phải có khả năng thích ứng với mọi tình huống xảy ra(cả bên trong và bên ngoài) của hệ thống tổ chức. Do đó, cơ cấu tổ chức quản lý phải gọn nhẹ , đảm bảo luôn nắm bắt kịp thời sự vận động của đối tượng quản lý và đáp ứng được quá trình vận động mau lẹ, năng động của đối tượng quản lý . Cơ cấu tổ chức quản lý phải đáp ứng được những yêu cầu của đảm bảo thông tin ,từ thu thập,xử lý ,lưu trữ và sử dụng thông tin để phối hợp gìn giữ hoạt động của các bộ phận trong hệ thống tổ chức có hiệu quả cao . Cơ cấu tổ chức quản lý linh hoạt phải bao hàm sự giữ bí mật nội dung hoạt động của những bộ phận và của hệ thống,chống rò rỉ các thông tin ra bên ngoài. - Tính tin cậy. Hiện nay thời dại bùng nổ thông tin,lượng thông tin thu về và phát ra là rất đa dạng và phong phú cho nên cơ cấu tổ chức của bộ máy quản lý phải đảm bảo tính chính xác tất cả các thông tin được sử dụng trong tổ chức,có như vậy mới đảm bảo được sự phối hợp các hoạt động và nhiệm vụ của tất cả các bộ phận trong tổ chức. Tính ổn định . Tính ổn định của tổ chức trước hết thể hiện ở việc lựa chọn mô hình tổ chức phù hợp với mục đích và chức năng chính của tổ chức ,có khả năng thực hiện lâu dài . tiếp đó là sự thận trọng trong quyết định điều chỉnh,điều chỉnh phải có căn cứ thực tế và điều kiện thật sự chín muồi và khi tiến hành điều chỉnh phải có sự chuẩn bị chu đáo mọi mặt và triển khai nhanh gọn , dứt điển tránh kéo dài thời kỳ chuyển tiếp và đúng thời điểm. - Tính hiệu quả cao(tính kinh tế). Cơ cấu tổ chức quản lý hoạt đông với chi phí ít nhất,có hiệu quả nhất. Tiêu chuẩn xem xét hiệu qủa là mối tương quan giữa chi phí cho xây dựng cơ cấu tổ chức quản lý và kết quả thu được do hoạt động của nó. 1.2.3. Những nguyên tắccủa hoạt động tổ chức . Những nguyên tắc tổ chức đảm bảo quá trình tổ chức có kết quả : - Nguyên tắc hoạt động xác định theo chức năng - Nguyên tắc hoạt động giao quyền theo kết quả mong muôn - Nguyên tắc hoạt động bậc thang - Nguyên tắc hoạt đông thống nhất mệnh lệnh - Nguyên tắc hoạt động quyền hạn theo cấp bậc - Nguyên tắc hoạt động tương xứng giữa quyền hạn và trách nhiệm - Nguyên tắc hoạt động về tính tuyệt đối trong trách nhiệm - Nguyên tắc hoạt động quản lý sự thay đổi -Nguyên tắc hoạt động cân bằng 1.2.4. Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động của một cơ cấu tổ chức quản lý. Có rất nhiều nhân tố ảnh hưởng khác nhau ,nhưng tóm lại có các nhân tố chính sau : - Chiến lược . Nó sẽ quyết định đến hoạt động của cơ cấu tổ chức và cơ cấu tổ chức là công cụ để thực hiện chiến lược .chiến lược và cơ cấu tổ chức có mối quan hệ khăng khít, mật thiết không thể tách rời nhau.là công cụ để thực hiện các mục tiêu của chiến lược nên cơ cấu tổ chức phải thích nghi với các thay đổi của những mục tiêu chiến lược.một khi cơ cấu tổ chức đang hoạt động không mang lại hiệu quả cho tổ chức thì đó là cơ sở để thay đổi cơ cấu tổ chức . Quá trình thay đổi cơ cấu tổ chức phải phù hợp với mục tiêu chiến lược và phải theo từng bược cụ thể : đầu tiên phải xác định những mục tiêu chiến lược mới,từ các mục tiêu chiến luợc mới sẽ xác định những vấn đề phát sinh mới như có nhiệm vụ và chưc năng mới ,tiếp theo là đề xuất các thay đổi của cơ cấu tổ chức hay xây dựng cơ cấu tổ chức mới và tiến hành đưa vào triển khai vận hành bộ máy cơ cấu tổ chức đó ,cuối cùng là đánh giá kết quả thu được.kết quả đó đã đáp ứng được những mục tiêu chưa,nếu đạt được thì việc thay đổi cơ cấu tổ chức là thành công,còn nếu chưa đạt được thì phải quay lại quy trình trên. Ta hãy phân tích ví dụ về một công ty may: chiến lược của công ty này là mở rộng thị trường ở tất cả các tỉnh thành trong nước .rõ ràng một công ty may sẽ có các bộ phận cơ bản như: kinh doanh,marketing, tài chính ,nhân sự,,nghiên cứu và phát triển… vì sao lại có các bộ phận đó .đây là một công ty không nhỏ ,bộ phận kinh doanh sẽ vạch ra kế hoạch phát triển trên thị trường nào ? Phòng tài chính là không thể thiếu vì nó hạch toán tài chính cho công ty. muốn Sản phẩm đến tay người tiêu dùng nhanh phải có các chiến lược marketing hợp lý.do chiến lược là thị trường lớn ở tất cả các tỉnh thành nên bộ phận nghiên cứu và phát triển sẽ tìm hiểu nhu cầu từng nơi cũng như sự biến đổi về nhu cầu, tìm hiểu bản sắc văn hóa phong cách ăn mặc từng địa điểm,từ đó có thể đưa ra sản phẩm phù hợp với mỗi thị trường. Nhưng khi thay đổi chiến lược đó là : công ty sẽ hoạt động luôn khâu dệt vải và phát triển thị trường thế giới. lúc này rõ ràng một số phòng ban ,bộ phận khác sẽ xuất hiện như có phòng xuất nhập khẩu ,: xưởng dệt , phòng tư vấn luật bởi phải nghiên cứu luật tại thị trường nước ngoài … Xét trên cơ cấu khoa học thì hoạt động cơ cấu tổ chức bị ảnh hưởng bởi các mục tiêu chiến lược trên phương diện mô hình mà nó sử dụng .ví dụ : một công ty hoạt động đơn sản phẩm thì thường sử dụng mô hình cơ cấu tổ chức theo sản phẩm .còn công ty hoạt động đa dang hóa sản phẩm,ở nhiều địa bàn phục vụ nhiều đối tượng thì sử dụng kiểu cơ cấu tổ chức kết hợp các mô hình. - Đối tượng hoạt động quản lý. Tình trạng và trình độ phát triển của hệ thống tổ chức Tính chất, đặc điểm và các mục tiêu của hệ thống tổ chức - Quy mô của tổ chức và mức độ phức tạp trong hoạt động của tổ chức. Quy mô tổ chức thể hiện ở điểm : địa bàn hoạt động có rộng lớn không,nhiều ngành nghề ,nhiều sản phẩm không? Nhiều lao động không? Quy mô tổ chức lớn đồng nghĩa với việc phát sinh nhiều bộ phận nhiều chức năng nhiều nhiệm vụ hơn từ đó cơ cấu tổ chức sẽ phức tạp hơn. Mức độ phức tạp trong hoạt động tổ chức cũng ảnh hưởng lớn tới cơ cấu tổ chức.tổ chức có quy mô lớn thực hiện những hoạt động phức tạp thường có mức độ chuyên môn hóa tiêu chuẩn hóa hình thức hóa cao hơn nhưng lại ít tập trung hơn các tổ chức có quy mô nhỏ hơn , thực hiện các hoạt động không quá phức tạp. Ví dụ: phòng tài chính của công ty cổ phần thường làm nhiệm vụ kiểm soát thu chi tài chính toàn công ty.nhưng khi công ty mở rộng quy mô vốn , công ty thu hút vốn có thể vay vốn từ ngân hàng hay phát hành cổ phiếu trên thị trường chứng khoán ,lúc này hoạt động của phòng tài chính là phức tạp đòi hỏi chia ra các phòng ban nhỏ hơn.từ đó cơ cấu tổ chức sẽ khác đi. - Công nghệ . Các tổ chức sử dụng công nghệ cũng như chiến lược công nghệ khác nhau dễn đến tính chất hoạt động sẽ khác nhau và vì thế cơ cấu sẽ khác nhau .các tổ chức thực hiện chiến lược đi đầu về công nghệ thường là những tổ chức luôn đi đầu trong ngành đó . các tổ chưc này sẽ đầu tư mạnh cho nghiên cưu và phát triển để không ngừng nâng cấp công nghệ để luôn đi đầu về công nghệ .rõ ràng những tổ chức này sẽ có những hoạt động riêng biệt và phức tạp hơn các tổ chức khác từ đó có các bộ phận khác hơn so với tổ chức khác . Với các tổ chức theo duổi chiến lược ,theo đuổi công nghệ thì họ quan sát những tổ chức đi đầu rồi họ đi tiếp theo .những tổ chức này phải có các bộ phận chuyên môn nghiên cứu và ứng dụng có khả năng nhanh chóng thích ứng và tiếp cận với những công nghệ hiện đại và tiên tiến nhất. Với các tổ chức theo duổi chiến lược khai thác công nghệ thì họ chỉ cần năng lực tiếp thu những công nghệ đã được tiêu chuẩn hóa trên thế giới và thay đổi cho phù hợp với họ .những công nghệ này đã được sử dụng rộng rãi trên thế giới,cơ cấu tổ chức sẽ không phức tạp hơn so với những tổ chức trên. Một số tổ chức do chưa có điều kiện tiếp cận thị trường với công nghệ cao cấp họ theo đuổi chiến lược mở rộng công nghệ .đơn giản là họ mua những công nghệ lạc hậu về sản xuất phục vụ thị trường cấp thấp. - Thái độ lãnh đạo cấp cao và năng lực của độ ngũ cán bộ. Những người lãnh đạo chỉ muốn tự mình làm mọi việc ,các quyền lực chỉ tập trung vào họ thì họ sẽ sử dụng cơ cấu tổ chức tập quyền ,ít cấp bậc nhưng ngược lại những người lãnh đạo muốn phân cấp quyền lực ,muốn tạo ra một hệ thống mở thì họ có thể sử dụng cơ cấu tổ chức theo đơn vị chiến lược hay ma trận . Đặc biệt đội ngũ nhân lực có trình độ cao thì cơ cấu tổ chức thường theo xu hướng mở dễ thích nghi với sự thay đổi … và ngược lại. - Môi trường. Các tính chất của môi trường như tính tích cực ,tính phức tạp và mức độ thay đổi có ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức .trong những điều kiện môi trường phong phú về nguồn lực ,đồng nhất, tập trung và ổn định thì tổ chức thường có cơ cấu cơ học,trong đó việc ra quyết định mang tính tập trung với những chỉ thị nguyên tắc ,thể lệ quy định cứng rắn vẫn có thể mang lại hiệu quả .ngược lại những tổ chức muốn thành công trong những điều kiện khan hiếm nguồn lực,đa dạng phân tán và thay đổi nhanh chóng thường phải xây dựng cơ cấu tổ chức với mỗi quan hệ hữu cơ,trong đó việc ra quyết định mang tính phi tập trung với các thể lệ quy định mềm mỏng,các bộ phận liên kết chặt chẽ với nhau và các tổ đội đa chức năng. Trên đây chỉ là một số những vấn đề cơ bản ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức quản lý tổ chức ,trong thực tế tổ chức xây dựng cơ cấu tổ chức thì phải phân tích nghiên cứu kỹ các yếu tố trên đồng thời cũng cần phải phân tích các yếu tố phụ khác cũng sẽ ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức của tổ chức. 1.2.5. thiết kế hoạt động của cơ cấu tổ chức. Quá trình hình thành một cơ cấu mới hoàn thiện hay đổi mới cơ cấu đang tồn tại đều bao gồm cac bước sau: - Bước 1: Nghiên cứu, dự báo những yếu tố ảnh hưởng tới hoạt động của cơ cấu tổ chức và xác định mô hình hoạt động của cơ cấu tổ chức tổng quát. Các yếu tố môi trường bên ngoài nào sẽ ảnh hưởng lên hoạt động của cơ cấu tổ chức .xu hướng công nghệ như thế nào ? hệ thống máy tính được quản lý ra sao ? môi trưòng pháp lý nhằm xác định hình thức công ty là cổ phần hay trách nhiệm hữu hạn sẽ có lợi hơn.tìm hiểu hoạt động của những đối thủ cạnh tranh để rút ra bài học kinh nghiệm về xây dựng cơ cấu tổ chức. Đặc biệt phải phân tích môi trường bên trong ,là yếu tố quyết định hoạt động của cơ cấu tổ chức .sứ mệnh chiến lược ,kế hoạch của tổ chức sẽ hoạt động tạo ra một sản phẩm hay đa phẩm ? đơn lĩnh hay đa lĩnh ? phạm vi địa bàn hoạt động rộng hay hẹp ?các điều này ảnh hưởng lớn tới xây dựng cơ cấu tổ chức .nguồn nhân lực cũng xác định được đặc điểm của cơ cấu tổ chức .nếu nguồn nhân lực của tổ chức có trình độ, năng lực cao thì cơ cấu tổ chức có xu hướng tập hợp hóa ,tập trung cao hơn .nhà quản lý cao cấp có phong cách và thái độ như thế nào ? nếu họ muốn nắm lấy hết quyền lực thì cơ cấu tổ chức thiết kế đảm bảo quyền hạn trực tuyến và xây dựng cơ cấu tổ chức theo chức năng . Dựa vào những phân tích trên,đi đến xác định mô hình hoạt đông của cơ cấu tổ chức tổng quát. - Xác định những chức năng nhiệm vụ chủ yếu và sự phân chia các chức năng ,nhiệm vụ thành các công việc nhỏ hơn đến mức độ nào ? - Xác định tầm quản lý từ đó xác định số cấp quản lý . - Quyết định những mối quan hệ quyền hạn chủ yếu nào sẽ thống trị trong tổ chức. - Cơ chế phối hợp sử dụng ra sao? Điều này sẽ ảnh hưởng tới mức độ phối hợp và lựa chọn công cụ đảm bảo phối hợp . - Bước 2: Tiến hành phân tích hệ thống . Ở bước này sẽ xác định tập hợp,chức năng nhiệm vụ công việc của tổ chức người ta sẽ hình dung tổ chức có bao nhiêu ngành ,bao nhiêu lĩnh vực .rồi sau đó sẽ xác định các chức năng ,mỗi chức năng sẽ có bao nhiêu nhiệm vụ? để thực hiện mỗi nhiệm vụ cần tiến hành các công việc nào ? công việc tiến hành ở đâu? Trong thời gian bao nhiêu? các yêu cầu về con người đối với mỗi công việc nhiệm vụ chức năng. Xác định bước này là danh mục các chức năng ,nhiệm vụ công việc cần thiết đẻ thực hiện mục tiêu chiến lược . - Bước 3: Xác định các vị trí công tác. Đây chính là việc tổng hợp hóa các công việc ở bước 2 thành các bộ phận,phân hệ.người ta sẽ hợp nhóm những công việc có mối quan hệ gần gũi thành các bộ phận và xác định số người cần thiết trong các bộ phận đó. - Bước 4: Xây dựng cơ chế phối hợp. Xác định những mối quan hệ thông tin và truyền thông giữa những vị trí, các bộ phận, phân hệ. - Xác định những công cụ phối hợp và những cách thức sử dụng các công cụ đó. - Bước 5: Thể chế hóa cơ cấu tổ chức. Cơ cấu tổ chức xây dựng nên được thể chế hóa một cách rõ ràng để mọi người có thể hiểu và làm cho nó trở nên có hiệu lực.một số công cụ dùng để thể chế hóa cơ cấu tổ chức là: - Sơ đồ cơ cấu tổ chức của toàn tổ chức ,thể hiện các lĩnh vực vủa tổ chức ,những bộ phận cơ bản ,những vị trí quản lý cơ bản ,những mối quan hệ quyền hạn. - Sơ đồ cơ cấu tổ chức cho các phân hệ,đơn vị chiến lược,các bộ phận,dùng để cụ thể hóa các chức năng,nhiệm vụ công việc . * Bảng mô tả công việc gồm : vị trí ,quyền hạn,nhiệm vụ ,kỹ năng. * Ma trận ra quyết định quản lý : thể hiện mối quan hệ giữa những vị trí có thẩm quyền tham gia các hoạt động quản lý * Quy chế ,điều lệ của tổ chức. 1.3. Một số kiểu cơ cấu tổ chức quản lý : Cùng với sự vận động của quản lý ,các hệ thống quản lý đã phát triển nhiều kiểu cơ cấu tổ chức quản lý khác nhau.Mỗi kiểu cơ cấu tổ chức quản lý mang các đặc điểm và được áp dụng trong những pham vi, điều kiện nhất định,chứa đựng các ưu điểm nhất định,ở đây xét một số kiểu cơ cấu tổ chức quản lý phổ biến nhất. 1.3.1. Cơ cấu tổ chức quản lý trực tuyến. Là cơ cấu tổ chức quản lý có một cấp trên chỉ huy và môt số cấp dưới thực hiện .Toàn bộ vấn đề quản lý được quản lý theo một kênh liên hệ đuờng thẳng. Đặc điểm của cơ cấu này là người lãnh đạo hệ thống một mình phải thực hiện tất cả chức năng quản lý và chịu hoàn toàn trách nhiệm về mọi kết quả của đơn vị mình.Mối liên hệ giữa các thành viên trong hệ thống được thực hiện thông qua đường thẳng. Ưu điểm của cơ cấu tổ chức kiểu trực tuyến tạo thuận lợi cho việc thực hiện chế độ một thủ trưởng.ngưòi thừa hành chỉ thực hiện theo mệnh lệnh của một cấp trên trực tiếp.Mặt khác,các yêu cầu đặt ra cho một cơ cấu tổ chức quản lý phải được thực hiện rất cao ở kiểu cơ cấu tổ chức này. Tuy nhiên cơ cấu tổ chức quản lý kiểu này lại hạn chế việc sử dụng những chuyên gia có trình độ cao về từng lĩnh vực quản lý ,hạn chế sự phối hợp công việc chức năng giữa những đơn vị hoặc những cá nhân ngang quyền thuộc những tuyến khác nhau(thông tin phải đi theo đường vòng theo kênh liên hệ qui định ,tốn kém thời gian) và đòi hỏi người lãnh đạo phải có kiến thức tổng hợp,toàn diện về những lĩnh vực chức năng quản lý ,trong hệ thống quản lý phức tạp thì khó áp dụng kiểu này. Ngày nay kiểu cơ cấu tổ chức quản lý này được áp dụng chủ yếu đối với những đơn vị tổ chức qui mô nhỏ,phổ biến theo nhóm,tổ, đội… 1.3.2. Cơ cấu tổ chức quản lý chức năng. Là kiểu cơ cấu tổ chức theo chức năng với các nhiệm vụ quản lý được phân chia thành từng đơn vị riêng biệt thực hiện,hình thành nên những phân hệ chuyên môn hoá và những người lãnh đạo chức năng. Cơ cấu tổ chức quản lý theo kiểu này có đặc điểm cơ bản là chức năng quản lý phân chia thành từng đơn vị chuyên môn hoá đảm nhiệm,lãnh đạo mỗi đơn vị chức năng được trực tiếp ra mệnh lệnh tác động đến đối tượng thực hiện,người lãnh đạo cao nhất của hệ thống tổ chức làm nhiệm vụ phối hợp điêù hoà các chức năng. Ưu điểm cơ bản của cơ cấu tổ chức quản lý theo chức năng là chuyên môn hoá cao những loại lao động quản lý ,do đó,thu hút được những chuyên gia giỏi lành nghề,nhiều kinh nghiệm vào công tác lãnh đạo quản lý ,giải quyết những vấn đề chuyên môn thuần tuý cho lãnh đạo cao nhất hệ thống. Nhược đỉêm cơ bản của cơ cấu tổ chức theo kiểu chức năng này là người thừa hành có quá nhiều thủ trưởng ,vi phạm chế độ quản lý một thủ trưởng,làm cho những kênh thông tin trong hệ thống dễ có sự nhầm lẫn, rối loạn.Sự phối hợp các mệnh lệnh quản lý khó thống nhất,thậm chí có những mệnh lệnh trái ngược nhau.Chuyên gia chức năng thường giỏi hơn lãnh đạo cao nhất của tổ chức về lĩnh vực của họ,nếu thiếu bản lĩnh,thiếu năng lực và phẩm chất quản lý thỉ người lãnh đạo cao nhất dễ buông xuôi quản lý cho các lãnh đạo chức năng.Trong trường hợp này vai trò điều hoà không còn,tổ chức sẽ rơi vào hỗn loạn. Kiểu cơ cấu tổ chức này có thể áp dụng ở hệ thống quản lý qui mô rộng,khối lượng công tác ngày càng lớn,tuy nhiên là kiểu cơ cấu tổ chức kém phát triển nhất. 1.3.3. cơ cấu trực tuyến tham mưu. Thực chất đây là cơ cấu trực tuyến mở rộng Cơ cấu này vẫn là cơ cấu trực tuyến nhưng bộ phận lãnh đạo đã có thêm một bộ phận tham mưu giúp việc. cơ quan tham mưu có thể là một đơn vị hoặc một nhóm các chuyên gia hay là một cán bộ trợ lý .tham mưu được quyền đưa ra các ý kiến đóng góp các dự thảo các quyết định + Ưu điểm :dễ dàng thực hiện chế độ một thủ trưởng ,bước đầu khai thác các chuyên gia. + Nhược điểm : người lãnh đạo mất nhiều thời gian làm việc với tham mưu nên còn ít thời gian làm việc với đối tượng quản lý ,tốc độ ra quyết định còn chậm vì trong bộ phận tham mưu phải có sự phân công tỷ mỷ thường khó có sự không thống nhất trong bộ phận tham mưu.cơ cấu này thường áp dụng cho các phân xưởng. 1.3.4. Kiểu cơ cấu tổ chức trực tuyến - chức năng. Là kiểu cơ cấu kết hợp giữa trực tuyến với chức năng. Đây là kiểu cơ cấu được tổ chức theo trực tuyến .trong đó những nhiệm vụ quản lý giao cho các đơn vị chức năng riêng biệt làm tham mưu,tư vấn cho lãnh đạo cao nhất của tổ chức. Đặc điểm của cơ cấu tổ chức quản lý theo kiểu kết hợp là lãnh đạo những cơ quan chức năng tư vấn chuẩn bị các quyết định,song nó chỉ được đưa tới cấp thực hiện thông qua người lãnh đạo tổ chức chỉ huy .Mỗi cấp thực hiện chỉ nhận lệnh trực tiếp từ một trung tâm.Người lãnh đạo tổ chức cao nhất chịu trách nhiệm thực hiện mọi chức năng quản lý . Theo kiểu cơ cấu tổ chức quản lý này,việc điều hành quản lý vẫn theo trực tuyến,trong đó người lãnh đạo cấp cao nhất của tổ chức được giúp sức thực hiện bằng các đơn vị chức năng chuẩn bị phương án chuyên môn,hướng dẫn và kiểm tra thực hiện các quyết định quản lý .Công việc quản lý vẫn được chuyên môn hoá cao.những chuyên gia giỏi ở các lĩnh vực vẫn đựơc tận dụng và phát huy tài năng.Số cơ quan chức năng tăng lên dễ làm bộ máy quản lý cồng kềnh,nhiều đầu mối,người lãnh đạo phải thừơng xuyên điều hoà , phối hợp hoạt động tổ chức cho ăn khớp,khắc phục tính cục bộ,bản vị của chúng. Theo kiểu cơ cấu tổ chức này ,những nhược điểm của các kiểu cơ cấu tổ chức trước được khắc phục về cơ bản,vì thế nó được áp._. dụng rộng rãi ,phổ biến và đặc biệt ở những hệ thống quản lý qui mô lớn ,phức tạp. 1.3.5. Kiểu cơ cấu tổ chức trực tuyến- chức năng – tham mưu. Đây là kiểu cơ cấu tổ chức quản lý được áp dụng rất phổ biến ở các hệ thống tổ chức kinh tế xã hội qui mô lớn và phức tạp hiện nay.Nó là kiểu cơ cấu tổ chức trực tuyến -chức năng,nhưng bên cạnh người lãnh đạo cao nhất của mỗi cấp quản lý lại tổ chức một bộ phận tham mưu giúp việc(có thể là một người,một tổ,một đơn vị).Bộ phận này gồm các chuyên gia ,các trợ lý, thư ký giỏi ,có động cơ trong sáng ,giúp lãnh đạo có các quyết định sáng suốt và giúp theo dõi thực hiện các quyết định quản lý đó. 1.3.6. Cơ cấu chính thức và không chính thức . Cơ cấu chính thức là cơ cấu bao gồm những cá nhân ,bộ phận là thành viên chính thức theo qui chế của hệ thống ,chịu sự kiểm soát của hệ thống. Cơ cấu không chính thức là cơ cấu bao gồm những cá nhân ,bộ phận không chịu sự kiểm soát của hệ thống ,khó định hình ,hay thay đổi và được phê chuẩn của hệ thống. 1.3.7. Cơ cấu tạm thời. Là kiểu cơ cấu tổ chức quản lý được thành lập để điều hành ,thực hiện một nhiệm vụ đột xuất,nhất thời,khi mục tiêu đặt ra đã được hoàn thành thì cơ cấu tổ chức tạm thời cũng tự động giải tán(cơ cấu tổ chức các cuộc bầu cử,cơ cấu tổ chức của hội đồng đánh giá nghiệm thu đề tài khoa học ,cơ cấu ma trận đề án,ma trận chức năng). 1.3.8. Cơ cấu chương trình mục tiêu. Là kiểu cơ cấu nhằm phối hợp hoạt động của nhiều cơ quan. Đây là hình thức tổ chức quản lý được thực hiện trên cơ sở sự phân chia rõ rang theo thời gian và theo nội dung công việc cần thiết, để đạt được những mục tiêu đã xác định.Tổng thể những công việc được xác định theo mục tiêu gọi là chương trình mục tiêu,hình thức tổ chức điều hành thực hiện chương trình gọi là quản lý theo chương trình mục tiêu. Đặc điểm của cơ cấu này là một bộ phận chuyên môn tổ chức và điều phối các quan hệ ngang giữa các đơn vị cùng cấp(từ cao đến thấp nhất) để thực hiện chương trình mục tiêu. Ưu điểm lớn nhất của cơ cấu tổ chức quản lý theo chương trình - mục tiêu được biếu hiện ở sự kết hợp tình mục tiêu và tính năng động.Cơ cấu tỏ chức này phổ biến rộng rãi trong các doanh nghiệp lớn để thực hiện quản lý theo sản phẩm hoặc quản lý theo đề án. 1.3.9. Cơ cấu tổ chức theo ma trận . Đây là mô hình kết hợp một số mô hình khác lại với nhau .trong mô hình này sẽ tồn tại một cặp những cán bộ quản lý có vị thế ngang nhau ,họ đều có quyền ra quyết định và chỉ đạo. + Ưu điểm : định hướng các hoạt động theo kết quả cuối cùng ,tập trung nguồn lực vào khâu xung yếu ,kết hợp được năng lực của nhiều cán bộ quản lý và chuyên gia ,tạo điều kiện đáp ứng nhanh chóng các thay đổi của môi trường. + Nhược điểm : do tồn tại những cặp cán bộ quản lý có vị thế ngang nhau nên dẫn tới không thống nhât mệnh lệnh ,xảy ra xung đột giữa những nhà quản lý,cơ cấu tổ chức phức tạp và không vững , gây tốn kém nhiều. Cơ cấu tổ chức theo ma trận được sử dụng trong một số tập đoàn xuyên quốc gia và những tổ chức mang tính quốc tế. Ngoài các mô hình trên còn có một số mô hình khác như: mô hình cơ cấu tổ chức theo quá trình ,mô hình cơ cấu tổ chức theo các dịch vụ hỗ trợ… Trên thực tế các tổ chức không sử dụng một mô hình thuần túy nào để sử dụng trong tổ chức mình mà họ sử dụng kết hợp một vài mô hình được gọi là mô hình tổ chức hỗn hợp .thông thường tổ chức lấy một mô hình nào đó làm cơ sở và đua vào một số mô hình khác nếu thấy cần thiết .điều này sẽ phát huy ưu điểm và khắc phục nhược điểm của những mô hình cơ cấu tổ chức này. 1.4. Hiệu quả hoạt động của bộ máy quản lý. Hiệu quả hoạt động của bộ máy quản lý là hoạt động của bộ máy đem lại các lợi ích, sự năng động, linh hoạt tối ưu trong tổ chức. Hiệu quả hoạt động của bộ máy hoạt động quản lý là mục tiêu đạt được của các tổ chức, cơ quan chức năng là cơ sở để xây dựng mô hình tổ chức CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ CỦA UBND HUYỆN CON CUÔNG 2.1. Quá trình hình thành và phát triển của tổ chức. UBND Huyện Con Cuông thuộc địa bàn tỉnh nghệ an,nằm ở phía tây nam của tỉnh,là một huyện miền núi còn nhiều khó khăn,năm 1945 với sự cần thiết phải thành lập một uỷ ban để giải quyết các vấn đề trên toàn huyện,nhằm đưa huyện nhà thoát khỏi đói nghèo,nâng cao đời sống toàn dân,đảng ,nhà nưóc và chính quyền địa phưong ra quyết định thành lập UBND Huyện Con Cuông.UBND hoạt động từ đó đến nay,giúp đời sống nhân dân khấm khá và đưa các chính sách của nhà nứơc đến từng ngưòi dân,bảo đảm ổn định kinh tế chính trị cho miền tây nam của tỉnh. Năm 2005 với xu hưóng phát triển của cả nưóc huyện đã có quyết định chuẩn bị các điều kiện cần thiết để tiến lên thị xã,UBND Huyện đang cố gắng hết sức để hoàn thành nhiệm vụ đó. 2.2. Hoạt động của cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý UBND. 2.2.1. Sơ đồ hoạt động của cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của UBND Huyện Con Cuông. - Sơ đồ cơ cấu tổ chức UBND. Là tổ chức có quy mô , có vai trò quan trọng và với đặc điểm công việc của một bộ máy nhà nước tổ chức UBND đang sử dụng mô hình cơ cấu tổ chức theo chức năng và mô hình cơ cấu tổ chức theo quá trình . - Ưu điểm. Sở dĩ có cơ cấu tổ chức theo quá trình là quá trình làm việc theo những giai đoạn rất chặt chẽ.điều này là có lợi bởi vì những khâu quan trọng trong quá trinh công việc sẽ được phân công rõ ràng không chồng chéo từ đó sẽ tăng hiệu quả làm việc. Mô hình cơ cấu chủ yếu mà UBND sử dụng là mô hình theo chức năng cũng đã phát huy thế mạnh của nó .do công việc có tính chất ổn định nên việc chia ra những phòng ban là hợp lý ,nâng cao hiệu quả công việc mang tính chất tác nghiệp và tạo điều kiện dễ dàng kiểm tra của ban lãnh đạo. - Nhược điểm. Tuy nhiên với mô hình mà UBND đang sử dụng cũng có các bất cập nhất định .ông chủ tịch phải quản lý trực tiếp rất nhiều phòng ban , không nhũng quá tải dẫn đến kém hiệu quả mà điều đó sẽ làm cho các phòng ban sẽ đổ mọi trách nhiệm cho chủ tịch.và do có ít các nhà quản lý chung nên việc sử lý các tình huống thường chậm Đó là những điểm cơ bản ban đầu về bộ máy cơ cấu tổ chức của UBND .những điểm đó sẽ được thể hiện rõ ở những phần tiếp theo. 2.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận trong UBND Huyện Con Cuông. 2.2.2.1. Phòng nội vụ - LĐTBXH. Nghiên cứu đề xuất bố trí ,sử dụng và qui hoạch đào tạo cán bộ trong toàn tổ chức. Quản lý vịêc thực hiện chế độ chính sách đối với người lao động,chế độ nâng cao tiền lương,nâng bậc, khen thưởng kỷ luật,chế độ BHXH,BHYT, hưu trí,mất sức , tai nạn và an toàn BHLĐ , tham mưu công tác đào tạo, đề bạt, điều động,tuyển dụng. Thực hiện kế hoạch,biện pháp về sử dụng lao động,giả quyết việc làm điều đọng dân cư trên địa bàn huyện. Thực hiện chính sách ưu đãi ,chăm sóc và giúp đỡ thương binh,gia dình liệt sỹ,những người và gia đình có công với nước,thực hiện chính sách bảo hộ lao động,bảo hiểm xã hội,cứu tế xã hội. Chủ trì thẩm định,xét duyệt mức lao động , đơn giá tiền lương,quyết toán đơn giá tiền lương và việc trả lương ở các đơn vị trực thuộc. Quản lý ,lưu trữ hồ sơ lý lịch của CBCNVC tổ chức ,làm thủ tục cho CBCNVC tổ chức đi tham quan khảo sát,học tập,công tác Là thường trực của thanh tra , xem xét đề bạt giải quyết đơn từ khiếu tố,khiếu nại,tổ chức để lãnh đạo tiếp dân và CBCNVC giải quyết các đề nghị,kiến nghị của họ. Là thường trực của Hội đồng Lương , Hội đồng thi đua khen thưởng, Hội đồng kỷ luật của công ty. + Cơ cấu tổ chức: Chức vụ Số lượng Trình độ Thâm niên Trưởng phòng 1 Đại học 32 Phó phòng 1 Đại học 20 Nhân viên 8 Đại học Tổng 10 2.2.2.2. Phòng tài chính - kế hoạch. Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế hàng năm của địa phương theo quy hoạch đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt ,chủ trương ,biện pháp nhằm phát huy mọi tiềm năng của các thành phần kinh tế ở địa phương ,đảm bảm quyền tự chủ sản xuất ,kinh doanh của các cơ sở kinh tế theo quy định của pháp luật. Dự toán và phân bổ ngân sách địa phương,phê chuẩn quyết toán ngân sách địa phương,các chủ trương biện pháp để triển khai thực hiện ngân sách địa phương,điều chỉnh dự toán ngân sách địa phương trong trường hợp cần thiết . Theo dõi kiểm tra và tổng hợp kết quả thực hiện kế hoạch của đơn vị. Lập báo cáo thống kê kế hoạch định kỳ để báo cáo theo yêu cầu của cơ quan quản lý Nhà nước và UBND. Tổ chức ghi chép ,tính toán phản ánh chính xác ,kịp thời đầy đủ những chi phí hoạt động của UBND. Tính toán và trích nộp đúng đủ ,kịp thời những khoản nộp ngân sách ,những khoản nộp cho cấp trên ,các quỹ để lại,thanh toán đúng hạn các khoản vay ,công nợ phải thu phải trả. Xác định và phản ánh chính xác ,kịp thời đúng chế độ kết quả kiểm tra tài sản hàng kỳ,chuẩn bị đầy đủ những thủ tục và tài liệu cần thiết cho việc xử lý các khoản mất mát hao hụt ,hư hỏng những vụ tham ô và những trường hợp xâm phạm tài sản. Thực hiện chế độ thanh toán tiền mặt ,vay tín dụng và những hợp đồng kinh tế ,tạm ứng và thanh toán tiền lương đúng kỳ hạn. Có quyền kiểm tra giám sát và yêu cầu tất cả các bộ phận trong tổ chức thực hiện chế độ tài chính theo đúng quy định. Phối hợp với nhưng đơn vị liên quan xây dựng kế hoạch định mức và chi phí thực hiện để trình duyệt. Chủ trì cũng các đơn vị liên quan trong UBND ,thương thảo hợp đồng kinh tế và nghiệm thu,thanh quyết toán các chi phí. + Cơ cấu tổ chức: Chức vụ Số lượng Trình độ Thâm niên Trường phòng 1 Đại học 24 Phó phòng 1 Đại học 23 Nhân viên 7 6 Đại học và 1 Cao đẳng TB :13 Tổng 9 2.2.2.3.Phòng hạ tầng kinh tế kỹ thuật. Chức năng: Đề ra kế hoạch xây dựng cơ bản phục vụ cho vấn đề xã hội,chăm sóc sức khỏe nâng cao tinh thần làm việc .đồng thời điều hành và quản lý giám sát những hoạt động của trung tâm xây dựng cơ bản và bảo dưỡng hạ tầng cơ sở kỹ thuật. Nhiệm vụ và quyền hạn : Xây dựng đề xuất những kế hoạch xây dựng mở rộng cơ sở hạ tầng những phương án nâng cao tinh thần,chất lượng cuộc sống cho mọi người. Chịu trách nhiệm trước tổ chức về việc điều hành ,giám sát thực hiện công việc thuộc lĩnh vực của mình. Thay mặt lãnh đạo và tổ chức ký những hợp đồng xây dựng cơ bản có giá trị.ký những văn bản thông báo quyết định ,quy định trong lĩnh vực phụ trách khi dược ủy quyền. Biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ ,phát huy sáng kiến cải tiến kỹ thuật phục vụ sản xuất và đời sống địa phương. Biện pháp thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường và chất lượng . Quản lý hoạt động chuyển giao công nghệ ,tham gia giám định nhà nuocs về công nghệ đối với các dự án đầu tư quan trọng ở địa phương. Biện pháp phòng chống khắc phục hậu quả thiên tai,bão lụt. Kiểm tra việc thực hiện những quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường và chất lượng sản phẩm ,công bố tiêu chuẩn chất lượng. Chỉ đạo thanh tra việc chấp hành chính sách ,pháp luật về khoa học,công nghệ và bảo vệ môi trường đối với tổ chức ,cá nhân địa phương. Lập báo cáo nghiên cứu khả thi,phương án nghiên cứu khảo sát thăm dò địa chất công trình, địa chất thuỷ văn và lập báo cáo kết quả thực hiện những công việc để trình duyệt. Theo dõi quá trình thực hiện những nội dung kỹ thuật được duyệt,phát hiện kịp thời những sai sót và cùng những đơn vị chuyên môn khác nêu ra những biện pháp xử lý kịp thời hạn chế thiệt hại ở mức thấp nhất. Chủ trì cùng những đơn vị liên quan đánh giá chất lượng nghiệm thu từng giai đoạn hoặc toàn bộ những đề tài nghiên cứu ,phương án kỹ thuật,chịu trách nhiệm liên đới về những sai sót của chất lượng công việc đã được nghiệm thu. Chủ trì cùng những đơn vị liên quan soạn thảo và quản lý qui trình qui phạm kỹ thuật, tiêu chuẩn kỹ thuật . Chủ trì soạn thảo văn bản và quản lý qui chế kiểm tra tài liệu kỹ thuật . Chỉ đạo cùng các đơn vị trong công ty,soạn thảo qui phạm an toàn kỹ thuật thiết bị máy móc và an toàn lao động,vệ sinh môi trường trong công việc. + Cơ cấu tổ chức Chức vụ Số lượng Trình độ Thâm niên Trưởng phòng 1 Đại học 22 Phó phòng 1 Đại học 18 Nhân viên 8 Đại học TB:15.2 Tổng 10 2.2.2.4.-Phòng nông nghiệp và phát triển nông thôn. Chức năng : Phụ trách điều hành sản xuất ,tổ chức nghiên cứu,áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật vào sản xuất nông nghiệp,dưa công tác quản lý khoa học kỹ thuật vào nề nếp. Phụ trách diều hành sản xuất về tính hợp lý , tiết kiệm , hiệu quả trong sản xuất. Thực hiện cân đối khả năng thực tế về vật tư ,thiết bị lao động,chi phí liên quan để lập kế hoạch diều hành tiến độ sản xuất nông nghiệp theo yêu cầu của tổ chức.chủ dộng giải quyết những trở ngại và báo cáo với tổ chức. Nhiệm vụ và quyền hạn : Xây dựng những chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật chủ yếu của sản xuất và các loại giống ,sản phẩm ,những định mức lao động và các chi phí .. Xây dựng những đề tài khoa học kỹ thuật như tiêu chuẩn hóa chất lượng sản phẩm nông nghiệp,quy trình sản xuất.lập kế hoạch ứng ụng sản phẩm mới cùng kế hoạch ,hướng dẫn kiểm tra ,đôn đốc , xác nhận mức độ thực hiện những quy trình ,quy phạm sản phẩm nông nghiệp của những đơn vị sản xuất và phục vụ sản xuất , tổng hợp phân tích ,đề xuất giải pháp trình lên lãnh đạo cấp trên. Chủ động tổ chức chuẩn bị những điều kiện chuyên môn để thực hiện công việc được giao ,thực hiện tốt công việc phối hợp với những đơn vị liên quan để hoàn thành nhiệm vụ. Phân công,tổ chức đôn đốc các đơn vị hoàn thành kê hoạch sản xuất từ khâu chuẩn bị tơi khi hoàn thành. Định kỳ báo cáo lên lãnh đạo cấp trên tình hình thực hiện nhiệm vụ của đơn vị mình để rút kinh nghiệm khắc phục các hạn chế và phát huy những điểm mạnh. + Cơ cấu tổ chức: Chức vụ Số lượng Trình độ Thâm niên Trưởng phòng 1 Đại học 27 Phó phòng 1 Đại học 32 Nhân viên 9 Đại học Tổng 11 2.2.2.5. Phòng y tế. Chức năng : kiểm tra, giám sát theo dõi tình hình sức khỏe cũng như các vấn đề về môi trường trong phạm vi hoạt động của tổ chức,đồng thời báo cáo kịp thời các hoạt động liên quan đến chức năng nhiệm vụ của đơn vị mình cho lãnh đạo. Nhiệm vụ và quyền hạn : Tổ chức định kỳ việc kiểm tra sức khỏe,khám chữa bệnh cho CBCNV. Xây dựng các phương án quản lý chặt chẽ chất lượng dịch vụ và môi trường hoạt động trong tổ chức. Chịu sự thanh tra giám sát của các đơn cị có thẩm quyền đã được quy định cho các bộ phận chức năng đó. Chỉ đạo thực hiện kế hoạch,biện pháp bảo vệ sức khỏe nhân dân,bảo vệ chăm sóc sức khỏe người già bà mẹ trẻ em,phối hợp với ủy ban dân số gia đình và trẻ em thực hiện chính sách dân số và kế hoạch hóa gia đình . Quản lý các hoạt động của các đơn vị y tế thuộc huyện ,cấp giấy phép hành nghề y,dược tư nhân. Biện pháp bảo vệ ,chăm sóc sức khỏe nhân dân,phòng chống dịch bệnh ,chăm sóc người già người tàn tật,trẻ mồ côi không nơi nương tựa,bà mẹ ,trẻ em,thực hiên chính sách dân số và kế hoạch hóa gia đình. Phối hợp tốt với ban chấp hành đoàn của tổ chức tổ chức tốt mạng lưới an toàn vệ sinh lao động trong phạm vi hoạt động của đơn vị mình và quy định của nhà nước. 2.2.2.6. Phòng văn hóa . Chức năng : Điều hành giám sát các hoạt động tinh thần :văn hóa ,văn nghệ ,thể thao trong tổ chức UBND và trên toàn địa bàn huyện và giao lưu hoạt động với các địa phương khác. Nghĩa vụ và quyền hạn : Đề ra các giải pháp nhằm nâng cao những hoạt động lưu giữ các phong tục tập quán,giữ gìn bản sắc dân tộc đồng thời lựa chọn,truyền bá các văn hóa mới ,khuyến khích từ bỏ những thủ tục lạc hậu. Thường xuyên tổ chức những buổi giao lưu văn hóa văn nghệ trong tổ chức, trên địa bàn huyện và những địa phương khác. Tổ chức định kỳ và phối hợp với các phòng ban chức năng việc kiểm tra giám sát và loại trừ những văn hóa phẩm độc hại,đảm bảo đời sống lành mạnh cho người dân trên địa bàn. Biện pháp phát triển sự nghiệp văn hóa văn nghệ đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt. Biện pháp giáo dục thanh niên ,nhi đồng xây dựng nếp sống văn minh ,gia đình văn hóa,giáo dục truyền thống đạo dức tốt đẹp,gìn giữ thuần phong mỹ tục của dân tộc chống các tệ nạn xã hội và những biểu hiện không lành mạnh trong đời sống xã hội ở địa phương. Biện pháp giữ gìn ,bảo quản ,trùng tu các công trình văn hóa nghệ thuật ,di tích lịch sử,văn hóa và danh lam thắng cảnh theo phân cấp của tỉnh. Chịu trách nhiệm trước về việc điều hành ,giám sát thực hiện công việc thuộc lĩnh vực văn hóa. Xây dựng đề xuất những kế hoạch xây dựng các phương án nâng cao tinh thần,chất lượng văn hóa cho mọi người. Có quyền thưởng phạt đối với cá nhân và tập thể trong kĩnh vực phụ trách của tổ chức. + Cơ cấu tổ chức: Chức vụ Số lượng Trình độ Thâm niên Trưởng phòng 1 Đại học 32 Phó phòng 1 Đại học 19 Nhân viên 7 1 Đại học, 2 cao đẳng và 4 trung cấp Tổng 9 2.2.2.7.Phòng tư pháp . Chức năng :Phụ trách diều hành ,chứng nhận các giấy tờ pháp lý Nhiệm vụ và quyền hạn: Xác nhận và chứng thực các giấy tờ pháp lý cho các cá nhân tổ chưc trên địa bàn huyện Tham gia tìm hiểu và đề ra các quy định cho tổ chức,tham gia tham khảo các giấy tờ hoạt động nhằm giúp tổ chức không vướng mắc các thủ tục giấy tờ pháp lý,đảm bảo tổ chức đơn vị hoạt động đúng luật và các quy định có liên quan. Giải quyết các vướng mắc có liên quan đến pháp lý các hoạt động của tổ chức. Chịu trách nhiệm trước về việc điều hành ,giám sát thực hiện công việc thuộc lĩnh vực của mình. Có quyền thưởng phạt đối với cá nhân và tập thể trong kĩnh vực phụ trách của tổ chức. + Cơ cấu tổ chức: Chức vụ Số lượng Trình độ Thâm niên Trưởng phòng 1 Đại học 23 Phó phòng 1 Đại học 22 Nhân viên 4 Đại học Tổng 6 2.2.2.8. Phòng thanh tra. Chức năng : Phụ trách diều hành kiểm tra thanh tra giám sát mọi hoạt động trên địa bàn huyện,đảm bảo hoạt động có hiệu quả,giải quyết các vấn đề quan liêu,làm tổn hại đến tổ chức. Nhiệm vụ và quyền hạn: Tổ chức định kỳ và không định kỳ kiểm tra thanh tra giám sát tình hình hoạt động của tổ chức tình hình thực hiện các dự án,các đầu tư và các hoạt động trên địa bàn huyện. Có quyền yêu cầu các tổ chức phòng ban đơn vị cung cấp đầy đủ các thông tin liên quan đến vấn đề cần kiểm tra thanh tra. Tổ chức giám sát chặt chẽ mọi hoạt động liên quan của tổ chức đảm bảo hoạt động hiệu quả. Khi phát hiện các vấn đề sự cố xảy ra có quyền giải quyết xử lý kỷ luật cá nhân, tổ chức trong quyền hạn của mình và báo cáo với cấp trên giải quyêt. Chịu trách nhiệm trước về việc điều hành ,giám sát thực hiện công việc thuộc lĩnh vực của mình. Có quyền thưởng phạt đối với cá nhân và tập thể trong kĩnh vực phụ trách của tổ chức. + Cơ cấu tổ chức: Chức vụ Số lượng Trình độ Thâm niên Trưởng phòng 1 Đại học 25 Phó phòng 1 Đại học 23 Nhân viên 5 Đại học Tổng 7 2.2.2.9. UB dân số gia đình và trẻ em. Chức năng: Điều hành giám sát các hoạt động quản lý các chính sách về dân số gia đình và trẻ em ,có các chính sách giải quyết các vấn đề ,nâng cao nhận thức của người dân về sức khỏe sinh sản và các vấn đề kinh tế chính sách liên quan. Nhiệm vụ và quyền hạn: Tổ chức các hoạt động giao lưu,giáo dục về vấn đề dân số,có các sách lược và chinh sách ngắn hạn và dài hạn nhằm giải quyết vấn đề dân số. Tổ chức các hoạt động giao lưu,giáo dục về vấn đề dân số,sức khỏe sinh sản vị thành niên. Thực hiện việc truyền bá các hình thức biện pháp ngăn ngừa sinh đẻ có hiệu quả như : đặt vòng,dùng bao cao su.. Nâng cao nhận thức của người dân thông qua các hoạt động giao lưu truyền bá cho mọi người dân biết sự khó khăn trong việc nuôi dưỡng và đảm bảo sức khỏe và đảm bảo cuộc sống tinh thần vật chất cho con trẻ và gia đình mình cũng như cho toàn xã hội. Tổ chức vận động và dảm bảo cho trẻ em trên địa bàn không bị xâm hại và phát triển bình thường. Tổ chức hướng dẫn giáo dục cho các gia đình có trách nhiệm đối với vấn đề sinh sản và trẻ em. Có trách nhiệm báo cáo tình hình hoạt động và chủ trương chính sách ,Chịu trách nhiệm về việc điều hành ,giám sát thực hiện công việc thuộc lĩnh vực của mình. Có quyền thưởng phạt đối với cá nhân và tập thể trong kĩnh vực phụ trách của tổ chức. + Cơ cấu tổ chức: Chức vụ Số lượng Trình độ Thâm niên Trưởng phòng 1 Đại học 26 Phó phòng 1 Đại học 24 Nhân viên 7 Đại học Tổng 9 2.2.2.10.Phòng giáo dục và đào tạo. Chức năng : Điều hành giám sát các hoạt động quản lý các chính sách về giáo dục và đào tạo ,có các chính sách giải quyết các vấn đề ,nâng cao trình độ văn hoá của người dân. Nhiệm vụ và quyền hạn: Nâng cao khả năng dạy và học của học sinh,CBCNV trên địa bàn huyện.kiểm tra đôn đốc việc dạy và học. Đề ra các chính sách ,mục tiêu chiến luợc về giáo dục trong ngắn hạn và dài hạn trong toàn huyện.có quyền diều động luân chuyển CBCNV chức thuộc ngành giáo dục . Chỉ đạo tổ chức thực hiện kế hoạch phát triển giáo dục đào tạo tại địa phương,bảo đảm điều kiện vật chất cho các hoạt động sự nghiệp và đào tạo. Trực tiếp quản lý các trường phổ thông trung học,trường bổ túc văn hóa, đào tạo bồi dưỡng đội ngũ cán bộ giáo viên trong huyện . Quản lý nhà nước đối với các loại hình trường lớp được giao trên địa bàn huyện. Quản lý việc thực hiện về tiêu chuẩn giáo viên,quy chế thi cử và việc cấp văn bằng theo quy định của pháp luật. Thực hiện thanh tra kiểm tra giáo dục đào tạo trên địa bàn huyện theo quy định của bộ giáo dục và đào tạo. Có trách nhiệm báo cáo tình hình hoạt động và chủ trương chính sách, Chịu trách nhiệm về việc điều hành ,giám sát thực hiện công việc thuộc lĩnh vực của mình. Có quyền thưởng phạt đối với cá nhân và tập thể trong lĩnh vực phụ trách của tổ chức. + Cơ cấu tổ chức: Chức vụ Số lượng Trình độ Thâm niên Trưởng phòng 1 Đại học 19 Phó phòng 1 Đại học 22 Nhân viên 8 Đại học Tổng 10 2.2.2.11. Phòng công nghiệp và dịch vụ. Chức năng : Phụ trách điều hành sản xuất ,tổ chức nghiên cứu , áp dụng những tiến bộ khoa học kỹ thuật vào sản xuất công nghiệp và dịch vụ , đua công tác quản lý khoa học kỹ thuật vào nề nếp. Phụ trách diều hành sản xuất về tính hợp lý,tiết kiệm,hiệu quả trong công nghiệp và dịch vụ trên địa bàn. Thực hiện cân đối khả năng thực tế về vật tư ,thiết bị lao động,chi phí liên quan để lập kế hoạch diều hành tiến độ sản xuất công nghiệp và dịch vụ theo yêu cầu của tổ chức.chủ dộng giải quyết các trở ngại và báo cáo với tổ chức. Nhiệm vụ và quyền hạn : Xây dựng các chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật chủ yếu của công nghiệp và dịch vụ các định mức lao động ,các chi phí .. Xây dựng các đề tài khoa học kỹ thuật như tiêu chuẩn hóa chất lượng công nghiệp và dịch vụ,quy trình sản xuất.lập kế hoạch ứng ụng sản phẩm mới cùng kế hoạch ,hướng dẫn kiểm tra,đôn đốc,xác nhận mức độ thực hiện các quy trình ,quy phạm sản phẩm nông nghiệp của các dơ vị sản xuất và phục vụ sản xuất,tổng hợp phân tích ,đề xuất giải pháp trình lên lãnh đạo cấp trên. Xây dựng đề án phat triển các lĩnh vực công nghiệp và tổ chức,điều hành thực hiện Chủ động tổ chức chuẩn bị các điều kiện chuyên môn để thực hiện công việc được giao ,thực hiện tốt công việc phối hơp với các đơn vị liên quan để hoàn thành nhiệm vụ. Phân công,tổ chức đôn đốc các đơn vị hoàn thành kê hoạch sản xuất từ khâu chuẩn bị tới khi hoàn thành. Định kỳ báo cáo lên lãnh đạo cấp trên tình hình thực hiện nhiệm vụ của đơn vị mình để rút kinh nghiệm khắc phục các hạn chế và phát huy những điểm mạnh. + Cơ cấu tổ chức: Chức vụ Số lượng Trình độ Thâm niên Trưởng phòng 1 Đại học 27 Phó phòng 1 Đại học 32 Nhân viên 9 Đại học Tổng 11 2.2.2.12. Phòng dân tộc . Chức năng : Điều hành giám sát các hoạt động quản lý các chính sách về dân tộc, có các chính sách trợ cấp,giải quyết các vấn đề ,nâng cao đời sống của người dân,giải quyết các xung đột liên quan đến vấn đề văn hóa dân tộc. Nghĩa vụ và quyền hạn : Đề ra các giải pháp nhằm nâng cao các hoạt động lưu giữ các phong tục tập quán,giữ gìn bản sắc dân tộc đồng thời lựa chọn,truyền bá các văn hóa mới, khuyến khích từ bỏ các thủ tục lạc hậu. Thường xuyên tổ chức các buổi giao lưu ,nâng cao nhận thức của người dân dân tộc thiểu số,có các chinh sách quan tâm chăm sóc cho người dân dân tộc thiểu số thấy được sự quan tâm của đảng và chính phủ. Các nhiệm vụ thực hiện chương trnhf phát triển kinh tế xã hội của huyện đối với vùng đông bào dân tộc thiểu số ,vùng sâu vùng xa và những vùng còn nhiều khó khăn. Biện pháp bảo đảm việc thực hiện chính sách dân tộc ,chính sách tôn giáo theo quy định của pháp luật. Khi xảy ra các sự cố có liên quan đến hiềm khích dân tộc cần nhanh chóng thực hiên việc ngăn chặn và giải quyết tốt các vấn đề liên quan Tổ chức định kỳ và phối hợp với các phòng ban chức năng việc kiểm tra giám sát và loại trừ các văn hóa phẩm độc hại,đảm bảo đời sống lành mạnh cho người dân trên địa bàn. Chịu trách nhiệm trước về việc điều hành ,giám sát thực hiện công việc thuộc lĩnh vực của mình. Xây dựng đề xuất các kế hoạch xây dựng các phương án nâng cao tinh thần,chất lượng văn hóa cho người dân. Có quyền thưởng phạt đối với cá nhân và tập thể trong kĩnh vực phụ trách của tổ chức. + Cơ cấu tổ chức: Chức vụ Số lượng Trình độ Thâm niên Trưởng phòng 1 Đại học 32 Phó phòng 1 Đại học 19 Nhân viên 5 4 Đại họcvà 1 trung cấp Tổng 7 2.2.3. Mối quan hệ hoạt động giữa các đơn vị trong tổ chức. Qua sơ đồ tổ chức của UBND ta thấy tổ chức quản lý tại UBND được thiết lập theo kiểu trực tuyến - chức năng.với kiểu cơ cấu này có mối quan hệ theo chiều dọc và chiều ngang. - Quan hệ theo chiều dọc . Hệ thống điều hành hoạt động công việc trong tổ chức gọi là hệ thống quản lý theo tuyến ,mối quan hệ ở đây thể hiện từ trên xuống dưới gọi là mối quan hệ theo chiều dọc .quản lý điều hành dọc từ cấp trên xuống các phòng ban.cán bộ quản lý theo ngành dọc có trách nhiệm phụ trách công việc thuộc bộ phận mình được giao. Quan hệ này thể hiện rõ ; đưng đầu tổ chức là chủ tịch chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của tổ chức .giúp việc cho chủ tịch là 3 phó chủ tịch họ chịu trách nhiệm trước chủ tịch về các công việc được giao và ủy quyền. Đứng đầu các phòng ban là các trưởng phòng ,ban chuyên môn nghiệp vụ .họ chịu trách nhiệm chỉ huy và điều hành mọi hoạt động của đơn vị mình .mặt khác tổ chức đã đề ra một số cơ chế quản lý như : quy chế về phân cấp tài chính ,quy chế về quản lý hợp đồng và tuyển dụng lao động .mục đích là giám sát toàn bộ nội dung mà trên giao phó đưa xuống các phòng ban chức năng ,xem xét trước khi quyết định. Việc bố trí sắp xếp theo chiều dọc như trên giúp cho chủ tịch nắm bắt được toàn bộ hoạt động của công ty .tuy nhiên kiểu bố trí như thế này cũng bộc lộ các nhược điểm như : thời gian xử lý các thông tin còn chậm vì phải thông qua các phòng ban chức năng và cuối cùng mới đến các vị trí cấp dưới làm việc trực tiếp chuyên môn nghiệp vụ.giữa những phòng ban UBND nếu phối hợp không tốt và nhịp nhàng sẽ dẫn tới chồng chéo ,thậm chí có thể trái ngược nhau hoặc hiểu sai các vấn đề trong công việc ban hành các chỉ thị hướng dẫn. - Quan hệ theo chiều ngang . Toàn bộ hoạt động của hệ thống quản lý được chia ra thành nhiều chức năng và phân công lao động đảm bảo đúng người đúng việc .việc phân bố theo chức năng là căn cứ vào trình độ chuyên môn ,kỹ năng,kỹ xảo các điều kiện lao động quản lý.phân nhóm lao động quản lý có cùng chức năng vào một bộ phận.người chịu trách nhiệm điều hành chung ở các phòng ban chức năng là trưởng phòng, giúp việc cho trưởng phòng là phó phòng ,phó phòng chịu sự lãnh đạo của trưởng phòng. Số lượng nhân viên ở mỗi phòng là khác nhau ,từng lao động phải được bố trí và quản lý làm những công việc nhất định .chính vì vậy sự phối hợp và hợp tác lao động là rất cần thiết để đảm bảo tổ chức là một khối thống nhất .đồng thời tạo điều kiện để các phòng ban có nhiệm vụ ngang nhau có thể hỗ trợ ,giúp dỡ lẫn nhau trong lĩnh vực chuyên môn của mình .từ đó nâng cao hiệu quả làm việc . - Sự hợp tác giữa các phòng ban trong tổ chức. phải có sự phối hợp chặt chẽ giữa những phòng ban để hoàn thành nhiệm vụ của tổ chức .tuy nhiên nếu không có sự chặt chẽ đồng bộ dễ dẫn đến tình trạng gián đoạn sản xuât do những nguyên nhân chủ quan .để có thể khắc phục các tình trạng này đối với công việc có sử dụng kết quả khác nhau ,công ty phải có quy định rõ ràng về thời gian chuyển giao hoặc thông báo số liệu ,mức độ kết quả có liên quan. 2.2.4. Hoạt động quyền hạn chức năng nhiệm vụ của chủ tịch và các phó chủ tịch. - Chủ Tịch Chức năng : Là người phụ trách mọi hoạt động của tổ chức UBND cũng như các hoạt động khác đã được quy định và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của UBND đồng thời trực tiếp điều hành và giám sát hoạt động của các phòng ban trong tổ chức. Nhiệm vụ: Quyết định chính sách,mục tiêu và đảm bảo cho CBCNVC thấu hiểu chính sách mục tiêu cua UBND. Quyết định và phối hợp các nguồn lực thực hiện chính sách mục tiêu để hoạt động có hiệu lực và hiệu quả. Phê duyệt và chủ trì những cuộc họp “xem xét của lãnh đạo” theo định kỳ để xem xét sự phù hợp và cải tiến hệ thống tổ chức. Phê duyệt kế hoạch đánh giá chất lượng nội bộ của UBND định kỳ nhằm xem xét sự phù hợp và tính hiệu quả của hệ thống quản lý . Phê duyệt áp dụng các phương án cải tiến và quyết định việc xử lý những việc sai phạm, không phù hợp,các khiếu nại của nhân dân ,hành động khắc phục,hành động phòng ngừa ở nhiều mức độ phức tạp. Duyệt các kế hoạch đào tạo hàng năm, để nâng cao trình độ nhận thức cho CBCNVC UBND.. Quyết định xử lý kỷ luật các cá nhân và các đơn vị phòng ban vi phạm nghiêm trọng các nội quy quy chế của nhà nước ban hành đối với cán bộ tổ chưc, CBCNV , khen thưởng những cá nhân đơn vị phòng ban xuất sắc, tích cực. Có quyền áp dụng các biện pháp cần thiết trong các trường hợp khẩn cấp như thiên tai ,dịch họa ,sự cố và chịu trách nhiệm về các quyết định đó và đồng thời phải báo cáo ngay với cơ quan cấp trên có thẩm quyền để có biện pháp khắc phục. - Các Phó Chủ Tịch Là người giúp việc cho Chủ tịch, được phân công hoặc uỷ quyền giải quyết một số việc của tổ chức và chịu trách nhiệm trước chủ tịch. + Phó chủ tịch phụ trách xã hội: Chức năng: giúp chủ tịch đề ra kế hoạch xây dựng cơ bản phục vụ cho vấn đề xã hội,chăm sóc sức khỏe nâng cao tinh thần làm việc thông qua hoạt động xã hội.đồng thời điều hành và quản lý giám sát các hoạt động của trung tâm xây dựng cơ bản và bảo dưỡng hạ tầng cơ sở ,phòng bảo vệ , quản trị đời sống , y tế và các trường học trên toàn địa bàn. Nhiệm vụ và quyền hạn: Xây dựng đề xuất các kế hoạch xây dựng mở rộng cơ sở hạ tầng các phương án nâng cao tinh thần,chất lượng cuộc sống ._.