Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam

n hành công cuộc đổi mới đến nay thực tế Việt Nam đã dành được những thành tựu đáng kể về kinh tế, văn hoá, xã hội, về quản lý Nhà nước, về trình độ của mỗi cán bộ công chức. Nhưng trước những xu thế thách thức của thời đại mới đòi hỏi việc đổi mới trong các cơ quan, đơn vị đặc biệt là trong các cơ quan quản lý Nhà nước cần được đẩy mạnh hơn nữa. Bước sang thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá, đã tạo ra những chuyển biến mọi mặt trong nền kinh tế xã hội. Các đơn vị hành chính sự nghiệp cũng như các doanh nghiệp gặp không ít khó khăn, vướng mắc do những yêu cầu phát sinh, đặc biệt là vấn đề quản lý mà trong đó công tác văn thư – lưu trữ cũng đóng một vai trò hết sức quan trọng. Để hoạt động có hiệu quả thì bất cứ một cơ quan nào cũng không thể không coi trọng công tác này. Bởi nó không chỉ là phương tiện cần thiết để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý trong quá trình hoạt động của cơ quan đơn vị mà còn là điều kiện đảm bảo cho các cơ quan đơn vị thực hiện tốt công việc quản lý, điều hành theo đúng chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn được giao và theo đúng pháp luật. Nó đảm bảo việc cung cấp thông tin một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời phục vụ cho hoạt động của cơ quan, đơn vị đạt hiệu quả cao hơn. Để nâng cao năng suất, chất lượng và hiệu quả của quản trị, cần ý thức đúng đắn về tầm quan trọng của công tác công văn, giấy tờ, tránh tình trạng cung cấp thông tin chậm, thiếu chính xác làm cản trở cho việc nghiên cứu, quản lý, tổ chức hoạt động. Quản lý tốt công tác văn thư – lưu trữ là nhiệm vụ của Quản trị văn phòng. Công tác văn thư – lưu trữ là một trong những nội dung hoạt động chủ yếu của văn phòng, nằm trong hệ thống quản lý của Nhà nước. Thực tế công tác Văn thư – Lưu trữ ở nhiều đơn vị chưa được quan tâm đúng mức mà chỉ coi đây là công việc sự vụ đơn thuần. Người ta chưa thấy được vị trí, ý nghĩa và tầm quan trọng củ công tác Văn thư – Lưu trữ trong các cơ quan, đơn vị, tổ chức. Cán bộ công chức văn phòng chưa được đào tạo đến nơi đến chốn do đó kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ chưa đáp ứng được yêu cầu đòi hỏi của sự nghiệp đổi mới công tác Văn thư – Lưu trữ. Công tác văn thư nhằm mục đích đảm bảo thông tin các chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng, quản lý điều hành của Nhà nước. Công tác lưu trữ là việc lựa chọn các văn bản, tài liệu có giá trị để giữ lại và tổ chức sắp xếp, bảo quản một các khoa học có hệ thống nhằm giúp các cơ quan, cá nhân tra cứu thông tin khi cần thiết góp phần nâng cao mục tiêu của quản lý Nhà nước là năng suất, chất lượng, hiệu quả. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác Văn thư – Lưu trữ đối với hoạt động của cơ quan, đơn vị nói chung và đối với Văn phòng của Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam nói riêng, sau thời gian thực tập tại phòng Văn thư Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam, em đã hiểu biết và nhận thức sâu sắc hơn về tầm quan trọng của công tác Văn thư –Lưu trữ đối với hoạt động của một cơ quan đơn vị nói chung và đối với Văn phòng Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam nói riêng. Và cũng chính trong thời gian thực tập đã giúp em tìm hiểu, đánh giá, nhận xét và rút ra được những mặt tốt và nhưng mặt cần được điều chỉnh, những biện pháp cần được áp dụng nhằm nâng cao hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam. Vì vậy em đã chọn đề tài : “Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam” làm đề tài khoá luận tốt nghiệp của mình với mong muốn góp phần nhỏ bé của mình vào việc nâng cao hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ của Công ty. 2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu. Đề tài khoá luận nhằm đạt được những mục đích sau: - Tìm hiểu cơ sở lý luận về Văn thư – Lưu trữ và công tác Văn thư – Lưu trữ. - Phân tích, đánh giá thực trạng công tác Văn thư – Lưu trữ (các hoạt động Văn thư – Lưu trữ tại Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam) để thấy rõ những ưu điểm và hạn chế nhằm chỉ ra những vấn đề cần nghiên cứu, phương hướng và giải pháp đối với công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam. 3. Phạm vi, đối tượng nghiên cứu. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của khoá luận là lý thuyết về Văn thư – Lưu trữ và thực tiễn các hoạt động Văn thư – Lưu trữ tại Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam. Cụ thể: - Nghiên cứu lịch sử hình thành và phát triển của Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam. - Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của Công ty đặc biệt là khối văn phòng và tổ Văn thư – Lưu trữ Công ty. - Thực trạng về hoạt động Văn thư – Lưu trữ tại công ty như: Công tác văn thư (xây dựng và ban hành văn bản, quản lý và giải quyết văn bản, tổ chức quản lý và sử dụng con dấu, lập và nộp hồ sơ), công tác lưu trữ (phân loại tài liệu, xác định giá trị tài liệu tài liệu, bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ, thống kê, chỉnh lý, bảo quản, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ). - Đánh giá hiệu quả hoạt động công tác Văn thư – Lưu trữ từ đó tìm ra ưu điểm, hạn chế của công tác Văn thư – Lưu trữ tai Công ty và đồng thời chỉ ra nguyên nhân của những hạn chế đó. - Trên cơ sở đó đưa ra một số kiến nghị nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam. 4. Phương pháp nghiên cứu. Để nghiên cứu và thực hiện tốt chuyên đề này em đã sử dụng những phương pháp nghiên cứu chủ yếu sau: + Phương pháp điều tra quan sát. + Phương pháp Duy vật biện chứng. + Phương pháp thống kê. + Phương pháp so sánh và đối chiếu. + Phương pháp phân tích và tổng hợp. + Phương pháp phỏng vấn. Khoá luận tốt nghiệp ngoài lời mở đầu, kết luận, mục lục và tài liệu tham khảo, bố cục bài khoá luận được chia thành 3 chương: Chương 1: Lý luận về công tác văn thư lưu trữ. Chương 2: Thực trạng về công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam. Chương 3: Một số kiến nghị và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam. CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ. Công tác Văn thư - Lưu trữ là một trong những nội dung quan trọng trong nghiệp vụ văn phòng. Chính vì vậy, để tìm hiểu rõ hơn về công tác Văn thư – Lưu trữ chúng ta cần phải tìm hiểu tổng quan về văn phòng và công tác Văn Phòng nói chung. 1.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG. 1.1.1 Khái niệm văn phòng. Văn phòng có thể được hiểu như sau: - Thứ nhất: Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan chức năng phục vụ cho điều hành của lãnh đạo. Các cơ quan thẩm quyền chung hoặc có quy mô lớn thì thành lập văn phòng, cơ quan nhỏ thì có phòng hành chính. - Thứ hai: Văn phòng còn được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị đó. - Thứ ba: Văn phòng là nơi làm việc cụ thể của những người có chức vụ, có tầm cỡ như nghị sĩ, tổng giám đốc, giám đốc… - Thứ tư: Văn phòng là một dạng hoạt động trong các cơ quan tổ chức, trong đó diễn ra việc thu thập, bảo quản, lưu trữ các loại văn bản, giấy tờ, tức là những công văn có liên quan đến công tác văn thư. Tóm lại, Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của lãnh đạo, đồng thời đảm bảo các điều kiện vật chất kỹ thuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan, tổ chức đó. 1.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của văn phòng. 1.1.2.1 Chức năng của văn phòng. Theo khái niệm về công tác văn phòng, ta có thể thấy được văn phòng có những chức năng cơ bản sau đây: - Chức năng tham mưu: Hoạt động của cơ quan phụ thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó có yếu tố chủ quan (thuộc về người quản lý), bởi vậy muốn ra những quyết định mang tính khoa học, người quản lý cần căn cứ vào những yếu tố khách quan như những ý kiến tham gia của các cấp quản lý, của những người trợ giúp. Những ý kiến đó được văn phòng tập hợp, chọn lọc để đưa ra những kết luận chung nhất nhằm cung cấp cho lãnh đạo những thông tin, những phương án phán quyết kịp thời và đúng đắn. Hoạt động này rất cần thiết và luôn tỏ ra hữu hiệu vì nó vừa mang tính tham vấn (í vị sức ép, gò bó) và mang tính chuyên sâu trong các trường hợp trợ giúp lãnh đạo (tiếp xúc với nhiều vấn đề nảy sinh trong thực tế). Chức năng này được gọi là chức năng tham mưu cho các nhà lãnh đạo, quản lý đơn vị của công tác Văn phòng. - Chức năng tổng hợp: Kết quả tham vấn trên đây phải xuất phát từ những thông tin ở cả đầu vào, đầu ra và thông tin ngược trên mọi lĩnh vực của mọi đối tượng mà văn phòng là đầu mối thu thập, phân tích, quản lý và sử dụng theo yêu cầu của người lãnh đạo, quản lý. Quá trình thu thập, quản lý, sử dụng thông tin phải tuân theo những nguyên tắc, trình tự nhất định mới có thể mang lại hiệu quả thiết thực. Hoạt động như trên thuộc về chức năng tổng hợp của công tác văn phòng. Chức năng này không chỉ có tác dụng thiết thực đến chức năng tham mưu của văn phòng mà còn có vai trò quan trọng đối với sự thành công hay thất bại của cơ quan, đơn vị. Chính vì ý nghĩa to lớn của chức năng này nên các tổ chức, đơn vị luôn quan tâm củng cố và hiện đại hoá công tác văn phòng cho kịp với tốc độ phát triển của thời đại - Chức năng hậu cần: Hoạt động của cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, công cụ, tài chính… Những cái đó thuộc về hoạt động hậu cần mà văn phòng phải cung ứng đầy đủ, kịp thời cho mọi quá trình, mọi lúc, mọi nơi. Tóm lại, văn phòng là đầu mối giúp lãnh đạo thực hiện các chức năng trên. Các chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sung cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan tồn tại của cơ quan văn phòng ở mỗi đơn vị, tổ chức. Trong đó, chức năng tổng hợp là cực kỳ quan trọng, quyết định đến sự thành bại của công tác văn phòng. 1.1.2.2 Nhiệm vụ của văn phòng. Trên cơ sở các chức năng chung, cơ bản của mình, văn phòng cần thực hiện các nhiệm vụ cụ thể sau: - Xây dựng chương trình công tác của cơ quan và đôn đốc thực hiện chương trình đó, bố trí, sắp xếp chương trình làm việc hàng tuần, tháng, quý, năm của cơ quan. - Thu thập, xử lý và tổ chức sử dụng thông tin để từ đó tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động của các đơn vị trong cơ quan, đề xuất kiến nghị và các biện pháp thực hiện phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của thủ trưởng. - Thực hiện công tác Văn thư – Lưu trữ, giải quyết văn thư, tờ trình của các đơn vị và cá nhân theo quy chế của cơ quan, tổ chức mình với các cơ quan , tổ chức khác, cũng như nhân dân nói chung. - Lập kế hoạch tổ chức, dự toán kinh phí năm, quý, dự kiến phân phối hạn mức kinh phí báo cáo kế toán, cân đối hàng quý, hàng năm, chi trả tiền lương, tiền thưởng, chi tiêu nghiệp vụ theo chế độ của Nhà nước và quyết định của Thủ trưởng. - Mua sắm trang thiết bị, xây dựng cơ bản, sửa chữa, quản lý cơ sở vật chất kỹ thuật phương tiện làm việc của cơ quan, bảo đảm các yêu cầu cho hoạt động và công tác của cơ quan. - Tổ chức và thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khoẻ, bảo về trật tự, an toàn cơ quan, tổ chức phục vụ các cuộc họp, thực hiện công tác lễ tân, tiếp khách một cách khoa học và văn minh. - Thường xuyên kiện toàn bộ máy, xây dựng đội ngũ công chức trong văn phòng, từng bước hiện đại hoá công tác hành chính văn phòng, chỉ đạo hường dẫn nghiệp vụ văn phòng cho các văn phòng cấp dưới hay đơn vị chuyên môn khi cần thiết. 1.2 LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ. 1.2.1 Khái niệm về công tác văn thư. - Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều hành công việc của các cơ quan, các tổ chức. Hiệu quả hoạt động quản lý của các cơ quan, các tổ chức một một phần phụ thuộc vào công tác văn thư làm tốt hay không tốt. Cũng chính vì điều đó mà hiện nay trong các cơ quan, các tổ chức công tác văn thư ngày càng được quan tâm nhiều hơn. Đặc biệt trong công cuộc cải cách hành chính Nhà nước, công tác văn thư là một trong những trọng tâm được tập trung đổi mới. - Văn thư vốn là từ Hán gốc dùng chỉ tên gọi chung của các loại văn bản do cá nhân, gia đình, dòng họ lập ra (đơn từ, nhật ký, di chúc, gia phả…) và văn bản do các cơ quan nhà nước ban hành (chiếu, chỉ, sắc lệnh…) để phục vụ cho quản lý, điều hành công việc chung. Thuật ngữ này được sử dụng khá phổ biến dưới các triều đại phong kiến Trung Hoa và du nhập vào nước ta từ thời Trung cổ; đặc biệt, dưới triều Nguyễn được sử dụng khá phổ biến trong các cơ quan nhà nước. - Ngày nay văn bản đã và đang được các cơ quan Đảng, Nhà nước, các tổ chức kinh tế chính trị- xã hội…dùng để ghi chép và truyền đạt thông tin phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành các mặt công tác. Người ta phải tiến hành nhiều khâu xử lý đối với chúng như soạn thảo, duyệt, ký văn bản, chuyển giao, tiếp nhận văn bản, vào sổ đăng ký, lập hồ sơ… Những công việc này được gọi chung là công tác văn thư và trở thành một thuật ngữ quen thuộc đối với cán bộ, viên chức các cơ quan, tổ chức. Vậy có thể định nghĩa công tác văn thư như sau: Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức. 1.2.2 Vai trò,‎ ý nghĩa của công tác văn thư. * Vai trò của công tác văn thư. Công tác văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý nói chung và là nội dung quan trọng trong hoạt động của văn phòng. Trong văn phòng, công tác văn thư không thể thiếu được, chiếm một phần lớn trong hoạt động của văn phòng và là một mắt xích trong guồng máy hoạt động quản lý của cơ quan, đơn vị. Như vậy, công tác văn thư gắn liền với hoạt động của các cơ quan, được xem như một bộ phận hoạt động quản lý nhà nước, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước. * Ý nghĩa của công tác văn thư. - Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan, đơn vị nói chung. Công tác quản lý Nhà nước đòi hỏi phải có đầy đủ thông tin cần thiết. Thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản. Về mặt nội dung công việc có thể xếp công tác văn thư vào hoạt động bảo đảm thông tin cho công tác quản lý mà văn bản chính là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến những thông tin mang tính pháp lý. - Thực hiện tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan nhanh chóng, chính xác, nâng cao chất lượng. đúng chính sách, đúng chế độ, giữ gìn được bí mật của Đảng và Nhà nước; hạn chế được bệnh quan liêu, giảm bớt giấy tờ không cần thiết và hạn chế việc lợi dụng sơ hở trong việc quản lý văn bản để làm những việc trái pháp luật. - Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ chứng cứ về hoạt động của cơ quan. Nội dung của các văn bản phản ánh hoạt động của các cơ quan cũng như hoạt động của các cá nhân giữ các trách nhiệm khác nhau trong cơ quan. Nếu trong quá trình hoạt động của các cơ quan, các văn bản giữ lại đầy đủ, nội dung văn bản chính xác, phản ánh chân thực các hoạt động của cơ quan thì khi cần thiết, các văn bản sẽ là bằng chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động của cơ quan một cách chân thực. - Công tác văn thư nề nếp sẽ bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ. Nguồn bổ sung chủ yếu thường xuyên kho tài liệu lưu trữ quốc gia là các hồ sơ, tài liệu có giá trị từ văn thư được nộp vào kho lưu trữ của cơ quan. Trong quá trình hoạt động của mình, các cơ quan cần phải tổ chức tốt việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ và kho lưu trữ. Hồ sơ lập càng hoàn chỉnh, văn bản giữ lại càng đầy đủ thì chất lượng tài liệu lưu trữ càng được tăng lên bấy nhiêu; đồng thời công tác lưu trữ có điều kiện thuận lợi để triển khai các mặt nghiệp vụ. Ngược lại, nếu chất lượng hồ sơ lập không tốt, văn bản giữ lại không không đầy đủ thì chất lượng hồ sơ tài liệu nộp vào lưu trữ thấp, gây khó khăn cho công tác lưu trữ trong việc tiến hành nghiệp vụ, làm cho tài liệu phòng lưu trữ không được hoàn chỉnh. 1.2.3 Yêu cầu của công tác văn thư. Đứng trước đòi hỏi của hoạt động quản lý Nhà nước, công tác văn thư ở các cơ quan, đơn vị trong quá trình thực hiện các nội dung của công văn, giấy tờ phải đảm bảo những yếu cầu hết sức cơ bản. Thể hiện việc đáp ứng các đòi hỏi về nhu cầu quản lý Nhà nước ở từng lĩnh vực, khía cạnh của cuộc sống, từ đó công tác văn thư có những yêu cầu cơ bản sau: - Yêu cầu nhanh chóng: Quá trình quản lý công việc của cơ quan phụ thuộc rất nhiều vào việc xây dựng văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản. Dó đó, xây dựng văn bản nhanh chóng, giải quyết văn bản kịp thời sẽ góp phần vào việc giải quyết nhanh mọi công việc của mỗi cơ quan. Nội dung mỗi văn bản đều chứa đựng một sự việc nhất định, nếu giải quyết văn bản chậm làm giảm tiến độ giải quyết công việc chung của mỗi cơ quan, đồng thời làm giảm ý nghĩa những sự việc được nêu ra trong mỗi văn bản. - Yêu cầu chính xác: Trong quá trình thực hiện, yêu cầu chính xác đòi hỏi công tác văn thư phải đảm bảo các yêu cầu sau: + Chính xác về nội dung văn bản tức là nội dung văn bản phải chính xác tuyệt đối về mặt pháp lý, dẫn chứng hoặc trích dẫn ở văn bản phải hoàn toàn chính xác và số liệu phải đầy đủ, chứng cứ rõ ràng. + Chính xác về thể thức văn bản, văn bản ban hành phải có đầy đủ các yếu tố do Nhà nước quy định, mẫu trình bày phải theo đúng tiêu chuẩn Nhà nước ban hành. + Chính xác về các khâu kỹ thuật, nghiệp vụ: yêu cầu về tính chính xác phải được quán triệt một cách đầy đủ trong các khâu nghiệp vụ như đánh máy văn bản, đăng ký và chuyển giao văn bản. Yêu cầu chính xác còn phải được thể hiện trong việc thể trong việc thực hiện đúng các chế độ quy định của Nhà nước. - Yêu cầu bí mật: Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan có nhiều vấn đề thuộc phạm vi bí mật của cơ quan, bí mật của Nhà nước. Vì vây, trong quá trình tiến hành xây dựng văn bản và tổ chức giải quyết văn bản phải đảm bảo giữ gìn bí mật. Khi lựa chọn cán bộ văn thư phải quán triệt tinh thần giữ gìn bí mật của cơ quan. Về khía cạnh nhất định, yêu cầu bí mật trong công tác văn thư còn phải thể hiện ở việc giữ gìn bí mật nội dung những công việc mới chỉ được bàn bạc chưa được đưa thành các quyết định chính thức của các cơ quan hoặc chưa được ban hành thành văn bản. - Yêu cầu hiện đại: Việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác văn thư gắn liền với việc sử dụng các phương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại. Vì vậy yêu cầu hiện đại hoá công tác văn thư đã trở thành một trong những tiền đề bảo đảm cho công tác quản lý Nhà nước nói chung và của mỗi cơ quan nói riêng có năng suất, chất lượng cao. Hiện đại hoá công tác văn thư ngày nay trước hết nói đến việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư và thực hiện trang bị các thiết bị văn phòng. 1.2.4 Nội dung của công tác văn thư. 1.2.4.1 Công tác xây dựng và ban hành văn bản. Những công văn giấy tờ, tài liệu được hình thành trong hoạt động quản lý của các cơ quan Nhà nước, Doanh nghiệp Nhà nước, các tổ chức Chính trị - Xã hội, kinh tế, đơn vị vũ trang… gọi chung là văn bản. Công tác xây dựng văn bản bao gồm các công việc sau: - Soạn thảo văn bản: Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của công ty và những mục đích yêu cầu nhất định để làm ra một văn bản nhằm giải quyết một công việc cụ thể hoặc điều chỉnh một quan hệ xã hội nào đó. Có nhiều phương pháp soạn thảo văn bản như: Đánh máy trực tiếp, đọc cho người khác đánh máy, soạn thảo trên máy vi tính, viết tay bản thảo… - Trình duyệt bản thảo: Tất cả các bản thảo đều phải được duyệt trước khi đưa đánh máy và trình ký, người duyệt văn bản ký tắt vào bản thảo mà mình đã duyệt. Những văn bản gửi đi do Thủ trưởng hoặc Phó Thủ trưởng Công ty ký đều phải được Chánh Văn phòng xem xét về thủ tục, thể thức văn bản trước khi trình ký và ban hành. - Bổ sung và xử lý kỹ thuật văn bản: Trong quá trình xem xét, nếu thấy có thiếu sót về nội dung hoặc chưa đúng thể thức thì Chánh Văn phòng sẽ yêu cầu bổ sung, chỉnh sửa lần cuối rồi đánh máy, in sao văn bản. - Ký và ban hành văn bản: Văn bản sau khi ký sẽ chuyển sang bộ phận văn thư để làm các thủ tục ban hành. 1.2.4.2 Công tác tổ chức quản lý ‎và quản lý văn bản. 1.2.4.2.1 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến. * Khái niệm văn bản đến: Văn bản đến là những công văn, giấy tờ, tài liệu, thư từ, sách báo...do các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân bên ngoài gửi đến. * Một số nguyên tắc chung về việc tiếp nhận văn bản đến. - Tất cả văn bản đến cơ quan đều phải đăng ký vào sổ, quản lý thống nhất ở văn thư. - Văn bản đến phải được xử lý nhanh chóng, chính xác và giữ gìn bí mật. - Văn bản đến phải trình Thủ trưởng cơ quan, qua văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính trước khi phân phối cho đơn vị hoặc cá nhân giải quyết. - Các cá nhân, đơn vị, khi nhận văn bản đến phải đăng ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản của văn thư. * Nội dung quản lý văn bản đến. Bước1:Tiếp nhận và kiểm tra sơ bộ văn bản đến. Khi tiếp nhận văn bản đến cơ quan, người trực tiếp nhận văn bản phải kiểm tra xem có đúng văn bản tài liệu gửi cho cơ quan mình không, số lượng văn bản (số lượng bì văn bản) có đủ không. Nếu thấy thiếu thì hỏi lại người đưa văn bản cho mình. Kiểm tra phong bì có nguyên vẹn hoặc dấu hiệu bị bóc, rách, bị mất văn bản bên trong phong bì không. Nếu có thì phải báo cho người phụ trách công tác văn thư của cơ quan biết và phải lập biên bản với người đưa văn bản đến cơ quan. Bước 2: Phân loại sơ bộ. Sau khi đã nhận đủ số lượng văn bản gửi cho cơ quan mình, bộ phận văn thư phải tiến hành phân loại các văn bản nhận được thành hai loại (loại phải đăng ký và loại không phải đăng ký). - Loại phải đăng ký: Tất cả các văn bản, giấy tờ gửi cho cơ quan (ghi tên cơ quan, tên đơn vị tổ chức trong cơ quan), gửi Thủ trưởng cơ quan hoặc những người có chức vụ lãnh đạo trong cơ quan (ghi chức danh hoặc ghi đích danh của họ). - Loại không phải đăng ký: Tất cả các thư từ riêng, sách báo, tạp chí, bản tin… Bước 3: Bóc bì văn bản: Những phong bì có dấu hiệu chỉ mức độ “khẩn” phải được bóc ngay sau khi nhận. Khi bóc bì văn bản không để làm rách văn bản, không làm mất phần số, ký hiệu của các văn bản đã được ghi ở ngoài phong bì và không làm mất dấu bưu điện trên phong bì. - Với văn bản thường: Sau khi phân loại văn bản, tiến hành bóc bì, lấy văn bản ra phải nhẹ tay tránh làm rách văn bản, đối chiếu số, ký hiệu văn bản đã được ghi ở ngoài phong bì, ký hiệu đã được ghi trên từng văn bản. Khi phát hiện những văn bản gửi không đúng, phải trả lại cho cơ quan đã gửi văn bản đó. Nếu có phiếu gửi: Sau khi nhận đủ văn bản phải ký xác nhận và đóng dấu lên phiếu gửi, rồi gửi trả lại cơ quan gửi văn bản. Đối với những văn bản có ngày tháng ghi trên văn bản và ngày tháng nhận văn bản cách nhau quá xa nên giữ lại phong bì. - Văn bản mật: Sau khi bóc bì ngoài thấy dấu hiệu chỉ mức độ mật, nếu được cơ quan phân công bóc bì, đăng ký văn bản mật thì tiến hành bóc bì như đối với văn bản thường. Nếu cơ quan không phân công nhiệm vụ bóc bì, đăng ký văn bản mật thì chỉ bóc bì ngoài, bì trong giữ nguyên không được bóc mà phải chuyển cả bì cho người có trách nhiệm bóc bì đăng ký văn bản mật. Bước 4: Đóng dấu đến, ghi số đến, ghi ngày đến: Với bước này mục đích là xác nhận văn bản đã qua văn thư và ghi nhận ngày tháng văn bản đến cơ quan. Khi giải quyết và xử lý văn bản đến Thủ trưởng cần phải đảm bảo nguyên tắc: Kiên quyết không xem xét văn bản đến khi văn bản mà cán bộ trình không có dấu “đến”. Dấu đến có kích cỡ (5×3)cm như mẫu dưới đây: TÊN CƠ QUAN NHẬN VĂN BẢN ĐẾN Số đến…………………. Ngày đến………………. Chuyển………………… Lưu hồ sơ số………………………. MẪU DẤU ĐẾN Bước 5: Xin ý kiến phân phối văn bản đến. Văn thư chuyển những văn bản đã được đóng dấu đến trình lên thủ trưởng cơ quan hoặc người phụ trách quản lý công tác văn thư đển xin ý kiến phân phối văn bản. Căn cứ vào ý kiến đó văn thư sẽ chuyển văn bản đến các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết. Lưu ý: Khi sắp xếp văn bản trình người có thẩm quyền thì những văn bản có dấu “khẩn” phải được xếp lên cùng. Bước 6: Vào sổ văn bản đến. Công việc này mục đích nhằm nắm được số lượng văn bản đến cơ quan, nội dung của văn bản đến cũng như biết được đối tượng giải quyết văn bnả đến. Khi vào sổ tránh trùng số hoặc bỏ sót số gây khó khăn cho việc thống kê và tra cứu tài liệu. Có thể đăng ký văn bản đến bằng các hình thức như: Sổ, thẻ đăng ký hoặc bằng máy vi tính. Văn bản đến ngày nào thì vào sổ ngày đó. Tùy theo số lượng văn bản nhiều hay ít mà lập các sổ cho phù hợp. Nếu số lượng văn bản nhiều thì lập các sổ như sau: 01 Sổ đăng ký các văn bản quy phạm pháp luật. 01 Sổ đăng ký văn bản thường của các đơn vị khác. 01 Sổ đăng ký văn bản “mật”. 01 Sổ đăng ký đơn thư. Nếu số lượng văn bản ít thì lập các sổ sau: 01 Sổ đăng ký văn bản “mật”. 01 Sổ đăng ký chung cho tất cả các văn bản gửi đến. MẪU SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Bìa ngoài: TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN Tên cơ quan (đơn vị) Năm Quyển số: Từ số......................Đến số..................... Từ ngày..................Đến ngày................ SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Phần ghi trong sổ: Ngày đến Số đến Nơi gửi văn bản Số/ ký hiệu văn bản Ngày tháng văn bản Trích yếu Lưu hồ sơ Nơi nhận hoặc người nhận Ký nhận Ghi chú (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) Lưu ý: Đối với những cơ quan có số lượng văn bản đến ít, chỉ sử dụng một sổ để đăng ký văn bản đến và các đơn vị (bộ phận) nhận văn bản cùng nằm trong một khu vực, thì cột (9) để người nhận văn bản ký . Sổ đăng ký văn bản “mật” đến gồm có 11 cột (như mẫu đăng ký văn bản đến thường, thêm cột mức độ “mật” sau cột “trích yếu”.Bìa sổ cũng giống như bìa sổ đăng ký văn bản thường. * Sổ đăng ký đơn, thư: Mẫu bìa: Giống mẫu bìa của sổ đăng ký văn bản thường chỉ khác tên sổ “Sổ đăng ký đơn, thư”. Phần đăng ký bên trong của sổ đăng ký đơn thư: Ngày đến Số đến Họ tên địa chỉ người gửi Ngày tháng đến Trích yếu nội dung Đơn vị (người) nhận giải quyết Nội dung giải quyết số/ký hiệu công văn trả lời Ghi chú (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) Bước 7: Phân phối chuyển giao văn bản đến. *:Trình xin ý kiến phân phối: Sau khi bóc bì, đóng dấu “đến” lên văn bản, nhân viên văn thư đăng ký một phần vào sổ rồi trình tất cả các văn bản, giấy tờ đã nhận được cho người phụ trách văn phòng của cơ quan xem xét và trình lên Thủ trưởng cơ quan hoặc người được Thủ trưởng cơ quan uỷ quyền để ghi ý kiến phân phối lên văn bản. * Chuyển giao văn bản đến: Tất cả các văn bản đến cơ quan, sau khi đã có ý kiến phân phối của người phụ trách phải được chuyển ngay đến tận tay người có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết. Không để văn bản chạy vòng qua nơi không có trách nhiệm giải quyết văn bản, không chuyển văn bản chậm. Các văn bản có đóng dấu chỉ mức độ khẩn phải chuyển đến tay người có trách nhiệm giải quyết chậm nhất là 30 phút (nếu trong giờ hành chính) và 1 giờ (nếu ngoài giờ hành chính). Khi chuyển giao văn bản phải trao tận tay người có thrách nhiệm giải quyết, không nhờ người khác hoặc đơn vị khác chuyển hộ. Trường hợp một văn bản liên quan đến nhiều đơn vị, cá nhân cùng giải quyết thì phải nhận tài liệu đó rồi mới chuyển tới nơi nhận. Khi chuyển giao văn bản phải đăng ký vào sổ và phải có ký nhận của người nhận văn bản. MẪU SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN Ngày chuyển Số đến Đơn vị hoặc (người nhận) Ký nhận Ghi chú (1) (2) (3) (4) (5) Đối với văn bản “mật” : Mẫu sổ chuyển giao văn bản “mật” giống như sổ chuyển giao văn bản thường, chỉ thêm cột “mức độ mật” sau cột (3). Bước 8: Tổ chức giải quyết và theo dõi văn bản đến của cơ quan. * Tổ chức giải quyết văn bản đến:. - Đối với văn bản thường: Nội dung công việc nêu trong văn bản thuộc phạm vi trách nhiệm của cán bộ, đơn vị nào, thì do cán bộ đơn vị đó trực tiếp giải quyết. Các cán bộ thừa hành, sau khi nhận được văn bản, phải nghiên cứu, nắm vững các vấn đề cần giải quyết, xử lý kịp thời các vấn đề đó. Những công việc có liên quan đến các cán bộ khác, bộ phận khác phải khẩn trương phối hợp để cùng giải quyết tốt công việc. Không được tự ý chuyển văn bản cho bộ phận khác, cơ quan khác khi chưa có ý kiến của lãnh đạo. Tất cả các văn bản đến cơ quan phải được xem xét giải quyết nhanh. + Đối với những công việc khẩn cấp, cần thiết đột xuất phải xin ý kiến giải quyết ngay khi nhận được văn bản. + Đối với những văn bản khác gửi đến để xin ý kiến lãnh đạo, khi có ý kiến của lãnh đạo ghi ở lề văn bản, không được đóng dấu lên lề văn bản đó mà phải soạn thảo văn bản trả lời dựa vào ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo. + Những văn bản có ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo phải lưu trong hồ sơ công việc của cán bộ thừa hành. Chỉ cán bộ lãnh đạo mới được ghi ý kiến lên lề văn bản, những ý kiến đề xuất của cán bộ thừa hành phải ghi rõ lên tờ giấy trắng khác, kèm theo văn bản đó. Các đơn vị trong cơ quan không được tự ghi dấu gạch chân các dòng hoặc ghi thêm ý kiến vào văn bản đến. Những văn bản đề cập đến những vấn đề quan trọng như chủ trương, chương trình, kế hoạch công tác, những văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác của cấp trên đối với cơ quan… phải do thủ trưởng, phó thủ trưởng cơ quan giải quyết. Đối với những vấn đề liên quan đến nhiều người, nhiều bộ phận, Thủ trưởng cơ quan cần tham khảo ý kiến của cán bộ, bộ phận liên quan trước khi giải quyết. Khi trình lãnh đạo xin ý kiến giải quyết một công việc gì, cán bộ thừa hành phải trình tất cả các văn bản có liên quan đến văn bản mới nhận được. - Đối với văn bản mật: Nhân viên văn thư phải trao tận tay văn bản mật cho người có trách nhiệm giải quyết, không được tự ý bóc văn bản khi thấy có dấu hiệu chỉ mức độ mật. Bất kỳ người nào được biết những điều bí mật, được giữ văn bản, tài liệu mật phải thực hiện các quy định sau: Chỉ phổ biến những vấn đề bí mật trong phạm vi những người có trách nhiệm. Không được mang văn bản, tài liệu mật về nhà riêng hoặc mang theo đi công tác (nếu văn bản đó không liên quan đến chuyến đi công tác). Khi cần thiết phải mang văn bản, tài liệu mật về nhà, hoặc đi công tác phải được sự đồng ý của Thủ trưởng cơ quan. Khi cần mang văn bản tài liệu mật đi công tác, không được giao cho người khác giữ hộ, không được để bất kỳ nơi nào không có người có trách nhiệm giữ gìn. Không sao chụp, ghi chép những điều bí mật của v._.ăn bản. Không được trao đổi những điều bí mật trong điều kiện không đảm bảo an toàn. * Tổ chức kiểm tra văn bản đến: Mục đích: Nhằm nâng cao hiệu quả và tiến độ giải quyết công việc của cơ quan. Thủ trưởng cơ quan có trách nhiệm kiểm tra việc giải quyết văn bản so với quy định, chế độ, chính sách của Đảng và Nhà nước. Phụ trách công tác văn thư của cơ quan có trách nhiệm kiểm tra việc phân phối và tiến độ chuyển giao văn bản. Phụ trách công tác văn thư của cơ quan có trách nhiệm kiểm tra việc giải quyết văn bản so với thời hạn quy định. Nhân viên văn thư cơ quan có trách nhiệm kiểm tra tiến độ giao nhận văn bản, độ chính xác và thủ tục giao nhận văn bản. Toàn bộ việc kiểm tra trên có thể lập sổ kiểm tra hoặc kiểm tra bằng máy tính. 1.2.4.2.2 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi. * Khái niệm văn bản đi: Văn bản đi là tất cả những văn bản, giấy tờ do cơ quan gửi đi. * Nguyên tắc chung về việc tổ chức và quản lý văn bản đi. Tất cả văn bản, giấy tờ do cơ quan gửi ra ngoài đều phải đăng ký và làm thủ tục gửi đi ở văn thư cơ quan. * Nội dung quản lý văn bản đi. Bước 1: Kiểm tra thể thức văn bản. Văn bản sau khi được đánh máy (hoặc in) trước khi đưa lãnh đạo ký và đóng dấu, làm thủ tục gửi đi, đều phải được kiểm tra về thể thức. Việc này thường được giao cho phụ trách bộ phận văn thư làm. - Trước hết xem xét văn bản đó có hợp lệ không, tức là văn bản đó (từ thảo, duyệt thảo, đánh máy, sao in đến ký) đã được thực hiện đúng theo quy định của cơ quan chưa? Nếu chưa thì phải làm đủ các việc. - Kiểm tra về thể thức văn bản đặc biệt là phần tác giả, ngày tháng, trích yếu, nơi nhận, thể thức để ký, số lượng bản… Nếu còn thiếu sót thì yêu cầu cán bộ phần hành hoặc đơn vị soạn thảo văn bản đó sửa lại. Sau khi kiểm tra xong, nếu văn bản chưa có chữ ký của Thủ trưởng, văn thư đưa xin chữ ký, sau đó đóng dấu cơ quan; vào sổ ghi ngày tháng làm thủ tục gửi đi . Bước 2: Vào sổ đăng ký văn bản đi. - Đăng ký văn bản đi là ghi chép một số thông tin cần thiết của văn bản đi như: Số, ký hiệu, ngày tháng, trích yếu nội dung của văn bản… vào những phương tiện đăng ký như: Sổ đăng ký, thẻ, máy vi tính…nhằm quản lý chặt chẽ văn bản của cơ quan và tra tìm văn bản được nhanh chóng. - Khi đăng ký văn bản phải ghi đầy đủ, chính xác các yếu tố cần thiết có trong các phương tiện đó. - Trước khi đăng ký văn bản, nhân viên văn thư phải kiểm tra lại một lần nữa về thể thức của văn bản, vị trí các thành phẩn, cách trình bày và thẩm quyền ban hành văn bản . Khi đăng ký văn bản đi cần hoàn thiện các thủ tục phát hành như: - Ghi số lên văn bản ( đánh số văn bản) Số của văn bản là số đăng ký thứ tự của văn bản trong năm kể từ ngày đầu năm. Những cơ quan hoạt động theo nhiệm kỳ thì lấy số văn bản theo nhiệm kỳ. Tất cả các văn bản đi của cơ quan ban hành đều đăng ký tập trung ở bộ phận văn thư cơ quan để lấy số chung theo hệ thống số của cơ quan, không lấy số riêng theo từng đơn vị tổ chức thảo ra văn bản. - Ghi ngày tháng lên văn bản: Ngày tháng ghi trong văn bản là ngày tháng văn bản được đăng ký vào các phương tiện đăng ký. Ngày tháng ghi trong văn bản và ngày tháng ghi trong các phương tiện đăng ký phải giống nhau và phải được ghi rõ ràng, chính xác (đối với ngày dưới 10 và tháng dưới 3 phải thêm số 0 ở đằng trước). - Đóng dấu văn bản đi: Đây là khâu quan trọng không thể thiếu đối với văn bản trước khi gửi đi. Thiếu con dấu có nghĩa là văn bản đó không có giá trị hiệu lực về mặt pháp lý. Cán bộ văn thư không được đóng dấu “mật”, “khẩn” vào văn bản khi văn bản đó chưa có ý kiến của người ký văn bản. - Đăng ký văn bản đi: Việc đăng ký văn bản đi được thực hiện trên các phương tiện như: Sổ đăng ký, máy tính, thẻ. Tuỳ theo số lượng văn bản đi của cơ quan nhiều hày ít mà lập sổ đăng ký cho phù hợp. Thông thường đối với cơ quan có ít văn bản được ban hành trong một năm hoặc một nhiệm kỳ, chỉ cần lập 02 sổ đăng ký văn bản đi là đủ: Một sổ dùng để đăng ký văn bản mật đi, một sổ dùng đăng ký văn bản đi chung cho các loại văn bản mà cơ quan ban hành. Đối với cơ quan có nhiều văn bản được ban hành trong một năm hoặc một nhiệm kỳ thì lập ít nhất 3 sổ như sau:Sổ đăng ký văn bản đi (mật), sổ đăng ký văn bản đi (thường),sổ đăng ký văn bản đi quy phạm pháp luật. MẪU BÌA SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI CHO VĂN BẢN THƯỜNG * Bìa ngoài: TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN Tên cơ quan (đơn vị) Năm Quyển số: Từ số............................Đến số........................ Từ ngày........................Đến ngày.................... SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI * Phần ghi trong sổ: Ngày tháng Văn bản Số và ký hiệu văn bản Trích yếu nội dung văn bản Nơi nhận văn bản Nơi giữ văn bản lưu Ghi chú (1) (2) (3) (4) (5) (6) Bước 3: Chuyển giao văn bản đi. MẪU SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐI * Bìa sổ: Giống như bìa sổ đăng ký văn bản đi chỉ khác tên gọi. * Phần ghi bên trong: Ngày tháng chuyển Số và ký hiệu văn bản hoặc số lượng Nơi nhận văn bản Ký nhận Ghi chú 1 2 3 4 5 * Nguyên tắc: + Văn bản đi phải được đăng ký và chuyển đi ngay trong ngày khi có chữ ký và dấu của người có thẩm quyền. + Đối với những văn bản có dấu “Khẩn”, phải chuyển đi trước. + Việc gửi văn bản phải đúng nơi nhận ghi trên văn bản. + Những văn bản có nội dung quan trọng phải gừi kèm theo phiếu gửi để kiểm tra. MẪU PHIẾU GỬI Ngày…tháng…năm… Kính gửi… Tên tài liệu… CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Ngày…tháng…năm… Người ký nhận Tên cơ quan Số/ký hiệu Họ tên người ký Đề nghị trả lại phiếu này sau khi nhận được tài liệu Chức vụ * Những công việc cụ thể để tiến hành chuyển giao văn bản đi: - Lựa chọn và trình bày phong bì: + Tuỳ vào số lượng văn bản gửi đi nhiều hay ít, kích thước của văn bản to hay nhỏ mà chọn phong bì cho thích hợp. Phong bì văn bản phải được làm bằng loại giấy tốt, bền, dai, không dễ bị thấm nước, không nhìn thấy chữ của văn bản. + Góc trên, bên trái: Phần nơi gửi ghi rõ ràng, đầy đủ, chính xác tên cơ quan, đơn vị gửi văn bản, địa chỉ, số điện thoại, hoặc số Fax (nếu có) và sổ, ký hiệu của tất cả các văn bản có trong phong bì; dấu chỉ mức đọ “khẩn” (nếu có). Đối với văn bản mật phải làm 2 phong bì. Phong bì ngoài không ghi mức độ mật. + Góc trên bên phải dán tem. + Bên dưới, giữa - phần nơi nhận: Ghi rõ, đầy đủ chính xác tên cơ quan (đơn vị) hoặc cá nhân nhận văn bản, địa chỉ của cơ quan (đơn vị) hoặc cá nhân đó. + Phần nơi nhận trên phong bì đóng dấu hoặc viết hai chữ “ Kính gửi”. Lưu ý: Khi trình bày phong bì không được viết tắt những chữ không thông dụng, không xuống dòng một cách tuỳ tiện. Sau khi đã làm phong bì và viết phong bì, gấp văn bản cho vào bên trong và dán lại. Lưu ý khi dán phong bì không được để hồ dính vào văn bản. Gửi văn bản đi: Đăng ký vào sổ chuyển và thực hiện việc chuyển văn bản đi. MẪU SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐI * Ngoài bìa: Bìa sổ giống như bìa sổ đăng ký văn bản đi chỉ khác tên gọi. * Phần ghi trong sổ: Ngày tháng chuyển Số và ký hiệu văn bản hoặc số lượng Nơi nhận văn bản Ký nhận Ghi chú (1) (2) (3) (4) (5) + Gửi văn bản trong nội bộ cơ quan: Đối với những văn bản ban hành trong nội bộ cơ quan, đơn vị khi phát hành cũng phải đăng ký vào sổ chuyển giao văn bản trong nội bộ. Yêu cầu người nhận văn bản ký nhận vào sổ (nếu cơ quan ban hành nhiều văn bản và các đơn vị tổ chức của cơ quan không cùng nằm trong một khuân viên). + Gửi văn bản qua bưu điện: Khi gửi văn bản qua bưu điện phải đăng ký vào sổ và yêu cầu nhân viên bưu điện, khi đã nhận đủ văn bản phải ký xác nhận và đóng dấu bưu điện vào cột (4) của sổ chuyển giao. Mẫu sổ chuyển giao qua bưu điện cũng giống như sổ chuyển giao văn bản trong nội bộ, chỉ khác tên gọi. Chú ý: Nếu cơ quan ban hành ít văn bản và các đơn vị tổ chức của cơ quan cùng nằm trong một khuân viên, thì sử dụng sổ đăng ký văn bản đi làm sổ chuyển văn bản trong nội bộ chỉ cần thêm cột “Ký nhận” Vào sổ đăng ký văn bản đi sau cột (05). - Kiểm tra việc gửi văn bản đi: Chánh văn phòng, người phụ trách công tác văn thư của cơ quan phải kiểm tra về nội dung và thể thức của các văn bản đi để nắm được tình hình hoạt động của cơ quan và việc ban hành văn bản cơ của cơ quan cho đúng các quy định của Nhà nước. Phụ trách các đơn vị, tổ chức trong cơ quan phải kiểm tra nội dung văn bản, theo dõi việc hình thành và xử lý các văn bản đi tại đơn vị mình phụ trách. Nhân viên văn thư của cơ quan có trách nhiệm kiểm tra việc giải quyết các văn bản đi của cơ quan bằng cách dùng phiếu gửi qua bưu điện hoặc định kỳ làm bảng thống kê những văn bản quan trọng đã gửi đến các cơ quan, giúp Thủ trưởng cơ quan theo dõi tình hình nhận văn bản, nhất là đối với những văn bản quan trọng, những văn bản có dấu hiệu “mật”. Bước 4: Sắp xếp và quản lý văn bản lưu - Sắp xếp bản lưu: Trong quá trình hoạt động của mình, các cơ quan đã ban hành ra các văn bản để gửi đi và đều lưu lại ít nhất 02 bản, 01 bản lưu tại bộ phận văn thư co quan, 01 bản lưu tại hồ sơ công việc của cán bộ chuyên môn đã trực tiếp soạn thảo ra văn bản đó. Vì vậy, nhân viên văn thư phải có trách nhiệm sắp xếp các bản lưu văn bản tại bộ phận văn thư một cách có khoa học, dễ tra tìm. + Đối với văn bản đăng ký chung và đánh số tổng hợp, việc sắp xếp các bản lưu chỉ cần dựa vào số và thời gian ban hành văn bản để thực hiện. + Văn bản nào có số nhỏ, ngày tháng trước thì sắp lên trên, văn bản nào có số lớn, ngày tháng sau thì xếp xuống dưới. - Bảo quản và phục vụ nghiên cứu, sử dụng: + Nhân viên văn thư phải sắp xếp các tập lưu văn bản theo từng năm hoặc từng nhiệm kỳ lên giá tủ và có trách nhiệm bảo quản các tập lưu đến khi nộp vào lưu trữ cơ quan. + Nhân viên văn thư phải có trách nhiệm phục vụ nghiên cứu sử dụng các tập lưu văn bản đi tại chỗ và có sổ theo dõi việc mượn tài liệu. 1.2.4.2.3 Công tác tổ chức và quản lý văn bản mật. * Đối với văn bản đi: Văn bản mật được gửi đi cũng phải đăng ký vào sổ đăng ký riêng. Văn bản mật phải được gửi trong 02 phong bì, bì trong đóng dấu chỉ mức độ mật: Mật, tối mật, tuyệt mật. Các bước tiếp theo được tiến hành giống như với văn bản thường. * Đối với văn bản mật đến: Văn bản mật đến được đăng ký riêng một sổ, không đăng ký chung vào sổ công văn thường. Đối với phong bì có văn bản mật thì văn thư không được bóc mà chỉ được đăng ký số, ký hiệu ghi ngoài bì, còn phần trích yếu thì bỏ trống. Nếu được người có trách nhiệm bóc bì cho phép ghi trích yếu thì văn thư mới được ghi bổ sung vào. Chỉ những người có tên ghi trên phong bì hoặc người được phân công thực hiện mới được phép bóc bì công văn mật. Các nghiệp vụ tiếp theo giống như cách giải quyết với văn bản thường. 1.2.4.3 Công tác tổ chức quản lý và sử dụng con dấu. Dấu là thành phần đảm bảo tính hợp pháp và tình chân thật trong văn bản. Trong điều 1 Nghị định số 58/2001/NĐ – CP ngày 24/4/2001 của chính phủ quy định về quản lý và sủ dụng con dấu đã chỉ rõ: “Con dấu được sử dụng trong các cơ quan nhà nước, tổ chức chính tri – xã hội, nghề nghiệp, hội quần chúng tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang, cơ quan tổ chức nước ngoài hoạt động tại Việt Nam và một số chức danh Nhà nước. Con dấu thể hiện vị trí pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của công ty, tổ chức và các chức danh Nhà nước”. Do đó việc tổ chức quản lý và sử dụng con dấu là hết sức cần thiết. Những quy định trong việc quản lý và sử dụng con dấu: - Con dấu phải giao cho cán bộ văn thư đủ tin cậy và có trách nhiệm giữ và đóng dấu. Chỉ người có con dấu mới được tự tay đóng dấu vào văn bản. Trường hợp người giữ con dấu vắng mặt phải giao con dấu cho người khác theo sự chỉ định của lãnh đạo cơ quan. - Con dấu phải được bảo quản trong hòm, tủ có khóa cả trong và ngoài giờ làm việc. Không được tùy tiện mang con dấu theo người. Trong trường hợp cần thiết để giải quyết công việc ở xa trụ sở cơ quan thì Thủ trưởng cơ quan, tổ chức có thể mang dấu theo nhưng phải chịu trách nhiệm về việc mang con dấu ra khỏi cơ quan. - Con dấu chỉ được đóng lên văn bản khi đã có chữ ký của người có đủ thẩm quyền, không được đóng dấu khống chỉ. - Trong trường hợp bị mất con dấu phải báo ngay cho cơ quan công an gần nhất và cơ quan công an đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu đồng thời phải thông báo hủy bỏ con dấu bị mất. - Con dấu đang sử dụng bị mòn, hỏng hoặc có sự chuyển đổi về tổ chức hat tên tổ chức thì phải làm thủ tục khắc dấu mới và nộp lại dấu theo quy định của Nhà nước tại nghị định số 58/2001/NĐ – CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ. - Khi có quyết định chia tách, sát nhập giải thể hoặc kết thúc nhiệm vụ có hiệu lực thi hành thì người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải thu hồi con dấu và nộp lại cho cơ quan công an đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu. - Trong trường hợp tạm đình chỉ việc sử dụng con dấu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ra quyết định thành lập và cho phép sử dụng con dấu phải thu hồi con dấu và phải thông báo cho cơ quan công an cấp giấy phép khắc dấu và các công ty liên quan biết. - Phải sử dụng đúng màu mực dấu do Nhà nước quy định (màu đỏ) không được dùng màu mực dễ phai. Tuyệt đối không dùng vật cứng để cọ rửa con dấu. - Việc quản lý và sử dụng con dấu có ý nghĩa rất quan trọng do đó Thủ trưởng cơ quan phải quy định cụ thể việc sử dụng và quản lý con dấu một cách chặt chẽ theo quy định của pháp luật. Văn phòng phải nghiên cứu, đề xuất dự thảo quy chế báo cáo Thủ trưởng cơ quan ban hành để thực hiện thống nhất. Nguyên tắc đóng dấu: - Nội dung của con dấu phải trùng với tên cơ quan ban hành văn bản. Nghĩa là dấu của cơ quan chỉ đóng vào văn bản do cơ quan đó làm ra. - Dấu chỉ được đóng lên các văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của cấp có thẩm quyền. - Không được đóng dấu vào các văn bản không hợp lệ, không được đóng dấu lên giấy trắng, dấu khống chỉ ( văn bản giấy tờ chưa có chữ ký của cấp có thẩm quyền ) hoặc đóng dấu vào các văn bản giấy tờ chưa ghi nội dung. Quy định đóng dấu: - Dấu đóng rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định. - Khi đóng dấu lên chữ ký thì đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái. Ngoài ra dấu của cơ quan, tổ chức còn được sử dụng đóng vào băn bản trong những trường hợp như: Dấu treo, dấu giáp lai, dấu lên phụ lục kèm theo bản chính. 1.2.4.4 Công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ. * Khái niệm. Hồ sơ là một tập (hoặc một) văn bản có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc hoặc một người, được hình thành trong quá trình giải quyết công việc đó. * Tác dụng. - Mọi văn bản, giấy tờ hình thành trong quá trình hoạt động của đơn vị sau khi giải quyết xong đều phải sắp xếp lại, lập thành hồ sơ để phục vụ việc nghiên cứu. Việc lập hồ sơ giúp cho mỗi người sắp xếp văn bản có khoa học, có hệ thống các văn bản cần thiết của sự việc và giúp cho việc giải quyết công việc hàng ngày có năng suất, chất lượng và hiệu quả. - Quản lý toàn bộ công việc trong cơ quan và quản lý chặt chẽ tài liệu. - Lập hồ sơ tốt tạo điều kiện thuận lợi cho việc nộp hồ sơ có giá trị vào lưu trữ. * Lập hồ sơ Việc lập hồ sơ giúp cho mỗi người sắp xếp văn bản có khoa học, giữ được đầy đủ và có hệ thống những văn bản cần thiết của sự việc, giúp cho việc giải quyết công việc hàng ngày có năng suất, chất lượng và hiệu quả; khi cần, nhanh chóng tìm được các văn bản. Đối với cơ quan, lập hồ sơ nhằm quản lý được toàn bộ công việc trong cơ quan, quản lý chặt chẽ tài liệu. Lập hồ sơ tốt tạo điều kiện thuận lợi cho việc nộp những hồ sơ có giá trị vào lưu trữ. Theo quy định của Nhà nước thì việc lập hồ sơ là một công việc bắt buộc. Từ Thủ trưởng cơ quan đến cán bộ nghiên cứu, cán bộ nghiệp vụ chuyên môn, các nhân viên văn thư hành chính…đều phải lập hồ sơ công việc của mình làm. Việc lập hồ sơ không phải là nhiệm vụ của cán bộ lưu trữ hay cán bộ tổng hợp. Việc lập hồ sơ gồm những việc chính sau đây: - Lập bản danh mục hồ sơ Danh mục hồ sơ là bản kê những hồ sơ mà cơ quan (hoặc đơn vị) cần lập trong năm. Để lập hồ sơ được chủ động, chính xác và đầy đủ, nhất là những hồ sơ phản ánh hoạt động chủ yếu của cơ quan phải có sự chuẩn bị trước. Cuối mỗi năm cán bộ nhân viên làm công tác công văn giấy tờ trong cơ quan, đơn vị căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ được giao và kinh nghiệm công tác của bản thân, phải dự kiến trong năm tới có những công việc gì phải làm. Từ những công việc đó sẽ hình thành những loại văn bản gì và lập thành những hồ sơ gì. Từ những dự kiến của mỗi cán bộ, sẽ tập trung hợp thành dự kiến của đơn vị, của cơ quan. Bản dự kiến những hồ sơ cần phải lập là bản danh mục hồ sơ phải lập trong năm của cơ quan, do Thủ trưởng ký ban hành. Trên cơ sở đó, bộ phận hành chính cung câp bìa hồ sơ, cặp đựng tài liệu cho các đơn vị và cá nhân để thực hiện lập hồ sơ trong năm theo danh mục hồ sơ. - Mở hồ sơ: Căn cứ vào bản danh mục hồ sơ, nếu cơ quan chưa có danh mục hồ sơ thì cán bộ nhân viên căn cứ vào kinh nghiệm và thực tế công việc trong năm qua mà viết sẵn một số bìa thường lệ để quản lý văn bản “đi”, “đến”. Trường hợp chưa dự kiến được hết công việc mà có công việc được giao thì lấy bìa ghi tiêu đề hồ sơ để tập hợp văn bản vào hồ sơ. Mỗi hồ sơ dùng một tờ bìa: Bên ngoài ghi rõ số, ký hiệu và tiêu đề hồ sơ. Tiêu đề hồ sơ cần phải ghi ngắn, rõ, chính xác, phản ánh khái quát được nội dung sự việc. Bìa hồ sơ theo tiêu chuẩn mẫu của Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành. - Thu thập văn bản đưa vào hồ sơ. Khi hồ sơ đã được mở bắt đầu từ văn bản nguồn, có những văn bản giấy tờ đang giải quyết hay đã giải quyết xong của công việc thì cho vào bìa của hồ sơ. Cán bộ có trách nhiệm lập hồ sơ cần phải thu thập đầy đủ các văn bản giấy tờ, không được để lẫn lộn, mất mát kể cả một số bản nháp, tư liệu có liên quan đến sự việc trong hồ sơ. - Sắp xếp các văn bản trong hồ sơ. Tuỳ theo đặc điểm của từng hồ sơ mà chọn cách sắp xếp cho thích hợp. Trong thực tế người ta thường vận dụng các đặc trưng sau đây: + Sắp xếp theo đặc trưng tên gọi của văn bản: Các loại Chỉ thị, Quyết định, Báo cáo… được lập hồ sơ theo đặc trưng này tức là đưa những văn bản có cùng tên gọi giống nhau vào một tập hồ sơ. Đặc trưng này thường vận dụng để lập cho các tập lưu văn bản. + Sắp xếp theo đặc trưng vấn đề: Là tập hợp và sắp xếp những văn bản giấy tờ (bao gồm nhiều tên loại, nhiều tác giả) có nội dung về một vấn đề. Đặc trưng này thường theo quá trình giải quyết công việc từ văn bản đề xuất, khởi xướng, đến văn bản trao đổi giải quyết, đến giấy tờ kết luận, kết thúc vấn đề. Đặc trưng này thường vận dụng cho các hồ sơ công việc, hồ sơ kỷ luật, khen thưởng… + Sắp xếp theo đặc trưng tác giả: Tác giả là cơ quan hay cá nhân làm ra văn bản. Lập hồ sơ theo đặc trưng này là tập hợp vào hồ sơ những công văn giấy tờ của cùng một tác giả. Mặc dù nội dung của văn bản đề cập đến nhiều vấn đề, nhiều sự việc, tên gọi văn bản cũng có nhiều loại khác nhau. + Sắp xếp theo đặc trưng cơ quan giao dịch: Tất cả công văn giấy tờ giao dịch giữa hai hay nhiều cơ quan đưa vào một tập hồ sơ. + Sắp xếp theo đặc trưng địa dư: Lập hồ sơ theo địa dư tức là tập hợp vào một hồ sơ những công văn giấy tờ của nhiều cơ quan trong một khu vực địa lý. + Sắp xếp theo đặc trưng thời gian: Lập hồ sơ theo đặc trưng này là tập hợp những văn bản giấy tờ có nội dung cùng một thời gian nhất định thành một hồ sơ. Tuy có 6 đặc trưng cơ bản để lập hồ sơ, nhưng trên thực tế hồ sơ lập không chỉ vận dụng một đặc trưng riêng rẽ mà là sự kết hợp chặt chẽ nhiều đặc trưng với nhau trong một hồ sơ. Nếu có phim, ảnh, băng ghi âm đi kèm thì phải bảo quản riêng, nhưng phải ghi chú trong hồ sơ và kèm theo ký hiệu tra tìm, khi cần có thể thấy ngay. Khi nộp hồ sơ cũng phải nộp những thứ trên kèm theo. - Kết thúc hồ sơ: Khi công việc đã giải quyết xong thì hồ sơ cũng kết thúc, cán bộ có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra xem xét để: + Nếu thấy thiếu văn bản giấy tờ thì sưu tầm bổ sung. + Loại ra các văn bản trùng thừa, các văn bản nháp, các tư liệu, sách báo không cần để trong hồ sơ. + Kiểm tra lại sự sắp xếp văn bản trong hồ sơ. + Đánh số tờ để cố định vị trí các văn bản trong hồ sơ, bảo đảm không bị thất lạc và tra tìm được nhanh chóng. Khi đánh số tờ, dùng bút chì đen mềm đánh trên góc phải của mỗi tờ văn bản. + Ghi mục lục văn bản Đối với những hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn và lâu dài phai ghi “ Mục lục văn bản “ đã được in sẵn trên mẫu bìa hồ sơ của Cục Lưu trữ Nhà nước. + Viết tờ kết thúc Đối với những hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn và lâu dài, cán bộ lập hồ sơ phải viết “Tờ kết thúc”. Tờ kết thúc ghi số lượng tờ và trạng thái vật lý của tài liệu trong hồ sơ. Công việc sắp xếp văn bản trong hồ sơ, đánh số tờ, ghi mục lục văn bản, viết tờ kết thúc thường gọi là công tác bên trong. - Viết bìa hồ sơ: Bìa hồ sơ in sẵn hay viết đều phải tuân theo mẫu tiêu chuẩn của Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành. Chữ viết trên bìa hồ sơ phải cẩn thận, rõ ràng, chính xác, đầy đủ theo quy định chung. Viết bìa hồ sơ gồm các công việc: + Tên cơ quan và tên đơn vị tổ chức: Đây là đơn vị hình thành phông của hồ sơ, cần ghi đầy đủ không được viết tắt. Cơ quan cấp dưới phải ghi đầy đủ cả tên cơ quan chủ quản cấp trên của mình. + Tiêu đề hồ sơ: Là một câu tóm tắt về thành phẩn và nội dung văn bản có trong hồ sơ. Viết tiêu đề hồ sơ là sự vận dụng linh hoạt các đặc trưng lập hồ sơ. Trong tiêu đề hồ sơ có thể dùng các khái nệm : Tập tài liệu, tập văn bản.Dùng chữ hồ sơ trong tiêu đề hồ sơ khi các văn bản liên quan chặt chẽ với nhau về nội dung và về quá trình giải quyết một vấn đề, một sự việc. + Ngày tháng bắt đầu, kết thúc (Từ ngày …tháng…năm… đến ngày…tháng …năm…) ghi đầy đủ ngày tháng năm của văn bản đầu tiên và văn bản cuối cùng có trong hồ sơ. + Số lượng tờ: Ghi số lượng tờ văn bản theo kết quả đánh số tờ. + Thời hạn bảo quản: Ghi theo danh mục hồ sơ hoặc bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan. Các thành phần còn lại do cán bộ lưu trữ ghi sau khi hồ sơ được nộp vào lưu trữ cơ quan. Cũng có nhiều công việc tuy đã kết thúc năm hành chính nhưng hồ sơ chưa kết thúc thì phải để lại và ghi vào bảng danh mục hồ sơ năm sau. * Nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan Hồ sơ giải quyết xong, sau khi kết thúc, được để lại phòng, tổ công tác một năm theo dõi nghiên cứu khi cần thiết và để hoàn chỉnh hồ sơ, sau đó mới nộp lưu. Khi nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, các đơn vị xem xét những hồ sơ cần bảo quản vĩnh viễn và lâu dài (theo quy định của cơ quan đã ghi trong danh mục hồ sơ) kèm theo ba bản mục lục hồ sơ nộp lưu để nộp vào lưu trữ cơ quan. Những hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời để lại ở đơn vị hết hạn thì đánh giá lại. Nếu không cần lưu thì tiêu huỷ theo quy định. Nếu những đơn vị nào cần đến hồ sơ đã hết hạn nộp lưu để nghiên cứu thì làm thủ tục mượn lại với lưu trữ cơ quan. Cán bộ (hay phòng, tổ lưu trữ cơ quan) căn cứ vào nghiệp vụ của mình, kiểm tra lại chất lượng hồ sơ, hoàn chỉnh các khâu kỹ thuật (nếu có) xem xét thời gian bảo quản, làm thủ tục thống kê, sắp xếp lên tủ, giá, làm công cụ tra tìm phục vụ cho nghiên cứu, sử dụng. 1.3 LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ. 1.3.1 Khái niệm về công tác lưu trữ. Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao gồm tất cả những vấn đề lý luận thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu cá nhân. Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội. Vì thế, công tác lưu trữ là một mắt xích không thể thiếu trong hoạt động của bộ máy nhà nước. Ở nước ta công tác lưu trữ thực hiện hai nhiệm vụ sau: Thứ 1: Thực hiện các nhiệm vụ quản lý Nhà nước về lưu trữ. Thứ 2: Thực hiện các nhiệm vụ sự nghiệp lưu trữ thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ, bảo quản bảo vệ an toàn và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. 1.3.2 Vị trí và ý‎ nghĩa của công tác lưu trữ. Công tác lưu trữ là một khâu rất quan trọng trong quy trình xử lý thông tin, là một nội dung quan trọng trong hoạt động văn phòng. Công tác này có ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý của cơ quan. Giải quyết tốt công tác lưu trữ trong cơ quan đơn vị có ý nghĩa trên nhiều mặt của quá trình quản lý: - Cung cấp những chứng cứ tài liệu xác thực nhất bằng văn bản phục vụ cho công tác tra cứu và sử dụng tài liệu. - Bảo quản tốt nhất những tư liệu liên quan đến hoạt động của cơ quan. - Thu thập được nhiều tài liệu có giá trị về nhiều mặt phục vụ cho hoạt động của cơ quan. 1.3.3 Tính chất của công tác lưu trữ. * Tính chất khoa học: Tính chất khoa học của công tác lưu trữ được thể hiện nổi bật qua việc nghiên cứu tìm ra các quy luật hoạt động xã hội được phản ánh vào tài liệu lưu trữ, xây dựng hệ thống lý luận về lưu trữ để thực hiện các nội dung chuyên môn của công tác lưu trữ như phân loại, xác định giá trị, thu thập và bổ sung tài liệu, xây dựng hệ thống công cụ tra cứu, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ… Mỗi quy trình nghiệp vụ lưu trữ của mỗi loại hình tài liệu lưu trữ đều có những đặc thù của nó. Khoa học lưu trữ phải tìm tòi, phát hiện ra đặc điểm cụ thể của từng loại hình tài liệu lưu trữ và đề ra một cách chính xác cách tổ chức khoa học cho từng loại hình tài liệu. Khoa học lưu trữ phải nghiên cứu kế thừa các kết quả nghiên cứu khoa học của các ngành khác để áp dụng hữu hiệu vào các quy trình nghiệp vụ lưu trữ. Những thành tựu của toán học, tin học, hoá học, sinh học… đang được nghiên cứu ứng dụng để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ, thông tin nhanh chóng, chính xác nội dung tài liệu lưu trữ phục vụ những người nghiên cứu. Để quản lý thống nhất các lĩnh vực nghiệp vụ lưu trữ, công tác tiêu chuẩn hoá trong lưu trữ cũng phải nghiên cứu một cách đầy đủ. Các tiêu chuẩn kho tàng bảo quản an toàn cho từng loại hình tài liệu, tiêu chuẩn về giá, tủ, bìa, cặp… bảo quản tài liệu là những vấn đề đang đặt ra cho công tác tiêu chuẩn hoá của ngành. * Tính chất cơ mật: Về lý thuyết, tài liệu lưu trữ chủ yếu có giá trị lịch sử. Tài liệu này phải được sử dụng rộng rãi phục vụ nghiên cứu lịch sử, giúp cho mọi hoạt động xã hội. Tuy nhiên, một số tài liệu lưu trữ vẫn còn chứa đựng nhiều nội dung thuộc về bí mật quốc gia, do đó kẻ thù tìm mọi thủ đoạn, âm mưu để đánh cắp các bí mật quốc gia trong tài liệu lưu trữ. Vì vậy, các nguyên tắc, chế độ trong công tác lưu trữ phải thể hiện đầy đủ tính chất bảo vệ các nội dung cơ mật của tài liệu; cán bộ lưu trữ phải là những người giác ngộ quyền lợi giai cấp vô sản, quyền lợi dân tộc, luôn cảnh giác cách mạng, có ý thức tổ chức kỷ luật, chấp hành nghiêm chỉnh các quy chế bảo mật tài liệu lưu trữ của Đảng và Nhà nước. 1.3.4 Chức năng của công tác lưu trữ. Công tác lưu trữ là một ngành hoạt động của Nhà nước với chức năng bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. Do đó công tác lưu trữ có các chức năng sau: - Giúp Nhà nước tổ chức, bảo quản hoàn chỉnh và an toàn tài liệu, phông lưu trữ Quốc gia. - Tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu, phông lưu trữ Quốc gia góp phần thực hiện tốt đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước đề ra trong từng giai đoạn cách mạng. Hai chức năng có mối quan hệ mật thiết với nhau, nếu thực hiện một cách thống nhất, đan xen kết hợp hài hòa sẽ tạo tiền đề để thực hiện chức năng tổ chức và sử dụng tài liệu lưu trữ Quốc gia. 1.3.5 Nội dung của công tác lưu trữ. Công tác Lưu trữ bao gồm các nội dung sau: Phân loại tài liệu lưu trữ. Xác định giá trị tài liệu lưu trữ. Bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ. Thống kê tài liệu lưu trữ. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ. Bảo quản tài liệu lưu trữ. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. 1.3.5.1 Phân loại tài liệu lưu trữ. Phân loại tài liệu lưu trữ là sự phân chia tài liệu thành các nhóm dựa vào những đặc trưng chung của chúng nhằm tổ chức một cách khoa học và sử dụng một cách hiệu quả những tài liệu đó. Phân loại tài liệu nói chung là quá trình tổ chức khoa học nhằm làm cho tài liệu thuộc phông lưu trữ Quốc gia, tài liệu trong từng kho lưu trữ và các phông lưu trữ phản ánh đúng hoạt động của các cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp, cá nhân để đáp ứng được đầy đủ các yêu cầu về nghiên cứu, sử dụng và bảo quản tài liệu được thuận tiện và an toàn. Phân loại tài liệu là bước quan trọng để tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ. Khâu phân loại liên quan chặt chẽ với các khâu nghiệp vụ khác như: Xác định giá trị, bổ, thống kê tài liệu… Trên cơ sở phân loại tài liệu lưu trữ, việc xác định giá trị, bổ sung tài liệu lưu trữ sẽ được tiến hành thuận lợi. Ngược lại, xác định chuẩn xác giá trị tài liệu, bổ sung tài liệu đầy đủ cũng là điều kiện để tiến hành có hiệu quả việc phân loại tài liệu. 1.3.4.2 Xác định giá trị tài liệu lưu trữ. Xác định giá trị tài liệu lưu trữ là việc nghiên cứu để quy định thời gian cần bảo quản cho từng loại tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan và lựa chọn để đưa vào bảo quản trong các phòng, các kho lưu trữ những tài liệu có giá trị về các mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học… Thông qua việc đánh giá sẽ loại ra để hủy bỏ những tài liệu đã thực sự hết ý nghĩa trên mọi phương diện nhằm nâng cao chất lượng các phông lưu trữ. Mục đích cơ bản của công tác xác định giá trị tài liệu là quy định thời hạn cần thiết cho việc bảo quản tài liệu, loại ra để hủy bỏ những tài liệu đã hết giá trị. Ý nghĩa: Xác định giá trị tài liệu đúng đắn sẽ góp phần giữ gìn được những tài liệu có giá trị, tạo điều kiện sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ, đồng thời loại bỏ những tài liệu hết giá trị, giảm bớt chi phí bảo quản. Do mục đích và ý nghĩa của công tác xác định giá trị tài liệu, khi thực hiện công tác này phải đảm bảo yêu cầu chính xác và thận trọng. Hội đồng xác định giá trị tài liệu được thành lập ở các cơ quan có tài liệu lưu trữ đem ra đánh giá. Điều 9 pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ Quốc gia đã quy định: “Việc lựa chọn những tài liệu lưu trữ Quốc gia để bảo quản và loại ra những tài liệu lưu trữ hết giá trị để tiêu hủy phải có hội đồng xác định giá trị tài liệu lưu trữ quyết định”. Hoạt động của Hội đồng đặt dưới sự lãnh đạo trực tiếp của thủ trưởng cơ quan chuyên môn đề nghị cơ quan lưu trữ cấp trên duyệt. Các tài liệu dự định tiêu hủy phải lập biên bản riêng trong đó ghi rõ: Thành phần hội đồng đánh giá, tên người đại diện cho cơ quan, đơn vị có tài liệu đưa đi tiêu hủy, số lượng đơn vị bảo quản. Biên bản phải đượ._.giá trị của người có thẩm quyền. * Biên bản huỷ tài liệu và các tài liệu có liên quan. Hồ sơ tiêu huỷ tài liệu hết giá trị được bảo quản tại cơ quan Công ty hoặc đơn vị thành viên có tài liệu tiêu huỷ trong thời hạn ít nhất 20 năm kể từ ngày tài liệu bị tiêu huỷ. 2.2.3.2.2 Thu thập, bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ. Hàng năm Lưu trữ Công ty hoặc đơn vị thành viên có trách nhiệm: + Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu. + Căn cứ vào Danh mục hồ sơ của cơ quan Công ty hoặc đơn vị thành viên, phối hợp với các phòng, các cá nhân xác định hồ sơ, tài liệu thu thập. + Phối hợp với các phòng, các cá nhân chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp và thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”. + Chuẩn bị kho tàng và các phương tiện để tiếp nhận tài liệu. + Tổ chức tiếp nhận tài liệu và lập “Biên bản giao nhận tài liệu” “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và “Biên bản giao nhận tài liệu” theo mẫu quy định của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước. 2.2.3.2.3 Chỉnh lý tài liệu lưu trữ. Giám đốc công ty hoặc Thủ trưởng đơn vị thành viên có trách nhiệm chỉ đạo việc chỉnh lý tài liệu của cơ quan Công ty hoặc đơn vị thành viên theo quy định của pháp luật. Yêu cầu của tài liệu sau khi chỉnh lý: + Phân loại và lập thành hồ sơ hoàn chỉnh. + Xác định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu. + Hệ thống hoá và lập mục lục hồ sơ, tài liệu. + Lập danh mục tài liệu hết giá trị loại ra để tiêu huỷ. Nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu được thực hiện theo quy định tại Công văn số 283/VTLTNN – VTTƯ ngày 19 tháng 5 năm 2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính. 2.2.3.2.4 Bảo quản tài liệu lưu trữ. Tài liệu lưu trữ của cơ quan Công ty hoặc đơn vị thành viên được bảo vệ, bảo quản an toàn trong kho lưu trữ. Giám đốc Công ty hoặc Thủ trưởng các đơn vị thành viên có trách nhiệm chỉ đạo việc bảo quản tài liệu lưu trữ ở cơ quan Công ty hoặc đơn vị thành viên theo những nội dung sau: + Xây dựng và bố trí kho lưu trữ theo dúng tiêu chuẩn quy định của Nhà nước. + Thực hiện các biện pháp phòng, chống cháy nổ; phòng, chống thiên tai; phòng gian, bảo mật đối với kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ. + Trang bị đầy đủ các thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ. + Duy trì nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng phù hợp với từng loại hình tài liệu lưu trữ. + Thực hiện các biện pháp phòng, chống côn trùng, nẫm mốc, khử axít và các tác nhân gây hư hỏng tài liệu. + Tu bổ tài liệu lưu trữ bị hư hỏng hoặc có nguy cơ bị hư hỏng. + Thực hiện chế độ bảo hiểm tài liệu lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ đặc biệt quý hiếm. 2.2.3.2.5 Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. * Đối tượng được phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. + Các phòng, hoặc cá nhân trong Công ty hoặc đơn vị thành viên cần khai thác để giải quyết công việc của Công ty, đơn vị thành viên. + Các Cơ quan, tổ chức, cá nhân bên ngoài cần khai thác sử dụng tài liệu phục vụ cho công tác nghiên cứu khoa học và những mục đích chính đáng khác. * Thủ tục khai thác sử dụng tài liệu. + Các phòng hoặc cá nhân trong Công ty hoặc đơn vị thành viên cần khai thác tài liệu phải làm giấy đề nghị và được sự đồng ý của Chánh Văn phòng Đối ngoại hoặc Trưởng phòng tổ chức hành chính. + Các cơ quan, tổ chức, cá nhân bên ngoài có nhu cầu khai thác tài liệu phải làm giấy đề nghị hoặc có giấy giới thiệu của cơ quan, tổ chức và được sự đồng ý bằng văn bản của Giám đốc Công ty hoặc Thủ trưởng đơn vị thành viên. + Cán bộ làm công tác lưu trữ của Công ty hoặc đơn vị thành viên có trách nhiệm hướng dẫn các thủ tục và cung cấp tài liệu lưu trữ theo chỉ đạo của lãnh đạo, thực hiện đúng các quy định của kho lưu trữ. + Tất cả độc giả khai thác, sử dụng tài liệu đều tuân thủ nội quy kho lưu trữ và các quy định về bảo vệ bí mật tài liệu của Công ty hoặc đơn vị. * Các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ. Tuỳ theo mục đích, yêu cầu, tính chất công việc, người có thẩm quyền cho phép độc giả sử dụng tài liệu lưu trữ theo các hình thức sau: Nghiên cứu tại chỗ, cho mượn tài liệu ra khỏi kho lưu trữ, cho mượn tài liệu ra khỏi Công ty hoặc đơn vị. Trường hợp cần mượn tài liệu ra khỏi kho lưu trữ để sử dụng trong Công ty hoặc đơn vị thành viên phải được sự đồng ý bằng văn bản của Chánh Văn phòng Đối ngoại hoặc Trưởng phòng tổ chức hành chính. Trường hợp cần mang tài liệu ra khỏi Công ty hoặc đơn vị thành viên phải được sự đồng ý bằng văn bản của Giám đốc Công ty hoặc Thủ trưởng đơn vị thành viên. * Thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ. - Giám đốc Công ty hoặc Thủ trưởng đơn vị thành viên quyết định cho phép khai thác, sử dụng tài liệu loại mật bảo quản tại lưu trữ Công ty hoặc đơn vị thành viên. - Chánh Văn phòng Đối ngoại hoặc Trưởng phòng Tổ chức Hành chính quyết định cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ loại thường. - Người có thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ cho phép sao, chụp tài liệu lưu trữ. Việc sao, chụp tài liệu lưu trữ phải do Lưu trữ Công ty/đơn vị thành viên thực hiện. 2.2.4 Đánh giá, nhận xét công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam. 2.2.4.1 Thuận lợi trong công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty. - Công tác Văn thư lưu trữ của Công ty được thực hiện các quy trình nghiệp vụ dựa theo quy định của Cục Lưu trữ Nhà nước, nên công tác này của Công ty được thực hiện một các khoa học và đảm được tính pháp lý của công tác Văn thư theo quy định của Nhà nước. - Được sự quan tâm, ủng hộ, giúp đỡ của ban lãnh đạo Công ty cũng như của cán bộ lãnh đạo khối văn phòng, bộ phận Văn thư trong Công ty được đáp ứng đầy đủ các điều kiện về trang thiết bị, máy móc…tạo điều kiện làm việc tốt nhất cho nhân viên văn thư. Hệ thống trao đổi thông tin liên lạc với bên ngoài đã được cải thiện và hiện đại hóa bằng hệ thống máy điện thoại, máy Fax, mail qua mạng… Thay vì việc trước đây mỗi khi giao dịch với cơ quan ngoài hoặc công văn, giấy tờ của Công ty cần gửi nhanh thì văn thư phải đi đến tận nơi gửi qua bưu điện thì hiện nay văn thư có thể liên lạc với các cơ quan bên ngoài qua hệ thống điện thoại, Fax hoặc mail rất nhanh và thuận tiện. - Phòng văn thư được bố trí bao gồm 04 nhân viên, họ đều là những người có trình độ, qua đào tạo và có thâm niên về nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ do đó mà họ dày dặn kinh nghiệm trong việc xử lý, giải quyết văn bản, giấy tờ của Công ty. - Về nghiệp vụ Văn thư, với hệ thống máy móc, trang thiết bị cũng như đội ngũ CBCNV hiện nay thì Công tác văn thư được thực hiện khá tốt, có khả năng đáp ứng được nhu cầu công tác văn thư hàng ngày của cơ quan Công ty. - Phòng văn thư được bố trí ngay đối diện cửa chính của trụ sở làm việc cơ quan nên việc tiếp nhận và giải quyết văn bản được thực hiện một cách khá nhanh chóng, thuận tiện. 2.2.4.2 Những khó khăn, trở ngại trong công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty. Bên cạnh những thuận lợi thì công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty còn có không ít những khó khăn cần được sự quan tâm giúp đỡ giải quyết từ phía Ban lãnh đạo để từng bước hoàn thiện công tác này. - Còn chịu ảnh hưởng của thời bao cấp trong công tác quản lý cũng như tổ chức thực hiện công việc. CBCNV làm việc còn thụ động, ít sáng tạo, chưa mạnh dạn đề xuất ý kiến, còn làm việc hoàn toàn mang tính chất thủ công. - Hoạt động đăng ký vào sổ các loại văn bản, giấy tờ của cơ quan mới chỉ đơn thuần được thực hiện trên sổ sách mà trong phòng làm việc lại được cung cấp đầy đủ máy tính, máy in vì thế vẫn chưa tận dụng đựơc máy móc đưa vào sử dụng đảm bảo tính khoa học, nhanh, hiện đại và thuận tiện cho việc tra cứu sử dụng tài liệu. - Hiện tại có 4 CBCNV làm việc trong công tác Văn – Thư lưu trữ, tuy nhiên trên thực tế mới chỉ có 2 nhân viên trong số họ là đã được đào tạo chính quy về nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ. Còn lại mới chỉ được cập nhật kiến thức này thông qua những lớp bồi dưỡng ngắn hạn, họ mới chỉ đơn thuần làm việc theo thói quen, theo kinh nghiệm, xử lý công việc mang tính thủ công, dập khuân, ít sáng tạo. - Công tác bảo quản hồ sơ tài liệu của Công ty hiện vẫn chưa được chú trọng. Hiện nay do điều kiện về phòng ốc nên tại trụ sở của cơ quan vẫn chưa có phòng riêng phục vụ hoạt động lưu trữ của cơ quan, nên hoạt động lưu trữ giấy tờ tài liệu cơ quan chưa được đảm bảo. Việc lưu trữ hồ sơ tài liệu tại các phòng ban còn rắc rối và nhiều sơ hở làm cho việc tra cứu tài liệu tài liệu, bảo quản tài liệu gặp rất nhiều khó khăn. Bởi cảng chưa có kho lưu trữ tập trung riêng mà phòng ban nào phát hành văn bản thì lưu tại phòng ban đó còn bản lưu thì được lưu ngay tại phòng Văn thư Công ty. - Công việc của các nhân viên trong phòng văn thư chưa được phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng người mà vẫn còn ở dạng việc đến tay ai người ấy làm nên công việc chưa được tổ chức một cách khoa học và quy củ. - Cán bộ văn thư còn yếu về trình độ ngoại ngữ và vi tính nên gặp rất nhiều khó khăn trong việc áp dụng máy móc, công nghệ hiện đại vào thực hiện công tác Văn thư – Lưu trữ cơ quan. CHƯƠNG 3 MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY XĂNG DẦU HÀNG KHÔNG VIỆT NAM. Tất cả mọi công văn, giấy tờ dù đến bằng bất cứ nguồn nào và hình thức nào đều là những thông tin quý giá đối với Doanh nghiệp. Theo quy định chung thì mọi công văn giấy tờ đến công ty hay từ công ty gửi đi nhất thiết phải qua bộ phận văn thư để đăng ký. Điều này chứng tỏ công tác văn thư cũng chính là bước khởi đầu của quá trình xử lý thông tin. Làm tốt công tác văn thư cũng chính là giúp cho mọi công việc trong Công ty tiến hành thuận lợi hơn, hiệu quả hơn. Như thế, Văn thư – Lưu trữ là hai mặt luôn có mối quan hệ mật thiết với nhau trong quá trình xử lý thông tin. Công tác văn thư càng chính xác bao nhiêu thì công tác lưu trữ càng thuận lợi bấy nhiêu. Công tác văn thư lưu trữ giúp cho người quản lý xử lý thông tin một cách chính xác, khoa học và hiệu quả nhất. Điều này càng khẳng định sự cần thiết của công tác Văn thư – Lưu trữ trong hoạt động của Công ty. Để đáp ứng nhu cầu và nhiệm vụ được giao thì việc nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ là vô cùng cấp bách và cần thiết. Công việc này cần được triển khai trong thời gian sớm nhất nhằm phục vụ có hiệu quả cho công tác quản lý. 3.1 MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY XĂNG DẦU HÀNG KHÔNG VIỆT NAM. Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam là một công ty lớn, được bạn hàng cũng như các đối tác quốc tế đánh giá cao về chất lượng hàng hóa dịch vụ, cũng như thái độ phục vụ của toàn thể CBCNV trong Công ty. Là một sinh viên thực tập em nhận thấy với quy mô, đặc điểm, lĩnh vực kinh doanh như Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam thì việc nâng cao chất lượng hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ là vấn đề hết sức cần thiết và cần được giúp đỡ của Tổng Công ty Hàng không Việt Nam nói chung, Ban lãnh đạo Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam nói riêng. Trong thời gian thực tập và tìm hiểu về hoạt động của công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty em đã học được từ các cô, các chị tổ văn thư Công ty những kinh nghiệm thực tế quý báu đồng thời, căn cứ vào thực trạng còn tồn đọng trong công tác Văn thư – Lưu trữ, em xin mạnh dạn đưa ra một số giải pháp nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty đó là: 3.1.1 Tổ chức sắp xếp nhân sự tại tổ Văn thư – Lưu trữ một cách khoa học. Hiện tại Tổ văn thư Công ty có 04 nhân viên đảm nhiệm công tác Văn thư – Lưu trữ, họ đều là những người đã trải qua nhiều năm công tác nên bản thân học đã đúc rút được không ít những kinh nghiệm quý báu. Tuy nhiện, do trước đây một nửa số họ chỉ được tham dự các khóa đào tạo bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ ngắn hạn nên về mặt trình độ chuyên môn họ còn có phần hạn chế. Mà thực tế cho thấy rằng công tác văn thư thực hiện một cách nhanh chóng, chính xác, kịp thời, bí mật hay không là phần lớn phụ thuộc vào chính những năng lực và trình độ của CBCNV văn thư. Theo em, để nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam thì trước tiên cần phải bố trí, sắp xếp nhân sự theo hướng bổ sung thêm cán bộ trẻ tuổi có năng lực, trình độ chuyên môn, có khả năng sử dụng thành thạo những thiết bị văn phòng hiện đại như máy vi tính, máy photo đặc biệt là có trình độ ngoại ngữ tốt. Sự kết hợp hài hòa giữa người có kinh nghiệm thực tế lâu năm với những người có kiến thức chuyên môn vững vàng chắc chắn sẽ đưa công tác Văn thư – Lưu trữ của Công ty hoạt động có năng suất, chất lượng và hiệu quả cao. 3.1.2 Đào tạo, nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên tổ Văn thư – Lưu trữ. Con người chính là nguồn tài liệu vô giá, là nhân tố quan trọng quyết định sự tồn tại của Doanh nghiệp. Vì tất cả mọi hoạt động đều không thể thiếu đôi bàn tay và trí óc của con người. Trong công tác Văn thư – Lưu trữ cũng vậy, ngoài sự quan tâm giúp đỡ của ban lãnh đạo về mọi mặt như điều kiện làm việc, trang thiết bị hiện đại phục vụ tốt cho công việc còn cần tích cực đào tạo bồi dưỡng trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho nhân viên văn thư là điều tất yếu. Soạn thảo văn bản là một trong những công việc chính mà văn thư cần phải đảm nhiệm. Khác với một số Doanh nghiệp khác, nhân viên văn thư phải chịu trách nhiệm soạn thảo tất cả các văn bản nhưng do đặc điểm quy mô hoạt động tương đối rộng, số lượng văn bản mà Công ty nhận ngày càng nhiều nên văn bản thuộc phạm vi phòng nào thì phòng đó tự soạn thảo còn nhân viên văn thư chủ yếu là thực hiện việc kiểm tra về thể thức văn bản. Nhưng việc kiểm tra văn bản về thể thức bố cục văn bản trước khi vào sổ là hết sức quan trọng làm giảm những sai sót trong việc soạn thảo từ các phòng ban bởi trên thực tế việc soạn thảo văn bản bởi các nhân viên trong các phòng ban còn mang tính thủ công, chưa được đào tạo về nghiệp vụ văn thư cũng như soạn thảo văn bản nên cần được hướng dẫn và sửa chữa một cách kỹ lưỡng. Vì vậy em nhận thấy việc thường xuyên cử nhân viên văn thư đi học để nâng cao kỹ năng soạn thảo và cập nhật những sửa đổi về cách thức bố trí văn bản là điều hết sức cần thiết. - Ngoài ra để thích ứng và theo kịp với tốc độ phát triển ngày càng cao của nền kinh tế thị trường hiện nay thì nhân viên văn thư cần phải trang bị cho mình kiến thức tin học và ngoại ngữ. Bởi việc áp dụng máy móc đặc biệt là máy tính trong công tác soạn thảo văn bản, hay quản lý, vào sổ các văn bản mang lại tiện ích rất lớn, góp phần nâng cao được hiệu quả và chất lượng công việc. Bên cạnh đó, ngày nay ngoại ngữ là một điều kiện thiết yếu với tất cả các cơ quan đặc biệt là đối với Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam đối tượng khách hàng có số đông là khách quốc tế nên việc tiếp nhận các giấy tờ ra vào cũng như các văn bản bằng tiếng anh là rất nhiều mà thực tế hiện nay taị cơ quan cán bộ văn thư còn quá yếu về hai mảng này vì thế em xin đưa ra ý kiến kiến nghị với Ban lãnh đạo Công ty trong việc chú trọng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cũng như trình độ tin học, ngoại ngữ của cán bộ văn thư để nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn thư, đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của khách hàng. Như đã trình bày tại phần thực trạng, hiện tại phòng văn thư của cơ quan đã được cung cấp đầy đủ hệ thống máy tính, máy in, máy photo tuy nhiên việc sử dụng máy tính vào công tác vào sổ văn bản vẫn chưa được áp dụng thực hiện. Mà theo em, việc lập các mẫu sổ theo quy định thông thường có thể tiến hành lập trên máy tính. Đây là một thiết bị có rất nhiều tính năng hữu ích phục vụ có hiệu quả trong công tác Văn thư – Lưu trữ. Với những phông có sẵn thì việc nhập các thông tin của văn bản sẽ rất thuận tiện và nhanh chóng. Bên cạnh kiến thức về tin học thì ngoại ngữ là phương tiện giao tiếp vô cùng quan trọng, giúp Doanh nghiệp tiến tới thành công. 3.1.3 Bố trí, sắp xếp, tổ chức khoa học nơi làm việc. Chỗ làm việc chính là: “Thế giới riêng” của mỗi nhân viên văn phòng nói chung và nhân viên văn thư nói riêng. Tổ chức bố trí nơi làm việc nhằm tạo hứng thú cũng như môi trường và điều kiện làm việc một cách thuận tiện hiệu quả, nhanh chóng nhất, đáp ứng yêu cầu giải quyết công việc được liên hoàn, đảm bảo tính dây truyền, khoa học. Chính vì vậy, việc bố trí, sắp xếp và bài trí nơi làm việc là một trong những nhân tố quyết định tới chất lượng, hiệu quả công việc. Bàn làm việc nên sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp để tạo điều kiện giải quyết công việc một cách nhanh gọn, chính xác. Thực tế tại Công ty Xăng dầu Hàng không như đã trình bày tại phần thực trạng, việc sắp xếp, bố trí vị trí ngồi cũng như việc phân công công việc phù hợp với từng cá nhân là chưa được quan tâm thực hiện. Việc thực hiện công việc chỉ đơn thuần mang tính chất “việc tới tay ai người ấy làm” nên hiệu quả công việc và tốc độ thực hiện công việc trong những giờ cao điểm chưa được phát huy cao nhất khả năng có thể thực hiện. Ban lãnh đạo khối văn phòng nên có ý kiến chỉ đạo tới phòng văn thư, cắt cử, bố trí từng nhân viên theo từng nghiệp vụ: tiếp nhận văn bản, photo, chuyển giao văn bản, kiểm tra vào sổ văn bản đi …theo vị trí ngồi tại phòng làm việc cố định như: Nhân viên tiếp nhận văn bản nên bố trí ngồi đầu bàn, ngay cửa ra vào sau đó đến nhân viên kiểm tra và vào sổ văn bản đi, nhân viên photo và lưu văn thư, rồi đến nhân viên chuyển giao văn bản. Nhân viên văn thư cần chú ý: + Chỉ để trên bàn làm việc những giấy tờ liên quan cần thiết. + Những hồ sơ, tài liệu sau khi đã giải quyết xong cần chuyển ngay đi. + Tất cả những tài liệu lưu trữ không nên để trên bàn mà cần sắp xếp vào các tủ, kệ, giá. + Đối với những giấy tờ chưa giải quyết thì cần xếp gọn gàng vào ngăn bàn. Thực hiện những yêu cầu trên sẽ tạo tâm lý thoải mái, kích thích tâm trạng cũng như hứng khởi, tư duy sáng tạo của nhân viên văn thư. Để nâng cao năng suất, chất lượng công việc và tránh khỏi hội chứng căng thẳng thần kinh (streess) có thể bố trí đặt trên bàn uống nước của nhân viên văn thư một lọ hoa để tạo tâm lý thoải mái, yêu đời. Con người không thể làm việc tốt mang lại hiệu quả cao nhất trong tư thế làm việc gượng ép, không thoải mái và cách bố trí công việc thiếu khoa học. Do đó để công việc được thực hiện một cách hiệu quả, nhanh chóng nhân cần tạo tâm lý thoải mái dễ chịu, tránh mệt mỏi và bố trí tổ chức công việc một cách khoa học là hết sức cần thiết. 3.1.4 Lưu trữ, tập trung giấy tờ theo hướng hiện đại hóa. Theo quy định của Cục Lưu trữ Quốc gia thì những giấy tờ, tài liệu chung của cơ quan phải được lưu trữ tập trung tại một địa điểm trong cơ quan để thuận tiện cho việc tra cứu, sử dụng cũng như đối chứng khi cần thiết. Tuy nhiên trong thực tế ít Doanh nghiệp đã thực hiện nghiêm túc theo quy định này mà hầu hết các Doanh nghiệp đều lưu trữ hồ sơ, tài liệu rải rác tại các phòng ban, Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam cũng nằm trong số đó. Thực tế cho thấy lưu trữ theo cách này chưa thực sự hiệu quả, đôi khi còn làm ảnh hưởng đến tiến độ công việc. Do đó, các hồ sơ, tài liệu không tập trung ở một chỗ mà vẫn nằm rải rác ở khắp các phòng ban nên không thể có chế độ bảo quản thống nhất phù hợp được vì thế mà các hồ sơ, tài liệu không tránh khỏi bị rách, nát, mối, mọt, ẩm mốc… Ngoài ra các hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại các phòng ban thường để rất bừa bãi, không được sắp xếp khoa học theo quy định của lưu trữ nên ít nhiều gây cảm giác chật chội, khó chịu làm hạn chế khả năng sáng tạo của nhân viên, đồng thời gây khó khăn trong việc truy tìm tài liệu khi còn bị thất lạc hay mất tài liệu. Do đó, để khắc phục những tồn tại trên Công ty Xăng dầu Hàng không nên bố trí một kho lưu trữ hồ sơ, tài liệu riêng cho cả văn phòng Công ty Đối với Công ty Xăng dầu Hàng không thì công việc này không phải là vấn đề quá khó khăn bởi trụ sở Công ty là một khu đất có diện tích làm việc tương đối rộng, hiện đang có khu văn phòng gồm 4 tầng và Công ty còn đang có kế hoạc xây dựng mở rộng thêm khu văn phòng ở khu để xe cơ quan. Do đó, nhân tiện thực hiện dự án này Ban lãnh đạo Công ty nên giành riêng một phòng lớn để phục vụ công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu. Việc quản lý trông coi giao cho tổ văn thư đảm nhiệm, cụ thể cách tổ chức phông lưu trữ hồ sơ như sau: + Dựa vào cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty mà văn thư có thể chia thành các tủ lưu trữ cho phù hợp. Hồ sơ, tài liệu liên quan đến bộ phận, phòng ban nào thì để vào tủ của bộ phận đó, nhân viên văn thư là người trực tiếp hướng dẫn họ sắp xếp hồ sơ, tài liệu vào tủ cho hiệu quả và khoa học. + Để góp phần giải phóng không gian lưu trữ thì bào cuối mối năm văn thư phải thống kê lựa chọn ra những giấy tờ, tài liệu đã hết giá trị để tiến hành tiêu hủy. Đây là việc làm thường xuyên đối với các kho lưu trữ đòi hỏi phải thực hiện một cách thận trọng và theo quy trình thẩm định, kiểm tra chặt chẽ. Sau khi tiêu hủy phải lập biên bản tiêu hủy theo mẫu đã quy định. Bên cạnh đó, Công ty cần phải trang bị thêm một số các trang thiết bị chuyên dùng cho công tác văn thư như: Tủ, giá, các thiết bị phòng chống cháy nổ, chống ẩm, mốc, hệ thống thông gió, hệ thống bảo vệ, các loại thuốc chống mối mọt và nếu có thể thì có máy tính nhằm phục vụ việc tra cứu tài liệu một cách nhanh chóng, tiện lợi. Tóm lại, đối với Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam là một công ty có quy mô hoạt động rất lớn, thực hiện việc kinh doanh và trao đổi với rất nhiều cơ quan, ban ngành trong và ngoài nước nên hàng năm không ít các giấy tờ được tập hợp tại đây. Do đó, để đảm bảo cho việc giữ gìn, bảo quản hồ sơ, tài liệu cũng như sự tiện lợi cho việc truy tìm tài liệu thì việc tổ chức phông lưu trữ là điều tất yế cần phải triền khai ngay. 3.1.5 Thường xuyên kiểm tra và đánh giá hoạt động của tổ Văn thư – Lưu trữ. Tồn tại lớn nhất trong hoạt động của Doanh nghiệp Nhà nước hiện nay là tình trạng trông chờ, ỷ lại, trốn tránh trách nhiệm, làm việc cầm chừng, không đem lại hiệu quả. Đặc biệt với Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam hoạt động văn thư có ý nghĩa rất quan trọng đối với hoạt động của Công ty nên cần phải thường xuyên kiểm tra và giám sát, tránh tình trạng nhân viên trốn việc, bỏ việc, bỏ giờ ảnh hưởng tới lao động của Doanh nghiệp. Hiện nay Công ty đang có những hoạt động của công tác văn phòng đó là theo định kỳ, mỗi nhân viên sẽ phải lập bản kiểm điểm về tình hình thực hiện công việc của mình để nộp lên ban lãnh đạo. Đây là một trong những biện pháp mang ý nghĩa tích cực đối với nhân viên và đối với Công ty, bởi qua đây bằng tinh thần tự giác nhân viên sẽ tự giác đánh giá, nhânh xét về bản thân và thái độ, trách nhiệm công việc của mình, phát huy được tính tự giác trong CBCNV. Ngoài ra với những chính sách khen thưởng nhân viên còn được hưởng những lợi ích chính đáng với những cống hiến của họ nên họ càng có trách nhiệm hơn với công việc được giao. Bên cạnh đó, cũng có những hình thức xử phạt, kiểm điểm với những CBCNV không chấp hành đúng nội quy lao động của Công ty như: Đi làm muộn, về sớm; bỏ việc không lý do; tán gẫu trong giờ làm việc. Với biện pháp trên đã mang lại những thành công bước đầu như: Ý thức chấp hành kỷ luật lao động tốt hơn, nhân viên có tinh thần trách nhiệm hơn với công việc được giao, phát huy hết khả năng sáng tạo, không còn tình trạng đánh đồng những người có năng lực với những người thiếu năng lực. 3.2 ĐIỀU KIỆN THỰC HIỆN CÁC GIẢI PHÁP. Công tác Văn thư – Lưu trữ là một công tác có vị trí, ý nghĩa đặc biệt trong hoạt động của mọi Doanh nghiệp nói chung và của Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam nói riêng. Thực hiện tốt công tác này không những phục vụ đắc lực cho công tác quản lý, chỉ đạo mà còn giúp cho việc bảo quản, khai thác tối ưu nguồn thông tin quý giá trước được hình thành trong quá khứ. Do đó, xuất phát từ tình hình thực tiễn trong công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam thì việc nâng cao hiệu quả và chất lượng công tác này là hết sức cần thiết. Nhưng để thực hiện tốt các giải pháp trên thì đòi hỏi phải có sự quan tâm giúp đỡ thường xuyên tích cực từ nhiều phía. 3.2.1 Sự nỗ lực, cố gắng của chính cán bộ công nhân viên tổ Văn thư – Lưu trữ. Mọi giải pháp dù hay và có tính khả thi tới đâu nhưng nếu không có sự nỗ lực quyết tâm và ý trí phấn đấu của nhân viên thì đều không thể mang lại hiệu quả như mong muốn được. Sự nỗ lực của nhân viên chính là chìa khóa của sự thành công. Với những khả năng và kiến thức sẵn có cùng với sự nỗ lực, quyết tâm, lòng yêu nghề, tâm huyết với công việc mình đang làm chắc chắn họ sẽ luôn tìm mọi cách, bằng mọi phương pháp, hình thức để học hỏi, trau dồi vốn kiến thức chuyên môn nghiệp vụ nhằm phục vụ đắc lực cho công việc của mình. Đây là điều kiện tiên quyết để việc thực hiện các giải pháp mang lại hiệu quả. Trong việc có ý thức học hỏi, nâng cao kỹ năng tin học để áp dụng cho công tác lưu trữ hiệu quả hơn) 3.2.2 Sự quan tâm chỉ đạo và giúp đỡ của Lãnh đạo Công ty. Sự động viên khích lệ của Ban lãnh đạo Công ty chính là nguồn động lực lớn lao, tiếp thêm sức mạnh cũng như khuyến khích khả năng sáng tạo trong công việc của nhân viên văn thư. Một trong những yếu tố đem lại thành công cho Doanh nghiệp là cách dùng người của nhà quản lý. Việc quan tâm còn thể hiện ở việc Lãnh đạo thường xuyên chú trọng vào việc đào tạo đội ngũ nhân viên và cung cấp đầy đủ máy móc, điều kiện cần thiết để đáp ứng kịp thời. Bên cạnh việc chăm lo đến đời sống vật chất cũng như tinh thần cho CBCNV, tạo mọi điều kiện thuận lợi cho nhân viên phát huy năng lực của mình, Ban lãnh đạo Công ty còn cần phải chủ động tạo mối quan hệ gần gũi với nhân viên, lắng nghe, tiếp thu mọi ý kiến đóng góp của nhân viên, tạo không khí thân mật giúp nhân viên thoát khỏi tâm lý nặng nề, sợ sệt trước Lãnh đạo. Sự quan tâm giúp đỡ tận tình của ban lãnh đạo Công ty sẽ khiến tự bản thân nhân viên văn thư sẽ thấy mình cần phải làm gì và làm như thế nào để xứng đáng với sự tin cẩn của cấp trên, từ đó chắc chắn họ sẽ làm việc hăng hái hơn, nhiệt tình hơn, và hoàn thành nhiệm vụ với tinh thần trách nhiệm cao dù có khó khăn đến đâu. 3.2.3 Điều kiện về cơ sở vật chất, thiết bị phụ trợ. Với yêu cầu hiện đại hoá ngày càng cao của thời đại, và để thực hiện tốt những giải pháp đề ra thì ngoài điều kiện về con người còn cần phải đảm bảo điều kiện về vật chất như: - Về văn thư: + Hệ thống máy tính, máy photo, máy in… hiện đại, luôn được bảo trì, bảo dưỡng định kỳ và các thiết bị phụ trợ đảm bảo phục vụ công tác văn thư. - Về lưu trữ: + Hệ thống phòng ốc đảm bảo việc lưu trữ đảm bảo đủ lớn, thoáng mát, khô ráo……. + Máy tính, máy photo, máy in…hiện đại, thường xuyên được thay mới đảm bảo việc tra cứu tài liệu. + Hệ thống các tủ, kệ, giá chắc chắn, đủ lớn phục vụ cất giữ, lưu trữ tài liệu. + Chi phí phục vụ việc bảo quản tài liệu lưu trữ như các biện pháp chống ẩm mốc, dán, chuột, mối… - Ngoài ra còn cần có chi phí đảm bảo nâng cao đời sống tinh thần cho cán bộ văn thư cũng như các phòng ban khác trong cơ quan thông qua các hoạt động tập thể, tham quan, hay thưởng trong những ngày lễ tết để tạo sự gắn bó, không khí làm việc cho nhân viên góp phần giúp nhân viên hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Trên đây là một số những nhận xét, kiến nghị của Em đối với công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam dựa trên cơ sở đánh giá thực trạng về công tác Văn thư – Lưu trữ trong thời gian em thực tập. Em hy vọng những giải pháp trên sẽ được lãnh đạo Công ty quan tâm xem xét và sớm đưa vào thực tế. Nhất là Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam đang phấn đấu……………. vì thế việc không ngừng nâng cao hiệu quả công tác Văn phòng đặc biệt là công tác Văn thư – Lưu trữ là một nhiệm vụ cấp bách và vô cùng quan trọng. Đó cũng là tiền đề cho công cuộc hội nhập, mở rộng kinh doanh hợp tác với tất cả các đối tác trên thế toàn giới. KẾT LUẬN Qua thời gian tìm hiểu thực tế tại Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam em nhận thấy công tác Văn thư – Lưu trữ có một vị trí không thể thiếu trong công tác quản lý và điều hành mọi hoạt động của ban lãnh đạo. Văn bản, giấy tờ là công cụ đắc lực chính giúp cho việc ra quyết định của ban Giám đốc Công ty, tránh tình trạng hiểu sai, làm sai gây lãng phí công sức cũng như tài sản của Công ty. Để đảm bảo tính trung thực, chính xác và kịp thời của văn bản, giấy tờ thì Ban Lãnh đạo công ty cần quan tâm chỉ đạo sát sao và không ngừng nâng cao chất lượng, áp dụng thành tựu khoa học, kỹ thuật vào công tác Văn thư – Lưu trữ một cách linh hoạt, khéo léo, phù hợp với hoàn cảnh và điều kiện của Công ty. Đối với cán bộ làm công tác Văn thư – Lưu trữ cần phải tự học hỏi, trau dồi kiến thức chuyên môn nghiệp vụ cho bản thân để có thể hoàn thành tốt công việc của mình. Từ những kiến thức được trang bị trên ghế nhà trường,được sự giúp đỡ, hướng dẫn tận tình của các thầy cô giáo Trường Đại Học Dân Lập Hải Phòng, tập thể cán bộ công chức của khối Văn phòng Công ty Xăng Dầu Hàng Không Việt Nam đặc biệt là Th.s Nguyễn Thị Tình, P.Chánh Văn phòng Đối ngoại Nguyễn Hải Triều, cán bộ viên chức phòng Văn thư – Lưu trữ Công ty trong thời gian thực tập và cô giáo Th.s Trần Thị Ngà trong thời gian viết khoá luận đã trang bị cho em những kiến thức là cơ sở, nền tảng cho việc tiếp thu tri thức mới cũng như kỹ năng nghề nghiệp, giúp đỡ em trong quá trình vận dụng kiến thức đã học tại trường vào thực hiện những công việc thực tế của cơ quan nơi thực tập và hoàn thành khoá luận này. Tuy nhiên trong quá trình thực tập cũng như viết khóa luận em còn nhiều thiếu sót . Em mong được nhận xét, dạy dỗ, chỉ bảo thêm kinh nghiệm từ phía thầy cô và Công ty để giúp em hoàn thành tốt hơn trong công việc thực tiễn sau này. TÀI LIỆU THAM KHẢO Nghiệp vụ công tác Văn thư – Nhà xuất bản Thông tin. Giáo trình Lưu trữ - Nhà xuất bản Thông tin. Công tác Văn thư – Nhà xuất bản Giao thông Vận tải. Công tác Văn thư – Lưu trữ - Nhà xuất bản Quốc gia. Lý luận và phương pháp công tác Văn thư. Kỹ năng và nghiệp vụ văn phòng – Vũ Ngọc Tuấn. Tổ chức văn phòng khoa học – ĐH Kinh tế Quốc dân. Soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản Nhà nước – Tạ Hữu Anh. Nghiệp vụ thư ký văn phòng – TS Nguyễn Hữu Thời. Bài giảng môn Tổ chức Quản trị Văn phòng – Ths Trần Thị Ngà. Quy trình hướng dẫn công tác văn phòng Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam. Cẩm nang nghiệp vụ công tác văn phòng Công ty Xăng dầu Hàng Không Việt Nam. Báo cáo tài chính Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam Năm 2007 và 2008. ._.