Một số biện pháp nhằm nâng cao công tác quản trị & sử dụng nguyên vật liệu

n 26 3. Tăng cường quản trị NVL là biện pháp cơ bản giảm CFKD 28 3.1. ý nghĩa 28 3.2. Các phương pháp chủ yếu 29 3.3. Một số chỉ tiêu 30 Chương II: Phân tích tình hình quản trị nguyên vật liệu tại công ty gạch ốp lát Hà nội 33 1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty 33 2. Một số đặc điểm kinh tế kỹ thuật chủ yếu ảnh hưởng tới công tác quản trị nguyên vật liệu của công ty 35 2.1. Đặc điểm sản phẩm và dây chuyền công nghệ 35 2.2. Cơ cấu tổ chức và lĩnh vực quản trị nhân sự 38 2.3. Đặc điểm về công tác tài chính 43 3. Phân tích tình hình thực tế công tác quản trị và sử dụng NVL của Công ty 45 3.1. Phân loại nguyên vật liệu của Công ty 45 3.2. Thực tế công tác quản trị NVL tại công ty 47 3.3. Tình hình sử dụng NVL tại công ty 55 3.4. Một số đánh giá về công tác quản trị NVL tại Công ty 60 3.5. Nguyên nhân của những tồn tại 61 Chương III: Một số biện pháp nhằm nâng cao công tác quản trị và dụng NVL 63 1. Xây dựng hệ thống hoạch định nhu cầu NVL (MRP) 63 1.1. Thực chất và yêu cầu của hoạch định nhu cầu NVL 63 1.2. Xây dựng hệ thống hoạch định nhu cầu NVL 65 1.2.1. Những yếu tố cơ bản của hệ thống MRP 65 1.2.2. Trình tự lấy kế hoạch nhu cầu NVL 66 1.3. Xây dựng kế hoạch dự trữ tối ưu 66 2. Đổi mới và hoàn thiện phương pháp xây dựng định mức 68 3. Không ngừng giảm bớt phế liệu, phế phẩm, hạ thấp định mức tiêu dùng NVL 70 3.1. Đầu tư chiều sâu vào máy móc thiết bị 70 3.2. Nâng cao hệ thống kho tàng, đảm bảo chất lượng cho NVL 71 3.3. Quản trị và nâng cao trình độ về nhân sự 72 3.4. Sử dụng NVL thay thế 74 3.5. Triệt để thu hồi và tận dụng phế phẩm tại các công đoạn 76 4. Đổi mới hình thức cấp phát nguyên vật liệu 78 Phần kết luận 80 Mục lục tham khảo 81 Lời mở đầu Ngày nay, cùng với sự phát triển không ngừng của xã hội, nhu cầu của con người càng ngày càng cao về mọi mặt. Trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh, sản phẩm, hàng hoá của các doanh nghiệp sản xuất ra luôn phải theo kịp, phải đáp ứng được nhu cầu của con người. Với sự cạnh tranh gay gắt, khốc liệt của thị trường, các doanh nghiệp muốn đứng vững, muốn tồn tại và phát triển thì phải luôn luôn đổi mới, cải tiến hệ thống sản xuất bao gồm nhiều yếu tố kết hợp, trong đó yếu tố đầu vào là một trong những yếu tố quan trọng, có ảnh hưởng rất lớn đến quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Là một doanh nghiệp Nhà Nước nằm trong Tổng Công ty Thuỷ Tinh và Gốm Xây Dựng, công ty Gạch ốp Lát Hà Nội cũng đang dần từng bước tự hoàn thiện mình để hoà chung với guồng quay của nền kinh tế mở, những sản phẩm mà Công ty sản xuất ra đã và đang cùng những sản phẩm từ những ngành nghề khác, xây dựng một nước Việt Nam đang trên đà công nghiệp hoá hiện đại hoá. Sản phẩm gạch ốp tường và lát nền của công ty đã dần thay thế được các sản phẩm ngoại nhập, chiếm lĩnh thị trường trong nước và từng bước thâm nhập thị trường quốc tế. Để đạt được những bước tiến ban đầu khả quan đó, công ty đã tìm tòi, hoàn thiện hệ thống quản lý của mình, trong đó công tác quản lý nguyên vật liệu đã đóng góp tích cực vào hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác quản lý doanh nghiệp sau quá trình nghiên cứu các môn học về kinh tế nói chung và chuyên ngành quản trị nói riêng tại khoa Quản trị Kinh doanh tổng hợp Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Hà Nội, trong đề tài này em xin trình bày 3 nội dung chủ yếu: Chương I: tăng cường quản trị nguyên vật liệu là biện pháp cơ bản để giảm chi phí sản xuất trong doanh nghiệp CHƯƠNG II: Phân tích tình hình quản trị nguyên vật liệutại công ty gạch lát hà nội Chương III: Một số biện pháp nhằm nâng cao công tác quản trị và sử dụng nguyên vật liệu chương I tăng cường quản trị nguyên vật liệu là biện pháp cơ bản để giảm chi phí sản xuất trong doanh nghiệp 1. Vấn đề chung về nguyên vật liệu 1.1. Khái niệm Nguyên vật liệu là cách gọi tắt của nguyên liệu và vật liệu. Cả nguyên liệu và vật liệu là bộ phận quan trọng chủ yếu của tư liệu sản xuất. Đối với các doanh nghiệp sản xuất nguyên vật liệu là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể của sản phẩm. Chúng là đối tượng lao động đã trải qua lao động của con người để khai thác và sản xuất ra chúng. Hay nói cách khác có sự kết tinh lao động của con người trong nguyên vật liệu. Nghiên cứu sự khác nhau giữa nguyên vật liệu và đối tượng lao động nói chung có ý nghĩa rất quan trọng. Để có cơ sở nguyên vật liệu phát triển thì phải phát triển các ngành khai thác và chế biến tài nguyên thiên nhiên. Nếu không thì tài nguyên thiên nhiên chỉ là tiềm năng. Ta lấy ví dụ như, ở một số địa phương của nước ta có chứa những khoáng sản kim loại quý, nhưng chúng ta vẫn chưa có điều kiện khai thác. Như vậy thì chúng vẫn chưa trở thành nguyên vật liệu cho ngành luyện kim hoặc hoá chất,... Trong sản xuất kinh doanh, nguyên vật liệu được vận động theo một quá trình liên tục qua nhiều khâu. Còn trong phạm vi một doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu bắt đầu từ kho và kết thúc cũng tại kho dưới dạng kết tinh trong thành phẩm qua một quá trình chế biến trên dây chuyền công nghệ. Sơ đồ 1. Đường vận động của nguyên vật liệu Các công đoạn sản xuất Kho thành phẩm Kho nguyên vật liệu Phế liệu phế phẩm Huỷ bỏ 1.2. Vai trò Xuất phát từ khái niệm trên chúng ta thấy nguyên vật liệu có một vai trò rất quan trọng, thể hiện dưới một số khía cạnh sau: Cũng như con người và máy móc, nếu thiếu nguyên vật liệu thì quá trình sản xuất sẽ bị gián đoạn hoặc không thể tiến hành được. Nguyên vật liệu trực tiếp cấu tạo nên thực thể sản phẩm, vì vậy chất lượng của nó ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của sản phẩm. Vốn nguyên vật liệu chiếm từ 40-60% tổng số vốn lưu động. Điều này sẽ dẫn đến phải đảm bảo sử dụng nguyên vật liệu hiệu quả nếu như muốn sử dụng vốn lưu động hiệu quả. Đứng trên phương diện kinh doanh nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng từ 60-80% trong cơ cấu giá thành. Điều này có nghĩa là, để phấn đấu hạ giá thành thì phải sử dụng tiết kiệm và hiệu quả nguyên vật liệu. Nói tóm lại, nguyên vật liệu có thể làm gián đoạn sản xuất, rút ngắn chu kỳ sống của sản phẩm cũng như làm cho hoạt động sản xuất kinh doanh bị thua lỗ, hoặc tạo ra một kết quả hoàn toàn ngược lại với những điều vừa kể trên. 1.3. Phân loại Đứng trên từng mục đích nghiên cứu và căn cứ khác nhau chúng ta có thể phân loại nguyên vật liệu theo các loại khác nhau. Sau đây là một số cách phân loại thông dụng: 1.3.1. Căn cứ vào tính chất, mức độ tác động của lao động vào đối tượng lao động Dựa trên tiêu chí này chúng ta có thể phân thành hai loại sau: Nguyên liệu: là những loại mà mức độ tác động của con người còn thấp, chỉ dừng lại ở khai thác và sơ chế, ví dụ như các loại quặng,... Vật liệu: là loại đã qua những công đoạn chế biến của con người. Nó có thể là đầu vào của quá trình sản xuất tiếp theo hoặc là sử dụng ngay cho một số mục đích, ví dụ như vải có thể tiêu dùng ngay hoặc trở thành vật liệu cho ngành may. 1.3.2. Căn cứ vào vai trò tham gia cấu thành nên thực thể của sản phẩm Vật liệu chính: là những loại mà sau quá trình gia công, chế biến sẽ trở thành thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm, như sợi thành vải, lá thuốc lá thành điếu thuốc,... Vật liệu phụ: có tác động phụ trợ trong sản xuất, được sử dụng kết hợp với nguyên vật liệu chính làm thay đổi hình dáng, màu sắc, mùi vị, hoặc phục vụ cho lao động hay sự hoạt dộng của các tư liệu lao động, ví dụ như thuốc nhuộm vải, hương liệu cho mùi vị của điếu thuốc,... 1.3.3. Căn cứ vào nguồn tạo thành Dựa trên tiêu thức này chúng ta có: Nguyên vật liệu "công nghiệp": bao gồm nguyên vật liệu khoáng sản với hai đặc điểm cơ bản không có khả năng tái sinh và thường phân bố trong lòng đất, và nguồn nguyên vật liệu tổng hợp nhân tạo có khả năng mở rộng vô hạn cả về quy mô và đặc tính kỹ thuật dựa trên cơ sở của thành tựu khoa học công nghệ. Nguyên vật liệu "động thực vật ": do các ngành nông lâm, ngư nghiệp sản xuất ra, chúng có khả năng tái sinh, song tốc độ tái sinh phụ thuộc vào điều kiện tự nhiên và khả năng ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật vào các ngành này. Ngoài ba cách phân loại chủ yếu trên, chúng ta còn có thể phân loại nguyên vật liệu thành nguyên vật liệu trong nước và nguyên vật liệu nhập khẩu,... Nghiên cứu các loại nguyên vật liệu này sẽ giúp chúng ta hoạch định cho mình những kế hoạch nguồn nguyên vật liệu thích hợp. 2. Quản trị nguyên vật liệu trong doanh nghiệp 2.1. Xây dựng và hoàn thiện hệ thống định mức tiêu hao NVL Khi nói đến sử dụng nguyên vật liệu thì vấn đề quan tâm đầu tiên đó là định mức tiêu dùng nguyên vật liệu. Vì lẽ này mà trước khi xem xét tình hình sử dụng nguyên vật liệu, chúng ta sẽ xem xét vấn đề định mức và công tác xây dựng định mức qua một số nội dung sau. 2.1.1. Khái niệm và ý nghĩa của định mức 2.1.1.1. Khái niệm Định mức tiêu dùng nguyên vật liệu là lượng tiêu dùng lớn nhất cho phép để sản xuất ra một đơn vị sản phẩm hoặc một công việc nào đó trong những điều kiện nhất định về tổ chức và kỹ thuật của kỳ kế hoạch. 2.1.1.2. ý nghĩa Từ khái niệm trên chúng ta có thể nhận biết được vai trò của định mức tiêu dùng nguyên vật liệu, thể hiện qua một số mặt sau: Nó là cơ sở để xây dựng kế hoạch mua nguyên vật liệu, điều hoà cân đối lượng nguyên vật liệu cần dùng trong doanh nghiệp. Là căn cứ trực tiếp để cấp phát nguyên vật liệu một số cách hợp lý, kịp thời cho các phân xưởng, bộ phận sản xuất, đảm bảo cho quá trình sản xuất được tiến hành cân đối, nhịp nhàng và liên tục. Là cơ sở để tiến hành hạch toán kinh tế nội bộ, tính toán giá thành, nhu cầu vốn lưu động và huy đông nguồn vốn một cách chính xác, hiệu quả. Định mức tiêu dùng nguyên vật liệu là mục tiêu cụ thể để thúc đẩy cán bộ công nhân viên sử dụng hợp lý tiết kiệm nguyên vật liệu, ngăn ngừa những lãng phí có thể xảy ra. Ngoài ra nó còn là thước đo đánh giá trình độ tiến bộ khoa học kỹ thuật và ứng dụng công nghệ mới vào sản xuất, là cơ sở để xác định các mục tiêu cho các phong trào cải tiến kỹ thuật,... Tóm lại, định mức tiêu dùng nguyên vật liệu có một vai trò vô cùng quan trọng. Hơn thế nữa nó còn là một chỉ tiêu động, đòi hỏi phải thường xuyên được đổi mới và hoàn thiện theo sự tiến bộ của kỹ thuật, công tác quản lý, tổ chức sản xuất, trình độ tay nghề của công nhân,... 2.1.2. Công tác quản lý định mức tiêu dùng nguyên vật liệu trong doanh nghiệp 2.1.2.1. Xây dựng định mức tiêu dùng nguyên vật liệu Để xây dựng định mức tiêu dùng nguyên vật liệu thì tuỳ thuộc vào điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp mà có thể lựa chọn một trong các phương pháp sau: Phương pháp thống kê kinh nghiệm: là phương pháp dựa vào hai căn cứ: các số liệu thống kê về mức tiêu dùng nguyên vật liệu của kỳ báo cáo và những kinh nghiệm của những công nhân tiên tiến, rồi dùng phương pháp bình quân gia quyền để xác định định mức. Phương pháp này có ưu nhược điểm sau: Ưu điểm: đơn giản, dễ vận dụng, có thể tiến hành nhanh chóng, phục vụ kịp thời cho sản xuất. Nhược điểm: tính chính xác và khoa học không cao. Phương pháp thực nghiệm: là phương pháp dựa vào kết quả của phòng thí nghiệm kết hợp với những điều kiện sản xuất nhất định để kiểm tra sửa đổi các kết quả đã tính toán, hoặc tiến hành sản xuất thử nhằm xác định mức cho kỳ kế hoạch. Ưu điểm: có tính chính xác và khoa học hơn phương pháp thống kê. Nhược điểm: chưa phân tích toàn diện các yếu tố ảnh hưởng đến định mức và còn phụ thuộc vào điều kiện phòng thí nghiệm, có thể không phù hợp với điều kiện sản xuất. Ngoài ra chi phí cả về mặt vật chất lẫn thời gian đều tương đối cao. Phương pháp phân tích: thực chất của phương pháp này là kết hợp việc tính toán về kinh tế kỹ thuật với việc phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến lượng tiêu hao nguyên vật liệu. Chính vì vậy nó phải được tiến hành qua ba bước sau: Bước 1: Thu thập và nghiên cứu các tài liệu đến mức, đặc biệt là các tài liệu về thiết kế sản phẩm, đặc tính nguyên vật liệu, chất lượng máy móc thiết bị, trình độ tay nghề công nhân,... và số liệu thống kê về tình hình thực hiện mức của kỳ báo cáo. Bước 2: Phân tích từng thành phần trong cơ cấu định mức, và các nhân tố ảnh hưởng để tìm giải pháp xoá bỏ mọi lãng phí, tiết kiệm mức tiêu dùng nguyên vật liệu. Bước 3: Tổng hợp các thành phần trong cơ cấu định mức, tính hệ số sử dụng và đề ra biện pháp phấn đấu giảm mức trong kỳ kế hoạch. Phương pháp này có những ưu nhược điểm sau: Ưu điểm: Có tính khoa học và chính xác cao, đưa ra một mức tiêu dùng hợp lý nhất. Hơn nữa khi sử dụng phương pháp này định mức tiêu dùng luôn luôn nằm trong trạng thái được cải tiến. Nhược điểm: Nó đòi hỏi một lượng thông tin đương đối lớn, toàn diện và chính xác. Điều này có nghĩa là công tác thông tin trong doanh nghiệp phải được tổ chức tốt. Một điều dễ nhận thấy khác đó là với một lượng thông tin như vậy đòi hỏi phải có đội ngũ xử lý thông tin có trình độ và năng lực cao. Nhưng dù nói thế nào thì đây vẫn là phương pháp tiên tiến hiệu quả nhất. 2.1.2.2. Đưa định mức vào sản xuất và theo dõi tình hình thực hiện Kết quả của bước công việc trên sẽ được đưa vào áp dụng trong thực tế. Nhưng trước hết nó phải được thông qua hội đồng định mức và được giám đốc chuẩn y. Việc giao định mức cho công nhân trực tiếp sản xuất được tiến hành khi có sự chứng kiến của thủ trưởng đơn vị giao mức, cán bộ định mức và công nhân thực hiện định mức. Sau khi người công nhân nhận định mức thì các bộ phận liên quan phải tạo điều kiện thuận lợi cho họ tiến hành như: cung cấp đúng đủ kịp thời nguyên vật liệu, đảm bảo tình trạng của trang thiết bị,... Trong khi người công nhân tiến hành sản xuất thì cán bộ định mức phải có trách nhiệm theo dõi tình hình thực hiện và tiến hành phân tích tình hình thực hiện theo định kỳ. Việc phân tích này phải tìm ra được cả nguyên nhân chủ quan lẫn khách quan của việc vượt mức, đạt mức và không đạt mức và đưa ra các giải pháp khắc phục kịp thời. Kết quả của công tác này sẽ là căn cứ cho công tác điều chỉnh định mức. 2.1.2.3. Sửa đổi định mức Như đã nói ở trên, định mức tiêu dùng nguyên vật liệu là một chỉ tiêu động, nó đòi hỏi phải thường xuyên đổi mới và hoàn thiện theo tình hình mới. Để tiến hành được công tác này phải dựa vào các căn cứ sau: Các điều kiện sản xuất thay đổi: ví dụ như đổi mới công nghệ, đổi mới sản phẩm,... Kết quả của các bước công việc như đã nói ở phần trên. Đây là căn cứ quan trọng nhất. Nếu kết quả phân tích không chính xác và không có tính thuyết phục thì sẽ không sửa đổi được,... Thời gian đưa mức vào sản xuất ít nhất phải được ba tháng trừ trường hợp có lệnh đặc biệt của giám đốc. Nếu như thời gian áp dụng chưa lâu mà đã sửa đổi thì sẽ gây tâm lý hoang mang và đặc biệt khó hiệu quả vì chưa đánh giá mức cũ một cách toàn diện. Qua những phần trên ta có thể rút ra rằng định mức là một trong những công cụ quản lý rất quan trọng đặc biệt trong lĩnh vực quản lý nguyên vật liệu. 2.2. Xây dựng kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu 2.2.1. Nguyên tắc và những căn cứ để xây dựng kế hoạch nguyên vật liệu 2.2.1.1. Nguyên tắc Chúng ta hiểu rằng kế hoạch nguyên vật liệu là một bộ phận quan trọng trọng hệ thống kế hoạch phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh. Vì vậy khi xây dựng phải đảm bảo tính khoa học và thực tế, dựa trên những căn cứ sau: Luôn đảm bảo lượng dự trữ hợp lý về số lượng, chất lượng và quy cách. Đảm bảo cung cấp kịp thời cho sản xuất, đồng thời không bị ứ đọng vốn ở khâu dự trữ. Dựa vào kết cấu sản phẩm, khi tính toán lập kế hoạch phải tính riêng cho từng loại nguyên vật liệu. Góp phần nâng cao các chỉ tiêu hiệu quả sử dụng vốn 2.2.1.2. Căn cứ Để đảm bảo các nguyên tắc trên khi xây dựng kế hoạch nguyên vật liệu phải trên các căn cứ sau: Kế hoạch sản xuất sản phẩm trên cơ sở cầu thị trường và các nhân tố khác Hệ thống định mức tiêu hao nguyên vật liệu, đặc điểm sản phẩm, đặc điểm nguyên vật liệu,... Tình hình giá cả và các yếu tố cạnh tranh trên thị trường nguyên vật liệu Các hợp đồng mua bán vật tư và giao nộp sản phẩm cho khách hàng. Tình hình tài chính của doanh nghiệp trong kỳ kế hoạch Hệ thống kho tàng hiện có của doanh nghiệp,... 2.2.2. Các chỉ tiêu cần xác định khi xây dựng kế hoạch nguyên vật liệu 2.2.2.1. Xác định cầu nguyên vật liệu trong kỳ kế hoạch Trên cơ sở phân tích và dự báo các nhân tố ảnh hưởng đến cầu nguyên vật liệu cũng như sự thoả hiệp của các bộ phận, việc xác định cầu về nguyên vật liệu bao gồm các nội dung cụ thể là: Xác định số nguyên vật liệu cần thiết cho một thời kỳ kế hoạch nào đó cũng như từng thời điểm mua sắm với số lượng cụ thể. Dựa theo những căn cứ đã xem xét ở trên thì về nguyên tắc, cầu về nguyên vật liệu của một thời kỳ không được đáp ứng một lần mà được chia nhỏ và được cung ứng làm nhiều lần khác nhau. Xác định người cung ứng cũng như giá cả nguyên vật liệu trong từng thời điểm mua sắm. Trong thực tế, các doanh nghiệp có thể sử dụng các tài liệu dưới đây để xác định cầu về nguyên vật liệu cho thời kỳ kế hoạch: Các báo cáo về tình hình thị trường có chú ý đến việc đánh giá khả năng phát triển kinh tế trong kỳ kế hoạch. Các thống kê của các cơ quan thống kê, các phân tích và dự báo thị trường của các cơ quan nghiên cứu, các số liệu thu thập được từ các hội chợ triển lãm,... Thống kê về tiêu thụ sản phẩm ở các thời kỳ trước đó và các nhân tố ảnh hưởng đến khả năng tiêu thụ sản phảm trong kỳ kế hoạch. Các định mức tiêu hao nghuyên vật liệu hoặc phân tích số liệu tiêu hao nguyên vật liệu của thời kỳ trước đó. Thẻ (sổ) kho theo dõi nguyên vật liệu theo từng nhóm loại cụ thể để biết được các thông tin về lưu kho mỗi loại. Thẻ (sổ) theo dõi lượng đặt hàng từ nhiều người cấp hàng khác nhau vào các thời điểm khác nhau. 2.2.2.2. Xác định lượng đặt hàng và dự trữ tối ưu Cầu về nguyên vật liệu của một thời kỳ kế hoạch không được cung ứng một lần mà phải chia ra làm nhiều lần cung ứng với số lượng xác định. Về nguyên tắc, số lần và lượng cung ứng nguyên vật liệu cụ thể do tốc độ sản xuất sản phẩm, các thông số về kho tàng và lưu kho nguyên vật liệu, diễn biến và dự báo về cung ứng nguyên vật liệu, giá cả nguyên vật liệu trên thị trường,...qui định. Vì vậy, vấn đề đặt ra là phải xác định được lượng đặt hàng và dự trữ đem lại hiệu quả kinh doanh cao nhất (lượng đặt hàng và dự trữ tối ưu). Các nhân tố khác cần xem xét khi xác định lượng đặt hàng và dự trữ tối ưu là: tổng cầu về nguyên vật liệu trong kỳ kế hoạch, thời gian, mua sắm, khả năng cung ứng từng phần, năng lực kho tàng, giới hạn về tài chính. Đồ thị.1 Mô hình đặt hàng tối ưu AC AVC AFC AVC ACmin TCmin AFC 0 Qopt Q Vì chi phí kinh doanh mua sắm và lưu kho trong kỳ kế hoạch là tổng của chi phí kinh doanh mua sắm, đặt hàng và kho (cả tiền trả lãi cho số vốn tương ứng với giá trị nguyên vật liệu lưu kho) nên nếu gọi: Dn là số cầu về nguyên vật liệu của thời kỳ kế hoạch (một năm) P là giá mua 1 đơn vị nguyên vật liệu VCms là chi phí kinh doanh mua sắm trực tiếp FCdh là chi phí kinh doanh cố định đặt hàng, gắn với từng lần đặt hàng VCi là chi phí kinh doanh lưu kho và tiền trả lãi tương ứng với số vốn liên quan đến nguyên vật liệu lưu kho trong kỳ kế hoạch i là tỷ lệ lãi suất phải trả và chi phí kinh doanh lưu kho so với lượng chi phí kinh doanh lưu kho và tiền trả lãi trong kỳ kế hoạch TC là tổng chi phí kinh doanh mua sắm và lưu kho trong kỳ kế hoạch Q là lượng đặt hàng cho mỗi lần đặt hàng Qopt là lượng hàng đặt tối ưu cho mỗi lần đặt hàng. Ta sẽ thiết kế được hàm chi phí kinh doanh mua sắm và lưu kho sau: VCms + FCđh + VCi =TC Hàm này phải tiến tới cực tiểu: TCđmin Có : Dn.P + FCđn.Dn/Q + Q.P.i/2 = TC dTC/dQ = - FCđh.Dn/Q2 + P.i/2 Với mục tiêu TC đ min sẽ phải thoả mãn điều kiện: dTC/dQ = 0 nên phải có: FCđnDn/Q2 = P.i/2 Qopt2 = 2DnFCdh/P.i Qopt = Mô hình xác định lượng hàng đặt tối ưu trên được xây dựng trên cơ sở một số các giả định. Vì vậy trong thực tế, tuỳ từng điều kiện cụ thể các doanh nghiệp có thể áp dụng các trường hợp mở rộng của mô hình như sau: Thứ nhất, nếu tính đến khả năng kết hợp cung ứng và lưu kho nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau có thể nhóm các đơn đặt hàng cho nhiều loại nguyên vật liệu do cùng một người cung cấp vào một đơn đặt hàng. Khi đó mô hình đặt hàng tối ưu sẽ có dạng: Qopt = Với : Di là cầu loại nguyên vật liệu, thứ i Pi là giá cả loại nguyên vật liệu i. Thứ hai, nếu tính đến trường hợp được giảm giá do mua hàng với số lượng lớn, vượt qua mức được người bán hàng giảm giá có thể xảy ra các trường hợp cụ thể sau: Tổng chi phí mua sắm và lưu kho giảm do giá cả nguyên vật liệu giảm; Chi phí cố định đặt hàng bình quân giảm vì giảm số lần đặt hàng và tăng lượng đặt cho mỗi lần đặt hàng; Thay đổi chi phí lưu kho nguyên vật liệu. Thứ ba, nếu xét đến các giới hạn về vốn hoặc năng lực kho tàng thì phải đưa các ràng buộc này vào mô hình để giải quyết. 2.2.2.3. Xác định lượng dự trữ tối thiểu cần thiết 2.2.2.3.1. Lượng dự trữ thường xuyên Lượng dự trữ thường xuyên là lượng dự trữ nhằm đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra liên tục trong các điều kiện cung ứng bình thường. Lượng dự trữ thường xuyên mỗi loại được xác định theo công thức sau: DTTX = tcư .ĐMTH Trong đó : DTTX - Lượng dự trữ thường xuyên tcư - Thời gian (ngày) cung ứng trong các điều kiện bình thường ĐMTH - Định mức sử dụng (tiêu thụ) trong một ngày đêm. Mức dự trữ này đảm bảo cho hoạt động của doanh nghiệp diễn ra liên tục, không bị gián đoạn trong các điều kiện cung ứng bình thường. 2.2.2.3.2. Lượng dự trữ bảo hiểm Lượng dự trữ bảo hiểm là lượng cần dự trữ nhằm đảm bảo quá trình sản xuất tiến hành liên tục trong điều kiện cung ứng không bình thường. Để xác định mức dự trữ bảo hiểm có thể dựa trên các cơ sở sau: Mức thiệt hại vật chất do thiếu nguyên vật liệu gây ra. Các số liệu thống kê về số lần, lượng nguyên vật liệu cũng như số ngày mà người cung ứng không cung ứng đúng hạn. Các dự báo về biến động trong tương lai. Lượng dự trữ bảo hiểm mỗi loại có thể được xác định theo công thức đơn giản sau: DTBH = t sl . ĐMTH Trong đó : DTBH - Lượng nguyên vật liệu dự trữ thường xuyên t sl - Thời gian (ngày) cung ứng sai lệch so với dự kiến ĐMTH - Định mức sử dụng trong một ngày đêm Thời gian cung ứng sai lệch so với dự kiến được xác định bằng phương pháp thống kê kinh nghiệm và xác suất xảy ra trong thực tiễn. Cũng có thể xác định mức dự trữ bảo hiểm trên cơ sở số liệu thống kê đã có với lý thuyết phân bố xác suất của lượng dự trữ bảo hiểm là một đại lượng ngẫu nhiên. Với mức dự trữ này doanh nghiệp có thể hoạt động liên tục, không bị gián đoạn vì thiếu nguyên vật liệu trong các điều kiện cung ứng không bình thường. 2.2.2.3.3. Lượng dự trữ tối thiểu cần thiết Để hoạt động sản xuất tiến hành bình thường trong mọi điều kiện doanh nghiệp phải tính toán, lượng nguyên vật liệu dự trữ tối thiểu cần thiết bằng tổng của lượng dự trữ thường xuyên và lượng dự trữ bảo hiểm. DT = DTTX + DTBH Trong đó : Lượng dự trữ tối thiểu cần thiết Ngoài ra, ở các doanh nghiệp hoạt động theo mùa sẽ phải xác định thêm lượng dự trữ theo mùa. Các doanh nghiệp sản xuất sản phẩm có tính chất mùa vụ sẽ phải xác định lượng hàng hoá dự trữ theo mùa phụ thuộc vào mức sản xuất 1 ngày đêm, thời gian lưu kho tính từ khi bắt đầu sản xuất theo mùa vụ đến lúc đem sản phẩm đi tiêu thụ. Thời gian lưu kho mang tính chất mùa vụ phụ thuộc vào cầu về sản phẩm theo mùa của từng vụ cụ thể. 2.2.2.4. Xác định lượng thông báo hay khoảng cách đặt hàng Về nguyên tắc, trong kho luôn phải lưu kho mức dự trữ tối thiểu cần thiết để đảm bảo quá tình sản xuất diễn ra liên tục trong mọi điều kiện cung ứng bình thường và không bình thường. Mặt khác, doanh nghiệp cũng xác định được lượng đặt hàng và lưu kho tối ưu phù hợp với các điều kiện cung ứng và lưu kho của mình. Vấn đề được đặt ra, vậy khi nào thì doanh nghiệp phải thông báo cho người cấp hàng để người cung ứng chuẩn bị cấp hàng cho mình và liệu mức cấp hàng mỗi lần có thay đổi không ? Có thể có hai hệ thống đặt hàng: theo thời điểm và hệ thống đặt hàng nhịp nhàng. ở hệ thống đặt hàng theo điểm doanh nghiệp xác định khoảng cách đặt hàng cố định (tCĐ). Khoảng cách thời gian đặt hàng cố định (tCĐ) được xác định trên cơ sở lượng đặt hàng và lưu kho tối ưu, lượng lưu kho tối thiểu cần thiết và định mức sử dụng nguyên vật liệu. Theo đó có thể xác định trước được lịch đặt hàng cố định trên cơ sở xác định được số ngày lưu kho tối ưu và số ngày dự trữ tối thiểu cần thiết. Đồ thị 2. Khoảng cách đặt hàng cố định DT Q1 Q2 Q3 0 t1 t2 t3 Nếu gọi: Q1, Q2, Q3 là lượng hàng thực tế còn lưu kho DTCT ạ Q1 ạ Q2 ạ Q3 t1, t2, t3 là khoảng cách đặt sẽ có t CĐ = t1 = t2 = t3 ở hệ thống đặt hàng theo lượng thông báo thì cứ đến khi trong kho còn lượng lưu kho tối thiểu cần thiết doanh nghiệp sẽ thông báo cho người cấp hàng cung cấp một đợt hàng mới. Đồ thị 3. Đặt hàng theo lượng thông báo DT QDT Q1 Q2 Q3 t1 t2 t3 Nếu gọi: Q1, Q2, Q3 là lượng hàng thực tế còn lưu kho DTCT = Q1 = Q2 = Q3 t1, t2, t3 là khoảng cách đặt sẽ có tCĐ ạ t1 ạ t2 ạ t3 Trong thực tiễn có thể sử dụng hệ thống "hai tín hiệu" cứ mỗi lần xuất kho lại so sánh lượng hàng còn lại (tín hiệu thứ nhất) với lượng lưu kho tối thiểu cần thiết (tín hiệu thứ hai). Nếu tín hiệu thứ nhất trùng với tín hiệu thứ hai sẽ phải thông báo đặt một đợt hàng mới. Các doanh nghiệp tổ chức kho tàng theo kiểu giá hàng dịch chuyển thường sử dụng các "dấu hiệu" cần thiết để biết được thời điểm phải thông báo cho người cung ứng biết lần đặt hàng mới. 2.3. Lựa chọn người cung cấp Việc lựa chọn người cấp hàng với giá rẻ nhất cũng như chi phí kinh doanh vận tải nhỏ nhất sẽ ảnh hưởng không nhỏ tới giá thành sản phẩm và do đó làm tăng lợi nhuận có thể thu được. ý nghĩa của việc lựa chọn người cấp hàng càng lớn với các doanh nghiệp mà chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng càng cao trong giá thành, thị trường nguyên vật liệu càng mở rộng, nhân tố giá cả và nhân tố vận chuyển có ảnh hưởng lớn đến chi phí kinh doanh mua sắm bình quân. Có nhiều quan điểm khác nhau về lựa chọn người cấp hàng. Khác với quan niệm giá trị truyền thống ngày nay xu hướng chung các doanh nghiệp không thường xuyên lựa chọn người cấp hàng mà tiến hành maketing với họ nhằm làm cho họ thường xuyên cung cấp hàng hoá cho mình với độ tin cậy cao, chất lượng đảm bảo và giá cả hợp lý. Để xác định và lựa chọn người cấp hàng phải có số liệu bao quát về thị trường. Đó là các số liệu về số lượng người cấp hàng và các số liệu về giá cả, chất lượng, chủng loại,...của từng người cấp hàng cụ thể. Các số liệu loại này thường xuyên thay đổi nên doanh nghiệp phải định kỳ bổ sung. Bên cạnh đó, phải thu thập và phân tích các số liệu về quãng đường vận chuyển, phương thức và phương tiện vận chuyển; hệ thống kho tàng trung gian; phương thức giao nhận và kiểm tra hàng hoá,... Xét về mặt hình thức có hai loại người cấp hàng chủ yếu là người cấp hàng đã có sẵn trên thị trường và người cấp hàng mới xuất hiện. Doanh nghiệp cũng có thể tìm kiếm những người cấp hàng mới qua các tài liệu như tạp chí kinh doanh, niên giám bưu điện, ấn phẩm quảng cáo, gọi thầu,... 2.4. Xây dựng và quản trị hệ thống kho tàng 2.4.1. Xây dựng hệ thống kho tàng Ngoại trừ một số loại nguyên vật liệu mang tính chất đặc biệt như điện nước, gas,...thì hầu hết mọi loại hàng hoá nguyên vật liệu đều mang đặc điểm là tách rời quá trình mua sắm và sử dụng nên doanh nghiệp phải tổ chức việc lưu kho chúng. Lưu kho với ý nghĩa dự trữ cũng có thể là một bộ phận của quá trình sản xuất, ví dụ như bồn chứa (xi lô xương, men) trong dây chuyền sản xuất ở Công ty gạch ốp lát Hà nội. Loại lưu kho này được gọi là lưu kho sản xuất. Lưu kho với ý nghĩa đầu cơ được căn cứ trên cơ sở năng lực kho tàng và các khả năng tài chính của doanh nghiệp với điều kiện giá cả nguyên vật liệu tăng trong tương lai. Muốn lưu kho doanh nghiệp phải xây dựng hệ thống kho tàng thích hợp. Việc tính toán, bố trí hệ thống kho tàng phải nhằm mục tiêu đáp ứng kịp thời yêu cầu sản xuất với chi phí kinh doanh tối thiểu. Doanh nghiệp có thể áp dụng các loại kho sau: * Kho nhập chứa - cho các vật tư mua vào * Kho chuẩn bị - được tổ chức cho những nơi làm việc nhất định * Kho trung gian - cho các sản phẩm dở dang và bán thành phẩm * Kho xuất - ở cuối quá tình sản xuất. Một số cách phân loại hệ thống kho tàng phổ biến: Căn cứ vào không gian phân bố sẽ có hình thức kho tập trung và hình thức kho phân tán. + Bố trí kho tập trung là hình thức tổ chức 1 kho lớn cho toàn doanh nghiệp. Hình thức bố trí kho này phù hợp với qui mô doanh nghiệp nhỏ hay vừa phải hoặc có các bộ phận sản xuất tập trung xung quanh kho. + Bố trí kho phân tán là việc xây dựng nhiều kho nhỏ lẻ ở nhiều vị trí khác nhau. Hình thức bố trí kho này phù hợp với các doanh nghiệp có các bộ phận sản xuất phân tán hoặc bị phụ thuộc bởi quá trình vận chuyển. Căn cứ vào hình thức xây dựng kho tàng có kho ngoài trời và kho trong nhà. Các kho ngoài trời tuy đỡ chi phí kinh doanh xây dựng kho tàng song lại không đáp ứng việc bảo quản hàng hoá nên chỉ sử dụng đối với loại hàng không bị mất phẩm chất bởi nắng, mưa và những thay đổi khác về khí hậu, thời tiết. Ngoài ra, còn phân biệt kho thông thường và kho đặc biệt như bồn chứa. Các loại kho đặc biệt chỉ đặt ra nếu yêu cầu kỹ thuật của hàng hoá cần bảo quản đòi hỏi. Nếu căn cứ vào việc trang thiết bị cho toàn bộ khu vực kho người ra phân biệt nhiều loại kho tàng khác nhau: + Trường hợp thông thường nhất là kho trong nhà nhiều tầng hay một tầng. + Theo trang thiết bị còn phân biệt kho tiếp đất, kho bố trí theo khối và kho bố trí theo giá hàng. Một số yếu tố quy định cách thức bố trí cũng như hình thức, trang thiết bị kho tàng: + Cơ cấu sản xuất: cơ cấu sản xuất là tập trung hay phân tán sẽ quyết định việc bố trí hệ thống kho tàng tập trung hay phân tán. Cơ cấu sản xuất là phức tạp hay đơn giản quy định việc cần bố trí kho trung gian hay không? + Đặc điểm tính chất của hàng hoá cần lưu kho ảnh hưởng trước hết đến việc bố trí kho tàng tập trung hay phân tán và sau nữa còn ảnh hưởng rất lớn đến hình thức cũng như trang thiết bị khi tàng. + Việc lựa chọn người cung cấp. Lựa chọn người cung cấp nguyên vật liệu (đặc._. biệt là nguyên liệu nông lâm hải sản) ở trong địa bàn rộng sẽ không thể không nghĩ đến việc phải bố trí hệ thống kho phân tán. Việc quyết định quy mô cũng như việc sử dụng năng lực kho tàng hiện có phụ thuộc vào hoạt động đặt hàng. Lượng đặt hàng càng lớn, càng nhiều hàng hoá phải lưu kho. Một số nguyên tắc cơ bản khi xây dựng kho tàng + Diện tích kho tàng phải đủ lớn. Hàng hoá trước hết phải được đưa vào, mở ra và kiểm tra sau đó mới phân loại, lưu kho, bảo quản chuẩn bị và xuất kho. Phải có đủ diện tích cần thiết để thực hiện các công việc trên. Diện tích chật hẹp làm tăng chi phí kinh doanh cho các hoạt động trên vì phải kéo dài thời gian thao tác. + Kho tàng phải sáng sủa, dễ quan sát. Trang thiết bị kho tàng không phải chỉ phục vụ cho việc chắc chắn và nhanh chóng tìm được loại hàng muốn tìm mà còn phải làm giảm chi phí kinh doanh liên quan đến kho tàng đặc biệt là cho công tác kiểm tra, kiểm kê. + Kho tàng phải đảm bảo an toàn, việc xây dựng và trang thiết bị kho tàng phải đảm bảo chống trộm cắp và chống cháy. 2.4.2. Quản trị nguyên vật liệu trong kho 2.4.2.1. Phân loại nguyên vật liệu Mỗi doanh nghiệp thường lưu kho rất nhiều loại hàng hoá khác nhau. Để quản trị hàng hoá trong kho phải tìm cách phân loại chúng. Sẽ có nhiều cách phân loại khác nhau: Thứ nhất, theo giá trị hàng hoá Phương pháp ABC chia toàn bộ hàng hoá trong kho thành 3 loại: Đồ thị 4. Phân loại ABC Giá trị 100% 95% 80% Số loại NVL 0 20% 50% 100% Loại A Loại B Loại C Loại A gồm các loại hàng chỉ chiếm khoảng 15% - 25% số chủng loại nhưng lại chiếm đến 75%-85% tổng giá trị lưu kho. Loại B gồm các loại hàng chỉ chiếm khoảng 10% - 20% tổng giá trị hàng lưu kho nhưng lại chiếm khoảng 25%-35% số chủng loại hàng hoá lưu kho. Loại C gồm các loại hàng còn lại: chỉ chiếm khoảng 5%-10% tổng giá trị hàng lưu kho nhưng lại chiếm đến 50%-60% số chủng loại hàng trong kho. Do mức tác động của các loại hàng thuộc loại A đến chi phí kinh doanh sản xuất và tiêu thụ rất lớn nên loại hàng này phải thường xuyên được chú trọng quản trị một cách cụ thể, chính xác nhờ thường xuyên kiểm tra cũng như các bịên pháp kỹ thuật cần thiết khác. Ngược lại, do các loại hàng hoá loại C chỉ chiếm tỷ trọng về giá trị rất nhỏ nên ảnh hưởng của chúng đến chi phí kinh doanh sản xuất và tiêu thụ không lớn, vì vậy doanh nghiệp không cần tập trung nhiều vào việc quản trị loại hàng này. Thứ hai, nếu căn cứ vào đặc điểm của hàng hoá lưu kho có thể phân loại hàng theo các tiêu thức khác nhau như hình dáng, kích thước, tính chất dễ vỡ hay không? để phân chúng thành các nhóm loại khác nhau. Thứ ba, phân loại theo thời gian và mức sử dụng hàng hoá để đảm bảo sắp xếp chúng trong kho một cách khoa học. 2.4.2.2. Quản trị nguyên vật liệu trong kho Công tác quản trị hàng hoá trong kho bao hàm nhiều nội dung khác nhau như: tiếp nhận, bảo quản và cấp phát hàng trong quá trình sản xuất hoặc bán hàng. Tiếp nhận hàng phải đảm bảo mục tiêu đúng về số lượng chủng loại, chất lượng và thời gian. Mục tiêu này được thực hiện bởi sự cố gắng của nhiều bộ phận có liên quan: kế hoạch mua sắm và vận chuyển, tổ chức vận chuyển,... Để đạt hiệu quả cao bộ phận tiếp nhận phải chuẩn bị kỹ lưỡng nơi nhận hàng, thực hiện tốt thủ tục nhận hàng và bố trí hàng hóa trong kho: + Nơi nhận hàng phải rộng rãi, có đường xe cộ ra vào thuận tiện và có trang thiết bị nâng hạ nếu cần. + Thủ tục nhận hàng bao gồm các công việc kiểm tra số và chất lượng bằng các phương pháp thích hợp, ghi nhận những sai hỏng so với mẫu mã, ghi chép vào sổ giao nhận hàng, phân loại, đánh dấu và đưa vào kho. Trong trường hợp thuê ngoài chuyên chở việc quy trách nhiệm nhất thiết phải tiến hành ngay khi giao nhận hàng hoá. + Việc bố trí hàng trong kho phải khoa học theo phương châm dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ kiểm tra. Phải đảm bảo điều kiện thiết bị bảo quản hàng/nguyên vật liệu, cần bố trí sao cho hàng vào trước, ra trước. Bảo quản hàng trong kho liên quan đến việc trang thiết bị kho tàng. Khi trang thiết bị kho tàng cần chú ý mức trang thiết bị thấp nhất do chính đặc điểm của hàng hoá đòi hỏi, chẳng hạn dữ trữ xăng dầu cần có bồn chứa, dự trữ nguyên vật liệu tươi sống cần có thiết bị lạnh hay dữ trữ chuẩn bị sẵn sàng cấp phát phụ tùng, linh kiện,...nhỏ lẻ cần có giá hàng. Chi phí kinh doanh mua sắm trang thiết bị loại này cần thiết trong mọi tình huống. Quản trị và cấp phát đòi hỏi tiến hành một loạt các công việc liên quan trực tiếp đến việc quản trị hàng hoá trong kho như: + Công tác thống kê, lập sổ sách theo dõi việc xuất, nhập, tồn đối với từng loại hàng cụ thể. Tuỳ theo mỗi loại hàng mà sử dụng hình thức sổ sách, thẻ theo dõi hoặc hoá đơn chứng từ nhập xuất thích hợp. + Công tác kiểm kê hàng hoá định kỳ, đột xuất và các biện pháp nâng cao hiệu quả quản trị hàng hoá tuỳ theo kết quả kiểm kê. + Công tác định mức tiêu dùng nguyên vật liệu và cấp phát nguyên vật liệu cho các bộ phận sử dụng có liên quan. Định mức tiêu dùng nguyên vật liệu là một trong các cơ sở để cấp phát nguyên vật liệu. + Công tác chuẩn bị sẵn sàng cho cấp phát hàng. Căn cứ vào đặc điểm của hàng cần cấp phát những như hình thức cấp phát theo lệnh cấp phát hay theo kế hoạch mà làm các công tác chuẩn bị thích hợp chẳng hạn như phân loại, sơ chế đối với nguyên vật liệu cần thiết, sắp xếp theo thứ tự hàng cần xuất trước ở vị trí dễ lấy nhất,... Ghi chép, theo dõi cấp hàng phải liên tục, đầy đủ các tiêu thức về thời gian cấp phát, số lượng, chất lượng, địa điểm sử dụng từng loại nguyên vật liệu cụ thể làm cơ sở cho công tác phân tích và hạch toán chi phí sử dụng nguyên vật liệu và lập các báo cáo cần thiết. Kiểm tra kho tàng và hàng hoá trong kho là cực kỳ quan trọng vì chỉ có thông qua kiểm tra mới có thể: Xác định lượng tồn kho trên thực tế và trong kho báo cáo có ăn khớp nhau không? Đánh giá lại chính xác lượng hàng lưu kho để thông báo cho bộ phận cung tiêu kiểm tra lại lượng và khoảng cách đặt hàng. Đánh giá lại chất lượng hàng hoá đang bảo quản tại kho. 2.5. Tổ chức hoạt động vận chuyển 2.5.1. Khái quát hoạt động vận chuyển Người ta hiểu vận chuyển trong doanh nghiệp là việc tham gia có kế hoạch của các phương tiện vận chuyển để vận chuyển sản phẩm hàng hoá từ nơi cần chuyển đi đến mục tiêu cần chuyển. Tổ chức vận chuyển bao hàm cả việc vận chuyển vật tư mua về, vận chuyển nội bộ và vận chuyển thành phẩm đến người mua. Thông thường người ta hay phân thành vận chuyển bên ngoài và vận chuyển nội bộ doanh nghiệp: Vận chuyển bên ngoài là hoạt động vận chuyển liên quan đến khách hàng bao gồm vận chuyển nguyên nhiên vật liệu từ địa điểm nhận hàng của người bán đến các kho của doanh nghiệp và vận chuyển hàng từ kho thành phẩm của doanh nghiệp đến địa điểm giao hàng cho khách hàng. Vận chuyển nội bộ là việc vận chuyển vật tư hàng hoá giữa các kho của doanh nghiệp với nhau; giữa các kho của doanh nghiệp với các điểm sản xuất; giữa các bộ phận chế biến khác nhau với nhau cũng như giữa các nơi làm việc khác nhau trong từng bộ phận. 2.5.2. Lựa chọn phương tiện và phương thức vận chuyển Phương tiện vận chuyển bao gồm các phương tiện vận chuyển bên ngoài cũng như các phương tiện vận chuyển nội bộ doanh nghiệp. Các phương tiện vận chuyển bên ngoài là các phương tiện vận chuyển thông thường như ôtô, đường sắt, tàu thuyền,... Các phương tiện vận chuyển nội bộ không phải chỉ là các phương tiện thông thường mà còn bao hàm cả các phương tiện chuyên dùng như băng chuyển, xe nâng,... Việc xác định phương tiện vận chuyển bên ngoài không phải chỉ tuỳ thuộc vào đặc điểm về vật tư, hàng hoá cần vận chuyển mà trước hết luôn luôn liên quan đến việc xác định liệu doanh nghiệp tự đảm bảo nhận vận chuyển hay thuê ngoài. Để quyết định xem nên tự chuyên chở hay thuê ngoài và phương tiện vận chuyển như thế nào doanh nghiệp cần phải dựa trên một số căn cứ sau: - Ưu tiên tính toán đến chi phí kinh doanh. - Tính nhậy cảm của vận chuyển: + Giá trị của nguyên vật liệu cao dễ bị mất, cướp,... + Nguyên vật liệu có thể là hàng dễ vỡ, hàng tươi sống,... + Sự mạo hiểm của vận chuyển về thời gian. - Quyết định về vận chuyển diễn ra đồng thời với quyết định về người cung ứng. - Số lượng hàng đặt cũng ảnh hưởng tới việc lựa chọn các phương tiện vận chuyển. Trong trường hợp doanh nghiệp thuê ngoài chuyên chở việc thảo hợp đồng chuyên chở phải bao hàm đẩy đủ nội dung về nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của cả ba đối tượng là người gửi, người chuyên chở và người nhận làm cơ sở để giải quyết nghĩa vụ và quyền lợi mỗi bên. Việc lựa chọn phương tiện vận chuyển chuyên dùng nội bộ tuỳ thuộc vào đặc điểm sản xuất kho tàng, trình độ đồng bộ trong việc trang thiết bị sản xuất và khả năng tài chính của doanh nghiệp. Phương tiện vận chuyển chuyên dùng cho năng suất và hiệu quả cao, đảm bảo tốc độ vận chuyển cần thiết cũng như chất lượng của nguyên liệu, bán thành phẩm và sản phẩm dở dang trong quá trình vận chuyển, giảm mức độ lao động nặng nhọc của người lao động song đòi hỏi đầu tư lớn. 3. Tăng cường quản trị nguyên vật liệu là một biện pháp cơ bản giảm chi phí sản xuất kinh doanh 3.1. ý nghĩa của việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu Nguyên vật liệu là 1 trong 3 yếu tố của quá trình sản xuất và là yếu tố cấu thành nên thực thể sản phẩm, chiếm 1 tỷ trọng lớn (từ 60 – 80%) về chi phí do đó sử dụng hợp lý tiết kiệm nguyên vật liệu là 1 yêu cầu thường xuyên phải được thực hiện trong các doanh nghiệp. Việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu là một biện pháp cơ bản để tăng số lượng sản xuất, tăng chất lượng sản phẩm, góp phần vào việc giảm nhu cầu về vốn dự trữ nguyên liệu, vốn nhập khẩu nguyên vật liệu, tiết kiệm ngoại tệ. Sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu góp phần làm giảm chi phí về nguyên vật liệu để sản xuất ra sản phẩm từ đó giá thành sản phẩm hạ. Việc sử dụng và tiết kiệm nguyên vật liệu còn ảnh hưởng đến việc tiết kiệm lao động sống, nâng cao hệ số sử dụng thời gian hoạt động của máy móc thiết bị và trang bị công nghệ, ảnh hưởng đến tình hình tài chính của doanh nghiệp. 3.2. Các phương pháp chủ yếu tăng cường công tác quản lý nguyên vật liệu Trong bất kỳ một doanh nghiệp nào, việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu đều phải dựa trên cơ sở phân tích một cách khoa học tình hình sử dụng nguyên vật liệu và đề ra những phương hướng, biện pháp cụ thể phù hợp với đặc điểm kinh tế kỹ thuật của từng doanh nghiệp. Sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu vừa là nghĩa vụ vừa là quyền lợi của doanh nghiệp và được thực hiện theo những phương hướng và biện pháp sau: Tìm mọi biện pháp để giảm bớt phế phẩm, hạ thấp định mức tiêu dùng nguyên vật liệu: muốn vậy các doanh nghiệp cần tập trung giải quyết các vấn đề như: tăng cường công tác cải tiến kỹ thuật, ứng dụng kỹ thuật, công nghệ mới vào sản xuất, nâng cao trình độ lành nghề cho công nhân. Xây dựng và hoàn thiện hệ thống định mức tiêu dùng nguyên vật liệu, xây dựng và thực hiện nghiêm chỉnh chế độ bảo quản, sử dụng và sửa chữa bảo dưỡng máy móc thiết bị. Coi trọng việc tổ chức hạch toán nguyên vật liệu và phế phẩm áp dụng chế độ khuyến khích lợi ích vật chất trong việc sử dụng tiết kiệm hay lãng phí nguyên vật liệu,... Đặc biệt coi những biện pháp để giảm mức tiêu dùng nguyên vật liệu trong khâu thiết kế và công nghệ. * Sử dụng nguyên vật liệu thay thế Là một phương hướng đặc biệt quan trọng ở nước ta hiện nay. Sử dụng nguyên vật liệu rẻ tiền, sẵn có trong nước thay thế cho nguyên vật liệu qúi hiếm, đắt tiền, nhập khẩu. Song phải đảm bảo chất lượng và yêu cầu của công nghệ chế biến. * Triệt để thu hồi và tận dụng phế liệu, phế phẩm Phân loại và thu hồi phế phẩm ở từng khâu, phế liệu nào có thể tái sử dụng được, phế liệu nào có thể sản xuất hoặc gia công các mặt hàng phụ... việc tận dụng phế liệu không những là yêu cầu trước mắt mà còn là yêu cầu lâu dài của các doanh nghiệp. Ngay cả ở những nước phát triển vẫn coi trọng vấn đề này. * Xoá bỏ mọi hao hụt, mất mát, hư hỏng nguyên vật liệu do nguyên nhân chủ quan gây ra Đây là yếu tố quan trọng liên quan đến trách nhiệm, ý thức và trình độ của người quản lý và người sử dụng. Để thực hiện tốt phương hướng này, cần nâng cao trách nhiệm trong công tác thu mua bao gói, bốc dỡ, kiểm nghiệm, bảo quản và cấp phát nguyên vật liệu kiên quyết áp dụng chế độ trách nhiệm và sử phạt nghiêm bằng biện pháp kinh tế, hành chính đối với những người vô trách nhiệm những hành động lấy cắp hoặc lãng phí nguyên vật liệu. Luôn luôn theo dõi đôn đốc, kiểm tra chặt chẽ việc sử dụng nguyên vật liệu. 3.3. Một số chỉ tiêu đánh giá trình độ sử dụng và quản lý nguyên vật liệu Ngoài việc đánh giá công tác lập kế hoạch, công tác xây dựng định mức bằng cách so sánh giữa số thực tế với số kế hoạch, các doanh nghiệp tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh tế kỹ thuật của mình có thể sử dụng một số chỉ tiêu sau để đánh giá trình độ sử dụng và quản lý nguyên vật liệu. + Vòng luân chuyển nguyên vật liệu NVLSD NVLDT SVNVL = Trong đó: SVNVL - Số vòng luân chuyển nguyên vật liệu trong kỳ NVLSD - Giá vốn nguyên vật liệu đã dùng NVLDT - Giá trị nguyên vật liệu dự trữ của kỳ tính toán. + Vòng luân chuyển vật tư trong sản phẩm dở dang ZHHCB VTDT SVSPDD = Với : SVSPDD - Số vòng luân chuyển vật tư trong sản phẩm ZHHCB - Tổng giá thành sản phẩm hàng hoá đã chế biến VTDT - Giá trị vật tư dự trữ trong kỳ tính toán Hai chỉ tiêu trên cho thấy khả năng khai thác các nguồn nguyên vật liệu của doanh nghiệp. Các chỉ tiêu này có giá trị lớn phản ánh doanh nghiệp giảm được chi phí kinh doanh cho dự trữ nguyên vật liệu, giảm bớt nguyên vật liệu tồn kho, tăng vòng quay của vốn lưu động. + Tỷ lệ thiệt hại mất mát nguyên vật liệu NVLMM NVLSD TLMM = Với : TLMM - Tỷ lệ mất mát nguyên vật liệu NVLMM - Giá trị nguyên vật liệu mất mát trong kỳ tính toán NVLSD - Giá trị nguyên vật liệu sử dụng trong kỳ tính toán + Hệ số chất có ích trong nguyên vật liệu (H1): phản ánh chất lượng của nguyên vật liệu. Trọng lượng chất có ích trong nguyên vật liệu Trọng lượng nguyên vật liệu H1 = + Hệ số sử dụng chất có ích (H2): Phản ánh trình độ sản xuất của doanh nghiệp thể hiện qua việc sử dụng nguyên vật liệu. Trọng lượng chất có ích thu được Trọng lượng chất có ích trong nguyên vật liệu H2 = + Hệ số thành phẩm (H3): Phản ánh khá toàn diện trình độ sử dụng nguyên vật liệu . H3 = H1 x H2 + Hệ số sử dụng nguyên liệu Hsd Trọng lượng tinh của sản phẩm Trọng lượng nguyên vật liệu sử dụng Hsd = + Ngoài ra chúng ta còn có: Hệ số phế phẩm (H4): H4=1-H3 Hệ số phế liệu (H5): H5= (1- H1) +(1-H2). Các hệ số này càng nhỏ càng tốt. Nó chứng tỏ doanh nghiệp đã sử dụng nguyên vật liệu tiết kiệm. Để phản ánh khả năng tận dụng phế liệu, doanh nghiệp còn sử dụng hệ số phế liệu dùng lại. Nó được tính bằng cách lấy lượng phế liệu dùng lại chia cho tổng số phế liệu. Trên đây là một số chỉ tiêu thường dùng trong các doanh nghiệp sản xuất. Tuy nhiên tuỳ thuộc vào đặc điểm từng ngành, từng doanh nghiệp có thể áp dụng một số các chỉ tiêu khác để tính toán. Bước vào nền kinh tế thị trường với tính cạnh tranh gay gắt của nó, hầu hết mọi doanh nghiệp luôn phải đứng trước bài toán giảm giá thành sản phẩm nhằm tăng khả năng cạnh tranh cho sản phẩm để duy trì và từng bước phát triển doanh nghiệp mình. Vì lẽ đó, tăng cường công tác quản trị nguyên vật liệu trong doanh nghiệp chính là một trong những biện pháp cơ bản giảm chi phí sản xuất kinh doanh. CHƯƠNGII Phân tích tình hình quản trị nguyên vật liệu tại công ty gạch lát hà nội (viglacera) 1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty Công ty Gạch ốp lát Hà Nội (viglacera) tiền thân là Xí nghiệp gạch ngói Hữu Hưng, trực thuộc Liên hiệp các Xí nghiệp Sành sứ Thuỷ tinh. Được thành lập tháng 6/ 1959 theo quyết định số 094A/BXD – TCLĐ, với tên gọi là xí nghiệp gạch ngói Hữu Hưng. Đến năm 1994 phát triển thành công ty Gốm Xây dựng Hữu Hưng gồm 2 cơ sở sản xuất chính: Cơ sở 1: Nhà máy Gạch ốp lát Hà Nội – Thanh Xuân - Đống Đa – Hà Nội Cơ sở 2: Nhà máy Gạch ốp lát Hữu Hưng - Đại Mỗ – Hà Nội Theo dự báo phát triển kinh tế đô thị Việt Nam đến năm 2010, diện tích nhà ở sẽ tăng từ 7,5m2 /người lên 10m2/người. Với tốc độ phát triển nhanh về xây dựng như vậy nhu cầu về vật liệu xây dựng nói chung và gạch ốp lát nói riêng sẽ cũng tăng lên đáng kể. Cùng với sự phát triển mạnh về mọi mặt kinh tế, chính trị, xã hội, nhu cầu của con người về hàng hoá cũng tăng cả về số lượng và chất lượng. Trước đây sản phẩm gạch lát nền chủ yếu là gạch xi măng. Loại này có trọng lượng trung bình trên 1m2 lớn (khoảng 40 – 50 kg/m2 ) bề mặt làm bằng chất liệu xi măng bột màu không có độ bóng. Màu sắc và tính chất cơ lý hoá không thể so sánh với gạch lát nền tráng men cao cấp có độ bền và tính thẩm mỹ cao. ở Việt Nam, thị trường gạch ốp lát cao cấp đang là sản phẩm có sức hấp dẫn đối với các công trình kiến trúc đa dạng và cao cấp, nhưng giá cả rất cao do phải nhập khẩu từ nước ngoài để thoả mãn nhu cầu đó, đồng thời đẩy nhanh tốc độ phát triển của mình. Tháng 2/ 1994 Công ty Gốm Xây dựng Hữu Hưng (nay là Công ty Gạch ốp lát Hà Nội) đã đầu tư trên 70 tỷ đồng xây dựng dây truyền sản xuất gạch lát nền với công suất 1.015000m2/năm, thiết bị công nghệ được nhập từ ITALIA. Tháng 11- 1994 công ty đã chính thức đưa dây chuyền này vào sản xuất và đầu năm 1995 sản phẩm gạch lát nền mang nhãn hiệu VICERA được bán rộng rãi trên thị trường cả nước, được khách hàng đón nhận và tín nhiệm. Đây là đơn vị đầu tiên ở Việt Nam nhập đồng bộ dây chuyền thiết bị và công nghệ của ITALIA chuyên sản xuất gạch ốp tường và lát nền. Sản phẩm của công ty đã được các chuyên gia Châu Âu đánh giá ngang tầm với các sản phẩm hiện tại ở các nước đứng đầu về công nghệ và chất lượng sản phẩm như ITALIA, Tây Ban Nha,...Chính vì thế, sản phẩm của VICERA đã được cấp chứng nhận đạt tiêu chuẩn Châu Âu CEN/CT67. Tháng 4/1996 được sự chỉ đạo trực tiếp của Tổng Công ty Thuỷ tinh và Gốm Xây dựng, công ty tiếp tục đầu tư trên 60 tỷ đồng xây dựng lắp đặt thêm một dây chuyền sản xuất đồng bộ cùng với thiết bị và công nghệ của ITALIA nâng công suất sản xuất gạch ốp lát của công ty từ hơn 1 triệu m2/năm lên hơn 3 triệu m2/năm nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Theo quyết định số 284/QĐ/BXD ngày 19 / 5 / 1998 Công ty Gốm Xây dựng Hữu Hưng được tách thành công ty gạch ốp lát Hà Nội và Nhà máy Gạch Hữu Hưng. Công ty Gạch ốp lát Hà Nội trở thành một công ty độc lập chuyên sản xuất gạch men ốp tường và lát nền với năng lực sản xuất cao, trang thiết bị đồng bộ, công nghệ hiện đại. Đội ngũ cán bộ, công nhân được trang bị tốt về năng lực và có ý thức trách nhiệm, lòng ham mê đối với nghề nghiệp. Sản phẩm của công ty luôn có chất lượng ổn định, mẫu mã phong phú, đa dạng đáp ứng được nhu cầu của khách hàng, thay thế được hàng nhập khẩu, chuẩn bị xuất sang các nước Châu Âu. Từ ngày 1/1/1999 sản phẩm gạch ốp lát của công ty được mang nhãn hiệu mới là viglacera. Tháng 8/2000 Công ty Gạch ốp lát Hà Nội được tổ chức BVQI của Anh cấp chứng chỉ ISO 9002. Trụ sở chính của công ty hiện nay được đặt tại phường Trung Hoà quận Cầu Giấy – Hà Nội, có tổng vốn kinh doanh là 123.266.892.000 VNĐ. Trong đó: Vốn lưu động : 4.332.445.000 VNĐ Vốn cố định : 118.934.447.000 VNĐ Bảng 1. Một số kết quả đạt được của công ty trong những năm qua Đơn vị: triệu đồng Chỉ tiêu ĐVT TH 1998 TH 1999 TH 2000 TH 2001 Giá trị sản xuất Tr.đ 58.698 184.613 245.485 240.725 Doanh thu Tr.đ 64.469 167.960 211.733 216.522 Nộp ngân sách Tr.đ 2.731 6.024 8.783 5.657 Thu nhập BQ người / Th 1000đ 809 1.516 1.663 1.602 Qua biểu trên ta nhận thấy giá trị sản xuất và doanh thu của công ty tăng liên tục qua các năm, điều này chứng tỏ hướng đi của công ty là đúng đắn và sản phẩm của công ty được thị trường chấp nhận. Công ty luôn hoàn thành nghĩa vụ đối với Nhà nước, thu nhập bình quân cán bộ công nhân viên từng bước được nâng cao và ổn định. Một số đặc điểm kinh tế kỹ thuật chủ yếu ảnh hưởng tới công tác quản trị nguyên vật liệu của công ty 2.1 - Đặc điểm sản phẩm và dây chuyền công nghệ * Đặc tính sản phẩm Theo quyết định số 284/QĐ/BXD ngày 19/5/1998 Công ty Gốm Xây dựng Hữu Hưng được tách thành: - Công ty gạch ốp lát Hà Nội - Nhà máy Gạch Hữu Hưng Công ty Gạch ốp lát Hà Nội trở thành một công ty độc lập chuyên sản xuất gạch men ốp tường. Sản phẩm của công ty nhằm phục vụ trang trí nội ngoại thất cho các công trình xây dựng, đáp ứng nhu cầu trong nước thay thế được hàng nhập khẩu, từng bước xuất khẩu sang các nước trong khu vực cũng như mở rộng xuất khẩu sang Châu Âu. Gạch ốp lát là vật liệu không thể thiếu được trong các công trình xây dựng, nó là một trong những yếu tố quyết định chất lượng sử dụng cũng như đánh giá về mặt kỹ thuật và mỹ thuật của mỗi công trình. Do đặc tính của sản phẩm gạch ốp lát không những phục vụ cho công năng sử dụng mà còn phải đáp ứng được vẻ mỹ thuật cho mỗi công trình. Chính vì vậy giá cả của các loại gạch ốp lát lại khá cao thông thường nó chiếm từ 3 - 5% toàn bộ giá trị công trình và đòi hỏi phong phú về mẫu mã kích thước . Tuy nhiên để hoạt động sản xuất được diễn ra liên tục đòi hỏi công ty phải có đội ngũ cán bộ kỹ thuật nghiên cứu mẫu mã sản phẩm mới. * Quy trình sản xuất Công ty Gạch ốp lát Hà Nội hiện đang sản xuất 2 loại sản phẩm chính là gạch men lát nền nung 1 lần. Quy trình sản xuất tương tự nhau và là quy trình sản xuất liên tục, dây truyền công nghệ hiện đại với những ưu việt là: - Chu trình sản xuất ngắn - Khả năng tự động hoá cao - Chi phí sản xuất trên 1 đơn vị sản xuất thấp - Mặt bằng sản xuất gọn - Lao động chuyên môn hoá cao. Sơ đồ dây chuyền công nghệ: Sơ đồ 2. Sơ đồ dây chuyền công nghệ 2.2. Cơ cấu tổ chức và lĩnh vực quản trị nhân sự Bộ máy quản lý của Công ty Gạch ốp lát Hà Nội được tổ chức theo kiểu trực tuyến – chức năng. Giám đốc là người lãnh đạo cao nhất, trực tiếp chỉ đạo mọi hoạt động của công ty, các phòng ban tham mưu cho Giám Đốc theo chức năng và nhiệm vụ của mình. Ban Giám Đốc: Gồm 4 người (1 Giám đốc và 3 phó Giám đốc) chịu trách nhiệm quản lý vĩ mô và đưa ra quyết định chỉ đạo, điều hành mọi hoạt động của toàn công ty, đề ra phương hướng và chính sách kinh doanh của công ty. Phòng tài chính kế toán: - Thực hiện hạch toán kế toán theo qui định của nhà nước và theo điều lệ hoạt động của tổng công ty, của công ty, tổ chức lập và thực hiện các kế hoạch tài chính, cung cấp những chỉ tiêu kinh tế tài chính và lập báo cáo kế toán phản ánh kết quả sản xuất kinh doanh hàng tháng, quí, năm của công ty, cung cấp những chỉ tiêu kinh tế tài chính cần thiết cho Giám đốc công ty, trên cơ sở đó giúp cho Giám đốc nhìn nhận và đánh giá 1 cách toàn diện và có hệ thống tình hình sản xuấ kinh doanh của công ty, từ đó đề ra phương hướng, biện pháp chỉ đạo sát sao hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty được hiệu quả hơn. Phòng kinh doanh: - Thực hiện các công việc về thương mại nhằm tiêu thụ tối đa số lượng sản phẩm của công ty sản xuất ra. - Thực hiện các công tác nghiên cứu thị trường và đề ra các chiến lược kinh doanh của công ty. - Phối hợp với các đơn vị của công ty để hoàn thành nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của công ty. - Tổ chức điều phối, nghiên cứu thị trường, đề xuất các mẫu mã được khách hàng ưa chuộng, kết hợp với phòng kỹ thuật tạo ra các mẫu mã và thực hiện dịch vụ sau bán hàng. - Thiết lập và quản lý mạng lưới đại lý, đề xuất các phương án, mạng lưới bán hàng, các hình thức quảng cáo, khuyến mại,... nhằm đẩy mạnh tiêu thụ. Phòng kế hoạch sản xuất: - Lập kế hoạch sản xuất và kế hoạch giá thành sản phẩm theo tháng, quý, năm. - Lập kế hoạch cung ứng dự trữ vật tư, nguyên liệu, cung cấp đầy đủ, kịp thời đúng số lượng, chất lượng theo kế hoạch sản xuất của công ty. - Lập kế hoạch đầu tư xây dựng cơ bản, theo dõi giám sát việc thực hiện xây dựng cơ bản, công tác sửa chữa, bảo dưỡng máy móc thiết bị, nhà xưởng, nhà làm việc và các công trình kiến trúc khác trong công ty. - Phân tích, đánh giá và lập báo cáo sản xuất hàng ngày cho ban Giám đốc và báo cáo định kỳ việc thực hiện kế hoạch sản xuất, kế hoạch cung ứng vật tư nguyên liệu, tình hình sản xuất kinh doanh của công ty cho ban Giám đốc công ty, tổng công ty và các cơ quan chức năng. - Thực hiện điều độ sản xuất và công tác an toàn vệ sinh lao động trong công ty. Phòng kỹ thuật - KCS - Xây dựng và hoàn thiện qui trình công nghệ sản xuất. - Nghiên cứu cải tiến công nghệ mẫu mã sản phẩm, lập qui trình công nghệ mới, mẫu mã sản phẩm mới phù hợp với thị hiếu và nhu cầu của khách hàng theo từng thời kỳ. - Xây dựng tiêu chuẩn chất lượng cho các loại vật tư nguyên liệu sản xuất, sản phẩm của công ty. - Xác định các thông số kỹ thuật cơ lý của nguyên liệu bán thành phẩm và thành phẩm để kịp thời có biện pháp điều chỉnh quá trình sản xuất. - Phân tích thành phần hoá học của các loại vật tư nguyên liệu phục vụ cho công nghệ sản xuất và cho nghiên cứu sản phẩm mới. - Kết hợp với phòng kế hoạch sản xuất trong việc khảo sát, đánh giá nguồn cung ứng nguyên liệu cho công nghệ sản xuất hiện có và cho công nghệ mới. - Xây dựng định mức kinh tế kỹ thuật cho các loại sản phẩm của công ty. - Tham gia biên soạn tài liệu, giáo trình giảng dạy các lớp đào tạo và nâng cao tay nghề của công nhân. - Kiểm tra, đánh giá chất lượng vật tư nguyên liệu nhập kho. - Kiểm tra giám sát việc thực hiện qui định trình công nghệ - Hướng dẫn, kiểm tra giám sát việc phân loại sản phẩm. - Tham gia thành viên nhập kho sản phẩm và chịu trách nhiệm về chất lượng sản phẩm nhập kho. - Kết hợp với phòng kinh doanh làm công tác dịch vụ sau bán hàng. Phòng tổ chức lao động tiền lương: - Xây dựng kế hoạch công tác tổ chức, lao động tiền lương, định mức lao động, bảo hiểm xã hội, các chế độ liên quan đến người lao động, xây dựng nội qui, qui chế của công ty. - Quản lý công tác đào tạo, công tác nâng bậc lương của cán bộ công nhân viên, theo dõi việc ký kết hợp đồng lao động. - Quản lý hồ sơ cán bộ cùng nhân viên, giải quyết thủ tục tuyển dụng, thôi việc,... - Xây dựng và quản lý công tác thi đua khen thưởng kỷ luật và các công tác xã hội khác. Phòng hành chính (văn phòng) - Quản lý, thực hiện toàn bộ công tác hành chính trong công ty theo qui định chung về pháp lý hành chính hiện hành của nhà nước. - Quản lý theo dõi việc sử dụng tài sản của công ty như: nhà xưởng đất đai, phương tiện, thiết bị văn phòng,... - Thực hiện công tác đối nội, đối ngoại, giao dịch hàng ngày, phục vụ hội họp, ăn ca, đảm bảo công tác an ninh trật tự trong công ty thực hiện các chính sách, qui định của các cơ quan, chính quyền địa phương mà công ty chiụ sự quản lý. - Quản lý công tác y tế cơ sở. Phân xưởng sản xuất: - Tổ chức sản xuất có hiệu quả theo kế hoạch của công ty giao cho về số lượng và chất lượng. - Chịu trách nhiệm quản lý, sử dụng có hiệu quả về tài sản cố định, vật tư nguyên liệu, công cụ dụng cụ theo định mức. - Quản lý điều hành trực tiếp công nhân thuộc lĩnh vực mình quản lý, thực hiện tốt công tác bảo hộ lao động và vệ sinh an toàn lao động theo qui định của công ty. - Giữ bí mật công nghệ và các số liệu khác trong quá trình sản xuất. - Vận động cán bộ công nhân trong đơn vị tham gia các phong trào, các nội qui, qui định của công ty, của các đoàn thể. Phân xưởng cơ điện: - Quản lý kỹ thuật về thiết bị máy móc của công ty, bảo quản hồ sơ thiết bị, lập hồ sơ theo dõi tình trạng hoạt động của máy móc thiết bị. - Theo dõi, giám sát việc thực hiện qui trình vận hành máy móc thiết bị của công nhân phân xưởng sản xuất. - Tiến hành bảo dưỡng định kỳ máy móc thiết bị, kịp thời sửa chữa các sự cố xảy ra hàng ngày đảm bảo dây chuyền hoạt động liên tục và hiệu quả. * Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Công ty gạch ốp lát Hà Nội Sơ đồ 3. Tổ chức bộ máy quản lý Công ty gạch ốp lát Hà Nội 2.3. Đặc điểm về công tác tài chính Công ty gạch ốp lát Hà nội đến 1998 được tách ra thành công ty độc lập, vì vậy nguồn tài chính của công ty bị hạn chế, chi phí vốn cho đầu tư xây dựng cơ bản là rất cao đây cũng chính là khó khăn của công ty nhưng đồng thời nó cũng phản ánh tư tưởng táo bạo đầu tư đổi mới công nghệ của lãnh đạo công ty. Bảng 2. Một số chỉ tiêu về tài chính của công ty TT Chỉ tiêu ĐVT TH 1998 TH 1999 TH 2000 TH 2001 1 Các khoản nộp ngân sách Tr. đ 2.731 6.024 8.783 5.657 2 Giá trị SX công nghiệp Tr. đ 58.698 184.613 245.485 240.725 3 Sản lượng sản xuất m2 946.745 2.977.625 3.835.705 3.597.037 4 Lao động và thu nhập Lao động bình quân người 337 386 446 517 Thu nhập BQ/ng/tháng 1000đ 809 1.516 1.663 1.602 5 Tài chính Mức trích KHTSCĐ Tr.đ 7.150 16.719 23.722 15.760 Doanh thu thuần Tr.đ 64.469 167.960 211.733 210.864 Gía vốn Tr.đ 60.342 124.295 159.048 176.357 Chi phí QLDN Tr.đ 19.325 34.087 32.104 13.095 - Lãi vay NH Tr.đ 13.359 22.626 9.918 9.259 - Chênh lệch tỷ giá Tr.đ 3.506 7.004 14.271 1.024 Chi phí bán hàng Tr.đ 5.581 5.318 14.740 19.131 Lợi nhuận trước thuế Tr.đ (19.688) 5.261 5.049 2.263 Thông qua bảng trên ta thấy chỉ tiêu lợi nhuận năm 1998 cho thấy doanh nghiệp phải trải qua một năm đầy sóng gió (lỗ 19.6 tỷ đồng), nguyên nhân chủ yếu của nó là do mức tiêu hao nguyên vật liệu, tỷ lệ sản phẩm hỏng,...quá cao làm chi phí kinh doanh của doanh nghiệp quá lớn đã dẫn tới thua lỗ. Sang các năm kế tiếp lợi nhuận của công ty đã tăng cao, điều này khẳng định công ty đã có những quyết sách đúng đắn, tìm mọi biện pháp giảm chi phí kinh doanh. Chỉ tiêu doanh thu có chiều hướng gia tăng đến năm 2001 có chững lại do khối lượng sản xuất trong năm có giảm đi, đây là nguyên nhân bão hoà thị trường và sản phẩm có xu hướng giảm giá, điều này giải thích tại sao lợi nhuận năm 2001 lại giảm sút đáng kể. Tình hình sử sụng vốn tại công ty trong những năm vừa qua được thông qua bảng sau: Bảng 3. Một số chỉ tiêu về sử dụng vốn TT Chỉ tiêu ĐVT TH 1999 TH 2000 TH 2001 KH 2002 1 Trả nợ NH về đầu tư Tổng số : Tr. đ 40.204 37.703 32.422 35.996 + Trả gốc Tr. đ 28.519 29.625 26.781 23.149 + Trả lãi Tr. đ 11.685 8.078 5.641 12.847 2 Đầu tư XDCB Tổng mức vốn đầu tư Tr. đ 6.598 5.433._.