Một số biện pháp nhằm nâng cao công tác đào tạo và phát triển nhân sự tại Công ty XNK Nông sản thực phẩm Hà Nội

ông hay thất bại của cơ quan, của tổ chức đó. Đó cũng là thế kỷ mà vị thế cạnh tranh dựa trên nguồn nhân lực rẻ của các nước đang phát triển, trong đó có nước ta sẽ mất đi. Nhận thức được điều này, các nhà quản trị mới nhận ra rằng: Chính con người - các nhân viên của mình - mới chính là nguồn nhân lực quan trọng nhất của doanh nghiệp hay cơ quan đó, Ở nước ta, từ khi chuyển sang cơ chế thị trường có sự điều tiết vĩ mô của Nhà nước thì nền kinh tế có nhiều chuyển biến tích cực. Nhà quản trị qua thực tế kinh doanh sẽ có được cách nhìn mới hơn, thực tế hơn, hiện đại hơn về công tác quản trị. Công tác quản trị đã thay đổi để phù hợp với cơ chế mới. tuy nhiên công tác quản trị nhân sự còn gặp phải một số yếu kém. Các nhà quản trị chưa biết tận dụng nguồn lực con người một cách có hiệu quả so với những gì họ đã làm, với các yếu tố sản xuất khác. Chính vì vậy họ phải thay đổi cách nhìn con người là lực lượng thừa hành sang cách nhìn toàn diện hơn. Trong thời gian thực tập tại công ty Xuất nhập khẩu Nông Sản thực phẩm Hà Nội, qua nghiên cứu công tác đào tạo và phát triển nhân sự tại công ty, em thấy rằng công ty đã và đang tích cực tiến hành một cách có hiệu quả công tác này. Tuy nhiên do điều kiện có hạn nên công tác đào tạo và phát triển nhân sự ở công ty có nhiều hạn chế đòi hỏi công ty phải có biện pháp giải quyết. Do tầm quan trọng của vấn đề quản trị nhân sự nói chung và đào tạo- phát triển nhân sự nói riêng cộng với lòng say mê mong muốn tìm hiểu về nhân sự và mong muốn góp một phần nhỏ của mình vào việc giải quyết những thực tế của công tác đào tạo và phát triển nhân sự còn tồn tại của công ty, em mạnh dạn chọn đề tài nghiên cứu: " Một số biện pháp nhằm nâng cao công tác đào tạo và phát triển nhân sự tại công ty Xuất nhập khẩu Nông sản thực phẩm Hà Nội". em hy vọng một phần nào sẽ giúp cho công ty đạt được hiệu quả cao trong thời gian tới. Kết cấu đề tài gồm 3 phần: Chương I: Cơ sở lý luận chung về công tác đào tạo và phát triển nhân sự. Chương II: Phân tích đánh giá công tác đào tạo và phát triển nhân sự ở Công ty AGREXPORT. Chương III: Một số ý kiến đề xuất nhằm nâng cao chất lượng công tác đào tạo và phát triển nhân sự tại văn phòng công ty. Trong quá trình thực hiện đề tài này em đã nhận được sự quan tâm giúp đỡ của các thầy cô giáo trong Khoa Quản trị kinh doanh đặc biệt là sự giúp đỡ tận tình của cô giáo hướng dẫn đồng thời em cũng nhận được sự quan tâm giúp đỡ, tạo điều kiện của ban lãnh đạo, các cô chú trong phòng Kế hoạch thị trường đã tạo điều kiện cho em được tiếp cận với thực tế, thu thập tài liệu, gặp gỡ các phòng ban để hoàn thiện chuyên đề này. Do còn nhiều hạn chế về kiến thức và kinh nghiệm nên trong chuyên đề cũng khó tránh khỏi những khiếm khuyết, em mong được các thầy cô giáo chỉ bảo để bài viết được hoàn thiện hơn. Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ ĐÀO TẠO VÀ PHÁT TRIỂN NHÂN SỰ TRONG CƠ QUAN VĂN PHÒNG I. TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TRONG CƠ QUAN VĂN PHÒNG 1. Khái niệm, tầm quan trọng của quản trị nhân sự trong cơ quan 1.1. Khái niệm: + Lực lượng nhân sự trong cơ quan văn phòng được hiểu là tất cả những người tham gia vào hoạt động của văn phòng, bất kể họ làm gì, giữ vị trí hay cương vị gì trong cơ quan văn phòng đó. Loài người muốn tồn tại và phát triển thì cần có lao động và trí óc, lao động là hoạt động của con người nhằm cải tiến tự nhiên, thông qua đó phục vụ cho mục đích của lao động trong sản xuất kinh doanh, quyết định sự phát triển đi lên của xã hội loài người. Còn trí óc thì thực hiện hàng loạt nhiệm vụ liên quan đến công tác tổ chức điều hành, phối hợp, quản lý sử dụng thông tin trong cơ quan, đơn vị. Đây là một phần rất quan trọng của con người khi phải trực tiếp làm việc trong một cơ quan đơn vị đó. Nhân sự trong cơ quan văn phòng có vai trò to lớn. Bất kỳ tổ chức nào cũng cần đến một yếu tố đặc biệt quan trọng đó là lao động. Lao động vừa là một yếu tố tham gia cấu thành tổ chức (xét về mặt cơ cấu tổ chức), vừa là chủ thể trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị (xét về địa vị các yếu tố, mối quan hệ nội tại trong tổ chức). Bởi vì, lao động không chỉ tạo ra năng lực hoạt động theo số lượng sức lao động hiện có mà còn chủ động sáng tạo làm cho năng lực hoạt động được tăng cường hơn rất nhiều trong những điều kiện, hoàn cảnh cụ thể. Cho dù các cơ quan, đơn vị có đầu tư, trang bị các thiết bị hiện đại, tinh xảo đến đâu cũng phải chịu sự điều khiển trực tiếp hay gián tiếp của người lao động. Do có vai trò trọng trách như vậy nên các tổ chức, đơn vị luôn chú trọng đến công tác tổ chức nhân sự nói chung, nhân sự cơ quan văn phòng nói riêng. Nhân sự có vai trò to lớn như đã trình bày song nếu mỗi người, mỗi nhóm không được gắn kết thành hệ thống, chỉ tồn tại rời rạc, biệt lập với nhau thì không những không phát huy được năng lực của mỗi người mà còn làm suy yếu, thậm chí làm tan vỡ tổ chức. Theo Lênin: "Những người nông dân nếu không được tổ chức thì cũng chỉ giống như những củ khoai trong túi". Muốn phát huy được sức mạnh của cá nhân trong việc thực hiện thắng lợi mục tiêu của tổ chức thì cần phải xếp đặt phối hợp các cá nhân theo một trật tự nào đó, việc làm đó gọi là công tác tổ chức nhân sự trong cơ quan, đơn vị. Như vậy, nhân sự quả thật là rất quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp. Nếu cơ quan đơn vị không muốn lãng phí thời gian, công sức và tiền bạc. Nếu cơ quan đơn vị không muốn có bầu không khí tiêu cực trong cơ quan đơn vị do không được thoả mãn nhu cầu, do không được quan tâm, do để mất lòng tin thì hoạt động quản trị nhân sự phải được coi là nhiệm vụ hàng đầu của mỗi cơ quan, đơn vị. + Quản trị nhân sự trong cơ quan văn phòng Để hiểu thật sâu sắc quản trị nhân sự là gì thì điều đầu tiên phải biết là quản trị văn phòng là gì? Bởi vì quản trị nhân sự là một bộ phận không thể thiếu trong quá trình quản trị văn phòng. Vậy: - Quản trị văn phòng được hiểu là toàn bộ các hoạt động tổ chức, phối hợp, điều hành và quản lý công tác thông tin trong cơ quan, đơn vị nhằm đạt những mục tiêu nhất định. - Quản trị văn phòng là công việc thường xuyên hàng ngày của nhà quản trị, nó bao gồm các hoạt động, hành vi của nhà quản trị được thực hiện thông qua các giác quan của họ như: nghe, nói, đọc, viết, nhìn, suy nghĩ… (nhà quản trị đưa ra các quyết định đó là thực hiện các chức năng quản trị: Hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát). Từ đó, người ta đưa ra các quan điểm khác nhau về quản trị nhân sự. Quản trị nhân sự: là một lĩnh vực đặc biệt quan trọng vì: "Mọi quản trị nhân sự suy cho cùng là quản trị con người". Chính vì vậy, mà nội dung của quản trị nhân sự rất phức tạp và liên quan đến nhiều vấn đề. Theo Nguyễn Hữu Thân: "Quản trị nhân sự là việc tuyển mộ, tuyển chọn, duy trì, phát triển, sử dụng, động viên và cung cấp những tiện nghi cho tài nguyên nhân sự thông qua tổ chức".(* Trích trong cuốn Quản trị nhân sự, tác giả Nguyễn Hữu Thân, NXB Thống Kê Theo PGS. PTS Đỗ Hoàng Toàn: "Quản trị nhân sự là việc bố trí, sử dụng những người lao động, cùng với máy móc, thiết bị, những phương pháp công nghệ, công nghệ sản xuất, những nguồn nguyên nhiên liệu một cách có hiệu quả nhất trong cơ quan, đơn vị".(**) Trích trong cuốn Những vấn đề cơ bản của QTKD, PGS.PTS Đỗ Hoàng Toàn, NXB Khoa học và Kĩ thuật 1994 Theo Trần Kim Dung thì: "Quản trị nhân sự chính là chức năng cán bộ, một trong những chức năng cơ bản của quản trị nhân sự là đi sâu nghiên cứu, khai thác mọi tiềm năng có trong mỗi nhân viên, khuyến khích họ làm việc chủ động, sáng tạo với hiệu suất cao, làm việc tận tâm trung thành với công ty"(***) Trích trong cuốn Quản trị nhân sự, tác giả Trần Thị Kim Dung, NXB Thống kê. Từ khái niệm khác nhau chúng ta có thể đưa ra một khái niệm ngắn gọn và đầy đủ về quản trị nhân sự như sau: "Quản trị nhân sự được hiểu là một quá trình tổ chức và sử dụng nguồn lao động trong doanh nghiệp nói chung và đối với văn phòng nói riêng một cách có khoa học, nhằm khai thác có hiệu quả nguồn lực nhân sự thông qua phân tích công việc, tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân sự, đãi ngộ nhân sự và đánh giá kết quả công việc". Trên cơ sở tiến hành tuyển dụng, phát triển đào tạo nhân sự thì công tác quản trị văn phòng gồm dự thảo chiến lược, chính sách, thực hiện kế hoạch, cung cấp kịp thời chính xác những thông tin, đôn đốc các bộ phận tiến hành thực hiện có hiệu quả các quyết định của lãnh đạo, đề xuất, kiểm tra, giám sát toàn bộ hoạt động của cơ quan, đơn vị. Nói tóm lại, quản trị văn phòng chính là việc phát triển và sử dụng con người. 1.2. Tầm quan trọng của quản trị nhân sự trong cơ quan văn phòng Xuất phát từ vai trò nguồn nhân sự trong cơ quan, đơn vị mà quản trị nhân sự được giữ một trọng trách khá lớn đối với công tác văn phòng, đó chính là vấn đề sống còn đối với bất kì cơ quan, đơn vị nào và thực tế cho thấy: Quản trị suy cho cùng là quản trị con người. Trong cơ quan, đơn vị mỗi người là một cá thể có những đặc tính chung và riêng khác nhau. Khi hoà hợp vào trong một tập thể sẽ dẫn đến mâu thuẫn, do đó quản trị nhân sự có vai trò làm cho mỗi cá nhân tồn tại phát triển và không tách rời trong tập thể. Mỗi cá nhân luôn có những tâm tư tình cảm, tính cách khác nhau nhưng đồng thời họ có những cái chung đó là muốn được tôn trọng, được quan tâm, thăng tiến vì thế các nhà quản trị phải biết liên kết các thành viên lại với nhau thành một tập thể vững mạnh, biết phát huy sở trưởng của mỗi người, gắn kết họ với nhau thực hiện mục tiêu chung của cơ quan văn phòng. Qua đó thoả mãn được nhu cầu riêng của mỗi thành viên. Trong đội ngũ quản trị của cơ quan, đơn vị một khi họ tuyển chọn được đúng người, sắp xếp đúng người, đúng việc, động viên khuyến khích nhân viên, tạo môi trường và điều kiện làm việc thuận lợi thì công tác quản trị nhân sự sẽ là động lực lớn giúp con người trong cơ quan đó đạt được những kết quả mong muốn, và đoàn kết tập hợp được họ và thúc đẩy họ hoàn thành công việc được giao. Quản trị nhân sự còn góp phần quan trọng vào việc giải quyết mặt chính trị xã hội của vấn đề lao động, thông qua việc thực hiện chiến lược con người của nhà nước. Bởi vì xét cho cùng mọi hoạt động của con người diễn ra trong nền kinh tế quốc dân hay trong cơ quan, đơn vị nào đó cũng để đạt mục đích cuối cùng là con người được hưởng mọi thành quả mà bản thân họ và xã hội đã tạo ra. Trong một cơ quan, đơn vị, đội ngũ quản trị, họ vừa là đối tượng quản trị đồng thời họ vừa là chủ thể của quản trị nhân sự. 1.3. Những nội dung cơ bản của quản trị nhân sự trong cơ quan văn phòng. Hoạt động quản trị nhân sự có ảnh hưởng lớn đến sự thành bại của mỗi một cơ quan, đơn vị. Vì thế mà hoạt động quản trị nhân sự trong mỗi cơ quan văn phòng rất phức tạp đòi hỏi phải có sự quan tâm thích đáng của các nhà quản trị. Hoạt động quản trị nhân sự bao gồm 5 nội dung chủ yếu sau: - Phân tích công việc: Là một quá trình (bao gồm công việc và thủ tục) nhằm xác định các loại công việc phải thực hiện, tính chất và đặc điểm của mỗi công việc đó, quyền hạn, trách nhiệm, kỹ năng thực hiện theo yêu cầu của công việc đó là gì? phức tạp hay đơn giản, chức trách đảm đương công việc đó là gì? công việc đó đòi hỏi những kỹ năng gì? mà khi thực hiện công việc cần phải có. Để tiến hành phân tích công việc người ta thường hay sử dụng các phương pháp như phương pháp trực quan bằng cách quan sát trực tiếp quá trình hoạt động của nhà nhân sự - phương pháp phân tích thống kê qua các số liệu thống kê thu thập được về kết quả và quá trình hoạt động của các loại lao động hiện có, để đánh giá về nhân sự của cơ quan, đơn vị đó và phương pháp trắc nghiệm. - Tuyển dụng nhân sự: Quá trình tìm kiếm, lựa chọn nhân sự để đáp ứng nhu cầu lao động của đơn vị về số lượng, chất lượng và cơ cấu tổ chức trong một thời kỳ nhất định. Quá trình này có thể được tiến hành theo các bước công việc và trở thành những thủ tục trong khi tuyển dụng nhân sự như sau: + Chuẩn bị tuyển dụng nhân sự cho công việc mà cơ quan văn phòng đang làm. + Trên cơ sở phân tích công việc, tiến hành thông báo về việc tuyển dụng nhân sự. + Thu nhận hồ sơ và tiến hành nghiên cứu các hồ sơ của các ứng cử viên. + Tổ chức phỏng vấn, sát hạch kiểm tra trình độ năng lực của người dự tuyển. + So sánh, lựa chọn và ra quyết định về việc tuyển dụng nhân sự. - Đào tạo và phát triển nhân sự: Đào tạo và phát triển nhân sự là quá trình giảng dạy, hướng dẫn bồi dưỡng, nhằm nâng cao trình độ chuyên môn tay nghề, trình độ hiểu biết và các phẩm chất khác đối với mỗi người nhân viên trong cơ quan văn phòng. Mỗi công việc trong cơ quan đơn vị đều cần đến một loại lao động có trình độ, chuyên môn ở mức nhất định, phải có kế hoạch đào tạo cụ thể giúp cho người lao động làm quen với công việc, đúng chuyên môn, sở trường và thích nghi với công việc được giao. Hoạt động của cơ quan diễn ra thường xuyên liên tục đòi hỏi các bộ phận nhân sự phải bố trí hợp lý, cân đối với các yếu tố vật chất và giữa các bộ phận. Ngày nay với sự phát triển của khoa học kỹ thuật thì yêu cầu và đòi hỏi về năng lực người lao động ngày càng cao, muốn vậy mỗi cơ quan, đơn vị cần coi trọng và quan tâm chú ý tới vấn đề quản trị nhân sự. - Đãi ngộ nhân sự Trong quản trị nhân sự đã ngộ nhân sự quyết định sự hăng hái hay không của người lao động và qua đó ảnh hưởng tới hiệu quả công việc. Đãi ngộ nhân sự có thể được thông qua. + Đãi ngộ vật chất: Thể hiện việc thoả mãn nhu cầu về vật chất của người lao động qua tiền lương, tiền thưởng và phúc lợi xã hội, đây là một nhu cầu cơ bản của con người. + Đãi ngộ tinh thần: Đó là việc quan tâm đến nhu cầu tinh thần của con người, thoả mãn nhu cầu tinh thần của con người như: có niềm vui trong công việc, được tôn trọng và quý trọng, được thăng tiến trong công việc, được quan tâm giúp đỡ, khuyến khích mỗi khi gặp khó khăn hoặc có sự rủi ro xảy ra đối với bản thân và gia đình họ. - Đánh giá kết quả qua thực hiện công việc Trước công việc được giao, các nhà quản trị cần đánh giá đúng mực trung thực công bằng những thành tích mà người lao động đạt được, động viên khuyến khích kịp thời, đồng thời rút ra những tồn tại yéu kém để họ có thể tiếp thu và rút ra kinh nghiệm làm tốt hơn. 2. Các nhân tố ảnh hưởng đến quản trị nhân sự trong cơ quan văn phòng Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác quản trị bao gồm: 2.1. Nhóm nhân tố thuộc về người lao động, Nhóm nhân tố thuộc về người lao động có ảnh hưởng đến công tác quản trị nhân sự trog cơ quan như: Nhân thức của người lao động, trình độ và chế độ kích thích người lao động làm việc. Cùng với sự phát triển của khoa học kĩ thuật và sự bùng nổ thông tin thì trình độ của người lao động ngày càng nâng cao, khả năng nhận thức của họ ngày càng tốt hơn. Điều này sẽ làm ảnh hưởng đến cách nhìn nhận, thái độ của nhân viên đối với công việc, quyền hạn và sự tham gia của mỗi người trong tổ chức. Nó cũng làm thay đổi những đòi hỏi thoả mãn, hài lòng với công việc cũng như phần thưởng đối với họ. Nếu trước kia mong muốn của người đi làm chỉ giản đơn là có việc làm ổn định và mức lướng đủ sống thì ngày nay nhu cầu của họ đã đa dạng, phong phú hơn nhiều đặc biệt là nhu cầu tinh thần. Tiền lương là thu nhập chính của người lao động, đó là công cụ quan trọng để thu hút lực lượng lao động là vũ khí cạnh tranh mạnh mẽ, ngoài ra tiền thưởng cũng có vai trò quan trọng trong việc kích thích thi đua, tăng năng suất lao động. Tuy nhiên tiền lương, tiền thưởng không phải là mục đích duy nhất của nhân viên. Họ còn cần: - Có công việc phù hợp với năng lực chuyên môn, các điều kiện làm việc phải thuận lợi, có chế độ nghỉ ngơi hợp lý. - Được cung cấp đầy đủ thông tin, được tôn trọng và lắng nghe ý kiến đề xuất của họ. - Có cơ hội học hành và thăng tiến, có tương lai trong nghề nghiệp. Vì vậy quản trị nhân sự có hiệu quả hay không tuỳ thuộc vào việc nắm bắt và thoả mãn được nhu cầu chính đáng cuả nhân viên hay không? Song vẫn phải đảm bảo được mục tiêu của cơ quan, đơn vị đề ra. 2.2. Nhóm nhân tố thuộc về nhà quản trị Bao gồm trình độ giao tiếp nhân sự và các phương pháp lãnh đạo của nhà quản trị. Trình độ giao tiếp của nhà quản trị ảnh hưởng rất nhiều đến công tác quản trị nhân sự. Nếu nhà quản trị có trình độ giao tiếp tốt với nhân viên, biết quan tâm và động viên họ, thì ở đó công tác quản trị nhân sự sẽ thành công. Phong cách lãnh đạo cũng ảnh hưởng nhiều đến công tác quản trị nhân sự. Có 3 phong cách lãnh đạo thường thấy là: Phong cách lãnh đạo chuyên môn, phong cách lãnh đạo tản quyền và phong cách lãnh đạo dân chủ. Một câu hỏi luôn đặt ra đối với nhà quản trị là "áp dụng phương pháp quản lý nào là hợp lý nhất? tuỳ thuộc vào từng doanh nghiệp, từng cơ cấu tổ chức mà nhà quản trị đưa ra những phong cách lãnh đạo hợp lý. 2.3. Nhóm nhân tố thuộc môi trường lao động Môi trường lao động là tổng thể các yếu tố liên quan đến các điều kiện lao động. Môi trường lao động của công ty có thể hiểu là một nền văn hoá được hình thành và phát triển cùng với quá trình vận hành của tổ chức, đó là triết lý kinh doanh, các tập quán thói quen truyền thống, phong cách sinh hoạt, nghệ thuật ứng xử. Tất cả các yếu tố này tạo ra một bầu không khí, một bản sắc tinh thần đặc trưng riêng cho từng cơ quan, đơn vị. Những vấn đề này ảnh hưởng rất lớn đến công tác quản trị nhân sự và tuỳ từng điều kiện môi trường mà nhà quản trị áp dụng phong cách quản trị riêng với nhân viên của mình. II. ĐÀO TẠO VÀ PHÁT TRIỂN NHÂN SỰ 1. Khái niệm và tầm quan trọng của đào tạo và phát triển nhân sự 1.1. Khái niệm Đào tạo nhân sự được hiểu là quá trình giảng dạy, hướng dẫn bồi dưỡng nhằm nâng cao trình độ chuyên môn, kỹ năng của người nhân viên, chuẩn bị cho họ theo kịp với những thay đổi cơ cấu tổ chức và của bản thân công việc. Phát triển nhân sự là sự thăng tiến, đề bạt người dưới quyền vào các nhiệm vụ công tác cao hơn hoặc là giao cho nhân viên làm những công việc quan trọng hơn, đòi hỏi chuyên môn cao hơn. Từ các khái niệm trên, ta có thể thấy rằng: đào tạo, phát triển đều đề cập đến một quá trình tương tự: quá trình cho phép con người tiếp thu các kiến thức, học các kỹ năng mới và thay đổi các quan điểm hay hành vi và nâng cao khả năng thực hiện công việc của cá nhân. Điều đó cũng có nghĩa là đào tạo, phát triển được áp dụng để làm thay đổi việc nhân viên biết gì? làm như thế nào? và quan điểm của họ đối với công việc hoặc mối quan hệ với các đồng nghiệp và các "sếp" ra sao? Phát triển bao gồm các hoạt động nhằm chuẩn bị cho công nhân viên theo kịp với cơ cấu tổ chức khi nó thay đổi và phát triển, mặc dù vậy trong thực tế vẫn có nhiều quan điểm khác nhau về khái niệm đào tạo, phát triển. Theo em, nếu đào tạo có định hướng, chú trọng vào công việc hiện thời của cá nhân sẽ giúp các cá nhân có ngay các kỹ năng cần thiết để thực hiện tốt công việc hiện tại. Còn phát triển nhân viên nhằm chú trọng lên các công việc tương lai trong tổ chức hay cơ quan, đơn vị. Khi một người được thăng tiến lên những chức vụ mới, họ cần có những kiến thức, kỹ năng mới theo yêu cầu của công việc. Công tác phát triển nhân viên sẽ giúp các cá nhân chuẩn bị sẵn các kiến thức, kỹ năng cần thiết đó. 1.2. Vai trò của đào tạo và phát triển nhân sự Đối với một quốc gia, giáo dục, đào tạo và phát triển năng lực của người lao động có ảnh hưởng to lớn đến sự phát triển kinh tế, xã hội của một quốc gia và khả năng cạnh tranh quốc tế của các quốc gia đó. Nhu cầu đào tạo nhân viên trong các tổ chức tăng nhanh cùng với sự phát triển của hợp tác và cạnh tranh quốc tế, công nghệ tiên tiến và áp lực về kinh tế xã hội. Đào tạo được xem như là một yếu tố cơ bản nhằm đáp ứng các mục tiêu chiến lược của tổ chức. Giờ đây chất lượng nhân viên đã trở thành một trong những lợi thế cạnh tranh quan trọng nhất của các cơ quan, đơn vị. Ngoài ra, đào tạo và phát triển nhân lực trong cơ quan, đơn vị còn có vai trò sau: - Giải quyết các vấn đề tổ chức: Đào tạo và phát triển có thể giúp các nhà quản trị giải quyết các vấn đề về mâu thuẫn, xung đột giữa các cá nhân và giữa công đoàn với các nhà quản trị, đề ra các chính sách quản lý nguồn nhân lực của công ty có hiệu quả hơn. - Phát triển nhân sự không chỉ nhằm có được nguồn nhân lực đủ về số lượng, bảo đảm về chất lượng mà còn là một hình thức đãi ngộ nhân sự thông qua việc làm. Nó góp phần giúp cho người lao động ổn định và cải thiện được đời sống của bản thân và gia đình họ. - Chuẩn bị đội ngũ cán bộ quản lý, chuyên môn kế cận: Đào tạo và phát triển giúp cho nhân viên có được những kỹ năng cần thiết cho các cơ hội thăng tiến và thay thế cho các cán bộ quản lý, chuyên môn khi cần thiết. - Thoả mãn nhu cầu phát triển cho nhân viên: Được trang bị những kỹ năng chuyên mô cần thiết sẽ kích thích nhân viên thực hiện công việc tốt hơn, đạt được nhiều thành tích tốt hơn, muốn được trao những nhiệm vụ có tính thách thức cao hơn, có nhiều cơ hội thăng tiến hơn, đồng thời thoả mãn được nhu cầu cá nhân của nhân viên, hay nhu cầu công danh của nhân viên. Từ đó, khích lệ sức khuấy động để cho nhân viên phát huy được đầy đủ tiềm lực nội tại của mình. Ông Mitshuto Shimio cho rằng: "Con người gánh vác trọng trách càng sớm thì sự tiến bộ càng lớn". - Trực tiếp giúp nhân viên thực hiện công việc tốt hơn, đặc biệt khi nhân viên thực hiện công việc không được đáp ứng các tiêu chuẩn mẫu hoặc khi nhân viên nhận công việc mới. 2. Nội dung và phương pháp đào tạo và phát triển nhân sự 2.1. Nội dung đào tạo và phát triển nhân sự Đào tạo và phát triển nhân sự bao gồm: Xác định rõ nhu cầu đào tạo và phát triển, ấn định các mục tiêu cụ thể, lựa chọn các phương pháp thích hợp, thực hiện các chương trình đào tạo và phát triển, đánh giá chương trình đào tạo và phát triển. Tiến trình đào tạo và phát triển nhân sự là tiến trình liên tục không bao giờ dứt. Nhà quản trị phải thường xuyên kiểm tra đánh giá chương trình xem đã đáp ứng với các nhu cầu và mục tiêu đề ra chưa? Hơn nữa, cần phải đánh giá hiệu quả kinh tế của những chương trình đó. Tóm lại, các yếu tố bên trong và bên ngoài liên tục ảnh hưởng đến yêu cầu đào tạo, do đó bất kỳ chơng trình đào tạo nào cũng cần phải năng động và tiếp diễn không ngừng. 2.2. Phương pháp đào tạo và phát triển nhân sự + Phương pháp dạy kèm: Đây là phương pháp đào tạo tại chỗ để phát triển cấp quản trị trên cơ sở một kèm một. Một số công ty lập ra các chức vụ phụ tá hay trợ lý cũng nhằm mục đích này. Cá nhân được chức vụ này, người ta phải theo sát cấp trên của mình. Để đạt được kết quả các cấp quản trị dạy kèm này phải có kiến thức toàn diện về công việc liên hệ tới các mục tiêu của cơ quan. + Phương pháp hội nghị: là phương pháp huấn luyện được sử dụng rộng rãi. Trong đó, các thành viên có chung một mục đích thảo luận và cố gắng giải quyết vấn đề. Thông thường người điều khiển là một cấp quản trị nào đó, có nhiệm vụ giữ cho cuộc thảo luận diễn ra trôi chảy và tránh để mọi người ra ngoài đề. Khi thảo luận thì cấp trên phải lắn nghe và cho phép các thành viên phát biểu giải quyết các vấn đề. + Phương pháp đào tạo tại bàn giấy Phương pháp đào tạo tại bàn giấy hay đào tạo xử lý công văn giấy tờ cũng như là một phương pháp quan trọng đối với nhâ viên văn phòng, là phương pháp mô phỏng trong đó thành viên tránh cấp trên giao cho một số giấy tờ kinh doanh như: Các bản thông tư nội bộ hoặc các bản ghi nhớ, các bản trình báo cáo, các tin tức do các cuộc điện đàm điện thoại gửi lại. Các hồ sơ này không được sắp xếp theo một thứ tự đặc biệt nào mà cần sắp xếp phân loại từ loại cần xử lý khẩn cấp tới loại xử lý bình thường. Các thành viên trong văn phòng được yêu cầu xem các thông tin nêu trên và sắp xếp theo thứ tự ưu tiên. Đây là một phương pháp hữu hiệu giúp cho nhà quản trị giải quyết vấn đề có tính thủ tục một cách nhanh gọn, đồng thời giúp cho nhà quản trị cũng như nhân viên trong văn phòng làm việc một cách khoa học. + Phương pháp luân phiên công tác Phương pháp luân phiên công tác hay công việc là phương pháp chuyển cán bộ, nhân viên hoặc cấp quản trị từ công tác này sang công tác khác nhằm mục đích cung cấp cho họ những kinh nghiệm rộng hơn, không những thế phải cho nhân viên trong văn phòng thường xuyên tiếp xúc với những kỹ thuật hiện đại mới như mạng Internet, mạng LAN. Ngoài mục đích nêu trên, phương pháp luân phiên còn tạo hứng thú cho cán bộ nhân viên thay đổi công việc vì quá nhàm chán làm một công việc suốt đời nào đó. Ngoài ra, nó còn giúp cho cán bộ, nhân viên trở thành người đa năng, đa dạng để đối phó với mọi tình huống xảy ra sau này. Qua đây ta thấy được mối quan hệ khăng khít giữa đào tạo và phát triển nhân sự với quản trị nhân sự. Và là tiền đề quan trọng để thực hiện tốt những công tác được giao. Chương II PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ CÔNG TÁC ĐÀO TẠO VÀ PHÁT TRIỂN NHÂN SỰ Ở CÔNG TY AGREXPORT I. KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY AGREXPORT 1. Quá trình hình thành và phát triển Quá trình thành lập công ty: Tổng công ty xuất nhập khẩu với tên giao dịch là AGREXPORT có trụ sở tại số 6 Tràng Tiền - Hoàn Kiến - Hà Nội, được thành lập năm 1963 theo quyết định của Thủ tướng Chính phủ, trực thuộc Bộ Thương mại. Đến năm 1985 được chuyển sang cho Bộ Nông nghiệp và công nghiệp thực phẩm quản lý theo quyết định số 08/HĐBT ngày 14/01/1985 và đến năm 1994 Tổng công ty XNK nông sản đổi tên thành Công ty XNK nông sản thực phẩm Hà Nội, trực thuộc Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn theo quyết định số 90/QĐ-TTg ngày 07/01/1994 của Thủ tướng Chính phủ và công văn hướng dẫn của Uỷ ban kế hoạch nhà nước số 04/UBKH này 05/05/1994. - Sự phát triển của công ty những năm gần đây Thời kỳ 1995 đến nay: Năm 1995 Tổng công ty XNK nông sản được đổi tên là Công ty XNK nông sản thực phẩm Hà Nội (AGREXPORT), ngay từ đầu, công ty đã có kế hoạch dự kiến xuất nhập khẩu cho năm tới. Trong thực tế công ty đã hoàn thành vượt mức kế hoạch, đạt 112,2%, đây là một kết quả đáng mừng. 2. Chức năng, nhiệm vụ của công ty Công ty AGREXPORT là đơn vị kinh doanh dưới sự chỉ đạo và quản lý của Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn, hoạt động theo chế độ hạch toán kinh tế độc lập, có tư cách pháp nhân, có tài khoản tại ngân hàng và có con dấu riêng để giao dịch trong phạm vi trách nhiệm được qui định. Là đơn vị chuyên kinh doanh các mặt hàng nông sản, AGREXPORT Hà Nội có chức năng và nhiệm vụ được quy định cụ thể như sau: - Tổ chức xây dựng kế hoạch dài hạn, ngắn hạn hàng năm về mua bán, chế biến, vận chuyển bảo quản xuất nhập khẩu nông sản thực phẩm. - Tổ chức trực tiếp thu mua nông sản và thu mua một số mặt hàng khác theo yêu cầu của công ty. - Trên cơ sở các văn bản qui định của Nhà nước, của Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn để liên doanh liên kết với các đơn vị trong và ngoài nước đảm bảo tự hạch toán kinh doanh, bảo toàn và phát triển vốn và có lãi. - Tổ chức quản lý và sử dụng có hiệu quả các cơ sở vật chất kỹ thuật, các phương tiện phục vụ cho yêu cầu kinh doanh của công ty. - Cùng với các đơn vị xuất nhập khẩu trong và ngoài ngành tổ chức nghiên cứu, tìm tòi xây dựng tạo thị trường và nguồn hàng ổn định. - Tổ chức đào tạo nghiệp vụ cho các cán bộ trong ngành đồng thời hướng dẫn các đơn vị trưc thuộc thực hiện các kế hoạch và nhiệm vụ cần thiết khác. 3. Đặc điểm kinh doanh của công ty AGREXPORT Hà Nội là một doanh nghiệp nhà nước nên về nguồn lực như: nhân sự, tài chính, mặt hàng kinh doanh, thị trường… có nhiều thuận lợi. Vì thế, môi trường bên trong của doanh nghiệp có những đặc điểm sau: 3.1. Đặc điểm về nhân sự của công ty AGREXPORT Hà Nội có đội ngũ 86 CNV, trong năm 2001 có 34 nhân viên quản lý bao gồm cả trình độ trung cấp, đại học và trên đại học (trong đó đại học và trên đại học là 68 người chiếm 80%). Với đội ngũ nhân viên nam chiếm 56,47% là một thuận lợi lớn của công ty, bởi những lô hàng xuất khẩu, cán bộ nghiệp vụ phải xuống cơ sở sản xuất, vì thế công việc này phù hợp với cán bộ nam hơn. Từ năm 1995, sau khi thay đổi lại cơ cấu tổ chức bộ máy, đến nay cán bộ công nhân viên của công ty ít biến động. Năm 1996 công ty có 82 cán bộ đến năm 1997 giảm xuống còn 69 và con số này giữ nguyên cho đến năm 1998. Bên cạnh đó, đa số cán bộ của công ty đều trẻ, thích hợp cho công tác cần sự đi lại để thu mua nông sản phục vụ cho xuất khẩu. Có thể nói cơ cấu lao động của công ty là tương đối hợp lý, tạo điều kiện thuận lợi trong việc nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty. Hiện nay, công ty vẫn tổ chức các lớp bồi dưỡng cử nhân đi học, phấn đấu 100% cán bộ đại học cũng như tạo điều kiện nhằm nâng cao trình độ ngoại ngữ và ngoại giao cho CBCNV. 3.2. Đặc điểm về mặt hàng kinh doanh của Công ty Với chức năng là xuất nhập khẩu nông sản thực phẩm theo quyết định cấp ngày 10/5/1995 của Bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn, ngành nghề kinh doanh của công ty là xuất nhập khẩu nông nghiệp (phân bón, thuốc trừ sâu…) Hiện nay, các mặt hàng chủ yếu của công ty là: - Xuất khẩu mặt hàng lạc nhân, hạt điều, hạt tiêu, quễ, hoa hồi, các loại đậu, chè, tơ tằm, vừng, ngô… - Nhập khẩu các loại thuốc trừ sâu, bánh quy, bơ, dầu cọ, ống nước, phụ tùng, lốp xe… 4. Cơ cấu tổ chức 4.1. Sơ đồ bộ máy quản lý của công ty Công ty AGREXPORT Hà Nội với 85 CBCNV từ những nhiệm vụ, chức năng, đạc điểm sản xuất kinh doanh của công ty, đòi hỏi phải có bộ máy quản lý và sản xuất hợp lý thì mới sản xuất kinh doanh có hiệu quả. Cơ cấu tổ chức quản trị của từng doanh nghiệp không nhất thiết phải giống nhau và phụ thuộc vào đặc điểm riêng từng doanh nghiệp để xây dựng được cơ cấu tổ chức quản trị phù hợp với mục tiêu của từng doanh nghiệp AGREXPORT Hà Nội, căn cứ vào những nguyên tắc phù hợp với cơ chế quản trị mới. - Có mục tiêu chiến lược thống nhất. - Có chế độ trách nhiệm rõ ràng, quyền hạn trách nhiệm công dân giống nhau. - Có sự mềm dẻo về tổ chức. - Có sự tập trung thống nhất về một đầu mối. - Đảm bảo phát triển hiệu quả trong kinh doanh dựa vào nguyên tắc trên, Công ty đã xây dựng bộ máy tổ chức quản lý theo mô hình sau. Sơ đồ bộ máy tổ chức. - Ban giám đốc - Giám đốc - Phó giám đốc - Các phòng ban quản lý - Các phòng nghiệp vụ XNK NXK1 NXK2 Phòng tổ chức hành chính Phòng tài chính kế toán Phòng kế hoạch thị trường Ban đền án & thanh toán công nợ NXK3 NXK4 NXK5 NXK6 NXK7 4.2. Chức năng, nhiệm vụ của bộ máy. Mỗi phòng có chức năng, nhiệm vụ riêng phù hợp với nhiệm vụ tổ chức kinh doanh của Công ty, cụ thể như sau: Giám đốc là người trực tiếp quản lý điều hành._.