Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác tổ chức hội nghị tại Viện sử học

quan, đơn vị hay các tổ chức có thể gặp gỡ tiếp xúc nhằm trao đổi thông tin, bàn bạc, góp ý kiến… hay học hỏi kinh nghiệm hay, cách làm tốt của nhau để từ đó có thể nâng cao hiệu quả hoạt động của đơn vị mình. Hội nghị là phương tiện điều hành quản lý của các nhà lãnh đạo, thông qua nó để đưa những tư tưởng, quan điểm, chính sách tốt nhất vào thực tiễn hoạt động. Hội nghị là nơi để mọi người có thể cùng bàn bạc, thảo luận và học hỏi kinh nghiệm của nhau. Kết luận của hội nghị đưa ra có thể là phương án tối ưu, là cách giải quyết hiệu quả nhất cho một vấn đề… Chính vì vậy, ở bất kỳ cơ quan hành chính hay đơn vị sản xuất kinh doanh, tổ chức chính trị xã hội … thì vấn đề tổ chức hội nghị hay hội họp là rất quan trọng và không thể thiếu ở bất kỳ cơ quan, đơn vị nào. Nhưng vấn đề đặt ra là cơ quan, đơn vị đó thực hiện công tác tổ chức hội nghị, hội họp như thế nào cho khoa học, hợp lý và mang lại hiệu quả cao. Đây là công việc thuộc chức năng và nhiệm vụ của bộ phận văn phòng cơ quan. Vậy văn phòng phải thực hiện công tác tổ chức hội nghị như thế nào cho tốt ? Công tác tổ chức hội nghị tại phòng hành chính tổng hợp (HC – TH) Viện sử học trong thời gian qua đã có những thành quả tốt đóng góp tích cực vào thành công của Viện. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác tổ chức hội nghị đối với hoạt động của cơ quan, đơn vị nói chung và đối với phòng HC - TH Viện sử học nói riêng, sau một thời gian ngắn tìm hiểu thực tế, nghiên cứu bộ máy hoạt động của viện và thực tiễn hoạt động tổ chức hội nghị của văn phòng viện nên em đã chọn đề tài: “Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác tổ chức hội nghị tại Viện sử học” làm khoá luận tốt nghiệp của mình. Với mục đích nghiên cứu của khoá luận là để tìm hiểu và đánh giá ích lợi của việc tổ chức hội nghị đối với hoạt động của cơ quan, đơn vị. Đồng thời với bản thân em có thể bước đầu tập dượt nghiên cứu khoa học và có thể gắn lý luận khoa học với thực tế để từ đó cá nhân em biết cách viết một khoá luận, tìm kiếm thông tin, biết cách đánh giá tình hình và từ đó có thể đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng trong công việc của mình trong tương lai. Trong khoá luận của mình em có sử dụng một số phương pháp nghiên cứu như phương pháp kết hợp nghiên cứu lý luận từ các giáo trình với việc sưu tầm và đọc tài liệu tham khảo. Vận dụng kiến thức vào thực tiễn để rút ra nhận xét để từ đó thấy được các ưu điểm, nhược điểm của vấn đề và từ đó đề xuất các giải pháp nâng cao chất lượng. Phạm vi nghiên cứu của khoá luận này là công tác, tổ chức hội nghị ở một số cơ quan, đơn vị sự nghiệp. Từ những kiến thức đã được học ở nhà trường và sau một thời gian ngắn tìm hiểu hoạt động về công tác tổ chức hội nghị tại phòng HC - TH Viện sử học, em đã hoàn thành khoá luận này. Khoá luận tốt nghiệp được trình bày với 3 chương chính ngoài phần mở đầu, kết luận, quy ước viết tắt và tài liệu tham khảo. Chương I: Lý luận chung về tổ chức hội nghị trong công tác hoạt động văn phòng Chương II: Thực trạng công tác tổ chức hội nghị tại Viện sử học Chương III: Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác tổ chức hội nghị tại Viện sử học Khoá luận tốt nghiệp được hoàn thành em xin chân thành cám ơn sự giúp đỡ nhiệt tình của lãnh đạo và tập thể cán bộ nhân viên Viện sử học và sự hướng dẫn trực tiếp của thầy giáo PGS.TSKH. Nguyễn Trọng Bảo. Em xin chân thành cảm ơn ! Sinh viên Nguyễn Thị Thuỳ Linh Chương I Lý luận chung về tổ chức hội nghị trong công tác hoạt động văn phòng [1] I. Khái niệm, vai trò công tác tổ chức hội nghị Khái niệm. Trước hết, hội nghị là một trong những hình thức thể hiện sự lãnh đạo, điều hành và phối hợp trong hoạt động của mỗi tổ chức cơ quan, đơn vị. Nó là phương tiện để truyền đạt và quán triệt thông tin trong hoạt động lãnh đạo. Đây là hình thức cơ bản thể hiện tính dân chủ, tính tập thể và tính tự giác của mọi thành viên. Bởi: hội nghị là một cuộc họp mặt, một cuộc họp có tổ chức của một số đông người, nhằm thông báo, trao đổi, bàn luận, lấy ý kiến… tạo sự thống nhất phối hợp hành động nhằm giải quyết một hoặc một số vấn đề mà mọi người cùng quan tâm. 2. Vai trò của hội nghị trong hoạt động của cơ quan, đơn vị. Mục đích của hội nghị là nhằm thông báo trao đổi, bàn luận, lấy ý kiến để truyền đạt hay để quán triệt thông tin cho nên vai trò nổi bật là tạo nên hoạt động mang tính tập thể, tạo sự phối hợp trong hoạt động nhằm đem lại hiệu quả cao. Mặt khác, hội nghị là để bàn luận trao đổi và lấy ý kiến của mọi thành viên nên tính dân chủ cần được thể hiện rõ. Mỗi người có thể tham gia ý kiến, bày tỏ kinh nghiệm và hiểu biết của mình để hoàn thiện một vấn đề, đưa ra ý kiến phản biện hay nhìn nhận vấn đề theo đa chiều. Từ đó, hội nghị rút ra được vấn đề chung nhất có tính hiệu quả cao. Ngoài ra một số quyết định mới thường được ban hành, một số tư tưởng quan điểm mới thường được bàn bạc, thừa nhận, một số khó khăn vướng mắc được tháo gỡ, công việc được triển khai nhanh hơn, đúc rút được những giải pháp hay và uốn nắn được những lệch lạc mang lại hiệu quả tích cực. Đứng về góc độ quản lý và lãnh đạo, việc tổ chức hội nghị không những là phương tiện để truyền đạt và quán triệt các thông tin quản lý chỉ đạo mà còn là tập hợp các mối quan hệ đa dạng trong quá trình xây dựng thực hiện chính sách, thể hiện ý chí quyền lực, mệnh lệnh của cơ quan cấp trên đối với cấp dưới. Hội nghị là công cụ để tổ chức, vận động các đối tượng trong các hoạt động xã hội. II. Phân loại hội nghị 1. Căn cứ vào quy trình lãnh đạo, quản lý: gồm các loại hội nghị sau: Hội nghị bàn bạc ra quyết định Thông thường trong mọi cơ quan, đơn vị để đưa ra một quyết định quản lý hay chỉ đạo hướng dẫn… thì trước đó phải tổ chức hội nghị để bàn bạc, trao đổi rồi mới ra quyết định. Tuỳ theo tính chất, phạm vi, mức độ quan trọng của quyết định mà văn phòng cần tổ chức hội nghị chuyên đề hay hội thảo với các ngành, các cấp, các đối tượng có liên quan để thu thập ý kiến. Đồng thời để khi họp bàn ra quyết định phản ánh được đúng đắn tình hình, tâm tư nguyện vọng của các đối tượng, đảm bảo tính khả thi của quyết định. Hội nghị phổ biến, triển khai: Loại hội nghị này được tổ chức nhằm hai mục đích: Phổ biến, quán triệt nội dung, tư tưởng, quan điểm, chủ trương, chính sách, giải pháp… được ghi trong quyết định tới đội ngũ cán bộ chủ chốt hoặc tới toàn thể cán bộ, công nhân viên trong cơ quan, đơn vị. Bàn bạc, xây dựng kế hoạch và chương trình hành động cụ thể ở từng cơ quan, đơn vị có liên quan để thực hiện các nội dung được ghi trong quyết định. Hội nghị đôn đốc, kiểm tra: ở một số đơn vị, cơ sở có nhiều sáng kiến, giải pháp sáng tạo nhằm thực hiện quyết định đạt chất lượng, hiệu quả cao. Nếu tổ chức hội nghị để nghe các đơn vị có thành tích báo cáo, trình diễn cách làm hay, nhằm trao đổi, phổ biến các kinh nghiệm đó cho các đơn vị khác học tập, như vậy sẽ nhân rộng các sáng kiến, kinh nghiệm của các nhân tố mới, tạo điều kiện cho quyết định sớm đi vào thực tiễn cuộc sống. Nhưng trong thực tiễn, cũng có một số đơn vị hiểu không đúng, hoặc thực hiện sai lệch các chủ trương, giải pháp nêu trong quyết định. Nếu để các hiện tượng đó kéo dài, hoặc để lây lan sang các đơn vị khác thì sẽ mang lại hiệu quả không tốt. Văn phòng cần giúp lãnh đạo tổ chức hội nghị để uốn nắn, khắc phục các sai sót, lệch lạc này. Thông thường, khi thực hiện một nghị quyết, đồng thời có cả hai hiện tượng nêu trên. Trong hội nghị này có hai nội dung Nghe báo cáo trao đổi kinh nghiệm hay, cách làm tốt. Chấn chỉnh, uốn nắn các lệch lạc đảm bảo cho quyết định được thực hiện có chất lượng và hiệu quả. Hội nghị tổng kết. Thông thường sau một năm, người ta tổ chức hội nghị sơ kết để đánh giá việc thực hiện quyết định đồng thời trao đổi kinh nghiệm hay, uốn nắn các lệch lạc để thời gian tiếp theo thực hiện quyết định có hiệu quả hơn. Khi thời gian thực hiện quyết định đã hết, cần tổ chức hội nghị tổng kết, đánh giá việc thực hiện quyết định, biểu dương, khen thưởng các đơn vị, cá nhân đạt được các thành tích xuất sắc; rút ra các bài học, nguyên nhân thành công hoặc chưa thành công để giúp cho việc thực hiện các quyết định khác tiếp theo. Với các cơ quan, đoàn thể lớn, giữa các hội nghị thường kỳ, thường có các hội nghị chuyên đề, hội nghị giữa nhiệm kỳ. Còn các cơ quan khoa học, thường tổ chức các hội nghị chuyên đề, các hội thảo khoa học… 2. Căn cứ vào tính chất và mục đích của hội nghị: gồm các loại hội nghị sau: a. Hội nghị trao đổi thông tin: Hội nghị này được tổ chức để các nhà quản lý các cấp, các lĩnh vực hay các đơn vị khác cùng nhau tham dự hội nghị nhằm trao đổi, nắm bắt thông tin, xử lý thông tin liên quan tới các hoạt động của đơn vị và cũng là để trao đổi học hỏi kinh nghiệm. Hội nghị triển khai công tác: Hội nghị này thường được tổ chức để phổ biến các quyết định, giải thích các đường lối, chủ trương, chính sách; thống nhất chương trình, kế hoạch hành động để mọi người hiểu biết và chấp hành, thực hiện đồng bộ các hoạt động đã được bàn bạc trong cơ quan, đơn vị Hội nghị mở rộng dân chủ: Loại hội nghị này mở ra nhằm tạo cơ hội cho mọi người phát biểu ý kiến, cảm nghĩ về những chủ trương, chính sách mới để từ đó lãnh đạo giải thích, điều chỉnh, bổ sung, nhằm tạo ra sự nhất trí cao hoặc hoàn thiện chủ trương, thống nhất hành động để hoạt động của cơ quan đạt chất lượng hiệu quả tốt. Hội nghị giải quyết vấn đề: Loại hội nghị này được các nhà lãnh đạo, quản lý rất quan tâm. Trong hội nghị thường thảo luận các vấn đề rất cụ thể, nhằm tháo gỡ các khó khăn, vướng mắc nhằm đưa năng suất, chất lượng, hiệu quả của cơ quan, đơn vị lên một trình độ cao. Yêu cầu chính của loại hội nghị này là tạo được sự nhất trí về mặt nhận thức và tạo được quyết tâm, đồng bộ trong hành động, giúp cho hoạt động cơ quan, đơn vị có chuyển biến rõ rệt. Căn cứ vào hình thức hội nghị. Các hội nghị do tính chất bí mật, không muốn công khai hoặc do tế nhị, các bên gặp nhau bàn bạc nhưng không muốn để cho nhiều người biết nên hội nghị họp nhưng không chính thức công bố. Cũng có khi một tổ chức muốn họp nội bộ để bàn riêng một số vấn đề người ta gọi đó là hội nghị kín. Những hội nghị do những người có trách nhiệm trong cơ quan, đơn vị mời hoặc đứng ra tổ chức được gọi là hội nghị chính thức công khai. III. Quy trình tổ chức hội nghị 1. Chuẩn bị tổ chức hội nghị. a. Chuẩn bị nội dung tổ chức hội nghị: Những nội dung hội nghị: Nội dung hội nghị là vấn đề cốt lõi, là linh hồn của hội nghị. Tên của hội nghị phải phản ánh được mục đích, nội dung, trọng tâm của hội nghị. Người chuẩn bị nội dung hội nghị phải có tầm nhìn, phải nắm chắc được vấn đề, có đầu óc tổ chức, biết phối hợp các lực lượng, phải có vốn sống thực tế phong phú, để sao cho các nội dung hoạt động trong hội nghị được nhịp nhàng, hấp dẫn, đảm bảo cho hội nghị đạt kết quả. Thông thường để tổ chức một hội nghị, cần chuẩn bị các nội dung sau: Báo cáo chính tại hội nghị Báo cáo tham luận bổ sung làm rõ từng mặt, từng phần của báo cáo chính. Chương trình hành động, những vấn đề cần trao đổi, thảo luận. Những kết luận của hội nghị Những việc cần làm sau hội nghị Chuẩn bị báo cáo chính: Báo cáo chính đóng vai trò quyết định trong sự thành công của hội nghị. Trong báo cáo chính thường có các mục: Kiểm điểm, đánh giá tình hình phần này cần nêu bật những kết quả, thành tích, kinh nghiệm hay, các cách làm tốt, đồng thời đánh giá đúng, rõ các mặt còn thiếu sót, yếu kém, lệch lạc cần uốn nắn, tháo gỡ; nêu bật được những nguyên nhân và những bài học kinh nghiệm và cần đưa ra các số liệu chứng minh các nhận định đó. Những tư tưởng, quan điểm chính những vấn đề cần tập trung tháo gỡ. Thông thường những tư tưởng, quan điểm này phải phù hợp với quy luật khách quan, hướng theo xu thế thời đại. Trong phần này, cần trình bày rõ các tư trưởng, những vấn đề cốt lõi. Nếu trong hội nghị bàn bạc thống nhất được nhận thức, tư tưởng theo các quan điểm mới, sẽ tạo được các chuyển biến thực sự trong hành động, đảm bảo cho cơ quan, đơn vị hội nghị đạt chất lượng, hiệu quả cao hơn. Những quan điểm chủ trương, chính sách, giải pháp lớn của Đảng, Nhà nước và những công việc cụ thể cần tiến hành trong thời gian trước mắt. Trong từng phần cần có những chủ trương, chính sách, giải pháp đồng bộ từ nhận thức tư tưởng tới tổ chức, cán bộ; tạo các yếu tố và điều kiện về nhân lực, tài lực, khoa học - công nghệ, thị trường, cơ sở hạ tầng, cách tổ chức quản lý; chú trọng tới việc đào tạo, bồi dưỡng nhân lực, chăm lo tốt đời sống vật chất tinh thần cho cán bộ, nhân viên, tạo được bầu không khí hồ hởi, hăng say lao động sáng tạo, với năng suất, chất lượng và hiệu quả cao. Chuẩn bị các báo cáo bổ sung, các tham luận để minh hoạ cho từng phần, từng mặt của báo cáo chính. Các vấn đề này cần được tiếp cận dưới nhiều khía cạnh, góc độ khác nhau. Các báo cáo này thường được trình bày bởi các cá nhân, đơn vị trực tiếp tham gia hoạt động. Nếu họ đại diện cho các điển hình, các nhân tố mới thì họ sẽ nói rõ cách làm hay, kinh nghiệm tốt hoặc họ trình diễn các việc làm có chất lượng của họ. Nếu họ là đại diện cho các nơi có khó khăn đang có các vướng mắc cần tháo gỡ, họ sẽ trình bày được tâm tư, nỗi băn khoăn, nêu lên các kiến nghị, đề xuất để hội nghị giải quyết, tạo điều kiện cho họ hoàn thành được nhiệm vụ của mình. Còn các tham luận, ngoài các nội dung trên, có thể nêu lên những tư tưởng, quan điểm, chủ trương, giải pháp, có thể có mặt trái ngược với những tư tưởng, quan điểm, giải pháp… nêu trong báo cáo chính. Từ đó, gây ra các cuộc bàn luận tranh cãi tại hội nghị. Khi chuẩn bị tổ chức một hội nghị, bộ phận chuẩn bị nội dung cần nắm vững được các cá nhân, đơn vị có ý kiến hoặc có giải pháp trái ngược; đồng thời cần gợi ý cho các cơ sở, cá nhân chuẩn bị báo cáo, tham luận nhằm làm phong phú và nâng cao chất lượng hội nghị. Tất cả các báo cáo, tham luận trên đều được viết thành văn bản gửi tới trước cho ban tổ chức hội nghị với thời gian quy định. Chuẩn bị những vấn đề cần thảo luận: Căn cứ vào mục đích, yêu cầu, nội dung… của hội nghị; căn cứ vào nội dung trong báo cáo chính, vào bài phát biểu của cấp trên; vào nội dung của các báo cáo bổ sung, các tham luận sẽ trình bày trong hội nghị, bộ phận chuẩn bị nội dung cần chuẩn bị những vấn đề chính cần đưa ra trao đổi, thảo luận trong hội nghị. Những vấn đề lựa chọn để đưa ra trao đổi, thảo luận trong hội nghị không ngoài mục đích: thống nhất việc đánh giá tình hình những kết quả, thiếu sót, nguyên nhân, bài học kinh nghiệm; thống nhất tư tưởng, quan điểm, những vấn đề cần tháo gỡ; tìm ra những chủ trương, giải pháp tốt, tối ưu để đưa vào thực tiễn. Chuẩn bị kết luận và chương trình hành động sau hội nghị: Để tiết kiệm thời gian và để bớt rườm ra, người lãnh đạo cao nhất trong cơ quan, đơn vị thường là người chủ chỉ hội nghị. Người chủ trì hội nghị, khi đó với tư cách là người lãnh đạo cao nhất, sẽ kết luận về hội nghị, xác định chương trình hành động, những việc làm sau hội nghị và tuyên bố bế mạc hội nghị. Chuẩn bị bài phát biểu của cấp trên: Nhiều hội nghị, lãnh đạo thường muốn mời đại biểu cấp trên về dự và phát biểu ý kiến. Bộ phận chuẩn bị nội dung cần sớm có kế hoạch liên hệ với đồng chí lãnh đạo cấp trên. Khi nhận được trả lời của cấp trên đồng ý tham dự và phát biểu ý kiến, bộ phận chuẩn bị nội dung cần gửi các báo cáo về mục đích, yêu cầu, thời gian, địa điểm… của hội nghị cho lãnh đạo cấp trên. Được như vậy sẽ tránh được sự không ăn khớp giữa lãnh đạo cấp trên với cơ quan tổ chức hội nghị. Theo thông lệ, bài phát biểu của cấp trên sẽ nâng tầm hội nghị lên, sẽ khẳng định những chủ trương, quan điểm, giải pháp mới, sẽ góp phần tháo gỡ các ách tắc và tạo điều kiện cho các hoạt động của cơ quan, đơn vị đạt được chất lượng hiệu quả cao hơn. Chuẩn bị các thành phần tham dự hội nghị: Với từng hội nghị, ban tổ chức hội nghị cần bàn và xác định rõ: Đối tượng chính của hội nghị này là ai? Vì sao? Cấp trên; các cơ quan, đơn vị đồng cấp; cấp dưới; nội bộ cơ quan, đơn vị mời những người nào? Những người được mời này cần chuẩn bị những gì? (báo cáo tham luận, chương trình hành động, góp phần tháo gỡ các chủ trương, giải pháp ủng hộ tạo điều kiện về mặt nào?…) để họ chủ động tham dự, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả của hội nghị. Kinh nghiệm thực tiễn cho biết, nếu ban tổ chức hội nghị cho từng đối tượng sớm biết mục đích, tính chất, nội dung, hình thức tham gia vào hội nghị… thì từng đối tượng dễ chủ động tham gia vào phần nội dung của hội nghị, nhất là các nội dung đó lại phù hợp, mang lại lợi ích cho chính họ, hoặc cơ quan, đơn vị của họ. Dự kiến thời gian, địa điểm và tiến hành các thủ tục tổ chức hội nghị: Ban chuẩn bị nội dung (cùng với ban chuẩn bị hậu cần) sớm báo cáo với lãnh đạo để xác định: thời gian, địa điểm, chương trình hội nghị và khi đã được ấn định rõ ràng, thì ban tổ chức tiến hành các thủ tục để tổ chức hội nghị. Trước hết cần tổ chức biên tập lại các báo cáo (báo cáo chính, báo cáo bổ sung, tham luận, các tài liệu tham khảo, phụ lục, cho nhân in, đóng tập, hình thành một tập hồ sơ tài liệu nghiêm chỉnh để phục vụ hội nghị. Đây là một công việc càng được tiến hành nghiêm túc, càng gây ấn tượng tốt ban đầu và càng có cơ sở để đảm bảo chất lượng của một hội nghị. Chuẩn bị công văn, giấy mời, kèm theo chương trình, hồ sơ tài liệu và các lời hướng dẫn ban đầu để từng đối tượng được mời biết và thực hiện các công việc cần chuẩn bị tới hội nghị. Chuẩn bị về mặt quản trị, hậu cần: Song song với bộ phận chuẩn bị nội dung, bộ phận quản trị, hậu cần cũng phải tích cực tiến hành chuẩn bị mọi công việc liên quan. Tuỳ mức độ, tính chất, tầm quan, số lượng người tham dự, thời gian tiến hành hội nghị v.v… mà bộ phận hậu cần lựa chọn, chuẩn bị các mặt về: hội trường, phòng họp, chỗ ở, nhà ăn, phương tiện đi lại, nghỉ giữa giờ, đảm bảo trật tự an ninh… Đây là mặt quan trọng, ảnh hưởng rất lớn tới tâm lý, tới sự “thoải mái” của các đại biểu tham dự hội nghị. Nhiều khi, nội dung hội nghị được chuẩn bị rất chu đáo, phong phú, nhưng do việc ăn ở, đi lại của các đại biểu gặp khó khăn, trắc trở hoặc do hội trường chật chội, nóng bức hoặc do các thiết bị âm thanh kém… đã ảnh hưởng không tốt tới sinh hoạt, đã không làm hài lòng, gây ra những điều ca thán về hội nghị. Những người làm công tác văn phòng cần quan tâm đúng mức tới các khía cạnh này. Chuẩn bị hội trường, phòng họp: Hội trường là nơi diễn ra các hoạt động chính của hội nghị. Hội trường nên ở vị trí trung gian, thoáng đãng, thuận tiện cho việc đi lại, lại khang trang, đủ tiện nghi, âm thanh lan truyền tốt, độ ồn thấp, ánh sáng đủ, chỗ ngồi thoải mái… để tạo được không khí nghiêm túc, khoa học cho hội nghị. Hội trường cần được trang bị đủ tiện nghi như: máy tính, máy nhân in, fax, máy chiếu, micrô… để đáp ứng mọi yêu cầu của hội nghị. Chuẩn bị nơi ăn, ở, phương tiện đi lại, đón tiếp đại biểu: Với hội nghị quốc gia, quốc tế, hoặc hội nghị mà đại biểu tham dự có nhiều người ở xa, bộ phận chuẩn bị phải quan tâm hướng dẫn và giải quyết chu đáo các vấn đề này. Đây là vấn đề vừa lịch sự, vừa tế nhị, do vậy phương hướng chính để giải quyết các vấn đề: ăn, ở, đi lại, cách đưa đón là gợi ý một số phương án, chỉ dẫn cách giải quyết với từng phương án, trên cơ sở tôn trọng sự lựa chọn theo ý muốn của mỗi cá nhân, ban tổ chức sẽ có phương án ứng xử cho phù hợp. Phù hiệu dùng trong hội nghị: Để tiện việc đảm bảo an ninh, trật tự khi ra vào hội nghị, với hội nghị quốc gia, quốc tế, người ta thường chuẩn bị phù hiệu cho những người tham dự hội nghị. Trên phù hiệu có ghi tên, cơ quan, đơn vị người mang phù hiệu, để tạo sự thuận tiện trong việc giao tiếp trong hội nghị Tóm lại, để chuẩn bị tổ chức một hội nghị, cả hai bộ phận: chuẩn bị về nội dung, về quản trị, hậu cần phải phối hợp đồng bộ với nhau, nhằm chuẩn bị chu đáo từng phần công việc cho hội nghị. Có thể có công việc tuy nhỏ như: nơi ở, âm thanh trên hội trường, một báo cáo tham luận lạc đề, giấy mời ghi không tường minh, đầy đủ… nếu không được chuẩn bị chu đáo và khi kiểm tra không phát hiện ra đều làm ảnh hưởng tới sự thoải mái của các đại biểu, ảnh hưởng tới chất lượng và hiệu quả của hội nghị. Tổ chức, điều hành hội nghị. Kiểm tra quan sát tại chỗ các công việc: Trước ngày tổ chức hội nghị 1 tới 2 ngày, văn phòng cùng với ban tổ chức hội nghị phải nghe ban chuẩn bị hội nghị báo cáo, xem xét, kiểm tra lại lần cuối các văn bản, tài liệu, chương trình hội nghị và đi quan sát cách thức trang trí hội trường, hệ thống điện, ánh sáng và ghế ngồi của các đại biểu và khách mời… Tất cả các công việc trên cần được kiểm tra, nếu thấy cái gì chưa vừa ý cần chấn chỉnh, bổ sung kịp thời, nhằm hoàn tất mọi công việc chuẩn bị để khi tổ chức hội nghị không xảy ra những sai sót không đáng có. b. Tổ chức đón tiếp khách mời tới dự hội nghị: Nếu hội nghị lớn, có khách mời từ xa đến cần có kế hoạch, phân công người đưa, đón khách. Khi đưa, đón khách cần kết hợp, hướng dẫn vài nét ban đầu về nơi ăn, ở, thời gian, địa điểm họp; đồng thời phân chương trình, tài liệu, phù hiệu… cho đai biểu. Nếu hội nghị nhỏ, thời gian tổ chức hội nghị chỉ trong một buổi thì đón khách trực tiếp tại hội trường. Với khách cấp trên cần đưa khách vào phòng khách và sau đó đưa vào ngồi đúng vị trí của khách tại hội trường, đưa chương trình, tài liệu cho đại biểu. Với các đại biểu khác, cần hướng dẫn họ vào bàn đón tiếp khách. Tại đó, sẽ tiến hành các thủ tục đón tiếp như ghi tên, phân phối chương trình, tài liệu cho đại biểu. Với hội nghị lớn, có đại diện lãnh đạo của một số tỉnh, thành phố; có khách nước ngoài tham dự, đại diện ban lãnh đạo và ban tổ chức hội nghị thường tới thăm hoặc làm việc xã giao trước: toạ đàm, trao đổi một số nét về hội nghị để vừa gây thiện cảm ban đầu, vừa lôi cuốn khách vào những vấn đề trọng tâm của hội nghị để họ quan tâm chuẩn bị ý kiến đóng góp với hội nghị. Thông thường, nhiều đại biểu tự họ đến theo giấy mời. Trên giấy mời cần ghi những thông tin chính: thời gian, địa điểm, chương trình hội nghị, cách liên hệ v.v… để họ có thể tới dự hội nghị. Chương trình hội nghị: Mỗi hội nghị đều có chương trình hội nghị. Chương trình này được chuẩn bị trước và được gửi cùng với giấy mời. Trong chương trình hội nghị có ghi các nội dung chính, ứng với từng thời gian, đồng thời ghi rõ tên, chức danh… của người chịu trách nhiệm từng nội dung ghi trong chương trình. Điều hành hội nghị: Bắt đầu mỗi hội nghị, bao giờ cũng có phần mở đầu: Tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu, giới thiệu chủ tịch đoàn, thư ký đoàn: phần này cần làm nhanh, gọn, đầy đủ nhưng long trọng. Phần lý do cần trình bày gọn, tạo đà chuyển sang phần giới thiệu. Trong phần giới thiệu đại biểu sẽ giới thiệu tên, chức vụ của một số đại biểu cấp trên, một số quan khách quan trọng. Còn với số đông, chỉ cần giới thiệu các đại biểu, đại diện cho các cơ quan, đoàn thể, các thành phần tham dự hội nghị. Chú ý giới thiệu các đại biểu ở cơ sở; các thành phần của các cơ quan thông tấn, báo chí (nếu có). Cuối cùng là giới thiệu Chủ tịch đoàn và Thư ký đoàn. Diễn văn khai mạc: Diễn văn này thường được người lãnh đạo cao nhất của cơ quan đọc. Diễn văn cần ngắn gọn, xúc tích nêu bật được ý tưởng chính, chủ đề của hội nghị tập trung vào vấn đề cần giải quyết. Trình bày báo cáo chính tại hội nghị: Thông thường, báo cáo chính đã được chuẩn bị kỹ, được in gửi trước tới các thành viên tham dự hội nghị. Người trình bày, thường là một đồng chí trong Ban lãnh đạo của đơn vị, cơ quan, đã tham gia chỉ đạo nội dung hội nghị. Khi trình bày không nên nói lại tất cả, mà chỉ cần trình bày một số nội dung nổi bật như: Đánh giá, nêu rõ mặt đúng, kết quả đạt được, cách làm hay, sáng tạo, nêu rõ bài học, nguyên nhân thành công, cũng như chỉ rõ mặt thiếu sót, những khó khăn và nêu nên các vấn đề cần khắc phục; Nói rõ tư tưởng, phương hướng, chủ trương, giải pháp…cần thực hiện trong thời gian tới; Nêu những vấn đề chính mà các đại biểu cần tập trung đóng góp ý kiến… Trong quá trình trình bày, có thể sử dụng số liệu được chuẩn bị bằng biểu, bảng chữ to để ở hội trường hoặc dùng đèn chiếu chiếu các dữ liệu, hình ảnh, chứng cứ… vừa để thuyết phục, vừa để tạo được sự linh hoạt, lôi cuốn sự chú ý của những người tham dự. Trình bày những báo cáo bổ sung: Báo cáo bổ sung nhằm minh hoạ cho báo chính nhằm làm rõ những vấn đề lý luận, quy luật, xu thế khách quan, bổ sung kinh nghiệm của các cá nhân, đơn vị tiên tiến của những vấn đề khó khăn, ách tắc cần tháo gỡ. Các loại báo cáo này cần ngắn gon, nêu bật một hoặc một số ý tưởng chính để minh hoạ, đồng thời để góp phần tìm ra giải pháp mới, giải pháp tối ưu, nhằm thúc đẩy công việc tiến lên. Những tham luận đóng góp với hội nghị: Những tham luận này góp phần giải quyết các yếu tố (con người, nguồn nhân lực, khoa học công nghệ, nguồn vốn, thị trường, cơ sở hạ tầng, yếu tố quản lý)và các điều kiện (nâng cao trình độ dân trí, tạo ra động lực, tạo được mối liên thông, liên kết với các đơn vị, xây dựng hệ thống chính trị vững mạnh) ngày càng đồng bộ, tạo điều kiện cho từng cơ sở có thể tiến hành CNH - HĐH nhằm đạt được chất lượng, hiệu quả cao, phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của từng cơ quan, đơn vị của mình. Điều hành thảo luận trong hội nghị: Hiện nay trong nhiều hội nghị, người ta thường kết hợp giữa hai hình thức: Nghe báo cáo và trao đổi thảo luận chung một số vấn đề tại hội trường và phân chia tổ báo cáo và thảo luận sâu ở tổ. Vấn đề quyết định sự thành công của hội nghị là: Hệ thống vấn đề, hoặc câu hỏi được lựa chọn đưa ra thảo luận cần sắc xảo, nhằm vào các vấn đề cốt lõi những vấn đề nổi cộm cần tháo gỡ, những phương hướng, giải pháp sao cho tối ưu…Cần tạo được bầu không khí dân chủ thoải mái, hướng tới chất lượng và hiệu quả cao. Để đạt mục đích đó, chủ tịch đoàn điều hành hội nghị, cũng như các tổ trưởng điều hành thảo luận ở tổ cần chọn và nêu được các vấn đề gay cấn, cần bàn bạc tháo gỡ, khuyến khích mọi người động não tư duy. Kết thúc hội nghị: Tuỳ tính chất và mức độ của hội nghị mà chủ tịch đoàn chọn hình thức kết thúc thích hợp và cần trình bày gọn, rõ một số vấn đề chính sau: Tóm tắt lý do, mục đích, nội dung hội nghị. Điểm lại các thành phần tham dự hội nghị. Diễn biến của hội nghị. Nhấn mạnh những ý kiến quan trọng, sắc xảo đã đóng góp cho hội nghị. Nói rõ những kết luận chính Về đánh giá tình hình, nguyên nhân. Nêu rõ phương hướng, giải pháp đặc biệt nhấn mạnh các ý kiến hay, các giải pháp mới, tối ưu… được nêu trong hội nghị. Xác định rõ những vấn đề cần làm sau hội nghị. Việc ghi chép trong hội nghị: Lãnh đạo văn phòng hoặc người thư ký giúp việc cho lãnh đạo thường được mời vào thư ký đoàn có trách nhiệm ghi diễn biến hội nghị, người điều hành hội nghị, tên và nội dung ý kiến của các đại biểu, ghi rõ các ý kiến tranh luận và các kết luận của hội nghị. Bộ phận thư ký giúp chủ tịch đoàn xử lý thông tin đưa các kết luận từng phần, từng vấn đề và cuối cùng hình thành dự thảo báo cáo tổng kết, kết luận hội nghị trên máy tính. Việc tổ chức hậu cần phục vụ hội nghị: Trong thời gian tiến hành hội nghị cần phân công người chuyên lo từng mặt: điện, nước, giải lao giữa giờ…đồng thời có cơ chế phân công người đôn đốc, kiểm tra, để đảm bảo không xảy ra sai sót. Đối với khách ở xa về dự hội nghị, bộ phận hậu cần đã phải chuẩn bị một số công việc như: lấy vé, đăng ký số đại biểu đi phương tiện gì hoặc đôn đốc việc thanh toán tiền ăn, ở với khách sạn, nhà nghỉ. Khi kết thúc hội nghị, bộ phận hậu cần có kế hoạch và phân công người làm việc tiếp với các đơn vị có liên quan (khách sạn, nhà ở…) để thanh toán giải quyết tất cả các công việc về tài chính, kinh phí cũng như các mối quan hệ sao cho ổn thoả, chu đáo. Một số việc cần làm sau hội nghị: Lập hồ sơ hội nghị: Hồ sơ hội nghị chính thức bao gồm: Quyết định của lãnh đạo về việc tổ chức hội nghị. Giấy triệu tập hội nghị. Danh sách đại biểu tham dự hội nghị. Chương trình hội nghị. Lời khai mạc hội nghị của lãnh đạo. Báo cáo chính tại hội nghị. Các báo cáo bổ sung của các nhân tố mới, các cơ sở đang gặp khó khăn. Các tham luận của các đại biểu đại diện cho các Bộ, Ban, ngành đoàn thể, các đơn vị. Bài phát biểu của đại biểu cấp trên (nếu có) Biên bản hội nghị Nghị quyết (hoặc kết luận) hội nghị Lời bế mạc. Thông báo, triển khai kết quả của hội nghị: Kết quả của hội nghị dù được thể hiện dưới hình thức nào thì văn phòng cũng cần giúp lãnh đạo thông báo, nói rõ chủ trương, nhiệm vụ, giải pháp… đồng thời yêu cầu các cá nhân, đơn vị đó có kế hoạch thực hiện, để các kết quả của hội nghị được triển khai, mang lại kết quả thiết thực. Biên soạn tập kỷ yếu của hội nghị: Tuỳ vào tính chất, mức độ của hội nghị và theo sự chỉ đạo của lãnh đạo mà văn phòng sẽ tiến hành biên soạn các báo cáo, các bài tham luận, các ý kiến chính phát biểu trong hội nghị thành một tập kỷ yếu của hội nghị. Rút kinh nghiệm việc tổ chức hội nghị: Một việc cần làm tiếp đó là văn phòng cần đề nghị lãnh đạo tổ chức họp rút kinh nghiệm việc tổ chức hội nghị. Đồng chí lãnh đạo được phân công việc chuẩn bị tổ chức hội nghị cần chủ trì cuộc họp này. Trong cuộc họp, các bộ phận chuẩn bị về nội dung, về quản trị hậu cần và các bộ phận có liên quan sẽ kiểm điểm lại từng khâu, từng công việc, tìm ra những mặt thành công, những mặt còn hạn chế, sai sót để từ đó tìm ra rút kinh nghiệm cho những lần tổ chức hội nghị khác Phương hướng nâng cao chất lượng tổ chức hội nghị Hiện nay ở trong nước và trên thế giới, số hội nghị được các cấp, các ngành tổ chức rất nhiều. Thế nhưng theo đánh giá thì có đến 50% các cuộc hội nghị đạt kết quả thấp. Vậy hội nghị được tổ chức như thế nào thì được coi là hội nghị có chất lượng, hiệu quả cao ?. Theo các nhà nghiên cứu thì hội nghị có chất lượng tốt phải thoả mãn các yêu cầu sau: Hội nghị có mục đích, yêu cầu, nội dung rõ ràng. Các thành viên tham dự hội nghị đều nhiệt tình, thẳng thắn, thoải mái đóng góp ý kiến. Những ý kiến đúng, hay được hoan nghênh, các ý kiến trái ngược được tranh luận nghiêm túc, khoa học và cuối cùng hội nghị đi tới quyết định đúng, đem lại lợi ích cho các cá nhân và cho cộng đồng xã hội, vừa thúc đẩy xã hội phát triển. Tuy nhiên cần lưu ý, việc tổ chức một hội nghị thành công là không dễ dàng. Đây vừa là khoa học, vừa là nghệ thuật mà các nhà làm công tác lãnh đạo._.