Một số biện pháp nhằm hoàn thiện hoạt động thanh toán trog kinh doanh tại Công ty XNK máy Hà Nội

hì phải cần đến hoạt động thanh toán. Vì bất kỳ mối quan hệ mua – bán nào cũng kết thúc bằng quá trình thanh toán tiền hàng cho nhau giữa các đối tượng tham gia. Do đó công tác thanh toán đã được xem là một trong những hoạt động chính của doanh nghiệp, là điều khoản chính trong các hợp đồng kinh tế. Bên cạnh đó, hoạt động thanh toán còn tác động đến quá trình sản xuất kinh doanh và sự tồn tại của các doanh nghiệp, nếu doanh nghiệp mất khả năng thanh toán trong một thời gian nhất định với khách hàng, ngân hàng hoặc chính các cổ đông trong doanh nghiệp thì buộc phải tuyên bố phá sản. Do vậy ngay từ khi nền kinh tế còn kém phát triển, các đối tượng kinh doanh đã xem xét vấn đề thanh toán một cách nghiêm túc, việc xác định các dòng tiền vào ra doanh nghiệp đã trở nên thường xuyên. Kết hợp với nhiều hoạt động khác tiến đến mục tiêu cuối cùng là tối đa hoá giá trị tài sản cho chủ sở hữu. Tuy nhiêu hoạt động thanh toán mỗi nước có những đặc điểm khác nhau, được pháp luật cụ thể hoá thành các luật, các quy định và quyết định để làm cho hoạt động thanh toán có hiệu quả và chính xác. Ngay mỗi doanh nghiệp sự quan tâm về công tác tổ chức thanh toán cũng không giống nhau. Có lẽ vì hoạt động thanh toán phụ thuộc nhiều vào đặc điểm kinh doanh, đặc tính sản phẩm và lĩnh vực kinh doanh của các doanh nghiệp nên đã biến hoá rất đa dạng và phong phú. Qua quá trình thực tập tại công ty XNK Máy Hà Nội , do hiểu được tầm quan trọng của hoạt động thanh toán nên em đã chọn đề tài: “một số biện pháp nhằm hoàn thiện hoạt động thanh toán trong kinh doanh tại công ty XNK máy hà nội” làm đề tài cho chuyên đề tốt nghiệp của mình. Ngoài lời mở đầu và kết luận, bài viết gồm 3 chương chính: Chương I: cơ sở lý luận về hoạt động thanh toán trong kinh doanh Chương II: thực trạng hoạt động thanh toán trong kinh doanh tại công ty XNK Máy Hà Nội Chương III: một số giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động thanh toán trong kinh doanh tại công ty XNK Máy Hà Nội Tuy đã tìm hiểu, nghiêu cứu nhưng bài viết cũng không thể tránh khỏi nhiều thiếu sót do kiến thức còn hạn chế. Em rất mong sự đóng góp ý kiến của các thầy cô để em hoàn thiện kiến thức của mình hơn. Em xin chân thành cảm ơn Chương I Cơ sở lý luận về thanh toán trong kinh doanh I. Tổng quan về công tác thanh toán trong kinh doanh 1. Khái niệm về thanh toán Hiểu theo nghĩa chung nhất, thanh toán là quá trình nhận, trả tiền hay các giấy tờ có giá trị như tiền giữa các bên trong một giao dịch hay một mối quan hệ tài chính – kinh tế nhất định. 2. Quá trình ra đời và phát triển. Thanh toán là hoạt động tất yếu của kinh tế, nó gắn với quá trình trao đổi, mua bán hàng hóa trên thị trường. Trong nền kinh tế tự cung tự cấp thì không có hoạt động thanh toán vì các gia đình tự làm lấy tất cả theo nhu cầu của họ. Do vậy không có sự trao đổi lẫn nhau nên thanh toán chưa xuất hiện. Từ khi đi vào chuyên môn hóa sản phẩm, xuất hiện quá trình trao đổi sản phẩm cho nhau nên hoạt động thanh toán bắt đầu ra đời. Kể từ đó cùng với sự phát triển của nền kinh tế, thanh toán cũng trải qua nhiều giai đoạn, thay đổi để phù hợp với sự phát triển đó nhưng chủ yếu là các giai đoạn sau: 2.1. Thanh toán bằng hiện vật. Tức là dùng hàng hóa làm phương tiện trao đổi, thanh toán giữa các bên, hàng hóa này đổi với hàng hóa kia. Đây là hình thức thanh toán nguyên thủy của loài người. Thời kỳ đầu của giai đoạn này là hàng hóa đổi hàng hóa, tức là hai bên trao đổi hàng hóa cho nhau và chính hàng hóa đó làm phương tiện thanh toán luôn. Đến khi phát triển cao hơn thì đã có một hàng hóa làm trung gian, và như thế chính hàng hóa trung gian đó đóng vai trò là phương tiện thanh toán giữa các bên. Đến lúc này hàng hóa đã trở thành một loại tiền tệ với đầy đủ giá trị và chức năng của nó. 2.2. Thanh toán bằng kim loại. Cùng với sự phát triển ngày càng cao, người ta nhận thấy rằng kim loại là một hóa tệ có nhiều đặc tính tốt nhất. Nên thay vì thanh toán bằng những hàng hóa trước thì họ đã sử dụng kim loại để thanh toán. Ban đầu người ta chỉ sử dụng các kim loại bình thường như chì, kẽm…rồi dần dần đi tới sử dụng các kim loại quý hiếm như vàng, bạc. Như vậy từ thanh toán bằng hàng hóa đã phát triển lên thanh toán bằng kim loại quý. Tuy nhiên giai đoạn này chưa có hoạt động ngân hàng nên chỉ có phương thức thanh toán duy nhất là gặp mặt trực tiếp giao hàng và giao tiền. 2.3. Thanh toán bằng tiền giấy. Sau khi nhu cầu và tài sản trong xã hội ngày càng nhiều dẫn đến một nhu cầu mới: Gửi tiền. Do đó mà ngân hàng ra đời dù là hình thức sơ khai. Do sự phát triển của ngân hàng nên trong thanh toán hàng ngày giữa người mua và người bán xuất hiện một loại tiền tệ mới đó là chứng chỉ gửi vàng. Cho nên tiền giấy xuất hiện và quá trình thanh toán bằng tiền giấy ra đời. Sử dụng chứng chỉ gửi vàng ( hay tiền giấy) để thanh toán thuận tiện hơn sử dụng vàng và kim loại khác nên nhanh chóng phổ biến và phát triển cho đến tận ngày nay. Tuy hình thức của tiền giấy thay đổi nhưng bản chất thì không đổi. Do đó phương tiện thanh toán lúc này chính là tiền giấy và cũng có nhiều loại thanh toán ra đời như: Thanh toán trong một vùng, một quốc gia và thanh toán với nước ngoài, thanh toán ngay và trả chậm… 2.4. Thanh toán qua ngân hàng. Khi ngân hàng đã phát triển đến đỉnh cao với các dịch vụ rất đa dạng và phong phú, đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng thì thanh toán qua ngân hàng trở nên thông dụng hơn trong kinh doanh và cả trong tiêu dùng nữa. Ngân hàng đảm bảo được chức năng thanh toán hộ giữa các bên, hình thức này gọi là thanh toán tiền bằng bút toán. Để phục vụ cho nhu cầu của khách hàng, ngân hàng đã tạo ra nhiều công cụ và hình thức thanh toán tiện lợi, phù hợp cho từng đối tượng. Cho nên công tác thanh toán giữa các doanh nghiệp được thực hiện chủ yếu qua ngân hàng. Đỉnh cao của công nghệ ngân hàng là thanh toán điện tử. Những miếng Plastic nhỏ xíu với một vi xử lý điện tử đã được đưa vào sử dụng mà khách hàng không cần phải đến ngân hàng vẫn có thể dùng trực tiếp tiền trong tài khoản gửi tại ngân hàng. Như vậy tiết kiệm nhiều thời gian và chi phí. Trên đây là quá trình ra đời và phát triển của thanh toán. Nó gắn với sự ra đời và phát triển của tiền tệ, trao đổi, mua bán trên thị trường. Hình thức thanh toán ngày càng tinh vi hơn, phương tiện thanh toán ngày càng đa dạng hơn để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng. 3. Đặc điểm của công tác thanh toán hiện nay. Hiện nay công tác thanh toán rất hiện đại, quan hệ nhiều bên và rất phức tạp nhưng quy lại thì thanh toán mang những đặc điểm chính sau đây: 3.1. Thanh toán không sử dụng tiền mặt là chủ yếu. Khi hoạt động ngân hàng chưa đủ sự phát triển và tin cậy thì tiền mặt trong thanh toán rất nhiều. Nhưng hiện nay xu thế thanh toán không dùng tiền mặt ngày càng phát triển. ở các nước phát triển, thanh toán bằng tiền mặt rất ít. Trong hoạt động kinh doanh, thanh toán qua ngân hàng chiếm 100%, chỉ một phần nhỏ thanh toán trong sinh hoạt hàng ngày mới sử dụng tiền mặt. Khi các bên giao dịch với nhau, thường sử dụng các công cụ như: Séc, UNT, UNC… để thực hiện thanh toán và người mua hoặc người bán chỉ giao các công cụ đó cho ngân hàng của mình là được, công việc còn lại là của các ngân hàng với nhau. Tất nhiên là khách hàng phải mất một khoản phí nhất định. Thực hiện như vậy sẽ hạn chế được rủi ro trong thanh toán như: cướp giật, hỏng mất… vì công cụ thanh toán chỉ là một tờ giấy nhỏ hoặc chẳng có gì cả. Sau khi giao nhận hàng thì giao bộ chứng từ cho ngân hàng thu hộ hoặc chi hộ. Với hình thức này thì lượng tiền mặt trong thanh toán giảm đi rất nhiều, nên chi phí quản lý tiền mặt sẽ giảm xuống và hạn chế được bao nhiêu là rủi ro. Do sự tiện lợi đó mà xu thế này đang phát triển ngay ở các nước kém và đang phát triển. Theo thống kê của ngân hàng Pháp thì thanh toán bằng tiền mặt trong kinh doanh ở Pháp, Anh, Hà Lan là 0%, ở Đức là 4.2%, ở Hoa Kỳ là 2.1%, Đan Mạch là 7.4%… như vậy để thấy được thanh toán không dùng tiền mặt thật sự được ứng dụng rộng rãi và phát triển như thế nào. 3.2. Công cụ và hình thức thanh toán ngày càng đa dạng. Khi ngân hàng còn chưa ra đời thì chỉ có hình thức là trực tiếp theo kiểu “ tiền trao cháo múc ”. Đến khi ngân hàng ra đời và phát triển cao thì ngoài thanh toán bằng tiền mặt trực tiếp với khách hàng còn có thanh toán qua séc, UNC, UNT, các loại thẻ thanh toán rồi thanh toán điện tử … Phương thức thanh toán cũng rât phong phú: chuyển khoản, chuyển tiền, ghi sổ, trực tiếp, tín dụng chứng từ, .… 3.3. Rủi ro thanh toán ngày càng giảm Nếu là trước đây sử dụng tiền mặt thanh toán gặp nhiều sự cố trong quá trình thanh toán. Nhưng hiện nay thanh toán qua ngân hàng nên những rủi ro đó giảm xuống rất nhiều, do các loại công cụ và phương thức thanh toán qua ngân hàng đa dạng nên sẽ đảm bảo được khả năng trả tiền của người mua. Do những quy định đối với công tác thanh toán hiện nay rất chặt chẽ, áp dụng cho toàn quốc gia, toàn thế giới. Do vậy hình thức lừa đảo trong thanh toán giảm nhiều, vì nếu vi phạm các quy định đó thì doanh nghiệp đó sẽ mất uy tín trên thương trường, như thế sẽ ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Do vậy mà các loại rủi ro trong thanh toán đang có xu hướng giảm dần. Cùng với sự quan tâm thống nhất giữa các quốc gia đã làm cho công tác thanh toán ngày càng an toàn và bảm bảo hơn. 4. Phân loại thanh toán 4.1. Thanh toán nội bộ và thanh toán với bên ngoài Thanh toán nội bộ là hoạt động thanh toán phát sinh bên trong đơn vị kinh doanh, giữa các thanh viên và các mối quan hệ bên trong doanh nghiệp mà thôi. Thanh toán với bên ngoài phát sinh với các đối tượng thanh toán bên ngoài doanh nghiệp như: Với nhà cung cấp, người mua, nhà nước, ngân hàng…. mà không bị sự tác động nào của các đối tượng bên trong doanh nghiệp cả. 4.2. Thanh toán sử dụng tiền mặt và không sử dụng tiền mặt Thanh toán sử dụng tiền mặt là hình thức thanh toán khi giao dịch diễn ra, bên trả tiền trực tiếp giao tiền mặt cho bên kia và nhận hàng về. Hình thức này hiện nay ít sử dụng vì nó bất tiện và gặp nhiều rủi ro. Thanh toán không dùng tiền mặt là hình thức thanh toán khi có một giao dịch kinh tế nào đó thì các bên sử dụng các công cụ như: Séc, ủy nhiệm chi, ủy nhiệm thu… và các phương thức mà ngân hàng phục vụ các bên có thể cung cấp. Hay nói ngắn gọn là hình thức thanh toán qua ngân hàng, không sử dụng tiền mặt trong kinh doanh. Đây là xu thế phát triển hiện nay không chỉ ở các nước phát triển mà còn ở những đang phát triển. 4.3. Thanh toán trong nước và thanh toán quốc tế Thanh toán trong nước là hình thức thanh toán chỉ diễn ra trong nội bộ một nước, các đối tượng trong giao dịch cùng ở một quốc gia. Cho nên sẽ có những cách thức khác nhau để thanh toán. Thanh toán quốc tế là hoạt động thanh toán vượt ra khỏi phạm vi một quốc gia, các bên giao dịch ở những nước khác nhau thực hiện mua – bán và thanh toán cho nhau. Công tác thanh toán quốc tế buộc phải thanh toán qua ngân hàng giữa các nước tham gia. 4.4. Thanh toán trước, ngay và thanh toán sau. Thanh toán trước là thanh toán diễn ra trước khi giao dịch, giao hàng trong một thời gian nhất định. Thời gian bao nhiêu, số lượng như thế nào tùy thuộc vào mối quan hệ giữa các bên tham gia. Thanh toán ngay là hình thức thanh toán diễn ra ngay lúc giao dịch và các bên thực hiện ngay Thanh toán sau là thanh toán diễn ra sau khi giao dịch một thời gian theo các điều kiện trong hợp đồng. Hình thức này hình thanh các khoản phải thu, phải trả đối với doanh nghiệp. II. thanh toán trong nước 1. Khái niệm: Là hình thức thanh toán chỉ liên quan đến các đối tượng trong một quốc gia. 2. Nội dung thanh toán 2.1. Thanh toán nội bộ Là loại hình thanh toán phát sinh liên quan đến các đối tượng trong đơn vị kinh doanh có sự phân cấp kinh doanh, quản lý và công tác kế toán. Một doanh nghiệp dù có tư cách pháp nhân hay không, khi thực hiện hoạt động kinh doanh cũng phải thuê lao động hoặc có các đơn vị trực thuộc khác. Do đó mà nảy sinh nhiều mối quan hệ chính sau: Thanh toán giữa doanh nghiệp và nhân viên của doanh nghiệp: Giữa doanh nghiệp và người lao động trong doanh nghiệp có mối quan hệ ràng buộc bằng pháp lý đó là hợp đồng lao động. Do vậy doanh nghiệp phải tuân thủ theo luật lao động mà nhà nước ban hành. Nên mọi chế độ, hình thức trích lập các quỹ trong doanh nghiệp sẽ hình thành nên các loại thanh toán trong doanh nghiệp Thanh toán giữa cấp trên và cấp dưới: Có nhiều hoạt động thanh toán thể hiện mối quan hệ này như khi cấp trên cấp phát vốn cho đơn vị thành viên để hoạt động kinh doanh hay thu hồi lại một phần vốn đã cấp, có thể bằng tiền hoặc bằng tài sản nên sẽ ảnh hưởng đến nguồn vốn của doanh nghiệp. Hoặc quyết định điều chuyển vốn từ thành viên này sang thành viên khác. Ngoài ra còn có các khoản chi hộ, thu hộ giữa cấp trên và cấp dưới như trả hộ lương, thưởng cho nhân viên hoặc trong trường hợp một trong hai gặp khó khăn tạm thời về tiền mặt hày thanh toán, thì bên kia sẽ thực hiện nên phát sinh nghĩa vụ thanh toán. Bên cạnh đó cấp dưới còn có nghĩa vụ nộp cho cấp trên về các quỹ: Quỹ quản lý, quỹ khen thưởng, phúc lợi, lãi chưa phân phối… 2.2. Thanh toán với nhà nước Khi tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh, bất kỳ doanh nghiệp nào cũng đều có nghĩa vụ thanh toán với nhà nước về những khoản nộp theo quy định. Thanh toán với nhà nước mang tính chất bắt buộc, không hoàn trả và được điều chỉnh theo luật. Thông thường doanh nghiệp phải thanh toán các khoản thuế, phí, lệ phí và các chế độ bắt buộc khác. a) Các loại thuế Thuế GTGT: Là loại thuế đánh trên phần giá trị tăng thêm của hàng hóa theo quy định của nhà nước. ở Việt Nam, thuế GTGT có thể được tính theo 2 cách sau: Theo phương pháp khấu trừ: - Theo phương pháp trực tiếp Thuế TTĐB: Là một loại thuế tiều dùng đánh vào một số hàng hóa, dịch vụ đặc biệt nằm trong danh mục nhà nước quy định. Thuế TTĐB = Giá tính thuế * Thuế suất Thuế TNDN: Được hiểu là thuế đánh vào phần thu nhập của doanh nghiệp trong quá trình sản xuất kinh doanh. Thuế XNK: Là loại thuế đánh vào hàng hóa XNK theo quy định của nhà nước. Thuế xuất khẩu có thuế suất = 0% Còn thuế nhập khẩu = Giá tính thuế * Thuế suất Ngoài ra còn có các loại thuế khác : Thuế môn bài, Thuế đất, Thuế thu sử dụng vốn ngân sách…. b) Các loại phí, lệ phí và các chế độ bắt buộc khác Phí và lệ phí là các khoản nộp cho cơ quan hành chính nhà nước phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Các chế độ bắt buộc khác là BHXH, BHYT mà các doanh nghiệp nhà nước sử dụng lao động phải nộp cho lao động mình thuê. Ngoài các loại trên, còn có hình thức thanh toán nữa đó là các khoản miễn thuế, hoàn thuế, khấu trừ thuế, giảm thuế... tạo nên mối quan hệ giữa doanh nghiệp và cơ quan nhà nước quản lý mình. 2.3. Thanh toán với khách hàng trong nước Là quan hệ phát sinh khi có mua – bán hàng hóa giữa doanh nghiệp với nhà cung cấp hoặc người mua là khách hàng trong nước. Trong quá trình thanh toán thì thường xảy ra ba trường hợp sau đây: a) Thanh toán trước: Khi phát sinh hình thức này doanh nghiệp sẽ ứng trước cho nhà cung cấp một số tiền nhất định để cam kết rằng doanh nghiệp chắc chắn sẽ mua hàng, hình thức này hình thành nên khoản trả trước cho người bán (ghi nợ tài khoản 331). Nếu doanh nghiệp được người mua trả trước một số tiền nào đó thì lúc đó hình thành khoản ứng trước người mua (ghi có tài 131). Nếu sau này doanh nghiệp không giao hàng cho người mua thì buộc phải trả lại tiền và còn bị phạt vì vi phạm hợp đồng nữa. Thông thường thanh toán trước chỉ chiếm một phần nhỏ trong giá trị hợp đồng bởi vì vừa bị chiếm dụng vốn vừa không biết là hàng hóa có đáp ứng yêu cầu của mình hay không. b) Thanh toán ngay: Là hình thức thanh toán cùng lúc với khi 2 bên giao hàng thì giao tiền cho nhau. Hình thức này thường chiếm tỉ lệ khá lớn trong giao dịch Thanh toán sau: Là hình thức thanh toán sau một thời gian nhất định theo sự thoả thuận giữa hai bên Đối với người cung cấp: Đây là hình thức doanh nghiệp mua chịu nhà cung cấp và cam kết sẽ thanh toán sau một thời gian nào đó, nếu số lượng lớn chứng tỏ doanh nghiệp đã vay vốn của khách hàng và đây là một hình thức tín dụng thương mại, điều này sẽ tác động đến cơ cấu vốn và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Thông thường để mua chịu được hay không còn tùy thuộc vào nhiều yếu tố: uy tín của doanh nghiệp: Là uy tín của doanh nghiệp về thanh toán, về hoạt động kinh doanh trên thương trường như thế nào. Nếu doanh nghiệp có uy tín cao thì sẽ được cho mua chịu nhiều. Còn nếu doanh nghiệp đã từng vi phạm các điều khoản về công tác thanh toán thì người cung cấp sẽ không cho mua chịu, mà nếu có thì cũng là một tỷ lệ rất ít. Là khách hàng quen hay không: Nếu mua lần đầu thì doanh nghiệp khó mà được mua chịu, nhưng nếu thường xuyên có quan hệ mua bán thì sẽ được lợi nhiều hơn. Kết quả hoạt động kinh doanh: Sẽ chẳng có ai cho DN mua chịu nếu biết DN đang làm ăn thua lỗ, không đủ khả năng thanh toán cả. Đối với người mua hàng: Đó là hình thức bán chịu của doanh nghiệp, doanh nghiệp sẽ cho khách hàng trả tiền sau một thời gian và như vậy doanh nghiệp đã cấp tín dụng cho khách hàng. Cho nên doanh nghiệp phải nghiên cứu, xem xét đến khả năng thu hồi nợ sau thời gian cho phép. Khi xem xét đến chính sách bán chịu, doanh nghiệp cũng phân tích những yếu tố trên như ở thanh toán với người cung cấp để đánh giá khả năng thanh toán và hoạt động kinh doanh cũng như uy tín của đối tác trên thương trường để có quyết định cho mua chịu hay không ?, nếu có thì với tỉ lệ bao nhiêu là đủ. Ngoài ra doanh nghiệp phải xem xét, cân đối giữa việc bán chịu với mua chịu người cung cấp để có quyết định đúng đắn. 3. Phương thức thanh toán 3.1. Khái niệm Là cách thức nhận trả hay thanh toán tiền giữa các đối tượng tham gia vào một giao dịch kinh tế – tài chính nào đó. 3.2. Một số phương thức thanh toán thông dụng a) Thanh toán giao hàng trả tiền ngay. Đây là hình thức thanh toán ngay, khi một bên giao hàng cho bên kia, đồng thời bên kia cũng sẽ giao tiền ngay. Như vậy giao dịch trả tiền ngay thường thanh toán bằng tiền mặt và mang tính chất trực tiếp. b) Phương thức chuyển tiền. Là phương thức thanh toán trong đó người mua (người trả tiền) sau khi nhận được hàng sẽ yêu cầu ngân hàng phục vụ mình chuyển một số tiền nhất định cho người bán (người hưởng thụ) tại một địa điểm và thời gian nhất định. Đây là phương thức thanh toán qua ngân hàng và được sử dụng nhiều nhất do có sự tiện lợi, tuy nhiên người yêu cầu phải trả một số phí nhất định cho ngân hàng khi chuyên tiền. c) Phương thưc ghi sổ. Là phương thức thanh toán mang tính chất bù trừ lẫn nhau. Khi các bên thực hiện giao nhận hàng hóa thì sẽ ghi và theo dõi vào một cuốn sổ riêng hoặc tài khoản riêng với sự xác nhận của các bên trong giao dịch. Việc thanh toán sẽ được thực hiện sau một thời kỳ nhất định đã được thỏa thuận trước. Để thực hiện theo phương thức này thì yêu cầu các bên phải có quan hệ mua bán thường xuyên và thật sự tin tưởng lẫn nhau, nếu không thì rủi ro sẽ rất lớn. 4. Phương tiện thanh toán Là công cụ mà các đối tượng thường sử dụng để trả tiền cho nhau trong các giao dịch kinh tế – tài chính. 4.1. Thanh toán bằng tiền mặt Tiền mặt là công cụ thanh tồn tại từ rất lâu đời, đến nay vẫn còn khá thông dụng, nhất là ở các nước kém và đang phát triển. Đây là phương tiện sử dụng tiền mặt trực tiếp thanh toán khi giao nhận hàng hóa giữa các bên. Tuy nhiên chỉ sử dụng trong nước vì mỗi nước đều có đồng tiền riêng và trong quan hệ thương mại quốc tế phải thanh toán qua ngân hàng. 4.2. Thanh toán bằng séc Séc được hiểu là một tờ mệnh lệnh vô điều kiện được in trên giấy đặc biệt của ngân hàng do một khách hàng của ngân hàng ra lệnh cho ngân hàng trích một số tiền nhất định trên tài khoản của mình mở tại ngân hàng để trả cho người cầm Séc hoặc cho người được chỉ định trên tờ Séc. Trong giao dịch thương mại thay vì trả bằng tiền mặt, khách hàng còn có thể thanh toán cho đối tác bằng Séc, và Séc là một phương tiện khá thông dụng cả trong thương mại lẫn trong tiêu dùng hàng ngày. Ngoài loại Séc được chỉ định đích danh, còn có Séc có thể kí hậu: Tức là người sở hữu có thể điền tên người hưởng thụ mới. Trong Séc cũng có nhiều loại, sau đây là một số loại chính mà ngân hàng sử dụng: Séc chuyển khoản: Là loại Séc được sử dụng rộng rãi, nó có giá trị thanh toán trực tiếp như tiền tệ, do đó trên tờ Séc phải có đầy đủ những yếu tố bắt buộc theo luật định và Séc chỉ có hiệu lực trong một thời gian nhất định mà thôi. Séc bảo chi: Là loại Séc được ngân hàng đảm bảo khả năng thanh toán cho từng tờ Séc. Do vậy mà khi phát hành loại Séc bảo chi, ngân hàng thường buộc khách hàng phải ký quỹ vào tài khoản riêng và không được sử dụng số tiền đó vào mục đích khác. Cho nên loại Séc này được sử dụng khi người bán không tin tưởng vào khả năng thanh toán của người mua hoặc khách hàng vi phạm kỷ luật phát hành Séc. Séc định mức: Cũng là loại Séc giống như Séc bảo chi nhưng chỉ khác ở chỗ là Séc định mức đảm bAỏ khả năng thanh toán cho cả một quyển Séc. Séc chuyển tiền: Là một loại chuyển tiền được sử dụng theo yêu cầu của khách hàng, tức là chỉ định cụ thể người lĩnh tiền hoặc người cầm Séc sẽ được lĩnh tiền. Séc cá nhân: Được áp dụng đối với khách hàng có tài khoản tiền gửi đứng tiên cá nhân tại ngân hàng để thanh toán tiền hàng hóa và các khoản khác. 4.3. Thanh toán bằng ủy nhiệm chi (UNC) UNC là tờ mệnh lệnh trả tiền của người chủ tài khoản ra lệnh cho ngân hàng trích tài khoản của mình để trả cho đơn vị hoặc cá nhân thụ hưởng. Như vậy UNC xuất phát từ đơn vị mua. Đây là công cụ được sử dụng nhiều trong thanh toán hàng hóa và lao vụ, thông thường sử dụng giữa các tổ chức kinh tế có tài khoản riêng tại ngân hàng. 4.4. Thanh toán bằng ủy nhiệm thu (UNT) Là hình thức thanh toán mà tổ chức kinh tế ủy nhiệm cho ngân hàng của mình thu hộ tiền hàng hóa đã giao hoặc dịch vụ đã cung cấp. UNT thường áp dụng giữa các tổ chức kinh tế có sự tin cập lẫn nhau vì đã giao hàng rồi mới lập bộ UNT gửi cho ngân hàng. Trái với UNC, UNT được bắt đầu từ bên đơn vị bán hàng hóa. 4.5. Thanh toán bằng thẻ thanh toán Thẻ thanh toán là một phương tiện thanh toán hiện đại vì nó gắn với kỹ thuật tin học ứng dụng trong ngân hàng. Thẻ thanh toán do ngân hàng phát hành và bán cho khách hàng của mình để thanh toán tiền hàng hóa và dịch vụ, thanh toán nợ hoặc lĩnh tiền mặt. Thẻ thanh toán bao gồm thẻ từ và thẻ điện tử, hiện nay có 3 loại thẻ chính: Thẻ thanh toán không phải ký quỹ: Tức là người sử dụng thẻ không phải lưu ký tiền vào tài khoản riêng để đảm bảo thanh toán. Loại này căn cứ vào số dư trên tài khoản tiền gửi của người chủ sở hữu thẻ mở tại ngân hàng với hạn mức tối đa của thẻ Thẻ thanh toán phải ký quỹ tại ngân hàng: Người sử dụng phải ký quỹ một số tiền nhất định để bảm bảo thanh toán. Số tiền đó là hạn mức của thẻ và được ghi vào bộ nhớ của thẻ. Thẻ tín dụng: Là loại thẻ không phải ký quỹ, được áp dụng với khách hàng được vay vốn ngân hàng. Mức tiền cho vay coi là hạn mức tín dụng và được ghi vào bộ nhớ của thẻ. Do những đặc tính trên nên thẻ thanh toán chỉ hay sử dụng trong thanh toán tiêu dùng, còn trong hoạt động giao dịch thương mại thì không sử dụng loại này. III. thanh toán với nướC ngoài 1. Định nghĩa Là việc thực hiện chi trả bằng tiền liên quan đến các dịch vụ mua bán hàng hóa hay cung ứng lao vụ… giữa các tổ chức hay cá nhân nước này với các tổ chức hay cá nhân nước khác, hay giữa một quốc gia với tổ chức quốc tế thông qua quan hệ giữa các ngân hàng của những nước liên quan. Có hai loại thanh toán quốc tế: Thanh toán phi mậu dịch: Thanh toán không liên quan đến hàng hóa hay cung ứng lao vụ, không mang tính chất thương mại. Thanh toán mậu dịch: Phát sinh trên cơ sở trao đổi hàng hóa và các dịch vụ thương mại theo giá cả quốc tế. 2. Nội dung Thanh toán quốc tế trong kinh doanh chỉ xẩy ra những nội dung chính sau: 2.1. Thanh toán với nhà cung cấp nước ngoài. Loại hình này cũng giống như thanh toán với nhà cung cấp trong nước, tuy nhiên phạm vi không gian, thời gian thì khác. Thanh toán này diễn ra khi mua hàng hóa từ nước ngoài. Như vậy xuất hiện hoạt động nhập khẩu. 2.2. Thanh toán với người mua nước ngoài. Khi này doanh nghiệp sẽ bán hàng hóa cho khách hàng nước ngoài và nhận tiền. Tùy thuộc vào mối quan hệ giữa hai bên mà sẽ thỏa thuận hình thức thanh toán cụ thể. Hoạt động thanh toán này sẽ tác động đến kim ngạch XNK và cán cân thanh toán quốc tế của một quốc gia. Ngoài ra còn có các loại thanh toán phí như: phí vận chuyển, phí BH…. 3. Điều kiện thanh toán Trong thanh toán quốc tế liên quan đến nhiều đối tượng mà lại cách xa về mặt địa lý, cho nên sẽ phát sinh ra nhiều vấn đề phức tạp. Do đó, để đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ giữa các bên trong quan hệ mua – bán đòi hỏi trong hợp đồng phải ghi rõ những điều kiện cụ thể về tiền tệ, địa điểm, thời gian và phương thức thanh toán. Những điều kiện này không mang tính bắt buộc mà là sự thỏa thuận giữa các bên. 3.1. Điều kiện về tiền tệ Sở dĩ có điều kiện này là vì mỗi quốc gia đều có đồng bản tệ riêng cho nước mình, vì vậy khi thanh toán quốc tế, các bên xuất khẩu, nhập khẩu phải đi đến thống nhất là dùng đồng tiền nước nào làm đồng tiền tính toán, đồng tiền thanh toán và sự đảm bảo giá trị khi có sự biến động tỉ giá trên thị trường. a) Về tiền tệ Như trên đã đề cập đến đồng tiền tính toán đó là tiền tệ dùng để thể hiện giá cả hàng hóa và tính toán giá trị hợp đồng. Còn đồng tiền thanh toán là đồng tiền được dùng để thanh toán hợp đồng. Đồng tiền tính toán và tiền tệ thanh toán có thể là một loại tiền tệ hoặc hai loại riêng biệt, có thể là đồng tiền nước nhập khẩu, nước xuất khẩu hoặc một nước thứ ba nào đó tùy thuộc vào sự thỏa thuận của các bên. Tuy nhiên việc lựa chọn tiền tệ cũng phụ thuộc vào nhiều yếu tố: Tập quán sử dụng đồng tiền trong thanh toán quốc tế Khu vực kinh tế thế giới Vị trí đồng tiền đó trên trường quốc tế Vị thế của người nhập khẩu, người xuất khẩu trong giao dịch đó b) Điều kiện bảm bảo hối đoái Việc lựa chọn điều kiện bảm bảo hối đoái cũng không kém phần quan trọng, vì tiền tệ các nước hiện nay thường xuyên biến động kể cả những đồng tiền mạnh. Hiện nay có các điều kiện bảm bảo sau đây: Điều kiện đảm bảo bằng vàng: Lúc trước mỗi đồng tiền thường gắn với một hàm lượng vàng nhất định nên giá vàng luôn luôn ổn định và có thể lấy vàng ra bảm bảo. Tuy nhiên hiện nay do đồng tiền thả nổi không còn gắn với vàng, do đó giá vàng cũng thường xuyên biến động, lúc đó hai bên sẽ thỏa thuận với nhau là điều chỉnh lại hợp đồng, tức là điều chỉnh lại giá cả hàng hóa, giá trị hợp đồng. Điều kiện bảm bảo căn cứ vào ngoại tệ: Trong điều kiện này hai bên sẽ quy định chọn một đồng tiền nào đó dùng tính toán giá trị hợp đồng và chọn đồng tiền khác ổn định hơn để đảm bảo cho đồng tiền tính toán. Nếu có sự thay đổi về tỷ giá hối đoái giữa hai loại tiền tệ thì hợp đồng sẽ được điều chỉnh lại giá trị. Điều kiện đảm bảo theo “rổ tiền tệ”: Do các đồng tiền thường xuyên biến động nên thay vì sử dụng một loại tiền tệ để tính người ta có thể sử dụng một nhóm tiền tệ hay gọi là “rổ tiền tệ” nhưng hiện nay đã bãi bỏ không dùng nữa. 3.2. Điều kiện về địa điểm thanh toán Trong thanh toán quốc tế, điều kiện nay đòi hỏi hai bên mua bán phải thống nhất, bởi bên nào cũng thích thanh toán tại nước mình. Thực tế hiện nay thì địa điểm thanh toán thường là ở những nước có đồng tiền làm tiền tệ thanh toán hợp đồng. 3.3. Điều kiện về thời gian thanh toán. Điều kiện này mang tính chất bắt buộc đối với các giao dịch quốc tế, điều kiện này quy định cụ thể thời điểm thỏa thuận mà bên phải trả tiền cần thực hiện thanh toán. Việc xác định thời gian thanh toán là mối quan tâm lớn của các bên trong giao dịch vì thời gian thanh toán luôn luôn gắn với sự biến động của thì trường tài chính. Nó bao hàm ý nghĩa rủi ro mà các bên tham gia phải chịu. Với điều kiện này, bên nhận tiền thường muốn thu nhanh, bên phải trả thì muốn trì hoãn. Tuy nhiên trong một số trường hợp tùy thuộc vào mối quan hệ kinh doanh giữa các bên và biến động tỷ giá của các đồng tiền sử dụng. Thông thường có 3 quy định sau: Trả tiền trước Trả tiền ngay Trả tiền sau Việc thực hiện theo phương thức nào tùy thuộc vào thỏa thuận giữa các bên nhưng nên hạn chế trả sau vì sẽ có nhiều rủi ro hơn. 3.4. Điều kiện về phương thức thanh toán. Thanh toán quốc tế có nhiều phương thức như: chuyển tiền, nhờ thu, tín dụng chứng từ…. Mỗi phương thức đều có ưu nhược điểm riêng. Vì vậy tùy thuộc vào tổ chức XNK mà ta quan hệ để lựa chọn phương thức thích hợp. Trong các phương thức đó, hiện nay sử dụng nhiều nhất là phương thức tín dụng chứng từ trong đó L/C là cơ sở pháp lý duy nhất để thực hiện quá trình thanh toán. 4. Phương thức thanh toán Phương thức thanh toán quốc tế là toàn bộ quá trình, cách thức nhận trả tiền hàng trong giao dịch mua bán ngoại thương giữa người nhập khẩu và người xuất khẩu. Hiện nay có rất nhiều phương thức thanh toán, việc lựa chọn phương thức nào còn tùy vào mối quan hệ giữa các bên trong giao dịch. Sau đây là một số loại chính được sử dụng hiện nay. 4.1. Phương thức chuyển tiền. Khái niệm: Là phương thức thanh toán trong đó người nhập khẩu yêu cầu ngân hàng phục vụ mình chuyển một số tiền nhất định cho người xuất khẩu tại một địa điểm xác định và thời gian nhất định. NH người NK NH người XK Người NK Người XK Quy trình tiến hành nghiệp vụ: (4) Lệnh chuyển tiền Lệnh chi (5) Báo nợ (3) (2) Báo có HH (1) BCT Nhà xuất khẩu giao hàng hóa (HH) và bộ chứng từ (BCT) cho bên nhập khẩu theo hợp đồng đã kí kết. Sau khi xem xét và kiểm tra BCT, người nhập khẩu viết lệnh chuyển tiền gửi đến ngân hàng phục vụ mình yêu cầu thanh toán cho người xuất khẩu. Ngân hàng kiểm tra tính hợp lệ, nếu đủ khả năng thanh toán thì sẽ gửi giấy báo nợ cho bên nhập khẩu. Ngân hàng chuyển tiền ra lệnh chuyển tiền cho ngân hàng đại lý (ngân hàng người xuất khẩu) trả cho người thụ hưởng. Ngân hàng đại lý báo cho người thụ hưởng biết là tiền đã chuyển đến. b) Hình thức chuyển tiền Chuyển tiền bằng điện tức là ngân hàng chuyển tiền ra lệnh cho ngân hàng đại lý trả tiền bằng điện. Chuyển tiền bằng thư tức là ngân hàng chuyển tiền ra lện._.h chuyển tiền bằng thư c) Nhận xét ở phương thức này ngân hàng chỉ là trung gian thanh toán hưởng hoa hồng mà thôi, không bị ràng buộc gì cả. Việc trả tiền phụ thuộc vào thiện chí người mua do đó hai bên phải có quan hệ tin cậy rất cao. Do điều kiện như vậy nên hình thức này thường áp dụng đối với các khoản nhỏ: Chi phí chuyển bAỏ hiểm, bồi thường thiệt hại, thanh toán phi mậu dịch,…. 4.2. Phương thức ghi sổ Phương thức này cũng giống với phương thức ghi sổ đối với thanh toán trong nước. Chỉ khác là quan hệ giữa người nhập khẩu và người xuất khẩu mà thôi, nên hai bên muốn áp dụng phương thức này phải có quan hệ thường xuyên và tin cập lẫn nhau cao. 4.3. Phương thức nhờ thu a) Khái niệm: Là phương thức thanh toán trong đó người bán sau khi hoàn thành nghĩa vụ giao hàng hoặc cung ứng dịch vụ cho khách hàng, ủy thác cho ngân hang của mình thu hộ số tiền ở người mua trên cơ sở hối phiếu do người bán lập ra. b) Các loại nhờ thu Nhờ thu trơn Khái niệm: Là phương thức thanh toán trong đó tổ chức xuất khẩu sau khi giao hàng cho người nhập khẩu, chỉ ký phát hối phiếu đòi tiền tổ chức nhập khẩu và yêu cầu ngân hàng thu hộ số tiền ghi trên hối phiếu đó, không kèm theo một điều kiện nào của việc trả tiền. Quy trình thanh toán theo sơ đồ sau: (3) (6) (7) (2) (5) (4) Người bán (XK) Người mua (NK) (1) Người bán giao hàng và lập bộ chứng từ hàng hóa gửi thẳng đến người mua. Trên cơ sở đó, người bán ký phát hối phiếu đòi tiền người mua và nhờ ngân hàng thu hộ tiền Ngân hàng bên bán gửi thư ủy nhiệm kèm hối phiếu sang cho ngân hàng đại lý (ngân hàng bên mua) Ngân hàng đại lý gửi hối phiếu cho người mua để yêu cầu thanh toán Sau khi kiểm tra hối phiếu với bộ chứng từ, nếu phù hợp người mua sẽ lệnh thanh toán tiền cho ngân hàng, nếu không thì từ chối thanh toán và thông báo cho ngân hàng biết Ngân hàng đại lý thực hiện lệnh chuyển tiền hoặc thông báo bên mua chấp nhận thanh toán hay không Ngân hàng bên bán sẽ thông báo cho người bán biết về kết quả của việc nhờ thu Từ phân tích đó ta thấy phương thức này không đảm bảo quyền lợi của tổ chức xuất khẩu, ngân hàng chỉ đóng vai trò trung gian hưởng phí mà không phải chịu bất cứ trách nhiệm gì nếu bên mua không chịu thanh toán. Do vậy chỉ áp dụng khi đã có sự tín nhiệm hoàn toàn, giá trị hợp đồng nhỏ…. Nhờ thu kèm chứng từ NH đại lý (NK) Khái niệm: Là phương thức nhờ thu mà trong đó tổ chức xuất khẩu nhờ ngân hàng thu hộ tiền từ người nhập khẩu nhưng không những căn cứ vào hối phiếu mà còn căn cứ vào bộ chứng từ hàng hóa gửi kèm theo hối phiếu với điều kiện nếu tổ chức nhập khẩu đồng ý trả tiền hoặc chấp nhận lên hối phiếu thì ngân hàng mới giao bộ chứng từ cho tổ chức nhập khẩu đi nhận hàng Quy trình thanh toán theo sơ đồ sau: NH người XK NH đại lý HP+BCT (3) (6) (4) (2) (5) (7) HP+BCT Người xuất khẩu Người nhập khẩu (1) HH Tổ chức xuất khẩu sẽ giao hàng hóa cho bên nhập khẩu theo hợp đồng Sau khi giao hàng hóa, tổ chức xuất khẩu chuyển hối phiếu và bộ chứng từ hàng hóa cho ngân hàng của mình nhờ thu hộ tiền Ngân hàng sẽ chuyển hối phiếu và bộ chứng từ và thư uỷ nhiệm sang cho ngân hàng đại lý ở nước ngoài để nhờ thu tiền hộ Ngân hàng đại lý sẽ chuyển hối phiếu và bản sao bộ chứng từ cho tổ chức nhập khẩu Tổ chức nhập khẩu sẽ đối chiếu với hợp đồng đã ký, nến đồng ý thì thanh toán để nhận bộ chứng từ gốc đi nhận hàng, nếu không thì thông báo cho ngân hàng biết Ngân hàng đại lý sẽ thực hiện lệnh chuyển tiền cho ngân hàng người xuất khẩu nếu bên nhập khẩu đồng ý thanh toán, nếu không thì thông báo ý kiến của bên nhập khẩu. Ngân hàng sẽ thông báo cho nhà xuất khẩu biết kết quả của việc nhờ thu Qua quy trình trên, nếu sử dụng phương thức này thì sẽ đảm bảo quyền lợi cho tổ chức xuất khẩu hơn nếu bên kia không chịu thanh toán, vai trò của ngân hàng được nâng cao thêm trách nhiệm tuy nhiên tốc độ thanh toán chậm vì phải chuyển bộ chứng từ và rủi ro vẫn có nếu bên nhập khẩu không chịu thanh toán trong khi đã giao hàng, muốn đưa hàng về đâu phải chuyện dễ gì. 4.4. Phương thức giao chứng từ nhận tiền a) Khái niệm: Phương thức này là hình thức thanh toán mà trong đó tổ chức nhập khẩu trên cơ sở hợp đồng mua bán yêu cầu ngân hàng bên xuất khẩu mở cho mình một tài khoản tín thác để thanh toán cho tổ chức xuất khẩu khi nhà xuất khẩu trình đầy đủ bộ chứng từ theo đúng thỏa thuận. b) Quy trình thanh toán Người nhập khẩu Người xuất khẩu (3) (4) (2) (1) NH người XK (5) Trên cơ sơ hợp đồng đã ký kết, người mua yêu cầu ngân hàng bên xuất khẩu cho mình mở tài khoản tín thác với số dư 100% giá trị hợp đồng Ngân hàng xuất khẩu thông báo cho người xuất khẩu biết Người xuất khẩu sau khi nhận được thông báo thì giao hàng hóa Song song với giao hàng hóa thì người xuất khẩu giao bộ chứng từ cho ngân hàng để yêu cầu thanh toán Sau khi đã kiểm tra và thanh toán cho bên xuất khẩu, ngân hàng thông báo cho bên nhập khẩu biết và chuyển bộ chứng từ cho bên nhập khẩu Ta thấy rằng phương pháp này đòi hỏi người nhập khẩu phải có văn phòng đại diện ở nước người xuất khẩu để tiện cho việc thanh toán. trường hợp khác thì không thể áp dụng được. 4.5. Phương thức ủy thác mua Là phương thức thanh toán mà trong đó ngân hàng bên nhập khẩu, theo yêu cầu bên nhập khẩu viết thư cho ngân hàng đại lý mua hộ hối phiếu của tổ chức xuất khẩu ký phát cho bên NK Ngân hàng đại lý căn cứ vào những điều kiện quy định trong thư ủy thác mà quyết định việc thanh toán cho tổ chức xuất khẩu, tức là mua hối phiếu Thông thường khi thực hiện theo phương thức này nhà nhập khẩu phải ký quỹ tại ngân hàng, ngân hàng bên nhập khẩu phải có tài khoản gửi hoặc tài khoản ký quỹ tại ngân hàng đại lý ở nước xuất khẩu. 4.6. Phương thức thanh toán tín dụng chứng từ a) Khái niệm: Một trong những phương thức thanh toán quốc tế hiện nay được sử dụng phổ biến đó là phương thức tín dụng chứng từ. Đó là một sự thỏa thuận mà trong đó một ngân hàng (ngân hàng mở thư tín dụng) đáp ứng những yêu cầu của khách hàng (người xin mở thư tín dụng) cam kết hay cho phép ngân hàng khác chi trả hoặc chấp nhận những yêu cầu của người hưởng lợi khi những điều kiện quy định trong thư tín dụng được thực hiện đúng và đầy đủ b) Từ khái niệm ta thấy có những bên liên quan sau: Người xin mở thư tín dụng: Người nhập khẩu Người hưởng lợi: Người xuất khẩu Ngân hàng mở thư tín dụng Ngân hàng thông báo thư tín dụng Ngoài ra còn có thể có ngân hàng xác nhận, ngân hàng thanh toán, ngân hàng thương lượng, ngân hàng chuyển nhượng,….. c) Quy trình nghiệp vụ NH thông báo NH mở L/C (2) (6) (7) (3) Người xuất khẩu Người nhập khẩu (8) (1) (5) (4) Người NK gửi giấy yêu cầu ngân hàng mở thư tín dụng để thanh toán cho người hưởng lợi với các điều khoản đã thỏa thuận Ngân hàng kiểm tra và thông báo cho ngân hàng thông báo biết là L/C đã được mở và nội dung của L/C Ngân hàng thông báo báo cho người xuất khẩu biết L/C đã được mở và nội dung L/C Người xuất khẩu kiểm tra, đối chiếu với hợp đồng, nếu đúng thì sẽ giao hàng hóa cho người nhập khẩu, nếu không đồng ý với nội dung của L/C thì thông báo cho ngân hàng mở L/C và người nhập khẩu để sửa lại nội dung Sau khi giao hàng, người xuất khẩu lập bộ chứng từ chuyển cho ngân hàng thông báo để thông báo cho ngân hàng mở L/C yêu cầu thanh toán Ngân hàng thông báo sau khi đã kiểm tra tính chính xác và đầy đủ của bộ chứng từ, thì có thể chiết khấu cho người xuất khẩu hoặc gửi bộ chứng từ cho ngân hàng mở L/C để yêu cầu thanh toán. Còn nếu thấy không phù hợp thì từ chối thanh toán và gửi trả lại toàn bộ chứng từ cho người xuất khẩu. Ngân hàng mở L/C chuyển bộ chứng từ cho người nhập khẩu và yêu cầu thanh toán Người nhập khẩu kiểm tra, nếu đúng thì thanh toán còn không thì từ chối thanh toán d) Các loại thư tín dụng Thư tín dụng được hủy ngang: Là một L/C mà ngân hàng mở L/C và người nhập khẩu có thể sửa đổi, bổ sung hoặc hủy bỏ bất cứ lúc nào mà không cần thông báo cho người hưởng lợi biết Thư tín dụng không thể hủy ngang: Là một loại L/C mà ngân hàng mở L/C phải chịu trách nhiệm thanh toán tiền cho tổ chức xuất khẩu trong thời gian hiệu lực của L/C, không có quyền hủy bỏ hoặc sửa đổi mà không có ý kiến của bên xuất khẩu Thư tín dụng không thể hủy ngang có xác nhận: Là loại thư tín dụng không thể hủy ngang và được một ngân hàng khác có uy tín hơn đứng ra đảm bảo khả năng thanh toán. Thư tín dụng không thể hủy ngang và không được truy đòi lại tiền: Là loại thư tín dụng không thể hủy ngang và khi ngân hàng mở thư tín dụng đã thanh toán thì không được quyền truy đòi lại trong bất cứ trường hợp nào. Thư tín dụng tuần hoàn: Là loại L/C không thể hủy bỏ trong đó quy định rằng khi thư tín dụng hết kim ngạch hoặc sau khi hết hạn hiệu lực của L/C thì nó lại tự động có giá trị như cũ Ngoài những loại trên, còn có thư tín dụng giáp lưng, thư tín dụng đối ứng, thư tín dụng thanh toán chậm, thư tín dụng có điều kiện đỏ, thư tín dụng dự phòng, thư tín dụng có thể chuyển nhượng được…. 5. Phương tiện thanh toán Để chuyển tiền thanh toán cho nhau trong quan hệ ngoại thương, người ta thường sử dụng các công cụ lưu thông có giá trị như tiền. Sau đây là 3 phương tiện chính trong đó Hối phiếu, Séc là được sử dụng nhiều nhất 5.1. Hối phiếu a) Khái niệm: Hối phiếu là một mệnh lệnh đòi tiền vô điều kiện do người xuất khẩu, người bán…. ký phát đòi tiền người nhập khẩu, người mua…. và yêu cầu người này phải thanh toán một số tiền nhất định tại một địa điểm và thời gian xác định cho người hưởng lợi theo quy định của hối phiếu. Dựa theo khái niệm trên ta thấy hối phiếu có 3 đặc điểm sau: Tính trìu tượng: Trong hối phiếu không ghi rõ điều kiện, quan hệ kinh tế phát sinh như thế nào ? Tính bắt buộc: Khi nhìn thấy hối phiếu thì lập tức thực hiện không có bất cứ lý do nào để trì hoãn Tính lưu thông: Hối phiếu có thể chuyển nhượng tự do và có giá trị như tiền Hối phiếu thường có nhiều bản và được đánh số thứ tự tuy nhiên chỉ có một bản là có hiệu lực thanh toán. b) Nội dung chính của hối phiếu Theo luật thống nhất về hối phiếu, thì hối phiếu có những nội dung chính sau: - Tiêu đề hối phiếu: Phải ghi chữ “Hối Phiếu” Địa điểm ký phát hối phiếu Mệnh lệnh trả tiền vô điều kiện - Số tiền và loại tiền Kỳ hạn trả tiền của hối phiếu Người được hưởng hối phiếu Người trả tiền hối phiếu Người ký phát hối phiếu Số hóa đơn Thư tín dụng loại nào Và có thể có một số nội dung khác 5.2. Séc a) Khái niệm: Séc dùng trong thanh toán quốc tế cũng giống như sử dụng trong nước. Chỉ khác là quy định phát hành séc chặn chẽ hơn. Chủ yếu là được dùng để thanh toán về hàng hóa, cung ứng lao vụ, du lịch và các khoản chi trả phi mậu dịch Từ khái niệm ta thấy có những đối tượng liên quan sau: Người phát hành Séc Ngân hàng thanh toán Người nhận tiền b) Những nội dung chủ yếu của Séc: - Tiêu đề Séc Ngày tháng năm phát hành Séc Địa điểm phát hành Séc Ngân hàng trả tiền Tài khoản trích trả Người hưởng lợi từ tờ Séc Chữ ký của người phát hành Séc c) Các loại Séc Căn cứ vào tính lưu chuyển của Séc người ta chia làm 3 loại - Séc đích danh: Chỉ đích danh người thụ hưởng Séc vô danh: Không ghi tên người hưởng Séc theo lệnh Căn cứ vào đặc điểm sử dụng Séc thì có: Séc gạch chéo Séc xác nhận Séc du lịch 5.3. Thẻ nhựa Là phương tiện thanh toán mà người sở hữu thẻ có thể sử dụng nó để rút tiền tại các máy, quầy tự động của ngân hàng đồng thời có thể sử dụng Thẻ để thanh toán tiền hàng hóa, dịch vụ. Do vậy Thẻ thường được sử dụng trong thanh toán phi mậu dịch Hiện nay có 2 loại Thẻ chính là Thẻ rút tiền mặt ở các máy, quầy tự động và Thẻ thanh toán. IV. đánh giá hoạt động thanh toán của doanh nghiệp 1. Khái niệm, mục đích của việc đánh giá Đánh giá hoạt động thanh toán là quá trình so sánh, phân tích các chỉ số về khả năng thanh toán để tìm hiểu cụ thể về mặt tốt lẫn mặt xấu tình hình thanh toán của một doanh nghiệp. Như vậy mục tiêu của hoạt động đánh giá là có thể biết được khả năng thanh toán của doanh nghiệp tốt hay không tốt để có biện pháp xử lý. 2. Các chỉ số về khả năng thanh toán 2.1. Tỷ số về khả năng thanh toán hiện hành Khả năng thanh toán Tài sản lưu động Hiện hành Nợ ngắn hạn = Tỷ số này là thước đo khả năng thanh toán ngắn hạn của doanh nghiệp, nó cho biết mức độ các khoản nợ của các chủ nợ ngắn hạn được trang trải bằng các tài sản có thể chuyển thành tiền trong một thời gian tương đương với thời hạn của các khoản nợ. 2.2. Khả năng thanh toán nhanh Khả năng thanh toán Tài sản lưu động – Dự trữ Nhanh Nợ ngắn hạn = Như ta đã biết rằng tồn kho (hay dự trữ) là tài sản khó chuyển đổi thành tiền vì còn tùy thuộc vào khả năng bán hàng của doanh nghiệp. Nên trong trường hợp không thể bán được thì không thể thanh toán. Do đó tỷ số này cho biết khả năng thanh toán nhanh khi không bán được hàng tồn kho. 2.3. Tỷ số dự trữ (tồn kho) trên vốn lưu động ròng Tỷ số này cho biết dự trữ chiếm bao nhiêu % trong tổng vốn lưu động ròng. Nếu dự trữ quá cao đến mức toàn bộ vốn lưu động ròng không đủ để tài trợ chứng tỏ cơ cấu vốn, cơ cấu tài sản, cơ cấu tài trợ của doanh nghiệp không hợp lý, cho nên phải điều chỉnh lại. Ngoài ra còn có một số tỷ số khác như tỷ số thanh toán tức thời, chu kỳ tiền mặt, chu kỳ kinh doanh…. đây là những tỷ số góp phần vào công tác đánh giá được đầy đủ và chính xác hơn. Chương II Thực trạng hoạt động thanh toán trong kinh doanh tại công ty XNK Máy Hà Nội I. tổng quan về công ty 1. Lịch sử hình thành và phát triển Công Ty XNK Máy Hà Nội là một công ty độc lập trực thuộc Bộ Thương Mại. Tên gọi Việt Nam là công ty XNK Máy Hà Nội và tên gọi giao dịch quốc tế là HANOI MACHINERY IMPORT- EXPORT COMPANY, thường gọi tắt là MACHINOIMPORT- HA NOI được đặt tại số 8 phố Tràng Thi quận Hoàn Kiếm Hà Nội, ngoài trụ sở chính công ty còn có ban đại diện ở Hải Phòng làm nhiệm vụ như văn phòng đại diện của công ty. Công ty được thành lập ngày 19/12/1997 từ việc tách ra từ Tổng Công Ty Máy và Phụ Tùng, được Nhà Nước công nhận là một doanh nghiệp nhà nước độc lập, tự hạch toán kinh tế, tự chủ về tài chính và có đầy đủ tư cách pháp nhân theo quy định của pháp luật. Tiền thân của công ty XNK Máy Hà Nội có thể coi là Tổng Công Ty Máy và Phụ Tùng. Trước những năm 1997, Tổng Công Ty Máy và Phụ Tùng là một doanh nghiệp nhà nước trực thuộc trung ương, hoạt động theo kế hoạch và sự chỉ đạo của nhà nước, nhằm phục vụ cho mục tiêu của nhà nước và không được tự chủ trong hoạt động và hạch toán kinh doanh. Sau khi đã nghiên cứu kĩ và được sự đồng ý của Bộ Thương Mại, các phòng ban từ Tổng Công Ty Máy và Phụ Tùng đã tách ra để thành lập nên công ty XNK Máy Hà Nội. Nguyên nhân chính là do trong điều kiện kinh tế thị trường, các phòng ban của Tổng Công Ty Máy và Phụ Tùng đủ điều kiện để lãnh đạo và hạch toán kinh doanh nên đã tạo điều kiện để có thể thành lập một công ty độc lập tự hạch toán kinh tế theo đúng xu thế của thời đại. Trước năm 1990, Tổng Công Ty đã được nhà nước giao độc quyền kinh doanh XNK thiết bị, máy móc, phương tiện vận tải, máy bay, tàu thủy, trang thiết bị y tế…… theo kế hoạch hàng năm của nhà nước để phục vụ cho nền kinh tế quốc dân. Do vậy trước lúc thành lập công ty XNK Máy Hà Nội thì hoạt động và lịch sử hình thành của công ty không thể không kể đến Tổng Công Ty Máy và Phụ Tùng. Bắt đầu thành lập 19/12/1997 và đi vào hoạt động từ 1/4/1998 với tổng số vốn ban đầu chỉ khoảng 3.823 tỷ đồng trong đó vốn lưu động là 3 tỷ và vốn cố định là 823 triệu đồng, do đây là công ty kinh doanh thương mại hoạt động trong lĩnh vực XNK nên cơ cấu vốn thiên về vốn lưu động nhiều hơn. Công ty họat động dưới sự quản lý của nhà nước, của Tổng công ty Máy và Phụ Tùng trực thuộc bộ thương mại. Tổng số cán bộ công nhân viên ban đầu chỉ khoảnh 150 người trong đó nhân viên quản lý khoảng 30 người. đây là năm đầu đi vào hoạt động nên công ty bước đầu còn gặp nhiều khó khăn và bỡ ngỡ. Tuy nhiêu càng ngày công ty càng có nhiều sự phát triển. Để kịp với sự phát triển kinh tế chung và đáp ứng tốt nhu cầu của khách hành công ty cũng đã nhiều lần thay đổi đăng ký kinh doanh với số lượng sản phẩm cung ứng ngày càng tă Từ đó đến nay vốn kinh doanh của công ty không ngừng tăng lên mà chủ yếu là vốn lưu động, công ty đã đáp ứng được nhu cầu của thị trường và kế hoạch của Tổng công ty, Bộ Thương Mại và của nhà nước đề ra. 2. Đặc điểm về cơ cấu tổ chức Theo điều 12 của điều lệ họat động của công ty XNK Máy Hà Nội, tổ chức bộ máy của công ty bao gồm: Giám đốc, các phó giám đốc, kế toán trưởng và bộ máy giúp việc gồm có: phòng tổ chức – hành chính, phòng tài chinh - kế toán, phòng nghiên cứu và đầu tư thị trường, 5 phòng kinh doanh và một ban đại diện ở Hải Phòng. Giám đốc: Do Bộ Trưởng Bộ Thương Mại quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật. Giám đốc chịu trách nhiệm trước Bộ Thương Mại và trước pháp luật về điều hành hoạt động của công ty. Giám đốc là người có quyền hành cao nhất trong công ty, có nhiệm vụ tổ chức thực hiện các nghĩa vụ và quyền hạn của công ty và cũng là người đại diện pháp nhân của công ty. Các phó giám đốc: có hai phó giám đốc là phó giám đốc kinh doanh và phó giám đốc quản lý. Các phó giám đốc có nhiệm vụ giúp Giám đốc điều hành công ty theo sự phân công và ủy quyền của Giám đốc, chịu trách nhiệm trước giám đốc và pháp luật về nhiệm vụ được giao Kế toán trưởng: có nhiệm vụ giúp đỡ Giám đốc chỉ đạo, tổ chức thực hiện công tác kế toán thống kê của công ty và có nghĩa vụ và quyền hạn theo quy định của pháp luật về kế toán Phòng tổ chức – hành chính: Là bộ phận tham mưu, giúp đỡ cho lãnh đạo công ty thực hiện công tác quản lý, điều hành trong lĩnh vực tổ chức, cán bộ, lao động và tiền lương, chế độ chính sách với người lao động góp phần thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh có hiệu quả, xây dựng đội ngũ cán bộ, công nhân vững mạnh. Ngoài ra bộ phận này còn có chức năng quản lý mạng lưới công tác thanh tra, bảo vệ, thực hiện việc lưu trữ hồ sơ, tài liệu theo quy định của nhà nước. Phòng tài chính – kế toán: Đây cũng là một bộ phận tham mưu, giúp việc cho ban lãnh đạo công ty trong công tác quản lý tài chính, tổ chức kế toán và hạch toán kết quả kinh doanh trong công ty. Bên cạnh đó thực hiện nghĩa vụ thu nộp ngân sách và các chế độ về tài chính, kế toán do nhà nước quy định. Bộ phận này tham mưu đề xuất ý kiến về các vấn đề tài chính: Từ xây dựng kế hoạch tài chính, quản lý tài chính, tổ chức kế toán để xác định, quản lý thu – chi hàng ngày, quản lý vốn lưu động, vốn cố định và quyết toán cuối kỳ, cuối quý hay cuối năm theo đúng pháp luật, chế độ kế toán hiện hành Phòng nghiên cứu và đầu tư thị trường: Có nhiệm vụ nghiên cứu nhu cầu của thị trường trong nước về những sản phẩm mà công ty có thể cung ứng và sự đáp ứng của thị trường ngoài nước để từ đó công ty có định hướng và kế hoạch đáp ứng nhu cầu trong và ngoài nước nhằm thỏa mãn tối đa nhu cầu của khách hành và đưa lại lợi nhuận cao nhất cho công ty. Các phòng kinh doanh từ 1 – 5: Trước đây có đến 7 phòng kinh doanh làm các nhiệm vụ độc lập, mỗi phòng chuyên doanh về một số sản phẩm và lĩnh vực nhất định. Nhưng giờ đây do chính sách hạch toán độc lập và phân công tự kinh doanh nên chỉ chia làm 5 phòng. Mỗi phòng có quyền kinh doanh tất cả những sản phẩm và mặt hành mà công ty đăng ký và tự hạch toán kinh tế. Ban đại diện ở Hải Phòng: Có nhiệm vụ giao nhận hàng hóa khi XNK và làm thủ tục để giao nhận số hàng hóa XNK này. Ngoài ra, công ty còn có các nhà máy dệt len, xí nghiệp may mặc xuất khẩu, trung tâm thương mại dịch vụ, kho xưởng và các cửa hàng khác. SƠ đồ tổ chức cơ cấu của công ty Giám đốc PGĐ. Q lý PGĐ. KD P.KD 1-5 TTTM DVụ Ban. DD P. TC – HC P.TT & ĐTư TT. kho NM Bao Bì XK NM May XK P. TC – KT 3. Đặc điểm về tình hình tài chính và kinh doanh của công ty 3.1. Đặc điểm chung về sản phẩm Với phương châm là thực hiện chế độ tự chủ sản xuất- kinh doanh những mặt hàng đã ghi trong điều lệ hoạt động của công ty, công ty đã thực hiện kinh doanh theo phương thức hạch toán độc lập, tự quyết định mọi công đoạn, phương thức kinh doanh và thị trường. Trên nguyên tắc kinh doanh đó, công ty đã tiến hành kinh doanh với những mặt hàng chính sau đây: - Những mặt hàng nhập khẩu bao gồm: Các loại máy móc, thiết bị lẻ, Thiết bị toàn bộ, dây chuyền sản xuất, Phương tiện vận tải đường thủy, đường bộ và phụ tùng kèm theo, Nguyên vật liệu cho sản xuất, Hàng công nghiệp tiêu dùng - Những mặt hàng xuất khẩu bao gồm: Hàng công nghiệp (động cơ Diezel, động cơ điện, máy biến thế, máy công cụ, xe tải, xe khách, xăm lốp, thiết bị làm đường, máy làm gạch, quạt điện, dụng cụ đo điện); Hàng công nghiệp tiêu dùng (các sản phẩm may, bao bì PP, đồ nhựa); Hàng nông sản phẩm (gạo, cà phê, hạt tiêu, lạc nhân, đỗ xanh, rau quả tươi, khô và chế biến); Hàng lâm sản (cao su, lâm sản chế biến, gỗ rừng, trồng); Hàng hải sản chế biến, đông lạnh, phơi khô; Hàng thủ công mỹ nghệ. - Hàng kinh doanh dịch vụ: Bán đại lý; Xây dựng và tư vấn xây dựng; Cho thuê văn phòng, nhà xưởng, kho hàng, giao nhận vận chuyển, chuyển tải, tạm nhập tái xuất, kinh doanh cửa hàng ăn uống và các dịch vụ khác. 3.2. Đặc điểm về thị trường Thị trường là một yếu tố quan trọng nhất đối với các doanh nghiệp thương mại, nếu không có thị trường thì sẽ không có hoạt động kinh doanh của công ty. Do vậy nghiên cứu nhu cầu và tìm hiểu về thị trường là nhiệm vụ hàng đầu của mỗi doanh nghiệp. a). Thị trường đầu vào Do hình thức tổ chức kinh doanh của công ty theo phương thức đặt hàng theo nhu cầu trong nước và mua ở nước ngoài nên thị trường đầu vào chủ yếu là thị trường nước ngoài. Những năm đầu hoạt động công ty chủ yếu quan hệ mua bán với các nước như Liên Bang Nga và các nước Đông Âu do thừa kế khách hàng từ trước. Nhưng do sự phát triển ngày càng tăng, công ty phải đáp ứng nhu cầu rất đa dạng của khách hàng, do vậy thị trường đầu vào của công ty đã có sự khác trước và đa dạng, phong phú hơn, công ty đã có quan hệ với hơn 30 nước trên thế giới như: Nga, Pháp, Bellcium, Thụy Sỹ, Sweden, Hungary, Italia, Đức, Mỹ, Canada, Cuba, India, Singapore, Oxtrâylia, Bỉ, Nhật Bản, áo, Tây Ban Nha, Hà Lan, Đan Mạch, Hàn Quốc, Hồng Kông, Malayxia, Đài Loan và các nước ở Đông Âu. Bên cạnh đó, công ty đã tích cực tham gia các hội chợ triển lãm quốc tế và khu vực, luôn tìm kiếm những mẫu mã mới nhằm đa dạng hóa những mặt hàng XNK,…. để có thể đáp ứng được một cách thỏa mãn nhất nhu cầu của khách hàng với điều kiện tốt nhất và sản phẩm hiện đại nhất có thể. b) Thị trường đầu ra: Công ty hoạt động trong lĩnh vực XNK theo nhu cầu của khách hàng trong nước, do đó thị trường đầu ra của công ty chủ yếu là thị trường trong nước. Hiện nay đối với công ty ngoài khách hàng thường xuyên, công ty đang tìm kiếm khách hàng tiềm năng trong và ngoài nước. c) Thị trường vốn. Ngoài những thị trường trên, thị trường vốn có lẽ là cũng là vấn đề nan giải đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Đối với công ty do vốn điều lệ còn ít ỏi, nên công ty đã tích cực huy động những nguồn khác như: Vay ngân hàng, tín dụng của khách hàng, ứng trước của khách hàng…..Trong đó vay ngân hàng là nhiều nhất vì công ty hoạt động trong lĩnh vực thương mại nên thời gian quay vòng vốn nhanh do đó thường vay ngắn hạn ngân hàng cho mỗi dự án hay hợp đồng. Ngoài ra công ty đang cố gắng tham gia nhiều vào thị trường tài chính. 3.3. Đặc điểm về tài chính và hoạt động kinh doanh của công ty Thực hiện phương châm tự hạch toán kinh tế, công ty đã giao cho các phòng, ban thực hiện theo chính sách “khoán”, ban lãnh đạo không can thiệp quá sâu vào hoạt động của các bộ phận. Sau đây là bảng thống kê kết quả kinh doanh của công ty trong 3 năm 2001, 2002 và 2003. Bảng thống kê kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh stt Chỉ tiêu Năm 2001 Năm 2002 Năm 2003 2002/2001 2003/2002 Lần % Lần % 1 Tổng doanh thu 89.335.010.930 146.275.763.888 132.000.000.000 1.637 63.70 0.9024 -9.67 2 Tổng chi phí 89.203.947.154 145.342.743.469 128.848.000.000 1.6293 62.93 0.8865 -11.35 3 Tổng lợi nhuận sau thuế 119.379.545 137.308.386 159.375.000 1.1502 15.02 1.1607 16.07 4 Tổng thuế 10.186.180.942 16.069.224.436 12.942.251.975 1.5776 57.76 0.8054 -19.46 5 Tổng lương 1.546.781.705 1.675.704.204 3.104.000.000 1.0833 8.33 1.8523 85.23 6 TNBQ/người/tháng 984.000 1.160.000 1.200.000 1.1789 17.89 1.0345 3.45 7 Tổng vốn BQ 46.119.812.014 53.137.387.241 49.327.598.415 1.1522 15.22 0.9283 -7.17 8 VCSH 5.646.760.044 5.687.916.619 5.632.875.314 1.0073 0.73 0.9903 -0.97 9 Nợ phải trả 40.473.051.970 47.449.470.622 43.694.723.101 1.1724 17.24 0.921 -7.90 10 Vốn lưu động 44.156.534.938 48.646.964.917 46.113.001.699 1.1017 10.17 0.9479 -5.21 11 Vốn cố định 1.963.277.076 4.490.422.324 3.214.596.716 2.2872 28.72 0.7159 -28.41 12 Phải thu ( số dư cuối kỳ) 20.708.048.379 45.395.440.954 45.000.000.000 2.1921 19.21 0.9913 -0.87 13 Phải trả ( số dư cuối kỳ) 32.117.824.025 62.372.962.900 43.000.000.000 1.942 94.20 0.6894 -31.06 Tổng Đơn vị: Đồng a) Về doanh thu, chi phí và lợi nhuận Mục tiêu cuối cùng của doanh nghiệp là tối đa hóa giá trị tài sản cho chủ sở hữu, do vậy doanh thu, chi phí và lợi nhuận là những vấn đề quan trọng, đáng quan tâm nhất đối với doanh nghiệp. Doanh thu là tổng các nguồn thu từ hoạt động kinh doanh, hoạt động tài chính và hoạt động khác của doanh nghiệp, còn chi phí là tổng các nguồn chi mà doanh nghiệp bỏ ra. Đối với công ty XNK Máy Hà Nội thì doanh thu chủ yếu là từ doanh thu bán hàng vì hoạt động tài chính rất ít; còn chi phí bao gồm: Chí phí mua hàng hóa, các chi phí liên quan, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp…. từ đó hình thành nên lợi nhuận trước thuế. Dựa vào bảng thống kê hoạt động kinh doanh của công ty, ta nhận thấy rằng doanh thu năm 2002 là cao nhất, tăng hơn năm 2001 là 63.7% và hơn năm 2003 là 9.67%. Lý do của sự sụt giảm vì thị trường cạnh tranh của công ty ngày càng nhiều đối thủ, hơn nữa công ty lại đang chuẩn bị cho cổ phần hóa doanh nghiệp kết hợp với khó khăn gặp phải trong đâu thầu dẫn đến doanh thu năm 2003 giảm đi 9.67%. Lợi nhuận trước thuế năm 2003 cao hơn năm 2002 là 16.07% và năm 2002 cao hơn năm 2001 là 62.93%, như vậy là có xu hướng tăng mặc dù năm 2003 tăng chậm lại so với năm trước. Nhưng chúng ta cũng thấy là doanh thu năm 2002 cao hơn năm 2003 thế mà lợi nhuận năm 2003 lại cao hơn. Nguyên nhân là do chi phí: Năm 2002 so với năm 2001: Doanh thu và chi phí đều tăng nhưng do doanh thu tăng nhiều hơn chi phí nên lợi nhuận trước thuế tăng lên 15.02% Năm 2003 so với năm 2002: Doanh thu giảm đi 9.67% tuy nhiên chi phí lại giảm tới 11.35% nên lợi nhuận trước thuế tăng lên16.07%. Nguyên nhân chi phí giảm đi nhiều như thế là do chi phí từ quản lý doanh nghiệp giảm và một số loại chi phí khác cũng giảm. b) Về nhân lực Đây là vấn đề liên quan đến lao động và việc sử dụng lao động trong doanh nghiệp như: Quỹ lương, thu nhập bình quân đầu người…. đều ảnh hưởng trực tiếp đến đời sống của lao động và nhu cầu sinh họat hàng ngày của nhân viên. Bảng trên cho thấy là: Từ năm 2001 đến năm 2003, quỹ lương của doanh nghiệp không ngừng tăng lên. Năm 2002 tăng 8.33% so với năm 2001 và năm 2003 tăng 85.23% so với năm 2002. Như vậy quỹ lương đã tăng lên ngày càng nhiều đặc biệt là năm 2003. Do quỹ lương tăng lên dẫn tới thu nhập bình quân đầu người cũng tăng lên khá nhiều. Thu nhập bình quân của năm 2001 chỉ khoảng 984.000đ/người/tháng nhưng đến năm 2002 và 2003 thì tăng hơn 1 triệu đồng. Cụ thể năm 2002 tăng hơn năm 2001 là 17.89%; năm 2003 tăng hơn năm 2002 là 3.45%. Nguyên nhân của việc tăng quỹ lương và thu nhập bình quân là do doanh thu tăng lên, đặc biệt là lợi nhuận của doanh nghiệp tăng lên nhiều qua các năm, nên số tiền để trích lập các quỹ cũng tăng, trong đó có quỹ lương cho người lao động. Hơn nữa năm 2003 lao động trong biên chế của doanh nghiệp giảm từ 316 xuống còn 285 do nhiều người về hưu và thuyên chuyển công tác, dẫn đến thu nhập bình quân năm 2003 tăng hơn so với các năm. Việc tăng quỹ lương và thu nhập sẽ tạo động lực chi người lao động trong công tác sản xuất kinh doanh. Cuộc sống người lao động ổn định và tăng lên nhiều, đó cũng chính là mục tiêu chính của doanh nghiệp đặt ra trong quá trình kinh doanh của mình. c) Về nghĩa vụ đối với nhà nước Mỗi doanh nghiệp hoạt động trong hành lang pháp lý của pháp luật đều chịu sự điều chỉnh của pháp luật cho nên nghĩa vụ đối với nhà nước là yếu tố bắt buộc đối với bất kỳ doanh nghiệp nào và công ty cũng vậy. Với công ty đó là nghĩa vụ thuế, các chế độ bắt buộc như BHXH, BHYT, trong đó thuế là chủ yếu. Dựa vào bảng thống kê trên ra thấy rằng tổng thuế mà doanh nghiệp phải nộp đã tăng, giảm thất thường. Năm 2002 là năm mà doanh nghiệp phải chịu nhiều thuế nhất đến hơn 16 tỷ đồng, tăng hơn năm 2001 là 57.76% (tức là gấp 1.5776 lần) và tăng hơn năm 2003 là 53.43% hay là năm 2003 giảm đi 53.43%. Nguyên nhân của sự việc đó là vì năm 2002 là năm doanh nghiệp có doanh thu lớn nhất nên các loại thuế phải chịu cũng nhiều nhất, còn năm 2003 tuy là ít nhưng vẫn hơn năm 2001. Điều đó cho thấy là doanh nghiệp hoạt động không đạt hiệu quả như trước, nên lượng thuế phải nộp đã ít hơn năm 2002. d) Về vốn Vốn là vấn đề quan trọng trong kinh doanh, không có vốn thì không thể kinh doanh được. Sau đây là một số vấn đề chính về vốn của doanh nghiệp trong thời gian qua: Bảng trên cho thấy rằng tổng vốn bình quân của doanh nghiệp có xu hướng tăng lên, năm 2002 tăng hơn năm 2001 là 15.22%, nhưng đến năm 2003 lại giảm đi 7.17%. Tuy nhiên đó là con số không nhiều. Nguyên nhân chính là do doanh nghiệp không thể thu hút nhiều khách hàng như năm 2002 nên nhu cầu vốn cho kinh doanh giảm xuống. Khi ta quan sát cơ cấu vốn của doanh nghiệp thì thấy rằng vốn chủ sở hữu (VCSH) hầu như không thay đổi qua các năm và chiếm tỉ trọng thấp trong tổng vốn, chủ yếu là nợ phải trả Do doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại, nên VCSH chủ yếu là dùng để tài trợ cho tài sản cố định và vốn cố định, còn khối lượng vốn còn lại là tài trợ cho tài sản lưu động và vốn lưu động. Điều đó giải thích vì sao vốn lưu động nhiều hơn rất nhiều so với vốn cố định. Tài trợ cho vốn lưu động chủ yếu là đi vay ngân hàng và quá trình tín._.tiền gửi tại Việtcombank hay Ngân Hàng Nông Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn để phục vụ cho hoạt động thanh toán. Trong thời gian trả chậm, đồng tiền thanh toán và tính toán thường xuyên biến động, cho nên công ty cũng đã có không ít thiệt hại do sự thay đổi đó. Vậy công ty phải theo dõi sự biến động tỉ giá để có biện pháp khắc phục kịp thời. Vì khi biến động, có tỉ giá tăng lên, có tỉ giá giảm xuống, nếu giá trị đồng tiền này tăng thì giá trị đồng tiền kia lại giảm nên nếu sử dụng nhiều đồng tiền chúng sẽ triệt tiêu nhau và làm cho tỉ giá trung bình ổn định hơn. Hiện nay những đồng tiền đó không còn là đồng tiền đóng vị trí quan trọng, tỉ giá của chúng cũng biến động luôn, do thế nên phải thận trọng trong việc chọn đồng tiền đảm bảo. Hơn nữa khi thực hiện kí quỹ vào tài khoản tại các ngân hàng để chuẩn bị cho việc thanh toán, công ty thường sử dụng ngoại tệ thanh toán trong hợp đồng luôn. Vì từ khi kí quỹ đến khi thanh toán còn một thời gian trống mà tỉ giá các ngoại tệ biến đổi từng giờ, từng ngày. Ngoài ra công ty không trông đợi gì phần lãi khi tỉ giá thay đổi, chỉ sợ bị lỗ mà thôi. Do vậy công ty nên sử dụng các hợp đồng kỳ hạn hay mua bán ngoại tệ của ngân hàng là chắc chắn nhất. Do công ty cũng hay vướng mắc về vấn đề tỉ giá, tăng chi phí khi tỉ giá thay đổi so với tính toán ban đầu. Nên sử dụng các hợp đồng đó sẽ ngăn chặn được tác động xấu do biến động tỉ giá. Công ty nên nghiên cứu kỹ về vấn đề này để có thể khắc phục được tình trạng trên. Ngoài ra điều kiện về địa điểm thanh toán cũng quan trọng không kém tuy nhiên chúng thường gắn kết với điều kiện trên, do vậy còn tùy thuộc vào đồng tiền thanh toán trong giao dịch quốc tế. Nhưng đối với thanh toán trong nước nên sử dụng các ngân hàng hoặc chi nhánh ngân hàng mà mình có tài khoản tiền gửi là hay nhất. Còn điều kiện về thời gian thanh toán và phương thức thanh toán thì chúng ta đã đề cập ở phần trên nên sẽ không nhắc lại. Như vậy trong 4 điều kiện về hoạt động thanh toán, điều kiện về tiền tệ là quan trọng nhất đối với thanh toán quốc tế. Tuy lầ số chi phí tăng thêm do sự biến động thời gian không nhiều nhưng nên nghiên cứu để có biện pháp xử lý kịp thời, có thể sử dụng điều kiện đảm bảo bằng các đồng tiền mạnh và các hợp đồng kỳ hạn, hợp đồng mua bán ngoại tệ như trên đã trình bày. 4. Hạn chế một số rủi ro trong quá trình thanh toán Rủi ro trong quá trình thanh toán mà doanh nghiệp gặp phải là nợ quá hạn khách hàng không trả được và bị ngân hàng phong tỏa tài khoản. Đầu tiên là xét nợ quá hạn, đây là thống kê nợ quá hạn trong 3 năm qua: Chỉ tiêu Năm 2001 Năm 2002 Năm 2003 1.Phải thu từ KH 2.316.302.777 2.604.609.658 3.839.349.928 2.Trả trước cho NB 0 0 150.000.000 3. Phải thu khác 0 0 61.112.355 Như vậy là hai năm đầu, nợ quá hạn chỉ xấp xỉ 2 tỉ đồng nhưng sang năm 2003 nợ quá hạn tăng lên nhiều, ngoài khoản phải thu từ khách hàng còn có trả trước cho người bán và phải thu khác. Để có thể hạn chế được tình hình trên, theo em doanh nghiệp nên thực hiện chặt chẽ tiêu chuẩn đánh giá khách hàng. Đầu tiên phải xem xét đến khả năng thanh toán của khách hàng một cách tỉ mỉ, dù là khách hàng quen biết cũng phải nghiên cứu kỹ, nếu thấy rằng khả năng thanh toán không tốt thì giảm số lượng thanh toán chậm. Ngoài ra với doanh nghiệp như vậy nên chia các khoản thanh toán làm nhiều lần, thời gian tương đối gần nhau, mỗi đợt trả một lượng nhỏ thì đối tác sẽ dễ dàng xoay sở. Bên cạnh đó, doanh nghiệp phải xem đến tài sản đảm bảo thanh toán của khách hàng, tốt nhất la với những khách hàng khả năng thanh toán không tốt phải có tài sản đảm bảo, nếu không thì phải có hình thức thanh toán phù hợp. Khi chọn tài sản đảm bảo cũng phải chú ý tài sản đó có bị hao mòn nhiều không? Bảo quản có khó khăn, tốn kém không? Giá trị có thay đổi theo thời gian nhiều không? để có khi không thể thanh toán được thì cũng dùng tài sản đó thay cho các khoản nợ. Cuối cùng khi đã có nợ quá hạn nhiều như vậy thì phải tìm cách đòi lại. Theo em cách tốt nhất là phải đưa khách hàng đó vào sổ theo dõi, nghiên cứu hoạt động thanh toán của khách hàng cả về luồng tiền vào và ra khỏi doanh nghiệp, để ngay khi có tiền vào thì phải buộc thanh toán ngay. Nếu không trong hợp đồng giao dịch phải quy định rõ ràng lãi phạt cho nợ quá hạn, ngoài ra nếu thanh toán sớm hơn thời hạn thì được hưởng chiết khấu. Làm như thế sẽ khuyến khích khách hàng thanh toán vì có khi mặc dù có tiền trong tài khoản nhưng khách hàng muốn sử dụng vốn nhiều thời gian hơn nên đã cố tình trì hoãn thanh toán. Do vậy phải có biện pháp xử lý với từng khách hàng cụ thể. Hơn nữa, năm nay doanh nghiệp sẽ tiến hàng chuẩn bị cổ phần hóa doanh nghiệp, nếu không xử lý các khoản nợ quá hạn, khó đòi này thì không thể làm trong sạch, lành mạnh hóa tình hình tài chính được, vậy thì sẽ ảnh hưởng đến quá trình cổ phần hóa và giá cả cổ phiếu bán ra. Thứ hai là về tài khoản phong tỏa: Doanh nghiệp phải hạn chế giá trị phong tỏa của ngân hàng. Tài khoản phong tỏa được hiểu là việc khi doanh nghiệp đang còn nợ ngân hàng đến hạn thanh toán mà vẫn chưa có tiền để trả, như vậy món nợ đó sẽ được đưa vào nợ quá hạn của ngân hàng, khi đó có khoản giá trị người mua hàng thanh toán cho doanh nghiệp được chuyển vào tài khoản của doanh nghiệp tại ngân hàng thì ngân hàng sẽ từ động chuyển khoản thanh toán đó từ tài khoản tiền gửi sang trả nợ cho các món vay. Như vậy tức là phong tỏa tài khoản tiền gửi của doanh nghiệp. Nếu giá trị tài khoản phong tỏa này càng nhiều chứng tỏ nợ quá hạn của doanh nghiệp ở ngân hàng càng nhiều. Do vậy cần hạn chế khoản này vì nó liên quan đến uy tín của doanh nghiệp đối với ngân hàng, còn ảnh hưởng đến tình hình thanh toán và khả năng tận dụng được các dịch vụ tín dụng của ngân hàng sau này. Một khi đã có món vay thì doanh nghiệp phải có kế hoạch thanh toán cụ thể và chấp hành tuyệt đối kế hoạch đó. Nếu không thì có thể vay món mới để thanh toán cho món cũ hay do quan hệ với nhiều ngân hàng nên vay của ngân hàng này trả cho ngân hàng kia. Tóm lại là phải nghiêu cứu cách thức thanh toán nợ khi đến hạn. Vì nếu trì hoãn hoặc làm mất uy tín với ngân hàng the sẽ rất khó khăn nên doanh nghiệp cần xem xét thận trọng về vấn đề này. 5. Về tổ chức công tác thanh toán Ta biết rằng tổ chức công tác thanh toán là việc thiết lập mối quan hệ giữa đối tượng thanh toán và phương pháp của hoạt động thanh toán thông qua các chỉ tiêu, kế hoạch và việc thực hiện nó. Có thể hiểu một cách tổng quát là quá trình lên kế hoạch cho hoạt động thanh toán, đặt ra các chỉ tiêu và phương pháp thực hiện các chỉ tiêu đó. Do doanh nghiệp là doanh nghiệp nhỏ, số vốn và nhân lực đều ít, lại là doanh nghiệp nhà nước nên việc tổ chức công tác thanh toán hầu như không được quan tâm đúng mực. Thông thường doanh nghiệp chỉ vạch ra kế hoạch kinh doanh và phương pháp thực hiện được kế hoạch đó. Còn đối với hoạt động thanh toán thì chỉ nghĩ được thanh toán chậm càng nhiều càng tốt, thu được tiền khách hàng càng nhanh càng hay chứ không có kế hoạch gì cả. Do vậy trong thời gian tới, đặc biệt là khi đã tiến hành cổ phần hóa, theo em công ty nên xem xét và nghiêu cứu sâu hơn về tổ chức công tác thanh toán. Cụ thể quá trình có thể thực hiện những bước cơ bản sau: - Đầu tiên là công tác lập kế hoạch cho thanh toán: Dựa trên phương hướng, kế hoạch thực hiện kinh doanh năm tới, từ đó xác định với kế hoạch về tổng doanh thu, lợi nhuận, nhập khẩu, xuất khẩu thì trung bình sẽ phải có bao nhiêu hợp đồng (về vấn đề này thì phải dựa vào giá trị bình quân của các hợp đồng những năm trước) và thời gian nào là nhiều hợp đồng nhất. Khi đã xác định được số lượng hợp đồng có thể có, giá trị bình quân mỗi hợp đồng thì sẽ tiến hành mua ở nhà cung cấp như thế nào. Từ đó vạch kế hoạch bao nhiêu % là thanh toán trước, ngay và thanh toán chậm, thời hạn thanh toán chậm đó bình quân là bao nhiêu ngày, như vậy thì khối lượng mỗi phương thức thanh toán, loại thanh toán phát sinh sẽ chiếm tỉ trọng bao nhiêu. Tiếp đến là nguồn tài trợ cho hoạt động thanh toán từ đâu? liệt kê các nguồn có thể huy động được, xác định mỗi nguồn chiếm bao nhiêu % trong tổng giá trị, thời hạn mỗi nguồn , lãi suất có thể chấp nhận được là bao nhiêu? Sau khi đã có được các nguồn tài trợ, doanh nghiệp phải vạch kế hoạch cụ thể với các chỉ tiêu để phấn đấu thực hiện, kế hoạch cho cả năm, kế hoạch cho mỗi quý, mỗi kỳ. Việc xác định các chỉ tiêu này dựa vào kế hoạch kinh doanh mà công ty đã lập. Cuối cùng là phương pháp nào để thực hiện nó, phải xác định cách thức nào để hoạt động thanh toán đạt hiệu quả hơn trong thời gian tới, với phương thức và phương tiện thanh toán ra sao. Khi đã vạch ra kế hoạch cụ thể, sau khi thực hiện phải thường xuyên đánh giá, kiểm tra về quá trình thanh toán có hiệu quả không? Khả năng thanh toán có tốt không?,…. Bộ phận thực hiện các kế hoạch này nên giao cho phòng tài chính – kế toán, vì ở đây có các cán bộ tốt nghiệp từ các trường chuyên ngành về tài chính, kế toán nên sẽ am hiểu về hoạt động thanh toán, cùng với kế hoạch của các phòng kinh doanh, các bộ phận sẽ kết hợp với nhau đề ra kế hoạch không những chỉ cho hoạt động thanh toán mà còn những vấn đề khác trong công ty. Nếu công ty trở thành công ty cổ phần, hàng quý ban điều hành phải trình bày công khai về kết quả đạt được trong thời gian vừa qua, kế hoạch sắp tới. Tuy các cổ đông không quan tâm nhiều lắm đến hoạt động thanh toán, họ chỉ quan tâm đến lợi tức cổ phần là bao nhiêu. Nhưng ban quả lý cũng phải kiểm tra tính hiệu quả của hoạt động thanh toán vì nó gắn liền với kết quả kinh doanh của công ty. Vấn đề cuối cùng của tổ chức công tác thanh toán mà công ty nên quan tâm đó là dự trữ. Chúng ta biết rằng đã là công ty thương mại, hoạt động theo nhu cầu của khách hàng thì dự trữ là rất ít, chỉ là hàng ở kho chờ chuyển đi cho khách hàng mà thôi. Hơn nữa lại do sổ sách chứng từ chưa đủ nên không thể hoàn tất được. Do đó việc hàng đã giao rồi nhưng vẫn ghi là dự trữ trên các số sách. Điều này ảnh hưởng đến các chỉ số về khả năng thanh toán. nên vấn đề về sổ sách công ty cần xem xét lại cho phù hợp với thực tế, giảm tỉ lệ dự trữ, nâng cao khả năng thanh toán nhanh, thanh toán nợ ngân hàng cho công ty. Tất nhiên là trong quá trình thực hiện thì việc tổ chức công tác thanh toán sẽ phát sinh nhiều vấn đề nhưng từng trường hợp, tình huống cụ thể công ty sẽ phải có biện pháp xử lý để làm lành mạnh hóa tình hình tài chính, nâng cao hiệu quả hoạt động thanh toán và hoạt động kinh doanh của công ty. 6. Đa dạng hóa các nguồn tài trợ cho hoạt động thanh toán Như ta đã biết nguồn tài trợ chính cho hoạt động kinh doanh của hầu hết các doanh nghiệp là vay ngân hàng. Do đó công ty xem vay ngân hàng là nguồn vốn chính để trang trải cho hoạt động thanh toán. Cho nên với nguồn tài trợ này doanh nghiệp đã thực hiện rất tốt, có hiệu quả nhưng cần đa dạng hoá các nguồn ngắn hạn bằng cách tăng các khoản vay với các thời gian khác nhau, lãi suất khác nhau, nhiều ngân hàng khác nhau để có thể tăng hơn nguồn tài trợ này. Tiếp đến là tín dụng thương mại, phần này đã được đề cập sâu ở phần trước nên đến đây sẽ không đi sâu nữa. Nguồn thứ ba là từ cán bộ công nhân viên. Đây cũng là nguồn tài trợ cho hoạt động ngắn hạn và dài hạn. Hiện nay công ty có vay của công nhân viên nhưng còn ít và không thường xuyên. Nguồn này có ưu điểm là rẻ hơn lãi suất vay ngân hàng, khối lượng huy động không phải là ít và có thời hạn lâu dài. Do đó, công ty nên phát huy nguồn tài trợ này. Hiện nay, hầu hiết các nhân viên của công ty đền có cuộc sống khá giả, có tài sản tích luỹ vậy nên công ty phải khuyến khích họ thay vì gửi tiền ở ngân hàng thì có thể cho công ty vay để kinh doanh, tất nhiên là lãi vay có thể trả cao hơn lãi suất tiền gửi ngân hàng một chút nhưng nó vẫn thấp hơn đi vay ngân hàng. Khi đó sẽ thu hút được một số lượng vốn khá lớn, thời gian dài vì công nhân viên bao giờ cũng muốn có nhiều lãi và chỉ trong trường hợp quá đột xuất, cần thiết mới lấy về, nếu không thì gửi càng lâu càng tốt. Đó là tâm lý chung của tất cả mọi người. Vậy nên doanh nghiệp sẽ có được lượng vốn lâu dài mà lại rẻ để tài trợ cho hoạt động kinh doanh và hoạt động thanh toán. Chuẩn bị thực hiện cổ phần hoá doanh nghiệp, năm tới doanh nghiệp đã phát huy hết khả năng huy động nguồn vốn này bằng cách mỗi công nhân viên được quyền mua 5 triệu cổ phiếu. Tuy nhiên theo quy định của nhà nước là công ty phải bán ra ngoài ít nhất là 20% số cổ phiếu. Do vậy 80% còn lại nên huy động nhân viên công ty mua càng nhiều càng tốt không nên đưa ra giới hạn cao nhất. Số dư cuối cùng sẽ bán ra ngoài hoặc nhà nước sẽ mua. Như vậy tận dụng mọi nguồn vốn để tăng lượng vốn kinh doanh mà làm cho nhân viên tham gia tích cực hơn vào công ty vì trong đó có lợi ích của họ. Đó là việc làm cần thiết. Cuối cùng đó là tham gia vào thị trường tài chính. Trong những năm hoạt động vừa qua công ty chưa một lần tham gia vào hoạt động của thị trường tài chính. Mặc dù bị hạn chế về số vốn, uy tín và hiện nay thị trường tài chính Việt Nam chưa phát triển nhưng cũng có thể tham gia vào thị trường trái phiếu, ví dụ như phát hành trái phiếu cho công nhân viên trong công ty, trong tổng công ty hay trong lĩnh vực hoạt động của mình để tăng nguồn vốn là việc nên làm. Vì trong những giới hạn đó không đòi hỏi quá cao như nhà nước quy định, do vậy thời gian tới công ty nên tận dụng những hình thức đó bên cạnh việc sử dụng cổ phiếu (sau khi đã cổ phần hoá). Tuy là thị trường trái phiếu Việt Nam chưa phát triển mạnh nhưng đó là thị trường chính thức, còn thì trường phi chính thức (hay gọi là thì trường trao tay - OTC) thì hoạt động của trái phiếu khá sôi động. Rất nhiều doanh nghiệp nhà nước đã phát hành trái phiếu để huy động vốn từ nội bộ, từ bên ngoài để gia tăng vốn kinh doanh. Vậy nên trong thời gian tới công ty phải phát huy thế mạnh của trái phiếu, tham gia nhiều hơn vào thị trường tài chính để tạo cơ sở ban đầu cho việc gia nhập vào thị trường chứng khoán, thị trường tài chính trong tương lai. 7. Nâng cao trình độ và hiệu quả làm việc của nhân viên Nhân sự là vấn đề quan trọng đối với công ty vì nó liên quan đến con người. Hiện nay công ty có đội ngũ cán bộ đa dạng về tuổi tác lẫn trình độ. Nhưng chủ yếu là người trong độ tuổi 40 – 50. Do vậy trong thời gian tới vừa tiến hành cổ phần hoá vừa đưa vào hoạt động một số nhà máy xí nghiệp nên nhu cầu về nhân lực sẽ tăng lên, công ty cần tuyển chọn những người trẻ tuổi, có trình độ vào làm việc để làm cân băng sự chênh lệch về tuổi tác trong công ty. Hơn nữa bên cạnh những người lớn tuổi có kinh nghiệm cần có những người trẻ tuổi linh hoạt, xông xáo, dám nghĩ dám làm thì hoạt động kinh doanh của công ty mới đem lại hiệu quả tốt. Tiếp theo là vấn đề đào tạo cán bộ. Trong công ty không phải tất cả đều có trình độ đại học, tốt nghiệp đúng chuyên ngành, hơn nữa môi trường cạnh tranh ngày càng quyết liệt, công ty phải chú ý đào tạo cán bộ bằng cách gửi đi học thêm, học tiếp đối với những cán bộ ở vị trí chủ chốt, đặc biệt là các phòng kinh doanh để nâng cao hơn khả năng phân tích tình hình và tìm kiếm khách hàng cho công ty. Vì khi đã tiến hành cổ phần hoá, nếu làm ăn có hiệu quả trong thời gian tới có thể đủ tiêu chuẩn để niêm yết cổ phiếu, lúc đó thì việc công ty tận dụng thị trường chứng khoán, thị trường tài chính để huy động vốn và phát triển kinh doanh là chuyện không khó. Vả lại trong những năm qua công ty luôn có lợi nhuận dương, lại tăng lên dần trong 3 năm thì sẽ rất có lợi cho công ty sau khi cổ phần hoá, do vậy việc đào tạo thêm chuyên môn cho cán bộ là việc cần làm và làm ngay thì mới kịp. Ngoài ra khi doanh nghiệp đưa vào hoạt động các nhà máy, xí nghiệp hàng xuất khẩu cũng phải có đội ngũ cán bộ, công nhân lành nghề, có kinh nghiệm thì mới có thể dành được hợp đồng trong điều kiện hiện nay. Vì thế nên đào tạo chuyên môn cho nhân viên, nâng cao khả năng quản lý, phân tích cho cán bộ là điều cần thiết. Nếu có đội ngũ nhân viên giỏi, vừa có kinh nghiệm, vừa có chuyên môn lại năng động sẽ làm cho hoạt động kinh doanh của công ty phát triển hơn. Do vậy đây cũng là vấn đề doanh nghiệp phải xem xét để có thể xây dựng đội ngũ cán bộ có thể xử lý tốt trong mọi tình huống và làm việc đạt hiệu quả cao. 8. Chính sách thu hút khách hàng Năm 2003 doanh thu của công ty giảm xuống là do công ty không thể có được lượng khách hàng như ơ năm 2002. Do vậy tìm kiếm và thu hút khách hàng là nhiệm vụ chính của các phòng kinh doanh. ở công ty, do chính sách giao khoán, nên việc tìm kiếm hợp đồng kinh tế là nhiệm vụ của các phòng kinh doanh, còn phòng nghiên cứu và đầu tư thị trường chỉ thực hiện việc tìm kiếm thông tin về thị trường . Do vậy để thu hút nhiều khách hàng em xin có một số ý kiến sau: Đầu tiên là công tác Marketing, hiện nay chỉ ở các công ty lớn mới có phòng marketing còn ở các doanh nghiệp nhỏ thì vấn đề không được quan tâm. Nhưng cũng đâu cần cả một phòng lớn, trong các phòng kinh doanh hoặc phòng nghiên cứu và đầu tư thị trường thành lập một đội khoảng 3 – 5 người là đủ. Nhóm người này có nhiệm vụ tìm hiểu các khách hàng nào hoạt động trong lĩnh vực của công ty và các khách hàng có thể sử dụng được những sản phẩm mà công ty cung cấp. Để từ đó có cơ hội tiếp cận và giới thiệu về công ty. Ngoài ra phải vạch kế hoạch marketing cụ thể cho từng giai đoạn. Sau đó khi đã có được khách hàng nên có các chính sách về khách hàng để khuyến khích hơn nữa vào khả năng mua của khách hàng. Cụ thể có thể sư dụng chính sách giảm giá, chính sách thưởng với những khách hàng mua thường xuyên, khách hàng mua với giá trị lớn. Thực hiện chính sách chiết khấu với những khách hàng thanh toán ngay, có uy tín hoặc kèm theo quà khuyến mại (có thể là những hàng hoá mà công ty đang sản xuất để xuất khẩu). Như vậy sẽ khích lệ được khách hàng rất nhiều. Ngoài ra phải có tài liệu về tất cả khách hàng có thể có, cả những khách hàng tiềm năng hoặc khách hàng mới buớc vào lĩnh vực có sử dụng sản phẩm của công ty, phát huy mọi mối quan hệ để phát hiện nhiều khách hàng hơn. Đây là vấn đề khó, do vậy khi thực hiện sẽ gặp khó khăn vì đối thủ cạnh tranh cũng không ngồi yên. Nên chỉ trông chờ vào sự nhạy bén và khả năng của cán bộ công ty mà thôi. 9. Thường xuyên phân tích, đánh giá hoạt động thanh toán Qua thực tập em nhận thấy rằng việc đánh giá tình hình thanh toán không được công ty chú trọng nhiều mà chỉ thực hiện tính toán một số chỉ tiêu trong thuyết minh báo cáo tài chính vào cuối mỗi kỳ. Do vậy, để thực hiện tốt hơn hoạt động thanh toán, làm cho hoạt động kinh doanh có hiệu quả cao công ty nên thường xuyên đánh giá hoạt động thanh toán để tìm ra những điểm chưa tốt, có giải pháp xử lý kịp thời và rút kinh nghiệm cho những kỳ sau. Ngoài những chỉ tiêu mà công ty đã tính toán, công ty nên đưa vào một số chỉ tiêu sau đây vào công tác đánh giá mỗi quý. Dựa vào số liệu trên Bảng Cân Đối Kế Toán, Báo Cáo Kết Quả Kinh Doanh và thống kê về tổng giá trị thanh toán ta tính các chỉ tiêu cho năm 2001, 2002, 2003. Sau đây là cách tính một số chỉ tiêu thêm của năm 2001: Năm 2001: Sau đây là thống kê một số chỉ tiêu phục vụ cho cách tính các chỉ số đưa vào, số liệu từ BCĐKT, BCKD của năm 2001. Chỉ tiêu Đầu năm Cuối năm Bình quân hoặc cả năm 1. Nợ 48.835.289.546 32.117.978.343 40.476.633.944,5 2. Tài sản có 54.474.885.641 37.764.738.387 46.117.812.014 3. Lợi nhuận TT - - 175.557.545 4. Doanh thu BH - - 89.335.010.930 5. Doanh số bán chịu - - 56.218.192.662 6. Tồn kho 5.301.514.206 6.269.058.964 5.785.286.585 7. Phải thu KH 4.494.259.063 4.821.073.176 4.657.666.119,5 8. Doanh số mua hàng - - 84.219.533.435 9. Doanh số mua chịu - - 54.373.429.115 Chỉ số mắc nợ chung. Nợ dài, trung, ngắn hạn Chỉ số mắc nợ chung Tài sản có = = = 0.8776 = 87.76% 40.776.633.944,5 46.119.812.014 Trong đó các chỉ tiêu lấy trung bình cả năm bằng cách lấy số dư đầu năm + số dư cuối năm rồi chia cho 2. Chỉ số này thể hiện tỉ số nợ trong tổng tài sản và khả năng trang trải nợ của doanh nghiệp. Vòng quay dự trữ. Doanh số bán 89.335.010.930 Vòng quay dự trữ Tồn kho 5.785.286.585 = 15.44 (lần) = = Tồn kho ta tính bình quân cho cả năm, nó phản ánh vòng quay của tài sản dự trữ trong 1 năm. 365 (ngày) Từ đó tính được độ dài chu kỳ dự trữ = Số vòng quay 365 ngày = = 23.64 (ngày) 15.44 Chỉ tiêu này thể hiện độ dài thời gian bình quân hàng hoá tồn kho, từ đó cho thấy thời gian thanh toán nhanh hay chậm. Thời hạn thu hồi tiền bán chịu 56.218.192.662 = x 365 = 229,69 (ngày) 89.335.010.930 Doanh số bán chịu Thời hạn thu hồi X 365 ngày Doanh số bán hàng = Chỉ số này chỉ thời gian trung bình từ khi bán hàng đến khi tiền về công ty. Nó phụ thuộc vào chính sách bán chịu cho khách hàng của công ty. Thời hạn trả tiền cho nhà cung cấp = 54.373.429.115 = x 365 = 235,65 (ngày) 84.219.533.435 Doanh số mua chịu Thời hạn trả tiền X 365 (ngày) Doanh số mua hàng Tương tự như trên, chỉ tiêu này thể hiện thời hạn bình quân mà nhà cung cấp chấp nhận cho công ty thanh toán trả tiền chậm. Chu kỳ chờ tiền Tổng doanh thu bán chịu Số lần chờ tiền = Phải thu BQ năm 56.218.192.662 = = 12,07 (lần) 4.657.666.119,5 365 Từ đó tính được chu kỳ chờ tiền = = 30,24 (ngày) 12,07 Từ các chỉ tiều trên ta tính được chu kỳ kinh doanh của công ty: Chu kỳ kinh doanh = chu kỳ dự trữ + chu kỳ chờ thu tiền = 23,64 + 30,24 = 53,88 (ngày) Tương tự cách tính trên, ta có bảng tính sau cho cả 3 năm Chỉ tiêu 2001 2002 2003 2001/2002 2003/2002 1. Chỉ số mắc nợ chung 87,76% 89,3% 91,87% 75% 188% 2. Chu kỳ dự trữ 23,64 20,23 14,91 - 14,42% - 26,3% 3. Chu kỳ thu tiền 30,24 74,8 278,62 147,35% 272,48% 4. Chu kỳ kinh doanh 53,88 95,03 293,53 76,37% 208,88% 5.Thời hạn thu tiền bán chịu 229,69 253,64 147,1 10,43% - 42,80% 6. Thời hạn trả tiền mua chịu 235,65 186,93 230,48 - 20,67% 23,30% Qua bảng thống kê trên cho thấy là nợ của doanh nghiệp ngày càng chiếm tỉ lệ cao, chu kỳ kinh doanh tăng lên đặc biệt là năm 2003 do chu kỳ chờ tiền quá dài. Chứng tỏ thời gian thu tiền quá lâu, điều này sẽ ảnh hưởng đến khả năng thanh toán và sự cân đối giưa phải thu – phải chi trong doanh nghiệp. Cuối cùng là thời hạn thanh toán trả chậm rất cao, nhưng không khác nhau nhiều giưa phải thu và phải trả nên sẽ hỗ trợ cho việc thanh toán của doanh nghiệp. Như vậy ngoài những chỉ tiêu doanh nghiệp đưa ra thì nên tính thêm các chỉ tiêu này để có thể phân tích, đánh giá một cách cụ thể hơn về hoạt động thanh toán và nên đánh giá thường xuyên sau mỗi kỳ kinh doanh. Như thế sẽ biết được thời gian qua thực hiện như thế nào để kỳ tới còn sửa chữa. 10. Kiến nghị với nhà nước 10.1. Về môi trường pháp lý Chúng ta biết rằng các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay rất bí mật về các báo cáo tài chính thực và tình hình tài chính của họ được xem là các thông tin mật , chỉ có ban quản lý và một số thành viên liên quan mới được biết còn với bên ngoài thì sẽ là các thông tin đã được thay đổi, chỉnh sửa. Nhà nước đã có quy định về việc công khai tình hình tài chính nhưng áp dụng cho những công ty cổ phần có cổ phiếu niêm yết trên thị trường chứng khoán, còn lại hầu hết không được công bố ra ngoài. Việc này sẽ tác động đến các thông tin về khách hàng, nhà cung cấp…. Giữa các đối tượng trong một giao dịch, sẽ không minh bạch và chính xác, nên dẫn đến nhiều rủi ro trong quá trình kinh doanh và thanh toán. Nó lại ảnh hưởng đến quyết định của nhà quản lý. Do vậy việc công khai các báo cáo tài chính là việc cần thiết đối với doanh nghiệp Việt Nam hiện nay, nên nhà nước phải có biện pháp cụ thể để buộc các doanh nghiệp áp dụng, phải làm triệt để thì mới thể hiện được môi trường lành mạnh để phát triển kinh tế. Tuy nhiêu việc giữ bí mật trong kinh doanh là điều chắc chắn nhưng là bí mật về công nghệ khoa khọc, quy trình sản xuất sản phẩm hay kỹ năng quản lý chứ không phải là các báo cáo tài chính. Nên việc công khai thông tin đó sẽ làm lành mạnh hoá các hoạt động kinh doanh, tránh các hiện tượng lừa đảo nên cần được nhà nước có quy định và biện pháp xử lý triệt để và kịp thời. Ngoài ra hàng quý hay định kỳ thanh tra thì cơ quan thanh tra của nhà nước cũng thường xuyên đi đến các doanh nghiệp để kiểm tra, tuy nhiên hoạt động này còn sơ sài, chỉ là hình thức mà chưa đi sâu vào phân tích, nghiêu cứu cụ thể. Do vậy nhà nước cũng phải có quy định và biện pháp để hoạt động thanh tra được thực hiện công bằng, có hiệu quả và chính xác cao. 10.2. Về môi trường kinh doanh. Hiện nay nạn buôn lậu diễn ra rất nhiều, trên thị trường xuất hiện các mặt hàng từ Trung Quốc và nhiều nước khác nhập trái phép vào Việt Nam, do hàng nhập lậu nên không phải đánh thuế hải quan làm chi giá cả của chúng rất rẻ, rẻ hơn nhiều so với các công ty VN bán ra. Vậy thường xuyên kiểm tra các cơ sở buôn bán để ngăn chặn tình trạng nhập lậu tràn lan như hiện nay. Vấn đề thứ hai là tỉ giá hối đoái thường xuyên biến động làm cho hoạt động xuất nhập khẩu bị ảnh hưởng, khi tỉ giá biến động không thể dự đoán được xu thế của nó trong tương lai dẫn đến thiệt hại cho các doanh nghiệp. Do đó nhà nước phải kiểm soát tỉ giá hối đoái làm cho nó ổn định, nâng cao giá trị VNĐ trên thương trường quốc tế sẽ giúp ích rất nhiều cho các doanh nghiệp Việt Nam. Thứ ba là hiện nay các dịch vụ khách về tài chính chỉ do ngân hàng cung cấp, tính chất độc quyền đó làm cho chi phí, giá cả tăng lên nhiều. Do thế nhà nước nên tích cực thành lập nhiều công ty cung cấp các dịch vụ đó để giảm bớt sự độc quyền của ngân hàng, để tạo ra sự cạnh tranh thì sẽ làm cho giá cả các dịch vụ giảm xuống, tạo điều kiện cho các doanh nghiệp hoạt động kinh doanh tốt hơn và có hiệu quả hơn. Cuối cùng là nhà nước cần xây dựng thị trường tài chính phát triển, bao gồm cả thị trường vốn và thị trường tiền tệ. Phát triển thị trường tiền tệ sẽ giúp cho việc lưu thông các giấy tờ có giá ngắn hạn dễ dàng hơn, do đó tạo điều kiện cho các doanh nghiệp sử dụng phương thức thanh toán không dùng tiền mặt thuận tiện hơn, tiết kiệm chi phí và thời gian so với thanh toán bằng tiền mặt. Hiện nay thị trường chứng khoán, thị trường tài chính đang dần dần phát triển. Nhà nước cần tạo môi trường thuận lợi để các doanh nghiệp có thể tham gia vào nhiều loại thị trường, tìm được các nguồn vốn rẻ hơn cũng như kích thích hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp. Khi đã có được môi trường pháp lý, môi trường kinh doanh thông thoáng sẽ tạo điều kiện cho các DN phát huy thế mạnh của mình, nâng cao hiệu quả của quá trình sản xuất kinh doanh. Kết luận Hoạt động thanh toán là vấn đề khó không những đối với người nghiên cứu mà còn với các doanh nghiệp. Nhất là trong điều kiện thị trường phát triển như hiện nay, ngoài những thuận lợi, tiện ích do sự phát triển đem lại thì cũng không ít các hành vi lừa đảo ngày càng tinh vi và phức tạp hơn. Trên đây là thực trạng hoạt động thanh toán trong kinh doanh tại công ty nhưng cũng chưa phải là tất cả. Hiện nay công ty đang có nhiều biện pháp để đảm bảo khả năng thanh toán và nâng cao hiệu quả của hoạt động kinh doanh. Vì với sự phát triển như hiện nay thì công ty phải có kế hoạch và phương pháp thực hiện mới có thể đứng vững được. Tuy nhiên những phân tích trên là ý kiến chủ quan của bản thân khi tìm hiểu thực tế hoạt động thanh toán tại công ty nên có thể có những vướng mắc so với khi thực hiện. Vậy nên chỉ là các biện pháp mang tích chất tham khảo cho công ty. để thực hiện bài viết này, Em xin chân thành cảm ơn các cô, chú và cán bộ công ty đã tạo điều kiện cho em tìm hiểu thực tế tại công ty, các thầy cô khoa Ngân Hàng – Tài Chính đã cho em cơ sở lý luận vững chắc và đặc biệt là cô giáo hướng dẫn Nguyễn Thị Kim Quý đã tận tình chỉ bảo cho em để hoàn thành chuyên đề này. Mục lục Chương I. Cơ sở lý luận về hoạt động thanh toán trong kinh doanh 3 Tổng quan về công tác thanh toán trong kinh doanh 3 Khái niệm về thanh toán 3 Quá trình ra đời và phát triển 3 Đặc điểm của công tác thanh toán hiện nay 5 phân loại 6 Thanh toán trong nước 7 Khái niệm 7 Nội dung thanh toán 7 2.1. Thanh toán nội bộ 7 2.2. Thanh toán với nhà nước 8 2.3. Thanh toán với khách hàng trong nước 9 Phương thức thanh toán 11 Phương tiện thanh toán 11 Thanh toán quốc tế 14 Định nghĩa 14 Nội dung 14 Điều kiện thanh toán 14 Phương thức thanh toán 17 Phương tiện thanh toán 24 Đánh giá hoạt động thanh toán 26 Khái niệm, mục đích 26 Các chỉ số về khả năng thanh toán 26 chương II. Thực trạng hoạt động thanh toán trong kinh doanh tại công ty XNK Máy Hà Nội 28 Tổng quan về công ty 28 Lịch sử hình thành và phát triển 28 Đặc điểm về cơ cấu tổ chức 29 Đặc điểm về tình hình tài chính và kinh doanh 32 3.1. Đặc điểm chung về sản phẩm 32 3.2. Đặc điểm về thị trương 32 3.2. Đặc điểm về tài chính và hoạt động kinh doanh 33 Thực trạng hoạt động thanh toán trong 38 Hoạt động thanh toán trong kinh doanh 38 Thanh toán nội bộ 42 2.1. Nội dung thanh toán 42 2.2. Phương thức và phương tiện thanh toán 44 Thanh toán với nhà nước 46 3.1. Nội dung thanh toán 46 3.2. Phương thức và phương tiện thanh toán 50 Hoạt động thanh toán với khách hàng trong nước 51 4.1. Nội dung thanh toán 51 4.2. Phương thức và phương tiện thanh toán 54 Thanh toán với khách hàng nước ngoài 57 Các nguồn tài trợ cho hoạt động thanh toán 60 Đánh giá hoạt động thanh toán trong kinh doanh 62 Đánh giá chung 62 Nguyên nhân 63 chương III. Một số biện pháp nhằm hoàn thiện hoạt động thanh toán trong kinh doanh tại công ty 65 Phương hướng hoạt động năm 2004 65 Định hướng, mục tiêu 65 Các chỉ tiêu 65 Các biện pháp thực hiện 66 Một số biện pháp nhằm hoàn thiện hoạt động thanh toán 69 Tài liệu tham khảO Tài chính doanh nghiệp Chủ biên: TS. lưu thị hương khoa Ngân Hàng – Tài Chính xuất bản năm 2002 Hạch toán kế toán và xử lý thông tin trong các ngân hàng thương mại Chủ biên: PTS lê đức lữ xuất bản năm 1996 Thanh toán quốc tế Chủ biên: PGS – TS trần hoàng ngân xuất bản năm2003 Quản lý tài chính doanh nghiệp của JOSETTE PEYRARD nhà xuất bản thống kê năm 1994 Các báo cáo tài chính năm 2001, 2002, 2003 Phương hướng năm 2004 Bảng cân đối phát sinh các tài khoản của 3 năm Bảng cân đối phát sinh công nợ các năm Một số bài luận văn khoá trước. Những tài liệu khác ._.