Một số biện pháp nhằm hoàn thiện hoạt động đấu thầu quốc tế mua sắm máy móc thiết bị tại Công ty XNK tổng hợp Lilama (lilagimex)

bằng cho nền kinh tế. Bởi lẽ “không có cạnh tranh thì không có sự phát triển “ đó là chân lý. Nền kinh tế của một đất nước cũng vậy, nếu nền kinh tế đó không tạo ra yếu tố cần thiết cho môi trường cạnh tranh lành mạnh thì nền kinh tế đó cũng nhanh chóng trở nên trì trệ, kém phát triển và bị tụt hậu so với các nền kinh tế khác. Thực tế trong những năm gần đây ở nước ta, đấu thầu đã và đang vươn lên để tự khẳng định là một phương thức hữu hiệu trong việc góp phần tạo ra môi trường cạnh tranh công bằng cho tất cả các doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế, mang lại lợi ích lớn lao cho nền kinh tế cũng như cho toàn xã hội. Với sự nhạy bén của mình, Tổng công ty Lắp Máy Việt Nam và công ty xuất nhập khẩu tổng hợp LILAMA nói riêng cũng đã áp dụng rộng rãi phương thức đấu thầu quốc tế trong hoạt động của mình với hai lĩnh vực chính là đấu thầu mua sắm máy móc thiết bị và đấu thầu xây lắp những công trình. Tuy nhiên do đây là hoạt động còn khá mới, nên những hiểu biết và việc áp dụng chế độ đấu thầu vẫn đang đặt ra nhiều vấn đề cần phải giải quyết cả trên phương diện lý luận và chỉ đạo thực tiễn. Để công tác đấu thầu quốc tế ngày càng hoàn thiện, phát huy được tính ưu việt và để góp phần mang lại hiệu quả cao cho Công ty xuất nhập khẩu tổng hợp LILAMA nói riêng và Tổng công ty Lắp Máy Việt Nam nói chung, sau một thời gian thực tập tại Công ty xuất nhập khẩu tổng hợp LILAMA, trên cơ sở vận dụng những kiến thức đã được học và tìm hiểu thực tế, được sự giúp đỡ nhiệt tình của Thầy giáo- Th.s Nguyễn Quang Huy và các cán bộ trong công ty, tôi đã lựa chọn đề tài: “ Một số biện pháp nhằm hoàn thiện hoạt động đấu thầu quốc tế mua sắm máy móc thiết bị tại Công ty xuất nhập khẩu tổng hợp LILAMA (LILAGIMEX)” để làm luận văn tốt nghiệp. Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, nội dung của luận văn gồm ba phần: Phần1: Những vấn đề lý luận chung của đấu thầu quốc tế Phần 2: Thưc trạng hoạt động đấu thầu quốc tế mua sắm máy móc thiết bị tại công ty xuất nhập khẩu tổng hợp LILAMA (LILAGIMEX) Phần 3: Một số biện pháp nhằm hoàn thiện hoạt động đấu thầu quốc tế mua sắm máy móc thiết bị tại Công ty xuất nhập khẩu tổng hợp LILAMA Do thời gian có hạn và khả năng nhận thức còn hạn chế nên chắc chắn sẽ không tránh khỏi những khiếm khuyết trong qúa trình thực hiện luận văn. Vì vậy kính mong các thầy cô giáo, các cô chú, anh chị trong công ty đóng góp ý kiến để tôi rút kinh nghiệm để đề bài viết này được hoàn thiện hơn. Qua đây tôi xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ hướng dẫn tận tình của các thầy cô giáo trong khoa Thương Mại đặc biệt là thầy giáo Th.s Nguyễn Quang Huy. Tôi cũng xin bày tỏ lòng cảm ơn tới các cô chú, anh chị trong Công ty XNK tổng hợp LILAMA đã nhiệt tình giúp đỡ cung cấp cho tôi các tài liệu cũng như giúp tôi tiếp cận với thực tiễn, điều này có ý nghĩa hết sức quan trọng trong sự nhận biết mối quan hệ giữa thực tiễn và lý thuyết, giúp tôi hoàn thành được bản luận văn này. Chương I Những vấn đề lý luận chung về đấu thầu quốc tế I- Khái niệm, đặc điểm, vai trò và nguyên tắc đấu thầu quốc tế. 1. Một số khái niệm cơ bản Đấu thầu là một quá trình lựa chọn nhà thầu đáp ứng được các yêu cầu của bên mời thầu. Thực chất của hoạt động đấu thầu là một hình thức được mở ra để các nhà thầu cạnh tranh với nhau. Đây là một hình thức kinh doanh dựa vào tính chất cạnh tranh công khai trên thị trường bởi không có cạnh tranh thì không có đấu thầu. Đấu thầu quốc tế được hiểu là một phương thức cạnh tranh giữa các công ty ở các quốc gia mà thông qua đó chủ đầu tư có thể lựa chọn nhà thầu đáp ứng được đầy đủ các yêu cầu của họ đặt ra trong hồ sơ dự thầu với mức giá thấp nhất. Khái niệm trên cho thấy, hoạt động đấu thầu quốc tế được xem là một phương thức giao dịch đặc biệt. Tính đặc biệt ở chỗ trong giao dịch này chỉ có một người mua nhưng với nhiều người bán cạnh tranh với nhau. Trước đây, trong nề kinh tế tập trung, các chỉ tiêu được phân bổ theo kế hoạch nên không có sự cạnh tranh chi phối đến hoạt động kinh doanh lại là cơ sở cho đầu thầu phát triển và hoàn thiện. Một quan điểm khác về đấu thầu quốc tế lại cho rằng : đấu thầu quốc tế là một hình thức đấu thầu rộng rãi mà trong đó phạm vi mời thầu không chỉ bó hẹp ở trong nước. Theo quan điểm này, đấu thầu quốc tế không phải cứ bắt buộc các đối tác nước ngoài tham gia mà có thể chỉ có các đối tác cùng quốc tịch bởi lẽ tính quốc tế của đấu thầu còn thể hiện ở phạm vi mời thầu chứ không phải bó hẹp ở các đối tác. Đây điểm khá rộng và khá chính xác về đấu thầu quốc tế. Từ quan điểm trên có thể hiểu rằng: đấu thầu quốc tế trong mua sắm hàng hoá là một hình thức mua bán đặc biệt trong đó người mua (bên mời thầu) công bố các điều kiện mua hàng để người bán ( các nhà thầu) thông báo giá cả hàng hoá sau đó người mua sẽ chọn mua của một người bán có mức giá hợp lý nhất. Đấu thầu với tính chất là một phương pháp phổ biến và có nhiều ưu điểm ngày càng được nhìn nhận như một điều kiện thiết yếu để đảm bảo thành công cho các chủ đầu tư đồng thời bảo đảm công bằng cho các nhà thầu. Tuy nhiên để đạt được mục tiêu này, một cuộc cạnh tranh công khai phải được thực hiện trên các điều kiện rõ ràng, minh bạch. Điều này đòi hỏi bên mời thầu phải tuân thủ nghiêm ngặt một quy tắc quan trong gọi là “đấu thầu”. Nó bao gồm nhiều bước đi khác nhau được sắp xếp theo một trình tự lôgic. Một trong những bước đi đó là sử dụng hồ sơ chuẩn về đấu thầu SBD (Standard Bid Document) mà nội dung của nó miêu tả một cách đầy đủ và rõ ràng quá trình đấu thầu, kể cả tiêu chí đánh giá phương thức áp dụng, mối quan hệ hợp đồng giữa cơ quan đấu thầu với nhà thầu được lựa chọn. 2. Đặc điểm Đấu thầu quốc tế là phương tiện giao dịch đặc biệt, chỉ diễn ra ở một địa điểm, trong một khoảng thời gian xác định. Đấu thầu quốc tế là sự xuất hiện của một người mua và nhiều người bán Đấu thầu quốc tế thường được áp dụng trong các trường hợp tư vấn cho các dự án lớn. Các hợp đồng mua sắm hàng hóa có giá trị cao hoặc những hàng hoá có quy cách kỹ thuật phức tạp được người mua xác định trước. Đấu thầu quốc tế áp dụng cho những công trình đòi hỏi về công nghệ kỹ thuật, nguồn vốn đầu tư lớn đồng thời có sự góp vốn của các tổ chức nước ngoài. Đấu thầu quốc tế cũng chịu ảnh hưởng của những yếu tố như: Luật pháp, chính trị, tốc độ tăng trưởng kinh tế, lạm phát, vốn, trình độ phát triển của công nghệ, và đặc biệt là tỷ giá hối đoái. Bởi vì: Tỷ giá hối đoái là giá của một đồng tiền so với một đồng tiền khác. Về thực chất nó biểu thị sức mua tổng hợp của hai đồng tiền qua tất cả các loại hàng hoá, thiết bị. Sự giao động của tỷ giá hối đoái có ảnh hưởng đến hầu hết mọi hoạt động kinh tế đối ngoại. Trong thương mại, tỷ giá hối đoái là yếu tố quan trọng để xác định giá của hàng hoá xuất nhập khẩu. Thông thường, khi kinh doanh xuất nhập khẩu, doanh nghiệp luôn quan tâm đến hai loại tỷ giá là tỷ giá xuất khẩu và tỷ giá nhập khẩu. Đấu thầu quốc tế không thể nằm ngoài ảnh hưởng của sự biến động tỷ giá hối đoái vì nó tác động đến giá của hàng xuất nhập khẩu do đó ảnh hưởng đến giá bỏ thầu và tác động đến quá trình tổ chức đấu thầu. 3. Nguyên tắc đấu thầu quốc tế. Nguyên tắc cạnh tranh với các điều kiện ngang nhau: tham gia đấu thầu quốc tế là một số nhà thầu có đủ năng lực để canh tranh với nhau. Điều kiện đặt ra đối với bên mời thầu là phải cung cấp thông tin như nhau cho tất cả những nhà thầu và không có sự phân biệt đối xử. Nguyên tắc đầy đủ dữ liệu : theo nguyên tắc này các nhà thầu phải nhận được đầy đủ dữ liệu đấu thầu với các thông tin chi tiết rõ ràng và có tính hệ thống với quy mô khối lượng, quy cách, yêu cầu về chất lượng của công trình hay hàng hoá dịch vụ được cung cấp về tiến độ thực hiện. Nguyên tắc đánh giá công bằng: Các hồ sơ đấu thầu phải được đánh giá một cách không thiên vị và theo cùng một chuẩn mực.Việc đánh giá phải được thực hiện bởi một hội đồng xét thầu có đủ năng lực và phẩm chất. Phải có sự giải thích rõ ràng minh bạch về việc nhà thầu được chọn và nhà thầu không được chọn. Nguyên tắc trách nhiệm phân minh: nguyên tắc này đòi hỏi phải có sự phân biệt rạch ròi trách nhiệm nhằm giúp các bên giảm bớt tổn thất, rủi ro. Nguyên tắc ba chủ thể: Trong đấu thầu quốc tế, ngoài hai bên (bên mời thầu và bên nhà thầu) còn có thêm chuyên gia tư vấn. Sự hiện diện của họ là nhân tố đảm bảo hợp đồng được thực hiện một cách nghiêm túc tới từng chi tiết, phát hiện và đưa ra biện pháp điều chỉnh cần thiết một cách đúng lúc. Nguyên tắc bảo hiểm, bảo hành dự án: Nguyên tắc này nhằm giúp các bên hợp tác chặt chẽ với nhau để đáp ứng yêu cầu về chất lượng, tiến độ, tài chính của dự án.Đảm bảo lợi ích của các bên và tiết kiệm nguồn lực xã hội 4. Vai trò đấu thầu quốc tế. 4.1. Đối với chủ đầu tư Nhờ có tính cạnh tranh trong đấu thầu, khả năng thu hút nhiều nhà thầu tham gia đấu thầu đã đem lại cho chủ đầu tư rất nhiều lợi thế, cụ thể là: Thực hiện dự án một cách hiệu quả phù hợp với yêu cầu đề ra . Tức là thông qua đấu thầu dự án sẽ được thực hiện đúng tiến độ, đúng chất lượng, tiết kiệm với chi phí thấp nhất theo một kế hoạch đã định trước. Chất lượng của dự án sẽ được đảm bảo cao hơn đồng thời giúp chủ đầu tư tiết kiệm vốn bằng cách chọn gói thầu có mức giá thấp nhất. Bởi lẽ thông qua đấu thầu nhà đầu tư sẽ lựa chọn được cho mình một nhà thầu tiềm năng, cung cấp những máy móc thiết bị tốt nhất, phù hợp đạt tiêu chuẩn mà nhà đầu tư đề ra trên cơ sở những giám sát chặt chẽ của nhà thầu. Đảm bảo được tiến độ thực hiện do tránh được tình trạng bị phụ thuộc vào một nhà thầu. Tiến độ thực hiện và rất nhiều tiêu chuẩn khác là những yếu tố lựa chọn của chủ đầu tư, nó đã trở thành một điều khoản quan trọng trong hợp đồng vì vậy điều khoản này sẽ được thực hiện một cách nghiêm túc. Ngoài những điểm chính trên, đấu thầuquốc tế còn giúp chủ đầu tư hạn chế được thất thoát lãng phí, nâng cao đựơc trình độ và năng lực đội ngũ cán bộ nói chung và cán bộ làm công tác đấu thầu nói riêng. 4.2 Đối với các nhà thầu Tham gia vào một môi trường cạnh tranh bình đẳng và thắng thầu là mục tiêu duy nhất của các nhà thầu. Để làm được điều này thì: Nhà thầu phải chủ động tìm kiếm các cơ hội tham gia đấu thầu. Phải hoàn thiện đội ngũ tham gia đấu thầu cũng như nguồn lực để đáp ứng được các yêu cầu của các chủ đầu tư khác nhau. Để có thể thắng thầu, các nhà thầu phải có sự chuẩn bị kỹ lưỡng về mọi mặt như tài chính, cán bộ công nhân viên của mình, những thông tin cần thiết… Điều quan trọng hơn cả là tìm được một giải pháp về kinh tế và kỹ thuật vừa hợp với chủ đầu tư đồng thời đảm bảo lợi ích cho mình.Như vậy, đấu thầu đã góp phần cho nhà thầu phát triển năng lực trong sản xuất kinh doanh, mở ra nhiều triển vọng trong tương lai. 4.3 Đối với xã hội Đấu thầu quốc tế khẳng định tính ưu việt của cơ chế thị trường. Nó không phải là phạm trù của nền kinh tế tập trung. Trong cơ chế thị trường.Nó chịu ảnh hưởng của quy luật cạnh tranh và tạo sự bình đẳng trong sản xuất, kinh doanh giữa các doanh nghiệp. Đấu thầu quốc tế đem lại sự tiết kiệm trong vốn đầu tư đồng thời đảm bảo sự phù hợp của trang thiết bị và công nghệ đối với sự phát triển của đất nước. Đấu thầu quốc tế được áp dụng rộng rãi trên tất cả các lĩnh vực và tạo nên một môi trường cạnh tranh lành mạnh. Chủ đầu tư và nhà thầu đều là các thành viên của xã hội, đấu thầu quốc tế mang lại lợi ích cho họ cũng chính là mang lại lợi ích cho xã hội. II- Trình tự công tác đấu thầu 1. Điều kiện mời thầu, dự thầu và xét thầu ở mỗi một quốc gia khác nhau, điều kiện đấu thầu sẽ khác nhau tuỳ thuộc vào nền kinh tế, hệ thống pháp luật của họ. 1.1. Điều kiện mời thầu Thông thường bên mời thầu phải có các điều kiện sau: Văn bản quyết định đầu tư hoặc giấy phép đầu tư do người hoặc cơ quan có thẩm quyền cấp. Kế hoạch đấu thầu đã được người có thẩm quyền phê duyệt Hồ sơ mời thầu đã được người hoặc cơ quan có thẩm quyền phê duyệt. Trong hồ sơ mời thầu thì hồ sơ thiết kế và bản tiêu lượng được xác định từ thiết kế kỹ thuật thi công ( trường hợp thiết kế1 bước) hoặc thiết kế bản vẽ thi công (trường hợp thiết kế 2 bước). Những chỉ dẫn kỹ thuật phải hết sức cụ thể, rõ ràng. Riêng đối với các dự án có quy mô lớn, khi tổ chức đấu thầu chưa có thiết kế bản vẽ thi công thì bản tiêu lượng có thể được xác định từ thiết kế kỹ thuật. Những trường hợp khác với những quy định trên, bên mời thầu phải ước tính một bản tiêu lượng thống nhất để làm căn cứ đấu thầu. Trường hợp các công trình do nước ngoài thiết kế thì hồ sơ thiết kế phải đạt ở mức cho phép xác định được khối lượng thi công công trình. 1.2. Điều kiện dự thầu Nhà thầu tham dự thầu phải đảm bảo các điều kiện sau: Có giấy phép đăng ký kinh doanh: Đối với đấu thầu mua sắm hàng hóa thiết bị phức tạp được quy định trong hồ sơ mời thầu ngoài giấy đăng ký kinh doanh phải có giấy phép bán hàng thuộc bản quyền cuả nhà sản xuất. Có đủ năng lực kỹ thuật và tài chính đáp ứng yêu cầu của gói thầu. Chỉ được tham gia một đơn vị thầu trong một gói thầu là đơn phương hay liên doanh dự thầu. Trường hợp tổng công ty đứng tên dự thầu thì đơn vị trực thuộc không được phép tham dự với tư cách là một nhà thầu độc lập trong cùng một gói thầu. Đây là điều kiện thiết yếu đòi hỏi các nhà thầu khi tham dự thầu. Trong số những điều kiện trên thì điều kiện về năng lực kỹ thuật và tài chính thường là trở ngại lớn nhất. Hầu hết các nhà thầu bị loại khỏi danh sách mời thầu đều là lý do năng lực, kỹ thuật tài chính không đủ. Ngoài các điều kiện chính trên,mỗi một quốc gia lại có một quy định riêng đối với các nhà thầu khi tham gia đấu thầu quốc tế tại quốc gia đó. Việt Nam, điều 10 quy chế đấu thầu theo nghị định 88/1999-NĐ-CP của Chính Phủ ghi rõ: Nhà thầu nước ngoài khi tham dự đấu thầu quốc tế tại Việt Nam hoặc liên danh với nhà thầu Việt Nam, hoặc phải cam kết sử dụng thầu phụ Việt Nam, nhưng phải nêu rõ sự phân chia giữa các bên về phạm vi công việc, khối lượng và đơn giá tương ứng. Nhà thầu nước ngoài trúng thầu phải thực hiện cam kết về tỷ lệ % khối lượng công việc cùng với đơn giá tương ứng dành cho phía Việt Nam là liên danh hoặc thầu phụ như đã nêu trong hồ sơ dự thầu. Trong khi thương thảo hoàn thiện hợp đồng, nếu nhà thầu nước ngoài trúng thầu không thực hiện các cam kết nêu trong hồ sơ dự thầu thì kết quả đấu thầu sẽ hủy bỏ. Các nhà thầu tham gia đấu thầu quốc tế ở Việt Nam phải cam kết mua sắm và sử dụng các vật tư thiết bị phù hợp về chất lượng và giá cả, đang sản xuất gia công hoặc hiện có tại Việt Nam. 1.3. Điều kiện xét thầu Bên mời thầu tiến hành đánh giá nghiên cứu chi tiết, xếp hạng các hồ sơ dự thầu đã được mở căn cứ theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu và tiêu chuẩn đánh giá được người có thẩm quyền hoặc cấp có thẩm quyền phê duyệt trước khi mở thầu. Việc đánh giá hồ sơ dự thầu thực hiện theo nguyên tắc sau: Nguyên tắc 1: Sử dụng phương pháp chấm điểm đối với việc đánh giá hồ sơ dự thầu các gói thầu tư vấn, gói thầu đấu thầu lựa chọn đối tác, đánh giá hồ sơ dự sơ tuyển , đánh giá về mặt kỹ thuật đối với các gói thầu mua sắm hàng hoá hoặc xây lắp. Bước 1: Sử dụng thang điểm đánh giá về mặt kỹ thuật (70% trở lên để chọn danh sách ngắn là danh sách các nhà thầu đáp ứng cơ bản hồ sơ mời thầu căn cứ theo tiêu chuẩn đánh giá. Bước 2: Xác định giá đánh giá đối với các hồ sơ dự thầu thuộc danh sách ngắn để xếp hạng Nguyên tắc 2: Không sử dụng giá xét thầu, giá sàn mà sử dụng giá gói thầu trong kế hoạch đấu thầu đã được duyệt. 2. Trình tự công tác đấu thầu 2.1. Thành lập tổ chuyên gia giúp việc đấu thầu a. Nguyên tắc chung Chỉ thành lập tổ chuyên gia hoặc tư vấn giúp việc cho bên mời thầu đối với các dự án không có đấu thầu tuyển chọn tư vấn. Trường hợp có yêu cầu phải thuê tư vấn (thay cho chỉ định tổ chuyên gia giúp việc ), nếu có chi phí từ 500 triệu đồng trở lên, bên mời thầu phải tổ chức đấu thầu. Chỉ định tổ chuyên gia hoặc thuê tư vấn Tổ chuyên gia hoặc tư vấn giúp việc cho bên mời thầu được thành lập hoặc thuê, có các nghĩa vụ sau: Chuẩn bị các tài liệu pháp lý, soạn thảo hồ sơ mời thầu Tiếp nhận và quản lý hồ sơ dự thầu Phân tích, đánh giá, so sánh xếp hạng các hồ sơ dự thầu theo đúng tiêu chuẩn chuyên môn và các yêu cầu đặt ra trong hồ sơ mời thầu. Tổng hợp, chuẩn bị hồ sơ kết quả đấu thầu, báo cáo chủ đầu tư xem xét trách nhiệm và quyền hạn của tổ chuyên gia hoặc tư vấn: Đối với các gói thầu thuộc dự án nhóm A, B trong đó bên mời thầu là các ban quản lý dự án hoặc các tổ chuyên trách về quản lý đầu tư và xây dựng thì bên mời thầu có trách nhiệm chỉ định tổ chuyên gia hoặc thuê tư vấn giúp việc đấu thầu. Đối với các gói thầu thuộc dự án nhóm C và một số gói thầu có quy mô nhỏ hơn 10 tỷ đồng thuộc dự án nhóm A, B trong đó bên mời thầu là các cơ quan hành chính sự nghiệp hoặc các tổ chức ít kinh nghiệm quản lý đầu tư và xây dựng thì người có thẩm quyền quyết định đầu tư có trách nhiệm hướng dẫn bên mời thầu thành lập tổ chuyên gia giúp việc đấu thầu để tổ chức đấu thầu và đánh gía xếp hạng các nhà thầu. Trách nhiệm và quyền hạn Tổ chuyên gia giúp việc đấu thầu có những trách nhiệm và quyền hạn sau: Tham gia toàn bộ quá trình đấu thầu Trung thực, khách quan Bảo mật thông tin Không được cộng tác với nhà thầu Không được tham gia thẩm định kết quả đấu thầu 2.2. Lập kế hoạch đấu thầu a. Phân chia dự án thành các gói thầu Trừ các hình thức đấu thầu dự án, các hình thức còn lại đều đòi hỏi phải phân chia dự án thành các gói thầu. Gói thầu là một phần công việc của dự án được phân chia theo tính chất hoặc trình tự thực hiện dự án có quy mô hợp lý và đảm bảo tính đồng bộ của dự án để tổ chức lựa chọn nhà thầu. Gói thầu là căn cứ để tổ chức đấu thầu và xét thầu. Việc phân chia dự án thành gói thầu phải hợp lý, trước hết phải căn cứ vào công nghệ, tính chất hoặc trình tự thực hiện dự án. Gói thầu phải được phân chia theo các nguyên tắc: Có quy mô và trình tự hợp lý và đảm bảo tính đồng bộ của dự án Phù hợp với công nghệ, tính chất hoặc trình tự thực hiện dự án Chủ đầu tư không được phân chia dự án thành các gói thầu quá nhỏ (trừ một số trường hợp đặc biệt) làm giảm tính hợp lý của dự án và làm tăng chi phí đấu thầu. b. Ước tính giá của từng gói thầu Trên cơ sở dự toán chi phí cho từng gói thầu và tổng dự toán công trình đã được phê duyệt, chủ đầu tư cần xác định giá cho từng gói thầu. Khi xác định giá của từng gói thầu, chủ đầu tư đã đặt mình vào vị trí của nhà thầu và dễ dàng tìm hiểu, đàm phán với các nhà thầu về các phương án cho nhà thầu kiến nghị. Giá dự kiến của bên mời thâù có thể được thông báo trước hoặc giữ kín tuỳ theo thủ tục xét chọn của bên mời thầu. Giá dự kiến của từng gói thầu không được vượt quá giá dự toán (nếu gói thầu là một hạng mục) và tổng giá trị của gói thầu không được vượt tổng mức đầu tư hoặc tổng dự toán(nếu có) đã được phê duyệt. c. Hình thức và phương thức đấu thầu Các hình thức đấu thầu Cũng giống như các hình thức đấu thầu thông thường khác, đấu thầu quốc tế cũng được phân chia dựa trên những tiêu chí khác nhau mà thông thường gồm có: Đấu thầu rộng rãi. Đấu thầu hạn chế. Chỉ định thầu Chào thầu cạnh tranh Đấu thầu rộng rãi : Là hình thức không hạn chế số lượng nhà thầu tham gia. Bên mời thầu phải thông báo công khai các điều kiện, thời gian dự thầu trên các phương tiện thông tin đại chúng tối thiểu 10 ngày trước khi phát hành hồ sơ mời thầu. Hình thức này đựoc khuyến khích áp dụng nhằm đạt tính cạnh tranh cao. Tuy nhiên đối với những gói thầu lớn, phức tạp về công nghệ, kỹ thuật thì bên mời thầu phải thực hiện sơ tuyển để chọn nhà thầu có đủ tư cách và năng lực tham gia đấu thầu và tuân thủ các quy tắc đấu thầu theo thông lệ quốc tế. Đấu thầu hạn chế Là hình thức đấu thầu trong đó bên mời thầu chỉ mời một số nhà thầu ( tối thiểu là 5) có đủ năng lực tham dự. Danh sách nhà thầu tham dự phải được người hoặc cấp có thẩm quyền chấp thuận. Hình thức này chỉ được xem xét áp dụng khi có một trong các điều kiện sau: Chỉ có một nhà thầu có khả năng đáp ứng được yêu cầu của gói thầu nhưng tối thiểu có 3 nhà thầu tham dự. Các nguồn vốn sử dụng có yêu cầu phải đấu thầu hạn chế. Do tình hình cụ thể của gói thầu mà việc đấu thầu hạn chế có lợi thế . Đấu thầu theo hình thức chỉ định thầu Chỉ định thầu là hình thức đặc biệt, hình thức này được tiến hành theo thể thức bên mời thầu chỉ thương thảo hiệp đồng với một nhà thầu do người có thẩm quyền đầu tư chỉ định. Hình thức này chỉ áp dụng theo luật của nước có dự án theo quy định, ở Việt Nam ta theo quy định tại điều 4, khoản 3, nghị định 88- 1999/NĐ- CP ngày 01 –9 –1999 của Chính phủ ban hành quy chế đấu thầu ghi rõ các trường hợp đặc biệt áp dụng cho chỉ định thầu là: Trường hợp bất khả kháng do thiên tai, địch hoạ được phép chỉ định ngay đơn vị có năng lực để thực hiện công việc sau đó phải báo cáo Thủ Tướng Chính phủ về nội dung để xem xét phê duyệt. Gói thầu có tính chất nghiên cứu, thử nghiệm bí mật quốc gia, bí mật an ninh quốc phòng do Thủ tướng Chính phủ quyết định. Gói thầu đặc biệt do Thủ tướng Chính phủ quyết định trên cơ sở báo cáo thẩm định của Bộ Kế hoạch và đầu tư, ý kiến bằng văn bản của cơ quan tài chợ vốn và cơ quan có liên quan. Trong báo cáo phải xác định rõ ba nội dung (lý do chỉ định; kinh nghiệm, năng lực về mặt kỹ thuật và tài chính của nhà thầu được chỉ định; giá trị và khối lượng đã được người hoặc cấp có thẩm quyền phê duyệt để làm căn cứ). Chào thầu cạnh tranh: Hình thức này được áp dụng cho những gói thầu mua sắm hàng hoá có giá trị nhỏ hơn 2 tỷ VND và có ít nhất 3 chào hàng của ba nhà thầu khác nhau trên cơ sở yêu cầu chào hàng của bên mời thầu. Việc gửi chào hàng có thể được thực hiện bằng cách gửi trực tiếp bằng fax, bằng bưu điện hoặc bằng các phương tiện khác. Các phương thức áp dụng Đấu thầu một túi hồ sơ: Là phương thức mà nhà thầu nộp hồ sơ dự thầu trong một túi hồ sơ với những đề xuất về kỹ thuật tài chính, giá bỏ thầu và những điều kiện khác. Đấu thầu hai túi hồ sơ Khi dự thầu theo phương thức này nhà thầu nộp đề xuất về kỹ thuật và đề xuất về giá trong từng túi hồ sơ riêng vào cùng một thời điểm. Túi hồ sơ về kỹ thuật sẽ được xem xét và đánh giá trước. Các nhà thầu nếu đạt điểm kỹ thuật từ 70% trở lên sẽ được mở tiếp túi hồ sơ đề xuất về giá cả để đánh giá. Đấu thầu hai giai đoạn : Phương thức này được áp dụng trong những trường hợp sau: Các gói thầu mua sắm hàng hóa và xây lắp có giá từ 500 tỷ VND trở lên. Các gói thầu mua sắm hàng hoá có tính chất lựa chon công nghệ, thiết bị toàn bộ phức tạp về công nghệ và kỹ thuật. Các dự án được thực hiện theo hợp đồng chìa khoá trao tay. ở giai đoạn thứ nhất: Các nhà thầu nộp hồ sơ dự thầu sơ bộ gồm đề suất về kỹ thuật và phương án tài chính ( chưa có giá) để bên mời thầu xem xét và thảo luận cụ thể với từng nhà thầu nhằm thống nhất yêu cầu về tiêu chuẩn kỹ thuật để nhà thẩu chính thức chuẩn bị và nộp hồ sơ dự thầu chính thức của mình. ở giai đoạn thứ hai: Bên mời thầu mời các nhà thầu tham gia trong giai đoạn thứ nhất nộp hồ sơ dự thầu chính thức với đề suất kỹ thuật đã được bổ sung hoàn chỉnh trên cùng một mặt bằng kỹ thuật và đề suất chi tiết về tài chính với đầy đủ nội dung về tiến độ thực hiện, điều kiện hợp đồng và giá dự thầu. Giao thầu trực tiếp: Đây là phương thức lựa chọn ngay một nhà thầu có độ tin cậy cao để tiến hành thương thảo hợp đồng. Phương thức này chỉ áp dụng đối với những gói thầu có quy mô nhỏ ( dưới 500 triệu VND). Trong trường hợp nếu nhà thầu được chỉ định không đáp ứng được yêu cầu của bên mời thầu thì chủ đầu tư được quyền kiến nghị với người hay cấp có thẩm quyền chỉ định nhà thầu khác để tiến hành thương thảo. d. Thời gian tổ chức đấu thầu Thời gian nộp hồ sơ thầu cần được quy định hợp lý nhằm tạo điều kiện cho các nhà thầu kịp chuẩn bị hồ sơ dự thầu. Thông thường thì thời gian hợp lý là từ 20-30 ngày. Tuy nhiên thời gian này còn phụ thuộc vào hình thức đấu thầu, nếu là hình thức đấu thầu rộng rãi hoặc chào thầu cạnh tranh thì thời gian này thường dài hơn đối với hình thức đấu thầu hạn chế hay chỉ định thầu. e. Phương thức thực hiện hợp đồng Hợp đồng chọn gói: Là hợp đồng thực hiện theo giá khoán gọn, loại hợp đồng này được áp dụng cho những gói thầu được xác định rõ ràng về số lượng, chất lượng, thời gian… Giá trúng thầu là giá thanh toán hợp đồng. Trong quá trình thực hiện hợp đồng không được thay đổi về giá cả đã thoả thuận trong hợp đồng. Đối với những phát sinh ngoài hợp đồng nhưng không do nhà thầu gây ra thì sẽ được người hoặc cấp có thẩm quyến xem xét quyết định. Hợp đồng chìa khoá trao tay. Là hợp đồng bao gồm toàn bộ các công việc thiết kế, cung cấp thiết bị và xây lắp của một gói thầu được thực hiện thông qua một nhà thầu. Chủ đầu tư có trách nhiệm tham gia giám sát quá trình thực hiện, nghiệm thu và nhận bàn giao khi nhà thầu hoàn thành toàn bộ công trình theo hợp đồng đã ký. Hợp đồng có điều chỉnh giá Là hợp đồng áp dụng cho những gói thầu mà tại thời điểm ký kết hợp đồng không đủ điều kiện xác định chính xác về số lượng và khối lượng hoặc có biến động lớn về giá cả do những thay đổi về chính sách của Nhà nước. Hợp đồng có thời gian thực hiện trên 12 tháng và việc điều chỉnh chỉ được thực hiện khi: Trong hồ sơ mời thầu được người hoặc cấp có thẩm quyền phê duyệt có quy định cụ thể về điều kiện, giới hạn các phần việc hoặc hạng mục được điều chỉnh và công thức điều chỉnh giá. Giá của hợp đồng sau khi được điều chỉnh không vượt quá tổng dự toán, dự toán hoặc giá gói thầu xác định trong kế hoạch đấu thầu đã được phê duyệt. Tổng giá trị điều chỉnh và giá trị các hợp đồng thuộc dự án không được vượt tổng mức đầu tư được duyệt. Được các bên liên quan xác nhận, người hoăc cấp có thẩm quyền cho phép áp dụng trong những trường hợp sau: Khi có khối lượng, số lượng phát sinh tăng hoặc giảm không phải do nhà thầu gây ra. Khi có sự biến động về giá do chính sách Nhà nước thay đổi đối với các yếu tố như nhân công, nguyên vật liệu, thiết bị của hợp đồng với thời gian thực hiện trên 12 tháng. Trượt giá chỉ được tính từ tháng thứ 13 kể từ thời điểm bắt đầu thực hiện hợp đồng. f. Thời gian thực hiện hợp đồng Thời gian thực hiện hợp đồng là thời gian hoàn thành công việc của gói thầu. Thời gian thực hiện hợp đồng được xác định dựa trên cơ sở kế hoạch tiến độ của dự án. Thời gian thực hiện hợp đồng tính từ ngày hợp đồng được hai bên ký kết cho đến khi hoàn thành bàn giao. 2.3. Mời thầu a. Hồ sơ mời thầu Hồ sơ mời thầu là một tập tài liệu do bên mời thầu chuẩn bị để gửi đến các nhà thầu. Đối với đấu thầu mua sắm máy móc thiết bị, hồ sơ đấu thầu bao gồm: Thông báo mời thầu; chỉ dẫn đối với nhà thầu; các yêu cầu về công nghệ, máy móc thiết bị, tính năng kỹ thuật, điều kiện chung, điều kiện cụ thể của hợp đồng, bảo lãnh dự thầu, mẫu thoả thuận hợp đồng, bảo lãnh thực hiện hợp đồng. Sau đây là nội dung cụ thể của các phần trong hồ sơ mời thầu: Thư mời thầu: Là một văn bản trong tập hồ sơ mời thầu. Trong thư mời thầu, bên mời thầu cần làm rõ những nội dung: Giới thiệu về mục đích đấu thầu Nội dung hồ sơ đấu thầu Quy định về nộp hồ sơ đấu thầu Quy định mở thầu Quy định đánh giá hồ sơ đấu thầu Quy định thương thảo hợp đồng Chỉ dẫn đối với nhà thầu: Mục đích chỉ dẫn là cung cấp cho các nhà thầu những thông tin cần thiết về tính chất của máy móc thiết bị đấu thầu cũng như về cách chuẩn bị và nộp hồ sơ dự thầu. Những thông tin chủ yếu trong quá trình đấu thầu sẽ bao gồm: yêu cầu về năng lực của nhà thầu, mẫu đơn dự thầu và thời gian nộp hồ sơ dự thầu, thủ tục đánh giá hồ sơ dự thầu và điều kiện trao đổi hợp đồng và những thông tin liên quan khác bao gồm: Thư mời thầu Phạm vi đấu thầu Nguồn gốc dự án Các điều kiện về tài chính, thương mại, phương thức thanh toán Các yêu cầu về tư cách năng lực nhà thầu Các yêu cầu về máy móc thiết bị và dịch vụ Chi phí tham gia đấu thầu ( kể cả chi phí khảo sát hiện trường và chuẩn bị hồ sơ dự thầu) do nhà thầu thu xếp. Các yêu cầu về khảo sát hiện trường (nếu có). Nội dung tài liệu đấu thầu và tài liệu cần chuẩn bị cho hồ sơ dự thầu Thuyết minh tài liệu đấu thầu Sửa đổi tài liệu đấu thầu (kèm theo phụ lục) Ngôn ngữ sử dụng trong hồ sơ dự thầu Các điều kiện về giá thầu, về loại đồng tiền bỏ thầu đối với hoạt động đấu thầu, về thời gian hiệu lực của hồ sơ dự thầu. Các điều kiện về thời gian hiệu lực của hồ sơ dự thầu, về cung cấp bảo lãnh dự thầu (giá trị và loại tiền ) về nộp hồ sơ dự thầu (nếu có ), về tổ chức họp “ tiền đấu thầu” (nếu có), và quy định sự phù hợp của hồ sơ dự thầu. Các thủ tục chi tiết nộp hồ sơ dự thầu, giải quyết các hồ sơ dự thầu nộp muộn, sửa đổi hoặc rút hồ sơ dự thầu, mở hồ sơ dự thầu. Yêu cầu giữ bí mật việc xem xét đánh giá hồ sơ dự thầu. Các thủ tục giải thích hồ sơ dự thẩu trong quá trình đánh giá, sửa lỗi số học trong hồ sơ dự thầu, chuyển đổi các loại tiền bỏ thầu khác nhau. Các điều kiện ưu đãi nhà thầu trong nước nếu áp dụng, các điều kiện của bên mời thầu chấp nhận hoặc loại bỏ hồ sơ dự thầu. Thủ tục trao hợp đồng (bao gồm việc công bố kết quả chính thức) Yêu cầu về việc nộp bảo lãnh thực hiện hợp đồng (giá trị và loại tiền) Các điều kiện hoàn trả bảo lãnh dự thầu. Các yêu cầu hoặc điều kiện khác mà bên mời thầu cho là cần thiết cho quá trình đấu thầu. Biểu giá: là một văn bản trong hồ sơ mời thầu mà bên mời thầu gửi cho các nhà thầu. Trong biểu giá cần làm rõ: cơ cấu giá trị, giá đơn vị, giá đấu thầu toàn bộ, xuất sứ của hàng hoá mà các nhà thầu xin cung ứng theo hợp đồng. Cơ cấu giá bao gồm: giá xuất xưởng, giá cung ứng tại nơi tiêu thụ, thuế doanh thu, và các loại thuế khác nếu trúng thầu, chi phí gia tăng trong nước so với giá xuất xưởng. Đối với các nhà thầu nước ngoài hoặc đại lý tại Việt Nam cần ghi rõ giá CIF, FOB… giá thành toàn bộ và giá cung ứng tại nơi tiêu thụ. Giá do người thầu báo là giá cố định trong suốt thời gian đấu thầu, thực hiện hợp đồng và sẽ không thay đổi. Các điều kiện chung và điều kiện cụ thể của hợp đồng: được áp dụng tuỳ theo tính chất của từng dự án. Bảo lãnh dự thầu: là một khoản tiền mà người đấu thầu phải nộp cho các bên mời thầu nhằm bảo vệ người mua chống rủi ro về ứng xử của người đấu thầu, đồng thời tăng cường trách nhiệm của người đấu thầu. Theo quy định hiện nay, tiền bảo lãnh dự thầu bằng 1% đến 3% tổng giá trị ước tính giá bỏ phiếu (theo quy chế đấu thầu ban hành theo nghị đ._.ịnh NĐ88/CP của chính phủ). Còn theo thông lệ quốc tế là 2% đến 5% giá thầu. Trong một số trường hợp bên mời thầu có thể quy định mức nộp tiền bảo lãnh thống nhất để đảm bảo về mức giá dự thầu cho các nhà thầu. Bảo lãnh dự thầu được xác định bằng đồng tiền trong hồ sơ đấu thầu hoặc đồng tiền chuyển đổi tự do khác, theo một trong các hình thức: bảo lãnh ngân hàng hoặc thư tín dụng không huỷ ngang, phát ra từ một ngân hàng trong nước của người mua hoặc nước ngoài được người thầu chấp nhận. Bảo lãnh dự thầu của người không trúng thầu sẽ được trả lại vào lúc người thắng thầu thực thi hợp đồng và nộp bảo lãnh thực hiện hợp đồng. Tuy nhiên nó không được trả lại cho các nhà thầu trong các trường hợp sau: Nhà thầu rút đơn thầu trong thời gian hiệu lực của hồ sơ dự thầu. Nhà thầu trúng thầu nhưng không chịu ký kết hợp đồng, không chịu nộp tiền bảo lãnh thực hiện hợp đồng. Nếu nhà thâù không nộp bảo lãnh dự thầu đã quy định trong hồ sơ mời thầu thì hồ sơ dự thầu sẽ bị loại. Bảo lãnh dự thầu không áp dụng cho trường hợp chỉ định thầu. Bảo lãnh thực hiện hợp đồng ( đặt cọc): bảo lãnh thực hiện hợp đồng là cam kết của nhà thầu thực hiện hợp đồng tuỳ theo loại hình và quy mô của hợp đồng, tiền bảo lãnh thực hiện hợp đồng thường từ 10 – 15% tổng giá trị hợp đồng. Trong một số trường hợp, số tiền này có thể được quy định lớn hơn. Bảo lãnh thực hiện hợp đồng có hiệu lực cho đến khi thời gian bảo lãnh của hợp đồng hết hạn. Nội dung của văn bản thực hiện hợp đồng gồm: Thời hạn nộp tiền bảo lãnh thực hiện hợp đồng kể từ ngày nhà thầu nhận được thông báo trúng thầu. Thời hạn hiệu lực của bảo lãnh thực hiện hợp đồng. Loại tiền bảo lãnh thực hiện hợp đồng. Nếu người thắng thầu không tuân thủ việc ký kết hợp đồng và nộp bảo lãnh thực hiện hợp đồng, người mua có quyền huỷ bỏ việc trao hợp đồng và không trả khoản tiền bảo lãnh dự thầu. Trong trường hợp đó, người mua có thể trao hợp đồng cho người đấu thầu có hồ sơ được đánh giá thấp kế cận, hoặc mở cuộc đấu thầu mới. b. Thông báo mời thầu Thông báo mời thầu chỉ được áp dụng trong trường hợp đấu thầu rộng rãi. Nội dung thông báo mời thầu cần được phát hành rộng rãi nhằm cung cấp thông tin ban đầu cho các nhà thầu chuẩn bị tham gia đấu thầu. Bên mời thầu phải tiến hành thông báo trên các phương tiên thông tin đại chúng (báo phổ biến hàng ngày, phương tiện nghe nhìn…) nhưng tối thiểu phải đảm bảo ba kỳ liên tục. Trường hợp đấu thầu, bên mời thầu phải thông báo ít nhất trên một tờ báo tiếng Anh được phát hành rộng rãi ở Việt Nam. c. Gửi thư mời thầu Đối với hình thức đấu thầu hạn chế, bên mời thầu cần phải gửi thư mởi thầu trực tiếp đến từng nhà thầu trong danh sách mời thầu đã được duyệt. d. Sửa đổi nội dung hồ sơ mời thầu: Bên mời thầu có thể thay đổi nội dung hồ sơ mời thầu với điều kiện phải thông báo trước 10 ngày tới tất cả các nhà thầu bằng văn bản về nội dung thay đổi trong hồ sơ mời thầu đã phát hành. 2.4. Nộp hồ sơ dự thầu Khi nhận được thông báo mời thầu hay thư mời thầu, các công ty, các tổ chức nếu đủ điều kiện và muốn tham dự , thì tham khảo hồ sơ mời thầu, chuẩn bị hoàn tất hồ sơ dự thầu và gửi đến cho bên mời thầu theo thời gian và địa chỉ đã ghi trong thông báo mời thầu hay thư mời thầu. a. Nguyên tắc chung: Hồ sơ dự thầu phải được niêm phong và được nộp trực tiếp hoặc qua bưu điện theo địa chỉ và thời gian quy định của hồ sơ mời thầu. b. Niêm phong : Nhà thầu phải niêm phong toàn bộ hồ sơ dự thầu của mình trong đó ghi rõ bản gốc và bản sao. Trên túi hồ sơ phải ghi tên gói thầu, tên dự án, tên nhà thầu, tên và địa chỉ của bên mời thầu và phải ghi rõ không được mở ra trước. c. Hồ sơ dự thầu nộp muộn: Hồ sơ dự thầu nộp sau ngày đã quy định trong hồ sơ mời thầu coi là không hợp lệ và được gửi trả lại cho nhà thầu theo nguyên trạng trừ trường hợp bất khả kháng. d. Sửa đổi và rút hồ sơ dự thầu: Nhà thầu có thể sửa đổi hoặc rút hồ sơ dự thầu đã nộp với điều kiện có yêu cầu trước thời gian nộp cuối cùng. Văn bản xin rút hồ sơ dự thầu có thể gửi trực tiếp, bằng fax, hoặc thư bảo đảm đến bên mời thầu. e. Nội dung hồ sơ dự thầu bao gồm: Đơn dự thầu: trong đó ghi rõ thời gian hiệu lực của đơn dự thầu, cam kết sẽ tiến hành thực hiện ngay công việc khi nhận được thông báo trúng thầu và hoàn thành bàn giao toàn bộ công việc đúng thời hạn nêu trong hợp đồng. Bản sao giấy đăng ký kinh doanh và chứng chỉ hành nghề: nhằm cung cấp thông tin chung về pháp lý, chứng tỏ tính hợp pháp của bên mời thầu Tài liệu giới thiệu năng lực nhà thầu: gồm có năng lực tài chính của doanh nghiệp, năng lực công tác của cán bộ điều hành, danh sách các hợp đồng đã thực hiện, kinh nghiệp trong công việc …Đây là một trong những khâu quan trọng đối với nhà thầu. Nó góp phần quyết định nhà thầu có thắng thầu hay không nhất là trong trường hợp có nhiều nhà thầu có giá dự thầu gần như ngang nhau để chủ đầu tư lựa chọn. Biện pháp tiến hành công việc cụ thể, chi tiết trong từng hạng mục Tổ chức tiến hành thực hành thực hiện hợp đồng Bản dự toán giá thầu: phải đưa ra mức giá hợp lý để chi phí bỏ ra là thấp nhất nhưng vẫn bảo đảm chất lượng thiết bị và đem lại lợi nhuận cho nhà thầu. Bảo lãnh dự thầu: là số tiền bên dự thầu gửi cho bên mời thầu có giá trị từ 1-3% tổng giá trị ước tính dự thầu để bảo lãnh cho nhà thầu tham dự đấu thầu. Trong một số trường hợp, mức bảo lãnh dự thầu được bên mời thầu quy định một mức thống nhất trong hồ sơ mời thầu. 2.5. Mở thầu a. Nguyên tắc chung Việc mở thầu được tiến hành công khai.Trong một số trường hợp đặc biệt chỉ mời một số hạn chế các nhà thầu tham gia. Khuyến khích mở thầu ngay sau khi đóng thầu nhưng không quá 48 giờ kể từ thời điểm hết hạn nộp thầu. b. Chuẩn bị mở thầu Mời đại biểu để tham dự chứng kiến gồm: Đại diện cơ quan quản lý ngành có liên quan, đại diện cơ quan tài trợ và đại diện của từng nhà thầu. Chuẩn bị các phương tiện thông báo cần thiết Chuẩn bị các hồ sơ dự thầu để mở theo thứ tự c. Trình tự mở thầu Thông báo thành phần tham dự Thông báo số lượng và tên nhà thầu có hồ sơ dự thầu đã nộp Kiểm tra niêm phong các hồ sơ dự thầu Mở lần lượt các hồ sơ, đọc và ghi lại những thông tin chủ yếu sau: Tên nhà thầu, số lượng bản chính, bản sao, tổng giá dự thầu, tỷ lệ giảm giá và các điều kiện áp dụng giảm giá, bảo lãnh và giá trị bảo lãnh dự thầu, những vấn đề khác. Ký xác nhận hồ sơ dự thầu Đại diện của nhà thầu, hoặc người đước uỷ quyền (phải có giấy uỷ quyền) phải ký xác nhận về việc nộp hồ sơ dự thầu của mình. Ký xác nhận vào biên bản mở thầu. Biên bản mở thầu là biên bản được ghi vào ngày mở thầu dưới sự chứng kiến của các bên tham gia. Biên bản này nêu rõ tất cả những dữ liệu chính của hồ sơ mà nhà thầu gửi, bao gồm các thông số kỹ thuật, giá cả, tiến độ, thanh toán… Tất cả các nhà thầu đến dự buổi mở thầu phải ký xác nhận vào biên bản mở thầu chứng nhận là những thông tin trong buổi mở thầu là đúng sự thật. Quản lý các hồ sơ dự thầu theo quy chế bảo mật của nhà nước Hồ sơ của các nhà thầu phải ghi rõ bản gốc, và số bản copy. Mọi công việc liên quan đến hồ sơ dự thầu như xét thầu đều được tiến hành trên bản copy, bản gốc sẽ được lưu giữ theo chế độ bảo mật của nhà nước. 2.6. Đánh giá hồ sơ dự thầu a. Đánh giá sơ bộ hồ sơ dự thầu Đánh giá tính phù hợp của hồ sơ dự thầu: trước hết bên mời thầu phải xem xét tính phù hợp về mặt hành chính của từng hồ sơ dự thầu đối với các quy định trong hồ sơ mời thầu nhằm xác định khả năng đáp ứng của từng hồ sơ dự thầu. Xem xét tính hoàn chỉnh của hồ sơ dự thầu, kể cả các thông tin cần thiết như các phụ lục và các tài liệu kèm theo, thời gian có hiệu lực cho bảo lãnh dự thầu, khả năng đáp ứng các yêu cầu về tính hợp lệ hoặc các tiêu chuẩn kinh nghiệm, tiến độ thực hiện, yêu cầu nộp hồ sơ dự thầu… Làm rõ hồ sơ dự thầu: để giúp quá trình kiểm tra, đánh giá và so sánh các hồ sơ dự thầu, bên mời thầu có thể yêu cầu các nhà thầu làm rõ hơn hồ sơ dự thầu đã nộp. Việc làm rõ hồ sơ dự thầu không được làm thay đổi nội dung cơ bản của hồ sơ dự thầu, trừ trường hợp sai lỗi số học. Những hồ sơ dự thầu không thực hiện đúng các yêu cầu nêu trong hồ sơ mời thầu được coi là những hồ sơ dự thầu không phù hợp và có thể bị loại, nhưng phải được báo cáo tới người có thẩm quyền quyết định đầu tư hoặc cấp được uỷ quyền xem xét. Việc xác định khả năng đáp ứng của từng hồ sơ dự thầu phải được tiến hành một cách khách quan theo các tiêu chuẩn như cho mọi hồ sơ dự thầu. b. Đánh giá chi tiết hồ sơ dự thầu. Xem xét giá dự thầu để điều chỉnh : bên mời thầu xem xét hồ sơ dự thầu để sửa lỗi số học và tiếp đó điều chỉnh giá dự thầu Chuyển đổi giá sang một loại tiền chung : Khi hồ sơ dự thầu đã được kiểm tra, bên mời thầu phải chuyển các loại tiền khác nhau trong hồ sơ dự thầu sang một loại tiền chung để đánh giá hồ sơ dự thầu. Tỷ giá hối đoái dùng chuyển đổi là tỷ giá của ngày mở thầu theo ngân hàng nhà nước Việt Nam Xem xét tính phù hợp của hồ sơ dự thầu về mặt kỹ thuật : bên mời thầu phải xem xét cụ thể hồ sơ dự thầu về tính phù hợp theo các yêu cầu kỹ thuật của dự án nêu trong hồ sơ mời thầu. Công việc này bao gồm việc xem xét những yếu tố kỹ thuật chủ yếu như quy mô công trình thiết bị hoặc vật liệu đã quy định, tiến độ giao hàng thực hiện.. Xác định những khác biệt với tiêu chuẩn kỹ thuật đã quy định để điều chỉnh về tài chính. Việc đánh giá về kỹ thuật phải được tiến hành một cách khách quan và công bằng với tất cả các nhà thầu. Điều chỉnh những sai lệch : trường hợp hồ sơ dự thầu có những sai lệch không cơ bản (không quá 10% tổng giá trị dự thầu) so với các yêu cầu của hồ sơ mời thầu, bên mời thầu phải tiến hành điều chỉnh bổ sung giá dự thầu để có được giá dự thầu điều chỉnh nhằm so sánh các hồ sơ dự thầu trên cùng một mặt bằng. Đánh giá tiêu chuẩn đã được phê duyệt : sau khi hiệu chỉnh các sai sót và hiệu chỉnh các sai lệch, các hồ sơ dự thầu được đánh giá theo các nội dung chủ yếu sau: Năng lực kinh nghiệm nhà thầu. Khả năng kỹ thuật. Khả năng tài chính và giá cả. Thời gian thực hiện hợp đồng. Khả năng chuyển giao công nghệ dự án. Kế hoạch đào tạo công nhân Việt Nam Các chỉ tiêu cần thiết khác. c. Đánh giá tổng hợp và xếp hạng nhà thầu Khi các hồ sơ dự thầu được kiểm tra là đáp ứng về tổng thể, bên mời thầu sẽ tiến hành đánh giá chung và xếp hạng các hồ sơ dự thầu theo tiêu chuẩn đánh giá nêu trên.Việc đánh giá tổng hợp có thể trên cơ sở giá quy đổi trên cùng mặt bằng hoặc theo hệ thống điểm đã được phê duyệt người có thẩm quyền thầu được xếp hạng thứ tự xem xét phê duyệt, từ đó chọn ra đơn vị trúng thầu. 2.7. Trình duyệt kết quả đấu thầu Sau khi có kết quả xếp hạng các nhà thầu, bên mời thầu phải tiến hành lập báo cáo kết quả đấu thầu để trình lên cấp trên phê duyệt. Tổ thẩm định của cơ quan có thẩm quyền sẽ tiến hành thẩm định và đề nghị lên người có thẩm quyền hay cấp có thẩm quyền phê duyệt kết quả đấu thầu này sau khi xem xét đánh giá thấy không có vấn đề gì vi phạm các quy định về đấu thầu. Bên mời thầu chỉ được phép công bố kết quả đấu thầu sau khi đã được phê duyệt. 2.8. Công bố kết quả đấu thầu Sau khi có quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu của cấp có thẩm quyền, bên mời thầu phải tiến hành thông báo trúng thầu bằng văn bản tới người trúng thầu kèm theo dự thảo hợp đồng có lưu ý những điểm cần thiết phải bổ sung (nếu có) để đáp ứng yêu cầu của bên mời thầu. Đồng thời, bên mời thầu gửi cho nhà thầu lịch biểu nêu rõ yêu cầu về thời gian thương thảo, nộp bảo lãnh hợp đồng và ký kết hợp đồng. 2.9. Thương thảo và ký kết hợp đồng Việc ký kết hợp đồng giữa bên mời thầu và bên trúng thầu là bắt buộc. Nó phải được thực hiện trong vòng 30 ngày kể từ ngày thông báo, nếu bên mời thầu không nhận được thông báo nào hay thư từ chối của nhà thầu, bên mời thầu sẽ không hoàn trả bảo lãnh dự thầu và báo cáo cấp có thẩm quyền xem xét. Hợp đồng phải nêu đầy đủ các điều kiện cam kết của bên mời thầu và bên trúng thầu. Hợp đồng cần phải ghi rõ các điều kiện liên quan đến hai bên. Hợp đồng thực hiện này còn là một văn bản pháp lý, căn cứ để giải quyết các tranh chấp xảy ra trong quá trình thực hiện hợp đồng Khi ký hợp đồng, đơn vị trúng thầu phải nộp giấy bảo lãnh dự thầu thực hiện hợp đồng của ngân hàng có giá trị từ 10 % đến 15% tổng giá trị hợp đồng. 2.10. Kiểm tra thực hiện hợp đồng Sau khi kết thúc quá trình đấu thầu và xét thầu, bên mời thầu phải thường xuyên tổ chức kiểm tra tình hình thực của các nhà thầu để cung cấp kịp thời những thông tin cần thiết cho các cấp có thẩm quyền xem xét và quyết định. Để kịp thời xử lý những vấn đề nảy sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng, các bộ ngành và địa phương, thủ trưởng cơ quan có thẩm quyền cần tổ chức kiểm tra và giám sát thực hiện, các quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu cũng như các điều khoản được ghi trong hợp đồng do chủ đầu tư và nhà thầu cam kết. III- Cơ sở pháp lý của đấu thầu quốc tế Hiện nay, mỗi một quốc gia đều có một quy chế pháp luật riêng cho hoạt động đấu thầu.Nhằm giúp cho hoạt động đấu thầu theo một nguyên tắc nhất định. Ngoài ra, bên cạnh nguồn luật này các tổ chức quốc tế như: Quỹ tiền tệ quốc tế (IMF), ngân hàng thế giới (WB), Ngân hàng phát triển liên Mỹ (IDB), Ngân hàng Châu á- Thái Bình Dương (ADB) đều có những quy chế đấu thầu riêng biệt. Đối tượng điều chỉnh của các quy chế này là dự án mà nước thực hiện đấu thầu không có quy chế ban hành. Nhìn chung các quy chế này thường mang tính quốc tế hơn so với các quy chế của nước thực hiện đấu thầu. Việc tổ chức thực hiện áp dụng công tác đấu thầu trong hoạt động mua sắm máy móc thiết bị ở Tổng công ty Lắp máy Việt Nam nói chung và công ty xuất nhập khẩu tổng hợp LILAMA nói riêng đều dựa trên những quy định pháp lý do Nhà nước ban hành Quy chế đấu thầu do các cơ quan chức năng đề xuất và đã được Quốc hội thông qua được hình thành trên cơ sở qui chế đấu thầu của các nước như : úc, Philipine, Singapore, Indonexia…và các tổ chức quốc tế như Ngân hàng thế giới (WB), Ngân hàng phát triển Châu á, Quỹ hợp tác hải ngoại Nhật Bản (OECF).. Các văn bản pháp quy hiện hành có liên quan đến công tác đấu thầu của Nhà nước hiện nay gồm có: Qui chế Quản lý Đầu Tư và Xây dựng ban hành kèm theo Nghị Định số 52/1999/NĐ-CP ngày 8/7/1999 của Chính Phủ. Nghị định số 12/2000/NĐ-CP ngày 5/5/2000 của chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Qui chế Quản Lý Đầu tư và Xây dựng ban hành kèm theo Nghị định số 52/1999/NĐ-CP ngày 8/7/1999. Vấn đề đầu tư và đấu thầu luôn đi liền với nhau vì vậy mà Chính Phủ ta luôn có những bổ sung kịp thời để đấu thầu phù hợp với tình hình thực tế. Tuỳ theo tính chất và quy mô đầu tư, dự án đầu tư trong nước được phân loại thành 3 nhóm: A, B, C để phân cấp quản lý. Dự án đầu tư nhóm A: Bao gồm các loại: Dự án thuộc phạm vi bảo vệ an ninh quốc phòng, có tính chất bảo mật quốc gia, có ý nghĩa chính trị, xã hội quan trọng, thành lập và xây dựng khu công nghiệp mới, các dự án sản xuất chất độc hại chất gây nổ không phụ thuộc vào quy mô đầu tư. Các dự án công nghiệp điện, khai thác dầu khí chế tạo máy,thuỷ lợi, giao thông, hạ tầng kỹ thuật, y tế, giáo dục, văn hoá. Quy mô của các dự án này từ trên 200 tỷ đồng trở lên. Dự án đầu tư nhóm B, C cũng bao gồm các loại dự án trên loại trừ dự án bảo vệ an ninh quốc phòng, có tính chất bảo mât quốc gia, nhưng quy mô của các dự án thuộc nhóm này nhỏ hơn dưới 600 tỷ đồng. Thẩm quyền quyết định đầu tư và thực hiện đầu tư đối với các dự án sử dụng vốn đầu tư phát triển của doanh nghiệp nhà nước được quy định như sau: Đối với dự án nhóm A, thẩm quyền quyết định đầu tư và thực hiện đầu tư được áp dụng theo quy định đối với dự án sử dụng vốn ngân sách nhà nước. Đối với các dự án nhóm B, C, doanh nghiệp nhà nước căn cứ vào quy hoạch hoặc kế hoạch phát triển ngành đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt để quyết định đầu tư. Quá trình thực hiện đầu tư do doanh nghiệp tự chịu trách nhiệm trên cơ sở thực hiện đúng các chế độ chính sách hiện hành của Nhà nước về quy chế quản lý đầu tư và xây dựng, quy chế đấu thầu. Tổ chức quản lý vốn của doanh nghiệp và các tổ chức hỗ trợ vốn cho dự án chịu trách nhiệm kiểm tra việc thực hiện quyết định đầu tư và thực hiện quyết toán vốn đầu tư. Quy chế đấu thầu ban hành kèm theo Nghị Định số 88/1999/NĐ-CP ngày 1/9/1999 của chính phủ; Nghị Định số 14/2000 /NĐ-CP ngày 5/5/2000 của Chính Phủ về việc sửa đổi, bổ sung, một số điều của Qui chế Đấu thầu ban hành kèm theo nghị định sôs 88/1999/NĐ-CP ngày 1/9/1999. Quy chế đấu thầu của nước ta quy định khấ đầy đủ về tất cả những vấn đề liên quan đến đấu thầu như các hình thức và phương thức đấu thầu tại Việt Nam, trình tự đấu thầu, các loại đấu thầu, vấn đề quản lý Nhà Nước về đấu thầu, các vi phạm và việc xử lý các vi phạm. Từ điều 1 đến điều 16 của quy chế này quy định nhũng vấn đề chung nhất của đấu thầu, từ điều 17 đến điều 48 quy định các điều kiện trình tự của các loại đấu thầu, đấu thầu tuyển chọn tư vấn, mua sắm hàng hoá, xây lắp, đấu thầu đối với quy mô nhỏ, lựa chọn đối tác để thực hiện dự án. Đặc biệt từ điều 49 đến điều 61 của quy chế đấu thầu quy định rõ thẩm quyền phê duyệt và thẩm định kết quả đấu thầu, và các chế tài xử lý vi phạm trong đấu thầu. Bảng1: Cấp phê duyệt và thẩm định kết quả đấu thầu Nhóm dự án Cấp phê duyệt Cấp thẩm định Nhóm A Thủ tướng chính phủ Bộ kế hoạch và đầu tư Bộ trưởng, Thủ tướng cơ quan thuộc Chính Phủ, HĐQT Tcty do TTCP thành lập Đơn vị giúp việc liên quan Chủ tịch UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung Ương Sở kế hoạch và đầu tư Nhóm B, C Người có thẩm quyền của doanh nghiệp Nhà nước Bộ giúp việc liên quan Trích Quy chế đấu thầu Điều 60 quy chế đấu thầu quy định người nào vi phạm quy chế đấu thầu thì tuỳ theo mức độ vi phạm mà bị xử phạt hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật. Nhà thầu vi phạm Quy chế đấu thầu thì tuỳ theo mức độ vi phạm mà có thể bị loại khỏi danh sách dự thầu, không được nhận lại tiền bảo lãnh dự thầu hoặc không được tham dự bất kỳ cuộc đấu thầu nào trong thời gian từ 1 đến 3 năm hoặc bị xử lý theo quy định của pháp luật. Tuy nhiên Quy chế này vẫn còn được tiếp tục bổ sung cho phù hợp với tình hình thực hiện thực tế đấu thầu trong những năm qua. Đồng thời còn có các thông tư của Bộ Kế Hoạch và Đầu tư, Bộ Xây dựng, Bộ thương mại hướng dẫn cụ thể việc thi hành các nghị định trên. Chương II: Thực trạng hoạt động đấu thầu quốc tế mua sắm máy móc thiết bị tại công ty xuất nhập khẩu tổng hợp LILAMA (LILAGIMEX) I- Khái quát về công ty xuất nhập khẩu tổng hợp LILAMA (LILAGIMEX) 1. Quá trình hình thành và phát triển Năm 1995, theo chủ trương của Bộ xây dựng về mô hình Tổng công ty, Liên hiệp các xí nghiệp lắp máy (LILAMA) được cơ cấu lại theo mô hình Tổng công ty và thực hiện từng bước các mục tiêu chiến lược phát triển do Hội đồng quản trị và lãnh đạo Tổng công ty đề ra. Tổng công ty lắp máy Việt nam là một trong những tổng công ty lớn của Nhà nước, chuyên nhận thầu xây lắp và chế tạo thiết bị công trình công nghiệp và dân dụng trong và ngoài nước. Tổng công ty lắp máy Việt Nam là đơn vị đầu ngành của ngành lắp máy gồm 20 Công ty thành viên, 02 Công ty liên doanh,02 trường đào tạo công nhân kỹ thuật. Tổng công ty đã lắp đặt hàng trăm công trình lớn nhỏ trên qui mô toàn quốc và một số công trình hợp tác với nước ngoài với doanh thu hàng ngàn tỷ đồng. Đứng trước tình hình cần phát triển theo mục tiêu công nghiệp hoá, hiện đại hoá của Đảng, Nhà nước và Bộ xây dựng, theo xu thế hội nhập và phát triển, phát huy trình độ và năng lực sản xuất của ngành lắp máy, nâng cao trình độ khoa học kỹ thuật từ công nghệ của nước ngoài, Tổng công ty lắp máy Việt nam nhận thấy cần phải có một đơn vị thành viên có chức năng nhập khẩu công nghệ mới từ nước ngoài phục vụ cho các công trình được xây dựng trong nước và nâng cao từng bước công nghiệp hoá, hiện đại hoá và xuất khẩu những thiết bị, máy móc mà Việt nam tự sản xuất đã có tiêu chuẩn theo kịp với trình độ quốc tế. Để đáp ứng yêu cầu đó, Bộ xây dựng, theo đề nghị của Tổng công ty lắp máy Việt nam đã cho phép thành lập Công ty xuất nhập khẩu tổng hợp LILAMA theo quyết định 331/BXD-TCLĐ. Trong đó, Công ty là một thành viên hạch toán phụ thuộc của Tổng công ty, thực hiện nhiệm vụ kinh doanh lĩnh vực xuất nhập khẩu mua sắm, cung cấp được nguồn vật tư từ nước ngoài phục vụ nhu cầu chế tạo, sản xuất theo sự quản lý chỉ đạo trực tiếp của Tổng công ty lắp máy Việt nam. Tên gọi và địa chỉ như sau: Tên giao dịch: Công ty xuất nhập khẩu tổng hợp LILAMA Tên viết tắt : LILAGIMEX Trụ sở : 124 Minh Khai, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội. Điên thoại : 84.04.8634825 Fax : 84.04.8638104 Năm 1997 là năm được Đảng và Chính phủ xác định là năm bản lề của quá trình thực hiện sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước. Nhận thức được chủ trương đó, Tổng công ty lắp máy Việt nam nói chung và Công ty xuất nhập khẩu tổng hợp LILAMA nói riêng đã chủ động tìm tòi hướng đi của mình trong cơ chế thị trường với một thách thức là cạnh tranh gay gắt trên thị trường xây lắp Việt nam, giảm sút sản xuất công nghiệp tiếp đó là các biến động và khủng hoảng tài chính ở các nước trong khu vực và thế giới đã ảnh hưởng đến hoạt động đầu tư của nước ta.Hơn 42 năm qua từ qui mô là một phòng xuất nhập khẩu của Tổng Công Ty cho đến khi tách ra là một công ty thành viên thì LILAGIMEX luôn hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ nhập khẩu máy móc thiết bị cho các công trình lắp máy mà nhà nước giao cho LILAMA như Tua Bin ,Máy Phát của các nhà máy nhiệt điện công suất 100 đến 300Mw ,nhà máy thuỷ điện 240Mw,máy xeo của các nhà máy giấ, lò nung Clinker trong các nhà máy xi măng.Từ năm 2000 LILAGIMEX phải cung cấp máy móc cho 2 dự án lớn của nhà nước là dự án nhiệt điện Uông Bí và xi măng Hoàng Thạch và cung cấp máy móc ,vật tư cần thiết cho gói thầu 2 và 3 nhà máy lọc dầu số 1 Dung Quất trị giá trên 230 triệu USD.Trong lĩnh vực xuất khẩu công nhân đi lao động ở nước ngoài , công ty đang từng bước nâng cao chất lượng lao động ,đáp ứng những thị trường đặc thù và khó tính.Công ty cũng đang mở rộng thị trường xuất khẩu lao động mới của các nước có nền công nghiệp nhằm thu ngoại tệ, và nâng cao trình độ của lao động Việt Nam. 2. Cơ cấu bộ máy tổ chức Giám đốc Phó giám đốc phụ trách kinh doanh Phó giám đốc phụ trách nhân sự Phòng giao nhận vận chuyển Phòng xuất khẩu Phòng nhập khẩu I vàII Phòng tổng hợp Văn phòng đại diện tại TP Hồ Chí Minh Công ty XNK tổng hợp LILAMA được tổ chức theo các phòng ban như sau: Lãnh đạo Công ty gồm giám đốc và các phó giám đốc được phân công quản lý theo từng bộ phận chức năng. Ngoài ra Công ty còn phân công các phòng ban chuyên môn. Giám đốc Công ty có nhiệm vụ lãnh đạo chung và phân công công việc cho nhân viên của mình, ký các hợp đồng được cấp trên giao, được tổ chức và điều hành toàn bộ các mặt hoạt động của Công ty, bố trí lao động trong Công ty nhằm đạt hiệu quả cao nhất trong các mặt công tác. Giám đốc chủ động hoàn toàn về mặt công tác Tổng công ty giao cho dựa trên hiệu quả từng công tác phù hợp với qui định chung, được phép đề xuất giá cả xuất nhập khẩu hàng hoá của từng thời kỳ, từng mặt hàng, lô hàng để Tổng công ty quyết định giá cả. Giám đốc phải chịu trách nhiệm hoàn toàn về chữ ký và quyết định của mình trước Tổng công ty và pháp luật, đồng thời chịu trách nhiệm hoàn toàn về các mặt hoạt động của Công ty, có trách nhiệm chính về hoạt động kinh doanh, tạo việc làm cho cán bộ công nhân viên và đảm bảo quyền lợi cho họ. Phó giám đốc có trách nhiệm quản lý theo từng bộ phận được giao, trực tiếp làm công tác nghiệp vụ đối với những hợp đồng lớn và phức tạp, thay mặt giám đốc điều hành khi giám đốc đi vắng, chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc và giám đốc Công ty về những hợp đồng với các đối tác trong và ngoài nước, trực tiếp điều hành khối kinh doanh nội địa, các kho và cửa hàng đại lý. Phòng nhập khẩu I vàII có các chức năng quản lý công tác nhập khẩu máy móc thiết bị cho các dự án mà Tổng Công Ty yêu cầu ,đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu, ký kết các hợp đồng uỷ thác,làm các thủ tục thanh toán với ngân hàng… Phòng xuất khẩu có chức năng ký kết các hợp đồng và làm các thủ tục cần thiết để xuất khẩu lao động và kỹ sư đi nước ngoài. Phòng giao nhận vận chuyển có chức năng tiếp nhận, làm thủ tục hải quan, vận chuyển hàng hoá về. Phòng tổng hợp có chức năng tài chính tổng hợp, marketing, tổ chức cán bộ. Ngoài ra còn có văn phòng đại diện của Công ty tại các TP Hồ Chí Minh theo chức năng giới thiệu sản phẩm, mở rộng thị trường, xúc tiến ký các hợp đồng với các đối tác trong nước và nước ngoài. 3. Hoạt động kinh doanh của công ty trong thời gian vừa qua 3.1. Về mặt hàng kinh doanh Mặt hàng nhập khẩu của LILAGIMEX là những máy móc thiết bị phục vụ cho những công trình lắp máy của LILAMA và cho những nhu cầu lắp máy của cả nước như sắt thép các loại, máy hàn dầm, cần cẩu, máy khoan, tuốc bin, máy phát điện ,bộ lọc bụi tĩnh điện v..v..Hiện nay công ty phải nhập khẩu những thiết bị cần thiết cho những dự án như nhà máy lọc dầu Dung Quất,nhiệt điện Uông Bí, dự án điện Na Dương. Trong lĩnh vực xuất khẩu thì mặt hàng xuất khẩu chủ yếu của công ty những công nhân của ngành lắp máy và những kỹ sư xây dựng và xây lắp được đào tạo từ 2 trường công nhân lắp máy của tổng công ty và từ những trường kỹ thuật trong cả nước. 3.2. Về thị trưòng kinh doanh Thị trường tiêu thụ Trước những năm 90, máy móc thiết bị chủ yếu của Tổng công ty lắp máy được nhập khẩu từ Liên Xô (cũ) và một số nước Đông Âu dưới nhiêù hình thức khác nhau, nhưng chủ yếu là do các nước này viên trợ không hoàn lại. Sang năm 1991 và cho đến nay, do có nhiều biến động lớn về kinh tế, chính trị trên thế giới đăc biệt là ở một số nước SNG và Đông Âu nên thị trường nhập khẩu máy móc thiết bị truyền thống của Công ty không còn nữa. Công ty mất các mối quan hệ bạn hàng cũ. Mặt khác, do đòi hỏi cao của thị trường nhập khẩu do đó Công ty đã chuyển sang nghiên cứu thị trường cung cấp máy móc thiết bị ở các nước kinh tế phát triển, những nơi mà có trình độ khoa học kỹ thuật cao, công nghệ chế tạo máy móc thiết bị hiện đại như Nhật, Mỹ, Ytaly... Trên thế giới hiện nay, thị trường buôn bán máy móc thiết bị rất rộng lớn, đa dạng và cạnh tranh rất quyết liệt. Việc nghiên cứu và tìm hiểu thị trường tìm hiểu đối tác cung cấp máy móc thiết bị là đòi hỏi cấp bách, tránh rủi ro trong kinh doanh của Công ty. Khi chọn nước để nhập khẩu máy móc thiết bị phục vụ cho nhu cầu trong nước, Công ty LILAGIMEX đã nghiên cứu tình hình sản xuất, khả năng tài chính của các đối tác nước ngoài, chính sách thương mại, điều kiện địa lý ..., nghiên cứu về uy tín về kinh doanh của nước xuất khẩu máy móc thiết bị xây dựng. Theo định hướng của Tổng công ty lắp máy Việt Nam thì Công ty LILAGIMEX hoạt động chủ yếu là nhập khẩu máy móc thiết bị phục vụ cho ngành lắp máy, cho các đơn vị thành viên của Tổng công ty và cho các công trình mà Tổng công ty trúng thầu, do đó mà thị trường tiêu thụ của Công ty thường đã được xác định và sau đây là thị trường tiêu thụ của Công ty : Biểu 1: Thị trường tiêu thụ của LILAGIMEX.. Đơn vị: nghìn USD Chỉ tiêu Năm 1999 Năm 2000 Năm2001 Trị giá % Trị giá % Trị giá % Hà Nội 1.856 35,06 1.342 27,5 2.249 29,5 TP HCM 2.431 45,9 2.178 44,7 1.965 25,7 HảiPhòng 378 7,1 215 4,4 850 11,15 Đà Nẵng 115 2,1 - - 2.341 30,7 Đồng Nai 513 9,6 1.138,4 23,35 219,35 2,87 Tổng 5.293 100 4.873,4 100 7.624,3 100 Nguồn: Phòng nhập khẩu Qua bảng trên ta thấy thị trường tiêu thụ chủ yếu của Công ty là TP Hồ Chí Minh nó chiếm tỷ trọng lớn và luôn ổn định, cụ thể chiếm 45,9% năm 1999, năm 2000 chiếm 44,7% và năm 2001giảm xuống còn 25,7%. Bên cạnh đó thị trường Hà Nội cũng là thị trường lớn của Công ty, cụ thể năm 1999 chiếm 35,06%, năm 2000 chiếm 27,5% và năm 2001 tăng lên 29,5%. Có thể thấy rằng, thị trường Hà Nội và thị trường TP HCM là những thị trường chính của Công ty vì các đơn vị thành viên của Tổng công ty lắp máy Việt Nam đóng trên hai địa bàn này nhiều, hơn nữa đây là hai Thành phố lớn của Việt Nam do đó mà nhu cầu về xây dựng về cơ sở hạ tầng cũng như các công trình nhà máy là tương đối nhiều. Ngoài ra, Công ty còn cung cấp máy móc thiết bị cho cho các Thành phố như: Hải phòng, Đà nẵng, Đồng Nai. Đặc biệt là Thành Phố Đà Nẵng, năm 1999 chỉ chiếm 2,1% thị trường tiêu thụ của Công ty và sang năm 2000 thì không có, nhưng đến năm 2001 thì thị trường tiêu thụ ở Đà Nẵng là 2.341.000 USD chiếm 30,7% và là thị trường tiêu thụ lớn nhất của Công ty trong năm 2001. Sở dĩ năm 2001 thị trường tiêu thụ ở Đà Nẵng tăng như vậy là do Công ty phải cung cấp các loại máy móc thiết bị phục vụ cho việc xây dựng nhà máy lọc dầu số 1 Dung Quất cũng như một số cơ sở hạ tầng khác. Có thể thấy rằng thị trường tiêu thụ của Công ty LILAGIMEX là trên khắp đất nước Việt Nam. Các khách hàng của Công ty thường là những khách hàng quen thuộc và lâu năm, điều đó có thể thấy rằng Công ty đã tạo được uy tín đối với các khách hàng của mình. Và để được tham gia đấu thầu cung cấp thiết bị cho các dự án của nhà nước thì điều này có nghĩa là uy tín của Công ty về việc cung cấp máy móc thiết bị là rất tốt. Thị trường xuất nhập khẩu Sau đây là một số thị trường mà Công ty LILAGIMEX thường nhập khẩu máy móc thiết bị. Biểu 2: Cơ cấu thị trường xuất nhập khẩu của LILAGIMEX. Đơn vị: USD Nước nhập khẩu Năm 2001 Năm2002 Kim ngạch NK % thị trường Kim ngạch NK % thị trường CHLB Nga 1610000 17.5 766 280 18.85 Nhật 2051600 22.3 1013500 24.93 Italia 515200 5.6 102000 2.51 Mỹ 27600 0.3 24000 0.59 Phần Lan 1104000 12 458000 11.27 Đài Loan 2079200 22.6 1000000 24.6 Hàn Quốc 671600 7.3 700000 17.25 Singapo 524400 5.7 0 0 Trung Quốc 616400 6.7 0 0 Tổng 9200000 100 4063780 100 Nước xuất khẩu Kim ngạch XK % thị trưòng Kim ngạch XK % thị trưòng A Rập 8400 10.6 8400 8.38 Đài Loan 16875 21.3 27000 26.95 Ethiopia 54000 68.1 64760 64.67 Tổng 79275 100 100160 100 Nguồn : Phòng nhập khẩu Bảng cơ cấu thị trường của LILAGIMEX cho thấy tổng kim ngạch nhập khẩu của công ty năm 2001 nhiều hơn so với năm2002. Các nước phát triển như Nga, Nhật, ý vẫn là những bạn hàng lớn của công ty. Thị trường Mỹ vẫn là thị trường mới và vẫn chiếm phần thị trường rất nhỏ 0.3%-0.5%. Về xuất khẩu E._.ện hoạt động đấu thầu quốc tế mua sắm máy móc thiết bị tại công ty xuất nhập khẩu tổng hợp LILAMA (LILAGIMEX) I- Định hướng phát triển của công ty xuất nhập khẩu tổng hợp LILAMA. 1. Đối với hoạt động kinh doanh. Những định hướng chiến lược phát triển chủ yếu của công ty XNK tổng hợp LILAMA trong giai đoạn tới: Xây dựng cơ sở vật chất, tăng cường năng lực xuất nhập khẩu về mọi mặt, khẳng định ưu thế tuyệt đối của ngành lắp máy Việt nam trên thị trường trong nước và khu vực đưa Công ty vào thế ổn định và phát triển. Cơ cấu lại tổ chức, đào tạo và phát triển năng lực cán bộ lãnh đạo, phát huy cơ chế điều hành trong thị trường hiện nay để phát huy năng lực cạnh tranh về mọi mặt. Hiện đại hoá trang thiết bị làm việc để thích ứng với công việc hiện tại. Chiến lược về đào tạo, củng cố kiến thức cho cán bộ nhằm thích ứng với nhiệm vụ được giao như nâng cao ngoại ngữ, nghiệp vụ chuyên môn… Nâng cao trình độ chuyên nghiệp của toàn ngành lắp máy thông qua các thiết bị dây chuyền hiện đại của nước ngoài và xuất khẩu những thành tựu khoa học của ngành lắp máy thu ngoại tệ đẩy mạnh sản xuất trong nước. Đây là chiến lược quan trọng nhất của Tổng công ty đề ra cho công ty XNK tổng hợp LILAMA trong thời gian tới Đẩy mạnh công tác tiếp thị ra thị trường nước ngoài, tham gia vào các công trình mang tính đấu thầu quốc tế để thông qua đó xuất khẩu dây chuyền và người lao động ra nước ngoài. Một nhiệm vụ quan trọng của công ty XNK tổng hợp LILAMA là mở rộng khả năng thương mại, xuất khẩu của mình trên thị trường trong và ngoài nước. Chỉ tiêu định hướng 2003 Biểu14: Chỉ tiêu định hướng xuất nhập khẩu của LILAGIMEX Đơn vị:USD Danh mục Tên nước Đơn vị tính K/h định hướng năm 2003 Số lượng Giá trị USD Tổng giá trị kim ngạch XNK Xuất khẩu lao động Nhập khẩu Dự án Dung Quất Dự án Uông Bí Dự án khác Xe cầu các loại Máy móc thi công Dụng cụ thi công Vật tư Xuất khẩu Thu phí hộ chiếu và lương của công nhân đi lao đông, Mỹ, Nhật Nhật , Đ/Loan,TQ Nhật , Đ/Loan, ý, Singapore Singapore, Nhật , Đ/Loanả rậpĐài loanethiopia  Chiếc Bộ/Chiếc Bộ /Chiếc Tấn 4 6 50 5500 505050150 29 000 000 500 000 28 500 000 10 000 000 5 500 000 6 500 000 2 000 000 1 000 000 2 000 000 50000125000180000355000 Nguồn: Phòng Nhập khẩu Chỉ tiêu kế hoạch 2003 của LILAGIMEX cho thấy công ty vẫn tiếp tục phấn đấu cho kế hoạch , và tiến độ của những công trình mà Tổng công ty đang thực hiện, đó là dự án nhiệt điện Uông Bí và nhà máy lọcdầu Dung Quất mà LILAMA là tổng thầu, đây là 2 dự án lớn.Dự kiến kim ngạch của công công ty là 29000000 USD, kim ngạch này lớn hơn rất nhiều so với những gì mà công ty đạt được trong năm 2002, một con số đòi hỏi cán bộ công ty phải có sự cố gắng rất nhiều. Đặc biệt năm 2003 LILAGIMEX sẽ nâng kim ngạch xuất khẩu công nhân và có kế hoạch mở rộng thị trường sang một số nước khác 2. Đối với hoạt động đấu thầu Năm 2003 Tổng công ty Lắp máy Việt Nam tiếp tục thực hiện 2 dự án lớn đó là dự án Dung Quất, và dự án Uông Bí Dự án Uông Bí: Công suất300 MW Vốn đầu tư: 300 triệu USD Thể thức thi công: EPC (tổng thầu) Dự án nhà máy lọc dầu Dung Quất vốn đầu tư 230 triệu USD. Đây là hai dự án lớn, đòi hỏi sự cố gắng nỗ lực của toàn bộ cán bộ công nhân viên công ty phát huy hết khả năng của mình để đạt được mục tiêu mà Tổng công ty đề ra xứng đáng với sự tín nhiệm và tin cậy mà nhà nước đã giao cho LILAMA. Để hoàn thiện công tác này, công ty đã có những định hướng riêng như sau: Hoàn thiện phương thức đấu thầu theo quan điểm toàn diện và phát triển. Hoàn thiện phương thức đấu thầu góp phần tích cực đối vơí các hoạt động kinh doanh của công ty. Trong điều kiện hội nhập quốc tế, việc nhập khẩu máy móc thiết bị cũng cần có sự học hỏi kinh nghiệm của các nước khác và vận dụng một cách phù hợp vào hoàn cảnh của Việt Nam. Đấu thầu quốc tế vừa phải được coi là một công cụ, vừa phải được coi là một mục tiêu phấn đấu. II- Một số biện pháp nhằm hoàn thiện hoạt động đấu thầu quốc tế mua sắm máy móc thiết bị tại công ty XNK tổng hợp lilama. 1. Đẩy mạnh hoạt động tìm hiểu thông tin của các nhà thầu Qui luật cạnh tranh của nền kinh tế thị trường vừa là động lực thúc đẩy nền kinh tế phát triển, vừa là con đường đưa đến dịêt vong của các doanh nghiệp yếu kém. Để tồn tại và phát triển doanh nghiệp phải áp dụng thích hợp các biện pháp và phương pháp cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp mình. Một trong những biện pháp đó là doanh nghiệp vận dụng một các thích hợp Marketing, để vận dụng Marketing một cách thích hợp thì phải có thông tin. Việc nắm bắt được đầy đủ các thông tin về nhà cung cấp tiềm năng sẽ hạn chế được rất nhiều thời gian, công sức trong việc xét chọn thầu vì thế đấu thầu thu được hiệu quả cao hơn. Vấn đề đặt ra là: Lấy thông tin ở đâu? như thế nào? Thông tin nào là cần thiết ? Thông tin phải được xử lý như thế nào? Trong công tác đấu thầu quốc tế nhập khẩu máy móc thiết bị chúng ta cần tổ chức thông tin vì các lý do sau: Chọn được đúng thiết bị theo yêu cầu Chọn đúng ứng thầu tiềm năng Mua đúng giá và điều kiện vận dụng phù hợp. Việc có được thông tin đầy đủ về nhà cung cấp tiềm năng sẽ tạo thuận lợi rất nhiều cho công ty, từ đó nâng cao uy tín của mình: Thông tin có thể thu thập từ các kênh: Thông tin từ nội bộ ngành. Đây là kênh thông tin rất quan trọng và hữu hiệu. Khi ta thu thập thông tin từ nguồn này ta có thể nắm bắt được nhu cầu và bạn hàng quen thuộc của những công ty này đồng thời theo sát được những bước tiến trong khoa học công nghệ của ngành lắp máy, từ đó tìm được cho mình những nhà cung cấp tiềm năng và nắm bắt được những chỉ tiêu kỹ thuật hiện đại của máy móc cần mua trong nước và trên thế giới. Thông tin từ các phương tiện thông tin đại chúng. Tạp chí chuyên ngành xây dựng, công nghiệp, tin tức do Bộ thương mại, Tổng cục thống kê, Ngân hàng ... cung cấp. Đây là kinh thông tin tuy không cung cấp chính xác các nhu cầu nhưng lại giúp cho Công ty có cái nhìn tổng quát về tình hình thị trường. Kinh phí xây dựng kênh thông tin này không tốn kém, nhưng chất lượng thông tin không cao do đó Công ty cần thận trọng và xem xét khi chọn tài liệu thu thập thông tin. Thông tin từ các “văn phòng đại diện ảo” Nếu như đặt một văn phòng đại diện ở nước ngoài thường rất tốn kém và khó khăn về thủ tục thì phương thức “văn phòng đại diện ảo” đã khắc phục được các khó khăn trong khi vẫn đảm bảo được các chức năng hoạt động của một văn phòng đại diện thật. Trong thời gian tới, công ty XNK tổng hợp LILAMA nên nghiên cứu xem xét việc xây dựng kênh thông tin này vì thực sự công tác nghiên cứu thông tin nhập khẩu của Công ty còn kém. Ví dụ: Do thiếu kinh phí nên Công ty rất hạn chế cử người sang nghiên cứu thông tin ở nước ngoài, do đó phần lớn các quan hệ làm ăn với nước ngoài đều do Phòng thương mại và công nghiệp Việt Nam hoặc Bộ xây dựng giới thiệu. Thông tin từ khách hàng. Trong hoạt động kinh doanh, độ thoả mãn của khách hàng về các sản phẩm và dịch vụ Công ty cung cấp chính là thước đo chính xác phản ánh đầy đủ về kết quả kinh doanh, khả năng cạnh tranh của Công ty. Hay nói cách khác, khách hàng chính là người có đánh giá khách quan, chính xác về việc kinh doanh của Công ty. Nghiên cứu thị trường trong và ngoài nước. Việc nghiên cứu thị trường giúp công ty dự toán chính xác giá cả của máy móc thiết bị tránh tình trạng giá sai lệch quá lớn so với giá bỏ thầu đi ngược lại các lợi ích mà đấu thầu quốc tế đem lại. Thêm vào đó đấu thầu quốc tế nhằm mua sắm được những máy móc công nghệ hiện đại của thế giới. Vì vậy mà đa số nhà thầu là của nước ngoài. Do đó công ty cần rất coi trọng kênh thông tin này. Tổng công ty lắp máy Việt Nam không những có uy tín trong nước mà còn là một trong những đơn vị có xu hướng phát triển đầu tư ra nước ngoài bằng vốn và công nghệ Việt nam để hướng tới xuất khẩu thiết bị và nhân công ra nước ngoài thu ngoại tệ đẩy mạnh sản xuất trong nước. Tổng công ty đã tổ chức các Công ty lắp máy ở Nga, Bungari, Irắc, Angiêri. Hiện nay đã thành lập hai Công ty liên doanh: là Công ty Otis-Lilama, liên doanh giữa Lilama với hãng Otis Elevator của Mỹ để bán, lắp và bảo trì các sản phẩm cầu thang máy, thang cuốn; Công ty Poslilama là liên doanh sản xuất cấu thép công suất 15.000tấn/năm ở Long thành Đồng nai giữa Lilama các Công ty Posec & Postrade- hai thành viên của tập đoàn thép lớn Posco của hàn quốc, Công ty liên doanh xây lắp Việt - Nga với Liên bang Nga tại khu công nghiệp Dung quất. Tổng công ty đang có quan hệ với hàng trăm Công ty nước ngoài từ Nhật Bản, Hàn Quốc, Singapre, Đài Loan, Mỹ, Pháp, Anh … để hợp tác kinh doanh theo các hình thức: liên doanh liên kết, đấu thầu, nhận thầu công trình hoặc thuê nhân công. Vì vậy, nhiệm vụ của công ty XNK tổng hợp LILAMA càng nặng nề hơn, vừa phải cung ứng khối thiết bị cho các công trình xây dựng ở nước ngoài, vừa phải cung cấp thiết bị cho các liên doanh của Việt nam với nước ngoài. Ngoài ra, Công ty còn phải trù liệu những máy móc, thiết bị thi công xây dựng trước mắt để nhập khẩu đáp ứng được nhu cầu phát triển của Tổng công ty. công ty XNK tổng hợp LILAMA đã trực tiếp mua sắm, cung cấp được nguồn vật tư từ nước ngoài về với giá thấp nhất để phục vụ nhu cầu chế tạo, sản xuất và thương mại của Tổng công ty. Đến nay, công ty XNK tổng hợp LILAMA đã thực hiện được các hợp đồng nhập khẩu các lô hàng với hàng trăm ngàn tấn thép và thiết bị quan trọng như tuốc-bin và nhiệt điện Uông Bí với trị giá hàng triệu USD. Hiện nay, về nhập khẩu Công ty đã đáp ứng được đầy đủ các nhu cầu của các đơn vị thành viên của Tổng công ty.uy tín thông qua các phương tiện thông tin đại chúng. Uy tín trong kinh doanh rất quan trọng, đặc biệt là trong nền kinh tế thị trường. Công ty phải tạo được một hình ảnh tốt đối với các khách hàng của mình, cung cấp hàng hoá và dịch vụ tốt nhất cho khách hàng, thoả mãn tối đa các lợi ích của khách hàng, chẳng hạn như hình ảnh tốt của hãng HONDA đối với người tiêu dùng Việt Nam hiện nay là không ai có thể phủ nhận. Trong những năm gần đây uy tín của Tổng công ty lắp máy trong ngành lắp máy ở Việt nam đã được nâng lên rất nhiều qua thi công các công trình mang tầm cỡ quốc gia và quốc tế, cung cấp các loại máy móc thiết bị hiện đại thông qua hình thức đấu thầu. Uy tín là một trong những tiêu thức quan trọng để các nhà gọi thầu lựa chọn người trúng thầu. Vì vậy, một trong những nhiệm vụ quan trọng của công ty XNK tổng hợp LILAMA trong những năm tới là phải nâng cao hơn nữa uy tín trong kinh doanh nói chung và kinh doanh máy móc thiết bị nói riêng. Một phương tiện tạo lập nâng cao uy tín một cách có hiệu quả đó là việc dùng các phương tiện thông tin đại chúng như : Báo, Đài, Truyền hình ... Công ty nên đầu tư một lượng tiền để duy trì mối quan hệ tốt với các cơ quan thông tin để thông qua đó họ quảng bá cho việc kinh doanh của mình và nâng cao được uy tín của Công ty. Tham gia các trung tâm thương mại, tổ chức trao đổi có chọn lọc với các tổ chức thông tin khác. Tổ chức tiếp nhận thông tin từ doanh nghiệp, đã và đang tham gia vào mua sắm quốc tế thông qua các hội nghị, hội thảo quốc tế Tuy vậy để có thông tin một cách đầy đủ và chính xác phục vụ cho hoạt động đấu thầu quốc tế mua sắm máy móc thiết bị, cần có một số điều kiện: Công ty cần có kinh phí , xây dựng một đội ngũ cán bộ chuyên trách về thông tin, có đủ các phương tiện phục vụ cho công tác thu thập và xử lý thông tin. Nếu thực hiện tốt công việc này, công ty sẽ đạt được tiết kiệm và hiệu quả trong đấu thầu quốc tế phục vụ cho các dự án đồng thời có được các cơ hội phát triển trong tương lai nhờ việc phát triển hệ thống thông tin. 2. Hoàn thiện công tác lập kế hoạch mua sắm máy móc thiết bị của công ty Trên cơ sở những dự án mà Tổng công ty trúng thầu xây lắp và giao cho công ty mua sắm những máy móc thiết bị. Tuy nhiên để mua sắm nhập khẩu đạt được kết quả đúng như yêu cầu của chủ dự án, công ty phải tiến hành lập kế hoạch mà nội dung của nó bao gồm: Danh mục thiết bị sẽ mua sắm.Do tính phức tạp của máy móc thiết bị mà việc thiết lập các danh mục thiết bị sẽ mua sắm phải rất chi tiết, cụ thể ghi rõ những chỉ tiêu kỹ thuật, số lượng, các thiết bị đi kèm… Dự kiến nhân sự tham gia vào công tác đâú thầu quốc tế ở mỗi dự án mà công ty sẽ tham gia.: Việc phân công trách nhiệm cho công tác đấu thầu phải thật rõ ràng cụ thể, tránh tình trạng một người kiêm nghiệm nhiều công việc, không phù hợp với chuyên môn. Lựa chọn những cán bộ có năng lực, hiểu biết sâu về các quy chế đấu thầu. Báo cáo về năng lực và uy tín của nhà sản xuất: Nghĩa là công ty phải thu thập được tất cả những thông tin về tình hình kinh doanh của công ty đó, doanh thu, lãi, uy tín của thương hiệu, chất lượng của những sản phẩm của nhà sản xuất, thậm trí cả đội ngũ cán bộ của công ty đó là những người trực tiếp cung cấp bảo hành cho thiết bị. Việc phân chia dự án thành các gói thầu cần tuân thủ như sau: Máy móc trong một gói thầu thường là cùng loại, đồng bộ, phù hợp với tính chất và công nghệ cũng như phù hợp với trình tự thực hiện dự án. Quy mô của gói thầu cũng phải phù hợp với hình thức và phương thức đấu thầu quốc tế, nếu gói thầu đó cần đảm bảo có sự tham gia của các doanh nghiệp trong nước thì quy mô không nên quá lớn. Thòi gian tổ chức đấu thầu cũng phải được dự kiến một cách chính xác, tính toán cả những sai lệch về mặt thời gian có thể có trong quá trình thưc hiện. Đưa ra một mức giá chính xác và phù hợp nhất cho từng gói thầu. ở Việt Nam hiện nay xuất hiện tình trạng các nhà thầu cố tình đưa ra một mức giá rất thấp, thấp hơn rất nhiều so với giá dự toán của bên mời thầu để nâng cao khả năng trúng thầu, tuy nhiên khi thực hiện hợp đồng thì nhà thầu đó lại cung cấp những thiết bị với chất lượng kém. Vì vậy mà việc có nên quy định một mức giá sàn hay không vẫn còn nhiều tranh cãi. Tuy nhiên tôi cho rằng khi đưa ra mức giá cho gói thầu công ty cần tính toán được mức giá thấp nhất có thể có của gói thầu từ những chỉ số kỹ thuật của gói thầu đó. Việc nhập khẩu máy móc thiết bị, dây truyền công nghệ bao gồm rất nhiều khâu: từ lắp đặt, thi công, vận hành đến cả những dịch vụ sau hợp đồng thường rất phức tạp và trải qua một thời gian tương đối dài. Do đó, việc hoàn thiện công việc lập kế hoạch sẽ đảm bảo cho dự án được thực hiện chuẩn xác tới từng chi tiết, tránh những sai sót có thể xảy ra. Điều này đồng nghĩa với việc uy tín của công ty được nâng dần và đảm bảo cho những cơ hội kinh doanh mới. 3. Chuẩn bị tốt hồ sơ mời thầu. Hồ sơ mời thầu là cơ sở, là căn cứ để các nhà thầu chuẩn bị và xác định các công việc phải làm nếu được chọn, đó là tất cả mọi yêu cầu của bên mời thầu. Vì thế khi chuẩn bị tốt hồ sơ mời thầu sẽ giúp cho các nhà thầu khái quát được các công việc, hình dung được về hàng hóa mình cần cung cấp, cung cấp như thế nào sao cho hiệu quả nhất. Hồ sơ mời thầu được chuẩn bị tốt sẽ tạo điều kiện cho hồ sơ dự thầu được soạn thảo tốt, giúp cho các gói thầu được thực hiện thuận lợi với các giải pháp tối ưu nhất. Như thế việc chuẩn bị hồ sơ mời thầu cũng là một trong những tiền đề quyết định sự thành công góp phần hoàn thiện công tác đấu thầu. Do vậy việc lập hồ sơ mời thầu đòi hỏi tính khoa học cao, mọi thông tin phải chính xác giúp nhà thầu dễ đọc và dễ hiểu yêu cầu của bên mời thầu, tránh hiện tượng lặp đi lặp lại một thông tin nào ở các phần khác nhau. Hai nội dung trong hồ sơ mời thầu là Chỉ dẫn cho các nhà thầu và Bản tiên lượng càng được soạn thảo kỹ lưỡng, đầy đủ và chính xác bao nhiêu thì thông tin cho các nhà thầu các đầy đủ, rõ ràng bấy nhiêu. Vì thế hai bộ phận này đòi hỏi phải được tiến hành soạn thảo bởi các chuyên gia có kinh nghiệm, am hiểu về dự án, am hiểu về các quy phạm pháp luật đấu thầu, có trình độ chuyên ngành cao. Khác với các công tác khác, hợp đồng được ký kết trong đấu thầu có các nội dung được quy định trước trong hồ sơ mời thầu và đã được nhà thầu chấp nhận khi soạn thảo hồ sơ dự thầu như: Phương thức thực hiện hợp đồng, thủ tục thành toán, nghiệm thu, xử lý tình huống khi có các trường hợp bất thường xảy ra, thưởng phạt xử lý các tranh chấp hợp đồng, thời gian, giá cả. Những quy định này được đưa ra bởi chủ đầu tư trong hồ sơ mời thầu và đây là những quy định phải tuân theo của cả hai bên kể từ khi ký kết hợp đồng cho đến khi kết thúc thời gian bảo hành của đối tượng được đấu thầu. Chính vì thế nếu bản điều kiện của hợp đồng mà chung chung, sơ sài quá dẫn đến việc khi có phát sinh không biết phải xử lý như thế nào và nhà thầu sẽ từ chối những nghĩa vụ thuộc phạm vi phải thực hiện của mình chỉ vì trong hồ sơ mời thầu không nêu cụ thể, nhưng bản này cũng không nên được lập một cách cứng nhắc quá, đẩy trách nhiệm cho các nhà thầu hết… bởi vì thế sẽ hạn chế các nhà thầu tham gia. Cho nên đối với mỗi gói thầu, chủ đầu tư cần phải đưa ra những điều kiện hợp lý, phù hợp với tình hình cụ thể cuả việc thực hiện gói thầu sao cho những điều khoản đưa ra là khả thi nhất Thường thì trong một hợp đồng có ba lĩnh vực được nêu ra: lĩnh vực kỹ thuật, lĩnh vực pháp lý, và lĩnh vực thương mại thì trong biên bản điều kiện hợp đồng cũng có những quy định như thế. Thời gian cung cấp hàng hoá phải được chính xác và bảo đảm, bởi vì việc cung cấp thiết bị luôn gắn liền với tiến độ của dự án. Điều này có một ý nghĩa hết sức quan trọng mà nếu bị vi phạm nó sẽ gây thiệt hại nghiêm trọng cả về vật chất và uy tín.Tiến độ cung cấp hàng hoá chậm thì phải tìm ra được nguyên nhân do lỗi của ai và ai là người chịu phạt, chịu mọi chi phí phát sinh. Trường hợp bị phạt: theo phạm vi, mức độ phạt như thế nào cần được nêu rõ. Hồ sơ mời thầu phải nêu rõ, chi tiết về nội dung kỹ thuật của thiết bị, các tiêu chí sẽ được chủ đầu tư xét chọn, các năng lực tài chính cần thiết của nhà thầu, điều kiện trao hợp đồng, quy trình thông báo trúng thầu, các quy định về thương thảo ký kết hợp đồng, quyền và nghĩa vụ của các bên 4. Xây dựng các chỉ tiêu xét thầu một cách chi tiết, rõ ràng Việc xây dựng các chỉ tiêu xét thầu là việc làm cần thiết có ý nghĩa quan trọng trong công tác đấu thầu quốc tế mua sắm máy móc thiết bị. Căn cứ để xác định chỉ tiêu xét thầu gồm: Yêu cầu lựa chọn đúng thiết bị cần mua. Đảm bảo công bằng trong việc lựa chọn. Theo căn cứ này, việc lựa chọn đúng máy móc thiết bị cần mua được thể hiện trên các mặt: Đúng kiểu cách ( đúng kích thước, trọng lượng, hình dáng) Đúng chất lượng, đúng năm sản xuất. Đạt tiêu chuẩn (môi trường, an toàn ) Đúng giá. Việc đảm bảo công bằng trong lựa chọn liên quan đến 3 nội dung là: Thẩm định tài chính, thẩm định kỹ thuật và xem xét yếu tố thời gian có liên quan. Trong đó việc thẩm định tài chính và thẩm định kỹ thuật là hai vẫn đề cốt lõi. Kinh nghiệm trên thế giới khi xét thầu thường áp dụng một hệ thống cho điểm và từ đó lựa chọn nhà thầu có điểm cao nhất. Khi xây dựng tiêu chuẩn xét thầu cần lưu ý một số điểm sau: Các chỉ tiêu xét thầu xây dựng cho từng dự án là khác nhau, vì vậy thang điểm phải được xây dựng cho từng dự án riêng biệt và từng thời kỳ là khác nhau. Muốn tiến hành lập một hệ thống chỉ tiêu xét thầu công ty cần tuân thủ các điều kiện sau: Thứ nhất: Cần có văn bản hướng dẫn việc lập các chỉ tiêu xét thầu chung cho toàn công ty. Thứ hai: Tập huấn cho các cán bộ làm công tác xét thầu. Thứ ba: Cần lên kế hoạch nhập khẩu, từ đó có thể lựa chọn các chỉ tiêu và cho điểm trước khi mở gói thầu. Trong thời gian tới, công ty cần ưu tiên thực hiện một số công việc, đó là: Xây dựng và đề ra quy chế hướng dẫn lập các chỉ tiêu xét thầu chung cho công ty tới mức độ càng chi tiết càng tốt. Thiết lập quy chế hướng dẫn và đào tạo cán bộ, cần lưu ý đến một số vấn đề liên quan đến tính công khai và bí mật cũng như tính thống nhất và đặc thù trong xây dựng các chỉ tiêu. Cần nghiên cứu để quyết định mức giá xét thầu cho phù hợp với từng dự án mà công ty ký kết hợp đồng. Tuy nhiên tổ xét thầu cũng cần lưu ý trong việc chọn lựa ai là người trúng thầu trong trường hợp hai nhà thầu có điểm kỹ thuật chênh lệch nhau rất nhiều nhưng chênh lệch về giá lại không đáng kể. Đây cũng là tình huống gặp không ít trong thực tế. Theo như quy định của quy chế đấu thầu thì việc lựa chọn nhà thầu có giá thấp nhất là trúng thầu nhưng ở đây nên quan tâm đến lợi ích của Công ty . Xét một cách tổng thể thì việc lựa chọn nhà thầu có điểm kỹ thuật cao hơn rất nhiều và giá cao hơn một phần nhỏ sẽ có lợi cho chủ đầu tư hơn vì chỉ phải bỏ một chút vốn mà lại thu được những thiết bị với chất lượng cao phù hợp. Trong trường hợp này tổ chuyên gia nên xem xét ý kiến của cơ quan hoặc người có thẩm quyền quyết định đầu tư và cơ quan thẩm định đầu tư chứ không nên máy móc theo quy định trong quy chế đấu thầu (vì hiện nay quy chế này cũng đang trên con đường bổ sung và hoàn thiện). Để có thể khắc phục tình trạng bỏ giá thầu quá thấp do không có mức giá sàn làm chuẩn ta có thể xác định giá xét thầu như sau: Nhà thầu trúng thầu là người chào giá gần nhất so với giá trung bình của tất cả các hồ sơ dự thầu mà chủ đầu tư nhận được. Nhà thầu trúng thầu là người chào giá có thể thấp hơn giá trung bình nói trên, nhưng là giá gần nhất với giá này và vẫn thấp hơn giá dự toán của chủ đầu tư. Nhà thầu trúng thầu là người chào giá gần nhất với mức giá trung bình, sau khi đã loại giá thầu thấp nhất và cao nhất trong số các hồ sơ dự thầu nhận được. 5. Tăng cường đào tạo chuyên môn nghiệp vụ đấu thầu cho cán bộ làm việc trong các phòng ban liên quan. Trong thực hiện dự án đấu thầu quốc tế luôn có sự hiện diện của ba chủ thể: chủ đầu tư, nhà thầu và kỹ sư tư vấn. Trong đó đội ngũ kỹ sư tư vấn hiện diện như một nhân tố đảm bảo cho hợp đồng luôn được thực hiện một cách nghiêm túc tới từng chi tiết, tiến độ, phát hiện kịp thời những sai sót để điều chỉnh cho phù hợp. Đồng thời kỹ sư tư vấn cũng là nhân tố hạn chế tối đa những mưu toan thông đồng hoặc thoả hiệp gây thiệt hại cho những chủ đầu tư dự án. Bởi vậy các chuyên gia chịu trách nhiệm kỹ thuật, công nghệ phải được bồi dưỡng có hệ thống cập nhật theo định kỳ có kiến thức chuyên ngành cần thiết. Trong thời gian qua ở Tổng công ty LILAMA, công tác tư vấn thường được giao cho Công ty Tư Vấn là công ty thành viên của LILAMA. Tuy nhiên một số công trình của dự án còn thiếu sót. Nguyên nhân là do đội ngũ chuyên gia tư vấn thiếu đồng bộ, chưa tiếp cận được trình độ công nghệ hiện đại trên thế giới và khu vực. Nhiều chuyên gia giỏi không được sử dụng cho công tác tư vấn. Hệ thống dữ liệu thông tin còn thiếu và yếu. Hệ thống trang bị kỹ thuât chậm đổi mới do hạn chế về kinh phí đầu tư. Tình trạng hụt hẫng cán bộ chuyên môn đầu ngành đang là một thực tế. Tuy nhiên số cán bộ chuyên môn giỏi đến tuổi nghỉ hưu vẫn có thể tham gia công tác tư vấn. Đây là lực lượng rất quý, vì họ đã có nhiều kinh nghiệm tích luỹ từ thực tế trong nước và quốc tế, bên cạnh lực lượng chuyên gia này cần có kế hoạch đào tạo chính quy hệ đại học và sau đại học cho cán bộ tham gia công tác tư vấn.. Về các chuyên ngành Quản Trị kinh doanh, quản trị dự án, quản lý kinh tế… Ngoài ra cũng cần tổ chức thi kiểm tra sát hạch cấp chứng chỉ để sắp xếp các chuyên gia theo cấp bậc. Và tuỳ theo quy mô và mưc độ của gói thầu mà bên mời thầu lựa chọn chuyên gia tư vấn có đủ trình độ tham gia tổ chức xét thầu. Phát triển công nghệ phần mềm cho công tác thiết kế. Đội ngũ cán bộ tham gia vào công tác đấu thầu cần được tập huấn bằng các hình thức như mời các chuyên gia về đấu thầu của nước ngoài để tổ chức các lớp tập huấn ngắn ngày, hay có thể thành lập một số đoàn đi tham khảo và học tập về đấu thầu, mô hình quản lý đấu thầu ở một số nước trên thế giới mà đấu thầu đã rất quen thuộc trong đời sống kinh tế. Đồng thời lựa chọn từ cán bộ đấu thầu một số người có đủ năng lực, phẩm chất, để cử đi đào tạo ở các lớp học chính quy ở nước ngoài để sau này về làm cán bộ nòng cốt của công ty trong lĩnh vực đấu thầu. Đồng thời cũng chú ý đến việc đào tạo về ngoại ngữ chuyên ngành đấu thầu cho đội ngũ đấu thầu này đặc biệt là đối với cán bộ làm việc trực tiếp với phía nước ngoài, tránh tình trạng chỉ vì trình độ ngoại ngữ kém mà dẫn đến việc đánh giá không chính xác hồ sơ dự thầu của các nhà thầu. Ngoài ra cũng cần đặc biệt chú ý đến việc đào tạo các chuyên gia tài chính cho các gói thầu vì đây chính là những người trực tiếp bóc tách công việc từ hồ sơ kỹ thuật được duyệt và cũng chính họ là người xây dựng nên Bảng tiên lượng trong hồ sơ mời thầu, quản lý những chi phí phát sinh trong quá trình thực hiện. Đây cũng là một công việc quan trọng trong việc dự tính giá gói thầu hợp lý, giảm bớt phức tạp trong quá trình đánh giá dự thầu. Đồng thời Công ty cũng cần có biện pháp bố trí cán bộ một cách hợp lý. Do hiện nay đội ngũ cán bộ làm công tác đấu thầu ở công ty còn ỏ tình trạng thiếu người nên các cán bộ đôi khi phải kiêm nghiệm nhiều công việc. Điều này khiến cho các cán bộ không thể chuyên môn hóa vào một lĩnh vực, một công việc cụ thể được. Chính vì thế nên trong các công đoạn của quá trình đấu thầu sẽ không phát huy hết được hiệu quả của đội ngũ cán bộ hiện có. Bởi vì, bố trí đúng người đúng việc sẽ tiết kiệm được lao động sống, nâng cao năng suất lao động, giảm được chi phí nhân công, nâng cao được hiệu quả đấu thầu từ đó góp phần hoàn thiện công tác tổ chức đấu thầu ở Công ty. Và công ty cũng nên đưa ra một số chính sách mang tính động lực ( thưởng, phạt vật chất) để khuyến khích, động viên cán bộ làm việc với tinh thần và ý thức trách nhiệm cao, vì sự phát triển bền vững lâu dài của Công ty. 6. Thực hiện tốt các nguyên tắc đấu thầu quốc tế Đấu thầu quốc tế mua sắm máy móc thiết bị là một hình thức mua hàng có nhiều lợi ích và hiệu quả. Tuy nhiên nó chỉ có thể phát huy hết ưu điểm khi mà các bên tham gia vào phương thức này tuân thủ đầy đủ những nguyên tắc đấu thầu, những quy định của pháp luật và những điều khoản có trong hợp đồng mà hai bên đã thương thảo. Nguyên tắc cạnh tranh với các điều kiện ngang nhau: Nguyên tắc này thể hiện ở chỗ bên mời thầu phải cung cấp đầy đủ những thông tin trong hồ sơ mơì cho các nhà thầu là như nhau, đặc biệt là những thông tin về các tiêu chí mà công ty sẽ tiến hành xét thầu đối với gói thầu đó. Đảm bảo được điều này, công ty sẽ nhận được những hồ sơ dự thầu chi tiết, được chuẩn bị một cách kỹ càng, trung thực, giúp thuận tiện cho công tác xét thầu của công ty. Nguyên tắc đầy đủ dữ kiện đòi hỏi bên ứng thầu phải cung cấp đầy đủ những thông tin càng chi tiết càng tốt về hàng hoá đó như chất lượng, quy cách, năm sản xuất, các thông số kỹ thuật. Nguyên tắc đánh giá công bằng: Các hồ sơ phải được niêm phong cẩn thận trước khi mở thầu Tất cả các hồ sơ phải được đánh giá trên cùng một mặt bằng so sánh. Mặt bằng so sánh phải được tất cả những thành viên của tổ chuyên gia thống nhất và được ghi một cách cụ thể rõ ràng, tạo điều kiện thuận lợi cho việc xét thầu và đảm bảo quyền lợi công bằng cho các nhà thầu. Việc đánh giá phải được thực hiện bởi một hội đồng xét thầu có đủ năng lực, có phẩm chất đạo đức tốt. Nguyên tắc bảo hiểm bảo hành dự án: Trách nhiệm của nhà cung cấp chỉ có thể chấm dứt khi máy móc đã đi vào vận hành thử và đã hết hạn bảo hành. Nguyên tắc này được thực hiện tốt sẽ tạo sự hợp tác chặt chẽ giữa các bên, tạo lòng tin và uy tín giữa các bên với nhau. Để thực hiện tốt nguyên tắc này thì nhà thầu phải thực hiện tốt những điều khoản của hợp đồng đã được thương thảo, bên mời thầu phải có sự kiểm tra quá trình thực hiện hợp đồng và theo dõi sự vận hành của máy móc cho đến khi hết hạn bảo hành. Chỉ có thực hiện tốt nguyên tắc này thì mục tiêu mà chủ đầu tư dùng phương thức đấu thầu mới được đảm bảo và mọi lợi ích của đấu thầu mới có thể phát huy. Kết luận Qua thời gian thực tập tại Công ty XNK tổng hợp LILAMA, được tiếp xúc với các bước công việc của một số gói thầu được tổ chức đã giúp tôi hiểu rõ vai trò của đấu thầu quốc tế và tại sao đấu thầu lại nhanh chóng trở thành một phương thức phổ biến trong viêc thực hiện các dự án đầu tư. Viêc tiến hành công tác đấu thầu quốc tế đã thu lại rất nhiều cái “lợi” không chỉ đối với chủ đầu tư mà còn có tác động tích cực đến các nhà thầu cũng như đến toàn bộ xã hội. Tuy nhiên vẫn còn nhiều bất cập trong công tác đấu thầu quốc tế tại công ty XNK tổng hợp LILAMA và nhiều vấn đề còn gây nhiều tranh cãi trong Quy chế đấu thầu mà thời gian qua đã được đề cập rất nhiều trên các phương tiện thông tin đại chúng. Do đó Nhà nước và công ty XNK tổng hợp LILAMA cần quan tâm, chỉ đạo, hướng dẫn kịp thời để công tác vốn còn rất mới mẻ này đi đúng hướng ban đầu, vốn có của nó. Trong những năm tới Tổng công ty Lắp Máy Việt Nam cũng cần tiếp tục đẩy mạnh đi sâu tìm hiểu nâng cao, hoàn thiện dần từng bước công tác đấu thầu nói chung và đấu thầu quốc tế nói riêng để đấu thầu thực sự trở thành một phương thức hữu hiệu góp phần quan trọng trong việc phát triển ngành công nghiệp lắp máy nói chung và Tổng công ty Lắp MáyViệt Nam nói riêng. Sau gần bốn tháng thực tập tuy không chỉ dùng lý lẽ để làm thay đổi một số bước quy trình tại Tổng Công Ty nhưng tôi đã mạnh dạn xin được nêu ra một vài biện pháp mang tính chất đề xuất nhằm góp phần hoàn thiện công tác đấu thầu quốc tế mua sắm máy móc thiết bị tại Công ty. Hi vọng đó sẽ là những gợi ý có ý nghĩa giúp cho Công ty XNK tổng hợp LILAMA tìm ra giải pháp phù hợp nhất cho công tác hoạt động của mình. Một lần nữa tôi xin chân thành cảm ơn Thầy giáo-Th.s Nguyễn Quang Huy, cảm ơn các cô chú, các anh chị trong công ty XNK tổng hợp LILAMA đã tận tình giúp đỡ tôi hoàn thành bài viết này. Tài liệu tham khảo Quy chế đấu thầu ban hành kèm theo Nghị định số 88/1999/ NĐ- CP ngày1/9 /1999 của Chính Phủ Quy chế quản lý Đầu tư và xây dựng ban hành kèm theo Nghị định số 52/1999/NĐ- CP ngày 8/7/1999 của Chính Phủ Nghị định số 12/2000/NĐ-CP ngày5/5/2000 của Chính Phủ Giáo trình Quản Trị Kinh Doanh Thương mại quốc tế. Bài giảng về đấu thầu quốc tế. Tạp chí công nghiệp, tạp chí thương mại các số năm 2002 Sách Hướng dẫn về đấu thầu theo Quy chế của Hiệp hội quốc tế các kỹ sư tư vấn (FIDIC), Ngân hàng thế giới(WB), Ngân hàng phát triển liên Mỹ (IDB) Tài liệu tham khảo của Công Ty như Mẫu Hồ sơ đấu thầu mua sắm hàng hoá thiết bị, số liệu về tài chính, đấu thầu của Công ty qua các năm. Luận văn của các khoá 39 – 40 Trường ĐHKTQD. Mục lục Trang ._.