Một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác lập giá dự thầu mua sắm thiết bị tại Công ty thiết bị Y tế Trung ương 1

quốc tế. Hình thức đấu thầu ban đầu chỉ được áp dụng trong lĩnh vực xây dựng nhưng sau này do tính chất đặc điểm cũng như hiệu quả của nó đối với nền kinh tế người ta đã áp dụng nó trong nhiều lĩnh vực như: tư vấn, mua sắm thiết bị hàng hoá. Chính vì vậy mà trong hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp hiện nay việc áp dụng đấu thầu đã trở thành phương thức kinh doanh đặc thù vì quá trình kinh doanh của doanh nghiệp được bắt đầu bằng hoạt động tiêu thụ thông qua việc ký kết hợp đồng mua bán hàng hoá. Chính vì vậy sự phát triển của doanh nghiệp giờ đây đều phụ thuộc vào khả năng thắng thầu và tìm hợp đồng tiêu thụ hàng hoá. Hiện nay cùng với chính sách phát triển kinh tế thích hợp của Nhà nước đã tạo nhiều cơ hội cho các nhà thầu tham gia đấu thầu. Tuy nhiên ở nước ta hoạt động đấu thầu nói chung cũng như đấu thầu mua sắm thiết bị hàng hoá nói riêng còn khá mới mẻ với các doanh nghiệp ở Việt Nam vì hoạt động này mới chỉ tiến hành trong một vài năm trởlại đây và chưa hoàn chỉnh về nhiều mặt. Cùng với đó nhiều doanh nghiệp cũng phải tự điều chỉnh để tiến tới thích ứng hoàn toàn với phương thức cạnh tranh mới. Vì thế mọi việc nhận thức đầy đủ về tầm quan trọng của công tác lập giá đối với khả năng trúng thầu cũng như thực hiện công tác lập giá tại các doanh nghiệp này không tránh khỏi bất cập và gặp những khó khăn dẫn đến hiệu quả đạt được chưa cao từ đó ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động kinh doanh của đơn vị. Với kiến thức đã học ở trường và qua thời gian thực tập tại Công ty thiết bị y tế TW1 - Hà Nội tôi nhận thấy vấn đề lập giá dự thầu thực sự bức xúc trong thực tiễn hoạt động kinh doanh của Công ty nó đã đặt ra yêu cầu cần phải hoàn thiện hơn nữa công tác lập giá dự thầu tại Công ty. Với mong muốn được góp phần giải quyết yêu cầu đó tôi mạnh dạn tìm hiểu và nghiên cứu đề tài “Một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác lập giá dự thầu trong đấu thầu mua sắm thiết bị tại Công ty thiết bị y tế TW1 - Hà Nội" Nội dung chuyên đề ngoài phần mở đầu và kết luận được kết cấu thành 3 chương: Chương I - Những vấn đề lý luận chung về đấu thầu và tổ chức lập  giá dự thầu trong hoạt động mua bán của doanh nghiệp. Chương II - Phân tích thực trạng công tác lập giá dự thầu ở Công ty  thiết bị y tế TW1 - Hà Nội. Chương III -Một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác lập giá dự  thầu tại Công ty thiết bị y tế TW1 - Hà Nội. Với trình độ và thời gian có hạn nội dung chuyên đề khó có thể tránh được những thiếu sót, tôi rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của các thầy cô cũng như của các cán bộ Công ty thiết bị y tế TW1 - Hà Nội để thực hiện đề tài được tốt hơn. Chương một Những vấn đề lý luận chung về đấu thầu và tổ chức lập giá dự thầu trong hoạt động mua bán của doanh nghiệp. 1.1- Thực chất và vai trò của phương thức đấu thầu trong hoạt động mua bán của doanh nghiệp. 1.1.1 Thực chất và đặc điểm của đấu thầu mua bán thiết bị trong hoạt động mua bán của doanh nghiệp. 1.1.1.1 Thực chất của đấu thầu trong hoạt động mua bán của doanh nghiệp. Quá trình tái sản xuất mở rộng gồm 4 khâu: sản xuất, trao đổi phân phối và tiêu dùng. Các khâu này có quan hệ tương hỗ với nhau. Hoạt động mua bán nằm trong khâu phân phối và tiêu dùng. Bởi vậy trong nền kinh tế hàng hoá ở những mức độ khác nhau và với mục đích khác nhau mà bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng phải tham gia vào quá trình mua bàn bán này. Xét một cách khái quát thì hoạt động mua bán của doanh nghiệp chính là quá trình trao đổi hàng hoá giữa các chủ thể kinh tế thông qua mua bán trên thị trường và trong quá trình này nội dung kinh tế cơ bản của nó là thực hiện chuyển hoá quyền sở hữu và quyền sử dụng hàng hoá giữa các chủ thể. Khi thực hiện hoạt động mua, bán theo những kiểu khác nhau (hàng đổi lấy tiền, tiền đổi lấy hàng, hàng đổi lấy hàng) theo sự thoả thuận giữa các chủ thể có liên quan thì quyền sở hữu hàng hoá và sử dụng hàng hoá (hoặc tiền tệ) từ chủ thể này sẽ được chuyển giao cho chủ thể khác và ngược lại. Điều này có nghĩa là khi thực hiện hoạt động bán người bán mất quyền sở hữu và sử dụng hàng hoá của mình họ nhận được quyền sở hữu và sử dụng tiền tệ của người mua. Trong tình hình hiện nay cùng với sự phát triển của nền kinh tế hàng hoá thì để thực hiện được hoạt động mua bán thì doanh nghiệp nào cũng có thể áp dụng một trong ba phương thức chủ yếu. + Tự mua sắm: chủ đầu tư tự dùng lực lượng của mình để thực hiện việc mua sắm thiết bị hàng hoá. Hình thức này có một số ưu điểm là: Mức độ quan tâm về chất lương cao; có ý thức tiết kiệm chi phí; lo lắng đến tiến độ. Song nó cũng gặp phải một số nhược điểm là: khả năng hạn chế chưa chắc đã thực hiện được kết quả là khó đảm bảo hình thức này chỉ phù hợp với các thiết bị có kỹ thuật đơn giản. + Chỉ định thầu: Là hình thức đặc biệt được áp dụng đối với các gói thầu sử dụng vốn Nhà nước được phép chỉ định thầu. Bên mời thầu chỉ thương thảo hợp đồng với một nhà thầu do người có thẩm quyền quyết định đầu tư chỉ định, nếu không đạt yêu cầu mới thương thảo với nhà thầu khác. Trường hợp này, công cụ ràng buộc giữa hai bên chủ đầu tư và nhà thầu chính là hợp đồng kinh tế. Việc thực hiện phương thức này bộc lộ các ưu nhược điểm sau: Ưu điểm: Do chọn được nhà thầu có năng lực trình độ hơn khả năng thực hiện tốt các yêu cầu của chủ đầu tư (chủ yếu là yêu cầu kỹ thuật của thiết bị) nên có thể đáp ứng tốt các yêu cầu của chủ đầu tư với chi phí phù hợp. Nhược điểm: Chất lượng thực tế còn phụ thuộc vào bên nhà thầu dễ gây ra tình trạng phụ thuộc vào một nhà thầu. + Đấu thầu: Trong mua sắm thiết bị thì đây là phương thức đang được áp dụng rộng rãi nhất hiện nay. Đứng ở mỗi góc độ khác nhau mà xem xét thì sẽ có những cách nhìn khác nhau về đấu thầu mua sắm hàng hoá. Đứng trên góc độ của nhà thầu: Đấu thầu chính là một hình thức kinh doanh trong cơ chế mới mà thông qua đó nhà thầu nhận được cơ hội cung cấp thiết bị hàng hoá cho người mua (chủ đầu tư) và nhận được tiền về. Đứng ở góc độ của chủ đầu tư: Đấu thầu là một phương thức cạnh tranh trong hoạt động mua bán của chủ đầu tư nhằm lựa chọn ra được nhà thầu cung cấp thiết bị hàng hoá cho mình đáp ứng được yêu cầu kinh tế kỹ thuật đặt ra trong việc cung cấp thiết bị hàng hoá. Đứng trên góc độ của quản lý Nhà nước: Đấu thầu là một phương thức quản lý thực hiện dự án đầu tư mà trên cơ sở đó chọn lựa được nhà thầu đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của bên mời thầu trên cơ sở cạnh tranh giữa các nhà thầu. Như vậy tổng hợp các góc độ trên mà xem xét thì có thể hiểu khái quát khái niệm đấu thầu mua sắm thiết bị là: “Đấu thầu mua sắm thiết bị là phương thức giao dịch đặc biệt để mua sắm thiết bị hàng hoá trong đó người mua (được gọi là bên mời thầu, bên gọi thầu0 công bố trước các điều kiện giao hàng để người bán (được gọi là người dự thầu hay nhà thầu) báo giá mình muốn bán. Người mua sẽ chọn mua của người nào báo giá rẻ nhất và điều kiện tín dụng phù hợp hơn cả với những điều kiện mua hàng đã nêu trong hồ sơ mời thầu. Từ những vấn đề trên đây có thể thấy thực chất của đấu thầu thể hiện ở các khía cạnh sau: * Thứ nhất: Đấu thầu là việc ứng dụng phương pháp xét hiệu quả kinh tế trong việc lựa chọn các đơn vị cung cấp thiết bị hàng hoá (các nhà thầu). Phương pháp này đòi hỏi sự so sánh, đánh giá giữa các nhà thầu trên cùng một phương diện (như kỹ thuật, tài chính) và phải diễn ra theo một quy trình và căn cứ vào một hệ thống các tiêu chuẩn nhất định để chọn lấy nhà thầu đủ khả năng sau đó lại so sánh tiếp. Kết quả cuối cùng là chủ đầu tư sẽ chọn được nhà thầu đáp ứng một cách tốt nhất các yêu cầu của bên mời thầu. * Thứ hai: Đấu thầu là việc tổ chức hoạt động cạnh tranh trên hai phương diện: - Cạnh tranh giữa chủ đầu tư (bên mời thầu) và nhà thầu (các đơn vị cung cấp thiết bị hàng hoá). - Cạnh tranh giữa các nhà thầu. Các quan hệ cạnh tranh này xuất phát từ quan hệ mua bán (cung - cầu) trong đó người mua là chủ đầu tư và người bán là các nhà thầu. Tuy nhiên hoạt động mua bán này khác với hoạt động mua bán thông thường ở chỗ: chủ đầu tư bán việc nhưng phải trả tiền, nhà thầu mua việc nhưng nhận được tiền. Người bán muốn bán việc với giá rẻ nhất bởi vì họ phải trả tiền thanh toán cho người mua. Người mua lại mong muốn mua được giá cao để tăng lợi nhuận, tăng thu nhập cho họ. Mặt khác theo lý thuyết hành vi thì trong một vụ mua bán bao giờ người mua cũng cố gắng để mua được hàng hoá với mức giá thấp nhất ở chất lượng nhất định, còn người bán lại cố gắng bán được mặt hàng đó ở mức giá cao nhất có thể. Do đó nảy sinh sự cạnh tranh giữa người mua (chủ đầu tư) và người bán (nhà thầu). Mặt khác, do hoạt động mua bán này lại diễn ra chỉ với một người mua và nhiều người bán nên giữa những người bán (các nhà thầu) phải cạnh tranh với nhau để bán được sản phẩm của mình. Kết quả là thông qua việc tổ chức hoạt động cạnh tranh sẽ hình thành giá thầu. Trong việc lựa chọn nhà thầu có thể được thực hiện theo hai hình thức chủ yếu sau: - Đấu thầu rộng rãi: Đấu thầu rộng rãi là hình thức không hạn chế số lượng nhà thầu tham gia. Bên mời thầu phải thông báo công khai trên các phương tiện thông tin đại chúng và ghi rõ các điều kiện, thời gian dự thầu. Đối với các gói thầu lớn phức tạp về công nghệ, kỹ thuật bên mời thầu phải tiến hành sơ tuyển để lựa chọn nhà thầu có đủ tư cách và năng lực tham gia dự thầu. Hình thức này hiện nay đang được khuyến khích áp dụng nhằm đạt được tính cạnh tranh cao trên cơ sở có sự tham gia của nhiều nhà thầu. Tuy nhiên hình thức này chỉ được áp dụng đối với các loại thiết bị hàng hoá thông thường không có yêu cầu đặc biệt về công nghệ và kỹ thuật cũng như không mang tính bí mật và tuỳ theo từng dự án cụ thể trong phạm vi một địa phương, một vùng, khu vực, toàn quốc hay quốc tế. - Đấu thầu hạn chế: Đấu thần hạn chế là hình thức đấu thầu mà bên mời thầu chỉ mời một số nhà thầu có khả năng đáp ứng các yêu cầu của hồ sơ mời thầu. Hình thức này hiện nay chỉ được áp dụng một trong các trường hợp sau: + Chỉ có một số nhà thầu đáp ứng được yêu càu của hồ sơ mời thầu nhưng tối thiểu phải có 3 nhà thầu có khả năng tham gia. + Các nguồn vốn sử dụng để mua thiết bị hàng hoá có yêu cầu cần tiến hành đấu thầu hạn chế. - Do yêu cầu về tiến độ giao hàng để thực hiện dự án được người có thẩm quyền quyết định đầu tư chấp nhận. - Do tính chất của hàng hoá thiết bị cần mua sắm đòi hỏi phải tiến hành đấu thầu hạn chế. Để tiến hành việc thực hiện đấu thầu thì chủ đầu tư có thể áp dụng các phưong thức chủ yếu sau: * Đấu thầu một túi hồ sơ (một phong bì) Khi đấu thầu theo phương thức này nhà thầu cần nộp những đề xuất về kỹ thuật, tài chính, giá bó thầu và những điều kiện khác trong một túi hồ sơ chung. * Đấu thầu hai túi hồ sơ (Hai phong bì) Khi đấu thầu theo phương thức này, nhà thầu cần nộp những đề xuất về kỹ thuật và đề xuất về tài chính trong từng túi hồ sơ riêng vào cùng một thời điểm. Túi hồ sơ về kỹ thuật sẽ được xem xét trước để đánh giá, xếp hạng. Nhà thầu được xếp hạng thứ nhất về kỹ thuật sẽ được xem xét tiếp túi hồ sợ đề xuất về tài chính. Trong trường hợp nhà thầu không đáp ứng được các yêu cầu về tài chính và các điều kiện của hợp đồng, bên mời thầu phải xin ý kiến của người có thẩm quyền quyết định đầu tư, nếu được chấp thuận mới được mời nhà thầu tiếp theo để xem xét. * Đấu thầu hai giai đoạn. Phương pháp này áp dụng cho những dự án lớn, phức tạp về công nghệ và kỹ thuật. Trong quá trình xem xét, chủ đầu tư có điều kiện hoàn thiện yêu cầu đòi hỏi của thiết bị hàng hoá về mặt công nghệ, kỹ thuật và các điều kiện tài chính của hồ sơ mời thầu. - Giai đoạn thứ nhất: Các nhà thầu nộp đề xuất về kỹ thuật và phương án tài chính sơ bộ (chưa có giá0 để bên mời thầu xem xét và thảo luận cụ thể với từng nhà thầu nhằm thống nhất về yêu cầu và tiêu chuẩn kỹ thuật để nhà thầu chính thức chuẩn bị và nộp đề xuất kỹ thuật của mình. - Giai đoạn thứ hai: Bên mời thầu mời các nhà thầu tham gia trong giai đoạn thứ nhất nộp đề xuất kỹ thuật đã được bổ sung hoàn thiện trên cùng một mặt bằng kỹ thuật và đề xuất đầy đủ các điều kiện tài chính, tiến độ thực hiện, điều kiện hợp đồng, giá bó thầu để đánh giá và xếp hạng. * Chào hàng cạnh tranh. Phương thức này chỉ áp dụng cho các gói thầu mua sắm thiết bị hàng hoá có quy mô nhỏ và đơn giản, mỗi gói thầu phải có ít nhất 3 bản chào giá của ba nhà thầu khác nhau trên cơ sở yêu cầu của bên mời thầu. Nhà thầu đáp ứng yêu cầu và có giá bó thầu được đánh giá thấp nhất sẽ được xem xét trao hợp đồng. * Mua sắm trực tiếp. Phương pháp này áp dụng trong trường hợp người có thẩm quyền quyết định đầu tư cho phép đối với các loại thiết bị hàng hoá có nhu cầu gấp để hoàn thành dự án mà trước đó các loại vật tư thiết bị này đã được tiến hành đấu thầu và được người có thẩm quyền quyết định đầu tư cho phép thực hiện. * Mua sắm đặc biệt. Được áp dụng cho các trường hợp đặc biệt (Ngoài các phương thức nêu trên) để thực hiện được phương thức này chủ đầu tư phải xây dựng phương án thực hiện trình Thủ tướng Chính phủ xem xét và quyết định. 1.1.1.2 Đặc điểm của đấu thầu mua bán hàng hoá thiết bị Đấu thầu mua bán hàng hoá là một trong các phương thức hoạt động thương mại. ở phương thức này so với các phương thức khác có một số đặc điểm đáng lưu ý sau: - Đấu thầu mua bán thiết bị hàng hoá thường được áp dụng trong những trường hợp mua sắm hàng hoá thiết bị có khối lượng lớn, quy cách phẩm chất phức tạp, có yêu cầu kỹ thuật và công nghệ cao đã được người mua xác định trước và nêu đầy đủ rõ ràng trong hồ sơ mời thầu đến các nhà thầu. - Đấu thầu mua bán thiết bị hàng hoá là một phương thức giao dịch đặc biệt, chỉ diễn ra ở một địa điểm, trong thời gian xác định. Thời gian và địa điểm của mỗi cuộc đấu thầu thường được nêu rõ trong thông báo mời thầu trên các phương tiện thông tin đại chúng. - Đối tượng mua bán không nhất thiết phải là những hàng hoá thiết bị có sẵn mà mua bán dựa vào tiêu chuẩn kỹ thuật. Từ đó người bán sẽ xác định được hàng hoá thiết bị cần bán cho người mua dựa vào các tiêu chuẩn kỹ thuật này. - Trong đấu thầu chỉ có một người mua nhưng có nhiều người bán và giá hình thành là giá thấp nhất giữa các nhà thầu tham gia đấu thầu. - Đấu thầu mua bán thiết bị hàng hoá đã tạo được môi trường cạnh tranh bình đẳng lành mạnh giữa các nhà thầu với nhau. Giá mua sắm thiết bị thấp nhất là giá mong muốn của chủ đầu tư. 1.1.2 Vai trò của đấu thầu mua bán trong hoạt động mua bán của doanh nghiệp. Như đã đề cập ở phần trên, có thể thấy đấu thầu là một phương thức để quản lý và thực thi hoạt động mua bán thiết bị hàng hoá. Tuy đây không phải là phương thức duy nhất nhưng mang tính phổ biến và được thực hiện trên nhiều lĩnh vực. Việc vận dụng rộng rãi phương thức đấu thầu trong lĩnh vực mua bán thiết bị hàng hoá không những ở nước ta mà còn ở nhiều nước trên thế giới là vai trò to lớn của nó. Vai trò này được thể hiện ở một số khía cạnh chủ yếu dưới đây ???? cả hai chủ thể: Chủ đầu tư và nhà thầu: 1.1.2.1 Đối với chủ đầu tư. - Thông qua đấu thầu, chủ đầu tư sẽ lựa chọn nhà thầu có khả năng đáp ứng được tốt nhát các yêu cầu tài chính giá cả, kỹ thuật, tiến độ đặt ra của hàng hoá. Trên cơ sở đó giúp cho chủ đầu tư vừa sử dụng hiệu quả, tiết kiệm vốn đầu tư, đồng thời vẫn bảo đảm được chất lượng và tiến độ giao hàng. Vì trong đấu thầu có sự cạnh tranh gay gắt giữa các nhà thầu, chỉ một mặt hàng nhưng lại có nhiều nhà thầu tham gia và nhiều khi giữa các nhà thàu sự chênh lệch về khả năng là không đáng kể nên cạnh tranh càng gay gắt. Do đó chủ đầu tư chọn nhà thầu nào có giá thấp nhất mà vẫn đảm bảo chất lượng và tiến độ. Hình thức này giúp chủ đầu tư nắm được quyền chủ động hoàn toàn tránh tình trạng phụ thuộc vào một nhà thầu. Chỉ khi đã có sự chuẩn bị đầu tư kỹ lưỡng về tất cả mọi mặt chủ đầu tư mới mời thầu và tiến hành đấu thầu cung cấp hàng hoá thiết bị. - Thông qua đấu thầu, chủ đầu tư phải đánh giá các hồ sơ dự thầu. Điều này đòi hỏi các cán bộ thực hiện công tác đấu thầu của chủ đầu tư phải tự nâng cao trình độ về mọi mặt để đáp ứng yêu cầu thực tế. Kết quả là nâng cao trình độ, năng lực của đội ngũ cán bộ công nhân viên. 1.1.2.2 Đối với nhà thầu - Hoạt động đấu thầu được tổ chức theo nguyên tắc công khai và bình đẳng nhờ đó các nhà thầu sẽ phát huy được tính năng động trong tìm kiếm cơ hội tham gia dự thầu. Họ phải tích cực tìm kiếm các thông tin mời thầu trên các phương tiện thông tin đại chúng, gây dựng mối quan hệ tốt với các tổ chức trong và ngoài nước. Tự tìm cách tăng cường uy tín của mình để có cơ hội dự thầu và trúng thầu tạo công ăn việc làm và phát triển sản xuất kinh doanh. - Việc tham gia đấu thầu, trúng thầu và thực hiện dự án đầu tư theo hợp đồng làm cho nhà thầu tập trung đồng vốn của mình, từ đó có quyết định đúng tăng năng lực cung cấp máy móc thiết bị khi yêu cầu của các chủ đầu tư là khác nhau. - Tham gia đấu thầu là một quá trình phức tạp, những yêu cầu của chủ đầu tư và công việc như lắp đặt bảo hành, chuyển giao công nghệ sẽ giúp cho các nhà thầu hoàn thiện về tổ chức quản lý, tổ chức sản xuất kinh doanh, nâng cao trình độ và năng lực của cán bộ công nhân viên của mình. - Nhờ hoạt động đấu thầu còn giúp nhà thầu mở rộng thị trường tiêu thụ phát triển các mối quan hệ tốt với khách hàng. Đồng thời bảo đảm an toàn và hạn chế rủi ro bán một cách có lợi nhất. 1.2 Giá dự thầu và các nhân tố tác động tới công tác lập giá dự thầu. 1.2.1 Giá dự thầu và các yếu tố cấu thành chi phí trong giá dự thầu. 1.2.1.1 Khái niệm về giá dự thầu. Khi tham gia dự thầu thì công việc mà nhà thầu nào cũng phải làm là cho ra được một giá dự thầu. Đây là công việc hết sức quan trọng, mất nhiều công sức nhất và nó quyết định đến khả năng thắng thầu của các nhà thầu. Nhất là đối với đấu thầu mua sắm thiết bị hàng hoá. Bởi vì các thiết bị hàng hoá đều có một cấu hình chung thống nhất và tiêu chuẩn kỹ thuật tương đương nhau do vậy mà giá dự thầu đóng vai trò quyết định trong dự thầu của các nhà thầu. Vì vậy việc hiểu giá dự thầu là gì ? Nó khác với các giá khác trong đấu thầu như thế nào là điều mà mỗi nhà thầu đều phải hiểu khi dự thầu. Theo Nghị định 88/Chính Phủ về việc ban hành quy chế đấu thầu ngày 1/9/99 thì: - Giá dự thầu là giá do nhà thầu ghi trong hồ sơ dự thầu sau khi đã trừ đi phần giảm giá (nếu có) gồm toàn bộ các chi phí cần thiết để thực hiện gói thầu. Như vậy có thể thấy giá dự thầu là giá do các doanh nghiệp tham gia tranh thầu lập ra dựa trên yêu cầu của hồ sơ mời thầu, các quy định chung, kinh nghiệm thực tế và ý đồ chiến lược tranh thầu. Giá dự thầu có nhiều mức khác nhau nó tuỳ thuộc vào chủ quan của mỗi nhà thầu. Thường thì các nhà thầu tự lập đơn giá trên cơ sở điều kiện của mình và giá cả thị trường. Vì vậy mà nhà thầu phải ghi rõ từng chi phí theo mẫu của bên mời thầu, nếu không những chi phí này không được bên mời thầu thanh toán. Nhìn chung giá dự thầu thường thấp hơn giá xét thầu là mức giá do chủ đầu tư dự kiến trước để xét thầu. Nếu thắng thầu thì giá dự thầu trở thành giá ký hợp đồng và đó là giá cả mua bán qua lại giữa bên mời thầu và bên dự thầu. 1.2.1.2 Các yếu tố cấu thành chi phí trong giá dự thầu. Trong đánh giá và xét thầu các chủ đầu tư thường quan tâm đến 4 loại tiêu chuẩn sau: tiêu chuẩn tài chính giá cả, tiêu chuẩn kỹ thuật chất lượng, tiêu chuẩn kinh nghiệm và tiêu chuẩn tiến độ giao hàng. Nếu chưa tính đến các tiêu chuẩn khác thì nhà thầu nào có giá bó thầu thấp nhất và điều kiện tín dụng thích hợp thì nhà thầu đó có khả năng cạnh tranh và thắng thầu cao. Bởi vậy bất cứ nhà thầu nào khi tham gia dự thầu đều phải hiểu rõ các yếu tố chi phí cấu thành nên giá dự thầu để có biện pháp giảm thiểu các yếu tố này để tăng khả năng thắng thầu. Tuy vậy, với mỗi doanh nghiệp có rất nhiều yếu tố chi phí cấu thành nên giá dự thầu. ở đây chỉ đi sâu vào một số yếu tố chi phí chính cấu thành nên giá dự thầu. 1.2.1.2.1 Dự toán các loại chi phí trong giá dự thầu. Hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp hiện nay diễn ra cả ở trong và ngoài nước. Bởi vậy nguồn gốc của các thiết bị hàng hoá đem dự thầu cũng có nguồn gốc cả trong và ngoài nước. Chính vì vậy cần phân ra làm hai loại: * Với hàng hoá thiết bị nhập từ nước ngoài. - Giá bản thân thiết bị hàng hoá được chào là giá CIF hoặc CIP tại biên giới hoặc tại nơi đến trong phạm vi nước của nhà thầu. Trong điều kiện hiện nay phần lớn các doanh nghiệp của Việt Nam kinh doanh xuất nhập khẩu đều chọn phương thức giao hàng này. Vì theo phương thức này người bán có nghĩa vụ giao hàng tại một địa điểm được xác định trong hợp đồng. Toàn bộ các chi phí liên quan đến việc giao hàng người bán phải chịu. Chỉ khi hàng đã được trao cho người mua thì người bán mới hết nghĩa vụ. Giá này được tính như sau: CIF = C + I + F Trong đó: C: giá bán thân hàng hoá. I: Cước phí vận chuyển. F: Phí bảo hiểm. * Cước phí vận chuyển gồm hai loại: + Cước phí vận chuyển với tàu chợ do bản thân các chủ tàu, công hội hàng hải quy định trước trong các biểu cước tàu chợ. Loại cước này thường cố định cho nên có thể dự toán và lập kế hoạch tính toán chi phí vận chuyển và chi phí công vụ. + Cước phí vận chuyển với tàu chuyến được quy định trên cơ sở thoả thuận giữa chủ tàu và người thuê tàu trong hợp đồng. Do vậy nó thường xuyên biến động nên khó có thể dự đoán và lập kế hoạch tính toán chi phí vận chuyển và chi phí công vụ. * Phí bảo hiểm do người bán phải trả cho người mua. Phí này được tính theo công thức: F = Số tiền bảo hiểm x Phí suất bảo hiểm (r) - Các thiết bị hàng hoá được chào giá là giá FOB hoặc FCA (giao cho người vận tải) tuỳ theo từng trường hợp. Phần lớn phương thức giao hàng này chỉ được áp dụng trong các hợp đồng xuất khẩu hàng hoá. Bởi vì theo phương thức này người bán sẽ hết nghĩa vụ cũng như chi phí sau khi giao hàng cho người mua lên phương tiện vận chuyển tại nước người bán. Vì vậy giá này có thể coi là giá gốc của hàng hoá thiết bị tại nước người bán. - Giá thiết bị hàng hoá chào giá là giá CFR (tiền hàng và cước phí vận chuyển đến cảng đích quy định của người mua) Khi chào giá nhà thầu sẽ căn cứ vào từng loại thiết bị hàng hoá đem đấu thầu được mua theo phương thức giao nhận nào mà xác định giá chào thầu thích hợp và giá này phải được ghi rõ ràng trong biểu giá dự thầu. Tuy nhiên nếu chủ đầu tư yêu cầu quy đổi về cùng một loại giá thì có thể thấy mối quan hệ giữa các loại giá trên theo công thức: CIF = CIF = Trong đó: r: là phí suất bảo hiểm. - Cước phí bốc dỡ hàng hoá: thông thường có 3 cách mà người mua và chủ tàu có thể thoả thuận trong hợp đồng thuê tàu. + FI (Free in) người vận chuyển được miễn chi phí bốc hàng và chịu trách nhiệm về chi phí dỡ hàng. + FO (Free out) người chủ phương tiện vận chuyển được miễn chi phí dỡ, phải chịu trách nhiệm bốc hàng. + FIO: Người vận chuyển được miễn chi phí bốc và dỡ hàng. - Các chi phí liên quan đến vận chuyển, bảo quản, bảo hiểm và các chi phí khác trong nước liên quan đến việc giao thiết bị hàng hoá từ cảng đến nơi nhận cuối cùng nếu được quy định trong bảng dữ liệu đấu thầu. - Chi phí cho các dịch vụ có liên quan như: chi phí kiểm nghiệm thủ tục hải quan, chi phí mở L/C, phí uỷ thác... đã liệt kê trong bảng dữ liệu đấu thầu. - Thuế nhập khẩu và thuế VAT (Nếu có) * Đối với hàng hoá thiết bị trong nước của nhà thầu. - Giá thiết bị hàng hoá chào giá là giá EXW (giao tại xưởng sản xuất) giá này có thể xuất ở kho bãi, phòng trưng bày hoặc tại cửa hàng của người bán. Như đã quy định trong bảng dữ liệu đấu thầu, kể cả các khoản thuế nhập khẩu, thuế VAT đầu vào, các khoản thuế khác đã trả hoặc phải trả với các chi tiết hoặc nguyên vật liệu dùng cho sản xuất hoặc lắp ráp thiết bị hàng hoá trước đây đã nhập từ nước ngoài. - Các chi phí liên quan đến vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, bảo hiểm liên quan đến việc vận chuyển hàng hoá thiết bị đến nơi nhận. - Các chi phí liên quan như lắp đặt, hướng dẫn chuyển giao công nghệ thiết bị hàng hoá cho người mua. - Thuế VAT và thuế khác nhà thầu phải trả khi cung cấp thiết bị hàng hoá nếu được trao hợp đồng. 1.2.1.2.2 Mức lãi mà nhà thầu dự kiến thu được. Mức lãi này không phải được xác định theo một định mức nào cả mà phụ thuộc vào chủ quan của nhà thầu. Thường thì mức lãi này được tính theo một tỷ lệ phần trăm nhất định so với giá dự thầu của hàng hoá thiết bị. Nhưng do giá dự thầu hàng hoá thiết bị thường là lớn nên chỉ cần một tỷ lệ lãi nhỏ thì giá trị thu được cũng rất lớn. Giá do nhà thầu chào sẽ phải cố định trong quá trình thực hiện hợp đồng của nhà thầu và không bị ảnh hưởng bởi sự biến động cho bất kỳ nguyên nhân nào. Do vậy tất cả các chi phí phát sinh nhà thầu phải đưa vào. Chủ đầu tư sẽ không thanh toán các chi phí nhà thầu không đưa vào mà nhà thầu phải chịu. Do vậy mà lãi dự tính của nhà thầu đưa vào phải dựa trên các yếu tố như: - Tỷ suất lợi nhuận các mặt hàng mà nhà thầu đã thực hiện trong thời gian qua có tính đến biến động của giá và các điều kiện khác. - Lãi suất tiền gửi ngân hàng và chỉ số trượt giá. 1.2.2 Các nhân tố tác động tới công tác lập giá dự thầu. 1.2.2.1 Các nhân tố thuộc quan hệ cung cầu. Công tác lập giá dự thầu suy cho cùng chính là việc đưa ra một giá dự thầu tuy nhiên việc đưa ra mức giá này lại phụ thuộc vào sự biến động của tình hình cung - cầu về hàng hoá thiết bị đưa ra đấu thầu. Chính sự biến động của quan hệ này đã ảnh hưởng trực tiếp tới việc quyết định đưa ra giá dự thầu của nhà thầu. Ta có thể thấy tác động của nó tới công tác lập giá dự thầu của nhà thầu như sau: - Số lượng các nhà thầu tham gia tranh thầu. Đây là nhân tố có ảnh hưởng rất lớn tới công tác lập giá dự thầu nhiều khi làm thay đổi hoàn toàn mức giá dự thầu dự kiến của nhà thầu. Nếu số lượng các nhà thầu tham gia dự thầu càng đông thì quyết định đưa ra một mức giá tranh thầu cao sẽ là rất khó khăn và khi đó cơ hội thắng thầu sẽ rất khó vì giá dự thầu tỷ lệ nghịch với khả năng thắng thầu. Hơn nữa càng đông nhà thầu thì tính chất cạnh tranh sẽ càng quyết liệt điều này sẽ gây khó khăn cho các nhà thầu trong việc thu thập thông tin về đối thủ tranh thầu làm cho việc đánh giá giá dự thầu sẽ càng khó khăn từ đó ảnh hưởng tới việc đưa ra chiến lược tranh thầu hợp lý của nhà thầu. - Vòng đời của hàng hoá dự thầu: phụ thuộc vào ngành, công nghệ và thị trường gắn với từng giai đoạn của chu kỳ sống nhà thầu sẽ phải có quyết định về giá khác nhau. Nhà thầu sẽ không thể đặt giá cao đối với những thiết bị hàng hoá đang ở giai đoạn suy thoái. Nhiều khi với những hàng hoá này nhà thầu sẽ chọn giải pháp lãi thấp hoặc không có lãi để tiêu thụ được nhằm làm giảm chi phí do sự ứ đọng vốn giả tạo gây nên. - Cầu có khả năng thanh toán của bên mời thầu: Rõ ràng là khi cầu về một loại hàng hoá nào đó càng cao thì càng có thuận lợi trong việc nâng giá. Nhưng trong dự thầu thì rất khó có thể nâng giá cao được vì nó còn phụ thuộc vào nguồn vốn thanh toán của bên mời thầu. Hiển nhiên nhà thầu sẽ không thể đưa ra một mức giá quá cao vượt quá mức quyết toán được duyệt của bên mời thầu, vì vậy vấn đề đặt ra là nhà thầu phải đưa ra một mức giá hợp lý vừa đảm bảo khả năng thắng thầu vừa hợp lý đối với bên mời thầu. 2.2.2 Các nhân tố thuộc về yếu tố chi phí. Bên cạnh các nhân tố cung - cầu tác động đến giá dự thầu của nhà thầu thì bản thân nhân tố liên quan đến các yếu tố cấu thành nên chi phí dự thầu cũng có ảnh hưởng rất lớn tới giá dự thầu vì sự thay đổi của giá dự thầu liên quan đến sự thay đổi của các yếu tố chi phí cấu thành nên giá dự thầu. Ta có thể thấy ảnh hưởng của chúng như sau: - Lãi suất tín dụng: Trong nền kinh tế thị trường bất kỳ doanh nghiệp nào không phải lúc nào cũng có điều kiện tài chính thuận lợi. Lúc này sẽ phát sinh quan hệ tín dụng khi đó sẽ hình thành lãi suất tín dụng. Như vậy lãi suất tín dụng là tỷ lệ % tính theo một thời hạn xác định (ngày, tháng, quý, năm) dùng làm căn cứ để tính toán số lợi tức tín dụng mà các chủ thể tín dụng phải trả hoặc nhận được (đối với chủ thể cho vay) để điều hoà lợi ích giữa các chủ thể tham gia quan hệ tín dụng. Vì vậy đối với nhà thầu khi phát sinh quan hệ họ phải trả lãi suất cho những khoản mà họ vay. Chính vì vậy nếu những khoản vay này dùng để mua hàng hoá thiết bị dự thầu hoặc có liên quan đến dự thầu thì lãi suất cao hay thấp sẽ tác động đến giá dự thầu tăng hay giảm. - Tỷ giá hối đoái: Tỷ giá hối đoái là mối quan hệ giữa giá trị đồng tiền nước này với giá trị đồng tiền nước khác. Về thực chất nó biểu thị sức mua tổng hợp của hai loại đồng tiền qua tất cả các loại hàng hoá dịch vụ. Trong thương mại thì tỷ giá hối đoái là cần thiết để xác định giá cả của hàng hoá xuất nhập khẩu. Sự dao động của tỷ giá hối đoái có ảnh hưởng đến hầu hết các hoạt động kinh tế đối ngoại. Khi tỷ giá giảm tức giá trị đồng nội tệ giảm làm cho giá hàng hoá nhập khẩu tăng. Ngược lại tỷ giá tăng giá trị đồng nội tệ tăng thì giá hàng hoá nhập khẩu giảm. Đấu thầu mua sắm thiết bị càng không nằm ngoài sự ảnh hưởng của sự biến động của tỷ giá hối đoái. Nó tác động đến giá cả của hàng hoá xuất nhập khẩu chính là ảnh hưởng đến giá bỏ thầu. Vì vậy trong công tác lập giá dự thầu đòi hỏi các nhà thầu phải chú ý đến vấn đề này. - Lạm phát: Bất kỳ một dự án đầu tư nào cũng cần phải có thời gian nhất định để thực hiện. Lạm phát làm giảm giá trị đồng tiền theo thời gian. Chính vì vậy nó tác động không nhỏ tới giá bó thầu. - Thuế: Trong quá trình thực hiện công tác lập giá dự thầu nhà thầu phải tính cả chi phí là thuế vào giá dự thầu. Bởi vậy thuế cao hay thấp đều có tác động làm tăng hay giảm giá dự thầu cũng như lãi mà nhà thầu nhận được. 1.3 Phương pháp xác định giá dự thầu. 1.3.1 Căn cứ để xác định giá dự thầu. Thông thường để xác định giá dự thầu thì thường các nhà thầu dựa vào một số căn cứ sau đây: - Yêu cầu của hồ sơ mời thầu: Thông thường để tiến hành mua một thiết bị hàng hoá thì chủ đầu tư thường thông báo mời thầu tới các nhà thầu, các nhà thầu sẽ xem xét yêu cầu của chủ đầu tư qua bộ hồ sơ mời thầu. Trong hồ sơ mời thầu sẽ nêu rõ yêu cầu đặc tính kỹ thuật, chất lượng, số lượng cũng như các dịch vụ có liên quan khác về thiết bị hàng hoá cần mua. Thông qua đó các nhà thầu sẽ có cơ sở để xác định được giá bỏ thầu của mình. - Giá của bản thân hàng hoá thiết bị nhập hay giá thành sản xuất của thiết bị hàng hoá đó. Đây là căn cứ quan trọng để các nhà thầu lập giá. Các loại chi phí liên quan khác đều được lập dựa trên giá c._.ủa bản thân hàng hoá thiết bị này thông thường theo một tỷ lệ phần trăm trên giá này. - Dự đoán có tính chất kinh nghiệm của nhà thầu để tính các chi phí liên quan đến việc cung cấp, bảo quản, lắp đặt và chuyển giao công nghệ. Việc xác định các chi phí này khác nhau đối với mỗi nhà thầu vì nó phụ thuộc vào kinh nghiệm thực hiện các gói thầu tương tự của nhà thầu. Từ đó các nhà thầu sẽ tính ra tỷ lệ phần trăm thích hợp nhất để bảo đảm thắng thầu. 1.3.2 Nội dung phương pháp xác định giá dự thầu. Việc xác định giá dự thầu là một công việc phức tạp và quan trọng trong quá trình dự thầu. Phức tạp bởi lẽ phải đưa đầy đủ tất cả các chi phí liên quan tới thiết bị hàng hoá mà vẫn đảm bảo khả năng thắng thầu cao. Còn về tầm quan trọng thì do giá dự thầu là một trong những yếu tố chính để lựa chọn nhà thầu trong cuộc đấu thầu. Thường các trường hợp thắng thầu là do giá dự thầu thấp song tất nhiên cũng phải hợp lý. Để có được giá dự thầu mang tính cạnh tranh cao khi dự thầu đòi hỏi các nhà thầu phải có phương pháp xác định giá dự thầu khoa học và nội dung trình tự để xác định giá dự thầu. 1.3.2.1 Nội dung xác định giá dự thầu. Để tiến hành xác định giá dự thầu đòi hỏi các nhà thầu phải thực hiện các nội dung sau: - Thu thập thông tin về các gói thầu cần đấu thầu: Đây được coi là bước đầu tiên để xác định giá dự thầu được chính xác bởi lẽ nó chính là bước để người bán (nhà thầu) tiếp cận với người mua (chủ đầu tư) và từ đó mới dẫn đến quan hệ giao dịch, mua bán thông qua phương thức đấu thầu. Thông thường nhà thầu thu thập thông tin qua các kênh thông tin sau: + Thông báo mời thầu của bên mời thầu trên các phương tiện thông tin đại chúng. Hình thức này chủ yếu áp dụng cho đấu thầu rộng rãi. + Thư mời thầu do bên mời thầu gửi đến do mối quan hệ từ trước giữa hai bên hoặc do uy tín, vị trí nhà thầu trên thị trường. Hình thức này áp dụng cho đấu thầu hạn chế. + Thông qua giới thiệu của đối tác trung gian: vì lý do nào đó đặc biệt do thị trường chưa hoàn chỉnh, các nhà thầu có thể không biết được về gói thầu cần đấu thấu một cách trực tiếp, họ có thể có được thông tin này thông qua giới thiệu của một nhà môi giới. Đây là cách thức tìm kiếm thông tin khá phổ biến của các nhà thầu ở Việt Nam hiện nay. Nhưng dù cho nhà thầu tìm kiếm thông tin theo hình thức nào thì cũng phải nắm bắt những thông tin cần thiết ban đầu về gói thầu cần dự thầu lấy đó làm cơ sở phân tích để đưa ra được quyết định có hoặc không dự thầu. Việc này tránh cho nhà thầu phải bỏ ra những chi phí tiếp theo mà không đem lại cơ hội tranh thầu thực tế. - Nhà thầu tham gia sơ tuyển (nếu có): nếu gói thầu bên mời thầu tổ chức có tiến hành sơ tuyển thì nhà thầu sẽ nộp cho bên mời thầu một bộ tài liệu sơ tuyển. Mục tiêu của bước này là vượt qua giai đoạn sơ tuyển. Tuy nhiên vấn đề quan trọng là nhà thầu phải nắm bắt được các đổi thủ cùng vượt qua giai đoạn sơ tuyển, tìm kiếm thông tin về họ làm cơ sở để đưa ra chiến lược xác định giá thích hợp mà thực chất là chiến lược tranh thầu. - Chuẩn bị và lập biểu giá dự thầu: Trước hết nhà thầu sẽ nhận được một bộ hồ sơ mời thầu do bên mời thầu cung cấp. Trong đó có bảng tiên lượng đặc tính yêu cầu kỹ thuật chất lượng và số lượng mặt hàng cần mua. Công việc đầu tiên của nhà thầu là tiến hành nghiên cứu kỹ bản tiên lượng này. Đây là công việc rất quan trọng vì nó là xuất phát điểm để nhà thầu lập giá dự thầu cũng như xác định khả năng của mình có đáp ứng được yêu cầu của chủ đầu tư không. Một điều quan trọng nhà thầu cần thực hiện là nên thực hiện những điều đã chỉ ra trong phần chỉ dẫn đối với nhà thầu như: điều kiện thiết bị hàng hoá và dịch vụ, loại tiền dùng cho bỏ thầu, điều kiện giá bỏ thầu để từ đó lập biểu giá đúng theo yêu cầu của chủ đầu tư. Sau khi nắm chắc được những yêu cầu này nhà thầu mới tiến hành công việc quan trọng nhất của quá trình dự thầu và quyết định khả năng thắng thầu là lập biểu giá chi tiết. Giá dự thầu cần được tính toán cẩn thận để đáp ứng yêu cầu kỹ thuật chứ không chỉ đáp ứng về khối lượng, về thời gian. - Nộp hồ sơ dự thầu: Sau khi đã lập xong biểu giá và điền giá dự thầu vào đơn dự thầu nhà thầu tiến hành bỏ biểu giá vào túi hồ sơ dự thầu niêm phong và gửi đến cho bên mời thầu theo đúng thời gian và địa điểm đã quy định trong hồ sơ mời thầu. 1.3.2.2 Phương pháp xác định giá dự thầu Việc tính toán giá bỏ thầu có nhiều phương pháp. Dưới đây xin giới thiệu một phương pháp xác định giá dự thầu phổ biến. Một hàng hoá thiết bị được đấu thầu có thể có nguồn gốc xuất xứ trong hoặc ngoài nước của nhà thầu. Bởi vậy tuỳ theo hàng hoá thiết bị sản xuất trong nước hoặc được nhập khẩu sẽ tiến hành xác định giá khác nhau. ở đây sẽ xác định giá dự thầu theo hai loại: * Với hàng hoá thiết bị được nhập khẩu: được tính theo công thức: G = D + P Trong đó: D: dự toán các chi phí liên quan đến cung cấp thiết bị. P: Mức lãi dự kiến của nhà thầu. Phần dự toán các chi phí bao gồm các chi phí sau: + Giá hàng hoá thiết bị chào giá thường là giá CIF hoặc giá CIP (chỉ gồm cước và phí bảo hiểm - loại này ít dùng hiện nay). + Các chi phí như: bốc dỡ, thuê kho bãi, kiểm nghiệm, làm thủ tục hải quan, vận chuyển từ cảng đến kho, bảo quản tại kho cảng. + Các chi phí liên quan đến vận chuyển hàng đến cảng đích gồm: chi phí vận chuyển, bảo hiểm. + Chi phí bảo quản tại kho đích. + Chi phí liên quan đến cung cấp dịch vụ như: lắp đặt bảo hành, chuyển giao công nghệ, phụ tùng thay thế, vận chuyển. + Các loại thuế liên quan như: thuế nhập khẩu, VAT (nếu có) Các chi phí này được tính theo một tỷ lệ phần trăm nhất định trên giá hàng hoá thiết bị tuỳ theo từng nhà thầu và theo quy định thuế suất. à Phần lãi dự tính: được tính theo tỷ lệ phần trăm so với dự toán chi phí có tính đến lãi suất ngân hàng, tỷ suất hối đoái và các yếu tố rủi ro khác. * Với hàng hoá thiết bị sản xuất trong nước: cũng tương tự như trên nhưng phần dự toán chi phí bao gồm những chi phí sau: + Giá xuất kho đã bao gồm các chi phí sản xuất, bảo quản... + Chi phí liên quan đến các dịch vụ và cung cấp hàng hoá thiết bị chi phí vận chuyển, bảo hành, lắp đặt, chuyển giao công nghệ, phụ tùng thay thế, bổ sung. + Các khoản thuế như VAT đầu ra. Tổng hợp lại hai loại hàng hoá thiết bị trên ta có giá dự thầu tổng quát sau: G = Qi: Số lượng hàng hoá thiết bị cần cung cấp theo hồ sơ mời thầu. Gj: Các chi phí đơn vị liên quan đến cung cấp hàng hoá thiết bị. P: Mức lãi dự kiến. Mức giá dự thầu trên đây chỉ là mức giá tổng quát. Trong thực tế tuỳ trường hợp phát sinh chi phí nhà thầu có thể đưa thêm nhưng cách tính về cơ bản vẫn theo như trên. Chương Hai phân tích thực trạng công tác lập giá dự thầu ở Công ty thiết bị y tế TW1 - Hà Nội. 2.1 Một số đặc điểm kinh tế kỹ thuật ảnh hưởng tới công tác lập giá dự thầu ở Công ty thiết bị y tế TW1 - Hà Nội 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển và phương hướng kinh doanh của Công ty thiết bị y tế TW1 - Hà Nội Công ty thiết bị y tế TW1 - Hà Nội (Trực thuộc Tổng Công ty thiết bị y tế Việt Nam - Bộ Y tế). Tên giao dịch: MEDINSCO (Medical Equipment Company N01 Hà Nội) Giám đốc Công ty: KS. Hoàng Thuỷ Lạc Trụ sở chính: Số 8 - Tông Đản - Hà Nội. Điện thoại: 8.268.302 FAX: 84 - 4253727 Có tài khoản tiền Việt Nam: 361.111.000.943 Ngoại tệ: 362.111.370.943 Ngân hàng Ngoại thương  Việt Nam Công ty được thành lập theo Quyết định 1473/QĐ của Bộ Y tế ngày 9/12/1976. Đặc điểm của nước ta trong thời kỳ này là vừa mới trải qua cuộc chiến tranh cứu nước. Do đó nhu cầu trang thiết bị y tế hết sức cần thiết. Trước đây phần lớn các trang thiết bị y tế chủ yếu nhận viện trợ từ các nước thuộc phe xã hội chủ nghĩa và được Bộ Y tế giao cho Cục vật tư phân bổ xuống trực tiếp cho các đơn vị y tế cơ sở từ Trung ương đến địa phương. Việc phân bổ này dẫn đến tình trạng các đơn vị y tế cơ sở không được đáp ứng đủ do tiến độ phân bổ quá lâu. Nhằm giảm bớt công việc cho Cục vật tư nhằm hình thành một đơn vị y tế chuyên nghiệp ngày 9/12/1976 Bộ Y tế đã ra quyết định thành lập Công ty với tên ban đầu là: Công ty thiết bị dụng cụ y tế và hoá chất xét nghiệm cấp I Hà Nội trực thuộc Cục vật tư và xây dựng cơ bản. Nhiệm vụ chính của Công ty trong giai đoạn này là tiếp nhận viện trợ và thực hiện việc sản xuất một số thiết bị y tế và hoá chất xét nghiệm phục vụ trong ngành y tế, cấp và phân bổ theo chỉ tiêu của Bộ Y tế các thiết bị y tế và hoá chất xuống các đơn vị y tế cơ sở. Do đó trong thời kỳ này Công ty chủ yếu hoạt động công ích nguồn vốn được Nhà nước cấp xuống thông qua Bộ Y tế. Chính vì vậy hoạt động của Công ty không có hiệu quả và mang hệ quả tất yếu của cơ chế bao cấp. - Giai đoạn 1990 đến nay. Năm 1990 cùng với việc chuyển đổi sang nền kinh tế thị trường là việc thực hiện sản xuất kinh doanh theo cơ chế thị trường. Chính vì vậy Công ty phải đối mặt với cơ chế kinh tế mới: kinh doanh theo cơ chế thị trường. Điều này đã gây cho Công ty gặp rất nhiều khó khăn. Việc viện trợ trước đây không còn nữa do sự tan rã của các nước Đông Âu và Liên Xô (cũ). Chính vì vậy buộc Công ty phải chuyển hướng kinh doanh để thích ứng với tình hình mới. Năm 1991 Công ty được Bộ Thương mại cấp giấy phép kinh doanh xuất nhập khẩu thiết bị y tế trực tiếp. Điều này đã tạo cho Công ty kinh doanh ngày càng đa dạng và có hiệu quả. Tháng 3/1993 theo quyết định của Bộ Y tế Công ty được đổi tên thành Công ty thiết bị y tế TW1 - Hà Nội trực thuộc Tổng Công ty thiết bị y tế Việt Nam VINAMED (Bộ Y tế). Công ty MEDINSCO là một tổ chức kinh doanh hoạt động theo chế độ hạch toán kinh tế độc lập, tự chủ tài chính trong kinh doanh phù hợp với luật doanh nghiệp Nhà nước, các quy định khác với pháp luật, quy chế hoạt động tài chính của Tổng Công ty. Công ty có tư cách pháp nhân, có tài khoản tại Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam. Được sử dụng con dấu riêng theo thể thức Nhà nước quy định. Hoạt động kinh doanh của Công ty có phạm vi từ thế trở ra với chức năng chủ yếu là xuất nhập khẩu, mua bán thiết bị y tế và hoá chất. * Nhiệm vụ chính của Công ty trong thời kỳ này là: - Kinh doanh sản xuất: thiết bị, dụng cụ y tế, ô tô cứu thương và chuyên dụng hoá chất xét nghiệm và phòng chống dịch, dược chất phóng xạ, vacxin, sinh phẩm và các sản phẩm khác phục vụ hoạt động chăm sóc, bảo vệ sức khoẻ, dân số và kế hoạch hoá gia đình. - Xuất nhập khẩu thiết bị, dụng cụ y tế, ô tô cứu thương và chuyên dụng, hoá chất xét nghiệm và phòng chống dịch, dược chất phóng xạ, vacxin, sinh phẩm thuốc tránh thai, các sản phẩm khác theo quy định của pháp luật. - Lắp đặt bảo hành, sửa chữa, tư vấn thiết bị dùng trong y tế. - Thực hiện các dịch vụ về hàng viện trợ, dự trữ thiết bị, dụng cụ, hoá chất phòng chống dịch, phòng chống thiên tai, địch hoạ theo quy định của Bộ Y tế. - Kinh doanh các ngành nghề khác theo quy định của pháp luật. Ngoài ra Công ty còn làm dịch vụ hậu cần cho các chương trình viện trợ của các tổ chức quốc tế và phi Chính phủ cho Việt Nam. Dự trữ và phân phối các thiết bị dụng cụ, hoá chất cho phòng chống dịch bệnh và thảm họa thiên tai. Từ năm 1996 Công ty đảm nhận thêm hai chương trình của Uỷ ban dân số kế hoạch hoá gia đình và Ban dân số sức khoẻ kế hoạch hoá gia đình do nguồn vay của Ngân hàng thế giới và tái thiết Đức tài trợ. Cho tới nay trải qua hơn 20 năm hoạt động, MEDINSCO đã trở thành Công ty hàng đầu ở Việt Nam trong lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu dụng cụ và thiết bị y tế. Công ty có trụ sở tại số 8 - Tông Đản - Hoàn Kiếm - Hà Nội khu vực sầm uất bậc nhất của Thủ đô. Ngoài ra còn có hệ thống kho tàng hiện đại nằm sát đầu mối giao thông Giáp Bát ở phía Nam và Nội Bài ở phía Bắc rất thuận lợi cho việc tiếp nhận hàng từ các ga cảng về trung tâm Hà Nội và đi các tỉnh thành phố. Chính vì vậy đã giảm phần nào đáng kể cước phí vận chuyển bảo quản trong việc tham gia dự thầu của Công ty. Ngoài ra Công ty có quan hệ chặt chẽ với hàng trăm bệnh viện, viện nghiên cứu, trường Đại học Y khoa và các cơ sở y tế trong toàn quốc điều này chứng tỏ uy tín của Công ty là rất lớn. Với quan hệ quốc tế rộng mở, Công ty là bạn hàng của nhiều hãng kinh doanh thiết bị, dụng cụ hoá chất trên toàn thế giới. Điều này giúp cho Công ty luôn duy trì được nguồn cung cấp ổn định có chất lượng cao được các khách hàng đánh giá cao khi tranh thầu. 2.1.2 Mô hình tổ chức quản lý của Công ty. Trước yêu cầu của việc chuyển sang kinh doanh thích hợp với nền kinh tế thị trường với những quy luật vốn có của nó. Phải cạnh tranh với hơn 20 Công ty thiết bị y tế và hàng trăm Công ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH) trong và ngoài nước. Đặc biệt là năm 1999 khi mà Bộ Thương mại phối hợp với Tổng cục Hải quan nới lỏng cho phép mọi thành phần kinh tế có đăng ký kinh doanh đều được phép kinh doanh xuất nhập khẩu. Do vậy số lượng các Công ty kinh doanh xuất nhập khẩu thiết bị y tế ngày càng tăng, cạnh tranh trong lĩnh vực cung ứng trang thiết bị y tế ngày càng gay gắt. Vấn đề đặt ra là Công ty phải có bộ máy chỉ đạo kinh doanh gọn nhẹ và nhạy bén, đảm bảo tính đồng bộ trong toàn Công ty, trong đó bộ phận kinh doanh phải được tăng cường. Toàn bộ cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty thiết bị y tế TW1 - Hà Nội được biểu diễn theo sơ đồ sau: Sơ đồ 1 - Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Công ty thiết bị y tế TW1 giám đốc công ty Phó Giám đốc kinh tế Phó Giám đốc kỹ thuật Khối cửa hàng Phòng kinh doanh Phòng giao nhận Phòng kế toán Phòng tổ chức hành chính Ban bảo vệ Phòng lắp đặt bảo hành Khối kho Theo sơ đồ này có thể thấy, bộ máy tổ chức quản lý của Công ty được thiết lập theo kiểu cơ cấu tổ chức trực tuyến - chức năng. Nghĩa là trong Công ty, giám đốc Công ty là người lãnh đạo cao nhất và nắm quyền ra quyết định về tất cả các vấn đề kinh doanh của Công ty. Giúp việc và tham mưu cho Giám đốc gồm có hai Phó giám đốc và các phòng ban chức năng. Các phòng chức năng có trách nhiệm tham mưu cho toàn hệ thống trực tuyến. Những quyết định quản lý do các phòng chức năng nghiên cứu, đề xuất khi được giám đốc Công ty thông qua mới biến thành mệnh lệnh được truyền đạt từ trên xuống dưới theo tuyến quy định. Chức năng, nhiệm vụ cụ thể của từng bộ phận phòng ban của Công ty như sau: - Giám đốc Công ty: Là người lãnh đạo cao nhất, quán xuyến tất cả các công việc cho các Phó giám đốc và các phòng ban chức năng. Giám đốc Công ty còn là người có quyền quản lý và điều hành cao nhất trong Công ty. Sử dụng có hiệu quả, bảo toàn và phát triển vốn theo kế hoạch năm được Tổng Công ty phê duyệt. Xây dựng kế hoạch kinh doanh, tổ chức thực hiện và chịu trách nhiệm trước Tổng Công ty và pháp luật về việc thực hiện các nhiệm vụ được giao. Đối với việc dự thầu Giám đốc là người tổ chức chỉ đạo các phòng ban phối hợp thực hiện và là người phê duyệt cuối cùng về giá dự thầu cũng như hồ sơ dự thầu. - Phó giám đốc kỹ thuật: là người thay mặt giám đốc phụ trách các công việc có liên quan đến lĩnh vực kỹ thuật như xác định tiêu chuẩn kỹ thuật, chất lượng của các dụng cụ thiết bị y tế, kế hoạch bảo quản, lắp đặt bảo hành và chuyển giao công nghệ. Phó giám đốc kỹ thuật chịu trách nhiệm trước giám đốc, và pháp luật về những nhiệm vụ được giám đốc giao phó. Trong công tác dự thầu thì phó giám đốc kỹ thuật chịu trách nhiệm chỉ đạo phòng ban liên quan phụ trách yêu cầu kỹ thuật, chất lượng, dịch vụ liên quan kỹ thuật đối với các thiết bị y tế khi dự thầu cũng như thuyết minh kỹ thuật khi mời thầu. - Phó giám đốc kinh doanh: là người giúp giám đốc điều hành một số công việc liên quan đến hoạt động kinh doanh của cửa hàng. Tổ chức chỉ đạo các cửa hàng về việc thực hiện kế hoạch kinh doanh do công ty giao và chịu trách nhiệm trước giám đốc và pháp luật về những nhiệm vụ được giám đốc giao. Trong công tác dự thầu, phó giám đốc kinh doanh tham mưu cho bộ phận lập giá về tình hình giá cả thị trường, đối thủ cạnh tranh cũng như các yếu tố chi phí liên quan thông qua hệ thống cửa hàng. - Phòng kinh doanh: tham mưu cho giám đốc trong lĩnh vực kinh doanh. Chịu sự quản lý chỉ đạo trực tiếp của giám đốc và các phó giám đốc phụ trách từng phần công việc được giám đốc uỷ quyền. Tổ chức quan hệ với các cơ sở sản xuất kinh doanh trong nước, các hãng nước ngoài để giao dịch mua bán hàng hoá được phép kinh doanh. Soạn thảo văn bản giao dịch, hợp đồng trình giám đốc ký, làm các thủ tục xuất nhập khẩu theo quy định. Theo dõi đôn đốc tiến trình thực hiện xuất nhập khẩu theo quy định. Theo dõi đôn đốc tiến trình thực hiện xuất nhập khẩu theo hợp đồng. Trong dự thầu kịp thời nắm bắt giá cả thị trường để đề xuất điều chỉnh giá đảm bảo mức giá dự thầu hợp lý nhất, quan hệ chặt chẽ với các bộ phận khác đảm bảo cho công tác lập giá tiến hành có hiệu quả. Ngoài ra quản lý hàng hoá về kỹ thuật, số lượng, chất lượng nắm bắt các biến động hàng hoá tại các cửa hàng, kho để kịp thời điều chỉnh lượng nhập. - Phòng tài chính kế toán: là phòng nghiệp vụ quản lý tài chính của công ty. Làm tham mưu cho giám đốc trong công tác quản lý tài chính kế toán. Bảo đảm việc thanh toán đúng quy định và yêu cầu của kinh doanh. Tổ chức quản lý tài sản, hàng hoá của công ty, hàng đi trên đường, hàng trong kho và tại cửa hàng. Bảo đảm chi tiêu cho hoạt động của công ty, hạch toán theo từng lô hàng, cửa hàng, quyết toán theo quy định của Nhà nước. - Phòng giao nhận: là phòng nghiệp vụ giao nhận và trực tiếp vận chuyển hàng hoá trong kinh doanh, dịch vụ của công ty. Tổ chức tốt quan hệ với các cơ quan hữu quan để nhận hàng tại các sân bay, cảng và cửa khẩu, tổ chức nhận hàng mua, sản xuất trong nước về kho và đưa ra các cửa hàng để bán. Tổ chức điều động xe con, đưa đón các bộ phận trong công ty cũng như vận chuyển hàng hoá. - Phòng lắp đặt bảo hành: lắp đặt, bảo hành các thiết bị cho công ty kinh doanh cũng như dự thầu. Tổ chức phối hợp với phòng kinh doanh và cửa hàng tổ chức lắp đặt các thiết bị, dụng cụ y tế cho các cửa hàng và phòng kinh doanh bán ra. Tham gia giới thiệu, hướng dẫn sử dụng, dịch các tài liệu kỹ thuật, bảo quản các máy, thiết bị, theo yêu cầu của công ty. Phối hợp với phòng kinh doanh phụ trách mảng kỹ thuật cũng như xây dựng thiết minh đối với mặt hàng công ty dự thầu. - Phòng tổ chức hành chính: là phòng đảm bảo vật chất và tinh thần cho mọi hoạt động của công ty. Tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu về nhân sự nắm vững các chính sách chế độ quy định, bảo đảm thực hiện tốt và nghiêm chỉnh, duy trì khen thưởng của công ty. Bảo đảm các yêu cầu vật chất phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh, tổ chức quản lý tài sản sử dụng trong công ty, tổ chức bảo đảm phục vụ Hội nghị, tiếp khách của công ty, cùng công đoàn tổ chức nghỉ ngơi, bồi dưỡng sức khoẻ, vui chơi giải trí cho cán bộ công nhân viên trong công ty. Tổ chức khám chữa bệnh thường kỳ cho cán bộ công nhân viên tại cơ quan, liên hệ bảo đảm việc khám chữa bệnh theo tuyến. - Ban bảo vệ: bảo vệ an ninh trật tự cho mọi hoạt động của công ty. Làm tham mưu cho giám đốc về các mặt: an ninh trật tự, an toàn tổ chức tuần tra canh gác cơ quan, kho tàng và cửa hàng. Đề xuất soạn thảo các nội quy, quy định bảo đảm an ninh, trật tự cho các hoạt động của công ty, đôn đốc thực hiện các nội quy đã ban hành, kiểm tra thường xuyên các phương tiện phòng cháy chữa cháy, các biện pháp dự phòng và tổ chức luyện tập, duy trì và nâng cao ý thức cho cán bộ công nhân viên trong công ty về mọi mặt: an toàn bảo hộ lao động, an ninh trật tự xã hội, tự vệ và nghĩa vụ quân sự. Thường xuyên quan hệ với các cơ quan hữu quan, các địa phương nắm bắt kịp thời các biến động xung quanh để tổ chức bảo vệ cơ quan tốt hơn. - Các cửa hàng: giới thiệu và bán hàng hoá, tổ chức quan hệ với các cơ sở kinh tế khác hoặc cá nhân tạo nguồn hàng theo quy định của công ty. Đẩy mạnh bán hàng ứ đọng, liên hệ với phòng ban, bộ phận khác trong công ty để thực hiện các quy định khoán của cửa hàng, bảo đảm doanh số, vốn, tài sản cửa hàng. - Kho: bảo quản lưu giữ các hàng hoá của công ty, sắp xếp kho hàng hợp lý, khoa học bảo đảm an toàn, hàng dễ thấy, dễ lấy sạch sẽ. Tổ chức quản lý hàng hoá nhập xuất lưu giữ tại kho phân công thủ kho hợp lý với khả năng, trình độ yêu cầu kỹ thuật. Tổ chức bảo quản không để hàng hoá xuống cấp, đóng gói theo yêu cầu khách hàng và của công ty, bảo đảm an toàn lao động về hàng hoá và con người. 2.1.3 Đặc điểm kinh tế kỹ thuật ảnh hưởng đến công tác lập giá trị thầu của công ty thiết bị y tế TW 1 - Hà Nội. 2.1.3.1 Đặc điểm về mặt hàng kinh doanh. Theo giấy phép hành nghề số 108586 ngày 2/6/1993 do Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội cấp thì Công ty thực hiện kinh doanh trên các lĩnh vực sau: - Thực hiện kinh doanh thiết bị y tế gồm: kinh doanh xuất nhập khẩu các loại thiết bị, dụng cụ y tế, hoá chất cho chống dịch và xét nghiệm các loại chế phẩm sinh học như vacxin, các loại test chuẩn đoán bệnh, ô tô cứu thương các loại. - Thực hiện dịch vụ hậu cần cho các chương trình viện trợ của các tổ chức quốc tế và phi Chính phủ cho Việt Nam và các chương trình quốc gia của Việt Nam. - Thực hiện kinh doanh uỷ thác và các dịch vụ khác. Như vậy: có thể thấy rằng Công ty thiết bị y tế TW1 - Hà Nội có ngành nghề kinh doanh rộng tạo ra khả năng nhận thầu và thực hiện khá đa dạng về các chủng loại hàng hoá thiết bị trong ngành y tế. Cùng với điều đó một điều có thể nhận thấy là trong hoạt động của ngành y tế bao giờ cũng cần hội đủ ba yếu tố cơ bản đó là: thày thuốc, thuốc và trang thiết bị y tế. Vai trò của thuốc và thày thuốc đã được khẳng định từ lâu. Nhưng hiện nay với sự phát triển của y học hiện đại không thể không nói đến sự cần thiết của các trang thiết bị y tế. Nếu không có những dụng cụ đơn giản như nhiệt kế y học, ống nghe, búa gõ phản xạ đến những loại thiết bị hiện đại như: máy điện tim, điện não X quang, siêu âm, nội soi, Công ty - Scanner, MR1 thì người thày thuốc khó có thể chuẩn đoán bệnh chính xác để nhanh chóng cứu chữa người bệnh. Chính vì vậy thiết bị y tế là một hàng hoá đặc biệt bởi nó liên quan trực tiếp đến sức khoẻ con người. Nhờ các thiết bị y tế cung cấp các thông số cơ bản mà người thầy thuốc có thể chuẩn đoán bệnh chính xác. Do vậy có thể thấy mặt hàng thiết bị y tế có một số đặc điểm khác với hàng hoá thông thường ở những điểm sau: - Trang thiết bị y tế là một hàng hoá nghiêm ngặt về độ an toàn, chính xác, độ ổn định và độ bền vững cơ học, đặc biệt với những chi tiết cơ khí, quang học cực kỳ nhỏ bé, tinh xảo như: thiết bị dùng trong nội soi, mổ nội soi. Vì vậy đã tác động rất lớn đến công tác bảo quản trang thiết bị cả trong khâu vận chuyển cũng như tại kho, cửa hàng. Do đó cũng có ảnh hưởng làm tăng chi phí vận chuyển, bảo quản. Điều này làm biến động ít nhiều đến việc xác định giá dự thầu buộc các nhà thầu phải đưa khoản mục chi phí này vào giá dự thầu. - Trang thiết bị y tế là sản phẩm liên quan đến những thành tựu mới nhất của ngành khoa học công nghệ: điện tử, cơ khí chính xác, quang học, tin học, hoá học, sinh học và vật liệu mới. Cho nên nó có cấu tạo phức tạp đòi hỏi phải có bảo hành, sửa chữa, phụ tùng thay thế do vậy mà giá thành của trang thiết bị y tế rất đắt từ vài USD (như nhiệt kế y học điện tử) đến vài triệu USD (Máy MR1, máy chụp mạch 2 bình điện (cho nên mỗi nhà thầu luôn phải căn nhắc đưa ra mức giá dự thầu hợp lý để vừa bảo đảm bù đắp các chi phí bỏ ra vừa đạt mức lãi vừa phải với xác suất trúng thầu cao. Có khi chênh lệch nhau vài triệu cũng quyết định khả năng trúng thầu của nhà thầu. - Do sự phát triển mạnh mẽ về công nghệ y học nên mặt hàng thiết bị y có chu kỳ sống của sản phẩm thấp. Do đó đòi hỏi nhà thầu luôn phải đưa ra từng mức giá gắn với từng giai đoạn của chu kỳ sống của nó. - Mặt khác thiết bị y tế là sản phẩm liên quan đến sức khoẻ con người. Do vậy sản phẩm thường có cấu hình chuẩn cùng các đặc điểm kỹ thuật tương tự nhau. Vì vậy mà trong dự thầu thường thì điểm kỹ thuật chênh lệch nhau không nhiều nên đòi hỏi trong công tác lập giá dự thầu nhà thầu phải đưa ra được mức giá thấp mới có khả năng thắng thầu cao. Chúng ta có thể thấy được mặt hàng kinh tế chủ yếu của Công ty được cho ở bảng dưới đây. Biểu 1 - Một số mặt hàng kinh doanh chủ yếu của công ty. STT Tên hàng và quy cách Nước sản xuất ĐVT Giá trị 1 Máy phân tích thở ST 250 Nhật Cái 2 Máy siêu âm xách tay Nhật Cái 3 Máy X - quang cả sóng Nhật Cái 4 Máy điện não Nhật Cái 5 Tủ ấm WM 200 Đức Cái 6 Máy lọc thận Nhật Cái 7 Xe cứu thương Toyota Nhật Cái 8 Xe ô tô UAZ Nga Cái 9 Máy răng Pratik - A Sec Cái 10 Nồi cất nước 201/h Trung Quốc Cái 11 Tủ sấy 101 - 1 Trung Quốc Cái 12 Tủ sấy 101 - 3 Trung Quốc Cái 13 Máy đọc Nhật Cái 14 Máy rửa Nhật Cái 15 Máy ủ Nhật Cái 16 Máy in Nhật Cái 17 Máy nghe tim thai Nhật Cái 18 Máy điện tim 1 cần Nhật Cái 19 Máy X - quang Hungary Cái 20 Bộ đốt điện 932 Trung Quốc Cái 21 Huyết áp kế các loại Nhật Cái 22 ống nghe Nhật Cái 23 Giấy ghi điện tim 1 cần Nhật Cuộn 24 Cân đồng hồ có thước đo Nhật Cái 25 Ghế đấu quay Việt Nam Cái 26 Phim X-quang các cỡ Bỉ Hộp 27 Thuốc rửa phim Bỉ Gói 28 Gel siêu âm Nhật Kg 29 Imperator 50 EC Anh lít 30 Kẽm oxuyt Nga Kg 31 Nồi hấp BK 75 Nga Cái 32 Bơm tiêm các loại Trung Quốc Cái 33 Kim tiêm các loại Trung Quốc Cái 34 Malathion Nhật lít 35 Vòng T Cu Hà Lan Cái 36 Kim truyền cánh bướm Nhật Cái 37 Máy nội soi các loại Nhật Cái 2.1.3.2 Đặc điểm về thị trường và khách hàng. Như phần trên đã đề cập do đặc thù của mặt hàng kinh doanh của Công ty là các thiết bị hoá chất dùng trong y tế. Cho nên đối tượng phục vụ chính của Công ty là các cơ sở y tế ở Trung ương, địa phương và các ngành khác. Do vậy trang thiết bị y tế tiêu thụ không được nhiều như các sản phẩm tiêu dùng khác. Mặt khác phần lớn các cơ sở y tế này hoạt động dựa chủ yếu vào nguồn ngân sách của Nhà nước cấp. Vì thế công tác quản lý Nhà nước về mọi hoạt động của ngành trang thiết bị y tế có một tầm quan trọng đặc biệt nhất là trong điều kiện ngân sách y tế của nước ta còn đang hạn chế vào loại thấp nhất trong khu vực. Do đó vấn đề sử dụng có hiệu quả và cân nhắc các yếu tố chi phí hiện nay đang là vấn đề bức xúc trong quản lý Nhà nước đối với lĩnh vực này. Điều này cũng tác động không nhỏ tới công tác lập giá dự thầu của Công ty. Bởi phần lớn các gói thầu mà chủ đầu tư mời thầu thì nguồn vốn thực hiện được trên phân bố xuống. Vì vậy vấn đề đặt ra là ngoài việc định giá hợp lý để bảo đảm khả năng thắng thầu thì vấn đề quan trọng là giá dự thầu phải thấp hơn giá dự toán của chủ đầu tư. Mặt khác tính đặc thù của việc mua sắm thiết bị y tế cũng tác động không nhỏ tới công tác lập giá dự thầu của Công ty. Việc mua sắm sẽ rất đơn giản nếu dùng tiền cá nhân để mua một cặp sốt vì yêu cầu kỹ thuật của nó rất đơn giản và người dân mua bằng tiền của chính mình để gia đình và chính mình sử dụng. Thế nhưng việc mua sắm trang thiết bị y tế hiện đại cho một cơ sở y tế lại có tầm quan trọng đặc biệt và phức tạp. Đặc biệt ở chỗ việc mua sắm được quyết định bởi tập thể chứ không phải cá nhân và người sử dụng không phải phục vụ cho mình mà cho cả cộng đồng. Tính phức tạp thể hiện để có một quyết định mua một trang thiết bị y tế cần phải có thông tin về cơ sở lắp đặt bảo hành, nhu cầu sử dụng, đội ngũ cán bộ khai thác, bảo dưỡng, điều kiện tài chính, thông tin liên quan đến thiết bị cần mua (uy tín, chất lượng, cung cấp dịch vụ). Và điều quan trọng là chọn thế nào để được cấu hình thiết bị phù hợp với yêu cầu sử dụng và điều kiện làm việc, điều kiện khí hậu nước ta. Chính vì vậy chủ đầu tư thường nêu ra yêu cầu khắt khe với các thiết bị cần mua và nhiều khi để đáp ứng được yêu cầu buộc Công ty phải đưa thêm các chi phí không dự kiến và tính tất yếu làm giá dự thầu cao hơn so với ước tính ban đầu của Công ty. 2.1.3.3 Đặc điểm về tài chính Đặc điểm về tài chính cũng như việc sử dụng vốn là một yếu tố quan trọng trong cạnh tranh thầu mà trực tiếp là công tác xác định giá dự thầu. Điều này càng có ý nghĩa hết sức quan trọng nhất là trong dự thầu cung cấp thiết bị. Một Công ty có tài chính ổn định và kinh doanh có lãi không những tạo cho bên mời thầu có cái nhìn thiện cảm từ đó dành được cơ hội đánh giá tốt mà còn cho phép Công ty bớt áp lực trong công tác lập giá dự thầu do sự không ổn định tài chính gây ra: buộc Công ty phải giảm giá dự thầu có khi phải hoà vốn để hy vọng giành điểm bù đắp điểm do tình hình tài chính gây ra; Công ty buộc phải tính cả những chi phí liên quan đến phụ kiện tăng thêm hay phụ kiện phụ đi kèm ... Bởi vậy có thể nói rằng tình hình tài chính có ảnh hưởng rất lớn đến công tác lập giá dự thầu của nhà thầu. Để đánh giá đặc điểm tài chính của Công ty ở đây tôi sẽ đi nghiên cứu thông qua bảng cân đối của Công ty 2 năm 1998 - 1999 (Biểu số 2) Biểu 2 - Bảng cân đối kế toán của Công ty 1998 - 1999 Chỉ tiêu 1998 1999 A - Tài sản lưu động và đầu tư ngắn hạn 24.914.365.250 30.911.499.770 I - Tiền mặt 5.764.349.032 8.580.380.190 1. Tiền mặt tại quỹ 999.835.107 702.226.305 2. Tiền gửi ngân hàng 4.764.513.925 7.878.153.885 II - Các khoản phải thu 7.051.470.402 9.430.696.411 1. Phải thu của khách hàng 2.920.982.127 7.179.597.872 2. Trả trước cho người bán 2.390.908.015 1.506.154.716 3. Phải thu nội bộ 0 11.000.000 4. Các khoản phải thu khác 1.739.580.260 733.943.823 5. Dự phòng phải thu khó đòi 0 0 III - Hàng tồn kho 11.634.717.225 11.994.033.945 1. Nguyên liệu, vật liệu 2.579.893 64.142.461 2. Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang 0 119.141.036 3. Thành phẩm 40.503.502 42.869.089 4. Hàng hoá 12.491.633.830 11.767.881.359 5. Hàng gửi đi bán 0 0 6. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho - 900.000.000 0 IV - Tài sản lưu động khác 463.828.591 906.389.224 1. Tạm ứng 84.787.580 134.182.194 2. Chi phí trả trước 0 113.704.330 3. Thế chấp, ký cược, ký quỹ ngắn hạn 379.041.011 658.502.700 B - Tài sản cố định và đầu tư dài hạn 4.068.384.699 3.808.352.490 I - Tài sản cố định hữu hình 6.699.636.636 6.614.360.400 II - Hao mòn tài sản cố định - 2.581.251.937 - 2.806.007.910 Tổng tài sản 28.982.749.949 34.719.852.260 C - Nợ phải trả 18.231.024.481 22.575.869.780 1. Vay ngắn hạn 1.936.000.000 1.886.000.000 2. Phải trả cho người bán 7.700.191.151 4.401.345.557 3. Người mua trả tiền trước 1.000.635.769 6.579.623.153 4. Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước 1.239.112.308 470.62._.ự toán chủ đầu tư. Bảng 14 TT Chỉ tiêu và căn cứ tính điểm Số điểm tối đa Công ty thiết bị y tế TW1 - Hà Nội Công ty NIPON Công ty SIEMEN Công ty EUROP 1 Tiêu chuẩn kỹ thuật và chất lượng 45 44 43 44 43 Khả năng đáp ứng công nghệ, chất lượng, kỹ thuật 15 15 14 15 14 Thiết bị đúng chủng loại số lượng tính năng 10 10 10 10 10 Đặc tính kinh tế kỹ thuật của thiết bị 5 5 5 5 5 Biện pháp tổ chức cung cấp đến nơi lắp đặt 5 5 5 5 5 Khả năng lắp đặt TB, năng lực cán bộ 5 5 5 5 5 Khả năng thích ứng về kỹ thuật, địa lý 5 4 4 4 4 2 Tiêu chuẩn kinh nghiệm nhà thầu 10 9 10 10 10 Năng lực kỹ thuật 4 4 4 4 4 Năng lực tài chính và kinh doanh 4 3 4 4 4 Kinh nghiệm đã thực hiện dự án tương tự 2 2 2 2 2 3 Tài chính và giá cả 25 17 21 23 22 Chế độ miễn phí phụ tùng cho thêm 5 3 3 3 3 Giá dự thầu thấp nhất 20 14 18 20 19 4 Tiêu chuẩn tiến độ thực hiện 10 5 8 10 8 Thời gian thực hiện hợp động so với hồ sơ 5 5 5 5 5 Rút ngắn thời gian so với tiến độ dự kiến 5 0 3 5 3 5 Chuyển giao công nghệ và đào tạo 10 10 10 10 10 Chuyển giao công nghệ cho toàn bộ dự án 5 5 5 5 5 Kế hoạch bố trí chuyên gia thực hiện HĐ ký kết với huấn luyện kỹ thuật. 5 5 5 5 5 Tổng cộng 100 85 92 97 93 Do tiến độ giao hàng của Công ty còn dài nên Công ty không tạo ưu thế để dành điểm so với các nhà thầu khác. - Tình hình tài chính của Công ty được tốt nhất là khoán vốn chiếm dụng của Công ty rất lớn hơn 7 tỷ và hàng tồn kho hơn 11 tỷ năm 1999. Điều này làm Công ty bị mất điểm so với nhà thầu khác. Như vậy qua việc xem xét hai gói thầu trên ta có thể phân tích những nhân tố chủ yếu tác động đến khả năng thắng thầu của Công ty như sau: Phần lớn các thiết bị kinh doanh của Công ty đều là nhập khẩu từ các hãng sản xuất hàng đầu trên thế giới, do vậy chất lượng thiết bị cũng như những tính năng kỹ thuật đều đáp ứng tốt các yêu cầu đặt ra của chủ đầu tư. Chính vì vậy mà phần điểm kỹ thuật của Công ty cũng như các nhà thầu khác đều chênh lệch nhau không đáng kể và gần như đạt điểm chuẩn đề ra của chủ đầu tư. Như vậy nhân tố quyết định còn lại đến khả năng thắng thầu của Công ty chính là mức giá dự thầu đưa ra. Bởi vì cách tính toán giá bỏ thầu của mỗi nhà thầu đều khác nhau do vậy mà Công ty thường dựa vào nhân tố này làm yếu tố cạnh tranh. Việc đưa ra mức giá dự thầu thấp hơn đã góp phần không nhỏ giúp công ty thắng thầu các gói thầu mua sắm. Do đặc điểm của đấu thầu mua sắm cho nên các chủ đầu tư rất coi trọng giá bỏ thầu và thường có điểm đánh giá cao nhất. Tuy nhiên việc lập giá dự thầu của Công ty có khi còn quá cao do Công ty chưa có kế hoạch mua và chưa nắm bắt tình hình thị trường cũng như bản thân phương pháp lập giá của Công ty nên nhiều gói thầu Công ty đã trượt thầu và giá trúng thầu của Công ty chênh lệch không nhiều so với nhà thầu khác. Ví dụ: gói thầu mua máy nội soi video dạ dày của Sở y tế Lạng Sơn Công ty chỉ thấp hơn nhà thầu đứng sau là 8 triệu. Bên cạnh đó Công ty cũng chưa có kế hoạch mua hàng, lựa chọn đơn hàng nên nhiều kho đã tăng chi phí kết quả là làm giá dự thầu tăng lên mà tiến độ giao hàng bị chậm lại. Đây cũng là nhân tố làm Công ty bị mất điểm. 2.3 Đánh giá tình hình thực hiện công tác lập giá dự thầu tại Công ty thiết bị y tế TW1 - Hà Nội. 2.3.1 Những kết quả đạt được trong công tác lập giá dự thầu của Công ty. 2.3.1.1 Với bề dày kinh nghiệm hoạt động trên 20 năm cùng với sự đoàn kết trong tập thể nội bộ Công ty đặc biệt là trong phòng kinh doanh - bộ phận thực hiện lập giá dự thầu. Công ty đã nỗ lực vươn lên để khẳng định là một Công ty hàng đầu của Việt Nam kinh doanh thiết bị y tế và đạt được một số kết quả tốt như việc trúng thầu nhiều gói với tỷ lệ trúng thầu cao trên 50%, được nhiều bạn hàng tin cậy, (có những chủ đầu tư ký hợp đồng nhiều lần với Công ty) giữ được chỗ đứng thị trường trong nước tăng thêm uy tín. 2.3.1.2 Đã huy động đội ngũ cán bộ làm công tác lập giá nhiều kinh nghiệm tham gia các việc lập giá. Cùng với quá trình hoạt động thực tiễn thì đội ngũ này ngày càng được nâng cao dần về trình độ, năng lực nhiều mặt. 2.3.1.3 Do nhận thức được vị trí quan trọng của Công ty lập giá dự thầu nên ngày càng tạo sự chuyển biến tích cực về tổ chức quản lý và thực hiện đặc biệt là trong lĩnh vực quan hệ với các nhà sản xuất, nhà cung ứng trong và ngoài nước để đảm bảo cung ứng được ổn định, có chất lượng cũng như với các cơ quan tài chính, ngân hàng chủ đầu tư là cao cơ sở y tế ở trung ương và địa phương. 2.3.1.4 Tích cực và chủ động tìm kiếm thông tin về các gói thầu cũng như các chương trình quốc gia về y tế. 2.3.1.5 Giúp Công ty tiêu thụ được một khối lượng lớn hàng hoá góp phần tạo doanh thu đáng kể cho Công ty tăng thu nhập cho tập thể cán bộ công nhân viên của Công ty đóng góp lớn vào ngân sách Nhà nước. Nhìn chung trong một vài năm trở lại đây đặc biệt là sau năm 1997 cuộc khủng hoảng tài chính tiền tệ Công ty thiết bị y tế TW1 - Hà Nội đã có nhiều cố gắng trong hoạt động kinh doanh, nhiều tiến triển tốt trong tổ chức, quản lý, mở rộng quan hệ với bên ngoài. Nhờ đó đem lại thu nhập ngày càng cao cho cán bộ công nhân viên của Công ty với tổng quỹ lương và lương bình quân năm 1999 là: 1.934.020.000 đ và 1.346.000 đồng. Công ty ngày càng khẳng định uy tín của mình trên thị trường. Đây chính là những thành tích tốt Công ty cần phát huy. 2.3.2 Những tồn tại trong công tác lập giá dự thầu của Công ty. Mặc dù trong công tác lập giá dự thầu Công ty đã có nhiều cố gắng để đạt được những kết quả nhất định song vẫn còn một số tồn tại dẫn đến khả năng trúng thầu một số gói thầu chưa cao nhất là một số gói thầu có giá trị lớn, chi phí lớn ảnh hưởng tới sự phát triển chung của Công ty. ở đây tôi chỉ xin nên một số tồn tại chủ yếu mà Công ty cần khắc phục. 2.3.2.1 Việc thực hiện công tác lập giá dự thầu chưa diễn ra một cách thực sự có tính hệ thống và chặt chẽ, nhiều bước công việc nhận thức được song rất thụ động. 2.3.2.2 Giá bỏ thầu nhiều khi là quá cao so với nhà thầu trúng thầu được so với các nhà thầu khác. Công ty chưa đề ra một chính sách giá bỏ thầu linh hoạt dựa trên một chiến lược cạnh tranh đúng đắn. 2.3.2.3 Việc lập giá dự thầu của Công ty còn chưa phù hợp do vậy chưa đề ra được các đề xuất giảm giá làm tăng khả năng thắng thầu của Công ty. 2.3.2.4 Việc thu thập thông tin về các gói thầu còn hạn chế, bị động trong việc nhận thông báo mời thầu cũng như đánh giá lập giá dự thầu. 2.3.2.5 Tình hình tài chính của Công ty vẫn còn chưa được tốt do vậy Công ty chưa đủ năng lực tài chính để tham gia nhiều gói thầu cùng một lúc có giá trị lớn cũng như Công ty không đủ khả năng để thực hiện chính sách giảm giá dự thầu khuyến mại, nên Công ty phải kéo dài thời gian giao hàng đối với nhiều gói thầu cũng như giá dự thầu tăng lên do phải vay ngân hàng với thời gian dài khi nhập khẩu. 2.3.3 Nguyên nhân của những tồn tại trên. 2.3.3.1 Chưa tổ chức được bộ phận chuyên trách làm công tác lập giá dự thầu dẫn đến sự phân tán trong quản lý và các cán bộ lập giá phải làm những việc khác nhau không liên quan đến lập giá, chưa có tổ trưởng phụ trách lập giá. 2.3.3.2 Công ty chưa có kế hoạch nhập khẩu nên vẫn để tình trạng thừa thiếu đối với một số loại thiết bị cùng với chính sách lựa chọn đơn hàng chưa hợp lý nên đã làm cho giá thành bản thân thiết bị nhập quá lớn không đúng với mặt bằng giá thị trường. Đối với những thiết bị thiếu buộc Công ty phải tăng chi phí để hoàn thành đúng tiến độ, thiết bị thừa buộc phải tăng chi phí bảo quản. Tất yếu làm cho giá dự thầu Công ty cao lên. 2.3.3.3 Trong việc lập giá dự thầu của Công ty thì Công ty đã đưa vào một số chi phí không cần thiết. Công ty chỉ tính tới các yếu tố bên trong mà chưa gắn chặt với thị trường và các đối thủ cạnh tranh. 2.3.3.4 Công ty vẫn chưa có bộ phận làm công tác Marketing tiếp thị riêng để thực hiện công việc mà chỉ do phòng kinh doanh đảm nhận kiêm nghiệm do một vài cá nhân thực hiện chưa có sự phối hợp với những cán bộ lập giá. 2.3.3.5 Tình trạng mắc nợ lớn, vốn lưu động bị ứ đọng nhiều do giá trị hàng tồn kho quá lớn và vốn bị chiếm dụng nhiều việc thu hồi vốn chậm và thiếu linh hoạt trong việc tìm kiếm các biện pháp huy động vốn lưu động. Chương ba Một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác lập giá dự thầu tại Công ty thiết bị y tế TW1 - Hà Nội. 3.1 Một số định hướng chủ yếu nhằm hoàn thiện công tác lập giá dự thầu tại Công ty thiết bị y tế TW1 - Hà Nội. Để tạo điều kiện thuận lợi cho việc hoàn thiện công tác lập giá dự thầu tại Công ty, trong thời gian tới Công ty cần tập trung vào một số định hướng chủ yếu dưới đây: 3.1.1 Tích cực tìm kiếm các nhà cung cấp mới giá rẻ, chất lượng. Việc tìm kiếm được các nhà cung cấp giá rẻ, chất lượng không những tạo điều kiện cho Công ty có thể thực hiện được đa dạng chiến lược giá bỏ thầu linh hoạt nhằm tăng khả năng trúng thầm mà còn tạo điều kiện cho Công ty có các biện pháp giảm chi phí trong giá dự thầu từ đó thu được mức lãi cao nhất có thể. Nhận thức được tầm quan trọng này trong thời gian tới Công ty cần tích cực tìm kiếm thêm nhà cung cấp mới bên cạnh các nhà cung cấp truyền thông của Công ty. Đối với hình thức nhận uỷ thác Công ty cần tích cực làm việc với các nhà cung cấp này để xin được làm đại lý chính thức với một tỷ lệ hoa hồng nhất định. Làm được điều này chắc chắn Công ty sẽ được hưởng một mức lãi cao và có thể chủ động khi đưa ra mức giá dự thầu của mình. Đối với các nhà cung cấp truyền thống Công ty cần làm việc lại và có quan hệ tích cực để đảm bảo cung cấp hàng hoá ổn định. 3.1.2 Đẩy mạnh công tác nghiên cứu thị trường tiếp thị. Việc làm này giúp cho Công ty không những nắm bắt được những thông tin tình hình thị trường tạo điều kiện thuận lợi cho việc đẩy mạnh hoạt động tiêu thụ mà còn tạo thế chủ động khi đưa ra các biện pháp tranh thầu thích hợp nói chung cũng như mức giá dự thầu nói riêng. 3.1.3 Thực hiện chiến lược phát triển nguồn nhân lực. Trong bất kỳ doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nào thì yếu tố quyết định vào thành công của doanh nghiệp không thể thiếu yếu tố con người. Chính vì vậy chất lượng của công tác lập giá cao hay thấp có liên quan trực tiếp tới những cán bộ lập giá cũng như các cán bộ có liên quan khác. Chính vì vậy trong thời gian tới Công ty cần tập trung đầu tư nhằm nâng cao đội ngũ cán bộ trong toàn Công ty và đây là định hướng phát triển lâu dài của Công ty. 3.2 Một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác lập giá dự thầu. Hoàn thiện công tác lập giá dự thầu thực chất chính là nhằm mục tiêu nâng cao khả năng thắng thầu - thắng thầu có hiệu quả của Công ty. Do vậy những giải pháp đưa ra là để khắc phục những tồn tại phát huy những mặt tích cực như đã phân tích ở phần trước, cuối cùng là giúp Công ty khi tham dự thầu có được giá dự thầu đảm bảo khả năng thắng thầu đồng thời vẫn đảm bảo có lãi cho Công ty. Điều này không chỉ liên quan trực tiếp tới chất lượng công tác lập giá mà còn liên quan đến nhiều vấn đề rộng lớn, đòi hỏi cố gắng về mọi mặt của Công ty. Từ kết quả phân tích, so sánh trên và dựa trên các kiến thức mà bản thân tôi đã tiếp thu được tôi xin mạnh dạn đề xuất một số biện pháp mà tôi cho rằng Công ty có thể áp dụng nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác lập giá dự thầu tại Công ty. Các biện pháp đó là: 3.2.1 Biện pháp 1: Thành lập bộ phận quản lý dự án trực thuộc phòng kinh doanh trong cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty. Bộ phận quản lý dự án được thành lập dựa trên chủ trương của Công ty là phải ổn định và tổ chức lại một bộ phận chuyên trách làm công tác lập giá và tạo điều kiện hỗ trợ cũng như xây dựng lực lượng cho bộ phận này đủ mạnh để trực tiếp có thể đảm nhận chức năng của mình. Đây chính là một chủ trương đúng đắn mà Công ty nên làm ngay. Bởi việc thành lập bộ phận này sẽ xem lại những tác động lớn sau: - Có thể khắc phục được sự phân tán và kiêm nghiệm trong việc thực hiện công tác lập giá dự thầu gây ra. Chính vì tạo được tính chuyên môn hoá đảm trách trong quá trình lập giá sẽ giúp được cho cán bộ lập giá có thể đưa ra được đơn giá phù hợp và chính xác. - Sự ra đời của một bộ phận chuyên trách này có chức năng và nhiệm vụ, vai trò đặt ngang hàng với các phòng khác trong Công ty chính là việc thể hiện bằng thực tiễn chứ không chỉ dừng lại ở nhận thức đơn thuần là tầm quan trọng của công tác lập giá đối với hoạt động dự thầu của Công ty, liên quan đến khả năng thắng thầu của Công ty cũng như tầm quan trọng của thắng thầu đối với hoạt động kinh doanh của Công ty. - Việc thành lập bộ phận quản lý dự án trong đó bộ phận lập giá dự thầu là một bộ phận nhỏ trong đó sẽ giúp cho ban lãnh đạo Công ty thuận lợi trong việc chỉ đạo xây dựng chiến lược dự thầu cũng như xây dựng lực lượng đầu tư mọi mặt cho bộ phận này cũng như bộ phận lập giá từ đó sẽ nâng cao được sức mạnh và hiệu quả trong hoạt động của nó. - Ngoài bộ phận lập giá trong bộ phận quản lý dự án còn có bộ phận làm nhiệm vụ Marketing - tiếp thị. Đã thu thập thông tin không chỉ riêng đối với các gói thầu, nguồn dự thầu mà còn về các đối thủ cạnh tranh. Điều tra nghiên cứu thị trường về tình hình biến động giá cả, nguồn hàng cùng một số vấn đề liên quan hoạt động nhập khẩu, dự báo thị trường, tiến hành hoạt động chiêu thị, quảng cáo, xác định đối sách cạnh tranh và tiêu thụ cụ thể... Việc này sẽ có tác động rất lớn tới công tác lập giá dự thầu của Công ty qua những khía cạnh sau: - Giúp bộ phận lập giá dự thầu có được thông tin đầy đủ như: thông tin về tình hình giá cả thị trường, nguồn cung ứng cũng như về các đối thủ tranh thầu kết hợp với các yếu tố nội bộ của Công ty sẽ có một đánh giá chính xác khi lập giá dự thầu đưa ra một giá tranh thầu hợp lý khi dự thầu. - Về nhân sự của bộ phận quản lý dự án ban đầu có thể bố trí 5 người. Trong đó nhiệm vụ của từng bộ phận nhỏ sẽ phân công cụ thể như sau: + Một trưởng bộ phận phụ trách cung và theo dõi tổng hợp bao gồm các công việc chủ yếu như: theo dõi quá trình dự thầu và thực hiện hợp đồng các gói thầu chuẩn bị thủ tục làm bảo lãnh dự thầu và bảo lãnh thực hiện hợp đồng, lưu tài liệu dự thầu, tổ chức rút kinh nghiệm sau mỗi lần dự thầu sau đó tổng hợp và đánh giá kết quả định kỳ trình giám đốc xem xét giải quyết, thu hồi vốn. + Ba cán bộ làm công tác Marketing - tiếp thị: bao gồm các công việc chủ yếu như: tìm kiếm thông tin về các gói thầu cần đấu thầu, tiến hành thu thập và phân tích các thông tin về các thông báo mời thầu, thư mời thầu, gói thầu được Tổng Công ty giao cũng như về đối thủ tranh thầu, tình hình giá cả thị trường, các nhà cung ứng, các vấn đề liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu, thực hiện các giải pháp về Marketing thông tin quảng cáo - từ đó cung cấp toàn bộ những thông tin đã được phân tích đánh giá đưa lên bộ phận lập giá để làm cơ sở đánh giá một cách chính xác về mức giá dự thầu định đưa ra. Trong đó một người phụ trách chung, một người đảm nhận mặt hàng hoá chất, một người đảm nhận mặt hàng thiết bị. + Bốn cán bộ làm công tác lập giá dự thầu bao gồm thực hiện các công việc sau: Dựa trên cơ sở các thông tin về gói thầu cùgn các thông tin liên quan khác. Bộ phận lập giá tiến hành tính toán xác định chiến lược tranh thầu hợp lý nhất thông qua việc tính toán giá bỏ thầu. Ngoài ra bộ phận này còn đảm nhận luôn khâu hoàn thành hồ sơ mời thầu. Trong bộ phận này thì hai người đảm trách mặt hàng hoá chất và hai người đảm trách mặt hàng thiết bị. Về bố trí nhân sự cho bộ phận quản lý dự án trước hết nên căn cứ vào số cán bộ công nhân viên hiện nay của Công ty đang tham gia hoạt động kinh doanh của Công ty. Để giảm bớt sự tăng lên của lao động gián tiếp theo tôi có thể chuyển một số cán bộ hiện tại của phòng kinh doanh sang. Như vậy toàn bộ số cán bộ thuộc bộ phận tiếp thị vẫn là những cán bộ thuộc phòng kinh doanh trước đây chuyển sang cụ thể: Sẽ chuyển hai cán bộ có trình độ đại học về dược trong đó cử một cán bộ làm trưởng bộ phận có kinh nghiệm lâu năm và người còn lại làm công tác Marketing - tiếp thị. Chuyển hai cử nhân kinh tế và hai kỹ sư làm công tác lập giá và hoàn chỉnh hồ sơ dự thầu. Trong đó hai cử nhân kinh tế sẽ đảm trách phần lập đơn giá dự thầu. Chuyển một cử nhân ngoại ngữ và một trung cấp kinh tế sang làm công tác Marketing - tiếp thị Như vậy sau khi thực hiện biện pháp này thì cơ cấu tổ chức của phòng kinh doanh được tổ chức theo sơ đồ sau: phòng kinh doanh Bộ phận quản lý dự án Bộ phận kinh doanh Mặt hàng thiết bị Mặt hàng hoá chất Mặt hàng thiết bị Mặt hàng hoá chất Sơ đồ 2 - Cơ cấu tổ chức của phòng kinh doanh (dự kiến) Với cách bố trí như vậy thì Công ty phải bỏ thêm các khoản chi phí như sau: - Lương tháng trả cho các cán bộ thuộc bộ phận này vẫn giữ nguyên. Như vậy Công ty cần trang bị cho bộ phận này các thiết bị văn phòng như sau: + Hai máy tính hiện đại trong đó một máy nối mạng cho bộ phận tiếp thị có thể thu thập thông tin một cách nhanh chóng và hiệu quả. + Một máy in Laze + Một máy điện thoại. + Một số trang thiết bị văn phòng khác. Tổng chi phí ban đầu khoảng 32 triệu. Đây là mức chi phí vừa phải so với quy mô của công ty cũng như quỹ đầu tư phát triển của Công ty là lớn (hơn 400 triệu). Nhưng hiệu quả đem lại khi thực hiện biện pháp này sẽ đem lại khả năng rõ rệt trong việc nâng cao khả năng thắng thầu tại Công ty và hiệu quả đem lại sẽ là rất lớn cả trước mắt lẫn lâu dài sau này. Tuy nhiên để thực sự nâng cao được hiệu quả của công tác lập giá dự thầu thì Công ty nên chú trọng tăng cường đào tạo, bồi dưỡng cán bộ tham gia bộ phận quản lý dự án. Ta biết rằng do hoạt động dự thầu liên quan đến nhiều lĩnh vực khác nhau. Vì vậy nó đòi hỏi những người tham gia phải hết sức nhanh nhạy. Chính vì thế để thắng thầu đòi hỏi Công ty phải có những cán bộ có kiến thức sâu rộng trong đó cán bộ làm công tác dự thầu là hết sức quan trọng. Quan trọng bởi vì những cán bộ này ngoài khả năng đưa ra một giá dự thầu đảm bảo trúng thầu còn phải giỏi trong việc lập các tài liệu dự thầu khác. Ngoài ra họ còn phải có kiến thức, kỹ năng về tin học và ngoại ngữ là những chuyên môn rất cần thiết khi làm công việc này. Bên cạnh đó bộ phận tiếp thị cũng không kém phần quan trọng khi đòi hỏi những kiến thức tương tự nhất là những kiến thức chuyên môn về Marketing và quản trị kinh doanh. Với một lực lượng cán bộ nhiều kinh nghiệm đã tham gia nhiều gói thầu mà Công ty đã có, thì để xây dựng một lực lượng mạnh, chính quy, chuyên môn hoá cao phục vụ cho công tác lập giá dự thầu. Công ty nên có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng các kiến thức về kinh tế cho các cán bộ làm công tác lập giá và Marketing. Nhất là những kiến thức về luật pháp, kinh tế liên quan đến đấu thầu và Marketing. Muốn vậy Công ty có thể căn cứ vào nhiệm vụ của từng người cũng như khả năng trình độ của những người này mà lập kế hoạch đào tạo cụ thể như sau: + Marketing có 4 người cần đào tạo gồm: Một trưởng bộ phận và ba cán bộ làm công tác Marketing - tiếp thị. + Luật kinh tế: có 3 người gồm một trưởng bộ phận và 2 cán bộ làm công tác lập giá. + Tin học: đòi hỏi tất cả các cán bộ đều phải biết sử dụng máy tính. Hình thức đào tạo Công ty có thể hình thức cử đi học ở các trung tâm đào tạo có uy tín như đại học kinh tế quốc dân và các lớp ngoài giờ hành chính để đáp ứng nhu cầu vừa học vừa làm của các cán bộ này. Tổng chi phí ước tính ban đầu Công ty phải chi ra như sau: + Marketing và quản trị kinh doanh: 4 x 5 = 20 triệu + Luật kinh tế : 3 x 5 = 15 triệu + Tin học: 8 x 0,5 = 4 triệu Tổng chi phí đào tạo, bồi dưỡng là: 39 triệu. Đối với những cán bộ tham gia bộ phận này đã tự theo học những khoá học để bồi dưỡng kiến thức thì công ty sẽ căn cứ vào kế hoạch này để tạo điều kiện về thời gian đồng thời hỗ trợ kinh phí và phương tiện học tập cho họ. Bên cạnh đó phải khuyến khích tất cả các cán bộ trong diện phải đào tạo đi học. 3.1.2 Biện pháp 2: Công ty cần tính toán giá dự thầu một cách hợp lý. Tuy Công ty chưa xây dựng cho mình một chiến lược tranh thầu cụ thể nhưng khi dự thầu do đặc điểm của đấu thầu mua sắm nên Công ty thường mong muốn đưa ra một mức giá thấp để tranh thầu. Bởi giá càng thấp thì cơ hội giành thắng lợi của Công ty càng cao. Nhìn lại một số gói thầu mà Công ty đã tham gia, một số gói thầu Công ty trúng thầu nhưng giá mà Công ty đưa ra chỉ thấp hơn nhà thầu cạnh tranh lớn nhất của Công ty rất ít trong khi đó tỷ lệ lãi dự tính của Công ty đưa ra lại rất thấp. Chính vì vậy một số gói thầu tuỳ có giá trị lớn song lợi nhuận Công ty thu được lại rất thấp. Trong khi đó đối với một số gói thầu Công ty trượt thầu thì giá dự thầu Công ty đưa ra lại quá cao có khi lên đến 6% - 7% so với nhà thầu trúng thầu. Như vậy để tìm nguyên nhân ta trở lại phương pháp tính toán giá dự thầu của Công ty. - Việc Công ty tính giá xuất kho bằng: giá bản thân thiết bị + chi phí phục vụ quá trình mua hàng là hoàn toàn chính xác. - Đối với các chi phí liên quan đến thiết bị khi Công ty đưa ra còn chưa hợp lý cụ thể: + Công ty đã tính cả bảo lãnh dự thầu và bảo lãnh thực hiện hợp đồng vào đơn giá dự thầu dù rằng đây là những khoản Công ty phải vay ngân hàng. Theo quy chế đấu thầu kèm theo Nghị định 88/CP ngày 1/9/99 thì đối với bảo lãnh dự thầu thì trong trường hợp Công ty thắng thầu khi nộp bảo lãnh thực hiện hợp đồng Công ty sẽ được trả lại. Còn khi hoàn thành thực hiện hợp đồng Công ty cũng sẽ nhận được bảo lãnh thực hiện hợp đồng. Vì vậy khi đưa chi phí vào Công ty chỉ tính phần lãi suất khi phải vay hai khoản này mà thôi. + Tương tự đối với bảo lãnh bảo hành (nếu có0 Công ty cũng chỉ tính phần chi phí là phần lãi suất vay ngân hàng. Đối với một số gói thầu mà bên mời thầu ở xa xét thấy cần thiết Công ty cũng nên tính cả các chi phí liên quan vận chuyển, lắp đặt hướng dẫn sử dụng nếu những chi phí này là lớn. - Đối với mức lãi của Công ty Công ty tính trên giá hàng xuất kho là không hợp lý. Bởi theo cách tính này mức lãi thực Công ty thu được sẽ không phải theo cách tính mà sẽ bị giảm đi sau khi trừ chi phí khác phát sinh như lãi vay ngân hàng, chi phí vận chuyển, lắp đặt... Như vậy để tính mức lãi chính xác Công ty nên tính dựa trên giá xuất kho và các chi phí phát sinh liên quan đến gói thầu. - Công ty cũng nên đưa các yếu tố rủi ro vào giá bỏ thầu: tỷ giá hối đoái, lạm phát. Như vậy theo cách tính toán mới giá bỏ thầu lúc này được tính toán lại như sau: Giá chào thầu = (1 + Kg) giá tính thầu. Trong đó: Kg là hệ số trượt giá do tỷ giá hối đoái, lãi suất. Giá tính thầu gồm: chi phí gói thầu + lãi dự tính. Chi phí gói thầu gồm: + Giá xuất kho A (Như các tính của Công ty) + Chi phí liên quan gói thầu: lãi vay ngân hàng làm bảo lãnh dự thầu, bảo lãnh thực hiện hợp đồng, bảo lãnh lắp đặt (như cách tính của Công ty) và chi phí vận chuyển, lắp đặt ở nơi bên mời thầu (nếu có) Lãi dự tính = % công ty dự tính x chi phí gói thầu. Để minh hoạ cho cách tính mới này ta quay trở lại cách tính thầu của Công ty đối với gói thầu mua máy siêu âm đen trắng của bệnh viện Hữu Nghị Việt Đức. Chi phí gói thầu theo các tính mới sẽ là: Giá suất kho A: 247.666.772 đồng Chi phí bảo lãnh dự thầu: 63.155,027 đồng Chi phí bảo lãnh thực hiện hợp đồng: 842.067,025 đồng. Chi phí bảo lãnh lắp đặt bảo hành hướng dẫn sử dụng tại bệnh viện Việt Đức: 1.894.650,860 đồng Tổng cộng có chi phí gói thầu là: 250.466.644,9 đồng Lãi dự tính (vẫn tính theo 2% mức lãi Công ty đưa ra) là: 2% x 250.466.644,9 = 5.009.332,897 đồng Giá tính thầu: 250.466.644,9 + 5.009.332,897 = 255.475.977,8 đồng. Giá dự thầu = (1 + 0,02) x 255.475.977,8 = 260.585.497,4 đồng. (Trong trường hợp này giả định hệ số trượt giá là 2%). So với mức tính trước đây của Công ty thì Công ty đã giảm được là: 300 triệu - 260.585.497,4 = 39.414.502,6 triệu. Nếu so với nhà thầu trúng Công ty thấp hơn là: 277 triệu - 260.585.497,4 = 16.414.502,6 triệu. Như vậy đây chính là điều kiện Công ty nên xem xét để tăng mức lãi của mình trong những lần đấu thầu sau. Như vậy việc áp dụng cách tính mới này sẽ cho phép Công ty có thể bù đắp được tất cả các chi phí phát sinh và đề phòng được rủi ro cũng như có thể thu được mức lãi mong muốn và có thể khắc phục những hạn chế do cách tính ban đầu của Công ty nhờ đó tăng được khả năng thắng thầu của Công ty. Tuy nhiên việc thực sự tăng khả năng thắng thầu của Công ty còn phụ thuộc vào việc đưa ra một mức giá linh hoạt tuỳ thuộc vào những thông tin mà Công ty có được. 3.2.3 Biện pháp 3: Đưa ra chiến lược tranh thầu thích hợp bằng việc tính toán giá bỏ thầu dựa vào các thông tin về các đối thủ tranh thầu. Việc Công ty thực hiện biện pháp 2 mới chỉ là điều kiện cần. Tuy nhiên yếu tố quyết định khả năng thắng thầu của công ty lại phụ thuộc vào những thông tin về tình hình thị trường, cung ứng... và nhất là những thông tin về các đối thủ tranh thầu với Công ty. Chính vì vậy mà bên cạnh việc tính toán giá bỏ thầu không hợp lý của Công ty thêm vào do không nắm được những thông tin về các đối thủ tranh thầu cho nên Công ty đã rất thụ động trong việc đánh giá để đưa ra một mức giá dự thầu phù hợp nhằm đảm bảo khả năng thắng thầu cao. Để khắc phục tình trạng này trước hết Công ty tiến hành điều tra nghiên cứu thị trường (nếu bộ phận quản lý dự án được thành lập theo biện pháp 1 thì công việc này sẽ được thực hiện do nhóm bộ phận Marketing - tiếp thị thực hiện) trong đó Công ty nên tập trung nghiên cứu những thông tin sau: - Tình hình thị trường xuất nhập khẩu thiết bị y té: tình hình giá cả, tình hình các nguồn cung cấp hiện tại cũng như hướng tìm thị trường cung cấp mới với giá rẻ, chất lượng cao, chủng loại đa dạng; tình hình biến động tỷ giá hối đoái, các thông tin liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu: vận chuyển, bảo hiểm, phương thức thanh toán. Các văn bản quản lý của Nhà nước về hoạt động xuất nhập khẩu thiết bị y tế: thuế, hạn ngạch. - Nguồn tiêu thụ và đối thủ tranh thầu: nhu cầu cần mua sắm các trang thiết bị y tế của các cơ sở y tế từ trung ương đến địa phương thông qua khảo sát tình hình trang bị tại các cơ sở y tế cũng như số vốn mà ngân sách Nhà nước cấp xuống dùng để đầu tư mua sắm các trang thiết bị y tế. Kịp thời nắm bắt tất cả các thông tin có được về các thông báo mời thầu trên tất cả các nguồn khác nhau. Để có thể thu thập các thông tin này một cách nhanh chóng Công ty nên có chính sách hoa hồng đối với mỗi gói thầu bằng việc khuyến khích thưởng cho mỗi cá nhân trong Công ty nếu có được một thông báo mời thầu một số tiền nhất định tuỳ theo từng loại hàng mời thầu. Bên cạnh đó Công ty cũng nên áp dụng hình thức môi giới và sẽ thoả thuận sẽ trả một tỷ lệ hoa hồng nhất định trên giá trị trúng thầu tuỳ thuộc vào giá trị trúng thầu; nghiên cứu thị hiếu của các bên mời thầu cũng như nghiên cứu tìm hiểu về bên mời thầu; nghiên cứu về các đối thủ tranh thầu trực tiếp với Công ty. - Nghiên cứu về lãi suất ngân hàng. Dựa trên cơ sở những thông tin này bộ phận lập giá có thể xây dựng và lựa chọn các chiến lược tranh thầu thích hợp. Để đảm bảo khả năng thắng thầu cao của Công ty trước hết Công ty cần xây dựng cho mình một chiến lược tranh thầu hợp lý sau đó Công ty cần đưa ra một mức giá dự thầu (thực chất chính là mức lãi dự kiến) thích hợp sau khi có được thông tin về các đối thủ tranh thầu trực tiếp với Công ty. Để xây dựng chiến lược tranh thầu thích hợp Công ty có thể sử dụng các chiến lược giá sau tuỳ thuộc vào thông tin có được về đối thủ tranh thầu. Tuy nhiên để áp dụng chiến lược này một cách có hiệu quả Công ty cần chú ý mấy vấn đề sau: - Trong đấu thầu mua sắm hàng hoá đặc biệt là các thiết bị y tế thường đặc tính kỹ thuật chất lượng chênh lệch không nhiều cho nên bên mời thầu thường rất coi trọng về giá. Do vậy giá dự thầu Công ty đưa ra càng thấp thì khả năng thắng thầu của Công ty càng cao và ngược lại. Vì vậy đối với một số thiết bị Công ty đã tồn kho lâu cần bán gấp thì Công ty có thể đưa ra giá dự thầu đủ bù đắp chi phí hoặc có thể chấp nhận mức lỗ. Tuy không có lãi hoặc lỗ nhưng Công ty có thể bán được hàng thu hồi lại vốn giảm lượng tồn kho vì hàng tồn kho hiện nay của Công ty vẫn rất lớn. - Khi càng đông nhà thầu tham gia và nguồn lực của các nhà thầu là tương đương vì vậy việc đưa ra một mức giá dự thầu cao là rất khó. - Nếu việc cạnh tranh giá là khó khăn Công ty nên thực hiện chính sách khuyến mại nhất là đối với dụng cụ thiết bị đi kèm. Bởi vì khi mà mức giá tranh thầu đưa ra chênh lệch không nhiều nên để dành được một điểm về giá cả nhà thầu phải thấp hơn đối thủ sát nhất với số tiền khá lớn. Trong khi đó một số bên mời thầu lại ưu tiên từ 4 - 5 điểm cho nhà thầu nào có chính sách khuyến mại và chi phí để dành được một điểm này lại thấp hơn nhiều so với điểm giá cả. Sau khi đã định hướng được chiến lược tranh thầu hợp lý để quyết định đưa ra một mức lãi chính xác (thực chất là mức giá dự thầu) thì Công ty phải dựa trên những thông tin về đối thủ tranh thầu. Giả thiết cơ bản là giá dự thầu càng cao thì khả năng thắng thầu càng thấp và ngược lại (giả định không có yếu tố rủi ro). Khi đưa ra một mức giá dự thầu Công ty thường dự kiến tát cả các chi phí phát sinh liên quan đến gói thầu và cộng với một mức lãi dự tính của mình. Chi phí dự tính Công ty đưa ra nhìn chung là sát so với nhà thầu khác. Vấn đề còn lại cho cả Công ty lẫn nhà thầu khác chính là mức lãi dự tính. Nếu đảm bảo thắng thầu chắc thắng thì Công ty phải có mức lãi bằng 0 hoặc giá dự thầu thấp hơn chi phí. Như vậy thì xác suất trúng thầu sẽ tăng lên cùng với sự giảm dần của mức lãi dự tính. Từ những vấn đề trên để tính được xác suất trúng thầu của mình Công ty cần phải thu thập và xử lý những thông tin sau: - Sau khi đã có danh sách các đối thủ tranh thầu Công ty sẽ tiến hành thu thập các số liệu về giá dự thầu một đối thủ nào đó Công ty đã từng cạnh tranh về một loại hàng hoá thiết bị. - Công ty chia giá dự thầu của đối thủ này cho chi phí dự thầu mà Công ty dự toán theo cách sau: Gọi C là chi phí mà Công ty dự toán như vậy = Việc tính toán mức lãi dự tính trên chi phí dự tính của Công ty được thực hiện tương tự với các nhà thầu khác. Dựa vào những tính toán này Công ty sẽ chọn ra mứclãi dự tính thấp hơn. Các nhà thầu này và gần sát với mức lãi thấp nhất của các nhà thầu này được đảm bảo có lãi lớn nhất có thể. Trường hợp có các đối thủ chưa biết cũng tham dự đấu thầu thì cũng có thể lựa chọn ._.