Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Công ty cổ phần công trình giao thông Hải Phòng

đi đúng đắn trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. Cổ phần hoá Doanh nghiệp là một bước ngoặt quan trọng đối với Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng.Trong quá trình cổ phần hoá, công ty một mặt được khẳng định năng lực quản lý, một mặt là những khó khăn để tồn tại và phát triển hơn nữa. Để làm được điều này công ty đã không ngừng áp dụng những KH- KT hiện đại, nâng cao trình độ của công nhân kỹ thuật, hoàn thiện công tác quản lý, đặc biệt là khẳng định vai trò của văn phòng để trở thành trợ thủ đắc lực cho lãnh đạo và công ty nói chung. Trong quá trình học tập và nghiên cứu các môn học chuyên ngành quản trị văn phòng, tôi đã nhận thức được tầm quan trọng của văn phòng và hoạt động văn phòng đối với doanh nghiệp.Trong thời gian thực tập, được tìm hiểu tình hình thực tế hoạt động văn phòng tại Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng, do đó tôi đã chọn đề tài: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng của Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng làm nội dung của luận văn tốt nghiệp. Mục tiêu Và NHIệm vụ nghiên cứu Xây dựng văn phòng vững mạnh là yếu tố tất yếu để giúp cơ quan, tổ chức đổi mới phương thức lãnh đạo và lề lối làm việc, nâng cao chất lượng và hiệu quả, hiệu lực của công tác lãnh đạo.Do vậy, việc tăng cường xây dựng tổ chức và cải cách hoạt động văn phòng của cơ quan, tổ chức được quan tâm đặc biệt. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của luận văn: + Nghiên cứu lý luận về văn phòng: khái niệm, chức năng, nhiệm vụ.Lý luận về hoạt động văn phòng: vai trò, ý nghĩa của việc tổ chức khoa học công tác văn phòng, các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động văn phòng… + Đánh giá hoạt động văn phòng ở Công ty CPCTGT Hải Phòng: quá trình hình thành và phát triển công ty, ngành nghề kinh doanh, khái quát về phòng TC- HC, các nghiệp vụ chính, thuận lợi, tồn tại… + Đề xuất một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng ở Công ty: định hướng chung, giải pháp cụ thể… Phạm vi nghiên cứu Thực tế có nhiều cách hiểu và quan niệm khác nhau về hoạt động văn phòng phản ánh nhận thức về chức năng, nhiệm vụ của văn phòng ở mỗi thời kỳ lịch sử và trong những hoàn cảnh phát sinh quan hệ nhất định. Nội dung luận văn này đi sâu tìm hiểu về thực tế hoạt động văn phòng ở Công ty CPCTGT Hải Phòng. Phương pháp nghiên cứu Luận văn áp dụng phương pháp luận biện chứng. Phương pháp này cụ thể bao gồm ba phương pháp chính là: nghiên cứu tài liệu về lý luận văn phòng và hoạt động văn phòng, quan sát và phân tích, so sánh với thực tế văn phòng và hoạt động văn phòng ở Công ty CPCTGT Hải Phòng. Kết cấu của luận văn Bố cục của luận văn gồm 3 chương: Chương 1: Lí luận chung về văn phòng và hoạt động văn phòng. Chương 2: Thực tế về hoạt động văn phòng của Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng. Chương 3: Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng Công ty CPCTGT Hải Phòng. Chương 1 Lí luận chung về văn phòng và hoạt động văn Phòng 1.1 Lí luận chung về văn phòng 1.1.1 Khái niệm văn phòng Nền kinh tế nước ta hiện nay đã và đang đứng trước muôn vàn cơ hội để hội nhập phát triển cũng như phải đối mặt với rất nhiều khó khăn, thử thách để có thể tồn tại, phát triển đúng hướng trong nền kinh tế thị trường ngày càng đa dạng hoá, hiện đại hoá.Vì vậy, mỗi doanh nghiệp tổ chức phải tìm cho mình một vị trí, một lợi thế vững vàng trên thương trường để có đủ sức cạnh tranh và có khả năng phát triển hoà nhịp cùng nền kinh tế thế giới. Muốn làm được điều đó thì buộc các nhà quản lý phải thông minh, năng động, sáng tạo và nhạy bén nắm bắt các thông tin một cách nhanh chóng và chính xác. Hơn bao giờ hết, văn phòng cần khẳng định được vị trí quan trọng của mình trong việc hỗ trợ quá trình điều hành, ra quyết định của các nhà quản lý. Có một số khái niệm cơ bản về Văn phòng dưới các góc độ khác nhau:(theo Th.s Trần Thị Ngà, 2006, Bài giảng cho lớp QT901P trường ĐHDLHP). * Xét theo phương diện tổ chức:Văn phòng là một đơn vị cấu thành của tổ chức. * Xét theo tiêu chí chức năng : Văn phòng là một thực thể tồn tại để thực hiện các hoạt động tham mưu, tổng hợp, hậu cần theo yêu cầu của các nhà quản lý. * Xét theo tính chất hoạt động : Văn phòng là một thực thể tồn tại để thực hiện việc quản lý thông tin phục vụ cho công tác điều hành của nhà quản trị. * Ngoài ra còn có thể hiểu: Văn phòng là trụ sở làm việc, là địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan, doanh nghiệp. Trong thực tế văn phòng còn được tổ chức hoạt động tương đối độc lập như một cánh tay nối dài của cơ quan cấp trên trực tiếp, một cơ cấu tổ chức thay mặt cơ quan, đơn vị thực hiện những nhiệm vụ ở ngoài cơ quan, đơn vị chính. Trong một số trường hợp khác, văn phòng gần như là một cơ quan hoàn chỉnh, là hình bóng thu nhỏ của cơ quan chính như các văn phòng đại diện của các tổ chức, doanh nghiệp tại các vùng, khu vực hay ở nước ngoài . Văn phòng cũng được dùng để gọi các tổ chức độc lập được pháp luật thừa nhận với tên gọi như : văn phòng luật sư, văn phòng tư vấn, văn phòng nghị sĩ, văn phòng kiến trúc sư... Khi thực hiện hoạt động hậu cần với nhiệm vụ quản lý cơ sở vật chất và tài chính, văn phòng còn được hiểu như một “thủ kho” về tài chính, tài sản. Luận văn này xem xét văn phòng theo cách nhìn nhận chung nhất.Văn phòng được hiểu là bộ máy hoạt động làm việc tổng hợp của đơn vị doanh nghiệp, là nơi làm việc về giấy tờ, nơi nào thực hiện các hoạt động, sản xuất hàng hoá, làm dịch vụ hoặc làm công việc hành chính đều có nơi giao dịch bằng giấy tờ thì gọi là văn phòng.Văn phòng bao gồm toàn bộ quá trình thu thập, xử lý, chuyển tải thông tin từ đầu vào đến đầu ra phục vụ cho quá trình tổ chức, điều hành mọi hoạt động của doanh nghiệp. Như vậy, văn phòng có thể được xem xét như một hệ thống bao gồm các tác nghiệp đầu vào và đầu ra có những tính chất đặc thù nhất định. Đầu vào đó là các hoạt động trợ giúp lãnh đạo tổ chức, quản lý, sử dụng toàn bộ các nguồn thông tin về những lĩnh vực chính trị, kinh tế, xã hội, hành chính, môi trường...theo các phương án khác nhau nhằm thu được những kết quả tối ưu trong từng hoạt động của cơ quan, tổ chức. Đầu ra là các hoạt động phân phối, chuyển tải, thu thập, xử lý các thông tin phản hồi trong nội bộ và từ bên ngoài cơ quan, tổ chức theo yêu cầu của lãnh đạo.Toàn bộ những hoạt động đó góp phần và trợ giúp công tác điều hành thông tin trong cơ quan nhằm nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng thông tin trong quá trình quản lý, điều hành hoạt động của cơ quan, tổ chức. Hiểu một cách toàn diện hơn: Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan trong mỗi tổ chức, là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, là nơi thu thập và xử lý thông tin nhằm hỗ trợ cho hoạt động quản lý của các nhà lãnh đạo, là nơi chăm lo mọi vấn đề về hậu cần và đảm bảo vật chất cho hoạt động của cơ quan. 1.1.2 Chức năng của Văn phòng Câu hỏi được đặt ra là “Vì sao ở mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị lại cần phải quan tâm và đẩy mạnh công tác văn phòng?”.Vì văn phòng hỗ trợ cho lãnh đạo, cho tổ chức rất nhiều trong việc ra quyết định quản lý. Doanh nghiệp hay tổ chức nào dù có qui mô lớn hay nhỏ, cũng đều có văn phòng là cửa ngõ trung tâm, là nơi liên kết các mối liên hệ và tạo điều kiện thuận lợi cho công tác điều hành, quản lý. Để thể hiện rõ được điều đó, chúng ta nghiên cứu văn phòng với hai chức năng chính: 1.1.2.1. Chức năng tham mưu, tổng hợp. Để đạt được hiệu quả cao trong lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành đòi hỏi các nhà quản lý phải có mặt ở mọi lúc, mọi nơi và phải tinh thông trên mọi lĩnh vực. Đồng thời phải nhanh chóng đưa ra được quyết định quản lý chính xác, kịp thời để giải quyết mọi vấn đề phát sinh trong thực tế. Điều đó đã vượt qua khả năng của các nhà quản lý, đòi hỏi phải có một lực lượng trợ giúp họ trên mọi phương diện, đó là công tác tham mưu, tổng hợp. Chức năng tham mưu, tổng hợp của văn phòng được phản ánh thông qua hoạt động có tính đa dạng và tổng hợp trong việc tham vấn cho quá trình điều hành của lãnh đạo. Cụ thể là “tham mưu” bao hàm nội dung tham vấn, còn “tổng hợp” liên quan đến quá trình thống kê, xử lý thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý. Hoạt động của cơ quan, tổ chức diễn ra phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau có tính chủ quan hoặc khách quan như : tổ chức bộ máy, quy chế hoạt động, con người, trang thiết bị, cơ sở vật chất, phong cách lãnh đạo của thủ trưởng... Muốn có quyết định đúng đắn, khoa học người lãnh đạo không thể chỉ dựa vào ý chí chủ quan của mình còn phải xét đến những yếu tố khách quan như ý kiến tham gia của các cấp quản lý, của những người trợ gúp. Việc thu thập, phân tích và tổng hợp những ý kiến đó thông thường và phần lớn được thực hiện bởi bộ phận văn phòng. Hoạt động này mang tính tham vấn và chuyên môn sâu nhằm trợ giúp lãnh đạo lựa chọn quyết định tối ưu. Mặt khác, kết quả tham vấn xuất phát từ việc xử lý khoa học, đầy đủ và chính xác những thông tin đầu vào, đầu ra, kể cả những thông tin phản hồi mà văn phòng thu thập được. Như vậy, tham mưu cần có sự tổng hợp và tổng hợp là để tham mưu. Đồng thời, văn phòng có chức năng giúp lãnh đạo cơ quan điều hoà, phối hợp các hoạt động chung của các đơn vị trực thuộc. 1.1.2.2. Chức năng hậu cần Công tác hậu cần là công tác chuẩn bị các điều kiện cho sự hoạt động bình thường của tổ chức. Làm tốt công tác hậu cần có nghĩa là văn phòng đã nâng cao hiệu quả làm việc của doanh nghiệp. Hậu cần thường là những công việc dịch vụ như tạo ra cơ sở vật chất, hỗ trợ mọi trang thiết bị, phương tiện cho người lao động để nâng cao năng suất lao động, tăng thêm hiệu quả làm việc. Công tác hậu còn là diện mạo của cơ quan, thực hiện nhiệm vụ quản lý các khoản tiết kiệm đảm bảo cho đời sống của CBCNV. Bên cạnh đó, công tác hậu cần cũng được coi như công cụ quản lý hiệu quả. Việc chuẩn bị các chỉ tiêu kế hoạch sẽ góp phần vào việc hoàn thành tốt các chỉ tiêu kế hoạch đó cũng như việc tổ chức thành công các hội nghị, hội thảo. Tóm lại, văn phòng là đầu mối giúp việc cho lãnh đạo thông qua 2 chức năng quan trọng trên. Các chức năng này vừa tồn tại độc lập vừa hỗ trợ bổ sung cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan phải tồn tại văn phòng ở mỗi doanh nghiệp. 1.1.3 Nhiệm vụ của văn phòng Trên cơ sở các chức năng như đã trình bày ở trên, văn phòng cần thực hiện các nhiệm vụ cụ thể như sau: Một là, xây dựng và đôn đốc việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan chương trình đó; bố trí, sắp xếp chương trình làm việc hàng tuần, tháng, quý, 6 tháng, năm của cơ quan. Hai là, thu thập, xử lý, quản lý và cung cấp thông tin cho lãnh đạo đồng thời tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động của các đơn vị trong cơ quan. Ba là, đề xuất, kiến nghị các biện pháp thực hiện phục vụ sự chỉ đạo và điều hành của thủ trưởng. Bốn là, tư vấn văn bản cho thủ trưởng và chịu trách nhiệm về tính pháp lý và kỹ thuật soạn thảo văn bản của cơ quan ban hành. Năm là, thực hiện công tác văn thư - lưu trữ, giải quyết các văn thư, tờ trình của các đơn vị và cá nhân theo quy chế của cơ quan, theo dõi việc giải quyết các văn bản đó. Sáu là, tổ chức giao tiếp trong nội bộ cơ quan với bên ngoài và hỗ trợ việc tiếp khách, tiếp dân, tổ chức phục vụ các cuộc họp, lễ nghi khánh tiết, thực hiện, công tác lễ tân, tiếp khách một cách khoa học và văn minh, giữ vai trò là chiếc cầu nối cơ quan, mình với các cơ quan khác, cũng như với nhân dân nói chung. Bẩy là, lập kế hoạch tài chính, dự toán kinh phí hàng năm, hàng quý, dự kiến phân phối hạn mức kinh phí, báo cáo kế toán, cân đối hàng quý, hàng năm; chi trả tiền lương, tiền thưởng, chi tiêu nghiệp vụ theo chế độ của Nhà nước và quyết định của thủ trưởng. Tám là, mua sắm trang thiết bị, xây dựng cơ bản, sửa chữa, quản lý cơ sở vật chất, kỹ thuật, phương tiện làm việc của cơ quan, bảo đảm các yêu cầu hậu cần cho hoạt động và công tác của cơ quan. Chín là, tổ chức và thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khoẻ, bảo vệ trật tự, an toàn cơ quan. Mười là, thường xuyên kiện toàn bộ máy, xây dựng và nâng cao chất lượng đội ngũ nhân viên văn phòng, từng bước hiện đại hoá công tác hành chính- văn phòng, chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ văn phòng cho các văn phòng cấp dưới hoặc đơn vị chuyên môn khi cần thiết. 1.2. Lí luận chung về hoạt động văn phòng 1.2.1 Vai trò của hoạt động văn phòng Vai trò của công tác văn phòng được thể hiện qua việc thực hiện đầy đủ các chức năng, nhiệm vụ cụ thể của nó. Trước hết, hoạt động của văn phòng là một khâu quan trọng trong dây chuyền của cả hệ thống các cơ quan nhà nước nhằm thực hiện hoá các chủ trương, chính sách của Đảng và nhà nước trong cuộc sống. Với nhiệm vụ là đầu mối thu nhận và xử lý thông tin phục vụ lãnh đạo văn phòng, cung cấp những căn cứ khoa học cho việc ban hành quyết định quản lý nhà nước, bảo đảm cho hoạt động thống nhất, liên tục, kịp thời của các cơ quan, đơn vị, theo đúng các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được nhà nước giao. Thông tin, xét về hiệu quả sử dụng, luôn gắn liền với hiệu quả quản lý. Mặt khác, thông tin cũng bổ sung và nâng cao chất lượng của kiểm tra trong quản lý nhà nước.Thông tin là đối tượng lao động của cán bộ, công chức, là công cụ đắc lực của người quản lý, là nhu cầu thường xuyên trong đời sống nhà nước, xã hội cũng như từng con người, từng tế bào của xã hội. Bằng việc thu nhận và xử lý thông tin của các văn phòng, các cấp quản lý ban hành các quyết định quản lý theo đúng trình tự, thủ tục, thẩm quyền tới các đối tượng quản lý, đó là điều kiện tiên quyết để các chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật của nhà nước đi vào cuộc sống. Đồng thời, văn phòng cũng là nơi tiếp nhận, trực tiếp triển khai hoặc đôn đốc việc thực hiện các quyết định quản lý mà cơ quan mình có nghĩa vụ thực hiện. Hoạt động của văn phòng góp phần quan trọng trong việc duy trì các hoạt động thường xuyên, liên tục, bền vững theo quy định của pháp luật của hệ thống cơ quan hành chính nói chung và hoạt động của mỗi cơ quan nói riêng. Góp phần duy trì sự ổn định và phát triển toàn diện của xã hội. Hoạt động của văn phòng là một chuỗi các hoạt động thường xuyên, liên tục trước hết được đảm bảo thông qua việc lập và đôn đốc thực hiện các chương trình, kế hoạch. Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện theo kế hoạch là nhiệm vụ trọng tâm hàng đầu của văn phòng. Có kế hoạch, việc điều hành công việc sẽ tập trung vào các mục tiêu, có thể ứng phó được với những biến động, những thay đổi có thể xảy ra trong quá trình quản lý cũng như tạo khả năng tiết kiệm trong hoạt động của văn phòng. Văn phòng là đầu mối tạo nên sự phối hợp, hợp tác giữa các đơn vị, bộ phận trong cơ quan nhằm phát huy sức mạnh tổng hợp của cả hệ thống. Hoạt động của văn phòng có tác dụng nâng cao năng suất lao động, hiệu quả công tác trong toàn cơ quan. Ngoài việc tham mưu giúp lãnh đạo cơ quan ban hành các quyết định quản lý, văn phòng luôn luôn có trách nhiệm kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các quyết định của các đơn vị có liên quan và giúp cho lãnh đạo đưa ra phương án giải quyết kịp thời, nhanh chóng. Văn phòng đảm bảo phục vụ các điều kiện cơ sở vật chất, kỹ thuật phục vụ các hoạt động, bảo đảm trật tự, an toàn của cơ quan. Làm tốt công tác hậu cần văn phòng sẽ góp phần quan trọng vào việc nâng cao hiệu lực, hiệu quả làm việc của cơ quan, tổ chức. 1.2.2. ý nghĩa của việc tổ chức khoa học công tác văn phòng Mọi hoạt động của văn phòng có được diễn ra liên tục và hiệu quả hay không là hoàn toàn phụ thuộc vào cách bố trí , sắp xếp nhân viên khoa học, hợp lý cũng như nghệ thuật điều hành, quản lý của nhà lãnh đạo.Việc tổ chức công tác văn phòng một cách khoa học có ý nghĩa vô cùng quan trọng vì nó quyết định tới sự thành công, phát triển của doanh nghiệp. 1.2.2.1. Tạo tiền đề phát triển cho mỗi cơ quan, tổ chức. Sự tồn tại và phát triển của mỗi cơ quan, tổ chức liên quan đến nhiều yếu tố, trong đó có những yếu tố tiên quyết khẳng định vị trí của cơ quan, tổ chức trong hệ thống các chủ thể quản lý như : địa bàn hoạt động, lĩnh vực hoạt động, quy mô, chất lượng, đối thủ cạnh tranh...Những vấn đề đó liên quan mật thiết đến nội dung của công tác văn phòng, mà trước hết là việc thu thập, phân tích và xử lý thông tin để có thể có được những dự báo chính xác, đúng đắn phục vụ cho việc quản lý, điều hành của lãnh dạo đối với cơ quan, tổ chức. Một khi những công việc đó được tính toán kỹ lưỡng và thực hiện đầy đủ, có khoa học sẽ là cơ sở vững chắc cho sự phát triển của cơ quan, tổ chức.Văn phòng thường xuyên là nơi góp phần quan trọng trong việc xây dựng các chương trình lớn, các kế hoạch dài hạn, các quy chế hoạt động của mỗi cơ quan, các hoạt động đó mang tính định hướng, lâu dài và có tầm quan trọng với bất cứ cơ quan nào. 1.2.2.2. Giảm thời gian lãng phí và những ách tắc trong tiếp nhận, xử lý, chuyển tải thông tin phục vụ cho hoạt động của cơ quan, tổ chức. Trong thời kỳ “bùng nổ thông tin” như hiện nay, mọi thắng lợi trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức được quyết định bởi lợi thế về thông tin. Nhưng việc thu thập, xử lý và chuyển tải thông tin lại phụ thuộc vào sự phân công, giao trách nhiệm, lề lối và phương pháp làm việc, cũng như trình độ chuyên môn của cán bộ, công chức văn phòng. Bởi vậy, tổ chức khoa học công tác văn phòng sẽ giảm bớt được thời gian lãng phí và những ách tắc trong xử lý và lưu chuyển thông tin. Vấn đề cần quan tâm chính là hợp lý hoá tổ chức và biên chế sao cho chức năng, nhiệm vụ của mỗi bộ phận, mỗi cán bộ, công chức phải được phân định rõ ràng. Để tiến tới mục tiêu đó cần xây dựng và thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan, tổ chức. Đó là những quyết định về lề lối, nề nếp làm việc ở từng bộ phận. Chúng khẳng định tạo lập và ràng buộc các mối quan hệ công tác giữa lãnh đạo với nhân viên, giữa các bộ phận với nhau...Mục tiêu chung không thể đạt hiệu quả cao nếu quy chế xây dựng không đạt yêu cầu mà dễ dẫn tới sự vận hành rời rạc của từng mắt xích trong cơ cấu vận hành của bộ máy tổ chức. Do đó, việc tổ chức khoa học công tác văn phòng trở nên hết sức cần thiết trong mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức. 1.2.2.3. Tăng cường khả năng sử dụng các nguồn lực. Các nguồn lực của cơ quan, tổ chức tồn tại dưới nhiều dạng như : nhân lực, vật lực và trí lực. Các nguồn lực đó chỉ có thể được huy động, sử dụng một cách có hiệu quả khi áp dụng những phương thức tác động và vận hành chúng một cách khoa học. Trước hết, yếu tố con người là không thể thiếu trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức.Yếu tố này phải là một khối thống nhất về hành động, là sự tổng hoà, phối hợp nhịp nhàng những trách nhiệm và sự hiểu biết khác nhau. Hơn thế nữa, sự hoà đồng, đoàn kết giúp đỡ lẫn nhau giữa các thành viên là một điều kiện quan trọng để đi tới mục tiêu chung.Từ đó cần tiếp cận yếu tố con người dưới cách nhìn thật khoa học, từ mọi góc độ, không thể phiến diện. Con người luôn hướng tới việc hợp lý hoá những hoạt động của mình, trong đó có việc sử dụng những điều kiện vật lực và trí lực sao cho có hiệu quả nhất. Sự nhận thức thế giới khách quan ngày càng một sâu sắc hơn, những thiết bị ngày một hiện đại, đa chức năng hơn là những trợ thủ đắc lực cho việc tối ưu hoá những hoạt động của con người trên mọi lĩnh vực.Tuy nhiên, nếu không biết kết hợp sao cho khoa học, đúng đắn, phù hợp với pháp luật thì các nguồn lực có thể sẽ không được huy động và sử dụng hiệu quả. 1.2.2.4. Thực hiện tiết kiệm chi phí cho công tác văn phòng Công tác văn phòng diễn ra thường xuyên, liên tục và cần đến những chi phí đáng kể cho những tác nghiệp quản lý văn phòng mang tính gián tiếp. Những chi phí hành chính- văn phòng có thể chiếm khoảng 5-10% tổng chi phí cho hoạt động chung và sẽ được tính vào giá thành sản phẩm. Việc giảm bớt khoản chi phí này là hết sức cần thiết và việc đó hoàn toàn có thể thực hiện được một khi công tác văn phòng được tối ưu hoá trên những cơ sở khoa học nhất định. 1.2.2.5.Nâng cao năng suất lao động của cơ quan, tổ chức Năng suất lao động chịu ảnh hưởng và phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau. Những yếu tố liên quan đến tổ chức bộ máy, cơ cấu và các nguyên tắc vận hành bộ máy đó, những yếu tố con người và vật chất phục vụ sự vận hành ...Các yếu tố nếu được tổ chức một cách khoa học sẽ góp phần nâng cao hiệu suất lao động của mỗi cơ quan, tổ chức. Một trong những tiền đề quan trọng để tiến hành hiệu quả các hoạt động văn phòng chính là tâm lý lao động.Trong điều kiện tâm lý thoải mái, chủ động, hoà hợp con người sẽ phát huy hết được những khả năng sáng tạo, những thế mạnh của mình. Chính vì thế, văn phòng cần tham mưu xây dựng và thực hiện một quy chế hoạt động dân chủ, khuyến khích người lao động về tinh thần cũng như vật chất... 1.2.3. Các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động văn phòng Văn phòng là một tổ chức thuộc cơ cấu của một cơ quan tổ chức có chức năng tham mưu, tổng hợp cho lãnh đạo và đảm bảo hậu cần nhằm thực hiện nhiệm vụ chính trị của cơ quan, tổ chức đó. Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan, luôn vận động chịu sự chi phối của các yếu tố môi trường và nó ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả hoạt động của văn phòng. Rõ ràng, doanh nghiệp muốn có đủ sức cạnh tranh và tồn tại trên thương trường thì bắt buộc các nhà quản lý phải năng động nghiên cứu tìm ra các biện pháp tối ưu để tận dụng cơ hội cũng như khắc phục khó khăn, duy trì những tác động tích cực của các yếu tố nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra của doanh nghiệp nói chung, của văn phòng nói riêng. Bởi thế, câu hỏi đặt ra là “ Hoạt động văn phòng đã phải chịu sự tác động của các yếu tố bên trong và bên ngoài như thế nào? ”. Hình 1: Sơ đồ các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động văn phòng Nguồn nhân lực Bầu không khí làm việc Văn phòng cơ chế hoạt động của văn phòng điều kiện cơ sở vật chất gắn với hiện đại hoá Yếu tố tổ chức 1.2.3.1 Yếu tố tổ chức Hoạt động của văn phòng trước hết phụ thuộc vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan cấp trên trực tiếp của văn phòng, phạm vi ảnh hưởng đối tượng điều chỉnh, các mối quan hệ, các nghĩa vụ và quyền lợi mà cơ quan đó tham gia. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng cũng có thể được quy định bởi cơ quan cấp trên một cấp hoặc do cấp trên trực tiếp quy định. Các điều kiện trên quy định quy mô và tính chất hoạt động của mỗi văn phòng. Các quy định đó cùng với các chế độ, chính sách khác của nhà nước cũng tạo ra khung pháp lý cần thiết cho hoạt động của mỗi văn phòng. Mỗi doanh nghiệp hoạt động đều dựa trên sự quản lý của Nhà nước thông qua hệ thống quản lý bằng quy định, pháp luật do Nhà nước ban hành. Những chính sách, quy định của nhà nước về văn phòng tạo ra hành lang pháp lý chung cho quá trình định hướng phát triển của mỗi doanh nghiệp. Hệ thống chính sách của mỗi doanh nghiệp đòi hỏi luôn được hoàn chỉnh cho phù hợp với tình hình phát triển trong mỗi thời kỳ và mang tính khả thi cao là cơ sở để hoạt động văn phòng thực hiện hiệu quả, nâng cao uy tín của lãnh đạo văn phòng và tăng năng suất lao động của nhân viên.Những chính sách hoặc quy định bất hợp lý, mang tính hình thức hoặc được hình thành một cách độc đoán, chủ quan sẽ dẫn đến sự rối loạn trong nội bộ, sự mất niềm tin, rệu rã tinh thần, sự chống đối và đương nhiên kết quả thực thi thấp. Cùng trong yếu tố tổ chức này, văn phòng chịu ảnh hưởng trong mối quan hệ tương tác với các đơn vị khác trong cơ quan. Do vậy, mọi hoạt động giữa các phòng ban, đơn vị với Văn phòng phải biết kết hợp mật thiết, đồng bộ với nhau trong công việc. 1.2.3.2 Nguồn nhân lực Trong quá trình chuyển đổi cơ chế quản lý hiện nay, yếu tố con người có ý nghĩa to lớn đối với hoạt động văn phòng.Yếu tố này ngày càng có vai trò hết sức quan trọng vì trong thời gian qua việc đào tạo nguồn nhân lực cho công tác văn phòng không được coi trọng. Mặt khác, cơ cấu lao động văn phòng hiện nay đang thay đổi mạnh mẽ do các quy định mới của Nhà nước về việc cơ quan nhà nước không thực hiện một số loại công việc mà văn phòng trước đây vẫn thực hiện.Việc áp dụng các biện pháp quản lý mới như khoán chi hành chính, thực hiện cơ chế khoán với các đơn vị sự nghiệp... Nguồn nhân lực trong văn phòng liên quan mật thiết đến ý thức tổ chức quản lý, khả năng lãnh đạo, ý thức làm việc của bộ máy văn phòng. Nếu nhà lãnh đạo biết khai thác yếu tố này dưới nghệ thuật quản lý có khoa học sẽ thuân lợi cho việc vận hành bộ máy văn phòng thường xuyên, linh hoạt. Yếu tố con người trong văn phòng bao gồm: nhà lãnh đạo, nhân viên, khách hàng, đối tác...ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp nói chung và kết quả làm việc của văn phòng nói riêng. *Các nhà lãnh đạo: Là người quản lý, điều hành mọi hoạt động trong văn phòng. Doanh nghiệp có đạt được mục tiêu đề ra hay không là phụ thuộc vào hoạt động văn phòng có khoa học hay không, phụ thuộc vào khả năng quản lý, thông minh, quyết đoán, nhạy bén của người lãnh đạo. Để quản lý tốt bộ máy văn phòng, người lãnh đạo cần có một số phẩm chất cơ bản sau: + Có tầm nhìn chiến lược. + Có tham vọng thành đạt. + Có kỹ năng quản lý cần thiết như lập kế hoạch, kiểm tra, phân công công việc, động viên khuyến khích nhân viên làm việc có hiệu quả, bố trí, sắp xếp công việc sao cho đúng người, đúng việc để phát huy cao nhất khả năng của từng nhân viên. + Có kỹ năng giao tiếp tốt. *Nhân viên Đây là nhân tố tác động trực tiếp đến quá trình hoàn thành công việc của văn phòng. Nếu như nhân viên hiểu rõ được chức năng, nhiệm vụ của mình, của văn phòng thì khả năng hoàn thành tốt nhiệm vụ của họ sẽ cao hơn. Ngược lại, hoạt động văn phòng sẽ gặp rất nhiều khó khăn nếu như nhân viên văn phòng không hiểu rõ chức năng, nhiệm vụ, không có thái độ đúng mực với công việc của văn phòng. Để thực thi hiệu quả cá nhân nhân viên cần các yếu tố cấu thành năng lực công tác, bao gồm: kiến thức, khả năng và hành vi phù hợp với nhiệm vụ. Cụ thể là, nhân viên văn phòng cần có: + Kiến thức, hiểu biết về chuyên môn nghiệp vụ. + Các kỹ năng cần thiết để có thể hoàn thành tốt công việc. + Cách ứng xử, thái độ cần thiết trong công việc: cần cù, cẩn thận, linh hoạt, sáng tạo; giúp đỡ, hỗ trợ lãnh đạo, đoàn kết, thân thiện với các nhân viên khác. à Các nhân viên cần có được sự quan tâm, hỗ trợ, chỉ đạo từ phía nhà quản lý để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao phó. Để có thể gặt hái được kết quả cao trong công việc thì đòi hỏi có sự phối hợp nhịp nhàng, hài hoà giữa nghệ thuật quản lý của nhà lãnh đạo cùng sự đoàn kết, giúp đỡ lẫn nhau giữa các nhân viên trong văn phòng. *Khách hàng, đối tác... Đây là kim chỉ nam cho sự phát triển của hoạt động văn phòng. Nhân tố này vô cùng quan trọng với sứ mệnh duy trì và phát triển doanh nghiệp, có liên quan tới kế hoạch phát triển hình ảnh của doanh nghiệp trong tương lai. Hoạt động văn phòng đúng hướng là phải có sự kết hợp khéo léo giữa lợi ích của người tiêu dùng và lợi ích của doanh nghiệp. Có như thế doanh nghiệp mới tạo được sự tin tưởng với khách hàng cũng như uy tín với đối tác làm ăn lâu dài. 1.2.3.3 Cơ chế hoạt động của văn phòng Cơ chế hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước nói chung và hoạt động của tổ chức văn phòng nói riêng đang có nhiều cải tiến. Vai trò của văn phòng ngày càng được đánh giá đầy đủ và rõ ràng.Sự ràng buộc trách nhiệm giữa văn phòng và các đơn vị chuyên môn ngày càng được củng cố.Văn phòng ngày càng có trách nhiệm hơn trong nhiệm vụ liên kết phối hợp giữa các đơn vị trong cơ quan, có vai trò ngày càng quan trọng trong thực hiện các quy chế công khai, dân chủ, chống lãng phí và nạn tham nhũng. 1.2.3.4 Bầu không khí làm việc Khoa học đã chứng minh bầu không khí làm việc có ảnh hưởng rất lớn đến năng suất lao động của CBCNV, làm ảnh hưởng đến hiệu quả của mọi hoạt động trong văn phòng. Bên cạnh việc sắp xếp nơi làm việc, muốn tăng năng suất và hiệu quả công việc thì các nhà lãnh đạo phải quan tâm đến những yếu tố tác động đến con người nhằm tạo bầu không khí làm việc dễ chịu, sao cho nhân viên có ý thức làm chủ cao. Con người thường bị ảnh hưởng bởi hai yếu tố: tâm lý và sinh lý. - Về tâm lý: Nếu làm việc trong một môi trường tốt, đầy đủ ánh sáng, có nhiệt độ thích hợp, thoáng khí, thì họ sẽ cảm thấy thoải mái và hăng say làm việc. - Về sinh lý: Nếu nhân viên được làm việc trong môi trường yên tĩnh, thoáng đãng thì họ sẽ khoẻ khoắn hơn, có hưng phấn hơn để thực hiện mọi công việc một cách tốt nhất. Ngược lại, bầu không khí làm việc mà nặng nề và căng thẳng thì sẽ dẫn đến tình trạng chán chường, không thiết tha với công việc ảnh hưởng tới kết quả làm việc của nhân viên văn phòng. Do vậy, bầu không khí làm việc cho nhân viên văn phòng cần được quan tâm, chú ý nhiều hơn là nhiệm vụ quan trọng của các nhà lãnh đạo. 1.2.3.5 Điều kiện cơ sở vật chất gắn với hiện đại hoá Chúng ta đang chứng kiến sự phát triển mạnh mẽ của các công nghệ mới trong hầu hết các lĩnh vực. Cơ chế vận hành và điều kiện làm việc của văn phòng hiện đại đang ngày càng xa lạ với cách thức hoạt động truyền thống, điều đó đòi hỏi phải có sự đầu tư thích đáng, toàn diện cho công tác văn phòng. * ) Yếu tố cơ sở vật chất, trang thiết bị Mọi trang thiết bị văn phòng là công cụ truyền tải và thực hiện việc ra quyết định quản lý của lãnh đạo. Yếu tố này có ảnh hưởng lớn đến công tác quản lý, điều hành của lãnh đạo cũng như chất lượng công việc.Trang thiết bị tuy đầy đủ nhưng sắp xếp không khoa học, hợp lý thì việc truyền đạt quyết định của nhà quản lý tất yếu sẽ gặp khó khăn.Vì vậy, yếu tố này đòi hỏi không chỉ đủ về số lượng, phù hợp với nhu cầu quản lý sản xuất kinh doanh mà còn phải đảm bảo tính hiện đại hoá và các nhà quản lý phải biết bố trí sắp xếp thật khoa học mang tính thẩm mỹ, tránh lãng phí... *) Yếu tố khoa học công nghệ Ngày nay với sự tiến bộ vượt bậc của khoa học công nghệ đã giúp cho quá trình tổ chức quản lý, sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trở nên thuận lợi và tăng năng suất lao động, các quyết định quản lý của lãnh đạo nhanh chóng, kịp thời, chính xác. Khi văn phòng được áp dụng khoa học công nghệ hiện đại sẽ giúp cho các hoạt động văn phòng ngày càng chuyên nghiệp, nhanh chóng, chính xác, kịp thời và tối ưu hoá nghiệp vụ văn phòng. Đầu tư trang thiết bị hiện đại trong văn phòng trở thành xu thế tất yếu của bất cứ doanh nghiệp nào muốn nâng cao hiệu quả quản lý, năng lực cạnh tranh trên thương trường. Nhìn chung, bộ._. phận văn phòng trong bất cứ doanh nghiệp nào cũng tồn tại, phát triển dưới sự ảnh hưởng trực tiếp của các yếu tố trên. Nhiệm vụ đặt ra cho các nhà quản trị cùng với các nhân viên văn phòng của mình luôn nghiên cứu tìm giải pháp duy trì sự tác động tích cực của các yếu tố đó nhằm củng cố bộ máy văn phòng phát triển nói riêng và uy tín của doanh nghiệp nói chung. Chương 2 Thực tế hoạt động văn phòng của công ty công trình giao thông hải phòng 2.1 Giới thiệu chung về Công ty CPCTGT Hải Phòng 2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty CPCTGT Hải Phòng. - Tên giao dịch: Công ty Cổ phần Công trình giao thông Hải Phòng - Tên viết tắt : HP - TRANSECO Jointstock Company - Trụ sở chính : 155 Niệm Nghĩa - Lê Chân - Thành phố Hải Phòng - Điện thoại :(84-31) 856438 - 85881 - Số Fax : (84 - 31) 856727 2.1.1.1 Giai đoạn trước khi cổ phần hoá Công ty được thành lập vào ngày 16/01/1970 theo Quyết định số 2214/UBND của UBND Thành phố Hải Phòng, với tên gọi trước đây là Công ty Cầu đường trực thuộc Sở giao thông công chính Hải Phòng. Công ty là doanh nghiệp hạng 1 chuyên xây dựng các công trình giao thông. Ngày 12/11/1992, Công ty được thành lập lại theo quyết định số 1291/QĐ-TCCQ của Chủ tịch UBND Thành phố Hải Phòng về việc chuyển đổi tên thành Công ty Cổ phần công trình giao thông Hải Phòng. Là một Doanh nghiệp Nhà nước, Công ty có đầy đủ tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, có tài khoản giao dịch tại Ngân hàng Đầu tư và phát triển Hải Phòng. Công ty Cổ phần công trình giao thông Hải Phòng được cổ phần hoá theo quyết định số 562/QĐ-UB ngày 04/3/2004 của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân thành phố Hải Phòng về việc tiến hành cổ phần hoá Công ty công trình giao thông Hải Phòng. Một số thông tin cơ bản về Công ty tại thời điểm cổ phần hoá. a. Vốn kinh doanh tại thời điểm cổ phần hoá (31/12/2003) Vốn kinh doanh tại thời điểm cổ phần hoá : 11.080.425.687đ Trong đó:ã Phân theo cơ cấu vốn + Vốn cố định : 8.099.702.546đ + Vốn lưu động : 980.723.141đ ã Phân theo nguồn hình thành + Vốn ngân sách : 6.637.226.693đ + Vốn tự bổ sung : 4.443.198.994đ b. Tình hình hoạt động của Công ty trước khi cổ phần hoá * Thị trường: + Những năm qua, Công ty đã mở rộng liên doanh liên kết với các Tổng Công ty lớn như CIENCO1, Thăng Long, Bạch Đằng, CIENCO 8 và các doanh nghiệp hoạt động cùng ngành nghề để tham gia thầu các công trình khu vực Hải Phòng, Hà Nội, Quảng Ninh, Cao Bằng, Hà Giang, Ninh Bình và các tỉnh khu vực miền Trung và miền Nam. Công ty đã được Thành phố, Sở GTCC Hải Phòng giao là chủ đầu tư các dự án lớn của Thành phố, như dự án xây dựng Cầu Bính, đối tác liên doanh khu kinh tế Đình Vũ... + Công ty đã tham gia thi công các dự án lớn của Bộ GTVT như đường Hồ Chí Minh, Quốc lộ 1A Thường Tín - Cầu Giẽ, Quốc lộ 18 Nội Bài - Bắc Ninh, thi công thảm bê tông màu đô thị Hà Nội, Asphalt hoá đường đô thị Hải Phòng. + Sản phẩm bê tông nhựa Asphalt của Công ty được tư vấn trong nước và nước ngoài đánh giá cao. Các công nghệ bê tông dự ứng lực cho thi công cầu làng nghề truyền thống của Công ty không ngừng được tăng cường và phát triển. Công ty đã thi công hệ thống cầu bê tông dự ứng lực công nghệ cao, đúc dầm có chiều dài 33m cho công trình Quốc lộ 18 Bắc Ninh - Nội Bài, công trình Quốc lộ 2 Hà Giang, công trình Quốc lộ 3 Hoà Bình. * Đầu tư phát triển Trong những năm qua, Công ty CPCTGT Hải Phòng đã chú trọng đến việc đầu tư nhằm nâng cao năng lực sản xuất. Sản phẩm bê tông Asphalt đã được phát triển mạnh từ chỗ chỉ có 1 trạm có công suát 24T/h, nay Công ty đã đầu tư và có 4 trạm với công suất 30T/h, 48T/h, 60T/h và 120T/h cùng với các trang thiết bị đồng bộ cho việc thi công nền mặt đường theo tiêu chuẩn quốc tế. 2.1.1.2. Giai đoạn cổ phần hoá Công ty Ngày 14/02/2005, Công ty Công trình Giao thông Hải Phòng có quyết định chuyển thành Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng theo hình thức bán một phần vốn Nhà nước hiện có tại Doanh nghiệp kết hợp với phát hành cổ phiếu nhằm thu hút thêm vốn để thành lập Công ty Cổ phần. Công ty có vốn điều lệ : 12.600.000.000đ Trong đó: + Vốn cổ đông Nhà nước : 6.804.000.000đ (chiếm 54%) + Vốn cổ đông Doanh nghiệp : 5.266.000.000đ (chiếm 41,79%) + Vốn cổ đông ngoài Doanh nghiệp : 530.000.000đ (chiếm 4,21%) Hình2 : Bảng chỉ tiêu phản ảnh tình hình tài chính Công ty từ 2006 đến 2008 Một số chỉ tiêu phản ánh tình hình tài chính Công ty từ năm 2006 đến năm 2008. Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 1. Doanh thu thuần(đồng) 110.000.000.000 121.000.000.000 133.100.000.000 2. Giá vốn hàng bán(đồng) 99.000.000.000 108.900.000.000 119.700.000.000 3. Lợi nhuận gộp (đồng) 11.000.000.000 12.100.000.000 13.310.000.000 4. Nộp NS nhà nước(đồng) 1.681.803.633 1.951.574.178 2.735.737.530 5. Lao động (người) 650 700 750 6.Thu nhập BQ (người/tháng) 1.500.000 1.800.000 2.000.000 Nguồn: phòng Tổ chức - Hành chính Nhìn vào các chỉ tiêu trên, ta có thể nhận thấy 3 năm qua, doanh thu của Công ty tăng lên. Bên cạnh đó, các khoản nộp ngân sách, lợi nhuận và thu nhập bình quân hàng năm của người lao động cũng tăng lên, đời sống cán bộ công nhân viên ổn định. Điều này chứng tỏ Công ty luôn bám sát các giải pháp đề ra để chỉ đạo thực hiện nhiệm vụ đúng hướng, tăng cường quản lý, kiểm tra, đôn đốc trên tất cả các lĩnh vực tài chính kế toán, tiến độ thi công, chất lượng công trình. Kết quả này là sự nỗ lực của tập thể cán bộ công nhân viên hăng say lao động sản xuất, sự quản lý và hoạt động có hiệu quả của Giám đốc cùng với các phòng ban trong Công ty. 2.1.2. Ngành nghề kinh doanh: Công ty Cổ phần công trình giao thông Hải Phòng có các ngành nghề kinh doanh chính sau: - Xây dựng các công trình giao thông. - Sản xuất cấu kiện bê tông đúc sẵn - Kinh doanh máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, vật tư, nguyên nhiên vật liệu phục vụ sản xuất. - Xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp, nhà ở. - Thiết kế kết cấu công trình dân dụng, nhà ở, công trình cầu đường. - Xuất nhập khẩu vật tư thiết bị. - Các hoạt động kinh doanh khác được pháp luật cho phép. 2.1.3. Đặc điểm tổ chức và qui trình công nghệ sản xuất * Đặc điểm tổ chức sản xuất : Là một ngành xây lắp hoạt động diễn ra dưới điều kiện sản xuất thiếu tính ổn định, luôn biến đổi theo địa điểm và giai đoạn thi công. Quá trình sản xuất mang đặc thù của ngành xây dựng cơ bản, chi phí lớn, thời gian kéo dài, quá trình sản xuất phức tạp chia làm nhiều giai đoạn, nhu cầu về vốn lớn. * Qui trình công nghệ sản xuất : Quy trình công nghệ sản xuất các mặt hàng chủ yếu của Công ty được thể hiện qua sơ đồ dưới đây:  Hình 3: Quy trình công nghệ của Công ty. Đào lấp san nền Làm nền đường Chồng đá hộc chân khay Rải đá 2 x 4 Lu nén Tưới nhựa Lu nén Lu nén Rải thảm ASFAN Tưới nhựa dính bám 2.1.4 Thuận lợi và khó khăn của Công ty CPCTGT Hải Phòng. a. Thuận lợi - Trước hết là sự chỉ đạo, quan tâm của lãnh đạo. Lãnh đạo công ty luôn đề cao phương châm hành động: “ Tích cực chủ động Khắc phục khó khăn Lao động sáng tạo Hoàn thành tốt nhiệm vụ” - Công ty có đội ngũ cán bộ kỹ sư, công nhân lành nghề nhiệt tình, có trách nhiệm với công việc và nhiệm vụ được giao, có tâm huyết gắn bó với công ty, có chuyên ngành xây dựng cầu đường, có khả năng thi công và quản lý những công trình lớn yêu cầu kỹ thuật cao. - Việc nâng cấp đầu tư, cải tiến dây chuyền sản xuất thảm bê tông Asphalt, trạm bê tông thương phẩm công suất cao, hiện đại, từng bước đáp ứng được công tác đấu thầu các công trình giao thông, công trình xây dựng và cạnh tranh trong điều kiện cơ chế thị trường. - Công tác điều hành có cải tiến và đạt hiệu quả ở nhiều mặt, khắc phục được nhiều sai sót, tiết kiệm được chi phí, phát huy được tính năng động, sáng tạo mang lại kết quả thiết thực. b. Khó khăn : - Sau khi cổ phần hoá, tình hình tài chính của công ty cũng gặp một số khó khăn như việc thu hồi công nợ thấp, mặt khác công ty nâng cấp cải tạo hàng loạt máy móc thiết bị và đầu tư thêm trạm bê tông xi măng có công suất cao và sắp xếp lại các tổ chức phòng ban, xí nghiệp thành viên. - Giá cả vật liệu xây dựng, máy móc thiết bị luôn biến động nên khiến cho kế hoạch sản xuất, doanh thu mọi kế hoạch khác đều bị thu hẹp. - Số lao động vì điều kiện tuổi tác, nghề nghiệp không có khả năng đào tạo lại, trình độ về tay nghề, công tác quản lý không thể đảm bảo được yêu cầu của doanh nghiệp sau khi chuyển đổi sang Công ty Cổ phần. - Giá hàng hoá sản phẩm dịch vụ phục vụ đời sống tăng cao, ảnh hưởng đến sức mua và đời sống CBCNV. 2.1.5 Chiến lược, hướng phát triển kinh doanh trong những năm tới - Tiếp tục sản xuất kinh doanh theo ngành, nghề đã được đăng kí : Xây dựng các công trình giao thông, các công trình dân dụng, công nghiệp, nhà ở. Sản xuất cấu kiện bê tông đúc sẵn. Kinh doanh máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, vật tư, nguyên nhiên vật liệu phục vụ sản xuất. Thiết kế kết cấu công trình dân dụng, nhà ở, công trình cầu đường. - Chú trọng, quan tâm hơn đến việc đầu tư các trang thiết bị đồng bộ cho việc thi công nền mặt đường theo tiêu chuẩn quốc tế. - Tiếp tục mở rộng liên doanh liên kết với các Tổng Công ty lớn như Thăng Long, CIENCO 1, CIENCO 8 và các doanh nghiệp hoạt động cùng ngành nghề để tham gia thầu các công trình xây lắp... 2.1.6 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty a. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Hình 4: Cơ cấu tổ chức Công ty CPCTGT Hải Phòng Đại hội đồng cổ đông Ban kiểm soát Giám đốc Phòng dự án Phòng kế toán tài vụ Phòng vật tư thiết bị Phòng KT kỹ thuật Phó giám đốc nội chính Phó giám đốc điều hành sản xuất Hội đồng quản trị Phòng tổ chức hành chính XN thi công cơ giới XN bê tông Asphalt XN cung ứng vật tư XN cầu đường 2 XN cầu đường 1 Nguồn : phòng Tổ chức- Hành chính b. Chức năng và nhiệm vụ của bộ máy quản lý *. Đại hội đồng cổ đông - Thông qua định hướng phát triển của Công ty. - Quyết định các loại cổ phần và tổng số cổ phần của từng lợi được quyền chào, bán và quyết định mức cổ tức hàng năm của từng loại cổ phần. - Bầu hoặc bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị, thành viên Ban kiểm soát. - Quyết định bổ sung hoặc sửa đổi điều lệ Công ty. - Thông qua báo cáo tài chính hàng năm. - Xem xét và xử lý các vi phạm của Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát gây thiệt hại cho Công ty và cổ đông của Công ty. - Quyết định việc tổ chức lại hoặc giải thể Công ty. *. Hội đồng quản trị - Quyết định chiến lược phát triển của Công ty. - Kiến nghị loại cổ phần và số lượng cổ phần được chào bán cho từng loại. - Quyết định phương án đầu tư và dự án đầu tư trong thẩm quyền và giới hạn. - Quyết định cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ Công ty. - Trình bày báo cáo quyết toán tài chính hàng năm lên Đại hội đồng cổ đông. - Duyệt chương trình, nội dung tài liệu phục vụ họp đại hội đồng cổ đông. - Kiến nghị việc tổ chức lại hoặc giải thể Công ty. *. Ban kiểm soát - Xem xét báo cáo của Công ty về hệ thống kiểm soát nội bộ, xem xét kết quả điều tra nội bộ và ý kiến phản hồi của Ban quản lý điều hành Công ty. - Thẩm định báo cáo tài chính hàng năm của Công ty. - Thường xuyên thông báo với Hội đồng quản trị về kết quả hoạt động, tham khảo ý kiến của Hội đồng quản trị trước khi trình các báo cáo, kết luận và kiến nghị lên đại hội đồng cổ đông. - Báo cáo đại hội đồng cổ đông về tính chính xác, trung thực, hợp pháp của việc lập sổ kế toán, ghi chép, lưu giữ chứng từ và báo cáo tài chính, các báo cáo khác của Công ty. - Kiến nghị biện pháp bổ sung, sửa đổi, cải tiến cơ cấu tổ chức quản lý điều hành hoạt động kinh doanh của Công ty. - Chịu trách nhiệm trước đại hội đồng cổ đông về những sai phạm gây thiệt hại cho Công ty trong khi thực hiện nhiệm vụ. *. Giám đốc Là người đại diện theo pháp luật, có quyền điều hành cao nhất của Công ty, là người chịu trách nhiệm toàn bộ về mọi hoạt động của Công ty, từ việc huy động vốn, đảm bảo công ăn việc làm và ổn định thu nhập cho công nhân đến việc quyết định phân phối thu nhập và thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước. *. Các phó giám đốc Công ty có 2 phó giám đốc: Phó giám đốc điều hành sản xuất và Phó giám đốc nội chính. Là người giúp việc cho Giám đốc điều hành một số lĩnh vực hoạt động của Công ty, theo phân công của Giám đốc và chịu trách nhiệm trước Giám đốc và pháp luật về nhiệm vụ được Giám đốc phân công thực hiện. *. Các phòng ban nghiệp vụ +) Phòng Tổ chức - Hành chính: Tham mưu cho Giám đốc quản lý công tác nghiệp vụ, văn thư và quản trị hành chính khu vực văn phòng, các đơn vị sản xuất toàn Công ty. Tham mưu cho Giám đốc về chính sách lao động, xã hội và các chế độ, quyền lợi chính sách của cán bộ công nhân viên, điều động cán bộ công nhân viên cho hợp lý. Tham mưu tuyển dụng ký kết hợp đồng lao động, giải quyết chế độ chính sách đối với người lao động. +) Phòng Kinh tế kỹ thuật: Có nhiệm vụ tham mưu và giúp Giám đốc theo dõi, giám sát thi công, đo đạc, kiểm tra, đánh giá chất lượng công trình, cấp phát hạn mức vật tư, xác nhận khối lượng công việc đã thực hiện. Tổ chức nghiệm thu, lập hồ sơ hoàn công và quyết toán công trình. Hướng dẫn quy trình công nghệ thi công, tham mưu nghiên cứu trong lĩnhv ực khoa học kỹ thuật chuyên ngành. +) Phòng Dự án: Là phòng có nhiệm vụ chuẩn bị thủ tục lập hồ sơ dự thầu các công trình xây lắp. Tham khảo và tìm kiếm thị trường. +) Phòng Kế toán tài vụ: Theo dõi, quản lý về mặt tài chính trong các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, hạch toán kế toán thống kê các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, bảo đảm cung cấp vốn kịp thời cho nhu cầu hoạt động sản xuất kinh doanh trong Công ty. +) Phòng Vật tư thiết bị: Có nhiệm vụ cung ứng vật tư cho các đơn vị sản xuất. Theo dõi quản lý vật tư theo quy định của Công ty, cùng với xí nghiệp thi công cơ giới theo dõi, quản lý lập kế hoạch bảo dưỡng, sửa chữa thiết bị. *. Các xí nghiệp sản xuất - Xí nghiệp cầu đường 1: Là xí nghiệp có nhiệm vụ chủ yếu xây dựng cầu và cấu kiện bê tông. - Xí nghiệp cầu đường 2: Là xí nghiệp có nhiệm vụ chủ yếu làm mới, trùng tu các công trình đường giao thông, sân bay, bến bãi... - Xí nghiệp cung ứng vật tư và xây dựng công trình: Là xí nghiệp cung cấp chủ yếu nguồn vật tư tự khai thác và sản xuất để phục vụ cho các công trình. - Xí nghiệp bê tông Asphalt: Là bộ phận chuyên sản xuất thảm bê tông Asphalt phục vụ cho việc rải thảm mặt đường nhựa. - Xí nghiệp thi công cơ giới: Là xí nghiệp quản lý và sử dụng toàn bộ phương tiện máy móc thiết bị để phục vụ thi công các công trình. Cùng với phòng vật tư thiết bị định kỳ lập kế hoạch bảo dưỡng, sửa chữa máy móc thiết bị. Cơ cấu tổ chức trực tuyến - chức năng giúp cho Công ty đảm bảo được tính thống nhất trong quản lý đồng thời chuyên môn háo được chức năng, sử dụng có hiệu quả và hợp lý năng lực chuyên môn của các nhân viên trong Công ty. Từng phòng ban xí nghiệp được bố trí hợp lý, chức năng rõ ràng phối hợp với nhau thành bộ máy hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả, phát huy được khả năng trong cơ chế thị trường. c. Bố trí nhân sự của Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng. * Cơ cấu nhân sự Hình 5: Bảng thống kê nhân sự của Công ty tháng 1/2009 Phòng ban Trình độ Độ tuổi Tổng số Cao học Đại học Cao đẳng Trung cấp Phổ thông >50 >30 >20 Ban giám đốc 1 2 3 3 Phòng tổ chức hành chính 1 2 4 3 3 1 12 13 Phòng Kinh tế kỹ thuật 1 2 5 6 2 8 Phòng dự án 1 3 3 1 2 4 7 Phòng kế toán tài vụ 3 4 2 3 2 7 Phòng vật tư thiết bị 3 5 2 2 4 4 10 Xí nghiệp cầu đường 1 5 65 98 95 73 168 Xí nghiệp cầu đường 2 3 27 138 88 80 168 Xí nghiệp cung ứng vật tư và xây dựng công trình 2 34 120 75 81 156 Xí nghiệp thi công cơ giới 56 96 82 70 152 Xí nghiệp bê tông Asphalt 30 70 68 32 100 Tổng số 4 25 233 527 3 792 Nguồn:PhòngTC-HC *Sắp xếp bố trí lao động +)Ưu điểm: - Nổi bật trong công tác lao động những năm qua là đã quan tâm đến lực lượng cán bộ khoa học kỹ thuật được đào tạo chính quy qua các trường Đại học chuyên ngành. - Việc thực hiện đào tạo và đào tạo lại được quan tâm, đạt được một số kết quả, với số học viên đáp ứng được yêu cầu và nhiệm vụ trước mắt và lâu dài của công ty. - Việc bố trí sắp xếp lao động hiện nay hợp lý: Bố trí cán bộ có cống hiến lâu năm, có nhiều kinh nghiệm, nhiệt tình trong công tác, bố trí cán bộ có trình độ năng lực phù hợp và đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ giao phó, kết hợp chặt chẽ lực lượng cán bộ được đào tạo đầy đủ có nhiều kinh nghiệm thực tiễn để nâng cao hiệu quả của cán bộ. +)Nhược điểm: Bên cạnh ưu điểm trong công tác cán bộ của công ty còn có mặt yếu điểm là: Nhìn chung số cán bộ có trình độ trung cấp nhiều, vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu đặt ra. Hiện nay, Công ty còn thiếu những chuyên gia đầu ngành giỏi về lĩnh vực quản lý kinh tế, giỏi về chuyên môn kỹ thuật nghiệp vụ. 2.2 Thực tế về hoạt động văn phòng của Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng Cơ cấu tổ chức quản lý Công ty là tổng hợp các bộ phận được chuyên môn hoá với những trách nhiệm, phạm vi nhất định, có mối liên hệ phụ thuộc lẫn nhau. Mô hình quản lý công ty gồm các phòng ban nghiệp vụ chuyên môn, trong đó phòngTổ chức- Hành chính của Công ty CPCTGT Hải phòng ngày càng chú trọng, quan tâm phát triển hơn để khẳng định vai trò trợ thủ tham mưu đắc lực cho thủ trưởng và là “cửa ngõ thông tin” của Công ty góp phần quan trọng vào việc điều hành và ra quyết định của nhà quản lý sao cho kịp thời, hiệu quả. Cơ cấu của Văn phòng Tổ chức-Hành chính được sơ đồ hoá như sau: Hình 6: Cơ cấu tổ chức Văn phòng Tổ chức -Hành chính Trưởng phòng Phó phòng Nhân viên văn thư, lưu trữ Nhân viên tạp vụ Nhân viên in ấn, công tác văn phòng Nhân viên lái xe Nhân viên y tế Nhân viên bảo vệ Nguồn: Phòng Tổ chức-Hành chính 2.2.1 Khái quát về phòng Tổ chức - Hành chính 2.2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ của phòng Tổ chức - Hành chính * Chức năng : Văn phòng trong phòng Tổ chức- Hành chính của Công ty có chức năng tham mưu giúp việc cho Hội đồng quản trị và Giám đốc trong quản lý, điều hành công việc về các mặt cụ thể sau: - Tổng hợp tình hình chung của các đơn vị, phòng ban để báo cáo với lãnh đạo chỉ đạo quản lý, điều hành mọi công việc của Công ty. - Tổ chức quản lý công tác nghiệp vụ, văn thư và quản trị- hành chính khu vực văn phòng, các đơn vị sản xuất toàn Công ty. Quản lý công văn bản đi, đến và hồ sơ lưu trữ tài liệu căn cứ theo điều lệ văn thư lưu trữ của nhà nước và pháp lệnh lưu trữ quốc gia. - Thừa lệnh Tổng giám đốc ký sao lục các văn bản pháp quy của nhà nước có liên quan đến việc điều hành công việc của công ty. - Tổ chức, quản lý mạng lưới thông tin liên lạc toàn công ty. - Tham mưu cho Giám đốc sắp xếp bộ máy, xây dựng kế hoạch tiếp nhận và tuyển dụng lao động, bố trí cán bộ công nhân, nghiên cứu bố trí sắp xếp nơi làm việc trong cơ quan đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ sản xuất kinh doanh. - Tham mưu cho lãnh đạo công ty và thủ trưởng cơ quan giải quyết công tác tổ chức thường trực, bảo vệ cơ quan giữ vững an toàn trật tự và an ninh trong cơ quan, đảm bảo cho cơ quan làm việc được duy trì . Quản lý và tổ chức bố trí sắp xếp lái xe phục vụ tốt công tác cho lãnh đạo và các phòng đi công tác. * Nhiệm vụ : Tổ chức tiền lương - Hàng năm căn cứ vào nhiệm vụ sản xuất - kinh doanh xây dựng kế hoạch tiếp nhận lao động, bố trí sắp xếp bộ máy, bố trí lực lượng lao động đáp ứng nhiệm vụ sản xuất - kinh doanh. - Xây dựng tiêu chuẩn cán bộ, làm các thủ tục đề bạt, bãi miễn cán bộ, làm các thủ tục giải quyết với CBCN - LĐ về thi đua khen thưởng, về vi phạm nội quy, quy chế Công ty để trình hội đồng thi đua khen thưởng, kỷ luật của Công ty. - Tiếp nhận hồ sơ, viết hợp đồng lao động, làm các thủ tục khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động trình Giám đốc ký, quản lý hồ sơ lao động, theo dõi quản lý lao động ở các đơn vị sản xuất các phòng nghiệp vụ. - Tổ chức đào tạo và nâng cấp bậc cho CBCN - LĐ. - Hàng năm căn cứ nhiệm vụ sản xuất - kinh doanh xây dựng kế hoạch tiền lương, tiền thưởng, thống kê theo dõi tiền lương hàng tháng, quý, năm báo cáo cấp trên. - Thẩm định trình duyệt tổng hợp đơn giá, tiền lương hàng tháng báo cáo Giám đốc. - Cùng các phòng nghiệp vụ khác, các đơn vị sản xuất xây dựng đơn giá tiền lương và kiểm tra việc thực hiện chi trả tiền lương đối với CBCN - LĐ. Công tác an toàn lao động, y tế - Hàng năm xây dựng kế hoạch về công tác an toàn lao động như tuyên truyền, hướng dẫn kiểm tra, mua sắm dụng cụ bảo hộ lao động, xây dựng phương án công tác an toàn lao động khi công trường triển khai thi công, quản lý hồ sơ và làm sổ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế cho người lao động theo hướng dẫn của cơ quan quản lý. - Lập hồ sơ theo dõi sức khoẻ CBCN - LĐ toàn Công ty. - Tổ chức khám sức khoẻ định kỳ cho người lao động, khám chữa bệnh, làm các thủ tục thanh toán các chế độ cho người lao động khi bị ốm, tai nạn lao động. Hành chính quản trị - Mở sổ sách theo dõi tài sản thuộc lĩnh vực hành chính - quản trị văn phòng Công ty và các đơn vị sản xuất. - Quản lý theo dõi hồ sơ sử dụng đất và thuế đất hàng năm. - Quản lý và sử dụng con dấu theo quy định của Nhà nước. - Mở sổ sách theo dõi công văn đi, đến báo cáo Giám đốc. - Đánh máy, photocopy các văn bản theo yêu cầu của các phòng hoặc theo lệnh của Giám đốc. - Mua sắm văn phòng phẩm, dụng cụ hành chính theo kế hoạch đã được Giám đốc phê duyệt hoặc theo lệnh Giám đốc. - Đón tiếp khách đến quan hệ, giao dịch làm việc với Công ty và hướng dẫn khách đến làm việc với các bộ phận hoặc báo cáo Giám đốc. - Phục vụ nấu nướng khối văn phòng Công ty, phục vụ hội nghị, làm công tác vệ sinh thuộc khu vực làm việc văn phòng Công ty. - Tuần tra kiểm soát để giữ vững an ninh, trật tự an toàn xã hội và phòng chống hoả hoạn, các tệ nạn cờ bạc, rượu chè trong cơ quan. - Quản lý tốt xe ô tô con của văn phòng công ty. Bố trí sắp xếp phương tiện ô tô phục vụ cho lãnh đạo và các cơ quan đoàn thể, các phòng chức năng nghiệp vụ đi công tác được kịp thời. - Sửa chữa xe ô tô, điện, nước trong cơ quan kịp thời đáp ứng cho làm việc trong ngày của cơ quan. 2.2.1.2. Phân công trách nhiệm *Trưởng phòng (1 người) : - Là người đứng đầu bộ phận văn phòng của Công ty, là người có trách nhiệm, có nghiệp vụ quản lý điều hành toàn bộ hoạt động của văn phòng. - Có quyền điều hành toàn bộ các yếu tố có trong văn phòng cho phù hợp với yêu cầu, nhiệm vụ trong từng thời kỳ hoạt động của cơ quan, của tổ chức. - Là người phụ trách chung- trực tiếp tham mưu cho Giám đốc Công ty trong công tác: Tổ chức cán bộ trong Công ty, công tác quản lý lao động ngành nghề trong các phòng ban, Xí nghiệp, công tác sắp xếp bộ máy, lao động, chế độ tiền lương, tiền thưởng, thực hiện chính sách với người lao động trong Công ty Cổ phần và chế độ của Nhà nước ban hành. - Chịu trách nhiệm kiểm tra, theo dõi trực tiếp công tác an toàn lao động, an toàn thi công trên các công trình và công tác an ninh trật tự, tham gia công tác thi đua, sáng kiến sáng tạo Công ty, công tác tuyên truyền để CBCNV phấn đấu hoàn thành toàn diện và vượt mức kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty. * Phó phòng (1 người): - Hỗ trợ và tham gia điều hành chung công việc trong phòng. Giúp trưởng phòng tổ chức điều hành một số lĩnh vực trong văn phòng, cũng có thể kiêm nhiệm trưởng một số bộ phận trong văn phòng, có thể đảm nhiệm một số công việc cụ thể do trưởng phòng giao. - Là người trực tiếp phụ trách công tác đào tạo, nâng bậc lương, quản lý đất đai, xây dựng cơ bản, công tác phòng chống bão lụt và tìm kiếm cứu nạn trong Công ty, công tác Đảng vụ công ty. - Chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng về kết quả hoạt động do mình phụ trách. * Nhân viên văn thư, lưu trữ Đây là bộ phận thực hiện các nghiệp vụ hành chính trong văn phòng, tổ chức, sử dụng thông tin đầu vào, đầu ra của Công ty nên giữ vai trò quan trọng trong quản lý công tác thông tin của văn phòng nói riêng và của Công ty nói chung. +) Nhân viên lưu trữ (1 người) : - Lưu giữ tài liệu, hồ sơ do Văn phòng quản lý (công văn đến, công văn đi, công tác thi đua khen thưởng). Số lượng công văn, giấy tờ đến cơ quan ngày không ngừng tăng, tương đương với sự tăng lên của công văn thì cũng là sự tăng khối lượng công việc của văn phòng. Hình 7: Bảng thống kê số lượng công văn đi và công văn đến. Năm Văn bản đến Văn bản đi 2006 700 510 2007 800 600 2008 910 700 Nguồn:Phòng Tổ chức-Hành chính - Làm công tác thông tin tuyên truyền trong Công ty, nội dung quảng bá, quảng cáo các sản phẩm theo yêu cầu. - Quản lý các thiết bị văn phòng về kỹ thuật, chất lượng và số lượng. - Hàng ngày nắm bắt các thông tin trên mạng phục vụ cho giới thiệu sản phẩm, kinh doanh. Tìm khách hàng và những văn bản pháp luật mới hoặc chưa có lưu trữ tại Công ty. +)Nhân viên văn thư (1người): - Đầu giờ làm việc kiểm tra khoá cửa, các vị trí xung quanh nơi làm việc, nếu có gì khác lạ báo cáo cho lãnh đạo đơn vị và phòng bảo vệ để xác minh. - Trực tổng đài điện thoại của Công ty. - Quản lý con dấu của Công ty và các con dấu chức danh. - Xác định, kiểm tra chữ ký, ghi sổ và đóng dấu các tài liệu, văn bản của Công ty theo quy định. - Vào sổ theo dõi. - Làm nhiệm vụ tiếp tân. - Hết giờ sắp xếp tài liệu, để đúng vị trí quy định vệ sinh nơi làm việc, tắt điện, khoá cửa trước khi rời vị trí làm việc. * Nhân viên tạp vụ(1 người) : Phục vụ nước uống: ã Phải đảm bảo vệ sinh sạch sẽ và đầy đủ: + Khu vực nấu nước, bể chứa dự trữ nước. + Nguồn nước, dụng cụ nấu nước. + Dụng cụ chứa nước uống tại các đơn vị sản xuất. ã Đảm bảo có đủ nước sôi phục vụ: + Các phòng ban gián tiếp trước giờ làm việc. + Các đơn vị sản xuất theo giờ quy định. Quản lý chung về vệ sinh môi trường: - Hàng ngày quản lý nhà khách của Công ty đảm bảo luôn ngăn nắp, sạch sẽ. - Thường xuyên làm tốt công tác vệ sinh của Công ty đảm bảo khang trang, sạch đẹp; kiểm tra việc thực hiện các quy định về bảo hộ lao động, vệ sinh lao động và an toàn thực phẩm trong phạm vi đơn vị quản lý. - Quản lý các khu nhà vệ sinh và hệ thống thải bẩn của Công ty. - Tham gia kiểm tra, đôn đốc vệ sinh môi trường lao động tại các vị trí sản xuất trong Công ty. Phối hợp với các phòng ban liên quan tổ chức kiểm tra, đo các yếu tố của môi trường lao động theo tiêu chuẩn quy định. * Nhân viên in ấn, công tác văn phòng(1 người) : +) In ấn - Lĩnh đủ vật tư giấy, mực phục vụ in ấn. - Sử dụng máy photocopy để sao các công văn gửi đi, gửi đến, các loại tài liệu: bản vẽ tài liệu kĩ thuật, sản xuất kinh doanh theo yêu cầu đặt in. - Thực hiện in lưới theo yêu cầu đặt in đối với những tài liệu, biểu mẫu sử dụng số lượng nhiều. - Sau khi in xong giao tài liệu cho đối tượng đặt in và yêu cầu ký sổ. - Hàng tháng tổng kết các loại vật tư phôtô, in ấn. - Ngắt điện thiết bị công tác, quạt, chiếu sáng, chiếu sáng trước khi rời vị trí làm việc. +) Công tác văn phòng - Nhận các tài liệu, văn bản, thư, báo chí từ văn phòng để phát đến các đơn vị cá nhân vào thời gian từ 9h hàng ngày. - Phát các tài liệu, văn bản hoặc mời họp đột xuất. * Nhân viên y tế (1người) : - Khám, cấp thuốc và điều trị cho cán bộ công nhân viên hàng ngày, sơ cấp cứu tại chỗ. - Làm công tác vệ sinh phòng bệnh, vệ sinh lao động, mua bảo hiểm y tế cho cán bộ công nhân viên. - Lập kế hoạch khám sức khoẻ định kỳ khám bệnh nghề nghiệp. Khám sức khoẻ cho người xin tuyển dụng vào Công ty. Quản lý hồ sơ và nắm chắc tình trạng sức khoẻ của CBCNV, tư vấn với người sử dụng lao động về tình hình sức khoẻ của CBCNV để bố trí công việc phù hợp. - Bố trí nhân viên y tế thường trực để giải quyết kịp thời các trường hợp tai nạn lao động, bệnh cấp tính và cấp cứu xảy ra bất cứ lúc nào. Cùng các đơn vị liên quan định kỳ tổ chức huấn luyện cách sơ cấp cứu cho người lao động. - Tham gia điều tra các vụ tai nạn lao động xảy ra đối với CBCNV Công ty. Sau khi điều trị xong phải hoàn chỉnh hồ sơ để giám định tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp cho người lao động hưởng chế độ theo quy định hiện hành. - Mua thuốc, các dụng cụ, y cụ cần thiết phục vụ công tác khám chữa bệnh cho CBCNV toàn Công ty. * Nhân viên bảo vệ (3người) : - Bảo vệ văn phòng Công ty, tham gia hỗ trợ công tác hành chính trong khu vực văn phòng Công ty. - Có nhiệm vụ trông coi phương tiện đi lại cho CBCNV làm việc trong Công ty. Hướng dẫn khách đến Công ty để xe đạp, xe máy đúng nơi quy định. Chỉ dẫn cho khách đến Công ty biết chỗ làm việc của mỗi phòng ban. - Theo dõi quá trình thực hiện công việc được giao về bảo vệ an ninh trật tự an toàn trong cơ quan 24/24 giờ trong ngày. - Có trách nhiệm ngăn ngừa nghiêm cấm những cá nhân tổ chức đánh bạc rượu chè gây rối trật tự trong khu vực cơ quan. * Nhân viên lái xe (3 người) : - Thực hiện các nghiệp vụ kỹ thuật về thao tác vận hành điều khiển lái xe ô tô con, sử dụng thành thạo các trang thiết bị, máy móc, dụng cụ trang thiết bị ô tô để thực hiện công tác được giao. - Quản lý sử dụng tốt xe ô tô được giao như :Tăng cường kiểm tra theo dõi, bảo dưỡng sửa chữa vặt đảm bảo cho hoạt động của xe được thường xuyên liên tục. - Giữ gìn bảo quản xe tốt sạch sẽ, tiết kiệm trong việc sử dụng xăng dầu, xăm lốp, phụ tùng. - Mua sắm xăng dầu, quản lý sử dụng xăng dầu và báo cáo hoạt động của xe, quyết toán xăng dầu hàng tháng. - Lái xe an toàn tuyệt đối, phục vụ đúng giờ theo sự điều động phân công của lãnh đạo văn phòng. 2.2.1.3. Điều kiện làm việc * Cách thức tổ chức phòng làm việc Là một cơ quan văn phòng, công ty thực hiện vai trò quản lý - lãnh đạo, việc tổ chức bố trí đang có sự nghiên cứu để phù hợp với quy mô và tính chất hoạt động của cơ quan. Việc bố trí các phòng ban để đảm bảo được sự khoa học, hiện đại cần luôn luôn tuân theo một số nguyên tắc nhất định. Những nguyên tắc này thể hiện tính liên kết, gắn bó, tạo sự thuận lợi trong phối hợp công việc, tránh những chồng chéo hay phiền hà cho công chức và khách đến làm việc. Tuy nhiên, để thực hiện tốt những nguyên tắc này không phải là một điều đơn giản, bởi ngoài sự điều hành tổ chức, việc bố trí các phòng ban còn phụ thuộc rất nhiều vào điều kiện cơ sở vật ch._.ời gian qua, việc thực hiện xây dựng chương trình làm việc Công ty đã đạt được những kết quả: - Phòng Tổ chức - Hành chính đã phối hợp với các phòng ban xây dựng, quản lý thực hiện chương trình làm việc tuần, tháng, quý, năm theo yêu cầu đề ra. - Các chương trình đã bám sát trọng tâm, bao quát được các mặt hoạt động của Công ty, giúp cho việc lãnh đạo điều hành công ty được dễ dàng, thuận lợi hơn. - Nhiều cuộc họp tổ chức rút ngắn được thời gian, nhiều công việc được giải quyết dứt điểm. - Khắc phục được tình trạng giải quyết công việc không đúng trình tự. - Các chương trình làm việc bám sát chủ trương, chính sách Nhà nước cũng như các mục tiêu của Công ty đề ra. Tuy nhiên còn tồn tại một số mặt yếu kém: Đôi khi vì chạy theo thành tích mà các đơn vị thực hiện chương trình công tác chỉ đảm bảo số lượng mà chưa đảm bảo chất lượng. Các đơn vị, phòng ban ít chủ động đề xuất cho Công ty những vấn đề chưa hợp lý cần điều chỉnh, những khó khăn, vướng mắc, những vấn đề mới nảy sinh mà còn bị động đợi cấp trên giao nhiệm vụ mới triển khai đề xuất. Một số bộ phận không thực hiện theo đúng chương trình, kế hoạch công tác, thiếu sự kiểm tra, rà xoát, điều chỉnh chương trình làm cho chương trình thiếu tính khả thi. Nghiệp vụ tiếp đón khách * Khái niệm: Tiếp khách là một trong những nghi lễ, một công cụ quan trọng để công ty giao lưu, tiếp xúc với cá nhân, tổ chức ngoài, trong cơ quan nhằm đảm bảo sự hoạt động thông suốt của quá trình quản lý giúp lãnh đạo có điều kiện xem xét, đánh giá hiệu quả công việc từ phía bên ngoài. Đối tượng khách của công ty chủ yếu là Ban quản lý các dự án, nhà mời thầu các công trình cầu đường... *Vai trò: Tiếp khách là hình thức giao lưu của công ty với các tổ chức cá nhân trong và ngoài công ty về những vấn đề liên quan đến sự hoạt động, tồn tại và phát triển công ty. Đây là nghiệp vụ rất quan trọng mà bất cứ doanh nghiệp, tổ chức nào . Tiếp khách giúp công ty mở rộng mối quan hệ, giao lưu với bên ngoài, hợp tác làm ăn, trao đổi kinh nghiệm, duy trì bạn hàng, giao lưu văn hoá giữa các tổ chức...Tuỳ vào đối tượng khách mà văn phòng có hình thức, nghi lễ tiếp đón khách cho phù hợp. Công ty cũng qui định rõ với chức vụ nào thì được tiếp khách quan trọng và có nghi lễ đón tiếp khách trang trọng. Ví dụ cụ thể: Đối với vị khách là trưởng BQL dự án thì cần đón tiếp tại các nhà hàng lớn và mở tiệc chiêu đãi. Giám đốc công ty cùng các Trưởng phòng, phó phòng có trách nhiệm tiếp đón và chiêu đãi các vị khách.Việc tiếp khách với mục đích nhằm củng cố mối quan hệ làm ăn, tăng thêm tình đoàn kết hữu nghị...Nhưng đảm bảo “ tránh lãng phí”- đây là khẩu hiệu mà Công ty đưa ra áp dụng cho tất cả phòng ban. * Kết quả thực hiện: Văn phòng thực hiện nghiệp vụ tiếp khách theo nội quy của Công ty như sau: Luôn đảm bảo nguyên tắc hữu nghị, chu đáo, an toàn, hiếu khách. Đảm bảo việc đón tiếp diễn ra lịch sự, trang trọng theo đúng nghi thức giao tiếp và tập tục dân tộc. Công ty luôn đề cao “ chữ tín với khách hàng” và lãnh đạo cũng như Trưởng phòng luôn quan tâm nhắc nhở nhân viên phòng Tổ chức- Hành chính vì đây là phòng đầu tiên khách tiếp xúc luôn tỏ ra là những người hiếu khách, sẵn lòng giải đáp những thắc mắc của họ, cư xử chân thành, lịch sự. Tuy nhiên nghiệp vụ này vẫn còn thiếu sót: Khi tiếp khách đặc biệt là khách vãng lai thì chưa được chú trọng, quan tâm đúng mức. Việc tiếp khách nội bộ cơ quan còn xuề xoà, qua loa. Đánh giá chung về hoạt động của phòng Tổ chức - Hành chính 2.2.3.1 Thuận lợi Trong công tác văn phòng, Công ty đã nhận thức rõ được tầm quan trọng của hoạt động văn phòng, các nghiệp vụ hành chính không còn bị phân tán như trước mà đã tập trung, các trang thiết bị phục vụ cho nghiệp vụ hành chính cũng được đổi mới hơn ... a/Về nhân sự - Kết cấu độ tuổi của lãnh đạo và nhân viên Văn phòng tương đối trẻ vì thế dễ học hỏi những tiến bộ của KH- KT trong các nghiệp vụ quản lý, nghiệp vụ chuyên môn, nâng cao năng suất lao động. - Đội ngũ nhân viên trẻ nhiệt tình trong công việc, có ý thức trong việc thực hiện các nghiệp vụ chuyên môn. - Lãnh đạo là người có kinh nghiệm, năng lực quản lý, điều hành. Đội ngũ lãnh đạo văn phòng có trình độ chuyên môn nghiệp vụ nhạy bén, tinh tế phân tích tương đối chính xác sự ảnh hưởng của thị trường đến hoạt động của công ty. Ví dụ cụ thể: Theo quy định trước đây thì muốn được giải đáp các thắc mắc, khách hàng nhất định phải có đơn thư gửi phòng Tổ chức - Hành chính xét duyệt của Trưởng phòng, sau đó hẹn gặp bộ phận chuyên môn giải đáp rồi mới báo lại cho khách hàng. Qui trình này đôi khi đã gây sự giải đáp chậm trễ cho khách hàng, cũng có lúc đơn thư còn bị thất lạc. Nhận thấy nhược điểm đó thì nhân viên văn phòng đưa ra ý kiến :Với những vấn đề cần được giải quyết ngay thì trưởng phòng hoặc phó phòng cùng với lãnh đạo hoặc nhân viên chuyên môn (trường hợp lãnh đạo đi công tác) nên cùng thảo luận giải quyết ngay cho khách hàng. Khi thắc mắc được giải đáp kịp thời đồng thời nâng cao uy tín, trách nhiệm của công ty đối với khách hàng, luôn quan tâm tới lợi ích khách hàng.Từ đó mà trưởng phòng, phó phòng và các bộ phận chuyên môn sẽ rút ra được kinh nghiệm, nhận thấy thiếu sót trong quá trình hoạt động của mình để kịp thời sửa chữa cho phù hợp. b/Về phương thức quản lý - Trong quá trình điều hành, tổ chức hoạt động của phòng Tổ chức- Hành chính đều được thực hiện theo qui chế, nội qui mà công ty đề ra. - Trưởng, phó phòng luôn tỏ ra là tấm gương trong công việc, thái độ làm việc nghiêm túc nhưng thân thiện, cởi mở trò chuyện với nhân viên trong những giờ giải lao. Trưởng phòng cũng quan tâm tới tâm lý, đời sống nhân viên :động viên, chia sẻ, tạo điều kiện, giúp đỡ về vật chất và tinh thần. - Trưởng phòng luôn đưa ra những nhận xét, đánh giá thái độ làm việc và hiệu quả của nhân viên một cách tế nhị, kín đáo, không phê phán nhân viên trước mặt nhân viên khác tránh làm tổn thương lòng tự trọng của nhân viên. - Văn phòng được sự quan tâm của Ban lãnh đạo Công ty nên đang dần củng cố vị trí, tầm quan trọng của mình trong sự vận động của công ty trong giai đoạn hiện nay như : thường xuyên nhắc nhở, động viên nhân viên hăng say làm việc, có trách nhiệm. - Công ty cũng có chính sách khuyến khích tinh thần, hiệu quả công việc cho nhân viên, tổ chức chuyến tham quan giúp nhân viên được nghỉ ngơi, thư giãn cũng nhằm tăng thêm mối đoàn kết giữa các nhân viên với nhau khiến cho bộ máy công ty trở nên bền vững. c/Trang thiết bị làm việc Nhìn chung, trang thiết bị làm việc của Phòng Tổ chức-Hành chính tương đối đầy đủ nhằm đảm bảo cho việc phục vụ công việc quản lý,điều hành công ty. Tuy nhiên vẫn còn có những thiết bị lạc hậu. Việc đầu tư trang thiết bị phục vụ hoạt động văn phòng và công tác quản lý điều hành trong thời gian tới sẽ được quan tâm, đầu tư đúng mức vì bộ phận văn phòng đang khẳng định vai trò của mình trong công ty và sự ảnh hưởng của trang thiết bị hiện đại đến hiệu quả hoạt động của văn phòng nói riêng và của công ty nói chung. d/Việc thực hiện các nghiệp vụ - Các nghiệp vụ luôn được thực hiện đúng theo qui chế, nội quy, quy định của công ty. Nhưng trong thực tế vẫn còn những tồn tại ảnh hưởng đến hiệu quả công việc mà lãnh đạo văn phòng cần cân nhắc, điều chỉnh cho phù hợp. - Việc thực hiện các văn bản bắt buộc đều có văn bản hướng dẫn cụ thể rất thuận tiện, chính xác, phù hợp với nội quy, quy định của công ty. e/ Về mối quan hệ công tác Để đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty đạt hiệu quả cao, Văn phòng Phòng Tổ chức - Hành chính luôn duy trì các mối quan hệ trong nội bộ cơ quan và cả các tổ chức bên ngoài. Văn phòng Công ty CPCTGT Hải Phòng có mối quan hệ với các phòng chức năng nghiệp vụ, các tổ chức đoàn thể khác để nắm vững tình hình sản xuất kinh doanh, tính chất công tác của từng bộ phận và từ đó giải quyết tốt phần việc của mình như sau: - Có mối quan hệ thường xuyên với các phòng ban xí nghiệp hàng tuần để nắm được tình hình sản xuất kinh doanh và mọi hoạt động của công ty, đơn vị báo cáo nhanh với lãnh đạo xử lý, giải quyết kịp thời. - Quan hệ thường xuyên với Phòng kế toán tài vụ để xin cấp phát kinh phí sủa chữa và mua sắm trang thiết bị, phương tiện làm việc, chi tiêu tiếp khách, hội họp trong cơ quan theo kế hoạch dự toán đã được duyệt. - Quan hệ với Phòng vật tư thiết bị để nghiên cứu thay đổi mua sắm thiết bị phương tiện ô tô đáp ứng phục vụ công tác tốt, cùng xem xét giải quyết sửa chữa lớn, thường xuyên, đột xuất của các xe ô tô con của Văn phòng, xây dựng các định mức cho ô tô con để có cơ sở thanh quyết toán nhiên liệu, phụ tùng, xăm lốp... - Quan hệ với Phòng dự án để cùng phối hợp xây dựng các kế hoạch chi phí cho đấu thầu, ký kết hợp đồng, bố trí sắp xếp phương tiện đi thị sát thực địa các tuyến đường. - Quan hệ với Trung tâm đào tạo nghiệp vụ để có kế hoạch đào tạo nâng cao tay nghề, nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên trong văn phòng (kể cả đào tạo lại). Cùng xây dựng các phương án đào tạo dài hạn và ngắn hạn từ đó nghiên cứu bố trí cho cán bộ công nhân viên đi học, đảm bảo đáp ứng công tác được giao. - Quan hệ với các cơ quan đoàn thể như Đảng uỷ công ty, công đoàn, đoàn thanh niên của Công ty để nắm được kế hoạch sắp xếp bố trí nơi làm việc, mua sắm phương tiện bàn ghế dụng cụ phục vụ cho làm việc. Như vậy, thực hiện tốt mối quan hệ với các phòng ban nghiệp vụ chức năng là giúp Văn phòng làm tốt công tác tham mưu cho lãnh đạo Công ty, hoàn thành nhiệm vụ và giải quyết tốt nhiệm vụ được giao. 2.2.3.2 Tồn tại Hoạt động văn phòng của Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng đã phát huy hầu hết chức năng, nhiệm vụ của mình, là bộ phận tham mưu giúp cho lãnh đạo giải quyết tốt các công việc điều hành trong cơ quan cũng như công tác đối nội và đối ngoại góp phần cho sự phát triển của Công ty. Văn phòng tạo điều kiện cho các phòng ban và cơ quan đoàn thể hoàn thành công tác của lãnh đạo giao. Đặc biệt, ở các bộ phận của văn phòng đều hoạt động với tinh thần và ý thức trách nhiệm cao dưới sự lãnh đạo, điều hành của Trưởng phòng, phó phòng. Tuy nhiên, với nhịp độ phát triển kinh tế và sức cạnh tranh ngày càng gay gắt của nền kinh tế thị trường như hiện nay thì văn phòng của Công ty còn một số mặt cần khắc phục. a/ Về cơ cấu quản lý Cơ cấu tổ chức hiện nay chưa đáp ứng được nhu cầu và khối lượng công việc cần giải quyết, nguyên nhân chủ yếu là văn phòng nhận quá nhiều công việc mà số lượng nhân sự trong văn phòng lại quá ít, được định biên 13 người. Diện tíchVăn phòng nhỏ nên các phòng bị thu hẹp. Đôi khi có sự chồng chéo khi thực hiện chức năng nhiệm vụ giữa các phòng ban chức năng và văn phòng. Do bị động không lường hết được các công việc đột xuất như tình trạng giá cả nguyên vật liệu tăng cao. Đôi khi chương trình làm việc thiếu tính kế hoạch và biện pháp tổ chức thực hiện do vậy mà khi thực hiện công việc theo kế họach lập sẵn đã không có tính khả thi, lãnh đạo không giải quyết hết việc. Đặc biệt trong công tác văn thư - lưu trữ, giấy tờ, công văn đến đều được chuyển đến cho Giám đốc xét duyệt mà lẽ ra phải qua Trưởng phòng xem xét trước rồi mới chuyển đến Giám đốc. Như vậy sẽ giúp cho Giám đốc đỡ phần giải quyết những công việc sự vụ, tránh lãng phí thời gian. Hơn nữa, nhiều khi Giám đốc đi vắng, công văn giấy tờ đến nhiều mà phải chờ Giám đốc xét duyệt, điều này sẽ dẫn đến hậu quả: ách tắc trong quá trình giải quyết công vụ, đôi khi không đưa ra những quyết định được nhanh chóng, kịp thời. b/ Về nhân sự Lực lượng cán bộ công nhân viên trong Công ty hiện nay vẫn còn thiếu những cán bộ năng động trong chuyên môn và quản lý giỏi, thiếu đội ngũ nhân viên lành nghề có trình độ để đáp ứng với cơ chế mới. Đối với nhân viên Văn phòng: Số nhân viên còn quá ít so với khối lượng công việc, thường một nhân viên phải kiêm nhiệm các công việc khác không thuộc chức năng và nghiệp vụ chuyên môn của họ. Bên cạnh đó, trình độ chuyên môn còn hạn chế, các thao tác nghiệp vụ chưa linh hoạt, trong khi công việc ngày càng đòi hỏi sự sáng tạo và năng động. c/ Về trang thiết bị và môi trường làm việc Cơ chế mới đòi hỏi có sự cạnh tranh gay gắt trong xu thế chung, từ đó vai trò của Văn phòng ngày càng được khẳng định. Trong đó, yếu tố trang thiết bị có tính chất quyết định sự đứng vững của mỗi doanh nghiệp trong nền kinh tế.Công ty mặc dù đã nắm bắt được nhu cầu mới, song vẫn chưa mạnh dạn đầu tư trang thiết bị phục vụ cho hoạt động kinh doanh nên làm năng suất lao động còn bị hạn chế. Một số trang thiết bị văn phòng vẫn lạc hậu, không đảm bảo chất lượng bảo quản như :giá kê tài liệu lưu trữ còn bằng gỗ nên dễ bị mối mọt, bàn ghế chưa đồng bộ, màn hình máy tính cồng kềnh ... Đặc biệt chưa có phòng tiếp khách riêng biệt nên bất tiện khi phải tiếp khách ngay tại Văn phòng. Điều này sẽ làm ảnh hưởng đến không khí làm việc của các nhân viên và tâm lý không thoải mái cho khách đến công ty. d/ Các nghiệp vụ trong văn phòng Các nghiệp vụ được thực hiện đúng theo quy định, qui chế, nội quy của Công ty, nhưng trong một số trường hợp nó trở nên cứng nhắc, không linh hoạt như :Việc tiếp nhận các giấy tờ, tài liệu mà bưu điện chuyển tới thì nhất thiết phải là nhân viên văn thư ký nhận. Điều này sẽ không thuận tiện trong trường hợp nhân viên văn thư đang bận giải quyết công việc cùng với lãnh đạo hoặc phòng ban khác. Đặc biệt, đối với công tác thông tin tổng hợp của văn phòng tuy đã có nhiều cố gắng song vẫn tồn tại một vài nhược điểm cần quan tâm: - Trang thiết bị hiện đại phục vụ cho công tác thông tin chưa được đầu tư đầy đủ nên việc khai thác và xử lý thông tin còn bị hạn chế. - Nguồn thông tin còn chưa đảm bảo chính xác và trung thực. - Đôi khi vì chạy theo thành tích còn tình trạng làm báo cáo không đúng làm lãnh đạo không nắm được tình hình thực tế. Chương 3 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng công ty cpctgt hải phòng 3.1 Định hướng chung Hiện đại hoá công tác quản lý trong doanh nghiệp nói chung cùng với việc nâng cao hiệu quả quản lý trong văn phòng nói riêng, cải tiến và nâng cấp cơ sở vật chất trong hoạt động của văn phòng chính là mục tiêu mà các doanh nghiệp trong và ngoài nước luôn đặt ra trong mọi thời kỳ phát triển. Điểm yếu nhất của văn phòng nước ta hiện nay là hoạt động văn phòng mang tính thụ động, bị động rất cao. Chức năng phục vụ hậu cần và công việc giấy tờ, sự vụ lấn át, chức năng thụ động xử lý thông tin. Do vậy, yêu cầu xây dựng để đổi mới văn phòng theo hướng hiện đại là rất cấp bách. Việc tổ chức hoạt động bộ máy quản lý ở văn phòng của Công ty CPCTGT Hải Phòng hiện nay, bên cạnh các mặt mạnh còn tồn tại không ít những hạn chế. Qua tìm hiểu và nghiên cứu thực tế, em xin mạnh dạn đề xuất một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động Văn phòng tại Công ty. Trước hết, định hướng chung để đưa ra giải pháp cho phòng Tổ chức - Hành chính của Công ty như sau: 3.1.1 Đầu tư vào nâng cao chất lượng nhân sự Lao động là yếu tố năng động linh hoạt trong sản xuất, thực hiện tốt quản lý lao động trong sản xuất là sẽ đi đến thành công. Muốn vậy, chúng ta phải đầu tư nâng cao chất lượng nhân sự hiệu quả trong văn phòng. Nhân viên làm việc trong văn phòng phải đảm bảo ngày càng hoàn thiện các tiêu chí sau: + Nhiệt tình, tâm huyết với nghề nghiệp.Bình tĩnh, sáng suốt xử lý thông tin. + Sáng tạo, năng động trong cơ chế mới.Luôn phát huy được nếp sống văn hoá trong giao tiếp cộng đồng, có lối sống lành mạnh, tôn trọng quy chế cộng đồng. + Làm việc có khoa học.Tiết kiệm thời gian. + Muốn đổi mới, phát triển nghề nghiệp cần mở rộng, nâng cao kiến thức. Luôn được Công ty tạo điều kiện thuận lợi để mỗi nhân viên phát huy hết được năng lực của mình. 3.1.2 Đổi mới cơ cấu tổ chức quản lý Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp, là khâu then chốt tạo ra sự năng động của doanh nghiệp trong thời đại ngày nay. Do đó, văn phòng nhất thiết phải được đổi mới. Đổi mới phải khoa học, có hệ thống thống nhất là trong cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý, phải hiện đại hoá bộ máy điều hành, đưa tiến bộ kỹ thuật khoa học vào trong Văn phòng. Muốn đổi mới tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo các nguyên tắc. +Tính tối ưu: Giữa các khâu, các cấp quản lý phải được tổ chức mối liên hệ hợp lý để đảm bảo các cấp quản lý, mang tính năng động và đi sâu vào phục vụ cho hoạt động công tác. +Tính linh hoạt: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải thích ứng linh hoạt với mọi tình huống trong và ngoài hệ thống. +Tính kinh tế: Gọn nhẹ, sử dụng kinh phí ít nhất và mang lại hiệu quả cao nhất. 3.1.3 Đổi mới, hoàn thiện công tác quản lý, điều hành trong công ty - Để công việc trong công ty được giải quyết nhanh chóng, chính xác, hiệu quả thì các công việc được chuyên môn hoá trong nhiệm vụ, quyền hạn của mình. - Xây dựng các chương trình làm việc một cách cụ thể hơn thì mới có thể được diễn ra một cách khoa học, logic, chính xác, kịp thời. Đây là vấn đề cốt lõi mà phòng Tổ chức-Hành chính phải nắm vững và bám sát trọng tâm, trọng điểm. - Để tránh Văn phòng hoạt động một cách bị động thì lãnh đạo văn phòng phối hợp cùng nhân viên chuyên môn kiểm tra, rà soát để lãnh đạo chủ động nắm rõ tình hình thực tế, có quyết định kịp thời nhất. - Việc thực hiện các công việc trong văn phòng phải dựa trên qui chế hoạt động chung, qui trình tiêu chuẩn cho việc quản lý của các công ty. 3.1.4 Đơn giản hoá các thủ tục làm việc Hiện nay Nhà nước đã không ngừng cải tiến, đổi mới công tác thủ tục hành chính trên mọi lĩnh vực nhằm đảm bảo lợi ích cho người dân, tránh bao liêu, cửa quyền. Chính vì thế mọi doanh nghiệp đã và đang cải cách, đổi mới, đơn giản hoá các thủ tục hành chính nhưng vẫn đảm bảo pháp luật chung của Nhà nước và nội quy, qui chế của công ty. 3.1.5 Hiện đại hoá trang thiết bị làm việc và ứng dụng Công nghệ thông tin trong quản lý. Trang thiết bị là công cụ đắc lực hỗ trợ cho văn phòng. Hiện nay, doanh nghiệp muốn đứng vững trên thị trường thì việc đầu tư mua sắm trang thiết bị là cần thiết. Trong khả năng của mình, các doanh nghiệp nên có sự đầu tư đúng đắn về trang thiết bị nhằm đáp ứng đủ nhu cầu của công việc, không bị lãng phí mà vẫn đạt mục tiêu đề ra. Nói chung, trang thiết bị tương đối hiện đại sẽ tạo ra môi trường làm việc khoa học, văn minh, lịch sự, giảm thiểu lao động thủ công, tăng năng suất lao động mà còn nâng cao được sức khoẻ của cán bộ nhân viên để họ làm việc ổn định, lâu dài, yêu nghề, sáng tạo. Việc đưa CNTT vào trong lĩnh vực quản lý đang trở thành xu thế chung và các phần mềm quản lý đang được ứng dụng triệt để nhằm khai thác những lợi ích mà CNTT mang lại. Căn cứ vào những lý luận cơ bản về văn phòng. Căn cứ vào đường lối, chính sách, chủ trương của Đảng và Nhà nước trong công cuộc cải cách nền hành chính quốc gia. - Căn cứ vào mục tiêu, thực tiễn hoạt động của văn phòng . Căn cứ vào giới hạn đề tài mà luận văn xin đưa ra một vài giải pháp nhằm nâng cao hoạt động Văn phòng. 3.2 Giải pháp cụ thể 3.2.1 Đầu tư vào nhân sự (*) Đổi mới tổ chức nhân sự. Một số CBCNV của văn phòng vẫn còn bị ảnh hưởng của lề lối làm việc cũ. Họ thực hiện mệnh lệnh, chỉ thị thực hiện công việc một cách thụ động. Khi chuyển sang cơ chế mới, họ không tránh khỏi lúng túng, làm việc kém hiệu quả trong khi khối lượng công việc ngày càng nhiều đòi hỏi có sự sáng tạo, năng động. Vì vậy, cần sắp xếp vị trí phù hợp với năng lực và nhiệm vụ của từng người. Thường xuyên tạo điều kiện cho những nhân viên có năng lực phát huy sáng tạo của họ. Cần tuyển dụng thêm những nhân viên có trình độ học vấn và chuyên môn cao, có tinh thần trách nhiệm với công việc nhằm thay thế những người không đủ trình độ, năng lực để đảm nhận công việc được giao. Tạo môi trường làm việc thuận tiện, thoải mái cho cán bộ công nhân viên. Thường xuyên chăm lo đến đời sống, điều kiện vật chất và tinh thần cho họ. +Sắp xếp và bố trí cán bộ nhân viên trong văn phòng hợp lý: Để tiến hành công việc này có hiệu quả cần phải: - Đánh giá lại lao động về các mặt lao động như :trình độ chuyên môn, năng lực, tuổi đời... - Tổ chức phân tích, đánh giá từng công việc về mức độ phức tạp và số lượng. - Xem xét thực tế công việc mà từng cá nhân, bộ phận đã phù hợp hay chưa, nếu chưa phù hợp thì tổ chức cho họ học tập để đảm bảo trình độ mà công việc đó yêu cầu hoặc bố trí công việc khác phù hợp hơn. Cần biết chính xác về năng lực làm việc của từng người và giao công việc cho đúng người đúng việc phù hợp với năng lực của họ. Từ đó, tạo điều kiện cho cán bộ nhân viên trong văn phòng say mê với công việc của mình và họ phấn khởi làm việc. Chú ý giúp đỡ họ thường xuyên nâng cao về mặt chuyên môn, khoa học kỹ thuật trong quá trình làm việc.Tạo điều kiện thuận lợi, tăng cường cơ sở vật chất kỹ thuật hiện đại.Việc bố trí nhân sự sao cho linh hoạt để không tạo ra khoảng trống trong quá trình làm việc, đảm bảo phát triển về quy mô cũng như trong điều kiện cần thiết bố trí quá trình hoạt động của văn phòng phải có tính liên tục, căn cứ vào bố trí người. Giao việc rõ ràng cho từng nhân viên để gắn trách nhiệm với công việc. Bố trí nhân sự phải căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận để bố trí nhân viên cho thích hợp. + Quản lý nhân sự trong văn phòng: Cán bộ lãnh đạo các bộ phận thực hiện nhiệm vụ quản lý cán bộ công nhân viên chặt chẽ. Thông qua việc kiểm tra đôn đốc nhân viên trong quá trình công tác, áp dụng nghiêm túc, thường xuyên các hình thức khen thưởng khi họ hoàn thành nhiệm vụ, nhằm khuyến khích nhân viên phát huy năng lực của mình cho sự phát triển của đơn vị. Đồng thời sử dụng các hình thức cảnh cáo, kỷ luật khi họ vi phạm nội quy, quy chế chung và riêng, đảm bảo tính nghiêm minh trong văn phòng. Bổ sung, hoàn thiện các nội quy, quy định và lề lối làm việc trong cơ quan, chỉ đạo việc thực hiện các nội quy, quy định một cách có nghiêm túc và đồng bộ. + Công tác đào tạo và tuyển dụng nhân sự trong văn phòng: Về công tác đào tạo nâng cao chuyên môn nghiệp vụ trên cơ sở phân loại lao động theo trình độ, tuổi đời đồng thời xem xét về điều kiện gia đình, bản thân và thời gian để còn có thể công tác ở đơn vị, từ đó xây dựng quy định kế hoạch đào tạo cán bộ cho phù hợp. Hiện nay, hầu hết các bộ phận trong văn phòng đều được trang bị máy điện thoại, máy vi tính, vì vấn đề hiện nay đòi hỏi nhiều thông tin cần thiết và kịp thời cho nên cơ quan cần phải có chính sách khuyến khích họ học thêm để nâng cao trình độ tin học văn phòng. Về công tác tuyển dụng: Công tác này có ảnh hưởng lớn đến chất lượng lao động; để có được một đội ngũ cán bộ công nhân viên có đủ năng lực trình độ thì việc tuyển dụng lao động ở văn phòng cần được quan tâm đúng mức. Cụ thể: - Phải đảm bảo việc thực hiện đúng nội quy, quy định của Nhà nước về công tác tổ chức thi tuyển, hợp đồng thử việc... đối với lao động được tuyển dụng. - Phải có ý thức tốt trong việc chấp hành những quy định riêng của cơ quan, đơn vị. - Phải xây dựng các tiêu chuẩn tuyển chọn: Có đủ trình độ chuyên môn, phẩm chất đạo đức tốt cũng như phẩm chất chính trị. 3.2.2 Đổi mới cơ cấu tổ chức quản lý Muốn xây dựng được bộ máy quản lý của văn phòng gọn nhẹ, có hiệu lực, khắc phục bệnh quan liêu, thiếu kỷ cương, thiếu khoa học, tham nhũng và để thay đổi cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý gọn nhẹ và hiệu quả kinh tế thì đó là một vấn đề phức tạp, chưa thể giải quyết được ngay trong thời gian ngắn. Tuy vậy, trong thời gian tới , văn phòng có thể từng bước cơ giới hoá các tác nghiệp như sau: +Tác nghiệp văn thư: Sử dụng máy bóc phong bì thay tay, máy đăng ký công văn, máy đánh số, máy in địa chỉ, máy đóng tem, máy phân loại công văn. +Tác nghiệp sao in: Sử dụng các thiết bị văn phòng theo đúng tiêu chuẩn kỹ thuật: máy đánh chữ tự động, máy photocopy, máy sao chụp điện. +Chuyển giao văn bản: Sử dụng băng chuyền tự động, Telex, fax... Có thể nói, công việc của người Trưởng phòng còn nhiều khó khăn và bộn bề, nên bố trí một thư ký giúp việc cho trưởng phòng thực hiện công việc thu thập, ghi chép thông tin, tài liệu và một số công việc khác khi cần thiết một cách nhanh chóng, kịp thời. 3.2.3 Đổi mới hoàn thiện công tác quản lý, điều hành trong công ty Công ty nên tổ chức cho cán bộ quản lý học tập nâng cao trình độ, khả năng quản lý chuyên nghiệp. Đặc biệt là về ngoại ngữ và tin học về phần mềm quản lý ứng dụng trong văn phòng. Xây dựng mối quan hệ đoàn kết, giúp đỡ nhau trong công ty vì mục tiêu chung của công ty . Người lãnh đạo cần tạo ra mối quan hệ tốt trong nội bộ văn phòng, động viên, giúp đỡ làm cho các nhân viên cảm thấy được quan tâm, chia sẻ vì nó sẽ là động lực giúp họ làm việc nhiệt tình, lao động hăng say. Đặc biệt, người lãnh đạo phải khéo léo trong việc phê bình nhân viên, tránh phê bình trước mặt nhân viên khác. 3.2.4 Đơn giản hoá các thủ tục làm việc Mặc dù các nghiệp vụ được thực hiện theo đúng qui trình, nội quy hoạt động của văn phòng nhưng đôi lúc khiến cho việc thực hiện một cách cứng nhắc, làm gián đoạn công việc như : việc tiếp nhận các văn bản do bưu điện hoặc đơn vị khác chuyển đến yêu cầu phòng Tổ chức - Hành chính ký nhận, nhưng theo nội quy của phòng thì nhân viên văn thư có trách nhiệm ký nhận văn bản chuyển đến. Điều này sẽ khiến cho việc tiếp nhận văn bản trở nên thủ tục, mất thời gian chờ đợi nhất là trong trường hợp nhân viên văn thư đang giải quyết công việc với phòng ban khác hoặc với lãnh đạo. Do đó có thể điều chỉnh lại nội quy là trong trường hợp nhân viên văn thư vắng mặt tạm thời thì các nhân viên trong phòng Tổ chức –Hành chính có thể kiểm tra đầy đủ văn bản và ký nhận đồng thời nhân viên đó chịu trách nhiệm về các văn bản đã nhận và bàn giao lại cho nhân viên văn thư. 3.2.5 Hiện đại hoá trang thiết bị làm việc và ứng dụng Công nghệ thông tin trong quản lý. - Thay thế một số trang thiết bị đã cũ, đầu tư kho lưu trữ để bảo quản tài liệu tốt hơn vì nhận thấy một số tài liệu bị mọt mối làm ảnh hưởng đến văn bản bảo lưu. Đầu tư mới về thiết bị lưu trữ hồ sơ bằng các giá, tủ Inox để tránh tình trạng tủ sắt ảnh hưởng đến chất lượng bảo quản hồ sơ. - Hiện nay do không gian của văn phòng bị hạn chế đồng thời các trang thiết bị trong văn phòng lại quá cồng kềnh : máy tính, máy in làm ảnh hưởng đến không gian của bàn làm việc của nhân viên, thiếu đi sự gọn nhẹ trong văn phòng. - áp dụng công nghệ tin học trong việc chuyển giao văn bản, trình duyệt văn bản, đăng kí và quản lý văn bản đến, văn bản đi, trong việc xây dựng các công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ, phục vụ sử dụng tài liệu và trong công tác thống kê tài liệu lưu trữ. kết luận Cùng với sự phát triển của nền kinh tế - xã hội và sự tiến bộ của khoa học quản lý ở mỗi quốc gia và trên thế giới, hoạt động văn phòng ngày càng được quan tâm. Nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng càng trở nên cấp thiết đối với các cơ quan, tổ chức trong thời gian gần đây nhằm đạt tới những mục tiêu mong đợi của tổ chức. Công ty CPCTGT Hải Phòng cũng đang cố gắng từng bước đổi mới, hoàn thiện công tác quản lý nhằm đạt năng suất cao trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh. Để thực hiện được điều đó, văn phòng Công ty giữ một vị trí hết sức quan trọng là bộ phận thường trực, có chức năng tổng hợp, tham mưu, hậu cần giúp cho hoạt động của công ty được thông suốt, liên tục và hiệu quả. Luận văn này đã tập trung nghiên cứu ba vấn đề nội dung: Một là : Lý luận chung về văn phòng và hoạt động văn phòng, bao gồm các khái niệm về văn phòng, vai trò của hoạt động văn phòng, ý nghĩa của việc tổ chức khoa học công tác văn phòng . Hai là :So sánh đối chiếu lý luận trên thực tế hoạt động văn phòng và công tác văn phòng ở Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng. Nhận thấy được những kết quả đã đạt được và những tồn tại yếu kém cần được khắc phục, cải tiến hành chính để văn phòng thực sự phát huy vai trò quan trọng của mình trong toàn bộ hoạt động của Công ty. Ba là: Trên cơ sở lý luận và thực tế hoạt động văn phòng đã được trình bày đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng. Trong khoá luận này tuy không thể mở rộng, đi sâu và nêu đầy đủ, sâu sắc mọi hoạt động của công tác văn phòng song thông qua toàn bộ nội dung đã trình bày, tôi mong muốn có thể đóng góp một phần nhỏ vào việc hoàn thiện và nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng của Công ty CPCTGT Hải Phòng. Chúng ta có quyền tin rằng với trình độ và nhận thức của các nhà quản lý, điều hành hiện nay công tác văn phòng sẽ ngày càng khẳng định vai trò quan trọng của mình trong hoạt động của doanh nghiệp và xã hội đồng thời đóng góp không nhỏ vào sự phát triển chung của kinh tế xã hội của đất nước. Tài liệu tham khảo 1.Thạc sĩ Trần Thị Ngà,(2006), Tổ chức Quản trị văn phòng, Bài giảng cho Lớp QT901P tại trường Đại học Dân lập Hải Phòng, Giảng viên Học viện Hành chính Quốc gia. 2.Trường Đại học kinh tế quốc dân/ khoa Quản trị kinh doanh(2005), Giáo trình quản trị văn phòng. 3.Học viện Hành chính quốc gia/ khoa văn bản và công nghệ hành chính,(2004), Giáo trình Hành chính văn phòng trong cơ quan nhà nước. 4.Tiến sĩ Trần Thị Thanh Thuỷ,(2006),Văn hoá tổ chức và một số giải pháp phát triển văn hoá công sở,Tổ chức nhà nước số 9/2006. 5.Mike Harvey,(2001), Quản trị văn phòng, NXB Thống kê, Hà Nội. 6.Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng,(2006), Sổ tay chất lượng Công ty. 7.Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng,(2006), Tài liệu Qui định chức năng, nhiệm vụ , quyền hạn của các phòng ban, xí nghiệp của Công ty. Mục lục Các kí hiệu viết tắt trong bài luận văn: CPCTGT : Cổ phần Công trình Giao thông VB : Văn bản CBCNV : Cán bộ công nhân viên KH-KT : Khoa học kỹ thuật CNTT : Công nghệ thông tin BQL : Bản quản lý TC- HC : Tổ chức - Hành chính Sơ đồ bảng biểu Hình Nội dung Trang Hình 1 Sơ đồ các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động văn phòng 12 Hình 2 Bảng chỉ tiêu phản ảnh tình hình tài chính Công ty từ 2006 đến 2008 20 Hình 3 Quy trình công nghệ của Công ty 22 Hình 4 Cơ cấu tổ chức Công ty CPCTGT 24 Hình 5 Bảng thống kê nhân sự của Công ty tháng 1/2009 28 Hình 6 Cơ cấu tổ chức Văn phòng Tổ chức -Hành chính 30 Hình 7 Bảng thống kê số lượng công văn đi và công văn đến. 34 Hình 8 Mẫu sổ : “Giao nhận tài liệu từ bên ngoài” 50 Hình 9 Mẫu sổ: “Sổ đăng ký văn bản mật” 52 Hình10 Mẫu sổ : “Sổ công văn đi” 55 ._.