Một số biện pháp nâng cao hiệu quả đàm phán, kí kết và thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại Công ty XNK y tế II

mua phải thanh toán tiền và nhận hàng. 2-Đặc điểm của hợp đồng xuất nhập khẩu: So với những hợp đồng mua bán trong nước, hợp đồng xuất nhập khẩu có ba đặc điểm sau: Đặc điểm 1 : (đặc điểm quan trọng nhất) chủ thể của hợp đồng – người mua, người bán có cơ sở kinh doanh đăng ký tại hai quốc gia khác nhau. Ở đây vẫn lưu ý rằng quốc tịch không phải là yếu tố phân biệt, dù người mua và người bán có quốc tịch khác nhau. Nhưng nếu việc mua bán diễn ra trên lãnh thổ của cùng một quốc gia thì hợp đồng mua bán cũng không mang tính quốc tế. b. Đặc điểm 2: đồng tiền thanh toán có thể là ngoại tệ đối với một trong hai bên hoặc cả hai bên. c. Đặc điểm 3: hàng hóa – đối tượng mua bán của hợp đồng – được chuyển ra khỏi đất nước người bán trong quá trình thực hiện hợp đồng. 3- Điều kiện để hợp đồng xuất nhập khẩu có hiệu lực : a- Chủ thể của hợp đồng: Người tham gia ký kết phải có tư cách pháp nhân. Nếu một tổ chức kinh doanh phải có đầy đủ các điều kiện sau: Phải được Nhà nước công nhận thông qua việc cấp giấy phép kinh doanh Phải có tài sản cố định, đội ngũ lao động, trình độ nghiệp vụ, chịu trách nhiệm về công việc của mình và hoạt động một cách độc lập. Phải có ngành nghề kinh doanh. b- Nội dung hợp đồng hợp pháp: Ngày , tháng , năm ký hợp đồng. Không có điều khoản nào trái với pháp luật Nhà nước và thông lệ quốc tế. Phải có những điều thỏa chủ yếu như: đối tượng hàng hóa, giá cả, quy cách, thời gian giao hàng, địa điểm giao hàng. c- Hình thức hợp pháp: Phải được ký kết bằng văn bản . Người ký phải có đầy đủ thẩm quyền. 4- Phân loại hợp đồng xuất nhập khẩu : a- Xét về thời gian thực hiện hợp đồng : có hai loại Hợp đồng ngắn hạn thường được ký trong một thời gian tương đối ngắn và sau khi hai bên đã hoàn thành nghĩa vụ của mình thì quan hệ pháp lý giữa hai bên về hợp đồng đó cũng kết thúc. Hợp đồng dài hạn có thời gian thực hiện lâu dài và trong thời gian đó việc giao hàng được tiến hành nhiều lần. b- Xét về quan hệ kinh doanh trong hợp đồng : người ta chia làm 4 loại hợp đồng . Hợp đồng nhập khẩu : là hợp đồng bán hàng hóa cho nước ngoài nhằm thực hiện việc chuyển giao hàng hóa đó ra nước ngoài, đồng thời chuyển quyền sử dụng hàng hóa đó sang tay người khác. Hợp đồng nhập khẩu : là hợp đồng mua hàng hóa của nước ngoài rồi đưa hàng hoá đó vào nước mình nhằm phục vụ tiêu dùng trong nước, phục vụ ngành sản xuất, chế biến trong nước . Hợp đồng tái xuất khẩu: là hợp đồng mà trước kia đã nhập từ nước ngoài không qua tái chế hoặc sản xuất gì trong nước. Hợp đồng tái nhập khẩu: là hợp đồng mua những hàng hóa do nước ngoài sản xuất mà trước kia đã bán ra nước ngoài. Việc tái nhập khẩu không có ý nghĩa lớn trong ngoại thương của các nước. c- Xét về hình thức hợp đồng: có các loại sau: Hình thức văn bản. Hình thức miệng. Hình thức mặc nhiên. Công ước viên năm 1980 cho phép các nước thành viên sử dụng tất cả các hình thức trên. 5-Mẫu hợp đồng xuất khẩu: HỢP ĐỒNG Số :…………… Ngày…… tháng…. năm…… Giữa : Địa chỉ: Điện thoại: Fax: Telex: Tài khoản ngoại tệ: Tại ngân hàng: Được gọi tắt là “người bán”( Bên A) Và: Địa chỉ: Điện thoại: Fax: Telex: Tài khoản ngoại tệ: Tại ngân hàng: Được gọi tắt là “người mua”( Bên A) Sau khi bàn bạc, hai bên đồng ý ký kết hợp đồng với những điều khoản sau: Tên hàng hóa Số lượng Giá cả Chất lượng và quy cách Giao hàng ( có điều kiện giao hàng ) Bao bì và ký mã hiệu Bảo hành Bảo hiểm Thanh toán Phạt và bồi thường thiệt hại Trường hợp bất khả kháng Khiếu nại( có nơi xét xử) Hợp đồng này được lập thành bốn bản bằng tiếng…… tại……., mỗi bên giữ hai bản có giá trị ngang nhau và có hiệu lực từ ngày ký cho đến ngày ……tháng …..năm…… …………, Ngày ………..tháng……… năm.………. Người lập hợp đồng ( ký tên) Bên A Bên B ( Ký tên) (Ký tên) 6- Nội dung của hợp đồng mua bán xuất nhập khẩu: Ngày 09/4/1992 Bộ Thương Mại đã qui định số 299 TMDL/XNK về việc ký kết và quản lý hợp đồng mua bán ngoại thương. Nội dung cơ bản của hợp đồng ngoại thương là những điều kiện mua bán mà hai bên đã thỏa thuận. Những nội dung chủ yếu của hợp đồng ngoại thương: Giới thiệu chủ thể hợp đồng: Những thiết phải ghi rõ ràng và chính xác tên công ty ( công ty), địa chỉ, điện thoại, fax, tài khoản ngoại tệ ( tại ngân hàng nào, địa chỉ ngân hàng). Nếu không ghi chính xác sẽ gặp khó khăn trong vấn đề thông báo, khởi tố, giải quyết tranh chấp, việc chuyển trả tiền. b- Điều kiện về tên hàng ( Commodity) Nhằm mục đích các bên xác nhận được sơ bộ loại hàng cần mua ban, nghĩa là tính năng, quy cách, kích thước, tác dụng, công suất, hiệu suất,….của hàng hóa đó. c-Điều kiện về phẩm chất (quanlity) “Phẩm chất” là điều khoản nói lên về mặt “chất” của hàng hóa mua bán, nghĩa là tính năng quy cách, quy cách kích thước, tác dụng, công suất, hiệu suất… của hàng hóa đó. Xác định cụ thể phẩm chất của sản phẩm, là cơ sở xác định giá cả. Do vậy xác định phẩm chất tốt, dẫn đến giá cả tốt và mua được hàng hóa đúng theo yêu cầu của mình. d-Điều kiện về số lượng (Quantity) Nhằm nói lên mặt “lượng” của hàng hóa được giao dịch, điều khoản này bao gồm các vấn đề về đơn vị tính số lượng ( hoặc trọng lượng) của hàng hóa, phương pháp quy cách số lượng. e-Điều kiện giao hàng hóa ( Shipment/ Dilevery) Nội dung cơ bản của điều khoản giao hàng là sự xác định thời gian, địa điểm giao hàng, phương thức giao hàng và thông báo giao hàng. f-Giá cả (Price) Trong điều kiện cần xác định: đơn vị tiền tệ của giá cả, phương pháp qui định giá cả, giảm giá, điều kiện giao hàng tương ứng. g-Thanh toán (Statement Payment) Trong mục này của hợp đồng qui định đồng tiền thanh toán, thời hạn thanh toán, hình thức trả tiền, chứng từ làm căn cứ trả tiền. h-Bao bì và ký mã hiệu (Packing and Marking) - Bao bì: trong điều kiện này các bên giao dịch thường thỏa thuận với nhau về: Yêu cầu chất lượng bao bì Phương thức cung cấp bao bì Giá cả bao bì Ký mã hiệu: là những ký mã hiệu bằng chữ, hướng dẫn sự giao nhận, vận chuyển và bảo quản hàng hóa. Yêu cầu của ký mã hiệu được viết bằng sơn, mực không phai, không nhòe, dễ đọc dễ thấy. Có kích thước lớn hơn hoặc bằng 2 cm, làm ảnh hưởng đến phẩm chất hàng hóa. Phải dùng màu đen hoặc mực tím đối với hàng hoá thông thường, màu đỏ đối với hàng hóa nguy hiểm, màu cam đối với hàng hóa độc hại. Phải được xếp theo thứ tự nhất định và phải được kẻ ít nhất hai mặt giáp nhau. i-Bảo hành: ( Warranty) Trong điều khoản này vần thể hiện được hai yếu tố : Thời gian bảo hành: cần phải quy định hết sức rõ ràng. Nội dung bảo hành : có nghĩa là người cam kết trong thời gian bảo hành hàng hóa sẽ được đảm bảo các tiêu chuẩn chất lượng, đặc điểm kỹ thuật phù hợp với qui định của hợp đồng ; với điều kiện người mua phải nghiêm chỉnh chấp hành sự hướng dẫn của người bán về sử dụng và bảo dưỡng. j- Phạt và bồi thường thiệt hại (Penalty) Điều khoản này qui định những biện pháp khi hợp đồng không được thực hiện ( toàn bộ hay một phần ). Điều khoản này cùng lúc nhằm hai mục tiêu : Làm cho đối phương nhục ý định không thực hiện hay thực hiện không đúng hợp đồng. Xác định số tiền phải trả nhằm bồi thường thiệt hại gây ra mà không phải yêu cầu tòa xét xử. Các trường hợp phạt: Phạt chậm giao hàng . Phạt giao hàng không phù hợp về số lượng và chất lượng . Phạt do chậm thanh toán. k- Bảo hiểm( Insurance) Trong điều khoản này cần thỏa thuận ai là người mua bảo hiểm và điều kiện bảo hiểm cần mua. l- Bất khả kháng: Bất khả kháng là điều kiện xảy ra làm cho hợp đồng không thực hiện được mà không a bị coi là chịu trách nhiệm. Các sự kiện bất khả kháng mang ba đặc điểm sau: Không thể lường trước được. Không thể vượt qua. Xảy ra từ bean ngoài. m-Khiếu nại (claim) Khiếu nại là các đề nghị do một bên đưa ra đối với bên kia do số lượng, chất lượng giao hàng hoặc một số vấn đề khác không phù hợp với điều khoản đã được qui định trong hợp đồng. n-Trọng tài (Aritration) Trong điều khoản này cần quy định các nội dung sau: Ai là người đứng ra phân xử ( tòa án quốc gia hay tòa án trong tài? Trọng tài nào? Thành lập ra sao?) để giải quyết tranh chấp giữa các bên giao dịch khi những tranh chấp này không thể giải quyết bằng con đường thương lượng. Luật áp dụng vào việc xét xử. Địa điểm tiến hành trọng tài. Cam kết chấp hành tài quyết. Phân định chi phí trọng tài. 7-Sự cần thiết của hợp đồng xuất nhập khẩu: Nước ta từ một nền kinh tế bao cấp chuyển sang nền kinh tế thị trường, đang có những bước chuyển mình vườn lên hòa nhập vào guồng máy chung của nền kinh tế thế giới. Trong xu hướng đó, nếu chỉ gói gọn việc trao đổi mua bán hàng hóa trong một nước thì hệ quả tất yếu là nước ta sẽ có một nền kinh tế yếu kém so với các nước khác trên thế giới. Có thể nêu ra một số lý do sau: Không có trao đổi thông thường giữa nước này và nước khác thì không tận dụng được lợi thế của từng quốc gia về mỗi mặt hàng khác nhau. Lợi thế này có được là do điều kiện địa lý , sự phân bố tài nguyên hoặc sự phát triển chuyên môn hóa kỹ thuật cao. Không có trao đổi thông thường thì sẽ không thu hút được ngoại tệ, không thể trao đổi hàng hóa, nhập máy móc thiết bị hiện đại thì nền kinh tế sẽ lạc hậu, đời sống của người dân không được cải thiện. Không trao đổi, giao lưu văn hóa giữa các nước trên thế giới se dẫn đến sự không hiểu biết về phong tục tập quán. Điều này gây nhiều khó khăn trong quá trình đảm bảo hòa bình kinh tế và phát triển nền văn minh nhân loại. Để việc trao đổi mua bán giữa hai chủ thể ở hai quốc gia khác nhau gặp ít rủi ro, can phải có một văn bản làm cơ sở pháp lý để pháp lý để ràng buộc trách nhiệm của hai bên, văn bản này được gọi là hợp đồng ngoại thương. Vì vậy, hợp đồng ngoại thương đóng vai trò rất quan trọng bất kỳ xã hội nào có trao đổi thông thương hàng hóa với nước ngoài. II –QUÁ TRÌNH ĐÀM PHÁN, KÝ KẾT HỢP ĐỒNG XUẤT NHẬP KHẨU : 1-Nghiên cứu thị trường: Thị trường trong nước : Là một trong những vấn đề quan trọng đối với doanh nghiệp có thể biết được tiềm năng của nguồn hàng có từ đâu, biết ưu thế về giá cả hàng hóa của từng khu vực, trong thời gian nào hàng hóa hiếm hoặc hàng hóa nhiều. Chính nghiên cứu này giúp cho doanh nghiệp xây dựng được chiến lược kinh doanh, có được thế chủ động trong việc cung cấp nguồn hàng ra nước ngoài theo thời gian cần thiết, tránh được sự cạnh tranh gay gắt trong nước đối với các doanh nghiệp cùng kinh doanh xuất nhập khẩu. Thị trường nước ngoài: Việc nghiên cứu này giúp cho doanh nghiệp tìm kiếm được khách hàng, để từ đó có thể bán hàng trực tiếp cho khách hàng và không phải thông qua một nhà xuất khẩu trung gian nào khác. Đồng thời tạo được thế cạnh tranh của mình trên thương trường. Các hoạt động hỗ trợ cho đàm phán , ký kết hợp đồng xuất nhập khẩu: Muốn đàm phán thành công cần chuẩn bị tốt các yếu tố sau: Ngôn ngữ Thông tin Năng lực của đoàn đàm phán Thời gian và địa điểm đàm phán. Ngôn ngữ Trong giao dịch ngoại thương, vấn đề bất đồng ngôn ngữ là trở ngại lớn nhất. Để khắc phục khó khăn này người cán bộ ngoại thương cần nắm vững và sử dụng thành thạo các ngoại ngữ. Thông tin Trong thời đại ngày nay, với sự bùng nổ thông tin thì dù hoạt động trong bất cứ lĩnh vực nào, người nắm bắt được thông tin cần thiết một cách nhanh chóng và chíh xác nhất sẽ là người chiến thắng. Nội dung thông tin cần thu thập để phục vụ cho cuộc đàm phán hết sức phong phú, nhưng có thể kể đến một số thông tin cơ bản như sau: Thông tin về hàng hóa : cần tìm hiểu về công dụng, giá trị, yêu cầu của thị trường đối với cá loại hàng hóa. Ngoài ra, để chủ động trong giao dịch mua bán cần nắm vững tình hình sản xuất của các mặt hàng . Thông tin về thị trường: Các thông tin đại cương về đất nước, con người, tình hình chính trị xã hội… Những thông tin kinh tế cơ bản: đồng tiền trong nước, tỷ giá hối đoái, cán cân thanh toán , dự trữ ngoại tệ, các chỉ số bán buôn, bán lẻ… Cơ sở hạ tầng: đường sá, cầu cống, bến cảng, sân bay, các phương tiện giao thông … Chính sách ngoại thương: các mối quan hệ buôn bán đặt biệt, chính sách kinh tế nói chung và chính sách ngoại thương nói riêng. Hệ thống ngân hàng tín dụng. Điều kiện vận tải và giá cước. Thông tin về thương nhân: Về lịch sử hình thành của công ty. Hình thức tổ chức, địa vị pháp lý của thương nhân (công ty cổ phần, công ty TNHH, tập đoàn xuyên quốc gia). Phạm vi, mức độ và các mặt hàng kinh doanh. Thái độ cư xử và thiện chí làm ăn. Kinh ngiệm và uy tín. Phong tục, tập quán trong kinh doanh cũng như trong lĩnh vực khác của đời sống xã hội. Phương hướng phát triển. Ngoài ra, cũng cần nắm vững thông tin về công ty mình, thông tin về cạnh tranh trong và ngoài nước, dự đoán xu hướng biến động giá cả trên cơ sở phân tích tình hình cung cầu, lạm phát. Năng lực của cán bộ đàm phán: Thành phần của đoàn đàm phán cần hội đủ chyên môn ở ba lĩnh vực: pháp lý, kỹ thuật và thương mại. Sự phối hợp ăn ý, nhịp nhàng của các chuyên gia là cơ sở rất quan trọng trong quá trình đàm phán để đi đến ký kết một hợp đòng chặt chẽ, khả thi và hiệu quả cao. Nếu thiếu một trong ba chuyên gia trên thì tuỳ điều kiện của từng thương vụ ta có thể chọn một trong các cách giải quyết sau: Thuê chuyên gia bên ngoài. Nghiên cứu sau. Thái độ của các cán bộ tham gia đàm phán cũng góp một phần không nhỏ tạo nên thành công cho cuộc đàm phán , 2.4- Thời gian và địa điểm đàm phán: Địa điểm cần đảm bảo tâm lý thoải mái và tiện nghi phù hợp cho cả hai bên. Thời gian phụ thuộc vào sự thỏa thuận trước giữa hai bên trên cơ sở tính toán sự khác biệt giữa múi giờ hai nước, cũng như sự thuận tiện cho các bên. Trước khi đàm phán hai bên cần lập ra và thống nhất với nhau lịch làm việc cụ thể và cẩn thận. 3- Các hình thức đàm phán: 3.1- Giao dịch bằng thư: Công việc gia dịch bằng thư được tiến hành thông qua việc viết các loại thư : chào hàng, hỏi hàng, báo giá, đặt hàng …..Các thư từ này được viết dưới nhiều dạng phong phú. Tuy nhiên nó cũng có ưu nhược điểm như sau: Ưu : ít tốn kém về việc đi lại, có thể giữ bí mật, có thể đem ra bàn bạc tập thể , có thể cùng một lúc giao dịch với nhiều bạn hàng khác nhau. Nhược : tốn thời gian, nhiều khi không hiểu hết ý nhau. 3.2- Giao dịch bằng điện thoại Ưu: nhanh chóng Nhược: không trình bày được hết ý, tốn kém. Mặt khác trao đổi qua điện thoại là trao đổi miệng không có gì làm bằng chứng cho những thỏa thuận, quyết định trong trao đổi. Ngưòi ta chỉ sử dụng điện thoại trong những trường hợp mà thật cần thiết, khẩn trương, sợ lỡ thời cơ hoặc trong những trường hợp mà mọi điều kiện đã thảo luận xong chỉ còn chờ xác nhận một vài chi tiết. Giao dịch trực tiếp: Để giao dịch trực tiếp đạt kết quã tốt, ngoài việc nắm vững một số thông tin về đối tác như: nhu cầu, tình trạng tài chính, uy tín, kinh nghiệm… ta còn phải tìm hiểu về phong cách đàm phán của đối tác, phong tục tập quán nhằm tránh hiểu lầm đáng tiếc ảnh hưởng đến kết quả đàm phán. -Ưu: có thể trực tiếp bàn bạc, dễ hiểu nhau hơn, cung nhau giải quyết những điểm chưa hiểu. -Nhược: đi lại tốn kém, dễ lộ bí mật. III-TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT NHẬP KHẨU: Xin giấy phép xuất nhập khẩu: Theo nghị định số 33/TTg ngày 19/04/1994 “Để kinh doanh xuất khẩu doanh nghiệp phải có giấy phép kinh doanh xuất nhập khẩu do Bộ Thương Mại cấp.” Điều kiện để có giấy phép kinh doanh xuất nhập khẩu: Thành lập theo đúng luật pháp và cam kết tuân thủ các qui định của pháp luật hiện hành. Doanh nghiệp phải có mức vốn lưu động tối thiểu tính bằng tiền Việt Nam tương đương 200.000 USD tại thời điểm kinh doanh xuất khẩu. Riêng đối với doanh nghiệp thuộc các tỉnh miền núi, các tỉnh có khó khăn về kinh tế, các doanh nghiệp kinh doanh những mặt hàng cần khuyếân khích xuất khẩu mà không đòi hỏi nhiều vốn thì mức vốn lưu động sẽ được qui định là tương đương 100.000 USD. Có đội ngũ cán bộ đủ trình độ kinh doanh, ký kết và thực hiện hợp đồng mua bán ngoại thương. – Mở L/C: Thanh toán là một khâu quan trọng trong quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu; do đó đến thời hạn đã thỏa thuận, người bán nên đôn đốc người mua mở L/C đúng hạn. Khi được thông báo chính thức về việc mở L/C, người bán cần kiểm tra kỹ lưỡng L/C về: -Tính chân thực -Nội dung. Sau khi kiểm tra xong L/C nếu thấy phù hợp thì giao hàng , nếu không phù hợp thì thông báo ngay cho người mua và ngân hàng mở L/C để điều chỉnh cho đến khi thấy phù hợp thì tiến hành giao hàng. 3- Chuẩn bị và kiểm tra hàng hóa xuất khẩu: Chuẩn bị hàng hóa để xuất khẩu là một công việc rất quan trọng, tùy từng loại hàng hóa, đối tượng mua hàng yêu cầu gì về chất lượng mà nội dung công việc này có khác nhau. Sau khi ký kết hợp đồng, ta chuẩn bị hàng hóa để xuất khẩu, đóng gói bao bì, kẻ ký mã hiệu … phù hợp với qui định đã được ký kết với khách hàng. Trước khi giao hàng, người xuất có nghĩa vụ kiểm tra hàng về phẩm chất, số lượng, trọng lượng. Trong một số trường hợp do qui định của Nhà nước hoặc yêu cầu của người mua, việc giám định đòi hỏi phải được thực hiện bởi một tổ chức giám định độc lập như: Vina Control, Food Control, SGS ( Society General Supervision). 4-Thuê phương tiện vận chuyển: Nếu hợp đồng xuất nhập khẩu qui định việc người bán thuê phương tiện để chở hàng đến địa điểm đích thì người xuất khẩu phải tiến hành thuê phương tiện vận tải. Nếu hợp đồng qui định giao hàng tại nước người xuất khẩu thì người nhập khẩu phải thuê phương tiện chở hàng về nước. Tuỳ trường hợp cụ thể, người xuất khẩu lựa chọn một trong các phương thức thuê tàu: Phương thức thuê tàu chợ (Liner) Phương thức thuê tàu chuyến ( Voyage Charter) Phương thức thuê tàu định hạn (Time Charter) 5-Mua bảo hiểm hàng hóa: Trước hết cần xem xét hợp đồng qui định ai là người mua bảo hiểm. Trong trường hợp người xuất khẩu phải mua bảo hiểm thì các công việc được tiến hành như sau: Giao hàng theo đúng số lượng, mẫu mã đã thỏa thuận. Thuê tàu vận chuyển và trả cước phí ( giữ vận đơn B/L) cho người nhận hàng. Mua bảo hiểm tại nơi hàng xuất khẩu (gởi đơn bảo hiểm cho người mua hàng). 6-Làm thủ tục hải quan: Hàng hóa đi ngang qua cửa khẩu để xuất khẩu và nhập khẩu đều phải làm thủ tục hải quan. Điều 12 Pháp lệnh hải quan qui định thủ tục hải quan bao gồm: Khai báo và nộp tờ khai hải quan. Đưa hàng đến địa điểm qui định để kiểm tra. Làm nghĩa vụ nộp thuế xuất nhập khẩu. 7- Giao hàng : - Hàng xuất khẩu của ta chủ yếu được giao bằng đường biển. Trong trường hợp này chủ hàng cần làm các công việc sau: Lập bảng kê hàng chuyên chở, trên cơ sở đó lưu cước hãng tàu, lập S/O (Shipping Order) và lên sơ đồ xếp hàng lên tàu. Sau khi hàng đã xếp lên tàu xong, cảng và tàu lập biên bản tổng kết giao hàng và lập sơ đồ hàng đã xếp lên tàu cho người gửi hàng. Thuyền phó cấp cho chủ hàng biên lai xác nhận hàng đã nhận xong, chủ hàng sẽ đổi biên lai lấy Bill of Loading. -Nếu hàng gởi bằng đường hàng không hoặc ôtô người xuất khẩu sau khi ký hợp đồng vận chuyển, giao hàng cho người vận chuyển và lấy vận đơn. -Nếu gởi bằng đường sắt, người xuất khẩu hoặc giao hàng cho đường sắt (nếu là hàng lẻ) hoặc đăng ký toa xe, bốc hàng lên toa rồi giao cho đường sắt ( hàng nguyên toa) rồi nhận vận đơn đường sắt. - Gởi hàng bằng container có hai phương thức sau: + Gởi hàng bằng FCL( Full Container Load) + Gởi bằng LCL(Less than Container Load) 8-Thanh toán : Bộ chứng từ thanh toán gồm: phương tiện thanh toán ( thường là hối phiếu) và các chứng từ gởi hàng (Shipping documents) gồm hối phiếu thương mại, vận đơn đường biển, đơn hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm, hóa đơn thương mại, giấy chứng nhận phẩm chất hàng hóa, giấy chứng nhận đóng gói bao bì, giấy kiểm dịch thực vật ( nếu hàng bán phải qua kiểm dịch) 9-Giải quyết khiếu nại: Trong quá trình giao nhận kiểm tra hàng, người mua nhận thấy có sự chênh lệch, sai sót về số lượng, chất lượng hàng giao không phù hợp với những điều khoản ghi trong hợp đồng, người mua có thể làm văn bản khiếu nại. Hoặc trong trường hợp người bán có thể gặp rắc rối trong quá trình than toán do lỗi của người mua gây ra, thì người bán cũng, lập văn bản khiếu nại. IV-VAI TRÒ, Ý NGHĨA CỦA HỢP ĐỒNG XUẤT NHẬP KHẨU: Hợp đồng ngoại thương đóng vai trò hết sức quan trọng trong quá trình hoạt động của các đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu. Vai trò của hợp đồng ngoại thương được thể hiện ở chổ nó là công cụ quan trọng để xây dựng và thực hiện kế hoạch của các đơn vị. Hợp đồng ngoại thương đóng vai trò chủ yếu và có tác dụng quyết định trực tiếp đến hoạt động của từng đơn vị xuất hàng hóa. Hợp đồng ngoại thương là công cụ tổ chức mối liên hệ kinh tế thuộc các thành phần kinh tế ở các nước khác nhau. Ngoài ra, hợp đồng ngoại thương còn là công cụ xây dựng, phát triển, là thước đo đánh giá chất lượng hoạt động của các đơn vị đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu, quyết định sự tồn tại và phát triển của đơn vị trong nền kinh tế thị trường. Tóm lại, hợp đồng ngoại thương có vai trò rất quan trọng trong nền kinh tế thị trường, có ảnh hưởng to lớn đến hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị. Từ đó thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu, nâng cao vai trò của hợp đồng xuất nhập khẩu là mối quan tâm hàng đầu của các đơn vị kinh tế hiện nay. PHẦN II: GIỚI THIỆU CÔNG TY I. QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY VIMEDIMEX II. Công ty xuất nhập khẩu y tế II có tiền thân là Công ty xuất nhập khẩu y tế, được thành lập vào ngày 06-11-1984 theo quyết định số: 1106/ BYT- QĐ của Bộ Trưởng Bộ Y Tế, trực thuộc Liên Hiệp các Xí Nghiệp Dược Việt Nam. Theo quyết định số: 1008/BYT - QĐ ngày 7-12-1990 và quyết định số: 511/BYT - QĐ ngày 03-05-1991 của Bộ Y Tế, nhằm tổ chức và thúc đẩy hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu ngành y tế phát triển hiệu quả hơn, Công ty xuất nhập khẩu y tế được tổ chức thành hai công ty độc lập là Công ty xuất nhập y tế I Hà Nội và Công ty xuất nhập khẩu y tế II TP HCM. Ngày 03-05-1991 công ty xuất nhập khẩu y tế trụ sở TP HCM chính thức đổi tên thành: Tên doanh nghiệp : CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU Y TẾ II Tên giao dịch quốc tế: VIETNAM NATIONAL MEDICAL PRODUCTS IMPORT-EXPORT COMPANY II. Tên viết tắt : VIMEDIMEX II Ngày 30-06-1996, VIMEDIMEX II trở thành đơn vị thành viên của Tổng Công Ty Dược Việt Nam ( VINAPHARM ). Lĩnh vực kinh doanh của công ty: - Xuất khẩu: nguyên liệu, dược phẩm, thiết bị y tế, thủ công mỹ nghệ, tinh dầu, nông lâm sản. - Nhập khẩu: nguyên liệu, dược phẩm, thiết bị và dụng cụ y tế, thiết bị vật tư nguyên liệu phục vụ sản xuất, hàng tiêu dùng thiết yếu. - Sản xuất chế biến dược liệu, thành phẩm đông nam dược, bào chế thuốc sống thành thuốc chín từ dược liệu. - Nuôi trồng dược liệu ( cây con làm thuốc ) và các cây công nghiệp khác xen canh nhằm đạt hiệu quả kinh tế cao. - Kinh doanh xuất nhập khẩu hóa chất xét nghiệm, vật tư kỹ thuật phục vụ sản xuất thuốc. - Kho ngoại quan. 2. Nguồn lực của công ty Công ty xuất nhập khẩu y tế II có một đội ngủ cán bộ, nhân viên vững vàng và nhiều kinh nghiệm, trong đó phần lớn là dược sĩ đại học, kỹ sư, cử nhân kinh tế. Công ty Vimedimex II đã từng bước khẳng định mình trên thị trường trong và ngoài nước. Sự lớn mạnh của công ty hiện nay là kết quả từ sự phấn đấu và đoàn kết vững chắc của cán bộ công nhân viên công ty về mọi mặt. II. CHỨC NĂNG VÀ NHIỆM VỤ CỦA CÔNG TY VIMEDIMEX II: 1.Chức năng của công ty: Mua bán xuất nhập khẩu theo kế hoạch của Bộ Y Tế giao. Nhận ủy thác xuất nhập khẩu cho các đơn vị không có chức năng xuất nhập khẩu hoặc không đủ phương tiện để tổ chức xuất nhập khẩu. Làm đại lý tiêu thụ các mặt hàng y tế cho các tổ chức kinh tế trong và ngoài nước. Công ty tổ chức các cơ sở chế biến hoặc liên doanh liên kết để chế biến sản xuất hàng xuất khẩu thuộc lĩnh vực y tế. Bán sỉ và lẻ các mặt hàng y tế nhập khẩu cho các hiệu thuốc, bệnh viện, các trung tâm giới thiệu và bán dược phẩm. 2.Nhiệm vụ của công ty: Thực hiện các chỉ tiêu kinh tế do nhà nước giao. Xây dựng kế hoạch kinh doanh trình Bộ Y Tế duyệt. Đáp ứng nhu cầu tiêu dùng về dược phẩm, trang thiết bị y tế, công cụ xét nghiệm…cho các chương trình kinh tế. Quản lý nhập khẩu ngành y tế, tổ chức xuất khẩu các mặt hàng trong nước. Tự tạo nguồn vốn kinh doanh trên cơ sở nguồn vốn tự có, vay vốn, huy động các nguồn vốn khác nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh, đáp ứng nhu cầu trong nước, nâng cao hiệu quả xuất khẩu. Công ty hoạt động theo cơ chế thị trường, chịu sự quản lý của nhà nước, đảm bảo việc hạch toán, tự chịu trách nhiệm, tự hoàn vốn… làm tròn nghĩa vụ đối với Nhà nước. Tuân thủ các chính sách của nhà nước về tài chính, xuất nhập khẩu… phù hợp với pháp luật Việt Nam và quốc tế. Thực hiện các chính sách về lao động, nâng cao mức sống của cán bộ công nhân viên. 3.Sơ đồ tổ chức của công ty Vimedimex II: Nhiệm vụ chức năng của các phòng ban: Giám đốc: được Bộ y tế bổ nhiệm, có toàn quyền quyết dịnh và điều hành mọi hoạt động của công ty, đảm bảo hoạt động kinh doanh hiệu quả, đúng chính sách của nhà nước. Chịu trách nhiệm về tất cả các hoạt động của công ty. Phó giám đốc: chịu trách nhiệm trươc giám đốc về việc quản lý các phòng ban trực thuộc trong công ty. Phòng tổ chức hành chính: tổ chức hệ thống nhân sự của công ty, các phòng ban khác, xây dựng kế hoạch tiền lương, … Thực hiện các chính sách về công nhân viên, công tác văn thư và quản lý các bộ phận phụ thuộc. Phòng quản lý chất lượng: kiểm tra việc thực hiện hệ thống quản lý chất lượng ISO -9002 tại các phòng ban trong công ty. Phòng xuất khẩu: thực hiện các hợp đồng, thủ tục xuất khẩu cũng như tìm kiếm các nguồn hàng đáp ứng nhu cầu xuất khẩu. Phòng nhập khẩu: có nhiệm vụ thiết lập mối quan hệ với các nước, theo dõi và thực hiện hợp đồng nhập khẩu và tiêu thụ hàng nhập khẩu đồng thời thực hiện các hợp đồng liên doanh và ủy thác nhập khẩu. Phòng nhập khẩu trang thiết bị y tế và hoá chất xét nghiệm: nhập khẩu trang thiết bị y tế, dược phẩm, hoá chất xét nghiệm, phân phối cho các bệnh viện, nhà thuốc ớ thành phố và các tỉnh. Phòng kinh doanh: có nhiệm vụ nghiên cứu thị trường trong và ngoài nước, xây dựng kế hoạch xuất nhập khẩu và tổ chức hệ thống phân phối hàng hóa của công ty đến người tiêu dùng. Trung tâm dịch vụ thương mại và kho ngoại quan: quản lý việc cho thuê kho bãi và các dịch vụ kho ngoại quan. Phòng tài chính kế toán: hạch toán những hoạt động kinh doanh của công ty theo đúng phapù lệnh kế toán thống kê của nhà nước, ghi chép phản ánh kịp thời và có hệ thống diễn biến, tình hình tài chính của công ty; theo dõi công nợ, đề xuất kế hoạch thu chi và các phương thức thanh toán phù hợp với ban giám đốc; thực hiện thanh toán đối nội, đối ngoại, thanh toán quốc tế, giúp ban giám đốc name rõ tình hình tài chính và hiệu quả kinh doanh của công ty. Xưởng sản xuất: sản xuất dầu gió Vim, sâm nhung đại bổ và Maniferin kỹ thuật. Trạm dược liệu: quản lý và thực hiện việc mua bán những mặt hàng đông, nam dược. Trung tâm nghiên cứu trồng và chế biến cây thuốc Đà Lạt: thực hiện việc trồng, nghiên cứu và chế biến dược liệu, không có chức năng kinh doanh. Chi nhánh công ty tại Hà Nội: có chức năng mua bán các mặt hàng thuộc về y tế, xuất khẩu, nhập khẩu như công ty mẹ. Các văn phòng đại diện tại nước ngoài: có nhiệm vụ nghiên cứu thị trường, tổ chức và thực hiện các công việc giao dịch, đàm phán, xúc tiến việc ký kết hợp đồng và theo dõi các hợp đồng xuất khẩu. III. THỊ TRƯỜNG HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY. Thị trường là nhân tố có tác động lớn đến kim ngạch xuất nhập khẩu của công ty, bởi vì bất kỳ sự biến động nào của thị trường ít nhiều cũng ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó để duy trì và phát triển công việc kinh doanh của mình doanh nghiệp phải tiếp cận, nghiên cứu thị trường để xác định nhu cầu của khách hàng. Việc nghiên cứu thị trường có tính quyết định đến việc ký kết, thực hiện hợp đồng, vấn đề lãi lỗ… Để xác định nhu cầu của khách hàng công ty dựa vào nguồn thông tin từ các tổ chức kinh doanh và các ngành có liên quan. Ngoài ra, công ty còn dựa vào hệ thống khách hàng quen biết nhằm tạo điều kiện buôn bán thuận lợi và đạt được những hợp đồng xuất khẩu có hiệu quả cao. Tuy nhiên, trong tương lai khi nhu cầu thị trường phong phú hơn thì công ty cần có sự đầu tư hơn nữa cho công tác maketing. Cùng với lợi thế lâu đời của mình công ty xuất nhập khẩu y tế II đã hình thành được một hệ thống các cơ sở hoạt động tại: Khu vực phía Bắc: đặt chi nhánh tại Hà Nội Địa chỉ: 260 Nghi Tàm, Quận Tây Hồ, Hà Nội Khu vực phía Nam: đặt cửa hàng bán sỉ dược phẩm tại thành phố Cần Thơ. Địa chỉ: 77 Phạm Ngũ Lão, TP. Cần Thơ. Tại CHLB Nga: đặt văn phòng đại diện Địa chỉ: No 30 street 1 Tverskaia Lamskaia, Moscow. Ngoài ra công ty còn có một lượng lớn khách hàng đến từ nhiều quốc gia trên thế giới như: Trung Quốc, Hong Kong, Hàn Quốc, Lào, Campuchia, Malaysia, Indonexia, Singapore, Nhật, Đức, Pháp, Thụy Sĩ, Hoa Kỳ,… Với mối quan hệ giao thương mật thiết và lâu dài trên thị trường quốc tế, luôn giữ uy tín trong hoạt động kinh doanh, công ty đã tạo được sự tín nhiệm của khách hàng. Từ đó, mối quan hệ trên thị trường quốc tế ngày càng được mở rộng. PHẦN III: PHÂN TÍCH VIỆC ĐÀM PHÁN , KÝ KẾT VÀ THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY VIMEDIMEX II. A. TÌNH HÌNH XUẤT NHẬP KHẨU, SỐ KIM NGẠCH XUẤT NHẬP KHẨU VÀ DOANH THU CỦA CÔNG TY TRONG NHỮNG NĂM GẦN ĐÂY: I .Tình hình xuất khẩu: Tình hình xuất khẩu theo các mặt hàng: BẢNG CƠ CẤU HÀNG XUẤT KHẨU ĐVT: ngàn USD Mặt hàng 2002 2003 2004 Giá trị % Giá trị % Giá trị % Dược liệu 1,488,417 77.54 1,281,672 63.59 1,085,895 52.38 Tinh dầu 75,246 3.92 83,039 4.12 69,656 3.37 Hàng khác 355,884 18.54 650,814 32.29 917,559 44,25 Tổng cộng 1,919,547 100 2,015,525 100 2,073,110 100 Qua các số liệu ở bảng cơ cấu hàng xuất khẩu qua các năm, ta thấy: tổng kim ngạch xuất khẩu của công ty đều tăng qua các năm. Năm 2002 tổng kim ngạch nhập khẩu của công ty đạt 1,919,547 ngàn USD. Bước sang năm 2003, tổng kim ngạch xuất khẩu tăng từ 1,919,547 ngàn USD ( 2002 ) lên 2,015,525 ngàn USD ( 2003 ) và đến năm 2004 là 2,073,110 ngàn USD. Qua qua các số liệu từ năm 2002 và 2004, ta nhận thấy: Dược liệu là mặt hàng chủ lực và là thế mạnh của công ty chủ yếu được xuất sang thị trường Châu Á dưới dạng thô và sơ chế dùng để làm nguyên liệu sản xuất thuốc với các dược liệu chủ yếu như: bạch truật, bột nhang, hoa hồi, đài h._.