Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư - Lưu trữ trong văn phòng Tổng Công ty Sành sứ - Thuỷ tinh Công nghiệp

phòng ban trong cơ quan, đơn vị. Làm tốt công tác Văn thư - Lưu trữ sẽ bảo đảm cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời những quyết định quản lý, trên cơ sở đó ban lãnh đạo sẽ dùng làm căn cứ để điều hành mọi hoạt động của đơn vị một cách hợp pháp, hợp lý, kịp thời, hiệu quả đảm bảo cho cơ quan đơn vị thực hiện công việc quản lý và điều hành theo đúng chức năng, nhiệm vụ được giao. Từ những lập luận trên cho thấy công tác Văn thư - Lưu trữ là công tác không thể thiếu được trong tổ chức và hoạt động của bất cứ cơ quan, đơn vị nào. Tổng công ty Sành sứ - Thuỷ tinh Công nghiệp là một doanh nghiệp Nhà nước, trong quá trình hoạt động hàng năm Tổng công ty đã ban hành một khối lượng văn bản rất lớn để quản lý, điều hành mọi hoạt động của 8 đơn vị thành viên, đồng thời cũng tiếp nhận một khối lượng khá lớn công văn, tài liệu do các cơ quan Nhà nước và các đơn vị trực thuộc gửi tới. Đây là khối lượng tài liệu rất quan trọng cần được tổ chức lưu trữ một cách khoa học và bảo quản tốt để phục vụ cho công tác khai thác và sử dụng sau này. Công tác Văn thư - Lưu trữ của văn phòng Tổng công ty Sành sứ - Thuỷ tinh Công nghiệp trong thời gian qua đã có những đóng góp tích cực vào kết quả hoạt động của công tác văn phòng, tuy nhiên, bên cạnh đó còn tồn tại một số điểm bất cập. Đó là những thiếu sót, sai phạm cả do ý muốn chủ quan lẫn điều kiện khách quan mang lại. Đó là những yếu kém về trình độ chuyên môn quản lý, những lạc hậu về cơ sở vật chất, kỹ thuật. Vì vậy đổi mới nâng cao hiệu quả công tác Văn thư - Lưu trữ trong hoạt động văn phòng Tổng công ty là công việc cần thiết. Là sinh viên ngành Quản trị văn phòng, sau thời gian thực tập, tìm hiểu, nghiên cứu, quan sát hoạt động của văn phòng Tổng công ty Sành sứ - Thuỷ tinh Công nghiệp, em đã quyết định chọn đề tài “Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư - Lưu trữ trong văn phòng Tổng công ty Sành sứ - Thuỷ tinh C ông nghiệp” . Mục đích nghiên cứu đề tài này là: làm rõ tính khoa học, hợp lý của công tác Văn thư - Lưu trữ trong văn phòng Tổng công ty Sành sứ - Thuỷ tinh Công nghiệp hiện nay; phân tích mặt mạnh, mặt yếu và mạnh dạn đề xuất một số giải pháp cải tiến, hoàn thiện nhằm nâng cao hiệu quả công tác Văn thư - Lưu trữ trong hoạt động văn phòng Tổng công ty. Trong quá trình nghiên cứu phân tích luận văn đã sử dụng: - Phương pháp nghiên cứu thực tế. - Sử dụng một số tư liệu đã nghiên cứu để tiếp cận vấn đề. Kết cấu chuyên đề gồm có: Lời mở đầu. Chương I: Khái quát chung về tình hình tổ chức và hoạt động của Tổng công ty Sành sứ - Thuỷ tinh Công nghiệp. Chương II: Tình hình tổ chức và hoạt động của văn phòng Tổng công ty. Chương III: Thực trạng hoạt động văn thư lưu trữ tại văn phòng Tổng công ty và một số biện pháp để nâng cao hiệu quả công tác Văn thư - Lưu trữ trong hoạt động văn phòng. Kết luận. Trong quá trình thực tập, với sự giúp đỡ nhiệt tình của ban lãnh đạo, cán bộ, nhân viên trong cơ quan Tổng công ty, đồng thời được sự chỉ dẫn của thầy giáo đã tạo điều kiện để em hoàn thành cuốn luận văn này. Cuốn luận văn đã được hoàn thành trên cơ sở những tài liệu mà em thu thập được, nhưng do thời gian có hạn nên không tránh khỏi những sai sót, kính mong thầy giáo và Tổng công ty chỉ dẫn cho em hoàn thiện. Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày tháng năm 2002. Sinh viên chương i khái quát về tình hình tổ chức và hoạt động của Tổng công ty sành sứ - thuỷ tinh công nghiệp. I. sự hình thành và phát triển của Tổng công ty: Tổng công ty Sành sứ - Thuỷ tinh Công nghiệp được thành lập theo Quyết định thành lập số 1190/QĐ - TCCB ngày 07/5/1996 của Bộ trưởng Bộ Công nghiệp. Tên giao dịch : Tổng công ty Sành sứ Thuỷ tinh Công nghiệp. tên giao dịch quốc tế: industrial ceramic and glass corporation. Tên viết tắt : VINACEGLASS. Tổng công ty có: *Trụ sở chính: 24 - Nguyễn Công Trứ - Quận 1 - Tp. Hồ Chí Minh. Điện thoại: 08 8213170 - 08 8213171. Fax : 08 8213172. Email : vinaceglasscorp@hcm.vnn.vn *Văn phòng đại diện: Số 2B - Vũ Ngọc Phan - Láng Hạ - Q. Đống Đa - Tp. Hà Nội. Điện thoại : 04 7760161 - 04 7760162. Fax : 04 7760163. Email : vinaceglasscorp@hn.vnn.vn Tổng công ty Sành sứ - Thuỷ tinh Công nghiệp (sau đây được gọi tắt là Tổng công ty) là Tổng công ty Nhà nước, hoạt động kinh doanh theo Quyết định số 90/TTg ngày 7/3/1994 của Thủ tướng Chính phủ, có tư cách pháp nhân, có các quyền và nghĩa vụ dân sự theo luật định, tự chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động kinh doanh trong số vốn do Tổng công ty quản lý, có con dấu, có tài sản và các quỹ tập trung, được mở tài khoản tại kho bạc Nhà nước, được tổ chức và hoạt động theo Điều lệ Tổng công ty do Bộ trưởng Bộ Công nghiệp ra Quyết định số 1711/QĐ - TCCB phê chuẩn ngày 21 tháng 6 năm 1996. Tổng công ty có một số thành viên là Doanh nghiệp hạch toán độc lập, Doanh nghiệp hạch toán phụ thuộc và đơn vị sự nghiệp có quan hệ gắn bó với nhau về lợi ích kinh tế, tài chính, công nghệ ... Tổng công ty được quản lý bởi Hội đồng quản trị và được điều hành bởi Tổng giám đốc, Tổng công ty chịu sự quản lý Nhà nước của các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Uỷ ban nhân dân tỉnh và thành phố trực thuộc Trung ương, đồng thời chịu sự quản lý của các cơ quan này, với tư cách là cơ quan thực hiện quyền của chủ sở hữu đối với Doanh nghiệp nhà nước theo qui định của Luật Doanh nghiệp Nhà nước và các qui định khác của Pháp luật. Các đơn vị thành viên thuộc Tổng công ty gồm có: 1. Công ty Bóng đèn - Phích nước Rạng Đông. 2. Công ty Sứ Hải Dương. 3. Công ty Thuỷ tinh Phả Lại. 4. Xí nghiệp Khai thác và Chế biến Cao Lanh. 5. Viện nghiên cứu Sành sứ và Thuỷ tinh Công nghiệp. 6. Công ty Xuất Nhập Khẩu Sành sứ - Thuỷ tinh Công nghiệp. 7. Công ty Bóng đèn Điện Quang. 8. Nhà máy Thuỷ tinh Hưng Phú. II. Chức năng và nhiệm vụ của Tổng công ty: 1. Chức năng của tổng công ty: 1. Tổng công ty thực hiện chức năng cung ứng, tiêu thụ, dịch vụ, thông tin, nghiên cứu, đào tạo, tiếp thị, hoạt động trong ngành sành sứ, thuỷ tinh, chiếu sáng, bao bì y tế. 2. Tăng cường tích tụ, tập trung, chuyên môn hoá và hợp tác để thực hiện nhiệm vụ Nhà nước giao. 3. Nâng cao khả năng và hiệu quả kinh doanh của các đơn vị thành viên và của toàn Tổng công ty. 2.Nhiệm vụ của Tổng công ty: 1. Tổng công ty thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh các mặt hàng sành sứ, thuỷ tinh, thiết bị chiếu sáng, bao bì y tế theo quy hoạch và kế hoạch phát triển của Nhà nước bao gồm xây dựng quy hoạch và kế hoạch phát triển, chuẩn bị đầu tư và thực hiện đầu tư, sản xuất, tiêu thụ sản phẩm, cung ứng vật tư, thiết bị, xuất nhập khẩu nguyên liệu, thiết bị, phụ tùng, mặt hàng sành sứ, thuỷ tinh, chiếu sáng và các hàng hoá khác liên quan đến ngành sành sứ, thuỷ tinh, chiếu sáng; liên doanh, liên kết với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nước phù hợp với Pháp luật và chính sách Nhà nước. 2. Nhận và sử dụng có hiệu quả, bảo toàn và phát triển vốn do Nhà nước giao bao gồm cả phần vốn đầu tư vào Doanh nghiệp khác, nhận và sử dụng có hiệu quả tài nguyên, đất đai và các nguồn lực khác do Nhà nước giao để thực hiện nhiệm vụ kinh doanh và những nhiệm vụ khác được giao. 3. Tổ chức quản lý công tác nghiên cứu và ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ, công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ và công nhân trong Tổng công ty. 4. Tiến hành các hoạt động kinh doanh khác theo quy định của Pháp luật. III. Những lĩnh vực hoạt động chính của Tổng công ty: 1.Sản xuất sản phẩm sành sứ, thuỷ tinh, thiết bị chiếu sáng, phích nước, bao bì y tế. 2. Xuất nhập khẩu nguyên liệu, vật tư, hoá chất, thiết bị phụ tùng, sản phẩm phục vụ kinh doanh. 3. Dịch vụ đầu tư, tư vấn, nghiên cứu, đào tạo, chuyển giao công nghệ mới, thiết kế, chế tạo, xây, lắp đặt thiết bị và công trình chuyên ngành. IV. Cơ cấu tổ chức của Tổng công ty: Hội đồng quản trị Ban kiểm soát Tổng giám đốc Trợ lý tổng giám đốc Khối cơ quan Phòng tài chính - kế toán VĂn phòng Phòng khoa học công nghệ môi trường Phòng đầu tư phát triển Phòng tổ chức lao động Xí nghiệp Khai thác và Chế biến Cao Lanh Công ty Bóng đèn Phích nước Rạng Đông Công ty Sứ Hải Dương Công ty Thuỷ tinh Phả Lại Nhà máy Thuỷ tinh Hưng Phú Công ty Bóng đèn Điện Quang Viện nghiên cứu Thuỷ tinh Công nghiệp Công ty XNK Sành sứ Thuỷ tinh Công nghiệp khối Các đơn vị thành viên 1.Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát: * Hoạt động của Hội đồng quản trị: Thực hiện chức năng lãnh đạo, quản lý và kiểm tra giám sát hoạt động của Tổng công ty, chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng Bộ Công nghiệp và Thủ tướng Chính phủ về sự phát triển của Tổng công ty theo nhiệm vụ được Nhà nước giao. Hội đồng quản trị có 5 thành viên do Bộ trưởng Bộ Công nghiệp quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, trong đó có: Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Trưởng ban kiểm soát là thành viên chuyên trách và 2 thành viên kiêm nhiệm là các chuyên gia về kinh tế, kỹ thuật, tài chính, quản trị kinh doanh, pháp luật. Hội đồng quản trị sử dụng con dấu của Tổng công ty để thực hiện chức năng quản lý hoạt động của Tổng công ty, có chuyên viên giúp việc hoạt động chuyên trách làm nhiệm vụ tổng hợp và đầu mối quan hệ, phối hợp giữa Hội đồng quản trị với cơ quan điều hành Tổng công ty và cơ quan ngoài Tổng công ty. Hội đồng quản trị làm việc theo chế độ tập thể, họp thường kỳ hàng quý để xem xét và quyết định những vấn đề thuộc thẩm quyền và trách nhiệm của mình. Khi cần thiết, Hội đồng quản trị có thể họp bất thường để giải quyết những vấn đề cấp bách của Tổng công ty. * Hoạt động của Ban kiểm soát: Ban kiểm soát là tổ chức do Hội đồng quản trị quyết định thành lập theo Luật Doanh nghiệp Nhà nước, hoạt động theo Điều lệ về tổ chức và hoạt động của Tổng công ty và chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Hội đồng quản trị. Ban kiểm soát giúp Hội đồng quản trị thực hiện việc kiểm tra, giám sát hoạt động điều hành của Tổng giám đốc, bộ máy giúp việc và các đơn vị thành viên Tổng công ty trong hoạt động tài chính, chấp hành Điều lệ Tổng công ty, Nghị quyết và Nghị định của Hội đồng quản trị, chấp hành Pháp luật của Nhà nước. Ban kiểm soát phải báo cáo với Hội đồng quản trị theo định kỳ hàng quý, hàng năm và theo vụ việc về kết quả kiểm tra, giám sát của mình, kịp thời phát hiện và báo cáo ngay cho Hội đồng quản trị về những hoạt động không bình thường, có dấu hiệu phạm pháp trong Tổng công ty. Không được tiết lộ kết quả kiểm tra, giám sát của mình khi chưa được Hội đồng quản trị cho phép, phải chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị và Pháp luật nếu cố ý bỏ qua hoặc bao che những hành vi phạm pháp. 2. Ban giám đốc và bộ máy giúp việc: * Ban giám đốc: Tổng giám đốc do Bộ trưởng Bộ Công nghiệp bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật theo đề nghị của Hội đồng quản trị. Tổng giám đốc là đại diện pháp nhân của Tổng công ty và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị, trước Bộ trưởng Bộ Công nghiệp và trước Pháp luật về điều hành hoạt động của Tổng công ty. Tổng giám đốc quy định cơ cấu tổ chức bộ máy, nhiệm vụ cụ thể, quyền hạn, mối quan hệ của các đơn vị trực thuộc Tổng công ty. Đồng thời thực hiện chính sách đối với cán bộ, công nhân viên chức của Tổng công ty theo quy định hiện hành của Nhà nước và Bộ Công nghiệp. Phó Tổng giám đốc là người giúp việc cho Tổng giám đốc, điều hành một số lĩnh vực hoạt động của Tổng công ty theo phân công hoặc uỷ quyền của Tổng giám đốc, chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc và Pháp luật về nhiệm vụ được Tổng giám đốc phân công hoặc uỷ quyền thực hiện. * Bộ máy giúp việc: + Phòng đầu tư và phát triển: Có nhiệm vụ giúp ban lãnh đạo Tổng công ty lập kế hoạch hoạt động, tham mưu cho ban giám đốc tổ chức thực hiện, hoạch định kế hoạch quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty, nghiên cứu và nắm bắt những biến động của thị trường, để có những biện pháp thích hợp nhằm đạt hiệu quả cao nhất. Tiến hành đổi mới, hiện đại hoá công nghệ và phương thức quản lý, sử dụng các khoản thu từ chuyển nhượng tài sản để tái đầu tư, đổi mới công nghệ, thiết bị của Tổng công ty. Xây dựng chiến lược phát triển, kế hoạch 5 năm, hàng năm phù hợp với nhiệm vụ Nhà nước giao và nhu cầu của thị trường. + Phòng tổ chức lao động: Có chức năng giúp ban lãnh đạo về chỉ huy, phân cấp việc tuyển chọn, thuê mướn, bố trí sử dụng, đào tạo lao động, lựa chọn các hình thức trả lương, thưởng, thực hiện các quyền khác của người sử dụng lao động theo quy định của Bộ Luật lao động và các quy định khác của Pháp luật. Quyết định mức lương, thưởng cho người lao động trên cơ sở các đơn giá tiền lương trên đơn vị sản phẩm, chi phí dịch vụ và hiệu quả hoạt động của Tổng công ty. Xây dựng và áp dụng các định mức lao động, đơn giá tiền lương trên đơn vị sản phẩm trong khuôn khổ các định mức, đơn giá của Nhà nước. Đề xuất các biện pháp bảo hộ lao động, cải thiện điều kiện làm việc, quan tâm đến đời sống vật chất và tinh thần của người lao động, đào tạo và đào tạo lại nhằm nâng cao trình độ cho người lao động. + Phòng tài chính - kế toán: Nhiệm vụ của phòng này là giúp ban lãnh đạo về lĩnh vực quản lý nguồn vốn và sử dụng nguồn vốn trong sản xuất, kinh doanh, xuất nhập khẩu. Quan hệ với Bộ Tài chính về nộp ngân quỹ và thủ tục pháp lý về tài chính cho ngân hàng để huy động vốn cho sản xuất, kinh doanh; tham mưu cho lãnh đạo các kế hoạch, tổ chức thu chi ngân quỹ. Lập báo cáo quyết toán tài chính hàng quý, năm theo đúng pháp lệnh Kế toán thống kê, chế độ kế toán và báo cáo tài chính hiện hành đối với Doanh nghiệp Nhà nước. + Phòng khoa học - công nghệ và môi trường: Phòng khoa học - công nghệ và môi trường vừa làm nhiệm vụ quản lý kỹ thuật, vừa thực hiện nhiệm vụ nghiên cứu khoa học. Phòng này tiến hành lập các dự án, thiết kế, thực hiện các đề tài nghiên cứu, các hoạt động tư vấn, tổ chức thẩm định các báo cáo, đề tài và sản phẩm tư vấn. Xây dựng và hoàn thiện quy trình quản lý kỹ thuật các đề tài dự án để tái tạo ra các sản phẩm có giá trị sử dụng cao, đáp ứng yêu cầu của thị trường. Nghiên cứu chế tạo các loại máy phục vụ hoàn thiện công nghệ sản xuất. Đưa nguyên liệu nhập ngoại vào sản xuất tạo ra các sản phẩm có chất lượng cao với nhiều mẫu mới. Bên cạnh đó Tổng công ty cũng đầu tư cho hoạt động bảo vệ môi trường, phân tích, đánh giá tác động môi trường bằng kiểm tra định kỳ môi trường tại các cơ sở sản xuất. Đề xuất các biện pháp kỹ thuật, các công nghệ làm giảm ô nhiễm môi trường. Thực hiện môi trường làm việc không gây ảnh hưởng đến sức khoẻ của người lao động, nhờ vậy mà năng suất lao động được đảm bảo. 3. Các đơn vị thành viên: Tổng công ty có các đơn vị thành viên là những Doanh nghiệp Nhà nước hạch toán độc lập, những đơn vị sự nghiệp và những Doanh nghiệp hạch toán phụ thuộc. Các đơn vị thành viên có con dấu riêng, được mở tài khoản tại ngân hàng phù hợp với phương thức hạch toán của mình và phân cấp của Tổng công ty. Các đơn vị thành viên xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch của mình trên cơ sở bảo đảm các mục tiêu, chỉ tiêu, các cân đối lớn, các định mức kinh tế, kỹ thuật chủ yếu, đơn giá và giá của Doanh nghiệp phù hợp với kế hoạch chung của Tổng công ty. Kế hoạch mở rộng sản xuất kinh doanh của các đơn vị thành viên chủ yếu trên cơ sở sử dụng tối ưu mọi nguồn lực mà đơn vị tự có và tự huy động phù hợp với nhu cầu thị trường. Bên cạnh đó các đơn vị thành viên được quyền tuyển chọn, bố trí, sử dụng hoặc cho thôi việc công nhân viên chức công tác trong bộ máy quản lý và kinh doanh của mình. Hoạt động của các đơn vị thành viên góp phần không nhỏ vào quá trình hoàn thành nhiệm vụ của Tổng công ty do Bộ Công nghiệp giao. Có thể nói Tổng công ty là trung tâm đầu não điều hành các hoạt động quản lý kinh doanh, đề ra các kế hoạch còn các đơn vị thành viên trực tiếp thực hiện các kế hoạch đó và báo cáo lên cấp trên các kết quả hoạt động của mình. Quan hệ Tổng công ty với các đơn vị thành viên có mối liên hệ mật thiết, thúc đẩy, hỗ trợ lẫn nhau. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của các đơn vị thành viên trực tiếp tác động đến kết quả họat động của Tổng công ty. Do đó hiệu quả hoạt động của Tổng công ty phụ thuộc phần lớn vào hiệu quả hoạt động của các đơn vị thành viên. v. kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh trong những năm gần đây của tổng công ty: 1. Tổng quát về tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh trong những năm gần đây. Cùng với cả nước, Tổng công ty Sành sứ - Thuỷ tinh Công nghiệp đã tiến hành sản xuất, kinh doanh trong thị trường cạnh tranh khá quyết liệt do bước đầu cạnh tranh tự do hoá thương mại, xu thế cung lớn hơn cầu, sức mua giảm, phải tiến hành đầu tư và chuẩn bị cho hội nhập.Toàn Tổng công ty và từng Doanh nghiệp trong hoàn cảnh cụ thể đều có những nỗ lực về nhiều mặt để vượt qua khó khăn, thách thức, tìm nhiều giải pháp để: - Duy trì sản xuất, sản xuất kinh doanh có hiệu quả. - Đổi mới để phát triển, chuẩn bị từng bước cho hội nhập. Nhờ vậy đã tạo nên tốc độ tăng trưởng những năm gần đây của Tổng công ty cao, thực hiện vượt các chỉ tiêu kế hoạch được Bộ giao, tiếp tục duy trì sự liên tục tăng trưởng của Tổng công ty. Mặc dù mới được thành lập, đang trong quá trình xây dựng và tự hoàn thiện nhưng đội ngũ cán bộ đã nhanh chóng trưởng thành, tự bổ sung kiến thức để đáp ứng nhiệm vụ cấp trên giao. Bên cạnh đó, Tổng công ty không ngừng đầu tư, đổi mới công nghệ ở khâu thiết kế, sản xuất, thực hiện các dự án đầu tư xây dựng cơ bản đáp ứng có hiệu quả yêu cầu của sản xuất, nâng cao chất lượng sản phẩm, hạ giá thành. Nhờ đó đã đẩy mạnh tiến độ thực hiện kế hoạch của cấp trên giao, tiết kiệm chi phí và nâng cao chất lượng công tác. Qua hoạt động thực tiễn trình độ đội ngũ cán bộ đã tiến bộ rõ rệt, nhất là kiến thức về tin học. Tổng công ty đã tập trung vào tổ chức xây dựng sự hợp tác giữa các đơn vị thành viên trong Tổng công ty, hợp tác và hỗ trợ các làng nghề truyền thống, hợp tác với các viện, các trường đại học và đội ngũ khoa học chuyên ngành, thực hịên hợp tác quốc tế. Tổng công ty đã giải quyết kịp thời các yêu cầu, kiến nghị của các đơn vị, góp phần tháo gỡ khó khăn trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Tổng công ty đã xây dựng và ban hành quy chế hoạt động của Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát, xác định rõ mối quan hệ trong Tổng công ty để nâng cao hiệu quả điều hành của Tổng công ty. Những cố gắng nỗ lực của toàn thể cán bộ công nhân viên được thể hiện qua những kết quả cụ thể mà Tổng công ty đã đạt được trong những năm gần đây. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh trong những năm gần đây của Tổng công ty Stt Các chỉ tiêu chủ yếu Đơn vị tính TH năm 2000 TH năm 2001 So sánh TH năm 2001 với TH năm 2000 (%) 1 Giá trị sản xuất CN trđ 511 062 618 961 +21.00 2 Doanh thu trđ 543 511 618 147 +13.70 3 Lợi nhuận trđ 25 532 23 377 -8.44 4 Nộp ngân sách trđ 68 274 57 870 -15.30 5 Thu nhập bình quân 1000đ/1n/1t 1 610 1 663 +3.30 6 Lao động bình quân người 4 750 4 559 -3.40 Vượt lên những khó khăn và thử thách, Tổng công ty Sành sứ - Thuỷ tinh Công nghiệp tiếp tục giữ vững nhịp độ tăng trưởng liên tục và hoạt động sản xuất, kinh doanh có hiệu quả cao. Những chuyển biến tích cực của Tổng công ty trong những năm qua chưa đủ để đáp ứng được đòi hỏi của tình hình khi tiến trình hội nhập đang đến gần, ngay cả những đơn vị đang dẫn đầu Tổng công ty đều đứng trước những thách thức nghiệt ngã. Tổng công ty còn nhiều tồn tại cần được rút kinh nghiệm trong đầu tư chuyển đổi và phát triển cơ cấu sản phẩm, trong đổi mới công tác quản lý cho phù hợp với trình độ trang thiết bị công nghệ, trong công tác thị trường, trong đào tạo, bồi dưỡng nâng cao và chuẩn bị đội ngũ cán bộ quản lý, cán bộ kỹ thuật và công nhân lành nghề. Với những thành tích đã đạt được như trên, nhiều đơn vị, cá nhân trong Tổng công ty đãc được Bộ trưởng Bộ Công nghiệp và Thủ tướng Chính phủ trao tặng cờ thi đua xuất sắc, bằng khen. Yếu tố đó là động lực thúc đẩy sự cố gắng vượt bậc về mọi mặt, lòng nhiệt tình hăng say trong công việc, tinh thần đoàn kết nhất trí cao của tập thể cán bộ, nhân viên trong Tổng công ty Sành sứ - Thuỷ tinh Công nghiệp.  * Kế hoạch sản xuất kinh doanh trong năm 2002 củaTổng công ty: Từ kết quả đã đạt được trong những năm qua và căn cứ vào thực tế, năng lực sản xuất và dự báo thị trường năm 2002, đón nhận nhiệm vụ sản xuất kinh doanh năm tới được Bộ giao. Tổng công ty xác định mục tiêu, chỉ tiêu và cả giải pháp sản xuất kinh doanh trong năm 2002 như sau: +Thực hiện vượt mức các chỉ tiêu sản xuất, kinh doanh do Bộ giao, phấn đấu vượt tốc độ tăng trưởng của ngành. +Tiếp tục đầu tư phát triển, khai thác các dự án đầu tư, đẩy mạnh sản xuất kinh doanh có hiệu quả, giữ vững và mở rộng thị trương nội địa hướng ra xuất khẩu. +Tăng sức cạnh tranh của sản phẩm để chuẩn bị cho hội nhập. +Tăng cường sức mạnh, hiệu quả từ sự tập trung và hợp tác trong ngành, hợp tác quốc tế. +Triển khai thực hiện nghiêm chỉnh các quy chế hoạt động do Tổng công ty đã ban hành để tạo hiệu lực và hiệu quả trong sản xuất kinh doanh. +Chú trọng bồi dưỡng và sử dụng tốt đội ngũ cán bộ khoa học, cán bộ quản lý, công nhân có tay nghề cao. Xây dựng và chuẩn bị đội ngũ nhân sự đáp ứng được yêu cầu đổi mới và hội nhập. +Làm tốt công tác thi đua, động viên, phát huy sức mạnh tập thể và năng lực cá nhân, tổ chức tốt hoạt động điều hành sản xuất kinh doanh để hoàn thành vượt mức các chỉ tiêu kế hoạch năm tới, giữ vững phát triển và đổi mới doanh nghiệp để chuẩn bị sẵn sàng cho hội nhập thuận lơị. +Đẩy mạnh công tác đổi mới doanh nghiệp, sắp xếp lại hoạt động sản xuất kinh doanh, nâng cao năng suất lao động, thực hành tiết kiệm chống lãng phí trong sản xuất. +Đầu tư thêm trang thiết bị hiện đại phục vụ cho công tác thiết kế sản phẩm. bảng các chỉ tiêu kế hoạch năm 2002 Stt Các chỉ tiêu chủ yếu Đơn vị tính TH năm 2001 KH năm 2002 So sánh KH năm 2002 với TH năm 2001 (%) 1 Giá trị sản xuất CN trđ 618 961 716 147 +15.7 2 Doanh thu trđ 618 147 678 609 +9.8 3 Lợi nhuận trđ 23 377 23 431 +0.2 4 Nộp ngân sách trđ 57 870 59 503 +2.1 5 Thu nhập bình quân 1000đ/1n/1t 1 663 1 774 +6.6 6 Lao động bình quân người 4 559 4 895 +7.4 * Các giải pháp thực hiện: Để thực hiện mục tiêu kinh tế năm 2002 Tổng công ty đã đề ra một số giải pháp chủ yếu: +Tăng cường sức mạnh nội lực, thực hiện đổi mới công tác quản lý, điều hành, sắp xếp lại Doanh nghiệp, áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001/2000 để tiết kiệm chi phí, tăng hiệu quả sản xuất, kinh doanh. +Thực hiện đào tạo và tự đào tạo, thực hiện tự động hoá sản xuất, khen thưởng cho các đơn vị và cá nhân trong việc áp dụng các giải pháp công nghệ đem lại giá trị kinh tế cao. + Kết hợp đổi mới và đẩy mạnh công tác thị trường, mở rộng và giữ vững thị trường trong nước và quốc tế, đẩy mạnh công tác xuất khẩu. chương ii Tình hình tổ chức và hoạt động của văn phòng Tổng công ty Sành sứ - Thuỷ tinh Công nghiệp: Sơ đồ cơ cấu tổ chức văn phòng Tổng giám đốc chánh văn phòng Bộ phận lễ tân, đánh máy Bộ phận lái xe Bộ phận văn thư, lưu trữ I. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng: Sự thành công hay thất bại của một tổ chức phụ thuộc rất lớn vào yếu tố thông tin mà hoạt động thông tin gắn liền với công tác văn phòng, do đó hoạt động văn phòng có vị trí đặc biệt quan trọng trong bất kỳ một tổ chức nào. Tổng công ty Sành sứ - Thuỷ tinh Công nghiệp có được những kết quả trên nhờ một phần đóng góp không nhỏ của hoạt động văn phòng. Văn phòng Tổng công ty có chức năng: tham mưu, giúp việc cho Hội đồng quản trị và Ban lãnh đạo trong hoạt động quản lý, điều hành công việc. Để thực hiện các chức năng nói trên, văn phòng có những nhiệm vụ: - Quan hệ giao dịch, tham dự các cuộc họp của Bộ Công nghiệp và các cơ quan có liên quan. - Giúp Tổng công ty nghiên cứu, tiếp cận thị trường, quản lý và điều hành hoạt động sản xuất, kinh doanh của các đơn vị thành viên. - Giúp Tổng công ty nắm thông tin, báo cáo tình hình hoạt động sản xuất, kinh doanh của các đơn vị thành viên cho Ban lãnh đạo được kịp thời, để có phương hướng, biện pháp chỉ đạo nhanh chóng, phù hợp với tình hình thực tế của các đơn vị thành viên. - Giải quyết các công văn theo yêu cầu của Ban lãnh đạo. -Thực hiện công tác văn thư - lưu trữ hồ sơ theo đúng thủ tục hành chính và quy định của ban lãnh đạo. - Xây dựng và soạn thảo các loại văn bản hành chính. II. Cơ cấu tổ chức của văn phòng Tổng công ty: Văn phòng Tổng công ty được tổ chức và làm việc theo chế độ thủ trưởng. * Đứng đầu văn phòng là Chánh văn phòng, chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động của văn phòng trước Ban lãnh đạo, giúp việc cho Chánh văn phòng là Phó chánh văn phòng, bộ phận văn thư- lưu trữ, bộ phận lái xe, bộ phận tiếp tân- đánh máy. Chánh văn phòng có chức năng giúp Ban lãnh đạo trong việc quản lý tiền lương, tổ chức phục vụ cho hoạt động của bộ máy quản lý, điều hành hoạt động của văn phòng theo các chức năng và nhiệm vụ được giao, tổng hợp và xử lý thông tin, trình phương án quyết định, hướng dẫn đôn đốc các phòng ban thực hiện theo chương trình hoạt động, tổng hợp số liệu của các phòng ban để lập báo cáo tổng kết quý, năm, tổng hợp số liệu về chi phí hoạt động của văn phòng, báo cáo ban giám đốc. * Phó chánh văn phòng giúp việc Chánh văn phòng trong một số lĩnh vực công việc. * Bộ phận văn thư- lưu trữ: Thực hiện công tác in, sao tài liệu, quản lý hồ sơ, công tác văn thư : - Tiếp nhận công văn tài liệu từ cơ quan khác đến và chuyển cho đối tượng tiếp nhận. - Thực hiện thủ tục gửi công văn, tài liệu, kiểm tra các văn bản, chữ ký theo quy định. - Sử dụng và quản lý con dấu theo quy định của Nhà nước. - Sắp xếp tài liệu để lưu trữ, xử lý các tài liệu lưu trữ quá hạn. - Tra cứu tài liệu khi cấp trên yêu cầu. * Bộ phận tiếp tân- đánh máy: Có chức năng trợ giúp ban lãnh đạo và Chánh văn phòng những công việc có liên quan đến soạn thảo văn bản, tiếp khách: - Thực hiện việc soạn thảo các văn bản theo yêu cầu của cấp trên. - Trực điện thoại, quản lý máy fax. - Mua sắm văn phòng phẩm. -Thực hiện lễ tân, tiếp khách, tổ chức hội họp theo yêu cầu của ban lãnh đạo. *Bộ phận lái xe: Luôn túc trực để phục vụ cho hoạt động công tác của cấp trên. III. Đánh giá tình hình hoạt động của văn phòng: Văn phòng Tổng công ty được xây dựng theo mô hình quản lý rất gọn nhẹ, chỉ với 1 Chánh văn phòng, 1 Phó chánh văn phòng và 3 nhân viên nhưng vẫn thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của văn phòng. Văn phòng được xây dựng theo hướng hiện đại với các trang thiết bị hiện đại như: máy vi tính, máy in, máy photocopy, máy fax, điện thoại. Tổng công ty còn sử dụng phương pháp truyền tin mới vừa nhanh vừa rẻ bằng thư điện tử Email. Trình độ cán bộ, nhân viên đã và đang được đào tạo và đào tạo lại để đáp ứng nhu cầu thu, xử lý, quản lý, sử dụng thông tin. Với vị trí đứng đầu của ngành sản xuất, đứng ra quản lý tài sản, định hướng phát triển cho 8 công ty thành viên nên công tác tổng hợp thông tin rất được coi trọng. Thông tin được nhân viên văn thư - lưu trữ thu thập qua hệ thống máy fax, điện thoại, qua thư điện tử Email. Với các kênh thu thập thông tin rộng như vậy đã tạo điều kiện thuận lợi trong việc cập nhật thông tin, tạo sự năng động trong khâu quản lý. Bên cạnh đó công tác phân loại xử lý tài liệu được thực hiện khá tốt. Nhân viên biết thu thập những thông tin cần thiết, đầy đủ, chính xác, kịp thời để tổng hợp trình lên Chánh văn phòng lập kế hoạch quyết định. Các văn bản được lưu trữ và bảo quản theo đúng quy định, công tác văn thư được thực hiện đúng theo quy trình lưu chuyển văn bản. Mọi văn bản được kiểm tra về thể thức cũng như quyền hạn ban hành. Vì vậy các văn bản được thực hiện đúng, không chồng chéo, ách tắc. Tuy nhiên việc thu thập, chuyển tải cũng như quản lý quá trình thực hiện văn bản còn gặp không ít khó khăn. Bởi lẽ với vai trò là văn phòng Tổng công ty lại quản lý các đơn vị thành viên ở các vị trí địa lý khác nhau, do vậy thông tin thu phát nhiều khi bị sai lệch, thất lạc, không kịp thời. Để khắc phục nhược điểm này văn phòng nên sử dụng nhiều hơn hình thức tiếp cận thông tin mới qua mạng Internet, qua thư điện tử Email, qua fax, sau đó yêu cầu văn bản đến sau để làm thủ tục pháp lý. Như vậy sẽ vừa đảm bảo yêu cầu thông tin kịp thời vừa đảm bảo tính hợp pháp của nó. Với vai trò là đầu mối thông tin, văn phòng đã phối hợp hiệu quả, kịp thời với các phòng ban và các đơn vị thành viên để lấy số liệu lập báo cáo tổng hợp. Đó là các báo cáo về hoạt động sản xuất, kinh doanh của các công ty theo tháng, quý, năm, báo cáo về tình hình tài chính, lao động, hoạt động nghiên cứu phát triển, tiến độ thực hiện dự án. Qua đó giúp ban lãnh đạo ra quyết định kịp thời. Hơn thế văn phòng đã tham mưu cho lãnh đạo, chỉ huy Tổng công ty hoạch định chủ trương kế hoạch phát triển trong giai đoạn tiếp theo. Công tác chuẩn bị cho việc tiếp khách, liên hệ công tác cũng như lễ tân, hội nghị được văn phòng chuẩn bị khá chu đáo với việc chuẩn bị đầy đủ các thiết bị truyền thanh, ánh sáng, phục vụ nơi ăn nghỉ, các phương tiện đưa đón... đã góp phần không nhỏ cho sự thành công của các hội nghị. Vì là Tổng công ty nên việc tổ chức hội họp diễn ra thường xuyên do đó việc chuẩn bị văn bản họp và phục vụ cũng được văn phòng rất coi trọng. Không những thế văn phòng còn đóng vai trò tham mưu, đánh giá kết quả hoạt động của toàn Tổng công ty, khen thưởng đúng người đúng việc. Vì thế đã khuyến khích cán bộ, nhân viên toàn Tổng công ty hăng say làm việc vì sự nghiệp chung. Cùng với phương hướng xây dựng văn phòng Tổng công ty theo hướng hiện đại với tinh thần tập thể đoàn kết, gắn bó vì mục tiêu chung của Tổng công ty. Văn phòng đã góp phần mở rộng quan hệ đối ngoại, xây dựng tổ chức vững mạnh từ đó tạo thêm thế và lực mới cho Tổng công ty. Hầu hết các sản phẩm của Tổng công ty sản xuất ra dành cho xuất khẩu, do vậy việc khai thác và sử dụng tốt thông tin đó là một lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp. Qua toàn bộ quá trình hoạt động ta có thể thấy văn phòng đóng vai trò rất quan trọng không thể thiếu của Tổng công ty. Bên cạnh những mặt đã đạt được, văn phòng Tổng cong ty còn gặp một số vấn đề làm hạn chế hiệu quả hoạt động của văn phòng: trang thiết bị, cơ sở vật chất còn nghèo nàn, lạc hậu hoặc có thì cũng qua thời gian sử dung khá lâu, do đó đôi khi không đáp ứng yêu cầu của công việc, đội n._.