Một số biện pháp nâng cao hiệu quả Công tác Văn thư - Lưu trữ ở Công ty Cơ điện và phát triển nông thôn

phòng ban trong cơ quan đơn vị. Làm tốt công tác Văn thư - Lưu trữ sẽ đảm bảo cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời những quyết định quản lý. Trên cơ sở đó, Ban lãnh đạo sẽ dùng làm căn cứ để điều hành mọi hoạt động của đơn vị một cách hợp pháp hợp lý, kịp thời hiệu quả đảm bảo cho cơ quan, đơn vị thực hiện công việc quản lý và điều hành theo đúng chức năng, nhiệm vụ được giao. Từ những lập luận trên cho thấy công tác Văn thư - Lưu trữ là không thể thiếu được trong tổ chức và hoạt động của bất cứ cơ quan, đơn vị nào. Công ty Cơ điện và phát triển nông thôn là một doanh nghiệp Nhà nước, trong quá trình hoạt động hàng năm Công ty đã ban hành một khối lượng văn bản tương đối lớn để quản lý, điều hành một hoạt động trong đơn vị, đồng thời cũng tiếp nhận một khối lượng khá lớn công văn, tài liệu do các cơ quan Nhà nước và các đơn vị liên quan gửi tới. Đây là khối lượng tài liệu rất quan trọng cần được tổ chức lưu trữ một cách khoa học và bảo quản tốt để phục vụ cho công tác khai thác và sử dụng sau này. Công tác Văn thư - Lưu trữ của văn phòng Công ty Cơ điện và Phát triển nông thôn trong thời gian qua đã có những đóng góp tích cực vào kết quả hoạt động của công tác văn phòng. Tuy nhiên, bên cạnh đó còn tồn tại một số điểm bất cập, đó là những thiếu sót, sai phạm cả do ý kiến chủ quan lần điều kiện khách quan mang lại. Đó là những yếu kém về trình độ chuyên môn quản lý, những lạc hậuvề cơ sở vật chất kỹ thuật. Vì vậy đổi mới nâng coa hiệu quả công tác Văn thư - Lưu trữ trong hoạt động văn phòng Công ty là công việc cần thiết. Là sinh viên ngành Hành chính doanh nghiệp, sau thời gian thực tập tìm hiểu, nghiên cứu, quan sát hoạt động của văn phòng Công ty Cơ điện và phát triển nông thôn, em đã quyết định chọn đề tài: "Một số biện pháp nâng cao hiệu quả Công tác Văn thư - Lưu trữ ở Công ty Cơ điện và phát triển nông thôn". Mục đích nghiên cứu đề tài này là: Làm rõ tính khoa học, hợp lý của công tác Văn thư - Lưu trữ trong văn phòng Công ty Cơ điện và phát triển nông thôn hiện nay, phân tích mặt mạnh, mặt yếu và mạnh dạn đề xuất một số giải pháp cải tiến, hoàn thiện nhằm nâng coa hiệu quả công tác Văn thư - Lưu trữ trong hoạt động văn phòng Công ty. Trong quá trình thực tập, với sư giúp đỡ nhiệt tình của các cô chú trong văn phòng Công tình yêu, đồng thời được sự chỉ dẫn của thầy giáo hướng dẫn đã tạo điều kiện để em hoàn thành luận văn này. Luận văn đã được hoàn thành trên cơ sở những tài liệu mà em thu nhập được, nhưng do thời gian có hạn nên không tránh khỏi những sai sót, kính mong thầy giáo và Công ty chỉ dẫn để em có thể hoàn thiện hơn. Em xin trân trọng cảm ơn! Hà Nội, ngày tháng năm 2002 Sinh viên Nguyễn Thị Hải HàChương I Một số vấn đề lý luận chung về công tác văn thư lưu trữ I - Khái niệm công tác văn thư lưu trữ a- Công tác văn thư nhằm mục đích đảm bảo thông tin cho hoạt động lãnh đạo của Đảng và quản lý Nhà nước. Các văn bản hình thành trong công tác văn thư là phương tiện thiết yếu giúp cho hoạt động của các cơ quan đạt hiệu quả. Quan niệm đúng đắn về công tác văn thư là một điều kiện đảm bảo cho công tác này phát triển. Nếu quan niệm không đúng đắn sẽ dẫn tới phương pháp chỉ đạo, quản lý đối với công tác văn thư cũng không đúng và kìm hãm sự phát triển của nó, điều này sẽ ảnh hưởng đến năng suất lao động quản lý trong các cơ quan Nhà nước. Hiện nay, có một số quan điểm khác nhau về công tác văn thư. Có 2 khuynh hướng đáng chú ý là: - Công tác văn thư là công tác tổ chức giải quyết và quản lý công văn giấy tờ trong các cơ quan. Theo khuynh hướng này thì công tác văn thư bao gồm 2 nội dung chủ yếu: tổ chức giải quyết công văn giấy tờ trong cơ quan và quản lý quy trình chu chuyển. - Công tác văn thư là toàn bộ công việc về soạn thảo và ban hành văn bản trong các cơ quan, tổ chức giải quyết và quản lý văn bản trong các cơ quan đó. Theo khuynh hướng này thì công tác văn thư được quan niệm rộng hơn, chính xác hơn. b- Công tác lưu trữ Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý Nhà nước bao gồm tất cả những vấn đề lý luận thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng của công dân.. Tài liệu lưu trữ là bản gốc bản chính của những tài liệu có giá trị được lựa chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, được bảo quản trong các kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho các mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học lịch sử của toàn xã hội. II - Nội dung công tác văn thư-lưu trữ a- Nội dung công tác văn thư Công tác văn thư bao gồm 3 nhóm công việc chủ yếu: - Thứ nhất, xây dựng văn bản. Nhóm công việc này bao gồm: + Soạn văn bản. + Duyệt văn bản. + Nhân văn bản. + Trình ký, ban hành văn bản. - Thứ hai: Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản, nội dung công việc này bao gồm: + Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến. + Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi. + Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản nội bộ. + Tổ chức công tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ. - Thứ ba, tổ chức quản lý và sử dụng con dấu. Nội dung công tác này bao gồm các quy định về đóng dấu, các văn bản về quản lý con dấu của cơ quan. b- Nội dung công tác lưu trữ - Xây dựng hệ thống nghiệp vụ lưu trữ tài liệu một cách khoa học bao gồm: Thu thập, bổ sung tài liệu, xác định giá trị tài liệu, bảo quản an toàn tài liệu, xây dựng hệ thống công cụ tra cứu và tổ chức sử dụng tài liệu có hiệu quả tài liệu lưu trữ. - Ban hành các văn bản quy phạm pháp luật để quản lý Nhà nước về công tác lưu trữ, tổ chức mạng lưới các cơ quan lưu trữ. - Tổ chức nghiên cứu khoa học lưu trữ và đào tạo đội ngũ cán bộ lưu trữ. III- Các nghiệp vụ chủ yếu trong công tác văn thư 1- Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến Công văn đến là tất cả tài liệu, công văn thư từ do cơ quan nhận được của bên ngoài gửi đến. Khi tiếp nhận công văn đến phải thực hiện theo các bước sau: + Sơ bộ phân loại công văn. + Bóc bì công văn. + Đóng dấu đến vào công văn. + Trình thủ trưởng hoặc người phụ trách xem xét cho ý kiến phân phối giải quyết. + Đăng ký và chuyển giao công văn đến nơi giải quyết. 2- Tổ chức giải quyết và quản lý công văn đi: Công văn đi là tất cả tài liệu, công văn thư từ do cơ quan gửi đi. - Để tổ chúc tốt công văn đi cần tiến hành các bước sau: + Kiểm tra thể thức công văn. + Vào sổ công văn đi. + Chuyển công văn đi. + Sắp xếp bản lưu công văn. 3- Tổ chức quản lý công văn mật của cơ quan Văn bản mật là những văn bản chứa đựng các nội dung bí mật của Đảng, Nhà nước. Mức độ mật được quy định 3 cấp "mật", "tối mật", "tuyệt mật" Việc quản lý hồ sơ tài liệu mật phải được quản lý chặt chẽ. Bộ phận văn thư hành chính phải lập sổ theo dõi công văn hồ sơ tài liệu mật đi, đến và theo dõi việc quản lý ở các bộ phận (cán bộ, chuyên viên ) có liên quan. Định kỳ 3 tháng một lần, tổ chức kiểm tra việc quản lý hồ sơ tài liệu mật trong cơ quan, có báo cáo kết quả cho người quản lý doanh nghiệp biết, néu phát hiện có mất mát thất lạc phải báo cáo kịp thời cho cơ quan có trách nhiệm xử lý theo quy định của ban giám đốc 4- Tổ chức bảo quản và sư dụng con dấu (NĐ số 62CP ngày 22/9/1963) Nghị định số 62CP ngày 22/9/1993 của Chính phủ quy định việc quản lý và sử dụng con dấu như sau: "Con dấu được sử dụng trong các cơ quan, các đơn vị kinh tế, các tổ chức xã hội, các đơn vị vũ trang và một số chức danh (gọi tắt là các cơ quan tổ chức) khẳng định giá trị pháp lý của các văn bản, thủ tục hành chính trong quan hệ giao dịch giứa các cơ quan tổ chức và các công dân phải được quản lý thống nhất theo quy định của Nghị định này của Chính phủ" đồng thời chính phủ cũng quy định"Người đứng đầu các cơ quan tổ chức có trách nhiệm quản lý sử dụng con dấu. Mỗi cơ quan tổ chức chỉ được sử dụng một con dấu cùng loại giồng nhau, con dấu chỉ được đóng lên các văn bản giấy tờ sau khi đã có chữ ký của cấp có thẩm quyền. Nghiêm cấm việc đóng dấu không chỉ, không được tuỳ tiện mang con dấu theo người, con dấu của cơ quan tổ chức phải giao lại cho người có trách nhiệm có trình độ chuyên môn về văn thư giữ, bảo quản và phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc giữ và đóng dấu." 5- Công tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ Hồ sơ là một tập (hoặc một) văn bản tài liệu có liên quan đến nhau nhằm phản ánh một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có cùng một đặc điểm về thể loại hoặc về tác giả được hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của 1 cơ quan, 1 cá nhân. Hồ sơ tài liệu ghi lai các hoạt động về mọi mặt của các cơ quan xí nghiệp cần được giữ gìn tra cứu và sử dụng khi cần thiết. Cho nên, làm công văn giấy tờ và giữ gìn hồ sơ, tài liệu là hai công tác không thể thiếu được đối với việc quản lý nhà nước. Trong các cơ quan nhà nước, doanh nghiệp cần có việc quy định về việc lập hồ sơ, quản lý hồ sơ, đặc biệt hồ sơ tài liệu có độ mật. Các công văn tài liệu đã giải quyết xong lập thành hồ sơ công việc, sắp xếp theo thứ tự trình tự lôgic theo sự hướng dẫn của cán bộ lưu trữ. Hồ sơ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan là tài sản quý của từng cơ quan nói riêng và của nhà nước nói chung cần được quản lý chặt chẽ theo nguyên tác tập chung thống nhất. Theo quy định của nhà nước "Cuối mỗi năm cán bộ nhân viên làm công tác công văn giấy tờ và cán bộ nhân viên làm công việc liên quan đến công văn giấy tờ phải kiểm điểm lại các hồ sơ mình đang giữ đem nộp cho bộ phận hoặc phòng lưu trữ cơ quan, tài liệu các việc đã xong và danh sách những hồ sơ tài liệu đang giữ lại để theo dõi nghiên cứu tiếp". Khi giao nộp hồ sơ tài liệu phải lập biên bản giao nộp tài liệu, kèm theo là bản danh sách hồ sơ tài liệu nộp lưu và danh sách hồ sơ tài liệu còn giữ lại để nghiên cứu. Để chỉ đạo công tác lập hồ sơ, ở mối cơ quan cần lập bảng danh mục hồ sơ của cơ quan mình. Danh mục hồ sơ là bảng kế hoạch hướng dẫn lập hồ sơ trong đó chỉ rõ các loại hồ sơ cần lập của cơ quan và ủa mỗi đơn vị trong cơ quan kèm theo cách chỉ dẫn và cách lập những loại hồ sơ đó. Việc quản lý hồ sơ tài liệu gắn với yêu cầu sử dụng khai thác. Cá nhân (hay phòng ban) sử dụng hồ sơ, tài liệu có trách nhiệm quản lý hồ sơ tài liệu của đơn vị qua các nghiệp vụ tiếp nhận phân loại, sắp xếp, bảo quản lập thành hồ sơ, tài liệu một cách khoa học thuận tiện nhất, hiệu quả nhất cho quá trình khai thác sử dụng đạt hiệu quả cao nhất. 6- Lựa chọn hồ sơ để chuyển vào bảo quản tại các kho lưu trữ cơ quan. Các văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan quản lý nói chung không có giá trị đồng nhất. Sau khi đã sử dụng trong hoạt động của các cơ quan, một số văn bản hồ sơ rất cần thiết phải bảo quản lâu dài vì lợi ích của việc kiểm tra công tác về sau, để tổng kết kinh nghiệm... nhưng cũng có nhứng hồ sơ, văn bản không có giá trị lâu dài. Việc quản lý những hồ sơ hết giá trị trong cơ quan sẽ gây tốn kém về nhiều mặt, gây khó khăn cho việc tìm kiếm những văn bản, hồ sơ có giá trị phục vụ cho đời sống và cho hoạt động của cơ quan. Vì vậy, việc lựa chọn các hồ sơ cần thiết là một yêu cầu khách quan. Ngoài ra, cũng cần đánh giá giá trị thực tế, giá trị khoa học và các giá trị của văn bản để xác định thời hạn bảo quản cần thiết cho mỗi loại tài liệu đã được sử dụng. IV- Các nghiệp vụ chủ yếu trong công tác lưu trữ Phân loại tài liệu lưu trữ Là căn cứ vào những dặc trưng phổ biến của việc hình thành tài liệu để phân chia chúng ra các khối hoặc các đơn vị chi tiết lớn nhỏ khác nhau với mục đích quản lý và sử dụng có hiệu qủa những tài liệu đó. Việc phân loại đòi hỏi phải có phương pháp sắp xếp thích hợp , phù hợp với yếu cầu sử dụng của từng cơ quan. Có nhiều phương pháp phân loại hồ sơ như; phân loại theo cơ cấu tổ chức, theo thời gian, theo ngành hoạt động, theo địa dư dặc trưng vấn đề. Mọi nghiệp vụ sáp xếp hồ sơ đều phải tính tới yêu cầu tra cứu sao cho nhanh không lầm lẫn. Đồng thời phải có nhgiệp vụ cho mượn hồ sơ và trả lại hồ sơ thật chặt chẽ 2- Xác định giá trị tài liệu Là dựa trên những nguyên tắc tiêu chuẩn và phương pháp của lưu trữ học để quy định thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, cá nhân theo giá trị của chúng về các mặt chính trị, kinh tế, văn hoá khoa học và các giá trị khác. Từ đó lựa chọn để thu thập bổ xung những tài liệu có giá trị cho phông lưu trữ và loại ra những tài liệu hết giá trị. Thông thương tài liệu của cơ quan được chia làm 3 nhóm: - Nhóm cơ bản: nhóm tài liệu phản ánh những hoạt động chính của cơ quan, đơn vị. Thể hiện chức năng, nhiệm vụ cơ bản của cơ quan đơn vị thuộc loại bảo quản lâu dài hoặc vĩnh viễn. - Nhóm tài liệu bổ trợ: Công văn giấy tờ trao đổi, các tài liệu về tài chính, kế toán, hành chính quản trị vv... có tính chất sự vụ, phục vụ hoạt động của cơ quan, đơn vị, những tài liệu này thường có giá trị bảo quản tạm thời. - Nhóm tài liệu về nhân sự: nhóm tài liệu này thường được bảo quản lâu dài vì chúng hay được dùng để tra cứu về một nhân viên trong cả quá trình làm việc có thể cho đến lúc nghỉ hưu. Riêng những tài liệu nhân sự có giá trị khoa học lịch sử thì được giữ lại bảo quản lâu dài hoặc vĩnh viễn như hồ sơ tài liệu về các nhà hoạt động khoa học, văn học nghệ thuật nổi tiếng, các nhà hoạt động chính trị... 3- Bổ xung tài liệu vào các phòng kho lưu trữ Bổ sung tài liệu là công tác sưu tầm và thu thập thêm, làm phong phú và hoàn chỉnh thêm tài liệu vào các phòng lưu trữ công ty, các kho lưu trữ Nhà nước trung ương và địa phương theo những nguyên tắc pháp thống nhất. Xác định nguồn bổ sung tài liệu: Quy định thành phần và nội dung tài liệu cần bổ xung cho mỗi phông, kho lưu trữ, chỉ rõ các nguyên tắc, biện pháp tổ chức để tiến hành hợp lý công tác bổ sung tài liệu. Bổ sung tài liệu cần phải tiến hành thưòng xuyên, có tính thiết thực kịp thời, đặc biệt chú ý tới khả năng sử dụng chúng trong thực tế. Khi bổ sung tài liệu cần chú ý đến khả năng sử dụng chúng trong phạm vi rộng, trong điều kiện mở rộng việc sử dụng các phương tiện kỹ thuật hiện đại. 4- Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ Là nghiên cứu sử dụng các biện pháp khoa học để kéo dài tuổi thọ và bảo đảm an toàn cho tài liệu nhằm phục vụ được tốt các yêu cầu nghiên cứu khai thác tài liệu trước mắt và lâu dài. Nội dung công tác bảo quản tài liệu lưu trữ: + Đề ra và thực hiện đúng các chế độ quy định sử dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật nhằm ngăn chặn tác động của các nhân tố phá hoại tài liêụ lưu trữ. + áp dụng các biện pháp KHKT cùng các kinh nghiệm cổ truyền để hạn chế đến mức tối đa các quá trình lão hoá tự nhiên của tài liệu, kéo dài tuổi thọ của chúng. Chương II Thực trạng công tác văn thư lưu trữ ở công ty cơ đIện và phát triển nông thôn I - Sơ lược về quá trình ra đời , đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, chức năng nhiệm vụ của công ty cơ điện và phát triển nông thôn Quá trình hình thành và phát triển của công ty Công ty Cơ điện và phát triển nông thôn là một doanh nghiệp Nhà nước hạch toán độc lập dưới sự chỉ đạo của công ty cơ khí trực thuộc Bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn. Công ty cơ điện và phát triển nông thôn được thành năm 1956 theo quyết định số 07/QĐ ngày 8 tháng 3 năm 1956 của Bộ Nông nghiệp, ban đầu là xưởng 250A, nhiệm vụ chủ yếu là phục hồi máy nông nghiệp. Đến năm 1969, theo yêu cầu phát triển của ngành cơ khí Hà nội, Bộ nông nghiệp ra quyết định số16NN/QĐ ngày 21 tháng 03 năm 1969 đổi tên xưởng thành Nhà máy đại tu máy kéo Hà Nội. Ngoài nhiệm vụ đại tu các loại ô tô, máy kéo dùng trong nông nghiệp, nhà máy còn được bổ xung thêm nhiệm vụ phục hồi phụ tùng và sản xuất chế tạo một số phụ tùng thay thế cho các loại máy nông nghiệp , các loại bơm thuốc trừ sâu và đào tạo công nhân kỹ thuật cho ngành cơ khí nông nghiệp. Sau khi đất nước thống nhất để phục vụ nhu cầu mới của ngành cơ khí nông nghiệp cả nước, Bộ Nông Nghiệp ra quyết định số 102/NN-CKQĐ ngày 02 tháng 09 năm 1977 đổi tên nhà máy đại tu máy kéo Hà Nội thành Nhà máy cơ khí nông nghiệp 1 Hà Nội với nhiệm vụ chế tạo các chi tiết phụ tùng máy nổ, máy dẫn động, máy nông nghiệp các loại. Năm 1993, theo chủ trương thành lập lại các doanh nghiệp của nhà nước, Bộ Nông Nghiệp ra quyết định số 202NN/ TCCB-QĐ ngày 24 tháng 03 năm 1993 thành lập lại nhà máy nông nghiệp 1 Hà Nội thành Công ty cơ điện và phát triển nông thôn 2. Chức năng, nhiệm vụ của Công ty Cơ điện và Phát triển nông thôn 2.1- Chức năng Công ty cơ điện và phát triển nông thôn là một công ty có đầy đủ tư cách pháp nhân, có chức năng cụ thể sau: Sản xuất thiết bị máy móc phục vụ cho ngành nông nghiệp, đáp ứng được nhu cầu cần thiết cho nông dân và các doanh nghiệp chế biến, tạo điều kiện nâng cao năng suất, thúc đẩy ngành nông nghiệp phát triển. Ngoài ra công ty còn sửa chữa các loại máy móc đã hỏng hóc, gia cố lại để tiếp tục sử dụng . Công ty có nhập những nguyên vật liệu, phụ tùng có đầy đủ tiêu chuẩn kỹ thuật để sản xuất các loại máy móc thiết bị có chất lượng cao. 2.2- Nhiệm vụ Là một đơn vị hạch toán độc lập, công ty có những nhiệm vụ cơ bản sau: Xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm trình tổng công ty duyệt và tổ chức thực hiện sản xuất theo kế hoạch được giao. Quản lý sử dụng vốn kinh doanh theo đúng chế độ, chính sách đạt hiệu quả kinh tế cao, đảm bảo phát triển vốn và tự trang trải về tài chính . Thực hiện chế độ báo cáo thống kê kế toán theo yêu cầu của công ty. Chấp hành đầy đủ những cam kết trong hợp đồng mua bán, liên doanh hợp tác với các tổ chức cá nhân. Chủ động điều phối mọi hoạt động kinh doanh và quản lý các đơn vị trực thuộc theo phương án tối ưu, thực hiện mục tiêu đề ra. Quản lý đội ngũ cán bộ, công nhân viên, công ty theo chế độ chính sách nhà nước và phân cấp của Bộ nông nghiệp. Không ngừng bồi dưỡng, nâng nâng cao trình độ chuyên môn kỹ thuật về mọi mặt. Thực hiện nghĩa vụ thuế và các khoản phải nộp khác theo quy định của Nhà nước và nghĩa vụ với tổng công ty theo điều lệ hoạt động của tổng công ty. 3. Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty Hiện nay công ty Cơ điện và phát triển nông thôn hoạt động và tổ chức quản lý theo mô hình sau: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý X. Cơ khí chế tạo X. Nhựa bơm trừ sâu X. Máy nông nghiệp X. Cơ khí sửa chữa Văn Phòng Phòng KHKT PGĐ Kinh doanh PGĐ Kỹ thuật PGĐ tổ chức nhân sự GĐ công ty Phòng kinh tế Phòng KDTM 4- Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban. -Giám đốc là người có quyền hạn cao nhất trong công ty trực tiếp quản lý và chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động kinh doanh của công ty thông qua các quyết định quản lý. Phó giám đốc tổ chức nhân sự: Chịu trách nhiệm trước giám đốc về các hoạt động tổ chức hành chính, đối nội, đối ngoại. Là người trực tiếp quản lý văn phòng công ty Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật: chịu trách nhiệm phụ trách phòng kế hoạch kỹ thuật và các hoạt động có liên quan đến khoa học kỹ thuật, công nghệ và chất lượng sản phẩm. Phó giám đốc kinh doanh thương mại: Phụ trách phòng kinh tế và phòng thương mại, chịu trách nhiệm trước giám đốc về các hoạt động tài chính, thương mai xuất nhập khẩu. Ngoài ra, các phó giám đốc còn thực hiện các nhiệm vụ và chức năng khác theo sự uỷ quyền của giám đốc, trợ giúp giám đổc trong quá ra quyết định quản lý . Phòng kinh tế có nhiệm vụ: - Quản lý vốn - Phục vụ nhu cầu vốn cho các hợp đồng kinh tế đã ký kết. - Theo dói đôn đốc việc thanh quyết toán cho các HĐ kinh tế. - Giao dịch với ngân hàng, các cơ quan chức năng của nhà nước để thực hiện các nghĩa vụ kinh tế xã hôi trong công ty. Phòng kế hoạch kỹ thuật: - Thực hiện nhiệm vụ quản lý chất lượng sản phẩm hàng hoá theo quy định của nhà nước. - Theo dõi đôn đốc việc thực hiện các Hợp đồng kinh tế cấp công tình yêu và cấp xưởng. - Nghiên cứu và lập các dự án mở rộng mặt hàng sản xuất chế tạo của Công ty. Thực hiện dự án khi được triển khai về mặt kỹ thuật. - Tham gia tiếp thi khai thác thị trường. Phòng thương mại; - Khai thác các thị trường. - Làm các thủ tục xuất nhập khẩu hàng hoá qua biên giới. - Tham gia tìm tòi ký kết các hợp đồng kinh tế. 5 - Nhận xét về cơ cấu tổ chức trong Công ty Cơ điện và phát triển nông thôn: Cơ cấu tổ chức của công ty hoạt động theo mô hình cơ cấu chức năng. Các phòng ban và các xưởng sản xuất hoạt động độc lập theo chức năng của mình dưới sự cchỉ đạo trực tiếp của ban giám đốc. Các phòng ban chỉ làm nhiệm vụ chuẩn bị các quyết định và theo dõi tình hình về từng lĩnh vực (kế hoạch, vật tư tài chính, lao động, tổ chức cán bộ, tiếp thị tiêu thụ vv... ) không có quyền chỉ đạo các xưởng sản xuất mà chỉ hướng dẫn. Cơ cấu này bảo đảm sự hoạt động độc lập thống nhất giữa các phòng ban trong công ty. Tuy nhiên nhược điểm của cơ cấu này là làm cho cấp quản lý cao nhất (BGĐ) bị quá tải trong quá trình nắm tình hình và ra quyết định quản lý. 6- Mối quan hệ giữa văn phòng với các phòng ban trong công ty: Văn phòng là một bộ phận chức năng trong mô hình cơ cấu tổ chức của công ty. Văn phòng công ty chịu trách nhiệm về các hoạt động tổ chức nhân sự, hành chính, là đầu mối thông tin về các hoạt động trong doanh nghiệp để cung cấp cho ban giám đốc trong quá trình ra quyết định quản lý và các phòng ban chức năng khác hoạt động. Thông tin trong doang nghiệp gồm thông tin nội bộ và thông tin bên ngoài doanh nghiệp thường liên quan đến các yếu tố như : - Chủ trương chính sách của Đảng và Nhà nước liên quan đến phạm vi hoạt động của cơ quan. - Kế hoạch chương trình công tác, phương hướng chung. - Quan hệ với các tổ chức cơ quan khác và giữa các đơn vị trong cơ quan. Những thông tin trên chủ yếu được truyền đạt dưới hình thức văn bản. Do vậy, đòi hỏi công ty phải có phương pháp tổ chức hợp lý công tác quản lý hồ sơ tài liệu trong doanh nghiệp phù hợp với hoạt động chung trong toàn công ty. ii - Thực trạng công tác văn thư lưu trữ ở công ty cơ điện và phát triển nông thôn. a - Công tác văn thư 1. Tổ chức và quản lý văn bản đến *Nhận và vào sổ “Công văn đến' Văn bản được chuyển đến cơ quan trước hết phải qua bộ phận văn thư, sau khi tiếp nhận nhân viên văn thư xem nhanh qua một lượt, mục đích của bước này là xem các văn bản gửi đến có đúng địa chỉ hay không, nếu không đúng thì kịp thời gửi trả lại cho người chuyển văn bản. Sau khi thực hiện đầy đủ các bước trên nhân viên văn thư sẽ phải ký nhận vào sổ giao nhận văn bản. Khi ký nhận công văn, nhân viên văn thư có trách nhiệm đóng dấu tiếp nhận văn bản, ghi số đến và ngày đến sau đó vào sổ “ Công văn đến”. *Xử lý, phân phối công văn đến, theo dõi việc giải quyết công văn đến: Sau khi làm thủ tục tiếp nhận nhân viên văn thư có trách nhiệm phân loại công văn đến. Đối với những văn bản gửi đến vi phạm về thể thức văn bản hành chính: không đúng về ngày, tháng, trích yếu, tên loại văn bản… và văn bản không thuộc thẩm quyền xử lý của cơ quan thì nhân viên văn thư phải gửi trả lại công văn đó cho nơi gửi theo đúng quy định. Trường hợp nhận những công văn quan trọng hoặc do yêu cầu của nơi gửi công văn có kèm theo phiếu gửi thì sau khi nhận đủ tài liệu, nhân viên văn thư phải ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi rồi gửi trả lại phiếu đó cho cơ quan ban hành văn bản. Đóng dấu đến vào công văn nhằm xác nhận công văn đã qua văn thư đồng thời ghi nhận ngày tháng công văn đến cơ quan. Sau khi đóng dấu đến, văn thư xếp văn bản vào cặp theo trật tự văn bản, trình lên Chánh văn phòng xem xét để nắm được nội dung văn bản đến trong ngày và cho ý kiến phân phối, giải quyết. Nhân viên văn thư thường xuyên tra sổ xem các văn bản có được giải quyết đúng thời hạn không để đốc thúc thực hiện và báo cáo thường kỳ (hàng ngày, hàng tuần) lên Chánh văn phòng. Chánh văn phòng là người có nhiệm vụ báo cáo lại tình hình giải quyết văn bản của cơ quan cho lãnh đạo cơ quan. Thủ trưởng đơn vị, Chánh văn phòng luôn theo dõi, kiểm tra công việc của đơn vị mình, nếu có vấn đề phải đưa ra các mệnh lệnh, biện pháp trong phạm vi quyền hành của mình để điều chỉnh kịp thời. Mẫu sổ công văn đến của công ty cơ điện và phát triển nông thôn Số đến Ngày đến Nơi gửi công văn Số, ký hiệu công văn Ngày, tháng công văn Trích yếu nội dung công văn Lưu hồ sơ số Nơi nhận (người nhận) Ký nhận Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Theo "Báo cáo tổng kết số lượng công văn gửi đến công ty Cơ điện và phát triển nông thôn" thì số lượng công văn đến mỗi năm trung bình khoảng hơn 150 công văn các loại. Bao gồm các loại: Nghị định, quyết định, chỉ thị, công văn, báo cáo, giấy mời, thông báo. 2.Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi *Soạn thảo, kiểm tra, trình duyệt công văn, đánh máy, trình ký công văn Các đơn vị, phòng ban theo chức năng, nhiệm vụ được quy định có trách nhiệm soạn thảo văn bản trình Ban giám đốc phê duyệt và ban hành. Các văn bản do các phòng ban được giám đốc uỷ quyền cho trưởng phòng ký thì phải chịu trách nhiệm trước giám đốc công ty về nội dung của văn bản đó. Văn bản soạn thảo phải đầy đủ các yếu tố về thể thức, tuân theo quy trình soạn thảo văn bản quản lý Nhà nước. Sau khi công văn được soạn thảo nhân viên văn thư phải trình lên cấp có thẩm quyền duyệt qua, dự thảo phải được lãnh đạo duyệt, ký tắt mới được đánh máy (loại nào không thông qua thủ trưởng thì các phòng ban dự thảo và ký thừa lệnh), sau đó sẽ chuyển đến bộ phận đánh máy, nhân viên đánh máy xem xét kỹ bản thảo, nếu chưa rõ phải hỏi ngay người soạn thảo không được phép tự ý sửa chữa văn bản. Văn bản sau khi được đánh máy thì bước tiếp theo không thể thiếu được đó là bước kiểm tra, soát lại văn bản. Đây là một chức năng không thể thiếu được của bộ phận văn thư. Khi tiếp nhận văn bản để đăng ký, đóng dấu nhân viên văn thư sẽ soát lại một lần xem văn bản có được soạn thảo đúng theo quy định của nhà nước và cơ quan không, xem văn bản đã qua Chánh văn phòng, kiểm tra ngôn ngữ và hình thức trình bày. Đặc biệt kiểm tra văn bản có thống nhất giữa tên loại và nội dung để chỉnh sửa cho đúng. Các thủ tục về văn bản sau khi được hoàn tất, nhân viên văn thư phải có trách nhiệm trình lên cấp có thẩm quyền ký. Trình ký phải có phải có hồ sơ đính kèm nếu không có hồ sơ thì cán bộ có trách nhiệm phải thuyết minh với lãnh đạo. *Đăng ký, ghi số hiệu văn bản, vào sổ “Công văn đi”: Sau khi hoàn tất các thủ tục soạn thảo, trình ký, công văn được đưa đến bộ phận văn thư để đăng ký và ghi số hiệu. Tất cả các văn bản do cơ quan ban hành phải vào sổ và lấy số ở văn thư cơ quan. Mỗi văn bản chỉ đăng ký trong sổ đăng ký một lần, văn bản được chuyển đi chuyển lại thì chú thích thêm ở cột mục “ghi chú” hoặc lập sổ chuyển giao công văn riêng. Cách đăng ký vào sổ “Công văn đi” theo từng năm một, đánh số liên tục từ số 01 ngày 01/01 đến ngày 31/12 của mỗi năm. Vào sổ đăng ký công văn đi phải ghi đầy đủ các thông tin, trích yếu văn bản cần gọn rõ để dễ nhận biết nội dung văn bản, không máy móc sao chép lại trích yếu ghi trên văn bản, nơi nhận, nơi gửi (không được viết tắt), ghi số, ký hiệu, ngày tháng vào văn bản (ngày tháng của văn bản là ngày đăng ký, gửi công văn ). *Đóng dấu vào công văn đi và gửi công văn Các thủ tục trên sau khi đã được hoàn tất, nhân viên văn thư sẽ tiến hành đóng dấu. Nhân viên văn thư chỉ đóng dấu khi có chữ ký đúng thẩm quyền, văn bản đúng thể thức, dấu được đóng trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái. Nhân viên văn thư phải trực tiếp đóng dấu vào công văn giấy tờ, không tuỳ tiện nhờ người khác đóng hộ. Văn bản sau khi đăng ký, đóng dấu thì điền tên người nhận (nếu là công văn gửi đi đồng thời nhiều cơ quan). Nếu cần có thể kèm theo phiếu gửi công văn, trên phiếu ghi đầy đủ các thông tin, yêu cầu đối với người nhận. Sau khi đóng dấu, nhân viên văn thư sẽ thực hiện việc chuyển công văn đi. Công văn phải được chuyển ngay trong ngày, cùng lắm là đầu giờ ngày hôm sau. Công văn khẩn phả gửi gấp trong ngày. Công văn mật phải gửi theo chế độ riêng, chế độ bưu điện đặc biệt. Tất cả các công văn gửi đi thường giữ lại 2 bản để lưu: 1 bản ở văn thư cơ quan, 1 bản do phòng ban hoặc cá nhân chuyên môn soạn thảo lưu giữ. Cần lưu lại bản có chữ ký gốc và đã đóng dấu đỏ. Mẫu sổ công văn đI của công ty cơ đIện và phát triển nông thôn Số và ký hiệu công văn Ngày, tháng công văn Trích yếu nội dung công văn NơI nhận công văn Đơn vị nhận (người nhận) bản lưu Ghi chú 1 2 3 4 5 6 Theo "Báo cáo tổng kết số lượng công văn đi của công ty Cơ điện và phát triển nông thôn ", số lượng công văn do công ty ban hành bao gồm các loại: Công văn, báo cáo, giấy mời, thông báo. 3.Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản mật *Đối với công văn mật đến Công văn mật được đăng ký riêng một sổ, không đăng ký chung vào sổ công văn thường. Khi vào sổ công văn, đối với phong bì văn thư không được bóc thì văn thư chỉ đăng ký số, ký hiệu ghi ngoài bì, còn phần trích yếu bỏ trống, nếu người được bóc bì cho phép ghi trích yếu thì mới được bổ sung vào. Chỉ những người có tên ghi trên phong bì hoặc người được phân công trách nhiệm mới được phép bóc bì công văn mật. * Đối với công văn mật đi Tương tự như công văn mật đến, công văn mật gửi đi cũng phải đăng ký vào sổ đăng ký riêng, công văn mật được gửi trong 2 lớp phong bì. Bì bên trong đóng dấu chỉ mức độ mật như: “mật”, “tối mật”, “tuyệt mật”. Bì bên ngoài đóng dấu chỉ ký hiệu độ mật như: C B A : Tuyệt mật, : Tối mật, : Mật. Nhân viên văn thư thường gửi công văn theo đường bưu điện đặc biệt hoặc cán bộ chuyên trách chuyển giao. Lưu ý trước khi chuyển văn bản mật đi cần phải ký sổ chuyển giao. 4. Công tác xây dựng văn bản tại Công ty Cơ điện và phát triển nông thôn. Văn bản là phương tiện quan trọng chưa đựng những thông tin viết không thể thiếu đối với bất kỳ doanh nghiệp nào trong quá trình hoạt động. Tại Công ty Cơ điện và phát triển nông thôn công tác xây dựng văn bản chiếm một vị trí quan trọng. Là một đơn vị có mô hình cơ cấu chức năng, các đơn vị phòng ban trong công tình yêu hoạt động độc lập dưới sự điều hành trực tiếp của Ban giám đốc. Do đó hầu hết văn bản được thực hiện trực tiếp ngay tại các phòng ban chức năng đó. Căn phòng Công ty chỉ chịu trách nhiệm đối với các văn bản thuộc lĩnh vực: Hành chính, nhân sự, tổ chức, các loại thư từ giao dịch chung trong Công ty. Các văn bản chuyên môn do các phòng ban tự so._.