Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81

ng nghiệp hóa, hiện đại hóa; vừa xây dựng cơ sở vật chất kĩ thuật, vừa phát triển nền kinh tế đất nước ta đã đạt được những thành quả to lớn, điều đó đã khích lệ, động viên các doanh nghiệp ổn định sản xuất. Khi Việt Nam chính thức trở thành thành viên của Tổ chức Thương mại Thế giới (WTO) đã mở ra tương lai mới cho các doanh nghiệp trong nước, giúp doanh nghiệp mở rộng thị trường nhưng cũng đem lại không ít thách thức cho nền kinh tế nước nhà, do đó đòi hỏi các doanh nghiệp phải hết sức nhanh nhạy nắm bắt cơ hội đầu tư tạo lợi nhuận cho doanh nghiệp mình. Ngành đóng tàu đóng một vai trò quan trọng trong sự nghiệp phát triển của thương mại, tạo điều kiện cho hàng hoá được vận chuyển an toàn, nhanh chóng. Nhận thức được lợi thế về vị trí địa lý của Thành phố mình là thành phố Cảng công nghiệp hiện đại, là đô thị trung tâm cấp quốc gia, đầu mối giao thông quan trọng và cửa chính ra biển của các tỉnh phía Bắc, có cảng nước sâu (nếu điều kiện kỹ thuật cho phép); một cực tăng trưởng quan trọng của vùng kinh tế động lực phía Bắc; một trọng điểm phát triển kinh tế biển; một trong những trung tâm công nghiệp, thương mại lớn của cả nước và trung tâm dịch vụ, du lịch, thuỷ sản, giáo dục và y tế của vùng duyên hải Bắc Bộ; một pháo đài bất khả xâm phạm về quốc phòng - an ninh.... ngành đóng tàu dần từng bước đổi mới theo kịp đà phát triển của ngành công nghiệp khác, đóng góp một phần không nhỏ trong sự phát triển của nền kinh tế quốc gia. Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 là một trong ba thành viên trực thuộc Công ty cổ phẩn vận tải thuỷ 4, là một đơn vị có bề dày kinh nghiệm, Xí nghiệp luôn phấn đấu hoàn thành đạt và vượt mức chỉ tiêu Công ty đề ra, dần khẳng định mình với các Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên : Phạm Thị Quyên – QT1001P 2 đơn vị khác trong Công ty, có được thành công như vậy không thể không nhắc tới vai trò to lớn của bộ phận văn phòng của Xí nghiệp. Văn phòng là bộ phận không thể thiếu trong tất cả các cơ quan Nhà nước cũng như tổ chức sản xuất kinh doanh. Văn phòng là cửa ngõ của cơ quan, tổ chức vì văn phòng luôn có mối quan hệ đối nội, đối ngoại thông qua hệ thống văn bản đến, văn bản đi và văn bản nội bộ. Đồng thời các hoạt động tham mưu, tổng hợp, hậu cần của văn phòng cũng có liên quan trực tiếp đến các bộ phận, phòng ban đơn vị khác trong cơ quan. Tổ chức tốt công tác văn phòng sẽ giúp lãnh đạo quản lý, điều hành có hiệu quả mọi hoạt động giúp tổ chức đi đúng hướng và ngày càng phát triển. Văn phòng được coi là cơ quan đầu não của mọi hoạt động, nó bao quát, điều hành tất cả mọi việc như công tác thông tin, xây dựng chương trình làm việc, công tác văn thư lưu trữ, tổ chức các cuộc họp hội nghị ..... Qua thời gian thực tập, học hỏi và nghiên cứu tại Xí nghiệp sửa chữa tàu em nhận thấy văn phòng có vị trí rất quan trọng đối với hoạt động kinh doanh của toàn Xí nghiệp. Xuất phát từ tầm quan trọng của văn phòng trong cơ quan và thực trạng công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 em xin đã chọn đề tài “ Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81” nhằm nghiên cứu lý luận về văn phòng và phân tích hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 để tìm ra ưu điểm, hạn chế và đưa các đề xuất nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại đơn vị. 2. Mục đích, nhiệm vụ, yêu cầu: Đề tài khóa luận nhằm đạt được những mục đích sau: - Tìm hiểu vấn đề cơ bản về văn phòng và công tác văn phòng. - Phân tích, đánh giá thực trạng các hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81, thấy rõ ưu điểm, hạn chế nhằm đưa ra những vấn đề cần nghiên cứu và giải quyết đối với Xí nghiệp. 3. Phạm vi, đối tƣợng nghiên cứu: Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của khóa luận là lý thuyết về văn phòng và thực tiễn các hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp, cụ thể: Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên : Phạm Thị Quyên – QT1001P 3 - Nghiên cứu quá trình hình thành và phát triển của Xí nghiệp. - Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của Xí nghiệp đặc biệt là văn phòng của Xí nghiệp. - Thực trạng về hoạt động văn phòng của Xí nghiệp như: công tác thông tin, công tác văn thư lưu trữ, công tác hậu cần ...... - Đánh giá hiệu quả hoạt động của Xí nghiệp về ưu điểm, hạn chế, nguyên nhân của hạn chế. Từ đó đưa ra một số kiến nghị nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81. 4.Phƣơng pháp nghiên cứu: Khóa luận có sử dụng một số phương pháp nghiên cứu chủ yếu sau: - Phương pháp duy vật biện chứng - Phương pháp điều tra quan sát - Phương pháp thống kê - Phương pháp phân tích tổng hợp - Phương pháp so sánh và đối chiếu Khóa luận tốt nghiệp ngoài Lời mở đầu, kết luận, phụ lục và tài liệu tham khảo, bố cục bài khóa luận được chia thành 3 chương: Chƣơng 1: Những vấn đề cơ bản về văn phòng và công tác văn phòng Chƣơng 2: Thực trạng công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Chƣơng 3: Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên : Phạm Thị Quyên – QT1001P 4 CHƢƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ VĂN PHÕNG VÀ CÔNG TÁC VĂN PHÕNG 1.1 Một số quan niệm về văn phòng 1.1.1 Sự tồn tại tất yếu khách quan của văn phòng Bất kì một cơ quan, tổ chức nào cũng có bộ phận văn phòng. Với một cơ quan lớn, văn phòng ở đó tổ chức ra rất nhiều bộ phận, phòng ban, đơn vị với một đội ngũ nhân viên đủ để thực hiện tất cả công việc cần thiết. Với một cơ quan nhỏ và hoạt động văn phòng mang tính thuần nhất, đơn giản thì bộ phận văn phòng sẽ được tổ chức rất gọn nhẹ và ở đó cán bộ văn phòng phải kiêm nhiệm nhiều công việc. Ở cơ quan lớn thì thành lập văn phòng, cơ quan nhỏ có phòng Hành chính hoặc ghép phòng Hành chính với phòng Tổ chức hoặc phòng Tổ chức sản xuất kinh doanh, ở đó chỉ cần 1 hoặc 2 người đảm đương tất cả công việc của văn phòng. Tất cả những điều trên đã nói lên văn phòng được thiết lập là xuất phát từ nhu cầu khách quan do công việc của cơ quan, tổ chức quy định. Nhưng tuỳ theo tính chất, quy mô, trình độ, cơ chế hoạt động của tổ chức mà văn phòng được thành lập theo các hình thức khác nhau cho phù hợp. 1.1.2 Khái niệm văn phòng Nếu tiếp cận văn phòng theo phương diện tổ chức thì văn phòng là một thực thể tồn tại để thực hiện việc quản lý thông tin phục vụ cho công tác điều hành của nhà quản trị Nếu tiếp cận văn phòng theo hướng chức năng thì văn phòng là một thực thể tồn tại để thực hiện các chức năng tham mưu, tổng hợp, hậu cần cho cơ quan, tổ chức. Nghiên cứu theo góc độ thực tế người ta còn quan niệm rằng : văn phòng là phòng làm việc của nhà lãnh đạo. Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan, của tổ chức, là địa điểm của mọi cán bộ công chức hàng ngày đến đó để thực thi công việc. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên : Phạm Thị Quyên – QT1001P 5 Tóm lại: Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan của tổ chức, là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, là nơi thu thập và xử lý thông tin nhằm hỗ trợ cho hoạt động quản lý của các nhà lãnh đạo, là nơi chăm lo mọi vấn đề về hậu cần và đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan được thông suốt và hiệu quả. 1.2 Vị trí, vai trò của văn phòng 1.2.1 Vị trí của văn phòng - Văn phòng là cửa ngõ của một cơ quan, một tổ chức bởi văn phòng luôn luôn có mối quan hệ đối nội, đối ngoại thông qua hệ thống văn bản đến, văn bản đi, văn bản nội bộ. Đồng thời các hoạt động tham mưu, tổng hợp, hậu cần cũng liên quan trực tiếp đến các bộ phận, phòng ban, đơn vị khác trong tổ chức. - Văn phòng là bộ phận gần gũi luôn có mối quan hệ mật thiết với lãnh đạo trong mọi hoạt động của tổ chức. Bởi vì văn phòng có nhiệm vụ trợ giúp cho các nhà quản lý về công tác thông tin điều hành cung cấp điều kiện kỹ thật phục vụ cho các nhà quản lý điều hành văn phòng. - Văn phòng là cơ thể trung gian thực hiện việc ghép nối các mối quan hệ trong quản lý, điều hành theo yêu cầu của người đứng đầu tổ chức. Do văn phòng có trách nhiệm tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan. Văn phòng giữ vai trò cầu nối giữa các cơ quan cấp trên, cơ quan ngang cấp, cơ quan cấp dưới với cơ quan đó. - Khác với các bộ phận khác chỉ thu nhận và xử lý, văn phòng không những quản lý và cung cấp thông tin cho các nhà lãnh đạo mà còn cung cấp điều kiện vật chất, phương tiện, kỹ thuật cho quá trình quản lý nên hoạt động văn phòng cũng phải gắn liền với hoạt động quản trị tổ chức. Với vị trí như trên văn phòng được xem như trung tâm kết nối hoạt động quản lý điều hành giữa các cấp, các bộ phận trong tổ chức. 1.2.2 Vai trò của văn phòng - Văn phòng là trung tâm thực hiện quá trình quản lý, điều hành của cơ quan và tổ chức. Bởi các quyết định, chỉ thị của thủ trưởng đều phải thông qua văn Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên : Phạm Thị Quyên – QT1001P 6 phòng để chuyển giao đến các phòng ban, đơn vị khác. Văn phòng cũng phải theo dõi đôn đốc, nhắc nhở việc thực hiện các quyết định và sự chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan. - Văn phòng là nơi tiếp nhận tất cả các mối quan hệ, nhất là mối quan hệ đối với các tổ chức khác vào cơ quan mình. Văn phòng được coi như cổng gác thông tin của cơ quan, tổ chức bởi vì thông tin đến hoặc đi đều quan bộ phận văn phòng. Từ những nguồn thông tin tiếp nhận được, văn phòng sẽ phân loại thông tin theo những kiểu thích hợp để chuyển phát hoặc lưu giữ. - Văn phòng là bộ máy giúp việc của các nhà lãnh đạo. - Văn phòng là trung tâm khâu nối các hoạt động tổ chức, điều hành. - Văn phòng là cầu nối giữa chủ thể quản lý với các đối tượng trong và ngoài tổ chức. - Văn phòng là nơi cung cấp các dịch vụ tổng hợp cho hoạt động của tất cả các phòng ban, đơn vị nói chung và nhà lãnh đạo nói riêng. 1.3 Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng Với mỗi loại cơ quan, tổ chức thì văn phòng ở đó có những đặc điểm riêng, từ đó hình thành hệ thống chức năng, nhiệm vụ tương ứng. Tại bất kỳ một cơ quan, tổ chức nào nhiệm vụ của văn phòng cũng đều nhằm hoàn thành tốt tất cả các công việc mà lãnh đạo giao cho, đảm bảo cho cơ quan, tổ chức đó đạt được mục đích và mục tiêu của mình. 1.3.1 Chức năng của văn phòng - Chức năng tham mưu và tổng hợp : là một hoạt động trợ giúp cho lãnh đạo quyết định một cách đúng đắn kịp thời mang lại hiệu quả tối ưu nhất cho hoạt động quản lý. - Chức năng tham mưu và tổng hợp là hai công việc riêng lẻ nhưng lại nhằm vào một mục đích thống nhất là trợ giúp cho lãnh đạo có được cơ sở khoa học để lựa chọn quyết định quản lý tối ưu nhất phục vụ cho mục tiêu hoạt động của tổ chức. Nội dung của công tác tham mưu chỉ rõ hoạt động tham vấn của công tác văn phòng; còn nội dung tổng hợp nghiêng nhiều về khía cạnh thống kê, xử lý Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên : Phạm Thị Quyên – QT1001P 7 thông tin dữ liệu phục vụ thiết thực cho hoạt động quản lý. Thực chất cả hai nội dung trên cùng nhằm một mục tiêu chung là hỗ trợ tích cực cho hoạt động quản lý của thủ trưởng cơ quan, đơn vị. Nếu tách rời nhau, hoạt động quản lý sẽ không tránh khỏi sự phiến diện, chủ quan và thiếu những căn cứ khoa học chính xác. Ta biết rằng hoạt động của cơ quan phụ thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó có yếu tố chủ quan (thuộc về người thủ trưởng), bởi vậy muốn có những quyết định đúng đắn, mang tính khoa học, người thủ trưởng cần căn cứ vào những yếu tố khách quan như những ý kiến tham gia của các cấp quản lý, những người trợ giúp. Những ý kiến đó được tổng hợp, phân tích, chọn lọc để đưa ra những kết luận chung nhất nhằm cung cấp cho lãnh đạo những thông tin, những phương án phán quyết kịp thời và đúng đắn. Hoạt động này rất cần thiết và luôn tỏ ra hữu hiệu vì nó vừa mang tính tham vấn (ít bị sức ép, gò bó) và tính chuyên sâu trong các trường hợp trợ giúp lãnh đạo (tiếp xúc với nhiều vấn đề nảy sinh trong thực tế) để lựa chọn một quyết định tối ưu. Đây chính là nội dung tham mưu của công việc văn phòng. Nhưng mặt khác, kết quả tham vấn trên đây phải xuất phát từ những thông tin ở cả đầu vào, đầu ra và những thông tin ngược trên mọi lĩnh vực của nhiều đối tượng mà Văn phòng thu thập được. Những thông tin ấy cần phải được sàng lọc, phân tích, tổng hợp, lưu giữ và sử dụng theo yêu cầu của người quản lý trong từng lĩnh vực cụ thể. Hoạt động như trên thuộc về nội dung công tác tổng hợp của hoạt động văn phòng. Như vậy hai nội dung tham mưu và tổng hợp của hoạt động văn phòng là hai công việc cùng nhằm một mục đích thống nhất là trợ giúp cho thủ trưởng cơ quan, đơn vị có cơ sở khoa học để lựa chọn quyết định quản lý tối ưu nhất phục vụ cho mục tiêu hoạt động của cơ quan. - Chức năng hậu cần : là trung tâm cung cấp các dịch vụ hỗ trợ cho các phòng ban, chức năng khác trong cơ quan để thực hiện các hoạt động hoặc các dự án chuyên biệt. Hoạt động của cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, công cụ, tài chính... Các điều kiện và phương tiện Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên : Phạm Thị Quyên – QT1001P 8 ấy phải được quản lý, sắp xếp, phân phối và không ngừng được bổ sung để cung cấp kịp thời, đầy đủ cho mọi nhu cầu hoạt động của cơ quan. Nội dung công việc này thuộc về chức năng hậu cần của văn phòng. Đây là hoạt động mang tính đặc thù của công tác văn phòng, có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị. Muốn hoạt động phải có những nguyên liệu, vật liệu phương tiện và nguồn tài chính, song hiệu quả hoạt động lại tuỳ thuộc vào phương thức quản lý, sử dụng các yếu tố đó như thế nào của mỗi tổ chức văn phòng. Chi phí thấp nhất để đạt hiệu quả cao nhất là phương châm hoạt động của công tác văn phòng 1.3.2 Nhiệm vụ của văn phòng Từ chức năng chung cơ bản của mỗi thực thể, người ta phân thành các chức năng cụ thể, chi tiết. Những chức năng cụ thể ấy gắn với mỗi điều kiện không gian, thời gian, lĩnh vực, tính chất, hình thức, và nội dung cụ thể nên còn gọi là những nhiệm vụ. Theo các chức năng nêu trên của văn phòng có thể xác định những nhiệm vụ phải làm theo mỗi chức năng. Chẳng hạn, với chức năng tham mưu sẽ có những nhiệm vụ trước mắt, nhiệm vụ lâu dài, nhiệm vụ trọng tâm, nhiệm vụ thường xuyên hay đột xuất. Trong tham mưu lại có tham mưu về chiến lược kinh doanh, về chính sách tiếp thị, về cung ứng vật tư, về tuyển dụng lao động như đối với văn phòng công ty kinh doanh. Đó là những nhiệm vụ cụ thể trong hoạt động các ngành, lĩnh vực mà văn phòng phải thực hiện trong chức năng tham mưu. Tương tự như vậy với chức năng tổng hợp, hậu cần. Với cách tiếp cận trên đây, chúng ta có thể đề cập đến một số nhiệm vụ cụ thể của văn phòng như sau: - Xây dựng tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan đơn vị Mọi hoạt động muốn được sinh ra và vận hành đi vào cuộc sống đều phải tuân theo những quy định về tổ chức, cơ chế hoạt động và về các điều kiện để duy trì hoạt động. Nhưng các điều kiện có không giống nhau giữa các cơ quan, đơn vị, do tính chất hoạt động, vai trò và chức năng khác nhau nên mỗi tổ chức đều cần nội quy, quy chế hoạt động riêng. Trình tự xây dựng dự thảo, lấy ý kiến tham gia hoàn chỉnh cho dự thảo, thông qua lãnh đạo ban bố, thi hành, giám sát, bổ sung, hoàn thiện nội quy, quy chế hoạt Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên : Phạm Thị Quyên – QT1001P 9 động của cơ quan đều thuộc về công tác văn phòng. Đây nhiệm vụ quan trọng đầu tiên mà văn phòng phải thực hiện khi cơ quan được tổ chức và đi vào hoạt động. - Xây dựng và quản lý chương trình kế hoạch hoạt động của cơ quan, đơn vị Các đơn vị đều có định hướng mục tiêu hoạt động thông qua chiến lược phát triển. Bản chiến lược chỉ dự định cho thời gian dài từ 10 đến 20 năm, còn mục tiêu, biện pháp cụ thể trong từng thời kỳ hoạt động như: 8 năm, 3 năm ,1 năm, quý tháng, tuần, ngày,… cần phải có kế hoạch, chương trình cụ thể. Kế hoạch hoạt động của một đơn vị kinh doanh không chỉ có một loại mà có nhiều loại khác nhau như: kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch công nghệ, kế hoạch tiếp thị, kế hoạch tài chính,… Mỗi loại kế hoạch trên được giao cho một bộ phận chuyên trách xây dựng và chỉ đạo thực hiện. Đơn vị muốn đạt được mục tiêu hoạt động thì phải biết khâu nối kế hoạch trên thành một hệ thống kế hoạch hoàn chỉnh để các bộ phận khớp nối với nhau, hỗ trợ nhau cùng hoạt động. Kế hoạch tổng thể ấy sẽ do văn phòng, bộ phận tham mưu dự thảo và đôn đốc các bộ phận khác trong đơn vị cùng triển khai thực hiện. Căn cứ vào chiến lược phát triển, văn phòng sẽ xây dựng kế hoạch ngành, sản phẩm, dịch vụ cụ thể cho từng năm, quý, tháng, tuần, ngày cho cả cơ quan và từng bộ phận. Trên cơ sở những kế hoạch, chương trình đó mà các bộ phận chỉ đạo hoàn thành nhiệm vụ của mình để các sản phẩm, dịch vụ được là ra với chất lượng tốt, giá thành hạ. Cũng qua việc chỉ đạo thực hiện chương trình, kế hoạch chung của đơn vị mà các bộ phận trong cơ quan, đơn vị còn liên hệ phối hợp nhau mật thiết hơn, đồng bộ hơn. - Thu thập, xử lý, sử dụng thông tin Hoạt động của bất kỳ đơn vị, cơ quan nào cũng cần phải có những yếu tố về thông tin. Thông tin bao gồm: thông tin về kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội, hành chính, môi trường… Những thông tin xuôi, thông tin phản hồi, thông tin thực tế, thông tin dự báo… Thông tin là nguồn, là căn cứ để người lãnh đạo, người quản lý đưa ra những quyết định sáng suốt, kịp thời hiệu quả. Người lãnh đạo không thể tự thu thập, xử lý thông tin được mà cần phải có người trợ giúp trong lĩnh vực văn phòng. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên : Phạm Thị Quyên – QT1001P 10 Văn phòng được coi chư “cổng gác thông tin” của một cơ quan vì tất cả các thông tin đến hay đi đều được thu thập, xử lý, chuyển phát tại văn phòng. Từ những thông tin tiếp nhận (bên ngoài và nội bộ) văn phòng phân loại thông tin theo các kênh thích hợp để chuyển tải hay lưu trữ. Đây là một hoạt động của tổ chức văn phòng phải tuân theo những quy định nghiêm ngặt về văn thư – lưu trữ khi thu nhận, xử lý, bảo quản, chuyển phát thông tin. Nếu thông tin được thu nhập đầy đủ, kịp thời, được xử lý khoa học, đáp ứng yêu cầu quản lý thì ban lãnh đạo sẽ có được quyết định khoa học, đáp ứng yêu cầu quản lý thì ban lãnh đạo sẽ có được quyết định hữu hiệu, nếu không quyết định của họ sẽ không hiệu quả, ảnh hưởng rất xấu đến mục tiêu của đơn vị. - Trợ giúp lãnh đạo về văn bản Văn bản là một phương tiện lưu trữ và truyền đạt thông tin khá hữu hiệu. Hiện nay, nhiều cơ quan, đơn vị sử dụng phương tiện này trong quản lý, điều hành hoạt động. Do tính năng, tác dụng của nó rất lớn nên khi sử dụng văn bản để điều chỉnh các mối quan hệ giữa chủ thể với các đối tượng bị quản lý về kinh tế, chính trị, xã hội… phải tuân thủ các quy định một cách chặt chẽ về việc lưu trữ và lưu hành văn bản. Hiện nay, ở nước ta đã có luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật để điều chỉnh các phát sinh liên quan đến văn bản của các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền. Căn cứ vào Luật, Chính phủ, các bộ, ngành đã ban hành một số văn bản quan trọng liên quan đến hoạt động kinh tế, xã hội của các đơn vị, tổ chức như hợp đồng kinh tế, hợp động nhân sự… Văn bản luật và văn bản pháp quy trên sẽ là căn cứ để các cơ quan, đơn vị ban hành những văn bản nội bộ như điều lệ, nội quy, quy chế, các quyết định hành chính và quản lý thường nhật. Để ban hành được những văn bản có nội dung đầy đủ, hợp tình, hợp lý, đúng thẩm quyền và có tác động tích cực đến đối tượng điều chỉnh cần phải có những bộ phận, nhân viên chuyên trách trợ giúp cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị. Bộ phận đó phải nắm bắt được thông tin đầu vào, phân loại và xử lý thông tin, biết sử dụng và chuyển phát thông tin. Đó chính là văn phòng. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên : Phạm Thị Quyên – QT1001P 11 - Đảm bảo các yếu tố về vật chất, tài chính cho hoạt động liên quan Bất kỳ cơ quan, đơn vị nào muốn tồn tại và hoạt động đều phải có các yếu tố kỹ thuật và vật chất cần thiết. Các yếu tố này vừa là nguyên liệu duy trì tổ chức tồn tại, vừa là trung gian gắn kết tổ chức với môi trường, đồng thời còn là phương tiện dẫn các quá trình hoạt động của tổ chức đến môi trường kinh tế, xã hội. Các yếu tố kỹ thuật, vật chất, tài chính mà cơ quan cần cho hoạt động gồm có: nhà cửa, xe cộ, bàn ghế, các phương tiện nhận và truyền tin, các công cụ lao động, các chi phí cần thiết mang tính thường xuyên, liên tục. Vì vậy văn phòng phải căn cứ vào tiến độ thực hiện kế hoạch, chương trình hoạt động của đơn vị mà cung cấp kịp thời, đầy đủ. Nếu việc cung cấp các yếu tố đó không đủ về lượng, sai lệch về chủng loại, phẩm chất kém, thời hạn không đúng, giá thành cao… đều ảnh hưởng đến hoạt động của đơn vị. Để làm tốt nhiệm vụ cung ứng này, các cơ quan, đơn vị thường ưu tiên tạo điều kiện thuận lợi nhất cho văn phòng thực thi nhiệm vụ cung ứng này, các cơ quan, đơn vị thường ưu tiên tạo điều kiện thuận lợi nhất cho văn phòng thực thi nhiệm vụ. - Củng cố tổ chức bộ máy văn phòng Đây là việc thiết thực mang tính khá ổn định của bộ máy văn phòng nhằm thực hiện tốt những nhiệm vụ nêu ra trên đây. Việc tổ chức bộ máy văn phòng cũng cần tuân thủ những nguyên tắc tổ chức chung của đơn vị để đảm bảo tính thống nhất trong hệ thống. Tuy nhiên cũng phải thấy được tính thống nhất, đa dạng, phong phú trong công tác văn phòng để tổ chức bộ máy sao cho đáp ứng được cao nhất yêu cầu nhiệm vụ đặt ra với công tác văn phòng. Không những thế trong thời đại bùng nổ thông tin này, đòi hỏi các cơ quan, đơn vị phải hết sức cố gắng theo kịp với tốc độ phát triển chung, trong đó sự nỗ lực lớn nhất nằm ở khối văn phòng. Yêu cầu đó đặt ra với văn phòng rất cao về mặt tổ chức và quản lý điều hành công việc. - Duy trì hoạt động thường nhật của văn phòng Khác với các hoạt động trong cơ quan, đơn vị, văn phòng phải hoạt động thường xuyên, liên tục vừa kiểm tra, vừa giám sát trong cả lĩnh vực đối nội và đối Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên : Phạm Thị Quyên – QT1001P 12 ngoại. Đặc tính hoạt động này xuất phát từ chức năng của văn phòng để đảm bảo tiếp nhận được mọi nguồn tin của mọi đối tượng đối với hoạt động của cơ quan, đơn vị. Theo cách đó, văn phòng bao gồm một bộ phận nhân sự làm việc trong giờ với hoạt động chung của đơn vị, còn một bộ phận nhỏ làm việc liên tục ngày đêm, ngay cả lúc cơ quan ngừng hoạt động để đảm bảo trật tự, an ninh và thông tin thông suốt. Hoạt động của văn phòng vừa gắn liền với hoạt động của lãnh đạo và đơn vị bằng các nhiệm vụ kiểm tra, đôn đốc, lại vừa tổ chức, quản lý lấy các hoạt động của chính mình cho phù hợp với các hoạt động trên. Vì thế để duy trì được hoạt động của văn phòng cần có sự phối hợp chặt chẽ, đồng bộ của các bộ phận, các cấp quản lý trong cơ quan, đơn vị. 1.4 Khái niệm, vị trí, ý nghĩa của công tác văn phòng 1.4.1 Khái niệm công tác văn phòng Theo quan điểm hệ thống ta thấy: Đầu vào của công tác văn phòng bao gồm: Các hoạt động trợ giúp lãnh đạo tổ chức quản lý sử dụng toàn bộ hoạt động thông tin về kinh tế, chính trị, xã hội, hành chính, môi trường… theo các phương án sử dụng khác nhau nhằm thu được kết quả tối ưu trong từng hoạt động của cơ quan, đơn vị. Ở đầu ra công tác văn phòng là những hoạt động phân phối, truyền tải, thu và xử lý thông tin phản hồi trong nội bộ và bên ngoài tổ chức theo yêu cầu của lãnh đạo. Vậy công tác văn phòng là một chỉnh thể gồm việc tổ chức, quản lý và sử dụng thông tin, dữ liệu để duy trì hoạt động của một cơ quan, đơn vị nhằm đạt được kết quả mong muốn. 1.4.2 Vị trí, ý nghĩa của công tác văn phòng Từ việc phân tích các chức năng, nhiệm vụ cụ thể của văn phòng, ta thấy văn phòng là một bộ phận không thể thiếu được trong mỗi cơ quan, đơn vị. Văn phòng hoặc phòng hành chính là “bộ nhớ” của thủ trưởng, là tai, là mắt của cơ quan, đơn vị… Nếu văn phòng làm việc có nề nếp, có kỷ cương, khoa học thì công việc của cơ quan sẽ chạy đều, quản lý hành chính sẽ thông suốt và có hiệu Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên : Phạm Thị Quyên – QT1001P 13 quả. Trong thời đại “bùng nổ thông tin”, các cơ quan kinh tế, xã hội hay hành chính sự nghiệp đều rất quan tâm đến việc thu thập, sử dụng thông tin để có thể ra được quyết định sáng suốt, kịp thời, mang lại hiệu quả cao cho đơn vị và cho xã hội. Yếu tố quyết định đến thành bại của một tổ chức là do họ có lợi thế về thông tin và coi thông tin có quan hệ sống còn của tổ chức, đơn vị. Hoạt động thông tin lại gắn liền với công tác văn phòng cho nên hoạt động văn phòng có vị trí đặc biệt quan trọng trong bất kỳ tổ chức, đơn vị nào. Tuy nhiên để tăng cường và phát huy được vai trò của công tác văn phòng, đòi hỏi lãnh đạo các cơ quan, đơn vị phải biết tổ chức, chỉ đạo công tác văn phòng một cách khoa học. Thủ trưởng cơ quan, đơn vị cần trực tiếp và thường xuyên chăm lo kiện toàn văn phòng, xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức văn phòng vững mạnh. Một văn phòng trì trệ, yếu kém biểu hiện sự thiếu quan tâm của thủ trưởng. Chánh, phó chánh văn phòng hoặc trưởng, phó trưởng phòng hành chính (cơ quan không có văn phòng) là người trợ thủ đắc lực của thủ trưởng về công tác văn phòng. Hàng ngày, chánh, phó chánh văn phòng giúp thủ trưởng điều hành mọi hoạt động công việc hành chính cơ quan, chịu trách nhiệm pháp lý trước thủ trưởng cơ quan về công tác văn phòng. 1.4.3 Nội dung hoạt động văn phòng trong cơ quan, đơn vị Nội dung hoạt động văn phòng thực chất là vấn đề tổ chức công việc văn phòng, hoạt động văn phòng bao gồm những nội dung sau: * Tổ chức bộ máy - Cơ cấu tổ chức hay nói cách khác bộ máy của cơ quan, đơn vị đòi hỏi phải được thiết kế sao cho gọn nhẹ, không cồng kềnh, không chồng chéo, mọi hoạt động trong bộ máy từ cấp trên xuống cấp dưới phải thông suốt có hiệu quả, các mối quan hệ phải xác định rõ ràng. - Nhà quản lý sẽ tham gia vào việc phân công việc tức là chỉ định và kết hợp trong phạm vi trách nhiệm của mình. Những kế hoạch, nỗ lực của cấp thấp hơn trong tổ chức phải được xem xét vì phải có sự phối hợp của phòng ban để tránh sự lặp lại hoặc trùng lặp không cần thiết. * Điều hành công việc văn phòng - Yêu cầu quan trọng và cơ bản đối với hoạt động văn phòng đó là điều hành công việc trong văn phòng. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên : Phạm Thị Quyên – QT1001P 14 - Điều hành công việc trong văn phòng là sự đảm bảo cho cán bộ dưới quyền thực hiện tốt nhất công việc được giao đảm bảo cho họ tiếp nhận chính xác, kịp thời triển khai công việc được giao. - Điều hành công việc trong văn phòng là sự tác động đúng đắn vào một khâu cần thiết nào đó để khuyến khích cán bộ làm việc nhằm đem lại hiệu quả cao nhất. - Để tránh hiện tượng trì trệ trong công việc thì việc điều hành công việc phải đảm bảo các nguyên tắc sau: + Mệnh lệnh điều hành phải đúng với thực tế của người thực thi. + Mục tiêu đặt ra cho việc điều hành phải hài hòa có thể hỗ trợ nhau trong khuôn khổ mục tiêu chung của cơ quan + Thủ tục áp dụng trong quá trình điều hành phải rõ ràng, dễ thực hiện * Xây dựng quy chế - Các quy chế làm việc trong cơ quan được xây dựng thông qua hệ thống văn phòng nhằm quy định cụ thể quyền và nghĩa vụ của cán bộ, công chức, quy định của mỗi bộ phận trong cơ quan, quy định các cách thức phối hợp để hoạt động có hiệu quả. - Khi xây dựng quy chế làm việc cần chú ý có hai loại quy chế: Loại 1: Quy chế mang tính chất quy phạm chung được áp dụng trong toàn bộ các cơ quan, trong bộ máy Nhà nước. Đó là những quy định nhằm giải quyết các nhiệm vụ như tuyển dụng, vấn đề đào tạo, xét tuyển. Loại 2: Quy chế nhằm đề ra những áp dụng đối với các cơ quan, đơn vị, phòng ban mang tính chất đặc thù. * Tổ chức cuộc họp hội nghị - Các cuộc họp, hội nghị là hình thức phát huy nền dân chủ xã hội chủ nghĩa, để phát huy trí tuệ của tập thể. Đó là hình thức để tập thể lao động ra quyết định hoặc để bàn bạc công việc có liên quan đến đơn vị, để học tập, trao đổi thông tin… - Để các cuộc họp, hội nghị được tổ chức tốt đòi hỏi văn phòng phải xác định rõ ràng mục đích, thành phần, thời gian, chương trình nghị sự, tài liệu cho cuộc họp, chuẩn bị cơ sở vật chất cho cuộc họp. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên : Phạm Thị Quyên – QT1001P 15 * Nghiệp vụ văn thư - lưu trữ Đối với hoạt động văn phòng thì công tác văn thư - lưu trữ giữ vị trí rất quan trọng. Làm tốt nhiệm vụ này cũng chính là việc thực hiện các hoạt động văn phòng thông suốt và có hiệu quả.  Công tác văn thư - Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ công tác quản lý bao gồm toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản và tổ chức quản lý giải quyết văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị. Công tác văn thư bao gồm những nội dung chính sau đây: + Xây dựng và ban hành văn bản như: soạn thảo văn bản, đánh máy, ban hành văn bản. + Quản lý và giải quyết văn bản bao gồm quản lý và giải quyết văn bản đến, văn bản đi. + Quản lý và sử dụng con dấu.  Công tác lưu trữ - Lưu trữ là sự lựa chọn tài liệ._.u, giữ lại và tổ chức khoa học những văn bản, tài liệu có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị, để làm bằng chứng và tra cứu thông tin khi cần thiết. - Nội dung của công tác lưu trữ bao gồm: + Thu thập bổ sung tài liệu vào các phòng lưu trữ. + Xác định giá trị tài liệu, phân loại, đăng ký, thống kê. + Bảo quản tài liệu. + Tiêu hủy tài liệu khi đến hạn. * Thu nhận và xử lý thông tin trong cơ quan, đơn vị - Thông tin được coi là yếu tố vật chất quan trọng trong quản trị nội dung và trong hoạt động văn phòng nói riêng. - Thông tin là những tin tức mới được thu nhận, cảm thụ và được đánh giá là có ích cho việc ra quyết định hoặc giải quyết một nhiệm vụ nào đó. - Mục tiêu phục vụ thông tin cho hoạt động của các cơ quan, đơn vị là đảm bảo cho hoạt động của từng cơ quan, đơn vị, từng bộ phận trong cơ quan được cung Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên : Phạm Thị Quyên – QT1001P 16 cấp đầy đủ các thông tin cần thiết, từ đó tạo điều kiện cho hoạt động của cơ quan có hiệu quả cao nhất. - Mục tiêu đó được thực hiện có thể đưa vào các hệ thống văn bản quản lý, mệnh lệnh được truyền đạt từ cấp trên xuống cấp dưới. - Việc thu nhận và xử lý thông tin trong hoạt động văn phòng là nhằm thực hiện các mục đích sau: + Thực hiện sự thay đổi gây ảnh hưởng lên hoạt động của cơ quan, đơn vị. + Thông tin cần thiết cho việc thực hiện các chức năng quản lý của cơ quan. Đặc biệt thông tin cần thiết để :  Xây dựng và phổ biến các mục tiêu của cơ quan.  Lập kế hoạch, chỉ tiêu để đạt được những mục tiêu đó.  Tổ chức các nguồn nhân lực và các nguồn khác theo cách có kết quả và hiệu quả cao nhất.  Lựa chọn, đánh giá và phát triển cán bộ, công nhân viên trong cơ quan.  Nhà quản lý hướng dẫn, thúc đẩy và tạo môi trường và mọi người mong muốn đóng góp.  Kiểm tra việc thực hiện công việc. * Công tác hậu cần - Công tác hậu cần được hiểu là các yếu tố có liên quan đến tổ chức nơi làm việc của cơ quan, cải thiện điều kiện làm việc cho người lao động, các điều kiện vật chất như nhà cửa, vật tư, thiết bị tài chính mà văn phòng phải cung ứng. - Tổ chức phục vụ hậu cần trong công sở bao gồm phục vụ kỹ thuật như cung cấp thông tin, tài liệu, tư liệu và trang thiết bị phục vụ cho hoạt động hậu cần của cán bộ, công nhân viên trong cơ quan. - Trong từng trường hợp và theo yêu cầu cụ thể mà văn phòng phải cung cấp đầy đủ, kịp thời các trang thiết bị, vật dụng cần thiết cho cơ quan vào từng thời điểm. - Bảo đảm môi trường làm việc lành mạnh, tạo diện mạo đàng hoàng, khang trang cho tổ chức. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên : Phạm Thị Quyên – QT1001P 17 - Góp phần xây dựng tổ chức theo hướng hiện đại hoá để hoà nhập với sự phát triển chung của thời đại. * Công tác quản lý nguồn nhân lực - Tính hữu hiệu của bất kỳ cơ quan, tổ chức, đơn vị nào cũng tùy thuộc vào việc sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên của mình trong đó có nguồn tài nguyên vô cung quý giá, đó là nguồn nhân lực. Yếu tố nhân lực đóng một vai trò chính trong toàn bộ thành công của tổ chức. Sự quan tâm đến nguồn lực của nhà quản lý sẽ giúp cải thiện hiệu quả lao động của tổ chức nói chung và của từng thành viên trong tổ chức nói riêng. - Công tác quản lý nguồn nhân lực bao gồm các nội dung sau: + Quản lý về giờ giấc, thời gian làm việc của đội ngũ cán bộ công nhân viên trong cơ quan, đơn vị. + Theo dõi, đôn đốc việc thực hiện các quy chế, quy định, quyết định ban hành trong cơ quan. + Quản lý về số lượng, chất lượng lao động. + Công tác tổ chức tiền lương của cán bộ, công nhân viên. + Công tác đào tạo, bồi dưỡng, phát triển nguồn nhân lực. + Chế độ chính sách cho người lao động. + Khen thưởng, kỷ luật, thuyên chuyển, tuyển dụng. 1.5 Sự cần thiết phải tổ chức khoa học văn phòng - Tổ chức khoa học văn phòng cơ quan tức là làm cho môi trường văn phòng phù hợp với các yêu cầu và khả năng của nhân viên không chỉ trong việc thiết kế văn phòng mà còn trong quá trình tổ chức nguồn nhân lực văn phòng và thực hiện các hoạt động văn phòng. - Để tổ chức được khoa học văn phòng cần căn cứ vào các điều kiện sau: + Căn cứ vào trình độ chuyên môn và sự hiểu biết của cán bộ công nhân viên trong văn phòng để có thể bố trí, sắp sếp con người cho đúng người, đúng việc. Đây là cơ sở đầu tiên cho công tác quản trị văn phòng đem lại hiệu quả cao. + Căn cứ vào các hoạt động tâm lý xã hội tác động đến cơ quan, văn phòng. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên : Phạm Thị Quyên – QT1001P 18 + Căn cứ vào cơ sở vật chất, trang thiết bị mà văn phòng được cung ứng. - Tổ chức khoa học hoạt động văn phòng có ý nghĩa rất lớn đối với hoạt động của cơ quan, có tác dụng thúc đẩy hoạt động văn phòng cơ quan đem lại hiệu quả cao bởi văn phòng là bộ mặt của cơ quan, nơi giao tiếp công việc của cơ quan với cơ quan khác, là cầu nối giữa cơ quan với khách hàng. Thông qua văn phòng, các cơ quan bên ngoài, bạn hàng có thể hiểu phần nào hình thức hoạt động, tổ chức hoạt động của cơ quan từ đó có thể đánh giá được khả năng và vị trí của cơ quan. - Trong quá trình hoạt động văn phòng phải luôn đảm bảo cung ứng đầy đủ các vật dụng cần thiết, các thiết bị phục vụ để cho hoạt động của cơ quan thông suốt, có hiệu quả cao, không trì trệ. Vì vậy cần tổ chức khoa học văn phòng cơ quan và phải được tiến hành thường xuyên, kịp thời, có kế hoạch nhằm đem lại hiệu quả cao nhất. * Văn phòng cơ quan khi đi vào hoạt động chịu ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố: - Sắp xếp nhân sự: đây là yếu tố có ý nghĩa rất lớn đến hoạt động văn phòng của cơ quan. Nếu như việc sắp xếp nhân sự văn phòng không khoa học, các mối quan hệ không được xác định rõ ràng, rành mạch thì trong công việc sẽ không đem lại hiệu quả. Tùy theo tính chất của mỗi loại công việc mà cơ quan có thể lựa chọn, sắp xếp nguồn nhân lực khác nhau cho phù hợp với mục tiêu của mình dựa trên cơ sở về cơ cấu và chất lượng nguồn nhân lực. - Tổ chức lao động: là việc áp dụng những biện pháp tổng hợp kỹ thuật, tổ chức, kinh tế, tâm sinh lý và xã hội vào việc thực hiện công việc văn phòng nhằm sử dụng cao nhất các nguồn vật chất và lao động, bảo đảm sử dụng tiết kiệm lao động và giữ gìn sức khỏe cho cán bộ công nhân viên. Do người lao động là yếu tố trung tâm và cũng là mục đích của nền sản xuất nên trong quá trình tổ chức lao động mọi biện pháp đều nhằm tạo điều kiện cho người lao động làm việc có hiệu quả cao và làm cho bản thân người lao động ngày càng hoàn thiện và phát triển. - Công nghệ thông tin: Do sự phát triển không ngừng của khoa học kỹ thuật ngày càng nhiều, các cơ quan, đơn vị áp dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng của mình. Nếu như các công việc văn phòng chỉ được thực hiện theo Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên : Phạm Thị Quyên – QT1001P 19 phương pháp thủ công, đơn giản thì hiệu quả hoạt động văn phòng sẽ không cao, tiến độ thực hiện công việc chậm, kém chính xác. Công nghệ thông tin ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả hoạt động văn phòng, nó cần được các cơ quan, đơn vị xem xét, áp dụng kịp thời. - Môi trường làm việc: là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến người lao động, đến việc thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của văn phòng. Yếu tố vật chất của văn phòng góp phần tạo nên môi trường làm việc của nhân viên, văn phòng có điều kiện vật chất tốt giúp giảm bớt sự mệt mỏi và căng thẳng về cả tinh thần lẫn thể chất, điều này sẽ cải thiện năng suất và chất lượng công việc, hạn chế sự mệt mỏi và những sai sót trong quá trình thực hiện công việc. Các yếu tố môi trường làm việc bao gồm: - Y tế và phúc lợi - Sự sạch sẽ trong văn phòng - Sự an toàn - Trang trí văn phòng - Nhiệt độ, âm thanh, tiếng ồn. - Yếu tố văn hóa tổ chức * Một số nguyên tắc hoạt động của văn phòng Thuật ngữ nguyên tắc được hiểu đó là những tiêu chuẩn hành vi mà mọi tổ chức và cá nhân phải tuân theo. Các nguyên tắc được xây dựng trên cơ sở từ thực tiễn do vậy các nguyên tắc không phải là bất biến. Khi điều kiện khách quan thay đổi các nguyên tắc cũng thay đổi theo. Việc tổ chức hoạt động văn phòng cơ quan phải đảm bảo theo đúng các nguyên tắc đã được ban hành, sau đây là một số nguyên tắc chính:  Nguyên tắc pháp chế Pháp chế được hiểu là việc thực hiện quy định, quy chế, nội quy văn phòng ban hành buộc mọi người trong cơ quan phải thực hiện đúng, đầy đủ, nghiêm chỉnh và chính xác. Khi các quy định, quy chế về hoạt động văn phòng được xây dựng ban hành thì buộc các nhà quản trị văn phòng phải tiếp nhận, tuân theo các quy chế, quy định Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên : Phạm Thị Quyên – QT1001P 20 đồng thời giáo dục, tuyên truyền cho mọi thành viên trong văn phòng phải thực hiện các quy chế, quy định đó. Nếu cá nhân nào có hành vi vi phạm sẽ chịu hình thức xử lý tùy thuộc theo mức độ vi phạm và quy định chung của cơ quan.  Nguyên tắc tập trung dân chủ Nguyên tắc tập trung dân chủ là đảm bảo cho việc thu hút các bộ công nhân viên trong cơ quan cùng tham gia vào việc quản lý của cơ quan. Đối với hoạt động văn phòng nguyên tắc này nhằm phát huy năng lực tính trách nhiệm của toàn thể thành viên trong văn phòng tham gia vào mọi hoạt động của văn phòng, đây được xem là yếu tố rất quan trọng liên quan đến hiệu lực hiệu quả hoạt động của văn phòng.  Nguyên tắc liên tục Văn phòng cơ quan là nơi thực hiện các hành vi quản lý và đảm bảo phục vụ các dịch vụ hành chính, đáp ứng nhu cầu của cơ quan. Do vậy dòng thông tin quản lý phải liên tục, thông suốt. Nguyên tắc này yêu cầu thể hiện trong thực tế qua việc văn phòng phải đảm bảo quy định về giờ làm việc hành chính thực hiện chế độ thường trực giao tiếp, giải quyết công việc hàng ngày, chế độ phân công ủy quyền trách nhiệm, các chế độ về báo cáo thống kê, văn thư…Không để xảy ra tình trạng gián đoạn hay ngừng trệ công việc ở văn phòng, ở giữa các bộ phận, đơn vị văn phòng với nhau.  Nguyên tắc quyền hạn gắn với trách nhiệm Tổ chức cơ quan nói chung và hoạt động văn phòng nói riêng là một tập hợp những người có quan hệ với nhau thông qua một hệ thống quyền hạn và trách nhiệm chung để đạt đến một mục tiêu chung. Bởi vậy quyền hạn và trách nhiệm là hai yếu tố phải được kết hợp mới tạo ra hiệu quả của một tổ chức, có nghĩa là có quyền hạn thì phải có trách nhiệm tương ứng thẩm quyền được trao cho để xử lý công việc phải làm hết quyền hạn được giao và phải chịu hậu quả pháp lý về những hành vi công việc của mình. Nguyên tắc này là con đường dẫn đến thành công của một tổ chức, cơ quan, do đó nó phải được coi trọng, thực hiện. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên : Phạm Thị Quyên – QT1001P 21  Nguyên tắc nhà quản trị văn phòng đòi hỏi phải có trình độ chuyên môn nghiệp vụ hành chính cao Vì người quản trị văn phòng giữ vai trò quan trọng trong cơ quan, đơn vị tạo động lực thúc đẩy lĩnh vực phụ trách nên đòi hỏi nhà quản trị văn phòng phải có trình độ chuyên môn nghiệp vụ hành chính cao. Trình độ của người quản lý tỷ lệ thuận với phạm vi quản lý và trình độ tiên tiến của các biện pháp quản lý. Điều đó có nghĩa là người quản lý giỏi, có nghiệp vụ hành chính cao càng rộng, phạm vi và cấp bậc cho phép sẽ càng lớn. Để đảm bảo cho các nguyên tắc trên thực tế được thực hiện nghiêm chỉnh, vai trò chỉ huy của người đứng đầu công sở là rất quan trọng. Người lãnh đạo phải kịp thời phát hiện những sai sót, trục trặc trong quá trình vận hành để điều chỉnh cho công việc của cơ quan luôn ổn định và phát triển đúng định hướng. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên : Phạm Thị Quyên – QT1001P 22 CHƢƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÕNG TẠI XÍ NGHIỆP SỬA CHỮA TÀU 81 Vài nét tổng quan về Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 1. Khái quát về sự hình thành và phát triển của Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Do Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 là một trong ba đơn vị thành viên có tư cách pháp nhân không đầy đủ trực thuộc Công ty cổ phần vận tải thuỷ 4 nên sự hình thành và phát triển của Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 gắn liền với sự hình thành và phát triển của Công ty cổ phần vận tải thuỷ số 4. Từ những năm giữa thập kỷ 60 Công ty Vận tải thủy số 4 tên là đơn vị KT66 đơn vị tiền thân của Công ty bây giờ. Khi đất nước còn chiến tranh đơn vị được bộ giao thông giao nhiệm vụ vận tải sông và những sà lan loại nhỏ chuyên vận chuyển dầu mỏ, than đá, và các loại vũ khí, lương thực, thuốc men từ đầu nguồn Đông Bắc đến Miền Nam. Hòa bình lập lại, để đáp ứng nhịp điệu khẩn trương của công cuộc khôi phục kinh tế sau chiến tranh từ giã tên gọi KT66 với đội ngũ phương tiện sẵn có và bổ sung thêm, đơn vị được mang tên là Xí nghiệp 202. Sau đó Bộ Giao thông Vận tải (GTVT) đổi thành Xí nghiệp Vận tải sông Bạch Đằng và hoạt động được gần 3 năm. Trong điều kiện khối lượng vận tải lớn, đội ngũ thuyền viên hoạt động phân tán, địa bàn rộng, phương thức giao nhận chậm, cơ chế của Xí nghiệp chưa hoàn chỉnh, không đáp ứng kịp thời với quy mô sản xuất, đặc biệt Nhà máy nhiệt điện Phả Lại ra đời mỗi năm tiêu thụ 1,5 triệu tấn than, đòi hỏi phải có đội ngũ vận chuyển than ổn định phục vụ nhiên liệu cho nhiệt điện Phả Lại và nhà máy phân đạm Hà Bắc, Bộ GTVT Cục đường sông quyết định tách Xí nghiệp Sông Bạch Đằng ra thành Công ty 3 là vận tải sông số 3 thành số 4, với nhiệm vụ của Công ty là vận chuyển hàng, nhập hàng lương thực và hàng bách hóa. Công ty Vận tải thủy số 4 lại trở về với mặt hàng truyền thống quen thuộc đó là vận tải than căn cứ vào quyết định số 216/TCCB-LĐ ngày 28/12/1982 của Bộ GTVT. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên : Phạm Thị Quyên – QT1001P 23 Ngày 5 tháng 7 năm 1993 Bộ GTVT đã ra quyết định số 1354/TCCB-LĐ thành lập doanh nghiệp Nhà nước “Công ty Vận tải thủy số 4”. Nhưng đến năm 2005 theo quyết định số 926/QĐ-BGTVT Hà Nội ngày 06 tháng 4 năm 2005 công ty chuyển đổi thành Công ty cổ phần Vận tải thủy số 4. 1.1 Cơ cấu tổ chức Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 là Chi nhánh của Công ty Cổ phần vận tải thủy số 4 chuyên làm nhiệm vụ sữa chữa, đóng mới phương tiện thủy cho Công ty. Sau đây là sơ đồ tổ chức bộ máy xí nghiệp sửa chữa tàu 81: Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên : Phạm Thị Quyên – QT1001P 24 Sơ đồ tổ chức bộ máy Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 ( Nguồn : Ban Nhân chính – Kế hoạch ) ĐẢNG ỦY GIÁM ĐỐC CÔNG ĐOÀN TỔ DỊCH VỤ Tổ Sắt hàn 1 Tổ Sắt hàn 2 Phun cát,sơn ,VS triền PHÓ GIÁM ĐỐC BAN NHÂN CHÍNH - KẾ HOẠCH BAN KỸ THUẬT ĐIỀU ĐỘ BAN TÀI CHÍNH TỔ BẢO VỆ Tổ Sắt hàn 3 Tổ Sắt hàn 4 Tổ Sắt hàn 5 Tổ Sắt hàn 6 Tổ Sắt hàn 7 Tổ Bảo Dưỡng Tổ máy Tổ Tiện Tổ Điện Tổ Nguội Tổ Mộc Tổ Sắt hàn 8 Tổ Triền đà Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên : Phạm Thị Quyên – Lớp QT1001P 25 Tháng 01 năm 2006 Xí nghiệp bắt đầu hoạt động theo quy mô Cổ phần hóa của Công ty Cổ phần Vận tải thủy số 4. Trong khi sắp xếp lại lao động Công ty đã giải quyết cho 79 lao động của Xí nghiệp về nghỉ hưởng chế độ 41CP của Chính phủ, trong đó có 08 lao động gián tiếp. Số lao động năm 2005 là 286 người, trong đó có 40 lao động gián tiếp cả lái xe và phụ kho. Hiện nay là 214 người trong đó có 31 lao động gián tiếp cả lái xe và phụ kho. Xí nghiệp đã tinh giảm gọn nhẹ từ 5 ban nghiệp vụ ( Ban Nhân chính , Ban Tài chính, Ban Kỹ thuật - Điều độ, Ban Kế hoạch - Vật tư, Ban bảo vệ, 02 phân xưởng) còn 3 ban nghiệp vụ gồm: Ban nhân chính - Kế hoạch, Ban Kỹ thuật - Điều độ, Ban Tài chính. 1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Xí nghiệp * Chức năng Xí ngiệp sửa chữa tàu 81 hoạt động với chế độ hạch toán phụ thuộc, chịu trách nhiệm trước Công ty cổ phần Vận tải thủy số 4 về hoạt động sản xuất kinh doanh của mình, có con dấu để giao dịch. * Nhiệm vụ Nhiệm vụ chủ yếu: Đóng mới, sửa chữa phương tiện Vận tải thủy ( Sà lan, tàu sông, tàu công trình, tàu chở dầu, tàu đặc chủng phục vụ nền kinh tế quốc dân ). Theo kế hoạch của Công ty Cổ phần Vận tải thủy số 4 và tận dụng công suất máy móc thiết bị hiện có, lực lượng lao động lành nghề, vị trí thương mại ưu đãi sửa chữa đóng mới phương tiện Vận tải thủy cho khác ngoài nhằm tăng thu nhập cho người lao động. 1.3 Chức năng, nhiệm vụ các phòng ban * Ban lãnh đạo Giám đốc Xí nghiệp: - Giám đốc Xí nghiệp là người tổ chức điều hành cơ cấu tổ chức, sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên : Phạm Thị Quyên – Lớp QT1001P 26 - Giám đốc chịu sự giám sát của Công ty và hoạt động chi phối theo Hiến pháp – Pháp luật hiện hành của Nhà nước. - Giám đốc Xí nghiệp chịu trách nhiệm về thu nhận và các chế độ theo luật định với người lao động trong phạm vi quản lý. Bí thư Đảng ủy: Bí thư Đảng ủy thực hiện vai trò của Đảng trong Xí nghiệp thông qua văn phòng Đảng ủy. Chủ tịch công đoàn: Chủ tịch công đoàn có trách nhiệm cùng Giám đốc Xí nghiệp quản lý lao động trong Xí nghiệp thông qua văn phòng Công đoàn. Phó giám đốc: - Phó Giám đốc thực hiện nhiệm vụ theo sự phân công của Giám đốc Xí nghiệp và chịu trách nhiệm trước Giám đốc Xí nghiệp về nhiệm vụ được giao. - Phó giám đốc Xí nghiệp thực hiện nhiệm vụ theo sự phân công của Giám đốc Xí nghiệp về mặt kỹ thuật và khối kỹ thuật. - Nghiên cứu và xây dựng kế hoạch, phương án đầu tư, phát triển công nghệ, kỹ thuật sản xuất, xây dựng chính sách quản lý kỹ thuật cho từng giai đoạn, từng loại sản phẩm khác nhau sao cho đáp ứng được yêu cầu sản xuất của từng thời kỳ khác nhau cũng như của từng sản phẩm xây dựng tiêu chuẩn sản phẩm truyền thống và các đề án cải tiến mẫu mã, kết cấu sản phẩm hướng đến hoàn thiện các tiêu chuẩn hóa sản phẩm truyền thống và các đề án cải tiến mẫu mã, kết cấu sản phẩm hướng đến hoàn thiện các tiêu chuẩn, chỉ tiêu kinh tế - kỹ thuật của sản phẩm qua từng giai đoạn. - Phó giám đốc có nhiệm vụ tổ chức điều hành các mặt công tác quản lý kỹ thuật cụ thể như chuẩn bị kỹ thuật về thiết kế, công nghệ, thiết bị kiểm tra chất lượng theo kế hoạch và tiến độ sản xuất, quy trình, bảo trì máy móc thiết bị đảm bảo tiến hành sản xuất liên tục, xây dựng định mức chi phí vật tư, năng lượng nhiên liệu, lao động cho từng đơn vị sản phẩm, nâng cao trình độ chuyên môn cho đội ngũ lao động. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên : Phạm Thị Quyên – Lớp QT1001P 27 * Ban Nhân chính – Kế hoạch Chức năng: - Chức năng tham mưu tổng hợp: Ban Nhân chính – Kế hoạch tiến hành các hoạt động có liên quan đến nhiều mặt có tính chất tổng hợp, trong việc tham mưu tổ chức, điều hành công việc của lãnh đạo Xí nghiệp. - Chức năng hậu cần quản trị: phục vụ cơ sở vật chất cho mọi hoạt động của Xí nghiệp. - Ban Nhân chính – Kế hoạch thực hiện chế độ chính sách với người lao động. Nhiệm vụ: - Ban Nhân chính – Kế hoạch có nhiệm vụ xây dựng chương trình công tác của cơ quan và đôn đốc thực hiện. - Chịu trách nhiệm thu thập, xử lý, quản lý, sử dụng thông tin để từ đó tổng hợp báo cáo tình hình hoạt động của Xí nghiệp; đề xuất, kiến nghị các biện pháp thực hiện phục vụ quản lý điều hành của lãnh đạo Xí nghiệp. - Thực hiện nhiệm vụ tư vấn về văn bản cho Giám đốc Xí nghiệp và chịu trách nhiệm về tính pháp lý, kỹ thuật soạn thảo văn bản. - Tổ chức thực hiện công tác văn thư – lưu trữ, bảo quản con dấu. - Thành lập danh bạ cán bộ công nhân viên (CBCNV), danh sách biến động ngạch bậc của CBCNV. - Chỉnh lý, bổ sung, bảo quản tài liệu nhân sự, giải quyết chính xác những thủ tục tiếp nhận, bố trí, điều động, khen thưởng, kỷ luật, bổ nhiệm, bãi nhiễm CBCNV ra khỏi Xí nghiệp và công việc khai thác về nhân sự, lao động. - Theo dõi thời gian công tác tham gia bảo hiểm xã hội (BHXH) của CBCNV, quản lý sổ BHXH và xác nhận hàng năm. - Mua sắm các trang thiết bị, xây dựng cơ bản. - Sửa chữa quản lý cơ sở vật chất văn phòng. - Bảo vệ trật tự trị an, an toàn cơ quan. - Tổ chức các cuộc họp hội nghị của Xí nghiệp và tiếp khách. - Thực hiện công tác quản lý lao động – định mức lao động – tiền lương. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên : Phạm Thị Quyên – Lớp QT1001P 28 - Thực hiện các chế độ người lao động do pháp luật quy định. - Đảm bảo định mức lao động về sử dụng quỹ tiền lương hợp lý. - Thực hiện chương trình bồi dưỡng cán bộ, nhân viên, nâng bậc cho công nhân. - Thực hiện công tác báo cáo thống kê về công tác lao động, tiền lương tháng, quý năm kịp thời chính xác. - Đề xuất các quy định, quy chế phục vụ công tác quản lý điều hành của Xí nghiệp. * Ban Tài chính Chức năng: - Ban Tài chính tham mưu cho Giám đốc Xí nghiệp việc sử dụng vốn trong sản xuất kinh doanh. - Tính toán phản ánh tình hình sử dụng vốn, biến động về lao động, vật tư tiền vốn. - Tính đủ đúng các loại chi phí sản xuất kinh doanh, giá thành sản phẩm. Xác định chính xác kết quả sản xuất kinh doanh. - Theo dõi và dự báo tính biến động về giá cả thị trường, hàng tháng, quý Ban có trách nhiệm lập báo cáo gửi cấp trên. - Tập hợp số liệu, làm dự toán, quyết toán giá thành sản phẩm đóng mới, sửa chữa nội bộ và khách hàng ngoài. Nhiệm vụ: - Kế toán có trách nhiệm thu thập, xử lý thông tin số liệu kế toán, theo dõi nội dung công việc theo chuẩn mực và chế độ kế toán. - Kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi tài chính, các nghĩa vụ thu, nộp, thanh toán nợ, kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản, phát hiện và ngăn ngừa các hành vi, vi phạm pháp luật về tài chính, kế toán. - Phân tích thông tin số liệu kế toán, tham mưu đề xuất các giải pháp phục vụ Giám đốc quyết định kinh tế, tài chính của đơn vị. - Cung cấp thông tin, số liệu kế toán theo quy định của pháp luật. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên : Phạm Thị Quyên – Lớp QT1001P 29 - Xây dựng các biện pháp hạ giá thành sản phẩm. Yêu cầu của Ban Tài chính - Kế toán: - Phản ánh đầy đủ nghiệp cụ kinh tế, tài chính phát sinh vào chứng từ kế toán, sổ sách kế toán và báo cáo tài chính. - Phản ánh kịp thời, đúng thời gian quy định thông tin số liệu kế toán. - Phản ánh rõ ràng, dễ hiểu và chính xác thông tin, số liệu kế toán. - Phản ánh trung thực hiện trạng, bản chất sự việc, nội dung và giá trị của nghiệp vụ kinh tế tài chính. - Thông tin số liệu kế toán phải được phản ánh liên tục từ khi phát sinh đến khi kết thúc nghiệp vụ kinh tế, tài chính. - Thu thập xử lý thông tin, số liệu kế toán. Kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi tài chính, các nghĩa vụ thu nộp, thanh toán công nợ, kiểm tra việc sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản. - Phân tích thông tin, số liệu kế toán khi Trưởng ban, Giám đốc yêu cầu. Báo cáo số liệu kế toán theo quy định của pháp luật. * Ban Kỹ thuật – Điều độ Chức năng: - Ban Kỹ thuật – Điều độ tham mưu cho Giám đốc Xí nghiệp về công tác thực hiện kế hoạch tháng, quý, năm mà Công ty giao. - Tham mưu cho Giám đốc các biện pháp quản lý và cung cấp vật tư, giữ gìn máy móc trang thiết bị. - Đề xuất với Giám đốc các phương án sửa chữa, tiến độ sản xuất, công tác kỹ thuật, an toàn sản xuất, điều độ sản xuất. Nhiệm vụ: - Xây dựng kế hoạch mua sắm mới trang thiết bị, dụng cụ lao động, kế hoạch sửa chữa máy móc thiết bị hiện có của Xí nghiệp, phân bổ các khoản chi phí trong chi phí quản lý Công ty duyệt. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên : Phạm Thị Quyên – Lớp QT1001P 30 - Dự thảo các văn bản đối ngoại, hồ sơ cần thiết để ký hợp đồng kinh tế, đôn đốc thực hiện, thanh lý hợp đồng. - Xây dựng biện pháp quản lý vật tư, máy móc thiết bị. - Cung cấp phần vật tư Công ty giao phục vụ sản xuất trong, ngoài đảm bảo đầy đủ, kịp thời, đồng bộ. - Cập nhật số liệu thực hiện chế độ, báo cáo thông kê hàng tháng, quý năm kịp thời, chính xác, bóc tách kết cấu giá thành sản phẩm. - Lập phương án sửa chữa phải là kết hợp đồng thời cả vỏ, máy, điện, nguội, mộc, bảo dưỡng đề trình lên cấp trên. - Tính toán dự trù vật tư, vật liệu cho mỗi loại sản phẩm. - Kiểm tra các phương án sửa chữa, phiếu xác nhận công việc. - Xây dựng tiến độ thi công, các bước công nghệ. - Đảm bảo công tác kỹ thuật, an toàn lao động, tiến độ sản xuất. - Căn cứ vào tiến độ công nghệ của từng phương tiện, thực tế sản xuất, báo cáo Giám đốc xây dựng kế hoạch sản xuất cho ngày hôm sau. - Tập hợp những yêu cầu kỹ thuật, cân đối công việc theo tiến độ sản xuất xây dựng, nắm bắt chính xác, chắc chắn công việc hàng ngày và bám sát tiến độ. - Điều động trực tiếp các tổ sản xuất theo kế hoạch hàng ngày, đôn đốc các tổ sản xuất thi công đảm bảo chất lượng, tiến độ đã xây dựng. - Quản lý và cân đối chính xác việc cấp phát vật tư theo công việc thực tế đang thi công. - Quản lý hồ sơ máy móc thiết bị: công cụ, lên phương án khảo sát sửa chữa từng phương tiện. - Quản lý trạm biến thế và lưới điện hạ thế của Xí nghiệp. - Quản lý hồ sơ bảo hộ lao động, cấp phát Bảo hộ lao động, lập kế hoạch Bảo hộ lao động, làm báo cáo tổng kết hàng quý, năm công tác Bảo hộ lao động. - Hoàn thành công tác đăng kiểm theo đúng thời hạn quy định. - Tham gia các đề tài khoa học, đề xuất các biện pháp cải tiến kỹ thuật, nâng cao năng xuất lao động, tiết kiệm chi phí giảm giá thành. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên : Phạm Thị Quyên – Lớp QT1001P 31 1.4 Kết quả đạt đƣợc của Xí nghiệp trong một số năm qua Từ khi cổ phần hóa cho đến nay, Xí nghiệp đã luôn cố gắng tiến hành sản xuất kinh doanh có hiệu quả đảm bảo đời sống cho cán bộ công nhân viên và hoàn thành nghĩa vụ thuế đối với Nhà nước. Xí nghiệp đã thực hiện tốt quy chế dân chủ, cán bộ công nhân viên được tham gia bàn bạc, đóng góp về tay nghề và trí tuệ cho các cho công việc sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp. Từ đó tạo tư tưởng thoải mái và động lực kích thích phong trào thi đua lao động sản xuất trong cán bộ công nhân viên. Xí nghiệp luôn tích cực tìm kiếm thêm nhiều việc ngoài, từng bước nâng cao thu nhập cho người lao động. Đặc biệt, Xí nghiệp đã điều chỉnh các quy định trả lương có ưu tiên cho khối lao động trực tiếp làm ra sản phẩm, thực hiện phân phối công bằng theo năng suất lao động, đáp ứng kịp thời mong muốn của người lao động. Trong công tác điều hành sản xuất, cán bộ lãnh đạo luôn sâu sát, nắm chắc công việc, tiến độ của từng phương tiện để phân công các cán bộ kỹ thuật chịu trách nhiệm quản lý và giám sát, bố trí tổ đủ năng lực thi công. Bên cạnh đó kịp thời khen thưởng những tổ có nhiều cố gắng động viên phong trào thi đua lao động sản xuất, đồng thời có biện pháp xử lý với những tổ và cá nhân vi phạm. Xí nghiệp đã thực hiện tốt đầy đủ nghĩa vụ đối với Nhà nước cũng như đối với Công ty như thu nộp thuế, thu Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Quỹ hỗ trợ dự phòng mất việc làm, Quỹ thất nghiệp và đảm bảo đầy đủ quyền lợi cho người lao động. Việc chi trả lương và thanh toán các quyền lợi khác cho người lao động đúng quy chế, công khai bảng lương hàng tháng cho từng lao động theo tổ sản xuất, tạo được lòng tin trong cán bộ công nhân viên. Ngoài việc sản xuất kinh doanh có hiệu quả, bảo toàn và phát triển vốn, Xí nghiệp còn tham gia đóng góp không nhỏ vào việc nâng cao năng lực cũng như chất lượng sửa chữa như: hoán cải nâng cấp phương tiện Vận tải có trọng tải lớn hơn 1000 tấn, thực hiện các bước công nghệ và quy trình kỹ thuật được chặt chẽ hơn. Vì vậy đã Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên : Phạm Thị Quyên – Lớp QT1001P 32 được Công ty đánh giá cao về chất lượng kỹ thuật cũng như mỹ thuật, được khách hàng rất tin tưởng và tín nhiệm, đưa phương tiện vào sửa chữa và đặt hàng đóng mới tại Xí nghiệp. Mặc dù bị ảnh hưởng của những biến động kinh tế ở trong nước và ngoài nước nhưng Xí nghiệp đã cố gắng khắc phục, vượt qua mọi khó khăn thử thách. Dưới đây là một vài số liệu phản ánh kết quả đạt được của Xí nghiệp, cụ thể là: Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên : Phạm Thị Quyên – Lớp QT1001P 33 Bảng 1 : BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH Đơn vị tính: đồng CHỈ TIÊU NĂM 2008 NĂM 2009 Chênh lệch 2008/2009 Tỷ lệ (%) 1. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 35.797.315.827 37.673.095.170 1.875.779.343 5.24 2. Các khoản giảm trừ doanh thu 0 0 0 0 3. Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ ( 10 = 01–02 ) 35.797.315.827 37.673.095.170 1.875.779.343 5.24 4. Giá vốn bán hàng 33.873.403.135 35.956.617.420 2.083.214.285 6.15 5. Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ ( 20 = 10-11 ) 1.923.912.692 1.716.477.747 -207.434.945 -10.78 6. Doanh thu hoạt động tài chính 3.800.318 4.130.382 330.064 8.6852 7. Chi phí tài chính 0 0 0 0 8. Chi phí bán hàng 0 0 0 0 9.Chi phí quản lý doanh nghiệp 1.514.910.384 1.649.892.461 134.982.077 8.9102 10. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh ( 30= 20 + ( 21-22 ) - ( 24+25 ) ) 412.802.626 62.454.904 -350.347.722 -84.87 11. Thu nhập khác 0 0 0 0 12. Chi phí khác 185.000 200.000 15.000 8.1081 13. Lợi nhuận khác ( 40 = 31-32 ) -185.0._.của toàn Công ty. - Dựa vào tình trạng của tài sản để đưa ra biện pháp quản lý phù hợp. - Công tác kiểm kê tài sản luôn được đối chiếu giữa thực tế và sổ sách để kịp thời phát hiện sai sót và có biện pháp xử lý. - Đối với những tài sản đã hư hỏng hoặc không đảm bảo giá trị sử dụng theo yêu cầu sẽ tiến hành đề xuất với lãnh đạo về việc thanh lý tài sản. 3.6.2 Quản lý vật tư, hàng hoá - Trong những năm qua Xí nghiệp đã thực hiện tốt quy chế về xuất nhập vật tư từ khâu mua bán, nhập xuất kho đều đúng quy trình. - Khi tổ sản xuất thi công đều tổ chức nghiệm thu, kiểm tra lại số liệu vật tư đã cấp với khối lượng thi công thực tế về chất lượng và số lượng vào sản phẩm. 3.6.3 Quản lý việc cấp phát văn phòng phẩm Chi phí văn phòng phẩm được khoán hàng quý cho các phòng ban trong công ty được quy định như sau: - Các phòng Tài chính – Kế toán, Kỹ thuật, Kế hoạch, Quản lý phương tiện: 20.000đồng/người-tháng - Các phòng nghiệp vụ gồm Phòng Vận tải ( trừ khối trạm điều độ ), Tổ chức cán bộ lao động và văn phòng công ty được chi: 25.000 đồng/người-tháng + Tổ bảo vệ coi xe: 15.000 đồng/người-tháng Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên : Phạm Thị Quyên – Lớp QT1001P 68 + Nhà bếp, nhà vệ sinh: 300.000 đồng/tháng + Chi hút bụi, rửa xe ôtô 50.000 đồng/người-tháng - Chè nước tiếp khách tại các phòng ban làm việ của lãnh đạo Công ty: 600.000 đồng/tháng 3.6.4 Chế độ sử dụng điện thoại và thanh toán cước phí Thực hiện chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ về thực hành tiết kiệm, chống lãng phí trong công tác quản lý phục vụ sản xuất kinh doanh, công ty có quy định sử dụng điện thoại bàn, điện thoại di động cho các đơn vị phòng ban và cá nhân được trang bị nhằm đáp ứng yêu cầu phục vụ sản xuất kinh doanh, không phục vụ cho nhu cầu sinh hoạt cá nhân và việc riêng, sử dụng tiết kiệm tránh lãng phí. Thủ tục thanh toán: hàng tháng văn phòng công ty sẽ tập hợp số liệu của các đơn vị và cá nhân để thanh toán theo tiêu chuẩn. Các máy điện thoại công ty đăng ký thì thanh toán theo hoá đơn của Bưu điện, đơn vị nếu sử dụng gọi vượt quá tiêu chuẩn thì phải nộp bù vào; điện thoại di động cá nhân thì lĩnh theo tiêu chuẩn nhưng hàng tháng tập hợp hoá đơn về Văn phòng công ty để thanh toán. 3.6.5 Chuẩn bị cho lãnh đạo đi công tác - Ban Nhân chính – Kế hoạch là bộ phận có nhiệm vụ lập kế hoạch và chuẩn bị các phương tiện cần thiết để chuyến đi công tác của lãnh đạo đạt hiệu quả cao. - Khi lập kế hoạch cho chuyến công tác của lãnh đạo Ban Nhân chính – Kế hoạch thường đưa các nội dung sau vào bản kế hoạch: + Mục đích chuyến đi + Nội dung chuyến đi + Thành phần của chuyến đi + Thời gian đi, địa điểm đến, phương tiện đi lại, những giấy tờ, tài liệu cần chuẩn bị, dự trù kinh phí chuyến đi... - Ban Nhân chính – Kế hoạch liên hệ trước với nơi lãnh đạo đến công tác về nơi ăn, ở, các phương tiện đi lại được sử dụng trong quá trình đi công tác. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên : Phạm Thị Quyên – Lớp QT1001P 69 - Văn phòng thông báo với lái xe để chuẩn bị xe cho chuyến công tác, luôn đảm bảo về độ an toàn của xe trong mỗi chuyến đi của lãnh đạo. - Trước khi đi công tác Giám đốc cần họp để bàn giao công việc cho Phó Giám đốc, biên bản cuộc họp được lưu tại Ban Nhân chính – Kế hoạch. - Ban Nhân chính – Kế hoạch có trách nhiệm ghi chép lại công việc trong những ngày Giám đốc đi công tác để báo cáo lại để Giám đốc nắm rõ tình hình. - Sau khi Giám đốc đi công tác về toàn bộ các biên lai, giấy tờ liên quan đến chi phí chuyến công tác của lãnh đạo được tập hợp lại để tiến hành thủ tục thanh toán. 3.6.6 Công tác tiếp khách - Ngoài các công tác trên, tiếp khách một phần trong các hoạt động của công tác hậu cần tại Ban Nhân chính – Kế hoạch. Việc đón tiếp khách ở đây không chỉ là đón khách và tổ chức các buổi hẹn mà còn phải trực tiếp giải quyết những yêu cầu của một số lượng khách đến gặp Giám đốc. Trong trường hợp lãnh đạo vắng mặt văn phòng đã chủ động xin lỗi khách và hẹn gặp vào lần sau đảm bảo giữ uy tín cho lãnh đạo và Xí nghiệp. - Văn phòng đảm bảo những nhu cầu cần thiết cho việc tiếp khách khi có khách đến làm việc với Giám đốc. Ngoài ra văn phòng cũng chịu trách nhiệm đặt tiệc tại nhà hàng để tiếp đón với những khách quan trọng hoặc từ xa đến. - Công tác tiếp khách tại Ban Nhân chính - Kế hoạch : + Tổ chức, thoả thuận, đón nhận, sắp xếp khách. + Chuẩn bị những điều kiện cần thiết cho yêu cầu tiếp khách như: sắp xếp bàn tiếp khách, chuẩn bị tài liệu phục vụ cho quá trình bàn bạc, trao đổi công việc. Ngoài những công việc đã nêu ở trên, công tác hậu cần ở Xí nghiệp còn đảm bảo điều kiện làm việc như: - Bố trí đầy đủ các phòng phục vụ cho công tác quản lý và điều hành của Ban lãnh đạo cũng như phòng ban chuyên môn. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên : Phạm Thị Quyên – Lớp QT1001P 70 - Khu sản xuất được bố trí cách xa khu văn phòng việc tạo không gian yên tĩnh đảm bảo việc hoàn thành công việc được giao. - Cung cấp đủ thiết bị bảo hộ lao động cho công nhân đảm bảo an toàn, giúp cho công nhân yên tâm sản xuất. Đánh giá về công tác hậu cần tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 thời gian qua: - Thời gian qua công tác hậu cần tại Xí nhgiệp đã được thực hiện khá tốt. - Luôn đảm bảo đầy đủ trang thiết bị, máy móc phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh. - Sắp xếp lịch đón khách, tiếp khách hợp lý, khoa học, không để tình trnạg lịch tiếp khách của lãnh đạo bị trùng lặp, chồng chéo. - Làm tốt công tác bảo trì, bảo dưỡng định kỳ máy móc thiết bị phục vụ sản xuất đảm bảo quá trình sản xuất được thông suốt, liên tục. - Mặc dù đi lên từ một doanh nghiệp Nhà nước nhưng Xí nghiệp luôn thực hiện tốt chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ về thực hành tiết kiệm, chống lãng phí trong công tác quản lý phục vụ sản xuất kinh doanh, việc khoán các chi phí như: điện thoại, văn phòng phẩm... đã tỏ ra có hiệu quả. - Công tác quản lý tài sản, vật tư, hàng hoá trong Xí nghiệp được quan tâm. - Văn phòng đảm bảo chuyến công tác của lãnh đạo được chu đáo an toàn. Bên cạnh đó cũng tồn tại những hạn chế: - Nhân viên văn phòng vẫn tranh thủ làm việc riêng trong giờ làm việc, chưa có ý thức cao trong việc nâng cao tay nghề, trình độ chuyên môn. - Còn khá thụ động trong việc đổi mới công tác văn phòng, việc cập nhật thông tin mới tỏ ra chậm chạp. - Tồn tại một số thiếu sót trong việc sử dụng và bảo quản thiết bị máy móc. Nguyên nhân: - Trang thiết bị văn phòng mới chỉ dừng ở mức đảm bảo hoàn thành công việc, để nâng cao hơn nữa hiệu quả công tác văn phòng cần cập nhật thêm các thiết bị văn phòng hiện đại. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên : Phạm Thị Quyên – Lớp QT1001P 71 - Độ tuổi trung bình của khối văn phòng khá cao nên họ thường ngại khi tiếp thu những cái mới, cũng như trau dồi thêm kiến thức ngoại ngữ, tin học. - Ý thức trách nhiệm của cán bộ công nhân trong việc bảo quản, sử dụng máy móc, vật tư chưa được cao. 3.6 Công tác tham mƣu Hiện công tác tham mưu của Ban Nhân chính - Kế hoạch tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 còn khá yếu, chưa thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ của công tác này còn nhiều hạn chế trong công tác tham mưu như: - Công tác tham mưu mới chỉ dừng ở việc lập các chương trình công tác cho phòng ban đơn vị theo chức năng, nhiệm vụ, chiến lược chung của Xí nghiệp. - Công tác tham mưu vẫn phải dựa trên ý kiến của các phòng ban chuyên môn trong Xí nghiệp. Nguyên nhân của hạn chế trên do nhân viên trong Ban Nhân chính - Kế hoạch chưa có kiến thức chuyên sâu về ngành đóng tàu nên chưa có khả năng phân tích thông tin, tài liệu để tham mưu cho lãnh đạo. 3.7 Công tác phục vụ Đây là một trong những hoạt động thường xuyên của văn phòng, mặc dù nó không ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động quản trị nhưng lại có vai trò quan trọng và cần thiết đến hoạt động quản lý của Xí nghiệp. * Công tác bảo vệ: Tổ bảo vệ có 3 người, được chia thành 3 ca và luân phiên thay đổi đảm bảo sức khoẻ cho nhân viên bảo vệ làm tốt công tác an ninh, trật tự cho Xí nghiệp. Công tác bảo vệ ở bất kỳ cơ quan, xí nghiệp nào cũng luôn được coi trọng nhưng với đặc thù của Xí nghiệp là sửa chữa và đóng mới phương tiện vận tải thuỷ, có vị trí ở ven Quốc lộ và đường thủy rất thuận lợi cho Xí nghiệp nhưng tình hình trật tự trị an khá phức tạp. Xác định và nắm vững đặc điểm như vậy Xí nghiệp đã chủ động ký hợp đồng thuê bảo vệ chuyên nghiệp, liên kết với Công an phường, Công an đường thuỷ làm tốt công tác bảo vệ trật tự trị an. Khi nhân viên bảo vệ có việc đột xuất hoặc có vấn đề về sức khoẻ đã báo lại cho tổ bảo vệ để bố trí kịp thời vào ca trực đó đảm bảo an ninh, hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp được thông suốt. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên : Phạm Thị Quyên – Lớp QT1001P 72 * Công tác phục vụ: nước uống, chè, thuốc cho cán bộ nhân viên và vấn đề vệ sinh trong Xí nghiệp được kiểm tra đảm bảo môi trường làm việc lành mạnh, diện mạo khang trang giúp nhân viên yên tâm trong công tác. * Công tác y tế: cũng được Ban Nhân chính - Kế hoạch kiểm tra thường xuyên, đảm bảo luôn có nhân viên y tế trong giờ làm việc để chăm sóc sức khoẻ cho cán bộ công nhân viên trong Xí nghiệp. Ngoài ra Xí nghiệp luôn tổ chức khám sức khoẻ định kỳ và cấp sổ bảo hiểm đảm bảo quyền lợi của cán bộ công nhân viên. * Công tác lái xe: nhân viên lái xe có mặt ở cơ quan trong giờ làm việc để phục vụ nhu cầu đi lại thường xuyên cũng như đột xuất của lãnh đạo, luôn giữ xe sạch sẽ, đảm bảo an toàn bằng cách cho xe đi bảo dưỡng định kỳ. Nhận xét công tác phục vụ thời gian qua: - Tổ bảo vệ thực hiện tốt nhiệm vụ của mình, hạn chế đến mức thấp nhất các tổn thất về tài sản và vật tư của Xí nghiệp. Tuyệt đối không có hiện tượng gây mất trật tự an ninh trên đại bàn Xí nghiệp, đây là những nỗ lực đáng được ghi nhận của tổ bảo vệ. - Khu văn phòng luôn được vệ sinh sạch sẽ, vườn hoa cây cảnh được chăm sóc đảm bảo không gian xanh, sạch, đẹp tại Xí nghiệp - Về công tác y tế: việc cấp phát sổ bảo hiểm, khám sức khoẻ định kỳ cho cán bộ công nhân viên về cơ bản đã đảm bảo yêu cầu. - Công tác lái xe: Ngoài việc đạt được kết quả trên công tác phục vụ vẫn tồn tại những hạn chế: - Các phương tiện và đồ dùng cho việc vệ sinh các phòng ban chưa được sử dụng tiết kiệm dẫn đến tình trạng lãng phí. Vẫn còn hiện tượng công việc bị đẩy sang ngày hôm sau do nhân viên tạp vụ nghỉ phép không báo trước. - Nhân viên bảo vệ được sắp xếp 1 người 1 ca là quá ít so với địa bàn hoạt động của Xí nghiệp. - Công tác bàn giao chưa được thực hiện một cách nghiêm túc, khi kết thúc ca trực thường chưa ký nhận ngay vào sổ giao ca. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên : Phạm Thị Quyên – Lớp QT1001P 73 Nguyên nhân của những hạn chế trên: - Ban Nhân chính – Kế hoạch không quản lý chặt việc ghi chép sổ giao ca của tổ bảo vệ. - Nhân viên tạp vụ chưa ý thức vai trò của mình trong việc sử dụng tiết kiệm, hợp lý các dụng cụ, phương tiện được giao. Tiền lương của nhân viên tạp vụ khá thấp, các chế độ khen thưởng, đãi ngộ không có nên họ thường không tích cực trong công việc, chỉ hoàn thành những công việc được giao. Trên đây là toàn bộ các hoạt động của công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81. Nhìn chung Ban Nhân chính - Kế hoạch đã làm tốt chức năng, nhiệm vụ của mình. Bên cạnh đó kết quả kinh doanh của Xí nghiệp những năm qua đã phần nào cho thấy sự nỗ lực của đội ngũ cán bộ công nhân viên trong việc hoàn thành nhiệm vụ Công ty giao, cũng như khẳng định vị trí của mình với các thành viên còn lại trong Công ty. Tuy nhiên các hoạt động của công tác văn phòng tại Xí nghiệp vẫn còn tồn tại những hạn chế mà theo em cần được khắc phục nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng để phù hợp với xu hướng phát triển hiện nay. Chính vì lý do này em xin đưa ra một số kiến nghị ở chương III với mục đích nâng cao hiệu quả của công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên : Phạm Thị Quyên – Lớp QT1001P 74 CHƢƠNG 3 MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÕNG TẠI XÍ NGHIỆP SỬA CHỮA TÀU 81 Nội dung chương II em đã nêu lên những mặt được và chưa được, hạn chế và thiếu sót cũng như nguyên nhân của các hạn chế đó trong thời gian thực tập tại Ban Nhân chính - Kế hoạch thuộc Xí nghiệp sửa chữa tàu 81. Hy vọng rằng chương III những kiến nghị, giải pháp mà em nêu ra nhằm hn thiện công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 sẽ giúp ích cho đơn vị thực tập để nhanh chóng đạt hiệu quả cao trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp. 3.1 Giải pháp về nhân sự Với số lượng nhân viên như hiện nay các công việc được sắp xếp trong Ban Nhân chính - Kế hoạch là khá hợp lý, chỉ có một vài bộ phận cần xem xét lại về số lượng như: tổ bảo vệ, nhân viên văn thư lưu trữ. - Về nhân viên y tế, với số lượng 1 nhân viên đã có thể đáp ứng công việc hiện nay vì Xí nghiệp luôn nâng cao ý thức của công nhân viên về đảm bảo an toàn lao động, nêu cao khẩu hiệu “ An toàn để sản xuất, sản xuất phải an toàn” lấy đó làm phương châm cho các hoạt động sản xuất kinh doanh của mình, do đó vị trí này là hợp lý không cần thay đổi. - Tổ bảo vệ cần tăng thêm số lượng để đảm bảo thực hiện đúng nhiệm vụ của mình là giữ gìn an ninh trật tự của toàn Xí nghiệp 24/24h. Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 có một lợi thế về vị trí ( ven Quốc lộ và đường thủy ) nhưng tình hình trị an lại khá phức tạp, với lực lượng mỏng như vậy lại phải đảm bảo an ninh cho khu vực làm việc thuộc khối văn phòng cũng như an toàn cho khu vực sản xuất tránh gây thất thoát vật tư, hàng hóa sẽ gây áp lực, ảnh hưởng đến sức khoẻ cho nhân viên bảo vệ. - Nhân viên văn thư của Ban Nhân chính - Kế hoạch ở độ tuổi sắp nghỉ hưu, với công việc này nhân viên càng có số năm công tác lâu lại càng có kinh nghiệm nhưng trên thực tế họ thường thiếu tính sáng tạo bởi họ quen sử dụng các phương Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên : Phạm Thị Quyên – Lớp QT1001P 75 pháp thủ công trong văn thư lưu trữ ảnh hưởng không nhỏ đến việc hoàn thành công việc được giao khi hiện nay khoa học công nghệ được ứng dụng ngày càng nhiều vào công tác văn phòng. Thường với cơ quan nhỏ thì nhân viên văn thư lưu trữ sẽ do 1 nhân viên đảm nhiệm, nhưng tại Ban Nhân chính - Kế hoạch nhân viên văn thư lại nằm trong độ tuổi sắp nghỉ hưu nên thời gian tới sẽ cần tuyển nhân viên mới thay thế vị trí này. Nếu cơ quan đợi đến khi nhân viên văn thư nghỉ hưu rồi mới tiến hành tuyển thêm nhân viên mới sẽ làm cho công việc bị gián đoạn bởi mất thời gian đào tạo lại và làm quen với công việc. Vì vậy Ban Nhân chính - Kế hoạch nên tuyển thêm nhân viên mới khi nhân viên văn thư lưu trữ hiện tại còn đang làm việc để họ có điều kiện chỉ bảo cũng như chuyển giao công việc cho nhân viên mới, giúp nhân viên mới thiết lập các mối quan hệ cần thiết cho công việc. Ngoài ra việc tuyển dụng nhân viên mới có lợi thế hơn bởi những người trẻ tuổi lại mới được nhận vào làm việc có nhiệt huyết cao, tuổi trẻ thường có sức sáng tạo và luôn sẵn sàng tiếp thu những thành tựu khoa học, tiến bộ kỹ thuật một cách nhanh chóng phục vụ tốt hơn cho công việc. 3.2 Nâng cao trình độ cán bộ nhân viên trong Ban Nhân chính - Kế hoạch Xem qua bảng cơ cấu nhân sự ta thấy tuổi đời trung bình của nhân viên trong Ban Nhân chính – Kế hoạch khá cao, họ có nhiều năm kinh nghiệm nhưng không phải vì lý do này mà họ có thể đáp ứng một cách nhanh nhạy những thay đổi, yêu cầu trong công việc. Khi trình độ khoa học phát triển một cách nhanh chóng như hiện nay nếu họ không được đào tạo lại sẽ không đủ kiến thức để vận hành những máy móc thiết bị hiện đại. Việc thu thập, xử lý thông tin là bước hết sức quan trọng nếu như nhân viên trong Ban Nhân chính – Kế hoạch không có trình độ chuyên môn, kỹ năng soạn thảo văn bản, đặc biệt là khả năng phân tích tình huống, khả năng dự báo, giải quyết vấn đề thực tế sẽ ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả công tác văn phòng. Bởi vậy để đáp ứng được yêu cầu trên cần chú ý những vấn đề sau: Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên : Phạm Thị Quyên – Lớp QT1001P 76 - Nâng cao trình độ kỹ năng soạn thảo văn bản cho nhân viên văn thư, lưu trữ: + Đây là bộ phận phải tiếp xúc với lượng thông tin nhiều nhất trong Xí nghiệp, là đầu mối thu thập và trung chuyển mọi thông tin chủ yếu dưới dạng văn bản. Các thông tin từ phía khách hàng, các tổ chức chính quyền, cơ quan cấp trên, ngang cấp, cấp dưới.... đều qua bộ phận văn thư tập hợp và phân phối thông tin đến các phòng ban liên quan. Qua đây ta có thể thấy tầm quan trọng của bộ phận văn thư trong việc đảm bảo luồng thông tin được gửi đi nhanh chóng, đúng địa chỉ. + Trên thực tế nhân viên văn thư lưu trữ có khả năng soạn thảo văn bản, nhưng văn bản đó có đảm bảo tính khoa học, chính xác, đủ về nội dung, đẹp về hình thức hay không lại đòi hỏi nhân viên văn thư nắm được yêu cầu, nguyên tắc của quy trình soạn thảo văn bản. Nhân viên văn thư phải luôn cập nhật thông tin mới, đường lối chủ trương của Đảng và Nhà nước, luôn luôn tự rèn luyện nâng cao trình độ biên tập, văn phong trong sáng, ngắn gọn nhưng rõ ràng, nhất là về nội dung, tư tưởng nhằm đảm bảo công tác văn thư lưu trữ đáp ứng được nhiệm vụ được giao. Để làm được việc này Xí nghiệp nên tạo điều kiện cho nhân viên văn thư học các lớp đào tạo ngắn hạn hàng năm để nâng cao kiến thức và trình độ chuyên môn. - Nâng cao khả năng sử dụng các máy móc thiết bị hiện đại, tiên tiến: + Thời đại ngày nay, khi khoa học công nghệ phát triển, xu hướng chung của mọi cơ quan, tổ chức là nhanh chóng hiện đại hoá công tác văn phòng. Đặc biệt ở các tổ chức kinh doanh, để đảm bảo trụ vững trong môi trường cạnh tranh, các doanh nghiệp đã nhanh chóng đầu tư các trang thiết bị hiện đại. Văn phòng phải luôn có ý thức đi trước một bước so với các phòng ban khác trong nhiệm vụ đổi mới. Văn phòng càng sớm hiện đại hoá, càng phục vụ tốt sự lãnh đạo của cơ quan, tổ chức. Hiện đại hoá văn phòng cũng không quá khó, song việc đào tạo nhân sự thích ứng với trang thiết bị hiện đại, với phong cách làm việc mới lại là vấn đề cần bàn. Việc hiện đại hoá trang thiết bị phải được tiến hành đồng thời với hiện đại hoá chính tri thức con người làm việc trên những trang thiết bị đó và việc trang bị tri thức cần được tiến Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên : Phạm Thị Quyên – Lớp QT1001P 77 hành trước một bước. Bên cạnh đó nên “trẻ hoá” nhân viên khối văn phòng để việc ứng dụng thiết bị văn phòng hiện đại không gặp phải khó khăn. + Công nghệ thông tin với thành tựu của công nghệ tin học, máy tính và công nghệ truyền thông đã làm cho các hoạt động của công tác văn phòng thay đổi về căn bản. Văn phòng hiện đại là văn phòng gắn liền với việc sử dụng các phương tiện kỹ thuật tiên tiến của công nghệ thông tin. Hiện nay, nhờ có máy vi tính và qua việc nối mạng để xử lý luồng thông tin đầu vào trong mạng nội bộ (LAN) và nối mạng diện rộng bên ngoài (WAN) để xử lý luồng thông tin đầu ra. Tất cả các công văn giấy tờ, thông tin hầu hết được xử lý và truyền trên mạng với hệ thống máy tính. Do đó không cần sao chép, nhân, in công văn và chuyển giao văn bản theo kiểu thủ công như trước nữa. Để đồng bộ hệ thống trang thiết bị phục vụ cho một văn phòng hiện đại như vậy cần thời gian, do đó ngay từ bây giờ Ban Nhân chính – Kế hoạch nên đưa ra bản kế hoạch chi tiết việc mua sắm các trang thiết bị này trình lên lãnh đạo xem xét. - Nâng cao ý thức của CBCNV trong việc thực hiện chính sách tiết kiệm + Bộ phận văn phòng phải luôn đôn đốc, nhắc nhở CBCNV thực hiện triệt để việc sử dụng tiết kiệm điện, nước trong văn phòng làm việc, sinh hoạt và sản xuất. Đối với các phòng ban phải đặc biệt chú ý khi không có người trong văn phòng làm việc phải ngắt các thiết bị điện: quạt, máy vi tính, điều hoà, đèn….tránh gây lãng phí. + Muốn nhân viên thực hiện nghiêm chỉnh việc tiết kiệm thì trước hết đội ngũ cán bộ, lãnh đạo phải là đầu tầu gương mẫu có như vậy mới nâng cao ý thức của cán bộ công nhân viên trong toàn Xí nghiệp. 3.3 Giải pháp về công tác thông tin Hiện nay khi khoa học ngày càng phát triển, công nghệ thông tin truyền thông phát triển như vũ bão, nhân viên văn phòng cần phải am hiểu về khoa học kỹ thuật để có thể ứng dụng những tiến bộ khoa học kỹ thuật vào công việc của mình. Thông tin có vai trò to lớn trong quá trình hình thành và phát triển của bất cứ một cơ quan, tổ chức nào, đó là một nguồn lực quý báu quyết định đến dự thành công hay thất bại của tổ chức đó. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên : Phạm Thị Quyên – Lớp QT1001P 78 - Thông tin được coi là hệ thống huyết mạch cảu tổ chức, nếu thông tin khong được cung cấp đầy đủ, kịp thời thì lãnh đạo sẽ không có cơ sở để ra các quyết định. Do đó bộ phận văn phòng phải đảm bảo thông tin đến với Giám đốc là nhanh và chính xác nhất. - Để Xí nghiệp hoạt động hiệu quả thì không thể tách rời hoạt động của các phòng ban, đơn vị. Xí nghiệp cần tạo ra sự phối hợp đồng bộ, chặt chẽ trong quá trình thực thi nhiệm vụ đảm bảo hoạt động của Xí nghiệp được liên hoàn và hiệu quả. - Ban Nhân chính - Kế hoạch cần thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác nhau, sau đó tập hợp thành hệ thống theo từng lĩnh vực tránh chồng chéo, trùng lặp đảm bảo độ chính xác của thông tin. - Cần ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác thông tin bằng cách triển khai mạng nội bộ để việc chuyển tải thông tin giữa lãnh đạo với các phòng ban, và giữa các phòng ban chuyên môn với nhau. 3.4 Công tác phục vụ - Tổ bảo vệ ngoài nhiệm vụ giữ vững an ninh trật tự cho toàn cơ quan còn có trách nhiệm tiếp khách trong khoảng thời gian khách chờ đợi khi đến cơ quan liên hệ công tác. Do đó cần trang bị thêm bàn tiếp khách, tivi, bình lọc nước để tổ bảo vệ có thể tiếp khách trong thời gian chờ liên hệ lên phòng ban, đơn vị liên quan. Ban lãnh đạo cũng nên đưa ra chuẩn mực trong giao tiếp đối với nhân viên bảo vệ bởi khi khách đến cơ quan, nơi đầu tiên họ phải đi qua đó là phòng bảo vệ, nếu nhân viên bảo vệ có thái độ vui vẻ, nhiệt tình chỉ dẫn sẽ tạo được thiện cảm ban đầu đối với khách đến liên hệ công tác. Việc này sẽ khiến cho nhân viên cảm thấy mình được ban lãnh đạo quan tâm khi đó họ sẽ nhiệt tình, hăng say với công việc. Để nâng cao hiệu quả của công tác bảo vệ, ngoài việc tăng thêm số lượng nhân viên bảo vệ (đề cập trong phần giải pháp về nhân sự), ngoài ra Xí nghiệp cần lắp thêm hệ thống camera ở khu vực văn phòng, nhà xe, phân xưởng sản xuất để công tác bảo vệ được thuận tiện hơn. - Đối với nhân viên tạp vụ, Ban Nhân chính – Kế hoạch cần quan tâm, có những chính sách về lương bổng, đãi ngộ hợp lý để họ hăng say nhiệt tình với công Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên : Phạm Thị Quyên – Lớp QT1001P 79 việc, ngoài ra cũng cần phải tuyên truyền cho họ thấy rõ vai trò của mình trong sự phát triển của Xí nghiệp, trong việc tiết kiệm các vật tư, dụng cụ được giao làm giảm chi phí cho công tác văn phòng. 3.5 Công tác tham mƣu Như phần thực trạng đã nêu ở trên, công tác tham mưu của Ban Nhân chính – Kế hoạch tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 còn khá yếu, mới chỉ dừng ở việc lập các chương trình công tác cho phòng ban đơn vị theo chức năng, nhiệm vụ, chiến lược chung của Xí nghiệp chưa làm tốt công tác tham mưu tổng hợp. Các ý kiến tham mưu của phòng ban có tính chuyên môn sâu nhưng nếu mỗi một phòng ban có ý kiến riêng và không được bộ phận văn phòng tập hợp thành hệ thống trước khi trình lên lãnh đạo sẽ gây khó khăn trong việc hình thành các quyết định của Giám đốc. Để làm tốt công tác này nhân viên trong Ban Nhân chính – Kế hoạch cần nâng cao khả năng phân tích, dự báo để có thể tổng hợp các ý kiến của phòng ban chuyên môn thành hệ thống rồi trình lên lãnh đạo hoặc từ việc tổng hợp các ý kiến đó đưa ra những phương án giúp lãnh đạo trong công tác quản lý điều hành. 3.6 Công tác văn thƣ lƣu trữ Hiện nay công tác văn thư lưu trữ ở Ban Nhân chính – Kế hoạch vẫn được thực hiện một cách thủ công, chưa khoa học từ việc quản lý văn bản đến, đi đến tìm kiếm các tài liệu, hồ sơ. Công tác bồi dưỡng cho nhân viên văn thư lưu trữ nâng cao trình độ chuyên môn, ngoại ngữ, và việc ứng dụng công nghệ thông tin cũng cần được quan tâm hơn nữa. - Để công tác văn thư lưu trữ được hoàn thiện hơn thì văn phòng cần tạo điều kiện cho nhân viên văn thư tham gia các lớp học bồi dưỡng nghiệp vụ văn phòng hàng năm để cập nhật những thay đổi mới nhất của công tác văn thư lưu trữ nhằm phục vụ tốt hơn cho công việc của mình. Nhân viên văn thư khi được cử đi học cần phải tìm tòi, học hỏi, tích luỹ kinh nghiệm khi đó việc tham gia các khoá học bồi dưỡng nghiệp vụ mới phát huy hết hiệu quả. - Công tác văn thư ở Ban Nhân chính – Kế hoạch còn tồn tại yếu điểm, về thể thức văn bản nhìn chung đúng theo quy định, tuy nhiên vẫn còn một số văn bản khi Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên : Phạm Thị Quyên – Lớp QT1001P 80 ban hành chưa chú ý đến thể thức, còn sai sót. Để hạn chế tình trạng này nhân viên văn thư nên soạn thảo sẵn các mẫu văn bản có tính chuẩn mực theo quy định lưu trong máy tính khi cần sẽ lấy ra điền thêm các thông tin cần thiết, sau khi hoàn thành cần kiểm tra lại toàn bộ văn bản cả về nội dung và hình thức hạn chế đến mức tối đa những sai sót. - Các văn bản đến, đi được thực hiện một cách thủ công tốn nhiều thời gian, nhất là là khi muốn tra cứu thông tin cần thiết nếu nhân viên văn thư vắng mặt sẽ rất khó bởi các tài liệu được sắp xếp chưa khoa học. Để hạn chế tình trạng này nhân viên văn thư nên áp dụng cách sắp xếp và tìm kiếm tài liệu như trong thư viện tức là mỗi loại tài liệu được gán một mã số dán ở gáy sách rồi đưa vào hệ thống máy tính để quản lý. Sau đó thành lập danh mục tài liệu, khi có nhu cầu tra cứu chỉ cần tìm ở danh mục tài liệu rồi truy xuất trên máy tính tìm ra vị trí của tài liệu cần nghiên cứu, như vậy sẽ tiết kiệm thời gian và công sức cho nhân viên văn thư. 3.7 Giải pháp về công tác tổ chức hội nghị - Cần đào tạo nhân viên giao tiếp ngoại ngữ thành thạo (tập trung vào ngôn ngữ của đối tác) để có thể tổ chức tiếp đón được tốt hơn. - Ban lãnh đạo nên quan tâm đến việc đầu tư, mua sắm trang thiết bị: máy chiếu, hệ thống đèn điện, máy điều hoà.... để các hội nghị diễn ra tốt đẹp. - Nâng cao hơn nữa ý thức của cán bộ công nhân viên trong việc tham dự các cuộc họp, hội nghị. Cần cho họ hiểu được tham gia cuộc họp họ sẽ nắm bắt tình hình phát triển của Xí nghiệp, những kết quả đạt được trong thời gian qua, đồng thời cũng là nơi họ đề đạt nguyện vọng của mình tới lãnh đạo, rút ngắn khoảng cách để lãnh đạo và nhân viên hiểu nhau hơn khi đó các chính sách đưa ra sẽ được mọi người ủng hộ. 3.8 Xây dựng môi trƣờng làm việc và các chế độ đãi ngộ Môi trường làm việc là một yếu tố quyết định không nhỏ đến việc hiệu quả và năng suất lao động của nhân viên. Đầu tư cho nhân viên có tiềm năng đi học nhiều khoá học, tham gia vào nhiều những chuyên đề quan trọng để nâng cao trình độ. Bên cạnh đó cho họ được hưởng nhiều chế độ, sự đãi ngộ khá ưu ái để phát triển. Khi đánh giá quá trình làm việc nếu xét thấy nhân viên có đóng góp cho Xí nghiệp cần khen Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên : Phạm Thị Quyên – Lớp QT1001P 81 thưởng ngay tạo động lực để họ phấn đấu hơn nữa trong công việc, cũng cần có biện pháp xử lý có tính răn đe đối với những cá nhân, đơn vị vi phạm, tránh tình trạng tái phạm sau này. Một môi trường làm việc tốt, với Ban lãnh đạo tài tình sẽ ra những động lực, truyền nhiệt huyết, kinh nghiệm, niềm đam mê cho nhân viên. Tạo dựng một môi trường làm việc thân thiện và chuyên nghiệp, luôn có sự thông cảm, lắng nghe giữa lãnh đạo và nhân viên, giữa đồng nghiệp với đồng nghiệp, cho mọi thành viên cảm nhận được. Đó là những tiêu chí mà không chỉ Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 muốn vươn tới, mà đó là đích đến của tất cả các công ty trong nền kinh tế nói chung. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên : Phạm Thị Quyên – Lớp QT1001P 82 KẾT LUẬN Lý luận và thực tiễn đã chứng minh vai trò quan trong của công tác văn phòng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Nhận thức rõ được vai trò quan trọng của công tác văn phòng nên Ban lãnh đạo luôn đảm bảo cho công tác văn phòng được thông suốt, liên tục để quá trình sản xuất kinh doanh không bị gián đoạn. Trong điều kiện hạn chế về thời gian, điều kiện nghiên cứu và khả năng bản thân có hạn nên đề tài này không tránh khỏi những thiếu sót. Vì vậy, em rất mong được sự giúp đỡ, chỉ bảo của các thầy cô giáo. Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ nhiệt tình của Ban lãnh đạo Xí nghiệp sửa chữa tài 81 đã tạo điều kiện thuận lợi giúp em hoàn thành bài khoá luận. Em cũng xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo trong khoa Quản trị kinh doanh Trường đại học Dân lập Hải Phòng. Đặc biệt là cô giáo Thạc sĩ Trần Thị Ngà – giảng viên trường Học viện hành chính Quốc gia đã tận tình hướng dẫn giúp đỡ em hoàn thành bài khóa luận này./. ._.