Một số biện pháp hoàn thiện hoạt động tạo nguồn mua hàng tại Trung tâm Thương mại (Intimex) - Công ty XNK Intimex

) Đảng ta đã chủ trương chuyển nền kinh tế từ cơ chế xã hội hoá tập trung sang xây dựng nền kinh tế vận hành theo cơ chế thị trường có sự quản lý của nhà nước. Việc chuyển đổi nền kinh tế tạo ra cho các doanh nghiệp nhiều cơ hội làm ăn mới nhưng cũng nhiều thách thức mới. Các doanh nghiệp phải hoạt động trong môi trường cạnh tranh gay gắt. Việc mua hàng và bán hàng không còn theo kế hoạch của nhà nước. Doanh nghiệp phải tự lo tất cả các vấn đề từ hoạt động nghiên cứu thị trường cho đến hoạt động tạo nguồn, mua hàng, bán hàng... Nhiệm vụ chủ yếu của các DNTM là đảm bảo cung ứng cho sản xuất và tiêu dùng những hàng hoá đủ về số lượng, tốt về chất lượng, kịp thời gian yêu cầu và thuận lợi cho khách hàng. Chỉ có thực hiện tốt nhiệm vụ này DNTM mới có thể thu hút được khách hàng và đứng vững trên thị trường. Nhưng để làm được điều này các DNTM phải thực hiện tốt công tác tạo nguồn hàng của doanh nghiệp. Công tác mua hàng ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động bán hàng của doanh nghiệp. Nếu không có nguồn hàng doanh nghiệp không thể kinh doanh được. Mặt khác, nguồn hàng và tạo nguồn hàng phù hợp với yêu cầu của khách hàng giúp cho hoạt động kinh doanh tiến hành thuận lợi, kịp thời, đẩy nhanh tốc độ lưu chuyển hàng hoá, đồng thời đảm bảo uy tín với khách hàng, làm cho việc cung ứng hàng diễn ra một cách liên tục, ổn định và tránh đứt đoạn. Không những thế, công tác tạo nguồn hàng tốt còn giúp doanh nghiệp thu hồi vốn nhanh, có tiền bù đắp chi phí, có lợi nhuận để phát triển và mở rộng hoạt động kinh doanh, tăng thu nhập cho người lao động và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Nhà nước. Làm thế nào để hoạt động tạo nguồn mua hàng có hiệu quả và phát huy được vai trò quan trọng của nó? Qua thời gian thực tập tại Trung tâm Thương mại INTIMEX, tôi đã quan tâm và nhận thấy nhiều vấn đề tích cực và hạn chế trong hoạt động kinh doanh của Trung tâm, đặc biệt là hoạt động tạo nguồn và mua hàng vì đây là hoạt động quan trọng có ảnh hưởng trực tiếp tới các hoạt động khác. Đề tài: "Một số biện pháp hoàn thiện hoạt động tạo nguồn mua hàng tại Trung tâm Thương mại INTIMEX - Công ty xuất nhập khẩu INTIMEX" được nêu ra với mong muốn giải quyết vấn đề trên. Đối tượng nghiên cứu của đề tài là công tác đảm bảo nguồn hàng cho hoạt động kinh doanh của Doanh nghiệp và phạm vi nghiên cứu của đề tài được giới hạn trong việc phân tích hoạt động tạo nguồn mua hàng cho hoạt động kinh doanh nội địa của Trung tâm Thương mại INTIMEX trong thời gian qua (từ 1999-2000). Mục đích nghiên cứu của đề tài là trên cơ sở lý luận về hoạt động tạo nguồn mua hàng để tiến hành phân tích hoạt động tạo nguồn mua hàng của Trung tâm trong thời gian qua và đưa ra những nhận xét đánh giá về hoạt động này. Trên cơ sở lý luận và những phân tích đánh giá đó, tiến hành xây dựng các giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động tạo nguồn, mua hàng, tạo ra nguồn hàng ổn định, phong phú, có chất lượng, với giá cả thấp nhất cho Trung tâm Thương mại INTIMEX trong thời gian tới. Phương pháp nghiên cứu của đề tài: Thông qua việc thống kê, tổng hợp số liệu để tiển hành phân tích, so sánh, dự báo từ đó đưa ra những đánh giá và hệ thống các giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động tạo nguồn, mua hàng tại Trung tâm Thương mại INTIMEX. Chương I: Nguồn hàng và nội dung hoạt động tạo nguồn, mua hàng của các doanh nghiệp thương mại. I.Vai trò của công tác tạo nguồn và mua hàng ở các DNTM. I.1. Nguồn hàng của các DNTM. I.1.1.Quan niệm về nguồn hàng. Nguồn hàng của các doanh nghiệp là toàn bộ khối lượng và cơ cấu hàng hoá thích hợp với nhu cầu của khách hàng đã và có khả năng mua được trong kỳ kế hoạch. Như vậy, nguồn hàng của doanh nghiệp không bao gồm tất cả những hàng hoá trên thị trường mà nó chỉ giới hạn ở những hàng hoá phù hợp với nhu cầu của khách hàng trong kỳ kế hoạch về khối lượng, cơ cấu mặt hàng và chủng loại quy cách cụ thể. Và những hàng hoá này phải nằm trong cân đối kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp, đồng thời đã hoặc chắc chắn có trong kỳ kế hoạch. I.1.2. Phân loại nguồn hàng. Người ta có thể đứng từ nhiều giác độ khác nhau để phân tích và phân loại nguồn hàng. Về cơ bản có thể phân loại nguồn hàng theo những cách sau: I.1.2.1. Theo mức độ quen thuộc của nguồn hàng. Phân loại theo tiêu thức này người ta có thể chia nguồn hàng thành các nguồn hàng truyền thống và nguồn hàng mới. Nguồn hàng truyền thống là những hàng hoá mà doanh nghiệp đã kinh doanh nhiều năm và có nhà cung cấp ổn định về những hàng hoá đó. Nguồn hàng này có ưu điểm là doanh nghiệp có nhiều hiểu biết về hàng hoá, về mức độ tiêu thụ hàng hoá trên thị trường và có quan hệ thân thiết với nhà cung cấp. Do đó doanh nghiệp có thể tạo ra sự ổn định lâu dài cho nguồn hàng, cũng như sẽ có khả năng được hưởng nhiều dịch vụ hơn từ phía nhà cung cấp. Với các nhà cung cấp truyền thống doanh nghiệp có thể được hưởng nhiều ưu đãi hơn về chiết khấu, được ưu tiên mua hàng trong trường hợp hàng hoá khan hiếm. Chính vì những lý do đó mà các doanh nghiệp luôn cố gắng giữ mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp truyền thống và biến các nguồn cung cấp mới thành nguồn cung cấp truyền thống. Nguồn hàng mới bao gồm những hàng hoá mà doanh nghiệp khai thác từ những nhà cung cấp mới. Nguồn hàng này chưa ổn định nhiều khi mang tính chất tình huống. Nhưng trong một số trường hợp thì đây là nguồn hàng ổn định trong tương lai nếu như doanh nghiệp biết cách khai thác. I.1.2.2. Theo suất xứ của hàng hoá. Phân loại theo tiêu thức này, nguồn hàng gồm có nguồn hàng được sản xuất trong nước và nguồn hàng nhập khẩu. Nguồn hàng sản xuất trong nước bao gồm những hàng hoá do các đơn vị sản xuất trong nước sản xuất ra. Ưu điểm của nguồn hàng này là DNTM có thể chủ động tìm hiểu khả năng sản xuất về chất lượng, quy cách, mẫu mã, kiểu dáng sản phẩm cũng như tiến độ giao hàng, các điều kiện tiếp nhận vận chuyển đơn giản. Tuy nhiên nguồn hàng trong nước chất lượng chưa cao, mẫu mã thiếu sự da dạng và chưa thật phù hợp với thị hiếu người tiêu dùng, giá cả còn cao so với sản phẩm cùng loại trên thế giới. Nguồn hàng nhập khẩu: những hàng hoá trong nước chưa sản xuất được hoặc sản xuất không đủ đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng được nhập khẩu từ nước ngoài. Những hàng hoá này thường có chất lượng tốt, mẫu mã kiểu dáng đẹp, phong phú, hấp dẫn người tiêu dùng. Nhưng để có được nguồn hàng này DNTM phải thực hiện nhiều nghiệp vụ phức tạp và gặp nhiều khó khăn trong công tác nghiên cứu thị trường nước ngoài cũng như tìm hiểu về khả năng cung cấp hàng hoá của thị trường nước ngoài. Khi quan hệ với các thương nhân nước ngoài doanh nghiệp phải chú ý tới các vấn đề mang tính văn hoá dân tộc, các phong tục tập quán, tâm lý của bạn hàng nước ngoài... Việc đàm phán, ký kết hợp đồng và thực hiện hợp đồng cũng phức tạp hơn so với những quan hệ mua - bán trong nước. I.1.2.3. Theo mức độ ổn định của nguồn hàng. Theo tiêu thức này, người ta có thể phân nguồn hàng thành hai loại: nguồn hàng hoá được cung cấp theo hợp đồng dài hạn và nguồn hàng hoá mang tính chất tình huống. Nguồn hàng được cung cấp theo hợp đồng dài hạn: tất cả những hàng hoá mà doanh nghiệp có thể ký kết hợp đồng mua - bán dài hạn từ một năm trở lên đều được xếp vào loại này. Đây là nguồn hàng rất quan trọng và có ảnh hưởng lớn tới hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Vì nó thể hiện sự ổn định của nguồn cung cấp. Trong chiến lược phát triển nguồn hàng của DNTM, việc tạo ra nguồn hàng ổn định thông qua các hợp đồng dài hạn là một nội dung rất quan trọng và là trọng tâm của chiến lược phát triển nguồn hàng. Nguồn hàng mang tính chất tính huống: thực chất đây là nguồn hàng được khai thác thông qua các hợp đồng mua bán chỉ mang tính chất tình huống. Doanh nghiệp thiết lập mối quan hệ mua - bán một lần và sau đó thì không còn quan hệ trở lại trong một thời gian dài. Nguồn hàng này thường chỉ có trong những trường hợp đặc biệt và chiếm một tỷ lệ nhỏ trong nguồn hàng của DNTM. I.1.2.4. Phân loại nguồn hàng theo tiêu thức nhà cung cấp. Theo tiêu thức này DNTM có thể chia nguồn hàng theo từng nhà cung cấp: nhà cung cấp lớn, nhỏ, nhà cung cấp truyền thống, nhà cung cấp mới. Khi phân loại theo tiêu thưac này, doanh nghiệp sẽ biết được khả năng khai thác hàng hoá từ từng nhà cung cấp là bao nhiêu, cũng như thấy được sự ảnh hưởng của từng nhà cung cấp tới hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, từ đó doanh nghiệp sẽ có thể đưa ra các chính sách phù hợp để duy trì mối quan hệ với các nhà cung cấp Ngoài những cách phân loại trên người ta có thể phân loại nguồn hàng theo những tiêu thức sản phẩm, mối quan hệ với nguồn hàng, ... I.2. Vai trò của nguồn hàng và công tác tạo nguồn mua hàng ở DNTM. I.2.1. Quan niệm về hoạt động tạo nguồn và mua hàng. Hoạt động tạo nguồn mua hàng là toàn bộ những nghiệp vụ nhằm tạo ra nguồn hàng phù hợp về cơ cấu, tốt về chất lượng, đồng bộ và kịp thời theo theo đúng nhu cầu của khách hàng. I.2.2. Vai trò của nguồn hàng và công tác tạo nguồn, mua hàng ở DNTM. Trong kinh doanh thương mại, tạo nguồn mua hàng là hai hoạt động nghiệp vụ đầu tiên, mở đầu cho hoạt động lưu thông hàng hoá. Nó có ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động bán hàng và kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp. Một sự thay đôỉ quá mức của "đầu vào" sẽ ảnh hưởng đến "giá đầu vào", "chi phí", "thời điểm cung cấp hàng hoá ", "khối lượng cung cấp" đã được tính đến ở "đầu ra". Việc không kiểm soát được sự ổn định về nguồn cung cấp có thể phá vỡ toàn bộ chương trình kinh doanh của doanh nghiệp. Như vậy sự ổn định của nguồn cung cấp hàng hoá là một tiềm lực quan trọng của doanh nghiệp. Tầm quan trọng của nguồn hàng và công tác tạo nguồn hàng còn được thể hiện ở các vai trò cụ thể sau: Thứ nhất, nguồn hàng là điều kiện không thể thiếu của hoạt động kinh doanh. Nếu không có nguồn hàng thì hoạt động kinh doanh không thể tiến hành được. Nhưng để hoạt động kinh doanh tiến hành tốt thì nguồn hàng phải tốt. Nghĩa là nguồn hàng phải đảm bảo được các yêu cầu về số lượng, chất lượng, cơ cấu, tính đồng bộ so với nhu cầu của khách hàng. Thứ hai, nguồn hàng và tạo nguồn hàng phù hợp với yêu cầu của khách hàng giúp cho hoạt động kinh doanh tiến hành thuận lợi, kịp thời gian, đẩy nhanh tốc độ lưu chuyển hàng hoá, vừa tạo điều kiện cho doanh nghiệp bán hàng nhanh chóng, đồng thời đảm bảo uy tín với khách hàng, làm cho việc cung ứng hàng hoá diễn ra liên tục, ổn định tránh đứt đoạn. Thứ ba, nguồn hàng và tạo nguồn hàng tốt sẽ đảm bảo cho hoạt động kinh doanh có hiệu quả: giảm chi phí đầu vào, thu hồi vốn nhanh, có tiền để bù đắp chi phí cho kinh doanh, có lợi nhuận để phát triển và mở rộng kinh doanh. Thứ tư, nguồn hàng và tạo nguồn hàng tốt giúp cho doanh nghiệp cân đối được cung - cầu về mặt hàng mà doanh nghiệp đang kinh doanh. Thứ năm, nguồn hàng là phương tiện để các doanh nghiệp cạnh tranh với nhau. Các doanh nghiệp có thể cạnh tranh với nhau trên nhiều phương diện khác nhau như giá cả, sản phẩm, dịch vụ,... Một nguồn hàng tốt và ổn định không những giúp doanh nghiệp có thể cạnh tranh với những đối thủ khác trên phương diện giá cả mà còn trên phương diện sản phẩm. Đó chính là sự độc đáo, đa dạng của sản phẩm cũng như sự ổn định về việc cung cấp hàng hoá cho người tiêu dùng của nhà thương mại. Đây là phương tiện quan trọng để thu hút sự chú ý của khách hàng tới các sản phẩm của doanh nghiệp. Như vậy, đối với các DNTM muốn phát triển và mở rộng kinh doanh, việc bảo đảm nguồn hàng chất lượng tốt, nguồn hàng cung ứng ổn định lâu dài, giá cả phải chăng là điều kiện đảm bảo cho sự phát triển của doanh nghiệp. II. Nội dung của hoạt động tạo nguồn và mua hàng. Kinh doanh thương mại là đầu tư tiền của công sức vào hoạt động mua, bán hàng hoá dịch vụ để kiếm lời. Nghĩa là kinh doanh thương mại phải thực hiện hoạt động mua để bán, mua hàng không phải để tiêu dùng mà để bán lại cho người tiêu dùng trên thị trường. Cũng giống như các đơn vị sản xuất, các DNTM hoạt động trên thị trường "đầu vào" nhằm chuẩn bị đầy đủ các yếu tố đầu vào cho kinh doanh như vốn kinh doanh, sức lao động và quan trọng nhất là hàng hoá, dịch vụ để thoả mãn nhu cầu của khách hàng. Xét về chức năng và mục đích của hoạt động kinh doanh, bán hàng là điểm xuất phát, là hoạt động kinh doanh cơ bản, chi phối các hoạt động khác như tạo nguồn, mua hàng, nghiên cứu thị trường, vận dụng marketing... Còn tạo nguồn, mua hàng thực chất là hoạt động nhằm đảm bảo nguồn hàng đầu vào cho kinh doanh. Tạo nguồn, mua hàng là hai hoạt động khác nhau nhưng có mối liên kết chặt chẽ với nhau trong ''chuỗi xích" của hoạt động đảm bảo nguồn hàng cho kinh doanh. Tạo nguồn là đi xác định người cung cấp hàng hoá và các điều kiện để đảm bảo có hàng.Yêu cầu và cũng chính là mục tiêu của hoạt động tạo nguồn là tạo ra nguồn hàng phong phú, ổn định, giá hợp lý, chất lượng tốt, phù hợp với thị hiếu người tiêu dùng. Mua hàng là hành vi thương mại nhằm chuyển đổi hình thái giá trị từ tiền sang hàng. Nhưng trong KDTM việc mua hàng là để bán, hàng hoá mua về sẽ được chuyển đổi thêm một lần nữa từ hàng sang tiền và lượng tiền thu được phải lớn hơn so với lượng tiền bỏ ra để mua hàng. Để thực hiện được điều đó DNTM phải mua được hàng hoá tốt nhất với chi phí thấp nhất. II.1. Nội dung công tác tạo nguồn của DNTM. II.1.1. Nghiên cứu thị trường. II.1.1.1. Phương pháp nghiên cứu thị trường. Để nghiên cứu thị trường, DNTM thường sử dụng hai phương pháp: nghiên cứu tại bàn và nghiên cứu tại hiện trường. Phương pháp nghiên cứu tại bàn hay còn gọi là phương pháp nghiên cứu văn phòng là cách nghiên cứu, thu thập thông tin qua các tài liệu như sách báo, tạp chí, đài phát thanh truyền hình, niên giám thống kê, các tài liệu sẵn có của doanh nghiệp (báo cáo tổng kết định kỳ và cuối năm về tình hình kinh doanh của doanh nghiệp) và một số nguồn tài liệu khác. Qua nguồn tài liệu trên doanh nghiệp có thể tìm hiểu được tình hình hàng hoá trên thị trường, khả năng cung ứng hàng hoá, khả năng nhập khẩu, tình hình dự trữ .... Nghiên cứu tại bàn giúp doanh nghiệp nhìn khái quát về tình hình cung - cầu hàng hoá cần nghiên cứu trên thị trường. Đây là phương pháp tương đối dễ làm, thời gian tiến hành nhanh, chí phí thấp, nhưng đòi hỏi người nghiên cứu phải có chuyên môn vững, biết cách thu thập, đánh giá và phân tích thông tin. Tuy nhiên phương pháp này có hạn chế là dựa vào tài liệu đã được xuất bản nên có độ trễ so với thực tế. Phương pháp nghiên cứu tại hiện trường là việc trực tiếp cử nhân viên xuống tận nơi nghiên cứu. Cán bộ nghiên cứu trực tiếp thu thập thông tin và số liệu ở các đơn vị tiêu dùng lớn, ở khách hàng, ở các nhà cung cấp hàng hoá bằng cách điều tra trọng điểm, điều tra chọn mẫu, điều tra điển hình hay điều tra toàn bộ. Việc thu thập thông tin có thể thông qua các cuộc phỏng vấn, gửi phiếu điều tra, hội nghị khách hàng... Nghiên cứu tại hiện trường có thể thu thập được những thông tin sinh động, thực tế, hiện tại, độ chính xác cao hơn so với phương pháp nghiên cứu tại bàn. Tuy nhiên phương pháp này đòi hỏi chi phí lớn, cán bộ đi thu thập thông tin phải vững chuyên môn và có đầu óc thực tế. Mỗi phương pháp nghiên cứu thị trường có những ưu điểm và hạn chế riêng. Việc kết hợp cả hai phương pháp nghiên cứu sẽ hạn chế được những thiếu sót và phát huy được những điểm mạnh của từng phương pháp. II.1.1.2. Nội dung nghiên cứu. Khi xây dựng kế hoạch kinh doanh, DNTM đã phải tiến hành nghiên cứu thị trường để xác định nhu cầu của khách hàng và các nhân tố ảnh hưởng khác. Khi tiến hành công tác tạo nguồn mua hàng để thực hiện kế hoạch kinh doanh, DNTM lại nghiên cứu thị trường một lần nữa. Việc nghiên cứu này dựa trên kết quả nghiên cứu thị trường ở mức độ tổng quát khi lập kế hoạch kinh doanh. Trên cơ sở nhu cầu chung đã được xác định, doanh nghiệp tiến hành nghiên cứu để xác định nhu cầu cụ thể, nhãn hiệu hàng hóa và các nhà cung cấp cụ thể. Nội dung nghiên cứu bao gồm: * Xác định nhóm sản phẩm cụ thể và xuất sứ của hàng hoá. Để thoả mãn nhu cầu của khách hàng có rất nhiều sản phẩm khác nhau trong cùng một dòng sản phẩm. Mỗi loại có chất lượng khác nhau, thoả mãn nhu cầu của khách hàng ở các mức độ khác nhau đồng thời thu hút khách hàng ở những mức độ khác nhau. Chính vì vậy, DNTM cần nghiên cứu để xác định và chọn ra một số sản phẩm thoã mãn tốt nhất nhu cầu của nhóm khách hàng trọng điểm. Việc lựa chọn sản phẩm dựa trên mức độ thoả mãn nhu cầu khách hàng. Sau khi xác định được nhóm sản phẩm doanh nghiệp cần đi xác định xuất sứ của nhóm sản phẩm đó ( nước nào sản xuất ra sản phẩm? và cụ thể hơn sản phẩm được sản xuất bởi hãng nào?). Trên thị trường một loại sản phẩm có nhiều nhãn hiệu sản xuất khác nhau và có chất lượng khác nhau. Vì vậy trong quá trình xem xét, đánh giá và lựa chọn sản phẩm thu mua doanh nghiệp cần đưa ra một số căn cứ lựa chọn. Có thể dựa trên một số căn cứ sau: - Chu kỳ sống của sản phẩm: cần xác định sản phẩm đang ở giai đoạn nào của chu kỳ ( giới thiệu sản phẩm/ thị trường phát triển/ thị trường bão hoà/ thị trường suy giảm). - Mức độ quen thuộc của nhãn hiệu hàng hoá. ( Nhãn hiệu bị loại bỏ/ nhãn hiệu không được công nhận/ nhãn hiệu được công nhận/ nhãn hiệu được ưa thích/ nhãn hiệu được tín nhiệm). Mỗi một sản phẩm khi tung ra thị trường đều phải trải qua các giai đoạn khác nhau của chu kỳ sống. Do đó việc xác định chính xác sản phẩm đang ở giai đoạn nào rất quan trọng. Phân kỳ sống của sản phẩm ảnh hưởng trực tiếp tới doanh thu của doanh nghiệp. Cũng như chu kỳ sống của sản phẩm, nhãn hiệu của sản phẩm có ảnh hưởng lớn tới quyết định lựa chọn hàng hoá đầu vào của DNTM. Khách hàng thường mua hàng thông qua nhãn hiệu sản phẩm. Đối với họ một sản phẩm tốt đồng nghĩa với việc một nhãn hiệu tốt và ngược lại. Họ thường đánh giá sản phẩm thông qua mức độ quen thuộc của nhãn hiệu trên thị trường. Chính vì điều này mà DNTM cần tìm hiểu và xác định rõ mức độ quen thuộc của nhãn hiệu hàng hoá trên thị trường để từ đó có những quyết định đúng đắn khi lựa chọn hàng hoá đầu vào. * Xác định người cung cấp hàng hoá. Sau khi đã xác định được sản phẩm cũng như nhãn hiệu của chúng, DNTM cần tìm hiểu ai là người cung ứng hàng hoá đó trên thị trường. Một loại sản phẩm thường có nhiều nhà phân phối trên thị trường, trừ một số ít trường hợp kinh doanh độc quyền, giá cả các nhà phân phối đưa ra có thể ngang bằng hoặc khác nhau nhưng một điều chắc chắn rằng các điều kiện cung cấp hàng hoá là khác nhau. Chính vì vậy DNTM cần phân tích và xác định cho mình nhà phân phối. Một nhà phân phối tin cậy và ổn định là tài sản đối với doanh nghiệp. Do vậy khi tiếp cận các nhà cung cấp doanh nghiệp cần tìm hiểu về: - Uy tín cuả nhà cung cấp trên thị trường. - Khả năng tài chính của nhà cung cấp. - Khả năng cung cấp các dịch vụ kèm theo. Sau khi tìm hiểu các nhà cung cấp theo các yếu tố trên, DNTM có thể sàng lọc và giới hạn được số lượng các nhà cung cấp. Mỗi một nhà cung cấp đều kèm theo những điều kiện cung cấp khác nhau. để đi đến quyết định lựa chọn các nhà thương mại cần tìm hiểu về điều kiện cung cấp của mỗi nhà cung cấp: - Khối lượng hàng hoá nhà cung cấp có thể cung cấp cho doanh nghiệp. - Chất lượng hàng hoá. - Thời gian giao hàng. - Phương thức thanh toán. - Phương thức giao nhận. - Các dịch vụ kèm theo (bao gồm dịch vụ trước, trong và sau khi mua hàng). Sau khi tìm hiểu, phân tích các nhà phân phối, DNTM có thể đi đến các quyết định cuối cùng. DNTM cần ưu tiên cho những nhà phân phối: - Có thể cung cấp hàng hoá theo chất lượng, kiểu dáng hay mẫu mã yêu cầu. - Có sẵn hàng với mức giá cả và những điều khoản mong muốn với số lượng cần thiết. - Tin cậy được - có nghĩa là hàng liên tục sẵn có. - Có sự bảo vệ hợp lý và hợp lệ cho những lợi ích của người mua hàng, như bảo đảm về chất lượng, về quyền được hưởng lãi hợp pháp, và quyền làm đại lý có trách nhiệm hữu hạn hay quyền được tham gia kinh doanh độc quyền. - Cung cấp dịch vụ tốt, không chỉ trong việc giao hàng mà còn trong việc xử lý các vụ giao dịch và thực hiện điều chỉnh. - Tạo ra các điều kiện thích hợp cho sự hỗ trợ về quản lý hay kinh doanh hàng hoá và sự trợ giúp về mặt kỹ thuật khi cần thiết. - Có những đại diện cung cấp, là những người mà chủ doanh nghiệp có thể làm việc và hợp tác một cách thành công với họ. Trong việc lựa chọn nhà cung ứng, DNTM cũng cần phải xem xét và quyết định nên mua hàng một mối hay nhiều mối. Các tiêu chuẩn trên được xem như là quan trọng khi cân nhắc. Mua hàng một mối hay nhiều mối đều có những ưu, nhược điểm. Điều quan trọng là DNTM phải biết cân nhắc giữa những cái được và cái mất đồng thời gắn với khả năng của doanh nghiệp để đi đến quyết định cuối cùng. Trong trường hợp DNTM đang có những lợi thế trong những thay đổi nào đó về các mặt hàng, giá cả hay các dịch vụ mà các nhà phân phối khác nhau có thể đưa ra và muốn cho các nhà phân phối cạnh tranh với nhau để bán cho mình thì việc đa dạng hoá nguồn hàng (mua hàng nhiều mối ) là một chính sách hợp lý để tuân theo. Sự đa dạng hoá này tạo khả năng cho doanh nghiệp đối ứng lại được những mặt hàng phổ biến do các doanh nghiệp cạnh tranh buôn bán, không kể những mặt hàng duy nhất được độc quyền kinh doanh hay các mặt hàng bị hạn chế. Hơn nữa, việc mua hàng nhiều mối còn bảo vệ doanh nghiệp trong trường hợp một hãng cung ứng ngừng hoạt động kinh doanh, thay đổi mặt hàng buôn bán, hoặc thay đổi các chính sách kinh doanh của nó. Tuy nhiên, DNTM cũng cần phải cân nhắc những ưu điểm của việc mua hàng từ một nguồn duy nhất hay từ một số lượng có hạn những nhà cung ứng. Bằng cách kinh doanh liên tục những mặt hàng ổn định, những khách hàng của doanh nghiệp không phải chuyển từ loại nhãn hiệu này sang nhãn hiệu khác, và việc quản lý mua hàng của nhân viên cũng đơn giản hơn. Với tư cách là khách hàng thường xuyên của một nhà cung ứng, doanh nghiệp có thể nhận được những ưu ái đặc biệt hay khoản giảm giá theo số lượng lũy tích, sự trợ giúp và cố vấn quý giá khi kinh doanh sản phẩm, mách nước về những thay đổi trên thị trường, và sự suy xét đặc biệt trong những lúc khó khăn. Đó là những ưu điểm của hai cách mua hàng. Tuy nhiên, mỗi cách đều còn có những điểm bất lợi. Những nguy cơ có thể xảy ra khi đa dạng hoá nguồn hàng bao gồm việc dự trữ quá nhiều mặt hàng, có thể kèm theo sự khó khăn cho việc duy trì dự trữ hoàn chỉnh, không thể chú trọng vào chương trình quảng cáo bất kỳ một nhãn hiệu nào. Việc mua hàng từ một nguồn duy nhất cũng có những hạn chế: không có khả năng để nắm lấy lợi thế của những lời chào hàng khác- thường cho những mặt hàng khác; bị thiệt hại nếu người cung ứng thay đổi chính sách hay trở nên yếu kém trong quản lý; chịu rủi ro nếu sự cố vấn, trợ giúp, và hướng dẫn kinh doanh hàng hoá có thể kém giá trị hay không sử dụng được nữa. Trong thời kỳ khan hiếm nhà cung ứng có thể lấy số hàng dự trữ của họ bán cho một công ty khác thay vì phục vụ khách hàng thường xuyên của họ. * Lựa chọn và xác định các phương án / hình thức tạo nguồn. Căn cứ vào điều kiện hiện có của doanh nghiệp, căn cứ vào khả năng và điều kiện cung ứng của nhà cung cấp, DNTM lựa chọn các phương án tạo nguồn. Có nhiều hình thức tạo nguồn khác nhau. Tuỳ thuộc vào điều kiện của mình mà doanh nghiệp có thể lựa chọn một / một vài hình thức trong số các hình thức sau: - Hợp đồng mua hàng: Khi ký kết hợp đồng mua hàng là doanh nghiệp đang tiến hành công tác mua hàng, nhưng đứng trên giác độ công tác tạo nguồn thì hợp đồng cũng được xem như một hình thức tạo nguồn. Điều này đặc biệt đúng trong trường hợp hợp đồng dài hạn. Một hợp đồng mua hàng dài hạn tạo ra cho doanh nghiệp một nguồn hàng ổn định, lâu dài, mà đây lại chính là mục tiêu của công tác tạo nguồn. Chính vì vậy, có thể nói hợp đồng cũng chính là một hình thức tạo nguồn. - Đặt hàng: DNTM cũng có thể chọn hình thức đặt hàng để tạo nguồn hàng cho mình. Doanh nghiệp thường dùng hình thức này khi hàng hoá không có sẵn trên thị trường. Việc đặt mua những hàng hoá đó nhằm tạo ra nguồn hàng cho doanh nghiệp. DNTM chỉ quyết định mua khi hàng hoá đáp ứng được các yêu cầu đặt hàng. Khi sử dụng hình thức này doanh nghiệp cần xác định lượng hàng cần đặt cho mỗi đơn hàng. Lượng đặt hàng sẽ được căn cứ vào lượng hàng tồn kho, khả năng tiêu thụ sản phẩm trên thị trường. Tất cả những công tác trên nhằm mục đích chuẩn bị cho hoạt động mua hàng bằng các đơn hàng. - Liên doanh, liên kết: Đây là hình thức DNTM kết hợp cùng các đơn vị sản xuất để sản xuất ra hàng hoá. Khi sử dụng hình thức này doanh nghiệp có thể tận dụng được lượng vốn dư thừa và tạo ra được nguồn hàng phù hợp với yêu cầu của khách hàng. - Dự trữ: Dự trữ là một tất yếu của nền kinh tế cũng như của mỗi doanh nghiệp. DNTM có thể tạo ra nguồn hàng cho mình từ nguồn hàng hoá dự trữ của doanh nghiệp, của các đơn vị bạn, của nhà nước, và của người tiêu dùng. - Các hình thức khác. II.1.2. Lập kế hoạch tạo nguồn. Sau khi lựa chọn được các nhà phân phối và các hình thức tạo nguồn thích hợp, DNTM tiến hành lập kế hoạch tạo nguồn hàng. Thực chất kế hoạch là chương trình hoạt động của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định. Người ta có thể lập kế hoạch tháng, kế hoạch quý hoặc kế hoạch năm. Kế hoạch tạo nguồn là một bảng tổng hợp về nhu cầu hàng hoá theo từng nguồn cung cấp, là hệ thống các bảng biểu cân đối về hàng hoá kinh doanh. Mục tiêu của việc lập kế hoạch tạo nguồn là tạo ra sự cân đối và ổn định về nguồn hàng. Lập kế hoạch tạo nguồn nhằm xác định khối lượng hàng hoá của từng nhà cung cấp với thời gian và các hình thức cung cấp tương ứng. Khi lập kế hoạch tạo nguồn DNTM cần căn cứ vào nhu cầu hàng hoá để bán, nhu cầu hàng hoá cho dự trữ, và khả năng cung cấp của từng nguồn. Các chỉ tiêu của kế hoạch tạo nguồn bao gồm: khối lượng, thời gian cung ứng, hình thức cung cấp, ngân sách. Những chỉ tiêu này được xác định cho từng loại hàng hoá và cho từng nguồn cung cấp hàng hoá. Dưới đây xin được đưa ra một ví dụ về biểu kế hoạch tạo nguồn theo năm: Kế hoạch tạo nguồn hàng năm ........ Tên hàng hoá Đơn vị tính Khối lượng Ngân sách Thời gian Hình thức Nhà cung cấp Cho bán hàng Cho dự trữ (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) Kế hoạch tạo nguồn chỉ xác định các nguồn cung ứng hàng hoá và lượng hàng hoá có thể có từ mỗi nguồn trong một thời gian dự kiến và theo hình thức dự kiến. Nó chưa khẳng định chắc chắn doanh nghiệp có thiết lập quan hệ bạn hàng với những hãng cung ứng đó hay không đồng thời cũng chưa xác định tổng giá trị sẽ mua với từng loại hàng hóa. Những yếu tố này sẽ được xác định trong kế hoạch mua hàng. II.1.3. Thực hiện kế hoạch tạo nguồn. Để thực hiện kế hoạch tạo nguồn, DNTM cần tiếp cận với từng nhà cung cấp và tiến hành thương lượng các điều kiện cung cấp hàng hoá của họ. DNTM có thể lựa chọn các cách thức tiếp cận khác nhau: trực tiếp liên hệ với nhà cung cấp hoặc thông qua các nhà môi giới. Trước khi tiến hành thương lượng, doanh nghiệp đã có những hiểu biết nhất định về điều kiện cung cấp hàng hoá cũng như khả năng của từng nhà cung cấp thông qua hoạt động nghiên cứu thị trường. Thương lượng nhằm đi đến những thống nhất về việc cung cấp hàng hoá. Nội dung thương lượng bao gồm khối lượng hàng hoá, chất lượng hàng hoá, xác định hình thức cung cấp, giá cả, phương thức thanh toán, phương thức giao nhận, vận chuyển bốc dỡ, .... Việc thương lượng mới chỉ ở mức độ khái quát những vấn đề cụ thể sẽ được thương lượng khi thực hiện kế hoạch mua hàng. * Ký kết các hợp đồng liên doanh, liên kết. Trong quá trình thương lượng và xác định hình thức tạo nguồn nếu doanh nghiệp nhận thấy đối tác của mình đang thiếu vốn sản xuất và có nhu cầu liên doanh để sản xuất hàng hoá, và tiềm lực tài chính cho phép thì doanh nghiệp thương mại có thể ký kết các hợp đồng liên doanh, liên kết để tạo ra nguồn hàng cho mình. Việc ký kết hợp đồng liên doanh, liên kết sản xuất hàng hoá không có nghĩa là doanh nghiệp đã đồng ý mua hàng của đối tác. Việc mua hàng còn tuỳ thuộc vào mức độ phù hợp của hàng hoá so với nhu cầu hiện tại của doanh nghiệp. II.2. Nội dung công tác mua hàng. II.2.1. Lập kế hoạch mua hàng. Kế hoạch mua hàng được lập trên cơ sở kế hoạch tạo nguồn. Nó là sự cụ thể hoá của kế hoạch tạo nguồn. Kế hoạch mua hàng là bộ phận quan trọng của kế hoạch kinh doanh. Nó không chỉ có quan hệ mật thiết với kế hoạch tạo nguồn mà còn có mối quan hệ với các kế hoạch khác như kế hoạch bán hàng, kế hoạch tài chính... Kế hoạch mua hàng có độ phức tạp cao, đặc biệt trong kinh doanh đa dạng hoá mặt hàng. Khi lập kế hoạch mua, DNTM phải quan tâm đến từng chủng loại, quy cách cụ thể cho những thời gian cụ thể. * Nội dung kế hoạch mua hàng. Nếu như kế hoạch tạo nguồn mới chỉ xác định được lượng hàng của mỗi nhà cung cấp và các hình thức tạo nguồn hàng thì kế hoạch mua hàng xác định khối lượng, chất lượng của từng quy cách, chủng loại hàng hoá cụ thể; xác định tổng giá trị thu mua từng loại. Để lập kế hoạch mua cần xác định các chỉ tiêu: Khối lượng, chủng loại, thời gian, tổng giá trị theo danh mục mặt hàng. Dưới đây là một ví dụ tham khảo về biểu kế hoạch mua hàng cho năm: Kế hoạch mua hàng năm ............. Tên và quy cách hàng hoá Đơn vị tính Khối lượng Trị giá hàng mua theo quý Trị giá hàng mua cả năm Quý I Quý II Quý III Quý IV (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) Với những doanh nghiệp đa dạng hoá kinh doanh và có nhiều mặt hàng thường xuyên biến động về nhu cầu thì doanh nghiệp không chỉ lập kế hoạch năm mà còn phải lập kế hoạch mua cho từng quý, từng tháng. Kế hoạch mua hàng sẽ là căn cứ để doanh nghiệp lập các đơn hàng gửi cho các nhà cung cấp. đơn hàng là bản kê khai các chủng loại, quy cách hàng hoá, lượng đặt mua đối với từng tên hàng, thời gian nhận hàng cụ thể. Khi gửi đơn hàng cho nhà cung cấp DNTM đã thực hiện hành vi mua hàng. Vấn đề này sẽ được làm rõ ở dưới đây. II.2.2. Thực hiện kế hoạch mua. II.2.2.1. Tổ chức giao dịch, đàm phán để ký kết hợp đồng mua hàng. Đàm phán được tiến hành nhằm thoả thuận các điều khoản về hàng hoá, giá cả và điều kiện thanh toán. Nói một cách đơn giản, đàm phán là sự trao đổi, mặc cả, tranh luận với cùng một mục đích là đi đến thoả thuận giữa các bên. Đàm phán là một khâu rất cần thiết, kết quả của nó là cơ sở để ký kết một hợp đồng. Khi đàm phán/ thương lượng về giá cả và các điều kiện khác doanh nghiệp nên/cần cố gắng thu thập và lưu trữ càng nhiều thông tin càng tốt về giá cả hiện h._.ành trên thị trường. Trong quá trình đàm phán, người phụ trách mua hàng nên quan tâm tới các khoản giảm giá: giảm giá khi trả sớm và thời hạn /mốc thanh toán - độ dài thời gian tín dụng được hưởng. Với một doanh nghiệp đang trong tình trạng khó khăn về tài chính thì việc quan tâm tới các mốc thanh toán là một điều đương nhiên vì nó đem lại cho họ một nguồn vốn lưu động. Còn đối với một doanh nghiệp có tiềm lực tài chính dồi dào thì việc giảm giá khi trả sớm thường quan trọng hơn so với thời hạn hưởng tín dụng, vì nó sẽ đem lại cho doanh nghiệp một khoản tiết kiệm. * Các hình thức đàm phán. Khi tiến hành hoạt động mua hàng doanh nghiệp có thể mua từ nguồn trong nước hoặc nhập khẩu. Đối tượng của cuộc đàm phán là khác nhau vì nó liên quan đên các yếu tố về quốc tịch, văn hoá, tập quán... Nhưng các hình thức đàm phán được sử dụng là giống nhau. Thông thường có các hình thức đàm phán sau: đàm phán qua thư tín, đàm phán qua điện thoại, đàm phán bằng cách gặp gỡ trực tiếp. - Đàm phán qua thư tín: Ngày nay đàm phán qua thư tín vẫn còn được sử dụng rộng rãi đặc biệt trong ngoại thương. Những cuộc tiếp xúc ban đầu thường qua thư từ. Ngay cả khi hai bên đã có điều kiện gặp gỡ thì việc duy trì quan hệ cũng phải qua thư từ thương mại. Ưu điểm của giao dịch qua thư tín là tiết kiệm được nhiều chi phí, trong cùng một lúc có thể giao dịch với nhiều khách hàng ở nhiều nơi khác nhau, nhiều quốc gia khác nhau, người viết thư có thể cân nhắc, suy nghĩ, tham khảo ý kiến của nhiều người và có thể dấu kín ý định của mình một cách khéo léo. Trước đây khi chưa có mạng INTERNET thì việc đàm phán qua thư thường mất thời gian và có thể bỏ lỡ cơ hội kinh doanh. Nhưng hiện nay người ta có thể khắc phục nhược điểm này bằng cách gửi thư điện tử thông qua mạng dịch vụ INTERNET. Sử dụng thư tín trong giao dịch đàm phán luôn phải bảo đảm tính lịch sự, chính xác, khẩn trương, giấy viết thư phải được chuẩn bị chu đáo. Xu hướng hiện nay là viết ngắn gọn, rõ ràng, nếu là giao dịch kinh doanh xuất nhập khẩu thì thứ tiếng dùng để viết thư nên là thứ tiếng mà khách hàng quen dùng như vậy sẽ gây thiện cảm và sẽ thu hút sự chú ý. Nội dung của thư tín thương mại đòi hỏi tính chính xác cao, cụ thể rõ ràng, chi tiết về những yêu cầu, đề nghị của mình. Nên sử dụng những đơn vị đo lường thông dụng, nếu khác cần có giải thích kèm theo, tránh gây hiểu lầm. Tất cả mọi thư tín đều phải được trả lời một cách nhanh chóng. Việc trì hoãn trả lời hoặc không trả lời sẽ gây ấn tượng xấu, không giữ được sự tín nhiệm, ưu tiên của bạn hàng. - Đàm phán qua điện thoại: Hiện nay khi công nghệ thông tin ngày càng phát triển, việc giao dịch qua điện thoại giữa các nhà kinh doanh trở nên khá phổ biến. Hình thức giao dịch này giúp các chủ thể tiết kiệm được thời gian, nhanh chóng nắm bắt được thời cơ mua bán vì cuộc đàm phán diễn ra khẩn trương. Hình thức này thường được sử dụng trong giai đoạn đầu của giao dịch khi doanh nghiệp muốn có những thông tin sơ lược về giá cả, phương thức thanh toán, hợp đồng... Trong thương mại quốc tế hình thức này ít được sử dụng hơn do cước phí điện thoại cao, thời gian bị hạn chế.Trao đổi qua điện thoại là trao đổi bằng miệng, không có gì làm bằng chứng. Bởi vậy sau khi trao đổi bằng điện thoại cần có thư xác nhận nội dung đã đàm phán. - Đàm phán bằng cách gặp gỡ trực tiếp: Việc gặp gỡ trực tiếp giữa hai bên để trao đổi về mọi điều kiện buôn bán là một hình thức đặc biệt quan trọng. Hình thức đàm phán này đẩy nhanh tốt độ giải quyết mọi vấn đề giữa hai bên và nhiều khi là lối thoát cho những đàm phán bằng thư tín hoặc điện thoại kéo dài quá lâu mà không đi đến kết quả. Hình thức đàm phán này thường được sử dụng khi có nhiều điều kiện phải giải thích căn kẽ để thuyết phục nhau hoặc về những hợp đồng lớn, phức tạp. Đàm phán trực tiếp thường chỉ 2 - 3 ngày là có kết quả. đàm phán trực tiếp đòi hỏi một sự chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi tiến hành. Đây là hình thức đàm phán khó khăn nhất nên đòi hỏi người tiến hành đàm phán phải chắc chắn về nghiệp vụ, tự chủ, phản ứng nhanh nhạy. Trong đàm phán trực tiếp nên tránh bàn bạc trao đổi ý kiến với nhau trước mặt đối phương. Cần xác định rõ mục đích, yêu cầu của từng đợt đàm phán, dự kiến những biện pháp để đạt kết quả mong muốn. Mỗi bên đều phải nghiên cứu kỹ về hàng hoá mình định mua, bán, các điều kiện giao dịch đưa ra trao đổi... dự kiến trước những tình huống mà mình có thể gặp khi tiến hành đàm phán. Trong quá trình đàm phán nên tránh những căng thẳng không cần thiết. ý kiến hai bên có thể đổi lập nhau nhưng vẫn phải giữ thái độ mềm mỏng, lịch sự. Việc giành được quyền chủ động trong đàm phán là rất quan trọng. Tuy nhiên đây không phải là một việc dễ dàng vì nó phụ thuộc vào "thế" của mỗi bên, vào kinh nghiệm và khéo léo của người tham gia đàm phán. Việc ký kết hợp đồng cần được tiến hành kịp thời khi điều kiện đã chín muồi. Không nên nôn nóng trong ký kết dù thấy thời gian đàm phán sắp hết. Nếu một bên nắm được bên kia có ý định phải ký hợp đồng trong đợt đàm phán thì sẽ ép buộc bên kia phải có nhiều nhượng bộ. * Trình tự quá trình đàm phán. Một cuộc đàm phán với đối tác nước ngoài hay trong nước thì đều phải trải qua một số bước sau: Hỏi giá -> Thương lượng -> Đặt hàng -> Xác nhận điều kiện -> Chấp nhận -> Ký hợp đồng mua - bán. - Hỏi giá: Do bên mua đưa ra. Đây là việc người mua đề nghị người bán báo giá cả và các điều kiện mua hàng. Nội dung của một hỏi giá có thể bao gồm: tên hàng, quy cách, phẩm chất, số lượng, thời gian giao hàng, loại tiền (trong kinh doanh XNK), thể thức thanh toán, điều kiện cơ sở giao hàng ... Hỏi giá không ràng buộc trách nhiệm của người hỏi giá. - Thương lượng: Hai bên tiến hành thương lượng về các điều kiện cung cấp hàng hoá, như điều kiện về giá cả, khối lượng, chất lượng, thời hạn giao hàng, thời hạn thanh toán, vận chuyển.... - Đặt hàng: Lời đề nghị ký kết hợp đồng từ phía người mua được đưa ra dưới hình thức đặt hàng. Trong đặt hàng người mua nêu cụ thể hàng hoá định mua và tất cả những nội dung cần thiết cho việc ký kết hợp đồng. Trong thực tế, người ta chỉ đặt hàng với các khách hàng có quan hệ thường xuyên, lâu dài. - Xác nhận: Khi bên mua đặt hàng và bên bán chấp nhận đơn đặt hàng nghĩa là hai bên đã xác nhận các điều kiện cung cấp hàng hoá. - Chấp nhận: Đối với người mua, chấp nhận mua là sự đồng ý hoàn toàn tất cả mọi điều kiện báo giá của người bán. Khi đó một hợp đồng được thành lập. - Ký kết hợp đồng mua - bán: Hai bên mua và bán sau khi thống nhất thoả thuận với nhau về điều kiện giao dịch, có khi cẩn thận ghi lại mọi điều đã thoả thuận gửi cho bên kia. Đó là văn bản xác nhận, thường được làm thành hai bản, bên xác nhận ký trước rồi gửi cho bên kia. Bên kia ký xong giữ lại một bản và gửi trả lại một bản. * Ký kết hợp đồng. Việc giao dịch đàm phán có kết quả sẽ dẫn đến một hợp đồng mua bán. Hợp đồng mua bán chính là sự thoả thuận giữa bên mua và bên bán. Trong đó quy định bên bán phải cung cấp hàng hoá và quyền sở hữu hàng hoá, bên mua phải thanh toán tiền hàng và nhận hàng. Hợp đồng mua bán là cơ sở để các bên chuẩn bị hàng hoá, làm tốt nghĩa vụ của mình, là căn cứ để phân xử trách nhiệm mỗi bên khi có tranh chấp và xử lý vi phạm hợp đồng. Hợp đồng thể hiện dưới hình thức văn bản là bắt buộc với các doanh nghiệp Việt Nam. Do đặc điểm của buôn bán trong nước và buôn bán quốc tế là khác nhau nên nội dung cụ thể của từng điều khoản trong hợp đồng ngoại phức tạp hơn so với hợp đồng nội. Tuy nhiên về cơ bản bất kỳ một hợp đồng nào cũng đều phải có các điều khoản chủ yếu, nếu thiếu một trong các điều khoản này thì coi như hợp đồng chưa hình thành. Dưới đây chúng ta sẽ xem xét về những điều khoản chủ yếu của hợp đồng. Do tính chất của buôn bán quốc tế nên bên cạnh những phần giống nhau mà cả hai loại hợp đồng đều phải có chúng ta cũng sẽ xem xét những nội dung mà chỉ riêng hợp đồng ngoại mới có. *.1.Các điều khoản chủ yếu của hợp đồng. Là những điều kiện mua bán mà hai bên đã thoả thuận. Thông thường, một nội dung hợp đồng bao gồm các điều khoản chính sau: - Tên hàng. - Số lượng và cách xác định. - Qui cách, phẩm chất và cách xác định. - Giá cả - đơn giá, tổng giá. - Điều kiện thanh toán. - Điều kiện giao hàng. Với những hợp đồng phức tạp, nhiều mặt hàng thì có thêm các phụ lục của hợp đồng, nó là bộ phận không thể tách rời của hợp đồng. Nếu trong hợp đồng không có quy định khác về điều khoản tuỳ nghi thì hai bên coi như sẽ thực hiện theo quy định của nhà nước hoặc theo tập quán quốc tế (đối với hợp đồng ngoại thương). Sau đây chỉ giới thiệu một số điều khoản chủ yếu: - Điều khoản tên hàng: Tên hàng nói lên chính xác đối tượng trao đổi mua bán. Vì vậy tên hàng phải được diễn đạt chính xác. Có nhiều cách diễn đạt tên hàng như: Ghi tên hàng bao gồm tên thông thường + tên thương mại + tên khoa học; ghi tên hàng kèm theo tên nhà sản xuất, nơi sản xuất; ghi tên hàng kèm nhãn hiệu của nó... - Điều khoản phẩm chất: Phẩm chất là điều khoản nói lên mặt chất của hàng hoá mua bán như tính năng, quy cách, kích thước, tác dụng, công suất, hiệu suất ... của hàng hoá đó. Xác định cụ thể phẩm chất của hàng hoá là cơ sở để xác định giá cả hàng hoá và người mua có thể mua được hàng hoá như ý muốn. Trong điều khoản này phải ghi rõ cách xác định phẩm chất, tiêu chuẩn mà hàng hoá phải đạt được. Có nhhiều phương pháp xác định phẩm chất như: xác định dựa vào mẫu hàng, dựa vào phẩm cấp hoặc tiêu chuẩn, dựa vào quy cách của hàng hoá, dựa vào hàm lượng chất chủ yếu trong hàng hoá, dựa vào nhãn hiệu hàng hoá, tài liệu kỹ thuật, hiện trạng hàng hoá, sự mô tả hàng hoá, chỉ tiêu đại khái quen dùng FAQ, GMQ... - Điều khoản về số lượng: điều khoản này nói lên mặt lượng của hàng hoá giao dịch. Điều khoản này bao gồm các vấn đề về đơn vị tính số lượng (hoặc trọng lượng) của hàng hoá. Nếu số lượng quy định khoảng chừng phải đưa ra một sai số có thể chấp nhận được. Trọng lượng của hàng hoá có thể tính theo trọng lượng cả bì hoặc không; cũng có thể tính theo trọng lượng thương mại tức là hàng hoá có độ ẩm tiêu chuẩn. - Điều khoản giá cả: Điều khoản xác định đồng tiền tính giá (đối với hợp đồng ngoại thương), mức giá, phương pháp qui định mức giá, phương pháp xác định mức giá, cơ sở của giá cả và việc hạ giá. + Đồng tiền tính giá (đối với hợp đồng ngoại thương): Trong buôn bán Thương mại quốc tế, giá cả hàng hoá được tính bằng đồng tiền của nước xuất khẩu, nước nhập khẩu hoặc của nước thứ ba. Thông thường người ta sử dụng những đồng ngoại tệ mạnh có khả năng chyển đổi như USD, GBP, FRF... + Mức giá: giá cả trong hợp đồng là giá thị trường. Trước khi ký kết hợp đồng các bên phải tuân theo nguyên tắc xác định giá. + Phương pháp quy định giá: Giá cả có thể xác định ngay lúc ký kết hợp đồng gọi là giá xác định, cũng có thể xác định trong thời gian hiệu lực của hợp đồng gọi là giá xác định sau hoặc xác định vào lúc thực hiện hợp đồng. + Giảm giá: Để khuyến khích các bên thực hiện hợp đồng sớm hoặc khi khách hàng mua với số lượng lớn, khách truyền thống, trả tiền sớm... người bán có thể giảm giá cho người mua. Hoặc người bán sẽ giảm giá vào thời vụ, đổi hàng cũ lấy hàng mới, ... Có các loại giảm giá sau: Giảm giá đơn, giảm giá kép, giảm giá luỹ tiến, giảm giá tặng thưởng. + Điều kiện cơ sở giao hàng (đối với hợp đồng ngoại thương): Bên cạnh giá cả người ta bao giờ cũng ghi kèm một điều kiện cơ sở giao hàng thoả thuận. Ví dụ như $2000 CIF Hải phòng. - Điều khoản giao hàng: Nội dung cơ bản của điều kiện giao hàng là sự xác định thời hạn, địa điểm giao hàng và thông báo giao hàng. + Thời hạn giao hàng: là thời hạn mà người bán phải hoàn thành nghĩa vụ giao hàng. Có 2 kiểu quy định thời hạn giao hàng là thời hạn giao hàng có định kỳ, thời hạn giao hàng không định kỳ (ít được dùng). + Địa điểm giao hàng: có thể giao tại kho người bán hoặc tại kho người mua. Tuy nhiên trong thương mại quốc tế việc quy định rõ địa điểm giao hàng rất quan trọng. Nó liên quan đến phương thức chuyên chở hàng hoá và điều kiện cơ sở giao hàng. Mặc dù điều kiện cơ sở giao hàng đã quy định rõ địa điểm giao hàng, tuy nhiên có những điều kiện cơ sở giao hàng chỉ quy định cảng đến mà không xác định cảng đi (ví dụ như điều kiện C and F). Vì vậy hai bên phải thoả thuận quy định địa điểm giao hàng. Trong buôn bán Thương mại quốc tế người ta phân biệt các địa điểm giao hàng sau: Quy định cảng (ga) giao hàng, cảng (ga) đến, cảng (ga) thông qua. Quy định một cảng (ga) và nhiều cảng (ga). Quy định cảng (ga) khẳng định, cảng (ga) lựa chọn. + Phương thức giao hàng: Quy định việc giao hàng được tiến hành ở một nơi nào đó là giao nhận sơ bộ hoặc giao nhận cuối cùng. Giao nhận sơ bộ là bước đầu xem xét hàng hoá, xác nhận sự phù hợp về số lượng, chất lượng hàng hoá so với hợp đồng. Giao nhận cuối cùng xác nhận việc người bán hàng hoàn thành nghĩa vụ giao hàng. Quy định việc giao nhận về số lượng và chất lượng: Giao nhận về số lượng là xác định số lượng thực tế hàng hoá được giao bằng các phương pháp cân đong, đo, đếm; giao nhận về chất lượng là kiểm tra hàng hoá về kích thước, hình dáng, tính năng, công dụng, hiệu suất... Giao nhận có thể tiến hành bằng phương pháp cảm quan hoặc phương pháp phân tích, có thể trên toàn bộ hàng hoá hay một phần có tính chất điển hình. + Thông báo giao hàng: Đối với các hợp đồng mua - bán trong nước, việc quy định thông báo giao hàng không quan trọng và có thể bỏ qua trong hợp đồng. Nhưng đối với hợp đồng ngoại thì việc quy định thông báo giao hàng là không thể bỏ qua. Trước khi giao hàng, người bán có trách nhiệm thông báo cho người mua biết đã sẵn sàng giao hoặc ngày đem hàng ra cảng để giao. Người mua thông báo những điều cần thiết để gửi hàng hoặc về chi tiết của tàu đến nhận hàng... - Điều kiện thanh toán: Trong điều kiện này các bên cần xác định các vấn đề: phương thức thanh toán, thời hạn thanh toán, đối với các hợp đồng ngoại thì còn phải xác định thêm về đồng tiền thanh toán, các chứng từ làm căn cứ thanh toán và điều kiện đảm bảo hối đoái. Thời hạn thanh toán có thể trả trước, trả ngay, trả sau hoặc kết hợp các hình thức đó trong một hợp đồng. Phương thức thanh toán: Đối với hợp đồng nội: có thể sử dụng các phương thức thanh toán như: thanh toán gối đầu nợ một hoá đơn, thanh toán một tháng một lần, ... Đối với hợp đồng ngoại: có thể sử dụng các phương thức thanh toán như: phương thức nhờ thu, phương thức tín dụng chứng từ, phương thức chuyển tiền, phương thức chuyển tài khoản, phương thức ghi sổ... Trong hợp đồng ngoại, đồng tiền thanh toán có thể là đồng tiền của nước xuất khẩu hoặc nước nhập khẩu hoặc một nước thứ ba. Đồng tiền thanh toán có thể trùng hoặc không trùng với đồng tiền tính giá. Điều kiện đảm bảo hối đoái: Để tránh các tổn thất có thể xảy ra các bên giao dịch có thể thoả thuận điều kiện đảm bảo hối đoái khi đồng tiền thế giới biến động bất thường. Ngoài những điều khoản cơ bản trên nội dung của hợp đồng cũng cần làm rõ một số vấn đề sau( đặc biệt trong mua bán ngoại thương): - Bảo hiểm và giám định hàng hoá. - Các trường hợp bất khả kháng. - Trách nhiệm của các bên khi vi phạm hợp đồng. - Hiệu lực của hợp đồng và thủ tục giải quyết tranh chấp. II.2.2.2. Tổ chức thực hiện hợp đồng. Do tính chất phức tạp của buôn bán quốc tế mà trong phần này chúng ta sẽ đi xem xét riêng từng cách tổ chức thực hiện hợp đồng. * Tổ chức thực hiện hợp đồng mua bán trong nước. Sau khi ký kết hợp đồng mua bán, nghĩa là quyền lợi và nghĩa vụ của các bên đã được xác lập. DNTM với tư cách là một bên ký kết hợp đồng, tiến hành sắp xếp những phần việc phải làm, ghi thành biểu bảng theo dõi tiến độ thực hiện hợp đồng. Ngoài việc thực hiện nghĩa vụ của mình DNTM còn phải yêu cầu bên bán thực hiện trách nhiệm của họ để hợp đồng được thực hiện đúng tiến độ, tránh gây cản trở hoặc chậm thời gian thực hiện dẫn đến những hậu quả xấu ảnh hưởng đến kinh tế của cả hai bên. Tổ chức thực hiện hợp đồng trong nước có thể bao gồm các công việc sau: Đôn đốc bên bán giao hàng Tổ chức tiếp nhận và vận chuyển Thanh toán Giải quyết khiếu nại nếu có *.1. đôn đốc bên bán giao hàng. Để hợp đồng được thực hiện đúng tiến độ, DNTM cần nhắc nhở bên bán giao hàng đúng thời hạn bằng thư, điện thoại, FAX... Việc này sẽ giúp cho bên bán nhận thấy rõ trách nhiệm của mình hơn, khẩn trương giao hàng, bên mua sẽ nhận được hàng đúng thời hạn, quá trình thực hiện hợp đồng diễn ra trôi chảy. *.2. Tổ chức tiếp nhận và vận chuyển. Trước khi hàng về đến kho bên mua, bên bán có trách nhiệm thông báo cho bên mua để chuẩn bị nhận hàng. Sau khi nhận được thông báo bên mua (DNTM) có trách nhiệm sắp xếp, bố trí người nhận hàng và nơi để hàng. Việc nhận hàng có thể qua hai bước tiếp nhận sơ bộ và tiếp nhận cụ thể, cũng có thể bỏ qua bước tiếp nhận sơ bộ nếu lượng hàng ít và đơn giản. Việc vận chuyển hàng hoá từ kho người bán đến kho người mua còn tuỳ thuộc vào hợp đồng giữa hai bên. Nếu trong hợp đồng có quy định bên mua phải tự vận chuyển hàng hoá từ kho người bán thì bên mua phải có trách nhiệm chuẩn bị phương tiện vận chuyển, tổ chức vận chuyển hàng hoá về kho của mình. Nếu hợp đồng quy định bên bán có trách nhiệm giao hàng tận nơi theo yêu cầu của người mua thì bên mua không phải tổ chức vận chuyển hàng hoá. Tuy nhiên lúc này trong giá hàng thường bao gồm cả giá cước vận chuyển. *.3. Thanh toán. Sau khi nhận hàng đầy đủ, doanh nghiệp có trách nhiệm thanh toán cho người bán. Thời hạn thanh toán phụ thuộc vào thời hạn thanh toán quy định trong hợp đồng. Doanh nghiệp phải nhanh chóng thanh toán đúng hạn cho người bán. Việc thanh toán đúng hạn không chỉ đảm bảo việc thực hiện đúng hợp đồng, tránh sự khiếu nại của người bán mà nó còn tạo ra uy tín trong buôn bán với nhà cung cấp. Có thể nói danh tiếng hay uy tín về việc thanh toán hoá đơn là một tài sản đối với doanh nghiệp. *.4. Giải quyết khiếu nại (nếu có). Trong trường hợp bên bán không giao đủ hàng hoặc chất lượng, chủng loại hàng hoá không đúng với hợp đồng và đơn hàng, Doanh nghiệp có thể giải quyết theo ba cách sau: - Phản ánh lại với người bán và đề nghị giao đủ hàng hoặc đổi hàng. - Đưa khiếu nại ra trọng tài kinh tế mà hai bên đã quy định trong hợp đồng trong trường hợp bên bán không đồng ý đề nghị của bên mua. - Khiếu nại lên toà án kinh tế nếu bên mua không đồng ý với quyết định của trọng tài. * Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Khác với hợp đồng mua bán trong nước hợp đồng nhập khẩu phức tạp hơn rất nhiều do dính đến yếu tố nước ngoài. Vì vậy công tác tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu rất phức tạp, nó bao gồm các công việc sau: Xin giấy phép nhập khẩu Mở L/C Đôn đốc bên bán giao hàng Thuê tàu (nếu nhập khẩu giá FOP) Mua bảo hiểm hàng hoá Làm thủ tục hải quan Nhận hàng Kiểm tra hàng hoá Làm thủ tục thanh toán Khiếu nại về hàng hoá (nếu có) Quy trình thựa hiện hợp đồng nhập khẩu *.1 Xin giấy phép nhập khẩu. Giấy phép nhập khẩu là cơ sở pháp lý đầu tiên để doanh nghiệp tiến hành các bước tiếp theo. Hiện nay Nhà nước đã tạo điều kiện rất thuận lợi cho các đơn vị sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu những mặt hàng theo ngành nghề mà đơn vị đã đăng ký trong giấy phép kinh doanh. Nghị định 57/CP - ban hành ngày 31/07/1998 qui định: Các mặt hàng thuộc danh mục hàng hoá kinh doanh có điều kiện khi muốn nhập khẩu phải xin giấy phép nhập khẩu. Các mặt hàng thuộc danh mục hàng hoá theo ngành nghề đã đăng ký trong giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh khi nhập khẩu không cần phải xin giấy phép nhập khẩu. Xin giấy phép nhập khẩu. Đối tượng của việc xin giấy phép nhập khẩu là các hàng hoá nhập khẩu có điều kiện. Hàng hoá nhập khẩu có điều kiện là hàng hoá nhập khẩu theo hạn ngạch hoặc hàng hoá nhập khẩu theo giấy phép của Bộ Thương mại hoặc Bộ quản lý chuyên ngành (Điều 5 - NĐ 57 / CP. 1998). Khi đối tượng hợp đồng thuộc phạm vi phải xin giấy phép nhập khẩu, các doanh nghiệp phải xuất trình hồ sơ xin phép gồm: Hợp đồng, phiếu hạn ngạch (nếu là hàng thuộc diện quản lý bằng hạn ngạch), hợp đồng nhập khẩu uỷ thác (nếu đó là trường hợp nhập khẩu uỷ thác). Đăng ký mã số doanh nghiệp: Nghị định 57 / CP ban hành ngày 31/07/1998 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành luật Thương mại về hoạt động xuất khẩu, nhập khẩu, gia công và đại lý mua bán hàng hoá với nước ngoài là một bước đổi mới trong cơ chế, thủ tục hành chính của hoạt động xuất nhập khẩu. Nó khuyến khích mọi thành phần kinh tế tham gia vào hoạt động kinh doanh Thương mại quốc tế nhằm mở rộng quan hệ hợp tác quốc tế. Sự thay đổi đó là thay thế giấy phép kinh doanh xuất nhập khẩu do Bộ Thương mại cấp bằng giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và giấy chứng nhận đăng ký mã số doanh nghiệp. Điều đó có nghĩa là các doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế được thành lập theo quy định của pháp luật được phép kinh doanh xuất nhập khẩu theo ngành nghề đăng ký kinh doanh trong giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh sau khi đã đăng ký mã số doanh nghiệp tại Cục hải quan tỉnh, thành phố mà không phải xin giấy phép kinh doanh nhập khẩu ở Bộ Thương mại như trước đây. *.2. Mở thư tín dụng L / C. Nếu thanh toán bằng phương thức tín dụng chứng từ thì người nhập khẩu làm đơn xin mở thư tín dụng gửi đến ngân hàng phục vụ mình yêu cầu mở một thư tín dụng cho người xuất khẩu hưởng. Thư tín dụng ( Letter of Credit - L / C) là một chứng thư (điện hoặc ấn chỉ) trong đó ngân hàng mở L / C cam kết trả tiền cho người xuất khẩu nếu họ trình được một bộ chứng từ phù hợp với nội dung của L / C. L / C là một văn bản pháp lý rất quan trọng. Thiếu nó, người xuất khẩu sẽ không giao hàng và người nhập khẩu sẽ không thanh toán nếu người xuất khẩu không giao đủ bộ chứng từ hợp lệ quy định trong L / C. Nội cung của L / C dựa vào nội dung của hợp đồng nhập khẩu nhưng sau khi mở nó lại hoàn toàn độc lập với hợp đồng. Nội dung của L / C cần ghi rõ: loại L /C, người mở L/ C, người hưởng lợi, thời gian giao hàng, số tiền, các chứng từ quy định, điều kiện cơ sở giao hàng, phương thức giao hàng và các điều kiện khác. *.3. Đôn đốc bên bán giao hàng. Để hợp đồng thực hiện đúng tiến độ, người nhập khẩu sẽ nhắc nhở, đôn đốc người xuất khẩu giao hàng đúng hạn bằng thư, điện thoại, FAX ... Việc này sẽ giúp cho người xuất khẩu nhận rõ trách nhiệm của mình hơn, người nhập khẩu nhận hàng đúng hạn và mọi điều khoản khác sẽ trôi chảy, hai bên đỡ bị thiệt hại về kinh tế và uy tín. *.4. Thuê tàu vận chuyển nếu nhập giá FOB: Điều kiện cơ sở giao hàng thường được các doanh nghiệp xuất nhập khẩu sử dụng là CIF, FOB trong vận tải đường biển. Nếu đơn vị nhập khẩu nhập bằng giá FOB sẽ phải chịu trách nhiệm thuê tàu chuyên chở hàng hoá. Trong quá trình thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu, việc thuê tàu dựa vào các căn cứ sau: - Những điều khoản của hợp đồng nhập khẩu. - Đặc điểm hàng hoá mua bán Thông thường có hai phương thức thuê tàu là thuê tàu chợ và thuê tàu chuyến. Tàu chợ là tàu chuyên chở hàng hoá theo đúng tuyến đường đã định trước và qua các cảng nhất định. Tàu chợ chủ yếu chuyên chở nhiều loại hàng hoá thuộc loại hàng rời đóng kiện nên còn gọi là tàu bách hoá. Thường có nhiều chủ hàng sở hữu nhiều loại hàng hoá trên một chuyến tàu chợ. Tàu chuyến là tàu kinh doanh chuyên chở hàng hoá trên biển không theo một lịch trình nhất định, nó thường tuân theo yêu cầu của người thuê tàu. Người thuê tàu có thể áp dụng các hình thức thuê tàu chuyến một, thuê chuyến khứ hồi hay thuê bao tuỳ theo khối lượng của hàng hoá và phương thức kinh doanh của mình. *.5. Mua bảo hiểm hàng hoá. Chuyên chở bằng đường biển thường gặp nhiều rủi ro, tổn thất. Bởi vậy trong kinh doanh Thương mại quốc tế, bảo hiểm hàng hoá phổ biến nhất. Bảo hiểm sẽ chịu trách nhiệm về các thiệt hại được bảo hiểm như bão tố, cướp biển, chiến tranh, chìm, đắm tàu gây tổn thất cho hàng hoá. Có hai loại hợp đồng bảo hiểm: Hợp đồng bảo hiểm bao và hợp đồng bảo hiểm chuyến. ở Việt Nam, theo quy định 2051/HH 94 của tổng Công ty Bảo hiểm Việt Nam (Bảo Việt) ban hành ngày 12/12/1994 thì phạm vi bảo hiểm được quy định theo ba điều kiện A, B, C. Nhà kinh doanh nhập khẩu bắt buộc mua bảo hiểm hàng hoá trong các trường hợp sau: - Khi hợp đồng nhập khẩu quy định người nhập khẩu phải mua bảo hiểm. - Khi nhập khẩu theo các điều kiện thương mại khác các điều kiện CIF, CIP và nếu người mua và người bán thoả thuận vấn đề mua bảo hiểm hàng hoá thuộc về người mua thì người mua phải mua bảo hiểm. Lựa chọn điều kiện bảo hiểm thường trên các căn cứ: - Tính chất hàng hoá. - Điều khoản của hợp đồng. - Loại phương tiện vận chuyển. - Tình trạng bao bì và phương thức bốc xếp hàng hoá. - Tình hình chính trị xã hội. - Tuyến đường vận chuyển... *.6. Làm thủ tục hải quan. Thủ tục hải quan là một công cụ để quản lý hành vi buôn bán theo pháp luật của Nhà nước để ngăn chặn hành vi buôn bán lậu qua biên giới; để kiểm tra giấy tờ sai xót, giả mạo hay không; để thống kê số liệu về hàng xuất nhập khẩu. Doanh nghiệp nhập khẩu muốn vận chuyển hàng hoá qua biên giới quốc gia bắt buộc phải làm thủ tục hải quan. Việc làm thủ tục hải quan nhập khẩu phải trải qua 3 bước: - Bước 1: Làm thủ tục nhập khẩu về mặt giấy tờ tại cơ quan hải quan; khai báo hải quan. - Bước 2: Xuất trình hàng hoá để kiểm tra. - Bước 3: Thực hiện các quyết định của hải quan + Cho thông quan, hoặc + Thông quan có điều kiện, hoặc + Không được phép nhập khẩu qua biên giới. *.7. Nhận hàng. Nghi định 200 / CP ngày 31/12/1973 quy định các cơ quan vận tải (ga, cảng) có trách nhiệm tiếp nhận hàng hoá nhập khẩu trên các phương tiện vận tải từ nước ngoài vào, bảo quản, xếp dỡ, lưu kho, lưu bãi và giao theo lệnh cho đơn vị đặt hàng hoặc đơn vị ngoại thương đã nhập hàng. Các đơn vị kinh doanh nhập khẩu phải: - Ký hợp đồng uỷ thác cho cơ quan vận tải về việc giao hàng. - Xác nhận với cơ quan vận tải kế hoạch tiếp nhận hàng nhập khẩu hàng năm, quý... - Thông báo cho các đơn vị trong nước đặt hàng dự kiến ngày hàng về, ngày thực tế chở hàng đến cảng hoặc chở vào kho giao nhận. - Thanh toán các khoản liên quan tới vận tải. - Theo dõi, đôn đốc việc bốc xếp, giao nhận hàng hoá. *.8. Kiểm tra hàng nhập khẩu. Có hai tiêu chuẩn để kiểm tra, đó là số lượng và chất lượng. Việc kiểm tra số lượng thường dễ hơn kiểm tra chất lượng. Kiểm tra số lượng bằng các phương tiện như cân, đong, đo, đếm. Khi đã đủ hàng hoá về mặt lượng vẫn còn phải kiểm tra về mặt chất của nó. Điều này nhằm bảo đảm lợi ích, hiệu quả kinh tế của người nhập khẩu, ngăn chặn mầm dịch bệnh hoặc chất lượng hàng không đủ tiêu chuẩn. Đơn vị nhập khẩu với tư cách là một bên đứng tên trong vận đơn phải làm đơn dự kháng nếu nghi ngờ hoặc hàng hoá thật sự thiếu hụt hoặc không đồng bộ như quy định trong hợp đồng. Các cơ quan chức năng có nhiệm vụ kiểm tra hàng trước khi cho tiếp tục chuyênchở vào nội địa. *.9. Làm thủ tục thanh toán. Có thể nói thanh toán là khâu trọng tâm và kết quả cuối cùng của tất cả các giao dịch kinh doanh Thương mại quốc tế. Thanh toán trong Thương mại quốc tế được hiểu là việc chi trả các khoản tiền, tín dụng có liên quan đến xuất nhập khẩu hàng hoá được thoả thuận ghi trong hợp đồng. Thanh toán trong Thương mại quốc tế rất phức tạp nhưng chủ yếu có hai phương thức sau: thanh toán bằng thư tín dụng L / C, thanh toán bằng phương thức nhờ thu. *.10. Khiếu nại và giải quyết khiếu nại (nếu có). Trong quá trình thực hiện hợp đồng, khi hàng hoá có tổn thất hoặc thanh toán nhầm lẫn ... thì doanh nghiệp nhập khẩu sẽ khiếu nại với doanh nghiệp xuất khẩu. Khiếu nại là một trong hai phương pháp giải quyết tranh chấp phát sinh trong quá tình thực hiên hợp đồng ngoại thương mà theo đó các bên tranh chấp tiến hành đàm phán và thương lượng theo nguyên tắc mặt đối mặt nhằm đem lại một hậu quả pháp lý là có thể thoả mãn hoặc không thoả mãn yêu cầu của người đi khiếu nại. Trong hoạt động ngoại thương, người nhập khẩu thường khiếu nại những người sau: Người bán ( người xuất khẩu), người vận tải, người bảo hiểm. II.2.3. Theo dõi và đánh giá hoạt động mua hàng. Trong quá trình thực hiện kế hoạch mua hàng việc theo dõi và đánh giá kết quả mua tỏ ra khá quan trọng. Nó là cơ sở để doanh nghiệp lên các đơn hàng tiếp theo. Việc theo dõi bao gồm các dữ liệu về hàng hoá được bán ra như thế nào, tốc độ luân chuyển hàng hoá, việc định giá lại thấp hơn, những khiếu nại của khách hàng, hàng bị trả lại, những điều chỉnh, và những khoản được trừ bớt. Những nội dung này phải luôn luôn được cập nhật kể từ khi nhập hàng cho đến khi bán được hàng. Việc theo dõi sẽ giúp doanh nghiệp biết được mặt hàng nào thuộc loại "nóng"; mặt hàng nào chỉ có mức bán trung bình; hoặc mặt hàng nào là sự quyết định sai lầm của doanh nghiệp. Để việc theo dõi nhập hàng tốt doanh nghiệp nên lập hồ sơ về các nguồn cung ứng. Trong bộ hồ sơ đó doanh nghiệp sẽ lưu trữ một phiếu theo dõi của mỗi nhà cung cấp có ghi chép đầy đủ kết quả của tất cả các vụ giao dịch buôn bán với hãng cung cấp đó. Bộ hồ sơ bao gồm những số liệu về giá cả, số lượng hàng đã nhập, mức chiết khấu, và những thông tin mua bán khác. Một bộ hồ sơ như vậy là một chỉ dẫn có giá trị cho việc đặt hàng sau này. Doanh nghiệp dựa trên kết quả theo dõi đó để đánh giá toàn bộ công tác mua hàng, so sánh kết quả đạt được với kế hoạch đề ra. Chương 2: tình hình tạo nguồn và mua hàng của Trung tâm Thương mại INTIMEX- công ty xuất nhập khẩu INTIMEX. I. Lịch sử hình thành và phát triển của Trung tâm Thương mại INTIMEX. I.1. Quá trình hình thành, chức năng nhiệm vụ của Trung tâm. I.1.1. Quá trình hình thành của Trung tâm Thương mại INTIMEX.. Trung tâm Thương mại INTIMEX là một doanh nghiệp Nhà nước , là một trong tám thành viên của Công ty xuất nhập khẩu INTIMEX, trực thuộc Bộ Thương mại. Công ty XNK INTIMEX được thành lập theo quyết định số 469-TM TCCB của Bộ thương mại ngày 8/6/1995. Quá trình phát triển của Trung tâm Thương mại INTIMEX cũng đồng thời với sự phát triển của nền thương mại - dịch vụ thủ đô và của đất nước trong hơn 40 năm qua. Tiền thân là xí nghiệp thương nghiệp Giao tế ra đời vào năm 1959 với nhiệm vụ là cửa hàng cung cấp hàng hoá đặc biệt nhằm phục vụ các cán bộ cao cấp của Đảng và nhà nước. Xí nghiệp là đơn vị hạch toán kinh tế, thực hiện xuất khẩu tại chỗ thông qua việc mua bán hà._.i điều kiện của MTKD; quan điểm, đường lối và phương pháp lãnh đạo; khả năng tài chính, nguồn nhân lực; và cuối cùng chiến lược kinh doanh của Trung tâm phải đảm bảo rủi ro là thấp nhất khi theo đuổi chiến lược. Trên cơ sở các điều kiện của MTKD và khả năng của mình, Trung tâm Thương mại INTIMEX đưa ra chiến lược kinh doanh như sau: - Phát triển kinh doanh nội địa, lấy kinh doanh siêu thị làm mũi nhọn. Xây dựng mô hình chuỗi siêu thị (supermarket chain). Mô hình siêu thị này dựa theo hệ thống "Coopmart" ở Thành phố Hồ Chí Minh. Với mô hình siêu thị này Trung tâm sẽ tăng vị thế của mình trên thị trường Hà nội. Từ đó có khả năng thâu tóm, chiếm lĩnh thị trường Hà nội và đồng thời kiểm soát được các nhà phân phối. Chuỗi siêu thị bao gồm nhiều siêu thị bộ phận nằm ở các vị trí khác nhau trong thành phố Hà Nội, tuỳ theo vị trí mà mỗi siêu thị có chiến lược mặt hàng khác nhau nhưng vẫn phải đảm bảo sự thống nhất với chiến lược kinh doanh chung của toàn Trung tâm. - Phát triển mạng lưới bán buôn, mặt hàng bán buôn (bao gồm hàng nhập khẩu, hàng liên doanh và hàng Việt nam chất lượng cao), kiện toàn đội ngũ bán buôn. - Củng cố và phát triển mạng lưới dịch vụ bao gồm du lịch, kiều hối và một số dịch vụ khác. - Ưu tiên xuất khẩu, đặc biệt hàng nông thổ sản, tăng kim ngạch xuất khẩu để tạo nguồn ngoại tệ cho nhập khẩu. Chiến lược kinh doanh của Trung tâm Thương mại INTIMEX bao gồm có nhiều chiến lược bộ phận. Trong đó chiến lược nguồn hàng là chiến lược bộ phận rất quan trọng, nó ảnh hưởng trực tiếp tới toàn bộ hoạt động kinh doanh của Trung tâm. Năm 2001 Siêu thị INTIMEX mới bắt đầu đi vào hoạt động, Trung tâm xác định chiến lược nguồn hàng của siêu thị mới tập trung vào hàng thực phẩm, bao gồm thực phẩm chế biến, hàng đông lạnh, đồ hộp, hàng tươi sống, hàng công nghệ phẩm. Nhưng chiến lược này còn ở mức độ tổng quát, chưa chi tiết, cụ thể. Cùng với việc hoạch định chiến lược phát triển lâu dài, Trung tâm cũng đưa ra những kế hoạch, định hướng nhiệm vụ cho từng giai đoạn ngắn. Trong giai đoạn 2001 - 2005, Trung tâm Thương mại INTIMEX đưa ra một số mục tiêu cần đạt được: - Kim ngạch XNK tăng bình quân mỗi năm từ 10 - 15%, phấn đấu đến năm 2005 đạt kim ngạch XNK 5.000.000 USD. - Doanh thu tăng bình quân mỗi năm từ 5% đến 10% trở lên. - Từng bước thúc đẩy hoạt động siêu thị để siêu thị INTIMEX thực sự là bộ mặt của Trung tâm Thương mại INTIMEX. Kết hợp tốt kinh doanh nội địa và kinh doanh xuất nhập khẩu, đặt mối quan hệ giữa kinh doanh nội địa và kinh doanh XNK có sự hỗ trợ thúc đẩy nhau cùng phát triển. Trên cơ sở kết quả đạt được trong năm 2000 và căn cứ vào tình hình thị trường cũng như khả năng hiện có, Trung tâm đưa ra kế hoạch cho năm 2001 như sau: Bảng 10 : Kế hoạch năm 2001 của Trung tâm Thương mại INTIMEX. Đơn vị: Triệu VND Chỉ tiêu TH năm 2000 KH năm 2001 Tỷ lệ (%) Doanh thu - Doanh thu từ XNK - Doanh thu siêu thị 66.770,1 55.457,6 11.312,5 115.000 75.000 40.000 172,2 135,2 353,6 (Nguồn: Báo cáo tổng kết hoạt động kinh doanh năm 2000 và định hướng 2001 - 2005 của Trung tâm Thương mại INTIMEX ). Năm 2001, Trung tâm đưa ra chỉ tiêu doanh thu là 115 tỷ đồng, tăng 72,2% so với năm 2000. Trong đó doanh thu từ XNK là 75 tỷ đồng, tăng 35,2% so với năm 2000, doanh thu của siêu thị 40 tỷ đồng, tăng 253,6%. Việc đưa ra chỉ tiêu 40 tỷ đồng doanh thu từ siêu thị là do năm 2001 Trung tâm đưa siêu thị INTIMEX mới vào hoạt động. Quy mô của siêu thị mới lớn hơn rất nhiều so với siêu thị cũ. Hiện nay, siêu thị INTIMEX mới là siêu thị có quy mô lớn nhất Hà Nội. Do đó nó có đủ khả năng để thực hiện chỉ tiêu mà Trung tâm đã đề ra. II. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động tạo nguồn, mua hàng của Trung tâm Thương mại INTIMEX. Qua việc phân tích và đánh giá tình hình hoạt động tạo nguồn, mua hàng của Trung tâm Thương mại INTIMEX ở chương II, ta thấy rằng bên cạnh một số kết quả đạt được vẫn còn rất nhiều hạn chế trong công tác tạo nguồn, mua hàng. Mặc dù Trung tâm đã xác định được tầm quan trọng của việc đảm bảo nguồn hàng cho kinh doanh ( chính là phục vụ cho hoạt động kinh doanh của Siêu thị INTIMEX) nhưng việc đưa ra được một chiến lược hoàn chỉnh về nguồn hàng là chưa có. Công tác lập kế hoạch tạo nguồn, mua hàng mới chỉ mang tính chất định hướng, chung chung, chưa cụ thể, rõ ràng. Các đơn hàng được lập có độ chính xác chưa cao dẫn đến tình trạng thiếu hàng để bán. Nguồn hàng của Trung tâm khá phong phú tuy nhiên phần lớn vẫn phải nhập thông qua các nhà phân phối. Trung tâm chủ yếu áp dụng hình thức thanh toán chậm do đó giá hàng hoá nhập vào cao gây ảnh hưởng không tốt tới khả năng bán hàng. Thêm vào đó môi trường cạnh tranh ngày càng trở nên gay gắt. Số lượng các siêu thị ở Hà Nội ngày một nhiều hơn. Trước những khó khăn và hạn chế đó để thực hiện được các mục tiêu cũng như chiến lược kinh doanh dài hạn đòi hỏi Trung tâm Thương mại INTIMEX phải đưa ra được những giải pháp khắc phục những hạn chế cũng như những khó khăn mà Trung tâm đang phải đối mặt. Dưới đây là một số giải pháp và ý kiến mang tính chất chủ quan của bản thân, tôi xin được đưa ra nhằm góp phần hoàn thiện hoạt động đảm bảo nguồn hàng cho hoạt động kinh doanh của Trung tâm Thương mại INTIMEX, cụ thể là các giải pháp cho hoạt động kinh doanh của siêu thị INTIMEX. II.1. Các giải pháp về phía Trung tâm. Nguyên nhân những hạn chế và khó khăn của Trung tâm có thể xuất phát từ chủ quan hoặc khách quan. Nhưng chủ yếu là các nguyên nhân xuất phát từ chủ quan của Trung tâm. Do đó trước tiên chúng ta hãy xem xét đến những giải pháp về phía Trung tâm. II.1.1. Xây dựng chiến lược về nguồn hàng. Chiến lược nguồn hàng là chiến lược bộ phận của chiến lược kinh doanh. Chiến lược nguồn hàng phải luôn đảm bảo phù hợp với chiến lược kinh doanh. Cũng như chiến lược kinh doanh, khi xây dựng chiến lược nguồn hàng và quản trị hoạt động tạo nguồn, mua hàng theo chiến lược doanh nghiệp sẽ hạn chế được những rủi ro có thể xảy ra trong quá trình kinh doanh. Khi có chiến lược nguồn hàng mọi công việc trong công tác tạo nguồn, mua hàng sẽ được tiến hành theo sự thống nhất chung, tránh được những sai sót có thể xảy ra. Với một chiến lược dài hạn đã đặt ra, để thực hiện được nó đòi hỏi Trung tâm phải xây dựng và hoàn thiện được chiến lược về nguồn hàng. Trên cơ sở chiến lược nguồn hàng Trung tâm đã đưa ra cho Siêu thị INTIMEX là tập trung vào hàng thực phẩm, coi hàng thực phẩm là mặt hàng dẫn đường của Siêu thị, Trung tâm cần cụ thể hoá và hoàn thiện các nội dung của một chiến lược nguồn hàng. Trong chiến lược nguồn hàng Trung tâm cần xác định được các yếu tố sau: - Tỷ lệ giữa hàng thực phẩm và các ngành hàng khác (bao gồm hàng mỹ phẩm và chất tảy rửa và hàng dụng cụ gia đình). Trong mỗi ngành hàng cần xác định: - Tỷ lệ giữa hàng nội và hàng ngoại. - Mặt hàng nào sẽ mua trong nước. - Mặt hàng nào sẽ trực tiếp nhập khẩu. - Mặt hàng nào sẽ lấy từ các nhà phân phối - Mặt hàng nào sẽ lấy trực tiếp từ các nhà sản xuất. Một chiến lược nguồn hàng tốt không những phải đảm bảo được tính ổn định của nguồn hàng, sự phong phú, đa dạng, chất lượng và giá cả phù hợp mà còn phải đảm bảo được khả năng kiểm soát nguồn hàng. Chính vì vậy, sau khi xác định được các mục tiêu định hướng, các chỉ tiêu đưa ra Trung tâm cần phải đưa ra những chính sách, biện pháp để thực hiện. Các nhóm biện pháp cần có: - Nhóm biện pháp nhằm tăng số lượng mặt hàng, tỷ trọng hàng hoá tự nhập khẩu. - Nhóm biện pháp nhằm tăng số lượng mặt hàng, tỷ trọng mặt hàng trực tiếp lấy từ nhà sản xuất. - Nhóm biện pháp nhằm củng cố mối quan hệ với các nhà cung cấp. II.1.2. Đẩy mạnh công tác nghiên cứu thị trường. Nghiên cứu thị trường là công tác đặc biệt quan trọng không chỉ khi lập kế hoạch kinh doanh. Để tạo được một nguồn hàng tốt, ổn định, phong phú, chất lượng, giá hợp lý đòi hỏi công tác nghiên cứu thị trường đầu vào phải tốt. Hiện nay, do kinh phí cũng như quy mô của Trung tâm có hạn nên công tác nghiên cứu thị trường tại Trung tâm diễn ra còn nhỏ lẻ. Nhưng Trung tâm vẫn có thể khắc phục được tình trạng đó bằng cách: Giao nhiệm vụ nghiên cứu thị trường cho cán bộ nghiệp vụ ngành hàng. Cán bộ nghiệp vụ của mỗi ngành hàng có trách nhiệm nghiên cứu, theo dõi tình hình biến động của hàng hoá trên thị trường cũng như mức độ tiêu dùng hàng hoá. Để làm được điều này cán bộ nghiệp vụ cần phải: + Thường xuyên cập nhật thông tin qua các phương tiện thông tin đại chúng như báo, tạp chí, mạng INTERNET, đài phát thanh, đài truyền hình... + Thiết lập hệ thống thông tin từ khách hàng (nhà cung cấp). Những thông tin thu được từ nhà cung cấp rất có giá trị và đây có thể là những chỉ dẫn quan trọng giúp cho cán bộ nghiệp vụ đưa ra các quyết định chính xác. Nhưng để khai thác được nguồn thông tin này đòi hỏi Trung tâm và cán bộ nghiệp vụ phải thiết lập những mối quan hệ thân thiết với khách hàng, đặc biệt là đại diện bán hàng của các nhà cung cấp. + Thường xuyên thực hiện các cuộc khảo sát thị trường. Liên kết với bộ phận nghiên cứu thị trường của Công ty cũng như của các thành viên khác trong Công ty để tạo lập một hệ thống thông tin thị trường trong toàn bộ Công ty. Hệ thống thông tin thị trường này có rất nhiều ưu điểm: + Các thành viên trong Công ty cung cấp cho nhau những thông tin quý báu về thị trường, về nguồn hàng và các đối tác nằm trong phạm vi kiểm soát của thành viên đó. + Khắc phục được tình trạng thiếu kinh phí cũng như thiếu người trong công tác nghiên cứu thị trường của mỗi thành viên, trong đó có Trung tâm thương mại INTIMEX Hà Nội. + Trong hoạt động xuất nhập khẩu hàng hoá, việc tự điều tra thăm dò thị trường là rất khó khăn và rất tốn kém đối với Trung tâm Thương mại INTIMEX Hà Nội cũng như các Thành viên khác trong Công ty. Khi hệ thống thông tin này được thiết lập các Thành viên trong công ty có thể thu thập được những thông tin cần thiết về thị trường XNK thông qua các đại diện của Công ty đặt ở các quốc gia khác nhau. Nhờ vậy việc khảo sát thị trường đỡ khó khăn hơn và cũng ít tốn kém hơn. + Thông tin thu được chính xác hơn do khả năng kiểm tra độ chính xác của thông tin cao hơn. Với những nguồn hàng nằm ở các tỉnh, thành phố khác các Thành viên trong công ty sẽ am hiểu về thị trường đó hơn là cán bộ Trung tâm. Bởi vì đó là nơi mà họ có quan hệ làm ăn hay những nơi họ đang đặt trụ sở. Với những nguồn hàng nhập khẩu các đại diện của công ty ở các nước xuất khẩu có thể cung cấp cho Trung tâm cũng như các Thành viên khác những thông tin chính xác hay có sự cố vấn về thị trường, về đối tác cho Trung tâm. II.1.3. Hoàn thiện kế hoạch tạo nguồn và kế hoạch mua hàng. * Về kế hoạch tạo nguồn. Kế hoạch tạo nguồn tuy chưa phải là căn cứ cuối cùng để lập lên các đơn hàng, tuy nhiên nó có liên quan chặt chẽ với kế hoạch mua hàng. Việc lập kế hoạch tạo nguồn cho từng quý, từng tháng là không cần thiết nhưng Trung tâm cần hoàn chỉnh kế hoạch tạo nguồn cho năm. Để lập kế hoạch tạo nguồn Trung tâm cần căn cứ vào kết quả nghiên cứu thị trường. Kế hoạch tạo nguồn nên chia thành kế hoạch tạo nguồn hàng nhập khẩu và kế hoạch tạo nguồn hàng trong nước. *. 1. Kế hoạch tạo nguồn hàng nhập khẩu. Hàng nhập khẩu chiếm 50 - 55% tổng giá trị hàng hoá của Trung tâm. Một phần hàng hoá đó là do Trung tâm tự nhập khẩu, nhưng phần lớn được lấy thông qua các nhà phân phối. Kinh doanh siêu thị là kinh doanh đa dạng hoá mặt hàng. Trung tâm không đủ tiềm lực và cũng không cần thiết phải trực tiếp nhập khẩu tất cả các mặt hàng mà Trung tâm đang kinh doanh. Nhưng để tạo được một nguồn hàng ổn định, phong phú thì việc đặt ra mục tiêu tăng tỷ trọng hàng tự nhập khẩu giảm tỷ trọng hàng nhập khẩu lấy thông qua các nhà phân phối là cần thiết. Như vậy trong kế hoạch tạo nguồn của từng năm Trung tâm cũng cần phải đưa ra các chỉ tiêu về tỷ trọng hàng tự nhập khẩu. Khi lập kế hoạch tạo nguồn đối với hàng tự nhập khẩu hay hàng lấy qua các nhà phân phối Trung tâm cần dựa vào tình hình hoạt động của năm trước và kết quả nghiên cứu thị trường để từ đó đưa ra các quyết định về việc có tiếp tục kinh doanh một mặt hàng nào nữa không, mặt hàng nào cần giảm lượng nhập, mặt hàng nào cần tăng lượng nhập trong năm tới, mặt hàng nào cần đưa vào kinh doanh. Sau đó Trung tâm cần xác định khối lượng hàng hoá sẽ lấy từ nhà cung cấp truyền thống, khối lượng hàng hoá Trung tâm dự kiến sẽ khai thác từ nhà cung cấp mới. Sau khi xác định được tất cả các yếu tố đó Trung tâm lên kế hoạch tạo nguồn hàng nhập khẩu. Một kế hoạch tạo nguồn bao gồm các chỉ tiêu về khối lượng hàng hoá, thời gian cung ứng hàng hoá, hình thức cung cấp, ngân sách giành cho từng nguồn. Tất cả các chỉ tiêu này được tính cho từng loại hàng hoá và từng nhà cung cấp hàng hoá. Việc lập kế hoạch nên chia ra làm hai bảng biểu: bảng kế hoạch hàng tự nhập khẩu và bảng kế hoạch hàng nhập khẩu lấy thông qua các nhà phân phối. Kế hoạch tạo nguồn hàng tự nhập khẩu năm ...... Tên hàng hoá Đơn vị tính Khối lượng Ngân sách Thời gian Nhà cung cấp Cho dự trữ Cho bán hàng Bán buôn Bán lẻ (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) Bảng kế hoạch tạo nguồn hàng nhập khẩu được lấy thông qua các nhà phân phối (nhà nhập khẩu) giống như bảng kế hoạch tạo nguồn hàng được đưa ra trong mục II.1.2 ở chương I. Do đó trong phần này tôi xin được không đưa ra dưới đây. *.2. Kế hoạch tạo nguồn hàng sản xuất trong nước. Cũng giống như hàng nhập khẩu, hàng sản xuất trong nước cũng gồm hai phần: một phần được lấy trực tiếp từ các nhà sản xuất, phần còn lại được lấy từ các nhà phân phối. Số lượng các nhà phân phối hiện nay không nhiều nếu so sánh với số lượng các nhà sản xuất đang cung cấp hàng hoá cho Trung tâm. Tuy nhiên giá trị hàng hoá mà Trung tâm lấy qua các nhà phân phối lại rất lớn. Chủ yếu họ phân phối các sản phẩm của các nhà sản xuất trong Nam. Vì vậy để từng bước thực hiện mục tiêu tạo ra nguồn hàng trong nước ổn định bằng cách trở thành tổng đại lý, nhà phân phối và tiến tới trở thành đại lý độc quyền trong kế hoạch tạo nguồn hàng hàng năm Trung tâm cần đưa ra chỉ tiêu về tỷ trọng giữa hàng trực tiếp lấy từ nhà sản xuất và hàng lấy qua các nhà phân phối. Các chỉ tiêu này cần được cụ thể hoá trong kế hoạch tạo nguồn hàng của năm kế hoạch. Tương tự khi lập kế hoạch tạo nguồn hàng nhập khẩu, để lập kế hoạch tạo nguồn hàng trong nước Trung tâm cũng cần xác định mặt hàng tiếp tục kinh doanh, hạn chế kinh doanh, không kinh doanh, và những mặt hàng mới sẽ đưa vào kinh doanh; khối lượng hàng hoá sẽ lấy từ các nhà cung cấp truyền thống, khối lượng hàng hoá sẽ lấy từ các nhà cung cấp mới. Kế hoạch tạo nguồn hàng sản xuất trong nước cũng bao gồm các chỉ tiêu: Khối lượng hàng hoá, thời gian cung ứng, hình thức cung ứng, ngân sách. Những chỉ tiêu này được xác định cho từng loại hàng hoá và cho từng nhà cung cấp. *. Về việc lập kế hoạch mua hàng. Trên cơ sở kết quả của công tác tạo nguồn, Trung tâm sẽ lập kế hoạch mua hàng. Trong số những mặt hàng mà Trung tâm đang kinh doanh có những mặt hàng thường xuyên biến động, mức tiêu thụ lớn, cũng có những mặt hàng khá ổn định, tiêu thụ ở mức bình thường. Hàng hoá bao gồm hai loại: hàng hoá mang tính chất thời vụ và hàng hoá không mang tính chất thời vụ. Những hàng hoá không mang tính chất thời vụ, việc tiêu dùng mang tính chất thường xuyên hàng ngày, sự biến động về mức tiêu thụ không lớn. Những hàng hoá mang tính chất thời vụ thường có sự biến động lớn khi vào mùa vụ. Ví dụ đường, sữa, bánh kẹo, nước giải khát là những mặt hàng mang tính chất thời vụ. Đường, sữa, nước giải khát thường có mức tiêu thụ cao hơn vào những tháng hè. Bánh kẹo lại có sự biến động lớn vào mùa đông và tháng giáp Tết. Đồ hộp, thực phẩm, hàng mỹ phẩm,... lại là những mặt hàng tiêu dùng hàng ngày, do đó sự biến động nếu có thì không phải do tính chất mùa vụ mà vì những lý do khác. Khi lập kế hoạch mua hàng Trung tâm phải tìm hiểu về tính chất của hàng hoá, nắm vững quy luật biến động của từng loại có như vậy mới tạo được một kế hoạch mua hàng tốt. Khi lập kế hoạch mua hàng Trung tâm cần lập kế hoạch năm, quý, tháng. Kế hoạch năm, kế hoạch quý được lập cho tất cả các loại hàng hoá mà Trung tâm hiện đang kinh doanh. Những hàng hoá có độ biến động lớn, khả năng tiêu thụ lớn thì không chỉ lập kế hoạch năm mà còn phải lập kế hoạch mua theo tháng. Khi lập kế hoạch mua hàng cho năm cũng như cho từng quý trong năm kế hoạch Trung tâm cần xác định các chỉ tiêu: khối lượng, chủng loại, thời gian mua hàng, giá trị hàng hoá mua. Để các chỉ tiêu này chính xác Trung tâm cần phải xác định lượng hàng tồn kho cuối kỳ, mức độ tiêu dùng hàng hoá năm kế hoạch. Kế hoạch mua hàng từng tháng cũng bao gồm tất cả các yếu tố trên. Tuy nhiên trong kế hoạch mua hàng từng tháng, các chỉ tiêu được xác định chính xác hơn do xác định được khả năng biến động của nhu cầu hàng hoá dễ dàng hơn và chính xác hơn. Nếu chia hàng hoá của Trung tâm Thương mại INTIMEX theo tính chất thời vụ thì ta thấy: - Các mặt hàng mang tính chất thời vụ bao gồm: nước giải khát, đường, sữa, bánh kẹo, quạt điện, hàng dệt may. - Các mặt hàng không mang tính chất thời vụ: Các loại đồ uống còn lại (chè, cà phê, rượu, bia),thuốc lá, đồ hộp, đồ đông lạnh, thực phẩm tươi sống, các loại lương thực thực phẩm chế biến, thức ăn chế biến, mỹ phẩm và chất tảy rửa, hàng dụng cụ gia đình, đồ chơi trẻ em. Như vậy khi lập đơn hàng Trung tâm cần chú ý tới tính chất của các loại hàng hoá trên cộng với sự biến động về nhu cầu thị trường để quyết định danh mục mặt hàng cần lập kế hoạch mua hàng từng tháng. II.1.4. Hoàn thiện các đơn đặt hàng. Khi lập các đơn đặt hàng cán bộ nghiệp vụ của Trung tâm thương căn cứ vào lượng hàng tồn và các đơn hàng chỉ được lập khi hàng sắp bán hết. Chính vì vậy thường xảy ra tình trạng thiếu hàng để bán. Để lập được một đơn hàng hoàn hảo Trung tâm không chỉ cần dựa vào lượng hàng tồn mà còn phải dựa theo một số các nhân tố khác; đồng thời phải tạo thế chủ động khi lập đơn đặt hàng. Khi lập đơn hàng, người ta căn cứ vào một số nhân tố sau: - Khả năng tiêu thụ hàng hoá trong thời gian vừa qua. - Tính chất thời vụ của hàng hoá. - Chu kỳ bán hàng của Siêu thị. - Lượng hàng tồn. - Các ngày lễ Khả năng tiêu thụ hàng hoá thời gian vừa qua, cụ thể là tháng trước hoặc tuần trước là căn cứ quan trọng để xác định lượng hàng đặt mua. Căn cứ vào nhân tố này người ta có thể ước lượng được về nhu cầu hàng hoá trong tuần tới, tháng tới từ đó đi đến quyết định tăng hay giảm lượng hàng đặt mua. Tính chất thời vụ của hàng hoá: như đã trình bày ở trên tính chất thời vụ của hàng hoá có ảnh hưởng tới sự biến động về nhu cầu cũng như mức tiêu thụ hàng hoá. Do đó nó cũng là một căn cứ quan trọng để xác định lượng hàng đặt mua. Chu kỳ bán hàng của Siêu thị: Nếu tính theo tuần thì mức độ bán hàng của Siêu thị INTIMEX có xu hướng tăng dần từ đầu tuần đến cuối tuần. Lượng khách đến mua hàng thấp nhất vào ngày thứ hai, sau đó tăng dần lên đến ngày nghỉ cuối tuần là đông nhất. Trong một tuần thì những ngày có doanh thu cao tập trung vào thứ 6, 7, chủ nhật. Căn cứ vào chu kỳ này Trung tâm có thể ước lượng được lượng hàng đủ lớn để phục vụ những ngày nghỉ trong tuần. Mức tồn kho: đây cũng là căn cứ quan trọng để Trung tâm xác định lượng đặt hàng. Yếu tố này thường được xem xét cùng với khả năng tiêu thụ hàng hoá trong thời gian vừa qua để xác định lượng hàng hoá đã bán ra trong giai đoạn đó. - Theo chu kỳ bán hàng thì mức tiêu thụ hàng hoá của Siêu thị tăng dần từ đầu tuần đến cuối tuần. Tuy nhiên đôi khi có những ngày mức tiêu thụ tăng đột biến, nếu đó là các ngày lễ tết. Vào những tuần có ngày này thì lượng hàng hoá đặt mua phải tính toán lớn hơn trước đảm bảo đủ để phục vụ khách hàng. Để xác định được lượng hàng cần đặt mua Trung tâm cần kết hợp cả năm yếu tố trên khi xem xét. Các đơn đặt hàng của Trung tâm phải đảm bảo được các yêu cầu sau: - Lượng tồn kho là tối thiểu. - Đủ hàng để bán cho một chu kỳ bán hàng của Siêu thị, tức là không để xảy ra tình trạng thiếu hàng để bán. Đơn hàng có thể lập theo tháng hoặc theo tuần. Tuỳ theo đặc điểm của hàng hoá, của nguồn hàng mà Trung tâm có thể lựa chọn một trong hai hình thức trên. - Đơn đặt hàng theo tuần: thường áp dụng đối với những hàng hoá tiêu thụ nhanh, hay biến động về cung - cầu, giá cả (ví dụ: các loại sữa tươi, sữa chua, hàng đông lạnh..), nguồn hàng ở gần Trung tâm, thời gian vận chuyển nhanh, khi cần Trung tâm có thể gọi hàng ngay. - Đơn đặt hàng theo tháng: áp dụng với những hàng hoá có mức tiêu thụ trung bình (hàng phalê, đồ điện...), ít biến động về giá cả, cung - cầu, nguồn hàng ở xa. - Trường hợp đặc biệt: với hàng tươi sống như rau, quả, thịt tươi các đơn đặt hàng phải được lập hàng ngày. Tuy nhiên trong quá trình kinh doanh Trung tâm cần có sự linh hoạt khi lập các đơn hàng. Trung tâm cũng có thể lập các đơn hàng theo dạng một tháng hai lần, hai tháng ba lần.... Đó là tuỳ theo tính chất, khả năng tiêu thụ của hàng hoá. II.1.5. Tổ chức tốt nguồn vốn phục vụ cho hoạt động tạo nguồn, mua hàng. Trung tâm Thương mại INTIMEX mới được thành lập do đó lượng vốn chủ sở hữu nhỏ, hoạt động của Trung tâm chủ yếu dựa trên nguồn vốn vay ngân hàng và tận dụng vốn của khách hàng. Để tăng khả năng huy động vốn hơn nữa Trung tâm có thể dựa vào một số nguồn sau: - Nguồn vốn của các đơn vị thành viên trong Công ty. Muốn vậy Trung tâm liên kết chặt chẽ với các đơn vị thành viên khác trong công ty để có thể tận dụng được lượng vốn dư thừa của họ. - Nguồn ngoại tệ thu được từ hoạt động xuất khẩu và từ dịch vụ kiều hối. Đây là nguồn vốn quan trọng phục vụ cho hoạt động nhập khẩu của Trung tâm. Nhưng muốn huy động được nguồn vốn này Trung tâm cần phát triển hoạt động xuất khẩu, mở rộng thị trường, mặt hàng xuất khẩu, đa dạng hoá hình thức xuất khẩu (tạm nhập tái xuất, thực hiện xuất khẩu uỷ thác...). Trung tâm cũng cần phát triển hơn nữa dịch vụ kiều hối. - Nguồn vốn của các nhà cung cấp bằng cách mua theo hình thức thanh toán chậm. Để được hưởng khoản tín dụng của nhà cung cấp Trung tâm phải tạo được uy tín với nhà cung cấp trong việc thanh toán. Các hoá đơn luôn được thanh toán đúng hẹn sẽ là một căn cứ quan trọng để nhà cung cấp tiếp tục cho Trung tâm mua hàng trước, trả tiền sau. II.1.6. Thành lập các đại diện mua hàng. Các đại diện mua hàng sẽ được đặt tại những nơi tập trung nguồn hàng của Trung tâm. Hiện nay, Trung tâm có một đại diện mua hàng tại thành phố Hô Chí Minh hoạt động theo nguyên tắc hợp tác. Trung tâm có thể thiết lập các đại diện mua hàng khác đặt tại những nơi có nguồn hàng lớn, quan trọng theo hình thức hợp tác cũng có thể cử nhân viên của Trung tâm làm đại diện mua hàng. Việc cử nhân viên Trung tâm làm đại diện mua hàng có ưu điểm là người đại diện mua hàng có trách nhiệm hơn trong công việc, do đó hàng hoá thu mua có chất lượng tốt hơn. Mặt khác các nhân viên này không chỉ làm nhiệm vụ gom hàng theo đơn hàng của cán bộ nghiệp vụ ngành hàng mà còn thu thập những thông tin về thị trường, về nguồn hàng, về đối tác. Những thông tin này được gửi trở lại cho cán bộ nghiệp vụ của Trung tâm. Căn cứ vào sự phân bố nguồn hàng của Trung tâm, căn cứ vào khả năng về tài chính, về nhân lực Trung tâm quyết định số lượng các đại diện mua hàng cũng như địa điểm đặt đại diện mua hàng. II.1.7. Nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho cán bộ kinh doanh. Để đạt được kết quả tốt trong công tác đảm bảo nguồn hàng đòi hỏi phải có đội ngũ cán bộ nghiệp vụ giỏi chuyên môn, nhiều kinh nghiệm. Đây là những người có trách nhiệm xây dựng một chiến lược về nguồn hàng, lập các kế hoạch tạo nguồn, kế hoạch mua hàng cũng như việc thực hiện các kế hoạch đó. Mặc dù hiện nay Trung tâm có một đội ngũ cán bộ nghiệp vụ giỏi, đều tốt nghiệp đại học nhưng việc đào tạo, bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ nghiệp vụ luôn cần thiết. Trung tâm cần coi trọng vấn đề đào tạo, có chiến lược phát triển nguồn nhân lực. Bởi vì một nguồn nhân lực tốt là chìa khoá của sự thành công. Một nguồn vốn lớn chưa hẳn đã quý bằng một nguồn nhân lực tốt, có trình độ nghiệp vụ. Vì vậy Trung tâm cần tổ chức những khoá học, kiểm tra trình độ nghiệp vụ của nhân viên theo định kỳ, tuyển thêm nhân viên mới. Việc kiểm tra trình độ nghiệp vụ của nhân viên giúp Trung tâm thấy được những mặt mạnh, mặt yếu của nguồn nhân lực nói chung và của từng nhân viên nói riêng. Qua đó Trung tâm sẽ có những biện pháp để nâng cao trình độ nghiệp vụ cho những nhân viên còn yếu kém hay bố trí lại công việc sao cho phù hợp với năng lực của từng nhân viên. Nguồn hàng của Trung tâm không chỉ được sản xuất trong nước mà còn có một lượng lớn hàng hóa được nhập khẩu từ nước ngoài. Vì vậy việc trau dồi ngoại ngữ, đặc biệt là tiếng Anh rất cần thiết đối với các cán bộ nghiệp vụ. Trung tâm cũng cần đặc biệt chú ý tới vấn đề này. II.1.8. Nâng cao trình độ tổ chức, quản lý. Mỗi một doanh nghiệp là một hệ thống với những mối liên kết chặt chẽ với nhau hướng tới mục tiêu. Một hệ thống bao gồm các phần tử/ bộ phận khác nhau. Hoạt động của mỗi bộ phận này ảnh hưởng đến hoạt động của bộ phận khác và ảnh hưởng tới toàn bộ hệ thống chung. Nói một cách khác, hệ thống là một tổng thể mà nó không thể chia cắt thành những bộ phận có ảnh hưởng độc lập đối với nó. Kết quả hoạt động của một doanh nghiệp không phải là sự tổng hợp từ kết quả của các bộ phận mà nó được hình thành trên cơ sở hoạt động có sự liên kết giữa các bộ phận. Điều đó có nghĩa là khi mỗi bộ phận của doanh nghiệp được tách riêng ra hoạt động tốt như nó có thể thì hoạt động của toàn doanh nghiệp cũng không tốt được. Một doanh nghiệp muốn đạt được mục tiêu của mình thì nó phải đạt được một trình độ tổ chức, quản lý tương ứng. Khả năng tổ chức, quản lý doanh nghiệp dựa trên quan điểm tổng hợp, bao quát tập trung vào những mối quan hệ tương tác của tất cả các bộ phận tạo thành tổng thể tạo nên sức mạnh thật sự cho doanh nghiệp. Nếu đứng trên quan điểm này để xem xét về trình độ tổ chức, quản lý của Trung tâm Thương mại INTIMEX, chúng ta thấy rằng Trung tâm chưa thiết lập được mối liên kết tốt giữa các bộ phận trong Trung tâm. Tạo nguồn, mua hàng là một bộ phận quan trọng tuy nhiên cho dù nó có cố gắng đến đâu thì kết quả cuối cùng cũng không tốt được nếu không có sự hợp tác của các bộ phận khác. Chính vì vậy để hoạt động của toàn Trung tâm nói chung và của bộ phận nghiệp vụ làm công tác đảm bảo nguồn hàng nói riêng đạt kết quả tốt Trung tâm cần: - Liên kết các bộ phận của Trung tâm hoạt động theo một mục tiêu chung. - Quán triệt tư tưởng tới từng bộ phận, từng nhân viên trong Trung tâm để mọi thành viên trong Trung tâm đều ý thức được tầm quan trọng của sự tương tác, liên kết giữa các bộ phận. II.2. Một số kiến nghị với Công ty xuất nhập khẩu INTIMEX. Công ty xuất nhập khẩu INTIMEX là một tổ chức lớn bao gồm nhiều đơn vị trực thuộc. Trung tâm Thương mại INTIMEX Hà nội cũng như các đơn vị thành viên khác của Công ty muốn phát triển được rất cần có sự hỗ trợ từ phía Công ty. Vì sự phát triển chung của toàn Công ty cũng như sự phát triển của từng thành viên, trong đó có Trung tâm Thương mại INTIMEX, Công ty cần: - Xây dựng hệ thống thông tin thị trường toàn Công ty, mỗi đơn vị thành viên là một trạm thông tin, Công ty sẽ làm chức năng của một "tổng đài". Hệ thống thông tin này sẽ cung cấp cho các thành viên những thông tin về sự biến động thị trường đồng thời để các thành viên trong công ty trao đổi thông tin với nhau. Mặt khác trong hệ thống thông tin này còn có các đại diện của Công ty được đặt tại các nước mà Công ty cũng như các đơn vị thành viên đang có quan hệ làm ăn. Những đại diện này sẽ làm nhiệm vụ tìm hiểu thị trường, các đối tác, nguồn hàng và cung cấp các thông tin đó cho Công ty cũng như các đơn vị thành viên. - Bổ sung nguồn vốn chủ sở hữu cho Trung tâm để tạo ra một cơ cấu vốn hợp lý đồng thời tăng sự chủ động trong hoạt động kinh doanh của Trung tâm. Hiện nay, lượng vốn của Trung tâm quá ít, điều đó đã ảnh hưởng rất lớn tới công tác tạo nguồn, thu mua của Trung tâm. Việc mua hàng theo phương thức thanh toán chậm luôn đi kèm với giá cao. Khi có vốn lớn Trung tâm có thể tăng lượng hàng hoá được thu mua theo phương thức thanh toán ngay. Điều đó sẽ giúp Trung tâm có được một khoản tiết kiệm lớn. - Củng cố mối quan hệ giữa các đơn vị thành viên trong Công ty. Trên đây là một số giải pháp đưa ra nhằm hoàn thiện hoạt động tạo nguồn, mua hàng của Trung tâm Thương mại INTIMEX. Hệ thống các giải pháp này có mối liên kết chặt chẽ với nhau. Do đó các giải pháp này chỉ có thể phát huy được hiệu quả khi tất cả các giải pháp được thực hiện đồng bộ. Kết luận. Từ những đánh giá về hoạt động kinh doanh ở Trung tâm Thương mại INTIMEX ta thấy hoạt động tạo nguồn mua hàng của Trung tâm đang từng bước được hoàn thiện. Bên cạnh những việc đã làm được Trung tâm còn có rất nhiều hạn chế và khó khăn đòi hỏi phải được giải quyết trong thời gian tới. Môi trường cạnh tranh ngày càng trở nên gay gắt, số lượng các đối thủ cạnh tranh ngày một nhiều hơn. Để tồn tại và phát triển, bằng nội lực của chính mình Trung tâm phải chấp nhận và chiến thắng trong những cuộc cạnh tranh đó. Thị trường tuy có quy luật của nó song vẫn biến đổi không ngừng nên việc nghiên cứu và đưa ra các giải pháp phù hợp với tình hình mới là không thể thiếu trong quá trình hoạt động kinh doanh. Công tác tạo nguồn và mua hàng cũng luôn cần những giải pháp phù hợp để ngày một hoàn thiện hơn, phát huy được vai trò của nó đối với hoạt động kinh doanh nói chung cũng như các hoạt động khác nói riêng. Qua thời gian thực tập tại Trung tâm Thương mại INTIMEX, tôi đã tập trung nghiên cứu hoạt động tạo nguồn, mua hàng. Tôi đã chọn đề tài: "Một số biện pháp hoàn thiện hoạt động tạo nguồn mua hàng tại Trung tâm Thương mại INTIMEX - Công ty xuất nhập khẩu INTIMEX" để nghiên cứu. Chuyên đề đã nêu được hệ thống cơ sở lý luận về hoạt động tạo nguồn,mua hàng; phân tích, đánh giá hoạt động tạo nguồn, mua hàng của Trung tâm Thương mại INTIMEX, từ đó đã đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động tạo nguồn, mua hàng cho Trung tâm. Với trình độ hạn chế, chưa hiểu biết đầy đủ về lĩnh vực kinh doanh cũng như hạn chế về thời gian và lượng thông tin ít ỏi nên chuyên đề không thể tránh khỏi những thiếu sót. Rất mong nhận được góp ý của các thầy cô giáo, cán bộ trong Trung tâm và các bạn sinh viên trong khoa. Hà nội, tháng 05 năm 2001. Mục lục ._.