Một số biện pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh công ty RNHH một thành viên cảng Hải Phòng - Xí nghiệp xếp dỡ và vận tải Bạch Đằng

Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 1 PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Trong cơ cấu của mọi tổ chức luôn có một bộ phận đóng vai trò là bộ máy tham mưu, giúp việc, là bộ phận tổng hợp quản trị của các tổ chức, doanh nghiệp để có được năng suất cao nhất và hiệu quả nhất đó chính là bộ phận văn phòng, cho dù văn phòng có đơn vị đặt là phòng Hành chính - Tổng hợp, phòng Hành chính - Tổ chức hay là Hành chính - kế toán nhưng đều thực hiện các chức năng quan trọng đó là: tham mưu, tồng hợp, hậu cần. Hoạt động văn phòng với các nghiệp vụ: thông tin, văn thư, lưu trữ, lễ tân, tiếp khách, cung cấp trang thiết bị làm việc…chính là nhằm đảm bảo cho hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp có hiệu quả hơn và đóng góp cao hơn vào việc thực hiện mục tiêu của tổ chức mình. Nếu coi nhẹ công tác văn phòng, văn phòng không có kỷ cương, hoạt động không khoa học thì mọi công việc sẽ bị ách tắc, đình trệ, ảnh hưởng không tốt đến hoạt động của cơ quan tổ chức, doanh nghiệp đó. Vì vậy việc nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng là một yêu cầu tất yếu đặt ra cho mỗi cơ quan, doanh nghiệp. Chi nhánh Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải phòng – Xí nghiệp Xếp dỡ và Vận tải Bạch Đằng là đơn vị hạch toán độc lập với toàn bộ hệ thống Cảng Hải Phòng, có bề dày hình thành và phát triển, có uy tín trên thị trường, đã và đang vượt qua những thử thách, khắc phục khó khăn nhằm hoàn thành những chỉ tiêu, kế hoạch mà Tổng công ty giao phó. Những thành tựu đó có một phần đóng góp quan trọng của Văn phòng được xem như “tai”, là “mắt”, là “cánh tay nối dài” của lãnh đạo, làm nhiệm vụ hỗ trợ cho lãnh đạo, cố gắng thực hiện tốt các công việc mình nhưng trong quá trình công tác vẫn còn có những khuyết điểm, thiếu sót. Trong thời gian tới, trước những cơ hội mới, thử thách mới Văn phòng Chi nhánh công ty cần có những biện pháp để khắc phục những nhược điểm, những yếu kém còn tồn tại và phát huy mặt mạnh, những ưu điểm để hoạt động có hiệu quả hơn đóng góp vào Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 2 thành công chung của Chi nhánh công ty. Chính vì vậy, đơn vị cần có những biện pháp cụ thể để cho Văn phòng tại Chi nhánh hoạt động đạt hiệu quả cao hơn nữa nên em chọn đề tài: “ Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Chi nhánh Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phòng - Xí nghiệp Xếp dỡ và Vận tải Bạch Đằng”. 2. Mục đích nghiên cứu Các mục đích nghiên cứu của Khoá luận này là: 1- Khảo cứu lý luận về văn phòng và hoạt động văn phòng trong cơ quan, tổ chức. 2- Phân tích, đánh giá thực tiễn hoạt động văn phòng ở Chi nhánh Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phòng - Xí nghiệp Xếp dỡ và Vận tải Bạch Đằng. 3- Đề xuất một số giải pháp nhằm góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng ở Chi nhánh Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phòng - Xí nghiệp Xếp dỡ và Vận tải Bạch Đằng. 3. Phạm vi và đối tƣợng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu của đề tài là các hoạt động trong văn phòng Chi nhánh Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phòng - Xí nghiệp XD và VT Bạch Đằng, bao gồm các nội dung chủ yếu như nghiệp vụ thu thập, xử lý thông tin, lập chương trình kế hoạch công tác, nghiệp vụ văn thư lưu trữ, nghiệp vụ hậu cần. Về phạm vi nghiên cứu đó là phạm vi về thời gian tức là nghiên cứu các hoạt động văn phòng trong thời gian 2 năm trở lại đây kể từ năm 2008. 4. Giả thuyết nghiên cứu Một là, hoạt động Văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc cơ quan, tổ chức đạt được hiệu quả hoạt động và phát triển bền vững. Hai là, Văn phòng ở Chi nhánh Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phòng - Xí nghiệp Xếp dỡ và Vận tải Bạch Đằng đã có những đóng góp quan trọng vào quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Chi nhánh. Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 3 Ba là, trước những thách thức mới đối với Chi nhánh Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phòng - Xí nghiệp Xếp dỡ và Vận tải Bạch Đằng hoạt động của Văn phòng cần được không ngừng cải tiến. 5. Phƣơng pháp nghiên cứu Để thực hiện mục đích nghiên cứu, Khóa luận đã vận dụng phương pháp luận duy vật biện chứng và một số phương pháp nghiên cứu cụ thể như phương pháp so sánh, đối chiếu, phân tích, tổng hợp, khảo cứu tài liệu và quan sát. 6. Đóng góp của khóa luận vào hoạt đông thực tiễn văn phòng Khóa luận nghiên cứu này không chỉ đơn thuần là một bài khóa luận tốt nghiệp hay là một tài liệu tham khảo sau này hoặc là khóa luận nghiên cứu này chỉ được áp dụng vào hoạt động thực tiễn văn phòng tại Chi nhánh Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phòng - Xí nghiệp Xếp dỡ và Vận tải Bạch Đăng mà lý luận chung của khóa luận còn được áp dụng vào hoạt động thực tiễn của các đơn vị khác nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động thực tế văn phòng tại đơn vị đó. 7. Bố cục khóa luận: Khoá luận được kết cấu thành 03 phần, bao gồm: Phần Mở đầu Phần Nội dung Trong phần nội dung bao gồm 3 chương: Chương 1: Lý luận chung về văn phòng và hoạt động văn phòng Chương 2: Thực tiễn hoạt động văn phòng tại Chi nhánh Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải phòng – Xí nghiệp Xếp dỡ và Vận tải Bạch Đằng Chương 3: Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Chi nhánh Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải phòng Xí nghiệp Xếp dỡ và Vận tải Bạch Đằng Phần kết luận. Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 4 CHƢƠNG 1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHÕNG VÀ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÕNG 1.1 Lý luận chung về văn phòng 1.1.1 Khái niệm văn phòng Để đưa ra được một định nghiã chính xác về Văn phòng chúng ta cần xem xét đầy đủ, toàn diện các hoạt động diễn ra ở bộ phận này trong các đơn vị, cơ quan, tổ chức. Nếu xem xét công tác Văn phòng theo quan điểm hệ thống thì: Ở đầu vào bao gồm các hoạt động trợ giúp lãnh đạo tổ chức, quản lý, sử dụng toàn bộ các nguồn thông tin trên các lĩnh vực chính trị, kinh tế, xã hội, hành chính, môi trường, v..v.. theo các phương án sử dụng khác nhau nhằm thu được kết quả tối ưu trong từng hoạt động của đơn vị. Như vậy ở đầu vào, việc thu thập, xử lý và trợ giúp cho lãnh đạo nhng thông tin cần cho quản lý để ra các quyết định chính xác là một nội dung hoạt động rất đặc thù của công tác Văn phòng. Ở đầu ra là những hoạt động phân phối, chuyển tải, thu thập, xử lý các thông tin phản hồi trong nội bộ và bên ngoài đơn vị theo yêu cầu của lãnh đạo. Toàn bộ hoạt động này sẽ góp phần hoàn thiện từng bước công tác tổ chức điều hành thông tin trong đơn vị nhằm nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng thông tin trong quá trình tổ chức điều hành cơ quan đạt những mục tiêu mong muốn. Ngoài ra, trong các cơ quan, doanh nghiệp, văn phòng được hiểu như là một bộ máy tham mưu, tổng hợp quan trọng, một cánh tay đắc lực phục vụ việc điều hành của lãnh đạo. Đôi khi văn phòng còn phản ánh sự kết hợp của các phòng ban khác nhau như: phòng Hành chính-Kế toán, phòng Hành chính tổng hợp, phòng Tổ chức – Hành chính… Các văn phòng này thực hiện chức năng khái quát của các đơn vị hỗ trợ, phục vụ điều hành cho toàn cơ quan, doanh nghiệp. Nói theo cách khác thì văn phòng là hình bóng thu nhỏ của cơ quan, doanh nghiệp như các văn phòng đại diện của tổ chức, doanh nghiệp tại các địa phương, vùng, khu vực hay ở nước ngoài. Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 5 Từ những nhận thức khái quát về nội dung và đặc điểm hoạt động của công tác Văn phòng đã nêu trên, chúng ta có thể đưa ra một định nghĩa về văn phòng như sau: “Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, doanh nghiệp; là nơi thu thập và xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp”(1:10) 1.1.2 Vai trò của văn phòng Văn phòng là cửa ngõ của cơ quan, tổ chức, nó có vai trò rất quan trọng trong hoạt động quản lý, điều hành của mỗi cơ quan, tổ chức. Văn phòng là trung tâm thực hiện quá trình quản lý điều hành của cơ quan. Các quyết định, chỉ thị của lãnh đạo cơ quan đều thông qua Văn phòng để chuyển giao đến các phòng ban, bộ phận khác. Đồng thời văn phòng là bộ phận theo dõi, kiểm tra, đôn đốc, nhắc nhở việc thực hiện các quyết định và sự chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan nhằm đạt được mục tiêu chung của cơ quan, tổ chức. Văn phòng là nơi tiếp nhận các mối quan hệ, đặc biệt là quan hệ đối ngoại của cơ quan, là cầu nối giữa chủ thể và các đối tượng trong và ngoài tổ chức. Văn phòng được coi như cửa ngõ thông tin của cơ quan, tổ chức, bởi vì các thông tin đến và đi đều qua bộ phận văn phòng. Từ những nguồn thông tin tiếp nhận được, văn phòng sẽ phân loại thông tin theo những kênh thích hợp để chuyển phát hoặc lưu giữ. Văn phòng là trung tâm, là khâu nối các hoạt động quản lý điều hành của cơ quan. Văn phòng là bộ máy làm việc của các nhà lãnh đạo, tất cả các công việc của văn phòng phải làm là để đạt được mục tiêu của nhà quản lý. Văn phòng là người dịch vụ tổng hợp cho các hoạt động của các đơn vị nói chung và cho các nhà lãnh đạo nói riêng. Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 6 1.1.3 Chức năng của văn phòng Từ lý luận và thực tiễn cho thấy văn phòng là một thực thể tồn tại để thực hiện việc quản lý thông tin, phục vụ công tác điều hành của lãnh đạo. Do đó, văn phòng có 2 nhóm chức năng cơ bản đó là: - Nhóm chức năng tham mưu, tổng hợp; - Nhóm chức năng hậu cần 1.1.3.1 Chức năng tham mƣu, tổng hợp Tham mưu tổng hợp có thể được hiểu là hoạt động trợ giúp cho các nhà lãnh đạo nhằm đưa ra được những quyết định tối ưu mang tính khách quan kịp thời và có hiệu lực hiệu quả. (Bùi Thị Thanh Nhàn, 2009) Nhiều nhà nghiên cứu chia chức năng này thành hai nội dung cơ bản là tham mưu và tổng hợp. Nội dung của công tác tham mưu chỉ rõ hoạt động tham vấn của công tác văn phòng; còn nội dung tổng hợp nghiêng nhiều về khía cạnh thống kê, xử lý thông tin dữ liệu phục vụ thiết thực cho hoạt động quản lý. Thực chất cả hai nội dung trên cùng nhằm một mục tiêu chung là hỗ trợ tích cực cho hoạt động quản lý của thủ trưởng cơ quan, đơn vị. Nếu tách rời nhau, hoạt động quản lý sẽ không tránh khỏi sự phiến diện, chủ quan và thiếu những căn cứ khoa học chính xác. Tham mưu để nhằm góp phần tìm kiếm những quyết định tối ưu cho quá trình quản lý đạt hiệu quả cao nhất. Mặt khác, kết quả tham vấn xuất phát từ việc thu thập, phân tích, tổng hợp, xử lý khoa học đầy đủ, chính xác những thông tin đầu vào, thông tin đầu ra kể cả những thông tin phản hồi mà văn phòng thu thập được. Ta biết rằng hoạt động của cơ quan phụ thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó có yếu tố chủ quan (thuộc về người thủ trưởng), bởi vậy muốn có những quyết định đúng đắn, mang tính khoa học, người thủ trưởng cần căn cứ vào những yếu tố khách quan như những ý kiến tham gia của các cấp quản lý, những người trợ giúp. Những ý kiến đó được tổng hợp, phân tích, chọn lọc để đưa ra những kết luận chung nhất nhằm cung cấp cho lãnh đạo những thông tin, những Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 7 phương án phán quyết kịp thời và đúng đắn. Hoạt động này rất cần thiết và luôn tỏ ra hữu hiệu vì nó vừa mang tính tham vấn (ít bị sức ép, gò bó) và tính chuyên sâu trong các trường hợp trợ giúp lãnh đạo (tiếp xúc với nhiều vấn đề nảy sinh trong thực tế) để lựa chọn một quyết định tối ưu. Đây chính là nội dung tham mưu của công việc văn phòng. Nhưng mặt khác, kết quả tham vấn trên đây phải xuất phát từ những thông tin ở cả đầu vào, đầu ra và những thông tin ngược trên mọi lĩnh vực của nhiều đối tượng mà Văn phòng thu thập được. Những thông tin ấy cần phải được sàng lọc, phân tích, tổng hợp, lưu giữ và sử dụng theo yêu cầu của người quản lý trong từng lĩnh vực cụ thể. Hoạt động như trên thuộc về nội dung công tác tổng hợp của hoạt động văn phòng. Như vậy, hai nội dung tham mưu và tổng hợp của hoạt động văn phòng là hai công việc cùng nhằm một mục đích thống nhất là trợ giúp cho thủ trưởng cơ quan, đơn vị có cơ sở khoa học để lựa chọn quyết định quản lý tối ưu nhất phục vụ cho mục tiêu hoạt động của cơ quan. 1.1.3.2 Chức năng hậu cần Hoạt động của bất ký một cơ quan, tổ chức nào cũng không thể thiếu các điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, công cụ, tài chính… Những điều kiện vật chất đó thuộc về văn phòng mà công tác hậu cần của văn phong phải cung cấp kịp thời, đầy đủ cho mọi quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức cho mọi đơn vị, bộ phận và các nhân trong tổ chức. Trụ sở làm việc cần phải sắp đặt phù hợp với mọi loại công việc, với mỗi người cán bộ công chức trong từng điều kiện, trong từng môi trường cụ thể. Những vật dụng thường xuyên như là nguồn tài chính cung cấp cho các hoạt động của cơ quan cũng do văn phòng cung ứng trên cơ sở định mức tiêu dùng hoặc kỳ hạn sử dụng. Muốn hoạt động phải có phương tiện, nguyên liệu, vật liệu và nguồn tài nguyên. Song hiệu quả hoạt động còn tùy thuộc vào phương thức quản lý và sử Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 8 dụng các yếu tố đó như thế nào của mỗi cơ quan. Chi phí thấp nhất để đạt được kêt quả cao nhất là phương châm hoạt động của công tác văn phòng. Tóm lại, văn phòng là đầu mối giúp lãnh đạo thực hiện công tác quản lý thông qua các chức năng tham mưu, tổng hợp, hậu cần. Các chức năng vừa độc lập, vừa bổ sung, hỗ trợ nhau nhằm tạo ra sự cần thiết khách quan tồn tại, duy trì và phát triển công tác văn phòng trên cơ sở các hoạt động nghiệp vụ của nó. 1.2 Lý luận về hoạt động văn phòng 1.2.1. Các nội dung cơ bản của hoạt động văn phòng 1 - Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan, doanh nghiệp. Khái niệm: - Chương trình, kế hoạch làm việc là hình ảnh tương lai của một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp sau một khoảng thời gian hoạt động nhất định. - Chương trình, kế hoạch là phương tiện hoạt động quan trọng của người lãnh đạo hoặc của mỗi cá nhân, cơ quan, doanh nghiệp để đảm bảo cho những hoạt động được thực hiện theo đúng mục tiêu và yêu cầu đặt ra. - Kế hoạch là sự sắp xếp, bố trí các công việc, các hoạt động, các giải pháp để sử dụng và phối hợp các nguồn lực theo trình tự thời gian nhằm thực hiện các chức năng, nhiệm vụ và đạt tới các mục tiêu của mỗi tổ chức hoặc mỗi cá nhân. - Chương trình hiểu theo 2 nghĩa: Một là các định hướng và biện pháp lớn nhằm thực hiện một mục đích đặt ra. Chương trình có độ dài trung hạn trở lên Hai là lịch trình làm việc để thực hiện nội dung công việc đặt ra trong một thời gian nhất định. Việc lập kế hoạch giúp cho: - Giảm thiểu lãng phí lao động, thời gian, tiền bạc - Đảm bảo cho những hoạt động của doanh nghiệp được diễn ra liên tục thống nhất đúng mục tiêu, yêu cầu đặt ra, tránh cho công việc khỏi bị trùng lặp và giẫm chân lên nhau. Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 9 - Giúp cho người làm việc thấy rõ mục tiêu, hướng đi cụ thể, đây là cơ sở để các nhà quản trị tổ chức, chỉ đạo, điều hành công việc trong từng thời gian, đảm bảo việc thực hiện đúng tiến độ. Nội dung quy trình lập chương trình kế hoạch công tác: Bước 1: Công tác chuẩn bị Bước 2: Xây dựng chương trình kế hoạch dự thảo Bước 3: Trưng cầu ý kiến Bước 4: Thảo luận thông qua Bước 5: Ban hành Chương trình – Kế hoạch Bước 6: Theo dõi giám sát và kiểm tra Yêu cầu đối với với người thực hiện: Phải quản lý, theo dõi cả 2 loại Chương trình và Kế hoạch Phải hiểu rõ trách nhiệm của thủ trưởng trong từng công việc cụ thể Phải nắm được chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận trong cơ quan Phải biết trách nhiệm, thẩm quyền của mình trong quá trình thực hiện 2 - Thu thập, xử lý, quản lý và sử dụng thông tin Khái niệm: Thông tin là nội dung các sự kiện được đưa đến giúp con người nhận biết được nội dung của sự kiện đó. Thông tin là dữ liệu có ý nghĩa, được sử dụng để biểu thi những vấn đề cụ thể giúp đối tượng tiếp nhận thông tin ra được những quyết định đúng đắn nhằm đạt được mục tiêu mong muốn. (Bùi Thị Thanh Nhàn: 2009, Bài giảng Quản trị văn phòng) Như vậy, thông tin hiểu theo một cách khái quát nhất là quá trình trao đổi giữa người gửi và người nhận, là sự truyền tín hiệu, truyền tin tức về những sự kiện, hoạt động đã, đang và sẽ xảy ra cho nhiều người cùng biết. Vai trò của thông tin: Thông tin trong mỗi cơ quan, doanh nghiệp có vai trò quan trọng có liên quan đến kết quả hoạt động, sự thành bại hay quy mô phát triển mở rộng phạm vi hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp đó. Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 10 Thông tin là cơ sở để các nhà quản lý đưa ra những quyết định quản lý, nhà quản lý phải trao đổi thông tin với cấp trên cấp dưới để kịp thời nắm bắt tình hình của tổ chức từ đó đưa ra những quyết định đúng đắn kịp thời. Thông tin còn giúp nhà lãnh đạo duy trì được sự điều hành, điều chỉnh, quản lý của mình, kiểm tra, giám sát quá trình thực hiện của nhân viên thông qua hệ thống mạng thông tin nội bộ. Nội dung, quy trình hoạt động công tác thông tin: Bước 1: Thu thập thông tin Tùy theo mục đích sử dụng và tính chất các vấn đề cần giải quyết phải lựa chọn ra cho mình cách thức thu thập thông tin hợp lý, có thể qua các kênh thu thập sau: - Theo ngành, cấp, cơ quan trong phạm vi trong và ngoài nước. - Theo hệ thống báo cáo. - Qua giao tiếp thu thập sơ cấp. - Qua tra cứu văn bản tài liệu lưu trữ. Bước 2: Xử lý thông tin Là sự tác động chủ quan của các chủ thể lên các dữ liệu đã thu thập để có được những thông tin theo mục đích xác định. Để đảm bảo có được những thông tin mong muốn cần áp dụng những phương pháp tổng hợp, phân tích, so sánh, đánh giá. Phải xác định được thông tin chính và thông tin hỗ trợ, biết loại bỏ những thông tin thiếu căn cứ pháp lý. Bước 3: Truyền đạt thông tin Cần xác định rõ: Nội dung và khối lượng thông tin, thời gian và hình thức truyền đạt cũng như đối tượng tiếp nhận thông tin. Yêu cầu khi truyền đạt: Chính xác, đấy đủ, cụ thể, rõ ràng và phải chịu trách nhiệm về những thông tin đã truyền đạt. Bước 4: Bảo quản thông tin Thông tin phải được bảo quản lưu trữ cẩn thận, theo các phương pháp Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 11 khoa học, qua hệ thống máy tính, phim ảnh, sắp xếp theo thứ tự vào tủ, giá ngăn nắp gọn gàng. Yêu cầu đối với tổ chức, xử lý thông tin: Thứ nhất: Thông tin ban đầu phải phù hợp với yêu cầu đặt ra. Thông tin từ các dữ liệu được chuyển đến cơ quan tổ chức có thể đến từ nhiều kênh khác nhau vì vậy yêu cầu người nhận tin phải biết phân loại thông tin đồng thời phải xác định được thông tin nào cần thiết, có giá trị sử dụng, thông tin nào cần loại bỏ. Để nâng cao người tiếp nhận phải xử lý ngay sau khi nhận được tin và tiến hành phân loại theo phương thức hợp lý nhất. Thứ hai: Thông tin phải đảm bảo tính thống nhất. Để chắc chắn thông tin có đạt được yêu cầu này thì người tiếp nhận thông tin phải biết cách xắp xếp thông tin vào một hệ thống theo từng kênh, từng nhóm hay từng tệp dữ liệu tùy theo mục đích sử dụng. Việc chia thông tin theo từng kênh từng nhóm sẽ có lợi ích cho việc tìm kiếm thông tin sau này đồng thời cũng làm cho quá trình kiểm soát, kiểm tra thông tin sau này được dễ dàng giúp loại bỏ những thông tin sai lệch không phù hợp với mục đích sử dụng qua đó có thể kịp thời cung cấp thông tin cho lãnh đạo một cách chuẩn xác nhất. Thứ ba: Thông tin phải đảm bảo chất lượng. Phải đảm bảo được 6 tiêu chí sau: - Tính chính xác - Tính đầy đủ - Tính kip thời - Tính đơn giản, dễ hiểu. - Tính hệ thống - Tính thời sự Thứ tư: Thông tin phải đảm bảo tính tiết kiệm. Do thông tin được khai thác từ nhiều nguồn khác nhau với chất lượng khác nhau nên người nhận khai thác tin cần phải biết khai thác đến đâu là đủ về lượng và về chất. Việc khai thác đủ thông tin có thể tiết kiệm được công sức, tiền bạc đồng thời giúp đảm bảo tính khoa học tránh lan man gây nhiễu thông tin. Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 12 3 – Nghiệp vụ Văn thư, lưu trữ Khái niệm công tác văn thƣ Theo gốc tiếng Hán, Văn có nghĩa là văn tự, “ thư” có nghĩa là thư tịch. Theo các quan niệm của các triều đại phong kiến thì làm công tác văn thư tức là làm những công việc có liên quan đến văn tự, thư tịch. Ngày nay, khái niệm văn thư không còn xa lạ trong các cơ quan tổ chức bởi tất cả các cơ quan tổ chức đều sử dụng văn bản, giấy tờ làm phương tiện giao tiếp chính thức với nhau… Làm công việc như soạn thảo văn bản, quản lý văn bản… tức là làm công tác văn thư. Như vậy có thể định nghĩa công tác văn thư như sau: Công tác văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành công việc của các cơ quan tổ chức.( Bộ Tư pháp : 2009) Vai trò của công tác văn thƣ Công tác văn thư giúp cho việc giải quyết công việc của cơ quan nhanh chóng chính xác, có năng suất và chất lượng, đúng đường lối, chính sách, nguyên tắc chế độ đồng thời đảm bảo quản lý công việc của cơ quan được chặt chẽ và chính xác. Cụ thể, công tác văn thư là điều kiện để: - Cung cấp thông tin cần thiết phục vụ cho hoạt động của các cơ quan một cách đầy đủ, kịp thời, chính xác đồng thời giữ được bí mật cho cơ quan. - Hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ thủ tục, gốp phần cải cách hành chính phục vụ cho công việc đổi mới. - Tiết kiệm công sức, nguyên vật liệu chế tác và trang thiết bị dùng trong quá trình xây dựng và ban hành văn bản. - Góp phần giữ lại các giấy tờ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan phục vụ cho việc thanh tra, kiểm tra, đánh giá về hoạt động của cơ quan, giữ gìn những tài liệu giá trị về mọi lĩnh vực để thực hiện việc tra cứu thông tin quá khứ là tiền đề cho công tác lưu trữ. Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 13 Yêu cầu của công tác văn thƣ Để đảm bảo được vai trò quan trọng trên đối với hoạt động của Chi nhánh, công tác văn thư phải đảm bảo được các yêu cầu sau: - Nhanh chóng: Nếu giải quyết văn bản chậm sẽ làm giảm tiến độ giải quyết công việc chung, làm giảm ý nghĩa của những sự việc, những hoạt động nêu ra trong văn bản. - Chính xác: Về mặt nội dung, thể thức, quy trình kỹ thuật phải được đảm bảo chính xác từ việc soạn thảo, đánh máy, đăng ký, chuyển giao đến tổ chức giải quyết và quản lý văn bản phải được đảm bảo theo đúng quy định. - Bí mật: Trong nội dung của nhiều văn bản chứa đựng rất nhiều bí mật của cơ quan, doanh nghiệp do đó trong quá trình thực hiện, công tác văn thư phải đảm bảo giữ bí mật theo quy định của Nhà nước. Giữ gìn thông tin bí mật khi nhận được văn bản, khi ban hành văn bản là một đòi hỏi bắt buộc với những người làm công tác văn thư. Nội dung Nội dung công tác văn thư bao gồm các nghiệp vụ cụ thể sau: - Soạn thảo văn bản và ban hành văn bản - Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản trong hoạt động của cơ quan tổ chức. Bao gồm: Giải quyết văn bản đến, văn bản đi, văn bản nội bộ, văn bản mật, hoạt động lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ. 4 – Nghiệp vụ quản lý văn bản đến và văn bản đi Quản lý văn bản đến Khái niệm: Những văn bản, tài liệu thư từ do các cơ quan, các tổ chức và cá nhân bên ngoài gửi đến cơ quan bằng bất cứ hình thức nào gọi chung là văn bản đến. Nguyên tắc quản lý văn bản đến: - Các văn bản đến phải qua văn thư đăng ký. - Trước khi văn bản được giao giải quyết phải qua lãnh đạo cơ quan xem xét. - Người nhận văn bản đến phải ký vào sổ. Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 14 - Văn bản đến phải được tổ chức giải quyết kịp thời. Quy trình quản lý văn bản đến: Bước 1: Nhận công văn, phân loại, bóc bì văn bản Bước 2: Đóng dấu đến Bước 3 : Vào sổ đăng ký văn bản đến Bước 4: Trình văn bản đến Bước 5: Giao trách nhiệm giải quyết Bước 6: Chuyển tới các phòng, các đối tượng giải quyết Bước 7: Tìm phương án giải quyết Bước 8 Theo dõi giải quyết. Quản lý văn bản đi Khái niệm: Tất cả các loại văn bản do cơ quan ban hành để quản lý điều hành công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cơ quan được gửi đến các đối tượng có liên quan gọi là văn bản đi. Nguyên tắc quản lý văn bản đi: - Tất cả văn bản đi phải được đăng ký vào sổ quản lý văn bản đi ở văn thư. - Tất cả văn bản đi phải được kiểm tra về nội dung và thể thức trước khi gửi đi. Quy trình quản lý văn bản đi: Bước 1: Kiểm tra văn bản Bước 2: Đóng dấu lên văn bản Bước 3: Vảo sổ đăng ký văn bản đi theo đúng quy định Bước 4: Chuyển phát Bước 5: Lưu văn bản đi 5 - Nghiệp vụ quản lý và sử dụng con dấu Khái niệm: Con dấu là một trong những công cụ quan trọng để thực hiện công tác quản lý nhà nước đối với mọi mặt của đời sống xã hội. Trong các doanh nghiệp các văn bản được ban hành và đảm bảo giá trị pháp lý bằng yếu tố quan trọng là con dấu. Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 15 Vai trò: Con dấu thể hiện quyền lực của doanh nghiệp. Tổ chức quản lý, sử dụng con dấu là một trong những nghiệp vụ quan trọng trong công tác văn thư bởi con dấu khẳng định giá trị pháp lý của văn bản, thủ tục hành chính trong các quan hệ pháp lý với nhà nước và tổ chức khác. 6 - Nghiệp vụ lễ tân, tiếp khách. Khái niệm: Tiếp khách là một trong những nghi lễ giao lưu, tiếp xúc của cá nhân, cơ quan này với cá nhân, tổ chức khác nhằm đảm bảo sự hoạt động thông suốt của quá trình quản lý giúp lãnh đạo có điều kiện xem xét, đánh giá hiệu quả công việc từ bên ngoài. Lễ tân là hoạt động diễn ra ở mọi lĩnh vực của đời sống xã hội: chính trị,kinh tế, văn hoá, quốc phòng… Lễ tân là tổng hợp các hoạt động được diễn ra trong quá trình tiếp xúc, trao đổi làm việc giữa các đối tác, tổ chức, cá nhân kinh doanh trong và ngoài nước… Vai trò: Tiếp khách là hình thức giao lưu của công ty với các cá nhân, tổ chức trong và ngoài cơ quan về những vấn đề liên quan đến hoạt động, kinh doanh, phát triển của công ty. Đây là nghiệp vụ quan trọng mà bất cứ doanh nghiệp tổ chức nào cũng cần phải có. Tiếp khách giúp công ty mở rộng mối quan hệ, giao lưu với bên ngoài, hợp tác làm ăn, trao đổi kinh nghiệm, giao lưu văn hoá với nhau... Trong việc tiếp khách của công ty, văn phòng đóng một vai trò quan trọng. Văn phòng không chỉ làm nhiệm vụ đơn thuần là đón khách và tổ chức các buổi hẹn gặp, làm việc mà còn trực tiếp giải quyết những yêu cầu của một số khách xin gặp giám đốc. Nhiệm vụ quan trọng trực tiếp của văn phòng trong công tác tiếp khách là: Tổ chức thoả thuận, đón nhận, sắp xếp khách. Chuẩn bị những điều kiện cần thiết cho yêu cầu tiếp khách, chẳng hạn như sắp xếp bàn tiếp khách, bàn trà, mua sắm các đồ dùng cần thiết, chuẩn bị tài liệu Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 16 phục vụ cho quá trình bàn bạc công việc. Trong một số trường hợp văn phòng công ty đã thực hiện việc trực tiếp tiếp khách thay cho giám đốc. 7 - Bảo đảm nhu cầu hậu cần, kinh phí chi tiêu, quản lý vật tư, tài sản của cơ quan, doanh nghiệ, đảm bảo an toàn cho cơ quan, doanh nghiệp và công tác y tế, bảo vệ sức khoẻ cán bộ, nhân viên trong cơ quan, doanh nghiệp. Văn phòng quản lý nguồn kinh phí của cơ quan theo quy định của Pháp luật, thực hiện công tác tài chính kế toán (nếu cơ quan không có phòng tài vụ), quản lý vật tư tài sản (mua sắm, sửa chữa, bảo dưỡng, thanh lý theo quy định), xây dựng quỹ lương và xét duyệt phân bổ quỹ lương và các kinh phí hành chính khác đối với các đơn vị trực thuộc. Đây là nhiệm vụ mang tính đặc thù của văn phòng. Làm tốt công tác hậu cần, văn phòng sẽ góp phần quan trọng vào việc nâng cao hiệu quả của cơ quan, doanh nghiệp. Việc lập kế hoạch nhu cầu, dự trù kinh phí, tổ chức mua sắm trang thiết bị hiện đại, cấp phát, theo dõi sử dụng nhằm quản lý chặt chẽ các chi phí văn phòng để kịp thời điều chỉnh cho phù hợp và lập kế hoạch tài chính mới theo yêu cầu của lãnh đạo cơ quan, doanh nghiệp. Đảm bảo cả về vật chất và kinh phí chính là đảm bảo việc diễn ra các hoạt động trong cơ quan, doanh nghiệp. Sử dụng một cách có hiệu quả và tiết kiệm có ảnh hưởng trực tiếp đến chính hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp đó nên cần có sự quản lý chặt chẽ, khoa học. Do đó các cơ quan, doanh nghiệp ._.cần tạo điều kiện thuận lợi cho văn phòng hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình. Đảm bảo an ninh, trật tự an toàn trong cơ quan, doanh nghiệp là nhiệm vụ quan trọng của văn phòng. Công tác đảm bảo an toàn gồm các nội dung sau: - Bảo vệ sức khoẻ, đảm bảo an toàn lao động cho người lao động theo quy định đối với từng chức danh nghề nghiệp. - Đảm bảo tiêu chuẩn vệ sinh, an toàn điều kiện môi trường nơi làm việc. - Đảm bảo an toàn về tài sản: phòng chống cháy, nổ, đảm bảo an toàn cho các trang thiết bị. - Đảm bảo độ an toàn của các phương tiện giao thông vận tải. Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 17 - Phối hợp, liên kết với địa phương và liên cơ quan, doanh nghiệp trong bảo vệ trật tự an toàn xã hội. Trên đây là những nhiệm vụ chủ yếu của công tác văn phòng để phục vụ yêu cầu chung nhằm đạt được mục tiêu của cơ quan, doanh nghiệp một cách có hiệu quả nhất. Tuy nhiên, do đặc trưng, tính chất hoạt động của các cơ quan, doanh nghiệp khác nhau mà văn phòng có những nhiệm vụ khác phù hợp với hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp đó. 1.2.2. Các yếu tố ảnh hƣởng tới hiệu quả hoạt động văn phòng Môi trƣờng bên trong tổ chức Các yếu tố bên trong tổ chức: Tổ chức, nguồn nhân lực, cơ chế hoạt động văn phòng, điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật. Về cơ cấu tổ chức: Thông thường cơ cấu tổ chức của văn phòng thường được chia theo 3 nhóm nhiệm vụ chính: Nhóm 1: Các nhiệm vụ tổ chức chuyên môn, nghiệp vụ như: Tài chính, kế toán, thống kê, kế hoạch. Nhóm 2: Các nhiệm vụ thu thập thông tin, soạn thảo và sử lý văn bản tài liệu Nhóm 3: Các nhiệm vụ thuộc công tác tổng hợp hành chính nhân sự Tùy theo quy mô chiến lược và tính chất hoạt động của mỗi tổ chức mà cơ cấu của mỗi văn phòng sẽ được thiết kế khác nhau. Cho nên hoạt động của văn phòng trước hết phụ thuộc và chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, doanh nghiệp, phạm vi ảnh hưởng, đối tượng điều chỉnh, các mối quan hệ, nghĩa vụ và quyền lợi mà cơ quan, doanh nghiệp đó tham gia. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng cũng có thể được quy định bởi cơ quan cấp trên một cấp hoặc do cấp trên trực tiếp quy định. Các điều kiện trên quy định quy mô và tính chất hoạt động của mỗi văn phòng. Các quy định đó cùng với các chế độ, chính sách khác của Nhà nước cũng tạo ra khung pháp lý cần thiết cho hoạt động của văn phòng. Cùng trong yếu tố tổ chức này, hoạt động văn phòng chịu ảnh hưởng trong mối quan hệ tương tác với các phòng ban, bộ phận khác trong cơ quan, doanh nghiệp. Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 18 Về đội ngũ nhân sự: Hiện nay, tất cả các hoạt động sản xuất kinh doanh thì yếu tố con người có ý nghĩa rất to lớn. Yếu tố này ngày càng có vai trò quan trọng hơn vì trong thời gian qua việc đào tạo nguồn nhân lực cho công tác văn phòng không được coi trọng, thậm chí văn phòng là nơi dồn dịch những người dôi dư, khó sắp xếp ở các bộ phận khác trong cơ quan. Mặt khác, cơ cấu lao động văn phòng hiện đang thay đổi mạnh mẽ do những quy đinh mới của Nhà nước. Việc áp dụng những biện pháp quản lý mới như khoán chi, giao quyền tự chủ cho cơ sở, thực hiện cơ chế khoán… Tóm lại, yếu tố con người rất quan trọng, bởi liên quan đến việc tổ chức quản lý, điều hành, khả năng lãnh đạo, ý thức làm việc của bộ máy văn phòng. Nếu không có yếu tố này hoặc yếu tố này hoạt động không tốt thì văn phòng ngừng hoặc làm việc kém hiệu quả. Khai thác tốt yếu tố này với năng lực, nghệ thuật quản lý điều hành sẽ giúp cho hoạt động của văn phòng diễn ra thường xuyên, có hiệu quả, tăng tính sáng tạo, tiết kiệm chi phí…Ngược lại, sẽ kìm hãm, bế tắc trong các hoạt động của văn phòng. Do đó, đòi hỏi người lãnh đạo phải biết điều hành tổ chức, quản lý tốt bộ máy văn phòng và đòi hỏi nhân viên là những người có kỹ năng chuyên môn, ý thức trách nhiệm cao…thì sẽ hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Về cơ sở vật chất kỹ thuật: Cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng được đảm bảo giúp truyền tải và thực hiện các quyết định quản lý của lãnh đạo, có ảnh hưởng trực tiếp tới năng xuất lao động, chất lượng công việc, tác động dến quá trình quản lý điều hành của các nhà lãnh đạo. Yêu cầu đặt ra đối với yếu tố này là luôn đầy đủ về số lượng, phù hợp với nhu cầu quản lý, sản xuất kinh doanh, phải đảm bảo tính hiện đại hoá trang thiết bị và người lãnh đạo phải kết hợp bố trí, sắp xếp khoa học, hợp lý tạo tính thẩm mỹ, tránh thất thoát, lãng phí. Môi trƣờng bên ngoài tổ chức. Các yếu tố ảnh hưởng từ môi trường bên ngoài: Yếu tố chính sách, pháp luật, kinh tế - xã hội. Chính sách, pháp luật: Chính sách, pháp luật trực tiếp ảnh hưởng đến sự tồn tại, phát triển của cơ quan, doanh nghiệp vì mỗi cơ quan, doanh nghiệp đều Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 19 hoạt động dựa trên sự quản lý của Nhà nước bằng các quy định, pháp luật do Nhà nước ban hành. Những chính sách, quy định của Nhà nước về văn phòng là hành lang pháp ly chung, là căn cứ để văn phòng xây dựng nội quy, quy chế hoạt động. Những chính sách này đầy đủ, phù hợp và có hiệu lực thi hành cao sẽ tạo thuận lợi cho quá trình tổ chức hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp nói chung và hoạt động văn phòng nói riêng. Bên cạnh đó, hệ thống chính sách của mỗi doanh nghiệp phải luôn hoàn chỉnh cho phù hợp với tình hình phát triển mỗi thời kỳ và có tính khả thi cao là điều kiện để công tác văn phòng thực hiện có hiệu quả hơn. Kinh tế - xã hội: Mọi doanh nghiệp đều phải vận hành hoạt động theo các quy luật kinh tế, xã hội vì các quy luật đó có tác động rất lớn đến hoạt động của doanh nghiệp và cả hoạt động của văn phòng. Nếu thị trường và chính sách kinh tế thuận lợi sẽ khuyến khích các doanh nghiệp tăng cường đầu tư, hiện đại hoá trang thiết bị trong doanh nghiệp. Ngoài ra, môi trường kinh tế, xã hội ổn định, phát triển còn góp phần cải tạo tự nhiên, xã hội tạo môi trường kinh tế lành mạnh. Hơn nữa, sự tăng trưởng, phát triển kinh tế đất nước, khu vực và cả thế giới đều có ảnh hưởng rất lớn tới sự phát triển của doanh nghiệp. Đây vừa là cơ hội vừa là thách thức đòi hỏi các doanh nghiệp không ngừng nâng cao, tự đổi mới và có bước đi đúng hướng trong đó hoạt động văn phòng cũng được quan tâm, cải tiến cho phù hợp với xu thế phát triển hiện nay. Như vậy, với sự tác động của các yếu tố trên đều ảnh hưởng đến hoạt động văn phòng trong mỗi cơ quan, doanh nghiệp. Vì vậy, cần vận dụng những điều kiện thuận lợi, tác động tích cực, hạn chế những ảnh hưởng tiêu cực để hoạt động của doanh nghiệp cũng như hoạt động văn phòng đạt được hiệu quả tốt nhất mà vẫn tiết kiệm chi phí hoạt động. Ngoài ra, để công tác văn phòng đạt được kết quả cần có những điều kiện cơ bản sau đây: Thứ nhất: Bộ máy Văn phòng phải được tổ chức thích hợp. Ở các cơ quan, đơn vị có qui mô lớn, hoạt động đa dạng, bộ máy Văn phòng cần có đầy Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 20 đủ các bộ phận với số lượng nhân viên cần thiết để thực thi mọi hoạt động của văn phòng được độc lập, đáp ứng đầy đủ cho hoạt động chung của cơ quan, tổ chức. Nhưng đối với các đơn vị có qui mô nhỏ và các hoạt động mang tính thuần nhất, đơn lẻ thì bộ máy Văn phòng có thể gọn nhẹ ở mức tối thiểu. Ở đây từng con người có thể kiêm nhiệm nhiều công việc khác nhau miễn là có thể đáp ứng được những yêu cầu hoạt động của cơ quan. Từ thực tế này, có những nhà nghiên cứu hành chính đã đưa ra quan điểm "không nhất thiết cơ quan, đơn vị nào cũng phải có một tổ chức Văn phòng". Ở các cơ quan lớn có văn phòng, các cơ quan nhỏ có phòng hành chính, còn ở các tổ chức kinh doanh đơn lẻ thì cần một, hai người đủ năng lực trình độ đảm nhận tất cả các công việc liên quan đến văn phòng. Thứ hai: Văn phòng phải có địa điểm hoạt động, giao dịch nhất định, tức là phải có một cơ sở hạ tầng cụ thể như nhà xưởng, phương tiện, thiết bị và các điều kiện vật chất khác đảm bảo cho các hoạt động thuận lợi. Vị trí, qui mô của các yếu tố vật chất nêu trên cũng sẽ phụ thuộc vào đặc điểm tổ chức, quản lý, vào qui mô hoạt động của cơ quan, đơn vị. Như vậy, nếu chúng ta quan sát Văn phòng ở trạng thái tĩnh thì Văn phòng bao gồm các yếu tố vật chất hiện hữu như nhà cửa, xe cộ, các thiết bị, con người... có trong Văn phòng, cơ quan, đơn vị đủ để thực hiện mục tiêu của tổ chức. Nếu quan sát Văn phòng ở trạng thái động thì nó bao gồm toàn bộ quá trình thu thập, xử lý, vận chuyển thông tin, từ đầu vào đến đầu ra phục vụ cho quá trình tổ chức, điều hành mọi hoạt động của cơ quan, đơn vị. 1.2.3. Quản trị văn phòng Hoạt động văn phòng chịu ảnh hưởng của nhiều yếu tố khác nhau, như trên đã trình bày. Trong đó, quản lý, điều hành văn phòng, hay còn gọi là quản trị văn phòng đóng vai trò then chốt. 1.2.3.1. Quan niệm về Quản trị văn phòng Quản trị văn phòng là quá trình tác động có tổ chức, có định hướng của chủ thể đến các đối tượng trong văn phòng nhằm đạt được mục tiêu nhất định (Bùi Thị Thanh Nhàn: 2009). Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 21 1.2.3.2. Mục tiêu của quản trị văn phòng - Quản trị văn phòng hướng tới mục tiêu là khẳng định và nâng cao uy tín người lãnh đạo trong cơ quan, doanh nghiệp, làm cho nhân viên hiểu và thực hiện đúng nội quy, quy chế của cơ quan, doanh nghiệp. Đồng thời tạo ra không khí làm việc thoải mái, đoàn kết, giúp đỡ nhau trong công việc. - Tổ chức quản lý hệ thống thông tin trong cơ quan, doanh nghiệp một cách khoa học để sử dụng tối đa lợi thế mà các nguồn thông tin mang lại. - Xây dựng nét văn hoá công sở hiện đại, lịch sự phát huy tinh thần làm việc tập thể, đề cao tinh thần tự giác của mỗi cá nhân để mang lại hiệu quả cao nhất cho hoạt động văn phòng. - Xây dựng nội quy, quy chế hoạt động mang tính khoa học và chuyên nghiệp. - Đầu tư trang thiết bị và từng bước hiện đại hoá công tác văn phòng nhằm khẳng định vai trò của văn phòng đối với hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Tiểu kết Chƣơng Chương này đã trình bày các lý luận chung về văn phòng, mô tả các nội dung chính của hoạt động văn phòng và khẳng định vai trò của văn phòng trong cơ quan, tổ chức. Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 22 CHƢƠNG 2: THỰC TIỄN HOẠT ĐỘNG VĂN PHÕNG Ở CHI NHÁNH CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN CẢNG HẢI PHÕNG - XÍ NGHIỆP XẾP DỠ VÀ VẬN TẢI BẠCH ĐẰNG TẠI HẢI PHÕNG. 2.1 Giới thiệu khái quát về Chi nhánh công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phòng – Xí nghiệp Xếp dỡ và Vận tải Bạch Đằng 2.1.1 Quá trình phát triển Chi nhánh Công ty TNHH một thành viên Cảng Hải Phòng – Xí nghiệp Xếp dỡ và Vận tải Bạch Đằng Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của hệ thống Cảng biển Việt Nam nói chung, Cảng Hải Phòng nói riêng. Chi nhánh Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phòng – Xí nghiệp Xếp dỡ và Vận tải Bạch Đằng cũng đang hoàn thiện và phát triển không ngừng. Tiền thân của Chi nhánh Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phòng – Xí nghiệp Xếp dỡ và Vận tải Bạch Đằng là Xí nghiệp Xếp dỡ và Vận tải Đình Vũ được thành lập vào tháng 4 năm 2001, tại thời điểm đó xí nghiệp chủ yếu thực hiện các nhiệm vụ: Khai thác bến nổi Bạch Đằng, giao nhận ủy thác hàng hóa. Đến tháng 1 năm 2003 do điều kiện mở rộng và phát triển, xí nghiệp Xếp dỡ và Vận tải Đình Vũ xáp nhập với Xí nghiệp Giao nhận kho vận trở thành Xí nghiệp Xếp dỡ và Vận tải Bạch Đằng với quy mô lớn hơn, lực lượng lao động có thời điểm lên tới hơn 300 người, xí nghiệp đã mở rộng hơn ngành nghề kinh doanh. Ngoài kinh doanh, thực hiện nhiệm vụ ở trên thì Xí nghiệp còn thực hiện các nhiệm vụ: Bốc xếp hàng hóa, bảo quản và giao nhận hàng hóa, kiểm đếm hàng hóa, vận tải hàng hóa bằng các phương tiện, trong đó vận chuyển hàng hóa trên tàu chuyên tuyến Hải Phòng – Lào Cai được coi là hoạt động chủ lực của Xí nghiệp. Đến tháng 6 năm 2008 theo quyết định 3088 – 12/08/2007 của Bộ giao thông vận tải chuyển đổi mô hình sản xuất kinh doanh từ hạch toán phụ thuộc trở thành hạch toán độc lập. Việc phát triển trở thành Chi nhánh Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phòng – Xí nghiệp Xếp dỡ và Vận tải Bạch Đằng Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 23 thành công ty hạch toán độc lập sẽ tạo điều kiện để doanh nghiệp chủ động hơn trong sản xuất kinh doanh, nâng cao hiệu quả hoạt động, tối đa hóa sử dụng vốn. Theo định hướng chiến lược của Chi nhánh Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phòng – Xí nghiệp Xếp dỡ và Vận tải Bạch Đằng sẽ tiến tới cổ phần hóa với số vốn đầu tư của Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phòng chiếm trên 51% vốn điều lệ. Như vậy Chi nhánh Công ty TNHH một thành viên Cảng Hải Phòng – Xí nghiệp Xếp dỡ và Vận tải Bạch Đằng được thành lập trên cơ sở chuyển nguyên trạng Xếp dỡ và Vận tải Bạch Đằng thuộc Cảng Hải Phòng theo quyết định số 1882/QĐ-HĐTV ngày 30/06/2008 của Hội đồng thành viên Công ty TNHH một thành viên Cảng Hải Phòng. Chi nhánh có địa chỉ tại số 4 Hoàng Diệu- Phường Minh Khai – Quận Hồng Bàng – Thành phố Hải Phòng, hoạt động theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0214001386, đăng ký lần đầu ngày 29/7/2008 do Phòng đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hải Phòng cấp. Ngành nghề kinh doanh của Chi nhánh bao gồm: bốc xếp hàng hóa, bảo quản và giao nhận hàng hóa, vận tải hàng hóa bằng các loại phương tiên, kinh doanh kho bãi, chuyển tải hàng hóa, cung ứng dịch vụ hàng hải và kinh doanh xuất nhập khẩu. Hiện nay, cùng với sự phát triển mạnh mẽ không ngừng của hệ thống Cảng biền, Chi nhánh Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phòng – Xí nghiệp Xếp dỡ và Vận tải Bạch Đằng luôn đa dạng hóa nâng cao chất lượng phục vụ đảm bảo kết quả hoạt động năm sau cao hơn năm trước, đảm bảo đời sống, lợi ích của cán bộ công nhân viên trong toàn Xí nghiệp. 2.1.2 Lĩnh vực kinh doanh của chi nhánh Trải qua những năm hoat động, Xí nghiệp luôn đổi mới để hòa mình cùng với sự phát triển của đất nước. Bằng việc sử dụng những trang thiết bị, phương tiện vận tải hiện đại, an toàn và tin cậy đạt hiệu quả cao kết hợp với đội ngũ nhân viên năng động nhiệt tình, tận tụy. Xí nghiệp Xếp dỡ và Vận tải Bạch Đằng luôn cố gắng để trở thành một trong những chi nhánh hoạt động có hiệu Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 24 quả nhất trong hệ thống Cảng Hải Phòng. Cụ thể Xí nghiệp đã thực hiện những nhiệm vụ sau: - Dịch vụ vận tải bằng đường sắt: Dịch vụ vận tải Container bằng đường sắt được xác định là hoạt động chủ lực của Xí nghiệp. Với hệ thống kho bãi, trang thiết bị có sẵn tại Hải Phòng (Bãi 4A và 4B gần ga đường sắt) và Lào Cai (bãi hàng tại ga Lào Cai) và hơn 400 vỏ Container, Xí nghiệp tổ chức khai thác hàng hóa vận chuyển trên tuyến đường sắt Hải Phòng – Lào Cai. Các mặt hàng chủ yếu gồm xi măng, quặng, kim loại thô (chiều Hải Phòng – Lào Cai) và phân bón, apatit,kim loại màu, hàng bách hóa (chiều Lào Cai – Hải Phòng). Mật độ chạy tàu bình quân khoảng 3 ngày / đôi tàu. - Dịch vụ vận tải Container bằng đường biển: Dịch vụ được thực hiện trên cơ sở thuê, mua các slot của các hang tàu, khai thác đồng thời các vỏ container của công ty và của hãng tàu. Nguồn hàng khai thác chính là mặt hàng vận tải bằng đường sắt từ Lào Cai về Hải Phòng và xuất tiếp đi TP Hồ Chí Minh bằng đường biển. - Dịch vụ bốc xếp hàng hóa: Xí nghiệp tổ chức dịch vụ bốc xếp hàng hóa tại bến nổi Bạch Đằng và bãi 4B gần ga đường sắt Hải Phòng. Do không có nhân lực bôc xếp hàng hóa nên Xí nghiệp sẽ là đầu mối ký hợp đồng cung cấp dịch vụ với khách hàng và thuê lao động từ bên ngoài thực hiện. - Dịch vụ cầu bến: Tại bến nổi Bạch Đằng, Xí nghiệp phối hợp với Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phòng, cảng vụ Hải Phòng, các chủ tàu và các đại lý tàu để sắp xếp kế hoạch điều động tàu, phục vụ buộc cởi dây….. Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 25 2.1.3 Cơ cấu tổ chức của Chi nhánh Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phòng - Xí nghiệp Xếp dỡ và Vận tải Hải Phòng Hình 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Chi nhánh Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phòng - Xí nghiệp Xếp dỡ và Vận tải Hải Phòng. (Nguồn: Phòng Hành chính, 2008) Chức năng và nhiệm vụ của các phòng: Xí nghiệp Xếp dỡ và Vận tải Bạch Đằng được tổ chức và hoạt động theo Luật Doanh nghiệp, dưới sự quản trị điều hành của Ban Giám đốc, trong đó giúp việc cho Giám đốc là Phó Giám đốc và sau đó là các phòng nghiệp vụ. 1. Giám đốc: Do Hội đồng thành viên Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phòng bổ nhiệm với nhiệm kỳ không quá 05 năm. Giám đốc là người đại diện theo pháp luật của Chi nhánh công ty . Thực hiện chức năng: Chỉ đạo mọi hoạt động của công ty theo đúng phương hướng sản xuất kinh doanh mà Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phòng đề ra. Phê duyệt các kế hoạch sản xuất kinh doanh từng thời kỳ. Phê duyệt và công bố chính sách chất lượng mục tiêu chất lượng. BAN GIÁM ĐỐC PHÒNG HÀNH CHÍNH PHÒNG KINH DOANH PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ TOÁN PHÒNG NGHIỆP VỤ TỔNG HỢP BÃI LÀO CAI Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 26 Thực hiện quản lý, đảm bảo duy trì có hiệu quả hệ thống quản lý chất lượng. Chủ trì các cuộc họp. Quản lý nhân viên,thúc đẩy khuyến khích, tạo điều kiện cho nhân viên phát huy khả năng của mình. 2. Phó giám đốc: 01 Phó giám đốc kỹ thuật giúp việc cho giám đốc, tổng hợp, tham mưu, hỗ trợ cho giám đốc về mảng kỹ thuật của ngành nghề dịch vụ mà Chi nhánh đang kinh doanh. 3. Phòng hành chính Gồm 09 người bao gồm: Trưởng phòng, nhân viên văn thư lưu trữ, nhân viên hành chính, bảo vệ lái xe. Thực hiện nhiệm vụ: (Chức năng, nhiệm vụ của phòng Hành chính-Kế toán được trình bày cụ thể ở phần 2.2.1 Chức năng, nhiệm vụ của Phòng Hành chính Chi nhánh Công ty TNHH một thành viên Cảng Hải Phòng – Xí nghiệp Xếp dỡ và Vận tải Bạch Đằng) 4. Phòng tài chính kế toán Gồm 04 người bao gồm cả Kế toán trưởng do Hội đồng thành viên công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phòng bổ nhiệm. Thực hiên nhiệm vụ: - Mở sổ sách kế toán, đăng ký hình thức kế toán theo quy định của Nhà nước. - Thực hiện các nghiệp vụ kế toán tại Chi nhánh. - Lập các báo cáo tài chính của Chi nhánh Công ty. - Quyết toán thuế, giải quyết công nợ. - Theo dõi việc chấm công và trả lương nhân viên. 5. Phòng kinh doanh Gồm 05 người bao gồm trưởng phòng và 02 cán bộ thực hiện công tác Marketing, 02 cán bộ thực hiện xử lý các chứng từ, sổ sách liên quan tới giao nhận hàng hóa, container và các nghiệp vụ kinh doanh khác của Chi nhánh Công ty. Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 27 6. Phòng nghiệp vụ tổng hơp Gồm 23 người trực tiếp thực hiện các hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp. Chia thành các tổ: - Tổ trực ban chỉ đạo - Tổ khai thác tàu - Tổ kho hàng, giao nhận - Tổ xe cơ giới - Tổ thống kê cấp phát (Nguồn: Phòng Hành chính,2008) 7. Bãi Lào Cai Gồm 07 người, trong đó có 1 tổ trưởng chịu trách nhiệm quản lý tại bãi Lào Cai, nhiệm vụ: tổ chức thu gom, giao nhận hàng hóa vận tại bằng đường sắt tại Lào Cai. 8. Về cơ cấu lao động: Hình 2.2: Bảng kê nhân sự năm 2009 Phòng ban Trình độ Giới tính Tuổi Tổng Đại học Cao đằng Trung cấp Khác Nam Nữ >= 50 31- 49 < 31 BGĐ 2 2 2 2 HC 1 2 6 7 2 2 5 2 9 TC KT 2 2 1 3 1 3 4 KD 3 1 1 3 2 1 3 1 5 TH 2 3 18 21 2 8 15 23 B. LC 1 1 5 7 0 7 7 Tổng 11 9 1 29 40 10 6 26 18 50 (Nguồn: Phòng Hành chính,2009) Đối với trình độ Đại học, trong đó chuyên môn về: - Kỹ thuật : 4 Người - Cử nhân kinh tế: 7 người Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 28 Theo báo cáo của Công đoàn Chi nhánh Công ty: Trong năm 2009, chi nhánh đã tuyển dụng thêm 13 lao động mới thay thế cho 4 lao động tại Bãi Lào Cai xin nghỉ việc, 7 lao động tại phòng Tổng hợp xin nghỉ, 1 nhân viên phòng Kế toán tài chính và 1 nhân viên phòng kinh doanh nghỉ hưu. Mặc dù năm 2008 và năm 2009 Chi nhánh công ty đã gặp không ít khó khăn nhưng Chi nhánh vẫn cố gắng ổn định mức lương cho công nhân viên và xét duyệt nâng lương cho 14 nhân viên, tháng 4 năm 2009 Giám đốc lâm thời chi nhánh Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phòng – Xí nghiệp Xếp dỡ và vận tải Bạch Đằng chính thức nhận Quyết định bổ nhiệm Giám đốc chính thức của chi nhánh. Ngoài ra chi nhánh định kỳ tổ chức gửi nhân viên lên tổng công ty theo học các khóa đào tạo do Tổng công ty tổ chức giảng dạy nhằm nâng cao chất lượng đội ngũ nhân viên và các lớp đào tạo về sử dụng thiết bị phòng cháy chữa cháy do Công an thành phố tổ chức cũng không thể thiếu nhân viên tham dự. Cho đến cuối năm 2009 chi nhánh có 4 đồng chí được bình bầu công nhân viên sản xuất tiên tiến của Cảng Hải Phòng. 2.1.4 Kết quả hoạt động của Chi nhánh Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải phòng - Xí nghiệp Xếp dỡ và Vận tải Bạch Đằng: 2.1.4.1 Tình hình sản xuất kinh doanh. Xí nghiệp XD & VT Bạch Đằng là một đơn vị hoạt động chủ yếu trong các lĩnh vực dịch vụ. Trong những năm 2008, 2009 còn bị ảnh hưởng của nền suy thoái kinh tế toàn cầu, nền kinh tế nước ta cũng phải chịu sự ảnh hưởng đáng kể và biểu hiện rõ là các loại hình dịch vụ mà đơn vị đang làm. Sản lượng tại khu bến nổi Bạch Đằng năm 2008 chỉ bằng nửa so với năm 2007. Những tháng cuối năm 2008 và những tháng đầu năm 2009, lượng hàng thông tuyến Hải Phòng – Lào Cai bị suy giảm nghiêm trọng, phải dãn lịch trình đoàn tàu từ 2 ngày/ chuyến xuống 4 ngày/ chuyến có thời điểm phải dừng đoàn tàu do không đủ lượng hàng chạy. Thời gian qua, để tồn tại và phát triển, Xí nghiệp đã có sự thay đổi các dịch vụ của mình có tính toán đến hiệu quả của các dịch vụ: Chấm dứt dịch vụ kiểm kiện chấm bay cont, dịch vụ vận tải hàng rời Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 29 (Thạch cao, Clinke, đá Pozolan…). Tập trung khai thác hai mảng dịch vụ chính: Khai thác bến nổi Bạch Đằng và khai thác đoàn tàu chuyên tuyến Hải Phòng – Lào Cai. Rõ ràng việc chấm dứt một số dịch vụ của Xí nghiệp đã làm cho Cán bộ công nhân viên có trăn trở lo lắng về công ăn việc làm, doanh thu, thu nhập của công nhân viên và hướng đi tiếp của đơn vị trong thời gian tới. Vượt qua khó khăn gặp phải, lãnh đạo Xí nghiệp luôn tự chủ tìm kiếm công công ăn việc làm cho CBCNV, góp phần thu hút thêm nguồn hàng thông qua Cảng tại vùng nước gần Cảng và đặt nền móng cho tiềm năng hàng hóa đến với Cảng, ngoài ra Xí nghiệp luôn được sự quan tâm tạo điều kiện trên mọi lĩnh vực kinh doanh của các cấp lãnh đạo Cảng các đơn vị, phòng ban chức năng trong toàn Cảng. Để đáp lại thì tập thể CBCNV Xí nghiệp đoàn kết phấn đấu vươn lên, không ngại khó ngại khổ sẵn sàng làm nhiệm vụ mới tự chủ từng bước ổn định và phát triển và cụ thể sau đây là báo cáo chi tiết về hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp trong những năm gần đây. Hình 2.3: Kết quả hoạt động kinh doanh Đơn vị tính: Đồng CÁC CHỈ TIÊU 2008 2009 TỶ LỆ KH TT KH TH 2008 2009 DOANH THU 36.500.000.000 34.343.821.240 35.000.000.000 35.794.850.615 94% 102% CHI PHÍ 38.000.000.000 40.772.023.925 38.000.000.000 39.793.391.119 107% 104% LỢI NHUẬN (1.500.000.000) (6.428.202.685) (3.000.000.000) (3.998.540.504) THU NHẬP BÌNH QUÂN 4.313.948 5.402.550 6.200.000 6.643.425 125% 107% ( Nguồn: Phòng Kế toán - Tài chính , 2009) Qua bảng số liệu trên ta thấy rằng: Trong năm 2008 và đầu năm 2009 doanh nghiệp gặp phải không ít khó khăn đáng kể trong hoạt động sản xuất kinh doanh về sản lượng sản xuất chỉ đạt 380.000 tấn đạt 54% so với KH giao đầu năm và đạt sản lượng bằng 55% so với Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 30 năm 2007 vì vậy mà doanh thu năm 2008 đã không hoàn thành được chỉ tiêu đạt 34.343.821.240.đ đạt 94% so với kế hoạch đề ra, tuy rằng Xí nghiệp đã không hoàn thành chỉ tiêu về doanh thu nhưng cũng phải thừa nhận rằng năm 2008 một năm mà nền kinh tế nước ta chịu ảnh hưởng đáng kể của cuộc suy thoái toàn cầu ít nhiều nó đã ảnh hưởng tới các nghành dịch vụ mà Xí nghiệp đang phục vụ và khai thác. “ Lửa thử vàng, gian nan thử sức” trong tình cảnh khó khăn như vậy, cán bộ lãnh đạo Xí nghiệp luôn tự chủ tìm kiếm các nguồn hàng mới củng cố, duy trì nguồn hàng cũ, mạnh dạn cắt giảm những ngành dịch vụ có kết quả kinh doanh không cao, tập trung vào những dịch vụ có hiệu quả đem lại nguồn doanh thu tính luơng cho cán bộ CNV trong Xí nghiệp và biểu hiện khả quan cho thấy rằng thu nhập bình quân của Cán bộ công nhân viên trong toàn xí nghiệp vẫn được đảm bảo đạt 5,402,550 đạt 125% so với kế hoạch. Còn về phần chi phí mặc dù đã quán triệt trong toàn bộ Xí nghiệp sản xuất đẩy mạnh tăng cường tiết kiệm đặc biệt là chi phí quản lý, và giảm chi phí thuê ngoài nhưng do phải xoay sở làm nhiều loại hình dịch vụ nhưng kết quả lại không cao đã đẩy tổng chi phí của doanh nghiệp lên tới hơn 40 tỷ vượt quá 7% so với kế hoạch kéo theo đó là lợi nhuận của của doanh nghiệp chỉ đạt được là (-6 tỷ hơn) không hoàn thành so với kế hoạch đề ra là (-1 tỷ hơn) đây là kết quả kinh doanh mà Xí nghiệp không mong muốn. Đứng từ góc độ thực tế nhìn vào thì cũng tạm chấp nhận được nhưng ít nhiều cũng thấy được dấu hiệu khả quan từ kết quả kinh doanh những quý cuối năm 2008 mong rằng sang năm 2009 thì doanh nghiệp duy trì sự tập trung, sáng tạo đẩy mạnh tiết kiệm vượt qua khó khăn vững bước phát triển . Tới giữa năm 2009 tình hình kinh tế đất nước có nhiều sự thay đổi tích cực, chính phủ đã chuyển đổi từ thực hiện thắt chặt kinh tế kiểm soát lạm phát sang thúc đẩy và phát triển nền kinh tế, tốc độ tăng trưởng kinh tế nhanh và ổn định đây có thể coi là dấu hiệu khả quan cho sự phát triển của kinh tế đất nước nói chung và cho các doanh nghiệp xí nghiệp nói riêng. Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 31 Năm 2009 vượt qua khó khăn trước mắt đồng thời cũng có nhiều cơ hội mở ra cho đơn vị, trong giai đoạn hậu suy thoái chiều hướng hướng phục hồi của nền kinh tế phải nắm bắt được các cơ hội đó để phục hồi để ổn định và để phát triển hơn. Trong giai đoạn này, Xí nghiệp chuyển đổi cơ chế hoạt động theo mô hình mới sẽ có điều kiện để tăng tính tự chủ trong SXKD, tăng cường thêm cơ sở vật chất, tăng thêm vốn cố định và lưu động, cho tới nay thì tài sản cố định của Xí nghiệp bao gồm: - Nhà cửa, vật kiến trúc: + Bãi số 4 diện tích 2700 m2 tại Cổng số 1 Cảng Hải Phòng, khu vực sát ga đường sắt để tổ chức khai thác hàng hóa vận tải bằng tuyến đường sắt Hải Phòng – Lào Cai. + Nhà trực ban, văn phòng làm việc. + Cầu tàu phục vụ gần Đồn biên phòng Đình Vũ. - Phương tiện vận tải: + 03 Bến phao neo tại bến Bạch Đằng. + 02 Tàu chở công nhân làm việc tại phao neo bao gồm 01 tàu công suất 90 CV và 1 tàu 23 CV. + 01 Tàu cần trục 25 tấn. + 02 Xe nâng hàng 42 tấn, 02 xe nâng hàng 3 tấn, 01 xe nâng hàng 4 tấn. + 02 đầu kéo, 05 rơ-mooc. + 400 vỏ container. + Ôtô du lịch Deawoo 4 chỗ. + Ngoài ra còn có các tài khoản khác như là máy tính , điện thoại , fax, điều hòa nhiệt độ trang bị cho các phòng ban. (Phòng Kế toán – Tài chính: 2009, Biên bản kiểm kê Tài sản cố định Quý 2) Được trang bị thêm về cơ sở vật chất, phương tiện kỹ thuật giúp cho Xí nghiệp đẩy mạnh khai thác dịch vụ và đã đạt được nhiều thành tích khả quan doanh thu đạt được 35.794.850.615 đồng đạt 102% so với kế hoạch và giảm chi Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 32 phí xuống còn 39.793.391.119 đồng và chỉ bị thua lỗ (3.998.540.504) đây là dấu hiệu tốt trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Theo phân tích của các chuyên gia kinh tế, hiện nay hoạt động vận tải biển thế giới đã có tín hiệu khả quan, tuy nhiên thì cần phải có thời gian dài để hoàn toàn hồi phục. Xét các điều kiện của thị trư._.ớc hội nghị và trong giờ nghỉ. Khi hội nghị kết thúc, các mệnh lệnh, thông báo, kết luận, nghị quyết của hội nghị sẽ được văn phòng triển khai dưới dạng văn bản đến các phòng ban, đơn vị liên quan. Bên cạnh đó văn thư sẽ tiến hành lập hồ sơ hội nghị, ngoài ra khi hội nghị kết thúc, văn phòng sẽ tiến hành thanh toán các khoản chi phí cho hội nghị như các trang thiết bị thuê để phục vụ hội nghị. Các cuộc họp, hội nghị của công ty được diễn ra định kỳ hàng tháng thì Giám đốc gửi thông báo đến văn phòng và yêu cầu văn phòng lập kế hoạch chi tiết để trình Giám đốc duyệt nội dung. Kinh phí tổ chức các cuộc họp, hội nghị được quy định trong quy chế tổ chức các sự kiện công ty để tránh lãng phí, lạm dụng quỹ công. Trong công tác tổ chức cuộc họp, hội nghị văn phòng công ty đã thực hiện đúng và đủ chức năng, quyền hạn mình phụ trách, đảm bảo công tác tổ chức được diễn ra một cách suôn sẻ, đạt hiệu quả. Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 59 Công tác tổ chức luôn chu đáo, gây ấn tượng tốt cho các đại biểu tham dự hội nghị. CBCNV trong chi nhánh công ty hiểu rõ tầm quan trọng và ý nghĩa của mỗi cuộc họp nên đã tham gia rất nhiệt tình, đây cũng là yếu tố dẫn đến thành công cho mỗi cuộc họp. Các mệnh lệnh, thông báo, quyết định, nghị quyết của hội nghị sau khi hội nghị kết thúc được triển khai nhanh dưới dạng văn bản đến các phòng ban chuyên môn và các đơn vị liên quan. Các báo cáo chính thức, báo cáo tham luận, bài phát biểu của lãnh đạo được chuẩn bị chu đáo. Tiểu kết chƣơng Chương này được trình bày thành hai nội dung chính. Phần giới thiệu về Chi nhánh Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phòng và Văn phòng chi nhánh đã cung cấp bối cảnh cho phép việc phân tích hoạt động văn phòng. Các nghiệp vụ văn phòng chủ yếu tại Văn phòng chi nhánh đã được mô tả và đánh giá trên cơ sở hệ thống lý luận đã được trình bày ở Chương 1. Các phân tích này cho phép việc nghiên cứu và đưa ra các giải pháp góp phần cải thiện hiệu quả hoạt động văn phòng Chi nhánh sẽ được trình bày cụ thể ở Chương tiếp theo. Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 60 CHƢƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP GÓP PHẦN NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÕNG TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN CẢNG HẢI PHÕNG - XÍ NGIỆP XD VÀ VT BẠCH ĐẰNG 3.1 Định hƣớng chung Trong giai đoạn hiện nay, nền kinh tế thị trường đang phát triển theo hướng đa dạng hoá, hiện đại hoá, mở cửa hội nhập vào nền kinh tế khu vực và thế giới đã tạo cho các doanh nghiệp nhiều cơ hội cũng như thách thức lớn. Điều này đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải tìm ra cho mình một hướng đi đúng phù hợp với yêu cầu thực tế và thích nghi được với sự biến đổi của thị trường. Yêu cầu đó đặt ra cho mỗi doanh nghiệp phải tự hoàn thiện mình để đạt hiệu quả cao nhất đồng thời có thể làm chủ trong quá trình sản xuất kinh doanh của mình. Để làm được điều đó doanh nghiệp phải xác định rõ mình muốn đi đâu, phải đi như thế nào, những khó khăn, thách thức nào phải vượt qua. Và quan trọng hơn cả là làm thế nào để mọi thành viên trong doanh nghiệp cùng đồng tâm, nhất trí, nỗ lực hết mình vì thành công chung của doanh nghiệp. Điều này trước hết phụ thuộc vào công tác quản lý mà hoạt động quản lý gắn liền với công tác văn phòng. Với tình hình phát triển kinh tế như hiện nay thì văn phòng là bộ phận không thể thiếu trong mỗi cơ quan, doanh nghiệp. Việc hiện đại hoá công tác văn phòng ở mỗi cơ quan, doanh nghiệp sẽ vừa góp phần nâng cao hiệu quả của công tác văn phòng vừa góp phần nâng cao vị trí của văn phòng trong các hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp. Vì vậy, trong thời gian tới hiện đại hóa chú trọng vào con người sẽ là mục tiêu mà Chi nhánh công ty đặt ra để phát triển theo xu thế chung. Tức là mục tiêu trên sẽ xoay quanh việc nâng cao về phương pháp, phong cách lãnh đạo, quản lý, làm việc của cán bộ công nhân viên và hiện đại hóa trang thiết bị cũng như công nghệ phục vụ quá trình công tác của cán bộ công nhân viên. Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 61 Để hoàn thành mục tiêu trên Chi nhánh Công ty đã đưa ra giải pháp cho phòng Hành chính như sau : 1. Đối với tổ chức Văn phòng Xây dựng một mô hình tổ chức bộ máy văn phòng theo hướng gọn nhẹ, chức năng, nhiệm vụ được xác định một cách cụ thể, rõ ràng đó là điều cần hoàn thiện ở bất kỳ cơ quan, đơn vị nào. Mặc dù mô hình của phòng Hành chính được trình bày ở trên đã gọi là đơn giản, gọn nhẹ song chức năng, nhiệm vụ cần phải được phân công một cách rõ ràng, cụ thể hơn để tạo tính chuyên nghiệp trong quản lý của Trưởng phòng và chuyên môn sâu các nghiệp vụ mà nhân viên của phòng thực hiện. Trong thời gian tới, Chi nhánh nên tuyển dụng thêm nhân viên để Phòng Hành chính có thể thực hiện tốt hơn nữa công việc được giao và tránh quá tải cho nhân viên của Phòng. Mô hình văn phòng mới phải được xây dựng sao cho phù hợp với xu thế, với tình hình phát triển, lĩnh vực kinh doanh của mỗi doanh nghiệp để có thể khai thác tối đa các nguồn lực sẵn có trong doanh nghiệp mình. Bên cạnh đó cũng cần phải xây dựng nét văn hoá nơi công sở trang trọng, lịch sự, nâng cao tinh thần tập thể, đoàn kết giúp đỡ nhau trong công việc để đạt được mục tiêu chung của công ty mình. 2. Tăng cường đầu tư vào con người. Cán bộ nhân viên văn phòng không những thông thạo về chuyên môn nghiệp vụ mà phải có kiến thức và kinh nghiệm quản lý tổ chức. Vì thế đầu tư vào con người là việc đầu tiên mà phòng Hành chính Chi nhánh Công ty cần làm vì con người là yếu tố quan trọng hàng đầu của doanh nghiệp. Do đó không chỉ hoàn thiện người quản lý, lãnh đạo (chính là Trưởng, Phó phòng) mà phải hoàn thiện cả các nhân viên của phòng. 3. Đổi mới, hoàn thiện công tác quản lý, điều hành trong Chi nhánh. Để công việc trong Công ty được giải quyết nhanh chóng, chính xác, hiệu quả, các công việc cần được chuyên môn hoá trong phạm vi chức năng, quyền hạn của mình. Phải xây dựng chương trình, kế hoạch làm việc cụ thể giúp cho Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 62 công việc thực hiện một cách khoa học, chính xác, kịp thời. Đây chính là vấn đề cốt lõi mà văn phòng phải nắm vững, bám chắc nội dung từ khi bắt đầu thực hiện đến khi khắc phục để giúp cho lãnh đạo cơ quan bám chắc trọng tâm, trọng điểm. Xây dựng quy chế, quy trình chuẩn cho công tác quản lý cơ quan . Một cơ quan hoạt động tốt, công việc được vận hành đều đặn, năng suất được tăng cao thì các hoạt động của cơ quan phải tuân theo những quy chế, quy trình nhất định, tiến tới mọi hoạt động của cơ quan đều được quy chế hoá 4. Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin theo hướng hiện đại hóa Ứng dụng công nghệ thông tin đặc biệt là các phầm mềm quản lý vào công tác văn phòng đang trở thành xu thế chung của thời đại, đem lại những lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp mình. Trong các hoạt động của cơ quan nên ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại để cung cấp, xử lý thông tin một cách nhanh chóng, chính xác giúp cho công tác chỉ đạo, điều hành một cách thống nhất, kịp thời, mang lại hiệu quả cao hơn. Tại chi nhánh, mặc dù đã trang thiết bị lưu trữ tương đối đầy đủ và hiệu đại song nếu được trang bị thêm phần mềm tin học quản lý hồ sơ văn bản thì sẽ nâng cao hiệu quả nghiệp vụ lưu trữ, tiết kiệm diện tích mặt bằng phòng vừa đảm bảo tính khoa học trong quản lý hồ sơ, công văn. 3.2 Các giải pháp cụ thể 3.2.1 Giải pháp về nhân sự Con người là yếu tố quan trọng hàng đầu trong mỗi doanh nghiệp, tổ chức. Vì thế hoàn thiện bộ máy quản lý cũng đồng thời với việc hoàn thiện người quản lý, người lãnh đạo và các cán bộ nhân viên văn phòng. Với vai trò quan trọng như vậy mỗi doanh nghiệp, tổ chức cần phải có những giải pháp thiết thực nhằm hoàn thiện và nâng cao vai trò, trình độ của đội ngũ nhân sự cũng như nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng nói chung. Đối với Trưởng phòng : Trong quá trình điều hành bộ máy văn phòng trong Chi nhánh Công ty, Trưởng phòng phải luôn tỏ ra là nhà lãnh đạo gương mẫu trong mọi công việc, Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 63 có năng lực quản lý, điều hành, vì vậy luôn được giám đốc và các phòng ban tin tưởng, tín nhiệm. Tuy nhiên để theo kịp sự phát triển nhanh và mạnh của khoa học kỹ thuật, đồng thời cùng với việc áp dụng những thành tựu đó vào công tác quản lý điều hành bộ phận văn phòng đòi hỏi Trưởng phòng cần phải được cung cấp, bổ sung những kiến thức chuyên môn cao hơn để có thể giúp giám đốc giải quyết các công việc chuyên môn một cách nhanh chóng, hiệu quả. Ngoài ra có thể bổ sung những kiến thức về tâm lý quản lý, điều hành hay là cách tạo không khí làm việc trong văn phòng, cách xây dựng văn hóa riêng trong văn phòng... có rất nhiều kiến thức để nâng cao nghệ thuật quản lý, điều hành của Trưởng phòng nhằm khích lệ duy trì tinh thần làm việc của nhân viên, thường xuyên tổ chức giao lưu, trao đổi kinh nghiệm với nhân viên tăng thêm tinh thần đoàn kết học hỏi cùng giúp đỡ nhau trong công việc. Đối với nhân viên: Đối với nhân viên thuộc bộ phận hành chính nên có kế hoạch tổ chức các khoá học bồi dưỡng về nghiệp vụ chuyên môn công tác văn phòng nhằm nâng cao kỹ năng. Thường xuyên tổ chức các lớp tập huấn ngắn hạn, dài hạn, huấn luyện chuyên sâu cho nhân viên về công tác văn phòng, tổ chức, tạo điều kiện cho nhân viên tham gia học hỏi, trao đổi kinh nghiệm, giao lưu với các đơn vị thành viên trong Tổng Công ty nhằm hoàn thiện văn phòng cả về vật chất và con người. Ví dụ: Nhân viên Phòng Hành chính cử người tham gia vào lớp học “ Nâng cao khả năng làm việc với máy vi tính” do Tổng công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải phòng mở, mọi chi phí đều được Tổng công ty chi trả. Hiện nay số lượng nhân viên trong phòng Hành chính còn ít mà khối lượng công việc thì nhiều, một người phải kiêm nhiệm nhiều việc nên việc giải quyết các công việc chưa được kịp thời gây ảnh hưởng đến hoạt động chung của toàn Chi nhánh Công ty. Do vậy Chi nhánh cần có các chương trình tuyển dụng nhân sự cho hợp lý, kịp thời, lấp được các chỗ hổng tại các vị trí làm việc tạo ra một dây truyền công việc khép kín, đồng bộ, nâng cao được hiệu quả hoạt động của văn phòng cũng như của toàn Chi nhánh công ty. Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 64 Chi nhánh công ty có thể tổ chức các chuyến đi thăm quan du lịch, dã ngoại... để giúp nhân viên giảm căng thẳng trong công việc, tăng tình đoàn kết, hiểu thêm về đồng nghiệp và tạo cơ hội cho họ học hỏi kinh nghiệm của nhau. 3.2.2. Giải pháp kỹ thuật đối với một số nghiệp vụ văn phòng cơ bản 3.2.2.1 Về công tác tham mưu tổng hợp Hiện nay, đây chính là công tác mà phòng Hành chính thực hiện còn chưa tốt vì thế để khắc phục điều này thì cần có một số biện pháp sau: Trước tiên là Trưởng phòng cần chủ động hơn nữa trong việc đề xuất ý kiến với Ban Giám đốc. Ban Giám đốc cũng cần kịp thời khen thưởng những cán bộ có sự cố gắng, có tính sáng tạo trong công việc. Điều này thể hiện sự dân chủ, khích lệ sự cố gắng của nhân viên thúc đẩy nhân viên thực hiện công tác có hiệu quả hơn nữa. Phân công công việc rõ ràng, cụ thể giữa các nhân viên trong văn phòng, từ đó mỗi nhân viên sẽ chuyên sâu vào công việc của mình hơn và có thể đề xuất tham mưu cho lãnh đạo những vấn đề liên quan tới nghiệp vụ của mình tốt hơn. Trưởng phòng sẽ căn cứ vào những bản kế hoạch chi tiết của các nhân viên trong phòng để soạn thảo báo cáo tổng hợp, do đó cần nắm vững 3 nguyên tắc: Thứ nhất là nguyên tắc hệ thống: Nguyên tắc này đòi hỏi sự đồng bộ và thống nhất của kế hoạch theo hệ thống dọc về nội dung kế hoạch, giữa cấp trên với cấp dưới. Nguyên tắc thứ hai là nguyên tắc ưu tiên: Sự ưu tiên thể hiện ở chỗ cán bộ văn phòng phải tìm ra nhiệm vụ trọng tâm của kế hoạch, các nhiệm vụ cần thực hiện trước để ưu tiên giải quyết. Nguyên tắc dự phòng: Nguyên tắc dự phòng đòi hỏi cán bộ văn phòng phải chú ý tới các yếu tố dự phòng về thời gian và các điều kiện cần thiết khác trong bản kế hoạch tổng hợp. Nếu tuân thủ theo 3 nguyên tắc trên thì sẽ giúp Trưởng phòng và các nhân viên có những bản kế hoạch tổng hợp được các yếu tố như: cụ thể, thiết thực, kịp thời, phù hợp với năng lực của các cá nhân trong Chi nhánh Công ty, phù Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 65 hợp với mục tiêu hoạt động của Chi nhánh, thống nhất giữa các biện pháp thực hiện và đảm bảo được tính khả thi. 3.2.2.2. Về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Đây là một nghiệp vụ chủ yếu của văn phòng, nó đóng vai trò quan trọng trong mỗi cơ quan, tổ chức. Với thực tế hiện nay, không chỉ Phòng hành chính mà tất cả các phòng ban trong Chi nhánh công ty cần có những giải pháp thiết thực để hoàn thiện, nâng cao chất lượng, hiệu quả cho công tác này. Nâng cao kiến thức về tin học văn phòng là những điều kiện bắt buộc đối với mỗi nhân viên văn thư nào trong thời đại hiện nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư là việc làm hết sức cần thiết, việc đăng ký, quản lý các văn bản đến và đi được thực hiện trên máy vi tính sẽ đảm bảo được thuận tiện, nhanh chóng và khoa học, hệ thống máy vi tính được nối mạng nội bộ thì sẽ giúp nhân viên văn thư tốn ít thời gian, công sức trong việc chuyển các văn bản đến các phòng ban, đơn vị. Vì vậy nhân viên văn thư nói riêng và toàn nhân viên trong Chi nhánh cần thông qua những khóa học tin học văn phòng, thông qua sự chia sẻ về kinh nghiệm của đồng nghiệp mà nhân viên văn thư sẽ tích lũy được cho mình ít nhất cũng là kiến thức cơ bản về tin học văn phòng để có thể thực việc công việc một cách nhanh chóng, chính xác và hiệu quả hơn. Về mặt lưu trữ, Chi nhánh Công ty cần phải thực hiện nghiêm túc việc quản lý và bảo quản tài liệu, ban hành các quy định mang tính bắt buộc đối với tất cả các phòng ban trong việc tự giác nộp tài liệu vào kho lưu trữ chung theo yêu cầu của văn phòng. Ngoài ra nhân viên lưu trữ cần phải thực hiện nghiêm túc quy chế về quản lý và bảo quản văn bản, đồng thời tăng cường kiểm tra chặt chẽ việc bảo quản tài liệu trong kho lưu trữ. 3.2.3. Về bố trí, sắp xếp nơi làm việc Các điều kiện vật chất là nhân tố quyết định đến sự thành công trong công việc văn phòng, các điều kiện vật chất được đảm bảo đầy đủ, hiện đại sẽ tạo một môi trường làm việc hăng say, nhiệt tình đối với nhân viên. Vì thế văn phòng cũng cần đảm bảo các điều kiện vật chất. Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 66 Tại Chi nhánh Công ty, Phòng Hành chính đảm nhận công việc đón tiếp khách tới Chi nhánh Công ty làm việc do đó phòng tiếp khách là bộ mặt của công ty, là hình mẫu trong việc sắp xếp bố trí phòng làm việc để mọi phòng ban đơn vị trong công ty cũng như các đơn vị bạn nhìn vào học tập. Do vậy hoàn thiện bố trí phòng tiếp khách là một việc làm cần thiết cho nên cần nên bố trí phòng tiếp khách riêng hoặc làm vách ngăn, ngăn đôi phòng để không làm ảnh hưởng tới công việc của nhân viên hoặc gián đoạn cuộc tiếp xúc với khách và để cho khách hàng thấy được sự bố trí hợp lý không gian của phòng. Màu sắc và ánh sáng trong phòng cúng ảnh hưởng đến tâm lý làm việc của nhân viên. Ánh sáng trong phòng còn tối, chỉ sử dụng ánh sáng điện, phòng làm việc có cửa sổ nhưng không mở, cho thấy các phòng làm việc đã không sử dụng ánh sáng tự nhiên và còn kết hợp với sơn màu vàng sẽ làm ấm căn phòng nhưng dễ gây sự mệt mỏi.Vì vậy cần phải có sự kết hợp giữa ánh sáng tự nhiên và ánh sáng nhân tạo để tạo ra môi trường làm việc mới năng động ngoài ra còn có thể tiết kiệm điện. Trang thiết bị làm việc: Nếu các thiết bị ngày một hiện đại, đa chức năng hơn là những trợ thủ đắc lực cho việc tối ưu hoá những hoạt động của con người trên mọi lĩnh vực vì trang thiết bị làm việc có ảnh hưởng lớn đến hiệu quả công việc do vậy cần phải có các giải pháp cải tiến theo hướng hiện đại, nâng cấp các trang thiết bị làm việc trong văn phòng. Hiện nay các thiết bị làm việc trong văn phòng đã được trang bị đầy đủ, các bộ phận đều được trang bị máy vi tính, máy in, điện thoại, tủ đựng hồ sơ tài liệu và các thiết bị chuyên dùng khác song một số thiết bị đã cũ kỹ chưa được thay thế dẫn đến hỏng hóc thường xuyên gây ảnh hưởng đến quá trình thực hiện công việc của văn phòng, ảnh hưởng đến hoạt động chung của toàn công ty. Vì vậy văn phòng cần phải thay thế, nâng cấp các trang thiết bị, bổ sung, bố trí vào các vị trí hợp lý, thuận lợi cho các tác nghiệp hành chính. Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 67 KẾT LUẬN Văn phòng đang ngày càng khẳng định rõ vai trò của nó đối với hoạt động của các cơ quan, doanh nghiệp. Một doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển bền vững, song song với việc phát triển và ổn định kinh tế thì cần phải có sự ổn định thống nhất trong quản lý. Để thực hiện điều đó trước tiên phải làm tốt công tác văn phòng. Văn phòng chính là trợ thủ đắc lực cho các nhà lãnh đạo, là bộ mặt của cơ quan, đơn vị vì vậy văn phòng không thể thiếu ở trong mỗi cơ quan tổ chức. Hoạt động văn phòng Hành chính Chi nhánh Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phòng – Xí nghiệp XD và VT Bạch Đằng không vận dụng rập khuôn lý luận mà vận dụng linh hoạt, phù hợp với thực tế tại Chi nhánh Công ty. Trong giai đoạn săp tới, Chi nhánh Công ty đang tiến tới Cổ phần hóa doanh nghiệp, như vậy Chi nhánh công ty sẽ phải đối mặt với những thách thức mới đòi hỏi trong thời gian tới Chi nhánh phải không ngừng đổi mới phương thức hoạt động sao cho phù hợp với mô hình hoạt động mới .Vì thế, hoạt động văn phòng cũng cần phải được nâng cao hơn để phù hợp với yêu cầu phát triển của Chi nhánh Công ty. Muốn nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Chi nhánh Công ty phải nắm rõ được thực trạng hoạt động văn phòng tại Chi nhánh Công ty và khóa luận này đã tập trung nghiên cứu, phân tích vị trí, chức năng, nhiệm vụ của bộ phận văn phòng tại Chi nhánh Công ty, khóa luận đi sâu phân tích thực trạng hoạt động văn phòng tại đơn vị, trọng tâm là công tác thông tin báo cáo, công tác tham mưu tổng hợp, công tác văn thư – lưu trữ, công tác hậu cần và tổ chức các cuộc họp, hội nghị. Từ đó đưa ra những kết quả đã đạt được, những hạn chế và nguyên nhân của những hạn chế đó. Từ việc phân tích thực trạng hoạt động văn phòng tại Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phòng – Xí nghiệp XD và VT Bạch Đằng, khóa luận đưa ra phương hướng, giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng của Chi nhánh Công ty. Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 68 Trên cơ sở kết hợp các phương pháp nghiên cứu, khoá luận đã kiểm chứng các giả thuyết ban đầu về hoạt động văn phòng ở Chi nhánh Công ty. Khóa luận đã chỉ ra rằng: Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phòng – Xí nghiệp XD và VT Bạch Đằng đã đạt nhiều kết quả, khắc phục khó khăn trong giai đoạn khủng hoảng kinh tế, trong đó có sự đóng góp lớn của Văn phòng. Các chức năng, nhiệm vụ và nghiệp vụ văn phòng được thực hiện ở Văn phòng Chi nhánh Công ty về cơ bản thống nhất với những gì đã được khái quát trong lý luận. Các hoạt động văn phòng của Chi nhánh Công ty hoạt động thực sự có hiệu quả, các nghiệp vụ đều tuân theo đúng quy định chung đã ban hành. Tuy nhiên hoạt động văn phòng còn đang phải đối mặt với những yếu kém nhất định như khả năng cập nhật với công nghệ thông tin còn hạn chế, chưa được quan tâm kịp thời, ... Để khắc phục được những yếu điểm đó văn cần phải có các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng một cách tốt hơn. Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 69 TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Hồ Ngọc Cẩn (2003), Cẩm nang Tổ chức và quản trị hành chính văn phòng, Nxb Tài Chính, Hà Nội. 2. Bùi Thị Thanh Nhàn (2009), Bài giảng Quản trị văn phòng, QT1001P, ĐHDL Hải Phòng 3. Học viện hành chính (2008), Giáo trình Thư ký lãnh đạo trong cơ quan tổ chức, Nxb Khoa học và Kỹ thuật, Hà Nội. 4. Chi nhánh Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phòng – Xí nghiệp XD và VT Bạch Đằng (2009), Quy chế, quyết định, báo cáo. 5. Một số tài liệu tham khảo khác. Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 70 MỤC LỤC Trang Lời cảm ơn Danh mục từ viết tắt và hệ thống bảng biểu PHẦN MỞ ĐẦU .................................................................................................. 1 1. Lý do chọn đề tài ............................................................................................... 1 2. Mục đích nghiên cứu ......................................................................................... 2 3. Phạm vi và đối tượng nghiên cứu ..................................................................... 2 4. Giả thuyết nghiên cứu ....................................................................................... 2 5. Phương pháp nghiên cứu ................................................................................... 3 6. Đóng góp của khóa luận vào hoạt đông thực tiễn văn phòng ........................... 3 7. Bố cục khóa luận: .............................................................................................. 3 CHƢƠNG 1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHÕNG VÀ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÕNG ....................................................................................................... 4 1.1. Lý luận chung về văn phòng .......................................................................... 4 1.1.1. Khái niệm văn phòng .................................................................................. 4 1.1.2. Vai trò của văn phòng ................................................................................. 5 1.1.3. Chức năng của văn phòng ........................................................................... 6 1.2. Lý luận về hoạt động văn phòng .................................................................... 8 1.2.1. Các nội dung cơ bản của hoạt động văn phòng .......................................... 8 1.2.2. Các yếu tố ảnh hưởng tới hiệu quả hoạt động văn phòng ........................ 17 1.2.3. Quản trị văn phòng .................................................................................... 20 Tiểu kết Chương .................................................................................................. 21 CHƢƠNG 2: THỰC TIỄN HOẠT ĐỘNG VĂN PHÕNG Ở CHI NHÁNH CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN CẢNG HẢI PHÕNG - XÍ NGHIỆP XẾP DỠ VÀ VẬN TẢI BẠCH ĐẰNG TẠI HẢI PHÕNG. ......... 22 2.1 Giới thiệu khái quát về Chi nhánh công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phòng – Xí nghiệp Xếp dỡ và Vận tải Bạch Đằng ............................................. 22 Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 71 2.1.1 Quá trình phát triển Chi nhánh Công ty TNHH một thành viên Cảng Hải Phòng – Xí nghiệp Xếp dỡ và Vận tải Bạch Đằng ............................................. 22 2.1.2 Lĩnh vực kinh doanh của chi nhánh ........................................................... 23 2.1.3 Cơ cấu tổ chức của Chi nhánh Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phòng - Xí nghiệp Xếp dỡ và Vận tải Hải Phòng .............................................. 25 2.1.4. Kết quả hoạt động của Chi nhánh Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải phòng - Xí nghiệp Xếp dỡ và Vận tải Bạch Đằng: ..................................... 28 2.2. Giới thiệu khái quát về Phòng Hành chính Chi nhánh Công ty TNHH một thành viên Cảng Hải Phòng – Xí nghiệp Xếp dỡ và Vận tải Bạch Đằng. .......... 33 2.2.1. Chức năng, nhiệm vụ của Phòng Hành chính. .......................................... 33 2.2.2 Cơ cấu tổ chức phòng Hành chính chi nhánh Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phòng - Xí nghiệp XD và VT Bạch Đằng ................................. 35 2.3 Nội dung hoạt động văn phòng ở Chi nhánh Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phòng – Xí nghiệp Xếp dỡ và Vận tải Bạch Đằng ............................. 40 2.3.1. Nghiệp vụ thu thập và xử lý thông tin....................................................... 40 2.3.2 Nghiệp vụ văn thư. ..................................................................................... 44 2.3.3 Nghiệp vụ tiếp nhận và quản lý văn bản .................................................... 46 2.3.4.Nghiệp vụ quản lý và sử dụng con dấu ...................................................... 51 2.3.5 Nghiệp vụ lưu trữ ....................................................................................... 52 2.3.6 Nghiệp vụ lễ tân, tiếp khách. ...................................................................... 54 2.3.7 Nghiệp vụ cung cấp trang thiết bị, điều kiện làm việc. .............................. 55 2.3.8 Nghiệp vụ tổ chức Hội họp. ....................................................................... 57 Tiểu kết chương ................................................................................................... 59 CHƢƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP GÓP PHẦN NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÕNG TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN CẢNG HẢI PHÕNG - XÍ NGIỆP XD VÀ VT BẠCH ĐẰNG ................................................................................................................. 60 3.1 Định hướng chung .......................................................................................... 60 3.2 Các giải pháp cụ thể ...................................................................................... 62 Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 72 3.2.1 Giải pháp về nhân sự .................................................................................. 62 3.2.2. Giải pháp kỹ thuật đối với một số nghiệp vụ văn phòng cơ bản .............. 64 3.2.3. Về bố trí, sắp xếp nơi làm việc ................................................................ 65 KẾT LUẬN ........................................................................................................ 67 TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................................................ 69 Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 73 LỜI CẢM ƠN Em xin gửi lời cảm ơn tới nhà trường và các thầy cô Bộ môn Quản trị Kinh doanh Trường ĐHDL Hải Phòng đã giảng dạy những kiến thức lý luận, nghiệp vụ trong suốt 4 năm qua. Em xin chân thành cảm ơn sự chỉ bảo, giúp đỡ nhiệt tình của cán bộ, nhân viên Phòng Hành chính Chi nhánh Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phòng - Xí nghiệp Xếp dỡ và Vận tải Bạch Đằng đã giải đáp những thắc mắc về hoạt động văn phòng ở đây để em hoàn thành bài khoá luận này. Đặc biệt, em xin cảm ơn những nhận xét, góp ý, sự chỉ bảo tận tình của cô giáo hướng dẫn - TS. Trần Thị Thanh Thuỷ, giảng viên Học viện Hành chính trong quá trình em viết và hoàn thành Khoá luận. Hải Phòng, ngày 15 tháng 06 năm 2010 Sinh viên Nguyễn Đức Long Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 74 CÁC TỪ VIẾT TẮT TNHH : Trách nhiệm hữu hạn XD và VT : Xếp dỡ và Vận tải TTLT : Thông tư liên tịch BNV : Bộ Nội Vụ CBCNV : Cán bộ công nhân viên. Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 75 HỆ THỐNG SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU Hình Nội dung Trang 2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức Chi nhánh Công ty 25 2.2 Bảng kê nhân sự tại Chi nhánh Công ty 27 2.3 Kết quả hoạt động kinh doanh 29 2.4 Sơ đồ cơ cấu tổ chức Phòng Hành chính 35 2.5 Bảng kê thiết bị văn phòng 40 2.6 Quy trình soạn thảo văn bản 45 2.7 Quy trình sử lý văn bản đến 46 2.8 Mẫu bìa sổ đăng ký “ Văn bản đến” 48 2.9 Mẫu nội dung đăng ký “ Văn bản đến” 49 2.10 Mẫu sổ đăng ký “ Văn bản đi” 50 Xác định hình thức nội dung văn bản ._.