Một số biện pháp góp phần nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty cổ phần giám định Vinacontrol Chi nhánh Hải Phòng

.2. Những vấn đề cơ bản về quản trị văn phòng 16 1.2.1. Khái niệm quản trị văn phòng 16 1.2.2. Mục tiêu của quản trị văn phòng 17 1.2.3. Vai trò quản trị văn phòng đối với cơ quan, doanh nghiệp 17 Chương 2. THỰC TẾ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TẠI CTCP GIÁM ĐỊNH VINACONTROL CHI NHÁNH HẢI PHÒNG 19 2.1. Giới thiệu khái quát về CTCP giám định Vinacontrol Chi nhánh Hải Phòng 19 2.1.1. Sự hình thành và phát triển CTCP giám định Vinacontrol và Chi nhánh tại Hải Phòng 19 2.1.2. Lĩnh vực kinh doanh của Vinacontrol 24 2.1.3. Cơ cấu tổ chức của Vinacontrol Hải Phòng 26 2.1.4. Kết quả hoạt động của Vinacontrol Hải Phòng 30 2.1.4.1. Những kết quả đạt được 30 2.1.4.2. Mặt hạn chế 31 2.1.4.3. Tình hình thuận lợi, khó khăn 32 2.2. Tổ chức bộ máy phòng Hành chính-Kế toán 33 2.2.1. Chức năng, nhiệm vụ của phòng Hành chính-Kế toán 33 2.2.2. Cơ cấu tổ chức phòng Hành chính-Kế toán 34 2.2.3. Điều kiện làm việc của phòng 37 2.3. Nội dung cơ bản hoạt động hành chính văn phòng ở Vinacontrol Hải Phòng 40 2.3.1. Nghiệp vụ thu thập và xử lý thông tin 40 2.3.2. Nghiệp vụ văn thư 46 2.3.2.1. Kỹ thuật soạn thảo văn bản 47 2.3.2.2. Kỹ thuật quản lý văn bản đến 50 2.3.2.3. Kỹ thuật quản lý văn bản đi 53 2.3.2.4. Kỹ thuật quản lý sử dụng con dấu 55 2.3.3. Nghiệp vụ lưu trữ 55 2.3.4. Nghiệp vụ lập chương trình, kế hoạch cho cơ quan, lãnh đạo 57 2.3.5. Nghiệp vụ tổ chức hội họp 60 2.3.6. Nghiệp vụ lễ tân, tiếp khách 61 2.3.7. Cung cấp trang thiết bị làm việc 62 Chương 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP GÓP PHẦN NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI VINACONTROL HẢI PHÒNG 65 3.1. Định hướng chung 65 3.2. Giải pháp cụ thể 66 3.2.1. Giải pháp đầu tư con người cho phòng HC - KT 66 3.2.2. Giải pháp kỹ thuật đối với một số nghiệp vụ văn phòng cơ bản 67 3.2.2.1. Nghiệp vụ thông tin 67 3.2.2.2. Nghiệp vụ văn thư, lưu trữ 68 3.2.3. Cải thiện hiệu quả bố trí, sắp xếp nơi làm việc 69 KẾT LUẬN 71 TÀI LIỆU THAM KHẢO 72 LỜI CẢM ƠN Nhân dịp hoàn thành bài khoá luận tốt nghiệp, em xin gửi lời cảm ơn tới nhà trường và các thầy cô bộ môn quản trị kinh doanh đã giảng dạy những kiến thức lý luận, nghiệp vụ trong suốt 4 năm qua để em có cơ sở lý luận viết bài. Em xin chân thành cảm ơn sự chỉ bảo, giúp đỡ nhiệt tình của các cô chú, anh chị phòng HC-KT, mọi người luôn sẵn sàng giải đáp những thắc mắc về hoạt động văn phòng ở đây để hoàn thành bài khoá luận này. Đặc biệt, em xin cảm ơn những nhận xét, góp ý, sự chỉ bảo tận tình của cô giáo hướng dẫn TS.Trần Thị Thanh Thuỷ để bài khoá luận của em hoàn thiện tốt nhất. Em xin chân thành cảm ơn. Hải Phòng, ngày 10 tháng 6 năm 2009 Sinh viên Bùi Thị Nga Chú thích: 1. Các ký hiệu viết tắt trong bài luận văn: XNK: Xuất nhập khẩu HC_KT: Hành chính_Kế toán BGĐ: Ban Giám đốc PGĐ: Phòng Giám định PNVTH: Phòng Nghiệp vụ tổng hợp 2. Sơ đồ, bảng biểu Hình Nội dung Trang 1 Mô hình tổ chức của Vinacontrol 21 2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Vinacontrol Hải Phòng 26 3 Bảng kê nhân sự Vinacontrol Hải Phòng 28 4 Bảng kê giám định viên Vinacontrol Hải Phòng 29 5 Bảng so sánh các chỉ tiêu doanh thu, lợi nhuận 31 6 Sơ đồ cơ cấu phòng HC_KT 34 7 Bảng kê trang thiết bị văn phòng (tháng 12/2008) 39 8 Mẫu dấu đến 51 9 Mẫu bìa sổ đăng ký “Công văn đến” 52 10 Mẫu nội dung đăng ký “Công văn đến” 52 11 Mẫu sổ theo dõi giải quyết công văn đến 53 12 Mẫu “Sổ công văn đi” 54 13 Kế hoạch đào tạo giám định viên thử việc và tập sự (8/2008) 59 14 Mẫu sổ chuyển giao văn bản đến 69 15 Mẫu sổ đăng ký văn bản mật 69 ®Æt vÊn ®Ò Lý do chọn đề tài Cùng với xu thế phát triển kinh tế quốc tế, nền kinh tế nước ta cũng có những bước phát triển nhảy vọt phù hợp với xu thế chung hiện nay. Từ khi Việt Nam gia nhập WTO và với chế độ chính trị, xã hội ổn định nên đã thu hút nhiều nhà đầu tư đến đầu tư vào thị trường đầy tiềm năng phát triển ở nước ta. Bên cạnh đó, cũng có không ít thách thức về cạnh tranh các hàng hoá, dịch vụ trong nước và nước ngoài, vấn đề về lao động … Căn cứ vào điều kiện đó các doanh nghiệp luôn luôn đổi mới, tự hoàn thiện mình để tận dụng những thời cơ thuận lợi, hạn chế được những khó khăn, vượt thách thức để mục tiêu lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh luôn đạt được, doanh số năm nay cao hơn năm trước. Trong đó, công tác văn phòng có đóng góp không nhỏ vào mục tiêu lợi nhuận, doanh thu mà tổ chức doanh nghiệp đã đặt ra. Bởi văn phòng là bộ máy tham mưu, giúp việc, là bộ phận tổng hợp quản trị của các tổ chức, doanh nghiệp để có được năng suất cao nhất và hiệu quả nhất. Văn phòng là tai, là mắt, là cánh tay nối dài của lãnh đạo, làm nhiệm vụ hỗ trợ cho lãnh đạo. Tuy tên gọi có thể khác nhau: Văn phòng, phòng Hành chính - Tổng hợp, phòng Hành chính - Tổ chức, phòng Hành chính - Kế toán….nhưng đều thực hiện một nội dung có liên quan đến văn phòng, đều thực hiện chức năng quan trọng đó là: tham mưu, tổng hợp, hậu cần. Hoạt động văn phòng với các nghiệp vụ: thông tin, văn thư, lưu trữ, lễ tân, tiếp khách, cung cấp trang thiết bị làm việc…chính là nhằm đảm bảo cho hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp có hiệu quả hơn và đóng góp cao hơn vào việc thực hiện mục tiêu của tổ chức mình. Nếu coi nhẹ công tác văn phòng, văn phòng không có kỷ cương, hoạt động không khoa học thì mọi công việc sẽ bị ách tắc, đình trệ, ảnh hưởng không tốt đến hoạt động của cơ quan tổ chức, doanh nghiệp đó. Vì vậy việc nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng là một yêu cầu tất yếu đặt ra cho mỗi cơ quan, doanh nghiệp. Nhận thức được vai trò của văn phòng và khi tôi được đi thực tập tại phòng Hành chính - Kế toán của Chi nhánh Vinacontrol Hải Phòng, tôi nhận thấy công tác văn phòng mặc dù có nhiều cố gắng song vẫn còn thiếu sót do Chi nhánh tập trung vào thực hiện loại hình kinh doanh dịch vụ giám định và công tác tài chính kế toán nhiều hơn. Từ những lý do trên nên em chọn đề tài: “Một số biện pháp góp phần nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại CTCP giám định Vinacontrol Chi nhánh Hải Phòng”. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu Đề tài khoá luận nghiên cứu nhằm mục đích sau: - Khảo cứu lý luận những vấn đề cơ bản về văn phòng và quản trị văn phòng - Mô tả, đánh giá thực tế các nghiệp vụ văn phòng tại Vinacontrol Hải Phòng để thấy được những thành tựu, hạn chế nhằm đề xuất một số giải pháp thực hiện hoạt động văn phòng cho Chi nhánh Vinacontrol Hải Phòng. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu gồm: - Nghiên cứu lịch sử hình thành - Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của Chi nhánh cũng như phòng HC-KT - Các nội dung thuộc hoạt động văn phòng như: nghiệp vụ thu thập, xử lý thông tin; nghiệp vụ lập chương trình, kế hoạch; nghiệp vụ văn thư, lưu trữ; nghiệp vụ lễ tân, tiếp khách… - Kết quả hoạt động, hạn chế, nguyên nhân, từ đó đưa ra một số kiến nghị nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả công tác văn phòng ở Vinacontrol Chi nhánh Hải Phòng. Phạm vi nghiên cứu là Chi nhánh Vinacontrol Hải Phòng trong thời gian từ 16/02 – 10/6/2009. 4. Phương pháp nghiên cứu Bài khoá luận có sử dụng một số phương pháp luận sau: - Phương pháp duy vật biện chứng - Phương pháp phân tích - Phương pháp so sánh, đối chiếu - Phương pháp thống kê, tổng hợp 5. Bố cục khoá luận: gồm 3 chương Chương 1. Những vấn đề cơ bản về văn phòng và quản trị văn phòng Chương 2. Thực tế hoạt động văn phòng tại CTCP giám định Vinacontrol Chi nhánh Hải Phòng Chương 3. Một số biện pháp góp phần nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Vinacontrol Hải Phòng Chương 1. NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ VĂN PHÒNG VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Những vấn đề cơ bản về văn phòng Khái niệm văn phòng Văn phòng thường được hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau và ở mỗi quốc gia trong từng thời kỳ lịch sử cùng với sự phát triển kinh tế - xã hội, sự tiến bộ của khoa học quản lý, cách hiểu về văn phòng cũng có sự thay đổi và phát triển. Khi nhìn vào công việc hàng ngày của văn phòng ở mỗi cơ quan, tổ chức người ta thường nghĩ đến một bộ phận chỉ làm những công việc liên quan đến công tác văn thư, văn phòng thiên về việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ các loại công văn, giấy tờ, con dấu, giải quyết các công việc hành chính hàng ngày hoặc văn phòng là nơi làm công việc phục vụ, hậu cần, bảo vệ… Bên cạnh đó, văn phòng thường gắn với một địa điểm cụ thể nên văn phòng còn được hiểu là trụ sở làm việc, là địa điểm giao tiếp, đối nội, đối ngoại của cơ quan, doanh nghiệp. Ví dụ như: Văn phòng Công ty, Văn phòng UBND, Văn phòng trường… Văn phòng còn được gọi là phòng làm việc cụ thể của lãnh đạo hoặc phòng làm việc của một số cá nhân có chức danh được pháp luật thừa nhận với tên gọi như: Văn phòng Giám đốc, Văn phòng Nghị sĩ, Văn phòng Luật sư, Văn phòng Kiến trúc sư… Trong các cơ quan, doanh nghiệp, văn phòng được hiểu như một bộ máy tham mưu, tổng hợp quan trọng, một cánh tay đắc lực phục vụ việc điều hành của lãnh đạo. Đôi khi văn phòng còn phản ánh sự kết hợp của các phòng ban khác nhau như: phòng Hành chính-Kế toán, phòng Hành chính tổng hợp, phòng Tổ chức – Hành chính… Cấc văn phòng này thực hiện chức năng khái quát của các đơn vị hỗ trợ, phục vụ điều hành cho toàn cơ quan, doanh nghiệp. Nói theo cách khác thì văn phòng là hình bóng thu nhỏ của cơ quan, doanh nghiệp như các văn phòng đại diện của tổ chức, doanh nghiệp tại các địa phương, vùng, khu vực hay ở nước ngoài. Theo cuốn Quản trị Hành chính văn phòng - NXB Thống kê năm 2008 định nghĩa về văn phòng theo nghĩa chung nhất như sau: “Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, doanh nghiệp; là nơi thu thập và xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp”. Chức năng của văn phòng Từ lý luận và thực tiễn cho thấy văn phòng là một thực thể tồn tại để thực hiện việc quản lý thông tin, phục vụ công tác điều hành của lãnh đạo. Do đó, văn phòng có 2 nhóm chức năng cơ bản đó là: Nhóm chức năng tham mưu, tổng hợp; Nhóm chức năng hậu cần Chức năng tham mưu, tổng hợp Cùng với quá trình cải cách hành chính, đổi mới tổ chức và hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp chức năng tham mưu, tổng hợp của văn phòng ngày càng được đặt ra như chức năng cơ bản nhất của văn phòng, đây là hoạt động cần thiết cho công tác quản lý. Trong đó, nội dung của công tác tham mưu là các hoạt động tham vấn của công tác văn phòng. Còn nội dung của công tác tổng hợp là các hoạt động thống kê, xử lý thông tin dữ liệu phục vụ thiêt thực cho hoạt động quản lý. Người lãnh đạo muốn có được những quyết định đúng đắn, khoa học thì không thể chỉ dựa vào ý chí chủ quan của mình mà còn phải xét đến những yếu tố khách quan như ý kiến tham gia của các cấp quản lý, những người trợ giúp. Do đó, đòi hỏi cần phải có một lực lượng trợ giúp lãnh đạo trước hết là công tác tham mưu tổng hợp. Tham mưu để nhằm góp phần tìm kiếm những quyết định tối ưu cho quá trình quản lý đạt hiệu quả cao nhất. Mặt khác, kết quả tham vấn xuất phát từ việc thu thập, phân tích, tổng hợp, xử lý khoa học đầy đủ, chính xác những thông tin đầu vào, thông tin đầu ra kể cả những thông tin phản hồi mà văn phòng thu thập được. Và để có những thông tin mang tính chuyên sâu thì bộ phận tham mưu của văn phòng là đầu mối tiếp nhận các phương án tham mưu từ các phòng ban chuyên môn nghiệp vụ trong cơ quan, doanh nghiệp mình tập hợp thành hệ thống thốmg nhất đề xuất với lãnh đạo những phương án hoạt động tổng hợp. Như vậy, tham mưu cần có sự tổng hợp và tổng hợp để tham mưu. Đồng thời văn phòng có chức năng giúp lãnh đạo điều hoà, phối hợp các hoạt động chung trong cơ quan, doanh nghiệp mình một cách nhịp nhàng và khoa học. Chức năng hậu cần Hoạt động của các cơ quan, doanh nghiệp không thể thiếu các điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, trang thiết bị, công cụ, dụng cụ…văn phòng là bộ phận cung cấp, bố trí, quản lý các điều kiện vật chất đó để đảm bảo sử dụng có hiệu quả nhất. Điều kiện đảm bảo cho quá trình hoạt động, phát triển cơ quan, doanh nghiệp chính là các yếu tố vật chất, kinh phí. Song cần phải có công tác quản lý các điều kiện này một cách khoa học. Do đó mục tiêu cụ thể của văn phòng ở chức năng này là ngày càng sử dụng hiệu quả, tiết kiệm và theo xu hướng xã hội hoá các hoạt động phục vụ. Tóm lại, văn phòng là đầu mối giúp việc cho lãnh đạo thông qua 2 chức năng quan trọng trên. Hai chức năng này vừa tồn tại độc lập vừa hỗ trợ, bổ sung cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan phải tồn tại văn phòng trong mỗi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Nhiệm vụ của văn phòng Từ các chức năng trên văn phòng có những nhiệm vụ chủ yếu sau đây: theo cuốn Quản trị Hành chính văn phòng - NXB Thống kê năm 2008) 1 - Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan, doanh nghiệp. Mỗi cơ quan, doanh nghiệp đều có nhiều kế hoạch do các bộ phận, phòng ban khách nhau xây dựng nhằm thực hiện mục tiêu, định hướng phát triển cơ quan, doanh nghiệp. Văn phòng chính là một bộ phận tổng hợp thành kế hoạch tổng thể cho cơ quan, doanh nghiệp và đôn đốc các bộ phận, phòng ban thực hiện theo chương trình, kế hoạch đó, ví dụ như: kế hoạch sản xuất, kế hoạch đào tạo, kế hoạch đầu tư, kế hoạch tài chính… Qua kế hoạch tổng thể mà văn phòng tổng hợp đôn đốc thực hiện thì các bộ phận, phòng ban chức năng của cơ quan, doanh nghiệp sẽ được kết nối mật thiết và hoạt động đồng bộ hơn, phối hợp tốt trong công việc. Mặt khác, văn phòng phải trực tiếp xây dựng chương trình, kế hoạch công tác hàng tháng, hàng quý, hàng tuần cho chính văn phòng và cho lãnh đạo, giúp lãnh đạo triển khai thực hiện kế hoạch đó. Việc lập kế hoạch này hết sức quan trọng vì sẽ tránh được tình trạng bị lôi kéo của công việc hàng ngày mà làm ảnh hưởng đến những chương trình cần thiết hơn. Trong quá trình lập kế hoạch quý, 6 tháng, tháng thì văn phòng phải thường xuyên tổng kết đưa ra những việc đã làm, chưa làm để có biện pháp bổ sung kịp thời. Do đó kế hoạch luôn phải được lập đầu tiên. 2 - Thu thập, xử lý, quản lý và sử dụng thông tin. Thông tin có nhiều loại như: thông tin kinh tế, chính trị, văn hoá, xã hội, thông tin nội bộ, thông tin bên ngoài, thông tin phản hồi…nhưng mỗi cơ quan, doanh nghiệp cũng cần phải có những yêu cầu cơ bản về thông tin. Bởi vì thông tin là nguồn, là căn cứ để lãnh đạo đưa ra những quyết định kịp thời, chính xác. Mà thông tin lại có nhiều loại, trong khi lãnh đạo không thể tự thu thập, xử lý tất cả mọi thông tin nên cần có bộ phận trợ giúp, đó chính là văn phòng. Văn phòng là cửa sổ, là bộ lọc thông tin vì tất cả các thông tin đến, đi đều được thu thập, xử lý, chuyển phát tại văn phòng. Văn phòng sẽ phân loại thông tin theo các kênh thích hợp để chuyển tải và lưu trữ. Hoạt động này có ý nghĩa quan trọng đối với doanh nghiệp, bởi vì có liên quan đến sự thành bại, liên quan đến hoạt động không những của văn phòng mà còn cả cơ quan, doanh nghiệp nên văn phòng cần phải tuân thủ nghiêm ngặt những quy định về văn thư, lưu trữ trong quản lý thông tin. Công tác thông tin của văn phòng phải được cập nhật và tổng hợp được tình hình hoạt động hàng ngày, hàng tuần trên tất cả các lĩnh vực của cơ quan, doanh nghiệp, của nghành, lĩnh vực hoạt động kinh doanh để kịp thời báo cáo cho lãnh đạo, giúp lãnh đạo quyết định các chủ trương, biện pháp lớn nhằm thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, doanh nghiệp mình và tổng hợp báo cáo định kỳ lên cơ quan cấp trên hoặc công khai trong cơ quan, doanh nghiệp mình. Khi thông tin được thu thập kịp thời, đầy đủ, chính xác, được xử lý khoa học, đáp ứng yêu cầu quản lý sẽ giúp cho lãnh đạo cơ quan, doanh nghiệp giải quyết công việc hàng ngày, điều hoà, phối hợp với các cơ quan hữu quan giải quyết kịp thời có hiệu quả những công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, doanh nghiệp mình 3 - Soạn thảo, phát hành và quản lý văn bản Văn bản là phương tiện ghi tin, chuyển tin hữu hiệu và chính xác. Thông tin trong văn bản gồm có các thông tin về chính trị, kinh tế, xã hội, pháp luật, chuyên môn… Các cơ quan, doanh nghiệp sử dụng văn bản như một phương tiện hữu hiệu để thực hiện và truyền đạt các quyết định quản lý. Tuy vậy công việc soạn thảo, ban hành, xử lý và lưu trữ văn bản trong nhiều cơ quan, doanh nghiệp còn bộc lộ nhiều sai sót cả về nội dung và hình thức. Hiện nay đã có Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 1996, được bổ sung, sửa đổi năm 2002 và các văn bản dưới luật hướng dẫn thống nhất việc soạn thảo và ban hành văn bản như Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội Vụ và Văn Phòng Chính Phủ. Văn phòng là bộ phận chịu trách nhiệm chính trong công việc trợ giúp lãnh đạo về công tác tổ chức giải quyết và quản lý văn bản; soạn thảo và ban hành văn bản đúng thẩm quyền, đúng trình tự thủ tục, thực hiện các yêu cầu về nội dung, thể thức văn bản. Do đó van phòng phải nắm vững thông tin đầu vào, xử lý và sử dụng thông tin, thực hiện soạn thảo văn bản, đây là nhiệm vụ quan trọng của văn phòng. Việc tổ chức lưu trữ thông tin, văn bản là biện pháp trợ giúp đắc lực cho hoạt động của người làm công tác quản lý. Công việc này gồm có phân loại, chọn lọc, đánh giá, sắp xếp thông tin một cách có hệ thống theo những phương pháp khoa học để bảo quản an toàn và phục vụ việc tra cứu, khai thác sử dụng phục vụ các nhu cầu khác nhau. Công tác lưu trữ thông tin, văn bản được tổ chức tốt còn là việc đảm bảo an toàn, bí mật thông tin theo quy định. 4 - Tổ chức giao tiếp, đối nội, đối ngoại. Văn phòng là bộ mặt của cơ quan, doanh nghiệp, vì vậy việc tổ chức các phòng làm việc, tiếp khách và sắp xếp từng người phù hợp với từng loại công việc là rất quan trọng. Mức độ giao tiếp rộng hay hẹp, nhiều hay ít tuỳ thuộc vào mức độ hoạt động quản lý của mỗi cơ quan nhưng chủ yếu diễn ra tại văn phòng và do văn phòng tổ chức. Đây là công việc đầu tiên của cơ quan, doanh nghiệp khi giao lưu, giao tiếp, hợp tác kinh doanh, vì vậy nếu tổ chức tốt hoạt động này thi cơ quan, doanh nghiệp đó sẽ tạo được ấn tượng ban đầu tốt đẹp và có thiện cảm với khách hàng, đối tác. Thấy được tầm quan trọng của hoạt động này thì mỗi cơ quan, doanh nghiệp cần chú ý, quan tâm hơn để luôn tạo dựng được ấn tượng tốt với các đối tác, khách hàng. Để có được thành công này thì công việc lễ tân, tiếp khách vừa phải đảm bảo trang trọng, văn minh lịch sự vừa phải đảm bảo tiết kiệm, thực thi đúng chế độ. 5 - Xây dựng củng cố bộ máy văn phòng và duy trì hoạt động thường xuyên, liên tục của văn phòng. Văn phòng phải xây dựng được một cơ cấu tổ chức thích hợp, năng động, hiệu quả và hướng tới mục tiêu hiện đại hoá công tác văn phòng. Việc chăm lo, bồi dưỡng cho cán bộ văn phòng có năng lực, trình độ am hiểu kỹ thuật và nghiệp vụ hành chính là nhiệm vụ cấp bách đối với các cơ quan, doanh nghiệp. Việc củng cố bộ máy văn phòng phải được diễn ra trên cả góc độ quản lý và đảm bảo tính hiện đại của văn phòng. Nhất là khi công nghệ thông tin ngày càng phát triển như hiện nay đòi hỏi các doanh nghiệp phải nỗ lực, cố gắng để kịp với tốc độ phát triển xã hội nói chung nhưng cũng phải phù hợp với sự phát triển của cơ quan, doanh nghiệp mình. Văn phòng phải hoạt động thường xuyên, liên tục trong các lĩnh vực đối nội, đối ngoại, an ninh trật tự và bảo quản tài sản của cơ quan, doanh nghiệp, như vậy hoạt động của văn phòng khác với hoạt động chuyên môn của cơ quan, doanh nghiệp. Văn phòng phải có một bộ phận làm việc liên tục 24/24 giờ, ngay cả khi doanh nghiệp ngừng hoạt động hoặc trong những ngày nghỉ cuối tuần, nghỉ lễ tết thì vẫn phải đảm bảo an ninh trật tự và thông tin luôn được thông suốt. Ngoài ra, hoạt động của văn phòng gắn liền với hoạt động của lãnh đạo và các phòng ban, đơn vị khác thông qua chức năng tham mưu, hậu cần đồng thời cũng gắn với hoạt động của các bộ phận, phòng ban này thông qua việc kiểm tra, đôn đốc thực hiện. Vậy nên để duy trì hoạt động thường xuyên, liên tục của văn phòng cần có sự phối hợp đồng bộ, mật thiết của các bộ phận, phòng ban chuyên môn trong cơ quan, doanh nghiệp. 6 - Bảo đảm nhu cầu hậu cần, kinh phí chi tiêu, quản lý vật tư, tài sản của cơ quan, doanh nghiệp. Đây là nhiệm vụ mang tính đặc thù của văn phòng. Làm tốt công tác hậu cần, văn phòng sẽ góp phần quan trọng vào việc nâng cao hiệu quả của cơ quan, doanh nghiệp. Việc lập kế hoạch nhu cầu, dự trù kinh phí, tổ chức mua săm trang thiết bị hiện đại, cấp phát, theo dõi sử dụng nhằm quản lý chặt chẽ các chi phí văn phòng để kịp thời điều chỉnh cho phù hợp và lập kế hoạch tài chính mới theo yêu cầu của lãnh đạo cơ quan, doanh nghiệp. Đảm bảo cả về vật chất và kinh phí chính là đảm bảo việc diễn ra các hoạt động trong cơ quan, doanh nghiệp. Sử dụng một cách có hiệu quả và tiết kiệm có ảnh hưởng trực tiếp đến chính hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp đó nên cần có sự quản lý chặt chẽ, khoa học. Do đó các cơ quan, doanh nghiệp cần tạo điều kiện thuận lợi cho văn phòng hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình. 7 - Đảm bảo an toàn cho cơ quan, doanh nghiệp và công tác y tế, bảo vệ sức khoẻ cán bộ, nhân viên trong cơ quan, doanh nghiệp. Đảm bảo an ninh, trật tự an toàn trong cơ quan, doanh nghiệp là nhiệm vụ quan trọng của văn phòng. Công tác đảm bảo an toàn gồm các nội dung sau: + Bảo vệ sức khoẻ, đảm bảo an toàn lao độngcho người lao động theo quy định đối với từng chức danh nghề nghiệp; + Đảm bảo tiêu chuẩn vệ sinh, an toàn điều kiện môi trường nơi làm việc; + Đảm bảo an toàn về tài sản: phòng chống cháy, nổ, đảm bảo an toàn cho các trang thiết bị; + Đảm bảo an ninh trật tự: thường trực, bảo vệ, tuần tra, canh gác cơ quan trong và ngoài giờ làm việc; kiểm tra và vận hành hệ thống bảo vệ; + Đảm bảo độ an toàn của các phương tiện giao thông vận tải; + Phối hợp, liên kết với địa phương và liên cơ quan, doanh nghiệp trong bảo vệ trật tự an toàn xã hội. Trên đây là những nhiệm vụ chủ yếu của công tác văn phòng để phục vụ yêu cầu chung nhằm đạt được mục tiêu của cơ quan, doanh nghiệp một cách có hiệu quả nhất. Tuy nhiên, do đặc trưng, tính chất hoạt động của các cơ quan, doanh nghiệp khác nhau mà văn phòng có những nhiệm vụ khác phù hợp với hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp đó. Vai trò của văn phòng Vai trò của văn phòng được thể hiện qua việc thực hiện đầy đủ các chức năng, nhiệm vụ cụ thể của nó.(theo cuốn Giáo trình Thư ký lãnh đạo trong cơ quan, tổ chức - Học viện Hành chính, xuất bản năm 2008) Trước hết, hoạt động văn phòng là một khâu quan trọng trong dây chuyền hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp, là trung tâm thực hiện quá trình quản lý diều hành của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Nếu văn phòng không làm việc thì cả hệ thống đó cũng ngừng hoạt động. Văn phòng làm trung gian giữa lãnh đạo với các bộ phận, phòng ban trong cơ quan, doanh nghiệp và là nơi chuyển giao tất cả các công việc của một cá nhân trong cơ quan, doanh nghiệp mang đến cho lãnh đạo. Văn phòng được ví là cửa ngõ của mỗi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, bởi vì trong mỗi tổ chức này luôn có các mối quan hệ đối nội, đối ngoại thông qua hệ thống văn bản đi, đến và văn bản nội bộ. Mặt khác, văn phòng cũng được ví như là nơi cung cấp các dịch vụ tổng hợp cho các hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp nói chung, các nhà lãnh đạo nói riêng. Mọi vấn đề về hậu cần chỉ có văn phòng thực hiện từ sửa chữa bàn ghế, thay bóng điện,…. đến mua sắm các máy móc, trang thiết bị … cũng đều do văn phòng làm cả. Với nhiệm vụ là đầu mối thu nhận và xử lý thông tin phục vụ lãnh đạo, văn phòng cung cấp những căn cứ khoa học cho việc ban hành quyết định quản lý, bảo đảm cho hoạt động thống nhất, liên tục, kịp thời của cơ quan, doanh nghiệp theo đúng các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao. Bên cạnh đó, văn phòng còn là nơi tiếp nhận tất cả các mối quan hệ nhất là mối quan hệ đối ngoại của cơ quan, doanh nghiệp. Ví dụ về hoạt động này đó là văn phòng lo vé máy bay cho cán bộ cơ quan đi công tác; chuẩn bị xe đưa đón khách; chuẩn bị chỗ nghỉ cho khách… 1.1.5. Những yếu tố ảnh hưởng tới hoạt động văn phòng (Theo cuốn Giáo trình Thư ký lãnh đạo trong cơ quan, tổ chức - Học viện hành chính, xuất bản năm 2008) 1.1.5.1. Môi trường bên trong tổ chức Các yếu tố thuộc môi trường bên trong tổ chức gồm có: tổ chức, nguồn nhân lực, cơ chế hoạt động văn phòng, điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật. + Cơ cấu tổ chức: Hoạt động của văn phòng trước hết phụ thuộc và chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, doanh nghiệp, phạm vi ảnh hưởng, đối tượng điều chỉnh, các mối quan hệ, nghĩa vụ và quyền lợi mà cơ quan, doanh nghiệp đó tham gia. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng cũng có thể được quy định bởi cơ quan cấp trên một cấp hoặc do cấp trên trực tiếp quy định. Các điều kiện trên quy định quy mô và tính chất hoạt động của mỗi văn phòng. Các quy định đó cùng với các chế độ, chính sách khác của Nhà nước cũng tạo ra khung pháp lý cần thiết cho hoạt động của văn phòng. Cùng trong yếu tố tổ chức này, hoạt động văn phòng chịu ảnh hưởng trong mối quan hệ tương tác với các phòng ban, bộ phận khác trong cơ quan, doanh nghiệp. + Đội ngũ nhân sự: Trong quá trình chuyển đổi cơ chế quản lý hiện nay, con người có ý nghĩa rất to lớn đối với hoạt động của công tác văn phòng. Yếu tố này ngày càng có vai trò quan trọng hơn vì trong thời gian qua việc đào tạo nguồn nhân lực cho công tác văn phòng không được coi trọng, thậm chí văn phòng là nơi dồn dịch những người dôi dư, khó sắp xếp ở các bộ phận khác trong cơ quan. Mặt khác, cơ cấu lao động văn phòng hiện đang thay đổi mạnh mẽ do những quy đinh mới của Nhà nước. Việc áp dụng những biện pháp quản lý mới như khoán chi, giao quyền tự chủ cho cơ sở, thực hiện cơ chế khoán… Tóm lại, yếu tố con người rất quan trọng, bởi liên quan đến việc tổ chức quản lý, điều hành, khả năng lãnh đạo, ý thức làm việc của bộ máy văn phòng. Nếu không có yếu tố này hoặc yếu tố này hoạt động không tốt thì văn phòng ngừng hoặc làm việc kém hiệu quả. Khai thác tốt yếu tố này với năng lực, nghệ thuật quản lý điều hành sẽ giúp cho hoạt động của văn phòng diễn ra thường xuyên, có hiệu quả, tăng tính sáng tạo, tiết kiệm chi phí…Ngược lại, sẽ kìm hãm, bế tắc trong các hoạt động của văn phòng. Do đó, đòi hỏi người lãnh đạo phải biết điều hành tổ chức, quản lý tốt bộ máy văn phòng và đòi hỏi nhân viên là những người có kỹ năng chuyên môn, ý thức trách nhiệm cao…thì sẽ hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. + Cơ chế hoạt động của văn phòng: Cơ chế hoạt động văn phòng của các cơ quan, doanh nghiệp hiện nay đang có nhiều cải tiến. Vai trò của văn phòng ngày càng được đánh giá đầy đủ và rõ ràng hơn. Sự ràng buộc trách nhiệm giữa văn phòng với các phòng ban chuyên môn ngày càng được củng cố. Văn phòng ngày càng có trách nhiệm hơn trong việc liên kết phối hợp giữa các phòng ban, bộ phận trong cơ quan, doanh nghiệp, có vai trò ngày càng quan trọng trong thực hiện các quy chế công khai, dân chủ, chống lãng phí và chống tham nhũng. + Cơ sở vật chất kỹ thuật: Cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng được đảm bảo giúp truyền tải và thực hiện các quyết định quản lý của lãnh đạo, có ảnh hưởng trực tiếp tới năng xuất lao động, chất lượng công việc, tác động dến quá trình quản lý điều hành của các nhà lãnh đạo. Yêu cầu đặt ra đối với yếu tố này là luôn đầy đủ về số lượng, phù hợp với nhu cầu quản lý, sản xuất kinh doanh, phải đảm bảo tính hiện đại hoá trang thiết bị và người lãnh đạo phải kết hợp bố trí, sắp xếp khoa học, hợp lý tạo tính thẩm mỹ, tránh thất thoát, lãng phí. 1.1.5.2. Môi trường bên ngoài Các yếu tố ảnh hưởng từ môi trường bên ngoài gồm: yếu tố chính sách, pháp luật, kinh tế-xã hội. + Chính sách, pháp luật: Chính sách, pháp luật trực tiếp ảnh hưởng đến sự tồn tại, phát triển của cơ quan, doanh nghiệp vì mỗi cơ quan, doanh nghiệp đều hoạt động dựa trên sự quản lý của Nhà nước bằng các quy định, pháp luật do Nhà nước ban hành. Những chính sách, quy định của Nhà nước về văn phòng là hành lang pháp ly chung, là căn cứ để văn phòng xây dựng nội quy, quy chế hoạt động. Những chính sách này đầy đủ, phù hợp và có hiệu lực thi hành cao sẽ tạo thuận lợi cho quá trình tổ chức hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp nói chung và hoạt động văn phòng nói riêng. Bên cạnh đó, hệ thống chính sách của mỗi doanh nghiệp phải luôn hoàn chỉnh cho phù hợp với tình hình phát triển mỗi thời kỳ và có tính khả thi cao là điều kiện để công tác văn phòng thực hiện có hiệu quả hơn. + Kinh tế - xã hội: Mọi doanh nghiệp đều phải vận hành hoạt động theo các quy luật kinh tế, xã hội vì các quy luật đó có tác động rất lớn đến hoạt động của doanh nghiệp và cả hoạt động của văn phòng. Nếu thị trường và chính sách kinh tế thuận lợi sẽ khuyến khích các doanh nghiệp tăng cường đầu tư, hiện đại hoá trang thiết bị trong doanh nghiệp. Ngoài ra, môi trường kinh tế, xã hội ổn định, phát triển còn góp phần cải tạo tự nhiên, xã hội tạo môi trường kinh tế lành mạnh. Hơn nữa, sự tăng trưởng, phát triển kinh tế đất nước, khu vực và cả thế giới đều có ảnh hưởng rất lớn tới sự phát triển của doanh nghiệp. Đây vừa là cơ hội vừa là thách thức đòi hỏi các doanh nghiệp không ngừng nâng cao, tự đổi mới và có bước đi đúng hướng trong đó hoạt động văn phòng cũng được quan tâm, cải tiến cho phù hợp với xu thế phát triển hiện nay. Như vậy, với sự tác động của các yếu tố trên đều ảnh hưởng đến hoạt động văn phòng trong mỗi cơ quan, doanh nghiệp. Vì vậy, cần vận dụng những điều kiện thuận lợi, tác động tích cực, hạn chế những ảnh hưởng tiêu cực để hoạt động của doanh nghiệp cũng như hoạt động văn phòng đạt được hiệu quả tốt nhất mà vẫn tiết kiệm chi phí hoạt động. 1.2. Những vấn đề cơ bản về quản trị văn phòng 1.2.1. Khái niệm quản trị văn phòng Theo bài giảng môn Quản trị văn phòng của ThS.Trần Thị Ngà - giảng viên trường Học viện Hành chính, để có khái niệm quản trị văn phòng trước tiên làm rõ khái niệm quản trị. Có một số khái niệm về quản trị như sau: - Quản trị là quá trình hoàn thành công việc thông qua người khác. - Quản trị là hoạch định, tổ chức, bố trí nhân sự, kiểm soát công việc để đạt được mục tiêu đã đề ra của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. - Quản trị là sự phối hợp tất cả các tài nguyên của một tổ chức thông qua tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra nhằm đạt được mục tiêu mà cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đã đề ra. - Quản trị là một nghệ thuật hoàn thành mục tiêu thông qua con người. Tóm lại, quản trị là quá trình điều hành, phối hợp các yếu ._.tố có trong tổ chức để thực hiện chức năng, nhiệm vụ cụ thể được giao nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức. Để thực hiện tốt vai trò của mình, văn phòng không chỉ được thừa nhận tồn tại chính thức trong mỗi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp mà cần được quản trị một cách khoa học để duy trì và phát triển văn phòngtheo yêu cầu của nhà quản trị. Vậy quản trị văn phòng là quá trình tác động có tổ chức, có định hướng của chủ thể đến các đối tượng trong văn phòng nhằm đạt mục tiêu đã xác định. 1.2.2. Mục tiêu quản trị văn phòng - Quản trị văn phòng hướng tới mục tiêu là khẳng định và nâng cao uy tín người lãnh đạo trong cơ quan, doanh nghiệp, làm cho nhân viên hiểu và thực hiện đúng nội quy, quy chế của cơ quan, doanh nghiệp. Đồng thời tạo ra không khí làm việc thoải mái, đoàn kết, giúp đỡ nhau trong công việc. - Tổ chức quản lý hệ thống thông tin trong cơ quan, doanh nghiệp một cách khoa học để sử dụng tối đa lợi thế mà các nguồn thông tin mang lại - Xây dựng nét văn hoá công sở hiện đại, lịch sự phát huy tinh thần làm việc tập thể, đề cao tinh thần tự giác của mỗi cá nhân để mang lại hiệu quả cao nhất cho hoạt động văn phòng. - Xây dựng nội quy, quy chế hoạt động mang tính khoa học và chuyên nghiệp - Đầu tư trang thiết bị và từng bước hiện đại hoá công tác văn phòng nhằm khẳng định vai trò của văn phòng đối với hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp 1.2.3. Vai trò của quản trị văn phòng đối với cơ quan, doanh nghiệp Việc tổ chức và quản lý văn phòng thể hiện qua cách bố trí khoa học, phù hợp với từng cơ quan, doanh nghiệp, cách sắp xếp nhân sự hợp lý, cách quản lý điều hành của người lãnh đạo văn phòng để mọi hoạt động của văn phòng được diễn ra liên tục. Hiệu quả sự quản lý điều hành của lãnh đạo đối với nhân viên trong phòng và sử dụng tối đa các nguồn lực có sẵn trong văn phòng có vai trò quan trọng quyết đinh tới hiệu quả hoạt động cũng như sự phát triển của cơ quan, doanh nghiệp. Do đó, vai trò của quản trị văn phòng được thể hiện như sau: - Cách thức bố trí và tổ chức làm việc trong văn phòng hợp lý, khoa học sẽ giúp lãnh đạo dễ dàng quản lý, theo dõi, kiểm tra công việc và để kịp thời khắc phục những tình huống không lường trước xảy ra ngoài dự kiến. Hiệu quả cách quản lý điều hành của lãnh đạo có phù hợp, khoa học không chính là việc thông qua các bản kế hoạch, báo cáo, phiếu nhận xét, trắc nghiệm, các thông tin phản hồi với sự trợ giúp của bộ phận văn phòng. Ngoài ra, công tác văn phòng còn làm gắn kết mối quan hệ giữa lãnh đạo với nhân viên để làm tăng tính đoàn kết trong văn phòng. - Làm giảm thời gian lãng phí và những ách tắc trong việc tiếp nhận, xử lý, truyền tải thông tin phục vụ cho hoạt động của toàn cơ quan, doanh nghiệp. Vì lợi thế về thông tin góp phần quyết định đến sự thành công trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Từ việc tiếp nhận, quản lý thông tin một cách khoa học, phân tích thông tin, truyền tải thông tin chính xác, kịp thời đều là lợi thế cho việc tồn tại và phàt triển của doanh nghiệp. Mà để làm được điều này điều này, phần lớn phụ thuộc vào việc quản lý điều hành, tổ chức thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của văn phòng. - Đảm bảo việc sử dụng các nguồn lực khoa học, hợp lý sẽ phát huy được tiềm năng thế mạnh của mỗi cá nhân, nâng cao năng suất lao động và tiết kiệm chi phí cho công tác văn phòng. Và việc sắp xếp, bố trí hợp lý cùng với cách lãnh đạo hài hoà sẽ tạo tâm lý làm việc thoải mái, chủ động nâng cao ý thức tự giác, kích thích tính sáng tạo trong công việc, tinh thần làm việc hăng say và phát huy tinh thần làm việc tập thể của mọi người. - Tiết kiệm chi phí và quản lý chi tiêu, tận dụng tối đa mọi nguồn lực cả con người và các trang thiết bị trong cơ quan, doanh nghiệp thông qua các nội quy, quy chế hoạt động. - Xây dựng môi trường văn hoá công sở có tính tích cực, cho phép tạo được dấu ấn, diện mạo tốt đẹp với mọi người bên ngoài và có ảnh hưởng tích cực đến tâm lý thói quen, hành vi của mỗi cá nhân trong nội bộ cơ quan, doanh nghiệp. - Tạo dựng thói quen học tập , mọi người được học hỏi từ những thành công và từ những sai sót, thất bại của mình cũng như của người khác. Chương 2. THỰC TẾ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TẠI CTCP GIÁM ĐỊNH VINACONTROL CHI NHÁNH HẢI PHÒNG 2.1. Giới thiệu khái quát về CTCP giám định Vinacontrol Chi nhánh Hải Phòng 2.1.1. Sự hình thành phát triển CTCP giám định Vinacontrol và Chi nhánh tại Hải Phòng Ngay sau ngày miền Bắc hoàn toàn giải phóng, công tác XNK được hình thành và ngày càng mở rộng để phục vụ cho công cuộc xây dựng lại đất nước. Nhà nước ta đã quan tâm đến việc quản lý hàng hóa XNK, vì vậy tháng 4 năm 1955 Phòng Kiểm nghiệm hàng hóa XNK đã ra đời, nằm trong Sở Hải quan Trung Ương. Trước tình hình công tác XNK hàng hóa ngày càng phát triển ngày 24/10/1957 Bộ trưởng Bộ Thương Nghiệp (tiền thân của Bộ Ngoại Thương sau này)ra Quyết định số514/BTN-TCCB tách Phòng Kiểm nghiệm thuộc Sở Hải quan Trung Ương để thành lập Cục Kiểm nghiệm hàng hóa XNK trực thuộc Bộ Thương Nghiệp (kiêm Sở giám định hàng hóa XNK). Hoạt động của Cục Kiểm nghiệm hàng hóa XNK nhằm quản lý hàng hóa XNK về chất lượng, số lượng, khối lượng, bao bì đóng gói, ký mã hiệu….. và cấp giấy chứng nhận cho các lô hàng hợp cách xuất khẩu nhằm bảo vệ và giữ uy tín hàng hóa XNK của Việt Nam trên thế giới, bảo vệ quyền lợi chính đáng của hai bên mua và bán.Cục Kiểm nghiệm gồm 3 nhiệm vụ lớn là: kiểm nghiệm hàng hóa XNK, giám định hàng hóa XNK và kiểm dịch thực vật cho hàng hóa XNK. Do quá trình phát triển đi lên theo hướng chuyên sâu, năm 1962 Nhà nước có quyết định giao nhiệm vụ kiểm dịch thực vật sang Bộ Nông Lâm Nghiệp quản lý và đến năm 1974 Bộ Ngoại Thương có quyết định số 513/BNgT-TCCB ngày 16/7/1974 tách Sở giám định hàng hóa XNK ra khỏi Cục Kiểm nghiệm hàng hóa XNK và đổi tên thành Công ty giám định hàng hóa XNK Việt Nam (Vinacontrol). Từ đó Cục Kiểm nghiệm hàng hóa XNK cũng như Công ty giám định hàng hóa XNK Vinacontrol ngày càng có điều kiện phát triển và mở rộng không ngừng . Bước ngoặt mang tính quyết định, thời điểm đánh dấu bước phát triển đặc biệt quan trọng của Vinacontrol trong cơ chế thị trường là : Ngày 12/11/1988 Bộ trưởng Bộ Kinh Tế Đối Ngoại ra quyết định số 420/KTĐN-TCCB hợp nhất Công ty giám định hàng hóa XNK và Cục Kiểm nghiệm hàng hóa XNK thành Công ty giám định hàng hóa XNK Việt Nam ( VINACONTROL ). Để thực hiện theo chủ trương của Nhà nước và quyết định của Bộ Thương Mại, Công ty giám định hàngoá XNK chuyển thành Công ty cổ phần giám định Vinacontrol. Đây là một mốc lớn đánh dấu bước ngoặt quan trọng của Vinacontrol, Công ty trở thành tổ chức giám định thật sự độc lập, trung lập, tạo tiền đề vững chắc cho hội nhập quốc tế. Từ ngày 01/6/2005 Công ty chính thức hoạt động theo chế độ sở hữu cổ phần với : * Tên công ty : CÔNG TY CỔ PHẦN GIÁM ĐỊNH VINACONTROL * Tên giao dịch : THE VIET NAM SUPERINTENDENCE AND INSPECTION JOINT STOK COMPANY * Tên viết tắt : VINACONTROL * Địa chỉ : Số 54 – Trần Nhân Tông – Hà Nội * Giấy phép đăng ký kinh doanh số : 0103008113 * Vốn điều lệ : 78.750.000.000 đồng ( bảy mươi tám tỷ bảy trăm năm mươi triệu đồng chẵn ) * Người đại diện theo pháp luật của Công ty : Ông Bùi Duy Chinh – Chủ tịch Hội đồng quản trị Ngày 21/12/2006, Công ty chính thức niêm yết cổ phiếu trên trung tâm giao dịch chứng khoán Hà Nội với : Mã chứng khoán là VNC Khối lượng đăng ký giao dịch : 7.875.000 cổ phiếu Giá trị đăng ký giao dịch : 78,75 tỷ đồng * Về tầm nhìn : VINACONTROL phấn đấu trở thành tổ chức giám định có uy tín trên thế giới , tiến tới trở thành tập đoàn kinh tế mạnh . * Về sứ mệnh : VINACONTROL chú trọng xây dựng và phát triển đội ngũ, áp dụng các thành tựu khoa học công nghệ và khoa học quản lý vào hoạt động của Công ty, để tạo ra các dịch vụ và sản phẩm tốt nhất cho khách hàng. Đảm bảo lợi ích cho khách hàng, người lao động, cổ đông và cộng đồng. Hình 1 : Mô hình tổ chức của Vinacontrol ĐHĐCĐ HĐQT BAN KIỂM SOÁT P-KỸ THUẬT TỔNG HỢP VINACONTROL HẢI PHÒNG VINACONTROL QUẢNG NINH VINACONTROL HÀ NỘI BAN GIÁM ĐỐC CÁC ĐƠN VỊ TRỰC THUỘC VP CÔNG TY P- TCHC P-TÀI CHÍNH TRUNG TÂM PHÂN TÍCH & THỬ NGHIỆM 1 VINACONTROL ĐÀ NẴNG CTY TƯ VẤN & THẨM ĐỊNH MÔI TRƯỜNG VINACONTROL CTY TNHH THẨM ĐỊNH GIÁ VINACONTROL VINACONTROL TP HỒ CHÍ MINH (Nguồn: Kỷ yếu 50 năm thành lập và phát triển Vinacontrol) Chi nhánh Vinacontrol Hải Phòng được thành lập ngay từ năm 1957 cùng với sự hình thành và phát triển Công ty, là đơn vị có truyền thống lâu đời nhất Vinacontrol. Đặc biệt là trong nhiều năm qua chi nhánh Công ty cổ phần giám định Vinacontrol Hải Phòng luôn được khách hàng trong và ngoài nước đánh giá cao trong công tác phục vụ, giám định hàng hóa. Chi nhánh luôn hoàn thành tốt chỉ tiêu kế hoạch về doanh thu, đảm bảo tỷ suất lợi nhuận Công ty giao cho, thu nhập của cán bộ công nhân viên ổn định và được nâng cao . Địa chỉ Chi nhánh Vinacontrol Hải Phòng : Số 56-80, Phạm Minh Đức, Ngô Quyền, Hải Phòng. Năng lực của Vinacontrol Công ty cổ phần giám định VINACONTROL (tiền thân là Công ty giám định hàng hóa XNK) là tổ chức giám định đầu tiên, lớn nhất, có thương hiệu uy tín hàng đầu ở Việt Nam. VINACONTROL chuyên cung cấp các dịch vụ giám định, dịch vụ phân tích và thử nghiệm và các dịch vụ khác liên quan cho khách hàng trong và ngoài nước . VINACONTROL có trụ sở chính tại Hà Nội và địa bàn hoạt động rộng khắp cả nước bao gồm gần 20 đơn vị trực thuộc đặt tại hầu hết các thành phố lớn, cảng biển, trung tâm thương mại, cửa khẩu của Việt Nam . Đội ngũ cán bộ, giám định viên của VINACONTROL bao gồm khoảng 600 người có trình độ, kiến thức thuộc các lĩnh vực và nghành nghề khác nhau, chuyên nghiệp, thạo nghề và sẵn sàng đáp ứng mọi nhu cầu chính đáng và đã thỏa thuận cuả khách hàng . Trang thiết bị của VINACONTROL thường xuyên được bổ sung, nâng cấp đáp ứng mọi nhu cầu giám định, phân tích và thử nghiệm của khách hàng. Hiện tại, VINACONTROL có 5 phòng thử nghiệm với trang thiết bị hiện đại đạt tiêu chuẩn quốc gia ( VILAS ). Quan hệ hợp tác của Vinacontrol + Trong nước: VINACONTROL còn là thành viên của một số tổ chức, hiệp hội như Phòng thương mại và công nghiệp Việt Nam (VCCI), Hiệp hội lương thực Việt Nam (VFA), Hiệp hội chè Việt Nam (VITAS), Hiệp hội hồ tiêu Việt Nam (VPA), Hiệp hội cây điều Việt Nam (VINACAS)…… + Ngoài nước : VINACONTROL đã thiết lập, duy trì và phát triển mối quan hệ hợp tác, ủy thác, đại lý với các tổ chức giám định hàng đầu thế giới như Anh, Pháp, Mỹ, Nga, Nhật, Thụy Sĩ ,Hàn Quốc, Trung Quốc, Ấn Độ….. Các mối quan hệ hợp tác trên đã và đang mang lại hiệu quả thiết thực trong việc phát triển, mở rộng dịch vụ giám định, trao đổi kỹ thuật, kinh nghiệm công tác và đào tạo cho nhau những giám định viên thạo nghề . Cam kết hoạt động của Vinacontrol Mục tiêu của VINACONTROL là giúp khách hàng thỏa mãn mong ước kinh doanh an toàn và hiệu quả . VINACONTROL luôn luôn nỗ lực hết mình để cung cấp cho khách hàng những dịch vụ đạt chất lượng cao nhất với chi phí cạnh tranh nhất . Cam kết của VINACONTROL về mặt chất lượng được xác nhận qua sự nỗ lực không ngừng đáp ứng các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng theo các tiêu chuẩn quốc tế : Chứng nhận ISO 9001 : 2000 của BVQL Luân Đôn Công nhận ISO/IEC 17025 của văn phòng BOA Tổng cục Tiêu chuẩn đo lường chất lượng . Nguyên tắc hoạt động của Vinacontrol Vinacontrol trung thành với nguyên tắc hoạt động: Độc lập-Trung lập-Khách quan và Vinacontrol luôn tuân thủ phương châm phục vụ : Chính xác-Trung thực-Kịp thời. Độc lập, trung lập : Không chịu bất kỳ áp lực hoặc sự chi phối, can thiệp từ bên ngoài có thể ảnh hưởng, tác động tới sự đánh giá, kết quả giám định. Khách quan, không có bất kỳ quyền lợi nào liên quan đến đối tượng giám định. Trung thực, chính xác : Đạo đức nghề nghiệp của Giám định viên : chỉ ghi nhận sự thật, nói đúng sự thật, hoàn toàn khách quan. Xác định, kiểm tra, đánh giá, thẩm định thông qua việc sử dụng kỹ thuật nghiệp vụ giám định kết hợp máy móc thiết bị và các phương pháp khoa học kỹ thuật thích hợp. Hệ thống quản lý chất lượng của Vinacontrol Hiện tại, VINACONTROL đang áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng thích hợp các yêu cầu của 3 tiêu chuẩn quốc tế : ISO 9001 :2000 ; ISO/IEC 17025 . Các chứng chỉ Vinacontrol Hải Phòng đã được cấp : Chứng chỉ ISO 9001:2000 do BVQI Luân Đôn cấp Quyết định số 710/QT-BNN-TT ngày 19/3/2007 của Bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn công nhận về kiểm tra chất lượng sản phẩm, hàng hóa phân bón. Sở khoa học và công nghệ Hà Nội chứng nhận về giám định công nghệ (Số đăng ký: 01-ĐKGĐ ngày 26/12/2006) Quyết định số 636/QĐ-TDC ngày 29/5/2007 của Tổng cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng công nhận khả năng kiểm định phương tiện đo. Chính sách chất lượng của VINACONTROL là luôn cung cấp chokhách hàng những dịch vụ có chất lượng phù hợp với các yêu cầu chính đáng và đã thỏa thuận của khách hàng với phương châm : Chính xác – Trung thực – Kịp thời. Mỗi thành viên cam kết thực hiện chính sách chất lượng trong công việc của mình đúng ngay từ đầu và bất kỳ thời gian nào Mục tiêu chất lượng là : Không ngừng cải tiến hệ thống quản lý chất lượng, nâng cao năng lực của cán bộ, công nhân viên và cải thiện làm việc nhằm thỏa mãn yêu cầu ngày càng cao của khách hàng Hạn chế đến mức thấp nhất số sai sót trong dịch vụ của mình 2.1.2. Lĩnh vực kinh doanh của Vinacontrol Giám định, theo định nghĩa quốc tế ISO/ IEC 17020 là loại hình dịch vụ khoa học kỹ thuật, dùng các biện pháp khoa học kỹ thuật nghiệp vụ, trên cơ sở của sự đánh giá chuyên nghiệp để kiểm tra hàng hóa/ sản phẩm/ quá trình. Chứng thư giám định do VINACONTROL cung cấp là chứng thư khách quan giúp khách hàng giải quyết có hiệu quả các vấn đề trong kinh doanh như : khiếu nại, thanh toán, giao nhận, xuất xứ, bảo hiểm …. ; hoạt động quản lý như thông quan, áp thuế, vệ sinh an toàn thực phẩm, bảo vệ môi trường… * Các dịch vụ giám định của Vinacontrol gồm có : + Giám định về quy cách, phẩm chất, tình trạng, số lượng, khối lượng, bao bì đóng gói, ký mã hiệu….. đối với mọi loại hàng hóa ( trong đó bao gốm cả máy móc thiết bị, dây chuyền công nghệ, đá quý, kim loại quý hiếm…….). + Giám sát hàng hóa trong quá trình sản xuất, giao nhận, bảo quản, vận chuyển, xếp dỡ; Giám sát quá trình lắp ráp thiết bị dây chuyền công nghệ; Thẩm định, tư vấn, giám sát công trình xây dựng . + Giám định các phương tiện vận tải, container; Các dịch vụ giám định về hàng hải;Giám định an toàn con tàu trước khi xếp hàng, phá dỡ hoặc sửa chữa. + Dịch vụ lấy mẫu, phân tích và thử nghiệm mẫu. + Giám định tổn thất: đại lý giám định tổn thất, phân bổ tổn thất cho các công ty bảo hiểm trong nước và quốc tế . + Các dịch vụ có liên quan: Khử trùng, giám định không phá hủy; Kiểm tra kết hàn các công trình; Kiểm tra các thiết bị và thiết bị đo lường; Kiểm tra và lập bảng dung tích các loại bồn chứa, sà lan; Kiểm đếm; Niêm phong – cặp chì; Dịch vụ kiểm tra chất lượng hệ thống quản lý theo yêu cầu của khách hàng + Giám định theo yêu cầu của mọi đối tượng để cung cấp chứng từ phục vụ công tác quản lý của Nhà nước thuộc các lĩnh vực như: Xuất xứ hàng hóa; Quản lý chất lượng, an toàn, vệ sinh hàng hóa; Nghiệm thu, quyết toán công trình đầu tư; Bảo vệ môi trường (giám định về vệ sinh công nghiệp, giám định và xử lý nước, nước thải); Các dịch vụ thông quan. + Dịch vụ thẩm định giá tài sản (bao gồm máy móc thiết bị, dây chuyền công nghệ, bất động sản, xác định giá trị doanh nghiệp…..) để phục vụ cho những mục đích như mua bán tài sản, cầm cố, thế chấp, vay vốn ngân hàng, thanh lý tài sản, cổ phần hóa doanh nghiệp, đấu thầu….. + Tư vấn, đánh giá, áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo các tiêu chuẩn quốc tế , tư vấn về chất lượng hàng hóa, về pháp lý thương mại. + Dịch vụ giám định và dịch vụ khác theo sự ủy thác của mọi tổ chức giám định trong nước và quốc tế . + Dịch vụ khách sạn và cho thuê văn phòng. 2.1.3. Cơ cấu tổ chức của Vinacontrol Hải Phòng Hình 2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Vinacontrol Hải Phòng Phó phòng P-HCKT Trưởng phòng Phó phòng Phó phòng Phó phòng Phó phòng P-NVTH Trưởng phòng GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC P-Giám định 1 Trưởng phòng P-Giám định 2 Trưởng phòng P-Giám định 3 Trưởng phòng N Nhóm kế toán Nhóm chuyên viên Nhóm Thí nghiệm Nhóm Nông sản, hoá chất Nhóm máy móc, thiết bị Nhóm bông vải sợi, sắt thép Giám định viên hàng hải Nhóm hành chính, tổ chức (Nguồn: Phòng HC-KT, Vinacontrol Hải Phòng) Chức năng, nhiệm vụ của các phòng như sau + Phòng giám định 1 Chức năng chuyên giám định các mặt hàng sau: - Lương thực, nông sản, thực phẩm: Gạo, lạc, sữa, bột mỳ, lúa mỳ, dầu thực vật, thuốc lá, rượu, các loại đồ uống, chè, rau quả xuất khẩu, đồ hộp……. - Hàng công nghiệp: Dăm gỗ các loại, nhựa thông - Hoá chất: Tân dược, hạt nhựa, xà phòng, phân bón và hoá chất các loại - Khoáng sản: Clinker, xi măng, thạch cao, than, nhựa đường, gạch chịu lửa, vữa chịu lửa, quặng apatite, quặng kim loại….. - Xăng dầu các loại: Jet A1, dầu gốc, gas hoá lỏng + Phòng giám định 2 - Chuyên giám định các loại mặt hàng sau: . Kim loại và sản phẩm: Sắt, thép các loại . Hàng công nghiệp và tiêu dùng: Vải, giày dép, quần áo, nguyên phụ liệu nghành may, giấy các loại, hàng bách hoá, nguyên liệu sản xuất (bông, len, xơ, sợi ), đay tơ . Máy móc, thiết bị, dây chuyền sản xuất . Phương tiện vận tải - Thẩm định giá: Công trình, nhà xưởng, đất đai, máy móc thiết bị, dây chuyền sản xuất và các loại tài sản cố định khác - Giám định container + Phòng giám định 3 - Chuyên giám định hàng hải với các loại hình sau: . Giám định khối lượng hàng rời bằng phương pháp đo mớn nước tàu, mớn nước xà lan . Giám định khối lượng các loại hàng lỏng trên tàu và trên bồn ( xăng dầu, gas hoá lỏng, nhựa đường, hoá chất, dầu thực vật ) . Dịch vụ kiểm đếm . Giám định tình trạng hàng hoá, tình trạng hầm tàu trước khi dỡ hàng . Giám sát quá trình dỡ hàng . Giám định bàn giao tàu ( trước khi thuê, trước khi trả) . Giám định an toàn phương tiện vận tải biển . Giám định tổn thất hàng hoá chuyên chở bằng đường biển . Giám định hầm tàu, kín chắc hầm tàu, nhiệt độ hầm tàu . Cặp chì hầm tàu + Phòng nghiệp vụ tổng hợp - Giúp Giám đốc chỉ đạo kỹ thuật nghiệp vụ giám định toàn Chi nhánh - Giúp Giám đốc nghiên cứu ,phát triển và khai thác thị trường giám định - Thống kê tổng hợp - Đào tạo giám định viên - Duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 + Phòng hành chính kế toán: Chức năng, nhiệm vụ của phòng Hành chính-Kế toán được trình bày cụ thể ở phần 2.2.1.Chức năng, nhiệm vụ phòng Hành chính-Kế toán, trang 36 Cơ cấu lao động của Chi nhánh như sau: Hình 3: Bảng kê nhân sự Vinacontrol Hải Phòng Phòng/ ban Trình độ Giới tính Tuổi Tổng Đại học Cao đẳng Sơ cấp Khác Nam Nữ >=50 31-49 <=30 BGĐ 3 3 3 3 P.HC-KT 6 2 4 7 5 5 4 3 12 P.NVTH 4 2 2 1 3 4 P.GĐ1 15 4 2 15 6 5 12 4 21 P.GĐ2 27 2 1 28 2 4 18 8 30 P.GĐ3 11 4 2 17 11 6 17 Tổng 66 12 5 4 72 15 18 48 21 87 (Nguồn: Phòng HC-KT, Vinacontrol Hải Phòng) Đối với trình độ đại học, trong đó chuyên môn về: Xây dựng, điện tử, kỹ thuật: 39 người Cử nhân kinh tế: 16 người Cử nhân luật: 2 người Cử nhân ngoại ngữ: 9 người Hình 4: Bảng kê giám định viên Vinacontrol Hải Phòng Lĩnh vực giám định Số lượng giám định viên Tình trạng làm việc Nông sản và các sản phẩm chế biến 4 Hợp đồng dài hạn Sản phẩm công nghiệp nhẹ; thủ công mỹ nghệ; hàng tiêu dùng 4 Hợp đồng dài hạn Tài nguyên thiên nhiên và các chế phẩm (dầu mỏ và các chế phẩm dầu mỏ; khoáng sản và các sản phẩm khoáng sản; kim loại và các sản phẩm luyện kim;hoá chất; phân bón; vật liệu xây dựng) 18 5 Hợp đồng dài hạn Hợp đồng ngắn hạn Giám định máy móc, phụ tùng thiết bị, dây chuyền công nghệ, phương tiện giao thông vận tải 14 7 Hợp đồng dài hạn Hợp đồng ngắn hạn Giám định các mặt hàng bách hoá giày dép, bông vải sợi, hàng kim khí 12 4 Hợp đồng dài hạn Hợp đồng ngắn hạn Tổng 68 (Nguồn: Phòng HC-KT, Vinacontrol Hải Phòng) Năm 2008, Chi nhánh đã tuyển dụng 11 lao động mới, làm thủ tục và ký hợp đồng không xác định thời hạn cho 17 người, giải quyết chế độ nghỉ hưu cho 1 trường hợp, chấm dứt hợp đồng lao động với 2 trường hợp. Chi nhánh đã làm thủ tục xét duyệt thực hiện nâng lương cho 35 người. Sắp xếp và ổn định lại vị trí làm việc cho phù hợp với các vị trí công tác. Nhiệm kỳ 2 HĐQT năm 2008 đã tái đề cử Giám đốc, Phó Giám đốc, 3 Trưởng phòng, 5 Phó phòng và đề bạt 1 Trưởng phòng mới vì trong năm Chi nhánh đã tách bộ phận giám định hang hải của phòng Giám định 2 thành lập phòng Giám định 3. Trong năm qua Chi nhánh đã tổ chức 4 lớp tự đào tạo tại Chi nhánh với 44 người tham gia, gửi đào tạo trên công ty với 22 lượt người tham gia. Ngoài ra, Chi nhánh còn mở lớp đào tạo về sử dụng thiết bị phòng cháy chữa cháy với 41 người tham gia. 2.1.4. Kết quả hoạt động của Vinacontrol Hải Phòng 2.1.4.1. Những kết quả đạt được * Kết quả Vinacontrol Hải Phòng đạt được về hoạt động kinh doanh : + Về khách hàng: Trong năm 2008, Chi nhánh vẫn giữ được uy tín với khách hàng trong và ngoài nước do kinh nghiệm hoạt động hơn 50 năm qua. Tổng số khách hàng của Chi nhánh trong năm 2008 là 142 khách hàng với 985 lượt khách hàng đến yêu cầu giám định, tăng 27,6% so với năm 2007, trong đó có 560 lượt là các khách hàng cũ. Cơ cấu khách hàng được phân chia theo doanh thu như sau: - Khách hàng có doanh thu dưới 50 triệu đồng: có 28 khách hàng, mang lại doanh số 3,769 tỷ, chiếm 26,3% doanh thu 2008. - Khách hàng có doanh thu từ 50 - 100 triệu đồng: có 60 khách hàng, mang lại doanh số 1,979 tỷ đồng, chiếm tỷ trọng khoảng 13,8% doanh thu năm 2008, tăng 39,5% về số lượng khách hàng và 6,5% về tỷ lệ so với doanh thu năm 2007. - Khách hàng có doanh thu từ 100 - 200 triệu đồng: có 32 khách hàng, mang lại doanh số là 2,48 tỷ đồng, chiếm tỷ trọng 17,3% doanh thu, tăng 33,3% về số lượng khách hàng và tăng 6,2% về tỷ lệ so với doanh thu năm 2007. - Khách hàng có doanh thu từ 200 - 300 triệu đồng là 15 khách hàng, mang lại doanh số 2,002 tỷ , chiếm tỷ trọng 14% doanh thu năm 2008, tăng 66,6% về số lượng khách hàng và 10,4% về tỷ lệ so với doanh thu năm 2007. Trong số đó có 1 khách hàng nước ngoài. - Khách hàng có doanh thu trên 300 triệu đồng: là 7 khách hàng, mang lại doanh số 4,118 tỷ đồng, chiếm 28,6% doanh thu năm 2008. So với năm 2007 số lượng khách hàng tăng 75% và tỷ lệ so với doanh số tăng 9,4%. + Về mặt hàng Mặt hàng có doanh số lớn nhất là máy móc thiết bị và dây chuyền sản xuất có doanh thu là 6,088 tỷ đồng chiếm 42% tổng doanh số của Chi nhánh năm 2008 + Về loại hình giám định - Giám định hàng nhập khẩu chiếm tỷ trọng lớn nhất với doanh thu là 10,017 tỷ đồng - Giám định hàng xuất khẩu có doanh thu là 2,284 tỷ đồng - Giám định hàng nội địa mang lại doanh thu 2,108 tỷ đồng - Giám định hàng hải mang lại doanh thu 2,310 tỷ đồng Hình 5 : Bảng so sánh các chỉ tiêu doanh thu, lợi nhuận. Chỉ tiêu Thực hiện năm 2007 Kế hoạch năm 2008 Thực hiện năm 2008 Tỉ lệ % so với KH Tlệ % so với năm trước Doanh thu 9.331.255.899 9.900.000.000 14.347.655.035 147,19 156,01 Lợi nhuận 1.586.663.870 1.683.000.000 2.611.257.005 155,23 170,18 Lao động 67 87(b/q 12 tháng) 126,32 (Nguồn: Phòng HC-KT, “Báo cáo tổng kết năm 2008”) Năm 2008 Chi nhánh Vinacontrol Hải Phòng không những đạt được kế hoạch kinh doanh cao nhất từ trước đến nay mà còn là một bước đột phá về hoàn thành kế hoạch. Chi nhánh đã hoàn thành chỉ tiêu kế hoạch được giao về doanh số thực hiện ngay từ tháng 8 năm 2008 và là đơn vị hoàn thành kế hoạch sớm nhất của Công ty, được Chủ tịch Hội đồng quản trị khen thưởng. Cả 3 phòng giám định trong Chi nhánh cũng đều hoàn thành vượt mức kế hoạch được giao. Phòng giám định 2 thực hiên kế hoạch vượt mức sớm nhất từ tháng 8 năm 2008, phòng giám định 3 thực hiện vượt mức kế hoạch sau một tháng (tháng 9/2008), sau đó là phòng giám định 1. Đây là những tiền đề quan trọng để Chi nhánh Vinacontrrol Hải Phòng bước sang năm 2009 một năm được dự báo trước là rất khó khăn do tình hình suy giảm kinh tế đang diễn ra gây trở ngại rất nhiều. 2.1.4.2. Mặt hạn chế - Chi nhánh bị một số khách hàng phàn nàn về việc cấp giấy chứng thư chậm, chưa chính xác, thái độ chấp hành kỷ luật của một số giám định viên chưa cao, do đó đã làm ảnh hưởng tới quan hệ của Chi nhánh với khách hàng. - Việc chủ động nâng cao tinh thần phục vụ của một vài giám định viên chưa trở thành ý thức trong họ. Trong năm 2008 Chi nhánh đã có bổ sung thêm một số dịch vụ mới như : thẩm định giá, thẩm định công trình xây dựng, giám định môi trường nhưng chưa được ban lãnh đạo và các giám định viên khai thác, phát triển mở rộng dịch vụ này. - Việc quan tâm đến chất lượng công tác trong các phòng giám định của một số giám định viên vẫn còn coi nhẹ. Các sai sót trong chứng thư mặc dù được cập nhật và tổ chức rút kinh nghiệm song vẫn còn chậm. Đôi khi việc duyệt chứng thư chưa hoàn toàn đáp ứng đúng yêu cầu của khách hàng. - Công tác tổ chức đào tạo để nâng cao trình độ của giám định viên cũng đã được Chi nhánh tổ chức thực hiện nhưng việc tổ chức thực hiện này vẫn chưa được diễn ra thường xuyên. - Bộ phận kế toán của phòng HC-KT chưa chủ động xây dựng được chương trình, kế hoạch cụ thể để giảm thiểu nợ đọng của Chi nhánh. Nhất là các khoản tồn nợ lâu ngày của các khách hàng như : Công ty cấp nước Hà Nam, Nhà máy tôn mạ màu Việt Pháp, thép Vạn Lợi. Trong tình hình suy giảm kinh tế hiện nay, việc giảm thiểu nợ đọng là một vấn đề trở nên rất khó khăn. Mặt khác công tác tài chinh kế toán vẫn còn bộc lộ những điểm yếu trong việc tham mưu cho lãnh đạo để quản lý việc chi tiêu tiền, quản lý nguồn vốn, kinh doanh có hiệu quả. - Trang thiết bị thí nghiệm của Chi nhánh vẫn còn nghèo nàn và chỉ tập trung vào một số chỉ tiêu đơn giản. Chi nhánh đã đầu tư một hệ thống thiết bị kiẻm tra Gas tương đối hiện đại nhưng hiệu suất hoạt động vẫn chưa cao. Do cảng Hải Phòng mặc dù là một đầu mối nhập khẩu và kinh doanh Gas lỏng nhưng hầu hết các khách hang kinh doanh nhập khẩu Gas lỏng lại không có yêu cầu giám định chất lượng, chủ yếu là giám định về tỷ trọng, vì vậy mà hiệu suất đầu tư chưa cao. Số mặt hàng cần kiểm tra giám định thì nhiều nhưng lại phân tán và số lượng ít, do đó Chi nhánh khó có khả năng đầu tư, đổi mới trang thiết bị hiện đại. 2.1.4.3. Tình hình thuận lợi, khó khăn * Thuận lợi Thuận lợi của VINACONTROL Hải Phòng là do có bề dày kinh nghiệm hơn 50 năm hoạt động vói phần lớn đội ngũ cán bộ công nhân viên là các kỹ sư chuyên ngành, các kỹ thuật viên và các chuyên gia am hiểu, lành nghề, dày dạn kinh nghiệm trong công tác giám định. Lượng khách hàng của Vinacontrol nói chung và Vinacontrol Chi nhánh Hải Phòng nói riêng là truyền thống lâu năm và luôn giữ được uy tín dối với họ. Mặt khác, đối với khách hàng nước ngoài thì họ chỉ công nhận chứng thư giám định do Vinacontrol cung cấp hoặc tổ chức giám định nước ngoài cung cấp hoặc tổ chức giám định trong nước nhưng tầm cỡ và khả năng phải tương đương như Vinacontrol. Như vậy các tổ chức giám định khác rất khó cạnh tranh vơi Vinacontrol bởi chữ TÍN rất đảm bảo từ trước đến nay. Trung tâm Phân tích và thử nghiệm 1 của Công ty đặt tại Hà Nội có đủ phương tiện để phân tích nhiều loại hàng hóa khác nhau. Giám định viên được trang bị các phương tiện cần thiết phục vụ cho công tác giám định theo yêu cầu của khách hàng. Ngoài ra, Vinacontrol Hải Phòng còn được sự hỗ trợ có hiệu quả của các phòng thử nghiệm thuộc các viện nghiên cứu, các trường đại học, các trung tâm thí nghiệm quốc gia của nhiều chuyên ngành trên toàn quốc. Vinacontrol Hải Phòng đặt tại trung tâm thành phố, đây là một trong những trung tâm thương mại, trung tâm công nghiệp lớn ở miền Bắc cũng như toàn quốc, Hải Phòng có cảng biển rất thuận lợi cho công tác giám định của Chi nhánh. Kết quả hoạt động kinh doanh năm 2008 đã tăng trưởng, đây là nguồn động viên khích lệ cho tất cả cán bộ công nhân viên hăng hái thi đua, lao động sản xuất, phấn đấu đạt doanh thu cao nhất. Mặt khác, uy tín và thương hiệu của Vinacontrol nói chung ngày càng được nâng cao trên thị trường trong nước cũng như quốc tế đã tạo ra vị thế vững chắc cho Chi nhánh trong cơ chế thị trường. * Khó khăn Hiện nay, tại Hải Phòng có khoảng gần 40 tổ chức giám định, như vậy đối thủ cạnh tranh của Chi nhánh rất nhiều và cạnh tranh ngày càng khó khăn. Bên cạnh đó là tình hình suy giảm kinh tế đất nước trong ảnh hưởng cuộc khủng hoảng kinh tế toàn cầu và chỉ số giá cả không ổn định có tác động không nhỏ đến hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp nói chung, của Chi nhánh nói riêng. Đây là khó khăn chung của cả nền kinh tế. Kể từ tháng 8 đến tháng 11 năm 2008 số lượng yêu cầu giám định đã giảm, song kế hoạch doanh thu năm sau ít nhất là bằng hoặc cao hơn năm trước do đó doanh số của Chi nhánh giảm so với những tháng trước đó. Ngoài ra sức ép từ phía các cổ đông là phải luôn mang lại lợi nhuận lớn nhất cho họ, vì vậy mà đã khó khăn lại chịu sức ép nên việc thực hiện mục tiêu doanh số cũng có ảnh hưởng. 2.2. Tổ chức bộ máy phòng Hành chính-Kế toán 2.2.1. Chức năng, nhiệm vụ của phòng Hành chính-Kế toán - Thực hiện các nghiệp vụ kế toán và theo dõi tình hình tài chính của Chi nhánh, bao gồm : Kế toán tiền mặt, lương, công nợ, các khoản phải trả, các khoản phải thu, các khoản chi…..Có nhiệm vụ thực hiện đúng chức năng quản lý nguồn vốn, giám sát sự vận động của vốn trong quá trình kinh doanh, việc sử dụng vốn có mục đích và phải có kết quả thu được cho Công ty. Tổ chức chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác thống kê do Nhà nước quy định, nắm bắt và xử ly các thông tin kinh tế phục vụ cho hoạt động của Chi nhánh. Hạch toán đầy đủ các khoản thu, chi, công nợ... và làm tròn nghĩa vụ đối với Nhà nước. Thực hiện công tác mở sổ sách và các biểu, báo cáo đầy đủ, theo dõi phân tích hoạt động kinh doanh theo đúng pháp lệnh thống kê kế toán. - Thực công tác tổ chức cho Chi nhánh, chủ yếu là việc tổ chức nhân sự : tuyển lao động, sắp xếp bố trí công việc cho nhân viên, đào tạo, kiểm tra, đánh giá việc thực hiện công việc của cán bộ, công nhân viên tại Vinacontrol Chi nhánh Hải Phòng. - Thực hiện nhiệm vụ hành chính, đó là làm các công việc sau : mua sắm và quản lý trang thiết bị phục vụ ._.g nhân viên Chi nhánh để làm băng chứng và tra cứu khi cần thiết. Phòng thực hiện nghiệp vụ này theo Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia ngày 4/4/2001 và Nghị định của Chính phủ số: 111/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia. Các khâu của nghiệp vụ lưu trữ mà phòng HC-KT thực hiện gồm có: - Phân loại tài liệu lưu trữ: là việc phân chia các tài liệu, văn bản thành từng khối, tập nhằm tổ chức một cách khoa học và sủ dụng có hiệu quả những tài liệu đó. - Xác định giá trị tài liệu lưu trữ: là việc nghiên cứu để quy định thời hạn cần bảo quản cho từng loại tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động kinh doanh của Chi nhánh và lựa chọn để đưa vào bảo quản lưu trữ những tài liệu có giá trị kinh tế, văn hóa, khoa học……Đồng thời loại ra, hủy bỏ những tài liệu thực sự hết ý nghĩa, nhằm nâng cao chất lượng của công tác lưu trữ. - Bổ sung tài liệu lưu trữ: là việc sưu tầm, thu thập, hoàn chỉnh thêm tài liệu vào kho lưu trữ theo những phương pháp, nguyên tắc thống nhất - Thống kê tài liệu lưu trữ: là việc sử dụng phương tiện chuyên môn, nghiệp vụ để nắm được chính xác số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung, tình hình tài liệu, tình hình cán bộ, hệ thống bảo quản lưu trữ. - Chỉnh lý và bảo quản tài liệu lưu trữ: là toàn bộ những công việc được thực hiện nhằm hoàn thiện và đảm bảo giữ gìn nguyên vẹn, lâu bền và an toàn tài liệu lưu trữ. - Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ: là công tác nhằm đảm bảo cho Công ty, Chi nhánh những thông tin cần thiết phục vụ cho mục đích kinh tế, khoa học, tuyên truyền, giáo dục, văn hóa…..và các quyền lợi khác của toàn thể cán bộ công nhân viên. Phòng HC-KT thực hiện bảo quản hồ sơ, tài liệu theo quy định của Vinacontrol như sau (Trích điều 22 trong quy định thực hiện công tác lưu trữ của Vinacontrol): + Hồ sơ, tài liệu, chứng thư giám định được bảo quản tại cơ quan, đơn vị phải phân loại, chỉnh lý, sắp xếp một cách khoa học theo đúng quy trình nghiệp vụ lưu trữ để phục vụ kịp thời cho mọi yêu cầu khai thác, tra cứu. + Hồ sơ, tài liệu, quy trình, phương pháp giám định, chứng thư giám định được lưu trữ phải là những tài liệu có ý nghĩa giá trị đối với nhu cầu tra cứu, sử dụng trước mắt cũng như lâu dài. + Cơ quan, đơn vị phải thường xuyên tiến hành xác định tài liệu lưu trữ nhằm mục đích: - Xác định thời hạn bảo quản cho toàn bộ hồ sơ, tài liệu, quy trình, phương pháp giám định, chứng thư giám định. - Phân loại hồ sơ, tài liệu để loại bỏ những hồ sơ, tài liệu hết hạn bảo quản, hết giá trị không cần lưu trữ tiếp để huỷ. - Việc xác định giá trị và thời hạn bảo quản phải đúng quy trình + Thời gian lưu trữ bảo quản hồ sơ, tài liệu theo các thời hạn sau: - Hồ sơ, tài liệu có giá trị khoa học, lịch sử phát triển của cơ quan, đơn vị, hồ sơ của cán bộ đương chức, về hưu phải được bảo quản vĩnh viễn. - Các phương pháp giám định, quy trình giám định, chứng thư giám định phải được bảo quản đến khi còn hiệu lực thi hành. - Những hồ sơ, tài liệu, báo cáo có giá trị thực tiễn trong thời gian lâu dài thì được bảo quản ít nhất 10 năm. - Tài liệu về những vụ giám định thông thường (số, khối lượng, tình trạng, mẫu mã…) được lưu trữ 3 năm. - Tài liệu về những vụ giám định có liên quan đến việc khiếu nại, đòi bồi thường, tranh chấp được bảo quản 5 năm. -Những tài liệu liên quan đến công tác kế toán thì thực hiện theo chế độ quy định của Nhà nước. 2.3.4. Nghiệp vụ lập chương trình, kế hoạch cho cơ quan và lãnh đạo * Khái niệm: - Chương trình, kế hoạch làm việc là hình ảnh tương lai của một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp sau một khoảng thời gian hoạt động nhất định. - Chương trình, kế hoạch là phương tiện hoạt động quan trọng của người lãnh đạo hoặc của mỗi cá nhân, cơ quan, doanh nghiệp để đảm bảo cho những hoạt động được thực hiện theo đúng mục tiêu và yêu cầu đặt ra. - Kế hoạch là sự sắp xếp, bố trí các công việc, các hoạt động, các giải pháp để sử dụng và phối hợp các nguồn lực theo trình tự thời gian nhằm thực hiện các chức năng, nhiệm vụ và đạt tới các mục tiêu của mỗi tổ chức hoặc mỗi cá nhân. - Chương trình hiểu theo 2 nghĩa: Một là các định hướng và biện pháp lớn nhằm thực hiện một mục đích đặt ra. Chương trình có độ dài trung hạn trở lên như: chương trình cải cách hành chính của Chính phủ, chương trình xoá đói, giảm nghèo… Hai là lịch trình làm việc để thực hiện nội dung công việc đặt ra trong một thời gian nhất định. Ví dụ như: chương trình tổ chức cuộc họp, chương trình văn nghệ… * Ý nghĩa của việc lập chương trình, kế hoạch: Trong làm ăn kinh doanh, người ta thương nói: “ Trong kinh doanh nếu không lập kế hoạch thì có nghĩa là đang chuẩn bị một kế hoạch để thất bại”. Tục ngữ Việt Nam có câu: “Một người hay lo bằng một kho người hay làm”. Ở đây việc hay lo chính là sự suy nghĩ, tính toán trước sau một cách đầy đủ, liên tục cho công việc. Và nhờ sự hay lo mà mỗi công việc được xác định rõ mục tiêu, nhiệm vụ, cách thức, thời gian thực hiện… Việc lập kế hoạch giúp cho: - Giảm thiểu lãng phí lao động, thời gian, tiền bạc - Đảm bảo cho những hoạt động của doanh nghiệp được diễn ra liên tục thống nhất đúng mục tiêu, yêu cầu đặt ra, tránh cho công việc khỏi bị trùng lặp và giẫm chân lên nhau. - Giúp cho người làm việc thấy rõ mục tiêu, hướng đi cụ thể, đây là cơ sở để các nhà quản trị tổ chức, chỉ đạo, điều hành công việc trong từng thời gian, đảm bảo việc thực hiện đúng tiến độ. * Kết quả thực hiện: Phòng HC-KT lập chương trình,kế hoạch làm việc cho Chi nhánh nói chung và cho phòng nói riêng dựa vào: - Định hướng phát triển kinh doanh dịch vụ giám định của Công ty và của Chi nhánh - Thực tế hoạt động của Chi nhánh - Chức năng, nhiệm vụ của phòng - Chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng, Nhà nước,các quyết định của Công ty - Yêu cầu thực tế đòi hỏi trong từng thời kỳ của Công ty, Chi nhánh - Xu thế vân động chung của thời đại Phòng HC-KT lập chương trình, kế hoạch hoạt động cho Chi nhánh, cho phòng thường trong khoảng thời gian 1 tháng, 1 năm với nội dung chủ yếu là: thu hồi nợ đọng, hoàn thành hợp đồng giám định với khách hàng, đào tao nâng cao tay nghề giám định viên tại Công ty… Việc lập kế hoạch này được thực hiện theo quy định của Chi nhánh và được soạn thảo trình Giám đốc phe duyệt mới được thưực hiện. Song cũng có khi phòng HC-KT không thực hiện nghiệp vụ này mà chính Giám đốc Chi nhánh tự lập kế hoạch hoạt động cho toàn Chi nhánh và gửi các phòng ban thực hiện theo. Như vậy bản kế hoạch đó mang tính chủ quan của Giám đốc là chính Hình 13: KẾ HOẠCH ĐÀO TẠO GIÁM ĐỊNH VIÊN THỬ VIỆC & TẬP SỰ Tháng 8 năm 2008 TT bài học Nội dung bài học Thời gian Thời lượng Địa điểm Người đảm nhận 1 Giới thiệu về CTCP giám định Vinacontrol 14h thứ 2 ngày 4/8/08 120 phút 56 Phạm Minh Đức Trương Văn Đô 2 Những hiểu biết chung về dvụ giám định 8h thứ 3 ngày 5/8/08 180 phút 56 Phạm Minh Đức Nguyễn Trường Quang 3 Những nội dung cơ bản của pháp luật về dvụ giám định 8h thứ 4 ngày 6/8/08 180 phút 56 Phạm Minh Đức Lê Thị Hoài Thu 4 Những kiến thức cơ bản về nghiệp vụ giám định 8h thứ 5 ngày 7/8/08 180 phút 56 Phạm Minh Đức Nguyễn Quang Nguyên 5 Những kiến thức cơ bản về nghiệp vụ giám định 8h thứ 6 ngày 8/8/08 180 phút 56 Phạm Minh Đức Nguyễn Quang Nguyên 6 Giới thiệu về hệ thống quản lý chất lượng đang áp dụng tại Vinacontrol 8h thứ 2 ngày 11/8/08 180 phút 56 Phạm Minh Đức Vũ Thanh Hằng 7 Thương hiệu Vinacontrol và chính sách chăm sóc khách hàng 8h thứ 3 ngày 12/8/08 60 phút 56 Phạm Minh Đức Nguyễn Quang Nguyên 8 Kiểm tra 8h thứ 6 ngày 14/8/08 180 phút 56 Phạm Minh Đức 2.3.5. Nghiệp vụ tổ chức hội họp * Khái niệm về hội họp Hội họp là hoạt động phổ biến cả trong đời sống hàng ngày lẫn trong hoạt động quản lý. Nó phản ánh và đáp ứng những nhu cầu quan trọng trong đời sống cộng đồng: nhu cầu tập hợp, giao tiếp và quản lý. Nhìn chung, hội họp thường được hiểu là một hình thức tập hợp một số đông người ở một nơi để làm công việc chung, nhằm chia sẻ truyền đạt thông tin hoặc cùng bàn bạc đề ra giải pháp cho một số vấn đề nào đó. * Mục tiêu của hội họp Việc tổ chức hội họp dù có khác nhau về mục đích cụ thể, quy mô cũng như tính phức tạp nhưng đều hướng tới mục tiêu chung như sau: Là một kênh giao tiếp chính thức trong cơ quan, đơn vị. Để trao đổi thông tin, quan điểm nhằm đạt được sự nhất trí về quan điểm, nhận thức, làm cơ sở cho sự thống nhất trong hành động và tăng cường sự ủng hộ cũng như phối hợp. Để phát huy dân chủ nói chung và cụ thể là thực hiện các quy chế dân chủ. Để phát huy trí tuệ tập thể. Là một cơ hội để đánh giá nhân viên và phát hiện nhân tài * Ý nghĩa của hội họp Hội họp là một yếu tố quan trọng trong hoạt động của mỗi cơ quan, doanh nghiệp. Đây là phương pháp tốt nhất để lấy được ý kiến của nhiều người cùng một lúc, là cơ hội cho các thành viên thảo luận các vấn đề chung và cùng tham gia tiến trình ra quyết định. * Việc thực hiện tổ chức hội họp ở Vinacontrol Hải Phòng Vinacontrol Hải Phòng sử dụng phương pháp tổ chức hội họp theo kiểu truyền thống, tức là mời các đại biểu họp tại Hội trường 56-Phạm Minh Đức. Các cuộc họp ở đây thường là cuộc họp giao ban hàng tháng họp vào ngày đầu tiên của tháng, họp tổng kết 6 tháng, 1 năm. Do vậy, nội dung chủ yếu của các cuộc họp này là: tổng kết hoạt động của Chi nhánh trong tháng trước, 6 tháng trước, trong năm, tiến độ thực hiện kế hoạch đã đề ra, kết quả đạt được, những vấn đề hạn chế, tồn tại và đưa ra kế hoạch mới, giải pháp cho những khó khăn, hạn chế, tổ chức rút kinh nghiệm… Thành phần tham gia các cuộc họp này gồm có: Giám đốc, Phó Giám đốc, các Trưởng phòng, Phó phòng, nhân viên hành chính, nhân viên nghiệp vụ tổng hợp và những người khác tham dự theo yêu cầu của cuộc họp. Phòng HC-KT có trách nhiệm chính trong việc tổ chức hội họp và Phòng NVTH có trách nhiệm hỗ trợ thực hiện để các cuộc họp diễn ra đạt hiệu quả. Những công việc mà phòng HC-KT thực hiện: - Lập kế hoạch và nội dung cuộc họp trình Giám đốc duyệt, sau đó chuẩn bị tiến hành - Thông báo thời gian, địa điểm họp - Chuẩn bị các báo cáo, tài liệu - Chuẩn bị kinh phí, điều kiện vật chất: bố trí, trang trí phòng họp, chuẩn bị các dụng cụ nghe, nhìn (máy chiếu, micro), chuẩn bị hoa, nước uống, kê bàn ghế… - Theo dõi cuộc họp Hai phòng HC-KT và phòng NVTH kết hợp chuẩn bị rõ ràng và chi tiết cho các cuộc họp nên khi tổ chức các cuộc họp đã được diễn ra suôn sẻ, đạt hiệu quả cao. Việc Trưởng phòng HC-KT thường xuyên xem xét, kiểm tra sổ quỹ công và quy định tổ chức hội họp để tránh lãng phí hay lạm dụng quỹ công, tránh quan liêu, bao cấp. Với việc làm như vậy mà các cuộc họp ở Vinacontrol Hải Phòng luôn diễn ra hiệu quả, đảm bảo các nội dung của cuộc họp mà tiết kiệm cả về mặt thời gian và kinh phí 2.3.6. Nghiệp vụ lễ tân, tiếp khách * Khái niệm: Lễ tân là hoạt động diễn ra ở mọi lĩnh vực của đời sống xã hội: chính trị,kinh tế, văn hoá, quốc phòng… Lễ tân là tổng hợp các hoạt động được diễn ra trong quá trình tiếp xúc, trao đổi làm việc giữa các đối tác, tổ chức, cá nhân kinh doanh trong và ngoài nước. Tiếp khách là một trong những nghi lễ giao lưu, tiếp xúc của cá nhân, cơ quan này với cá nhân, tổ chức khác nhằm đảm bảo sự hoạt động thông suốt của quá trình quản lý giúp lãnh đạo có điều kiện xem xét, đánh giá hiệu quả công việc từ bên ngoài. * Kết quả thực hiện: Việc đón tiếp khách của Chi nhánh cũng rất được coi trọng vì đó có thể tạo ra những cơ hội hợp tác kinh doanh, những hợp đồng kinh tế mang lại doanh thu cho Chi nhánh. Khách đến Chi nhánh có nhiều loại: khách ngoài doanh nghiệp (khách hàng, khách đến liên hệ công tác, khách quen, nhân viên ngân hàng, người đến xin việc, người than phiền…..); khách nội bộ doanh nghiệp (trưởng, phó và nhân viên các phòng ban đến liên hệ công tác, nhân viên xin gặp Giám đốc…..) Nhân viên thường trực khi đón tiếp khách phải phân loại khách để ứng xử tốt: + Đối với khách hàng : khách hàng đang có hợp đồng yêu cầu giám định và khách hàng tương lai bao giờ cũng được tiếp đón bất kỳ lúc nào. Khách đến bán hàng, chào hàng thì được tiếp vào những thời gian nhất định + Đối với khách đến than phiền về cung cách làm việc, tình hình cấp chứng thư của các giám định viên….. thì phải lắng nghe, thông cảm với khách, giữ thái độ bình tĩnh, tránh tranh luận với khách và phải khôn ngoan đừng tự gắn mình hay doanh nghiệp vào sự than phiền của khách + Đối với khách nội bộ thì có nhiều cách giải quyết, nếu là cộng sự thân cận thì có thể gặp lãnh đạo Chi nhánh bất cứ lúc nào, còn cán bộ nhân viên khác phải sắp xếp thời gian tiếp. Ngoài ra, cũng cần phải chú ý đến những trường hợp ngoại lệ. Phương châm ứng xử khi tiếp khách của nhân viên Vinacontrol Hải Phòng: + Bình tĩnh, kiên nhẫn + Mềm mỏng nhã nhặn, lịch sự + Ân cần, chu đáo + Linh hoạt + Không tự ái + Không hách dịch với người có địa vị thấp + Không quá hạ mình với người có địa cao + Lấy việc bảo vệ lợi ích và uy tín của Chi nhánh làm mục tiêu xuyên suốt + Cần chấm dứt các vụ việc gay cấn càng sớm càng tốt mà không nhất thiết phải phân rõ đúng sai ngay tức khắc. 2.3.7. Cung cấp trang thiết bị, điều kiện làm việc làm việc Về nghiệp vụ này, phòng HC-KT thực hiện các công việc cụ thể như sau: * Quản lý chi tiêu kinh phí gồm có: Lương chính, phụ cấp lương, BHXH, tiền thưởng, công tác phí, hội nghị phí. Tiền giao dịch, mua sắm TSCĐ, máy móc trang thiết bị, sửa chữa lớn, xây dựng công trình, phúc lợi tập thể và các chi khác * Quản lý biên chế quỹ lương Phòng HC-KT phải lập thành danh sách cán bộ công nhân viên kèm cả mức lương tương ứng của từng người để chuyển qua Techcombank trả lương cho cán bộ công nhân viên qua thẻ. Quỹ lương của Chi nhánh được cấu thành bởi số biên chế được duyệt, mức lương phụ cấp, trợ cấp của từng người. Vệc xét duyệt quỹ lương này được xây dựng cùng với việc xây dựng và xét duyệt dự toán kinh phí của Chi nhánh. * Quản lý tài sản cố định: TSCĐ của Chi nhánh gồm có: - Nhà cửa, vật kiến trúc; - Hệ thống thiết bị máy móc; - Phương tiện kỹ thuật và phương tiện vận chuyển. Đây là những TSCĐ có giá trị lớn quyết định đến năng lực hoạt động kinh doanh của Chi nhánh nên cần được coi trọng việc quản lý và sử dụng. Để quản lý có hiệu quả phòng HC-KT đã phân loại TSCĐ, lập hồ sơ TSCĐ, có sổ sách tính toán, ghi chép việc xuất ,nhập kịp thời và đúng thủ tục. Phải nắm chắc về số lượng và chất lượng để có kế hoạch mua sắm, sửa chữa, thanh lý, huy động phục vụ cho các phòng ban của Chi nhánh. Đồng thời phòng đã xây dựng quy chế bảo vệ TSCĐ, thực hiện việc kiểm kê cuối năm, định kỳ và bất thường khi có sự thay đổi khác. * Quản lý hàng hóa vật tư khác Các loại vật tư khác bao gồm: văn phòng phẩm, công cụ, vật tư, thiết bị, phương tiện kỹ thuật. Để quản lý tốt các loại vật tư này phòng đã thực hiện như sau: + Xác định định mức sử dụng vật tư hàng hóa và công bố công khai + Cấp phát đúng đối tượng, đúng tiêu chuẩn cho từng cán bộ công nhân viên trong Chi nhánh + Khi mua về phải làm phíếu nhập, khi cấp phát làm phiếu xuất theo đúng nguyên tắc xuất nhập của kế toán + Người làm công tác thủ kho có đủ tín nhiệm + Có nội quy quản lý, sử dụng và bảo vệ * Đảm bảo điều kiện làm việc cho Chi nhánh gồm có: + Bố trí phòng làm việc tiện lợi cho các giao dịch của Chi nhánh + Trang bị các thiết bị làm việc cho cán bộ công nhân viên * Các hoạt động khác + Phục vụ các phương tiện đi lại, các chuyến công tác của lãnh đạo Chi nhánh + Phục vụ nước uống hàng ngày cho cán bộ công nhân viên của Chi nhánh + Phục vụ việc tiếp khách của Chi nhánh + Phục vụ các điều kiện vật chất, trang thiết bị cho các cuộc họp, lễ tân của Chi nhánh + Thực hiện sửa chữa vừa và nhỏ + Bảo vệ trật tự an toàn cho Chi nhánh * Thực hiện công tác tài chính, kế toán Đặc biệt, đối với nghiệp vụ này phòng HC-KT chú trọng thực hiện công tác tài chính, kế toán và thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước về chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán. Năm 2008, bộ phận kế toán thuộc phòng HC-KT đã có cố gắng trong việc hỗ trợ kinh doanh, giải quyết xử lý công việc tài chính kế toán nhanh chóng, thuận tiện. Việc ứng dụng phần mềm kế toán vào hạch toán kinh doanh từ đầu năm 2008 đã đi vào nề nếp ổn định, nhờ vậy mà việc quản lý tài chính có hiệu quả tốt hơn. Các báo cáo tài chính và các báo cáo khác có liên quan đều thực hiện đầy đủ, kịp thời. Việc quản lý, cập nhập hoá đơn, chứng từ kế toán và quyết toán thuế hàng tháng, các báo cáo quyết toán quý theo quy định của Công ty được thự hiện đầy đủ và đúng theo quy định. Ngoài ra, việc kết hợp với các phòng ban chức năng, nghiệp vụ khác để giải quyết việc thu hồi nợ đọng đã được chú trọng hơn. Tính đến hết năm 2008, tổng dư nợ của Chi nhánh là 3,07 tỷ đồng chiếm tỷ lệ 20,17% trên doanh thu. Công tác kế toán tiền lương, công tác phí và các chế độ cho người lao động như đóng bảo hiểm xã hội luôn được thực hiện kịp thời và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với Nhà nước như nộp thuế đúng thời gian quy định. Chương 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP GÓP PHẦN NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI VINACONTROL HẢI PHÒNG 3.1. Định hướng chung Với tình hình phát triển kinh tế như hiện nay thì văn phòng là bộ phận không thể thiếu trong mỗi cơ quan, doanh nghiệp. Việc hiện đại hoá công tác văn phòng ở mỗi cơ quan, doanh nghiệp sẽ vừa góp phần nâng cao hiệu quả của công tác văn phòng vừa góp phần nâng cao vị trí của văn phòng trong các hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp. Dây cũng là mục tiêu mà các doanh nghiệp hiện nay luôn đặt ra để theo kịp xu thế phát triển chung của thời đại ngày nay. Hiện nay Nhà nước đang khuyến khích cổ phần hoá doanh nghiệp để các doanh nghiệp tự xác định đường đi phát triển cũng như phương thức quản lý đạt hiệu quả mà tiết kiệm và các doanh nghiệp có thể đổi mới, hoàn thiện công tác văn phòng trong doanh nghiệp mình. Với xu hướng chung này, định hướng chung để đưa ra giải pháp cho phòng HC-KT ở Vinacontrol Hải Phòng như sau : + Tăng cường đầu tư vào con người Đầu tư vào con người là việc đầu tiên mà phòng HC-KT Vinacontrol Hải Phòng cần làm vì con người là yếu tố quan trọng hàng đầu của doanh nghiệp. Do đó không chỉ hoàn thiện người quản lý, lãnh đạo (chính là Trưởng, Phó phòng) mà phải hoàn thiện cả các nhân viên của phòng. Vai trò của Trưởng phòng HC-KT rất quan trọng, bởi vì ở Vinacontrol Hải Phòng Trưởng phòng HC-KT còn kiêm cả Kế toán trưởng Chi nhánh và mọi hoạt động của phòng phải được quản lý, theo dõi chặt chẽ. Nếu không thì sẽ không phát huy hết năng lực của nhân viên và các trang thiết bị phục vụ. Đặc biệt cần phải đào tạo nâng cao chuyên môn về nghiệp vụ văn phòng cho nhân viên của phòng. + Hoàn thiện mô hình tổ chức phòng HC-KT - Mặc dù mô hình của phòng HC-KT được trình bày ở trên đã gọi là đơn giản, gọn nhẹ song chức năng, nhiệm vụ cần phải được phân công một cách rõ ràng, cụ thể hơn để tạo tính chuyên nghiệp trong quản lý của Trưởng phòng và chuyên môn sâu các nghiệp vụ mà nhân viên của phòng thực hiện. - Chi nhánh cần sắp xếp nguồn nhân sự cho phòng HC-KT hợp lý hơn, lựa chọn người có đủ năng lực, phẩm chất vào từng vị trí công việc của phòng sao cho phù hợp và đạt hiệu quả nhất + Đổi mới, hoàn thiện công tác quản lý, điều hành trong Chi nhánh - Định hướng này nhằm giải quyết nhanh chóng, chính xác, hiệu quả các công việc của Chi nhánh - Việc xây dựng chương trình, kế hoạch làm việc cụ thể giúp cho công việc thực hiện một cách khoa học, chính xác, kịp thời - Hoạt động của phòng HC-KT phải dựa vào quy chế hoạt động chung của Chi nhánh + Cải tiến thủ tục làm việc Hiện nay Nhà nước ta đã và đang không ngừng cải tiến đổi mới các thủ tục hành chính trên tất cả các lĩnh vực sao cho đảm bảo lợi ích của người dân, tránh bệnh quan liêu, cửa quyền về thủ tục. Vì vậy mội cơ quan, doanh nghiệp không chỉ riêng Vinacontrol Hải Phòng cũng đã và đang cải cách, đổi mới, đơn giản các thủ tục hành chính nhưng vẫn phải đảm bảo pháp luật chung của Nhà nước, nội quy, quy chế hoạt động của Công ty, Chi nhánh. + Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý Trang thiết bị của Chi nhánh nói chung và phòng HC-kT nói riêng tương đối đầy đủ, hiện đại, song cần phải xây dựng phần mềm tin học để quản lý, lưu trữ văn bản, hồ sơ. Điều này vừa góp phần nâng cao hiệu quả nghiệp vụ lưu trữ, tiết kiệm diện tích mặt bằng phòng vừa đảm bảo tính khoa học trong quản lý hồ sơ, công văn. 3.2. Giải pháp cụ thể 3.2.1. Giải pháp đầu tư con người cho phòng HC-KT - Qua thời gian thực tập tại phòng HC-KT của Vinacontrol Hải Phòng, em được biết và nhận thấy Trưởng phòng và Phó phòng HC-KT luôn gương mẫu trong mọi công việc, họ là những người có năng lực quản lý, điều hành nên luôn được Ban Giám đốc và các phòng ban khác tin tưởng. Vậy nhưng để áp dụng những tiến bộ về quản lý điều hành hoạt động của phòng HC-KT thì cả cán bộ, nhân viên của phòng cần phải được cung cấp, bổ sung những kiến thức chuyên môn cao hơn để có thể giúp Giám đốc những vấn đề thuộc chuyên môn hành chính, kế toán và theo dõi việc thực hiện của toàn Chi nhánh. - Đối với nhân viên thuộc bộ phận hành chính nên có kế hoạch tổ chức các khoá học bồi dưỡng về nghiệp vụ chuyên môn công tác văn phòng nhằm nâng cao kỹ năng. Thực tế cả cán bộ và nhân viên của toàn Chi nhánh nói chung, phòng HC-KT nói riêng đều có thể soạn thảo văn bản nhưng để đảm bảo việc soạn thảo đúng quy định, đẹp cả nội dung và hình thức thì không phải ai cũng biết để thực hiện cho đúng. Việc này đòi hỏi cán bộ, nhân viên cần phải nắm được yêu cầu, nguyên tắc, quy trình soạn thảo văn bản một cách đầy đủ, chính xác. Do đó Chi nhánh và cả phòng HC-KT cần tạo điều kiện về vật chất và thời gian để nâng cao kiến thức, trình độ chuyên môn soạn thảo văn bản cho cán bộ, nhân viên của phòng. Phòng HC-KT nên lập kế hoạch tổ chức mở lớp đào tạo ngắn hạn 3 tháng hoặc 6 tháng về nghiệp vụ văn phòng có thể tại Chi nhánh hoặc cử người đi học về chuyên môn nghiệp vụ văn phòng ở các trường có đào tạo nghiệp vụ văn phòng. - Vì mục tiêu của Chi nhánh là mở rộng quan hệ hợp tác và phát triển dịch vụ giám định nên sẽ có những mối quan hệ hợp tác với khách hàng nước ngoài cho nên hãy khuyến khích nhân viên nâng cao khả năng ngoại ngữ, đặc biệt là ngoại ngữ chuyên nghành kinh doanh dịch vụ giám định. Do đó, khi tuyển dụng nhân sự cho phòng HC-KT nên lựa chọn người có năng lực chuyên môn và khả năng giao tiếp ngoại ngữ tốt nhất là ngoại ngữ về thương mại, ngoại ngữ chuyên nghành về dịch vụ giám định. Ngoài ra, nhiệm vụ của Trưởng phòng vừa phải theo dõi bao quát chung mọi hoạt động của phòng còn kiêm luôn vai trò Kế toán trưởng, song lại theo dõi và chịu trách nhiệm mang kế toán ngân hàng nên trách nhiệm của Trưởng phòng rát nặng nề. Vì vậy. Chi nhánh nên tuyển thêm 1 một nhân viên kế toán thực hiện mảng kế toán ngân hàng để giảm bớt công việc cho Trưởng phòng và hoạt động của phòng sẽ hiệu quả hơn. 3.2.2. Giải pháp kỹ thuật đối với một số nghiệp vụ văn phòng cơ bản 3.2.2.1. Nghiệp vụ thông tin Hệ thống thông tin trong nội bộ Vinacontrol Hải Phòng là tập hợp các kỹ năng và phương pháp được quy định rõ ràng, mà nhờ đó tạo ra các thông tin cần thiết cho lãnh đạo. Để nâng cao chất lượng nghiệp vụ thông tin, phòng HC-KT nên : - Thiết lập kênh thông tin rõ ràng : chính là để tránh sự quá tải thông tin cho phòng cũng như cho cả Chi nhánh. - Sử dụng nhiều kênh thông tin bằng việc giao nhiệm vụ cho các cá nhân hoặc bộ phận hành chính của phòng có trách nhiệm thu thập, phân tích các khía cạnh của thông tin. - Tăng cường thông tin phản hồi để lãnh đạo biết được những thông điệp của họ có được các nhân viên trong Chi nhánh hiểu, chấp nhận và thi hành đúng hay không. - Bảo đảm thông tin phải đúng lúc để khắc phục việc kém hiệu quả khi người nói bắt đầu nói, khi người nghe sẵn sàng để nghe. Cách đơn giản để khắc phục thực tế này là phải sắp xếp thời gian biểu trong các cuộc họp, sắp xếp công văn, giấy tờ một cách khoa học, hợp lý. - Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, nhân viên để họ có khả năng quản lý, vận hành các phương tiện kỹ thuật. 3.2.2.2. Nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Trong thời gian thực tập tại đây em nhận thấy nhân viên văn thư của Vinacontrol Hải Phòng kiêm rất nhiều việc như : quản lý văn bản đến, đi, soạn thảo văn bản, viết giấy đi đường, viết phiếu nhập, xuất, quản lý con dấu đến tiếp khách, thậm chí nhiều khi phải xuống tận hiện trường để truyền đạt thông tin chỉ đạo của lãnh đạo Chi nhánh, lấy báo cáo nghiệm thu giám định... Nếu nhìn bên ngoài thì nhân viên văn thư ở đây rất đa năng nhưng thực tế về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ thì họ làm việc theo thói quen, kinh nghiệm. Đặc biệt quá trình ghi chép lập danh mục hồ sơ lưu trữ chưa đảm bảo đúng quy trình, nhiều khi để dồn số lượng văn bản lại sau đó mới sắp xếp lập danh mục. Việc làm này sẽ làm cho việc tìm kiếm khi cần gặp khó khăn. Do đó, Chi nhánh nên tạo điều kiện cho nhân viên văn thư học thêm nâng cao chuyên môn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, có thể áp dụng cách sau : - Học ở các lớp bồi dưỡng ngắn hạn về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ ở các trường, các trung tâm có đào tạo nghiệp vụ văn phòng, thời gian học vào thứ 7, chủ nhật hoặc vào các buổi tối ; - Hoặc đề xuất lên Công ty cử cán bộ văn phòng Công ty xuống tập huấn nâng cao nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho nhân viên văn thư của Chi nhánh. Bên cạnh đó, nhân viên văn thư cũng nên thường xuyên cập nhật những thông tin mới, kinh nghiệm hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ ở các cơ quan, doanh nghiệp bạn để có thể trau dồi thêm kiến thức mới về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ sao cho ứng dụng vào Chi nhánh có hiệu quả nhất. Ngoài ra, khi thực hiện nghiệp vụ văn thư cần bổ sung thêm sổ chuyển giao văn bản để việc quản lý văn bản chặt chẽ hơn, thực hiện khoa học hơn và cần phải làm sổ đăng ký văn bản mật riêng theo mẫu sau : Hình 14 : Mẫu sổ chuyển giao văn bản đến STT Ngày tháng chuyển văn bản Số, ký hiệu văn bản(hoặc số phiếu gửi) Số lượng văn bản hoặc số lượng bì văn bản Đơn vị hoặc người nhận văn bản Ký nhận Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 Hình 15 : Mẫu sổ đăng ký văn bản mật STT Ngày đến Nơi gửi công văn Ngày tháng công văn Trích yếu nội dung Mức đọ mật Người nhận Ký nhận Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Đối với nghiệp vụ lưu trữ, để đảm bảo giữ gìn, bảo quản tài liệu được nguyên vẹn, lâu bền, an toàn thì Chi nhánh nên bố trí một phòng lưu trữ riêng với các trang thiết bị bảo quản tốt. Việc làm này là để tránh việc lưu trữ rải rác ở các phòng khác nhau, mỗi phòng một ít sẽ gây khó khăn trong tìm kiếm khi có việc cần. 3.2.3. Cải thiện hiệu quả bố trí, sắp xếp nơi làm việc - Việc để bàn tiếp khách cùng phòng làm việc với nhân viên thuộc bộ phận hành chính làm ảnh hưởng tới công việc của nhân viên hoặc gián đoạn cuộc tiếp xúc với khách. Vì vậy nên bố trí phòng tiếp khách riêng hoặc làm vách ngăn ngăn đôi phòng, điều này sẽ không làm ảnh hưởng tới công việc của nhân viên cũng như việc tiếp khách của Chi nhánh. - Nên bố trí 3, 4 cái ghế dành cho khách chờ ngoài cửa phòng làm việc của phòng HC-KT ở trụ sở 56 - Phạm Minh Đức để làm không mất thiện cảm của khách khi đến làm việc tại đây mà phải đứng chờ. - Mục tiêu hoạt động của phòng không chỉ đảm bảo hiệu quả mà còn đảm bảo tiết kiệm chi phí. Thực tế phòng làm việc có cửa sổ nhưng không mở, điều này cho thấy các phòng làm việc đã không sử dụng ánh sáng tự nhiên, hoàn toàn chỉ sử dụng ánh sáng điện. Các phòng làm việc cần có sự kết hợp ánh sáng tự nhiên và ánh sáng điện để có thể thực hiện việc tiết kiệm điện. - Bàn làm việc của nhân viên văn thư mặc dù được bố trí ngay bên ngoài cửa phòng làm việc của Trưởng phòng cũng nên có vách ngăn lối hành lang để công việc của nhân viên văn thư không phải chịu sự tác động các yếu tố bên ngoài. - Phòng làm việc của Trưởng phòng nên giảm bớt việc kê nhiều tủ lưu trữ hồ sơ, tài liệu, điều này sẽ làm cho không gian của phòng rộng và thoáng hơn. KẾT LUẬN Văn phòng đang ngày càng khẳng định rõ vai trò của nó đối với hoạt động của các cơ quan, doanh nghiệp và là trợ thủ đắc lực cho các nhà lãnh đạo. Vì vậy, việc xây dựng văn phòng hiện đại, đầy đủ về vật chất và đội ngũ cán bộ nhân viên có năng lực, chuyên môn nghiệp vụ, nhiệt tình và hăng say làm việc là nhiệm vụ của toàn cơ quan, doanh nghiệp nói chung và của các nhà lãnh đạo nói riêng. Sau khi được học tập về kiến thức hoạt động văn phòng và thực tập tại Chi nhánh Vinacontrol Hải Phòng, tôi nhận thấy hoạt động văn phòng ở đây không vận dụng rập khuôn như lý luận mà vận dụng linh hoạt phù hợp với tình hình thực tế và đặc trưng của công ty mình. Khoá luận đã chỉ ra những thành tựu về kết quả hoạt động kinh doanh mà Vinacontrol Hải Phòng đã đạt được và trong đó có sự đóng góp không nhỏ của văn phòng. Văn phòng ở Vinacontrol Hải Phòng với tên gọi là phòng HC-KT đã thực hiện đầy đủ các chức năng, nhiệm vụ như lý luận về văn phòng đã nêu. Để đạt được kết quả đó là nhờ đội ngũ nhân viên phòng HC-KT có năng lực, nhiệt tình, làm việc đúng cam kết ; lãnh đạo phòng là những người giỏi chuyên môn, sát sao với công việc ; lãnh đạo công ty có sự quản lý khoa học và luôn tạo bầu không khí đoàn kết làm việc. Tuy nhiên, về mặt thực tiễn hoạt động vẫn còn một số hạn chế, thiếu sót nên bài khoá luận đã đưa ra đề xuất, biện pháp giúp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng cho Chi nhánh. TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình Thư ký lãnh đạo trong cơ quan, tổ chức - Học Viện Hành Chính – NXB KH&KT năm 2008 Bài giảng môn Quản trị văn phòng – ThS.Trần Thị Ngà - Giảng viên Học Viện Hành Chính –năm 2008 Quản trị hành chính văn phòng - PGS.TS. Đồng Thị Thanh Phương, ThS.Nguyễn Thị Ngọc An – NXB Thống kê năm 2008 Kỷ yếu 50 năm thành lập và phát triển Vinacontrol – Chi nhánh Vinacontrol Hải Phòng Các báo cáo, quy định của Chi nhánh Vinacontrol Hải Phòng-năm 2007,2008 Các khoá luận tốt nghiệp về văn phòng của Ngành Quản trị du lịch – văn phòng tại Thư viện trường Đại học Dân Lập Hải Phòng : Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác tổ chức quản trị văn phòng ở Công ty cổ phần thi công cơ giới và dịch vụ - Vũ Thị Thu Hiền, lớp QT701P Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại CTCP Lilama 69-3, Lê Thị Nhung - Lớp QT801P Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại XNDV&XD thuỷ sản Đồ Sơn - Nguyễn Thị Tú Nhi, lớp QT801P Các tài liệu tham khảo khác : vinacontrol.com.vn ._.